Revista Document Management 16

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Ano 4 - Número 16 - Fevereiro de 2010- R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT www.docmanagement.com.br

media partner

management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo

Software para Multifuncionais

Eles melhoram os processos de negócios, reduzem custos e sofisticam a gestão de documentos

Você nas nuvens

Novo sistema revoluciona a tecnologia da informação

Info 360 - AIIM EXPO 2010: participe do maior evento global sobre ECM 16_Capa.indd 1

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Janeiro/Fevereiro de 2010 | Edição 16 | www.docmanagement.com.br

nesta edição Você nas nuvens

6 Entrevista

John Mancini, presidente da AIIM - Association for Information and Image Management fala nesta entrevista exclusiva sobre o Mercado de ECM no mundo e as perspectivas para o ano que se inicia

10 UP Front

Veja aqui as principais notícias do mercado fornecedor e comprador do setor de ECM

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30 Software para

multifuncionais

Eles melhoram os processos de negócios, reduzem custos e sofisticam a gestão de documentos

Saiba mais sobre essa nova forma de distribuição de produtos e serviços de tecnologia da informação informação.

40 Case

Agroindústria

20

Conheça a experiência da Cooperativa Lar que introduziu como sistema de gestão uma ferramenta de ECM da Digitaldoc

42 Centralizando informações

36 Documentos de RH Saiba que as tabelas de temporalidade e a organização são fundamentais para se evitar multas e outras sanções legais na guarda e manutenção desses documentos

44 AIIM Expo +

Conference 2010

Conheça todos os detalhes do evento global que reunirá especialistas e empresas de destaque no mundo do ECM

46 AIIM

Especial para esta edição conheça os resultados da mais recente pesquisa da AIIM sobre Capture

54 Canal executivo A SML realizou um projeto para melhorar a eficiência e possibilitar ganho de tempo na BEcton Dickinson

Conheça mais sobre a atuação de duas empresas que fazem da gestão de documentos experiências únicas para os negócios

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carta ao leitor

Mudança na perspectiva global

A

pós um ano bastante atípico, financeiramente falando, o que sucedeu, no campo econômico, podemos classificar como um “realinhamento na ordem dos planetas”, parafraseando a música. Nota-se que as empresas em nível global estão muito mais ajustadas à realidade. Investimentos comedidos e pequenos, mas todos sem exceção

com os pés no chão. Hoje, mais do que nunca, é importante fazer mais com menos. Daí, a conclusão que não quer calar: buscar nos dados, nas informações e no conhecimento de cada uma dessas empresas as respostas para as decisões de negócio de forma rápida, confiável e que tragam o retorno esperado. Nesta edição, os leitores poderão acompanhar como temas principais uma matéria sobre cloud computing, que mostra de forma didática o que o mercado está oferecendo neste campo e como este “sistema” pode ajudar pequenas e médias empresas, principalmente no Brasil. O segundo tema explora outra forma de otimização: como os aplicativos para multifuncionais podem economizar tempo e dinheiro no dia-a-dia das empresas. Não menos importante para sua

leitura é a entrevista exclusiva de John Mancini, presidente da AIIM, que faz uma radiografia do mercado de ECM no mundo e fala da maturidade do mercado latino-americano para adoção de ferramentas de Content Management e também da AIIM Expo + Conference 2010 que acontece em abril, na Filadélfia. Para que esta oportunidade se extenda a todos, a revista Document Management está organizando mais uma vez uma comitiva de empresários para visitar e participar deste evento. A todos uma boa leitura.

Susana Batimarchi EDITORA

CONSELHO EDITORIAL

José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso, Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, , Ângelo Volpi, Monica Mancini, Nelson Yassuo Osanai, Daniel Dias Filho, Jose Antonio Galves Jr, Paulo Roberto Oliver, Oerton Fernandes, Sandra Cylke, Cássio Vaquero,Walter Freitas, Cesar Andrade, Bob Larrivee, Alan Pelz-Sharp e Fábio Fischer

www.docmanagement.com.br PUBLISHER Eduardo David eduardo.david@editoraguia.com.br

ARTE E DIAGRAMAÇÃO Flávio Della Torre flavio.dellatorre@gmail.com

DIRETOR Arnaldo David david@editoraguia.com.br

FOTOGRAFIA Josetti Capusso jcapusso@terra.com.br

EDITORA Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br

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GERENTE COMERCIAL Sandra Mletchol sandra@editoraguia.com.br EXECUTIVO DE CONTAS Laura Capo laura.capo@editoraguia.com.br

ADMINISTRAÇÃO Lúcia Fernandes lucia@editoraguia.com.br IMPRESSÃO Copy Press

ASSISTENTE COMERCIAL Karina Rodrigues karina@editoraguia.com.br

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DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais. DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista. Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

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GUIA BUSINESS MEDIA

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entrevista

John Mancini

Tudo o que se quer saber sobre ECM John Mancini, presidente da AIIM - Association for Information and Image Management fala nesta entrevista exclusiva sobre o Mercado de ECM no mundo e as perspectivas para o ano que se inicia.

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Document Management – O senhor poderia fazer uma breve análise do estado atual do mercado global de ECM? John Mancini - Por muitos anos, as organizações têm sobrevivido sem uma estratégia de gestão da informação. Eles costumam dizer coisas como: “Sim, precisamos de uma estratégia para a gestão dos ativos financeiros da organização, por isso vamos investir em um sistema de contabilidade”. Ou, “sim, precisamos de uma estratégia para a gestão dos ativos físicos e seus dados associados, por isso vamos pôr em prática um sistema de ERP”,e ainda, “sim, nossos recursos humanos são importantes, então vamos gastar dinheiro com um sistema de RH.” Mas e quanto a uma estratégia de gestão da informação? Muitas vezes essa questão não é resolvida. No entanto, a grande quantidade de informação que está assolando nossas organizações são frutos de uma criação rápida e de um conjunto de circunstâncias, diante das quais não vamos mais ser capazes de sobreviver sem uma estratégia. É imperativo e estratégico gerenciar informações de forma eficaz ou muito em breve este quadro se tornará irreversível - com consequências devastadoras para quem pensa o contrário. DM - Quais são os principais desafios e benefícios da Enterprise Content Management, neste momento em que a crise financeira não é mais o foco principal para a economia de muitas empresas ao redor do mundo? JM - A boa notícia é que há uma grande quantidade de opções de conteúdo e documentos lá fora. A má notícia é que há uma grande quantidade de opções de conteúdo e documentos lá fora. O “elefante está sala”, em uma série de discussões sobre ECM e principalmente sobre Sharepoint. Desde o seu lançamento, o Sharepoint 2007 demonstrou um crescimento fenomenal. Pesquisas recentes da AIIM

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“A chave para melhorias está nas tecnologias de gestão documental” têm indicado taxas de adoção de mais de 65% em várias regiões geográficas e setores diferentes, e o Microsoft Sharepoint tem se posicionamento como o sistema de “Informações Operacionais” para as organizações. Parece que todas as organizações que já usam produtos Microsoft ao longo dos próximos anos, vão implementar o Sharepoint, e a própria Microsoft já começou a criar uma cultura em torno do Sharepoint 2010. Em muitos aspectos, “Sharepoint” tornou-se um pouco um substantivo no espaço do ECM (como Bombril para esponjas de lavar louça ou Xerox para cópia), representando para muitos usuários finais, um conjunto de funcionalidades, que começa como um substituto para unidades compartilhadas para documentos do Office até uma plataforma de colaboração e se estende para outras áreas mais complexas como os spreads da plataforma. Até os concorrentes para o Sharepoint, no aspecto da colaboração, cada vez mais tendem a utilizar o Sharepoint como ponto de referência, essencialmente, dizendo: “Nós podemos fazer como no Sharepoint “Y” coisas, mas em uma infraestrutura diferente”. Alguns dos players mais tradicionais em ECM estão focados no conteúdo transacional e na missão crítica dos processos relacionados com este conteúdo e têm demonstrado uma tendência de enfocar seus diferenciais naquilo que Sharepoint não proporciona. DM – Como a AIIM olha para o mercado latino-americano neste momento? JM - Estamos muito otimistas sobre as tendências no mercado latinoamericano. As condições econômicas têm forçado as organizações a serem muito mais criativas na condução de

seus gastos e melhoria da produtividade. A chave para essas melhorias está no conteúdo e nas tecnologias de gestão documental. Essas tecnologias são fundamentais para a melhoria dos processos. DM – O senhor sente algum tipo de evolução ou maturidade no mercado latino-americano para a utilização de ferramentas de ECM? JM - Em todo o mundo existe uma evolução e uma maturidade quanto ao uso do conteúdo e quanto às ferramentas de gestão de documentos. Dez anos atrás, essas ferramentas só eram encontradas dentro de grandes organizações em áreas isoladas, e eram utilizadas por apenas 5% dos colaboradores. Agora, a tendência é que essas tecnologias sejam empregadas por todos os trabalhadores em uma organização. Claro, isso significa que muitos colaboradores nem percebam que estão usando ferramentas de “gestão de documentos.” Eles só veem essas tecnologias como parte de fazer o seu trabalho. O que significa que a gestão de documentos deve tornar-se muito mais simples de implantar e utilizar. DM - Se o senhor pudesse fazer uma análise sobre as principais tecnologias que as empresas devem ter foco durante os próximos anos, quais seriam? JM – A gestão intensiva de documentos é para a maioria das organizações o melhor lugar para procurar por melhorias para se obter e maior eficiência. Muitas organizações pensam nos processos sem notar os documentos que os envolvem. As organizações precisam pensar em dois tipos de processos e compreender como sua estratégia de informação facilita ou frustra essas políticas. O primeiro

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entrevista

John Mancini

tipo de processo é aquele específico para a indústria em particular. Muitas empresas, primeiro se testam no gerenciamento de documentos e conteúdo, automatizando esses tipos de processos. Muitas organizações sobreviveram à primeira onda da revolução da informação, reunindo uma “colcha de retalhos” de tecnologias e sistemas manuais. Como resultado: • O custo é de 20 dólares por um arquivo de documento, 120 dólares para encontrar um documento enviado por engano, e 220 dólares para reproduzir um documento perdido. • 7,5% de todos os documentos se perdem e os demais 3% do restante estão desorganizados. • Um documento é fotocopiado, em média, dezenove vezes. • Profissionais chegam a gastar de 5% a15% do seu tempo na leitura de informações, mas perdem até 50% do seu tempo procurando as informações corretas. A viabilidade desta estratégia manual de uma “colcha de retalhos” tecnológica será cada vez mais utilizada em razão do volume crescente de informações que deve ser administrado. Estamos rapidamente nos aproximando do ponto em que só a tecnologia poderá automatizar a ingestão suplementar de informação e só sua digestão poderá resolver o problema. Muito em breve, as organizações que dependem de cada funcionário para suavizar as lacunas e os espaços em branco na sua estratégia de gerenciamento de informações estarão em clara desvantagem. O princípio-chave para as organizações agora é começar o treinamento e capacitação de seus profissionais para maior compreensão dessas tecnologias e como elas podem ser usadas para melhorar o desempenho da companhia. O melhor lugar para começar com essa formação é com a AIIM - www. aiim.org/training e no Brasil em português www.certificacaoaiim. com.br.

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Todo lo que se quiere saber sobre ECM John Mancini, presidente de la AIIM – Asociación Internacional de Gestión de Contenidos Empresariales –, en exclusiva con Document Management, habla del mercado del ECM en el mundo, posibilidades para este año y de la AIIM Expo + Conference 2010, el más importante foro global del ECM. Document Management – ¿Por favor, podría usted hacer un análisis del momento actual del mercado global del ECM? John Mancini – Hace años que las empresas sobreviven sin una estrategia de gestión de información. ¿Pero, como se puede trazar esa estrategia? Muchas veces no hay resolución para esa pregunta. Sin embargo, la gran cantidad de información que rapidamente llega a las empresas tiene origen en un conjunto de circunstancias, que no nos permitirá existir sin planes estrategicos. La gestión eficiente y eficaz de las informaciones es fundamental y obligatória. Para los que no piensan así, las consecuencias serán devastadoras. DM - ¿Cuáles son los principales desafios y beneficios del ECM, ahora que la crisis financiera ya no es el foco principal de la economía de muchas empresas de todo el mundo? JM - La buena y la mala noticia es que hay muchas opciones para el contenido y los documentos mundo afuera. Como dicen en Brasil: “El elefante está en la sala”. En una serie de debates sobre ECM y, sobretodo, Sharepoint, parece que todas las organizaciones que ya utilizan los productos de Microsoft van a marchar para el Sharepoint, y la propia Microsoft ha comenzado a crear una cultura acerca del Sharepoint 2010. En muchos sentidos, Sharepoint se convertió en una especie de sustantivo. Algunos de los ‘players’ más tradicionales del ECM están centrados en el contenido transaccional de misión crítica de los procesos relacionados con este contenido y han demostrado una tendencia a centrarse en sus ventajas en lo que Sharepoint no proporciona . DM – ¿Cómo la AIIM ve el mercado latinoamericano en este momento? JM - Estamos muy optimistas con las tendencias en el mercado latinoamericano. Las condiciones económicas piden que las organizaciones sean mucho más creativas en el manejo de sus gastos y mejoren la produtcividad. La llave para esas mejoras está en el contenido y en las tecnologías de la gestión de documentos. Esas tecnologías son esenciales para el mejoramiento de los processos.

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O e-processamento para entrega de documentos pode reduzir o tempo necessário para sua procura e classificação em

46%

e reduzir para a metade o número de documentos perdidos. Fonte: AIIM

Empregando um sistema de workflow em contas a receber, os pagamentos em atraso podem se reduzir a

50% Fonte: AIIM

Um sistema de Document Management pode diminuir a rotina de cópia e arquivamento de atividades em um departamento de RH em até

46%

dos usuários de sistemas de ECM mostram em relatórios que o ROI pode ser atingido no prazo de doze meses, e dois terços dos empresários pesquisados pela AIIM apontam este retorno num prazo de dezoito meses. Fonte: AIIM

836 celulares

para cada mil pessoas – aumento interanual de 17,3%. Fonte: Everis

243 computadores para cada mil pessoas – aumento interanual de 14,2%. Fonte: Everis

3,4 servidores para cada mil pessoas – aumento interanual

25% 16,5% de 9,4%.

Fonte: Everis

Fonte: AIIM

Simpress lança solução setorizada A fim de atender às necessidades de impressão e de gestão de documentos do setor de alimentos e bebidas, a Simpress, passou a atender o segmento tanto para área administrativa das empresas como fábricas e centros de distribuição, além da gestão automatizada, controle da operação e unificação do parque de impressão. De acordo com Paulo Theophilo, diretor de Marketing e Negócios da Simpress, a companhia tem grandes clientes neste setor e, com base nesta experiência, decidiu customizar uma oferta para este mercado, que possui necessidades específicas tanto de impressão quanto de gestão de documentos. Para o executivo a solução da companhia foi desenhada para atender a demanda, permitindo que as empresas obtenham redução de custos e um maior nível de serviços prestados a todos os usuários. Para a área administrativa, a Simpress

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INDICADORES

Paulo Theóphilo, diretor da Simpress oferece o Pool de Impressão e o Document Center. No caso do Pool de Impressão, são disponibilizadas soluções adequadas a cada departamento, que podem realizar a captura, impressão e cópia de documentos relativos ao cotidiano da companhia, como materiais administrativos, planilhas, tabelas de preço, cadastros e comunicados.

Em média, cerca de

15% do espaço

dos usuários de internet são assinantes de banda larga – aumento de 2,2%.

de um escritório é ocupado por armários de arquivo: introdução de um sistema de gerenciamento de documentos pode limitar esta área em

341 usuários

35% 51% Fonte: AIIM

dos documentos digitalizados são 100% “nascidos digitais” e criados no MS Office.

Fonte: AIIM

Fonte: Everis

de internet para cada mil pessoas – aumento interanual de 6,8%. Fonte: Everis

Existem hoje

19 domínios de internet para cada mil pessoas – aumento interanual de 23,4%. Fonte: Everis

399 dólares

são gastos per capita anualmente em TIC – diminuição interanual de 10,2%. Fonte: Everis

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McAfee e Adobe firmam parceria global A McAfee e a Adobe Systems anunciam parceria global para distribuir conjuntamente novas soluções que proporcionarão segurança mais abrangente aos clientes de ambas as empresas. Com a aliança, a McAfee e a Adobe passarão a distribuir solução integrada de Prevenção contra Perda e Roubo de Dados (DLP ou Data Loss Prevention, em inglês) e Gerenciamento de Direitos Digitais (DRM) Corporativo para ampliar o alcance da proteção de dados para fora da empresa. A combinação da experiência da McAfee, na área de classificação de dados por políticas

de segurança, com a liderança da Adobe em proteção de documentos baseada nessas políticas permitirá às organizações proteger mais facilmente as informações essenciais de negócios, tais como a propriedade intelectual ou dados legais e de conformidade. Com a nova solução, companhias de todo o mundo poderão garantir que o controle de acesso a informações confidenciais seja automaticamente aplicado de acordo com a classificação dos dados, além de fiscalizar o cumprimento de políticas de governança corporativa para reduzir as onerosas perdas de informações. www.docmanagement.com.br

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também pode colaborar www.docmanagement.com.br doc2.0 Você

Luis Sena, gerente de Marketing da HP

mundial a empresas que dependem de operações 24/7 confiáveis, ou seja, operações que não podem parar. A maioria dos clientes é formada por instituições financeiras, centros de resposta de emergência, hospitais e operadores de telefonia móvel. Para Luis Sena, gerente de Marketing para servidores de missão crítica da HP Brasil, as diversas empresas no Brasil com operações de alta criticidade como o ambiente de negociação de Bolsa de Valores, transações de cartão de crédito e o Home Location Register (HLR) escolheram a plataforma NonStop devido à alta confiabilidade, escalabilidade e baixa latência no processamento de transações. A plataforma foi aperfeiçoada e passou a ter mais capacidade, melhor integração empresarial e desempenho. além de melhorar os níveis de serviço.

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A HP comemorou os 35 anos da família HP Integrity NonStop – desenvolvida para que os clientes possam executar suas operações de missão crítica sem interrupções – e anuncia a ampliação do portfólio. Os servidores HP Integrity NonStop garantem desempenho de nível

Sergio Bosso passou a liderar a unidade de System Support da Sonda Procwork. Já para a direção das operações voltadas para a venda nas verticais industriais de manufatura discreta e varejo, contratou Rubens Caparica, que terá como meta a estratégia de comercialização do portfólio de produtos e serviços da companhia na América Latina. Fábio Mello, que assume a função de gerente comercial de Vendas da tecnologia de Enterprise Resource Planning (ERP) voltadas para médias empresas.

A AKAD amplia a oferta da linha de Scanners Coloridos da Contex lançando o modelo XD2490. Este novo modelo é ideal para a digitalização de documentos e imagens no formato A1 (aproximadamente 863,60 mm x 538,80 mm) e possibilita a captura de imagens com perfeição em cores e excelente qualidade em escalas de cinza. O equipamento é ideal para arquitetos, engenheiros, desenhistas, projetistas, entre outros, pois captura imagens com alta qualidade nos formatos TIFF, JPG e PDF com até 1200 dpi ópticos, ou através do software opcional Next Image, 9600 dpi interpolados. Possui interface de comunicação USB 2.0 e velocidade de digitalização de até 3 polegadas por www.docmanagement.com.br

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segundo no modo 400 dpi turbo RGB Color e 10 polegadas por segundo no modo 400 dpi turbo grayscale ou monocromático. O XD2490 tem capacidade para digitalizar até 514 formatos A1 por hora (aproximadamente 863,60 mm x 538,80 mm) no modo monocromático - 200 dpi (considerando apenas o tempo de varredura, sem incluir o tempo de alimentação do documento por parte do usuário). O scanner aceita documentos em espessura de até 2 mm e é ideal para digitalizar trabalhos como plantas de engenharia, pequenos croquis de arquitetura, urbanismo, desenhos de fachadas, entre outras aplicações técnicas.

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AKAD lança scanner Contex no formato A1

Francisco Valim, é o atual CEO da Serrasa/Experian para Europa, Oriente Médio, África e América Latina, ele se reportará diretamente a Chris Callero, COO do grupo. Ricardo Loureiro assumiu a posição de managing director (MD) para a América Latina e Laércio de Oliveira assume a presidência da Unidade de Negócios Pessoa Física e da Unidade de Negócios Pessoa Jurídica.

Airton Pinto assumiu o cargo de country manager da Hitachi Data Systems no País. Em 2005, assumiu o cargo de diretor de Canais e Alianças da América Latina e após um ano assumiu a diretoria nacional de Vendas. Edson Bispo, que estava no comando da empresa desde 2008, passará a ser o responsável pelo mercado público, exercendo a posição de diretor de Vendas Governo, em Brasília. Como gerente de serviços profissionais/pósvenda, a empresa também anunciou para o cargo, Paulo Sasaki.

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Carreiras

Missão crítica da HP comemora 35 anos

Edson Ferreira Leite é o novo CEO da Logica, provedora global de serviços de TI e gestão de negócios. O executivo chega para comandar a empresa em sua nova fase de operação na América do Sul.

Vladimir Alem, passou a execer a função de gerente de Marketing da distribuidora carioca Allier, bem como dos fabricantes internacionais que a empresa representa no mercado brasileiro (Riverbed, Zscaler, FastSoft, Digital Shredder, Teneros e IronPort). Fabiana Magalhães assumiu a gerencia comercial da TWT Info. A empresa é um provedor de serviços da tecnologia da informação, com fortes conceitos de negócios e especializado em implantação de soluções corporativas, desenvolvimento e integração de sistemas.

Wilton Tamane assumiu a diretoria de desenvolvimento de negócios da CNC. Com presença marcante desde 1996 no segmento de outsourcing de impressão, há quatro anos a CNC vem investindo de forma agressiva no segmento de Gestão de Documentos e ECM, com objetivo de ser uma provedora completa e integrada de soluções de Gestão de Informação e Processos, sem deixar de lado a importância da sustentabilidade e cuidado com meio ambiente.. Edson Ferreira Leite é o novo CEO da Logica, provedora global de serviços de TI e gestão de negócios. O executivo chega para comandar a empresa em sua nova fase de operação na América do Sul e terá como desafio criar e implantar estratégias para ampliar os negócios da empresa em toda a região.

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Anvisa digitaliza acervo de medicamentos Um acervo com 52,6 milhões de documentos com registros de medicamentos que circulam no Brasil será inteiramente tratado e digitalizado. Trata-se de um arquivo único, com quase um século de informações, que além da relevância para todo o sistema nacional de saúde, ajuda a contar a história do tratamento médico no País. A Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), que tem a posse do arquivo, quer garantir a integridade dessa vasta documentação e qualificar o acesso de seus técnicos a informações relevantes. A Montreal Informática, empresa nacional no setor de gestão eletrônica de documentos e foi contratada em concorrência pública, terá dois anos para processar todo o acervo. O trabalho inclui gestão de arquivamento de todo o material em papel,

sua digitalização, implantação de softwares de acesso e leitura com certificação digital para 1,7 mil funcionários. Além de treinamento, instalou uma planta de digitalização nas dependências da Agência, com uma equipe de 70 técnicos.

A Ricoh e a Equitrac, empresas fornecedoras de equipamentos para impressão e soluções para impressão, respectivamente, anunciaram, na Inglaterra, o versionamento da ferramenta Print & Copy Control (PCC) que permite aos usuários acompanharem os custos de impressão. A ferramenta PCC permite que os usuários possam controlar suas cópias, fax e digitalização, através de um log-in no Ricoh Select-MFP (para equipamentos multifuncionais). Esta última versão é baseada em Java para tornar a integração do software mais fácil com os processos de negócios das organizaçôes. A versão atualizada

do PCC integra-se facilmente ao Equitrac Office e plataformas de software Equitrac Express, que oferecem vários aprimoramentos para ajudar as organizações a gerenciar a autenticação e controle ao mesmo tempo, realizar o controle de utilização e alocação de custos em um ambiente seguro. A solução possui um dispositivo chamado de Follow-You que permite aos usuários localizarem documentos em qualquer lugar e em qualquer servidor de impressão, automaticamente. Além disso, a solução possui funções para digitalização Scan-to-Me incorporado ao e-mail do próprio usuário.

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Empresa global em soluções de virtualização do desktop ao datacenter e à nuvem, a VMware anunciou ao mercado brasileiro a disponibilidade do VMware Workstation 7. As características do Workstation 7 auxiliam os programadores, engenheiros, profissionais de vendas e os administradores de TI a reduzir os custos de hardware simplificando as tarefas, poupando tempo e aumentando a produtividade. As principais melhorias do produto incluem: Suporte do Window 7: VMware Workstation otimiza ao máximo o desempenho a ser executado em PCs com Windows 7 de 32 bts e 64 bits, e funciona de forma perfeita com Flip 3D e Aero Peek para mostrar ao vivo a atividade da máquina virtual;

gráficos 3D: Executa um número maior de aplicações 3D com suporte para Windows Aero, o Modelo 3 do DirectX 9.0 e Open GL 2.1 em máquinas virtuais do Windows; funções desenhadas para profissionais. O novo VMware Workstation 7 agiliza o desenvolvimento do software com as novas integrações de IDE para o conjunto de ferramentas SpringSource e Eclipse IDE para Java & C/C++ junto com os melhoramentos de depuração de gravação e reprodução (Record Replay Debugging) que permite descobrir com maior rapidez os vírus não determinados e recursos de virtualização mais avançados.

Novas demandas fiscais Antecipando as novas exigências do Fisco e das demandas do mercado para 2010, a Sonda Procwork apresentou mudanças que já fazem parte de seus produtos e serviços fiscais. Para adequar os clientes às programações da Receita Federal que passam a valer neste ano, Kazuo, da Sonda Procwork a companhia investiu numa nova arquitetura Imobilizado (CIAP) para o Bloco G para o PW.SATI, tradicional e a integração do aplicativo ao SAP ferramenta de gestão fiscal BO (Business Objects), tecnologia desenvolvida pela Sonda Procwork, de Business Intelligence que que é responsável pela apuração de agregará inteligência ao processo cerca de 64% dos impostos gerados fiscal das empresas entre outras anualmente no Brasil. mudanças como afirma Carlos Entre as alterações contidas no Kazuo Tomomitsu, diretor-sênior da PW.SATI-SPED está a adequação às normas do Crédito de ICMS do Ativo empresa.

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Ricoh e Equitrac anunciam nova solução

VMWare lança no Brasil Workstation 7

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S ! GA AS VA AD IT LIM

info360 AIIM international exposition + conference

april 20-22, 2010 | pennsylvania convention center | philadelphia, pa

A revista DOCUMENT MANAGEMENT em parceria com a DAIKITI TRAVEL, está organizando pelo segundo ano consecutivo um grande projeto para levar uma COMITIVA DE EMPRESÁRIOS BRASILEIROS para participar da INFO 360 AIIM International Exposition + Conference, o maior congresso e exposição mundial em ECM - Enterprise Content Management, que acontecerá entre os dias 20 e 22 de abril na cidade de Philadelphia – USA.

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Fortalecimento do mercado e gerentes, a padronização de terminologias, aspectos sistêmicos, condições de processos internos e a integração com entidades internacionais como a PRISM e a ARMA entre outras. Segundo Gutierrez o selo de qualidade já se tornou realidade e diferencial de mercado., e atualmente algumas associadas já estão sendo auditadas pela empresa certificadora para ser homologada e a intenção é que todas associadas detenham o selo até o final de 2010. Além disso, a ABGD está lançando o novo Curso de Certificação em Gestão Documental. Com a primeira turma prevista para fevereiro.

“O Certificado em Gestão Documental é uma excelente forma de divulgar o nome da Associação. Aliado a isso, o ingresso de novos associados, trará uma maior visibilidade no mercado”, disse Gutierrez. “Algumas parcerias com outras associações também serão firmadas. Em primeira mão já posso divulgar que a ABGD será Apoiadora Institucional no evento Missão Document Management para a AIIM EXPO Conference 2010. Acreditamos que o intercâmbio com outras associações dentro e fora do país poderão agregar muito conhecimento a todos os nossos associados”, finaliza o presidente.

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Entre as principais metas para a nova gestão da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) está o de fortalecer o mercado de Gestão Documental, como afirma o presidente eleito para o biênio 2010/12, Eduardo Coppola Gutierrez. Por meio de comissões internas que tratam de diversas estratégias as principais metas englobam ainda a capacitação da mão de obra das empresas do setor através de cursos especialmente estruturados pela ABGD ,a atualização dos clientes dos associados e do mercado em geral através de cursos voltados a supervisores

Novo presidente da ABGD, Eduardo Coppola Gutierrez

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Tecmach anuncia novo diretor de Marketing Para fortalecer a presença nos segmentos de atuação, a Tecmach empresa 100% brasileira focada na gestão de documental e em serviços de outsourcing de impressão acaba de contratar Jose Antonio Ramos Filho para o cargo de diretor da área de Desenvolvimento Humano & Marketing. O profissional terá como objetivos principais a atração, a retenção e o desenvolvimento de profissionais através de ações alinhadas com a estratégia da Tecmach. Além da parceira em gestão de documentos, a Tecmach está preparada para oferecer produtos específicos para cada segmento que atende, com foco na metodologia que desenvolve para revisão de processos, levando à otimização dos negócios de seus clientes. A meta da companhia é

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OKI recicla mais de 390 toneladas de materiais A OKI Printing Solutions, uma das principais empresas de soluções de impressão, anuncia que reciclou, em 2009, mais de 390 toneladas de resíduos gerados por produtos e operações de escritório nos 120 países em que atua. “Temos parcerias estratégicas com companhias que estão de acordo com normas e licenças de preservação ambiental de seus países. Além disso, todos os funcionários de vendas e gestão dos escritórios da OKI no

mundo são encorajados a poupar recursos e energia”, afirma Luiz Carli, diretor de Operações da OKI Printing Solutions. Segundo um estudo mundial da OKI, a conscientização ambiental permite uma economia financeira de até 2 milhões de dólares ao ano, decorrente da diminuição do uso de recursos naturais. Hoje, 34% dos cartuchos que foram comercializados pela fabricante no Brasil são coletados e destinados de forma ambientalmente correta.

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uito se fala sobre computação em nuvem, ou cloud computing e, mesmo assim o conceito ainda confunde muita gente. Não é por acaso. As definições para o termo variam de acordo com as ofertas dos fornecedores. A descrição usada pela IBM, por exemplo, não é a mesma adotada pela Amazon, da mesma forma que Google, Microsoft e Salesforce mantêm cada uma sua visão particular sobre o tema, só para citar alguns players. É compreensível, portanto, que uma das rotinas de fornecedores, empresas de pesquisa e consultorias de tecnologia ainda tem sido explicar ao mercado as diversas abordagens dessa nova forma de distribuição de serviços de computação em que dados de empresas e de pessoas físicas ficam armazenados em uma grande nuvem de datacenters espalhados pelo mundo e são acessados pela internet. A partir dessa compreensão, é que se pode vislumbrar o impacto potencial do cloud computing na rotina, nos processos e nos resultados das empresas. Para a IDC, é importante que as empresas, antes de tudo, diferenciem cloud computing de cloud services. A consultoria considera que serviços de nuvem abrangem todos os produtos ou soluções distribuídas a pessoas físicas ou jurídicas por meio da internet (nuvem), em tempo real. Tais serviços caracterizam-se por uma série de atributos que, combinados, os fazem mais baratos e de acesso bem mais fácil e simplificado, em comparação com modelos tradicionais de distribuição de serviços. Daí o motivo de esta onda ter entre os seus principais alvos (e drivers) o mercado de pequenas e médias empresas, sobretudo, em economias emergentes como

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a do Brasil. Computação em nuvem, por sua vez, abrange toda a gama de tecnologias que permitem a oferta de serviços em nuvem, desde servidores e redes até software de aplicação e gerenciamento e malhas IP, diz a IDC. O termo também abrange outros instrumentos que possibilitam a efetivação do modelo, como acordos de preço, por exemplo. Os fornecedores podem usar o modelo de nuvem de computadores conectados à internet para comercializar seus próprios produtos (seja software como serviço, armazenamento ou servidores em nuvem), ou podem oferecer aos clientes suporte e ferramentas para que eles mesmos desenvolvam e distribuam suas soluções na nuvem. Para o Gartner, cloud computing é um estilo de computação onde capacidades de TI massivas e escaláveis são oferecidas como serviço para múltiplos clientes, por meio de tecnologias da internet. O modelo permite que o usuário use ciclos de CPU e armazene dados de forma remota, sem gastar dinheiro com redes e hardware próprios (veja serviços da Amazon), ou usufrua de aplicações sem precisar comprar software (veja CRM da Salesforce). E essas são apenas algumas das opções iniciais da computação em nuvem, que tem potencial de distribuir capacidades e soluções as mais complexas, tanto para indivíduos quanto para empresas, segundo o Gartner. A AMR Research, da sua parte, classifica as abordagens de computação em nuvem existentes no mercado em quatro estratégias, batizadas de nuvem aberta (open cloud strategy), jardim murado (walled garden strategy), nuvem interna ou privada (internal cloud strategy) e estratégia de terra e céu (land-and-sky strategy). Entender cada

uma dessas abordagens é um bom começo para perceber a abrangência do conceito – ao menos sob o ponto de vista de quem é referência na área – e tirar proveito dele (veja box com descrição dessas abordagens).

Quem É referÊncIa

Para a IBM – que instalou treze centros de competência em cloud computing ao redor do mundo e uniu forças com o Google para formar desenvolvedores – computação em nuvem é tecnologia da informação oferecida como serviço, o que abrange tanto hardware quanto software. Tal oferta ocorre em ambiente profundamente escalável e de alto desempenho. A definição traz implícitos conceitos já conhecidos, como computação on demand, que se traduz em pagar apenas pelo que se usa e usar apenas o que se precisa, e grid computing, modelo que interliga redes e gera uma espécie de máquina virtual gigante, com capacidade de processamento multiplicada devido à distribuição de tarefas e ao uso de capacidade ociosa dos computadores. Uma premissa essencial para a adoção em massa, segundo a IBM, é a evolução dos padrões abertos de computação. A maior parte do código do Blue Cloud da IBM é open source. No Google, empresa de buscas que virou sinônimo de computação em nuvem, mais de 90% das aplicações rodam nessa arquitetura. A empresa mantém uma estrutura mundial e escalável de servidores, que suporta o acesso simultâneo de milhões de pessoas – com um tempo máximo de resposta de busca da ordem de meio segundo. O esforço permanente para que seu sistema nunca saia do ar – porque significa um ralo na sua principal fonte de receita, a publicidade – fez o Google acu-

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cloud computing

mular competências que lhe permitem oferecer amplo portfólio de serviços em nuvem, em que o Gmail é uma das primeiras estrelas. No segmento corporativo, um destaque é o e-mail pago incorporado ao Google Apps. O pool gigante de discos que aloca capacidade na medida em que os usuários precisam permite que o Google disponibilize 25 gigabytes para cada caixa postal. Na empresa de buscas, cloud computing não é visto como uma nova versão de SaaS e sim, como um modelo ligado à melhoria de conectividade, barateamento de storage e padrões abertos, e ligado a tecnologias popularizadas pela internet e em grande escala, o que não necessariamente ocorre no SaaS.

onda no seu modelo de negócios e pensa sobre o que pode fazer para se adaptar aos novos tempos. Segundo especialistas, aplicações mais padronizáveis, como CRM e mesmo ERP, tendem a ir rapidamente para a nuvem. A SAP, por exemplo, já oferece produto com opção de ser rodado na nuvem ou na forma tradicional. Outros fatores que podem influenciar a adoção de cloud computing é o nível de criticidade dos dados envolvidos. Informações de conta corrente de um banco, por exemplo, dificilmente migrarão. Empresas como Oracle e Microsoft, cujo modelo de negócio predomina no mercado, serão forçadas a migrar para o novo modelo, segundo os especialistas. De olho na tendência, a Microsoft tem investido na interoperabilidade Impacto no segmento de TI dos seus produtos baseados na Web e no PC. O adoção do modelo de cloud computing Em seu portfólio para nuvem, um destaque deverá provocar grande impacto no cenário é o Windows Azure, um sistema operacional de TI, seja entre empresas usuárias, seja enpara desenvolvimento de aplicações na intertre fornecedores. Segundo Marcello Bosio, net que roda nos datacenters da fornecedora e gerente de pré-vendas da Hitachi Data Syste- provê elasticidade às aplicações, nos mesmos ms no Brasil, o armazenamento em nuvem e moldes das ofertas da Amazon. Inúmeros o aumento da virtualização dos datacenters outros produtos carregam o conceito de nuestão na lista de prioridades dos executivos vem, como os serviços da plataforma Windopara 2010. “Com essas tecnologias, é possível ws Live (Hotmail, Grupos, Sky Drive, Fotos, aumentar a capacidade de infraestrutura, etc.). O usuário da Microsoft pode armazenar o desempenho das redes e dimensionar os programas nos datacenters da fornecedora, equipamentos de acordo com a performance contratar CRM, Exchange ou Sharepoint pela e capacidade requisitadas pela empresa”, Web e terceirizar plataformas para desenvoldiz o gerente da Hitachi, especializada em vimento. Para a fabricante, que prefere usar o soluções de armazenamento orientadas a termo “software mais serviços”, terá vantagens serviços. “As companhias aprenderam que o fornecedor que deixe o usuário livre para podem simplificar seus sistemas e diminuir usar computação tradicional ou baseada em seus custos”, diz Bosio. nuvens, ou ambas. Tímida ou ativamente, a maior parte das A HP, que mantém parcerias com Yahoo empresas de TI já analisa os reflexos dessa e Intel na criação de centros de pesquisa de cloud computing, acaba de anunciar lançamento global na área. A fornecedora de infraestrutura para criação de nuvem interna disponibilizou três soluções que automatizam a provisão de Alexandre Cadaval serviço dentro da infraes– diretor de engenharia trutura existente, seja físie produtos da DHC ca, virtual ou baseada em Outsourcing nuvem, que garantem aos consumidores de computação em nuvem otimização de custos e previsibilidade para estimar orçamento e que permitem aos provedores oferecer ao SMB serviços de

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forma terceirizada e com preços equivalentes a utilitários. “Esses lançamentos mostram que a HP está apostando alto no cloud computing, principalmente no aspecto da gestão adequada do serviço tanto para quem disponibiliza quanto para quem usa”, explica Silvio Maemura, diretor da unidade de negócios HP Software & Solutions. O executivo considera que, do lado da oferta, ainda há poucas aplicações disponíveis, com alguns segmentos partindo à frente, como o de soluções mais padronizadas. “É o caso de aplicações para força de vendas”, exemplifica. A expansão limitada, segundo ele, deve-se ao fato de que os fornecedores ainda não convenceram totalmente o mercado quanto à segurança, desempenho e disponibilidade. “O CIO é pressionado para buscar soluções flexíveis e que reduzam custos, mas se um documento ou informação importante vaza na nuvem, é ele que será responsabilizado”, diz o diretor. Além disso, há a questão da padronização. “A HP pode até criar na nuvem um serviço padronizado para guarda de documentos, mas o grande cliente vai dispensar, porque precisa de soluções específicas para o seu negócio”, pondera Maemura. Por outro lado, ele observa o forte apelo do cloud computing e a possibilidade de que fatores como a geração de um mercado consumidor expressivo e a pressão pela redução de custos podem levar à padronização de aplicações. Enquanto isso, na Siemens Enterprise Communications os executivos comemoram o fechamento de diversos contratos para venda de solução de comunicação unificada no modelo Caas (comunicação como serviço) baseado em nuvem. O primeiro cliente foi a empresa aérea Azul, que adotou solução hosted para executar todas as funcionalidades de uma plataforma de comunicação tradicional, agregando recursos de telefonia IP e mobilidade. “Em vez de manter diversos servidores, a empresa passou a acessar na nuvem aplicações de voz e colaboração, garantindo total controle dos gastos com telefonia e comunicação unificada para todos os funcionários. E não precisou investir nada em hardware ou qualquer ativo fixo”, analisa João Fábio de Valentim, diretor de serviços e soluções da Siemens. Para 2010, a expectativa da fornecedora é dobrar a base atual de 2 mil usuários de comunicação focada em nuvem no Brasil.

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Datacenters no front

No segmento de datacenters, alguns movimentos mostram que o conceito de cloud computing pode ser vendido com facilidade, dependendo da abordagem e do produto oferecido. Na LocaWeb, um serviço de cloud server lançado em 2008 já atraiu grande número de empresas, interessadas em um custo de até 60% menor em comparação com uma solução dedicada com o mesmo poder de processamento. O cliente adquire o servidor em nuvem da LocaWeb, mas mantém o poder de administrar a sua máquina e instalar os softwares que quiser. A Diveo é outra que já conseguiu convencer muitos clientes a usar sua nuvem para comprar aplicativo como serviço, rodando em infraestrutura compartilhada e pagando por número de usuários e espaço em disco usado. A empresa, que iniciou sua oferta de cloud com o Microsoft Exchange (servidor de e-mail), somava no começo de 2009 mais de cem clientes, entre pequenas, médias e grandes empresas. Elas contrataram armazenamento e processamento, com SLA ligado à aplicação, e não à infraestrutura. Segundo a Diveo, a economia de custos proporcionada pelo compartilhamento ficou entre 30% a 40%, em comparação com uma solução dedicada.

Além do Diveo Exchange, o portfólio de cloud computing da empresa de datacenter incluiu recentemente o Diveo CRM, também em parceria com a Microsoft. “Criamos uma nuvem com capacidade, storage, gerenciamento e backup especificamente para CRM. O próximo passo é a criação, em breve, de ambiente de nuvem para qualquer aplicação, o que multiplica os desafios”, diz o diretor de produtos Marcos Rodrigo. Ele ressalta a aposta da Diveo na expansão das aplicações em cloud computing no Brasil. Na DHC Outsourcing, que oferece soluções de virtualização como serviço, muitas empresas de médio e grande porte já se beneficiam da computação em nuvem. O serviço é oferecido dentro de uma rede controlada, com arquitetura híbrida que possibilita interligar ambientes virtuais compartilhados a sistemas dedicados. Eles podem adquirir módulos de armazenamento, rede para acesso à Web, segurança, balanceamento de carga, otimização de tráfego, servidor virtual e backup. Podem também terceirizar toda a gestão do sistema virtualizado. Em 2008, a DHC lançou a V/Care, uma linha de virtualização de ambientes desenvolvida sob o conceito de private cloud

Delmar Assis – da Informatica Corporation

computing, ou seja, benefícios de computação em nuvem dentro de uma rede privada e controlada. “Só clientes DHC usam essa rede, com a vantagem de que se consegue misturar recursos físicos com recursos de nuvem, o que em geral não é possível na nuvem pública”, declara Alexandre Cadaval, diretor de engenharia e produtos da companhia. Comercializada em módulos – armazenamento de dados, comunicação em rede, segurança de rede e sistemas operacionais, balanceamento de carga e otimização de tráfego, servidores virtuais e backup –, a linha V/Care já atraiu dezenas de clientes, que economizaram em torno de 30% em comparação com o uso de um servidor dedicado. Cadaval acredita que a velocidade de expansão do uso da computação em nuvem depende da convergência da nuvem para

Abordagens para computação em nuvem

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uvem aberta (open cloud strategy) abrange a estratégia adotada pela Amazon, com suas ofertas comoditizadas de capacidade computacional e infraestrutura. As estrelas do seu portfólio são os itens S3 (simple storage service), EC2 (elastic computing cloud) e SQS (simple queue service), além de banco de dados disponibilizado como commodity. Na Amazon, o cliente compra megabytes para rodar aplicações que lhe interessam. Jardim murado (walled garden strategy) é o apelido dado à estratégia de empresas como Microsoft e Salesforce, que oferecem aplicações que rodam exclusiva-

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mente em suas infraestruturas. O Google também estaria com um pé nesta categoria, sobretudo com o App Engine, que permite o desenvolvimento, teste e compilação de programas que devem rodar nos servidores da própria provedora (a Google discorda dessa classificação, argumentando que o desenvolvedor mantém a liberdade de rodar o programa em outra estrutura que não a nuvem do Google). Nuvem interna ou privada (internal cloud strategy) tem como exemplo tecnologia Blue Cloud (nuvem azul) da IBM. A estratégia consiste basicamente em transformar datacenters corporativos em nuvem interna, que opera de forma simi-

lar à internet e pode se interligar a outras nuvens, fora da empresa. Em lugar de máquinas locais ou fazendas de servidores remotas, a IBM promete transformar a infraestrutura em fábrica distribuída de recursos de computação, acessível globalmente. Terra e céu (land-and-sky strategy), como o nome sugere, consiste de uma combinação entre os dois modelos. Um exemplo ilustrativo citado pela AMR é a própria Microsoft, com o Live Mesh, um serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos que combina nuvem com software instalado na infraestrutura do usuário (on-premise).

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Fonte: AMR Research

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cloud computing

um padrão definido. Por enquanto, o cormArCOs rOdriGO reio eletrônico conti– diretor de produtos nua sendo a principal da Diveo aplicação mais simples de ser levada à nuvem. “E-mail na nuvem já se tornou um grande repositório de informações, com documentos anexados, grande disponibilidade e escalabilidade infinita. As demais aplicações precisam de um trabalho prévio de flexibilização e adaptação, o que nem sempre preciso um cenário muito agressivo em é um processo rápido. Mas a tendência é que termos de custo para que bancos cogitem um número cada vez maior de aplicações, sequer conversar sobre o assunto”, exemarquiteturas e licenciamentos se adequem ao plifica Delmar Assis, diretor-técnico da modelo de nuvem”, diz o diretor. Para ele, há Informatica Corporation, empresa que ofeboas perspectivas do cloud computing para rece serviços de sincronização de dados on gestão de documentos, uma vez que as emdemand, em parceria com Salesforce, e sopresas podem contratar recursos adicionais à lução para integração de dados em nuvem, medida que cresce o negócio e o número de com suporte da Amazon Web Services. usuários. O Grupo TBA, que oferece serviços Para Assis, o grande benefício da comde datacenter, outsourcing e fábrica de teste, é putação em nuvem é a mobilidade que outro que ingressou na seara da computação provê ao usuário e ao negócio, além da ecoem nuvem, com foco no mercado de SMB e nomia de custos. “Mas em qualquer procomeçando pela oferta da nota fiscal eletrôni- cesso de integração para cloud, investir na ca (Nf-e) - que já disponibilizava antes, como qualidade dos dados é mandatório”, alerta utility computing. Desde 2006, a empresa já o executivo. Ele informa que nos Estados investiu 15 milhões de reais no novo modelo. Unidos muitas empresas já usam o modelo Atualmente, 30% da receita da NF-e do Brasil de nuvem para aplicativos de ECM. “Em origina-se da solução Cloud NF-e. Os 70% cinco anos, veremos no Brasil a adoção da restantes vêm das vendas de hardware Host gestão de documentos e informações em Secure Module (HSM) e licenças de softwares nuvem”, profetiza. “Mas nosso objetivo é inverter esses números Mas os entraves para aceleração do uso nos próximos dois anos”, observa Marco Anda computação em nuvem por empresas tonio Zanini, diretor-geral da NF-e do Brasil. ainda são muitos e não se restringem a A solução oferecida pela companhia privacidade dos dados e segurança. Há dúconsiste no compartilhamento das ferravidas sobre o modelo de comercialização e mentas integradas em nuvem (software, se a arquitetura das aplicações poderá ser assinatura digital, links de comunicação e replicada na nuvem. Os usuários querem impressoras). Os dados do cliente da NF-e saber se haverá interoperabilidade entre as do Brasil são armazenados em datacenter suas aplicações, dentro e fora da nuvem, e por cinco anos, seguindo orientação legal. se terão o mesmo nível de serviço no novo Independentemente do quanto a compumodelo. Como o fornecedor dimensiona a tação em nuvem se mostre atrativa em nuvem, para prestar atendimento diferenvários aspectos, há um consenso em meio à ciado? Onde termina a responsabilidade do maioria dos especialistas de que ainda não provedor e começa a do cliente? Quando despontou no horizonte a possibilidade de serão definidos e validados padrões de migração para a rede de quaisquer aplicloud computing? Como ficam as questões cações core das companhias. “Operações de compliance? As respostas para esses que envolvem grande volume de dados questionamentos, quando e se vierem, ou transações, como cartão de crédito, escertamente ajudarão a quebrar barreiras de tão longe de migrar para a nuvem. E será desconfiança.

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Alan Pelz-Sharpe

A indústria de ECM em 2010 Divulgação

Alan Pelz-Sharpe é analista-chefe do CMS Watch, autor e avaliador de produtos para o CMS Watch E-mail Archiving Report e para o CMS Watch ECM Suites Report aps@csmwatch.com

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ssa é aquela época do ano em que as pessoas me pedem para analisar a indústria do ECM em 2009. O que posso dizer é que existem três chaves para se olhar em 2010, cada uma delas terá um notável impacto sobre o setor. A primeira será o lançamento do Sharepoint 2010 pela Microsoft. Ainda o mais popular sistema de ECM de todos os tempos com vendas de 1,3 bilhões de dólares ao ano, e mais de 100 milhões de cópias vendidas até hoje, com promessas de mais vendas para 2010. O importante é que das mais de 100 milhões de licenças vendidas significam clientes satisfeitos, muitos felizes de verdade, mas outros nem tanto assim. Esta escalada de sucesso do Sharepoint expôs muitas fragilidades do produto, a maneira como é vendido e suas limitações. Para 2010 espera-se que se revertam muitas dessas deficiências e, a ansiedade já começa a ganhar força, quase um ano antes da data oficial de lançamento. Bom ou ruim, 2010 será o ano do Sharepoint. Ainda para 2010 veremos pela primeira vez o surgimento de um verdadeiro padrão para a indústria do ECM. Nos últimos estágios de aprovação e conversão para especificação de padrões, CMIS – Content Management Interoperability Specifition (Gerenciamento de Interoperabildiade de Especificação de Conteúdo) está pronto para marcar época. Desenvolvido conjuntamente pela EMC, Microsoft, IBM e Oracle (juntamente com uma série de pequenos distribuidores) o CMIS tem o apoio de todos os principais desenvolvedores de produtos ECM e já antes de se tornar um padrão real, já está sendo solicitado pelos compradores e usuários de sistemas de ECM. O CMIS é exatamente o que ele diz que é, um padrão simples para permitir a partilha e gestão conjunta de conteúdo (documentos) entre os sistemas. Para grandes organizações, em particular, as que possuem múltiplos sistemas ECM é um sonho que se torna realidade, e para os compradores de novos sistemas, é o padrão que poderá ter suporte de qualquer fornecedor, de modo que eles poderão evitar bloqueios dos sistemas. A terceria chave que pode ser um pouco

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mais difícil de observar, mas que não passará despercebida no entanto, é o aumento contínuo dos fornecedores de ECM, fora dos EUA. Esta indústria tem sido dominada pelos gigantes de vendas nos Estados Unidos, mas as coisas estão mudando. E rápido. Fornecedores europeus como Alfresco, Fabasoft, EVER e Nuxeo estão crescendo muito atualmente e estão demonstrando inovações tecnológicas muito além que as de seus competidores americanos. A Índia está produzindo mais produtos de ECM, e os produtos de localidades distantes como Cingapura e Malásia aparecem quase que um por semana. Como a tecnologia tornou-se mais aberta e padronizada, ao invés de grandes fornecedores como IBM e Oracle dominarem o cenário abriram a porta para as pequenas empresas locais para tornaremse inovadoras e que assim possam desenvolver produtos que atendam às necessidades locais, sensibilidades, regulamentos e culturas. O modelo norte-americano de “tamanho único” – um produto que serve para todo mundo – é abordagem já não tão relevante ou necessária, como já foi no passado. O orçamento de 2010 vai ver-se um pouco mais livre do que em 2009, e a necessidade de ferramentas de ECM estará crescendo cada vez mais forte. Embora alguns possam falar sobre consolidação das empresas Top, neste mercado, acredito que eles não estão conseguindo perceber o grande número de novas companhias que visam atender o mercado de médias e pequenas empresas. O ano de 2010 será o ano do Sharepoint com certeza, mas será também um ano de abertura e uma oportunidade para novos e futuros fornecedores de nível global.

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documentos eletrônicos

Angelo Volpi e Cinthia Freitas

A origem da escrita: parte 1 Divulgação

Angelo Volpi é tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br  Cinthia Freitas. é doutora em Informática com ênfase em Análise e Reconhecimento de Documentos Manuscritos almendracinthia@gmail.com

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ão se pode escrever sobre a evolução humana sem estudar ou mencionar o desenvolvimento da escrita e a evolução dos documentos ao longo da história. Muitas vezes não nos preocupamos com esta evolução, pois simplesmente fazemos parte dela ou tentamos nos adaptar a ela. Assim, nos três artigos que se seguem entenderemos como esses desenvolvimentos permitiram ao homem sair da caverna e de seus registros em pedras, chegando ao documento eletrônico. A história da escrita delineia sua evolução a partir das escritas pictóricas, das escritas ideográficas e das escritas alfabéticas. A escrita pictórica caracteriza-se por meio de desenhos ou pictogramas, por exemplo, para indicar “água” utilizava-se duas linhas onduladas. Este tipo de escrita aparece em inscrições antigas, tendo como exemplos os cantos Ojibwa da América do Norte, o catecismo asteca e mais recentemente a estória em quadrinhos. A escrita ideográfica baseia-se no uso de desenhos especiais chamados ideogramas, os quais têm por princípio representar só o significado, referindo-se a um pensamento não necessariamente de natureza linguística. Os desenhos foram trocados por símbolos que permitissem representar palavras de comunicação mais complexas. Neste caso, o sinal para “boca” passou a representar também “falar”. Surgiram então as combinações de símbolos, onde “boca” + “água” designava “beber”. Nesta época eram utilizados como suporte a argila, que era barata e de fácil acesso, ossos e pedras. Ao longo dos tempos os ideogramas foram perdendo alguns dos traços mais representativos das figuras retratadas e tornaram-se uma simples convenção de escrita. A origem das letras está nos ideogramas, mas esses perderam o valor ideográfico, assumindo uma nova função de escrita: a representação puramente fonográfica, ou seja, a escrita baseada no significante e não mais no significado. O ideograma perdeu seu valor pictórico e passou a ser simplesmente uma representação fonética. As letras do alfabeto atualmente utilizado derivam dessa evolução. A evolução da escrita mostra que os primeiros registros de um sistema para escrever surgiram

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com os sumérios e os egípcios. Em 2800 a.C. um sumério alfabetizado sabia que “boca” + “comida” designava “comer”. Outra mudança importante durante o processo de desenvolvimento da escrita egípcia foi o fato de os escribas “girarem” suas placas e não mais escreverem de cima para baixo, mas sim da esquerda para a direita. Esta mudança influenciou o grau de abstração dos símbolos utilizados. Outra mudança, foi o fato de os escribas deixarem de escrever na argila com varetas afiadas e passarem a utilizar estiletes com pontas em forma de cunha. Esta forma designa a escrita cuneiforme que continha 800 símbolos diferentes. Ressalta-se o código de Hamurabi escrito pelos sumérios após 1800 a.C. em uma coluna de diorito (pedra) contendo ampla variedade de questões legais visando um reino juridicamente homogêneo e, ainda, garantir uma cultura comum. Em paralelo aos sumérios os egípcios, a partir de 3300 a.C., desenvolveram os hieróglifos, os quais até 2900 a.C. sofreram simplificações e surgiram 25 sinais que tinham função fonética, e muitos desses sinais eram unidos, como na escrita cursiva. Surgiu o estilo hierático. Esse estilo foi difundido por meio da criação da massa de papiro, gerando um suporte semelhante ao papel. Os escribas passaram a utilizar penas de junco, fibra de papiro e tintas nas cores: preta, verde, azul e vermelha, as quais eram utilizadas para destacar trechos do texto. Assim, para a evolução desses sistemas de escrita, como mostra a história, é que os gregos, escrevendo consoantes e vogais criaram a escrita alfabética. E, portanto, a escrita alfabética caracteriza-se pelo uso de letras. A ideia foi transmitida por comerciantes que permitiram os diferentes povos criar seus próprios sistemas. Assim surgiram os alfabetos grego, fenício, etrusco, cirílico e romano.

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softwares para multifuncionais

Ana Lúcia Moura Fé

Software para multifuncionais Eles melhoram os processos de negócios, reduzem custos e sofisticam a gestão de documentos, mas muitas empresas ainda se limitam às funções básicas

A

s impressoras multifuncionais evoluíram muito desde a sua popularização, no fim da dé­ cada de 90. Deixaram de ser mera combinação de funções – impressão, cópia, fax e digitalização – e passaram a incorporar recursos de informática so­ fisticados que lhes asseguram um papel de destaque nas estratégias de gestão de documentos das empresas. Ninguém mais duvida que esses aparelhos “tudo em um” podem representar grande avanço na forma de lidar com documentos no mundo corporativo. Entretanto, ainda não é maioria o número de companhias que usufruem de todos os avanços dos multi­ funcionais, sejam os software embarcados nos equipamentos, sejam os aplicativos que os acompanham e as possibilidades de integração com outros softwares de gestão

de conteúdo empresarial. De acordo com Luiz Humberto Carli, diretor de operações da OKI Printing So­ lutions, essa falha não pode ser atribuída unicamente aos usuários. A abordagem adotada por fornecedores é essencial para que esses equipamentos sejam usados em toda a sua potencialidade e de forma in­ tegrada com os processos. Nesse aspecto, ainda existem muitos clientes e usuários que precisam ser aculturados, na avaliação do diretor. “Um foco mais consultivo do fornecedor é relevante para que se iden­ tifiquem as necessidades associadas com os processos de negócios do cliente, se determinem as aplicações com as quais a tecnologia embarcada pode incrementar a eficiência desses processos e, enfim, se possa propor melhorias com base nas tec­ nologias disponíveis”, diz o executivo.

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Carli explica que, comumente, os soft­ ware que acompanham os multifuncionais tratam das fases de captura e entrega dos documentos em repositórios. “Para o processo de workflow e gestão do ciclo de vida dos documentos, outras camadas de solução são necessárias”, afirma. Mas os aplicativos que acompanham os mul­ tifuncionais já possibilitam um contato inicial com a gestão de documentos. “Eles permitem, por exemplo, que um papel seja digitalizado, organizado e combinado com um ou vários documentos eletrônicos e, em seguida, distribuído aos interessados por e-mail em questão de minutos, com simples comandos de arrastar e soltar”, diz. Os benefícios são visíveis e imediatos, uma vez que no processo tradicional o do­ cumento eletrônico teria de ser impresso, organizado e combinado manualmente,

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softwares para multifuncionais

digitalizado novamente para posterior en­ vio por e-mail, conforme explica Carli. Ele ressalta, por outro lado, que é difícil gene­ ralizar os ganhos dessas soluções, tendo em vista que cada processo tem sua própria complexidade. “Há situações em que tarefas de dias podem ser reduzidas a algumas ho­ ras, mas tudo depende da complexidade do processo, da qualidade do serviço consulti­ vo realizado e da disponibilidade de recur­ sos associados à implantação”, assinala. O desconhecimento é a principal barreira para uso inteligente dos multi­ funcionais e dos seus softwares, segundo Alessander Comandolli, CCO (Chief of Commercial Office) da ND Digital, fabricante de software e especializada em tecnologia de impressão e imagem. “São muitos os programas disponíveis no mercado para facilitar o dia a dia das empresas, mas o fato é que não há uso em larga escala no Brasil”, diz Comandolli. Posicionada entre as maiores da América Latina em seu segmento, a ND Digital atende, por meio de parcerias, a um grande número clientes com diferentes estágios de adoção desse tipo de software. “Há os que usam oito soluções, e há os que usam apenas uma”, diz. A cultura das empresas é fator impor­ tante nesse cenário, mas Comandolli atri­ bui aos próprios fabricantes e parceiros uma boa parcela de responsabilidade pela baixa utilização. “Não acho que o preço dos produtos seja o maior entrave, por­ que o cliente paga por volume e obtém inúmeros benefícios além do controle de impressões, cópias e cadeia de suprimen­ tos, como economia de custos, integração e mobilidade”, diz o executivo. “O fato

é que muitos fornecedores nem mesmo conhecem as necessidades dos clientes, um pré-requisito essencial para a oferta de soluções”, acrescenta. O CCO destaca a mobilidade como um dos grandes benefícios dos pro­ gramas de multifuncionais. Cita como exemplo o n-Releaser (siga-me), que permite ao usuário enviar impressão para uma espécie de impressora virtual e, posteriormente, imprimir o documento a qualquer hora e de qualquer lugar, de acordo com as regras de segurança. “Com soluções como essa, a empresa tem acesso aos custos de impressão antes de a mesma ocorrer, além de agilidade no acesso às informações com reflexos positivos em praticamente todos os seus processos”, diz o executivo, explicando que o mesmo software tem recursos para controle, se­ gurança e rastreabilidade de fotocópias, entre outras funções sofisticadas.

Entrada principal da rede

Na base de clientes da Lexmark, observase uma expansão significativa no uso de aplicativos ligados a multifuncionais para a melhoria dos processos de negó­ cios e gestão de documentos e imagens, segundo José Antonio Abbate, gerente de Comunicação da fabricante no Bra­ sil. “Percebemos que as multifuncionais workgroup a laser e seus aplicativos inteligentes têm assumido cada vez mais a função de “entrada principal” de do­ cumentos da rede corporativa”, afirma o executivo, que, a exemplo do especialista da OKI, também ressalta a abordagem do fornecedor como elemento-chave para estimular um uso mais eficaz de todos

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Marcos maciel – especialista em softwares da Gestetner

os recursos tecnológicos proporcionados por esses equipamentos. Abbate defende a abordagem com ênfase na análise dos processos de ne­ gócios do cliente e no posicionamento estratégico dos multifuncionais dentro da organização. “Focamos a digitalização de documentos naqueles processos que trarão maiores benefícios e maior produtividade a cada área da empresa, usando soluções embarcadas que capturam e roteiam o do­ cumento para aplicativos de ECM ou para determinado local da rede”, diz o gerente. Para necessidades mais robustas e sofisticadas, a Lexmark é uma das que disponibilizam aplicativos de captura e roteamento com mecanismos elaborados de indexação, tais como OCR (Optical Caracter Recognition), OMR (Optical Mark Recognition) e leitura de código de barras. “Dispomos de suíte com todos esses recursos e auxiliamos nossos clientes na integração das soluções Lexmark com suas aplicações ECM”, esclarece Abbate. A Lexmark desenvolveu um portfólio de aplicativos denominados Vertical MFPS e voltados para escritórios de advocacia, recursos humanos, saúde e logística, en­ tre outras verticais. Abbate afirma que a suíte Lexmark Document Solutions Suite (LDDS) integra-se com alguns dos ECMs mais conhecidos do mercado, como MS Sharepoint, EMC Documentum, IBM

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Luiz humberto Carli – diretor de Operações da Oki Printing Solutions

Filenet. “Tudo associado com novas solu­ ções, como operação robusta em clusters e balanceamento de carga, garantindo alta disponibilidade e escalabilidade ao clien­ te”, explica o gerente da Lexmark. Como vantagem, ele destaca ainda a rede de par­ ceiros BSPs (Business Solutions Partners). “Eles têm boa capacidade de desenvolvi­ mento dos conhecidos scripts de software da solução embarcada XML e do suíte LDD (Lexmark Document Distributor) e garantem que as soluções sejam imple­ mentadas com sucesso nos processos de negócios dos nossos clientes”, argumenta. Abbate aproveita para informar que a mais recente novidade na prateleira da Lexmark é a plataforma DocMP de gestão de documentos, comercializada no mode­ lo SaaS para o SMB ou departamentos de empresas. Por meio de uma conexão segu­ ra da internet, a solução possibilita a cap­ tura e o roteamento de documentos para um datacenter central, de onde podem ser recuperados de forma simples. “A vanta­ gem é que o cliente não precisa adquirir servidores e infraestrutura, somente mul­ tifuncionais e o serviço DocMP”, diz ele.

Cópia e impressão prevalecem

Na Xerox, uma das maiores do mercado em número de softwares para multifuncio­ nais, a percepção é que cresce expressiva­ mente entre as empresas brasileiras o uso

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José Antonio Abbate – gerente de Comunicação da Lexmark

Fuzio Ymayo – gerente nacional de Marketing da Konica Minolta

da função de digitalização (scanner) dos equipamentos. “É um avanço importante para a gestão de documentos, mas o fato é que ainda há muito campo a ser explora­ do, uma vez que a maioria das companhias ainda se limita mais à cópia e à impressão”, diz Daliana Gambaro, gerente de produtos softwares e scanners da Xerox do Brasil. Para expandir ao máximo o uso das funções e dos softwares ligados a esses equipamentos, a Xerox criou em 2008 uma área de vendas específica, com forte estraté­ gia de orientação do seu canal de distribui­ ção. “O melhor argumento de vendas tem sido saber mostrar com clareza à clientela a melhoria dos processos e a redução de custos obtidas com o uso dessas tecnolo­ gias, automatizando parcial ou totalmente atividades manuais”, diz Daliana. De acordo com e executiva, as ações de digitalizar documentos, classificá-los, guardá-los em pastas eletrônicas dispo­ níveis em diretório para acesso de toda a empresa, embora signifiquem uma me­ lhoria em relação às caixas físicas cheias de papel, representam apenas o básico no mundo dos multifuncionais. O uso avançado e inovador somente ocorre quando os equipamentos estão associados a softwares inteligentes - embutidos ou comprados separados. Assim, quando uma empresa digitaliza e guarda um contrato em um repositório, por exemplo, não se

trata apenas de um diretório de rede, e sim de solução que gerencia essa guarda, vale-se de regras para acessos diferen­ ciados e possibilita o armazenamento automático no ato da digitalização, sem necessidade de comandos do usuário, só para citar alguns recursos. Em um cenário ideal, todo o processo seria composto e três fases, descritas re­ sumidamente por Daliana. Na primeira, o multifuncional converte papel em ar­ quivo eletrônico. Na segunda etapa, um software encarrega-se de fazer o OCR no arquivo (ou seja, memoriza todos os caracteres contidos no documento para pesquisa full text ou de campos, como CPF, código de barras, etc.). Em uma terceira fase, o documento pode ser ar­ mazenado em um computador ou em um software específico, como o DocuShare, da Xerox. Com base na Web, essa so­ lução permite armazenagem de todo o conteúdo digital ou digitalizado, além da recuperação e compartilhamento da in­ formação – ilustra Daliana. Pelos cálculos da executiva da Xerox, com essas soluções uma empresa pode en­ colher para até 30% o tempo de execução de processos. “São tecnologias que funcio­ nam em qualquer máquina, com custos a partir de mil reais e que não depende do número de usuários, e sim do número de equipamentos”, conclui a gerente.

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softwares para multifuncionais

Além dos aspectos técnicos

Marcos Maciel, especialista em softwares e soluções da Gestetner, considera que o mercado de soluções para multifun­ cionais tem adquirido musculatura nos últimos anos, na esteira do aumento do volume de informações nas corporações e do desenho de políticas de gestão de documentos. Segundo ele, as empresas, que antes observavam apenas aspectos técnicos ao adquirir essa tecnologia, ago­ ra pensam em como podem se valer da mesma para melhorar os seus processos. “Já foi o tempo em que se vendia hard­ ware ou software. Agora, as empresas buscam uma solução que combine ambos e que traga o máximo de benefícios”, diz o executivo. Para Maciel, se a grande diversidade de soluções no mercado – e consequente aumento da concorrência entre marcas – beneficiam o consumo, ela também pode representar um desafio a mais para a empre­ sa usuária. “Em meio a centenas de opções, o cliente tem de localizar aquela que faça sentido para o seu negócio, considerando custo total de propriedade (TCO), segurança da informação, compatibilidade regulatória, aperfeiçoamento de processo e sustentabili­ dade ambiental”, diz o especialista. Nesse cenário, ele destaca a crescente importância e sofisticação de softwares que permitem a administração remota, via Web, de parques de impressão próprios ou terceirizados. Soluções como o @Remote, da própria Gestetner, atuam em rede an­ tecipando problemas técnicos com alertas às áreas responsáveis e simplificando os processos de faturamento, com alto grau de detalhamento e sem contato humano na coleta de medidores, entre inúmeros outros recursos. Maciel explica que a solução pode se basear em equipamento externo, capaz de monitorizar até 500 multifuncionais, ou usar a capacidade de monitoramento remoto já incluída no software interno de equipamentos Ricoh/Gestetner. Com um custo inicial entre 5 mil dólares e 10 mil dólares, dependendo do contrato, a solução não tem custo algum para quem adquire até cinco equipamentos da fabricante. “É cada vez maior o número de empresas que apostam nesse tipo de gerenciamento

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remoto, deixando de despender esforços e de alocar pessoal para a enorme tarefa de administrar um parque de impressão, ativi­ dade que toma muito tempo e desvia o foco dos seus processos de negócio principais”, diz Maciel, ressaltando que, atualmente, a impressão é uma das atividades que mais gera chamadas de help desk em uma em­ presa. Além do gerenciamento remoto, a Gestetner comercializa soluções para ava­ liação e recuperação de custos e para gestão eletrônica de documentos, assim como softwares de parceiros. Fuzio Ymayo, gerente nacional de Mar­keting e novos projetos da Konica Mi­ nolta, é outro que ressalta a importância, para a melhoria dos processos internos de uma empresa, do uso de aplicativos que facilitam e agilizam a instalação, configu­ ração, gerenciamento de equipamentos e usuários, manuseio da memória e backup, entre outras funções. “O cliente pode, via Web e 24 horas por dia, gerar ordens de serviço, acompanhar o status das ordens, rastrear documentos e muito mais, sem sair de seu escritório ou mesmo de casa”, resume o executivo. A Konica Minolta comercializa aplicativo para a configuração remota de equipamentos que inclui ferramenta de contabilização das funções de cópia, digitalização e impressão, com geração de relatórios gerenciais que pos­ sibilitam a visualização global do negócio. “É o caso do relatório de economia de papel, que mostra mensalmente quanto cada usuário está economizando nas impressões ou cópias, enquanto que as aplicações convencionais oferecem somente a contabilização das im­ pressões e cópias”, ilustra. Como os demais especialistas, Ymayo considera ainda pequeno o nú­ mero de empresas brasileiras que se valem de todos os recursos ligados aos multifuncionais, embora acredite que a maioria já usufrua dos equipamentos, de uma forma ou de outra. “Tratam-se de ferramentas feitas para agilizar o proces­ so de trabalho. Os softwares existentes, vendidos em conjunto ou separadamen­ te, ajudam a entregar uma solução final adequada às necessidades, mas ainda há muitas outras oportunidades a serem exploradas”, finaliza.

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documentos em RH

A vida do profiss por meio da doc Uma preocupação importante para as companhias nos dias de hoje é quanto aos documentos de seus profissionais. Tratar e guardar este acervo pode evitar multas e sanções.

P

ouca gente sabe, mas os famosos cartões de ponto dos funcionários devem ser guardados pela empresa durante um período de cinco anos. E que as folhas de pagamento têm prazo de pelo menos 30 anos! Isso sem falar dos documentos relativos a acidentes de trabalho, que devem estar devidamente arquivados por vinte anos após a volta do empregado ao trabalho. A área de Recursos Humanos das empresas além de uma grande geradora de documentos é obrigada por lei a

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manter esses e outros papéis em ordem durante determinado tempo. Saber que os documentos estão organizados e arquivados não só deixa os responsáveis mais seguros em caso de alguma inspeção de fiscais do Trabalho, como também facilita, e muito, a vida dos profissionais de recursos humanos quando precisam agilizar os processos para fins de aposentadoria, por exemplo. “Os arquivos de RH guardam o histórico de vida da própria organi-

zação e de seus funcionários”, ressalta Suely dos Santos, especialista em gestão de documentos da Técnica, empresa

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fissional ocumentação especializada em serviços de guarda de documentos e organização de arquivos e bibliotecas de empresas de São Paulo. Para a executiva os procedimentos fundamentais para o departamento de RH das empresas passam por alguns itens que são: *Manter tudo em ordem – O primeiro passo é separar os documentos por assunto e colocá-los em pastas. No fim do ano, esses papéis devem ser guardados em envelopes específicos. Se for preciso manuseá-los de tempos em tempos, eles devem seguir para o arquivo ativo. Se não, para o inativo (em geral uma empresa terceirizada fica responsável pelo depósito e pela guarda desse arquivo). * Guardar “praticamente” todos os documentos – FGTS, folhas de pagamentos, cartões de ponto e guias de INSS, entre outros – devem ser organizados por ordem cronológica. A exceção fica por conta dos prontuários dos funcionários, que devem ser mantidos em ordem alfabética. * Não acumular papéis – A quantidade de papéis que a área de RH tem de manipular diariamente ou mensalmente é enorme. Portanto, se não tiver tempo de guardar os documentos no mesmo dia, é preciso tentar

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ao menos arrumar tudo uma vez por semana. Para tanto, é preciso ter disciplina. Só assim se evita o risco de perder algum documento importante. * Contrate profissionais habilitados – Se sua empresa prefere tratar do assunto por conta própria, é aconselhável ter um funcionário só para cuidar da organização e do arquivamento de toda a papelada. O ideal é que seja um arquivista habilitado. Mas se ele não tiver essa formação, é indispensável pelo menos ter longa experiência nesse tipo de serviço, pois é um trabalho metódico que requer muita concentração, paciência e zelo. Nesse caso as empresas de guarda e gerenciamento de documentos são especializadas no assunto. * Cuidado com a preservação – Os arquivos devem ser mantidos em áreas limpas e bem ventiladas. Nada de poeira acumulada sobre os papéis! Outros inimigos da boa conservação dos documentos são a umidade e sol. Além disso, o local precisa ser dedetizado a cada seis meses, em média, para evitar a presença indesejável de traças, cupins, baratas e outros insetos. * Digitalização – A organização manual pode ser prática recorrente, mas não se concebe uma organização sem uma correta

preservação de longo período sem a transformação desses documentos em papel em arquivos digitais. Para isso os processos de digitalização e preservação de mídias digitais são os mais indicados. Nesse aspecto também as empresas especializadas prestam este serviço como parte da gestão de documentos.

Documentos digitais agilizam serviços de RH

Para que os departamentos de RH de empresas, tenham mais disponibilidade e acesso integral a seus arquivos as empresas de guarda e gestão de documentos oferecem como serviço de outsourcing, a digitalização e indexação acervos de prontuários, permitindo que sejam controlados em qualquer sistema de gerenciamento eletrônico de documentos ou mesmo via Web. Conforme reforça Luis Augusto Bellucci da PDF Brasil, caso o usuário não tenha um sistema próprio, recomenda-se o uso de ambientes Web, que gerenciem o acesso aos documentos com recursos de segurança. ”Hoje os recursos disponíveis de integração com internet podem facilitar muito o dia a dia dos responsáveis por documentos de RH. Um outro serviço para a área de RH é

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documentos em RH Prazos de guarda para alguns documentos de RH Guias de recolhimento do INSS

10 anos

Folhas de pagamento

10 anos

Lançamentos contábeis

10 anos

Comunicados de acidente do trabalho

10 anos

Livros Diário e Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício

10 anos

Pagamento do salário-família

10 anos

Contrato de trabalho de menores

5 anos

Acordo de compensação de horas;

5 anos

Acordo de prorrogação de horas;

5 anos

Livros, cartão ou fichas de ponto;

5 anos

Recibo de entrega do valetransporte;

5 anos

Comunicação de aviso prévio;

5 anos

Termo de rescisão do contrato de Trabalho;

5 anos

Carta com Pedido de Demissão.

5 anos

Livros ou Fichas de Registro de Empregados

5 anos

Quanto aos Livros ou Fichas de Registro de Empregados

indeterminado

Contratos de Trabalho

indeterminado

Histórico clínico da empregado

20 anos

Contribuição sindical

5 anos

Guias de recolhimento e depósito do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS

30 anos.

Guias Seguro -Desemprego

5 anos

PIS/Pasep/Raiz/Darfs

10 anos

Imposto de Renda pessoa física ou jurídica

5 anos

o desenvolvimento de formulários em PDF, que agilizam os processos de coleta de dados entre os funcionários e colaboradores da empresa”, explica o executivo da PDF Brasil. Bellucci exemplifica que entre os documentos que podem ser digitalizados estão os dossiês de empregados; os currículos (com reconhecimento de texto e pesquisa pelo conteúdo integral); prontuáros médicos; recibos e comprovantes de pagamentos. Um levantamento realizado pela Interfile, empresa especializada em terceirização de serviços (Business Process Outsourcing), com mais de 180 empresas, revelou que cerca de 68% dos gestores de Recursos Humanos apontam a falta de controle efetivo de prontuários como principal entrave à gestão eficiente, ao pronto-atendimento de processos internos e as solicitações de seus funcionários, como pedido do número de PIS, em casos de primeiro emprego. Outro ponto problemático ressaltado é o número de causas trabalhistas perdidas pela deficiência na guarda dos documentos, gerando um grande prejuízo para a empresa. “A área de Recursos Humanos é estratégica nas empresas e deve ficar a atenta para não concentrar seus esforços somente na atuação operacional por conta da enorme demanda de organização e controle dos documentos, que podem chegar a 150 por funcionário. Hoje em dia, mais do que isso, os profissionais de Recursos Humanos precisam focar a sua atuação na gestão de talentos, políticas de integração, capacitação profissional e campanhas motivacionais, iniciativas fundamentais para manter a competitividade e reduzir a rotatividade de colaboradores”, explica Márcia Evangelista, diretora de Recursos Humanos da Interfile. A empresa constata que existem ineficiências percebidas nas empresas na gestão de prontuários de RH que são: • Ocupação de espaço físico para armazenamento; • Alocação de funcionários para a guarda e busca de documentos; • Falta de controle dos documentos armazenados; • Deficiência no manuseio e conservação de documentos; • Risco de perda e extravio; • Tempo despendido para rearquivamento; • Dificuldade no acesso aos documentos.

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Para os especialista em documentos a grande mudança oferecida hoje pelo mercado é exatamente a possibilitade de transformação de toda a documentação, origináriamente nascida em papel, para documentos eletrônicos. Conforme explicam, com a implantação de projetos de digitalização e serviços on-line as informações ficam disponíveis, possibilitando que as auditorias internas ou externas possam ser realizadas em tempo real ou até remotamente. Para as empresas que terceirizam funcionários, por exemplo, além da obrigatoriedade de enviar todos os documentos para o cliente, ou onde seu pessoal está locado, um sistema via web representa uma redução de custos com cópias e transporte, além de trazer agilidade ao processo. “Já para as empresas que contratam, a solução facilita o acesso aos dados dos colaboradores terceirizados, evitando desgastes desnecessários com a fiscalização”, acrescenta Bellucci. Para visualizar as informações, cada usuário, nos sistemas via Web, possui uma senha exclusiva que determina o tipo de acesso ao sistema, o que garante mais segurança e sigilo aos dados dos colaboradores.

Outsourcing

A gestão de negócios baseadas nas estratégias de outsourcing é uma realidade global. Hoje dificilmente se encontram empresas que realizam projetos, de qualquer natureza, estritamente centrados, em seu próprio corpo de colaboradores. O outsourcing tem se mostrado como uma alternativa viável e bastante confiável que apresenta inúmeras vantagens para quem contrata o serviço. “Os benefícios alcançados com o outsourcing e otimização do serviço possuem ganhos tangíveis de segurança na custódia de arquivos, dos tempos de acesso à informação, e do maior foco dos recursos nas atividades core das companhias”, ressalta Suely Santos. O aumento da segurança e integridade da informação (confidencialidade), a diminuição dos custos de custódia e espaço necessário para arquivos, redução de custos de processamento administrativo de informação em suporte documental; diminuição de tempo para o processamento de atividades ligadas à gestão administrativa de Recursos Humanos são apenas algumas das vantagens.

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case

ECM na agroindústria A Digitaldoc desenvolveu um sistema de gestão documental moldado para as necessidades de um segmento muito especial a agroindústria

O cooperativismo

no Paraná é caracterizado como um dos segmentos mais organizados e desenvolvidos do País. Para ter uma ideia da importância desse segmento, as 81 cooperativas paranense são responsáveis por 55% da economia agrícola do estado e com faturamento de aproximadamente 22 bilhões de reais/ano. Cerca de um terço dos agricultores do Paraná são associados a cooperativas, importantes demandantes e difusoras de tecnologias, que incluem desde técnicas agronômicas inovadoras até modernas ferramentas de gestão como sistemas de informação e de gestão do conhecimento. Na região oeste do estado estão localizadas dez dessas cooperativas, a maioria agroindustrial. Pelo menos oito têm implantado ou estão em fase de implantação de processos gerenciais e/ou de Sistemas de Gestão da Qualidade. Como resultado da introdução de inovações a Cooperativa Agroindustrial Lar que, em 2009, teve um faturamento de 1,4 bilhão de reais e congrega 4922 funcionários, adotou a tecnologia de gerenciamento eletrônico de documentos. Na implantação do sistema de Gestão da Qualidade ISO 9001, em 2002 a Cooperativa necessitava de um software que atendesse, de forma otimizada, os requisitos da norma para controle da documentação, bem como a ampliação das facilidades do modelo da gestão de documentos eletrônicos para outras áreas e processos da empresa, como gestão de contratos, formulários e a própria digitalização de documentos. Assim a Cooperativa buscou no mercado parceiros que pudessem oferecer um sistema que atendesse às reais necessidades da companhia. “No início a empresa adquiriu uma ferramenta, mas passou por uma série de dificuldades na utilização do sistema, pois era complexo e os usuários sentiam dificuldade de navegação mesmo nas telas e nas tarefas mais simples do sistema”, explica Clédio Roberto Marshall, coordenador do programa de qualidade e responsável pela implantação do sistema de gestão de documentação na Cooperativa Lar. A empresa possui diversas unidades (filiais), duas delas no Paraguai, e havia a necessidade de comunicação de dados e de troca de documentos entre elas, o que não era possível no sistema anterior, pois não era preparado para internet. “Eles precisavam de um sistema capaz de resolver esses problemas que fosse um software mais leve, mas interativo e amigável ao usuário, com estabilidade, suporte de qualidade e, especialmente, que disponibilizasse constantes aperfeiçoamentos”, diz Nérison Leonhart, diretor-comercial

40   Document Management | Janeiro / Fevereiro 10

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A Digitaldoc desenvolveu uma parceria especial com a cooperativa e costumizou sua ferramenta de ECM

da Digitaldoc, empresa nascida de uma incubadora de tecnologia e especialista na produção de soluções de ECM, escolhida para o projeto. A partir dessa parceria foi desenvolvido um sistema que integrou várias facetas específicas das necessidades da Cooperativa, mas que resolveu um ponto crítico inicial que era permitir o acesso. Atualmente os usuários podem acessar o sistema via internet e senhas de segurança, de qualquer ponto onde a Cooperativa tenha suas operações. “Com a implantação do sistema, que nasceu dessa análise, houve uma maior agilidade nos processos decisórios, redução do tempo gasto com a procura dos documentos, prevenção de erros custosos decorrentes do uso de documentos obsoletos, prevenção da recriação das informações que já existem na empresa, além da possibilidade do registro do capital intelectual e disseminação do conhecimento entre as suas áreas e processos”, completa Marshall. Além dos documentos do setor de qualidade, a empresa gerencia documentos da área de segurança e procedimentos financeiros, uma vez que as configurações de acesso permitem um nível ideal de segurança. O sistema de busca, que inclui a procura inclusive em imagens digitalizadas, possibilita aos usuários a rápida localização dos documentos, fazendo do sistema uma ferramenta de grande utilidade no dia-a-dia da Cooperativa.

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KV-S1025C (A4)

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Centralização Becton Dickinson implementa plataforma de ECM com ganho de tempo e atinge metas

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Dickinson and Company é uma empresa global de tecnologia médica focada em aprimorar a terapia medicamentosa, melhorar o diagnóstico de doenças infecciosas e promover a descoberta de medicamentos, está presente no Brasil desde 1956. A companhia produz e comercializa suprimentos médicos, dispositivos, equipamentos de laboratório, anticorpos, reagentes e produtos para diagnóstico através de seus três segmentos: BD Medical, BD Diagnostics e BD Biosciences. A BD atende a instituições de saúde, pesquisadores, laboratórios clínicos, indústrias e o público em geral. Seus produtos e serviços são importantes no combate a muitas doenças de grande impacto no mundo. Fundada em 1897 e sediada em New Jersey (EUA), a BD emprega cerca de 27 mil funcionários em aproximadamente 50 países. Uma de suas unidades no Brasil, inovou ao conseguir ganhos imediatos com a adoção de sistema de gestão de documentos e ECM. A diretriz que norteou todo o processo exigia a criação de uma área de consolidação de funções e serviços, com um centro de expertise que atende a todos os quatro sites da empresa, que compreendem fábricas em Juiz de Fora(MG) e Curitiba(PR), centro de distribuição em Osasco(SP) e centro administrativo em São Paulo(SP). A necessidade era a de racionalizar e padronizar processos, liberando recursos para canalizá-los em projetos focados no incremento das vendas ou outras iniciativas que impactam a taxa de crescimento da companhia. Isso foi obtido com a escolha da solução Converge, desenvolvida e implementada pela SML, que entrou em operação em março de 2009, em São Paulo; em abril, em Juiz de Fora; em junho, em Curitiba e Osasco no final do ano. A ideia básica, descrita por Gustavo Cuzzi, diretor-financeiro da BD, “foi centralizar essas atividades”, ação em que, segundo ele, “não há nenhuma originalidade por parte da BD, uma vez que várias empresas já trabalham nesta direção”. Cita, contudo, a tecnologia como componente essencial para esse tipo de iniciativa funcionar, pois “sem ela e sem o intenso apoio da organização de IT, não seria possível realizar um projeto desse tipo. O Converge, foi crítico para centralizarmos o recebimento fiscal. Hoje, as notas fiscais chegam na BD nos três sites

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em que a implementação foi finalizada, são digitalizadas, enviadas e recebidas por uma área que centraliza a verificação fiscal”. Os benefícios desse processo já foram sentidos e, segundo o diretor financeiro, “são enormes” e envolvem “o inerente arquivamento digital das notas fiscais, racionalização de recursos e padronização de processo. Outro benefício, é a disponibilização da tecnologia digital para outras aplicações que podem tomar carona: prontuário de RH, contratos de fornecedores e de vendas, etc.” Esses resultados iniciais, que se refletem em ganho de tempo no processo e na consolidação do recebimento fiscal das mercadorias, deram início à expansão para a área de Contratos (rebeates com clientes), para Qualidade (certificação da qualidade, por causa da indexação dos certificados porque pode colocar até o lote como index) e Jurídica (digitalização de contratos). Do início até agora, foram digitalizados mais de 500 contratos e cerca de 2,6 mil notas fiscais Colocando a tecnologia para otimizar o processo, otimizando funcionalidades, consolidando funções e a melhoria do processo em si, a BD, hoje, tem tecnologia que atende à leitura e à exibição do dado e à criação de índice, faltando, ainda, a leitura do arquivo digital e sua transformação em texto, por exemplo. Para os operadores do sistema, tanto na área de notas fiscais quanto de contratos, a busca de informação é mais rápida, prática e em tempo real. A consolidação é da funcionalidade, não do histórico, explica Aldemir Barbosa dos Santos, gerente de TI da BD para a América Latina, frisando que “eram quatro áreas fiscais checando a nota e hoje é uma só, em São Paulo, porque qualquer pessoa pode scanear a nota e enviá-la para o centro administrativo em São Paulo”. Esses resultados levam Aldemir Santos a prever a extensão da aplicação também para as demais unidades da BD na América Latina – mais especificamente localizadas no Chile, na Argentina e no Peru – e que são cuidadas pela unidade brasileira. A expectativa do gestor da TI da BD é um ganho significativo quando o Converge interfacear com o ERP (SAP), mas esse é um trabalho para daqui dois ou três anos, pois exigirá modificações sensíveis, que serão feitas internamente na matriz norte-americana, após a conclusão do up-grade de versão do SAP, que está em andamento.

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AIIM Expo + Conference 2010 Rogers também é considerado um dos pioneiros da mídia interativa (redes sociais, Web 2.0), além de romancista e jornalista. É responsável por uma coluna muito popular nos Estados Unidos chamada Practical Futurist para MSNBC. Muitos de seus livros são best-sellers, cuja ficção explora o impacto humano da tecnologia. No espaço da feira estarão expondo os maiores nomes globais da indústria do ECM, fornecedores de soluções de tecnologia, numa oportunidade única de educação gratuita, e oportunidades de networking. A Expo AIIM + Conferência é realizada juntamente com On Demand Conference & Expo - evento para o setor de gráficas, editoras e profissionais da área de impressão. Os dois eventos juntos são uma representação perfeita de todo o ciclo de vida “informações” - da captação de dados até a entrega impressa. John Mancini – presidente da AIIM, abrirá o segundo dia da Conferência com a palestra: “O estado da indústria: 8 tendências que irão transformar a indústria do content management”. Com o tema: “Informações corporativas como

Missão Document Management A exemplo do que aconteceu em 2009, a revista Document Management, por meio de seu braço de eventos da Guia Eventos, está novamente organizando uma visita técnica de empresários brasileiros à conferência e exposição da AIIM este ano. A intenção é reunir um número de interessados em participar do evento, para ampliar os conhecimentos destes players do mercado nacional, colocando-os em contato com as novidades

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vantagem: Estratégias bem-sucedidas para transformar informações em novas fontes de Business Value”, Whitney Tridmarsh – chief Marketing Officer da EMC abre o terceiro dia do evento na Filadélfia. Na palestra a executiva, falará da dualidade entre a necessidade de explorar melhor as informações para obter vantagens comerciais, e daqueles que lutam para traduzir esse entendimento em estratégias concretas e planos de ação em suas companhias. Além disso, a desaceleração econômica e as tecnologias que vão prosperar são outros dois aspectos da palestra. Segundo a executiva, a EMC uma das líderes em Tecnologia de Informação no mundo, está trabalhando para conduzir uma conversa com a indústria a fim de identificar um caminho a seguir, para saber como o mercado está usando a informação para obter vantagens competitivas. Além das palestras que compõem as seções solenes do evento, a AIIM Conference + Expo 2010 terá ainda mais de vinte workshops sobre ECM, ERM, IOA, BPM, e-mail Management, entre outros relacionados.

Arquivo

J

á começaram os preparativos para a AIIM Expo + Conference 2010. Este é, sem dúvida, o maior encontro anual da indústria de ECM no mundo. A AIIM - Association for Information and Image Management é uma entidade sem fins lucrativos que oferece educação, pesquisa e as melhores práticas para ajudar as organizações a encontrar, controlar e otimizar suas informações. AIIM é uma organização focada em ajudar os usuários a compreender os desafios associados ao gerenciamento de documentos, conteúdo, registros e processos de negócio. A AIIM foi fundada em 1943 como a Associação Nacional de Microfilmes e, mais tarde, tornou-se a Association for Information and Image Management, e hoje é reconhecida mundialmente pelo trabalho e difusão do gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM). Hoje, a AIIM tem uma atuação internacional, independente e como intermediária da indústria, representa toda a cadeia - incluindo os usuários, fornecedores e canais deste segmento. A conferência deste ano, ocorrerá na Filadélfia (estado da Pensilvânia) entre os dias 20 a 22 de abril, no Pennsylvania Convention Center. Segundo participantes e organizadores do evento, esta é uma oportunidade para o mercado aprender como acessar, selecionar e implementar as tecnologias que os ajudarão a tomar decisões de negócios mais rápidas e eficientes, implementar seus processos de negócio e sua performance, além de maximizar o retorno dos investimentos em cada uma de suas organizações por meio do conteúdo das informações. Os principais temas da conferência estarãodistribuídos por meio da apresentação de cases reais nas verticais de educação, saúde e governo Principais apresentações Entre os keynotes especialistas na área de ECM convidados para as apresentações, em 2010, está Michael Rogers, que fará a apresentação inaugural. Rogers é um “futurista”, especialista em tendências e análises do mercado de tecnologia, que atua em um dos maiores veículos de comunicação do mundo no The New York Times.

Aiim Expo 2009 – Comitiva brasileira na Philadelphia

e possíveis parceiros entre as mais de 200 empresas expositoras. Para fazer parte da Comitiva Document Mana-

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Capture: local, central, terceirizada. O que funciona melhor?

A

AIIM como associação dedicada ao crescimento e apoio do Enterprise Content Management (ECM) do mercado, oferece esta pesquisa voltada à educação, divulgação e orientação das lideranças dos profissionais que atuam neste segmento. Para a realização deste trabalho, a AIIM consultou 882 membros da comunidade entre 3 e 17 de novembro de 2009, utilizando ferramentas baseadas na Web. Convites para participar da pesquisa foram enviados via email para uma seleção dos 65 mil membros da comunidade AIIM. O termo “capture” abrange os processos combinados de digitalização de documentos, correção de imagem, reconhecimento de texto, códigos de barra, campos de formulário e, finalmente, a saída para um formato adequado para posterior processamento ou armazenamento de arquivo digital, cuja vida útil é estimada em vinte anos ou mais. O capture foi a porta de entrada para o armazenamento de documentos e sua recuperação e, cada vez mais, sistemas de processamento de formulários, workflow e Business Process Management (BPM) a utilizam. A captura também pode ser aplicada ao fax, e-mails, documentos eletrônicos, imagens e mensagens, mas vamos restringir a nossa atenção neste relatório para a digitalização de documentos em papel. A ocorrência de grandes volumes de documentos e a necessidade de um custo mínimo para seu processamento exigiram máquinas especializadas e pessoal qualificado, portanto, especialmente os birôs de serviços. Hoje os scanners estão mais confiáveis e mais capazes. Os processos de captura mais automatizados e, em particular, a disponibilidade de equipamentos multifuncionais (scanner/ impressora) em cada escritório tem se elevado nos últimos cinco a seis anos, migrando o processo para um modelo distribuído de digitalização, e o processo de digitalização de documentos está localizado entre os funcionários dos departamentos das empresas. Em alguns lugares a digitalização para aplicações de arquivamento, em especial nos serviços especializados ou de saúde, a política de um scanner por funcionário pode ser viável.

Neste relatório, nós olhamos para os problemas e os prováveis benefícios dessas diferentes abordagens, considerando o potencial retorno do investimento (ROI) em todas as áreas de aplicação mais populares. Medimos os níveis de adoção de diferentes abordagens para digitalização e captura, bem como os níveis de sucesso na indexação automática e captura de metadados. Principais resultados da pesquisa A pesquisa sobre Capture da AIIM revela números e tendências importantes como as listadas abaixo. 1. A digitalização centralizada realizada in-house e digitalização de mailroom apresentam um crescimento considerável em relação ao outsourcing de digitalização e captura. 2. Digitalização distribuída por meio de multifuncionais terá um crescimento em relação ao da digitalização feita em equipamentos individualizados. 3. De acordo com a pesquisa haverá um aumento considerável na automatização de capture por meio de reconhecimento OCR, ICR, etc e na classificação automática. 4. A gestão do conhecimento na forma de pesquisa melhorada em documentos de negócios é o maior driver para a digitalização, seguido de perto pelo cumprimento e melhoria de processos de negócios.

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5. 46% dos usuários estimam um retorno dos investimentos para os próximos doze meses, no segmento de capture, dos quais dois terços estimam o retorno dentro de dezoito meses. Principalmente no que se refere a conteúdos, processos, faturas, contratos e formulários de RH, sendo os mais populares. 6. A inclusão das imagens de documentos digitalizados como prova jurídica ainda é vista como um problema por mais de um quarto das empresas pesquisadas. 7. 30% da amostra pesquisada utiliza serviços terceirizados, citando a economia com pessoal como o principal benefício, juntamente com o custo por documento. 8. Integrar os arquivos digitalizados de volta ao sistema interno é uma questão maior na terceirização, além de violações de segurança ou documentos perdidos. A qualidade da indexação é um problema para 30%. 9. 48% dos inquiridos possuem sistemas centralizados, feitos dentro das empresas para digitalização, alegando melhor indexação e maior integração com o processo de negócio, como principal benefício. 10. O maior problema na opinião dos entrevistados é a compilação das demandas de rotação rápida, seguido da centralização de operações de digitalização, logística e dificuldades de espaço. 11. 78% dos entrevistados têm algum tipo de digitalização distribuída através de multifuncionais, scanners de mesa ou scanners de rede. Apropriação do processo pelos usuários é apontada como a principal vantagem, bem como a melhor utilização das multifuncionais. 12. A maior desvantagem da digitalização distribuída é a capacitação de pessoal para a realização do serviço de forma adequada e bem como para a manutenção da qualidade da indexação ao longo do tempo. 13. Quanto ao reconhecimento exato dos caracteres, em média, 6,5% dos documentos digitalizados são rejeitados pelo controle de qualidade ou exigem algum tipo de intervenção. Para conhecer todos os resultados e saber mais detalhes desta pesquisa acesse o site: www.docmanagement.com.br. www.docmanagement.com.br

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Nas Nuvens Sua empresa está preparada para os novos modelos de negócios baseados em cloud computing? A pergunta pode significar mais que um questionamento, pois prevê que os decisores conheçam toda a tecnologia alojada nesta que vem se mostrando uma opção econômica e viável para atualizações de software e demais serviços de TI. Ao ressaltar que o cloud computing é mais que um sistema, enfatiza-se sua principal característica, bem de

acordo com os mercados emergentes como o brasileiro, que é a compra sob demanda e uso conforme a necessidade. O cloud mostra hoje uma possibilidade para todos os tamanhos de empresas para estarem upto-date com a tecnologia.

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NEWS Casa da Moeda do Brasil é a nova autoridade certificadora

blogs e Articulistas Nova geração na captura de documentos

SharePoint Summit 2010 na AIIM Expo

Desde 26 de janeiro, a Casa da Moeda do Brasil passa a ser Autoridade Certificadora de primeiro nível na cadeia da ICPBrasil. Com uma forte atuação na produção de formulários seguros, a Casa da Moeda, entra na era da segurança eletrônica de documentos, consolida mais um de seus objetivos de um acelerado e profundo processo de modernização de suas estruturas produtivas e administrativas.

A Open Text Corporation, anunciou o lançamento da versão Open Text Center Capture 4,0, apresentado como o aplicativo de classificação de documentos da próxima geração para captura de dados e com capacidades de uma integração mais profunda com o Open Text ECM Suite, possibilitando aos seus clientes a primeira solução end-to-end, totalmente integrada para automatizar as transações comerciais.

A Expo AIIM Expo + Conference oferecerá aos participantes a oportunidade de aprofundarem suas experiência no Sharepoint 2010, com total suporte da Microsoft. O evento terá uma programação educacional e uma experiência de imersão, além de permitir aos participantes a oportunidade de aprender sobre o Microsoft Sharepoint 2010 diretamente com as equipes da Microsoft, que construíram o produto, parceiros, analistas e clientes.

Leia a reportagem completa:

Acesse a entrevista completa

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Acompanhe e participe dos blogs do Portal Docmanagement

Fabiano Alves Passos

As soluções de ECM são o foco do blog deste consultor de projetos para ECM e profissional da GOL Linhas Aéreas

Walter Freitas

Diretor da ANGC, Freitas explora os detalhes da gestão de contratos, dentro do mundo da gestão de documentos

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BPM

Tadeu Cruz

Gestão documental Josetti Capusso

Tadeu Cruz professor M.Sc., formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ e da Escola de Engenharia Universidade Mackenzie

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N

o meu livro BPM & BPMS expliquei o que é a Desorganização Informacional (DoI): Doença causada pelo uso incorreto e/ ou inadequado ou, ainda, ocasionada pelo mal funcionamento das Tecnologias da Informação. A DoI pode ser descrita como a perda de controle da nossa parte, quer como indivíduos quer como coletividade (organizações), sobre os meios de geração, captura, guarda, recuperação e difusão de dados, informações e conhecimentos. Por isso a DoI se manifesta tanto na nossa vida profissional quanto na nossa vida particular. A Desorganização Informacional tem vários graus, pois ela acomete diferentemente pessoas e organizações. Além disso, dependendo do remédio que pessoas e organizações venham a tomar (e dependendo da posologia) poderá haver evolução da doença para a fase terminal; ou a regressão da mesma a níveis de convivência aceitáveis (se é que é aceitável ser desorganizado). Entretanto, não existe cura, mas há a possibilidade de controle da doença. DoI é uma doença incurável! A Gestão Documental (GD) é uma das possibilidades de controlarmos a DoI, mas, mesmo tendo esta oportunidade, não raro as organizações fazem Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) pensando que assim estão adquirindo controle sobre seus ativos de conhecimento. Infelizmente não estão. Fazer Gestão Documental é muito mais que simplesmente criarmos tabelas de temporalidade, estruturas de índices e de direitos de acesso. A GD requer que cada documento, ou melhor, que cada mídia seja estudada sob vários aspectos. De onde ela, mídia, surgiu, quem a criou e por que, para quê? Quem a recebia originalmente e hoje quem a recebe? Que uso cada um dos receptores faz da mídia e quais são as destinações que dão a ela? Aspectos legais, funcionais, estatutários, regimentais e históricos também devem ser levados em conta, quando da análise de cada mídia para a implantação da GD. Enfim, necessitamos entender cada veículo de dados, informações e conhecimento de forma essencial e não esquecermos jamais que para implantarmos GD o pior que podemos fazer são ações imediatistas e sem fundamentos que impeçam de entendermos e explicarmos a vida de cada documento.

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Mais uma vez estamos falando de Análise, Mapeamento, Modelagem e Organização de Processos de Negócio! (Amop) Somente por meio da Amop podemos ter certeza que estamos fazendo Gestão Documental e não puramente GED. A contextualização de cada documento, de cada mídia, se dá por meio do conhecimento do processo como um todo, no qual a mídia trafega. Origens e destinos, usos e necessidades, vida e morte de cada documento são aspectos que precisam ser gerenciados pelas organizações como forma de controlar a Desorganização Informacional. Não adianta, simplesmente, transferirmos todo o meio físico dos arquivos ativos ou inativos, para um meio eletrônico, venha este repositório a ser ativo ou inativo. Isto causará mais Desorganização Informacional, e é fácil entender por quê. Qualquer documento físico sempre pode ser encontrado, mesmo nos ambientes mais caóticos que possamos imaginar. Já qualquer documento eletrônico que tenha sido guardado sem que dele se tenha entendido sua essência, sua existência... As diferenças entre GED e GD nem sempre são fáceis de serem explicadas, pois por muito tempo as organizações foram instadas a fazer GED; isto é, a pelo menos digitalizarem todo o passivo documental existente. Transformar o arquivo inativo em GED é algo muito comum e para tanto basta criarmos as tabelas de temporalidade, as estruturas de índices e as regras que darão o direito de acesso aos usuários para termos um acervo eletrônico razoavelmente organizado. Mas se estivermos falando de documentos vivos, não há como prescindirmos da Gestão Documental.

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sustentabilidade

Com olhar voltado ao meio ambiente Linha de produtos fabricados pela Konica Minolta atende as normas internacionais e são concebidos dentro de padrões sustentáveis

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Konica Minolta preocupa-se com a conservação do meio ambiente durante cada fase do ciclo de vida de seus produtos – incluindo produção, transporte, venda, utilização e descarte de materiais. A companhia japonesa possui uma série de ações para redução do aquecimento global, reciclagem, diminuição do risco ambiental de substâncias químicas e preservação da biodiversidade do planeta. Uma das ações que contribui para a prevenção do aquecimento global é o Plano Ambiental 2015, um plano de médio prazo que tem como alvo a redução de 20% das emissões de CO2 (segundo os níveis emitidos em 2005) até 2015, em todas as etapas do ciclo de vida dos produtos. Já a Eco Visão 2050, formulada em janeiro de 2009, trata-se de uma visão de longo prazo que tem como objetivo reduzir em 80% as emissões de CO2 até 2050 (vide os níveis emitidos em 2005). Além disso, a Eco Visão 2050 da Konica Minolta reforça a importância do uso e reúso eficaz dos recursos limitados e trabalha para promover a restauração e a preservação da biodiversidade da terra. A companhia possui ainda diversos reconhecimentos e certificações internacionais de boas práticas ambientais, como a ISO 14001, que indica que a empresa atua de acordo com a legislação ambiental e adota procedimentos corretos para proteger o meio ambiente e minimizar os impactos ambientais. Além disso, todos os equipamentos da linha bizhub da Konica Minolta possuem certificados mundiais, como o rigoroso Blue Angel Mark, lançado na Alemanha em 1977 e criado com o objetivo de mensurar as políticas ambientais das empresas e assim garantir práticas positivas para a fabricação de produtos e prestação de serviços. Todas as bizhubs

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são também qualificadas pelo Energy Star e pelo Prêmio Japonês, selos que reconhecem a eficiência superior na conservação de energia e dos recursos naturais. Segundo Fuzio Ymayo, gerente nacional de Marketing e Novos Projetos da Konica Minolta, a empresa destina grandes investimentos para assegurar que as emissões e o consumo de energia sejam os menores possíveis em seus processos. “É gratificante ver que os esforços estão sendo reconhecidos. A Konica Minolta espera que seus clientes e parceiros tenham igual comprometimento e a certeza de que a empresa toma todas as providências que estão ao seu alcance para proteger o meio ambiente”, afirma o executivo. Outro exemplo que demonstra as práticas da Konica Minolta em relação ao meio ambiente é o seu Toner Polimirizado Simitri HD. Desenvolvido exclusivamente pela empresa japonesa, o Toner Polimirizado Simitri HD é

produzido com partículas extrafinas capazes de se fixar no papel a uma baixa temperatura de fusão, reduzindo a energia e a força gasta no processo de impressão. Esse processo diminui em 40% a emissão de CO2 em comparação com toners convencionais, além de proporcionar impressões mais vivas, com economia e menos degradação do meio ambiente Uma ação interessante que veio ratificar a posição da companhia foi a escolha como a principal parceira da 15ª Conferência das Partes da ONU COP15 - a ser realizada em Copenhague (Dinamarca), em dezembro. A empresa foi selecionada pelas boas práticas em conformidade com os ideais da convenção, como proteção ao meio ambiente e redução de energia, fornecerá ao evento mais de 30 equipamentos bizhub, com funções de cópia, impressão, scanner e fax. Os produtos bizhub que deram suporte à conferência, antes e durante o evento, oferecem alta qualidade de impressão e economia de energia. Ao todo foram dezesseis produtos, entre eles, seis unidades da bizhub PRO 1050e, além de diversos outros produtos de escritório. “A Konica Minolta preocupa-se com a conservação do meio ambiente durante cada fase do ciclo de vida de seus produtos – incluindo produção, transporte, venda, utilização e descarte de materiais. Recentemente, a empresa integrou, ainda, o Pacto Global da ONU, em apoio a dez princípios de respeito aos Direitos Humanos, Trabalhistas, Ambientais e Anticorrupção. A iniciativa tem por objetivo discutir e propor soluções para problemas ambientais e disparidades sociais, incentivando cada empresa participante a ter um crescimento e desenvolvimento mais sustentável”, garante Fuzio Ymayo.

Novembro Janeiro/ /Dezembro Fevereiro 10 09 | DOCUMENT MANAGEMENT

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canais

A Ingram Micro Brasil está ampliando seu portfólio de software de valor agregado com o início da distribuição das soluções SAP Business Objects para empresas de pequeno e médio porte – especificamente, as linhas Crystal Reports e Xcelsius. O Crystal Reports é uma solução completa de gerenciamento de relatórios para pequenas empresas, enquanto o Xcelsius é um software dinâmico e personalizável para a visualização de dados. Para trabalhar com os novos produtos, a distribuidora pretende captar e capacitar novas revendas e conta com uma equipe formada por um gerente de produtos, um especialista técnico em pré-vendas e seis profissionais da área de vendas. De acordo Ari Ackerman, diretor de Marketing do Ecosystem Partner

Group da SAP Business Objetcs para a América Latina, a SAP Business Objects espera dobrar o tamanho dos negócios ano a ano com base nesta parceria. As soluções SAP Business Objects serão inicialmente oferecidas para uma base de 400 revendas e identificados os canais com interesse e afinidade com as novas linhas de produtos, a próxima fase será a de capacitação. A linha Crystal Reports inclui sete produtos para desenho de relatórios A linha inclui o Xcelsius Engage para criação de painéis interativos para uso pessoal, enquanto o Xcelsius Engage Server amplia os benefícios para atender os departamentos ou pequenas organizações. Um gerador de serviços da Web simplifica a conexão a diversas fontes de dados, com kits de integração para aplicativos de uso diário.

CA promove capacitação para parceiros A CA, empresa mundial em software para gestão de TI, leva aos seus parceiros e clientes o CA Education. Oferecido pela equipe de Canais Valor da CA, o programa é uma série de treinamentos que tem como objetivo ajudar seus clientes a maximizarem o retorno sobre seus investimentos (ROI). “Disponibilizar esses treinamentos é cumprir com um dos pilares da CA, que é proporcionar aos clientes melhores resultados de negócios”, afirma Sandro Camargo, diretor de Canais Valor da CA Brasil.

Sandro camargo – diretor de Canais da CA Brasil

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D-SaaS realiza campanha para parceiros Com o aumento da carteira de 50% em revendas em 2009, a Distribuidora SaaS (D-SaaS), empresa que trabalha 100% com o conceito de Software as a Service, por meio de sua unidade Partner Security, realiza campanha para incentivar seus parceiros, ativos ou não. Essa iniciativa enfatiza a possibilidade de crescimento dos parceiros com a comercialização de soluções de Segurança, comunicadores instantâneos e acesso remoto por meio do Software as a Service (SaaS). Os parceiros terão desconto na primeira compra e consecutivamente aumentarão o número de clientes. “A proposta é sempre realizar projetos que viabilize o crescimento das nossas revendas, até porque somos parceiros e não apenas distribuidor. Para o próximo ano, teremos

Campanha mundial Para que os parceiros possam aproveitar as oportunidades de capacitação e crescimento do novo programa Oracle Partner Network (OPN) Specialized, a empresa realizou uma série de eventos virtuais ao vivo para lançar o programa. O evento foi conduzido por Judson Althoff, vice-presidente sênior global de Alianças e Canais da Oracle, e por executivos dos parceiros da empresa. Um dos objetivos foi mostrar as melhores formas de participar do novo programa para que possam crescer e lucrar com o portfólio de produtos da companhia.

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Ingram Micro Brasil inicia distribuição Business Objects

tatiana Carvalhinha – gerente de Marketing e Negócios da D-SaaS.

ainda mais ações que viabilizará o crescimento”, complementa Tatiana Carvalhinha, gerente de Marketing e Negócios da D-SaaS.

Canais Brasil A Zebra Technologies apresentou o PartnersFirst Brasil, novo Programa de Canais que trará benefícios inéditos para as revendas, distribuidores e integradores a partir de 2010. A classificação dos parceiros é baseada em valores de pontos referentes em torno de realizações, ou seja, vendas, receitas e metas pré-estabelecidas. Com uma metodologia flexível, os parceiros serão pontuados de acordo com determinadas impressoras negociadas por meio de distribuidores locais, e esses serão responsáveis a repassar os benefícios em forma de descontos ou créditos nos próximos pedidos Zebra.

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Cyro Diehl

canal executivo

Hoje, como a Oracle se posiciona na área de Enterprise Content Management?

A Oracle, desde a sua fundação, é uma empresa focada na gestão da informação. O nosso produto mais conhecido é o banco de dados, que é a ferramenta ideal para o gerenciamento do chamado “conteúdo estruturado”. Contamos com uma área, denominada Enterprise Content Management, que é altamente estratégica para a empresa por ajudar as empresas no gerenciamento do chamado “conteúdo não-estruturado”. Desta forma, podemos oferecer uma plataforma padronizada e única para o gerenciamento de ambos os tipos de conteúdo. O portfólio de soluções da Oracle para ECM é formado por ferramentas que são líderes nas suas respectivas áreas de atuação, mas que fazem parte de uma plataforma completa e integrada.

Na sua opinião, o que representa este segmento para a organização?

A oferta de uma plataforma completa de ECM é uma vantagem competitiva da Oracle. Afinal os documentos têm um papel crucial no dia a dia de uma empresa por serem acessados por portais, aplicativos, sistemas de gestão, intranets, etc. A demora ou incapacidade do usuário de localizar e utilizar um determinado documento gera perda de produtividade e aumenta o custo da operação. Nossa visão para o segmento é que a informação deve estar sempre acessível para o usuário da forma mais conveniente. Por isso, a Oracle deixa de ser apenas um fornecedor de software e passa a ser um parceiro de negócios, ajudando o cliente a rever seus processos e reduzir custos com a gestão de documentos.

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Qual a expectativa de crescimento deste mercado na sua opinião para 2010?

O ano de 2009 foi muito positivo. Diversos projetos de ECM foram iniciados e comprovam o crescente interesse por esse tipo de solução. As empresas buscam cada vez alternativas para eliminar o manuseio de papéis, com custos menores e aumento de produtividade. Acreditamos que a demanda por soluções de ECM continuará alta em 2010 e estamos prontos para oferecer a melhor oferta do mercado.

Divulgação

Soluções focadas

Quais os diferenciais em tecnologia que a Oracle pode oferecer neste segmento?

Um diferencial forte é a nossa capacidade em oferecer praticamente todos os componentes para uma solução completa: sistema operacional, banco de dados, repositório de conteúdo, motor de processos, gestão de usuários, ferramentas de relatórios, monitoramento em tempo real, portal intranet e extranet, sistemas de gestão (ERP/CRM), entre outros. Em relação à nossa solução de ECM, podemos afirmar que os principais diferenciais são a capacidade de integração com outras tecnologias, a flexibilidade de implementação, o suporte a grande número de padrões de mercado, a facilidade de aprendizado e uso pelos usuários finais.

Existem produtos ofertados, nesta área, para o mercado internacional que são inéditos no Brasil?

Sim, acreditamos que alguns dos produtos oferecidos são inéditos. Alguns exemplos incluem a ferramenta de captura 100% web, o motor de integração com ERPs, que possibilita aos usuários consultar e atualizar os documentos, a partir do aplicativo. Destacamos também a solução de proteção ao capital intelectual que permite controlar o acesso dos usuários para

Cyro Diehl — presidente da Oracle do Brasil

um determinado documento, dentro ou fora da rede da empresa.

A Oracle está investindo em ECM visando ampliar seu market share? E como o senhor analisa hoje o mercado com tantas ofertas diferentes?

Existe uma tendência de consolidação muito forte no mercado de ECM. Os pequenos fornecedores foram adquiridos pelas grandes empresas. Foi este o caso da Stellent, comprada pela Oracle, entre outros exemplos. Com isso, as soluções de ECM têm importância estratégica, devido ao grande volume de informações não-estruturadas que as companhias têm de gerenciar. A Oracle investe anualmente cerca de US$ 3 bilhões em P&D (Pesquisa e Desenvolvimento) e sempre estamos buscando novidades para levar ao mercado um conjunto de ferramentas cada vez mais inovadoras.

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guia ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado. ARMÁRIOS / ARQUIVOS • CNC P.17 e 41 BACKUP ONLINE • CNC • Metrofile BPM • CNC • Metrofile • P3 Image • Simpress • SML BPO • CNC • Keepers • Metrofile • P3 Image • PA Arquivos • Simpress • Store

P.17 e 41 P.02 P.17 e 41 P.02 P.35 P.05 P.48 P.17 e 41 P.39 P.02 P.35 P.29 P.05 P.60

CHECAGEM DE IMAGENS • CNC P.17 e 41 • P3 Image P.35 • Simpress P.05 • Store P.60 CONSULTORIA • CNC • Estec • Onbase • Metrofile • P3 Image • PA Arquivos • ProdImage • Reis Office • Simpress • SML • Store

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COPIADORAS • CNC • Reis Office

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DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS • CNC P.17 e 41 • Keepers P.39 • Kodak P.09 e 56 • Metrofile P.02 • P3 Image P.35 • PA Arquivos P.29 • Store P.60 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS • AKAD • CNC • Keepers • Kodak • Macrosolution • Metrofile • P3 Image • PA Arquivos • Recall • Reis Office • Simpress • Store

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DIGITALIZAÇÃO DE IMAGENS • AKAD P.24 • CNC P.17 e 41 • Metrofile P.02 • P3 Image P.35 • PA Arquivos P.29 • Reis Office P.49 • Simpress P.05 • Store P.60 ENCADERNADORAS • CNC

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ENVELOPADORAS • CNC

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ETIQUETADORAS • Reis Office ETIQUETAS • Reis Office

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FÁBRICA DE SOFTWARES • CNC P.17 e 41 • PA Arquivos P.29 • ProdImage P.27 • SML P.48 FITAS • Reis Office

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FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS • Keepers P.39 • Metrofile P.02 • P3 Image P.35 • PA Arquivos P.29 • Simpress P.05 • Store P.60 FRAGMENTADORES DE PA ARQUIVOS P.29PEL • Reis Office P.49 GESTÃO DE DOCUMENTOS • CNC P.17 e 41 • Keepers P.39 • Metrofile P.02 • P3 Image P.35 • PA Arquivos P.29 • Simpress P.05 • Store P.60 • Tecmach P.43 GUARDA FÍSICA DE DOCUMENTOS • CNC • Keepers • Metrofile • P3 Image • Recall • PA Arquivos • Store

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IMPRESSORAS • AKAD • CNC • Reis Office

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INDEXAÇÃO • CNC • Keepers • Metrofile

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INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS • CNC P.17 e 41 • Estec P.16 • P3 Image P.35 • ProdImage P.27 • SML P.48 MÍDIAS ÓPTICAS • CNC • Reis Office

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MÍDIAS MAGNETICAS • CNC P.17 e 41 MICROFILMAGEM • Metrofile • P3 Image • PA Arquivos • Scansystem • Store

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Keepers Metrofile P3 Image PA Arquivos Store

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SALA COFRE • Keepers • Metrofile • P3 Image • PA Arquivos • Store

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SCANNERS - MICROGRÁFICOS • CNC P.17 e 41 • Kodak P.09 e 56 • Macrosolution P.25 • Reis Office P.49 • Scansystem P.15

MICROFILME • CNC • Kodak • Scansystem

P.17 e 41 P.09 e 56 P.15

SCANNERS - PAPEL • AKAD • CNC • Kodak • Macrosolution • ProdImage • Reis Office • Scansystem

MULTIFUNCIONAIS • CNC • Reis Office • Simpress

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SOFTWARE - BPM / WORKFLOW • CNC P.17 e 41 • Estec P.16 • SML P.48

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS • CNC P.17 e 41 • Keepers P.39 • Metrofile P.02 • P3 Image P.35 • PA Arquivos P.29 • Simpress P.05 • Store P.60 OUTSOURCING DE IMPRESSÃO • Reis Office P.49 • Simpress P.05 • Tecmach P.43 PAPEL • CNC PROCESSAMENTO DE FORMULÁRIOS • Estec • P3 Image • SML • Store

P.24 P.17 e 41 P.09 e 56 P.25 P.27 P.49 P.15

SOFTWARE - DIGITALIZAÇÃO • Digital Doc P.56 • CNC P.17 e 41 • Estec P.16 • Kodak P.09 e 56 • Macrosolution P.25 • P3 Image P.35 • ProdImage P.27 • Scansystem P.15 • SML P.48

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SOFTWARE - ECM SUITE • CNC P.17 e 41 • Estec P.16 • Macrosolution P.25 • SML P.48

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SOFTWARE - GER. CONTEÚDO NA WEB • CNC P.17 e 41 • Estec P.16 • P3 Image P.35

RECONHECIMENTO - ICR • CNC P.17 e 41 • Estec P.16 • Keepers P.39 • Metrofile P.02 • P3 Image P.35 • PA Arquivos P.29 • Store P.60 RECONHECIMENTO - OCR • CNC P.17 e 41 • Estec P.16

SOFTWARE - GER. DE EMAIL • Estec P.16 SOFTWARE - GESTÃO ATIVOS DIGITAIS • ProdImage P.27 SOFTWARE - GESTÃO DE DOCUMENTOS • CNC P.17 e 41 • Estec P.16 • Onbase P.59

• • • •

P3 Image ProdImage Scansystem SML

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SOFTWARE - GESTÃO DE IMAGENS (DI) • Digital Doc P.56 • CNC P.17 e 41 • Estec P.16 • Macrosolution P.25 • P3 Image P.35 • ProdImage P.27 • SML P.48 SOFTWARE - GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM) • Onbase • SML SOFTWARE - GESTÃO DOCUMENTAL (RM) • CNC • Estec • Onbase • P3 Image • Scansystem • SML

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SOFTWARE - HCR • Estec

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SOFTWARE - ICR • CNC • Estec • Macrosolution • ProdImage • SML

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SOFTWARE - OCR • CNC • Estec • Macrosolution • ProdImage • SML

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SOFTWARE - OMR • Macrosolution • PA Arquivos • SML

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José Martinho Reis

canal executivo

Maturidade e vanguarda AReis Office já atua nooutsourcingde impressãohá muitos anos. Quais as principais novidades para este anode 2010?

Sim, atuamos há 35 anos, desde o tempo em que os equipamentos eram apenas as máquinas de escrever e as calculadoras. Acredito que a principal novidade é a implantação da loja virtual por meio do site da empresa. A concepção da loja virtual veio para facilitar o acesso e a compra direta dos usuários. Estamos, entrando, definitivamente no e-commerce e com isso, estaremos disponibilizando todo o nosso portfólio de produtos, que não são somente os serviços de outsourcing, como equipamentos para escritórios: impressoras e multifuncionais, câmeras digitais e suprimentos. Esse também é um serviço da empresa, porém, voltados às pequenas e médias empresas.

Aprestaçãode serviços continua sendoo forte da empresa?

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Sem dúvida, para projetos maiores de outsourcing disponibilizamos nossos técnicos, inclusive com serviços de consultoria para que cada projeto

venha a ser desenhado dentro das expectativas dos clientes, mas, principalmente dentro da sua realidade e real necessidade. Por sermos uma empresa especializada na prestação de serviços, o primeiro a ser motivado é o nosso próprio pessoal. A companhia está sempre aberta para capacitá-los dentro das tecnologias existentes no mercado, bem como, na instituição de uma política de participação nos lucros da empresa. Esses dois fatores aliados contribuem para que o cliente final tenha sempre o melhor da Reis Office.

Que outras implantações a companhia está fazendoe quais sãoos planos de investimentos?

O grande investimento que estamos fazendo no momento é a ampliação na nossa sede, que estará localizada na cidade de Guarulhos, na grande São Paulo, com 5,4 mil metros quadrados de área útil. Com esta construção estaremos duplicando a área já existente. Essa ampliação vem ao encontro de uma necessidade em atender a demanda do nosso mercado, bem como ampliar a linha das marcas que distribuímos como a Brother, Oki Data, Ination, Olivetti entre outras. A procura por produtos é muito grande e tem tido um crescimento contínuo em todos os estados brasileiros. Somente para ter uma ideia, em 2009, obtivemos um crescimento da ordem de 15%, em relação ao ano anterior e para 2010 planejamos atingir os 25%.

Para osenhor omodelode outsourcing ainda é umbomnegócionomercadode impressão?

José Martinho Reis – diretor-presidente da Reis Office

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Eu acredito que ainda por um bom tempo este modelo de negócios venha a permanecer no mercado brasileiro. A venda simples só ocorre no universo do consumidor final e, mesmo assim, cada dia mais as empresas

distribuidoras e fabricantes são questionadas e a elas é solicitado mais e mais serviços. O mesmo acontece no mundo corporativo. O mercado já não quer um serviço terceirizado de impressão puro e simples. O cliente precisa e necessita de mais, por isso, oferecemos um serviço chamado de outsourcing sob medida, no qual personalizamos projetos, serviços, vendas, enfim todo o universo que demanda do cliente para que ele obtenha o máximo de vantagem nesse nosso modelo de trabalho. Além disso, a Reis tem o diferencial de trabalhar com muitas marcas conhecidas no mercado o que nos dá a liberdade de escolher realmente os melhores equipamentos para cada demanda.

Para osenhor a prestaçãode serviços é realmente uma realidade e nãomais uma tendência?

Certamente. É dessa forma que vemos nosso negócio. Integramos um grande portfólio de serviços que extrapolam a bilhetagem das cópias, por exemplo. Não há como falar de outsourcing de impressão, sem pelo menos entrar na seara da gestão documental. Hoje a impressão é apenas parte do processo de gestão de documentos. Mais que isso, é parte da gestão de informações das empresas. Nesse sentido, buscamos ser um player que oferece soluções para as empresas melhorarem o gerenciamento com seus clientes. O Brasil está amadurecendo rapidamente neste segmento e está apto para absorver as novas tecnologias não há mais barreiras culturais. Quanto ao futuro do mercado de outsourcing vejo que haverá com certeza uma seleção natural entre os fornecedores. Somente os melhores vão passar por todas as etapas, já que o cliente não visa mais somente o preço, ele quer qualidade.

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reflexões

Marcello Bosio, gerente de pré-vendas da Hitachi Data Systems no Brasil ”O CIO é pressionado para buscar soluções flexíveis e que reduzam custos, mas se um documento ou informação importante vaza na nuvem, é ele que será responsabilizado” Silvio Maemura, diretor da unidade de negócios HP Software & Solutions “É imperativo e estratégico gerenciar informações de forma eficaz ou muito em breve este quadro se tornará irreversível - com consequências devastadoras para quem pensa o contrário” John Mancini - presidente da AIIM “Ainda para 2010 veremos pela primeira vez o surgimento de um verdadeiro padrão para a indústria do ECM“ Alan Pelz-Sharp, analista de ECM da CMSWatch

A praça virtual

T

witter foi eleita a palavra do ano de 2009, ganhou do Obama, do H1N1 e de todas as outras. E adivinhem qual o país campeão em tempo de navegação nele? É “nóis na fita” de novo. É o País do futebol e da socialização da Web! Segundo o Ibope são 57 minutos em média, ganhando de longe dos britânicos que ficaram em segundo lugar com “apenas” 38 minutos. Já tínhamos faturado a maior adesão ao Orkut e agora demos uma lavada no Twitter. Segundo pesquisa da Folha on-line o internauta brasileiro fica três vezes mais no Orkut do que no e-mail, tido como uma maneira muito formal de comunicação pelos brasileiros. Não encontramos nenhum estudo sociológico que nos desse uma explicação sobre essa nossa hiperatividade. Mas, lendo sobre mídias, aprendemos que elas foram tirando o homem da praça, primeiro o rádio depois a TV e agora a Web. Então, neste meio do caminho a TV, que reinou absoluta durante mais de 50 anos, criou um fenômeno de enclausuramento social. A TV encantou uma geração, sem entretanto dar-lhe a possibilidade de interação, era a mídia de uma via só. Das ruas, praças e cafés, a humanidade foi direto para caixinha mágica, autoritária, hipnotizante, acachapante. Eis que surgem as tais mídias sociais da Web, voltamos então à praça (mesmo que virtualmente), lá estão todos em imagens, tiques e “teclices”. Adeus à rigidez, ao monólogo televisivo radiofônico, viva o face a face - ou facebook, que seja, viva a escrita! E que seja rápida e curta, aliás, abreviadíssima, tal como canta Herbert Vianna; “...Só quero saber do que pode dar certo, não tenho tempo a

Flavio Della Torre

“Com essas tecnologias, é possível aumentar a capacidade de infraestrutura, o desempenho das redes e dimensionar os equipamentos de acordo com a performance e capacidade requisitadas pela empresa. Esse é um apelo importante em tempos de economia desafiadora”

crônica

perder...” O que fazer neste instante? Essa foi a grande sacada do criador do Twitter, limitando a resposta a 140 caracteres. Parece estúpido não? Mas os números são impressionantes, enquanto a TV levou treze anos para atingir 50 milhões de usuários, o rádio 38, o twitter beira esse público com pouco mais de 3 anos. As redes sociais já atingem mais de dois terços dos internautas do mundo, sendo a maioria com menos de 30 anos. O Ibope divulgou recentemente que a navegação na Web já superou o consumo de TV paga em mais de 30%. Eis aí uma geração que não ouve rádio, praticamente não assiste à TV, acha os telejornais longos e enfadonhos e com o inconveniente dos horários fixos, muitos nem souberam responder o que são as “páginas amarelas”. Em compensação, não vivem sem suas “próteses” eletrônicas um minuto sequer. Sempre achei que o importante era o conteúdo, e não a mídia. Parecia lógico, mas não é, pois este conteúdo está cada vez mais superficial e banal. É muito para a sua cabeça? Pois para a minha também, vamos ver o que 2010 nos trará... Ângelo Volpi

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