Document Management - Edição 13

Ano 3 - Número 13 - Agosto de 2009 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT www.docmanagement.com.br

media partner

management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

CDO Chief Document Officer Quem são estes profissionais e como atuam

Taxonomia Oprocesso que permite às organizações encontrarem seus conteúdos

Grandes Formatos Veja nesta edição , o segundo Guia de Especificação de produtos

ARTIGOS: ESTÃO CHEGANDO AO BRASIL CURSOS CERTIFICADOS PELA AIIM 13_Capa.indd 1

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Julho / Agosto de 2009 | Edição 13 | www.docmanagement.com.br

nesta edição

CDO

Quem são e como atuam os profissionais?

A questão da profissionalização do gestor de documentos é essencial num mercado complexo e globalizado., especialmente na América Latina.

6 Entrevista

34 Cases

Veja o case da Arcelor Mittal. Um projeto que envolveu a gestão documental e toda integração fiscal executado com sucesso

33 Five Minutes Você conhece o Bing? A aposta da Microsoft para entrar definitivamente no mercado de buscas na Web é o tema desta entrevista com Carolina Aranha, gerente desta área na Microsoft

10 UP Front

Veja aqui as principais notícias do mercado fornecedor e comprador do setor de ECM

www.docmanagement.com.br

13_Nesta_Edição.indd 3

O que apaixona os profissionais de ECM? André Alckimin do Grupo Store fala de jipes, cavalos e do resgate da vida simples e descomplicada do interior paulista

36 Taxonomia

Mais que uma ferramenta, a Taxonomia é uma etapa essencial nos processos documentais. Veja a matéria nesta edição

22 52 Canal Executivo

42 AIIM

A AIIM - (Association for Information and Image Management) traz nesta edição uma discussão importante sobre o uso adequado do BI em conjunto com as ferramentas de ECM

47 Grandes Formatos O segundo Guia de Especificação de Equipamentos destaca as multifuncionais especiais para grandes formatos

A TOTVS é hoje uma das maiores empresas de TI do mercado nacional e está ampliando seu portfolio de atuação na América Latina e no Brasil

54 Serviços

A Interfile é umas das grandes empresas de guarda e gerenciamento de documentos do mercado. Saiba mais sobre sua atuação sob a direção de Sérgio Souza

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carta ao leitor

A busca pelo gestor de ECM

E

star atentos aos movimentos e tendências do mercado de ECM, faz parte e também é uma preocupação das mídias dirigidas como a nossa. Assim, fomos revisitar um tema que a sua Revista Document Management abordou logo na sua estréia em 2007. Quem é o CDO- Chief Document Officer hoje dentro do organograma das empresas. Pudemos constatar que neste período entre “uma matéria e outra”, muito pouco mudou. O gestor de documentos pode ter a

GERENTE COMERCIAL

Sandra Mletchol

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Rosemeire Cássia Virginelli

PUBLISHER

ARTE E DIAGRAMAÇÃO

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EDITORA

TRADUÇÃO

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Susana Batimarchi

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Brasil e na América Latina , em contraponto aos mercados mais amadurecidos como o europeu e norte-americano, onde aliás a figura do CDO não existe!

Não se trata de ser mais real que a realeza, mas de determinar a quem cabe e qual a especialização necessária que este profissional deve ter. Se o objetivo é tratar das informações e dos documentos de forma racional, sustentável e que estes venham a prover as melhores decisões entre a liderança, então sim esta é uma bandeira que temos de levantar o quanto antes.

Os nossos leitores vão encontrar ainda nesta edição muitas outras fontes de reflexão. Espero e conto com a sua opinião.

A todos uma boa leitura!

Susana Batimarchi EDITORA

CONSELHO EDITORIAL

José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Ronei Martins Ferrigolo, Valber Azevedo e Fábio Fischer DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.

Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais.

DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.

Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.

Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

Maria C. Morell Gonzalez

EDITORA WEB

Katia Cecotosti

formação de TI ou de Arquivologia, entretanto ainda não é percebido com a relevância e importância que merece. A exemplo do que ocorreu há 20 anos quanto também o CIO - Chief Information Officer saiu dos porões das organizações para integrar o board das grandes companhias, o CDO também espera por uma chance. Não se concebe uma empresa rentável e competitiva, não importa seu tamanho ou segmento em que atua, sem que haja uma gestão de documentos eficiente, moderna e principalmente voltada aos processos de negócios.

A discussão sobre a relevância e importância do cargo, da sua capacitação por meio de cursos e especializações em vários níveis também foi tema do fórum entre profissionais da área na nossa comunidade ECM Connection (www.ecmconnection.com.br). O tema levou vários e competentes executivos a analisarem o atual estágio da profissionalização no

IMPRESSÃO

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DOCUMENT MANAGEMENT | Julho / Agosto 09

GUIA BUSINESS MEDIA

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entrevista

Carolina Aranha

Bing

por uma melhor forma de busca

Carolina Aranha responsável pela gerência de internet na Microsoft, fala à Document Management sobre o lançamento do motor de busca da Microsoft, que depois de várias outras tentativas, chega ao mercado mundial e pretende levar aos usuários a um experiência de busca mais rápida e precisa Divulgação

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ção

Document Management - O Bing não é a primeira tentativa da Microsoft entrar no mercado de buscas na web?

Carolina Aranha - Na verdade, o Bing é uma evolução do Lifesearch. A Microsoft buscava entrar neste segmento há algum tempo pois representa um mercado muito importante (motores de busca) nos dias de hoje. Movimenta milhões de dólares e era uma meta de companhia participar deste mercado com um motor de busca que antes de mais nada fosse interessante e de fácil usabilidade para os usuários em qualquer parte do mundo.

Para isso foram feitos investimentos importantes para que pudéssemos participar deste setor, isso incluiu a tentativa de compra da Yahoo. Mas finalmente conseguimos competir com uma ferramenta própria. Isso envolveu a compra de várias outras empresas em nível mundial e investimentos de mais de US$ 6 milhões anuais da companhia em desenvolvimento em novas tecnologias que culminaram com a criação dessa ferramenta.

DM - O que o diferencia?

CA - Acredito que este lançamento representou um salto excepcional da companhia no mercado. O foco do Bing está realmente no usuário final e para ajudá-lo a tomar decisões mais rápidas e precisas. Trazer ao usuário um experiência agradável, com interações motivadoras. Por exemplo: o Bing traz todos os dias imagens em sua home de várias partes do mundo. Ao realizar uma busca os resultados são sempre muito mais próximos daquilo que se busca , graças a uma associação semântica que possibilita ao usuário encontrar com muito mais facilidade aquilo que deseja.

DM - Os buscadores ou motores de busca são parte importante para os usuários corporativos, como na opinião da empresa o Bing pode ser mais preciso para isso?

CA - Acho que pela própria estrutura do

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“Este mercado de buscas movimenta milhões de dólares e era uma meta da companhia“ motor de busca. Ele não traz somente links que podem gerar uma grande frustração ao usuário por não se tratar do assunto que ele precisa. Os resultados são agrupados, assim o usuário tem reunidos fotos, vídeos, áudio enfim uma série de relacionamentos que tornam a busca mais precisa. Para o usuário corporativo a grande vantagem do Bing é a facilidade e a rapidez que ele apresenta.

Sabendo que os usuários corporativos, por exemplo, gastam muito de seu temo buscando informações na web que os auxiliam em suas tarefas, a experiência em curtos períodos de tempo facilita seu dia a dia de trabalho. Por exemplo, se um executivo ou uma secretá ria quer saber informações sobre as tarifas de vôo entre Nova York e Los Angeles , o motor trará a eles companhias áreas que fazem este percurso, as tarifas por empresa, tendência de cancelamentos, temperatura e clima, as melhores horas para vôos etc.

Assimo que se pretende não é só trazer links mas todo um contexto que vai ajudar enormente aqueles que buscam por informações.

DM - Os sistemas conhecidos fazem uma busca por analogia de assuntos e muitas vezes não a especificação dos conceitos?

Como vocês enfrentam esta dificuldade?

CA - Outros buscadores como já mencionei trazem apenas links que se assemelham as palavras que se está buscando. Isso resulta, primeiro numa frustração do usuário que terá de repetir a busca por várias vezes até encontrar o que precisa. Segundo e conseqüentemente, a perda de tempo neste processo. Isso é inaceitável hoje. Os negócios precisam de informações precisas e rápidas.

Não dá para perder muitos minutos buscando

informações que já estão disponíveis e acessíveis pela rede.

No desenvolvimento do produto estas razões foram amplamente estudadas e a inclusão da busca semântica, sem dúvida, ajuda muito nesta satisfação do usuário.

DM - Como o Bing se posiciona frente à concorrência?

CA - A ferramenta é relativamente nova no mercado, mas já durante o seu primeiro mês de vida conquistou uma parcela importante dos usuários em nível global. Estamos satisfeitos com o grande interesse das pessoas em experimentar o Bing e que essas experiências tenham tido resultados positivos. Esta mesma pesquisa apontou nos Estados Unidos, 8 % de crescimento em usuários únicos Bing. O mês de junho, foi indicador importante de que o Bing está sendo recomendado entre os usuários. Esta é uma métrica importante para nós porque nos mostra que o Bing está conquistando a capacidade de satisfazer necessidades dos usuários, sejam elas para fins gerais de pesquisa ou pesquisas para ajudá-los a tomar decisões mais inteligentes em uma ou mais das nossas quatro áreas de compras, viagens, saúde e local. Somos uma opção do mercado e estamos competindo.

DM - Qual seria na sua opinião a evolução dos buscares de conteúdo?

CA - A relevância dos resultados e tudo que proporciona ao usuário uma oferta de resultados mais corretos mais significativos.

Para isso estamos continuamente pesquisando e em desenvolvimento permanente de nossos produtos.

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entrevista

Carolina Aranha

DM - No futuro as buscas semânticas e até folksonômicas serão comuns nos buscadores?

Sem dúvida. O caminho é esse. Como já disse anteriormente esses elementos já fazem parte do Bing. Mas ainda há um caminho a se percorrer neste sentido. Mais estudos e maior aprofundamento das tecnologias ainda neste sentido. Mas é claro que quando se digita uma termo o que se espera de resultado é que ele se aproxime 99,9% daquilo que é desejado.

DM - Como o produto poderá ajudar a organizar informações?

CA - Os motores de busca não são ferramentas desenvolvidas para a organização de informações corporativas, por exemplo ou até mesmo de conteúdos pessoais. Para isso existem uma constelação de difere ntes ofertas no mercado. Os motores de busca visam , em princípio, organizar e trazer as informações desejadas pelo usuário naquele momento. Vasculhar e ordenar as pesquisas que são pontuais e estão disponibilizadas na Web. O que os motores tem como grande vantagem é estar ali, disponível e prestar um melhor serviço, num tempo que seja o mais rápido possível e que ajude este usuário a tomar uma decisão mais acertada.

DM - Por que nesta primeira fase o buscador brasileiro não tem todas as funcionalidades e quais são elas?

CA - No momento, o que acontece é que a versão em inglês por exemplo possui funcionalidades a mais dos que as disponibilizadas aqui. Mas é claro que se um usuário brasileiro ou asiático quiser podem utilizá-las na versão original, ou seja, está numa versão mais completa. Aqui no Brasil depois do rollout do Bing elas estarão também integradas à ferramenta, mas como tudo é muito recente estamos introduzindo estas funcionalidades aos poucos.

Para a Microsoft o Brasil é um mercado estratégico tanto pelo potencial do número de usuários quando pelo potencial do mercados de propaganda. Estamos com certeza entre os principais mercado mundiais e a companhia está bastante atenta para isso.

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Bing

la mejor forma de búsqueda de Microsoft

Carolina Aranha, responsable por la gerencia de internet en Microsoft, habla en esta entrevista a Document Management sobre el lanzamiento del motor de búsqueda de Microsoft.

Document Management - ¿Bing es el primer intento de Microsoft para entrar en el mercado de búsquedas en la web?

Carolina Aranha - En verdad, Bing es una evolución del Lifesearch.

Microsoft buscaba entrar en este mercado ya hace algún tiempo, que representa un mercado muy importante (motores de búsqueda) en los días de hoy. Es un mercado que mueve millones de dólares y era una meta de la empresa participar de el con un motor de búsqueda que antes de más nada fuera interesante y de fácil usabilidad para los usuarios en cualquier parte del mundo. Para eso, se hicieron inversiones importantes y eso incluye el intento de comprar a Yahoo. Pero, finalmente conseguimos competir con una herramienta propia. Esto englobo la compra de varias otras empresas en nivel mundial e inversiones de más de US$ 6 millones anuales de la empresa en desarrollo de nuevas tecnologías que culminaron con la creación de esa herramienta de búsqueda.

DM - ¿Cual es el diferencial?

CA - Creo que este lanzamiento representó un salto excepcional de la empresa en el mercado. El foco de Bing esta realmente en el usuario final para ayudarlo a tomar decisiones más rápidas y precisas. Proporcionar al usuario una experiencia agradable, con interactividad que los motiven. Por ejemplo: Bing trae todos los días imágenes en su home de varias partes del mundo. Al realizar una búsqueda los resultados son siempre mucho más próximos de aquello que se busca, gracias a una asociación semántica que posibilita al usuario encontrar con más facilidad lo que desea.

DM - ¿Los buscadores o motores de búsqueda son parte importante para los usuarios corporativos, como en la opinión de la empresa?

CA - Me parece que por la propia estructura del motor de búsqueda. El no trae solamente links, lo que puede generar una gran frustración al usuario por no tratar del asunto que precisa. Los resultados son agrupados, así el usuario tiene reunidos fotos, videos, audio, en fin una serie de relaciones que hacen la búsqueda más precisa. Para el usuario corporativo la gran ventaja del Bing es la facilidad y la rapidez que el presenta. Sabiendo que los usuarios corporativos, por ejemplo, gastan mucho tiempo buscando informaciones en la web que los auxilian en sus tareas, la experiencia en cortos períodos de tiempo facilitan su cotidiano de trabajo. Por ejemplo, si un ejecutivo o una secretaria quieren saber informaciones sobre tarifas de vuelos entre Nueva York y Los Ángeles , el motor les presentará compañías aéreas que hacen ese trayecto, las tarifas por empresa, la tendencia de cancelamientos, temperatura y clima, los mejores horarios para volar, etc.

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INDICADORES Outsourcing

A média diária de tempo gasto na busca de informações é de

O mercado de Printing Outsourcing deve dobrar em páginas impressas, chegando a

(fonte AIIM)

de dólares em 2010.

Dar legalidade aos prontuários de pacientes e ainda reduzir volume de papel , além de orientar profissionais sobre sistemas seguros é uma das funções do Conselho Federal de Medicina, em associação à Sociedade Brasileira de Informática em Saúde.

Com esse embasamento a E-Val e a eNovi disponibilizam a solução que reúne gerenciamento eletrônico de documentos, que integrada a certificação digital para registro eletrônicos de saúde, permite um prontuário digitalizado seja processado de acordo com o nível 2 de garantia de segurança do manual da SBIS/CFM. “A solução é escalável e atende desde clínicas até grandes hospitais e operadoras, podendo prover alta disponibilidade e segurança comparáveis aos do sistema financeiro”, lembra Luis Gustavo Kiatake, diretor Comercial

Divulgação

Busca por informações

Aposta no mercado de saúde

51min 17bi Fonte IDC

Mininotebooks O número de

5,2 milhões de mininotebooks, hoje em todo o mundo, deverá multiplicar-se por 10 até 2012.

e-Discovery

90% dos dados armazenados são redundantes ou desatualizados

Fonte Gartner

Em 2011, nos mercados em que as tecnologias móveis estão desenvolvidas, como na Europa, mais de

95% dos dispositivos incluirão o Bluetooth como um recurso disponível.

Storage Os arquivos de e-mail, principalmente PST e arquivos de outros sistemas, consomem

50%

do armazenamento do drive de rede.

1 gigabyte de dados pode resultar em

US$18.750

Navegador O Firefox é o browser mais conhecido na Europa e no Brasil. A empresa registrou um salto de 1 milhão de usuários diários, em 2007, para

3,5 milhões em 2009.

Fonte: W3C (Consórcio World Wide Web).

Fonte: Gartner

lucros Empresas com programas mais maduros de sustentabilidade registraram maiores margens de lucro, geralmente com acréscimo de

2%

ou mais do que as margens da indústria. Fonte IDC

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De olho na necessidade do mercado de estabelecer uma conexão entre Microsoft SharePoint e sistemas mais robustos de ECM, a SoftExpert

em custos judiciais.

Fonte: Gartner

da E-Val. A solução consiste em um serviço webservices que realiza todas as operações obrigatórias de assinatura, validação, preparação para exportação de registros eletrônicos de saúde assinados além do armazenamento de informações complementares.

Integração do Microsoft SharePoint ao SE Suite

Divulgação

Bluetooth 3.0

Luis Gustavo Kiatake, da E-Val

Carlos Aggio, da SoftExpert

desenvolveu o SE SharePoint Connector com o propósito de integrar e estender a plataforma Microsoft. Carlos Aggio, um dos responsáveis pelo desenvolvimento do novo produto, explica que a novidade maximiza os diferenciais dos dois sistemas ampliando o potencial de uso da solução SharePoint. “Enquanto o SharePoint adiciona funcionalidades de um portal de colaboração ao ambiente do SoftExpert Excellence Suite [SE Suite], o SE SharePoint Connector oferece aos usuários do MOSS 2007 a habilidade de buscar, recuperar, consultar e interagir com os documentos, processos de negócio, dashboards e espaços colaborativos da solução SoftExpert”, enfatiza.

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Carreiras

Ricardo Sahagun, da Pitney Bowes Business Insight

Depósitos sem envelope

Mais TECNOLOGIA pARA IMPRESSÃO

A ATP, apresenta uma solução para depósito de cheques e dinheiro sem envelope que já está disponível para o mercado e traz vantagens para os bancos e seus clientes., com o recolhimento direto nos ATM’s ”A ATP busca constantemente inovar e ofertar ao mercado produtos altamente diferenciados.

Queremos massificar novos serviços e tecnologias a baixo custo. A operação processa documentos por imagem e tem presença no sistema de compensação de cheques. Temos total condição de implantar o sistema de depósito de cheques sem envelope a qualquer momento e em qualquer lugar”, explica Nori Lermen, presidente da ATP.

A Lexmark apresentou quatro novos modelos da série Lexmark E de impressoras laser monocromáticas que combinam a tecnologia que diminui o aquecimento interno e contribui para a redução do consumo elétrico, porta Ethernet, que permite o compartilhamento com diversos computadores e impressão automática frente e verso (“duplex”), que aumenta o desempenho e reduz custos e desperdícios de papel em 50%.

Os modelos E260dn, E360dn e E460dn e E460dw, destinados para as pequenas e médias empresas, possuem características que aumentam a produtividade em qualquer ambente de trabalho.

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Dorival Dourado Jr, CIO e presidente

Ricardo Collazo, há mais de sete anos na Star Outsourcing e os dois últimos anos na Star BKS, como diretor executivo, deixa a companhia e ingressa em novo desafio na Nagem. Com mais de 15 anos de experiência na área de tecnologia, o executivo acumula experiência nas áreas de soluções, serviços e distribuição.

Paula Cavalcanti acaba de assumir a Gerência de Negócios da Infused Solutions no Brasil, fornecedora das soluções de ECM Open Source da Alfresco. Com experiência em gerenciamento de equipes de projetos multi-países, Paula tem como principal desafio desenvolver projetos para sustentar o crescimento da empresa.

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da Unidade de Negócios ITS da Serasa Experian foi promovido a vicepresidente executivo de desenvolvimento de produtos do braço Marketing Services do Grupo Experian. Dourado assumirá as novas funções em setembro próximo, em Costa Mesa - California (EUA). Na Serasa Experian desde 2004, Dorival Dourado é primeiro executivo da empresa no Brasil a ocupar cargo no alto escalão do grupo Experian.

em empresas como SAP Brasil, IBM e Monsanto

Alan Gazillo é o novo executivo da P3 Image e assumiu a gerência de contas da empresa, que busca ampliar seu market share e fortalecer a qualidade no atendimento aos clientes da companhia. A contratação dá inicio a um processo de reestruturação da área comercial da empresa.

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o valor desta informação”, explica o gerente de vendas para América Latina , Ricardo Sahagun. A plataforma Customer Data Quality v5.5 atua como um sistema padrão de qualificação dos dados empresariais e oferece os benefícios adicionais de melhoria destes dados como redundâncias e duplicações.

A ferramenta da Pitney Bowes Business Insight combina funções inovadoras de qualidade dos dados em um único serviço-orientado para orquestração de ambiente. Isto permite que os usuários finais consolidem facilmente os dados em uma única e abrangente gravação, além de integrar essas informações em operações comerciais.

Com esta melhoria da experiência de serviços dos dados, as empresas são capazes de tomar as decisões mais adequadas para melhorar o marketing dirigido, agilizar operações e gerar comunicações mais eficazes.

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Divulgação

A Pitney Bowes Business Insight, apresenta no mercado nacional sua ferramenta de Gestão de Dados.

“As empresas, hoje, não estão apenas reconhecendo os benefícios do tratamento de dados como valioso ativo corporativo, mas também a importância da aplicação das regras da tecnologia de qualidade dos dados para maximizar

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Qualificação de dados

Oestes Marques Costa Junior assume a presidência da Alldora Tecnologia.

A empresa é uma das principais players nacionais no setor de gestão de documentos e alçou o diretor comercial para presidir a operação no Brasil e apoiar as ações desenvolvidas nas empresas internacionais do grupo que estão presentes na América Latina. De acordo com a nova estrutura, os membros fundadores, Marcelo Hamsi Filosof e José Roberto Camargo, passam a integrar o conselho da empresa para apoiar as ações contidas no planejamento estratégico da organização, transferindo suas funções executivas para colaboradores de nível diretivo e gerencial, que assumirão as atividades operacionais.

José Acácio dos Santos é o novo gerente de Serviços SAP da Sysprice, empresa do Grupo YKP e uma das principais integradoras de soluções SAP. O executivo inicia gestão na integradora estruturando sua equipe para nova oferta em outsourcing de serviços. Com mais de 20 anos no mercado de TI, Santos tem passagem

Daniela Rollo passou a ocupar o cargo de executiva da nova vertical de Gestão de Parcerias da Letnis Consultoria de Informática SAP Partner, que com isso passou a expandir o leque de serviços com vista a expansão de novos negócios.

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NOvAS fIlIAIS

Recognition e Systel assinam protocolo

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A Recognition, empresa que oferece estrutura completa para processos de captura, tratamento, processamento e armazenamento de imagens de cheques e multi-

Celso Furiani, da Recognition e Enrico Negrello, da Systel.

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documentos, fechou uma parceria com a empresa italiana Systel – HTS Division, fabricante do novo escaner SmartScanA4. Por meio do acordo, as empresas se comprometem em plantar uma árvore nativa brasileira, a cada scanner vendido. A idéia é contribuir com a redução dos gases de efeito estufa, neutralizando a emissão de CO2 do equipamento por cerca de cinco anos. O SmartScanA4 é um novo equipamento, que reúne em uma única plataforma as fucionalidades de scanner, leitora de cheques e impressora inkjet, para processamento de multidocumentos até tamanho A4.

Document management | Julho / Agosto 09

A Stoque, empresa com sede em Belo Horizonte, acaba de inaugurar mais duas filiais uma em São Paulo e outra em Porto Velho, visando ampliar e atender clientes em todo o território nacional.

A Stoque realiza a comercialização de equipamentos de reprografia, sistemas de impressão, equipamentos de informática, suprimentos e de prestação de serviços em projetos de tecnologia da informação, consultoria em processos e tecnologia bancária, gestão eletrônica de documentos e conteúdos, além de projetos de rede e desenvolvimento de sistemas.

A empresa possui uma divisão de serviços, responsável pela gestão de outsourcing, assistência técnica e suporte para as soluções implantadas, e mantém parcerias com importantes fornecedores do mercado como Hyland OnBase, Kofax, Xérox, Fujitsu e Kodak.

gERENCIAmENtO DE CONtEÚDO A Vignette anunciou o lançamento do Vignette Content Management 8.0 neste segundo semestre do ano.

O VCM 8.0 – eixo de sustenção da Plataforma Vignette de Experiência Web – permite que profissionais de marketing e demais usuários gerenciem ativos de mídia e outros tipos de conteúdo e não depender da área de TI para o dia-a-dia das atualizações web.

A nova interface permite a gestão de conteúdos de forma simples.

Um usuário iniciante será capaz de construir sites em minutos, mantendo a consistência da marca,em função da escalabilidade da arquitetura Vignette. A nova versão possibilita também um aumento na produtividade por meio de várias funcionalidades.

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Abad e TecmacH fECHAM ACORDO

A Perto, empresa nacional de automação bancária e comercial, anunciou ainda no Ciab, a primeira solução para a identificação biométrica de clientes no momento da abertura de contas bancárias: o Perto Palm Bio. Segundo o diretor comercial e de marketing, Marco Aurélio Freitas a solução permite que o banco armazene as informações biométricas do cliente, podendo utilizá-las para a identificação nos terminais de autoatendimento ou nos caixas com o PinPad agregado.

Para o diretor do departamento de inovações tecnológicas do Bradesco, Douglas Tevis Francisco, a opção pela biometria da palma da mão por ser a mais confiável entre as existentes é a que tem melhor aceitação pelos clientes e garante bastante segurança nas transações.

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Soluções segmentadas A Simpress está investindo na customização de suas soluções oferecendo pacotes exclusivos para segmentos de atuação. Neste ano, a empresa já lançou soluções que atendem às necessidades de setores, como Finanças, Educação e Saúde. Até o final de 2009, a Simpress deve anunciar mais sete verticais, que terão soluções Vitório Danesi, da Simpress especificas de impressão.

“Nossas soluções são modulares e conforme exemplifica Vittorio Danesi, permitem atender particularidades. Para presidente da Simpress. o segmento financeiro, por exemplo, Para essa vertical, uma das preocupações atendemos desde uma operação da Simpress foi inovar as suítes de gestão complexa de uma agência bancária, até para que os clientes possam ter total a uma pequena loja de uma financeira controle das impressões e minimizar o localizada em um ponto de varejo. O desperdício., inclusive com controles que segmento é altamente regulamentado e exige controles extremamente eficientes”, podem ser feitos via web.

Divulgação

A Tecmach acaba de fechar um contrato com a ABAD - Associação Brasileira de Atacadistas e Distribuidores para o fornecimento de impressoras e gerenciamento de impressão em condições especiais.

A opção de negócio oferecida aos associados da ABAD é a venda ou a locação de equipamentos da linha de produtos da Lexmark, especialmente para impressão do DANFE – Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.

Diante do acordo efetuado, a Tecmach irá prestar gratuitamente informações e assessoria aos associados sobre produtos e serviços de uso comum no setor, além de preços e condições especiais de pagamento garantidas diante do acordo firmado com a entidade.

Biometria

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Flavio Della Torre

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Alto volume de documentos

Gestão de documentos de RH além de reduzir custos com cópias e transporte, traz agilidade ao processo.

Já para as empresas que contratam, a solução facilita o acesso aos dados de colaboradores terceirizados, evitando desgastes desnecessários com a fiscalização”, diz Renata Daltro, responsável pela solução.

Para visualizar as informações, cada usuário possui uma senha exclusiva que determina o tipo de acesso ao sistema, o que garante mais segurança e sigilo aos dados dos colaboradores.

Um levantamento realizado pela Interfile em mais de 180 empresas, revelou que cerca de 68% dos gestores de recursos humanos apontam a falta de controle efetivo de prontuários como principal entrave à gestão eficiente ao pronto-

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Divulgação

Tornar a gestão de RH mais eficiente é o objetivo da mais recente solução que a Interfile, acaba de lançar no mercado, o Profile RH. A solução permite a auditoria, digitalização, consulta personalizada e alerta pendências e renovação de documentos, diminuindo os custos desta área com da guarda de arquivos e reduzindo ineficiências relacionadas.

“Como todas as informações no Profile RH ficam disponíveis on-line, as auditorias internas ou externas podem ser realizadas em tempo real e remotamente. Para as empresas que terceirizam funcionários e por obrigatoriedade precisam enviar todos os documentos para o cliente onde a pessoa está alocada, a ferramenta,

Renata Daltro, da Interfile. atendimento de processos Outro ponto problemático ressaltado é o número de causas trabalhistas perdidas pela deficiência na guarda dos documentos, que pode trazer grande prejuízos.

A Stefanini IT Solutions anunciou a integração com a Callere. A nova empresa chamada Stefanini Document Solutions, está focada em auxiliar empresas na “leitura e processamento automático de documentos”. As soluções são direcionadas ao sistema de truncagem e compreendem a extração, recuperação, busca e organização de informações em imagens. Entre as tecnologias desenvolvidas estão engineering para processamento automático de cheques, verificação biométrica da autenticidade de assinaturas manuscritas, extração de informação em documentos genéricos e recuperação de informação em bases de dados heterogêneas.

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A certificação digital veio de fato para ficar. Praticamente todos os dias existe uma nova notícia de uma empresa ou órgão que adotou o uso da assinatura digital em seus processos. Agora, a certificação também está próxima de chegar ao consumidor final, seja por meio do e-commerce ou pelo Registro Único de Identificação Civil (RIC).

A Lei 9.954/97, que regulamenta o projeto, deve ser aprovada até o final de setembro e tornará a certificação de fato massificada.

Segurança para quem usa e oportunidade de negó-

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Arquivo Pessoal

Negócios digitais

cios para o setor. Confira ainda no DocManagement o Webcast sobre a Gestão da Informação e os novos grupos do ECM Connection.

Nos vemos na Web! Katia Cecotosti EDITORA WEB katia@editoraguia.com.br

DOCUMENT MANAGEMENT | Julho Maio / Agosto Junho 09 09

ENQUETES Sobre a consolidação da figura do CDO - Chief Document Officer no Brasil: O mercado precisa de mais clareza sobre o papel deste executivo

A figura deste executivo ainda não está clara dentro das instituições

É preciso mais cursos e especializações na área de gestão de conteúdo

Não sei

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NEWS REDE RECORD ENTRA NA ERA DIGITAL

BLOGs e Articulistas OUTSOURCING DEVE CRESCER 12% EM 2009

Com investimentos de R$ 16 milhões, a Rede Record em São Paulo, deu início no começo de agosto a um grandioso projeto de digitalização de todo o seu acervo de vídeos. Ao todo o acervo possui 200 mil fitas entre XDCAM e BETACAM, 22 mil filmes de 22 milímetros e 700 quadruplex de 2 polegadas.

Este projeto irá preparar também a emissora para as transmissões em alta definição, o que já acontece com a Record News, canal de jornalismo 24 horas da Record.

O mercado brasileiro de outsourcing em TI no Brasil deve crescer este ano entre 10% e 12%, segundo estimativas do Gartner. Os dados globais apontam um crescimento de 6% em toda a América Latina, que até 2013 deve crescer mais 8,2%. Para Cassio Dreyfuss, vicepresidente de pesquisa do Gartner, o outsourcing em 2009 está crescendo no Brasil, apesar das flutuações monetárias. “Nossos levantamentos apontam uma queda global para contratação de serviços de 4,3%, incluindo projetos e consultorias.

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E-COMMERCE SE PREPARA PARA NOVO MODELO DE NEGÓCIO Com mais de 17 milhões de vendas feitas on-line somente em 2009, o e-commerce deve passar por uma grande evolução no processo de compras. Para Gerson Rolin, diretor executivo da Câmara Brasileira de Comércio Eletrônico (Camara-e.net), a segurança no comércio eletrônico está entre as principais premissas da nova gestão eleita para o ano de 2009-2010 e o papel da certificação digital neste processo será fundamental.

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Acompanhe e participe dos blogs do Portal Docmanagement

Fábio Melo

Fábio Melo é Gerente de Operações de Consultoria na Alldora Tecnologia e Consultoria

Blog da ABGD

A ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos) reúne as principais empresas do segmento de gestão de documentos

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capacitação

Walter W. Koch, CDIA+, MIT, LIT, MsC

Uma nova visão do ECM no Brasil Josetti Capusso

Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em gestão documental e TI. Professor dos cursos de pósgradução da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do País.

Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001 info@imageware.com.br

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

O

Brasil tem normalmente apresentado uma defasagem de alguns anos em relação à alguns países da Europa /EUA na adoção de novas tecnologias. A própria gestão eletrônica de documentos é um exemplo.

Na década de 90 tivemos a introdução no Brasil da gestão de imagens de documentos e do COLD, seguidos do workflow e do “document management”, quando estas já eram de uso lá fora desde a década de 80. Mais tarde este universo foi batizado de GED, expressão esta que sobreviveu até a pouco, quando o mercado se atualizou e passou a se referenciar ao ECM – Enterprise Content Management (que já vinha sendo utilizado lá fora desde 2001). O uso da expressão não significa o uso pleno da tecnologia, já que algumas das tecnologias precursoras continuam fazendo parte deste universo. Mesmo em termos de capacitação de profissionais, o treinamento mais aprofundado era o CDIA – Certified Document Imaging Architect, que possui a expressão “document imaging” no próprio nome.

Porém, o mundo do ECM é muito mais amplo. Segundo a AIIM – Association for Information and Image Management, maior entidade internacional no mercado do gerenciamento de informações com mais de 60.000 afiliados em termos mundiais, ECM são estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo e documentos relacionados aos principais processos das organizações.

A AIIM acabou de revisar e atualizar o seu programa de certificação em ECM baseada nas mudanças da indústria com novos tipos de conteúdo, soluções e melhores práticas, e também incorporou os comentários feitos pelos milhares de alunos que já fizeram os cursos, de forma online ou presencial.

Tendo tido a oportunidade de analisar profundamente o programa de certificação de ECM que a AIIM está trazendo ao Brasil, chama a atenção o peso dado à itens como: Arquitetura da informação - O desenho estrutural de ambientes de informação compartilhados onde, por exemplo, o uso do framework de Zachman é utilizado para a caracterização de onde

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ECM pode ajudar nas organizações; Colaboração – o uso de mensageria, blogs, wikis em termos corporativos permitindo e alavancando novas formas de colaboração nas organizações; Novos tipos de documentos – recursos como SMS, Messenger, Twitter e outros fazem surgir novas formas de conteúdo que precisa ser gerenciado. A característica interessante deste “documento” é que ele tem no máximo 140 caracteres.

Será que a nossa comunicação será cada vez mais curta e precisa?

Indexação – as tradicionais palavras-chave estão se tornando limitadas nas pesquisas de conteúdo cada vez mais amplo (em volume e tipos de conteúdo). Surgem então outras estruturas de classificação e recuperação como taxonomia, folksonomia, ontologias.

Interoperabilidade – procurando alavancar os investimentos realizados permitindo que conteúdo migre de um ambiente ou de uma organização para outra. Entre os requisitos para tanto, surgem padrões de metadados. Por exemplo, o governo norte-americano definiu um modelo que permite agências governamentais a descrever as interações e intercâmbios entre o governo federal e os cidadãos; Tecnologias emergentes no mundo do ECM – novas realidades como SaaS (Software as a Service), Web 2.0 e software aberto trazem novas oportunidades para os prestadores de serviço e provedores de solução permitindo que novas formas de implementação de ECM sejam ofertadas.

Com a vinda do programa AIIM ECM Certification para o Brasil, temos uma oportunidade única de trazer uma nova e mais atualizada visão do ECM, permitindo que as organizações se reposicionem quanto à gestão do conteúdo corporativo, trazendo uma visão holística (chega de arquipélagos tecnológicos), atualizada e com mais oportunidades de inovação e racionalização no mundo dos negócios. Afinal, as suítes de ECM que são aqui oferecidas são as mesmas que são utilizadas lá fora. Por que não tirar o todo o proveito?

Chega de deixar um iate em uma poça no fundo do quintal tal como naquele filme. Vamos singrar novos mares!

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CDO

Susana Batimarchi

CDO Sua empresa precisa dele!

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Logo na primeira edição a revista Document Management levantou uma questão importante e incomôda: quem são os CDO – Chief Document Officers no Brasil.

Qual o perfil, como são e o que fazem estes profissionais

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N

aquela matéria de dois anos atrás, o professor Peter Richardson da Queens School of Business do Canadá já previa que as empresas estavam despertando para o uso das informações para obterem vantagens competitivas e para que isso pudesse se tornar realidade, a figura fundamental para gerir as tecnologias de ECM e todos os processos de gestão documental, viáveis para toda a corporação, era o CDO – Chief Document Officer. O professor comparava a evolução da carreira do CDO à ascenção que houvera 20 anos antes com o “insensado” CIO – Chief Information Officer, dada a relevância da tecnologia para o processo de negócios das empresas.

Nada mais natural que ao perceberem a importância do conteúdo das informações para auxiliar decisões importantes e estratégicas para os negócios (isso,sem contar com decisões que envolvem mudanças de processos, compliance, conhecimento e memória das empresas), que este profissional fosse alçado ao boarding das companhias.

Desta data até hoje, nada de novo aconteceu no mercado mundial quanto a esta questão. As organizações continuam, lentamente, a perceber a importância da gestão documental e buscam de forma isolada e pontual, a formação especializada para seus profissionais.

Tanto no Brasil, assim como em outros países da América Latina, a definição de quem é este profissional também é nebulosa e sua presença em empresas de vários portes, acontece timidamente. A exemplo do que acontece nos Estados Unidos e no Reino Unido, muitas das grandes corporações possuem profissionais que atuam como CDO (ou tem a função de), embora não tenham esta denominação.

Conforme descreve o professor e consultor, Tadeu Cruz, numa análise bem ampla, o perfil deste profissional começou a se desenhar há muito tempo atrás. Suas origens estão na formação dos profissionais de O&M – Organização e Métodos que ganhou novos

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A importância do CDO está na base de conhecimentos que ele reúne e como ele os repercute por toda a organização ares e nova sistemática e evoluiu para os profissionais que aplicam o BPM – Business Process Management. “Há tempos o profissional de O&M não existe mais dentro das empresas. E ainda há uma confusão imensa no que diz respeito a quem cabe a função de gerenciar os documentos corporativos. A função foi “anexada” pelos profissionais de TI, ou pelo CIO – Chief Information Officer . Mas isso é misturar os assuntos. O profissional de TI tem sua função própria e é importante nesta função. A gestão de documentos exige mais do profissional a especificidade, o processo que é a base de toda a metodologia para aplicação apropriada das tecnologias nesta área do conhecimento”, reforça Cruz.

Segundo ele o perfil deste profissional está muito mais próximo do Analista de Processos, já que a documentação se integra aos processos corporativos e assim esta figura do CDO se alinha com o que poderia se chamar de CKO – Chief Knowledge Officer – aquele que se preocupa em reunir e difundir o conhecimento dentro da organização.

“O profissional da área de gestão de documentos precisa gostar de documentar, gostar de aplicar a metodologia e a organização, precisar entender de tecnologia e entender os conceitos para fazer a gestão acontecer”, recomenda o professor.

“Ainda falta para as corporações dar a devida importância para o profissional de gestão de documentos e levá-lo ao board da empresa para que ele participe das tomadas de decisão, pois a ele cabe entender a organização como um todo, conhecer os processos e difundir a cultura e o conhecimento dentro da organização”, reforça.

QUEM SÃO OS CDO’S BRASILEIROS Se a importância do CDO está na sua base de conhecimento e como repercuti-la por

todos os departemaentos de forma organizada e única, quem é esta pessoa hoje dentro das organizações? Os personagens (profissionais) que executam esta função nas empresas em todo o Brasil, possuem formação acadêmica das mais variadas e se esforçam para integrar as duas realidades: a desejada e a real.

Zacarias Banak, gestor de TI da Peróxidos do Brasil, empresa da área petroquimica em Santa Catarina, por exemplo é destes profissionais. Sua principal atividade dentro da empresa é gerenciar a TI, e como gestor sua meta é alinhar a TI ao negócio, sendo um parceiro tecnológico no apoio a todas as atividades e processos de negócio da empresa. “Não consigo imaginar sucesso e perenidade de uma organização que não compartilha conhecimentos e não retém seus talentos. Para que esse processo ocorra é muito importante a gestão de documentos, pois é nela que está a memória da organização, a informação hoje é a matéria prima para tomadas de decisões estratégicas ao negócio”, reforça Banak. Segundo ele, a função de gestor de conteúdo exige bastante do profissional. “Vejo hoje como maior desafio em qualquer organização o envolvimento e transparência das pessoas em organizar e compartilhar as informações de maneira adequada, outro ponto importante é quem deve ter acesso a que tipo de informação definir esses papéis não é simples”, pondera o executivo.

Para ele, o maior destes desafios é o de vencer as resistências internas. “Vender a necessidade em gerenciar documentos não é uma tarefa muito fácil, para que se consiga ter sucesso em um projeto dessa dimensão, é preciso conseguir o apoio da direção.

Isso é muito importante”, analisa.

De sua experiência e aperfeiçoamento

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CDO >> POR UM LUGAR AO SOL Considerações apontadas por especialistas na ECM Connection, a comunidade do ECM na Internet, ( www.ecmconnection. com.br), levantou a questão da presença do CDO nas empresas do mercado nacional por duas semanas. Entre os comentários vindos dos mais experientes e renomados profissionais do setor o consenso é de que a sua presença é necessária entretanto não há referência ao seu cargo, o que também é uma verdade.

Uma outra constatação importante: A crise afetou inclusive a hierarquia dentro das grandes companhias. Hoje o CIO, não tem o seu cargo valorizado como em anos passados. Diante do necessário corte de custos, o acúmulo de funções e o realinhamento de salários trouxe-o mais próximo da realidade, sem o glamour de épocas passadas.

Para Robert Andrade , especialista em recrutamento no settor de TI da Robert Half, empresa de colocação profissional para executivos, alerta para o fato de que o cargo, como assim o termo não figura no organograma das empresas brasileiras. Os headhunters da empresa entram em contato diariamente com diferentes profissionais, percebendo tendências e necessidades do mercado e embora haja uma demanda grande por profissionais de TI , é fato também que a preocupação das empresas está voltada para o segmento de segurança.

“As empresas estão preocupadas com a segurança das informações e prospectam executivos com este perfil, o que seria o CSO – Chief Security Officer que responde ao CIO, mas não por um profissional que se preocupe especificamente com a gestão de documentos”, analisa.

Andrade reforça que as muito grandes empresas tanto no Brasil quanto no exterior podem ter este profissional entre seu quadro de funcionários, entretanto, sempre ligado ao CIO. “Acredito que esta seja uma área ainda a ser desenvolvida. Somente aquelas que tem um grande volume diário de documentos como as do setor financeiro já consideram esta possibilidade”. Porém Andrade alerta que a especialização é e sempre será um grande diferencial para colocação dos executivos no mercado de trabalho.

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pessoal Bannak alerta que conhecer o negócio da empresa, as tecnologias disponíveis no mercado e ter um bom relacionamento interpessoal com as áreas de negócio é fundamental. “Hoje temos tecnologia no mercado para atender qualquer tipo de processo gerencial, porém dependemos de mudança na maneira de trabalhar e isso não se compra. Depende de pessoas”, repercute. Entusiasta da tecnologia ele ainda recomenda.

“Uma ferramenta tecnológica adequada e simples para a gestão de documentos também é uma necessidade. Hoje no mercado temos ótimas ferramentas como o SharePoint, por exemplo”, complementa Bannak, “Mas para que o conceito de gestão de conteúdo e a necessidade de um profissional especializado para atender a estas questão precisa de um mercado maduro”, diz. É importante também saber do tamanho, o volume de informações que é gerado nas empresas. Uma coisa é fato, cada vez mais estamos gerando informações e gravando em servidores. Essas informações precisam ser tratadas para gerar conhecimento dentro da organização. Se o volume é muito grande a empresa deve investir em um profissional capacitado, um arquiteto da informação”, acrescenta o gestor.

Renato Freire já vem de outra formação. Arquivologista, Freire exerce a função de Document Control Administrator, na Pacif Hydro, empresa do segmento de engenharia hidroelétrica e de energia aeólica.

Ele analisa a questão da falta de profissionais como o CDO por uma outra ótica. “A nossa legislação não está acompanhando e não está se atualizando frente as várias facilidades que temos hoje referentes ao acesso à informação. Assim, naturalmente as empresas guardam imensas massas documentais, sem tratamento adequado, sem prévia classificação, sem o mínimo planejamento. É nesse cenário que as empresas vão buscar no mercado alguém que remotamente tenha perfil para este gerenciamento. E é

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aí que ocorre um erro gravíssimo. Profissionais despreparados, sem conhecimento técnico, sem um conhecimento amplo para cuidar dessa massa de informações”, acescenta Renato Freire.

Como profissional, Freire acredita que o cenário ainda está longe de um final feliz.

“Nesta situação de geração exponencial de informações, sem o devido cuidado, estamos formando uma gigantesca bola de neve. Acredito que é urgente quebrar esse paradigma. Esse sera o maior dos desafios corporativos no século XXI”, preconiza o executivo da Pacific Hydro.

No dia a dia, a questão ainda é mais básica, segundo ele , entre os entraves está a péssima imagem que se tem do profissional responsável pela área de Gestão Documental. “Isso acontece por conta ainda de uma herança cultural brasileira que aos poucos está revendo seus conceitos do que seja a informação e de sua importância.”, reforça.

“Diria que a falta de informação sobre o que faz um Arquivista ou do profissinal da Gestão Documental, sejam na minha opinião, o maior problema. Falta de cultura corporativa e falta de informação sobre os profissionais. Além do conhecimento técnico que é primordial, falo de atualização frente as várias tecnologias que hoje existem no mercado, vários conceitos, GED, ECM e etc.”, argumenta. Mas Freire enfatiza um dos mais reais argumentos a favor da presença do CDO nas organizações: nenhuma tecnologia vai substituir o planejamento que deve ser realizado. Digo sobre a classificação dos documentos, de elaborar a temporalidade dos mesmos, de elaborar um código de classificação, de pensar no descarte, na memória institucional. É muita coisa que deve ser considerada antes de implantar qualquer tipo de ferramenta. Implantar qualquer software sem o minimo planejamento só vai acarretar em uma bagunça informatizada. São duas situações que devem andar lado a lado: a Tecnologia e conhecimento Arquivístico”.

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CDO

Freire concorda que para que as coisas mudem, deve existir um pensamento singular a respeito do assunto. Se buscamos especialistas para as coisas mais cotidianas da vida como médicos, professores, motoristas etc, porque não buscar um especialista para tratar das informações que são geradas nas organizações? Mais uma vez, a quebra de paradigmas.

A FORMAÇÃO PROFISSIONAL AJUDA?

A parte os cursos acadêmicos de formação profissional, os cursos para profissionais também tem uma função especial no preparo do profissional que assumirá a função de CDO. Além da venerável CDIA, uma das mais antigas atuantes instituições especializadas na capacitação de profissionais para área de gestão de documentos, a FAAP respeitável institutição de formação superior e especializada na formação de gestores em todo o país, oferece um curso de pós-graduação com duas certificações uma nacional e outra européia.

O curso, Master em Gestão da Informação Digital e do Conhecimento, ministrado pela FAAP é uma parceria com a Universidade Paul-Vallery de Montpellier, França, onde os alunos tem dupla certificação, sendo uma da FAAP e a de Master Europeu pela Universidade da França ( Master en Gestion de la Information et de la Connaissance). Os professores, com exceção do módulo de gestão de documentos digitais são todos estrangeiros, vindos da França, Espanha e Colômbia, por isso muitas das aulas são ministradas na língua espanhola, mas não é necessariamente um pré-requesito para o curso.

O conteúdo deste curso de pós graduação baseia-se em dois eixos: criação e organização de conteúdo. Na parte de criação de conteúdo discute-se toda a base de informação para conhecimento da série de ferramentas no auxílio a criação de conteúdo digital, como ferramentas de CMS por

exemplo. Na parte de organização o foco é dirigido na criação de Thesaurus, Normatização e Taxonomia.

“O interessante no currículo deste curso é que a visão sobre “informação” se amplia muito, fugindo do “arroz-com-feijão” do GED/ECM para atingir os conceitos da informação e conhecimento em todos os seus aspectos, dando um aprofundamento bastante importante nesses conceitos-base”, analisa Daniel Dias Pinto, consultor e participante do curso.

A novidade neste campo do aperfeiçoamento e especialização vem na forma de educação profissional através de cursos certificados pela AIIM- Association for Information and Image Management.

Este tipo de curso, anteriormente, só estava disponível ao mercado americano, via web ou presencialmente, durante a realização da conferência anual da entidade, e agora estão mais próximos do público brasileiro e latino-amerciano.

“A AIIM passará a oferecer estes cursos em língua portuguesa e espanhola na América Latina ainda este ano. Inicialmente estarão disponíveis os cursos presenciais e no final do ano também os on-line. A AIIM busca com isto não só oferecer um programa genuinamente internacional, traduzido e tropicalizado, mas também aderente ao poder aquisitivo dos participantes”, conta Walter Koch, consultor internacional, responsável por ministrar os cursos no Brasil e na América Latina.

Para Koch cursos certificados, em língua portuguesa, demonstram que uma lacuna na especialização pode ser preenchida a curto prazo. “Trazer os cursos para a Brasil são uma conquista para o mercado nacional. Demonstram a importância do potencial do mercado brasileiro e latinoamericano para os negócios globalizados das empresas”, sentencia o especialista, “ Caminhamos para um amadurecimento necessário e imprescindível deste mesmo mercado”, reforça.

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Angelo Volpi e Cinthia Freitas

Descarte de Documentos Originais e a Perícia Divulgação

Angelo Volpi é Tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br Cinthia O. de A. Freitas.

Doutora em Informática com ênfase em Análise e Reconhecimento de Documentos Manuscritos almendracinthia@gmail.com

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J

á mencionamos em artigos anteriores que a documentoscopia ocupa-se dos estudos que permitem verificar se os documentos são autênticos e, em caso contrário, determinar a sua autoria. Para isto é necessário que os documentos originais tenham sido preservados.

Caso contrário, qualquer procedimento pericial pode ser prejudicado ou, ainda, resultar em um laudo não conclusivo. Assim a questão do descarte dos documentos originais, quando do processo de digitalização dos mesmos, depende não somente do tipo do documento mas também do tipo de informação contida no documento.

Um documento pode sofrer diferentes processos de degradação, podendo-se citar a natural, por armazenamento, os danos intencionais e de manuseio.

No que concerne ao suporte do documento papel, cabe ao perito estudar a matéria prima ou a natureza do tipo do papel e, ainda, o processo de fabricação do mesmo. Assim, três exames são relevantes: o exame métrico (visa determinar as características médias de uma folha de papel: dimensões, peso, toque), o exame ótico (visa estudar o grau de transparência e de fluorescência do papel) e o exame da pasta (visa estudar a cola aplicada, natureza do tratamento da pasta, diagnóstico das fibras).

Para os dados pré-impressos, através de tipografia, é importante que os procedimentos periciais analisem: a forma dos tipos, o tamanho, verificação de defeitos: fraturas, amalgamentos, entre outros.

Os dados datilografados também devem ser analisados de perto pelo perito. Para estes dados é importante verificar: identificação da máquina de escrever, identificação do datilógrafo e a verificação de acréscimos ou supressões de dados. São relevantes os defeitos encontrados nos datilotipos, o espaçamento horizontal entre diferentes caracteres, o alinhamento ou desalinhamento dos caracteres e, ainda, tamanho das margens, sistema de pontuação, pressão no acionamento das teclas, rebatidas, hábitos peculiares do datilógrafo, entre muitos outros aspectos.

Os elementos manuscritos de um documento são, muitas vezes, os mais importantes devido

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ao fato de estarem associados a responsabilidade de atos jurídicos. Não se pode dizer que são os elementos de maior complexidade pericial, mas são elementos de alta complexidade, visto que a escrita humana apresenta variações entre pessoas diferentes (variabilidade interpessoal) e variações na escrita de uma mesma pessoa (intrapessoal).

De um modo geral, cabe a perícia grafoscópica, aquela que trata da escrita humana, verificar se são autênticas e, em caso que não sejam, determinar a sua autoria. O quesito mais comum neste tipo de perícia é: A assinatura aposta em determinado documento provém do punho escritor do Sr. ou Sra. X? Percebe-se portanto, que ao digitalizar um documento com o objetivo de simplesmente transformá-lo em uma versão digital, tendo em mente uma operação “paperless” ou o descarte dos documentos originais, não é suficiente para que todas as características do documento original sejam preservadas e mantidas,, mesmo que feito em alta resolução. Todas as características do suporte do documento, do papel propriamente dito, são perdidas e, ainda, perdem-se as características dinâmicas da escrita, caso os documentos contenham assinaturas, rubricas ou outras informações manuscritas.

Estas perdas são irreparáveis, caso o documento seja descartado. A apresentação dos documentos originais é de sua importância diante de um questionamento judicial. Por isso paciente leitores, ávidos a se verem livres de acervos em papel, o descarte destes só deve ser feito em documentos não sensíveis a contestação jurídica.

E assim, como tudo nesta vida tem o outro lado, a boa notícia fica para os arquivadores de papel.

Informamos que seu negócio, até o presente momento, não corre risco...

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case

Integração Fiscal A AcerlorMittal uma das maiores empresas de siderurgia do País realizou um processo de integração fiscal com uso de solução de ECM

O ECM

contribuiu para consolidar operações fiscais numa das principais siderúrgicas da América Latina produtora de aços longos e planos de carbono – ArcelorMittal que pertence ao Grupo de mesmo nome, um dos maiores produtores mundiais na área siderúrgica, com 320 mil empregados, 61 unidades em 27 países. No Brasil, a empresa foi constituída em 2005 e reuniu três das mais competitivas empresas nacionais neste setor.

A empresa, conforme é hoje, foi formada por uma complexa série de fusões e aquisições ocorridas durantes anos. Diante desse fato, a necessidade de integração de uma área fundamental para os negócios da companhia, a área fiscal, foi possível graças a tecnologia de que as ferramentas de ECM proporcionam. Inicialmente a ferramenta foi introduzida como uma solução departamental e a escolha foi feita pela solução da AP Fiscal da Hyland OnBase e passou a ser uma solução empresarial numa das empresas adquiridas pela Arcelor, o Grupo Belgo.

“Os processos fiscais da Arcelor estão espalhados por muitas fábricas e muitas localidades diferentes em todo o país. Com esse projeto colocamos as operações de mais de 60 unidades em um único lugar, o que levou a uma redução de custos de mão de obra e tecnologia, aumentando a eficiência com total segurança”, lembra a responsável pela implantação do projeto, Miriam Garcia Lara Freitas, coordenadora de projetos tributários na ArcelorMittal Brasil.

A integração está construída sobre um modelo de serviços compartilhados que permite que uma instalação centralizada forneça esses serviços operacionais. Essa estratégia permite que as organizações reduzam o custo total de propriedade (TCO) usando uma única infraestrutura técnica para várias unidades de negócios.

Do ponto de vista gerencial, ela também permite uma aplicação consistente de regras de negócios, ao mesmo tempo respeitando os processos de aprovação e outros aspectos de operações isoladas.

“Essa iniciativa faz uso consistente de processos e tipos de documentos da ferramenta da OnBase, bem como de todos os outros sistemas da empresa, como o uso correto de códigos SAP R/3”, explica Wallace Melo, diretor de TI da Stoque, integradora da solução junto a ArcelorMittal.

Reunindo unidades No total, são 94 unidades de negócios (sete fábricas e 87 centros) de distribuição) recebendo notas fiscais, conhecimento de transporte, cujo pagamento se dá por meio do sistema SAP, já existente na empresa. Além do pagamento dos fornecedores em dia, essas unidades de negócios também precisavam acompanhar com precisão os impostos sobre as vendas, impostos sobre valores agregados,

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impostos federais sobre produtos industriais, e imposto de renda. As contribuições para o PIS (Programa de Integração Social, que financia o pagamento de seguro-desemprego) e COFINS ( Contribuição para Financiamento de Seguridade Social, que financia programas sociais do governo) também eram gerenciadas em cada local fiscal.

O sistema descentralizado oferecia, segundo a executiva da Arcelor, uma série de riscos. Vários locais desenvolveram seus próprios métodos para realizar as tarefas, que podiam não estar em conformidade com os padrões corporativos. A digitação de dados demandava mais mão de obra e impunha o risco de imprecisão de negócios.

Atrasos no processamento também podiam resultar em multas caras, decorrentes de atrasos nos pagamentos de fornecedores e órgãos arrecadadores.

Pagamentos e solução de exceções As unidades da Arcelor Brasil que participam da Integração Fiscal recebem cerca de 100.000 documentos fiscais por mês referentes a matérias-primas, serviços, transporte, algumas das quais precisam ser analisadas quando há retornos envolvidos. “Existem regras para o reconhecimento desses documentos”, explica Miriam Freitas, coordenadora de projetos tributários na ArcelorMittal Brasil.

“Por lei, é preciso arquivar os documentos fiscais como comprovantes da transação no unidade de destino. Para calcular os impostos e para consultar outras informações neles, a lei exige que tenhamos acesso rápido e fácil a esses documentos, além de mantê-los em bom estado de conservação, por cinco anos”, explica a coordenadora.

Conforme ressalta Miriam Freitas, antes do uso do OnBase, havia o risco da nota fiscal ficar esquecida em uma gaveta, resultando em multas pelo atraso no pagamento de impostos, de custos do fornecedor e o não cumprimento do lançamento no mês de competência do documento. As informações da nota fiscal eram digitadas no sistema SAP manualmente, o que aumentava a probabilidade de erros, que muitas vezes não eram percebidos imediatamente devido ao volume de documentos fiscais e ao volume de dinheiro envolvidos nas compras da Arcelor.

O atraso nos lançamentos dos documentos fiscais também poderia afetar a produção, o que requereu uma solução com alta disponibilidade. Por exemplo, o caminhão pode já estar nas instalações, já ter descarregado os produtos, mas o não lançamento do documento no SAP não colocava o material no estoque, por exemplo.

O projeto Integração Fiscal permitiu que as notas fiscais fossem digitalizadas em cada uma das 28 unidades principais da empresa. Dependendo do estado em que a instalação se situa, a nota fiscal original

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Divulgação

é destruída ou arquivada por um longo período, e mesmo a rotatividade de pessoal nestas unidades que é alta não permite uma aprofundamento no conhecimento fiscal, apesar de receberem treinamento.

Captura descentralizada Para agilizar o processo e evitar erros de digitação manual de dados, a empresa está utilizando o Ascent Capture Xtrata Pro da Kofax, para organizar os documentos e extrair campos de dados relevantes para registrar no sistema SAP e usar como palavras-chaves do OnBase.

Sem intervenção manual, as palavras chave são vinculadas as notas fiscais e as telas do SAP, oferecendo aos usuários, acesso instantâneo sem sair do aplicativo principal da empresa.

“Inicialmente, tínhamos um grande fluxo de compra que se sub divide em outros 20 fluxos de trabalho de recebimento no SAP”, explica Miriam Garcia. “Dentro de cada um destes fluxos de trabalho há várias transações no SAP que são executadas automaticamente, quando o lançamento no SAP dá erro, é retornado ao OnBase a mensagem gerada no SAP e ele mesmo encaminha a área que deve fazer a correção dos dados de origem para lançamento, seja na compra com o setor de Suprimentos ou Logística, enviando a nota fiscal digitalizada com o erro do SAP para a fila no workflow do responsável pela correção”, salienta a executiva. De acordo com a coordenadora do projeto este processo facilita para os compradores a correção no pedido de compra , pois eles visualizam a Nota Fiscal na tela do OnBase. As regras diferem entre os fluxos de trabalho para notas fiscais de serviços, notas fiscais de produto, consignação, energia e outras. Várias equipes das áreas tributárias e de compras participam na elaboração dos processos principais. Na sede corporativa da ArcelorMittal, as áreas correlatas também têm acesso a relatórios e índices de produtvidade de processamento dos documentos fiscais por meio do OnBase.

A ferrramenta de ECM do OnBase também está integrado com o Superbuy, um portal usado para leilões/licitações. As informações recolhidas são enviadas para o OnBase para criar um formulário para compra. São atribuídas palavras-chave ao documento, possibilitando a busca por vários termos.

Assim como a área de processamento de notas fiscais, a área de verificação de impostos responsável por controlar e fazer o recolhimento de impostos – também sofria com processos inconsistentes, erros de digitação de dados e grande necessidade de mão de obra.

Ciclos longos, descumprimento das políticas recomendadas e erros aumentavam os riscos de não-conformidade implicando em risco de responsabilidade fiscal.

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Miriam Garcia Lara Freitas, coordenadora de projetos tributários da ArcelorMittal

Para padronizar o processo na empresa, a ArcelorMittal centralizou o processo de verificação de impostos e implementou uma solução automatizada de fluxo de trabalho para impor as regras de negócios adequadas.

Assim, como acontece no departamento de Contas a Pagar, as informações obtidas nos documentos fiscais são armazenadas no SAP. A inserção eletrônica de dados e a verificação eliminaram a necessidade de digitar documentos ou de escrever manualmente, práticas sujeitas a erros e que consomem uma quantidade muito grande de tempo.

Além de acompanhar os documentos fiscais gerados internamente a Arcelor armazena boletos de impostos federais, em formato PDF, no sistema e ECM. No futuro a empresa pretende trabalhar com o governo para facilitar o pagamento eletrônico e iniciar automaticamente um processo de licença.

A Stoque Services elaborou e implementou o projeto de Integração Fiscal e opera uma instalação central dentro da Arcelor, onde 150 mil notas fiscais são capturadas, verificadas e indexadas todos os meses. “Nossa maior preocupação era de oferecer a ArcelorMittal o que há de mais avançado em termos tecnológicos, sem deixar de lado a integração como os sistemas que já utilizavam e garantir total segurança, suporte, atualização, oferecidos pela solução AP Fiscal”, complementa Wallace Melo da Stoque.

Os funcionários da companhia hoje acessam o OnBase pela web, que permite um acesso seguro por meio de um navegador padrão.

Assim foi eliminada a necessidade de instalar o OnBase em várias máquinas, facilitando a administração em um ambiente distribuído.

Os gerentes envolvidos no projeto de integração fiscal desejam levar esse serviço às demais empresas do grupo. O projeto levou dois anos para integração total da empresa e conforme a coordenadora do projeto teve o retorno do investimento em apenas 9 meses. Segundo Miriam Freitas o sistema também ajuda a padronizar processos na empresa, para facilitar a governança corporativa.

“Com a implantação do AP Fiscal foi possível a companhia centralizar a área fiscal e padronizar processos tributários com ganhos de produtividade e garantindo o processamento correto de cada documento que se traduz em agilidade, pontos fundamentais para a emrpesa”, acrescenta Carlos Oliveira, diretor comercial da Hyland On Base do Brasil.

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capture

Sandra Cylke

Soluções Descentralizadas de Gestão de Documentos Divulgação

Sandra Cylke é especialista na área de soluções para digital imaging e atualmente é gerente de produto na Xerox do Brasil

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

Q

uando pensamos em Sistemas para Gestão de Documentos, logo nos vem inúmeras possibilidades e alternativas das mais variadas e com diversas áreas de interesse dentro da empresa ou entidade, seja privada ou pública. E portanto, estamos nos referindo a um modelo que se aplica a diversos departamentos.

Este modelo, embora possa parecer complexo e com custos elevados, já dispõe hoje de “excelentes cases” de sucesso.

Porém, ainda nos esbarramos em algumas dificuldades que poderiam ser contornadas por meio de uma visão macro do processo por parte dos fornecedores de solução. Por exemplo, podemos citar as empresas fornecedoras desses sistemas que oferecem seus produtos, sejam scanners, multifuncionais, softwares para captura, softwares de gestão, workflow , ECM, etc..

Em alguns casos, por falta desta visão do processo, ainda não se consegue demonstrar claramente os benefícios e ganhos efetivos com a utilização dessas poderosas ferramentas, pois muitas vezes o próprio cliente não tem informações importantes e necessárias para possibilitar o dimensionamento dos custos dos processos em uso.

Estamos falando de custos indiretos ou intangíveis, como tempo de resposta a um requerimento de cliente, tempo despendido no acesso a um documento físico, custo de manutenção arquivos muitas vezes desnecessários, custo de mão de obra qualificada que hoje implica em um tempo imenso cuidando de documentos que nem sempre são localizados.

Além desses custos, hoje principalmente nas grandes cidades, o custo de logística é também muito relevante e como na maioria das vezes são custos compartilhados ou simplesmente não controlados. As empresas normalmente não tem essas informações, ou não estão atentas a isso.

Os fornecedores devem perceber a importância de atuarem de forma segmentada, pois dessa forma seus profissionais que elaboram projetos, estarão preparados e entenderão melhor as necessidades de seus cliente, ou seja, do que o cliente do seu cliente precisa.

Quando ofertamos esse tipo de solução

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estamos entrando no processo da empresa e portanto conhecendo seu mercado, seus clientes e concorrentes para que a proposta tenha o máximo de “ eficiência”.

Para se atingir esta máxima eficiência, atualmente, com a evolução da aplicabilidade e disponibilidade de tecnologias e telecomunicações, hardware e softwares, torna ainda mais interessante a implementação de aplicações descentralizadas, por trazerem resultados perceptíveis e de curto prazo.

Nesse caso, ainda acredito que temos uma barreira a vencer: a integração entre a ponta (captura) e os sistemas de gestão (recepção) e processamento/workflow.

No capture na ponta, estão os scanners profissionais ou as multifuncionais que são ferramentas para tratamento da imagem, compactação, entre outros recursos.

Porém, o cenário atual mostra que cada fabricante desenvolve sua aplicação de captura e envio para um repositório proprietário e as empresas usuárias tem instalado diversos tipos e marcas de equipamentos descentralizados, em muitos casos em função do momento da compra não terem atendado para este aspecto de integração de diferentes marcas e modelos num mesmo ambiente/solução.

Ou seja, esta é uma questão a ser resolvida em relação a uma ferramenta aberta de captura, onde o cliente pode configurar seu projeto de acordo com o perfil do usuário e que seja comum a todos os equipamentos de “entrada de documentos”.

Além disso, deve-se levar em conta que as aplicações descentralizadas devem ter uma interface muito simples, facilitando assim sua utilização e com isso garantir a sua viabilidade. O usuário terá uma aplicação padrão, simples de operar, qualquer que seja o equipamento instalado.

Em resumo, hoje existem enormes oportunidades para o mercado fornecedor. Porém para ter sucesso é preciso estar atento as reais necessidades do mercado e seus processos de negócio, atualizar-se com a evolução de softwares e hardware e principalmente ter a visão macro da solução mostrando claramente todos os seus benefícios.

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André Alckmin

five minutes

De onde veio seu interesse por carros antigos, pelos jipes e pelos cavalos?

Sou um cara do interior, nasci e vivi até os 13 anos em São José dos Campos, no Vale do Paraíba em São Paulo. Meu pai se formou no ITA e se fixou na cidade, numa época muito interessante de grande crescimento. Lá na região temos um sítio da família, em Guaratinguetá, onde meu avô mantinha um jipão 49 e nos levava pra fazer trilhas, eu e meus primos. Éramos todos meninos mesmo de 7 a 10 anos e ele aproveitava estes momentos pra contar histórias engraçadas e muitas piadas . A gente ia lá atrás pulando e rindo. Era mágico. Andávamos pelas estradas de terra, seguíamos em trilhas e atoleiros que só o jipão conseguia passar.

De outro lado, como caipira que sou, andar a cavalo fazia parte do dia a dia dos peões e das pessoas daquele lugar, especialmente na roça. Esta raça que é bem brasileira, Manga Larga Marchador. São cavalos resistentes para o trabalho e têm como característica a marcha que é agradável para passeios e cavalgadas e qualquer pessoa de qualquer idade pode montar. Eles são muito dóceis e próprios para sela.

Quando foi então que você se tornou um colecionador e apaixonado pelos jipes?

Muito tempo depois eu já adulto, encontrei um jipe muito parecido com aquele e resolvi que iria reformá-lo e deixar igualzinho aquele do meu avô. Por absoluta falta de tempo não fiz a reforma

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sozinho e contratei um mecânico que ia atrás das peças e começamos a reforma juntos que levou dois anos.

O resultado foi muito bom.

Hoje o jipe ficou original, ganhou chapa de colecionador e tudo. Este processo foi muito prazeiroso. Ficou tão bom que virou case numa revista especializada na área.

Bom, com isso, o que aconteceu foi que encontrei muitos jipeiros e pude fazer muitas amizades, integrar minha família em passeios, nada com conotação de competição, mas pelo prazer de andar de jipe off road. Neste meio tenho muitos amigos de verdade. Agora o próximo desafio será transformar uma Pick up anos 50, conhecida como Marta Rocha, a eterna vice Miss Universo brasileira.

Estou ansioso!

E o cavalos? Como é que você “virou” criador?

Do mesmo jeito que com os jipes. Aos poucos fui comprando alguns animais para montar e a coisa toda foi crescendo, porque é muito bom vê-los crescer e criar os animais. Na verdade era pra ser um hobby. Eu gosto de andar a cavalo e comecei com esta criação até para me ocupar numa época difícil da minha vida pessoal. Eu fui me empolgando, o tempo passando e hoje o haras está virando uma empresa. Temos no Casa Grande 40 animais, funcionários só para acompanhar e cuidar dos cavalos e a ajuda da Vírginia que é secretária da empresa (Store), mas acaba sendo também

meu braço direito no haras. Temos um site bem estruturado com filmes contando a origem da família e o amor pela criação de Manga Larga. É muito bonito ver os cavalos em romaria, isso é típico do interior como o que temos lá, em Guaratinguetá, na Cavalgada de São Benedito, é muito puro e bem brasileiro.

Arquivo pessoal

Memórias do Coração

Você tem esta memória sentimental muito desenvolvida. Como você aplica no seu trabalho , por exemplo?

Ai vem uma outra atividade a qual tenho me dedicado muito. O estudo da tecnologia.

Estou me aprofundando no assunto e acredito muito que a tecnologia irá possibilitar a redenção do planeta. Muito se fala em sustentabilidade, em ações para diminuir o impacto que o homem causa na natureza etc. Olha eu tenho convicção que a tecnologia vai dar esta guinada na evolução. A curva exponencial de crescimento da tecnologia está caminhando largamente para o ápice. Este é o momento. Acredito mesmo que nos próximos 5 anos muito do que a tecnologia produzirá estará voltado para a preservação e recuperação do meio ambiente, resgatando tudo isso que deve ser valorizado: o contato com o natural, com o simples. Quero deixar para os meus filhos que o aprendizado vai além da teoria. Devemos ter um entendimento holístico da vida. É isso que eu quero deixar.

ANDRÉ ALCKMIN diretor do Grupo Store divide seu tempo entre a empresa de tecnologia, a criação de cavalos e os carros antigos

* Esta matéria foi produzida logo após o nascimento do segundo filho de André – o Rafael. Esperamos que ele realmente encontre este mundo muito melhor.

(Nota da editora.)

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case

Cobrindo o Ciclo Iniciado em 2007, projeto modernizou a gestão de processos da Nossa Caixa Mapfre Seguros e gerou mais de 4,8 milhões de imagens digitalizadas

Com números

superlativos de mais de 500 mil processos de seguros com gestão inteligente, num fluxo de mais de 40 mil documentos organizados e 130 mil imagens digitalizadas mensalmente, o contrato firmado pela Nossa Caixa Mapfre com a Iron Mountain, empresa global de custódia, administração e gerenciamento de documentos é um marco para ambas as empresas.

A Nossa Caixa Mapfre Vida e Previdência nasceu em 2005 quando a MAPFRE Seguros, seguradora internacional que ocupa o primeiro lugar em volume de recursos e lojas na América Latina, adquiriu 51% das ações da companhia de vida e previdência do Banco Nossa Caixa pelo valor de R$ 225,8 milhões. Desta joint venture surgiram serviços e produtos que se utilizam da expertise de mais de 70 anos do grupo MAPFRE para comercializar produtos e da tecnologia da rede de distribuição da Nossa Caixa.

O principal objetivo da Nossa Caixa MAPFRE Vida e Previdência é prover, com excelência, soluções em seguros de pessoas, produtos financeiros e serviços que visem a preservar estabilidade sócio-econômica pessoal, familiar e empresarial. Hoje, a Nossa Caixa MAPFRE faz a gestão de ativos na ordem R$ 678 milhões (Fev/2009), com uma receita de prêmios emitidos de seguros e contribuições de previdência em 2008 de mais de R$ 464 milhões.

Assim, após a união entre as empresas havia o desafio da inDivulgação

Luiz Carlos Cornetta, diretor presidente da Iron Mountain Brasil

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tegração dos sistemas de informações tanto na Mapfre quanto da Nossa Caixa. Em 2007, a empresa passou às mãos da Iron Mountain a organização, gestão e digitalização de milhares de documentos relativos aos processos de seguro e previdência, cobrindo praticamente todo ciclo de vida dos produtos, desde a emissão até os documentos relacionados aos processos de sinistro. Na prática, os serviços de apoio de gestão documental oferecidos compreendem a recepção, agilização, triagem, indexação, digitalização e custódia dos documentos.

Sendo a Iron responsável pelo recebimento da quase totalidade dos documentos foi feito um pedido para estruturação de um site (espaço físico) próprio na sede da empresa contratante. Isso contribuiu para que os colaboradores concentrassem sua expertise, prestando atendimento mais rápido e também mais qualificado aos clientes.

“A Nossa Caixa Mapfre tem como diretriz estratégica buscar, através de processos de seleção estruturadas, provedores altamente especializados, que obedeçam a padrões internacionais de qualidade e garantam adequados níveis de conformidades, para suportar os processos considerados ‘Non Core’. Desta forma, garantimos excelência de serviços, agregação de valor ao negócio e foco nas atividades que fazem parte do core business da empresa” declara Felipe Nascimento, diretor Administrativo Financeiro da Nossa Caixa Mapfre.

Entre os principais resultados conquistados na implantação do projeto está a digitalização de 100% dos documentos referentes aos processos de seguro. Neste modelo, além da guarda dos documentos físicos, ainda fica garantida sua disponibilidade para consulta on-line.

Dessa forma, em vez da manipulação dos documentos em papel, os analistas consultam arquivos digitais, garantindo a integridade e a segurança dos documentos em custódia na Iron. Na operação há uma equipe colaboradores em regime de dedicação exclusiva ao projeto, além de um especialista da Nossa Caixa, que fica alocado no site da empresa. Todos ficam reunidos, assim como os documentos físicos aprovados, em ambiente dedicado e isolado na planta da Iron, que oferece, entre outros dispositivos de segurança, controle de acesso de pessoas e exclusiva tecnologia anti-incêndio.

“Nosso trabalho acrescentou agilidade à operação da Nossa Caixa Mapfre”, afirma Luiz Carlos Cornetta, diretor presidente da Iron Mountain do Brasil. “Hoje conseguimos estabelecer um fluxo diário de registro de 100% da documentação recebida. Ou seja, as informações ficam disponíveis com presteza, permitindo que a seguradora atue com uma operação enxuta, bem qualificada e extremamente eficiente. Isso agrega valor aos serviços oferecidos, sem comprometer atributos importantes como a segurança da informação”, complementa o executivo da Iron no Brasil.

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11.08.09 05:39:24

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taxonomia

Susana Batimarchi

Taxonomia

desafio constante A taxonomia não é um mero recurso ou produto para uma organização classificar sua informação, mais que isso, é hoje parte importante de um processo que deve ser reconhecido e trabalhado pelas empresas para garantir um objetivo comum: possibilitar encontrar conteúdos

N

ão encontro nada! Como devo classificar este conteúdo? Acredito que estas frases não soam nada estranhas a qualquer pessoa, em qualquer empresa, em qualquer parte do mundo. A grande dificuldade corporativa, onde são gastas horas e horas de trabalho – e porque não dizer de dinheiro – está na busca de conteúdos, sejam eles internos ou externos às empresas.

Mas sempre aparecerão aqueles a quem culpar não é? Invariavelmente não será culpa do hardware, nem da plataforma e muito menos do peopleware. A culpa é toda da Taxonomia. (Porque não?)

Ao mesmo tempo ela é a vilã e a mocinha da história. Se em algum momento foi a responsável por permitir que se encontrasse o que quer que fosse, noutro é a vilã enganadora que literalmente “esconde” as informações desejadas.

Pela definição acadêmica taxonomia é: “Um sistema para classificar informações – seus assuntos, naturezas, tipos, etc”. Assim, a tal taxonomia é a lista de palavras-chave que irá rotular a informação que uma empresa produz.

Mas isto é apenas uma parte da definição.

Quando falamos em taxonomia e corporações também precisamos levar em conta que

as atividades que envolvem sua elaboração, validação e manutenção dos conteúdos que sofreram ou serão indexados pelas “etiquetas” ou “tags” , são conteúdos ou informações que fazem parte do acervo de conhecimento das mesmas companhias

Organizando o caos

Segundo a professora de biblioteconomia Denise Pithan, a taxonomia é a porta de entrada das informações dentro de um universo de conhecimento.

“O que normalmente acontece é que são muitas as informações que estão disponíveis para aqueles dentro das organizações que tomam decisões, mas geralmente eles não conseguem encontrá-las e aí começam a se questionar como mudar este estado de coisas, por onde começar, mas é fato que os profissionais são procurados quando o caos já está instalado ou em vias de”, diz a especialista.

“O grande desafio para o profissional de biblioteconomia ou de gestão documental está em preparar este acervo para possibilitar a busca das informações de acordo com um sistema de classificação que nunca é perfeito mas tentará compreender todo o universo onde está inserido”, analisa Pithan.

Segundo a professora o papel do gestor é mais de um moderador nas discussões que

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se seguem com as equipes responsáveis pelos projetos de classificação taxonômica. “Não poderá haver uma dependência, pois o processo mesmo depois de instalado poderá e deverá sofrer modificações e modernizações.

Estamos falando de informações num mundo corporativo dinâmico e que deverá ser constantemente revisto e atualizado”, salienta.

Como pondera a especialista, é sempre um bom começo para falar em gestão de documentos, ensinar e capacitar as equipes para que elas estimuladas, continuem os processos iniciados a fim de organizar as informações dentro do contexto corporativo, visando atender ao público alvo ( usuário) e dentro da estratégia da empresa para uso da informação.

Ferramenta ou processo

Podemos depreender que a taxonomia mais que um sistema é um processo permanente de fazer com que o conhecimento retido nas informações acumuladas por call centers, emails, contratos, vídeos ou áudios estejam disponíveis para que as ferramentas de busca os encontrem a qualquer momento, seja em arquivos internos ou em portais corporativos. Portanto o processo deve ser incorporado pela empresa, afim de que todas a atividades que envolvam a organização,

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classificação e recuperação das informações recebidas e produzidas no seu cotidiano continuem adequadas.

Muitos são os benefícios que taxonomias bem organizadas e adequadas podem trazer como resultado.

Por exemplo, todos os funcionários estarão falando a mesma língua ( se já não o fazem), mas passarão a utilizar os mesmos

nomes para falar sobre as mesmas coisas.

Além disso, após a classificação haverá uma redução significativa de tempo para se realizar os “inputs” sejam eles eletrônicos ou em papel, a rapidez na localização e a estruturação da base taxonômica para os documentos entre inúmeras outras.

“As empresas conseguem com a Taxonomia estruturar muitas das informações não

estruturadas que fazem parte do seu cotidiano de trabalho e também organizar um arquivo histórico com informações que serão relevantes para contar como foi a trajetória da empresa daqui há 50 anos por exemplo”, pondera a professora.

Mas nestes tempos de ferramentas tecnológicas, a taxonomia é elemento que não pode estar de fora. O SharePoint da Microsoft Fonte: Terraforum

>> etapas da taXOnOmia O desenvolvimento de uma taxonomia, de modo gnérico, obedece a alguns passos. Saiba quais são : > diagnóstico: compreensão do fluxo das atividades informacionais desenvolvidas na instituição; > coleta: busca de exemplos de informações da empresa que formarão uma amostra para desenvolver a taxonomia e coleta de classificações que possam existir na empresa (mesmo que não sejam compartilhadas); > análise inicial: com as informações coletadas e o entendimento do fluxo de informações na empresa, é feita

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uma análise que gera uma proposta inicial de estrutura taxonômica; > Validação técnica: a proposta inicial é submetida à aprovação por grupos de funcionários e usuários da informação da empresa. Esta etapa pode acontecer algumas vezes; > consolidação: a proposta inicial, somada aos resultados da validação técnica, é retrabalhada e surge a estrutura taxonômica que será levada à validação estratégica; > Validação estratégica: a estrutura taxonômica é apresentada a empresa como um todo e é feita a classificação de uma amostra piloto;

> publicação: a partir da classificação da amostra e com a aprovação na validação > manutenção: periodicamente, novos insumos e as novas necessidades de classificação são acrescentadas e/ou reformuladas na estrutura taxonômica.

A manutenção é um processo permanente e que leva de volta às atividades recomendadas pelos profissionais aos passos anteriores do desenvolvimento da taxonomia.

Segundo muitos especialistas a atenção dada à manutenção, e a conseqüente visão da taxonomia como processo, é a melhor maneira de evitar que os investimentos feitos na sua elaboração, bem como os benefícios decorrentes da implementação da taxonomia, sejam perdidos.

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taxonomia

é um exemplo de ferramenta de ECM que dispõe nativamente de um sistema taxonômico bastante simples e eficiente. Grande parte das empresa já perceberam que manter suas informações bem estruturadas pode eleválas a um nível de competitividade acima de seus concorrentes. “Há alguns anos era mais fácil organizar as informações visto que o volume não era o que temos hoje. A internet e as ferramentas colaborativas fizeram com este mundo tivesse uma explosão de volume, que torna hoje o processo de taxonomia muito mais complexo”, reforça Dadid Kato, consultor e especialista do Terraforum. Segundo ele, as auditorias de conteúdo seguem sempre a lógica que será determinada pela empresa, mas por serem multifacetadas e suas estruturas organizadas em documentos hierarquizados, as organizações modificam o olhar sobre a taxonomia , o que deixa a tarefa inicial muito mais difícil. “Mesmo com toda esta preocupação não há como, num ambiente amplo como a internet , para citar um

exemplo, os motores de busca realizarem uma busca precisa, por exemplo. Geralmente elas ocorrem por semelhança mas não há como obter uma informação 100% adequada àquilo que se está pretendendo, mesmo dentro do ambiente empresarial”, analisa Kato.

E é por isso que cerca de 50% do tempo de trabalho, os profissionais passam procurando por informações!

Por ser uma ferramenta com uma estrutura padrão o SharePoint possui atributos que permitem aos usuários escolher a melhor forma de utilização e também por ser uma estrutura que replica o mesmo padrão em várias áreas ela permite que os usuários possam encontrar suas informações de uma forma mais estruturada. “O conceito permite que o usuário busque a mesma informação de várias maneiras”, assegura Kato.

Segundo ele, o processo de adequação para a navegação aravés de filtros de busca mais avançados, poderá, no futuro, resolver um problema sério que é a busca por infor-

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mações, entretanto o desafio da organização permanece.

“Alem de fazer os usuários continuarem a organizar sistematicamente suas informações e fazer com que as organizaçõers percebam a importância da taxonomia para resgate das informações estruturadas, a aplicação de novas ferramentas que envolvam conceitos semânticos e folksonômicos podem garantir que esta busca seja perfeita”, finaliza Kato. A empresa pode se estruturar para organizar seu futuro arquivo histórico e saber mais facilmente o que de fato precisa ficar no arquivo morto.

A partir do momento em que se decide pela criação e uso de uma taxonomia, a empresa deve levar em conta a necessidade de explicitar esse processo, seus resultados e benefícios.

Encontre os fornecedores do sistema de TAXONOMIA na seção “Onde Encontrar” na página 50 desta edição.

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ecm

Alan Pelz-Sharpe

A chegada do objetivo XML e CCM Divulgação

Alan Pelz-Sharpe é analista-chefe do CMS Watch, autor e avaliador de produtos para o CMS Watch E-mail Archiving Report e para o CMS Watch ECM Suites Report. aps@csmwatch.com

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A

té recentemente, a tecnologia de gerenciamneto de componente de conteúdo (CCM), que permite às empresas gerir components de conteúdo de texto como pedaços de informação, em vez de documentos ou páginas da web, foi um dos nichos de domínio de uma vasta rede pequenos fornecedores de software.

No entanto, agora grandes fornecedores estão a começando a controlar este espaço, trazendo potencialmente o XML para as massas. Em recente relatório CCM e XML, desenvolvido pela CMS Watch e pelo Grupo Rockley revela este crescente e dinâmico setor.

Com o advento e aceitação geral do padrão XML -Darwin Information Typing Architecture (Dita), tem havido uma explosão no aumento da funcionalidade e a diminuição dos preços das estruturas e de novas ferramentas. Mais recentemente, a indústria tem observado uma erupção de aquisições e fusões. Com isso, o mercado, que anteriormente tinha sido dominado por pequenos fornecedores assiste agora ao aparecimento de integradores de grandes fornecedores de software para este espaço.

Exemplos disso são: a aquisição do X-Hive pela EMC Documentum (uma base de dados XML nativa e associada ao sistema de gerenciamento de conteúdo) e com o recente lançamento da sua publicação dinâmica serviços; a aquisição SDL pela Tridion, Trisoft CMS e XyEnterprise, todas ferramentas centradas em XML como FileNet P8 4/3 da IBM, juntamente com Quark Autor XML, proporcionando um suporte de nível empresarial para Dita, e da Microsoft Intelligent Content Framework , uma solução baseada em torno do SharePoint 2007 para Dita e farmacêuticos.

No entanto, não é apenas Dita que está atraindo grandes fornecedores. As organizações estão vendo agora, os conteúdos não-estruturados dos documentos corporativos como processos que poderiam ser automatizados do começo ao fim.

A falta de estrutura conduz à incoerência, fraca legibilidade, a impossibilidade de reutilização do conteúdo e aumento dos custos. Estes mesmos documentos contêm organizações de propriedade intelectual, que, devido à inerente falta de estrutura permanecem escondidos das ferramentas de

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BI (business intelligence) e outros aplicativos.

O estudo relata a possibilidade de estruturar conteúdos, conteúdos editoriais, automatizar processos, fornecer conteúdo dinâmico, ou seja, uma mina de conteúdos como dados.

Nesta avaliação do mercado para XML e CCM, o relatório utiliza um fornecedor para avaliar as ofertas de produto. Esta avaliação tem quatro patamares principais: • Tamanho: indica o tamanho relativo e a importância do fornecedor no mercado mais amplo de tecnologia.

• Foco no CCM: indica quantos esforços a empresa dispensou ao CCM. Para alguns, esta é apenas uma parte da atividade principal, enquanto que para outras, é seu único foco.

• Evolução do fornecedor: no qual pesa o ritmo de mudança dentro das empresas fornecedoras.

Elas mudam conforme as mudanças exigidas pelo mercado? Ela foi recentemente adquirida, ou recém adquiriu mais um produto para sua linha ?

• Desenvolvimento de produtos: avalia as mudanças de estratégia para implementação da solução. A linha de produtos necessita de uma importante revisão? A empresa oferece ferramentas por meio de módulos muitos díspares? Ou oferecem um produto maduro que pode sofrer alterações mínimas?

Este ano, os fornecedores de software irão gritar seu “apoio XML.” No entanto, a questão não é tanto se eles apoiam o XML, mas o que realmente devem fazer com ele e, mais importante, como irão ajudar as empresas a gerir e criar conteúdos baseado em componentes de uma maneira a tornar o trabalho mais fácil. É importante notar que, de certa forma este é um nicho bastante maduro e estável. Mesmo com os tropeços da economia, este segmento temse mantido bastante estável, com poucas perdas nestes tempos turbulentos. No entanto, com o crescente interesse em fornecer soluções para empresas de conteúdo estruturado, poderá haver novas aquisições nesta área até 2010.

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11.08.09 05:59:43

Desenvolver Talentos e Formar Líderes é uma fórmula de sucesso das empresas de grande desempenho...

Apenas 20% dos colaboradores das corporações manifestam sua excelência diariamente, segundo importante pesquisa do Instituto Gallup divulgada no livro instigante “Descubra seus Pontos Fortes”! Imagine se pudéssemos apenas duplicar a quantidade de pessoas que expressam seus talentos e sua excelência diariamente? E se fosse possível triplicar o tamanho desse grupo de pessoas altamente satisfeitas com sua performance, seus desafios e suas contribuições para o sucesso dos empreendimentos?

O maior paradoxo é que, de acordo com nossos sistemas de reconhecimento e premiação profissional, a ascenção profissional ocasionalmente distancia o funcionário da oportunidade de exercer suas melhores competências! Pois costumamos promover os melhores profissionais, ignorando que desta forma, possivelmente, eles deixarão de fazer aquilo que fazem de melhor!

O IDPH é uma empresa de treinamento, coaching e consultoria empenhada em identificar e desenvolver os talentos de líderes e colaboradores, treinar competências e gerenciar deficiências com a finalidade de elevar o potencial de inovação e alavancar a produtividade pessoal e profissional de empreendedores e executivos.

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Revelando talentos Desenvolvimento de competências Gerenciamento de danos Treinamentos internacionais Coaching e Aconselhamento

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12.08.09 11:37:21

aiim

Bob Larrivee

Business Intelligence: Antítese?

N

estes tempos de recessão econômica, você poderia pensar que o BI – Business intelligence poderia ser o primeiro entre os elementos mais importantes para continuidade de seus negócios, embora isso pareça para muitos uma antítese. As corporações estão lutando para sobreviver, evitando a bancarota ou procurando soluções para isso. Companhias que ninguém nunca imaginou que caissem, na verdade estão caindo e caindo rapidamente. Eventualmente, alguém poderia pensar que se tivessem utilizado as ferramentas de BI

42 Document Management | Maio / Junho 09

13_AIIM.indd 42

poderiam ter evitado a queda. Mas o que é este BI? Em termos simples, Business Intelligence é uma coleção de análises e a apresentação de informações para os negócios de forma histórica, corrente e uma visão preditiva para apoiar as decisões a serem tomadas nos negócios.

De acordo com o Gartner, até 2012, “mais de 35% das 5000 empresas Top Global ( maiores do mundo) falharão ao tomar decisões estratégicas sobre mudanças significtivas em seus negócios e mercados”. Isso é atribuído a falta de informação, processos e ferramentas de BI embora já tenhamos ouvido falar sobre

seu uso ou foco em BI como um elemento chave para o crescimento.

Esto é momento onde o ECM deve desempenhar um papel significativo no BI. Tradicionalmente pelo data mining ou nos data warehouse, o BI pode elevar as ferramentas de ECM e sua tecnologia através da busca avançada e das capacidades de busca, agora oferecidas pelas soluções de ECM e sua habilidade de inclusão de informações não-estruturadas, neste mix.

Spider e Crawles podem usar o monitoramento do ambiente de ECM e procurar o conteúdo de uma natureza específica e alçá-lo como relevante.

www.docmanagement.com.br

12.08.09 16:24:20

Flavio Della Torre

A integração entre sistemas de dados e conteúdo e o seu sistema de dados e conteúdo ERP , como contratos correspondência e muitos outros elementos de conteúdo.

Textos analíticos podem ser usados como minas de conhecimento e tendências vindos de documentos e de conteúdos guardados no ambiente do ECM. Relatórios e uso dos dashboards para apresentar resultados propiciam a habilidade de exercitar e resumir uma coletânia de informações para revisão e tomada de decisões.

Assim, baseados nestas perspectivas se concordarmos que o BI é uma coleção, análise e apresentação de informações e operações históricas, correntes e visões preditivas para dar um melhor apoio para os tomadores de decisão, é lógico incluir o ECM como parte integrante desta equação, especialmente se você considerar o volume de informações

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13_AIIM.indd 43

dentro dos repositórios e seus conteúdos.

Imagine o quanto de informações valiosas estão somente entre os emails, que muitas organizações nunca reveem ou consideram como uma perspectiva de BI ou de tomada de decisões. Qual a melhor fonte para desvendar os sentimentos de um consumidor e suas necessidades do que sua própria correspondência?

Da minha perspectiva e na minha opinião , muitas empresas são reativas ao modo de se conduzir durante este tempo de recessão econômica. O foco está em nivelar e reduzir custos enquanto que ao mesmo tempo, devem estar atentos para o aumento das vendas e ganhos. A diferença está em como suas decisões são formadas e qual sera o reflexo direto em como efetivamente eles irão buscar e usar toda a informação disponível que poderá determinar o seu futuro. O sucesso está em ganhar por meio de conhecer onde estão e onde querem estar. Implementando e nivelando o ECM

Bob Larrivee é Diretor da AIIM International e reconhecido expert na aplicação de tecnologias e gerenciamento de processos. blarrivee@aiim.org e no Twitter como BobLarrivee.

como ferramenta e parte do processo de BI irá ajudar estas empresas a incrementar seu discernimento sobre seus negócios e expectativas de seus clientes. Você pode arcar com as consequências por não considerar estas possibilidades?

Maio / Junho 09 | Document Management 43

12.08.09 16:24:20

NF-e

Daniel Dias Pinto

É hora das Invoices Divulgação

Daniel Dias Pinto é Bacharel em Sistemas de Informação eConsultor da smartGED.com com 10 anos de experiência na área de gestão de documentos

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

D

iferentemente de modismo, ou qualquer outra palavra pejorativa, o mercado de gestão de documentos possui fases em que podemos identificar uma demanda bastante grande em um determinado segmento. Foi assim com os formulários de pesquisa, a documentação do Recursos Humanos e os contratos comerciais.

Chegamos então a era das Invoices, ou se preferir, Notas Fiscais.

Mas por que com os conceitos de GED chegando próximos aos 30 anos no Brasil, somente agora começamos a explorar esse segmento de notas fiscais, que sabidamente consome toneladas de recursos, sejam eles papel, pessoas ou dinheiro?

A resposta está nos formulários semi-estruturados!

Um documento pode ser basicamente de três tipos de formulário, seja ele físico ou eletrônico: - Formulário Estruturado: é aquele formulário que sempre tem o mesmo padrão, com os mesmos campos, a mesma estrutura, o mesmo tamanho, como por exemplo os formulário de pesquisa, fichas de cadastro, cartões resposta, e inclusive as notas fiscais de saída de uma empresa (notas emitidas pela própria empresa).

- Formulário Semi-Estruturado: formulário que contém as mesmas informações mas em padrões completamente diferentes, como exatamente as notas fiscais, onde todas contém informações de produtos, serviços, emitente, comprador e impostos, mas cada fornecedor possui seu próprio design de formulário.

- Formulários Não-Estruturados: documentos que não possuem nenhuma estrutura, como por exemplo uma carta, um e-mail ou até mesmo esse artigo que você está lendo.

Pois, entendendo os tipos de formulários, vamos seguir com a pergunta. Por que somente agora estamos tratando as notas fiscais? Porque somente a pouco tempo que temos uma diversidade maior de tecnologias para processamento de formulários semi-estruturados e até mesmo nãoestruturados. E essas tecnologias, antes muito distantes não só por custo, mas também por fatores como especialistas e funcionalidades, hoje fazem parte da maioria dos pacotes de soluções de Document Imaging.

Para que uma ferramenta possa processar

44 Document Management | Julho / Agosto 09

13_Artigo_Daniel_Dias.indd 44

formulários semi-estruturados ela precisa ser capaz de localizar as informações necessárias sem se valer dos antigos recursos de zonas e âncoras, onde, a partir de um exemplo de documento, definia-se a área da imagem a ser extraída. Estes recursos são substituídos por funcionalidades como busca por expressões regulares, onde, por exemplo, pode-se localizar um CNPJ através do seu formato, relações de proximidade entre campos, identificação de tabelas e principalmente a criação de uma base de conhecimento, que possa ser alimentada com as instruções fornecidas pelos usuários.

Um ponto importante nos projetos de processamento de notas fiscais é a integração da extração dos dados da imagem com o backoffice do cliente, como os sistemas contábeis e principalmente os ERPs. Uma característica deste tipo de projeto é a quebra do paradigma onde o GED aparecia apenas como uma ferramenta atuante no fim da vida do documento para se tornar o gatilho do processo, fornecendo as informações necessárias para que seja iniciado. E esta é sim a grande vantagem de se investir neste tipo de tecnologia, pois são solucionados os maiores problemas de um departamento contábil, como os custos com multas decorrentes do atraso no lançamento de notas e até mesmo a perda dos documentos.

Deveremos ver nos próximos anos um crescente investimento neste tipo de projeto, principalmente aliado a constante melhora nos recursos das ferramentas de processamento. Normalmente os custos de um projeto deste tipo cobrem-se apenas com a cessão dos gastos com multas e atrasos, o que torna bastante rápido o processo de aprovação para implantação. Batemos então novamente no seguinte ponto: profissionais capacitados. O mercado de GED ainda está bastante carente em técnicos especializados neste tipo de tecnologia, e assim esperamos que não perdure por muito tempo.

E antes que a pergunta surja, alguém acredita que a plenitude da implantação da NFe (Nota Fiscal Eletrônica) aconteça em menos de 5 anos? Alguém disse 10 anos?

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11.08.09 06:20:47

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Tecnologias Abordadas BPM - Business Process Management BPO - Business Processing Outsourcing CDI - Captação de Dados e Imagem, Digitalização CED - Certificação Digital ITM - Classificação da Informação, Taxonomia e Metadados ECM - Enterp rise Content Management E2W - Enterprise 2.0 / Web 2.0 GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos GEC - Gestão do Conhecimento DOC - Gestão Documental TTE - Tendências da Tecnologia WCM - Web Content Management

Implantando SPED com as tecnologias de GED Reduzindo custos com GED para documentos bancários

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11/8/2009 20:01:09

BPM

Tadeu Cruz

Fatores e situações que nos induzem ao erro – final Josetti Capusso

Tadeu Cruz Prof. M.Sc. - é formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção.

Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGECOPPE-UFRJ. e da Escola de Engenharia Universidade Mackenzie

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

O

fator desonestidade. Outro tipo de problema sério é causado por desonestidade. Isso geralmente ocorre quando se tenta implantar o software ao mesmo tempo que se está documentando o processo. Para o contratante é péssimo negócio, mas para o contratado pode ser muito interessante, principalmente se a tarifação do projeto for baseada em horas. Funciona assim: na medida que o software vai sendo implantado, a análise & modelagem de processos de negócio vai sendo gerada provocando interrupções em ambos os trabalhos.

O certo é primeiro fazer a análise e a modelagem do processo, para que quando haja a necessidade de automatizá-lo por meio de qualquer software de workflow, toda a documentação a esteja pronta.

Entretanto, é bom frisar, se a documentação for somente um fluxograma com um “punhado” de regras de negócio sem consistência, de nada servirá.

O fator “mistura de temas”. Uma última advertência sobre situações que nos induzem ao erro, embora existam muitas outras, pois só procurei explicar aqui as mais comuns.

Esta situação é comum em projetos de análise & modelagem de processos de negócio conduzidos por especialistas de equipamentos e/ou de softwares.

Ela acontece, quando ao documentarmos processos. misturamos num único documento dados e informações de procedimentos para execução dos eventos existentes em cada uma das atividades do processo com dados e informações para execução de procedimentos técnicos de algum equipamento ou software usado pela atividade, ou com os quais ela venha a ter ligação. Agindo assim criamos manuais que além de causarem confusão para quem tem a responsabilidade de executar a atividade tornam-se desnecessariamente volumosos, mesmo que eletrônicos, impedindo o fácil acesso a eles e o entendimento das informações contidas neles. Quando executamos um projeto de análise & modelagem de processos de negócio que tenha características como estas devemos gerar dois tipos de documentação: Manual de procedimentos do processo.

Manual técnico do produto.

Vamos tomar como exemplo a instalação de um novo computador numa empresa.

Eventos como receber o computador; verificar, ao abrir a caixa, se todos os componentes do equi-

46 Document Management | Julho / Agosto 09

13_Artigo_Tadeu.indd 46

pamento vieram dentro dela, conectar os cabos, etc., serão executados sob a orientação do procedimento de recepção e instalação do equipamento.

Entretanto, no momento de gerar o sistema operacional da máquina a pessoa que estiver executando a atividade deverá consultar outro manual, o do fabricante do sistema operacional que será instalado no equipamento.

Todo cuidado deve ser tomado para não juntarmos num mesmo documento dados e informações de naturezas distintas. Mesmo porque, geralmente, qualquer manual de procedimentos de processos sofre atualizações muito mais freqüentes que qualquer manual técnico.

Existem muitos fatores e situações que atrapalham a condução e a consecução de projetos de análise & modelagem de processos de negócio. Listei aqui, sem, contudo, pretender esgotá-los, apenas os mais freqüentes, aqueles com os quais temos que tomar cuidados redobrados.

Conclusão. Durante toda esta série tratei de situações muito comuns em análise, mapeamento, modelagem de processos de negócio. Infelizmente, muitas organizações ainda sofrem prejuízos decorrentes de projetos mal conduzidos, sem metodologia, por pessoas inescrupulosas. Não raro projetos para mapeamento e modelagem de processos terminam numa coleção de fluxogramas que não servem para nada, esforço e investimento, literalmente, jogados no lixo. Nestes tempos de “softwares livres” muitos “especialistas” insistem em se apegarem a eles como se os mesmos pudessem substituir Organização & Metodologia. Cuidado!

www.docmanagement.com.br

11.08.09 06:23:07

É PRECISO MUITA INTEGRIDADE PARA GERENCIAR OS DOCUMENTOS DE UMA EMPRESA. E MAIS AINDA PARA TER O NOSSO SELO DE QUALIDADE.

A ABGD - Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos - foi criada por empresas do segmento para trazer ainda mais qualidade, ética e profissionalismo em um setor que protege o maior patrimônio deste século: a informação.

Se você é empresa, associe-se.

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Se ainda não é cliente, contrate.

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Untitled-1 1

Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos

22.09.08 10:49:21

especial

Mutifuncionais de Grandes Formatos

Tarefas Simultaneas (Impr./Digit.)

Garantia/Meses

Velocidade de Impressão (ppm)

Resolução de Impressão em DPI

Espessura Mínima (mm)

Formato de Impressão

Impressão em folhas soltas

Número de Rolos

Capacidade de Mídia (metros)

Tempo de Pré Aquecimento

Linguagens de Impressão

Resolução de Scanner (DPI)

Scanner Cor

Velociade de Captura Cor (min)

Velociade de Captura PB (min)

l

Toner P&B

l

06

2 A0

600

0,08

A4 a A0

l

2

240

0 segundos imediato

HPGL, HPGL/2, HP-RTL, TIFF, Calcomp, JPG, CALS, PDF, PS e DWF

600

l

ate 4 metros

ate 5 metros/ min

TDS700

l

l

l

Toner P&B

l

06

4,7 A0

1200

0,08

A4 a A0

l

ate 6

ate 720

0 segundos imediato

HPGL, HPGL/2, HP-RTL, TIFF, Calcomp, JPG, CALS, PDF, PS e DWF

600

l

ate 4 metros

ate 5 metros/ min

TDS800

l

l

l

Toner P&B

l

06

10 A0

600

0,08

A4 a A0

l

ate 6

900

20 segundos

HPGL, HPGL/2, HP-RTL, TIFF, Calcomp, JPG, CALS, PDF, PS e DWF

400

N/A

atÈ 10 metros/ min

TCS500

l

l

l

Jato de Tinta

l

06

1 A0

600

0,08

A4 a A0

ate 3

ate 360

N/A

HPGL, HPGL/2, HP-RTL, TIFF, Calcomp, JPG, CALS, PDF, PS e DWF

600

ate 4 metros / min

ate 5 metros/ min

Gestetner A080

l

l

l

Toner P&B

l

12

4 A0

600

A4 a A0

l

2

Menos de 2 minutos

HPGL1/2 HPRTL, TIFF, Calcomp 906/907,WMF, BMP, CALS ( 1&2) T6X, CIT, PCX, Postscript 3, PDF

150 a 1200

4ppm A0

Gestetner GWD 2004

l

l

l

Toner P&B

l

12

2 A0

600

A4 a A0

l

2

Menos de 2 minutos

HPGL,HP-GL2, HP-RTL, TIFF, (CALS), PostScript Level 3 (PDF) GenuÌno, RPCS

ate 600 x 600

2ppm A0

Gestetner GWD 2006

l

l

l

Toner P&B

l

12

3 A0

600

A4 a A0

l

2

Menos de 2 minutos

HPGL,HP-GL2, HP-RTL, TIFF, (CALS), PostScript Level 3 (PDF) GenuÌno, RPCS

ate 600 x 600

3ppm A0

Kyocera

KM3650W

l

l

l

Toner P&B

l

12

4 tamanho D

600

A4 a A0

ate 4D/ min

Simpress

AFICIO PW2400

l

l

l

Toner P&B

l

12

2 A0

600

todas suportadas

A4, A3 a A0

T1100 mfp

l

l

l

Jato de Tinta

l

12

52 A1/hora, modo rapido

2400 X 1200

0,0423

A4 a A0

Calibrção Automática

funcao sSanner

l

Tintas

Funcao Copiadora

l

Capacidade do Cartucho (ml)

Funcao impressora

TDS450

Tecnologia

Modelo

Neste novo Guia estão a especificados equipamentos dos vários fabricantes nacionais e internacionais para um segmento que possui características únicas e especiais

HP

48

130

Document management | Julho / Agosto 09

13_Tabela_Multifuncionais_GF.indd 48

l

Ambos

Comercialização Simpress

Ambos

Gestetner

400

Ambos

Oce

l

1

150

300 segundos

HPGL, HPGL/2, HP-RTL, TIFF, Calcomp, JPEG, CALS, PDF, DWG

600 x 600

l

2

150

120 segundos

Postscript 3, PDF, RPCS, Emulação: HP-GL, HP-GL/2 (HP-RTL), TIFF (CALS)

120

l

1

91

0 segundos

Postscript 3, PDF 1.6, HPGL2/RTL, CALS/G4, TIFF, JPEG, PCL3

508

l

l

N/A

0,80 mm/ segundo

ate 4,56 metros / min

ate 15,24 metros / minuto

www.docmanagement.com.br

12.08.09 16:29:08

Gerenciador remoto de Status

Applicativo de Submissão

l

l

l

l

l

l

l

l

l

l

l

l

l

AutoCAD

l

l

AutoCAD

l

l

AutoCAD,Citrix Metaframe

1 GB

Sim (opcional)

Sim

USB / RJ45 / WR

80 GB

1 GB

Sim (opcional)

Sim

USB / RJ45 / WR

80 GB

1 GB

Sim (opcional)

Sim

USB / RJ45 / WR

80 GB

512 MB

Sim (opcional)

Nao

RJ45

ate 10

80 GB

1024 MB

Sim (opcional)

Sim

USB / RJ45 / WR

40 Gb na impressora, 40 Gb no scanner

256 Mb na impressora, 1 Gb no scanner

Sim (opcional)

Sim

USB / RJ45

25% a 400%

25% a 400%

25-400% em incrementos de 0,1%

08 destinos

25% a 400% com incrementos de 0,1%

150 destinos

1% a 10000%

1 destino

0,1 PPM

60 dB

l

l

Menos que 0.02 mg/m≥

68 dB

l

l

55 dB

l

l

l

l

AutoCAD

80 GB

AutoCAD

RJ45

AutoCAD

Sim

l

l

l

l

AutoCAD

Sim (opcional)

l

l

l

AutoCAD

1 GB

l

l

AutoCAD

250 GB

l

AutoCAD

ate 10

Mesa de Recepção (Opicional)

Gerenciador Remoto de Fila

l

10 destinos

Empilhador (Opicional)

Gerenciamento de Histórico de Impr.

l

RJ45

Dobradeira (Opicional)

Gerenciamento de Fila de Impressão

l

Sim

Outros Drivers

Emissão de Ozônio

l

Sim (opcional)

Nível de Ruído

Sistema Operacional Windows, Mac OS, Unix, Linux Windows, Mac OS, Unix, Linux Windows, Mac OS, Unix,

l

512 Mb

25% a 200% em incrementos de 0,1%

13_Tabela_Multifuncionais_GF.indd 49

l

160 GB

10% a 1000% em passos de 0,1%

www.docmanagement.com.br

Windows, Mac OS, Unix, Linux

15

65 dB

Windows, Mac OS, Unix,

ate 42 polegadas

N/A

Windows, Mac OS, Unix,

l

l

Windows, Mac OS, Unix,

N/D

l

ate 8

Windows

914 x 15000 mm

l

10 destinos

25 a 400%, em passos de 0,1%

Windows, Mac OS,

l

l

RJ45

Windows, Mac OS,

60

l

Conectividade

A4 a A0

59 dB

Contabilização

l

0,0008 mg/ Hora

PostScript

A4 a A0

l

Memória

l

l

HD

A4 a A0

l

Número de Pré-Programações

l

l

Sim

Limitação desconhecida (acima de 10)

A4 a A0

l

Sim (opcional)

Número de Destinos

l

58 dB

160 GB

Zoom

ate 15

Linguagens de Captura

A4 a A0

0,03 mg/hora

160 GB

TIFF, PDF, JPG, CALS

l

l

ate 10

TIFF, PDF, JPG, CALS

3

l

10 destinos

10% a 1000% em passos de 0,1%

TIFF, PDF, JPG, CALS

A4 a A0

l

RJ45

TIFF, PDF, JPG, CALS

l

l

Sim

TIFF, T6X, BMP, RLC, HP-RTL, PCX, CALS, PS3, DWF

ate 15

l

Sim (opcional)

TIFF, T6X, BMP, RLC, HP-RTL, PCX, CALS, PS3, DWF

A4 a A0

54 dB

1 GB

TIFF, T6X, BMP, RLC, HP-RTL, PCX, CALS, PS3, DWF

l

0,05 mg/ Hora

160 GB

10 destinos

para aplicação das ferramentas de gestão de documentos pelas diversas organizações deste setor.

A tendência deste mercado é por soluções completas de captura, armazenamento e impressão, além de aplicativos que se integrem remotamente, integrando o sistema de captura descentraliada.

diferença já que estas plantas podem ser convertidas para arquivos CAD (Computer-Aided Design) utilizados pela engenharia, geologia, arquitetura e design para facilitar o projeto e desenho técnicos.

Assim, o hardware e os softwares para limpeza e conversão destes arquivos permitem que estes estejam prontos

ate 10

10% a 1000% em passos de 0,1%

TIFF, CALS, JPEG,BMP e PDF

ate 15

TIFF e PDF

A4 a A0

equipamentos para grandes formatos possuem um portfólio variado de equipamentos tanto para digitalização quanto para impressão desde 91,5 cm até 1,37 cm de largura, além da captura em cores que é outro grande diferencial.

Neste nicho, detalhes como unidades métricas, a cor de dutos hidráulicos e elétricos, por exemplo, fazem toda a

PDF, TIFF, JPEG e DWF

Espessura Máxima do Original (mm)

l

Detecção de Largura

Formato de Digitalização

Um segmento muito especial dentro da oferta de equipamentos para o mercado é o de grandes volumes. Esta atividade de grandes formatos volta-se para mercados específicos como o de construção, engenharia, arquitetura, design entre outros e está intimamente ligada a produção técnica.

As empresas especializadas em oferecer

l

Julho / Agosto 09 | Document Management

l

49

12.08.09 16:29:08

onde encontrar A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado.

COPIADORAS • CANON • REIS OFFICE • TECNIPLOT

P.59 P.19 P.51

DATADORES • TECNIPLOT

P.51

DOBRADEIRAS • TECNIPLOT

P.51

ENCADERNADORAS • TECNIPLOT

P.51

ENVELOPADORAS • TECNIPLOT

P.51

ETIQUETADORA • REIS OFFICE

SOFTWARE - ERP • TOTVS

P.19

FITAS • REIS OFFICE

P.19

SOFTWARE - GER. CONTE£DO NA WEB • ESTEC P.14 • INSPIRIT P.57 • KAIZEN P.05 • P3 IMAGE P.13 • TOTVS P.09 E 60

FRAGMENTADORES DE PAPEL • REIS OFFICE P.19 IMPRESSORAS • AKAD • CANON • REIS OFFICE • SPUR • TECNIPLOT

P.26 P.59 P.19 P.52 P.51

MICROFILME • SCANSYSTEM

P.38

MIDIAS OPTICAS • REIS OFFICE • TECNIPLOT

P.19 P.51

MULTIFUNCIONAIS • CANON • REIS OFFICE • SPUR • TECNIPLOT

P.59 P.19 P.52 P.51

PAPEL • CANON • TECNIPLOT

P.59 P.51

SCANNERS - MICROGRAFICOS • ABBYY P.16 • MACROSOLUTION P.21 • REIS OFFICE P.19 • SCANSYSTEM P.38 SCANNERS - PAPEL • ABBYY • AKAD • CANON • PRODIMAGE • REIS OFFICE • SCANSYSTEM • SPUR • TECNIPLOT SOFTWARE - BI • TOTVS

P.16 P.26 P.59 P.27 P.19 P.38 P.52 P.51 P.09 E 60

SOFTWARE - BPM / WORKFLOW • ESTEC P.14 • INSPIRIT P.57 • KAIZEN P.05 • RECALL P.43 • SML P.12 • TOTVS P.09 E 60 SOFTWARE - CRM • TOTVS

P.09 E 60

SOFTWARE - DIGITALIZAÇÃO • ABBYY P.16 • CANON P.59 • ESTEC P.14 • KAIZEN P.05 • MACROSOLUTION P.21 • P3 IMAGE P.13 • PRODIMAGE P.27 • SCANSYSTEM P.38 • SML P.12 • TECNIPLOT P.51

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SOFTWARE - ECM SUITE • CANON P.59 • KAIZEN P.05 • MACROSOLUTION P.21 • RECALL P.43 • SML P.12 • TOTVS P.09 E 60 SOFTWARE - ENTERPRISE APLICATION INTEGRATION • INSPIRIT P.57 • KAIZEN P.05 • TOTVS P.09 E 60 P.09 E 60

SOFTWARE - GER. DE EMAIL • ESTEC P.14 • KAIZEN P.05 SOFTWARE - GESTÃO ATIVOS DIGITAIS • ABBYY P.16 • INSPIRIT P.57 • KAIZEN P.05 • PRODIMAGE P.27 • SML P.12 SOFTWARE - GESTÃO DE DOCUMENTOS • ABBYY P.16 • CANON P.59 • ESTEC P.14 • INSPIRIT P.57 • KAIZEN P.05 • P3 IMAGE P.13 • PRODIMAGE P.27 • RECALL P.43 • SCANSYSTEM P.38 • SML P.12 • TOTVS P.09 E 60 SOFTWARE - GESTÃO DE IMAGENS (DI) • ABBYY • ESTEC • INSPIRIT • KAIZEN • P3 IMAGE • PRODIMAGE • RECALL • SML • TECNIPLOT

P.16 P.14 P.57 P.05 P.13 P.27 P.43 P.12 P.51

SOFTWARE - GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM) • INSPIRIT P.57 • KAIZEN P.05 • TOTVS P.09 E 60 SOFTWARE - GESTÃO DOCUMENTAL (RM) • ABBYY • ESTEC • INSPIRIT • KAIZEN • P3 IMAGE • RECALL • SCANSYSTEM • SML • TOTVS

P.16 P.14 P.57 P.05 P.13 P.43 P.38 P.12 P.09 E 60

SOFTWARE - HCR • ESTEC

P.14

SOFTWARE - ICR • ABBYY • CANON • ESTEC

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DOCUMENT MANAGEMENT | Julho / Agosto 09

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• MACROSOLUTION • PRODIMAGE • SML

P.21 P.27 P.12

SOFTWARE - OCR • ABBYY • CANON • ESTEC • MACROSOLUTION • PRODIMAGE • SML

P.16 P.59 P.14 P.21 P.27 P.12

SOFTWARE - OMR • CANON • PA ARQUIVOS • RECALL • REIS OFFICE • TECNIPLOT

P.59 P.29 P.43 P.19 P.51

SOFTWARE - PROCESS. FORMULÁRIOS • ABBYY • ESTEC • INSPIRIT • MACROSOLUTION • SML

P.16 P.14 P.57 P.21 P.12

SOFTWARE - RECONHECIMENTO DE VOZ • MACROSOLUTION P.21 SPED • TOTVS

P.09 E 60

BACKUP ONLINE • ARCHIVUM • KAIZEN • METROFILE

P.18 P.05 P.02

BPM • INSPIRIT • KAIZEN • METROFILE • P3 IMAGE • RECALL • SML • TOTVS

P.57 P.05 P.02 P.13 P.43 P.12 P.09 E 60

BPO • ABBYY • INFOMANAGER • INSPIRIT • KAIZEN • METROFILE • PA ARQUIVOS • RECALL • TOTVS

P.16 P.51 P.57 P.05 P.02 P.29 P.43 P.09 E 60

CHECAGEM DE IMAGENS • ABBYY • ARCHIVUM • P3 IMAGE • RECALL

P.16 P.18 P.13 P.43

CONSULTORIA • ABBYY • ARCHIVUM • ECM CONSULT • ESTEC • INFOMANAGER • INSPIRIT • KAIZEN • METROFILE • P3 IMAGE • PA ARQUIVOS • PRODIMAGE • RECALL • REIS OFFICE • SML • TOTVS

P.16 P.18 P.42 P.14 P.51 P.57 P.05 P.02 P.13 P.29 P.27 P.43 P.19 P.12 P.09 E 60

DATACENTER • ARCHIVUM • INSPIRIT • KAIZEN • TOTVS

P.18 P.57 P.05 P.09 E 60

DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS • ARCHIVUM P.18

• • • • • •

INFOMANAGER METROFILE P3 IMAGE PA ARQUIVOS RECALL TOTVS

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS • ABBYY • AKAD • ARCHIVUM • INFOMANAGER • KAIZEN • MACROSOLUTION • METROFILE • P3 IMAGE • PA ARQUIVOS • RECALL • REIS OFFICE • TECNIPLOT

P.51 P.02 P.13 P.29 P.43 P.09 E 60

P.16 P.26 P.18 P.51 P.05 P.21 P.02 P.13 P.29 P.43 P.19 P.51

DIGITALIZAÇÃO DE IMAGENS • ABBYY P.16 • AKAD P.26 • ARCHIVUM P.18 • INFOMANAGER P.51 • KAIZEN P.05 • METROFILE P.02 • P3 IMAGE P.13 • PA ARQUIVOS P.29 • PRADO CHAVES P.25 • RECALL P.43 • TECNIPLOT P.51 • TOTVS P.09 E 60 FÁBRICA DE SOFTWARES • ABBYY P.16 • INSPIRIT P.57 • KAIZEN P.05 • PA ARQUIVOS P.29 • PRODIMAGE P.27 • SML P.12 • TOTVS P.09 E 60 FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS • KAIZEN P.05 • METROFILE P.02 • P3 IMAGE P.13 • PA ARQUIVOS P.29 • RECALL P.43 GESTÃO DE DIREITOS DIGITAIS • KAIZEN P.05 GESTÃO DE DOCUMENTOS • ARCHIVUM P.18 • KAIZEN P.05 • METROFILE P.02 • P3 IMAGE P.13 • PA ARQUIVOS P.29 • PRADO CHAVES P.25 • RECALL P.43 • REIS OFFICE P.19 • SML P.12 • TECMACH P.15 • TOTVS P.09 E 60 GUARDA FISICA DE DOCUMENTOS • ARCHIVUM • METROFILE • P3 IMAGE • PA ARQUIVOS • PRADO CHAVES • RECALL

P.18 P.02 P.13 P.29 P.25 P.43

INDEXAÇÃO • ARCHIVUM • METROFILE • P3 IMAGE • PA ARQUIVOS • PRADO CHAVES • RECALL

P.18 P.02 P.13 P.29 P.25 P.43

INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS • ABBYY P.16

• • • • • • • • •

ARCHIVUM ESTEC INSPIRIT KAIZEN P3 IMAGE PRODIMAGE RECALL SML TOTVS

P.18 P.14 P.57 P.05 P.13 P.27 P.43 P.12 P.09 E 60

INTRANET / EXTRANET • INSPIRIT P.57 • KAIZEN P.05 • TOTVS P.09 E 60 MICROFILMAGEM • ARCHIVUM • METROFILE • P3 IMAGE • PA ARQUIVOS • SCANSYSTEM

P.18 P.02 P.13 P.29 P.38

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS • ARCHIVUM P.18 • INFOMANAGER P.51 • INSPIRIT P.57 • METROFILE P.02 • P3 IMAGE P.13 • PA ARQUIVOS P.29 • PRADO CHAVES P.25 • RECALL P.43 OUTSOURCING DE IMPRESSÃO • CANON • SPUR • TECMACH • TECNIPLOT • REIS OFFICE

P.59 P.52 P.15 P.51 P.19

PROCESSAMENTO DE FORMULÁRIOS • ABBYY • ESTEC • P3 IMAGE • RECALL

P.16 P.14 P.13 P.43

RECONHECIMENTO - ICR • ABBYY P.16 • ESTEC P.14 • METROFILE P.02 • P3 IMAGE P.13 • PA ARQUIVOS P.29 • TOTVS P.09 E 60 • RECALL P.43 RECONHECIMENTO - OCR • ABBYY P.16 • ARCHIVUM P.18 • ESTEC P.14 • METROFILE P.02 • P3 IMAGE P.13 • PA ARQUIVOS P.29 • TOTVS P.09 E 60 • RECALL P.43 RFID • RECALL

P.43

SALA COFRE • ARCHIVUM • INFOMANAGER • METROFILE • P3 IMAGE • PA ARQUIVOS

P.18 P.51 P.02 P.13 P.29

TAXONOMIA • METROFILE • PA ARQUIVOS • RECALL • TOTVS

P.02 P.29 P.43 P.09 E 60

WEBSITES / PORTAIS • ARCHIVUM • INSPIRIT • KAIZEN • PA ARQUIVOS • TOTVS

P.18 P.57 P.05 P.29 P.09 E 60

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12.08.09 14:46:48

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Julho / Agosto 09 | DOCUMENT MANAGEMENT

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12.08.09 14:46:54

Wilson de Godoy Soares Jr Divulgação

canal executivo

Tudo para todos Qual é a estratégia da companhia ao adquirir uma empresa cujo foco principal está voltado para prestação de softwares e serviços na área de ECM?

A grande vantagem dos softwares de ECM é fazer a gestão sobre dados não-estruturados, onde ficam situados os conhecimentos da empresa.

Com o constante crescimento das organizações, principalmente no crescimento não-orgânico, precisamos de ferramentas que nos auxiliem a manter o conhecimento dentro das organizações. Além de atingir este objetivo, as ferramentas de ECM também formalizam alguns processos de menor importância.

Na sua opinião, a atual conjuntura econômica é um agravante ou um facilitador para este tipo de solução?

É um facilitador, como comentado acima, a atual conjuntura estimula a fusão de organizações e este tipo de ferramenta

52 Document Management | Maio / Junho 09

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nos ajuda fortemente a preservarmos o conhecimento.

Existe um projeto da TOTVS de estender sua área de atuação, neste segmento, para outros países da América Latina?

Sim, a TOTVS tem uma ferramenta de ECM e entendemos que a união dos dados estruturados - providos pelas aplicações corporativas - aos dados não-estruturados - provido pelos conhecimentos da organização - pode facilitar o dia a dia dos decisores, dandolhes subsídios mais completos para a tomada de decisão.

Como o senhor analisaria a maturidade do mercado brasileiro neste momento para a compra de produtos de gestão de conteúdo?

Ainda baixa no seu todo. Organizações familiares ou com seu capital muito concentrado tem pouca preocupação na gestão dos riscos intrínsecos, ou seja, preferem manter o conhecimento nas

Wilson de Godoy Soares Jr., é vice-presidente de gestão de desenvolvimento de software da TOTVS

pessoas e não na organização. Entretanto, o fenômeno de crescimento e difusão do capital ganha uma maior dimensão dia após dia, o que favorece fortemente estes tipos de aplicação

Em que outras áreas correlatas (ECM) a empresa pretende investir ainda este ano ou nos próximos dois anos?

Sabemos que um dos grandes desafios da implementação de ferramentas de ECM é a sua manutenção, ou seja, manter a ferramenta viva dentro da organização.

Estamos trabalhando fortemente no sentido de extrairmos o conhecimento de forma natural, minimizando os esforços adicionais de registro das informações.

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12.08.09 16:25:57

COMO ANDAM OS PROCESSOS DE NEGÓCIOS DE SUA EMPRESA? AMOP é uma empresa especializada em projetos de análise, mapeamento, modelagem e melhoria de processos com foco em resultados. Sua expertise conta com a experiência e todo conhecimento acumulado ao longo de quinze anos pela TRCR KNOWLEDGE. A AMOP trabalha com metodologias e ferramentas que oferecem soluções completas para tratar as informações de sua empresa, sejam elas: texto, dados, vídeo, voz, gráficos, plantas, formulários ou apresentações. Suas soluções são aplicadas em programas de melhoria contínua baseados na aplicação de diversas normas de qualidade; desenvolvimento organizacional; análise, desenho, redesenho, organização, implantação, gerenciamento e melhoria de processos de negócios; implantação do e-Process; implantação de tecnologias da informação de última geração. AMOP é a única empresa que tem uma metodologia especialmente voltada à gestão documental.

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FAZENDO DIFERENTE FAZENDO MELHOR 11.08.09 14:51:09

canal executivo

Luiz Sérgio Souza

Divulgação

Do micro ao macro mercado Luiz Sérgio Souza é diretor da Interfile formado em Ciências da Computação

prestadora de serviços de gestão de documentos?

Como nasceu a Interfile?

A empresa nasceu familiar em um pequeno negócio que se restringia a guarda de documentos para instituições financeiras. Com o tempo deixou de ser uma empresa familiar e foi adquirida pelo Grupo Interpar que reúne empresas que operam de forma independente. Com know-how de toda a cadeia de gestão de processos, documentos, análise financeira e recuperação de créditos permite um abrangente atendimento às principais instituições atuantes no Brasil, o Grupo Interpar tem apresentado crescimento expressivo e sustentável.

Além da Interfile, o Grupo Interpar é constituído por mais duas empresas a CreditOne – especializada em cobranças e recuperação de ativos com ou sem garantia e na gestão de portfólios e a InterServicer empresa especializada em serviços de crédito imobiliário, que atua desde a análise jurídica da documentação até o processamento contínuo dessas operações e sua liquidação.

Como a empresa passou de uma empresa de guarda para uma

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Hoje o conhecimento é o recurso mais importante da economia no mundo, por ser considerado fator essencial do processo de produção e geração de riqueza. Não à toa usa-se o termo “Sociedade do Conhecimento” para denominar o momento histórico em que vivemos, porém o conhecimento não pode existir sem informação estruturada ou, gestão da informação.

Por gestão da informação entendemos a obtenção da informação pelas pessoas certas, na forma, custo e tempo adequados, para auxiliar na tomada da decisão correta pela organização.

Como o senhor entende hoje a prestação de serviços na área de Records Management?

A Interfile é uma empresa cujo negócio central é processar, organizar, assegurar e proteger a informação.

Atuamos na ajuda às empresas, não importa de que ramo ela seja, para fazer a gestão da informação. Hoje posso assegurar que a customização de nossos serviços e as soluções taylor made são nossa principais atividades. São os diferenciais no mercado nacional. Vejo ai o futuro do mercado. Não se concebe mais

um serviço sem que seja agregado de valor ao cliente e sem que sejam prestados de acordo com as suas reais necessidades. Vamos ajustando os processos de gestão de documentos às regras de negócio do cliente e assim vamos nos tornando também uma extensão de organizações que atuam em diferentes segmentos de mercado.

Por que o BPOque passou a integrar o tag line da empresa é importante neste segmento do mercado?

Oferecer serviços para terceiros implica em ter que rever processos.

O problema dos terceirizados pode vir dos problemas internos. Resolvê-los primeiro é fundamental para potencializar o BPO. Não somos mais terceiros, mas parceiros e isso reflete a nova posição das empresas prestadoras de serviços, muito diferente do que se via nos anos 70, quando a terceirização se resumia a serviços simples. Com uma visão mais genérica desde os anos 90 é que as empresas passaram a delegar tarefas mais importantes e a se focar no core business. Os empresários devem focar suas atividades na sua marca e no desenvolvimento de novos produtos para os clientes.

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12.08.09 16:27:04

reflexões “Ainda falta às corporações dar a devida importância para o profissional de gestão de documentos” Tadeu Cruz – professor, consultor e especialista em BPM “Vejo o maior desafio nas corporações , hoje, compartilhar e organizar as informações de maneira adequada.”

Zacarias Bannak - Gerente de TI e gestor de documentos da Peróxidos do Brasil. “ A péssima imagem do profissional que cuida da gestão de documentos no Brasil se deve a uma herança cultural. Mas estamos prestes a quebrar este paradigma” Renato Freire - Document Control Administrator da Pacific Hydro do Brasil. “ A taxonomia é a porta de entrada das informações dentro das empresas” Denise Pithan - professora e especialista em taxonomia “Houve uma explosão no volume de informações nos último anos, muito em função da internet e das ferramentas colaboratvas, o que torna o processo de taxonomia muito mais complexo” Davi Kato - especialista e consultor da Terraforum

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crônica

A vida (digital) após a morte...

A notícia do falecimento do Michael Jackson foi dada pela internet. Desde então, até o dia de seu apoteótico e “suposto” enterro, foram cerca de 2,5 milhões de downloads de suas músicas. Incontáveis mensagens foram postadas, muitas delas, com a plena convicção de que o finado vai respondê-las.

O homem sempre teve dificuldade para lidar com o passamento, independentemente da crença, o mistério “pós vida” na terra é uma das coisas mais difíceis para se aceitar. É interessante observar como isso vem sucedendo em tempos de web. A experiência de receber um email (da secretária) pelo endereço daquele amigo ou conhecido, com quem você se comunicava costumeiramente, com a notícia de sua morte é estranha e impactante. Antigamente a notícia vinha pelo telefone, assim mais macia à nossa alma. Agora nos pega de surpresa, correndo os olhos nos “assuntos” de nossos emails, topamos com o nefasto – FALECIMENTO –, assim mesmo em letras maiúsculas.

Mais estranha ainda é o MSN, Orkut ou seja lá onde ele estava. No início, cheia de mensagens um verdadeiro réquiem digital, com fotos histórias e depoimentos. Se ninguém souber a senha, ao que nos consta, ficará dramaticamente eternizada, on line e em “tempo real” marcando o passado. É o virtual

tentando preencher o vazio da vida real.

No Japão temos notícias que já existem nos jazigos Q.R.Codes, e mensagem via Bluetooth, sobre a vida do defunto.

Os companheiros de pescaria de meu pai tinham o costume de colocar uma linha e anzol no caixão dos que “iam à frente”. A sua maneira profetizavam: “Vai que tem um riozinho por lá.” É uma tradição antiga os indígenas serem enterrados com seus arcos e flechas. Não duvidemos, pois, que em breve o “homus conectadus” venha ser sepultado com seu inseparável celular, e assim quem sabe, nossa frugal esperança passa a ser que: Logo haverá banda larga, também no céu...Que assim seja.

Ângelo Volpi

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11.08.09 06:42:05

Estruture sua empresa e agilize processos via Si4速

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homenagem

Adeus ao precursor

A

Jo Capusso

recente perda de Antonio Paulo de Andrade, encerrou um ciclo de pioneiros em tecnologia no segmento de gestão de documentos no Brasil. Fundador e criador do Cenadem - Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação, o Sr. Antonio Paulo, como ficou conhecido, se destacou no cenário nacional pela iniciativa de trazer para o emergente mercado brasileiro da década de 70 as tecnologias e sistemas, somente encontradas nos EUA e Europa, principalmente no que envolvia o mundo da microfilmagem. Depois disso outras tecnologias que foram surgindo e a preocupação do pioneiro era, através de congressos, palestras e cursos, divulgar os mais atuais meios disponíveis então para se tratar a informação e documentação. Assim surgia o Cenadem, com a intenção de preencher esta lacuna na formação e treinamento de profissionais que viriam a atender a este setor, com o apoio de especialistas do Brasil e Exterior. Nesse período, o Cenadem, por meio de seu fundador, fez os primeiros contatos fora das fronteiras nacionais e assumiu cargos importantes em entidades de nível global, posicionando o mercado brasileiro entre os caminhos potenciais para fornecimento de produtos e de tecnologia.

Em 1973, Antonio Paulo assume em Londres a posição de Presidente do International Information Management Congress (IMC), hoje braço atuante da AIIM International.

Antonio Paulo de Andrade - criador do cenadem.

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È impossível falar de tecnologia de gestão eletrônica de documentos sem lembrar do Cenadem e de seu fundador que cunhou a sigla CED - Gestão Eletrônica de Documentos, até hoje utilizada. Nunca se tinha ouvido falar em tal sigla, nem tampouco na tecnologia que ela resumia, como contou o próprio Antonio Paulo em entrevista exclusiva à Revista Document Management em 2007: “No final dos anos 70 e início dos anos 80, eu comecei a ser alertado por amigos nossos, cientistas da informação nos Estados Unidos, sobre grandes mudanças que se avizinhavam para um futuro muito próximo. Entre eles, estava o Dr. Gerry Walter que, em 1982 publicou o livro “Vídeo Disks in the Automated Office?”

Observando todas essas tendências, comecei a convidar para virem ao Brasil algumas das maiores autoridades do mundo no assunto, que então era denominado Processamento Eletrônico de Imagens de Documentos. Como achamos esse nome muito extenso, cunhamos no Cenadem a expressão GED.”, contou.

Foi também durante esse período de 70 e 80, que Antonio Paulo liderou uma extensa programação de treinamentos, congressos e exposições sobre micrográfica. Nunca é demais lembrar que, nessa época, microcomputadores, fax e outros recursos, ainda eram sonho, mas como pesquisador ele previa que este mercado não pararia por ai.

Através de eventos, cursos, seminários, congressos e exposições, o Cenadem viu passar pelas suas salas mais de 23 mil alunos, sem contar os participantes de congressos. Como fazia questão de afirmar, a bandeira do Cenadem é disseminar essas tecnologias. Isso acontece até hoje por meio de eventos nacionalmente conhecidos como Infoimagem e as etapas regionais como GED Nordeste, Ged Rio e GED Centro Oeste.

Também é importante lembrar que foi neste espaço criado por Antonio Paulo que muitos usuários tiveram seu primeiro contato com fornecedores globais e o desenvolvimento de todo um mercado nacional de representantes e revendas.

A galeria de nomes ilustres que passaram e passam pelo Cenadem e pelas mãos de Antonio Paulo é extensa. Pioneirismo e empreendedorismo foram suas marcas e seu legado a um mercado continuamente crescente e grato a idealistas que como ele que deixaram não só um nome e reputação, mas também um grande círculo de amigos e uma história de conquistas.

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