Document Management - 03

Ano 1 - Número 3 - Dezembro de 2007 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

AUTOGESTÃO EM DOCUMENTOS

ABB consolida modelo

VIVO

Maior projeto de gestão documental do país

Certificação Digital cresce e conquista o mercado corporativo

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EDITORIAL

A sustentabilidade e a gestão documental Joseti Capusso

O

ano de 2008 será o Ano do Planeta, um ano dedicado à preservação ambiental, das águas, do clima, dos recursos naturais, enfim um ano dedicado a reflexão do que estamos fazendo com a “nossa casa” e tudo aquilo que preserva e garante a vida.

São florestas inteiras devastadas para se transformar em papel, são quilômetros de rios desviados para gerarem eletricidade e o pior são toneladas de lixo jogadas sem nenhum critério. As conseqüências, sem dúvida, são desastrosas. E o preço é alto. Quem não sentiu o impacto da alteração climática?

Haveria meios para que o impacto da evolução fosse menor? Cientistas e governos gastam milhões de recursos tentando reparar ou pelo amenizar estes efeitos danosos. De outro lado, alguns bravos estudiosos fazem questão de desenvolver meios para fazer com que a racionalização chegue cada vez mais perto do cotidiano dos homens e de sua indústria.

Com a intensa disponibilidade de ferramentas tecnológicas e o surgimento de dispositivos eletrônicos inteligentes, não demora para se ver em uso equipamentos concebidos ambientalmente. Na verdade isso é uma questão de sobrevivência.

A gestão documental é um meio para se atingir esta perspectiva ideal. Ao mesmo tempo, que facilita,organiza e preserva a memória do conhecimento da humanidade, traz a modernidade e todas as maravilhas que somente a tecnologia pode

trazer e aí, quem sabe, sobre mais tempo para que o homem volte seus interesses para o seu planeta.

Que 2008 seja um ano especial de ampliação de consciência e preservação de nossos bens mais preciosos. Que a tecnologia seja parte integrante e fundamental desse processo!

Feliz 2008!

La sostenibilidad y la gestión de documentos El año de 2008 será el Año del Planeta, un año dedicado a la preservación ambiental, de las aguas, del clima, de los recursos naturales, en fin un año dedicado a la reflexión de lo que estamos haciendo con “nuestra casa” y con todo aquello que preserva y garantiza la vida.

Son florestas enteras devastadas para transformarse en papel, son quilómetros de ríos desviados para que generen electricidad y lo peor son toneladas de basura tiradas sin ningún criterio. Las consecuencias, sin duda, son desastrosas. El precio es alto. /Quién no ha sentido el impacto del cambio climático?

Habría medios para que el impacto de la evolución fuera menor? Científicos y gobiernos gastan millones de recursos intentando reparar o por lo menos amenizar estos efectos dañosos. De otro lado, algunos bravos estudiosos hacen cuestión de desarrollar medios para hacer con que la racionalización llegue cada vez más cerca del cuotidiano de los hombres y de su industria.

Con la intensa disponibilidad de herramientas tecnológicas y la aparición de dispositivos electrónicos inteligentes, no demoraremos a ver en uso equipamientos concebidos ambientalmente.

Verdaderamente, eso es una cuestión de supervivencia.

La gestión de documentos es un medio para alcanzar esta perspectiva ideal. Al mismo tiempo, que facilita, organiza y preserva la memoria del conocimiento de la humanidad, trae la modernidad y todas las maravillas que solamente la tecnología puede traer y ahí sí quién sabe, sobre más tiempo para que el hombre dedique sus intereses para su planeta.

Que 2008 sea un año especial para ampliar la conciencia y para la preservación de los bienes más preciosos. Que la tecnología sea la parte integrante y fundamental de ese proceso!

Feliz 2008!

Susana Batimarchi Editora

Susana Batimarchi Editora

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NESTA EDIÇÃO www.docmanagement.com.br DIRETOR

Eduardo David eduardo@editoraguia.com.br EDITORA

Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br GERENTE DE PROJETOS

Arnaldo David

david@editoraguia.com.br ARTE E DIAGRAMAÇÃO

Flávio Della Torre

Flavio.dellatorre@gmail.com ILUSTRAÇÃO

Spacca

spacca@terra.com.br FOTOGRAFIA

Josetti Capusso jcapusso@terra.com.br ADMINISTRAÇÃO

Camila Pazianotto camila@editoraguia.com.br TRADUÇÃO

Maria Carolina Morell Gonzalez macaferro@uol.com.br CONSELHO EDITORIAL José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Sônia Stropa , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro , Cássio Vaquero , Roberto Brant, Roberto Prado, Ênio Salú, Mauricio Alfonso , Paulo Sérgio Carneiro, Lincoln de Assis Moura, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Válber Azevedo e Ronei Martins Ferrigolo.

CONTATOS

Administração: administracao@editoraguia.com.br Redação: redacao@editoraguia.com.br Publicidade: publicidade@editoraguia.com.br IMPRESSÃO

Copy Press DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.

Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais.

DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.

Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.

Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111 DOCUMENT MANAGEMENT és una publicación de la Casa Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada en portugues y español y direccionada a ejecutivos de los sectores de Administración y Finanzas, Tecnologia de la Información, Centros de Documentación, Proyectos, Marketing y Comercial de las 8.000 medianas y grandes empresas en los ramos de actividad como Gobierno, Bancos y Aseguradoras, Salud, Educación, Jurídico, Transportes, Ingeniería y Construcción, Indústria, Servicio, entre otros, en Brasil y más: Argentina, Chile, Paraguay, Uruguay, Colombia, Venezuela y Mexico.

Su editorial enfoca las Nuevas Tecnologias, Procesos y Soluciones en la Gestión de Documentos y Contenidos Corporativos, siempre con una visión empresarial, contribuyendo con el desarollo y con el crecimiento del Mercado, de los Negócios y de los Profesionales.

DOCUMENT MANAGEMENT no és responsable por el contenido de los anúncios publicados. Los conceptos de los articúlos firmados reflejan la opinión de sus autores, no necesariamente la de la Revista.

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6 Entrevista

Renato Martini – Presidente do ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação fala sobre o atual panorama da certificação digital no Brasil.

11 Síntese

Veja aqui o que acontece no mercado corporativo

16 Certificação Digital

O que é Certificação Digital? Esta ferramenta vem ganhando espaço entre as empresas que já a utilizam nas transações comerciais e no relacionamento com a Receita Federal.

Entretanto, hoje, o grande desafio do ITI é a popularização do uso da certificação entre as pessoas físicas.

24 Case ABB

O grupo ABB que opera em mais de 100 países em todo o mundo iniciou em 2006 o desenvolvimento de um programa próprio para implantação de gestão de documentos que poderá ser utilizado em outras unidades da companhia de forma global.

28 Case Vivo

A Vivo uma das maiores prestadoras de serviços de telefonia móvel no Brasil implantou o Projeto Alexandria um completo sistema de gestão documental que resultou em 80% no número de fraudes e proporcionou agilidade na recuperação de informações aos seus clientes.

32 Case Demarest

Com mais de meio século de fundação o Demarest e Almeida um dos escritórios de advocacia mais tradicionais do Brasil e da América Latina acaba de consolidar a implantação de seu modelo de gestão de documentos.

30 Mercado

Os mais recentes lançamentos e as novidades para o setor .

44 Eventos

Alguns dos principais encontros do mercado e as perspectivas para o segmento de gestão de documentos no país.

50 Canal Executivo

A Kofax está investindo pesadamente no mercado latino americano e brasileiro. Veja o que conta o Diretor para América Latina da empresa, David Arthur.

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ENTREVISTA Divulgação

Uma identidade Nacional O Diretor-Presidente do ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, Renato Martini fala nesta entrevista sobre a implatação do Instituto de Chaves Públicas, a importância da tecnologia de certificação digital no Brasil e do modelo brasileiro que pode ser considerado um dos mais bem sucedidos no mundo.

DM – Como está a certificação digital no Brasil de hoje?

As aplicações da certificação digital é que nos dá indícios de que ela está se consolidando em termos nacionais. Há um conjunto de atores envolvidos como: cartórios, o judiciário, o segmento bancário que estão fazendo com que a certificação seja uma realidade no Brasil. A diferença toda está na centena de key aplications, como chamamos no jargão de TI, que a certificação digital tem.

Ou seja, de aplicações chave da certificação no mundo corporativo que já é uma realidade. Naturalmente, estamos numa fronteira de muitas aplicações, há sempre uma surpresa, um novo uso.

Não estamos falando das telecomunicações que já existem há 50 anos, por exemplo e já têm seu caminho bastante consolidado.

DM - É possível afirmar que a tecnologia de certificação digital chegou

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antes da demanda, isto é, antes das aplicações?

Quanto a isto posso dizer que há uma infraestrutura operacional. É como a história do “Ovo e da Galinha”. De qualquer forma, havia a necessidade de se ter uma infra-estrutura operacional.

O marco legal, a lei, era necessária para se ter a possibilidade legal de entregar um certificado digital ao cidadão. Se não houvesse a aplicação não haveria certificação.

Também não adiantava o Brasil ficar esperando ou entregando certificação para todo mundo e não ter aplicações. O que houve foi um divisor de águas. Tivemos um começo, agora, temos que aplicar esta tecnologia.

DM- Houve um crescimento das autoridades certifiadoras ao longo destes quatro anos?

O cenário de 2003, certamente não se ajus-

taria aos dias de hoje. Hoje temos 1.500 autoridades de registro. Naquela época o Brasil tinha quatro autoridades certificadoras,hoje são oito de primeiro nível e mais de 30 de segundo nível, subordinada às primeiras. Então temos uma cadeia que cresce conforme a escala da demanda.

DM - Como o Brasil se situa hoje diante dos outros países latino americanos que também utilizam esta mesma tecnologia?

Para se ter uma idéia de quanto avançamos na América Latina, só nós temos uma estrutura hierárquica como do ICP. Houve um avanço assombroso nestes últimos quatro anos. Existem casos isolados como o da Venezuela que agora está credenciado a sua primeira autoridade certificadora. Um grupo de previdência privada da Argentina que será a primeira ser credenciada naquele país.

Com certeza na América Latina não há exemplos representativos, com exceção do Brasil. Somos

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um caso a parte. O Brasil deu um salto de tecnologia no continente. Há um abismo entre o Brasil e os demais países latino americanos, neste aspecto.

DM- E em relação aos demais países do mundo?

Muitos paises têm boas experiências. Mas se analisarmos de perto, a Espanha tem o tamanho de um estado brasileiro. A Alemanha, a Coréia e Portugal também têm experiências bem sucedidas, mas nada se compara as dimensões nacionais. Desse tamanho, nesse montante e com sistema hierárquico nacional, validado pelo governo?

Posso dizer que somos únicos.

Claro que devemos guardar as proporções. Se apresentássemos este modelo para a França, por exemplo, eles nos diriam que cada um pode apresentar a certificação que bem entender e se houver alguma dúvida, o cidadão que vá à justiça cobrar.

O nosso modelo é próprio, hierárquico, baseado no Estado e com autoridade certificadora única. Para nós, foi o caminho correto. E se não fosse assim, talvez, não teríamos nada.

DM - O Senhor citou experiências bemsucedidas na Europa. E no maior mercado global, nos Estados Unidos, como a certificação funciona?

Os americanos optaram por outro modelo.

Possuem centenas de autoridades certificadoras.

Cada Poder tem uma, cada estado americano tem a sua. Eles têm a Federal Bridge Certification Authority, uma Autoridade de Certificação Ponte, criada para fazer uma integração entre as diferentes autoridades certificadoras e gastam rios de dinheiro para realizar esta integração e, ainda, não conseguiram. Quando estive há dois anos atrás, num evento em Miami, a responsável pelo evento disse textutalmente: Nós fracassamos nesta tecnologia. Eles não têm uma certificação no mesmo nível que nós temos. As corporações certamente usam a tecnologia, mas com esta integração, onde o cidadão tem uma certificação digital segura, que o identifica diante de uma rede, que o protege legalmente, certamente, não.

DM- Já é possível fazer um diagnóstico da certificação digital no Brasil quanto ao seu impacto na economia?

Temos números localizados das aplicações.

Por exemplo, nos contratos de câmbio dos bancos há registros que estão cerca de 80% mais bara-

tos. No judiciário brasileiro o uso da certificação é extremamente benéfico, na Receita Federal brasileira idem. A receita tirou o pessoa da bancada de atendimento para fiscalizar e dedicar-se ao cor business da receita que é a fiscalização.

Todas estas organizações usam o certificados digitais, há a desmaterialização, onde o certificado digital é aplicado e gera uma economia significativa. A certificação é um insumo, um componente e o ganho é muito grande.

Entretanto, ainda é muito cedo para se contratar um instituto de pesquisas para fazer uma

Nosso modelo é próprio, hierárquico, baseado no Estado e com Autoridade Certificadora única avaliação de uma coisa que esta caminhando. No momento temos apenas radiografias parciais da certificação.

O Brasil responde muito bem às inovações, então, hoje temos um milhão e meio de certificações em uso. Ano que vem este número pode duplicar.

Acredito que tenhamos ainda de esperar pelo menos uma década de implantação do sistema para podermos ter uma avaliação mais precisa.

DM- O que falta então para a popularização do uso da certificação digital no Brasil?

Do ponto de vista da pessoa jurídica o uso está resolvido. O desafio é a pessoa natural, o cidadão. Este desafio está na aplicação e o custo disso para o cidadão. O certificado ainda é caro para a pessoa comum. Esperávamos que o cidadão

bancarizado fosse um braço para a popularização da certificação. O judiciário avançou fortemente e este ano um grande impulso foi dado pelos cartórios. São 20 mil cartórios no país e milhares de pessoas utilizam os seus serviços. Esperamos que eles sejam outro braço para alavancar o certificado digital.

DM- Qual é o futuro da Certificação Digital, na sua opinião?

Gostaria de ressaltar que esta tecnologia é boa. Portanto usem e abusem dessa ferramenta, ela economiza em processos, torna a vida das organizações mais baratas e mais rápidas. O Brasil tem o marco jurídico que dá a validade ao documento eletrônico. As grandes empresas hoje já têm seus certificados eletrônicos para interagir com a Receita Federal, para seus contratos de câmbio etc.

Vamos chegar até o cidadão é isso que queremos. O empresário que usa a certificação digital na empresa vai passar a usar na vida privada. Entretando este é o desafio. O Brasil é um país com muita desigualdade econômica, não dá para enfiar garganta abaixo do brasileiro uma tecnologia que ele tem que comprar. As empresas já descobriram os benefícios, falta fazer valer os mesmos benefícios aos cidadãos. Sem dúvida, os ganhos serão muitos.

DM- Então o Governo é o grande impulsionador do uso da certificação digital?

O Governo tem muito ainda a realizar na área de contas públicas. Na questão da nota fiscal eletrônica, por exemplo, trata-se de um projeto misto - governo e sociedade - que mexe com uma grande cadeia produtiva, e tem um grande impacto na sociedade, porque mexe também com a informatização das empresas, impacta na área de inteligência de negócios.

DM- O Senhor acredita que haverá uma larga utilização da NF-e no Brasil?

Acredito que o volume deverá dobrar em 2008. Hoje, o número está na casa de 1,7 milhão, de acordo com dados da Receita Federal. Isso porque desde abril, as empresas do setor de combustível e bebidas.foram obrigadas a emitir as NF-e, Atualmente cerca de 50 empresas de segmentos variados estão participando do projeto piloto de emissão de NF-e, sendo 80% delas no Rio Grande do Sul. No próximo ano, todas as empresas do

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ENTREVISTA ramo de bebidas e combustíveis em atividade no país terão de emitir obrigatoriamente as notas fiscais eletrônicas.

Este projeto das NF-e – consiste basicamente na possibilidade do fisco ter um maior controle sobre o pagamento de impostos pelas empresas além do que o emprego das NF-e proporciona maior comodidade às companhias, além de uma redução de custos. A adesão foi mais forte do que se esperava.

DM- O Poder Judiciário também está se tornando um grande divulgador da certificação digital?

O Brasil tem que se guiar para uma identidade eletrônica. Nosso desejo é que todo brasileiro tenha uma identidade digital para usar no segmento bancário, na Receita Federal e na vida civil. Mas com certeza os profissionais de Direito deverão aderir à certificação digital, pois para digitalizar o judiciário brasileiro é essencial a adesão destes profissionais à certificação digital. O poder judiciário tem um papel fundamental na difusão do documento eletrônico e também será de suma importância na desmaterialização de procedimentos. O uso do meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, na comunicação dos atos e na transmissão de peças processuais pressupõe a confiabilidade total do documento. E é o certificado digital, a ferramenta que permite assinar um documento eletrônico e lhe dar essa validade jurídica.

DM- Porque o setor bancário não avançou com o uso da certificação digital junto aos clientes, ajudando assim neste desafio de popularização junto as pessoas naturais?

Isso deve ser perguntado aos bancos. Esperava-se muito, mas não aconteceu. Porém, acredito que o setor bancário terá que avançar mais no próximo ano. Faltou a este segmento desenvolver um modelo de negócio. É muita arrogância do governo achar que tem solução para um segmento, mas o e-CPF era uma esperança, só que o setor bancário não encontrou o modelo de negócio. É preciso identificar algo como fez o Banrisul, que encaixou a certificação digital no seu modelo.

O Banrisul é um banco público que usa um cartão para múltiplas aplicações, um projeto que a Febraban não adotou. Mas acredito que o segmento bancário brasileiro também encontrará, com tempo, um caminho próprio.

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Entrevista

Una identidad Nacional El Director-Presidente del ITI – Instituto Nacional de Tecnología de la Información, Renato Martini, comenta en esta entrevista sobre la implantación del Instituto de Llaves Públicas, la importancia de la tecnología de la certificación digital en Brasil y del modelo brasilero que puede ser considerado uno de los mejores del mundo.

DM – Como esta la certificación digital en el Brasil de hoy?

Es a través de las aplicaciones de la certificación digital que nos damos cuenta de como se esta consolidando en dimensiones nacionales. Un conjunto de actores como: escribanías, el judiciario y el sector bancario son los que hacen con que la certificación sea una realidad en Brasil. La diferenciación esta en la centena de key aplications, como llamamos en TI, que tiene la certificación digital, o sea, de aplicaciones llave de la certificación en el mundo corporativo. Naturalmente, estamos en una frontera de muchas aplicaciones, hay siempre una sorpresa, una nueva utilización. No estamos hablando de las telecomunicaciones que ya existen hace 50 años de vida, por ejemplo, y que ya tienen su camino bastante consolidado.

DM – Se podría decir que la tecnología de certificación digital ha llegado antes de la demanda, o sea, antes de las aplicaciones?

Con relación a esto, se puede decir que sí, que existe una infra-estructura operacional. Es como la historia del huevo y de la gallina. En cualquiera de los casos había la necesidad de tener una infra estructura operacional. La Ley era necesaria para tener la posibilidad legal de entregar una certificación digital al ciudadano. Si no hubiera la aplicación no existiría la certificación.

Tampoco adelantaría si Brasil se quedara esperando o entregando certificaciones para todo el mundo y no tuviera aplicaciones. Lo que pasó fue una línea divisoria. Tuvimos un comienzo, ahora, tenemos que aplicar esta tecnología.

DM- Hubo un crecimiento de las Autoridades Certificadoras en los últimos cuatro años?

El escenario de 2003, no se adecua a los días de hoy. Hoy son 1.500 autoridades de registro. En aquella época, en Brasil, había cuatro autoridades certificadoras, hoy son ocho de primer nivel y más de 30 de segundo nivel, enganchadas en las primeras. Entonces, lo que tenemos es una cadena que crece según la demanda.

DM – Hoy, como esta Brasil frente a los demás países latino americanos que también utilizan la misma tecnología?

Para tener una idea de cuanto hemos avanzado, basta decir que en toda América Latina somos los únicos que tenemos una estructura jerárquica como del ICP. Hubo un avanzo asombroso en estos últimos cuatro años. Existen casos aislados como el de Venezuela que ahora esta autorizando su primera Autoridad Certificadora y un grupo de previdencia privada de la Argentina que será el primero a ser autorizado en el país.

Con certeza en América Latina no hay ejemplos representativos, con excepción de Brasil. Somos un caso a parte. Brasil ha dado un salto de tecnología en el continente. En este aspecto, hay un abismo entre Brasil y los demás países latino-americanos.

DM- Y en relación a los demás países del mundo?

Muchos países tienen buenas experiencias.

Pero, si bien analizado, se percibe que, España tiene el tamaño de un estado brasilero. Alemania, Corea y Portugal también tienen experiencias exitosas, pero no se comparan con las dimensiones nacionales. De este tamaño, con ese montante y con sistema jerárquico nacional, valido por el gobierno, puedo decir que somos únicos. Por supuesto que con las debidas proporciones. Si presentáramos este modelo a Francia, por ejemplo, ellos nos dirían que cada uno puede presentar lo que le parezca y si existiera alguna duda, que el ciudadano se lo cobre a la justicia.

Nuestro modelo es propio, jerárquico, basado en el Estado y con autoridad certificadora única.

Para nosotros fue el camino correcto. Y si no hubiera sido así, tal vez, no tuviéramos nada.

DM – Usted comentó experiencias exitosas en Europa. Y en el mayor mercado global, en los Estados Unidos, como funciona la certificación?

Los americanos optaron por otro modelo. Poseen centenas de autoridades certificadoras, cada poder tiene una, cada Estado americano tiene la suya. Ellos tienen la Federal Bridge Certification Authority, creada para hacer una integración entre las autoridades certificadoras diferentes y gastan una barbaridad de dinero para realizar esta integración y aun no han conseguido.

Hace dos años, cuando estuve en un evento en Miami, la responsable dijo textualmente: Nosotros fracasamos en esta tecnología. Ellos no tienen una certificación con el mismo nivel que nosotros, en Brasil. Las grandes empresas usan la tecnología, pero con esta integración, en la cual el ciudadano tiene una certificación digital segura, que lo identifica en red, que lo protege legalmente, ciertamente, no.

DM- Es posible hacer un diagnostico de la certificación digital, en Brasil, con relación a su impacto en la economía?

Tenemos números localizados de las aplicaciones. Por ejemplo, en los contratos de cambio de los bancos, hay registros que están cerca de 80% más baratos. En el judiciario brasileiro, el uso de la certificación es extremamente benéfico, en la Receita Federal brasilera, ídem. La Receita Federal (Fisco) retiró la persona del atendimiento para fiscalizar y dedicarse al cor-business de la Receita que es la fiscalización.

Todas estas grandes empresas usan las certificaciones digitales y siempre que la certificación digital es aplicada genera una economía significativa. La certificación es un insumo, un componente y lo que se gana es muy grande.

Sin embargo, todavía es prematuro contratar una empresa de investigación de mercado para hacer una evaluación de una cosa que esta caminando. Hasta este momento, apenas tenemos radiografías parciales.

Brasil responde muy bien a innovaciones, entonces, hoy tenemos un millón y medio de certificaciones en uso. El año que viene, el impacto puede duplicar. Creo que todavía tendremos que esperar por lo menos una década de implantación del sistema para tener una evaluación más exacta.

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REVISTA DIGITAL

Revista Document Management é a primeira revista digital brasileira executada com a plataforma Olive Editora Guia fecha acordo com Inspirit® para lançamento da revista Document Management Digital utilizando a solução, pela primeira vez, em uma publicação em toda América Latina. browser. Entre as empresas internacionais que utilizam o software estão os jornais The Guardian, Times London ( Reino Unido), Los Angeles Times, Yediot Aharonot (Israel) The West Australian Newspapers (Australia), a Biblioteca Nacional Britânica, a Universidade de Oxford, o Departamento de Defesa dos Estados Unidos entres outros.

“Esta parceria entre a Editora Guia e a Inspirit® mostra o quanto estamos interessados em desenvolver o mercado de gestão documental, integrando soluções de ponta, para que nossos leitores não só tenham o contato através do conteúdo de nossa publicação como também, tenham na prática, um exercício real do que o mundo da gestão de documentos por oferecer”, ressalta Eduardo David diretor presidente da Editora Guia.

Segundo o diretor da Inspirit® Francisco Monteiro “esta parceira reforça a importância que sua empresa dá, ao mercado de publicações e também na sua forma mais ampla,que é o gerenciamento de documentos para todo tipo de atuação do mercado”, reforça o executivo.

A Inspirit® está, assim disponibilizando ao mercado brasileiro um recurso exclusivo de gerenciamento da base do conhecimento (knowledge management application), com capacidade exclusiva de realização de busca com relevância e dinâmica de textos em imagens dos documentos digitalizados, além de uma série de outros recursos que garantem a alta qualidade dos documentos digitais, incluindo a customização dos documentos gerados e a facilidade de publicação na web e intranet para consultas e leitura.

Joseti Capusso

Esta no ar a primeira revista digital da Document Management (www.docmanagement.com.br) totalmente confeccionada na plataforma Olive, representada no Brasil com exclusividade pela Inspirit. A Inspirit® (www.inspirit.com.br) fornecedora e desenvolvedora de soluções de “Digital Intelligence” firmou contrato de distribuição exclusiva no Brasil dos produtos da Olive Software, fornecedora global de aplicações dedicadas à documentação digital baseada na XML (Extensible Markup Language) e desenvolvidas para duas grandes Eduardo David da Editora Guia, Francisco Monteiro, áreas de negócios: a corporativa Bob Orosco e José Carlos N.Costa da Inspirit® (documentação digital) e a de pudas no mundo corporativo, não somente para blicações on-line (news media).

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CARTAS “Inicialmente, gostaria de parabenizá-los pela primeira edição da revista. Tanto o conteúdo quanto a qualidade da revista estavam impecáveis, com temas relevantes e interessantes, bem escritos e atuais. Fico no aguardo das demais.

congratulo-os pelo expressivo trabalho desenvolvido, em especial o Editorial: Novos Tempos para a Gestão de Documentos.”

Dênis Kleber Gomide Leite Assessor da presidência da Prodemge - Cia. de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais.

Marcus Olivares Hardman Lab 245

“Obrigado pelo gentil convite para participar deste projeto da revista Document Management” Ronei Martins Ferrigolo Presidência – Procergs –Soluções em Tecnologia da Informação e Comunicações

“ Agradeço o envio da revista “Document Management” e

“Recebemos o segundo número da Revista Document Management e gostaría de parabenizá-lo pelo excelente conteúdo e qualidade da publicação.Percebe-se nitidamente que a Document Management está se consolidando e ocupando seu merecido espaço como porta voz deste mercado.”

“Recebi a revista Document Management em minha empresa e gostaria de elogiá-los pelo excelente material. Trabalho com ECM há algum tempo e confesso que com exceção da E-Doc AIIM Magazine, nunca tinha visto um material relacionado ao tema da gestão documental com tanta qualidade.

Carlos Aggio, ITIL-FC Analista de Mercado SoftExpert - Software for Excellence

“Gostaria de enviar meus cumprimentos, aos editores pela revista Document Management.

Uma publicação muito apropriada para o momento em que o mercado de gestão de documentos está se abrindo no Brasil. Aproveito também a oportunidade para agradecer a matéria realizada com a Tecmach e que mostra um pouco do trabalho que temos desenvolvido nos últimos anos.”

Wilson Conesa – Diretor

Elvio E. Baldini - Gerente Geral

“Muito oportunas suas palavras no Editorial da revista Document Management. Espero que dê tudo certo para a editora e conte conosco aqui do Ceará”

MACROSOLUTION Soluções em

Ivanez Justo Dantas Júnior

Gerenciamento da Informação

Diretor Pres. Digitar Soluções

Presidente - Grupo Tecmach

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SÍNTESE PricewaterhouseCoopers e TCI firmam aliança

Assesso unifica banco de dados do Internet Group

Duas das maiores empresas de BPO ( Business Process Outsourcing) do mercado anunciaram uma aliança estratégica para oferecer soluções flexíveis, especializadas e completas para o back-office de qualquer organização

Conhecer os clientes, seus hábitos, preferências, principais necessidades e demanda por serviços é um passo decisivo para fidelizar a base de clientes e incrementar os negócios. Por esta razão, o Internet Group, empresa de internet da Brasil Telecom que reúne os provedores iBest, BrTurbo e iG, contratou a Assesso para unificar e tratar as informações contidas nos bancos de dados de suas empresas.

O objetivo do Internet Group não é unificar a operação dos seus provedores, mas dispor de uma base de informações consolidada, na qual possa reconhecer os seus clientes e não apenas o número de contas cadastradas.

A idéia é integrar os cadastros das três empresas e criar um código de identidade único, obtendo uma visão consolidada de cada cliente.

Wilson Marques da Pricewaterhouse tanto do mercado brasileiro quanto da América Latina.

Segundo o sócio da Price, Wilson Marques a decisão de formar

esta aliança foi a de compartilhar as competências de ambas as empresas no segmento de BPO e proporcionar mais benefícios aos clientes. “O foco da aliança é a melhoria de processos e o ganho operacional e tecnológico com a contribuição mútua entre as companhias”, afirmou Roberto Marinho Filho, presidente da TCI. De acordo com o IDC o mercado de outsourcing de BPO movimentou em 2006, R$ 5 bilhões e deve atingir R$12 bilhões até 2011. “ O Brasil tem potencial para se tornar um player global de outsourcing. O segmento de tecnologia da informação, um dos braços deste setor, já está dando os primeiros passos neste sentido”, afirma Marques.

Para atender a esta demanda o acordo entre as empresas prevê ainda a criação de um Centro de Formação Profissional para capacitar profissionais a trabalhar com outsourcing. “ O fato de hoje não existir especialização nesta área representa um gargalo para o crescimento do setor. Porém, futuramente só trabalhará neste mercado quem for certificado”, assegura Marques.

Gestão de Documentos chega à Câmara A Câmara dos Deputados lançou o programa de gestão digital de documentos, com o objetivo de agilizar o processo legislativo, reduzir gastos e racionalizar processos. O programa prevê migrar os documentos em papel para o meio digital e posteriormente torná-las integralmente digitais. Dentro do processo de desmaterialização, o documento será assinado digitalmente e todo o seu fluxo será totalmente eletrônico, eliminado o uso e trânsito de papéis.

O projeto prevê também a migração dos formulários da Câmara, envolvendo todos os departamentos, para o fluxo eletrônico inclusive com a integração e automação com outros setores. Para isso, os deputados já receberam uma assinatura digital e um token, dispositivo que contém a sua assinatura eletrônica, e usarão um leitor e identificador de impressões digitais. Assim, as proposições, pareceres ou outros documentos poderão ser disponibilizados ao cidadão pela Internet, tanto para simples informação, como também para integrar um processo, com o devido valor legal que a certificação confere aos documentos.

Parceria Minolta e Captaris A Captaris, empresa de softwares que automatizam processos de negócios, acaba de fechar uma parceria com Konica Minolta, empresa fornecedora de ferramentas completas para criação, produção e gerenciamento de documentos e imagem.

O acordo visa a redução de custos e o aumento da produtividade na comunicação das empresas, integrando o servidor de fax Captaris RightFax, com as funções das impressoras multifuncionais da Konica Minolta, modelo bizhub.

O RightFax se integra com as multifuncionais Konica Minolta, modelo bizhub, para consolidar todos os serviços de fax na rede, oferecendo aos usuários acesso às funções

Bizhub da Minolta do fax num mesmo dispositivo usado diariamente para imprimir, escanear e copiar, além de proporcionar à empresa segurança e maior controle sobre o fluxo de documentos.

GedePrint ganha Prêmio Top Hospitalar Especializada em projetos de outsourcing de impressão e gestão de documentos corporativos, a GedePrint, empresa do Grupo Tecmach, acaba de conquistar o Prêmio Top Hospitalar 2007, na categoria Empresa de Outsorcing de Impressão do Ano. Atuando há mais de 15 anos, a empresa conta entre seus clientes a Medial Saúde, HCor, Hospital Brasil, Grupo Samcil, Hospital e Maternidade Santa Joana, Maternidade Pro Matre, Dix Amico, Hospital Paulistano, Hospital AC Camargo entre outros.

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sÍNtEsE SAP anuncia aquisição da Business Objects A SAP AG e a Business Objects anunciam acordo de união das líderes da indústria da Tecnologia da Informação, que resultará em uma oferta única para os usuários de negócios. O valor da transação, incluindo os custos da aquisição, está avaliado em torno dos € 4,8 bilhões, ou seja, cerca de US$ 6,8 bilhões.

Juntas, a SAP e a Business Objects poderão oferecer soluções de alto valor para profissionais orientados a processos e negócios. As soluções serão desenhadas para fortalecer os processos de decisão nas empresas, criando uma vantagem competitiva sustentável por meio de Business Intelligence multi-dimensional e em tempo real.

RicARDo PElEgRiNi, Gerente Geral de Serviços da IBM Itália, é o novo Presidente da IBM Brasil. Ele sucede Rogério Oliveira, que exerceu a função durante cinco anos e acaba de ser nomeado Presidente da IBM América Latina. Pelegrini, trabalha na IBM há 20 anos. mÁRcio ARAÚJo é o novo executivo de vendas da Ética Software do Brasil, como novo executivo de vendas. A nomeação é parte da estratégia da companhia, para atingir um crescimento da ordem de 30% nos próximos dois anos.

Itamar Oliveira assume a diretoria de negócios da Ética, o executivo será responsável pela gestão e reestruturação da área de negócios da empresa fornecedora de soluções de BI.

REiNAlDo FERRARi assume

Scanners da Kodak digitalizam ENEM A Universidade de Brasília (CESPE) fechou uma parceria com a Kodak GCG (Graphic Communications Group) para digitalizar o alto volume de respostas preenchidas por mais de 4 milhões de estudantes de todo o país por ano. Foram utilizados scanners modelo i840 para a captura das imagens do Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM).

A solução tem ajudado no armazenamento das provas, na conferência dos resultados e nas correções. Cada um dos scanners tem capacidade para digitalizar 60 mil páginas por dia ou 160 folhas por minuto. No caso do ENEM, são escaneadas três folhas por candidato. Considerando-se a média de 4 milhões de candidatos

cEsAR cAstElli é o novo Presidente no Brasil da Tata Consultancy Services. FERNANDo goDEghEsi,assume como Business Relationship Manager (BRM) para a vertical de BFSI (Banking, Financial, Services & Insurance) da Tata. scanner i840 só nessa prova, somados ao vestibular e os cerca de 70 exames realizados ao ano, o departamento alcança a grandeza de 227 milhões e 500 mil páginas a serem digitalizadas por ano com os scanners já fornecidos pela empresa.

Alinhada com a estratégia de negócios A Third IT Solutions está com um novo lançamento o Service Support e do ATS-Application Technical Services.

A proposta inovadora da Third com os novos serviços é promover um outsourcing do suporte da infra-estrutura de TI. O serviço garante a disponibilidade das principais aplicações, como ERP, BI, CRM, além de suportar toda a base de sistemas legados e apoio a estratégia de negócios do cliente. Mais do que um suporte técnico, são serviços voltados para a solução e incluem, por exemplo,

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a gerência de negócios da Keyrus Brasil executivo com 15 anos de experiência em TI passa a integrar a equipe brasileira da empresa, líder na Europa em serviços de business intelligence e integração de dados.

avaliações de performance e revisão de procedimentos que impactam o desempenho de áreas importantes da companhia.Um primeiro projeto piloto de Service Support e ATS - Application Technical Services, foi desenvolvido em parceria com a Unilever, compreendendo 22 países onde a multinacional mantém operações (México, América Central e América do Sul) e já tem como diretriz a importância do conhecimento de processos e negócios e não somente o conhecimento técnico.

mÔNicA iERullo é nova Diretora Jurídica da Atos Origin América do Sul, com base no Brasil. A executiva também responderá pelo suporte jurídico às áreas comercial e de operações desde a pré-venda até a entrega final dos projetos de TI.

mARco lAND é novo COO – Chief Operations Officer da Atos Origin América do Sul. É responsável pelas linhas de serviços que compõem o portfólio da empresa na região, dentre elas: Consultoria, Integração de Sistemas, Serviços Gerenciados.

RogéRio simÕEs foi nomeado como novo diretor de operações da Asyst Sudamérica. A partir de agora, o executivo passa a oferecer suporte à coordenação dos projetos de service desk, atuando como facilitador na implantação da metodologia de trabalho da companhia, além de apoiar a área comercial.

cARlos Pulici, com 14 anos de experiência na área de TI, é o novo CIO responsável pelas áreas de Tecnologia e de Processos e Qualidade (P&Q) da Simpress, provedora de soluções de impressão. mARcElo mEDEiRos é o novo presidente no Brasil da Lenovo, terceira maior fabricante mundial de PCs, em substituição a Flávio Haddad.

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Eventos Cenadem 2008 Eduardo Demarchi Dias acaba de assumir o cargo de gerente para a área de Application Outsourcing da CPM Braxis. Dias será responsável pelo atendimento a clientes das regiões Sul e Sudeste da companhia.

Documentar integra José Rubens Spada é o novo diretor de Tecnologia e Operações da Ticket. Spada EMC irá dirigir a área de Tecnologia em substituição solução a Sérgio Oliveira, que passa a ser diretor de Produto e Ope-

ração do Ticket Transporte. Spada possui 19 anos de experiência nas áreas de Marketing, Vendas e Sistemas de empresas, tendo atuado em organizações como Tata Consultancy, Unibanco, BMC Software, Unisys e IBM. O novo CIO é formado em Engenharia Mecânica Aeronáutica (ITA) e pós-graduado em Administração de Empresas.

Luciana Saito acaba de integrar o corpo executivo da True Access Consulting como gerente de canais. A executiva já atuou em empresas como Scua, EverSystems e IBM, e sua atual missão é estreitar o relacionamento da companhia com a rede de parceiros.

Rosália Paraíso, da Documentar

Paulo Roberto Bonucci Ribeiro foi nomeado como diretor de vendas da vertical de serviços financeiros no Brasil da Avaya, empresa que fornece aplicações de comunicação de negócios, software e serviços. O executivo se reportará ao vice-presidente de vendas da Avaya, Luis Fernando Camargo.Em sua função, ele será responsável pelo desenvolvimento e execução do plano de negócios e da estratégia da Avaya para a vertical de serviços financeiros.

A Systimax Solutions, marca da CommScope Enterprise Solutions Division, que atua em soluções de infra-estrutura, anuncia nova estrutura de atuação de sua equipe técnica na América Latina e Caribe. Charlie Morisson, que atuava como gerente técnico para o Cone Sul e Brasil, assumirá como diretor técnico para a região, enquanto Sergio Uribe, que era gerente técnico para países andinos, América Central e Caribe, ocupará a função de consultor técnico para Data Center e iPatch, suportando toda a América Latina e Henrique Shiroma, que acaba de ser admitido pela companhia, atuará na área de suporte técnico no Brasil.

Renato Brandão foi contratado pela Diveo do Brasil, subsidiária da Diveo Broadband Networks, Inc., provedor de soluções locais de Telecomunicações e TI para clientes corporativos na América Latina, como gerente regional de sua filial no Rio de Janeiro.

Alexandre Picchi Neves, ex-diretor de Serviços da Kaizen.foi escolhido pelo Conselho de Administração da empresa como novo CEO. A mudança faz parte da reestruturação da companhia especializada na integração de sistemas e no desenvolvimento de soluções de TI, visando atender as exigências de governança corporativa.

O Cenadem divulgou a agenda de seus congressos e feiras para 2008.

Em maio, entre os dias 27 e 28, se realizará o GED Rio 2008, congresso com exposição paralela de produtos e serviços relacionado à aspectos didáticos e novas tecnologias. O GED Nordeste será realizado entre os dias 30 e 31 julho, em Salvador e visa fomentar o mercado nordestino de GED. E, em setembro , de 9 a 11, acontece a InfoImagem 2008 ,maior evento do Brasil nesse segmento. Congresso com mais de 50 conferências focalizando diferentes assuntos relacionados ao GED/ECM. Mais de 50% são cases de sucesso. A Feira reúne as principais empresas fornecedoras do segmento.

Mais informações no site: www.cenadem.com.br

Kaizen integra solução de search da Google A Kaizen parceira de serviços da plataforma de ECM da Documentum na América Latina, e certificada na plataforma de Search da Google Enterprise formalizou uma parceria para oferecer o Google Search Appliance, solução corporativa da Google para clientes do mercado corporativo. “Temos um conhecimento profundo de integração de sistemas e do Google Search, ferramenta que tem alta usabilidade, performance e interface que possui conectores prontos para integrar diferentes plataformas, como Oracle, SAP, Cognos e Documentum, entre outros”, explica André Luiz Nadjarian, diretor de soluções da Kaizen Consultoria e Serviços A ferramenta corporativa da Google permite uma busca universal, via

André Nadjarian, deiretor da Kaizen internet, intranet, servidores e desktop. É capaz de realizar buscas por relevância, oferece sugestões, suporta mais de 220 tipos de arquivos, 109 idiomas e até 30 milhões de documentos.

Odonto System implementa ferramenta ProdImage A Odonto System empresa de prestação de serviços odontológicos com uma rede credenciada de mais de 1000 profissionais e que atende em mais de 8 Estados brasileiros, acaba de implementar um projeto de gestão documental com ferramentas da ProdImage, empresa nacional com mais de 5 anos de experiência no mercado. Com mais de 500 mil associados e 4 mil empresas clientes, o projeto teve início a partir da necessidade de diminuir o tempo de inscrição de novos clientes. Os vendedores preenchiam um formulário que posteriormente era digitado, o que

muitas vezes não atendia a demanda com a rapidez necessária.

A implantação do Projeto foi realizada pela Digitar Soluções, utilizando scanners Avision e o Prodimage Professional. Depois da realização de um projeto piloto, um novo formulário para mapeamento de 79 campos via ICR (reconhecimento de caracteres manuscritos foi instituído e realizado o treinamento com os vendedores para aprimorar a escrita e ampliar os resultados de reconhecimento. O Prodimage Professional está sendo usado para alimentar o banco de dados da empresa que pretende ampliar sua aplicação.

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sÍNtEsE SML faz parceria na Bahia

Flávio xavier, da certant e Anderson conesa do grupo tecmach

Samsung investe no design

Joseti Capusso

Grupo Tecmach amplia sua atuação no mercado de TI

O Grupo Tecmach, especializado no segmento de outsourcing de impressão, acaba de ampliar sua atuação na área de TI, mais especificamente, de gestão corporativa de identidade. Para isso, a empresa acabou de se associar à Certant Brasil, empresa de mesmo nome da companhia argentina, com a qual possui um acordo comercial. “O objetivo da Certant é desenvolver no Brasil as soluções de gerenciamento de identidade, compostas por ferramentas e serviços, com o intuito de gerenciar o ciclo de vida de um usuário ou funcionário dentro de uma organização”, explica Flavio Xavier, diretor da Certant Brasil e que responde pelos projetos e pré-venda da empresa.

O modelo de negócio, por meio de parcerias que já vigora na Argentina, apóia a área de vendas diretas nos projetos gerados e será o mesmo que irá se desenvolver no Brasil.

Segundo Xavier o trabalho de prospecção do mercado já foi iniciado e a perspectiva é que para o próximo ano a empresa já tenha implantado alguns projetos em importantes companhias brasileiras. “Com o crescente aumento dos aplicativos, a necessida-

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de do controle da segurança e o cumprimento de aspectos regulatórios, torna-se necessária uma gerência mais ativa deste ambiente complexo, a fim de que as empresas possam preservar as informações críticas para o seu negócio”, ressalta Xavier.

Para Anderson Conesa, diretor da Tecmach, a união à Certant possibilita ao grupo uma ampliação de atividades em outros segmentos dentro da área de tecnologia ainda não permeados. “Nosso objetivo é o de expandir nossos negócios numa das áreas de mais rápido crescimento no mercado brasileiro que é o segmento de tecnologia da informação.

Esta será nossa primeira experiência fora dos serviços de outsourcing de impressão onde atuamos há cerca de 15 anos”, comenta.

Para o executivo do Grupo, as possibilidades de negócios no setor de TI são inúmeras e o mercado brasileiro está numa fase de grande receptividade para soluções de segurança e de manejo de informações vitais. “Estamos muito satisfeitos com esta união e esperamos que a nova aquisição traga um impacto positivo para o negócios da companhia”, conclui.

A SML firmou contrato com a LPG Soluções que passa a oferecer a linha CONVERGE® de soluções para gerenciamento eletrônico de documentos - GED e workflow . A empresa agora faz parte da base de Canais/Integradores da SML e assume o papel de comercializar os produtos e implantá-los, assessorar e treinar os usuários, além dos serviços que já oferece de consultoria em gestão documental, processamento de acervo em meio físico ou eletrônico, digitalização, desenvolvimento de aplicativos, interfaces e outros relacionados à atividade.

Para formalizar a união a SML reu-

A Samsung está colocando no mercado dois novos produtos: a multifuncional SCX-4500 e a impressora ML-1630. Os novos modelos, a multifuncional SCX-4500 e a impressora ML-1630, diferenciam-se pelo design e interface inéditos. São bastante leves e silenciosas, A ML-1630 é uma Impressora laser monocromática com velocidade de até 16 páginas por minuto em A4 e é indicada para o home Office. Já a SCX-4500 Impressora Multifuncional laser monocromática, tem velocidade de até 16 páginas por minuto em papel A4 e resolução de até 1.200 x 600 dpi de saída efetiva.

Para digitalização o novo equipamento tem compatibilidade padrão Twain, padrão WIA; utiliza digitalizador plano em cores e tem resolução (óptica) de até 600 x 2.400 dpi. Tem memória de armazenamento de 8 MB e compatibilidade de sistema operacional: Windows 2000/

niu cerca de 60 profissionais das áreas de TI e Gestão Documental, representando governo, empresas privadas, entidades de classe e universidades num encontro em Salvador. Este evento faz parte da estratégia da SML em ampliar sua participação nacional e internacional, por meio de canais/integradores e distribuidores, onde são oferecidas várias vantagens comerciais, apoio de marketing, treinamento, e as soluções em gestão documental e tecnologias associadas ao CONVERGE®, já conhecidas e consagradas no mercado latino americano.

XP/2003 Server/Vista, Vários SO Linux, Mac OS 10.3~10.4.

“Acabou a era das impressoras e multifuncionais barulhentas e que ocupam muito espaço na área de trabalho. Esta é uma tendência mundial que emerge rapidamente no Brasil e estamos prontos para atender nossos clientes com esses dois novos modelos que oferecem alta qualidade no desempenho de tarefas com sofisticação e estilo”, afirma Reynaldo Smith, diretor da área de impressoras e multifuncionais da Samsung.

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CErTiFiCaÇÃo

Certificação digital Você ainda vai ter uma!

Desde a década de 90, o setor de TI discute, qual seria a “fórmula” ideal para proteger documentos nascidos em meio digital, dado que o uso da Internet havia crescido exponencialmente e as transações via Web, também haviam atingindo uma escala vertiginosa. A segurança das informações era (e continua sendo) vital neste processo. A criptografia foi o meio encontrado, entretanto, ainda havia uma questão básica: além de protegidos, incorruptíveis estes documentos deveriam ser considerados legais. Surge assim, a Certificação Digital.

a

necessidade de proteger a troca de informações entre os homens, sem perigo de interceptação, existe desde a antigas civilizações. Assírios, egípcios, hebreus, hititas, persas e principalmente os romanos usavam a escrita e também códigos para proteger as informações consideradas secretas. Foi na Roma Antiga que o Imperador Julio César criou o código de César, que consistia em embaralhar as letras e assim proteger o conteúdo das mensagens dos “inimigos”.

Séculos se passaram e, como se pode constatar através da história, esta “necessidade” é mais atual que nunca. O surgimento dos computadores levou estudiosos a criarem novas formas de proteção. Em 1991, um pesquisador americano do Massachusetts Institute of Technology (MIT), Phillip Zimmermann, criou um software que trouxe a criptografia, antes restrita ao uso militar ou

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governamental, para os usuários comuns. O PGP hoje é conhecido em todo o mundo e tornou-se um padrão para a criptografia.

Para entendermos melhor, pode-se dizer que um documento criptografado contém as informações necessárias para identificação de uma pessoa física ou entidade jurídica. Qualquer conteúdo eletrônico que foi assinado digitalmente tem garantia de autenticidade de origem. Mas para que este documento tenha sua origem e autenticidade garantidas ele deve ser emitido por uma Autoridade de Registro (AR), e uma Autoridade Certificadora (AC) isto é, entidades confiáveis do ponto de vista jurídico. a CriPToGraFia No mundo real, existem várias formas de se validar o conteúdo de um documento. A mais comum

se dá por meio da assinatura da pessoa no documento. Assim diz-se que qualquer documento assinado é um documento certificado. Na esfera virtual, é a criptografia que ratifica o conteúdo de uma mensagem digital, seja ela um texto, imagem, som, etc. Esse processo é conhecido como assinatura digital e é feita através da criptografia.

A criptografia consiste numa série de fórmulas matemáticas, em que se utiliza um segredo (chamado de chave) para cifrar e decifrar a informação. Este segredo pode ser o mesmo para as duas operações, a criptografia simétrica, ou pode ter segredos diferentes, para cifrar e decifrar o conteúdo, conhecida como criptografia assimétrica.

Utilizando um software especial e um par de chaves, um usuário pode então utilizar essa tecnologia e de posse desses dois itens ele poderá a assinar digitalmente um documento, ou seja,

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garantir que o documento não foi alterado após a assinatura e que o mesmo foi assinado pelo dono do par de chaves que foi usado, bem como cifrá-lo de forma que só o dono da chave possa saber seu conteúdo.

O certificado digital é gerado através de uma chave privada. Essa chave é intransferível e não deve estar em domínio de qualquer outra pessoa que não seja o proprietário, nem mesmo a AC (Autoridade Certificadora) que emitiu o certificado tem uma cópia da chave privada (que é gerada no computador do usuário). A partir da chave privada, os certificados digitais e as chaves públicas, são gerados.

No Brasil A questão da Certificação Digital no Brasil iniciouse no final da década de 90, com um grupo intra

governamental, que começou a estudar a questão da tecnologia, com um foco de segurança da informação e voltado para administração pública federal, ou seja, para o governo federal.

Por volta do ano 2000, com a instituição do e-Gov este grupo de trabalho ao começar a divulgar seus resultados e relatórios, chamou a atenção de outros departamentos de governo, que viram na ferramenta a oportunidade de utilização não só internamente, mas também na prestação de serviços do governo para a sociedade, principalmente quando o governo eletrônico brasileiro começava a mostrar força, com a urna eletrônica e com a declaração de imposto de renda, pela internet.

Naquele momento, a automação bancária nacional, considerada modelo de sucesso internacional, identificou a possibilidade e os benefícios

no uso desta tecnologia. Em 2001 decidiu-se que ao invés de se criar uma infra-estrutura de Chaves Públicas para o governo, o chamado ICP-gov , o governo decidiu criar uma ICP brasileira para uso compartilhado pelo setor público e privado.

A partir disso, as discussões se intensificaram, visto que existem vários modelos de estrutura de chaves públicas, e chegou-se a um consenso de modelo mais adequado à realidade brasileira. Optou-se por uma estrutura de chaves públicas hierárquica, que tivesse uma raiz única, que abarca e acredita outras autoridades certificadoras, utilizando como base o modelo da ICP da Alemanha.

Com a edição da Medida Provisória 2.200/ 2001, foi instituído o ICP Brasil. Composto de um comitê gestor, que é o órgão que edita as resoluções e rege toda a infra estrutura e tem caráter permanente. Formado por membros de todo o Go-

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CErTiFiCaÇÃo

Durante o Certforúm ciclos de palestras e apresentações atualizaram o rumo da Certificação Digital no Mundo

PaPEl Das aC E ar Com a instituição da Autoridade Certificadora de Raiz também houve a criação das Autoridades Certificadoras, Autoridades de Registro e os prestadores de serviço de suporte. As Autoridades Certificadoras são quem efetivamente emitem os certificados e quem gere os ciclos de vida destes certificados, além da emissão, fazem também a revogação quando for o caso, e publicam as listas de certificados revogados.

Autoridades de Registro exercem o papel de identificação, elas identificam o requerente do certificado na ICP Brasil, pois um principio fundamental obrigatório, descrito na MP, é que haja a identificação presencial do requerente .

Já os prestadores de serviços de suporte são aqueles que podem prover tanto de estrutura lógica, física ou recursos humanos às outras duas entidades.

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rEGUlaMENTaÇÃo A MP 2200 teve duas edições e depois foi instituída pela Emenda Constitucional número 32 que regularizou o ICP-Brasil.

“A MP exerceu seu marco regulatório que foi importante, mas já estamos trabalhando desde 2003 num projeto de lei que é o 7316, para finalmente termos uma lei que faça a regulação deste sistema. Esta lei irá substituir a MP e trazer já a evolução porque afinal de contas, são seis anos de operação e de processo que evoluiu muito”, esclarece Maurício Augusto Coelho, diretor de infra-estrutura de chaves públicas do ITI. A partir da tomada de decisão do governo e da MP 2.200 como marco regulatório que trouxe não só a instituição de uma infra estrutura mas também a validade jurídica para o ICP-Brasil. “Outros modelos adotados em vários países não tem esta validação, entretanto no Brasil as assinaturas digitais baseadas no certificado do ICP-Brasil tem a mesma validade que uma assinatura manuscrita”, salienta o diretor do ITI. aPliCaÇÕEs Da CErTiFiCaÇÃo Tão logo as primeiras AC foram credenciadas o Sistema Brasileiro de Pagamento foi o primeiro a adotar os certificados digitais. Hoje já foram movimentados valores em Reais equivalentes a 40 vezes o PIB nacional.

Segundo Maurício Coelho, a certificação digital junto às empresas é uma realidade conso-

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verno Federal, com sete ministérios representados e cinco representantes da sociedade civil A autoridade certificadora raiz foi designada ao ITI - Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, que já existia como um órgão da administração direta vinculado ao Ministério da Ciência e Tecnologia, que funcionava na cidade de Campinas/SP e foi então transformado em autarquia federal com sede em Brasília e vinculado à Casa Civil da Presidência da República.

lidada, o desafio são as pessoas físicas. “Para as pessoas naturais, é outra realidade É fundamental que se crie aplicações para que seja interessante e demande certificações, e, neste sentido, alguns segmentos nos parecem mais potenciais para proporcionar este envolvimento”, explica.

Exemplificando, o diretor do ITI aponta o sistema de registro e notários. Segundo dados são 10 milhões de brasileiros que passam todos os dias pela rede de 23 mil cartórios no Brasil, para execução de algum tipo de serviço.

A prestação de serviços com certificação digital, por meio de Mobile Bank é outra aplicação que vem ganhando espaço. O mesmo certificado que o cidadão usa para se relacionar com a Receita Federal para sua declaração de Imposto de Renda, poderá ser a mesma que utilizará no cartório, nos bancos ou no comércio eletrônico. O varejista eletrônico também começa a despertar para isso, ou seja , uma das grandes barreiras para o comércio eletrônico brasileiro hoje, conforme aponta o executivo, é o medo, que o brasileiro tem de digitar o número de seu cartão de crédito na Internet. “A certificação digital quebra esta barreira, porque é a segurança necessária para o cidadão”, diz.

“Há um potencial imenso do uso da certificação digital nos serviços prestados pelo governo. Na área da saúde, na previdência social, onde benefícios que o cidadão brasileiro tem di-

Maurício Coelho - diretor de infra estrutura do iTi

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FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS DE CRÉDITO

A P3IMAGE executa serviços de processamento de informações relativas aos documentos das diversas modalidades de operações de crédito, realizadas por instituições financeiras, obedecendo às regras internas de cada um desses negócios, como também as exigências legais que devem ser cumpridas em cada etapa.

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Posteriormente, o dossiê contendo toda a documentação é associado a uma etiqueta de código de barras e digitalizado. As imagens originadas neste processo ficam à disposição do cliente em nossos servidores, com backup em CDR’s, armazenados em sala-cofre num ambiente de total segurança.

Da mesma forma, os dossiês relativos a cada operação são classificados e arquivados pelo prazo determinado pelo cliente, podendo o mesmo a qualquer instante, sempre através do nosso site, solicitar o fornecimento de cópias ou serviços, nas seguintes modalidades: • • • •

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simples; autenticadas; através de e-mail; através de fax;

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- Inventário Sintético – permite verificar a quantidade de caixas, por tipo de documento, que estão em nossos arquivos.

- Documentos em poder do Cliente – permite verificar por data e solicitante, quais documentos estão em poder do cliente, e que ainda não foram devolvidos para um novo arquivamento.

- Arquivo Lógico x Físico - Analítico ou Sintético – permite confrontar os arquivos lógicos gerados e os arquivos físicos recebidos, por tipo de documento, dando condições de se auditar imediatamente as diferenças apresentadas.

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Entendemos que no processo de formalização é muito importante que o documento físico seja armazenado no mesmo ambiente da formalização para se garantir total controle no processo. Toda a nossa operação é centralizada em um galpão com mais de 3000 m2 dentro de um condomínio fechado na Lapa, numa região central de São Paulo com todos os requisitos de segurança necessários possibilitando assim uma logística de serviços extremamente ágil.

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mente. Concomitantemente um trabalho deverá se iniciar junto às prefeituras de todo o Brasil, revelou Helena Rego, visto que elas deverão adotar CErTForUM 2007 Em sua quinta edição o Certforum - Fórum de a tecnologia para realizar a Certificação Digital, promovido pelo ITI, evento arrecadação que acontecerá que aconteceu em Brasília, em outubro, trouxe junto ao Banco do Brasil, asum retrato da atual situação da certificação di- sim como o seu acesso à base gital no país. O fórum acontece anualmente com de dados, para inclusão ou exa intenção de promover discussões e trazer os clusão dos participantes junto últimos acontecimentos sobre o tema tanto no ao Simples.

Outro painel foi apreBrasil quanto no resto dos países que adotaram sentado pelo Coordenaa tecnologia.

No painel do Sebrae a gerente da Unidade de dor-Geral de TI da Receita Políticas Públicas do SEBRAE, Helena Rego ressal- Federal, Vitor Almeida, que tou a possibilidade de que cerca de três milhões de mostrou o Sistema Públimicro e pequenas empresas entrem para o mundo co de Escrituração Digital da certificação digital, já que isso será obrigatório (SPED). Para o técnico da para às que aderirem ao Simples Nacional. Tanto o Receita, o caso das emgoverno quanto o próprio Sebrae e demais entida- presas é diferente. Há uma des ligadas ao desenvolvimento da tecnologia es- relação períódica entre elas Natália Fakhri: da Gemalto tão estudando meios para que as PME’s - Pequenas e a Receita Federal, devido Entretanto, o técnico da Receita Federal foi e Médias Empresas venham a utilizar os certifica- ao processo de pagamentos dos digitais no seu dia-a-dia. Conforme salientou de impostos e contribuições. Por conta disso, a enfático quanto a disseminação dos certificados a executiva do Sebrae o processo já está em curso, Receita impôs o uso dos certificados digitais para as pessoas físicas. “Este papel não cabe à mas o grande desafio é a escalabilidade, ou seja, como forma de agilizar os procedimentos. A im- Receita Federal”, segundo ele, o cidadão seria a capacidade do mercado fornecedor de atender a plantação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), obrigado a ter um certificado que é caro para a grande demanda e quais as serão aquelas empre- por exemplo, estreita este laço, além de reduzir maioria da população, para se relacionar somente uma vez ao ano com o governo. A popularização sas que não necessitarão do cetificado imediata- custos para as empresas. dos certificados, conforme Almeida, caberia aos bancos já que o uso do certificado proporcionaria transações mais seguras e beneficiaria diretamente a população.

Esta postura é respaldada pela indústria de cartões. Este é o caso da Gemalto , empresa especializada no segmento de cartões inteligentes e tecnologia de segurança,que também esteve presente ao 5º. Certforum. Segundo a diretora de Marketing e Comunicação para América Latina, Natália Fakhri, a empresa está apostando na substituição da tecnologia dos atuais cartões magnéticos para os Smart-cards (cartões com chip) pelos bancos. “A tecnologia dos cartões com chip pode, além das vantagens naturais de segurança nas transações, oferecer vantagens adicionais como a inclusão de certificados digitais. isso facilitaria a gestão de documentos internamente para as instituições bancárias e de modo geral também a vida do usuário”, salienta a diretora da Gemalto.

Plenária do 5º Certfórum: evento reuniu técnicos de todo o Brasil reito poderiam ser providos através de um cartão com chip contendo o certificado digital.”, reforça Maurício Coelho.

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Certificación digital Todavía tendrás una!

Outra aposta na popularização do uso da certificação digital está nas mãos dos cartórios Registradores e Notoriais, que poderão contribuir muito para o avanço. Estima-se que 1500 cartórios já possam operar com o sistema de certificação, a partir de 2008. A previsão é que até 2012, 12 mil cartórios estejam credenciados.

O Judiciário também está propriocionando outra grande abertura para o uso e conseqüente popularização dos certificados digitais no Brasil. Exemplo disso é o Pró-Jud: Processo Judicial Digital, sistema que integra a internet para a tramitação de processos judiciais. O sistema já funciona em 13 estados brasileiros e permite que todas as etapas de um processo judicial, sejam emitidas e acompanhadas por meios digitais, sempre em ambiente seguro e que incluem a criptografia para o trânsito de dados.

Durante o evento magistrados do Tocantins demonstraram o envio de petições, via internet, de casos reais daquele estado. o FUTUro “Não podemos esquecer que estamos falando de tecnologia e ela evolui muito rápido. Nos últimos seis anos fizemos um esforço muito grande para consolidar a infra estrutura para ter esta cadeia de confiança composta por autoridades certificadoras e de registro”, analisa Maurício Coelho do ITI. Segundo o técnico, era importante ter capilaridade para que o sistema pudesse alcançar o cidadão. “Não adianta a pessoa ter interesse, mas não ter acesso. Precisamos crescer”, reforça.

Um painel em especial mostrou durante a realização do Certiforum, qual seria o futuro da Certificação. Coordenado pelo Serasa e Microsoft, com o tema Certificado de Atributo estudo que comprova a possibilidade de identificar o individuo e toda a gama de atribuições que ele possa ter durante sua vida.

Para os especialistas no assunto, o Certificado de Atributo parece uma inovação tecnologia de curto prazo plausível, visto que a tecnologia está cada vez mais convergente e evoluindo para utilização de recursos móveis e interativos.

“O futuro da certificação no Brasil passa pelo viés da consolidação do uso dos certificados digitais pelas pessoas naturais, acompanhando a evolução tecnológica e com o objetivo primeiro de proporcionar ao cidadão brasileiro instrumentos válidos do ponto de vista da segurança e do respaldo jurídico”, conclui o diretor do ITI.

Desde La década de 90, el sector de TI discute, cual seria la “formula” ideal para proteger documentos nacidos en medio digital, una vez que, el uso de la Internet había crecido muchísimo y las transacciones por la Web, también habían alcanzado una escala vertiginosa. La seguridad de las informaciones era (y sigue siendo) vital en este proceso. La criptografía fue el medio encontrado, aunque, todavía había una cuestión básica: además de protegidos, incorruptibles, estos documentos deberían ser considerados legales. Así aparece la criptografía y con ella la Certificación Digital.

La necesidad de proteger el cambio de informaciones entre los hombres, sin peligro de interceptaciones, existe desde las civilizaciones antiguas. Asirios, egipcios, hebreos, hititas, persas y principalmente los romanos utilizaron la escrita y también códigos para proteger las informaciones consideradas secretas. Fue en la Vieja Roma que el imperador Julio César creó el código de César, que mesclaba las letras y protegía el contenido de los mensajes de “enemigos”.

Después de siglos de historia, esta “necesidad” es más actual que nunca. El brote de los computadores llevó estudiosos a desarrollar nuevas formas de protección. En 1991, un estudioso americano de Massachusetts Institute of Technology (MIT) Phillip Zimmermann creó un software que trajo la criptografía, antes restricta al uso militar o del gobierno, para los usuarios comunes. El PGP es hoy conocido en todo el mundo y se transformó en un modelo para la criptografía.

Para que se comprenda mejor, se puede decir que un documento criptográfico contiene las informaciones necesarias para la identificación de una persona natural o entidad legal. Cualquier documento electrónico que haya sido firmado digitalmente tiene garantía de autenticidad de origen.

Pero para que este documento tenga su origen y su autenticidad garantidas debe ser emitido por una Autoridad de Registro (AR), y una Autoridad Certificadora (AC), o sea, entidades confiables del punto de vista legal.

En el campo virtual, es la criptografía que ratifica el contenido de un mensaje digital, sea texto, imagen, sonido, etc. Este proceso es conocido como firma digital y es realizado a través de la criptografía.

Utilizando un software especial y un par de llaves, un usuario puede, entonces, utilizar esa tecnología. De propiedad de esos dos ítems el podrá firmar digitalmente un documento, o sea, garantizar que el documento no ha sido alterado después de firmado y que ese documento fue firmado por el dueño del par de llaves que ha sido utilizado, así como cifrarlo de forma a que solo el dueño de la llave sepa su contenido.

El certificado digital es generado a través de una llave privada. Esa llave es intransferible y no debe estar en el dominio de cualquier otra persona que no sea el propietario, ni la AC (Autoridad Certificadora) que emitió el certificado tiene una copia de su llave privada (que es generada en el computador del usuario). A partir de la llave privada, se generan los certificados digitales y las llaves públicas.

El tema de la Certificación Digital en Brasil se inició en el final de la década de 90, con un grupo intra-gubernamental, que empezó a estudiar la cuestión de la tecnología, con el foco en la seguridad de la información y en la administración

pública federal, o sea, para el gobierno federal.

En aquel momento la automación bancaria nacional, considerada modelo de éxito internacional, identificó la posibilidad y los beneficios de usar esta tecnología. En 2001 se decidió que al revés de crear una infra-estructura de Llaves Públicas para el gobierno, el llamado ICP- gov, el gobierno decidió crear una ICP brasilera para uso compartido del sector público y privado.

La autoridad certificadora raíz fue asignada al ITI, que ya existía como un órgano de administración directa vinculado al Ministerio de Ciencia y Tecnología, que funcionaba en la ciudad de Campinas/San Pablo y que fue transformado en autarquía federal con sede en Brasilia y vinculado a la Casa Civil de la Presidencia de la República.

Las Autoridades Certificadoras son las que efectivamente emiten los certificados y quién gerencia los ciclos de vida de estos certificados, además de la emisión hacen también la revocación, cuando se hace necesario, y publican las listas de certificados revocados.

Autoridades de Registro ejercen el papel de identificación, son ellas que identifican el solicitante del certificado en la ICP Brasil, pues un principio fundamental obligatorio, descrito en la MP, es que haya la identificación presencial del solicitante.

Así que las primeras AC fueron autorizadas, el Sistema Brasilero de Pagos fue el primero a adoptar los certificados digitales. Hoy ya se han movido valores en Reales equivalentes a 40 veces el PIB nacional.

Según Mauricio Coelho, la certificación digital en las empresas es una realidad, el desafío son las personas naturales. “Para las personas naturales es otra realidad. Es fundamental que hayan aplicaciones para que se crie interés y demanden certificaciones. En este sentido algunos sectores nos parecen más potenciales para proporcionar este envolvimiento”, explica.

Como ejemplo, el director del ITI recuerda el sistema de registro y notarios. Según datos, son 10 millones de brasileros que pasan todos los días por la red de 23 mil escribanías en Brasil, para ejecución de algún tipo de servicio.

El préstamo de servicios con certificación digital, por medio de Mobile Bank es otra aplicación que viendo ganando mercado. El mismo certificado que el ciudadano usa para relacionarse con la Receita Federal para su Declaración de Impuesto de Renta, podrá ser el mismo que utilizara en las escribanías, en los bancos o en el comercio electrónico.

“Existe un inmenso potencial en la utilización de la certificación digital en los servicios prestados por el gobierno. En el área de la salud, en la Seguridad Social, en la cual beneficios que el ciudadano brasilero tiene derecho podrían ser conseguidos a través de una tarjeta con chip que tenga el certificado digital.”, consolida Mauricio Coelho.

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GESTÃO DE DOCUMENTOS Joseti Capusso

Captura descentralizada na WWW Walter W. Koch*

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a edição passada abordamos a Internet como o novo “arquivo central” de documentos. Aliás, reforçando a nossa visão: Jean Paul Jacob (ex-diretor do centro de pesquisa da IBM em Almaden), há poucas semanas atrás em evento do Senac em Porto Alegre, defendeu a colaboração na Internet, afirmando que “a distribuição do conhecimento atual é tinta sobre árvores mortas. O importante é o conteúdo, não a plataforma de veiculação”. Na matéria ressaltamos a tendência de descentralização da captura com os seus benefícios (“Por exemplo, em vez de o cliente levar os documentos na filial da empresa para que estes sejam capturados lá, por que não capturá-los na casa do cliente? Ou então, em vez de um supermercado levar os cheques recebidos para a agência de seu banco para que sejam enviados para um subcentro para finalmente serem capturados, por que não capturar os cheques no supermercado?”).

Após a publicação recebemos um e-mail com a seguinte pergunta: “Que scanner posso pendurar (sic) na Internet?”

Caro Leitor. Antes de qualquer coisa precisamos entender de como se dá o processo de captura. A geração de uma imagem é parte de um processo maior (chamado de “capture” em inglês e abrasileirado para captura (a tradução correta seria captação)), que tem quatro atividades principais: 1. A primeira é a preparação dos documentos que consiste não só em preparar as folhas fisicamente para que possam ser inseridas em um alimentador de um scanner, mas também em contar quantos documentos temos, o número de imagens por documento (lembre que um documento pode ter mais de uma página), eventualmente uma pré-indexação do documento com código de barras, etc.

2. A segunda é a geração das imagens propriamente ditas que tem como objetivo transformar documentos analógicos em arquivos digitais, comprimidos, que contém imagens de boa qualidade.

3. Posteriormente temos a questão da indexação: h23etsx.tif não lhe diz nada. Precisamos atribuir índices a este arquivo informando o seu

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conteúdo. E, estes índices precisam ser precisos já que um documento mal indexado está virtualmente perdido (no documento fisicamente perdido alguém tropeça algum dia e o encontra novamente, no virtualmente perdido não).

4. E, finalmente, este documento (arquivo mais índices) deve ser carregado no sistema permitindo o acesso e disponibilização aos usuários.

Neste momento precisamos ter certeza de que o processo inteiro foi feito com integridade.

Imagine, por exemplo, uma loja no interior do estado submetendo documentos de um cliente a uma aplicação de concessão de crédito em um banco associado. No final da tarde de sexta a loja acha que enviou todos os documentos, porém no sistema só estão algumas páginas (ou pior – imagens ilegíveis). É muito comum que na dúvida as pessoas coloquem a face errada da folha de papel no scanner enviando uma imagem em branco. Como fazer para enviar estes documentos novamente? Ou seja, se não houver um controle de qualidade do processo de captura, em alguns casos a carga toda pode estar comprometida.

Este processo pode ser automatizado com o uso de ferramentas classificadas como “capture management”. Na América Latina temos diversas boas soluções sendo comercializadas por empresas como a Kofax, Captiva (adquirida pela EMC), TIS e GPA. Entre os fornecedores nacionais, visite os sites da SML e ProdImage.

Voltando à sua pergunta: o seu scanner deveria ser gerenciado por uma aplicação de captura que irá se encarregar de assegurar de que foi gerado um arquivo com imagens boas, com todas as páginas. Com isto o nosso foco sai do scanner e passa para o software que irá gerenciá-lo. A sua pergunta deveria ser feita ao fornecedor da ferramenta de captura escolhida – que scanners a sua ferramenta suporta para captura remota na WWW? Aproveitando o ensejo: o processo descrito não vale só para digitalização de documentos em papel. Para quem quer fazer a carga remota de um arquivo do tipo PDF, CAD (Computer Assisted Design), foto, MS Office, etc. os passos são exatamente os mesmos. Na preparação dos documen-

tos será necessário localizar onde os documentos estão, quantos são, quais os nomes dos arquivos (imagine que você vai fazer a carga de fotos digitais suas – serão selecionadas as fotos boas). Na captura estes arquivos serão carregados. Posteriormente serão indexados para serem finalmente carregados no sistema que irá gerenciá-los.

Um belo exemplo de uma aplicação de captura descentralizada é a da Polícia de Dubai, onde se deseja que toda estação de trabalho possua um scanner. Com isto, toda e qualquer evidência, originada em qualquer ponto, é capturada quase que imediatamente e disponibilizada a todos os policiais, agilizando os processos de investigação.

Ou seja, para se falar de um “real time enterprise” onde a métrica não é mais semanas e sim segundos, precisamos capturar a informação cada vez mais proximamente de sua origem. E, para tanto, necessitamos de funcionalidades de captura descentralizada.

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em gestão documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. info@imageware.com.br

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Um exemplo de autogestão O grupo ABB opera em cerca de 110 países e emprega em torno de 109 mil funcionários em todo o mundo. No Brasil a empresa está presente desde a década de 50 com cinco plantas industriais e atuação em todo o território nacional, por meio de escritórios regionais e desde 2006 vem desenvolvendo um programa próprio para implantação da gestão de documentos.

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Vitório Piccolo da Metrofile: guarda e serviço via web

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ABB é uma empresa especializada em tecnologia de potência e de automação de processos, atuando nas áreas de robótica, bens de capital, engenharia, automação de produtos e processos, transformadores de pequeno e grande porte, subestações de energia entre outros. Há algum tempo detectou a necessidade de gerenciar os documentos da empresa de forma centralizada.

Em 2006, com a aderência das empresas brasileiras à chegada a Lei Sarbanes-Oxley, houve na ABB Brasil um processo de identificação, classificação para a gestão de documentos. Esta tarefa coube ao departamento de SAS-Shared Accounting Services e criou-se para isso o CDC (Central de Documento e Cadastro), que veio certificar as normas internas e procedimentos de guarda e verificação de todos os documentos relacionados aos negócios da empresa.

“Podemos dizer que tudo começou com o mapeamento do processo de compras. Assim, chegamos à conclusão que o CDC deveria cuidar da qualidade das informações de todos os fornecedores, pois cada departamento de compras tinha suas regras próprias e deveríamos unificálas.”, lembra Paulo Sawos gerente do CDC.

A partir disso, cada fornecedor passou a integrar uma classificação elaborada em conjunto com os vários departamentos da ABB Brasil, para estar apto a fornecer para a empresa. “Paralelamente, começamos a alimentar um Data Base único com todos estes fornecedores já que cada um deveria apresentar uma série de documentos como guias, licenças e certidões. Dessa forma são avisados através de mensagens automáticas, via e-mail, sobre os prazos de validade desses documentos e necessidade renovação”, explica Sawos.

Ao identificar suas necessidades quanto ao cadastro de fornecedores o CDC alterou toda a base de dados. “Hoje todos possuem a qualificação necessária, classificados por ramo de atividade e todos sabem quais documentos devem apresentar para estar aptos ao fornecimento”, ressalta Sawos. Este processo permeou todas as áreas da empresa. Com isso foi possível fazer uma prévia do desafio que se teria pela frente.

Para esta integração a ABB acionou seu departamento de TI, e com base no Lótus Notes da IBM, todo o workflow interno foi estabelecido para a integração dos documentos. “Com esta planilha estruturada, submetemos todo o processo à Diretoria que teve uma participação

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Un ejemplo de autogestión

Sawos e Pintoni: modelo de gestão documental implantado no Brasil poderá ser empregado em outras unidades da ABB no mundo. fundamental para sua definitiva implantação.

Com este envolvimento houve o aval e o suporte necessário”, comenta o executivo.

Sawos acrescenta que um dos grandes desafios foi a quebra de cultura dos colaboradores acostumados a guardar seus documentos. Mas, por meio de palestras com as equipes houve um convencimento na substituição dos procedimentos e assim eles passaram a incorporar a metodologia proposta.

A Metrofile foi a empresa escolhida para efetuar a guarda de arquivos e digitalização de documentos. Segundo o diretor Comercial da Metrofile, Vitório Piccolo Duarte, a empresa garantiu a ABB, a gestão de dossiês, com técnicas de gerenciamento e organização documental, bem como a gerencia dos documentos arquivados em pastas individuais, independente da área ou departamento da empresa.

Por meio de etiquetagem com códigos de barras, há garantia de identificação e localização de cada pasta que está sendo gerenciada de forma rápida e eficiente.

“Além deste serviço de processar a informação por um programa que utiliza a técnica de OCR (Optical Character Recognition), que extrai informações das imagens transformando-as em caracteres que podem ser entendidos pelo computador. Estes documentos são disponibilizados através do MetroWeb, um sistema que possibilita a consulta de informações via Internet por múltiplos usuários e em tempo real”, explica Piccolo.

Com os documentos digitalizados e seus originais remetidos à empresa que faz a guarda, o trabalho interno do CDC foi facilitado. Dependendo do cargo e da área cada colaborador da

ABB Brasil tem um tipo de acesso aos documentos. Com isso, uma série de dificuldades como perda de documentos, impedimentos fiscais passaram a não mais existir.

No total, foram digitalizados até setembro deste ano cerca de 22,8 mil imagens e são aproximadamente 50 mil caixas sob a guarda da Metrolfile, incluindo o arquivo “inativo”.

“Pelo sucesso obtido na implantação do sistema de gestão documental na ABB Brasil, em recente visita ao país do controller do SAS Leader Center da ABB Fred Stoepel sugeriu solução junto ao comitê de SAS-Shared Accounting Services em Zurique, e a partir disso, o nosso projeto poderá ser tomado como modelo para as demais unidades da companhia em nível mundial”, salienta o gerente Geral do SAS-Shared Accounting Services da ABB Brasil, João Tadeu Pintoni, que foi responsável pela iniciativa e implantação do projeto de gestão de documentos.

O diferencial da iniciativa, explica Pintoni, é que todas as etapas de gerenciamento foram tomadas a partir dos recursos internos. “Contratamos uma empresa que tem expertise para a guarda e digitalização da documentação e com isso, conseguimos unificar procedimentos otimizando o tempo da equipe que se dedicava a estes processos. Também reduzimos o volume de papel e ganhamos agilidade e segurança, que são vitais para o nosso negócio”, conclui.

Várias empresas como a Unilever, CVRD, Nestlé e a Totius já visitaram o CDC para entender o processo implantado. Agora, a próxima etapa é levar a experiência para fora do Brasil e quem sabe torná-la um modelo mundial.

La ABB es una empresa especialista en tecnologías de potencia y de automación de procesos, actúa en los ramos de robótica, bienes de capital, ingeniería, automación de productos y procesos, transformadores de pequeño y grande porte, subestaciones de energía, entre otros.

Hace algún tiempo ya se había detectado internamente en ABB, la necesidad de gerenciar los documentos de la empresa de forma centralizada, pero no había todavía un consenso sobre cual proceso de gestión seria el adecuado para una estructura del porte de la compañía.

De esta tarea se ocupó el departamento de servicios administrativos y para tanto se creó el CDC – Centro de Documentación y Catastro, vinculado al departamento de Shared Service, que vino para certificar las normas internas y procedimientos y hacerse responsable por el compliance y centraría todos los documentos.

“Podemos decir que todo empezó con el mapeo del proceso de compras. Llegamos a la conclusión que el departamento tendría que cuidar de la cualidad de las informaciones de todos los proveedores, por que cada departamento tenia sus propias reglas y deberíamos unificarlas.”, comenta Paulo Sawos gerente del CDC y de la controladoria corporativa de la ABB. Desde entonces, cada proveedor pasó a integrar una clasificación elaborada en conjunto con los varios departamentos para estar apto a proveer para la empresa. “Simultáneamente, comenzamos a alimentar un Data Base único con todos estos proveedores, ya que cada uno debería presentar una serie de documentos como guías y licencias y de esa forma son avisados por mensajes automáticas o e-mails, sobre los plazos”, explica Sawos.

Con esto fue posible prever el desafío que se tenía por delante. Para esta integración la ABB accionó su departamento de TI, y con base en el Lotus Notes de IBM, todo el worflow interno fue establecido para la integración de los documentos. Segundo Sawos uno de los grandes desafíos fue quebrar la cultura de los colaboradores acostumbrados a guardar sus documentos. Pero por medio de conferencias con el personal de decisión adentro de los departamentos hubo un convencimiento en la substitución de los procedimientos y se pasó a incorporar la metodología propuesta. Fue elegida la empresa Metrofile para efectuar la guarda de archivos y la digitalización de documentos. Segundo el Director Comercial de Metrofile, Vitório Piccolo Duarte, la empresa garantizó a ABB, la gestión de expedientes, o sea, con técnicas de gerencia y organización de los documentos, gerencia los documentos archivados, en carpetas individuales, independiente del área o departamento de la empresa.

Con los documentos digitalizados y sus originales enviados a la empresa que hace la guarda, el trabajo interno del CDC fue facilitado. Dependiendo del cargo y del área, cada colaborador tiene un tipo de acceso a los documentos establecidos previamente. Con esto, una serie de dificultades como la pérdida de documentos, impedimentos fiscales pasaron a no existir más.

“En reciente visita de nuestro controler de Zúrich, Fred Stoppel y por el éxito de la implementación del sistema de gestión de documentos, recibimos muchos elogios y presentamos nuestra iniciativa para el consejo mundial de la compañía y a partir de eso, nuestro proyecto podrá ser tomado como modelo para las demás unidades de la compañía en nivel mundial”, resalta el Gerente General de Servicios Administrativos, Contables y Fiscales de la Controladoria Corporativa de ABB, João Tadeu Pintoni, responsable por la iniciativa de implementación del proyecto de gestión de documentos.

“El diferencial de la iniciativa es que todas las etapas de la gestión de documentos fueron tomadas, a partir de recursos que teníamos en casa. ”, concluye Paulo Sawos.

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GESTÃO DE DOCUMENTOS Joseti Capusso

Formulários em PDF Luiz Augusto Bellucci*

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ualquer empresa ou órgão do governo possui dezenas, às vezes centenas, de formulários para a coleta de dados de seus colaboradores, clientes e fornecedores. Nos EUA e Europa, há muitos anos, muitos já migraram seus formulários em papel para formulários digitais em PDF e não se arrependem.

As vantagens são inúmeras: economia de tempo, de transporte, na impressão, maior eficiência na coleta de dados, facilidade na manutenção, na criação, entre várias outras.

Uma das principais características do uso de PDFs para formulários é que estes aproveitam a aparência e estrutura dos formulários que as empresas já possui em papel, e podem ser gerados com facilidade a partir dos softwares de editoração que criaram os originais em papel.

PDF OU OS OUTROS FORMATOS O PDF não vai substituir o HTML em formulários simples, como um cadastro em um site, mas é a melhor opção formulários complexos, que necessitam ser impressos ou preenchidos off-line.

O formulário em PDF pode ser gerado por qualquer pessoa sem qualquer conhecimento de programação. Profissionais de recursos humanos ou marketing, por exemplo, podem criar formulários de pesquisa, ou inscrição em eventos, e distribuí-los facilmente por e-mail.

Usar editores de texto ou planilhas eletrônicas como formulários, na maioria das vezes, pode dar muita dor de cabeça aos usuários. É comum terem problemas na impressão e na consistência dos campos. Estes sistemas não foram concebidos para este fim, apesar de possuírem alguns recursos para facilitar esta aplicação. O PDF, por sua vez, suporta este recurso desde sua segunda versão em 1998, e sua evolução e características permitiram que se desenvolvesse como um formato mais seguro e, principalmente, mais prático para ser utilizado como formulário.

OS NÍVEIS DE APLICAÇÃO Costumo dizer que existem quatro níveis de aplicações dos formulários em PDF: No primeiro, o formulário que é impresso para

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depois ser preenchido. Neste caso já economizamos o transporte e o custo da impressão é transferido para quem o preenche.

No segundo nível, o formulário é preenchido e para depois ser impresso. Além dos benefícios do nível anterior, os dados podem ser calculados e validados.

Em terceiro, temos o formulário que é preenchido e tem seus dados enviados para uma base de dados ou para um e-mail. Destacamos a agilidade na coleta das informações e a eliminação do papel.

No nível mais avançado, o formulário faz parte de um workflow ou uma solução de BPM. Neste caso é necessário mais investimento, porém os benefícios são mais que proporcionais.

CRIAÇÃO DE FORMULÁRIOS PDF Existem diversos softwares que permitem a criação de formulários em PDF, mas o Adobe Acrobat Professional é de longe a mais utilizada.

A partir da versão 7, o Acrobat, além das ferramentas de geração de campos de formulários, é acompanhado por um software chamado Adobe LiveCicle Designer. Nele podemos criar todo o layout dos formulários, os campos, botões, conectar com bancos de dados e outras funções. Podemos gerar formulários inteligentes, com campos dinâmicos, que podem aparecer, ou serem ocultos, de acordo com as opções de quem preenche..

Os formulários em PDF suportam programação em Javascript. Esta linguagem pode ser utilizada para calcular valores, validar o preenchimento, conectar a bases de dados e muitas outras ações. É muito comum usuários não programadores aprenderem a usas scripts simples em seus formulários.

Além das ferramentas de autoria de formulários inteligentes e dinâmicos, os usuários do Acrobat podem gerenciar a coleta de dados de formulários preenchidos.

Uma novidade na versão 8 do Acrobat é sua capacidade de gerar formulários que podem ser salvos pelos usuários do Reader 7 ou 8. Até as versões anteriores, os usuários do Reader podiam somente enviar os dados e imprimir o documento.

Este novo recurso proporciona uma série de novas aplicações nas empresas, como, por exemplo, distribuírem contratos, relatórios, fichas técnicas etc.

FORMULÁRIOS ASSINADOS Combinado com o uso de certificados digitais, o formulário PDF é um excelente recurso para definitivamente eliminar a geração de papel em vários processos nas empresas e governos. Bancos, seguradoras, hospitais, a Receita, agências reguladoras são potenciais grandes usuários de formulários em PDF assinados para garantir a origem dos dados.

Acredito que o uso do PDF como formulário, combinado com assinaturas digitais ou não, irá se popularizar bastante no Brasil. É só uma questão de tempo para que mais empresas brasileiras e, principalmente, o governo, enxerguem na tecnologia PDF uma opção para coletar dados com mais eficiência e economia.

* Luiz Augusto Bellucci é consultor especialista em aplicações da tecnologia PDF para ECM/GED e sócio da PDF Brasil Documentos Digitais. luiz.augusto@pdfbrasil.com.br

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Capturar, visualizar e distribuir documentos não é mais como era antigamente.

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Processamento de imagens - O IRS (Intelligent Re-Scan) evita a redigitalização das imagens, oferecendo diversos recursos de ajuste de imagem para obtenção do melhor resultado.

Digitalização, organização e localização de documentos - O Professional oferece a solução ideal para empresas e pequenos bureaus.

Grande volume de documentos - Controle de todas as fases do processo de captura.

Adequado para bureaus de digitalização.

Software de visualização Distribuição das imagens através da rede interna ou internet.

Softwares para digitalização, indexação (OCR, OMR, ICR, Bar Code, CMC7) e distribuição de documentos.

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Vivo tem o maior projeto de Gestão Documental O Projeto Alexandria de uma das maiores operadoras de telefonia celular do Brasil iniciou em 2004, e obteve até o momento, uma redução de 80% no número de fraudes e proporcionou maior agilidade na recuperação de informações aos clientes.

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Paulo Alencastro Jr. da Vivo e Diego Martin da OR Info

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Vivo, uma das maiores prestadoras de serviços de telecomunicações móveis da América Latina, possui 31,3 milhões de clientes e uma enorme quantidade de documentos fícicos e eletrônicos que precisam ser gerenciados. Em 2004, a operadora Vivo, resultado de uma fusão entre a Telefônica Celular, braço da espanhola Telefónica Móbiles e da empresa de origem portuguesa, Portugal Telecom, incorporou a sua rede de atendimento disponibilizada por áreas no território nacional, mais 16 fornecedoras diferentes.

Apos a fusão, e já sob a égide de uma nova empresa, havia uma série de procedimentos e apliances que deveriam ser executados para que a empresa passasse a operar com unidade. Isso se dava principalmente no segmento de gestão de documentos, já que cada uma das envolvidas seguia uma regra própria ou nenhuma regra específica sobre a questão.

Conforme conta Paulo Alencastro Júnior, gerente de infra-estrutura administrativa e responsável pela implantação do projeto de gestão documental.

“Era um desafio e tanto pois precisávamos organizar e posteriormente compartilhar informações entre localidades diferentes, geograficamente espalhadas e de culturas diferentes”, explica.

Assim nascia o Projeto Alexandria com o objetivo de seguir um modelo centralizado de gestão documental. A partir de uma análise dos procedimentos, dos volumes de documentos empregados e dos arquivos tanto digitais quanto físicos, a gerência

administrativa optou em buscar um parceiro que oferecesse de forma integral todas as soluções necessárias tanto para o desenho do projeto quanto para sua implementação e manutenção.

A OR Info, que atua desde 1994 no mercado de gestão documental, foi a escolhida pela Vivo para tratar e organizar sua documentação em todo o Brasil, utilizando o que há de mais moderno em ferramentas e tecnologias de gerenciamento de documentos e informações.

A primeira meta do Projeto Alexandria era a unificação de atividades dos antigos fornecedores, que foi concluída em janeiro de 2007 com a migração do último fornecedor para o novo formato de trabalho estruturado pela Or Info.

Outra grande preocupação da prestadora de serviços de telefonia era agilizar a recuperação de suas informações. Para isso, a própria OR passou a digitalizar e disponibilizar on-line, a documentação da Vivo.

“Para se ter uma idéia o acervo de documentos digitalizados e disponíveis para consulta imediata é de quase 50 milhões de imagens”, lembra Diego Martins, Diretor Comercial do setor de Telecom da Or Info. Também o tempo de resposta das buscas diminuiu de 22 dias para apenas alguns segundos, após a implantação da nova metodologia.

A terceira e mais delicada meta do projeto Alexandria era combater as fraudes de subscrição. Este problema inerente a todas as companhias operadoras de celular, gera grandes perdas

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Equipe da OR Info já digitalizoou 50 milhões de imagens para a Vivo financeiras para as empresas e afeta diretamente o consumidor, que acaba sendo prejudicado por ações fraudulentas.

“O que acontecia muito é que ao roubarem documentos pessoais, estes fraudadores os usavam para compra de aparelhos e depois quando a companhia não os encontrava para pagamento de contas, o nome da pessoa que fora roubada é que ia parar nas entidades de proteção ao crédito”, explica Paulo Alencastro. “ Isso gerava á empresa muitas ações judiciais pois o nome do consumidor era usado indevidamente pela nossa companhia ocasionando transtornos de várias ordens”.

Além disso, a simples busca por guias e documentos de ordem fiscal, quando não encontrados também acabavam gerando despesas excepcionais à Vivo, por meio de multas. “ Isso era muito comum a princípio, no entanto com o processo de centralização e instalação de um worflow entre os vários departamentos, regulamentação de procedimentos internos também entre estes vários departamentos, este tipo de incidente deixou de existir”, assegura Paulo Alencastro. “ A OR Info destinou uma equipe de cerca de 300 pessoas que estão locadas internamente na Vivo que realizam desde 2004 não só o treinamento do pessoal interno como também fomenta as soluções diretamente no cliente. Isso possibilita a segurança que a Vivo requer, seja quanto a efetiva aplicação das etapas do projeto como também nos permite conhecer cada interface dos procedimentos, do modo de trabalhar deste cliente, aperfeiçoando nosso trabalho na prestação de serviços”, reforça Diego Martins.

Além dos documentos digitalizados, a Or administra aproximadamente 300 mil caixas de documentos físicos das mais diversas áreas da Vivo. Este

grande volume de documentos é guardado pela Iron Mountain do Brasil, presente no mercado nacional desde 2001 e considerada uma das empresas mais confiáveis no mundo para guarda e proteção de documentos físicos.

Apesar de já ter atingido suas metas iniciais, o Projeto Alexandria não tem um prazo para se encerrar. Conforme conta o consultor de infra-estrutura administrativa da Vivo, havia sim um prazo interno para que ele fosse colocado em prática, o que já aconteceu, entretanto devido a novas aquisições em recentes leilões da própria Anatel (Agência reguladora na área de telecomunicações), outras fornecedoras, de regiões onde a Vivo não atendia serão incorporadas à companhia.

“O Projeto Alexandria trouxe muitos benefícios para nossa empresa, como agilidade no atendimento ao cliente e eliminação de perdas financeiras decorrentes do extravio de documentos, transparência perante órgãos fiscalizadores como Receita Federal, Procon, Anatel, entre outros”, diz o responsável pelo projeto na Vivo.” O projeto é um modelo de gestão documental no mercado, sendo de interesse até de outras empresas de telefonia do mercado, entretanto, ainda queremos aprimora-lo, utilizando novas tecnologias e perseguindo sempre a excelência em nossos processos”.

“A implantação do projeto Alexandria aconteceu de forma gradual e contínua e exigiu muito planejamento para não afetar o dia-a-dia do cliente.

As metas iniciais já foram atingidas e estão trazendo muito benefícios à Vivo e para OR Info que além da ampla experiência no setor financeiro/bancário, já pode ser considerada especialista em gestão de documentos de companhias de telecomunicação”, finaliza Diego Martins.

Vivo tiene el mayor proyecto de gestión de documentos del país La empresa, Vivo, una de las mayores prestamistas de servicios de telecomunicaciones móviles de América Latina, posee cerca de 30 millones de clientes y una cantidad muchas veces superior en documentos digitales y en papel que necesitaban ser gerenciados. En 2004, la operadora Vivo, resultado de una fusión entre la empresa Telefónica Celular, brazo de la española Telefónica Móviles y de la empresa de origen portuguesa, Portugal Telecom, incorporó a su red de atendimiento, dispuestas por áreas del territorio nacional, mas 16 proveedoras diferentes.

De esa fusión, ya como una nueva empresa tenía una serie de procedimientos y apliances que deberían ser ejecutados para que la empresa pasara a operar en unidad. Esto ocurría principalmente en relación a la gestión de documentos, ya que cada una de las empresas envueltas seguía una regla propia o ninguna regla especifica sobre esta cuestión.

Conforme cuenta Paulo Alencastro Júnior, gerente de infraestructura administrativa y responsable por la implantación del proyecto de gestión de documentos: “Era un gran desafío, pues precisábamos organizar y posteriormente compartir informaciones entre localidades diferentes, geográficamente dispersas y con culturas diferentes”, explica.

Así nació el Proyecto Alexandria, con el objetivo de seguir un modelo centralizado de gestión de documentos. A partir de una análisis de los procedimientos, de los volúmenes de documentos empleados y de los archivos tanto digitales cuanto físicos, la gerencia administrativa optó por buscar un par que ofreciera de forma integral todas las soluciones necesarias tanto para el diseño del proyecto cuanto para su implantación y mantenimiento.

La empresa OR Info, que actúa desde 1994 en el mercado de gestión de documentos, fue la elegida por Vivo para tratar y organizar su documentación en todo el Brasil, aplicando tecnologías y utilizando herramientas de última generación para la gestión de información.

La primera meta del Proyecto Alexandria era la unificación de actividades de los proveedores antiguos, que fue finalizada en Enero de 2007 con la migración del último proveedor para el nuevo formato de trabajo estructurado por OR Info.

Otra gran preocupación dela prestamista de servicios de telefonía era agilizar la recuperación de sus informaciones.

Para eso, la propia OR pasó a digitalizar y a disponer on-line, la documentación de Vivo.

La tercera y más delicada meta del proyecto Alexandria era combatir los fraudes de subíndice. Este problema inherente a todas las compañías operadoras de celular, genera grandes pérdidas financieras para las empresas y afecta directamente el consumidor, que acaba siendo perjudicado por acciones fraudulentas.

“La OR Info destinó un equipo de cerca de 300 personas que trabajan en la propia Vivo y realizan desde 2004 no solo el entrenamiento de personal interno pero también fomenta las soluciones directamente en el cliente. Eso permite conseguir la seguridad que el cliente requiere, sea en relación a la efectiva aplicación de las etapas del proyecto como también nos permite conocer cada interfaz de los procedimientos, la manera de trabajar de ese cliente, perfeccionando nuestro trabajo de prestamista de servicios”, afirma Diego Martins.

Además de los documentos digitalizados, la OR administra aproximadamente 300 mil cajas de documentos físicos de las más diversas áreas de Vivo. Este gran volumen de documentos es guardado por Iron Mountain de Brasil, presente en el mercado nacional desde 2001 “La implantación del proyecto Alexandria ocurrió de forma gradual e continua y exigió mucho planeamiento para no afectar el cuotidiano del cliente. Las metas iníciales ya fueron alcanzadas y traen muchos beneficios a Vivo y a OR Info que hoy puede ser considerada una empresa de gestión de documentos, profundamente conocedora de procesos en compañías de telecomunicaciones”, finaliza Diego Martins.

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PRODUTIVIDADE Divulgação

Gestão de processos documental alinhada ao aumento de produtividade Sérgio Fortuna*

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avanço da tecnologia e os novos desafios de mercado têm levado a maioria das empresas a refletir sobre os processos, recursos e metodologias utilizados no tratamento da informação.

Cada vez mais as companhias têm um grande volume de informações. São e-mails, planilhas, relatórios, imagens, entre outros tipos de dados e/ou documentos. Esse é um cenário mundial propício a crescer ainda mais nos próximos anos.

E, com o aumento do volume de dados, como localizar uma informação arquivada há muito tempo e lembrar em que arquivo está ou quando foi gravado? Esse crescimento e a necessidade da rápida localização das informações devem-se à distribuição das mesmas em vários sistemas de computadores e ao armazenamento não-estruturado.

Paralelamente, a área de gestão de conteúdo também está em ascensão e é um tema que deve estar na pauta dos empresários. Teoricamente este assunto deve ser discutido pelo departamento de TI da empresa. Porém, como afeta diretamente o business de uma companhia, muitas vezes a reflexão tem início na reunião de negócios.

A importância da gestão de informação pode ser bem observada nos convênios médicos. Quando um paciente solicita o reembolso de uma consulta, por exemplo, a automação dos processos é fundamental para identificar quem é o cliente, arquivar os dados da solicitação, enviar ao sistema administrativo e providenciar o pagamento.

Porém, se todos os processos não estiverem alinhados e ordenados ou caso ocorra um problema nos dados para devolução, é possível um atraso no reembolso ao cliente. E, certamente, este cliente questionará ou até mesmo pensará em mudar de convênio. Ou seja: uma ação de TI refletindo diretamente no negócio da empresa.

A gestão de dados está presente nos mais diferentes segmentos. Os mais ativos são as áreas

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de Finanças e Seguros. O mercado varejista também está em crescimento. Também é importante que as empresas compreendam que a gestão não está apenas vinculada a um sistema de banco de dados, mas cada vez mais intercalada com o ECM (Enterprise Content Management), ferramenta que visa automatizar processos com a tecnologia.

Diante desta realidade, os fornecedores de TI estão empenhados em desenvolver soluções que otimizem os processos internos e facilitem o acesso aos dados. Uma preocupação é avaliar como está à gestão da informação no processo de negócio da empresa, obter uma visão integrada dos dados e adquirir ferramentas que atendam essa característica.

A desorganização de dados ainda pode gerar a perda da produtividade de funcionários que tentam localizar informações nos sistemas corporativos, principalmente em banco de dados. Os usuários precisam de acesso rápido e fácil. Por isso, eliminar a complexidade em arquivar ou buscar um dado em um sistema corporativo é fundamental.

O objetivo da gestão de dados é contribuir para que as empresas consigam identificar como a integração de informações é importante para a tomada de decisões estratégicas, ajudando companhias a tornarem-se mais competitivas, independentemente do mercado de atuação. Além disto, é importante avaliar como as empresas podem evitar riscos de negócios pelo mau uso da informação e qual o papel da governança de dados.

Essa necessidade de gestão também foi relatada em análise da IDC (Internacional Data Corporation) para este ano. Segundo a consultoria, existe demanda por informação inteligente e integrada, o que colocará os fornecedores diante de CEOs e de CFOs. As empresas da América Latina devem aumentar o foco na abordagem integrada para o gerenciamento da informação, começando a desenvolver um entendimento convergente de BI (Business Intelligence), BPM (Business Process

Management) e BPA (Business Process Analysis).

O futuro da informação está nas possibilidades que permitam a fácil interação de um sistema.

Recursos que viabilizem a convergência de imagens e voz também estão em alta. Nos próximos anos vamos ver uma expansão no uso de tecnologia de voz, com ênfase nas buscas baseadas em texto. Outra tendência está no papel do Process Manager, este analista também passa a entender o processo numa ferramenta de BPM.

*Desde 2004 Sérgio Fortuna é gerente da área de Information Management da IBM Brasil.

Antes, também atuou como consultor da na área de Gestão de Informações. Ele é formado em Ciência da Computação e pós-graduado em Administração de Empresas. fortuna@br.ibm.com

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CASE

A gestão documental chega às bancas de Direito Com mais de meio século de fundação o Demarest e Almeida é reconhecido como um dos escritórios de advocacia mais tradicionais do Brasil e um dos maiores da América Latina.

Assessora mais de três mil clientes, entre eles, 70 empresas listadas na revista Fortune 500. É o único escritório brasileiro membro da Lex Mundi, a mais importante associação mundial

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O Demarest e Almeida está presente nas principais cidades do Brasil e em Nova York. Conta com uma equipe de advogados que atuam nas mais diversas áreas de Direito. São 11 escritórios, entre unidades próprias e parceiros, 71 sócios e 320 advogados, 201 estagiários e mais de 200 funcionários administrativos que diariamente trabalham com informações e geram conhecimento. Gerir o montante de documentos produzidos por este pessoal foi uma tarefa que coube à área de Informática do escritório. Sendo que a coordenação e implantação do projeto ficou sob os cuidados de Simone Modenesi , Gerente de Documentação, responsável pelo sistema de arquivo, biblioteca e gerenciamento eletrônico de todos os documentos da banca.

Em 2002, a pedido do Conselho Diretor do Demarrest iniciou-se um trabalho de pesquisa para identificação no mercado de uma plataforma que pudesse se adequar ao cotidiano de um escritório de direito. “Procurávamos uma ferramenta que se integrasse aos sistemas já utilizados pelos nossos profissionais e que ao mesmo tempo fosse simples em sua concepção e que não exigisse um grande número de aplicativos para sua utilização”, explica Gerente de TI do escritório, Jonas Santiago.

A opção encontrada foi oferecida pela ATS Tec-

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nologia, representante no Brasil da plataforma Hummingbird/OpenText de origem canadense. Segundo o integrador da ATS, Alexandre Fonseca, o sucesso da ferramenta em ambientes jurídicos se deve a sua facilidade de uso, combinado com um conjunto de funcionalidades que garante o controle de todo o ciclo de vida do documento. “A grande capacidade de integração da plataforma com os principais aplicativos de autoria permite aos usuários mudanças mínimas em sua forma de trabalho”, explica Fonseca.

Segundo Santiago, essa era uma das principais exigências pré- definidas para escolha da ferramenta que viesse a integrar o projeto.

“O escopo do projeto foi definido por uma equipe multidisciplinar, com técnicos e advogados. Inicialmente o piloto do nosso projeto envolveu 60 usuários do escritório: advogados, estagiários e secretárias.

Esta fase, cerca de dois meses, nos permitiu as adaptações e ajustes necessários não somente quanto ao formato técnico (formulários, indexadores,segurança de acesso, etc.), mas especialmente quanto à adaptação das pessoas envolvidas ao novo processo, pois eles seriam os multiplicadores dentro de suas áreas.

A implantação da gestão de documentos deveria causar o menor impacto possível na rotina de trabalho do advogado”, explica Simone Modenesi.

Após a criação de um único repositório para o

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La gestión de documentos llega al Derecho

Simone Modenesi: a facilidade das ferramentas de gestão agilizam o trabalho dos advogados.

arquivamento de documentos digitais houve a integração com o arquivo físico, através da implantação do módulo de Record Management, também da Hummingbird/OpenText. Com isso, os advogados através de uma única pesquisa localizam documentos físicos (pastas) e documentos digitais.

“Durante o ano de 2004 e 2005 expandimos a aplicação do sistema para todas as unidades do escritório com a capacitação do pessoal para o uso das ferramentas de gerenciamento eletrônico de documentos e disponibilizamos, sob demanda, os documentos digitais para clientes através do nosso site”, conta a gerente de documentação.

Uma parte importante no processo de modernização do sistema de gestão documental do escritório foi a etapa de digitalização do acervo.

“Com a digitalização algumas unidades do escritório como a do Distrito Federal e de Ribeirão Preto tiveram seus documentos totalmente digitalizados e se tornaram unidades com acervo inteiramente eletrônico. Os documentos da unidade do centro de São Paulo, da Rua Líbero Badaró, tiveram o processo de digitalização terceirizada.

Mesclamos guarda física com digitalização sob demanda”, conta Simone Modenesi.

Os documentos físicos, após digitalização, são armazenados em pastas virtuais e podem ser visualizados a qualquer instante tanto pelos advogados quanto pelos clientes, por meio de Login e Senha, na web. Assim, houve uma redução significativa no volume de papel ou pastas circulando pelas unidades.

A comunicação e troca de documentos passou a ser feita principalmente por meio digital.

QUEBRA DE PARADIGMAS Apesar da agilidade e do conforto dos usuários ao

empregarem um sistema eletrônico ao processo de trabalho, o maior desafio foi à quebra de paradigma dentro da cultura dos usuários. “É preciso lembrar que estamos lidando com profissionais que tem a cultura do papel muito arraigada a própria natureza do trabalho, apesar de toda a facilidade que o projeto trouxe para o cotidiano deles”, lembra Jonas.

Como o escritório precisava de meios eficientes de organização de informação, pesquisas e arquivos, outra grande vantagem da implantação da plataforma foi o acesso múltiplo e simultâneo ao histórico detalhado de documentos e informações, por diferentes advogados do escritório.

Parte do arquivo físico ativo do Demarest está sob a gestão da empresa Interfile, são pastas físicas que guardam apenas documentos originais e comprobatórios, já digitalizados. O acervo inativo encontra-se na empresa Archivum.

Este ano o escritório dedicou o segundo semestre a incorporação do acervo administrativo-financeiro do escritório como uma das últimas etapas de integração ao sistema. Os documentos também são digitalizados, arquivados no GED e encaminhados às empresas de guarda. Além disso, colocou em prática o uso do peticionamento eletrônico disponível para todo o seu corpo de advogados.

Para 2008, os planos não param. Além do projeto de padronização na elaboração de documentos, como contratos, propostas e outras peças jurídicas, através de uma ferramenta que constrói um modelo a partir de um padrão ou de dados informados pelos usuários, fazem parte dos objetivos do setor de gestão documental, a estruturação do workflow, bem como a expansão da digitalização do acervo e a realização de um estudo de taxonomia para a definição de um projeto de gestão do conhecimento.

La empresa Demarest e Almeida esta presente en las principales ciudades de Brasil y en Nueva York. Cuenta con un equipo de abogados que actúan en las más diversas áreas del Derecho. Son 11 escritorios, 71 socios y 320 abogados, más de 200 funcionarios administrativos que diariamente trabajan con informaciones y documentaciones.

Manejar el montante de documentos producidos por todo este personal fue una tarea que cupo al área de informática del escritorio. Siendo que la coordinación e implantación del proyecto quedó a los cuidados de Simone Modenesi, supervisora encargada de los archivos, de la biblioteca y de la gestión electrónica de todos los documentos.

En 2002, a pedido del Consejo Director de la empresa, se inició un trabajo de investigación para la identificación en el mercado de una plataforma que pudiera adecuarse al cotidiano de un escritorio de derecho. La opción encontrada fue ofrecida por AT Solution, representante en Brasil de la plataforma Humminbird de origen canadiense. Una de las principales exigencias pre-definidas para elegir la herramienta que viniera a integrar el proyecto era que ella permitiera una total adherencia a los varios aplicativos utilizados por los abogados del escritorio. Para la especialista en archivología encargada por la implantación del modelo en el escritorio, otro foco además de la opción técnica era buscar medios eficientes para la organización del trabajo, facilitar las investigaciones y también realizar la guarda de documentos, aun fueran digitales o físicos.

Después de la integración de todo el archivo físico, con el descarte de los documentos sin uso o redundantes, la empresa consiguió su acervo histórico e inactivo que fue encaminado para guarda por la empresa Archivum.

En este mismo momento hubo la expansión de la implantación del proyecto de gestión para las otras unidades de Demarest e Almeida.

Una parte importante en el proceso de modernización del sistema de gestión de documentos del escritorio fue la etapa de digitalización del acervo. Una vez digitalizados, los documentos físicos se convierten en carpetas de archivos virtuales, o archivos electrónicos, que pueden ser visualizados a cualquier momento tanto por los abogados como por los clientes, por medio de login y seña en la web. Así, hubo una reducción significativa en el volumen de papel o carpetas circulando por las unidades y esta comunicación pasó a ser realizada principalmente por medio digital.

Segundo la gerente del proyecto Simone Modenesi, el acceso a los documentos por la web es una importante herramienta en relación a la agilidad que es necesaria en la mayor parte de los casos. “El uso de esta herramienta esta de acuerdo a toda una tendencia de virtualidad del Poder Judiciario, que encuentra en lo virtual una forma de dar accesibilidad y presteza a los servicios jurídicos”, comenta.

Este año, Demarest, ha puesto en práctica el uso de peticiones electrónicas disponibles para todo su equipo de abogados. La idea es expandir el uso de los recursos que el propio GED proporciona, para que la empresa tenga un banco de datos con algunos documentos, ya padronizados, que permita que el abogado consulte, por ejemplo, un modelo de contrato o otros modelos de documento conforme la necesidad.

A pesar de la agilidad y del confort de los usuarios al utilizar un sistema electrónico en el sistema de trabajo, el mayor desafío fue quebrar la cultura de los propios usuarios.

Este año la empresa dedicó el segundo semestre a la incorporación del acervo administrativo del escritorio como una de las últimas etapas de integración al sistema.

Para 2008 hay más planes. Además de la tipificación de modelos de contratos, propuestas y otras piezas jurídicas, hace parte de la planilla del año, la estructuración del workflow, la taxonomía de los documentos y la expansión de la digitalización del acervo.

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GESTÃO DE DOCUMENTOS Joseti Capusso

Documentos Impressos como Ferramentas de Marketing de Relacionamento José Guilherme Junqueira D. de Souza*

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pesar de não existirem dados consolidados sobre o número de documentos impressos que circulam diariamente em nosso país, atingindo todas as camadas da nossa sociedade e também todo tipo de organização, não é difícil imaginar que esse montante supera a casa de alguns milhões. Somente os impressos transacionais, como contas, extratos bancários, de cartão de crédito, telefonia, água, gás, energia elétrica, entre tantos outros já são o suficiente para nos sinalizar sobre o potencial que esse tipo de documento impresso oferece como ferramenta eficiente para um marketing de relacionamento.

O avanço da tecnologia de impressão, que trouxe a possibilidade da impressão de dados variáveis e sob demanda, aliado às ferramentas de CRM (customer relationship management) e Data Mining (ou Mineração de Dados, que consiste em um processo analítico projetado para explorar grandes quantidades de dados, tipicamente relacionados a negócios, mercado ou pesquisas científicas, na busca de padrões consistentes e/ou relacionamentos sistemáticos entre variáveis e, então, validá-los aplicando os padrões detectados a novos subconjuntos de dados), finalmente criam para as empresas um canal de comunicação direto e personalizado com seus clientes, o que ainda não vem sendo utilizado, em sua totalidade, pelo mercado.

Utilizar esses documentos impressos para estabelecimento de uma estratégia de marketing 1:1 (one-to-one), ou seja, de um marketing personalizado que procura dirigir-se a cada um dos consumidores, ou a um grupo de clientes, que são a base para que as empresas desenvolvam estratégias promocionais e publicitárias de acordo com o perfil destas pessoas ou desse grupo aproximando-se assim, das necessidades específicas de cada um, é uma oportunidade imensurável e que deve fazer parte do planeja-

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mento estratégico de toda organização, principalmente das que já enviam esses documentos impressos a seus clientes.

A utilização do conceito “promocional” aliado ao “transacional”, se torna cada vez mais atrativo pela utilização de cores na impressão, com evolução rápida para o processo de impressão “full-color”, o que confere, também, excelente qualidade a catálogos e aplicações publicitárias. Para os documentos transacionais, como contas e extratos, cujo objetivo maior talvez seja centrar a atenção em determinadas áreas do documento, a possibilidade de impressão colorida pode ser realizada nas partes do documento que se deseja destacar.

O uso de impressão colorida digital deve crescer tanto para documentos transacionais como para documentos de marketing. Apesar do uso da cor em documentos transacionais ser menor do que em documentos de marketing (mais de 80% dos documentos transacionais ainda impressos em branco e preto, aproximadamente 10% utilizando impressão colorida parcial “highlight color”, e 10% full color), existe uma forte tendência de mudanças nesse quadro em breve, principalmente por causa dos impactos reconhecidamente positivos que a utilização da cor causa na percepção dos clientes. Já para a impressão de documentos relativos a marketing, 60% dos documentos já são impressos “full color”, 15% “highlight color” e 25% em branco e preto.

Mesmo que ainda destinadas a um nicho específico de mercado, espera-se que até 2010, 54% dos documentos transacionais tenham mensagens de marketing incluídas em seu processo de impressão, conforme estudos realizados pela InfoTrends, mesmo levando-se em consideração uma certa tendência para estabilização ou crescimento controlado dos volumes de documentos transacionais impressos, re-

sultado dos esforços constantes das empresas em buscarem incentivos para que seus clientes passem a utilizar meios eletrônicos de acesso a essas informações.

Estas e outras tendências poderão ser conferidas no Congresso e Exposição da Xplor em 2008, “The 2008 Xplor Document University Global Conference and Exhibition”, de 3 a 6 de março no Boston Convention and Exhibiton Center – EUA, a ser realizado, e pela primeira vez, juntamente com a On Demand Conference and Exposition e com a AIIM - Enterprise Content Management Association – International Conference and Exposition, composição que resultará em um dos maiores eventos mundiais com enfoque educacional e de exposição de equipamentos, software e soluções para impressão digital e gerenciamento de conteúdos corporativos.

José Guilherme Junqueira D. de Souza, EDP/MIT Presidente da Xplor Brasil e Diretor da Interfile Gestão Integral de Documentos e Processos guilherme@interfile.com.br

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MERCADO Novos Scanners Xerox A Xerox lança no mercado sua linha de scanners seguindo a nova estratégia da empresa de ação em tecnologia de impressão colorida e digitalização de documentos. A linha DocuMate de scanners é composta

verso simultaneamente). Os scanners estão à disposição no mercado com duas versões: para grupos de trabalhos e grandes departamentos, podendo assim impulsionar a produtividade de escritórios e empresas com demandas de digitalização. Os equipamentos da Xerox possuem duas tecnologias que o diferenciam dos demais do mercado: Visioner One Touch, em que a digitalização é feita para vários destinos, economizando até 13 etapas e com ganho real de produtividade, além da VRS, da Kofax (empresa especializada em solução para gestão eletrônica de documentos) que oferece solução para tratamento de imagem.

De acordo com o gerente de Marketing para produtos de escritórios da Xerox, Rodrigo Palo, com a tecnologia Visioner One Touch, o usuário pode esScanner da família colher em qual aplicação ou programa DocuMate Xerox quer abrir a digitalização, podendo aspor nove equipamentos que podem sim anexar o que foi scaneado diretadigitalizar de 10 páginas por minuto mente no e-mail, num arquivo de PDF até 120 imagens por minuto com a ou em qualquer programa escolhido. solução duplex (digitalização frente e www.scannersxerox.com

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ENG anuncia serviços de documentação eletrônica

Treinamento da nova ferramenta da ENG A ENG DTP & Multimídia, pioneira na transferência de tecnologia Adobe, anuncia um novo serviço coporativo para arquivos PDF, um sistema de documentação e busca das informações na Intranet e Internet, o ENG DocuTask.

O novo serviço proporciona às empresas a segurança na guarda de seus documentos, além de acesso rápido. A ENG DocuTask desenvolve um projeto que envolve o cadastramento, busca/pesquisa, listagem e acesso a documentos no formato PDF em toda a rede corporativa, incluindo Intranet e Web. O processo é baseado em ambiente Windows Server ou LINUX, interface compatível com todas as áreas da empresas, em HTML ou em Flex (opcional). www.eng.com.br

Print Server Wireless para Multifuncionais DPR-1260

IBM amplia portfólio para gestão de conteúdo

A D-Link anunciou o lançamento do Print Server Wireless para Multifuncionais DPR-1260. A inovação deste servidor de impressão é a capacidade de compartilhar até quatro impressoras multifuncionais USB via rede sem fio, função até então inédita no mercado.

Ele traz um software de AutoInstalação, assumindo todo o trabalho de configurar e instalar o DPR-1260. HP, Epson, Canon, Samsung, e Brother estão na lista de impressoras compatíveis com o Print Server Wireless para Multifuncionais DPR-1260.

O Print Server Wireless também suporta função scanner de impressoras multifuncionais (somente HP e EPSON), contém quatro portas USB 2.0 (compatíveis com USB 1.0 E 1.1), uma porta LAN, segurança WEP e WPA, e velocidade G 108 Mbps. Outras informações no site www.dlink.com.

A IBM lança uma série de novos produtos e inclui funcionalidades que incrementam seu portfólio de software de gerenciamento de dados para empresas de todos os segmentos e tamanhos. As novidades estarão disponíveis a partir de 2008 e foram anunciadas na Conferência Information On Demand, realizada em outubro em Las Vegas, que contou com cerca de 6.500 mil participantes e dezenas de palestras e fóruns.

Entre os lançamentos para o ano que vem, destaca-se o IBM Master Data Management Server, primeiro software a permitir que empresas gerenciem de forma central Master Dados - informações críticas para decisão de negócios como dados de clientes, produtos e contas. Outra linha de produtos é o IBM Content Management 8.4. As novas ofertas de Gestão de Conteúdo Corporativo (ECM) incluem funcionalidades como IBM Web Interface (WEBi) V1.02, que permite ao usuário acessar os documentos do repositório do IBM Content Management através de um navegador Web. O WEBi é baseado em tecnologias como AJAX e DOJO em Web 2.0 e oferece ainda funcionalidades de pesquisa e recuperação de conteúdo.

Para mais informações, consulte http://www.ibm.com.br

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Novos Processadores Intel Itanium A Intel Corporation apresentou os processadores de núcleo duplo Intel® Itanium® série 9100. Fabricados para o gerenciamento de aplicações de primeira linha e equipados com características avançadas que melhoram a confiabilidade e reduzem o consumo de energia, a série 9100 acentua a atual tendência de mudança dos produtos proprietários RISC para as opções oferecidas pelos servidores baseados no Itanium. A série 9100 representa a sexta geração de chips Itanium e outras três futuras gerações estão sendo desenvolvidas. Mais informações sobre a Intel estão disponíveis em www.intel.com

Melhores Decisões de Negócios A Teradata Corporation lançou o Teradata 12, um database inovador que oferece uma data warehousing tradicional para planejamento estratégico, juntamente com informações úteis para operações de contato com o cliente por toda a empresa.

O Teradata 12 inclui Teradata Tools and Utilities 12 e serviços profissionais e de consultoria acompanhados por integração e parcerias de aplicações. Veja mais em www.teradata.com

Procuração Eletrônica Partindo dos benefícios que a certificação digital traz e baseada na sua experiência em soluções de Firmas, Documentos e Poderes, a Qualisoft criou a procuração eletrônica. A solução permite a criação, administração e consulta de procurações, de forma eletrônica, aproveitando as garantias legais da certificação digital e possibilita ao usuário agilidade em suas transações . A solução de procuração eletrônica está disponível por meio do SDK Software Development Kit da Qualisoft que permite a integração e a realização de consultas diretas a partir de sistemas já existentes, sejam client-server ou via Web. As procurações são geradas eletronicamente através de templates ou modelos pré-estabelecidos, e por serem assinada digitalmente, com certificados ICPBrasil podem ser utilizadas sem a necessidade do reconhecimento de firmas.

A procuração eletrônica assinada por ser exportada no formato PKX=7, que garante sua interoperabilidade com os principais visualizadores do mercado e também está em conformidade com o Manual de Condutas Técnicas do ITI. www.qualisoft.com.br

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MERCADO Impressão em grandes formatos

Contratos Digitais on line

A OKI Printing Solutions, uma das principais marcas de soluções de impressão do mundo, apresentou nova série de impressora laser em cores, a C8800. O modelo está disponível em duas configurações padrões, a C8800n, pronta para trabalhar em rede; e a C8800dn, que também imprime frente e verso automaticamente. A Série C8800 une velocidade, otimização de espaço e alta qualidade para impressão em formatos especiais como A3, tablóide e banners de até 1,2m. www.oki.com.br

Um novo portal de serviços está disponível para o mercado nacional. Trata-se do Portal Contratos Digitais que lança uma solução para confecção e assinatura de contratos em meio eletrônico.

Segundo o diretor de tecnologia do portal, André Monteiro, o serviço foi desenvolvido diante da prerrogativa que a MP 2.200/2001 possibilitou e que dá legalidade aos documentos que tramitam em meios eletrônicos. “ Os contratos em meio digital fazem parte de um processo de desmaterialização que está ocorrendo no mercado e que ganha impulso a medida que novos e serviços são oferecidos”, ressalta o executivo.

O portal apresenta pacotes básicos corporativos que as empresas poderão escolher de acordo com as sua necessidade. Ali o cliente poderá encontrar modelos de contratos com cláusulas e estruturas já estruturadas ou poderá também costumizar o conteúdo conforme suas necessidades, inclusive , o próprio layout.

“Esta tecnologia dispensa a impressão e emprega o uso da Assinatura digital e é um serviço baseado nos conceitos da WEB 2.0, muito fácil de ser utilizado, armazenado e sua disponibilização é imediata”, lembra Monteiro.

A ferramenta é adequada para diversos setores, inclusive o financeiro, permitindo assinaturas de contratos de cambio, compra e venda, imobiliários, prestação de serviços etc.

A solução implementa em meios eletrônicos os processos e fluxos de assinatura de documentos da empresa com seus clientes, fornecedores e parceiros, de forma totalmente segura, preservando o valor jurídico, já que o portal utiliza a certificação padrão do ICP-Brasil e realiza a chancela como Autoridade de Carimbo de Tempo do Observatório Nacional.

A solução reduz drasticamente a burocracia tanto dos processos de assinatura de contratos, quanto na diminuição no trânsito de documentos, além de aumentar a segurança das informações contidas nos contratos e o não extravio de informações.

Outras informações poderão ser obtidas no endereço do protal: www.contratosdigitais.com

C8800n da OKI

Auditoria de Mensagens A Webhosting Digiweb está lançando uma nova funcionalidade para ajudar as empresas na administração das mensagens que transitam por seus domínios. Trata-se do recurso Auditoria de Mensagens que possibilitará que os clientes configurem um relatório que exibirá todas as mensagens enviadas e recebidas dentro de seu domínio. O novo recurso possibi-

lita gerar relatórios customizados por períodos, contas ou ainda, de mensagens enviadas e recebidas, individualmente, entre outras opções.

A Auditoria de Mensagens não permite visualizar o conteúdo dos emails, apenas as informações listadas pelos campos: Data, De, Para, Assunto e tamanho. Mais informações no site www.digiweb.com.br

Geração 7.0 para gerenciamento dos dados de rede

A Symmetry, em parceria com a norte-americana CommVault, apresentou a nova versão do software Simpana. Na edição 7.0, a abrangência da suíte de gerenciamento de dados foi expandida significativamente para proteger, replicar e arquivar dados. Dessa forma, o CommVault Simpana 7.0 redefine a maneira com que

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as companhias podem armazenar, gerenciar e recuperar informações empresariais em todas as camadas do armazenamento.

A versão 7.0 oferece grandes melhorias para soluções de proteção, arquivamento e replicação de dados, cobrindo diversas plataformas. Com a solução, as empresas globais podem gerenciar o crescimento de dados em suas redes com maior eficiência e acessar um grande volume de informações que, tradicionalmente, ficam guardadas em backups e cópias de arquivos, agregando valor ao negócio a partir da infra-estrutura existente.

Mais informações podem ser obtidas pelo site www.commvault.com

Armazenamento Ideal para PME´s Com base na necessidade de um crescente grau de simplicidade do design do sistema de armazenamento, a Hitachi dispõe um sistema de armazenamento de dados o Hitachi Simple Modular Storage Model 100, simplificado e de baixo custo atende às necessidades de uma larga faixa de clientes.

O Hitachi Simple Modular Storage Model é concebido para preencher as demandas de pequenas e médias empresas, com volume de dados e demanda de proteção em expansão. Atende também as empresas com filiais, que buscam soluções de armazenamento simples de gerenciar, sem taxa de serviço e que sejam fáceis de integrar com a plataforma Microsoft® Windows.

Para mais informações, incluindo especificações técnicas, visite: www.hds.com/products/storage-systems/simple-modular-storage.html

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Unisys lança família de leitores inteligentes A Unisys realizou o lançamento no Brasil da “Unisys SmartSourceTM Series” uma família de dispositivos de captura de imagens de última geração. Os novos produtos permitem a bancos, clientes corporativos e empresas de serviços processar remotamente cheques e outros documentos com mais agilidade e em um ambiente operacional eficiente e seguro. Possibilita também a redução do número de coletas de documentos pelas transportadoras, diminuindo custos operacionais do processamento de cheques.

Segundo José Carlos de Freitas, gerente de Soluções de Pagamentos da Unisys Brasil, os recursos internos de processamento inteligente aprimoram a qualidade e a

segurança da imagem inclusive a capacidade de assiná-la digitalmente enquanto o objeto ainda está no leitor.

A série SmartSource da Unisys conta com três linhas de produtos: Value, Professional e Expert, cadaum adequada ao volume que o cliente necessita.Os dispositivos da série SmartSource aproveitam a “Unisys SOA Vision” – suíte baseada na arquitetura orientada a serviços (SOA) – para captura distribuída e análise de imagens.

O uso de Web services proporciona aos clientes a facilidade e a flexibilidade para incorporar mais rapidamente novos produtos e serviços à sua estrutura. Mais informações em www. unisys.com.br.

Integração e Qualidade de Dados A Informatica Corporation lançou da versão 8.5 das soluções PowerCenter, PowerExchange e Data Quality. A nova versão suporta de forma única a Integração de Centros de Competência (ICCs) em tempo real. Por meio de padronização e centralização, um ICC promove as melhores práticas de integração de dados e redução de custos.

O PowerExchange 8.5 oferece o recurso de Captura de Dados Alterados (CDC) a partir de uma série de sistemas transacionais, permitindo acesso imediato aos dados atualizados. Para garantir a segurança dos dados por todo o ciclo de vida dos projetos, o PowerCenter 8.5 apresenta a funcionalidade de Data Masking, para ocultar dados confidenciais quando os mesmos são movimentados. www.inrformaticacorporation.com.br

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MERCADO

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Nova ferramenta para Web.2.0

GD Burti investe no combate de fraude em documentos

A partir de uma parceria entre a brasileira ReNet Tecnologia e a norte-americana Vivísimo, chega ao Brasil a primeira ferramenta de busca de conteúdo colaborativo baseado em Web 2.0.

A Plataforma de Busca Velocity da Vivisímo esta sendo apresentada em sua versão 6.0 e permite às empresas reforçar o compartilhamento entre seus colaboradores internos e externos, acelerar inovação e ganhar valiosa penetração na inteligência coletiva das suas organizações.

A ferramenta expande o poder da busca corporativa através da permissão aos usuários para salvar, compartilhar e interagir sobre os resultados de busca e fomentar a colaboração e novos níveis de comunicação dentro da organização. Ao casar conceitos populares da Web 2.0, com o poder da busca corporativa, Velocity 6.0 capacita usuários para impulsionar uma grande quantidade de conhecimento humano dentro de suas próprias organizações. www.renet.com.br

A GD Burti, subsidiária do grupo Giesecke & Devrient (G&D), empresa dedicada no fornecimento de cartões inteligentes para a segurança em transações bancárias, identificação e autenticação, está investindo no desenvolvimento de novas soluções que aumentem o nível de segurança e possam combater as fraudes documentais. A empresa já possui um portfolio de produtos baseados no uso de cartões em policarbonato de alta qualidade e que oferecem maior resistência às ações do tempo, e garantem a melhoria no processo de controle dos documentos e da segurança contra fraudes.

Segundo Renato Laginestra, diretor Operacional da GD Burti, a movimentação rumo a esta nova tecnologia no Brasil começou há dois anos, e deverá crescer em relação ao tradicional papel moeda utilizado na emissão de documentos no Brasil.

Os documentos confeccionados em polímeros oferecem inúmeras vantagens em relação aos métodos tradicionais. Eles oferecem uma tecnologia difícil acessos aos fraudadores, melhoram a utilização de informações no combate à falsificação de documentos, aumentam a segurança nas periciais documentais e também permitem a autenticação através de biometria e PKI no chip.Mais informações: www.gdburti.com.br

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CERTIFICAÇÃO Divulgação

Certificado de Atributo Digital: a próxima fronteira da automatização do fluxo de documentos eletrônicos.

Igor Ramos Rocha*

A

assinatura digital de transações e contratos eletrônicos baseada na tecnologia de certificação digital é hoje uma realidade de mercado, presente em operações bancárias, acesso a serviços públicos, compra e venda de bens e serviços e diversos outros processos de negócio, efetivados integralmente via Internet, dispensando totalmente o uso de papel.

Com a garantia da autenticidade das partes envolvidas nos negócios eletrônicos, conferida pelos certificados digitais, já reconhecidos e aplicados por empresas de diversos portes e segmentos, o mercado começa a demandar novos recursos tecnológicos que permitam automatizar os fluxos de documentos eletrônicos assinados digitalmente.

Neste cenário desponta o Certificado de Atributo Digital, que permite qualificar as pessoas envolvidas em uma operação eletrônica, possibilitando com isso uma verificação automática de suas habilitações para executar a operação.

Assim, além da identificação da pessoa envolvida em uma operação eletrônica, conferida pelo certificado digital, é possível saber, através dos correspondentes certificados de atributo digitais, se esta pessoa possui as qualidades necessárias para executar esta operação.

Estas qualidades ou atributos são, por exemplo, a profissão (engenheiro, médico, advogado, etc.), o cargo que ocupa em uma empresa (diretor, gerente, técnico, etc.), o registro em uma entidade de classe (CREA, CRC, etc.), a alçada e os limites de assinatura de contratos (quando assina isoladamente ou em conjunto e quais valores limitam sua aprovação), entre outros.

Uma mesma pessoa pode ter vários certificados de atributo digital, cada qual emitido por uma entidade chamada Autoridade Certificadora de Atributo, que é a responsável por validar se uma pessoa de fato possui uma determinada qualidade a ela associada e gerar o correspondente certificado de atributo digital.

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Desta forma, empresas, entidades de classe, associações, conselhos, clubes, órgãos públicos e todas as organizações que de alguma forma qualificam pessoas seriam Autoridades Certificadoras de Atributo naturais, cada qual emitindo os certificados de atributo digitais com os parâmetros associados às pessoas.

Com isso, um engenheiro poderia ter, por exemplo, três certificados digitais de atributo emitidos por três autoridades certificadoras de atributo distintas: um pelo CREA, qualificando-o como engenheiro, outro pela empresa onde trabalha, definindo seu título e sua alçada de assinatura e um terceiro pelo clube do qual é sócio, identificando possuir um título familiar.

A razão para os atributos ficarem registrados em certificados digitais de atributo e não diretamente no certificado digital reside no fato de os atributos serem mais voláteis do que os dados que identificam uma pessoa como cidadão, tais como RG, CPF, Título de Eleitor etc.

Assim, uma alçada de assinatura poderia ser alterada simplesmente revogando (cancelando) o certificado de atributo digital correspondente e emitindo outro com a nova alçada. Se esta informação constasse do certificado digital, seria necessário revogá-lo e emitir um integralmente novo, uma operação mais complexa e formal.

A utilização dos certificados digitais combinados com os certificados de atributo digitais permite que uma aplicação verifique automaticamente não somente a identidade da pessoa que assina um documento eletrônico, mas também se esta pessoa está devidamente qualificada para tal. Com isso a própria aplicação pode tomar a decisão de aceitar ou não a assinatura digital do contrato por uma determinada pessoa bem como finalizar o processo ou encaminhar para assinaturas digitais adicionais por outras pessoas.

O fluxo do documento eletrônico (workflow) pode ser, portanto, totalmente automatizado, con-

siderando regras de assinatura definidas para cada aplicação, apoiadas pelos atributos dos signatários.

Embora o certificado de atributo digital já seja uma realidade do ponto de vista tecnológico, sua utilização prática depende de uma regulamentação para assegurar a compatibilidade com os diferentes sistemas e aplicações que se basearão nos certificados de atributo digital.

Não há dúvidas, no entanto, de que a utilização dos certificados de atributo digitais é uma evolução natural da certificação digital e que, portanto, deverá tornar-se realidade em breve para atender à crescente demanda por sistemas e aplicações cada vez mais autônomas e que agreguem ainda mais segurança, economia, agilidade, transparência e conveniência para os negócios eletrônicos.

Igor Ramos Rocha, responsável pela área de Certificação Digital da Serasa e atualmente é também coordenador do Movimento Internet Segura da Câmara Brasileira de Comércio Eletrônico (Camara-e.net) e membro do Comitê Técnico Executivo (COTEC) da Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). igorrocha@serasa.com.br

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Divulgação

EVENTOS

Kofax Transform´07 Brasil Ricoh. Todos tiveram a oportunidade de apresentar seus produtos Segundo o country manager da Kofax no Brasil Marcos Souza, “este encontro foi uma oportunidade para disseminarmos a cultura da Kofax no mercado nacional, já que nossos produtos são conhecidos como tecnologia embarcada em muitos scanners, porém durante os workshop foi possível realizar um treinamento intensivo com os parceiros e demonstrar a vantagens competitivas de nossos produtos”, ressaltou Além das apresentações de cases foram realizados treinamentos sobre a tecnologia, bem como sobre outros produtos da empresa como o DSS (Document Scan Server) - solução de captura distribuída via internet browser; o DES (Document Exchange Server) - captura distribuída a partir de

O Kofax Transform 2007 Brasil é um evento regional que a empresa norte-americana promove em vários países do mundo visando atualizar seus parceiros e clientes no aperfeiçoamento das novas soluções da empresa. Reunidos em Campos de Jordão / SP a equipe da Kofax e os 108 participantes, tanto os parceiros tecnológicos quanto os canais de vendas, tiveram uma programação que incluiu workshops para demonstração dos produtos, treinamentos técnicos, apresentação de estudos de caso, soluções e novas tendências do mercado.

Entre os parceiros tecnológicos da Kofax estiveram presentes na exposição paralela ao evento apresentando suas soluções: Kodak, Fujitsu, Lexmark, Xerox,Bell+Howell, Canon e

Parceiros e clientes participaram do Kofax Transform’07

Impressoras Multifuncionais; o XtrataPro - Reconhecimento de Notas Fiscais e outros formulários semi-estruturados e o TOPCALL - Solução de Comunicações (FAX, SMS, MMS, e-mail e Voz), além da apresentação de cases de sucesso como o case da Vivo, onde a Or Info utilizou ferramentas Kofax para realização do trabalho de captura para este importante cliente.

A Adobe Systems e a Desktop promoveram a 4ª Edição do Acrobat Conferece 2007, em São Paulo. O evento reuniu os principais consultores do país para abordar o padrão PDF – tecnologia Adobe que revolucionou os processos e distribuição de documentos em todo o mundo - aplicações, recursos, tendências e soluções dirigidas para usuários que buscam melhorar seus processos de produção de documentos impresso.

O destaque da Acrobat Conference ficou por conta da participação de Leonard Rosenthol, Adobe Evangelist (EUA), que realizou a abertura oficial do evento, com foco na tecnologia Acrobat/PDF, e apresentou as novidades da Adobe referente a tecnologia PDF, documentação digital e principais recursos do Acrobat 8.

Rosenthol é o Evangelizador de Padrões PDF da Adobe Systems e representa a companhia em diversos organismos de padronização, inclusive a ISO, também atua como Editor de Projeto para ISO 19005 (PDF/A) e ISO 24517 (PDF/E). Além disso, é membro sênior da equipe de Engenharia Acrobat e trabalha para garantir que as implementações do Adobe PDF obtenham o nível máximo.

Segundo o especialista da Adobe, os dispositivos da marca estão instalados em cerca de 90% dos computadores em todo o mundo, sejam eles através

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Divulgação

Adobe realiza evento em São Paulo

Leonard Rosenthol da Adobe

de plataformas Microsoft ou mesmo da Apple. A massificação do PDF em todo o mundo deu-se, conforme explica, pela facilidade que a solução apresenta.

“A tecnologia desenvolvida pela Adobe tornou-se um padrão para a distribuição de documentos, principalmente por permitir a integridade dos arquivos e uma compactação eficiente. Outro ponto de grande influência é o fato de que as pessoas trabalham com os mais diferentes tipos de programas. A variedade é tão grande que é impossível uma pessoa ter todos os softwares

instalados em seu computador”, diz Rosenthol.

“Graças a todas essas vantagens, o formato PDF está cada vez mais popular. Tanto, que hoje é possível até mesmo integrar arquivos de som e vídeo a documentos em PDF. Em um momento em que a disseminação de vírus e outras pragas digitais é cada vez maior, o PDF é a escolha certa para a troca de documentos, afinal ele possui um grande diferencial: é praticamente impossível adicionar vírus em arquivos PDF e por isso tem sido utilizado por órgãos governamentais dada sua segurança”, assegura o evangelista da Adobe.

O evento destinado aos usuários brasileiros teve como público alvo os profissionais dos mercados gráficos, publicitário, jurídico, financeiro e engenharia, além de profissionais da área corporativa, como gerentes de TI, analistas de negócios, gestores de áreas usuárias, gerente de projetos e de tecnologia, entre outros. O Acrobat Conference abordou conceitos e aplicações da tecnologia Acrobat e PDF e ofereceu aos usuários subsídios para explorar as tecnologias para criação, compartilhamento e distribuição de documentos eletrônicos encontrados no Acrobat. A Acrobat realiza eventos semelhantes em vários países do mundo sempre com o mesmo intuito de divulgar e apresentar as mais recentes inovações de suas soluções.

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Oracle reúne clientes a procura de soluçþes de ECM A partir da aquisição da Stellent, a Oracle Ê líder para o mercado de Enterprise Content Management. A plataforma Oracle ECM Ê completa e integrada, sendo integrante do portfolio Oracle Fusion Middleware. O evento realizado pela companhia reuniu clientes interessados no assunto bem como canais especializados.

Durante o encontro, especialistas da empresa mostraram como a plataforma Oracle ECM possibilita às organizaçþes (iniciativa privada e pública) gerenciar todo o ciclo de vida do conteúdo (eletrônico e físico), desde a criação e captura atÊ a etapa de retenção. Por ser uma plataforma universal, todo o tipo de conteúdo

pode ser gerenciado, desde papel, imagens e documentos Office atÊ vídeos e arquivos complexos como CAD. A solução Ê multi-plataforma (Windows, Linux e UNIX) e atende a padrþes de mercado como J2EE, .Net, SOA, Web Services e Portlets, possibilitando as mais diversas possibilidades de integração com os demais sistemas da organização.

A ferramenta UCM permite ainda uma råpida publicação e colaboração do conteúdo via WEB por meio dos recursos de Web Content Management.  Outro recurso demonstrado pelos especialistas foi o de Records Management, uma

solução para gestão documental que pode ser aplicada para qualquer tipo de conteúdo em diferentes repositórios da organização. O recurso suporta a conformidade a regulamentaçþes (SOX, HIPAA etc) e rapidez na busca de documentação para litígios e processos de auditoria, reduzindo assim o custo destes processos, o tempo e o risco da operação.

Este evento Ê parte da estratÊgia de divulgação da plataforma Oracle ECM. Outras iniciativas como reforço da força de vendas, recrutamento e capacitação de canais são integrantes da mesma estratÊgia da companhia para que todos os clientes do país tenham acesso e facilidade de adesão a solução.

&AlA COMO A 0ORTO 3EGURO DEIXE NOS ORGANIZAR E ARMAZENAR SEUS DOCUMENTOS ! )RON -OUNTAIN m RESPONSfVEL PELO PROJETO DE ORGANIZAljO DE DADOS QUE AGILIZOU O ATENDIMENTO AOS CLIENTES DA SEGURADORA ! )RON -OUNTAIN EMPRESA ESPECIALIZADA EM GERENCIAMENTO DE

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3jO 0AULO 2IO DE *ANEIRO #URITIBA "RASqLIA WWW IRONMOUNTAIN COM BR eventos_03.indd 45

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DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Joseti Capusso

Copiar ou Digitalizar ?

Wilton Tamane*

A

tecnologia de digitalização de documentos tem experimentado uma evolução muito grande nos últimos anos em função das muitas melhorias desenvolvidas pelos fornecedores de scanners e também pela notável evolução de soluções de captação e processamento de imagem de documentos.

Além disso, temos presenciado uma crescente procura de soluções específicas de digitalização descentralizada, destinada a aplicações como a digitalização de documentos em vários pontos e transmitidas para subcentros de processamento e posterior análise e aprovação e ou interagir com ERP/BPM. A idéia básica por traz desta solução é a eliminação de cópias de documentos e a agilização no envio destes para processamento em outras localidades, centralizadas ou sub centralizadas.

Para que uma solução deste tipo tenha sucesso, vários pontos devem ser considerados, como velocidade e segurança na transmissão, custos, escalabilidade, mas principalmente no quesito da interface gráfica e da simplicidade, facilitando a operação por parte do usuário.

Isto se deve ao fato do usuário não ter expertise alguma na operação do scanner e ou software, diferentemente de uma operação centralizada, onde a utilização de scanners de grande porte e recursos avançados e softwares de captação mais sofisticados demandam operadores mais especializados e bem treinados.

Este tipo de solução com devidas adaptações pode ser a forma de atender a crescente necessidade de utilização de soluções de Document Imaging pelo mercado SOHO ou SMB ou mesmo departamentos de grandes e medias corporações.

A substituição de copias de documentos pelo uso de sistemas de digitalização vem ganhando espaço na medida em que se demonstram os custos atuais na geração de copias.

Imagine o seguinte cenário: para se produzir uma copia de documento, devemos contar com um funcionário para esta tarefa. Alem disso, devemos ter uma copiadora ou multifuncional.

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O tempo necessário para se produzir, por exemplo, uma copia de um documento de dez paginas pode levar alguns minutos. Uma vez copiado, o documento original deve retornar ao seu local de origem. O que demanda mais alguns minutos, além do cuidado de se arquivar de forma correta.

A copia gerada devera ser encaminhada, processada ou arquivada, o que demanda mais algum tempo. Considerando o tempo total para se copiar e processar este documento versus o custo/hora do funcionário e somando outros custos importantes como equipamento, insumos, armários, pastas e local para o arquivamento destas copias, custos de envio e manuseio, chegaremos a conclusão que o custo total é muito significativo e em muitos casos superior a muitos outros custos importantes dentro da empresa. E mais, a cada nova copia deste mesmo documento, estes custos voltam a incidir novamente. Estatísticas americanas apontam que um documento gera em media 19 copias durante sua vida útil.

Conclusão: copiar documentos pode estar custando muito mais do que se imagina. Uma reportagem na Veja edição 1942, menciona que o governo federal gastou em 2005 algo em torno de oitenta e seis milhões de reais, somente com copias. Nas empresas com certeza este custo é significativo e pode estar sendo negligenciado por ser um procedimento muito comum, rotineiro e para o qual não existe alternativa.

Por outro lado, muitas tecnologias de ponta se tornam acessíveis com o passar do tempo principalmente pela queda nos preços e melhorias nos produtos, se tornando acessível a grande parte dos usuários em geral. E na digitalização de documentos não é diferente. Ocorre que digitalização de documentos ainda pode estar sendo considerada uma tecnologia cara, complexa e não ao alcance da maioria das empresas SMB ou SOHO. A boa noticia é que o mercado fornecedor de soluções de digitalização tem procurado simplificar para facilitar o acesso à digitalização de documentos através do conceito de copia virtual ou copia digital ou ainda copia sem papel que contribui de

forma significativa para a redução de custos. Hoje temos disponíveis no mercado scanners de baixo custo capazes de digitalizar 25 paginas por minuto e que requerem muito pouco conhecimento na geração de imagens de boa qualidade. Basta apertar um botão! É mais simples e mais fácil que o envio de um fax.

Ou seja, copiar é como digitalizar com uma serie de vantagens e está ao alcance de praticamente qualquer empresa ou até pessoas que buscam alguma forma mais eficiente para organizar seus documentos.

No cenário descrito acima, substituindo copia por digitalização não teríamos ou seria drasticamente reduzido, o custo de papel e toner. O acesso e distribuição destes documentos pode ser via Web a partir de qualquer ponto do planeta ou email. O armazenamento na forma digital tem custo muito mais baixo e soluções de armazenamento garantem a segurança destas copias digitais.

E além de tudo, estaríamos ajudando a preservar nosso meio ambiente, evitando o uso de papel. Copiar ou Digitalizar ? Eis uma questão cada vez mais simples de resolver.

Wilton Tamane* é Administrador de Empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de Scanners e gerenciamento de documentos wilton@linkernet.com.br

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PROCESSOS DE NEGÓCIO Joseti Capusso

TRABALHANDO PROCESSOS DE NEGÓCIO – Parte 2 Tadeu Cruz*

E

xistem três níveis de documentação de processos: O 1º. Nível, Básico, serve para documentar e fazer os processos serem conhecidos por toda na Organização. Serve também como base para desenvolver sistemas aderentes aos negócios e para controlar atividades. O 2º. Nível, Intermediário, serve para implantar políticas da qualidade ou outra certificação qualquer. O 3º. Nível, Avançado, serve para implantar Tecnologias da Informação Emergentes, como Workflow, GED, KM e outras. Entretanto, independentemente do nível, os seguintes elementos (existentes em todo e qualquer processo de negócio) têm que ser documentados: • Clientes Externos. Elementos imprescindíveis a qualquer Organização. Do ponto de vista de processos de negócio os clientes externos são de dois tipos: Clientes externos de processos primários e Clientes externos de processos secundários.

• Clientes Internos. Todos os participantes de todos os processos de negócio da organização.

• Fornecedores Externos. Todos que “entregam” entradas lógicas ou físicas e que sejam de fora da empresa.

• Fornecedores Internos. Todos que “entregam” entradas lógicas ou físicas e que sejam de dentro da empresa.

• Ocorrências. Elas são o que podemos chamar de “embalagens para processamento.” A ocorrência é o conjunto de elementos que dão forma ao trabalho a ser processado por cada uma das atividades que compõem um processo de negócio. A idéia de “pacote” é a que melhor define uma ocorrência porque todas, sem exceção, são compostas de instruções, dados, informações.

• funcionOgramas. Estrutura Organizacional, isto é, conjunto de elementos que suportam a existência dos processos de negócio.

• Atividades. Conjunto de instruções (conhecidas como procedimentos, normas e regras), mãode-obra e tecnologias cujo objetivo é o de processar as entradas para produzir parte do produto de um

processo, a fim atender aos objetivos da sua função dentro da Organização.

• eventOgramas. Técnica para decompor um processo de negócio em eventos, a fim de estudar suas causas e condições, nas atividades geradoras, e suas abrangências e seus efeitos, nas atividades receptoras.

• Papéis funcionais. Toda atividade só deve existir baseada numa função, isto é, sua existência deve estar baseada em função do esforço para produzir o produto que ela, atividade, deve produzir. O papel funcional é justamente a representação dessa função em termos operacionais.

• Procedimentos. Os procedimentos especificam o que as atividades têm por responsabilidade fazer, como, quando, usando quais recurso e de que forma.

Segundo a norma ISO 84021 “Um procedimento escrito ou documentado inclui normalmente o escopo da atividade, o que deve ser feito e por qual papel funcional, onde e como deve ser feito; quais materiais, equipamentos e documentos devem ser usados e como a atividade deve ser registrada, controlada e medida.”

• Tarefas. Elas são o detalhamento de cada procedimentos. Se qualquer atividade tiver só o procedimento, escrito claro, vai ser quase impossível executá-la. Perguntas como: O que é que eu faço primeiro? Como é que eu faço o que eu tenho que fazer? Como é que eu me comporto nas situações “A”, “B” e “C”?

• Regras de Negócio. Elas servem para orientar a execução de uma ou de várias tarefas. As regras de negócio são geralmente extraídas das políticas da empresa e dos manuais de procedimentos e normas para garantir a correta execução das tarefas.

• Custos Básicos. No mínimo cada atividade deverá ter seus custos de mão-de-obra; insumos diretos; insumos indiretos; hardware e software levantados, pois a somatória das atividades dará o custo de “produção.”

• Tempos. Existem, no mínimo, três tipos de tempos no ambiente dos processos de negócio. São

1 - A norma ISO 8402 é a que define a terminologia utilizada nas demais normas ISO.

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eles: Tempo de ciclo. Tempo de processamento. Tempo de retardo • Metas. É o que se espera atingir como resultado da execução do processo. As metas de um processo estão diretamente ligadas aos objetivos da empresa como um todo; ao que o cliente espera receber do processo em particular e às melhorias advindas dos programas da qualidade.

• Exceções. Muitos profissionais e autores desta área encaram a exceção como sendo o erro.

Exceções sempre existem em qualquer atividade e processo. Às vezes elas não são tão críticas para merecerem um Plano de Contingência, outras exceções, no entanto, são de tal forma críticas que jamais poderemos ignorá-las. Exceção não é o erro, mas a falta de conhecimento delas e de um plano de contingência certamente ocasionarão o ERRO. • Plano de Contingência. Plano operacional para corrigir e/ou atuar sobre exceções.

• Anomalias (alertas quanto à existência de).

A anomalia é erro, isto é, elas ocorrem quando a exceção não é tratada corretamente dai, então, ocasionando o erro. As anomalias são decorrentes da falta de um plano de contingência para tratar a exceção.

Continua na próxima edição *Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ. tadeucrz@trcr.com.br

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CANAL EXECUTIVO

Kofax se instala no Brasil e planeja um crescimento de 40%

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DM – Qual a participação da Kofax no cenário mundial?

A Kofax é parte do Grupo Dicom, líder mundial no tratamento de imagens, captura de dados e comunicações. Temos hoje mais de 2 mil funcionários em 15 diferentes países e atuamos em outros 60 através de parceiros. Nosso faturamento global é de US$ 125 milhões/ano.

Como fornecedora de software para a captura de informações em documentos eletrônicos e em papel, decidimos instalar uma subsidiária em São Paulo, apostando na expansão do mercado local. Mas, como outras empresas globalizadas, queríamos conquistar o mercado latino americano, mas não tínhamos o conhecimento deste mercado. Estivemos preparando-nos para esta atuação durante os últimos quatro anos.

Realizamos estudos de mercado, via nossos parceiros, para assim termos a real dimensão deste mercado.

David Arthur da Kofax

DM- Qual a expectativa de crescimento que a Kofax tem no mercado Latino americano?

Esperamos que com a atual estrutura de marketing, suporte e vendas possamos atingir US$ 5 milhões, nos próximos 3 anos. Especialmente nos mercado brasileiro e também no México. O mercado do Brasil vem respondendo muito bem aos nossos produtos e até tem aumentado as vendas locais, via parceiros.

DM -Quanto a companhia pretende investir no Brasil?

Cerca de 3% do faturamento mundial será destinado ao mercado latino americano. A América Latina significa segundo estudos realizados pelo Rob Spender Group 5% do faturamento das empresas globalizadas. Acredita-se que serão destinados aproximadamente US$ 13 milhões.

DM- Quanto a empresa pretende investir no mercado nacional para alcançar este objetivo de crescimento?

O Brasil realmente é muito importante na estratégia da companhia . Temos como já disse bons e importantes parceiros que atuam no desenvolvimento de verticais essenciais para o nosso negócio.

O México ainda é nosso maior mercado, mas o Brasil deve superá-lo neste ano. Nos últimos três anos, crescemos 40% ao ano no País e isso deve se repetir.

DM- Como o senhor analisa o mercado brasileiro para as tecnologias de captura e gestão de documentos?

O Brasil está maduro para aplicação destas tecnologias, principalmente, para as ferramentas de gestão eletrônica de documentos em comparação aos demais países latino americanos. Assim as soluções apresentadas pela Kofax que são por natureza bastante completas, integram-se perfeitamente as demandas brasileiras. Com os nossos softwares, as empresas buscam agilizar os processos de negócios e administrar melhor

as informações para atender a regulamentações internacionais.

DM- Quem são os clientes alvo da Kofax no Brasil?

Entre os cerca de 300 clientes no mercado brasileiro, estão operadoras de telefonia móvel, que usam seus sistemas para capturar dados dos contratos de abertura de conta, além do segmento bancário. O governo também é uma das verticais que queremos explorar . Nossos clientes, em potencial, estão em todos os segmentos, principalmente aqueles que usam software de ERP, por exemplo, já que precisam imputar informações no sistema, Apesar da comercialização de sistemas de gestão ser grande, a venda de capturing ainda está em baixa, o que abre um espaço para uma atuação maior no País.

DM- O senhor destaca a atuação dos parceiros da companhia no Brasil. Como o senhor vê esta relação daqui para o futuro?

Temos 25 parceiros atualmente, esperamos chegar a 40 e temos como meta atingir 100 canais de venda nos próximos anos. O escritório no Brasil permite que todo o treinamento seja feito por aqui, sem a necessidade de enviar os técnicos aos Estados Unidos.

A busca por novos parceiros é feita em feiras e conferências de outras empresas ou da própria Kofax, em nossas aulas gratuitas durante esses eventos. Buscamos empresas que vendam sistemas de gestão e soluções corporativas, e que melhorem esses sistemas com nossa tecnologia.

Esperamos atingir mais clientes na região nordeste do país, onde a empresa ainda não tem penetração mais forte. Nossos canais estão cadastrados no programa CSP (Certified Solution Provider), que oferece acesso a site de relacionamento, incentivo de marketing, entre outros benefícios.

David Arthur - Diretor para a América Latina Kofax SP

Document Management

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