Document Management 27

Ano 5 - Número 27 - Dezembro de 2011 - R$ 18,00

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Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo

Paperless Office é possível?

Saiba porque a ideia ainda não se concretizou.

Captura Distribuída? Profissionais ajudam a organizar projeto passo a passo

Novembro/Dezembro de 2011 | Edição 27 | www.docmanagement.com.br

nesta edição

42

6 Entrevista

Confira a entrevista exclusiva com o juiz auxiliar da presidência do CNJ, Marivaldo Dantas, que fala sobre projetos que estão transformando a justiça no país.

12 UP Front

Veja aqui as principais notícias e novidades apresentadas pelo mercado de fornecedores de ECM.

Paperless Office é possível?

Desde que a ideia começou a ser materializada na década de 1970, o desafio continua. Saiba tudo o que pensam os especialistas do mercado

20 Captura

distribuída

Com a participação dos membros da rede social ECM Connection, essa matéria colaborativa mostra os principais aspectos sobre ‘‘Como montar um sistema de captura descentralizado para um departamento’’ exclusivamente para você, leitor.

34 Case certificação hospitalar

Hospital Samaritano de São Paulo investe em solução desenvolvida pela parceria entre Certisign e E-VAL, que permite a agilidade no processo dos Prontuários Eletrônicos.

2 Document Management | Novembro / Dezembro 11

36 Case Univen

Leia na íntegra o projeto investido pela Univen que substituiu 20 servidores na área de Tecnologia da Informação por quatro equipamentos e mais servidores em nuvem, em um único ambiente.

52 Canal Executivo

O CEO da SoftExpert, Ricardo Lepper, falou sobre as expectativas de crescimento da companhia e como se posiciona dentro do mercado de ECM. Leia também a análise que o executivo faz da maturidade do setor no Brasil.

58 Crônica

Para que serve uma Rede Social? Angelo Volpi levantou em pesquisa 16 motivos curiosos que fazem as pessoas utilizarem as redes sociais, leia!

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O Mundo muda, e a gente vai com ele!

DI

GED

ECM

passado

EIM futuro

Acompanhar estas mudanças é um desafio constante. A Guia Business Media não poupa esforços para seguir esta direção e levar a você o conteúdo mais atual e relevante sobre Gestão de Informações e Documentos Coporativos.

Aguarde as nossas novidades na próxima edição.

carta ao leitor

Esperando 2012 N

ão é novidade para ninguém que o ano de 2011 foi um dos mais interessantes em termos de negócios no Brasil.

Assim como também não se pode reclamar da economia nacional e

da adoção das tecnologias de ECM por parte da grande maioria das empresas. A economia reflete otimismo, segurança e boas perspectivas para um futuro muito próximo, ao contrário do que acontece em países cujas economias mais tradicionais estão literalmente “a beira de um ataque de nervos”, com queda de primeiros-ministros, acordos de moratória ou de uma estagnação muito preocupante. Mas, são os bons ventos que sopram sobre a Terra Brasilis que nos inspiram.

Em 2012 ampliaremos nossas andanças pelo país com quatro Road Shows nas principais capitais brasileiras, além do tradicional evento ECMShow que se realizará

em São Paulo no segundo semestre.

Estão programadas também importantes mudanças no conteúdo de nossa publicação e em nosso site docmanagement. Acompanhando a onda de crescimento nacional e os grandes eventos mundiais que sediaremos, muito mesmo se espera para o Brasil nos próximos meses e muito também para o futuro do ECM. Um Ótimo (e produtivo) 2012 a todos!

Susana Batimarchi Editora

Conselho Editorial Executivos de negócios Cristiane de Oliveira cristiane@guiabusinessmedia.com.br

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Publisher Eduardo David eduardo.david@guiabusinessmedia.com.br diretor Arnaldo David arnaldo@guiabusinessmedia.com.br Editora Susana Batimarchi MTB 16.022 susana@editoraguia.com.br AssiStente de redação Caroline Sarmento caroline@editoraguia.com.br Diretora Comercial Sandra Mletchol sandra@guiabusinessmedia.com.br

Daniela Vieira daniela@guiabusinessmedia.com.br Elizéia Rodrigues elizeia@guiabusinessmedia.com.br Diretor de ARTE Flávio Della Torre flavio@editoraguia.com Assistente de Arte Wilson Hiramatsu wilson@editoraguia.com.br Gerente ADMINISTRATIVO Tadeu Nunes financeiro@editoraguia.com.br Administração Alexandra Fátima Loterio alexandra@editoraguia.com.br Impressão Neoband

4 Document Management | Novembro / Dezembro 11

José Guilherme Junqueira Dias de Souza, Wilton Tamane, Walter Koch, Luis Augusto Bellucci, Eduardo Lopes, Rosália Paraíso, Tadeu Cruz, Luiz Alfredo Santoyo, José Roberto de Lazari, Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Ângelo Volpi, Monica Mancini, Nelson Yassuo Osanai, Daniel Dias Filho, Jose Antonio Galves Jr, Paulo Roberto Oliver, Oerton Fernandes, Sandra Cylke, Cássio Vaquero,Walter Freitas, Cesar Andrade, Bob Larrivee, Alan Pelz-Sharp e Fábio Fischer.

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil.

Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais.

DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.

Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.

Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

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shaping tomorrow with you.

entrevista

Marivaldo Dantas

Divulgação

Justiça combina com gestão 6 Document Management | Novembro / Dezembro 11

Marivaldo Dantas, juiz auxiliar da presidência do CNJ, fala sobre projetos que estão transformando a Justiça no país.

A Justiça brasileira tem apostado alto na gestão documental para incrementar a eficiência e combater a morosidade. A modernização se tornou mandatória, e não é para menos. Segundo o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), cerca de 25 milhões de processos novos são gerados todos os anos no Brasil, afora uma montanha de documentos relacionados, como ofícios, cartas e processos administrativos, entre muitos outros.

No CNJ, projetos combinam método e tecnologia de ponta em um esforço coordenado para mudar radicalmente as feições da Justiça do país. Um deles é o Processo Judicial Eletrônico (Pje), que automatiza e elimina etapas na preparação processual. Outra iniciativa a pleno vapor é a implementação de uma política nacional de gestão documental talhada para as peculiaridades da Justiça brasileira, por meio do Programa de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname). À frente desse desafio, juntamente com outros representantes do Poder Judiciário, o juiz Marivaldo Dantas, auxiliar da presidência do CNJ, falou com exclusividade para Document Management sobre o tema. Confira.

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Por Ana Lúcia Moura Fé Document Management - A gestão documental do CNJ integra quais órgãos do judiciário brasileiro?

Marivaldo Dantas – O Programa de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) integrará todos os Tribunais, excetuado o Supremo Tribunal Federal (STF), que não se encontra sob a esfera de intervenção do CNJ. No I Seminário de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (realizado em novembro último), discutiu-se a implementação das regras da recomendação que trata do tema (Recomendação nº 37, de 15/08/2011, que recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Proname e de seus instrumentos).

DM – Como o CNJ define gestão de documentos?

Dantas – A definição é do art. 3º da Lei 8.159/91 (O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais produzidos e recebidos pelas instituições do Judiciário no exercício das suas atividades, independentemente do suporte em que a informação encontra-se registrada).

DM - Qual o volume de documentos institucionais que são objeto do Proname?

Dantas - Tanto os documentos jurisdicionais, ou seja, processos, quanto os administrativos, que são os ofícios, cartas, processos administrativos etc., são objeto do Proname. Não há estatística sobre o volume de documentos, mas há cerca de 25 milhões de processos novos todos os anos no Brasil. Todos os processos arquivados são objeto da gestão documental.

DM - Quais os formatos desses documentos?

Dantas - Em princípio, o grande volume é de documentos em papel. No entanto, com o aumento da quantidade de processos eletrônicos, documentos eletrônicos tendem a aumentar, sejam eles de texto, imagem ou vídeo. Tais documentos, apesar de terem a mesma temporalidade de guarda dos físicos, podem ter um tratamento diferenciado quanto à disponibilidade,

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online ou não. Tal assunto ainda é objeto de estudo. Não temos a informação de quantos são físicos e quantos são virtuais porque os documentos estão espalhados por todos os órgãos judiciários do país.

DM – Há metas para digitalização de documentos?

Dantas - O CNJ não possui metas de digitalização de processos. A ideia é implantar o processo eletrônico o mais breve possível, mas a estratégia quanto ao legado em papel (digitalizar, manter em papel etc.) é de cada Tribunal.

DM - Como se dá a classificação e guarda de documentos, e quais as ferramentas usadas para integração nesse processo?

Dantas - Os tempos de guarda dos processos estão vinculados à sua classe processual, aos seus assuntos e a alguns movimentos de julgamento (por exemplo, procedência nas ações criminais - o que significa condenação). Todos esses dados são tabelados e codificados pelo CNJ, através da Resolução nº 46. As temporalidades de classes, assuntos e movimentos, em relação aos documentos judiciais (processos), foram associadas a tais tabelas, por ramo de justiça (Federal, Estadual, do Trabalho, Eleitoral etc.). No que tange aos documentos administrativos, encontra-se em consulta pública uma proposta de classificação de tais documentos, disponível no site do CNJ. A integração da gestão diz respeito às regras, e não às ferramentas/sistemas utilizados.

DM - Por que órgãos do Poder Judiciário devem aderir ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro (MOREQJus)?

Dantas - Atualmente, praticamente cada Tribunal tem um ou mais sistemas de gestão de processos. É através deles que se acompanha ou se realiza o andamento dos processos judiciais, sejam físicos (em papel) ou eletrônicos. O MOREQJus estabelece critérios a serem seguidos por estes sistemas, com prazos para sua adequação, nos termos da Resolução nº 91 do CNJ. Há inúmeras questões relacionadas à segurança de dados, à rastreabilidade de operações, etc.

DM – Um objetivo da gestão documental do poder judiciário é transformar dados operacionais em informações. Como isso é feito? É usado software de inteligência?

Dantas - As regras do Proname devem ser implementadas nos sistemas processuais atuais e nos futuros, a exemplo do Pje (Processo Judicial Eletrônico), que se encontra em construção. O ideal é que os instrumentos da gestão documental sejam, ao máximo, automatizados. Por exemplo, a lista de verificação de pendências. Muitos sistemas têm dados armazenados, mas estes não são tratados adequadamente de modo a extrairmos informações úteis. Quanto aos softwares a serem utilizados, dependerão dos sistemas processuais e é um dos objetos de discussão do I Seminário de Gestão Documental.

DM - De que forma o sistema assegura o acesso à informação quando e onde se fizer necessário?

Dantas - A proposta inicial é implementar nos atuais sistemas processuais as funcionalidades necessárias à gestão documental. O acesso a informações físicas depende, fundamentalmente, de saber da sua existência, e identificar sua localização.

Essas premissas são válidas, também, para os documentos eletrônicos, porém mais fáceis de implementar nestes, visto que a existência e localização são buscadas de forma automática. As regras de acesso continuam as mesmas, de modo que o que se propõe é uma maior facilidade de encontrar o documento.

DM - Qual o tamanho da equipe envolvida na implementação desse sistema e qual o papel da TI? Dantas - Cada tribunal precisará alocar seus recursos de TI para adaptação de seus sistemas processuais às regras da gestão documental. Destaque-se que, na área administrativa, o Proname deve recomendar a utilização de um sistema próprio de tramitação e gestão de documentos administrativos. Os tribunais têm opção de escolher qual sistema melhor lhe atende.

DM - Como a experiência do CNJ pode ajudar outros órgãos ou a iniciativa

Novembro / Dezembro 11 | Document Management 7

entrevista

Marivaldo Dantas

Divulgação

O Poder Judiciário tem inúmeras experiências na área de gestão documental, mas o grande desafio é implantar todas as regras para que isso aconteça.

privada na modernização da gestão documental?

Dantas - Na realidade, o Poder Judiciário tem inúmeras experiências nessa área de gestão documental, inclusive anteriores ao CNJ. O que o Conselho fez foi estabelecer um padrão mínimo de normas de gestão documental, mediante recomendação.

Estamos só iniciando o caminho, pois o verdadeiro desafio é implementar todas as regras, na maioria dos tribunais possíveis.

DM - Além do Proname, quais outras iniciativas do CNJ podem ser enquadradas como iniciativas de gestão de conteúdo empresarial?

Dantas - Em princípio, as iniciativas relacionadas à taxonomia (tabelas unificadas do poder judiciário) podem ser classificadas como um instrumento de ECM, pois padronizam o armazenamento e a coleta de informações acerca de processos judiciais.

DM - Fale sobre a estratégia de segurança e política de acesso aos sistemas de gestão

de processos e documentos do Judiciário brasileiro.

Dantas - A definição de política de acesso é local, baseada no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário brasileiro (MoreqJus). O controle de acesso é tratado no item 6.2 do manual do MoreqJus, disponível no site do CNJ. DM - Como o CNJ lida com eventual resistência à mudança em meio ao público envolvido?

Dantas - O Proname encontra-se em fase inicial de implementação, e um dos aspectos do I Seminário de Gestão Documental (realizado em Novembro último) é exatamente a construção e divulgação de uma estratégia de implementação do Proname.

DM - Como o Processo Judicial Eletrônico (Pje) se encaixa nessa estratégia de gestão documental do CNJ? Onde já está disponibilizado?

8 Document Management | Novembro / Dezembro 11

Dantas - Os documentos produzidos no PJe são classificados de acordo com as regras da gestão documental, permitindo que seja feito o controle de temporalidade e utilidade que a gestão documental demanda. O PJe já está disponibilizado e em uso no TRF5, e tem previsão de implantação nos TRFs 2ª e 3ª Regiões.

Os Tribunais de Justiça de Pernambuco e Paraíba já têm varas com o PJe instalado, e há outros Tribunais, inclusive a Justiça do Trabalho, com previsão de instalação ainda em dezembro deste ano. Até o presente momento, não há obrigação de os demais TRFs adotarem o PJe. DM – No âmbito do Pje, quais papéis serão substituídos?

Dantas - Todos os papéis que normalmente são incluídos nos processos judiciais, ou seja, é possível fazer tramitar qualquer tipo de ação em meio eletrônico. É algo que depende da estratégia de cada Tribunal. É importante não confundir substituição com digitalização.

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Gerenciando informações e documentos na era Local, Social e Móvel

O ECM Show é o maior evento sobre Gestão de Informações e Documentos da América Latina e que pela terceira vez acontece no Brasil, apresentando em dois dias conteúdo relevante para o crescimento do setor no País, incluindo palestras com apresentações de cases e tecnologias, talk-shows com participação de keynotes nacionais e internacionais e área de exposição com os principais “players” do mercado.

Em 2012 ainda mais perto de você!

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1,2 bilhão 350 companhias irão investir cada uma

US$ 1 ao ano em TI pela sua relevância em seus negócios.

O Gartner estima que

US$ 74 bilhões foram gastos em serviços de Cloud Pública em 2010, dos quais apenas

3% em TI Corporativa.

Os gastos com serviços de Cloud Pública crescerão 5 vezes mais rápido do que os investimentos feitos em TI Corporativa, cerca de

19%

Com

bilhão

de pessoas integrando as redes sociais (equivalente a 1/6 da população mundial), a computação social será certamente a próxima tendência.

Quase

20 milhões de tablets foram vendidos em 2010.

Até 2016,

900 milhões serão vendidos – 1 para cada 8 pessoas do mundo.

Até 2014, as lojas virtuais de aplicativos estarão desenvolvidas para

60%

das organizações de TI.

Os gastos globais com a TI Corporativa apresentarão um crescimento anual de

4% 2/3 ao ano até 2015.

Cerca de

ao ano até 2015.

dos CEOs acreditam que a TI trará uma grande contribuição para suas indústrias nos próximos 10 anos.

Fonte: Peter Sondergaard, vicepresidente mundial de pesquisas do Gartner.

12 Document Management | Novembro / Dezembro 11

Capgemini e EMC anunciam aliança global O Grupo Capgemini, fornecedor mundial de tecnologia, consultoria e outsourcing, e a EMC Corporation, provedora de serviços, anunciaram uma aliança estratégica global para identificar e desenvolver serviços de tecnologia da informação baseados em Cloud Computing. No Brasil, a parceria com a CPM Braxis Capgemini (parte do Grupo francês) reforçará a oferta de consultoria, soluções e serviços, para que o processo de convergência dos clientes continue com total segurança e agilidade.

O acordo está relacionado à crescente demanda global por este modelo de serviço. A oferta conjunta baseia-se no modelo de Storage-as-a-Service (Armazenamento como Serviço). Para isso, a Capgemini e a EMC desenvolveram uma arquitetura comum e sincronizada, com a proposta de fornecer análises de custos e níveis de serviços previsíveis.

Esse modelo reduz a complexidade do planejamento e aumenta a agilidade dos negócios. Ainda, no final de 2011, estará disponível o modelo de Messaging-as-a-Service (Comunicação Eletrônica como Serviço), bem como outras ofertas a serem anunciadas nos

Maurício César Luiz: Serviços conjuntos já estão disponíveis. próximos meses.

No Brasil, a aliança estimulará a migração das operações de sua carteira de clientes para a plataforma de Cloud Computing como serviço.

“Nossa oferta de e-mail em uma nuvem privada é a materialização desse projeto. Utilizando as tecnologias da EMC, hoje dispomos de mais de 20 mil caixas postais em produção no Data Center instalado em nossa unidade Alphaville, em Barueri (SP). Os clientes já podem se beneficiar desse serviço”, sintetiza o diretor adjunto de Hardware, Software & Services da CPM Braxis Capgemini, Maurício César Luiz.

Solução Fiscal na web O Grupo Coldwell, especializado em soluções de alta tecnologia, lançou um produto inédito no mercado de tecnologia fiscal. Trata-se da SIF Web (Solução Integrada Fiscal), software que funciona 100% web, roda em browser para clientes com Sistema Operacional Windows, Linux e Mac, iPhone e iPad, além de funcionar em banco de dados SQL Server e Oracle.

O SIF Web é a primeira solução fiscal com capacidade para gerar e validar arquivos digitais IN86, MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais), SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) Contábil, FCont, SPED Fiscal e SPED Pis Cofins. O desenvolvimento da solução, segundo o sócio-diretor do Grupo Coldwell Ricardo Gimenez, começou em 2007 a partir da necessidade de oferecer uma tecnologia superior a qualquer solução fiscal no mercado. “Esta ferramenta está apta a acompanhar qualquer alteração de layout que o governo brasileiro faça eventualmente, além de gerenciar informações, documentos eletrônicos e arquivos digitais”, afirma.

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CARREIRAS

Solução conjunta para Nuvem Duas grandes empresas do mercado de TI, NetApp e VMware anunciaram uma nova solução conjunta de gerenciamento em nuvem que permite que as organizações evoluam para um modelo seguro de computação em nuvem em seu próprio ritmo, ganhando maior flexibilidade e eficiência sem precisar substituir toda a infraestrutura existente. A solução está documentada em um guia de práticas recomendadas e ajuda os clientes a evoluírem de um ambiente virtualizado para uma infraestrutura segura em nuvem privada, híbrida ou pública, usando tecnologias integradas e comprovadas que automatizam e gerenciam centralmente os ambientes de nuvem, resultando em maior produtividade e níveis de serviços otimizados. A solução de infraestrutura em nuvem combina a arquitetura de storage da NetApp, o conjunto abrangente de recursos de storage e gerenciamento de dados incorporados ao Data ONTAP, com o pacote de estrutura em nuvem da VMware, para fornecer a integração de recursos de gerenciamento em nuvem, provisionamento, backup e recuperação com base em infraestruturas de TI existentes virtualizadas e compartilhadas.

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Carlos Brito é o novo diretor financeiro da Dimension Data, multinacional focada em serviços de tecnologia da informação e provedora de soluções de planejamento, desenvolvimento, suporte e gerenciamento de infraestruturas de TI. O executivo terá o desafio de oferecer a base financeira para que a empresa cresça com alta rentabilidade no País.

Waldir Rodrigues foi nomeado diretor de Outsourcing para área de Serviços de Integração e Aplicações da Sonda Procwork e tem como meta garantir uma visão unificada da companhia pelos clientes, uma vez que a Sonda IT possui três unidades de negócios – Aplicativos, Plataformas e Serviços de TI, discorrendo um vasto portfólio.

Jair Batista de Souza Luis é o novo diretor de Serviços da Bematech, empresa provedora de soluções completas em tecnologia para o varejo. Além dele, Luis Carlos Cornetta assume a área de Vendas Corporativas e Comunicação da companhia e Wagner Lima, o cargo de diretor Administrativo-Financeiro.

Alfredo Taborga foi nomeado como novo diretor de Marketing para América Latina na EMC. Entre suas novas atribuições, irá apoiar

as equipes de vendas diretas e de canal. Alfredo está na EMC há pouco mais de um ano trabalhando com a equipe do México como gerente de Marketing.

Tereza Kitty Valle irá comandar a área de Aplicações da HP Enterprise Services no Brasil. Ela passa a ser líder de ApplicationP e a responsável por conduzir os negócios e a estratégia da companhia neste segmento de mercado.

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ambiente de dados em constante mudança”, disse Thomas Kurian, vicepresidente executivo de Desenvolvimento da Oracle. “Juntos, vamos oferecer a melhor tecnologia do setor para gestão unificada de dados estruturados ou não, ferramentas de Business Intelligence para analisar esses dados e uma suíte completa de aplicativos em pacotes que amplia o valor dos dados não-estruturados nos aplicativos de ERP, cadeia de suprimentos, CRM, EPM e web commerce, entre outras especialidades. Essa tecnologia também nos permitirá integrar uma gestão de dados não-estruturados mais abrangente nos sistemas projetados da Oracle”, ressaltou Kurian.

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Oracle amplia ofertas para o mercado de dados.

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A Oracle anunciou que firmou acordo para adquirir a Endeca Technologies, fornecedora de soluções para gestão de dados não-estruturados, web commerce e Business Intelligence.

A convergência de informações estruturadas ou não tem aumentado a necessidade de contar com uma plataforma comum para gestão de dados e análises. A tecnologia central da Endeca, o MDEX Engine, permite correlacionar e analisar dados nãoestruturados, já o Endeca Latitude é a plataforma de tecnologia que ajuda as empresas a acelerar o desenvolvimento de aplicativos analíticos, reunindo dados de diversas fontes de informações estruturadas e não-estruturadas.

A expectativa é que a combinação entre a Oracle e a Endeca crie uma plataforma de tecnologia abrangente para processar, armazenar, gerenciar, pesquisar e analisar dados estruturados ou não em conjunto.

A união do Oracle Business Intelligence com o Endeca Latitude deverá formar uma base abrangente de Business Intelligence e aplicativos analíticos, que reunirão informações de fontes de dados estruturados e não-estruturados.

“A combinação da Oracle com a Endeca é extremamente interessante no atual

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Oracle compra Endeca

Pedro Kiipper é novo diretor de vendas da AMD. Na companhia americana de processadores, o executivo tem à sua frente o desafio de intensificar o relacionamento com fabricantes e canais de distribuição, estabelecendo as estratégias de vendas da empresa.

O novo diretor vai fazer parte do time de talentos recentemente contratados pela AMD, como Roger Melo, diretor de Marketing, e Ronaldo Miranda, vice-presidente da companhia para América Latina, dando continuidade à estratégia da empresa de fortalecer a sua atuação no País.

Kevin Samuelson e Pam Murphy irão comandar as diretorias financeira (CFO) e geral (COO) da Infor, respectivamente. A empresa é especializada no desenvolvimento de software para gestão empresarial e de negócios e possui mais de 70 mil clientes, em 164 países.

Alain Monie retorna à Ingram Micro como presidente e COO. O executivo já liderou a empresa na região da Ásia-Pacífico e em suas operações globais.

Novembro / Dezembro 11 | Document Management 13

upfront

Cisco e Citrix formam aliança A Cisco e a Citrix Systems anunciam uma aliança estratégica para desenvolver e comercializar soluções que simplificam e aceleram a implementação de desktops virtuais e aplicativos de alta definição em grande escala, além de melhorar a experiência do usuário final, por meio da rede altamente segura da Cisco e com o Citrix HDX. As empresas também continuam aprimorando e ampliando suas soluções de datacenter e tecnologias de nuvem para acelerar a implementação de serviços de cloud.

Com a migração da indústria da “era dos PCs” para a “era das nuvens” - onde a força de trabalho móvel precisa acessar aplicativos de mídia em qualquer dispositivo, qualquer lugar e a qualquer momento - as empresas estão adotando a virtualização de desktops para se beneficiarem da segurança, flexibilidade e economia de entrega de desktops e aplicativos como um serviço centralizado.

Soluções inovadoras, como a Infraestrutura de Experiência de Virtualização (VXI) da Cisco com o Citrix XenDesktop®, abordam áreas como virtualização de desktops, networking, datacenter, multimídia e terminais para ajudar o cliente durante esta transição.

Lexmark adquire Pallas Athena A Lexmark International comunicou ao mercado a aquisição da empresa Pallas Athena, uma transação em dinheiro avaliada em aproximadamente US$50,2 milhões. Depois de concluída a transação, a empresa holandesa fará parte da Perceptive Software, uma unidade de negócios independente da Lexmark. John Hoogland, presidente e CEO da Pallas Athena, irá se reportar diretamente ao Scott Coons, presidente e CEO da Perceptive Software e vice-presidente da Lexmark.

A Pallas Athena é fornecedora de BPM, DOM e software de data mining, com ampla experiência nos segmentos de seguro, governo e saúde. O crescimento acelerado do mercado de software BPM reflete o atual mercado para gestão de conteúdos empresariais (ECM) da Perceptive Software. Ao alinhar e reunir essas tecnologias, a Lexmark continuará fortalecendo suas soluções e serviços de gestão da base instalada, com uma grande variedade de soluções para fluxo de trabalho que são mais funcionais e fáceis de implementar e de utilizar que as ferramentas existentes.

Paul Rooke: aumento do portfólio da Lexmark com soluções de BPM. A aquisição da Pallas Athena pela Lexmark habilitará a Perceptive Software a expandir sua presença na região EMEA e, ao mesmo tempo, continuará reforçando o crescimento global.

“Esse investimento no mercado de BPM demonstra o contínuo compromisso da Lexmark de realizar aquisições estratégicas em tecnologia, como aconteceu com a aquisição da Perceptive, que fortalecem nosso portfólio de soluções completas para a gestão da base instalada e soluções de processos de negócios”, diz Paul Rooke, presidente e CEO da Lexmark.

14 Document Management | Novembro / Dezembro 11

Gestão da saúde pública A solução dirigida ao segmento de saúde pública, recentemente apresentada pela Benner Sistemas, otimiza todos os processos envolvidos no atendimento aos usuários da Rede Pública de Saúde, Municipal ou Estadual. Desenvolvido em ambiente web, a solução Benner Saúde Pública possibilita total integração entre processos hospitalares, ambulatoriais, UBS (Unidades Básicas de Saúde, além das Especializadas), unidades de urgência, pronto atendimento, laboratoriais e de diagnósticos. Além disso, automatiza o atendimento, gerenciamento, planejamento e controle das ações assistenciais e administrativas do município.

“A solução Benner Saúde Pública foi projetada para atender às necessidades específicas do administrador público, transformando os desafios e as necessidades da saúde da população em resultados sustentáveis e que melhoram a qualidade no atendimento”, explica Severino Benner presidente da Benner Sistemas.

Entre as principais funcionalidades da solução lançada pela Benner,

Severino Benner: produto desenvolvido para o governo. destacam-se a integração com sistemas e tabela unificada do SUS, o controle de ESF (Estratégia Saúde de Família) Digital, prontuário eletrônico baseado em protocolos de atendimento e georreferenciamento.

Além disso, centraliza a marcação de consultas, diminui a fila de espera para agendamento, controla a solicitação de procedimentos e exames, a rede credenciada e os procedimentos de altos custos. Também disponibiliza a opção de faturamento online dos procedimentos e do controle de cotas para cada unidade.

Qualidade e enriquecimento de dados As organizações tomam decisões baseadas nos dados disponíveis naquele momento. Se uma organização pode melhorar a qualidade geral dos dados, ela pode melhorar a qualidade das decisões resultantes e aumentar tanto sua eficácia como sua efetividade. Isto irá permitir que a organização preste um serviço melhor e mais rentável para os seus clientes, funcionários, parceiros de negócios ou acionistas.

A solução OnDemand Spectrum, da Pitney Bowes Business Insight, permite reduzir os esforços de integração dos dados, que geralmente levam dias, para apenas horas, devido à disponibilidade de múltiplas APIs. Este serviço também ajuda a fornecer ricas informações, necessárias para localizar novas oportunidades de negócio, ligando e consolidando as informações dos clientes. Muitas organizações não estão satisfeitas com a qualidade de seus dados, por não terem regras de negócio consistentes. O custo de dados de má qualidade pode ser substancial, incluindo esforços redundantes, clientes insatisfeitos e perda de receita.

Como parte da plataforma Spectrum Technology, a solução OnDemand fornece as ferramentas necessárias para criar e manter a atualização das informações consistentes e dados mais precisos que podem gerar resultados de negócios.

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Fujitsu e InfoServer firmam acordo Criada há pouco mais de um ano, a solução de gerenciamento de documentos da InfoSERVER tem sido a escolha de dezenas de empresas de médio e grande porte na busca por gerenciamento de documentos, conteúdo e processos. Publicar, indexar e compartilhar documentos possibilita às empresas aumentar a capacidade de gerenciar todo seu capital intelectual, contribuindo com seus negócios, ao passo que a produtividade cresce e os custos são reduzidos. Para oferecer essas possibilidades aos seus clientes, a InfoSERVER contou com os scanners da Fujitsu, compatíveis com o Microsoft SharePoint Server 2010, plataforma colaborativa que compõe a solução da empresa.

“A qualidade dos equipamentos faz esta aproximação, e o fator determinante é a compatibilidade com o SharePoint, permitindo a digitalização do documento e a conversão do conteúdo para texto, e possibilitando a indexação e uma futura busca por informações”, diz

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Nelson Yassuo Ossanai: um modelo próprio de scanner para cada aplicação Anderson Sabino, gerente de alianças e contas estratégicas da InfoSERVER. Com a base do SharePoint, a InfoSERVER implementa as

customizações da solução, como layout da solução de gerenciamento de documentos, organização das bibliotecas, regras de segurança, entre outras. Além disso, é possível escolher quais pessoas terão acesso a determinado documento, se ele será editável e por quanto tempo aquela informação ficará disponível aos usuários.

Nelson Yassuo Osanai, diretor da Fujitsu Brasil, enfatiza que, para cada solução e para cada empresa, há um modelo de scanner indicado. “Temos um portfólio amplo, desde scanners de produção, de rede, assim como os de mesa, que graças à consagrada robustez e moderna tecnologia destacam-se pela excelente relação custo-benefício e imbatível qualidade de imagem. Adicionalmente, contam com um pacote de software com modernos recursos tecnológicos que foram produzidos especialmente para atender de forma cada vez mais amigável as mais variadas demandas das empresas”, diz Osanai.

Novembro / Dezembro 11 | Document Management 15

upfront

Segurança e mobilidade

Disoft anuncia incorporação da Pantron A Disoft, empresa brasileira especializada em produtos e serviços na área de Tecnologia da Informação, adquiriu a Pantron, empresa especializada em soluções de gestão para as áreas de folha de pagamento, recursos humanos, contabilidade, patrimônio e livros fiscais, com forte reconhecimento junto ao mercado. Com a incorporação, a Disoft, por meio da unidade de negócios Disoft ERP, agregará os produtos, marcas, equipe e colaboradores da Pantron, além da carteira com mais de 80 clientes de diferentes portes que incluem construtoras, hospitais, escolas, indústrias, associações, entidades de classe, entre outros.

Armando Buchina, CEO da Disoft, explica que os sistemas oferecidos pela Pantron completam perfeitamente a solução ERP Openbravo da Disoft,

que é open source, ofertada na modalidade cloud computing, flexível e customizável de acordo com as necessidades dos clientes. “A aquisição amplia a abrangência da Disoft, ao mesmo tempo em que oferece aos clientes da Pantron garantia de continuidade da atual solução, além de ter nossa solução de ERP à sua disposição, suportada pela estrutura e solidez de nossa empresa”, afirma.

Com a negociação, a Disoft se aproxima da marca dos 200 clientes, seguindo a estratégia iniciada em 2010, quando a empresa traçou um plano para crescer três vezes seu faturamento em apenas três anos. No primeiro semestre de 2011 a empresa já havia registrado crescimento de 87% em relação ao mesmo período do ano passado. Agora planeja atingir receita de R$ 33 milhões até 2012.

A Cisco traz para o mercado brasileiro o ScanSafe, a primeira solução de Security as a Service, divisão da segurança da informação da empresa. O objetivo é garantir segurança de alta performance e acesso a partir de qualquer dispositivo, a qualquer momento e de qualquer lugar, reduzindo o tempo de latência da navegação. O novo serviço agrega o melhor da segurança para navegação web com as facilidades e flexibilidades que uma arquitetura em cloud computing pode oferecer. Com o ScanSafe, os dispositivos móveis podem navegar na web sem a necessidade do site central da empresa ou da instalação de soluções de segurança no aparelho. Isso é possível via acesso direto dos dispositivos ao serviço de classificação de páginas web, análise de conteúdo, anti-vírus e anti-malware da solução Cisco de inspeção da nuvem, definido com base na política de segurança de cada empresa.

Finalmente uma solução que permite digitalizar documentos a cores com o mesmo (ou menor) tamanho de uma imagem preto e branco !

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Consumerização já é realidade Pesquisa encomendada pela Unisys à IDC sobre o fenômeno da “Consumerização de TI” no Brasil - uso de dispositivos móveis pessoais no ambiente corporativo – aponta um aumento nos acessos às redes sociais para fins comerciais no País, se comparados com os dados da mesma pesquisa feita em 2010. O estudo ouviu 306 iWorkers (funcionários que utilizam as tecnologias da informação como parte de seu dia a dia) no País, todos residentes nas principais cidades do Brasil.

Na edição deste ano, os resultados indicam que 34% dos brasileiros entrevistados afirmam utilizar o Facebook para trabalho, ante 16% dos consultados no ano passado. Ainda sobre a rede criada por Mark Zuckerberg, o Brasil lidera a lista dos países em que os funcionários acessam o site pelo menos uma vez por dia para fins corporativos e pessoais: 58,8% dos brasileiros entrevistados disseram navegar no Facebook com essa frequência. O Brasil também é o país que figura na pesquisa com mais entrevistados que

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Gráfico indica redes sociais utilizadas pelos iWorkers, segundo resultados da pesquisa em 2010 e 2011. possuem um perfil no Facebook ou no MySpace para uso profissional. Na amostra, 19,7% dos brasileiros consultados afirmaram ter uma página em outro serviço. O Linkedin também apresentou aumento nos acessos no Brasil. Em 2010, 28% dos brasileiros

consultados disseram utilizar o site, enquanto neste ano esse número subiu para 35%.

Para conhecimento: globalmente, foram consultados aproximadamente 2.660 iWorkers e cerca de 560 líderes de áreas de TI de nove países.

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agenda

Janeiro

Dia 28

Fundamentos da Digitalização

Para atender esta demanda crescente de serviços de digitalização, a Guia Training criou um treinamento exclusivo de “Fundamentos da Digitalização”. Neste treinamento você irá aprender as etapas para a elaboração de um projeto de digitalização, desde o dimensionamento das necessidades, passando pela preparação dos documentos, à escolha dos scanners e softwares mais adequados.

O treinamento “Formação em Análise de Processos” ensina como um gestor de processos com o perfil de compreender a ligação entre a estratégia empresarial e a cadeia de valor da empresa.

Obtenha o domínio de metodologias, técnicas e ferramentas para o mapeamento, desenho, melhoria e redesenho dos processos e a importância das equipes na execução dos processos, preparando o ambiente para uma gestão de pessoas, orientada por competências. Conheça também a influência da tecnologia e sua adaptação como suporte a execução de processos e visualização do impacto na introdução de uma gestão orientada por processos.

Informações: Guia Training – Tel: 011 3392 3898 (http://www.guiatraining.com.br)

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Fevereiro

Março

Fundamentos do BPM

AIIM ECM Practitioner

Dia 18

A função de um Analista de Processos é mapear, desenhar, melhorar e redesenhar os processos para que as empresas possam aumentar seus resultados e atingir seus objetivos estratégicos. Com o objetivo de preparar pessoas para desempenharem esta função nas empresas, o treinamento divide as competências mais procuradas por grandes empresas nacionais e multinacionais.

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Dia 25 BPM Prático

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Dias 18 e 25

Formação em Análise de Processos

Dias 20 e 21

O treinamento “ECM Practitioner” é o primeiro do “Programa de Certificação AIIM”. Tem como objetivo fornecer uma sólida formação sobre estratégias, métodos e ferramentas para a gestão de conteúdo. Isto inclui tecnologias e as melhores práticas globais para arquitetar informação, digitalização de imagens, metadados, taxonomias, segurança de conteúdo, gestão de processos e automação, localização, entrega e apresentação de conteúdo.

Informações: Guia Training – Tel: 011 3392 3898 (http://www.guiatraining.com.br)

Dias 20 a 22

AIIM Conference 2012

Conferencia internacional de tecnologias de ECM que terá lugar no próximo ano na cidade de São Francisco (CA). A Guia Business Media, como faz anualmente, está organizando uma missão técnica de brasileiros para conhecer in loco quatro diferentes experiências em empresas norte americanas. Para fazer parte deste grupo, fazer sua inscrição para o evento e também participar do congresso, acesse: http://aiimex-

po.com.br Informações: Jaqueline Eleutério Tel: 011 3392 4111 R. 25 jaqueline@editoraguia.com.br www.docmanagement.com.br

EDIÇÃO 2012

O ponto de encontro da colaboração corporativa O SharePoint 360° é o único congresso brasileiro dedicado à plataforma de colaboração corporativa SharePoint e tecnologias relacionadas. O evento tem como objetivo mostrar as facilidades e os recursos dessa plataforma e sua aplicação nas organizações, por conectar e capacitar profissionais em um ambiente colaborativo. As palestras são apresentadas por especialistas altamente capacitados, incluindo profissionais da própria Microsoft.

Durante o evento, os participantes terão a oportunidade de descobrir como as organizações poderão ter: • Maior interação entre profissionais, parceiros, fornecedores e clientes; • Redução de custos; • Maior produtividade.

• Agilidade no acesso às informações e aos documentos e na tomada de decisão; • Otimização dos fluxos de trabalhos;

Serão também apresentadas as melhores práticas para construir e implantar soluções na plataforma Sharepoint, além de cases de clientes e parceiros, que mostrarão como utilizam os serviços baseados na nuvem para criar valor para suas organizações.

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Captura distribuíd Dicas de quem entende Na primeira matéria colaborativa, especialistas mostram como o capture pode ser o começo da sistematização desse mar de informações que inundam as organizações.

20 Document Management | Novembro Novembro//Dezembro Dezembro11 11

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a N

ão há melhor lugar para buscar percepções atualizadas sobre gestão de conteúdo empresarial do que uma rede social frequentada por especialistas da área.

Ciente disso, os editores de Document Management decidiram que a rede social ECM Connection (www.ecmconnection.com.br), com seus mais de 1.100 membros ativos, seria a fonte ideal para uma matéria colaborativa. O tema escolhido, de crescente interesse

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no mundo empresarial, foi “Como montar um sistema de captura descentralizado para um departamento”. Um tópico de discussões foi aberto com o convite para membros cadastrados responderem a perguntas básicas sobre o assunto. O resultado foi um sucesso.

Ao todo, 14 especialistas compartilharam seus conhecimentos e geraram um rico quadro com visões diferentes em alguns pontos e convergentes em outros. “Esse é o forte de uma matéria colaborativa e aberta’, diz o diretor de

desenvolvimento de negócios da CNC Solutions, Wilton Tamane, autor da ideia encampada pela revista. Para ele, as respostas compõem um quadro da realidade de projetos dessa natureza no Brasil. As visões dos participantes, compiladas aqui, estão disponíveis em sua íntegra na comunidade virtual.

Formam um excelente guia para quem quer se aprofundar no tema.

Definindo captura distribuída A captura distribuída ou descentraliza-

Novembro / Dezembro 11 | Document Management 21

capture

da comporta definições mais ou menos abrangentes, conforme cada ponto de vista. Para Wilton Tamane, esse sistema se vale da digitalização para evitar a entrada e o processamento de documentos em papel, atuando o mais próximo do início do processo de negócio ao qual se aplica. Nessa abordagem, o processamento das imagens e a extração de dados e índices podem ou não ser centralizados. Mas também há, segundo ele, um entendimento de que esse tipo de sistema consiste de digitalização de documentos de acervos geograficamente dispersos e onde a centralização não é possível por questões logísticas, financeiras ou por política interna. “Neste caso, pode ser considerado como um sistema de digitalização em linha de produção, com um ambiente especialmente desenhado com scanners, softwares e recursos humanos voltados à digitalização em alto ou médio volume”, diz.

Paulo Roberto Costa Oliver considera que, genericamente, todos os sistemas que possibilitem a digitalização de documentos externos, recebidos no departamento destinatário, podem ser classificados como descentralizados,

A rede social foi a fonte desse debate. Participe você também dessa e de outras discuções, acesse www.ecmconnection.com.br

Wilton Tamane diretor de desenvolvimento de negócios da CNC Solutions, consultor de Document Imaging, professor, administrador de empresas e especialista em sistemas.

22 Document Management | Novembro / Dezembro 11

Justo Dantas diretor da Digitar Soluções, especializada em estruturação, organização, gerenciamento de documentos, gestão da informação e montagem de bureau de digitalização.

José Roberto de Lazari diretor geral da SML Consultoria e Tecnologia em Informática, com especialização em automação de processos de negócios integrados com gestão de documentos.

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seja a captura de um fax, seja a criação de um novo documento eletrônico, que são inseridos em uma base GED/ECM. Uma forte característica desses sistemas, segundo Leandro Ramos, é o emprego da inteligência, o que resulta em rapidez e assertividade dos processos ligados a fluxos de documentos que circulam entre departamentos e filiais, independentemente de sua localização. “Soluções embarcadas em multifuncionais ou scanners podem ser administradas remotamente nas mais diversas localidades de uma mesma companhia”, ilustra.

Em geral, o conteúdo capturado segue para um repositório central, conforme assinala Walter Neto. Ele lembra que o processamento e o armazenamento dos documentos seguem regras de negócio.

Marcos Nunes Lucania diz que a solução utiliza ferramentas de ECM e/ou Forms Processing através da Web, e explica que não há necessidade de se estar conectado a uma intranet para a inclusão de imagens de documentos físicos ou conteúdo originalmente eletrônico.

Justificativas e aplicações Existem inúmeros cenários, necessidades e benefícios que justificam essa

Rheder Silva diretor de operações para a América Latina da Notable Solutions, especializada em soluções para captura de conteúdo em papel ou eletrônico e para automação comercial.

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abordagem. Para Andre Gutierrez, a lista de benefícios inclui otimização do tempo de execução dos processos, redução do risco de fraudes ou extravios, diminuição dos custos com transportes e afins e aproveitamento dos equipamentos de captura já utilizados na empresa. E, no final do ciclo, o tomador de decisão ganha mais agilidade e amplia o nível de acerto em suas ações.

Evitar ou reduzir o envio de documentos físicos, sobretudo os que fazem parte de processos importantes, é a principal justificativa para adoção desse sistema, na opinião de Marcos Nunes Lucania. “Seja apenas para disponibilização e pesquisa, para processos de workflow que dependem de tarefas de terceiros, ou seja para extração de dados que geram relatórios ou baixa de informações pendentes em bancos de dados”, acrescenta. Ele informa que em áreas como a jurídica, de saúde, de transportes, de seguros e de vendas por catálogo de porta em porta, entre outras, cresce o uso tecnologias de digitalização que auxiliam os negócios a validar e imputar dados remotamente, como OCR, ICR, OMR. O aproveitamento do equipamento

Carlos A. Bassi diretor da Informsys, consultoria para gerenciamento eletrônico da informação com tecnologias ECM/GED, BPM/Workflow, ERM/COLD, Forms Processing e OCR/ICR, entre outras.

já existente na empresa é fator de peso para aprovação de um investimento nessa área, segundo Rheder Silva. “Iniciar um novo projeto alterando toda uma cultura e costume dos usuários sempre será o caminho mais difícil”, diz ele. Já Carlos A. Bassi enxerga forte apelo na redução de deslocamentos físicos e custos associados.

Como exemplo de aplicações, Leandro Ramos cita processos de entrada e saída de notas fiscais, logística ou negócios que dependem do rápido tráfego e armazenamento de documentos, mas não precisam esperar pelo papel. Paulo Roberto Costa Oliver ilustra com processos da área de saúde, como a troca de documentos entre hospitais e planos de saúde para a internação de pacientes. Também cita o envio de informações de jurisdicionados de um Tribunal de Contas a partir de suas respectivas Inspetorias Regionais, como exemplo de captura distribuída aplicada a processos centralizados que disponibilizam vários pontos de entrada de informações. Justo Dantas contribui mencionando o setor público, que, por meio desse tipo de sistema, pode agilizar o atendimento ao cidadão e as suas

Daniel Dias Pinto arquiteto ECM da smartGED.com, com especialização em Enterprise Content Management e Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Leandro Ramos diretor comercial da IBSolution, diretor de tecnologia da IBSolution Impressão Controlada, com especialização em soluções de impressão, captura e indexação de digitalizações.

Novembro / Dezembro 11 | Document Management 23

capture

prestações de contas.

Segundo Walter Neto, o sistema é ideal para quem quer evitar erros de transmissão de informações e melhorar produtividade, além de diminuir o tempo de resposta em diversas operações, como aprovação de cadastro e de crédito. Já Silvio Sence enxerga como forte apelo da captura distribuída a rapidez com que informações analíticas ou gerenciais de documentos entram nos sistemas centrais e participam do negócio da empresa, suportando a tomada de decisão. “A utilização de multifuncionais com aplicações embarcadas deixa disponíveis a imagem do documento físico e todos os metadados associados. Processo semelhante pode ser implantado para documentos eletrônicos que, quando guardados nos lugares corretos, permitem a extração das informações e sua disponibilização nos sistemas centrais”, diz.

Fatores críticos de sucesso Os especialistas relacionaram alguns cuidados e fatores que consideram críticos para que um projeto dessa natureza seja bem-sucedido. Justo Dantas inicia a lista com os itens “viabilidade finan-

Paulo Roberto Costa Oliver diretor de operações da Oliver Informática e Consultoria, que faz análise de viabilidade técnica e econômica de sistemas, automação de escritórios e implantação de GED/ECM workflow/BPM.

Walter Pinto Neto diretor de operações da Kanzen, com especialização em outsourcing de impressão e gestão eletrônica de documentos.

24 Document Management | Novembro / Dezembro 11

Marcos Nunes Lucania consultor da Macrosolution, com especialização em projetos de ECM/GED/ Forms Processing/DI.

Renan Delgado gerente de projetos da TCI BPO, formado em Gestão de Projetos de TI e com experiência em implantação de projetos de ECM.

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ceira” e “cuidado com a segurança da informação”. José Roberto de Lazari diz que, além da segurança da informação, é preciso prever a diversidade física e quantidade dos documentos, o parque de equipamentos que será utilizado e principalmente o tipo de conexão disponível. Também destaca que o ambiente operacional deve estar aderente à solução desejada e considera importante haver plano para gestão de mudança, treinamento e melhoria contínua.

A expectativa do cliente, no que diz respeito a tempos de entrega de informação versus infraestrutura, deve ser considerada, na visão de Rheder Silva. “Muitas vezes clientes temem ‘carregar’ a rede, mas a carga poderá ser mínima se a digitalização for bem feita e bem configurada”, diz.

Carlos A. Bassi acredita que, antes de tudo, é necessário um mapeamento e definição criteriosa dos tipos e volumes de documentos que serão capturados, de forma a evitar acúmulo de “lixo” nos repositórios.

Depois disso, viria a definição dos

Rodrigo Romão da Silva diretor de tecnologia da IBSolution Impressão Controlada, com especialização em soluções de impressão, captura e indexação de digitalizações.

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níveis de segurança de captura e acesso pelos usuários e, por fim, uma avaliação e revisão dos meios de comunicação disponíveis na organização.

O custo com a implantação de equipamentos de captura e disponibilidade e custos com links de transmissão de dados são os dois principais fatores de sucesso em um ambiente distribuído, na visão de Daniel Dias. Ele sugere o compartilhamento de link com operações primordiais da filial, como operações de cartão de crédito e sistemas de gestão.

Paulo Roberto Costa Oliver alerta para a importância de minucioso levantamento para modelar o processo e prever o tratamento de exceções. “Deve-se prever todos os diferentes tipos de documentos, considerando características físicas e principalmente a classificação do assunto pelo conteúdo de suas informações, de forma a confirmar sua correta destinação”, diz ele, salientando ainda que devem ser consideradas as premissas inerentes a todo projeto de GED/ECM no que

Andre Gutierrez diretor de marketing da CSI Service.

Silvio Sence gerente de TI da Low Cost, responsável por equipes de gestão de projetos, infraestrutura e fábrica de software.

Nos últimos anos vem se dedicando a soluções de ECM.

capture

tange a metadados, nomenclaturas, segurança, sigilo, preservação etc.

O conselho de Marcos Nunes Lucania é vivenciar o processo do cliente e não se apegar a nenhuma ferramenta específica do mercado, enquanto Rodrigo Romão da Silva orienta para o desenho de um projeto de digitalização que exija menos treinamento dos usuários. Andre Gutierrez alerta que o mais importante é respeitar as regras de negócio da empresa, mas também assinala como essencial a observação de tipos de documentos existentes, a mídia em que estão, a volumetria, o tipo de conexão, a segurança da transmissão, a padronização e o treinamento do processo.

Para Silvio Sence, a probabilidade de sucesso é alta se a empresa contar com um bom sistema que controle e

faça a gestão completa das informações.

“Uma vez feita a captura descentralizada, o processo não está finalizado”, diz.

Ele sugere, como complemento, um sistema de ECM/EIM que faça desde extração de dados e guarda de imagem e metadados até a gestão da temporalidade e dos processos, entre outros recursos.

Renan Delgado aproveita para fornecer uma completa lista de itens que compõem um projeto dessa natureza, começando com a identificação dos principais stakeholders e com o entendimento do negócio do cliente, e finalizando com a autenticação e definição dos responsáveis pela integridade da informação.

Da sua parte, Wilton Tamane lembra que mapeamento e modelagem do

26 Document Management | Novembro / Dezembro 11

processo de negócio são fundamentais para determinar quais atividades de um processo de digitalização serão realizadas no ponto remoto e quais serão realizadas de forma centralizada ou em subcentros. Entre outras dicas, ele menciona que, na maioria dos casos, o controle e a rastreabilidade dos documentos físicos são essenciais para dar legitimidade e segurança ao processo. “O uso de código de barras pode ser essencial.”

Premissas e arquitetura Premissas básicas e arquitetura do sistema de captura distribuída são temas áridos, mas isso não reduziu o interesse dos especialistas em compartilhar experiências. José Roberto de Lazari advoga que o sistema deve ter capacidade de automação de tare-

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fas, gerenciamento de transferência de dados, integração com ambientes complexos e, principalmente, monitoramento contra falhas. “Pode ser cliente/servidor, mas é mais indicado que seja web based”, diz.

Carlos A. Bassi informa que, em geral, a solução descentralizada se baseia em arquitetura web e utilização de equipamentos multifuncionais para captura. Ele lista, como premissas, capacidade e abrangência dos meios de comunicação e equipamentos de captura com interface simples e flexível, aptos a se integrar com as soluções de gerenciamento de documentos.

Walter Neto informa que telas touchscreen são bastante recomendadas e encontradas em grande parte das multifuncionais. Para ele, quanto mais

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amigável, melhor a aceitação e menor a quantidade de erros de operação.

Segundo Daniel Dias, o maior desafio nessas soluções é integrar uma aplicação web com um scanner conectado ao computador. “Restrições de segurança e disponibilidade de componentes para este fim geralmente são o maior problema”, diz ele, acrescentando que, diferentemente de um ambiente centralizado, neste caso, o parque informático não é controlado, podendo contar com inúmeras configurações diferentes.

Para Leandro Ramos, é importante o alinhamento dos detalhes técnicos - como qualidade das imagens e storage - com as necessidades do cliente. O especialista afirma que o repositório GED customizado

capture

facilita a recuperação ou o start de um workflow. Ele sugere a utilização de multifuncionais com solução pré-configurada e automatização da captura, de forma que o usuário não precise de muitos requisitos técnicos.

Andre Gutierrez também defende que o sistema deve permitir maior automatização. “É extremamente relevante sistemas que possuem capacidade de integração com sistemas legados e sistemas de gerenciamento de documentos”, diz ele, informando que geralmente são utilizados multifuncionais, porque há aproveitamento do parque existente. Já Wilton Tamane diz que o uso de multifuncionais deve ser minimizado, priorizando-se o uso de scanners.

Da sua parte, Renan Delgado aproveita para relacionar uma série de requisitos que considera relevantes para o sistema, como possibilidade de configuração da resolução, coloração e formato de saída dos documentos e compatibilidade entre scanner e sistema de captura, entre outros.

Prazos para implantação O tempo médio para o desenvolvimento e implementação de um projeto dessa natureza pode variar de semanas a vários meses, dependendo da sua complexidade. Segundo José Roberto de Lazari, além da complexidade, outros fatores que interferem nesse prazo são o grau de integração com sistemas legados, o plano de implantação e dispersão da solução e o ambiente onde o sistema será instalado. “Projetos mais padronizados podem ser implantados em menos de uma semana”, diz. Rheder Silva inclui nessa lista o volume e a quantidade de campos a ser indexados, além das verificações de regras de negócios.

Daniel Dias calcula que, considerando apenas a implantação da infraestrutura de captura distribuída (excluídos os processos e subsistemas integrantes da solução centralizada), o desenvolvimento de uma solução pode durar até um ano. “A customização de uma solução de mercado pode acontecer em 3 a 6 meses”, diz.

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Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pósgraduação da Fesp e Unip.

Implementou alguns dos maiores projetos do País.

Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies, publicado em Dubai, em 2001.

Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br

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E

studo da Ernst & Young publicado pela Folha de São Paulo, em 12/11/2011, revela uma pesquisa realizada com executivos de todo o mundo. Nesta, foram identificadas empresas que pretendem crescer e explorar o poder de consumo da nova classe média mundial e, para tanto, precisam repensar suas estratégias para os próximos anos. Os executivos afirmaram que entender as necessidades desses consumidores e ter excelência operacional e em tecnologia são as estratégias mais importantes nesse contexto.

Por outro lado, após comentar recentemente com um grupo de alunos sobre a sequência de cenas do filme Tropa de Elite 2, na qual o Capitão Matias é designado para gerenciar o arquivo central do quartel, acabei sendo agraciado com um videoclipe deste trecho, permitindo que eu assistisse a este de forma mais detalhada. Chamou atenção não só a perfeição do cenário “arquivo” como o fato de haver caixas box sob a cama da cela, onde o Capitão acaba sendo preso. Para quem não assistiu a este candidato ao Oscar, o Capitão Matias, após cair em desgraça perante o governador, é “promovido” a gestor do arquivo central do quartel da PM. Revoltado com o seu degredo, põe a boca no mundo através de uma jornalista e então é preso.

Fico imaginando esse filme sendo apresentado ao comitê julgador do Oscar, composto por cidadãos norte-americanos para quem a função de arquivista é algo nobre. Segundo pesquisa publicada no site www.salary.com, o salário anual médio de um gestor de registros (records manager) nos EUA é de US$ 76.215,00, podendo ultrapassar os US$ 100.000,00.

Como podemos entender o nosso cliente se as informações sobre este não estão estruturadas de forma que seja possível a extração de novas visões e oportunidades de negócio? Ou pior, ficam em caixas box empilhadas em algum canto?

Não é à toa que a indústria da gestão da informação chama a atual onda em que estamos surfando de EIM – Enterprise Information Management (gestão da informação corporativa), pois o objetivo é termos TODAS as informações, estruturadas ou não, sob uma única camada, permitindo a extração de novos dados através do uso de ferramental de BI – Business Intelligence. Contratos existentes, propostas já apresentadas, perfis de clientes, documentação de concorrentes, e-mails trocados e mensagens de redes

30 Document Management | Novembro / Dezembro 11

sociais podem ser fontes valiosas de informações para a identificação de tendências, deficiências e novas oportunidades, aumentando a vantagem competitiva. É óbvio que todo esse acervo precisa estar organizado e classificado para permitir que essas extrações de informações possam ocorrer. Da mesma maneira, o uso do ECM e EIM para a excelência operacional e a minimização dos processos em papel deveria ter o seu espaço garantido nas agendas do Novo Ano. Cabe então desejar que em 2012 os executivos brasileiros (72 deles participaram da pesquisa da Ernst&Young) ponham efetivamente em prática as estratégias sugeridas, permitindo que as organizações brasileiras sejam competitivas neste mundo mais globalizado, com uma excelência em tecnologia que possibilita entender os consumidores e ter uma maior qualidade operacional. Além disso, espero que possamos mitigar impactos ambientais com a diminuição do uso do papel nos nossos processos de negócio, expandindo os conceitos do Green ECM. Um Feliz Ano Novo a todos! E que o Tropa de Elite 2 ganhe o Oscar!

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THE

CONFERENCE 20 a 22 de Março de 2012 | São Francisco, CA

Participe conosco do maior evento mundial sobre ECM A Revista DOCUMENT MANAGEMENT está organizando uma comitiva de empresários brasileiros para participar da AIIM Conference 2012, nos dias 20 a 22 de março, em São Francisco, Califórnia (EUA). O evento é realizado pela maior entidade de ECM do mundo e será composto por congresso, com os principais especialistas do setor, e exposição dos maiores fornecedores internacionais de soluções em gestão de informações e documentos corporativos.

MISSÃO 2012

A AIIM Conference também mostrará aos participantes como aproveitar as oportunidades dessa nova era da informação, incluindo três cenários: Engajamento

Processo

Usar tecnologias de conteúdo social para compartilhar conhecimentos e interagir com clientes.

Automatizar e otimizar o fluxo de conteúdos associados aos processos operacionais e administrativos.

Venha com a gente nessa missão.

• Pacote de viagem pode ser parcelado em até 6X no cartão de crédito • 2 visitas técnicas já confirmadas

• Visibilidade na cobertura do evento que será realizada pela revista Document Management, pelo portal www.docmanagement.com.br e pelo site da comitiva - www.aiimexpo.com.br

• Segurança de uma viagem em grupo OBS: Não inclusos: café da manhã, taxas aeroportuárias, despesas com documentação, pernoites e refeições não mencionadas ou que por qualquer motivo excedam as programadas, gorjetas nos restaurantes e hotéis e despesas pessoais (lavanderia, telefonemas, passeios)

Controle

Gerenciar as informações em todo seu ciclo de vida, a fim de minimizar os riscos e cumprir os regulamentos.

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Segurança

Ricardo Fernandes

Dizendo SIM para a força de trabalho remoto Divulgação

Ricardo Fernandes, Vice-presidente de Segurança da CA Technologies para a América Latina

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

O

s CIOs gostariam de parar de dizer não para a força de trabalho remoto. Na condição de parte cada vez mais integrante do negócio, eles gostariam que SIM fosse a palavra certa! Na verdade, os CIOs têm boas razões para dizerem não: hoje, os usuários acessam os recursos da empresa de uma grande variedade de dispositivos, como laptops, computadores pessoais, netbooks, smartphones e tablets, além de frequentemente também se conectarem a serviços baseados em nuvem.

Adicionalmente, há também a globalização. Os funcionários de muitas empresas agora utilizam espaços colaborativos para interagir com seus colegas e parceiros em qualquer lugar do mundo. Esses parceiros, por sua vez, estão tão entrelaçados com as outras empresas que se assemelham – ao menos para os sistemas de TI – a um funcionário comum.

As maneiras tradicionais de identificação e garantia de acesso não são mais adequadas. CIOs e CSOs precisam saber quem tem acesso, a quais informações e em quais plataformas. Eles também precisam controlar o tipo de acesso e quais são as ações permitidas ao usuário a partir do momento em que este acessa a determinadas informações.

No sentido de reaver o controle, alguns CIOs optam simplesmente por dizerem “não” a seus usuários.

Infelizmente, a “regra do não” é falha. Os funcionários continuarão a utilizar seus dispositivos pessoais, a acessar suas redes sociais, e continuarão utilizando seus serviços baseados em nuvem. A diferença é que, muitas vezes, eles farão isso sem o consentimento da TI. Torna-se necessária, em razão disso, uma abordagem focada em conteúdos (definida como ‘content-aware’) para o melhor Gerenciamento de Identidade e Acesso (IAM, de Identity and Access Management). A próxima geração de IAM provê controles completos sobre quais dados podem ser acessados, o que os usuários estão autorizados a fazer com estes dados, quais dispositivos eles estão utilizando e de onde eles estão acessando.

Tome como exemplo instituições financeiras que trabalham com riscos de fraudes. Os bancos possuem um grande conhecimento da vida de seus consumidores, incluindo suas residências, transações financeiras típicas e sistemas de acesso que utilizam.

Todas estas informações são coletadas por softwares

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financeiros ou serviços que utilizam estes dados para criar níveis de risco para cada transação.

Os CIOs de organizações pertencentes a qualquer ramo de atividade podem ter um controle similar sobre seus dados e autorizar o acesso de praticamente qualquer dispositivo, sem perder o controle ou sacrificar a segurança.

Isso porque os CIOs que desejam parar de dizer “não” para a força de trabalho remoto tem agora um novo aliado: a próxima geração de IAM com autenticação avançada. Ao dar total suporte a novas formas de trabalho, e assim aumentar a produtividade, a autenticação avançada permite que os CIOs comecem a falar “sim”.

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Informação diária para ajudar você com esse mar de informações

A Revista Document Management e o portal Docmanagement têm mostrado a profissionais como você, o que funciona - e o que não funciona - no mercado hoje.

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case

Caroline Sarmento

Certificação em Hospitais O Hospital Samaritano de São Paulo investiu R$ 400 mil em sistemas de certificação digital, em uma solução desenvolvida pela Certisign que juntamente com a E-Val integram um novo modelo de gestão hospitalar.

Autenticidade,

rios e a cada modificação, imprimir um novo para assim assiná-lo. diminuição de papel e agilidade no proO projeto levou cerca de três anos cesso dos Prontuários Eletrônicos dos para estar completo, desde a implantaPacientes (PEPs) foram os motivos que ção, planejamento, até o treinamento levaram o Hospital Samaritano de São dos usuários (que levou três meses) para Paulo a implantar em sua unidade uma que se adaptassem ao novo sistema. Desolução de certificação digital. O recurso pois de concluído, o tempo do processo foi desenvolvido pela Certisign, empresa foi reduzido, pois os profissionais pudeespecializada em soluções de certificação ram autenticar os PEPs, descartando a digital, em parceria com a E-VAL, compapossibilidade de impressão e diminuindo nhia de soluções para a área de gestão a quantidade de papel utilizado. de documentos em saúde.

“A maior garantia que ganhamos Foram utilizados módulos de assidepois da implementação é a autennatura digital, incorporados no sistema ticação e segurança do paciente. Não de prontuário eletrônico Tasy, da Wheb tem como um residente, por exemplo, Sistemas, que desenvolve software de assinar no lugar de um doutor. O progestão para o segmento da saúde e fissional também sabe que não terá seu que são certificados digitalmente. “Tais nome utilizado de maneira fraudulenta módulos são responsáveis pela geração numa determinada conduta médica”, e validação das assinaturas, de forma explica Simão. Ao todo, foram 2.500 Décio Tomaz da Certisign: O uso de que não aumentem desnecessariamente colaboradores e profissionais médicos certificação digital na área de saúde é um a base de dados, e que tenham registros dos grandes exemplos da solução do Hospital que passaram a utilizar a de auditoria, além de estarem de acordo certificação digital. Foi um investimento com os preceitos do Conselho Federal de R$ 400 mil, onde se estima um rede Medicina e dos requisitos especificados no Manual de Certitorno em até 24 meses e redução de 500 mil folhas de papéis. ficação de Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde (S-RES) da “O cliente pode acessar os dados do paciente e também perSociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS)”, afirma o mitir que o mesmo tenha as informações necessárias, de modo diretor da E-VAL, Luis Gustavo Kiatake. digital”, afirma o diretor comercial de soluções corporativas da A unidade precisava de um projeto personalizado para imCertisign, Decio Tomaz. De acordo com o executivo, além da gaplantação do certificado digital no PEP do hospital. “Não faz sen- rantia da autenticação nos laudos médicos, o paciente pode levar tido você implantar um prontuário eletrônico no hospital e não para casa, em CD e em imagens, o arquivo dos exames realizacertificá-lo digitalmente. A dinâmica de trabalho que o uso do dos. Com a certificação, o Hospital recebe a cada três anos uma prontuário eletrônico impõe aumenta drasticamente a quantidarenovação da Acreditação da Joint Commission International (JCI) de de papel se não estiver combinado com o certificado digital, - órgão certificador de serviços de saúde. descartando inúmeras impressões para certificá-los manualmenA solução implantada no Samaritano foi a primeira parceria te”, afirma o gerente executivo de TI do Hospital Samaritano, entre as companhias e deu abertura para que as empresas traKlaiton Luís Ferretti Simão. balhassem juntas em casos como Instituto do Câncer do Estado Apenas com os PEPs (sem a certificação digital), além de de São Paulo (ICESP), que faz parte do Complexo do Hospital das aumentar o número de papéis, era maior o tempo para que o Clínicas, entre outros. “Esses são os dois maiores cases de uso médico os assinasse, autenticasse e entregasse aos pacientes. da certificação digital na saúde com uso de sistemas certificados Antes, os enfermeiros ou médicos tinham que abrir os prontuápela SBIS”, finaliza Kiatake.

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Seu futuro em um click

Soluções SML em Gestão Documental e Automação de Processos

Gestão e controle de prazos e processos; Redução do tempo de análise e concessão; Redução de fraudes; Plataforma 100% web; Redução dos custos de guarda e transporte dos documentos bem como do manuseio; Auditoria: quem, o que e quando foi feito; Informações e documentos eletrônicos on-line; Sustentabilidade - menos consumo de papel e emissão de gás carbônico; Qualidade de visualização dos documentos em comparação com sistemas atuais (fax e fotocópias); Mais de 4 mil pontos de captura/digitalização; Mais de 9 mil usuários no Brasil e na América Latina; Soluções on-site e cloud computing.

(11) 3262-2343 www.smlinfo.com.br comercial@smlinfo.com.br

case

Caroline Sarmento

Segurança e virtualização Diminuir servidores, permitir que usuários tenham acesso às informações de seus desktops em qualquer local, e reduzir energia e tempo foram alguns dos motivos que fizeram a Univen projetar a virtualização da sua infraestrutura de TI, sem interrupções e, principalmente, sem traumas desgastantes para os responsáveis e usuários.

Os 20

servidores na área de Para Novaes, a segurança do sistema Tecnologia da Inforpermitiu um melhor controle de acesso às mação da Univen, refinaria nacional de informações, ao gerenciamento de dados derivados de petróleo, foram substituídos, e também possibilitou que a companhia em um único ambiente, por quatro equiobtivesse um diferencial diante de seus pamentos e mais outros servidores em concorrentes. “A agilidade é vital para o nuvem, que passaram a fazer parte do negócio. Nosso mercado é muito dinâmico. sistema de operação de TI da companhia.

Imagine quantas vezes não são feitos A implementação foi parte do procesprojetos e quantos dados são alterados por so realizado em parceria com a VMware, dia? Transformamos em horas um processo empresa de virtualização e infraestrutura que demorava alguns dias”, explica o gede nuvem, projetado para virtualizar toda a rente de TI. infraestrutura de TI da refinaria e seus quaSegundo o engenheiro de sistemas tro ambientes SAP, que compreendem: da VMWare, Anderson Germano, nesta produção, desenvolvimento, qualidade operação foram usadas duas soluções da e solution manager (gerenciamento de companhia, a VMware vSphere, que auxisoluções). liou no desenvolvimento da infraestrutura Conforme destaca o gerente de TI de data centers virtuais, e a VMware View, da Univen Petróleo, Diógines Gianini Noque permite aos usuários acessarem seus vaes, o objetivo da Univen para realização Anderson Germano da VMWare: Benefícios desktops de qualquer lugar. desse processo era um só: a centralização claros para o setor de TI e para todos os Segundo Germano, os recursos desenusuários. dos dados. volvidos neste caso beneficiam as duas “Antes, as informações eram descentralizadas e armazenadas partes interessadas, tanto a TI quanto o usuário. em servidores distintos, o que demandava muito tempo com a busca.

Ele explica que a TI pode interagir na manutenção do equiHoje estamos mais ágeis, tivemos uma melhora no gerenciamento pamento virtual do usuário, que por sua vez, pode ter acesso ao das informações, nos processos, nos dados e nos projetos”, afirma. backup do seu desktop. “Por exemplo: se no local onde a solução Além dos benefícios operacionais, o ganho com espaço físico tamestá instalada houve uma queda de energia, o usuário pode conbém contribuiu para a redução de custos com energia. tinuar a obter as informações de onde parou, independente da “Quando começamos a implementar o sistema de virtualização, máquina”, exemplifica. conseguimos economizar cerca de 60% dos gastos com eletricidade, De acordo com Novaes, todo esse processo foi iniciado no ano que gerou uma economia de 40% dos custos gerais”, reitera Novaes. passado e desde o começo de 2011 vem evoluindo em novas eta“Nosso maior ganho”, continua ele,”além da otimização de espaço, pas, como a virtualização da base instalada da Univen de desktops. foi a agilidade que implementamos nos processos com a segurança Outros projetos com a VMware poderão ser firmados em 2012, em proporcionada”, afirma o executivo. novos planos de ampliação.

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documentos

Angelo Volpi e Cinthia Freitas

Está chovendo informação Divulgação

Angelo Volpi é tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br Cinthia A. Freitas Professora Titular da PUCPR e Doutora em Informática. almendracinthia@gmail.com

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O

utro dia em uma roda de amigos começamos a falar de nuvem e para nossa surpresa pouca gente tem ideia da extensão deste conceito. É verdade que a própria metáfora e a tradução equivocada para computação “nas” nuvens, em vez de “em” nuvens, por si só, já contribuem para a confusão sobre o tema.

Antes de qualquer coisa é importante ficar claro que a “nuvem” é de máquinas que se encontram conectadas pela internet, e por aí nos fornecem uma variada gama de serviços. A principal vantagem de seu uso é a economia associada com a acessibilidade, ou seja, a praticidade aliada à redução de custos.

Atualmente ela nos permite um rol de produtos que vão do simples armazenamento de dados até a possibilidade de uso remoto de processadores, passando por plataformas, suporte e tudo que envolve TI. Assim, a computação em nuvens é uma nova forma de organização da sociedade tecnológica que como num passe de mágica nos permite migrar dos nossos desktops, notebooks e aparelhos móveis para servidores corporativos em nuvem computacional.

A economia está na otimização do uso, conhecida como utility computing, cujo objetivo é fornecer suporte físico para armazenamento, processamento e banda com acesso facilitado; um verdadeiro “shopping” na web. Ela vem na onda da economia por escala potencializada pelo volume de usuários de determinado serviço. A teoria da “cauda longa”, bem descrita no livro de mesmo nome de autoria de Chris Anderson, sintetiza bem a mudança no conceito do comércio de bens e serviços por volume, demanda e escala.

Sabe-se que ao longo da evolução tecnológica a busca é pelo aumento de velocidade, da capacidade de processamento e de armazenamento, bem como pela diminuição do tamanho físico dos aparatos eletrônicos e digitais. As palavras de ordem tornaramse: desempenho, mobilidade, disponibilidade e confidencialidade. Atualmente, a estas palavras foi adicionada ainda a palavra liberdade, fazendo com que a nuvem afete desde o usuário casual até o desenvolvedor de software, do gerente de TI ao fabricante do hardware.

A nuvem está colocando em discussão os princípios básicos de segurança (confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade) e, ainda, os aspectos de autoria, irrefutabilidade e

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auditabilidade. Será que todos estes princípios poderão ser mantidos pela nuvem? Que garantias terá o consumidor? Que obrigações terá o fornecedor?

Como questões em aberto pode-se citar ainda a localização física dos dados: como será tratado, pelo provedor da nuvem, o conjunto de dados e informações caso o usuário deixe de pagar pelo serviço? E em se tratando de dados hackeados, como garantir a identificação das partes durante o acesso e uso dos dados/informações?

Caso o leitor faça uso, por exemplo, do serviço de e-mail (Gmail) ou do editor de texto (Google docs), ambos da Google, ele já é um usuário de uma nuvem pública. Porém, poucos usuários ficam atentos ao termo de uso (www.google.com/accounts/ TOS?loc=BR&hl=pt-BR), principalmente no que diz respeito aos itens 14 (EXCLUSÃO DE GARANTIAS) e 15 (LIMITAÇÃO DE RESPONSABILIDADE).

Os conceitos de “nuvem pública” (acessado por todos indiscriminadamente), nuvem privada, (usado por organizações em sistema fechado), e ainda comunidades híbridas, permitem diferentes modelos de implantação e refletem a demanda pelos processos de negócios em nuvens com foco nas questões acima citadas. Certamente as maiores barreiras da computação em nuvens estão no sigilo e armazenamento. Nossa cultura milenar do papel desenvolveu o senso de posse e guarda, e tudo aquilo que não está sob nosso olhar, gaveta, armário ou cofre, não nos parece seguro. Sabemos o quanto essa cultura permanece nas pessoas, refletindo em empresas e organizações privadas e públicas.

No tocante a documentos, queremos crer que somente aqueles originalmente digitais terão seu espaço e ambiente amplamente difundidos nas nuvens. Mesmo assim, raros são os casos de uso público, pois os ambientes empresarial, legal e político praticamente impõem o armazenamento e trânsito em servidores e redes privadas.

Os documentos digitalizados com valor legal, cujos originais recomenda-se o arquivamento, tendem a usar da nuvem a sua capacidade de acessibilidade e disponibilidade. O surrado ditado que o seguro morre de velho cabe perfeitamente no caso. Num país onde a prova documental em papel reina egregiamente, cautela sempre será o parecer final dos departamentos jurídicos... e nosso também!.

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ecm

Alan Pelz-Sharpe

Mitos sobre o SharePoint Divulgação

Alan Pelz-SharpE é diretor do The Real Story Group (www.realstorygroup. com), cobrindo e aconselhando sobre tecnologias de ECM e suas práticas. Está focado em suas próprias pesquisas na área de document management, enterprise colaboration, SharePoint e archiving.

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N

os últimos anos eu participei da organização de um evento chamado SharePoint Symposium.

Este evento foi desenhado em todos os sentidos para reunir compradores e usuários do Microsoft SharePoint, dentro de um formato que, essencialmente, exclui qualquer tipo de venda ou promoção do produto da Microsoft. É um fórum para que as pessoas possam aprender diretamente com seus pares e, ao mesmo tempo, ter algumas dicas de especialistas. Até este ano, o público era extremamente entusiasta sobre o SharePoint, e as tentativas de levar a discussão a níveis que mostravam os desafios que a ferramenta apresentava não eram ouvidas pelo público. Mas este ano, alguma coisa mudou. Na apresentação inicial da conferência, fizemos uma pergunta ao público: Numa só palavra, o que melhor descreve o SharePoint para você?

A predominância de respostas negativas dadas realmente nos surpreendeu: • Complexo • Viral • Colaborativo • Desajeitado/incômodo

• Enganoso • Social • Incessante

Eu não tenho dúvida que se tivéssemos feito a mesma pergunta anos atrás, teríamos obtido respostas mais positivas. Outras conversas revelaram que os compradores e usuários do SharePoint, presentes ao encontro, estão presos entre os altos e baixos da abordagem para implementação. De baixo para cima, o que acontece é que TI tem jogado o problema do SharePoint por cima do muro e os usuários para escanteio, deixando-os por conta do “sistema de autoajuda”, assim interessados, principalmente, os usuários de negócios simplesmente ignoram a TI e adquirem o SharePoint por conta própria.

E de cima para baixo o que acontece é que a TI providencia uma usabilidade muito elementar e inusável dos ambientes do SharePoint com treinamentos e capacitação insuficientes. O que se perde com os tipos de abordagem é: A análise de negócios O gerenciamento de mudanças E o gerenciamento das informações Nem os grupos de negócios que experimentam o SharePoint, nem o departamento de TI, que

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tecnicamente é o proprietário da plataforma, oferecem este tipo de habilidade a ninguém. No entanto, ambos pressupõem que de alguma forma, o outro vai resolver o problema. Isso não representa uma falha do SharePoint, mesmo porque houve um crescimento de sua base instalada, mas isso também não mostra a falta de apoio e recursos ou mesmo a criticidade para os usuários.

Os compradores de tecnologia desejam sempre ter respostas fáceis para problemas complexos e estão preparados para investir montanhas de dinheiro na compra de “soluções”, mas hesitam diante da ideia de gastar tempo e priorizar suas necessidades básicas, para fazer uma análise ou priorizar as tarefas e etapas do gerenciamento de mudança.

Embora essas habilidades sejam básicas no gerenciamento, principalmente entre consultores da década de 1990, poucos hoje sabem avaliar as organizações, mapear processos de negócios, agilizar atividades ineficientes e gerir a mudança de forma eficaz. Poucos ainda sabem como aplicar o gerenciamento básico das informações, especialmente diante do crescimento do volume de dados eletrônicos.

Existe uma crença ingênua de que a tecnologia por si só resolverá todos os problemas. Bom, a verdade é: Ela nunca o fez e provavelmente nunca o fará.

Nós podemos dizer simplesmente que há uma falta de habilidades no SharePoint, mas esse não é o problema real. A falta de habilidades e de comprometimento com os reais recursos é o que estamos falando aqui. Isso não acontece somente com o SharePoint, claro, mas tem sido um problema recorrente que acontece com a implantação de sistemas de ECM e de Gestão de Documentos por muitos anos.

Como consultor e analista da indústria de ECM, eu sempre digo às pessoas que não precisam de nenhuma tecnologia a mais, elas necessitam fazer um uso apropriado do que já possuem. Assim, elas devem investir naquilo que facilita seus próprios negócios e precisam se direcionar para os grandes benefícios que o ECM é capaz de proporcionar, e não em mais softwares.

Lembrem-se que o SharePoint é igual a qualquer outra plataforma de ECM: Não se pode instalar e esquecer. Os adeptos do SharePoint na nuvem percebem isso melhor. A opção de Cloud para muitos pode ser sua última tentativa de compra de respostas técnicas para resolver problemas de negócio.

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paperless

Susana Batimarchi

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O Escritório sem papel é possível?

Com tudo que a tecnologia oferece ao mercado em termos de softwares, hardware, estudos e novos métodos, mesmo assim, os escritórios ainda não estão livres do papel. Desde que a ideia começou a ser materializada, por assim dizer, em meados dos anos 70 com a publicação de um artigo na BusinessWeek, sobre o futuro do trabalho nos escritórios, muito (mas muito mesmo!) se discutiu sobre a viabilidade dos escritórios trabalharem sem a mídia papel.

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paperless

A

para os olhos, um computador portátil pode ser usado no sofá ou na cama, assim como os tablets ou mesmo uma grande geração de novos e mais modernos smartphones. O baixo custo desses produtos aliado aos recursos de valor agregado, como a visualização ou edição de vídeo, animação, áudios, acesso a storages e à nuvem, enfim, na Era do Big Data, levam muitos a argumentar que o papel é agora obsoleto para todos, mas há aqueles que são mais céticos.

Daí, a mesma discussão iniciada há pelo menos 30 anos continua quente. E como...

Contra e a favor

“O Paperless Office é e será um mito para todas as empresas que não derem o primeiro passo, e que não acreditam que é possível”, argumenta o consultor Carlos Latourrette, que atua em Portugal há mais de 15 anos na área de gestão de conteúdo

Fernando Lewis, vice-presidente da HP no Brasil, afirma que a tendência do escritório sem papel não interfere no mercado de impressão que, para o executivo, migra de um setor para outro

Divulgação

ideia geral sobre o Paperless Office, ou Escritório Sem Papel, desde o princípio é que a automação de escritório, trazida pela “modernidade do uso de equipamentos”, possibilitaria ao papel ter uma finalidade redundante nas tarefas rotineiras de um escritório, e esse conceito ganhou destaque com a introdução do computador pessoal. Enquanto a previsão de um PC em cada mesa foi notavelmente profética, a ideia (ou o sonho) do “escritório sem papel” ainda não é realidade.

Melhorias em equipamentos como fotocopiadoras, impressoras, multifuncionais, scanners e mais recentemente os tablets, iPads, iPhones e os smartphones, tornaram muito mais fácil reproduzir documentos em massa, fazendo com que o uso mundial de papel de escritório tenha se quintuplicado nos últimos 10 anos.

Muito desse crescimento deve ser atribuído à maior facilidade de produção de documentos nascidos digitais e que podem ou não se transformar em novos documentos em papel, ou mesmo ao avanço das multifuncionais e uso generalizado de comunicação eletrônica, o que resultou em usuários recebendo um grande número de documentos que são muitas vezes impressos (cerca de 19 vezes por documento, segundo dados da AIIM).

Telas dos computadores modernos tornam a leitura menos cansativa

Carlos Latourrette, consultor que atua há mais de 15 anos na área de gestão de conteúdo corporativo

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corporativo. Para o especialista que conhece de perto o mercado europeu, a descrença baseia-se na falta de um alinhamento da visão/missão corporativa com as tecnologias de ECM disponíveis em nível global. O Paperless Office pode ser uma realidade numa perspectiva de melhoria contínua. Por isso, vamos começar por Less Paper Office e ver até onde conseguimos chegar”, ensina o consultor, “Diminuir o consumo de papel tem de ser uma disciplina”. À parte a disciplina do consumo de papel, há também o viés legal, principalmente no Brasil que recomenda a guarda de documentos físicos por períodos determinados como é o caso de muitos documentos pertencentes a área de Recursos Humanos. “Não podemos esquecer as obrigatoriedades que a legislação brasileira ainda nos impõe, mas o fato é que o mercado brasileiro está cada vez mais preocupado em buscar processos que dependam cada vez menos do papel, pesquisando e desenvolvendo soluções que tornem o fluxo documental mais ágil, rastreável e não menos seguro”, argumenta Edgar Ferreti, diretor comercial da Acesso Digital.

Segundo ele, atualmente, as negociações precisam ser feitas de forma cada vez mais rápida, e ao mesmo tempo precisa existir uma preocupação com a mitigação de riscos (controle de fraudes, por exemplo). “É aí, nesse momento, que as soluções envolvendo digitalização de documentos ganham espaço, principalmente aquelas que foram concebidas para atuar onde os negócios são gerados. Essas soluções agregam a possibilidade do acesso multiusuário, a geração de um back-up, o controle das atividades no nível usuário, enfim, agregam otimização de

Edgar Ferreti, diretor comercial da Acesso Digital, acredita que é possível manter um Paperless Office, mas pondera, dizendo que não podemos esquecer das obrigatoriedades da Legislação Brasileira

Consumerização e o papel

A consumerização, utilização de devices pessoais como iPhones, tablets, notebooks etc, no ambiente corporativo, vem agregar neste aspecto. É o que acontece hoje com as empresas e no governo, e várias cadeias de workflow, como assinaturas e “check-ins”, feitos digitalmente, sem a necessidade de papel. “A flexibilidade trazida pela consumerização não é uma tendência, é uma realidade”, sentencia Marcelo Landi, diretor geral da Citrix Brasil.

A tecnologia vem ao encontro dos anseios do usuário já habituado com modelos e tipos de equipamentos, e também, em utilizar o “seu” equipamento, mas que permite que ele acesse dados, informações, conDivulgação

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processo e segurança na gestão das informações. Para isso, a cultura do papel precisa ser substituída pela digital e isso envolve quebra de paradigma dentro das empresas. Não é um caminho fácil, mas a busca pela competitividade empurra as empresas dos diferentes segmentos para o mundo digital, pois é dessa forma que os gestores ganham agilidade na tomada de decisão”, diz Ferreti, e complementa: “Quem não seguir esse caminho perderá espaço dentro do mercado porque a quantidade de informações geradas diariamente aumenta exponencialmente, inviabilizando a dependência do papel.”

Então a discussão alcança um novo patamar. Não se trata apenas de acreditar ou não na possibilidade de os escritórios trabalharem sem o papel, trata-se sim, de outro lado, do que a tecnologia está proporcionando para que a realidade se transforme, não imediatamente, mas num futuro não tão distante assim.

paperless

Consumo de Papel • No Brasil a produção de papel em 2010 foi de 9,8 milhões de toneladas.

• A produção de papel no Brasil aumentou 36,1% nos últimos 10 anos, com crescimento de 3,1% ao ano.

• O consumo de papel cresceu seis vezes nos últimos 10 anos e na próxima década vai aumentar mais 32%.

• Cada documento é reproduzido em média de dezenove vezes.

• Um trabalhador americano típico costuma imprimir 12.000 folhas por ano.

• O volume de correspondência em papel aumentou 16% desde 1993.

• O consumo de papel de escritório cresceu 110% nas últimas duas décadas.

Marcelo Landi, diretor geral da Citrix Brasil, destaca que a consumerização deixou de ser tendência e hoje é uma realidade

• O papel corresponde a 40% do lixo urbano.

Divulgação

teúdos de onde estiver. Naturalmente, isso tudo graças à disponibilização desse conteúdo em nuvens públicas ou privadas. Como explica Landi, a utilização dos devices móveis influencia em muito na redução do consumo de papel de forma geral. “Com a evolução da virtualização, hoje é possível entregar qualquer conteúdo ou qualquer ambiente de TI, em qualquer dispositivo de forma mais rápida e segura”, enfatiza o diretor da Citrix.

“A consumerização precisa de flexibilidade, é uma tecnologia que não tem mais volta. Hoje a pessoa utiliza vários devices durante seu dia de trabalho. É importante a corporação trazer esta flexibilidade e proporcionar que os usuários produzam mais mesmo fora do seu ambiente de trabalho, essa possibilidade vem agregar e otimizar a produção”, conclui Landi.

Visão do usuário

José Antonio Galves é consultor de Gestão Documental e atua numa grande empresa de Telecom do país, e na sua opinião de usuário de mais de 20 anos do setor o escritório sem pa-

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pel é possível. “Hoje a tecnologia permite que toda a organização troque informações, e com certeza 90% delas são digitais. Os demais 10% dessas informações estão em papel e são destinadas a arquivos já criados para serem mantidos”, assegura o especialista.

Para ele, o que impede que isso aconteça em 100% é a obrigatoriedade da lei de manter documentos para perícias e provas judiciais e outras comprovações, mas cujo princípio por meio de ações do próprio Judiciário já está mudando.

“A tendência é caminhar no sentido de ter todo documento em forma digital. O próprio governo está sendo o indutor dessa tendência ao criar normas que priorizam o gerenciamento da informação por meios digitais.

Toda celeridade que é necessária, a transparência e a segurança certamente estarão sendo privilegiadas”, informa Galves.

Diante de sua experiência no mercado nacional em grandes empresas, Galves afirma que cerca de 80% das organizações ainda são “papel-dependentes” no seu cotidiano de ativida-

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Tradição com inovação e tecnologia

des, mas ele acredita que este cenário está numa fase de transição.

“Há ainda que se estruturar a organização de forma mais sólida para lidar com as informações, ou seja, utilizar corretamente os processos, dar segurança aos repositórios e acessos etc. Tudo isso envolve a TI, o usuário e todas as áreas da empresa, pois são os processos de trabalho que estão mudando, tanto tecnologicamente quanto o modus operandi”, diz o consultor.

Entretanto, o consultor reforça também uma antiga máxima que está latente sempre que a palavra “mudança” está envolvida, tanto em termos de processos quanto de novas tecnologias. “Hoje a maior barreira ainda é a barreira cultural, todas as empresas possuem em seus quadros usuários de tablets e smartphones

em percentuais que chegam muitas vezes até 30%. A sociedade já se adaptou a era digital”, diz.

Tudo é uma questão de tempo

Divulgação

Permeando toda a discussão do uso do papel está também outro importante indicativo, o aspecto da sustentabilidade. No mundo corporativo, onde os custos devem ser obtidos de forma a manter o crescimento e a produtividade, a economia de recursos internos passa pela camada de economia de recursos naturais.

Economizar papel e também consumo energético tem sido uma estratégia largamente empregada. “Entre os grandes desafios dos gestores está o de criar uma forma sustentável para gerenciar a vida corporativa, seja para reduzir o consumo de papel e não o substituir pelo consumo exagerado de energia, baterias etc, como também lidar com a questão sobre o que o papel (físico) representará no futuro”, pondera Carlos Bretos, diretor geral da Lexmark no Brasil.

A visão de um escritório sem papel tem benefícios claros, muitos ainda concordam que, na realidade, a transição acontecerá de forma gradual e, para alcançá-la, será acompanhada pelo papel por algum tempo, visto que toda a coleta e o armazenamento das informações estão baseados em papel, como exemplifica o executivo da Lexmark. “A evolução da tecnologia, a disseminação dos recursos digitais, a crescente preocupação com a redução de custos, e o aumento da produtividade e sus-

José Antonio Galves, consultor de Gestão Documental, há mais de 20 anos está no setor de escritório sem papel e afirma que a tendência é caminhar no sentido de ter documentos em forma digital

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A ARKTEC alia tradição e inovação tecnológica ao oferecer, há 20 anos, soluções para o armazenamento e logística de documentos. Com serviços integrados, completos e flexíveis, assume operações que não fazem parte do foco principal dos clientes BPO (Business Process Outsoucing), permitindo a estes um aumento da produtividade e força total nas estratégias de seu negócio.

Instalada em mais de 40.000 m² de armazéns, a ARKTEC possui infraestrutura para atender as exigências técnicas de armazenagem, independentemente do suporte-papel (documentos), mídias ópticas e magnética (CD e fitas de backup), digital (imagens em nossos servidores) ou microformas (microfilmes e microfichas).

Armazenagem e Gerenciamento de Documentos Organização Documental Digitalização de Documentos Armazenagem e Gerenciamento de Mídias em Sala-Cofre Sistema Arktec

É a ferramenta pelo qual o cliente realiza Pesquisas, Consultas, Solicitações, Devoluções, Emissão de relatórios, Controles de empréstimos, Controle de expurgo, entre outros

ISO 9001:2008

www.arktec.com.br Rua Gupe, 10.565 - Jardim Belval - Barueri/SP Próximo ao Km 30 da Rodovia Castelo Branco (Sentido São Paulo) Fone: (11) 4707-3351 Email: arktec@arktec.com.br

paperless

Dicas para um escritório ter menos papel Segundo especialistas algumas dicas podem ajudar aos usuários a ter menos papel. tentabilidade levam as empresas a procurar, cada vez mais, ganhos de eficiência e estes diferenciais competitivos podem assegurar sua sobrevivência”, diz.

A Lexmark já apostava anteriormente nessa tendência com o conceito “Imprima Menos e Economize Mais”, que começou a ser disseminado pela empresa há cerca de 8 anos, e hoje colhe importantes resultados no meio empresarial com a adoção desse conceito. “A digitalização tem assumido um importante papel nesse sentido, transformando o manuseio e arquivo dos documentos e, cada vez mais, tem sido aperfeiçoada em termos de qualidade para permitir a ampla adoção desse conceito”, diz o executivo “A Lexmark, que sempre foi uma empresa focada em soluções e serviços de impressão, deu um passo à frente e adquiriu duas novas empresas, com o objetivo de ampliar seu portfólio de soluções para o gerenciamento de conteúdo, disponibilizando essas informações agrupadas de forma estruturada e no formato digital, para facilitar a pesquisa e busca dos documentos nesse novo cenário”, reitera Bretos.

A mesma opinião é corroborada pelo vice-presidente da HP no Brasil, Fernando Lewis. “A impressão não está acabando. Ela migra de um mercado para outro, mas não vai acabar.

As empresas estão preocupadas no momento em trocar custos fixos por custos variáveis e com a tecnologia dos novos equipamentos permitem que elas imprimam de forma mais inteligente”, argumenta.

Para o especialista de mercado de impressão da IDC, Bruno Freitas, o Brasil está crescendo e otimizando seus processos de trabalho. Com isso, segundo ele, há uma tendência de

• Utilize o scanner e a multifuncional para reproduzir seus documentos.

• Comece imediatamente a digitalização de seus documentos, a partir da entrada de novos trabalhos.

• Dimensione os silos de armazenamento de acordo com a demanda (imediata e futura) para o volume de arquivos digitais.

• Não esqueça do legado! Faça hierarquização do que deve ser mantido e do que pode ser eliminado.

• Nem todo arquivo, mesmo que digital, deve ser guardado.

• Nomeie seus arquivos de acordo com a taxonomia mais utilizada pela empresa e faça isso sistematicamente para todos os documentos. Espalhe esta prática para todos os envolvidos.

• Utilize aplicativos que permitam o acesso remoto das informações, seja em nuvem pública ou privada, mas não esqueça da segurança de suas informações.

• Utilize as impressoras e multifuncionais de forma estratégica e racional. Sistemas de impressão com autorização e por grupos de trabalho auxiliam na redução de cópias desnecessárias.

• Recicle os papéis já utilizados. A natureza agradece!

• Procure ter uma tabela de temporalidade para os documentos em papel e guarde apenas o que é imprescindível.

otimização do volume de impressão, ou seja, de racionalização das cópias e da produção de mais arquivos digitais. Entretanto isso não significa que se deixou de imprimir. O mercado de outsourcing de impressão representa em 2011 um volume 15 bilhões de páginas impressas, segundo relatórios das empresas que fazem outsourcing de impressão de acordo com contratos firmados este ano, contra 13 bilhões de páginas, em 2010. “A coexistência dos arquivos em papel e digital já está acontecendo. Mesmo diante da explosão das informações, os dois mundos ainda estão presentes

48 Document Management | Novembro / Dezembro 11

no cotidiano das empresas e isso deverá acontecer ainda por algum tempo”, reforça Freitas.

A explosão do conteúdo, o Big Data, também já faz parte do dia a dia corporativo mas ainda resta um longo caminho que vai desde a necessidade de comprovações legais até a mudança cultural e de hábito dos usuários, independente do tipo de indústria a que pertencem. No momento uma coisa é certa: tudo que a tecnologia proporciona está à disposição dos usuários, resta ao tempo dizer quanto isso perdurará e quais os novos rumos que irá tomar.

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outsourcing

Andréa do Prado Souza

Evolução no mundo digital, tendência ou necessidade?

Divulgação

Andréa do Prado Souza, Diretora da INSITE Consultoria.

Com mais de 10 anos de experiência profissional, oferece Consultoria, Assessoria e Treinamentos em Gestão da Informação em diferentes segmentos. Atuou como professora no Departamento de Ciência da Informação (UEL), nas linhas de Política, Gestão e Inteligência Competitiva. Atualmente se dedica a atividades relacionadas ao ambiente corporativo.

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

P

assado o impacto do papel como principal meio de comunicação, muito se tem discutido a transferência dessa base de informação para outras mídias, deixando no ar a pergunta: será mesmo o fim do papel? Tenho visto uma tendência natural e gradativa de substituição do papel, muitas empresas já combinam sistemas inter-relacionados no gerenciamento das atividades e informações, deixando de lado os tradicionais meios analógicos e manuais.

Esta mudança tem levado a novas práticas de gestão, exigindo profissionais cada vez mais qualificados para encarar esta tarefa monumental, que é gerenciar toda a estratégia composta por tecnologias, processos e pessoas envolvidas com a documentação. Estudos têm demonstrado que a gestão documental é a espinha dorsal de todo esse processo, ao sustentar meios de definição sobre quais informações será preciso guardar, em que formato e por quanto tempo. Vale ressaltar que em muitas faculdades brasileiras hoje já existem cursos onde o foco é a gestão documental, com conceitos e metodologias próprias para essa finalidade.

Como consultora sei o quanto as tecnologias têm impacto na área de inteligência de negócios. Como especialista, posso afirmar que há possibilidades de sermos mais eficientes no gerenciamento das informações e dos processos corporativos implantando soluções adequadas a cada realidade, tendo como consequência maior produtividade e competitividade. A preocupação ainda é, sem dúvida, o cliente que busca pela substituição da mídia papel por mídia digital, sem se atentar à necessidade de planejamento e aos riscos que isso pode causar. Lembrando o modelo “paper less”, que surgiu no final da década de 70, onde toda a estrutura da empresa se dedicava exclusivamente ao descarte do papel, levou a inúmeros problemas posteriores, como a falta de comprovação.

50 Document Management | Novembro / Dezembro 11

De fato, em muitos segmentos já é possível eliminar o uso do papel e democratizar o acesso a informação, mas é preciso ter alguns cuidados no caminho a ser tomado, uma vez que essa substituição requer investimentos em pessoas qualificadas na coordenação dessas ações e em infraestrutura tecnológica adequada, que compreende desde computadores, impressoras, conexões de rede, servidores, até data center e storage, compartilhamentos e segurança digital.

Nas definições de políticas para a gestão dessas informações, também não podem ser esquecidas ações importantes como monitorar, fiscalizar, dirigir e regular as etapas de todo o processo informacional. A atenção dedicada a estes itens requer ainda expertise relacionada a estratégias e aos procedimentos para manter a acessibilidade e autenticidade dos dados através do tempo.

Neste momento de discussões intensas sobre como fazer a gestão das informações, o melhor caminho ainda é atestar a competência e o profissionalismo dos envolvidos nas ações de implementação. As práticas usadas por esses profissionais para planejar, projetar e especificar os sistemas de mídias devem se pautar principalmente ao fato de que o conhecimento é um dos maiores ativos da empresa, é fator crítico de sucesso, uma vez que o acesso às informações de forma ágil e segura diferencia as empresas em seus setores de atuação. É nessa perspectiva que devemos, como profissionais ligados à gestão da informação, repensar nossos papéis, para garantir a continuidade e sustentabilidade das organizações.

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canal executivo

Ricardo Lepper

A SoftExpert faz parte da cadeia de fornecedores de ECM no Brasil. Como ela se posiciona na área, na sua opinião?

A SoftExpert está competindo em ótimas condições no Brasil e em mais de 30 países com as principais soluções globais existentes. A nossa solução se destaca por sua abrangência e especialização, cobrindo todas as etapas da gestão do ciclo de vida documental, como captura, EDMS, ERM, Forms, e-mail management, workflow, publicação, armazenamento, etc. Isto fica evidente quando percebemos que para cada agrupamento de aplicações os concorrentes são diferentes, como, por exemplo, para Records Management existe um conjunto de players bastante distinto daqueles que atuam no setor de gestão de projetos de engenharia, que por sua vez diferem da solução para gestão das normas da qualidade, e o mesmo acontece com as soluções para gestão da guarda física.

Como o senhor avalia a participação da empresa nos últimos anos?

Iniciamos a nossa conquista na América Latina 12 anos atrás, logo após a estruturação de nossas operações nas principais regiões do Brasil. Por conta disto, ocupamos uma posição de destaque no mercado brasileiro, com mais de 1.000 clientes nesta solução, incluindo algumas das maiores organizações do país como Vale, Ambev, Exército Brasileiro, etc. Na América Latina estamos presentes em todos os principais países do bloco, como México, Argentina, Colômbia, Chile, Peru, Venezuela e mais de 10 outros países, contando também com uma extensa carteira de clientes como SC Johnson, Tecpetrol, Ministerio de Mineria de Chile, Saint-Gobain, Aguas Andinas, Whirlpool, Ocensa,

Banco Nacional da Costa Rica, FEMSA, Tetrapak e Tupperware. As nossas taxas de crescimento anuais seguem em ritmo acelerado mesmo após todos esses anos de atuação, superando 30% ao ano no Brasil e mais de 50% na América Latina.

Divulgação

Abrangência gerencial

Como o senhor analisa a maturidade do mercado de ECM?

O mercado de ECM está amadurecendo a passos largos, comprovadamente pelo nível dos processos de seleção melhor fundamentados e estruturados.

Outro indício claro é exatamente pela maior preocupação atual na aquisição de um único sistema de ECM que possa atender a toda a organização, em vez de aquisições feudalizadas. Isso se deve também a maior experiência vivida do setor empresarial, onde casos de insucesso ou substituição de aplicações passaram a trazer maior cautela e qualidade na introdução da tecnologia nas organizações. Por último, as agências reguladoras e governamentais tiveram relação direta nesta maturidade corporativa sobre documentos e registros, pois passaram a exigir e auditar maiores níveis de controle, qualidade e confiabilidade na execução dos processos chaves em diferentes ramos de atividade.

Quais os principais objetivos da empresa para o ano de 2012?

Os nossos três maiores desafios são: Elevar o ROI da nossa carteira de clientes através da massificação do ECM em todas as suas demandas internas; aumentar a nossa presença nos nichos emergentes e potencialmente compradores; e promover o entendimento ao mercado de que ECM não é uma iniciativa isolada, e sim que para potencializar seu resultado necessita ser integrada a diversas outras boas práticas da gestão empresarial, como governança

52 Document Management | Novembro / Dezembro 11

Ricardo Lepper – CEO da Softexpert

(GRC), gestão de processos (BPM), gestão de projetos (PPM), gestão da qualidade (TQM), gestão do ciclo de vida do produto (PLM), etc.

Quais áreas receberão investimento a médio prazo?

Estamos investindo na maior interação dos processos e conteúdos além das fronteiras da organização, trazendo esse público ou consumidores finais, fornecedores, governo, etc., através da combinação dos binômios mobilidade e simplicidade com produtividade e segurança. Além disto, seguimos firmes na diferenciação do SoftExpert ECM para aplicações e verticais em crescimento acelerado, como gestão de contratos, processos sob forte regulamentação e auditoria, governo eletrônico, prontuário eletrônico do paciente, gestão de obras e projetos CAD, etc.

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guia ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado.

BACKUP ON LINE • ARCHIVUM P.41 • VS DATTA P.56 BPM • ARKTEC P.47 • INTELLIPLAN P.59 • MOST P.25 E P.60 • SML P.35 • TECMACH P.57 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 BPO • ARKTEC P.47 • CENTRAL INFO P.17 • NEW SPACE P.02 • P.A ARQUIVOS P.15 • TECMACH P.57 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 CERTIFICAÇÃO DIGITAL • CERTISIGN P.37 • COMPROVA P.42 CHECAGEM DE IMAGENS • ARCHIVUM P.41 • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • MOST P.25 E P.60 • VS DATTA P.56 CONSULTORIA • ARCHIVUM P.41 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • DOMORE P.73 • FORMULA WEB P.56 • INTELLIPLAN P.59 • MOST P.25 E P.60 • NEW SPACE P.02 • NSIUS P.49 • P.A ARQUIVOS P.15 • READSOFT P.27 • SML P.35 • STOQUE P.59 • STORE P.68 • TECMACH P.57 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 COPIADORAS • STOQUE P.59 • TECMACH P.57 • WORKPRINT P.33 DATACENTER • ARCHIVUM P.41 • VS DATTA P.56 DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS • ARCHIVUM P.41 • ARKTEC P.47 • CENTRAL INFO P.17 • KODAK P.9 E P.55 • NEW SPACE P.02 • P.A ARQUIVOS P.15 • TECMACH P.57 • VS DATTA P.56 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS • ARCHIVUM P.41 • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • AVISION P.28 • CENTRAL INFO P.17 • FUJITSU P.05 • KODAK P.9 E P.55 • MOST P.25 E P.60 • NEW SPACE P.02

• NSIUS P.49 • P.A ARQUIVOS P.15 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 DIGITALIZAÇÃO DE IMAGENS • ARCHIVUM P.41 • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • MOST P.25 E P.60 • NEW SPACE P.02 • NSIUS P.49 • P.A ARQUIVOS P.15 • STOQUE P.59 • TECMACH P.57 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 EDUCAÇÃO • GUIA TRANING

P.28 E 55

ENCADERNADORAS • STOQUE P.59 ENVELOPADORAS • WORKPRINT P.33 FáBRICA DE SOFTWARE • FORMULA WEB P.56 • NEW SPACE P.02 • NSIUS P.49 • P.A ARQUIVOS P.15 • SML P.35 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS • ARKTEC P.47 • NEW SPACE P.02 • P.A ARQUIVOS P.15 • TECMACH P.57 • VS DATTA P.56 GESTÃO DE DOCUMENTOS • ARCHIVUM P.41 • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • NEW SPACE P.02 • NSIUS P.49 • P.A ARQUIVOS P.15 • TECMACH P.57 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 GUARDA FÍSICA DE DOCUMENTOS • ARCHIVUM P.41 • ARKTEC P.47 • CENTRAL INFO P.17 • NEW SPACE P.02 • P.A ARQUIVOS P.15 IMPRESSORAS • COGRA P.53 • FUJITSU P.05 • STOQUE P.59 • TECMACH P.57 • WORKPRINT P.33 INDEXAÇÃO • ARCHIVUM P.41 • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • MOST P.25 E P.60 • NEW SPACE P.02 • NSIUS P.49 • P.A ARQUIVOS P.15 • TECMACH P.57 • VS DATTA P.56

54 Document Management | Novembro / Dezembro 11

• WORKPRINT P.33 INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS • ARCHIVUM P.41 • CENTRAL INFO P.17 • NSIUS P.49 • SML P.35 • STOQUE P.59 INTERNET/EXTRANET • DOMORE P.73 • FORMULA WEB P.56 • VS DATTA P.56 MICROFILMAGEM • KODAK P.9 E P.55 • NEW SPACE P.02 • P.A ARQUIVOS P.15 • SCANSYSTEM P.16 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 MICROFILME • KODAK P.9 E P.55 • SCANSYSTEM P.16 • STOQUE P.59 MULTIFUNCIONAIS • COGRA P.53 • PANASONIC P.39 • STOQUE P.59 • TECMACH P.57 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS • ARCHIVUM P.41 • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • NEW SPACE P.02 • P.A ARQUIVOS P.15 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 OUTSOURCING DE IMPRESSÃO • STOQUE P.59 • TECMACH P.57 • WORKPRINT P.33 • NSIUS P.49 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS • INTELLIPLAN P.59

SALA COFRE • ARCHIVUM P.41 • ARKTEC P.47 • NEW SPACE P.02 • P.A ARQUIVOS P.15 SCANNER MICROGRÁFICOS • KODAK P.9 E P.55 • SCANSYSTEM P.16 • VS DATTA P.56 SCANNERS - PAPEL • AVISION P.28 • FUJITSU P.05 • KODAK P.9 E P.55 • PANASONIC P.39 • SCANSYSTEM P.16 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 SOFTWARE BPM/ WORKFLOW • ARKTEC P.47 • CENTRAL INFO P.17 • DOMORE P.73 • READSOFT P.27 • SML P.35 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 SOFTWARE DIGITALIZAÇÃO • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • MOST P.25 E P.60 • NSIUS P.49 • READSOFT P.27 • SML P.35 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 Software - Enterprise Aplication Integration • READSOFT P.27 • VS DATTA P.56

PROCESSAMENTO DE FORMULÁRIOS • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • KODAK P.9 E P.55 • VS DATTA P.56

SOFTWARE- ECM SUITE • DOMORE P.73 • MOST P.25 E P.60 • NSIUS P.49 • SML P.35 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33

RECONHECIMENTO - ICR • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • MOST P.25 E P.60 • NEW SPACE P.02 • NSIUS P.49 • P.A ARQUIVOS P.15 • VS DATTA P.56

SOFTWARE GER.CONTEÚDO NA WEB • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • DOMORE P.73 • FORMULA WEB P.56 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33

RECONHECIMENTO - OCR • ARCHIVUM P.41 • ARKTEC P.47 • CENTRAL INFO P.17 • NEW SPACE P.02 • NSIUS P.49 • P.A ARQUIVOS P.15 • VS DATTA P.56

SOFTWARE - GESTÃO ATIVOS • VS DATTA

RFID • VS DATTA

P.56

P.56

SOFTWARE - GESTÃO DE DOCUMENTOS • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • MOST P.25 E P.60 • NSIUS P.49

• READSOFT P.27 • SCANSYSTEM P.16 • SML P.35 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 SOFTWARE – GER. DE E-MAIL • VS DATTA

P.56

SOFTWARE GESTÃO IMAGENS (DI) • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • NSIUS P.49 • SML P.35 • VS DATTA P.56 SOFTWARE - GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM) • DOMORE P.73 • SML P.35 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 SOFTWARE - GESTÃO DOCUMENTAL (RM) • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • DOMORE P.73 • NSIUS P.49 • SCANSYSTEM P.16 • SML P.35 • STOQUE P.59 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 SOFTWARE - ICR • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • NSIUS P.49 • READSOFT P.27 • SML P.35 • VS DATTA P.56 SOFTWARE - OCR • ARKTEC P.47 • ATS P.18 • CENTRAL INFO P.17 • MOST P.25 E P.60 • NEW SPACE P.02 • P.A ARQUIVOS P.15 • NSIUS P.49 • READSOFT P.27 • SML P.35 • VS DATTA P.56 • WORKPRINT P.33 SOFTWARE OMR • READSOFT P.27 SOFTWARE PROCESS FORMULÁRIOS • ATS P.18 • MOST P.25 E P.60 • READSOFT P.27 • SML P.35 • VS DATTA P.56 TAXONOMIA • ATS P.18 • NEW SPACE P.02 • P.A ARQUIVOS P.15 WEBSITES/ PORTAIS • ARCHIVUM P.41 • DOMORE P.73 • FORMULA WEB P.56 • NEW SPACE P.02 • P.A ARQUIVOS P.15 • VS DATTA P.56

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Novembro / Dezembro 11 | Document Management 55

56  Document Management | Novembro / Dezembro 11

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reflexões

“O Paperless Office pode ser uma realidade numa perspectiva de melhoria contínua. Por isso, vamos começar por Less Paper Office e ver até onde conseguimos chegar.”

Carlos Latourrete, consultor na área de gestão de conteúdo corporativo

“Em princípio, as iniciativas relacionadas à taxonomia (tabelas unificadas do poder judiciário) podem ser classificadas como um instrumento de ECM, pois padronizam o armazenamento e a coleta de informações acerca de processos judiciários.”

Marivaldo Dantas, juiz auxiliar da presidência do CNJ

“A flexibilidade trazida pela consumerização não é uma tendência, é uma realidade.”

Marcelo Landi, diretor geral da Citrix Brasil

crônica

Ângelo Volpi

Pra que serve uma Rede Social?

1) Pra encontrar alguém, inclusive aqueles que te devem...

Pesquisa aponta que 613 inadimplentes, de um total de 852 , foram achados no Facebook. (Valor Econômico, 18/10/11) 2) Pra ficar doente I...

Facebook causa estresse e ansiedade, diz pesquisa da Universidade Edinburgh Napier.

(Revista Galileu) 3) Pra ficar doente II...

Uso do Facebook pode alterar funcionamento do cérebro, diz estudo. (Bahia Notícias, 18/10/11) Alguém duvida dessa?

4) Pra ficar doente III...

Redes sociais aguçam transtorno de personalidade e podem desenvolver narcisismo.

(Correio do Estado, 07/11/11) 5) Pra curar doença...

O Facebook é uma Terapia. (Cristiane Segatto, na Revista Época) 6) Pra aterrorizar...

“Facebook Azul” assusta usuários. (Info – Exame, 25/10/11) 7) Pra salvar vidas...

O Facebook salvou a vida de meu filho.

(Revista Crescer, Globo) 8) Pra perder emprego...

Apple demite funcionário por comentário no Facebook. (Techtudo Notícias, 11/11/11) 9) Para não arrumar outro...

69% das empresas já rejeitaram candidato por causa das redes sociais. (Exame.com, 04/11/11)

10) Pra descer o braço na patroa...

Esposa é agredida por “não curtir” status do marido no Facebook. (Bahia Notícias, 10/11/11). Se a moda pega, hein?

11) Pra atear fogo...

Americana incendeia casa de amiga após ser excluída do Facebook. (D24am, 03/11/11) 12) Pra... aquilo I. Cuidado; empresas pornôs podem aparecer na Timeline do Facebook. (Techtudo Notícias, 03/10/11) 13) Pra... aquilo II. Rede social para traição atinge 150 mil usuários no Brasil. (Revista Galileu) 14) Pra quem não gosta ... daquilo e não tem coisa melhor pra fazer: O mundo está obcecado pelo Facebook.

(Netsonda.pt) 15) Inspiração para tatuagens...

Mulher tatua amigos do Facebook no braço. (Notíciasbizarras, 10/06/11) 16) Levantar o moral...

Saiba quanto custa um fã no Facebook. ( E-goi, 11/10/11) A propósito, paciente leitor... E também pra encher o saco...

Redes sociais começam a entediar usuários, inclusive no Brasil. (Terra, 15/08/11) Angelo Volpi Neto

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