REVISTA ABEINFO 02

REVISTA

Ano 01 - Número 02 SET/OUT - 2020

ASSOCIAÇÃO DE EMPRESAS E PROFISSIONAIS DA INFORMAÇÃO

Decreto 10.278

Meus documentos digitalizados são legalmente aceitos?

Conversamos com o membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ, Vanderlei Batista dos Santos, e o Professor da Unicamp, Humberto Innarelli para esclarecer algumas dúvidas.

Você está conectado com a Pix chega em novembro, saiba mais - pág RPA Congress SP reúne entusiastas da39tecnologia sustentabilidade? - pág 78

LGPD é aprovada e entra em vigor - pág 23

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Os associados da ABEINFO te soluções para o gerenci

A mais importante associação para quem precisa entende A ABEINFO é um núcleo associativo do Instituto Information Management com o propósito de reunir Usuários e Fornecedores de Tecnologias para o Gerenciamento de Informações com o objetivo de Promover o Desenvolvi2

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mento do Mercado, a Capacitação de sua Força de Trabalho e principalmente as Novas Tecnologias para a Gestão de Informações que estão possibilitando Melhoria de Produtividade, Otimização de Recursos e Governança.

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REVISTA

EXPEDIENTE

Olá Associado, olá Leitor,

A ABEINFO – Associação de Empresas e Profissionais da Informação é um Núcleo Associativo do Instituto Information Management e tem como proposta, reunir as Empresas Usuárias e Fornecedoras de Soluções e Tecnologias para a Gestão de Informações Corporativas com o objetivo de: •

Promover encontros periódicos para troca de Informações e Networking;

•

Defender os interesses do setor de forma Corporativa junto a Órgãos Reguladores e Mercado em geral;

•

Valorizar e Promover as Atividades e Tecnologias das Empresas Associadas;

•

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Formentar o Desenvolvimento do Mercado por meio de Ações Educacionais;

•

Realizar estudos e pesquisas sobre a evolução do mercado e tendências;

•

Trabalhar em prol do desenvolvimento do mercado e dos profissionais da informação;

•

Entre outros

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PRESIDENTE

Eduardo David Jose Roberto De Lazari Diretor do IIMA – Instituto Fundador e CEO Information Management na SML BRASIL

José Guilherme Junqueira Dias de Souza Presidente da ABEINFO

Walter Koch CEO da ImageWare

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José Antonio Galves CEO da Digital Force

Luiz Alfredo Santoyo Sócio na Advanced Consultores

Paulo Pereira Sócio diretor da PA ARQUIVOS

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EQUIPE DE OPERAÇÕES Diretor de Redação: Jean Pierre Garnier redacao@abeinfobrasil.com.br

Atendimento aos Leitores: Mariana Dantas mariana@iima.com.br

Produção Gráfica: Halan Prado halan@iima.com.br

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Palavra do presidente José Guilherme Junqueira Dias de Souza CDIA+ / MIT / CGD / EDP

O que as organizações devem repensar para enfrentar os novos desafios

Novos tempos, muitos desafios e diversas necessidades de repensar o modo como fazíamos negócios.

melhorando seus processos, as organizações garantirão sua sobrevivência.

Competitividade, flexibilidade, adaptação e novos modelos serão essenciais para garantir a continuidade e a volta do crescimento econômico.

Flexibilidade e Adaptação para entender que a maneira de se fazer negócios deve mudar (ou já mudou), também será decisiva para que as companhias enfrentem os novos tempos. Se os velhos modelos de trabalho presencial ainda permeiam sua organização, se os velhos modelos hierárquicos ainda prevalecem em seus processos decisórios e se ainda não entendemos que o modelo de ação e gestão da nova geração não tem como base os antigos modelos organizacionais, já está passando da hora de revermos nossos conceitos.

Para melhorar sua competitividade e garantir lucros adequados, será vital que as empresas invistam na automação de seus processos.

Aqueles projetos que sequer haviam sido contemplados ou que há muito vinham sendo postergados, para implementações de ferramentas de ECM (Enterprise Content Management), BPM (Business Process Management), RPA (Robotic Process Automation), IA (Inteligência Artificial), dentre outras, deverão ser priorizados, pois somente revendo e

Novas formas de se fazer negócios estão cada vez mais presentes na vida dos consumidores, que se viram obrigados,

pela pandemia que nos atingiu, a buscar alternativas de consumo e, felizmente, a internet propiciou que muitos negócios se mantivessem ativos e que muitas novas oportunidades surgissem para empresários visionários que souberam aproveitar as oportunidades desse já não tão novo marketplace.

Melhorar processos, com foco no atendimento e satisfação de seus clientes, repensar as formas de se organizar e fazer negócios, são ainda mais vitais para que as empresas garantam sua continuidade, suas adequadas margens de lucro e o importante papel que desempenham, tanto para a economia como para a sociedade.

E assim caminhará a humanidade!

Í

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O Ponto de encontro da Comunidade de Empresas e Profissionais que trabalham com Tecnologias para Processos de Gestão de Informações.

Integrando Usuários e Fornecedores de Tecnologias em torno de ações que visem o Desenvolvimento do Mercado, a Capacitação de sua Força de trabalho e, principalmente, a importância da Gestão Inteligente das Informações e sua contribuição para a Melhoria da Produtividade, Otimização de Recursos e Governança.

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Incentivando Competências e Promovendo o Desenvolvimento do Mercado.

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Decreto

10.278

Meus documentos digitalizados são legalmente aceitos?

A questão da validade legal ou a aceitação dos documentos digitalizados deixam muitas dúvidas, como o que aconteceria se a minha empresa se envolvesse em um processo judicial? Os documentos eletrônicos têm o mesmo valor que o papel?

Índice Dado a importância que o assunto merece, conversamos com o membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ , Vanderlei Batista dos Santos, e o Professor da Unicamp, Humberto Innarelli para esclarecer algumas dúvidas.

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MATÉRIAS

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Home office: as maneiras pelas quais o Coronavírus mudou para sempre a forma como trabalhamos LGPD é aprovada e entra em vigor Retornando ao trabalho: os ambientes não serão os mesmos de quando os deixamos Presidente sanciona lei que amplia uso de assinatura digital Most – soluções tecnológicas e iniciativas de sucesso Pix chega em novembro, saiba mais

76 | 78 |

A História das Associações de Empresas e Profissionais de Gestão da Informação Afinal qual é a diferença entre gestão documental e governança documental? fourcicle: Uma empresa dirigida a dados processos e regulações Cuidados e recomendações na contratação de empresas de guarda de documentos e serviços de BPO Com ocupação menor de escritórios, cresce procura por serviços de guarda de docu-

ABEINFO VERDE

Você está conectado com a sustentabilidade?

41 |

SicoloS - Automação para um mundo pós COVID-19

44 |

PESQUISA ABEINFO

Reajustando à vida no escritório, como será a volta?

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59 | 65 | 73 | 74 |

ARTIGO

MOMENTO ABEINFO

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FRASES

82 | ENTRETENIMENTO 85 |

ABEINFO NEWS 2020 | REVISTA ABEINFO

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Decreto 10 digitalizad

Entrevista com Vander gitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Desde a invenção da roda, a tecnologia que sempre se ofereceu como socorro para a humanidade, e mais uma vez se apresenta como solução.

Mas a questão da validade legal ou a aceitação dos documentos digitalizados deixam muitas dúvidas, como o que aconteceria se a minha empresa se envolvesse em um processo judicial? Os documentos eletrônicos têm o mesmo valor que o papel?

Por Jean Pierre Garnier

O

arquivamento de documentos físicos para algumas empresas às vezes parece não ter fim. A lei e as boas práticas exigem que retenhamos pilhas de registros detalhando contratos, planejamentos, transações e pesquisas por muitos anos antes que possam finalmente ser enviadas para o lixo.

O resultado? Uma parte do espaço seu ocupando com diversos calhamaços, sem dizer nos tempo para o

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arquivamento e procura “daquele registro“ que insiste em se esconder para fechar um importante negócio.

Se a desculpa para atualizar esse cenário é a incerteza, parece que isso está chegando ao fim.

No último mês de março, foi publicado o Decreto Federal nº 10.278 para regulamentar as disposições da Lei nº 13.874/2019 e da Lei nº 12.682/2012, estabelecendo que os documentos di-

Dado a importância que o assunto merece, conversamos com o membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do CONARQ , Vanderlei Batista dos Santos, e o Professor da Unicamp, Humberto Innarelli para esclarecer algumas dúvidas. Confira: Revista ABEINFO – Os requisitos técnicos que o decreto trás, tanto para digitalizar, quanto para armazenar, disponibilizar e garantir que as informações sejam preservadas ao longo do tempo, com integridade, são suficientes ou precisam de mais detalhamento?

CAPA

0.278 - Meus documentos dos são legalmente aceitos?

rlei Batista dos Santos e Humberto Innarelli Vanderlei Batista dos Santos Entendo que, potencialmente, são suficientes, mas também precisam ser, urgentemente, detalhados. Ocorre que, na verdade, não se sabe como, ou melhor, não se sabe qual a forma legal de implementar esses requisitos numa ampla variedade de possibilidades que se põem tecnologicamente. Entendo que isso é um erro de fundo, visto que o Decreto 10.278/2020 nasceu num contexto que dificultou sua redação. Isso ocorreu porque a elaboração de uma lei que envolve a autorização de um procedimento com tamanho impacto social deve ser, sempre, submetida ao escrutínio dos principais envolvidos, no caso, arquivistas, historiadores, tecnólogos e juristas. Quando isso aconteceu, ficou claro que, embora existissem muitas instituições a favor, havia também forte manifestação contrária àquela proposta, como pode ser observado pelas as informações e manifestações arroladas pelo site “Queima de arquivo, não!” (https://queimadearquivonao.webnode.com/).

Apesar de manifestações sociais contrárias, enquanto as atenções se voltavam para o PL 7920/2017, a digita-

lização acabou sendo aprovada por Medida Provisória, tamanha a urgência e importância que o Governo deu à questão. Em suma, a redação aprovada não passou por análise técnica adequada e, nesse sentido, é normal a falta de requisitos de gestão em sua redação.

Assim, o decreto surge para, mais que regulamentar a lei, tentar corrigir os vácuos técnicos criados na pressa de autorizar a eliminação de documentos arquivísticos na relação entre instituições privadas, mas que acabou sendo ampliada no decorrer do tempo e incluída no texto da lei, para as instituições públicas.

Humberto Innarelli - Inicialmente, gostaria de dizer que não sou contra processos de digitalização de substituição de documentos arquivísticos em fase corrente ou intermediária – que estejam classificados como não permanentes em Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) – e de documentos arquivísticos em qualquer idade cujo suporte não suporta mais a informação registrada ou utiliza tecnologia obsoleta, pois concordo que a digitalização seja realizada para este fim lançando mãode políti-

cas, legislações, processos, normas e regulamentações institucionais e que não implique em riscos ao funcionamentoe à memória da instituição.

Dito isso, entendo que o processo de elaboração do decreto – sem a real participação de instituições arquivísticas e profissionais das ciências da informação, ciências jurídicas e ciências tecnológicas – proporcionou a publicação de uma legislação insuficiente que não garante os requisitos necessários para que os documentos arquivísticos digitalizados produzam os mesmos efeitos dos documentos originais, permitindo desta formaasubstituição do documento arquivístico original pelo documento digitalizado.

Considerando a insuficiência da legislação em questão, acredito que seja fundamental a criação de câmaras técnicas e grupos institucionais para discutir e propor legislações complementares que utilizem como premissas as ferramentas arquivísticas necessárias para garantir integridade, presunção de autenticidade, gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitalizados. Apresento as premissas que considero fundamentais:

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CAPA

cessos, normas e regulamentações institucionais – poderão atribuir a presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitalizados; • Realizar a gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitalizados da mesma forma que os nato digitais; • Excluir do processo de eliminação os documentos arquivísticos permanentes ou que em sua classificação sejam considerados permanentes; • Estabelecer uma sistemática para seleção de amostragem de documentos que possam documentar os processos executados nas instituições.

• Utilização dos requisitos apresentados no RDC-Arqpara o arquivamento digital dos documentos arquivísticos digitalizados; • Aplicação dos Planos de Classificação de Documentos (PCD) e TTDs nos documentos arquivísticos digitalizados da mesma forma que os documentos originais; • Estabelecimento de processos, normas e regulamentos de digitalização de documentos arquivísticos que garantam a integridade e confiabilidade do processo de digitalização e metadados arquivísticos– visando a atribuição da presunção de autenticidade ao documento digitalizado; • Considerar que as instituições – baseadas em políticas, legislações, pro-

Outra questão importante a ser observada são os padrões mínimos e metadados dos documentos arquivísticos digitalizados, pois entendo que existem problemas no decreto em relação aos formatos e falta de metadados essenciais.

Com a intensão de estabelecer diretrizes e procedimentos técnicos a serem implementados no processo de digitalização de documentos para efetiva aplicação do decreto nº 10.278, de 2020, a presidente do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), Neide Alves Dias de Sordi, instituiu através da Portaria nº 120, de 28 de julho de 2020, a “câmara técnica consultiva com a finalidade de propor diretrizes e os procedimentos técnicos que deverão ser adotados pelos órgãos integrantes do Sistema Nacional de Arquivo - SINAR para implementação do disposto no Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020” – https://www.in.gov.br/en/

web/dou/-/portaria-n-120-de-28-de-julho-de-2020-271228562.

R.A – Sob o ponto de vista jurídico, as instituições públicas e privadas têm todas as garantias para digitalizar e eliminar os documentos arquivísticos originais, ou se ainda haverá alguma insegurança sob esse aspecto?

HI – Não sou jurista, mas no meu ponto vista, entendo que os problemas relacionados às insuficiências técnicas do decreto poderão levar uma grande insegurança jurídica às instituições, pois à medida que os documentos arquivísticos originais forem eliminados, não será mais possível comparar o documento digitalizado com o original. Neste caso, quando surgir alguma dúvida relacionada à integridade ou autenticidade do documento arquivístico digitalizado, não haverá possibilidade alguma de tirar a contra prova através do original. Outra situação crítica, está relacionada a perda do documento arquivístico digitalizado no caso de problemas ou obsolescência dos sistemas informatizados.

O fato da insegurança jurídica é um dos principais motivos para a sugestão – apresentada anteriormente – de criação de câmaras técnicas e grupos institucionais para discutir e propor legislações complementares ao decreto. As câmaras técnicas e grupos institucionalizados terão condições de avaliar tecnicamente as questões arquivísticas e jurídicas pertinentes ao decreto.

Ainda nesta questão, lembro que o artigo 12 do decreto – “As pessoas

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A ABEINFO – Associação de Empresas e Profissionais da Informação está convidando sua empresa a fazer parte de seu quadro de associados

A ABEINFO é um Núcleo Associativo do Instituto Information Management e tem como proposta, reunir as Empresas Usuárias e Fornecedoras de Soluções e Tecnologias para a Gestão de Informações Corporativas com o objetivo de:

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CAPA

jurídicas de direito público interno observarão o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e nas tabelas de temporalidade e destinação de documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de suas competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de documentos” –foi um grande avanço nas questões arquivísticas públicas, pois são letras da lei que obrigam as instituições públicas a se enquadrarem à legislação arquivística nacional antes de darem os primeiros passos, mas como nem sempre a legislação arquivística é respeitada, entendo que o artigo 12 não é suficiente para garantir as questões relacionadas ao processo de digitalização com fins de eliminação do original, cabendo sim, uma legislação complementar.

VBS - as empresas possuem mais fundamentos legais para substituir os documentos em papel por seus representantes digitais do que as instituições públicas. Isso ocorre porque, como afirmei antes, existem vácuos quanto às formas mais adequadas de interpretar o disposto na legislação e as instituições públicas, por regra, diferentemente do que habitualmente ocorre com as empresas, não podem escolher a forma que melhor lhe convier para atender à legislação. É necessário que seja apresentado um leque mínimo de opções aceitáveis para que isso ocorra. Se há vácuo, é necessário preenchê-lo antes que a instituição possa adotar uma solução.

RA – Quais as recomendações para que haja mais segurança em relação à preservação digital?

VBS - A questão principal é que a preservação digital não é uma ação de per si. Se inicia com a gestão de documentos, envolve treinamento, adoção de padrões técnicos e tecnológicos e a disponibilidade perene de recursos financeiros para que tenha sucesso.

Nesse sentido, é preciso adotar procedimentos de recepção do documento, digitalização, verificação da qualidade e da integridade da imagem gerada, formas de autenticação, inserção dos metadados descritivos e auditoria de todo o processo de digitalização, mas também, implantação de uma sistema de gestão informatizado de documentos arquivísticos digitais (Sigad), com requisitos que permitam a presunção de autenticidade do documento em fase de tramitação (eArq Brasil, http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/e-arq. pdf) e, finalmente, a implantação de um repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq, http://www.conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/diretrizes_rdc_arq.pdf) para os documentos que precisem ser preservados por longos prazos de guarda ou que se destinem à guarda permanente. Adicionalmente, é importante que o sistema de negócio que armazene documentos, nos casos em que a instituição não adotou um Sigad, possa realizar, da forma mais automatizada possível, a migração de seus documentos para a área de preservação, uma vez concluídos seus objetivos iniciais, a fim de retirá-los de espaços em que estejam susceptíveis a alterações. Cada uma dessas etapas evolve uma série de requisitos e procedimen-

tos para sua correta implementação e que não estão previstos no decreto.

HI – Especificamente em relação à preservação dos documentos arquivísticos digitalizados, o decreto é bem direto, instruindo que“Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem” para as instituições públicas e privadas e o disposto no artigo 12 – apresentado na questão anterior – para as instituições públicas.

Na minha opinião, o decreto atende parcialmente as questões relacionadas à preservação digital, pois coloca que o documento arquivístico digitalizado deve ser preservado pelo tempo necessário e que deve respeitar a legislação arquivística imposta pela lei de arquivos no que tange as instituições públicas, porém é totalmente omisso ao não colocar a importância das instituições estabelecerem as políticas de preservação de documentos arquivísticos digitais, deixando esta questão nas entrelinhas e na interpretação de cada instituição.

Não é de agora que venho estudando a preservação dos documentos arquivísticos digitais, me lembro de ser um dos entrevistados da matéria “O conhecimento do mundo está à sua disposição: mas tudo depende de onde e como este arquivo é salvo!” que fez parte da da primeira edição da Revista Latin American Document Management em 2007.

Desde então, tenho me especializado cada vez mais na área de gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais, mas apesar de aprender muito

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Vanderlei Barbosa Dos Santos Bacharel em Arquivologia, Mestre e Doutor em Ciência da informação pela Universidade de Brasília. Atual diretor da Coordenação de Arquivo, do Centro de Documentação e Informação da Câmara dos Deputados; membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos /CONARQ (2002-2020); pesquisador do Team Brazil do Projeto InterPARES (2006-2012); integra a Rede Cariniana de preservação digital (IBICT). Docente e palestrante em cursos de pós-graduação e eventos técnicos. Autor de artigos e livros com temática arquivística, dentre eles: Gestão de documentos eletrônicos: uma visão arquivística, Gerenciamento eletrônico de documentos de arquivo, Preservação de documentos arquivísticos digitais, Digital file of the legislative proposal: a case study on applying the Interpares Project Guidelines in the Brazilian Chamber of Deputies.

e produzir novos conhecimentos, quando falo em recomendações básicas, me lembro sempre dos “Dez mandamentos da preservação digital” que apresentei na edição em questão.São eles: I - manterás uma política de preservação; II - não dependerás de hardware específico; III - não dependerás de software específico; IV - não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital; V - migrarás seus documentos de suporte e formato periodicamente; VI - replicarás os documentos em locais fisicamente separados; VII - não confiarás cegamente no suporte de armazenamento; VIII não deixarás de fazer backup e cópias de segurança; IX - não preservarás lixo

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digital; X - garantirás a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais.

Os dez mandamentos foram publicados no livro “Arquivística: temas contemporâneos” (INNARELLI, SANTOS e SOUSA, 2007). Eles são sempre atuais e valem para a preservação dos documentos arquivísticos digitalizados em questão .

dem os critérios técnicos e arquivísticos fundamentais para a garantia da integridade, presunção de autenticidade, gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitalizados, uma vez que, em momento algum, o decreto aborda de forma clara a necessidade de criação de políticas para estes fins, algo fundamental num projeto que prevê a eliminação do original. Portanto, fica a pergunta: Como é possível substituir um documento arquivístico original de forma definitiva sem a garantia da integridade, presunção de autenticidade, gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitalizados?

Em minha avaliação, se as instituiçõesimplementarem o decreto ao seu modo e sem uma legislação complementar nacional e local, será instituído em um futuro próximo o caos administrativo e arquivístico, pois o que me preocupa neste momento não é somente o valor secundário (histórico e pesquisa) dos documentos arquivísticos, mas também o funcionamento das instituições em três cenários específicos:

RA – Quais os riscos para as instituições públicas e privadas digitalizarem e eliminar os documentos originais, tendo como base o decreto?

• Cenário 1 – Colapso – falha, descontinuidade, obsolescência etc. – dos sistemas informatizados. Cenário que coloca em risco a preservação ea custódia dos documentos arquivísticos digitalizados. Lembro que as preocupações com a preservação e a cadeia de custódia dos documentos arquivísticos são fundamentais desde a produção do documento durante todo ciclo de vida;

HI – A partir do conhecimento de minha área de estudo e da avaliação que fiz sobre o decreto, entendo que os requisitos apresentados não aten-

• Cenário 2 – Falhas críticas nos processos de digitalização e repositórios de guarda dos documentos arquivísticos digitalizados. Cenário que coloca

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em risco a guarda,a integridade e a presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitalizados; • Cenário 3 – Inexistência de políticas arquivísticas nas instituições. Cenário que coloca em risco a gestão e preservação dos documentos arquivísticos das instituições, incluindo o documento arquivístico digitalizado.

Nestes cenários, e podem existir outros, a falta de: políticas que garantam a integridade, presunção de autenticidade, gestão e preservação dos documentos arquivísticos digitalizados; investimentos contínuos em recursos tecnológicos e humanos; entendimento sobre a responsabilidade do arquivista como gestor e preservador dos documentos arquivísticos digitais e digitalizados, impõem sérios riscos às instituições, à concepção dos sistemas informatizados responsáveis pela gestão e preservação e aos próprios documentos arquivísticos digitalizados, permitindo que fiquem rapidamente obsoletos e sem garantia dos requisitos arquivísticos, assim como aconteceu com os documentos arquivísticos em papel. Lembro que no “mundo digital” - quando não há políticas arquivísticas - o documento arquivístico digital e digitalizado podem ser perdidos, corrompidos, adulterados, modificados etc. com a mesma facilidade que são produzidos.

documento digital antes de chegarmos a qualquer fórmula ou resultado, porém, é assustador imaginar que enquanto discutimos, muitos documentos foram e estão sendo perdidos” (INNARELLI, 2003). A promessa, é que

não citarei mais essa reflexão quando ela deixar de ser verdadeira.

VBS – Posso citar, por exemplo, três questões principais: a) incapacidade do Estado de fiscalizar a adoção da

Humberto Innarelli Graduação em Tecnologia em Processamento de Dados pela Faculdade de Tecnologia Americana (FATEC-AM - 1998), especialização em Educação, Interdisciplinaridade e Novas Tecnologias pela ACTA Cursos de Pós-Graduação (ACTA - 2001), mestrado em Engenharia Mecânica pela Universidade Estadual de Campinas (FEM/UNICAMP - 2006) e doutorado em Ciência da Informação pela Universidade de São Paulo (ECA/USP - 2015). Atualmente é profissional de Tecnologia da Informação e Comunicação e diretor técnico do Arquivo Edgard Leuenroth do Instituto de Filosofia e Ciências Humanas da Universidade Estadual de Campinas (AEL/IFCH/UNICAMP), professor doutor da Faculdade de Tecnologia de Americana (FATEC-AM/CPS); professor convidado do curso de extensão de Introdução à Política e ao Tratamento dos Arquivos da Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP) e coordenador do projeto Repositório Institucional do Conhecimento do Centro Paula Souza - RIC-CPS (CGD/CPS). Atuou como analista de sistemas e administrador de rede no Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (AC/SIARQ/UNICAMP), como membro do Grupo de Trabalho de Documentos Arquivísticos Digitais do Governo do Estado de São Paulo (APESP), como membro do Conselho Educacional do Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação (CENADEM), como professor da Universidade Paulista (UNIP), como membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CTDE/CONARQ) e como membro da Comissão Técnica de Implementação e Treinamento junto ao Comitê Gestor Sistema Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações do Governo do Estado de São Paulo (SPDoc). Entre outras publicações, publicou em 2012 o livro Instrumenta: Preservação de Documentos Digitais e em 2007, juntamente com Santos, B. V. e Sousa, R. T., o livro Arquivística: temas contemporâneos, onde também aborda o tema preservação digital.

Antes de encerrar e para alertar sobre a complexidade da temática, em específico da preservação digital, trago uma reflexão que fiz em 2003 e apresento em todas as minhas palestras, “Temos muito mais a discutir sobre

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legislação em tempo de evitar prejuízos à memória do povo, uma vez que é autorizada a eliminação do original imediatamente após a digitalização; b) possibilidade real de perda de documentos, sem a adoção obrigatória de Sigads e RDC-Arqs; c) dificuldade ou, no extremo, inviabilização do trabalho grafotécnico da análise de assinaturas de próprio punho ou de documentos manuscritos, como ponderam Cinelli (http://cinelli.com. br/Cinelli/Fundamentos_sobre_reprografias.html), Queiroz (https:// www.grafoexame.com.br/2014/02/ exame-documental-em-reprografias/) e jurisprudência de tribunais (http:// www1.tjrj.jus.br/gedcacheweb/default.aspx?UZIP=1&GEDID=00045A8270CDE55CC916FF24352473E4E178C5024428424A) .

Todavia, gostaria de registrar que o problema principal não é o decreto em si, mas a cultura de se buscar uma solução imediata para um problema ancestral, o descaso com a gestão de documentos arquivísticos.

Essa política, no entanto, envolve toda a instituição, incluindo levantamento de fluxos documentais e de informação, análise legal quanto os prazos de guarda de documentos produzidos, representação da memória da instituição e empresas etc. Não é simples, mas é efetivo e oferece resultados duradouros.

A digitalização, por outro lado, oferece uma solução rápida para a questão da disponibilização da informação e esses “documentos digitalizados” ocupam menos espaço visível. Ou seja, o foco nunca solução imediata.

Mas potencializa a produção de lixo tecnológico e, sem os cuidados necessários, a perda de informações importantes. Além disso, ao contrário do que comumente se ver por aí, exige investimento financeiro contínuo para fazer frente a questões como obsolescência tecnológica de softwares, hardware e formatos.

Por outro lado, a regulamentação dessa solução imediata incluiu vários requisitos da solução mediata que é a adoção de uma política de gestão documental, sendo explicitado a necessidade de utilização de uma tabela de temporalidade, o que implica, na existência de um plano de classificação. Uma adequada gestão de documentos exige, além desses dois instrumentos, quando contempla os documentos digitais, a adoção de um Sigad e de um RDC-Arq recursos que, mesmo numa realidade de transformação digital, não existem tantas empresas ou instituições que os adotaram.

Finalmente, cabe questionar o porquê de tanto investimento em legislação aprovando a digitalização de documentos em papel, substituindo-os por cópias digitais, quando se pode criar legislação para facilitar o acesso e o uso de tecnologias para parar de produzir documentos em papel, produzindo-os diretamente na forma digital.

A gestão de documentos, cuja obrigação de adoção pela administração pública encontra-se regulamentada pela Lei 8.159/1991, dentre outras normas que incluem a Constituição Federal e a lei de acesso à informação, foca na necessidade de organizar e avaliar os documentos que melhor representam as funções exercidas por uma instituição ou empresa. Há muito se comprovou os ganhos de uma política efetiva de gestão documental quanto à recuperação tempestiva de informações e a otimização de uso de espaços físicos pelo descarte efetivo e legal de documentos inservíveis.

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HOME OFFICE

Home office: as maneiras pelas quais o Coronavírus mudou para sempre a forma como trabalhamos Por Jean Pierre Garnier A Pesquisa ABEINFO apontou o que muitos especialistas afirmam: o home office definitivamente se tornou rotina em grande parte das empresas, mudando permanentemente as relações de trabalho e a maneira como organizações lidam com a equipe.

Milhões de trabalhadores ao redor do mundo inesperadamente no último mês de março, tornaram a sua própria residência na nova filial das empresas em que trabalham. Enquanto companhias buscaram soluções em meio à disseminação do Covid-19 e acelera-

ram a criação de uma comunicação objetiva mesmo a distancia.

Na pesquisa ABEINFO desta edição, 83,3% das empresas entrevistadas afirmaram que já adotavam o trabalho remoto ou passarão adotar ao menos 1 dia da semana, mas é consenso que algumas mudanças no modelo de trabalho serão permanentes.

A tecnologia remota já era bem desenvolvida, mas ainda existiam barreiras culturais e dúvidas sobre produtividade que impediam seu uso massivo. “Já que os funcionários

se mostraram bastantes pró-ativos trabalhando de casa, e muitas empresas puderam medir de maneira real os impactos positivos em produtividade”, avalia Maurício Suga, diretor de tecnologia da Logicalis Essa visão otimista é reforçada pelo VP da Digisystem, Cal Aguiar.

“A transparência, engajamento e agilidade nas respostas fez com que a produtividade da equipe aumentasse durante este período.

Nosso maior aprendizado, na verdade, uma constatação, pois sempre acreditamos na qualidade das

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HOME OFFICE

entregas e não na quantidade de horas trabalhadas”, completa.

O momento trouxe a oportunidade às empresas que ainda não tinham adotado o trabalho remoto, e que se viram sem outra opção. “Isso mostrou que a questão cultural, em que o ambiente de escritório é prioridade, pode ser evoluída e que, com isso, é possível que os profissionais de diferentes áreas passem a trabalhar em um modelo home office, mantendo a segurança e a produtividade”, ressalta o diretor de Soluções da VMWare, Rodrigo Mielke.

Trabalhadores: responsabilidades para um trabalho mais remoto Se por um lado, gastar menos horas no trânsito e deslocamentos, tornam o dia mais produtivo, por outro a obrigação de definir e manter as rotinas do escritório sem o contato físico com a equipe, forçou trabalhadores a terem autodisciplina e trouxe alguns problemas causados pelo distanciamento, que vão desde a desmotivação e até a solidão.

“O trabalhador também está passando por um processo de amadurecimento. Em um primeiro momento, o que se percebe é a dificuldade de separar o pessoal do corporativo“ recorda, Maurício.

Para o Diretor, é necessário haver uma separação entre casa e trabalho por mais que esteja no mesmo ambiente físico. “À medida que ele começa a entender que essa situação é preju-

Rodrigo Mielke

dicial tanto para o pessoal quanto para o corporativo, naturalmente ele começa a entender”.

Para Rodrigo Mielke, é preciso garantir um equilíbrio entre a vida profissional e a pessoal, separando os momentos em que a casa é o escritório e os que ela é o lar. “É muito comum para aqueles que nunca tiveram a experiência do home office, trabalhar 12 a 13 horas direto, almoçar na frente do computador ou até mesmo esquecer de almoçar” alerta. “Eu não acho necessário você colocar um terno ou vestido, um sapato, um traje mais formal para trabalhar da sua casa, mas é importante criar uma rotina.

Acordar sempre no mesmo horário, tomar café da manhã, coisas básicas que você faria antes de sair de casa”, completa Rodrigo.

A tendência é que haja ainda mais evoluções na adoção do home office, como funcionários e empresas em cidades distantes e escritórios fixos passem a exercer uma nova função.

“Possibilita profissionais trabalhando de qualquer região e cidade, dando maior qualidade de vida para as pessoas e gerando uma inclusão social que possibilita um desenvolvimento econômico e social das mais diversas regiões do País”, reforça Rodrigo.

“Acredito que os escritórios deixam de ser um local de trabalho e passam a ter uma nova função como espaço de convivência para criação de espírito de equipe e identificação dos funcionários com a empresa”, encerra Maurício.

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LGPD

LGPD é sancionada e entra em vigor.

Equipe ABEINFO A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) foi sancionada pelo Presidente da República, Jair Bolsonaro e entrou em vigor a partir do último dia 18 de setembro.

terão que deixar muito claro de que forma será feita a coleta, o armazenamento e o uso de seus dados pessoais.

O caminho até a aprovação

nado Federal no último dia 26 de agosto, mas foi decidido por retirar o artigo 4º do texto, que visava adiar a vigência da LGPD para 2021.

A MP tinha sido aprovada, um Isso significa que agora todas A Lei, que corria o risco de dia antes, pela Câmara dos empresas e órgãos públicos caducar, foi aprovada pelo Se- Deputados.

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LGPD

Pamela Moreira, Advogada da BMS Projetos & Consultoria.

Como dito, o principal objetivo da LGPD, é proteger o usuário através do controle do tratamento de dados realizado tanto por pessoa física quanto pessoa jurídica, não importando o meio (físico ou virtual).

Bruno Faigle

“A referida lei estabelece que dado pessoal é toda informação relacionada a pessoa natural “identificada” ou “identificável” e determina que o tratamento desses dados deve considerar 10 princípios de privacidade, dentre os quais destaco os principais: Finalidade:

“Sempre observando os direitos fundamentais garantidos na Constituição, quais sejam: liberdade (escolhas, opinião etc.), privacidade, intimidade e o livre desenvolvimento da personalidade” ais de acessos por terceiros, lembra Bruno Faigle, Advoainda que não sejam autori- gado Senior da Lima & Vilani zados, como nos casos de in- Advogados Associados. vasões por hackers”, enfatiza

O tratamento de cada informação pessoal deve ser feito com fins específicos, legítimos, explícitos e compatíveis com a finalidade do negócio e Segurança: É responsabilidade de cada organização buscar meios tecnológicos que garantam a proteção dos dados pesso-

Pamela Moreira

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TRABALHO

Retornando ao trabalho:

os ambientes não serão os mesmos de quando os deixamos Por Jean Pierre Garnier

D

esde que a Covid tornou-se uma realidade mundial, ouvimos conselhos na televisão, rádio, internet e demais meios de comunicação, seja de especialistas ou mesmo agentes de saúde pública: lave sempre as mãos, use álcool em gel, não toque na boca e nariz e se possível: fique em casa!

Fechamos empresas e comércio,

adiamos eventos, feiras, reuni- ízos, enquanto os sistemas de saúões e boa parte da população de estão sobrecarregados. E inferecorreu ao trabalho remoto. lizmente, a sensação é que parece longe de terminar.

Ao nosso redor pessoas continuam a perder inesperadamente seus “Neste momento, as empresas preentes queridos, tentamos manter o cisam focar em dois fatores: mancontrole da saúde física e mental ter os funcionários e suas famílias que nos causa o distanciamento em segurança e, em paralelo, estar social, empresas, economia e o preparadas para o retorno às ativicomércio estão acumulando preju- dades normais o mais breve possí-

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A TECNOLOGIA NO MUNDO PÓS

CORONAVÍRUS A Covid19 trouxe um grande nível de instabilidade para toda a humanidade, acelerando procedimentos à medida que a doença se alastra. Em março, a canção “As the end of the world as we know as, and I feel fine” (“é o fim do mundo como nós o conhecemos...”) lançada em 1987 pela banda americana REM voltou às paradas exatamente por reforçar a opinião de muitos especialistas sobre a expectativa e o atual estado das coisas.

Por Jean Pierre Garnier

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TRABALHO

Sérgio Paiva - DocSysnet.

vel. Chegado o momento é preciso comunicar aos funcionários sobre o encerramento da quarentena e um retorno gradual às atividades presenciais”, lembra afirma Sérgio Paiva, responsável pela comunicação da DocSysnet.

Mas à medida que nos aproximamos das próximas fases da pandemia e da diminuição das restrições, as pessoas e empresas estão procurando maneiras de voltar ao novo normal. Quais os riscos de uma retomada descuidada e onde concentrar os esforços?

“As empresas precisam fazer a sua parte para voltar a operar.

Não criar ou não seguir protocolos sanitários prejudica não só a sociedade, mas o próprio bussiness, que pode ter contaminação descontrolada, perder pessoas ou ter um número reduzido no time para

operar”, observa . Mirian Macedo, para voltar normal. Proteger o Diretora de RH da Digisystem bem-estar dos funcionários é fundamental porque nenhum “Essa será uma decisão difícil e de- plano nessa retomada pode ter verá ser tomada com muita cautela e sucesso sem eles. com todas as precauções para trazer a força de trabalho de volta às ins- “A DocSysnet está atenta a todas talações das empresas. Este retorno as mudanças que estão acontedeverá ser bem planejado e de forma cendo no mundo em função da gradual”, completa Sérgio Paiva. pandemia. Não só no mundo dos negócios, mas nas relações interEssa incerteza em torno da pande- pessoais que, hoje, estão ganhanmia traz de como será o retorno ao do novos valores. Esse olhar nos trabalho. Algumas empresas per- permite apoiar nossos clientes de manecerão totalmente remotas, forma ampla. Estamos nos preenquanto outras retornarão gra- parando para que tudo seja feito dualmente ao escritório. E um ter- com foco na saúde e segurança ceiro grupo ficará em algum lugar de todos, colocando o nosso seentre esses dois extremos. tor de inteligência na gestão de documentos como referência no Como podemos colocar a se- momento da retomada. Por isso, gurança em primeiro lugar? preparamos às melhores práticas para o retorno ao trabalho A saúde e a segurança da força presencial, de forma consciente de trabalho devem ser a priori- e responsável, para que nossos dade, mas ao considerar trazer funcionários e clientes conduzam as operações de volta, é impor- este processo da melhor forma tante adotar algumas medidas possível” afirma Sérgio Paiva.

Mirian Macedo - Digisystem

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ABBYY Digital Intelligence

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TRABALHO

Não podemos esquecer que além das questões de saúde, higiene e cuidados, o período da transição pode ser também o do desafio de voltar aos patamares da produtividade pré-surto e a volta de funcionários dispensados. Ou a combinação de ambos.A incerteza é tamanha que provavelmente tenhamos mais mudanças nos próximos meses que agora ainda parecem impensáveis.

• Garantir equipamentos de proteção individual para manter a higiene, como máscaras faciais, luvas, lenços umedecidos e pontos espalhados com álcool em gel • revisões de políticas de viagens e reuniões externas • Atenção e rastreamento da saúde dos funcionários,

Ouvimos empresas e especialistas e reunimos alguns procedimentos • Elaborar um plano de continimportantes quando o assunto é de- gência caso haja necessidade de outra quarentena, cidir a retomada, veja: Rodrigo Burjato - Sky.One

“É extremamente importante aferir a temperatura como ferramenta de prevenção! Já estamos com o nosso aparelho de aferição de temperatura corporal no escritório.

Quando decidirmos voltar, o plano de retorno já está desenhado, com aferição obrigatória na entrada de cada colaborador”, recomenda Rodrigo Burjato, CFO da Sky.One Planeje e aprenda para o futuro

• Garantir um distanciamento se- • Reabrir as instalações de uma guro entre funcionários e visitantes. vez ou desenvolver uma abordagem em estágios?

• Gerenciar com segurança o fluxo de pessoas, dentro e fora do • Apoiar o trabalho remoto: para quem esteja em grupo de risco ou trabalho/escritório. precisa (as crianças voltaram às • Planejar os protocolos de lim- aulas? Há funcionários que tampeza, especialmente em espaços bém dão atenção aos pais ou pesde grande circulação de pessoas, soas do grupo de risco?) e... como copa, banheiros, recepção, • Considerar a programação em salas de reunião e recreação. turnos para equipes diferentes, • Comunique sempre - o que os • Estar preparado para o estresse e anfuncionários precisam saber? siedade para pessoas que ainda não se • Pense na saúde dos funcionários, sentem confortáveis ou seguras, o bem-estar físico e mental e como você gerenciará o engajamento e a • Avaliar métodos alternativos de transporte para funcionários que produtividade da equipe. dependem de transporte público • O que você comunicará aos clien- (principalmente longas distâncias). tes, fornecedores e parceiros?

As empresas terão cada vez mais a adotar normas de conduta e seguir descobrindo ainda mais que algumas tarefas não precisam se deslocar tanto quanto antes - viagens de negócios serão um luxo. Embora a crise esteja conosco há seis meses, a realidade ainda pode se arrastar por um bom tempo e não há como voltar • Limpeza e higienização rigorosas à normalidade tão cedo. para mesas e locais de atendimento.

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Presidente sanciona lei que amplia uso de assinatura digital Equipe ABEINFO O presidente Jair Bolsonaro sancionou no último dia 24 de setembro, com vetos, a lei de ampliação da assinatura digital na administração pública e desburocratiza seu uso. O texto era oriundo da Medida Provisória (MP) 983, sofreu alterações no Congresso e chegou à mesa do presidente como Projeto de Lei de Conversão.

A primeira poderá ser usada em transações de baixo risco e relevância, que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo. E a segunda poderá ser usada em transações mais complexas, garantindo sua vinculação a um indivíduo e confirmando, por meio de elementos de segurança, seu uso exclusivo pelo titular.

já existente. A assinatura qualificada, que depende de chave pública, é obtida por meio de um serviço pago de criação, controle, renovação e autenticação dos dados digitais que certificam o seu uso pelo interessado.

O titular de cada Poder em cada ente federativo definirá o nível mínimo de assinatura eleA lei cria dois novos tipos de as- Essas duas modalidades de as- trônica permitido para o ato, sinatura eletrônica – a assinatura sinatura digital se juntam à as- conforme o nível de segurança simples e a assinatura avançada. sinatura eletrônica qualificada, que parecer necessário. Foram

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ASSINATURA DIGITAL

garantidos níveis mínimos para determinados atos. Por exemplo, transmissão de propriedade de imóvel ou assinatura de ato normativo relevante terá, como hoje, de ser assinado com certificado digital.

Em questões de saúde a lei autoriza receitas e atestados médicos em meio eletrônico, desde que atendidos requisitos mínimos de segurança. Atestados e receitas de medicamentos controlados estarão sujeitos a certificação digital, exceto as hipóteses de menor risco, nas quais ato do Ministro de Estado da Saúde poderá estabelecer o uso de assinatura avançada.

Vetos

estariam obrigados a ter certificado digital ou a apresentar a Bolsonaro vetou trechos da lei declaração fisicamente. após recomendação da área técnica da Presidência da República. Outro veto presidencial foi sobre Um dos vetos alcançou a exigên- a transferência de propriedade cia de certificado digital em qual- de veículos automotores. Arguquer situação que inclua “sigilo mentando veto por interesse constitucional, legal ou fiscal”, o público, o Planalto argumentou que, segundo o Planalto, “invia- que o trecho poderia inviabilibilizava inúmeras iniciativas da zar a transferência de veículos administração pública”. pela via eletrônica, tendo em vista que, dos 100 milhões de Segundo a análise do governo, veículos, apenas 4,9 milhões ao realizar o simples ato de possuem certificados da Infraapresentar a declaração de Im- estrutura de Chaves Públicas posto de Renda Pessoa Física, Brasileira (ICP-Brasil) emitidos. tipo de documento repleto de informações com limitação de Agradecimento: acesso, todos os contribuintes Agência Câmara de Notícias

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MOST

Most – soluções tecnológicas e iniciativas de sucesso Equipe ABEINFO A Most nasceu em 2000, como o propósito oferecer aos seus clientes, produtos e serviços de Tecnologia da Informação, tendo a qualidade como fator determinante de vantagem competitiva, assim como o estabelecimento de relações comerciais duradouras.

Com sede em Belo Horizonte/MG, a Most é hoje uma empresa voltada para a criação de soluções tecnológicas avançadas, baseadas em

recursos de Inteligência Artificial, rizontes para o mercado internapara facilitar e automatizar proces- cional. Junto com seus produtos, sos cadastrais das empresas. a Most oferece também a prestação dos serviços de suporte A transformação digital aumen- técnico, manutenção e atualizatou exponencialmente o poder ção de suas soluções. que a informação tem de gerar valor para os negócios. Neste “Fruto da hiperconectividade geramercado de processamento de da pela internet e pelos smartphoinformações, a Most já é refe- nes, o mercado de processamento rência nacional e desde o ano de dados se agigantou. Mais do passado busca expandir seus ho- que nunca é crucial, para as pes-

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MOST

soas e empresas, poderem dispor de instrumentos e serviços que garantam o processamento de seus dados de forma rápida e eficiente, a partir de qualquer lugar, e sem perder de vista a integralidade e confiabilidade dos dados” afirma Jean Michel, Presidente do grupo MOST, sobre a visão da empresa sobre o mercado.

dispõe, e com a qual trabalham, a tos de maior intensidade da crise Most sofreu pouco com a crise de- foram superados e já estão ficando flagrada pela pandemia. para trás” completa Jean Michel.

“Já contávamos com toda a infraestrutura necessária para o trabalho remoto de nossos profissionais, e com a garantia de que não haveria nenhuma possibilidade de perda de qualidade ou segurança na prestação de “As demandas atuais só são aten- nossos serviços”, avalia. didas quando envolvem total conectividade, processamento em “Então, desenhamos e impletempo real e acessível em qual- mentamos um plano abranquer parte do mundo. É dentro gente de atividades em regime desse cenário que a Most trabalha de home office para toda a seus produtos. Oferecemos nossas nossa equipe. E foi um grande soluções como serviços, utilizando sucesso! Já estamos há quase o conceito SaaS e com processa- 7 meses em trabalho remoto, mantendo a mesma eficiência, mento em nuvem”, completa. produtividade e qualidade que Coronavírus – Preparada, tínhamos antes da pandemia”, empresa criou iniciativas de detalha o profissional. sucesso Desde o início da crise, a Most Jean Michel comenta que em fun- se aproximou ainda mais de ção da tecnologia que a empresa seus clientes, de forma a entender como essas empresas estavam sendo afetadas, e dentro de limites de capacidade de absorção de impactos, buscou oferecer àqueles, em maior dificuldade, ampliação de prazos ou até isenções de pagamentos.

Também com essa iniciativa, a empresa obteve muito sucesso.

Jean Michel, Presidente do grupo MOST

Mundo mais paperless e a importância ABEINFO A Most acredita em um mundo mais sustentável e sem papel.

Resolvemos quase todos nossos problemas pessoais com as pontas dos dedos. A informação está na palma de nossas mãos, em tablets e celulares. “Este é certamente um caminho sem volta. Cada vez mais as informações já nascem digitais, e assim permanecem. Já há muito tempo que nas atividades comerciais, as informações são digitais e totalmente avessas ao uso de papel. E com o avanço na regulamentação, até as atividades em que isso parecia ser mais difícil, como é o mundo dos documentos contratuais e cartoriais, é cada vez maior a realidade digital sem a presença do papel”, acrescenta Jean Michel.

Sobre a ABEINFO, Ícaro garante que pertencer à entidades de seu setor, garante estar sempre a par das novidades que cercam o seu meio profissional. “Ser associado é contar com um importante apoio para a atuação no mercado, e a possibilidade de levar e “Assim, com empatia e confiança, divulgar a sua empresa, sua marestreitamos ainda mais os laços ca e seus produtos para dentro com nossos clientes, e os momen- de nossa comunidade”, finaliza.

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PIX

Pix chega em novembro, saiba mais Equipe ABEINFO O Pix estará disponível para todos a partir de 16 de novembro de 2020. A sua proposta, é mudar a forma como pessoas e empresas realizam transações, aumentando a velocidade em que pagamentos ou transferências são feitos e recebidos.

xas serão bem menores do que as praticadas atualmente. Já instituições financeiras pagarão aproximadamente R$ 0,01 por cada dez transações, e as que possuem mais de 500 mil contas ativas terão que obrigatoriamente aderir à ferramenta.

O novo meio de pagamento digital trará agilidade em relação a sistemas atuais de pagamento, como a transferência eletrônica disponível (TED), que leva até duas horas para ser compensada, e o documento de ordem de crédito (DOC), liquidado apenas no dia útil seguinte. A expectativa é que o novo serviço eletrônico leve no máximo 10 segundos.

“Pela regulamentação em vigor, todos os grandes bancos terão de participar do PIX. Mas, por conta da internet e da tecnologia, eles perderão o controle sobre o fluxo financeiro das pessoas e das empresas. O PIX é só a tecnologia que vai levar a isso”, explica o especialista em Direito Empresarial e Societário, e professor do Insper e da Faap, Marcelo Godke.

Esses meios tradicionais poderão realmente sofrer um impacto, uma vez que a ferramenta eletrônica promete ser muito mais eficaz e funcionará 24 horas por dia. O cadastro da carteira digital necessária para operar as transações, ou Chave Pix – telefone celular, CPF, CNPJ e e-mail – começará em 5 de outubro.

Quando se fala em evolução, o BC aponta também o surgimento de novos modelos de negócio e a redução do custo social relacionada ao uso de instrumentos baseados em papel. “Com a disseminação do uso do PIX, a tendência é a redução da utilização de dinheiro vivo e esse fato pode, inclusive, reduzir, ou pelo menos ajudar a controlar a prática de lavagem de dinheiro”, completa Marcelo.

E quanto as pessoas, empresas e bancos pagarão?

trada. No caso de empresas, a plataforma traz vantagens em relação ao pagamento por cartão de débito. Isso porque o consumidor pagante não precisará ter conta em banco, como ocorre com os cartões. Bastará abastecer a carteira digital do Pix para enviar e receber dinheiro.

Para o BC, o PIX tem o potencial de alavancar a competitividade e a eficiência do mercado; baixar o custo, aumentar a segurança e aprimorar a experiência dos clientes; promover a inclusão financeira e preencher uma série de lacunas existentes na cesta de instrumentos de pagamentos disponíveis atualmente à população.

Agradecimentos: Agência Brasil, Banco Central e M2 Comunicação.

Conheça mais sobre o PIX O Banco Central diz que não terá custos para transferências entre pessoas físicas.

Para jurídicas, o BACEN afirma que as ta-

As transações poderão ser feitas por meio de QR Code ou com base na chave cadas-

Marcelo Godke, especialista em Direito Empresarial e Societário, e professor do Insper e da Faap

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SICOLOS

SicoloS - Automação para um mundo pós COVID-19 Equipe ABEINFO A crise atual é um ponto de inflexão que as empresas devem e já estão aproveitando para acelerar mudanças – imediatas e de longo prazo.

A pandemia do COVID-19 aumentou as prioridades de automação, criando mais ênfase na implantação ágil para melhorar a efetividade das operações com redução de custos e a acuracidade na gestão de processos, através do suporte aos negócios em atividades remotas com disponibilidade de infraestrutura e recursos para vencer os desafios.

Fundada em 2010, a SicoloS dedica-se à implantação de tecnologias RPA, orientando e aplicando soluções para as demandas de projetos de automação. “Nossos serviços são criteriosos, entendemos com abrangência às necessidades e a estratégia da empresa para atender e entregar projetos completos de automação, eficientes e confiáveis, colaborando para a transformação digital em curso nas organizações. Ao longo de nossa dedicação incansável atuamos com foco exclusivo em RPA, capitalizamos experiência ímpar e

observamos que a implantação de automação é mais que um projeto – é uma jornada!”, afirma o CEO da empresa, Márcio Cossari.

Nova área, desafio e aprendizado Flávio Fernandes , Customer Sucess, iniciou na SicoloS, recentemente, em novembro de 2019.

Por ser um segmento diferente de tudo o que já havia atuado, considerou como um desafio entrar para o time. O Universo de software RPA é imenso e complexo, ainda mais para alguém que nun-

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SICOLOS

e acima de tudo, tornar isso um lema para qualquer situação. “O time da SicoloS é muito forte, e eu tive todo o amparo profissional para mergulhar no universo RPA. Agora que mergulhei, estou descobrindo que o oceano é imenso e o horizonte é promissor”.

Logo no começo, Coronavírus Flavio Fernandes, Customer Sucess

A automação sempre foi um faca tinha atuado nessa área. “Tudo tor de mudança nas organizações é adaptação, treino e aprendiza- muito antes da pandemia, mas do”, lembra o profissional. agora se tornou tema imperativo nas reuniões como nova urgência: “Se você treina todo dia algo que risco e resiliência dos negócios. você precisa aprender, você aca- Essa crise imprimiu nova dinâmica ba absorvendo o significado da- nas empresas que compreenderam quela ferramenta, e por ser tratar a necessidade da transformação de tecnologia, o treinamento é digital, e que se prepararão para o constante, já que mudanças sur- realinhamento de atividades com gem em pequenos períodos de adaptação rápida aos novos temtempo”, completa Flávio. pos e exigências, mantendo-se no rumo do progresso.

Ele fala que no começo poderia ter desistido, porém, o desafio é “A crise não afetou diretamente provar a si mesmo que nada é im- a empresa, mas sim o mercado. A possível de aprender e entender, SicoloS manteve seu time a todo

vapor, inclusive com novas contratações, prestando suporte aos seus clientes, disponibilizando serviços para os cenários requeridos na transformação digital, e para cada atividade, um profissional totalmente disponível para orientar, desempenhar e oferecer melhorias”, avalia Márcio.

Ele ressalta a importância de ser associado à ABEINFO “ter um espaço em que Empresas Usuárias e Fornecedoras de Tecnologia possam promover ações que visem uma melhor compreensão sobre a importância da Gestão de Informações nos negócios das organizações, e como ela contribui para melhor produtividade, otimização de recursos e, principalmente, para a governança e transparência nos processos de negócios.

ABEINFO é uma parceria muito bem vinda, por difundir novidades e informações, bem como fomentar negócios importantes do universo de tecnologia”, finaliza.

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Pesquisa ABEIN

à vida no escritório, Equipe ABEINFO

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PESQUISA ABEINFO

NFO: Reajustando

, como será a volta?

Você se lembra daquelas reuniões, treinamentos com salas lotadas, viagens ou mesmo o bate-papo rápido no café? Pois é, possivelmente esses momentos serão cada vez mais raros Parece que foi há muito tempo, mas em pouco menos de seis meses uma parte dos trabalhadores brasileiros começou a trabalhar de suas casas em tempo integral. Se na edição passada a pesquisa ABEINFO mostrou o duradouro impacto na economia, nesta o foco do estudo é a vida profissional: o antes e como será no retorno, tenha ele acontecido totalmente ou ainda não.

Realizada entre o fim de agosto e o início de setembro, 53% das empresas ainda não tinham retornado ao escritório e 30% só parcialmente. O surto redefiniu o local do trabalho: 4 em cada 10 entrevistados planejam a volta apenas para 2021, já 25% estão retornando em semanas e 33% entre a segunda quinzena de outubro e começo de dezembro.

retornaram aos escritórios

Para 40% essa transição não foi difícil, pois já adotavam o trabalho remoto, enquanto que para 43% a prática agora se tornará rotina, seja 1 dia por semana (10%) ou seja mais (33%). Mas agora que estamos fora de nossos escritórios, conectados e adaptados em casa, surge à dúvida como podemos usar essa experiência para abrir o escritório?

17%

53% retornaram parcialmente aos escritórios

30%

ainda não retornaram aos escritórios

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PESQUISA ABEINFO

93%

83%

exigirão

aumentarão

para todos os

entre mesas de trabalho

máscaras profissionais

a distância

53%

50%

irão aferir a

promoverão

temperatura

o escalonamento

funcionários

funcionários

dos seus

entre os seus

66,7% não precisou investir em soluções tecnológicas

As organizações tiveram que fazer mudanças rápidas na forma como operam, mas 66,7% afirmou que não precisou investir em soluções tecnológicas, mas sabem que isso não significa que o ambiente será o mesmo de quando eles saíram.

As organizações estão tomando diversos cuidados e adotando medidas para trabalhar com segurança. A atenção vai de espaços de trabalho distantes a horários diferenciados.

83% aumentarão a distância entre as mesas/ estações de trabalho e higienizarão mais vezes o locais durante a jornada, 53% irão aferir a temperatura e 50% promoverão o escalonamento de funcionários.

planejamento de curto prazo, conforme o avanço/ redução do vírus e 63% disseram que estão adotando novos procedimentos de saúde, 73,3% disseram que adotaram uma comunicação mais regular.

Assim como na transição para o remoto, a volta também requer um plano de gerenciamento de mudança. Quando o coronavírus chegou, para alguns se adaptar rapidamente e desenvolver um plano de ação Dos participantes, 93% dis- foi um susto. Desta vez, temos seram que exigirão máscaras a vantagem do tempo: 76,7% para todos os profissionais, afirmaram que estão adotando

Aliás, quando o assunto são os compromissos presenciais, 43,3% reviu a necessidade de grandes eventos e cancelou reuniões e viagens de negócios em 2020, enquanto que metade dos entrevistados, reduziu o possível. Resumindo? Estamos voltando, mas coisas serão diferentes!

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SOLUÇÕES INOVADORAS PARA O SEU PROJETO DE RPA

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MOMENTO ABEINFO Instituto Information Management promoveu Intelligent Capture 2020 Digital e RPA + EXPERIENCE ROADSHOW. Saiba como foi e assista às palestras!

O Intelligente Capture 2020 Digital, promovido pelo Instituto Information Management, aconteceu online nos dias 26 e 27 de agosto. O Evento apre-

sentou uma agenda com apresentações diárias ao vivo, com participação de Vanessa Polli (PRTi Digital), Maria Luiza Reis (Lab 245 - foto), Márcio Cossari

(SicoloS) e Wilton Tamane (Soluarq), entre outros e diversos Especialistas, Integradores de Serviços e Fornecedores globais especializados, que debateram estratégias de tecnologia em um mundo alterado.

Quer saber mais sobre a programação completa, os temas e assistir às palestras? Acesse esse link e bom programa!

RPA + EXPERIENCE ROADSHOW foi no começo de setembro ROAD SHOW

Cossari (Diretor de Operações da SicoloS), Felipe Lopes (Diretor de Vendas na WDG Automation An IBM Company) e contou com muito conteúdo para quem está iniciando ou já ingressou em sua jornada O Evento teve palestras como de Automação de Processos Tatiana Baruffi, (Gestora da com RPA e precisa ir além. Área de Otimização e Automação de Processos – WEG), Quer saber mais sobre a proMartin Seefelder (Líder de gramação completa, os temas Prática de Automação Inte- e assistir às palestras? Acesse ligente na Deloitte), Márcio esse link e bom programa!

RPA+AI EXPERIENCE AO VIVO NA WEB O maior evento online para promover as soluções e cases dos principais fornecedores das tecnologias RPA e Inteligência artificial, RPA + Experience Road Show aconteceu no começo de setembro, nos dias 9 e 10.

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MOMENTO ABEINFO Solução da Valid amplia RG DIGITAL para toda população do Estado de São Paulo ambiente digital. “Garantimos por meio da tecnologia a segurança necessária para a criação desse novo documento em uma plataforma digital. Por meio da inovação e otimização de produtos e serviços, a Valid atua contribuindo para a melhoria do dia a dia das empresas e da própria população”, ressalta Affonso.

Cada vez mais presente no dia a dia do cidadão, a multinacional brasileira Valid segue avançando na transformação digital de documentos de identificação.

Agora, o novo RG DIGITAL está disponível para toda a população do Estado de São Paulo através de um novo aplicativo, como uma solução integrada à oferta do documento físico também emitido pela companhia.

torna ainda mais simples e de fácil usabilidade, e tem como uma de suas vantagens, o formato totalmente digital. Além disso, pelo app, já é possível solicitar a 2ª via do documento e escolher o local para retirada.

Com a garantia da expertise na identificação de pessoas, objetos e transações, a Valid reforça sua liderança no mercado de identificação segura no país, sendo responsável pela emissão de RGs em vários Estados, bem como carteiras de motoristas, identidades de profissionais de classe e certificados digitais.

O RG DIGITAL também será de suma importância para as ocorrências elaboradas pela internet.

Toda a segurança do dispositivo é reforçada com a introdução de um QR code dinâmico, possibilitando uma comprovação da legitimidade do documento contra possíveis tentativas de fraudes.

O app, disponibilizado pelo Instituto de Identificação Ricardo Gumbleton Daunt (IIRGD), está disponível nas plataformas Android e iOs e utiliza um amplo portfólio de soluções da Valid, Segundo Carlos Affonso, CEO da como a biometria facial com pro- Valid, esse lançamento mostra va de vida (liveness check). que o portfólio da companhia gera um movimento convergente, Com sua nova versão para tele- tornando a jornada dos cidadãos fones celulares, o documento se ainda mais segura e completa no

Márcio Nunes, CTIO VALID

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MOMENTO ABEINFO Novo associado DocProStar® para a automatização de qualquer processo documental.

TCG Process é a nova Associada ABEINFO No início do mês de setembro, a ABEINFO, Associação Brasileira de Empresas Usuárias e Fornecedoras de Tecnologias para Gerenciamento de Informação ganhou mais um Associado para o seu quadro. Damos boas vindas à TCG PROCESS como nossa nova empresa parceira.

Saiba mais sobre a TCG Process A TCG é uma empresa de software Suíça que desenvolve e comercializa o DocProStar®: uma plataforma de automatização de processos de negócio.

No Brasil, seu escritório fica em Barueri, grande São Paulo, local onde a empresa conta com um time de consultores altamente capacitados para apoiar seus clientes no planejamento, implantação e na sustentação, mas se da plataforma

DocProStar®, plataforma de software de última geração especializada em automação de processos documentais.

O DocProStar® é resultado de uma década de trabalho visando trazer ao mercado um produto mais flexível, escalável e eficaz para processamento de informações, suas funcionalidades oferecem uma flexibilidade única em desenvolvimento, execução e monitoramento de processos documentais.

Os recursos disponíveis na plataforma, tornam as organizações mais eficientes, reduzindo seus custos operacionais, com isso os clientes terão uma melhor experiência com um menor tempo de entrega, mantendo o controle total e a conformidade em cada transação e em cada etapa de processamento.

O DocProStar® já foi a base para automação de centenas de processos, de diferentes tamanhos e complexidades, sua arquitetura de software moderna e desempenho altamente escalonável oferecem suporte a vários cenários de implantação, permitindo que as organizações tenham um ambiente híbrido (tradicional e digital) com um único sistema, expansível e fácil de parametrizar (sem necessidade de codificação).

Principais funcionalidades disponíveis na plataforma: • Importação de documentos em qualquer formato e a partir de qualquer canal de entrada;

• Classificação automática de documentos; • Extração automática de informações; • Validação de diferentes regras de negócio; • Integração com sistemas externos;

Caso queira saber mais, acesse o site www.tcgprocess.com e invista alguns minutos conhecendo um pouco mais a plataforma de automação de processos da TCG.

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MOMENTO ABEINFO Novo associado a S2M iniciou suas atividades no mercado de tecnologia da informação, com alocação de profissionais especialistas e desenvolvimento de softwares para pequenas empresas.

S2M Consultoria é a nova Dez anos depois, com a instituição do Associada ABEINFO Sistema Público de Escrituração Digital

(Sped), que se constituiu em mais um A S2M Consultoria é uma empresa brasileira, que atua no segmento de Tecnologia da Informação há 22 anos, e tem como propósito ajudar organizações a superarem os desafios de seus negócios com tecnologia e simplicidade, através de soluções inovadoras para gerar produtividade, eficiência e conformidade. Com grande expertise em processos fiscais, há mais de 10 anos, a S2M é parceiro Ouro de implantação das soluções Synchro, a maior provedora brasileira de soluções fiscais. Na busca contínua de melhoria de processos, redução de custos, mitigação de riscos e competitividade, a S2M investe fortemente em inovação, com uma equipe focada em Transformação Digital através de Robotic Process Automation (RPA), oferecendo soluções assertivas para diversas áreas e necessidades. A S2M acaba de se associar à Associação Brasileira de Empresas Usuárias e Fornecedoras de Tecnologias para Gestão de Informações, ABEINFO. Conheça mais a S2M Fundada em 1998 na cidade de São Paulo, a partir do desejo de empreender de um jovem administrador,

avanço na informatização da relação entre o Fisco e os contribuintes, surge a oportunidade de atuação na implementação de Soluções Fiscais para grandes empresas. Assim, em 2008, a S2M celebrou uma importante parceria com a Synchro Soluções Fiscais, conquistando grande reconhecimento ao longo destes anos e tornando-se referência na prestação de serviços fiscais/contábeis, tendo como resultado alta taxa de retenção de clientes e centenas de projetos entregues com sucesso absoluto. Em 2019, figurou em 1º lugar na Pesquisa Synchro de Satisfação dos Clientes, recebendo importante prêmio de reconhecimento. À medida em que crescia, e com o intuito de entender e atender as necessidades de seus clientes, a S2M aumentou seu portifólio de serviços, com soluções diferenciadas de atendimento, aliadas a especialização e tecnologia, garantindo disponibilidade e evolução contínua, fundamental para assegurar a continuidade das operações fiscais e contábeis e dos negócios de cada cliente.

Nos últimos anos, a S2M percebeu que precisava inovar para se manter dentro de um mercado em constante

movimento. Na busca contínua de melhoria de processos, redução de custos, mitigação de riscos e competitividade, a S2M investe fortemente em inovação, com uma equipe focada em Transformação Digital através de Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning, BI, entre outras tecnologias.

Unindo sua expertise de processos e negócios à estas tecnologias e parcerias estratégicas, a S2M oferece soluções assertivas para diversas áreas e necessidades, gerando valor ao negócio dos seus clientes.

Diferenciais S2M Expertise de inúmeros projetos implementados, com grande acervo de conhecimento Tecnologia e Inovação: contamos com as melhores tecnologias de mercado para entregar soluções S2M Lab: Contamos com uma equipe focada na Transformação Digital, com objetivo de criar soluções que geram valor ao negócio dos nossos clientes Resultados: focada em resultados e soluções, comprometimento com as entregas Parcerias estratégicas: somos parceiros dos melhores players de mercado Reconhecimento: somos referência de mercado no mercado em que atuamos Disponibilidade 24 X 7

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MOMENTO ABEINFO PAPERLESS INNOVATION ROADSHOW SUL aconteceu no fim de setembro Mesmo vivendo em plena era digital, muitos negócios ainda utiliza o papel como repositório das informações nas áreas administrativa, RH, jurídica, comercial, financeira, fiscal, logística etc., quer seja por questões legais, regulatórias ou mesmo por falta de conhecimento na aplicação de tecnologias que substituem seu uso nos escritórios.

Com o objetivo de levar conhecimento sobre as mais recentes tecnologias e processos que ajudam as empresas a substituir seus arquivos em papel por digital, o PAPERLESS INNOVATION ROADSHOW SUL, entre os dias 23 e 24 de setembro, discutiu e apresentou propostas e cases de sucesso demonstrando como organizar o acervo documental legado e ativo, e como fazer uma gestão eficiente dos processos em papel e sua digitalização.

ROAD SHOW - SUL

PAPERLESS INNOVATION AO VIVO NA WEB

Foram diversas apresentações, com muito conteúdo envolvendo conceitos, tendências e aplicação de tecnologias paperless apresentados por especialistas no assunto, como José Guilherme Junqueira D. de Souza (Presidente da ABEINFO) que abordou o Decreto 10.278 de 2020 e a legalidade do documento digitalizado, Amanda Moura de Souza (Partner & Head of Digital Consultora Freelancer na Códice),Ana Araújo (CEO da 4A Consultoria), Carlos Bassi (CEO - Informsys) entre outros nomes.

O Evento mostrou-se uma excelente oportunidade para quem precisa conhecer na prática como fazer uma transformação digital em seus processos documentais e extrair valor das informações no mundo virtual.

E se você perdeu alguma palestra, não se preocupe! Elas podem ser acessadas aqui: https://pages.docmanagement.com. br/945e9481f63632c964d2

www.3adigitall.com.br

www.accesscorp.com.br

www.agmlogistica.com.br

www.armazemdedados.com.br

www.arktec.com.br

www.automate.com.br

www.cassdoc.com.br/

www.centralinf.com.br/

www.dantek.com.br/

www.domore.com.br

www.easydrive.com.br

www.guardwell.com.br

www.hdbsystems.com.br

www.ibsdocs.com.br

www.ltigroup.com.br

www.metrofile.com.br

https://mostqi.com.br

www.mycroarq.com.br/

www.navisystem.com.br

www.osas.com.br

www.paarquivos.com.br

http://www.prtidigital.com.br/

www.rnp.br

www.rrdoc.com.br

www.scansystem.com.br

www.sicolos.com.br

www.soluarq.com.br/

www.s2m.com.br/

www.tecmach.com.br

www.temposolucoes.com.br

www.tcgprocess.com

www.validcertificadora.com.br

www.workprint.com.br

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ARTIGO

A História das Associações de Empresas e Profissionais de Gestão da Informação

Por Luiz Alfredo Santoyo e Bernardino Costa Neto Sócio na Advanced Consultores | President of GRUPAS´s Board Grupo de Gestores de Facilities and Corporate Consultant

No Brasil, a microfilmagem teve origem em 1943, quando o tenente da Marinha de Guerra Hélio Barthem trouxe

equipamentos de microfilmagem para o país. Ele acreditava que aqui havia potencial para o surgimento de um mercado especializado nessa técnica.

Mas, pela falta de suporte legal, seu projeto fracassou. Porém, com o rápido crescimento do Brasil na época, a administração pública necessitava de um bom método para armazenar os grandes volumes de documentos mantidos em suas repartições, que precisavam ser compactados para a liberação dos espaços por eles ocupados, sem que seu conteúdo fosse prejudicado.

Em função disso surge e é temporariamente aprovado o Decreto 1.976

de 1963, que regulamentava o serviço geral e arquivo da aeronáutica e também autorizava a microfilmagem. Após sua tramitação no Congresso Nacional, o decreto finalmente foi transformado na Lei nº 5.433 de 1968, a primeira de uma série de tentativas de se conseguir implementar uma legislação que facilitasse o gerenciamento dos arquivos e da informação. Com isso, o microfilme começou a ser usado em larga escala em todo o território nacional.

No entanto, paradoxalmente, em 1944, a Biblioteca Nacional já havia adotado o processo de microfilmagem alegan-

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do um importante e avançado meio de preservação documental devido às suas características de durabilidade.

BREVE RESUMO DA HISTÓRIA DAS ASSOCIAÇÕES DE GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO NO BRASIL Muitos de vocês poderão estar perguntando porque decidimos escrever sobre as diferentes entidades que representaram ao longo da história a indústria da microfilmagem, da imagem e da informação no Brasil.

Na realidade observamos que nos últimos 50 anos as tecnologias foram sendo adaptadas, evoluídas e/ou substituídas, novos processos foram desenvolvidos pelo próprio dinamismo da economia, muitas pessoas pioneiras ligadas ao setor saíram de cena, enquanto que a legislação andou a passos de tartaruga. Acreditamos que toda essa história de alguma maneira deveria ter sido

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preservada, para apresentar aos que militam na área hoje quanto esforço foi dedicado para que a indústria de gestão documental pudesse chegar até os dias de hoje. Acreditem que para tentar compor este breve resumo tivemos que ir buscar no fundo da memória, tanto mental como documental, para que pudéssemos apresentar uma sequência lógica das diferentes associações que foram criadas ao longo do tempo e alguns personagens que fizeram história do nosso setor. Infelizmente aqui também se aplica o ditado, em casa de ferreiro espeto de pau.

Quando conversando com o Eduardo acordamos sobre o tema deste artigo, logo me lembrei de meu amigo Bernardino Costa que tem uma memória proporcional ao seu tamanho e que vivenciou pessoalmente junto comigo, e com outros personagens dessa história, vários momentos desse tempo que muitas vezes se torna saudoso pela garra

existente e amizade entre os que participavam do mercado. Hoje fala-se muito em start ups de novos seguimentos, e aí nos vem uma comparação, ainda que um pouco distanciada com o desenvolvimento das empresas dos idos de 70 voltadas ao gerenciamento da informação, baseadas na microfilmagem e na guarda de documentos.

Era um tempo de inflação astronômica, com pouca disponibilidade de recursos financeiros para investimento, falta de linhas de crédito acessíveis, equipamentos todos importados (muitos com restrições por reserva de mercado), ou seja, tudo o que dificultava o início e a continuidade de uma nova empresa da área. Mesmo assim no início de 1990 existiam no país mais de 110 empresas de microfilmagem, mais de 50 empresas de gerenciamento de documentos e algumas de sistemas COM. A partir de 1970, com o crescimento do setor surgiu a necessidade de se

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normatizar as atividades, criando-se padrões e processos de qualidade que pudessem atestar junto aos clientes a seriedade das empresas envolvidas.

E, assim surgiram as Associações de Classe, fundadas e administradas por verdadeiros pioneiros que sem remuneração se dedicavam a defender os interesses técnicos e operacionais de todos os que acreditavam em uma iniciativa válida, mas incipiente e que exigia que a concorrência entre os vários membros fosse deixada de lado. Óbvio que sempre houve um interesse em que o crescimento do mercado trouxesse benefícios comerciais. Mas na maioria das vezes isso era deixado em segundo plano.

Surgiram assim as associações ligadas ao microfilme, além de outras que se correlacionavam com a área de gestão da informação, e gerando espaço para desenvolvimento de trabalhos conjuntos entre os diferentes

setores. Apesar de as vezes nos considerarmos tiranossauros da área, a memória pode nos enganar e por isso mesmo, vamos procurar apresentar uma sequência cronológica aproximada dessas várias associações, que acaba por se transformar em uma sopa de letrinhas.

Oficialmente o nome da ABM surge em documentos emitidos pelo IRIB como sendo a responsável por sugestão encaminhada ao Ministério da Justiça sobre regulamentação da microfilmagem no país. Observamos que em vários documentos oficiais há confusão entre os nomes ANM, ABM e AMB

• ANM – Associação Nacional do Microfilme

• AMB – Associação Micrográfica Brasileira

Fundada no início da década de 70, mais precisamente no ano de 1971.

Ela é oficialmente mencionada quando do decreto 85.059 de 21 de agosto de 1980 como uma participante da comissão que criaria uma Comissão Especial para propor a atualização da legislação sobre microfilmagem no Brasil.

A ABM se transforma em AMB no ano de 1980.

• ABM – Associação Brasileira do Microfilme Em sequência à ANM surge nos idos de 1975.

• ABGII – Associação Brasileira do Gerenciamento da Imagem e Informação Em agosto de 1987, ocorreu um encontro de três dias realizado na cidade de Campos do Jordão, reunindo várias empresas de microfilmagem e alguns fornecedores de equipamentos. Desse encontro resultaram diretrizes que levaram a um reposicionamento da

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ment aplicado às soluções. Foi filiada à PRISM dos EEUU tendo participado como conferencistas de alguns dos eventos desenvolvidos anualmente naquele país.

• AAB - ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS Fundada em 1971 tinha sua sede no Rio de Janeiro, mas com núcleos regionais em outros Estados, tinha por finalidade contribuir para o desenvolvimento e aperfeiçoamento dos profissionais de arquivo e da Arquivologia. Em 2005 encerrou suas atividades e os núcleos passaram a ter atividades autônomas.

Associação com revisão estatutária e alinhamento com o que estava acontecendo com o seguimento ao redor do mundo, envolvendo a imagem que dava seus primeiros passos no Brasil.

Um verdadeiro “salto quântico”.

Em alguns artigos oficiais ela surge com a sigla ABGI. • ABESCOM – Associação Brasileira das Empresas de COM Fundada por volta de 1985 congregava as empresas que desenvolviam atividades de Computer Output Microfilm, gerando microfichas a partir de arquivos de computador – na sua maioria fitas magnéticas (ver imagem abaixo).

• ABGA – Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Arquivos

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Fundada no ano de 1994 rapidamente cresceu tendo como seus associados as principais empresas de guarda de documentos do Brasil. Em 1998 promoveu uma viagem histórica de estudos aos EEUU quando seus representantes puderam visitar 14 das maiores empresas do setor daquele pais absorvendo práticas que modernizaram sua forma de atuação. Por consenso entre os associados, infelizmente encerrou suas atividades em 1999.

• ABGD – Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos Podemos considerar que a ABGD foi a sucessora natural da ABGA, pois a maioria dos associados desta última optaram por abrir uma nova associação com as mesmas características só que, desta feita, incorporando o BPO – Business Process Outsourcing e ECM – Enterprise Content Manage-

• CONARQ – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Criado em 1994 , é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.

• CENADEM O CENADEM – Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação foi fundado em 1976 por Antonio Paulo de Andrade e Silva. Era uma empresa que aproveitando o desenvolvimento emergente da microfilmagem e depois da imagem, surgiu para cobrir uma lacuna comercial com a qual as associações não se preocupavam. Desta forma desenvolveu cursos, seminários, treinamentos,

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congressos e feiras, das quais destacou-se a INFOIMAGEM, a qual durante quatro dias congregava os principais palestrantes do país e, por vezes, do exterior, além de uma exposição das maiores novidades do setor e que premiava as principais personalidades e iniciativas inovadoras do setor.

UM PONTO DE INFLEXÃO PARTE LEGAL Em 1995 ocorreu um fato que pode demonstrar o interesse conjunto de executivos, empresas e associação da área, focando no desenvolvimento de legislação especifica que validasse a imagem como fator de comprovação legal. U m de nossos colegas, o José Rosa, voltando do trabalho com o rádio na voz do Brasil, ouviu que o Senador Sebastião Rocha estava defendendo a tese de que a digitalização de documentos deveria ter valor de base legal. Imediatamente entrou em contato comigo, que acionei o Walter Koch, o Bernardino Costa e a ABGII e formamos uma força tarefa, fazendo reuniões com o Senador em Brasília, participando de grupos de trabalho junto com a Marinha e a Aeronáutica e colaborando na preparação do primeiro projeto de lei sobre o assunto, o PLS 22/96. Infelizmente por contingências diversas não conseguimos uma continuidade deste projeto.

para impulsionarmos a aprovação de uma legislação especifica. A partir daí foram anos de muito trabalho que persiste até hoje.

A IMPORTÂNCIA DA ABEINFO A ABEINFO é um novo e grande desafio para um grupo de especialistas e visionários da área da informação que, dedicando seu tempo e conhecimento, procuram criar as melhores práticas para dinamizar o setor.

Podemos considerar que ela é uma sequência natural de todas as associações mencionadas acima porém com responsabilidades muito maiores, como: • Congregar as principais inteligências do segmento do gerenciamento da informação em busca de propósitos comuns de aprimoramento técnico através do intercâmbio de conhecimento;

• Consolidar a comunidade em torno de uma única bandeira profissional da ética e valores no relacionamento com o mercado. Algumas das associações indicadas antes acabaram por priorizarem a parte comercial; • Conscientizar as autoridades públicas sobre a importância de uma legislação clara, objetiva e que esteja alinhada às novas tecnologias e tendências da indústria da informação; • Implementar atividades de treinamento e atualização tanto técnica como legal facilitando a disseminação de soluções que impulsionem o setor.

Acredito que todos os envolvidos neste trabalho, que certamente garantirá a consolidação de nosso setor, conseguirão obter sucesso em suas empreitadas e a ABEINFO será um novo e positivo marco reforçando a vontade de todos, e dos pioneiros anteriores, na estruturação de nosso setor.

Porém, ele serviu de referência à uma série de novos projetos, culminando na lei 12.682. Um fator extremamente positivo surgiu desse trabalho. O da criação de um embrião de conscientização de que juntos poderíamos muito e de que o mercado estava pronto

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Afinal qual é a diferença entre gestão documental e governança documental? partir das contribuições da “Governança” enquanto estratégia que visa inserir os projetos de “Gestão Documental” numa macrovisão necessária a partir dos princípios da “Governança Documental”.

Por Francisco Lopes de Aguiar e Claudete Aurora da Silva Diretor Técnico de Governança Documental Soluarq | Diretoria Executiva Soluarq

Antes de responder a pergunta do presente artigo, apresentaremos alguns elementos que motivaram a nossa reflexão.

Esperamos contribuir para diluir dúvidas acerca desses dois conceitos/abordagens e ainda conscientizar e orientar o mercado brasileiro de gestão de documentos acerca da importância e necessidade de ressignificar as práticas de Gestão Documental a

A Soluarq na sua trajetória, tem tido o privilégio de prover consultorias de Gestão Documental para importantes empresas brasileiras, dos mais diferentes setores. Ao longo dos anos, acumulamos aprendizados valiosos e temos nos esforçados para traduzir nossa experiência teórica-prática em métodos e abordagens inovadoras cada vez mais robustas de consultoria para atender diversas demandas de nossos clientes.

Atuamos com a premissa de que para garantir a melhor performance e resultados estratégicos dos nossos projetos de Gestão Documental, bem como instituir a cultura da Gestão Documental

nas organizações com vistas à assegurar a sustentabilidade a longo prazo das boas praticas de Gestão Documental no mundo corporativo se faz necessário fazer um alinhamento da “Gestão Documental” com os preceitos advindos da Governança Corporativa, utilizando-se da “Transformação Digital”, enquanto componente estratégico para abordar os projetos de gestão de documentos de nossos clientes.

Assim, a partir da nossa experiência, estamos cada vez mais convencidos de que conceber projetos de Gestão Documental a partir da abordagem da “Governança”, é o caminho mais assertivo para que a sua implementação gere boas práticas sustentáveis a longo prazo, atendendo assim as constantes mudanças e complexidades provocadas pelos ambientes internos e externos das organizações.

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Portanto, reinventar a Gestão Documental no mercado brasileiro, utilizando-se da abordagem da “Governança da Gestão Documental” é um diferencial da nossa marca no mercado.

A adoção dessa abordagem em nossos projetos, justifica-se pelo fato de constatarmos no mercado brasileiro, a implementação de muitos projetos de Gestão Documental dissociados das estratégias de “Governança”, ocasionando assim no insucesso e na baixa performance de resultados estratégicos a médio e longo prazo desses projetos.

Contudo, abordar práticas sustentáveis a longo prazo para a implementação de projetos de “Governança da Gestão Documental” nas empresas, significa antes de tudo considerá-la como um subconjunto da Governança Corporativa, pois abordar esses projetos somente a partir da visão clássica da “Gestão Documental” já não mais atende a complexidade das demandas e necessidades reais das empresas.

Com isso há necessidade de utilizar-se de novas “abordagens e metodologias” para obter excelência, inovação e evolução contínua desses projetos. Na pratica é necessário a ampliação da própria visão dos princípios e métodos que norteiam a Gestão Documental, visando o (re)alinhamento de suas ações com os preceitos da “Governança”, de modo a considerar nos projetos a incorporação de novos elementos para que contribuem significativamente para o desenvolvimento organizacional que conduza a perenidade dos negócios.

Com base em nossa experiência na implementação de projetos de Gestão Documental, comumente, constatamos alguns dos maiores problemas e obstáculos encontrados, são eles:

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o Projetos de Gestão Documental dissociados do planejamento estratégico e Governança; o Aquisição de soluções tecnológicas que não possuem aderência com os requisitos preconizados pela Gestão Documental; o Falta da participação e comprometimento da Alta Direção nos projetos; o Ausência da participação de recursos humanos especializados (Arquivistas e Bibliotecários) nos projetos de Gestão Documental.

Talvez um dos principais fatores que fragilizam os projetos de Gestão Documental no mercado brasileiro se diz respeito a ausência da adoção de planejamento estratégico para conceber e implementar a Gestão Documental para além de projetos. Na prática, a efetividade dos projetos de Gestão Documental, somente serão institucionalizados e sustentáveis a longo prazo, impactando positivamente na cultura organizacional das empresas, caso sejam abordados não somente enquanto “projetos”, com início e término.

Em outras palavras muitos desses projetos quando viabilizados privilegiam muito mais a etapa de “Execução”, em detrimento da valoração das outras fases: concepção, planejamento e melhorias contínuas, justamente por estarem desvinculados de propósitos e objetivos estratégicos da “Governança”. Isto é, a Gestão Documental necessita reivindicar um posicionamento estratégico no ambiente organizacional das empresas, ela não mais se sustenta apenas por viabilizar técnicas, métodos e procedimentos.

Outro fator inibidor da maioria dos projetos de Gestão Documental, diz respeito a aquisição de softwares que não atendem os requisitos arquivísticos. Com isso,

quando implementados comprometem substancialmente a manutenção da autenticidade, identidade e integridade dos documentos a longo prazo. Na prática a adoção de soluções tecnologias dissociadas das reais necessidades e demandas do cenário de gestão de documentos da empresa, acabam comprometendo diretamente a performance, funcionalidades e continuidade sustentável a longo prazo dos softwares/sistemas para sustentar os processos de produção, organização, compartilhamento, armazenamento e acesso de documentos.

Já a ausência da participação e o envolvimento da Alta Direção nos projetos de Gestão Documental, acaba fragilizando a sua performance e resultados. Então é fundamental que a Alta Direção participe ativamente em todo o processo, ajudando na conscientização e orientação de todos na organização. Se a Alta Direção não participa, transformações efetivas não acontecem. Cabe a Alta Direção estabelecer um alinhamento da Gestão Documental com as estratégias de “Governança”, e assim, estabelecer uma orientação robusta e verdadeira aos propósitos da organização.

Assim é altamente recomendável para início da implementação dos projetos de Gestão Documental orientar, treinar e conscientizar a Alta Direção, de modo a lembrar da decisão estratégica que levou a empresa à essa busca por implementar a Gestão Documental e por fim disseminar pela organização os fundamentos, políticas e procedimentos da Gestão Documental.

E por fim a ausência de profissionais especializados na liderança de projetos de Gestão Documental acabam comprometendo o emprego de métodos, procedimentos e técnicas arquivísticas. É importante ressaltar que muitas vezes esses

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profissionais não possuem uma visão 360º acerca das possibilidades de convergências da Gestão Documental com os requisitos advindos da Governança corporativa, tecnologia da informação, dados e segurança da informação.

Mas afinal, qual a diferença e complementaridade entre “Governança Documental” e “Gestão Documental”?

No mercado brasileiro de gestão de documentos, as empresas e até mesmo os profissionais ainda têm dúvidas sobre esses dois conceitos/abordagens: A Gestão Documental e a Governança Documental. Mas, apesar de se complementarem, elas não são iguais. Você saberia dizer qual é o papel atribuído a cada uma delas e quais as diferenças e complementaridades entre elas? Entenda: Nossa definição de “Governança Documental”, é compreendida enquanto ma-

crovisão que tem por finalidade orientar “um conjunto transversal de diretrizes estratégicas, táticas e operacionais de modo a provocar sinergias interativas e relacionais entre pessoas, processos de negócios, soluções tecnológicas, fluxos de trabalho, documentos, dados e informações, ajudando assim as organizações corporativas alinharem os seus programas de Gestão Documental em conformidade com os 4 pilares que sustentam a Governança Corporativa: transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade de seus negócios”.

Na prática a Governança Documental deve ser institucionalizada nas empresas como base para apoiar os quatro princípios da Governança Corporativa, citados anteriormente, pois são justamente os documentos produzidos, recebidos e acumulados pelas organizações que registram e atestam e sustentam os atos e fatos relacionados aos seus processos atividades.

Na prática significa, conceber, planejar, implementar nas empresas uma “Arquitetura de Governança Documental” a partir da elaboração de programas, projetos, redes, sistemas, políticas, procedimentos, etc para instituir a cultura da Governança Documental no ambiente organizacional das empresas, tendo como ponto de partida a adoção e aplicação de um conjunto de melhores práticas e padrões assumidos nacional e internacionalmente, com o objetivo de garantir controles e gerenciamento efetivos de documentos, dados, informação e conhecimento, de modo a ampliar e garantir a sustentabilidade, segurança e melhor performance dos negócios das empresas.

Em sua essência a aplicação da “Governança Documental” nas empresas tem como principal finalidade instituir e apoiar a transparência, confiabilidade, sustentabilidade e responsabilidade dos diversos

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Otimize seus dados, trate suas fontes informacionais. Este é momento de olharmos para o outro e para o mundo, Informação é tudo!!!

nós só temos esta casa.

90% dos dados que há no mundo hoje foram criados nos últimos dois anos e agora, a cada dois anos, o mundo dobra a taxa em que os dados são produzidos. Um estudo da Business Software Alliance (BSA), diz que 2,5 quintilhões de bytes são criados todos os dias. Consulte-nos e veja como podemos ajudar www.cassdoc.com.br

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atores internos e externos que interagem frente às organizações, criando uma cultura documental pautada na eficiência a partir da adoção de mecanismos de planejamento, implementação, avaliação e monitoramento das práticas de produção, organização, retenção, armazenamento, recuperação, acesso e uso de documentos, dados, informação e conhecimento alinhada com a visão estratégica da governança das empresas.

Em resumo, espera-se que a Governança Documental, quando institucionalizada, contribua para o desenvolvimento sócio-econômico sustentável, proporcionando melhorias constantes no desempenho e posicionamento estratégico das empresas. Por esse motivo e dentre outros que a Soluarq, elegeu essa abordagem para assegurar a sustentabilidade dos projetos de Gestão Documental de seus clientes, como também contribuir significativamente para influenciar positivamente a cultura organizacional das empresas.

finalidade diagnosticar, identificar e sistematizar o cenário de gestão de documentos da empresa. A sua elaboração é realizada a partir da coleta de dados com os produtores e consumidores de documentos, bem como da análise da massa documental acumulada. Seu objetivo é diagnosticar, identificar e sistematizar as falhas e oportunidades para proposição de melhorias contínuas do cenário de Governança Documental da empresa, contribuindo efetivamente para acelerar a transformação digital de seus processos documentais. Como resultado desse diagnóstico, obtêm-se a sistematização de um “Relatório de Diagnóstico Estratégico em Gestão Documental”, onde são sistematizados informações acerca de alguns requisitos como por exemplo:

ção em fluxos de compartilhamento para subsidiar a tomada de decisões;

o Qual é o Processo, Subprocesso e Atividade que gerou o documento;

Os produtos finais resultantes desse reconhecimento e mapeamento dos processos documentais, visam no desenvolvimento dos seguintes instrumentos de Gestão Documental:

o Identificação da Espécie e Tipologia Documental;

Já a definição de “Gestão Documental”, comumente praticada no mercado, faz referencia a aplicação da microvisão da gestão de documentos ao propor técnicas, procedimentos e métodos sistemáticos no gerenciamento dos documentos nas suas respectivas fases: produção; tramitação; acesso/uso; arquivamento, avaliação e sua destinação final (eliminação e/ou recolhimento).

o Identificação dos sistemas/plataformas de negócios que geram, armazenam e compartilham documentos, sejam eles físicos ou natodigitais;

Dentre as principais funções da Gestão Documental, destacam-se a fase em que se faz necessário reconhecer/diagnosticar o cenário das atividades de produção, organização, armazenamento, recuperação, preservação, acesso e uso de documentos. Para tal fim é proposto a elaboração de um “Diagnóstico Estratégico de Gestão Documental” que tem por

o Identificação do tipos de assinaturas aplicados aos documentos (manual e/ou digital/eletrônico);

o Identificação de documentos que necessitam apoiar processos críticos (compliance jurídica, normativa, regulatória, societária, tributária, trabalhista/previdenciária, etc);

o Identificação dos suportes/formatos dos tipos documentais (físicos e natodigitais); o Identificação de documentos críticos que justificam a sua digitalização e inser-

o Identificação dos tipos documentais que contêm dados pessoais e sensíveis para atendimento da LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais; o Mapa de acessos e restrições aos documentos; o Identificação de metadados/Indexadores de identificação e recuperação; o Formas de compartilhamento dos documentos; o Tempo de arquivamento, transferência e destinação final dos documentos.

o Plano de Classificação de Documentos - PCD; o Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD; o Lista de Espécies e Tipologias Documentais; o Política e normativa de Governança Documental; o Política de preservação digital a longo prazo; o Plano de metadados para documentos arquivísticos.

O Plano de Classificação de Documen-

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tos - PCD consiste na estrutura utilizada para classificar todo e qualquer documento tradicional ou eletrônico produzido ou recebido pela empresa no exercício de suas atividades. Esta estrutura de classificação reflete a hierarquia funcional da empresa. O objetivo é identificar e recuperar o contexto de produção dos documentos, ou seja, qual foi o processo, subprocesso e a atividade específica exigiu a produção do documento, visando identificar o valor deste documento para a Instituição. Em resumo o PCD é uma lista que vincula os tipos documentais ao seu processo, subprocesso e atividade.

A Tabela de Temporalidade de Documentos - TTD , é um dos principais instrumentos de Gestão Documental, já que cumpre a função de determinar: o Os prazos de arquivamento e guarda dos documentos no arquivo corrente operacional; o O prazo de arquivamento e guarda para o arquivo intermediário (transferência da custódia para a empresa de guarda) com base em legislação vigente; o Após o cumprimento de seus prazos prescricionais e precaucionais, os documentos são destinados para eliminação, guarda permanente e/ou digitalização; o E por fim a destinação final dos documentos que já cumpriram a prescrição legal, regulatório e precaução organizacional (eliminação; guarda permanente e/ ou sua digitalização).

Na prática a TTD assegura a racionalização dos fluxos documentais nas suas fases (corrente, intermediária e permanente), bem como de sua acu-

mulação ordenada. Por isso a TTD tem que compreendida como um documento normativo institucional para promover a confiança, segurança e transparência dos processos de organização, arquivamento, avaliação e descarte de documentos arquivísticos.

A Lista de Espécies e Tipologias Documentais tem por finalidade controlar a padronização da nomeação das espécies e tipologias documentais e contribuir para melhoria da performance da organização, recuperação, acesso rápido e preciso dos documentos.

A Política e Normativa de Governança Documental que tem por objetivo estabelecer um conjunto de procedimentos e operações técnicas para subsidiar as atividades de produção, tramitação, classificação, organização, arquivamento, avaliação, digitalização/conversão, eliminação/descarte seguro, preservação física/ digital, recuperação e acesso aos documentos nas fases corrente e intermediária e permanente.

A Política de preservação digital a longo prazo que tem como propósito a manutenção da integridade e fidedignidade dos documentos digitais de guarda a longo prazo e/ou permanente por meio de um conjunto de atividades técnicas e procedimentais para assegurar o acesso contínuo a longo prazo armazenados e acessíveis em Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis - RDC-Arq. E por fim e não menos importante o Plano de Metadados de Documentos Arquivísticos, que diz respeito identificar para cada tipologia documental os metadados necessários para garantir a sua unívoca identificação e recuperação precisa quando necessá-

rio, como também metadados que assegurem a autenticidade (identidade e integridade) dos documentos arquivísticos no meio digital e/ou físico.

Para concluir constatamos que a Governança Corporativa está intrinsecamente ligada à Governança Documental. Entretanto a Governança Documental deve ser abordada como um programa organizacional e não como um projeto, se faz necessário posicioná-la e ajustá-la ao contexto de negócios frente às transformações tecnológicas, sociais, culturais, políticas, econômicas.

A Governança Corporativa diz respeito da manutenção da responsabilidade corporativa e zelo pela sustentabilidade a longo prazo de sua continuidade e perenidade, bem como orientar e ajustar estratégias para diminuir os possíveis conflitos de interesse entre partes envolvidas.

Já a Governança Documental trata da concepção de um macro programa organizacional que visa orientar e sustentar os aspectos procedimentais e metodológicos para assegurar os requisitos da Autenticidade - (identidade e integridade) dos documentos a partir da adoção de um conjunto de métodos, procedimentos e tecnologias para apoiar as atividade de produção; versionamento; assinaturas digitais; retenção; organização; captura/digitalização; armazenamento; preservação; segurança; compartilhamento, rastreabilidade/controle do fluxo, acessibilidade, usabilidade de documentos e auditabilidade/monitoramento para garantir conformidade e aderência às políticas legais, normativas e regulatórias das empresas.

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fourcicle: Uma empresa dirigida a dados processos e regulações Os dados que a empresa tanto preza são aqueles que qualificam as entregas, as tomadas de decisões, quais são os dados que precisam da validação de segurança(entendendo diferentes graus de proteção, privacidade e proteção?

Os dados uma vez selecionados, classificados e entendidos como dados mestres, estão integrados as tecnologias e processos tecnológicos e podem adquirir, acoplar processos de inovação, como ML e AI?

Por Claudia Chamas Analista de governança de dados pleno at Keyrus

Primeiramente faça o mapeamento das fontes de dados, depois responda: Quem trata os dados e quais ferramentas são utilizadas no tratamento?

Estas ferramentas selecionam com critérios baseados na legislação de proteção e privacidade de dados? A coleta e validação dos dados do cliente, estão corretos? Quais dados são coletados e exatamente para quê?

Os data lakes estão cheios de dados inúteis sendo protegidos sem razão, ou ainda nuvens estão sendo implementadas para todos os dados? Ou deveriam ser apenas para aqueles realmente importantes, e quais são os critérios de importância?

Se a integração é desarticulada tende a ser segregada através das linhas de negócios e funções. Por exemplo, câmbio e empresas de custódia na mesma empresa pode ter integração independente de processos e interagir com equipes de conformidade separadas para risco e lavagem de dinheiro.

Isso leva a uma replicação de processos e soluções de tecnologia em todaa empresa, levando a uma série de questões, incluindo: • Maior custos com tecnologia;

Se rever processos, integrar, avaliar, entender os gaps, melhorar aqui e ali é cansativo e custoso para a empresa, eu lhe dou um dica: Comece com o fim em mente - a integração do cliente é um processo de ponta a ponta com o objetivo de permitir que sua empresa execute negócios com o cliente. Conhecer o processo de integração do cliente com a empresa é uma grande oportunidade, não apenas para ativar a sua empresa para obter receita de relacionamento com ele mais rápido, mas também para melhorar a experiência dos clientes e obter uma parcela maior de seus negócios através da melhoria na eficiência operacional.

Não tente resolver problemas por conta própria, apenas projetando soluções de tecnologia para garantir conformidade regulamentar com regulamentos em constante mudança, aja com os clientes, revele o quanto é confrontado com uma conformidade rigorosa, explore o seu modelos de negócios e operações e adapte após o COVID.

• Maior tempo de auditoria;

Utilize os produtos e serviços já prontos de uma Regtech, esse processo com o apoio adequado pode ser simples e ágil e aprimorado para gerenciar um cenário de conformidade e risco em evolução. À medida que a poeira baixar, conte com a Fourcicle para rever as perspectivas, onde os reguladores estão se concentrando para voltar aos negócios e mergulhar profundamente nas prioridades regulatórias globais.

• Maior risco de multa se sanções;

https://www.fourcicle.com.br/

• Incapacidade de reutilizar dados e documentos já fornecido, levando a má experiência do cliente; • Falta de risco agregado e capacidades de avaliação em toda a totalidade de um relacionamento do cliente;

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Cuidados e recomendações na contratação de empresas de guarda de documentos e serviços de BPO No mundo corporativo, diversas são as áreas de negócio que fazem parte da parte preventiva e de fato participam do “core business ”.

Por Carlos Roberto Lorenz Albieri Advogado militante na área empresarial, Especialista em Contratos Empresariais pela PUC/SP, antigo head jurídico de empresa de BPO em guarda de documentos

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Cada área contribui com uma etapa para a administração empresarial como um todo. Essa reunião e coordenação de áreas traduz a “gestão” da empresa.

Contudo, não só de áreas internas que se compreende o todo de uma atividade empresarial. É necessária a contratação de diversos serviços terceirizados que, além de necessários, ao longo do tempo se tornam essencialmente estratégicos.

A terceirização de guarda documental e os serviços terceirizados (BPO) de documentos e processos, certamente é uma delas.

Neste contexto, qualquer empresa que deseje realizar a terceirização de algum de seus processos de negócio, ou a guarda de documentos e serviços assessórios, deve observar alguns cuidados, assim como em todas as demais contratações terceirizadas, vejamos.

Antes de mais nada, a área de contratação do serviço deve buscar informações comerciais acerca dos “players”, histórico e infraestrutura empresarial de cada fornecedor, independentemente das quantidades e objetos a serem contratados.

Obviamente que em casos de grandes escopos, a contratação deve estar amparada de procedimentos e envolvimento de demais áreas do negócio da contratante que possam

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assegurar de forma assertiva as exigências legais em termos de infraestrutura física, virtual e jurídica.

jurídico bilateral, devendo dispor, obrigatoriamente, deveres/obrigações, direitos e responsabilidades.

das informações/dados de pessoas naturais e jurídicas, padronizando e protegendo-as.

Nestes casos, geralmente são oportunidades que envolvem RFQ/RFI/ tomada de preços prévios.

Dentre tais aspectos, no caso dos contratos de BPO ou de guarda de documentos, sejam estes físicos e/ou eletrônicos, sugere-se sempre a observância de um objeto claro, destacando e conceituando cada serviço a ser executado.

Isso tudo deverá estar conjugado com o fato da exigência e existência de cláusula de confidencialidade que deve prever que o fornecedor terá acesso aos dados da contratante e de terceiros, inclusive.

Isso porque existem diversas etapas operacionais e produtivas tanto nos serviços referente a processos e/ou análise documental, como na guarda de documentos físicos, tais como, transporte dos documentos, passando pela preparação documental (higienização, digitação, indexação, digitalização) e armazenagem propriamente dita.

Nesta cláusula, de forma geral, sugere-se que exista a previsão de quais dados especificamente serão tratados e compartilhados.

De toda forma, a contratação geral de uma empresa de guarda ou de terceirização de processos de negócio, deve observar, além das questões técnicas acima mencionadas, de maneira objetiva, outros pontos que, juridicamente possam amparar o contratante nas mais diversas situações.

Estes pontos devem estar traduzidos de forma clara, no contrato de prestação de serviços.

Muitas vezes, algumas empresas apostam em contratações apenas com base em propostas comerciais, no entanto, essa “omissão” de informações só prejudica contratante e contratada.

Sendo assim, é condição “sine qua non” a existência de um contrato claro que permeie a relação e possa antever algumas questões durante a relação.

Neste sentido, observa-se as previsões do Código Civil em seus artigos 421 a 480 que amparam as regras e condições dos contratos em geral, incluindo as adaptações a esse tipo de prestação de serviços.

Considera-se o contrato que envolve o BPO, de forma geral, um negócio

E não só bastarão as conceituações adequadas. Também é necessária uma nomenclatura contratual que seja idêntica à operacional pois podem existir alterações na legislação no decorrer dos anos, que também modificam o conceito e, por consequência, sua nomenclatura.

Todas estas e outras conceituações são necessárias para que se possa analisar os riscos operacionais e de responsabilidade do fornecedor.

Não se pode recomendar este tipo de contratação de forma simples, por adesão ou apenas amparada em proposta comercial.

Outro aspecto importante, será a observância da aplicação da futura LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), tendo em vista que o seu objetivo é criar segurança jurídica

Por fim, os demais aspectos contratuais no geral passam pelo cumprimento de prazos operacionais, exigidos muitas vezes via “service level agreement” e condicionáveis a aplicação de multas relacionadas à própria precificação contratual.

A recomendação final deste tipo de contrato é sempre analisar as condições de execução e prazos bem como eventuais condições em caso de rescisão contratual, já que, como apontado, os serviços executados neste tipo de contrato são bastante específicos e é necessário sempre esmiuçar as atividades a serem realizadas.

Pelas peculiaridades do tema, não haveria como esgotá-lo, contudo, poderá ser utilizado como referência neste tipo de relação, lembrando que a experiência e expertise profissional demonstram que os cuidados e recomendações variam bastante a depender das características de cada serviço contratado.

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Com ocupação menor de escritórios, cresce procura por serviços de guarda de documentos e digitalização Se há um “novo normal” que pode ser dado como certo após a pandemia do Covid-19 será a manutenção do modelo de home office, de forma muito mais organizada, já que em um primeiro momento os colaboradores foram postos em quarentena “a toque de caixa”.

Por Marcelo Carreira Diretor de marketing da Access

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de forma presencial nos escritórios e, em segundo lugar, como entregar as informações de forma segura para aqueles que estiverem em home office.

E, com a oferta de inovadoras ferramentas de comunicação, a conclusão parece ser de que a maior parte dos colaboradores pode perfeitamente trabalhar O primeiro passo dos líderes de de forma remota. negócio na avaliação do novo modelo de negócio tem sido Com essa avaliação, o segundo identificar quais colaboradores passo é determinar qual será o realmente precisam trabalhar tamanho necessário do novo es

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Se há um “novo normal” que pode ser dado como certo após a pandemia do Covid-19 será a manutenção do modelo de home office, de forma muito mais organizada, já que em um primeiro momento os colaboradores foram postos em quarentena “a toque de caixa”.

O primeiro passo dos líderes de negócio na avaliação do novo modelo de negócio tem sido identificar quais colaboradores realmente precisam trabalhar de forma presencial nos escritórios e, em segundo lugar, como entregar as informações de forma segura para aqueles que estiverem em home office.

E, com a oferta de inovadoras ferramentas de comunicação, a conclusão parece ser de que a maior parte dos colaboradores pode perfeitamente trabalhar de forma remota.

que as empresas realmente vão reduzir os espaços dos escritórios e que, também, vão aderir ao modelo de home office.

Vamos tomar como exemplo o RH, setor repleto de documentos dos mais variados tipos. Se a documentação estiver disponível apenas no formato físico Mudança requer um bom plane- em gavetas de arquivos, ou em pastas isoladas em cada máquijamento na, ninguém vai conseguir fazer Mas essa mudança para o mo- seu trabalho de casa. delo de home office precisa ser bem planejada, não é apenas Aí é que entra em cena as ouentregar uma máquina, uma tras tendências que estamos cadeira confortável e mandar o observando: a procura por um funcionário para casa. Ele pre- espaço fora do escritório para a cisa dispor de todas as ferra- guarda desses documentos dumentas e informações para dar rante todo o seu ciclo de vida. E, continuidade às suas tarefas e também, uma estratégia robusta para que essas informações manter a sua produtividade. possam ser compartilhadas por

Com essa avaliação, o segundo passo é determinar qual será o tamanho necessário do novo escritório, onde os colaboradores provavelmente não terão uma “mesa”, e sim uma estação de trabalho, o que tem levado o mercado imobiliário a esperar um esvaziamento dos espaços locados nos próximos meses, quando muitos dos contratos em vigor deverão começar a serem renegociados.

Por conta de todo esse movimento, já percebemos um aumento na procura por serviços de guarda de documentos e de digitalização, mais um sinal de

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Você está conectado com a sustentabilidade?

Por Sônia Martinêz Jornalista, trabalha com desenvolvimento de projetos de sustentabilidade e é diretora da Fonte Sustentável.

da nossa comunidade, bem como sença em cerca de 90 países, incluindo notícias dos nossos associados o Brasil, mostra que os 2.153 bilionários sobre suas iniciativas na área. existentes no planeta têm mais riqueza do que 4,6 bilhões de pessoas ou cerca De coadjuvante no chamado “antigo de 60% da população mundial. normal”, a sustentabilidade passou à protagonista do “novo normal” e é O processo de transformação a ser um caminho sem volta. A mudança de enfrentado para a construção de status antecipou ainda mais a urgên- um sistema de produção que cause cia de a sociedade rever a sua forma menos desigualdade torna todos de viver, produzir e consumir frente nós responsáveis globais pelas muao desequilíbrio social, econômico e danças, tendo dentre as diretrizes a ambiental que o modelo econômico Agenda 2030, instituída pela OrgaTrazer o tema sustentabilidade atual produz, uma vez que é baseado nização das Nações Unidas (ONU) para o nosso ambiente de negó- na exploração desmedida dos recursos com os 17 Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS). cios era um desejo antigo que naturais e no acúmulo de riqueza. agora se concretiza. A partir desta edição, apresentaremos conteú- Para se ter uma ideia da necessidade No âmbito corporativo, espera-se das dos que esperamos contribuir para desse repensar, um levantamento feito organizações atentas ao futuro que se a conscientização socioambiental pela Oxfam, uma rede global com pre- deseja às próximas gerações uma atu-

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ação guiada por propósitos e valores compartilhados, não mais apenas pelo lucro. Este continua sendo vital, sem dúvida. Porém, ganha cada vez mais força nos quatro cantos do globo o pensamento de que a prosperidade de uma empresa deve alcançar todos os públicos com os quais ela se relaciona.

No início do ano, por exemplo, pouco antes da pandemia, o Fórum Econômico Mundial de Davos, encontro anual que reúne lideranças empresariais do mundo todo e chefes de governo para discutir os rumos da economia e política global, concentrou seu foco na sustentabilidade.

A conferência de 2020, considerada a mais verde em cinco décadas de sua

história, apresentou como tema central “Um Mundo Coeso e Sustentável”, colocando em discussões assuntos como “Economias mais Justas”, “Como Salvar o Planeta”, “Sociedade e Futuro do Trabalho”; “Tecnologia para o Bem”, e “Futuros Saudáveis”, entre outros.

bons anos: a lição de casa socioambiental a ser feita pela sociedade é gigantesca e pede um tempo que não é possível dispor, principalmente em países como o nosso, em que a educação, uma das ferramentas essenciais para o avanço da sustentabilidade, ainda tem um No Brasil, mais recentemente, chamou caminho longo a percorrer. atenção o fato de as principais instituições financeiras privadas do país, um Cabe a cada indivíduo, líder e ordos setores econômicos mais lucrati- ganização fazer a sua escolha e vos, se posicionarem conjuntamente iniciar a sua jornada com propósiem relação à relevância da sustentabili- tos. Seja bem-vindo à nossa nova dade daqui para frente, com lançamen- editoria, ABEINFO VERDE, e conecto inclusive de um pacote de ações. te-se com a sustentabilidade! Se a sua empresa possui um prograTais manifestações, entre tantas ma ou ações de sustentabilidade, outras dentro e fora do país, só re- compartilhe conosco por meio do forçam o que já é sabido há alguns email: redacao@abeinfo.com.br.

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FRASES

“Estou muito feliz em dar as boas-vindas a Telva para esta função. Com a liderança da Telva, estou confiante em nossa jornada para criar equidade e inclusão por meio de nossas palavras, nossos atos e nossa cultura - tanto dentro quanto fora da empresa” Mary Barra, CEO General Motors sobre Telva McGruder (FOTO), nova diretora Diversidade, Equidade e Inclusão da empresa.

"Acontece que você pode fazer qualquer coisa voar haha”.

Elon Musk, CEO da SpaceX sobre o segundo teste de voo de 150 metros do foguete Starship

“A LGPD entra em vigor sem que tenhamos uma autoridade de proteção de dados implementada e após meses de pandemia. Muitas organizações ainda não estão em um estágio avançado na adequação à lei e precisam, mais do que nunca, redobrar esforços. Embora as sanções administrativas só entrem em vigor em agosto de 2021, há outros riscos jurídicos presentes, além do risco à reputação que é sempre muito relevante quando se trata de dados pessoais” Luiz Felipe Rosa Ramos, doutor em Direito pela Universidade de São Paulo (USP), CIPP/E e co-head de Proteção de Dados da Advocacia José Del Chiaro

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FRASES “Se nós deixarmos as drogas e as vacinas irem para quem pagar mais, e não para as pessoas e locais onde são mais necessários, a pandemia será mais longa, mais injusta e mais mortal” Bill Gates, Fundador da Microsoft.

“Só por que alguma coisa não faz o que você planejou que ela fizesse, não quer dizer que ela seja inútil” Thomas Edison (1847-1931) Inventor e Empresário norteamericano.

“Também estou preocupado que, com nossa nação tão dividida e os resultados das eleições levando dias ou até semanas para serem finalizados, possa haver um risco maior de agitação civil em todo o país” Mark Zuckerberg, sobre o bloqueio de anúncios políticos, em alguns períodos, no Facebook

“Isso [a gratuidade do Pix para pessoas físicas] não significa de modo algum que haja movimento de tabelamento por parte do Banco Central. Há diversos outros pontos do ecossistema abertos a todos os provedores de serviços de pagamento com capacidade de remuneração” João Manoel de Mello, diretor da Organização do Sistema Financeiro do Banco Central (BC).

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LIVRO

LIVRO

Como Testar um Software Crítico: um guia prático para iniciantes - João Carlos Davison

LIVRO

Inteligência Artificial, Robótica, Internet das Coisas, Nanotecnologia, Biotecnologia, Veículos Autônomos, Impressão 3D, Realidade Virtual...o mundo está passando, mais uma vez, por mudanças importantes graças aos avanços tecnológicos acumulados ao longo de milhares de anos. Esse livro discute o conjunto das tecnologias que vão definir as próximas décadas do mundo moderno, apresentando os temas de forma não-técnica, com foco nos impactos gerados na sociedade e nos negócios, bem como nos principais personagens por trás destes avanços ao longo da História. Prefácio, por Arminio Fraga Neto (economista e ex-presidente do Banco Central do Brasil)

Atrás da simplicidade deste título escon de-se a filosofia deste material: trazer a complexida-de do assunto para níveis mais fáceis de assimilar.Este material poderia se intitular “Metodologia para execução do processo de verificação de software crítico”, mas para reforçar o compromisso de priorizar a simplicidade da comunica-ção para torná-lo mais acessível ao iniciante, ele ficará simplesmente como está.

O que o sucesso do Googl em comum? Para Nassim exemplos claros de Cisnes veis e impactantes cuja na na base de quase tudo o da ascensão das religiões A lógica do Cisne Negro, listas de risco da atualidad e a gestão do desconhecid extremo. Para o autor, a fra e a limitação do aprendizad e na experiência levam o s com situações totalmente i leitor aprenderá, com idéia Cisnes Negros e ter outra vi

Onde encontrar:

Onde encontrar:

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Futuro Presente: O mundo movido à tecnologia - Guy Perelmuter - (2019)

Amazon, Livraria Cultura, Saraiva

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A Lógica do Cis - Nassim Taleb (

Amazon, Livraria Cultura, S

ENTRETENIMENTO

LIVRO

FILME

sne Negro (2007)

Treinamento de Equipes ágeis: Um Guia Para Scrum Masters, Agile Coaches e Gerentes de Projeto em Transição - Lyssa Adkins (2020)

Piratas da Informática Piratas dos Vale do Silício (2001)

le e o 11 de setembro têm Nicholas Taleb, ambos são Negros: eventos imprevisíatureza extraordinária está que acontece no mundo, à nossa vida pessoal. Em um dos maiores especiade propõe o mapeamento do, do pouco provável, do agilidade do conhecimento do baseado na observação ser humano a se defrontar inesperadas. Nesta obra, o a simples, a tirar proveito de visão de mundo.

Como agile coach, você pode ajudar as equipes de projeto a dominarem a metodologia ágil, desenvolvendo produtos que as deixem orgulhosas e ajudem as organizações a colher os frutos poderosos de equipes que oferecem inovação e excelência. Com uma frequência cada vez maior, os Scrum Masters e os gerentes de projeto estão sendo solicitados a treinar as equipes. Contudo, é um belo de um desafio. Isso exige novas habilidades ― bem como o sutil entendimento de quando avançar ou recuar.

Deixar de lado a síndrome de centralização e controle em prol do treinamento ágil requer um novo mindset. Em Treinamento de Equipes Ágeis, você explorará a fundo o papel de agile coach, descobrirá o que funciona e o que não funciona e aprenderá a adaptar as habilidades poderosas de muitas disciplinas aliadas, incluindo as áreas de atuação profissional de coaching e mentoria.

Até o surgimento de Steve Jobs e Bill Gates, a informática era algo distante, que não fazia parte do universo das pessoas comuns. Os dois, ainda estudantes, lideraram uma revolução que integrou os computadores ao nosso dia a dia.

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Armazém Inteligente 4.0 da Agrotopus eleva eficiência operacional em Armazéns Gerais de café

Johnson&Johnson Medical Devices Brasil lança programa de apoio à digitalização médica

Como liderar na era digital: três lições do ex-diretor do Tinder, Andrea Iorio

Parte da multinacional brasileira Valid que é líder no mercado de identificação segura e rastreabilidade, a Agrotopus avança com soluções em transformação digital para novas frentes ligadas ao agronegócio e conquista seu primeiro case em Armazéns Gerais de Café

Os protocolos de isolamento social para evitar a propagação do novo coronavírus elevaram a busca por soluções digitais para atendimento médico, principalmente depois que o Conselho Federal de Medicina (CFM) liberou provisoriamente a telemedicina

A liderança do passado ficou no passado. O conceito de “líder como herói” já não funciona mais. De acordo com Andrea Iorio, ex-diretor do Tinder na América Latina, escritor, palestrante e empreendedor, é preciso desconstruir e construir novamente um modelo

Kodak Alaris expande soluções remotas com novas ofertas de monitoramento como serviço

Países se voltam para tributação das gigantes da tecnologia

Análise da McKinsey destaca a ciência por trás das transformações bem-sucedidas

A Kodak Alaris está expandindo suas ofertas de serviço remoto com três novas ferramentas de monitoramento como serviço, que oferecem gerenciamento de dispositivos baseados em nuvem e otimizam o desempenho do scanner.

Relatório da Fair Tax Mark, organização britânica sem fins lucrativos, revelou que as seis gigantes da tecnologia deixaram de recolher cerca de US﹩ 100 bilhões em impostos em dez anos. As empresas, todas de capital norte-americano, são Amazon, Facebook, Google

Ao analisar os números por trás das transformações, o relatório da McKinsey & Company destaca que é possível extrair insights e melhores práticas para as empresas aumentarem as chances de serem bem-sucedidas em seus esforços e obterem retornos muito superiores

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ABEINFO NEWS

LGPD em vigor: o que as empresas devem saber para se adaptar à nova legislação

Open banking: uma porta de entrada para novos players e serviços

As grandes empresas de tecnologia e o meio ambiente

Juliana Macêdo* Foi sancionada em agosto de 2018 a Lei nº 13.709/18, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Com a pandemia do novo coronavírus, a vigência da LGPD foi adiada por meio de uma Medida Provisória e, após nova rodada de votação no congresso

Maior flexibilidade, redução de custos e melhor adequação às necessidades dos clientes, até então não percebidas ou tratadas, são alguns dos benefícios que os consumidores deverão sentir quando open banking se tornar realidade no Brasil.

Vivaldo José Breternitz Greenwashing, neologismo derivado das palavras green (verde) e whitewash (branquear ou encobrir), é um termo utilizado para indicar o uso de técnicas de marketing e relações públicas para expressar uma falsa preocupação de empresas, governos

Cerca de 70% das mulheres empreendedoras utilizam a internet como canal de vendas

Certificação Digital garante processos mais seguros e eficientes na saúde

5 dicas para evitar o aquecimento de notebooks

Uma pesquisa realizada pelo Sebrae em parceria com a Fundação Getúlio Vargas (FGV) apontou que as mulheres empreendedoras utilizaram mais a internet como canal de vendas do que os homens. O levantamento mostra que 69% delas investiram em redes sociais, aplicativos

A digitalização dos processos na área da saúde vem sendo discutida há alguns anos, mas ganhou força e notoriedade nos últimos meses por conta da pandemia e a possibilidade da prescrição digital para o atendimento à distância, respaldado pela lei

O notebook é o segundo item eletrônico mais utilizado no Brasil. De acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria Deloitte em 2018, 70% dos brasileiros usam o aparelho com frequência (o dispositivo só perde para os smartphones).

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Computação em nuvem crescerá 35,5% até o final de 2020 no Brasil impulsionada pelo setor de serviços

Futuros cibórgues: 92% das pessoas melhorariam capacidades físicas e cognitivas com tecnologia

Quais serão as tendências do mercado de tecnologias imersivas para os próximos anos?

Os serviços de computação em nuvem estão crescendo anualmente 35,5% ao no Brasil. A migração do serviço se dá em um momento no qual o empreendedor busca a redução de custos para o negócio e mais segurança para os dados que trafegam na internet.

Novo estudo da Kaspersky, The Future of Human Augmentation 2020 , revela entusiamo pelo Human Augmentation, conceito que pode ser definido como o processo de aperfeiçoamento das habilidades humanas (físicas e mentais) por meio da tecnologia.

Cada vez mais a transformação digital vem impactando positivamente a vida das pessoas e isso não dá para negar.

Recentemente, acompanhamos uma mudança brusca no comportamento de compra devido a pandemia do Covid-19 e o isolamento social.

Presidente sanciona lei que amplia uso de assinatura digital

Mais produtividade no Varejo com RPA – Robotic Process Automation

Mudanças de hábitos de consumo causadas pela Covid-19 – como usar dados para conhecer melhor seu cliente

O presidente Jair Bolsonaro sancionou, com vetos, a lei de ampliação da assinatura digital na administração pública e desburocratiza seu uso. O texto era oriundo da Medida Provisória (MP) 983, sofreu alterações no Congresso e chegou à mesa do presidente como Projeto

Você sabe que as experiências positivas durante todas as fases de compra é a chave para a fidelização e retenção do cliente, e que processos impessoais e ineficientes têm um impacto negativo na relação com o cliente. Nas empresas, há várias maneiras de melhorar

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