Revista Information Management Edição 35 by Guia Information Management

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information management Gestão de informações e documentos e colaboração corporativa

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NESTA EDIÇÃO

NÚMERO 35 | ABRIL DE 2013

24 Hoje as impressoras que já se converteram em multifuncionais transformaram o mercado de serviços de outsourcing em verdadeiros centros de gestão de documentos.

08 Entrevista

A diretora analista do Forrester Group, Cheryl McKinnon, faz uma análise ampla do papel das empresas diante o atual momento de gestão de conteúdo que se caracteriza pelo excesso de informações.

32 Revitalização de acervo

Ministério de Minas e Energia revitaliza acervo de 50 anos com ajuda da reengenharia histórica promovida na área que abriga todo seu acervo documental.

Balanço da Lei de Acesso à Informação

Editada há um ano, a Lei de Acesso exigiu que órgãos do governo nas várias esferas se preparassem para gerir e dar transparência as suas informações. Acompanhe um balanço das principais ações e seus resultados.

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UpFront Infográfico Agenda Case Crônica Guia ECM

Artigos 36 Não se esqueçam do cão! Walter Koch

38 Gestão na Informação Extrema Wilton Tamane

50 Os documentos como prova Angelo Volpi e Cinthia Freitas

AIIM Conference e Missão

52 Benefícios da certificação

Veja o que aconteceu no maior evento global sobre gestão da informação.

54 A preservação na era

Éder Souza

do Big Data

José Guilherme J. Dias de Souza

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CARTA AO LEITOR Publisher Eduardo David - eduardo.david@guiabusinessmedia.com.br Diretor Geral Arnaldo David - david@guiabusinessmedia.com.br Editora Susana Batimarchi - MTB 16.022 - susana@guiabusinessmedia.com.br Colaboradores Gilberto Pavoni Junior, Sônia Martinez Revisão Mariana Pajuelo - MTB 49.801 mariana.pajuelo@guiabusinessmedia.com.br Diretora Comercial Sandra Mletchol - sandra@guiabusinessmedia.com.br

A Informação Extrema e as tecnologias disruptivas

as palavras do presidente da AIIM, John Mancini, “o atual cenário tecnológico nas companhias de todo o mundo é composto por ferramentas digitais, tendo como pano de fundo não somente a adoção de novas tecnologias, mas principalmente da internalização destas tecnologias de forma a encontrar formas disruptivas de se fazer as coisas. Chega de mais do mesmo!”. Com esta tônica, o evento da AIIM 2013, que aconteceu em março nos Estados Unidos, não apresentou muitas novidades no sentido amplo da palavra, mas muitos novos conceitos. É bom que se diga que se tratando de tecnologia nada é permanente, tudo se transforma rapidamente. Assim, a mobilidade, o cloud, as redes sociais e o Big Data já deixaram de ser tendência há algum tempo e hoje são realidade para muitas empresas. Nesta nova era de Informação Extrema, o comum, o habitual, os dados e os bytes já não são o mais importante ativo das companhias. Como em outras épocas, os experts do mercado global de Gestão da Informação, reunidos na Conferência da AIIM, falam de um novo tipo de líder, daquele que utiliza sua expertise com principal objetivo de implementar as melhores práticas na gestão de informação. Com isso será possível conduzir as empresas ao sucesso no novo cenário de ferramentas digitais, tendo como pano de fundo não somente a adoção de novas tecnologias mas, principalmente, a internalização destas tecnologias de forma a encontrar outros parâmetros disruptivos, novos jeitos de se fazer as coisas. Na contramão do que muitos acreditam, os especialistas mundiais aconselham o não descarte de dados e informações, mas a implementação e desenvolvimento de novos filtros, para que de forma adequada sejam as informações disponibilizadas para quem necessitar, em tempo real e a qualquer momento. Uma análise mais geral do mercado está na Entrevista deste mês com a diretora do Forrester Group, Cheryl Mckinnon. Veja também a revolução que os fabricantes de impressora e multifuncionais estão levando ao mercado de serviços, bem como um balanço do primeiro ano da Lei de Acesso à Informação.

Assistente Comercial Jéssica Alves - jessica@guiabusinessmedia.com.br Executivos de Negócios Ricardo Angerami - ricardo@guiabusinessmedia.com.br Carlos Ávilla - carlos@guiabusinessmedia.com.br Diretor de Arte Flávio Della Torre - flavio@guiabusinessmedia.com.br Assistente de Arte Wilson Hiramatsu, Estagiaria Aline Santos Marketing Janaina Cripaldi - janaina@guiabusinessmedia.com.br Gerente Administrativo Tadeu Nunes - financeiro@guiabusinessmedia.com.br Assistente Administrativa Mariana Dantas - mariana@guiabusinessmedia.com.br Conselho Editorial Walter Koch, Alan Pelz-Sharp, Wilton Tamane, Daniel Dias Pinto, Rodrigo Montagner e José António Galves Colaboradores de Conteúdo Walter Koch, Alan Pelz-Sharp, Wilton Tamane, Jesse Wilkins, Thiago Cruz Soares, Marcelo Souza Silva, José Guilherme Junqueira Dias, Cinthia Freitas, José Antonio Galves, Atle Skjekkeland, Daniel Dias Pinto e Angelo Volpi INFORMATION MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda - empresa de comunicação especializada em produzir e distribuir conteúdos jornalísticos para o mercado corporativo, através de publicações impressas e digitais, portais na internet, eventos e treinamentos profissionais. INFORMATION MANAGEMENT aborda as novas tecnologias, processos e estudos de caso sobre ECM/EIM – Gerenciamento de Informações e Documentos de uso Corporativo e todos os fatos mais relevantes da cadeia de valor deste mercado envolvendo todo o ciclo de vida da informação: Produção, Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Preservação e Disponibilização. É dirigida a executivos e profissionais técnicos das áreas de negócios: TI, Administração, Finanças, Centros de Documentação – CEDOC, RH, Jurídico, Projetos, Logística, Suprimentos,Comercial, Marketing, Transportes, Engenharia, etc, nas 8 mil principais empresas dos segmentos: Bancos, Seguradoras, Manufatura, Serviços, Telecom, Saúde, Petroquímica, Mineração, Varejo, Automotivo, Construção , Agroindústria, Educação, Governo e Setor Público, entre outros. As informações contidas nas mensagens publicitárias publicadas pela revista é de exclusiva responsabilidade das empresas anunciantes. INFORMATION MANAGEMENT não aceita publicidade “publieditorial.” Os artigos assinados são responsabilidade de seus autores e não refletem necessariamente a opinião dos editores da revista. Todo o conteúdo da INFORMATION MANAGEMENT, revista e portal, é de livre reprodução, sendo necessária a citação da fonte, conforme legislação de direitos autorais. Marketing e Audiência Saiba como promover e valorizar sua marca, seus produtos ou serviços na INFORMATION MANAGEMENT – revista e portal. Solicite nosso Mídia Kit pelo e-mail comercial@guiabusinessmedia.com.br ou pelo tel: 11-3392- 4111 ramal 17 com Jéssica Alves Central de atendimento Assinatura anual: (06 edições) Brasil R$ 170,00. Outros países US$ 260,00. Para assinar ligue 11- 3392-4111 ramal 25 ou e-mail assinaturas@ guiabusinessmedia.com.br Redação: Para falar com a redação da INFORMATION MANAGEMENT ligue: 11-3392-4111 ramal 18 ou envie suas notícias para redação@ guiabusinessmedia.com.br Newsletter: Para receber notícias diárias sobre ECM/EIM (Gerenciamento de Conteúdo e Informações Corporativas), assine nossa Newsletter no endereço: www.informationmanagement.com.br Publicidade: Para anunciar na revista ou no portal INFORMATION MANAGEMENT, ou discutir uma estratégia de comunicação para aumentar as venda de seu produto ou serviço, ligue para 11-3392-4111 ramal 29 ou envie um e-mail para comercial@guiabusinessmedia.com.br. Eventos: Para informações sobre os eventos ECMSHOW – EXPO + CONFERENCE, ECM ROAD SHOW e SHAREPOINT 360º ligue para 11-33924111 ramal 16 ou e-mail eventos@editoraguia.com.br. Treinamentos Profissionais: Para receber a agenda de Cursos e Eventos sobre Gerenciamento de Informações Corporativas, ligue: 11-3392-4111 ramal 16 ou e-mail guiatraining@guiabusinessmedia.com.br Parcerias de eventos: GARTNER e CIAB/FEBRABAN, BITS – Business TI South America, FUTURECON. Distribuição Nacional Impressão: Neoband

A todos uma boa leitura.

Susana Batimarchi

Mídia Partner

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Editora

GUIA BUSINESS MEDIA – 22 anos promovendo negócios. Rua Anhanguera, 627 - 01135-000 – Barra Funda - São Paulo/SP Tel: 55-11-3392-4111 | www.guiabusinessmedia.com.br

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Preparado para a Era da Informação Extrema?

Todo o conhecimento que você precisa

O ECMSHOW é o evento que inaugura a discussão sobre os desafios da Era da Informação Extrema – considerado o maior desafio das empresas nos próximos anos. Em um mundo inundado por informações dispersas e instantâneas, os processos internos devem ser modernizados para ajudar na inovação das estratégias de negócio e ganhos de competitividade.

Records Management Imaging Big Data ECM EIM Cloud Computing Governança Compliance BYOD Segurança Social Business BPM/BPO Mobilidade Capture Paperless Storage e-Discovery ROI Case Study Patrocínio

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Conheça nosso site e saiba mais sobre como participar do ECMSHOW. Você começará a fazer parte de nossa comunidade e terá acesso a conhecimento permanente, palestras, relacionamento, consultoria, educação continuada e treinamento específico para enfrentar essas mudanças que desafiam a decisão de investimentos, capacitação profissional e o crescimento das empresas.

conteúdo comunidade negócios

Acesse www.ecmshow.com.br PracticesLegado GEDCertificação Digitale-mail Management Business ContinuityBest Taxonomia Legalidade Conhecimento Colaboração Descarte Seguro CMS

Workflow Arquitetura da Informação Consumerização Promoção

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Impressão Capacitação

Realização

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entrevista

Cheryl McKinnon

Por Susana Batimarchi

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O Ponto de Mudança Nesta entrevista Cheryl McKinnon diretora analista do Forrester Group, e uma das principais Keynotes da AIIM Conference 2013, traz uma perspectiva ampla para o papel do ECM nas organizações e faz uma análise do momento do mercado nas áreas de conteúdo e gerenciamento de informações, mídias sociais e arquitetura da informação.

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Information Management - Quais são as tendências disruptivas na área de Enterprise Content Management hoje? Cheryl McKinnon- O mercado de ECM está passando por uma mudança. Muitas das abordagens que tínhamos sobre ECM ao longo dos últimos 20 anos estão começando a atingir os seus limites. A primeira tendência disruptiva é o rápido aumento da adoção de ferramentas mais leves centradas em documentos de colaboração e entregues como Softwareas-a-Service (SaaS). Esta tendência revela que existe uma lacuna entre as ferramentas desejadas pelos usuários de negócios e as ferramentas oferecidas pela TI corporativa. A demanda pelo compartilhamento de documentos via web ou celular, com controles de acesso e de versão, continua a crescer. A popularidade de ferramentas como o Box e Google Apps tem obrigado os fornecedores de ECM tradicionais a construírem ou adquirirem tecnologias para competir com esses aplicativos de gerenciamento de documentos simplificados - especialmente entre as equipes remotas de trabalho, obrigando as empresas a terem este acesso. A segunda tendência diz respeito à análise que está surgindo em toda parte. Enquanto as ferramentas de auto-classificação e auto-categorização já estão disponíveis para o mercado de ECM há vários anos - em especial para administrar as informações semiestruturadas de conteúdo, como e-mails e imagens digitalizadas - estamos vendo

novas tecnologias utilizando conceitos, semântica e abordagens preditivas. Algumas dessas novas tecnologias e fornecedores estão tendo sucesso nos mercados de governança e e-Discovery, pois têm a capacidade de enriquecer os sistemas de gerenciamento de conteúdo. Por se tratar de ferramentas de fácil categorização, agrupamento, análise de tipos de conteúdo, elas ajudam as organizações a lidarem com o crescente volume de informações eletrônicas. A terceira se refere aos programas de padrões abertos e de código aberto que estão mudando a paisagem especialmente no governo. Muitas organizações do setor público estão se tornando muito ativas na promoção de padrões abertos e de código aberto para projetos de novas tecnologias. As normas abertas são importantes para assegurar a interoperabilidade dos conteúdos e metadados entre sistemas e para alcançar objetivos de longo prazo de preservação digital. O padrão CMIS (Content Services Interoperability) foi recentemente atualizado para a versão 1.1, que adiciona o gerenciamento de retenção simples e apoio para a retenção legal, além do suporte existente para muitos recursos de gerenciamento de documentos típicos (versão, controles de acesso, metadados, etc). Muitos fornecedores, grandes e pequenos, têm adotado agora, ou vão lançar em breve, seu suporte para o CMIS. A tecnologia já foi adotada por governos,

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entrevista

Cheryl McKinnon

como na América do Sul, EUA, Reino Unido e Europa. O código aberto está inovando mais rapidamente para oferecer serviços aos cidadãos e proteger contra a obsolescência de softwares em casos de fusão e aquisição na indústria. IM - Por que o paradigma do não uso do papel está morrendo nas organizações? CM - A primeira geração de tecnologias de gerenciamento de registros teve uma abordagem que imitava a linguagem, o simbolismo, e as práticas do mundo do papel. A informação precisa ter uma supervisão e gestão ao longo do seu ciclo de vida e não apenas no fim de um processo. Há uma mudança no cenário da gestão de informação que está acontecendo agora com o aumento da governança. Novas tecnologias estão surgindo para ajudar as empresas a lidar com grandes volumes de informação digital ao mesmo tempo que estão sendo criados, capturados e usados para apoiar atividades empresariais. A aplicação coerente de políticas, normas de retenção, e controles de acesso é necessária para as empresas cumprirem as suas obrigações de conformidade regulamentar, e muitas vezes, isso deve acontecer antes que o conteúdo seja “declarado” um registro. IM - O que você quer dizer com “gerenciamento de conteúdo está em uma encruzilhada”? CM - O aumento de nuvens e a rápida adoção de ferramentas mais simples de compartilhamento de conteúdo estão obrigando os fornecedores de ECM a inovarem. As soluções ECM têm sido a força dominante no mercado na última década. Muitos dos principais fornecedores construíram portfólios de produtos abrangentes por meio de

“A informação precisa ter uma supervisão e gestão ao longo do seu ciclo de vida” aquisições e integrações. Ao longo dos últimos anos, temos visto o surgimento e a rápida adoção de ferramentas baseadas em nuvem para compartilhamento de documentos. Algumas foram projetadas para uso empresarial, e outras para uso pessoal, mas têm coexistido em empresas por causa de sua simplicidade ou pelo baixo custo. Estas ferramentas são muitas vezes adotadas primeiro para pequenos projetos ou compartilhamento de arquivos ad-hoc, mas tornaramse rapidamente ganchos para muitas organizações que desejam um acesso web simples ou móvel baseado em gestão de documentos. Embora não sejam tão completas como sistemas ECM, e muitas vezes sem as opções administrativas para controle de versão avançada, gerenciamento de registros, pesquisa abrangente ou arquivamento, estas funcionalidades mais recentes nas ofertas de plataformas são boas o suficiente para muitas atividades rotineiras de colaboração. A rápida absorção destas plataformas de compartilhamento de arquivos está empurrando os fornecedores de ECM a repensarem suas interfaces com o usuário, simplificarem os produtos e lançarem seus próprios produtos. Com o tempo, as tradicionais suites e plataformas de compartilhamento de arquivos de ECM, como as baseadas em nuvem, vão encontrar um terreno comum. Em 2013, o relatório do Forrester “Tendências em Mobilidade,

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Cloud Computing e análises de ECM” identificou a evolução de conteúdos centrados em serviços como a base para necessidades de negócio. Os serviços comuns para organizar, gerenciar e proteger o conteúdo podem ser acessados através de simples aplicativos móveis ou na nuvem, ou através de aplicativos mais complexos de negócios hospedados in loco nas empresas usuárias. IM - Como as empresas devem se preparar para a “Era da Informação Extrema”? CM - As empresas devem começar a olhar para formas de automatizar a captura e categorização, a fim de manterem-se atualizadas com o crescimento contínuo do volume. Os usuários de negócios não estão acompanhando a quantidade de informação produzida hoje, e os gestores de informação estão ficando para trás na captação de novas formas de conteúdo originados nas redes sociais, sites e aplicativos móveis. Preparar-se para esta época de grande conteúdo significa pensar sobre governança. A análise de conteúdo, bancos de dados de nova geração e de armazenamento mais acessível e o poder de processamento através de plataformas em nuvem são abordagens possíveis para esta época de “Informação Extrema”, como descrito por nossos amigos da AIIM.

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UPFRONT

Mercado

LANÇAMENTO

O novo salto da SAP A fabricante alemã de softwares corporativos SAP tem um produto que pode mudar muita coisa no mercado. O Suite On Hana é uma modernização da plataforma Business Suite, só que agora rodando em tecnologia in memory, batizada pela empresa de High Performance Analytic Appliance (Hana). Para explicar essas mudanças, o vicepresidente de Inovação da subsidiária brasileira da SAP, Luís César Verdi, conversou com a reportagem da Information Management durante o SAP Forum, realizado em março, em São Paulo. IM: A chegada do Suite On Hana é tão extraordinária quanto fazem parecer as análises publicadas pela imprensa mundo afora? Verdi: Para se ter uma ideia, nosso CEO mundial disse que o Suite On Hana é o produto que pode trazer o maior crescimento para a companhia nas últimas duas décadas. Se você conhece a história da SAP, sabe que ele comparou o Suite On Hana diretamente com o R3, que foi o produto que trouxe o maior crescimento da SAP nos anos 1990, e a tornou sinônimo de ERP e de toda uma nova forma de gestão.

temos alguns feedbacks de clientes. E eles nos disseram que realmente há uma transformação nos negócios extraordinária. O Hana está se tornando um exemplo de como devem ser os novos tempos. Mais ágeis, com muita informação e estratégia. IM: Quais são as possibilidades se o Hana e o Suite On Hana entregarem tudo que prometem? Verdi: Estamos falando de aceleração exponencial das análises de informações e a transformação quase imediata disso em novas estratégias. Hoje, as empresas se orgulham de poder recuperar dados sobre suas vendas e comportamentos do cliente dos últimos seis meses. Elas pegam isso e colocam para que cenários futuros sejam construídos e esse processo demora alguns dias se for um grande player de varejo, por exemplo. São milhares de consumidores e muita informação sobre cada um deles. Com o Hana, começamos a falar de análises desse tipo e de forma quase imediata. Não demorará mais alguns dias. E não serão somente seis meses de dados. Serão alguns anos de informação.

IM: Os clientes estão reconhecendo o novo paradigma? Já existem números mostrando isso? Verdi: Sobre o Suite On Hana ainda é muito cedo. Estamos lançando agora no Brasil e no mundo foi há poucos dias também. Mas a tecnologia Hana, que é a base de toda essa transformação da computação ‘in memory’, já é o produto com maior curva de crescimento da história da SAP. Ele foi lançado em outubro e notamos que as vendas foram boas, a curva mantinha um ritmo bom, mas nada extraordinário. De repente, ela disparou. Ainda não fizemos uma pesquisa sobre isso e só

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Luís César Verdi, VP de inovação da SAP

Prêmio mundial em sistemas de informação

A Sonae foi uma das grandes vencedoras do Kofax Transform Awards 2013, prêmiação que distingue projetos inovadores e criativos de implementação em sistemas e tecnologias de informação em âmbito mundial. A solução de Gestão Documental implementada no Centro Corporativo da Sonae mereceu o reconhecimento do júri devido às características de inovação, eficiência e controle, que contribuíram para o projeto vencer a categoria de “Best ROI / Integration in a SharePoint Environment” (Melhor Retorno do Investimento/ Integração num Ambiente SharePoint). A solução consiste na disponibilização de um sistema automático de classificação, indexação e consulta de documentos no Centro Corporativo da Sonae, incluindo a migração do arquivo digital já existente e a conversão do arquivo físico (papel) que ainda não estava digitalizado. A implementação deste novo sistema permitiu a reindexação automática do arquivo documental eletrônico de mais de 2 milhões de páginas, bem como a indexação automática de aproximadamente 500 mil documentos físicos que ainda não se encontravam digitalizados. O projeto foi desenvolvido pelas direções de Serviços Administrativos e de Sistemas de Informação e Inovação da Sonae, com a participação da Latourrette Consulting. Um dos principais fatores distintivos do projeto consistiu na utilização de ferramentas colaborativas indutoras da adesão dos utilizadores, garantindo uma solução onde a facilidade de encontrar os documentos certos com rapidez é uma realidade.

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Hoje em dia qualquer pessoa utiliza as redes sociais de seus celulares, laptops ou tablets – mas quanto estão usando para negócios e integrando-os aos processos existentes?

O Fluxo do Social

50%

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das organizações encorajam seu staff a usar as mídias sociais em relação ao trabalho.

Metade das empresas dá diretrizes de como fazê-lo. 50%

64% das organizações estão usando o social mas não integram nos seus processos de negócios.

64%

21%

21% estão dando os primeiros passos para integrar o social aos seus processos.

3/4 das empresas não incluem o conteúdo social em seus sistemas de guarda de informação.

Os órgãos de governo são duas vezes mais aptos a demitir seus funcionários por uso inadequado das redes sociais.

CIO

CMO

Contra as redes sociais

34%

CEO

32%

25%

19%

CFO

17%

Busca e reuso da informação

46% das empresas terão a busca de conteúdo e o reuso das informações integrados às mídias sociais dentro de 12 meses.

Agora 22% Futuro 46%

+ 12 meses + 12 meses

Norma Garcia foi anunciada como diretora geral da Citrix no Brasil, com a missão de reforçar o posicionamento e liderança como empresa de cloud computing que viabiliza a mobilidade executiva em seus estilos de trabalho móvel. Carlos Schwager assume uma nova posição na Sonda IT como diretor sênior da Divisão SAP. O executivo possui 14 anos de atuação na companhia integradora que provê soluções de Tecnologia da Informação de ponta a ponta, abrangendo Aplicativos, Plataformas e Serviços de TI. Orlando Cintra é o novo country manager da Informatica Corporation, fornecedora de soluções de software de integração de dados. O executivo terá como principal objetivo o crescimento dos negócios, expandindo as soluções da empresa em diferentes segmentos da indústria, investimentos em produtos e serviços e manutenção da alta qualidade das soluções. Fellipe Canale acaba de assumir a posição de gerente de canais para Brasil e Sola (South Latin America) da RSA, divisão de segurança da EMC. O executivo tem a missão de gerenciar toda a rede de parceiros de negócios e fortalecer o relacionamento com os canais na América do Sul.

Contra e a favor A favor das redes sociais

carreiras

16%

Andre Stewart assumiu como vicepresidente de vendas para a Europa, Oriente Médio, Ásia e América Latina da A10 Networks, empresa de tecnologia em aplicativos de rede. A empresa tem o objetivo de crescer 100% nestas regiões durante o ano. Marcelo Gomes é o novo sócio da Betalabs, especializada no desenvolvimento de sistemas de gestão empresarial (ERP), e-commerce e softwares sob medida em cloud computing. Ele passa a ocupar o cargo de líder de desenvolvimento.

Fonte AIIM – pesquisa de mercado feita com empresas norte-americanas (2012)

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UPFRONT

MOBILIDADE

Consumo de dados móveis dispara Há menos de duas décadas não se imaginava a potência do uso conjunto do celular e da internet. No começo dos anos 2000, um aparelho celular, mesmo que sofisticado, só fazia e recebia ligações. E a internet não tinha a rapidez dos dias atuais. “Hoje, o cenário mudou e vivemos uma verdadeira revolução do consumo, ocasionada pelo desenvolvimento tecnológico que, por sua vez, incentiva cada vez mais um comportamento digital das pessoas”, afirma o estrategista em marketing digital Gabriel Rossi. A prova disso é que o consumo de dados móveis de celulares e tablets já equivale a 12 vezes o que a internet convencional tinha no ano 2000. O que aponta é o

recente estudo Cisco Visual Networking Index. Os dados revelam que, no final deste ano, a quantidade de aparelhos capazes de transmitir dados pela rede de celular irá superar o número de pessoas no planeta. Gabriel Rossi avalia que o acesso de tecnologia de ponta em mãos tanto das classes “A” e “B” quanto da classe “C” tornou-se um verdadeiro desafio para as empresas. “Já é rotina das pessoas, onde quer que elas estejam, utilizar os sites de busca, como o Google, para pesquisar o perfil de determinada empresa, obter informações sobre produtos e/ou serviços, preço, forma de atendimento e também possíveis reclamações”, avalia o estrategista, lembrando que as empresas

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precisam fazer a lição de casa para sobreviver em um mundo tão globalizado com o boca a boca digital, amplificando as informações. “Por outro lado, a internet e o celular também devem ser vistos pelas empresas como aliados para seu crescimento. E, mais do que isso, são ferramentas que permitem pesquisar sobre os concorrentes.”

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INDEPENDÊNCIA

GED/ECM

A solução Montreal é totalmente customizável e sem restrições de tecnologia Pioneira e líder no Brasil com mais de 15 anos de atuação no mercado de documentos eletrônicos

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Aderência às regras existentes para cada segmento de mercado

Parceria estratégica com os principais fornecedores de softwares do mercado

Referência no assunto e um dos maiores provedores de soluções GED/ECM do Brasil

Capilaridade nacional.

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REDES SOCIAIS

Geração Conectada As esferas digital, social e móvel estão convergindo rapidamente. Elas estão conectando clientes, funcionários e parceiros às organizações. A expectativa para os próximos cinco anos é que as mídias sociais assumam um papel ainda mais importante no relacionamento com o cliente. A constatação está no Global Student Study, levantamento realizado pela IBM com 3.400 estudantes dos cursos de graduação e pós-graduação de diversos países, incluindo o Brasil. Intitulado “Geração Conectada”, o estudo aponta que 70% dos alunos acreditam que as organizações deveriam usar websites e mídias sociais para se comunicar com o cliente, enquanto entre os CEOs esta é a opinião de apenas 56% dos entrevistados.

A expectativa de ambos é que a interação presencial com o consumidor migre cada vez mais para o virtual e as mídias tradicionais cedam espaço para as mídias sociais e websites. Hoje, 80%

dos CEOs veem o “face-to-face” como a principal forma de relacionamento com o cliente. Entre os estudantes, 58% concordam com isso. Contudo, no que se refere à importância das mídias sociais nessa aproximação, o cenário é praticamente inverso: 70% dos alunos e 56% dos executivos a reconhecem como a ferramenta mais relevante no contato com o cliente. Outra grande diferença entre a visão dos estudantes e dos executivos está relacionada ao equilíbrio da vida profissional e pessoal. Entre os alunos essa preocupação ficou em segundo lugar, com 54%. Já para os CEOs, o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional foi o sétimo citado, com somente 35%.

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PRESERVAÇÃO

Biblioteca Vaticana na Era Digital A EMC Corporation anunciou que está fornecendo 2.8 petabytes de armazenamento para auxiliar a Biblioteca Apostólica Vaticana na digitalização de seu catálogo completo de manuscritos históricos e incunábulos (tipo de livro ou folheto impresso antes de 1501). Por ser uma das bibliotecas mais antigas do mundo, a Biblioteca Apostólica Vaticana possui muitos dos mais raros e valiosos documentos existentes, incluindo a “Bíblia de 42 linhas” de Gutenberg em Latim, o primeiro livro impresso por tipos móveis, datada entre 1451 e 1455. A EMC está auxiliando a Biblioteca Vaticana em sua meta de preservar em formato digital (certificado pela ISO) os textos

delicados, vulneráveis à deterioração e decomposição pelo manuseio repetido, assegurando assim que o conhecimento acumulado por gerações seja disponibilizado gratuitamente para estudos futuros. O patrocínio da EMC faz parte do ‘Herança da Informação’ (em inglês, Information Heritage), um projeto que atua para proteger e preservar a informação mundial para as gerações futuras. O projeto terá 2.8 petabytes de capacidade de armazenamento – o suficiente para arquivar as 40 milhões de páginas dos manuscritos digitalizados – por meio de suas soluções de mercado de backup e recuperação como a EMC Isilon scale-

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out NAS, EMC Atmos object storage, EMC Data Domain e EMC NetWorker e a solução EMC VNX unified storage durante toda a primeira fase do projeto de nove anos, que deverá levar três anos.

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â&#x20AC;&#x153;toda travessia fica mais segura se vocĂŞ estiver acompanhado por profissionais que jĂĄ dominam o caminhoâ&#x20AC;? LUIz SANTOyO | MARCIO TESCHIMA | WILTON TAMANE

ESPECIALIDADES

SERVIĂ§OS ASSESSMENT | levantamento da situaĂ§ĂŁo atual. Avaliamos o direcionamento estratĂŠgico, sua aplicaĂ§ĂŁo tĂĄtica e como ele estĂĄ sendo aplicado em seu negĂłcio. Alinhamos os produtos e serviĂ§os entregues aos clientes, entendemos e analisamos os componentes de custo, processos e implantaĂ§ĂŁo. Acompanhamos e validamos a estruturaĂ§ĂŁo do pipeline comercial e apresentamos os desalinhamentos e os desencaixes de seu planejamento com as correĂ§Ăľes necessĂĄrias.

MENTORING | acompanhamento e aconselhamento de profissionais. AtravĂŠs do Mentoring apresentamos novos conceitos e visĂľes para os obstĂĄculos do dia a dia tornando o processo decisĂłrio mais ĂĄgil e assertivo. Apresentamos modelos de excelĂŞncia e processos para melhorar na captaĂ§ĂŁo e na gestĂŁo das informaĂ§Ăľes.

GestĂŁo Corporativa e ExcelĂŞncia Competitiva GestĂŁo e AvaliaĂ§ĂŁo de Desempenho GestĂŁo da InformaĂ§ĂŁo (GED, ECM, EIM) GestĂŁo de Projetos, Programas e Portfolio - PMO Vendas de SoluĂ§Ăľes e Vendas Consultivas PrĂŠ-vendas & Pricing Merger & Acquisition Treinamentos Planejamento estratĂŠgico ReestruturaĂ§ĂŁo Corporativa e Choque de GestĂŁo Tecnologia da InformaĂ§ĂŁo, Plano Diretor de TI Mapeamento e Redesenho de Processos - BPM SeguranĂ§a da InformaĂ§ĂŁo ImplantaĂ§ĂŁo de Sistemas BPO - TerceirizaĂ§ĂŁo de Processos de NegĂłcios KPO - Knowledge Process Outsourcing Desenvolvimento e ImplementaĂ§ĂŁo de ERP

FULL OUTSOURCING | terceirizaĂ§ĂŁo completa. Assumimos a gestĂŁo de ĂĄreas e equipes, alocamos pessoas e recursos para atendimento da demanda que hoje pode estar reprimida, inibindo o crescimento do negĂłcio, utilizamos o conceito de Knowledge Sharing para desenvolver as competĂŞncias na empresa para que ela consiga suportar a demanda integralmente e com os recursos necessĂĄrios.

SEARCH | busca por inovaĂ§ĂŁo sustentĂĄvel. Esse serviĂ§o ĂŠ utilizado em momentos em que o modelo atual necessita de inovaĂ§ĂŁo. AtravĂŠs do nosso modelo realizamos due dilligence no mercado para definirmos em conjunto quais as melhores alternativas e os modelos para implementĂĄ-las, acompanhando desde a concepĂ§ĂŁo da idĂŠia a sua implantaĂ§ĂŁo.

CERTIFICAĂ§ĂľES

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UPFRONT

MERCADO

Gestão de grandes volumes de documentos A desenvolvedora sueca ReadSoft acaba de lançar oficialmente no Brasil a plataforma XBOUND, com capacidade para gerenciar grandes volumes de documentos e em vários formatos (papel, digital ou PDF). Na apresentação, em São Paulo, o vice-presidente da companhia, Torsten Malchow, que atua na Alemanha, veio ao país especialmente para o lançamento. Information Management: Qual é a inovação que o novo produto traz ao Brasil? Torsten Malchow: Estamos oferecendo uma solução consagrada na Europa, o XBOUND, cuja primeira versão foi lançada em 2007, na Alemanha. A

plataforma combina a entrega da captura com soluções de BPA (Business Process Automation), que permite mensurar os resultados para os clientes e garante um possível e rápido ROI. A plataforma foi desenvolvida com vários recursos e funções em uma mesma ferramenta. Information Management: Quais as indústrias que podem se beneficiar de sua tecnologia?

como alto nível de transparência e automação, escalabilidade e capacidade para trabalhar com multiplicidade de clientes, processos e localizações. Torsten Malchow, VP da ReadSoft

Torsten Malchow: O foco se concentra no setor financeiro. Em outros países, a plataforma já é utilizada em hospitais, governo e empresas de comunicação (revistas e jornais) etc. É uma plataforma que possui grandes recursos e funções,

DESAFIO SCANSYSTEM Precisa diminuir o tamanho dos arquivos dos seus documentos, sem perder qualidade e com OCR ? Gostaria de ter imagens coloridas no seu software de Gestão Eletrônica com o mesmo peso de um arquivo P&B ? Claro, tudo isso em formato padrão de mercado ( PDF), sem necessidade de software especiais para visualização. Imagem da caixa meramente ilustrativa

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T O DOS OS DOC U MEN TOS DI S P ONÍVE IS E M QUA LQUER LU G AR E A QU AL QUER M O M E NTO, ATR AV ÉS DE U M TABLE T, CE LULA R OU C O MPU TADOR Você não precisa mais estar fisicamente no escritório para digitalizar, assinar e dar andamento aos seus processos de trabalho, com o Smart ECM você pode iniciar ou dar sequência a um processo importante de qualquer lugar, com ele você tem acesso a toda a sua plataforma de serviços, seus documentos e seus recursos para assi-

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS

nar e autenticar seus documentos com valor legal, de modo colaborativo e descentralizado.

S E GU RANÇ A, ANTI -F RA UDE e A UTE NTICIDADE

Plataforma de Gestão da Informações e processos modular que pode trabalhar nos modelos de serviços (SAAS, PAAS, IAAS) ou para implantação in-loco como fornecimento de licença, desta forma atendemos desde pequenos negócios até a grandes provedores de ITO e BPO.

“O Smart ECM foi desenvolvido junto a grandes fornecedores do mercado, como NUXEO e EPHESOFT e hoje essas plataformas são a base da gestão de negócios como Leroy Merlin, Prefeituras, Governos e o Comitê Olímpico Brasileiro.”

O Smart ECM possui o módulo de autenticação e assinatura digital homologado pelo ICP-Brasil 100% integrado em sua plataforma. O Sistema gera um PDF assinado que suporta co-assinaturas com registro gráfico de cada assinatura. A Assinatura é embutida dentro do PDF e não pode ser alterada, garantindo a integridade do documento. Arquivos em outros formatos, como MS Office também podem ser assinados. Para assinar, basta ter um Token/Smartcard ou um Certificado PKCS#12 em Arquivo ou um Certificado Raiz instalado no Servidor.

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS REDUZ TEMPO de operação de tarefas rotineiras, gerencia acordos de nível de serviço, SLA, e temporização de tarefas. Reduz tempo de BUSCA DE INFORMAÇÕES, pois apresenta para os gestores um amplo COCKPIT de

FORMALÍSTICA O processo de formalização é atendido através do Smart ECM em toda a sua amplitude de necessidades, nossa plataforma está preparada para atender a gestão de documentos físicos, o fluxo do papel e de processos, a conversão do papel em arquivo digital e o fluxo nato digital, trabalhando 100% web, operando com celulares e tablets (Android e IOS) e com todos os computadores do mercado. PROCESSOS DE NEGÓCIOS SETORIZADOS Com o Smart ECM é possível desenvolver fluxos pré-definidos para atender a negócios e mercados específicos, hoje já atendemos a fluxos Municipais, Cartórios, Contabilidade, RH, Compras, CREA, Jurídico, GED, ECM e EIM. CAPTURA E EXTRAÇÃO DE DADOS Através do Smart ECM, realizamos captura de dados centralizada ou descentralizada, reconhecemos padrões da informação, templates, pré-set de dados e conduzimos a um processo de tipificação e extração de dados sem intervenção humana.

indicadores. Acesso SIMPLES e interface AMIGÁVEL melhora a produtividade. GERENCIA multi-repositórios de informações, o sistema é projetado para gerir grandes volumes de dados descentralizados e foi desen-

COLABORAÇÃO Os usuários podem compartilhar suas melhores práticas, trabalhar juntos em projetos, discutir revisões do conteúdo de forma segura e organizada para fácil gerenciamento de documentos novos e arquivados. ANOTAÇÕES DE CONTEÚDO O recurso de anotação de conteúdo permite que você adicione anotações diretamente em um documento do Office, imagem ou arquivo de mídia, sem alterar o conteúdo do documento original. Todas as anotações são automaticamente indexadas. RECORDS MANAGEMENT O SmartECM fornece a estrutura para gerenciar o conteúdo, sua retenção e necessidades de conformidade, segurança ao usuário, grupo ou função, e fornece gerenciamento de ciclo de vida com base em datas ou eventos (Tabela de Temporalidade). AUDITORIA & e-DISCOVERY O SmartECM mantém um histórico de todas as ações realizadas em documentos. Atividades de usuário e atividades geradas pelo sistema são capturadas e armazenadas, permitindo total visibilidade de como o conteúdo está sendo utilizado. BUSCA A Busca e Pesquisa na plataforma é feita através de qualquer dado contido nas imagens ou ainda nos metadados de indexação e tipificação.

hado dentro dos padrões para solução de BIG DATA. É flexível, com uma plataforma modular OPEN SOURCE. Trabalha com padrões abertos de ADPTABILIDADE e INTEROPERABILIDADE, incluindo DUBLIN CORE e CMIS.

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UPFRONT

AGENDA

ABRIL 22 a 25 - Formação de Gestores de Documentação, Informação e Conhecimento - CDIA+ Este programa faz parte do treinamento CDIA+ desenvolvido pela empresa de consultoria americana @doc. O objetivo é apresentar metodologia para o desenvolvimento de projetos para a gestão de documentos, informações não estruturadas e conhecimento, e preparar para o exame de certificação CDIA+. Informações no site Guia Training www.guiatraining.com.br

Maio 14 e 15 – ECMSHOW DF Evento regional dedicado aos gestores da informação no âmbito do governo. Serão dois dias de conferência com especialistas nacionais, além de uma mostra paralela de produtos e serviços. O ECMShow Df acontece no Hotel Mercure - Eixo em Brasília. www.ecmshow.com.br/2013

21 e 22 – ECM Specialist

para a implementação de projetos de ECM. Certificação Internacional de AIIM. Informações no site Guia Training www.guiatraining.com.br

JUNHO 25 e 26 - ECM Practitioner

Treinamento presencial de dois dias. Fornece uma sólida formação sobre estratégias, métodos e ferramentas para a gestão de conteúdo. Apresenta tecnologias e melhores práticas globais para arquitetar informação, digitalização de imagens, metadados, taxonomias, segurança de conteúdo, gestão de processos e automação, localização, entrega e apresentação de conteúdo. Informações no site Guia Training www.guiatraining.com.br

27 – ECMSHOW RJ Evento regional dedicado ao mercado corporativo para gestores da informação que atuam em organizações públicas e privadas. Em um dia de conferência, os maiores especialistas do mercado nacional trataram dos principais temas sobre a gestão de conteúdo empresarial do momento. www.ecmshow.com.br/2013

Treinamento presencial de dois dias. Cobre as melhores práticas globais

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A sua comunidade está aqui!

Participe da única rede de relacionamentos on line que reúne todos os profissionais e empresas de gestão da informação.

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Uma comunidade que fala a língua dos negócios e da tecnologia Mais de 1.300 profissionais participam do ECMConnection. Veja quem você irá encontrar por lá para fazer amizade e trocar ideias sobre qualquer tema em gestão da informação. CIOs, CEOs, CFOs, Consultores, Estudantes, Profissionais de TI, Novos Empreendedores, Analistas

de negócios, Arquivistas, Bibliotecários, Gestores de Contratos, Compradores de soluções, Gestores de RH, Desenvolvedores, Executivos de Vendas, Gerentes de diversas áreas de negócio, Advogados, Fornecedores de serviços e tecnologia e muito mais!

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MPS Por Gilberto Pavoni Junior

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Essas máquinas ganharam diversas funções nos últimos anos, o que garantiu uma nova definição – multifuncionais. Mas como chamá-las agora que elas são parte importante da gestão de informação, mudanças de processos e transformações culturais nas empresas?

mpressoras fazem parte da vida nesse mundo tecnológico há décadas e se tornaram sinônimo de computação pessoal. Essas máquinas andaram um tanto esquecidas durante alguns anos. Lançamentos e inovações deixaram de frequentar as

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manchetes especializadas e, para usuários, a alegria de poder transformar em papel algo digital começou a se tornar uma decepção de custo, manutenção e espaço ocupado. Mas as impressoras estão mudando esse sentimento e devem voltar a ser algo inseparável de

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MPS

nossa vida digital, principalmente para as empresas. A grande mudança das impressoras é sua função. Elas ainda imprimem, e estão cada vez mais rápidas, econômicas e fáceis de operar para isso. Mas o leque de facilidades que elas permitem está aumentando a cada novo lançamento. Atualmente, essas máquinas também digitalizam, indexam, fazem workflow, comunicam-se com partes dos sistemas corporativos, recebem e mandam e-mail e já entraram no mundo da mobilidade de cloud computing. Por isso, não é mais possível denominá-las de impressoras. Mesmo o termo mais moderno, MFP (multifunction printers), carrega um ranço do passado no qual ficaram famosas com a explosão do mercado So-Ho (small office, home-office) da década passada. Defini-las como, então? “Creio que ninguém ainda parou para pensar nisso, mas chamá-las de centrais de gestão da informação não seria errado e explica bem o que elas fazem hoje” diz o diretor de Vendas para América Latina de Contas Enterprise da Lexmark, Mário Pedreros. Para ele, vivemos um novo ambiente de mercado e as empresas estão descobrindo e gostando das novas utilidades das máquinas. “Há alguns anos começamos a trabalhar os conceitos de imprimir mais e por menores custos. Mas hoje existe tanta inteligência nas máquinas que qualquer termo anterior fica obsoleto frente à evolução tecnológica”, explica. E não é de hoje que o mercado vem evoluindo. Há cerca de uma década, empresas usuárias começaram a dispensar a gestão do parque de impressoras. Em busca de menores custos de manutenção, elas partiram para o outsourcing. Contrataram parceiros que ficavam encarregados de organizar o parque de máquinas, manter o fornecimento de tinta e toner e fazer uma manutenção preventiva para evitar paradas. As empresas usuárias cuidavam apenas da gestão dos contratos de níveis de serviço. “Foi a primeira fase de tudo que vivemos hoje”, lembra o sócio e gerente comercial da Reis Office, Rodrigo

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Rodrigo Reis: Empresas estão abrindo espaço para que fornecedores possam ajudá-las nos processos internos.

Reis. A empresa está vivendo o dia a dia dessa transformação fornecendo serviços de impressão. “Depois que as empresas controlaram os custos com o outsourcing simples, elas passaram a exigir auditorias nos documentos que passam pelas máquinas, controles e atualmente estão abrindo espaço para que fornecedores possam ajudá-las em vários processos internos de negócio”, comenta. Mercado em crescimento E nessa abertura, as fabricantes estão visualizando um novo mercado. O outsourcing de impressão virou MPS (Managed Print Services), um mercado que vem se desenvolvendo desde 2007 e agora virou o novo foco de quem trabalhava com impressão. No Brasil não há números exatos sobre isso, mas alguns estudos de consultorias independentes internacionais colocam um potencial enorme. A Photizo Group prevê um mercado de U$ 78 bilhões em 2015, com crescimento de 20% ao ano. A América Latina e Ásia irão direcionar essa expansão. Um estudo da TechNavio dá situação

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Rodrigo Belluco: O futuro do MPS envolve segurança, acesso à internet, mobilidade e mais um mundo de operações.

semelhante e aponta que as facilidades do MPS não são exclusividade de grandes empresas e as pequenas e médias já estão contribuindo para a expansão do mercado. O momento é tão favorável e as possibilidades tão amplas que várias parcerias e movimentos começam a aparecer e mostrar a dimensão do MPS. No meio do ano passado, a distribuidora Ingram Micro lançou nos EUA um pacote de MPS para suas revendas de valor agregado. A iniciativa deu novas opções de portifólio para quem antes só vendia impressoras e brigava por migalhas nas margens de lucro. Parcerias como a da Xerox com a McAfee e com a Cisco, a primeira para segurança e a segunda para nuvem, nos últimos meses mostram bem o tamanho das oportunidades que ainda podem surgir. “O futuro do MPS envolve segurança, acesso à internet, mobilidade e mais um mundo de operações que possam fazer um documento ou informação trafegar

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Marcos Razon: Não estamos falando mais de páginas. Queremos oferecer soluções diferenciadas e exclusivas.

de forma fácil e controlada dentro de uma empresa”, analisa o diretor-executivo da Divisão de Serviços da Xerox do Brasil, Rodrigo Belluco. A empresa que já foi sinônimo de copiadora e uma das principais players de impressão prepara vários lançamentos para o segundo semestre e o anúncio de novas parcerias para posicioná-la como líder nesse novo mercado. “Há muito para fazer dentro das empresas e as máquinas estão se transformando para isso”, comenta. Inteligência é o novo conceito Mesmo o MPS pode cair em desuso. Ele ainda tem o “print” no conceito e isso é só uma parte da oferta de serviços atuais e que deve ser ampliada no futuro próximo. Se ele permanecer, será por pura falta de vontade de se criar uma nova definição. Pelo menos um termo está na boca de todos que estão envolvidos na evolução do mercado de impressão. É a inteligência. A palavra surge a cada explicação. As empresas

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MPS

Tenha os documentos da sua empresa ao seu alcance e mantenha os arquivos organizados e padronizados. Organize os documentos do Acervo em 3 níveis

Os produtos que estão agitando o mercado

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A L555 tem como grande atrativo sua união com o mundo da mobilidade. O aplicativo iPrint permite que tablets e smartphones se comuniquem com a máquina. Ela ainda traz a economia da tecnologia de tanque de tinta.

Lexmark

A linha x656de traz uma tendência inegável para as máquinas. O painel frontal é praticamente um tablet e isso agiliza os comandos. A transformação dessa interface é um dos grandes avanços das multifuncionais. Ela ainda segue duas outras tendências, TI Verde e segurança de dados.

e gerencie os arquivos Ativos de todos os departamentos. Oki

A MC 860 é um exemplo de como essas máquinas evoluíram. Ela digitaliza, gerencia e envia documentos até o formato A3. E quando há exigência de extrema qualidade e economia, os softwares embarcados cuidam disso.

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A Ricoh AFICIO SP 5200DN tem grande capacidade para suportar trabalhos exigentes sem perder o controle da gestão de documentos. Possui uma série de funções para segurança e integração fácil ao ambiente de rede da empresa.

Xerox

A empresa que já foi sinônimo de copiadora quer ser sinônimo também do novo mercado de centrais de gestão de documentos e informação. Uma das apostas é a Phaser 3635MFP que digitaliza para pastas da rede e envia para email sem a necessidade de um PC do lado.

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Rafael Godinho: Agora estamos definitivamente trabalhando com gestão de informação.

usuárias estão perdendo inteligência ao negligenciarem a gestão de documentos e novas informações digitais, elas podem ter processos mais inteligentes ao aceitarem as impressoras como centrais de gestão da informação, as máquinas estão carregadas de softwares que as deixam mais inteligentes, os fornecedores de serviços e fabricantes precisam ser inteligentes para perceber as necessidades dos clientes, etc. Praticamente não há análise que não use essa palavra. Para muitos, falar sobre outsourcing, serviços gerenciados e soluções embarcadas é apenas a ponta do iceberg. “O que estamos fazendo é exatamente dar inteligência ao hardware para que ele possa falar com os sistemas, isso trará mudanças profundas a cada novo lançamento”, alerta o diretor da área de MPS da Ricoh, Henrique Blaschek. Para o executivo, o mercado que se denominava “de impressão” está cada dia mais envolvido com mudanças de processos e gestão

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Marcio Marquese: Há uma evolução a ser feita em TI Verde e novas soluções.

de mudanças. “Quando fazemos um documento ser digitalizado, enviado, guardado e recuperado em qualquer local e por qualquer pessoa autorizada estamos na realidade mexendo com transformação de processos internos e isso envolve uma nova cultura nas empresas”, explica Blascheck. A mudança é tanta que a Ricoh tem se empenhado em educar os clientes, fazendo workshops e produzindo guias de referência para as empresas. Em busca dessa inteligência, as fabricantes de máquinas viraram fornecedoras de soluções e saíram às compras. O que não poderia ser inovado ou demoraria muito, foi comprado. Várias aquisições de empresas especializadas em softwares ocorreram nos últimos tempos. A Ricoh adquiriu a InfoPrint Solutions, que nasceu como uma joint venture entre IBM, em 2010, como parte de expandir a inteligência nas soluções. A Lex-

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Milhares de estudantes de diversas especialidades sairão das salas de aula nos próximos anos sabendo que a informação que trafega na empresa e na Internet é o principal valor de hoje. Ela precisa ser gerenciada e transformada em estratégias para a lucratividade e continuidade dos negócios. Esse é um dos perfis de quem participa do ECMSHOW 2013, o evento que inaugura a discussão no Brasil sobre a Era da Informação Extrema – considerado o maior desafio para as empresas nos próximos anos. Conheça mais sobre o ECMSHOW e faça parte de nossa comunidade permanente. Reserve sua inscrição para os encontros regionais e o grande showcase internacional.

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MPS

mark tem uma lista de compras nos últimos anos com o mesmo objetivo. As demais players de mercado não ficam atrás. Tudo para se distanciarem cada vez mais do conceito de impressão e custo baixo e chegarem ao novo patamar de inteligência e valor agregado. “Não estamos falando mais de páginas, isso é uma parte dos negócios. Queremos oferecer cada vez mais soluções diferenciadas e exclusivas”, aponta o vice-presidente para Managed Services na América Latina da HP, Marcos Razon. Ele cita a compra da Autonomy como exemplo. “Com isso, conseguimos dar aos clientes uma solução para informações estruturadas e não estruturadas, o que tem tudo a ver com as tendências mais fortes de tecnologia para os próximos anos”, diz. E com tudo isso, é bem capaz que o ramo de impressoras definitivamente mude os conceitos. Olhe para o que as máquinas fazem hoje. Não é só impressão em papel e também não são serviços de impressão apenas. “Já passamos por várias fases nesse mercado e agora estamos definitivamente trabalhando com gestão da informação”, argumenta o especialista da Epson, Rafael Godinho. “Mesmo agora, estamos deixando de ser somente gerencial e ajudando clientes a criarem ou melhorarem processos que envolvam documentos e informação digital”, completa. E nisso, outros hardwares que antes tinham função específica mudaram. A Epson aposta, além das multifuncionais, que os scanners também se transformarão em centrais de digitalização e gestão documental. E aguarde novos modelos cada vez mais envolvidos nessa tendência. Há muito o que fazer pelas empresas nos seus processos internos. Atualmente as ex-impressoras e atuais centrais de gestão de informação economizam cópias, enviam e recebem documentos digitalizados, organizam e indexam tudo dentro dos sistemas, emitem alertas e tornam o workflow mais ágil e começam a entrar na mobilidade e cloud computing. “E ainda há uma evolução imensa a ser feita em termos de TI Verde e novas soluções embarcadas. Tudo isso irá aparecer nos próximos lançamentos”, comenta o gerente de Marketing da OKI, Marcio Marquese. O futuro desse mercado está definido. Ele é mais do que impressão e mais do que serviços gerenciados. Ainda falta uma definição melhor que seja aceita por todo o mercado. Mas uma coisa é certa, essas máquinas que antigamente chamávamos de impressoras voltaram a ter destaque no mundo da informação.

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CASE Por Sônia Martinez

Caviglia revitaliza acervo de 50 anos em Brasília Reengenharia histórica promovida na infraestrutura que abriga a massa documental do Ministério de Minas e Energia garantiu integridade e segurança às informações, acelerou o atendimento aos usuários e reduziu em mais de 60% a área ocupada

a cadeia de produção da gestão documental, as atenções quase sempre se concentram na migração da informação do mundo físico para o virtual, que aliado a recursos tecnológicos proporcionam o gerenciamento de conteúdo adequado aos negócios de cada organização, impulsionando a eficiência e produtividade. Com todo o avanço da tecnologia e o engajamento cada vez maior das empresas para eliminar o papel, a informação física mantém o seu nicho. Isso se deve principalmente aos aspectos legais, que obrigam a guarda física dos documentos por vários anos ou até décadas, dependendo do setor. Apesar da importância de se manter um acervo físico, a infraestrutura dedicada ao armazenamento fica muitas vezes relegada ao segundo plano, seja por falta de conhecimento ou devido à escassez dos recursos financeiros. A esfera pública, embora tenha evoluído no campo da gestão documental nos últimos anos, é um dos segmentos que mais enfrentam grandes desafios para preservar e resgatar milhões de documentos em papel que estão sob sua responsabilidade. O cenário se agravou ainda mais com a entrada em vigor da Lei de Acesso à Informação, no ano passado. Um exemplo que espelha bem a situação que se observa no âmbito governamental é o Ministério de Minas e Energia (MME), instalado em Brasília. Durante os

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Marco Aurélio, da Caviglia:”implantar um projeto com tamanha importância na administração pública exige uma gestão ainda mais eficiente.”

seus 50 anos de existência, o órgão viu seu acervo físico, que hoje já está 100% digitalizado, se deteriorar de forma acentuada. Em 2006, o próprio MME fez um levantamento da situação. Mas foi só no

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NÚMEROS DO PROJETO MME Área total beneficiada: 700m² Ganho de espaço na mesma área reservada para arquivamento: superior a 60% 595 faces de arquivos deslizantes com altura especial (projeto customizado) 4.170 metros lineares de documentos arquivados de forma segura, racional - com alta disponibilidade Fabricação, entrega e instalação de 595 faces de arquivos deslizantes em menos de 30 dias 383 m² de área cobertos com recursos de segurança de Infraestrutura de alta tecnologia: Detecção Precoce de Incêndios de alta sensibilidade Monitoramento Remoto de Infraestrutura CFTV (câmeras + hardwares) Combate a incêndio por supressão (gás FM200) - 605 Kg Climatização: Condicionadores de ar de Alta Eficiência: 8 unid. 18.000 Btus e 2 unid. 24.000 Btus Tempo investido pelo cliente da pesquisa de mercado até a contratação: 11 meses Tempo de execuçao do projeto: 4 meses Quantidade de pessoas envolvidas/ áreas: Estratégica, Tática e Operacional: aproximadamente 20 profissionais ano passado que veio a decisão de modernizar e organizar a massa documental, com a implementação de uma iniciativa histórica, batizada de Projeto de Revitalização das Áreas de Acervos do Ministério de Minas e Energia, focado em infraestrutura de ambiente físico para armazenamento de documentos. Instalado inicialmente em 700 metros quadrados de um subsolo do MME, o acervo cresceu de forma desordenada e sem qualquer cuidado, ficando exposto a riscos de incêndio e até de alagamento. Mas a necessidade de organizá-lo começou a ganhar força dentro do órgão, pois além do atendimento crônico aos usuários, a perda de documentos por parte do poder público poderia acarretar penalidades aos responsáveis por essa área. Além disso, a Lei de Acesso à Informação estabeleceu regras cujo cumprimento está ligado diretamente à gestão documental. “Se um cidadão nos pedisse a cópia de um documento, tínhamos 20 dias para localizar. Impossível, não conseguiríamos achar, pois a documentação estava desorganizada, com difícil acesso, insalubre e completamente fora do estabelecido pela legislação, que não faz distinção do documento físico e eletrônico em termos de segurança e integridade documental”, explica o Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Administração do MME, Marcelo Cruz. Ao contrário do que normalmente se costuma ver em projetos de gestão documental, a maior parte dos investimentos aplicados foi dedicada à infraestrutura do subsolo, que passou por uma reengenharia e reforma capitaneada pela Caviglia, empresa que oferece soluções integradas em arquivamento e tem como carro-chefe a fabricação de arquivos deslizantes e mobiliário corporativo, além de possuir conhecimento sólido em gestão documental. Em apenas quatro meses de trabalho, uma equipe multidisciplinar da empresa, que reúne de arquivista a arquiteto, entre outros profissionais especializados, transformou

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o subsolo em um ambiente moderno, ágil, avançado e altamente seguro para armazenamento de documentos, com ganhos fundamentais em diversas áreas. Dos 700 metros quadrados ocupados originalmente, hoje são utilizados apenas 300 metros quadrados; o prazo de entrega de documentos aos usuários, tarefa que demandava dias de trabalho, foi reduzido em mais de 80%; e a segurança do ambiente se tornou completa, com a instalação de equipamentos para detecção precoce de incêndio, monitoramento remoto de infraestrutura, supressão de incêndio por gás, sistemas de climatização de alta eficiência e circuito fechado de TV, além de arquivos deslizantes. “O projeto realizado pela Caviglia deu integridade, segurança e velocidade na recuperação dos documentos no meio físico. Hoje entregamos a documentação ao cidadão no prazo de 24/48 horas”, afirma o Subsecretário. Segundo o gerente de projetos da Caviglia, Marco Aurélio dos Santos, o trabalho realizado foi desafiador, mas gratificante. “Implantar e gerenciar um projeto com tamanha importância e lidar com pessoas de diferentes níveis hierárquicos na administração pública sempre exige uma gestão ainda mais eficiente da nossa parte”, afirma ele. Além do Ministério de Minas e Energia, a Caviglia já realizou vários projetos de gestão documental nas áreas pública e privada. Entre eles estão a modernização da infraestrutura e implantação de programas de gestão da informação para a FIAT (Betim), a UNESP, a Faculdade Anchieta, a Esso, o Hospital da Aeronáutica de São Paulo e a Associação Palotina, dentre outros. Recentemente concluiu a revitalização do arquivo central e 11 agências de atendimento da Secretaria de Fazenda do Distrito Federal. Atualmente, a empresa está em processo de implantação de dois projetos semelhantes ao do MME na Esplanada dos ministérios, em Brasília.

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CASE Por Sônia Martinez

Cipasa estrutura processos de comunicação para suportar crescimento

Projeto foi desenvolvido pela Domore! para atender a expansão nacional da companhia, que triplicou o número de funcionários nos últimos dois anos

m fase de expansão nacional, a Cipasa, loteadora com mais de 90 milhões de metros quadrados urbanizados em 17 Estados, está crescendo em ritmo acelerado e nos últimos dois anos triplicou seu quadro de funcionários, passando de 50 para 150 pessoas. Diante desse aumento, a empresa viu surgir a necessidade de estabelecer um canal de comunicação centralizado e ágil para os colaboradores, com informações e serviços de várias áreas da companhia. Dessa forma, seria possível elevar a eficiência dos profissionais e promover maior integração no ambiente corporativo. Para atender à demanda, a Cipasa optou por desenvolver uma intranet, com a adoção do sistema em nuvem da Microsoft, o Office 365. E para auxiliá-la nesse desafio, a empresa escolheu a DoMore!,

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María Vila:”a facilidade de edição do SharePoint nos ajudou a alterar as informações e inserir novos recursos de forma dinâmica.”

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Ilustração de um projeto da Cipasa

que possui forte experiência na plataforma e no desenvolvimento de portais SharePoint. Com uma proposta inovadora, a fornecedora de soluções sugeriu a implementação de um projeto baseado em diversos templates SharePoint, o Domore! Portal Enterprise, e se encarregou de realizar todo o trabalho de arquitetura da informação, criação, inserção de dados e suporte técnico. Depois de aproximadamente quatro meses de trabalho, com 10 profissionais dedicados (webdesigners, arquitetos de informação, desenvolvedores, consultores e instrutores), a rotina dos colaboradores da Cipasa ganhou nova dinâmica. Demandas que até então eram atendidas por meio de telefone ou e-mail

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foram reunidas na intranet, facilitando a comunicação. Todas as solicitações de informações e serviços, como de motoboy, cartório, táxi, copiadora, manutenção, benefícios, pedidos de viagem, reserva de salas, indicação de novos colaboradores, convênios, etc, são hoje realizadas pela intranet. “A facilidade de edição do SharePoint nos chamou a atenção porque o nosso negócio é muito dinâmico e precisamos, constantemente, alterar as informações e inserir novos recursos. Buscávamos algo que pudéssemos fazer in house”, explica María Vila, gerente de comunicação e pessoas da Cipasa. A liderança da empresa também foi contemplada com a implementação, passando a ter acesso mais rápido

a informações estratégicas, como os relatórios de planejamento financeiro. Os benefícios do novo portal se estenderam ainda à área de Comunicação Corporativa, que ganhou mais um canal para interagir com os colaboradores e disponibilizar materiais para download. Segundo Bruno Matteelli, da divisão de infraestrutura da Domore! e um dos responsáveis pelo projeto, motivar os colaboradores a usarem a intranet também estava entre os desafios, que foi sendo vencido com a implementação gradativa de várias novidades. “Trata-se de um projeto em constante inovação, e sempre os usuários tinham novas soluções, o que elevava a satisfação com a ferramenta”, afirma ele.

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Walter W. Koch

Josetti Capusso

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Não se esqueçam do cão! Walter W. Koch é diretor da ImageWare, consultor internacional em Gestão Documental e TI, e professor dos cursos de pós-graduação da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies, publicado em Dubai, em 2001. Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br

*Mais informações podem ser obtidas através do e-mail educa@imageware.com.br ou do site http://guiatraining.com.br

s missões técnicas brasileiras têm permitido o contato com algumas realidades que (ainda) não encontramos no Brasil. Por exemplo, em abril de 2001 tivemos a oportunidade de visitar um grande centro de captura no subsolo do World Trade Center, em New York. Numa das visitas da missão técnica realizada durante o congresso da AIIM deste ano, tivemos a oportunidade de conhecer os procedimentos de “disaster recovery”, da Universidade de Tulane, em New Orleans. A Universidade de Tulane foi inundada em 2005 em decorrência do furacão Katrina e sofreu prejuízos de monta. Como a região é propensa a furacões (a Universidade foi atingida posteriormente pelo Sandy), os procedimentos para recuperação em caso de desastres vêm sendo aperfeiçoados constantemente. Fomos recebidos pelo responsável pela área de TI da Universidade e este apresentou a topologia de hardware e de software hoje existente, com servidores espelhados em Baton Rouge e, no Houston, três anéis de fibra óptica, armazenamento espelhado. Durante a sua apresentação ele chamou atenção que toda esta parafernália tecnológica não faria sentido se não houvessem pessoas capacitadas à sua operação. Passou a apresentar então alguns dos procedimentos relacionados à RH. Inicialmente a forma de comunicação – além de telefonia celular, e-mails pessoais, telefones fixos de parentes e conhecidos – introduziu também o uso de rádio para funcionários críticos. Cada funcionário sabe para qual site alternativo deve-se

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dirigir e há reservas em hotéis para estas pessoas. Porém, como lição aprendida do Katrina, ficou claro que estes funcionários só estarão disponíveis após terem resolvidos os seus dramas pessoais. No Katrina houveram diversos mortos entre pessoas que ficaram em casa tentando salvar os seus animais de estimação. Consequentemente, faz parte dos procedimentos a preocupação com os profissionais. Inicialmente, um plano de ação para o profissional – como contatar, como se deslocar. Na sequência, um plano de ação para os dependentes – crianças, idosos. Para onde serão levados com cuidados especiais. E, por fim, um plano de ação para os animais de estimação. A lição duramente aprendida nas catástrofes anteriores foi a de que não adianta se ter o melhor sistema de hardware e software, caso não hajam recursos humanos para operá-lo. E, estes recursos humanos só aparecerão em um momento de catástrofe após a vida pessoal estar em ordem. Crianças e idosos protegidos, cães e gatos salvos. Ou seja, de nada vale o melhor sistema se o cão não estiver bem! Esta lição pode ser facilmente estendida para o dia a dia das organizações. De nada adianta a aquisição do estado da arte da tecnologia se aquela peça que fica atrás do teclado não estiver treinada, motivada e disposta a fazer a parafernália funcionar. O usuário é algo bem mais complexo, merecedor de bons programas de gestão de mudança, de treinamento, de monitoração, de gratificação e, se for o caso, até de um plano de salvamento do cão.

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Wilton Tamane

Josetti Capusso

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Gestão Documental na era da Informação Extrema Wilton Tamane é administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos wiltontamane@gmail.com

ão é novidade que estamos todos sendo bombardeados por um volume de informações cada dia maior. Entramos definitivamente na era da Informação Extrema! E para agravar ainda mais este cenário, o uso de dispositivos móveis pessoais está cada vez maior, incentivando ainda mais a adoção de ferramentas sociais e com isso gerando mais e mais informações. Em contrapartida, o uso corporativo de dispositivos móveis permitem receber, processar e enviar informações em qualquer tempo e qualquer lugar. Mobilidade pode ser traduzida como produtividade, contribuindo de forma significativa na otimização de processos de negócio. Outras tecnologias, como a internet das coisas, ou dispositivos conectados, geram ainda mais informações e dados. O uso de RFiD está cada vez mais presente em nosso dia a dia, gerenciando e monitorando carros, documentos, equipamentos hospitalares, movimento de pessoas, etc. E neste cenário, as ferramentas usuais da TI (ERP / CRM) parecem não dar conta de gerenciar todos os conteúdos, informações e documentos estruturados e não estruturados das corporações. Sem um gerenciamento adequado, que podemos traduzir de forma simples e direta como a entrega da informação completa no tempo certo, todas as decisões inseridas nos processos corporativos estarão comprometidas. Decisões como pagar uma conta, internar um paciente, contratar um novo empregado e até decisões estratégicas em relação ao lançamento de novos produtos e ações de médio e longo prazo. Tudo isso sem

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mencionar questões como processos colaborativos e de inovação, de suma importância para a perenidade das empresas. A tecnologia pode ser apontada como o grande alavancador na geração de informações e via de regra, as empresas recorrem à tecnologia para gerenciar estas informações. Neste caso vale a velha máxima de que “computador não erra”. Porém, a tecnologia por si só não será suficiente para lidar com a Informação Extrema! Ferramentas de busca e análise de dados ganham cada vez mais espaço. Computação em memória e outras tecnologias estão em alta. Infografia também tem sido uma forma de otimizar o tempo de análise de dados. Porém, o que de fato pode trazer resultados está em um conceito que existe há muito tempo e atende pelo nome de Organização e Gestão Documental. Mais do que nunca a análise de dados, a arquitetura da informação, a organização de conteúdos e documentos devem fazer parte da solução. Não por acaso, uma profissão em alta é o cientista de dados e informações. O que poucos percebem é que sob a ótica da gestão pouco mudou em relação ao mundo analógico, ou seja, documentos em papel. Não basta a evolução dos armários deslizantes e motorizados. Pastas modernas e etiquetas não são suficientes. Melhor guardar em armários simples e envelopes comuns, porém bem organizados e devidamente classificados e indexados. Para um gerenciamento da informação adequado nada como as boas práticas da gestão documental. www.informationmanagement.com.br

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BALANÇO Gilberto Pavoni Junior PorPor Susana Batimarchi

Um ano da Lei de Acesso à Informação 40 INFORMATION MANAGEMENT | MAR / ABR 2013

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A Lei de Acesso à Informação Pública (Lei 12.527/2011) foi promulgada em 16 de maio de 2012. Um ano após sua publicação, veja um balanço de como o governo se preparou para colocá-la em prática.

ditada em novembro de 2011, a Lei de Acesso à Informação Pública (Lei 12.527/2011) motivou 51,4 mil pedidos ao Executivo Federal desde maio de 2012, quando entrou em vigor, com taxa de retorno ao cidadão de quase 95%, segundo dados da Controladoria-Geral da União (CGU), que centraliza as demandas recebidas nacionalmente. Em 16 de maio a Lei completará um ano em vigor, mas como os diversos órgãos públicos se preparam para que a lei efetivamente viesse a atender às demandas dos cidadãos? Ainda segundo a CGU, a maioria das demandas (85,3%) foi respondida positivamente, apenas 8,57% foram negadas e 6,13% não puderam ser atendidas por não tratarem de matéria de competência do órgão ou pelo fato de a informação não existir. O tempo médio de resposta informado foi de 10 dias, menor que o prazo legal, de 20 dias, prorrogáveis por

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mais 10. Este número denota que a lei “pegou”, como se diz popularmente. “Embora os números ainda sejam reduzidos, considerando-se o tamanho da população brasileira e a grande quantidade de instituições, eles são surpreendentemente positivos, especialmente se analisados por aqueles que conhecem a necessidade de implantação de sistemas de gestão da documentação governamental nas instituições do Executivo Federal”, analisa a consultora Neide Alves Dias de Sordi, da InnovaGestão, consultoria de gestão da informação, sediada em Brasília. Conforme mostra a consultora, o mapa da Lei de Acesso à Informação também mostra que os cinco órgãos mais acionados foram a Superintendência de Seguros Privados (12,89%), o Instituto Nacional do Seguro Social (7,49%), o

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BALANÇO

Banco Central (3,99%), a Caixa Econômica Federal (3,64%) e o Ministério da Fazenda (2,70%). “O ranking condiz com o assunto que mais interessa ao cidadão, economia e finanças, que tem mais que o dobro de pedidos que o segundo colocado, governo e política (13,1 mil contra 5,7 mil). A maioria das respostas negativas envolve pedidos sobre dados pessoais (25,85%)”, destaca a consultora. “A avaliação é positiva, porém limitada ao Executivo Federal. É preciso levar esses bons resultados aos demais poderes da República e a todos os entes federativos. O problema é que, em pelo menos 15 Estados, a norma sequer foi regulamentada”, ressalta Neide de Sordi. Para o Coordenador-Geral de Promoção da Ética, Transparência e Integridade da CGU, Renato Capanema, a LAI foi implantada positivamente, superando os desafios iniciais que se apresentavam, na esfera do Executivo Federal, principalmente quanto à mudança de cultura, aspectos de sigilo, preocupação de uniformização de procedimento entre outros. “Trabalhamos muito do ponto de vista da capacitação, cerca de 700 servidores que lidariam diretamente com o público por meio do Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) e mesmo no âmbito das entidades foram mais de 6 mil servidores que fizeram cursos presenciais e online, que além dos aspectos de atendimento ao público também foram treinados quanto os princípios da lei. Além disso, produzimos e distribuímos cartilhas de orientação em linguagem cidadã, com mais de 70 mil cópias”, esclarece o coordenador. A CGU ficou responsável pela centralização do Sistema de solicitações e orquestrou toda a implantação junto aos diversos órgãos do Executivo Federal. Assim, a CGIU desenvolveu internamente um sistema de recebimento de todas as solicitações para qualquer órgão federal, e encaminhamento das respostas, onde o solicitante também pode acompanhar o trâmite, de sua solicitação dentro do órgão requisitado, tudo on line, por meio de uma interface muito simples. Prerrogativas “Tínhamos o grande desafio do tempo, apenas seis meses para implementar o sistema. Concluído em três meses e os outros três fizemos os testes necessários. Desde aquele momento, fizemos todos ajustes e aperfeiçoamentos, pois isso é importante para a vitalidade do processo. O sistema da CGU foi constituído antes do Decreto, para que houvesse tempo hábil de testes, mas como todo sistema, sempre está sofrendo aperfeiçoamentos. No primeiro dia de vigência da Lei, estava pronto mesmo que todas as regras ainda não estivessem mapeadas, o que foi ocorrendo com o passar do tempo, mas era essencial para o sucesso da implementação”, lembra Capanema.

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Nicir Gomes: trabalho na Previdência iniciou em 2009 com Projeto de Gestão da Informação Corporativa

Para poder prestar estas informações, nos seis meses que antecederam a publicação da Lei, o poder executivo adotou uma estratégia única coordenada pela Casa Civil e monitorada pela CGU. Na época se adotaram quatro providências principais para que a lei pudesse vir a ser cumprida. Assim cada órgão teve de providenciar que todas as informações fossem preparadas para atender aos requisitos de: Transparência Ativa – Que consiste em divulgar as informações já existentes nas páginas dos órgãos, bem como outras informações como cargos, telefones, endereços, salários, programas, repasses financeiros entre outros na internet, nas páginas dos diversos organismos, mas de forma uniformizada de acordo com as regras determinadas pela Casa Civil, de maneira que pudessem ser acessadas facilmente pelos visitantes e que estivessem juntas num mesmo local. Transparência Passiva – Sistema para receber uma informação ou solicitação de informação e providenciar uma resposta. Para poder também atender as demandas determinou-se que todos os órgãos deveriam ter uma unidade física com servidores treinados e capacitados, para que os cidadãos tivessem uma referência física e uma interface direta entre órgão e o cidadão. Gestão da informação – No sentido mais amplo do termo, a CGU deliberou que cada órgão fizesse o aprimoramento dos registros, dos processos, do arquivamento de suas informações, a fim de levantar os conteúdos existentes, para organizá-los e divulgá-los. “Todas as informações por princípio podem e devem ser divulgadas, mas coube aos órgãos classificar informações que fossem de natureza de segurança nacional ou sigilosas, conforme as premissas da lei, e realizar a sua gestão”, explicou Capanema. Monitoramento – Também para dar o correto encaminhamento das questões de divulgação das informações

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EU VOU! foi previsto designar uma autoridade guardiã, que estaria ligada a autoridade máxima da entidade e que acompanharia todo o processo de implantação dos sistemas e também para dar a devida importância ao tema. “Já era de certa forma previsto que no âmbito do Executivo Federal o desenvolvimento aconteceria mais rápido do que nos Estados e Municípios. Mas como o prazo era igual para todas as unidades federativas e em função desse preparo pudemos desenvolver um programa chamado Brasil Transparente para auxiliar Estados e municípios a implementar a Lei. Em tese não houve prazos diferenciados. O que se observa é que devido as dimensões do país em alguma localidade a implantação da Lei ainda é deficiente, mas com as boas práticas implantadas pelo Governo federal e muitos estados, rapidamente estas experiências já estão sendo repassadas para que todos possam compartilhar e ter acesso as informações necessárias”, conclui Capanema. O executivo tomou a liderança para os estados e municípios atuar para acelerarem o processo, em tese do que deveria ter acontecido, mas tomando uma posição de vanguarda, ajudando no que for possível para que isso ocorra mais rápida e efetivamente possível. A CGU também avaliou as capitais e os Estados, e os resultados são desanimadores. Até janeiro, segundo o órgão, somente 46% das unidades da federação e 37% das capitais haviam avançado no tema Muitos brasileiros nem desconfiam da existência desse Direito de Acesso à Informação, um novo contrato social entre o Estado e o Cidadão. Das 51 mil solicitações encaminhadas à União, 65% partiram de apenas cinco unidades da federação. Nas demais, a participação foi insignificante. Em alguns estados, como o Amapá, foram feitas ao Governo Federal apenas 72 solicitações. “A Lei de Acesso à Informação dotou a sociedade civil de instrumentos fortes para a consolidação plena da democracia participativa. É preciso divulgar as possibilidades de consultas para que os cidadãos possam fazer valer os seus direitos”, esclarece Neide de Sordi. Bons Exemplos A Previdência Social é o segundo órgão com o maior número de demandas de solicitação de informações. Em 2012, com a publicação da Lei foi iniciada a implementação do Serviço de Informação ao Cidadão – SIC, que até dezembro/2012, tinha registro e atendimento de 4.535 pedidos de informação. O Tempo Médio de Resposta ao Pedido de Informação (TMR-PI), em 2012 foi de 8 dias, com baixo número de interposição de recursos, o que representa uma efetividade das repostas encaminhadas. “Para entendermos melhor quanto à importância do acesso à informação, ressalto que o modelo de planejamento estratégico seguido pela Previdência Social está baseado em um sistema alicerçado na gestão estratégica e no modelo de excelência na Gestão Pública, que leva em conta sua autoavaliação, visando o aprimoramento dos processos da organização. O modelo fortalece o olhar voltado para a visão de futuro, com foco no trabalhador e sua família, na sociedade e em resultados, buscando garantir que a Previdência Social exerça sua missão efetivamente. O Plano Plurianual - PPA 2012-2015 está integralmente convergente com o Mapa Estratégico da Previdência Social, de forma que os dois documentos reproduzem exatamente a mesma orientação estratégica”, explica Nicir Maria Gomes Chaves, Técnica do Seguro Social do Instituto Nacional do Seguro Social - INSS;

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A tecnologia precisa estar cada vez mais próxima dos negócios para usar as informações da empresa de forma estratégica e modernizar processos. É por isso que eu participo do ECMSHOW, o único evento que abrange todas as transformações do mundo atual dos negócios e da tecnologia.

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Assessora de Gestão Estratégica e Inovação Institucional do Ministério da Previdência Social - MPS; Coordenadora da Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA da Previdência Social. Entre os objetivos do Mapa Estratégico da Previdência Social, está o de simplificar e desburocratizar normas e uniformizar os processos previdenciários e promover o acesso à informação de forma transparente e tempestiva - com a finalidade de fortalecer os mecanismos de acesso à informação com foco do cidadão, e estabelecer a política de gestão da informação e documentação que propicie e agilize o acesso à informação por diversos meios, com vista implementação de processo digital, a fim de garantir uma comunicação clara, objetiva, tempestiva, ágil, oportuna, consistente e acessível ao público interno e externo. Desde 2009 o Ministério havia dado início ao Projeto de Gestão da Informação Corporativa na Previdência Social GIC, objetivos do projeto: implementar a política de gestão da informação de documentação; promover iniciativas de preservação da memória institucional; promover a adequação da infraestrutura tecnológica; desenvolver serviços de gestão da informação e documentação (Sistema); disseminar a cultura de Gestão da Informação Corporativa. “Neste aspecto podemos dizer que a LAI tem impulsionado o Ministério a elevar seu pensamento na melhoria de seus processos de trabalho, com foco no gerenciamento de conteúdos produzidos e armazenados. Os desafios desse compromisso remetem-nos a melhoria da prestação dos serviços públicos e ao aumento da integridade pública”, lembra Nicir Gomes. “A principal etapa do projeto é o desenvolvimento do sistema de gestão eletrônica de documentos (e-DOC), estruturado em forma de serviços, com a estratégia de produção de documentos digitais natos e todas as etapas do ciclo de vida do documento, desde sua produção ou recepção, registro, tramitação/distribuição, instrução, digitalização, acesso, arquivamento, desarquivamento, avaliação, destinação e microfilmagem”, descreve a Coordenadora da Previdência. Segundo ela, a organização dos arquivos físicos é uma ação em curso na previdência mesmo antes do LAI devido ao grande volume de produção documental. Para atender a lei de acesso à informação foram modelados e automatizados os processos da LAI em ferramenta BPMS/Intalio e integrado a ferramenta de ECM/Alfresco para armazenamento e acesso aos processos gerados a partir dos Pedidos de Acesso à Informação. “Outra etapa do projeto que avançamos, foi a manualização dos processos de gestão da informação e documentação. Hoje está em fase de finalização a construção código de clas-

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Capanema: No Executivo Federal todos os esforços para atender a LAI, principalmente, na capacitação dos servidores.

sificação e tabela de temporalidade, integrando também as regras de documentos controlados”, conclui a executiva. “Neste primeiro ano de vigência da Lei foi possível se verificar que a entrada em vigor da nova legislação destacaram-se as políticas de gestão da informação nas organizações públicas. No âmbito do Poder Executivo Federal, a valorização das práticas de gestão que possibilitaram o levantamento de dados e informações para responder aos pedidos cadastrados SIC reforçaram os esforços para o aprimoramento da gestão documental, a melhoria dos sistemas de tecnologia da informação e as ações de mapeamento e compartilhamento dos ativos de informação das organizações”, afirma Aline Zero Soares, especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental e coordenadora do Serviço de Informações ao Cidadão (SIC) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Conforme enumera a coordenadora do SIC, no Ministério do Planejamento, destacam-se as iniciativas relacionadas ao dados abertos, a gestão dos ativos de informação e gestão de riscos, a classificação das informações sigilosas, o atendimento à LAI, a gestão documental e o fortalecimento da transparência ativa. No que tange a área de Dados Abertos está o lançamento, em 2012, do Portal de Dados Abertos (dados.gov.br), que se apresenta como espaço de referência para a disponibilização de dados governamentais em formato aberto. O seu conteúdo abrange dados das mais diversas áreas setoriais e transversais do setor público, incluindo, por exemplo, dados de saúde suplementar, do sistema de transporte, de segurança pública, indicadores de educação, gastos governamentais, processo eleitoral, etc. “O Portal funciona como um grande catálogo de busca de informações, facilita a busca e uso de dados publicados pelos órgãos do governo. Neste momento, o portal disponibiliza o acesso a uma parcela dos dados governamentais publicados. Seu plano estratégico prevê que nos próximos 3 anos será dis-

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Neide de Sordi: Apesar de muitos Estados e nunicípios ainda não estarem totalmente preparados para atender a lei, o balanço é positivo.

ponibilizado o acesso aos dados publicados por todos os órgãos do Governo Federal, além de dados das esferas estaduais e municipais”, explica Aline Soares. Para atender às necessidades de se identificarem os ativos de informação do Ministério e desenvolver projetos de gestão de conhecimento e de gestão de riscos, conforme relata a especialista de Políticas Públicas, foi instituído grupo de trabalho composto por servidores das áreas de comunicação, informação e tecnologia da informação. Os trabalhos do grupo têm como objetivo a instituição de uma política de gestão de ativos e de riscos no Ministério, que envolverá a estruturação de solução tecnológica para a gestão de ativos. Além disso, o MP também se preocupou em realizar a classificação de Informações Sigilosas, que tinha como objetivo apoiar a realização do processo de classificação e desclassificação das informações no âmbito do Ministério e para tanto instituiu-se a Comissão de Assessoramento à Classificação de Informações Sigilosas. Os trabalhos da Comissão resultarão na publicação do rol de informações classificadas e desclassificadas no site do MP até 1º de junho de 2013. Ainda para a viabilização de um padrão de excelência adequado de atendimento aos pedidos de informação recebidos por este Ministério, criou-se uma Rede de Informações no órgão, coordenada pela equipe do Serviço de Informações ao Cidadão (SIC-MP) e composta por representantes de todas unidades do MP. “Essa rede possui fluxo de trabalho específico para fomentar a produção e a organização de informações de maneira coordenada e estruturada. Esse modelo de atuação permite a integração processual e informacional menos marcada por princípios estritamente hierárquicos e mais dirigida a uma atuação em rede”, esclarece a especialista Na área de gestão documental algumas das iniciativas imediatas de aprimoramento foram colocadas em prática como: a realização de capacitações a servidores do órgão quanto à utilização do sistema de Controle de Processos e Documentos (CPROD) do Ministério; solicitação ao SERPRO de alterações no CPROD relativas às novas definições de sigilo trazidas pela LAI e o início do processo de adaptação ao Decreto Nº 7.845/2012 quanto aos procedimentos para credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada como sigilosa. E por fim, o MP colocou em andamento um programa de Fortalecimento da Transparência Ativa, que visa enriquecer a divulgação espontânea e sistemática de informações em espaços de fácil acesso ao público externo, além de diversas iniciativas de divulgação de dados que foram promovidas ao longo do último ano por este Ministério.

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Segurança digital e gestão da informação devem trabalhar lado a lado para promover o crescimento dos negócios e a satisfação dos clientes. É por isso que eu participo do ECMSHOW, o único evento que abrange todas as transformações do mundo atual dos negócios e da tecnologia.

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Profissionais de segurança da informação são desafiados constantemente a manter o equilíbrio ideal entre produtividade, transparência e privacidade nas empresas. O novo mundo da gestão da informação, com a consumerização e mobilidade trouxe novos comportamentos e paradigamas. Esse é um dos perfis de quem participa do ECMSHOW 2013, o evento que inaugura a discussão no Brasil sobre a Era da Informação Extrema – considerado o maior desafio para as empresas nos próximos anos. Conheça mais sobre o ECMSHOW e faça parte de nossa comunidade permanente. Reserve sua inscrição para os encontros regionais e o grande showcase internacional.

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AIIM CONFERENCE 2013 Por Susana Batimarchi

A Era da Informação Extrema exige medidas disruptivas N

Foto : Susana Batimarchi

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esta nova era, onde já não se fala mais somente de dados, informações e conhecimento, fala-se também em como gerar sabedoria. Sabedoria que será exigida dos novos líderes, que terão como principal objetivo a implementação das melhores práticas na gestão de informação, de forma a conduzir as empresas ao sucesso em um novo cenário de negócios. Assim pode-se resumir as principais apresentações deste ano da AIIM Conference 2013, que reuniu o mercado global de gestão da informação em uma semana de treinamentos, apresentações, mesas redondas e keynotes internacionais, na cidade de New Orleans, na Lousiana, Estados Unidos. Nas palavras do presidente da AIIM, John Mancini, o atual cenário tecnológico nas companhias de todo o mundo é composto por ferramentas digitais, tendo como pano de fundo não somente a adoção de novas tecnologias, mas principalmente, da internalização destas tecnologias de forma a encontrar formas disruptivas de se fazer as coisas. “Chega de mais do mesmo!”, afirmou o presidente da AIIM. Assim, o não descarte de dados e informações e o uso de filtros de forma adequada estão sendo colocados como alternativas de gestão. “Não jogue tudo fora,

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EU VOU! seu cliente pode precisar dessa informação. Mas ao mesmo tempo, agregue valor a elas”, reforçou o keynote David Weinberger, autor americano na área de tecnologia e um dos mais aplaudidos no evento. Missão 2013 Por mais um ano, a Revista Information Management reuniu um grupo de executivos, consultores e usuários que atuam na área de gestão da informação e conteúdo para participar do Congresso da AIIM (AIIM Conference), com o patrocínio da MI Montreal Informática. A primeira atividade foi uma apresentação exclusiva para os integrantes da Missão, sobre a plataforma de código aberto, Alfresco. Neste encontro, seguido de um café da manhã, os executivos da empresa mostraram as novidades da ferramenta, considerada uma das mais conhecidas para ECM em código aberto do mercado global, onde fizeram uma abordagem especial mostrando todas as novidades e upgrades que a Alfresco está disponibilizando para seu produto. Em um segundo momento do dia, o grupo foi recebido na sede de processamento de correspondência de um dos maiores bancos americanos, o JP Morgan, em New Orleans, onde foram recepcionados pelo integrador de automação de processos de correspondência para o agente financeiro, a Opex, por meio do executivo Bill Owen. O grupo teve a oportunidade de acompanhar in loco o processo de recebimento, triagem e automação de toda correspondência bancária local, escaneamento, separação e encaminhamento para pagamentos e outras transações. O dia se encerrou com a festa de premiação e reconhecimento da AIIM ao

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mercado americano em 2013. A terceira atividade do grupo foi uma visita à Universidade Estadual de Tulane. O CTO da universidade Charles McMahon e o CIO James Bradley receberam o grupo para desenvolver um tema bastante particular: a recuperação de informações em desastres. Durante a apresentação, os responsáveis pela TI mostraram detalhes de como foi feito o planejamento de resgate das informações por meio da replicação. Foi mostrado como cada funcionário da universidade deve reagir diante de catástrofes, cuidando primeiro das pessoas e suas famílias e após isso como reorganizar seu trabalho seguindo normas e compliances previamente determinados. Fizeram parte da Missão AIIM 2013: • Anderson Oliveira Gonçalves (Banco Bradesco S/A) • Arnaldo David (Diretor da Guia Business Media) • Carlos Alberto Bassi (INFORMSYS Consultoria) • Irineu Bollhorst Granato (MI Montreal Informática – patrocinadora da Missão AIIM 2013) • Márcio Teschima (InterPublicis Consultoria/ Conselheiro da Revista Information Management) • Mario Cardoso Aires (Banco Bradesco S/A) • Mauricio Antonio Ferreira (Tecfort) • Sergio da Costa Correa (Docsysnet) • Susana Batimarchi (Editora da Revista Information Management e gestora de Conteúdo do ECMSHOW) • Walter Koch (Imageware/ Conselheiro da Revista Information Management e Professor das certificações AIIM e CDMIA+) • Wilton Tamane (InterPublicis Consultoria/ Conselheiro da Revista Information Management).

A informação da minha empresa ganha valor quando é gerenciada, arquivada e fica acessível para mudar os rumos do negócio. É por isso que eu participo do ECMSHOW, o único evento que abrange todas as transformações do mundo atual dos negócios e da tecnologia.

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Bibliotecários e os novos profissionais de ciências da informação tornaram-se peça-chave no mercado ao ajudarem a preservar e tornar acessível qualquer informação, seja em empresas ou em instituições oficiais. Eles sabem que se transformaram em um novo talento do mundo dos negócios e da sociedade digital e buscam aprimoramento constante. Esse é um dos perfis de quem participa do ECMSHOW 2013, o evento que inaugura a discussão no Brasil sobre a Era da Informação Extrema – considerado o maior desafio para as empresas nos próximos anos. Conheça mais sobre o ECMSHOW e faça parte de nossa comunidade permanente. Reserve sua inscrição para os encontros regionais e o grande showcase internacional. 18 de ABRIL BELO HORIZONTE MAIO BRASÍLIA 27 de JUNHO RIO DE JANEIRO AGOSTO RECIFE 8 e 9 de OUTUBRO SÃO PAULO

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Mercado de Minas Gerais recebe ECMSHOW O evento chega aos mercados regionais

elo segundo ano consecutivo, o ECM Road Show chega à cidade de Belo Horizonte, capital do estado de Minas Gerais. O evento abre a temporada de Road Shows do ano, que estão sendo organizados pela Guia Business Media em várias cidades brasileiras. O evento tem como principal foco falar sobre gestão da informação e conteúdos corporativos. Sob o mesmo tema central de todos os eventos do ano, o ECM Show BH vai abordar em detalhes como as empresas e os profissionais devem estar preparados para a Era da Informação Extrema. O setor de gestão da informação se transformou em um dos principais desafios para as empresas e governo, e já afeta diretamente os negócios. A ausência de um gerenciamento efetivo das informações leva os colaboradores a perderem horas em busca de conteúdo e compromete a eficiência em tarefas básicas do dia a dia. O Road Show BH é uma resposta ao mercado nacional ávido por capacitação no segmento, troca de informações e especialização. A exemplo do que já vem ocorrendo nas últimos anos, os eventos ECM Road Shows são o ponto de encontro dos profissionais nacionais de gestão da informação, fornecedores e especialistas renomados no mercado.

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Assim os congressistas mineiros poderão ter acesso e compartilhar experiências ao assistirem aos cases de sucesso, as mesas redondas, tecnologias, aplicações e tendências que vão orientar as organizações e seus gestores, além de poderem se relacionar com os mais renomados especialistas e consultores do mercado nacional, esclarecendo dúvidas e aumentando em conhecimento. O evento terá um dia intenso de atividades, com especialistas conceituados que trarão temas relevantes para o cotidiano dos gestores como: guarda e preservação de documentos, cloud computing, compliance, redes sociais, mobilidade, business intelligence, segurança da informação, entre outros. Haverá também uma exposição com os maiores fornecedores de produtos e serviços do mercado, que irão mostrar suas soluções na prática, com entrada gratuita. A gestão de conteúdo corporativo, área que tem avançado no Brasil pela sua importância no desenvolvimento dos negócios, reúne tecnologias, estratégias, métodos e ferramentas destinadas a capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos não-estruturados que envolvem uma organização, como e-mail, nota fiscal, contratos, imagens, etc.

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EU VOU!

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A grade do evento contempla uma lógica que permite aos participantes navegarem pelo mundo da gestão da informação. A primeira palestra - Na Era da Informação Extrema - trará o especialista e consultor de mercado Walter Koch, mostrando os diferentes impactos da tecnologia na implantação de projetos de Gestão de Informações e como as empresas precisam hoje estar preparadas para atender tanto a demanda quanto a avalanche de informações. Luiz Alfredo Santoyo, consultor e especialista de Records Management, recebe convidados na Mesa Redonda sobre o Novo Papel do Papel nas empresas, dando uma abordagem diferenciada a uma questão importante e fundamental para organizações nos dias de hoje. Márcio Teschima também marcará sua presença no evento falando de uma questão crucial para os gestores: a área de Processos Informacionais e o BPM, e Daniel Dias Pinto, arquiteto de informação, blogueiro do site Information Management e especialista de mercado, debaterá com seus convidados os desafios da Implantação de Projetos de Gestão da Informação diante das atuais ten-

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dências na área de TI e da gestão da Informação na palestra Cloud Computing, Mobilidade e Redes Sociais. Para encerrar o evento, um dos temas mais necessários, segundo dados do próprio Gartner, AIIM, IDC e Forrester Group será a formação dos profissionais da informação.

Preciso de todas as informações possíveis para dar ao meu cliente aquilo que ele necessita e na hora e local que deseja. É por isso que eu participo do ECMSHOW, o único evento que abrange todas as transformações do mundo atual dos negócios e da tecnologia.

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ECM Show Brasília Voltado exclusivamente para o público de servidores públicos e fornecedores desse mercado, o ECM Show Brasília já se tornou um evento tradicional no calendário da Capital Federal. O ECM Show Brasília terá lugar este ano no Mercure Hotel, no setor hoteleiro do Distrito Federal, e já tem sua grade montada para o foco deste importante mercado, que acontece entre os dias 14 e 15 de maio, apresentando ao mercado local as últimas novidades do setor de Entrerprise Content Management. Durante os dois dias do encontro serão abordados cases, tecnologias, aplicações e tendências que vão orientar empresas da área pública. Também haverá uma feira com fornecedores de produtos e serviços, que apresentarão suas soluções na prática.

Os novos empreendedores e as empresas de serviços inovadores ganham espaço no mercado porque sabem ofertas surpreendentes e gerenciar seus negócios dentro das constantes mudanças legais e fiscais. Para eles, novas soluções e parceiros que entendam também esse novo mundo é essencial. Esse é um dos perfis de quem participa do ECMSHOW 2013, o evento que inaugura a discussão no Brasil sobre a Era da Informação Extrema – considerado o maior desafio para as empresas nos próximos anos. Conheça mais sobre o ECMSHOW e faça parte de nossa comunidade permanente. Reserve sua inscrição para os encontros regionais e o grande showcase internacional

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Angelo Volpi e Cínthia Freitas

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Os documentos como prova Angelo Volpi é tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br  Cinthia A. Freitas Professora Titular da PUCPR e Doutora em Informática. almendracinthia@gmail.com

ocumento é a melhor maneira de se provar um fato, ou seja, a realidade de uma relação jurídica. A prova é todo o meio para convencer o juiz da verdade dos fatos e segundo o Código de Processo Civil, ao juiz cabe apreciá-la livremente, assim como são legítimos todos os meios legais, bem como os moralmente legítimos. Basicamente, temos dois tipos de provas, as documentais e as pessoais, essas produzidas por testemunhas, peritos e confissões. A necessidade de se produzir uma prova tem sempre como expectativa uma eventual necessidade de um processo judicial. Apesar de não ser a regra - ao contrário, a absoluta exceção - passamos a vida toda guardando documentos com esta finalidade. Desde aquele insosso comprovante do cartão até a escritura de nossa casa, a “neurose processual” é que nos move a sermos compulsivos guardadores de papéis e agora também de documentos digitais. A perspectiva do litígio acabou se transformando numa indústria milionária. Em Direito temos o princípio da “garantia do devido processo legal”, que engloba um arcabouço de princípios constitucionais de respeito ao direito do contraditório, da ampla e irrestrita liberdade de alegações e provas e a igualdade de posição dos litigantes nos processos. Dentro da complexidade e subjetividade de uma escala de valores probatórios de documentos, existe também a chamada presunção de direito, que é uma espécie de modulagem criada pelo legislador para prover certa segurança nas relações jurídicas. A presunção de direito constitui um privilégio dentro do processo. Um exem-

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plo disso são os documentos públicos a que se atribui a fé pública e que dispensam a prova a quem deles se beneficia. Ou seja, inverte o ônus da prova. A regra no processo é que ao autor incumbe provar os fatos alegados na inicial que supostamente o autorizam a mover a máquina judicial para socorrer-se de um direito. Ao demandado, por outro lado, cabe contraditar os fatos alegados pelo autor e igualmente fazer prova de tudo que alega em sua defesa. Portanto, a produção de provas é simultaneamente uma garantia de quem acusa e de quem se defende. Portanto, todo documento bem como todo testemunho tem a chamada presunção de veracidade, ou seja, até que seja contraditado é tido como tal. Se contestado, as partes em igualdade de condições têm o direito de provar a falsidade. Esta brevíssima análise dos princípios legais a que estamos sujeitos tem a nossa humilde pretensão de jogar um pouco de luz – ou seriam trevas? – sobre as tormentosas questões a que são submetidos aqueles que labutam na árdua missão de dar cabo a documentos em papel, seja por digitalização ou migração de processos. Em que situação podemos descartar os originais? A frustrante resposta, pacientes leitores, ainda é: depende! Depende dos riscos de uma eventual ação, se o documento contém ou não uma declaração de vontade, se tem uma assinatura manuscrita, se é público, se foi autenticado por um tabelião e também do prazo prescricional. Como podem notar, simples não é, pois, do direito que espelha as relações humanas poderíamos nós esperar alguma outra coisa? www.informationmanagement.com.br

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Os benefícios e cuidados sobre o uso dos certificados digitais Eder Alvares Pereira de Souza Consultor Sênior em Segurança da Informação pela e-Safer. Profissional com aproximadamente 15 anos de experiência na área de Infraestrutura de TI e Segurança da Informação. Formado em Ciências da Computação pela FAC-FITO, pós-graduado em Segurança da Informação pelo IBTA, com MBA em Gestão Empresarial pela FGV e Mestrando em Engenharia de Software no IPT/USP.

tualmente milhões de pessoas enxergam a internet como um canal eficiente e confiável para adquirir bens, contratar serviços e até executar suas transações bancárias. O Brasil, em particular, sofreu um aumento considerável no número de internautas. Diversas empresas que, durante anos de operação, utilizavam infraestruturas tradicionais, hoje se beneficiam da internet e conseguem atingir um número muito maior de consumidores sem investir grandes quantias em lojas locais. O outro lado também se beneficiou muito, pois os consumidores podem pesquisar o preço de um determinado produto antes de decidir em qual delas irá realizar a compra. Além disso, surgiram empresas especializadas, que enxergando essa nova necessidade, oferecem serviços com o objetivo de apoiar o consumidor nessas pesquisas. Para facilitar a usabilidade e conquistar mais clientes, muitas empresas que oferecem serviços através de canais eletrônicos têm usado somente credenciais de acesso formadas por usuário e senha e já é notória a ineficiência desse mecanismo. Mesmo as credenciais formadas por usuário, senha e uma senha temporária, também conhecida como One-time Password, que são senhas com um período de validade muito menor, normalmente de 30 segundos, estão sujeitas a ataques eficientes, pois não possuem um vínculo direto com a transação. Desta forma, um fraudador pode interceptar a transação e modificar os dados sem invalidar essas credenciais de acesso e, consequentemente, a instituição financeira irá entender essa transação como legítima. Assim, um tipo de credencial que vem ganhando cada vez mais destaque é o certificado digital, que é um documento eletrônico com o

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objetivo de identificar uma pessoa no mundo digital e é sempre emitido por um terceiro qualificado, conhecido como Autoridade Certificadora, que deve atender uma série de exigências para operar. Outro ponto importante está relacionado ao processo de emissão de um certificado digital, pois a identificação presencial do requisitante também é uma exigência em hierarquias seguras como a ICP-Brasil. Com toda a segurança proporcionada pelo Certificado Digital, ele passa a ser uma credencial muito importante no processo de identificação do indivíduo e até de empresas. Diversas são as aplicabilidades como, por exemplo, NF-e, NFS-e, Conectividade Social, DIPJ, SPED, o pioneiro zSPB, o Judiciário e entre tantos outros. No setor privado, as empresas se beneficiam da segurança e suporte jurídico que a tecnologia proporciona, e tem utilizado essa credencial no acesso a sistemas críticos, transações financeiras eletrônicas e assinatura digital de contratos e outros tipos de documentos. Assim, diversos gastos inerentes aos processos físicos, como cartório ou logística, simplesmente desaparecem, além da agilidade proporcionada pelos processos eletrônicos. Todo certificado digital tem um prazo de validade, que na ICP-Brasil pode variar de 1 a 5 anos. Não renovar o certificado digital no momento certo pode ocasionar um grande impacto aos processos de negócio. Com isso, soluções que monitoram a população de certificados digitais e alertam os responsáveis sobre o vencimento se tornam vitais. Assim, não existe dúvida que o certificado digital é uma credencial importante para o mundo corporativo e a tecnologia, quando bem aplicada e monitorada, se torna uma grande aliada das empresas na segurança e agilidade dos processos corporativos.

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A preservação digital na era do Big Data JosÉ Guilherme Junqueira Souza Colaborador de Conteúdo da Revista Information Management, Consultor Especializado em Gestão de Documentos e Informações e Superintendente Comercial da SBK BPO.

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quintilhões bytes = 1018 bytes = 1.000.000.000 gigabytes = 1.000.000 terabytes = 1.000 petabytes. O que esses números significam? De acordo com a IBM, essa é a quantidade de dados criada a cada dia (90% dos dados que possuímos foram criados nos últimos 2 anos!) e esse volume não para de crescer. Cada foto que tiramos, mensagens que enviamos no Facebook, Instagram, e-mails, compras realizadas com cartões, filmes postados no YouTube, informações compartilhas em redes sociais, dados gerados por GPS, desenhos, livros, exames médicos, tabelas, planilhas, enfim, todas as informações digitais irão contribuir para que, em 2020, tenhamos 35 zettabytes (ZB) = 1021 bytes de dados armazenados no mundo. Não somente dados, mas informações que poderão se transformar em conhecimento. Olhando para esse quadro, tão fantástico quanto assustador, deparamo-nos com vários desafios, dentre os quais infraestrutura (e-infraestrutura), tanto para suportar os serviços relativos a esse “Big Data”, para que esses dados, em um ambiente de diversidade de formatos, metadados, direitos de acesso, software e sistemas, possam ser devidamente gerenciados e utilizados (data mining), como também definir mecanismos que garantam a preservação dessas informações digitais. A preservação digital vem se tornando uma área importante na Era do Big Data, que apresenta uma série de desafios de preservação, inclusive pelo aumento significativo dos materiais “Natidigitais” nos últimos anos. Dessa forma, faz-se necessária a definição de políticas e práticas arquivistas, tanto para os documentos que já nascem digitais (pois a ICP-Brasil não disciplina essa questão do

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arquivamento), como para os documentos analógicos convertidos para digitais. Essa definição, ou adoção de normas e padrões, é necessária para que as organizações possam garantir a preservação de suas informações. Algumas normas que poderão nos ajudar nesse “Big Desafio” são: ISO 14721 – Dados Espaciais e Sistemas de Transferência de Informações – modelo de referência OAIS – padrão digital disponível gratuitamente na Web e como um padrão ISO. Apresenta um conjunto de modelos teóricos que representam vários aspectos da preservação digital a partir de representação de informações através de metadados para funções e processos que são necessários em preservação digital; ISO 15489 – Informação e Documentação – utiliza o padrão australiano AS4390 como base, para fornecer orientações sobre o gerenciamento de registros de documentos originais; ISO / TR 18492 – Preservação de longo prazo - fornece orientação metodológica para a preservação de longo prazo e recuperação de informações; ISO 19005 – Gestão de Documentos – formato de arquivos eletrônicos de documentos para preservação de longo prazo; também conhecida como PDF/A-2, dispõe sobre o formato dos arquivos eletrônicos, baseado em PDF, tendo em vista sua preservação. Estas são apenas algumas poucas referências que poderão nos auxiliar na definição de nossas Políticas de Preservação. Elas poderão ser úteis na preservação das informações e do conhecimento, na redução de riscos e na garantia de continuidade dos negócios.

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o “último” lançamento de celular no mercado o fabricante anuncia que o aparelho possui navegação com os olhos. Não vou comprar, mas estou louco pra ver como vai funcionar. Fico só imaginando o aparelho lendo nossos olhares: Dá para usar de óculos escuros? Será que os “vesgos” conseguirão usar? Pela minha experiência na tentativa de usar softwares de O.C.R. (Optical Character Recognition), nem a escrita das máquinas estão lendo direito, em todo caso quero, literalmente, ver para crer! Já tem também a TV que dispensa o controle remoto, bastam movimentos com as mãos! Já imaginaram as pessoas de uma família assistindo a TV todas juntas? Se forem de italianos, então? Vai ter que amarrar as mãos da turma... Mas não podemos negar que as previsões estão virando realidade; máquinas e homens em simbiose. E não é só isso. As coisas também começam a se fundir com os homens. Li no jornal desta semana sobre a lata de lixo inquiridora. Terá um chip que lerá se você está jogando orgânico na lata errada, se você está desperdiçando comida e sabe Deus o que mais. E tem mais, pelo que você descartou, vai provisionar a sua lista de compras no supermercado e vá lá saber se não vai te dedurar pro cardiologista! Dizem que a internet das coisas será norma e teremos conversas “semânticas” com os objetos, a propósito, a palavra virou moda. A internet 3.0 será semântica e ubíqua... mais do que já é? Só se for além de ubíqua, umbilical! Será o big brother de dentro pra fora! Ah! E também estão dizendo que a privacidade vai se tornar um luxo caro! Nem nossos pensamentos mais íntimos estarão livres de cair na rede. Gerd Leonard, escritor e futurólogo, fala no “fim da mentira”. Essa eu quero ver, coloca no congresso pra ver se funciona! Seria fan-tás-ti-co! Dizem os futurólogos que pessoas vão usar roupas

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com dispositivos que capturam grande parte das suas vidas e, claro, estarão ligadas a redes sociais: imagine o volume de informações. A propósito, as informações das redes sociais já são tantas – e a maioria tão inúteis – que está virando moda o aplicativo Snapchat, que envia textos, fotos e vídeos que se autodestroem em dez segundos. Seus entusiastas pregam que “a informação efêmera é o futuro e que comunicação não arquivada é a nossa mais primal forma de comunicação”. E eu que ainda me dou ao trabalho de me irritar com envios de spams, sms, call centers, pop-ups, me ajudem!!! Onde vou me esconder?

Ângelo Volpi Neto é tabelião de notas em Curitiba, bel. em Direito, escritor e professor de Direito Eletrônico.

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GUIA ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado. BACKUP ON LINE • ARCHIVUM P.17

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INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS

RECONHECIMENTO - ICR

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• ARCHIVUM P.17 • RECALL P.18 • STOQUE P.22

CONSULTORIA

• STOQUE P.22 • TECMACH P.39 • OKIDATA P.02 • WORKPRINT P.59

• ARCHIVUM P.17 • MERIDIAN P.28 • MOST P.60 P.14 • P.A ARQUIVOS • RECALL P.18 • TECMACH P.39 • WORKPRINT P.59

• RECALL P.18

MICROFILME • SCANSYSTEM P.20 • STOQUE P.22

MULTIFUNCIONAIS • OKIDATA P.02 • STOQUE P.22 • TECMACH P.39 • WORKPRINT P.59

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS • ARCHIVUM P.17 • MERIDIAN P.28 • P.A ARQUIVOS P.14 • RECALL P.18 • STOQUE P.22

OUTSOURCING DE IMPRESSÃO • OKIDATA P.02 • STOQUE P.22 • TECMACH P.39 • WORKPRINT P.59

PROCESSAMENTO DE FORMULARIOS • MERIDIAN P.28

• SCANSYSTEM P.20

• SCANSYSTEM P.20 • STOQUE P.22 • WORKPRINT P.59 • PANASONIC P.05

SOFTWARE BPM/ WORKFLOW • MERIDIAN P.28 • STOQUE P.22 • WORKPRINT P.59

SOFTWARE DIGITALIZAÇÃO

SOFTWARE - GESTÃO DE DOCUMENTOS • MERIDIAN P.28 • MOST P.60 • SCANSYSTEM P.20 • STOQUE P.22 • WORKPRINT P.59

SOFTWARE GESTÃO IMAGENS (DI) • MERIDIAN P.28 • RECALL P.18

SOFTWARE - GESTÃO DO CONHECIMENTO (KM) • MERIDIAN P.28 • STOQUE P.22

SOFTWARE - GESTÃO DOCUMENTAL (RM) • MERIDIAN P.28 • RECALL P.18 • SCANSYSTEM P.20 • STOQUE P.22 • WORKPRINT P.59

SOFTWARE - OCR

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Software - Enterprise Aplication Integration • MERIDIAN P.28

SOFTWARE PROCESS FORMULÁRIOS

SOFTWARE- ECM SUITE

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SOFTWARE GER. CONTEUDO NA WEB

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TAXONOMIA

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