Document Management - 02 by Guia Information Management

Ano 1 - Número 2 - Outubro de 2007 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

Storage e Segurança JUSTIÇA DIGITAL

Uma Aliança vital para as informações

Sistema elimina papel e ganha eficiência

Hospital São Luiz busca gestão documental plena Capa_02.indd 1

18.10.07 12:48:57

INTEROPERABILIDADE É SIMPLES. É TER A LIBERDADE DE TRABALHAR NO SQL OU NO EXCEL E APRESENTAR TUDO EM POWERPOINT. RESUMINDO: SEUS DADOS PASSAM DE UM PROGRAMA PARA O OUTRO E O QUE SOBROU DE TEMPO FICA PARA VOCÊ.

Untitled-1 2 613121_Microsoft_420x280.indd 1

15.10.07 02:24:40

O pacote Office 2007 permite que você use as funcionalidades de todos os programas de forma integrada. Isso porque ele usa o formato aberto (Open XML), que cria novas oportunidades de interoperabilidade. Assim você economiza tempo, otimiza prazos construindo pontes entre os programas, enfim, consegue sair um pouquinho mais cedo do trabalho. Isso tudo porque ele consegue criar rapidamente documentos a partir de diferentes programas, com extração e reutilização automática de conteúdos, além de simplificar o intercâmbio de dados entre os programas do Microsoft Office e os sistemas de sua empresa. Desse modo, você aumenta sua produtividade, trabalhando com informações de forma mais rápida e no ambiente que você escolher.

Saiba como a versatilidade do formato XML pode habilitar você a estar sempre pronto para crescer, dia após dia. www.codeplex.com/NDOS/ e http://openxmldeveloper.org

Untitled-1 3

Os: 613121

Form: 420x280

15.10.07 02:24:43 Operador: Rodrigo 11.10.07 02:50:03

NESTA EDIÇÃO www.docmanagement.com.br DIRETOR

Eduardo David eduardo@editoraguia.com.br EDITORA

Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br DEPARTAMENTO COMERCIAL

Deborah Paula

deborah@editoraguia.com.br GERENTE DE PROJETOS

Arnaldo David

david@editoraguia.com.br ARTE E DIAGRAMAÇÃO

Flávio Della Torre

Flavio.dellatorre@gmail.com ILUSTRAÇÃO

Spacca

spacca@terra.com.br FOTOGRAFIA

Josetti Capusso jcapusso@terra.com.br TRADUÇÃO

Maria Carolina Morell Gonzalez CONSELHO EDITORIAL José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Sônia Stropa , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro , Cássio Vaquero , Roberto Brant, Roberto Prado, Ênio Salú, Mauricio Alfonso , Paulo Sérgio Carneiro, Lincoln de Assis Moura, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, e Válber Azevedo. CONTATOS

Administração: administracao@editoraguia.com.br Redação: redacao@editoraguia.com.br Publicidade: publicidade@editoraguia.com.br IMPRESSÃO

Copy Press DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais. DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista. Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111 DOCUMENT MANAGEMENT és una publicación de la Casa Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada en portugues y español y direccionada a ejecutivos de los sectores de Administración y Finanzas, Tecnologia de la Información, Centros de Documentación, Proyectos, Marketing y Comercial de las 8.000 medianas y grandes empresas en los ramos de actividad como Gobierno, Bancos y Aseguradoras, Salud, Educación, Jurídico, Transportes, Ingeniería y Construcción, Indústria, Servicio, entre otros, en Brasil y más: Argentina, Chile, Paraguay, Uruguay, Colombia, Venezuela y Mexico. Su editorial enfoca las Nuevas Tecnologias, Procesos y Soluciones en la Gestión de Documentos y Contenidos Corporativos, siempre con una visión empresarial, contribuyendo con el desarollo y con el crecimiento del Mercado, de los Negócios y de los Profesionales. DOCUMENT MANAGEMENT no és responsable por el contenido de los anúncios publicados. Los conceptos de los articúlos firmados reflejan la opinión de sus autores, no necesariamente la de la Revista. Todo el contenido de DOCUMENT MANAGEMENT és de libre reproducción desde que citada la fuente. Todos los derechos reservados. Subscripción Anual (seis ediciones). Brasil R$ 108,00. Otros paises: U$ 140,00. Informaciones: assinaturas@editoraguia.com.br o Tel: 55-11-3392.4111

EDITORA GUIA DE FORNECEDORES LTDA

6 Entrevista

Carlos Eduardo Fonseca, ‘Karman’, diretor de Tecnologia da Febraban e CIO latino-americano do ABN Amro Real, fala na entrevista sobre as perspectivas da gestão documental, em seu segmento.

11 Síntese

Aqui as principais notícias do mercado

18 Judicário sem Papel

A publicação da Lei 11.419 de dezembro 2006, autoriza a informatização do processo Judicial e desde junho passado foi inaugurado em São Paulo o primeiro Fórum totalmente informatizado, colocando o Poder judiciário rumo a um modelo que não utilizará mais papel.

24 Storage e Segurança

O mercado de Storage transformou-se nos últimos anos, deixando de significar o simples armazenamento de dados em um espaço fechado, para significar a disponibilização de dados em rede. Em tempo de vazamentos de informações, hackers e roubo, a necessidade de proteger as informações importantes cresceu e é vital para os negócios.

34 Case São Luiz

Como um dos hospitais de referência no Brasil está implementando a gestão documental com a parceira da P3 Image, empresa especializada na guarda gerenciada de documentos.

38 Case Coren-CE

Do nordeste para todo o Brasil, o modelo de digitalização de documentos do Conselho de Enfermagem do Ceará é um bom exemplo da gestão documental acessível a todas as áreas.

44 Eventos

Aqui os vários eventos mostram as inovações e perspectivas do segmento de gestão documental no Brasil.

52 Mercado

Os mais recentes lançamentos em produtos e serviços à disposição dos leitores.

58 Canal Executivo

Conheça mais de perto o que a Hitachi tem a oferecer para o mundo da gestão documental.

Rua Anhanguera, 627 01135-000 - São Paulo/SP - Brasil Tel/Fax: 5511 3392-4111 www.editoraguia.com.br

Document Management

editorial_02.indd 4

18.10.07 01:58:05

EDITORIAL

Novos tempos para a Gestão de Documentos Joseti Capusso

om a chegada da revista Document Management abrimos um espaço novo para as empresas que atuam no segmento de gestão documental. Sua receptividade não poderia ser melhor. Por meio de cartas, emails e reuniões percebemos, o quão acertada foi a decisão de criar este canal para as empresas e especialistas deste mercado. Descobrimos em nossas andanças que há muito a ser discutido e essa é, sem dúvida, a nossa proposta: um espaço democrático, aberto e livre para expressão de opiniões, porém antes de tudo, um espaço para dar visibilidade ao que está acontecendo de novo, as tecnologias, os encontros e todo o universo que existe no mundo da gestão de documentos. Nesta edição, os leitores poderão acompanhar o que está acontecendo no mercado de Storage e Segurança, um gap vital dentro do ciclo de vida das informações. Outra matéria de destaque, conta como o Judiciário brasileiro está se modernizando, ao eliminar o papel e utilizar a tecnologia em benefício da população. Contamos também, as experiências do Hospital São Luiz de São Paulo que iniciou um processo de guarda gerenciada de documentos, disponibilizando informações via web e iniciando um processo de gestão de documentos que abrange as três unidades de atendimento do grupo. De outro lado, uma experiência simples que resultou num modelo que poderá ser aplicado em todo o Brasil. O Coren do Ceará ( Conselho Regional de Enfermagem) num projeto piloto, realizou a digitalização de documentos e passou a atender seu público por meio da aplicação de tecnologia e de maneira mais rápida e eficiente. A

Experiência poderá se transformar no modelo a ser empregado por todos os Conselhos Regionais em todo o país. Muitas notícias de mercado estão na pauta dessa edição, assim como os principais eventos do último mês como o EMC Fórum e a InfoImagem 2007, trazendo os principais lançamentos e novidades da área. Agradecemos as cartas e emails com desejos de sorte e sucesso, e desejamos igualmente, que o mercado de Gestão Documental cresça e ocupe o lugar de destaque que merece. Boa Leitura!

Susana Batimarchi Editora

Las nuevas épocas para la gerencia del documento Con la llegada del Document Management abrimos un espacio más grande para las compañías que actúe en el segmento y la gerencia documental. El receptividad del vehículo no podía ser mejor. Por medio de letras, de email y de reuniones que percibimos, hizo derecho era la decisión para crear este canal para las compañías y los especialistas de este mercado. Descubrimos en los nuestros encuentros que tiene muy ser discutido y ésta es, sin duda, nuestra oferta: un espacio democrático, abierto y exime para la expresión de opiniones, no obstante, de un espacio para dar la visibilidad cuál es suceso de nuevo, de las tecnologías, de la reunión y de todo el universo que exista en el mundo de la gerencia del documento. En esta edición, los lectores podrán seguir que está sucediendo en el mercado del Almacenaje y Seguro de la información, un boquete vital del ciclo de la vida de la información. Otra sustancia di prominencia cuenta pues el brasileño judicial su modernización, al eliminar el papel y con la tecnología en la ventaja de la población. También contamos las experiencias del hospital São Luiz de São Paulo que iniciaron un proceso del protector manejado del documento. De otro lado una experiencia simple que dio lugar a un modelo que se podría todos aplicar en el Brasil. El Coren del Ceará (Consejo Regional del Oficio de Enfermera) en un piloto del proyecto llevó con el digitalización de documentos y comenzó a tomar cuidado de su público por medio del uso de la tecnología adentro más rápido y la manera eficiente que podrá ser el modelo en todo el consejo regional en el país. Muchos aviso del mercado están en la pauta de esta edición, así como los acontecimientos principales del mes pasado como el foro EMC, Infoimagem 2007 , trayendo los launchings principales y las nuevas características para el área. Agradecemos a las letras y a los email con deseos de la suerte y del éxito y deseamos igualmente que el mercado de la gerencia documental crece y ocupa el lugar de la prominencia que merece. ¡Buena lectura! Susana Batimarchi Editora

Document Management

editorial_02.indd 5

18.10.07 01:58:20

ENTREVISTA

A Locomotiva da Tecnologia

DM- Na sua opinião, o setor bancário pode ser considerado um dos maiores incorporadores de tecnologia do mercado, no Brasil, especialmente no que diz respeito a Gestão de Documentos? De certa forma pode sim. Foram os bancos os primeiros a se utilizarem de tecnologias emergentes como a do microfilme. E em função de perseguir como ideal uma melhor prestação de serviços ao usuário final, que é o correntista, os bancos de forma geral, utilizam todo o arsenal tecnológico disponível para este fim. Mesmo porque a tecnologia possibilita também agilidade interna da administração que é fundamental para a atividade. DM- Recentemente, foi divulgado que a partir de 2008 toda documentação utilizada

pelos bancos será digitalizada, mas isso já não acontece? Grande parte dos bancos já estão microfilmando e digitalizando, seus documentos e cheques simultâneamente, porque ainda não existe uma legislação específica que cubra totalmente o processo de digitalização. Existem alguns setores de atuação que estão cobertos pela legislação. Por exemplo, quando foi criado o sistema de Chaves Públicas para Certificação Digital (assinatura Digital), ficou regulamentado que todo o sistema de assinatura de contratos de câmbio pelo Banco Central, ocorresse dessa forma. Assim, mesmo que até lá, (2008) não ocorra uma mudança na legislação é bem provável que os bancos passem a fazer uso cada vez maior desta tecnologia. DM – Então ainda é preciso que haja uma

Divulgação

O setor bancário no Brasil tem se caracterizado por ser um precursor no uso de novas tecnologias. Foram os bancos os primeiros a incorporarem o sistema de microfilmagem, por exemplo, no início dos anos 70. Na seqüência também foram os bancos que incluíram em seus processos, a segurança, recuperação e controle no fluxo além do uso das informações. Hoje já estão iniciando procedimentos que empregam dispositivos móveis para transações comerciais. Carlos Eduardo Fonseca, ‘Karman’, diretor de Tecnologia da Febraban e CIO latinoamericano do ABN Amro Real, fala nesta entrevista, sobre esta evolução e também sobre as perspectivas da gestão documental, em seu segmento.

legislação para que isso ocorra? De maneira geral não, porque é um sistema empregado internamente então a digitalização das imagens dos documentos é um procedimento, um meio de dar agilidade aos processos. Porém, a substituição da microfilmagem de maneira geral, ainda é matéria para um estudo e necessita de uma legislação específica. Hoje, os bancos são obrigados a microfilmar por exigência legal mas digitalizam seus documentos ao mesmo tempo . A digitalização proporciona facilidade em pesquisa e acesso muito mais rápido. E permite uma pesquisa muito mais flexível e dinâmica que o microfilme. Os bancos estão trabalhando com esta dualidade, tanto para a otimização do serviço interno, quanto para otimização do serviço ao cliente.

Document Management

entrevista_02.indd 6

18.10.07 02:03:01

DM – Pode-se então prever que o sistema bancário caminha para uma menor utilização do papel? A fronteira que estamos chegando hoje é que através do internet bancking permite que os usuários busquem não só os extratos das contas, como também as imagens dos seus cheques e seus próprios documentos envolvidos nestes lançamentos. Isso é o futuro. Caminha-se para se ter toda a documentação envolvida na movimentação das contas dos clientes como também, sem dúvida nenhuma, de todos os contratos armazenados, que venham ocorrer em meios digitais. O que devemos buscar são as formas mais simples e racionais de fazer todo este processo.

DM- A certificação digital , neste caso, seria utilizada para garantir a autenticidade dos documentos, que é um fator importante? Sim, a certificação seria uma delas. São várias as alternativas disponíveis para garantir um alto nível segurança aos documentos digitalizados. Acredito que a questão agora é finalizar o texto da legislação e colocá-lo em uso.

DM - Isso não seria uma idealização ou está num futuro distante da nossa realidade? Não é idealização porque os bancos já utilizam muito os meios digitais. Isso é uma tendência de futuro e é um fator fundamental para racionalização dos processos dos bancos.

O Brasil está bem avançado no uso de tecnologias que envolvem a transformação dos documentos em papel para os meios digitais

DM - O que falta para se chegar a uma legislação que regulamente o uso dos documentos digitais? Existem vários projetos no Congresso Nacional sobre isso. Um dos pontos fundamentais diz respeito a segurança das informações e a responsabilidade pela guarda destes dados. Existem muitos interesses envolvidos nesta discussão e, com certeza, este tem sido um dos pontos mais debatidos no momento. Está-se chegando a um ponto de convergência e julgo que logo os congressistas deverão chegar a um acordo para a finalização desta legislação. DM – Na sua opinião, com base numa legislação especifica e o uso de tecnologias esta transição poderá ocorrer sem grandes problemas? Hoje, a tecnologia garante que a digitalização de documentos seja tão segura quanto o microfilme. Não há porque uma coisa valer para o microfilme e não valer para o processo de digitalização. A tecnologia é atualizada, mas pode variar deste um esquema de mídias não regraváveis ou simulares. Na prática, o processo é igual tanto para microfilme, quanto num processo digitalização de um arquivo óptico. Ambos podem apresentar os requisitos presentes nos termos de abertura e encerramento. Ou também podem ter um novo sistema baseado em técnicas de certificação digital.

DM- A questão da virtualização do papel é um fenômeno tipicamente brasileiro ou acontece em outros países?

Acredito que o Brasil está bem avançado no uso das tecnologias como um todo. Este dilema que ocorre na transformação do papel para o digitall também acontece nos outros países, haja vista que até o atentado de 11 Setembro nos Estados Unidos, todo o processamento de cheques era feito em papel. Com tempos de compensação de cheques, bem maiores que aqueles já utilizados aqui no Brasil. Foi somente naquela altura da história, que em relação a cheques, se formalizou uma legislação para este fim, permitindo o processamento através de imagens. Desde então isso vem migrando gradativamente. Hoje uma parte substantiva da compensação dos cheques americanos é feita através de imagens. Os Estados Unidos é um dos grandes, senão o maior usuário de cheques no mundo. O Brasil deve estar entre o segundo e terceiro lugar nesta escala mundial.

DM - De que forma, as imagens impactam os bancos? Sem dúvida, na prestação de serviços. Quando a prestação de serviços é feita com imagens, ela já é bastante diferenciada. Tanto que a maioria dos grandes bancos brasileiros, estão prestando este serviço, mesmo sem regulamentação. Porque o acesso a informação do documento é muito mais rápido. Para manter os microfilmes há necessidade de se manter também um arquivo, um índice para se ver em que documento o microfilme está, depois procurar o documento no microfilme, etc. Enquanto que, no processo digital a indexação é praticamente automática. Isso é importante para fornecer informações aos clientes e fornecedores, ou mesmo, para efeitos de auditoria interna dos bancos, e também, para atender as legislações internacionais como Sarbane Oxsley e Basiléia II. Enfim, é muito mais ágil para acessar toda esta documentação que os bancos precisam manter disponíveis. Quando todo este volume de documentos é mantido em microfilme ou em pastas em papel, o acesso fica muito difícil. E é natural, nesta evolução, que quando arquivados digitalmente, se dá um salto na prestação de serviços, e uma velocidade na informação aos clientes, fantástica. DM – Esta transformação integral tem data para ocorrer? Os grandes bancos estão caminhando a passos largos, rumo a digitalização integral de seus documentos. Este fato impacta mais a população que tem um serviço mais rápido e de melhor qualidade.Internamente a racionalização dos processos também representam uma vantagem muito grande Isso tudo, exige investimentos grandes em equipamentos de captura de imagens, ou seja, em hardware e software . Muitos já fizeram estes investimentos ou estão fazendo. Porém, o caminho é inexorável, dada velocidade com que vem acontecendo esta transformação. Todo este processo se acelerou muito nos últimos dois anos e é fato, que quando os grandes bancos iniciam um processo, os demais tendem a acompanhar, pois há também, uma grande concorrência pelo cliente. Esta competição leva a uma modernização dos serviços . Ninguém quer ficar para traz . DM – Fazendo uma análise do que aconteceu no Brasil em relação ao uso de novas tecnologias. Para o Senhor, é possível que o uso de tecnologias de ponta sejam refletidas e possam se expandir para outros segmentos do mercado?

Document Management

entrevista_02.indd 7

18.10.07 02:03:10

ENTREVISTA Quando os bancos começam a trabalhar com contratos e o gerente do banco realiza todo o procedimento, através de um sistema automático, digitalizando documentos, com assinaturas digitais e evitando o processamento de papel. Quase que automaticamente outros bancos passam a empregar a mesma tecnologia. Os clientes vão se acostumando com o processo e passam a implantá-los em seus próprios megócios. Veja, por exemplo, o uso dos cartões. Mas, isso ocorre em vários usos da tecnologia como das câmaras digitais, aconteceu o mesmo. As novas tecnologias vão permeando a sociedade. Culturalmente e afetam também todas as áreas de atividade dos negócios. DM- Quando o Senhor acredita que todo este processo de transição de documentos deverá estar concluído? Com certeza até 2010 deverá estar bastante disseminado, mesmo que ainda não haja uma legislação ,porque a melhoria dos serviços é muito grande. O microfilme tende a ser substituído pela digitalização e a partir disso, o que precisamos garantir é a inviolabilidade destas informações e para se ter um uso mais extenso na sociedade com eficiência, é preciso a padronização. Para isso, já existem grupos de trabalho na ABNT e na própria Febraban, no sentido de normalizar estas práticas. É muito importante que um documento que está num banco possa ser lido em outro banco, pelo Banco Central ou pela fiscalização da Receita Federal. Para que isso aconteça , é preciso controles que devem estar previstos na legislação e nas comissões governamentais ou não. Quando o governo exige que estas informações fiquem arquivadas por 25 anos. É preciso ter imagens destes documentos que durem por este período ou mais e que possam ser lidas a qualquer instante. Padrões e processos de leitura, precisam estar disponíveis. De nada vale que se tenha estas informações e daqui há alguns anos, não possam ser lidas. É preciso também garantir a recuperação da informação no tempo, sua preservação. Isso exige normas técnicas bem definidas, padrões e processos definidos Este é o desafio que temos pela frente . Todo este processo precisa ser construído e está sendo construído de uma maneira ou de outra. O uso da tecnologia ajuda para que os bancos tenham serviços melhores, mais simples e cada vez mais baratos. Só vamos ter sucesso ao atingir estas três metas.

Entrevista

La Locomotora de la Tecnologia El sector bancario en Brasil se caracteriza por ser precursor en el uso de nuevas tecnologias. Fueron los bancos los primeros a utilizar el sistema de microfilmaje, por ejemplo, en el inicio de los años 70. Dando seqüência, también los bancos estan insertando procesos de seguridad, recuperación y contról en el flujo y uso de las informaciones y ya estan iniciando procesos que emplean aparatos móbiles para transaciones comerciales. Carlos Eduardo Fonseca, ‘Karman’, director de Tecnologia de la Febraban (Federación Brasilera de Bancos) y CIO latino-americano del ABN Amro Real, comenta en esta entrevista sobre la evolución y también sobre las perspectivas de la gestión de documentos, en su fracción del mercado. DM- En su opinión, el sector bancario puede ser considerado uno de los sectores que más se utiliza de tecnologia del mercado en Brasil, especialmente a lo que se refiere a Gestión de Documentos? De cierta forma, si se puede. Fueron los bancos los primeros a utilizar tecnologias como el microfilmaje. En función de perseguir como ideal una mejor prestación de servicios al usuario final que és el cliente, los bancos de manera general utilizan todo el arsenal tecnologico disponíble para este fin. Aún porque la tecnologia posibilita también agilidad interna de la administración que és fundamental para la actividad. DM- Recientemente, se divulgó que a partir de 2008 toda la documentación utilizada por los bancos será digitalizada, pero eso ya no ocurre? Gran parte de los bancos ya estan microfilmando y digitalizando sus documentos y cheques simultaneamente, porque todavia no existe una legislación especifica que cubra totalmente el proceso de digitalización. Existen algunos sectores de actuación que estan cubiertos por la legislación. Por ejemplo, cuando fue creado el sistema de “Chaves Públicas para Certificação Digital” (Firma Digital), se reglamentó que todo el sistema de firma de contratos de cambio por el Banco Central, fuera de esa forma. Aún que, hasta allá no ocurra una mudanza en la legislación, és bien probable que los bancos pasen a hacer uso cada vez mayor de esta tecnologia. DM – Entonces todavia és necesario haber una legislación para que esto ocurra? De manera general no, porque és un sistema empleado internamente, entonces la digitalización de las imagenes de los documentos és un procedimiento, un medio de dar agilidad a los procesos. Pero la sustitución del microfilmaje de manera general todavia és materia para un estudio y necesita de uma legislación especifica. Hoy los bancos son obligados a microfilmar por exigencia legal pero digitalizan sus documentos al mismo tiempo. La digitalización proporciona facilidad en la búsqueda de datos y un acceso mucho más rápido. Permite una investigación mucho más flexible y dinamica que el microfilmaje. Hoy los bancos

estan trabajando, tanto para la optimización del servicio interno, como para la optimización del servicio a los clientes. DM – Se puede, entonces, prever que el sistema bancario camina para una reducción de la utilización de papel? La frontera a que estamos llegando és que a través del internet banking, los usuarios busquen no solamente el resumen de sus operaciones bancarias como también las imagenes de sus cheques y sus propios documentos envueltos en esos lanzamientos. Eso és el futuro. Se camina para tener toda la documentación envuelta en las operaciones de las cuentas bancarias de los clientes como también, sin ninguna duda, de todos los contratos almacenados, ocurriendo en medios digitales. Lo que debemos buscar son las formas más simples y racionales de hacer todo este proceso. DM- Pero la cuestión del papel virtual és un fenómeno tipicamente brasilero o pasa en otros paises? Creo que Brasil está bién avanzado en el uso de tecnologias. Este dilema que ocurre en la transformación del papel para lo digital también pasa en otros paises, visto que hasta el atentado del 11 Septiembre en Estados Unidos, todo el procesamiento de cheques era hecho en papel. Con tiempos de compensacíon de cheques, bien mayores que los ya utilizados aqui en Brasil. Fue solamente a esa altura de la história, que en relación a cheques, se formalizó una legislación para ese fin, permitiendo el procesamiento a través de imagenes. Desde entonces eso viene migrando cada vez más. Hoy en dia, una gran parte de la compensación de cheques americanos és hecha a través de imagenes. Estados Unidos és uno de los grandes, si no de los mayores, usuarios de cheques del mundo. Brasil debe estar entre el segundo y el tercero lugar en esta escala mundial. DM- Cuando Usd. cree que todo este proceso de transición de documentos deberá estar concluido? Con seguridad hasta 2010 deberá estar bastante diseminado, aún que todavia no haya una legislación, porque la mejoría en los servicios és muy grande. El microfilmaje tiende a ser sustituido por la digitalización y a partir de eso, lo que precisamos garantizar és la seguridad de las informaciones, y para tener un uso más extenso en la sociedad, con eficiencia, és una reglamentación. Para eso, ya existen grupos de trabajo en la ABNT (Asociación Brasilera de Normas Tecnicas) y en la propia Febraban. De nada vale que se tenga estas informaciones y de aqui algunos años, no se puedan leer. És necesario garantizar también la recuperación de la información con el pasar del tiempo, su preservación. Eso exige normas tecnicas bien definidas, reglas y procesos definidos. Este és el desafio que tenemos por delante. El uso de tecnologia ayuda a que los bancos tengan servicios mejores, más simples y cada vez más baratos. Solamente tendremos éxito cuando se cumplan estos tres objetivos.

Document Management

entrevista_02.indd 8

18.10.07 02:03:18

Untitled-1 1

10.10.07 01:37:55

CARTAS “Parabéns pela edição número 1 da Revista Document Management, além das matérias bem escritas sobre assuntos de alta relevância em nosso segmento a Revista esta com alto padrão gráfico”.

“Esta és uma importante contribuición para el mundo de la gestion documental in latinoamerica. Bien vienida la publicación.

técnico, competente e isento como este que vocês acabam de criar “ Diretora da Unidade de Marketing e

Document Management. Realmente, o mercado estava precisando de uma publicação com conteúdo sólido nesta área”.

Relacionamentos da Documentar

Fabiana Ticianelli

Vicente Troiano

Santiago/Chile

Diretor de Marketing e Vendas Recall

Director Star Multimedios

“Excelente, a Latin American Document Management . Parabéns!”

“Muy preciosa su revista. Mis saudaciones a toda la equip.”

Caracas/Venezuela

Juan Paradiso

José Alonide C. Silva

Buenos Aires/ Argentina

Murah Technologies

Director - Paradiso Consulting

“Parabéns! A revista está muito interessante, vejo que as pessoa que escreveram estão ligados ao segmento.”

“Obrigada pelo prazer que tive em minha viagem,de SP para o RJ hoje, lendo a Document Management. O mercado brasileiro realmente estava carente de um canal

“ Recebemos o número 1 da Revista Document Management e parabenizamos pela apresentação gráfica e em especial pelo conteúdo”.

Rosália Paraíso Matta de Paula

Miguel Angel Juarez

Coordenadora de Marketing

“Una publicación bienvenida para nossotros en latinoamerica”.

Recognition- Business Associate of BancTec - Master Distributor of Panini SpA.

Carmen Escobar Dueñas

Carlos Laurindo Acervonet

Wanda Lucia Schmidt

“Estou com um exemplar da Latin American Document Management em mãos e escrevolhe para dar as felicitações pela empreitada. Primeiríssima edição tem sempre um gostinho especial. Parabéns pelo trabalho, sucesso na iniciativa”.

Infothes Informação e Tesauro

Fernando Freitas Gerente de Marketing - Iddéia

“Queremos parabenizá-los pela primeira edição da Revista

“A revista Document

Com as soluções DOOS-Paperless, sua empresa reduz e otimiza documentos físicos e digitais, economizando papel e energia, além de colaborar com a sustentabilidade do planeta. CONHEÇA NOSSAS SOLUÇÕES n Consultoria em Processos Documentais Redução de volume de documentos físicos e digitais. n Gerenciamento de Hierarquia de Armazenagem (HSM) Redução de até 40% na aquisição de storage e arquivos n NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) Custo por NF-e impressa e armazenamento dentro do prazo legal n Digitalização com disponibilização dos documentos no ERP Tenha em único aplicativo toda sua documentação n GED/ECM com interface para o ERP Gerenciamos todo tipo de mídia/conteúdo(tape, voz, imagem, etc.) n CEIDOC E CDO(Chief Document Officer) Controle total da documentação fisica e digital 0% de perda de documentos

Document Management

Cartas_02.indd 10

11-4232-5228 - e-mail: eduardo@doos.com.br

18.10.07 02:05:13

Management está chegando ao mercado em uma boa hora, quando, cada vez mais as empresas, estão se sensibilizando da importância do gerenciamento da informação, e como isto poder ajudar seus negócios. Tenho certeza que esta pioneira publicação, será um importante instrumento de orientação e divulgação ao mercado”.

Management.O assunto realmente merece destaque”.

que ainda é desconhecida”.

Paulo Sawos

Diretor - Global Ged

Wilson R. Conti

Oerton Fernandes

Diretor de Marketing e Vendas

Gerente de Negócios - SML

CDC - Central de Documentos e Cadastro - ABB

“Ficamos muito felizes com a recepção dos exemplares da Document Management. Queremos parabenizá-los pela excelente qualidade do material editorial e impresso”.

Iron Mountain do Brasil

“Sou responsável pelo CDC - Central de Documentos e Cadastro da empresa ABB Ltda. Desejamos-lhe sucesso pela revista “Latin American Document

Marcelo Duarte

“Primeiro quero parabenizar vocês pela ótima idéia de elaborar uma revista para nosso setor, já que precisamos fomentar cada vez mais o mercado e também demonstrar a nossa capacidade e maturidade

“Sinto honrado em receber este exemplar, parabenizo a equipe pelas belas matérias e qualidade, o mercado estava carente de informativo de Gestão Documental.” José Ferreira de Morais Gerente Planejamento e Projetos e Diretor de TI - Grupo Young

“Tive oportunidade de manter um contato rápido com a Revista Document Management e me interessei pelo conteúdo. Parabéns!” Túlio Costa Belo Horizonte - MG

“Recebi o no. 1 da revista Document Management, através de um amigo, tendo ficado muito satisfeita com a qualidade dos artigos apresentados.” M. Fatima P. Marques Bibliotecaria - Companhia Riograndense de Saneamento - CORSAN

“Felicitaciones a todos del la revista Document Management por sus artigos muy interessantes.” Enrique Martinez Sosa Bogotá/Colômbia Director Marketing

ENVIE SEUS E-MAILS E SUGESTÕES PARA redação@editoraguia.com.br

Document Management

Cartas_02.indd 11

18.10.07 02:05:18

SÍNTESE ebusiness Brasil tem novo presidente

Santa Joana e Tecmach ﬁrmam parceira

Sthenyo Amadei, CIO da distribuidora farmacêutica Panarello, é o novo presidente da Associação Brasileira de e-business. Em função do amplo crescimento consolidado nos últimos cinco anos, a ebusiness Brasil (Associação Brasileira de e-business) está reestruturando seu escopo de atuação. Para que as atividades exercidas pudessem ganhar mais foco, foi criada uma federação, cujo papel é englobar os diversos temas que vêm sendo tratados como emergentes e estratégicos pela entidade. Denominada Febracorp – Federação Brasileira de Desenvolvimento Corporativo – a instituição tem como principal objetivo contribuir para o desenvolvimento, aprimoramen-

O Hospital e Maternidade Santa Joana, em São Paulo, está implantando em parceria com a Tecmach, empresa do Grupo Supricoph, um novo sistema de outsourcing de impressão, como primeiro passo na escala de implantação de gerenciamento pleno no setor de gestão documental da instituição. Para o diretor de Vendas da Tecmach, Wagner Windsor, é preciso encarar o outsourcing de impressão como parte da automação dos processos de gestão

Sthenyo Amadei to e crescimento dos negócios em todas as organizações brasileiras. A federação irá atuar como um “guarda-chuva” de diversos institutos, onde já estão sendo desenvolvidos cursos, certificações, eventos, comitês, pesquisas e serviços.

Novos escritórios da PRODImage A PRODimage, empresa mineira com mais de 10 anos de atuação no mercado nacional, está expandindo sua área de atuação para o nordeste brasileiro, com a instalação de dois novos escritórios em Fortaleza

Roberto Brant, da PRODImage

e Recife. “ Percebemos o grande crescimento do mercado de GED no nordeste, principalmente em eventos recentes realizados na região”, afirma Roberto Brant diretor da empresa que como ação conseqüente abriu estas filiais em cidades, consideradas estratégicas para atendimento na região. Além disso, a empresa também está implementando seu escritório de São Paulo, com uma expansão da equipe de atendimento e vendas. “A cidade de São Paulo é estratégica para os negócios da empresa e com base em estratégias de crescimento incorporamos novos profissionais à equipe já existente e estamos consolidando nossos produtos neste mercado considerado um dos mais atuantes do país, no nosso segmento”, comenta Brant.

documental e do ﬂuxo dos negócios dos clientes. “Além das reduções com número de impressoras, material de consumo, manutenção, o hospital reduziu custos operacionais, o outsourcing possibilita o desenvolvimento de soluções que nos permitirá administrativamente focarmos em outros projetos” salienta Marco Antonio Gonçalvez, gerente de Tecnologia do Santa Joana, “Impressoras e impressões deixaram de ser um problema”.

Gestão de documentos A CLM Software, especializada em soluções para gestão de risco, segurança da informação assinou um contrato de distribuição com a Urudata Software, fabricante das famílias Q-ﬂow e Intellikon, produtos para gerenciar processos de negócios e conteúdo documental. Pelo acordo, a CLM será a distribuidora oficial da empresa no Brasil, ficando responsável pelo apoio comercial e técnico a canais. O objetivo da Urudata, que possui parceiros em outros seis países latino-americanos, é ampliar o mercado de sistemas de workﬂow, GED, ECM - Entreprise Content Manager e BPM – Business Process Manager, nessa região. Entre os mercados que mais devem impulsionar as! vendas se destacam as áreas bancária, de crédito e industrial, bem como empresas com processos diversos a controlar, que exigem compliance em relação a regulamentações externas, tipo Sarbanes Oxley e Resolução 3380 do Banco Central.Mais informações: www.clm.com.br.

Soluções de gerenciamento documental A VS Datta Imagem acaba de fechar um contrato de fornecimento de uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos para a Corregedoria Geral de Justiça da Paraíba. A solução é composta pelo software GED Laserfiche e scanners Fujitsu. Entre os serviços que a empresa irá prestar estão à correção virtual de processos já em tramitação, além do arquivamento digital das assinaturas dos magistrados. Os serviços têm por finalidade dar mais celeridade e acesso rápido à documentação da Corregedoria. Outra empresa do Grupo, a AR Datta Imagem, também iniciou a prestação de serviços de Certificação Documental para os Estados Unidos, na cidade de Atlanta/Geórgia, ampliando assim a gama de clientes dentro e fora do país. www.vsdatta.com.br

Document Management

sintese_02.indd 12

18.10.07 02:57:51

,OOKING TO TURN YOUR CONTENT INTO KNOWLEDGE ASSETS ,OOK NO FURTHER OF ORGANIZATIONAL KNOWLEDGE IS HIDDEN IN DOCUMENTS SCATTERED THROUGHOUT THE ORGANIZATION #AN YOUR EMPLOYEES AND CUSTOMERS REACH IT AT THE RIGHT TIME AND IN THE RIGHT CONTEXT /UR CUSTOMERS CAN ,EADING ENTERPRISES GOVERNMENT AGENCIES NEWSPAPERS MAGAZINES AND LIBRARIES ACROSS )SRAEL AND THE WORLD USE /LIVE 3OFTWARE TO DELIVER RELEVANT DATA IN THE PROPER CONTEXT TO EMPOWER BUSINESS DECISION MAKERS

/LIVE S INNOVATIVE AND POWERFUL PLATFORM ENABLES CONTENT INTENSIVE ORGANIZATIONS INCLUDING THE 53 $EPARTMENT OF $EFENSE 4HE 7ASHINGTON 0OST 4IME 7ARNER 4HE &INANCIAL 4IMES 4HE )SRAELI #OURT 3YSTEM 4HE )SRAEL !IR &ORCE !MDOCS -ATACH 'LOBES 9EDIOT !HRONOT -AARIV 3"# 4HE .ATIONAL ,IBRARY 4EL !VIV 5NIVERSITY AND MOREx

#ONTACT /LIVE TODAY TO SEE HOW WE CAN HELP YOU TURN YOUR DATA INTO KNOWLEDGE ASSETS $ISTRIBUI¥ÎO

4EL s VENDAS INSPIRIT COM BR s WWW INSPIRIT COM BR

sintese_02.indd 13

18.10.07 02:57:52

SÍNTESE Documentar integra solução EMC A Documentar, empresa pioneira no Brasil no desenvolvimento de soluções para estruturação, organização e gestão da informação e do conhecimento corporativo, e a EMC, líder mundial em armazenamento e gerenciamento de informação, acabam de firmar um acordo comercial com o objetivo de unir toda a expertise da Documentar com o portfólio de produtos e soluções de content management que a EMC disponibiliza ao mercado. “Vamos oferecer serviços de consultoria aos nossos clientes de gestão de conteúdo e aos da EMC. Este acordo nos ajudará a atingir nossa meta, que é liderar o avanço das consolidações das várias disciplinas do gerenciamento da informação e conhecimento corporativo”, afirma Rosália Paraíso, sócia diretora de Marketing e Relacionamento da Documentar. A empresa produziu, com sua Metodologia de Gestão Integrada dos Re-

WILTON TAMANE deixou a diretoria de Operações na Iron Mountain Brasil e passou a atuar como consultor para o mercado, especialmente junto a ProdImage, onde além de consultor também irá atuar na prospecção de clientes para a empresa.

SANDRA CYLKE, está a frente da gerência de Soluções - BPS da Xerox do Brasil. Ela foi gerente de desenvolvimento de canais na Kodak.

FRANCISCO SALAZAR assume a Direção do Grupo de Indústrias Rosália Paraíso, da Documentar

cursos Informacionais, uma suíte adaptável à tecnologia EMC-Documentum. Dessa forma, a empresa passou a ser um parceiro de serviços, habilitado para modelar soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo para as diversas verticais de negócios como Petróleo, Bancos, Telecom, Manufatura, Governo e etc.

Acesso Digital e HP oferecem nova solução A Acesso Digital e a HP -Hewlett Packard uniram suas tecnologias para compor uma solução completa e inovadora de gerenciamento eletrônico de documentos. A Safe-Doc, é uma solução que visa organizar, gerenciar e armazenar qualquer tipo de documento (eletrônico ou digitalizado), com consulta e recuperação on-line via internet. Para compor o SAFE-DOC, a HP fornece os equipamentos e a Acesso Digital, idealizadora do sistema, além da comercialização, é responsável pelos sistemas de captura e organização documental que compõem a solução. Com uma assinatura mensal e um valor de armazenamento eletrônico de documentos, o SAFE-DOC simplifica o dia a dia das empresas, proporcionando mais segurança e organização das informações armazenadas, redução de custos com impressão, ganho de espaço físico, entre outros benefícios.

Principais da SAP, além das Áreas de Planejamento e Estratégia, pelas quais já era responsável.

PEDRO SAENGER foi nomeado Vice-Presidente da Hitachi Data Systems para a América Latina. Experiente executivo conduz a inovação e o sucesso contínuo da empresa em software, sistemas e serviços de storage para a Região da América Latina. WILLIAM NAKASONE foi nomeado diretor executivo do Grupo Keyrus no Brasil. Ele acumulará a função, juntamente com a diretoria executiva da Ética Software, fornecedora de soluções de TI pertencente ao grupo francês. CARLOS COSTA PINTO, assumiu na IBM Brasil como líder do setor comunicações para a área de serviços.

VITOR MADEIRA acaba de ser contratado pela Accenture para gerenciar a área de finanças. Ele atuará como Sênior Advisor para a área de gestão de clientes do setor de serviços financeiros. RODRIGO PAIVA é o novo gerente de estratégia de Windows, nomeado pelo gerente geral da divisão Windows da Microsoft Brasil, Alexandre Leite. Ele substitui Cristina Lou, promovida a gerente sênior de desenvolvimento de novos negócios Windows

JAMES BIDZOS é o novo chairman da VeriSign, em substituição a EDWARD MUELLER, que saiu após ser escolhido chairman e CEO da Qwest Communications International. Bidzos.

Document Management

sintese_02.indd 14

18.10.07 02:58:08

sintese_02.indd 15

18.10.07 02:58:23

SÍNTESE

MICHAEL ESTEVES acaba de ser contratado pela Keyrus Brasil, consultoria especializada em serviços de TI, business intelligence. Ele será o gerente de serviços do escritório recém aberto no Brasil.

Mercado em alta Mundialmente apenas apenas 10% da informação e documentação está em sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) ou similares, o que sinaliza o potencial desse mercado. Em 2006, uma pesquisa, conduzida pela AIIM – Association for Information and Image Management (EUA), State of ECM Industry 2006, mostrou que, em nível mundial, 89% dos respondentes acreditam que o gerenciamento de documentos é importante para os objetivos estratégicos de suas empresas. No Brasil, uma pesquisa realizada em conjunto com o Cenadem com 250 respondentes

apontou que 72% dos entrevistados acreditam na importância desse segmento. Os executivos também apontaram que entre 12 e 18 meses, os projetos que mais interessam a área de TI são: controle de documentos (66%) e Gestão Documental (64%). Nesse mesmo espaço de tempo, 74% citam a tecnologia do GED como foco dos projetos, seguida por gerenciamento de conteúdo Web com 54%, Workﬂow e BPM, 53%. Sobre investimentos nessas tecnologias foram consideradas 173 respostas que somam US$ 54,4 milhões. O mercado total de GED é estimado em RS$ 250 milhões.

Gestão documental A CLM Software, especializada em soluções para gestão de risco, segurança da informação assinou um contrato de distribuição com a Urudata Software, fabricante das famílias Q-ﬂow e Intellikon, produtos para gerenciar processos de negócios e conteúdo documental. Pelo acordo, a CLM será a distribuidora oficial da empresa no Brasil, ficando responsável pelo apoio comercial e técnico a canais. O objetivo da Urudata, que possui parceiros em outros seis países latino-americanos, é ampliar o mercado de sistemas de workﬂow, GED, ECM - Entreprise Content Manager e BPM – Business Process Manager, nessa região. Entre os mercados que mais devem impulsionar as! vendas se destacam as áreas bancária, de crédito e industrial, bem como empresas com processos diversos a controlar, que exigem compliance em relação a regulamentações externas, tipo Sarbanes Oxley e Resolução 3380 do Banco Central.Mais informações: www.clm.com.br.

Teste de aplicativos A MicroStrategy Incorporated, que oferece sistema de business intelligence (BI), apresentou no Brasil o MicroStrategy Integrity Manager. A ferramenta testa a exatidão de aplicativos BI, validando a integridade de dados e relatórios e examina automaticamente em todo o sistema se as análises estão baseadas em informações confiáveis. Este tipo de monitoramento normalmente é realizado de forma manual e sem nenhum tipo de recurso avançado. Mais informações: www.microstrategy.com.

RODRIGO PANICO acaba de assumir na Unisys Brasil o cargo de diretor Jurídico. com o objetivo de implementar um modelo de gestão voltado à obtenção de resultados.

JORGE NAJERA assume presidência da Everis Brasil, empresa de consultoria global que oferece soluções de negócios e tecnologia da informação. Anteriormente o cargo foi de JUANTXO GUIBELALDE, que retorna à Espanha como responsável global da unidade de Telecomunicações.

A Sun Microsystems do Brasil anuncia uma série de mudanças em seu quadro. VILSON GUELMANN, assume a posição de diretor de Operações, BORIS KUSZKA na diretoria de Tecnologia, ERAMIR FERNANDES JUNIOR na direção da Prática de Software, FLÁVIA ONCINS foi nomeada diretora de Marketing, LUIZ FERNANDO MALUF como diretor sênior de Estratégias para Governo para as Américas e MARCOS CAFÉ cuidará da diretoria de Canais e Alianças.

JOÃO CARMONA (ex-Embraco, exKPMG) é o novo presidente para o Brasil e América do Sul, da Recall. Ele atuava há dois anos na empresa como diretor financeiro e será responsável por 27 Centros de Informação distribuídos em São Paulo, Rio de Janeiro, Salvador, Belo Horizonte e Brasília.

JOSÉ GUILHERME JUNQUEIRA DIAS DE SOUZA, Presidente da Xplor Brasil assumiu a diretoria de Vendas e Marketing da Interfile Brasil, após sua passagem como Diretor de Contas Estratégicas da Iron Mountain Brasil.

Document Management

sintese_02.indd 16

18.10.07 02:58:48

Inspirit traz software inovador para gestão de conteúdo A Inspirit fornecedora e desenvolvedora de soluções de “Digital Intelligence” e distribuidora de soluções tecnológicas para a gestão de TI baseadas no conceito de Organização Digital, acaba de firmar uma parceria com a Olive Software, empresa israelense de larga atuação internacional e especializada em prover soluções para publicações digitais. A inovação trazida pela Olive é que suas soluções podem perfeitamente ser aplicadas no mundo corporativo, não somente para o segmento de publicações (jornais e revistas), mas em todos os negócios que necessitem de publicar em meio automático, de forma interativa e pesquisável qualquer material transformado em documento. O software possibilita que o compartilhamento esteja disponível dentro de um contexto que favoreça o gerenciamento do conteúdo e sua busca. Os usuários ganham com a facilidade de acesso aos documentos, em sua forma original, disponibilizada através de

Francisco Monteiro, da Inspirit

um web browser, sem a necessidade de manuseio dos originais. Além disso, o Olive permite o reconhecimento, análise e transformação em XML de quase todos os tipos de documentos, estejam eles em meio eletrônico, papel, microfilme ou microfichas. A Olive software por meio da plataforma de Viewpoint para negócios, oferece um archiving digi-

Fábrica de cartões Gemalto, que atua na área de segurança digital, inaugurou o Centro de Personalização (PSC - Product Solution Center) no Brasil. Para melhor atender a demanda gerada pelos setores financeiro e público, a unidade em Barueri, interior de São Paulo, será um centro de personalização de cartões com chip e tarja magnética. O Centro complementa a produção de Pinhais, no Paraná, onde a companhia já possui uma fábrica. A nova unidade, que está em conformidade com as certificações da Visa e Mastercard, atenderá ao mercado brasileiro e ao Cone Sul (Paraguai, Uruguai e Argentina). De acordo com dados publicados pela Associação Brasileira de Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (ABECS), existem em circulação aproximadamente 280 milhões de cartões bancários de crédito e débito, além de 116 milhões de cartões de crédito de redes de varejo.

Maturidade de portais corporativos

O Intranet Portal lançou a terceira edição da pesquisa que mede o índice de maturidade dos portais corporativos brasileiros - IMP / Brasil 2007, cujo objetivo é fornecer um retrato fiel do estágio das intranets e dos portais corporativos. Além de contribuir para o estudo do mercado, os participantes da pesquisa irão receber a versão Premium do relatório com os resultados do IMP - Brasil 2007, concorrer a três análises de GAP (produto exclusivo da Plena Consultores, que compara o nível do portal da empresa com os resultados do IMP), além de poder ser escolhido para compor um grupo de benchmarking para debater assuntos relativos à portais corporativos, gestão do conhecimento e outros temas . Interessados devem acessar: www.intranetportal.com.br/imp .

tal, como também réplica eletrônica de edições para jornais e revistas. “Esta parceria reforça a importância que a Inspirit dá, ao mercado de publicações e também na sua forma mais ampla,que é o gerenciamento de documentos para todo tipo de atuação do mercado”, ressalta Francisco Monteiro , diretor da Inspirit. “A América Latina é um Mercado estratégico para a Olive Software. Atualmente temos clientes no Brasil, México, Guatemala, Puerto Rico e Venezuela e a lista está crescendo.Temos mais de 400 clientes na Europa, Ásia, EUA e Canadá e estamos investindo no mercado latino americano“, comenta o vicepresidente de vendas internacionais da Olive, Doug Reid. “Estamos muito satisfeitos de ter a Inspirit nos representando no Brasil. A Inspirit é uma empresa de primeira linha focada na satisfação do cliente, e com isso o mercado brasileiro terá muitos benefícios com o suporte e apoio que receberão de ambas as companhias”, finaliza o executivo americano.

Parceria em segurança da informação A CSF Storage, empresa de soluções para armazenamento e segurança das informações, está entrando para o time de Parceiros da RSA divisão de segurança da EMC. A RSA oferece soluções que permitem às empresas protegerem informações privadas e gerenciar as identidades das pessoas e das aplicações, possibilitando acesso ou troca dessas informações. O principal produto que a CSF irá comercializar é o RSA SecurID, que tem foco em autenticação de senhas de acesso, elevando os níveis de segurança nas transações on-line das empresas. Essa solução centraliza todos os sistemas, possibilitando o uso de diferentes aplicativos com apenas um login, além de oferecer múltiplos benefícios para as empresas, pois gera senhas automaticamente a cada um (01) minuto, evitando a necessidade de memorização e criação de senhas que sejam facilmente descobertas. Outra vantagem é que o produto integra-se a todos os sistemas e atende empresas de qualquer tamanho.

ereço

nd SML Muda de e

reço é: nova. O novo ende A SML está de casa 3262-2343. ) (11 : ne efo cj 22A e o tel Av. Paulista 1776 lin w.sm fo.com.br s acesse o site ww Outras informaçõe

Document Management

sintese_02.indd 17

18.10.07 02:58:52

leGislAÇÃO

O Judiciário sem papel Há cerca de 10 anos, entrou em vigor a Lei 9.800/99 que permitiu que advogados juízes, promotores e procuradores utilizarem os meios digitais disponíveis, para transmissão de informações. Houve uma evolução natural desta lei com a publicação da Lei 11.419 de dezembro 2006, que autoriza a informatização do processo Judicial. E a partir de junho passado foi inaugurado em São Paulo o primeiro Fórum totalmente informatizado. Com isso o Poder Judiciário inicia um modelo que não utilizará mais papel.

tempo da pena e do papel passou, passou também a época da máquina de escrever, como também, depois, a inovação tecnológica do fax símile. Entram na ordem do dia, os computadores e depois a internet, no entanto o Poder Judiciário no Brasil, assim como em muitos outros países, ainda enfrenta o desafio da modernização, ou seja, atualizar “sistemas meio”, para dar agilidade e eliminar o papel como principal meio de comunicação. A grande inovação que a Lei 11.149/2006 propõe é: o uso de meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de peças processuais. Assim, a lei agora permite que petições, recursos, sentenças utilizem os meios digitais para serem entregues e comunicadas as partes envolvidas em qualquer tipo de processo. Além disso, a publicação eletrônica dos Diários da Justiça que dão publicidade aos atos do Executivo e do Judiciário, também, já são uma realidade em muitos estados e na União.

Com uma visão de futuro, os ministros do Superior Tribunal de Justiça já apóiam estas iniciativas e incentivam seu uso. Tomando a frente desse processo, o Estado de São Paulo integrou todos os benefícios que a informatização possibilita. O ícone dessa nova fase foi a inauguração do primeiro Fórum Digital dia 26 de junho, no bairro Nossa Senhora do Ó, zona Oeste da cidade de São Paulo. Este é o primeiro fórum totalmente informatizado do país, onde todos os processos são digitalizados. O fórum tem três varas cíveis e uma de Família e Sucessões. Está prevista também a instalação de uma segunda vara de Família. No local funcionam dois cartórios especializados, além de uma central de atendimento ao público. Os 34 funcionários do Fórum da Freguesia do Ó estão capacitados para operar os equipamentos de maneira a dispensar o uso de autos de processos em papel. Ali não há sequer prateleiras, onde se possa guardar qualquer tipo de papel ou pastas.

Tudo tramita via internet e rede do Tribunal de Justiça de São Paulo. Caso os advogados ou os usuários levem algum documento impresso para ser anexado ao processo, este será escaneado e devolvido ao seu portador. Com sua instalação estima-se uma redução de 45% no movimento processual do Fórum da Lapa (também localizado em outro bairro da zona Oeste da cidade), que para se ter uma idéia, somente em maio deste ano, recebeu cerca de 1.447 novos processos cíveis e 833 de Família. O Estado de São Paulo concentra 49% dos processos de todo o Brasil daí a importância de se implementar este tipo de iniciativa. “Sempre buscamos alternativas na prestação de um serviço mais célere, como a mediação, a conciliação, a padronização de procedimentos, a extensão da rede de juizados especiais cíveis e criminais, a implantação do Diário Oficial eletrônico e informatização. A inauguração desse fórum é um marco histórico. Depois dele, o judiciário será outro”, ponderou o

Document Management

judiciario_02.indd 18

18.10.07 02:21:07

presidente do tribunal, desembargador Celso Limongi, no dia da inauguração. O novo modelo de processo digital possibilitou a instalação do novo fórum com um número reduzido de servidores. Em outros tribunais e secções judiciárias o entendimento é diferente. O Tribunal Superior do Trabalho e os Tribunais Regionais do Trabalho facultam as partes, a possibilidade de encaminhar suas petições por correio eletrônico, após cadastramento completo no site. Numa sociedade que vive em constante transformação, a informática e os recursos da Internet são meios de desburocratizar e democratizar o acesso ao poder Judiciário, ao passo que permitir o envio de petições e recursos por e-mail, propiciará ganhos para os indivíduos, bem como para o próprio judiciário, acabando com filas, reduzindo papéis, minimizando custos e garantindo a efetivação da prestação jurisdicional. Para o Juiz Eduardo Francisco Marcondes – as-

sessor da presidência do Tribunal de Justiça de São Paulo – Coordenador do processo de informatização do judiciário em São Paulo, “ A Lei 11.419 permitiu eliminar o uso do papel nos processos judiciais e administrativos. Até então podíamos mandar a transmissão de peças processuais por fax, por exemplo, mas ao chegar aqui no Fóirum ele deveria ser impresso para se juntar ao processo. Isso porque a tramitação do processo não era digital e continuava manual”, lembra. Também a comunicação dos atos não era eletrônica, era feita através do Diário da Justiça, que a partir de 1º. de Outrubro passou a ser. “Estamos abrindo a possibilidade para os advogados, desde 1º. de setembro de enviarem suas petições pela internet, com certificação digital. Do nosso lado, temos protocoladoras digitais que são sincronizadas com o observatório nacional validando a entrega”, diz o juiz Marcondes, explicando as facilidades e segurança do sistema. Para se ter uma idéia do volume de processos

que o TJ de São Paulo recebeu, somente no mês de abril, em primeira instância, foram 16.168.125 milhões, mais 620 mil recursos distribuídos e aguardando recursos em segunda instância. A central de malotes, onde circula apenas a correspondência, circulam diariamente,14 toneladas de papel. O juiz Marcondes, juntamente com a secretária de tecnologia da informação do TJ de São Paulo, Rosely Castilho, são os responsáveis pela coordenação do projeto e por uma equipe de 216 pessoas da área de TI. Para ele, estes são números muito expressivos, sendo que a única forma de solucionar a diminuição desse volume de papel, não é contratar mais pessoas, nem tão pouco aumentar o número de prédios, mas sim soluções tecnológicas sobretudo, a substituição da mídia papel. pela mídia digital. Os investimentos do Tribunal foram feitos na criação de uma infra-estrutura tecnológica, que compreende desde o fornecimento de computadores, impressoras, conexões de rede lógica, passando até pela instalação de um data center, salas cofre, aquisição de servidores, storage, sistemas operacionais e de segurança. Esta base lógica foi adquirida no mercado. “O Tribunal de Justiça não é uma fábrica de software mas uma fábrica de julgamentos, então devemos concentrar as energias do tribunal no julgamento e não em atividades outras que não são próprias do nosso ofício”, argumenta Marcondes.. A expectativa é de que até 2012, o Estado de São Paulo tenha todos seus fóruns operando digitalmente. “Apesar de parecer simples o que temos por traz do Fórum Digital e da informatização do Judiciário são ferramentas muito poderosas de workflow e GED e, sem isso, nada é possível”, ressalta o juiz. Hoje, a nova etapa do processo de informatização é a capacitação dos funcionários que somam 44.861 mil, além de 2.509 mil magistrados, em todo o estado. A busca da excelência Segundo declarações recentes da Ministra do Supremo, Ellen Gracie, a busca pela excelência na prestação dos serviços do Judiciário à população é um dos objetivos a serem alcançados por todo o Judiciário,. Segundo ela, as dificuldades de funcionamento, com um corpo de servidores pequeno, cedido em caráter precário, de alguns órgãos do Po-

Document Management

judiciario_02.indd 19

18.10.07 02:21:10

Joseti Capusso

leGislAÇÃO

Juiz Marcondes e Rosely castilho: coordenadores de TI para efetivação do fórum digital em SP.

e o Tribunal Regional Federal da 3ª Região entrarão em operação nos próximos meses. Rapidez, eficiência, transparência, acessibilidade, interatividade e significativa redução de custos materiais e humanos são os resultados esperados. A ministra ressaltou ainda que a regulamentação da prática de atos processuais por meios eletrônicos, que também passou a vigorar com a reforma processual, trará mais agilidade à tramitação de recursos. “A possibilidade de uso de procedimento eletrônico abre ao Judiciário a oportunidade de livrar-se daquele que é reconhecidamente seu problema básico, a morosidade”, disse. Segundo ela, o STF já está habituado a receber, em formato digital, recursos extraordinários enviados pelo Tribunal Superior do Trabalho e pelos Tribunais de Justiça do Espírito Santo e de Sergipe. Ela anunciou que, em breve, deverão se integrar ao sistema aos Tribunais de Justiça de São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais e Rio Totalmente virtual o Fórum da Freguesia do Ó em sP já atende a população

Marcos Rush

der Judiciário, levaram a informatizar ao máximo os serviços. “Assim, as sessões de julgamento ganharão maior celeridade e produtividade com relatórios e votos acessíveis nas telas dos conselheiros; tão logo prolatadas as decisões são tornadas públicas pela internet e, a partir do último dia 20 de maio todos os processos ingressados estão inteiramente virtualizados”, disse a ministra. A preservação de recursos naturais é outro fator a ser afetado positivamente com a disseminação do processo em meio eletrônico. A ministra menciona que nos 23 milhões de processos ingressados na Justiça em 2006 foram gastos aproximadamente 46 mil toneladas de papel. “Para produzir essa quantidade de papel, é necessário o sacrifício de 690 mil árvores. Isso corresponde ao desmatamento de uma área aproximada de 400 hectares e ao consumo de 1,5 milhão de metros cúbicos de água, quantia suficiente para abastecer uma cidade de 27 mil habitantes durante um ano”, complementa. Para se ter um idéia, o sistema de Processo Judicial Virtual, batizado de Projudi que permite a tramitação totalmente eletrônica de processos por meio digital e com acesso remoto de qualquer local foi desenvolvido, e já está implantado nos Tribunais de Justiça da Paraíba, Roraima, Rondônia, Tocantins, Rio Grande do Norte, Goiás, Maranhão, e Paraná. Os Tribunais de Justiça de Minas Gerais, Pará, Ceará, Bahia, Piauí, Espírito Santo e Distrito Federal

Grande do Sul, responsáveis, por 63% dos recursos enviados ao STF. A automatização também está virando realidade em outras instâncias do Judiciário, já que 80% dos 258 Juizados Especiais Federais Cíveis e 29 das 30 Turmas Recursais respectivas já funcionam em meio eletrônico. POR TOdO O PAÍs O processo virtual já é realidade para os catarinenses no Tribunal de Justiça e no relacionamento com a Procuradoria Geral do Estado e Procuradoria Municipal de Florianópolis através da execução fiscal eletrônica. Desde 1996, Santa Catarina tem se destacado nacionalmente na informatização e modernização da Justiça – atualmente todas as 112 comarcas estão integradas, com mais de 8 mil usuários. A tecnologia utilizada pelo Tribunal de Santa Catarina é o Sistema de Automação da Justiça , desenvolvido pela empresa catarinense Softplan/Poligraph, de Florianópolis. Outros nove Estados utilizam também o mesmo sistema, mas Santa Catarina foi o pioneiro. As tecnologias que garantem a validade do processo virtual são a certificação e a protocolação digital, que neste caso foi desenvolvida em parceria com a empresa também catarinense BRy Tecnologia. O Tribunal de Justiça de Santa Catarina é referência na informatização e virtualização da Justiça com o uso do Sistema de Automação da Justiça, que hoje é desenvolvido com a participação de mais seis tribunais estaduais, entre eles o de São Paulo, o maior tribunal da América Latina. No Tribunal de Justiça do Amazonas, por exemplo,

Document Management

judiciario_02.indd 20

18.10.07 02:21:27

100% dos divórcios, separações consensuais e judiciais são hoje resolvidos no mesmo dia, através do processo digital. No Rio Grande do Norte, antes levava-se 20 dias para uma correção tradicional. Hoje são somente 15 minutos, na versão virtual. Após a implantação do Sistema de Automação da Justiça no Estado de Santa Catarina, houve um incremento de mais de 250% no número de julgados. No caso da execução fiscal, o ajuizamento eletrônico entre a Procuradoria do Município de Florianópolis e o Tribunal de Justiça de Santa Catarina permitiu a redução de até 98% do tempo antes despendido para isso. AMPliAndO cOnHeciMenTO O Presidente do Tribunal de Justiça de Sergipe, Desembargador Artêmio Barreto, promoveu um encontro entre representantes dos Tribunais de Justiça do Nordeste, para assinatura de um Termo de Cooperação Tecnológica, que tem como objetivo compartilhar sistemas digitais entre os Tribunais nordestinos visando a efetiva implantação do processo judicial eletrônico. Segundo o Secretário de Tecnologia da Informação do Tribunal de Justiiça de Sergipe, Anizio Torres, o compartilhamento de conhecimento e soluções entre os tribunais proporcionará a racionalização de esforços e investimentos, praticidade, economia ao erário e celeridade a prestação jurisdicional, contribuindo diretamente para o processo de virtualização do judiciário. Naquele estado, o judiciário vem implantando progressivamente a tecnologia da informação há 22 anos., principalmente em atividades de desenvolvimento de sistemas, ambiente operacional e comunicação de dados. Algumas áreas já são beneficiadas com a agilidade que a tecnologia oferece aos trabalhos, como: o sistema de controle de certidões de nascimento, casamento e óbito; carta precatória eletrônica; programa de acompanhamento de medidas e penas alternativas; programa de acompanhamento de menor infrator; Diário da Justiça Eletrônico e mandados de prisão eletrônico. “Tudo isso encaminha-se para em breve termos não somente fóruns digitais, mas quem sabe fóruns totalmente virtuais, onde juizes, advogados e partes, cada um em seu escritório, poderão também atuar numa audiência via internet”, reflete Anízio Torres. Tudo é possível e quem sabe apenas uma questão de tempo!

El Judiciario sin papel Hace aproximadamente 10 años que vigora la Lei 9.800/99 que permitió que abogados, jueces, promotores y procuradores utilizen los medios digitales disponibles, para transmisión de informaciones. Huvo una evolución natural de esta lei con la publicación de la Lei 11.419 de diciembre 2006, que autoriza la informatización del proceso Judicial. A partir de junio pasado fue inaugurado en San Pablo el primer Juzgado totalmente informatizado, colocando el Poder Judiciario rumbo a un modelo que no utilizará más papel.

Los tiempos de la pluma y del papel pasa-

local fue desarollado y ya esta implantado en los

ron, pasó también la época de la máquina de

Tribunales de Justicia de los Estados de Paraíba, Ro-

escribir, como también después la inovación tec-

raima, Rondônia, Tocantins, Rio Grande do Norte,

nologica del fax símile. Entran las computadoras

Goiás, Maranhão y Paraná. Los Tribunales de Jus-

y después la internet, sin embargo el Poder Judi-

ticia de los Estados de Minas Gerais, Pará, Ceará,

ciario en Brasil, asi como en muchos otros países,

Bahia, Piauí, Espírito Santo, Distrito Federal y el Tri-

todavia enfrenta el desafio de la modernización,

bunal Regional Federal de la 3ª Región empezaran

o sea, actualizar “sistemas medio”, para dar agi-

a operar en los proximos meses. Rapidez, eficiencia,

lidad y eliminar el papel como principal medio de

transparencia, accesibilidad, interatividad y signifi-

comunicación.

cativa reducción de costos materiales y humanos

La gran inovación que la Lei 11.149 propone

son los resultados esperados.

és: el uso de medio electronico en la tramitación

El proceso virtual ya és realidad para los cata-

de procesos judiciales, comunicación de actos y

rinenses en el Tribunal de Justicia y en la relación

transmisión de piezas procesuales en los términos

con la Procuraduria General del Estado y Procu-

de esta Lei. Asi, la lei ahora permite que peticiones,

raduria Municipal de Florianópolis a través de la

apelaciones, sentencias utilizen los medios digitales

ejecución fiscal electronica. Desde 1996, el Estado

para que sean entregadas y comunicadas a las par-

de Santa Catarina se sobresale nacionalmente por

tes envueltas en cualquier tipo de proceso. Además

la informatización y la modernización de la Justicia

de eso, la publicación electronica de los Diarios de

– actualmente todas las 112 comarcas estan inte-

Justicia que dan publicidad a los actos del Ejecutivo

gradas, con más de 8 mil usuarios. La tecnologia

y del Judiciario también ya son una realidad en mu-

utilizada por el Tribunal de Santa Catarina és el

chos Estados y también en la Unión.

Sistema de Automación de la Justicia, desarollado

Segun declaraciones recientes de la Ministra del Supremo, Ellen Gracie, la busquéda por exce-

por la empresa catarinense Softplan/Poligraph, de la capital Florianópolis.

lencia en la prestación de servicios del Judiciario

También en el Estado de Sergipe, el Judiciario

a la población és uno de los objetivos a alcanzar

está implantando progresivamente la tecnologia

por todo el Judiciario. La preservación de recursos

de la información hace 22 años, principalmente

naturales és otro factor que es afectado positiva-

en actividades de desarollo de sistemas, ambiente

mente con la diseminación del proceso en medio

operacional y comunicación de datos. Algunos sec-

electronico. La ministra menciona que en los 23

tores ya fueron beneficiados con la agilidad que la

millones de procesos ingresados en la Justicia en

tecnologia ofrece a los trabajos, como: el sistema

2006 se gastaron aproximadamente 46 mil tone-

de contról de partidas de nacimiento, casamiento

ladas de papel.

y defunción; carta precatoria electronica; programa

Para ter una idea, el sistema del Proceso Ju-

de acompañamiento de medidas y sentencias alter-

dicial Virtual, bautizado de Projudi, que permite

nativas; programa de acompañamiento de menores

la tramitación totalmente electronica de procesos

de edad transgresores; Diario de la Justicia Electro-

por medio digital y con acceso remoto de cualquier

nico y ordenes de prisión electronicas.

Document Management

judiciario_02.indd 21

18.10.07 02:21:28

GESTÃO DE DOCUMENTOS Joseti Capusso

A Internet como plataforma de gestão de documentos (ou as primeiras fotos do Aaron) Walter W. Koch*

advento das redes é apontado com um dos principais fatores alavancadores do mercado de gestão eletrônica de documentos já que estas permitiram que documentos passassem a ser disponibilizados em qualquer parte do mundo. Porém, nem sempre as coisas foram tão fáceis assim. Na década de 80, com as tradicionais redes de sistemas mainframe onde os terminais “burros” recebiam telas caractere pré-formatadas, uma transação gerava um tráfego de, no máximo, 2000 caracteres. Fazer uma imagem “passar” nestas redes que eram dimensionadas para este tráfego era algo hercúleo. Só lembrando: 9600 bps (bits por segundo) era uma bela velocidade. Com o advento da arquitetura cliente-servidor, o tráfego entre as estações de trabalho e os servidores passou a ser mais pesado, requerendo bandas de rede maiores. Foi quando a disseminação de sistemas de document imaging/ management começou a se popularizar já que não havia mais a necessidade de investimentos pesados em infra-estrutura de redes. Nesta época passamos a falar normalmente em redes locais de 10 Mbps (Mega bits por segundo). Surge então a expressão “imagens são o colesterol da rede” demonstrando o risco de um enfarte ou então angina nas comunicações das corporações. Posteriormente, com o advento da Internet, este problema piorou pois, quando se desejava disponibilizar um documento remotamente, os links em linha discada eram insuficientes para o tráfego de imagens com um tempo de resposta razoável. O uso de banda larga e a sua popularização voltam a minimizar este problema. Hoje quando perguntam se vale a pena esperar até que as redes públicas ofereçam democraticamente links de alta performance a todos para colocar um sistema de gestão documental na WEB, respondo com a pergunta: já pensou se Ferdinand Porsche resolvesse esperar para desenvolver os seus projetos até que a primeira “autobahn” estivesse pronta? Disponibilizar um documento utilizando-se a Internet como infra-estrutura não é novidade. Em 1996, os primeiros fornecedores iniciaram a oferta

de soluções com esta capacidade. Ou seja, há mais de 10 anos podem-se buscar documentos através da WEB. Neste período foram desenvolvidos novos algoritmos de compressão (alguns específicos), os recursos de segurança foram potencializados e a infra-estrutura mundial evoluiu. O que ainda continuava nos moldes antigos era o processo de carga. Para que um documento fosse colocado no sistema era necessário que ele fosse enviado à área de digitalização (ou a um prestador de serviços) que fazia a sua captura e então o processo de carga acontecia. Imagine o tempo necessário para, por exemplo, disponibilizar um contrato gerado em Manaus em uma empresa que possuía sua base em São Paulo Por um tempo houve até um “trade off”: capturar de forma centralizada com minimização de custos ou capturar de forma descentralizada com custos mais altos mas disponibilizando a informação mais rapidamente. Em um mundo cada vez mais “on-line” a balança passou a pender para o lado da captura descentralizada. Ainda mais que com o advento da Internet é possível ir cada vez mais ao ponto de origem do documento. Por exemplo, em vez de o cliente levar os documentos na filial da empresa para que estes sejam capturados lá, por que não capturá-los na casa do cliente? Ou então, em vez de um supermercado levar os cheques recebidos para a agência de seu banco para que sejam enviados para um sub-centro para finalmente serem capturados, por que não capturar os cheques no supermercado? Aliás, ao redigir estas linhas estou sentado em um hotel em Johanesburg e sou informado por e-mail sobre o nascimento do filho de um grande amigo em Dubai, ontem. No e-mail veio um link permitindo-me ver as fotos do parto e as primeiras imagens de Aaron! Três continentes envolvidos (um sul-americano na África vendo imagens de um menino recém nascido no Oriente Médio). Com poucas horas de diferença. Esta é a nova realidade da gestão documental. Os documentos serão capturados na origem (ou o

mais proximamente possível desta), serão carregados via Internet no servidor de documentos que estará em qualquer parte do mundo e serão acessados por usuários quase que instantaneamente também em qualquer parte do mundo. Certamente isto trará uma série de impactos: a captura centralizada que viabilizava os “bureaux de digitalização” diminuirá fazendo com que os prestadores de serviço mudem o seu perfil; a questão legal (como fica um documento capturado em um país e acessado em outro?); o perfil dos profissionais da informação que ainda se apegam a suportes / mídias; a cultura do usuário que até agora só consultava e que vai ter que “carregar” os documentos. A Internet se torna o novo “arquivo central” da humanidade com a possibilidade de todos inserirem informações e de consultar. Com ou sem senhas de acesso. (GOD bless you Aaron).

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare. Consultor internacional em gestão documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. info@imageware.com.br

Document Management

artigo_Walter_02.indd 22

10.10.07 01:50:12

Untitled-1 3

15.10.07 02:21:40

storAge e segurAnçA

storage e segurança O mercado de Storage transformou-se muito nos últimos anos, deixando progressivamente de ser o simples armazenamento de dados em um espaço fechado, para significar a disponibilização de dados em rede, acessíveis a partir de diferentes plataformas, localizações e por usuários com diferentes perfis. Considerando que ao mesmo tempo, os sistemas de segurança da informação, também já não são mais os mesmos, pode-se dizer que o seu conceito, antes limítrofe à proteção ao usuário, passou a significar a proteção de rede. Ao passo que as redes de armazenamento ultrapassaram os limites das centrais de dados e com o crescimento do outsourcing de TI, a necessidade de proteger as informações importantes cresceu também exponencialmente.

ara os especialistas e integradores de soluções, esta aproximação entre os dois conceitos sofreu o que se pode chamar de “evolução natural”. As redes, de storage, hoje, representam um ativo estratégico para as empresas, onde a proteção à integridade dos dados é uma prioridade. Até os anos 90, as áreas de armazenamento de dados podiam ser consideradas seguras, pois encontravam-se, isoladas. Mas, nos dias atuais com a crescente demanda por disponibilidade, além dos serviços de interligação de recursos de armazenamento de dados e de aplicações de dados à distância, certamente, o conceito de segurança mudou, e, mudou muito.

em nÚmeros Estudos realizados pelo IDC, mostram que o faturamento total dos sistemas de armazenamento atingiu, só em 2006, a marca de 5,8 bilhões de dólares e representou um crescimento de 6,7% em comparação a 2005. O mesmo estudo também revela que a demanda mundial por arquitetura de Storage em rede irá crescer consideravelmente: ferramentas para NAS (Network Attached Storage) e SAN (Storage Area Network) devem expandir 62%, anualmente até 2008, e um crescimento estimado de 28% para o DAS (Direct Attached Storage). Entre 2002 e 2004, o volume de discos vendidos no Brasil dobrou e a expectativa é que quadruplique até 2009, e segundo este

Document Management

storage e segurança_02.indd 24

18.10.07 02:32:42

mesmo indicativo há uma previsão de que o mercado brasileiro venha a consumir volumes superiores a 30 petabytes . Dessa forma, o estudo demonstra que o crescimento médio anual será superior a 35% na capacidade vendida. Atividade meio Há consenso entre os técnicos de que o Storage é uma atividade meio para qualquer área de TI, ou seja, sem ele não há como implementar as demais ferramentas gerenciais das corporações como as de BI, ERP, CRM, somente para citar algumas. Benefícios como a gestão centralizada, acesso às aplicações, redução de custos por parte de treinamento, facilidade na administração e esca-

labilidade, também são apresentados e demonstrados aos CIO´s como caminhos para a adoção do Storage. “A adoção de ferramentas de Storage é fundamental, não somente para garantir a integridade dos dados, mas também para que as empresas sejam competitivas”, garante o gerente de vendas de Content Management e Archiving da EMC do Brasil, Eduardo Caetano. Para o executivo, os custos que os riscos aos quais as empresas estão sujeitas por não conseguirem compartilhar informações entre pessoas, áreas ou departamentos é muito grande. “ Há necessidade de se reter o conhecimento e isso porque hoje não gerenciar ou otimizar informações, prevendo redução de custos, disseminação de idéias e redução de riscos, significa perder

mercado”, argumenta. “No Brasil estamos vendo que as empresas passaram por uma etapa que chamamos fase do ERP, que foi a fase das informações estruturadas. Mas essas companhias perceberam que 80% de seus dados são não-estruturados. Vemos que há uma tendência e elas estão analisando uma forma de melhorar isto, seja por uma ferramenta de gerenciamento de conteúdo, por meio de um BPM, colaboração ou algum sistema que atenda às necessidades de compliance”, diz Caetano. Disseminação Entretanto não são somente as grandes corporações que já despertaram para as vantagens da centralização e gerenciamento de suas informa-

Document Management

storage e segurança_02.indd 25

18.10.07 02:32:47

storAge e segurAnçA Divulgação

economia, quando, muitas vezes, está associada às políticas determinadas pelo Governo. “Quanto mais antiga a informação, a freqüência de dados diminui. O extrato de conta-corrente é um bom exemplo. Quantas pessoas acessam o extrato do ano anterior?”, pergunta o executivo.

eduardo Caetano da emC: Storage como diferencial competitivo.

a redução de custo. “Nosso foco é poder atender diferentes necessidades do setor de storage, por isso, atuamos em quatro linhas estratégicas: IT Simplification, Virtualização, Disaster Recovery (contigência) e ILM (Information Life Cycle Management)”. Entre essas iniciativas, vale comentar que ILM – Information Life Circle (Ciclo de Vida da Informação), também é regido de acordo com a Divulgação

ções. De acordo com Celso Souza – diretor geral da True Access, integradora de soluções em storage e segurança, as pequenas companhias, por exemplo, cada vez mais instalam redes de comunicação para aplicativos de gerenciamento de processos internos, relacionamento com clientes e fornecedores e necessitam de alta capacidade de armazenamento, a exemplo do que os grandes players já estão fazendo. “independentemente do porte da empresa a demanda por processos de storage é um caminho já identificado, porém, hoje o gerenciamento de dados é o maior problema das companhias em relação ao Storage, seja em função de discos velhos, discos novos, fitas , transposição de discos para fitas etc.”, aponta o executivo da True Access. Neste aspecto, a virtualização, processo de consolidação de vários dispositivos físicos, dos mais variados fabricantes, reorganizados em agrupamentos virtuais lógicos, ou unidades de armazenamento, ganha cada vez mais espaço. Hoje, essa tecnologia vem descobrindo grandes oportunidades de negócio no segmento de SAN. Segundo Dorival Siqueira, gerente da área de Storage da IBM Brasil, o mercado vive um momento em que todas as empresas precisam de uma contingência de dados. A melhor opção de projeto varia de acordo com o objetivo do cliente, que além da segurança dos dados, visa

todos vendo A mesmA CoisA Ao mesmo temPo Hoje, um outro conceito bastante consolidado neste mercado de SAN, é de que o custo dos sistemas estão mais viáveis do que eram há dez anos. O ILM ou HSM – Hierarchical Storage Management vieram para reforçar esta idéia. Ou seja, ferramentas desenvolvidas dentro destes conceitos racionalizam o uso do storage e conseqüentemente, também seu custo. “Os dados críticos ficam localizados em áreas principais e depois seguem-se aqueles que pertencem tipicamente ao archiving, isto é, informações que podem ser utilizadas, mas ocupam uma área secundária ou que ficam armazenadas em fitas ou discos”, explica André Luiz Viana Borges – especialista de storage e proteção de dados da Microsoft. “Sem storage, não há negócios. Isso é fato”, declara André Borges, assim as ferramentas de hierarquização de informações e racionalização dos espaços entre as pessoas ou departamentos das corporações congregam esta idéia de bara-

Antônio moraes da rsA: segurança em TI é Prioridade.

Document Management

storage e segurança_02.indd 26

18.10.07 02:32:59

E a segurança? Tomando-se como base o atual cenário de negócios das grandes corporações, o gerenciamento inteligente de informações, é sem dúvida, o caminho mais eficiente para o sucesso e conquista de novos mercados. O que antes era considerado seguro por estar isolado e só fazia a guarda das informações, hoje é um ponto vital e estratégico. O tripé disponibilidade, confidencialidade

Divulgação

teamento e democratização do uso das informações armazenadas. Para o especialista, os clientes desejam que suas informações estejam aptas no momento certo, e para isso, é preciso que a acessibilidade dos dados, seja por pessoas ou grupos de pessoas, em diferentes localidades geográficas, seja a mais perfeita possível, 24 horas por dia, sete dias por semana. Mas é para que esta acessibilidade esteja nas condições ideais de utilização que a segurança e proteção aos dados é mais do que necessária.

Celso Souza da True Access: disseminação para as médias e pequenas empresas.

Document Management

storage e segurança_02.indd 27

18.10.07 02:33:11

Divulgação

e integridade são as bases estruturais onde se assentam os sistemas de storage e a segurança das informações. “Com informações cada dia mais digitais os tipos de ameaça deixam de ser “virtuais” e são cada vez mais idênticas ao do mundo real. São roubos, divulgações indevidas, fraudes,

são ameaças reais”, explica Cristiano Lincoln Mattos, diretor de tecnologia da Tempest Security Intellingence, empresa brasileira especializada em segurança das informações com atuação internacional . Conforme explica o diretor da empresa, a tecnologia tornou mais fácil a ação de ataques de qualquer ordem e espécie, potencializando a ação de criminosos. Daí a necessidade da segurança no mundo dos negócios, seja em campos estratégicos ou nos processos de negócios. “Hoje a indústria já apresenta um grau de maturidade para entender esta necessidade e tende a mudar o nível de decisão. Hoje o CSO – Chief Security Officer , cuida das estratégias e políticas de segurança que a corporações entendem como essenciais e entregam a operacionalização da segurança às empresas especializadas”, esclarece Lincoln Mattos. Se o outsourcing de segurança é uma realidade também o são o crescimento continuo e criativo dos ataques e a ameaças. Da mesma forma, a dependência e o aumento dos níveis de segurança junto às corporações. “Os sistemas de informações são vitais para as empresas sobreviverem hoje. Sem segurança as empresas morrem”, alerta o executivo da Tempest.

Lincoln mattos da tempest: as ameaças digitais são uma realidade.

Divulgação

storAge e segurAnçA

gustavo souza da diseC: utilização em massa das informações gera também muitas vulnerabilidades.

Sem dúvida, o outsourcing de segurança é inovador no mercado e atua principalmente na operacionalização, aos gestores destina-se o controle e o compliance. Duas vertentes da mais alta importância quando o assunto é segurança. “Com o crescimento de toda a cadeia de TI e sua utilização em massa é natural que o volume de informações também seja maior, o que gera também um grande número de vulnerabilidades”, identifica Gustavo Souza, diretor de produtos da Disec, empresa nacional com foco em outsourcing e serviços gerenciados de segurança da informação. Empresas cujo foco são os serviços gerenciados de segurança trazem às corporações segurança com um diferencial. Como o conceito fundamental, hoje, é manter as empresas em seu “cor business”, ou seja, com foco no seu negócio, as terceirizadas observam de perto os níveis e perímetros de segurança, amparadas pelas normalizações e melhores práticas do mercado de segurança propostas através de normas estabelecidas para o mercado nacional ou das práticas internacionais como a ISO 1779, CONVIT e COSO. “Enquanto as entidades proporcionam normas e procedimentos com altos níveis, o mer-

Document Management

storage e segurança_02.indd 28

18.10.07 02:33:35

Storage y Seguridad: El mercado de Storage se transformó mucho en los últimos años, dejando progesivamente de

cado se posiciona melhor e tende a contratar empresas certificadas e aderentes a esses controles “, reforça Souza. “Não basta só implantar uma ferramenta, é preciso ter aceso ao gerenciamento 24 horas por dia, estabelecer processos e ter indicadores claros e controle do ambiente do processo como um todo”, ressalta Gustavo Souza. O setor acompanha a evolução da infraestrutura de rede Wi-Fi (Wireless Fidelity). “, exemplfica Antonio Moraes, da RSA, empresa do grupo da EMC. Segundo ele, as soluções de autenticação forte, por exemplo, têm garantido aos correntistas dos bancos acesso seguro às transações on-line. Esta mesma tecnologia tem sido utilizada, a fim de garantir um nível mais elevado de segurança no acesso a redes sem fio. A segurança em TI é uma prioridade das empresas há tempos, e a as empresas tendem a optar por soluções completas. No Brasil, os setores de finanças e telefonia continuam à frente dos investimentos, nesta área. Estes mesmos mercados compreendem que segurança não é um commoditie e procura soluções cada vez mais pontuais para suas necessidades.

hasta 2008, y un crecimiento estimado de 28% para el DAS (Direct Attached Storage).

ser el simple almacenamiento de datos en un es-

Hay consenso entre los tecnicos de que el

pacio cerrado (Storage Area Networks, SAN) para

Storage és una actividad fundamental para cual-

significar la disponibilización de datos en red,

quier area de TI(Tecnologia de la Información), o

accesibles a partir de diferentes plataformas, lo-

sea, sin él no hay como implantar las demás herra-

calizaciones y por usuarios con diferentes perfiles.

mientas gerenciales de las corporaciones como las

Considerando que al mismo tiempo los sistemas

de BI, ERP, CRM, solamente para citar algunas.

de seguridad de la información, también ya no son

El trípode disponibilidad, confidencialidad y

más los mismos, se puede decir que su concepto,

integridad son las bases estructurales de los siste-

antes limitrofe a la protección al usuario, pasó a

mas de storage y de la seguridad de las informa-

significar la protección de red.

ciones. Con informaciones cada dia más digitales,

Para los especialistas y proveedores de solu-

los tipos de amenaza dejan de ser “virtuales” y

ciones, esta aproximación entre los dos concep-

son cada vez más identicas a las del mundo real.

tos sufrió lo que se puede llamar de “evolución

El outsourcing de seguridad és innovador en el

natural”. Las redes, de storage, sin duda, hoy,

mercado y actua principalmente en el modo ope-

representan un activo estrategico para las empre-

rativo, a los gestores se destina el contról y el

sas, en la cual la protección a la integridad de los

compliance. Como el concepto fundamental hoy

datos és una prioridad. Estudios realizados por el

és mantener a las empresas con el foco en su ne-

IDC, muestran que el facturamiento total de los

gocio, las empresas terceras observan de cerca los

sistemas de almacenamiento atingió, solo en el

níveles y perímetros de seguridad, amparadas por

año de 2006, la marca de 5,8 billones de dólares y

reglamentaciones y mejores prácticas del merca-

representó un crecimiento de 6,7% en comparaci-

do de seguridad propuestas a través de normas

ón a 2005. El mismo estudio también revela que la

establecidas para el mercado nacional o de prác-

demanda mundial por arquitectura de Storage en

ticas internacionales como la ISO 1779, CONVIT y

red crecerá considerablemente: herramientas para

COSO. Este mismo mercado comprende que segu-

NAS (Network Attached Storage) y SAN (Storage

ridad no és una “commodity” y buscan soluciones

Area Network) deben expandir 62% anualmente

cada vez más puntuales para sus necesidades.

Document Management

storage e segurança_02.indd 29

18.10.07 02:33:46

CARREIRA Joseti Capusso

O&M e TI: Houve convergência destas profissões? E. Mauricio Alfonso R.*

uando cursei graduação em Medellín (Colômbia) e em São Paulo (Brasil) nos anos 90, havia uma briga invisível entre as áreas de Organização & Metodos (O&M) e os Cursos de Tecnologia da Informação (TI) e afins (Análise, Ciência e Engenharia). Na universidade tínhamos os professores hitech e por outro lado, as professoras mais tradicionais, que cuidavam e sabiam tudo de formulários e processos, porém o seu trabalho era realizado no papel - a melhor tecnologia até agora inventada para armazenar a memória da humanidade. Não que os professores de TI também não fossem conservadores em relação ao uso do papel, mas o seu estilo profissional era bem diferente do das pessoas que cuidavam de processos; nenhum desses últimos utilizava um celular e muito menos um palmtop (hoje um PDA – Personal Digital Assistant – Assistente Digital Pessoal). O mais interessante foi que no mercado não era muito diferente. Porém, nas empresas havia uma interdependência maior das áreas de O&M e TI com respeito a quem cuidava da informação. Os profissionais de cada área, apesar de trabalharem pelo mesmo fim, eram identificados pelo jargão e estilo de trabalho específicos. Em 1998, eu estava na área de Consultoria de TI, fazia algumas visitas a prospects e a clientes para realizar o mapeamento de processos ou para validá-los, e assim, tinha aproximação com o pessoal de TI e com a agora, do meu ponto de vista, quase extinta área de O&M¹. Nessa época, ficou bastante claro que se iniciava uma nova era, a da convervência destas duas profissões. Inclusive, em algumas universidades surge OSM (Organização, Sistemas e Métodos). Na maioria das empresas privadas a área de O&M foi eliminada e seus profissionais encaixados em outras áreas, porém, dificilmente dentro de TI. TI passou a ser chamada assim no momento em que é percebida como a área que agrega valor ao negócio, substituindo o termo Centro de Dados

ou Central de Processamento de Dados (CPD). Assim, como TI processa dados e entrega informação, é o departamento que fornece a maior vantagem competitiva na Era da Informação. Por sua vez, O&M foi perdendo espaço, embora sua importância seja visível e ela seja a responsável pela estruturação de qualquer processo relacionado à estratégia da organização (empresa) e que obedece a duas premissas: ser organizada e apoiada num método. Nos últimos cinco anos ainda tenho tido o prazer de conversar com profissionais de O&M, pois em muitas antigas estatais (telecom, indústria e outros) ainda existe este departamento. Porém, também surgiu o departamento de Processos e/ou Projetos, para onde o advento da área de TI os levou. A evolução da importância de TI (e de seu reconhecimento) dentro das empresas de todo tipo e setores, nos últimos 20 anos ao redor do mundo, tem provocado uma mudança radical de quem cuida da informação. Parece que, de repente, a área de TI é responsável por tudo relacionado à palavra informação. Especificamente na área de Gestão Documental, a responsabilidade pela criação de toda a cadeia de informação (baseada no papel) nas empresas era dos profissionais de O&M, junto com os arquivistas, bibliotecários e bliblioteconomistas, que eram os “donos” dos Centros de Documentação (CEDOC) ou Arquivo. Neste segmento não foi diferente, a área de TI ingressou sutilmente, otimizando processos ao automatizar tudo o que era possível (e muitas vezes em excesso). Mais uma vez TI ganha a responsabilidade da informação, neste caso aquela no papel e em microformas (microfilme e microficha). Não é raro que nas empresas de hoje o responsável pelos projetos GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), de ECM (Enterprise Content Management – Gestão de Conteúdo Corporativo), de Workflow, e do Arquivo seja TI, apesar de contar com equipes diversificadas (Processos, Operação, Finanças, Logística, etc). No mundo, quem comercializa a maioria de

software de apoio à informação (e gestão documental) são empresas de TI, além daquelas especificamente do nicho de gestão de conteúdo como Vignette, Hummingbird, IXOS e OpenText (que comprou as duas anteriores). As grandes empresas como a IBM (que já tinha o seu Content Manager), a EMC e Oracle já ingressaram no mundo de ECM ao comprar outras (ex. FileNet-IBM, DocumentumEMC e Stellent-Oracle) para participar deste mercado, que é tido como de grande potencial2. E no caso da Microsoft, esta está entrando no mercado com o SharePoint, mas é novata e ainda há muito por conquistar. E aqui retorna a problemática de quem está mais apto para cuidar de tais soluções de ECM: o pessoal de TI, por se tratar de software apoiado em hardware, ou o pessoal de Processos e/ou Projetos (O&M e OSM, se existirem dentro da empresa), por se tratar de gestão de conteúdo? A maioria das empresas parece ter adotado o modelo de equipes diversificadas, comentado anteriormente. Resta saber se a liderança de TI nesses casos é realmente a solução. E. Mauricio Alfonso R. - Cientista da Computação com experiência no mercado de Consultoria de Processos, Tecnologia da Informação e Gestão Documental. Atualmente ocupa o cargo de Gerente Regional de Soluções de Gestão Documental para a América do Sul da empresa americana Iron Mountain. mauricio.alfonso@ironmountain.com.br

1 - A 10ª Pesquisa de Mercado do CENADEM apontou que Organização e Métodos ainda está presente nas empresas: 49% das empresas têm esse segmento. Pesquisado em agosto de 2007. (http://www.cenadem.com.br/curso120105.php) 2 - Segundo a Forrester Research, estudo de julho de 2005, o mercado de ECM para a venda de licenças de software ultrapassará os US $3,9 bilhões em 2008. (http://www.forrester.com/Research/Document/Excerpt/0,7211,36935,00.html

Document Management

artigo_Mauricio_02.indd 30

10.10.07 02:00:31

P3IMAGE É SINÔNIMO DE COMPETÊNCIA E SEGURANÇA PARA GERENCIAMENTO, DIGITALIZAÇÃO E ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS OU MÍDIAS MAGNÉTICAS

A nova dinâmica empresarial exige novos produtos e serviços para gerenciamento, digitalização e armazenamento de documentos e dados. É para atender a essa demanda cada vez mais exigente em relação à entrega de resultados, desde o planejamento até a operacionalização, com segurança e excelência, que a P3IMAGE está sempre inovando em soluções. A última palavra em gestão completa da informação é a P3STORE, um conjunto de serviços altamente qualificados que reúne as seguintes operações: Guarda Simples de Documentos - Todas as caixas são identificadas e armazenadas em estanterias industriais; Guarda Gerenciada - Os documentos são catalogados individualmente com código de barras e, em seguida, são guardados em um ambiente extremamente seguro, pelo tempo que o cliente necessitar. Quando for necessário acessar algum desses documentos, basta fazer a solicitação via sistema. O recebimento é imediato, na forma de uma cópia simples ou autenticada; Armazenamento na Web - Acesso a todo e qualquer documento da Guarda Gerenciada já digitalizado e disponibilizado no site da P3IMAGE por meio de senha específica. Guarda de Mídias - Serviço especial de armazenagem de Microfilmes, Microfichas, CDs, DVDs, Fitas VHS, Cartuchos em uma sala-cofre climatizada, com proteção contra incêndio, acesso restrito e monitorado. Formalização de Processos - Envolve todos os cuidados relacionados a contratos financeiros e empresariais.

Vale ressaltar também um sucesso já consagrado pela P3IMAGE: o All IMAGE, a melhor solução para o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Trata-se de um software exclusivo e perfeito também para o acesso imediato a documentos, tais como prontuários, contratos, notas fiscais, atas de reunião, processos judiciais, etc. Um produto amigável, tanto para quem o configura como para quem o utiliza. Em poucos minutos consegue-se montar uma aplicação e disponibilizá-la para seus usuários. E a P3IMAGE também realiza o processo de Digitalização de Documentos, em que tudo o que está em papel, foto, microfilme, cartão ou microficha é convertido em imagem digital e armazenado em CD-R, DVD ou na Web. Os serviços de preparação, digitalização, indexação e controle de qualidade recebem soluções customizadas de acordo com as necessidades dos clientes. Os serviços de digitalização podem ser realizados nas filiais da P3IMAGE ou “In House”. Seja qual for a sua atividade, entre em contato com a P3IMAGE, uma empresa moderna que atua com o conceito de perenidade: gerenciar documentos de forma a preservá-los durante o seu ciclo de vida, armazenando-os de uma forma correta e segura, digitalizando-os e provendo o acesso imediato e restrito para os usuários autorizados. Isto significa ganho de produtividade, aumento de segurança (controle de acesso ao documento e backup do documento em papel) e mais tempo disponível para seus usuários e gestores atuarem nas suas atividades fim.

LANÇAMENTO

Deixe suas preocupações com a P3IMAGE. Esta é nossa atividade. Rua: Do Curtume, 554 - Lapa - 05065-001 - São Paulo - SP - Tel./Fax: (11) 3612-6070 Rua: Da Alfândega, 25 - Salas 406/407 - Centro - 20070-000 - Rio de Janeiro - RJ - Tel./Fax: (21) 2223-0161

www.p3image.com.br Anuncio final.indd 1

19/09/2007 07:27:13

GUARDA DE DOCUMENTOS Joseti Capusso

Guarda de “Arquivo Morto” ou Gestão de Documentos? Luiz Alfredo Santoyo*

inda é comum encontrarmos hoje, algumas pessoas que referenciam às empresas de custódia de documentos, como sendo empresas de guarda de “arquivo morto”, muitas vezes para eles uma atividade inusitada até então. O principal motivo para isto é que este segmento no Brasil, é relativamente novo e ainda muito concentrado geograficamente nos grandes pólos, além de concentrado nas grandes empresas, fato que inibiu uma maior divulgação dos benefícios que a terceirização da custódia externa de documentos pode oferecer. Lembramos que no inicio, há 25 anos atrás, as primeiras empresas a se aventurarem a oferecer esse tipo de serviço, o fizeram em função da própria demanda de clientes internacionais que já usufruíam desses serviço em suas matrizes, principalmente nos USA. Foi a época em que o pioneirismo superou todas as dificuldades, pois a capacidade de memória de hardware era pouca, havia limitação dos sistemas de banco de dados, não havia Internet e a conectividade dependia somente das redes fixas de telefonia comum. Enfim, eram tempos em que só mesmo a visão empreendedora de alguns empresários que acreditavam no setor, conseguiriam suplantar todas as dificuldades iniciais. Dentre as três fases principais do arquivo, trabalhávamos com o arquivo inativo e talvez, por isso pudéssemos até aceitar que nossas empresas fossem denominadas de “guardadoras de arquivo morto”, que eram como se chamavam os arquivos inativos . De 3 empresas existentes passamos a 43, número insignificante comparado com as mais de 2.500 existentes nos USA. Mesmo assim somos o país de maior número de empresas em toda a América Latina . Nesse meio tempo, o processo de manutenção da documentação das empresas passou a ser questionado em função de necessidades mais estratégicas, a fiscalização passou a ser mais exigente e novas leis surgiram, como a Sarbannes Oxley, obrigando

as empresas a se preocuparem muito mais, com a certeza de que as pesquisas documentais teriam sucesso. Essa mudança de visão do mercado encontrou resposta imediata dentro de nossa industria, a qual rapidamente passou a um papel mais abrangente: a da gestão de documentos integrada, abrangendo além do arquivo inativo, também os arquivos ativo e intermediário. Várias das empresas existentes hoje em nosso mercado já adotaram este novo padrão de fornecimento. Para isso, muitas inovações tecnológicas e de sistemas foram agregadas, a Internet se estabeleceu como padrão de relação dinâmica com o cliente, reduzimos o SLA das pesquisas, incluímos novas e mais especializadas funções em nossas organizações, passamos a integrar as diferentes mídias existentes. Em resumo, atendemos o cliente em todas as fases de seu processo documental com muito mais eficiência, eficácia, segurança e rapidez . Isto se deve a experiência acumulada de cada uma de nossas empresas, a nossa retaguarda técnica que dificilmente pode ser replicada dentro de nossos clientes sem que haja uma distorção muito grande nos custos, aos critérios de segurança física e lógica existentes, além da continua atualização tecnológica. O nosso papel hoje passou a ser um misto de auditores, consultores e operadores ao invés de simples fornecedores, fato que amplia a relação custo x benefício em favor do cliente. E isso se deve exatamente aos diferenciais que parte de nossas empresas passaram a garantir como condição adicional no fornecimento de seus serviços. A estruturação desta nossa nova realidade juntamente com a disseminação de novos conhecimentos e processos operacionais, que por um lado conseguem auxiliar os clientes nas soluções de grande parte de seus problemas da gestão de documentos, e ao mesmo tempo, pode gerar uma preocupação adicional.Temos observado que empresas de outros segmentos, como de contabilidade, de TI, fornecedoras de hardware, etc. estão

aventurando-se em oferecer serviços de processos documentais. É necessário que haja uma conscientização do mercado que antes de qualquer contratação, avaliem a experiência acumulada do fornecedor, certifiquem se já implementou processos similares com êxito, peçam referências ao mercado. Em documentação, não são permitidas falhas que prejudiquem a localização das informações, pois certamente o custo de recuperação será muito alto, senão fatal. A ABGD,é hoje integrada pelas maiores e mais representativas empresas do mercado e tem entre seus objetivos o treinamento e a disseminação de procedimentos e boas práticas na atividade de Gestão de Documentos não só entre seus associados, permitindo ao mercado evitar eventuais prejuízos futuros.

* Luiz Alfredo Santoyo é diretor da ABGD - Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos e diretor da Iron Mountain do Brasil luiz.santoyo@ironmontain.com.br

Document Management

artigo_Santoyo_02.indd 32

10.10.07 02:07:50

Untitled-1 3

15.10.07 02:54:03

CASE

Um melhor atendimento desde o prontuário Um hospital moderno que atende com eficiência seus pacientes. Assim, o Hospital São Luiz é conhecido na cidade de São Paulo. Mas a eficiência não fica somente no atendimento criterioso, por traz da equipe de saúde está a equipe administrativa que cuida da documentação da instituição com o mesmo zêlo, em um sistema moderno e muito prático.

O Hospital e Maternidade São Luiz foi fundado em 1938, nasceu no Itaim Bibi, bairro da zona Sul de São Paulo, na época, apenas uma policlínica com 12 leitos. Hoje, o São Luiz é considerado um dos mais avançados hospitais do país. É referência nacional como hospital geral, pronto-atendimento, diagnósticos e maternidade. A policlínica, inaugurada há 68 anos, chegou a 2007 com três unidades de hospital geral e duas maternidades de referência, sendo que a terceira unidade será inaugurada até o final do ano Duas das unidades do São Luiz juntas realizam, por mês, 6,7 mil internações; 2,5 mil cirurgias; 24,8 mil pronto-atendimentos; 21,3 mil exames através de seus centros de diagnósticos e 25 mil exames para

pacientes internados, além de nove mil partos ao ano. A comunidade hospitalar é composta por 2,4 mil colaboradores e aproximadamente 11 mil médicos cadastrados. E com a nova unidade a rede terá mais 250 leitos a serviço da saúde. Este volume de atendimento gera diariamente inúmeros registros de pacientes internados e atendidos nas unidades de pronto-atendimento. Cada paciente, além do registro interno tem também um prontuário dos procedimentos médicos que é acompanhado de uma guia emitida pelos seguros de saúde e/ou convênios. “A cada guia dessas tínhamos de fazer uma cópia, para efeito financeiro, além do prontuário médico, propriamente dito, de cada um dos pacientes. O que acabava gerando uma pasta com mais

Document Management

case_São Luiz_02.indd 34

18.10.07 02:54:29

Joseti Capusso Joseti Capusso

Salesse: guarda gerenciada de documentos é igual ganho de performance para o hospital

de 10 folhas para cada um”, explica Manoel Dimas Salesse – diretor administrativo e financeiro do Hospital São Luiz. Como a legislação através de uma Resolução Conselho Federal de Medicina (1331/89) exige que o hospital, seja o responsável pela guarda destes prontuários, o São Luiz faz a guarda física destes documentos. ”Só que tínhamos uma nova situação: para o recebimento dos pagamentos a serem feitos pelas operadoras de saúde havia a necessidade de se remeter a guia com a assinatura do paciente, que por muitos motivos podia se extraviar e gerar morosidade no recebimento”, explica Salesse. Para segurança tanto da documentação quanto para o efetivo pagamento, o hospital fazia uma cópia desta guia e também sua guarda. “Havia então mais dois custos o da cópia e de sua guarda”, como explica o diretor financeiro do hospital e foi a partir da premissa, de se reduzir inicialmente estes custos, que o hospital optou pela busca no mercado de uma empresa que fizesse a digitalização destes documentos. Este processo previa, a princípio, somente a digitalização para guarda em meio eletrônico dos prontuários financeiros. No entanto, a necessidade era maior, conforme identificou o próprio setor administrativo da instituição. “Foi nesta época que fizemos uma parceria com uma empresa do mer-

cado, a P3 Image que nos apresentou, além do sistema de guarda simples, o processo chamado guarda gerenciada de documentos e a implantação de uma plataforma, via web, que disponibiliza as imagens destes documentos para as diversas áreas dentro do São Luiz”, lembra Salesse. Conforme explica Paulo Sérgio Carneiro, diretor da P3 Image, a empresa passou a digitalizar todo o prontuário dos pacientes após a alta. Assim, cada registro de internação, de cada paciente, foi digitalizado, incluindo-se todo o acervo de prontuários do hospital desde 2000. “A digitalização transformou os documentos físicos em imagens em meio eletrônico e permitiu que fossem eliminadas as cópias (e conseqüentemente também sua guarda) do prontuário financeiro do paciente”, conta o diretor, que com esta ação permitiu que o hospital reduzisse em 30% o volume de guarda. Hoje, o São Luiz ainda usa o sistema tradicional para guarda de documentos impressos, entretanto seguindo estas etapas de modernização passou a digitalizá-los também. “Legalmente, temos a obrigatoriedade de microfilmar ou guardar fisicamente os prontuários. Nós fazemos os dois.”, comenta. Houve um ganho de performance para o hospital. Atualmente, os prontuários guardados, contém, os procedimentos médicos e a imagem das guias das operadoras de saúde e ficam dispostos

em áreas acondicionadas especialmente para este tipo de atividade, “ A eliminação das guias no nosso sistema trouxe um ganho para a instituição, contudo ainda falta um uso mais amplo de tecnologia por parte dos nossos parceiros operadores de saúde, que comprovam os serviços prestados aos pacientes pelas guias físicas assinadas”, pondera Salesse, “ Apesar da implantação do TISS já ser uma realidade no meio de saúde”. O TISS- Troca de Informações em Saúde Suplementar é um padrão estabelecido pela ANS – Agência Nacional de Saúde para registro e intercâmbio de dados entre as operadoras de planos privados de assistência à saúde e prestadores de serviços de saúde. A proposta da ANS utiliza padrões já existentes e disponíveis em outros bancos de dados e sistemas de informações, permitindo compatibilização com os diversos sistemas de informação em saúde, hoje existentes, possibilitando melhorias na utilização das informações coletadas, mas que necessita ainda de uma padronização entre todos os envolvidos. EFICIÊNCIA “Graças a um programa dentro da marca P3 Store, chamado All Store, desenvolvido para clientes de guarda gerenciada de documentos, onde o cliente tem a organização de todos os documentos e mais o acesso aos documentos digitalizados. No caso

Document Management

case_São Luiz_02.indd 35

18.10.07 02:54:59

Mejor atendimiento desde el prontuario médico

CASE do hospital para prontuários de internação”, comenta Paulo Sérgio Carneiro. No caso dos dois Prontos Socorros do São Luiz, a P3 disponibilizou como parte do pacote de serviços, a instalação de dois birôs, instalados com mãode-obra e equipamentos e toda infra-estrutura, para funcionarem localmente. “Para as unidades de pronto atendimento, os prontuários digitalizados são armazenados por guarda simples, isto é, onde quem controla o conteúdo da caixa é a própria administração do hospital”, explica Carneiro. Ele informa também que para a guarda gerenciada, cada caixa recebe uma etiqueta de código de barras que possibilita ao usuário no hospital, através da web, identificar a localização da caixa, sua estante e posicionamento, bem como, a posição do documento dentro da caixa, possibilitando agilidade e segurança na transmissão da informação. Outro diferencial apontado por Carneiro na etapa de digitalização dos documentos de RH do hospital diz respeito aos arquivos inativos. “ Este processo para o gerenciamento de RH é muito importante para as empresas, principalmente para fins de aposentadoria, onde através do sistema, pode-se resgatar as informações de forma muito rápida”, diz Carneiro. “ Além da implantação do sistema e da guarda de documentos, estamos aptos a oferecer também aos clientes uma sala cofre de mídias. Onde é possível se guardar microfilmes, microfichas, cd´s,dvd´s, cartuchos, ou qualquer tipo de mídia para sua correta preservação dentro das especificações técnicas necessárias”. Todas

Paulo Sérgio Carneiro, da P3Image

as informações digitalizadas do Host´pital São Luiz estão armazenadas no Storage da empresa. Para a instituição, a P3 Image digitalizou até hoje cerca de 13 milhões de imagens nas várias ofertas de serviço. “Os hospitais são geradores natos de grandes volumes de papel, já que a legislação ainda os obriga a guarda de documentação. Todavia, mesmo que disponham de prontuário totalmente eletrônico, não significa que irão deixar de gerar papel. Eles podem diminuir muito este volume ao gerenciarem seus documentos de forma organizada e inteligente”, finaliza Carneiro. “Os processos de digitalização de documentos, guarda gerenciada, a implantação do sistema via web, isto é, a modernização do sistema de gerenciamento de documentos, paralelamente à outras ações na área clínica, possibilitarão que o São Luiz venha a receber outras certificações de acreditação tanto de instituições nacionais, quanto internacionais”, conclui o diretor financeiro do hospital.

Digitalização de mais de 13 milhões de imagens

Un hospital moderno que atiende con eficiencia a sus pacientes. Asi és conocido el Hospital São Luiz en la ciudad de San Pablo. Pero, la eficiencia no está solamente en el atendimiento criterioso. Por detrás del equipo de salud, está el equipo administrativo que cuida, con el mismo cuidado, de la documentación de la institución por medio de un sistema moderno y práctico. El Hospital y Maternidad São Luiz fue fundado en 1938, nacido en Itaim Bibi, barrio de la zona Sur de San Pablo. En ese momento, era apenas una policlínica con 12 lechos. Hoy, el Hospital São Luiz és considerado uno de los más avanzados hospitales del país. És referencia nacional como hospital general, servicio de urgencias, diagnósticos y maternidad. La policlínica, inaugurada hace 68 años, llegó a 2007 con tres unidades de hospital general y dos maternidades de referencia, además de la tercera que será inaugurada hasta el final de este año. Las dos unidades del Hospital São Luiz realizan juntas, mensualmente, 6,7 mil internaciones; 2,5 mil cirugías; 24,8 mil servicios de urgencias; 21,3 mil examenes a través de sus centros de diagnósticos y 25 mil examenes para pacientes internados, además de nueve mil partos al año. La comunidad hospitalaria posee 2,4 mil colaboradores y aproximadamente 11 mil médicos registrados. Cada paciente, además del registro interno también tiene un prontuario de los procedimientos médicos, que és acompañado de una guia expedida por los seguros de salud e/ou convenios. “A cada guia de esas teníamos que hacer una fotocopia, para contról financiero,además del propio prontuario médico de cada uno de los pacientes. Eso nos generava una carpeta con más de 10 hojas para cada uno”, explica Manoel Dimas Salesse – director administrativo y financiero del Hospital São Luiz. Como la legislación a través de una resolución del Consejo Federal de Medicina (1331/89) exige que el hospital, sea el responsable por guardar estos prontuarios, el Hospital São Luiz hace la guardia física de estos documentos. ”Pero teníamos una nueva situación: para cobrar los atendimientos de las operadoras de salud era necesaria enviar la guia con la firma del paciente, que por muchos motivos se podria perder y retrasar el pago”, explica Salesse. Por seguridad tanto de la documentación como para el efectivo pago, el hospital hacia una fotocopia de esta guia y también la guardava. El proceso, a principio, previa solamente la digitalización para la guardia en medio electrónico de los prontuarios financieros. Sin embargo, la necesidad era mayor conforme identificó el propio sector administrativo de la institución. “Fue en esta época que hicimos un trabajo conjunto con una empresa del mercado, la P3 Image que nos presentó, además del sistema de guardia simples, el proceso llamado guardia gerenciada de documentos y la implementación de una plataforma, por la web, que ofrece las imagenes de estos documentos para vários sectores adentro del propio Hospital São Luiz”, recuerda Salesse. Como explica Paulo Sérgio Carneiro, director de la P3 Image, la empresa pasó a digitalizar todo el prontuario de los pacientes despúes del alta. Asi, cada registro de internación, de cada paciente, fue digitalizado, incluyendo todo el acervo de prontuarios del hospital desde 2000. El también informa que para la guardia gerenciada cada caja recibe una etiqueta de código de barras que posibilita al usuario en el hospital, a través de la web, identificar la localización de la caja, su estante y su posición, además de la posición del documento adentro de la caja, posibilitando agilidad y seguridad en la transmisión de la información. Todas las informaciones digitalizadas del Hospital São Luiz estan almacenadas en el Storage de la empresa, con sus servidores, que además del original en el servidor principal, también tiene el back-up guardado en un servidor secundario e una tercera copia en disco almacenada en la sala cofre. Hoy en dia, son cerca de 13 millones de imagenes digitalizadas en el hospital.

Document Management

case_São Luiz_02.indd 36

18.10.07 02:55:22

Untitled-1 1

10.10.07 02:23:25

CASE

Um exemplo que vem do Nordeste O Conselho Regional de Enfermagem do Estado do Ceará implantou um sistema de emissão de novos registros e recadastramento de seus afiliados utilizando tecnologia e sistemas de gestão documental que possibilitou maior agilidade e funcionalidade e poderá ser tomado como modelo para os demais Conselhos em todo o Brasil.

COREN-CE – Conselho Regional de Enfermagem do Estado do Ceará tem em seu acervo cerca de 40.000 profissionais de enfermagem inscritos. Para cada inscrito havia uma pasta de documentos com média de 10 folhas, que utilizava um espaço físico de aproximadamente 50 metros quadrados, na sede do Conselho. Este “arquivo” estava organizado em caixas, distribuídas no local.”No nosso sistema havia um localizador de pastas que facilitava muito a procura quando da necessidade de manuseio. A necessidade de aproveitamento do espaço físico, bem como a necessidade de agilidade no processo de manipulação das pastas no fez optar pela tecnologia de gerenciamento eletrônico destes documentos”, lembra a presidente do Coren-CE, Najla Maria Gurgel. Ao mesmo tempo havia um prazo para liberação do registro muito grande, o que muitas vezes impedia o profissional recém formado de trabalhar ou mesmo para aqueles que se transferiam de região ou ainda, os que estavam em processo de aposentadoria, ocasionando um contratempo em relação à demanda. A entidade procurou no mercado regional

uma empresa que inicialmente fizesse a digitalização deste acervo. A Apro Informática realizou toda a digitalização dos documentos do Conselho. Ao mesmo tempo em parceira com a Estec, empresa de tecnologia que desenvolve e comercializa soluções em Gerenciamento Eletrônico de Documentos, prestou uma consultoria para o gerenciamento dessas informações e assessorou a entidade na compra de equipamentos e no treinamento de pessoal. “A aquisição de equipamentos com tecnologia de ponta para armazenagem e gerenciamento das informações, além de uma reestruturação física dos setores de atendimento e treinamento da equipe tornaram os procedimentos adotados, e a transição do papel para o digital, muito tranqüila”, explica a presidente. TECNOLOGIA Durante o período de implantação do sistema toda a equipe do COREN-CE esteve envolvida no processo. O sistema adotado foi o desenvolvido pela própria Estec, o E2 DOC, um software integrado de gerenciamento eletrônico de documentos que oferece em um único sistema as funções de digitalização, indexação, pesquisa, segurança e gerenciamento, integrado a uma estrutura.

Document Management

case_coren_02.indd 38

18.10.07 02:41:54

Divulgação

Un ejemplo que viene del Nordeste El Consejo Regional de Enfermería del Estado de Ceará implantó un sistema para emitir nuevos registros y reapuntar sus filiados utilizando tecnologia y sistemas de gestión de documentos que posibilitó mayor agilidad y podrá ser tomado como modelo para los demás Consejos en todo el Brasil.

Toda a equipe do Coren-CE foi treinada para a recepção e digitalização de documentos.

Divulgação

Presidente do Coren-CE, Najla Gurgel.

A ferramenta possibilitou que se trabalhasse com informações em papel ou documentos eletrônicos. “A flexibilidade do software garantiu utilização para gerenciar um grande número documentos, e-mail, vídeos, documentos eletrônicos. Com controle de acesso sobre as operações, integrados ao sistema operacional permitindo a guarda das informações, criptografando e assinando digitalmente todos os documentos armazenados, com Assinatura Digital, própria, e padrão ICP-Brasil. O Software registra todos os acessos e permite a rastreabilidade de todas as ações”, explica o diretor da Estec, Álvaro Ésper Oliveira.

Segundo ele, o próprio software indica se houve uma duplicidade de documentos e não permite que seja feita nenhuma adulteração sem que ele indique. “Isso assegurou a integridade dos documentos que no caso do Coren são a digitalização de documentos pessoais, como RG, CPF e diplomas que garantiram aos profissionais o exercício da enfermagem de forma regulamentada e legal”, completa. Conforme ressalta a presidente da entidade a concepção da importância do Documento Digital foi muito bem aceita pelos funcionários e pelos membros da presidência do conselho, que encaminhou sua experiência ao Conselho Federal de Enfermagem, que se mostrou muito interessado neste modelo para aplicação nos demais Conselhos Regionais. O COREN-CE é um dos pioneiros do Brasil neste processo de acervo digital. Quando um profissional de enfermagem se dirige ao Conselho para efetuar a sua inscrição, os documentos necessários são diretamente escaneados e armazenados no Banco de Dados. Houve uma redução drástica no custo com a utilização de cópias, suprimentos e na manutenção dos equipamentos”, salienta a presidente. O trâmite dos documentos para o Conselho Federal para verificação e execução do registro é feita através de meio eletrônico, eliminando assim o volume de papel circulando por malote. “Esperamos realmente que nosso modelo possa ser adotado a nível nacional pelos demais COREN´s.”, diz a Dra. Najla Gurgel. A agilidade no manuseio das informações aliada a redução dos custos com cópias e trâmite de papel fazem da tecnologia de gestão documental uma ferramenta importantíssima na Gestão de Documentos.

El COREN-CE – Consejo Regional de Enfermería del Estado de Ceará tiene en su acervo cerca de 40.000 profesionales de enfermería inscriptos. Para cada inscripto habia una carpeta de documentos con aproximadamente 10 hojas, que utilizava un espacio físico de aproximadamente 50 metros cuadrados, en la sed del Consejo. Este “archivo” estava organizado en cajas, distribuidas en el local. Al mismo tiempo, habia un plazo para la liberación del registro en 45 dias, lo que muchas veces impedia al profesional recién recibido de trabajar o aún para los que se transferian de región. La asociación buscó en el mercado regional una empresa que a principio hiciera la digitalización de este acervo. La empresa Apro Informática realizó toda la digitalización de los documentos del Consejo. Al mismo tiempo, en trabajo conjunto con Estec, empresa de tecnologia creada para desarrollar y comercializar soluciones en Gestión Electronica de Documentos, prestó una consulta para la gestión de esas informaciones y asesoró la entidad en la compra de equipos y en el entrenamiento del personal. TECNOLOGIA Durante el período de implementación del sistema, todo el equipo del COREN-CE estúvo envuelto en el proceso. El sistema adoptado fue el desarollado por la propia Estec, el E2 DOC, un software completo de gestión electronica de documentos que ofrece en un unico sistema las funciones de digitalizar, indexar, pesquisar, asegurar y gerenciar. La herramienta posibilitó trabajar con informaciones en papel o documentos electronicos. “La flexibilidad del software garantizó la utilidad para gerenciar un gran numero de documentos, e-mail, vídeos, documentos electronicos. Con contról de acceso sobre las operaciones, integrados al sistema operativo fue posible guardar las informaciones, criptografando y firmando digitalmente todos los documentos almacenados, con Firma Digital propia y molde ICP-Brasil. Registrando todos los accesos y permitiendo el rastreo de todas las acciones”, explica el director de la Estec, Álvaro Ésper Oliveira. Como informa la presidente de la entidad la concepción de la importancia del Documento Digital fue muy bien acepta por los empleados y por los miembros de la presidencia del Consejo, que encamino su experiencia al Consejo Federal de Enfermería, que se mostró muy interesado en este modelo para su aplicación en los otros Consejos Regionales. El COREN-CE és uno de los pioneros de Brasil en este proceso de acervo digital. Cuando un profesional de enfermería se dirige al Consejo para efectuar su inscripción, los documentos necesarios son directamente escaneados y almacenados en el Banco de Datos. Huvo una reducción drastica en el costo con la utilización de fotocopias, material de informática y con la manutención de los equipos”, reitera la presidente. El tramite de documentos para el Consejo Federal para verificación y ejecución del registro se hace por medio electronico, eliminando el volumén de papel que circula. Esperamos realmente que nuestro modelo pueda ser adoptado a nível nacional por los otros COREN´s. La agilidad en el manoseo de las informaciones y la reducción de los costos con fotocopias y tramite de papel hacen de la tecnologia de gestión de documentos una herramienta importantisima en la Gestíon de Documentos.

Document Management

CAPTURA DE DADOS Joseti Capusso

O que é ICR e OCR? Wilton Tamane*

que fazer ao deparar com documentos que não tenham estrutura alguma ? Documentos onde a determinação de índices por mais criteriosa que seja, pode não atender as mais diversas formas de pesquisas pelos usuários? Como extrair dados de um formulário sem lançar mão de dezenas de digitadores e estações de trabalho? Como localizar uma informação contida em texto de um documento em papel? Como direcionar todas as correspondências diárias, de forma eficiente e produtiva? Como classificar documentos desestruturados? Como descrito em matéria do Ricardo Campelo, a resposta a todas estas perguntas pode estar no uso de uma tecnologia há muito tempo conhecida e que atende pelo nome de OCR (Optical Character Recognition -Reconhecimento Optico de Caractere) e ICR (Inteligent Character Reoginition – Reconhecimento Inteligente de Caractere). Esta tecnologia se tornou muito conhecida através dos scanners desktop, pois muitos fabricantes incluem uma versão gratuita para atrair usuários que necessitam de uma ferramenta para automatizar a digitação de textos, de documentos em papel. Porém, para que esta tecnologia de fato tenha resultados práticos, ou seja, o índice de reconhecimento seja adequado ao fim a que se destina, temos que observar todas as etapas deste processo. E neste caso, todas as etapas acabam influenciando no resultado final, pois atuam em linha, em seqüência. O uso de formulários adequados, criados especialmente para atender aos requisitos de softwares de OCR/ICR, é fundamental para que o reconhecimento seja o melhor possível. Este ponto somado a qualidade de impressão seria o primeiro fator a ser considerado, ou seja, a qualidade do documento de onde será extraído o texto. Documentos gerados em maquinas de escrever, em impressoras matriciais com fitas desgastadas,

formulários com marcas d’água, jornais, etc., geralmente não contribuem para um bom índice de reconhecimento. Nestes casos, a segunda etapa, a qualidade na geração da imagem, ou seja na digitalização, pode vir a minimizar ou ate eliminar estes problemas. A resolução do scanner, por exemplo, normalmente é ajustada entre 200 e 300 dpi, dependendo do texto, tamanho do caractere, etc... Outros ajustes como contraste, brilho, gamma, também são igualmente importantes, pois interferem diretamente na fidelidade da imagem do caractere. Por exemplo, um “ó” pode ser lido como “6” caso o acento se junte à letra “o”. O uso de scanners com recursos de tratamento de imagem sofisticados, aliados à softwares específicos para melhoria de imagem, como remoção de fundo, alinhamento, remoção de linhas, etc. também contribuem diretamente no sucesso do reconhecimento. Com uma imagem com qualidade, passamos para a etapa seguinte : o software de OCR/ICR, que deve contar com recursos importantes, como voting – utilizando vários mecanismos de reconhecimento, dicionários, auto-treinamento, interface de correção amigável, etc. E finalmente, para completar o processo, a utilização de software/sistemas de pesquisa em texto completo com recursos “fuzzy search”, por exemplo, que compensam erros gerados pelo OCR/ICR é fundamental para que o índice de sucesso na pesquisa seja compatível com o índice de sucesso na localização do documento. Caso a aplicação seja voltada à classificação de documentos ou processamento de notas fiscais de fornecedores, é necessário o uso de softwares que classificam documentos baseados em regras e utilizam técnicas de localizar um CNPJ, por exemplo, em uma carta, baseada na mascara XX.XXX. XXX/XXXX-XX, ou então localizar e ler uma data em uma nota fiscal buscando pela palavra “data”

e selecionar no texto próximo, uma seqüência de caracteres como : XX/XX/XXXX. Concluindo, para fazer frente aos desafios de gerenciar documentos, a utilização de recursos e tecnologias de OCR/ICR/OMR, é importante na redução de custos, agilização de processos, produtividade, etc.. Porém, como na aplicação de qualquer tecnologia de informação, existe uma série de cuidados a serem tomados em todas as etapas, para que se obtenham os índices esperados e justifiquem o investimento de tempo e recursos.

Wilton Tamane* é Administrador de Empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de Scanners e gerenciamento de documentos wilton@linkernet.com.br

Document Management

artigo_wilton_02.indd 40

10.10.07 02:37:45

Untitled-1 1

10.10.07 04:10:02

CAPTURA DE DADOS Joseti Capusso

Tecnologia de OCR Ricardo Campelo*

onge de ser novidade no mercado de TI, as tecnologias de captura de dados ICR (Inteligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) finalmente chegaram a um estágio de maturidade e excelente relação custo benefício. Este mercado, com suas necessidades e tendências cada vez mais voltadas ao uso de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), Content Management e eliminação/redução na utilização de documentos em papel, captura de dados com rapidez, eficiência, confiabilidade e a custos atraentes, passou a ser um requerimento bastante popular e constante em grande número de RFP´s no Brasil e no mundo. Optical Character Recognition, normalmente abreviado como OCR, é a tradução mecânica ou eletrônica de imagens de textos manuscritos ou impressos (usualmente capturados por um scanner) em texto eletrônico editável. Outras nomenclaturas são utilizadas para variações desta tecnologia. Alguns exemplos são: ICR (Intelligent Character Recognition) que se aplica normalmente a reconhecimento de caracteres manuscritos. OMR (Optical Mark Recogntion) para reconhecimento de marcas tipicamente usadas em formulários com múltiplas opções de escolha.

corrente e cadastramentos em geral, boletos de pagamento, DARFs, GAREs e etc. Mesmo que não sejam formulários típicos, se o documento tiver um padrão constante que possibilite a localização dos campos a serem capturados, ele pode ser considerado estruturado. Em outras palavras, nas aplicações consideradas estruturadas, sabemos que dados devemos capturar e onde estão localizados estes dados em cada documento.

DOCUMENTOS E APLICAÇÕES Podemos classificar as aplicações de captura de documentos sob 3 grandes categorias no que se refere à tecnologia de OCR. Esta classificação está diretamente conectada aos tipos de documentos candidatos à captura de seus dados ou conteúdo de forma manual ou automática, ou seja, com o uso de OCR.

DOCUMENTO SEMI-ESTRUTURADO: É o tipo de documento que contém campos conhecidos, porém dispostos de maneira completamente variável de documento para documento, tipicamente pela diversificaçào de origem dos mesmos. Exemplos clássicos destes documentos são notas fiscais e relatórios de formato variável. Mais recentemente difundidas no mercado, as aplicações de captura de dados em documentos semi-estruturados chegaram para facilitar, reduzir custos e agilizar as aplicações de Contas a Pagar e Receber, integradas ou não aos sistemas ERP das empresas. Simplificando, a exemplo do que fizemos para as aplicações consideradas estruturadas, as semiestruturadas são aquelas em que sabemos o que devemos capturar porém não sabemos onde estão localizados estes dados em cada documento. Neste caso, a solução é acrescentar uma etapa ao processo, onde todo o documento é “lido” (full text OCR) e, por intermédio de scripts, algoritmos sofisticados, palavras chave, topografia, mecanismos de aprendizado e etc, primeiramente localizamos os dados candidatos à captura para depois reconhecê-los campo a campo.

DOCUMENTO ESTRUTURADO: É o tipo de documento mais comumente chamado de formulário. Para um documento ser considerado estruturado, seu formato deve ser fixo, incluindo seus campos e a localização de toda informação a ser capturada. Exemplos típicos deste tipo de documento são: formulários de imposto de renda, formulários de coleta de dados para o censo, formulários de aplicação para abertura de conta

DOCUMENTO NÃO-ESTRUTURADO: São todos os tipos de documento que não se encaixam nas definições acima. São várias aplicações candidatas a uso de OCR para este tipo de documento. As mais popularizadas e utilizadas no mundo são as de “Classificação de Documentos”. Documentos não-estruturados podem ser processos administrativos, emails, correspondência ou qualquer informação que necessite

ser capturada ou armazenada baseada em seu conteúdo e forma. Aplicações também chamadas de “full-text OCR” são tipicamente associadas a documentos não estruturados. Jornais, revistas, Diários Oficiais, pastas de RH e etc, serão “lidos” pelos motores de OCR e seu conteúdo será capturado e/ou classificado de acordo com a definição e necessidade da aplicação. TENDÊNCIAS E PLATAFORMA ÚNICA: Uma das tendências importantes que o mercado já reconhece e que a evolução da tecnologia já permite é a “mistura” de documentos de diversos tipos e formas dentro da mesma aplicação. Desta forma, a necessidade de preparação, separação ou classificação dos documentos de forma manual é eliminada. Portanto, um requisito bastante importante quando analisando uma solução de OCR para as necessidades de sua empresa é o conceito de Plataforma Única. Ou seja, a mesma solução tecnológica resolvendo seus problemas de captura em documentos estruturados, semi-estruturados e não-estruturados.

Ricardo Campelo é “Sales Director Americas da Top Image Systems (TiS) - EUA. Consultor CDIA Com mais de 20 anos de experiência em TI e Gestão Documental. ricardo@topimagesystems.com

Document Management

artigo_Ricardo_Campelo_02.indd 42

10.10.07 04:12:15

Untitled-1 1

10.10.07 04:15:15

eveNTos

A InfoImagem 2007 trouxe Marcos Aurélio Conforto, gerente de produto, da Google Enterprise, que mostrou o Google Enterprise Search – como utilizar as ferramentas de busca e indexação da Google. Na apresentação Conforto passou um perfil do Google e suas ferramentas, principalmente sobre a Google Enterprise, unidade de negócios da Google, cujo principal foco é desenvolvimento de ferramentas de busca e indexação de documentos para empresas. Outro convidado o professor Luiz Marins, da Anthropos Consulting, apresentou o tema: Os desafios da Execução, e debateu as razões pelas quais as coisas não acontecem nas empresas, e, da Microsoft, Alessandro Belgamo, Gerente Geral da Divisão de Information Worker, falou sobre o ECM na visão da

Divulgação Fujitso

Experts em gestão documental

Divulgação Fujitso

Microsoft, e como as novas ferramentas impactam cada funcionário na empresa, e dando à equipe de Tecnologia da Informação as habilidades para proporcionar os níveis corretos de governança e ir ao encontro do compliance e necessidades legais. Novidades No MeRCado O evento contou com a exposição paralela e entre os participantes destaque para a Kodak que lançou a série de scanners i1400, com três modelos e as versões departamentais da linha Scan Station 100 (i1220,i1320 e i160) e os scanners de produção modelo i600 e i1860. A Canon também mostrou os novos scanners DR 5010, 3080, 4010, 9080,

1210, 2580 e CR180. Todos os equipamentos de alta qualidade de digitalização e dotados de sistemas especiais de detecção de papel, cor e tamanho dos documentos. Contam também com sensor ultra-sônico de detecção de páginas sobrepostas. Com a nova versão da tecnologia Kofax VirtualReScan (VRS), a Fujitsu, mostrou sua linha de scanners da categoria workgroup Fujitsu fi-5120C e fi-5220C. O modelo VRS 4.1 Professional,permite que a imagem do documento digitalizada seja produzida com uma qualidade muito superior os documentos até então considerados impossíveis de serem digitalizados. A Sycad levou suas soluções de assinatura biométrica para documentos digitais como uma solução que integra um software e um DCA (dispositivo de captura de assinatura – acoplado ao computador). Outro importante participante foi a Scansystem revendedora de produtos para área de gestão documental que levou ao evento um lançamento especial, o scaner da Colortrac, especialmente de-

senvolvido para grandes formatos. A Avision, empresa de origem asiática, reconhecida mundialmente pela sua grande capacidade de produção e qualidade de seus equipamentos, trouxe sua completa linha de scanners e multifunionais com capacidade para todos os tipos de demanda corporativa e para grandes volumes. A Kofax lançou na InfoImagem a Captura Transacional – solução que permite a expansão do cor production capture, envolvendo a captura de back office para o front office. Outro produto apresentado pela empresa é o Xtrata Pro, solução para processamento de documentos semi-estruturados (como notas fiscais). Ele permite o processamento de documentos de diferentes lay-outs sem a necessidade de programação de templates fixos. A Plustek levou uma completa linha de scanners séries Smart Office , knowledgeOPffice, Móbile office, OpticFilm, OpticPro, Optic Slim e soluções com multifuncionais que estão sendo distribuídos no Brasil pela Macdata.

Document Management

eventos_02.indd 44

18.10.07 03:03:46

Soluções de impressão e negócios

Novidades Quatro novas impressoras multifuncionais jato

de tinta wireless foram apresentadas no evento. Para o mercado home office, o modelo X7350 oferece recursos fotográficos juntamente com a capacidade de imprimir, digitalizar, copiar e enviar fax, além de poder ser usada em rede. Os outros três lançamentos são os modelos X4550, Z1420 wireless e a X3550 (esta com wireless opcional). A X4550 inclui as funções de impressora, cópias e scanner que proporciona uma ampla gama de funções para profissionais focados em produtividade. A Lexmark X4550 traz velocidade de impressão de até 26 ppm em preto e 18 ppm em cores, copiadora colorida com velocidade de até 17 ppm em preto e 11 ppm em cores e scanner de mesa colorido de 48 bits, que permite aos usuários mobilidade para efetuar seus trabalhos contínuos em casa ou escritório, com qualidade profissional em todos os recursos. Por fim, a X3550 com desempenho de 24 ppm em preto e 17 ppm em cores. A principal diferença deste modelo para a X4550 é a placa Divulgação

A Lexmark Brasil promoveu pelo segundo ano consecutivo, o PrintConcept 2007. Com o tema Sustentabilidade e o Mundo Digital, o evento contou com a participação de altos executivos como Vice-Presidente e Gerente Geral da Lexmark América Latina, Ronaldo Foresti, Leonel José da Costa, diretor geral da Lexmark Brasil e Jorge Toda - diretor comercial Divisão de Produtos e Serviços Corporativos, entre outros. O encontro recebeu especialistas em tecnologia e negócios de outras empresas, além dos keynote speakers – o ex-governador Geraldo Alckmin e o nadador Gustavo Borges. Segundo Foresti, a Lexmark destina hoje 75% de suas soluções para o mercado bancário e de saúde e mantém seu foco em soluções com tecnologia própria para clientes corporativos. “A estratégia da empresa está no desenvolvimento de tecnologias próprias para prestação de serviços e soluções personalizadas”, disse. Além das palestras, nos estandes, os BSPs (business solution partners) demonstraram aplicações como digitalização de imagens, colaboração, gestão de documentos e controle de serviço.

wireless, que é opcional.Presentes ao encontro estiveram as parcerias da Lexmark como a Agis; a AMC Informática; CTIS, Gomac; Mr Computer; Original Soluções Tecnológicas;Star BKM; Tech Data; Tecmach e Tecnoset.

Nova associação: a ANGC don - Gol Linhas Aéreas; Rutilio Rachelle - Grupo Abril; Geda Lima - Grupo Abril; Flavio Cabral - Sadia e Ricardo Belo - Ernest Young. Divulgação

O 2º Encontro Nacional de Gestores de Con- Jurídico: José Carlos Paim - Techmail e para o conselho tratações, reuniu representantes de mais de 70 fiscal foram eleitos: Cristina de Andrade Salvador - Miempresas de vários setores da economia, como va- guel Neto Advogados Associados; Renata Borges Borrejo, construção civil, bancário, público, transportes aéreos, serviços médicos e petróleo, entre outros. Idealizado para ser um fórum de debates dos profissionais responsáveis pela gestão de contratos nas empresas, o encontro, foi palco da criação de uma entidade: a nova Associação Nacional de Gestores de Contratações, - ANGC. A ANGC deverá pautar suas atividades no desenvolvimento profissional de seus associados, promovendo a divulgação de metodologias, indicadores e desenvolvendo certificações apropriadas e relacionamento com outras entidades internacionais semelhantes, para intercâmbio de melhores práticas. Na oportunidade foi eleita a primeira Diretoria e Conselho Fiscal da entidade composta por: Presidente: Soraya Arcas Durães - Grupo Abril; Diretor Administrativo: Walter Freitas - Easy Drive; Diretor Financeiro: Rewes Ferreira Cunha – Fidelity; Diretor Membros da Primeira Diretoria da ANGC.

Document Management

eventos_02.indd 45

18.10.07 03:03:49

eveNTos

Nova fábrica de software EMC no Brasil Divulgação

O EMC Fórum 2007, contou com a presença do CEO da companhia, Joe Tucci, que sinalizou o interesse da empresa em investir no mercado brasileiro, algo em torno de US$ 100 milhões na montagem de um centro de desenvolvimento de software no país, provavelmente no interior de São Paulo . No entanto, os planos da companhia ainda dependem de negociações com o governo brasileiro. “Estamos ainda avaliando como fazer, se a produção será de forma direta ou não, quais linhas de pro- Joe Tucci: nova fábrica de software no Brasil duto devem ser produzidas por aqui. e têm algo em torno de 34 mil empregados, inMas de forma geral queremos muito que o Brasil venha a complementar as fábri- vestindo mais de US$1.4 bilhões em pesquisa e cas já existentes na China, Estados Unidos e desenvolvimento. Irlanda”, afirmou o CEO. “A idéia de apostar em Desenvolvimento está ligado ao fato de LaNÇaMeNTos apostarmos no talento local. Queremos fazer No evento foi apresentada uma nova versão, do hardware, mas especialmente, criar soluções do EMC Documentum 6 - Enterprise Content MaBrasil para o mundo”, completou o executivo. nagement. Além desse lançamento, a empresa A companhia também apresentou sua recei- também anunciou uma nova linha de sistemas ta total consolidada no segundo trimestre de e softwares de armazenamento. A família EMC 2007, que foi de US$3,12bi – com um cres- Goes Green que está baseada em medidas de cimento de 21% frente ao mesmo período de redução no consumo de energia e espaço e é 2006. Hoje, a EMC está presente em 84 países composta pela família de sistemas avançados

Softwares e produtos Xerox

A Xerox pretende fortalecer ainda mais seu portfólio de soluções em hardware e software neste último trimestre de 2007. Para tanto em seu Road Show apresentado em em São Paulo, a empresa apresentou a toda sua rede de revenda, o novo portfólio de serviços para o SMB (pequenas e médias empresas). A companhia também mostrou três novos modelos de multifuncionais com tecnologia digital colorida que entraram em seu catálogo. Com os novos multifuncionais Phaser 6180MFP, WorkCentre® 7232 e WorkCentre 7242, a estratégia da Xerox é manter e ampliar sua oferta em impressoras e multifuncionais com tecnologia laser ou cera sólida. Outra novidade é a entrada da em-

presa em um novo nicho de atuação, complementar às ofertas de impressão, que também chegará ao mercado por meio dos canais. Com isso, a Xerox pretende reforçar sua atuação como integradora de grandes projetos com parcerias estratégicas de negócios. para tanto,a Xerox Global Services continuará capitaneando a operação de serviços da Xerox para todo o território nacional, que inclui soluções de gestão e processamento de documentos ou ativos de impressão, rotinas ligadas à concepção, produção, distribuição, recuperação e arquivamento de informações para as maiores empresas do país, e o desenvolvimento de ofertas de multisourcing de documentos incluindo gerenciamento eletrônico

de armazenamento EMV Symmetrix DMX-4; sistemas de armazenamento multiprotocolo EMC Celera NS20 e NS40; EMC Rainfinity Appliance para arquivamento e a nova geração de sistemas EMC Celera Content Addressed Storage (CAS) e novidades no sistema de armazenamento em rede EMC Clariion CX3. PaRCeiRos Entre os parceiros presentes no evento estiveram a Microsoft, que levou o Microsoft System Operations Manager 2007 que juntamente com o EMC Smarts, software para monitoramento de serviços de rede, pode solucionar problemas que afetam servidores Windows, aplicativos, serviços web e clientes da rede local. A Dell, VMWare, mostraram ao público sua solução integrada para desenvolvimento/testes para ambientes de produção.Visando oferecer um pacote pronto de uma solução para um datacenter, com execução simultânea de até 60 servidores virtuais, redução de manutenção nas máquinas físicas, redução do consumo de energia, flexibilidade no gerenciamento de dados, entre outros pontos

(GED), automação de retaguarda, digitalização e outsourcing de impressão, entre as principais atividades. soFTWaRes Os aplicativos oferecidos ao mercado têm como objetivo o desenvolvimento de soluções baseadas em processamento de documentos. O novo portfólio de software foi concebido para explorar todo o potencial da linha de equipamentos da empresa, composto de hardware em impressoras e multifuncionais. Divididos em cinco categorias, o segmento de Captura & Distribuição, Inclui o ScanFlow Store e a suíte Xerox Freeflow que ajudam a criar ou

Document Management

eventos_02.indd 46

18.10.07 03:03:56

Divulgação

otimizar fluxos de trabalho baseados na digitalização e distribuição de documentos eletrônicos entre diferentes usuários ou departamentos das empresas, convertendo documentos físicos em digitais, tornando-os legíveis e prontos para distribuição de forma rápida e eficaz. Para Gestão de Formulários os aplicativos Objective Lune e LISVA visam automatizar o gerenciamento de processos baseados na leitura e classificação de formulários, muito utilizados em bancos de dados na área de saúde, por exemplo, sistemas baseados em código de barras, usado pelo comércio em geral, geração de códigos do tipo CNC7, também para o comércio e para todo o setor financeiro, entre outras aplicações. Na área de Accounting, Authentication and Authorization, os sistemas Equitrac e Xerox Secure Access Unified ID atuam no suporte às estratégias de segurança da informação de organizações de qualquer natureza preocupa-

Yoram Levanon fala aos canais em evento.

das como gerenciamento, contabilização, autenticação e controle de acesso aos ativos que operam a produção de impressões, cópias, fax e scanner. No Gerenciamento de Ativos, a empresa apresentou as ferramentas, FM Audit e XOPA para gestão de ativos de impressão, controle de custos e automação de operações e rotinas de administração remota. O Developer Kit permite a personalização, por meio da plataforma de desenvolvimento EIP ou Extensible Interface Platform baseada

em HTML, de interfaces de acesso para usuários diretamente no painel “touch screen” do equipamento, expandindo potencialidades da nova geração de multifuncionais Xerox. “Este novo posicionamento junto aos nossos canais reafirma a preocupação da Xerox com seu mercado e com a expectativa de nossas revendas em oferecer níveis de diferenciação para seus clientes de todo o país”, afirma Yoram Levanon, o novo diretor-executivo de Produtos para Escritórios da Xerox, no Brasil.

Document Management

eventos_02.indd 47

18.10.07 03:03:58

PADRONIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Divulgação

Pela liberdade de escolha Roberto Prado*

discussão na comunidade de TI sobre o uso do formato Open XML é ampla. A entrada do ECMA Open XML como padrão adicional ao ODF (Open Document Format) beneficiará toda a indústria local de software, seus clientes e usuários. Muitos têm dito, em alto e bom som, que desejam ter interoperabilidade, respeito ao legado, investimento e, principalmente, possibilidade de escolha e inovação. Arquivos baseados em XML possibilitam a leitura de quaisquer documentos no seu formato original e ajudam a integrar os processos. Também oferecem oportunidades significativas para os integradores de software (ISVs – Independent Software Vendors) criarem aplicações de alto valor. O Office 2007, pacote de aplicativos de produtividade da Microsoft, por exemplo, já conta com o formato baseado em Open XML, que possibilita a leitura de documentos do Office 2003, Office XP e Office 2000 a partir de uma atualização gratuita. Vale ressaltar que o sistema também suporta outros formatos. O Open XML representa um importante avanço em relação à concretização da visão do XML, pois busca oferecer a ampla interoperabilidade ao permitir que documentos sejam arquivados, reestruturados, incrementados, modificados e reutilizados de forma dinâmica. Algumas discussões trazem comparações entre o Open XML com o ODF. É importante reconhecer que estes formatos foram criados com objetivos bem diferentes e que eles são somente dois dos muitos sistemas padrões à disposição atualmente. Cada um deles possui características ideais para determinada finalidade. Há quem ignore o fato de que o Open XML traga avanços e benefícios para os usuários. Isso é o mesmo que limitar a possibilidade de escolha e de inovação tecnológica, por motivos comerciais. Os esforços da IBM em ter apenas o ODF como formato restringe esse direito, que é essencial para o desenvolvimento de um mercado atualizado e competitivo.

Recentemente, o Grupo de Trabalho da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) fez comentários que foram objeto de consenso para o aperfeiçoamento do sistema Open XML. Acreditamos que isso represente efetivamente uma oportunidade de evolução do formato, como parte do processo natural de elaboração de qualquer especificação técnica. Além disso, representantes de empresas brasileiras de tecnologia que atuam com soluções Microsoft (International Association of Microsoft Certified Partners) declararam que caso o Open XML fosse certificado os negócios registrariam um aumento de aproximadamente 14%. Uma possibilidade maior de atuação em conjunto com desenvolvedores de TI, mesmo entre empresas que atuam com diferentes plataformas, contribuiria para esse ganho. Atento a isso, o estado norte-americano de Massachusetts realizou uma revisão da política que envolve seu modelo de referência técnica para empresas (ETRM – Enterprise Technical Reference Model). A intenção era permitir a colaboração da comunidade a respeito do tema, fato que resultou em mais de 460 contribuições de pessoas e organizações. Recentemente, um estudo realizado pelo IDC (International Data Corporation) com mais de 200 organizações dos setores público e privado dos Estados Unidos e Europa comprovou que há cada vez mais interesse na implantação de documentos baseados em Open XML. O material, que tem como objetivo informar quais são os fatores que impulsionam a adoção dos padrões de documentos abertos, ressalta a importância que os entrevistados dão para a interoperabilidade entre as ferramentas de produtividade, o arquivamento de longo prazo e a facilidade de transição da base atual de arquivos para um novo padrão. A pesquisa apresentou resultados importantes como o desejo das grandes organizações em utilizar diversos formatos de documentos, a preferência dos executivos setoriais das empresas em ter sistemas múltiplos, a classificação dada ao Open XML como aquele que

tem “mais poder no mercado”, se comparado aos outros formatos baseados em XML, e o prazo de um ano para sua implantação integral. Essas informações comprovam que as empresas adotam padrões múltiplos e que essa transição das suas bases atuais de documentos é o critério mais importante para a mudança de um sistema. O estudo confirma que as organizações levam em conta um conjunto de fatores no momento de avaliar e implantar seus formatos de documentos baseados em XML. Outra questão que merece destaque é aquela que envolve os direitos de licenciamento de patentes do padrão Open XML. Muitas pessoas têm receio de que no futuro a Microsoft venha a cobrar pela sua utilização. Vale ressaltar que o sistema é totalmente gratuito, seja em sua fase de implementação ou após o recebimento de uma certificação ISO. A “promessa de especificação aberta” praticada pela Microsoft assegura a gratuidade no uso desse formato, que oferece a opção da interoperabilidade entre sistemas. Os clientes querem escolha, interoperabilidade e inovação. O Open XML oferece todas essas características e também possibilita a integração de tecnologias, via tradutores, para gerar maior produtividade aos usuários.

Por Roberto Prado, gerente de estratégia de mercado da Microsoft Brasil rprado@microsoft.com

Document Management

artigo_Roberto_Prado_02.indd 48

10.10.07 04:20:49

㄰

㤵

㜵

㈵

㔀

Busque soluções para seus documentos hoje para não ter que gerenciar crises depois. Operando em 23 países nos cinco continentes, a Recall é uma empresa world class de gerenciamento da informação. Não importa qual a solução que você precisa: armazenagem(física ou digital), preparação, indexação, digitalização, proteção ou destruição segura, a Recall é a melhor no que faz. E faz isso por você.

㄰

Untitled-2 1

㤵

㜵

0800-72-RECALL www.recall.com

㈵

㔀

20.07.07 10:30:02

VALOR PROBATÓRIO Divulgação

Guardar ou não...Eis a questão! Ângelo Volpi*

a dúvida guardar tudo. Esta tem sido a tônica na maioria das empresas, sejam elas grandes ou pequenas, nacionais ou globais. Disso decorre que, cerca de 50% a 70% dos documentos em papel arquivados nas empresas, não tem nenhum valor legal. Todos sabemos, que guardar um documento tem distintas finalidades, entre as mais importantes, está seu valor probatório. Um documento em papel só pode ser considerado original se tiver um dos seguintes requisitos: Uma assinatura ou escrita manual, uma chancela mecânica, (seja de pagamento, assinatura ou protocolo), ou um papel de segurança. Portanto, documentos em papel, a principio e como regra geral, só servirão como documentos probatórios nestes casos,sendo considerados todos os demais como cópias. Assim o que temos assistido, é a guarda e manutenção de milhares de fotocópias, faxes, segundas vias e documentos impressos, sem quaisquer tipos de identificação ou caracterização. Todo documento tem que ter uma autoria, e se esta autoria não puder ser provada, teremos um documento apócrifo, que pouco ou quase nada irá servir no âmbito jurídico. Assim, guardar este tipo de documento em papel de nada serve. Antes de se fazer um projeto de digitalização e gerenciamento, devemos separar o que é original e tem valor probatório, daqueles que são meras impressões numa folha de papel. O QUE PODE SER EXPURGADO? O “ Santo Graal” da gestão documental seria dizer ao cliente que: “depois de digitalizado todo seu acervo em papel pode ser jogado fora”. Infelizmente esta é uma questão ainda não resolvida totalmente, pois as provas periciais são feitas sobre aqueles requisitos acima nominados. As perícias grafotécnicas de assinaturas manuscritas, por exemplo, podem ser feitas sem problemas em documentos digitalizados. As características mais importantes como as grafo-estáticas,

( a imagem propriamente dita da assinatura) não desaparecem ou diminuem na digitalização, desde que feita com qualidade de aquisição. Igualmente a análise das características grafo-cinéticas, que são as características dinâmicas marcadas durante o processo, como a inclinação da caneta, velocidade e intensidade da escrita, tampouco são prejudicadas na digitalização. Ao contrário, as novas técnicas da Grafoscopia Digital, uma nova ciência, são fundamentadas em todos os conceitos e preceitos da Grafoscopia tradicional, porém , com mais os recursos e possibilidades dos documentos digitais. Usando softwares automáticos ou semi-automáticos (com intervenção humana) como ferramentas nas análises, zoom, inversão de imagem, etc. as perícias digitais ampliaram as margens de acerto das conclusões dos peritos. Atualmente, a maior parte dos exames grafotécnicos já é feita exclusivamente sobre imagens digitais por opção dos próprios peritos, mesmo tendo o papel à sua disposição. Então fica a pergunta, por que não podemos jogar todos os documentos assinados fora após a digitalização? Porque resta um único ítem importante: ainda é muito difícil detectar a colagem de uma assinatura manuscrita num documento eletrônico,sendo inclusive este o motivo que as assinaturas manuscritas não têm nenhum valor em documentos digitais, porque não são indissociáveis do suporte, como no caso do papel. Pode-se, em certos casos, ampliar o volume de documentos a serem expurgados, com a autenticação feita por tabelião de notas, que deverá acompanhar a digitalização e assinar o arquivo eletrônico, autenticando aquela cópia como fiel ao original em papel. Um documento autenticado por tabelião inverte o ônus da prova, pois possui presunção de autenticidade, ao contrário dos documentos particulares que possuem presunção de veracidade. Este pequeno detalhe jurídico faz toda a diferença dentro de um processo judicial. O ônus

da prova, no caso de documento autenticado por tabelião, é da parte que contesta, ao contrário da apresentação de um documento particular, que quando contestado deverá ser confirmado por quem o apresenta. A qualidade das fotocopiadoras, scanners e impressoras, têm tornado o trabalho de autenticação dos tabeliães cada dia mais complicado. Para saber se um documento foi de fato assinado naquele papel, resta à análise do verso do mesmo, já que uma grafia sempre deixa uma marca de afundamento do papel. Por isso a autenticação requer tempo e conhecimento, fatores que elevam consideravelmente o custo das mesmas. Porém, documentos eletrônicos autenticados por tabelião dão uma dimensão ampla aos bancos de dados, permitindo, seu retorno ao papel com autenticação, e a replicação de documentos digitais sob a fé pública notarial. São possibilidades importantes em tempos de transição entre o suporte papel e o eletrônico... Até que a aculturação digital os separe, amém.

*Angelo Volpi. Tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br

Document Management

artigo_Volpi_02.indd 50

10.10.07 04:25:46

MERCADO McAfee amplia solução contra perda e vazamento de dados

Gama lança Integração InnoCielo para Outlook

A McAfee acaba de lançar solução McAfee Data Loss Prevention (DLP) Gateway para complementar a proteção contra perda e vazamento de dados para host - anunciada ao mercado em fevereiro deste ano. A McAfee oferece um software contra perda de dados que age diretamente no desktop. O DLP Gateway evita a perda de dados a partir de laptops de visitantes, de sistemas operacionais que não são Windows (como Mac e Linux), servidores, dispositivos móveis e demais dispositivos sem agentes, bloqueando a transferência de informações confidenciais no gateway. A importância da proteção para dispositivos sem agentes está crescendo à medida que as empresas e os órgãos governamentais estão utilizando cada vez mais dispositivos móveis e laptops para acessar dados sigilosos em redes corporativas. Casos recentes de grandes proporções mostraram que o custo do vazamento de dados sigilosos pode

A Gama Soluções em GED, acaba de lançar a integração InnoCielo Meridian Enterprise para Microsoft Outlook. Reunindo as funcionalidades de correio eletrônico e uma ferramenta de gerenciamento eletrônico de documentos técnicos, a Gama criou um ambiente ideal para todos que as utilizam. Os usuários podem usar normalmente o Microsoft Outlook e ao mesmo tempo cadastrar, consultar, comentar e aprovar documentos no InnoCielo Meridian Enterprise, sem sair de seu ambiente principal de trabalho. O uso é bastante simples, bastando arrastar o e-mail para a pasta Meridian, escolher quais documentos anexados serão cadastrados e seguir o assistente de preenchimento do Cofre. Os demais destinatários da mensagem serão informados que o cadastramento foi efetuado, evitando a duplicidade de informações. Para consultar documentos, basta clicar na pasta Meridian no Outlook e o cliente WEB do Meridian é incorporado ao aplicativo. Mais informações: www.gama.inf.br. ter um impacto maior nos lucros das empresas, atingindo milhões de dólares. Uma pesquisa da Datamonitor, encomendada pela McAfee, enfatiza o problema e mostra que 33% dos responsáveis pelas tomadas de decisões de TI acreditam que um grande incidente de perda de dados poderia tirar suas empresas do mercado, até mesmo fechando suas portas. Informações no site www.mcafee.com

Perda de dados e criptograﬁa A IronPort Systems, unidade da Cisco fornecedora de dispositivos antispam e anti-spyware, acaba de anunciar a integração de novas funções de prevenção contra perda de dados (DLP) e criptografia em sua linha de dispositivos para segurança de ambientes de e-mail. Essas novas funcionalidades, que agilizam a proteção das informações confidenciais corporativas agora estão integradas nos dispositivos da companhia para segurança de e-mail. A introdução destes novos recursos oferece aos departamentos de TI uma solução única, completa e integrada que reúne as funções convencionais para segurança de e-mail, filtragem de spams e vírus com recursos baseados em fluxo de trabalho, criação de políticas, varredura de conteúdo, criptografia de mensagens, quarentena e arquivamento. Para saber mais, acesse www.ironport.com.

C600 da IronPort

Vignette IDM, traz solução de Imaging e Workﬂow A Vignette, especializada em soluções para gerenciamento de conteúdo web e de portais de negócios, anuncia a inclusão de novas capacidades de interação de e-mail na solução de Imaging e Workflow, Vignette Integrated Document Management (IDM). Com o Vignette IDM, as empresas atenderão processos relacionados com documentos, atualizando e coletando informações via e-mail e reforçando as regras de negócio. “As empresas que interagem com os clientes por e-mail freqüentemente despendem muito esforço com relação à qualidade, consistência e confiabilidade dessas interações”, explica Leo Brunnick, vice-presidente sênior de produtos e marketing da Vignette. “Com o

novo produto, os e-mails gerados e respondidos são automaticamente capturados, permitindo que o cliente gerencie de modo mais eficiente e efetivo os processos de negócio e proporcione uma experiência mais personalizada para o cliente”, conclui. Informações no site www.vignette.com

Suíte de produtividade da Sun A Sun Microsystems anunciou o lançamento da suíte de produtividade, StarOffice, no Google Pack, serviço gratuito para downloads de programas de computador. Durante o anúncio, a companhia afirmou que foram adicionadas funcionalidades de busca on-line em todos os produtos da linha StarOffice, uma versão comercial da suíte de código aberto OpenOffice e suporta o padrão Open Document Format (ODF). Além disso, o produto também é compatível com documentos Microsoft Office. Já o Google Pack é uma coleção gratuita de softwares que auxiliam os usuários a configurar máquinas, realizar buscas rápidas e manterem-se on-line de forma segura. Mais informações no www.sun.com.br Document management

mercado_02.indd 51

10.10.07 04:27:34

MERCADO Multifuncional corporativo

Backup automatizado

Dois anos após entrar no mercado brasileiro de soluções de impressão e apostando em multifuncionais laser monocromáticas, a Samsung volta suas atenções para o segmento corporativo e lança os modelos SCX-6345N, SCX-5530FN e SCX-6322DN. Os novos produtos “quatro em um” seguem a tendência de design da marca, prezando pela leveza e fácil manuseio. Com performance equivalente a de grandes copiadoras A3, a SCX-6345N apresenta velocidades de impressão e cópia de até 45 ppm, voltada para grandes demandas de trabalho. Com tela de cristal líquido, tem interface tridimensional. O kit fax opcional conta com uma variedade de funções como, por exemplo, discagem rápida de até 200 números, discagem de grupos, entre outras. Já a multifuncional SCX-6322DN permite a digitalização para SMB (Server Message Block) e para FTP (File Transfer Protocol). Com o SMB, o usuário pode armazenar documentos digitalizados diretamente em uma pasta compartilhada em seu PC. Já a digitalização para FTP

permite transmitir grandes quantidades de documentos diretamente para um servidor dedicado para arquivos. O suporte ao produto é realizado pela central de atendimento da Samsung pelos telefones 4004-0000 e 0800-124421. Para mais informações, acesse: www.samsung.com.br

Impressão móvel de documentos HP A Hewlett-Packard (HP) está lançando um serviço nos Estados Unidos que permite imprimir documentos em qualquer impressora, onde quer que seja, usando o celular. O software Cloudprint, desenvolvido por pesquisadores do HP Labs, permite compartilhar, armazenar e imprimir documentos com o telefone móvel. A idéia é permitir que o usuário leve documentos físicos quando estiver viajando sem que precise de nada além de um telefone celular para recuperar e imprimir as informações em uma impressora local. O serviço requer que o usuário envie o documento a um servidor HP conectado à internet, recebendo um código por SMS. Para recupera-lo posteriormente, basta discar o número do celular e o código do documento, no site Cloudprint. O documento pode ser recuperado como um PDF, ou em outro formato, pronto para ser impresso no equipamento mais próximo. O serviço inclui um diretório que mostra os locais onde há impressoras públicas disponíveis por meio do Google Maps. O sistema funciona com qualquer impressora conectada ao Windows. A HP também planeja uma versão para Macintosh. www.hp.com

Symantec disponibiliza Veritas NetBackup 6.5 A Symantec Corp. anunciou a disponibilidade da mais recente versão do Veritas NetBackup, a solução de proteção de dados corporativos. Anunciado na conferência anual de usuários Vision 2007 da Symantec, o NetBackup 6.5 oferece a única plataforma da indústria a unificar ofertas líderes de próxima geração de proteção de dados, abrangendo fitas, fitotecas virtuais (VTLs), backup em disco, eliminação de dados duplicados, proteção contínua de dados (CDP), imagens instantâneas e replicação. Com o Veritas NetBackup 6.5, a

Symantec oferece o primeiro pilar tecnológico de sua iniciativa de negócios Storage United, que ajuda empresas a lidar com seus desafios mais urgentes de armazenamento, com uma abordagem unificada orientada a software. O produto oferece uma plataforma que pode gerenciar todas as atuais tecnologias inovadoras de proteção de dados, ao mesmo tempo dá flexibilidade para aproveitar diversas tecnologias de próxima geração de proteção de dados. www.symantec.com

A SalvaDados, provedora de serviços de armazenamento on-line, backup off-site e recuperação de desastres, desenvolveu um serviço com o objetivo de automatizar o processo de backup em pequenas e médias empresas. Baseado no Delphi, da CodeGear, o sistema, possui um método de armazenamento de informações, sendo que as cópias são enviadas pela internet com segurança. A oferta nasceu a partir de uma análise dos diretores da companhia quando perceberam a vulnerabilidade e o alto índice de perda de dados em alguns segmentos do mercado, como o contábil e o jurídico. A aplicação reduz os problemas relacionados com a realização, armazenamento e testes de backups, e facilita a recuperação de dados, além de monitorar continuamente se o processo está sendo realizado em todos os computadores onde foi instalado. A principal vantagem é garantir a continuidade das informações nos computadores dos usuários, mesmo em caso de perda de dados, falhas de infraestrutura ou sinistros. Informações no site

www.codegear.com.br

Workﬂow com mobilidade A Information Builders, especializada em soluções de Business Intelligence (BI) e integração de aplicações – representada com exclusividade no Brasil pela InfoBuild – oferece ao mercado uma solução corporativa compatível com iPhone, da Apple. A empresa fornece o software de BI WebFOCUS Active Reports, um sistema que oferece uma ferramenta de análise com mobilidade, permitindo o acesso a dados em smartphones como se fossem desktops. O WebFOCUS Active Reports pode ser acessado por meio de web browser em qualquer smartphone. O equipamento vem com o browser Safari, também da Apple, que suporta JavaScript e funções zoom e scroll, que permite visualizar o Active Reports, uma vez que o software é utilizado por meio de rolamento da tela, vertical e horizontalmente. Mais informações em www.infobuild.com.br

Document management

mercado_02.indd 52

10.10.07 04:27:38

Hitachi lança nova linha de Storage A Hitachi Data Systems, apresentou sua linha de sistemas de armazenamento - Hitachi Universal Storage Platform™ série V (USP V), com vistas ao mercado de médias e pequenas empresas. o Hitachi Universal Storage Platform VM (USP VM) é a primeira plataforma heterogênea de armazenamento que oferece ao consumidor os benefícios operacionais, financeiros e ambientais de virtualização. A classe Enteprise, Thin Provisioning (provisionamento reduzido) e armazenamento em camadas, reduz ainda mais o espaço de Data Center e opera com suprimento padrão de 220-volts, além de diminuir os custos de energia e refrigeração. Segundo Dave Vellante, CEO de consultoria de ponta CIO ITCentrix Este novo sistema permite que pequenas e médias empresas utilizem os recursos mais avançados de virtualização, thin provisioning e serviços de armazenamento em ambiente de acessos heterogêneos, como por exemplo, o acesso baseado em arquivos, objetos ou blocos. Mais informações: www.hitachi.com.br

Melhorias no SAP® ERP Como parte de seu permanente compromisso de oferecer inovações a seus clientes, a SAP AG anunciou a disponibilidade do segundo pacote de melhorias para a aplicação SAP® ERP, que simplifica a maneira como os clientes administram e implementam novas funcionalidades de software, permitindo-lhes minimizar as interrupções nas operações de suas empresas. Anunciada no final de 2006, a estratégia da SAP baseada em pacotes de melhorias constitui uma oferta dentro da indústria que proporciona aos clientes um meio mais econômico e simples para a efetiva adoção e administração de diferentes versões de software. Os clientes poderão implementar seletivamente as inovações de software que a SAP oferece e ativar conjuntos seletos de funcionalidades e aperfeiçoamentos que obedeçam à demanda vigente do mercado. Este método de entrega e implementação de software empresarial, fundamentado na flexibilidade oferecida pela Arquitetura Empresarial Orientada a Serviços (Enterprise SOA, por sua sigla em inglês), permitirá aos clientes dispor de novas capacidades e satisfazer seus requisitos-chave, ao mesmo tempo em que mantêm a estabilidade de suas funcionalidades básicas de ERP. Como conseqüência, os clientes poderão assimilar os efeitos das atualizações do software e colocar aceleradamente novas funcionalidades em linha, graças à menor duração de seus ciclos de colocação em teste, sem que por isso sejam afetados negativamente seus processos básicos de negócios. Mais informações: www.sap.com

Document Management

mercado_02.indd 53

10.10.07 04:27:48

GESTÃO DE DOCUMENTOS Joseti Capusso

O Novo Perfil do Profissional de Gestão da Informação José Guilherme Junqueira D. de Souza*

segmento de gestão documental, que no passado se resumia aos setores de microfilmagem e guarda de arquivos, encontra seu novo papel com o advento da tecnologia, que trouxe mudanças rápidas e significativas, e passa a demandar profissionais (ainda raros) com novo perfil, o que cria ótimas oportunidades de mercado. As mudanças vindas do próprio mercado, com a necessidade constante das empresas em buscarem soluções para aumentar sua competitividade e agilizar seus processos, com flexibilidade, aceleraram a terceirização de processos de negócios, mesmo daqueles integrantes do próprio “core business” das organizações. Ainda que extremamente importantes nesse contexto, os profissionais com formações tradicionais em gestão documental, começam a dividir o mercado de trabalho com os profissionais com formação em tecnologia da informação e, agora, ambos encontram um outro forte concorrente – os profissionais com conhecimentos em processos e gerenciamento de projetos. A evolução começa por soluções pontuais, dentre as quais podemos citar processos de digitalização ou gerenciamento de documentos, mas encontra nos conceitos de ECM (Enterprise Content Management), BPM (Business Process Management) e BPO (Business Process Outsourcing). A sua maturidade, oferecendo soluções que permitem às empresas, aumentar sua competitividade com a análise, modelagem e redesenho de seus processos de negócio. Estes conceitos unem gestão de negócios e tecnologia da informação, visando a melhoria dos processos de negócio das empresas, com a utilização de métodos, técnicas e ferramentas. A complexidade organizacional na gestão de seus recursos humanos, materiais, intelectu-

ais, de sistemas e instalações, interdependentes e inter-relacionados, exige, cada vez mais, um perfeito alinhamento para que os objetivos das organizações sejam alcançados. Isto requer que essas atividades sejam compreendidas e gerenciadas segundo uma visão de processos. É necessário compreender as necessidades dos clientes desses processos, seus requisitos e o que cada atividade adiciona de valor na busca do entendimento a esses requisitos. Estas mudanças passam a definir um novo papel para o profissional de processos, conhecidos como Analistas de Processos, Analistas de Negócios ou, ainda, o nosso bom e velho conhecido Analista de O&M (Organização e Métodos) ou O.S.M (Organização, Sistemas e Métodos). Aparentemente confundido com um cargo operacional, responsável por mapear ou desenhar processos, a abrangência atual desse cargo envolve uma visão estratégica, conhecimento dos negócios, buscando melhorias e integrando os processos de negócios aos objetivos das organizações, além de ser um integrador e facilitador entre as áreas de negócio e as áreas de apoio, tecnologia, infra-estrutura e recursos humanos. Este Analista de Negócios, profissional que preserva a formação da escola clássica de O&M, como normas e processos, agrega, agora, conhecimentos de sistemas do analista de sistemas e uma visão de negócios, tendo como responsabilidade provocar as mudanças necessárias às organizações, tornando-as mais produtivas e competitivas, através da constante busca por melhoria do resultado dos processos, identificando e implantando melhorias nos processos de negócio das organizações. Na Era da “Sociedade da Informação”, tendo a tecnologia como um de seus principais pilares, as organizações requerem, cada vez mais, especialistas para tratarem suas informações

relevantes para seus objetivos organizacionais, o que torna o Conhecimento vital para o crescimento e a criação de novos empregos e oportunidades. É nesse cenário que devemos, como profissionais ligados à gestão da informação, repensar nossos papéis para garantir nosso alinhamento com o desenvolvimento do mercado e das organizações.

José Guilherme Junqueira D. de Souza, EDP/MIT Presidente da Xplor Brasil e Diretor da Interfile Gestão Integral de Documentos e Processos guilherme@interfile.com.br

Document Management

artigo_Jose_Guilherme_02.indd 54

10.10.07 04:31:07

A visão de seus negócios sob uma nova perspectiva

Cadastre-se no site www.docmanagement.com.br para receber gratuitamente as edições de 2007 Editora guia de fornecedores ltda Rua Anhanguera, 627 - 01135-000 - São Paulo/SP - Brasil - Tel/Fax: 5511 3392-4111 - www.editoraguia.com.br

editora guia.indd 1

20.07.07 11:24:45

PROCESSOS DE NEGÓCIO Joseti Capusso

TRABALHANDO PROCESSOS DE NEGÓCIO – Parte 1 Tadeu Cruz*

udo que nós produzimos, tanto em nossas organizações quanto na vida pessoal, nós o fazemos por meio de processos. Se nossa organização produz sorvetes, ela o faz por meio de diversos processos. Produz televisores? Idem. Aparelhos de DVD, celulares, tudo que produzimos nós o fazemos executando uma serie de processos. Na nossa vida pessoal também executamos processos para fazermos tudo que queremos ou necessitamos fazer. Embora ninguém vá querer documentá-los e gerenciá-los como fazemos nas organizações. Precisamos entender de processos a partir das suas características essenciais. Por isso vamos começar pela classificação aceita universalmente dos mesmos. Tipos de processos de negócio: primário e secundário. Natureza dos processos de negócio: industriais de manufatura discreta e contínua (de transformação) e de serviços. Estes processos são invariavelmente processos primários. Já os secundários são processos ligados ao apoio de todos os processos, inclusive dos próprios. Entretanto, qualquer que seja o tipo e a natureza dos processos de negócio, todos eles têm vários elementos em comum e um dos mais importantes é justamente a documentação. As documentações mais importantes encontradas em todos os processos são a estratégica, a operacional e a técnica. Existem outras mas não vou explicitá-las agora. Na documentação estratégica estão o plano estratégico e seus objetivos; as políticas e normas que orientam o modo de fazer negócio da organização e servem de base para os processos de negócio. Sem dúvida que o plano estratégico não é exclusividade dos processos de negócio, mas eles servem para embasar a criação de todos eles, pois todos os processos têm que estar direta ou indiretamente ligados ao planejamento estratégico da organização. Na documentação operacional estão os manuais dos processos de negócio da organização, tantos os dos processos primários quanto os dos processos secundários. São estes manuais que descrevem os elementos dos processos de negócio e é com eles que podemos produzir bens e serviços com qualidade, eficiência e eficácia. Esta documentação será por mim detalhada

nos próximos números da Document Management. Na documentação técnica estão todos os manuais de equipamentos, máquinas e quaisquer outros dispositivos usados pelos processos de negócio. Por esta breve introdução sobre os tipos de documentação existentes (ou que deveriam existir) nos processos de negócio, você pode concluir como a gestão documental é importante. Infelizmente, esta documentação na maioria das organizações não existe ou na melhor das hipóteses existe pela metade, fazendo com que os processos de negócio produzam bens e serviços sem qualidade nem no processo em si e nem no produto. Além do que, a falta desta documentação impede que os processos sejam formalmente conhecidos e com isto possam ser continuamente melhorados, pois se não sabemos “como estamos produzindo” fica impossível sabermos “o que e como podemos melhorar.” Para evoluirmos nesta discussão tomemos em conta uma questão básica sobre processos de negócio: a definição do produto. A questão é: sair fazendo ou projetar antes de fazer? Por exemplo, procure saber onde está o documento que “projetou” cada produto que sua organização produz. Eles existem? Ah! Você não sabe responder? Então é provável que eles não existam. Bom, se os documentos dos “projetos dos produtos” não existem a pergunta seguinte é: como base em quais dados, informações, conhecimentos os processos de negócio que produzem tais produtos foram criados? Em resumo, se sua organização não tem documentos dos “projetos dos produtos” conseqüentemente os processos que os produzem são completamente informais e como conseqüência disto todo mundo faz o melhor que pode, sem nenhuma garantia de que estão fazendo “a coisa certa” e muito menos com qualidade, tanto no processo quanto no produto. Desta forma fica impossível melhorarmos o que estamos fazendo porque estaremos, invariavelmente atacando os efeitos e não as causas dos problemas. O projeto do produto é tão importante que algumas normas, como a NBR ISO 10007:2005 dispõe sobre as Diretrizes para a Gestão de Configuração. A norma 10007,

que trata da gestão de configuração é diferente das outras normas porque está na raiz do produto que será produzido. Quer seja serviço, quer seja bem, o propósito da 10007 é o de especificar como cada um dos produtos deve ser configurado, quem pode configurá-los, como são feitas as modificações e/ou atualizações nos produtos e como manter a rastreabilidade de tais intervenções. Pense nisso quando olhar para dentro da sua própria organização. Geralmente as pessoas pensam apenas nos arquivos ativos e inativos (não repita que existem arquivos mortos, os profissionais ligados à ciência da informação não gostam deste termo!) quando se referem a gestão documental. Até mesmo a maioria dos profissionais ligados à área de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) se preocupa muito mais (quando não somente) com a documentação técnica do que com a estratégica ou a operacional, o que até certo ponto é compreensível, pois documentar, organizar e guardar informações sobre processos de negócio é tarefa que a maioria desconhece, pelo menos com o grau de detalhamento que este universo exige.

*Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ. tadeucrz@trcr.com.br

Document Management

artigo_Tadeu_02.indd 56

10.10.07 04:33:12

anuncio_revista_21x28.ai 10/7/2007 20:17:38

CMY

Os dados são variáveis. A qualidade e a pontualidade não. A Gráfica Ativa/M quer ser sua parceira para impressão de dados variáveis. Um parceiro que te deixa tranqüilo e tem sua confiança. Entendemos que acompanhar muitos fornecedores requer tempo, o bem mais valioso dos profissionais de hoje. Por isso, cuidamos de todo o processo, da impressão à inserção dos dados variáveis, para que você cuide do seu negócio e de seus clientes. Solicite uma visita do nosso representante.

R. Padre Raposo, 1015 Mooca 03118-001 São Paulo SP (11) 6602-3344 e-mail: orcamento@graficaativa.com.br

www.graficaativa.com.br

www.moaicomunicacao.com.br

CANAL EXECUTIVO

VP da Hitachi fala dos planos da empresa DM - O Sr. poderia falar um pouco sobre a Hitachi e os números no Brasil no mundo? De acordo com os analistas do IDC, o mercado de Storage externo no Brasil, cresceu 12%. Ao comparar os números do primeiro trimestre do ano de 2006, com os números do primeiro trimestre de 2007, vê-se que a Hitachi Data Systems, cresceu 64%. Atualmente a participação da HDS no mercado brasileiro é de 12%, considerando que líderes como a Sun Microsystems e a HP também são distribuidoras no mercado empresarial, dos produtos Hitachi. DM - Porque a América Latina representa um foco estratégico para a Hitachi Data Systems? Porque é uma região emergente, em constante crescimento e renovação tecnológica. Temos uma importante rede de distribuidores em toda América Latina, que ajuda a levar as Soluções Hitachi a diversos outros mercados e clientes. O mercado de Storage cresce com 2 dígitos na América Latina, oferecendo uma oportunidade única para empresas que possuem Soluções de Armazenamento como a Hitachi Data Systems. Além disto, alguns clientes importantes na Europa como Citigroup, Santander, Telefônica, BBVA, dentre outros – estão investindo na região e esperam que a HDS lhes dê todo o suporte e respaldo em suas operações latinoamericanas. DM - Quais as principais metas a serem atingidas para este mercado? Quanto ele representa hoje para a companhia e qual a meta inicial de crescimento? Um dos objetivos mais importantes para a Hitachi Data Systems é poder oferecer soluções que respondam aos requerimentos chaves dos clientes. Graças aos nossos canais de distribuição e às mais de 300 alianças que possuímos, garantimos este propósito. Além disto, temos a missão de fortalecer o suporte aos nossos canais e sócios, com novos programas e ferramentas que permitam oferecer

Em primeiro lugar, nossa tecnologia oferece funções e benefícios que nenhuma outra concorrente no mercado possui. Segundo, porque temos soluções que permite nos posicionar como sócios dos nossos clientes e não como simples provedores de tecnologia; Terceiro porque temos uma filosofia aberta e isto faz com que nossos produtos e soluções sejam compatíveis com os sistemas que nossos clientes já estão utilizando; E por último acho que os analistas das grandes indústrias vêm reconhecendo a liderança, a tecnologia e as Soluções de Armazenamento da Hitachi Data Systems de uma forma contínua. Acredito que todos estes fatores tenham contribuído para garantir a confiança de nossos clientes e estou certo que este elo de confiança nos fortalece ainda mais e nos faz referência para outras empresas em potencial.

Pedro Saenger

serviços de qualidade. Manter altos índices de satisfação dos nossos clientes é uma das nossas principais metas. E estamos conseguindo, pois há mais de três anos mantemos este alto índice. DM - Qual a importância somente do mercado brasileiro neste contexto latinoamericano? O Brasil é um país com o maior mercado de Storage. São mais de 400 milhões de dólares, considerando hardware e software. A taxa anual deste mercado é de 19%, o que representa um potencial enorme para as empresas fabricantes de Soluções de Armazenamento de dados com o Hitachi Data Systems. DM - A participação da Hitachi no mercado regional cresceu 46% em relação ao ano passado. A que se deve este crescimento e quais as ações/metas para implementar este crescimento? São diversas as razões do nosso crescimento:

DM - Como os novos lançamentos, a exemplo do USP V, poderão contribuir para a estratégia de crescimento da HDS? As plataformas de armazenamento USP são um componente estratégico para o centro de dadps de um cliente. Com elas os clientes poderão conectar sistemas de outros fabricantes estendendo as funcionalidades e a inteligência do controlador Hitachi Data Systems a outros sistemas mais antigos ou com menor funcionalidade. Este é um benefício muito importante para qualquer consumidor, pois, não há a necessidade de substituir ou desfazer suas estruturas atuais de TI. Desde que estas plataformas foram lançadas a Hitachi já vendeu mais de 6.000 unidades. O mercado recebeu muito bem. Além disto, como estas plataformas permitem a virtualização, as empresas possuem serviços adicionais de armazenamento. Nosso foco no cliente e nosso interesse em fazer com que ele reduza seus custos de TI e converta isso em retorno financeiro são alguns dos fatores que permitirão que a Hitachi Data Systems cresça em ritmo acelerado.

Pedro Saenger vice-presidente da Hitachi Data System da América Latina

Document Management

Hitachi_02.indd 58

10.10.07 04:35:48

TRANQÜILIDADE É TUDO QUE VOCÊ MERECE QUANDO TOMA A DECISÃO CERTA

SOLUÇÕES CORPORATIVAS

n OUTSOURCING DE IMPRESSÃO n GED-GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS n DIGITALIZAÇÃO n GESTÃO DOCUMENTAL n NF-e n NOTAS FISCAIS A LASER n CENTRAL DE DOCUMENTAÇÃO

A TECMACH e a GEDEPRINT sabem o quanto é importante ter um parceiro certo para cuidar de seus negócios. Por isso, há mais de dezoito anos vem trabalhando para oferecer as melhores soluções em serviços de OUTSOURCING DE IMPRESSÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS, para algumas centenas de clientes em todo o Brasil. São soluções flexíveis que se adaptam ao perfil de cada cliente, utizando tecnologias de ponta, através de uma experiênte equipe de profissionais, com especialização em Gestão de Documentos Corporativos. Quando o assunto for OUTSOURCING DE IMPRESSÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS, tome a decisão certa. Ligue para nós. BUSINESS SOLUTION PARTNER:

GEDePrint2.indd 1

Rua Funchal, 513 2º andar Cj. 21 Cep: 04551-060 - São Paulo- SP Tel: 55-11-6832.4500 Fax: 55-11-6832.4525 www.tecmach.com.br

Rua James Watt, 84 11ª andar Cep: 04576-050 - São Paulo-SP Tel: 55-11- 6832.4300 Fax: 55-11- 6832.4301 www.gedeprint.com.br

24.07.07 14:03:19