Requisitos previos En contrataci贸n administrativa
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¿Qué son los requisitos previos? • Dibuje un cetáceo
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En materia de contratación pública se presentan una serie de supuestos, que deben ser cumplidos por un único sujeto: la administración pública, más específicamente la administración licitante interesada.
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Los requisitos sirven para poner de manifiesta la voluntad administrativa de abrir un concurso y encauzarlo de modo adecuado.
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โ ข Desde su acto inicial, la decisiรณn que adopta el รณrgano competente debe contar con una motivaciรณn del concurso, donde quede en evidencia las razones por las cuales la administraciรณn determina hacer la apertura Page 5
¿Cuáles son los requisitos previos?
• • • •
Según la LCA y RLCA estos requisitos son: Publicidad del programa adquisiciones Previsión presupuestaria Previsión de verificación Decisión inicial
de
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Publicidad del plan de adquisiciones • Este requisito surge de la obligación de planificación que ostenta la Administración Pública, que encontramos en distintas normas que regulan el accionar administrativo.
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Publicidad del plan de adquisiciones โ ข La Publicidad de este plan puede utilizar diversos medios de divulgaciรณn.
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Previsiรณn presupuestaria โ ข Este punto corresponde a establecer que se cuenta con el presupuesto institucional necesario para la contrataciรณn del bien o servicio.
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• Según las disposiciones jurídicas al respecto existen casos de excepción: – Con permiso de la CGR – Ejecución en varios períodos presupuestarios – Cuando la ejecución es en otro periodo presupuestario Se adjudica cuando se Tiene certeza de poseer los recursos Page 10
Previsiรณn de verificaciรณn
Consiste en establecer por parte de la instituciรณn que se cuenta con todas las condiciones necesarias para la utilizaciรณn y fiscalizaciรณn del bien o servicio a contratar.
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Previsión de verificación
• Estas condiciones pueden estar constituidas por recurso humano, espacio físico, terrenos, instalaciones eléctricas, maquinaría especializada, etc...
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Previsiรณn de verificaciรณn
Si no se tienen en el momento se debe hacer referencia de que se contarรกn en el momento de la ejecuciรณn de la contrataciรณn.
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Decisión inicial • Es el acto que une todos los elementos anteriores y a su vez añade otros que solicita la LCA y el RLCA, dando paso al inicio de la contratación.
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Presupuesto
Cronograma
Verificaci贸n
Justificaci贸n
Publicaci贸n en Plan
Controles
Responsable
Descripci贸n del objeto Page 15
Procedimientos de contrataci贸n administrativa Page 16
Responsable
Centros de Costo
Unidad Presupuestaria
Actividad •Definición de las necesidades de Bienes y Servicios •Formulación del POA y Presupuesto 1
Autoridades Superiores
Aprobación del Plan Operativo Anual y el Presupuesto
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Factores a Considerar
En esta primera etapa todas las unidades o centros de costo definen las necesidades de bienes y servicios. Muchas veces los requerimientos financieros para la compra de todos los B y S, sobrepasan lo presupuestado, convirtiéndose en un faltante si no se hace una adecuada estimación financiera. Page 17
Responsable
Centros de Costo
Actividad
Factores a Considerar
Realizar las Solicitudes de Compra De todos los B y S requeridos.
3 Encargado de Compras
Agrupación de Solicitudes Compra proyección de compra de B y S formulación del Plan de Aprovisionamiento
4 Autoridades Superiores
5 Aprobacíón del Plan de Aprovisionamiento Publicación del Plan en la Gaceta
Se requiere por ejemplo, que se mantengan actualizadas las especificaciones técnicas de los B y S a adquirir para evitar problemas en la compra. El Plan de Aprovisionamiento contiene todas las necesidades de B y S de los Centros de Costos. Durante el año se realizan modificaciones al mismo. Page 18
Responsable
Encargado de Compras
Actividad
Estudio de las S.C. contra las existencias.
Factores a Considerar
Existen materiales y equipos sin rotación en las Bodegas y que han sido solicitados por los usuarios.
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Encargado de Compras
Actualización de las especificaciones técnicas de los bienes y servicios
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Encargado de Compras
8 Se conforma el expediente con las solicitudes agrupadas y la documentación remitida por los usuarios.
La definición de las especificaciones técnicas (calidad) del bien o servicio es responsabilidad exclusiva de la unidad solicitante, la cual conoce con exactitud sus necesidad y con que materiales, equipos, herramientas o servicios se satisface. Page 19
Determinación del procedimiento • Parámetros: – – – – –
Monto (CGR)/Estimación contractual Agrupaciones Planeamiento Bien o servicio a contratar Excepciones legales para procesos
• Modificación del proceso al resultar infructuoso • Exceso en límite económico / 10%* Page 20
Responsable
Encargado de Compras
Actividad
Asignación del número trámite de compra de acuerdo al monto. 9
Usuarios
Remiten al encargado de compras la Decisión Incial de todas las S.C.
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Encargado de Compras
11 Definición de Fecha y hora de Apertura. Apertura del concurso
Factores a Considerar
Muchas veces las especificaciones técnicas de los bienes o servicios que han definido los usuarios no son suficientes para dar inicio al trámite de compra, o incluso se pierde mucho tiempo esperando que los usuarios suministren todas la información requerida en la Decisión incial para tramitar la compra. Cuando se tramita la compra de un bien cuya descripción no es comprensible o suficiente, los proveedores no cotizan y se tiene que declarar desierto el trámite. Page 21
Responsable
Asesoría Legal y Centros de Costos
Actividad
Factores a Considerar
Estudio técnico de las ofertas por parte de las unidades solicitantes (CC)
Estudio Legal 12
Encargado de Compras
13 Informe administrativo de recomendación con base en los criterios Presupuestarios, legales y técnicos.
14 Encargado de Compras
Adjudicación por parte del Funcionario competente
Ver contenido del cartel art.52 RLCA Uno de los problemas es el tiempo de duración para realizar el estudio técnico ya que se les da un plazo, el cual no lo cumplen. Otro problema se presenta cuando la estimación presupuestario estaba mal hecha, en cuyo caso si las unidades solicitantes no tienen disponible recursos, se tiene que declara desierto el trámite de compra. Page 22
Responsable
Actividad
Factores a Considerar
REFRENDO Encargado de Compras
Comunicación del Acuerdo de Adjudicación
Compra Directa: No requieren refrendo.
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Asesoría Legal Contraloría General de la República
Licitaciónes: Depende del monto. 16
Formalización y Refrendo
Considerar el tema de las nulidad y los procesos de resolución de pago que implica un procedimiento administrativo para determinar responsables Las cláusulas penales se deben o no incluir en el pliego de condiciones.
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Fraccionamiento (art. 37 LCA y 13 RLCA) Page 24
Supuestos
• Evasión de un procedimiento más complejo • Se cuenta con el presupuesto • Se planifica el objeto de compra
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Excepciones • Compras urgentes • Adquisición de bienes y servicios distintos entre si • Procesos diferentes para proyectos • Falta de disponibilidad presupuestaria
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Tipos de contratación • • • • • •
Licitación Pública Licitación Abreviada Contratación Directa Remate Contratación Vía Excepción Subasta
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¿Qué necesitamos contratar?
• Comprar bienes • Contratar servicios • Vender un equipo o productos
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