Document Management - 10

Ano 3 - Número 10 - Fevereiro de 2009 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT www.docmanagement.com.br

management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

Email

Missão Crítica

VIRTUALIZAÇÃO: aliada nos momentos de crise Capa_10.indd 1

04.02.09 08:57:18

Untitled-1 1

21.01.09 09:23:02

EDITORIAL

Um momento especial

Un momento especial El Año de 2009 comienza un poco diferente de los años anteriores.

Sin grandes expectativas, como las del pasado, sentimos un poco de pesimismo nada habitual para esta época del año, después de Joseti Capusso

O

Ano de 2009 começa um pouco diferente dos anos anteriores. Sem as grandes expectativas do passado, sentimos um pouco do pessimismo, nada habitual, para esta época do ano, depois da crise financeira que afetou os Estados Unidos, em particular, e o resto do mundo, por consequência. Entretanto, não somente os brasileiros, como os demais países latino-americanos e os próprios americanos estão vislumbrando um momento especial de crescimento para o segmento de gestão documental.

Não um, mas vários especialistas de mercado, como poderão os leitores comprovar nas páginas desta edição, são categóricos em afirmar que as ferramentas de ECM serão fundamentais para melhor análise das informações e uma tomada de decisão mais precisa nos negócios.

Ao invés de enxergarmos um futuro nebuloso, podemos sim vislumbrar um céu com algumas nuvens. claro que ninguém superará uma crise global incólume, mas com muito menos pessimismo do que em décadas passadas e muito mais rapidamente.

Hoje o mercado de tecnologia da Informação está muito mais evoluído e preparado para alicerçar os vários segmentos da economia. Não é de se espantar que especialistas de institutos de pesquisa como o Gartner Group recomendem à executivos, em toda a parte do mundo, que atentem para as boas práticas que a sistematização do Content Management sugere.

Disso tudo, podemos concluir: os caminhos serão difíceis, mas não impossíveis de transpor. Há saídas e alternativas válidas e viáveis.

Entre estas alternativas notem a matéria especial que mostra como gerenciamento de emails, onde muitas das informações não estruturadas se encontram, pode ajudar no dia a dia dos negócios.

Vejam também que em época de crise e inves-

la crisis financiera que afectó a Estados Unidos, en particular, y el resto del mundo por consecuencia. Sin embargo, no solamente los brasileros, como los demás países latino-americanos y los propios americanos están vislumbrando un momento especial de crecimiento para el ramo de gestión de documentos.

No fue solamente un especialista de mercado, pero si varios, como podrán comprobar los lectores en las paginas de esta edición, que afirmaron de manera categórica que las herramientas de ECM serán fundamentales para mejorar el análisis de las informaciones y la tomada de decisiones con más precisión en los negocios.

Al contrario de ver un futuro nebuloso, podemos vislumbrar un cielo con algunas nubes. Claro que nadie superará una crisis global incólume, pero con mucho menos pesimismo que en décadas pasadas y mucho más rápido.

Actualmente, el mercado de tecnología de Información esta mucho más evolucionado y preparado para servir de base a varios ramos de la economía. No extrañamente, especialistas de institutos de pesquisa, como el Gartner Group, hayan recomendado a ejecutivos, en todas las partes del mundo, que estén atentos a las buenas prácticas que la sistematización del Content Management sugiere.

timentos curtos, alternativas como a virtualização podem ajudar as empresas a fazerem mais com menos recursos.

Muito importante também para o nossos leitores é a entrevista exclusiva com os organizadores da AIIM Conference + Exibition, Tom Bliss e John Mancini – presidente da AIIM -, e saibam quais os principais temas da conferência e o que o brasileiros poderão encontrar durante o evento.

Não esqueçam também de visitar nossa página da internet (www.docmanagement.com.br/ aiimexpo) e conheçam todos os detalhes da Missão Document Management que levará um grupo de executivos brasileiros à Philadelphia para a Conferência da AIIM 2009.

De todo esto, podemos concluir: los caminos serán difíciles, pero no imposibles de transponer. Existen salidas e alternativas validas y viables.

Entre estas alternativas, vean la materia especial, que muestra como la gerencia de emails, donde muchas de las informaciones no-estructuradas se encuentran, puede ayudar en el día a día de los negocios.

Vean también que en época de crisis e inversiones cortas, alternativas como la documentación virtual, pueden ayudar empresas a realizar más con menos recursos.

También es muy importante para nuestros lectores, la entrevista exclusiva con los organizadores de AIIM Conference + Exibition, Tom Bliss y John Mancini – presidente de AIIM -, y conozcan cuales son los principales temas de la conferencia y lo que los brasileros podrán encontrar durante el evento.

No se olviden tampoco de visitar nuestro sitio en internet ( HYPERLINK “http://www.docmanagement.com.br/aiimexpo” www. docmanagement.com.br/aiimexpo) y vean todos los detalles de la

A todos uma Boa Leitura e um Ótimo 2009!

AIIM international exposition + conference

Misión Document Management, que llevará un grupo de ejecutivos brasileros a Filadelfia para la Conferencia de AIIM 2009.

Susana Batimarchi Editora

¡A todos Buena Lectura y un Óptimo 2009!

O Mundo do ECM vai se reunir na Philadelphia entre os dias 30/MAR e 02/ABR de 2009

march 30 - april 2, 2009 pennsylvania convention center, philadelphia, pa

 Visita à exposição  Participação no Congresso

PARTICIPE DO GRUPO TÉCNICO DA REVISTA

e work-shop  Visita técnica à empresas.  Atividades culturais

editorial_10.indd 3

Susana Batimarchi Editora

VAGAS LIMITADAS Confirme hoje mesmo sua participação

!

3

Document Management Informações (11) 3392-4111

eventos@editoraguia.com.br 02.02.09 23:06:31

NESTA EDIÇÃO www.docmanagement.com.br

6 Entrevista PUBLISHER

Eduardo David eduardo.david@editoraguia.com.br DIRETOR ADMINISTRATIVO

Arnaldo David

david@editoraguia.com.br EDITORA

Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br REDAÇÃO - Colaboradores desta edição

Ana Lúcia Moura Fé Vanderlei Campos GERENTE COMERCIAL

Sandra Mletchol

sandra@editoraguia.com.br ASSISTENTE COMERCIAL

Rosemeire Cássia Virginelli rose@editoraguia.com.br ARTE E DIAGRAMAÇÃO

Flávio Della Torre

flavio.dellatorre@gmail.com ILUSTRAÇÃO

Spacca

spacca@terra.com.br FOTOGRAFIA

Josetti Capusso jcapusso@terra.com.br ADMINISTRAÇÃO

Flavia dos Santos Gama flavia@editoraguia.com.br TRADUÇÃO

Maria Carolina Morell Gonzalez macaferro@uol.com.br CONSELHO EDITORIAL José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Ronei Martins Ferrigolo, Valber Azevedo e Fábio Fischer CONTATOS

Administração: administracao@editoraguia.com.br Redação: redacao@editoraguia.com.br Publicidade: publicidade@editoraguia.com.br IMPRESSÃO

Copy Press

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.

Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais.

DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.

Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.

Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

EDITORA GUIA DE FORNECEDORES LTDA

Rua Anhanguera, 627 01135-000 - São Paulo/SP - Brasil Tel/Fax: 5511 3392-4111 www.editoraguia.com.br

4

Document Management

Sumario_10.indd 4

John Mancini e Tom Bliss falam do mercado global de ECM em tempos de crise, além de mostrarem os principais assuntos que serão pauta do AIIM Exibition + Conference 2009, que acontecerá na Philadelphia entre 30 de março e 2 de abril.

12 Síntese

Veja aqui o que acontece no mercado corporativo

16 Gerenciamento de emails

O aumento da necessidade de gerenciar as informações e, principalmente dados não estruturados, críticos, para o processo de negócios tem levado empresas a buscarem soluções específicas para o gerenciamento desta importante ferramenta de trabalho: o email.

22 Virtualização

Será a virtualização realmente uma saída para as empresas preocupadas com gestão documental ou apenas mais uma onda em TI? Especialistas analisam a questão, que pode alterar a forma física como os processos de TI são encarados em empresas de todos os portes.

28 Case Gerdau

Gerdau implementa digitalização de notas fiscais em 150 pontos de recebimento de mercadorias, com procedimentos completamente alinhados aos processos definidos no SAP R/3. .

32 Case Johnson & Johnson

Diretrizes internacionais da Johnson & Johnson garantem que pessoas de diversas áreas cuidem da disponibilidade e eficácia dos documentos necessários aos processos de negócios, em conformidade a exigências regulatórias.

48 Canal Executivo

Edissa Furlan Gerente de marketing da área de Impressão da HP fala sobre a empresa e a introdução de novas tecnol´[ogias para o mercado nacional.

Agora também digital ACESSE www.docmanagement.com.br 04.02.09 09:24:19

Untitled-1 1

23.01.09 08:31:00

ENTREVISTA

Tudo ao seu alcance Divulgação

A Revista Document Management entrevista com exclusividade Tom Bliss, responsável pela grade temática deste ano da AIIM International Exposition and Conference, que acontecerá de 30 de março a 2 de abril próximos na Filadélfia – EUA, e o presidente da AIIM, John Mancini, que faz uma radiografia atual do mercado global de ECM, numa prévia do que será apresentado no maior evento sobre o tema do mundo.

John Mancini - Presidente da AIIM International.

DM - Você poderia nos fazer uma análise da situação atual do mercado de ECM pelo mundo?

John Mancini - Desde a última AIIM/ On Demand Show no último ano, muita coisa mudou. Por exemplo, aqui nos EUA, elegemos um novo Presidente; muitos de nós perderam mais de 25% do seu fundo de aposentadoria num piscar de olhos; muitos dos responsáveis ganharam bônus ou foram reeleitos e o preço

6

do petróleo (gasolina) foi às alturas e depois caiu vertiginosamente Porém, algumas coisas não mudaram.

Uma apresentação minha (disponível no link: http://www.slideshare.net/jmancini77/ whats-in-your-digital-landfill) mostra que ainda há muito trabalho para a ser feito para que o Mundo Digital fique sob controle. O que me surpreendeu foi a reação que a apresentação teve e não pelas descober-

tas contidas nela. Estamos falamos sobre do gerenciamento eletrônico de informação há muito tempo, mas o que chamou a atenção foi como isso se popularizou no mercado.

Após duas semanas de apresentação, ela foi visitada mais de 10 mil vezes.

Os pontos destacados nesta apresentação foram: Mais de 40% das organizações não têm política de classificação das informações eletrônicas como histórico do negócio. Apro-

Document Management

entrevista_10.indd 6

02.02.09 23:02:39

ximadamente 64% dos usuários finais reconhecem que as empresas em que trabalham entendem a importância dos documentos em papel, e como eles devem ser guardados. Porém, apenas 34% têm o mesmo entendimento com relação aos documentos eletrônicos; Apenas 41% das organizações fazem algum tipo de treinamento sobre como lidar com informação eletrônica; 52% das empresas não têm “nenhuma ou quase nenhuma confiança” de que suas informações eletrônicas são precisas, acessíveis e confiáveis.

Por esta constatação, podemos ter uma ideia de como está sendo percebido o ECM. Quais são os principais desafios e benefícios do ECM com a crise financeira afetando tantos países?

Nós sabemos através de muitas pesquisas que os obstáculos enfrentados pelos usuários finais na gestão da informação raramente estão envolvidos com a tecnologia atual e, geralmente, estão relacionados com: 1. Má identificação das necessidades do negócio (“O que nós estamos tentando realizar?) 2. Falta de atenção à estrutura de administração (“Quem está chamando a responsabilidade para si?)

3. Falta de treinamento imparcial dos vendedores no início do projeto. (“O que nós aprendemos com aqueles que vieram antes de nós?”) 4. Falta de comprometimento da gerência (“Quem está garantindo que as coisas vão acontecer?”)

Qual será a principal trama das conferências este ano? Quem será o principal keynote speaker e quais temas serão tratados?

Tom Bliss - Este ano a programação está centrada no fato de que, enquanto o mundo mudou nos últimos meses, a necessidade de contar com informação qualificada e que traga benefícios significativos e mensuráveis ao negócio é maior do que nunca. Na verdade, a combinação de urgência aliada à redução de custos e à complexidade dos processos chave, conectando pessoas e ideias para estabelecer novas fontes de receita, minimizando exposições legais e regulatórias, ajudando pessoas a fazer melhor, acelerando decisões, auxiliando as organizações a se

tornarem mais produtivas e lucrativas, nunca foi tão bem-vinda quanto agora.

O evento deste ano é destinado a mostrar aos profissionais de TI e executivos como conquistar objetivos críticos rapidamente e de maneira rentável.

A apresentação inicial será feita por John Stendbit, que recentemente se aposentou do cargo de CIO do Departamento de Defesa dos EUA. A sessão de John Mancini, denominada “Como lidar com a explosão da informação”, examina como nossa capacidade de captura de dados superou nossa habilidade de usálos de forma a melhorar a nossa vida pessoal

Sabemos que os obstáculos que os usuários emfrentam (em ECM) raramente estão envolvidos com a tecnologia atual

e profissional. John Mancini identificará as deficiências tecnológicas que nos trouxeram a este ponto e compartilhará sua visão dos avanços necessários para nos levar a um próximo estágio de utilização da informação. Serão dados exemplos de esforços para aprimorar a forma como a informação é organizada, acessada, analisada e distribuída.

Na sua opinião, quais são os temas que os executivos brasileiros não podem perder na conferência deste ano?

Tom Bliss - Nós acreditamos que os as-

suntos e tópicos apresentados são tão universais quanto os desafios enfrentados por todos os executivos, independente do país onde estejam. Assim, o programa no geral é relevante, tanto para a América do Sul, quanto para os EUA, Europa ou Ásia.

Os temas-chave se aproximam muito às tendências de mercado e às estatísticas mencionadas anteriormente por John Mancini: Como conduzir a avaliação de necessidades e objetivos; como formar uma equipe; como construir business cases para adoção de aplicativos para diferentes tipos de gerenciamento da informação e assegurar a compra de produtos pela alta administração das empresas.

Este ano, mais do que em passado recente, a conferência irá ajudar também os participantes a entender e adotar a abordagem do “bom o suficiente” (“good enough”) em relação a conteúdo e tecnologias de gerenciamento de informação, aplicativos baratos e fáceis de colocar em prática, que proverão retorno imediato. Implementações fáceis e rápidas – combinadas com rápido ROI – serão discutidas a fundo.

Como a AIIM olha para o mercado latino-americano? Existem planos para cursos, workshops, ações educativas focadas em nosso mercado?

John Mancini - Nós acreditamos que existem grandes oportunidades no mercado Latino-Americano e esperamos expandir nossas atividades neste ano, particularmente na área de treinamento. A AIIM disponibiliza treinamento (http://www.aiim.org/training) em 6 importantes áreas: gerenciamento de registros eletrônicos; gerenciamento de conteúdo empresarial; gerenciamento de processos; organização da informação e acessos; gerenciamento de e-mails; e Enterprise 2.0.

Nós também disponibilizamos estes cursos por meio de organzações públicas e privadas ao redor do mundo e também pela Internet. Desde o lançamento do programa de treinamento há 3 anos, mais de 9 mil estudantes participaram de 13 mil cursos conosco.

No último ano fizemos um treinamento na Conferência de um parceiro em Buenos Aires para um dos maiores fornecedores.

Document Management

entrevista_10.indd 7

7

02.02.09 23:02:42

ENTREVISTA

Entrevista

Todo a su Alcance Mais de 70 parceiros pelo mundo foram treinados como Especialistas em ECM. Nós também demos um treinamento de gerenciamento de conteúdo na InfoImagem, em São Paulo, em setembro. Pretendemos expandir nosso envolvimento nos próximos anos para capitalizar oportunidades neste grande mercado. O instrutor da AIIM no evento, Bob Larrivee, salientou que a receptividade foi bastante boa. Seu papel era de mostrar o programa da AIIM de especialização em ECM como uma prévia da conferência e fazer um discurso de apresentação para o dia seguinte sobre ERM (Electronic Records Management). A Pré-Conferência sobre ECM atraiu mais de 200 participantes com apenas um apresentador. A empolgação que testemunhou e o comprometimento demonstrado pelos participantes foi impressionante. Segundo ele, as áreas de exibição ficaram cheias durante todo o tempo em que estiveram abertas, incluindo as últimas horas do dia 11 de setembro, em que o congresso terminou. Isto me mostrou que o Brasil é um líder em práticas de conceitos, aplicativos de ECM e tecnologias relacionadas, e também melhores práticas tanto em setores públicos quanto privados.

Quais serão os principais temas a serem abordados nas várias sessões da conferência?

A programação temática da Conferência AIIM 2009 estará divida pelas 135 sessões plenárias e sub-dividas por 19 principais assuntos que são: BPM/Workflow; Colaboração e Redes Sociais; Compliance, Gerenciamento de Riscos e Segurança da Informação; Capture & Imaging; Gestão Documental; ECM; Gerenciamento de Emails; Classificação da Informação e Taxonomia; Atribuições Legais & Discovery IT; Gerenciamento de Marcas; Soluções para Workgroups; Gerenciamento de Projetos; Guarda Documental; Busca & Text Mining; SharePoint; ECM Técnico; Web2.0 & Enterprise 2.0; Web Content Managment & Portais e Serviços na Web. Os participantes poderão conferir a escala de horários das apresentações, workshops, apresentação por canais e showcases durante todo o período do evento.

8

La Revista Document Management entrevista con exclusividad el responsable por la temática de este ano de la AIIM International Exposition and Conference que será de 30 de marzo a 2 de abril próximos en Filadelfia – EUA, Tom Bliss y el presidente de AIIM, John Mancini, que realiza una radiografía actual del mercado de ECM en el mundo, como previa a lo que será presentado en el mayor evento de ECM del mundo. ¿Usted podría hacer un análisis de la situación actual del mercado de ECM en el mundo?

Desde la última AIIM/On Demand Show en el último año, mucha cosa cambio aquí en EUA: Elegimos un nuevo Presidente; la crisis nos atingió con mucha fuerza. En una presentación producida por mi, que recibió inúmeras visitas en internet, destaque algunos puntos principales: - Más de 40% de las organizaciones no tienen política de clasificación de las informaciones electrónicas como histórico de negocio; - Aproximadamente 64% de los usuarios finales reconocen que las empresas donde trabajan entienden la importancia de los documentos en papel, y como deben ser guardados – pero, apenas 34% tienen el mismo entendimiento con relación a los documentos electrónicos.

- Apenas 41% de las organizaciones realizan algún tipo de entrenamiento sobre como tratar las informaciones electrónicas.

- 52% de las empresas no tienen “ninguna o casi ninguna confianza” de que sus informaciones electrónicas son precisas, accesibles y confiables.

Por esta constatación podemos tener una idea de como esta siendo percibido el ECM. ¿Cuales son los principales desafíos y beneficios del ECM con la crisis financiera afectando tantos países?

Nosotros sabemos a través de muchas pesquisas que los obstáculos enfrentados por los usuarios finales de gestión de información raramente están envueltos con la tecnología actual y si generalmente están relacionados con: 1. Mala identificación de las necesidades de negocio (Ex: “¿Que es lo que estamos intentando realizar?”)

2. Falta de atención a la Estructura de Administración (Ex: “¿Quién esta llamando la responsabilidad para si?”)

3. Falta de entrenamiento imparcial de los

vendedores en el inicio del proyecto. (Ex: “¿Lo que aprendimos con aquellos que vinieron antes de nosotros?”)

4. Falta de comprometimiento de la Gerencia (Ex: “¿Quién esta garantiendo que las cosas van a ocurrir?”) ¿Cual será la principal trama de las conferencias este año? ¿Quién será el principal Keynote Speaker y cuales temas serán tratados?

Este año la programación está centrada en el hecho de que, en cuanto el mundo cambio en los últimos meses, la necesidad de contar con información cualificada y que traiga beneficios significativos y mensurables al negocio es mayor que nunca. En verdad, la combinación de urgencia aliada a la reducción de costos y complexidad de los procesos clave, conectando personas e ideas para establecer nuevas fuentes de receta, minimizando exposiciones legales y regulatorias, ayudando personas a hacer mejor, acelerando decisiones, auxiliando las organizaciones a ser más productivas y lucrativas, nunca fue tan bienvenida cuanto ahora.

El evento de este año es destinado a mostrar a los profesionales de TI y ejecutivos como conquistar objetivos críticos rápidamente y de manera rentable.

La presentación inicial será realizada por John Stendbit, que recientemente se jubilo del cargo de CIO del Departamento de Defensa de EUA y también la de John Mancini denominada “Como Tratar la Explosión de Información”, en la cual examina como nuestra habilidad de captura de datos superó nuestra habilidad de usarlos de forma a mejorar nuestra vida personal y profesional. John Mancini identificará las deficiencias tecnológicas que nos trajeron a este punto y compartirá su visión de los avanzos necesarios para levarnos a una próxima etapa de utilización de la información. Serán mostrados ejemplos de esfuerzos que visan mejorar la forma como la información es organizada, analizada, distribuida y también su acceso.

Document Management

entrevista_10.indd 8

02.02.09 23:02:44

/ร P QFSDB UFNQP RVFCSBOEP B DBCFร B " .BDSPTPMVUJPO UFN UPEBT BT TPMVร ร FT QBSB B TVB FNQSFTB 7FOIB QBSB B .BDSPTPMVUJPO BRVJ WPDร FODPOUSB BNQMP QPSUGร MJP EF QSPEVUPT F TPMVร ร FT QBSB (&% &$. EPDVNFOU JNBHJOH TDBOOFST FTQFDJBJT SFDPOIFDJNFOUP F QSPDFTTBNFOUP EF EPDVNFOUPT WJB 0$3 *$3 0.3 FUD /ร P JNQPSUB RVBM B TVB OFDFTTJEBEF UFNPT BT GFSSBNFOUBT DFSUBT F LOPX IPX QBSB BUFOEร MB

4$"//&34

4DBOOFST QSPรถTTJPOBJT F FTQFDJBJT QBSB RVBMRVFS UJQP F UBNBOIP EF Nร EJB TFKB FN TVQPSUF QBQFM PV USBOTQBSร ODJBT รถMNFT

.BJPS WBSJFEBEF EF NBSDBT F NPEFMPT

40'58"3&4

4PGUXBSFT QBSB (&% &$.

3FDPOIFDJNFOUP F 1SPDFTTBNFOUP EF EPDVNFOUPT WJB 0$3 *$3 0.3 F NVJUP NBJT

4&37*ยฑ04

$POTVMUPSJB FTQFDJBMJ[BEB "SRVJUFUVSB EF TPMVร ร FT *OTUBMBร ร P 5SFJOBNFOUP 4VQPSUF Uร DOJDP "TTJTUร ODJB Uร DOJDB -PDBร ร P EF IBSEXBSF

Macrosolution

Fones: SP (11) 3726.7788 / 9667 | PR (41) 3027.5564 www.macrosolution.com.br macrosolution@macrosolution.com.br

Untitled-1 1

15.01.09 09:30:42

ESPAÇO DO LEITOR

Diretor Comercial da Acervo Florianópolis/SC

10

Document Management

Cartas_10.indd 10

A principal iniciativa para driblar a crise econômica em 2009 será:

“

Precisávamos de uma revista como esta. A matéria sobre gestão de Documentos em Papel foi muito apropriada. Temos que valorizar o trabalho dos arquivistas e a arquivologia e desmistificar a gestão de documentos em papel. Sempre tenho muita satisfação ao receber e poder ler a revista

Carlos Rudinei Laurindo

Divulgação

“

Eu leio a revista Document Management

ENQUETE

Aumento do outsourcing

Reavaliar porfólio de projetos de infraestrutura e sistemas Postergar aquisições de hardaware

Reavaliar SLAs Antecipar contratação de licenças de software e manutenção

Enquete realizada no site da revista Document Management.

Para participar acesse www.docmanagement.com.br

11-4232-5228 - e-mail: eduardo@doos.com.br

04.02.09 09:38:17

S !

GA AS VA AD IT LIM

Welcome to

AIIM international exposition + conference march 30 - april 2, 2009 pennsylvania convention center, philadelphia, pa

A revista DOCUMENT MANAGEMENT em parceria com a AWT TURISMO, está organizando um grande projeto para levar uma COMITIVA DE EMPRESÁRIOS BRASILEIROS para participar da AIIM SHOW'2009 - A The AIIM International Exposition + Conference, é o maior congresso e exposição mundial em ECM - Enterprise Content Management, que acontecerá entre os dias 30 de março a 02 de abril na cidade de Philadelphia – USA.

PARTICIPE DA COMITIVA DE BRASILEIROS E APROVEITE OS BENEFÍCIOS EXCLUSIVOS  Visita a Exposição  Participar do Conteúdo do Congresso (Opcional) com desconto de US$ 100.00 na inscrição;  Visitas técnicas monitoradas  Acompanhamento de um consultor técnico para orientar suas visitas de acordo com seus interesses;

 Segurança de uma viagem em grupo;  Ganhos em escala;  Facilidades na eventual falta de domínio do idioma;  Passagens aéreas e Traslados aeroporto/hotel/aeroporto;  Seguro viagem.

Pacotes de Viagem Philadelphia CONFORT INN STARWOOD RITZ

+ + + +

Nova York DEAUVILLE SHERATON MARRIOT

Single* US$ 3.675 US$ 4.348 US$ 5.607

Double* US$ 2.750 US$ 3.149 US$ 3.667

Os Pacotes contêm passagem aérea, traslados aeroporto/ hotel/aeroporto e as opções de hospedagem ao lado

✈

*Não inclusos: café da manhã, taxas aeroportuárias, despesas com documentação, pernoites e refeições não mencionadas ou que por qualquer motivo excedam as programadas. Gorjetas nos restaurantes e hoteis. Despesas de carater pessoal (lavanderia, telefonemas, passeios) - Valores sujeitos a alterações

Mais Informações: (11) 3392-4111 ou acesse www.aiimexpo.com.br Patrocínio

OnBase

Promoção e Realização

Agência Oficial

a Hyland Software solution

aiim21x28.indd 1

04.02.09 09:52:30

Fim dos boletos bancários O projeto DDA (Débito Direto Autorizado), que prevê o fim do boleto bancário em papel, será um dos principais temas do Ciab Febraban 2009. Para Gustavo Roxo, diretor setorial de Tecnologia da Febraban e coordenador-geral do Ciab Febraban 2009, o DDA será de vital importância, na medida em que reduzirá enormemente o uso de papel.

Participam do projeto todos os 129 bancos que compõem a compensação eletrônica dos sistemas de cobrança.

Como se pode imaginar, essa movimentação trará benefícios sócio-ambientais. Mais de 2,36 bilhões de boletos em papel deverão ser processados em 2008. A meta é atingir 50% dos boletos em três anos, com a sua apresentação de forma eletrônica.

A Febraban também repetirá os eventos preparatórios para o congresso nas capitais latino-americanas Gustavo roxo (road show), além de eventos em São Paulo com os bancos nacionais. Tais eventos se dedicam a discutir previamente questões que serão mais detalhadas no congresso do Ciab Febraban. A 19ª edição do Ciab – Congresso e Exposição de Tecnologia da Informação das Instituições Financeiras ocorrerá de 17 a 19 de junho, em São Paulo, no Transamérica Expo Center

Nova parceria Spur A Spur, empresa de importação e distribuição de produtos de informática, firmou uma nova parceria com a Printek, fabricante de impressoras mundialmente conhecida, apresentando ao mercado brasileiro as soluções móveis de impressão e passando a fornecer toda a linha de produtos da marca.

TJ de Pernambuco renova parque de impressoras A Tecnoset, empresa especializada em soluções para impressão, networking e segurança digital, será responsável pela renovação do parque de impressoras do Tribunal de Justiça de Pernambuco. Foram entregues 1.210 impressoras laser monocromáticas Lexmark modelo E352DN, todas elas com toner adicional e garantia.

Para Paulo Fodor, diretor comercial para Governo da Tecnoset, este fornecimento é importante porque a ata fica disponível por 12 meses para outros órgãos públicos que queiram aderir. “O sistema de registro de preços, previsto na legislação Paulo Fodor em vigor, permite compras com agilidade, segurança e economia. Há ganho de escala, devido às grandes quantidades registradas”, completa.

12

StarSoft mapeia acervo de empresas Bibliotecas, videotecas, livrarias, museus e todo tipo de acervo presente em empresas ou instituições públicas pode ser controlado criteriosamente pelo StarSoft Applications Acervo, sistema desenvolvido pela StarSoft e disponível para todo o mercado nacional.

O sistema é responsável pelo cadastro, gerenciamento e controle do total de itens presentes no acervo. A solução corporativa detalha todas as particularidades e atributos de cada tipo de obra que compõe a relação de produtos. Além do cadastro e das características de cada obra, o programa também relaciona os locais de armazenamento e as operações divididas por tópicos.

Receba semanalmente as últimas notícias do mercado de EC M assine nossa neWs Lette r www.docmanagement.com .br

Microfilmagem do Arquivo Nacional Ao completar 170 anos, Arquivo Nacional segue apostando na microfilmagem para preservar seus arquivos históricos e assim torná-los cada vez mais acessíveis à população.

Criado em 1838, o Arquivo Nacional do Rio de Janeiro é uma instituição arquivística e órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SIGA), da administração pública federal e integrante da estrutura básica da Casa Civil da Presidência da República. A partir desta data, o Arquivo Nacional passou a receber documentos com os mais Flexcan variados conteúdos, vindos de todo o País.

Tamanho volume de documentos, em sua grande maioria papel, requer cuidados e algumas técnicas de preservação e manuseio, fazendo-se necessário o trabalho de uma equipe especializada, que fica responsável pela recuperação de alguns arquivos, que chegam em condições precárias pela ação do tempo e condições inadequadas de armazenamento.

Para isso foi criado o departamento de microfilmagem, que microfilma documentos muito procurados para consulta e que precisam ser preservados.

“Desde o início dessa parceria, nossos equipamentos são os responsáveis pela digitalização e microfilmagem do acervo”, afirma Ricardo Monteiro, diretor da Scansystem.

Atualmente estão sendo microfilmados documentos com os registros dos navios estrangeiros que atracaram no Porto do Rio de Janeiro entre 1875 e 1974. A microfilmagem, que teve início em meados de 2007, só deve terminar em 2009. Anteriormente foram microfilmados as entradas feitas por navios estrangeiros no Porto de Santos. “Por se tratar de um grande volume de folhas avulsas, o trabalho exige cuidado e muita paciência”, afirma Pereira.

Document Management

sintese_10.indd 12

04.02.09 10:45:06

Konica Minolta fornece para Grupo Multicom

Imprensa official digitaliza acervo histórico

Há anos no mercado amazonense, o Grupo Multicom conta há cinco anos com os equipamentos da Konica Minolta. A empresa já adquiriu 17 máquinas da marca japonesa e hoje trabalha com 14, entre elas as Bizhub 600 e Bizhub PRO C6500e, tops de linha.

Para Fuzio Ymayo, da Konica Minolta, a parceira com o Grupo Multicom é mais uma garantia da Fuzio Ymayo qualidade de seus equipamentos, capazes de oferecer serviços diferenciados e o melhor em impressão digital.

O Grupo Multicom possui ainda cybercafé, cursos de informática, venda de produtos de informática, eletrônicos, móveis para escritórios, produtos de EPI, entre outros, nas cidades de Manaus e Parintins.

Todo o acervo legislativo do Estado de São Paulo será digitalizado e estará disponível aos cidadãos no site www.al.sp.gov.br em pouco mais de um ano, com a assinatura do contrato entre a Assembléia Legislativa (Alesp) e a Imprensa Oficial. Nesta parceria, a Imprensa Oficial, que é a empresa certificadora oficial do Governo do Estado, ficará responsável pela digitalização de cerca de 136 mil leis - dos primeiros documentos do Império até as mais recentes, num total de 261.256 páginas.

Para a formação do banco de dados da Alesp, que envolverá a digitalização e digitação com OCR Full-Text do texto na íntegra de todas as leis paulistas com 100% de garantia de conteúdo, serão investidos R$1,9 milhão. Também será possível fazer a assinatura digital com selo cronológico do texto e da imagem, atestando, assim, a integridade da informação. A conclusão do trabalho está prevista para fevereiro de 2010.

Microsoft foca em interoperabilidade A Microsoft anunciou medidas para promover maior interoperabilidade entre padrões, com destaque para a publicação da Versão 1.0 da documentação técnica para protocolos Microsoft e a visualização de aproximadamente 5 mil páginas para os formatos de arquivo binário do Word, Excel e PowerPoint (.doc, .xls, .xlsb e .ppt). Informações relativas ao Office 2007, o Office SharePoint Server 2007 e o Exchange Server 2007 compõem a Versão 1.0. Os profissionais que trabalham com os protocolos do Office SharePoint Server 2007 contarão com recursos adicionais para desenvolver produtos que funcionem com o Office 2007, e aqueles que atuam com os protocolos do Exchange Server 2007 poderão criar aplicações que se comuniquem e armazenem diretamente informações relacionadas ao email, calendário, mensagem de voz e controle de tarefas, tanto com o Exchange Server 2007 quanto com o Office Outlook 2007.

Kodak adquire linha de scanner da Bell+Howell A Eastman Kodak Company anunciou em janeiro um acordo com a Böwe Bell+Howell para a aquisição de sua divisão de scanners. Baseada em Chicago, a divisão tem fábricas e centros de distribuição também na Europa e Ásia, além dos Estados Unidos.

Segundo o executivo chefe da Eastman Kodak, Philip J. Faraci, o porfólio de produtos para a área de documentos e imagens da Böwe Bell + Howell são complementares aos seus e vai permitir oferecer aos clientes mais opções de serviços. Entre os produtos de destaque está a linha Spectrum XF Scanners de alta capacidade, para grandes formatos de captura de documentos em preto e branco e em cores.

as noticias Leia diariamente a sobre o mundo d tal gestão documen

m.br

management.co

acesse: www.doc

Iron Moutain inaugura unidade no Rio de Janeiro De olho nas oportunidades do mercado do Estado do Rio de Janeiro, a Iron Mountain, líder mundial em tecnologia para a custódia, administração e gerenciamento de documentos, acaba de inaugurar um novo galpão de 2,5 mil m2 na capital. O espaço, que faz parte do plano de expandir a operação da empresa em todo país, é o primeiro a atender 100% das normas de segurança internacionais desenvolvidas pela companhia.

“Atendemos atualmente mais de 200 clientes do mercado fluminense e o objetivo é crescer mais de Paulo Feldmann 18% em 2009”, afirma Paulo Feldmann, presidente da Iron Mountain no Brasil.

Entre os clientes atendidos pela empresa estão grandes players do mercado como a Conspiração Filmes, a Sony BMG e a Som Livre, que destacam a importância da gestão e preservação de seus acervos pela Iron Mountain.

Document Management

13

Hospital do Coração tem novo sistema de gerenciamento de informações O HCor - Hospital do Coração, em São Paulo, acaba de contratar a TOTVS, empresa líder na atividade de desenvolvimento e comercialização de software de gestão empresarial integrada. O objetivo da ação é o desenvolvimento e a implantação, num prazo de dois anos, de um novo sistema de gerenciamento de informações para a instituição.

O trabalho terá cinco etapas, que passarão pelo desenvolvimento do sistema, seguido da implantação e do software de back office. Concluídas essas três etapas, será iniciada a migração de dados para o novo sistema e a integração com os demais aplicativos que o HCor utiliza.

“O projeto é estratégico para o Hcor, face à oportunidade que temos de incorporar aos nossos processos de negócios toda as melhores práticas de mercado que uma empresa como a TOTVS tem como background”, explica Adailton Luiz Mendes, gerente de TI do HCor. Para Marcelo Monteiro, vice-presidente de Gestão de Atendimento e Relacionamento da TOTVS, a parceria tem um significado importante para ambas empresas. “Esse projeto é um marco para o segmento, não apenas pelo volume de investimentos, mas também por se tratar de uma das instituições hospitalares mais respeitáveis na América Latina. Será a reunião do conhecimento técnico do HCor com a experiência da vertical TOTVS”.

SulAmérica Saúde implementa a certificação digital A SulAmérica Saúde é a primeira companhia do segmento a adotar a tecnologia da certificação digital para a troca de documentos eletrônicos com seus cerca de 27 mil prestadores de serviços. A certificação digital é parte fundamental do TISS (Troca de Informação em Saúde Suplementar), uma determinação da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) que estabelece as regras e padroniza o registro e intercâmbio de dados entre operadoras de planos de saúde e prestadores de serviços da área. “Com esta integração, reduziremos a necessidade de fluxo de papel, proporcionando economia de tempo e dinheiro”, explica Antonio Carlos Endrigo, diretor comercial, de marketing e produtos da Orizon. Segundo José Luiz Poço, presidente da Certisign, empresa especializada na tecnologia, a certificação digital é hoje uma ferramenta indispensável no ambiente corporativo, já que permite que as empresas agilizem seus processos, fazendo uso do ambiente virtual com total segurança e respaldo jurídico.

14

edison torres passou a atuar como diretor comercial do grupo Tecmach. Formado em Marketing pela PUC/Campinas, ocupou cargos executivos durante 10 anos na IBM e três anos da oracle. O executivo chega para implementar o time da empresa e tem a missão de expandir a atuação do Grupo nacionalmente.

douGLas MarCos da siLva é o novo diretor de Application Outsourcing da CPM Braxis. O executivo responderá pela área de Delivery de Aplicações, com foco no mercado financeiro.

O executivo se reportará a Antonio Papalardo, vice-presidente sênior de delivery da companhia.

Nos últimos cinco anos, atuou na EDS como líder de Serviços de Aplicações, e na Tata Consultancy Services, como gerente executivo de Delivery.

Mauro Guedes é o novo diretor de vendas para o varejo da HP. O executivo será responsável pelas áreas de Vendas e Trade Marketing para o Grupo de Sistemas Pessoais (PSG), com foco em varejo e revendas. Guedes tem longa experiência no mercado de tecnologia e consumo, com passagens pela Nokia, Danone e Pepsico, no segmento Comercial, Trade Marketing e Marketing. Dentre suas especializações, está planejamento estratégico de marketing e vendas, e desenvolvimento e implantação de estratégias de Trade Marketing por meio da classificação de canais e segmentação de clientes.

Antes de integrar o time da HP, Mauro Guedes foi diretor de Desenvolvimento de Vendas do Grupo Schincariol.

Fernando Ferraz de Marinis é o novo diretor de Negócios da Diveo do Brasil, subsidiária da Diveo Broadband Networks, Inc., provedor líder de soluções locais de telecomunicações e TI para clientes corporativos na América Latina. O executivo chega para atuar na área de prospecção.

Sua contratação tem como principal objetivo a busca de grandes clientes e aumento da oferta de produtos e serviços por meio de ferramentas de integração de dados e inteligência de negócios. Fernando levará à Diveo o seu conhecimento adquirido em grandes empresas, principalmente do segmento financeiro e do varejo.

aureo FittiPaLdi Costa assumiu o cargo de diretor geral de vendas para o mercado corporativo da Lexmark Brasil. Desde 2005 na empresa, o executivo ocupava o cargo de diretor de serviços e soluções.

Document Management

sintese_10.indd 14

04.02.09 10:45:15

Luís Minoru Shibata é o novo diretor de consultoria da PromonLogicalis, maior integradora independente de soluções em Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) da América Latina.

Raul Souza Neto assume direção do segmento de Distribuição da IBM Brasil, área que atende clientes dos segmentos de Varejo e Produtos de Consumo. Há 10 anos na IBM e com 18 anos de experiência neste mercado, Raul assume cargo que era ocupado por Armando

Toledo, que passa a atuar como diretor de Estratégia de Serviços

BHP Billiton é nova cliente da TCI A TCI Business Process Outsourcing anunciou um novo nome entre seus clientes, a BHP Billiton, empresa que está entre as maiores mineradoras do mundo, com operações no Brasil. Para a companhia, a TCI anuncia o desenvolvimento de um projeto de GIDI (gestão integrada de documentos e informações). “Nossas atividades vão desde a gestão informacional por meio de organização, back office, guarda, digitalização e gerenciamento de documentos até a auditoria dos processos e contas, passando pela gestão da cadeia logística e de suprimentos em plataformas integradas de serviços, infraestrutura e software”, ressalta Roberto Marinho presidente da TCI.

para a IBM América Latina.

Carlos Gonçalves assume como controller da BSA Brasil, fornecedora de soluções de TI e outsourcing, com forte atuação em consultoria, implementação e desenvolvimento de produtos e soluções personalizadas para o mercado corporativo.

Claudia Santos é a nova country manager da AMD no Brasil. A executiva ocupava anteriormente a diretoria de vendas corporativas e

Open Text adquire Captaris A Open Text, líder global em gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM), e a Captaris, líder mundial no fornecimento de software que automatiza processos de negócios, acabam de anunciar acordo definitivo de fusão, no qual uma subsidiária integral da Open Text adquirirá a Captaris.

Para Ricardo Caldas, presidente da Telemikro - forrnecedora de soluções e serviços de comunicação corporativa e uma das principais distribuidoras da Captaris na América Latina do produto carro-chefe da empresa, o servidor de fax RightFax -, a combinação das empresas só tem a agregar. “Como parceiros comerciais da Captaris, enxergamos nessa união novas oportunidades de negócio, para oferecer aos prospects e também à nossa base instalada de clientes”.

passará a ser responsável por vendas, marketing e gestão organizacional da operação brasileira da empresa.

Alexandre Duarte assume como gerente de tecnologia da Quest Software do Brasil. Profissional com 16 anos de experiência no mercado de TI, Duarte atuou na EMC, na Peregrine e na C.A. Outro diferencial de sua trajetória é o fato de ter participado de projetos de TI que foram além das fronteiras brasileiras – o executivo liderou grupos de trabalho em países como Argentina, Chile, Peru, Colômbia e Venezuela.

Sixto Sune assumiu a função de diretor de Vendas da América Latina da Kofax e

Paulo Nogueira como responsável pela área de Sales Engineering, com ampla experiência no segmento bancário, em desenvolvimento de aplicações para digitalização e processamento de documentos.

Tecmach alavanca sua entrada no interior de São Paulo A Tecmach, empresa da área de TI que oferece soluções para outsourcing de impressão, networking e acesso, está implementando sua estratégia de mercado visando a aumentar a capilaridade da companhia, principalmente, no Estado de São Paulo.

A primeira medida foi a de abrir um escritório regional da empresa, visando atender ao interior do estado, onde se localiza o segundo maior PIB nacional, na cidade de Campinas. O novo escritório Álvaro Silva (direita) diretor da ficará a cargo do novo Gerente de Canais Tecmach e Eduardo Conesa seguram a Camisa do Guarani e Novos Mercados, Eduardo Lopes.

“Nosso foco é atender regionalmente às empresas através de um pool de canais que nos representarão junto às grandes empresas do interior”, informou Edison Torres, atual Diretor Comercial da Tecmach.

Como segunda medida de marketing, o grupo passou a patrocinar o Guarani Futebol Clube e terá seu nome estampado nas camisas dos atletas durante todo o Campeonato Paulista de Futebol de 2009. “Esta estratégia nos dará visibilidade junto ao nosso mercado alvo”, finaliza Torres.

Document Management

sintese_10.indd 15

15

04.02.09 10:45:17

DocUMentoS VIrtUaIS

O email em discussão

Especialistas abordam alguns dos principais aspectos a ser considerados nas estratégias de gerenciamento de mensagens eletrônicas.

Por ana lúcia Moura Fé

o

email, quem diria, foi promovido a aplicação de missão crítica em muitas empresas.

E não é para menos. Além de se firmar como um dos mais importantes meios de comunicação empresarial, o correio eletrônico é ferramenta de negócios usada na condução de praticamente todo tipo de transação, gerando um fluxo que, em 2012, atingirá uma média de 233 emails por usuário corporativo/dia, contra os atuais 156, segundo projeções globais da Radicati Group.

Essa incessante fábrica de informações não estruturadas – algumas descartáveis, outras de grande valia tanto para os tomadores de decisão e funcionários quanto para advogados, legisladores ou auditores – tem forçado um número cada vez maior de empresas a buscar as melhores políticas e práticas de gerenciamento de email. Aliadas às tecnologias existentes, essas abordagens garantem segurança, armazenamento e fácil recuperação dos registros de interesse do negócio – reduzindo riscos, estocando capital intelectual, aumentando a produtividade e alinhando a empresa com requerimentos regulatórios, entre outros benefícios. De outro lado, promovem descarte eficaz de dados inúteis ou cujo prazo se expirou – o que implica mais agilidade nas consultas e redução de custos.

De acordo com Marcos Rodrigo Silva, diretor de produtos da Diveo do Brasil - que administra 50 mil contas de email de cerca de 100 empresas, em modelo de software como serviço (SaaS) – o correio eletrônico ganhou espaço no cenário de fluxos de decisão e como ferramenta de colaboração, integrando-se cada vez mais às redes de informação de voz e dados, com significativos ganhos em produtividade. Na sua visão,

16

o email corporativo deve ser considerado operação de missão crítica, e sua infraestrutura deve refletir as melhores práticas de governança da informação.

O email, portanto, se tornou documento integrante de processos de negócio e elemento de convergência para comunicações inter e intraempresas.

“Suas características de velocidade, estrutura de armazenamento, backup, recuperação e distribuição passaram a ser observadas com mais rigor pelas empresas e por órgãos governamentais. A preocupação passou a ser a estruturação e o registro das mensagens recebidas”, diz Silva.

Mesma visão tem o presidente da Telemikro, Ricardo Caldas, para quem, além do status de documento comercial, usado para compra e venda de produtos e serviços diversos, a mensagem eletrônica tem papel importante nos processos internos e externos (workflow) das empresas. “O email participa do processo de workflow por permitir que seus dados sejam capturados e indexados por meio de soluções de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Ou seja, ao se receber informações por email, os dados são facilmente transferidos para o banco de dados da empresa, alimentando o processo de workflow e agilizando significativamente o negócio”, diz o presidente da Telemikro, que fornece soluções estratégicas para gestão de conteúdo corporativo, adequando as organizações a normatizações como Sarbanes-Oxley e Basiléia II, entre outras.

João Paulo Azevedo, diretor de marketing da BSA Brasil, especializada em soluções para segurança de emal, acrescenta que o correio eletrônico funciona como um difusor do desenvolvimento do workflow

– uma ferramenta de trabalho que já pressupõe um fluxo pré-definido. “O email serve para difundir os passos do workflow e verificar se estão sendo cumpridos corretamente”, diz. Ele adiciona que, atualmente, a dinâmica do mundo corporativo faz com que muitas decisões e estratégias se concentrem na correspondência digital, que há tempos transcendeu seu papel de mero meio de comunicação. “Acredito que a gestão de documentos que não atentar para os emails corre sérios riscos de não proteger informações consideradas de suma relevância para a organização. E do ponto de vista jurídico, os emails são provas incontestáveis de formalização de processos”, afirma. legal Por natUreZa O correio eletrônico é um documento legal por natureza, com validade similar a qualquer outro documento, sobretudo se traz o recurso da assinatura digital. E o Poder Judiciário entende que pode ser facilmente utilizado como prova. A informação é de Rubens Tilkian, sócio do escritório Fialdini Penna Tilkian e especialista em Direito na Internet. Ele recomenda que essas características devem ser amplamente difundidas entre os funcionários. “Muitas vezes, pelo anseio de fechar negócios e pela agilidade que o email imprime à transação, o profissional se compromete em negócios pouco vantajosos, levando a empresa a consultas jurídicas sobre como anular tal transação”, diz.

A Justiça entende, pois, que a mensagem eletrônica deve ser admitida como prova, salvo se expressamente impugnada pela parte contrária. “Sabe-se que muitos contratos são realizados apenas na forma eletrônica. Logo, não apenas o contrato, mas toda a troca

Document Management

Capa1_10.indd 16

03.02.09 00:25:16

a eMPreSa É legalMente Dona Do eMaIl Objeto de inúmeras disputas no Judiciário, o direito da empresa sobre os emails corporativos está no centro de discussões que ainda dividem opiniões de doutrinadores e põem em foco a colisão entre o poder de direção do empregador e o direito à intimidade e à privacidade dos empregados, nas palavras de Tilkian, do escritório Fialdini Penna Tilkian.

O especialista lembra que o Tribunal Superior do Trabalho (TST) já apreciou matéria em que decidiu pela preservação do poder de direção do empregador em detrimento das garantias fundamentais do funcionário. “Foi estabelecido que o empregador pode exercer ‘de forma moderada, generalizada e impessoal’ o controle junto de software e hardware que, por meio de HSM (Hardware Security Module), autentica e certifica documento eletrônico quanto a data e hora (baseia-se no horário oficial do país fornecido pelo Observatório Nacional do Rio de Janeiro).

Aleksandar Mandic, dono da Mandic, que fornece ferramentas para segurança e armazenamento de mensagens, define email registrado como sendo uma prova verificável de que a mensagem foi enviada e entregue, a qualquer endereço de email. O mecanismo funciona nos mesmos moldes de uma carta registrada enviada pelos Correios. “O remetente recebe um recibo via email comprovando o conteúdo, data e hora (carimbo do tempo), envio e recebimento da mensagem”, explica. Segundo ele, esse recurso vem se aprimorando na medida em que a tecnologia evolui. “Hoje vai muito além do ‘arroz com feijão’. É possível, por exemplo, compactar anexos do email e transformá-los em arquivos ZIP, assim como converter um arquivo para o formato .pdf e criptografar a mensagem, entre outros recursos”, informa.

Por outro lado, a empresa RPost, que também oferece serviços de email registrado, informa que a maioria das empresas ainda está desprotegida em disputas envolvendo mensagens de email. Em muitos casos, elas se valem de perícias forenses caras e inúteis, uma vez que não há como determinar o conteúdo da mensagem a partir de logs dos servidores, por exemplo.

VOLUME MUNDIAL DE EMAILS

2008

210 bilhões de mensagens/dia

2009

247 bilhões de mensagens/dia

2012*

419 bilhões de mensagens/dia

Fonte: Radicati Group,

de informação preliminar a ele deverá estar, em sua maioria, registrada eletronicamente, e servirá de prova em eventual conflito levantado pelas partes”, informa Tilkian. O especialista ilustra a importância da certificação para segurança em serviços de informática. “Um advogado pode se valer de certificação digital para enviar uma petição ao Tribunal, com a mesma eficácia e segurança dos protocolos físicos atuais”, diz.

Rodrigo Leite, gerente de projetos da Topmind, consultoria global de TI, telecomunicações e RH, acredita que o Brasil ainda tem muito o que avançar para alcançar o estágio dos Estados Unidos e países europeus no que se refere a certificações digitais, cujas diretrizes para confecção e gerenciamento no pais são providas pelo ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas) a Autoridades Certificadoras como Serasa e Serpro. “Assinaturas digitais ainda são caras e pouco populares fora do mundo corporativo, sem contar a pressão de cartórios que não a veem como aliada, e sim como ameaça”, acredita. Mas ele acrescenta que a certificação ganha terreno no País no mesmo ritmo da expansão das transações financeiras e comércio eletrônico.

Além de assegurar a autenticidade e validade legal do documento, mecanismos como certificação digital, email registrado e carimbo do tempo aumentam a segurança na informação e nas transações, reduzindo o número de fraudes. “Também contribuem para diminuição de arquivos físicos, facilitando a consulta e a reprodução”, diz Leite, que define carimbo do tempo, ou “time stamp”, como um con-

* projeção

das mensagens eletrônicas corporativas. Portanto, fica patente o seu direito de monitorar mensagens de funcionários, embora essa fiscalização não deva ocorrer de forma desenfreada”, relata Tilkian.

Ele salienta que o monitoramento exercido pelo empregador não tem como finalidade desvendar segredos de subordinados, e sim preservar a produtividade e proteger o negócio contra eventuais abusos cometidos por meio da rede. Recomenda às empresas a elaboração de um documento claro

Document Management

Capa1_10.indd 17

17

03.02.09 00:25:33

DocUMentoS VIrtUaIS Divulgação

alexandre cadaval, da DHc

18

oS DeSaFIoS Do arMaZenaMento e Da SegUrança Questões legais e regulatórias estão aumentando a preocupação das empresas quanto ao registro e armazenamento de mensagens em ambiente apropriado, embora não seja comum encontrar políticas claras nessa área. A afirmação é do diretor da Diveo, Silva, que aponta a existência no mercado de grande número de soluções de storage, a serem escolhidas de acordo com a necessidade do negócio. “Dependendo do porte e foco da empresa, pode-se optar por uma solução gratuita, sem compromisso de qualidade, ou solução inteiramente dedicada, hosteada

em data centers de grande porte, com garantia de disponibilidade e segurança”, diz.

O executivo informa que um número crescente de empresas está migrando do modelo de storage in house para outsourcing hospedado. “Dado que o email corporativo tem-se tornado importante ferramenta de negócios e colaboração, o foco deixa de ser a gestão da infraestrutura e passa a ser conformidade ao ambiente de negócios”, diz Silva. Ele acrescenta que essas soluções estão mais acessíveis ao mercado de pequenas e médias empresas (SMB).

“Com o modelo SaaS, o SMB conta com os mesmos serviços disponibilizados às corporações, pagando apenas pelo que usa e com acesso a políticas de governança que não teria em curto prazo”, diz.

Fernando Fontao, engenheiro sênior de sistemas da Websense, que oferece serviços de Hosted Email Security, também defende a contratação de serviços on demand como alternativa econômica e segura para armazenar emails, sem aumentar os custos com storage e backups. “A empresa não precisa comprar hardware ou licenças de software. As mensagens são recebidas, filtradas e armazenados fora dos computadores do cliente, no modelo conhecido como computação em nuvem. Além de economizar em infraestrutura, espaço físico, eletricidade, administração e manutenção, ela pode contar com a segurança garantida por contrato e o contingência em caso de falhas de comunicação, tanto da Internet para o sistema quanto do sistema para a rede do cliente”, relata o engenheiro.

bacKUP X arQUIVaMento Empresas como Symantec e CMS Watch destacam, como um dos equívocos mais comuns em gerenciamento de email, o fato de as empresas tratarem backups e arquivamento (archiving) como coisas similares. Segundo a CMS Watch, 80% dos dados de email são duplicados porque as empresas confundem os dois conceitos, que têm propósitos diferentes. Para começar, backups restauram o status da infraestrutura como um todo. Já o arquivamento permite armazenamento, localização precisa e recuperação de informações não estruturadas, como o email. Os articulistas defendem que o arquivamento, ao invés do backup, provê melhorias significativas nas práticas de gerenciamento de emal. Confira as diferenças das abordagens.

bacKUP

arQUIVaMento

Backup operacional e disaster recovery

Conformidade e retenção legal de registros

Copia mensagens

Transfere mensagens

Múltiplas cópias

Ocorrências únicas

Sem índice ou recursos de pesquisa

Indexado para identificação e recuperação

Utiliza capacidade de armazenamento

Reduz capacidade de armazenamento

Retenção curta (dias ou semanas)

Retenção longa (anos)

Responsabilidade de TI

Responsabilidade legal e executiva

Fonte:Processor.

e objetivo estabelecendo as políticas de uso das ferramentas eletrônicas disponibilizadas pela empresa.

“Outra sugestão é a instalação de computadores independentes, sem qualquer conectividade com os servidores da empresa, para que os funcionários, em horários pré-estabelecidos ou não, possam fazer lançar mão da ferramenta para o uso pessoal”, diz.

A esse respeito, a tecnologia já permite o monitoramento do conteúdo de emails sem a necessidade de acesso direto aos referidos conteúdos, conforme explica Ricardo Caldas, presidente da Telemikro. “As soluções atuais, além de gerenciar email que não tratam de assuntos profissionais, também listam os usuários que mais utilizam determinados serviços, o assunto das mensagens e o tipo de arquivo que está circulando, sem que o administrador do sistema ou o gerente precise ler o conteúdo da mensagem na íntegra. Trata-se, então, de ferramenta estratégica de controle e segurança, que atende de maneira ética à decisão promulgada pelo TST”, diz Caldas.

Apesar dos avanços, a maioria dos especialistas tem a percepção de que, no Brasil, ainda é insuficiente a atenção dispensada ao gerenciamento de mensagens eletrônicas, embora o uso de emails corporativos seja massivo. “Ainda que as empresas utilizem com grande frequência o email, não há sinais claros

de que todas elas dão a devida atenção a segurança e arquivamento. É muito comum o procedimento de apagar emails de funcionário demitido. Isso pode trazer inúmeras complicações à empresa, visto que negócios, conversas ou tratativas estabelecidas por esse ex-funcionário podem demandar esclarecimento futuro”, exemplifica Tilkian, que recomenda a criação de pastas para arquivamento desses emails.

A tecnologia atual também já permite que as empresas tenham acesso até mesmo a emails apagados, segundo Mandic. “Temos um ferramenta que encaminha todas as mensagens trocadas por funcionários a outro servidor, cujo acesso é restrito aos dirigentes da empresa. Mesmo que o funcionário saia da empresa e delete as mensagens, acidentalmente ou não, fica uma cópia de tudo em ambiente seguro”, diz.

Document Management

Capa1_10.indd 18

03.02.09 00:25:37

Divulgação

Divulgação

João Paulo Azevedo, da BSA

Integração e colaboração A demanda crescente por mecanismos de colaboração e aumento de produtividade empurram os

Henrique Monteiro, da Research In Motio

emails corporativos para uma permanente evolução, segundo Silva, diretor da Diveo. Tal evolução, segundo ele, segue a trilha da integração e da possibilidade de comunicações efetivamente on-line (instant messaging), ferramentas de escolha de comunicação (como os sensores de presença), colaboração (como as redes sociais corporativas), experiências sensoriais (videochamadas e treinamento remoto), integração com processos de negócios (CRM e ERP), convergência com os mecanismos de comunicação (como VoIP), integração com sistemas de autenticação de usuários (single-sign on), assinatura eletrônica de emails e acesso por meio de qualquer dispositivo.

“Essas características traduzem o conceito de UniDivulgação

Fontao ressalta a importância de incluir o email no escopo da gestão documental. “Tornou-se virtualmente impossível não dar atenção ao tema. O spam corresponde a algo entre 80% e 98% de todas as mensagens recebidas, dependendo do tipo de empresa, o que dificulta a tarefa dos funcionários em localizar mensagens legítimas. Sem contar que não monitorar os emails que são enviados por funcionários é igualmente problemático, uma vez que podem ser remetidas mensagens contaminadas com vírus ou código malicioso móvel ou documentos confidenciais que não deveriam sair da empresa”, diz.

As regras e controles aplicados aos documentos físicos devem se estender aos emails, como, por exemplo, estabelecer limite de storage. A orientação é de Mauricio Alfonso, gerente regional de document management solutions da Iron Mountain South America, que oferece serviços de sala cofre para fitas de backup e ferramentas de backup para PCs e servidores, como assinatura mensal ou instalado nos servidores do cliente. “Não vale simplesmente oferecer aos usuários mais gigabytes de espaço para armazenar documentos eletrônicos. Deve haver uma forma fácil de recuperar documentos e emails antigos quando necessário, sem implicar em custos para o departamento de TI ou demora para os usuários”, diz. O controle, segundo ele, se daria mais no âmbito dos spams e no sentido de garantir o não armazenamento de documentos ou emails que não sejam do interesse do negócio, como fotos e vídeos trocados entre funcionários ou identidades externas.

Arthur Capella, country manager da IronPort, que vende produtos e gerenciamento de segurança

nos ambientes email e web, também considera que o controle de spams é uma das medidas mais eficazes para melhorar o custo/benefício do armazenamento e backup. “Ao eliminar mensagens indesejáveis, as empresas reduzem o volume total de email circulando em sua infraestrutura. Isso se consegue com uma política de segurança de email que esteja alinhada à política de segurança da informação da empresa e que restrinja o uso das mensagens ao que está relacionado ao negócio”, diz.

Alexandre Cadaval, diretor de engenharia e produtos da DHC Outsourccing, parceira da Mandic, avalia que a prática do envio dos mesmos dados anexos para diversas pessoas e o hábito de responder o email com uma cópia da mensagem estão entre os principais fatores que levam à explosão no volume de dados armazenados e de backup. “Já existem mecanismos para minimizar esse problema em sistemas privados”, informa, adicionando que cresce o armazenamento de mensagens e principalmente seus anexos na rede mundial, para que possam ser acessados via web a qualquer hora, de qualquer local. “Os provedores disponibilizam cada vez mais espaço por caixa postal, viabilizando este tipo de armazenamento”, diz.

Aleksandar Mandic, da Mandic

Document Management

Capa1_10.indd 19

19

03.02.09 00:25:42

DocUMentoS VIrtUaIS Divulgação

tante ferramenta de colaboração pela sua velocidade na troca de informações, mas, nesse contexto, deve ser objeto de administração mais eficaz. “Mesmo no cenário colaborativo é necessário haver mediador”.

Ele observa que as regras para filtragem de spam devem ser constantemente acompanhadas e ajustadas, sobretudo quando o ambiente colaborativo sai da esfera interna da empresa e incorpora outras empresas e um número crescente de participantes.

Já Alfonso, da Iron Mountain, assinala que, embora faça parte de um workflow, o email não deve ser a única ferramenta de comunicação corporativa.

“Um cliente de um banco tem a opção de receber um SMS por celular cada vez que realiza uma compra ao usar o cartão de crédito ou débito. Além disso, mensagens dentro de plataformas sociais (Orkut, MySpace, Facebook) ou de colaboração privadas (Lotus Notes, SharePoint) tendem a ser mais rápidas que emails”, avalia.

MobIlIDaDe Os especialistas ressaltam ainda a importância de estender as estratégias de gestão de documentos eletrônicos ao ambiente wireless, tendo em vista a rápida expansão do uso de dispositivos sem fio no meio corporativo, como smartphones e PDAs. “É preciso ter políticas de uso do email no ambiente móvel.”, diz Arthur Capella, da IronPort. Os próprios dispositivos sem fio, em suas versões mais atuais,

fied Communication (UC), quando integradas com os serviços de comunicação por dados e voz nas corporações”, diz Silva.

O email é, portanto, um dos grandes vetores de colaboração e compartilhamento de dados corporativos, pela agilidade e facilidade que confere à troca de informações de texto ou imagens, segundo Capella, da IronPort. Ele observa que em muitos casos há excesso no uso de emails. “Muitas questões poderiam ser resolvidas mais rapidamente por meio de conversas pessoais ou telefônicas”, alerta.

Essa mesma característica de agilidade e facilidade, que torna o email um instrumento eficaz de colaboração, pode configurar um problema se não houver mecanismos de rastreabilidade nas mensagens, de forma a identificar o destino dos emails. “Ao fazer um reply, você pode repassar as informações para um número ilimitado de pessoas. Muitas vezes não há critério para tais processos”, exemplifica Azevedo, da BSA. Leite, da Topmind, concorda que o email é impor-

20

Divulgação

rubens tilkian, do escritório Fialdini Penna tilkian

já incorporam recursos sofisticados de segurança e gerenciamento, como é o caso do BlackBerry, que oferece soluções para usuários domésticos e organizações que investiram alto em mobilidade e necessitam de alta performance, disponibilidade, recursos de encriptação e gestão remota dos equipamentos.

“A ferramenta de gestão do aparelho contempla mais de 300 políticas de segurança, entre elas a configuração de senha de criptografia de dados na memória do dispositivo, gerenciamento remoto dos dados e políticas, backup de dados e limpeza remota do equipamento”, diz Henrique Monteiro, gerente de produto da Research In Motion (RIM).

Por fim, embora seja crescente o número de empresas que investem em estratégias de gestão de emails, pode-se afirmar que ainda prevalecem práticas ultrapassadas, que expõem as companhias a ameaças diversas, interferem na produtividade e limitam o aproveitamento do capital intelectual de que dispõem.

Em artigo recente, Danny Milrad, executive da Symantec Corporation, especializada em segurança, afirma que muitas empresas colocam em suspenso o gerenciamento de email enquanto protelam o desenvolvimento de estratégias nessa área. Outras se limitam a fazer backup das mensagens – e torcem para que nunca precisem recuperar algum dado guardado. Muitas não conseguem decidir quais mensagens devem ser guardadas ou descartadas, e outras tantas deixam essa tarefa nos ombros do usuário final.

rodrigo leite, da topmind

Document Management

Capa1_10.indd 20

03.02.09 00:25:46

readsoft_cor_21x28cm_190908.ai

19.09.08

17:31:52

Automatize o processamento de documentos da sua empresa.

Menos trabalho, menos gastos e menos preocupação

C

M

Y

CM

MY

CY

CMY

K

Faça como todos eles, opte por soluções da ReadSoft.

Avon, AUDI, ABB, Alcatel, Banco Toyota, Bunge, BMW, Bosch, Casas Bahia, Central de Vendas, Cemex, Copel, Embraer, Exército Brasileiro, Ericsson, Gunnebo, Goodyear, Honda, ING, L’oreal, Porshe, Siemens e Tegma.

A Readsoft Brasil Orgulha-se do Prêmio Aplicação do Ano - CENADEM 2008 Conferido ao Cliente CASAS BAHIA Automação no Processamento de Notas Fiscais A ReadSoft Brasil se orgulha do Prêmio outorgado à Casas Bahia. O sucesso deste projeto deve-se ao fato de que o Sr. Frederico Wanderley- CIO, confiou na capacidade Tecnológica da ReadSoft Brasil Ltda. As Casas Bahia diante da necessidade de modernizar o processamento das Notas Fiscais emitidas e recebidas optaram por uma solução de digitalização. Tendo um forte e bem distribuído sistema de logística que processa, anualmente, um volume de 13 milhões de notas fiscais. Teve seu

processamento de coleta manual das informações, substituída pela automação através da digitalização dos documentos e a captura das informações, integrando com os sistemas Administrativo/Financeiro. Possibilitou a guarda digital das imagens dos documentos e disponibilizou para consulta via web. Dentre tantos benefícios, o sistema gerou velocidade no processo de captação e indexação das notas fiscais, transparência e facilidade para usuários, redução de Mão-de-obra e de erros de digitação, redução do tempo de resposta para com os clientes, além da total integração dos dados e imagens entre departamentos.

www.readsoft.com.br | +55 11 3670 1050 | info-br@readsoft.com

VirTUaLizaÇÃo

Para entender a virtualização Será a virtualização realmente uma saída para as empresas preocupadas com gestão documental ou apenas mais uma onda em TI? Especialistas analisam a questão, que pode alterar a forma física como os processos de TI são encarados em empresas de todos os portes

n

ão é novidade nenhuma que o mercado de TI é periodicamente invadido por ondas tecnológicas, por vezes passageiras, e também por tendências que se consolidam. Como os processos de gestão documental estão intrinsecamente ligados à TI, não é de estranhar que todos que se dedicam à área estejam imersos neste mar de novidades.

Assim comparando, tanto quanto a gestão documental, a virtualização é uma atividade meio para as empresas, e sua grande virtude é levar aos usuários disponibilidade e economia na infraestrutura, não importando o tipo de segmento em que atuem.

A gestão de documentos está localizada numa camada que podemos chamar de camada de aplicação dentro de um data center. Ela serve para que se tenha uma infraestrutura

22

mais dinâmica. Ela vai trabalhar na base técnica que o programa ou aplicação, no nosso caso a gestão de documentos, está instalado.

Aprofundando-se na questão, o importante é saber quais os benefícios que ela irá proporcionar. Segundo Arlindo Maluli, consultor especializado da VMWare, líder mundial em produtos de virtualização, ela vai reduzir a quantidade de recursos físicos necessários à execução de tarefas que se ampliam constantemente, sem a necessidade de acréscimos constantes.

A Citrix, por exemplo foi pioneira na área de virtualização e atua desde 1989 oferecendo uma alternativa para entrega de aplicativos a clientes. “É preciso manter o princípio da virtualização, que é o de reduzir custos, proporcionar segurança, melhorar o gerenciamento

dos data center , além de consolidar negócios.

O conceito existe há 20 anos e sua proposição inicial de disponibilizar os aplicativos para qualquer usuário em qualquer lugar é tão mais ampla, que passa as fronteiras dos aplicativos para a dos servidores, com melhor performance do conjunto e com altos índices de usabilidade”, comenta Marco Fontelle, gerente de integração de sistemas da Citrix. como FUnciona? ” A virtualização pega a infraestrutura física que se usa - como espaço, energia, servidores, processamento, memória e tudo que é necessário para rodar os programas - e vai enxugar isso. Ela vai atuar na gestão do data center e como consequência na melhor gestão do aplicativo. Ou pelo menos irá oferecer uma infra-

Document Management

Capa2_10.indd 22

04.02.09 16:07:24

estrutura mais barata e mais disponível para rodar o aplicativo”, ressalta Maluli.

A Symantec Corp. divulgou, na primeira semana de 2009, os resultados de seu relatório 2008 State of the data center . Em seu segundo ano, o relatório mostra que gerentes de data center estão pressionados por dois objetivos conflitantes: expectativas de usuários mais exigentes e maiores níveis de desempenho, ao mesmo tempo que reduzir custos permanece prioritário.

Para Marcello Bósio, gerente técnico da Hitachi Data Systems, o gerenciamento dos data centers cresce por vários motivos, principalmente pelo aumento de dados. Os programas de gerenciamento de documentos, dentro deste contexto, são facilitadores para o melhor uso das informações. A virtualização segue o

mesmo conceito: diversas aplicações gerando documentos diferentes, ao mesmo tempo”, conceitua. Para que se consiga trabalhar com a gestão de documentos de uma forma mais produtiva, os especialistas preconizam que o melhor que se tem a fazer é otimizar a forma como se administra os programas de ECM, e que se pode utilizar a virtualização para isso.

“Uma vez entendido o quanto é importante usar as informações e a melhor forma de obtêlas, a virtualização vem facilitar a alocação no lugar correto, num menor tempo e com menos recursos”, reforça o executivo da HDS. Fazer mais com menos “Quando se diz que a virtualização é a forma de se fazer mais com menos, ou de forma mais barata, estima-se que esta premissa valha

tanto para pequena empresa quanto para uma grande empresa. Tudo é uma questão de porcentagem . Ela sempre vai reduzir custos. Não importa o quanto se gaste.”, diz Maluli.

Para o executivo da VMWare, usa-se um número genérico para justificar esta redução.

Costuma-se dizer que a virtualização pode reduzir os custos de data center de 30 a 70%.

“Existem, é claro, projetos que estão fora desta curva e conseguem uma redução ainda maior”, ressalva.

Esta é uma faixa abrangente, mas mostra que a redução é vultosa e efetiva. Por exemplo, se 10 servidores são consolidados em 1, obtém-se uma redução nos custos de energia elétrica na mesma proporção.

“O espaço físico necessário será menor e a maneira de gerir este data center será dife-

Document Management

Capa2_10.indd 23

23

04.02.09 16:07:26

VIRTUALIZAÇÃO

Divulgação

Divulgação

rente, pois toda vez que os profissionais tiverem que dar manutenção num programa vão criar uma máquina virtual, que vai substituir a outra, sem interrupção etc, o que vai melhorar a gestão para que o administrador seja mais produtivo. Por outro lado o outro grande benefício é a disponibilidade”, acrescenta.

“O que acontece normalmente é que não há uma estimativa precisa dos ativos necessários (no data center) para executar o negócio; superestima-se por princípio. Não há instrumentos hoje controlando processos de negócios que façam entender a real necessidade de infraestrutura”, lembra do diretor de vendas técnicas da C.A., Rosano Moraes.

Conforme ele salienta, a evolução para uma estrutura de automação de data center, em que os recursos estão provisionados para atender as demandas atuais e futuras de forma automática, ainda não aconteceu para a grande maioria das empresas. “É preciso entender os ativos e requisitos de cada empresa e tomar a virtualização como arma para provisionar os data centers para cada aplicação”, reforça Moraes.

Moraes enfatiza que para se fazer mais com menos é necessário uma análise e automação dos processos e principalmente a interpretação da necessidade de trabalhos internos poder fazer este “orquestramento” da infraestrutura.

Marcello Bosio, da HDS

DISPONIBILIDADE Os servidores para rodar aplicativos de gestão de documentos devem estar no ar o maior tempo possível, pois suporta as atividades todo mundo dentro da empresa, colaborando o tempo todo, e buscando e acessando informações ininterruptamente.

Se o empresário vai investir em servidores físicos redundantes, sem dúvida serão mais caros individualmente. Investir do ponto de vista de acréscimos de hardware ainda é mais caro, apesar dos preços praticados no mercado terem reduzido bastante.

“A virtualização pode ajudar nisso, pois tem uma lógica diferente. Significa que podese unir a capacidade de várias unidades, criando o que se chama de “cluster”, um colchão de recursos, com várias CPU’s a disposição, memória , rede, para que se possa criar seus servidores virtuais, que vão rodar aplicativos de forma mais disponível e eficiente”, explica Maluli.

Quando se monta este cluster, se uma máquina física falhar isso não irá a afetar o conjunto. Ainda sob o ponto de vista da disponibilidade, ao se elaborar um projeto de recuperação

PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS Segundo o próprio IDC Brasil, esta tecnologia veio para ficar e certamente alcançará em breve as pequenas e médias empresas. Segundo o instituto, entre 20% e 30% das pequenas, médias e grandes empresas no Brasil já experimentaram algum tipo de virtualização. Sendo que para as grandes corporações no País, este índice chega a 60%.

Não podemos esquecer que a tecnologias de virtualização começou ainda no “tempo dos mainframes, com hardware e

software, com preços suportáveis apenas pelas empresas muito grandes.

Hoje, esta realidade é diferente. Atraídas pelo apelo da redução de custos, as pequenas e médias empresas agora também começam a entender os benefícios por trás da virtualização. A economia, de acordo com especialistas, está no fato de melhor aproveitar o hardware, ter agilidade e principalmente fazer o uso racional da infra estrutura com uma vertente muito importante: com baixo impacto ambiental.

Rosano Moraes, da CA

24

Document Management

Capa2_10.indd 24

05.02.09 14:35:02

Gerenciar Processos em um oceano de informações, é a nossa praia!

BPO (Business Process Outsourcing) Análise, optimização, automação e gerenciamento de seus processos de retaguarda, liberando seus recursos internos para o Core-Business da sua empresa.

Estúdio Della Torre

EMPRESA LÍDER EM SOLUÇÕES HÍBRIDAS PARA O TRATAMENTO, PRESERVAÇÃO E RECUPERAÇÃO DE SUAS INFORMAÇÕES

ERM (Cold/COM) Nossos Serviços de Gestão de relatórios opera mensalmente mais de 1 TeraByte de informações, milhares de relatórios com diferentes formatos e conteúdos extraídos diretamente do Mainframe.

TRANSFORMAÇÃO (captura) Nossa fábrica especializada na transformação de documentos e informações, está preparada para gerenciar grandes quantidades de documentos, manipulamos mensalmente mais de 60 milhões de imagens e documentos tanto digitais quanto analógicos.

TRANSAÇÕES ELETRÔNICAS DE DOCUMENTOS Através do Portal de Documentos, fornecemos soluções automatizadas para processos de cobrança e recuperação de crédito, suportadas por notificações extra-judiciais eletrônicas e documentos digitais com eficácia jurídica.

Informação: se você a teve, você a terá.

Somos líderes em soluções integradas para processos que precisam lidar com grandes quantidades de documentos, dados e informações. Nossa equipe é composta por mais de 1.200 colaboradores, e nossos sistemas certificados, armazenam com segurança, todas as informações necessárias aos processos de negócios, tanto de natureza digital quanto analógica.

Otimizamos seus processos de negócios, oferecendo soluções tecnológicas para captura, processamento, indexação e armazenagem das informações.

STORE

Anuncio 1 pag_final.indd 1

DATASAFE

BIOSAFE

Através de processos automatizados de pesquisa, resgatamos e entregamos suas informações ou documentos, dentro dos prazos e SLA’s contratados.

Nosso processo de atendimento pode ser monitorado pela sua equipe, através de indicadores on-line em nossos portais, assim você fica livre para cuidar do seu negócio.

Acreditamos acima de tudo, que podemos criar relações sustentáveis, mantendo a mente aberta, o coração aquecido e os pés no chão.

STORETECH

w w w . g r u p o s t o r e . c o m . b r

28.07.08 08:11:53

Divlgação

VirTUaLizaÇÃo de dados em caso de desastre, por exemplo, de uma localidade para outra, os custos serão amplamente reduzidos, não havendo necessidade de novos investimentos em máquinas ou em pessoal. Assim, se na localidade A havia 50 servidores e forem consilidados em 10% disso, na localidade B não haverá mais a necessidade de se ter 50, mas somente os outros 5. “Às vezes, a soma dos projetos dos dois locais não dá o que se gastaria num único local pelo modo tradicional, no modo físico. O modo virtual é bem mais barato”, argumenta Maluli.

VirTUaLizaÇÃo e saas A virtualização tem uma ligação muito grande com o chamado Saas (Software as a Service).

Quanto se tem uma infraestrutura dinâmica como a virtualizada, se consegue ampliar novos serviços rapidamente. Se for preciso colocar uma funcionalidade nova no sistema de gestão de documentos, do ponto de vista de hardware isso irá acontecer de forma muito rápida, ao invés de o usuário esperar muito tempo para configurar, instalar e rodar os programas. “Em 15 minutos cria-se uma nova máquina e colocase o serviço no ar. O pessoal que trabalha com isso tem uma dinâmica muito rápida ele já deixa todos os programas preinstalados. Então a virtualização auxilia para oferecer uma solução de SaaS mais dinâmica”, conta o executivo da VMWare, que argumenta que esta possibilidade é fundamental diante dos casos de aumento de demanda de serviços.

arlindo maluli da VmWare

No Brasil, o fenômeno da virtualização ocorreu de forma muito interessante. Este tipo de tecnologia já vem sendo utilizado há 5 ou 6 anos. “Os segmentos earlier adopters – que na nossa opinião são as empresas de telecomunicações e os bancos - já implantaram soluções deste tipo desde aquela época e vem tendo muitos benefícios”, comenta Maluli. São muitos os casos de sucesso e a virtualização vem ganhando campo até mesmo no setores de produção. A demanda já vinha crescendo e hoje está muito mais em evidência.“ Em momentos como o atual, em que se fala a todo instante sobre recessão e crise, muitas empre-

VaLores Da VirTUaLizaÇÃo • É um grande instrumento de otimização do capital e eficiência operacional • Excelente ferramenta que vai de encontro a uma variedade de desafios de negócio e TI:

• Consolidação de Servidores • Continuidade de negócios • Maior agilidade/flexibilidade • Clientes virtuais (padronização/segurança/manutenção) • Virtualização: é mais do que consolidação.

• É um modo de aumentar a disponibilidade, flexibilidade e diminuir os riscos de downtime da infra-estrutura

Fonte: Reinaldo Roveri - IDC Brasil - Panorama Atual e Futuro da Adoção da Virtualização

26

sas tiveram de cortar seus investimentos. Mas o que aconteceu a partir dai foi que começou um efeito inverso. O que era tratado antes como uma possibilidade, hoje é prioridade porque a virtualização reduz agressivamente os custos”, analisa o executivo da VMWare.

“A virtualização está na estrutura de gestão de volumes grandes de dados. Cerca de 2/3 das empresas já estão aderentes a esta prática, e no mundo 24% dos servidores são virtualizados visando principalmente à automação da gestão de ambientes complexos”, estima o diretor da C.A, Rosano Moraes.

Diante das muitas vantagens e benefícios da virtualização, a pesquisa efetuada pela Symantec indica que os servidores e a capacidade de armazenamento continuam subutilizados. As principais iniciativas relacionadas a servidores incluem consolidação de servidor, 80%, e virtualização de servidores, com 77%. Para armazenamento, as iniciativas líderes foram virtualização de armazenamento, 76%, proteção contínua de dados, 71%, e gerenciamento de recursos de armazenamento, 71%.

A segunda prioridade na agenda do CIO é virtualização, atrás apenas de segurança, diz pesquisa realizada pelo Gartner Group. E, segundo a IDC, a demanda mundial por arquitetura de storage em rede explodirá: ferramentas para NAS (network attached storage) e SAN (storage area networks) cresceram 62% no ano passado, contra 28% em 2006

Document Management

Capa2_10.indd 26

04.02.09 16:07:33

Pará

Ceará Pernambuco Alagoas

Bahia

A PA está ampliando sua rede de atendimento

D.F. Goiás Mina Gerais

São Paulo Rio de Janeiro

AÇÃO

IFIC T R E C COM

L A T I DIG

PA.org

PA.dig

PA.mic

Fluxo documental, definição dos conjuntos documentais, tabela de temporalidade, normas e procedimentos, implantação e treinamento.

Digitalização visando uma melhor condição do resgate da informação. Indexado de forma eficiente possibilitando imediata visualização do documento via Portal DM

A microfilmagem garante a vida e a integridade física do documento por um longo período.

Ficando também preservada sua validade legal.

Projeto e implantação de organização de arquivo

PA.log

Transporte, Guarda e gerenciamento do acervo

Digitalização de documentos, microfichas e microfilmes

PA.tpg

PA.sig

Segurança no transporte e armazenagem dos documentos originais, arquivados por sistema de rastreamento e localização do documento, operando com SLA de 24 horas para atendimento as solicitações.

Software de gerenciamento da solução integrada

Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos desenvolvido pela PA, com módulos de aplicação customizados para cada tipo de cliente.

ENTRE EM CONTATO CONOSCO

BAHIA

Terceirização do Processo de Gestão

A PA oferece uma equipe completa de profissionais treinados nas áreas de arquivologia e biblioteconomia, capazes de assumir a gestão plena do acervo documental, em ambiente próprio ou nas instalações do cliente.

pa@paarquivos.com.br

(71) 3311-4050

(82) 3359-4024

ALAGOAS

PERNAMBUCO

GOIÁS

SÃO PAULO

CEARÁ

(62) 3271-7878

PA_ARQUIVOS_21x28_MAPA.indd 1

Processamento e microfilmagem de documentos

(11) 4025-0287

(81) 3339-5032 (85) 3274-3077

ARQUIVOS

www.paarquivos.com.br 03.02.09 15:47:03

CASE

Nota Fiscal direto ao ERP Gerdau implementa digitalização de notas fiscais em 153 pontos de recebimento de mercadorias, com procedimentos completamente alinhados aos processos definidos no SAP R/3.

O

Grupo Gerdau, 13º maior produtor de aço do mundo, executou um projeto de gerenciamento de documentos fiscais, com uma abordagem particularmente eficiente e simples de implementar no ambiente de produção. A tarefa digitação dos dados das Notas Fiscais nos pontos de entrada das mercadorias foi eliminada, em 153locais, com a instalação de scanners, que capturam as imagens dos documentos. Os arquivos são enviados ao data center, em Porto Alegre, onde é feita a extração dos dados, que alimentam as bases de dados do ERP (sistema de gestão empresarial integrada) SAP R/3.

“Como resultado, podemos destacar o melhor acompanhamento dos dados e dos prazos de entrada dos documentos fiscais na empresa”, resume Antonio Marques de Almeida, diretor de Serviços Compartilhados Gerdau (SCG).

“A Gerdau tem uma política de consolidar todas as atividades operacionais na interface do R/3. A companhia quer evitar que os funcionários tenham que lidar com múltiplas aplicações. Como todos são usuários do ERP, o acréscimo de funções integradas ao sistema dispensa também treinamento”, explica Cláudio Chaves, gerente de tecnologia da Montreal Informática e líder de projeto por parte da desenvolvedora de soluções.

“Esse alinhamento gera melhorias de produtividade e segurança, ambos de grande valor para a empresa. Alguns dos principais problemas no recebimento de documentos fiscais estão na variedade de modelos fiscais e na complexidade dos dados envolvidos. A digitação manual de dados fiscais de en-

28

Por Vanderlei Campos trada é um processo moroso, sujeito a diversos erros, que podem causar impactos em impostos e pagamentos indevidos a fornecedores, por exemplo. Com a captura de dados por sistema óptico, fica reduzida a possibilidade de erros de digitação e acelera-se o processo de registro fiscal/contábil/financeiro do documento correspondente”, esclarece Almeida,.

Antes do sistema de captura distribuída, os funcionários digitavam os dados das notas e, caso alguém precisasse verificar o documento, era enviada uma cópia por fax ou e-mail. Hoje, as imagens dos documentos seguem automaticamente para um repositório centralizado. Em termos de infraestrutura, foram acrescentados quatro servidores ao data center, dois em cluster para o workflow de processamento dos documentos e extração dos dados não estruturados, e outros para o armazenamento das imagens.

Almeida informa que, entre os meses de junho e setembro de 2008, a média mensal de documentos fiscais de entrada processados foi de 205 mil.

A empresa tem 153 pontos de captura de dados e 732 usuários. Ele destaca que o projeto trouxe uma otimização operacional e se alinhou às metas de governança corporativa. “Em relação aos riscos operacionais, constata-se redução de erros de digitação (valores totais, impostos, datas de operações, etc).

Além disso, a centralização do processo principal de digitalização em um único local gera efetiva redução de custos nos diversos estabelecimentos que processam documentos fiscais de entradas pelo sistema óptico”, enumera.

Com cerca de 100 mil fornecedores regulares, a Gerdau recebe notas fiscais com vários níveis de complexidade, qualidade e padronização. Matriciais com fita gasta, fundos com cores e imagens, campos préimpressos em cores fracas (que inclui o CNPJ) exigem

Document Management

Case_Gerdau_10.indd 28

04.02.09 10:59:16

Flavio Della Torre

Cupón Fiscal directo al ERP

Cláudio Chaves, da M.I. Montreal.

mecanismos robustos de reconhecimento. A variedade de formatos, de fornecedores de várias regiões, também inviabiliza a adoção de formatos prédefinidos.

A Montreal Informática identificou que para atender a esses requisitos seria interessante trabalhar com tecnologia Kofax, para atender a todo o ciclo de processamento dos documentos fiscais da empresa de forma flexível e escalonável. ”Como um grande diferencial desta solução, a Montreal realizou o ‘treinamento’ de reconhecimento de padrões, construindo a base de conhecimento inicial do Grupo Gerdau com mais de 3 mil notas fiscais, e ainda configurou templates para fornecedores com documentos fiscais de menor complexidade ou que possuíssem características muito particulares”, lembra o gerente de tecnologia.

A solução implementada inclui o Kofax Ascent Capture, com seus módulos Kofax Image Controls, Ascent Xtrata Pro para Notas Fiscais, VRS Virtual ReScan e Ascent Collection Server.

“O projeto compreendia a captura local e remota dos documentos, melhoria na qualidade das imagens, processamento de formulários estruturados e nãoestruturados, administração centralizada do workflow de processamento desses dados e publicação dessas informações no SAP R/3”, descreve Cláudio Chaves.

Na integração com o ERP, a Montreal desenvolveu interfaces em Web Dimpro (a extensão web da SAP) e utilizou componentes do tool kit da Kofax. As aplicações de processamento de documentos usam web services para o envio das informações dos documentos às bases de dados de suporte operacional e estratégico do R/3.

POUCAS MUDANÇAS NAS PONTAS A instalação de dispositivos de captura nas pontas e digitalização integrada ao mecanismo de tratamento de imagens fornecido pela Kofax tinham que ser

implementadas com praticamente nenhuma mudança na aplicação que roda na tela do funcionário. A conformidade a esse requisito foi obtida com o uso dos web services de integração. Nos terminais de entrada dos documentos, é executado um controle ActiveX para gerenciar a captura, e uma applet Java – o Viewone, da Daeja – para visualização. “É como se instalássemos mais um driver na aplicação do R/3.

Não é necessário abrir um outro aplicativo para dar entrada nas notas”, explica Chaves.

A digitalização dos documentos é feita com scanners Fujitsu, 5120 ou 5530 conforme o volume da localidade. No caso dos fornecedores que trabalham com nota fiscal eletrônica, é feita a digitalização do DANFe (Documento Auxiliar da NFe). “O código de barras do DANFe é limitado (para conter todos os campos relevantes) e fica mais fácil digitalizar o documento inteiro”, explica Cláudio Chaves. “Realmente parece contraditório (fazer OCR de dados da NFe que, como o próprio nome diz, estão originalmente em meio eletrônico)”, admite o gerente de tecnologia. “Com o desenvolvimento do projeto, no futuro poderemos ter um repositório XML com dados estruturados (os arquivos de NFe gerados pelas Secretarias de Fazenda)”, antecipa.

“A Gerdau está desenvolvendo um processo para o recebimento automático do arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica de fornecedores no SAP. A Nota Fiscal Eletrônica (formato XML) é o documento fiscal efetivo, assinado digitalmente e com validade jurídica. O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é apenas uma cópia impressa do arquivo XML. Assim sendo, o recebimento da NF Eletrônica em formato XML simplificará o processo porque, a partir da implantação deste novo processo, não haverá mais a necessidade de conferência do documento eletrônico com o documento em papel”, explica o diretor da Gerdau.

El Grupo Gerdau, 13º mayor productor de acero del mundo, ejecutó un proyecto de gestión de documentos fiscales, con un abordaje particularmente eficiente y simples de implementar en el ambiente de producción. La tarea de digitación de los datos de los Cupones Fiscales en los puntos de entrada de las mercadorías fue eliminada, en 150 locales, con la instalación de scanners que capturan las imágenes de los documentos. Los archivos son enviados al data center, en Porto Alegre, donde es realizada la extracción de datos que alimentan las bases de datos de ERP (sistema de gestión empresarial integrada) SAP R/3. “Ese alineamiento genera mejorías de productividad y de seguridad, ambas de gran valor para la empresa. Algunos de los principales problemas del recibimiento de documentos fiscales están en la variedad de modelos fiscales y en la complexidad de los datos envueltos. La digitación manual de datos fiscales de entrada es un proceso moroso, sujeto a diversos errores, que pueden causar impactos en impuestos y pagos indebidos a proveedores, por ejemplo.

Con la captura de datos por sistema óptico, se reduce la posibilidad de errores de digitación y se acelera el proceso de registro fiscal/contable/ financiero del documento correspondiente”, aclara Antonio Marques de Almeida, director de Servicios Compartidos Gerdau (SCG).

“Gerdau tiene una política de consolidar todas las actividades operacionales en la interfaz de R/3. Como todos son usuarios de ERP, el recargo de funciones integradas al sistema dispensa también entrenamiento”, explica Claudio Chaves, gerente de tecnología de Montreal Informática y líder de proyecto por parte de la desarrolladora de soluciones.

Almeida informa que, entre los meses de junio y septiembre de 2008, la media mensual de documentos fiscales de entrada procesados fue de 205 mil. La empresa tiene 153 puntos de captura de datos y 732 usuarios.

Con cerca de 100 mil proveedores regulares, Gerdau recibe cupones fiscales con varios niveles de complexidad, cualidad y padrón. Montreal Informática identificó que para atender a esos requisitos seria interesante trabajar con tecnología Kofax, para atender a todo el ciclo de procesamiento de los documentos fiscales de la empresa de forma flexible y en escala. La solución implementada incluye el Kofax Ascent Capture, con sus módulos Kofax Image Controls, Ascent Xtrata Pro para Cupones Fiscales, VRS Virtual ReScan y Ascent Collection Server.

Document Management

Case_Gerdau_10.indd 29

29

04.02.09 10:59:25

GESTÃO DA INFORMAÇÃO Joseti Capusso

EXPUNGEMENT! Walter W. Koch, CDIA+, MIT, LIT, MsC*

O

primeiro contato com esta expressão foi durante um curso para instrutores CDIA, nos EUA. E foi apresentada como a expressão utilizada pelo Pentágono para definir o processo de destruição de seus discos ópticos WORM (vide Glossário anterior) após o vencimento da temporalidade destes. Afinal, como a gravação em um disco WORM é física, fica o desafio de impedir o reuso de um disco expurgado. Verificando no dicionário Black´s Law, verifica-se que “expungement” é o processo através do qual um registro de condenação criminal é destruído após a expiração da sentença Recentemente em meu home office apareceram os meus primeiros notebooks (aliás, o primeiro, com alça, não poderia ser chamado assim...).

Pergunta: o que fazer com eles e como destruir os projetos que estão nos discos magnéticos, normalmente protegidos por acordos de confidencialidade com nossos clientes?

O tema destruição segura vem tomando importância crescente no mundo da gestão de informações não estruturadas. Por exemplo, na convenção para a truncagem de cheques no Brasil, no capítulo III, artigo 6º, está especificado que “é responsabilidade do banco acolhedor destruir os cheques de forma segura” e “o banco acolhedor será responsável pelas consequências de reapresentações”.

Na edição passada da revista Document Management, o tema recorrente em Records Management foi a gestão do documento com algumas referências a descarte ou expurgo. Porém o descarte, ou expurgo, pode se tornar uma matéria por si só. Vejamos os principais passos envolvidos na destruição segura: 1 – Coleta segura – como coletar os documentos (imagine no caso dos cheques) em todas as agências acolhedoras de forma segura? E no caso de mídias digitais, como é isto?; 2 – Transporte seguro – os documentos precisam chegar íntegros ao seu destino para a destruição; 3 – Destruição segura – impedindo que qual-

30

quer uso futuro da mídia permita a recuperação de informações; 4 – Certificação da destruição – criação de logs de auditoria assegurando de que a mídia foi efetivamente destruída.

E, por fim vem a questão da sustentabilidade.

Ao se consultar o site da Recall http://recall.com/ Recall/BR/PT/Home/Our_Services/Scr_Dest_Svc/, verificamos que apenas essa empresa presta o serviço de destruição anual de 200 mil toneladas de papel, equivalente a mais de 3 milhões de árvores!!! Em pesquisa da Embrapa e INPA na reserva de Uatumã, encontraram-se uma média de 762 árvores por hectare. Ou seja, esta quantidade equivale a uma área de quase 4000 hectares ou 40 km quadrados! É claro que este volume todo de papel tem um destino ecologicamente correto.

E as outras mídias? O disco magnético dos PCs, pen drives e discos ópticos?

Para cada um deles existem hoje procedimentos específicos que visam a assegurar a segurança da informação sem infringir aspectos ambientais.

Por exemplo, para a destruição de um disco rígido: 1 – remova o disco do chassi; 2 – separe todos os componentes passíveis de serem fundidos novamente; 3 – corte a fiação; 4 – retire os conectores (normalmente tem ouro); 5 – danifique a superfície do disco (perfurando ou entortando); 6 – entregue tudo para ser reciclado de forma individualizada.

Vamos supor um caso menos radical – o disco rígido deve ser reaproveitado. Mesmo assim os procedimentos são complexos já que basicamente existem duas alternativas: 1 – sobre-escrever o disco o mínimo três vezes com diferentes padrões até que esteja assegurado que a informação anteriormente existente não é mais passível de leitura (por exemplo, primeiro gravar todo o disco com bits “10101010”, depois

gravar todo o disco com bits “1” e por fim gravar todo o disco com bits “0”); 2 – expor o disco a processo de desmagnetização em toda a sua superficie.

Para finalizar, um exemplo ainda mais corriqueiro – você enviou um email indevidamente para alguém com informações confidenciais. O que você faz? Pede delicadamente que seja deletado? Da caixa de entrada? Da lixeira? Que as cópias impressas sejam destruídas? Que a mente seja lavada?

Com volumes cada vez maiores de informações não estruturadas, o nosso desafio não é só o de gerenciá-las apropriadamente, e sim também de lhes dar um destino nobre ao término de sua vida útil. Com segurança!

PS: procura-se museu interessado em computadores portáteis/primeiros notebooks, que possa assegurar a destruição segura das informações contidas neles!

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em gestão documental e TI. Professor dos cursos de pós-gradução da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. info@imageware.com.br

Document Management

artigo_Walter_10.indd 30

02.02.09 23:09:06

Serviços

Indústrias

Saúde

Finanças

Governo

GESTÃO DE PROCESSOS

PROCESSAMENTO DE DOCUMENTOS

LOGÍSTICA DE SUPRIMENTOS

GESTÃO DE CONTRATOS

De hospitais a bancos, todos têm um ponto em comum: o outsourcing da TCI. ATENDIMENTO AO CLIENTE

SERVIÇOS DE TI

HIGIENIZAÇÃO DE TÊXTEIS

CONSULTORIA EM COMPRAS CONSULTORIA TÉCNICA

LOGÍSTICA DE MEDICAMENTOS

Com atuação em todo o Brasil, a TCI é pioneira em soluções completas de BPO – Business Process Outsourcing. Oferecemos um portfólio de serviços que inclui desde gestão e processamento de documentos, logística de suprimentos até higienização de têxteis, para empresas dos mais variados segmentos.

Do seu negócio você entende como ninguém. Para tudo que não é seu foco, conte com a TCI.

São Paulo • Rio de Janeiro • Brasília • Pernambuco

AF_AD21x28cm_docman.indd 1

[11] 3077.0555

WWW.GRUPOTCI.COM.BR

10/28/08 2:11:26 PM

CASE

Responsabilidade distribuída Diretrizes internacionais da Johnson & Johnson garantem que pessoas de diversas áreas cuidem da disponibilidade e eficácia dos documentos necessários aos processos de negócios.

E

32

Vanderlei Campos

m um mercado altamente regulado e competitivo, tanto a falta quanto o excesso de informação podem comprometer a eficiência da operação e trazer riscos inaceitáveis para uma empresa como a Jonhson & Johnson.

Nesse contexto, a companhia adota, desde 2006, políticas diferenciadas de gestão de documentos, que envolvem todas as áreas da corporação, com ações de treinamento, análise e comunicação, que transpassam as barreiras departamentais. “Por melhores que sejam as diretrizes de gestão, elas só são bem sucedidas se acompanhadas de muita colaboração. Todos precisam ter consciência do que é realmente crítico para que as operações não parem por falta ou deficiência das informações necessárias”, resume Helton Andrade, responsável pela área de Records & Information Management na subsidiária brasileira da corporação.

“O assunto é muito importante para ser esgotado em um grande projeto ou centralizado em gestores especializados. Portanto, nossa premissa é contar com os funcionários de todos os departamentos nessa gestão. Temos coordenadores de informação em cada área, responsáveis por atualizar tabelas de temporalidade, definir o que é crítico ou não para o negócio e fazer as demais análises no que diz respeito à informação da companhia”, esclarece o gerente.

Ele informa que hoje há 60 coordenadores, de várias áreas, que passaram por cerca de dois meses de treinamento. Para complementar e manter essa preparação, são produzidos informativos, campanhas, além de um portal de intranet dedicado à disciplina de gestão da informação.

Por Vanderlei Campos

Helton Adrade, da Johnson & Johnson

Andrade enfatiza que a visão de “documento” na empresa engloba as informações contidas em qualquer tipo de mídia, em papel ou registradas eletronicamente. Ele observa que em ambos os casos a falta de organização pode gerar contratempos que comprometeriam os resultados.

“Em um evento chamado internamente de ‘dia da limpeza’, verificamos que havia cerca de 20 toneladas de papel e 1 TB de dados que poderiam atrapalhar a localização das informações corretas”, lembra. “No caso dos arquivos eletrônicos, a disponibilidade e o baixo custo dos dispositivos de armazenamento acaba se tornando uma armadilha. Corre-se o risco de dedicar recursos de infraestrutura e horas de trabalho dos administradores para gerir coisas inúteis”, comenta.

INICIATIVA GLOBAL As diretrizes e práticas adotadas na subsidiária brasileira permeiam todas as áreas da Johnson & Johnson em todos os países em que a corporação atua. Andrade informa que a companhia optou por nivelar suas metas de acordo com as mais exigentes regulações, nacionais ou globais. “Além das pressões regulatórias, a Conformidade é percebida como um selo de qualidade por todos que se relacionam com a companhia”, constata. Ele explica que a política de Lifecicle Information Management (gestão do ciclo de vida da informação) é avaliada tanto do ponto de vista das entidades regulatórias quanto dos processos de negócios. O gerente reconhece que as normas podem parecer ousadas em mercados com menor nível de maturidade, mas explica que a Johnson & Johson optou por elevar as atividades locais às melhores práticas adotadas mundialmente.

Para harmonizar as práticas regionais, a Johnson & Johnson mantém um gestor na matriz, nos EUA. Andrade é líder de um grupo da América Latina sobre gestão da informação, que se reúne periodicamente. “Não se trata de um esquema hierárquico, mas sim de um modelo institucional. Não atuo como ‘chefe’ dos colegas da América Latina. Meu papel é consolidar as iniciativas e articular as atividades corporativas”, esclarece.

Para a gestão da informação contida em mídias digital, todas as subsidiárias utilizam uma solução padronizada de gestão, baseada na plataforma Documentum. No Brasil, foi fechado um contrato com a Iron Mountain, que cuida da logística e gestão de cerca de 15 mil caixas de documentos físicos. “A parceria com um provedor especializado é interessante, porque fomenta a disciplina e mitiga os riscos”, diz.

Document Management

Case Johnson_10.indd 32

02.02.09 23:17:53

280x210.indd 1

24/11/2008 11:26:13

B CS • DATA S UL • Lo g o c e n t e r • M i cros iga • R M • TOT V S con s ul ting • T QT V D • V itrine

Sua empresa integrada.

Sua empresa unida.

Tenha uma experiência única.

Seja qual for o porte ou ramo de sua empresa, acesse totvs.com ou ligue 0800 709 8100 e conheça as ferramentas que são referência no mercado nacional e mundial.

A TOTVS é a maior empresa latino-americana de desenvolvimento de software de gestão empresarial.

O que faz a TOTVS singular é a capacidade de ser humana.

Por isso, o que para muitos são diferenciais para nós são premissas.

Ser igual, sendo sempre diferente.

Soluções eficazes e adaptáveis são nossa obrigação, se focássemos apenas em tecnologia, seríamos comuns.

Software • Tecnologia • COnsultoria • BPO • Infra-estrutura • Educação a distância

INDEXAÇÃO Joseti Capusso

Nuvem de tags e gráficos Wilton Tamane*

Q

uando se trata de organizar informações contidas em documentos, um ponto importante sempre será a forma como os indexamos. E, para isso, temos as mais variadas técnicas e metodologias, entre as quais, mencionados em artigos anteriores, a classificação, categorização e metadados, entre outros, sempre com a participação de profissionais da informação e com uso de tecnologia adequada.

A ideia por trás disso pressupõe que, sem uma devida organização e indexação, a busca e localização destes documentos se torna difícil e muitas vezes pode resultar em fracasso. Ou seja, aplicamos gestão de documentos e toda a tecnologia disponível para que possamos viabilizar a encontrabilidade da informação.

Mas o que fazer quando não é possível esta preorganização? A forma de busca em texto (full text retrieval) com tecnologias como fuzzy search, entre outras, já é bem conhecida e vem sendo utilizada já em muitos projetos. O ideal seria a combinação das duas formas de busca : metadados e busca em texto. Começam então a surgir formas alternativas de não só localizar como interagir com usuários no enriquecimento dos metadados e conteúdos, mas principalmente na forma como as informações são visualizadas.

No caderno de Informática da Folha de São Paulo, publicado em 29 de outubro de 2008, a matéria de capa “Programas facilitam a leigos criação de gráficos”, de Verônica Couto, mostra programas para reunir, analisar e visualizar dados para leigos. Mesmo não sendo voltado para o uso em documentos corporativos, vale a pena conhecer e se possível aplicar.

“Reunir e analisar dados não é mais tarefa restrita a cientistas e pesquisadores. Agora, qualquer um pode pesquisar o mundo e contar o que descobriu, por meio de técnicas de visualização de dados. Conhecidas por nomes como nuvens de tags, árvores de palavras, ou treemap, essas técnicas permitem ver e relacionar um maior volume de informação. Também

34

aumentam a participação dos usuários na coleta e na crítica de dados, servindo a aplicações sociais, políticas e de entretenimento”, descreve a jornalista.

Como exemplo, temos um trabalho desenvolvido pela brasileira Fernanda Viegas , Ph.D pelo Media Lab, do MIT e co-fundadora do Many Eyes (http:// manyeyes.alphaworks.ibm.com/manyeyes/ ), site que oferece 16 técnicas para estruturar informações.

Em uma outra reportagem no mesmo caderno, “Nuvem de tag permite novo olhar”, de Daniela Arrais, ela destaca: “Graças a ferramentas que fazem nuvens de palavras, popularizadas com o surgimento da web 2.0 – aquela em que o usuário não apenas consome, mas também produz conteúdo – , é possível olhar para um texto clássico como esse de outra maneira. Esse tipo de recurso serve para classificar informações, relacionando-as por meio de palavraschave.”

E um exemplo do New York Times também é citado em outra matéria: “A cada dia, o New York Times usa informações gráficas no papel e na internet para mostrar dados, contar histórias e fazer a informação mais inteligível para milhões de leitores. O desafio é único. Muitos leitores não estão acostumados a pensar visualmente.”

Nos exemplos acima, a possibilidade de o usuário poder interagir e classificar informações usando o conceito de nuvem de tags viabiliza a localização de informações contidas em textos e, mais ainda, permite a visualização do conteúdo textual através de gráficos que ilustram e transmitam de forma amigável e compreensível as informações escritas.

O que posso concluir é que, não sendo possível uma preorganização, com classificação, categorização e uso de metadados, o uso de tecnologias e novos conceitos nos permitem de fato por um pouco de ordem em conteúdos de informação, enriquecelos a cada busca e acesso, e melhor compreender e visualizar estas informações.

Caso de fato seja possível aplicar isso em gestão de conteúdos para documentos em papel, o uso de

soluções baseadas em OCR (optical character recognition) deve ganhar força nos próximos anos, consolidando uma tendência iniciada há algum tempo com o uso de PDF pesquisável.

Sendo assim, o uso correto desta tecnologia passa a ser fundamental, pois não se trata apenas de se eleger um componente de reconhecimento de caractere e sim de um projeto completo, com cuidados na digitalização e geração de imagens, aplicação de processos de melhorias, utilização de um método de votação utilizando um ou vários componentes de OCR, interface gráfica para correção de erros, uso de dicionários, entre outros. Enquanto fechava este artigo, foi publicada uma notícia sobre a possibilidade de reconhecer caracteres que uma pessoa observa a partir do mapeamento cerebral com ressonância magnética.

Wilton Tamane* é Administrador de Empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos wilton@linkernet.com.br

Document Management

artigo_Wilton_10.indd 34

02.02.09 23:21:42

Untitled-1 1

27.11.08 17:29:35

DOCUMENTOSCOPIA Divulgação

Reconstrução de documentos mutilados Ângelo Volpi e Cínthia Freitas*

A

documentoscospia é a parte da criminalística responsável pelo estudo dos documentos e é dividida nas seguintes áreas: grafoscopia, mecanografia, documentos questionados, exame de moedas metálicas e de papel-moeda, exame de selos, exame de papéis, exame de tintas, exame de instrumentos escreventes e outros exames relacionados. A documentoscopia ocupa-se dos estudos que permitem verificar se os documentos são autênticos e, em caso contrário, determinar a sua autoria.

Entende-se por documento ou prova documental, como o próprio nome indica, um documento (público ou particular) que esteja sob questionamento ou que suscite dúvidas sobre sua autenticidade ou veracidade das informações nele contidas.

Assim, a reconstrução de documentos mutilados, muitas vezes, é a única maneira de se recuperar a informação. Sabemos, que os processos de reconstrução de documentos mutilados possuem um grau elevado de complexidade, sem considerar que muitas peças são intencionalmente destruídas com a finalidade de ocultar informações que podem ser usadas como prova, dificultando a identificação ou interpretação de seu conteúdo, ou ainda escondendo ou disfarçando a verdadeira identidade do seu autor.

A reconstrução de documentos mutilados pode ser realizada por meio de processo manual, no qual as partes são analisadas e encaixadas tal qual em um quebra-cabeça. O processo manual, além de ser demorado, é destrutivo, pois a manipulação dos fragmentos pode acarretar perdas de material (alteração de propriedades físicas e químicas) ou perda de informações (por exemplo, impressões digitais latentes contidas no suporte).

De um modo geral, o problema da recons-

36

trução de documentos mutilados está relacionado com os seguintes fatores: complexidade do próprio documento a ser reconstruído, processo de mutilação sofrido, quantidade e forma de fragmentos Os documentos podem sofrer diversas mutilações durante sua vida útil, naturais e involuntárias ou intencionais. As mutilações naturais estão relacionadas ao aspecto da conservação do documento. Isso ocorre quando o documento pode sofrer influência de fatores como umidade, temperatura, poeira, poluição, fungos, insetos, micro-organismos, catástrofes (enchentes, incêndios) etc.

Já as mutilações intencionais são efetuadas por alguém com ajuda de objetos como tesoura, régua, estilete, máquinas fragmentadoras, ou apenas utilizando as mãos para rasgar o documento. Tais mutilações têm por objetivo destruir ou inutilizar documentos que pudessem ser utilizados como provas.

A forma dos fragmentos, portanto, é decorrente do uso ou não de objetos, resultando em fragmentos regulares (máquinas fragmentadoras) ou irregulares (rasgado). A quantidade de fragmentos, por sua vez, depende do tipo de máquina fragmentadora ou da quantidade de vezes que a pessoa rasga o documento. Sendo assim, a identificação e catalogação dos fragmentos parceiros é o maior desafio para a remontagem de um documento mutilado.

Deve-se considerar que documentos mutilados de forma regular podem ser encontrados em 3 categorias: tiras retangulares de mesma dimensão (spaghett), tiras retangulares com cortes aleatórios na horizontal, e fragmentos circulares (confete) utilizado para destruição de cheques bancários.

Na reconstrução de um documento mutilado, é importante que seja considerado o aspecto de conservação física dos fragmentos, pois,

em alguns casos, o estado de conservação pode conduzir a uma análise pericial não conclusiva.

O processo de reconstrução pode também ser feito através de computador, usando-se procedimentos automáticos ou semiautomáticos.

Dessa forma, a reconstrução fornece recursos que permitem a remontagem estrutural de um documento para auxiliar e viabilizar sua análise pericial, sem provocar modificações no original.

Estes procedimentos propõem métodos não destrutivos para a reconstrução digital dos documentos mutilados, e ainda, visam à redução do tempo consumido por essa atividade.

Nesse contexto, os pesquisadores vêm desenvolvendo sistemas de apoio a reconstrução de documentos mutilados com base, por exemplo, na forma do fragmento, quando é irregular. Já quando a forma do fragmento é regular, pode-se tomar por base a cor dos pixels das bordas dos fragmentos ou o que está escrito em cada fragmento. É claro, que tais procedimentos são complexos e não resolvem 100% dos problemas, mas os pesquisadores continuam a testar algoritmos que possam auxiliar os peritos na reconstrução de provas documentais.

Há muita tecnologia envolvida nesta ciência. Portanto, se você deseja destruir um documento em papel, é bom que faça com muita competência.

* Cinthia O. de A. Freitas. Doutora em Informática com ênfase em Análise e Reconhecimento de Documentos Manuscritos almendracinthia@gmail.com

*Angelo Volpi. Tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br

Document Management

artigo_Volpi_10.indd 36

02.02.09 23:49:50

AIIM international exposition + conference march 30–april 2, 2009 pennsylvania convention center philadelphia, pa

Document Management Magazine Subscribers...

info360 surround yourself with information solutions

There has never been a more important time to attend the AIIM Expo + Conference!

If you want to maximize your ROI while finding the education, technology and networking opportunities you need to do more with less and stay ahead of your competition, you can’t afford to miss the AIIM Expo + Conference!

At the 2009 AIIM Expo + Conference, there are over 25 end-user case studies specifically dedicated to document management, including: • •

•

How Bank Mutual implemented remote capture and saves over $250,000 per year Smith & Wesson’s successful implementation of document management technology which resulted in improved order processing and accounts payable processes and reduced labor expenses How Hershey Entertainment & Resorts eliminated paper-incentive business processes and engaged employees with a dynamic portal, and much more …

Don’t Miss these AIIM Expo + Conference Highlights: • Networking Opportunities • Doculabs LIVE! • Visionary Keynotes • Channel Connection

• Opening Night Reception • Office + Workgroup Solutions • AIIM Pre-Conference Workshops • Half-Day SharePoint Workshop

19 tracks • 135+ conference sessions • 100+ end-user case studies • 200+ exhibitors

Visit www.aiimexpo.com for in-depth event information, agenda planning and registration.

Special Offer for Document Management Magazine Subscribers: PRESENTED BY:

PRODUCED BY:

CORPORATE SPONSORS:

AIIM DocumentAd2.indd 1

Register by February 20 to secure the Early Bird pricing on ALL available conference passes! Use discount code A326L when registering and receive an additional $100 off Gold, Silver or Main conference passes! Register today at www.aiimexpo.com PREMIER SPONSOR:

GOLD SPONSORS:

SILVER SPONSORS:

CO-LOCATED WITH:

1/22/2009 2:18:41 PM

INTERNATIONAL NEWS Divulgação

O Mercado Global de ECM/GED em 2009 Alan Pelz-Sharpe*

P

arece que 2009 será um ano difícil para o mundo inteiro – com uma recessão global a caminho, companhias sendo pegas por fracos desempenhos, dificuldade em encontrar investidores, somados ao corte de custos e empregos. O mercado de EMC/GED também terá desafios pela frente, porém há motivos para acreditar que não será tão difícil quanto para outros segmentos do setor de tecnologia.

Algumas empresas com certeza irão fechar – outras serão seriamente afetadas, mas no nosso setor de EMCM/GED alguns não só irão sobreviver, mas irão crescer e até mesmo dar um salto de crescimento, mesmo nesses tempos difíceis. Vale a pena gastar um pouco de tempo nesta primeira coluna do ano para observar este fenômeno e considerar suas implicações do ponto de vista dos consumidores e daqueles que implementam tecnologia de conteúdo.

Aqueles dispendiosos projetos de implementação levarão mais tempo para serem aprovados e entrarem no orçamento, além de sofrer uma auditoria minuciosa. Teremos também uma forte pressão para diminuição de custos dos projetos, levando a negociações mais duras com os fornecedores. De um lado, as perspectivas são um tanto quanto desanimadoras e, certamente, frustrantes, porém, pelo outro, elas impelem com que se consiga mais com menos e, finalmente, consigam agregar mais valor.

Voltamos então às raízes do ECM/GED, que são: o gerenciamento de documentos e do fluxo de trabalho (workflow). Estas duas funções foram originalmente desenhadas para a automação manual de processos de gestão de documentos. Elas tiveram papel-chave no downsizing/rightsizing que aconteceu no fim dos anos 80 e seguiu até os anos 90. Em outras palavras, foram originalmente estruturadas para reduzir custos e aumentar a eficiência – fatores importantes em um momento de recessão.

O outro lado do ECM/GED é o gerenciamento de conteúdo e arquivamento de longo prazo, que também pode acarretar menores custos. Reduzir o volume de conteúdo a ser gerenciado, livrar servidores e recursos na rede e melhorar ainda mais o custo efetivo de

38

armazenagem são estratégias vencedoras. Em tempos de recessão ações legais se tornam comuns (especialmente nos EUA), alguns rancores são estabelecidos, os argumentos tornam-se frouxos e as injustiças percebidas são imediatamente desafiadas. Novamente ECM/GED e tecnologias de arquivamento preparam as organizações para combater estes ataques e demonstram a efetividade desses investimentos. Portanto, embasamento legal é algo que todas as empresas devem considerar quando a situação piora.

Consequentemente, nos vários casos a justificativa para projetos ECM/GED deve focar mais na macro economia do que na relação ao custo imediato – e otimização dos recursos já existentes – e na projeção de cenários desejados. Note que sistemas ECM/GED, em contraste a muitos outros investimentos em TI, tipicamente, oferecem um retorno sólido do investimento, quando bem executados. Na verdade, ECM/GED é uma das poucas áreas de TI onde os cálculos do ROI dizem um pouco da verdade. (Nota do autor: Nossa empresa oferece várias sugestões detalhadas sobre como construir projetos de ECM/GED no CMS Watch ECM Suítes Report).

Falando em ROI, me refiro à parte de ECM/GED que enfatiza o gerenciamento e processos estruturados mais do que em relação ao serviço de colaboração geral (como no fenômeno do SharePoint que pode acontecer excepcionalmente). E é por isso que considero que o bom e velho ECM/GED permanecerá como questão central, com uma crescente tendência para a automação de processos manuais.

Alguns vendedores de sistemas de ECM irão sofrer, com certeza, porém, aqueles mais espertos irão tornar a situação econômica atual favorável. Eles focarão muito menos em modismos passageiros e novas tendências e se concentrarão no básico: reduzir montanhas de papel, automatizar processos, mitigar riscos, além de ter papel-chave na otimização de arquivamento e armazenamento. Espere ver o foco mudar cada vez mais para o e-mail. Os volumes, custos e riscos se tornaram tão agudos que, qualquer empresa que queira “apertar o cinto” e se preparar para tem-

pos difíceis, deverá priorizar o gerenciamento e arquivamento de seus e-mails. No fim do mês, veremos o balanço de muitos daqueles que comercializam ECM/ GED e isso nos dará uma indicação de como 2009 deverá ser – indicadores preliminares mostram que alguns fabricantes estão esperançosos, enquanto outros contam histórias de dificuldade e estão preparados para tempos realmente difíceis.

Não sou economista e não tenho conhecimentos profundos sobre recessão. Mas isso consome a mente das pessoas. Do meu ponto de vista, muitas das coisas que nós podemos focar numa recessão, são coisas que deveríamos focar a qualquer momento – a única ressalva é que as demissões em massa são mais severas. Consequentemente, nós levaremos mais tempo para construir projetos sólidos que justifiquem nossos investimentos com mais critério, e que usem ferramentas ECM/GED para trazer mudanças reais – mudanças boas em qualquer economia. No CMS Watch, nosso objetivo é ajudar as empresas com suas dificuldades em projetos e nas tomadas de decisão, e meu desejo é que através desta coluna eu possa compartilhar um pouco do que eu enxergo do mercado global e compartilhar com vocês.

* Alan Pelz-Sharpe é analista-chefe do CMS Watch, autor e avaliador de produtos para o CMS Watch E-mail Archiving Report e para o CMS Watch ECM Suites Report. aps@csmwatch.com

Document Management

artigo_Allan_10.indd 38

02.02.09 23:53:18

MERCADO Benner lança solução SPED

A Samsung lança no Brasil a segunda geração da impressora ML-1630 e da multifuncional SCX-4500, agora com tecnologia sem fio (wireless). Os modelos ML-1630W e SCX-4500W possuem design elegante e serão objetos de desejo para qualquer ambiente, doméstico ou corporativo.

As novas impressoras da Samsung se adaptam a qualquer local e podem ser facilmente compartilhadas em rede por meio de conexões convencionais tipo Ethernet 10/100 Base TX (cabo) ou pela porta de comunicação sem fio padrão 802.11g já integrada. A rede sem fio garante ao usuário a mesma liberdade e mobilidade oferecida por um laptop, por exemplo, além de permitir que múltiplos usuários possam aproveitar a praticidade de compartilhar o mesmo equipamento.

“A utilização de redes sem fio ganhou grande popularidade pela mobilidade que proveem e pela facilidade de instalação e uso em ambientes domésticos e empresariais”, afirma Reynaldo Smith de Vasconcelos, diretor da divisão de impressoras e multifuncionais da Samsung. “Ao garantir preços competitivos, facilidade de instalação e praticidade no uso, pretendemos popularizar o acesso a essa tecnologia”, completa o executivo.

A Benner Sistemas está lançando uma solução para auxiliar as empresas que precisam atender às exigências do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED. Para atender à demanda tecnológica que será gerada com o SPED, a Benner Sistemas aperfeiçoou sua já tradicional solução de ERP e seus módulos contábil, financeiro, tributário, faturamento e materiais, permitindo uma comunicação amigável com a interface do Sistema Público de Escrituração Digital. Além das atualizações a Benner passará a oferecer também um conjunto de serviços que dará suporte à implementação dos produtos, fará o monitoramento constante da evolução do SPED e também acompanhará as necessidades de revisão dos atuais processos tributários. Para isso, a Benner preparou uma equipe de analistas de negócios para realização de diagnósticos e outra de analistas de sistemas dedicados à manutenção e incorporação de novas demandas legais.

Divulgação

Samsung lança impressora e multifuncional wireless

Document Management

mercado_10.indd 39

39

04.02.09 14:19:25

MERCADO Simpress traz ao Brasil impressora laser A Simpress, provedora de soluções de impressão, anuncia o lançamento da impressora Aficio SP3300DN, produto compacto voltado a pequenas empresas e monousuários.

O novo equipamento, monocromático a laser, é compatível com sistemas operacionais Windows e de Mac, além de permitir integração com sistemas de gestão empresarial.

Para proporcionar economia de recursos, o equipamento é capaz de fazer impressões frente e verso, em modo automático, e também utiliza a tecnologia de cartucho de impressão All-in-One (Tudo-em-Um), que exige menos trocas por sua maior autonomia - capacidade de impressão de até 5.000 páginas, com velocidade de 30 páginas por minuto.

40

Macrosolution apresenta lançamento da Microtek O mais recente lançamento da Microtek, o modelo MEDI6000 é uma solução perfeita para digitalização de filmes radiológicos, com excelente custo/benefício, que será disponibilizado no mercado nacional pela Macrosolution.

Projetado especialmente para digitalização de radiografias, aceita filmes desde 51mm x 51mm até grandes formatos como 356 x 889mm. O MEDI 6000 está em conformidade com as normas ISO 13485 e atende os padrões da FDA, pode ser facilmente integrado com sistemas HIS/PACS, e suporta os formatos de compartilhamento DICOM. O MEDI6000 tem resolução ótica de 600dpi, 4.2 Dmax e saída em tons de cinza de 8 e 16 bits, conjunto de características que produzem imagens digitais com alto contraste e, ao mesmo tempo, ricas em detalhes de tonalidades de cinza. O software ScanWizard Medi oferece acesso rápido e fácil às imagens geradas, suportando também aplicações em telemedicina com uso de software DICOM opcional.

“O MEDI6000 vem atender a uma demanda de longa data do mercado, especialmente em relação aos formatos maiores, como o filme laser de 35 x 43cm” diz Elvio Baldini, diretor da Macrosolution, “É uma verdadeira solução em document imaging, com excelente relação custo benefício e que vem preencher uma lacuna do mercado” acrescenta. As primeiras unidades estarão disponíveis a partir do início de março deste ano.

Document Management

mercado_10.indd 40

04.02.09 14:19:29

Conheça as mais recentes tecnologias para:  Gestão de Conteúdo  Processos de Negócios  Impressão Corporativa  BPO

Xerox lança impressora de grande volume O modelo 980 estará disponível no Brasil a partir do mês de abril. A grande novidade do equipamento é a tecnologia “flash-fusing”. O primeiro equipamento foi adquirido nos EUA pela Gráfica Massachusetts Ames On-Demand. Com a aquisição, ela será a única empresa norte-americana capaz de oferecer tecnologia avançada em toner de base, cor e velocidade .

O “flash-fusing” é um processo que aquece o toner através de raios luminosos, sem interferir no papel. Essa tecnologia é uma técnica de impressão a frio e não utiliza rolos de pressão como a impressão a laser, o que permite a trabalho com estoques variados de papel e diversos tipos de mídia sem interferências.

A Xerox 980 permite a impressão de documentos transpromocionais, como no caso de correspondências bancárias personalizadas, em que são utilizados altos volumes de dados variáveis. A impressão personalizada possibilita transformar gráficos e imagens em peças individuais e customizadas sem que o trabalho seja interrompido.

A Xerox 980 – resultado da união de dois recursos de impressoras Xerox 490 Color Continuous Feed – estará disponível no Brasil a partir de abril. O equipamento possui resolução de até 600 dpi, apresentando um ritmo constante, tanto nos trabalhos em cor como nos monocromáticos, independente da gramatura do papel. São impressos 68 metros de papel ou 493 imagens por minuto e 986 imagens por minuto quando configuração for “duplex”

AIIM international exposition + conference march 30 - april 2, 2009 pennsylvania convention center, philadelphia, pa

Acesse: www.aiimexpo.com.br Patrocínio

OnBase

Promoção e Realização

Agência Oficial

a Hyland Software solution

Document Management

mercado_10.indd 41

41

04.02.09 14:19:35

PROCESSOS DE NEGÓCIO Joseti Capusso

FATORES E SITUAÇÕES QUE NOS INDUZEM AO ERRO – Parte 2 Tadeu Cruz*

E

ste tipo de ignorância, embora alguns achem que seja meramente semântica, induz a equipe do projeto de análise & modelagem de processos de negócio a um erro fundamental: o de acharem que só os processos primários são importantes. Afinal são eles que estão diretamente ligados à fabricação do produto, seja um bem ou um serviço.

Imagine um grupo de analistas perguntando às pessoas de determinada organização pelos processos produtivos, - Por favor, você trabalha num processo produtivo?

Ou afirmando que estão documentando somente processos produtivos.

- O que diriam as pessoas abordadas por eles?

- O que diria a direção da empresa?

- Como se sentiriam as pessoas que não trabalhassem nos processos produtivos?

- Será que elas se sentiriam improdutivas?

Imagine as situações absurdas que poderiam acontecer.

Diálogos como: - Eu trabalho num processo produtivo, diriam alguns.

- E eu? Não produzo nada? Perguntariam as pessoas cujas atividades não pertencessem a processos taxados de produtivos.

Há sim, primordialmente, um problema semântico, mas há muito mais problemas de conceituação sobre o que sejam processos de negócio.

Esse tipo de problema pode ser evitado com a adoção de um glossário, pois os termos e definições concernentes a processos estão longe do rigor matemático e cada especialis-

42

ta pode dizer o que bem entender sem mudar a essência do objeto, diferentemente da matemática, por exemplo, em que ninguém diria que é 5 se realmente não o fosse. Com processos, entretanto, todos podem ser especialistas, desde que isto não signifique colocar os projetos em risco por desinformação ou por mau entendimento do que se esteja dizendo e fazendo. Construir processos de negócio sobre bases falsas desencadeia uma série de reações prejudiciais, que vão da perda de tempo gasto com discussões estéreis sobre o significado das coisas a desvios significativos dos objetivos na consecução do projeto.

Penso que todos têm o direito de criar, inventar, mas sobre bases sólidas de conhecimento e não simplesmente para parecerem ou serem diferentes.

O FATOR MÁ FÉ Entre outros fatores que nos induzem a erros na construção de processos está a má fé por parte dos contratantes do projeto de análise, mapeamento & modelagem de processos de negócio. Uns por considerarem que projetos de deste tipo servirão de avalistas para práticas pouco ortodoxas, às vezes desleais, e como instrumentos de continuísmo de situações que são confortáveis para alguns, mas que precisam ser validades por alguém (os analistas de processos) que lhes atribuam credibilidade. Outros por falsamente esperarem que tais projetos possam servir para desviar a atenção geral da organização de problemas mais sérios do que aqueles que supostamente serão tratados pelos analistas de processos. Quando tais projetos ameaçam fugir ao controle daqueles

que neles buscam perpetuar suas confortáveis posições, são abortados “justificadamente” por meio de falsos argumentos. E como quem assim procede geralmente tem poder para fazê-lo, todo progresso conseguido até então, junto com os recursos gastos, são simplesmente jogados no lixo.

*Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ. tadeucrz@trcr.com.br

Document Management

artigo_Tadeu_10.indd 42

03.02.09 19:25:05

ESPECIAL

Análise do Gartner mostra importância do gerenciamento de conteúdo em tempos de crise Divulgação

D

efinida como o conjunto de tecnologias usadas para gerir o ciclo de vida de informações, principalmente as não estruturadas dentro das organizações, o ECM Enterprise Content Management, foi apontado pelo Instituto Gartner como as ferramentas que podem trazer melhorias aos processos de negócios.

Segundo o analista internacional do Gartner kenneth Chin, os benefícios trazidos pelo uso destas ferramentas incrementam a eficiência, pois possibilitam a busca por dados e informações de forma precisa melhorando o desempenho das companhias.

Outra grande vantagem apontada pelo especialista é que as ferramentas de ECM colaboram com a redução de custos e com a diminuição do impacto ambiental do negócio, já que reduz a necessidade de impressão e o consequente diminuição no uso de papel.

O impacto da crise financeira internacional também converge para a popularização das tecnologias de ECM, segundo o especialista e está fazendo com que as empresas reformulem o uso da tecnologia, não como única medida, mas entre aquelas que podem ajudar as empresas num momento especial como este.

“As ferramentas de ECM podem colaborar com as empresas neste sentido, e por isso, nossas pesquisas apontam seis atividades que auxiliam as companhias a identificar processos que podem ser modificados para tornar as empresa mais ágeis e eficientes”, pontua Chin.

Ken Chin, do Gartner Group

Entre as atividades listadas pelo instituto estão: 1) Analisar o modo como a empresa captura informações de clientes, fornecedores e prospects. Faça uma auditoria sobre os métodos utilizados para a coleta de dados. Identifique os processos que podem ser substituídos por formulários eletrônicos, reduzindo, assim, a necessidade de criar um documento em papel e também comunicações ineficientes ou redundantes.

2) Guardar arquivos em formato eletrônico apropriado. Isso diminui a necessidade de impressão de materiais para fins de armazenamento, além de facilitar pesquisas e consul-

tas. A medida também exclui a necessidade de aquecer ou resfriar grandes compartimentos para armazenamento de papéis, reduzindo, desta forma, o consumo de energia. Segundo estimativas do Gartner, apenas 1% dos arquivos guardados fora de uma rede são acessados novamente, enquanto que, com arquivos eletrônicos, as companhias podem conservar o registro e fazer referências para muitos outros documentos através de metadados e pastas.

3) Construir Estratégias ECM. Uma organização com visão estratégica de gerenciamento de conteúdo é mais transparente e verde. Isso costuma trazer economias em hardware, armazenamento, operações e manutenções de TI. 4) Adotar outsourcing de ECM. Organizações que terceirizam ECM podem se tornar mais eficientes, pois otimizam o uso da infraestrutura de TI, o que, por sua vez, resulta em menor consumo de energia.

5) Otimização de processos com CEVAs. Organizações que exploram conteúdo ativo de aplicações verticais (do inglês CEVAs - Content-enabled vertical applications) economizam dinheiro e papel, já que isso automatiza processos complexos que previamente necessitam de profissionais para administrar manualmente documentos impressos. Isso reduz o custo de manipulação e otimiza o resto do trabalho, permitindo melhor processo de controle e análise.

6) Explorar comunicação digital com clientes, fornecedores e prospects. O custo disso é bem menor do que utilizar papéis

Document Management

Gartner_10.indd 43

43

05.02.09 09:55:56

PERSONALIDADES

MÁRCIO TESCHIMA

JORGE PORTILHO

DAVID TEIXEIRA

LUIZ AUGUSTO BELLUSCI

é graduado em Gestão de Tecnologia da Informação e Sistemas, especialista em Gestão de Projetos pela Fundação Vanzolini-USP com MBA em Gestão Empresarial pela FEA-USP. Atualmente é Diretor de Soluções da TCI Business Process Outsourcing. Em 20 anos de atuação profissional constituída nas áreas de TI, operações, gestão, estratégia, inovação, pesquisa e desenvolvimento, atuou em empresas como Claro, McCann-Erickson, Burti, Bradesco, Itaú entre outras.

Teschima também tem grande experiência como PMO e Gerência de Projetos, com foco em Soluções VAS – Serviços de Valor Agregado – o que o levou a atuar no mercado de Terceirização de Processos de Negócios, Gestão da Cadeia de Suprimentos e Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Um dos marcos em sua carreira foi sem dúvida o desafio de implantação de 18 projetos que foram homologados pela Claro no ano de 2005, no qual gerenciou um investimento de R$ 3,2 milhões entre infra-estrutura, desenvolvimento e processos.

Além disso, sua vivência internacional, na Ásia levou-o a um patamar profissional bastante diferenciado. Teschima é membro ativo de associações nacionais e internacionais como: ABGD - Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos; IAOP- International Association of Outsourcing Professional e FSO Member - Financial Services Outsourcing. marcio.teschima@grupotci.com.br

, formado no Curso de Formação de Oficiais na Academia da Força Aérea, o coronel intendente hoje integra o Comando da Aeronáutica do Rio de Janeiro, como chefe do Cendoc (Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica). Desde 1982, seu trabalho tem foco “nas questões da informação como combustível para o motor chamado de tomada de decisão”. Na Arquivologia e na Gestão de Processos, iniciou sua jornada em 1992 e, em 1997, tornou-se chefe do Serviço Geral de Arquivo da Aeronáutica, chegando, em 2007, à chefia Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica. Em sua gestão, o coronel David colaborou em diversas iniciativas da Aeronáutica: Pessoal, Pagamento, Documentação, Conhecimento Histórico e Saúde, além de participar de grupos de trabalho junto ao Arquivo Nacional, ao Ministério da Defesa, à Marinha, ao Exército e à Aeronáutica, para criação da Tabela de Temporalidade e Destinação Documental. Por convite e indicação do Arquivo Nacional, ministra palestras de Gestão Documental, Marketing e Endomarketing na Gestão da Informação, em eventos do setor público. Participou do Grupo de Trabalho de especificação do Sistema de Gerenciamento da Documentação do COMAER, em 2000, e, a partir de 2007, do Grupo de Trabalho para criação do Sistema construído com software livre. davidat@terra.com.br

44

, ou simplesmente Portilho, formado em Comunicação Social pela Universidade Gama Filho e pós-graduado em Marketing pela ESPM-Rio, começou sua atividade profissional no setor da informação em 1980, na área de vendas. Em 1984 inseriu-se no mundo micrográfico pela BMK, empresa que comercializava serviços de microfilmagem. Participou de sua transição para EBM – Empresa Brasileira de Microfilmagem, com o mesmo segmento de atuação, e para Macrodata, na qual permaneceu até 1989.

Sempre na área comercial, Portilho passou por empresas pioneiras e participa, até hoje, de projetos pioneiros nos setores público e privado. Em 1989, fundou a MGI, bureau de microfilmagem, com mais dois sócios. Com o passar dos anos, fusões e aquisições deram vida à MGI Tecnogin, dirigida por ele e sua sócia, Renata Portilho.

A empresa possui certificação ISO 9001:2000, atende aos principais centros públicos de documentação do Rio de Janeiro e desenvolve projetos em parceria com conceituadas empresas de tecnologia e integração de soluções, como Top Image Systems (TIS), Politec e Markway. diretoria@mgitecnologia.com.br é consultor especializado em áreas e tecnologias como: digitalização de documentos, Acrobat/PDF/Gerenciamento Eletrônico de Documentos/Enterprise Content Management, formulários digitais, editoração técnica e outras. Engenheiro civil, 42 anos, atua desde 1992 na área e dedica-se a tecnologias para a autoria de documentos e publicações. Ele é um dos primeiros consultores do Brasil em tecnologia PDF e no software Adobe Acrobat, atividade na qual atendeu mais de 80 empresas desde 1997. Especialista certificado (Adobe Certified Expert) em Adobe Acrobat e Adobe FrameMaker, foi o idealizador e realizador da Acrobat Conference Brasil, principal evento da América Latina sobre PDF e Acrobat.

Palestrante em diversas edições da InfoImagem e outros eventos, foi também responsável por projetos de digitalização de documentos em empresas como Pfizer, Monsanto, Novartis, Odebrecht, Abbott, Bovespa, Fapesp entre outras e consultoria para empresas como Vale do Rio Doce, Banco Itaú, Banco Merrill Lynch, Porto Seguro, Voith, SENAC, USP, DOW Química, Avibras, Senac Nacional, Klabin, Varig, e Abbott. Atualmente é sócio da ECMConsult. luiz.augusto@pdfbrasil.com.br

Document Management

Personalidades_10.indd 44

04.02.09 16:59:00

MUNDO ECM

Baseados em computadores em rede. SaaS – Software as a Service – ou seja, software como um serviço. Em edição passada da revista Document Management havíamos comentado sobre a tendência da Internet se tornar um grande arquivo virtual. Os fornecedores de soluções se estruturam para tanto oferecendo os seus serviços na base do “pague por transação”, como por exemplo, cada documento incluído ou cada acesso a um documento. Eles oferecem os servidores, as ferramentas de software e em alguns casos os serviços de digitalização, permitindo aos usuários autorizados a recuperação de seus documentos através da web. A grande vantagem para o usuário é que não existe a necessidade de um desembolso inicial alto e que a manutenção do ambiente computacional fica por conta do prestador do serviço.

Obviamente que para tanto deve haver um SLA – Service Level Agreement – acordo de nível de serviço, no qual ambas as partes (fornecedor do serviço

Fonte: www.imageware.com.br

ASP – APPLICATION SERVICE PROVIDER – É A OFERTA DE SERVIÇOS e usuário) definem em quanto tempo um documento será incluído no sistema, o tempo de resposta na recuperação e a disponibilidade do sistema em si.

Estes serviços podem ser disponibilizados em qualquer parte do mundo, o que pode se tornar outra grande vantagem para empresas que possuem grande dispersão geográfica.

SE RECADASTRE-

!!!

PARA CONTINUAR VISTA RECEBENDO A RE AGEMENT DOCUMENT MAN

dastro

agement.com.br/ca

an acesse: www.docm

Fonte: www.imageware.com.br

45

Document Management

mundo ECM-10.indd 45

Document Management

45

04.02.09 14:57:53

CANAL EXECUTIVO

Desenvolvendo tecnologias de impressão

Qual é a estratégia da empresa para o mercado latino-americano?

A estratégia da HP, na área de imagem e impressão, tanto na América Latina como no Brasil é conhecida como Print 2.0. A HP vem trabalhando em impressão digital - desenvolvendo tecnologias jato de tinta e LaserJet - e agregando empresas líderes em segmentos específicos de impressão digital: Indigo,Scitex, Colorspan. E por que? Segundo pesquisa interna em 2006 foram impressas cerca de 49 trilhões de páginas no mundo e apenas 9% desta impressão foram digitais. Para 2010 a estimativa é de cerca de 53 trilhões. Existe uma enorme oportunidade de crescimento do percentual de impressã digital. As previsões falam de uma oportunidade de negócios ao redor de US$ 56 bilhões, mas pode ser mais, muito mais. E a HP está trabalhando suaestratégia com foco em Print 2.0, que engloba: apresen-

46

Divulgação

A HP é uma empresa bastante conhecida no cenário internacional. Como a empresa se posiciona globalmente e quais as estratégias para ampliar esta participação no Brasil a nível corporativo?

Temos o portfólio mais abrangente do mercado, com ofertas completas de hardware, software e serviços, que nos permitem atender desde o consumidor final até grandes corporações em diferentes segmentos. Nosso objetivo é consolidar a liderança da HP como a maior empresa de tecnologia da informação do país e agora temos uma equipe diretiva sólida e focada no crescimento.

Para o ano fiscal de 2009, a HP anuncia uma nova estrutura diretiva, que comandará as principais áreas de negócios da companhia no país: Claudio Raupp assumiu a vice-presidência do Grupo de Sistemas Pessoais; Fernando Lewis, a vice-presidência do Grupo de Imagem e Impressão e Célio Bozola, a vicepresidência da EDS, agora uma companhia da HP. Edissa Furlan

tar a próxima geração de plataformas de impressão digital para oferecer maior velocidade e menor custo de impressão aos mercados comerciais de alto volume; facilitar a impressão a partir da Web; e estender as plataformas de criação e publicação de conteúdo digital entre os diversos segmentos de clientes.

Especificamente para o mercado brasileiro, qual a sua expectativa para 2009 e como foi o desempenho da empresa em 2008?

Nos últimos três anos, a HP teve um desempenho acima da média do setor de TI no Brasil e duplicou seu tamanho. No ano fiscal de 2008, todas as suas unidades de negócio cresceram mais do que o mercado e a empresa registrou a liderança em vários

setores como impressoras laser e inkjet, multifuncionais inkjet e servidores blade.

Para acelerar ainda mais os investimentos no país, manter o ritmo de crescimento e permanecer na liderança, a empresa contratou 800 pessoas em 2008 para reforçar sua operação de serviços e mais 400 profissionais para a área de pesquisa e desenvolvimento.

Além dos resultados financeiros extremamente satisfatórios, em 2008 a HP registrou conquistas importantes em diversas áreas, incluindo sua presença no ranking “150 Melhores Empresas para Você Trabalhar” no Brasil, editado pelas revistas Você S/A e Exame, e o reconhecimento como marca de maior prestígio, pela revista Época Negócios.

Qual é, na sua opinião, o grande atrativo das soluções da HP para este mercado e o que a torna diferente de outras soluções utilizadas pelo mercado mundial?

Com a aquisição da EDS, a HP se torna a maior empresa no setor de TI. Juntas, HP e EDS oferecem o maior portfólio da indústria em termos de produtos, serviços e soluções, incluindo especialização em Application Outsourcing Services, IT Infrastructure, Business Processes Outsourcing, Consulting & Integration e Technology Services.

* Edissa Furlan é gerente de marketing e comunicação da área de Imagem e Impressão da HP edissa.furlan@hp.com

Document Management

canal executivo_HP_10.indd 46

04.02.09 15:00:45

O SUCESSO NOS NEGÓCIOS DEPENDE DE BONS RELACIONAMENTOS

Soluções i-Partner A i-Partner é uma empresa especializada em soluções de alta tecnologia para gestão de negócios, com foco em portais B2B, B2C, e-commerce, e-Learning, CRMCustomer Relationship Management, BI, Workflow e ITIL, sempre baseados na Plataforma Web e Mobile.

Com know-how adquirido ao longo de vários anos, a i-Partner atua também como Consultoria para o Desenvolvimento de Sistemas, agregando sua experiência de desenvolvedor de soluções específicas, possibilitando assim uma implementação rápida e segura através de nossa fábrica de software.

Nossas soluções contribuem para a melhoria contínua dos processos de nossos CLIENTES, fortalecendo seus relacionamentos de negócios e tornando-os cada vez mais competitivos no mercado.

ipartner 21x28.indd 1



OASIS CRM WEB Gestão de relacionamento com clientes



OASIS MOBILE Aplicações para celular, pda’s e smartphone



OASIS WORKFLOW WEB Gestão de processos



OASIS FÁBRICA Desenvolvimento de Sistemas Específicos

w w w. i - p a r t n e r. c o m . b r

26.05.08 13:18:05

ONDE ENCONTRAR

ARQUIVOS

 BPO • Grupo Store Pág.25 • Grupo TCI Pág.31 • Metrofile Pág.02 • P.A. Arquivos Pág.27 • P3Image Pág.35 • Prado Chaves Pág.05 • Totvs Pág.33 e 52  BPM • Grupo Tecmach  CONSULTORIA • ECM Consult • Siproser

Pág.10 Pág.49

 DESTRUIÇÃO SEGURA • Grupo Store Pág.25 • Grupo TCI Pág.31 • Metrofile Pág.02 • P.A. Arquivos Pág.27 • P3Image Pág.35 • Prado Chaves Pág.05 Pág.25 Pág.31 Pág.02 Pág.27 Pág.35 Pág.05 Pág.45 Pág.51

 DISTRIBUIÇÃO E REVENDA DE EQUIPAMENTOS DE MICROFILMAGEM • Scan System Pág.41

48

 DISTRIBUIÇÃO E REVENDA DE SCANNERS • Scan System Pág.41 • SPUR Pág.39 • Macrosolution Pág.09

Pág.51

 CONSULTORIA EM GESTÃO DE DOCUMENTOS • ECM Consult Pág.10 • Grupo Store Pág.25 • Grupo TCI Pág.31 • Metrofile Pág.02 • P.A. Arquivos Pág.27 • P3Image Pág.35 • Prado Chaves Pág.05 • Siproser Pág.49

 DIGITALIZAÇÃO • Grupo Store • Grupo TCI • Metrofile • P.A. Arquivos • P3Image • Prado Chaves • Estec • Grupo Tecmach

 DISTRIBUIÇÃO E REVENDA DE MULTIFUNCIONAIS • SPUR Pág.39 • Macrosolution Pág.09

 FÁBRICA DE SOFTWARES • I Partner Pág.47 • Estec Pág.45 • Totvs Pág.33 e 52  FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS • Grupo Store • Grupo TCI • Metrofile • P.A. Arquivos • P3Image • Prado Chaves

Pág.25 Pág.31 Pág.02 Pág.27 Pág.35 Pág.05

 GERENCIAMENTO DE IMPRESSÃO • Grupo Tecmach Pág.51  GESTÃO DA INFORMAÇÃO • Grupo Store Pág.25 • Grupo TCI Pág.31 • Metrofile Pág.02 • P.A. Arquivos Pág.27 • P3Image Pág.35 • Prado Chaves Pág.05  GESTÃO DE DOCUMENTOS • Grupo Store Pág.25 • Grupo TCI Pág.31 • Metrofile Pág.02 • P.A. Arquivos Pág.27 • P3Image Pág.35 • Prado Chaves Pág.05 • Grupo Tecmach Pág.51  GUARDA DE AMOSTRAS BIOLÓGICAS • Grupo Store Pág.25

 GUARDA DE DOCUMENTOS • Grupo Store Pág.25 • Grupo TCI Pág.31 • Metrofile Pág.02 • P.A. Arquivos Pág.27 • P3Image Pág.35 • Prado Chaves Pág.05

 SOFTWARE DE BI • I Partner Pág.47 • Totvs Pág.33 e 52  SOFTWARE DE CAPTURA • SML Pág.40 • Readsoft Pág.21

 GUARDA GERENCIADA • Grupo Store Pág.25 • Grupo TCI Pág.31 • Metrofile Pág.02 • P.A. Arquivos Pág.27 • P3Image Pág.35 • Prado Chaves Pág.05

Pág.47

 MICROFILMAGEM • P.A. Arquivos • Grupo Store

Pág.27 Pág.25

 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS • Grupo Store Pág.25 • Grupo TCI Pág.31 • Metrofile Pág.02 • P.A. Arquivos Pág.27 • P3Image Pág.35 • Prado Chaves Pág.05 • Grupo Tecmach Pág.51 • Siproser Pág.49  OUTSOURCING DE IMPRESSÃO Grupo Tecmach

 SOFTWARE DE CRM • I Partner

 SOFTWARE DE ECM • SML Pág.40 • Totvs Pág.33 e 52  SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE FORMULÁRIOS • Estec Pág.45  SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÃO • Estec Pág.45 • SML Pág.40 • Siproser Pág.49 • Readsoft Pág.21 • Totvs Pág.33 e 52  SOFTWARE DE RECONHECIMENTO • Readsoft

Pág.21

Pág.51

 SOFTWARE DE WORKFLOW • SML Pág.40

 PROCESSAMENTO DE FORMULÁRIOS • Estec Pág.45

 SOFTWARE PARA DISPOSITIVOS MÓVEIS • I Partner Pág.47

 SALA COFRE • Grupo Store • Grupo TCI • Metrofile • P.A. Arquivos • P3Image • Prado Chaves

 SOLUÇÃO PARA NF-e • Grupo Tecmach Pág.51 • Totvs Pág.33 e 52

Pág.25 Pág.31 Pág.02 Pág.27 Pág.35 Pág.05

 SUPRIMENTOS DE MICROFILMAGEM • Scan System

Pág.42

Document Management

onde encontrar.indd 48

04.02.09 16:50:48

NTRADO ?

O C N E R E S R QUE A EDIÇÃO IE NA PRÓXIM ANUNC

ÍNDICE DE EMPRESAS

11 (11) 3392-41 ia.com.br u g ra o @edit

publicidade

AIIM EXPO

Pág.37

I Partner

Pág.10

Macrosolution

btorrey@questex.com www.aiimexpo.com

ECM Consult

Pág.47

Tel: (11) 5087-8905 www.i-partner.com.br

Readsoft

Pág.21

(11) 3670-1050 www.readsoft.com.br Pág.09

Scan System

Pág.41

info@ecmconsult.com.br www.ecmconsult.com.br

Tel: (11) 3726-7788 www.macrosolution.com.br

Tel: (11) 3285-5199 www.scansystem.com.br

Estec

Pág.45

Metrofile

Siproser

Pág.25

P.A. Arquivos

Tel: (11) 3684-1151 www.estec.com.br

Grupo Store

Pág.02

Tel: 0800 12 0577 www.metrofile.com.br

Pág.48

Tel: (11) 3931-9444 www.siproser.com.br Pág.27

SML

Pág.40

bpo.atend@grupostore.com.br www.grupostore.com.br

Tel: (71) 3311-4050 www.paarquivos.com.br

Tel: (11) 3262-2343 www.smlinfo.com.br

Grupo TCI

Pág.31

P3Image

SPUR

Pág.51

Prado Chaves

Tel: (11) 3077-0555 www.grupotci.com.br

Grupo Tecmach Tel: (11) 2832-4500 www.tecmach.com.br

Pág.35

Tel: (11) 3612-6070 www.p3image.com.br

Pág.39

Tel: (21) 2430-8859 www.spur.com.br Pág.05

Tel: 2067-2121 www.pradochaves.com.br

Totvs

Pág.33 e 52

Tel: 0800 709 8100 www.totvs.com

Agora você pode ler todas as edições da Revista Document Management na internet Todas as edições anteriores a partir de agora estão disponíveis para leitura através do seu computador. Simples e fácil como se você estivesse com a revista em suas mãos.

Acesse www.docmanagement.com.br Document Management

onde encontrar.indd 49

49

04.02.09 16:50:50

REFLEXÕES

CRÔNICA

GERAÇÃO WEB “ Ainda há muito trabalho a ser feito para que o Mundo Digital fique sob controle” ( sob o ponto de vista do gerenciamento de documentos) John Mancini – presidente da AIIM International

“O assunto ( gestão documental) é muito grande para ser esgotado em um grande projeto ou centralizado em gestores especializados”.

Helton Andrade da Johnson & Johnson

“O email passou a ser um documento importante no processo de negócios das empresas. A preocupação passou a ser a estruturação e o registro das mensagens recebidas”.

Marcos Rodrigo Silva, diretor de produtos da Diveo do Brasil

“A virtualização é a forma de se fazer mais com menos, estima-se que esta premissa valha tanto para pequena empresa quanto para uma grande empresa.”

Arlindo Maluli – gerente da VMWare

50

Mark Bauerlein – autor do polêmico livro How the digital age stupefies young americans and jeopardizes our future (Como a era digital estupidifica os jovens americanos e põe em perigo nosso futuro) afirma, categoricamente e fundamentado em pesquisas, que essa seria a mais burra de todas as gerações. E ele não está sozinho, Umberto Eco, Saramago e outros comungam da mesma opinião.

Na sala de professores onde damos aula, volta e meia a conversa é sobre o “copia e cola” nas avaliações aplicadas. Debatemos sobre a maneira de medir o conhecimento de nossos alunos. Nem precisamos usar ferramentas de busca para perceber que as avaliações têm muito em comum entre si e com o que se encontra no Google, sempre nas primeiras páginas. Ou seja, a “pesquisa é rasa e rápida” e as respostas invariavelmente superficiais.

Qual são afinal os efeitos da internet sobre uma geração que têm todas as informações ao alcance de um simples click? Teriam terceirizado suas memórias aos computadores? Pesquisas nos EUA têm indicado que os jovens desconhecem coisas óbvias, refletindo uma lacuna em sua formação intelectual. Comportam-se, no geral, como seres que tiveram uma parte de suas vidas apagadas, o conhecimento que

possuem é fracionado, muitas vezes não se complementa em cognição e compreensão dos fatos, principalmente sob contexto histórico.

Se eles têm informação disponível, a qualquer hora, atualizada, comentada e com intermináveis maneiras de se localizar e cuzar dados, qual o estímulo que terão para usar a memória? E mais, pra quê livro? Assim ao que parece, temos o irrestrito limitado pela abundância.

Pessoalmente, quero crer que os benefícios da web superam com folga os eventuais problemas. E que um livro será sempre uma boa fonte de informação e menos dispersiva.

E que, como tudo na vida, o tempero é e será sempre, fundamental...

Ângelo Volpi

Document Management

Cronica-10.indd 50

30.01.09 01:02:14

Três empresas do mercado uniram suas forças para melhor solucionar o que você via como problema.

Há 18 anos TECMACH trabalha para disponibilizar as melhores soluções em impressão e gerenciamento de conteúdos, objetivando a contextualização e a tradução da estrutura e cultura organizacional. Com processos colaborativos atendemos às características e demandas dos diversos públicos de interesse da sua organização.

Tecmach, Ged e Print e Supricoph agora atendem por

Empresas do Grupo

cogra Rua Funchal, 513 2º andar - Vila Olímpia São Paulo - SP Tel.: (11) 2832.4500 - Fax: (11) 2832.4525 - www.tecmach.com.br

Tecmach_21x28.indd 1

28.11.08 21:03:17

Untitled-1 1

26.11.08 17:48:12