Ebook - Como Dominar o CIP

Autor: Jesse Wilkins Tradução: Carlos A. Bassi

COMO DOMINAR O NOVO CIP Certified Information Professional

Atualização do Programa CIP (Certified Information Professional) Resposta a todas às suas perguntas BOAS NOTÍCIAS!!

O exame CIP (Certified Information Professional) da AIIM (Association for Intelligente Information Management) foi atualizado. Nos últimos seis meses, um grupo de especialistas muito experientes revisou o exame, o programa e o treinamento CIP. Como toda mudança sempre vem acompanhada por dúvidas, então pensei em responder algumas que tenho certeza que você está perguntando.

Por que o CIP foi atualizado?

Toda certificação precisa ser revisada e atualizada de tempos em tempos à medida que as tecnologias, os processos e as melhores práticas são introduzidas, alteradas ou desativadas e, o CIP não é exceção.

Queremos garantir que o CIP continue a ser relevante e valioso para os indivíduos que detêm esta certificação e, para os colegas e organizações que se beneficiam de seu conhecimento e experiência.

Como foi conduzida esta atualização?

A abordagem geral dessa atualização foi enfatizar a importância dos problemas e dos resultados nos negócios. Queríamos garantir que cada tópico fosse tratado no contexto geral do negócio, em vez de nos aprofundarmos em um determinado processo ou tecnologia. Isso significa que, embora a cobertura dos tópicos do CIP possa ser semelhante em um determinado domínio, as questões do exame desse domínio se concentrarão nesses problemas e resultados nos negócios.

Quem é o público alvo do CIP atualizado?

Além de estar mais focado em questões e resultados nos negócios, os tópicos são abordados de forma mais estratégica. Por essa e outras razões, acreditamos que o público alvo será de profissionais mais experientes, com mais de 5 anos de experiência em pelo menos um domínio e, alguma exposição a alguns ou todos os outros domínios.

Que mudanças posso esperar no escopo do exame?

Quando começamos a planejar esta atualização, fizemos através do prisma do IIM (Intelligent Information Management). Acreditamos e compartilhamos há algum tempo que as organizações hoje precisam mais do que o ECM (Enterprise Content Management), o Content Services seria seu substituto segundo o Gartner. Essas são considerações importantes, mas insuficientes porque criam a impressão de que esses são problemas de tecnologia. O IIM (Intelligent Information Management) tem um componente de tecnologia, mas não é o mais importante. A tecnologia deve suportar as ações que as organizações precisam fazer para enfrentar os desafios atuais no gerenciamento de informações:

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• Modernizar seu conjunto de ferramentas de informação; • Digitalizar os principais processos organizacionais; • Automatizar o Compliance e Governança; • Explorar o Data Analytics e Machine Learning.

Também queríamos manter o planejamento na atualização do exame. Com um pouco de esforço de nossos especialistas no assunto, o escopo final do exame ficou assim: • Domínio 1 - Creating and Capturing Information • Domínio 2 - Extracting Intelligence from Information • Domínio 3 - Digitalizing Core Business Processes • Domínio 4 - Automating Governance and Compliance • Domínio 5 - Implementing an Information Management Solution O exame continua sendo rigoroso. Estamos finalizando as questões e configuração da pontuação e, planejamos lançar o exame atualizado em 01/06/2019. Nessa ocasião, o exame antigo será retirado, assim como fizemos em 2016 quando o exame atual foi lançado.

E se eu já for profissional CIP? 1. Se você é um profissional CIP em situação regular, você não precisa refazer o exame atualizado. Completando seus CEU’s (Continuing Education Units) e pagando sua taxa de renovação, seu status de CIP permanecerá inalterado. Falarei sobre algumas atualizações para os processos de renovação e reintegração em outro post em breve.

2. Estamos novamente afirmando nosso compromisso do programa CIP como a principal certificação de gerenciamento de informações que todos os profissionais da informação devem aspirar a alcançar. Se você já a obteve, continue a sentir orgulho dessa conquista.

3. Esperamos que você continue compartilhando o valor do CIP e o compromisso da AIIM com seus colegas, clientes, fornecedores e profissionais de informação. Se você tiver alguma dúvida sobre o exame, atualizações do programa CIP ou qualquer outra coisa relacionada ao CIP, visite o site da AIIM.

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DomĂ­nio 1:

Creating and Capturing Information

Espero que você tenha conhecimento que o exame CIP foi atualizado.

Então você deve estar se perguntando: • O que há de novo?

• O que mudou?

• O que você precisa saber para ter sucesso?

Como são questões importantes, pensei em analisar em detalhes cada um dos cinco domínios do novo CIP para ajudar a esclarecer qualquer dúvida. Vamos começar com este capítulo que se concentra no Domínio 1 - Creating and Capturing Information.

Domínio 1: Creating and Capturing Information O domínio Creating and Capturing Information engloba todos os diferentes tipos de informações e as características a serem consideradas na especificação de como armazenar, gerenciar e utilizar estas informações de forma efetiva nos processos de negócio.

Este domínio abrange: • Capturando Informações – começa com a análise de como as informações chegam nas organizações e a maneira mais eficaz de captura-la – de preferência de modo automatizado.

• Formatos de arquivo - aprenda sobre os formatos de arquivo mais comuns e, a importância de utilizar formatos abertos e baseados em padrões sempre que possível.

• Digitalização - compreenda o processo de digitalização de documentos em papel visando a escolha da estratégia mais adequada e, as etapas envolvidas na geração de imagens.

• Armazenamento - uma vez a informação presente, ela precisa ser armazenada em algum lugar. Sugestão: Se você puder dizer aos seus usuários "onde colocar suas coisas" (ou melhor ainda, automatizar onde e como suas coisas serão armazenadas em algum lugar), isso será de grande ajuda. Aprenda sobre as diferentes soluções, como repositórios e aplicações de sincronização de arquivos e compartilhamento e, ajude-os a entender o que e quando utilizar.

• Colaboração - o trabalho é um processo colaborativo, por isso gastamos um pouco de tempo em como fazê-lo de forma efetiva (Dica: não é através de e-mail), como gerenciar este processo e, o que considerar quando houver a colaboração através das fronteiras organizacionais e geográficas.

• Gestão do Conhecimento - analisamos a gestão do conhecimento como uma disciplina, com especial atenção em como identificar a pessoa certa para um perfil ou problema específico.

• Migração de conteúdo - como obter informações de um sistema para outro de forma eficaz? Duas coisas a considerar: o que será migrado - alguns ou todos os conteúdos e, como garantir que a migração foi bem sucedida e precisa?

Ao final do Domínio 1, você terá uma base sólida sobre como a informação é criada ou recebida pela organização, como e onde é capturada para que possa ser utilizada e gerenciada durante todo o ciclo de vida da informação.

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DomĂ­nio 2:

Extracting Intelligence from Information

Espero que você tenha conhecimento que o exame CIP foi atualizado. Para ajudar a responder suas dúvidas e esclarecer qualquer confusão, tenho abordado cada um dos domínios do novo CIP em uma série de postagens para explicar esta atualização: o que há de novo, o que mudou e como ter sucesso.

Extração inteligente é como obter um melhor entendimento das informações de sua organização usando uma variedade de ferramentas, técnicas e automações. Vamos dar uma olhada o que este domínio cobre:

Domínio 2: Extracting Intelligence from Information • Metadados: Mais do que “dados sobre dados”, os metadados fornecem o contexto necessário para entender as informações: como são usadas, como são gerenciadas e como são disponibilizadas aos usuários durante todo o seu ciclo de vida. Este é um dos três pilares da recuperação.

• Taxonomias: se os metadados compõem os tijolos da recuperação, as taxonomias são as plantas. As taxonomias formam o segundo pilar da recuperação, permitindo aos usuários procurar informações em diferentes repositórios e locais de armazenamento.

• Analytics / Machine Learning / Inteligência Artificial (AI): essas ferramentas e tecnologias formam o terceiro pilar da recuperação, extraindo conteúdos de documentos não estruturados e disponibilizando-os para outras ferramentas e processos. Eles também oferecem suporte significativo na automação de tarefas comuns de gerenciamento de informações como classificação e limpeza de arquivos compartilhados.

• Reconhecimento de Dados, Extração e Padronização: Esses recursos melhoram nossa capacidade de compreender imagens e documentos, além de melhorar significativamente a capacidade de recuperação de informações de negócio.

• Pesquisa: ter todas as informações disponíveis não ajuda a organização se os usuários não conseguirem.

Ao final deste domínio, você terá uma base sólida sobre como extrair valor dos diferentes tipos de informações e, como alavancar esses recursos no suporte às metas e objetivos do negócio.

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DomĂ­nio 3:

Digitalizing Core Business Processes

A digitalização dos processos de negócios é muito mais do que a digitalização de documentos em papel ou fluxos de trabalho. Envolve repensar os processos e resolver questões de como as informações são recebidas, processadas e geradas nestes processos. Envolve em repensar o trabalho na velocidade digital, implementando recursos que satisfaçam as expectativas do negócio e de seus clientes.

Domain 3: Digitalizando Processos de Negócios Introdução à Gestão de Processos de Negócios: Nós não mudamos os processos simplesmente porque estamos aborrecidos. As mudanças nos processos ocorrem devido às mudanças nos ambientes de negócio, legal ou técnico. Quaisquer que sejam as mudanças a serem introduzidas, será importante garantir que elas continuem a suportar os objetivos e metas do negócio e, reconhecer que o sucesso das mudanças depende muito mais de fatores humanos do que tecnológicos.

Análise de negócios: é importante entender o estado atual do negócio antes de fazer recomendações de mudanças. Obter e manter o suporte da alta gerência exigirá um entendimento do custo de fazer mudanças nos processos e, o custo de não fazer estas mudanças.

Fluxogramas: Fluxogramas são ferramentas simples, mas eficazes para ajudar na documentação dos processos de negócios existentes, identificar gargalos e outras necessidades e, redesenhar para serem mais efici8entes.

Solução de problemas e melhoria nos processos de negócios existentes: Depois de entender os problemas com os processos, podemos tomar medidas para modifica-los ou redesenha-los para maior eficiência. Isto pode incluir a introdução ou expansão no uso de processamento paralelo ou especialização de trabalho.

Selecionando a correta solução de automação de processos: diferentes processos de negócios se beneficiarão de diferentes abordagens técnicas dependendo de sua complexidade e de outros fatores.

Qualquer que seja a abordagem selecionada, será importante mensurar a eficiência dos processos de negócios para que ações corretivas possam ser tomadas quando necessário.

Robotic Process Automation: Esta é uma novidade em BPM, mas já está provando seu valor nos processos que possuam uma grande quantidade de entrada manual de dados entre sistemas. Essas soluções liberam os usuários para executar tarefas mais valiosas, inovadoras e que exigem criatividade.

Case Management: o gerenciamento de casos mescla recursos de gerenciamento de conteúdo e gerenciamento de processos para ajudar na gestão de todos os conteúdos associados a um incidente, requisição ou caso específico ao longo do processo de negócio.

Ao final deste domínio, você terá uma base sólida da análise e melhoria de processos, de como simplificar e automatizar os processos como suporte aos objetivos e metas do negócio.

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DomĂ­nio 4:

Automating Governance and Compliance

Este domínio é importante porque se concentra na conformidade e no risco do gerenciamento de informações. Embora o foco principal do gerenciamento inteligente de informações seja permitir e suportar as metas e os objetivos do negócio, ainda assim, é importante proteger as informações para minimizar riscos e responsabilidades. O desafio é que todas as políticas e procedimentos que você possa imaginar não ajudarão se eles não forem implementados e seguidos. Particularmente no caso do gerenciamento de registros, os usuários não são os gestores dos registros e não querem ser - eles querem se concentrar em suas responsabilidades principais do negócio. Além disso, eles não são treinados para realizar esses tipos de tarefas. Portanto, a melhor abordagem é simplificá-los e automatizá-los para que sejam relativamente transparentes aos usuários.

Este é o maior domínio individualmente no exame e, olhando para o seu conteúdo, não é de admirar.

Domain 4: Automating Governance and Compliance • Information Governance: é a estratégia que todas as demais disciplinas e métodos suportam. Mas esta estratégia ainda precisa se alinhar e suportar a estratégia do negócio. Comece avaliando o programa de governança da informação existente (se houver um) no contexto geral da organização, desenvolva uma estratégia de governança e, em seguida, construa ou otimize práticas de governança da informação para promover práticas eficazes de gestão da informação.

• Records Management: para muitas organizações, apenas um pequeno percentual das informações necessita ser formalmente gerenciada como registros. Mas estes são os ativos mais importantes porque documentam estratégias, decisões e responsabilidades financeiras e legais. Os profissionais da informação devem conhecer como determinar se algo é um registro e como gerenciá-lo durante todo o ciclo de vida da informação, incluído como eliminá-los no final do ciclo.

• Segurança da Informação: profissionais da informação desempenham um papel fundamental no balanceamento de requisitos de segurança e de negócios e precisam conhecer como práticas comuns de segurança da informação podem impactar de forma efetiva no gerenciamento de informações. Isso significa compreender ferramentas como acesso baseado em perfil, redaction e criptografia, quando e como usá-las de maneira eficaz.

• Privacidade e Proteção de Dados: Parece que todo dia surgem notícias de violação de dados. Mas as violações de dados são quase sempre evitáveis. Ao mesmo tempo, legislações em todo o mundo estão obrigando as organizações a entender o que são dados pessoais e, como protegê-los e gerenciá-los de forma apropriada. Organizações que adotarem os princípios do Privacy by Design, seguirem práticas eficazes de gestão do ciclo de vida das informações e, coletarem apenas o que necessitam pelo tempo necessário, serão menos prováveis de sofrer violações e infrações.

• Preservação Digital: a informação deve ser gerenciada durante todo o seu ciclo de vida. Para alguns tipos, esse ciclo pode ser medido em décadas, séculos ou ... mais ainda. As organizações precisam entender o que possuem, onde estão os riscos e, tomar as ações apropriadas para garantir que possam acessar as informações por tanto tempo quanto o negócio exigir.

Ao final deste domínio, você terá um sólido entendimento de como desenvolver e implementar uma estrutura e programa de governança da informação, como gerenciar as informações de forma eficiente e segura ao longo de todo o seu ciclo de vida e, como garantir o acesso às informações digitais por um longo prazo.

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DomĂ­nio 5: DomĂ­nio 2:

Implementing an Information Management Solution

Terminamos esta série analisando como implementar um programa de gerenciamento de informações.

Um programa vai além do que apenas tecnologia, embora isso seja frequentemente uma parte da solução geral. Também avalia o estado atual da organização, realiza o business case para a mudança, e especifica uma solução que suporte e ative as metas e objetivos do negócio.

Domain 5: Implementing an Information Management Solution • Estratégia de Gestão de Informações: qualquer iniciativa de gestão de informações precisa suportar as metas da organização. A estratégia deve abordar o impacto das iniciativas na forma de trabalho, como os processos de negócio podem ser afetados, os papéis e responsabilidades pelas iniciativas e, os resultados da avaliação técnica e do negócio.

• Caso de negócio da Gestão Inteligente de Informações: identifica os benefícios esperados da iniciativa e serve como linha base para implementação de melhorias. Segundo a premissa de que não é possível gerenciar o que você não mede, um dos principais resultados do caso de negócios é identificar os indicadores de desempenho e os fatores críticos de sucesso que suportarão as melhorias.

• Requisitos de negócios para a Gestão de Informações: os requisitos servem para identificar e documentar como a solução atenderá às necessidades da organização - o que está incluído na implementação e o que pode ser deixado para uma etapa subsequente. Também, comparamos ambientes local versus nuvem a partir da perspectiva dos requisitos de negócio.

• Projeto e implementação: Embora todas as implementações sejam diferentes porque cada organização é diferente, algumas etapas são comuns e precisam ser incluídas dentre as quais, projeto, desenvolvimento, implantação, piloto, preparação e liberação para operação.

• Gestão de Mudanças: A maioria dos projetos falham devido a erros humanos ao invés de problemas técnicos. A gestão de mudanças começa quando o projeto se inicia. Embora diferentes públicos recebam mensagens diferentes em diferentes momentos, a gestão de mudanças deve ser um processo contínuo para que as iniciativas sejam bem-sucedidas.

Ao final deste domínio, você terá um sólido entendimento de como desenvolver e implementar uma solução para gestão de informações, desde a estratégia e pelas atividades de implementação e pós-implementação.

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BIOGRAFIA Jesse Wilkins

CIP, CIPP/US, CRM, IGP, edp Sou consultor de tecnologia e gestão com mais de 20 anos de experiência como usuário final, instrutor, consultor e provedor de soluções.

Palestro e escrevo extensivamente sobre tópicos de gerenciamento de informações.

Atualmente, desenvolvi e gerencio o programa de certificação Certified Information Professional (CIP) na AIIM. Anteriormente na própria AIIM, desenvolvi conteúdos educacionais sobre vários tópicos relacionados à gestão de informações.

Tenho uma experiência significativa no desenvolvimento de cursos educacionais com mais de 20 horas de conteúdo, incluindo atividades de aprendizado e estudos de caso.

Carlos A. Bassi

CBPP Red Seal, CIP, CDIA+, BPMs, BPMp, ECMs, ECMp, Business Transformation, Diretor da INFORMSYS Tenho 35 anos de experiência em tecnologia da informação.

Expertise na transformação de processos de negócio e informações com tecnologias, soluções e metodologias inovadoras e ágeis, na automação e racionalização de processos, visando agregar valor como aumento da produtividade, melhoria na experiência de clientes e consumidores e redução de custos.

Atuo em organizações dos setores Financeiro, Segurador, Saúde, Industrial, Serviços e Governo.

Instrutor em programas de certificação e formação de tecnologias e metodologias envolvidas na transformação digital das organizações.