Documento Management 23

Ano 5 - Número 23 - Abril de 2011 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

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management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo

Business Continuity

O desafio de dar continuidade aos negócios diante de desastres Informação Colaborativa Sua empresa está preparada?

Missão Técnica Visita a Info360/AIIM - Washington-DC 23_Capa.indd 1

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Março/Abril de 2011 | EDIÇÃO 23 | www.docmanagement.com.br

nesta edição

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6 Entrevista

Veja nesta entrevista com o fundador e presdiente da Box.net, Aaron Levie, como o ECM mais as ferramentas de CCM (Content Cloud Managment), estão transformando a forma de oferta de soluções baseadas na nuvem.

10 UP Front

Veja aqui as principais notícias e novidades apresentadas pelo mercado de fornecedores de ECM

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32 Missão Técnica

Por mais um ano, a revista Document Managment esteve presente no Congresso Info 360 e visitou departamentos do governo americano e seus projetos de ECM, com um grupo de executivos brasileiros que integraram a Missão Técnica. Conheça todos os detalhes dessas visitas.

Business Continuity Os desafios e tendências na área de continuidade de negócios e recuperação de desastres

44 Case

A Unimed, rede de assistência em saúde do Sul do país implementou um sistema de captura e gestão da Docuware com resultados práticos muito positivos

46 O desafio da Colaboração

42 Case

As novas regras da SefazSecretaria da Fazenda do Governo Federal impuseram uma nova realidade às empresas. Saiba como a Mash empresa da área têxtil solucionou a questão em parceria com a Invoicewae,

Conheça como a colaboração influencia a tomada de decisão das empresas, se gerenciada adequadamente.

56 Canal executivo

O CEO da Disoft, Armando Buchina fala das novas estratégias da companhia que dispõe de soluções voltadas exclusivamente para o mercado de ECM Conheça, também, quais são as estratégias de mercado da Most, que acaba de implantar seus primeiros projetos no Brasil.

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carta ao leitor

Ruptura e Futuro E

ste mês a revista Document Management destaca em especial a agenda cumprida pela Missão Técnica 2011, que esteve com representantes brasileiros da indústria e usuários de tecnologias de ECM em Washington, para a conferência e exposição Info 360

realizada pela AIIM/Questex.

A grande novidade deste ano ficou por conta do anúncio feito por John Mancini, presidente da entidade, de que a partir de 2012 terá seu próprio evento, nos mesmos moldes do que ocorria antes da parceria com a Questex (organizadora da exposição de produtos e tecnologia).

Segundo o presidente, o envolvimento continuará, mas de outra forma, como patrocinadora, e o próximo evento promovido pela entidade será anunciado em breve.

Nesta edição, os leitores também poderão acompanhar a matéria sobre o gerenciamento das informações colaborativas, um novo e rico arsenal de informação que poderá agregar valor à forma como as empresas conduzem seus negócios, diante da

nova fronteira dos Negócios Sociais (Social Business).

Não deixe de ler também a matéria de capa desta edição, em que os principais fornecedores do mercado falam de desafios e tendências na área de continuidade de negócios e recuperação de desastres. Num momento mais do que oportuno para falar sobre a recuperação de desastres, após tantas catástrofes recentes no mundo, veja o que é possível e como prosseguir com o business diante do desafio da recuperação.

A todos uma Boa Leitura!

Susana Batimarchi EDITORA

CONSELHO EDITORIAL

José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso, Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, , Ângelo Volpi, Monica Mancini, Nelson Yassuo Osanai, Daniel Dias Filho, Jose Antonio Galves Jr, Paulo Roberto Oliver, Oerton Fernandes, Sandra Cylke, Cássio Vaquero,Walter Freitas, Cesar Andrade, Bob Larrivee, Alan Pelz-Sharp e Fábio Fischer

www.docmanagement.com.br PUBLISHER Eduardo David eduardo.david@guiabusinessmedia.com.br

ARTE E DIAGRAMAÇÃO Flávio Della Torre flavio.dellatorre@gmail.com

DIRETOR Arnaldo David arnaldo@guiabusinessmedia.com.br

ASSISTENTE DE ARTE Wilson Hiramatsu wilson@editoraguia.com.br

EDITORA Susana Batimarchi susana@guiabusinessmedia.com.br

GERENTE ADMINISTRATIVO Jose Carlos Previtali josecarlos@editoraguia.com.br

DIRETORA COMERCIAL Sandra Mletchol sandra@guiabusinessmedia.com.br

ADMINISTRAÇÃO Lúcia Fernandes lucia@editoraguia.com.br

EXECUTIVOS DE NEGÓCIOS Andréa Lopes andrea@guiabusinessmedia.com.br

ASSINATURAS Mariana Dantas mariana@guiabusinessmedia.com.br IMPRESSÃO Neoband

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DOCUMENT MANAGEMENT | Março / Abril 11

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.

Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais.

DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.

Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.

Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111

GUIA BUSINESS MEDIA

Rua Anhanguera, 627 - 01135-000 - São Paulo/SP - Brasil Tel/Fax: 5511 3392-4111 - www.editoraguia.com.br

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entrevista

Aaron Levie

Trazendo o ECM para a Nuvem Divulgação

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Proporcionar ganhos e benefícos obtidos pelos sistemas baseados em cloud computing para empresas que já tem investimentos em sistemas de ECM é a proposta de Aaron Levie, fundador da Box.net que está modernizando e movimentando o mercado.

Document Management – A virtualização e o uso do cloud computing não são novidades para o mercado internacional. Como o cloud ajuda especificamente as empresas com seus sistemas de ECM já existentes e aquelas que ainda implantarão projetos nessa área?

Aaron Levie – Sim é verdade, a virtualização e o uso do cloud são tecnologias conhecidas do mercado.

A novidade é integrar o cloud às ferramentas de ECM. O cloud é entendido pelo mercado como um tipo solução que melhor atende às necessidades das empresas, segundo pesquisas realizadas pelo Gartner com Cios de várias empresas americanas.

Nessa mesma pesquisa, eles apontam que já utilizam o cloud computing para gerenciar o CRM, e-mails, ferramentas de BI entre outras atividades relacionadas aos negócios.

No entanto, estamos vivendo um momento em que é necessário rever o gerenciamento do conteúdo da empresa, das informações necessárias aos negócios, tanto em termos de investimentos, quanto em termos de lucratividade. É tempo de uma revisão dos processos que envolvem o conteúdo empresarial, daí a inclusão do cloud dentro dessa nova perspectiva.

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DM – Porque o Cloud Computing tem sido visto como opção para grandes empresas?

AL – São várias as vantagens percebidas pelos tomadores de decisão quanto à utilização do cloud computing. Essa opção está ratificada com números expressivos, já que cerca de 50% dos entrevistados nessa pesquisa do Gartner, feita com CIO’s de grandes empresas globais, afirmam que o investimento em cloud está entre as prioridades “TOP 10” e que receberão investimentos este ano. Ainda segundo esses dados levantados pela pesquisa, as principais áreas de interesse para uso da tecnologia em nuvem, que serão fomentas pelo seu uso estão: a colaboração, a gestão de conteúdo e as tecnologias de código aberto.

DM – A colaboração e o acesso remoto são, no seu ponto de vista, o principal indicativo para se optar por sistemas em nuvens? Se é, por quê?

AL – Vamos voltar um passo atrás para explicar essa opção dos CIO´s.

Hoje a indústria tem nos seus quadros um novo tipo de trabalahador. O trabalhador do conhecimento tem um perfil diferenciado. Ele possui um amplo conhecimento do uso da web, ele tem experiência enquanto consumidor e usuário de vários sistemas de TI e

não tem mais paciência com sistemas complexos e por isso, opta por utilizar sistemas que funcionem melhor e lhe proprocionem uma melhor experiência.

Esse novo trabalhador atua em novos ambientes de trabalho. Atualmente há uma ampliação do ambiente de trabalho, pois o trabalhador está onde o negócio deve ser feito, fora das salas do escritório.

Daí também a TI obrigatoriamente está se transformando, os responsáveis por esse setor, precisam pensar de forma estratégica e ter uma nova visão do que o Cloud pode oferecer e pensar, principalmente, nesse novo tipo de trabalhador e suas necessidades.

DM – O senhor identifica como uma tendência para o segmento de ECM o uso de sistemas em nuvem ao invés de sistemas “na caixa”?

AL – Acredito que sim, já que surgiu uma nova perspectiva de negócios e de uso da tecnologia. Esses novos trabalhadores, que estão em vários locais, utilizando dispositivos móveis para acessar as informações necessitam de uma entrega rápida, segura e confiável Os modelos de entrega são alternativas que ajudam a superar algumas barreiras que os sistemas de ECM tradicionais impunham aos trabalhadores. A

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entrevista

Aaron Levie

experiência do usuário foi aprimorada pelo uso da nuvem, tornou-se um ponto de encontro entre quem precisa dos serviços (compradores) e fornecedores.

Essa relação está sendo percebida como importante e vem atendendo às necessidades dos utilizadores e para quem eles prestam serviços.

DM – O que eleva então o Cloud Computing como opção estratégica para grandes empresas para uso de sistemas de ECM? AL – A própria desconexão entre os sistemas tradicionais de ECM e os ofertados na nuvem. Os sistemas tradicionais são basicamente softwares empresariais, precisam da TI como decisor e proporcionam uma atuação limitada aos trabalhadores que podem acessar estes sistemas e são, por exemplo, limitados pelo acesso aos próprios desktops, na hierarquia de acesso da maioria das plataformas e na segurança que esses sistemas precisam e exigem, não podendo “se deslocar” do ambiente físico de trabalho para ser utilizado.

Com a utilização de sistemas de ECM em nuvem, todas estas barreiras são removidas, porque há, necessariamente, uma expansão do ambiente de trabalho.

Quem decide o que e quando acessar é o próprio usuário (não há a necessidade da TI para entregar o serviço), a informação estará disponível, a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo.

Esse conjunto de vantagens é estratégico para as empresas realizarem seus negócios com maior rapidez e atender seu cliente sem restrições de local, hora etc.

DM – Os dois sistemas podem coexistir?

AL – Perfeitamente e vou além eles são complementares. Na nuvem ainda existe a vantagem do CCM -Content Cloud Management como solução complementar ao ECM, isto é, hoje o conteúdo fica muitas vezes estático em um repositório e é dependente

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“Hoje a indústria possui um novo perfil de trabalhador que utiliza de dispositivos móveis e está fora do escritório tradicional” da plataforma como meio e depende também da aplicação da plataforma para os diversos dispositivos. Nesse caso, a adoção do sistema é feita de cima para baixo, preso pelas restrições e pelo firewall. São eminentemente integrações caras, cujo alto custo, torna difícil a implementação. Com a abertura para um sistema que envolve a gestão de conteúdo na nuvem os usuários terão à disposição uma biblioteca de conteúdo dinâmica que pode ser acessada a qualquer hora, em qualquer lugar, por qualquer dispositivo, já que o sistema foi concebido para a Web. Os acessos são executados pelos próprios usuários e podem contemplar plataformas de código aberto, além de terem um baixo investimento inicial, possibilitando a imediata aplicação.

DM – Acessibilidade e colaboração são os grandes atrativos das ofertas em nuvem?

AL – Sim podemos dizer que são os “carros-chefe” que encantam as empresas que optam por soluções em Cloud de modo geral, mas em particular para aqueles que usam sistemas de gestão da informação (ECM).

A acessibilidade é real, não há a necessidade de manutenção de servidores, não há necessidade de upgrades de software ou treinamento de usuários.

No aspecto colaboração, os sistemas CCM

permitem que indivíduos façam seus comentários, assim como a atribuição de tarefas relativas ao conteúdo, além da interação com os outros membros da empresa, clientes, participação em fóruns e outras discussões.

DM – Há outras vantagens explícitas que podem convencer na adoção desse tipo de sistema?

AL – Há sim e elenco outras vantagens como o uso das plataformas de código aberto, pois no CCM pode integrar-se com outros sistemas corporativos. A segurança é outro grande atrativo, pois não é porque os sistema está na nuvem que ele não tenha um sistema de segurança forte agregado.

Hoje, os sistemas em Cloud oferecem segurança baseada em criptografia, senhas de acesso individuais, entre uma série de requisitos normatizados para proteger o conteúdo na nuvem. Ressalto também que as soluções de ECM são complementadas pela adição de uma camada dinâmica na infraestrutura existente que permite facilmente compartilhar e colaborar os ativos de conteúdo.

A rápida implantação das plataformas e sua hospedagem são atrativos importantes para os gerenciadores de TI, assim como transferência de arquivos, a segurança de acesso e a possibilidade de compartilhar conteúdo com outros usuários dentro e fora do firewall corporativo certamente fazem dessa, uma opção viável por vários aspectos.

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INDICADORES Os dados irão crescer 44 vezes nos próximos 10 anos. O número de arquivos crescerá

Até o final de

2013 50%

e os dados que exigem a governança,

metade de todas as empresas será convidada a produzir material de sites de mídia social para e-discovery

em 100 vezes. 500 milhões Fonte: AIIM

Agora são

Fonte AIIM

A maioria dos gerentes relata que os registros de suas empresas estão críticos de imagens de documentos (conversão de papel para digital), que incluem a melhoria da eficiência operacional de

de usuários do Facebook Fonte: The Independent

30

77% 72% US$ 370 50% milhões US$ 2 21% bilhões e do atendimento ao cliente de

bilhões de peças de conteúdo são partilhados a cada mês no Facebook

.

dos executivos indicam que a sua organização usa imagens de documentos para aumentar a conformidade regulatória, enquanto um número ainda menor,

O mercado de plataformas sociais alcançou

em 2009 e chegará a quase

afirma que sua empresa utiliza imagens de documentos para aumentar a vantagem competitiva

até 2014

Fonte: AIIM

Fonte: The Independent

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De acordo com levantamentos do Gartner, até 2015, 50% dos Data Centers terão uma zona de alta densidade, contra menos de 10% em 2010. A área que atualmente registra crescimento mais acelerado dentro do mercado de servidores é a de blade de alta densidade, e essas zonas terão de ser incorporadas à maioria dos Data Centers nos próximos cinco anos. São consideradas pelo Instituto como zonas de alta densidade aquelas que consomem quantidade de energia superior a 10 kW por rack para um determinado conjunto de linhas.

Qualquer rack padrão de servidores blade com ocupação da capacidade acima de 50% estará localizado, necessariamente, em uma região de alta densidade.

Os Data Centers que surgiram nos últimos cinco anos foram concebidos para ter uma distribuição uniforme de energia, em torno de dois a quatro quilowatts (kW) por rack. Com o uso crescente de sistemas de alta densidade, esta configuração tornou-se insuficiente.

Por este motivo, os analistas do Gartner acreditam que as zonas de alta densidade fornecerão o melhor método

para equilibrar a energia e a refrigeração dos diferentes equipamentos de TI (servidores, equipamentos de armazenamento e caixas de ligação em rede) no mesmo Data Center, levando à otimização de custos de energia.

Uma das considerações mais importantes e estratégicas para a concepção de um novo ambiente virtual, segundo o Gartner, é a necessidade de equilíbrio entre as taxas de variação do sistema de TI e o espaço físico em que estão os servidores. Inclusive, este fator pode ser adaptado aos Data Centers já concebidos previamente.

Entre as novas questões no ambiente virtual está a de que o núcleo do problema é o consumo cada vez maior de energia pelas novas gerações de equipamentos de TI. Por isso, a utilização de zonas de alta densidade é eficaz para solucionar este impasse. O Gartner aconselha as empresas a desenvolver espaços suficientemente grandes para acomodar um crescimento da capacidade, de cerca de 20% e 25% do espaço físico do andar no qual está alocado o Data Center.

Fonte: The Independent

Fonte: AIIM

Apenas

Crescimento de Data Centers

Cloud e-mail & DLP A Spamina, fabricante de soluções de segurança para correio eletrônico, apresentou a solução Cloud e-Mail Encryption & DLP, uma nova solução de criptografia baseada em políticas internas das empresas, com a qual as organizações podem garantir a confidencialidade de seus e-mails e evitar o vazamento de informações por meio do correio eletrônico.

A Cloud E-mail Encryption & DLP oferece às organizações uma forma segura de aplicar criptografia aos e-mails sem interromper o fluxo diário de trabalho dos usuários. Com a solução, o controle e o gerenciamento dos e-mails de toda a organização ficam nas mãos do departamento de TI. Ao mesmo tempo, os usuários podem ler seus correios eletrônicos protegidos no escritório ou em dispositivos móveis. O mecanismo da Spamina efetua não apenas a criptografia dos e-mails com base em políticas predefinidas, mas também evita que informações confidenciais sejam distribuídas a destinatários não desejados.

A companhia integrou essa nova solução de Cloud E-mail Encryption & DLP em sua suíte global de Segurança. A finalidade é oferecer aos usuários segurança total de 360 graus para o correio eletrônico. Além disso, aliou o Spamina Email Archiving para o arquivamento de e-mails a esta solução. As três soluções estão disponíveis em Nuvem, Nuvem Privada e Nuvem Pública.

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TOTVS inicia operações no Peru

CARREIRAS Rod Turgeon é o novo vicepresidente de operações (Chief Operating Officer -COO) da Xerox Corporation, que assumirá a subdivisão ocidental de sua divisão geográfica para países em desenvolvimento (DMO West), que inclui os países da América do Sul, América Central, Caribe, México e Brasil.

Divulgação

Fábio Mello, que completou um ano de atividade na Sonda Procwork como gerente comercial de vendas SAP, acaba de assumir a direção da área no lugar de Marcelo Boriero. Para ocupar a posição de Mello, Reinaldo Carletti, atual gestor de negócios SAP, foi nomeado o novo gerente comercial.

A aposta da Sonda Procwork, que faz parte do Grupo Sonda IT, maior companhia latino-americana de Tecnologia da Informação (TI), é levar a este nicho de mercado as diferentes áreas de negócios da empresa.

Diego Martins assumiu o cargo de Diretor Comercial da ZipCode, empresa provedora de informações para marketing, crédito, cobrança e anti-fraude. Martins iniciou sua carreira no segmento de sistemas de Gestão

Divulgação

contratado como diretor comercial da Acesso Digital, empresa especializada em digitalização de documentos no Brasil. Ele vai liderar a equipe de vendas da empresa e será responsável pela condução da ampliação da atuação da Acesso Digital em nível nacional, com a abertura de Unidades nas principais capitais brasileiras, além de gerenciar a força de vendas na comercialização do SAFE-DOC para segmentos já consolidados pela empresa e também para novos mercados.

Marcel Santos é o novo diretor comercial da divisão de BPO – Business Process Outsourcing da Tecnoset. Com 15 anos de experiência na área de TI e comercial, no desenvolvimento de negócios para a área de tecnologia de impressão e de gestão de documentos, Santos desenvolverá a nova unidade de negócios do Grupo, alcançando uma participação de 20% nos resultados da empresa para os próximos três anos.

Christiano Lucena foi nomeado Diretor de Serviços Globais para América Latina da EMC, empresa global de armazenamento e gerenciamento da informação.

O executivo passa a gerir toda a organização de Serviços Globais para a América Latina. Lucena ficará baseado no Brasil.

Divulgação

Edgar Ferretti acaba de ser

de Risco e aos 24 anos assumiu a liderança de uma multinacional, atuando também em empresas como Serasa Experian, onde foi Coordenador Nacional de Expansão; Equifax do Brasil, como Consultor de Vendas e Boa Vista Serviços, onde atuou como Gerente de Canais Alternativos.

Ricardo Guidorizzi novo diretor geral da Recall Brasil, João Carmona, seu antecessor, assumiu o cargo de Diretor Sênior para Novos Negócios na América Latina.

André Nadjarian foi indicado como diretor para a recém-criada área de negócios para o setor público no Brasil da Sonda IT.

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A TOTVS divulgou a abertura da sua nova franquia no Peru. Localizada na capital, Lima, o novo canal terá como alvo as empresas de pequeno e médio porte e focará sua oferta de software, inicialmente, nos segmentos manufatura, serviços, varejo e distribuição e logística. A intenção é levar todo o portfólio da companhia para o país nos próximos anos. O Peru era um dos poucos países da América do Sul onde a companhia ainda não possuía operação, embora já tenha clientes na região, atendidos diretamente do Brasil e de subsidiárias como a Argentina e o México.

Segundo o diretor de operações internacionais da TOTVS, Claudio Bessa, o Peru é um dos países da América Latina que avançará em consumo de ERP nos próximos anos, devido ao seu grande crescimento econômico por conta da ótima capacidade de compra de soluções de informática. “Isso demonstra estabilidade e estrutura para fazermos um bom negócio no mercado peruano”, ressalta ele.

Terceira geração do outsourcing de TI A IBM apresentou uma nova geração de serviços de terceirização em seu portfólio, para simplificar a maneira como projeta, implementa e gerencia infraestruturas de TI. A terceira geração de serviços de outsourcing fornece uma abordagem padronizada, que permitirá reduzir o tempo necessário para o desenvolvimento de infraestruturas de TI em mais de 60% e diminuir os custos de implementação em até 50%.

A IBM identifica como uma das principais ferramentas para esta nova abordagem um conjunto de ativos projetados para integrar processos, softwares, conhecimento de indústria e experiência em pesquisa e desenvolvimento, a fim de criar ‘blocos de soluções’ reutilizáveis e que funcionem como base na concepção e oferta dos serviços de terceirização.

Essa criação de processos preditivos e de ferramentas pré-construídas permitirá, por exemplo, que uma empresa, em vez de passar semanas ou meses projetando um servidor ou um ambiente de armazenamento do zero, possa selecionar sua infraestrutura a partir de um conjunto de ativos pré-desenhados

de máquinas, armazenamento, central de serviço e rede, e entrar em funcionamento dentro de horas ou alguns dias.

Esse novo modelo também poderá estabelecer bases para o desenvolvimento de soluções avançadas de cloud computing, business analytics e soluções por indústria que funcionem como sustentação para as prioridades de negócios das organizações. Os novos ativos foram construídos com base na experiência da IBM em gerenciar ambientes de TI para mais de 1.000 clientes em cerca de 400 data centers de mais de 170 países.

“Esta nova abordagem é resultado de uma série de mudanças que a IBM tem realizado em sua estrutura de serviços desde 2000 e reúne, de forma rápida e simplificada, as iniciativas que a empresa desenvolveu na última década”, afirma Ana Paula Assis, diretora da divisão de outsourcing de TI estratégico da IBM Brasil.

“Esse modelo mostra que pesquisa e desenvolvimento não estão apenas atrelados a produtos e que o trabalho dos pesquisadores pode, e deve, ser aplicado também a serviços”.

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Iron Mountain terá nova área em SP A Iron Mountain investiu em um novo galpão no estado de São Paulo. Para o novo empreendimento, foi firmado contrato com a TRX Realty Investimentos Imobiliários, empresa especializada em operações de Build to Suit para grandes companhias. O acordo foi intermediado pela Jones Lang La Salle, consultoria de investimentos e serviços imobiliários. O novo espaço será construído em um terreno de 96 mil metros quadrados, localizado no município de Santana do Parnaíba, no estado de São Paulo.

O plano da Iron Mountain é oferecer sustentação ao crescimento da operação paulistana, que neste ano deverá superar os 18%, com projeção de mais de 20% para o ano de 2011. Nesta primeira fase do projeto está prevista a construção de um primeiro galpão de 8 mil metros quadrados, que amplia em 50% a capacidade de armazenamento na região.

“Estamos investindo em uma infra-estrutura ainda mais sofisticada e eficiente para atender nossos clientes”, afirma Rogério Abruzzini, diretor Comercial

Rogério Abruzzini, da Iron Mountain e de Marketing da Iron Mountain no Brasil. “Neste novo espaço, primeiramente consolidaremos quatro de nossos galpões. Assim, nossos clientes

ganharão agilidade e eficiência e ainda terão acesso a uma estrutura ainda mais segura e moderna”, complementa o executivo.

Outra característica da nova planta é que está sendo preparada para atender as rigorosas normas de segurança internacionais desenvolvidas pela companhia, incluindo sua tecnologia anti-incêndio, 100% aderente às normas de segurança e proteção contra incêndio americanas. A construção, que tem previsão estimada de 18 meses, está incluída nos planos da companhia de consolidar seus nove galpões em um espaço único, mais eficiente e com controles de segurança ainda mais sofisticados.

Para impulsionar este crescimento acelerado, além de investir em um espaço maior, a Iron Mountain também oferece serviços customizados de acordo com as especificidades de cada setor. Dentre as novas indústrias em que a empresa deseja ampliar a participação estão os segmentos de Saúde, Oil & Gas e a Indústria em geral.

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PROJETO mulTImÍDIA RÚSSIA

Recall constrói primeiro CI A Recall do Brasil está finalizando a construção uma nova unidade em Jarinú, a 76 km da capital, com o objetivo de ganhar nova fatia do mercado paulista.

O novo Centro de Informações (CI) é o primeiro do segmento a adotar a tecnologia dos transelevadores no país.

Previsto para entrar em operação no mês de maio, o novo CI foi erguido em um terreno de 25 mil metros quadrados, tem aproximadamente 5 mil metros quadrados de área construída e 25 metros de altura.

A capacidade total de armazenamento será suficiente para suportar o crescimento dos próximos anos.

O novo modelo de operação que conta com transelevadores já é utilizado em unidades da empresa instaladas fora do país e agora chega ao Brasil. Na unidade em Jarinú, as caixas são acondicionadas em estantes que vão do chão ao teto, separadas por corredores em que estão instalados trilhos por onde correm os transelevadores. A unidade iniciará suas operações com três corredores e duas

máquinas. O projeto completo prevê um total de oito corredores.

O transelevador é uma torre que corre por trilhos e tem acoplada uma cabine que se movimenta no sentido vertical e horizontal, levando o operador diretamente à caixa desejada.

transelevador no novo cI Recall

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A subsidiária da empresa russa ABBYY, empresa global de soluções de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e de Sistemas Linguísticos, anunciou parceria com o Diário da Rússia, em um projeto crossmedia que reúne estação de rádio, portal de notícias e jornal impresso para a divulgação da cultura russa no Brasil e a facilitação de parcerias comerciais entre os dois países.

As informações sobre a Rússia, incluindo noticiário, entrevistas, comentários e música, são divulgadas e transmitidas através dos diferentes segmentos do projeto, com destaque especial para o programa de rádio Voz da Rússia. Operante em dezenas de países há mais de 80 anos, o programa faz parte de um projeto da estatal russa de mesmo nome e está no ar no Brasil desde 15 de março de 2010, com o diferencial de ser a primeira programação produzida totalmente fora do território russo.

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CA e Unisys ampliam aliança A CA Technologies e a Unisys Corporation ampliaram sua aliança para viabilizar a oferta de soluções conjuntas que acelerem a migração dos clientes da virtualização para a nuvem. As soluções combinarão os produtos de gerenciamento de virtualização, de automação e de gerenciamento de serviços da CA Technologies com os serviços de consultoria, planejamento e implementação cloud da Unisys.

A primeira dessas soluções, já disponível na América do Norte, foi desenvolvida para ajudar as organizações a vencer a barreira do “virtual stall” – as complicações que podem surgir com os projetos corporativos de virtualização. Trata-se de um significativo desafio para as empresas, tanto em seus data centers existentes como na medida em que evoluem suas infraestruturas em direção à computação na nuvem.

“A aliança entre CA Technologies e a Unisys dá um impulso extra às potencialidades de cada uma das empresas por meio da oferta de amplas, confiáveis

Rosano Moraes, VP da CA Technologies e seguras soluções cloud”, afirma Rosano Moraes, vice-presidente de Virtualização, Gerência de Serviços e Automação da CA Technologies para a América Latina.

Armazenamento ultrapassa recordes A EMC, apresentou um novo sistema de armazenamento unificado VNX, foi reconhecida como líder em rendimento no setor, segundo indicação dos novos testes independentes de benchmark. Segundo os dados da última avaliação SPECsfs 2008_NFS.v3 de Standard Performance Evaluation Corporation (SPEC), que mede o rendimento dos arquivos de rede e os tempos de resposta geral, o sistema de armazenamento EMC VNX ultrapassou os recordes dos parâmetros anteriores.

O OEMC VNX Series também demonstrou o menor tempo de resposta geral (ORT, pela sigla em inglês) dos sistemas testados e, assim, posicionou-se em primeiro lugar com um tempo de resposta de 0,96 milésimos de segundo. Os tempos de resposta mais rápidos possibilitam que os usuários finais acessem a informação de forma mais rápida e eficiente. Os novos recordes de rendimento foram atingidos graças à arquitetura modular de armazenamento.

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Business Continuity

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Continuidade dos negócios Fornecedores falam de desafios e tendências na área de continuidade de negócios e de recuperação de desastres

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aturais ou provocados pelo homem, acidentes sempre acontecem. Desde tragédias de grandes proporções – como o recente tsunami no Japão, que ceifou vidas, destruiu cidades e interrompeu operações de gigantes como a Toyota, Nissan e Sony – a falhas internas que levam à queda de sistemas, as empresas sempre estarão sujeitas a situações inesperadas e com potencial de impactar negativamente o negócio. Isso, combinado à forte dependência das companhias em relação a dados eletrônicos e ao aumento das necessidades de backup, storage e segurança, tem feito conceitos como continuidade de negócios (Business Continuity, ou BC) e recuperação de desastres (Disaster Recovery, ou DR) ganharem força no radar das corporações, em especial nas pautas dos departamentos de tecnologia.

Sob o guarda-chuva desses dois conceitos, estão todos os hardwares, softwares e serviços voltados para a prevenção de perdas de informações cruciais para o funcionamento do negócio. Segundo a ABI Research, trata-se de um mercado que deverá superar globalmente US$ 39 bilhões em 2015 – contra US$ 24,3 bilhões na virada para 2010. A expansão é impulsionada pela maior integração dessas tecnologias a sistemas importantes de TI e por tendên-

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Business Continuity

Andriolli. Para dar ideia do benefício dessa tecnologia, ele informa que, dependendo do tipo de negócio, a taxa de mortalidade no primeiro ano de empresas que ficam três dias “fora do ar” pode chegar a 50%. “Conheço empresa que perdeu milhões devido a desastre e descobriu que a solução preventiva para aquele problema lhe teria custado um vigésimo do prejuízo que amargou”, diz Andriolli.

As coisas avançaram muito também no âmbito dos testes para recuperação de desastres. No caso de ambiente virtual, há ferramenta que automatiza e simplifica o processo de recuperação. “Podemos virtualmente criar e replicar um datacenter, provando que funciona”, afirma o engenheiro. Ele cita uma grande marca do setor financeiro brasileiro que reduziu o tempo das chamadas “viradas”, que é a transferência da operação para um segundo datacenter, caso o primeiro falhe. “Antes, o processo era todo físico e demorava dias. Hoje, eles só precisam de 30 minutos para transferir e retomar a operação dos sistemas e dados que respondem por 70% do seu faturamento”, diz.

Os perigos do downtime Daniela Costa, diretora de canais de volume da CA para América Latina, alerta que a maior parte das empresas foca seus esforços na realização do backup, mas negligenciam o tempo de recuperação no advento de uma falha. “E quanto maior o downtime (tempo em

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que os sistemas de TI ficam fora do ar), maior o impacto financeiro”, diz a executiva, que se baseia em pesquisa realizada em 2010 junto a empresas norte-americanas, para dimensionar o prejuízo: devido ao downtime, seja planejado ou acidental, as empresas perdem 29% do seu poder de gerar receita, o que significa fuga de mais de US$ 26 bilhões em receita. “Esta realidade também se aplica ao Brasil”, diz a especialista.

Não por acaso, as empresas que mais reduzem ou mesmo eliminam os impactos negativos das interrupções são as que implementaram estratégias mais eficientes de recuperação. Segundo a diretora da CA, isso implica o cumprimento de etapas essenciais, como a definição dos dados e dos sistemas críticos para o negócio. A partir daí, parte-se para o desenho da estratégia para minimizar os períodos de downtime, com base em políticas preventivas de proteção desses dados e aplicações. A política de backup pode estar associada a uma política de arquivamento, em que o cliente cria regras de retenção em disco ou na nuvem. “O ponto crítico para o cliente é a decisão em relação a quais dados e aplicações serão gerenciados internamente e quais serão gerenciados na nuvem”, diz.

A diretora aproveita para mencionar a ampla família de produtos da CA, que abrange desde backup, restauração e replicação de dados até solução para teste de política de prote-

Esforço multidisciplinar áreas envolvidas na recuperação de desastres Especialistas recomendam às empresas manter equipes de recuperação de desastres que cubram todas as competências necessárias, para atuar tanto no desastre em si quanto nas simulações. Nem todos os membros da equipe precisam ser contatados em todos os desastres/incidentes.

n Finanças - autoriza a despesa n Gestão - supervisiona Fonte: Info-Tech Research Group

cias como virtualização e serviços em nuvem (Cloud Computing). Segundo a ABI, esses dois modelos de computação simplificam e reduzem os custos para manutenção das operações essenciais, caso máquinas, sistemas ou mesmo todo o prédio se tornem inutilizáveis, qualquer que seja o motivo.

A exemplo do resto do mundo, no Brasil as corporações dos setores financeiro estão entre as mais avançadas nessa área, devido em parte às regulamentações a que estão submetidas, tanto aqui quanto no exterior. “O Banco Central brasileiro exige que toda instituição financeira tenha um plano de continuidade de negócios”, exemplifica André Andriolli, engenheiro de sistemas da VMware Brasil. Em sua base de clientes, a subsidiária local da VMware observa que, na esteira da popularização dos servidores virtuais, surgiu um interesse renovado dos empresários por questões relativas a proteção de dados, informações e aplicações.

“Isso porque decisões de investimentos em Business Continuity, que eram difíceis, foram facilitadas com tecnologias como a nossa”, afirma o engenheiro.

Referência mundial em virtualização e infraestrutura de nuvem, com ofertas que incluem plataformas para virtualização e desenvolvimento de software na nuvem, além de ferramentas de colaboração, a VMware prevê mais investimentos em BC na medida em que a virtualização se acelera nas empresas. “Em 2010, pela primeira vez, o servidores virtuais disponibilizados no mundo superaram os físicos”, diz Andriolli.

O que ocorre é que avanços tecnológicos, combinados à virtualização, permitiram elevados níveis de disponibilidade por meio de máquinas mais baratas. Antes, um diretor de tecnologia precisava de tecnologias caras, como mainframe, para proteger todos os sistemas críticos. “Hoje, usa-se plataforma aberta com redução de custo, agilidade e flexibilidade, pontos altamente ligados à continuidade de negócios”, diz o especialista.

O importante, ele destaca, é que, além de reduzir gastos com máquinas, a virtualização faz com que as aplicações não dependam delas, no caso de incidentes. Se o hardware falhar ou estiver indisponível, dados e sistemas poderão ser acessados a partir de qualquer outra máquina, remotamente. “Isso é essencial em casos como de alagamentos, quando as vias para acesso à empresa ficam bloqueadas”, diz

n Recursos Humanos - direciona a comunicação interna n Instalações (facilities) - garante a segurança dos edifícios n Assessoria de imprensa/relações públicas - direciona a comunicação externa n TI - restaura os serviços

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ção e tecnologias de deduplicação (para eliminação da duplicidade dos dados no backup), e para salientar a relevância de tecnologias de proteção contínua de dados, sobretudo para empresas que necessitam de um período de restauração muito curto. “Com essas tecnologias, pode-se recuar para um cenário minutos ou segundos antes da ocorrência do desastre, o que minimiza a perda dos dados”, diz.

Recuperar dados críticos e manter a empresa operacional a partir de qualquer lugar e por meio de qualquer equipamento, em qualquer plataforma, com uso de qualquer rede de telecomunicação, é uma grande tendência no âmbito das estratégias de BC, segundo Luíz Szente, gerente de novos negócios da Citrix Brasil. “Com tecnologias como a virtualização e a possibilidade de acesso a informações e execução de aplicações remotamente, os profissionais podem trabalhar até mesmo a partir de suas casas, sem precisar de helpdesk para substituir a máquina ou baixar aplicativos, porque irá se conectar a um ponto central onde estarão sistemas e dados, e que pode inclusive estar na nuvem”, explica o gerente. Além disso, o profissional pode dispensar notebooks em viagens e deslocamentos, porque tudo o que ele precisa pode ser carregado em um pequeno dispositivo, que pode ser conectado a qualquer máquina, acrescenta o gerente.

A tecnologia Citrix transmite imagens para desktops, notebook, tablets ou smartphones usando protocolo de transmissão de apenas 15 kilobits por segundo. Isso ocorre porque não são transmitidas todas as informações que fazem uma imagem, e sim a equação que fornece os pixels. “Além disso, quando há mudança de tela, é transmitida apenas a parte que mudou, e não a equação inteira. Isso é um grande avanço em termos de velocidade e segurança, dificulta a ação de hackers”, diz.

Entre os clientes da Citrix que se valem da virtualização para assegurar a continuidade dos seus negócios está a Cocamar, cooperativa agroindustrial que, a cada seis meses, tinha de trocar computadores danificados pela poeira gerada pelo processo computadorizado de pesagem de caminhões carregados de soja. As paradas para conserto ou troca dos computadores geravam filas de caminhões e a cooperativa perdia transações. “Agora, eles usam thin clients selados, com acesso a informações e aplicações remotas e com vida útil de no mínimo dois anos, o que garantiu a continuidade do negócio da co-

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operativa”, diz o executivo. Szente salienta, por fim, a importância de o site alternativo de uma empresa estar sempre ativo, mesmo que apenas parcialmente. “A tecnologia Citrix se encarrega de ativar automaticamente os demais servidores, caso detecte aumento de carga”, diz.

Ação multidisciplinar Paulo Prado, gerente de marketing de produtos da Symantec para a América Latina, destaca que os planos de Business Continuity devem ter procedimentos multidisciplinares que envolvam pessoas, processos e tecnologia. Para a fornecedora, é importante também que a política de BC avalie e dimensione os riscos de tipos diferentes de perdas de dados. “O ERP, sistema responsável pelo faturamento e cobrança, não pode parar por mais de meia hora sem causar grandes prejuízos para a companhia”, exemplifica o gerente, que recomenda às empresas buscarem um cenário de replicação em tempo real.

Tão importantes quanto a retenção dos dados é o RPO (Recovery Point Objective), ou a periodicidade dos backups, na opinião de Prado. São dois fatores que, ditados pelo negócio e ajustados pela área de TI, determinam qual é o volume total do espaço para backup, combinado com o volume de dados a serem protegidos.

Nesse contexto, uma boa prática é o uso de mecanismos de compressão e deduplicação, por gerarem economia de espaço de armazenamento e reduzirem custos.

Na avaliação do gerente, embora sistemas de backup na nuvem já sejam oferecidos (compra de espaço externo para guarda de dados), questões relativas à largura de banda podem limitar a quantidade de dados e a rapidez com que o backup é realizado nesse ambiente. Além disso, ele alerta que administrar disponibilidade e segurança de dados em provedores externos pode se tornar uma dor de cabeça, principalmente em mercados verticais com forte regulação.

Mapa de risco Multinacional que se originou no começo da década de 1950, a Iron Mountain tem a contingência no seu DNA. “Atuamos nesse segmento desde o período pós-segunda guerra mundial e início da guerra fria, época em que galerias desativadas de minas de ferro foram oferecidas às empresas para execução dos seus planos de contingência”, informa Rogério Abruzzini, diretor de marketing e comercial da Iron Mountain no Brasil. Ele explica que o principal negócio

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Business Continuity Conheça algumas tecnologias envolvidas em estratégias de Business Continuity 1. Mídias de armazenamento n Fita magnética (magnetic tape) n Fita óptica (optical tape) n Armazenamento em disco (disk storage) n Drives de estado sólido (solid state drives)

2. Configurações de armazenamento de dados n Armazenamento anexado direto (direct attached storage) n Rede de armazenamento (storage area network) n Armazenamento anexado à rede (network-attached storage) n Raid (redundant array of independent disks) n Clustering n Biblioteca de fita virtual (virtual tape library) n Electronic vaulting n Journaling n Replicação (replication) n Proteção contínua de dados (continuous data protection)

3. Softwares de planejamento de continuidade de negócios

Fonte: ABI Research

n Software de backup online n Software e desduplicação de dados

4. Softwares de Business Continuity e Disaster Recovery da companhia é oferecer serviço de armazenamento das mídias e ser parte integrante do plano de contingência dos clientes. “Às vezes, uma parte do plano da empresa consiste exatamente da garantia de que a Iron Mountain entregará a maleta com as mídias de backup, para que seja feita restauração em outro site”, diz o executivo, acrescentando que a multinacional também faz testes de contingência para cumprimento de compliance interno.

Pelo menos em sua base de clientes, Abruzzini observa que, embora mais avan-

çado nos segmentos financeiro, securitário e farmacêutico, o tema Business Continuity tem se tornado igualmente prioritário em todos os demais setores. O que varia – ele esclarece – é o de mapa de risco de cada companhia, que serve de base para a definição dos planos de contingência. Esse mapa é importante, segundo o diretor, porque mostra a natureza, a frequência e o tamanho dos potenciais riscos e danos a que está sujeita uma companhia. A partir daí, entende-se a complexidade da redundância e da contingência requeridas e tem-se uma medida do investimento necessário. “Temos clientes que decidem por tripla redundância da contingência, outros nos enviam diariamente a mídia com as suas informações para backup, enquanto outros tantos realizam esse procedimento apenas uma vez por mês”, diz o diretor, explicando que essas decisões de backup estão diretamente atreladas às políticas internas de retenção, que levam em conta o nível dos riscos que a empresa está disposta a correr e quanto tem para investir.

Entre as principais tendências observadas por Abruzzini estão o barateamento e o aumento da capacidade das mídias físicas, e a elaboração e execução do plano de contingência com a participação de fornecedor externo. Esta tendência ganha mais força quando empresas que tocam o backup dentro de unidades próprias enfrentam desastres com sérios prejuízos. “Um exemplo foi o incêndio que atingiu o prédio da Eletrobrás, no centro do Rio de Janeiro. O backup era feito correta e religiosamente, mas as informações eram guardadas no mesmo prédio que se incendiou”, lembra.

A mobilidade é outra forte tendência mencionada por Abruzzini. É permitida por softwares que realizam backup remoto quando o usuário conecta o seu equipamento à rede.

“O backup das informações é feito em real time e quantas vezes o usuário programar, de maneira que as informações essenciais à continuidade do seu trabalho ficam armazenadas em servidor remoto”, explica o diretor. “Se os computadores da empresa forem danificados ou o notebook do funcionário for roubado, basta acessar com outro equipamento, via internet, as informações que estão no servidor da Iron Mountain ou em outro site da própria companhia”, complementa. Na avaliação do executivo, a tendência é que essas soluções façam parte do plano de contingência, como

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primeiro recurso. “As mídias físicas, embora de igual importância, passam a ser o último passo do plano, como recuperação da informação”, diz.

Apesar de destacar a importância da virtualização como driver do mercado de Business Continuity, Abruzzini ressalta que as estratégias de BC jamais prescindirão da contingência física ou redundância relativa às informações. “Por mais que se virtualizem os ambientes, no fim do dia eles estarão povoados de informações que precisam ser backupeadas e armazenadas em outro local, porque se houver problema no ambiente virtualizado, o restore precisará das informações armazenadas em outro lugar”, diz.

O fator humano Consciente de que nem todas as empresas testam os seus planos de continuidade de negócios e de recuperação de desastres, por se tratar de ação trabalhosa e não isenta de riscos, a NetApp oferece em seu portfólio de soluções várias funcionalidades que permitem a realização de testes sem a decretação de desastre. “Os dados do site de origem são disponibilizados no site de destino, de forma que a empresa possa aplicar testes para ver se o ambiente está operacional”, explica Ariovaldo Almeida, engenheiro de sistemas da NetApp, especializada em gerenciamento e armazenamento com funcionalidades embutidas que permitem às empresas, sem ferramentas adicionais, proteger os dados espelhando-os de um site para outro.

O executivo diz que a tragédia com as Torres Gêmeas (nos Estados Unidos, em 2001) foi um marco para a conscientização dos empresários quanto à importância de incluir em suas políticas de proteção de dados o espelhamento dos mesmos em outro lugar que não as suas instalações primárias. “Clientes nossos da área financeira foram atingidos em cheio por aquela tragédia, mas mantiveram o negócio operacional porque seus dados, informações e sistemas essenciais estavam replicados fora daqueles prédios e da região”, lembra Almeida.

Ele ressalta, por outro lado, que essa precaução de nada adiantaria se não houvesse recursos humanos capacitados para agir com rapidez e eficiência na pós-tragédia. “É uma questão óbvia, mas muitas empresas se esquecem que pessoas capacitadas são parte fundamental em um plano de continuidade de negócios e de recuperação de desastre”, finaliza. www.docmanagement.com.br

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Walter W. Koch

EIM - Gestão da Informação Corporativa Josetti Capusso

Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pósgradução da Fesp e Unip.

Implementou alguns dos maiores projetos do País.

Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001.

Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

Q

uando a indústria da gestão da informação não estruturada começou a sair do mundo analógico (papel e microfilme) na década de 80, a imagem digital foi o primeiro passo. Na década de 90, com a popularização dos PCs e sua capacidade de gerar grandes volumes de documentos digitais, novas funcionalidades foram surgindo, criando o mercado do EDM (Electronic Document Management) traduzido no Brasil como GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Na década de 2000 a Internet revoluciona a forma de disponibilização da informação através da separação entre conteúdo e forma de apresentação, trazendo novas necessidades, supridas com o ECM (Enterprise Content Management) ou GCC (Gestão do Conteúdo Corporativo).

No início de mais uma década estamos começando um novo ciclo tecnológico. Novos desafios se apresentam, como a gestão de conteúdo em redes sociais, o uso cada vez maior de dispositivos móveis (quem acompanha os números do mercado de tablets sabe do que estamos falando) e, principalmente, a possibilidade de converter conteúdo não estruturado em conteúdo estruturado, ou seja, processável pelos tradicionais sistemas de processamento de dados.

Talvez uma das formas mais fáceis de tornar este fenômeno palpável é explorar o novo site da Folha de São Paulo – http://acervo.folha.com.br – onde se encontra o acervo digitalizado de jornais do grupo dos últimos 90 anos. Obviamente os últimos anos já estavam em arquivos digitais pesquisáveis, mas edições da década de 30 não eram disponibilizadas. Em um trabalho memorável, a Folha digitalizou todo o acervo com resolução que permitisse o uso de algoritmos de OCR sobre essas imagens, gerando um banco de dados que permite pesquisar todo o texto. Os novos usos que poderão ser dados a este acervo dependem somente da imaginação. Com o uso de ferramentas de mineração de texto e BI – Business Intelligence, podem ser feitas extrações e análises de informações que até há pouco tempo não eram imaginadas.

Esta revolução dos acervos faz com que a indústria passe a se intitular EIM (Enterprise Information Management ou Gestão da Informação Corporativa), já que as linhas entre o conteúdo

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estruturado e não estruturado ficam cada vez mais tênues. Trechos de um arquivo XML de um documento podem ser utilizados como conteúdo estruturado (lembrando que boa parte das ferramentas de produtividade hoje gera documentos nesse formato); padrões de imagens e de sons podem ser reconhecidos (consequentemente, estruturados).

A ex-CEO da XEROX, Anne Mulcahy, já afirmou que “conteúdo não estruturado é estúpido e antiquado. É caro, complexo e não gera vantagem competitiva.” A sua afirmativa aponta exatamente para a conversão de conteúdo não estruturado em conteúdo estruturado permitindo novos usos e, consequentemente, mais ganhos com a adoção da tecnologia.

Usando a linha de raciocínio do XML como exemplo. Qual a diferença entre um arquivo de dados exportados em XML e uma nota fiscal eletrônica ou um arquivo de editor de textos salvo nesse formato?

Os novos desafios que estão por trás dessa convergência tecnológica são grandes e já abordamos anteriormente. Em breve, quem será o responsável pela informação nas organizações? O CIO (Chief Information Officer) ou o CKO (Chief Knowledge Officer) ou o RM (Records Manager) responsável pelos arquivos intermediários e inativos?

Que desenho deverá ter a arquitetura corporativa para suportar de forma integrada a gestão de repositórios de conteúdo estruturado e não estruturado? Imagine que o usuário vai querer ter em um único ponto de acesso os telefonemas, imagens de documentos, arquivos de dados e emails associados a uma determinada transação de negócio, obtidos através de um único argumento de pesquisa.

As organizações precisam se preparar para entrar efetivamente na Era da Informação onde não existem mais fronteiras entre tipos de conteúdo e tecnologias, com reflexos não só nas formas de fazer negócio, mas também nas estruturas organizacionais.

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Um grande ano para o Brasil

Missão de executivos organizada pela Revista Document Management reuniu um grupo de profissionais que viajaram aos Estados Unidos para ver in loco experiências em projetos de Enterprise Content Management em departamentos do governo americano.

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izer que o mundo está diante de uma mudança radical no que diz respeito à gestão de documentos é o mesmo que “chover no molhado”, não é mesmo? A consciência da importância de entender e colocar em prática as metodologias e implementar as tecnologias disponíveis no mercado global de Information Management está mais viva para todos e cresce em importância a cada momento para empresas de todos os portes e verticais da economia.

Por isso, mais uma vez, a Revista Document Management reuniu especialistas, empresários e responsáveis pela coordenação de departamentos de gestão da informação para uma agenda de visitação a departamentos do governo americano, que abriram suas portas especialmente para esse grupo visitar e conhecer seus projetos na área de Enterprise Content Management (ECM).

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missão document management

Além das visitas técnicas, o grupo também teve a oportunidade de participar do Congresso Info 360, realizado na cidade de Washington durante os dias 21 a 24 de março, no Edward G. Washington Convention Center.

Visitação De acordo com uma agenda preestabelecida, o grupo que embarcou para os Estados Unidos no sábado, 19, iniciou na segunda-feira, 21, as visitas técnicas a departamentos de estado do Governo americano.

O primeiro encontro foi no The Government Printing Office (GPO), responsável por imprimir produtos como jornais, revistas, brochuras com informações relevantes do governo, assim como todas as resoluções, leis e adendos do Congresso. A função desse departamento, muito parecida com a da Imprensa Oficial brasileira, é a de dar publicidade a todas as resoluções do governo por meio de

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suas publicações, pois somente é após sua publicação que tanto leis quanto decretos passam oficialmente a ser considerados legais.

Hoje, o GPO edita digitalmente a maioria de suas publicações e distribui para as bibliotecas públicas em todo o país. A Missão esteve no GPO e pode conhecer de perto todas as mudanças tecnológicas que o departamento implementou nos últimos anos cujo principal foco está na Arquitetura da Informação.

Além disso, há nesse projeto toda uma cultura de preservação da informação cujo modelo desenvolvido internamente está sendo desenvolvido há quase uma década.

Segundo Adam Schwartz, responsável pelo planejamento do Program Management Office (PMO) e que recebeu a delegação brasileira, o projeto, que teve início ainda nos anos 90, passou por várias fases até hoje e resultou em um sistema chamado FDsys. Trata-se de um Sistema de Gerenciamento de Conteúdo

que controla com segurança o conteúdo digital em todo seu ciclo de vida, para garantir a integridade do conteúdo e sua autenticidade.

O FDsys é também um silo de preservação, pois segue os padrões do sistema de arquivamento americano (NARA) para garantir a preservação a longo prazo e o acesso aos conteúdos digitais. Possui ainda um avançado motor de busca, que combina a criação de metadados com a tecnologia de pesquisa moderna para garantir uma experiência de pesquisa da mais alta qualidade.

“Era imprescindível que o sistema atendesse a essas três premissas, com base na atuação desenvolvida no departamento, e que hoje é considerado um modelo para vários outros departamentos americanos”, ressaltou Schwartz.

A lição mais valiosa obtida com a organização do projeto, segundo seus responsáveis no GPO, foi a criação de uma arquitetura de informações que é pública e permite que ou-

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tros departamentos possam usufruir dessa experiência de forma simples e com garantias, já que os resultados são os mais positivos possíveis.

Na segunda parte do dia, os membros da delegação foram ao District of Columbia Department of Human Services, que está em pleno processo de transformação de seus processos baseados em papel em documentos digitais pesquisáveis, o que permitirá ao departamento atender a uma grande parcela da população que procura por benefícios sociais por meio desse departamento.

O projeto que utiliza a ferramenta FileNet, da IBM, está implementando a digitalização de aproximadamente 22 milhões de páginas, que compõe os arquivos dos beneficiários do Distrito de Columbia. Nas fases subsequentes do projeto, a ferramenta também será utilizada para manter e arquivar eletronicamente os documentos e formulários preenchidos pelos beneficiários, de acordo com as pretensões e os programas sociais a que têm direito.

O projeto prevê a guarda das imagens dos documentos em um repositório apto e seguro para pesquisa e utilização por vários funcionários do departamento situados em distintas localidades.

Para Arlene Conover, encarregada pela implantação do projeto no Distrito de Columbia, tanto o sistema escolhido quanto o

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treinamento ainda estão em curso, mas os benefícios do sistema já começam a ser sentidos no dia a dia do departamento, seja pela facilidade da operação seja pela agilidade que ele proporciona aos atendimentos”, reforçou.

A missão técnica Document Management esteve na quarta-feira, 23, no Government Accountability Office, departamento de contabilidade do IRS (Internal Revenue Service), área responsável pelo Serviço da Receita americana que deu início a um projeto de implementação de categorização e classificação de seus documentos. O GAO possui uma semelhança com o TCM (Tribunal Superior de Contas do Município), no Brasil.

No GAO, os participantes puderam aprender sobre o projeto, conhecer as lições assimiladas durante o desenvolvimento e entender como eles implementaram as categorizações e classificações em seus documentos.

O departamento realizou toda uma sistemática de taxonomia para facilitar as buscas por documentos num acervo bastante expressivo. O objetivo do projeto foi dar uma linearidade aos termos mais conhecidos e utilizados pela área e também facilitar as pesquisas de usuários internos e externos.

Conforme explicou Bonnie Muller, responsável pela área de Knowledge Services, que pertence ao grupo de desenvolvimento desse projeto, “a implementação da taxonomia

e da análise de texto ajudam na publicação, manutenção e arquivamento dos documentos, assim como na sua indexação, nos processos de busca, na categorização e na extração da informação sempre que ela for necessária”.

Após o desenvolvimento do sistema, houve uma melhoria significativa na experiência dos usuários na busca por informações.

Agora o sistema está sendo preparado para se integrar a silos de informação federadas da União. “A análise de textos, neste caso, é a espinha dorsal da busca das informações e a porta para a gestão do conhecimento dentro e fora do departamento”.

Na quinta-feira, 24, Stephen Levenson, recebeu os participantes da Missão Document Management na AIIM Headquarters em Washington. Levenson fez uma apresentação sobre as US Distritct Court, que são as varas regionais do sistema judiciário americano, numa palestra especialmente desenvolvida para os participantes brasileiros. Os membros da comitiva puderam conhecer detalhes sobre o processo de gestão desenvolvido pelo departamento, que aumentou consideravelmente devido ao alto volume de processos.

O grupo também observou como os Tribunais Distritais locais atuam e o que houve com o processo de trabalho dessas cortes, que passaram a receber uma elevada quantidade de documentos, também utilizados em processos judiciais em diferentes instâncias.

Devido ao aumento dos casos, com várias demandas diferentes, que às vezes até se interligam em questões judiciais sequentes, nos últimos dois anos, os processos passaram por uma modificação, que incluiu toda uma reestruturação do sistema documental das cortes regionais. Os Tribunais Distritais americanos estão em processo de implementar o uso do PDF/A (ISO 19005) para seus documentos, a fim de preservá-los para as gerações futuras.

Na visita, Levenson ressaltou que o formato de arquivo é uma parte crítica em um modelo de preservação. “Nos negócios a necessidade e a demanda do mercado consumidor estão muitas vezes fora de sincronia no aspecto de atualizar as conversões dos documentos digitais e os programas que eles utilizam. Para isso, o PDF/A oferece vantagens de mercado para quem o utiliza”, explicou.

Hoje, o sistema judiciário de cortes distritais possui um acervo de 500 milhões de documentos, com várias procedências (programas, con-

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missão document management A Comitiva Graças ao patrocínio da EMC, Fujitsu do Brasil, OrInfo e Stoque, o grupo de executivos brasileiros teve a oportunidade de conhecer e compartilhar experiências com desenvolvedores de projetos nos Estados unidos, enriquecendo a visão que possuem da indústria mundial de gerenciamento das informações.

Fizeram parte da Missão Document Management 2011: André Citriniti (Bradesco); Arnaldo David (Guia Business Media) Carlos Rodrigo Montagner (CBC); Claudio Chaves (OrInfo); Emerson de Freitas (Stoque); Fabiano Queiróz (Johnson&Johnson Brasil); Felipe Ornellas (Attento); Irineu Granato (Montreal); Marcel dos Santos (Tecnoset); Marcos Alves de Oliveira (Stoque); Mário Aires (Bradesco); Maximillian Adelmann (ScanSystem);

versões, fontes etc). A escolha por um padrão que atendesse a toda essa diversidade aconteceu gradativamente e foi sendo aplicada de forma a obedecer também às normas ISO, devendo incluir brevemente o padrão XML. “Além de ter um padrão aberto, o PDF/A foi desenvolvido para um vasto conjunto de usuários, está sujeito a uma análise técnica rigorosa, permite a preservação a longo prazo e não é dependente da existência de um determinado programa para sua leitura. Isso tudo dá aos responsáveis pelos arquivos um controle total sobre seus documentos”, concluiu Levenson.

Essa foi a última visita programada para a missão Document Management, que teve também a oportunidade de conhecer a exposição de produtos e tecnologia, com todas as novidades dos fabricantes norte-americanos, e os mais recentes lançamentos mundiais. O grupo participou ainda de várias seções do congresso que ocorreram no Edward G. Washington Convention Center.

Patrocínio

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Miriam Garcia Lara (Acellor Mitall); Murilo Taranto (Stoque); Nelson Yassuo Ossanai (Fujitsu do Brasil); Rodrigo Rossoni Ribeiro (FastScan); Sérgio da Costa Correa (Docsys); Sonia Stropa (LessPaper); Susana Batimarchi (Guia Business Media) Wallace de Melo (Stoque); Walter Koch (Imageware); Wanderley Marcussi (Citibank); Wilton Tamane (CNC)

Conferência Executivos da Western Union, Oracle, Box. net, EMC, LinkedIn, Google, Microsoft, IBM, AIIM, do FDA (departamento que cuida da regulamentação de drogas nos Estados Unidos), e do National Reconnaissance Office estiveram no auditório principal da Info360, no Walter E. Washington Convention Center, no primeiro dia do evento deste ano. “A programação reuniu palestrantes que acreditamos ser os líderes em suas áreas, e suas empresas são consideradas as mais importantes desenvolvedoras de tecnologia no setor de content management”, disse Tom Bliss, diretor de Eventos da Questex Media Group, os produtores do evento. “Os participantes ouviram os principais executivos de algumas das mais inovadoras companhias do mundo, dos setores público e privado”, complementou.

Na abertura do evento, o presidente da AIIM, John Mancini, falou da importância das

Promoção e Realização

mídias sociais no mundo do ECM e reforçou que o futuro da gestão da informação segue uma tendência já bastante disseminada, que hoje permeia também o mundo dos negócios: a dos negócios sociais.

Em sua apresentação, “Why use a blacksmith to fix your car?”, Mancini reforçou a idéia de transição do mercado da velha sistemática de arquivamento de papel, que passou por todas as etapas de transição para os sistemas digitais, e agora se encontra diante de uma nova fronteira a Era do Facebook.

“A indústria de Content Management tem um desafio pela frente, que é o de estar atualizada tecnologicamente e ao mesmo tempo atender as necessidades da sociedade diante dos sistemas de comprometimento, isto é, diante de uma nova etapa na maneira de se relacionar com seus clientes e com o conteúdo gerado na troca de informações amplificadas pelas redes sociais, wikis e todo um novo universo social disponível, hoje, nesse mercado”, enfatizou o presidente da AIIM. Para ele, as fases de transição ditam exatamente a maneira de as empresas se relacionarem no mundo dos negócios e aqueles que demoram a perceber essas mudanças estão fadados ao insucesso.

“As experiências hoje devem atender certos requisitos importantes, que são os de ser social, local e móvel (SoLoMo). O desafio dos CIOs é integrar as necessidades de seus consumidores, que entram como força consumidora e de trabalho, filhos da Era do Facebook, e exigem que essa estrutura a que estão acostumados seja permanente, retirando os CIOs da condição de ditadores para a de colaboradores da tecnologia”, reforçou Mancini. À noite, o encontro contou com o AIIM Dinner’s Award, no qual são premiados e laureados todos os membros dos capítulos da entidade, empresas, projetos e pessoas que se destacaram no último ano. Na oportunidade, Mancini falou da mudança que está ocorrendo na entidade, e que reassumirá o comando da exposição e da conferência no próximo ano.

Além disso, afirmou que a associação continuará mantendo o foco nos seus treinamentos e certificações.

Agência Oficial

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gestão

Wilton Tamane

ECM na área pública Josetti Capusso

Wilton Tamane é administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos wiltontamane@gmail.com

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

A

cada dia a digitalização de documentos vem se tornando uma ferramenta importante quando se trata da otimização de processos e segurança, preservação e organização de conteúdos em mídia papel.

Porém, sempre que se fala em digitalização de documentos, pontos importantes podem não ser devidamente considerados. Um deles, como mencionado de forma rápida na minha matéria anterior, é a importância do uso de uma metodologia na condução não só de projetos que envolvam digitalização, como de projetos de qualquer natureza. Este assunto é mostrado com muito mais propriedade pelo Prof.

Tadeu em sua coluna.

Outro ponto que considero de suma importância seria incluir no escopo de qualquer projeto de digitalização a otimização e melhoria dos processos, pelos quais o acesso e geração de documentos em papel seriam minimizados ou até eliminados. Ou seja, quando falamos de digitalização, devemos também pensar que todo o ciclo de vida dos documentos seja na forma digital e não de forma mista, com a criação no formato digital e a transação e processamento em papel. Sem isso, estaremos prolongando ou deixando para um futuro distante a solução definitiva para a questão do gerenciamento de documentos em papel.

Temos que entender que hoje convivemos com dois mundos muito diferentes e opostos. Um onde o papel impera, cresce e se acumula, dificultando qualquer forma de gerenciamento e é o motivo pelo qual os projetos de digitalização proliferam em abundância. E outro onde os conteúdos e documentos são predominantemente digitais, ou seja, já nascem na forma digital.

Em ambos os casos, ainda fica muito a dever a questão da gestão e organização destes documentos e conteúdos. Transportamos para o mundo digital as mesmas falhas e os mesmos procedimentos do mundo papel. Praticamente só mudamos a mídia em que o conteúdo é guardado.

Entre estes dois mundos, a digitalização vem a ser a melhor solução, transportando para o mundo digital conteúdos e documentos em papel e com isso, se não evitamos a geração de documentos em papel, ao menos evitamos a circulação destes nos processos de negócio. A digitalização deve ser encarada como uma ferramenta de transição, portanto o novo cená-

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rio deverá ser contemplado na elaboração de projetos de GED/ECM. Em uma palestra no AIIM Show, foi mencionado o efeito Google, que por sua velocidade na busca e na capacidade de dar ordem ao caos, passa a falsa sensação de que não precisamos nos preocupar com a organização do conteúdo, pois sempre haverá uma ferramenta poderosa que encontrará a informação de que precisamos.

De fato, o Google tem evoluído muito, acrescentando mecanismos interessantes para filtrar os resultados da busca, facilitando para o usuário ao classificar os resultados por intervalos de data, imagens, vídeos, notícias, língua etc., e até colocando de forma gráfica as variantes do assunto pesquisado com temas relacionados.

O ideal seria um cenário onde teríamos uma organização dos conteúdos, com uso de taxonomia, ontologia, mapa de tópicos, vocabulário controlado etc., aliada a ferramentas poderosas de busca. Ou seja, organização da informação para busca e acesso de forma rápida e inteligente.

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Angelo Volpi e Cinthia Freitas

A Sobrevivência do papel Divulgação

Angelo Volpi é tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br Cinthia O. de A. Freitas Professora Titular da PUCPR e Doutora em Informática. almendracinthia@gmail.com

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É

fato que o papel vem sendo substituído pelo documento eletrônico, só não sabemos qual será o ponto de inflexão. Alguns afirmam que o papel vai desaparecer como documento e até como mídia de imprensa. Especular sobre essa transmutação é uma espécie de “esporte nacional”.

Alguns indicativos nos apontam que não veremos – e nem sequer nossos filhos e provavelmente netos – um mundo sem documentos em papel. Os exemplos e indicativos são muitos, entre os quais as correspondências. A carta é a forma mais tradicional de comunicação e sobrevive heroicamente. Não se sabe exatamente sua origem, mas foi graças a Rowland Hill, inventor do selo postal, que as cartas deixaram de ser depositadas nos marcos e postos dos correios e pagas ao carteiro pelo destinatário, segundo um complicado esquema de taxas que dependiam do volume do envelope e da distância ao local de destino. Além de caro, o sistema era ineficiente. O selo foi posto em prática em 1840, sendo um grande sucesso pelo fato de até hoje ser utilizado. Mas, então, o que está acontecendo? E o futuro? Ainda não chegou?

Bem, a verdade é que de acordo com a União Postal Universal (UPU), fundada em 1874 em Berna, na Suíça, desde 2007 o envio de correspondências vem se mantendo estável. Em 2010, circulavam diariamente pelo mundo 1,2 bilhão de cartas. Os campeões mundiais são os EUA contabilizando 199 bilhões de cartas por ano. Em segundo lugar vem o Japão (25 bilhões) e, em terceiro, a Alemanha (21 bilhões). Nos países considerados emergentes, a China lidera com 23 bilhões ao ano. O Brasil tem enviado 8,6 bilhões de cartas ao ano.

Um dado interessante é o fato de que as correspondências internacionais vêm diminuindo.

Nestes casos, nota-se uma clara influência da Internet. Em 2000, 8 bilhões de cartas cruzavam as fronteiras, já em 2008, somente 6 bilhões. Chama a atenção também o fato de que a implantação de empresas comerciais e bancárias em países que pertenciam ao bloco soviético gerou um aumento do volume interno dos correios, como aconteceu com a Eslovênia que alcançou um aumento de 58% em 2002.

Mas não somente os costumes, a tradição e a impossibilidade de se usar o documento eletrônico

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– pelo simples fato de as pessoas não possuírem computadores – indicam uma longuíssima sobrevida do papel. Sem dúvida, o maior empecilho são normas legais. Não, paciente leitor, não somente as antigas, mas também as novas!

Os casos são muitos e não somente em nossa tupiniquim versão. Nos EUA o voto impresso continua ganhando força desde o episódio da eleição polêmica de George W. Busch contra Al Gore. Por aqui também é forte o movimento pela sua impressão. Outro exemplo recente é a Portaria Nº 1.510 do Ministério do Trabalho que obriga as empresas com mais de 10 empregados a imprimir a folha de cartão ponto e entregá-la. Dá para imaginar o volume, pois a cada dia serão quatro por funcionário. Resta saber se eles vão guardar tudo isso...

Alardeia-se sobre o pagamento em cartões de crédito, mas não se fala nos famigerados “amarelinhos” e “azulzinhos” que entulham nossos bolsos, carros, gavetas etc. Sem falar na outra cópia que fica com o comerciante e que, juntamente com o comprovante das TEDs e pagamentos online, entulham os escritórios.

A Medida Provisória Nº 2.200-2 de 2001 prevê que os documentos eletrônicos assinados digitalmente têm o mesmo valor do papel. E, portanto, no mínimo, todos os órgãos públicos deveriam obrigatoriamente aceitar o documento em formato digital. O que vemos após 11 anos são milhões de papéis continuando a serem impressos para concorrências, licitações e, de maneira geral, para qualquer pleito ou prova em repartições públicas.

Portanto, caros leitores, ao que parece, “muito papel passará debaixo da ponte” até o dia em que veremos um paperless office. O que, de certa forma, não deixa de ser um bom augúrio para o nosso business e também para esta revista que tanto nos prestigia...

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case

Gerenciamento modelado A Unimed no Sul do País adotou o sistema de gerenciamento de informações por imagem da Docuware e obteve ganhos no processo de negócios.

A Unimed

implementou o sistema de gerenciamento de documentos da DocuWare para gerenciar digitalmente 1,3 milhão de contas de pacientes e mais de 1,8 milhão de páginas de informações por mês. Utilizando tecnologia avançada, a empresa de plano de saúde pode digitalizar e microfilmar registros simultaneamente, em conformidade com a legislação federal de retenção de registros. O novo sistema eliminou custos com correio, reduziu procedimentos duplicados e melhorou as práticas de cobrança, resultando em um retorno do investimento em menos de um ano.

A empresa é considerada um dos maiores grupos de prestação de serviços de saúde do Brasil e possui trinta escritórios no Estado do Rio Grande do Sul, distribuídos em mais de 800 quilômetros. Cada médico integrante da rede da Unimed é um cooperado da empresa, e cada escritório funciona como se fosse uma empresa separada, mas a documentação é compartilhada entre todos os escritórios.

A Unimed mantém volumes de documentos que incluem registros médicos, diagramas hospitalares, comunicados de médicos, e muito mais.

No Brasil, o documento original não pode ser retirado do escritório de origem, de forma que cópias de registros e contas de pacientes circulam a cada quinze dias entre os escritórios para processamento. Isso aumentou de maneira exponencial o número de documentos que a Unimed mantinha e resultou em múltiplas cópias das mesmas informações em vários locais diferentes.A Lei Federal Nº 5.433, de 1968, requer que todos os documentos em papel sejam microfilmados para que possam ser destruídos.

Para eliminar a dependência de registros em papel, a Unimed escolheu trabalhar com Geraldo Streck Gerenciamento de Imagem e Informação, um parceiro autorizado da DocuWare.

Usando uma solução de imagem híbrida, cada um dos trinta escritórios do Grupo captura informações com scanner Kodak i9610 Archive Writer para produzir imagens digitais que em seguida são usadas para criar microfilmes para arquivamento sem assistência manual. As informações digitais são indexadas e armazenadas em um servidor. Usando o módulo Autoindex da DocuWare, o número do local do microfilme, como Roll 22 Frame 75, é adicionado automaticamente a cada imagem como um termo de índice. Cada um dos trinta escritórios tem acesso ininterrupto ao conhecimento armazenado eletronicamente no sistema DocuWare e pode pesquisar e visualizar documentos online conforme a necessidade. A cópia em microfilme dos registros é armazenada em um local central. Os recursos de segurança da ferramenta permitem

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que a Unimed defina direitos de acesso e preserve a privacidade dos pacientes, ao mesmo tempo em que oferece aos médicos uma forma fácil e eficiente de compartilhar resultados de testes e outros registros.

Com cada um dos trinta escritórios examinando 3.000 páginas por dia, a Unimed processa eletronicamente mais de 1,8 milhão de páginas por mês. Toda noite o servidor sincroniza as informações, oferecendo a cada escritório acesso à documentação completa.

A privacidade de mais de 1,3 milhão de contas de pacientes é gerenciada pela eliminação de procedimentos duplicados e da capacidade de controlar a distribuição de remédios caros. Com o DocuWare instalado, o tempo para faturamento de contas a receber diminuiu em 14 dias, pois agora as informações são trocadas diariamente entre os escritórios.

“Oferecer a trinta escritórios em diferentes cidades documentos atualizados é em si mesma uma tarefa gigantesca, mas, quando a Unimed decidiu capturar documentos diariamente de cada local em que eram gerados, somente uma solução de software robusta e estável seria capaz de executar o trabalho. A escolha do DocuWare foi uma resposta fácil e eficiente para um projeto de 1,8 milhão de documentos por mês, que permite aos usuários acessar as informações pela Web de qualquer local”, disse Marcelo Streck, da MGS, o parceiro autorizado da DocuWare.

Para Paulo Gonçalves, Diretor de TI da Unimed, “O sistema de gerenciamento de documentos da DocuWare está nos ajudando a controlar diariamente as despesas médicas de nosso plano de saúde e tem sido uma ferramenta fundamental na gestão de toda a nossa operação.”

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das mais conhecidas marcas Outros diferenciais do sistema, de acordo de moda masculina íntima do com Carvalho Neto, são a eficiência do atenPaís, a Mash vem contando com as soluções da dimento e a estabilidade. “O Service Desk é Invoiceware, empresa que fornece soluções e muito ágil e o sistema está disponível 100% serviços para transações de documentos eletrôdo tempo. Já é possível concluir que a nossa nicos baseados em assinatura digital, para fazer decisão pela implementação do serviço foi todo o processo de emissão e controle de suas acertada.” notas fiscais eletrônicas. Ao todo, são emitidas Um dos diferenciais desse projeto é que a mais de 3,5 mil NF-e por mês, referentes à venMash já está utilizando a versão 2.0 da Nota da de seus produtos para clientes atacadistas, Fiscal Eletrônica. A partir deste ano, todos os grandes magazines e franquias da marca. usuários da NF-e serão obrigados a utilizar o De acordo com José de Moraes Carvalho ambiente de Segunda Geração (ou 2.0), conNeto, gerente de TI da Mash e responsável pela forme exigência da Secretaria da Fazenda. implementação do projeto, a princípio a empreA nova solução de Nota Fiscal Eletrôsa procurou a Invoiceware em razão da entrada nica (NF-e). Desenvolvida pela Invoiceware em vigor da Nota Fiscal Eletrônica em seu tem tecnologia 100% nacional e consumiu segmento de atuação (que aconteceu em 1º investimentos de US$ 1 milhão. “Ela reúne de outubro), mas logo os benefícios da solução conceitos de ferramentas de BPM (Business Alberto Freitas, diretor da em relação ao sistema tradicional começaram Process Management), ou seja, o GerenInvoiceware a aparecer. ciamento de Processos de Negócios, com “Antes, tínhamos um processo de emissão sistemas de envio e recepção de documene recebimento de notas fiscais convencional. O sistema de gestão tos eletrônicos com assinatura digital”, salientou Alberto Freitas, emitia a nota e ela era impressa em formulário. Com isso, usávadiretor da empresa. mos muito papel e éramos obrigados a manter um grande espaço Atualmente, a solução vem sendo utilizada com sucesso por físico para armazenagem”, explica Carvalho Neto. “Hoje, gero dezenas de clientes dos mais variados portes e segmentos, em países apenas uma via que acompanha o produto no envio e o cliente como Brasil, México e Argentina, além de alguns países na Europa. recebe a nota eletrônica no mesmo instante, porque ela é enviada “A exportação do nosso produto deve gerar mais de US$ 2 milhões automaticamente”, diz. no próximo ano.” A tecnologia com que a solução foi desenvolvida O processo de recebimento de notas da Mash também ganhou estabelece uma conexão com transações de documentos eletrônicos em eficiência e segurança com o projeto. “Hoje, a ferramenta faz o em tempo real, independentemente do país de destino, atendendo a controle das notas recebidas e toda a validação necessária da nota. legislação do local em que seus documentos eletrônicos precisam ser Tudo isso era feito manualmente antes.” Com os novos processos emitidos ou recebidos. implementados, além da redução de custos com papel e estocagem A expectativa da Invoiceware é atingir um faturamento de US$ dos documentos, a Mash conseguiu aumentar em 40% o número de 3 milhões em 2010, e dobrar este número já no ano que vem. Para notas fiscais emitidas diariamente. isso, Freitas comenta que a empresa está investindo nas parcerias Carvalho Neto destaca também a ótima relação custo benefício com novos canais de vendas – modalidade comercial na qual atua. de todo o projeto, que foi implementado no modelo SaaS (Software “Vamos dobrar o número de parceiros nos próximos meses.” A como Serviço). “Isso permitiu que o investimento de nossa parte estratégia comercial também inclui parcerias com fornecedoras de fosse muito pequeno, pois não foi necessário fazer nenhum upgrade ERP. “Essas empresas oferecem soluções complementares à nossa”, em nosso servidor”, afirma. conclui Freitas..

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ão há estatísticas precisas, mas o senso comum aponta número expressivo de empresas que carecem de estratégia sólida de colaboração, baseada em políticas bem definidas de divulgação, acesso e gestão do conhecimento. A má notícia para esses negócios é que eles terão de correr contra o tempo para se adaptar a uma realidade inescapável. Segundo especialistas, a interação dos funcionários por meio de ferramentas sociais, seja entre si, seja com públicos externos à companhia, já ocorre em grande velocidade e independe de as empresas terem ou não se planejado para isso. Os fornecedores de plataformas de colaboração e sistemas corporativos, como ERPs, adicionam cada vez mais ferramentas de colaboração social aos seus produtos. Além disso, a rápida popularização de tecnologias como SharePoint 2010, que se

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integra a redes sociais, tende a empurrar as empresas em direção à colaboração, quer estejam preparadas ou não.

Para empresários empenhados em se alinhar a essa tendência, os desafios não são pequenos. É preciso encontrar uma equação que equilibre fatores diversos, como legado tecnológico, verba para investimento e políticas de segurança e de acesso. Isso tudo considerando as especificidades do negócio, sua cultura e seu interesse em criar um ambiente de inovação nas suas dependências. Na prática, significa solucionar questões como: O que é informação de missão crítica, e qual o tratamento que recebem em um contexto de colaboração? O que é possível ser de acesso geral? O que é restrito a cada área ou cada cargo? Como é feita a gestão do conhecimento em ambiente de colaboração?

Entre muitas outras.

Código de conduta Mário Costa, gerente de soluções de colaboração da IBM Brasil, diz que o planejamento e elaboração de políticas de colaboração envolvendo públicos internos e externos normalmente começam com a definição de quem será responsável pela criação de uma norma ou código de conduta que irá nortear as relações colaborativas. É esse time ou área que avaliará, por exemplo, como diferentes formas de colaboração podem ser integradas às iniciativas existentes e aos projetos da empresa. “Essa equipe deve buscar oportunidades de colaboração com clientes e parceiros ao longo de toda a rede de valor, e não só dentro de casa”, diz Costa.

O importante, na visão do gerente, é que as diferentes formas de colaboração sejam integradas ao contexto dos processos de negócio e à rotina de cada funcionário. É isso que irá garantir ganhos de produtividade, e não a ferramenta em si. “Se o projeto tem como descrição meramente implementar um wiki ou um blog ou aumentar as cotas de email, provavelmente haverá potencial não explorado”, diz Costa. Ele alerta para o risco das “ilhas” (projetos isolados ou ferramentas sem um real contexto de colaboração social) “Trata-se de modelo perigoso, porque contribui para a criação de silos de conhecimento e porque dificulta o controle e auditoria ao longo dos processos”, alerta.

Lembrando que ferramentas de colaboração corporativas já possuem mecanismos que permitem lidar de forma eficiente com a confidencialidade de informações, distinguindo o que é de acesso geral e o que é restrito a cada área, Costa diz que a empresa pode escolher entre um padrão de restrição (restringe-se tudo, menos o que está autorizado a ser compartilhado) ou um padrão de abertura (abrese tudo, dando ao próprio usuário a opção de restringir o acesso quando julgar necessário).

Ele observa que há uma tendência para o adoção do padrão de abertura, desde que as companhias contem com ferramentas apropriadas.

Isso porque o maior valor da colaboração está justamente em fomentar e facilitar a troca de informações, ele ressalta.

O executivo da IBM destaca o impacto das redes sociais na gestão de conhecimento, na medida em que fomentam a sua captura e compartilhamento. “Com o fortalecimento das redes sociais, o conhecimento passa a ser mais facilmente consumido (localizado e acessado)

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colaboração

e compreendido, por meio da interação com especialistas”, diz Costa, para quem as plataformas de software social corporativo devem prover mecanismos de recomendação de pessoas e de conhecimento (arquivos, links, páginas, blogs, wikis, comunidades etc.). Ao usuário deve ser possibilitado não apenas encontrar o que procura, mas também identificar com facilidade conhecimentos de seu interesse mesmo nos momentos em que não os procura.

Totalmente focadas no negócio e nas pessoas que o conduzem e executam (diferentemente das ferramentas públicas, como facebook e twitter), as redes sociais podem otimizar processos nos mais diferentes níveis. “Níveis de estoque, por exemplo, podem ser informações de missão crítica para determinados negócios, e a colaboração pode ajudar a engajar e otimizar os processos que lidam com estoque”, exemplifica Costa. Ele informa que a IBM ajuda os executivos de empresas selecionadas a identificar áreas onde há maior potencial para a colaboração, por meio de um processo denominado “Agenda de Colaboração”.

Social business O principal consultor da Atos Origin, William Rice, defende que, para implementar um ambiente de trabalho colaborativo, a empresa precisa atentar para as necessidades explicitas e implícitas dos funcionários. Ele não questiona o potencial que as ferramentas colaborativas têm para facilitar processos de negócios formais e estruturados. “Mas a “cola” (conexão e relações) entre as pessoas é igualmente importante, diz o consultor da fornecedora que acaba de lançar solução Social Business, que abrange desde serviços de infraestrutura para a captura, acesso, armazenamento e recuperação de informação até aplicativos de colaboração para estruturar conteúdos, além de solução para identificar conexões entre pessoas, conhecimento e processos.

Na visão de Rice, as empresas devem, observados limites, permitir que as pessoas descubram por si mesmas o uso de ferramentas sociais, escutá-las e aprender com elas. As companhias que já conseguiram, por meio da colaboração, mudar mecanismos internos de trabalho e acumular maturidade, devem expandir a experiência para incluir parceiros e clientes, tornando-se assim um “social business”.

“Nas ‘Smart Organisation’, como chamamos, a

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gestão do conhecimento se tornará mais social e, portanto, mais relevante e mais ‘real time”, estima o especialista. É certo que, para chegar a esse ponto, os desafios das companhias são muitos.

Rice destaca o esforço de integrar ferramentas sociais à atual infraestrutura, a árdua tarefa de engajar profissionais e mudar culturas internas e o desafio de não abrir brechas na segurança da informação, além do imbróglio relativo a questões de privacidade. “A Atos Origin acredita que o individuo deve ter a liberdade de escolha para ativar ou não alguns serviços e recomenda um debate público sobre o assunto”, diz Rice. Ele informa que a Atos Origin incentiva seus funcionários a usar ferramentas como o Office Communicator e tem desenvolvido plataformas de comunidades sociais virtuais para compartilhar e manter o histórico dos conhecimentos gerados. “Os feedbacks iniciais que temos recebidos relatam que a adoção dessas ferramentas reduziu uso de e-mails em 10% a 20%, imediatamente”, informa.

Controle da confidencialidade Denis Abrantes, consultor sênior de vendas da Oracle do Brasil, revela como a multinacional, importante player na área de colaboração, enfrenta internamente o desafio de organizar intranets, wikis e comunidades. “A nossa intranet conta com a solução Oracle Web Content Management, que oferece fóruns de discussão e comunidades internas, baseados na mesma tecnologia de portal e colabora-

ção que oferecemos aos clientes”, diz Abrantes.

Além disso – ele diz, a fornecedora possui outros recursos, como microblogs desenvolvidos apenas para uso interno. “Os colaboradores da Oracle são estimulados a participar de fóruns e os usuários mais ativos são reconhecidos com o título de ‘Oracle Ace’”, diz o consultor.

No que se refere à política de acesso e segurança da informação, Abrantes diz que a Oracle disponibiliza guias, para uso de funcionários e prestadores de serviços, com todas as regras sobre conduta e divulgação de informações via blogs e links. A empresa usa ferramenta de Digital Rights Management, que permite conceder ou retirar o acesso de usuários locais ou remotos a determinado documento e garante controle de acesso e rastreamento de documentos de missão crítica e com informações restritas mesmo fora da rede corporativa. “As políticas de segurança associadas aos documentos garantem que informações confidenciais não poderão ser publicadas nos sites abertos, porém estarão disponíveis para usuários na intranet”, diz.

O especialista alerta para a falta da categorização dos documentos em ambiente de colaboração, equívoco que observa em muitas empresas. Segundo ele, normalmente os usuários utilizam o recurso “copiar e colar” para armazenar documentos no repositório, o que impede sua categorização correta e limita sua localização à busca textual completa. Já entre as melhores práticas, ele cita clientes que conseguem programar autênticas campanhas internas no roll out do projeto. “Trata-se de ótima iniciativa, pois gera interesse dos funcionários em

tas

Dicas de analis

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colaboração

conhecer e utilizar a nova ferramenta”, avalia.

No que se refere às políticas e acesso, Abrantes considera ideal que a área de segurança da informação seja responsável pelo mapeamento dos níveis de segurança, os quais são implementados em um repositório de conteúdo e se tornam transparentes para os usuários. “Trabalhamos com um cliente em que usuários da área de engenharia não tinham permissão de acessar documentos de precificação do projeto, mas colaboravam com o preenchimento da documentação técnica do mesmo”, exemplifica.

O consultor da Oracle avalia a modelagem dos níveis de segurança como etapa crucial na definição do repositório de conteúdo. “Normalmente, o primeiro nível de segurança depois de ‘público’ é o ‘interno público’, em que todos os funcionários teriam permissão, porém ninguém fora da empresa poderia ter acesso. Depois disso, os níveis de permissão são definidos por área e por nível de confidencialidade da informação”, explica.

Para Abrantes, é importante que as empresas saibam que não precisam escolher entre proteger a informação ou estimular a

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colaboração. “Ambos são possíveis, dado um planejamento adequado do repositório e dos recursos de proteção ao capital intelectual que estarão disponíveis. As soluções Oracle estão prontas para apoiar requisitos complexos de segurança” afirma.

Inovação aberta Por sua vez, Sérgio Cochela, CEO da Nous Software – empresa que investiu R$ 1,5 milhão no desenvolvimento de plataforma social focada na inovação e no incremento da produtividade por meio da colaboração, e que já conquistou clientes de porte como a fabricante de calçados Grendene – observa maior conscientização do empresariado brasileiro quanto ao uso bem planejado de ferramentas sociais. “Muitos ainda associam redes sociais a improdutividade e se chocam com a ideia de a alta administração discutir e colaborar no mesmo nível com todos os funcionários.

Mas cresce o número dos que já assimilam a tendência”, diz o executivo.

A sugestão do especialista para empresas que querem organizar o seu ambiente colaborativo é começar por uma revisão da política

de segurança. “É preciso confiar nas pessoas, trazê-las para comunidades para discutir os assuntos importantes dos negócios e assim evoluir em processo, em melhoria continua e em inovação”, diz o CEO. O executivo destaca que está em pauta atualmente a inovação aberta, conceito em que a empresa abre a sua rede para o públicos externos, recebendo a contribuição de acadêmicos, parceiros e até clientes em seus processos de inovação. “A contribuição desses agentes externos se dá dentro da rede de colaboração e, tão logo termine o projeto ou processo, o seu acesso pode ser retirado. Mas todo o conhecimento gerado fica disponível para a organização”, explica Cochela.

Para o CEO, o conhecimento que se constrói de forma colaborativa é muito mais robusto e representativo e, se compartilhado com as pessoas na empresa, gera um ambiente em que as melhorias e a inovação aconteçam de forma natural. “Todas as empresas têm um estoque de conhecimento que não domina, ou seja, elas não sabem exatamente quem sabe o quê. As plataformas sociais colaborativas as ajudam a capturar, reter e compartilhar esse conhecimento”, diz.

Cochela é adepto da introdução gradativa de projetos de colaboração nas companhias, começando com um ou dois menores e, obedecendo à política de segurança da empresa expandindo-os na medida em que a ideia permeia toda a organização. “Não dá para implementar uma solução em um dia e esperar que no dia seguinte toda empresa esteja colaborando”, diz o executivo, citando cliente onde a plataforma começou focada na área de P&D, para acesso de apenas 90 pessoas. “Só eles enxergam o conteúdo porque definiram se tratar de missão crítica e, portanto, nem mesmo a área de TI tem acesso”, diz.

Apesar do crescente reconhecimento dos empresários de que é necessário abrir um pouco mais a organização para a colaboração, o receio da perda de controle sobre as informações estratégicas ainda funciona como freio para os investimentos. “Essa é uma questão que as empresas têm de resolver, porque ninguém pode colaborar com os objetivos estratégicos do negócio se não tiver acesso a pelo menos alguns deles. Como colaborar com algo que não se sabe o que é?”, finaliza.

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ECM

Denis Abrantes

Um canhão para matar formigas Josetti Capusso

Denis Abrantes, Gerente Sênior de Produtos da Oracle do Brasil

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E

m setembro, tive a oportunidade de participar do ECM Show, no qual pude conversar com diversos clientes sobre seus projetos.

Dentre vários temas, um deles me chamou muita atenção: as empresas ainda têm a percepção de que as médias empresas não podem tirar proveito dos serviços de grandes fornecedores.

Esse mito ainda circula nos corredores.

Imagine uma empresa ser conhecida como “a Rolls-Royce da gestão de conteúdo”, ou como “um canhão para matar uma formiga”. Isso me fez pensar na diferença entre os pequenos e os grandes; entre os grandes fornecedores de TI e os chamados “especialistas”, que na verdade são empresas que atuam em uma única área de solução, bem como em diversos conceitos inadequados que são tomados como fato.

Outro mito: o termo soluções “especialistas”.

Embora existam exceções, geralmente, uma solução como essa atende à demanda de um grande cliente e acaba eventualmente se tornando um produto. Mas este novo produto foi designado para um cenário, um projeto específico. Nada mais comum e correto do que aproveitar o software desenvolvido para aquele cliente em outros projetos, por exemplo. No entanto, não existem duas empresas iguais, com exatamente as mesmas necessidades. Os outros clientes terão de se adaptar aos desejos e procedimentos do “grande cliente original”. Além disso, sempre existe o risco de se prender aos requerimentos desse cliente.

Afinal de contas, o software foi feito para atender às necessidades dele. Sendo assim, caso este primeiro cliente decida que é necessário fazer uma mudança radical na forma como o software trabalha, o desenvolvedor irá se render a seus requerimentos. Afinal, aquele grande cliente é a principal fonte de renda da empresa e “não podemos arriscar ele decidir que a nossa solução já não o atende mais…”.

No mundo dos grandes fornecedores de software, o mercado de ECM testemunhou uma série de aquisições, como foi o caso da Oracle, que adquiriu a Stellent. Praticamente todos os fornecedores especialistas que eram líderes de mercado, segundo os principais analistas, foram comprados por grandes empresas, evidencian-

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do a preocupação em ter uma base sólida para oferecer aos clientes ao invés de iniciar o desenvolvimento de um novo produto do zero. Esse processo exige integração dos novos produtos ao portfólio atual, análises, melhorias, pesquisas de mercado, testes de usabilidade, entre outros.

A Oracle investe aproximadamente 4 bilhões de dólares por ano em pesquisa e desenvolvimento para que as soluções e produtos atendam adequadamente às diversas demandas das indústrias de diversos portes.

Vale alertar que as grandes empresas não devem ser descartadas apenas pela premissa de que “devem custar muito caro”. Essas soluções são líderes de mercado, completas e integradas, e não são “um canhão para matar formigas”. Afinal, o seu projeto não é uma “formiga”. A maioria dos projetos acaba sendo rapidamente ampliada dentro das organizações, o que reforça que a solução “especialista” não tem os recursos ou a escalabilidade necessários para crescer junto com o seu ambiente. Neste momento, constata-se que o barato vai acabar saindo muito caro.

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DAM

Thereza Regli e Alan Pelz Sharpe

O que não se encontra nas tecnologias de ECM Divulgação

Thereza Regli e Alan Pelz Sharpe Diretora do The Real Story Group e especfialista em DAM - Digital Asset Management e Alan PelzSharpe diretor do The Real Story Group, consultor e anlista do mercado de ECM.

Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br

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a mais recente pesquisa realizada pelo Real Story Groups Digital & Media Asset Management Report, evidenciamos as chaves das características dos sistemas de DAM/ MAM (Digital Asset Management e Media Asset Management) que não são tipicamente encontradas em outros tipos de tecnologias de gerenciamento de conteúdo.

A primeira delas é a ingestão direta de serviços: a capacidade de englobar grandes quantidades ou migrar vários tipos de ativos diretamente no sistema, sem a inserção manual de um por um.

Em segundo está a transformação, transcodificação e extração: a capacidade de transformar os ativos em formatos, tamanhos, escalas, tipos de arquivo, ou resoluções diferentes, ou também de alterar as características de codificação de áudio e vídeo, ou sua taxa de bits.

Como terceiro ponto está a Rendition Management, que é a capacidade de gerenciar múltiplas interpretações individuais de um ativo, como uma prévia, uma proxy para o site, para impressão, assim como cada versão do ativo. Dessa forma, se o próprio ativo é modificado ou ganha versões, as interpretações relacionadas agem como uma função orgânica do DAM e o software de gestão de ativos, em geral. Cada ativo tem sempre entregas adicionais de si mesmo, que são geradas automaticamente e voltam relacionadas a ele.

Os Direitos de Propriedade Intelectual e Gestão, por sua vez, são a capacidade de gerenciar, distribuir e reutilizar os ativos com base na posse de direitos da organização e da propriedade intelectual em cada ativo.

Como saber então quando se precisa de uma dessas funções de DAM específicas, ou de algo mais simples? Especificamente, seria possível fazer isso se o sistema de gerenciamento de conteúdo tivesse capacidade suficiente, dispensando a necessidade de investir em tecnologias de DAM tradicionais?

Para melhor entender o que o mercado oferece, a pesquisa apresentou entre outros resultados uma classificação que permite aos gestores da informação avaliarem o que hoje está sendo oferecido no mercado.

As ferramentas de DAM se assemelham às ferramentas de gerenciamento de documentos, no

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que se refere ao gerenciamento de programas de edição de vídeo e áudio, ou software de gestão de catálogo. Mas características como análise de voz e conversão de voz em texto (e indexação subsequente dessa conversão) não farão parte de qualquer sistema de DAM tão cedo.

A gestão das imagens de alta resolução para impressão ou os ativos compostos (como as imagens, texto e outros elementos de um documento do InDesign) não chegarão aos sistemas tão cedo, pois ainda serão aperfeiçoadas. Se o projeto precisa gerenciar um vídeo, ou faixa de áudio, transcrição, capturas de tela em miniatura ou storyboard, então certamente será necessário um sistema de DAM especializado.

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De bem com o meio-ambiente

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canal executivo

Jean Michel Guillaume

Qual é o principal vertical de trabalho para os produtos da Most?

A Most é provedora de soluções inovadoras de tecnologia em dois segmentos distintos.

Em soluções de captura e tratamento de imagens por meio de tecnologia de digitalização e reconhecimento de caracteres gráficos e/ou manuscritos, utilizando a solução Starthic, da empresa francesa ATHIC, de quem é a representante exclusiva na América do Sul. Neste segmento os principais clientes são as Instituições Financeiras, grandes empresas e os Órgãos de Governo, que necessitam desmaterializar de forma descentralizada e tratar com segurança grandes volumes de documentos.

Em computação móvel, para o segmento corporativo, por meio de smartphone, de forma a integrar a matriz, as filiais e as pessoas. Neste segmento atendemos empresas de todos os setores, principalmente as de grande porte que possuem força de venda, equipes de relacionamento, equipes de manutenção ou equipes de campo. Destacam-se, neste mercado, as indústrias farmacêuticas.

Como empresa de origem francesa, qual a participação da companhia no mercado europeu e quais as perspectivas para o mercado brasileiro?

Na Europa as soluções de desmaterialização e tratamento de documentos da ATHIC estão presentes em diversos segmentos de mercado, como as grandes instituições bancárias, as grandes companhias de seguros, importantes setores da indústria, comércio e serviços, além de uma forte presença no setor público, tais como saúde, segurança e tesouro nacional.

Na França, por exemplo, são usuários dessa tecnologia, os bancos Société Générale, HSBC, Banque de France, Le Credit Lyonnais, BNP Paribas, dentre outros. No setor público, podemos citar a Radio France, a Ordem dos Advogados, La Poste (correio) e o Ministério da Economia, da Indústria e do Emprego. Nos demais setores podemos destacar, entre tantas outras grandes empresas, a Alptis Corretora de Seguros, a Pages Jaunes (páginas amarelas) e a Honda.

Para se ter uma idéia do volume de que estamos falando, somente no setor bancário, os nossos softwares processam mais de 1,5 bilhões de documentos por ano, ou seja, mais de 5 milhões de documentos por dia. No mercado brasileiro, os dois focos principais são as instituições bancárias e os órgãos de governo. As perspectivas para estes setores são as melhores possíveis.

Entre sua linha de produtos, quais se adaptam melhor ao mercado nacional?

O STARTHIC é um conjunto de ferramentas de capture manager, software que se configura numa solução completa e modular de captura descentralizada, com assinatura digital na fonte, transporte seguro, gestão ativa de banda, respeitando as limitações de banda de cada ponto de captura, reconhecimento de documento, extração e validação de conteúdo, gestão de workflow, billing dos prestadores de serviços, monitoramento de SLA dos fornecedores, rastreabilidade, ICR/OCR e controle de versão.

Quais os grandes projetos em que a empresa está envolvida no momento?

Um dos maiores conglomerados financeiro do Brasil já adotou a nossa

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Divulgação

Capture expertise

Jean Michel guillaume Diretor da Most Brasil

solução. Iniciamos o projeto no último trimestre de 2010 e já contamos com um grande número de agências instaladas e em operação. Este projeto é reconhecido como sendo o maior projeto mundial de captura, desmaterialização e tratamento de imagens descentralizado, onde serão processados milhões de documentos por dia. Também estamos em negociação com outros dois dos principais bancos nacionais. Nos órgãos de governo já abrimos negociação com alguns ministérios.

Quais são as expectativas de crescimento e a quais mercados esta expectativa está relacionada?

Estamos trabalhando, ainda para este ano, o fechamento de três grandes contratos, sendo dois no setor bancário e um no setor público federal.

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canal executivo

Armando Buchina

A Disoft faz parte da cadeia de fornecedores de ECM no Brasil.

Como ela se posiciona na área de Enterprise Content Management?

Temos um posicionamento diferenciado, pois somos uma das únicas empresas neste mercado que disponibiliza em uma única plataforma uma solução ECM, BPM e Portal, representando a Intalio no país.

Além disso, em linha com nossa estratégia e cultura empresarial, objetivamos contribuir com a sustentabilidade do planeta (Green IT) , proporcionando a implementação de processos “paperless”, ou seja, sem a utilização de papéis em todo processo, inclusive contratos e documentos que exijam certificações digitais, assinaturas biométricas e até mesmo registro em cartórios digitais. É possível a implementação desta solução em qualquer processo de qualquer segmento de negócio.

Como o Sr. analisa o potencial para seus produtos no mercado brasileiro e latino americano?

A solução é inovadora e diferenciada, tanto tecnologicamente quanto como propósito. Temos um mercado em potencial enorme, tanto nos setores de serviços, como seguradoras, financeiras, operadoras de celular etc., até na indústria de forma geral. Este mercado de ECM/BPM está criando maturidade e certamente será alvo de grandes investimentos nos próximos anos. Na DISOFT, projetamos um crescimento deste negócio de 3 a 5 vezes nos próximos 2 anos.

Quais os diferenciais em tecnologia que a empresa pode oferecer neste segmento? A empresa está investindo novos portfólios de produtos para ampliar seu market share?

A DISOFT vem seguindo com sua estratégia de diversificação em sua atuação na área de tecnologia, posicionando-se cada vez mais como um grande provedor de soluções de sistemas de apoio à gestão.

Entendemos que o ECM/BPM está totalmente vinculado ao sucesso dos negócios das organizações que buscam eficiência em seus processos. O diferencial está em ofertarmos uma solução mais abrangente e completa que permita que nossos clientes atinjam este objetivo, além de contar com nossa experiência de mais de 25 anos em TI, sempre atuando de forma diferenciada, pois acreditamos que a excelência nas relações humanas, o respeito ao cliente e a ética nos negócios estão além da tecnologia.

Como o Sr. analisa a maturidade dos mercados brasileiro e latinoamericano comparativamente à perspectiva global?

Eu acredito em um Brasil inovador e que consegue implementar planos e negócios criativos e ambiciosos. O mercado mundial começou a nos enxergar desta forma, o que potencializa nosso poder de exportação de idéias e soluções. Estamos nesta linha e, em TI, cremos que estamos no caminho certo, transformando-nos em referência mundial. Recebemos muitas empresas e executivos internacionais que enxergam esse valor em nosso país e, na DISOFT, isso nos motiva ainda mais a manter nossa raiz de inovação e uma veia de investimentos tecnológicos cada vez mais intensa. Queremos ser um grande motor propulsor de soluções neste mercado e estamos nos preparando para este movimento.

Como Sr. analisa hoje a competitividade e o mercado nacional para produtos com tantas ofertas diferentes?

62 Document Management | Março / Abril 11

23_Canal_executivo.indd 62

Divulgação

ECM na maioridade

Armando Buchina – CEO da Disoft

A competitividade que enxergamos é sempre técnica e não acreditamos neste tipo de competição. Nossos diferenciais estratégicos declarados estão diretamente ligados ao cliente, ou seja, conectamo-nos à suas necessidades, às necessidades de seus negócios e, através de relações íntegras, duradouras e transparentes, nosso objetivo é que o mercado nos enxergue como uma empresa única. Este é um desafio constante em nossa empresa e faz parte de nossa cultura! Nos últimos cinco anos estivemos sempre presentes no GreatPlace-To-Work (melhores empresas para se trabalhar ) no setor de TI/ Telecom. Isto mostra a seriedade e a relevância do item humanização dentro dos negócios em nossa cultura e modelo de gestão. É isto que queremos transmitir à nossa rede de negócios, na visão dos colaboradores, parceiros, fornecedores e principalmente dos nossos clientes.

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11.04.11 17:05:33

15 a 17 de junho de 2011 Transamerica Expo Center · São Paulo

A TECNOLOGIA ALÉM DA WEB é o tema central do Ciab FEBRABAN 2011, que abordará a influência dos novos dispositivos móveis (como smartphones e tablets) no relacionamento com clientes das instituições.

Com a presença de palestrantes renomados como Tom Davenport e Tom Kelley já confirmados, a edição 2011 contará com mais de 100 empresas expositoras em 5 mil m².

TOM KELLEY

TOM DAVENPORT

presidente da IDEO Global Design foi eleito como personalidade e palestrante internacional sobre metodologias para se obter inovação corporativa.

eleito pela Optimize Magazine como um dos mais importantes analistas de estratégia de negócios e consultores de TI do mundo.

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Vânia Moralez Tel.: (11) 3043-7522 vania.moralez@gartner.com

© 2010 Gartner, Inc. e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Gartner é uma marca registrada do Gartner, Inc. ou suas afiliadas. Para mais informações, envie um e-mail para info@gartner.com ou acesse o site gartner.com.

guia ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado.

ARMÁRIOS/ARQUIVOS

• CNC • P3IMAGE

BACKUP ON LINE

• ARCHIVUM • CNC

CINCOM CNC INTELLIPLAN MACTRON ORINFO P3IMAGE RECALL SIMPRESS SML TECMACH WORKPRINT

P.25 P.21 E 59 P.19 P.45 P.49 P.13 P.18 P.41 P.51 P.53 P.27

BPO

• • • • • • • • • •

CNC ORINFO MACTRON P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL SIMPRESS STORE TECMACH WORKPRINT

P.21 E 59 P.49 P.45 P.14 P.13 P.18 P.41 P.68 P.53 P.27

CHECAGEM DE IMAGENS

• • • • • •

ARCHIVUM CNC ORINFO P3IMAGE RECALL STORE

CONSULTORIA

• • • • • • • • • • • • • • •

ARCHIVUM CNC DOMORE ESTEC INTELLIPLAN MACTRON ORINFO P.A ARQUIVOS P3IMAGE PRODIMAGE READSOFT RECALL SML STOQUE STORE

P.31 P.21 E 59 P.49 P.13 P.18 P.68

P.53 P.27

COPIADORAS CINCOM CNC SIMPRESS STOQUE TECMACH WORKPRINT

P.25 P.21 E 59 P.41 P.28 E 29 P.53 P.27

DATACENTER

• ARCHIVUM • ORINFO

P.31 P.49

DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS

• • • • • • • •

ARCHIVUM CNC KODAK P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STORE TECMACH

P.31 P.21 E 59 P.02 E 65 P.14 P.13 P.18 P.68 P.53

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

• • • • • • •

P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL SIMPRESS STOQUE STORE WORKPRINT

P.14 P.13 P.18 P.41 P.28 E 29 P.68 P.27

ARCHIVUM CINCOM CNC FUJITSU KODAK MACROSOLUTION ORINFO

64

23_Guia ECM.indd 64

• • • • • • • • • •

ARCHIVUM CNC P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL SIMPRESS STOQUE STORE TECMACH WORKPRINT

EDUCAÇÃO

• GUIA TRANING • FAAP

ENCADERNADORAS

• CNC • STOQUE

ENVELOPADORAS

• CNC • WORKPRINT

P.31 P.21 E 59 P.14 P.13 P.18 P.41 P.28 E 29 P.68 P.53 P.27

P.46 E 47 P.09

P.21 E 59 P.28 E 29

P.21 E 59 P.27

P.31 P.25 P.21 E 59 P.05 P.02 E 65 P.43 P.49

• MACTRON • REIS OFFICE

FABRICA DE SOFTWARE

• • • • •

CNC P.A ARQUIVOS PRODIMAGE SML STOQUE

P.45 P.51

P.21 E 59 P.14 P.67 P.51 P.28 E 29

FORMALIZAÇÃO DE CONTRATOS

• • • • • • • •

CINCOM ORINFO P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL SIMPRESS STORE TECMACH

P.25 P.49 P.14 P.13 P.18 P.41 P.68 P.53

GESTÃO DE DOCUMENTOS

• • • • • • • • • • • •

ARCHIVUM CINCOM CNC MACTRON ORINFO P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL SIMPRESS STORE TECMACH WORKPRINT

GUARDA FÍSICA DE DOCUMENTOS

• • • • • • •

ARCHIVUM CNC ORINFO P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STORE

IMPRESSORAS

• • • • • • •

CNC COGRA FUJITSU MACTRON STOQUE TECMACH WORKPRINT

INDEXAÇÃO

• • • •

ARCHIVUM CINCOM CNC ORINFO

P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL SIMPRESS STORE TECMACH WORKPRINT

P.31 P.25 P.21 E 59 P.45 P.49 P.14 P.13 P.18 P.41 P.68 P.53 P.27

ARCHIVUM CINCOM CNC ESTEC ORINFO P3IMAGE PRODIMAGE RECALL SML STOQUE

• DOMORE

MIDIAS ÓPTICAS

• CNC • P3IMAGE

• CNC

MICROFILMAGEM

• • • • • • •

KODAK ORINFO P.A ARQUIVOS P3IMAGE SCANSYSTEM STOQUE STORE

MICROFILME

• • • • •

CNC KODAK ORINFO SCANSYSTEM STOQUE

MULTIFUNCIONAIS

• • • • • • • •

CNC COGRA MACTRON PANASONIC SIMPRESS STOQUE TECMACH WORKPRINT

P.31 P.25 P.21 E 59 P.49

DOCUMENT MANAGEMENT | Março / Abril 11

P.65

P.21 E 59 P.13

P.21 E 59

P.02 E 65 P.49 P.14 P.13 P.39 P.28 E 29 P.68

P.21 E 59 P.02 E 65 P.49 P.39 P.28 E 29

P.21 E 59 P.55 P.45 P.37 P.41 P.28 E 29 P.53 P.27

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

• • • • • • • • •

ARCHIVUM CNC ORINFO P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL SIMPRESS STOQUE STORE

P.31 P.21 E 59 P.49 P.14 P.13 P.18 P.41 P.28 E 29 P.68

OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

• • • • • •

MACTRON ORINFO SIMPRESS STOQUE TECMACH WORKPRINT

PAPEL

P.21 E 59 P.55 P.05 P.45 P.28 E 29 P.53 P.27

P.31 P.25 P.21 E 59 P.16 P.49 P.13 P.67 P.18 P.51 P.28 E 29

INTERNET/EXTRANET

• CNC P.31 P.21 E 59 P.49 P.14 P.13 P.18 P.68

P.14 P.13 P.18 P.41 P.68 P.53 P.27

INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS

• • • • • • • • • •

MÍDIAS MAGNETICAS

ETIQUETADORAS

P.31 P.21 E 59 P.65 P.16 P.19 P.45 P.49 P.14 P.13 P.67 P.20 P.18 P.51 P.28 E 29 P.68

• TECMACH • WORKPRINT

• • • • • •

P.31 P.21 E 59

• • • • • • •

DIGITALIZAÇÃO DE IMAGENS

BPM

• • • • • • • • • • •

P.21 E 59 P.13

• • • • • • •

P.45 P.49 P.41 P.28 E 29 P.53 P.27

P.21 E 59

PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

• INTELLIPLAN

PROCESSAMENTO DE FORMULARIOS

• • • • • •

ESTEC KODAK ORINFO P3IMAGE RECALL STORE

RECONHECIMENTO - ICR

• • • • • • •

CNC ESTEC ORINFO P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STORE

P.19

P.16 P.02 E 65 P.49 P.13 P.18 P.68

P.21 E 59 P.16 P.49 P.14 P.13 P.18 P.68

RECONHECIMENTO - OCR

• • • • • • • •

ARCHIVUM CNC ESTEC ORINFO P.A ARQUIVOS P3IMAGE RECALL STORE

P.31 P.21 E 59 P.16 P.49 P.14 P.13 P.18 P.68

RFID

• • • • • •

RECALL SALA COFRE ARCHIVUM P.A ARQUIVOS P3IMAGE STORE

SCANNER MICROGRAFICOS

• CNC • KODAK • SCANSYSTEM

SCANNERS - PAPEL

• CNC • FUJITSU P.05 • KODAK • MACROSOLUTION • MACTRON • PANASONIC • P3IMAGE • PRODIMAGE • SCANSYSTEM • STOQUE • WORKPRINT

SOFTWARE BPM/ WORKFLOW

• • • • • • • • • • •

CINCOM CNC DOMORE ESTEC MACTRON ORINFO READSOFT RECALL SML STOQUE WORKPRINT

SOFTWARE DIGITALIZAÇÃO

• • • • • • • • • • • • •

CINCOM CNC ESTEC MACROSOLUTION MACTRON ORINFO P3IMAGE PRODIMAGE READSOFT RECALL SML STOQUE WORKPRINT

P.18 P.31 P.14 P.13 P.68

P.21 E 59 P.05 P.02 E 65 P.43 P.45 P.37 P.13 P.67 P.39 P.28 E 29 P.27

P.25 P.21 E 59 P.65 P.16 P.45 P.49 P.20 P.18 P.51 P.28 E 29 P.27

P.25 P.21 E 59 P.16 P.43 P.45 P.49 P.13 P.67 P.20 P.18 P.51 P.28 E 29 P.27

• ORINFO • READSOFT

• • • • • • • • • • •

CINCOM CNC DOMORE ESTEC MACROSOLUTION MACTRON ORINFO RECALL SML STOQUE WORKPRINT

SOFTWARE GER.CONTEUDO NA WEB

• • • • • • •

CINCOM CNC DOMORE ESTEC P3IMAGE RECALL WORKPRINT

P.49 P.20

P.25 P.21 E 59 P.65 P.16 P.43 P.45 P.49 P.18 P.51 P.28 E 29 P.27

CNC ESTEC MACTRON ORINFO P3IMAGE PRODIMAGE READSOFT RECALL SCANSYSTEM SML STOQUE WORKPRINT

P.21 E 59 P.16 P.45 P.49 P.13 P.67 P.20 P.18 P.39 P.51 P.28 E 29 P.27

SOFTWARE – GER. DE E-MAIL

• ORINFO • RECALL

• • • • • • • •

CNC ESTEC MACROSOLUTION ORINFO P3IMAGE PRODIMAGE RECALL SML

P.49 P.18

P.21 E 59 P.16 P.43 P.49 P.13 P.67 P.18 P.51

SOFTWARE - GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM)

• • • •

CINCOM DOMORE SML STOQUE

SOFTWARE - GESTÃO DOCUMENTAL (RM)

• • • • • • • • • •

CINCOM CNC DOMORE ESTEC ORINFO RECALL SCANSYSTEM SML STOQUE WORKPRINT

SOFTWARE - ICR

• • • • • • •

CNC ESTEC MACROSOLUTION ORINFO PRODIMAGE READSOFT SML

SOFTWARE - OCR

• • • • • • • • • • •

CNC ESTEC MACROSOLUTION MACTRON ORINFO P.A ARQUIVOS PRODIMAGE READSOFT RECALL SML WORKPRINT

P.25 P.65 P.51 P.28 E 29

P.25 P.21 E 59 P.65 P.16 P.49 P.18 P.39 P.51 P.28 E 29 P.27

P.21 E 59 P.16 P.43 P.49 P.67 P.20 P.51

P.21 E 59 P.16 P.43 P.45 P.49 P.14 P.67 P.20 P.18 P.51 P.27

SOFTWARE OMR

• MACROSOLUTION • ORINFO • READSOFT

P.43 P.49 P.20

SOFTWARE PROCESS FORMULÁRIOS

• • • • •

ESTEC MACROSOLUTION READSOFT RECALL SML

P.16 P.43 P.20 P.18 P.51

SOFTWARE RECONHECIMENTO DE VOZ

• MACROSOLUTION P.25 P.21 E 59 P.65 P.16 P.13 P.18 P.27

SOFTWARE - GESTÃO ATIVOS

• ORINFO • PRODIMAGE

• • • • • • • • • • • •

SOFTWARE GESTÃO IMAGENS (DI)

P.21 E 59 P.02 E 65 P.39

SOFTWARE - ENTERPRISE APLICATION INTEGRATION

SOFTWARE- ECM SUITE

SOFTWARE - GESTÃO DE DOCUMENTOS

P.49 P.67

TAXONOMIA

• P.A ARQUIVOS • RECALL • STORE

P.14 P.18 P.68

WEBSITES/ PORTAIS

• • • • •

P.43

ARCHIVUM CINCOM DOMORE P.A ARQUIVOS P3IMAGE

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São Paulo e Paraná (11) 4195-0559

Minas Gerais (31) 3503-2430

São Paulo (11) 5641-0556

Curitiba (41) 3339-5006

Distrito Federal e Goiás (61) 3421-9200

Amazonas (92) 2101-9292

Brasília e Goiás (61) 3248-7458

Março / Abril 11 | DOCUMENT MANAGEMENT

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reflexões

crônica

Ângelo Volpi

“Com o fortalecimento das redes sociais, o conhecimento passa a ser mais facilmente consumido. “ Mário Costa, gerente de soluções de colaboração da IBM Brasil

“Nas ‘Smart Organisation’, como chamamos, a gestão do conhecimento se tornará mais social e, portanto, mais relevante e mais ‘real time”,

Borboleta Digital

Willian Rice, consultor da Atos Origin

“Em 2010, pela primeira vez, o servidores virtuais disponibilizados no mundo superaram os físicos”, . André Andriolli, engenheiro de sistemas da VMware Brasil

“E quanto maior o downtime (tempo em que os sistemas de TI ficam fora do ar), maior o impacto financeiro”. ” Daniela Costa, diretora de canais de volume da CA para América Latina

“A indústria de Content Management tem um desafio pela frente, que é o de estar atualizada tecnologicamente e ao mesmo tempo atender as necessidades da sociedade diante dos sistemas de comprometimento, isto é, diante de uma nova etapa na maneira de se relacionar com seus clientes e com o conteúdo gerado na troca de informações amplificadas pelas redes sociais, wikis e todo um novo universo social disponível hoje nesse mercado”

D

itadores: uni-vos. Senão a internet vai acabar com a vossa raça! A má notícia é que a internet é pior que formiga, rato ou barata: podem até sumir por um tempo, mas sempre acabam voltando. Mubarak acabou de tentar e o tiro saiu pela culatra.

As recentes revoluções nos países árabes e os movimentos políticos no resto do mundo demonstram marcante diferença entre o século passado e este que recém começa. Se antes bastava ser carismático e manipulador para dominar as massas, agora as vísceras de todos estão expostas. Qualquer deslize e adeus! Basta uma boa causa para acender uma”faísca” digital, seja num Facebook da vida ou em um vídeo qualquer no YouTube.

Mohamed Bouazizi, 26 anos, tunisiano que trabalhava como vendedor de frutas, foi o estopim da queda do presidente daquele país. E que num efeito cascata derrubou o do Egito, acossa Kadafi e amedronta Chaves, Castros e outros da mesma laia.

Bouazizi suicidou-se após ser proibido de vender suas frutas, relatou a humilhação que sofreu em seu Facebook, pediu perdão à sua mãe e ateou fogo ao próprio corpo em público.

Se Tiradentes tivesse Facebook, com certeza a nossa história seria outra e o próprio talvez nem tivesse sido enforcado.

Pensar que o “efeito borboleta” profetizado em 1963 por Edward Lorenz – ao estabelecer uma das mais conhecidas bases da teoria do caos – seria demonstrado 50 anos depois pela web estava muito além de nossa imaginação.

Conectividade + colaboração = revolução.

Alguns sinais já vinham sendo dados, o poder do “big money” foi espancado na eleição de Barack Obama, turbinada com 1 bilhão de dólares de mais de 6,5 milhões doadores, com a média de apenas US$ 80,00 por pessoa. Por outro lado, a Republicana Sara Palin já faz oposição de gente grande com seu tea party virtual facebooqueano.

Neurocientistas já detectaram importantes mudanças nestes cérebros, com maior capacidade de pensar e promover sinapses. São os primeiros reflexos do surgimento da geração digital, que nasceu cercada de bits por todos os lados. A colaboração em massa está apenas começando e com ela uma profunda mudança em todos os ambientes. Quem viver verá...

Angelo Volpi Neto

John Mancini, presidente da AIIM.

Exemplar Digital Acesse a versão digital e tenha ao alcance de um clique todas a edições da revista Document Management

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