Guía rápida de Excel by Dustin Valera

Fundamentos Basicos De Excel 2007 Prof. Dustin E. Valera Camauta

Microsoft office Excel 2007 “Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office System. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.”1

Es un programa de aplicación para la realización y análisis de cálculos. Tiene tres herramientas: hojas de cálculo, gráficos y bases de datos

Elementos de la ventana principal de Excel 2007 

 

Barra de título o Barra de acceso rápido o Botón personalizar barra de acceso rápido o Nombre del archivo o Nombre de la aplicación o Botones de control de la ventana principal  Minimizar  Restaurar  Cerrar Menú archivo Cinta de opciones o Botón minimizar cinta de opciones o Botón ayuda o Botón minimizar libro o Botón restaurar libro o Botón cerrar libro o Grupos de comandos  Comandos  Botón control de grupo o Cuadro de nombres o Barra de fórmulas o Botón expandir barra de fórmulas o Botón seleccionar toda la hoja o Columnas  Separador de columna  Cantidad de columnas o Filas  Separador de filas  Cantidad de filas

Celdas  Celda activa  Controlador de relleno  Cantidad de celdas o Botón dividir horizontal o Botón dividir vertical o Barra de desplazamiento vertical o Barra de desplazamiento horizontal o Etiquetas de hoja o Botón insertar nueva hoja de cálculo o Panel de navegación de hojas de cálculo  Primera hoja de cálculo  Hoja anterior  Hoja siguiente  Última hoja de cálculo o Barra de estado o Panel de vistas  Normal  Diseño de página  Salto de página o Herramienta zoom

El libro de Excel Un libro de Excel es un conjunto de hojas de cálculo. En forma predeterminada tiene tres hojas.

Las hojas Las hojas de un libro de Excel tienen una estructura tabular compuesta por celdas, filas y columnas.

Las celdas, las fila y las columnas Las celdas resultan de la intersección entre una columna y una fila. Las columnas tienen forma vertical y se titulan con letras. Las filas tienen forma horizontal y se titulan con números.

Fichas, cinta de opciones y grupos La cinta de opciones contiene agrupados todos los comandos que se usan para trabajar con las hojas de cálculo. Está conformada por 7 fichas en forma predeterminada. Las fichas contienen a los comandos en grupos dependiendo de la acción a ejecutar.

Botón de office / ficha archivo El botón de office pertenece a la versión 2007 de Excel, mientras que el menú o ficha archivo es propio de la versión 2010. Sin embargo es importante destacar que ambas contienen las principales herramientas administrativas para la edición de los libros de hojas de cálculo.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido Clic en el botón personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

Modificar la barra de acceso rápido Clic en el botón personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

Colocar la barra de acceso rápido debajo de la cinta de opciones Clic en el botón personalizar la barra de herramientas de acceso rápido/ mostrar la barra de acceso rápido debajo de la cinta de opciones.

Minimizar la cinta de opciones Clic en el botón minimizar la cinta de opciones.

Ocultar línea de división Diseño De Página /Opciones De La Hoja/Líneas De Las Cuadricula/Ver Colocar la barra de acceso rápido encima de la cinta de opciones Clic en el botón personalizar la barra de herramientas de acceso rápido/ mostrar la barra de acceso rápido encima de la cinta de opciones.

Maximizar, mostrar la cinta de opciones Clic en el botón maximizar la cinta de opciones

 Realiza el ejercicio E1 Eliminar celdas, filas, columnas, hojas Inicio/ Celdas/ Eliminar/Eliminar… Ocultar filas, columnas, celdas, hojas Inicio/ Celdas/ Formato/Visibilidad/Ocultar Y Mostrar… Selección discontinua de rangos de celdas Usar la tecla CONTROL

La ayuda de Microsoft Excel Presionar la tecla F1 Botón Ayuda

 Realiza el ejercicio E2 Fórmulas “Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.” 2 Las fórmulas son una herramienta para el análisis de datos.

Partes de una fórmula Operadores: son los símbolos que indican la operación a efectuar Operandos: Son las referencias de celdas o valores con los cuales se calculan las fórmulas. Por ejemplo: =A1/C1 Donde, A1 y C1 son los operandos y los símbolos = y / son los operadores.

Operadores de las fórmulas Ejemplo Operadores

Matemáticos

Símbolo

Operación

Suma

Resta

Multiplicación

División

Porcentaje

Potencia

√

Raíz cuadrada

Rango continuo

;

Rango discontinuo. Argumentos de función

Mayor que

Menor que

Referencia

Comparación

Completa la tabla con la ayuda de tu instructor

Ejemplo Operadores

Símbolo

Texto

Lógicos

Operación

Mayor o igual que

Menor o igual que

Distinto

Concatenar

Conjunción lógica

Disyunción lógica Negación

NO Precedencia de operadores Significa la jerarquía o el orden por el cual se efectúan los cálculos en las fórmulas. Tienen prioridad aquellos operadores en la base de la pirámide. Las fórmulas se calculan de izquierda a derecha. Sin embargo, siempre se calcularán primero aquellas fórmulas entre paréntesis.

Completa la tabla con la ayuda de tu instructor

Reglas de una fórmula Todas las fórmulas inician con el símbolo = Plantear las fórmulas con referencias de celdas. Confirmar una fórmula con la tecla ENTER.

Editar un libro Doble clic en una celda para activar el modo edición Tecla F2 Activar una celda, modificar el contenido desde la barra de fórmulas

Borrar Tecla SUPRIMIR

Inicio/ Modificar/ Borrar… Insertar datos Activar celda/ escribir/ presionar tecla ENTER para confirmar el contenido

Datos En Excel se puede insertar dos tipos de datos según su forma:  Etiquetas: textos  Valores: números

Rellenar (controlador de relleno) Inicio/ Modificar/ Rellenar… Aplicar fórmulas matemáticas a las celdas (autosuma) Seleccionar rango de celda y la celda donde va aparecerá el resultado

Inicio/Modificar/Autosuma… Función autosuma Es una herramienta para calcular rápidamente la suma de un rango de celdas. Una de las ventajas de esta herramienta es que no sólo calcula sumas, sino también promedios, máximos, mínimos, entre otras.

Inicio/Modificar/Autosuma… Estilo millares Es un comando que muestra el contenido numérico de una celda con separador de miles.

Inicio/ Número/ Estilo Millares Bordes Es un comando que facilita aplicar bordes a las celdas.

Inicio/ Fuente/ Bordes… Color de relleno Este es un comando utilizado para aplicar color de relleno a las celdas.

Inicio/ Fuentes/ Color De Relleno  Realiza el ejercicio E3 Configurar páginas del libro Página Pestaña diseño de página Orientación Se refiere a poner la página en posición vertical u horizontal.

Diseño De Página/ Configurar Página/ Orientación Márgenes Diseño De Página/ Configurar Página/ Márgenes Se sugiere que el margen los encabezados y pie de página sean la mitad de la medida del margen superior e inferior. Por ejemplo si el margen superior es de 2 cm, el encabezado podría ser 1 cm.

Encabezado de página Se emplea para agregar datos en la parte superior de la hoja de cálculo

Diseño De Página/ Configurar Página/ Botón Control De Grupo Configurar Página/ Encabezado Y Pie De Página/ Personalizar Encabezado…

Pie de página Se emplea para agregar datos en la parte inferior de la hoja de cálculo

Diseño De Página/ Configurar Página/ Botón Control De Grupo Configurar Página/ Encabezado Y Pie De Página/ Personalizar Pie De Página… Los encabezados y pie de página tienen tres secciones: izquierda, centro y derecha. Objetos que se pueden insertar en un encabezado/ pie de página: o o o o o o o o

Número de página. Número de páginas. Fecha. Hora. Ruta del archivo. Nombre del archivo. Nombre de la hoja. Imagen.

Vista preliminar Es una herramienta

que permite visualizar la hoja de cálculo antes de ser impresa.

Teclas CONTROL + F2

Tamaño Este comando se emplea para configurar el tamaño de hoja en que será impresa la hoja de cálculo. Diseño De Página/ Configurar Página/ Tamaño Área de impresión Es un comando utilizado para seleccionar las áreas de la hoja de cálculo que serán impresas. Diseño De Página/ Configurar Página/ Área De Impresión Fondo Esto es un fondo visual, que no se imprime. Diseño De Página/ Configurar Página/ Fondo

Imprimir títulos Este comando se emplea para que en todas las hojas siempre se repita(n) una(s) fila(s)). Diseño De Página/ Configurar Página/ Imprimir Títulos Ajuste de escala Se utiliza para ajustar la escala de impresión. Por defecto está configurada al 100%. Diseño De Pagina/Ajustar Área De Impresión/Escala  Realiza el ejercicio E4 Establecimiento del formato de las hojas La ficha inicio, contiene todos los comandos necesarios para configurar el formato de presentación de los datos de las celdas. Columna Inicio/Celdas/ Formato Fila Inicio/Celdas/ Formato Celdas Inicio/Fuente Inicio/ Fuente/ Bordes… Inicio/ Fuente/ Color De Relleno… Inicio/Alineación Inicio/Número Inicio/ Estilos/Estilos De Celdas… Grupo número Inicio/ Número/ Estilo Porcentual Inicio/ Número/ Estilo Millares Inicio/ Número/ Aumentar Decimales

Inicio/ Número/ Disminuir Decimales Grupo alineación Inicio/ Alineación/ Orientación… Inicio/ Alineación/ Centrar Inicio/ Alineación/ Alinear Inicio/ Alineación/ Ajustar Texto Inicio/ Alineación/ Combinar Celdas Inicio/ Alineación/ Aumentar Sangría Inicio/ Alineación/ Disminuir Sangría Grupo fuente Inicio/Fuente Comando bordes Inicio/ Fuente/ Lista De Bordes… Guardar un libro por primera vez Botón De Office/ Guardar Barra De Acceso Rápido/ Botón Guardar Teclas CONTROL+G Archivo/Guardar Guardar como Guardar como se utiliza para realizar versiones o copias de un archivo. Es decir, si tenemos un libro llamado ventas, y deseamos hacer una copia de él para llamarlo ventas_1. También se emplea para cambiar el formato en el cual se almacenan los libros. Por ejemplo, si desea guardar una versión de ventas_1 compatible con versiones anteriores de Excel. Botón De Office/ Guardar Como… Tecla F12 Archivo/Guardar Como

Borrar formato, contenido, todo Activar Celda O Rango De Celdas/Inicio/Modificar/ Borrar… Abrir un libro existente Barra de acceso rápido/ botón abrir Botón De Office/ Abrir… Teclas CONTROL + A Archivo/Abrir

Aplicar formato como tabla Es una herramienta que facilita la aplicación de formato a las tablas. Seleccionar tablas de datos Inicio/Estilos/Dar Formato Como Tabla /Seleccionar Estilos De Tablas…

Convertir en rango normal Convierte la tabla de datos en un rango normal de celdas. Suprime los encabezados de filtros y las funciones de subtotales. Seleccionar tablas de datos Herramienta De Tablas /Diseño/Herramientas/Convertir En Rango Quitar línea de división Es un comando empleado para visualizar o no las líneas de la cuadrícula, es decir, las líneas que bordean las celdas. Diseño De Pagina /Opciones De La Hoja/Líneas De Las Cuadricula/Ver Referencias Para aplicar una referencia absoluta se emplea la tecla F4 o Referencias RELATIVAS (son las que cambian. A1) o Referencias ABSOLUTAS (son las que no cambian. $A$1) o Referencias MIXTAS (es una combinación de ambas. $A1; A$1) Formato porcentual (%) Multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el símbolo %

Inicio/Número/Estilo Porcentual  Realiza el ejercicio E5 Funciones estadísticas Inicio/ Modificar/ Autosuma… o PROMEDIO, se emplea para calcular el promedio o media aritmética de un rango numérico. o MÁXIMO, calcula el valor más alto de un rango numérico. o MÍNIMO, calcula el valor más bajo de un rango numérico. o CONTAR, se emplea para contar las celdas que contienen números. o CONTARA, se utiliza para contar las celdas que están llenas, tengas número o textos. o CONTAR. BLANCO, se emplea para contar las celdas que están vacías. Establecer área de impresión Es un comando que se emplea para imprimir sólo áreas específicas de una hoja de cálculo. Diseño De Página/ Configurar Página/ Área De Impresión/ Establecer Área De Impresión. Eliminar área de impresión Diseño De Página/ Configurar Página/ Área De Impresión/ Borrar Área De Impresión. Vista preliminar Es una herramienta para visualizar la hoja de cálculo antes de imprimirla. Barra De Acceso Rápido/ Vista Preliminar Teclas CONTROL + F2 Botón De Office/ Imprimir/ Vista Preliminar Protección Bloquear celdas: se usa para impedir la modificación de las celdas. Inicio/ Celdas/ Formato/Bloquear Celda Proteger hojas: se emplea para impedir cambios en los datos de una hoja. Revisar/ Cambios/ Proteger Hoja… Proteger libro: restringe el acceso no autorizado. Impide la alteración de la estructura del libro.

Revisar/ cambios/ proteger libro… Validación Se utiliza para evitar la entrada de datos no válidos en una celda. Datos/ Herramienta De Datos/ Validación… Formato condicional Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición. Inicio/Estilos/ Formato Condicional… Ordenamiento Es una herramienta para facilitar el análisis de datos. Facilita la visualización y comprensión de los datos. Inicio/ Modificar/ Ordenar Y Filtrar/ Orden Personalizado…  Realiza el ejercicio E6 Función condicional si Devuelve un valor si la condición especificada es verdadera y otro valor si dicho argumento es falso. Es una herramienta para la toma de decisiones. Esta función tiene tres argumentos: el primero es la pregunta o condición. El segundo es lo que sucede si la condición se cumple. El tercero es lo que sucede si la condición no se cumple. Sintaxis de la función si condicional = si(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Aplicación de gráficos Son la representación gráfica de las tablas de datos. Facilita la compresión y el análisis de los datos. Insertar/ Gráficos Gráficos de columnas Se emplean para comparar valores de categorías.

Gráficos de barras Se emplean para comparar varios valores. Gráficos circulares Se emplean para mostrar la contribución de valores a un total. Gráficos de líneas Se emplean para mostrar tendencias en el tiempo. Gráficos de dispersión Los gráficos de dispersión se utilizan normalmente para mostrar y comparar valores numéricos, como datos científicos, estadísticos y de ingeniería. Impresión Botón De Office/ Imprimir… Teclas CONTROL + P Uso de las opciones de impresión Guardar como página web Botón De Office/ Guardar Como/ Otros Formatos… Enviar Por Correo Enviar como archivo adjunto Uso Del Grupo Ilustraciones Insertar/Ilustraciones/ Imagen Insertar/Ilustraciones/ Imágenes Prediseñadas Insertar/Ilustraciones/ Formas Insertar/Ilustraciones/ SmartArt Crear Organigramas Insertar/Ilustraciones/ SmartArt/ Jerarquía/ Organigrama

Insertar Imágenes Prediseñadas Insertar/Ilustraciones/Imágenes Prediseñadas Insertar Imágenes Desde Archivo Insertar/Ilustraciones/ Imagen

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