Formaci贸n por Competencias
Gesti贸n del inventario Demanda Independiente
Eduardo Bravo Ram铆rez 27 de agosto, 2012
Formación por Competencias
Contextualización La Administración de los inventarios es un componente esencial de la función logística de las organizaciones y una de las actividades que generan más costos en virtud del despliegue de recursos (infraestructura, personal, equipos, sistemas) pero que a su vez es un generador de ventaja competitiva. Si la organización decide administrar inventarios (por cuenta propia o mediante un tercero) debe desarrollar y aplicar modelos y herramientas científicas que permita un uso
eficiente y eficaz de los recursos(servicio al cliente, TIC`s, cercanía al cliente, JAT).. La Administración Pública requiere manejar inventarios para asegurar el abastecimiento de insumos para la generación del servicio.
Es uno de los principales retos para las organizaciones gestionar eficientemente los inventarios (CCSS, ICE, Municipalidades, Ministerios, ICE, etc). La innovación y la creatividad están presentes y no tienen limite para administración de los inventarios (el estado del arte en este campo se redefine con la introducción de las TIC`s y las relaciones colaborativas entre los participantes de la cadena de suministros. Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
2
Formación por Competencias
Preguntas generadoras ¿Cuáles son las prácticas y herramientas modernas de gestión del
inventarios?. ¿Es posible introducir las prácticas modernas de gestión de inventarios
en la administración pública costarricense?. ¿ Cuáles son las principales barreras para la adopción de las
herramientas de gestión de los inventarios en las organizaciones? ¿Representa en la actualidad la administración de los inventarios una
función o área estratégica para las organizaciones? ¿Quién debe liderar y participar en los procesos de administración de los
inventarios?
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
3
Formación por Competencias
Preguntas generadoras ¿Es posible conocer el nivel de demanda y su comportamiento ?. ¿Qué importancia tiene para la administración del inventario?
¿Qué espacios tiene la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa para introducir el JIT).
¿Se le asigna al manejo de los inventarios los recursos y personal competente? ¿Se cuenta con sistemas integrados de administración de inventarios, están interconectados con clientes y proveedores? ¿Qué impacto tiene para la organización la administración de los inventarios?
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
4
¿Qué es un inventario? • Stock de materiales. • Capacidad de almacenaje. • Ejemplos:
© 1984-1994 T/Maker Co.
© 1995 Corel Corp.
© 1984-1994 T/Maker Co.
© 1995 Corel Corp.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
5
Green Gear Cycling
• Bike Friday: es una bicicleta desmontable que ocupa en una maleta. • Personalización: – rapidez del procesamiento de materiales. – reducción del inventario. – células de trabajo. – Eliminación de la preparación de las máquinas. • Inventario JIT. • Atención exhaustiva a los sistemas y procesos internos. Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
6
Ejemplo: CCSS y retos administración de inventarios • La demanda de medicinas para el sistema hospitalario puede estimarse…que comportamiento tiene (continuo, estacional). • Se puede realizar una clasificación ABC…. • ¿De donde se obtiene la información de demanda? • ¿Dónde están ubicados los proveedores? • ¿Permite la ley de Contratación Administrativa desarrollar un esquema por demanda?. El BCR y la UCR lo han aplicado • Se requiere relaciones de colaboración con los proveedores y sincronizar las actividades con las otras áreas de la organización (planificación, compras, operaciones, finanzas). • Un mal manejo genera desatención de la demanda y un problema público de gran magnitud e impacto
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
7
Ejemplo: CCSS y retos administración de inventarios •
• • •
•
•
¿Es necesario almacenar las medicinas por algún tiempo en el conducto logístico (almacén fiscal, centro de distribución, bodegas de los hospitales)? ¿Cómo se realiza la distribución y con que frecuencia, afecta esto el nivel de inventario? ¿Qué técnicas se pueden desarrollar para estimar el punto de pedido, stock de seguridad, punto de reorden? ¿Se conoce los problemas que genera almacenar productos por mucho tiempo? ¿Vencimiento, obsolescencia técnica? ¿Cómo evitarlos? Se cuenta con sistemas integrales de administración del inventarios, están integrados a los otros sistemas de la organización Los retos y las acciones emprendidasson muchos Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
8
Tipos de inventario
• • • •
Inventario de materias primas. Inventario de trabajo en proceso. Inventario de mantener/reparar/operar. Inventario de productos terminados.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
9
Funciones de inventario
• “Desacoplar” o separar los procesos de producción y distribución. • Ofrecer un stock o acervo de bienes que satisfagan la demanda anticipada de los clientes. • Aprovechar los descuentos por cantidad. • Protegerse de la inflación y de fluctuaciones de tipo de cambio - cambios de los precios-.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
10
El Ciclo de flujo del material
Tiempo de ciclo 95% Entrada
Espera por la aprobación
Espera para el transporte
Tiempo de transporte
5% Tiempo en cola Tiempo de preparación
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
Tiempo de proceso
Salida
11
Desventajas del inventario •
• •
Costes más altos: – Costes del producto (si se ha comprado). – Costes del pedido (o de preparación): • Costes de los formularios, de los salario de los empleados, etc. – Costes del almacenamiento (o del transporte): • El alquiler de un edificio, el seguro, los impuestos, etc. Es difícil de controlar. Oculta los problemas de producción.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
12
Clasificación del inventario
Inventario © 1984-1994 T/Maker Co.
Fases del proceso
Materias primas WIP Work in process Productos terminados
Número y valor
Artículo A Artículo B Artículo C
Tipo de demanda
Independiente Dependiente
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
Otros
Mantener Reparar Operar
13
El Ciclo de flujo del material
Entrada
Otros
Tiempo de espera
Tiempo de transporte
Tiempo en cola
Tiempo de preparación
Tiempo de proceso
Salida
Tiempo del ciclo
1
2 3 4 5 6
Tiempo de proceso : el trabajo está en la máquina y se está llevando a cabo. Tiempo de preparación: el trabajo está en la estación de trabajo, la cual está siendo “preparada”. Tiempo en cola: el trabajo está donde debe esta, pero no está siendo procesado porque otro trabajo lo precede. Tiempo de transporte: el tiempo que transcurre en el tránsito de un trabajo. Tiempo de espera: cuando un proceso ha terminado, pero el trabajo se encuentra en espera a que se le traslade al siguiente área de trabajo. Otros: inventario justo a tiempo. Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
14
Análisis ABC • Divide el inventario disponible en tres clases: – Clase A, Clase B, Clase C. • La división se basa en el volumen monetario anual: – Volumen monetario = demanda anual x coste de unidad. • Políticas basadas en el análisis ABC: – Desarrollar más los proveedores de la clase A. – Controlar físicamente los artículos de la clase A. – Pronosticar los artículos de la clase A con más cuidado.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
15
Representación gráfica del análisis ABC
Porcentaje de uso anual en dólares
Clases
80
A B C
100 80 60
Porcentaje del Porcentaje de volumen monetario los artículos
15 5
15 30 55
A
40
B
20
C
0 0
50
100
Porcentaje de artículos en inventario Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
16
Conteo cíclico
• Se cuenta físicamente una muestra del inventario total con bastante frecuencia. • Se suele utilizar con las clasificaciones ABC: – Los artículos de la clase A se cuentan con más frecuencia (diariamente).
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
17
Ventajas del conteo cíclico
• Elimina el cierre y la interrupción de la producción necesaria para los inventarios físicos anuales. • Elimina los ajustes del inventario anual. • Utiliza auditores profesionales para revisar el inventario con precisión. • Permite identificar la causa de los errores y tomar una decisión para remediarlos. • Mantiene los registros de inventarios exactos.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
18
Técnicas para controlar el servicio de inventario
• Selección del mejor personal, formación y disciplina. • Control estricto de la mercancía entrante. • Control efectivo de todos los productos que salen de las instalaciones.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
19
Demanda independiente vs dependiente
• Demanda independiente: la demanda de un artículo es independiente de la demanda de cualquier otro artículo. • Demanda dependiente: la demanda de un artículo depende de la demanda de otro.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
20
Costes de inventario
• Costes de almacenamiento: son los costes asociados con la posesión o manejo del inventario en el tiempo.
• Coste de lanzamiento: están asociados con los costes de procesamiento de pedidos y la recepción de los productos.
• Coste de preparación: es el coste de preparar una máquina o un proceso de fabricación de un pedido. Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
21
Costes de almacenamiento
• • • • • •
Obsolescencia. Seguros. Más personal. Intereses: costo de dinero invertido. Hurtos. Daños.
• Almacenamiento. Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
22
Costes de almacenamiento del inventario (escala aproximada) Coste como porcentaje del valor del inventario.
Categoría
Costes de manipulación de materiales
6% (3 - 10%) 3% (1 - 3,5%)
Costes de mano de obra por manipulación adicional.
3% (3 - 5%)
Costes de inversión.
11% (6 - 24%) 3% (2 - 5%)
Costes de la infraestructura
Hurtos, desperdicios y obsolencias.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
23
Costes de lanzamiento
• • • •
Suministros. Formularios. Proceso de pedido. Material de oficina.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
24
Costes de preparación
• Costes de limpieza. • costes de reequipamiento. • costes de ajuste.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
25
Modelos de inventario •
Modelos de cantidad de pedido fijo: – Modelo básico de la cantidad de pedido económico (EOQ). – Modelo de cantidad de pedido de producción. – Modelo de descuento por calidad.
•
Modelos probabilísticos.
•
Sistemas de periodo de pedido fijo.
Ayuda a responder a las preguntas sobre la planificación del inventario.
© 1984-1994 T/Maker Co.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
26
Hipótesis en las que se basa la EOQ Economic Order Quantity
• • • • •
La demanda es conocida y constante. El plazo de entrega se conoce y es constante. La recepción del pedido es instantánea. Los descuentos por cantidad no son posibles. Los únicos costes variables son el coste de preparación de un pedido y el coste de almacenamiento.
• Las existencias no se agotan.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
27
Modelo EOQ, ¿cuánto pedir?
Coste anual
Curva del coste de preparación
Cantidad óptima de pedido, (Q*)
Cantidad de pedido
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
28
¿Por qué aumenta el coste almacenamiento? • Cuanto más pedidos se hagan, más unidades se almacenarán.
Solicitud de compra
Descripción
Cantid.
Microondas
1
Solicitud de compra Descripción
Cantid.
Microondas
1000
Cantidad del
Cantidad del pedido
pedido Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
29
¿Por qué se reduce el coste de lanzamiento?
• El coste se extiende a más unidades. Ejemplo: Necesita 1.000 hornos microondas. 1 pedido (franqueo 0,33$)
1.000 pedidos (franqueo 330 $)
Solicitud de compra
Descripción
Cantid.
Microondas
1000
PurchaseOrder Order Purchase Purchase Order Description Qty. Solicitud de compra Description Qty. Description Qty.1 Cantid. Microwave Descripción Microwave 11 Microwave Microondas 1
Cantidad del pedido Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
30
Cómo resolver el modelo EOQ
• Desarrollar una expresión para el coste de preparación o de lanzamiento. • Desarrollar una expresión para el coste de almacenamiento. • Igualar el coste de preparación al coste de almacenamiento. • Resolver la ecuación para hallar la cantidad de pedido óptima.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
31
Modelo EOQ, ¿cuándo pedir? Nivel de inventario
Inventario medio disponible (Q*/2)
Cantidad óptima del pedido (Q*) Punto de pedido (ROP)
Tiempo
Plazo de entrega Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
32
Ecuaciones del modelo EOQ Cantidad óptima del pedido
2 ×D × S H
= Q* =
D
Número de pedidos esperados
Tiempo esperado entre cada pedido
d
=
ROP
D Días laborables / año
=d
× L
=
N
= Q*
= T=
días laborables / año
N
D = Demanda anual. S = Coste de preparación por pedido. H = Coste de almacenamiento. d = Demanda diaria. L = Plazo de entrega en días.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
33
Modelo de cantidad de pedido de producción • Responde a las preguntas de cuánto y cuándo pedir. • Permite que la organización reciba una parte del pedido: – Las otras hipótesis de EOQ son válidas. • Modelo adecuado para entornos de producción: – Material producido, utilizado inmediatamente. – Proporciona el tamaño del lote de la producción. • El coste de almacenamiento es más bajo que en el modelo EOQ. Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
34
Modelo POQ, ¿cuándo pedir? Periodic Order Quantity Nivel de inventario Inventario medio disponible
Cantidad óptima del pedido (Q*)
Punto de pedido (ROP)
Tiempo
Plazo de entrega Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
35
Razones por las que la producción varía Una mala gestión provoca una mayor variabilidad. Las causas son las siguientes: los empleados, las máquinas y los proveedores producen unidades que no se ajustan a los estándares, llegan con retraso o en cantidades que no son las adecuadas. Las especificaciones y los diseños de ingeniería son inexactos. El personal de producción intenta producir antes de que se completen los diseños y las especificaciones. No se conocen las demandas de los clientes. Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
36
Niveles de inventario del modelo POQ Periodic Order Quantity Nivel de inventario
Parte del ciclo de inventario durante el cual se lleva a cabo la producci贸n Parte de la demanda en el ciclo, sin suministro
Inicio del Fin del suministro suministro
M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012
Tiempo
37
Ecuaciones del modelo POQ Periodic Order Quantity 2*D*S
= Q* = p
Cantidad óptima del pedido
H*
Nivel de inventario máximo Coste de preparación
=
Coste de almacenamiento
D
= Q*
( ) 1 -
p
Q
( ) 1-
d
p
( ) 1 -
p
d
* S
= 0,5 * H * Q
d
D = Demanda anual. S = Coste de preparación. H = Coste de almacenamiento. d = Demanda diaria. p = Producción diaria.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
39
Modelos de descuento por cantidad
• Responden a cuánto y cuándo pedir. • Permiten a la empresa ofrecer descuentos por cantidad: – productos a precio reducido cuando éstos se compran en grandes cantidades. – Se emplean las hipótesis de EOQ. • Se establece un intercambio entre la reducción del precio y el aumento del coste de almacenamiento.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
40
Modelo de descuento por cantidad, ¿cuánto pedir? Coste Total
Precio inicial
Descuento 1 Precio
Descuento 2 Precio
Cantidad que se debería pedir
El Coste más bajo fuera del área de los descuentos
Cantidad que se gana con el Descuento 1
Cantidad que se gana con el Descuento 2
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
Cantidad del pedido 41
Modelos probabilísticos • •
•
Responden a cuánto y cuándo pedir. Permiten que la demanda varíe: – Sigue una distribución normal. – Se emplean las hipótesis de EOQ. Consideran el nivel de servicio y el inventario de seguridad (SS) : – Nivel de servicio = 1 - Probabilidad de que se agoten las existencias. – Un nivel de servicio mayor produce un mayor inventario de seguridad. • Cuanto mayor sea el inventario de seguridad, mayor es el punto de pedido (ROP).
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
42
Modelos probabilísticos, ¿cuándo realizar un pedido? Nivel de inventario
Frecuencia
Nivel de servicio
Optimal Order Quantity
P (se agotan las existencias)
X
SS
ROP
Reorder Point (ROP)
Inventario de seguridad (SS) Lanzamiento de pedido
Plazo de entrega
Recepción del pedido
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
Tiempo 43
Sistemas de periodo fijo •
Responden a cuánto pedir.
•
Los pedidos se llevan a cabo en intervalos fijos: – Se cuenta el inventario disponible. – La cantidad de los pedidos varía.
•
No hay un conteo constante del inventario: – Puede que se agoten las existencias entre cada intervalo.
•
Es un sistema apropiado cuando los proveedores hacen visitas rutinarias: – Ejemplo: el representante de P&G llama cada 2 semanas.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
44
Sistemas de periodo fijo, ¿cuándo realizar un pedido? Nivel de inventario
Objetivo máximo
Tiempo Periodo
Periodo
Periodo
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
45
Formación por Competencias
Respuesta a preguntas generadoras La decisión de contar con Almacenes o Bodegas es estratégico y para ello se debe contar
con todos los recursos y personal necesario (es una de las actividades más costosas) La administración eficiente de los inventarios requiere estimar la demanda lo cual se puede obtener mediante revisión de consumos, ventas, nivel de atención del servicio, entre otros. El comportamiento de demanda puede ser de tipo determinístico y probabilístico, lo cual modifica el modelo de control a utilizar. Además es necesario evaluar si es independiente, si es dependiente aplica MRP - Sistema de Control de Inventario y
Programación. Es imprescindible contar con un sistema integral de administración de inventario, que
controle entradas, salidas, existencias, punto de pedido, stock de seguridad, etc. Además integrado con proveedores y demanda.
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
46
Formación por Competencias
Respuesta a preguntas generadoras Es importante conocer el tiempo de respuesta de los proveedores (plazo de entrega), la frecuencia disminuye la necesidad de alto volumen (principio del JIT). En la administración pública se pueden desarrollar esquemas que tienden al justo a tiempo, los contratos por demanda tienen ese característica. Si la organización no cuenta con los recursos es mejor optar por la tercerización de la administración de los inventarios, es una tendencia actual (terceros y cuartos en
logística). Es necesario cambiar la mentalidad del administración público y que utilice las herramientas y conceptos modernos para lograr ventaja competitiva a partir de la administración eficiente y eficaz de los inventarios..
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
47