72 Revista IIMA by Guia Information Management

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A revista dos profissionais da informação Ano 12 - Número 72 Junho - 2018

Especial: CIAB 2018

Estamos vivendo um momento de transformação digital no mercado financeiro, onde canais tradicionais passam a conviver com os novos, clientes realizam transações financeiras com seus dispositivos móveis e de forma 100% digital e a portabilidade entre instituições já é uma realidade. O surgimento de novos canais e agentes financeiros, como Fintechs e Insurtechs, pressionam para baixo as tarifas bancárias e aumentam a competição no mercado. Somado a isso, temos a redução da taxa de juros e do spread bancário, que forçam ainda mais a necessidade de uma diminuição de custos operacionais, que só é possível com a oferta de produtos e serviços flexíveis e inovadores, aliados à tecnologia de ponta. A CENTRAL TEM COMO MISSÃO ESTAR ALINHADA COM ESSE NOVO CENÁRIO, AO UNIR TRADIÇÃO E INOVAÇÃO E OFERECER SISTEMAS FLEXÍVEIS E CUSTOMIZÁVEIS, QUE SÃO ADERENTES ÀS EXIGÊNCIAS DOS CLIENTES, DO MERCADO, DOS ÓRGÃOS REGULADORES E DO CONSUMIDOR FINAL. Deixe-nos cuidar de sua gestão documental e ajudar em seus processos de negócio e saiba que somos obstinados em seguir os mais altos preceitos de qualidade, compliance, segurança, mobilidade e tecnologia que sua instituição exige.

TRADIÇÃO

29 anos de mercado, oferecendo soluções de ponta em BPO Financeiro e BPO Documental.

INOVAÇÃO

Departamento próprio de P&D, que desenvolve soluções pioneiras para atender às necessidades dos clientes de forma personalizada.

SEGURANÇA

Data Centers Próprios, Links de Dados Redundantes, Monitoramento CFTV, Frota Própria com rastreamento via GPS, Geradores e Nobreaks, Scanners para diversos formatos e tamanhos, Controle de Acesso Biométrico, Segurança Patrimonial, Segurança da Informação, entre outros.

BPO

Estrutura completa para a terceirização de processos fim-a-fim, com disponibilização de pessoas, tecnologias e melhores práticas em processos de negócio.

FORMALIZAÇÃO

Esteira completa para a formalização de documentos físicos e digitais, necessários em processos de abertura de contas bancárias, propostas de cartão de crédito, seguros, consórcios, financiamentos e investimentos, contemplando análise antifraude, análise grafoscópica e enriquecimento de dados.

VIRTUALIZAÇÃO

Conversão de suporte físico como documentos em papel, microfilmes e microfichas para o formato eletrônico, com extração automática de dados através de tecnologia OCR/ICR.

INTEGRAÇÃO

Plataforma tecnológica flexível com conectores para integração com soluções de Score de Crédito, Biometria Facial, Bureau de Enriquecimento de Dados, Certificação Digital, Extração de Dados, entre outras.

CENTRAL IMAGE ECM WEB

Sistema próprio de ECM e Workflow, totalmente aderente às demandas do setor financeiro e que se adapta rapidamente a qualquer nova regra definida pelo mercado ou pelos órgãos reguladores. Temos experiência, com diversos cases, em produtos do mercado financeiro, como serviços convencionais, fintechs, seguradoras, consórcios, financeiras, processadoras de cartão de crédito, entre outras.

Telefone: (11) 3665-2000 falecentral@centralinf.com.br www.centralinf.com.br Av. Francisco Matarazzo, 524 - São Paulo/SP

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Eduardo David eduardo@guiabusinessmedia.com.br CONSELHO EDITORIAL

Walter Koch - Wilton Tamane - José Guilherme Junqueira Dias Angelo Volpi - Cinthia Freitas - Luiz Alfredo Santoyo - Christian Ribas Marcio Teschima - Carlos Bassi

CONGressO

ATENDIMENTO AO CLIENTE

Gicelia Azevedo gicelia@guiabusinessmedia.com.br produção Gráfica

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Igor de Freitas

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Tadeu Nunes tadeu@guiabusinessmedia.com.br Mariana Dantas mariana@guiabusinessmedia.com.br CENTRAL DE ATENDIMENTO - 11-3392-4111

INFORMATION MANAGEMENT – Revista especializada no tema Gerenciamento de Informações, Documentos e Digital Business. Distribuição Nacional. Publicação oficial do INSTITUTO INFORMATION MANAGEMENT – IIMA - Rua Anhanguera, 627 - 01135-000 Barra Funda – São Paulo – SP

O INSTITUTO INFORMATION MANAGEMENT - IIMA é uma organização que reúne profissionais e empresas que trabalham com processos envolvendo o gerenciamento de documentos e informações. Sua missão é promover a capacitação profissional e o desenvolvimento do mercado por meio um amplo portfólio de serviços como Cursos, Congressos, Consultoria, Livros e Publicações, Certificações, Workshops, Programas Educacionais ao vivo, entre outros. Um corpo multidisciplinar composto por Consultores, Analistas, Professores, Jornalistas e Pesquisadores está na base da produção do conhecimento gerado diariamente pelo INSTITUTO com o objetivo de ajudar os profissionais e empresas a lidarem com o Caos da Informação e a constante evolução tecnológica. O IIMA conta hoje com 40 mil profissionais participantes. DIREÇÃO

Eduardo David eduardo@guiabusinessmedia.com.br Tadeu Nunes tadeu@guiabusinessmedia.com.br CONSULTORIA E CURSOS

Wilton Tamane consultoria@guiabusinessmedia.com.br ATENDIMENTO AO ASSOCIADO

Gicelia Azevedo gicelia@guiabusinessmedia.com.br CONSELHO TÉCNICO:

Walter Kock Wilton Tamane Márcio Teschima Tadeu Cruz Angelo Volpi Carlos Bassi José Guilherme J. Dias Cínthia Freitas

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PARA SE ASSOCIAR Ligue: 11-3392-4111 ramal 16 ou acesse: www.informationmnagement.com.br INSTITUTO INFORMATION MANAGEMENT - IIMA Rua Anhanguera, 627 01135-000 Barra Funda – São Paulo – SP Tel: 011-3392-4111

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INFORMATION MANAGEMENT | MAI 2018

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NESTA EDIÇÃO

NÚMERO 72 | JUNHO DE 2018

12 RPA - Robotic Process Automation Cobertura especial do evento RPA Congress São Paulo 2018

Entrevista Walter Koch

Opinião Tadeu Cruz

A transformação dos negócios em função da evolução tecnológica dos mercados é um movimento inevitável para todas as empresas. Confira a entrevista com Walter Koch CEO da ImageWare, consultor da AIIM.

Entrevista Weslyeh Mohriak Acompanhe a entrevista exclusiva com o representante nacional da Automation Anywhere Inc, empresa global líder em Robotics Process Automation (RPA), Weslyeh Mohriak.

Acompanhe nesta edição o artigo de Tadeu Cruz: O dilema de empresas no desenvolvimento de sistemas de informações

Especial CIAB 2018

Congresso CIAB FEBRABAN reúne mais de 300 palestrantes para debater a Inteligência Exponencial

Artigos 48 Os desafios da transformação digital José Guilherme Junqueira Dias de Souza

50 A transformação digital sustentada pela transformação na

gestão documental Wilton Tamane

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2018 JUN | INFORMATION MANAGEMENT

entrevista

Uma nova mentalidade para a área de Gestão Documental e da Informação. Você está preparado? Com mais de 40 anos de experiência, Walter Koch fala dos efeitos da transformação digital e traça panorama promissor para mercado brasileiro nesta área, desde que haja adoção de uma nova cultura

transformação dos negócios em função da evolução tecnológica dos mercados é um movimento inevitável para todas as empresas. Os investimentos na transformação digital das companhias na América Latina deverão consumir US$ 57 bilhões até 2020, representando 40% das despesas com tecnologia da informação, prevê a International Data Corporation (IDC). O fato é que as companhias estão sentindo a pressão global para continuarem avançando nessa área em ritmo mais acelerado. Diante disso, é importante se perguntar como essa transformação está sendo alavancada pelo segmento de Gestão Documental e de Informação. Para o especialista Walter Koch, CEO da ImageWare, consultor da AIIM e autor de vários artigos sobre o tema, a transformação digital é um caminho inevitável e o segmento da gestão documental e da informação é player fundamental nesta iniciativa. O panorama é de muitas oportunidades, mas também de desafios. E as organizações que melhor entenderem como superar esses gargalos com certeza estarão um passo à frente. CEO da ImageWare desde 1990, Koch possui 37 anos de experiência em informática, trabalhou em empresas como o Banco Itaú, EDISA e, no Bayerische Vereinsbank e IBM da Alemanha. Foi instrutor internacional programa CDIA+ (Certified Document Imaging Architect da CompTIA, da Computing Technology Industry Association, nos USA) e é responsável pelo programa AIIM ECM Certification na América Latina. Ministrou seminários sobre o gerenciamento eletrônico de documentos, workflow, metodologias de redesenho de processos e de análises de custo/benefício para mais de três mil profissionais na África do Sul, Arábia Saudita, Argentina, Bahrein, Brasil, Brunei, Bélgica, Chile, Colômbia, Emirados Árabes, Filipinas, Holanda, Índia, Itália, México, Portugal, Quênia, Sri Lanka, USA e Venezuela. Como membro da ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas, Koch trabalhou na tradução e localização das normas ISO relacionadas à indústria de gestão de documentos e registros (ISO TC 46 e ISO TC 171). Outro trabalho com a sua participação diz respeito à arquitetura para o projeto brasileiro de truncamento de cheques para a Febraban e alguns dos maiores bancos brasileiros. No primeiro dia em produção (20 de maio de 2011) um milhão de imagens foram criadas em três mil agências em poucas horas. É autor do livro Gerenciamento Eletrônico de Documentos – Conceitos, Tecnologias e Considerações Gerais, publicado em 1998 – Ed. CENADEM – SP e; Electronic Document Management, publicado nos Emirados Árabes em 2001. Em 1995, Koch ajudou a trazer para o Brasil a certificação CDIA – pioneira dessa indústria, que depois foi descontinuada pela obsolescência. Foi convidado pela AIIM para representá-la na América do Sul a partir de 2009. Confira a seguir os principais trechos do bate-papo que a Revista Information Management realizou com o executivo. Information Management - O senhor é uma das maiores autoridades brasileiras neste mercado. Desenvolveu alguns dos maiores projetos no País... Walter Koch - Sim. Além da trajetória que você mencionou na apresentação da matéria, na época fui contratado pela FEBRABAN [Federação Brasileira de

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Bancos] para ajudar a desenhar o modelo brasileiro de compensação de cheques. Depois atuei em alguns bancos para implementar a compensação de cheques por imagem. Sou consultor de grandes grupos, tanto na área financeira, quanto de construção e oil & gas. Hoje temos projetos na casa do bilhão de documentos

gerenciados, a exemplo do Banco Bradesco, que recebeu o AIIM Innovation Award 2018, prêmio conferido em paralelo à Conferência da AIIM [Association Intelligent Information Management], de 10 a 13 de abril, em San Antonio, Texas. Estamos falando de um case de projeção internacional, seja pela volumetria, seja

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“...eu não digitalizo para evitar a guarda, eu

Por Érica Marcondes pelo escopo, seja pela metodologia empregada.

digitalizo para transformar o meu negócio, para ter

IM - O que é importante sabermos sobre a AIIM e como ela está inserida na história da gestão documental até os dias atuais? WK - A AIIM é uma das mais representativas entidades do mundo quando o assunto é Gestão de Informações e Processos. Criada em 1943 nos EUA, ela congrega atualmente mais de 140 mil associados no território americano e fora dele. E eu te pergunto: o que existia de gestão da informação na década de 1940? Não era pouca coisa. Você estava no meio de uma Guerra Mundial, havia muitos aliados precisando trocar informação, muita informação. O que rolava? Microfilme. A AIIM surgiu exatamente neste contexto, dando suporte e melhores práticas ao uso de sistemas micrográficos. De lá para cá, ela vem evoluindo junto com a tecnologia. Do microfilme ao que temos hoje: sistemas de inteligência artificial (SMAC – social, mobile, analytics and cloud), podemos ver que as tecnologias estão avançando em uma velocidade assustadora. E tudo é um processo natural de evolução. Muita gente tenta olhar a coisa segmentada, mas o correto é o contrário, porque assim você perde não só a fluidez da natureza humana, como também alguns princípios básicos. IM - O senhor poderia dar um exemplo? WK - Na época do microfilme, tínhamos o desafio de saber onde estava o documento. O fotograma sozinho (conteúdo) não servia para nada. Era preciso ter uma camada de índices dizendo ‘o quê’. Já na década de 1990, gerar índice era um negócio difícil, era manual, entrada de dados, custava dinheiro. Discutíamos na certificação CDIA, por exemplo, qual é o melhor índice. E a resposta correta era sempre ‘o menor’. O que dá o menor esforço de gerar a informação. Aí começaram a surgir tecnologias como OCR (reconhecimento óptico de informações), de caracteres ópticos e reconhecimento de voz, de áudio e assim por diante. Hoje te-

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vantagem competitiva, produtividade e assim por diante”

mos o que chamamos de metadado – dado sobre o dado – uma nova camada colocada em torno do objeto com uma série de outras informações além do índice básico inicial. Em resumo, a coisa ficou mais complexa, surgiram novas tecnologias, mas elas necessariamente não substituem as anteriores. Na verdade, elas tiram proveito do que já existe. IM - Recentemente a AIIM mudou seu nome. O que está por trás desta estratégia? WK - A estratégia foi acompanhar a evolução tecnológica das estratégias, dos processos e das ferramentas. IM - Em sua opinião, como tem evoluído o mercado de Gestão de Documentos e Informações no Brasil e no mundo? WK - O Brasil tem a pujança necessária para atender as demandas e buscar o amadurecimento. Mas temos que arregaçar as mangas, investir nas tecnologias e, principalmente, promover uma mudança profunda de cultura. Definitivamente algumas sociedades têm uma pré-disposição, uma cultura de inovação, muito mais forte do que a nossa. O segundo aspecto é o legal: estamos desde 1996 “brigando” com a questão de legislação no país, e até hoje não conseguimos fazer acontecer da forma como deveria ser. IM - Na sua visão, o que faltou? WK - Interesses diversos – de fornecedores, associações, do próprio corporativismo público... Até hoje se fala: “se eu tenho que guardar, por que que eu vou digitalizar?”. Veja: eu não digitalizo para evitar a guarda, eu digitalizo para transformar o meu negócio, para ter vantagem

competitiva, produtividade e assim por diante. O erro é de percepção do uso efetivo da tecnologia – o que nos leva de volta à questão de cultura. Há ainda um grande desconhecimento sobre as opções que reduzem ou até mesmo eliminem o uso do papel. IM - Então o uso do papel nos processos de negócios das empresas ainda é um problema? WK - Sim. O mundo está em uma transformação brutal. Fiquei algumas semanas na Alemanha por questões familiares e nos intervalos de alguns compromissos, resolvi me jogar de cabeça em tecnologia e me atualizar. Primeira coisa que eu fiz: entrei em um programa de compartilhamento de carro: o DriveNow da BMW. Eu já havia me inscrito no programa antes, quando cheguei no aeroporto peguei o meu cartão e rapidamente eu estava trocando de carro na rua. Um dia eu precisava de um determinado modelo (com tamanho que fosse possível transportar a bagagem da minha filha) etc. O usuário anterior parou o veículo na rua, não chegou nem a desligar o motor, desceu, encerrou o contrato dele no aplicativo e o veículo já estava pronto para que eu pudesse fazer uso dele. O único documento que eu tive que entregar foi quando me cadastrei no DriveNow (cópia da minha carteira de motorista). Não assinei nada, não há papel. Aqui isso pode assustar, mas já é uma realidade. Um outro exemplo foi quando a minha filha foi abrir conta em banco. Ela escolheu o N26 – que se intitula o primeiro banco mobile, porque não tem banco atrás. É um banco que não tem banco. Quer sacar? Informa no seu mobile o valor do saque pretendido, o sistema gera um código de barras, que será fornecido

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entrevista isso o projeto deles tenha tido a excelência que os levaram a vencer o prêmio nos EUA, em abril.

por você numa caixa de loja de varejo, que faz a entrega do valor em espécie. Para fechar, fui visitar a fábrica da BMW de Munique e ela tem uma característica interessante: por ser a primeira fábrica da marca ela está localizada exatamente no centro da cidade. O primeiro ponto que vale a pena observarmos: todos os vizinhos têm o telefone do diretor da fábrica. Se acontecer alguma coisa que os perturbe, eles ligam direto para ele. E como a fábrica não pode crescer para os lados, ela está crescendo para cima. Trata-se de uma fábrica que não tem linha de produção, e sim células. Olhando de cima, conseguimos visualizar a célula em octógono, e dentro deles quase 900 robôs na fábrica, montando um carro por minuto. Aí perguntei: e o recurso humano? Resposta: dobrou. “Nós temos, hoje, 3.300 funcionários por turno”. E você olha lá de cima e vê que dentro do octógono tem um cara com tablet atrás do robô, e outro está na frente do robô fazendo controle de qualidade. Ou seja: para cada robô, duas pessoas onde antes só havia uma pessoa fazendo. Por que compartilhei essas três histórias? Para mostrar que o papel não existe em nenhuma delas. IM - Diante disso, quais são os desafios da indústria de gestão documental e da informação? WK - Um deles é resolver o histórico dessas informações, que ainda existe e vai existir por um bom tempo. Exemplo: são poucas as escolas que já começaram a digitalizar o dossiê do aluno. Há um legado que tem que ser transformado.

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Nos hospitais, com o prontuário médico, a mesma coisa. Precisamos lançar mão das ferramentas para enxergar de uma maneira holística. Aquele que desenha novos processos de negócios e ainda está colocando papel nisso, esse cara vai ter problema. IM - De quem seria a responsabilidade de assumir essa liderança para iniciar a mudança? WK - Acredito muito em melhores práticas. O que o mundo está fazendo? Especificamente, na nossa área, do ponto de vista de melhores práticas, nós temos a AIIM como geradora de conteúdo e de uma série de padrões. Também estamos desenvolvendo os primeiros cursos de capacitação referente à Norma ISO 15489, a mãe de todas as normas de Records Management. Além disso, com o ressurgimento do CB-14 – Comitê Brasileiro de Informação e Documentação, vemos a volta da preocupação com as melhores práticas no Brasil. IM - E as certificações? WK - Os programas para certificação começaram a ser produzidos em 1995 e desde então vêm sofrendo atualizações. Por conta disso, conhecer o histórico do setor é importante. Quem deseja entender os processos de avaliação precisa conhecer o desenvolvimento da área, caso contrário não terá a contextualização necessária para a compreensão dos requisitos. O Banco Bradesco, por exemplo, apresentou que tem exatamente 100 profissionais certificados pela AIIM até dezembro/2017. E talvez exatamente por

IM - Qual seria o primeiro passo para promover a mudança? WK - Para mim, é a conscientização de que o mundo mudou. A adoção das tecnologias é simplesmente uma questão de sobrevivência. Gente competente para tal nós temos. Se não tivéssemos, não concorreríamos a prêmios deste gabarito lá fora. Neste caso, os eventos do mercado – como os realizados pelo Instituto Information Management – são muito interessantes para permitir o acesso e a troca de informações sobre as atualizações tecnológicas e de processos. Acredito que a inteligência artificial vai dar uma aceleração muito forte nesse processo de evolução tecnológica. As coisas vão passar a crescer mais rápido. E onde a inteligência atua na nossa indústria? Primeiro, ela pode ajudar na classificação da informação. Depois, numa recuperação muito mais poderosa a partir de estruturas de metadados mais complexas geradas a partir do conteúdo. E em terceiro: o uso da inteligência artificial na gestão da informação propriamente dita. Ou seja: quanto tempo eu preciso guardar esses dados e os desafios de rastreabilidade: quem usou essa informação, quando, e assim por diante. IM - Gostaria de deixar uma mensagem final? WK - Eu acho que o brasileiro se une quando realmente se sente ameaçado em alguma coisa em comum. Por enquanto, ninguém está nesta situação. Está mais para “não mexa no meu queijo que está tudo bem”. Entretanto, mais cedo ou mais tarde, o mercado brasileiro enxergará a necessidade de adotar uma nova postura. Falando nisso, qual foi mesmo a primeira palavra que discutimos na nossa conversa? Cultura! As organizações que melhor entenderem como superar os gargalos e promover a mudança de paradigma com certeza estarão um passo à frente.

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2017 MAI | INFORMATION MANAGEMENT

entrevista

Brasil representa um mercado potencial para aplicações de RPA - Robotic Process Automation Information Management O que o conceito de RPA traz de realmente novo, considerando-se que o uso de software robô tem sido uma constante e até uma banalidade há décadas? Weslyeh Mohriak - De fato, o que está ocorrendo agora é que, após a automatização industrial, onde se aplica tecnologias para automação de fábricas, a tecnologia de RPA é voltada para a automação de processos de negócios. Ou seja, a tecnologia saindo das fábricas e chegando aos escritórios, com os mesmos objetivos. A adoção, nos últimos anos, de sistemas gerenciais, como os ERP’s, deixaram espaço na integração desses diversos sistemas, criando um ambiente

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com aplicações que não se comunicam, sendo necessário que uma pessoa realize o trabalho de um computador ou um robô. Aí entra o RPA. IM - Mas como o bot substitui o operador humano? WM - O RPA apenas retira a parte do trabalho robótico de um ser humano, a parte manual e sem criatividade que um computador pode fazer. São processos repetitivos, sem necessidade de decisão, e adequados para serem feitos por uma máquina, pois não exige inteligência nem capacidade de decisão. IM - Poderia exemplificar esse modelo de operação numa situação de dia a dia?

WM - Numa operação com RPA o bot é capaz de ler o conteúdo de um email e ali identificar dados cadastrais e informações relativas a custos, transferir estes dados para os campos adequados de um documento contábil, usar a calculadora para a consolidação de valores, acionar um sistema de browser para conferir informações de endereço e buscar dados complementares numa base relacionada. Ou seja, liberar o elemento humano dessas tarefas de simples manejo das interfaces de usuário das aplicaçoes, e realizar todo aquele trabalho de escritório que ainda estava pendente de automação, só que com muito mais rapidez, uniformidade e incidência de erro próxima de zero.

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PwC, Totus, Wipro, entre outros, que nos apoiam na implementação dos projetos.

“Os desenvolvedores encontram robôs prontos,

IM - Mas o empresário local se sente tranquilo em decidir pela automação robótica? WM - Enxergamos que existe aqui um mercado ansioso para conhecer as plataformas de RPA. Os empresários e gestores buscam entender qual o retorno do investimento, quanto tempo é necessário para um projeto começar a dar resultados, e os benefícios concretos. Quando esses dados são apresentados, a adoção é imediata.

que podem automatizar um processo por completo, ou utlizados como partes de um robô que será desenvolvido.”

IM - Em que tipo de processos os sistemas da Automation Anywhere vêm sendo mais empregados? WM - A Automation Anywhere tem 14 anos de atuação em automação de força de trabalho e fomos uma das primeiras a difundir a RPA. Hoje temos uma base de mais de 600 mil robôs desenvolvidos em mais de 1000 clientes corporativos, gerenciados sob a nossa plataforma e em praticamente todos os ramos da indústria. Eles atuam nos mais diferentes tipos de processos. Por exemplo, em aplicações nas áreas financeiras, supply chain, processos contábeis, processos de RH e nas áreas de tecnologia da informação. IM - As grandes consultorias apontam a RPA como uma tendência global bastante forte desde 2016. O Brasil já não está atrasado? WM - O interesse e adoção de RPA no Brasil começou a ficar mais forte recentemente, mas o que se nota agora é um grande interesse no assunto. Como já aconteceu com outras tecnologias, o país irá atingir um grau de maturidade e se igualar a outros países muito rapidamente. Como em outras situações, estamos aprendendo com quem já atravessou as fases iniciais de adoção de tecnologia,

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a eliminar obstáculos com a adoção de melhores práticas. Logo, estaremos tão avançados no uso de RPA quanto qualquer outro país. IM - De que maneira a SmartForce espera desenvolver o mercado de RPA no Brasil em parceria com a Automation Anywhere? WM - O primeiro ponto a ressaltar é que formamos uma cooperação de nível superior ao da média nesse tipo de operação envolvendo uma empresa nacional e um fabricante global de tecnologia. Tanto assim que a Automation Anywhere nos concedeu o título de “National Representative”, ou seja: com responsabilidade de sermos uma extensão da marca e das melhores práticas de mercado que a nossa parceira introduziu no mercado. A Automation Anywhere é líder em todos os mercados em que atua, e certamente ocupamos a mesma posição aqui, com a oferta não apenas de software, mas de treinamento e suporte técnico em português e com a visão adequada das necessidades do mercado brasileiro. Além disso, já contamos com uma rede de parceiros de primeira linha, como Accenture, Deloitte, EY, KPMG,

IM - E quando a RPA irá chegar à média empresa? WM - Já está chegando. O que determina a possibilidade de automação de processos é a existência de processos repetitivos e frequentes. Muitas empresas, como escritórios de advocacia ou contabilidade já adotam e se beneficiam de plataformas de RPA Alem disso, as implementações dos primeiros robôs trazem um retorno muito expressivo, o que faz com que as empresas queiram automatizar mais processos em menos tempo. Para acelerar o ciclo de desenvolvimento dos robôs a Automation Anywhere lançou, recentemente, sua Bot Store, um Marketplace de robôs de uso genérico, que podem ser “baixados” pelos desenvolvedores nos mesmos moldes da Apple Store, Google Play, ou AppExchange, da Sales Force. Na Bot Store, os desenvolvedores encontram robôs prontos, que podem automatizar um processo por completo, ou utlizados como partes de um robô que será desenvolvido. Como isso, o tempo de desenvolvimento de um novo robô diminui sensivelmente.

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ARTIGO

Acervos acadêmicos digitais: A corrida das Instituições de ensino superior rumo aos meios eletrônicos.

Tiago Muriel,

Diretor de Negócios da CONSAE

transposição de procedimentos, processos e documentos acadêmicos para o meio digital é um entendimento antigo da CONSAE (Consultoria em Assuntos Educacionais). Esta técnica é foco de estudos e trabalhos realizados pelo escritório há quase 20 anos para mais de 100 Instituições de Ensino Superior (IES) em todas as regiões do país. As normas publicadas em dezembro de 2017 reafirmam um direcionamento sinalizado em 1990 quando o Ministério da Educação (MEC) publicou a Portaria nº 255. No documento, em seu artigo sétimo, possibilita a guarda dos documentos acadêmicos por meio de três plataformas: o papel, o microfilme e o sistema computadorizado. Foi a primeira vez que o MEC deu um indicativo de que caminharia para a virtualização do acervo acadêmico que, naquela época, já apresentava números gigantescos e se apresentava

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como um desafio para todas as IES (Instituições de Ensino Superior) do país.

creto nº 9.235, de dezembro de 2017, incluiu ao Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) a obrigatoriedade de um projeto de acervo digital.

Posteriormente, em 2007, a Portaria Normativa nº 40 instituiu o e-MEC, uma base de dados que faz uso de certificação digital para validar juridicamente os documentos e atos praticados em meio digital. Foi aí que a certificação digital se expandiu e sua utilização ultrapassou os setores tributários e contábeis das IES de todo o país passando a contribuir na gestão de documentos e processos de alunos do ensino superior.

Ainda em 2017, por meio do artigo 42 da Portaria Normativa nº 22, estabeleceu-se um prazo de 24 meses para que todos os acervos acadêmicos das IES fossem transportados para o meio digital com o uso de tecnologias que garantam a integridade, a autenticidade, a confiabilidade e a duração da informação em meio digital.

Já em 2013 vieram as Portarias nº 1.224 e 1.261 mostrando que o MEC não havia esquecido o assunto e que as IES deveriam continuar sua caminhada no sentido de manutenção de seus acervos de forma a adequá-los às novas tecnologias disponíveis. Os volumes apresentados pelas Instituições de Ensino Superior em 2013 eram impensáveis em 1990, por mais otimista que fosse a previsão de crescimento do setor. Diante deste cenário de quase três décadas de apontamentos realizados pelo Ministério da Educação, não houve surpresa para o CONSAE. Com isso, o artigo 21, inciso VIII, do De-

Em abril de 2018, tivemos com a publicação da Portaria nº 315 que revoga a Portaria Normativa nº 22, mas reafirma as obrigações e prazos estabelecidos para o projeto de acervo acadêmico digital. O prazo agora, passa a ser abril de 2020. Se pensarmos apenas nos próximos 24 meses temos a sensação que será um período de muito trabalho para as IES, mas com um bom projeto, boas ferramentas, bom treinamento das pessoas envolvidas, é uma tarefa perfeitamente viável, desde que as Instituições de Ensino se movimentem de forma rápida no atendimento das referidas normas. No final, é importante se adequar e estar de olho nas mudanças que visam a implantação de uma Secretaria Acadêmica Digital (SeAD) nas IES de todo o país.

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2017 MAI | INFORMATION MANAGEMENT

RPA em 360°

Robotic Process Automation é debatido sob diferentes perspectivas em evento especialmente dedicado ao tema Por: Paula Caires

m sua terceira edição, o evento integrou uma área de palestras que somou mais de 18 horas de conteúdo, dentre elas, duas internacionais. Conceitos técnicos do processo de automação, sua evolução, estado atual e expectativas para o futuro, sua integração com a Inteligência Artificial, Computação Cognitiva e outras tecnologias, sua relação com a gestão do negócio como um todo, envolvendo questões de governança, de segurança, impacto nas relações de trabalho e no relacionamento com os clientes, até cases práticos, protagonizados por profis-

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sionais dos mercados nacional e global, foram alguns dos aspectos debatidos. Paralelamente à programação de conteúdos, foi realizada uma feira de negócios, com a participação de vinte expositores, entre fornecedores de softwares e grandes consultorias, como a Deloitte, a EY e a Totvs Consulting, que receberam um público formado por 450 profissionais, que representa um crescimento de 300% em relação à primeira edição, realizada em novembro de 2017.

A seguir, você confere um pouco de todo o conhecimento e expertise disseminados nesses dois dias de evento: Lugar de robô é no robô! Até 2025 haverá 25 milhões de trabalhadores digitais no mundo. Com esse dado de impacto, o vice-presidente executivo (partnerships, strategy & operations) da Automation Anywhere, Anubhav Saxena, abriu a programação do congresso com a primeira palestra internacional do evento. Com o tema “Robotic Process Automation: state of the industry and a new economy”

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Nos dias 8 e 9 de maio, a sigla RPA (Robotic Process Automation) ganhou uma nova dimensão no RPA Congress, promovido pelo Instituto Information Management (IIMA), em São Paulo. (RPA: estado da indústria e a nova economia), ele mostrou como a indústria avançou após 20 anos de automação, mas trouxe à reflexão as lacunas e oportunidades ainda existentes. “Por que ainda há tantos processos manuais? Dos programadores do mundo, 20% conectam sistemas e 80% tentam conectar dados. Ou seja, somos o conector humano”, provocou ele. Segundo Saxena, com o RPA é possível realizar três vezes mais operações por um terço do custo, com mais qualidade, eficiência e com um prazo de

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retorno sobre investimento de apenas três meses. E o melhor: os humanos podem se dedicar a trabalhos melhores ou muito melhores. “Queremos tirar o robô do ser humano e por o robô no robô”, acrescentou. Como parte do futuro, Saxena cita a Bot Store, uma plataforma que funciona como um marketplace com centenas de robôs disponíveis para downloads, capazes de fazer diversos tipos de atividades. Além disso, ele cita duas prioridades: Inteligência Artificial (IA) e Computação Cognitiva (Machine

Learning). “De 110 a 140 milhões de trabalhos serão impactados por essas tecnologias”, alertou. Sete pecados mortais Para o partner e advisory services da Ernest and Young (EY) Antonio Almeida, é preciso “azeitar expectativas e entender a velocidade dos avanços tecnológicos. Por isso, em sua palestra “Pecados mortais e virtudes em Robótica e Inteligência Artificial”, ele elencou os sete “pecados” a serem evitados. São eles: 1º) Subestimar ou superestimar o

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efeito da tecnologia no curto e longo prazos. “É preciso entender o timing e há razões para acreditar que estamos superestimando-o”, adiantou ele. 2º) Encarar a tecnologia como algo mágico, pois, desta forma, não é possível enxergar sua limitações. 3º) Não balizar a relação desempenho versus competência, pois o robô é treinado para responder a um problema de maneira profunda, mas ele não tem lateralidade. 4º) Generalizações. “Tem que ter muito preparo para ensinar uma machine learning”, alerta. 5º) Crer em um crescimento exponencial, pois, para ele, não há lei que o defina. “Em 1970 disseram que a Inteligência Artificial superaria a de uma pessoa”, exemplificou. 6º) A velocidade de disponibilização. Afinal, leva um tempo, pois é um processo caro. “Vamos ter robôs, mas não em todos os lugares e nem o tempo todo”, acredita. 7º) Cenário de Hollywood, como mostra uma cena do filme “O Homem Bicentenário”, de 1999. “Nem a gente sabe ainda o que é consciência, muito menos se um robô a terá”, provocou ele. Apesar de alertar quanto aos cuidados, Almeida mostrou o potencial da

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tecnologia: o RPA reduz os custos em 60% nos Estados Unidos e 40% no Brasil, o tempo médio de atividade passa de 24 horas para 20 minutos, com um investimento médio de US$ 30 mil e payback (tempo de retorno do investimento) de menos de um ano. Mas, recomenda, “tem que ter visão estratégica porque é uma nova forma de trabalho. É preciso ter um modelo de governança e operação, antes mesmo do piloto”. Os mitos da automação Segundo o diretor de tecnologia da Automate Brasil, Christian Marcondes, o processo de automação ainda enfrenta alguns desafios nas organizações por haver projetos que não alcançam os retornos esperados, além da falta de dados capazes de justificar os orçamentos e de passar segurança para o Compliance. Na palestra “Fatores determinantes para o sucesso de uma automação”, ele apresentou alguns mitos que contribuem para esse cenário. O primeiro deles é querer um orçamento completo da automação, pois ela é cíclica e, portanto, vai melhorando a cada momento. Ele sugere, então, trabalhar com o conceito de Mínimo Produto Viável (MPV). “Fatia-se um grande projeto e prioriza-se a etapa que vai agregar mais valor”, explicou, recomendando, ainda, para facilitar o processo com a área de compras, a contratação

de um pacote de horas grande com base na taxa de entrega, para ser utilizado em pequenos escopos fechados. O segundo mito abordado na apresentação foi a vontade de ter RPA em um departamento. “Dá problema, porque se você não envolve a área de TI, seu robô entra na informalidade, gera problemas com o Compliance, e não estar vinculado à empresa como um todo tira a visibilidade e o apoio da direção”, explicou ele, defendendo o modelo top-to-down, ou seja, a partir das áreas mais elevadas da hierarquia. O terceiro mito é acreditar que dá para fazer sozinho. “É possível, mas precisa de apoio, porque há métricas e metodologias diferentes das utilizadas em desenvolvimento de softwares. Não precisa inventar a roda!”. Por fim, o quarto mito abordado foi direcionar o monitoramento dos RPA’s a uma área de suporte. Para Marcondes, é preciso ter uma área de monitoramento do ponto de vista estratégico, que esteja no dia a dia da operação e tenha uma visão macro do negócio.

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DE 12 a 14 de junho de 2018 TRANSAMERICA EXPO CENTER SÃO PAULO - SP Você tem um encontro marcado com os mais renomados especialistas brasileiros e internacionais no CIAB FEBRABAN. Venha discutir como as tecnologias da Inteligência Artificial, Machine Learning, Blockchain e Internet das Coisas estão transformando as relações humanas e os negócios.

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RPA na prática! O diretor na TOTVS Consulting, Tarcisio Adamek, trouxe os desafios, pontos de atenção, benefícios e uma estratégia de implantação de RPA na prática, com exemplos, como o do grupo educacional Kroton, que implantou 28 robôs, gerando uma economia de R$ 3 milhões em um semestre e R$ 24 milhões em um ano. Para ele, o primeiro passo deve ser o diagnóstico, que inclui (1) levantamento das oportunidades por meio de workshop com os gestores e analistaschave das áreas de negócio; (2) análise da aderência à tecnologia; (3) observação e execução; e (4) roadmap e recomendações. Os demais quatro passos são: implantação dos habilitadores, modelagem por time híbrido, governança e sustentação. O desafio maior, no entanto, é cultural. “O perfil dos gestores é de minimizar riscos e queremos levá-los a assumir riscos”, disse ele, dando como sugestão, para quebrar essa barreira e trazer inovação, o conceito de Design Thinking. “Começamos pelo pensamento divergente, depois houve a fase da convergência e saímos do workshop com grande possibilidade de automação. Então, filtramos as hipóteses e fechamos o roadmap com os benefícios daqueles ro-

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bôs, com o processo dividido em quatro fases”, explicou ele, que ainda trouxe os pontos de atenção, como a necessidade de planejamento de um projeto piloto robusto, ter um processo de operação assistida, começar com poucos robôs, de baixo esforço e altos benefícios e, especialmente, levar em consideração o impacto nas pessoas, aspecto que, na opinião do executivo, ainda é muito negligenciado. Mais recursos tecnológicos para mais recursos mentais Como sugere o título, a palestra “É possível obter ainda mais de sistemas RPA: nova época de automação”, proferida pela gerente regional para América Latina da ABBYY, Maria Ilicheva, mostrou como ainda existem oportunidades de melhorias nos processos de trabalho com a aplicação da automação, para que a força humana possa ser utilizada de forma mais eficaz, como demanda a era do conhecimento. Afinal, como mostrou a executiva, os trabalhadores do conhecimento gastam de 25% a 60% do tempo buscando informações ou analisando fontes. Aliar o RPA à inteligência de processos e à inteligência artificial é um grande passo para mudar esse cenário e essa é a proposta da solução apresentada pela empresa, que oferece um padrão global em reconhecimento de documentos, captura inteligente e tecnologia de Programação Neurolinguística (PNL), por meio de Optical Character Recognition (OCR) tecnologia para reconhecimento de caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits, e Reconheci-

mento Inteligente de Caracteres (ICR) um avanço do OCR que permite o reconhecimento de escrita a mão. Transformação digital não é questão de escolha Em um mundo em constante e veloz mudança, o crescimento linear já não basta. É preciso ter um crescimento exponencial. Na visão do consultor sênior de soluções e especialista em RPA da Software AG, Marcus Leite, o RPA é uma excelente estratégia para crescer de forma escalável e atender a demanda”. Afinal, como ele demonstrou em sua palestra “RPA: o próximo passo na evolução de sua jornada digital”, ele aprimora a qualidade, reduz erros, mesmo aumentando a produção, aumenta a precisão, a confiabilidade, a assertividade, a performance, com ganhos, sem burocratização, e redução de tarefas de controle. O executivo contextualizou o tema elencando os motivadores para o investimento em RPA, bem como seis coisas que o RPA não é, de forma a desmistifcar a sua implantação. Durante a apresentação, ele ainda sugeriu onde a automação pode ser aplicada de forma eficaz, como em processos padronizados, estruturados, conhecidos e com regras claras, tarefas que envolvem manipulação de dados entre sistemas diferentes, processos manuais de grandes volumes, processos que envolvam excesso de checagem e aprovação, tarefas que não envolvam intuição humana, geração de relatórios, contextualização de dados e monitoramento de sistemas. Ao final, três recomendações principais: monitore, seja simples, mas faça já, pois a transformação digital não é mais uma opção, mas sim uma questão inerente à própria existência das organizações. No entanto, ela demanda disrupção e, como tal, e como toda tecnologia de inovação, admite

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Curitiba 15 de Junho

FIEP - Federação das Indústrias do Estado do Paraná Av. Comendador Franco 1341 - Jd. Botânico, Curitiba

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19 de Outubro Centro de Eventos MV Empresarial Av. Presidente Dutra, 298 - Imbiribeira, Recife

Porto Alegre 23 de Novembro

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(e deve admitir) erros. Ainda assim, é mais barato fazer, errar e corrigir, do que não fazer. A riqueza da simplicidade “Não é o mais forte, nem o mais inteligente que vence. Mas o que melhor se adapta às mudanças. Então, não deixe para depois”. Com essa frase, o co-fundador do Grupo WDG Kleber Rodrigues Jr resumiu a importância de tratar o RPA como um instrumento de negócio latente, que precisa ser colocado em prática. Para tornar isso possível, ele recomenda: “pense grande, comece

pequeno!”. Assim, a palestra “Quero automatizar. E agora?” trouxe as razões para o processo de automação, onde ele deve e onde ele não deve ser aplicado e algumas sugestões de como fazê-lo. “Comece com algo que tenha resultado e volume, ou seja, por projetos com entregas parciais, que mostrem evoluções rápidas, usando o método de gestão PDCA (do inglês, plan, do, check, act ou adjust, isto é, planeje, faça, cheque, aja ou ajuste)”, recomendou. Envolver as áreas operacionais e os analistas de negócios, que detêm as informações, e não envolver fornecedores de softwares e trabalhadores cuja função será automatizada foram mais algumas das sugestões apresentadas. Tarefas repetitivas de alto volume ou longa execução, processos de atendimento a clientes via textos (e-mail ou chats), processos-fim executados por atendentes, uma vez triados por Unidade de Resposta Audível (URA), processos maduros e geração de relatórios são mais algumas sugestões de onde a automação pode ser aplicada para resultados rápidos e visíveis. Por outro lado, Rodrigues não a recomenda em processos de alta volatilidade, complexos, de baixa maturidade e de baixo volume. Mas a grande oportunidade, segundo o executivo, está nos processos que estão funcionando bem. “Traga o projeto pelo conceito de resolução de problemas pontuais, que vão ter resoluções e resultados rápidos”, aconselhou. “Pegue o que está mais fácil. Seja simples!”. RPA para engajar O diretor de soluções para América Latina da PEGA, Matt Broch, trouxe o conceito de gestão de jornada do cliente de ponta a ponta, pois, para ele, esse deveria ser o foco de qualquer processo de automação. Esse foi o tema da

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segunda palestra internacional da programação do RPA Congress, intitulada de “Digital Tranformation... for real”. Broch começou trazendo a dificuldade até mesmo de grandes empresas em estar atualizadas em um mundo de mudanças constantes e rápidas. “Muitas delas acabam apenas na última moda”, lamentou ele, chamando a atenção para o que realmente importa – os clientes, as pessoas. Na tentativa de estarem em dia com a tecnologia, é comum as empresas trazerem mais canais, o que torna a experiência do cliente pior, e os colaboradores, frustrados, porque não conseguem fazer o trabalho. Automatizam-se tarefas com robôs, mas não conseguem resolver o problema. Não conectam as mudanças com o engajamento do cliente e, assim, não conseguem atravessar o abismo da Transformação Digital. Para ele, ter consistência entre robô e atendimento humano é fundamental, por meio de uma gestão de caso ponta a ponta. Assim como as áreas de TI e negócios precisam estar no mesmo ambiente com zero códigos, em uma comunicação integrada, na qual o ponto de partida são os modelos da jornada do cliente de forma clara. Essa é a forma de trabalho do sistema PEGA que, ele garante, “é 12 vezes mais rápido que os sistemas que utilizam paradigmas convencionais”. O passo a passo de um caminho sem volta O sócio da SmartForce Weslyeh Mohriak trouxe ao público o conceito da automação no contexto do RPA, mostrando o quanto o processo pode ser simples e rápido, dando, como o nome da palestra evidencia, “o passo a passo para a construção de um robô”, por meio de uma demonstração da ferramenta da SmartForce. Antes, uma abordagem conceitual. Conforme explicou Mohriak, os robôs

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simulam exatamente o que uma pessoa faria na frente do computador, automatizando um processo já existente e integrando sistemas. Diferentemente dos robôs automatizados há 40 anos, na operação da manufatura, que funcionavam em níveis lógico e físico, em RPA eles operam apenas em nível lógico. Para ele, há várias vantagens no processo. Uma delas é eliminar o lado robótico do ser humano, que resulta em baixa da alta estima. Mas é preciso uma “change management” (Gerenciamento da Mudança – GMUD) para que essas pessoas sejam treinadas e possam realizar outras funções. Se bem feito, o robô também é mais rápido e não comete erros. O Retorno sobre Investimento (ROI) é outra vantagem por ser rápido e visível, mas como um projeto de automação é sempre a longo prazo, ele é um processo sem volta. Por isso, alguns cuidados também foram mencionados, como a segurança e a governança. Por um lado, ele pode fazer coisas invisíveis, por outro, pode ser monitorado e deixa rastros. Da mesma forma, o processo precisa ser visto de forma sistêmica, pois ele vai aumentar muito a velocidade de uma tarefa, mas e quem irá receber a próxima etapa desse processo? Como o volume será dirimido? Tecnologia que transcende Em 2015, o cientista, inventor e futurista dos Estados Unidos, Raymond Kurzweil reproduziu o cérebro de um rato. Até 2023, ele acha possível reproduzir um cérebro humano e, segundo a previsão mais polêmica, até 2045 ele pode atingir o ponto de singularidade, ou seja, transcender à própria mente humana ao ponto de se tornar uma tecnologia incompreensível para os homens. Com esses dados e diversos outros cases que mostram o avanço da computação cognitiva, o diretor líder de system integration, RPA e RCA

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da Deloitte Brasil, Mauricio Castro, compôs o contexto da palestra “RPA (Robotic Process Automation) e RCA (Robotic Cognitive Automation) - dois dínamos e produtividade e estratégia”. Diante desse cenário, Castro evidenciou a importância da transformação digital para o tão aclamado crescimento exponencial, dando como ponto de partida os 6D’s: Digitalização (período de digitalização da tecnologia), decepção (fase seguinte em que o crescimento exponencial está disfarçado e passa quase despercebido), disrupção (quebra dos padrões), democratização, desmaterialização (a exemplo do Waze que desmaterializou o GPS) e desmonetização (custo baixo unitário ou até zero, pagando-se por receita recorrente). Para agregar valor, ele recomenda sair do reativo e antecipar as necessidades dos clientes, passar a ter ofertas dinâmicas, saber usar os dados a favor do negócio, adotar Indicadores-Chave de Desempenho (Key Performance Indicator – KPI’s) mais dinâmicos e transcender a capacidade física. Tecnologia, mindset digital e cultura de aprendizado contínuo são outros ingredientes indispensáveis para essa transformação. RPA, um motor da transformação digital de empresas e pessoas O head de controles internos no Santander Securities Services, Juliano Bastos, e a gerente executiva do Centro de Competência de Gestão Integrada na TecBan, Simony Pelicer de Oliveira, compartilharam um pouco de suas experiências em RPA, com mediação do diretor de Digital Solutions da Resource, Roberto Aran. Para Simony, conhecer profundamente o processo é fundamental, porque, afinal, o robô faz o que você

manda ele fazer. Uma vez seguido esse passo de maneira correta, o ganho de produtividade e acuracidade são visíveis. Já Bastos destacou a importância de ter o usuário final como ponto de partida. “Ele é a peça-chave, porque o caminho difícil não está no manual, no processo, está na cabeça dele”, afirmou. O trabalho começou com um mapeamento dos processos críticos, com a colaboração desses usuários, que acabaram, eles próprios, trazendo oportunidades de automação de tarefas não nobres que eles não queria executar. Como desafios, Simony citou o relacionamento com as pessoas. “Muitos gestores expuseram medos, que tivemos que ir desconstruindo. Além disso, há uma dificuldade de ter uma visão sistêmica do processo, essencial para que pudéssemos mapear os pontos estratégicos de automação”, explicou. Para o futuro, há ainda as novas tecnologias para serem exploradas que, com conectividade e continuidade, podem agregar muito aos negócios. Além, como destacou Simony, das diversas oportunidades de atuação e de participar da evolução intelectual das pessoas – de digitadores a pensantes. Automação para e pelas pessoas Na palestra “O conceito de centro de excelência em automação: uma abordagem para garantia de melhoria contínua”, a consultora de soluções avançadas da NICE, Ingrid Imanishi, levou ao público o conceito de “automation for people” (automação para pessoas), que traduz a filosofia de atender ou fazer melhor o que tem de valor. Para ela, automação não é só tecnologia, portanto, engajar as pessoas é fundamental, por meio do desenvolvimento de melhores práticas e evolução

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contínua, levando em consideração o mapa da jornada do cliente, desde o primeiro contato até o fechamento da proposta, de modo a oferecer uma experiência de interface única, multicanal, que reduz muito o tempo de atendimento e melhora a experiência do consumidor. Para isso, Ingrid recomenda a criação de um centro de excelência composto por um grupo de funcionários orientados a negócios dedicado, que permita cobrir todos os aspectos da automação, incluindo comunicá-la e mantê-la na empresa. O passo a passo inclui treinamento e capacitação, estabelecimento da equipe, coaching para o primeiro projeto e evolução contínua. Para ilustrar a metodologia, a executiva convidou o gerente de inovação da Liq, Dante Minucci, que apresentou o case da empresa (antiga Contax). Entre os resultados listados, estão a redução de 15% no tempo médio de atendimento e de 55% no número de erros. RPA mais que ferramenta, uma estratégia O partner na BPA Technologies Cláudio Teixeira começou sua palestra “RPA open source – da inviabilidade ao ROI” com uma provocação: “a sua atividade é a prova de robô?”. Com dados da Harvard Business Review, segundo os quais, 30% de qualquer posição de BackOffice pode ser automatizada, ele sugere, então: “foco na solução, não no problema!”. Assim, ele recomenda simplicidade, estratégica e visão sistêmica para um

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RPA efetivo na prática, pois a maioria dos processos de automação é uma simples integração entre o Office e um ERP (Enterprise Resource Planning Sistema Integrado de Gestão Empresarial) e/ou entre portais. “Na prática, somos direcionados por ferramentas, mas ter uma estratégia de automação é muito mais importante e faz mais sentido. Pense antes para ter escala”, destacou ele. O executivo ainda recomendou outros cuidados ao dar início ao processo de automação. “Quando você compra uma ferramenta de uma grande empresa, você pode até conseguir se eximir da responsabilidade, mas se for comprar, tem que ser a ferramenta certa, pois ainda não estamos em um momento de padronização, que permite que as ferramentas rodem em qualquer sistema, então, cuidado para não ter que casar com a solução escolhida. Além disso, cuidado com a ferramenta pato - que corre, voa, nada, mas não faz nada direito”, ironizou ele. Ao final, a mensagem também foi “tenha cuidado e simplifique”. “A programação é sua. É possível, adaptar e trabalhar do jeito que você quiser, com o que você tem em casa e com o mínimo de custos”, indicou.

Crescimento exponencial... cuidados também! A transformação digital era o sexto tema de maior importância entre grandes líderes mundial. Em apenas dois anos, ela passou para a primeira posição. E a diferença entre o modelo tradicional do digital é gritante. Assim, com base no livro “Organizações exponenciais”, de Salim Ismail, Michael S. Malone, Yuri Van Geest e Peter H. Diamandis, o líder de Digital Business Automation da IBM, Luis Fernando Faria, realizou a palestra “Combinando capacidades robóticas para aumentar escala e produtividade com trabalhadores digitais”, que trouxe ao debate a importância de se ter um conjunto de soluções integradas que possam alavancar muito mais que o processo de automação, mas o processo de transformação digital. Segundo o executivo, ser digital é aproximar a demanda da oferta por meio de modelos disruptivos, simples e bem montados, que permitem serem escalados e mudados rapidamente. Mas será que dá para fazer essa transição? Para ele, a resposta é sim, com a decisão executiva das empresas. E os resultados são garantidos, como ele demonstrou por meio de um case que viabilizou a abertura de contas em nove minutos, redução de 60% de in-

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tervenção humana e diminuição do tempo de atividades de 72 horas para 30 minutos. Para que o processo seja bem sucedido, ele recomenda que desde o planejamento, os trabalhadores digitais sejam pensados como recursos, avaliando as variáveis envolvidas, o crescimento, sua relação com a força humana, além das questões de segurança e governança. “E se acoplar inteligência cognitiva, melhor, pois assim é possível ir aprimorando o processo”, acrescenta ele, sem deixar de alertar para alguns fatores: “não vão com tanta sede ao pote porque os robôs são perigosos. Primeiramente, porque eles são burros, eles não pensam. Segundamente, porque eles são muito rápidos, até 20 vezes mais que um humano”. SLA de recuperação, plano de suplementação e governança são algumas outras premissas inerentes ao processo. Entre process e process, a aliança da eficiência com a eficácia O diretor da iProcess, Eduardo Britto, trouxe um paralelo entre eficiência e eficácia e entre o BPM (Business Process Management – gestão de processo) e o RPA, na palestra “BPM + RPA: Como unir a eficácia da transformação com a eficiência da robotização”, defendendo a perspectiva de integrar os processos em uma visão holística, de forma a unir a eficiência do trabalhador digital, que tem um teto, à eficácia da transformação dos processos de negócio, que presume quebra de paradigmas, ou seja, uma maneira diferente de fazer o que per-

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mite dar início a uma nova fase de eficiência. Para explicar o conceito, Britto trouxe exemplos de modelos de processos, seus pontos de automação e como eles foram modificados a partir dessa visão sistêmica e estratégica, que tem como objetivo final não apenas a redução de custos, mas também a experiência do usuário. Afinal, provoca ele, o conceito de RPA é fazer a mesma coisa de forma mais rápida e mais barata, mas não há um limite para isso? E mais: apenas fazer a mesma coisa de forma mais rápida é o suficiente? O BPM entrega valor ao cliente por meio de processos de forma a atingir objetivos estratégicos. Esse “p” de processo já é diferente no RPA, que se refere a uma ação. “São granularidades diferentes, mas que podem ser complementares”, conclui. Governança corporativa... para robôs também! O sócio-diretor de tecnologia da Netbr Flavio Bontempo foi categórico: “Se você quer robotizar, tirar valor desse processo e escalar, você precisa fazer governança de identidade”. Esse

foi o tema da palestra “Modelo robotizado para agilizar a governança de identidade e acesso, com a integração de IGA, RPA e PAM”, que trouxe não só a importância de ter uma política de gerenciamento para os trabalhadores digitais, mas também os passos fundamentais para iniciar esse processo. Os robôs têm identidade e vão impulsionar a criação de outras. Um exemplo claro é o novo Google assistente capaz de marcar um horário no cabeleireiro ou reservar uma mesa em um restaurante, simulando um humano, como mostrou Bontempo durante sua apresentação. Assim, ele elencou três etapas do processo de implantação de uma governança, cujo objetivo principal é a segurança. A primeira etapa é, para ele, o estado atual da maioria das empresas, que se refere à agregação de dados, criação de funções, perfis e ciclos de vida dos robôs. A segunda etapa é a de modelar as práticas e estabelecer as políticas e as melhorias. A etapa final é manter, otimizar e acelerar o processo de escala, sempre com monitoramento constante.

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Lições da prática Com moderação de Mauricio Castro, da Deloitte Brasil, o gerente de TI e de projetos da Unilever, Fernando Chaves, a diretora tributária da Claro Brasil, Alessandra Heloise Vieira, e a integrante da área de projetos especiais da Claro Fernanda Naomi Nakamura compartilharam as experiências e conquistas já alcançadas com o RPA. Na Unilever, só os produtos que saem diretamente da fábrica representam R$ 200 milhões de custos reduzidos. O supply chain 4.0, ou seja, a gestão da cadeia de suprimentos com aplicação das inovações da Indústria 4.0, está no topo da agenda, e a robotização é um desses componentes, além de drones, robôs, entre outros. Para Chaves, um dos fatores críticos para o sucesso é escolher um tema ou um processo relevante o suficiente para conquistar o apoio da diretoria, ter relevância e definir prioridades. O executivo ainda destacou o direito de se cometer erros. “Temos que construir,

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testar, por em produção com uso controlado e dar continuidade ao processo de melhoria. Infelizmente, a maioria bloqueia se algo dá errado. Não tenha medo de errar e entrar na zona desconhecida com apoio da diretoria, se for algo que vai trazer ganhos de fato”, aconselha ele.

É muito mais trabalhar em como é o processo do cliente e depois implementar as melhorias. Até porque, trabalhamos com clientes de grande porte e a alteração do processo antes mesmo da implantação levaria muito tempo”, explicou a head of Digital Transformation na Alert Brasil, Bruna Verissimo.

A Claro, por sua vez, começou o processo de automação há um ano e até 2020 passará por uma série de transformações na área tributária. Para o sucesso da automação, Fernanda destaca a importância de se mapear os processos, identificando as ações transacionais e as exceções.

Essa metodologia torna o projeto de implementação rápido e gradual para que o saving também seja imediato. Tratamos o processo de transformação digital como uma operação, então, temos os indicadores e fazemos a gestão dos resultados, até porque nem sempre os processos são de baixa complexidade, de processos repetitivos.

Processo gradual, resultados imediatos Com um amplo processo de automação, a empresa de contact center e BPO Alert Brasil desenvolveu uma metodologia própria de mapeamento de processos, com foco na atuação de seus clientes. “Nosso foco não é transformar o processo inteiro de imediato.

Assim foi o processo aplicado para a Claro Brasil, cujos resultados foram apresentados por Bruna: o custo operacional foi reduzido em 75%, houve um aumento de 85% nos diagnósticos automatizados, o número de operadores passou de 330 para 45 e o nível de assertividade ultrapassou os 98%.

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Por: Paula Caires

Depoimentos dos expositores RPA Congress 2018 – São Paulo “Nosso objetivo era estreitar o relacionamento com nossos clientes e prospects e firmar o posicionamento da marca no meio. O evento conseguiu proporcionar ambos! Estar em contato com diversos clientes de uma só vez, de forma adequada, foi excelente”. Marcos Nunes Automate Brasil

“O evento tem atendido nossa expectativa. Está muito rico em diversidade de empresas e teve um público com objetivos bem diferentes também, assim como a edição realizada no Rio de Janeiro, da qual também participamos como expositor”.

Marcio Cossari Sicolos

“Participamos como expositores de todas as edições do RPA Congress e em todas elas tivemos uma participação acima do previsto, o que é ótimo. O evento está muito bom e se fortalecendo com uma marca no segmento. E, juntos, vamos trabalhar para melhorá-lo ainda mais”.

Kleber Rodrigues Jr. WDG

“Esse é o segundo ano que participamos e notamos que o evento ganhou bastante maturidade. O número de participantes dobrou, com uma grande pluralidade de empresas e interesses diversos, incluindo áreas técnicas e de negócio. Está todo mundo entendendo que pode ter ROI (Retorno sobre Investimento) com robótica.” Fabio Pereira Deloitte Brasil

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“O evento é um instrumento para tornar o tema mais conhecido e promover o aquecimento do setor, pois o RPA ainda não tem larga adoção pelas empresas. Tivemos a presença de empresas de alto nível, assim como a própria qualidade do público. O tema não é novo, mas está ganhando novo destaque devido à Inteligência Atificial, que está puxando a robotização. A própria sigla RPA surgiu há cerca de 3 anos, permitindo uma uniformização que facilitou um novo boom. De um ano pra cá o tema vem ganhando força, e o evento está fazendo parte desse novo momento”.

Francisco Benzi Growtec

Walter Neto IT Lab

“Ter participado da segunda edição do RPA CONGRESS nos deu a oportunidade de compartilhar, com executivos de grandes empresas e especialistas das principais soluções de RPA disponíveis no mercado mundial, nossas experiências de mais de 17 anos implantando projetos de automação de processos e RPA. Foi um evento de alto nível, com conteúdo muito rico e vários cases de sucesso. Os keynotes internacionais nos passaram experiências de sucesso e também nos mostraram algumas diretrizes e cuidados que devemos ter ao escolher a ferramenta certa para auxiliar na implementação dos robôs em diferentes aplicações e o cuidado com a governança desse novo serviço”.

“A automação como tendência está começando no Brasil, mas no último ano o tema ganhou destaque e tem ficado cada vez mais conhecido. Estamos em um processo de aculturamento e o evento contribuiu muito para isso. As pessoas aprenderam, por exemplo, que um profissional de negócio pode fazer um robô porque a tecnologia já permite. Tivemos um bom nível de interesse na nossa oferta, com busca de informações sobre o produto e o mercado.”

Weslyeh Mohriak

SmartForce e Automation Anywhere

“Estamos no mercado há 17 anos e, desde 2010, oferecemos soluções em RPA. Mas começamos com monitoração, então, ser um expositor do evento nos permitiu trabalhar a exposição da marca no segmento específico de RPA para clientes em potencial. Esse é o nosso primeiro contato em um evento de RPA e isso já traz uma imagem diferente para a empresa”. Roberto Aran Resorce IT

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2018 JUN | INFORMATION MANAGEMENT

Claudio Teixeira BPA Technologies

“Nós, da BPA Technologies, gostamos muito do evento. O espaço foi bem escolhido e a disposição dos estandes muito bem selecionada. A organização estava impecável quanto à logística, condução do tempo etc. Quanto ao conteúdo das palestras, podemos dizer que houve um bom equilíbrio entre cases, experiências e conteúdo teórico. Pela nossa percepção, o público gostou muito e se mostrou bem satisfeito, o que, sem dúvida, é o nosso objetivo final”.

“A participação da NICE no RPA Congress São Paulo 2018 nos proporcionou a possibilidade de contato com um público qualificado, de fato. Os congressistas eram majoritariamente profissionais de atuação direta em iniciativas de automação em suas organizações, gerando um ambiente extremamente promissor para a troca de experiência, identificação de tendências, demandas e oportunidade de divulgação da nossa solução e da nossa abordagem. Com a crescente relevância da oferta de automação nos mercados brasileiro e mundial, o RPA Congress com certeza tem que estar registrado no calendário de eventos da NICE.”

Ingrid Imanishi NICE

“O RPA Congress me proporcionou realizar um bench market e conhecer o status atual de ferramentas que eu já conhecia e que até inspiraram o meu próprio negócio. Notamos que há grande interesse por parte do público, que está em uma fase de estudo do tema.”

Renan Salinas Yank! Solutions

“Gostaria de agradecer e dar os parabéns para os organizadores do RPA Congress 2018 em São Paulo. Para mim, foi um prazer participar do evento e apresentar as tecnologias da ABBYY para o público brasileiro. O Congresso foi organizado perfeitamente e nos proporcionou uma oportunidade única de conhecer muitos especialistas interessados na colaboração benéfica. Além disso, o conteúdo das palestras foi muito útil e inspirador”. Maria Ilicheva ABBYY

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2018 MAI | INFORMATION MANAGEMENT

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2018 MAI | INFORMATION MANAGEMENT

Credenciamento RPA Congress São Paulo 2018

Anubhav Saxena

Estande Automation Anywhere e Smartforce

Vista da área da exposição do RPA Congress 2018

Antonio Almeida

Christian Alfim Marcondes

Estande Automate Brasil

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Vista da área da exposição do RPA Congress 2018

Estande Sicolos

Tarcisio Adamek

Fabiano Paulo

Público presente ao RPA Congress São Paulo 2018

Estande Resource

Maria Ilicheva

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2018 JUN | INFORMATION MANAGEMENT

Marcus Leite

Matt Broch

Estande Software AG

Vista da área da exposição do RPA Congress 2018

Estande Iprocess

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Espaço de Relacionamento e Negócios

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Kléber Rodrigues

Estande Totvs Consulting

Weslyeh Mohriak

Mauricio Castro

Público presente ao RPA Congress São Paulo 2018

Estande NICE

João Paulo Braga

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2018 JUN | INFORMATION MANAGEMENT

Estande ABBYY

Roberto Aran

Ingrid Imanishi

Público presente ao RPA Congress São Paulo 2018

Juliano Bastos

Claudio Teixeira

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Estande EY

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Luis Fernando Faria

Estande Yank Solutions

Estande WDG

Eduardo Britto

Flavio Bontempo

Vista da área da exposição do RPA Congress 2018

Público presente ao RPA Congress São Paulo 2018

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Estande Growtec

2018 JUN | INFORMATION MANAGEMENT

Da dir. para esq.: Fernando Chaves, Fernanda Nakamura, Maurício Castro e Alessandra Vieira

Estande IBM

Simony Pelicer de Oliveira

Espaço de Relacionamento e Negócios

Estande Net Br

Vista da área da exposição e Coffe do RPA Congress 2018

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Kleber Rodrigues e Bruna Veríssimo

Estande ITLab

Público presente à area de exposição

Público presente ao RPA Congress São Paulo 2018

Estande PEGA

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Sorteio

2018 JUN | INFORMATION MANAGEMENT

Ciab 2018

Congresso CIAB FEBRABAN reúne mais de 300 palestrantes para debater a Inteligência Exponencial Programação do tradicional fórum de tecnologia para o setor financeiro contará com a participação de especialistas em mais de 100 painéis

ão Paulo, 17 de maio de 2018 – Durante a realização do CIAB FEBRABAN – Congresso e Exposição de Tecnologia da Informação das Instituições Financeiras, nos dias 12, 13 e 14 de junho, o Congresso CIAB FEBRABAN, reunirá, no Transamérica Expo Center, em São Paulo, mais de 300 palestrantes que serão divididos em oito diferentes auditórios para debater a Inteligência Exponencial, com temas sobre inovações tecnológicas, transformações digitais e o futuro do sistema financeiro. No fórum estarão presentes especialistas nacionais e internacionais para discutir, por meio de diferentes abordagens, como o desenvolvimento de tecnologias como inteligência artificial, machine learning, blockchain, open banking e IOT implicam em constantes alterações no comportamento social,

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e como tais alterações podem rapidamente criar ou destruir negócios. A abertura oficial do congresso (12/06) terá a palestra de Candido Bracher, presidente do Itaú Unibanco, sobre Transformação Digital nos Negócios, com a moderação de Murilo Portugal, presidente da FEBRABAN. Outros destaques do primeiro dia do evento serão os debates sobre a visão dos líderes de mercado sobre os impactos do open banking, inteligência artificial e blockchain nas instituições financeiras - com presenças confirmadas de representantes da IBM, Facebook e Deloitte e moderado por Marcelo Frontini, Head de Digital do Bradesco; e como a robótica e a automação cognitiva transformarão a indústria de

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seguros – liderado pela Deloitte e com presença do COO da Bradesco Seguros, Curt Zimmermann. A relação entre finanças e sustentabilidade também será discutida no congresso (13/06), com destaque para o painel “As perspectivas do G-20 e das Nações Unidas sobre Finanças Digitais e Desenvolvimento Sustentável”, que abordará como as inovações das instituições financeiras e das fintechs favorecem o alinhamento do mercado com os objetivos do desenvolvimento sustentável. Ben Pring, diretor do Centro para o Futuro do Trabalho da Cognizant Technology Solutions, e coautor dos livros “What To Do When Machines do Everything” (2017) e “How the Digital Lives of People, Things, and Organizations are Changing the Rules of Business” (2014), fará a palestra de encerramento em que discutirá o “Futuro do Trabalho”. Durante os três dias de evento, o

público participante poderá, ainda, acompanhar as discussões lideradas por uma série de renomados keynote speakers, entre eles o diretor setorial de Tecnologia Bancária da FEBRABAN e diretor de Tecnologia do Banco do Brasil, Gustavo Fosse; a engenheira, empreendedora e filósofa futurista, Nell Watson; o futurista e humanista, CEO da Agência do Futuro, Gerd Leonhard; e o Q Offering Manager da IBM, Chris Schnabel.

O congresso também abordará temas sobre bancos internacionais, de investimento, comerciais e financeiras para executivos de corretoras e instituições que atuam no mercado de capitais, bancos internacionais, comerciais e instituições de crédito e financiamento. Assuntos como melhores práticas de mercado de câmbio e prevenção e combate à corrupção integram o ciclo de palestras. Para conferir a programação completa do congresso CIAB FEBRABAN, acesse: www.ciab. com.br ANOTE NA AGENDA: Congresso CIAB FEBRABAN Data: 12 a 14 de junho de 2018 Local: Ciab FEBRABAN Transamérica Expo Center (Avenida Doutor Mário Vilas Boas Rodrigues, 387 - Santo Amaro)

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2018 JUN | INFORMATION MANAGEMENT

OPINIÃO

Divulgação

O dilema de empresas no desenvolvimento de sistemas de informações

Tadeu Cruz

mbora a indústria de software seja poderosa e produza, literalmente, tudo que qualquer empresa precisa em termos de programas para computador, há, ainda, muitas empresas que querem desenvolver seus próprios programas e sistemas de informações. As grandes organizações, ainda possuidoras de mainframes, têm grandes corpos de especialistas na área de análise e desenvolvimento de sistemas, embora, também, gastem grandes somas de dinheiro adquirindo softwares de todos os tipos. O mais interessante é que velhos conhecidos meus, de quase 50 anos, continuam fazendo sucesso no mundo dos mainframes. É o caso do COBOL, para quem não conhece COBOL significa COmmon Business Oriented Language - Linguagem Comum Orientada para os Negócios, é uma linguagem de programação orientada para o processamento de banco de dados comerciais entre outras aplicações desenvolvidas em mainframes. A título de curiosidade, dia desses um amigo meu que mora em Chicago, mas é diretor nacional de vendas de uma empresa que desenvolve softwares procurava programadores em COBOL para trabalhar numa grande empresa no Wisconsin, USA. Mas, voltemos ao meu raciocínio sobre desenvolver sistemas “in house”. A maioria das empresas que precisam, ou querem, ou as duas coisas juntas, desenvolver seus próprios sistemas, começam pela contratação de um profissional, ou vários, da área buscando com isso atingir seus objetivos, nada menos do que desenvolver o melhor

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sistema. Creem, os responsáveis por estas iniciativas que tanto o profissional contratado como o sistema que será desenvolvido vai resolver todos os problemas da organização e aumentar sua produtividade e lucratividade. Infelizmente não é bem assim que a coisa funciona! Alguns desenvolvedores de sistemas que têm uma abordagem ultrapassada no quesito projeto de sistemas, geralmente sem a visão a percepção clara, presente e futuro, do negócio e das reais necessidades da empresa em termos de gestão, por isso procuram fazer sistema que executam tarefas e não processos como um todo. Em outras palavras, desconhecem a cadeia lógica necessária ao desenvolvimento de um sistema de informações. Estes profissionais estão preocupados em fazer o sistema pura e simplesmente, e por desconhecerem o sentido atual da palavra gestão (levando em conta que gestão tem como única missão o verbo comprometer-se com os resultados dos recursos geridos) evidentemente terão grandes dificuldades na entrega do produto ideal e necessário. Dessa forma os projetos ficam com tempo indetermi nado ou se tornam infinitos desenvolvimento, gerando altos custos e grandes dissabores para a organização como um todo. O resultado disso, depois de um bom tempo, é a famosa colcha de retalhos, que será remendada infinitamente! Depois de muita experiência como consultor da área de organização de processos e vendo que hoje sem isso as mesmas visões, conhecimentos reais,

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2018 MAI | INFORMATION MANAGEMENT

OPINIÃO

enfrentarão grandes problemas de sobrevivência, analisando causas e efeitos cheguei à conclusão que sistemas e processos devem caminhar juntos, como as duas pernas do ser humano, ou seja, onde uma vai a outra deve ir junto, ora uma na frente ora a outra. Há algum tempo criei uma metodologia para construir sistemas de informações que tem dado certo. O nome da metodologia é OPERAR, acrônimo de Organizar, Planejar, Executar, Revisar, Agir, Realimentar. OPERAR traduz os pontos que por princípio devem estar contemplados na criação de qualquer Sistema de Informações Gerenciais. Tecnologia da Informação e, mais especificamente, o desenvolvimento de Sistemas de Informações devem ter por base o princípio da motivação estratégica para que sejam eficazmente aproveitados. Mas, focar o desenvolvimento de Sistemas de Informações na motivação estratégica é suficiente para garantir que a essencialidade desses sistemas seja atingida? Qual a importância de fazer sistemas alinhados com os planos estratégico e operacional da empresa? Da forma como estou colocando a necessidade de um plano (qualquer que seja, repito), deve pressupor que a empresa deva ter tanto um plano estratégico quanto um plano operacional. Todavia, nós sabemos que não é assim. Na prática, as empresas, principalmente as pequenas e médias, não têm nenhum tipo de plano, operam ao sabor dos ventos e, infelizmente, dos humores de seus responsáveis. O que acontece então é que o próprio planejamento de informática acaba servindo de pano de fundo para outro plano maior de toda a organização, algo que não só distorce a necessidade como, principalmente, a realidade da

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parte operacional da empresa. Desenvolver ou comprar sistemas prontos deve ter por preocupação o alinhamento tanto estrutural, quanto conjuntural à empresa, qualquer que seja ela. Não é fácil criar SIGs alinhados com todas essas preocupações. Poderia listar aqui inúmeros motivos para exemplificar essa dificuldade. Entretanto, os mais comuns e constantes são: desorganização natural e extraordinária da empresa, desinformação dos usuários sobre a essência de sua própria atividade, inexistência de um mínimo de planejamento, tanto do dia-a-dia quanto de longo prazo etc. Planejar um Sistema de Informações Gerenciais requer necessariamente ter as seguintes preocupações: •

•

• • •

•

Organizar as necessidades que o sistema deverá atender, para que cada uma delas possa ser considerada dentro de um contexto de importância e prioridade. Planejar cada uma das soluções que serão proporcionadas pelo sistema com base na análise das necessidades. Projetar o sistema de informações. Desenvolver o sistema de informações. Revisar periodicamente a execução do plano para que as correções de rumo sejam feitas imediatamente para atender às necessidades. Agir sobre toda e qualquer ocorrência. Jamais esperar que as soluções aconteçam por geração espontânea. Realimentar o plano original, atualizando-o com as correções que forem necessárias.

Para não correr o risco de adquirir algo que não será usado pela empresa, é necessário usar Tecnologia da Informação como instrumento de suporte ao desenvolvimento da Organização, ou seja, a tecnologia a ser adquirida deve estar alinhada com o plano estratégico e diretamente ligada ao dia-a-dia da organização, como forma de garantir que cada processo e suas atividades sejam executadas da melhor forma possível com o suporte de TI. Qualquer sistema pode vir a ser desenvolvido porque foi previsto no planejamento estratégico um objetivo que só será alcançado se tiver um suporte eficaz por parte de alguma Tecnologia da Informação. O plano operacional, que é o desdobramento do planejamento estratégico, dará os parâmetros com os quais o sistema deverá ser criado. Por fim quero chamar a atenção para a necessidade de ouvir sempre os usuários, aqueles que vão utilizar o sistema de informação. Deming, como é mais conhecido, dizia que o desenvolvimento de um produto continuava depois que ele era entregue ao cliente, ou seja, que é justamente nas mãos do consumidor, usuário, cliente que o produto ganha significativas melhorias, aproveitandose das sugestões, reclamações e ideias proporcionadas por quem tem interesse na melhoria do produto. Deming ensinava que é preciso ouvir atentamente o consumidor para poder melhorar constantemente tanto o processo de fabricação quanto o produto em si mesmo. Por tudo que expus aqui, pense cuidadosamente, quando for comprar um sistema ou muito mais se decidir desenvolver internamente um para sua empresa.

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artigo

Josetti Capusso

JOSÉ GULHERMEJunqueira Dias de Souza Diretor da Metrofile Gestão da Informação e Colaborador de Conteúdo da Information Management

Os desafios da transformação digital em uma realidade empresarial baseada em processos em papel

ransformação digital é, sem dúvida, o grande desafio e objetivo de todas as organizações. Muito se tem falado e feito nesse sentido, o que, convenhamos, é essencial para o futuro dos negócios. Porém, essa transformação se depara com um mundo corporativo de processos essencialmente baseados em informações em papel e com um legado de documentos que se transformam, ao mesmo tempo, em um desafio de mudança de cultura corporativa, legislação e jeito de se fazer negócios que nortearam nossas vidas por séculos. Bilhões de ácaros a serem tratados A realidade da maioria das empresas ainda é um mundo baseado em papéis. Por mais que se tenha falado, discutido e planejado, o que vemos no dia-a-dia dos processos de negócios é o nosso velho conhecido papel como base para a maioria das transações informacionais. Notas fiscais, pedidos de compra, processos de pagamento, documentos de funcionários, documentos de alunos, prontuários médicos, processos de abertura de conta, processos de financiamentos, comprovantes de pagamento, contas de serviços públicos dentre muitos outros, ainda são impressos, distribuídos, duplicados e mantidos em papel. Milhões de caixas com arquivos de documentos ainda são armazenadas e continuam em franco crescimento. Bilhões de bits a serem tratados Ao mesmo tempo que os documentos em papel continuam em franco crescimento, mesmo que proporcionalmente em menor quantidade, a informação digital cresce de forma vertiginosa. São alguns quintilhões (unidade seguida de 18 zeros, ou 118) de bytes criados diariamente. Isso também nos leva a diversos processos já em formato eletrônico, alguns bem próximos à nossa realidade como

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o próprio imposto de renda, bancos que já aderiram processos de abertura de contas sem papel, processo eletrônico no judiciário, compensação de cheques pela imagem, prontuário eletrônico de pacientes, e-mails, facebook, instagram, fotos digitais, dentre tantos outros (felizmente). São fortes indícios de uma rápida migração para a utilização da tecnologia para o mundo sem papel e de uma disruptura que nos permitirá caminhar a passos largos, fazendo com que as organizações transformem drasticamente suas forças de trabalho e cultura para operar em um mundo digital. Será necessária uma greve dos scanners, bloqueando as estradas, para que tenhamos a lei da digitalização aprovada? Era uma vez...ou seja, já parece até uma lenda. Lembro dos meus primeiros anos de Infoimagem (e olha que já faz um bom tempo), que a palestra que mais atrai o grande público daquele congresso era a do Senador Sebastião Rocha que iria falar da lei que permitiria a digitalização de documentos e seu posterior descarte. Mais de 20 anos se passaram para que novo Projeto de Lei do Senado 146/2007 fosse aprovado pelo Plenário e encaminhado para a Câmara dos Deputados, onde agora tramita como Projeto de Lei 7920/2017. O texto prevê a possibilidade de eliminar o documento não digital após sua digitalização certificada. Os únicos documentos não digitais que devem ser preservados são os destinados à guarda permanente. A classificação da temporalidade dos documentos é feita pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça. E não nos surpreendamos, caso a lei venha a ser aprovada, como já aconteceu no passado, com a Lei 12.682/2012, que

na época ficou conhecida como a Lei da Digitalização, que teve, porém, todos os artigos que garantiriam o mesmo efeito jurídico aos documentos digitalizados vetados, ou seja, que sua validade legal tenha algum tipo de exigência de autenticação da imagem em Cartório, por exemplo! Vamos aguardar para ver. Os documentos e processos nato-digitais têm valor legal Embora abordar esse ponto seja falar mais do mesmo, não custa lembrar que a Medida Provisória 2.200-2 foi a primeira iniciativa governamental concreta tendente a regulamentar o documento eletrônico no país. A MP 2200-2/01criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) que tem por finalidade garantir, através do uso de certificados digitais, a “...autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica...” (art. 1º) de maneira que as declarações contidas nestes documentos se presumem verdadeiras em relação aos seus signatários (art. 10º). Tecnologias que permitem acelerar o processo de transformação digital A “Quarta Revolução Industrial” também mudará (e já está mudando), o futuro do trabalho e boa parte das crianças que hoje estão em escolas, provavelmente irão trabalhar em funções que atualmente não existem. Os modelos de negócios serão disruptivos, descentralizando a economia, com uma forte tendência para uma economia de compartilhamento. Caminho sem volta, a tecnologia continuará transformando, de maneira cada vez mais acelerada, nossas vidas, nossas organizações, nossas sociedades. Que essas mudanças nos afetem de forma positiva, melhorando nossa qualidade de vida, nossa medicina, nossa alimentação, nossa mobilidade, enfim, o bem-estar da humanidade.

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A transformação digital sustentada pela transformação na gestão documental

setor financeiro sempre teve o papel de locomotiva quando se trata de Tecnologia da Informação e tem sido o grande protagonista e investido pesado em todas as frentes para potencializar a transformação digital e manter e expandir sua base de clientes, ofertando produtos e serviços via aplicativos e plataformas digitais. E esta transformação teve início no momento em que as transações passaram a ser validadas de forma totalmente virtual, sem a presença física e sem papel. O uso de biometria, mensagens eletrônicas e senhas combinadas com registros de voz permitiram uma agilidade na validação de transações. Em 2016, uma norma do Banco Central deu sinal verde para o uso de imagens de documentos e com isso viabilizar de vez processos 100% em plataformas digitais. Abrir uma conta ou depositar um cheque da mesma forma que adquirir serviços financeiros passa a ser iniciada, validada e concluída via apps. E o pano de fundo desta transformação digital é bem claro: os consumidores se tornaram digitais, com uso massivo de aplicativos para praticamente qualquer atividade, levando as empresas a se transformarem com a adoção massiva de ferramentas digitais. E o que torna a transformação digital uma realidade é a adesão massiva de plataformas digitais por todos os segmentos do mercado. Muitos preveem um cenário de crescimento exponencial em investimentos digitais. Some-se a isso, big data, internet das coisas, inteligência artificial e automação via robôs e chegamos no cenário onde quem não estiver preparado com certeza tem seus dias contatos. O ecossistema corporativo e pessoal finalmente é digital. Porém, um fato importante a se destacar neste cenário é que o resultado desta transformação é a geração cada

INFORMATION MANAGEMENT | JUN 2018

vez maior de documentos que sustentam todas as transações e decisões operacionais, gerenciais e estratégicas. Toda a atenção e foco tem sido na capacidade de captar dados que aplicados em um contexto se transforma em informação, que analisada e processada embasa uma tomada de decisão. E o que se observa é que não há uma preocupação na geração de uma base de conhecimento explicita. Todo a base de conhecimento permanece tácita em grande parte. E isso por si só deveria ser uma grande preocupação pelo simples fato de que cada vez mais não há margem para erros. É o efeito borboleta potencializado pelas redes sociais. Lições não são aprendidas se não documentadas. Uma justificativa reside no fato de que a prioridade é o processamento análise de dados e informações e não gerenciar o conhecimento. E menos ainda para registrar e organizar o conhecimento em documentos. Documentos são evidências importantes para auditorias, relatórios de conformidade, processos jurídicos e base de conhecimento. Documentos que são de suma importância para conhecer melhor clientes, fornecedores e colaboradores através de contratos, prontuários, histórico de transações, relatórios, laudos, pareceres, formulários e dossiês. Trechos da publicação Conarq e-Arq Brasil disponível no site http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/ earqbrasil_model_requisitos_2009.pdf “Considerando-se que os documentos arquivísticos se constituem, primeiramente, em instrumentos fundamentais para a tomada de decisão e para a prestação de contas de órgãos ou entidades, e, num segundo momento, em fontes de prova, garantia de direitos aos cidadãos e testemunhos de ação,

faz-se necessária a adoção de procedimentos rigorosos de controle para garantir a confiabilidade e a autenticidade desses documentos, bem como o acesso contínuo a eles. Isso só é possível com a implantação de um programa de gestão arquivística de documentos.” “A gestão arquivística compreende a responsabilidade dos órgãos produtores e das instituições arquivísticas em assegurar que a documentação produzida seja o registro fiel das suas atividades e que os documentos permanentes sejam devidamente recolhidos às instituições arquivísticas.” outro fato importante é que mesmo em plena transformação digital, a presença de documentos em papel no ambiente corporativo ainda persiste e geralmente é associado a processos com baixa produtividade, sem controle e custos elevados. E fica claro que saber como eliminar ou reduzir o uso de documentos em papel, está no centro das discussões e é essencial na Transformação Digital. Porém, reduzir ou eliminar papéis de forma inadequada pode gerar mais problemas e custos. A Gestão de Conteúdos e Documentos Corporativos aplicados de forma inteligente e potencializados com todos os recursos e tecnologias atuais, tem como resultado a sustentação da transformação digital e a perenidade e crescimentos das organizações. E finalizando, profissionais como cientista de dados, estatísticos, matemáticos, programadores, analistas devem se juntar a profissionais da informação, cuja formação se baseia na Gestão Documental e na Organização da Informação. A transformação digital requer uma transformação na organização documental para potencializar seus benéficos e entregas.

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Josetti Capusso

Wilton Tamane é administrador de empresas especializado em sistema técnico em Eletrônica Industrial. Consultor da área de scanners e gerenciamento de documentos.

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