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Neue Strategien im Zeitalter von Social Business, Cloud und Web 2.0

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ie Arbeitswelt verändert sich rasant. Klassische Formen des Informationsaustauschs passen immer weniger in neue Arbeitskonzepte. Warum? Weil DesktopGeräte, starre Teams oder „Informationsgräber“ in Mailboxen schon lange nicht mehr agil genug sind, um den Anforderungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter gerecht zu werden. Diese Anforderungen schließen zum Beispiel ein: •

den zielgerichteten Austausch von Wissen

•

dynamische Zusammenarbeit

•

die Vernetzung mit Geschäftsprozessen

Dass beim Zugriff auf Daten und Prozesse, beim Dialog mit den Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden mittlerweile auch mobile Endgeräte eine maßgebliche Rolle spielen, dürfte für viele Unternehmen eine zusätzliche Herausforderung sein.

 Kommunikation im Wandel E-Mail ist noch immer beliebt, wenn es um den schnellen Austausch von Informationen geht – innerhalb wie außerhalb der Unternehmensgrenzen. Doch oftmals stehen die in E-Mails enthaltenen relevanten Informationen nicht für andere Geschäftsprozesse zur Verfügung. Ein Beispiel: Der Weg der

Nachricht endet in der Mailbox des Mitarbeiters. Damit stehen wichtige Informationen bei Krankheit oder Abwesenheit für andere Kollegen nicht zur Verfügung. Oder: Die E-Mail wird an den falschen Adressaten gesendet und findet – wenn überhaupt – erst über Umwege und spät den eigentlichen Ansprechpartner. Was tun?

Ohne erfahrenen Partner keine Chance für effiziente Vernetzung! „Social Business, Web 2.0 und moderne Formen der Zusammenarbeit versprechen Agilität und Flexibilität. Nun kommt es darauf an, diese Innovationen möglichst sinnvoll und in Einklang mit der Unternehmensstrategie umzusetzen. Als führender Anbieter im Bereich Collaboration positioniert sich hier GROUP Business Software (GBS). GBS Experten helfen im Zusammenspiel mit wegweisenden Technologien und Lösungen, Ihr Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.“ Andreas Richter Director Marketing Europe GROUP Business Software

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Whitepaper – Classic Softwarelösungen für zentrales E-MailManagement schaffen Abhilfe, indem sie E-Mails und die darin enthaltenen Dateien strukturiert ablegen und automatisiert in entsprechende Wissensspeicher transferieren. Der Markt von heute stellt darüber hinaus aber auch spezifische Anforderungen, die über die Fähigkeiten der E-MailKommunikation hinausgehen: •

•

„Always-on“. Das heißt: Smart phones und Tablets sind immer dabei und versprechen Zugriff auf Inhalte von überall. Kommunikation in Echtzeit. Das heißt: Der Kunde erwartet auf Anfragen eine schnelle Reaktion. Vernetzung. Das heißt: Inhalte stehen für andere Geschäftsprozesse und Mitarbeiter zur Verfügung.

 Think future, be social! Innovative Technologien aus der Web-2.0Welt eröffnen eine völlig neue Dimension der Zusammenarbeit. Bisher statische Pro-

zesse profitieren von einer höheren Dynamik des Informationsaustauschs und der Vernetzung. Im Zusammenspiel dieser Innovationen mit den laufenden Geschäftsprozessen lassen sich zahlreiche Synergieeffekte erschließen, die Unternehmen den Weg in die Zukunft ebnen. Hier kann Wissen effizient ausgetauscht und in Sekunden der richtige Ansprechpartner im Unternehmen identifiziert werden. Überall und jederzeit – Facebook, Google+, XING und LinkedIn haben es vorgemacht: Sie sind ein Beispiel dafür, wie Zusammenarbeit in der Arbeitswelt von morgen schon heute aussehen kann: • Mitarbeiter gründen „Communities“, in denen sie an Themen zur gemeinsamen Wissensverwaltung arbeiten. •

In Blogs, Foren und Wikis teilen Sie Ideen und Erfahrungen.

• Diskussionen finden in Echtzeit in Chats, Audio-, Video- und Webkonferenzen statt.

In eintägigen Workshops stellt GBS die Möglichkeiten und Vorzüge von Social Business im Unternehmen vor. Es werden die unterschiedlichen Konzepte erklärt und mögliche Einsatzszenarien diskutiert. Anmeldung online unter www.gbs.com/de/social-business-workshop

 Es geht um die Zukunft Ihres Unternehmens Rund 80 Prozent der jährlichen Ausgaben für IT-Infrastrukturen werden für Wartungsarbeiten aufgebracht. Gerade einmal 20 Prozent werden für Innovationen verwendet, die zur Ausrichtung der IT auf die Geschäftsziele und Erzielung von Wettbewerbsvorteilen notwendig sind. Wer im Zeitalter sich ständig verändernder Marktbedingungen seine Prozesse optimal am Kunden ausrichten möchte, der benötigt • jederzeit einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Informationen zu aktuellen Kunden- bzw. Projektsituationen,

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Collaboration als Service Collaboration as a Service, kurz CaaS, bietet den Einstieg in die neue „soziale“ Arbeitswelt. Basis dafür ist eine hochflexible, webbasierte Plattform für intelligentes Zusammenarbeiten. Mit Aktivitätsfunktionen lassen sich beispielsweise Teams organisieren und Projekte in einzelne, planbare Schritte strukturieren. Profile helfen dabei, das eigene Netzwerk kontinuierlich zu erweitern und in der richtigen Situation den passenden Ansprechpartner – basierend auf dessen Interessen und Fähigkeiten – zu finden. CaaS im Überblick: www.gbs.com/caas • die Einbindung in Workflows und deren unterbrechungsfreie Ausführung – auch unterwegs, • vielfältige Möglichkeiten der Analyse und deren leicht verständliche Darstellung.

Argumente wie „Das haben wir schon immer so gemacht“ sind hier fehl am Platz. Werden eingefahrene Strukturen nicht überdacht, bleibt für eine Modernisierung nicht viel Raum. Hier sind die Entscheider im Unternehmen gefordert, vorausschauend zu planen und die optimale Unterstützung ihrer Geschäftsprozesse durch eine leistungsfähige IT zu erreichen. Im Rahmen der Umstellung einer statischen auf eine kollaborative Umgebung müssen •

die zu erreichenden Ziele genau definiert,

•

bislang getätigte Investitionen bestmöglich integriert,

•

die Erwartungshaltung der Anwender berücksichtigt,

• Kapazitäten sprengende Daten migrationen vermieden, •

die Einbindung von Mobilgeräten von Anfang an bedacht werden.

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Whitepaper – Classic So reduziert sich nicht nur die Abhängigkeit vom Client-Arbeitsplatz, sondern auch der Zugang zu Anwendungen und Inhalten wird vereinfacht. Kurzum: Das statische Betriebsmodell wird flexibilisiert und an ein „Web 2.0-Erlebnis“ angepasst.

 Hand in Hand – Social Business und Geschäftsanwendungen Eine Verbesserung der Zusammenarbeit und Flexibilisierung von Geschäftsprozessen schließt auch immer die zugrunde liegenden Applikationen ein. Denn diese über Jahrzehnte gewachsenen Geschäftsanwendungen sind meist nicht auf das Web 2.0-Zeitalter ausgelegt und bewegen sich nur in starren Grenzen. So ist oft ein Einsatz auf Mobilgeräten oder im Web-Browser nicht möglich. Dies ist jedoch eine grundlegende Voraussetzung für eine verbesserte Agilität in der Arbeitswelt. Nehmen wir einmal an, Sie haben eine große Anzahl von IBM Lotus-Notes-/DominoApplikationen, die Sie modernisieren möchten: Wo fangen Sie an? Wie lässt sich der

Spagat zwischen technologischen Möglichkeiten, Anforderungen des Marktes, Ansprüchen der Anwender und hoher Wirtschaftlichkeit meistern? Im Folgenden gibt Ihnen GBS die notwendigen Schritte an die Hand, mit denen Sie eine Modernisierung von IBM Lotus-Geschäftsanwendungen erfolgreich planen und realisieren können.

Assessment der Anwendungen:

Checkliste

Diese Aspekte sollten Sie bei der Planung eines Modernisierungsprojekts berücksichtigen:  kritische Anwendungen  Häufigkeit der Nutzung

Schritt 1 – Assessment der Anwendungsumgebung Denken Sie darüber nach, • Ihre Lotus-Umgebung zu migrieren, • Ihre Lotus-Anwendungen auf mobilen Geräten bereitzustellen und/oder • Ihre Lotus-Infrastruktur zu optimieren?

 gewünschte Zielplattform  Abhängigkeit von anderen Anwendungen  Schnittstellen  Komplexität der Migration  Möglichkeiten der Konsolidierung

Wenn Sie einen dieser Punkte mit „ja“ beantworten können, steht eine zentrale Frage im Mittelpunkt: Verfügen Sie über alle notwendigen Informationen, um das Vorhaben wirtschaftlich sinnvoll zu reali-

 Servernutzung  Leistungsengpässe

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Auf Expertise kommt es an „Weltweit unterstützt GBS insgesamt mehr als 5.000 Kunden und vier Millionen Anwender mit seinem Know-how. In insgesamt fünf Competence Centern* beraten die Spezialisten von GBS Unternehmen dabei, die gewachsene Komplexität ihrer Vorhaben zu bewältigen und zukunftssichere IT-Strategien in Einklang mit den Geschäftsprozessen aufzusetzen. Modernisierung, Security, Mobility, Portal & BPM sowie Cloud – meine Empfehlung: Nutzen Sie das Know-how und die Handlungsempfehlungen der GBS Experten, um Ihr Business noch agiler und wettbewerbsfähiger zu gestalten.“ Constanze Zarth Chief Operational Officer Europe GROUP Business Software * Weiterführende Informationen im Internet: www.gbs.com/de/competence-center

sieren? Nach den Erfahrungen, die GBS gemacht hat, ist dies häufig nicht der Fall. Dies erschwert es, im Vorfeld fundierte Entscheidungen zur Projektplanung zu treffen. Daraus resultieren regelmäßig Probleme

wie unstrukturierte Projektabläufe, Fristund Budgetüberschreitungen oder Risiken, die zur Beeinträchtigung vorhandener Geschäftsabläufe im Unternehmen führen.

GBS Insights™ – Modernisierungs projekte clever planen GBS Insights ist ein Dienstleistungsangebot, das auf der Expertise, hochmodernen Werkzeugen und Prozessen von GBS basiert. Damit wird es möglich, IBM LotusUmgebungen detailliert, messbar und wirtschaftlich präzise auszuwerten. Welches Unternehmensziel auch immer angestrebt wird – GBS Insights bietet die passenden Antworten auf die Herausforderungen:  Wenn Sie ein Migrationsprojekt planen. Ihr Nutzen: GBS Insights reduziert die Beeinträchtigung von Geschäftsprozessen sowie die Kosten und minimiert Projektaufwände.  Wenn Sie eine Optimierung Ihrer Umgebung planen. Ihr Nutzen: GBS Insights bietet eine detaillierte Aufstellung von möglichen Kosteneinsparungen und Leistungssteigerungen.  Wenn Sie ein Web-Enabling- oder -Mobility-Projekt planen. Ihr Nutzen: GBS Insights bietet gezielte Unterstützung Fortsetzung auf Seite 8

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Whitepaper – Classic Lotus goes Web – effektives Social Business Punkt für Punkt  Verschlankung. Vorteil: Reduktion der Betriebskosten und des IT-Personals bedingt durch „schlankere“ innerbetriebliche Infrastrukturen, Einrichtung, Installation und Support. Gleichzeitig werden Freiräume für unternehmenskritische Innovationen und Produktivität geschaffen.

 Zusammenarbeit. Vorteil: Da für den Zugang zu Ihren Anwendungen ein Notes Client nicht zwingend notwendig ist, sind der Zusammenarbeit keine Grenzen mehr gesetzt: intern als auch extern mit Partnern, innerhalb der Wertschöpfungskette oder mit Kunden.

 Skalierbarkeit. Vorteil: Durch den Wechsel zu einem webbasierten Browsermodell erweitert sich die Einsatzpalette von Anwendungen – auch moderne Mashups und Services von Drittanbietern lassen sich leichter einbinden.

 App Store. Vorteil: GBS ermöglicht es Ihnen, auf benötigte Anwendungen selbstständig zuzugreifen. GBS sorgt dafür, dass Anwendungen den Anforderungen an Design und Support-Fähigkeit entsprechen.

 Mobilität. Vorteil: In einer Welt, in der man auf Informationen von überall her mobil zugreifen möchte, sind browserfähige Applikationen ein wesentliches Element geschäftlicher Vorgänge.

 Kosteneinsparung. Vorteil: Es besteht weder die Notwendigkeit, physische Hardware zu beschaffen und zu konfigurieren, noch den Notes Client zu installieren und zu verwalten.

 Konformität. Vorteil: Sie können Anwendungen im Erscheinungsbild des Unternehmens anpassen und unterschiedliche Oberflächen harmonisieren.  Intuitive Bedienbarkeit. Vorteil: Die moderne Oberfläche ist selbsterklärend und erfordert keine Schulungsmaßnahmen. Bekannte Web-Bedienelemente erhöhen die Akzeptanz auf Anwenderseite.

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XPages kurz erklärt XPages ist eine Web-Technologie, mit deren Hilfe sich bestehende Datenbanken schnell webfähig und „fit“ für mobile Endgeräte machen lassen. Weil XPages die Möglichkeit bietet, mehrere Datenquellen einzubinden und aufzubereiten, lassen sich Projekte realisieren, die vorher – wenn überhaupt – nur äußerst schwer denkbar waren. bei der Auswahl geeigneter Anwendungen und der Erstellung eines sinnvollen Projektplans. GBS stellt außerdem die Werkzeuge zur Verfügung, die benötigt werden, um Anwendungen mobil- oder webfähig zu machen. Schritt 2 – Modernisierung und Web Enabling der Lotus-Umgebung Die eigentliche Modernisierung überführt die im ersten Schritt analysierten Anwendungen in eine neuartige web- und cloudfähige Lösung. Unter Einsatz moderner XPages-Technologien wird dabei das Aus-

sehen unternehmensweit standardisiert und an ein „Web-2.0-Erlebnis“ angepasst. Das Beste dabei: Die Integrität und die Verlässlichkeit der ursprünglichen Anwendungen bleiben erhalten. Aufgehorcht: Der gesamte Prozess nimmt nur einen Bruchteil der Kosten in Anspruch, die für das manuelle Umschreiben der Applikationen in XPages anfallen. Verinnerlichen Sie sich einmal das folgende Zahlenspiel: Würde die manuelle Umwandlung einer einzelnen Lotus-Notes-Anwendung in XPages ungefähr drei Arbeitstage in Anspruch nehmen, so müssten Sie mit 1.000 Applikationen im Unternehmen ungefähr 13 Jahre Arbeit investieren, um alle umzuwandeln. Wahnsinn! Noch brisan-

ter werden diese Zahlen, setzt man sie in Korrelation zu den Kosten: Bei 80.000 Euro Jahresaufwand für das Gehalt eines Entwicklers würde schnell mehr als eine Million Euro zusammenkommen! Solche Zahlenspiele erübrigen sich, sobald Sie auf leistungsstarke Modernisierungstechnologien setzen, die bisher statische Client-Anwendungen unter Einsatz moderner Technologien und Automatismen webfähig machen. Und dies ohne Datenmigration, in einem nahtlosen Prozess. Bei diesen evolutionären Systemen kommt es darauf an, sie passgenau auf die Abläufe und Aufgaben im Unternehmen zuzuschneiden. Am Ende ist es das Unternehmen, das unter Berücksichtigung aller vorgenannten As-

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Die Cloud – mehr als eine Alternative zur „Inhouse-IT“ Sie betreiben Ihre Unternehmens-IT und Anwendungen On- Premise, also klassisch? Sie sind es gewohnt, Ihre Infrastruktur statisch auf dem Client am Arbeitsplatz abzurufen? Dann versprechen neue Strategien im Umfeld von Cloud Computing zusätzliches Optimierungspotenzial. Ob Sie auf der Suche nach einer Cloud-Infrastruktur als Ergänzung zu Ihren internen Ressourcen sind oder bereits über eine Softwarelösung verfügen, die Sie Ihren Mitarbeitern und/oder Kunden als Service bereitstellen möchten: GROUP Live, die GBS-eigene Cloud-Plattform, ermöglicht die durchgängige und automatisierte Bereitstellung und Verwaltung von Anwendungsumgebungen. Hierzu ein kurzer Blick in die Praxis eines Mittelständlers. Je nach saisonaler Auftragslage benötigt dieser einmal mehr, einmal weniger notwendige Leistung. Dabei verfügt er – in der Regel – über wenig eigenes IT-Know-how. Indem er definierte IT-Dienste durch einen spezialisierten IT-Partner in der Cloud bereitstellen und verwalten lässt, kann das Unternehmen zahlreiche Vorteile für sich generieren:  Verlagerung von Anwendungen in die Cloud, ohne dabei die Kontrolle über die Daten aus der Hand geben zu müssen.

 Konzentration auf das Kerngeschäft. Es kann mehr in die Forschung und Entwicklung investiert werden.  Höhere Effizienz. Anwendungen können auf Knopfdruck bereitgestellt werden – für einzelne Abteilungen oder Standorte. Und das zu einem Bruchteil des Zeitaufwands bisheriger Installationen.  Hohe Flexibilität – sowohl, was die Anpassung der Rechenleistung betrifft, als auch die Ortsungebundenheit. Werden zusätzliche Dienste benötigt, können diese mit wenigen Mausklicks sofort verfügbar gemacht werden.  Fixkosten werden zu variablen Kosten. Bei Cloud-Angeboten ist für das zu bezahlen, was auch tatsächlich konsumiert wird. Ist die Auslastung geringer, zahlt man entsprechend weniger.  Kostenreduktion im laufenden Betrieb. Es fallen kaum Personal- und Wartungskosten an, die bei On-Premise Hosting die Bilanz belasten.

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pekte entscheidet, ob es die modernisierte Lösung selbst betreiben oder sie in die Cloud auslagern will.

 Social Business ist auch eine Imagefrage Als Unternehmer müssen Sie beim Management Ihrer Mitarbeiter heute auch mit den Folgen des demografischen Wandels umgehen. Das heißt, in Ihrem Unternehmen finden sich möglicherweise Mitarbeiter aller Altersklassen – die „digitale“ Generation, die Generation der 30- bis 50-Jährigen und Vertreter der Generation „50 plus“. Dabei gilt es zu verstehen, welche Faktoren entscheidend sind, um gerade die jungen Facharbeiter zu integrieren und langfristig an das Unternehmen zu binden. Gute Ideen und Lösungen … … entstehen selten allein am Schreibtisch. Unternehmenserfolg hängt entsprechend nicht nur von der Kompetenz der einzelnen Mitarbeiter ab, sondern immer mehr auch von deren optimaler Vernetzung untereinander. So wählen „High Potentials“ ihren künftigen Arbeitsplatz immer mehr auch nach

dem Kriterium des ihnen zur Verfügung gestellten IT-Equipments aus. Das aus dem Privaten Gewohnte wollen sie auch am Arbeitsplatz nicht missen. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Produkt video, ein abfotografiertes Flipchart oder gescanntes Protokoll vom jüngsten Meeting des Projektteams. Dann loggen Sie sich – im Office am Client oder aber mobil am Smartphone oder Tablet – ein und laden die Datei hoch. Ihre autorisierten Kollegen können die Information sofort einsehen, prüfen, kommentieren und verwenden – anyplace, anywhere, anytime. Auf den Punkt gebracht: Social Business reduziert den Aufwand der Kommunikation untereinander. Die Interaktion wird dynamischer. Gepaart mit dem Effekt, dass •

Informationen leichter zugänglich,

•

das Wissen der Kollegen besser nutzbar gemacht und

• Aufgaben einfacher und effizienter erledigt

werden können, eröffnen entsprechende Lösungen im Zusammenspiel mit Cloud und Web 2.0 modernen Unternehmen aller Branchen vielversprechende Handlungsspielräume. Die zugrunde liegenden Automatisierungsmechanismen erweisen sich als Beschleuniger für Interoperabilität, Mobilität und die Effizienz von Prozessen. Weiterführende Informationen zu GBS Lösungen und Services unter www.gbs.com.

Kontakt:

Messe Turm D-60308 Frankfurt Tel.: +49 69 789 8819-0 Fax: +49 69 789 8819-99 E-Mail: info@de.gbs.com Web: www.gbs.com

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Redaktion: Jürgen Bürkel v. i. S. d. P., Guntram Stadelmann, Volker Neumann Leitung Key-Account-Management: Steffen Guschmann Leitung Strategisches Marketing: Heiko Fischer Produktion: Strattack GmbH Bildnachweis: Alle Bildrechte liegen bei den jeweiligen Eigentümern Dieses Whitepaper einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für die ganze oder teilweise Vervielfältigung, Bearbeitung, Übersetzung, Mikroverfilmung sowie die Einspeicherung oder Verarbeitung in elektronische Medien, elektronische Systeme oder elektronische Netzwerke. Alle Angaben, trotz sorgfältiger redaktioneller Bearbeitung, ohne Gewähr. Fremdbeiträge

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Infrastrukturen analysieren Anwendungen modernisieren  Web und Cloud Enabling



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