Como Escolher e Gerenciar Fornecedores Para Guarda de Documentos - Vicente Troiano

COMO ESCOLHER E GERENCIAR FORNECEDORES PARA GUARDA DE DOCUMENTOS

Vicente Troiano

3 Antes de procurar um fornecedor Antes de procurar um fornecedor Quanto gasta hoje (custos diretos e indiretos)?

Como deseja armazenar?

Guarde somente o que precisa ser guardado

8 O que avaliar no fornecedor Aspectos técnicos e de Segurança Segurança e Prevenção a Incêndios Segurança Perimetral Suas solicitações de Coleta/Entrega Outros fatores técnicos importantes

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

ÍNDICE

13 O que avaliar no fornecedor Aspectos Contratuais

Pontos importantes do contrato Controle do contrato / prestação do serviço Necessidades atuais e também futuras

17 Autor

2

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

vtroiano@gmail.com

ANTES DE PROCURAR UM FORNECEDOR 3

Antes de procurar um fornecedor

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

1

Há um depósito central ou cada departamento mantém um local próprio?

Quantas pessoas dedicadas ou compartilhadas para gestão de documentos?

Qual o custo médio destas pessoas (salário + beneficios + impostos) Com qual a frequência resgata cada tipo documental?

Saiba qual o indexador de procura para os tipos documentais.

Qual o tamanho do local utilizado para armazenamento dos documentos (metros quadrados)?

Qual valor do aluguel/Condomínio/IPTU/Água/Eletricidade/ Ar condicionado/Seguro/Etc...

Sua empresa realiza transporte de documentos para outras Unidades/ Filiais?

Quantas pessoas e qual o custo médio de cada uma/quantos carros e qual valor de cada carro/qual a despesa mensal combustível e manutenção; Quais são os volumes atuais e qual a projeção de crescimento mensal de cada um dos itens abaixo?

Caixas Box/Pastas AZ/Envelopes/Dossiê de alunos/Fichas médicas/etc Em caso da terceirização da guarda do acervo quais e quantos equipamentos poderá dispor?

Computadores/Mesas/Cadeiras/Armários/Impresoras/Carrinhos para transporte interno/etc.

4

Diretos Com o levantamente anterior, veja quais são os custos diretos;

Indiretos Geralmente são complexos de serem apurados, os mais comuns são: - Multas trabalhistas por falta de documentação; - Multas de inadimplência que não consegue comprovar por não ter achado o contrato; - Outros tipos de multas;

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

2

Quanto gasta hoje (custos diretos e indiretos)?

- Qual o tempo estimado para localizar os documentos que estão sendo procurando.

Apurar custo aproximado em funçao do custo das pessoas.

5

Como deseja armazenar?

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

3

Você faz uso frequente ou uso esporádico do material que guardará no fornecedor ?

Deseja guardar em caixas fechadas e você controlará o conteúdo; ou Deseja guardar em envelopes/dossiê e o fornecedor controlará o conteúdo; Indicado para documentos com necessidade de recuperação rápida ou com alto índice de consulta ao documento original.

Nesse caso, definir se documentos adicionais/complementares serão inseridos na ficha original ou será uma nova ficha guardada em outra localidade.

6

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

4

Guarde somente o que precisa ser guardado

Que tipo de documento será armazenado?

Há uma padronização dos indexadores/metadados ?

Há muitas cópias do mesmo documento. Há realmente necessidade disso?

Conhece a legislação pertinente ao tipo documental? Faz uma gestão ativa da eliminação dos documentos segunda legislação pertinente ?

- Há uma tabela de temporalidade ?

7

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

vtroiano@gmail.com

O QUE AVALIAR NO FORNECEDOR

ASPECTOS TÉCNICOS E DE SEGURANÇA

8

Exigências dos Órgãos Reguladores.

Tem AVCB e alvará de funcionamento válidos?

Há Planta de Extintores / estão indentificados e válidos / há contrato de manutenção / há evidencias de funcionalidade e manutenção?

Distribuição de Sprinkler não só no teto mas também em niveis intermediários;

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

5

Segurança e Prevenção a Incêndios

Possui reservatório de água adequado com o tamanho do galpão?

Há bombas que garantam a pressurização adequada e, de preferência, reduntantes?

Há brigada de incêndio com evidência de treinamento recente e válido?

As instalações elétricas dos galpões são blindadas e os quadros de distribuição de energia estão Identificados, limpos e são modernos?

Inspeções internas e externas feitas seguindo procedimentos e existem evidências documentais da frequência e dos pontos observados?

Há laudo de seguradora?

Quais as condições visuais de limpeza e organização?

Há saídas de emergência identificas e desobstruídas? Há sinalização de rota de fuga e outras sinalizações pertinentes?

Tem para-raio com correto aterramento?

Desejável que haja sistema de aspiração de partículas que “cheira” o ar para detectar constituição quimica antes da presença da fumaça;

9

6

Segurança Perimetral

Sistema de acesso com crachá para funcionários e registro dos acessos de visitantes e terceiros (procurar evidência) Circuito Fechado de TV com gravação digital (periodo mímino 90 dias); ◦ Docas, Perímetros, Áreas Comuns Monitoramento e Segurança 24 horas por dia – interno e externo; Unidades cercadas, se possivel com sensor de prença e/ou elétrica; Vizinhança oferece riscos?

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

Registros individuais que garantam a rastreabilidade de acessos em possíveis investigações pós incidentes.

10

Há padrões de atendimento para solicitações regulares e solicitações emergenciais?

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

7

Suas solicitações de Coleta/Entrega

Definir clara e contratualmente os tempos máximos para cada tipo de solicitação; Peça detalhes do sistema de guarda e posterior localização do item quando solicitado e, se possível, simule uma solicitação; A Frota de veículos é operada por funcionários próprios ou terceiros? Quais são as condições dos veículos e qual o sistema de rastreamento?

Os condutores e acompanhantes são devidamente uniformizados, com identificação visual?

Há local na empresa para recepção do material e devida conferência de entrada e saída? Essas áreas são cobertas em tamanho adequado e segregada da área de armazenamento?

11

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

8

Outros fatores técnicos importantes

Verifique a qualidade da cartonagem; Há controle contra pragas e roedores no contrato de manutenção?

As estantes são bem sinalizadas e os corredores estão desobstruídos?

Elevadores, empilhadeiras, carrinhos, escadas, etc estão em boas condições?

Sistemas de Informática: Segurança, Back-up, Controle de Senha, Log, facilidade de uso, sistema próprio ou padrão de mercado, etc.

Há Plano de continuidade de negócios em caso de sinistro e esse plano é testado parcial ou totalmente com regularidade?

12

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

vtroiano@gmail.com

O QUE AVALIAR NO FORNECEDOR ASPECTOS CONTRATUAIS

13

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

8

Pontos importantes do contrato

Definição contratual do local de guarda; SLA para atendimento Definição de padrões e multas para não atendimento; SLA para perda definitiva Definição de tempo máximo para que seja declarada a perda definitiva (documento ou caixa) e estipular penalizações Definir limite de responsabilidade. Isso é segurança para você e também para o fornecedor; Definir condições de saída definitiva seja para itens unitários ou para saída total do acervo (preço e quantidade) ; Definir condições de eliminação/destruição por unidade e condições especiais para volumes elevados;

14

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

9

Controle do contrato/ prestação do serviço

No momento da contratação definir o nível de prestação do serviço (SLA) e definir multas que satisfaçam ambas as partes; Em caso de atraso na entrega e perda do material definir padrões e multas distintas para cada caso; Um fornecedor eficiente que tenha como meta prestar serviço de maneira consistente e confiável entre 95% e 100% das solicitações e proverá relatórios que meçam a qualidade do serviço prestado; Definir modelo de relatório e periodicidade de visualização, de preferência que seja automática através do sistema do fornecedor sem necessidade de solicitação; Definir um plano de comunicação em caso de “problemas”, atrasos ou perdas definitivas; Ir ao mercado a cada 2 ou 3 anos para reavaliar preços

15

Digitalização e captura das informações para indexação; Outsourcing de Processos; Trâmite Eletrônico de Documentos ECM De preferência que os sistemas de guarda, digitalização e trâmite de documentos sejam integrados;

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

10

Necessidades atuais e também futuras

16

11

Autor Engenheiro eletrônico com MBA Internacional, executivo com vasta experiência na liderança de times B2B, com passagens por multinacionais de Tecnologia (Nortel, Avaya e Spring), além de operadoras de Telecom (Embratel, Telefônica e AT&T) e Serviços e BPO (Recall).

Na Recall, empresa incorporada em 2016 pela Iron Mountain, atuou por 10 anos na liderança do time de vendas e marketing e também foi responsável por M&A. Atualmente, vem desenvolvendo projetos de consultoria, dentro e fora do segmento de BPO, especialmente em vendas e M&A, além do crescente envolvimento com o ambiente de inovação, atuando como mentor e investidor em algumas startups de tecnologia.

vtroiano@gmail.com

Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos

Vicente Troiano

17