COMO ESCOLHER E GERENCIAR FORNECEDORES PARA GUARDA DE DOCUMENTOS
Vicente Troiano
3 Antes de procurar um fornecedor Antes de procurar um fornecedor Quanto gasta hoje (custos diretos e indiretos)? Como deseja armazenar? Guarde somente o que precisa ser guardado
8 O que avaliar no fornecedor Aspectos técnicos e de Segurança Segurança e Prevenção a Incêndios Segurança Perimetral Suas solicitações de Coleta/Entrega Outros fatores técnicos importantes
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Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos
ÍNDICE
13 O que avaliar no fornecedor Aspectos Contratuais
Pontos importantes do contrato Controle do contrato / prestação do serviço Necessidades atuais e também futuras
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Como escolher e gerenciar for necedor es para guar da de documentos
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ANTES DE PROCURAR UM FORNECEDOR 3
Antes de procurar um fornecedor
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Há um depósito central ou cada departamento mantém um local próprio? Quantas pessoas dedicadas ou compartilhadas para gestão de documentos? Qual o custo médio destas pessoas (salário + beneficios + impostos) Com qual a frequência resgata cada tipo documental? Saiba qual o indexador de procura para os tipos documentais. Qual o tamanho do local utilizado para armazenamento dos documentos (metros quadrados)? Qual valor do aluguel/Condomínio/IPTU/Água/Eletricidade/ Ar condicionado/Seguro/Etc... Sua empresa realiza transporte de documentos para outras Unidades/ Filiais? Quantas pessoas e qual o custo médio de cada uma/quantos carros e qual valor de cada carro/qual a despesa mensal combustível e manutenção; Quais são os volumes atuais e qual a projeção de crescimento mensal de cada um dos itens abaixo? Caixas Box/Pastas AZ/Envelopes/Dossiê de alunos/Fichas médicas/etc Em caso da terceirização da guarda do acervo quais e quantos equipamentos poderá dispor? Computadores/Mesas/Cadeiras/Armários/Impresoras/Carrinhos para transporte interno/etc.
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Diretos Com o levantamente anterior, veja quais são os custos diretos;
Indiretos Geralmente são complexos de serem apurados, os mais comuns são: - Multas trabalhistas por falta de documentação; - Multas de inadimplência que não consegue comprovar por não ter achado o contrato; - Outros tipos de multas;
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Quanto gasta hoje (custos diretos e indiretos)?
- Qual o tempo estimado para localizar os documentos que estão sendo procurando. Apurar custo aproximado em funçao do custo das pessoas.
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Como deseja armazenar?
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Você faz uso frequente ou uso esporádico do material que guardará no fornecedor ? Deseja guardar em caixas fechadas e você controlará o conteúdo; ou Deseja guardar em envelopes/dossiê e o fornecedor controlará o conteúdo; Indicado para documentos com necessidade de recuperação rápida ou com alto índice de consulta ao documento original. Nesse caso, definir se documentos adicionais/complementares serão inseridos na ficha original ou será uma nova ficha guardada em outra localidade.
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Guarde somente o que precisa ser guardado
Que tipo de documento será armazenado? Há uma padronização dos indexadores/metadados ? Há muitas cópias do mesmo documento. Há realmente necessidade disso? Conhece a legislação pertinente ao tipo documental? Faz uma gestão ativa da eliminação dos documentos segunda legislação pertinente ? - Há uma tabela de temporalidade ?
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O QUE AVALIAR NO FORNECEDOR
ASPECTOS TÉCNICOS E DE SEGURANÇA
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Exigências dos Órgãos Reguladores. Tem AVCB e alvará de funcionamento válidos? Há Planta de Extintores / estão indentificados e válidos / há contrato de manutenção / há evidencias de funcionalidade e manutenção? Distribuição de Sprinkler não só no teto mas também em niveis intermediários;
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Segurança e Prevenção a Incêndios
Possui reservatório de água adequado com o tamanho do galpão? Há bombas que garantam a pressurização adequada e, de preferência, reduntantes? Há brigada de incêndio com evidência de treinamento recente e válido? As instalações elétricas dos galpões são blindadas e os quadros de distribuição de energia estão Identificados, limpos e são modernos? Inspeções internas e externas feitas seguindo procedimentos e existem evidências documentais da frequência e dos pontos observados? Há laudo de seguradora? Quais as condições visuais de limpeza e organização? Há saídas de emergência identificas e desobstruídas? Há sinalização de rota de fuga e outras sinalizações pertinentes? Tem para-raio com correto aterramento? Desejável que haja sistema de aspiração de partículas que “cheira” o ar para detectar constituição quimica antes da presença da fumaça;
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Segurança Perimetral
Sistema de acesso com crachá para funcionários e registro dos acessos de visitantes e terceiros (procurar evidência) Circuito Fechado de TV com gravação digital (periodo mímino 90 dias); ◦ Docas, Perímetros, Áreas Comuns Monitoramento e Segurança 24 horas por dia – interno e externo; Unidades cercadas, se possivel com sensor de prença e/ou elétrica; Vizinhança oferece riscos?
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Registros individuais que garantam a rastreabilidade de acessos em possíveis investigações pós incidentes.
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Há padrões de atendimento para solicitações regulares e solicitações emergenciais?
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Suas solicitações de Coleta/Entrega
Definir clara e contratualmente os tempos máximos para cada tipo de solicitação; Peça detalhes do sistema de guarda e posterior localização do item quando solicitado e, se possível, simule uma solicitação; A Frota de veículos é operada por funcionários próprios ou terceiros? Quais são as condições dos veículos e qual o sistema de rastreamento? Os condutores e acompanhantes são devidamente uniformizados, com identificação visual? Há local na empresa para recepção do material e devida conferência de entrada e saída? Essas áreas são cobertas em tamanho adequado e segregada da área de armazenamento?
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Outros fatores técnicos importantes
Verifique a qualidade da cartonagem; Há controle contra pragas e roedores no contrato de manutenção? As estantes são bem sinalizadas e os corredores estão desobstruídos? Elevadores, empilhadeiras, carrinhos, escadas, etc estão em boas condições? Sistemas de Informática: Segurança, Back-up, Controle de Senha, Log, facilidade de uso, sistema próprio ou padrão de mercado, etc. Há Plano de continuidade de negócios em caso de sinistro e esse plano é testado parcial ou totalmente com regularidade?
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O QUE AVALIAR NO FORNECEDOR ASPECTOS CONTRATUAIS
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Pontos importantes do contrato
Definição contratual do local de guarda; SLA para atendimento Definição de padrões e multas para não atendimento; SLA para perda definitiva Definição de tempo máximo para que seja declarada a perda definitiva (documento ou caixa) e estipular penalizações Definir limite de responsabilidade. Isso é segurança para você e também para o fornecedor; Definir condições de saída definitiva seja para itens unitários ou para saída total do acervo (preço e quantidade) ; Definir condições de eliminação/destruição por unidade e condições especiais para volumes elevados;
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Controle do contrato/ prestação do serviço
No momento da contratação definir o nível de prestação do serviço (SLA) e definir multas que satisfaçam ambas as partes; Em caso de atraso na entrega e perda do material definir padrões e multas distintas para cada caso; Um fornecedor eficiente que tenha como meta prestar serviço de maneira consistente e confiável entre 95% e 100% das solicitações e proverá relatórios que meçam a qualidade do serviço prestado; Definir modelo de relatório e periodicidade de visualização, de preferência que seja automática através do sistema do fornecedor sem necessidade de solicitação; Definir um plano de comunicação em caso de “problemas”, atrasos ou perdas definitivas; Ir ao mercado a cada 2 ou 3 anos para reavaliar preços
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Digitalização e captura das informações para indexação; Outsourcing de Processos; Trâmite Eletrônico de Documentos ECM De preferência que os sistemas de guarda, digitalização e trâmite de documentos sejam integrados;
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Necessidades atuais e também futuras
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Autor Engenheiro eletrônico com MBA Internacional, executivo com vasta experiência na liderança de times B2B, com passagens por multinacionais de Tecnologia (Nortel, Avaya e Spring), além de operadoras de Telecom (Embratel, Telefônica e AT&T) e Serviços e BPO (Recall).
Na Recall, empresa incorporada em 2016 pela Iron Mountain, atuou por 10 anos na liderança do time de vendas e marketing e também foi responsável por M&A. Atualmente, vem desenvolvendo projetos de consultoria, dentro e fora do segmento de BPO, especialmente em vendas e M&A, além do crescente envolvimento com o ambiente de inovação, atuando como mentor e investidor em algumas startups de tecnologia.
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