Ano 5 - Número 22 - Fevereiro de 2011 - R$ 18,00
LATIN AMERICAN
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Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo
Previsões 2011
Quais as perspectivas para o ano que se inicia? Mobilidade A próxima fronteira para o ECM
Green ECM Tecnologias tornam empresas mais sustentáveis 22_Capa_1.indd 1
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Janeiro / Fevereiro de 2011 | Edição 22 | www.docmanagement.com.br
nesta edição Previsões 2011
Quais as perspectivas para o ano que se inicia?
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6 Entrevista
Veja nesta entrevista exclusiva com Atle Sjekkeland, vice-presidente da AIIM, como as mudanças na forma de oferta de soluções de ECM afetará a relação com os trabalhadores da Informação com os clientes.
30 Mobilidade
Na era da mobilidade, a tendência é que os profissionais se “descolem” cada vez mais dos PCs e dos escritórios, tornando-se aptos a criar, editar, utilizar e reutilizar conteúdos onde e quando a necessidade de trabalho exigir.
38 Case
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Veja aqui as principais notícias e novidades apresentadas pelo mercado de fornecedores de ECM
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Saiba como a parceria entre a Prossegur e a Stoque gerou um benchmark mundial a partir de um projeto iniciado em terras brasileiras, utilizando ferramentas de ECM.
40 Case
A Ultimus auxiliou o IBGE durante a realização do último Censo em 2010. A aplicação de ferramenta de BPM foi fundamental para o sucesso.
42 Green ECM
Veja como e quanto as tecnologias de ECM contribuem para tornar as empresas mais sustentáveis.
56 Canal executivo
O executivo da Readsoft, Bjorn Gabrielsen, fala das novas estratégias da companhia para alavancar o mercado e abrir novas frentes de negócios. Conheça também um pouco mais sobre as estratégias da OKI Printing Solutions está preparando para os mercados brasileiros e latino americano.
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carta ao leitor
Novos ares para o ECM N
em bem o ano de 2011 começou, e uma verdadeira enxorrada de previsões já invadem as mídias de todo o mundo. Vários especialistas fazem questão de apontar as tendências do mercado e, mais que isso, alertam quanto ao comportamento, muitas vezes
ASSISTENTE COMERCIAL Katia Ribeiro katia@guiabusinessmedia.com.br
www.docmanagement.com.br PUBLISHER Eduardo David eduardo.david@guiabusinessmedia.com.br DIRETOR Arnaldo David arnaldo@guiabusinessmedia.com.br
ARTE E DIAGRAMAÇÃO Flávio Della Torre flavio.dellatorre@gmail.com GERENTE ADMINISTRATIVO Jose Carlos Previtali josecarlos@editoraguia.com.br ADMINISTRAÇÃO Lúcia Fernandes lucia@editoraguia.com.br
EDITORA Susana Batimarchi susana@guiabusinessmedia.com.br
ASSINATURAS Keyla Santos
DIRETORA COMERCIAL Sandra Mletchol sandra@guiabusinessmedia.com.br
keyla@guiabusinessmedia.com.br IMPRESSÃO Neoband
EXECUTIVOS DE NEGÓCIOS Andréa Lopes andrea@guiabusinessmedia.com.br Jonatas Vasconcelos jonatas@guiabusinessmedia.com.br
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incerto, desse mesmo mercado. Sem ser diferente e também sem precisar de uma bola de cristal, nesta edição, o leitor poderá acompanhar as previsões de grandes especialistas no segmento de Entreprise Content Management. Convidamos três grandes institutos mundiais (Gartner, IDC e The Real Story Group) para aqui, em nossa revista, fazerem uma análise profunda de como será o futuro das tecnologias de ECM, tanto no Brasil quanto no resto do mundo. O leitor poderá também ver na matéria sobre o Green ECM, as principais razões números, alertas e depoimentos dos agentes do mercado falando sobre a importância e o impacto que as ferramentas de ECM têm e como podem ser as responsáveis por tornar
toda uma organização comprometida com a sustentabilidade, sem falar na economia. Outra discussão muito importante em nossas páginas, mostra como a mobilidade é a nova fronteira a ser atingida e como têm ganho força junto ao mundo corporativo, principalmente, para o acesso remoto às informações estratégicas e críticas que as companhias tanto necessitam.
A todos uma Boa Leitura
Susana Batimarchi EDITORA
CONSELHO EDITORIAL
José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso, Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, , Ângelo Volpi, Monica Mancini, Nelson Yassuo Osanai, Daniel Dias Filho, Jose Antonio Galves Jr, Paulo Roberto Oliver, Oerton Fernandes, Sandra Cylke, Cássio Vaquero,Walter Freitas, Cesar Andrade, Bob Larrivee, Alan Pelz-Sharp e Fábio Fischer DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais. DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista. Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111
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O Mundo da Gestão da Informação se encontrará em Brasilia
24 e 25 de Maio de 2011 Brasil 21 Centro de Eventos e Convenções Brasília - DF
O ECM ROAD SHOW 2011 – BRASILIA é o primeiro evento na região Centro Oeste do Brasil, com foco 100% na GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES DE USO CORPORATIVO E DE GOVERNO. Serão dois dias de muito conteúdo, com 17 palestras, com exposição de CASES , apresentadas pelos mais respeitados experts no setor de Gestão da Informação Corporativa. Paralelo ao ECM ROAD SHOW 2011 – BRASILIA, será montada uma exposição de Tecnologias e Soluções apresentadas pelos patrocinadores do evento.
ALGUNS TEMAS DO ENCONTRO: • • • • • •
Open source BPM/ workflow Imaging /capture / storage Colaboração Gerenciamento de emails Experiências bem sucedidas em ECM para organismos governamentais
• • • • • •
Compliance Records Management Segurança das Informações Web Content Management Ciclode vida da informação Gestão do Conhecimento,
entre outros.
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entrevista
Atle Skjekkeland
Um novo modelo de negócios para o mercado de ECM Divulgação
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Dando continuidade a Entrevista da edição 21 ( Nov/Dez 2010) o vicepresidente da AIIM, Atle Skjekkeland, que esteve recentemente no Brasil durante o ECMShow 2010, fala de como a força tarefa da AIIM e do renomado autor Geoffrey Moore, mostram os caminhos futuros do ECM, enquanto negócios e os agressivos investimento em Sistemas de Negócios Sociais estão sendo concebidos para melhorar drasticamente a produtividade dos trabalhadores da informação.
“O CEOs estão forçando uma mudança de gastos com TI, longe de automação do núcleo do processo negócio e com redução dos riscos.” Document Management – Como o novo modelo de Negócios Sociais impactará as empresas que utilizam o ECM para tomada de decisão daqui para frente? Atle Skjekkeland -Esse Sistema de Comprometimento com Negócios Sociais, reforça a capacidade dos trabalhadores da informação para cooperarem uns com os outros, de forma rápida, a fim de melhorar a flexibilidade operacional e o envolvimento com os clientes. Como já dito pelo presidente da entidade, John Mancini, estamos prestes a ver uma nova mudança massiva no mercado, impulsionada aqui nos EUA pela recente crise econômica e pela popularização das tecnologias para consumidores e empresas. Essa nova fase se caracterizará por uma grande oferta de tecnologias para dispositivos móveis e uma maior disponibilidade de largura de banda para utilização.
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DM - Qual é a principal mudança que ocorrerá no mercado de venda de soluções de ECM as conclusões da AIIM? AS - De acordo essa pesquisa realizada pela AIIM com orientação e participação do autor Geoffrey Moore, uma das principais mudanças para a recuperação econômica de muitas emrpesas reside no investimento agressivo no que estamos chamando Sistemas de Negócios Sociais. Ele foi concebido para melhorar drasticamente a produtividade dos trabalhadores do conhecimento de nível médio dentro das empresas. Esse Sistema de Comprometimento vem reforçar a capacidade dos trabalhadores do conhecimento, de forma rápida, para cooperar uns com os outros, a fim de melhorar a flexibilidade operacional e engajamento do cliente. Como disse Moore passamos as últimas décadas investindo em TI mas com foco na implantação de Sistemas de Registro. Estes sistemas permitem
realizar coisas importantes, como as transações comerciais centralizadas, padronizadas e automatizadas em uma base global, permitindo assim um melhor comércio mundial. Em segundo lugar, eles permitem uma gestão, a partir do topo da pirâmide das decisões, dando uma visão global do estado dos negócios, permitindo assim uma melhor gestão do negócio globalmente. Gastos com tecnologias de Gestão de Conteúdo estão no cerne de Sistemas da Registro que irão continuar e expandir, a medida que estas soluções tornaremse mais disponíveis e relevantes para organizações, principalmente, para as de pequeno e médio portes. DM - No que, então, estes novos sistemas voltados para o comprometimento junto ao cliente mudam a visão das empresas que compram tecnologias de gestão da informação? AS - Mudam exatamente num aspecto
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entrevista
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importante, o de se fazer negócios com base nas ferramentas que dispõem, na necessidade de melhorar sua habilidade de negócios e a capacidade de resposta que vai conduzir as organizações a melhorarem sua produtividade e a velocidade na tomada de decisão. Reforço que a nova onda de investimentos em sistemas de comprometimento, se concentra em fornecer aos trabalhadores do conhecimento às ferramentas necessárias para colaborar com um objetivo comercial. As tecnologias para o Sistemas de Comprometimento, estão no coração dessa transição. Elas são emimentemente sociais e colaborativas por natureza. DM - Como este modelo vai mudar envolvimento com o cliente? AS - A partir dessa percepção move-se o controle para abrir a colaboração para melhorar o acesso a inovação. Com elas também desloca-se da operação orientada aos negócios para operação interativa e orientada, onde o valor não está no negócio mas na conversa com o cliente. Nesse modelo os usuários não precisam aprender como usar as soluções tecnológicas porque eles já sabem como usar as redes sociais e outras ferramentas de negócios sociais enquanto consumidores. O modelo prevê ainda que a segurança é uma questão importante, mas, ao mesmo tempo, será preciso lidar com os aspectos da privacidade de cada cliente. As ferramentas do Sistema de Comprometimento não são de conteúdo empresarial, estão baseadas na troca de idéias, na conversa. Mas essas conversas são valiosas para as empresas e precisam de gestão. Isto significa que se precisa de uma ligação entre o ECM e o Sistema de Negócios Sociais, com a ajuda de normas, regulamentações, taxonomias e modelos de segurança. DM - Em que dados estão baseadas estas
percepções para o mercado? AS -Segundo o Gartner a maioria das empresas gastam menos hoje em TI do que eles fizeram em 2008. O Gartner acredita que até 2015, a Era da Mentalidade de Recessão, de pagar por futuros investimentos por meio da poupança obtida a partir de operações de TI existentes, prevalecerá. Assim, é fato que os CEOs estão forçando uma mudança dos gastos com TI, longe de automação do núcleo do processo de negócio e com redução dos riscos. Eles estão apostando numa resposta maior do mercado e numa maior habilidade na sua realização , além do envolvimento do cliente. DM- Então, as ferramentas sociais serão o grande agente dessas mudanças? AS- Acredito que sim. As ferramentas sociais representam a maior mudança na TI desde o surgimento do e-mail. O problema é que a TI ainda é centralizadora, enquanto a Internet trata de espalhar as informações para todos. No início de 2010, o Forrester Group anunciou em uma pesquisa que mais de 50% dos trabalhadores dos EUA, acreditam que dispôem de uma tecnologia melhor em casa, do que no ambiente de trabalho. O centro da inovação em TI, migrou do departamento de TI para os trabalhadores do conhecimento, o que muda o papel desse departamento. Eles deverão ser parceiros e conselheiros dos trabalhadores e não mais um agente controlador. DM- E como isso vai influenciar o futuro das soluções de ECM? AS - As soluções deverão migrar do controle para a colaboração, a fim de melhorar o acesso e também às fontes de inovação. Elas se movimentarão da operação orientada para interatividade orientada. O valor estará focado no diálogo, na comunicação. Dessa forma, os usuários não aprendem a usar os sistemas, mas os
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sistemas “aprenderão” com os usuários. Embora , como já disse a segurança ainda será um problema. precisarão saber lidar com a privacidade. Por ser o diálogo a parte mais importante desses novos sistemas de negócios será sempre necessária uma ligação entre os sistemas de ECM e os Sistemas de negócios Sociais. O uso desses sistemas será colocado em prática, não porque o ROI foi estabelecido, mas porque as empresas atentas as mudanças pressentem as vantagens de colocá-lo em prática antes de seus competitidores. DM – Podemos concluir, portanto, que o futuro das ferramentas de ECM está na colaboração? AS - Nós não estamos falando apenas de colaboração pela colaboração. Também não estamos falando de empresas que criam perfis em sites de relacionamento como Facebook ou no Twitter para parecer ser “social”. Nós estamos falando sobre a implantação estratégica de Sistemas de Negócios Sociais que podem ajudar as organizações a melhorar a flexibilidade e a capacidade de resposta de seus processos e serem mais ágeis junto aos seus clientes. Para que as organizações implementem os Sistemas de Negócios Sociais é preciso atender três critérios básicos: como fazê-lo rapidamente; como fazêlo de forma responsável e como fazê-lo de uma forma que atinja um objetivo comercial. Durante o ano passado, a AIIM trabalhou em desenvolver roteiros para a implantação de Sistemas de Negócios Sociais de uma forma eficaz e segura. A análise foi revista por 20 CIOs e executivos de TI de grandes corporações e agências governamentais e por uma força-tarefa de executivos de nove grandes empresas do mercado como: Alfresco, EMC, Hyland Software, IBM, Iron Mountain, Kodak, Microsoft, OpenText e Oracle. Esse modelo está disponível para os interessados na AIIM.
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ScanSystem fornece para DLM
INDICADORES Estudo indica que
Os dois maiores segmentos consumidores de serviços de Document Management nos EUA são os governos estaduais e locais com
40% 17.8%
dos investimentos feitos em sistemas de escaneamento, capture e business process management (BPM) são recuperados em 12 meses Fonte: AIIM
e os serviços de saúde com
17.2%
Os escritórios estão usando menos papel. O consumo de fotocópias continuou crescendo em
27%
Fonte: The Independent
Cerca de
1 trilhão
das organizações pesquisadas, mas está declinando em 39% delas. Fonte: AIIM
de páginas são impressas, copiadas ou enviadas por fax a cada ano.
Entre as empresas pesquisadas pela entidade que possuem um trabalho mais intenso em operações de escaneamento e capture,
Fonte: Infotrends
115 bilhões
53%
estão sentindo os efeitos da redução de consumo de papel. Fonte: AIIM
65.8%
dos trabalhadores de qualquer indústria interropem seu trabalho constantemente para checar suas mensagens de email.
de páginas de papel são usadas anualmente em computadores pessoais. Fonte: Worldwatch Institute
Gastos globais com tecnologia devem crescer
5,1% este ano.
Fonte: Gartner
Fonte: AIIM
Conteúdos impressos da web deverão triplicar até
Organizações usam impressões em papel para arquivar
2012 62% .
Fonte: The Independent
de documentos importantes. Fonte: CNN
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A ScanSystem - empresa distribuidora de equipamentos para gestão documental firmou uma parceria de serviços com a DLM que presta os mais diversos serviços na área de gerenciamento de documentos: microfilmagem, digitalização, guarda física e gestão documental. Para trabalhar com grande volume de documentos a empresa necessitava de equipamentos que oferecessem digitalização profissional, como o Flexscan e o Eclipse de alta produção, fabricados pela NextScan. Ambos os scanners não possuem similar no mercado, e oferecem um software para trabalhar as microformas digitalizadas. “Em apenas quatro meses, digitalizamos e convertemos imagens em dados de aproximadamente 150 milhões de extratos, a partir de microfichas. Não conheço nenhum projeto semelhante em prazo, volume e complexidade realizado no Brasil”, salientou Rogério Nunes, diretor da DLM sobre o projeto.
PromonLogicalis oferece solução de storage Atenta à crescente demanda por soluções de armazenamento, a PromonLogicalis Latin America, integradora de soluções, intensificou seu portfólio com a oferta de soluções de storage por meio da parceria com a NetApp, empresa americana especializada no desenvolvimento de soluções de armazenamento, gerenciamento e segurança de dados. Carlos Pingarilho, Diretor de Tecnologia da PromonLogicalis, explica
que o acordo é fundamental para atender um segmento que tem se mostrado cada vez mais estratégico para as empresas no Brasil. Com parceria a PromonLogicalis passa a oferecer uma solução completa composta pelas melhores tecnologias disponíveis em cada um dos elementos que a compõe: conectividade, servidores, armazenamento, virtualização e segurança.
Cartórios emitem certificado digital Quando se fala em assinatura, uma das primeiras associações que fazemos é com cartórios. Afinal, são os notários, ou tabeliães de notas, que reconhecem a assinatura, atestando que ela é verdadeira. Com a certificação digital, não será diferente. Os cartórios de notas do estado de São Paulo estão preparados para emitir certificados digitais. Pelo menos 20 cartórios já estão cadastrados para atender a população e dezenas estão sendo credenciados. “A validação dos certificados digitais está inserida na competência dos notários e os cartórios de notas estão preparados para emitir a certificação”, explica Ubiratan Guimarães, presidente do Colégio Notarial do Brasil seção São Paulo (CNB-SP). Para comprovar a autenticidade de documentos, expressar concordância com alguns procedimentos, declarar responsabilidade, entre outros, há muito tempo são usadas assinaturas, carimbos e selos. Atualmente, porém, muitas dessas atividades passaram a ser realizadas por meio da internet. É aí que entra a certificação digital. A certificação digital é uma tecnologia de identificação que permite que transações eletrônicas dos mais diversos tipos tenham avaliadas a sua integridade, autenticidade e confidencialidade.
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Marcos Chiavone assumiu a posição de Diretor na Distribuidora D-SaaS. Pós graduado pela FGV e pela ESPM, com 20 anos de experiência na área comercial e canais de grandes empresas do mercado de TI, o executivo é ex-Diretor de Canais na McAfee, onde foi responsável pela adequação das estratégias globais da companhia de acordo com as necessidades dos canais locais, além da reformulação no departamento de canais e vendas para o Mid-Market.
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Carlos Eduardo Mazon assumiu como vice-presidente de HP Enterprise Services da HP, a divisão de serviços do grupo de negócios HP Enterprise Business (HPEB) no Brasil. Com 23 anos de experiência no mercado de Tecnologia da Informação, o executivo teve passagens por IBM e Unisys e sua mais recente posição foi como vice-presidente de ITO (Information Technology Operation) da Tivit, companhia na qual ingressou em 2006.
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CARREIRAS Wagner Guindaste é o novo gerente, sediado na subsidiária brasileira com atuação em toda a América do Sul, da Logica, provedora global de serviços de TI e gestão de negócios. Com 30 anos de experiência na área de tecnologia, Wagner Guindaste assume o cargo de gerente de Vendas para o mercado financeiro.
Delson Leite é o novo gerente de Contas da Logica, com foco nas áreas de gerenciamento de infraestrutura e gerenciamento de aplicativos. Com mais de 30 anos no mercado de tecnologia, Leite acumula experiência em empresas como HP, Accenture, EDS, Compuware, Siemens IT Solutions and Services, onde exercia o cargo de diretor de Alianças e Parcerias
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Daniel Santos Haddad é o novo Paulo Fodor, diretor comercial de Governo da Tecnoset, assume também, a partir deste mês, a diretoria de Marketing & Planejamento Estratégico da companhia. Com mais de 17 anos de experiência no segmento de TI, Fodor conduzirá a área de Marketing, cuidando não somente da comunicação institucional, mas inclusive na construção de estratégias de goto-market que permitam diferenciar a Tecnoset de seus concorrentes. Além disso, o departamento passa a ser responsável pela construção e gestão do planejamento estratégico da empresa.
Diretor Comercial da Escala Informática, empresa de tecnologias de suporte a negócios. O executivo foi diretor de Vendas da SAP e terá a missão de dar continuidade ao fortalecimento do portfólio e dos relacionamentos comerciais da companhia.
Fábio Rill é o novo gerente de Serviços de Consultoria da IT Partners, empresa brasileira pioneira na oferta de consultoria em Governança e Gestão de Serviços de TI. Há três anos na IT Partner, o profissional atuava como gerente de projetos. Em sua nova função, Rill irá ampliar as ofertas de consultoria da empresa, de modo a atender as demandas atuais e futuras das empresas que estão investindo em Governança de TI.
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Setor de gerenciamento supera R$ 1 bilhão O ano de 2010 foi o ano em que as empresas despertaram para a importância da gestão da informação nos negócios, comemora Eduardo Coppola Gutierrez, presidente da ABGD- Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos. Resultado: o mercado de gerenciamento de documentos teve um crescimento espetacular no exercício, acima de 25%, antecipa o dirigente. O faturamento do setor foi superior a R$ 1 bilhão. Para 2011, a perspectiva da ABGD prevê faturamento acima de R$ 1,3 bilhão. “As empresas descobriram que trabalhar com ferramentas de gerenciamento de documentos passou a ser um diferencial relevante, não apenas na redução de custos, mas na melhoria de qualidade gerencial, fator importante na briga pelos clientes”, explica o presidente. As empresas que gerenciam documentos e demais informações corporativas oferecem agora uma cesta de serviços, além da simples guarda de documentos nos galpões.
Como a informação saiu do papel para o espaço digital, ganhou-se rapidez, essencial para diversas necessidades empresariais. A validação de documentos digitalizados acelerou ainda o fechamento de contratos entre empresas. O acesso e velocidade em recuperar informações, bem como as melhores práticas na armazenagem (seja física ou virtual), são hoje vistos como diferenciais competitivos no mercado, acrescenta o presidente da ABGD. Como resultado da maior demanda, o setor passou por notável processo de profissionalização, destaca Coppola. “Para os próximos anos, acreditamos que todo diferencial desse mercado estará fundamentado em novas ferramentas e sistemas de gestão segura da informação totalmente integrados aos sistemas dos clientes, sem nos esquecer da qualidade da mão de obra cada vez mais especializada nos processos altamente customizados de acordo com as operações das empresas”, observa o executivo da ABGD.
Proteção de dados em ambientes virtualizados A Hitachi Data Systems apresentou recentemente seus principais aperfeiçoamentos para gerenciamento de dados, a Hitachi Data Protection Suite (HDPS), já disponibilizada no mercado. Desenvolvida pelo reconhecido sistema de gerenciamento e proteção de dados da CommVault, a HDPS é a única suíte de proteção de dados de nível corporativo projetada do zero sobre um único mecanismo baseado no Windows, para auxiliar os clientes a melhorarem seus recursos de proteção de dados. Com diversos recursos novos, a última versão da Hitachi Data Protection Suite será agora capaz de entregar uma maior virtualização, desduplicação nos equipamentos clientes e um exclusivo gerenciamento da integração das aplicações em redes de storage complexas e heterogêneas. Além de ampliar as opções de proteção e gerenciamento dos dados para os clientes, a HDPS otimiza o storage em camadas fornecendo movimentação de dados em nível de arquivo a partir de uma camada de storage até outra, visando a um acesso ininterrupto às informações críticas para o negócio.
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SOftWARES COLAbORAtIvOS A IBM anunciou um novo software que combina funcionalidades sofisticadas de processos analíticos de negócio e de otimização. A nova solução contempla aplicativos de redes sociais e de colaboração e tem como público-alvo os profissionais que trabalham em campo, uma força de trabalho que vem crescendo a cada dia e que deve atingir mais de 1,19 bilhão de pessoas até 2013. O software possibilita uma interação mais ágil entre os usuários e inclui suporte para novos dispositivos móveis e funcionalidades de redes sociais. “Os profissionais que trabalham em campo poderão obter conhecimento instantâneo com processos analíticos e compartilhar dados por meio de uma interface de fácil uso, que pode ser acessada de qualquer lugar e a qualquer momento a partir de seus dispositivos móveis”, informa Marcela Vairo, gerente de vendas de Teleform2_novembro.pdf 1 23/11/10 Information Management da IBM Brasil11:35
Estratégia de Armazenamento Segundo um estudo da IDC, o volume de informações criadas, capturadas e replicadas já supera 287 hexabytes (ou 281 bilhões de gigabytes) por ano, o que representa mais do que os 264 hexabytes. Pensando nisso, a CAS Tecnologia vem ampliando seu portfólio de produtos no segmento de backup corporativo. Com a nova oferta de soluções de storage de armazenamento de dados e virtualização de servidores, a empresa espera alcançar crescimento de 60% em relação ao ano anterior. Por meio da parceria que já existia com a EMC, a empresa ampliou suas soluções de hardware, incluindo o storage de armazenamento de dados Clarion, o storage de conteúdo fixo Centera e o storage unificado de alto desempenho para arquivos compartilhados Celerra. Foi firmada também uma parceria com a empresa VMware, líder mundial nas soluções de virtualização de infraestrutura. A empresa oferece a solução EMC Data Domain, que permite o armazenamento dinâmico de dados, bem como seu acesso em tempo
real. Um dos principais componentes da solução é a desduplicação. que permite que um arquivo seja salvo apenas uma vez por backup, o que resulta em uma redução diária de dados de até 300 vezes. Os dados no disco ficam disponíveis on-line e no local para períodos mais longos de retenção, e as restaurações tornam-se mais rápidas e seguras. Um só sistema pode ser usado para backup e recuperação, proteção de aplicativos corporativos (Oracle, Microsoft® Exchange, VMware etc.), arquivamento e armazenamento on-line de referência. Segundo Simone Ossuna, gerente de backup corporativo da CAS Tecnologia, o motivo que levou a companhia a ampliar seu portfólio foi poder entregar para os clientes uma solução completa de infraestrutura de TI. “Melhoramos a comunicação com os fornecedores, estamos diminuindo o tempo de resposta em chamados e facilitando os processos de mudanças nos ambientes com uma maior otimização de recursos”, afirma.
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Alldora integra impressão e ECM como SAAS Ampliando suas afertas de serviços de um modelo que garanta dinamismo e eficácia para atender às diferentes demandas que surgem no dia a dia de uma empresa, a Alldora Tecnologia buscou um diferencial competitivo no mercado de gestão documental, que envolve o outsourcing de impressão integrado ao ECM (Enterprise Content Management) na modalidade SaaS (Software as a Service) para o atendimento da demanda departamental. Diferente dos projetos corporativos, o atendimento departamental garante a entrega de uma solução mais aderente à real necessidade da rotina da área. Além disso, o retorno do investimento passa a ser mais rápido e tangível, fazendo com que o projeto progrida naturalmente, pois os próprios usuários identificam outras áreas e processos em que o ECM traria benefícios. “Os departamentos têm processos e expectativas distintas. Antes, quando o mercado pensava em soluções de ECM corporativa, o foco não era
Marcelo Filosof, sócio-diretor da Alldora departamental, resultando num projeto de longa duração por conta da definição dos projetos, assim como os custos se tornavam elevados devido às horas despendidas com consultoria, implementação de hardware e de software”, declara Marcelo Filosof,
sócio-diretor da Alldora. O principal ganho é não ter mais a necessidade de fazer investimentos e imobilizar recursos em hardware e, ou, software, pois a oferta da solução no modelo SaaS permite o acompanhamento constante da operação, identificando melhorias e ampliações a serem realizadas. A Alldora Tecnologia é especializada nas áreas de outsourcing de impressão, implementação de soluções fiscais, tributárias e em gestão de documentos. Fundada em 1993, a Alldora tornou-se uma das companhias deste segmento no Brasil que exporta seu know-how para a América Latina, através de aplicações no México, Chile e Peru. A empresa promove o diagnóstico e a implementação para atender as demandas fiscais e contábeis do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e presta consultoria em Enterprise Content Management, por meio da gestão documental integrada na arquitetura das informações.
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PA.org Projeto e implantação de organização de arquivo Fluxo documental, definição dos conjuntos documentais, tabela de temporalidade, normas e procedimentos, implantação e treinamento. PA.log Transporte, Guarda e gerenciamento do acervo Segurança no transporte e armazenagem dos documentos originais, arquivados por sistema de rastreamento e localização do documento, operando com SLA de 24 horas para atendimento as solicitações.
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Novo scanner Canon A Canon Latin America anunciou o lançamento do scanner imageFORMULA DR 2020U no Brasil. O novo equipamento, sucessor do modelo DR 1210C é ideal para quem possui menor demanda de digitalização e necessita de flexibilidade para o manuseio de documentos. O DR 2020U suporta documentos de tamanho A4 para digitalizações duplex de até 40 imagens por minuto. Possui ADF (alimentador automático) para digitalizar vários documentos de uma só vez, Vidro de Exposição utilizado para livros e documentos frágeis e, também, o novo Business Card Feeder: um alimentador exclusivo para cartões de visita e cartões plásticos. O scanner oferece uma operação intuitiva no painel de controle via software com o novo aplicativo CaptureOnTouch que permite primeiro digitalizar a imagem e fazer as correções necessárias antes de continuar o trabalho, e/ ou fazer previamente toda a programação e salvar o tipo de trabalho para depois iniciar a digitalização.
ATP e Banestes: parceria de 5 anos Parceiros há cinco anos, o Banestes e a ATP vêm demonstrando como inovações tecnológicas podem se traduzir em benefícios para o banco e vantagens para seus clientes. O último case de sucesso das duas instituições é a implantação total do processamento da Compe por Imagem, com captura descentralizada de imagens em 153 pontos de atendimento do banco. Como resultado da adoção da solução totalmente desenvolvida pela ATP, o Banestes já executa, desde setembro de 2010, o processamento integral de seus cheques no novo sistema de compensação por imagens, de acordo com as normas da Febraban, que passarão a ser obrigatórias para todos os bancos, a partir do mês de fevereiro. Além de fornecer esses scanners, integrados a seu software de captura de imagens, a ATP respondeu também pela integração de sua solução de captura de imagens à plataforma tecnológica do Banestes, por toda a logística envolvida no processo de instalação e manutenção da totalidade dos equipamentos e pela
operação de uma Central de Atendimento. O sistema da ATP permite o interfaceamento com outros sistemas de captura, se necessário. Como o Banestes já possui impresso em suas folhas de cheques o código de segurança 2D, também desenvolvido pela ATP, o uso da truncagem por imagem transforma as operações em cheques como uma das mais seguras do mercado.
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Recall completa dez anos no brasil Uma das maiores empresas do mundo especializadas em gerenciamento de informações, a multinacional australiana Recall completou dez anos de atuação no Brasil. Hoje conta com dezenas de centros de distribuição e milhares de clientes brasileiros. A Recall, que integra o grupo Brambles Limited, é líder global em gerenciamento de informação em múltiplos formatos, com aproximadamente 300 centros globais de operações, em cinco continentes, operando em mais de 20 países e atendendo a cerca de 80 mil clientes no mundo todo. O faturamento global da Recall alcançou US$ 740 milhões no ano fiscal de 2010. Desse montante, 45% vieram das Américas. Diante de resultados tão positivos e impulsionada pelo desenvolvimento econômico brasileiro, a Recall do Brasil tem planos importantes para o país. A previsão é crescer o faturamento e expandir o portfólio de produtos. “Completamos dez anos no país apresentando um desempenho robusto. E, com a previsão de
João carmona, da Recall crescimento da economia brasileira, as perspectivas de desenvolvimento de negócios são muito promissoras. A própria matriz entende a importância do mercado brasileiro”, diz João Carmona, presidente da Recall do Brasil. Para Carmona, a liderança da Recall se deve ao
investimento em tecnologia e à constante inovação no portfólio de serviços, que levaram à alteração do modelo de negócios que a empresa implementa no país. Originalmente focada em logística e na guarda de documentos físicos, a Recall do Brasil tornou-se também uma empresa de tecnologia, voltada à oferta de soluções de gerenciamento de informações. Além disso, vários novos serviços da empresa se enquadram como Business Process Outsourcing (BPO) e funcionam como uma terceirização de áreas de gestão de seus clientes. “Oferecemos uma série de soluções que possibilitam aos nossos clientes menos preocupação, mais eficiência e menos perda de tempo”, comenta Carmona. Pioneira a empresa inaugurou dois Mega Centros de Informação do Brasil, seguindo o padrão global da matriz, e foi a primeira a se utilizar da tecnologia RFID para gerenciamento de informações. Em 2010, conquistou a certificação ISO 9001:2008, da ABNT, única empresa do seu segmento a ostentar a certificação em sua versão mais atual.
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tendências
Previsões
2011
Quais as perspectivas para o ano que se inicia? Três analistas de institutos conhecidos como Gartner, The RealStory Group e da IDC fazem uma análise do mercado de Enterprise Content Management no Brasil e no mundo.
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O Brasil do SharePoint Alan Pelz-Sharpe
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á apenas alguns anos falei sobre o crescimento do Microsoft SharePoint para uma platéia no Rio e uma pessoa disse nessa visita que o SharePoint não significava nada no Brasil e nunca significaria. Hoje, a história não poderia ser mais diferente. O Brasil está vivendo a “Febre do SharePoint” e este tem sido o tópico número um, dois e três nas conversas entre os executivos. Eu tenho razões para pensar que esta será uma tendência que continuará em 2011. A Microsoft possui uma ampla e profunda parceria com serviços por meio de canais no Brasil, de forma que os compradores podem facilmente encontrar parceiros locais, consultores e especialistas habilitados para apoiar as vendas iniciais e dar continuidade ao suporte necessário, instalação e desenvolvimento. Tudo isso, localmente e em português. Novamente, isso não tem nada a ver especificamente com o SharePoint enquanto plataforma de tecnologia, mas tudo a ver com a ampla e vibrante comunidade localmente instalada. Encontrar o mesmo fenômeno com Open Text, Oracle ou IBM é o mesmo que procurar uma agulha num palheiro, comparativamente. Tenho algumas opiniões sobre como isso poderia se manter ao longo do tempo, mas nem todas estas opiniões são positivas para a Microsoft. Mas, o sucesso do SharePoint aqui é educativo. Como sempre aconselhamos nossos clientes de consultoria, o suporte local e uma conexão cultural entre os fornecedores e os usuários pode ser, em alguns casos, mais importante do que a perfeita parceria tecnológica. Mas se o SharePoint é o grande tema que continuaremos a ver em 2011, o que mais devemos esperar ver no mercado? Primeiramente, veremos fornecedores de Digital Asset Management (Gerenciamento digital de ativos - DAM) começando a ganhar espaço no Brasil. A onipresença de uma mídia rica (particularmente de imagens e videos) significa que as grandes orga-
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nizações tem uma necessidade crescente de dedicar recursos ao gerenciamento desses ativos. É verdade que muitos dos sistemas de ECM já possuem funções disponíveis de DAM, mas o problema começa a se tornar tão crítico em algumas companhias que elas precisam ter um solução de software dedicado para ajudá-las e isso irá crescer em 2011. Da mesma forma, veremos o mundo do consumidor de TI começar a entrar lentamente no mercado de trabalho. Embora isso leve anos para se tornar a marca principal, na melhor das hipoteses empregados mais bem pagos das organizações quererão trazer seus próprios dispositivos eletrônicos para o ambiente de trabalho. Eles querem ser capazes de acessar informações e sistemas com os quais interagem nos seus ambientes de trabalho com seus próprios dipositivos. Sejam estes dispositivos sofisticados como laptops ou dipositivos portáteis como iPhones, iPads e Androids. E estes são sofisticados a ponto de fazer isso, mesmo se os departamentos de TI desaprovem. É entendível, mas as implicações dessa tendência são enormes. Mas, se a mídia rica e os dispositivos móveis representam um lado “sexy” da indústria, eles pesarosamente lembram que as mudanças do mercado sempre consistem em coisas que não são tão novas, embora eventualmente sejam reconhecidas como uma situação que existe há muito tempo. Para mim, 2011 deverá ser lembrado como o ano em que a organizações finalmente desistiram de tentar utilizar estratégias de gerenciamento de todas as suas informações. E ao invés de reconhecer que o bom e velho email está onde a grande maioria das informações vivem, e tem sua própria ferramenta de workflow, o bom senso começará a ditar o que a TI, e as estratégias de negócios para manejo da informação, precisam para reconhecer esta realidade e trabalhar com elas, mais do que contra. Finalment , e talvez mais profundamente, eu acredito que as habilidades das competências do ECM, sejam elas focadas
na tecnologia ou nos negócios, começarão a ser muito mais valorizadas no Brasil do que foram no passado. Esse talento especial em gerenciar o conteúdo começará a migrar das grandes corporações para os fornecedores e integradores de serviços, ou para ofertas em verticais especializadas como em registros governamentais, ou horizontais como business process management (gerenciamento de processos de negócios- BPM). O Brasil representa um grande e vibrante e,muitas vezes, turbulento mercado para os fornecedores de ECM. Ao longo do crescimento do SharePoint nós veremos também fornecedores especializados prosperarem e por sua vez, começarem a investir mais recursos para o país. Se 2010 foi o ponto da virada para o ECM no Brasil, 2011 bem poderá ser o ano em que o trabalho de real crescimento começa. O ano em que a mensagem começa a ser traduzida para as organizações grandes ou pequenas de que o volume de conteúdo está crescendo, não encolhendo, e que esses volumes precisam ser controlados e terem sentido, e que os softwares de ECM são a porta de entrada para este trabalho.
ALAN PELZ-SHARPE é diretor do The Real Story Group (www.realstorygroup.com), cobrindo e aconselhando sobre tecnologias de ECM e suas práticas. Está focado em suas próprias pesquisas na área de document management, enterprise collaboration, SharePoint e archiving.
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tendências
Mercado em Crescimento Karen Segda
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ECM está se tornando uma parte essencial de uma infraestrutura de informação de qualquer empresa em todo o mundo, pois é um investimento em estratégias, suítes e soluções”. O cenário do ECM está se transformando para acomodar novas formas de conteúdo e colaboração. Como o conteúdo gerado pelo usuário e pelas redes sociais tem crescido muito, as empresas terão de encontrar novas abordagens, estratégias e ferramentas para gerenciar essas informações. Em 2009, um estudo do Gartner junto aos usuários nos Estados Unidos previu que a adoção e utilização de mídias sociais cresceria em 31% entre as empresas pesquisadas que já utilizavam este tipo de ferramentas e sites de redes sociais regularmente, e 52% planejavam aumentar seus orçamentos para ferramentas de mídia social e softwares de colaboração, em 2010. De modo geral, em sua fase inicial, a mídia social é algo como o “Velho Oeste”. Não há nem lei, nem ordem e a maioria de nós na comunidade de TI e os fornecedores estamos tentando descobrir o que é útil e o que não é. Até a poeira assentar, não haverá muita atenção em coisas como a governança e segurança, mas isso vai mudar. Quando estas informações estão construídas sobre uma plataforma de ECM confiável, as ferramentas de mídia social podem ajudar as empresas a irem além do e-mail para se beneficiar dos conteúdos gerados no âmbito das boas práticas em gestão de conteúdo. Apesar da crise econômica ter afetado empresas em vários países, o mercado de ECM respondeu pelo faturamento da ordem de 3.5 milhões de dólares e há, segundo a última pesquisa realizada pelo Gartner, uma perspectiva de crescimento de até dois dígitos até 2015, nesse percentual. Com uma recuperação lenta no mercado mundial, observamos que algumas áreas cresceram mais que outras, igualmente em todo o mundo, como de web content e de conteúdo de mídias sociais.
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O aumento de rich media, imagens, blogs e de conteúdos de colaboração em mídias sociais tem crescido em volume e isso está transformando a maneira como as empresas encaram a gestão desse tipo de conteúdo, mas não em detrimento dos processos de gerenciamento dos conteúdo tradicionais, transacionais e voltados para o processo de negócios. As organizações estão tomando conhecimento de um outro modelo para reter seus consumidores, por meio desse tipo de abordagem social. E o Sharepoint, sem dúvida, é uma das ferramentas que tem contribuído muito, em todo o mundo, para que este novo processo se estabeleça. Vemos também que as empresas estão lutando pela costumização e adaptação de ferramentas para implementação de processos de ECM, especialmente as pequenas e médias empresas, algumas mais e outras menos familizarizadas com as plataformas tradicionais. Como tendência para o ano de 2011 veremos ainda um crescente interesse por soluções e plataformas que automatizem os processos de negócios. Uma procura maior por soluções “out of box”, ou seja, mais costumizáveis para resolver problemas; aplicativos que envolvam sistemas de ECM com serviços de entrega de informações por meio de dispositivos móveis como iPhones e iPads de forma a dar suporte às estratégias
de negócios, mesmo entre as empresas de menor porte. Serviços baseados em cloud computing ou SaaS também terão uma grande performance durante o ano, visto que muitas organizações planejam investir nesta área mais de 10% do que faziam anteriormente e também na aquisição de novas tecnologias.
Conceito Assimilado Samuel Carvalho
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IDC estima que o mercado mundial de ECM tenha tido um crescimento da ordem de 4% entre 2009 e 2010, incluindo o mesmo índice para o Brasil e a América Latina. Na América Latina somente o Brasil é responsável por mais da metade desse ín-
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KAREN SEGDA é analista do Gartner Group e especialista no mercado de ECM.
dice de crescimento. Como destaque na América Latina estão os grandes fornecedores de ECM como a IBM, Oracle, EMC e Microsoft. Todos eles têm apresentado soluções mais atraentes já que o mercado nacional tem assimilado o conceito de Enterprise
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Content Management de forma mais amadurecida, apesar de ainda não existir uma unânimidade quanto a aplicação desse conceito, mas sem dúvida é um mercado que está ganhando força. Não há dúvidas, no entanto, dos benefícios que os sistemas de ECM têm agregado aos negócios especificamente quanto à melhoria do compliance, quanto a produtividade e especialmente nas atividades voltadas ao BPM – Business Process Management e a gestão de conteúdos. Mesmo com uma certa instabilidade dos usuários finais no correto uso das ferramentas, mais lideranças têm surgido e consequentemente formam melhores opiniões a respeito da tecnologia. Algumas iniciativas estão tornando o ECM mais consistente entre as organizações e tornando sua adoção mais forte, dada a diversidade de ofertas do mercado. As iniciativas de gestão do conhecimento tem se mostrado um acelerador do emprego dos sistemas de ECM, entre as companhias nacionais. De acordo com a última pesquisa realizada pela IDC de Março de 2009 a Março de 2010, o rítmo de crescimento do mercado foi de 6% no mundo. No Brasil, estima-se
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um crescimento um pouco menor de cerca de 4%, mas com previsões de crescimento maiores ao longo dos próximos anos, chegando aos dois dígitos até 2014.
SAMUEL CARVALHO analista do mercado de software da IDC .
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truncagem
Walter W. Koch
Agora vai! Josetti Capusso
Walter W. Koch é diretor da ImageWare. Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pósgradução da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br
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o final do expediente bancário o dono de uma pensão em Fernando de Noronha leva à agencia bancária os cheques que recebeu dos seus hóspedes durante o dia. Estes cheques são colocados em um malote e enviados por avião para o continente para que sejam inseridos no sistema de compensação nacional e o dono da pensão possa ser creditado com os pagamentos recebidos. Esta cena de aviões transportando cheques se repete mais de 70 vezes todas as noites no território brasileiro. O custo anual desta logística aérea somado ao custo da logística terrestre é de cerca de R$ 300 milhões. Por isto, há tempo o sistema financeiro brasileiro procurava alternativas para minimizar esta logística. Já em 1998 alguns visionários dentro e fora da Febraban, liderados pelo Sr. Jorge Higashino, começaram as discussões sobre o que seria futuramente um sistema que permitisse fazer a compensação de cheques com o uso de imagens destes. Por uma série de fatores tais como a definição de quem seria o fiel depositário das imagens, limitações de rede, alto custo de hardware de armazenamento na época, falta de cultura e uma série de outros fizeram com que a idéia hibernasse. Quase 10 anos depois a idéia retornou com mais força já que algumas das restrições existentes anteriormente haviam sido mitigadas e por outro lado os custos envolvidos no transporte físico de cheques estavam ascendentes, sem falar do custo ambiental desta. Alguns dos bancos brasileiros já haviam investido em sistemas de digitalização de cheques trazendo infra-estrutura e cultura para o projeto. Numa das primeiras reuniões do projeto em 2007, o Karman (Carlos Eduardo Correa da Fonseca), diretor de Tecnologia e Automação da FEBRABAN, fazendo uma retrospectiva da evolução do mercado de document imaging cunhou a frase que se tornou o mote do projeto: “AGORA VAI”. Tendo a honra de participar na orquestração deste complexo sistema, pudemos assistir desafios tais como a criação de um padrão técnico entre os bancos (praticamente cada um dos bancos que já faziam uso de aplicações de document imaging possuíam formatos próprios), buscar a maior integridade possível para o processo, definir janelas
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de processamento que viabilizassem a transmissão de grandes volumes de imagens, desenhar processos que permitissem a devolução do cheque físico em um contexto virtual, entre outras. Os volumes envolvidos neste sistema (estamos falando de picos de até 15 milhões de imagens em poucas horas), fazem com que esteja entre os maiores do mundo. Outros dados que reforçam a afirmativa acima são: Instalação de dezenas de milhares de scanners em todo o território nacional. Aqui deve ser lembrado que para esta instalação é necessário hardware e software e que existem agências bancárias em barcos na região amazônica; Upgrade de links de comunicação permitindo o tráfego de imagens além dos tradicionais dados; Gestão da mudança para centenas de milhares de funcionários que passam a trabalhar com os conceitos de imagem digital. Os requisitos deste projeto, que obviamente não irá parar na digitalização de cheques nas agências, faz com que a expressão cunhada pelo Karman (Agora Vai!) possa ser estendida para todo o mercado de gestão de conteúdo brasileiro. Novas empresas estão surgindo, as demandas por profissionais capacitados são crescentes, a cultura da digitalização se populariza no País; os benefícios ficam mais palpáveis. Em poucos dias, quando a troca física de cheques for substituída pela compensação por imagens no Brasil, todos estarão de parabéns por este novo marco mundial. Feliz 2011!
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m menos de três anos, a produção mundial de dispositivos móveis será superior à de desktops. A previsão é do instituto de pesquisa norte-americano IDC, que projeta para o fim de 2012 a distribuição global de 462 milhões de aparelhos habilitados com aplicativos, como smartphones e tablets. Os desktops perderão terreno, com cerca de 448 milhões de unidades distribuídas na mesma data. Diante dessa expansão acelerada, muitos analistas já afirmam que a hegemonia dos dispositivos móveis nas rotinas administrativas, em lugar dos PCs, é só uma questão de tempo. Previsões à parte, a realidade já mostra fornecedores de hardware e software corporativos adequando suas ações para um mundo cada dia mais móvel. Nas empresas usuárias, novas gerações de profissionais familiarizados com os benefícios do BlackBerry, do iPhone e do iPad, entre outros, demandam que os recursos e dados que costumam acessar via desktop também estejam disponíveis nesses pequenos aparelhos. Na era da mobilidade, a tendência é que esses profissionais se “descolem” cada vez mais dos PCs e dos escritórios, tornando-se aptos a criar, editar, utilizar e reutilizar conteúdos onde e quando a necessidade de trabalho exigir. É nesse cenário que a mobilidade em Enterprise Content Management (ECM) ganha posição de destaque nas estratégias de fornecedores e nas pautas de discussão das corporações. A evolução dos aparelhos e das tecnologias de segurança, a largura de banda maior e a preços mais acessíveis, além das demandas das empresas usuárias, são alguns dos fatores que impulsionam o desenvolvimento das ferramentas e interfaces que estendem recursos de ECM para além do desktop ou do laptop. “É um caminho sem volta, ainda que a onda da mobilidade ainda não tenha estourado no Brasil”, avalia Luiz Orlandini, sóciofundador da YouMobi, focada em serviços de mobilidade e cloud computing. A exemplo de outros especialistas do setor, Orlandini aponta o lançamento do iPad como um dos motores importantes desse movimento. “São eles que permitirão transações com documentos mais extensos”, acredita. O grande desafio das empresas, segundo Orlandini, é desenvolver projetos sem grandes impactos financeiros. “Ao contrário do que
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muita gente pensa, a compra dos aparelhos móveis é a parte menos dispendiosa. O maior custo está no desenvolvimento em si, nas tecnologias que alicerçam o investimento”, diz o especialista, revelando que um projeto de mobilidade que acompanha, da área de seguros, está paralisado porque os custos com software chegaram a R$ 2,5 milhões. Por outro lado, Orlandini se diz otimista quanto à popularização da computação em nuvem e das ferramentas móveis e, por consequência, declínio de custos. “Acredito que a interface móvel com servidores de ECM ficará mais dinâmica e mais segura, e as empresas que já partiram na frente irão usufruir de grande vantagem competitiva”, diz. Walter Koch, diretor da ImageWare e consultor internacional em ECM, também aposta na irreversibilidade do ECM via smartphones e tablets, ainda que atualmente ele esteja restrito aos recursos de entrega e captura, que são dois dos pilares do ECM (além do gerenciamento, armazenamento e preservação). Koch relata que o cenário lá fora está mais avançado, com forte popularização não apenas de scanners portáteis, mas também do próprio celular,. “Nos Estados Unidos, o uso do iPhone como dispositivo de captura de cheques está consolidado. Com ele, o usuário fotografa o cheque, roda software que faz a formalística do documento e providencia upload da imagem e dos dados do mesmo para o banco”, informa. No Brasil, ele observa, em meio à sua clientela, a multiplicação de celulares com sistema operacional Windows e integrados com pacote Office e SharePoint que estão sendo usados para tarefas como download e tratamento de documentos, a exemplo de um notebook. “Também há leitores de PDF rodando tranquilamente nesses dispositivos”, informa.
Uso embrionário
A avaliação de Eduardo Campos de Oliveira, gerente de marketing e negócios da divisão de produtividade e colaboração da Microsoft Brasil, é que mobilidade em ECM ainda é muito incipiente no país, embora esteja mais avançada em multinacionais e recursos mais comuns, como acesso a correio eletrônico, estejam amplamente disseminados. Ele informa que os projetos que decolaram concentram-se em empresas que conseguem, devido à natureza do negócio, justificar a solução móvel e, ao mesmo tempo, encaixá-la adequadamente em
sua estrutura de custos. Cita como exemplo os negócios de seguros e previdência privada, que equipam seus técnicos com tecnologia para captura de imagens e informações em campo. “Mas o que prevalece são situações como as das operadoras de TV a cabo, por exemplo. Elas poderiam se beneficiar muito com uso de PDAs nas visitas dos seus técnicos, mas, talvez por questões de custos, ainda se valem de formulários preenchidos manualmente”, ilustra. O executivo salienta, por outro lado, que a tendência de mobilidade em gestão de conteúdo é irreversível, inclusive porque a tecnologia já está significativamente difundida via PCs e notebooks, o que é um facilitador. “O acesso remoto aos recursos da rede, ao servidor de SharePoint e aos portais de intranet ganham forte impulso a cada dia, isso é visível”, diz Oliveira. Um elemento que tende a contribuir muito para esse impulso do ECM móvel, segundo Oliveira, é a computação em nuvem, que promete tornar os investimentos mais simplificados e menos dispendiosos. Ele destaca que, em sua plataforma de produtividade e colaboração, a Microsoft já oferece aos usuários diversas funcionalidades para acesso remoto, como sincronização de documentos do SharePoint com dispositivo móveis, por meio de suíte em nuvem denominada Business Productivity Online Suite (BPOS). Composta pelo Exchange Online, SharePoint Online, Office Live Meeting e Office Communications Online, o BPOS custa a partir de US$ 10 por usuário/mês. “O profissional pode acessar todo o universo de documentos necessário para seu trabalho, dentro do portal de SharePoint, a qualquer hora e a partir de qualquer lugar, usando inclusive celular via rede GPRS. Pode disparar ordens para profissionais em campo, capturar, iniciar workflow, tudo isso sem necessidade de a empresa comprar hardware ou licença de software”, exemplifica. Mas a maior expectativa da Microsoft é o sistema móvel Windows Phone 7, a grande aposta da gigante de software para disputar mercado com plataformas como iPhone e Android. Ainda sem data para chegar ao Brasil, o sistema provê acesso nativo ao servidor de SharePoint. “Isso quer dizer que a ferramenta já vem instalada no celular e que o usuário só precisa digitar algumas informações para sincronizar os arquivos, baixando-os para o dispositivo e mantendo-os atualizados”,
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mobilidade
explica Oliveira. Como dica para iniciantes, ele lembra que a versão gratuita do SharePoint está disponível para todo cliente que tem o Windows server. “O SharePoint gratuito conta com funcionalidades suficientes para quem está começando a lidar com organização e gestão de conteúdo. Por meio dela, a empresa pode experimentar e aprender, antes de partir para projetos mais complexos, como os que envolvem portal e mobilidade”, aconselha.
Passo a passo
Adriano Lino, gerente de Inteligência de Mercado da Research In Motion (RIM) para a América Latina, defende que mobilidade corporativa é conseguida passo a passo, e que os projetos seguem uma ordem de prioridade natural, dependendo da maturidade de TI de cada empresa. “Primeiro, correio eletrônico. Depois, acesso remoto a aplicativos mais sofisticados, como ERP e CRM. É apenas uma questão de tempo para mobilidade chegar ao ECM”, diz Lino. Os usuários do aparelho BlackBerry, carro-chefe da RIM, contam com ferramenta de ECM já incorporada ao
pacote de software que compõe a plataforma (BlackBerry enterprise server). “Não é novidade para nossos clientes”, diz o gerente, lembrando que há quase dois anos a empresa lançou a versão 5.0 do BB enterprise server, que permite mapeamento de todos os servidores em rede e acesso a seus arquivos. “A partir do telefone, o usuário acessa, abre, manipula e edita documentos em formatos diversos, como Office e PDF, e pode salvá-los no próprio aparelho ou no servidor”, diz. Para garantir sua fatia de mercado, a estratégia da RIM inclui a oferta de soluções mais simples e a custos mais acessíveis, além da ênfase no que a fabricante considera diferenciais exclusivos do seu produto, como segurança. “Temos uma das criptografias mais fortes do mercado e um grande número de certificações nessa área”, diz. Outro diferencial citado por ele é a capacidade de compactação dos dados, que reduz o peso dos documentos em até 90%. O executivo também destaca a existência de uma rede de parceiros que trabalham na integração do BlackBerry com diversas ferramentas de ECM do mercado, inclusive SharePoint, para atender a necessidades específicas das empresas.
Qualidade da imagem
Na Xerox, o foco em 2010 foi transferir para o ambiente móvel toda a experiência adquirida pela fabricante em captura de documentos via scanner em ambiente
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fixo. Segundo o diretor devendas para bancos e telecom da Xerox do Brasil, Inon Neves, a significativa melhora na qualidade da imagem gerada por celular possibilitou que os especialistas da Xerox desenvolvessem projetos que até pouco tempo eram inviáveis. Dessa forma, a fabricante implementou nova solução em pelo menos duas empresas de telefonia locais. Ainda em fase piloto, os projetos consideram duas formas de uso de celular para captura de imagens usadas nos processos de negócios que exigem anexação e análise de documentos diversos de clientes, como RG e comprovante de residência. Em um primeiro caso, o celular é encaixado em alguma base para funcionar como se fosse um scanner. A outra forma consiste de uso normal do aparelho em campo, sem apoiá-lo em nenhuma base fixa. “Neste caso, o desafio é maior, porque o uso livre do dispositivo pode afetar a qualidade da imagem”, diz. A expectativa da Xerox é que a sua base atual de clientes comece a adotar a solução móvel já neste ano de 2011, mas apenas para a função de captura. “Ainda não prevejo forte utilização de dispositivo móvel para acesso a informação, porque baixar imagem exige muito processamento”, admite Neves. O custo não será problema – ele acredita, uma vez que o celular costuma ser mais barato do que o scanner e a solução será comercializada no modelo de software como serviço. A fabricante já está homologando cerca de quatro modelos de celular – nem todos classificados como smartphones. “Eles serão usados pelos profissionais para captura de imagens que serão transmitidas para dentro do DocuShare, que é a plataforma de gestão de conteúdo da Xerox, a qual cuida da gestão tradicional do ECM”, diz Neves. O diretor da Xerox é um dos que não vê mais sentido nas estratégias de ECM que não consideram o ambiente móvel. “A mobilidade pode reduzir um dos grandes custos que se tem nesse mundo de conteúdo, que é justamente a captura e o transporte de documentos de um lado paro outro”, diz, destacando, como exemplo, os benefícios que o processamento de cheques por imagem (truncagem) trará aos bancos do país. “É verdade que nenhum banco vai fazer essa captura via smartphone, e sim por scanner. Mas o caminho natural é para sistemas
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como o norte-americano Cheque 21”, acredita Neves. Em vigor desde 2004, o Cheque 21 (21st Century Act) legaliza e regulamenta o uso da imagem de cheques nos Estados Unidos. “Lá, o cliente do banco já usa o celular para capturar e transmitir a imagem do seu cheque. É a tendência, embora o Brasil ainda tenha de avançar muito na redução de riscos relacionados com fraude”, avalia.
Solução na prateleira
Na carteira de clientes da TOTVS, cerca de 2.500 empresas de diversos segmentos utilizam o ByYou ECM. Nem todas essas empresas, entretanto, contrataram a ferramenta que permite o acesso móvel a esses recursos. “Mas todas sabem que a opção está na prateleira, pronta para uso assim que o negócio demandar”, diz Weber Canova, vice-presidente de tecnologia e inovação da TOTVS. De acordo com o executivo, devido às limitações do aparelho móvel, a TOTVS optou por identificar as principais demandas dos seus clientes. A solução conta com portal e permite tarefas como consulta a documentos e workflow por meio de aparelhos como iPad e iPhone. Canova acredita que as constantes melhorias na resolução de imagens captadas por celular irão estimular cada vez mais o processo de captura móvel de documentos e projetos de ECM móvel focados nas necessidades específicas das empresas. Antes disso, porém, é preciso que o uso convencional do ECM se consolide nas empresas, abrindo caminho para extensão do conceito ao mundo móvel – defende Canova. Nesse sentido, a estratégia da TOTVS inclui levar o sistema de ECM para além das grandes corporações, beneficiando também o segmento de SMB. “Desenvolvemos uma solução agnóstica, talhada para o mercado brasileiro e com custos mais atraentes do que as equivalentes de grandes marcas multinacionais. Está em ritmo forte de adoção”, comemora o vice-presidente.
Mercados verticais
Mas não são apenas as grandes fabricantes e multinacionais de software que estão empenhadas em expandir para o ambiente móvel os recursos de gestão de conteúdo. Empresas focadas em mercados verticais, como a I4PRO, que fornece software para o segmento de se-
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Três degraus do ECM móvel Analistas do mercado de ECM destacam as principais etapas do conceito no ambiente móvel. Confira: Acesso móvel a repositório ECM – seria o primeiro nível do ECM móvel. É onde a maioria dos principais fornecedores está (ou está a caminho). Destacam-se as entregas de interfaces móveis específicas para produtos de ECM, como aplicações para BlackBerry, iPhone ou Android, além da busca baseada em browser. Acesso móvel a múltiplos sistemas de ECM via CMIS compatível com navegadores de celular – o padrão de comunicação via web services, Content Management Interoperability Services (CMIS), que permite interação entre repositórios independentemente do fornecedor ou infraestrutura tecnológica, pode garantir acesso a um ou mais sistemas de gerenciamento a partir de interface única. Aplicações móveis centradas em conteúdo (content-centric) - A terceira onda do ECM móvel envolve aplicações concebidas especificamente para dispositivos móveis. Destaca-se nesse estágio a nova geração de plataformas e arquiteturas de ECM baseada em nuvem, que pode simplificar e baratear os investimento e ajudar as empresas a se manterem inovadoras e criativas na geração, captura e utilização de conteúdos eletrônicos. Fonte: CMS Wire/2010
guradoras, também estão empenhadas em garantir o seu quinhão no mercado de ECM e mobilidade. Mauricio Ghetler, diretor de marketing e vendas da fabricante, diz que nenhum novo cliente da companhia adquire o seu ERP sem o ECM integrado. “Porque é fácil e pouco dispendioso contar com mais esta camada de software que permite que o usuário, a qualquer momento do fluxo de serviços do ERP, recupere e armazene conteúdos digitais que façam parte do contexto da aplicação”, explica. Ele admite que, de uma forma geral, muitas empresas ainda se sentem mais seguras adquirindo sistemas de grandes marcas internacionais. Mas garante que, pelo menos no âmbito da sua carteira, esta percepção não prevalece mais. Os processos de seguros das empresas clientes da i4PRO são levados ao ambiente móvel por meio de uma ferramenta genérica, o I4PRO MMI (de mobile management interface). “Essa interface facilita muito o trabalho em campo em cotações de seguros e regulação de sinistros, entre outras tarefas. Por intermédio dela, os usuários dos softwares da I4PRO podem acessar os sistemas ERP/ECM independentemente da plataforma do aparelho, seja iPhone, Android, Windows Phone ou BlackBerry”, diz Ghetler. Ele relata que, antes de disponibilizar o produto, os especialistas da I4PRO criaram um perfil de usuário com base
no qual definiram apenas as telas essenciais e com interface modificada, para tornar mais confortável a navegação nas telas reduzidas dos aparelhos móveis. “Consideramos que nem todas as telas do ERP podem ou precisam ser reproduzidas em um smartphone”, diz o executivo. O diretor da I4PRO está entre os que enxergam importantes limitações para expansão dos recursos de ECM, em sua plenitude, nas telas reduzidas dos dispositivos móveis. “Um iPhone pode ser adequado para captura de imagens, mas sua tela miúda não favorece o download e manuseio de planilhas e documentos PDFs, por exemplo. Por outro lado, o iPad é grande demais para ser carregado no bolso”, avalia o executivo. Apesar dos desafios citados por Ghetler e demais especialistas, a opinião de todos convergem para um ponto: a mobilidade em ECM, apesar das barreiras e das dúvidas quanto à sua amplitude, é uma questão apenas de tempo. Já quanto aos segmentos empresariais que serão beneficiados em curto ou médio prazos, há controvérsias. Enquanto os fornecedores de software apontam suas estratégias para o SMB, especialistas em ECM, como Koch e Orlandini, destacam os altos investimentos necessários em projetos de mobilidade. “Em geral, o mundo móvel ainda não é para pequenos”, sentencia Koch, da ImageWare.
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ECM
Wilton Tamane
ECM na área pública Josetti Capusso
Wilton Tamane é administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos wiltontamane@gmail.com
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O
presidente Luiz Inácio Lula da Silva deu sua primeira entrevista como presidente da Republica à revista Veja na edição de 20 de agosto de 2003. Durante a entrevista, um fato chamou a atenção do repórter: “Durante a conversa com Veja, levantou-se duas vezes da poltrona para pegar papéis sobre sua mesa de trabalho e mostrar números e metas. A certa altura, em tom jocoso, reclamou que Gilberto Carvalho, seu fiel escudeiro de muitos anos, retirara uma papelada de sua mesa. Mandou acionar dois ministros - Luiz Gushiken e José Graziano - para que lhe trouxessem documentos que sabia estarem em poder dos auxiliares.” Ou seja, chamou a atenção do repórter o fato do presidente Lula não ter localizado um documento em sua mesa. E em uma entrevista no fim de 2008, o presidente Lula contou a “Piauí” como conheceu Dilma Rousseff, os motivos pelo qual a escolheu como sua candidata e alguns depoimentos interessantes. Segue alguns trechos: “Já próximo de 2002, aparece por lá uma companheira com um computadorzinho na mão. Começamos a discutir e percebi que ela tinha um diferencial dos demais que estavam ali porque ela vinha com a praticidade do exercício da Secretaria de Minas e Energia do Rio Grande do Sul.” “Ela era uma menina tímida no meio de grandes professores”, disse Ildo Sauer. “Mas toda hora ela puxava aquele computador, que parecia ter tudo, até análise sobre o aço da palheta da turbina.” “O que o Lula viu nela?, perguntei, e Olívio respondeu: Um certo comedimento, o fato de ela ter uma visão articulada da área, uma discrição, uma modéstia sem falsidade. Ela com o laptop dela. Está tudo organizado ali. Tem números, elementos, quadros. Ela é sempre afirmativa. “ E mais alguns fatos importantes. Em abril de 2010, o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, define as Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes e enfatiza na sua apresentação o seguinte: “A adoção de um processo de digitalização implica no conhecimento não só dos princípios da arquivologia, mas também no cumprimento das atividades inerentes ao processo, quais sejam a captura digital, o armazenamento e a disseminação dos representantes digitais. Isto quer dizer que os gestores
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das instituições arquivísticas e os demais profissionais envolvidos deverão levar em consideração os custos de implantação do projeto de digitalização, compreendendo que um processo como este exige necessariamente um planejamento com previsão orçamentária e financeira capazes de garantir a aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, a adoção de formatos de arquivo digitais e de requisitos técnicos mínimos que garantam a preservação e a acessibilidade a curto, médio e longo prazos dos representantes digitais gerados.” E por fim, um projeto muito importante vem a cada dia evoluindo e cada vez mais presente quando se trata de acesso a informação. Trata-se do e-Ping (Padrão de Interoperabilidade do Governo Eletrônico) que em sua parte introdutória enfatiza o seguinte: “Um governo moderno, integrado e eficiente, exige sistemas igualmente modernos, integrados e interoperáveis, trabalhando de forma íntegra, segura e coerente em todo o setor público. Nesse contexto, a interoperabilidade de tecnologia, processos, informação e dados é condição vital para o provimento de serviços de qualidade, tornando-se premissa para governos em todo o mundo, como fundamento para os conceitos de governo eletrônico, o e-gov. A interoperabilidade permite racionalizar investimentos em TIC, por meio do compartilhamento, reuso e intercâmbio de recursos tecnológicos.” Os três poderes Executivo, Judiciário e Legislativo no âmbito federal, estadual e municipal, definitivamente adotaram soluções de GED/ECM para um melhor gerenciamento de seus documentos, conteúdos, informações e processos. No ano que se encerrou, foi notável a quantidade de editais que tinham como objeto, serviços e produtos relacionados a GED/ECM. E um fato muito importante tem sido a inclusão de mapeamento, melhoria e implantação de processos em sincronia e sintonia com a gestão de informação e tratados de forma coerente e integrada. E fica em aberto, uma metodologia minimamente padronizada na elaboração e implantação de Processos e Gestão Documental como a metodologia DOMP. Por tudo isso, pelo menos na área pública, no que depender da Gestão de Processos e Gestão da Informação a expectativa é das melhores e com certeza a presidente eleita Dilma Roussef não terá problemas em encontrar documentos, não só em sua mesa como no seu laptop.
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Serviços
Vladimir Ferraz de Abreu
A importância da metodologia na prestação de serviços Divulgação
Vladimir Ferraz de Abreu Consultor de Processos Interadapt
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egundo a ITIL®, prestar um serviço significa entregar valor e auxiliar o cliente a atingir os resultados desejados, assumindo custos e riscos associados a esse serviço. Esta definição traz em si alguns aspectos vitais para a qualidade de um serviço. Primeiro, é importante conhecer os resultados almejados pelo cliente, que justificam o serviço contratado. Adicionalmente, o provedor de serviços escolhido deve assegurar retorno financeiro e segurança ao longo do tempo. Por fim, o valor representa o que os resultados do serviço prestado significam de fato para o negócio do cliente. Em outras palavras, prestar serviços é maximizar, para toda a cadeia de valor envolvida, o resultado de uma equação cujas variáveis são: expectativas dos clientes, quantidade e competências das pessoas envolvidas, tecnologia e recursos utilizados, custos relacionados e, principalmente, metodologia de entrega ao cliente. Como sustentação, há três pilares interdependentes, que devem estar sólidos e alinhados entre si: gerenciamento, entrega e qualidade. Em geral, o pilar do gerenciamento é o primeiro a ser construído nas empresas, e orienta, a partir dos requisitos e expectativas do cliente, o planejamento e o controle da prestação de um serviço ao longo do seu ciclo de vida, desde a sua concepção até a última entrega. Seu foco é a gestão integrada das variáveis que viabilizam a prestação do serviço, tais como escopo, prazos, recursos, níveis de serviço, fornecedores, custos, riscos, comunicação, ocorrências internas e impactos externos no serviço. Modelos de melhores práticas como o PMBoK® e o Nível 2 do CMMI® são referências comuns para os métodos de gerenciamento. A entrega é a espinha dorsal da prestação de um serviço, pois gera os resultados percebidos pelo cliente durante todo o ciclo de vida. Independentemente da natureza do serviço prestado, a sua entrega consiste geralmente em fases como estratégia, desenho, implementação e operação contínua, e pode ter um ou mais ciclos. O foco está nos aspectos técnicos da forma como o serviço é prestado, tais como o uso de técnicas adequadas de modelagem, especificação, construção, teste e resolução de problemas. Métodos de entrega de serviços utilizam fontes como o Nível 3 do CMMI® e o ciclo de vida de serviços da ITIL® V3. A garantia da qualidade suporta o gerenciamento e a entrega de um serviço. Por meio dela, os requisitos
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de qualidade do cliente são registrados no início, monitorados e avaliados várias vezes durante o ciclo de vida, e realimentam a melhoria de todo o processo. Assim, o serviço pode ser continuamente ajustado para que seus resultados estejam sempre dentro do que o cliente espera e que o valor percebido do serviço corresponda a um benefício real para a organização. Os métodos de garantia da qualidade têm origem nos preceitos de Qualidade Total, que embasam todos os modelos de referência existentes. Em suma, prestar serviços requer uma metodologia que integre métodos, técnicas, padrões, competências e ferramentas, para gerenciar, entregar e garantir a qualidade dos serviços. Tomemos como exemplo um concerto sinfônico. O maestro gerencia o serviço, escolhendo o repertório, ensaiando e regendo a orquestra até o último acorde. Cada integrante da orquestra entrega as atividades de preparação, ensaio individual e integrado, e executa o seu papel no concerto. É vital que todos os instrumentos estejam afinados e que, a cada ensaio, cada músico ajuste seu próprio método, para garantir a qualidade do conjunto da obra a ser executada pela orquestra. A metodologia utilizada coordena todo o processo de forma integrada, garantindo a execução correta do programa, usando adequadamente instrumentos, equipe e instalações. A percepção de harmonia plena por parte da platéia evidencia o valor do serviço prestado..
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Agilidade que faz a diferença Para a Prossegur, a informação é fundamental no seu processo de negócios, para implementar isso a empresa no Brasil investiu na gestão documental, criando um benchmark para todo o grupo.
A Prosegur
está entre as se realizar a preparação, criação de uma central maiores emprede recebimento e um núcleo de processamento sas privadas no mundo em soluções globais de para o teste”, explicou o executivo. Em paralelo, segurança e do mercado de transporte de valores. a empresa também está desenvolvendo com De origem espanhola foi instalada no Brasil em o software da OnBase um projeto de auditoria 1981 e está presente em 13 países (França, Itália, interna, workflow, controle de frota e também Portugal, Espanha, Peru, Paraguai, Chile, Argendas NF-e. tina, Uruguai, Romênia, México, Colômbia, além “Estamos começando pelo RH, mas a indo Brasil). tenção é replicar o sistema e simplificar o fluxo No Brasil, a área de Logística de Valores da de processos na filiais da empresa em toda área companhia é responsável por 65,8% do faturaadministrativa”,disse. mento. Com 1.200 carros-fortes e 650 carros leO grande diferencial do projeto da Prossegur ves, que operam em 83 bases para atender 2.292 deu-se a partir da implantação do projeto na municípios, por meio de suas regionais e filiais. base brasileira, que será a responsável por criar Visto que a base do negócio da empresa está um benchmark para as demais filiais da compafundamentada eminentemente em processos de nhia no resto do mundo. papel, diariamente a companhia movimenta um “A facilidade de criar processos e a agilidade volume de cópias, controles, documentos, fluxos permitirão que se chegue rapidamente a digitae processos que precisam estar integrados ao seu Wallace Mello, diretor de TI da Stoque lização de 1 milhão de documentos, depois que sistema de ERP. toda a infraestrutura estiver montada”, disse o Conforme relata José Soares Lara Junior – executivo. Conforme informou, o resultado será superintendente de TI da empresa, havia um enorme desafio já que a extrair 1 milhão de informações associadas e indicadores em território informação é o principal insumo na tomada de decisão. E, a área de TI nacional, além de dados para tomada de decisão que reforçam como a precisava superar a limitação imposta pela ineficiência dos processos. gestão documental não abrange, portanto, apenas o papel. A Prossegur “Precisávamos garantir, principalmente, o acesso mais rápido aos irá digitalizar os documentos em papel, bem como imagens, fotos e documentos, muitas vezes espalhados entre as várias filiais e regionais. centralizar todo este material num acervo gerenciado. A ideia era centralizar a gestão, a partir de um sistema de digitalização. “Estamos recriando a Prossegur e essa mudança de trabalho signiComeçamos com um piloto na área de Recursos Humanos, na sede de fica uma ruptura com o que acontecia no passado. Estamos apostando Belo Horizonte, que gera todo tipo de documentação para os 28 mil na sistematização dos processos por meio das ferramentas de ECM”, funcionários da empresa”, conta Lara. conclui Lara. Como cerca de 80% de seus custos fixos relativos ao gerenciamenPara Wallace Mello, diretor de TI da Stoque, integradora da solução to de pessoal, além de um volume de documentos importantes, o RH da Hyland/OnBase, localizada em Belo Horizonte, responsável pela foi escolhido como a porta de entrada para a gestão de informações condução do projeto na Prossegur, a conscientização da importância dos da empresa. Além dos controles, conforme relata Lara havia também a processos de ECM pela empresa, demonstra o valor que o conceito te necessidade de melhorar o controle da entrega dos documentos pelas para o nível mais crítico de decisão e de como pode ser disseminado. filiais e sua rastreabilidade. “Para participar desse projeto como integradora foi importante Com a entrada em operação do projeto-piloto estima-se que até apresentar os resultados obtidos no mercado e o grande desafio foi o final de janeiro sejam 800 mil documentos já digitalizados e todo o trazer um valor tangível complementar ao ROI”, explicou Mello. “Estapessoal treinado para uso da ferramenta escolhida. mos vivendo uma época de transformação mundial, buscando confiança A empresa fez uma opção pelo sistema da Hyland/OnBase, que na gestão, e isso é possível, tanto que o projeto será replicado em nível foi eleita diante da possibilidade que a ferramenta oferece de se criar mundial”, afirma Mello. A boa notícia é que, com o piloto em andamenprocessos com bastante facilidade e agilidade. “Graças a esta caracteto, já no segundo semestre de 2011, a empresa poderá demonstrar os rística o projeto pode ser implantando e em apenas 2 meses foi possível ganhos obtidos com o novo processo.
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BPM e o Censo: automatização de processos Entre os processos otimizados com o uso da ferramenta de BPM da Ultimus está a ampliação da infraestrutura para a realização do Censo 2010, pelo IBGE que passou de 530 agências para 7 mil postos de coleta.
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a criação do Programa de 30. O objetivo é realizar um planejamento bem Melhoria na Qualidade da Gesconsciente utilizando a solução como completão, que conta com novas medidas baseadas mento para efetivarmos nossas iniciativas”, em cadeias de valor, o Instituto Brasileiro de explica Côrtes. Geografia e Estatística (IBGE) inovou suas A área de Recursos Humanos, por exemrotinas administrativas e apostou na gestão plo, ainda não está sendo amparada totalpor processos. mente pela tecnologia, mas hoje o IBGE já Para atender a esse novo cenário de auconsegue realizar a renovação dos contratos tomatização, o Instituto optou por adotar a temporários de analistas e agentes censitários, tecnologia de Business Process Management que somados totalizam cerca de 3 mil pessoas, (BPM) para apoiar a modelagem de seus proa partir da solução da Ultimus. O processo, cessos de trabalho. A solução escolhida para realizado todos os meses, levava cerca de 20 a esta nova fase do IBGE foi o Ultimus Adaptive 25 dias para ser concluído, ou seja, quando o BPM Suite, desenvolvida pela fornecedora glotrâmite estava finalizando já era hora de reinibal Ultimus. ciá-lo. Com o apoio da ferramenta de BPM, as Entre os processos que passaram a ser renovações são realizadas em apenas 2 dias. gerenciados pela ferramenta e que comprovou Autorizações e requisições de rotina, como a efetividade de seu uso foi o trâmite de exo pedido de participação em eventos de curta Valdir Pandolfi, gerente geral pansão da infraestrutura para a realização do duração, assim como a solicitação de veículos Censo 2010. Para atender aos 5.565 mil muni- da Ultimus no Brasil para o transporte de funcionários entre os seis cípios, o IBGE passou de 530 agências para 7 postos do IBGE que estão espalhados pela cidamil postos de coleta, contando este ano com pelo menos uma base de do Rio de Janeiro, também já são realizadas com base na ferramenem cada cidade para suportar os 192 mil recenseadores. Isso porque ta. Outra frente já concluída é a designação de gestores de contrato. a tecnologia permitiu que todo o processo de locação dos postos Ao todo, mais de 100 contratos são gerados por mês no Instituto e, fosse realizado de forma automatizada. com base nas normas do serviço público, todo contrato precisa ter um Antes, com toda a burocracia das idas e vindas de documentos responsável. A designação, que antes necessitava de documentos físiem papel para alugar os locais que serviriam de base para a realizacos, hoje é toda realizada de forma automatizada no próprio sistema. ção das pesquisas, principalmente em locais mais afastados, como “Estamos isentando os processos burocráticos para garantir mais agilino interior do Amazonas, por exemplo, eram gastos, em média, de dade e melhor prestação de nossos serviços”, conclui Côrtes. 45 a 60 dias, o que às vezes excedia o prazo de início da coleta de Para Valdir Pandolfi, gerente geral da Ultimus no Brasil, a adoinformações e algumas regiões ficavam descobertas. “Hoje, com o ção da tecnologia Ultimus Adaptive BPM Suite pelo IBGE permitiu uso da solução de BPM, conseguimos otimizar o processo para cinco que cada atividade passasse a ser gerenciada a partir de processos dias, agilidade que nos permitiu aumentar em 14 vezes o número de de negócios, o que facilitou na identificação dos trâmites que necespostos”, comenta Sérgio Côrtes, diretor executivo do IBGE. sitavam de ajustes para uma execução otimizada, diminuindo o temA ferramenta será utilizada tanto para as necessidades de exepo de finalização dos processos e prevendo mais controle na gestão. cução das rotinas administrativas diárias, que são realizadas por seus “Mais do que auxiliar o Instituto em seu novo programa de 7,2 mil funcionários ativos, quanto para apoiar os trâmites burocrátimelhoria para a gestão de suas rotinas, o sistema da Ultimus se cos dos seus mais de 3 mil aposentados.“Hoje temos seis processos mostrou eficaz tanto na aderência aos processos necessários para que já estão automatizados a partir da aplicação da tecnologia de atender ao programa, quanto pela facilidade de uso e execução, BPM da Ultimus. Em 2011, prevemos que esse número se eleve para explica Pandolfi.
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a chave para se tornar verde Consumir menos papel, imprimir menos, gastar menos recursos naturais são metas comuns para qualquer empresa, mas como e quanto as tecnologias de ECM podem contribuir nessa meta de se tornar sustentável?
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er sustentável, ecologicamente correto, contribuir com o meioambiente são conceitos que deixaram de ser apenas palavras de ordem para se incorporarem ao discurso estratégico das empresas em todo o mundo. Os recursos ambientais desempenham funções econômicas, entendidas como qualquer serviço que contribua para a melhoria do bem-estar, do padrão de vida e para o desenvolvimento econômico e social. A sustentabilidade está associada à idéia de estabilidade, de permanência no tempo, de durabilidade. Segundo Maurice Strong: “O desenvolvimento sustentável é aquele que atende as necessidades do presente sem comprometer a possibilidade de as gerações futuras atenderem as suas próprias necessidades.” Esta definição foi criada pela Comissão Mundial de Meio Ambiente e Desenvolvimento, que produziu um relatório chamado “Nosso futuro comum”, também conhecido como Relatório Burdtland. Diante dessa definição de “Sustentabilidade” rapidamente se associa à idéia de eli-
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minar o papel dos processos de negócios e assim “salvar” o planeta. As novas tecnologias do Enterprise Content Management podem sim trazer soluções de grande impacto na economia dos negócios, porém com muita sensatez, viáveis e sem nenhuma fórmula mágica. O papel existe nas corporações e existirá ainda por muito tempo, entretanto a sua racionalização, assim como a racionalização dos recursos eletrônicos e de toda a infraestrutura de TI ( leia-se aqui desde a produção de equipamentos fabricados dentro das normas ambientais mais exigentes até a expansão da Banda Larga) é que trarão, ao longo do tempo, efeitos sustentáveis efetivos garantindo a longevidade do planeta e da vida nele existente.
Seis razões
Quando em 2009, pela primeira vez, a AIIM divulgou um relatório em comemoração ao Dia da Terra com as seis principais razões pelas quais as organizações podem se tornar verdes utilizando as tecnologias de Enterprise Content Management (ECM), o mer-
cado se deu conta de quão verde o ECM é em sua essência. No relatório John Mancini, presidente da AIIM, afirma que se os Estados Unidos cortassem 10% do uso de papel de escritório, 540 mil toneladas, aproximadamente, haveria uma redução de 1,6 milhões de toneladas nas emissões de gases tóxicos responsáveis pelo efeito estufa, o que é equivalente a tirar 280 mil carros das ruas por um ano, naquele país. “As tecnologias de ECM são estratégicas quando se trata de investimentos em tecnologia que podem ajudar ao meio ambiente. Para fazer se ter um resultado real é preciso pensar sistemicamente sobre o “papel” do papel nas organizações. Há uma grande foco na redução da utilização de papel, por meio de esforços como a cópia feita em ambos os lados etc, embora isso seja importante, este tipo de esforço só começa a gerar economia de consumo após a automatização e digitalização dos processos de negócio”. Essa economia, não é suficiente para simplesmente gerar os benefícios ambientais esperados. A chave para obter o impac-
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to do efeito multiplicador de tecnologias de ECM, segundo o presidente da AIIM, é entender que as tecnologias podem criar tanto redução de custos quanto benefícios ambientais. Não há dúvida de que a redução ou eliminação de processos baseados em papel apresentam claras e consideráveis vantagens econômicas. Em grande parte, essa economia tem impulsionado a demanda por gerenciamento de conteúdo, mas a digitalização de processos também é um componente essencial da sustentabilidade, ou do Green ECM. Por sua natureza, o ECM, promove a eficiência e utilização ótima dos recursos. Ao substituir os processos em papel por processos eletrônicos e eliminando as tarefas papel-relacionadas, incluindo transporte, armazenagem e manuseio, as soluções de ECM podem ajudar as organizações a perceberem mais rapidamente, esse impacto em suas receitas.
A sustentabilidade em números
Os processos comunicação e a tecnologia da informação são responsáveis por cerca de 2% de toda emissão de dióxido de carbono na atmosfera, de acordo com a Energy Information Administration (EIA). Isso pode não parecer muito, mas pode facilmente, ser reduzido. As soluções de ECM apoiam iniciativas verdes, seja fornecendo aos usuários a capacidade de redução do consumo de papel, seja pela otimização na produção da indústria. Um trabalhador da área de gestão da informação utiliza cerca de 100 kg/ano de papel. Estima-se, também que 15.000 folhas de papel são usadas por dia nas companhias americanas, de acordo com a American Records Management Association (ARMA). De acordo com levantamentos feitos pela entidade, as soluções de ECM permitem que os documentos a serem processados, gerenciados e armazenados por via eletrônica, incluindo a entrega via e-mail, reduzam significativamente a quantidade de papel que o trabalhador consome por dia. A ARMA e a IDC estimam que uma empresa média gasta entre 7 a 14% dos seus custos totais de processamento de documentos, com papel. Por meio da digitaliza-
ção de processos de negócios, o ECM pode identificar automaticamente conteúdos e fluxo, tais como faturas, aprovações, tipos de usuários, eliminando a necessidade de transporte ou múltiplas cópias, bem como diminui o armazenamento de documentos e sua destruição, ao final de sua vida útil. Um trabalhador de nível médio, de qualquer área em uma empresa, conforme avaliou a IDC, pode utilizar até 200 kg de papel por ano. O relatório também cita estimativas de que a produção de faturas em papel ocuparia o espaço equivalente a 10 campos de futebol, sobrepostos e com 100 metros de profundidade (e isso em espaço de armazenamento, antes de chegar ao aterro). O mesmo relatório aponta, por exemplo, que uma empresa pode economizar entre US$ 8.000 a US$ 10.000 por mês em papel e toner, apenas usando tecnologias de ECM. Outros estudos têm demonstrado que o documento em uma organização de porte médio é copiado ao menos 19 vezes. Os sistemas de ECM permitem que as organizações distribuam documentos eletrônicos de forma segura, por meio de intranets, extranets e/ou em conexão de Banda Larga. O armazenamento de documentos de papel nos Estados Unidos custa em média
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US$ 0,14 por página ou U$ 1.400 por arquivo, de acordo com a ARMA. “As organizações podem realizar boa parte de suas atividades on-line, produzindo menos quantidade de resíduos. Além disso, este acesso e disponibilidade em tempo real (24/7) permite que os funcionários revisarem, aprovarem ou até colaborarem com documentos, sem impressão e/ou envio”. comentou Derrick Murphy CEO da ibml, provedora de sistemas de scanner e soluções de capture para documentos nos Estados Unidos, em um artigo recentemente publicado pela empresa. “Não há necessidade de se preocupar que a organização terá de sacrificar a eficiência operacional pela a eficácia de ser ambientalmente correta. As tecnologias de ECM podem ajudar as organizações a fazerem as duas coisas”, disse Murphy.
Indústria de TI
A indústria de TI ligada aos processos de ECM como as grandes empresas mundiais fabricantes de impressoras e scanners, já atentaram para a questão ambiental, muito antes de se falar em Green ECM. Empresas como a Kodak , Xerox, Lexmark, Oki Printing, HP, Samsung, Epson, ape-
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Seis Razões para implantar o Green ECM
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Economia de dinheiro com consumo de papel e seu transporte – Um estudo com quatro clientes da Oracle Corporation quantificam os custos diretos e economia ambiental de se eliminar o papel dos principais processos ao implantar tecnologias de ECM. Segundo estudo de caso ficou visível estimar o quanto de economia os processos geraram em apenas alguns meses. Aumento da eficácia dos processos core – É preciso pensar sobre os benefícios das tecnologias de ECM como um processo único, pois seu uso permite que grande número de processos que geram um grande consumo de papel, sejam cortados em até 10 vezes, gerando economia na base dos custos da organização. Esse tipo de poupança pode ser normalmente replicado em outras áreas. Integrar operações de campo - A aplicação de tecnologias de captura distribuída, aliada à soluções de armazenamento remoto muitas vezes se pagam apenas com a economia feita em custos de correio e transporte.
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Reduzir custos com espaço – Menos papel significa menos área para depósito, significa disponibilizar espaço dentro da empresa - o que reduz custos. Deixando para a custódia externa apenas o que é necessário e/ou exigido por lei. Melhorar a produtividade dos funcionários - Ao digitalizar o máximo de informação possível, prepara-se o terreno para permitir que os funcionários tenham maior flexibilidade de horários, de local e de colaboração, que também se traduz em menos inventário de imobilizado dentro da empresa ou despesas com viagens e deslocamento desnecessários. Reduzir os custos de armazenamento fora do local - O armazenamento representa uma despesa. Ao se criar regras de armazenamento elimina-se um ônus significativo sobre o que não é necessário guardar e reforça-se os benefícios das soluções de ECM. Fonte: AIIM
nas para citar algumas, já possuem uma política verde para produção de equipamentos. “Basicamente o ECM agiliza os processos de negócios, reduz custos gerais e específicos como papel, simplesmente por não manuseálos. Ao se manusear menos começa-se a economizar na cadeia.”, ratifica Nelson Yassuo Ossanai , diretor de Vendas da Fujitsu Brasil. Ele conta que a Fujitsu, por exemplo, possui uma série de certificações atestadas por organismos internacionalmente reconhecidos como ISO 14000, e esmera-se em atender as estritas normas da diretiva européia de Restriction of Certain Hazardous Substances (ROHS) e da Waste Electrical and Electronic Equipment Directive (WEEE). No Brasil, a Fujitsu não tem fábricas de equipamentos, mas nos países onde isso acon-
tece a companhia está totalmente aderente às normas para fabricação de produtos eletroeletrônicos, bem como aos resíduos produzidos por seus produtos, em todo o mundo. “No Brasil o principal incentivador de adoção de práticas de Green ECM é o próprio Governo Federal, por meio de projetos no Judiciário tem mudado a conduta e os paradigmas do próprio governo em relação aos documentos físicos e eletrônicos”, afirma. Para ele, os bancos, o comércio e a introdução do sistema de Notas Fiscais Eletrônicas, entre outros, são grandes exemplos dessa mudança. “A agilidade na busca de informações, o BPM, o workflow são os beneficios claros do desenvolvimento da tecnologia. São muitos os argumentos a favor dessa transição que aqui já se iniciou e já colhe bons resultados” , conclui.
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pós uma apresentação a uma platéia de executivos, escutei um deles murmurando ao fundo em tom de paródia: “Estou nas nuvens!”. Na verdade, ele traduzia o sentimento geral, já que todos ali esperaram por anos por uma solução de computação robusta, versátil, segura, elástica e, sobretudo, econômica. Você gostaria de estar nas nuvens também? Creio que todos nós, mas como tudo na vida, há um caminho a percorrer até chegarmos lá, e todos poderão chegar. Durante muitos anos as áreas de negócios, em um ciclo vicioso e frenético, demandaram, compraram, instalaram e operaram parques computacionais enormes, baseados em modelos de negócios tradicionais. Desta forma, investiram muito capital e pagaram altos preços para manter tudo funcionando. A computação em nuvem, ou cloud computing, chegou para revolucionar um modelo que está com os dias contatos, inovando na forma e trazendo o que todos buscavam com o advento da crise econômica global: redução de custos. Em conversas cotidianas com executivos das áreas de TI e de negócios, notamos uma grande preocupação em planejar detalhadamente a migração do modelo atual para cloud computing. Muitos já começaram esta jornada através de modelos de virtualização de algumas aplicações disponíveis em arquitetura X.86, e outros ainda ensaiam este início. Com o aumento na confiabilidade da plataforma baseada em X.86, muitas aplicações comerciais de missão crítica já têm suas versões disponíveis nesta forma, e muitas outras ainda migrarão. Das diversas verticais que conhecemos, como Telecomunicações, Finanças, Energia e Farmácia/Química, podemos citar a área de finanças como uma das mais interessantes para iniciar esta trajetória. Isto porque, como vemos no Brasil, esta vertical desenvolveu uma gama de sistemas dentro de casa durante os anos cruéis de hiperinflação, o que fez com que chegássemos a um nível muito grande de códigos desenvolvidos em plataforma mainframe. Embora muitos destes códigos tenham desaparecido durante o bug do milênio, devido à portabilidade para sistemas comerciais como ERP/SAP, há ainda um montante substancial disponível nesta plataforma e que poderá facilmente ser migrado para a arquitetura X.86/Linux ou Windows. Por outro lado, as aplicações já em X.86 poderão iniciar sua virtualização em um processo de adoção da nuvem privada.
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O caminho mais adequado para se iniciar a movimentação para a nuvem é começar através da virtualização destes aplicativos, ou seja, da criação da sua nuvem privada, ou private cloud. A nuvem privada consiste de um ambiente virtualizado, padronizado através de tecnologias e seguro, que poderá interagir com a nuvem pública provida por um provedor de tecnologia em informação e comunicação, ou provedor de serviços (ICT), chamado Federação. Isto dá a elasticidade necessária às empresas sem requerer investimentos substanciais em infraestrutura para projetos pontuais. Paga-se mensalmente pela utilização de recursos como virtual machines (VMs) e sistemas de armazenamento de dados em um modelo de Infrastructure as a Service (IaaS), inclusive usando modelos mais sofisticados como Software as a Service (SaaS), onde sistemas de CRM na nuvem pública podem ser integrados ao ambiente de nuvem privada. Com a criação de uma nova base de custos dentro do modelo de cloud computing, estima-se que as empresas economizariam pelo menos 35% (trinta e cinco por cento) durante os três primeiros anos, em comparação ao modelo atual. Estes recursos economizados seriam redirecionados à área de competitividade e inovação em TI aplicada aos negócios. Antes do início de uma migração para o modelo de cloud computing, as empresas deverão fazer um Raio-X completo de seus ambientes computacionais, incluindo um inventário detalhado das aplicações, suas interdependências, arquitetura técnica, entre outros detalhes, para então definir o alinhamento entre as estratégias de cloud computing e de negócios da sua corporação. Hoje em dia, as companhias precisam se reinventar a todo o instante e TI se consolidou como um dos principais pilares de inovação e suporte ao negócio. Pense nisso e mude a forma como sua corporação fica nas nuvens. Desafio: pegue um pedaço de papel e liste seus principais sistemas, categorize-os de forma simples como core e não core, virtualizáveis ou não (ainda), e escreva qual deles já foram virtualizados ou possuem algum projeto nesta área. Se estiver entre 0% e 10 % do total do seu universo de sistemas, há muito por se fazer ainda... Corra! Porque seu competidor já descobriu como poderá ser mais eficiente e ter um grande “Hub de Serviços” na nuvem privada com custos mais acessíveis. Se estiver superior a 10% em uma linha de tempo de 6 (seis) meses, parabéns!
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liminar o papel no Superior Tribunal de Justiça (STJ) – esta palavra de ordem tornou-se uma meta para instituição, tida por alguns como ousada, e para os mais incrédulos como impossível. Assim se iniciou ao ano de 2009 com o projeto Processo Eletrônico - STJ na Era Virtual com o objetivo de cumprir esta missão. Com um ano e meio de projeto foram digitalizados todos os processos de competência do STJ e implantada uma infraestrutura para a contínua digitalização. Cerca de 400.000 processos enviados pelos tribunais de origem - que são os 27 Tribunais de Justiça, 5 Tribunais Regionais Federais e Conselho de Justiça Federal - atualmente tramitam em meio eletrônico no STJ. A eficiência da linha de digitalização do STJ, especializada em processos judiciais, trouxe a possibilidade de se criar um modelo de digitalização aplicável aos tribunais de origem. Um dos principais benefícios proporcionados pelo processo eletrônico é a integração entre os órgãos do poder judiciário. A partir daí foi concebido o projeto i-STJ Tribunais, como subprojeto do STJ na Era Virtual, com a visão de que o Superior Tribunal de Justiça possa colaborar com a virtualização dos processos, além de suas fronteiras. Os sistemas, a infraestrutura tecnológica e os procedimentos adotados no âmbito do STJ foram viabilizados para que os tribunais de origem possam digitalizar e enviar os processos em meio eletrônico ao invés de malotes pelo correio. Até o momento o STJ já recebeu aproximadamente 50.000 processos digitalizados pelos tribunais integrados. A integração no judiciário vem da necessidade de compartilhar e intercambiar dados e informações processuais entre o STJ e os tribunais de origem, o que reduz o trabalho de digitação e traz maior integridade às informações. Recentes estatísticas da Secretaria Judiciária, monstram que o envio de processos pelos tribunais em formato eletrônico reduzem de seis para dois dias, a logística do processo eletrônico no STJ. Vale ressaltar que o tempo de distribuição do processo físico reduziu de 100 dias para 6 dias, depois da implantação dos processos eletrônicos. O melhor uso dos recursos públicos se iniciou com a substituição dos malotes via Correio pelo
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envio eletrônico, pois cerca de 15 milhões de reais eram gastos anualmente com o envio de processos. A estratégia do projeto também se deu com a utilização de tecnologias já adquiridas pelo Conselho Nacional de Justiça e entregues aos tribunais como ferramentas de transferência de dados (ETL) e uma rede privada do Judiciário, o que potencializou o projeto com o melhor custo/ benefício. “Faça acontecer... Fazer o máximo a partir daquilo que você tem”, esta frase, dita por Skinner, psicólogo do início do século 20, sintetiza a atitude daqueles que viabilizaram o STJ na Era Virtual. No início não havia recursos físicos e financeiros para um projeto desta amplitude, face inclusive à dificuldade de dimensionar os esforços envolvidos. A determinação e a visibilidade dos resultados obtidos no dia a dia foram fundamentais para se ter a credibilidade em todas as instâncias, tanto das autoridades governamentais quanto dos cidadãos. Em uma visão bem particular, mas baseado na vivência deste projeto, a falta de recursos financeiros não é o principal limitador, mas sim a falta de projetos que convençam a administração pública. Digo isso por que existe um senso comum quanto à falta de recursos financeiros. Bons projetos, que demonstram a clara relação de custo x benefício e resultados tangíveis com estratégias de curto prazo são o que realmente trazem os recursos financeiros, pois baseado nisso as autoridades tem subsídios para capitanear o que pode ser considerado ousado ou mesmo inalcançável
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canal executivo
Bjorn Gabrielsen
Qual a partipação da ReadSoft no mercado nacional?
Temos uma participação crescente. Nossas vendas mais que dobraram em 2010 no mercado brasileiro. Estamos presentes em todo território nacional, mas, principalmente, atendemos às maiores empresas do País situadas no eixo Rio-São Paulo. Podemos dizer que estamos presentes em cinco entre as 20 maiores empresas nacionais.
O senhor pode dizer que houve uma mudança de estratégia na sua visão da empresa com relação ao mercado brasileiro?
Não só com relação ao mercado brasileiro, como em relação ao mercado latino americano como um todo. A ReadSoft de hoje é totalmente diferente da ReadSoft de três anos atrás. Muita gente ainda nos reconhece como uma empresa focada na entrega de soluções para Document Imaging, mas posso assegurar que este é apenas o front end das soluções que dispomos e estamos implementando, hoje no mercado brasileiro e latino. Esta percepção está mudando, a partir do momento que começamos a implantar produtos, principalmente ligados a área de pagamentos, recolhimento de impostos, workflow de processos integrados ao SAP, dessas grandes empresas. Estamos realmente interessados em automatizar processos de negócios. A ReadSoft cria softwares que ajudam as empresas a automatizarem os seus processos documentais. Estes processos podem ser, por exemplo, para classificar documentos; registrar dados em computadores (de documentos em papel e eletrônicos até notas fiscais); fazer a correspondência dos documentos com os sistemas de ERP, além de fluxos de aprovação, etc e não está focada apenas em capture.
Qual a sua percepção da maturidade do mercado nacional em relação às suas soluções? Nos temos diferentes níveis de competência no Brasil. A maturidade atual do mercado não é tão grande devido ao excesso de burocracia e processos ainda existente no Brasil. Talvez o País ainda esteja um pouco atrás de mercado europeu, por exemplo. Mas, a tecnologia está quebrando estas barreiras e permitindo seu crescimento, devido a estabilidade da economia brasileira. Só para citar um exemplo, entre os países nórdicos ( onde está localizada a matriz da companhia) há a automação de apenas três ou quatro processos ligados aos impostos, enquanto que no Brasil, de Estado para Estado, há um alto número de recolhimentos locais a serem processados, além dos tributos federais. Mas em função da instituição das Notas Fiscais Eletrônicas estes processos estão se simplificando e nossas soluções estão prontas para atendê-los.
Qual a percepção da companhia sobre os mercados brasileiro e latino americano?
Nós decidimos reorganizar nossas operações na América Latina, a partir do México. Mudamos nossos escritórios no Chile para atender a todos os países do Cone Sul com execeção do Brasil, onde temos uma operação separada. Para a companhia, o Brasil é um forte mercado. Já o México possui uma representatividade um pouco maior em termos de negócios. Uma terceira vertente, para a empresa, é formada pelos demais países latino americanos que juntos tem um forte apelo para nosso portfólio.
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Divulgação
Mudança de rumos
Bjorn Gabrielsen Vice-presidente International Partner Sales da ReadSoft
O que a empresa espera do Brasil para este ano de 2011?
Primeiro ressalto que o mercado brasileiro não está atrás de nenhum outro mercado. Temos uma área técnica na Alemanha e outra na Polônia, desenvolvendo e adaptando nossos produtos para as necessidades locais e em português. Este ano pretendemos dobrar nosso faturamento. Vejo um mercado amadurecido para nossas soluções e produtos. Já somos referência entre as maiores companhias nacionais. Esperamos um crescimento na base de atendimento do mercado, por meio de soluções especificas, com pessoal altamente especializado que entende a cultura e a forma de fazer negócios, dentro da realidade brasileira.
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Taka Nakano
Os produtos do portfolio da Oki são bastante conhecidos pelos usuários brasileiros?
A Oki está presente no Brasil há mais de 13 anos e durante este período houve uma contiua e sólida percepção da marca que cresceu entre os usuários mesmo em termos de market share. Hoje, a OKI tem um portfolio que atende a vários segmentos dentro do mercado de impressão, desde usuários domésticos até grandes coporações. Nossas multifuncionais têm proporcionado uma expansão das p;ossibilidades de se trabalhar com documentos como escaneamento, cópia e envio/recebimento de faxes, além da impressão propriamente dita. Somos uma das lideres de mercado no Brasil no segmento de impressoras coloridas no formato A3 e uma referência na impressão colorida na área de diagnósticos médicos e plantas de engenharia.
Como o senhor analisa as operações da companhia no Brasil e na América Latina? Atualmente, o Brasil é a principal base operacional da Oki na América Latina, o mercado brasileiro representa aproximadamente 39% de todos os equipamentos comercializados pela empresa no continente. Nossas operações de negócios e suporte técnico estão estruturados para antender às necessidades dos consumidores e usuários brasileiros. Nunca, o mercado latino americano foi tão estratégico para os negócios da companhia, vemos um grande potencial em toda a região e abrimos braços de negócios na Argentina e Colombia. Nossa base no México, assim como a do Brasil, tem mais de 13 anos de atividade. Desde o final de 2010, a operação latino americana da passou a se reportar diretamente à matriz no Japão, o que signfica que tanto os atuais, quanto futuros lançamentos de produ-
tos serão rapidamente incorporados ao portfólio e disponibilizados.
Na sua opinião, ainda existem segmentos a serem explorados no mercado latino americano?
Hoje em dia sabemos que os consumidores demandam não só os requisitos básicos como velocidade, qualidde e robustez, mas também, outras possibilidades de uso dos equipamentos. As aplicações que os consumidores desejam serão anexadas aos produtos pelos próprios usuários. Além do tradicional mercado de impresão, a empresa está focada no crescimento do mercado de verticais. Entre as muitas verticais as quais destinamos produtos, somos referência na área de diagnósticos médicos por imagem e também para plantas de engenharia, além de impressão de fotos para criação de fotobooks, no mercado de fotografia. Vemos que o potencial de usuários de impressoras e multifuncionais é muito grande e vai além dos mercados tradicionais de impressão e escaneamento.
Quais os diferenciais em tecnologia que a companhia tem a oferecer ao mercado em geral? A Oki desenvolve tecnologia. Criamos e aperfeiçoamos a tecnologia de impressão à LED. Essa tecnologia permite desenvolver impressoras mais compactas, por terem menos partes móveis, com alta qualidade de impressão. Nós desenvolvemos também o Sistema de Media Drive, que permite o direcionamento da entrada de papel na impressora, possibilitando usar papéis mais pesados e em tamanhos grandes de até 1, 3 metro, o que ajuda muito nas aplicações de grandes formatos. Essas tecnologias combinadas com os toners polimerizados para microfilme, permitem uma qualidade superior de impressão.
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Divulgação
Alinhamento global
Taka Nakano – Vice-presidente da Oki Printing Solutions para América Latina
Como o senhor analisa a competitividade de sua empresa em um mercado com tantas diferentes ofertas? A Oki tem um grande portfólio de produtos e está investindo nas verticais de mercado como já salientei. Acreditamos que o importante é o foco nas atividades, criamos valor para nossos consumidores por meio do uso da cor e das aplicações específicas dos produtos, onde a percepção da qualidade por parte dos usuários é grande. Além disso, temos produtos que atendem às necessidades dos consumidores corporativos, por meio de vendas regulares e de ofertas de serviços gerenciados de impressão. Acredito que a inovação inserida nos produtos que oferecemos e as tecnologias que desenvolvemos, aliadas a experiência de nossos executivos e parcerios de negócios, nos conduzirão a um rápido e efetivo crescimento no Brasil e no mundo.
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guia ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado. ARMÁRIOS/ARQUIVOS • CNC • P3IMAGE
P.17 E 37 P.13 P.15 P.17 E 37
BPM • • • • • • • • •
CINCOM CNC INTELLIPLAN MACTRON P3IMAGE RECALL SML TECMACH TECNOSET
P.27 P.17 E 37 P.21 P.39 P.13 P.18 P.59 P.35 P.29
CNC MACTRON P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STORE TECMACH TECNOSET
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CHECAGEM DE IMAGENS • • • • •
ARCHIVUM CNC P3IMAGE RECALL STORE
P.15 P.17 E 37 P.13 P.18 P.60
CONSULTORIA • • • • • • • • • • • • • • • •
ARCHIVUM CNC DOMORE ESTEC INTELLIPLAN MACTRON P.A ARQUIVOS P3IMAGE PRODIMAGE READSOFT RECALL REIS OFFICE SML STOQUE STORE TECMACH
P.15 P.17 E 37 P.57 P.14 P.21 P.39 P.16 P.13 P.53 P.22 P.18 P.51 P.59 P.23 P.60 P.35
COPIADORAS • • • • •
CINCOM CNC REIS OFFICE STOQUE TECMACH
P.27 P.17 E 37 P.51 P.23 P.35
DATACENTER • ARCHIVUM
P.15
DESTRUÇÃO DE DOCUMENTOS • • • • • • • •
ARCHIVUM CNC KODAK P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STORE TECMACH
P.15 P.17 E 37 P.09 E 57 P.16 P.13 P.18 P.60 P.35
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS • • • • • • • • • •
• • • • • • • • • •
ARCHIVUM CNC TECNOSET P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL REIS OFFICE STOQUE STORE TECMACH
P.15 P.17 E 37 P.29 P.16 P.13 P.18 P.51 P.23 P.60 P.35
EDUCAÇÃO • GUIA TRANING
ARCHIVUM CINCOM CNC HPRINT KODAK MACROSOLUTION P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL REIS OFFICE
P.15 P.27 P.17 E 37 P.45 P.09 E 57 P.19 P.16 P.13 P.18 P.51
• CNC • STOQUE
P.17 E 37 P.23
ENVELOPADORAS • CNC
P.17 E 37
ETIQUETADORAS • MACTRON • REIS OFFICE
P.39 P.51
ETIQUETAS • REIS OFFICE
P.51
FABRICA DE SOFTWARE • • • • •
CNC P.A ARQUIVOS PRODIMAGE SML STOQUE
P.17 E 37 P.16 P.53 P.59 P.23
FITAS • REIS OFFICE
P.51
FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS • • • • • •
CINCOM P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STORE TECMACH
P.27 P.16 P.13 P.18 P.60 P.35
FRAGMENTADORES • REIS OFFICE
P.51
GESTÃO DE DOCUMENTOS • • • • • • • • • •
ARCHIVUM CINCOM CNC MACTRON P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STORE TECMACH TECNOSET
P.15 P.27 P.17 E 37 P.39 P.16 P.13 P.18 P.60 P.35 P.29
GUARDA FÍSICA DE DOCUMENTOS • • • • • •
ARCHIVUM CNC P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STORE
P.15 P.17 E 37 P.16 P.13 P.18 P.60
IMPRESSORAS • • • • • • •
CNC HPRINT MACTRON REIS OFFICE STOQUE TECMACH TECNOSET
P.17 E 37 P.45 P.39 P.51 P.23 P.35 P.29
INDEXAÇÃO • • • •
ARCHIVUM CINCOM CNC P.A ARQUIVOS
P3IMAGE RECALL STORE TECMACH
P.15 P.27 P.17 E 37 P.16
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P.13 P.18 P.60 P.35
• • • •
P3IMAGE RECALL STORE TECNOSET
INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS
RFID
• • • • • • • • •
• RECALL
ARCHIVUM CINCOM CNC ESTEC P3IMAGE PRODIMAGE RECALL SML STOQUE
P.15 P.27 P.17 E 37 P.14 P.13 P.53 P.18 P.59 P.23
INTERNET/EXTRANET • DOMORE
P.57
MIDIAS ÓPTICAS • CNC • P3IMAGE • REIS OFFICE
P.17 E 37 P.13 P.51
MÍDIAS MAGNETICAS • CNC
P.46 E 47
ENCADERNADORAS
BPO • • • • • • • •
P.23 P.60 P.29
DIGITALIZAÇÃO DE IMAGENS
BACKUP ON LINE • ARCHIVUM • CNC
• STOQUE • STORE • TECNOSET
• • • •
P.17 E 37
MICROFILMAGEM • • • • • •
KODAK P.A ARQUIVOS P3IMAGE SCANSYSTEM STOQUE STORE
P.09 E 57 P.16 P.13 P.20 P.23 P.60
MICROFILME • • • •
CNC KODAK SCANSYSTEM STOQUE
P.17 E 37 P.09 E 57 P.20 P.23
MULTIFUNCIONAIS • • • • • • • •
CNC HPRINT MACTRON PANASONIC REIS OFFICE STOQUE TECMACH TECNOSET
P.17 E 37 P.45 P.39 P.02 P.51 P.23 P.35 P.29
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS • • • • • • •
ARCHIVUM CNC P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STOQUE STORE
P.15 P.17 E 37 P.16 P.13 P.18 P.23 P.60
OUTSOURCING DE IMPRESSÃO • • • • • •
HPRINT MACTRON REIS OFFICE STOQUE TECMACH TECNOSET
P.45 P.39 P.51 P.23 P.35 P.29
PAPEL • CNC
P.17 E 37
PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS • INTELLIPLAN
P.21
PROCESSAMENTO DE FORMULARIOS • • • • • •
ESTEC KODAK P3IMAGE RECALL SML STORE
P.14 P.09 E 57 P.13 P.18 P.59 P.60
RECONHECIMENTO - ICR • • • • • • •
CNC ESTEC P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STORE TECNOSET
P.17 E 37 P.14 P.16 P.13 P.18 P.60 P.29
RECONHECIMENTO - OCR • • • •
ARCHIVUM CNC ESTEC P.A ARQUIVOS
P.15 P.17 E 37 P.14 P.16
P.13 P.18 P.60 P.29 P.18
SALA COFRE • • • •
CNC KODAK REIS OFFICE SCANSYSTEM
P.15 P.16 P.13 P.60 P.17 E 37 P.09 E 57 P.51 P.20
SCANNERS - PAPEL • • • • • • • • • • • •
CNC HPRINT KODAK MACROSOLUTION MACTRON PANASONIC P3IMAGE PRODIMAGE REIS OFFICE SCANSYSTEM STOQUE TECNOSET
P.17 E 37 P.45 P.09 E 57 P.19 P.39 P.02 P.13 P.53 P.51 P.20 P.23 P.29
SOFTWARE - BPM/ WORKFLOW • • • • • • • • • •
CINCOM CNC DOMORE ESTEC MACTRON READSOFT RECALL SML STOQUE TECNOSET
P.27 P.17 E 37 P.57 P.14 P.39 P.22 P.18 P.59 P.23 P.29
SOFTWARE- DIGITALIZAÇÃO • • • • • • • • • • • •
CINCOM CNC ESTEC MACROSOLUTION MACTRON P3IMAGE PRODIMAGE READSOFT RECALL SML STOQUE TECNOSET
P.27 P.17 E 37 P.14 P.19 P.39 P.13 P.53 P.22 P.18 P.59 P.23 P.29
Software - Enterprise Aplication Integration • READSOFT
P.22
SOFTWARE- ECM SUITE • • • • • • • • • •
CINCOM CNC DOMORE ESTEC MACROSOLUTION MACTRON RECALL SML STOQUE TECNOSET
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SOFTWARE - GER.CONTEUDO NA WEB • • • • • •
CINCOM CNC DOMORE ESTEC P3IMAGE RECALL
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SOFTWARE - GESTÃO ATIVOS • PRODIMAGE
P.53
SOFTWARE - GESTÃO DE DOCUMENTOS • • • • •
CNC ESTEC MACTRON P3IMAGE PRODIMAGE
READSOFT RECALL SCANSYSTEM SML STOQUE TECNOSET
P.22 P.18 P.20 P.59 P.23 P.29
SOFTWARE – GER. DE E-MAIL
ARCHIVUM P.A ARQUIVOS P3IMAGE STORE
SCANNER MICROGRAFICOS • • • •
• • • • • •
• RECALL
P.18
SOFTWARE GESTÃO IMAGENS (DI) • • • • • • • •
CNC ESTEC MACROSOLUTION P3IMAGE PRODIMAGE RECALL SML TECNOSET
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SOFTWARE - GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM) • • • • •
CINCOM DOMORE SML STOQUE TECNOSET
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SOFTWARE - GESTÃO DOCUMENTAL (RM) • • • • • • • •
CINCOM CNC DOMORE ESTEC RECALL SCANSYSTEM STOQUE TECNOSET
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SOFTWARE - ICR • • • • • •
CNC ESTEC MACROSOLUTION PRODIMAGE READSOFT SML
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SOFTWARE - OCR • • • • • • • • •
CNC ESTEC MACROSOLUTION MACTRON P.A ARQUIVOS PRODIMAGE READSOFT RECALL TECNOSET
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SOFTWARE OMR • • • •
MACROSOLUTION SML TECNOSET READSOFT
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SOFTWARE PROCESS FORMULÁRIOS • • • • • •
ESTEC MACROSOLUTION READSOFT RECALL SML TECNOSET
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SOFTWARE - RECONHECIMENTO DE VOZ • MACROSOLUTION
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TAXONOMIA • P.A ARQUIVOS • RECALL • STORE
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WEBSITES/ PORTAIS P.17 E 37 P.14 P.39 P.13 P.53
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reflexões “Veremos fornecedores de Digital Asset Management (Gerenciamento Digital de Ativos - DAM) começando a ganhar espaço no Brasil. A onipresença de uma mídia rica significa que as grandes organizações tem uma necessidade crescente de dedicar recursos ao gerenciamento desses ativos. “ Alan Pelz-Sharpe, Diretor do The Real Story Group
“Quando as informações estão construídas sobre uma plataforma de ECM confiável, as ferramentas de mídia social podem ajudar as empresas a irem além do e-mail.” Karen Shegda, analista do Gartner Group especialista no mercado de ECM
“Algumas iniciativas estão tornando o ECM mais consistente entre as organizações e tornando sua adoção mais forte dada a diversidade de ofertas do mercado.” Samuel Carvalho, analista de mercado de software da IDC
“Esta nova onda de investimentos em
sistemas de comprometimento, se concentra em fornecer aos trabalhadores do conhecimento às ferramentas necessárias para colaborar com um objetivo comercial. ”
Atle Skjekkeland, vice-presidente da AIIM
crônica
Ângelo Volpi
A eterna reinvenção da vida pela web...
C
omeça o ano e ficamos imaginando o que virá pela “frente revolucionária da web”. Atônitos, vemos conceitos, dogmas e paradigmas serem pulverizados implacavelmente. Acompanhei as profecias de Alwin Toffler, em Choque do Futuro(1970) e em suas Ondas(1980), Bill Gates na sua Estrada do Futuro (1995) e do nosso Jack London em Navegar é Preciso (2000), além de outras tantas. A maioria se concretizou... Na verdade essa revolução começou há 5000 anos - quando os antropólogos datam o primeiro registro de anotação escrita, encontrado na Suméria- e desde então começamos a terceirizar nossa memória e armazenar informação. Mas se fosse para dar crédito a uma previsão, entre todas essas,creio que a de Joseph Schumpeter (1883 - 1950) na sua “Destruição Criadora” é a que mais se encaixa nesse processo revolucionário. “Novos produtos destroem empresas velhas e antigos modelos de negócios” foi um conceito popularizado em1942, em seu livro Capitalismo, Socialismo e Democracia. Nos EUA, alimentado pela crise econômica, a moda do momento são os sites de aluguel de qualquer coisa que não se esteja usando no momento. Pode ser o cortador de grama, o iPad, um quarto na casa ou seu carro. Ou seja, toda aquela tralha que os norte americanos guardam
em suas garagens (e não conseguem vender nas famosas Garage Sales) está sendo alugada. O que era meu, agora é nosso. É o tal consumo colaborativo. Uma mudança radical na relação de propriedade entre as pessoas e as coisas. Mas a coisa não para por aí. Dinheiro, também, esta entrando nessa. Estima-se que nos EUA mais de seis bilhões de dólares circularão em empréstimos em p2p, isto é, de pessoa a pessoa. Tem também o tempo ocioso das pessoas, de seus computadores e sabe-se o que mais vai ser incluído. O que mais pode se inventar usando a internet? O que podemos inventar para ganhar dinheiro usando a web? Quantos diariamente fazem essa pergunta? E eu me pergunto, quantas coisas imbecis (ou não) podem ainda ser criadas para se ganhar dinheiro em bits? O que se pode prever, a partir de quando uma rede social atinge 500 milhões de usuários, e seu fundador se torna uma das pessoas mais ricas do planeta e a personalidade do ano pela Revista Times? Angelo Volpi Neto
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