Document Management 26

Ano 5 - Número 26 - Outubro de 2011 - R$ 18,00

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Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo

a t e l p m o c a r u t r e b Co os t n e v e s do

Educação e Carreira: Somente o diploma não adianta mais!

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Setembro/Outubro de 2011 | eDição 26 | www.docmanagement.com.br

nesta edição Bem-vindos ao Social Business

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O ECMShow 2011 trouxe para o mercado brasileiro as principais tendências no setor de Content Management e a experiência nacional e internacional para os participantes do congresso que consolida-se como maior evento do segmento.

6 Entrevista

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Só diploma não adianta mais

Um alerta aos profissionais de ECM: o aperfeiçoamento permanente é a maneira mais rápida de evitar a obsolescência e acelerar qualificações. Saiba mais nessa matéria.

Leia a entrevista exclusiva com o CIO das Lojas Renner, Leandro Balbinot, que alerta para importância do ECM nas companhias em todo o territótio nacional

50 SharePoint 360°

12 UP Front

Veja aqui as principais notícias e novidades apresentadas pelo mercado de fornecedores de ECM.

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Saiba tudo o que aconteceu no mais importante encontro sobre a plataforma que revolucionou o mercado por meio da colaboração e do compartilhamento.

54 Os 5 Grandes

Mitos do ECM

74 Canal Executivo

Verdade ou Mito?

Especialistas derrubam os mitos mais frequentes sobre a adoção de sistemas de ECM.

60 Case

Conheça mais sobre o projeto de destruição segura das informações implementado pela ATP para Ticket. Veja também como a Readsoft trouxe uma ferramenta inédita no Brasil para integração em um sistema já existente e que ajudou o Grupo Sonae a proporcionar agilidade ao fluxo de Notas Fiscais.

Ao completar 100 dias de atividade, o novo CEO da Iron Mountain Brasil fala sobre os planos para a empresa e o impacto que o setor de Records Management tem no mercado brasileiro e latinoamericano.

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carta ao leitor

Consolidação A

segunda edição do ECMShow 2011 foi decisiva para consolidação de seu nome no mercado nacional de ECM. Vários dos participantes não pouparam adjetivos para

dizer que o evento superou em muito suas expectativas, fossem elas em função ao conteúdo das cerca de 50 palestras proferidas por especialistas nacionais e internacionais, fossem com relação aos negócios. Isso porque o público qualificado e tomador de decisão pode comprovar as mais recentes novidades apresentadas pelos 36 patrocinadores desta edição, bem como com relação aos visitantes do evento que superaram em número ao ano anterior. Outra boa surpresa foi o evento paralelo SharePoint 360°, que refletiu por meio dos vários especialistas e dos cases apresentados, um momento particular do mercado brasileiro,

devido a adoção e implementação desta poderosa ferramenta que veio revolucionar a gestão do conteúdo corporativo. A todos que de alguma forma contribuíram para que este fosse mais um evento de sucesso, nossos sinceros agradecimentos.

Esperamos que o ano de 2012 seja emblemático para o ECMShow e contamos com a presença de todos especialmente nos Road Shows nas principais cidades do Brasil.

Aguardem mais novidades!

Susana Batimarchi EditOra

conselho eDitorial

executivos De negócios Cristiane de Oliveira cristiane@guiabusinessmedia.com.br

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Publisher Eduardo David eduardo.david@guiabusinessmedia.com.br Diretor Arnaldo David arnaldo@guiabusinessmedia.com.br eDitora Susana Batimarchi MTB 16.022 susana@editoraguia.com.br assitente De reDação Caroline Sarmento caroline@editoraguia.com.br Diretora comercial Sandra Mletchol sandra@guiabusinessmedia.com.br

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Daniela Vieira daniela@guiabusinessmedia.com.br Diretor De arte Flávio Della Torre flavio@editoraguia.com assistente De arte Wilson Hiramatsu wilson@editoraguia.com.br gerente aDministrativo Jose Carlos Previtali josecarlos@editoraguia.com.br aDministração Mariana Dantas mariana@editoraguia.com.br assistente comercial Mariana Mendes m.mendes@guiabusinessmedia.com.br imPressão Neoband

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José Guilherme Junqueira dias de Souza , Wilton tamane , Walter Koch , Luis augusto Bellucci , Eduardo Lopes , rosália Paraíso, tadeu Cruz , Luiz alfredo Santoyo , José roberto de Lazari , ricardo Monteiro, roberto Brant, roberto Prado, Mauricio alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, , Ângelo Volpi, Monica Mancini, Nelson Yassuo Osanai, daniel dias Filho, Jose antonio Galves Jr, Paulo roberto Oliver, Oerton Fernandes, Sandra Cylke, Cássio Vaquero,Walter Freitas, Cesar andrade, Bob Larrivee, alan Pelz-Sharp e Fábio Fischer Document management é uma publicação da editora guia de Fornecedores ltda, editada em português, dirigida à executivos dos departamentos de administração e Finanças, tecnologia da informação, Centros de documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; transporte; Engenharia e Construção, indústria, Serviço, entre outros, no Brasil.

Seu editorial aborda as Novas tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais.

Document management não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da revista. todo o conteúdo da Document management é de livre reprodução desde que citada a fonte. todos os direitos reservados. assinatura anual (seis edições). Brasil r$108,00. Outros paises: U$ 140,00. informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou tel: 55-11-3392.4111

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entrevista

Leandro Balbinot

Divulgação

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Por Ana Lúcia Moura Fé

Empresas devem investir em ECM Nos último três anos, a rotina de Leandro Fachin Balbinot, diretor de tecnologia da informação e gestão das Lojas Renner, tem sido especialmente movimentada. A rede varejista, segunda maior loja de departamento de vestuário do Brasil – atrás apenas da C&A – imprimiu ritmo frenético à sua estratégia de expansão, tanto no mundo físico quanto no virtual. A ordem é aproveitar o contínuo vigor da economia brasileira, que se reflete positivamente no setor como um todo. No ano passado, a Renner inaugurou 14 lojas, um esforço que consumiu investimentos da ordem de R$ 87,8 milhões apenas com remodelações, logística, equipamentos e sistemas de tecnologia. Não parou por aí. Este ano, a meta do grupo é acrescentar 30 unidades a uma malha que, em julho último, já somava 144 lojas espalhadas pelo país, além de site de vendas eletrônicas. A meta é chegar em 2014 com 250 unidades em operação.

A Balbinot e à sua equipe, cabe a tarefa de dotar a empresa com tecnologia da informação totalmente alinhada com esses planos e, ao mesmo tempo, robusta, moderna e flexível o suficiente para suportar um negócio sujeito a “picos e vales” e altamente dependente de gestão

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da informação e de inteligência estratégica. O desafio é considerável, basta observar outros números que dimensionam a corporação. A rede fechou 2010 com faturamento de R$ 3 bilhões e prateleiras recheadas com 25 mil produtos diferentes, com destaque para 15 marcas próprias de vestuário, além de calçados, cosméticos e outros itens. O quadro funcional superou 12.400 funcionários e o seu público, formado preferencialmente por mulheres de 18 a 39 anos com bom poder aquisitivo, acessou em média 1,8 milhão de vezes por mês o endereço online da empresa, e fez compras valendo-se de cerca de 17 milhões de cartões Renner.

A empresa atua fortemente nas redes sociais e nas ações interativas. Tornou-se case de referência no uso pioneiro de tecnologias de cloud computing em parceria com marcas de peso, como Google e Oracle. A aposta da TI da Renner na nuvem foi a solução encontrada para suportar o crescimento acelerado, sem risco de gargalos no meio do caminho devido a eventuais limitações tecnológicas. Sobre esses temas, e sobre a importância que a corporação atribui ao conceito de gestão de conteúdo empresarial, Balbinot falou com exclusividade para a Document Managament.

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entrevista

Leandro Balbinot

Document Management - Qual a importância da gestão de conteúdo empresarial (ECM) no segmento varejista?

Leandro Balbinot – O conceito de ECM se tornou importante para todos os negócios atualmente, independentemente do segmento econômico. Todas as empresas deveriam investir nessa área. Nós, aqui na Renner, estamos investindo bastante nisso. Mas não temos visto isso ser feito em outras companhias do setor. Observamos que muitas ainda não passaram da fase de implementação dos seus sistemas de gestão empresarial e não alcançaram o patamar de investimentos em gestão de conteúdo. Mas acredito que isso é só uma questão de tempo. Mais cedo ou mais tarde, todas terão de apostar no conceito.

A recomendação é que o varejo busque avançar nas boas práticas olhando para além de si mesmo, para outras empresas e indústrias, dentro e fora do país. É o que fazemos. A Renner atingiu estágio de maturidade no uso de TI similar a redes varejistas que mais avançaram nessa área no mundo.

DM - Como a área de tecnologia da informação da Renner está organizada em termos de sistemas e ferramentas para gestão de conteúdo empresarial (ECM)?

LB – No que se refere a dados não estruturados, investimos no Google Apps como plataforma para a base de conhecimento e colaboração, e passamos a contar com todos os recursos básicos que compõem o conceito de ECM (Google Apps é um conjunto aplicativos como e-mail, compartilhamento de agendas, mensagem instantânea, voz sobre IP, vídeo, hospedagem e colaboração de documentos online, e criação e publicação de site, entre outros recursos). Tornamo-nos um case de referência do Google no que se refere à exploração da nuvem para colaboração

interna, desenvolvimento de sites e melhor utilização de mídias sociais. Esse acordo, selado em 2009, foi o primeiro passo na nossa estratégia de adoção do cloud computing. E começou com aplicações de rotina, não estratégicas ou críticas para o negócio, como correio eletrônico e gestão de projetos, além de ferramentas de colaboração. A estratégia avançou com a adoção recente de tecnologias de nuvem da Oracle.

DM – No que consiste a parceria em cloud computing com a Oracle e como afeta a gestão das informações geradas na empresa?

LB - A parceria da Oracle com a Renner começou há oito anos e vem se expandindo. O acordo mais recente resultou na migração dos dados para o ambiente de nuvem Oracle On Demand.

O objetivo é aperfeiçoar o gerenciamento de informações de clientes e produtos, incrementar a integração de processos e ganhar flexibilidade e elasticidade de infraestrutura necessárias para que possamos crescer da noite para o dia, quando a demanda assim o exigir.

Além disso, o modelo torna mais fácil a integração de negócios em eventuais processos de fusões e aquisições, e também nos dá acesso aos melhores recursos da Oracle sempre que necessário, onde quer que eles estejam no mundo. Anteriormente, a parceria com a Oracle já havia se consolidado com a aquisição do ERP Oracle E-Business Suíte e do Oracle Retail Systems (plataforma integrada que abrange merchandising, cadeia de suprimentos e operações de loja), que deixaram a empresa preparada para o crescimento organizacional previsto.

DM - Essa estratégia de investimentos em cloud computing terá outros desdobramentos que podem impactar

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a gestão de conteúdo e documentos da empresa?

LB – Sim, pensamos em desdobramentos, e não só com tecnologia Oracle. Estamos permanentemente de olho em opções de cloud computing que possam ser aplicadas às necessidades da empresa, inclusive na área de ECM. Estamos na expectativa, por exemplo, das interfaces de redes sociais internas do Google e também acompanhamos o que acontece nessa área entre outros parceiros. A probabilidade é que migremos outros ambientes para a nuvem. O modelo nos permite foco no negócio, permite-nos crescer de forma variável e sob demanda nos momentos de pico, como o Natal, por exemplo, quando ocorrem grandes aumentos de vendas.

Paralelamente, também investimos em soluções de inteligência do negócio e relacionamento para conhecimento mais eficaz e fidelização da clientela.

DM – Por falar em inteligência do negócio, na parceria Renner/Oracle para nuvem, é mencionada a tecnologia de BI Oracle Essbase usada para integrar informações de clientes e produtos. Que informações são essas?

LB - A Renner tem duas bases de dados grandes. Uma reúne informações de cerca de 18 milhões de clientes. A outra se refere a dados de 2,5 milhões de produtos/ano cadastrados, além das transações diárias. Trata-se de volume tão considerável de dados e informações que impossibilita sua análise diária, sob várias dimensões, por meio de estruturas convencionais. A base única e a tecnologia Oracle Exadata solucionam essa questão (Oracle Exadata são appliances que funcionam como um datacenter completo, com servidor de dados, storage e rede integrados).

A integridade de informações da companhia também foi incrementada

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Começamos a implantar o conceito da Loja sem papel em 2010 e este ano houve a expansão para toda a Rede Renner

com a implantação do ambiente de arquitetura orientada a serviço, SOA. (Oracle Essbase, que integra os avanços da Renner na nuvem, é um servidor do tipo online analytical processing-OLAP que permite, entre outros recursos, ambiente para desenvolvimento rápido de aplicações analíticas e customizadas para gerenciamento de performance dos negócios e modelagem de cenários complexos de negócios).

DM - Qual a estratégia da Renner para gerenciar e integrar as informações oriundas de mídias sociais com aquelas originadas nos sistemas da empresa?

LB – Atualmente, o foco da Lojas Renner é justamente a integração de documentos não estruturados com os estruturados, como informações sobre vendas, fornecedores, produtos etc.

Temos nos empenhado em uma série de iniciativas para juntar tudo em um modelo que se caracteriza por base única e mesmo tipo de acesso. A plataforma que estamos desenvolvendo conta com

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a alta performance do Oracle Exadata para processamento de grande volume de dados. Isso possibilita flexibilidade para crescer e reagir ao mercado com muito mais simplicidade, praticidade e velocidade. Tarefas que levavam horas passam a ser feitas em minutos.

DM – Quais os esforços da Renner na área de digitalização e redução de documentos físicos que circulam na organização?

LB – Começamos a implementar o conceito de loja sem papel em 2010 e este ano houve a expansão para toda a rede Renner. O projeto incluiu a instalação de dois equipamentos de digitalização em cada uma das 144 lojas espalhadas pelo Brasil inteiro. Já estão sendo escaneados, por exemplo, no próprio ambiente da loja, toda a documentação fornecida pelos clientes para processo de análise para concessão de crédito, como comprovante de renda e outros documentos, o que agilizou muito o processo.

DM – A área de tecnologia da informação

das Lojas Renner enfrenta alguma dificuldade para contratar ou qualificar profissionais especializados que auxiliem na consolidação do conceito de ECM na empresa?

LB – Não, porque contamos com os recursos altamente especializados dos nossos parceiros tecnológicos e de serviços. Além disso, internamente, é o setor de normas e procedimentos da companhia que atualmente mais exige pessoal qualificado na área de gestão de documentos.

DM - Quais são, na sua opinião, os principais desafios que as empresas enfrentam para consolidar os conceitos de gestão de documentos e de conteúdo empresarial em suas operações?

LB – Um grande desafio ainda é a classificação das informações, a criação de categorias, a identificação do que é confidencial ou não, a definição de diretrizes e sua atualização, enfim, coisas dessa natureza. E trazer tudo isso para a plataforma de gestão do conhecimento.

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INDICADORES Soluções de conteúdo, comunicação e colaboração no mundo estão a caminho de ultrapassar

US$ 3,3 bilhões US$ 2,8 em 2011, acima dos

bilhões de 2010.

Fonte: Gartner

O gerenciamento de conteúdo (ECM) em SaaS representava apenas

O mercado de sistemas de armazenamento em disco cresceu pouco mais de

10%

em comparação com o segundo trimestre do ano passado, alcançando receita de

7,5

5% bilhões 83% 36% 10% 11% 12,2% 19%

do total do conteúdo empresarial em 2010, mas atingiu cerca de

de dólares.

Fonte: IDC

Pesquisa:

em 2011.

Fonte: Gartner

dos usuários de SharePoint usam a ferramenta em ECM,

dos e-mails das empresas estarão em cloud computing até 2014.

Fonte: Gartner

O armazenamento em disco externo cresceu

ao ano, conquistando uma receita total de 5,6 bilhões de dólares.

Fonte: IDC

juntamente com outros sistemas de content e

estão desconectados de sistemas de ECM/DM/RM. Fonte: IDC

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Parceria para Cloud Computing A Venturian Hosting anunciou oficialmente sua parceria estratégica com a Triad Systems, provedora de inovadoras soluções de TI e serviços no Brasil, para ampliar suas ofertas de computação em nuvem para o Brasil e América Latina.

A nova parceria irá focar soluções SaaS, como do Venturian CloudSuit, bem como ofertas IaaS (infraestrutura como serviço) para médias e grandes corporações.

Neste modelo de negócios há combinação das ofertas da Venturian com a experiência da Triad Systems no fornecimento de produtos e serviços, bem como em novos segmentos de mercado. Como parte da estratégia de união entre as companhias, as duas empresas pretendem oferecer os produtos e serviços da Venturian Cloud para o mercado brasileiro, bem como colaborar para criar novos serviços focados especificamente na América Latina.

“A Triad Systems é uma empresa

Silvio Rodrigues: Parceria visa ampliar ofertas em cloud com um amplo portfólio de produtos e serviços dedicados para o mercado de mobilidade, e a parceria com a Venturian trará uma grande variedade de novas soluções que podem ser implementadas rapidamente, com investimento mínimo e sem concorrência direta”, comenta Silvio Rodrigues, CEO e fundador da Triad Systems.

Impressão Mobile A Konica Minolta passou a disponibilizar o PageScope Mobile, um aplicativo de impressão gratuito para usuários de iPad, iPhone e iPod Touch.

Este aplicativo vem ao encontro de uma necessidade crescente do mercado que já emprega város tipos de dispositivos móveis no cotidiano das organizações em qualquer parte do mundo. Assim, a estratégia da Konica caminha coincidentemente com as mais novas tendências de mobilidade tão necessárias nos negócios nos dias de hoje.

O PageScope Mobile permite configurar a impressão de documentos, e-mails e imagens via sistema bizhub. Depois de emparelhado com uma conexão Wi-Fi, o PageScope Mobile permite que os usuários utilizem os documentos de trabalho de maneiras variadas por meio dos aparelhos, ganhando mobilidade.

“Com o lançamento deste aplicativo, a Konica Minolta dá continuidade ao seu trabalho de inovação no mercado tecnológico”, comemora Deise Sandrin, gerente nacional de vendas e marketing da Konica Minolta no Brasil. “Os clientes da Konica Minolta podem baixar o PageScope Mobile na Apple App Store”, complementa Deise.

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Parceria para SPED Uma parceria entre a NFe do Brasil, empresa especialista em soluções de inteligência fiscal eletrônica, e a McBenner Consultoria oferece uma solução única de SPED e Recuperação de Tributos para médias e grandes empresas, com estratégia de ambos os lados de crescimento em 20 a 30% em faturamento no primeiro ano. Segundo as companhias, a parceria permitiu a criação de uma solução que une tecnologia e inteligência consultiva, para reduzir custos e agilizar os processos tributários e fiscais.

A oferta contempla desde soluções do SPED Fiscal e Contábil até a recuperação de tributos pelas empresas, que muitas vezes recuperam todo o investimento realizado no cumprimento das obrigatoriedades. A NFe do Brasil possui expertise em soluções fiscais, enquanto a McBenner mantém uma equipe de profissionais e realiza coleta e análise de dados visando economia de tributos e benefícios fiscais.

Segundo Antonio Gesteira, presidente da NFe do Brasil, apesar do Projeto SPED existir desde 2006, as empresas ainda têm dificuldade para fazer a escrituração contábil e fiscal correta de todas as informações.

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passa a ocupar o cargo de presidente do Conselho de Administração da companhia que deve aunciar um novo diretor independente em breve.

Whitman assumiu a presid6encia logo após Léo Apotheker ter anunciado sua decisão de renunciar ao cargo de diretor da companhia.

assumiu o cargo de gerente da área de Marketing da Adobe Brasil, empresa de tecnologia e softwares para negócios, informações, entretenimento e comunicação.

Silvio Fischer foi promovido a diretor da Orizon. O novo diretor será responsável pela área de Operações e Processos. A nomeação é resultado do trabalho realizado pelo profissional que, desde 2008, ocupava o cargo de gerente executivo de Business Process Outsourcing (BPO).

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Lia Vicente

Luiz Alves foi nomeado pela Iron Mountain como novo presidente, que terá a responsabilidade de impulsionar o crescimento da gestão de documentos físicos, como também dos serviços complementares de terceirização dos processos para os segmentos de Finanças, Saúde, Seguros e Serviços. E Peter Meierhold será o responsável da marca na América Latina.

Meg Whitman é a nova CEO da HP. Além dessa mudança , Ray Lane

assumiu o cargo de diretor nacional de vendas do UOLDIVEO. Com a aquisição da DIVEO pela Unidade de Negócios Corporativos do UOL, o executivo voltou ao país como diretor de vendas para clientes de grande porte.

assume o cargo de sócio-diretor da Unidade de Campinas da Sankhya, desenvolvedora e provedora de soluções em gestão empresarial, dividindo a gestão da unidade com Emerson Furtado, também sócio-diretor.

Wagner Tadeu é o novo VicePresidente para a América Latina da Symantec. O executivo, que trabalha atualmente no escritório da empresa em São Paulo, assumirá a nova posição a partir 1º de outubro.

Eduardo Borba assumiu a vicepresidência da Sonda Software, unidade de negócios de Aplicativos da Sonda IT. Entre as principais missões do executivo está a nova proposta de integração das ofertas de cloud computing com o BPO. Já a nova área de virtualização da empresa, quem assume é Marcio Yatsuda, diretor sênior, e Daniel Dystyler, diretor de soluções. Ambos executivos foram escolhidos pela experiência na área e na empresa.

André Nigro

Renato William de Castro Brito

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Mobilidade, mídias sociais e Cloud, que são temas que estão no contexto do cotidiano da TI e trazem consigo a necessidade por sistemas que lidem com o mundo em mobilidade conectado à nuvem e socialmente habilitado.

Estes, serão alguns dos temas abordados no “Gartner Symposium ITxpo 2011”, que acontecerá no Sheraton WTC, em São Paulo de 25 a 27 de outubro.

O evento vai reunir cerca de 1.200 executivos, incluindo 200 CIOs. A conferência contará com a presença Donald Feinberg: palestrante de mais de 24 analistas do Gartner, fará uma análise da TI na AL responsável pelo evento e fornecedora de pesquisas e aconselhamento na área de tecnologia da informação. Um dos principais temas do Simpósio é o “Cenário da América Latina”, apresentado pelo chairman do Gartner Symposium, Donald Feinberg.

Entre os convidados presentes no encontro está o vice-presidente sênior do Gartner Research, Peter Sondergaard, o professor de ciência da computação em Harvard School of Engineering, Jonathan Zittarain, entre outros.

O encontro contará com mesas redondas, mais de 100 palestras, Workshops, pesquisas, estudos de caso, “Clínicas de Negociação de Contratos”, palestras que abordaram os casos de Quadrantes Mágicos e um “Programa Especial para CIOs”. Nas apresentações poderão ser encontrados os seguintes temas: Cloud, Outsourcing, Mobilidade,Redes Sociais, Segurança, Infraestrutura, entre outros.

CARREIRAS

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Tendências que estão mudando a TI

Wilton Ruas assumiu desde de setembro último, o cargo de vicepresidente de Automação da Itautec. Com a movimentação, o executivo passa a ser responsável tanto pela gestão comercial quanto pelo desenvolvimento de produtos e softwares de automação comercial, bancária e de autoatendimento da companhia.

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AbbYY lança aplicativo para OCR O aplicativo ABBYY FineReader 11, com tecnologia de inteligência artificial para OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), destinado à conversão de documentos escaneados, é desenvolvido pela ABBYY, companhia de tecnologias linguísticas, de reconhecimento de caracteres e captura de dados. E seu novo versionamento apresenta importantes ferramentas visando um maior índice de produtividade entre seus usuários.

Segundo testes internos, realizados pela empresa, a solução permitirá que empresas e usuários finais levem sua produtividade a um novo patamar, com a melhoria da performance de OCR, incluindo o modo de processamento em preto e branco que aumenta em até 45% a velocidade de reconhecimento de caracteres.

Para processamento simplificado de documentos, o recurso também teve aprimorada sua capacidade de reconstruir o formato original de documentos complexos e páginas em formatos comuns.

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Sergey Popov software da aBBYY é parte dos processos de negócios “O FineReader ajuda os usuários a fazer mais, em menos tempo e com menor esforço – seja em processamento contínuo de documentos em escritórios ou

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tarefas OCR ocasionais”, diz Sergey Popov, Diretor do Departamento de Produtos FineReader da ABBYY. “Para muitos profissionais, o software da ABBYY tornou-se parte orgânica de seus processos de negócios. Com as melhorias, o programa agora também realiza com facilidade tarefas antes consideradas difíceis e demoradas”, explica o executivo.

O aplicativo vem agora com um arsenal de ferramentas completas e intuitivas voltadas exclusivamente para documentos escaneados, aptas a converter de imediato imagens de documentos digitalizados, fotos e arquivos PDF em formatos eletrônicos editáveis e capazes de ser facilmente localizados por sistemas de gestão de conteúdo.

De acordo com informações da companhia, o FineReader é uma alternativa precisa e acurada para reduzir o tempo, no lugar da redigitação manual, de conversão de quase todo tipo de documento impresso – entre os quais livros, artigos de revista com layouts complexos, tabelas, planilhas e até fax.

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CERTISIgN AmPlIA REDE

Cloud Elástica A Tecla Internet, fornecedora de serviços de internet e computação em nuvem, lançou o modelo de Cloud Elástica, uma opção de cloud computing no conceito de infraestrutura como serviço.

A solução possui capacidade imediata de aumentar ou diminuir de tamanho conforme a necessidade do negócio dos clientes.

A Cloud Elástica permite que empresas que administram em nuvem banco de dados, desenvolvimento de aplicações, homologação de serviços, meios de pagamento, entre outros, possam variar a capacidade de processamento e armazenamento conforme sua necessidade, sem o custo dos servidores dedicados, o que torna o serviço acessível às pequenas empresas. Pode-se ajustar o recurso contratado ao mínimo necessário para o funcionamento da aplicação, respeitando picos e sazonalidades, e com isso otimizar o investimento em infraestrutura.

“Trata-se de uma evolução natural e esperada da

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infraestrutura de internet”, afirma Cristian Gallegos, CMO da companhia. A segurança dos usuários da Cloud Elástica é garantida pelos mesmos sistemas de qualquer outra categoria de serviços de internet.

cristian gallegos: evolução na infraestrutura de tI

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A Certisign, empresa brasileira especializada em soluções de certificação digital, anuncia novos investimentos em Recife/PE. A capital pernambucana contará com uma nova loja da companhia. O ponto de atendimento vai permitir que empresários e profissionais interessados em adquirir os benefícios da tecnologia emitam e validem, no mesmo local, o certificado digital, o que permitirá sua utilização imediata.

A loja está localizada próximo ao centro comercial do Recife, ao lado da estação Tancredo Neves de metrô.

Foi em Recife que a Certisign marcou o início de suas operações, em 1996, como a primeira Autoridade Certificadora.

Atualmente, a empresa possui quatro escritórios e mais de 500 pontos de atendimento distribuídos pelo país, sendo 11 deles no estado de Pernambuco. Além disso, contabiliza mais de 2 milhões de emissões de certificados.

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Escritório na caixa Atenta às necessidades do mercado brasileiro de redução de custos das soluções de virtualização de desktop, a NComputing colocou no mercado o Office in a Box, fruto da fusão de um computador de fabricação nacional da marca Arquimedes com a solução de virtualização da própria NComputing.

Conforme Edson Bucci, country manager da empresa no Brasil, o produto – oferecido em duas versões para cinco e 10 usuários – contempla um PC preparado para servir como hospedeiro (host) da solução de virtualização, montado com placa que conecta os terminais virtualizados.

Os terminais são embalados na mesma caixa, formando uma solução que já vem configurada e licenciada com Windows Foundation (Microsoft). Sobre a estratégia de distribuição do produto Bucci destaca que será feita por meio de canais nos modelos tradicionais da fábrica até o consumidor final.

Xerox lança novo produto A nova multifuncional a cores da Xerox oferece recursos para auxiliar desde escritórios de médio porte até grandes grupos de trabalho. A nova multifuncional a cores da 7556 oferece uma série de recursos associando aumento de produtividade à obtenção de metas sustentáveis.

A Xerox WorkCentre 7556 permite fazer impressões coloridas a uma velocidade de 45 e 50 páginas por minuto (ppm) e de 45 e 55 ppm, em preto e branco. Com avançada tecnologia Hi-Q LED e saída de alta resolução para documentos coloridos e profissionais, a multifuncional copia, digitaliza, envia fax e emails, incluindo ainda ferramentas avançadas para gerenciamento de documentos e fluxo de trabalho – para tornar mais simples as tarefas do escritório.

“A Xerox continua trazendo para o mercado novos produtos em resposta ao ritmo acelerado dos negócios, mudando os ambientes de trabalho”, disse Rick Dastin, presidente do Enterprise Business Group da Xerox

A WorkCentre 7556 gerencia fluxos de trabalho Corporation. “O objetivo é tornar nossos consumidores mais produtivos, eficientes e, consequentemente, mais competitivos dando-lhes os equipamentos para isso”, conclui o executivo.

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Solução Gestão de RH Mantenha o foco nas pessoas e não no papel.

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Os funcionários de sua empresa são seu ativo mais importante, assim como suas informações. No entanto com o grande número de formulários de contratação, registro, folha de pagamento etc., seus colaboradores ficam sobrecarregados para processar estas informações, não se dedicando ao controle efetivo dos documentos para fins de comprovações e registro.

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agenda

Outubro Dias 18 e 19

AIIM ECM Specialist

O treinamento ”ECM Specialist” aborda como desenvolver uma estratégia de ECM, como identificar e priorizar os requisitos de negócios, como desenvolver e definir os requisitos de tecnologia, construir um plano de implementação de ECM e priorizar projetos, desenvolver, testar, treinar, implantar e operar uma implementação de ECM. O treinamento também aborda como desenhar a taxonomia, os metadados, e um modelo de segurança.

Informações: Guia Training – Tel: 011 3392 3898 (http://www.guiatraining.com.br)

Dia 29 Fundamentos da Digitalização

Para atender esta demanda crescente de serviços de digitalização, a Guia Training criou um treinamento exclusivo de “Fundamentos da Digitalização”. Neste treinamento você irá aprender as etapas para a elaboração de um projeto de digitalização, desde o dimensionamento das necessidades, passando pela preparação dos documentos, à escolha dos scanners e softwares mais adequados.

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Novembro

Dezembro Dia 03

Fundamentos do BPM

A função de um Analista de Processos é mapear, desenhar, melhorar e redesenhar os processos para que as empresas possam aumentar seus resultados e atingir seus objetivos estratégicos. Com o objetivo de preparar pessoas para desempenharem esta função nas empresas, o treinamento divide as competências mais procuradas por grandes empresas nacionais e multinacionais.

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Dia 10 BPM Prático

Obtenha o domínio de metodologias, técnicas e ferramentas para o mapeamento, desenho, melhoria e redesenho dos processos e a importância das equipes na execução dos processos, preparando o ambiente para uma gestão de pessoas orientada por competências. Conheça também a influencia da tecnologia e sua adaptação como suporte à execução de processos e visualização do impacto na introdução de uma gestão orientada por processos.

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Dias 03 e 10

Formação em Análise de Processos

O treinamento “ECM Practitioner” é o primeiro do “Programa de Certificação AIIM”. Tem como objetivo fornecer uma sólida formação sobre estratégias, métodos e ferramentas para a gestão de conteúdo. Isto inclui tecnologias e as melhores práticas globais para arquitetar informação, digitalização de imagens, metadados, taxonomias, segurança de conteúdo, gestão de processos e automação, localização, entrega e apresentação de conteúdo.

O treinamento “Formação em Análise de Processos” ensina como um gestor de processos com o perfil de compreender a ligação entre a estratégia empresarial e a cadeia de valor da empresa.

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Dias 22 e 23 AIIM ECM Practitioner

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05/10/11 17:00

Tradição com inovação e tecnologia

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educação e carreira

Ana Lúcia Moura Fé

Só diploma adianta ma i Especialistas enfatizam o aperfeiçoamento permanente como forma de evitar a obsolescência acelerada de qualificações.

O

s altos investimentos tecnológicos das empresas brasileiras têm evidenciado desafios no âmbito dos recursos humanos.

Estudos apontam a dificuldade crescente das organizações para encontrar profissionais aptos a lidar com tecnologias emergentes e capazes de, por meio delas, tirar proveito da enxurrada de informações corporativas geradas nos mundos físico e virtual. Para dar ideia do imbróglio, somente nas empresas de TI, a defasagem de mão de obra beira 90 mil profissionais.

Até 2013, esse número deverá superar 200 mil, segundo a Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom).

Essa carência, entretanto, nem de longe representa emprego certo para graduados recentes ou antigos. Isso porque uma forte tendência nas corporações é a busca por perfis talhados para suas necessidades específicas e para formação de equipes cada vez mais especializadas – reflexo da expansão de modelos emergentes de

computação, como outsourcing, SaaS e Cloud Computing, que “exportam” para fornecedores de software e para provedores de serviços os profissionais com perfil mais técnico, enquanto concentram nas corporações as competências mais voltadas para gerir processos e pessoas.

Uma consequência disso tudo é que, mesmo precisando contratar pessoal, muitas organizações mantêm vagas ociosas por não encontrarem as competências que buscam. “Em sua maioria, a mão de obra que sai das universidades é inadequada e não pode ser aproveitada pelas empresas sem antes passar por treinamento”, testemunha Djalma Petit, diretor de mercado da Softex, associação que promove softwares brasileiros e elabora projeções sobre demanda de profissionais. Segundo ele, a dinâmica do mercado de tecnologia iguala o recém-formado e o experiente no desafio de manter-se permanentemente atualizados, sob pena de verem suas qualificações acadêmicas ou pro-

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fissionais obsoletas em um curto espaço de tempo.

Se para quem lida com tecnologia da informação, de uma forma geral, os treinamentos e a especialização adquirem um senso de urgência, o desafio parece ser ainda maior para quem atua ou planeja atuar em gestão de conteúdo empresarial. “O aperfeiçoamento profissional é o grande desafio nessa área, porque o fluxo gigante e crescente de informações exige um profissional constantemente ‘plugado’ e com capacidade efetiva de transformar dados em vantagem competitiva para o negócio”, diz Francisco Paletta, professor e diretor da Faculdade de Engenharia da FAAP (Fundação Armando Alvares Penteado).

A equação da empregabilidade

Paletta, a exemplo de Petit, também observa perda de status do diploma universitário, por si só, nos processos de seleção

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a não a is das empresas. “Até um passado recente, os três principais fatores que compunham uma boa empregabilidade eram a graduação, a experiência profissional e o domínio da língua inglesa. Essa equação mudou e incluiu definitivamente o aperfeiçoamento e a especialização”, afirma o diretor.

Outra evidência desse fato, segundo Paletta, é a proliferação de programas de aperfeiçoamento, especializações e pós-graduações lato sensu e stricto sensu relacionadas a gestão da informação e do conhecimento. Em sua percepção, essa onda se intensificou nos últimos anos e resulta da maior consciência, no meio empresarial, de que informação se converte em valor apenas quando bem gerida e colocada a serviço do processo de tomada de decisão. “Dados desestruturados são transformados em inteligência a ser disponibilizada para a pessoa certa na hora certa. Isso é o maior patrimônio e o diferencial das empresas hoje em dia, e não mais a tec-

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nologia em si. É o que torna o negócio relevante e apto a enfrentar a concorrência local e global”, afirma Paletta.

Os desafios do mundo digital já não escolhem segmentos econômicos, conforme ressalta o diretor. “A inteligência estratégica passa a ser disciplina de destaque na agenda de todo tipo de organização”, diz o educador, que não esconde sua visão crítica acerca da academia.

“Os cursos que preparam profissionais da área, do bibliotecário ao analista de computação, precisam se modernizar para atender aos avanços tecnológicos.

A preparação permanente e eficaz desses profissionais requer mudanças radicais do ponto de vista de graduação e pós-graduação”, diz ele.

Na FAAP, uma das ações nesse sentido foi a criação do Master em Gestão da Informação Digital e do Conhecimento, curso que forma sua primeira turma de 32 alunos neste ano e inicia a segunda em março de 2012. Fruto de convênio com a Universidade de Montpellier (Fran-

ça), o curso foi montado em formato de MBA (520 horas) e destina-se a graduados de um amplo leque de áreas, desde Computação, Informática e Sistemas de Informação até Webdesign e Projetos Documentários, passando por Biblioteconomia, Ciência da Informação, Arquivologia, Museologia e Jornalismo, entre várias outras. O programa é igualmente extenso, cobrindo mais de uma dezena de disciplinas. Começa com armazenamento e recuperação de informação digital e termina com tópicos avançados da gestão da informação e temas sofisticados, como Web Semântica e Ontologia.

O preço continua sendo uma barreira importante para esse tipo de qualificação.

No caso da FAAP, o subsídio fornecido pelo governo francês reduziu o custo de R$ 35 mil para cerca de R$ 12 mil a R$ 14 mil. Outra vantagem é a possibilidade de o aluno obter duplo diploma, desde que comprove proficiência no idioma francês. “Três dos nossos alunos já receberam o título francês, que equivale ao nosso

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educação e carreira

Francisco Paletta: A s informaç tem mais ões valor se ge ridas por p sionais es rofispecializado s

mestrado. Já o diploma brasileiro é de especialista lato sensu”, explica o diretor, que prepara para 2012 levantamento que verifica o impacto que cursos como esse têm na carreira, no salário e na empregabilidade dos participantes.

impActo nA cArreirA

Quem já consegue fornecer um testemunho sobre esse tipo de impacto é Edson Becker, coordenador da área de gestão de documentos compartilhados do Sistema FIEP (que atua no Paraná por meio da FIEP, SESI, SENA, IEL, C2i e Unindus). “De um tempo para cá, aumentou o assédio de empregadores, principalmente na área de consultoria”, diz o gestor, que participa do projeto de ECM da entidade, desde a sua origem departamental até a expansão para toda a corporação, resultando na criação da área específica para gestão de documentos. “Minha dedicação ao projeto exigiu da minha parte uma busca por conhecimentos na medida em que avançávamos, e isso resultou na minha promoção e em consequente aumento

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salarial”, diz o coordenador.

Graduado em Ciência da Computação e com duas pós-graduações, uma em Gestão Empresarial e outra em Gestão da Tecnologia da Informação, Becker, aos 41 anos de idade, nem cogita reduzir o ritmo quando o tema é aperfeiçoamento profissional. “Trabalho diretamente com profissionais da área de gestão da informação. Preciso ter conhecimento para aprofundar o diálogo”, diz ele. Para alguns treinamentos, ele contou com o subsídio da empresa, mas não hesitou em pagar do próprio bolso quando necessário. O resultado é um currículo recheado de cursos que vão de ERM (Electronic Record Management) e conceitos de ECM até Captação da Informação e Document Imaging, além das pós-graduações.

No Sistema FIEP, Becker costuma receber visitas técnicas de empresas e confederações interessadas em aprender com o projeto de ECM da entidade.

“Claramente, todas têm necessidade de profissionais com conhecimentos específicos nessa área, o que reforça a importância de se investir em capacitação”, diz

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esas alerta que as empr Francisco Amaral ss em formar profi estão interessada as fic cí pe es lidades sionais com habi

ele, lembrando que ter algum domínio do inglês é essencial. “Todas as apostilas para as certificações que usei estavam nesse idioma”, diz.

As certificações às quais Becker se refere, seu mais recente esforço de capacitação, são as da Association for Information and Image Management (AIIM), entidade internacional focada no mercado do gerenciamento de informações. “Em 2009, fiz treinamento sobre estratégias, métodos e ferramentas para gestão de conteúdo e obtive o Certified AIIM ECM Practitioner. Em 2011, avancei mais um passo e conquistei o título de Specialist. A meta agora é alcançar a mais alta certificação AIIM, que é o ECM Master”, diz o gestor, que contou com a ajuda financeira do empregador, mas não descartaria assumir os custos. “Os preços são acessíveis e o custo-benefício excelente”, avalia. Ele ressalta ainda que a iniciativa dá acesso a uma rede de profissionais certificados que exercita o compartilhamento de conhecimentos. “Todos se conhecem e trocam informações”, diz.

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Carreira planejada Especialistas de RH apontam o plano de carreira como excelente antídoto contra a obsolescência de qualificações, contornando o risco de o profissional cair em uma espécie de “limbo”, quando o seu perfil não se encaixa mais nem como gestor, nem como técnico. A escolha de treinamentos e de cursos de especialização deve levar em conta esse aspecto. Nas grandes corporações, por exemplo, as competências que estão em alta são as relacionadas com gestão de processos e de pessoas, e que ajudam a alinhar a tecnologia à estratégia do negócio. Já funções mais técnicas são mais numerosas entre os fornecedores de tecnologia e serviços. Um aspecto destacado pelos especialistas em recrutamento é que atualmente o conhecimento do negócio e a habilidade de negociação e comunicação passaram a ser exigidos de todos os profissionais que lidam com tecnologia da informação, independentemente de ser gerencial ou técnico. Confira as características que, de uma forma geral, estão relacionadas a cada perfil.

Perfil gerencial l Visão macro da TI, envolvendo estratégia, processos e operações l Capacidade de planejamento e de liderança l Equilíbrio entre conhecimento tecnológico e conhecimento do negócio l Entendimento de gestão de processos e de pessoas l Forte habilidade de negociação e comunicação Perfil técnico l Forte raciocínio lógico e analítico l Habilidade e motivação para resolução de problemas, movido a desafios l Foco em tecnologia, atualização permanente, busca de soluções inovadoras l Grande parte do tempo destinado a atividades operacionais l Habilidade de negociação e comunicação

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educação e carreira

Walter Ko ch: É cres cente o nú organizaçõ mero de es que ex igem profi certificado s s ionais s

estAdo dA Arte

Walter Koch, diretor da ImageWare e consultor internacional em ECM, informa que essas certificações citadas por Becker – AIIM ECM Practitioner, AIIM ECM Specialist e AIIM ECM Master – estão entre as mais importantes para quem quer se destacar na área de conteúdo empresarial. Ele diz que o treinamento prévio que elas exigem impacta a carreira porque atualiza o profissional sobre as principais normas e padrões da indústria, ao mesmo tempo em que o familiariza com as estratégias para a gestão eficiente do conteúdo corporativo.

Do lado do empregador, a relevância dos títulos é inquestionável, segundo o consultor. ”Cresce o número de organizações que exigem profissionais certificados ao fazerem os seus processos de aquisição de soluções, para assegurar-se de que receberão o estado da arte. Temos recebido constantemente solicitação de indicações de gente certificada e a informação que temos é que a demanda por este tipo de funcionário está maior que a oferta”, informa Koch. Como instrutor da matéria, ele tem percebido um número cada vez maior de profissionais que arcam pessoalmente com os custos da certificação. “Isso está ocorrendo inde-

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pendentemente da organização em que trabalham”, ressalta.

tecnologiAs específicAs

Na faculdade de tecnologia FIAP, o diretor acadêmico do Centro de Pós-Graduação, Francisco Amaral, utiliza a comunidade de 1.250 alunos dos cursos de pós-graduação da instituição como termômetro para medir as demandas das empresas no que concerne competências profissionais relacionadas com gestão da informação e conhecimento. Segundo ele, as universidades ainda não estão preparando profissionais na área específica de ECM, mas os interessados podem se qualificar buscando especializações em áreas correlatas ou mesmo treinamentos de curta duração.

“Além disso, os grandes players da área estão muito interessados em formar pessoas nas suas tecnologias específicas”, orienta o educador.

Com base em seu termômetro, Amaral afirma que a demanda por competências relacionadas com ECM se concentra mais nos negócios de maior porte. “Grandes empresas atingiram um estágio de amadurecimento que lhes permite tratar a informação de forma mais avançada, e precisam de especialistas para isso”, diz o

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Onde fazer pós-graduação nas áreas de informação e conhecimento IBICT-UFRJ - Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação - PPGCI - Tel: 21 2275-0321 - E-mail janete@ibict.br

UNESP - Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação - Tel: 14 34021336 E-mail: posci@marilia.unesp.br

UFBA - Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (Posici) - Tel: 71 32837751 / 7752 E-mail: posici@ufba.br

UFPB - Pós-Graduação em Ciência da Informação - UFPB - Tel: 83 3216 7483

UFMG - Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação - Tel: 31 34096103 E-mail: ppgci@eci.ufmg.br

UNIRIO– Programa de Pós-Graduação em Memória Social - Tel: 21 2542-2820 / 2708 E-mails: ppgms.coordenacao@unirio.br e ppgms.secretaria@unirio.br

UFRGS - Programa de Pós-Graduação em Comunicação e Informação - Tel: 51 3308.5116 E-mail: ppgcom@ufrgs.br

USP – ECA - Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação – Tel: 11 3091-4019 E-mail: pgeca@usp.br Telefone:

UFSC - Pós-Graduação em Ciência da Informação - Tel: 48 3721-8516 E-mail: pgcin@cin.ufsc.br

UEL- Pós-Graduação em Gestão da Informação - Mestrado Profissional - Tel: 43 3371-5914 E-mail: mpgi@uel.br

UFSC - Programa de Pós-Graduação em Engenharia e Gestão do Conhecimento (EGC) Tel: 48 3721-7121 E-mail: secretaria@egc.ufsc.br

UNIRIO - Pós-Graduação em Museologia e Patrimônio – Tel: 21 3514-5213 E-mail: coordenacaoppg-pmus@unirio.br

UNB - Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCINF) – Tel: 61 3107-2633 E-mail: pgcinf@unb.br

FAAP - Master em Gestão da Informação Digital e do Conhecimento – Tel: 11 36627449 E-mail: pos.atendimento@faap.br

Fontes: ANCIB e sites das instituições

diretor, que não descarta lançar um programa focado em ECM, desde que haja demanda do mercado e amadurecimento e massificação da tecnologia.

Professor de planejamento estratégico de sistemas de informação, com mais de 30 anos de atuação na área de TI, Amaral acompanhou, ao longo dos anos, o deslocamento da informação para o foco central dos cursos de tecnologia e das estratégias empresariais.

“As grandes mudanças econômicas e sociais, o advento da internet e a incontrolável gama de dados trazida pela rede fizeram as empresas olharem para além da gestão da informação, buscando a gestão do conhecimento. Ou seja, além de tratar a informação em si, elas precisam armazenar elementos adicionais, como vivências, experiências e capacidade analítica para explicar o que ocorreu e o porquê”, diz ele. A formação e especialização dos profissionais dessa área, ele acrescenta, precisam acompanhar o ritmo dinâmico imposto pelas inovações.

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ECM

Walter W. Koch

ECM não tem fim Josetti Capusso

Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pósgradução da Fesp e Unip.

Implementou alguns dos maiores projetos do País.

Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001.

Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br

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S

egundo a definição da AIIM, ECM – Enterprise Content Management são estratégias, métodos e ferramentas para a captura, armazenamento, gestão, preservação e disponibilização do conteúdo corporativo. Quando falamos em estratégias, estamos nos referindo desde a priorização das aplicações para efeito de implementação, forma de abordagem do acervo existente, até o roll-out da aplicação. Já em termos de métodos, exemplificamos com a necessidade de haver uma classificação dos tipos documentais, a definição de suas temporalidades, a estruturação de taxonomia e metadados. Por fim, há as ferramentas para a automação das funcionalidades desejadas.

Muitos organizadores presumem que, com o término da implementação de uma ferramenta, um projeto de ECM esteja encerrado. O projeto pode até estar, mas a iniciativa não. Abordagens de ECM ou gestão do conteúdo corporativo necessitam de uma alocação contínua de recursos para sua manutenção e aperfeiçoamento.

De pronto, podemos citar as atividades de monitoramento da iniciativa como algo fundamental.

Acompanhamento de uso do sistema fora dos padrões (alguém fazendo download de forma exacerbada) ou do não uso do sistema (como será que está trabalhando?) é um exemplo. Lembrando que o monitoramento é uma das melhores maneiras para se assegurar a eficácia dos mecanismos de segurança.

Depois vêm as atividades de manutenção, tais como a de tabelas de usuários, direitos de acesso e tipos documentais (a burocracia em nosso país cria documentos de uma forma bastante pródiga). Além disso, as temporalidades mudam (por exemplo, o novo código civil alterou a temporalidade de muitos documentos).

Existem as atividades de manutenção operacional, tais como a migração de documentos entre diferentes suportes, buscando otimizar a relação custo de mídia X frequência de acesso ou legalidade. Nesse contexto, temos mais uma atividade crítica, que vem a ser a iniciativa de preservação digital, já que ninguém garante que a mídia e o formato de arquivo em uso hoje ainda estejam acessíveis em alguns poucos anos. Iniciativas de back-up também consomem tempo, já que movimentações na casa dos Tera e Petabytes não são tão rápidas assim.

O treinamento também deve estar disponível,

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pois o turnover natural de funcionários requer que novos usuários sejam treinados. Eventualmente, através do monitoramento, detecta-se que alguns usuários precisam de reforço, já que o perfil de uso destes não está condizente com os padrões.

Por fim, a metodologia normalmente empregada na nossa indústria para a implementação – MIKE2 – Method for an Integrated Knowledge Environment – possui nos seus fundamentos, entre outros, o PDCA – Plan, Do, Control e Act – das iniciativas de melhoria contínua. Ou seja, está previsto que as iniciativas de ECM sejam acompanhadas constantemente através de seus principais indicadores de desempenho e métricas associadas, para que possam ser aprimoradas constantemente. Como exemplos de melhoria contínua, podemos citar aquele formulário que foi redesenhado para ser processado por OCR. Alguém deveria estar verificando qual o índice de reconhecimento de cada um dos campos, já que, no uso efetivo, podem estar ocorrendo problemas como o usuário estar sobreescrevendo campos, impactando negativamente no reconhecimento. Ou então, como está o balanceamento da estrutura hierárquica da taxonomia. Estruturas de árvore podem ficar desbalanceadas muito facilmente, acarretando problemas de desempenho.

Resumindo, como uma série de outras coisas na vida, não basta ter. É preciso cuidar e manter. Uma planta que não é regada periodicamente sucumbe.

Se até um sentimento natural, como o amor, requer cuidados diários, o que se poderia esperar de uma iniciativa complexa como o ECM sem uma atenção constante.

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Angelo Volpi é tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br Cinthia A. Freitas Professora Titular da PUCPR e Doutora em Informática. almendracinthia@gmail.com

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P

arece que está longe, mas não está. Pensar em 2014 é logo ali, na esquina do mundo. Mundo de informação e de um encontro de países e, portanto, culturas, idiomas e ídolos diferentes. E, porque não dizer, de documentos diferentes. Sim, tudo começará nos aeroportos, com a verificação de documentos: passaportes, vistos e fotos, só para começar. Daí, saindo do aeroporto, será necessário manipular a moeda corrente, o Real. E, se não for com cédulas, será com cartões. Cartões de crédito, de débito ou cartão pré-pago (aquele que você carrega com uma quantidade antes de viajar e daí é só ir usando). E será necessário pagar o táxi, o restaurante, o hotel, a loja, o vendedor na porta do estádio e muitas outras coisas.

Sabe-se que uma Copa do Mundo movimenta muitos recursos, sejam estes financeiros, humanos ou sociais. Assim, o Brasil precisa estar preparado para esta explosão de documentos que a Copa fará circular no país. Qualquer pessoa que tenha um comércio precisará estar preparada para enfrentar as diferenças e atender bem os visitantes.

Portanto, a grande aliada será a tecnologia. Internet, máquinas de cartão, caixas automáticos, celulares, computadores e tablets serão equipamentos de primeira necessidade.

Para isto, será necessário um pacote de acompanhamentos como, por exemplo, banda larga, acesso e conversão de mídias diversas (TV, cinema, rádio, Internet), meios de armazenamento, transmissão e apresentação de informações, sistemas embarcados.

Nunca se esteve tão perto da chamada convergência entre a telefonia celular (móvel) e a Internet. Esta convergência vem sendo denominada pelo meio empresarial de Mobile Business ou m-Business. A palavra de ordem é mobilidade. Esta mobilidade envolve, portanto, velocidade. O usuário deixa de estar ou ir ao encontro do computador para poder utilizá-lo. Nesta nova ordem das tecnologias, o computador é que está (ou vai) onde o usuário está.

Para se ter uma noção dessa nova modalidade de negócio, ao se pesquisar na Internet o termo “Mobile Business”, tem-se o retorno de 1.170.000.000 resultados. É muita coisa! É importante que as empresas entendam que consumo, meio ambiente e tecnologia podem andar juntos, pois gerarão

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novas oportunidades para que as empresas criem estratégias de negócios com base no consumo consciente e no desenvolvimento socioambiental.

Ao fazer uso de tecnologias que visam a convergência entre Internet e telefonia móvel, estarão se preparando para novas perspectivas na área de “negócios móveis”, ou mobile business. As empresas devem ainda estar preparadas para essas novas oportunidades, tal qual afirmadas por David A. Marca, durante o International Conference on e-Business (2008): “Internet, wireless (sem fio), banda larga e vídeo poderão fornecer novas oportunidades para combinar estas tecnologias em soluções para economia de afluência maciça”.

Nesta perspectiva, deve-se retomar o conceito de segurança jurídica, por meio da qual os negócios jurídicos realizados terão sua validade garantida e assegurada. A segurança jurídica que se menciona aqui é característica essencial à garantia de todos os passos para concretização do negócio (seja uma reserva de hotel ou pagamento da conta em um restaurante), tanto do ponto de vista do consumidor quanto do fornecedor. Assim, os negócios jurídicos que serão eletrônicos, digitais e móveis poderão manter e prover os elementos comprobatórios necessários, caso alguma das partes (fornecedor ou consumidor) não cumpra o que foi acordado.

Deve-se lembrar que 33% dos entrevistados em uma pesquisa realizada pelo CETIC.br em 2007 alegam ter receio de fornecer informações pela Internet e que 26% demonstram falta de confiança no produto que será recebido. Estes são medos concretos dos usuários brasileiros da Internet.

Assim, acredita-se que o fornecedor que puder oferecer transações seguras ao seu público consumidor terá um benefício concorrencial e incrementará suas vendas. Toda a estrutura que hoje é oferecida, e está voltada prioritariamente à pesquisa de produtos e preços, tem a possibilidade de realizar venda de forma segura, fechando a cadeia econômica. Sabe-se que somente 13% dos interessados efetivam uma compra, mas que 44% dos usuários de Internet realizam pesquisa de preços online. Então, não são somente os estádios que necessitam estar prontos em 2014, mas também toda a nossa infraestrutura tecnológica e de negócios eletrônicos, digitais e móveis.

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Gilberto Pavoni Junior

o a s o d n i v Bem s s e n i s u B l a i c o S 30 Document Management | Setembro / Outubro 11

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ra u m a a p e s e r Pr e p a e dados d e h c n a l a va sistemas r o p o d n t ra f e g a p a ra u m e s i a t i g i d opiniões e d i m a tsun ários e n o i c n u f de o r e s. E s t e d i m u s n co io de um r á n e c o é mo que i x ó r p o r futu u t i vo s c e x e e s sta especiali o s t ra ra m m o d a c r de me 2011 w o h S M C no E Setembro / Outubro 11 | Document Management 31 06/10/11 14:15

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3 , ela Doyle ; 3- Pam re a w e g a da da Im Bartilotti, , diretor D; Marcelo lter Koch a G B W A a 2 d d ; lleta a iretor Media ncisco Pa Business antoyo, d ra S F ia u iz 6 G u L ; a ; d Ware BGD José tor no da VM avid, dire Federal e ente da A on Germa ez, presid a Receita rs d e rr e d 1-Eduardo D a n v ti A u il S G rdo AP. r; 5 ousa Santande ; 4- Edua edo da FA Marcelo S érgio Pen oncelos, Nunes do da Fujitsu S sc ir a V lm 0 a o 1 V d ; W3C mun Seguros e ospital Ed ecconi da Marítima - Carlos C ntos do H a 9 S ; s M o d IB r o da - Osma erick Dele FAAP; 7 ivo; 8- D V a d s e Galv Antonio

5 a nova s em um er a “Estamo t mpresa e trar fase na e n e cia de ad ento experiên v e urante o ao ECM d ratificante”. og foi muit

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8 udando ra s estão m pelo a p io c ó es g e d n a s e ortunid es sociais ção Op ecedores ia pelas red r c ECM da e d fluxo ndial de forn u m r rte to e enorme In a dos nãoPara o dir ção que o esses da ã s , , o ss le e e n e publica D s sociais busi ick s nas rede o social IBM, Der o rs É e I . p T a is n a d d io dos se hts para orc quinta fa net prop -estrutura e irão gerar insig a o a m v o c in o a presg, qu reconhecid frames, downsizin Web. e móveis as sentem s re p e m ando e s in a se is rápidas tá super em a s EOs. A e m C s o s e t após os m ativos corporativo o õ n e is c “O ev es vêm o tanto plic dos mais tomar de informaçõ logia o passad o quanto de são dos a são para a, com da n s a m a ig o re d d o u a p q r o o a o ó d p de elhores, s e conteú je. “A tecn “É o novo renciar, mas cheio M- m termos d maturidade”. o de erentes ho II ã e if A g st d e e a s g a d d a r m is r e e fo e difíc o direto so porqu mage de presença , aponta ajudar nis r no DNA das co on and Im e r ti d a o tunidades” p m r fo esta r e direto n for In údo deve - Consulto s. te in h n c k o o il Associatio c K W r e e o ra Walt ent, Jess aponta. o tamanh idades pa ware - SP Managem panhias”, imenso, d e oportun firmado d e é u to o q n d da Image é e n a u m m u n a le o e b c ss ro é Esse m E p s os. O e soluçõe lter tes de dad struturadas e fora cedores d a Imageware, Wa e n r de zetaby fo -e o ã o n d ã s S tras e r u õ o s. ç o lt o a e v su são inform oftwares corporati pelo con do ele, o uso de BI re dos, a m s d e n e s u de iõe Seg dos ERPs extração logs, opin r celular Koch. b a r a m moe p , s is s to s socia os po menta e a d r d a r c re documen o fe a tr r a s , p da TI” e texto mpliar o olíticas des sociais o fim da autocracia r, do além de p omputing devem a eces“É o direto cloud c ujança n e tablets. porteiro a al de ven- bile e . “O Brasil tem a p o D uscar s. in andas e b o can rcado a e m e diz Wilk m to d n s e a r r e im nde zer as e pod e supr ia para ate nto. Temos de fa r á parceiro d m o mesmo acesso s , io ane ár s tê Nesse cen o o amadurecim m, arregaçar as m . ia da – todo g lo o n x u a tec ntecere gular o fl para usar coisas aco ais estran te r m o e p d “Essas . o su p c a m ser u s”, dest a ão perder tempo. e a d a TI não g m te e ea n ações atualmente s E é bom is e de inform a fase da empresa. ív is v 9 o o sã na forte nov mo funcio er- tendências já e se tornem mais o c para essa e d rlo o u p p q nc diretora e Um exem i apresentado no e w expectativa é os”, diz a o fo n h a oyle.

S ss s D e o M n la C si e im E u x s pró ia do u, Pam o d ts social b n ji o u ir F e sa e m d do que TV, dial do pri -voz mun tador de gar fora tu fios n ramento ta jo se o re is s. p c a a T re , alista Marcelo . Os desa não será p pelo jorn ias sociais m Mas sobre ECM m direcioíd e je m e o d a h m e ld té a u a c fa eve be pecialist em uma al e que d or- se sa to tu b n a a e i v os anos to e fo n e le m e os próxim Após u lestrar, n do mom a s p e a õ e ç o d a d a ia orm á mais nqu nvid ar as transf aptação. H s de que foi co ecutivo de uma fra n d a a r a m u tr n s ex ra e em apena e zetabyte dado pelo le se preparava pa u- exig falamos d assa de uma m , o e c E d a “ a . m id d u x o p ple fast-fo ial e tirar tudo não o e- com ação judic ção, mas rca, mas d a é o conselh a e m rm ss à fo E com uma io in r. d ó to e se d ”. t in o o a ã u ç Ele Ork nta o para nidade do e Wilkins. inha aprese ro do adaptaçã ss m Je s r ó o p p a o éia ad nto para mb de mome sistiu da id vo se tornou me da AIIM d n ra g o m id u ti m O execu finaliza: “É veitem ao máximo”. tre consu cussão en roblema que da is d a, apro e d 10 fórum al o p a indústri u q . ir o r ã b ç 1 a o 1 v c s 0 o e 2 in d a e w r d a o res p ideias ECMSh a e pegar dinheiro com adques do Business que foi disa t enfrentav Des r a l tros aseconomiz nhou mais só o Socia 2011. Ou ado.

“Além de w ente ele ga m esse Não foi o h lm S e v M a v C E erc pro co vogados, cutido no aram o futuro do m ideia o a lidar d l n e ia d c n o s re r o st ssa ap eé dinheiro suntos mo um desconforto. E a Tas. Ess n si sn e e s a ”, s é o d re o CIO da O papel novo mun negócio que as emp lestra com a p la e a p n o a o d É i defendid ue amplia business. adas. Só q s em qualquer fo m u st o c a a tão ectad essoas con rede de p

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o tivas com a i c i n i e “Creio qu ra melho a p m e v r ce e esta se rforman e p a s s o do rar n o mundo n o h n e desemp ECM”.

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ermie tablets p ão s e n o h tp r Sma alizaç estaque. “ ção e loc a d z li a o u ã ç id rcado div tura nham me esa re-estru m uma in a g m te u , o r p o rp m o c u te a devem ter resa passo ão de outr n- e, ao mesmo empresas tti. emp a, uma cis s o d lo a A m ti . dador ri r e c a te d i B n o e fo ã sócio-fun do arcelo pidam brigaç uando o a o q r M iz a d s s, o ”, d is ro o u m s d u a lo g gun Se ính ra is Ac a de atégias pa ita, Fábio Nunes. Se ainoração. “T ter imediatamente. tes da rod Marítima p tr n a ip c te ti n r e . a d en se av os p pode ser um data c rrez, Presi m isso”, dis mo e COO da N Segundo a situação rdo Gutie toyo, Diretor tar tualização facilitara o ss a c e u vemos , e d o E a v s ti s, re u e exec udo o que inco o San a emp cussõ e a vir o T d d “ a re . c lf r, te e e m A n d a d e r a iz g n ç c n fo ta ; Lu A diferen o de TI mais abra alistas há es, do San doda ABGD lmir Nun to por an ó era esperante caótic e diretor da da a e is ie V d v b e s re m n p a D e g a G o a r s da AB gerir hoje e fessor o de im ormação a a mobicias de us s pelo pro ção e Informática as a transf ais distante”, lembr m s, o n as tendên cloud computing e carão destacado a ta u p m o m ti ro o a m C tu L o c fu a de ó fi ica cumentos, e confirmando e s er, no Faculdade ncisco Paletta, junto italar da para um lianças para Amér d te s a c Fra ão osp ue de ican o lidade est da FAAP, . “Sem esq tion, fabr mplexo H s San- o gerente o o ia C d l M e a o p d in d a a h p c I sa do em eT earc ra prover mais forte a massa de legado s, Osmar gerente d na da Res ldana. Pa lo A e c l o l n e d ta o g a n c r n e s u a A c a ue um , as emy, oV entanto, q estão Doc so da BlackBerr nciamento legais, Edmund o “mobile” vidaG d re e n e d u g r m o m lt e u u ess de nsu tos s no Galves. “O o de soluções n necessita tos, e o co por aspec imentar a io r , n e a p d to lo x n ta o e a A n ã c tr é ç m s r 10 anos, ve ga a te e deve se da Vivo, Jo overnança e dele presas de m isso há rsenal que o a c s o o o a o d n m . a si z g to n , e re permite e alh com uso d iza”, lembra Gutier cloud taxonomia m resolver o caos”, des. “Trab , e o aprendizado ie c e il e P R a d ib a A safio de n o gia dispon cisa se repaginar poderes p rio de e-Processos d desde o W os de frente o de e st si e re á d m su o A TI p za Silva. ue encare gestor e u engenheir arcelo Sou a também foi q ano. A afirmou o M , g rm l, e n a r ti G e u d n p e o com nders de ta F ia de mass MWare, A nova míd elo gerente p A a d mas da V a v ro ovaes. A é comp afirmação Petróleo, Diógines N n e TI da Univ

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e excelent “Foi uma que os a r a p ade id n u t r o p o essem nais pud io s s fi o r p com as contato m e r a ias do r t n e tecnolog s e t n e c mais re ” mercado unal de iroz - Trib e u Q r a s é as Gerais Júlio C do de Min ta s E o d Contas

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iz Daniel Lu ext ; 3 T n e p O a ranato lho d - Irineu G 6 chwartz F S r; n e rv so in se Info il- Wid abino da - José Gu fonica; 2 nderson S Tecla; 9 A ne da Tele a o d il s M o 5 g s ; e o s tt all TVS sar de Ma sti da TO Cristian G 11 - Marco ark; 8 ardo Urre exmark; L ic m 1- Mario Ce / x R e e v L / ti 4 e p 4 v ; e ch ach; 1 a Perc ercepti da Tecma Moraes d ilho da P a da Tecm F e z d u a o v s S o Gramado il S ir e e r d s ysn urandy n Medeiro - Paulo C eal; 7- J - Christia ofile; 10 3 tr da Montr 1 e ; M u a ts d ji ias /Fu nqueira D a da IBM 3Image herme Ju eiro da P stavo Zaim rn u a G C io 2 rg Kofax; 1 5 - Paulo Sé Souza da Ativos; 1 S B S a d Ribas Christian

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ve o o mante “A ediçã uma m E ível. n o m s e m nda. ais profu m e s li á n a foi izer que Prefiro d ” superior. rente nato - Ge Irineu Gra eal gia Montr de Tecnolo ca.

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lacionaentar o re m u a e 4 sisteis A s de papé desão a um e a õ a h s il ó p m a 0 s, Gui- 84 eus cliente ofile, José nto com s e tr a AG. e d m M to convidaa n o d e ã nciam servaç o Zaima, cialista re e v re e a p g p s st e e u a d o d G , a , m M stemas tão Por fim fessora u à ques utivo da IB benefícios que os si o ro c e p lt x o e v la e , O p s ia a ento da dos lherme D também explorad mentos do Essenvolvim tsu, falou e ji d u F o a a d r u l, a c o p ta d lém de Do documen trouxeram mentas, a esso rquivo de efinições a a r r A d r s o tu fe a d p , d s a c ta “A ia e n c c . to de d formação Ieda Pime Paulo: a importân cam o pro belecimen stão da in cumentos, simplifi a ferramenta o e ta ã s g S e e o d o d o a o tad ente par alizar os d . Pensamos em um selecionar principalm evem ter destaque so digit u nto e e políticas, d d ibilite m s s ia c io ia r geren que, poss tratég e gulató s li e d c re s s ão, agilia m , o d u D rc a m m as co a ABG imento de digitaç do de n d lv e s o p ro v a ro b r n , e e e m s u e e q m melhor d as poando assim gando um conteú ecutivo e as empres s a termos, evit ção. O ex a o m m r o e entre rmou. c fo , in a da alestr egócio pesquisa ariais”, afi p s n a a re e u o p s d d m s n m e e a e s d z ida nte o exesso mostrou, s oportun acervo de valor para os proc ciais dura os poa o u s r e a s s it e e e d v d re process ão das dem apro o política A utilizaç alho e como esses va foram o uma gestã e d , r e ti g b r a a a p orati e tr P3Im ediente d a organização corp , responsável ão. dente da p ç si a re m e p r d o fo s , in rest rrar o dia bordou as soluçõe o derão alterar icardo Ur R r o p je, existem a o Para ence a d s , a rneiro resenta otvs. “Ho eta que o ligad a p T ã a C ç a a a d io m m r ia te rg g é fo Paulo S e tecnolo s sem papel e can ento de in destacou o valor sela área d gerenciam o p ir e e a n o r ducada quando e rd a a a r C a u g hoje p ment. s sendo e biente semelhante e a ta g ç a n os n e n n s ia a r s re c M o p t re am to isam Records anagemen cias e o crescimen ão ter um alho. Prec r b M ja a s e tr s rd e e o d d c e o que o R ais tendên tado nos setores o mercad xecutivo. nas princip tiverem n lertou o e en a , im s” r o e o ã p d mais rece is x a v s e z mercado, a li a a r m N a tu te a tr s. s r o ia o g ante man em trounolo cursos hu na a migração m om o objetivo d e c ma ch que a tec T re a e d , o e d l C rc a to a rcio fisca cisa s do me gia propo tendimen a re jurídico, ia a p lo c o e n o n ê l c e a d v it n te á il a c m vo, saud tes te lários: u ão que fa do executi ões e uma relação ma soluç r meio de formu distribui u ç a e x m r fo das in suário. italiza e feito po ecedor e u clientes capta, dig e cloud, além e u q l a entre forn it ig a d caneta d lo sistem m uma memóe p n s e to m n ia e sucesso maçõ es e a d e, no gerenc s do c um Cases de cliente e inovações o “Show Case o armazenar as infor falamos em agilid as seguro, u an d o Foco no sformaram entados do de terna. “Q conteúdo ntos tran im in e m v m u o ia u e r m níveis c d o d is a a to de entreg tão dispo comercais m s e e te lo o n e s ã re o is e m d c g a re m g, m II” em u 011. Jefferson Ton udo de caso da p as ferramentas so v 2 st o e n w o o h u S ir ECM reduz resento Direct, ap conseguiu cial da AG uros, empresa que Seg MAPFRE

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e dos o público l. d e d a id s alto níve “A diver foi de um que vem s o t n u s as ano os que o Esperam to este”. n a u om q b o ã t ja se jitsu tor da Fu e ir D i a an Nelson Os

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de ortunida “Uma op e, para nt s interessa s nossas soluçõe o m r d a tos e divulg ionamen c la e r s o além d ” negócios nte de Filho, gere e/ a v il S r y ptiv Jurand r da Perce io n ê s s io negóc Lexmark

turos. sultados fu a de e r e d o ã it nç ara a obte ssados, quando fe a r ma ç ã o p p fo ltados s u o s e d o r a c om bons dos d r ta e e s s z a li a g á tr e n s a e “A quanegu Não caz, cons que avisa s n ov o s fi e mp r e s a . a e te e s m a d e te ir o e is is p n s o a ti m teriorum is, p para todo resa. Ter ficado an nas simples ofissiona p ti r o n p m e e tã e a id d s a i r ta to a fo n n e su c e ss o treiname artem de ferrame sou Christian p um problema já ilidades d li ib p o a s s s d n o o a gerente s p s ”, s e a c ta pro enta c an e Granato, . m a a u u s e a e e r l in te e p n Ir p e m a e e p ional da io da m ões futuras”, diss hia. c om o o is iretor reg o setor imobiliár c d an e , como p d s o m o ir c a e s d a Me conhecida ark, gia d empre lo m a liente d é o c d b n s , c o m e g te iç ta n v e , e A Pla teligente dade d e da Lexm mo os ser ostrou co to da grande quanti to A gestão in texto, foi o destaqu rgência de m t, x e T n e n n n co Op onve me ime nteúdo em possibilidades de c ilho, gerente o gerencia or conta do aquec o n c m a r a m d o F aju faz c da p trouxe as ndyr Silva oriro. “Isso ação gera te- que s plataformas. Jura bre a imp n o e s de inform habitacional brasile u q u e ti s u n c o a c is rs d , e ma , e r o a iv s d d fo pre çam de do merca aumente. atos cres ios da em nto de conteúdo c s tr ó n to g o e n c e n s m e o u d e c que noss erenciam ção de do ficiência ncia do g a. ssa produ mpetitividade e e tâ o n integra, a te n n e o m a co tas sem a tençã alizad n a s e tu o x is m m a a te r r n m ti r o n o fe c a ibilidades rsas stand Para gar lizar dive grega todas as poss ftware amos pre ti st U e “ , o d a o no merc o”, disse. ária não a formação. Ter um s funimagem, ão necess informaçã a de captura de ç in a as a d s d a s o d ã ia to st g to n e e g tecnolo nciam integre empres s e re , a e x o v g o fa ss o n e o d c s K a A a esse pro l”, disse. atuação cios que tes. Com arcos que entend os benefí n e u li o idea c ro ontextuali st s o u e m mas cessárias é ilva, essa gestão c egundo por M e e a z n a it s tr e fe õ o ç re ã ç ndyr S de captu , já que, s apresenta s benefíPara Jura mpresa, o , caso stacou na r relevante s informações to fa m u global, de tivo de vendas da e da rna traz rtner, 80% 90% delas não ecu zada se to formação a in G a sto d n u a to it tr Souza, ex n st e se preriscos com ação dados do In ão são estruturada gerenciam exmark a r L n cios que o envolvido. “Não há o is A p r . ia o o r c a d s a a u um ções mpre deq des epois que co as solu e e cus- e o gerenciamento a seja bem d li d b , o e ú ã p l ç u ia o r d a v re z m mate a Percepti esse, tem imeira ve mou tê porte de u pela pr rmação d ema como a os processos”, afir ao to fo st n a in si e d s a e m r d u o corp ento don adota in m n a ia b te c a n n e te re m e n ente ilme de g sileiro presa rec tos e dific rcado bra i a p em e e fo m , a c o re n ti a á o w rm oft o. and o executiv a da Montreal Info dos destaques S po e que está estre damento no país. u tr r s an m G u le m a e e p A da iloto apresenta presa mostrou a im m cases p r o e c s já a a núltim o. A em ento de in d e su c e ss erenciam g e d o d o s c as e s s s do proce portância

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o ECM zemos n os fi e u q s cio tiv “Os negó egócios significa n o n ã s s , nó ão Show , ou seja s o r u o d a ndo a e dur onsolida c s o s como m a t só es s cliente o s s o n om iras” relação c as fronte v o n o d abrin Diretor de m acarias Z o Syste ld a u Rom os da Doc v ti ra o rp Co Negócios

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, onde e evento d n a r g eres de “É um cipais líd rmite in r p s o reúne how pe . O ECM S nde a mercado oo moment xima criar um ficar pró e d o p e ad comunid teragir” in r e e pod o, io Carneir Paulo Sérg a P3 Image: d presidente

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receu 1 amadu 1 0 2 w o h sentou “O ECMS ano apre e t s e e bastante uais. s bem at o d ú e t n co evento za, é um e t r sas ” e c m Co as empre a r a p o estratégic ente vice-presid enText s p li il h da Op Ray P a Latina c ri é m A para

s é uma “Para nó ostrar ade de m oportunid ado nossas erc para o m público para um , s e soluçõ ado” selecion - gerente de Araújo Vanderlei all es da Rec de soluçõ

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Obrigado!

Com você, nossos eventos se tornam sucessos!

Sua presença no ECM Show 2011 e SharePoint 360° é o que move a Guia Business Media a continuar levando o melhor conteúdo sobre Gestão de Informações e Documentos e Colaboração Corporativa aos profissionais e especialistas desses mercados. Por isso, agradecemos a cada visitante, congressista, patrocinador, palestrante e apoiador pela participação nesses eventos.

Aguarde! Em 2012, estaremos ainda mais próximos de você com o ECM Road Show e o SharePoint 360° que serão realizados em diversas regiões do país!

Promoção

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Acesse www.ecmshow.com.br/site e www.sharepoint360.com.br/site

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Gilberto Pavoni Junior e Soraya Fraccaroli

O mercado de olho no

A importância da proximidade entre TI e áreas de negócios foi o tema predominante no SharePoint 360º, evento simultâneo ao ECMShow 2011, realizado no mesmo plano do Centro de Convenções do Sheraton/ WTC. A plataforma vem conquistando espaço no mercado e gerando interesse dos profissionais que lidam com conteúdo. A dona do produto, a Microsoft, apresentou-o em várias palestras, enquanto que os parceiros da empresa mostraram cases e usos da plataforma e como ela vem facilitando a vida de usuários sem trazer novos custos operacionais depois de aplicada a tecnologia. Outras empresas também trouxeram exemplos de como os clientes estão satisfeitos.

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A

abertura do SharePoint 360°, edição 2011, evento realizado simultaneamente ao ECMShow 2011 em São Paulo, teve como primeira apresentação uma visão geral da plataforma feita pela especialista Daniela Vitaliano, Gerente de Produto – Produtividade da Microsoft Brasil. Ela afirmou que cada vez mais a área de TI das empresas tem trazido maiores soluções de produtividade relacionada a tecnologia, fazendo com que os recursos sejam otimizados. “Atualmente,

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80% dos funcionários têm algum tipo de atividade remota e nada melhor para controlar isso, do que o SharePoint”, afirmou.

A palestrante também mostrou os três pilares do futuro da produtividade: experiência, nuvem e comunicações unificadas. Daniela Vitaliano colocou a questão da redução de custos com o uso do SharePoint, devido à interface com os aplicativos do Office, otimizando as estruturas dos sites, portais, comunidades sociais, busca, percepções e composições. Definindo o Share-

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ro da produfalou sobre o futu Daniela Vitaliano icações ia, nuvem e comun tividade: experiênc unificadas.

Como criar e monitorar fluxos de traba lho foi um dos tópicos da palestra de Walter Osw ald.

Hélio Sá M oreira most rou os desa ções diante fios de geren de seu cres ciar informa cimento ex ponencial.

Eficiência, ec onomia e p rodutividad abordados e foram os por Angelo princípios Cáceres em sua apresen tação

posto

m público co o para um d ú te n co e intenso economia.

Dois dias d nichos da s o ri á v e d s por gestore 46

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Point, como uma “solução para intranet, extranet e internet, trazendo assim, flexibilidade, alcance e autonomia para as empresas”.

O sócio-diretor da InPar, Hélio Sá Moreira, mostrou os principais desafios corporativos como atuar frente ao crescimento das informações geradas e consumidas no dia a dia; colaboração; produtividade; flexibilidade; segurança da informação e governança. Moreira também citou as principais necessidades, como a colaboração eficaz; o controle automatizado; a flexibi-

deve Soares, o Brasil Para Thiago Cruz ões gerir as informaç se preparar para s. cio essos de negó e melhorar proc

nt como uma finiu o SharePoi de im Ro lfo do Ro de aplicações senvolvimento de de a m or af plat sentação durante sua apre

lidade com segurança; a plataforma unificada e integrada e por fim, o foco nas necessidades dos usuários.

Esses assuntos marcaram sua palestra “ECM 3.0: Novos recursos, novas possibilidades com SharePoint Server 2010”.

Para o gerente de serviços de IM&C e consultor da Avanade, Rodolfo Roim, o SharePoint pode ser de grande ajuda no BPM. “Quem tem um sistema de BPM necessariamente tem um workflow, mas este por sua vez, não gerencia necessariamente processos de negó-

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o de conteúdo rou o tema gestã Bruno Velaz explo da negócio. às diretrizes de ca e seu alinhamento

Fernanda Saraiva destacou os principais pontos que levam as empresas a escolhem o Shar ePoint

cios, pode apenas gerenciar o fluxo de informação”. Segundo ele, o produto é uma plataforma de desenvolvimento de aplicação, podendo ser útil para várias atividades inerentes aos negócios como buscas, sites, gerenciamento de conteúdo, composites, comunidades e insights dos múltiplos usuários.

O case apresentado pela Odebrecht para a Copa 2014, foi um dos destaques do evento, apresentado por Rodrigo de Moraes e Daniel Silva do Nascimento, respectivamente gerente de projetos e ar-

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Vitor Fonse ca mostrou a flexibilida importância de do Share da governa Point e a nça das info rmações

Daniel Cam illo exploro u as capaci Intelligence dades do B utilizando o usiness SharePoint

quiteto de soluções da Odebrecht.

Em parceria com a InPar, Grupo i9, a empresa mostrou buscar soluções tecnológicas para a criação e implantação do portal “Arena Fonte Nova”, diretamente ligado ao futuro estádio “Arena Salvador”. O portal será um mural para acompanhamento da construção, atualizando o status da obra, apoiando a área de planejamento, gestão de documentos, outras ferramentas e aplicativos que podem ser de grande valia para o controle da constituição do campo esportivo no estado baiano.

cado presente ao

te qualifi Público altamen SharePoint 360°

O SharePoin t 360° teve com mestre comediante de cerimôn Warley San ia o ator e tana Setembro / Outubro 11 | Document management

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cursos de lho explicou os re Rodrigo de Carva arePoint volvimento do Sh arquitetura e dese

Rodrigo de Moraes mo strou a inova da Odebrech ção ocorrid et a nos po

rtais

Simão Ikeda, DoMore, mostrou cases de uso do SharePoint em portais de serviços

Fernando M oreno explo rou o tema sistemas usa interoperab ndo a ferra ilidade entr menta da M e icrosoft

uitos visi-

teve m Point 360° re a h S o d o paralela ento A exposiçã dias do ev te os dois n ra u d s te tan 48

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da Odeimento, também Daniel Silva Nasc menta no ou o uso da ferra brecht, apresent trução Civil campo da Cons

Será também um ambiente virtual simples de gestão de documentos e informações, uma solução de acompanhamento visual da obra até o seu término.

“Brasil, um país em obras: Como gerenciar estas informações?”, foi tema da palestra do sócio-diretor da InPar, Thiago Cruz Soares. O executivo alerta que crescimento da construção civil é notado nos índices que medem o crescimento do País e representam grandes oportunidades para fornecedores. Para ele, há quatro pilares

do gerenciamento dessas obras: gerenciar conteúdos diversificados; satisfazer requisitos de conformidade; melhorar processos de negócios; e gerenciar múltiplos sites na web. “Para isso o melhor seria utilizar a plataforma SharePoint. As necessidades certas, para a plataforma certa”, diz.

Dando sequência aos trabalhos, Simão Ikeda, diretor da Domore, apresentou dois cases. O Portal Audi de Vendas e Colaboração dos Concessionários e o Portal Mais, da InterCement. Esse último, feito na

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intranet, sem a necessidade de uma ferramenta que complementasse o sistema de gestão SAP. “A empresa buscava uma solução integrada e o SharePoint foi o diferencial, trazendo ainda a possibilidade de crescimento em outras áreas”, disse.

Fechando as palestras do primeiro dia Rodrigo Carvalho, gerente de produtos da Microsoft, apresentou o seguinte tema “SharePoint como apoio no Ciclo de desenvolvimento de Software”.

Ele abordou a aplicação do SharePoint sob três aspectos: governança; desen-

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volvimento e operações. Explanou sobre os benefícios do TFS 2010 com SharePoint: recursos de arquitetura e desenvolvimento; de testes; gestão de configuração; rastreabilidade e hierarquia.

O gerente de serviços de gestão da Informação e Colaboração, da Avanade, Victor Fonseca, destacou a gestão de custos de desenvolvimento com SharePoint com foco no valor para os usuários. Para facilitar a vida de gestores de conteúdo, a empresa criou uma ferramenta de governança. Com ela, é possível controlar qual

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o tipo de documento, suas qualidades e versões.

Business Intelligence de ponta a ponta foi o tema da palestra de Daniel Camilo especialista de produto da Microsoft. O uso do SharePoint para transformar dados em estratégias de negócio ficou claro no case da Kimberly Clark Brasil. O gerente de TI da companhia, Paulo Biamino, explicou como a plataforma ajudou a ganhar competitividade. “A disponibilização das informações proporcionou um enorme ganho de produtividade”.

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Fernando Moreno, gerente de soluções da Infoserver, realizou a apresentação seguinte. Abriu a palestra com a pergunta, “o que é interoperabilidade? É a capacidade de um sistema ou produto, de interagir com outros sistemas ou produtos sem esforço”. Comentou sobre o diferencial do SharePoint 2010, esclareceu que o usuário não precisa ter instalado o Office (Word, Excel, Power Point) em seu computador, ele pode acessar diretamente do SharePoint, que é um de seus recursos nativos.

O diretor de operações TI Microsoft da Taugor Corporation, Bruno Velaz, questionou o público sobre o que é gestão de conteúdo. Ele comparou a gestão de informações a um iceberg, onde vemos a ponta e todo o resto está escondido. “A gestão compreende várias disciplinas: taxonomia, busca, navegação, governança, web 2.0 e colaboração”, disse.

Em várias palestras de especialistas da Microsoft, o poder do SharePoint ficou evidente. O gerente de produtos da Microsoft, Rodrigo Carvalho, alertou para o uso do produto como apoio no ciclo de desenvolvimento de Software.

O MVP Angelo Cáceres, falou da produtividade conseguida e os benefícios para as empresas. Dando seguimento ao evento, o palestrante Walter Oswald também MVP da Microsoft, falou sobre o Visio 2010 – Inovações na visualização de dados, “crie e monitore fluxos de trabalho no SharePoint sem código”. O especialista demonstrou praticamente e

exemplificou três pilares do Visio Services & SharePoint na criação, no banco de dados e como visualizador.

A mobilidade foi lembrada também pela gerente de Produto e Produtividade, Daniela Vitaliano.

“Atualmente, 80% dos funcionários têm algum tipo de atividade remota e nada melhor para controlar isso, do que o SharePoint”, explicou a especialista. A executiva mostrou os três pilares do futuro da produtividade: experiência, nuvem e comunicações unificadas.

A especialista da Microsoft, Fernanda Saraiva, destacou que o SharePoint vem ajudando os usuários a terem mais autonomia para funcionários de negócio desenvolverem suas rotinas sem que isso incorra a mais trabalho para a TI. Falou também sobre o Project Server 2010, que abrange: gestão unificada de projetos e portifólios, experiência do usuário final simples e intuitiva, soluções de colaboração e relatórios, e é uma plataforma estável e conectada. Comentou sobre o gerenciamento do ciclo de vida do SharePoint e seus desafios quanto à mudança no ambiente de produção, previsão de utilização de recursos, gerenciamento efetivo do projeto e finalmente eficácia das atividades.

Ao final do evento todos os participantes do SharePoint 360° que completaram os passaportes de visitação aos parceiros expositores participaram de um sorteio de brindes realizado pelo mestre de cerimônia do evento, Warley Santana.

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Susana Batimarchi

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Os

grandes

Mitos

do ECM

Nada mais comum do que ter dúvidas na hora de escolher um modelo de sistema de gerenciamento de documentos, ou qualquer outro sistema de TI. Por isso, pedimos a alguns especialistas que derrubassem os mitos e mostrassem o que é real em cada uma dessas questões.

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ECM

Enquanto as soluções de gerenciamento de

documentos existentes hoje no mercado oferecem uma série de benefícios relacionados à eficiência e produtividade para empresas de todos os tamanhos e em todas as verticais da economia, muitos equívocos sobre a tecnologia ainda permanecem. A seguir discutimos cinco mitos sobre gestão de documentos e damos algumas dicas úteis para ajudar a dissipar esses mal-entendidos comuns.

Sistemas de gestão de documentos são projetados para grandes empresas – não para pequenas empresas.

Verdade:

Os sistemas de gestão de documentos são historicamente caros, produtos complicados que requerem extensa atividade de serviços de TI e suporte, que geralmente os tornam inacessíveis para as pequenas empresas. Como resultado, muitas empresas de menor porte ainda empregam processos arcaicos de gestão da sua documentação e processos relacionados, o que inevitavelmente leva à perda de dados, de produtividade e, o mais importante, de dinheiro.

No entanto, as ofertas de gerenciamento de documentos projetadas especificamente para pequenas e médias empresas já estão disponíveis. Essas soluções permitem o acesso rápido e fácil a informações cruciais e capacita pequenas empresas para prontamente atender às necessidades de clientes exigentes. Com um preço razoável e de implementação simples, especialmente quando se considera as opções em cloud, elas permitem que agora as pequenas empresas colham os mesmos benefícios associados à gestão de documentos profissionais, que costumavam ser reservados somente para grandes organizações.

Como enfatiza o consultor Wilton Tamane, os grandes players foram os principais responsáveis por essa mudança. “Empresas como a SAP e EMC são exemplos disso e hoje têm produtos para o SMB, isso sem contar outras tão grandes como a Alfreco, a Microsoft (SharePoint), e a IBM, somente para citar algumas. Todos esses fornecedores descobriram no SMB, nichos importantes para o mercado, com a oferta de sistemas acessíveis e eficientes”.

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As empresas em setores regulamentados (como Bancos, Saúde, etc.) requerem soluções caras e complexas para garantir a conformidade.

Verdade:

Soluções de gestão altamente configuráveis e acessíveis para documentos existem e podem ser fácil e rapidamente customizadas para atender requisitos regulatórios. Isto é particularmente importante para as organizações que precisam gerenciar documentos e registros de forma específica para assegurar a conformidade com os regulamentos e normas, como a ISO (para Sistemas de Gestão da Qualidade na fabricação) e outras indústrias como FDA ou CFM - Conselho Federal de Medicina, ANVISA, além de outros da União Europeia relacionados à registros eletrônicos e assinaturas digitais na indústria farmacêutica, bem como sobre dispositivos médicos, biotecnologia etc, além é claro da Sarbanes-Oxley ou da Receita Federal.

“Ao manter uma trilha de auditoria detalhada de toda a atividade dos documentos de forma segura, além do monitoramento por usuário, sempre apoiadas em assinaturas digitais, as soluções de gestão documental podem fornecer os controles necessários para as empresas garantirem a conformidade com as normas e regulamentos do setor, ao mesmo tempo em que simplificam a implementação e administração contínua da solução e economizam muito tempo e dinheiro que podem ser despendidos em litígios”, ressalta Brian Lincoln, gerente sênior de produtos para a plataforma DocuShare, Unidade de Negócios da Xerox.

As empresas devem, hoje, optar por uma implantação de gerenciamento baseada na nuvem, ao invés de partir de processos documentais existentes.

Verdade:

A nuvem oferece às empresas novas opções e flexibilidade relacionadas à tecnologia da implantação, mas as soluções com software instalado no local são ainda o modelo de implantação dominante e continuam a oferecer benefícios importantes. No entanto, é possível obter o melhor dos dois mundos. As organizações podem aproveitar seus investimentos existentes no local e tirar proveito das soluções cloud-based, que aumentam as possibilidades dos sistemas atuais, e fazê-lo sem investimentos financeiros significativos e recursos adicionais para apoiá-las. Segundo pesquisas da consultoria americana GigaOM, 60% das empresas daquele país planejam implementar um modelo de nuvem híbrida, combinando soluções em nuvem e soluções locais para suas implementações.

Conforme reforça o especialista da VMWare, Anderson Germano, o cloud computing permite o acesso a informação corporativa e traz todos os benefícios desses sistemas. Mas, sem dúvida, é possível obter o melhor dos dois sistemas, sem ter que optar por um em detrimento do outro, pois se trata de uma questão de investimento e de projeção que se tem para os negócios a médio e longo prazos”. www.docmanagement.com.br

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Torne sua empresa mais eficiente com a ReadSoft

DOCUMENTS 7 • Solução única para automação documental • Mecanismos avançados para indexação de documento, incluindo letra cursiva • Documentos estruturados, semiestruturados e não estruturados

ECM A implementação de um sistema de gerenciamento de documentos requer um investimento significativo na formação do novo usuário.

Verdade:

A adoção bem-sucedida de qualquer novo sistema é amplamente baseada em quão fácil ou difícil é para os usuários aprendê-lo e incorporá-lo, e como eles irão trabalhar com esse sistema no seu dia a dia. Se os novos usuários tiverem que gastar um tempo significativo com aprendizagem, em um complexo sistema novo, ou mesmo um que os obriguem a mudar a forma como trabalham, este será percebido como um obstáculo, que em vez de melhorar a produtividade, terão de sair de seu caminho e encontrar uma maneira para contornar o sistema. Sistemas de gerenciamento de documentos, com índices de aprovação mais alta e de satisfação do usuário, são aqueles que não necessitam que os trabalhadores alterarem significativamente como já trabalham. “A boa notícia é que hoje existem soluções de gestão documental no mercado que são fáceis de implantar, usar e treinar novos usuários, porque são baseadas em interfaces familiares e plataformas que muitos funcionários já usam e, o principal, foram desenvolvidas para a língua local, no caso, para o português”, lembra o consultor da indústria e diretor da AIIM, Bob Larrivee .

Estes são apenas alguns dos benefícios.

Sistemas de gestão de documentos são difíceis de integrar a outras aplicações de core business.

Verdade:

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A maioria das empresas utiliza sistemas de contabilidade, gestão financeira, CRM ou sistemas de ERP para ajudá-las a gerenciar os setores financeiro e operacional, vendas e marketing, entre outras tarefas administrativas e atividades. Apesar de os documentos serem um componente crítico da maioria dos processos de negócios, os sistemas mencionados não são projetados para gerenciar documentos. Como resultado, as ineficiências de gestão de documentos limitam significativamente a eficácia desses sistemas e o ROI resultante.

Uma conexão entre um aplicativo central de negócios e um sistema de gerenciamento de documentos permite um acesso rápido a documentos relacionados, diretamente de dentro do aplicativo, e é realmente muito simples de implementar, se o sistema de gerenciamento de documento fornece as interfaces necessárias. “Neste caso, ele pode ser facilmente implementado com simples declarações SQL ou serviços web em minutos. Quando integrados ao ERP, CRM, Contabilidade etc, os aplicativos tornam-se acessíveis a toda a empresa, incluindo vendas, RH, marketing, contabilidade e muito mais. Assim, as organizações podem atingir seu potencial de produtividade total de negócios, ligando documentos importantes aos registros associados dentro de cada aplicativo, o que aumenta exponencialmente o ROI de todos os sistemas”, ressalta Brian Lincoln da Xerox.

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Em 2012 as tendências e soluções em ECM estarão mais perto de você!

TENDÊNCIAS | IDEIAS | FERRAMENTAS SOLUÇÕES | RELACIONAMENTO | NEGÓCIOS O ECM Road Show Brasília 2011 e o ECM Show 2011, em São Paulo, foram sucessos! No próximo ano, vamos continuar levando por todo país as melhores soluções para o gerenciamento de informações e documentos corporativos. É mais uma forma de estar cada vez mais perto de você.

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Destruição Segura e Garantida Há seis anos a ATP realiza o processo de “destruição segura de dados” que começou com a Ticket e hoje a companhia disponibiliza o serviço para o setor financeiro, de saúde, entre outros segmentos.

Mais de 27 milhões de vouchersaproveitados, mas que ainda assim, podem -restaurantes da Ticket, empresa do grupo ser reutilizados sem autorização. “A desfrancês Edenred, especializada no fornecitruição segura é uma prática adotada pela mento de tíquetes para refeições, já passaTicket há 35 anos, tem a principal função ram pelo processo de destruição segura de de garantir a segurança de nossos docudados da ATP, especializada na prestação mentos em ambiente controlado, desde o de serviços de gestão. O método é aplicado atendimento, processamento, custódia até em todos os documentos processados pela o descarte dos mesmos”, completa Ana Ticket e reduz o número de vales impressos Paula Carmo da Ticket. anualmente em cerca de 10%.

A Ticket foi a primeira empresa a Há seis anos que as duas compaescolher a ATP para realizar este procesnhias mantêm a integração que permite so e segundo a gerente de operações, a que os documentos sejam destruídos decisão foi tomada após a empresa de com segurança. No processo empregado vouchers-restaurantes certificar-se das para este tipo de serviço os vouchers medidas necessárias para segurança do da Ticket são guilhotinados. Ou seja, é processo, visto que o produto possui realizado um corte na extremidade que um grande valor monetário e podem ser contém o código CMC7, identificador alvos de fraudes. que valida o voucher, tornando-os sem O processo de destruição segura de nenhum valor, devidamente ensacados e documentos permite que vários outros usuAndréa Freitas: A procura pelo serviço de retirados por uma organização de reciários possam se utilizar do mesmo método destruição segura tem aumentado. clagem de aparas de papel. de descarte em dossiês, prontuários e mais “Mantemos em média 1 milhão recentemente também em cheques. vouchers/mês, resultado da segregação automática de documentos, Segundo Andréa Passuelo de Freitas, a procura do sistema finansendo que, todo mês a ATP realiza a destruição de aproximadamente ceiro para a realização da destruição segura de cheques partiu da 5 milhões e 7 mil vouchers em parceria com empresa de aparas connecessidade que os bancos tinham ao receber documentos de outras tratada e homologada por nós”, afirma a gerente de operações da instituições financeiras e para isso, era necessário que um terceiro Ticket, Ana Paula Carmo. ficasse responsável pelo aspecto legal do processo, segurança e conO prazo determinado por lei para a custódia física dos docutrole desses cheques. mentos levam15 dias para documentos lidos sem alterações e até A procura pelo serviço aumentou quando o volume de docu90 dias para arquivos falsificados e mesmo que 95% dos vouchers mentos em papel , no caso de cheques, também aumentou nas sejam originais – sem falsificações – o processo completo leva instituições financeiras. os mesmos 90 dias, para cada lote de documentos. “O desafio “A parceria entre a ATP e a Ticket é importante, primeiro durante o procedimento foi elaborar uma definição de uma ação, pela consolidação do processo de destruição de documentos envolvendo pessoas e um sistema de informação e logística que e segundo, por ter investido em um processo específico que garantisse que nenhum voucher fosse reutilizado”, afirma a diretoassegurasse o perfeito controle e a segurança necessárias. Ao ra de Tecnologia da ATP, Andréa Passuello de Freitas. manter esta parceria a Ticket validou o procedimento e com isso As companhias que buscaram a organização de tecnologia abriu as portas para outros setores se aproximarem”, finaliza visam proteger informações de documentos para que não sejam Andréa de Freitas.

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Caroline Sarmento

Automatizando Contas A Sonae Sierra tinha como meta agilizar procedimentos de contas a receber nos 10 Shopping Centers administrados pela empresa. A solução veio pelas mãos da Readsoft e integrou uma plataforma SAP existente.

A Readsoft

desenvolcom a perspectiva de que contemple todo veu projeto o universo já no início de 2012 e que se para o Grupo Sonae Sierra para agilizar os estenda a outras áreas administrativas do procedimentos de receber notas fiscais em grupo no Brasil.

10 Shopping Centers administrados pela O processo é bastante simples. A empresa, além de outros departamentos da imagem da nota que é transmitida à cencompanhia. tral tem os dados extraídos pelo ORC. O A Sonae Sierra, companhia de origem responsável pelo departamento as recebe portuguesa, é uma das principais propriee confere todas as informações. Caso haja tárias, desenvolvedoras e administradoras algum problema, a pessoa encarregada da de Shopping Centers do Brasil. Há aprofunção onde a Nota Fiscal foi emitida pode ximadamente um ano buscou a Readsoft, conferir as imagens, corrigir as pendências companhia de soluções para automatização e a encaminhar para o Workflow que armade processos de documentos, para implantar zena as notas e dá sequência aos processos uma solução que automatizasse o processo administrativos. de contas a pagar das atividades da empreUm detalhe importante que garantiu sa no Brasil, responsável por cerca de 10 mais agilidade ao processo como destaca o centros de compras nacionais. diretor da Sonae diz respeito as assinaturas A Solução Invoice Cockpit teve a de cada responsável que passaram a ser primeira aplicação aqui no Brasil, a partir coletadas, pelos próprios usuário, de forma de demonstrações e visitas da companhia. digital dispensando uma segunda remessa Segundo o Diretor da ReadSoft, Edgard das Notas Fiscais apenas para coleta de Edgard Pinheiro da Readsfot: solução de Pinheiro, o projeto foi baseado em solucaptura pode ser aplicada em qualquer área assinaturas. ções aplicadas pela companhia na Suíça.

O sistema foi implementado no setor corporativa.

Depois de firmada a parceria, o recurso foi operacional dos Shoppings e na central adaptado para que a Sonae pudesse captar todas as notas fiscais administrativa. Segundo Wiliam Terceiro, a próxima etapa para imemitidas nos shoppings sob seu comando, sem que estas fossem plantação do sistema será a área de desenvolvimento, responsável extraviadas, duplicadas ou geradas em equívoco. “As notas fiscais pela administração das obras em andamento em novos Shoppings. “O eram captadas de forma descentralizada, em cada Shopping, que as objetivo é que todas as notas fiscais da Sonae Brasil sejam administraarmazenava e encaminhava para a Central por malote. Queríamos das por este sistema”, afirma o executivo. um processo mais rápido e que diminuísse a margem de erro para a Após o desenvolvimento da solução, inédita aqui no Brasil, ouárea de controladoria”, completa o diretor de Tecnologia da Sonae tras empresas também buscaram pelo mesmo recurso, como afirma Sierra, Wiliam Terceiro.

Edgard Pinheiro, da Readsoft. “É uma solução que pode ser replicada Para isso, a companhia buscou por soluções certificadas pela SAP, perfeitamente para qualquer área”, explica. “O maior poder de concompatíveis à versão 4.cT e de baixo custo. “Precisávamos também de vencimento é você ter história de sucesso, e foi o que aconteceu com a um recurso que não tivesse muita customização no SAP mesmo duran- Sonae”, completa. te seu desenvolvimento, pois visávamos futuras atualizações no sisDe acordo com o executivo da Readsoft, a aproximação de tema”, afirma. Segundo o executivo, a solução permite que agora os novos clientes para esta solução foi rápida. Foi a partir dessa imShoppings enviem as notas fiscais recebidas por meio digital. “Mudou plementação que a Readsoft passou a contar com a Sonae em seu a forma de realizar o processo. A nota é digitalizada e enviada para o um portfólio de clientes e a companhia tem recomendado o uso sistema Central, cujo recebimento é automático”, completa. para novos clientes e parceiros. “O grande impacto para a ReaAo todo, hoje já estão dentro do sistema da Reasdsoft cerca dsoft foi o fato de que a empresa é a primeira cliente de grande de 70% das 3 mil notas fiscais recebidas no mês, mas a intenção porte a investir nesta solução aqui no Brasil e isso repercutiu muito da Sonae é que este número aumente para 95% até o final do ano, positivamente”, destaca Pinheiro.

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m dos assuntos mais falados nos últimos anos foi o lançamento da versão 2010 do Microsoft SharePoint. Uma atualização bastante expressiva nas funcionalidades da versão anterior, 2007, que trouxe uma gama de possibilidades para a implantação de projetos de vários tipos. Entre eles, a Gestão do Conhecimento.

Entende-se por Gestão do Conhecimento a capacidade de estruturar o conhecimento tácito, aquele que está presente em cada pessoa, e que não se pode aprender por si só. O processo de transferência do conhecimento que é único a uma pessoa, ou a um grupo delas, em algo explícito, que possa ser disseminado, exige a utilização de ferramentas e técnicas que influenciem e facilitem a descrição e compartilhamento pelos detentores do conhecimento.

Conhecido amplamente como uma ferramenta de Portal, que é seu principal foco, o SharePoint 2010 traz avanços nas funcionalidades de Document Management e Records Management, mas principalmente na inserção de mecanismos de colaboração, como redes sociais, blogs, fóruns, e na integração massiva com as ferramentas Office.

Um dos componentes do SharePoint 2010, o User Profile Service, habilita a criação sob demanda dos perfis de usuário, que são páginas pessoais em que o usuário pode armazenar e distribuir informações em documentos e listas. Inclui também a funcionalidade de Tagging, que habilita a Folksonomia. Com isso, cada usuário pode rotular todos os conteúdos disponíveis no SharePoint para organização pessoal ou contribuindo para a Base de Conhecimento. O Tagging do SharePoint está atrelado à estrutura de Taxonomia, chamada na plataforma de Managed Metadata Service.

Cada página pessoal pode conter bibliotecas de documentos, blogs, fóruns e compartilhar todas as atividades do perfil no SharePoint. Pode-se ainda criar um descritivo do usuário, a fim de divulgar suas áreas de conhecimento, especialidades e times de trabalho, integrando pessoas e facilitando a localização dos especialistas dentro da organização.

A utilização de espaços de trabalho, implantação de Wikis e centrais de publicação completam a gama de funcionalidades que permitem a instalação de uma base de conhecimento bastante ativa e expressiva.

Aquelas áreas que o SharePoint não cobre nativamente podem ser implementadas no Portal por meio de desenvolvimento, ou ainda da integração da plataforma a algum sistema externo, como e-learnings, bases legadas, bibliotecas eletrônicas etc.

Dessa maneira, ainda que não esteja tudo gerenciado pelo SharePoint, a integração e a funcionalidade de busca avançada, presentes nesta versão, criam uma porta única para a corporação, facilitando o acesso e distribuição de conhecimento.

O maior diferencial da solução SharePoint está na facilidade de implantação. Custos com licenciamento, desenvolvimento, capacitação e treinamento são bastante reduzidos, uma vez que tudo está integrado à ferramentas amplamente utilizadas. E, ainda, a experiência do usuário na versão 2010 espelha toda a família Office.

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outsourcing

Eduardo Brito

Terceirização em TI – Crescimento com Ressalvas Divulgação

Eduardo Brito, é COO (Chief Operating Officer) da Interadapt, ITIL Service Manager e responsável pela estratégia de “outsourcing services” da empresa.

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N

ão há dúvidas que o mercado de terceirização de TI (“IT Outsourcing”) está em amplo crescimento, mas há claramente uma percepção geral que há muita coisa a melhorar, não só por parte dos contratados (“outsourcing vendors”) como também das organizações contratantes.

O Gartner publicou pesquisa em setembro de 2010 abordando importantes aspectos deste mercado em todo o mundo. Cito apenas dois deles, mas talvez os mais importantes. Primeiramente há grandes lacunas do ponto de vista da gestão por parte das empresas contratantes, pois ainda prevalece o pensamento de “se livrar dos problemas” terceirizando a TI. Em segundo lugar, por parte dos “vendors”, há deficiências quanto ao conhecimento do negócio dos clientes para entregar níveis de serviços adequados e não apenas corte de custos.

Os problemas começam ainda na contratação do serviço terceirizado. A maioria das RFPs (“request for proposals”) não focaliza aspectos de níveis de serviços relacionados com o negócio, isto provavelmente porque ao definir a estratégia de terceirização as áreas de TI não envolvem os “stakeholders” corretos.

Após a contratação, as organizações não definem um modelo de aferição do serviço de maneira eficaz, ou seja, com medições e metas estabelecidas para melhoria contínua de serviços.

Pelo lado dos “vendors” a estratégia de melhoria de serviços é prejudicada pela supremacia da ideia de aplicar uma arquitetura financeira que viabilize a prestação dos serviços terceirizados a baixo custo. Há pouco foco em produtividade e melhoria contínua e os processos priorizam a operação em detrimento da gestão que inclui análises, diagnósticos e planos de melhoria para atingir metas previamente definidas em termos de altos níveis de serviços.

Haverá, no futuro próximo, novas demandas por terceirização de TI a partir de clientes de porte pequeno/médio que estão se tornando globais e isto

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exigirá novos modelos de serviços voltados para este mercado. Também o fato de alguns “vendors” oferecerem serviços em modelos “offshore” e “nearshore” fará com que aumente ainda mais a competitividade, principalmente por causa do “custo Brasil”.

A conclusão é que, mesmo com crescimento do mercado de terceirização de TI, isto não significa que há mais casos de sucesso deste modelo. As melhores práticas de governança de terceirização de TI, incluindo processos, pessoas, gestão, relacionamento e operação servirão nos próximos anos como referência para os serviços de valor voltados para melhorias e alinhamento com o negócio e neste caso ambos (contratantes e contratados) tem muito que melhorar.

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canal executivo

Luiz Alves

Quais as principais metas da iron Mountain para o Brasil nos próximos meses?

Nosso plano de 3 anos (2011 a 2013) tem como foco principal o crescimento sustentado ano a ano, ou seja, não basta crescer enormemente em um trimestre, e em outro não crescer nada. Temos que garantir que o nosso crescimento será continuado, por isso, é fundamental um bom planejamento em linha com a nossa cultura de vendas, que envolve todas as áreas da companhia. Estamos investindo fortemente em infraestrutura, tecnologia e principalmente em pessoas.

Assim como outros mercados, a gestão de informações tem sido fortemente influenciada no sentido positivo pelo bom momento que vive a economia brasileira. Nossa expectativa é aproveitar deste bom momento, com muita responsabilidade e profissionalismo, de maneira a fortalecer ainda mais a nossa posição no mercado brasileiro.

Na sua opinião, o segmento de Records Management está crescendo tanto no Brasil quanto na América Latina?

O crescimento do Records Management é consequência do aquecimento que se registra na economia que, como consequência natural, provoca o aumento do volume de documentos. O Brasil tem registrado importante crescimento da atividade econômica, e o mesmo se passa na maioria dos países da America Latina. Por isso, o crescimento de mercado tem se comportado de forma similar. O que difere entre mercados maduros como o brasileiro, é a procura por serviços híbridos de gestão de informações, entre o físico e o lógico.

Muitas empresas já perceberam a vantagem de digitalizar parte do

acervo e utilizar ferramentas de recuperação da imagem de acordo com a demanda.

Quais são os diferenciais de negócios que a Iron está planejando para o mercado nacional?

Até pela origem de nossa companhia, certamente a segurança ocupa papel central. Algumas empresas já estão percebendo a importância de colocar o seu acervo de informações (físico e lógico) sob a gestão de empresas que ofertem elevado nível de segurança e disponibilidade.

Embora pouco visível, não se trata apenas de colocar os documentos físicos em um galpão munido de sistemas de incêndio. Processos que garantam a recuperação de acordo com as necessidades do cliente exigem muito investimento em tecnologia, treinamento e continua disciplina de gestão. Por exemplo, é fundamental investir em um sistema de controle de acesso, que por mais sofisticado, será de pouca valia se não estiver associado a processos bem elaborados e forte disciplina de gestão. Isto custa muito, e nem sempre o mercado está disposto a pagar.

A Iron Mountain tem feito muito esforço financeiro para implantar tecnologias de ponta, sobretudo intelectual, para implementar processos robustos, maduros e treinar bem as pessoas, além de continuamente desenvolver seus gestores.

Quais os principais setores da economia, na sua percepção, despontam como early adopters nesse segmento e por quê?

Hoje o holofote se volta para o segmento de BPM, utilizadas pelas tecnologias de imaging e workflow, que podem trazer vantagens competitivas às empresas. Especialmente àquelas que possuem

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Divulgação

Records Management em Ascensão

Luiz Alves – CEO da Iron Mountain Brasil

processos que envolvem grande volume de informações, em vários formatos. É natural que o setor financeiro esteja buscando este tipo de solução, uma vez que as empresas deste segmento foram reconhecidas como early adopters de diversos tipos de tecnologia, além de geralmente manusearem altos volumes de informações dispersos em vários tipos de formatos.

O segmento de saúde também se apresenta como potencial usuário deste tipo de alternativa, devido elevado volume de informações em associação a fluxos bem estabelecidos de utilização. A realidade é que qualquer empresa que tenha altos volumes de diferentes tipos de informações, e precisam integrá-las em um processo ou fluxo únicos serão candidatas a empregar este tipo de solução.

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Bob Larrivee

Você está com problemas?

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Bob Larrivee, Diretor da AIIM e consultor Email: blarrivee@aiim.org Twitter – BobLarrivee

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uitas vezes, em minhas apresentações e classes de treinamento, sou informado pelos meus alunos e congressistas de que ficam aliviados em saber que não são os únicos que lutam com vários desafios organizacionais. Não importa em que lugar do mundo estejam. Não importa o tipo de empresa da qual estejamos falando.

Os principais desafios discutidos parecem ser os mesmos. Não temos uma estrutura consistente para nosso conteúdo, nem temos uma estratégia que nos permita criar rótulos e implementar uma taxonomia consistente, além de metadados práticos. Como resultado, não podemos encontrar a informação correta quando precisamos e também não podemos defender a integridade dessa informação, se contestada.

Estes são desafios muito reais que surgem muito mais rapidamente, a medida em que a legislação e as regulações ganham campo junto às organizações.

Desafios de rastreamento estão na ordem do dia em tempos de litígios e auditorias. Além disso, a explosão de conteúdo corporativo simplesmente enchendo “aterros digitais faz da entrega da informação certa às pessoas certas, na hora certa, uma tarefa monumental. Muitas empresas tentam enfrentar esses desafios aplicando tecnologia sem propriamente identificar os requisitos necessários de cada negócio e os eventuais problemas decorrentes da implantação dessa tecnologia, pelo bem da própria tecnologia, que não funciona. E o resultado de seu esforço para eliminar este depósito digital é a criação de um “lixão digital”, onde achar informação é uma tarefa ainda mais difícil.

No meu ponto de vista, um dos primeiros lugares para se começar a elencar os requisitos de cada negócio, desafios e consequências, está relacionado às práticas correntes de gerenciamento de conteúdo de cada um, antes mesmo de se tentar aplicar a tec-

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nologia para resolver problemas. Acesse seu próprio conteúdo arquivado e o classifique agora. Você tem um sistema de taxonomia ou de metadados estabelecido na sua empresa? Você deve ter para registros, mas estou me referindo ao seu próprio conteúdo...

Se você está na mesma situação de muitas empresas, que provavelmente possuem alguns padrões para uso comunitário, como o uso de terminologias para contratos, propostas, brochuras etc, que podem não estar organizados da mesma forma, variando de pessoa para pessoa, comece já. Trabalhe na organização de seu conteúdo de forma a apoiar os requisitos do seu negócio e, depois, selecione e aplique a tecnologia que dará todo o suporte para sua estrutura de gerenciamento de conteúdo. Deixe o negócio conduzir a tecnologia e não a tecnologia conduzir seus negócios. Se você está pronto para avançar, mas não está seguro sobre como começar, ou ainda não sabe o que vem a seguir, procure um consultor ou faça um treinamento, e esteja pronto para começar.

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guia ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado.

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reflexões

“O conceito de ECM se tornou importante para todos os negócios atualmente, independentemente do segmento econômico. Todas as empresas deveriam investir nesta área Leandro Balbinot, CIO das Lojas Renner

“É o fim da autocracia da TI. Todos tem o mesmo acesso e poder de usar a tecnologia e a TI não pode estrangular o fluxo de informações” Jesse Wilkins, diretor da AIIM, palestrante do ECMShow 2011

“Hoje o mercado quer soluções fora da caixa e que falem a língua do usuário” Thiago Cruz, sócio-diretor da InPar, palestrante do SharePoint 360°

“O aperfeiçoamento profissional é o grande desafio nesta área (ECM) porque o fluxo gigante de informações exige do profissional a capacidade de transformar dados em vantagens competitivas para o negócio” Francisco Palletta, diretor da Faculdade de Engenharia da FAAP

crônica

Ângelo Volpi

Impensável!

I

mpensável, inconcebível, inimaginável, inacreditável, imponderável, quem diria?

Faltam expressões para refletir nossa perplexidade diante da nova ordem mundial e o momento social, político e econômico que vivemos.

Toque de recolher em Londres! USA com nota de crédito rebaixado! Revoltas populares nos países árabes!

Todos os parâmetros estabelecidos, da percepção da lógica dos fatos à previsibilidade dos rumos da humanidade, seja na economia, política ou nos negócios, tornaram-se meros exercícios de adivinhação. Não se imagina mais futurólogos como Alwin Toffler proferindo ondas precisas de previsibilidade. Aliás, é grande e irônica a lista das tentativas, mesmo pessoas notáveis como Bill Gates em 1981 - “640KB de memória devem ser suficientes para qualquer pessoa...” - cometem equívocos.

Ao que parece, o “efeito borboleta” teorizado por Edward Lorenz em 1963, que se refere às condições iniciais da teoria do caos, já não nos remete ao absurdo, mas sim a alguma explicação para os fatos inéditos e inimagináveis desta era. Na improvável equação dos milhares de acontecimentos, nas suas errantes trajetórias, nos mais imprevisíveis resultados, estaria aí a explicação? A lógica está no caos?!

Para sobreviver a tudo isso é preciso muito mais do que uma visão de quebra de paradigmas, é preciso um desprendimento total de nossas idiossincrasias, dogmas e conceitos. Olhar

sob outros ângulos significa também considerar aquelas hipóteses impensáveis, irresponsáveis, inconsequentes e outrora inconcebíveis.

Quem exerce profissões conservadoras tais quais o escriba que vos provoca, cujas origens (da profissão) remontam ao início da civilização e até a passagens bíblicas, lidando com o que de mais precioso há no patrimônio e na família, surta para sobreviver. Uniões homoafetivas, fertilizações in vitro, barriga de aluguel, novos negócios imobiliários mirabolantes, documento digital, crimes “virtuais”... adeus monotonia!

Acredito que o maior erro a cometer seja a rigidez no pensamento, que não nos permite repensar, reciclar e enxergar adiante, mesmo que pareça um delírio. Lutar contra a modernidade, imaginar que se está seguro, estável, é o primeiro passo para a queda. Time que está ganhando se mexe rápido, pois só fica na frente se mudar, o que não “se mexe” já é engolido na próxima peleja...

Angelo Volpi Neto

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