Suplemento Paperless Innovation 2020

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A revista dos profissionais da informação

Conheça as soluções PAPERLESS apresentadas na

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2020 | INFORMATION MANAGEMENT

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PUBLISHER

Eduardo David eduardo@guiabusinessmedia.com.br CONSELHO EDITORIAL

APRESENTAÇÃO

Walter Koch - Wilton Tamane - José Guilherme Junqueira Dias Angelo Volpi - Cinthia Freitas - Luiz Alfredo Santoyo - Christian Ribas Marcio Teschima - Carlos Bassi ATENDIMENTO AO CLIENTE

Gicelia Azevedo

gicelia@iima.com.br

PRODUÇÃO GRÁFICA

Halan Santos

halan@iima.com.br

WEB DESIGNER

Igor de Freitas

igor@iima.com.br

ADMINISTRAÇÃO

TRANSFORMAÇÃO DIGITAL EM PAUTA

Tadeu Nunes tadeu@iima.com.br Mariana Dantas mariana@iima.com.br CENTRAL DE ATENDIMENTO - (11) 3392-4111 INFORMATION MANAGEMENT – Revista especializada no tema Gerenciamento de Informações, Documentos e Digital Business. Distribuição Nacional. Publicação oficial do INSTITUTO INFORMATION MANAGEMENT – IIMA - Rua Anhanguera, 627 Barra Funda - 01135-000 - São Paulo - SP

O INSTITUTO INFORMATION MANAGEMENT - IIMA é uma organização que reúne profissionais e empresas que trabalham com processos envolvendo o gerenciamento de documentos e informações. Sua missão é promover a capacitação profissional e o desenvolvimento do mercado por meio um amplo portfólio de serviços como Cursos, Congressos, Consultoria, Livros e Publicações, Certificações, Workshops, Programas Educacionais ao vivo, entre outros. Um corpo multidisciplinar composto por Consultores, Analistas, Professores, Jornalistas e Pesquisadores está na base da produção do conhecimento gerado diariamente pelo INSTITUTO com o objetivo de ajudar os profissionais e empresas a lidarem com o Caos da Informação e a constante evolução tecnológica. O IIMA conta hoje com 40 mil profissionais participantes.

DIREÇÃO

Eduardo David eduardo@iima.com.br Tadeu Nunes tadeu@iima.com.br CONSULTORIA E CURSOS

Wilton Tamane consultoria@iima.com.br ATENDIMENTO AO ASSOCIADO

Gicelia Azevedo

gicelia@iima.com.br

CONSELHO TÉCNICO:

Walter Kock consultor, autor, palestrante Wilton Tamane consultor, professor e palestrante Márcio Teschima empresário, palestrante Tadeu Cruz professor, autor , palestrante Angelo Volpi notário, professor, autor e palestrante Carlos Bassi consultor, professor e palestrante José Guilherme J. Dias professor, consultor e palestrante Cínthia Freitas professora, autora consultora e palestrante PARA SE ASSOCIAR LIGUE: (11) 3392-4111 ramal 29 ou acesse: www.abeinfobrasil.com.br INSTITUTO INFORMATION MANAGEMENT - IIMA Rua Anhanguera, 627 - Barra Funda 01135-000 - São Paulo - SP Tel: (11) 3392-4111

Em um mundo cada vez mais digital, muitas organizações ainda utilizam o Papel como base para seus processos documentais, menos por questões regulatórias e muito mais por desconhecerem as tecnologias hoje disponíveis para a jornada da transformação digital, substituindo os processos caros e pouco eficientes com o uso do papel, por processos digitais, mais ágeis e de fácil governança.

Nas páginas seguintes deste suplemento, destacamos um resumo das palestras apresentadas no evento 1a SEMANA PAPERLESS INNOVATION 2020, além de um link para assistir na íntegra as apresentações.

Esta é uma colaboração da equipe do Instituto Information Management e da ABEINFO - Associação de Profissionais da Informação que muito auxiliará sua Empresa na transformação de seus processos e na Gestão Inteligente das Informações em seus negócios.

Boa Leitura.

suplemento especial Reduzindo a pegada de carbono: a importância das novas tecnologias bebidas a assinar o compromisso Global Business Ambition for 1.5°C, reforçando suas iniciativas para diminuir sua pegada de carbono.

Por isso, dentre outras medidas a Ambev é uma empresa que investe na robotização e automação de seus processos internos contábeis e fiscais com Auditto.

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busca da diminuição da emissão de carbono é um passo fundamental para cumprirmos as metas do Acordo de Paris, que tem como meta conter o aquecimento global em 2º C em relação ao período pré-industrial. Isso significa, segundo a ONU, reduzir até 2030 as emissões globais de gases poluentes em até 55%.

É fundamental, portanto, que as organizações busquem reduzir desperdícios. E um dos maiores vilões é o consumo de papel. De acordo com a The Economist, por ano o Brasil consome 1,29 árvore por pessoa na fabricação de papel – cada árvore equivale a cerca de 40 quilos de papel.

A Cervejaria Ambev foi a primeira indústria brasileira de

Através da utilização de robôs para auditoria fiscal prévia, a Ambev é capaz de auditar em tempo real mais de 600 obrigações fiscais, de mais de 200 CNPJ diferentes, com ganhos importantes em tempo e na utilização de papel.

Conheça as soluções Auditto para a eliminação de processos manuais, diminuição da pegada de carbono e segurança de seus processos. Saiba como a Auditto vai além em www.auditto.com.br.

suplemento especial Tramitação Digital de Processos Administrativos: um case de sucesso

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escobrir como uma grande empresa de economia mista viabilizou a manutenção da sua operação e dos seus projetos diante do home office forçado imposto pela Covid-19.

Esse foi o ponto-alto da palestra de Fernanda Chamma, Diretora Técnica na CADS Consultoria, durante a 1ª Semana Paperless Innovation 2020.

O case de sucesso compartilhado foi da CODEMAR – Com-

panhia do Desenvolvimento de Maricá, que em apenas duas semanas passou a ter seus processos administrativos tramitados de forma digital, atendendo a todos os requisitos de segurança e compliance.

Além de uma rápida demonstração das tecnologias adotadas nesta solução, a exemplo da plataforma Lecom, Fernanda falou também das funcionalidades, como: possibilida-

de de envio do processo para várias pessoas de um setor ou para um usuário específico; permissão de várias assinaturas no mesmo documento sem a necessidade de que o mesmo arquivo seja anexado mais de uma vez; notificação instantânea ao usuário responsável pela atividade; controle automático da fila de processos; rastreabilidade do processo em tempo real; controle de quem e quando um documento é anexado ao processo; e possibilidade de geração de indicadores dentro da própria ferramenta de automação de processos.

Já entre os benefícios, podemos citar: consulta organizada de documento, economia média de 192 mil folhas por ano, rastreabilidade em tempo real, processo mantido após retorno trabalho presencial e continuidade da operação mesmo durante o distanciamento social.

Acesse www.cadsconsultoria. com.br para saber mais.

suplemento especial Assinatura eletrônica para alavancar a inovação digital nas empresas Foi abordada, também, a diferença entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital. Sendo que a eletrônica não tem a necessidade de se ter certificado digital do ICP - Brasil.

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O

s palestrantes Daniel Engelberg e Rafael Mesquita, especialistas em assinatura eletrônica, abordaram como o fato de assinar eletronicamente um documento pode alavancar a inovação digital nas empresas.

Primeiro, eles explicaram quem é a Clicksign, empresa pioneira em assinatura eletrônica no Brasil. Depois, falaram que a Covid-19 acelerou e fez com que a transformação digital se tornasse uma necessidade. Além de abrir as portas para novas soluções.

Como exemplo, os palestrantes trouxeram números, como o crescimento em mais de 100% do comércio eletrônico e a elevação em 30% do consumo de internet durante a

pandemia. Segundo Rafael e Daniel, negócios inteiros precisaram ser reinventados e uma mudança na cultura, que ainda não é possível de mensurar, começou a ocorrer. Foi enfatizado que a transformação digital deixou de ser uma tendência futurista para se tornar a única opção.

Os palestrantes mostraram como é complicada a assinatura de um contrato com caneta e papel, em questão de processos e locomoção dos documentos, e como é mais fácil esse mesmo contrato ser assinado eletronicamente. Uma demonstração de como é feita a assinatura eletrônica na plataforma da Clicksign foi realizada.

Na sequência, dividiram com o público casos de sucesso de grandes companhias que utilizam desse recurso e obtiveram muitos benefícios com isso. A Creditas é um exemplo.

O departamento jurídico da Fintech analisava, um a um, cada contrato presente na operação, o que consumia uma carga excessiva de tempo da área. Como solução para seu problema, a Creditas usou o Fluxia, o módulo de automação de contratos da Clicksign, ganhando tempo e agilidade no departamento.

Outro caso de sucesso foi o da Youcan, uma escola de idiomas do interior de São Paulo, que atende alunos do Brasil inteiro e até de fora do país. A empresa precisou lidar com a burocracia para facilitar o processo de matrículas e também escolheu o Fluxia como solução para seu problema.

O evento terminou com os palestrantes respondendo às perguntas do público.

suplemento especial

Transformação digital na área de Recursos Humanos

A Business Solution ELO Learning é um sistema de gestão de aprendizagem LMS que combina uma plataforma de aprendizagem e uma ferramenta de gestão de sessões.

Esta solução inteligente e fácil de utilizar automatiza o processo de organização, execução e análise dos cursos de formação, segundo Rodny.

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emonstrar como o uso de algumas soluções são capazes de otimizar os processos de RH foi o objetivo principal da apresentação de Rodny A. Coronel, da ELO Digital Office GmbH, durante a 1ª Semana Paperless Innovation 2020. Confira um resumo das ferramentas: A Business Solution ELO HR Recruiting é uma ferramenta de apoio profissional para a otimização dos seus processos de recrutamento. Prome-

te documentar facilmente os requisitos de recrutamento, além de aceitar candidaturas e armazenar de forma prática a informação dos candidatos no seu sistema de RH principal ou no dossier de pessoal digital da ELO. Já a Business Solution ELO HR Personnel File é multifunções por recolher os dados dos colaboradores, permitindo a eles dar início a processos de RH e monitorar datas importantes.

Por último, mas não menos importante, o Business Solution ELO Knowledge é o seu portal de conhecimentos central que elimina os silos de dados internos e conecta a informação dentro de toda a empresa. Todos os colaboradores podem contribuir com os seus conhecimentos e experiências para benefício dos seus colegas. Um portal de informações central permite aproveitar os conhecimentos e as ideias existentes, encontrar soluções mais rapidamente e impulsionar a produtividade da empresa. Saiba mais em: https:// www.elo.com/pt-pt.html

suplemento especial Banco Société Générale Brasil – Back office paperless, mais ágil e seguro informações relevantes, sempre que a empresa precisar e em qualquer lugar.

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eliminação de papel, a automação dos fluxos de processos e a gestão de conteúdo tornaram o back office do Banco Société Générale Brasil mais ágil e seguro, melhorando ainda mais a qualidade dos serviços prestados aos seus clientes.

da pela Hyland permitiu ao Banco, na atual crise da Covid-19, ter 100% do staff trabalhando de casa em poucos dias e sem nenhum impacto relevante nas atividades e no atendimento da demanda dos clientes, colaboradores e parceiros de negócios.

Mario Lopes, CIO do Banco Société Générale Brasil, conversou com os participantes da 1ª Semana Paperless Innovation 2020 sobre suas experiências e como a tecnologia de uma plataforma de serviços de conteúdo assina-

Estamos falando do OnBase, plataforma de informações empresarial única desenvolvida para gerenciar conteúdo, processos e casos. O produto centraliza o conteúdo comercial importante em um local seguro, e entrega

No caso do Banco Société Générale Brasil, o resultado inclui acesso fácil e seguro aos documentos, além de checklists (inclusive diários) de atividades previamente cadastradas para serem executadas em determinado período e monitoramento de exceções (pendências que precisam ser resolvidas em determinado momento). Como resultados, Mario citou que em apenas um mês após implementado (Abril de 2019), observamos uma redução de 80% no volume de impressões nos processos cobertos pelo projeto. Sem falar no fator sustentabilidade, no aumento da produtividade a partir de melhores fluxos de trabalho e na redução de custos com espaço físico para armazenamento, impressão e manipulação de documentos; a estimativa é alcançar um retorno sobre investimento de 40% em três anos. Saiba mais acessando: www.hyland.com.br

suplemento especial

Assinatura Digital Biométrica • Geração do PDF: captura-se o documento para gerar o PDF direto de sua aplicação; • Identificação: a solução reconhece os documentos e suas necessidades de formalização (rubrica, assinatura, preenchimento, check box etc.); • Preparação do Documento: Cada tipo de documento tem o seu template e suas necessidades;

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ocê sabia que sua assinatura contém dados biométricos? Com a tecnologia adequada, é possível o melhor dos mundos: documentos eletrônicos com autenticidade, integridade e legalidade, mantendo a cultura da “Assinatura” e aumentando o nível de segurança. É o que faltava para um Paperless de verdade! E esse foi exatamente o tema abordado por Luis Alberto Shaffer, Diretor da IT9AR.

O executivo citou as vantagens da solução SeeSign. “Nossa solução permite que sua organização defina o nível de segurança jurídica necessária para cada tipo de documento ou processo envolvido, sem a necessidade de plataformas e integrações complexas. Baixo Impacto em TI e nos Processos é outra vantagem: rápida instalação e parametrização, com pouca ou nenhuma alteração de processo, otimizando a arquitetura atual, causando o menor impacto possível”. Veja:

• Assinaturas com Biometria: com os tablets especiais a assinatura tem mais do que o “desenho. Captura-se a biometria da sua escrita, incluindo pressão, velocidade, ritmo, aceleração, movimento; • Certificação Digital: os arquivos são “selados” com o e-CNPJ da instituição para garantir a segurança da informação; • Armazenamento no Sistema: os arquivos são disponibilizados para o seu sistema ECM/GED, com todos os metadados necessários.

Consulte www.it9ar.com.br para mais informações.

suplemento especial

O RH estratégico como protagonista mentação, mais agilidade na abertura de novas vagas, acompanhamento da validade dos documentos, preenchimento online de dados do colaborador e participação direta do colaborador;

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om as mudanças impostas pelas necessidades da atualidade, o RH assumiu o papel de área mais importante dentro das companhias. Como seu aliado aparecem as tecnologias, capazes de gerar informações valiosas que auxiliarão na tomada de decisões. Mas quais são as soluções hoje disponíveis no mercado?

Superintendente de Inovação e Produtos da Metrofile, Maurício Alves foi um dos destaques da 1ª Semana Paperless Innovation 2020. Em sua apresentação, o

executivo fez pontuações importantes relacionadas à Governança, como a Política de Gestão Documental, Acervo Legado e da recente Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), e compartilhou também os diferenciais do metroRH, cujas soluções permitem que repensar, reduzir e reposicionar o seu RH. Três pilares fazem parte da plataforma: 1) Acompanhamento e gestão dos dados dos colaboradores: recebimento online de docu-

2) Acompanhamento de atividades e status: visualização de documentos faltantes, emissão de notificações e lembrete de prazos para o colaborador, verificação do status de solicitações de documentação e dados, acompanhamento do preenchimento de formulários online e solicitações de reembolsos e equipamentos e permissão de assinatura online de documentos para validação; 3) Processos automáticos e mais ágeis: mapeamento dos processos, andamento e identificação dos possíveis gargalos, recebimento automático de informações, redução do custo com uso de papel e visualização de indicadores de metas estabelecidas.

Conheça mais em: www.metrofile.com.br

suplemento especial Como a validação biométrica pode otimizar a jornada e melhorar a experiência do cliente

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ada vez mais a tecnologia vem sendo incorporada aos processos de validação e autenticação de usuários. Hoje, de acordo com o Gartner, o sucesso de uma empresa já está diretamente relacionado à sua habilidade de identificar com precisão, conhecer e envolver os clientes em múltiplos canais, sem comprometer a experiência. Estudos apontam que até 2022 negócios digitais com uma boa experiência do cliente, durante o processo de confirmação de identidade, te-

rão um faturamento 20% maior que negócios com uma CX ruim.

Foi com base nesse panorama que Thiago Baère, Head de Negócios para o Mercado Privado do Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), iniciou sua apresentação na 1ª Semana Paperless Innovation 2020.

Ao explicar como uma identificação segura integrada às suas plataformas digitais pode favorecer uma experiência positiva do seu

cliente e ajudar no sucesso do seu negócio, o especialista citou que a prevenção de fraudes, por exemplo, não visa mais a proteção por si só. “Uma vez que o customer experience (CX) é uma vantagem competitiva, que gera impacto na receita, a gestão do risco é a chave para melhorar a CX. Veja: 98% dos usuários não estão envolvidos em atividades maliciosas. E a biometria pode ajudar muito nisso. O comportamento do cliente pode ser utilizado como um norte para definir o contexto de risco da jornada dentro do negócio”.

Um dos cases compartilhados foi um projeto na Índia chamado de AADHAAR, muito provavelmente o maior sistema de identificação biométrica do mundo.

Mais de 1.25 bilhão de pessoas naquele país possuem identificação biométrica para validação da identidade através do celular, para acesso a serviços públicos e geração de negócios com segurança e redução de custos. Saiba mais em: www.serpro.gov.br

suplemento especial

Compliance e monitoramento no paperless Um tema que se coloca, portanto, sempre que debate-se a eliminação de papéis, é a segurança jurídica.

Como garantir que o devido processo continue a existir no meio digital? E como garantir que seus atos sejam devidamente registrados e acompanhados?

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companhando o movimento de diminuição do desperdício através da eliminação do uso do papel, o meio jurídico segue em processo rápido de digitalização. Essa tendência, ainda que necessária para modernizar e dar celeridade ao setor, guarda no entanto desafios importantes.

Se é verdade a burocracia em excesso é um entrave

para a economia, por outro lado é igualmente verdadeiro que o ordenamento burocrático tem lugar de destaque no meio jurídico este que é regido também por divisão de trabalho, formalização de regras, impessoalidade e hierarquia.

No ordenamento jurídico, o papel sempre teve posição de destaque, justamente por registrar todos os atos quanto possíveis.

É preciso ordem na migração para o digital, e é por isso que a SmartBPO criou tecnologia de ponta que identifica, monitora e antecipa demandas. Através de ferramentas de inteligência de negócios, machine learning e inteligência artificial, criamos o que há de melhor no meio digital para manter suas demandas sob controle.

Converse com nossos especialistas, e saiba como a SmartBPO contribui para a segurança jurídica na era paperless: https://smartbpo.io/

suplemento especial Ganhe eficiência de processos com assinatura eletrônica • Simples: autenticações em sistemas feitos por usuários cadastrados – biometria, login/senha, correio eletrônico, confirmação de “aceites os termos”, confirmação de código pelo celular, dentre outros;

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esponsável por realizar mais de 5 milhões de assinaturas digitais por mês somente na área da saúde, a Soluti foi um dos destaques da 1ª Semana Paperless Innovation 2020, realizada pelo IIMA. Além de abordar as vantagens de uma plataforma eletrônica, como agilidade nos processos, redução de custos, aumento de vendas e receita e melhor aprovei-

tamento do espaço físico do hospital/clínica, o Diretor Comercial Julio Cesar Mendes falou das inovações da MP 983/2020, que promete desburocratizar e facilitar o uso de documentos assinados digitalmente para ampliar o acesso a serviços públicos digitais.

Outro ponto alto da apresentação fez menção à diferenciação dos modelos de assinaturas. São elas:

• Avançada: assinaturas que utilizam métodos e procedimentos matemáticos (criptografia) que incidem diretamente no conteúdo ou representação única de um documento eletrônico; • Qualificada: que se utilizada de processos de certificação digital da ICP-Brasil, com procedimentos rígidos de credenciamento, auditoria e fiscalização das entidades.

Acesse www.soluti.com.br para saber mais.

suplemento especial

Paperless na prática cional da TCG Process, durante a 1ª Semana Paperless Innovation 2020. O executivo falou principalmente de uma plataforma capaz de unificar todas essas tecnologias.

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Paperless é uma estratégia cada vez mais utilizada pelas companhias que desejam reduzir desperdícios de tempo e dinheiro. Afinal, em média, um funcionário gasta 37 minutos para achar um documento em papel, sem falar na perda de documentos importantes, custos com impressão e armazenamento e riscos.

Para resolver essas e outras questões, entram em cena diversas tecnologias, como o DocPro, que realiza a detecção automática dos documentos, assinatura de contrato, comparação de faces de documentos e mais de 30 métodos de extração de dados.

Os diferenciais da solução foram apresentados por Bruno Zampaglione, Diretor Opera-

É o DOCPROSTAR®, tecnologia avançada para captura, classificação e formalização de documentos a nível mundial. Permite, segundo ele, criar rapidamente soluções flexíveis e altamente escaláveis para automação de processos documentais. Entre as características, podemos citar: múltiplos canais de captura (papel e eletrônicos), interface de validação avançada, motores de OCR/BCR/ OMR/ICR de última geração, arquitetura orientada à escalabilidade, extração de campos independente da posição no documento, integração com múltiplos sistemas etc.

Saiba mais em: www.tcgprocess.com.

suplemento especial Desafios na verificação de documentos:

a “ponte” entre o mundo físico e o mundo digital de se adequar às regulamentações, segurança e privacidade.

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xistem desafios para realizar a “ponte” entre os documentos no “mundo físico” e no “mundo digital”. Onde fica a barreira entre esses mundos?

Quantas vezes realmente precisamos nos identificar?

As respostas para essas e outras perguntas foram a base da palestra de José Carlos O. Castro, Gerente de Desenvolvimento de Produtos da VA-

LID – VIDaaS (maior emissora de documentos no Brasil) durante a 1ª Semana Paperless Innovation 2020.

José Carlos citou algumas das barreiras quando falamos na verificação de documentos, como dificuldade de identificação digital/física, burocracia, proliferação de documentos/ logins/senhas etc., sem falar nas fraudes, na necessidade

Como solução surge a identidade digital que visa melhorar as interações, independente da atividade/área em que o indivíduo se encontra naquele momento: compras, lazer, jurídico, saúde, controle de acesso, educação, transporte, entre outros. E, como exemplo, ele detalhou as aplicabilidades do VIDaaS, plataforma de gerenciamento de identidades, autorizações e acessos, com integração direta de documentos físicos e digitais, possibilitando criar uma experiência única de autenticação e identificação eletrônica. “Estamos falando de uma tecnologia sob medida para ajudar na transformação digital, com implementação Plug and Play e experiência Mobile First e Omni Channel”, destaca ele. Mais informações em: https://certificado-em-nuvem.validcertificadora.com.br/

suplemento especial

Como a transformação digital do seu backoffice proporciona a experiência mais completa ao seu cliente

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ara uma experiência completamente digital do cliente não é possível abranger somente uma interface, é necessário que todo o ciclo de informações – envolvendo processos, tarefas e atividades – estejam conectados digitalmente, proporcionando a organização das informações, eficiência no atendimento, aceleração e assertividade na resposta.

O alerta é dos especialistas Leandro Zerbinatti, Head of Academy, e Sergio Junior, Business Consultant, ambos da Zuri, empresa com mais de 700 projetos realizados.

Além de uma visão geral dessa transformação digital, os executivos apresentaram durante a 1ª Semana Paperless Innovation 2020 o case de sucesso da Ticket Log,

Responsável pela gestão de frotas e mobilidade, essa unidade de negócio da gigante de benefícios possui 27 mil clientes corporativos, 1 milhão de veículos administrados e 36 mil estabelecimentos credenciados, e estava à procura de uma solução que substituísse um CRM de mercado por algo flexível e robusto, em que todas as unidades de negócio pudessem ter acessos às informações de clientes para ações de cross-sell e up-sell entre elas.

Através da solução criada na plataforma low-code Zuri, em apenas um mês e meio e a um custo absolutamente acessível para a companhia, foi possível gerar um valor monetário bastante significativo, maximizando os esforços de prospecção e de outras atividades comerciais.

Quer saber mais? Acesse: www.zuri.wf/

A MAIOR EXPOSIÇÃO DE TECNOLOGIAS E SOLUÇÕES PARA O GERENCIAMENTO DE INFORMAÇÕES DIAS 14 E 15 DE AGOSTO DE 2021 AMCHAM BUSINESS CENTER | RUA DA PAZ 1431, SÃO PAULO - SP EVENTOS PARALELOS

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