Document Management 18 by Guia Information Management

Ano 4 - Número 18 - Junho de 2010- R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT www.docmanagement.com.br

media partner

management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo

Data Loss P R E V E N T I O N

SIX SIGMA Comoa disciplina ajuda nos projetos deECM

CIAB 2010 Oquevocêdeveconferir no maior eventoda área financeira e-Discovery: Como preparar sua empresa para as obrigatoriedades legais. 18_Capa.indd 1

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O Estado da Arte da G já tem presenç

O ECMShow 2010 é o maior evento latino-americano da indústria do Enterprise Content Management (ECM). É a porta de entrada para a divulgação e desenvolvimento da tecnologia no continente. Participar

l Dois dias de intenso conteúdo l Mais de 50 Palestras e Talk-Shows l Keynotes nacionais e internacionais l Eventos Paralelos Eventos Paralelos:

Patrocínio Diamond Patrocínio Platinum Patrocínio Gold

do ECMShow 2010 é uma experiência que levará os usuários à introspecção do conhecimento com a ajuda de especialistas em conteúdo e profissionais no gerenciamento de informações, de todo o mundo

l Espaço Hands On l Apresentação de Cases l Exposição de Produtos, Serviços e Tecnologias l Os maiores Players do setor

Gestão da Informação ça confirmada Atle Skjekkeland

Alan Pelz-Sharpe

Responsável pelas pesquisas e ofertas de educação da AIIM (maior associação de Gestão da Informação do mundo). Skjekkeland é especialista no setor de ECM, Findability e Enterprise 2.0. Conferencista renomado no segmento, realiza workshops e cursos de formação em vários países, tanto para pequenas e médias empresas, quanto para multinacionais

Consultor especializado em tecnologias e projetos de ECM. Alan tem focado suas pesquisas na de documentação e e records management, colaboração corporativa, SharePoint. Ele está no The Real Story Group desde 2006, como estrategista e VP para a América do Norte. Como keynote, tem realizado várias apresentações por todo o mundo. Seus 20 anos de experiência na indústria de document management o qualificam com um dos mais experientes oradores do setor.

Vice-Presidente da AIIM

Diretor do The Real Story Group

28 e 29 de setembro de 2010

| Sheraton - WTC | São Paulo | Brasil

Garanta sua participação! Informações: (11) 3392-4111 Inscreva-se pelo site: www.ecmshow.com.br

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Maio/Junho de 2010 | Edição 18 | www.docmanagement.com.br

nesta edição

6 Entrevista

28 Six Sigma em

projetos de ECM Como a disciplina desenvolvida para indústria pode melhorar os processos de implantação de projetos na gestão documental

Sua empresa está preparada para as exigências do e-Discovery? Nesta entrevista, Antonio Gesteira consultor para Forensic Services da PricewaterhouseCoopers, mostra a importância do tema para os negócios

10 UP Front

Veja aqui as principais notícias do mercado fornecedor e comprador do setor de ECM

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34 AIIM Expo +

Conference 2010 Saiba o que os especialistas mundiais trouxeram para o debate no maior evento do setor de ECM

Prevenir é melhor que remediar Com algumas exceções, as empresas brasileiras ainda estão longe de reduzir a um patamar satisfatório as vulnerabilidades que permitem o vazamento acidental ou ilegal de informações confidenciais

40 Em dia com Sped A Alliance completou um projeto inédito para implantação e centralização de informações de 60 empresas e um volume de 3,5 milhões de lançamentos contábeis do Grupo Abril.

44 Especial CIAB

Conheça o que a Samsung está fazendo para integrar ainda mais seu portfólio de produtos com o mundo da gestão de documentos

58 Canal executivo

36 Documentos Jurídicos

Conheça quais são os principais desafios na organização e na mudança de paradigma para este segmento do mercado

57 Canal executivo

Conheça todos os detalhes do evento e as novidades que os expositores apresentarão na edição de 2010.

Saiba como a Alfresco vem desenvolvendo sua plataforma ao redor do mundo e quais as ações da companhia visando ampliar o mercado na América Latina

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carta ao leitor

O dilúvio de Informações

ados estatísticos comprovam que o volume das informações digitais cresceu 62% em 2009, em relação ao ano anterior. Ou seja, conforme o estudo divulgado pela EMC e realizado pela IDC, foram 800 bilhões de Gigabytes ( 0,8 Zettabytes) produzidos, e a

previsão para 2010 é que esse volume chegue a 1,2 Zettabytes. O fato é que estamos sendo inundados por informações, geradas a cada segundo, impulsionadas pelas novas tecnologias como Cloud Computing entre outras. Entretanto o mesmo velho e bom desafio coninua: como buscá-las, como organizá-las, onde colocá-las? Essas questões foram amplamente abordadas durante o evento da AIIM 2010 deste ano, cuja cobertura você acompanha em nossas páginas. Nesta edição, seguindo nessa linha, apresentamos uma matéria especial sobre Six Sigma para ECM. Veja como uma disciplina desenvolvida para eliminação de erros na indústria pode ser aplicada à projetos de ECM com vantagens e benefícios. Outro

assunto muito relevante para os dias de hoje está na matéria de capa sobre a perda e roubo de dados - o DLP Data Loss Prevention, cuja ausência traz anualmente um grande prejuízo para muitas organizações. A organização de um tipo de documento muito particular: os documentos jurídicos, também é tema desta edição e merece uma atenção especial dos leitores. Veja o que antecipamos sobre os lançamentos e as novidades que serão apresentadas no CIAB 2010, que acontece neste mês. A todos uma boa leitura. Susana Batimarchi EDITORA

CONSELHO EDITORIAL

José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso, Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, , Ângelo Volpi, Monica Mancini, Nelson Yassuo Osanai, Daniel Dias Filho, Jose Antonio Galves Jr, Paulo Roberto Oliver, Oerton Fernandes, Sandra Cylke, Cássio Vaquero,Walter Freitas, Cesar Andrade, Bob Larrivee, Alan Pelz-Sharp e Fábio Fischer

www.docmanagement.com.br PUBLISHER Eduardo David eduardo.david@editoraguia.com.br

ARTE E DIAGRAMAÇÃO Flávio Della Torre flavio.dellatorre@gmail.com

DIRETOR Arnaldo David arnaldo@editoraguia.com.br

FOTOGRAFIA Josetti Capusso jcapusso@terra.com.br

EDITORA Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br

GERENTE ADMINSITRATIVO Jose Carlos Previtali josecarlos@editoraguia.com.br

GERENTE COMERCIAL Sandra Mletchol sandra@editoraguia.com.br EXECUTIVO DE CONTAS Laura Capo laura.capo@editoraguia.com.br

ADMINISTRAÇÃO Lúcia Fernandes lucia@editoraguia.com.br IMPRESSÃO Copy Press

ASSISTENTE COMERCIAL Katia Ribeiro katia@guiabusinessmedia.com.br

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DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais. DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista. Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

DOCUMENT MANAGEMENT | Maio / Junho 10

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Rua Anhanguera, 627 - 01135-000 - São Paulo/SP - Brasil Tel/Fax: 5511 3392-4111 - www.editoraguia.com.br

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entrevista

Antonio Gesteira

Afinal, o que é e-Discovery? Acompanhe a entrevista exclusiva de Antonio Gesteira, diretor de Forensic Services da PricewaterhouseCoopers e professor de Pós-Graduação em Computação Forense da Universidade Mackenzie que explica para o mercado este novo e importante conceito para as corporações.

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Document Management - O que é o e-Discovery ou Electronic Discovery? Antonio Gesteira - A definição do termo é muito mais ampla do que imaginamos, talvez seja mais fácil dizer o que o e-Discovery não é. Não é utilizado apenas em um processo de litígio na esfera civil ou criminal ou suspeita de fraude, onde uma determinada empresa ou cidadão necessita apresentar provas eletrônicas. O volume e a relevância dos dados gerados, transmitidos e armazenados através dos canais eletrônicos em escala global têm desafiado as autoridades governamentais, especialistas em segurança, empresários, conselho de administração, os acionistas, advogados, peritos, auditores, agentes de compliance entre outros atores para a questão central relacionada ao uso de meios eletrônicos na condução dos negócios. Vale a pena mencionar um outro termo relacionado ao e-Discovery que também merece atenção, conhecido como Electronically Stored Information – ESI -- que trata do ambiente tecnológico corporativo responsável pela organização de evidências eletrônicas de forma estruturada e consistente e que viabiliza a identificação de forma efetiva de uma determinada informação sensível para o negócio. Podemos dizer que o ambiente ESI facilita e muito no processo de e-Discovery de forma preventiva e não puramente reativa. DM – Na sua opinião, o e-Discovery é mais uma onda do mercado ou uma tendência que veio para ficar? Gesteira - Cerca de 70% do custo de uma investigação está relacionado com o processo de levantamento e apresentação de provas eletrônicas. Considerando que o e-Discovery tem sido utilizado na sua grande maioria em processos investigativos, onde as partes necessitam identificar, recuperar,

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“Cerca de 70% do custo de uma investigação está relacionado com o processo de levantamento das provas eletrônicas”. processar e analisar um grande volume de documentos armazenados eletronicamente e que o volume e a complexidade no gerencimento dos dados críticos teve um aumento significativo ao longo dos anos o e-Discovery passa a ser cada vez mais importante quando pensamos em estabelecer um processo que seja efetivo também do ponto de vista de custo. DM – O mercado brasileiro e latino americano está preparado para o e-discovery? Gesteira - Ao compararmos o mercado de e-Discovery nos Estados Unidos e na Europa à realidade dos países latinos, constatamos que esse conceito apresenta-se de forma bastante imatura. Nos países com um alto grau de corrupção é enorme incidência de crimes virtuais, e portanto, não significa que são os mais maduros em relação ao ESI e ao e-Discovery. Vale a pena ressaltar que em mercados maduros existem leis específicas que obrigam as empresas a apresentarem provas eletrônicas de forma tempestiva. Adicionalmente, esse é um ponto de estímulo para as organizações para a adoção de práticas mais estruturadas, o que em muitos casos pode significar para a empresa ter a sansão reduzida caso haja a cooperação do processo de e-Discovery. DM – Quais são as empresas que podem ser impactadas pela nova tendência? Gesteira - Na prática todas as empresas independentemente do porte ou do seu

segmento na indústria, podem deparar -se com situações de litígio onde a defesa vai passar pelo processo de apresentação de provas eletrônicas. As empresas multinacionais instaladas no Brasil bem com as empresas nacionais que operam no exterior podem ser mais impactadas, considerando o nível de exposição ao risco das informações e a necessidade de atendimento a regulamentações locais. DM – Como as grandes companhias de ação global estão se estruturando para atingir níveis de excelência nesta área? Gesteira - O e-Discovery é muito mais do que tecnologia e depende, além de competências técnicas e investimentos em hardware, software e treinamento, de profissionais com vivência em processos investigativos de crimes eletrônicos ligados a fraudes de natureza fiscal, contábil, desvios de conduta, disputas, concorrência desleal, entre outros, além do possível envolvimento de empresas especializadas na digitalização de grandes volumes de documentos. DM – Como as empresas podem se antecipar a esta exigência e quais as medidas práticas que podem lançar mão para atualizar seu compliance? Gesteira - Para isso, as empresas podem definir uma política de retenção de dados que inclui os procedimentos de descarte e obedecendo ao ciclo de vida da informação de acordo com a necessidade de negócios. Também pode estabelecer protocolos de comunicação, papéis e responsabilidade quanto à guarda e retenção de documentos.

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entrevista

Antonio Gesteira

Além disso, pode investir em programas de treinamento e conscientização dos colaboradores e terceiros, estalecendo penalidades quando aplicáveis. As empresas podem monitorar o compliance com as políticas e procedimentos e obter a certificação de empresas independentes. Dessa forma, garantirá que o processo funcione de forma sistêmica e que possua trilhas de auditoria. DM – O senhor vê entraves culturais ou legais que impactam a adoção dessas medidas? Gesteira - Acredito que as barreiras na adoção das práticas de guarda e retenção das informações, além das questões legais, podem estar relacionadas à falta de acesso e conhecimento das melhores práticas. Além disso, pode haver uma resistência natural quanto à implementação de um novo processo, obrigando as organizações a definir papéis e responsáveis e a orquestrarem os ajustes nas políticas, normas e procedimentos. DM – Quais são os resultados práticos da utilização das regras do e-Discovery nas empresas? Gesteira - Podemos enumerar alguns benefícios práticos que são: Fornecer ao departamento de TI e ao Jurídico um melhor entendimento sobre os tipos e a localização das fontes de informações eletrônicas e facilitar a rápida identificação, extração e apresentação dos dados em resposta a eventos planejados e não planejados, assim como às auditorias internas e externas. O e-Dicovery ainda viabiliza a pronta e rápida resposta na apresentação dos dados para requisições do Departamento Jurídico e em processos judiciais que envolvam firmas de advocacia, reguladores e terceiros e auxilia facilitando no gerenciamento dos registros de negócios de acordo com a política corporativa para guarda e retenção das informações.

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¿Qué es el tal e-Discovery? Lea la entrevista exclusiva de Antonio Gesteira, director de Forensic Services da PricewaterhouseCoopers . Document Management: ¿Qué es el e-Discovery? Antonio Gesteira: El término es mucho más amplio de lo que imaginamos, es más sencillo decir lo que no es el e-Discovery. No sólo se utiliza en procesos de litigio civil, penal o indicios de fraude, pero tambien cuando un ciudadano o empresa en particular tiene que presentar pruebas electrónicas. El volumen y la relevancia de los datos generados, almacenados y transmitidos a través de canales electrónicos a escala mundial han desafiado a los funcionarios gubernamentales, expertos en seguridad, los empresarios, la junta, los accionistas, abogados, auditores, oficiales de cumplimiento y otros actores para la pregunta central sobre el uso de medios electrónicos en los negocios. Otro tema importante del e-Discovery es el ESI (Información Almacenada Electrónicamente en su abreviación en inglés) que trata del ambiente tecnologico corporativo responsable por la organización estructurada y coherente de las pruebas electrónicas y también permite la identificación efectiva de las informaciones. DM: ¿Están listos los mercados de Brasil y Latinoamerica para el e-Discovery? AG: Al comparar el mercado de e-Discovery en los Estados Unidos y Europa a la realidad de los países de América, vemos que este concepto se presenta bastante inmaduro en esta parte del mundo. En los países con un alto grado de corrupción es enorme incidencia de los delitos informáticos y, por lo tanto, no significa que sean más maduros en relación a ESI y e-Ddiscovery. Vale la pena señalar que en los mercados maduros hay leyes específicas que exigen de las compañías la presentación de pruebas electrónicas en el momento oportuno.

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INDICADORES Em 2009,

97%

Fonte: Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI.br)

25%

das empresas, oferecem acesso remoto ao seu sistema de computadores para os funcionários trabalharem fora de suas dependências. Fonte: Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI.br)

Das empresas pesquisadas com 10 funcionários ou mais

prioridades de negócios o aprimoramento de negócios figura como o número 1 no ranking. E entre as 10 prioridades de investimentos de tecnologia, a virtualização aparece em primeiro lugar. Fonte Gartner

Implementar gerenciamento eletrônico de Records Management é a prioridade

número 1

das empresas seguidas pelo gerenciamento de emails e da integração de múltiplos repositórios . Fonte: AIIM

93% 59% 53% 4,47% têm acesso à internet. Entre as empresas com mais de 100 funcionários, 100% acessam a internet.

Fonte: Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI.br)

As redes sociais implementarão uma mudança dramática nos negócios nos próximos anos:

dos entrevistados concordam integralmente. Fonte: AIIM

Mercado brasileiro de serviços de Tecnologia da Informação em 2009 cresceu

Fonte: IDC

das empresas americanas entrevistadas têm um portal, ou planos imediatos para implantá-lo. Fonte: AIIM

As empresas de grande porte, ou seja, com mais de 500 funcionários, foram responsáveis por cerca de

68% 60% dos investimentos em serviços de TI em 2009. Fonte: IDC

das empresas alcançaram melhor ou muito melhor o ROI se comparado com a integração de outros projetos de TI com a virtualização. Fonte: AIIM

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Novas linhas de multifuncionais, impressoras, copiadoras e duplicadores fazem parte dos lançamentos da Ricoh no País no primeiro semestre de 2010. A empresa acaba de anunciar o lançamento de nove novas famílias de equipamentos no mercado de impressoras e multifuncionais, além da recém-lançada multifuncional colorida C232S. As novas linhas de produtos da Ricoh Brasil que estão chegando ao mercado são: Pro C550EX e Pro C700EX; Aficio MP1900; SP6330N; DX3343; SP3400N e SP3410N; SP3400SF e SP3410SF; MP2851 e MP3351; MP4001 e MP5001; MPC6501 e MPC7501. Todos os lançamentos da Ricoh no Brasil fazem parte da reestruturação e da nova etapa de crescimento da companhia. A empresa, antes chamada de Gestetner Brasil, conquistou sua

Divulgação

das empresas com 10 funcionários ou mais, utilizam computadores em seus negócios .

Entre as

Ricoh Brasil lança novos produtos no mercado

marca-mãe em abril deste ano, como parte da estratégia mundial da Ricoh de unificação de suas marcas e crescimento no mercado brasileiro. O objetivo da Ricoh Brasil é crescer, em 2010, no mínimo 10% a mais que no ano passado.

Garantia para documentos digitais A protocolação digital está se tornando cada vez mais necessária no mundo corporativo, Assim, a Provider IT, empresa especializada em tecnologia, estabeleceu parcerias com empresas de soluções como a Assinatura Digital, que garante a autenticidade do assinante, a integridade do documento e o não repúdio, o Carimbo de Tempo, que possibilita atestar a data de criação de um documento eletrônico por meio de uma fonte de tempo segura e a Protocoladora Digital de Documentos Eletrônicos, que permite disponibilizar ao remetente um recibo

confiável de entrega, entre outras ferramentas. Conforme Amaury Pugliese, diretor da Provider IT. “Por meio de mecanismos baseados em conceitos de criptografia, abolimos a necessidade de tramitação de informações em papel e formulários. Assim, os processos tornam-se mais ágeis e seguros”, conceitua. Para ele, empresas que não usam a protocolação digital estão fadadas a processos lentos, dependentes de documentação impressa. “Com a morosidade, elas acabam mesmo ficando para trás”, afirma o diretor.

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Carreiras

Bradesco e NF-e do Brasil

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executivo da TelComp, Associação Brasileira das Prestadoras de Serviços de Telecomunicações Competitivas. O executivo tem como objetivo manter o nível de crescimento e influência da TelComp, a partir da concretização de novas alianças e forte atuação perante os diferentes stakeholders dos setores governamental e privado.

CEO da Xerox comenta desempenho

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A Xerox Corporation comenta como seu planejamento anual de negócios, sua forte capacidade de geração de caixa operacional, liderança tecnológica e serviços têm contribuído para promover a diferenciação da empresa no mercado, gerando mais valor para seus acionistas. A Xerox é hoje líder mundial em gestão de documentos e processos de negócios. Com a aquisição da Affiliated Computer Services, Inc (ACS), em fevereiro, expandiu seu portfólio com a inclusão de novos processos de negócio e outsourcing de TI. Os serviços da empresa dobraram de tamanho foram para US$10 bilhões e o plano anual da Xerox conta com mais de 80% de aumento no total de vendas. “Ao longo dos últimos anos, nós mudamos fundamentalmente nossa companhia. Priorizamos investimentos em inovação para criar o mais amplo portfólio do mercado em tecnologia de

Alexandre Borghoff Gonçalves é o novo diretor de Desenvolvimento de Negócios do Gartner no Brasil. A empresa líder mundial em pesquisa e aconselhamento sobre tecnologia da informação e supply chain, anuncia a contratação que terá o executivo como responsável pelo atendimento aos clientes e prospects no Estado de São Paulo. Alexandre chega como parte de uma estratégia agressiva de crescimento da operação local. Para este ano, a expectativa é de que a empresa cresça 40% no País.

Ursula Burns, CEO da Xerox

Rafael Nassar Paloni é o documentos. Nós ampliamos nossos canais de distribuição para levar a marca Xerox a clientes de todos os tamanhos. E mantivemos a disciplina e controle para levar eficiência ao longo de todos os níveis da empresa”, disse Ursula Burns, CEO da Xerox.

assumiu como COO (Chief Operating Officer) da empresa. Luis Picinini recebeu a nomeação como diretor de canais no Brasil da Citrix. O executivo tem como principal objetivo desenvolver o plano de canais e estreitar o relacionamento da empresa com sua força de vendas. Sua chegada vem complementar as ações da Citrix para fortalecer a operação da companhia no País, bem como realinhar a estratégia da filial com os negócios da matriz da empresa.

Ricardo Lopes Vieira acaba de ser contratado pela Letnis Consultoria de Informática, provedora de soluções que atua nos segmentos de consultoria em processos de negócios e SAP ERP, anuncia, para a função de gerente de Contas na vertical de Vendas de Serviços e Prospecção de New-Names.

novo presidente da Network1 distribuidora especializada em soluções de comunicação de dados, comunicações unificadas, segurança, TI, videovigilância, mobilidade e datacenter no Brasil. Na empresa há cinco anos, Paloni, que é um dos

acionistas, ocupava o cargo de diretor de Operações e Finanças. E Luis

Lourenço

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reduzirão custos com papel, impressão, armazenamento, além de economizar tempo com a escrituração manual das informações e com as paradas de caminhões em postos fiscais. Pela parceria, os Clientes Pessoa Jurídica poderão emitir e enviar as NF-e para autorização junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Graças à integração com os instrumentos de recebimento (boleto de cobrança), conseguirão gerenciar todo o processo de faturamento (das empresas por meio de uma única ferramenta on line. Isso garante agilidade e otimização do trabalho. Essa informatização profissionalizará a gestão de pequenas e médias empresas e aumentará a competitividade justa, já que minimizará fraudes. .

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João Moura é o novo presidenteEm um acordo inédito no mercado nacional, a NF-e do Brasil, especialista em soluções de inteligência fiscal eletrônica, fechou parceria com o Bradesco para o fornecimento de solução de nota fiscal eletrônica integrada ao sistema de cobrança. A enorme capilaridade do Bradesco, que possui cerca de 57,1 milhões de clientes e mais de 38 mil pontos de atendimento espalhados por todo o território nacional, será um fator determinante para popularizar esse sistema que faz parte do Projeto Sped da Receita Federal. Com isso, as mais de 800 mil empresas que comercializam produtos e fazem parte da obrigatoriedade de substituição das notas de papel pelas versões eletrônicas até o final de 2010,

Guilherme Aldighieri Soares recebeu promoção para o cargo de diretor regional de Vendas da Iomega, empresa de soluções para o gerenciamento e armazenamento de informação da EMC Brasil, O executivo será responsável pelos mercado do Brasil e da Argentina e responde ao presidente da Divisão de Armazenamento da EMC, Joel Schwartz, e seu desafio neste novo cargo é prover oportunidades estratégicas de negócios, liderando as iniciativas de crescimento da Iomega nestes dois importantes mercados.

Waldir Agaki assumiu a gerência da Divisão de Consultoria da SAGE XRT, empresa especializada em sistemas para gestão de tesouraria e Marcelo Saldanha para a gerência de Customer Care.

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totalmente percebida por grande parte das empresas, tanto por seu caráter crítico quanto no potencial de geração de custos para as empresas. “Os projetos de documentos eletrônicos fiscais não se encerram no momento em que a empresa adquire a capacidade de emitir eletronicamente esses documentos”, explica Richieri. “As empresas que emitem e recebem grandes volumes de documentos fiscais eletrônicos precisam gerenciar o ciclo de vida deles, porém este é um problema recente”. A partir de um portal de serviços baseado no conceito de SaaS

Flávio Richieri, diretor da CCDE (Software como Serviço) e apoiado por um Contact Center, a CCDE oferece, entre outros, os serviços de acesso, recebimento e distribuição de documentos eletrônicos fiscais, além da recepção, verificação e integração desses documentos, com os principais sistemas de gestão empresarial, bem como sua armazenagem e gestão.

A IDC Brasil, concluiu o estudo Brazil IT Services Tracker 2009, que é realizado para quantificar e analisar o mercado de Serviços de Tecnologia da Informação no País. Segundo Bruno Pagotto Tasco, analista do mercado de IT Services, a oferta de serviços que mais se destacou em 2009, foi a de outsourcing de infraestrutura. “A busca por redução de custos e otimização de recursos estimulou as empresas a buscarem a terceirização de sua infraestrutura e seus aplicativos, o que puxou fortemente o crescimento na oferta de ambos os serviços. Os serviços de Hospedagem de Aplicação e Hospedagem de Infraestrutura somam juntos um crescimento de quase 30% em 2009. A tendência é que isso continue em 2010”, declara.

O mercado brasileiro acaba de ganhar uma central de custódia de documentos fiscais eletrônicos. A CCDE, é a empresa que oferece para companhias de grande, médio e pequeno porte uma plataforma de serviços voltados à gestão do ciclo de vida dos documentos fiscais eletrônicos – como distribuição, armazenamento, consulta, recuperação, arquivamento e descarte. De acordo com Flávio Richieri, diretor da CCDE, a exigência cada vez mais frequente de documentos fiscais eletrônicos, como as NFe, criou uma demanda que somente agora começa a ser

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Central de custódia de documentos

crescimento no outsourcing

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CNC expõe na AIIM 2010 componentes de qualidade e facilidade para a geração de scripts que garantem a alta confiabilidade dos dados de indexação via validações e regras de negócios aplicados, possibilitando o atendimento às expectativas dos clientes de diferentes mercados”. Um dos principais diferenciais mostrado pela CNC e que teve uma receptividade muito boa, foi a facilidade de desenhar todo o fluxo de produção no estilo “drag and drop”. Outro ponto que causou boa impressão foi a questão gerencial, com a disponibilização de relatórios e indicadores-chave de desempenho e, principalmente, um novo conceito em digitalização, que é a integração do processo de digitalização com os processos de negócios.

Folder 245 A família Folder245 é um conjunto de ferramentas para aplicações corporativas para Capture, Document Imaging, Document Management, Business Intelligence, Workflow e Business Process Management.

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A Scansystem, distribuidora e revendedora de equipamentos e suprimentos para gestão documental, reformulou seu site ou Loja Virtual. Além disso a empresa está trazendo para o mercado brasileiro um novo scanner portátil que garante a captura de imagens em altíssima qualidade. O DocuPen Xtreme X05 Bluetooth, é um produto que mantém o conceito de “scanner caneta”, conta com processador de computador de, 64 MB de memória RAM e slot para expansão de memória microSD, o novo scanner permite a digitalização de aproximadamente 80 páginas por carga o sua bateria é recarregável via USB. O scanner inclui uma interface Bluetooth

para conexão com outros dispositivos. “A empresa procura sempre desenvolver novas soluções e tecnologias, visando melhorar sua linha de produtos, tendo como principal objetivo a satisfação de seus clientes”, reitera Ricardo Monteiro, diretor da Scansystem. Divulgação

A CNC Solutions, esteve presente no evento da AIIM 2010, mostrando uma solução completa de Document Imaging denominada CNC Produção. De acordo com o diretor de Produtos e Soluções da CNC, Enrique Chauffaille, a participação no evento foi muito positiva, tendo gerado importantes contatos para desenvolvimento de parcerias no México, Colômbia e também nos EUA, além de consolidar o relacionamento com os principais fornecedores de componentes do mercado global. Segundo Chauffaille, “o CNC Produção mostrou-se muito competitivo, mesmo se confrontado com produtos similares e já bastante conhecidos nos mercados americano e europeu, uma vez que conta com recursos de última geração,

Scansystem reforça estratégias

Ricardo Monteiro, diretor da Scansystem

Solução completa para gestão de conteúdos e processos

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Acervo de Arquitetura e Design Compras Corporativas Contratos Gerenciamento de Projetos de Engenharia Gestão de Acervo Físico Gestão de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde Inteligência Competitiva Material de Criação e Base de Fotografias Organização de Eventos Pipeline de Vendas Registro de Tratamento de Anomalia Sistemas de Atendimento ao Cliente e Ouvidoria

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Store reinventa mercado de GestĂŁo Documental memĂłria, o sistema de anti-colisĂŁo, o gerenciamento de ID como se fossem IPÂ´s de uma rede WiFi, a taxa de transferĂŞncia, o leitura dos DivulgaĂ§ĂŁo

O Grupo Store, por meio de uma parceria internacional estĂĄ apresentando ao mercado sul americano, a terceira geraĂ§ĂŁo da tecnologia RFID especificamente desenvolvida para gestĂŁo documental. â&#x20AC;&#x153;A tecnologia DNA Paper, nĂŁo ĂŠ uma metodologia de trabalho adaptada de tecnologias oriundas do mundo RFID. Ela nĂŁo foi adaptada para exercer funĂ§Ăľes as quais em seu nĂşcleo nĂŁo foi idealizada para suprir estes requisitos de mercadoâ&#x20AC;?, explica FlĂĄvio Oliveira, da EVO, parceria da Store no desenvolvimento da tecnologia. Desde a escolha de freqĂźĂŞncia, seu protocolo de comunicaĂ§ĂŁo, a criptografia de dados, o gerenciamento dos blocos de

AndrĂŠ Alckmin, diretor do Grupo Store

dados e por final a escrita foram dimensionadas para a GestĂŁo Documental Inteligente. â&#x20AC;&#x153;O objetivo principal da tecnologia ĂŠ atender Ă s necessidades do mercado de GestĂŁo documental, desde os documentos em papel atĂŠ as unidades de backupâ&#x20AC;?, reitera o diretor do Grupo Store, AndrĂŠ Alckmin . Os sistemas software e o hardware foram desenvolvidos para atender uma demanda mundial que se inicia de duas maneiras diferentes: quando o documento que sĂł existe no mundo virtual, ĂŠ preenchido, impresso, verificado e assinado e a partir deste ponto vira um documento fĂsico de alto valor agregado,Â que deve ser identificado, localizado, autenticado e

rasterado a qualquer momento ou a partir da necessidade em demandas on line e on time; ou ainda quando ele ĂŠ um legado fĂsico,Â e apĂłs â&#x20AC;&#x153;tagiadoâ&#x20AC;?, vira um documento fĂsico. O sistema pode ser aplicado aos mais diversos tipos de documento desde papĂŠis atĂŠ fitas de backup, a Store atravĂŠs da Data Safe estĂĄ implantando em tempo mĂnimo o ITape o primeiro sistema de gestĂŁo de deslocamento, armazenamento, gerenciamento de presenĂ§a, verificaĂ§ĂŁo geodĂŠsica de status e tudo isso com nĂveis de seguranĂ§a de C1 a C3 A Store faz parte da cadeia de desenvolvimento deste produto, que jĂĄ estĂĄ sendo utilizado em projetos internos de melhoria de qualidade de serviĂ§os.

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IBm FORNECE PARA PREFEItuRA DE SÃO PAuLO

Veros It fornece para o governo do mato Grosso Três grandes usuários de TI da administração pública e do governo do Mato Grosso – Prefeitura Municipal, Tribunal de Contas do MT e Universidade Federal do Mato Grosso – estão partindo para a adoção da tecnologia de ECM para agilizar os processos administrativos e o atendimento ao público, através do uso de documentos digitais e da automação do fluxo de processos. O objetivo, dos três projetos, é não apenas otimizar os trâmites internos e a organização dos acervos de documentais, mas também desenvolver sistemas automáticos e ágeis para a prestação de serviços aos respectivos

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públicos externos das instituições envolvidas nos projetos. Atualmente em diferentes estágios de implementação, os três projetos do Mato Grosso estão utilizando tecnologia de software e serviços da empresa brasileira Veros Tecnologia, uma das primeiras a desenvolver uma plataforma de ECM totalmente voltada para atender a legislação nacional e as normas arquivísticas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). De acordo com Márcio Guariente, diretor-executivo da Veros Tecnologia, o governo e as empresas brasileiras apresentam demanda reprimida em relação à tecnologia de ECM, mas

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os projetos encontravam obstáculos na falta de opções adequadas à realidade local. “A decisão de investir no desenvolvimento de uma solução brasileira partiu da constatação do alto preço inicial e dos grandes custos de customização exigidos pelos pacotes de gerenciamento oferecidos pelas gigantes globais”, assinala o executivo. A Veros TI possui um portfólio de aplicações focadas nos segmentos bancário, financeiro e de serviços públicos com ferramentas desenvolvidas para automação das etapas envolvidas na gestão documental.

O Programa de Inspeção Ambiental Veicular da Prefeitura de São Paulo em 2010 tem o desafio de inspecionar toda a frota de veículos registrados, 4,5 milhões de automóveis. Para realizar este trabalho houve um investimento de mais de R$1,5 milhão em soluções da IBM Brasil, na infraestrutura de TI, capaz de processar todas as informações referentes ao procedimento para a inspeção, como prazos e agendamentos, transmissão de dados e emissão de documentos entre outras. O objetivo foi deixar todo o sistema seguro, ágil e integrado, conectando todos os órgãos envolvidos.

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perda de dados

Ana Lúcia Moura Fé

Prevenir é que reme d 20 Document Management | Maio Julho / Agosto Junho 10 09

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perda de dados é um dos problemas que mais tiram o sono de empresários de todos os segmentos. Não é para menos. Por mais que tentem, as empresas não conseguem impedir que a informação, riqueza intangível do seu negócio, escorra por ralos os mais variados, gerados seja por má-fé ou incompetência, seja por infraestrutura ineficiente ou ausência de procedimentos adequados de segurança. Enquanto isso, as tentativas de fraude virtual se multiplicam, chegando a crescer mais de 200% em um único ano no Brasil, segundo o Cert.br. Esse cenário explica o porquê de processos e tecnologias preventivas reunidos sob a sigla DLP (de Data Loss Prevention) estarem entre as áreas mais quentes em TI, aquelas que figuram em todas as pautas de discussão. Com promessa de reduzir a vulnerabilidade das empresas, a DLP permite classificar, controlar e garantir o bom uso dos dados e das informações. Estariam as empresas brasileiras atentas ao problema da perda ou vazamento ilegal de dados, e preparadas para combatê-lo? De acordo com José Matias Neto, gerente de Suporte Técnico da McAfee para a América Latina, preocupadas, ao menos, elas estão. Há uma visível movimentação de todos os segmentos

econômicos nos últimos anos, embora os setores financeiro e da indústria ainda mantenham a liderança em investimentos nessa área. Mas a grande questão, segundo Matias, é que, quando se trata de DLP, não basta somente investir. É necessário planejar e contar com o envolvimento das demais áreas da companhia no processo de avaliação e classificação daqueles assuntos que devem ser considerados estratégicos e confidenciais. “Uma análise mal-estruturada pode desencadear erros como o engessamento do negócio, pois dificultará a fluxo e a transmissão dos dados”, alerta. Por outro lado, cumprir a contento essa tarefa inicial, com a colaboração de todas as unidades de negócio envolvidas, possibilita a redução de gastos desnecessários. “Evita o excesso na seleção dos temas confidenciais, o que impede o aumento do TCO (custo total de propriedade)”, explica. O gerente diz que o mercado enxerga a DLP como um conceito ou um processo de governança corporativa. “É parte de uma estratégia mais ampla. Contribui para a segurança dos dados e informações da empresa e, com o envolvimento dos departamentos, permite que sejam avaliados e alinhados com os executivos todos os assuntos confidenciais e os temas que

devem ser disseminados para determinados públicos de interesse”, continua. Independentemente do estágio de maturidade da empresa em governança e uso de TI, o desafio para barrar a perda de dados é grande, porque as ameaças vêm de todas as direções e com motivações diferentes. “Perdas e vazamentos podem ocorrer por má-fé ou mesmo descuido, como impressões e arquivos não autorizados ou salvamento de arquivos em pen-drives para levar o trabalho do escritório para casa”, exemplifica o gerente. Para dar uma ideia do tamanho do imbróglio, ele informa que, em 2008, havia no mundo 400 milhões de USB’s em uso, 450 milhões de notebooks, 350 milhões de desktops, de 300 a 400 milhões de celulares e 2,1 bilhões de CDs. “São incontáveis o dados estratégicos trafegando de maneira vulnerável por esses dispositivos”, diz. Ações reativas Da sua parte, Ricardo Fernandes, vice-presidente de Segurança da CA para a América Latina, avalia que as empresas brasileiras, em geral, estão atrasadas no que se refere a estratégias de DLP. “Os segmentos mais adiantados são aqueles que têm de aderir a alguma norma ou regulamentação, como o PCI-DSS

é melhor e diar

Com algumas exceções, as empresas brasileiras ainda estão longe de reduzir a um patamar satisfatório as vulnerabilidades que permitem o vazamento acidental ou ilegal de informações confidenciais

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perda de dados

(Payment Card Industry – Data Security Standard), por exemplo.” Quanto aos demais segmentos, ele observa que muitas vezes a adoção de prevenção de perda de dados acontece, equivocadamente, de forma reativa, após um grande prejuízo, seja financeiro, seja de imagem, decorrente do vazamento de informações. “O indicado é a ação preventiva, com gerenciamento das informações de toda a empresa feita de maneira constante e transparente, obedecendo às políticas da corporação e transcendendo o contínuo ciclo de desenvolvimento e amadurecimento dos processos”, diz o vice-presidente. Ele cita, como ilustração, o gerenciamento de identidades e acessos baseado em contexto (Content Aware IAM), em que um indivíduo, no momento em que é admitido na companhia, é enquadrado em perfil predefinido que delimita os seus acessos a sistemas, informações e dados. Para Fernandes, as empresas não preparadas em termos de DPL estão sob riscos diversos, como perda da vantagem competitiva relativa à retenção de propriedade intelectual. Por outro lado, ele alerta que projetos mal

conduzidos podem levar à falsa percepção de proteção ou estimular a saída descontrolada de informações por canais ainda não cobertos. Para driblar esse problema, ele aconselha que se comece com uma análise de risco das informações estratégicas da empresa, partindo para a identificação dos principais pontos vulneráveis ao vazamento de informações (como sistemas de email, dispositivos móveis, servidores compartilhados e estações de trabalho) e classificação das informações. “Com isso, pode-se determinar o alcance e priorização das medidas a serem adotadas”, diz o executivo, para quem o cuidado na hora de optar por uma solução de DLP é fundamental, a ponto de envolver todos os setores-chave da organização, como finanças, RH, comercial. “A solução deve se encaixar na estrutura organizacional de forma transparente e eficiente, com políticas e processos bem definidos”, declara. Na percepção da CA, as perdas de dados ocorrem mais comumente devido ao mau uso da informação pelos próprios empregados. “Pesquisas indicam que 80% dessas perdas ocorrem acidentalmente.” O e-mail ainda é o

grande vilão. Muitas vezes o vazamento ocorre no envio inocente de informação via blackberry, na utilização de pen drives ou outros dispositivos. “Ocorre também com a divulgação de informações confidenciais e estratégicas na forma de comentários e posts em sites e ambientes como o Twitter.” O vice-presidente explica que é na etapa de classificação de informações que se determina a “sensibilidade” dos dados (sensitive datas), ou seja, informações cujo vazamento pode trazer maior ou menor impacto negativo às organizações. Ele ressalta, por outro lado, que essa sensibilidade não depende apenas do dado em si, mas de vários fatores, como quem a possui, área, lugar, hora e contexto no seu uso. “Por exemplo, por lei, informações contábeis de empresas com ações são publicadas, mas um vazamento prévio pode representar grandes prejuízos aos acionistas”, assegura. Fernandes aproveita para ressaltar a importância da abordagem identity-centric (orientada a identidade) no gerenciamento de segurança da informação e em DLP. É importante, segundo ele, porque a simples análise do dado, desconsiderando o con-

Ameaças internas Confira como o comportamento de funcionários impacta a perda de dados. Os dados foram extraídos de pesquisa da Cisco com 2 mil empregados e profissionais de TI no Reino Unido, França, Alemanha, Itália, Japão, China, Austrália e Brasil: AMEAÇAS INTERNAS VERSUS AMEAÇAS EXTERNAS - a maioria dos profissionais de TI acredita que os empregados representam uma ameaça mais grave para a segurança dos dados do que o público externo. 39% apontam a negligência como a principal razão, e uma em cada cinco indicam trabalhadores descontentes com o risco de segurança de dados.

MANTER DISPOSITIVOS CORPORATIVOS APÓS DEMISSÃO alguns funcionários admitiram manter seus dispositivos corporativos com acesso a informações depois de deixar seus empregos, para uso pessoal ou para vingança pelo desligamento.

DISCOS RÍGIDOS PORTÁTEIS - um em cada três profissionais de TI disse que os discos rígidos portáteis são a principal preocupação quanto à forma como os dados vazam - mais do que e-mail (25%), aparelhos perdidos ou roubados (19%) e comunicação verbal com não empregados (8%). APARELHOS PERDIDOS OU ROUBADOS – um em cada 10 profissionais teve algum dispositivo de uso corporativo perdido ou roubado no ano, gerando incidente de perda de dados que afetou a si ou a empresa. Roubo e venda de informações e dispositivos – um em cada dez trabalhadores (11%) admitiu que roubou dados ou dispositivos corporativos para vendê-los, ou que conhece colegas de trabalho que fizeram isso.

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perda de dados

texto de uso e os seus agentes (quem envia e/ou recebe a informação), pode resultar em políticas que restringem a agilidade operacional, aumentam o número de falsos alertas e incidentes. Isso pode abalar a credibilidade de toda a estratégia. “O acoplamento de estratégias de prevenção de perda de dados com processos como o de gerenciamento de identidades e perfis aumenta muito o nível de maturidade do controle das informações e traz melhor aderência a regulamentações e normas, além de elevar a conscientização geral dos usuários”, reitera. Segurança sem paranoia Na opinião de Fernando Fontão, gerente de Engenharia de Sistemas da Websense para a América Latina, DLP é algo que todo gestor de informática sempre fez, sem se dar conta. “Quando exigimos que um funcionário troque de senha todo mês ou restringimos o acesso de usuários a certas pastas na rede, estamos fazendo DLP de forma rudimentar”, diz. Fontão informa que a tecnologia de DLP tornouse necessidade maior nos últimos anos porque os hackers passaram a agir como criminosos virtuais interessados em ganho financeiro, em combinação com a má gestão da segurança da informação nas redes. “É aí que entram os fornecedores de tecnologia, com o esforço de consolidar várias estratégias de DLP em uma suíte que possa ser usada de forma coesa, em lugar de vários sistemas de diferentes fabricantes”, alerta. Segundo Fontão, a estratégia de DLP deve, entre outros cuidados, evitar que a “paranoia” da segurança interrompa processos legítimos e garantir o menor número possível de falsos positivos e falsos negativos. “A empresa não pode confiar que a DLP, sozinha, vai acabar com as fugas de dados. E deve assumir que a DLP é um processo contínuo a ser constantemente reavaliado e ajustado segundo a realidade de cada negócio”, conclui. O gerente da Websense explica que a tecnologia de DLP, por meio dos métodos de classificação de informação, “aprende” sobre a essência da informação, gerando impressões digitais que podem ser detectadas mesmo se a informação for fragmentada ou modificada. Como exemplo dos recursos disponíveis, ele diz que o cruzamento da tecnologia de DLP com a de segurança do acesso à web permite que dados confidenciais sejam impedidos de

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Cinco passos para diminuir riscos de perda de dados 1 Identifique os dados que precisam ser protegidos 2 Não assuma que os trabalhadores sabem quais dados devem proteger 3 Integre todas as entidades empresariais em uma mesma cultura de segurança 4 Proporcione a mesma educação de segurança em todos os lugares 5 Mantenha contato com os trabalhadores e suas atividades.

chegar às páginas usadas por hackers, ao mesmo tempo que as informações ficam liberadas para uso em sites de aplicações corporativas na forma de SaaS. Segundo ele, mais de 70% dos ataques nos últimos anos utiliza a web como vetor, e uma das ações dos hackers consiste no uso de código malicioso para roubar informação e enviá-la, via internet, a servidor remoto já preparado para recebê-la. No que se refere às empresas brasileiras, o executivo da Websense avalia que elas ainda pensam em DLP como solução que precisa ser implementada de uma vez, que requer uma reestruturação completa da rede e que leva ao menos um ano para ser implementada ao custo de milhões. “É um equívoco. A DLP pode começar por canais mais críticos e com os dados mais relevantes, e, a partir daí, ser expandida aos poucos”, informa Fontão. Segundo ele, essa abordagem leva a um refinamento das políticas, porque a empresa tem acesso a relatórios com o perfil típico das fugas, incluindo a porcentagem de tentativas intencionais de roubo de dados em comparação com fugas acidentais, e pode comparar a capacidade de soluções de DLP disponíveis no mercado. “O importante é que se pode obter benefícios de uma solução de DLP desde o primeiro dia da instalação dos primeiros módulos”, garante. O passo seguinte –diz ele, é estender a solução a outros canais e outros conjuntos de dados. ”Dando um passo de cada vez, a empresa obterá resultados úteis e mensuráveis, sem gerar estresse administrativo nem falsos-positivos que mais atrapalham do que ajudam”, finaliza Fontão.

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gestão

Walter W. Koch

O ECM e a gestão de mudanças Josetti Capusso

Walter W. Koch é diretor da ImageWare. Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pósgradução da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br

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cliente entra na agência segurando um envelope nas mãos. Dirige-se ao caixa, que neste caso é uma senhora nos seus 60 anos, e entrega o envelope. Esta abre-o, retira o formulário de depósito e um lote de cheques e imediatamente insere tudo em um scanner de cheques com alimentador automático, enquanto o cliente vai embora satisfeito. Não, não estamos sonhando com a Compe por imagem no Brasil e sim relatando um fato assistido recentemente durante uma visita a um banco francês. Chamou a atenção, fato de o cliente sair da agência sem ter um comprovante do depósito em mãos. Mas chamou ainda mais a atenção, quando solicitamos à esta caixa que nos mostrasse um dos cheques, ela instintivamente preferiu usar a mão direita e procurá-lo com o mouse na tela de sua estação de trabalho do que no lote de cheques que estava em sua mão esquerda. Repito, uma senhora de mais de 60 anos, tendo o documento físico em sua mão esquerda e o mouse em sua mão direita preferiu usar a segunda para recuperar esse documento. Posteriormente, ao conversarmos com alguns dos responsáveis pela implementação do projeto, perguntamos qual a maior dificuldade enfrentada. A resposta praticamente foi unânime: a gestão da mudança! Temos de dar o braço a torcer, pois na nossa visão tiveram bastante sucesso nesta frente. Lembramos também de uma visita a uma grande empresa norte-americana de logística, onde fomos recebidos pelo responsável por um projeto de workflow com document imaging. Ele apresentou-se como um profissional que de formação havia estudado psicologia. Porém, o destino o havia levado para a tecnologia. Contudo, para o seu projeto, havia utilizado mais a sua formação de psicólogo do que tecnólogo. A natureza do ser humano sempre foi a de ter resistência a mudança. “Se hay mudanza, soy contra” é uma das frases que representa bastante bem essa resistência, oriunda da falta de habilidade, falta de vontade e/ou falta de informação. Consequentemente, para uma implementação de sucesso de um projeto de porte deveremos obrigatoriamente ter um plano de capacitação, um de recompensas e um de comunicação que diminuam essa resistência.

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Outro fator, segundo a AIIM apud Harvard Business Press é o fato de que os empregados entendem a visão e queiram transformá-la em realidade, mas estão emparedados pelas estruturas formais que dificultam a ação, chefes que desencorajam ações focadas na implementação da nova visão, a falta de competência debilita a ação e sistemas de RH e de informação dificultam a ação. Consequentemente deveríamos ter como parte integrante de cada projeto de ECM, já que cada um possui objetivos específicos e uma audiência específica, um plano de gestão de mudanças específico. A definição desse plano deve ser iniciada no começo do projeto, assim que tivermos a audiência definida e ser encorpada por meio do desenvolvimento de documentação e treinamentos específicos, políticas de incentivo e um bom plano de comunicação. E deve ter continuidade durante e após a implantação com métricas que permitam identificar eventuais desvios ou ações que necessitam ser reforçadas. Um exemplo dessas métricas é o número de consultas ao sistema. Aqueles que se destacarem em uma curva ABC podem ser problemáticos. O usuário que consulta demasiadamente pode estar querendo conferir a cada digitalização se o sistema efetivamente fez a carga da imagem por não confiar neste, e aquele que não consulta, eventualmente, continua trabalhando com os documentos físicos (ou pior, com impressões de imagens desses). Por fim, a máxima de que “o usuário não vai acessar (ou pior, sabotar) se não gostar” deve fazer parte da cartilha de um bom gestor de projetos. Não adianta desenvolver um sistema tecnicamente perfeito se o principal componente deste, o ser humano, não fizer a sua parte.

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Um instrumento que indica o caminho da qualidade

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Six Sigma T

udo no mundo corporativo são processos, certo? Certíssimo, responderão os leitores mais experientes. Com foco nesta perspectiva a introdução de uma disciplina formal para gestão de documentos no Enterprise Content Management (ECM) faz todo o sentido num mundo altamente competitivo como o nosso. O princípio fundamental do Six Sigma é o de reduzir de forma contínua a variação nos processos, eliminando defeitos ou falhas nos produtos e serviços, no caso o conteúdo e na informação. Six Sigma é a disciplina formal usada para repensar e, se necessário, reformular as operações de negócios a partir de uma postura voltada ao cliente para melhorar o desempenho do negócio e maximizar a satisfação deste cliente/usuário Assim como o foco do Enterprise Content Management (ECM), o Six Sigma também volta-se ao usuário final. Independentemente da forma como o conteúdo chega ao usuário, seja por meio da impressão, via Web ou através de sistemas interativos como suporte ou

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pelo telefone, onde este “cliente/usuário”, tanto a nível interno quanto externo, são os destinatários de determinado conteúdo. O ponto em comum entre os dois “tipos de entrega” na prática, é claro, o usuário. Muitas vezes, porém, a percepção de Content Management é limitado somente à consciência para “gestão de conteúdos Web”. Por meio dos preceitos do Six Sigma há motivos de sobra para considerar seriamente o ECM, a partir de uma perspectiva muito mais abrangente. “O ECM já não é essencialmente uma ferramenta para gerenciar o conteúdo da Web ou a documentação física, mas uma estratégia de negócios fundamental para aumentar e melhorar a experiência do cliente” conceitua o gerente de Lean Six Sigma da Xerox do Brasil, Carlos Donizetti Cardoso. E complementa, “A qualidade não é vista pelo Six Sigma na sua forma tradicional, isto é, a simples conformidade com normas e requisitos da organização. O Six Sigma define como o valor agregado por um amplo esforço de produção com a finalidade de atingir objetivos definidos na estratégia organizacional.

Hoje em dia, o Six Sigma é visto como uma prática de gestão voltada para melhorar a lucratividade de qualquer empresa, independentemente do seu porte”, diz o especialista. Atualmente muitas empresas enxergam o Six Sigma com a finalidade de aumentar sua participação de mercado, reduzir custos e otimizar as operações da empresa. “A metodologia pode ser aplicada a qualquer área. Já tivemos diversos clientes que a aplicaram em seus projetos, visando redução na quantidade de erros no desenvolvimento de software e, também, para obtenção de maior rapidez nos processos”, explica o professor Alberto W. Ramos, Diretor da Área de Six Sigma da Fundação C. A. Vanzolini. Algumas etapas, muitos resultados Tecnicamente, o Six Sigma se apresenta como um programa baseado em mensurações, onde a estatística é o principal meio utilizado para auxiliar à tomada de decisão, e tem por objetivo aumentar o nível de qualidade dos processos até atingirem o nível Six Sigma, o

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gestão de conteúdo

embora as terminologias, metodologias e processos sejam diferentes quando comparados com projetos de enterprise content management, os princípios e conceitos são os mesmos: • Foco no cliente (usuário ﬁnal) • Redução do desperdício e ineﬁciência • Economia de custos, tempo e recursos • Melhoria da qualidade

que significa ter uma margem de apenas três erros em um milhão de vezes que se executa uma tarefa. No coração da metodologia está o modelo DMAIC (definir, medir, analisar, implementar melhorias, controlar) para processos existentes que estejam abaixo das especificações e necessitando melhorias incrementais. O processo DMADV (definir, medir, analisar, desenvolver, verificar) é um sistema de melhoria utilizado para desenvolvimento de novos processos ou produtos em níveis de qualidade Seis Sigma. Também pode ser empregado se um processo atual necessita mais que somente uma melhoria incremental. deNtro do eCm De uma perspectiva de melhoria de desempenho do ECM, se a comunicação melhorou, está mais eficaz, é considerada mais importante, oferecendo respostas as perguntas de como, quando e onde, então as necessidades do cliente estão asseguradas e as ferramentas de ECM proporcionaram as respostas. Com o modelo DMAIC, um projeto de ECM segue um modelo igualmente estruturado: análise de requisitos do negócio, análise de Conteúdo, análise de ciclo de vida da informação, desenho do projeto e implementação. Entre as principais razões para implantação da metodologia, conforme apontam os especialistas está a agilidade, no caso para que

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a informação chegue ao cliente o mais rapidamente possível. A criação de conteúdo, leva tempo, e mais ainda se o conteúdo é criado e armazenado em vários lugares por vários departamentos. No processo de implementação de um sistema de ECM, todos os processos para criar, armazenar, recuperar, revisão, atualização e distribuir conteúdos são revistos, analisados e, se necessário, racionalizados para acomodar a reutilização e a redefinição dos objetos do conteúdo ou pedaços de documentos, de informação (ou telas) no sentido tradicional, que não existem mais - a informação é montada a partir destes objetos de conteúdo como e quando necessário, no formato mais adequado para suprir as necessidades do cliente que precisa da informação. “ A principal vantagem que o método proporciona é a maior produtividade dos recursos, pois uma mesma atividade não tem que ser retrabalhada em função de erros cometidos e, consequentemente, obtem-se maior rapidez (velocidade) na execução desta tarefa”, reforça Alberto Ramos. Implementar um conceito Six Sigma dentro de um sistema de ECM é possível e segundo os especialistas tem retorno rápido, pois ao realizar um de seus objetivos explícitos: entregar o melhor desempenho possível ao cliente (usuário final), com a máxima confiabilidade e valor, nada mais é que implementar um projeto de ECM corretamente.

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Wilton Tamane

“Tsunami” de informações Josetti Capusso

Wilton Tamane é administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos wiltontamane@gmail.com

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egundo uma matéria publicada na TechWorld em maio deste ano , o IDC estima que o volume de informações no mundo, deve crescer 44 vezes nas próximas décadas, a maior parte em função da computação na nuvem. A matéria cita ainda outro dado contido no relatório anual Digital Universe da EMC, indicando que, no último ano foram criados um volume de 0,8 zettabytes (ou 800 bilhões de gigabytes). Esse número representou um crescimento da ordem de 62% em relação ao ano anterior. Dois anos antes, esse mesmo relatório apontou um déficit na capacidade de armazenamento, o que na época causou agitação no mercado de TI. Esse déficit e a questão do volume de dados criados anualmente, também foram apontados na apresentação de John Mancini no AIIM 2010. Foi usado inclusive o termo “tsunami” para ilustrar bem esta questão. Nessa mesma apresentação, foram mostrados vários pontos extraídos de uma matéria de capa da revista The Economist - edição de fevereiro de 2010 “The data deluge”, mostrando como esse dilúvio de informações deve ser gerenciado. Ainda sobre este mesmo tema, foi citado na palestra do executivo da Google, de que não deveria ser descartada qualquer informação e que todas elas deveriam ser disponibilizadas para todos na empresa, ou seja, transparência total de informações. A computação em nuvem também foi tema recorrente, e não só neste ano, como nos anos anteriores. E mais uma vez com a maioria dos estandes mostrando-se focados nesta solução. Some-se a isso, a preocupação dos usuários com relação à qualidade das informações que são disponibilizadas para ser utilizadas em seus processos. Um relatório do Gartner e divulgado na Computerworld em janeiro deste ano, aponta que: “Com base em pesquisa realizada pelo Gartner de junho a agosto de 2009, 20% dos gestores de negócios classificaram como “pobres” as informações que recebem dos departamentos de TI. Assim, os CIOs cada vez mais serão cobrados por criar uma área específica para gestão de dados, dentro de suas equipes. Ainda de acordo com a consultoria, até 2013, 20% das

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organizações já deverão ter criado essa função”. A questão que fica no ar é de como lidar com essa situação, onde o volume de informações cresce a cada dia, porém, essas são disponibilizadas de forma não produtiva e que não atendem ao negócio das corporações. A resposta no quesito de busca e acesso, parece convergir para duas linhas: pela evolução das tecnologias das ferramentas de busca – Search Engines, em que a principal estrela nesse cenário atende pelo nome Google ou pela organização do conteúdo – Information Organization, onde entram em cena a criação de áreas específicas para gestão de dados e o envolvimento dos profissionais da informação. Em se tratando de duas linhas opostas, a solução ideal, como na maioria dos casos, possa vir a ser uma solução intermediária, em que além de aprimorarmos as ferramentas de busca, também nos preocuparmos com a organização das informações, onde arquitetura da informação, taxonomia, ontologia, metadados, etc. são palavraschave neste contexto. No quesito para atender os gestores de negócios, não se pode deixar de focar na questão fundamental de também atender aos processos de negócios, ou seja, que as informações estejam disponíveis aos usuários de forma a garantir a maior eficiência na gestão dos negócios corporativos. E para isso, é fundamental o mapeamento e a melhoria de processos de negócio e de todos os documentos e registros relacionados. E voltando aos conteúdos, uma iniciativa que pode ser uma terceira alternativa, pode ser vista no site wolfran alpha, alvo de matéria da Veja publicada em 2009, em que modelos matemáticos aliados ao uso de gráficos e tabelas buscam responder as mais variadas questões, oferecendo respostas diretas e não links onde estão os conteúdos desejados. É a nuvem gerando tempestade de informações. Os negócios podem sofrer com essas inundações. Informação certa, em tempo útil e para o processo/usuário devido. Este é o desafio!

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AIIM 2010

Evento de 2010 explora as tendências do mercado ECM Como acontece tradicionalmente a AIIM – Association for Information and Imaging Management reuniu na Filadélfia mais de 2 mil participantes entre eles um grupo de cerca de 25 empresários brasileiros.

a palestra de abertura deste ano da AIIM Expo + Conference 2010 na Filadélfia, nos Estados Unidos, o escritor, jornalista do New YorK Times e futurista, Tim Rogers, focou as tendências de tecnologia para próximos cinco anos. Dispositivos móveis: online/ real time/ just in time, ou seja presentes na vida das pessoas em tempo integral com grande interatividade, serão realidade. Na opinião do escritor, grandes ondas passarão da teoria a prática como a Wi-Max , a virtualização, a interconectividade via padrões abertos e as interfaces ultra amigáveis. Todas essas tecnologias serão parte essencial para a consolidação das novas tendências. “O importante é que todos os equipamentos serão tão fáceis de usar como os aparelhos de telefone“, reforçou o escritor. Para ele, apesar da tecnologia trazer enormes vantagens competitivas aos negócios, por vezes, é afetada pelo que chamou de “dificultadores”, ou seja, de tornar os dispositivos tidos como fáceis, em verdadeiras armadilhas que não podem ser utilizadas. Na seqüência do primeiro dia, John Mancini, presidente da entidade falou sobre os “Oito Princípios do ECM” mostrando o Estado da Indústria do ECM, hoje. Mancini destacou, o que chamou de gera-

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ção nascida nos anos 50 “os baby boomers” que está se retirando do cenário corporativo decisório do mercado, dando lugar e importância para geração dos anos 60 como tomadores de decisão, evidenciando o desafio de preparar o mercado para a próximas gerações, mais equipadas e tecnologicamente mais ativas. E mais uma vez chamou a atenção da platéia para as mudanças: “Quando as plataformas mudam , mudam também as lideranças”. O futuro, colaboração e resultados Um outro ponto muito interessante, levantado durante o segundo dia do encontro, foi um conselho: “ Somente o compartilhamento de experiências traz sucesso e benefícios para o bom andamento dos negócios”. A sentença foi feita pelo representante do Google, Cyrus Mistry, que apresentou um cenário radical no modus operandi dos negócios, onde os colaboradores não precisariam mais horário fixo para o trabalho e dessa forma, cada profissional e cada empresa pudesse fazer seu trabalho com competência, produtividade, em tempo hábil, não importando onde e nem quando. Mas este cenário só será possível quando a computação em nuvem e colaboração, forem

efetivamente utilizadas como ferramentas de trabalho, com acesso e disponíveis a todos, principalmente para o gerenciamento do trabalho e documentos, proporcionando a todos total transparência e acesso por todos a todos os conteúdos. Já no plano da feira o que se pode notar e que o SharePoint torna-se cada vez mais onipresente, inclusive com a participação de empresas que seriam em teoria concorrentes. Ao que tudo indica a Microsoft esta apostando alto nesta plataforma. Outras grandes iniciativas como o Cloud Computing e a virtualização estavam presentes praticamente em todos os produtos, aplicativos e serviços de todos os expositores. Alem disso, a colaboração e comunicação estão se tornando um ponto cada vez mais importante entre as corporações e o ECM deve, cada vez mais, dar foco nesta necessidade. Isso sem esquecer que a Taxonomia ainda não está totalmente inserida de forma adequada nas soluções do segmento, mesmo assim há indicativos que esta será a próxima onda, para as ferramentas e aplicativos na área. 2011 em Washington A Questex Media Group e os organizadores da

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AIIM Expo + Conference e ON DEMAND Conference & Expo, anunciaram que os eventos serão realizados no Walter E. Washington Convention Center, em Washington de 22 a 24 março em 2011. “A cada dois anos passamos info360 e ON DEMAND para outra cidade maior, sendo que Washington é uma das cidades mais acessíveis, na costa leste americana. “, disse Debra Brown, diretora de eventos para ON DEMAND. Em 2011, tanto a ON DEMAND quanto a AIIM Expo serão realizadas simultaneamente ao ITEX, mostra de Soluções em Tecnologia e Negócios para Escritórios. Como novidade para o próximo ano a ITEX, a feira de tecnologia para escritório e soluções de negócios e seus canais, terá a presença dos principais players do mercado e decisores de negócio, bem como revendedores, VARs, consultores entre outros. O evento oferecerá uma dinâmica para Managed Print Services Fórum, conduzida pelos principais fornecedores e patrocinadores e uma exposição com 170 estandes, incluindo um Pavilhão de recursos e Dealer Hybrid Pavilion com serviços coletivos e ofertas de produtos em grande formato, sistemas de correio, material de escritório entre outros. ParticiPaçãO Verde-amarela A exemplo do ano passado, a Guia Business Media reuniu um grupo de executivos brasileiros para o encontro da AIIM, com o patrocínio da CNC Solutions e da OrInfo. Os executivos participaram da parte de formação por meio dos cursos da própria entidade e do evento participando das mais de 150 seções.

“Este ano, além do boom sobre a nova versão do Microsoft Sharepoint Server que ocupou espaço de evento paralelo, acompanhei de perto as palestras e painéis voltados para o tema CMIS (Content Management Interoperability Services). A normatização do padrão CMIS representará um marco na indústria de ECM, pois permitirá que múltiplos fornecedores de soluções convivam de forma harmônica, minimizando os riscos de adoção de formatos e padrões proprietários. Os benefícios do CMIS serão percebidos tanto para os prestadores de serviços e consultores, tanto quanto para os usuários finais que poderão optar em desenvolver parte de suas soluções ECM, utilizando como base a camada provida pelo CMIS, o que os proporcionará independência tecnológica e uma maior proteção dos investimentos realizados.”, afirmou Claudio Chaves, diretor de Desenvolvimento de Negócios da OrInfo, patrocinadora da Missão Document Management. De acordo com Wilton Tamane, diretor de Desenvolvimento de Negócios da CNC, outra patrocinadora da Missão, as apresentações dos keynotes foram de extrema relevância ao abordarem tanto o atual estágio das empresas mundiais com relação ao ECM, quanto ao apontarem tendências reais e factíveis para o mercado nos próximos anos. “O dilúvio de informações, o cloud computing, a transparência no trato das informações já nem podem mais ser apontados como tendências tecnológicas. Hoje o mercado necessita gerenciar todos estes desafios, o mais rápido possível”, conclui Tamane.

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documentos jurídicos

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m undo digital O desafio de conciliar modernização com obrigações legais

informatização do processo judicial, disciplinada por lei federal em 2006, ajudou a quebrar paradigmas no âmbito do Poder Judiciário. Em paralelo com o avanço do conhecimento sobre Direito Eletrônico e da informática jurídica, a virtualização do processo tem forçado advogados de todo o País a se desvencilhar da arraigada tradição ligada ao documento físico e a encarar a possibilidade de um ambiente quase sem papel. Neste momento, grande número de profissionais já faz petições eletrônicas, por exemplo, sem precisar se locomover até os fóruns. Ao mesmo tempo, escritórios e departamentos jurídicos correm contra o tempo em busca das metodologias e soluções tecnológicas mais adequadas para modernizar seus processos, em especial a organização, digitalização e recuperação de documentos legais. De acordo com alguns fornecedores de soluções de ECM, o setor jurídico está entre os que mais crescem no uso desse tipo de tecnologia. A marcha rumo ao mundo digitalizado, entretanto, não está livre de barreiras. Para começar, o processo eletrônico ainda não é total, o que aprisiona escritórios de advocacia em um paradoxo. “Eles produzem a maioria dos seus documentos em computador e, ao mesmo tempo, têm a obrigação legal de imprimi-los”, explica o tabelião de notas Angelo Volpi Neto. O resultado, é um ambiente onde os profissionais lidam com três tipos de arquivos. “Um digitado, com todas as possibilidades de documentos estruturados; outro impresso, segundo as mazelas dos documentos em papel com validade legal e assinaturas manuscritas; e um terceiro digitalizado, com suas restrições em indexação”, explica o tabelião. Autor de livros nas áreas de Direito, comércio eletrônico e segurança, Volpi considera que o processo judicial caminha a passos largos, mas enfrenta problemas de difícil resolução. “Não

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sabemos, nem mesmo os tribunais ou técnicos, como resolver alguns deles”, admite, acrescentando que esse cenário de incerteza não é novidade no Brasil. “Sempre foi assim. Uma prova é o voto digital, que veio aos trancos e são muitas as dúvidas sobre sua higidez”, exemplifica. Otimista, a consultora especializada em documentação, Simone Modenesi, enxerga significativo amadurecimento no setor no que tange à informatização e gestão de documentos, em especial nos grandes escritórios. Segundo ela, a tendência ganha força também nos escritórios médios e departamentos jurídicos, onde o desafio maior - além de romper tradições e convencer os profissionais quanto aos ganhos em termos de segurança, eficiência e conforto – é ingressar no mundo digital sem levar junto os problemas do mundo físico. “A empresa precisa se estruturar, na forma de sistemas, para que não ocorra mera substituição do caos de papel pelo caos eletrônico”, alerta a especialista, informando que o planejamento é essencial. “Da prospecção até o fechamento de um projeto de ECM, passando pelo levantamento de necessidades e verificação da aplicabilidade para o negócio, pode-se levar até oito meses”, diz. As análises prévias envolvem estudo sobre quais soluções de ECM, das diversas disponíveis no mercado, mais se ajustam ao trabalho dos advogados, uma vez que não há ferramentas específicas para o segmento. “Quando falo sobre ferramentas ou sistemas, enfatizo a importância da escolha da empresa que fará a implantação do software. Optar por quem tem experiência no setor jurídico é fator de sucesso para o projeto”, diz Simone, que presta consultoria para companhias como a ATS Informática, que disponibiliza para o setor jurídico um leque de soluções de gerenciamento de documentos, automação na elaboração de documentos e distribuição. Em sua função, Simone organiza arqui-

vos e informações e estabelece procedimentos relativos a tratamento de documentos e tabela de temporalidade – considerando os prazos de preservação de documentos legais digitalizados determinados pelo legislador – , entre outros, de forma a normatizar o fluxo documental da companhia. “O serviço de organização de arquivo pode ser adquirido juntamente com a ferramenta para automatizar os processos, a critério da empresa”, explica Simone, para quem ainda persiste o mito de que projetos dessa natureza são inviáveis para muitos escritórios, devido ao preço e complexidade, destaca que é possível e mais viável implementar um sistema aos poucos na empresa. Para Simone, considera-se em vantagem aquela que atingiu um nível de organização e informatização que permite disponibilizar seus documentos para todos os seus colaboradores, via tela de computador. “O compartilhamento e a recuperação eficiente, por meio do que chamamos de portal do conhecimento, possibilita acesso fácil e rápido a todo o histórico dos casos, ganho de eficiência no trabalho e na satisfação os clientes”, exemplifica a consultora. Além disso – ela continua, o efeito é multiplicador, atingindo toda a rede de filiais da empresa usuária. “Somese ao compartilhamento da informação, à preservação do conhecimento e ao ganho de tempo e de espaço físico, o favorecimento ao trabalho in home em decorrência de um sistema de ECM. O acesso ao acervo do escritório via Web é um dos grandes benefícios do projeto”, comenta Simone. Resistência histórica Antonio Carlos Alvim de Macedo, presidente da Macdata, especializada em soluções de gestão processual para escritórios e departamentos jurídicos, salienta que a área tem como forte característica o conservadorismo. Por essa razão, o executivo, diferentemente de outros analistas consultados, considera que a implantação de

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documentos jurídicos

novas tecnologias ocorre em ritmo desacelerado no setor, à exceção dos grandes escritórios que, empurrados pela necessidade de incrementar a produtividade e manter a lucratividade, valem-se mais intensamente de tecnologias para organizar e recuperar documentos. “A grande maioria da classe jurídica ainda resiste em substituir papel por imagens digitalizadas, incluindo membros do próprio Poder Judiciário”, afirma Macedo. Para enfatizar a resistência histórica do setor, ele destaca que a máquina de escrever foi duramente rejeitada por muitos juízes, os quais somente aceitavam petições escritas à mão. Nesse contexto, Macedo considera que o principal desafio quanto ao uso de tecnologia para gestão de conteúdo no meio jurídico é conseguir aproximar ao máximo o manuseio eletrônico do manuseio manual, para facilitar a vida do profissional da área. Ele lembra que um processo jurídico é composto de diversos atos processuais, que por sua vez geram os mais diversos tipos de documentos, que necessitam ficar ativos e interligados. “Isso significa que o profissional pode ter a necessidade de acessar uma determinada página do processo em razão de a mesma ter sido mencionada em uma decisão final. Para que isso aconteça de uma forma simples e rápida na operação final, é necessário que a tecnologia faça uso de soluções complexas, combinadas com apoio especializado na classificação dos documentos”, diz. Especializada nesse tipo de apoio, a consultora Simone diz que organização e identificação de documentos do setor jurídico não se diferencia dos demais setores no que tange à definição de categorias e tipologias documentais, as quais são traduzidas para os sistemas informatizados, possibilitando a busca e recuperação dos documentos. “As empresas são livres para gerar suas próprias categorias, mas, a exemplo de outras áreas, na hora de fazer a taxonomia observam em geral as classificações e termos já utilizados na sua área de conhecimento principal, o Direito”, diz Simone. Sobre esse tema, o tabelião Volpi informa que, atualmente, o número do processo ainda é a forma mais usada de organização, juntamente com os campos autor e réu. “Não vejo grandes problemas na organização e identificação dos documentos legais. Os milhares de processos e documentos em geral requisitados pela burocracia lapidaram os operadores do direito na organização de seus indexadores”, diz o especialista. Por outro lado, ele se preocupa com a formação de arquivo intelectual dos atores da vida judiciária. “Depois de muitos anos e processos em nos-

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sas cabeças, já não é mais possível armazenar tanto conhecimento, e nossos arquivos pessoais serão imprescindíveis para atingir os objetivos”, acredita Volpi. Em sua visão, quem participa da rotina judiciária sofre de alguma forma influência de Immanuel Kant (filósofo alemão), no sentido de que, para estruturar solução legal para um problema atual, o raciocínio epistemológico começa a partir do conhecimento obtido no passado. “Convencer o magistrado de sua tese ou preparar o contrato ideal requer percorrer o caminho da crença, da filosofia e da lógica”, complementa. Prova e autenticidade Além do processo eletrônico e da digitalização de documentos legais, o avanço do mundo digital sobre o físico exige dos operadores do Direito conhecimentos quanto aos temas mais complexos, como as provas obtidas por meio eletrônico e os meios tecnológicos disponíveis para sua aferição e autenticidade, tema que ainda suscita dúvidas entre os profissionais do meio. Volpi ressalta que a novidade imposta pela web requer desses profissionais um conhecimento muito além do jurídico, para a obtenção desse tipo de prova. “Dissecar um arquivo digital em sua fonte e garantir sua originalidade e, depois disso, convencer o juiz é o desafio neste momento em que as relações por computador imperam no mundo dos negócios”, diz o especialista. Segundo ele, ao mesmo tempo que e-mail, Twitter, sites, blogs, mensagens instantâneas e logs ajudam na montagem de uma prova, todos são elementos que podem desaparecer facilmente, o que requer ação rápida e orientação dos clientes. “Novos instrumentos, como as Atas Notariais, que são uma espécie de escritura, podem ser fundamentais na garantia e perpetuação da prova”, acrescenta Volpi. Ele explica que, por meio desse processo, o tabelião constata o conteúdo de um site ou e-mail, por exemplo. “Dessa forma, inverte-se o ônus processual, cabendo à outra parte desfazer a prova, pois sendo feita por tabelião, que tem fé pública, assume a presunção de autenticidade”, explica. Outro aspecto relevante nesse contexto diz respeito a meios de autenticação de documentos eletrônicos, como certificação e assinatura digitais, esta última ainda considerada uma incógnita pela maioria dos profissionais do setor jurídico, segundo Volpi. “Sua complexidade e a forma como vem sendo implementadas no Brasil não ajudam na melhor compreensão de suas características. Cerca de 90% dos usuários não usam a certificação em todo seu potencial”, calcula.

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Em dia com o SPED Com mais de 60 empresas e um volume de 3,5 milhões de lançamentos contábeis por mês, o grupo Abril realiza entrega dos arquivos do Sped Fiscal e Contábil dentro do prazo e comemora a centralização de todas as informações em um único sistema.

Com

61 empresas e um volume de interfaces muito grande, o Grupo Abril, um dos maiores e mais influentes conglomerados de comunicação da América Latina, gera cerca de 650 mil notas de saídas, 100 mil notas de entrada e 3,5 milhões de lançamentos contábeis por mês envolvendo, além do ERP Oracle, sete sistemas com interfaces diretas ao banco de dados do GF Alliance e outros 14 sistemas que se integram indiretamente. A Alliance é uma empresa de inteligência em soluções fiscais e de governança e realizou a implantação do Sistema Gerenciador Fiscal (GF Alliance) para apuração e geração de obrigações municipais, estaduais e federais do grupo. O projeto durou 12 meses e contou com uma equipe de 200 pessoas, entre gestores de negócios, profissionais e consultores de TI, usuários do sistema GF Alliance e consultores das empresas parceiras como a Ninecon e a Deloitte. O início do projeto teve o mapeamento de todos os dados a serem integrados no GF Alliance, cujo controle das integrações é feito por meio de um sistema com conceito de Extract, Transform and Load (Extrair, Transformar e Carregar), desenvolvido pela equipe de TI do Grupo Abril. Já os dados do ERP Oracle foram integrados com a ferramenta de Integração disponibilizada pela Alliance e customizada em parceria com a área de TI da Abril. José Carlos Carvalho, gerente de Projetos da Alliance, atribui o sucesso da implantação ao foco no cliente, ao alto nível de conhecimento da Alliance em projetos dessa envergadura e ao bom planejamento entre as partes envolvidas. “A etapa mais delicada foi dar consistência aos dados cadastrais dos clientes e fornecedores e à escrituração fiscal das notas ficais, uma vez que o Grupo Abril tem vários segmentos de negócios regidos por diferentes legislações”, afirma Carvalho. Os objetivos da Abril foram alcançados com a centralização de todas as informações do grupo em um único sistema e a minimização dos riscos de penalizações com a entrega de suas obrigações fiscais dentro dos prazos estabelecidos (24 arquivos do Sped Contábil e 78 arquivos do Sped Fiscal). Para Fábio Gallo, diretor de serviços financeiros do Grupo Abril, solidez, know-how e parceria foram as qualidades que marcaram a presença da Alliance no projeto Sped do Grupo Abril. “Procuramos um produto com características técnicas e fiscais que suprissem todas as necessidades para o cumpri-

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mento fiel das obrigações fiscais e que também fosse capaz de atender às nossas expectativas, agregando valor às rotinas contábeis e fiscais. Além de atender à diversidade do Grupo Abril o produto deveria contribuir para o cumprimento dos prazos do projeto Sped com a qualidade necessária, por meio de ferramentas capazes de auxiliar os usuários com agilidade, de forma simplificada, mas também possibilitando acesso detalhado das informações transacionadas, tais como auditorias e validações de dados”, explica. Entre os benefícios constatados durante o projeto, ele destaca o sistema fiscal adequado às necessidades da Abril para atendimento de todas as obrigações relativas ao ICMS/IPI e ao Sped Contábil e Fiscal, o atendimento à legislação do Sped de forma padronizada e nos prazos legais e a melhoria da qualidade dos trabalhos das áreas fiscal e contábil.

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documentos origens

Angelo Volpi e Cinthia Freitas

Evoluindo com os documentos: Parte 3 (Da biblioteca ao e-book) Divulgação

Angelo Volpi é tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br  Cinthia Freitas. é doutora em Informática com ênfase em Análise e Reconhecimento de Documentos Manuscritos almendracinthia@gmail.com

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s primeiros livros impressos foram feitos à semelhança dos rolos manuscritos, pois a desconfiança da população em relação à novas ideias e tecnologias era marcante desde àquela época. Por exemplo, o Sutra do Diamante, rolo chinês impresso no ano 868 d.C. utilizava blocos de madeira e era muito semelhante aos rolos manuscritos, e a primeira coisa que o leitor via ao abrir o rolo era uma gravura, tal qual em muitos livros atuais. Ou seja, ainda buscamos fazer parecido com o que os nossos ancestrais estavam acostumados. Em 1455, Gutenberg produziu a primeira Bíblia impressa contendo em cada página duas colunas de 42 linhas. Foram feitos aproximadamente 170 exemplares, alguns em pergaminho e outros em papel. Cada Bíblia possuía 1,2 mil páginas em dois volumes separados. Em 1829, William Austin Burt produziu o primeiro modelo de uma máquina de escrever de madeira. Esse novo equipamento não fez sucesso, pois era mais lento que o processo manuscrito. Só em 1867 é que Christopher Scholes inventou um modelo eficiente que passou a ser fabricado em série. Assim as pessoas puderam ter mais rapidez na geração de seus documentos e na organização, tendo a certeza de que outras pessoas não teriam dificuldade em entender seus manuscritos. No início do século XX surgiram as máquinas elétricas. O objetivo agora era diminuir o esforço de digitação. Por volta de 1950, todo o trabalho de preparação de cartas, ofícios e documentos oficiais era realizado por máquinas de escrever. Uma curiosidade é que no início do uso dessas máquinas, as letras no teclado eram organizadas em ordem alfabética e ao se datilografar com velocidade isso causava a sobreposição das varetas que continham os tipos. Por isso foi inventado então o teclado QWERT que resolveu esse problema e continua sendo utilizado até hoje nos teclados dos computadores. Afinal de contas, nós seres humanos gostamos que as coisas pareçam com o que já estamos acostumados. Se você não percebeu, essas são as cinco letras da primeira linha de caracteres, de cima para baixo, no canto esquerdo do seu teclado. À medida que o homem produzia mais e mais

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documentos, necessitou armazenar e preservar seus escritos. As primeiras bibliotecas surgiram na Babilônia e no Egito Antigo e eram depósitos de tábuas em argila e rolos de papiros. A biblioteca mais famosa da Antiguidade é a de Alexandria, no Egito. Já nessa época havia a preocupação com a organização e a recuperação da informação. No século XVIII, na Europa, já existiam bibliotecas nas quais era possível ter acesso aos livros mediante o pagamento de uma taxa, pois até o século XX não existiam bibliotecas públicas gratuitas. Mas o volume de dados, informações e conhecimento foi crescendo no século XX e as bibliotecas precisaram passar dos arquivos de fichas para os arquivos digitais. Hoje você pode pesquisar de casa se a biblioteca da sua Universidade tem disponível um determinado exemplar. Pode ainda comprar livros pela internet, sejam novos, sejam usados. Há quem diga que se todas as páginas existentes na internet fossem transformadas em páginas de livros, isso resultaria em uma estante de 50 mil quilômetros. Por outro lado, vivemos a nova geração do livro, o e-book onde o papel não é mais necessário. Ele pode ser lido no desktop, no laptop ou no e-book reader que foi fabricado para ser muito parecido com um livro de papel. Muitos fabricantes de bibliotecas virtuais (que só contêm e-book) apresentam como principal vantagem a portabilidade, apesar de o de papel também ter. Consideramos que a principal vantagem é o leitor poder comprar um e-book de qualquer lugar do mundo via internet e já sair lendo o livro. Não é preciso esperar o envio pelo correio. Basta fazer o download. Outra vantagem é o preço reduzido, já que não há custos de impressão, de logística, distribuição e de venda e entrega. O e-book é protegido pelas leis de direitos autorais e, portanto, não pode ser modificado, copiado, plagiado, distribuído ou comercializado de nenhuma forma, sem a autorização do autor. Passamos pela evolução da escrita e dos instrumentos para escrever. Lembre-se: escrever é um gesto aprendido, ninguém nasce sabendo. Portanto, guarde e conserve os desenhos e as primeiras letras escritas por seus filhos, pois em breve eles estarão teclando na rede mundial de computadores.

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CIAB

Gustavo Roxo - presidente da comissão organizadora do CIAB

Os rumos da TI no Brasil estão no Ciab FEBRABAN O IDC atesta que o setor financeiro é o que mais investe em tecnologia no País. É responsável, anualmente, por 18% de todas as compras de TI, ou seja, mais do que a administração pública direta, que responde por apenas 10%. Esse total significa três vezes mais que os outros setores da economia.

sses dados são um excelente indicativo da importância do Ciab Febraban, o maior evento de Tecnologia da Informação das Instituições Financeiras da América Latina. Os temas debatidos no evento mostram as tendências reais de investimento e aplicação de Tecnologia da Informação. Para além da digitalização e gerenciamento de documentação (dos quais tão bem trata esta revista), os temas do Ciab são eloquentes e falam por si. A começar pelo tema central do congresso, “A geração Y, um novo banco para o novo consumidor”. Os jovens da geração Y já são maioria (ou boa parte) tanto em termos de quantidade de pessoas que trabalham em bancos quanto no grupo específico das que trabalham em tecnologia. Uma pesquisa da Febraban (inserida no seu Programa Febraban para a Valorização da Diversidade) mostra que 48,4% de todos os bancários do País têm até 34 anos de idade. Estão, portanto, bem próximos do comportamento, preferências e hábitos esperados da geração Y. Outra interessante pesquisa, da Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação (Assespro), regional de Minas Gerais, prova que a geração Y já é maioria em TI também. “Mais de 63% dos profissionais estão concentrados na faixa etária dos 21 aos 29 anos de idade, sendo uma tendência a permanência de atuação nesta faixa dentro das seis áreas abordadas pela pesquisa (Administração de Redes, Administração de Banco de Dados, Análise de

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Sistemas, Desenvolvimento, Gerência de Projetos e Web Design). Mais de 75% desses profissionais são solteiros e 79% não possuem filhos”, diz a pesquisa. Para tratar da ascensão dessa geração, que tem entre suas principais características as redes sociais da internet, teremos a presença de Don Tappscot autor e pesquisador internacional que dirige uma pesquisa global com mais de

11 mil jovens. A palestra da Forrester (sob a responsabilidade da pesquisadora Roxana Strohenger) também vai nos dizer o que essa geração espera do atendimento das empresas. O tema segue debatido com representantes do Grupo Foco (Eline Kullock), dos bancos, da Microsoft e do Gartner, entre outros. Correlato à emergência das redes sociais e da internet interativa o Ciab

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vai pôr à prova a capacidade do Cloud Computing e do SaaS de auxiliarem as grandes corporações a aumentar seu poder de processamento com baixas taxas de investimento. Para isso, Nicholas Carr (autor do famoso artigo “IT doesn’t matter”) vai trazer exemplo de corporações que já usam a computação em nuvens para setores estratégicos. Esses temas continuam com as palestras de Dejan Milojicic, diretor

do laboratório internacional da HP e de Robert Ilse da Deloitte. Os bancos seguem a programação de discussão de tendências com áreas não menos importantes como Mobilidade, Virtualização e Otimização de Infraestruturas, Governança de TI, Meios de Pagamento, Prevenção a Fraudes e Segurança. Com todas essas atrações, o Ciab terá, mesmo, sua maior edição na história. Já

estão asseguradas 134 empresas expositoras (30% de aumento em relação ao recorde anterior), 16 mil visitantes e 1,6 mil congressistas de instituições financeiras do País e exterior. Os temas estão definidos, os palestrantes, agendados e os expositores já asseguraram seu espaço. Agora, é começar os debates. O Ciab Febraban agradece à Document Management por mais um ano de parceria.

O Ciab como um dos maiores eventos O que você não pode deixar de ver no Ciab FEBRABAN 2010. A seguir o que as principais empresas fornecedoras para o segmento financeiro vão apresentar durante a exposição. Na exposição as principais empresas fornecedoras do setor estarão trazendo novidades e mostrando todas as possibilidades de seu portfólio de produtos. A ATP, empresa pioneira no desenvolvimento de soluções para bancarização, apresentará a SIM! - sua rede de multisserviços com canais compartilháveis para a oferta de transações a baixo custo, mesmo em locais remotos. A Sim! pode operar através de ATM, correspondente bancário, microagência, caixa do varejo, entre outros canais, com múltiplos meios de pagamento. A empresa também apresentará ATMs com conceito ecologicamente responsável e depósito sem envelope, sua solução para correspondente não bancário, e o Imagon Verify – voltado para processamento de cheques por imagem. Em parceria com a SAP, a Logica irá parwww.docmanagement.com.br ticipar apresentando duas soluções para o

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mercado financeiro: Logica Banking e Central viços de campo, monitoramento, manutenção IFRS uma solução baseada no ERP SAP, que de redes e projetos de data center. apresenta como principais benefícios garantia Já a Fujitsu apresentará novidades em de entrega da solução no tempo requerido suas linhas de servidores, software, serviços, pelas normas do Banco Central; racionalizascanners e soluções financeiras. Entre os ção dos custos de desenvolvimento, manudestaques está o lançamento para o mercado tenção e operação de sistemas; garantia de brasileiro da recicladora de nota modelo implantação de eventuais recursos técnicos G611, que tem a capacidade de processar até adicionais na instituição financeira; disponibi- 16 mil cédulas novas, dependendo do modelização do ERP SAP para back-office; e garan- lo, e do scanner FI-6800. Além disso, a Fujittia de manutenção técnica e legal da solução. su demonstrará o novo modelo de servidor Cinco dos maiores bancos por patrimôx86 de missão crítica, o PRIMEQUEST 1800E, nio e cinco das maiores seguradoras do País equipado com os sistemas operacionais Red são clientes da CPM Braxis. A expertise no Hat Enterprise Linux® e Microsoft® Windosetor financeiro da maior parte dos 5,5 mil ws Server® e processador Intel. profissionais garante avançados serviços de Também estarão expostos os scanners crédito – em especial imobiliário –, meios de ScanSnap S1300 e fi-6130, os servidores pagamento, desenvolvimento de sistemas, PRIMERGY BX900 e ETERNUS DX8000 e, por projetos de BI/EPM, BPM e ERP, sustentação meio de um terminal de auto-atendimento Maio / Junho 10 | Document Management 45 do ambiente de aplicações, service desk, serdo Banco Bradesco, o PalmSecure™, dispo-

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A comunicade de ECM se encontra aqui!

CIAB

Conecte-se Pergunte Colabore Participe!

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sitivo da Fujitsu para autenticação biométrica pelas veias da palma da mão. A empresa ainda mostrará soluções de BPM, serviços de infraestrutura e os novos conceitos e frameworks de Modernização de Legado com alta produtividade, melhoria da qualidade de manutenção e desenvolvimento de aplicativos. A Perto apresenta soluções tecnológicas utilizadas por instituições financeiras e redes de varejo do Brasil e do mundo, além de novas tendências no mercado. Entre os destaques, novidades em ATMs, soluções de imagem, POS, PertoWeb multifuncional e projetos pioneiros que reforçam a preocupação da Perto em proporcionar eficiência operacional. Nesta edição a Acesso Digital marca presença apresentando a solução de digitalização de documentos, denominada Safe-Doc. Para o segmento financeiro, a ferramenta é direcionada a grandes bancos, financeiras, administradoras de cartão de crédito e redes varejistas. A solução agiliza a concessão de crédito ao consumidor, facilita solicitações cartões private label e ainda é adequado para combater fraudes. Neste mercado, a empresa já atende clientes como Bradesco, Cetelem, Omni Financeira, redes como a Tent Beach, Quero-Quero e Paquetá. A Kodak está lançando os novos scanners da série i4000 para revolucionar o mercado digitalização de documentos. Os novos equipamentos oferecem alta produtividade e baixo custo, alimentador automático para 500 folhas e botões para atalho de tarefas (smart touch). Os scanners tem tecnologia CCD, ótima resolução óptica de 600 dpi e software de captura

Kodak Desktop com conexão USB 2.0 , além de tecnologia Perfect Page com recurso de remoção de riscos e possibilita a conexão das mesas digitalizadoras A3 e A4 (opcional). A Certisign apresenta conceito de “Paperless Company” com soluções para o mercado corporativo, com foco em inovação e desmaterialização de processos. O Paperless Toolkit é uma solução que facilita o gerenciamento de processos de ponta a ponta com segurança da certificação digital, desde sua concepção até o arquivamento. O VIP (Verisign identity Protection) é destinado aos Serviços de Proteção de Identidade (VIP) e ajudam os clientes a fazerem login em suas contas de forma segura para utilizarem serviços on-line e o VIP Fraud Detection Service avalia e analisa milhares de transações em segundos. O monitoramento em tempo real e a detecção pró-ativa de fraudes projetadas para impedir transferências suspeitas antes que o dinheiro deixe a conta dos clientes. Já o EV SSL aumenta a confiabilidade dos sites facilitando a identificação para os usuários finais. A ACI Worldwide fornecedora de softwares e soluções mostrará seu portfólio de produtos que abrangem o processamento de pagamento, serviços bancários online, prevenção e detecção da fraude e serviços de back-office, proporcionando agilidade, confiabilidade, gerenciamento e escalabilidade para clientes ao redor do mundo. Destacando-se a solução de captura, gerenciamento e gestão de cartões e estabelecimentos, que permite a administração de cartões de crédito e engloba o emissor, o adquirente e interchange. www.docmanagement.com.br

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empresa

Tecmach se reestrutura visando crescimento sustentável Mudanças internas, como a centralização das operações, vêm permitindo à companhia um novo salto em sua gestão e na qualidade dos serviço.

busca pelo crescimento sustentável tem provocado uma movimentação intensa na Tecmach, especializada em outsourcing de impressão. Nos últimos dois anos, um grande projeto de reestruturação interna vem possibilitando à companhia um novo salto em sua gestão e na qualidade dos serviços e produtos oferecidos. Dois pilares importantes, entre outros, norteiam as transformações vividas pela Tecmach: a centralização das operações em um único endereço, na avenida Engenheiro Luis Carlos Berrini, zona sul da capital paulista, e a profissionalização da empresa, hoje comandada por Álvaro Silva, executivo com passagens pela IBM, Grupo Siciliano e Medial Saúde. A contratação de profissionais de mercado para a direção da empresa, processo concluído no final do ano passado, trouxe como um dos primeiros resultados a implantação de um sistema de Governança Corporativa, passo fundamental para toda organização que planeja ser líder em seu setor. Nessa transição, os sócios Anderson e Wilson Conessa assumiram o Conselho Consultivo da Tecmach. Unir as atividades em um único local foi outra iniciativa que trouxe diversos benefícios para o dia-a-dia da companhia, que está quase duas décadas no mercado de TI. Até o início deste ano, as operações estavam distribuídas em dois endereços que, embora próximos, dificultavam a tomada rápida de decisões, principalmente em momentos cruciais, segundo o diretor de desenvolvimento humano e marketing da Tecmach, José Ramos. Na nova casa, a Tecmach ocupa um andar inteiro, com cerca de 500 metros quadrados. O espaço, totalmente redesenhado, ganhou um planejamento inteligente, que

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contempla a otimização dos espaços e a sinergia entre todos os departamentos. “Com essa junção, melhoramos processos e passamos a resolver os problemas de forma muito mais rápida. Apesar de toda tecnologia à disposição, às vezes era difícil tirar um ou outro profissional de uma reunião para tomar uma decisão importante. Também ganhamos muito em contato humano. Essa proximidade da equipe a tornou ainda mais motiva e participativa”, afirma o diretor. O investimento em pessoas também foi valorizado nas mudanças, com a criação de uma divisão de Recursos Humanos focada no desenvolvimento profissional dos colaborado-

res, hoje 150 na empresa. “Para uma empresa que trabalha com pessoas, como a nossa, é importantíssimo cuidar do capital humano e possibilitar que o time entenda cada vez mais do nosso negócio”, explica ele. Sob essa nova ótica em RH, a Tecmach realizou recentemente uma pesquisa de clima e em junho coloca em prática um plano de ação com base nos resultados do levantamento, que contou com a participação espontânea de 91% dos colaboradores e revelou os pontos que já começam a receber atenção especial da empresa, como treinamento, processos de seleção e de retenção, gestão de desempenho e comunicação.

Da esq. para dir. (em pé): Edson Torres e Wilson Conesa; (sentados): Anderson Conesa e Álvaro Silva.

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ECM

Bob Larivee

É simples, mas é prático? Flavio Della Torre

Bob Larrivee Director and Industry Advisor – AIIM Email: blarrivee@aiim.org Twitter – BobLarrivee

ontinuamos a ouvir sobre como a tecnologia precisa ser simples. Vemos e ouvimos referências a isso em praticamente tudo! Os comerciais fazem referência aos níveis de simplicidade que, mesmo nós, os pré-históricos humanos, podemos imaginar ou que uma criança de apenas 4 anos é capaz de tirar fotos, descarregar as imagens e criar um álbum de fotografias ou fazer uma animação com elas. A simplicidade tem sido e continua a ser o gol dos desenvolvedores de tecnologia. Aparelhos como o iPhone, a tecnologia de superfície da Microsoft e do Google Nexus One promovem a simplicidade, flexibilidade e o poder pelo qual seremos seduzidos, mas serão práticos? Por favor, não me entendam mal. Sou um advogado dos avanços tecnológicos e da manutenção das coisas simples para uso, mas ao mesmo tempo sou também um crente de que tudo tem seu lugar e propósito. Apenas como exemplo, quando o primeiro iPhone apareceu conheci muitas pessoas que saíram imediatamente para comprar apenas porque se tratava de uma novidade e era um tecnologia muito legal. Eles me mostraram como isso mudava a orientação das coisas, podendo facilmente acessar a internet e fazendo todas aquelas coisas maravilhosas que nenhum outro aparelho poderia fazer. Então perguntei, na época, porque precisavam de dois telefones celulares e a resposta foi simples: eu preciso do outro para acessar meus e-mails. Neste caso a simplicidade era bacana, mas não prática. Hoje, claro, isso tudo mudou e podemos agora usar um único aparelho para todas as atividades. Meu ponto aqui é mostrar que apesar de uma coisa ser simples, isso não faz dela inerentemente prática e utilizável, o que é algo que temos de

considerar no campo do ECM. No meu ponto de vista precisamos avançar com a tecnologia e olhar as formas de alavancála em nossas organizações. Precisamos abraçar a mudança e incorporá-la de forma que traga benefícios. Também precisamos ter um propósito no qual a tecnologia e a mudança estarão focadas e endereçadas para a obtenção de resultados positivos. Manter as coisas simples é complexo, por trás da cena, há a tarefa árdua que os usuários não percebem, mas se beneficiam dos ganhos com o resultado. Interfaces simples que servem como um mero ponto de acesso a todas as informações e conteúdos necessitam ser produtivas. Fazer as coisas simples e práticas, esta é a chave do sucesso e às vezes precisamos mostrar a utilidade juntamente com a simplicidade.

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

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ECM

Delmar Assis

Dados consistentes são essenciais para o sucesso dos negócios Divulgação

Delmar Assis é diretor técnico da Informatica Corporation

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

rganizações do mundo inteiro estão implementando práticas e procedimentos para maximizar a eficiência operacional e aumentar a lucratividade. Nesse ambiente, é extremamente importante que toda tomada de decisão tenha um propósito definido e que seja bem fundamentada. Considerando esses aspectos, é essencial contar com o auxílio de tecnologias que possam assegurar que cada passo seja cuidadosamente pensado e que resultem em maior e melhor retorno possível para o negócio. Cada vez mais o sucesso nos negócios depende da capacidade de atrair e reter relacionamentos com clientes, mitigar riscos, garantir a conformidade regulatória e dinamizar os processos empresariais. Mas, isso requer informações abrangentes, consistentes, precisas e oportunas. Com certa frequência, as companhias não têm nenhum planejamento, controle ou conhecimento de qual é a situação mais atual e precisa dos negócios. As organizações desprovidas da necessária proteção contra ambiguidades ou redundâncias acabam se expondo a riscos de erros contábeis, fraudes, falta de conformidade regulatória e a intencionais condutas internas ilegais. O custo e o risco inerentes ao acesso, ao processamento e à distribuição de dados e informações para as organizações de TI são extremamente altos sem as tecnologias, os processos e profissionais certos. Para que os executivos tomem decisões sensatas e oportunas e para que as operações estejam em linha com as atuais condições do mercado, as empresas devem, portanto, implementar uma estrutura capaz de suportar todos os procedimentos em âmbito corporativo. A adoção de uma plataforma padronizada de integração de dados pode assegurar que todos os sistemas operacionais funcionem com informações consistentes e atualizadas. Entretanto, a IDC constatou em uma pesquisa que os gerentes de TI tendem a subestimar, em pelo menos 50%, o número de bancos de dados contidos em suas organizações. Essas informações constituem o maior patrimônio da empresa e, por isso, deveriam ser administradas como tal. Todas as fontes de dados possuem características que podem ser selecionadas e usadas para coordenar melhor as operações, reduzir erros, eliminar

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redundâncias e permitir melhores tomadas de decisões, tanto no plano tático quanto no estratégico. Isso significa que a maioria das empresas possui uma série de recursos não explorados que poderiam ser otimizados para oferecer melhor eficiência operacional e suporte a decisões para todos seus profissionais, desde os temporários até os executivos mais graduados. As consequências da falta de melhor aproveitamento desses recursos podem ser desastrosas. Como exemplo, vale citar o desperdício considerável de dinheiro e a insegurança na tomada de decisões por conta de dados incompletos ou inválidos. Sob esses aspectos, a ineficiência nas operações de negócios pode acarretar em significativas perdas de oportunidades de negócios. Qualquer empresa que opera dessa forma está, na verdade, tateando no escuro. Em uma economia competitiva, isso pode significar a diferença entre um crescimento modesto e um crescimento vertiginoso. Em uma economia austera, como a que provavelmente prevalecerá em 2010, isso pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso.

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ECM

Marcela Vairo

Inteligência no gerenciamento de negócios Divulgação

Marcela Vairo é gerente de software para gerenciamento da informação da IBM Brasil

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

mercado corporativo enfrenta desafios cada vez maiores relacionados à precisão e segurança nos seus processos de negócios. Atualmente, os executivos com poder de decisão precisam compreender o grande volume e a variedade de informações existentes, fazendo com que as empresas implantem cada vez mais sistemas estatísticos que os auxiliem a compreender e responder as principais questões do negócio, além de possibilitar a realização de previsões de cenários. Estas transformações, impulsionadas por tendências como a globalização, fusões e aquisições, estão levando a indústria à era dos produtos e serviços mais inteligentes, menos suscetíveis a falhas e mais otimizados às necessidades específicas do mercado. Esta inteligência é uma grande arma das empresas frente a um mundo cada vez mais competitivo e comoditizado. Imagine se dispositivos médicos com falhas, como aparelhos para exames sofisticados, pudessem ser detectados antes mesmo de chegarem ao mercado? Ou se um banco pudesse reduzir o tempo de espera de aprovação de empréstimo de uma semana para um dia – ao mesmo tempo em que aprimora a produtividade e libera seus funcionários para concentrarem seu foco no fortalecimento do relacionamento com o cliente? E se uma empresa que está construindo uma instalação verde tivesse acesso a uma visão consolidada do processo, capaz de gerenciar operações, lidar com regulamentos e ajudar a comprovar o cumprimento de normas governamentais? O cenário acima não é utópico. Pelo contrário – ele é totalmente viável por meio da utilização de aplicações específicas de Advanced Case Management (Gerenciamento avançado de casos de negócios). A estratégia unifica informações, processos e pessoas para oferecer uma visão de 360º de cada caso. Além de gerenciar conteúdos e processos, o Advanced Case Management utiliza ferramentas integradas de análise preditiva, regras de negócios, colaboração social (como mensagem instantânea, salas de equipe e wikis), ECM (Enterprise Content Management) e BPM (Business Process Management) para aumentar a interatividade e o contato entre os times de profissionais. A aplicação de tal prática pode auxiliar

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as empresas a aprimorar eficiência, reduzir custos e otimizar resultados. Soluções bem-sucedidas de gerenciamento de caso exigem uma plataforma unificada e que combine conteúdo, processos e pessoas, garantindo que as informações apropriadas estejam disponíveis para progressão e resolução dos casos. A estratégia também permite que as organizações lidem com ações legais, como solicitações de sinistros de seguros, auditorias, pedidos de empréstimos e outros processos de negócios. Muitas decisões de negócios dependem de valores definidos, como taxas de juros para empréstimos baseadas em avaliação de crédito. Ao categorizar as regras de processos, o manuseio do caso se torna mais ágil, já que as regras podem mudar no mesmo ritmo das mudanças do mercado. A correta utilização das ferramentas de Advanced Case Management leva a um maior controle na gestão e acesso aos dados, transformando informação em conhecimento e permitindo tomadas de decisões mais rápidas e precisas..

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Um dos pensadores mais influentes na área de TI e negócios do mundo. Autor do artigo IT doesn’t matter e do livro Does IT matter?. Crítico dos modelos de negócios criados pela computação em nuvem (cloud computing).

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Ronaldo Miranda

A Samsung é uma das grandes provedoras de tecnologia no mercado global. Como ela se posiciona na área de Enterprise Content Management no Brasil?

Divulgação

Sinergia em ECM

Mesmo a Samsung sendo uma das líderes mundiais em tecnologia, sua participação em ECM ainda hoje está limitada ao fornecimento de produtos que fazem parte da solução desta área, uma vez que não temos em nossa linha de produtos sistemas e/ou aplicativos de software de gestão. Notadamente, a principal linha de produtos que é estratégica em nossa contribuição para ECM é a linha de impressoras profissionais para outsourcing de impressão, que permite não somente a gestão da impressão em si, mas principalmente no gerenciamento de imagens com alta performance.

Qual a expectativa de crescimento desse mercado na sua opinião para 2010?

Como temos apenas um pequeno pedaço da solução é difícil avaliar o mercado como um todo, mas posso afirmar que é um segmento com taxa de crescimento muito acima da média tradicional de TI e em franca evolução tecnológica.

Quais os diferenciais em tecnologia que a empresa pode oferecer nesse segmento?

Em nossa linha de produtos para impressão profissional temos equipamentos com tecnologia a laser, desenvolvidos já pensando na evolução do gerenciamento e utilizando gestão de documentos eletrônicos como principal função na leitura e armazenamento de documentos.

Como você analisa a maturidade dos mercados latino-americano e brasileiro para produtos na

Ronaldo Miranda vice-presidente da Divisão de Soluções de TI da Samsung.

área de printing, comparativamente à perspectiva global?

O mercado brasileiro é um dos mais maduros em outsourcing de impressão e, não por acaso, hoje é modelo mundial em capacitação. Nosso mercado foi obrigado a amadurecer devido à robustez e à complexidade das soluções, principalmente do mercado financeiro, e também das exigências fiscais do país.

A empresa está investindo em novos porfólios de produtos para ampliar seu market share?

Sim, a Samsung vem investindo pesadamente no desenvolvimento de produtos e soluções para ampliar nossa oferta ao mercado, sempre buscando a excelência na qualidade e no relacionamento com nossos clientes.

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Como você analisa hoje o mercado nacional para produtos com tantas ofertas diferentes?

Estamos num momento de transição e consolidação e com certeza antigos participantes estão e estarão se reposicionando para acomodar novos entrantes. Em momentos assim, novas tecnologias e a sinergia entre diversos produtos farão a grande diferença. Neste aspecto, a Samsung com uma ampla oferta de produtos de TI – passando por impressoras, monitores, computadores, storage – com certeza se posicionará dentre os líderes de mercado num futuro próximo.

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canal executivo

John Newton

Open source em alta

Divulgação

Como é a presença da Alfresco ao redor do mundo?

Este ano celebramos o quinto aniversário da Alfresco e fiquei ao mesmo tempo surpreso e encantado com o rápido crescimento e a adoção das soluções ao redor do mundo. Somente em 2009, a Alfresco agregou mais de 300 consumidores corporativos em 40 países, incluindo Cisco, Forbes, BNP Paribas, Merck, o departamento americano de desenvolvimento urbano e a Greenpeace internacional. Ultrapassamos a marca de 2 milhões de downloads de softwares e incluímos cem integradores de sistemas internacionais e estabelecemos mais de 20 novos parceiros da indústria (OEM). No mesmo período a Alfresco implementou seu staff em 29% e abriu uma unidade de operações na Ásia com sede em Sidney, na Austrália. A empresa continua crescendo e inovando para os próximos seis meses estaremos anunciando a versão 3.3 do software Alfresco, Alfresco Content Services para IBM Lotus e Google Docs; certificação em open source para records management e Spring Surf uma contribuição para a comunidade SpringSource e implantações de ECM em cloud com RightScale..

Como a empresa está classificada entre os líderes de mercado percentualmente?

O modelo de negócios da Alfresco não segue cálculos usuais do mercado, que são muitas vezes baseadas em receitas. Enquanto os custos do modelo de assinatura Alfresco representam uma fração dos lucros dos fornecedores tradicionais de ECM mais as “taxas de licença e manutenção”, certamente não estamos comparando coisas semelhantes. Conforme mencionado anteriormente, em termos de adoção a Alfresco tem mais de dois

milhões de downloads de sua solução de ECM Open Source e possui mais de mil clientes na modalidade de Enterprise Subscription. Acreditamos que o acompanhamento de utilização real do software é a melhor medida para sabermos dos resultados e do impacto que isso representa em uma parcela da receita, baseada em valor de mercado.

Qual é, na sua opinião o argumento mais importante para os usuários escolherem os produtos de código aberto?

Simplificando: a garantia incorporada ao modelo de código aberto que impede que o cliente fique amarrado, além de uma entrega rápida com inovação de produtos. Embora a redução de custos de soluções open source seja evidente, tanto em conversas com clientes públicos quanto privados do setor, vemos os executivos de TI procurando componentes da arquitetura, muitas vezes uma fonte aberta que certamente, baseada em padrões abertos, que agregam valor de negócio imediato, mas que também oferecem um grau de imunidade para o futuro em toda a sua infraestrutura de TI. O modelo open source oferece-lhes a inovação constante e a flexibilidade para evitar que fiquem atrelados ao distribuidor. Com este processo de desenvolvimento transparente, há mais cooperação e um diálogo aberto sobre a melhor forma de abordar o desenvolvimento de novas funcionalidades.

Qual é a estratégia da empresa para o mercado latino-americano? Toda vez que realizamos um evento no Brasil ou no México que são iniciantes pelo nível de interesse e engajamento - tivemos mais de 400 inscritos para apenas dois eventos

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Jonh Newton, CEO da Alfresco

no mês de abril. Este, juntamente com nossa crescente base de clientes da empresa nos faz ver o mercado latino-americano como uma área de alto crescimento para a Alfresco. Como resultado, temos uma revenda especializada e recursos técnicos para apoiar os nossos clientes na América Latina. Essa equipe trabalha em estreita colaboração com parceiros-chave na América Latina - por exemplo Infused Solutions no Brasil e a Think no México. A Alfresco também recrutou sete parceiros nessa região que são capazes de oferecer uma gama de serviços de implementação, suporte e treinamento para clientes Alfresco Enterprise. Em termos de participação nesse mercado, trabalhamos de perto com um número de vendedores que vai de IBM Lotus para Drupal e também tem sido o participante principal no novo padrão CMIS, juntamente com outros fornecedores de ECM.

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Mario Takeshi

Como a OR Info se posiciona hoje no mercado brasileiro?

A Orinfo se posiciona no mercado brasileiro como um provedor de serviços de BPO para gestão de documentos e informações. Com a especialização adquirida em 15 anos, formamos um amplo portfólio de serviços e produtos que vão desde serviços convencionais de microfilmagem, digitalização, armazenagem de documentos e mídias até terceirização de complexos processos de negócio e a implantação de soluções de ECM, BPM e captura. A oportunidade de atuar nos processos de negócio dos nossos clientes nos permitiu acumular experiência em diversos segmentos de mercado, facilitando assim a implementação de novas soluções, tanto nos serviços de BPO quanto para consultoria e serviços profissionais.

Quais as principais mudanças que ocorreram na empresa nos últimos tempos?

A empresa possui certificação ISO 9001 concluída em 2009. Há cerca de dois anos decidimos investir em uma sede própria na cidade de Barueri, onde estudamos e projetamos cada detalhe desta nova planta que conta com uma área 7.000 m2. Neste novo site concentramos nossa área de consultoria, projetos, administração, vendas e operações. Nesta nova sede, conseguimos criar um ambiente extremamente seguro, flexível e escalável para atender novas demandas e bem como suportar eventuais adequações em nossos atuais contratos de BPO. Além disso, agregamos ao nosso portfólio uma completa gama de serviços profissionais em gestão documental, ECM, BPM e Captura, bem como o fornecimento de licenças de software e assinatura de suporte. Para isso estabelecemos alianças estratégicas com os principais players

mundiais, tais como Kofax, Alfresco e Fujitsu. Atualmente estamos investindo na certificação PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), padrão criado para ajudar os emissores, processadoras e acquirers de cartões de crédito/débito, que visa prevenir fraudes por meio de controles mais rigorosos de exposição dos dados das transações.

O que representa segmento de outsourcing para a companhia?

Outsourcing não é modismo, é necessidade de sobrevivência, e a nossa empresa esta atenta e alinhada para estas demandas. Especificamente na nossa linha de BPO, entendemos que a gestão de informação é uma atividade vital e que provê mecanismos seguros para tomadas de decisões nas organizações. Por esta razão, investimos na qualificação dos nossos profissionais e principalmente procuramos nos especializar nos processos de negócio dos nossos clientes, o que nos garante um grande diferencial competitivo. Este segmento é um dos pilares importantes da nossa organização, e tem crescido de forma robusta e consistente.

Na sua opinião qual a expectativa de crescimento no mercado nacional em 2010? O mercado nacional tem demandado de forma crescente neste segmento, todas as verticais de mercado têm experimentado um aumento positivo e trabalhamos com um cenário de crescimento em torno de 20 a 25%.

Existem produtos e/ou serviços ofertados, nesta área, para o mercado que são inéditos?

Mario Takeshi - Presidente da Orinfo

haver muitos cuidados técnicos antes de adotar um caminho. Temos selecionado com bastante critério nossos parceiros tecnológicos para poder atender plenamente as necessidades dos nossos clientes, desde política comercial, evolução tecnológica, suporte técnico, escalabilidade, continuidade dos negócios e interoperabilidade. Como lançamento para este ano, estamos finalizando o desenho de uma solução inédita denominada Seguro Documento, que trará um novo conceito de autenticação digital e estará suportada por um parceiro com atribuição notarial que dará validade e eficácia jurídica dos documentos autenticados.

Este é um mercado de inovações dinâmicas e evoluções tecnológicas constante. Estas mudanças são muito rápidas e por este motivo tem que

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Divulgação

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Tadeu Cruz

Gerência do conhecimento para quê? Josetti Capusso

Tadeu Cruz professor M.Sc., formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ e da Escola de Engenharia Universidade Mackenzie

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reio que devam existir dois tipos de preocupações inerentes à implantação da Gerência do Conhecimento, tão em voga atualmente em todos os segmentos da sociedade. Infelizmente, os dois tipos são discutidos de forma quase que exacerbada pelos que os defendem, quando se preocupam em atacar as posições contrarias às suas, mais do que em defendê-las propriamente. Um tipo de preocupação está ligado à forma da Gerência do Conhecimento e dentro deste estão todas as Tecnologias da Informação que estão sendo vendidas com poderes quase mágicos para tal. O outro tipo está ligado aos processos que deverão gerar conteúdo, além do próprio conteúdo em si, e creio ser este muito mais importante, e até mesmo interessante da Gerência do Conhecimento. Tenho transitado entre os dois extremos da questão, forma e conteúdo, com relativa facilidade, sem deixar-me levar pelas paixões, nem ser influenciado por ideias pré-concebidas, assumidas de forma irracional. O meu interesse principal na questão KM não se restringe ao emprego das novas tecnologias para a gestão do conhecimento, mesmo porque coloco tecnologias como agentes que têm papel secundário da nossa sociedade e não como agentes principais. O principal foco de atenção deve fazer com que sejam desenvolvidos mecanismos que possibilitem o uso eficiente de tais tecnologias para que as pessoas, estas sim o motivo principal da gestão do conhecimento, possam se beneficiar delas. Por experiência, na área de Tecnologias da Informação aprendi que: a) a indústria de TI sobrevive muito mais pela reciclagem de ideias e tecnologias antigas (vide, por exemplo, a tecnologia com que os processadores são fabricados ainda hoje) que pela criação de substanciais novas ideias; b) que se não fosse pela existência desta mesma indústria nossa sociedade já teria voltado a ser uma economia pré-industrial. Em outras palavras, se a economia global já está difícil com a disseminação da informática imagine então sem ela. Teríamos, todos nós, voltado a sermos artesãos. Entretanto é preciso lembrar sempre que: 1. Todo conhecimento adquirido terá dois mommentums: o útil e o histórico. Na área de TI, por exemplo, o mommentum útil é extremamente efêmero, por culpa do caráter efêmero das tecnologias. 2. O conhecimento adquirido tem, assim como os alimentos, os medicamentos e outros produtos, um prazo de validade, que deve ser respeitado sob pena de causar “desarranjos” graves às organizações. Por essas razões creio que no escopo da Gerência do Conhecimento devem estar os

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motivos para a busca e o uso do conhecimento que se necessita adquirir. Não há sentido acumular-se conhecimento sem usá-lo, sob pena de perdermos o momentum para o qual este mesmo conhecimento teria sido útil. Por meio dos três tipos de usos do conhecimento, o estratégico, o operacional e o emocional (Cruz, 2002) é possível fazer as pessoas quebrarem os mecanismos que as aprisionam em mundos com pouca ou nenhuma possibilidade de transformação. Diferentemente da ideia que leva as pessoas a acreditarem que quanto mais a informação for escondida mais ela protegerá o seu dono, a Gerência do Conhecimento deve ser entendida como a única possibilidade, real e concreta, que beneficia à todos e em especial a quem o possui. A primeira certeza é a do benefício da natureza sintrópica de tais grupos, através dos mecanismos que possibilitam multiplicar ao dividir conhecimento, o único moto continuum possível. No caso específico do conhecimento operacional ele serviria para mudar a maneira como a estrutura organizacional se relaciona com as operações do dia-a-dia, transformando organismos sem senso de direção (como a grande maioria das empresas ainda hoje) em organismos baseados no conhecimento, que garantirá o sucesso de cada dia, dia após dia. Os processos de negócio são, por enquanto, a única maneira de transformar organizações pesadas, ineficientes e que agem por reação, em organizações leves, eficientes e pró-ativas, exatamente como cérebros (Morgan, 1999), até mesmo se a natureza delas for essencialmente fordiana. Assim: Não podemos implantar a Gerência do Conhecimento através da criação de estruturas pesadas e centralizadoras; Deve existir um gerente da Gerência do Conhecimento e não um gerente do conhecimento.; Não podemos forçar o compartilhamento do conhecimento, antes, devemos criar condições que facilitem este compartilhamento. Devem ser criados elementos de estímulo à participação de todos na Gerência do Conhecimento. amais esquecermos que os verbos: capturar, classificar, organizar, armazenar, validar e disponibilizar (conhecimento) devem ser conjugados na primeira pessoal do plural. Muitos projetos já fracassaram e outros tantos seguirão o mesmo destino por terem, os responsáveis, insistido em conjugar esses verbos na primeira pessoal do singular. E o que os especialistas consideram o mais importante: NÃO FORCE ninguém a participar (compartilhar) da Gerência do Conhecimento. Isto não funciona.

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guia ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado. ARMÁRIOS/ARQUIVOS • CNC P.67 e 68 • DIGITAL DOC P.65 • GOMAQ P.31 • P3 IMAGE P.15 BACKUP ON LINE • CNC • METROFILE • WINSDATA

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BPM • CINCOM • CNC • DIGITAL DOC • INFUSED • LAB 245 • METROFILE • P3 IMAGE • SIMPRESS • SML • WINSDATA

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BPO • CNC • DIGITAL DOC • GOMAQ • KEEPERS • METROFILE • PA ARQUIVOS • P3 IMAGE • SIMPRESS • STORE • WINSDATA

P.67 e 68 P.65 P.31 P.43 P.02 P.27 P.15 P.41 P.39 P.64

CHECAGEM DE IMAGENS • CNC P.67 e 68 • P3 IMAGE P.15 • SIMPRESS P.41 • STORE P.39 • WINSDATA P.64 CONSULTORIA • CNC • DIGITAL DOC • FAST SCAN • GOMAQ • INFUSED • METROFILE • PA ARQUIVOS • P3 IMAGE • PRODIMAGE • REIS OFFICE • SIMPRESS • SML • STORE • WINSDATA

P.67 E 68 P.65 P.65 P.31 P.30 P.02 P.27 P.15 P.33 P.25 P.41 P.19 P.39 P.64

COPIADORAS • CINCOM • CNC • GOMAQ • REIS OFFICE • XEROX

P.38 P.67 e 68 P.31 P.25 P.5

DESTRUÇÃO DE DOCUMENTOS • CNC P.67 e 68 • KEEPERS P.43 • KODAK P.23 E 65 • METROFILE P.02 • PA ARQUIVOS P.27 • P3 IMAGE P.15 • STORE P.39 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS • CINCOM • CNC • DIGITAL DOC • FAST SCAN • FUJITSU • GOMAQ • KEEPERS • KODAK • MACROSOLUTION

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METROFILE PA ARQUIVOS P3 IMAGE RECALL REIS OFFICE SIMPRESS STORE WINSDATA

P.02 P.27 P.15 P.12 P.25 P.41 P.39 P.64

DIGITALIZAÇÃO DE IMAGENS • CNC P.67 e 68 • FAST SCAN P.65 • GOMAQ P.31 • METROFILE P.02 • PA ARQUIVOS P.27 • P3 IMAGE P.15 • REIS OFFICE P.25 • SIMPRESS P.41 • STORE P.39 • WINSDATA P.64 ENCADERNADORAS • CNC

P.67 e 68

ENVELOPADORAS • CNC

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ETIQUETADORAS • GOMAQ • REIS OFFICE

P.31 P.25

ETIQUETAS • GOMAQ • REIS OFFICE

P.31 P.25

FABRICA DE SOFTWARE • CNC P.67 e 68 • LAB 245 P.14 • PA ARQUIVOS P.27 • PRODIMAGE P.33 • SML P.19 FITAS • REIS OFFICE

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FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS • CINCOM P.38 • KEEPERS P.43 • METROFILE P.02 • PA ARQUIVOS P.27 • SIMPRESS P.41 • STORE P.39 ARQUIVOS • REIS OFFICE

P.25

GESTÃO DE DOCUMENTOS • CINCOM P.38 • CNC P.67 e 68 • DIGITAL DOC P.65 • FAST SCAN P.65 • GOMAQ P.31 • KEEPERS P.43 • LAB 245 P.14 • METROFILE P.02 • PA ARQUIVOS P.27 • P3 IMAGE P.15 • SIMPRESS P.41 • STORE P.39 GUARDA FÍSICA DE DOCUMENTOS • CNC • KEEPERS • METROFILE • PA ARQUIVOS • RECALL • STORE

P.67 e 68 P.43 P.02 P.27 P.12 P.39

IMPRESSORAS • CNC • EPSON • FUJITSU • GOMAQ • REIS OFFICE • XEROX

P.67 e 68 P.9 P.13 P.31P.31 P.25 P.5

INDEXAÇÃO • CINCOM • CNC • DIGITAL DOC • KEEPERS • LAB 245 • PA ARQUIVOS • SIMPRESS • STORE • WINSDATA

P.38 P.67 e 68 P.65 P.43 P.14 P.27 P.41 P.39 P.64

INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS • CINCOM P.38 • CNC P.67 e 68 • DIGITAL DOC P.65 • INFUSED P.30 • P3 IMAGE P.15 • PRODIMAGE P.33 • SML P.19 INTERNET/EXTRANET • INFUSED • LAB 245 • WINSDATA MIDIAS ÓPTICAS • CNC • REIS OFFICE

P.30 P.14 P.64 P.67 e 68 P.25

MÍDIAS MAGNETICAS • CNC P.67 e 68 MICROFILMAGEM • KODAK METROFILE • PA ARQUIVOS • P3 IMAGE • SCANSYSTEM • STORE

P.23 E 65 P.02 P.27 P.15 P.16 P.39

MICROFILME • CNC • KODAK • SCANSYSTEM

P.67 E 68 P.23 E 65 P.16

MULTIFUNCIONAIS • CNC • GOMAQ • REIS OFFICE • SIMPRESS • XEROX

P.67 e 68 P.31 P.25 P.41 P.5

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS • CNC P.67 E 68 • GOMAQ P.31 • KEEPERS P.43 • METROFILE P.02 • PA ARQUIVOS P.27 • P3 IMAGE P.15 • SIMPRESS P.41 • STORE P.39 • WINSDATA P.64 OUTSOURCING DE IMPRESSÃO • GOMAQ P.31 • REIS OFFICE P.25 • SIMPRESS P.41 PAPEL • CNC

P.67 e 68

PROCESSAMENTO DE FORMULARIOS • KODAK • P3 IMAGE • SML • STORE • WINSDATA

P.23 E 65 P.15 P.19 P.39 P.64

RECONHECIMENTO - ICR • CNC P.67 e 68 • DIGITAL DOC P.65 • KEEPERS P.43 • METROFILE P.02 • PA ARQUIVOS P.27 • P3 IMAGE P.15 • STORE P.39

• WINSDATA

P.64

RECONHECIMENTO - OCR • CNC P.67 e 68 • DIGITAL DOC P.65 • KEEPERS P.43 • LAB 245 P.14 • METROFILE P.02 • PA ARQUIVOS P.27 • P3 IMAGE P.15 • STORE P.39 • WINSDATA P.64 SALA COFRE • KEEPERS • METROFILE • PA ARQUIVOS • STORE

P.43 P.02 P.27 P.39

SCANNER MICROGRAFICOS • CNC P.67 e 68 • FAST SCAN P.65 • KODAK P.23 E 65 • REIS OFFICE P.25 • SCANSYSTEM P.16 SCANNERS - PAPEL • CNC • EPSON • FAST SCAN • FUJITSU • GOMAQ • KODAK • MACROSOLUTION • P3 IMAGE • PRODIMAGE • REIS OFFICE • XEROX • SCANSYSTEM • WINSDATA

P.67 e 68 P.9 P.65 P.13 P.31 P.23 E 65 P.47 P.15 P.33 P.25 P.5 P.16 P.64

SOFTWARE - BPM/ WORKFLOW • CINCOM P.38 • CNC P.67 e 68 • DIGITAL DOC P.65 • INFUSED P.30 • LAB 245 P.14 • SML P.19 • WINSDATA P.64 SOFTWARE- DIGITALIZAÇÃO • CINCOM P.38 • CNC P.67 e 68 • DIGITAL DOC P.65 • FAST SCAN P.65 • GOMAQ P.31 • LAB 245 P.14 • MACROSOLUTION P.47 • P3 IMAGE P.15 • PRODIMAGE P.33 • SML P.19 • WINSDATA P.64 SOFTWARE- ECM SUITE • CINCOM P.38 • CNC P.67 e 68 • DIGITAL DOC P.65 • INFUSED P.30 • LAB 245 P.14 • MACROSOLUTION P.47 • SML P.19 SOFTWARE - GER.CONTEUDO NA WEB • CINCOM P.38 • CNC P.67 e 68 • INFUSED P.30 • P3 IMAGE P.15 SOFTWARE - GESTÃO ATIVOS • PRODIMAGE P.33 SOFTWARE - GESTÃO DE DOCUMENTOS • CNC P.67 e 68

• • • • • • • • • •

DIGITAL DOC FAST SCAN GOMAQ INFUSED LAB 245 P3 IMAGE PRODIMAGE SCANSYSTEM SML WINSDATA

P.65 P.65 P.31 P.30 P.14 P.15 P.33 P.16 P.19 P.64

SOFTWARE GESTÃO IMAGENS (DI) • CNC P.67 e 68 • LAB 245 P.14 • MACROSOLUTION P.47 • P3 IMAGE P.15 • PRODIMAGE P.33 • SML P.19 SOFTWARE - GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM) • CINCOM • DIGITAL DOC • INFUSED • LAB 245 • SML

P.38 P.65 P.30 P.14 P.19

SOFTWARE - GESTÃO DOCUMENTAL (RM) • CINCOM • CNC • INFUSED • LAB 245 • SCANSYSTEM

P.38 P.67 e 68 P.30 P.14 P.16

SOFTWARE - ICR • CNC • DIGITAL DOC • MACROSOLUTION • PRODIMAGE • SML • WINSDATA

P.67 e 68 P.65 P.47 P.33 P.19 P.64

SOFTWARE - OCR • CNC • LAB 245 • MACROSOLUTION • PA ARQUIVOS • PRODIMAGE • WINSDATA

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SOFTWARE OMR • MACROSOLUTION • SML • WINSDATA

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SOFTWARE PROCESS FORMULÁRIOS • LAB 245 • MACROSOLUTION • SML • WINSDATA

P.14 P.47 P.19 P.64

SOFTWARE - RECONHECIMENTO DE VOZ • MACROSOLUTION P.47 TAXONOMIA • KEEPERS • METROFILE • PA ARQUIVOS • STORE

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WEBSITES/ PORTAIS • CINCOM • INFUSED • LAB 245 • PA ARQUIVOS • WINSDATA

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reflexões

crônica

“Novos instrumentos, como as Atas Notariais, que são uma espécie de escritura, podem ser fundamentais na garantia e perpetuação da prova dos docuemntos digitais.” Angelo Volpi Tabelião no PR e escritor ”O volume e a relevância dos dados gerados, transmitidos e armazenados através dos canais eletrônicos em escala global têm desafiado as autoridades governamentais, especialistas em segurança, empresários, conselho de administração, os acionistas, advogados, peritos, auditores, agentes de compliance para a questão central relacionada ao uso de meios eletrônicos na condução dos negócios” Antonio Gesteira, diretor de Forensic Services da pricewaterhouseCoopers “Segundo o relatório Digital Universe da EMC, no último ano foram criados um volume de 0,8 zettabytes (ou 800 bilhões de gigabytes) de informações digitais no mundo” Wilton Tamane, Consultor e diretor da CNC “Manter as coisas simples é complexo, por trás da cena, há a tarefa árdua que os usuários não percebem, mas se beneficiam dos ganhos com o resultado. É preciso mostrar a utilidade juntamente com a simplicidade”. Bob Larrivee, diretor da AIIM

Antes & agora

nteressante mesmo é ver a evolução linguística provocada pelo pessoal de TI, que se apropria de adjetivos para descrever novas funcionalidades, tecnologias e “coisas” do dia a dia. Portanto, creio que já passou da hora de se começar um glossário para tratar do antes e do depois. Heroicamente inicio aqui o desafio. (Em wiki, portanto, aceitando sugestões e atualizações.) TEMPO REAL ANTES: Era aquele do rei. Por exemplo: quando ele falava pra rainha: “Precisamos dar um tempo”, ou avisava que ia para o “trono” e que não era pra ninguém incomodar... AGORA: É muito mais do que aquele “tempo presente” aprendido na escola, é assim um tempo urgente, instantâneo, automático. Porque se demorar um pouquinho só que seja, já é passado. Tem que ser mais rápido que a velocidade da luz, afinal, ninguém mais tem paciência (nem tempo) pra esperar nada.

REDE ZUMBI ANTES: Mortos vivos organizados em comunidade ou grupos para diversos fins, inclusive contracenar no famoso clipe Thriller com Michael Jackson. Aliás, de cuja organização ele agora é membro nato. AGORA: Infecção generalizada em computadores por “vírus virtuais”, fazen-

do a alegria do pessoal que trabalha com segurança, pois mantém seus negócios e empregos. COOKIES ANTES: Bolacha também conhecida como Kuke, pode ser também aquela Cream Cracker, que não tem nada a ver com aquele cara que quebra sistemas. Entendeu? AGORA: Negócio inventado com a melhor das intenções, mas que virou um abacaxi; a gente não sabe se deixa ou tira! VIRTUAL: ANTES: Tudo aquilo que não dá para pegar, cheirar nem comer e que, por conseguinte, somente os místicos acreditam. AGORA: Usado sempre que as pessoas querem mostrar erudição e/ou não encontram uma palavra melhor para falar das coisas da informática, às quais ninguém sabe se são reais ou virtuais (do antes). Mesmo porque ninguém mais sabe distinguir um e outro... PRIVACIDADE: ANTES: Significava a possibilidade de se fazer coisas sem que ninguém soubesse, nem filmasse ou gravasse. AGORA: Não foi encontrado nenhum significado para essa palavra! Angelo Volpi Neto

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