INFORMATION MANAGEMENT – Revista especializada no tema Gerenciamento de Informações, Documentos e Digital Business. Distribuição Nacional. Publicação oficial do INSTITUTO INFORMATION MANAGEMENT – IIMA - Rua do Bosque, 1589 Cjs. 809 e 810 | Barra Funda - São Paulo/ SP | 01136-001
O INSTITUTO INFORMATION MANAGEMENT - IIMA é uma organização que reúne profissionais e empresas que trabalham com processos envolvendo o gerenciamento de documentos e informações. Sua missão é promover a capacitação profissional e o desenvolvimento do mercado por meio um amplo portfólio de serviços como Cursos, Congressos, Consultoria, Livros e Publicações, Certificações, Workshops, Programas Educacionais ao vivo, entre outros. Um corpo multidisciplinar composto por Consultores, Analistas, Professores, Jornalistas e Pesquisadores está na base da produção do conhecimento gerado diariamente pelo INSTITUTO com o objetivo de ajudar os profissionais e empresas a lidarem com o Caos da Informação e a constante evolução tecnológica. O IIMA conta hoje com 40 mil profissionais participantes.
DIREÇÃO
Eduardo David eduardo@iima.com.br
Tadeu Nunes tadeu@iima.com.br
CONSULTORIA E CURSOS Wilton Tamane consultoria@iima.com.br
ATENDIMENTO AO ASSOCIADO
Gicelia Azevedo gicelia@iima.com.br
CONSELHO TÉCNICO:
Walter Kock consultor, autor, palestrante
Wilton Tamane consultor, professor e palestrante
Márcio Teschima empresário, palestrante
Tadeu Cruz professor, autor , palestrante
Angelo Volpi notário, professor, autor e palestrante
Carlos Bassi consultor, professor e palestrante
José Guilherme J. Dias professor, consultor e palestrante
Cínthia Freitas professora, autora consultora e palestrante
PARA SE ASSOCIAR LIGUE: (11) 3392-4111 ou acesse: www.abeinfobrasil.com.br
INSTITUTO INFORMATION MANAGEMENT - IIMA
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Tel: (11) 3392-4111
Associação das Empresas
CONTEÚDO DO MÊS Data Science Forum na era da IA
Tempo de guarda de documentos administrativos
29
Automação de processos para mais produtividade e menos custos
Forum discute a importância dos dados
RCS consegue eliminar 4 toneladas de papel com solução da W3K
Pág. 57
Como a procuração eletrônica ajuda a desburocratizar processos
Pág. 69
Como a digitalização de documentos transforma negócios
Pág. 79
Validade da assinatura eletrônica qualificada
Pág. 91
Assinatura eletrônica aprimora setor de empréstimos brasileiro
Pág. 99
Nota Fiscal Eletrônica ajuda a eliminar o uso de mais de 170 bilhões de folhas no Brasil
Pág. 103
Por Fabio Barros
Data Science Forum discute a importância
Primeira edição do evento reuniu especialistas no tema em discussões sobre o ganho de relevância dos dados para a tomada de decisões suportadas por Inteligência Artificial
Aonipresença da Inteligência
Artificial em praticamente todos os setores e aplicações tem levado a discussões sobre seus impactos e o que deve mudar com sua massificação. Considerados o combustível da IA, os dados e todos os processos que os envolvem estão ganhando relevância, tanto que eles foram tema da primeira edição do Data Science Forum, realizado no último dia 17 de abril, em São Paulo.
Na palestra da abertura, o CSO (Chief Strategy Officer) da Redcore, Cezar Taurion, lembrou que os dados são, na verdade, a essência dos projetos de IA. “Não adianta um algoritmo fantástico, se não houver dados”, diz. Ele afirma que, em meio a todo o burburinho que envolve o uso de IA, hoje é possível ver empresas fazendo testes e experimentações, discussões em torno de segurança, direitos autorais, exposição
importância dos dados na era da IA
de informações sigilosas etc., mas que o dado é o ponto central de tudo isso.
“Em qualquer projeto de IA, há a visão do negócio e a solução, mas são necessários dados”, afirma, reforçando a necessidade de definir uma política de governança de dados, estabelecendo diretrizes para a formação de uma série histórica de dados que permita ao algoritmo trabalhar. O fato é que, se as empresas não tiverem os dados adequados para treinar seu algoritmo, não haverá como usar a IA a seu favor e isso envolve contar com dados em volume
suficiente para o treinamento, variedade suficiente para mitigar vieses e validade.
De acordo com Taurion, há uma série de procedimentos com os quais a maioria das empresas não se preocupa, o que só aumenta o risco de usar algoritmos que gerem textos ou imagens que possam incorrer em problemas com direitos autorias ou privacidade, entre outros. “Por isso é preciso garantir o acesso adequado e implementar processos também adequados”, diz, sugerindo ações como incorporar a IA às estratégias de negócio; definir objetivos
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p r o c e s s o s d e n e g ó c i o s , d e s d e a
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A i n t e g r a ç ã o d e s e n v o l v i d a p e l a 3 A
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f u n c i o n a l i d a d e s d o 3 A C o n t e n t
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H P I s s o t o r n a a s u a e x p e r i ê n c i a a i n d a m a i s i n t u
D i g i t a l i z a ç ã o A v a n ç a d a :
D i g i t a l i z a ç ã o d e d o c u m e n t o s c o m i n d e x a ç ã o a u t o m á t i c a o u m a n u a l ,
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Governança
A questão da governança, aliás, foi tema de um dos painéis do Data Science Forum, onde o CEO da I2AI, Onédio Seabra, lembrou que um dado bem gerido é fundamental para traçar o caminho para uma boa tomada de decisão. Mas é justamente a gestão destes dados que tem representado um desafio para empresas e profissionais.
O gerente de IA e análise de dados da Leroy Merlin, Everton Baptista, reforça
que o desafio é anterior à chegada das aplicações de IA. “Nenhuma empresa gostaria de ter um grande volume de dados sem utilizá- los. Na maioria delas empresas, sustentar o dado tem um custo enorme e muitos não entregam valor”, diz, ressaltando que o dado precisa existir para gerar valor. Daí a importância de se implementar o que o mercado chama de cultura data driven que, segundo Baptista, ajuda os principais stakeholders da empresa a entenderem a importância dos dados e definirem o que querem resolver com eles.
Para o gerente de data science da SulAmérica, Rodrigo Signorini, os dados devem ser vistos como notas musicais. “É assim que eu trato os dados e trago uma preocupação com a qualidade deles para que possamos fazer uma boa música”, diz,
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reforçando a necessidade de entender dados dentro de um contexto, preparálos, transformá-los e entregá-los para as ferramentas tecnológicas. Este contexto é, na verdade, o domínio do negócio: para desenvolver um algoritmo, é preciso conhecer os problemas que a empresa enfrenta para saber quais são os dados necessários.
Signorini conta que a SulAmérica tem utilizado a IA em sistemas com modelos preditivos que trazem recomendações de combate a fraudes, mas sem substituir a decisão dos operadores. “Temos três sistemas já em funcionamento e sempre temos esse ponto de ver como o dado está chegando e como está saindo na ponta”, diz. O mesmo cuidado existe na Beevi IA, que utiliza a tecnologia para auxiliar a realização de diagnósticos médicos. A CEO da companhia, Paula Santos, lembra que a área da saúde conta com inúmeras
bases de dados e que a IA é fundamental para compor estas informações. “Mesmo sem um dado de paciente com câncer de ovário, é possível criar um modelo com uma base externa”, afirma.
Integração com outras tecnologias
Um dos painéis do Data Science Forum debateu o uso da IA sob o ponto de vista dos desenvolvedores. O coordenador de DX da LG e PhD em IA, Luís Arantes, disse que a IA hoje é uma filosofia aplicada ao dia a dia das empresas e já integrada ao cotidiano das pessoas. “Para quem desenvolve, são modelos aplicados a diferentes plataformas, por isso, é preciso entender como esses modelos podem ser aplicados”, afirma.
Ele citou o exemplo de um caso de uso de hiperautomação desenvolvido na LG para agilizar o processo de cadastramento e armazenamento de
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Já o gerente de TI, automação e dados da Andrade Gutierrez, Pieter Voloshyn, diz que a ideia de utilizar a linguagem Python para projetos de IA é ainda anterior ao uso do RPA. “Começamos a usar Python para formar cientistas de dados e vimos que era possível fazer automação”, diz. A construtora tem um caso de uso de 2017, quando precisou cruzar uma base de todos os pagamentos que fazia com uma base de compliance, chamada LexisNexis. O processamento em si levava 11 dias para gerar um relatório, o que causava um grande impacto.
“Adotamos um robô que baixava a base do Lexis, puxava a lista de pagamentos do SAP e buscava similaridades, gerando o relatório. O tempo de execução caiu de 11 dias para duas horas”, conta.
Outro casa apresentado durante o fórum foi o da Jost, joint-venture da Randon com a alemã Jost para a produção de autopeças para caminhões e ônibus.
Uma das peças fabricadas pela empresa – o pino rei, usado para prender carretas aos caminhões – tinha uma numeração que era cadastrada manualmente. Eram 600 peças produzidas diariamente e os operários tinham que registrar uma a uma.
O tribe lead de dados da DB Server, Gustavo de Godoy José, conta que a empresa utilizou o STDR (Scene Text Detection and Recognition) para criar uma visão computacional para gravar as peças. “Com isso conseguimos organizar as informações e aí começamos a reconhecer o que está escrito, identificando o nome do cliente, do fornecedor e os códigos de materiais, o que foi feito através da criação de regras específicas”, conta. O passo seguinte foi treinar as bases, o que foi feito manualmente, com uso de IA generativa para gerar as imagens usadas
no treinamento. “Hoje, com a aplicação em produção, temos relatórios em tempo real e tudo conectado ao banco de dados Jost”, afirma.
A importância da capacitação
Ao final do dia, governança e integrações devem trabalhar em conjunto para que os dados sirvam a um propósito: garantir tomadas de decisão mais acertadas e ágeis, o que tem sido feito em maior ou menor grau, dependendo da maturidade da empresa e sua área de atuação. O superintendente de analytics do Itaú-Unibanco, Carlos Machado, acredita que a instituição está melhor hoje do que há cinco anos. “Nós utilizamos dados há muito tempo e isso amadureceu bastante e tem evoluído”, diz.
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O mesmo não ocorre em outros segmentos. Para o general manager da StatSoft South America, Josias Oliveira, os bancos representam hoje o front e têm espaço para testar muitas coisas, condição que não se vê em outros setores. Ele afirma que o setor de telecomunicações, por exemplo, tem utilizado IA para a criação de modelos de churn e nada mais avançado que isso. “No varejo, há iniciativas voltadas ao cliente para aumentar o ticket médio e temos a indústria e o agrobusiness fazendo pouco para usar recursos de BI e Analytics”, diz.
Distante dessa realidade, o gerente de segurança da informação do SAS, Robson Ohosaku, reconheceu estar mais próximo de empresas que já utilizam dados para tomar decisões e que esta é uma vantagem competitiva. “Gestão de dados é igual dieta, todos sabem que é bom. Mas há a questão cultural, há desafios de recursos para a área. É um trabalho árduo no dia a dia. É preciso levar em conta toda a abrangência do
ainda não iniciaram a jornada é colocar os dados como ponto estratégico do negócio. O segundo é definir um dono para a área, que será o responsável por influenciar as pessoas a gostarem de decidir a partir de dados. Com o tempo, esta cultura deverá envolver toda a companhia, transformando as pessoas em
dados e cuidar deles. Por fim, a empresa precisará articular a tecnologia,
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No caso da StatSoft, o processo começou com a educação. “Primeiro, o board da companhia teve um dia inteiro de dados, de grande atividade e compartilhamento de informações. Depois, veio o middle, que durante três dias teve o desafio de levantar projetos, veio daí a ideia de colocar todos os dados na nuvem, deixando as áreas brincarem com isso”, conta Oliveira.
Machado lembra que as pessoas são fundamentais e que a estratégia de dados do Itaú-Unibanco só decolou quando os colaboradores que tinham melhores resultados usando dados passaram a ser reconhecidos, criando uma onda positiva de aculturamento. “É uma questão de capacitar quem vai usar, quem precisa
usar. O restante deve ser treinado mais conceitualmente, mostrando o que traz de bom”, defende.
O foco nas pessoas para o melhor uso de dados também é defendido por Ohosaku, para quem o mercado tem hoje um gap de profissionais especializados em dados e estes são cada dia mais necessários. Há um consenso de que organização de dados é um desafio, assim como a capacitação, que deve incluir também os profissionais das áreas de negócio. Para Machado, a partir do momento em que mudança cultural estiver implementada, o primeiro impacto virá no ganho de eficiência, já que o uso de dados deve tornar muito mais fácil a tomada de decisões. “A análise final é humana, não podemos passar a responsabilidade para o robô”, afirma.
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O cientista de dados e seus demônios
Em sua palestra no Data Science Forum, o fundador da Universidade do Consumidor, Heverton Anunciação, falou sobre os desafios que a nova era da IA — e dos dados — está impondo aos cientistas de dados. Ganhando relevância, estes profissionais precisam desenvolver, além do conhecimento técnico, outras habilidades que lhes permitam circular em diferentes áreas dentro da empresa.
Mais do que analisar dados, o cientista de dados terá que aprender a se comunicar, trabalhar vieses e, na prática, atuar como um terapeuta de dados, entendendo seu passado, seus traumas e os reconstruindo para transformá-los em sabedoria digital. “O cientista de dados precisa trazer resultados ao mesmo tempo em que traz verdades inconvenientes”, afirma.
Outras características do cientista de dados na era da IA incluem saber ouvir o que está invisível e para isso ele deve ir a campo e entender como os dados são utilizados na ponta. Isso vai ajudá-lo a identificar os chamados dados mortos ou vivos, o que é fundamental para criar a sabedoria digital. “O cientista de dados também tem o desafio de ser ético, saber dizer não no momento certo”, diz.
Ao mesmo tempo, ele terá que garantir que todas as áreas da empresa – processo, recursos humanos, marketing, vendas etc. – possam obter valor dos dados que passam por elas. Para que isso aconteça, é preciso contar com uma área de TI ativa, que participe das decisões e estratégias. “Nesse contexto, há desafios como a governança de dados e o conhecimento de analytics, que não deve se restringir ao marketing”, conclui.
Por Roberto Gonçalves CEO na eBox Digital S.A.
Tempo de guarda de documentos administrativos
Otempo de guarda de documentos administrativos é uma peça fundamental para uma gestão empresarial eficaz.
Compreender esses prazos é crucial não apenas para garantir conformidade legal, mas também para assegurar uma organização adequada dos registros da empresa.
Manter documentos por um período adequado não só satisfaz requisitos legais, mas também facilita o acesso a informações importantes e a tomada de decisões informadas.
Vamos explorar mais sobre esse importante aspecto da gestão de documentos para entender melhor como ele impacta o funcionamento e a segurança das empresas.
O que são documentos administrativos?
Documentos administrativos são registros essenciais gerados por empresas e organizações durante suas atividades diárias. Eles incluem contratos, relatórios financeiros, registros de funcionários, notas
fiscais, correspondências e atas de reuniões. Cada um desses documentos desempenha um papel crucial na gestão, operação e conformidade legal da empresa.
A correta manutenção desses documentos é fundamental para o cumprimento de obrigações legais, a transparência administrativa e a tomada de decisões informadas.
Por exemplo, contratos estabelecem acordos entre partes, enquanto relatórios financeiros fornecem uma visão detalhada da saúde econômica da empresa. Notas fiscais documentam transações comerciais, essenciais para auditorias e declarações fiscais.
Com uma visão integrada, automatizamos processos de pagamentos desde a captura da imagem ao lançamento no sistema ERP, alinhando as regras de negócio que se aplicam à cada tipo de documento pertinente, seja ele fiscal ou não fiscal, utilizando as tecnologias de OCR,RPA e IA.
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A guarda adequada desses registros não só atende às exigências legais, mas também protege a empresa contra possíveis litígios e facilita a recuperação de informações. Com a digitalização e o armazenamento seguro fornecidos pela eBox, as empresas podem acessar rapidamente seus documentos, mantendoos organizados e protegidos contra perdas.
Além disso, a análise de documentação de clientes permite identificar quais documentos precisam ser mantidos e por quanto tempo, conforme a legislação vigente. A eBox oferece soluções completas para a gestão física e digital desses documentos, garantindo eficiência e segurança em todas as etapas do processo.
Requisitos legais para a guarda de documentos
A legislação brasileira impõe prazos específicos para a guarda de diferentes tipos de documentos administrativos. Esses prazos variam conforme a natureza do documento e a regulamentação aplicável.
Por exemplo, a legislação fiscal exige a retenção de documentos tributários, como notas fiscais e recibos, por pelo menos cinco anos. Isso é crucial para garantir a conformidade durante auditorias e fiscalizações. Já os documentos trabalhistas, incluindo registros de funcionários e folhas de pagamento, devem ser mantidos por até 30 anos, assegurando a proteção de direitos trabalhistas e previdenciários.
Contratos e documentos contábeis, como balanços patrimoniais e demonstrações financeiras, geralmente precisam ser guardados por dez anos. Manter esses registros acessíveis é vital para responder a possíveis disputas e consultas regulatórias.
A eBox entende a complexidade dessas exigências e oferece soluções para garantir que sua empresa cumpra todos os requisitos legais. Utilizamos tecnologia de ponta para digitalizar, organizar e armazenar documentos de forma segura.
Possuímos duas certificações, a ISO 27001 e a ISO 27701, que asseguram a máxima proteção das suas informações.
Sendo assim, nossa equipe especializada realiza uma análise detalhada da documentação de clientes, orientando sobre os prazos de guarda específicos e garantindo que todos os requisitos legais sejam atendidos com eficiência e precisão.
Categorias de documentos administrativos e seus prazos
Diversos documentos administrativos requerem atenção especial quanto aos prazos de guarda. Por exemplo, documentos fiscais, como notas fiscais e comprovantes de pagamento, devem ser mantidos por pelo menos cinco anos.
Documentos trabalhistas, como registros de funcionários e folhas de pagamento, exigem um prazo mais longo, geralmente de até 30 anos.
Já os documentos contábeis, incluindo balanços patrimoniais e demonstrações financeiras, necessitam ser guardados por cerca de dez anos.
É fundamental entender esses prazos e categorias para garantir conformidade legal e eficiência na gestão documental.
Benefícios da guarda adequada de documentos
A guarda adequada de documentos traz diversos benefícios para as empresas. Ela garante o cumprimento de obrigações legais, facilita a recuperação de informações e previne perdas e extravios.
Manter documentos organizados e acessíveis reduz o tempo gasto em buscas, aumentando a produtividade e eficiência operacional. A guarda segura protege a empresa contra litígios e fraudes.
Com a eBox, você pode desfrutar desses benefícios com tranquilidade. Nossas soluções de armazenamento físico e digital garantem a integridade e confidencialidade dos seus documentos, enquanto nossa equipe especializada oferece suporte para a gestão eficaz da sua documentação.
Desafios na gestão de documentos administrativos
Gerenciar documentos administrativos enfrenta desafios como volume de documentos, riscos de armazenamento inadequado e complexidade de prazos diversos.
O alto volume de documentos pode sobrecarregar equipes, tornando a organização uma tarefa árdua.
Armazenamento inadequado aumenta o risco de perda ou deterioração de documentos importantes.
Manter-se atualizado com os prazos legais para diferentes tipos de documentos pode ser complexo e exigir atenção meticulosa.
Soluções da eBox para a guarda de documentos
A eBox oferece soluções completas para a guarda de documentos, incluindo serviços de digitalização, armazenamento físico e digital, e análise de documentação de clientes.
Nossa tecnologia de ponta garante a segurança e integridade dos seus documentos, enquanto nossa equipe especializada oferece suporte personalizado.
Com a eBox, você pode simplificar a gestão documental, garantindo
Contrate os melhores candidatos
Com o ELO HR Recruiting, você conecta todas as fases cruciais no processo de recrutamento, impulsionando a eficiência no departamento e assegurando um fluxo completamente digital, desde a análise inicial do candidato até a contratação, de forma simples.
Nossa plataforma permite a criação simplificada de um banco de talentos que pode ser utilizado para gerenciar candidatos de maneira eficaz e descomplicada.
Principais características e benefícios da nossa solução ELO HR Recruiting:
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Processo de recrutamento automatizado
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Como a tecnologia da eBox facilita a guarda de documentos
A tecnologia da eBox simplifica a guarda de documentos através da digitalização, organização e armazenamento seguro.
Nossos sistemas de gestão documental permitem fácil acesso e recuperação de informações. Além disso, garantimos a integridade dos seus documentos com medidas avançadas de segurança digital.
Melhores práticas para guarda de documentos administrativos
• Implemente políticas internas claras sobre a guarda e organização de documentos.
• Realize treinamentos regulares para funcionários sobre procedimentos de gestão documental.
• Utilize tecnologia de ponta, como os serviços oferecidos pela eBox, para digitalização e armazenamento seguro.
• Estabeleça um sistema de controle de acesso para proteger documentos sensíveis.
• Faça revisões periódicas para garantir conformidade com regulamentos e atualização de prazos de guarda.
Essas são dicas estratégicas para uma gestão documental eficaz.
Por Marcelo Araújo Diretor comercial da eBox Digital
Automação de processos para mais produtividade e menos custos
Nos últimos anos, a palavra automação ganhou destaque quando o assunto é melhoria de processos e otimização de tempo. Não há mais como evitar: procedimentos repetitivos precisam ser automatizados, porque já existe uma consciência de que a automação de processos
interfere de maneira direta nos resultados da empresa. Basta pensar que ferramentas e sistemas mais modernos trazem bons relatórios, logo, uma empresa que conte com um EPR bem estruturado e que consiga fazer a interligação de setores e atividades com dados de qualidade sairá na frente em
Conheça as nossas soluções!
Você já pensou em ter um modelo de automação, pronto para uso, que cria automações escaláveis e padronizadas?
Então você precisa conhecer o nosso Framework HDB, um modelo de automação pronto para uso e de fácil implementação.
Centraliza a gestão de automação
Permite a padronização das informações
Mostra todos os itens da automação e seus status
Tira um print – screenshot de erros
Gravação completa dos fluxos e suas atualizações
Acompanhamento completo das automações, mesmo que sejam de diferentes plataforma de RPA
Detalhes atualizados em tempo real que você não tem acesso através do Orchestrator
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detrimento de outras menos preparadas tecnologicamente.
Neste contexto, o uso da tecnologia de RPA (Automação Robótica de Processos, do inglês Robotic Process Automation) vem se expandindo e se tornando cada vez mais comum dentro das organizações. Trata-se de uma inovação que utiliza robôs de software para automatizar tarefas repetitivas e manuais, frequentemente realizadas por seres humanos em sistemas empresariais. Estes “robôs” são capazes de simular ações
humanas, como clicar, digitar e ler telas, e são comumente usados para otimizar processos de negócios, reduzir erros e aumentar a eficiência.
Um relatório da consultoria Acumen prevê que a receita global com RPA atingirá o valor de US$ 4,1 bilhões em 2026. O crescimento do setor está atrelado à crescente procura por soluções de automação, a integração com as tecnologias de Inteligência Artificial (AI) e o mercado das PMEs. Notase então, que com o desenvolvimento da
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tecnologia, o uso de robôs e a integração do IA com RPA será cada vez mais popular, representando uma excelente opção aos negócios.
Os números não mentem. A Automatização de Processos Robóticos (RPA) é uma das tecnologias mais disruptivas e transformadoras no mundo dos negócios. Ao integrar a automação de tarefas repetitivas e baseadas em regras da IA, ela está revolucionando a maneira como as
empresas operam, aumentando a eficiência, reduzindo custos e impulsionando a inovação.
São robôs programados para executar uma variedade de atividades, como coletar dados, preencher formulários, processar transações e muito mais, de forma rápida, precisa e sem a necessidade de intervenção humana constante. Eles podem ler dados de aplicativos, manipular informações, iniciar ações e se comunicar com outros sistemas -
tudo de acordo com as regras e instruções definidas pelos desenvolvedores.
Além disso, o RPA é uma tecnologia poderosa para a integração de sistemas. Se uma organização utiliza um determinado ERP, por exemplo, pode ser feita a integração utilizando um RPA que automatize tarefas executadas com base em informações de dentro desse ERP, como o preenchimento de cadastros e formulários. Ou, além disso, sistemas que não possuem capacidade de se integrarem, e que a migração de dados só pode ser de maneira manual, podem ter seus problemas resolvidos através de RPA.
Para que isso seja possível, é preciso realizar um projeto em três etapas macros: assessment, planejamento e desenvolvimento.
Na etapa de assessment, há o estudo e entendimento do processo no qual a automação de tarefa será realizada para
compreender as tecnologias envolvidas; no planejamento, tem o intuito de avaliar todas as informações coletadas na etapa de assessment. Dessa forma, pode ser realizada a definição da melhor solução de integração da Automação Robótica de Processos e os seus critérios de aceitação e mediação de performance. Por fim, a última etapa da integração é o desenvolvimento, pois nele será realizado todo o esforço e atividades definidas na fase de planejamento.
Quando se faz a integração de RPA com os sistemas da empresa, as vantagens se tornam ainda mais evidentes.
Sem dúvidas, a Automação Robótica de Processos é fator importante como aceleradora para a obtenção de benefícios da transformação digital. As empresas que investirem nesta tecnologia, estão muitos passos à frente rumo ao futuro.
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RCS consegue eliminar quatro toneladas de papel com solução da W3K
Com o uso do KeyDrive, eliminamos mais de quatro toneladas de documentos”. A afirmação é de Cristiano dos Santos, responsável pelo projeto de migração de acervo físico para o ambiente do Grupo RCS Tecnologia – empresa de engenharia referência na prestação de serviços técnicos em instalações de alta complexidade que possuem operações contínuas. A RCS utiliza o software KeyDrive, da W3K, para otimizar suas rotinas administrativas. Para conhecer
mais sobre essa parceria de sucesso, acesse o conteúdo completo em nosso blog.
Nosso CEO, Daniel Klafke, e o Gerente de desenvolvimento de Negócios, Antonio Haack, visitaram recentemente a sede da empresa, em Brasília, e acompanharam a divulgação dos primeiros resultados após a ativação do software. Além do responsável pelo projeto, por parte da RCS participaram da reunião, os coordenadores financeiro
e de TI, Fanny Bastos e Rodrigo Fernandes, pela ordem, a analista de admissão Jaqueline Camilo, a assistente de RH, Brenda Beatriz, e a pedagoga Ana Bras. Na oportunidade Cristiano Santos lembrou que a empresa estava buscando desde 2021 uma plataforma focada em automação de processos e que também realiza o serviço de digitalização de documentos.
Comentou que durante a pandemia, em função das medidas restritivas de circulação de pessoas, não era possível entregar os documentos de maneira presencial. “Precisávamos de um sistema
que garantisse a segurança dos nossos documentos e após análise de mercado, entendemos que a solução da W3K era a mais adequada para as necessidades da empresa”, observou.
E quais benefícios a RCS já identificou após a contratação da plataforma?
Conforme Santos a empresa tinha a necessidade de controlar melhor a tramitação de documentos dos colaboradores de maneira ágil e segura. Revelou que uma das principais preocupações era com relação à perda de documentos, no caso de uma
eventual falha no armazenamento digital. “Com o KeyDrive, temos a garantia de que a informação não será perdida”, salientou.
Antes da contratação da plataforma, a empresa realizava esse fluxo em um drive compartilhado, o qual apresentava limitações de uso e baixa segurança na transmissão de dados. Hoje, contracheques, folhas de ponto, recibos de vale-alimentação e transporte, são enviados diretamente para o colaborador, via KeyDrive, tudo de maneira ágil e segura. Isso porque o KeyDrive é Security Feed – importante mecanismo para garantir a segurança cibernética, pois
fornece um ambiente mais seguro para os usuários e para o compartilhamento de dados.
Segundo o responsável pelo projeto, além da eliminação de documentos físicos, a consulta aos processos está mais fácil, e permite ainda o rastreamento das atividades administrativas. “Com a pandemia tínhamos um problema de comunicação, mas com o KeyDrive criamos um ambiente compartilhado de dados, onde todos os setores têm acesso às informações, e todo o fluxo funciona de maneira alinhada e segura”, pontuou Cristiano. Ele revelou
ainda que após a digitalização, todo o papel que não serve mais é destinado à reciclagem, gerando renda extra para a empresa. Após a digitalização, o acervo é encaminhado para empresas que trabalham com reciclagem de papel.
E os resultados têm sido tão satisfatórios que a empresa já estuda a ampliação da parceria com a W3K para o uso da ferramenta. “Queremos agora ampliar o uso da plataforma para outras unidades da RCS. Além dos benefícios da solução, o suporte da W3K é muito qualificado”, finalizou o responsável pela migração do acervo.
KeyDrive organiza arquivos de maneira eficiente e segura
O KeyDrive possui uma interface simples, recursos avançados de segurança e estrutura leve. Esses diferenciais são muito relevantes para empresas que precisam de tecnologia de ponta para gerenciamento de informaçõeschave, mas não podem perder tempo com implantações complexas. Isso porque o KeyDrive não necessita de configurações adicionais para começar a operar. Conheça aqui outros cases de empresas que já utilizam o KeyDrive em suas rotinas administrativas.
E então: assim como o Grupo RCS quer garantir maior agilidade e segurança para os projetos e processos de sua organização? Clique aqui e conheça nosso portfólio completo de soluções empresariais. Há 13 anos levamos a transformação digital e a governança da informação para o mercado corporativo. Para ficar atualizado sobre tecnologia, inovação e gerenciamento de dados, siga nosso perfil nas redes sociais pelo @w3k.
Por Getúlio Santos CEO da ZapSign
Como a procuração eletrônica ajuda a desburocratizar processos
Desde 2017, a procuração eletrônica tem ganhado espaço no cenário jurídico brasileiro. Assim como uma procuração tradicional, a digitalizada busca oferecer poderes para que uma pessoa aja em
nome de outra, por meio de um documento legalizado. Esse modelo torna os recursos mais acessíveis, com processos mais ágeis e permite que ele seja usado remotamente de qualquer lugar do país.
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Hoje, no sistema judiciário, existem pelo menos sete tipos de procurações: representação em atos específicos; negócios imobiliários; assuntos financeiros; cuidados com a saúde; procuração geral (que deve especificar os direcionamentos); procuração especial para testemunhar e a procuração irrevogável. Todas podem ser utilizadas de forma tradicional, por um documento físico com assinaturas a próprio punho, ou então de forma digitalizada.
Na prática, em qualquer uma das modalidades, o responsável por exercer as responsabilidades descritas deve adquirir
um certificado digital para a autenticidade do documento. Assim como o arquivo, as assinaturas das partes também devem ser realizadas de modo eletrônico, em uma plataforma que garanta a validade jurídica da autenticação. No geral, as empresas de autenticações digitais utilizam informações pessoais dos usuários, como CPF ou biometria facial, para certificar a validade do assinante.
O fato de que todas as partes envolvidas na elaboração e assinatura do documento podem realizá-los de onde estiverem, desde que com acesso à internet, é algo que tem atraído cada vez
mais a aplicação da procuração eletrônica. Além da praticidade, existe uma redução de custos com impressão, transporte e as despesas com cartórios para a autenticação das assinaturas. Na ZapSign, startup de assinatura de documentos por meios digitais com mais de um milhão de usuários ativos, a estimativa é de que a assinatura digital tem a capacidade de gerar uma redução média de R$45 nesse custo.
O acesso eletrônico permanente também beneficia os responsáveis no dia a dia. A possibilidade de utilizar o recurso em qualquer lugar, faz com que não haja a necessidade de andar com uma procuração impressa sempre que necessário.
Vale ressaltar que a procuração tem cláusulas e modelos padronizados de acordo com as normas legais. No entanto, antes de qualquer pessoa concordar e assinar o documento virtual, é necessário ler e entender minuciosamente os compromissos listados no documento. Por se tratar de um arquivo digital, a cópia do mesmo é fundamental, para não enfrentar imprevistos desagradáveis. Além disso, apesar da validade legal da digitalização, pode ser feito um reforço no respaldo jurídico, através de um segundo registro em cartório ou órgão competente. Por fim, em caso de dúvidas, lembre-se sempre de buscar a orientação de um advogado especializado.
A base para clientes satisfeitos. Muito, muito satisfeitos.
Quando a automação baseada em IA está em toda parte em sua empresa, ela é para todos. E para tudo.
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Como a digitalização de documentos transforma negócios
Você já parou para pensar na quantidade de papel que sua empresa utiliza diariamente? E na dificuldade de encontrar um documento específico em meio a pilhas jogadas em uma sala ou esquecidas em prateleiras? Se sua organização enfrenta
tais desafios, você precisa urgentemente aderir à digitalização de documentos.
As situações descritas acima podem ser extremamente prejudiciais para a gestão organizacional devido aos impactos que
têm sobre a segurança da informação, o andamento das operações e os custos associados à manutenção e até mesmo ao dano de documentos.
Em meio a esse cenário caótico, soluções digitais vieram para revolucionar a forma como as organizações gerenciam dados corporativos, oferecendo recursos eficientes e inovadores.
Desse modo, vamos direto ao ponto. Ao longo deste artigo, exploraremos a digitalização de documentos, destacando a importância crescente dessa prática e os benefícios tangíveis que ela proporciona para empresas de todos os portes e segmentos. Acompanhe conosco até o final!
O básico da digitalização de documentos
A digitalização consiste no processo de converter documentos físicos em formatos digitais, como arquivos de texto, imagem ou PDF.
Para isso, são utilizados equipamentos específicos, como scanners, que capturam imagens dos papéis e as transformam em arquivos digitais, os quais podem ser facilmente acessados, armazenados e gerenciados. Dessa forma, presume-se que qualquer registro físico pode ser digitalizado.
No entanto, é importante não confundir o termo “digitalizado” com
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“digital”. Enquanto o primeiro é a versão eletrônica de um documento físico que foi convertido para um formato digital por meio do processo de digitalização, o documento digital é criado originalmente em formato eletrônico, através de ferramentas de texto, planilhas, apresentações, entre outras.
A digitalização de documentos é realmente eficaz?
Mesmo com a introdução ao tema, é natural que você ainda tenha dúvidas sobre a real necessidade da digitalização de documentos. Afinal, pode parecer estranho concentrar todas as informações consideradas importantes para o seu negócio
em um ambiente intangível, que não ocupa espaço físico.
O que fazer com as pastas destinadas para esses documentos? E quanto às salas exclusivamente reservadas para seu armazenamento? Não se preocupe, digitalizar um documento não significa eliminar os métodos tradicionais, e sim agregar valor a eles, de modo a prolongar a vida útil dos arquivos.
Mas claro, com o advento e o investimento contínuo em novas tecnologias, certamente a digitalização se afirmará como ferramenta indispensável. Inclusive, alguns documentos pessoais e comuns do nosso
dia a dia, como a carteira de trabalho, já são majoritariamente emitidos em formato digital.
Agora, respondendo diretamente à pergunta: essa prática é realmente eficaz? De forma simples e direta, sim! Além acrescentar aos métodos antigos e prolongar a vida útil do arquivos, a digitalização proporciona uma série de outros benefícios, como:
• Redução de custos e sustentabilidade: minimiza o consumo de papel e tinta para impressora, contribuindo para a redução de custos e o impacto ambiental.
• Melhora do fluxo de trabalho: proporciona acesso rápido e fácil aos documentos, otimiza procedimentos internos, acelera a tomada de decisões, impulsiona a produtividade e melhora a comunicação com clientes e fornecedores.
• Proteção contra perdas e danos: dados digitalizados são armazenados em plataformas seguras, protegendo contra danos físicos, destruição e roubos. Aliado a isso, medidas de cibersegurança, como backups regulares e criptografia de dados, também são essenciais para a proteção dos ativos de informação.
Para saber mais sobre as vantagens proporcionadas pela digitalização, leia: “Benefícios da digitalização e gerenciamento de documentos para o seu negócio”
E quanto à validade dos documentos digitalizados?
Em primeira instância, os documentos digitalizados não têm a mesma validade legal que os arquivos físicos. Isso significa que, caso seja necessário utilizar esses registros em um processo judicial, por exemplo, será preciso
tomar medidas adicionais para atestar sua autenticidade e validade.
Para tanto, você precisará fazer o uso da assinatura eletrônica, uma forma de identificação digital que garante a autenticidade e integridade de um documento conferindo-lhe validade legal. Tal validação é comprovada por meio do certificado digital emitido por uma autoridade certificadora reconhecida
Mas será que isso se aplica a todos os casos? Embora a lei de digitalização de documentos estabeleça a obrigatoriedade da assinatura eletrônica apenas em transações envolvendo o poder público, advogados e especialistas no assunto recomendam seu uso para todos os documentos digitalizados, independentemente de sua natureza.
Como fazer a digitalização de documentos?
Ao iniciar o processo de digitalização de documentos, é crucial adotar uma abordagem crítica para garantir eficiência e segurança. Aqui estão algumas etapas importantes a serem consideradas:
Organização
Antes de iniciar o processo, é recomendável organizar os documentos físicos por assuntos relacionados a um mesmo assunto. Isso facilitará a identificação e o agrupamento de registros durante a digitalização.
Por exemplo, contratos, faturas, recibos e correspondências devem ser agrupados separadamente, a fim de simplificar a operação e assegurar uma organização consistente nos arquivos digitais.
Armazenamento controlado
Adicionalmente, é crucial antecipar as etapas posteriores à digitalização. Portanto, já considere a configuração de permissões de acesso, garantindo que apenas funcionários autorizados possam acessar os documentos pertinentes às suas responsabilidades de trabalho.
Empresa especializada
Outro aspecto essencial ao planejar a digitalização de documentos, é recorrer aos serviços de uma empresa especializada nesse tipo de atividade. Uma organização com experiência no assunto oferece expertise, além de recursos necessários para uma operação eficiente e segura, garantindo a conformidade com regulamentações e padrões de segurança.
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Com décadas de experiência em gestão da informação, a Metrofile é sua parceira ideal para impulsionar a eficiência e segurança dos seus processos documentais. Através da nossa plataforma ECM/EIM, oferecemos soluções completas para captura, guarda e gerenciamento de documentos físicos, digitais e mídias.
Além do mais, os serviços de organização arquivística, políticas de gestão documental e, é claro, digitalização de documentos, contribuem significativamente para a otimização do fluxo de trabalho. Entre em contato hoje mesmo e nos permita transformar a sua gestão documental para melhor.
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Advogada no escritório Rücker Curii
Validade da assinatura eletrônica qualificada
Aera da digitalização trouxe a possibilidade de formalização de contratos e assinaturas de documentos entre pessoas que se encontram em locais diversos, não havendo necessidade de um encontro pessoal ou de qualquer deslocamento para firmar um documento.
Esta possibilidade decorre do advento das assinaturas eletrônicas, hoje já difundidas e
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aceitas em todo o território nacional. Assim, para formalizar um documento, existem três tipos de assinaturas eletrônicas: as simples, as avançadas e as qualificadas.
A assinatura eletrônica simples possui menos fatores de autenticação, não havendo requisitos fortes de segurança. Por esta razão, esta forma de assinatura não possui validade jurídica. Ou seja, dependendo
do documento a ser assinado, não é apta a gerar direitos e deveres ou eventual responsabilização às partes envolvidas.
Já a assinatura eletrônica avançada possui mais requisitos de segurança, sendo composta por uma sequência de caracteres compilados por criptografia. Apesar de não ter um certificado emitido pela ICP-Brasil, tem validade jurídica.
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Por fim, a assinatura qualificada - conforme disposto no portal “gov. br*” - é a produzida através de processo de certificação disponibilizado pelo ICPBrasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), tendo presunção de veracidade em relação aos signatários.
Nos termos do §1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001**, “ Art. 10, consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. § 1o As declarações constantes dos documentos em
forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916Código Civil.”
Pela legislação brasileira, a autoridade certificadora para a emissão do certificado de assinatura digital faz a análise criteriosa da empresa atestando a sua validade, nos termos da MP a fim de garantir a segurança dos documentos e evitar a recusa por terceiros.
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Sendo caracterizado uma Autoridade Certificadora – AC*** uma entidade, pública ou privada, subordinada à hierarquia da ICP-Brasil, responsável por emitir, distribuir, renovar, revogar e gerenciar certificados digitais.
Esta possui a responsabilidade de verificar se o titular do certificado possui a chave privada que corresponde à chave pública que faz parte do certificado. Além disso, cria e assina digitalmente o certificado do assinante, onde o certificado emitido pela AC representa a declaração da identidade do titular, que possui um par único de chaves (pública/privada).
Igualmente, cabe à AC emitir Listas de Certificados Revogados (LCRs) e manter registros de suas operações sempre obedecendo às práticas definidas na Declaração de Práticas de Certificação (DPC), além de estabelecer e fazer cumprir, pelas Autoridades de Registro (ARs) a ela vinculadas, as políticas de segurança necessárias para garantir a autenticidade da identificação realizada.
Portanto, para a emissão do certificado digital e assinatura eletrônica, a autoridade certificadora verifica todas as informações da pessoa jurídica, cria o certificado digital e declara sua autenticidade.
Desse modo, nos termos do disposto no art. 5º, III da Lei 14.063/2020, a assinatura eletrônica qualificada deve ser aceita em qualquer interação eletrônica no território nacional, estendendo-se tal obrigatoriedade às empresas privadas.
Assinatura eletrônica aprimora setor de empréstimos brasileiro
Com quase metade dos brasileiros planejando tomar empréstimos este ano, a assinatura eletrônica contribui para maior digitalização e efetividade para o setor
Dados recentes da TransUnion mostram que, em 2024, 46% dos brasileiros planejam obter empréstimos de uma fintech ou banco digital, sendo que São Paulo, Rio de Janeiro e Minas Gerais são os estados que mais solicitaram esse crédito entre janeiro e outubro do último ano, de
acordo com a FinanZero. Com esse sucesso, uma tecnologia promete digitalizar e deixar as transações cada vez mais fáceis: a assinatura digital.
De acordo com a ZapSign, uma das principais startups de assinatura de
documentos por meios digitais do país, houve um aumento de mais de 140% no número de títulos autenticados mensalmente em 2023. Além disso, a companhia ainda estima que o mercado deva atingir mais de R$ 300 bilhões até 2030.
Em se tratando do setor de empréstimos, cuja concessão teve alta de 4,7% no ano passado de acordo com o Banco Central, a tecnologia garante uma maneira rápida, segura e eficiente de finalizar documentos. “Elas aceleram o processo de aprovação, aumentam muito a segurança e melhoram a experiência do cliente”, explica Getúlio Santos, CEO da ZapSign.
O executivo acrescenta ainda que a assinatura eletrônica aumenta a segurança e a conformidade com regulamentos ao fornecer registros digitais auditáveis. “Isso porque algumas empresas utilizam soluções com verificação de identidade por meio de vídeo, o que reduz os riscos de fraude, facilitando novas inscrições de contas e melhorando a confiança dos clientes no processo”, explica.
Outro ponto é a economia de recursos. Dados da ZapSign apontam que a empresa já poupou o equivalente a mais de 300 milhões de folhas de papel, ou o correspondente ainda a 30 mil árvores, com a assinatura eletrônica de mais de 30 milhões de documentos. “No Brasil, há um crescimento contínuo na adoção de assinaturas eletrônicas, impulsionado pela necessidade de digitalização e eficiência nos processos financeiros”, acrescenta Santos.
Com bastante versatilidade, esse tipo de solução pode ser adotada tanto por grandes bancos quanto por fintechs, que contam atualmente com 1.400 empresas desse segmento, segundo a ABfintechs, por conta da facilidade em oferecerem serviços financeiros sem tanta burocracia.
Dessa maneira, Getúlio Santos acredita que as instituições estão cada vez mais conscientes dos benefícios da assinatura digital, principalmente nos quesitos de segurança e praticidade. “Esse movimento é particularmente forte entre as fintechs, que estão na vanguarda da inovação financeira”, finaliza o executivo.
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Nota Fiscal Eletrônica ajuda a eliminar o uso de mais de 170 bilhões de folhas no Brasil
No Dia Mundial do Meio Ambiente, celebrado este mês, o mundo volta sua atenção para a urgente necessidade de abordar e solucionar os problemas ambientais globais. Em meio a esse contexto, empresas de todo o mundo estão cada vez mais adotando práticas sustentáveis e estratégias de ESG (Environmental, Social, and Governance). Esse movimento não apenas reforça o compromisso das organizações
com a preservação do planeta, mas também impulsiona a inovação tecnológica.
Uma das principais iniciativas que ilustram essa união entre tecnologia e sustentabilidade é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Essa solução não apenas beneficia as empresas em termos de eficiência operacional e redução de custos, mas também contribui significativamente para a preservação do
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meio ambiente. Migrar do modelo físico para o eletrônico foi possível graças ao uso da tecnologia da certificação digital, que, neste caso, é usada para a assinatura das notas, garantindo sua autenticidade e dispensando a necessidade da impressão.
De acordo com dados do portal da Fazenda, apenas no último mês, mais de dois milhões de NFs foram emitidas. Desde sua implementação em 2006, o registro ultrapassa 42,691 bilhões de notas, que deixaram de ser impressas, contribuindo assim com a redução de consumo de papel. Esse número ultrapassa 170 bilhões se considerado que na versão antiga as notas eram impressas, em média, em quatro vias.
E não é somente por meio da assinatura de notas fiscais que a tecnologia da certificação digital tem contribuído com o meio ambiente. Segundo Júlio Duram, Chief Technology Officer da CertiSign, o certificado digital cada vez mais tem sido adotado pelas empresas para a formalização de documentos, como contratos e procurações. “A partir da adoção da tecnologia documentos podem ser assinados com um clique, dispensando impressões, deslocamentos e o armazenamento físico. Vale dizer que, hoje, o certificado já divide o protagonismo com outras tecnologias, como a biometria facial, que também é uma forma de assinatura eletrônica e pode ser usada em diversas transações”.
