GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS La presente Guía para la Elaboración de Proyectos pretende ser una herramienta conceptual y metodológica básica, que colabore en la construcción de propuestas de proyectos, y en el desarrollo de capacidades en los estudiantes hacia la formulación de Proyectos. Es necesario que los ciudadanos, además de demandar del Estado los recursos técnicos para la solución de sus problemas, participen en el proceso de toma de decisiones, incorporándose de esta forma al proceso de cambio como agentes fundamentales de su propio desarrollo. Para lograrlo, requieren de profesionales que tengan la posibilidad de comprender procesos de planificación y además que expliquen a comunidades y organizaciones las formas creativas de aplicarlos, para resolver sus problemas. Para el caso del Módulo VII: “Construcción de bienestar general desde espacios privados: Los recursos y fines públicos”, este documento constituye la guía de trabajo y presentación del proyecto, que los estudiantes deben considerar como base oficial para dar inicio con la formulación de sus propuestas.
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IDEA DEL PROYECTO
Paso 1: Planteamiento de ideas de proyectos El profesor debe dividir los grupos en: Cooperación internacional, Asociaciones comunales, Empresa privada y Cooperativas, y asignar los temas a los estudiantes. Para dar inicio con la propuesta de Proyecto es importante dar respuesta a las preguntas indicadas en el Cuadro N°1, que nos permite proporcionar y organizar datos e información mínima, para poder tomar una serie de decisiones que permitan introducir organización, racionalidad y coherencia a la acción. Ser capaces de dar respuestas adecuadas a las siguientes preguntas no significa que sepamos planificar, o elaborar proyectos. Simplemente lo planteamos como un modo de comenzar organizadamente e ir preparándonos mentalmente para realizar determinadas actividades. Cuadro N° 1: Preguntas básicas para organizarnos en la formulación de proyectos INTERROGANTE
FORMA DE ORGANIZAR LAS IDEAS
QUÉ
Se quiere hacer
Descripción del proyecto
POR QUÉ
Se quiere hacer
Fundamentación o justificación, razón de ser y origen del proyecto.
PARA QUÉ
Se quiere hacer
Objetivos, propósitos.
CUÁNTO
Se quiere hacer
Metas
DÓNDE
Se quiere hacer
Localización física (ubicación en el espacio)
CÓMO
Se va a hacer
Actividades y tareas. Métodos y técnicas.
CUÁNDO
Se va a hacer
Cronograma.
A QUIÉNES
Va dirigido
Destinatarios o beneficiarios.
QUIÉNES
Lo van a hacer
Recursos humanos.
CON QUÉ
Se va a hacer
Recursos materiales
Se va a costear
Recursos financieros
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Paso 2: Constatación de las ideas con base en la percepción de los actores Luego de realizar la lectura y análisis de esta primera parte, se anota en el cuadro Nº 2 la Lluvia de Ideas, planteada por las partes interesadas, con la finalidad de perfilar el “norte” del Proyecto. Los estudiantes deben elaborar un cuestionario o grupo focal y traer a la clase los resultados analizados con los actores relevantes (institucionales, privados y comunales). En la propuesta de cuestionario o grupo focal deben abordar las siguientes interrogantes: 1. Determinar actores y cuál es su posición sobre el problema o idea planteada y que propuestas pueden plantear. 2. Diseñar un instrumento de levantamiento y análisis de información, que se somete a validación por los profesores (cuestionario o entrevista). 3. Presentar los resultados, que permitan replantear la propuesta de trabajo. 4. Sintetizar la información obtenida en el Cuadro N°2. Cuadro Nº 2 Análisis de intereses y propuestas de los actores del proyecto ACTORES
INTERESES
PROPUESTAS
Paso 3: Definición final de la idea del proyecto En este punto, el estudiante debe tener claro hacia qué línea de trabajo desea orientar la formulación de su proyecto, y hacia cuales áreas y beneficiarios van a atender a partir de la necesidad planteada. Para definir cómo se va a lograr el objetivo, se debe plantear con base en la propuesta inicial (Cuadro Nº 1) los siguientes ítems: ●
¿Qué actividades realizaremos?
●
¿En qué momento la realizarán? 3
●
¿Cómo nos distribuiremos las tareas en el grupo para lograrlo?
●
¿Quiénes coordinarán el grupo?
●
¿Dónde realizaremos cada actividad?
●
¿Con qué recursos contamos y cuáles nos hacen falta? De qué tipo son los recursos que necesitamos: materiales, humanos, financieros, avales, etc.
●
¿Qué recursos son imprescindibles y cuáles pueden faltar sin que el proyecto se detenga por ello?
Una vez que se tiene claridad de la idea del proyecto que puede brindar una respuesta efectiva a la atención de la necesidad planteada, se procede a la construcción del documento formal. Con base en lo anterior, se utilizan los siguientes elementos para el diseño del proyecto.
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GUÍA FORMAL DE PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Como forma de organizar la presentación formal del documento final de propuesta, se presenta los requerimientos mínimos que deben presentar los estudiantes en el trabajo final del Módulo, teniendo en cuenta que este esquema presentado debe utilizarse y aplicarse con flexibilidad y creatividad, adaptándolo a las exigencias de cada caso concreto. 1. Carátula 2. Portada 3. Índice. 4. Descripción del proyecto. 5. Justificación del proyecto. 6. Árbol de Necesidades (causa-efecto). 7. Objetivo general y Objetivos específicos. 8. Localización física (ubicación en el espacio). 9. Metas, Actividades y tareas - Métodos y técnicas. 10. Calendario de actividades o cronograma. 11. Beneficiarios previstos (Análisis de Involucrados). 12. Recursos (humanos, materiales y financieros). 13. Cálculo de los costos de ejecución y elaboración del presupuesto. 14. Productos o resultados. 15. Impacto. 16. Sostenibilidad. 17. Anexos.
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Carátula La caratula corresponde a una hoja totalmente en blanco que se coloca antes de la portada.
Portada Todo documento de proyecto comienza con una primera hoja donde figuran los datos principales del mismo. ●
Nombre del grupo y tipo de Proyecto.
●
Denominación (nombre) del proyecto.
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Nombre de la persona de contacto y datos (Dirección postal, teléfono, fax, e-mail). (Opcional)
●
Lugar donde se realizará el proyecto (Barrio, Distrito, Localidad)
●
Fecha de elaboración del proyecto
Índice Son los principales elementos que debe contener el documento del Proyecto. Generalmente este apartado se desarrolla al término del documento final, para poder identificar de buena manera el número de las páginas.
Descripción del Proyecto Respondemos a la pregunta ¿Qué se quiere hacer? En este paso es fundamental identificar claramente el problema que se quiere solucionar mediante el proyecto que se va a elaborar. Esta es una tarea interna inicial y es la más importante del Proyecto. Si nos equivocamos en la identificación del tema el error se transmitirá al resto del proyecto. Es importante dar una idea lo más exacta posible acerca de la clase de proyecto que es, del ámbito que abarca, del contexto en el que se ubica, desde el punto de vista de la organización. No se puede llegar a la solución satisfactoria de un problema si no se hace primero el esfuerzo por conocerlo razonablemente. Para ello, es fundamental realizar, antes de comenzar a elaborar el proyecto: ●
La búsqueda de material sobre el tema.
●
Entrevistas a expertos en el tema. 6
●
Búsqueda de trabajos anteriores realizados el tema (como una forma de no superponer esfuerzos)
●
Búsqueda de experiencias realizadas en otros barrios y/o en otras localidades, provincias y/o países.
Nota importante: tomen el tiempo de debate y búsqueda de información conviértanse y sean buenos conocedores del tema. La descripción no conviene que sea excesivamente extensa (máxime 2 páginas), ya que a lo largo del proyecto se irá ofreciendo información complementaria de todos sus aspectos.
4. Justificación del Proyecto Se responde a la pregunta ¿Por qué? Para que una justificación sea completa y correcta, debe cumplir con dos requisitos: 1.
Explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución.
2.
Justificar por qué el proyecto que se formula es la propuesta de solución más adecuada y viable para resolver ese problema.
Se debe recordar que se seleccionó y analizó mucha información sobre el tema antes de elaborar este documento, en la cual se identificó el problema que produce inconvenientes. Un ejemplo de problema es la calidad de vida de la gente del barrio o la comunidad en donde se desarrollará el proyecto, siendo la meta del mencionado proyecto la mejora o erradicación del problema. El conocimiento del problema permitirá: ●
Señalar en este punto su importancia, sus incidencias, el peligro que representa, es decir, los efectos que ocasiona. Este punto deberá demostrar que el problema “vale la pena ser resuelto”.
●
Señalar la razón del problema, a qué se debe su existencia, es decir, las causas que lo generan. Este conocimiento es la base para la solución o soluciones que plantean.
Como posibles contenidos básicos o “sub puntos” que se pueden incluir en esta parte del informe, se sugieren los siguientes:
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Antecedentes ●
Describir brevemente si se han desarrollado trabajos similares o que complementan este proyecto que proponen. Comente que ocurrió con los mismos.
●
Situación actual o anterior al proyecto
●
Hacer una descripción detallada de la situación general actual, qué los llevó a ustedes a pensar en este proyecto.
●
Situación prevista al finalizar el proyecto propuesto
●
Que se espera resolver con la implementación del proyecto, que imagen del futuro tienen ustedes.
Amenazas y oportunidades En este punto se exige un cierto grado de creatividad y conocimiento del contexto político, económico, normativo y social donde se desarrollará el proyecto. Consiste básicamente en responder a las siguientes preguntas: ●
¿Quiénes se verán amenazados cuando nosotros desarrollemos este proyecto? (riesgos)
●
¿Qué cosas ocurrirán en esta localidad, mientras nosotros desarrollamos el proyecto, que nos puedan afectar en forma positiva?
●
¿Qué cosas ocurrirán en esta localidad mientras nosotros desarrollamos el proyecto que nos puedan afectar en forma negativa? (cambio de gobierno, situaciones climáticas, etc.)
Importante: Se debe incluir todos estos temas enumerados en sus proyectos.
5. Árbol de necesidades (causa-efecto) Para desarrollar este punto, se debe identificar el problema a tratar. Un problema es una situación que no tiene una respuesta real y efectiva, de manera inmediata. Se manifiesta por una demanda de un actor o fuerza social, quienes en su realidad identifican una necesidad insatisfecha, la cual se presenta ante el desfase existente entre una situación real y otra deseable, más ajustada a las tendencias y evoluciones del entorno. Es necesario en el proceso de identificación de la problemática, destacar la tendencia histórica del territorio y las condiciones ambientales, sociales y económicas, que permitan comprender la situación actual y proyectar la futura. Los principales factores a analizar ligados a las dimensiones son: 8
• Social: deficiencias en educación, atención en salud, saneamiento básico, seguridad, déficit de vivienda; en síntesis, nivel de pobreza de la población determinado con base en las necesidades básicas insatisfechas. • Demográfico: tasa de crecimiento, tasas de mortalidad, procesos migratorios y de urbanización, otros. • Ambiental: erosión, sequía, deforestación, suministro de agua potable, clase de cubierta forestal, otros. • Económico: oportunidades de trabajo, ingreso, concentración de capitales, uso de tecnología, otros. • Políticos: liderazgo político, organizaciones al margen de ley, orden público, participación comunitaria. • Culturales: inversión de valores, violación de las normas, diversificación étnica, otros.
Orientaciones importantes para identificar las causas, efectos y el problema central: 1. Identificar los principales problemas de la situación analizada. 2. Centrar el análisis en un problema (problema principal). 3. Formular el problema como un estado negativo. 4. Priorizar problemas existentes (no aleatorios, ficticios o futuros). 5. No confundir el problema con la falta de una solución.
Orientaciones importantes para definir los objetivos de solución: 1. Representa la situación esperada al resolver el problema. 2. Se expresa por la manifestación contraria al problema identificado. 3. "Carencia " se transforma en “suficiencia". 4. Efectos se transforman en fines. 5. Causas se transforman en medios. 6. Herramienta a desarrollar: A continuación se presenta un ejemplo del Árbol de Causas - Efectos (Árbol del Problemas). 9
Nota: En esta fase deben quedar claros los siguientes puntos: ●
Problema
●
Causas y Efectos
●
Medios y Fines
●
Acciones - Alternativas
6. Objetivos del Proyecto Se debe responder a la pregunta ¿Para qué? Es conveniente hacer una distinción entre el objetivo principal o general y los objetivos específicos: ●
Objetivo principal o general: es el propósito central del proyecto.
●
Objetivos específicos: son especificaciones o pasos que hay que dar para alcanzar a consolidar el objetivo general.
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Los objetivos se “afinan” en un proceso que inicia con ideas a veces vagas, poco precisas. Al avanzar en la definición del problema y sus soluciones, los objetivos se van ajustando, se los define más claramente, evitando de esta forma objetivos muy generales imposibles o muy difíciles de alcanzar. La definición de los demás elementos del proyecto y la estructura del mismo (componentes) se derivan de estos objetivos. La experiencia muestra que las deficiencias en la formulación de los objetivos inmediatos es la principal causa de deficiencias en el diseño del proyecto. El objetivo inmediato expone los logros que se esperan del proyecto. Deben ser realistas en el sentido, que sea razonable esperar que se logren dentro de los límites de tiempo, dinero y recursos humanos del proyecto. Deben redactarse de forma tal que sea posible observar los logros. Que se pueda evaluar el éxito o fracaso del proyecto. Nota importante: Los proyectos deben tener un número limitado de objetivos específicos y por lo general no superan un número mayor de cinco. Ejemplos de objetivos: EJEMPLO N° 1 OBJETIVO GENERAL: Determinar la relación entre los antecedentes académicos y personales de los estudiantes del primer semestre del Decanato de Medicina de la UCLA, con su rendimiento en este semestre. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Investigar el promedio de calificaciones obtenido en bachillerato y en el primer semestre de la carrera por los estudiantes de este semestre del Decanato de Medicina de la UCLA. Identificar el tipo de institución educativa donde cursaron estudios de bachillerato. Determinar el tiempo que transcurrió desde la finalización del bachillerato y el inicio de la carrera. Indagar el nivel socioeconómico y la procedencia de los estudiantes. Correlacionar el promedio de calificaciones en bachillerato con el obtenido en el primer semestre de la carrera.
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Correlacionar el tiempo transcurrido desde la finalización del bachillerato y el inicio de la carrera, con el promedio de calificaciones obtenido en el primer semestre de la carrera. Comparar el promedio de calificaciones en el primer semestre de la carrera entre alumnos que egresaron de instituciones públicas y privadas. Comparar el promedio de calificaciones en el primer semestre de la carrera entre alumnos de diferente condición socioeconómica. Ejemplo N° 2 OBJETIVO GENERAL: Investigar la prevalencia de asma en la población de la ciudad de Barquisimeto. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Determinar la prevalencia actual y acumulada de asma en la población de Barquisimeto. Establecer la frecuencia de asma según la edad de las personas Establecer la frecuencia de asma en el género femenino y en el masculino. Comparar la prevalencia de asma en las distintas zonas de la ciudad.
7. Localización física Se debe responder a la pregunta ¿Dónde? se quiere hacer. Consiste en determinar el área en dónde se realizará el proyecto. Indicar la ubicación geográfica dentro de la ciudad, distrito, barrio o manzana, lugar o zona en donde se desarrollará el proyecto.
8. Metas, actividades y tareas Se debe responder a la pregunta ¿Cómo? se quiere hacer. Actividades y tareas: Lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades y tareas. Para ello debe explicarse la forma en que se organizan, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, de modo de lograr el encadenamiento correcto de las mismas, evitando graves desajustes que influyan en la realización del proyecto. Métodos y técnicas: Se trata de especificar el instrumental metodológico y técnico que se utilizará para realizar las diferentes actividades. 12
Las metas: Son logros específicos, indican cuánto se quiere lograr con la realización del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un ámbito o espacio delimitado. Permiten determinar el nivel y composición de los insumos, las actividades que se necesitan emprender y la forma en que se realizaran esas actividades. Las metas son fundamentales, para que los objetivos no queden solo en buenas intenciones, que nunca se concreten. Gráficamente, se pueden indicar de la siguiente forma: Meta
Producto
Actividades
Tareas
Técnicas
9. Cronograma Se debe responder a la pregunta ¿Cuándo? se quiere hacer. Para realizar el calendario o cronograma del proyecto, existen diferentes técnicas gráficas de apoyo a la programación que permiten distribuir en el tiempo las distintas actividades y hacen posible una captación rápida y global de la secuencias de las actividades. El más simple y conocido es el diagrama de avance o diagrama de Gantt. A continuación un ejemplo de este tipo de diagrama: ●
En las columnas, el tiempo durante el cual se desarrollarán esas actividades.
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En las líneas, las distintas actividades que componen el proyecto.
●
Una barra horizontal frente a cada actividad representa el período.
Para efectos de desarrollar el cronograma previsto para los respectivos Proyectos, se les solicitará que presenten el mismo en formato Project. Nota: este punto es muy importante diseñar correctamente el cronograma del proyecto previendo acontecimientos del contexto que lo puedan retrasar.
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10. Beneficiarios Se debe responder a la pregunta ¿A quiénes? va dirigido. Se tiene que determinar y caracterizar la población afectada a quien el proyecto contribuirá a satisfacer una necesidad mediante la cobertura de un déficit de servicio demostrado –actual y futuro-. Pueden existir beneficiarios directos (quienes reciben el resultado del proyecto) y beneficiarios indirectos (los que si bien no reciben el resultado del proyecto se verán beneficiados con la realización del mismo). En general para el buen diseño del proyecto, es necesario identificar con precisión los destinatarios. Para ello, puede ser útil indicar: ●
Situación general (descrita mediante indicadores de ingresos, de nutrición, etc.)
●
Ocupación (también haciendo uso de indicadores concretos, por ejemplo: trabajadores sin tierra, asalariados temporales, familias con ingresos por debajo del salario mínimo, etc.)
●
Acceso a los servicios (familias en inquilinato precario, personas sin acceso a créditos, viviendas sin agua potable o electricidad, etc.)
Para el desarrollo del presente proyecto, se utilizará la siguiente matriz, como mecanismo para identificar gráficamente a los beneficiarios directos e indirectos: NOMBRE
DIRECTO
INDIRECTO
INTERESES
11. Recursos Se debe responder a la pregunta ¿Con qué? Se va a hacer y costear. Estos pueden ser: ●
Los recursos materiales: son las herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física, etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto. 14
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Los recursos técnicos: son las alternativas técnicas elegidas como las más indicadas al proyecto, como así también las tecnologías a utilizar.
●
Los recursos financieros: consiste en una estimación de los fondos que se pueden obtener, indicando las diferentes fuentes con que se podrán contar: presupuesto ordinario, subvenciones, pago del servicio por los usuarios, ingresos o beneficios, créditos, organizaciones, empresas, etc.
Se tiene que precisar también, la forma en que se irán obteniendo los recursos, asegurando el ritmo de operación del proyecto, de modo que haya una permanente revisión y nivelación entre gastos e ingresos. Importante: un proyecto en el que no hay recursos, no es mucho más que una declaración de buenos propósitos.
12. Presupuesto Se debe responder a la pregunta ¿Cómo se van a asignar los recursos? La función del presupuesto es la de “asignar recursos”, determinar la fuente u origen de los mismos y asegurar el desarrollo normal del proyecto. Por lo tanto se observa que existe una notoria interdependencia entre presupuesto y actividades. Nunca hay que llegar a la situación de haber establecido qué cosas hacer y no saber o tener asegurado con qué hacerlo. El presupuesto, en cuanto a presentación sistemática del costo y beneficio de un proyecto en unidades monetarias podrá contemplar los siguientes ítems: Costo de personal: Se calcula sobre la base del número de personas que participan, en forma remunerada o no, especificando el tipo de cualificación y la dedicación que tienen que se requiere en cada caso. Dietas o viáticos: Incluye gastos por desplazamiento de las personas que participan del proyecto (transporte, alojamiento y alimentación), comunicaciones, etc., necesarios para realizar actividades fuera del lugar de residencia. Locales: por construcción, compra o reacondicionamiento o alquiler de un local. Material y equipo: costo del material, gastos de transporte e instalación. Mobiliario de oficina, archivos, máquinas de escribir, calcular, fotocopiadora, etc. Gastos de funcionamiento: electricidad, agua, gas. Gastos de oficina, limpieza, seguros, etc.
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Imprevistos: se calcula una suma, sobre la base del 5% del total del presupuesto de gastos. Beneficios: en proyectos de índole productiva este rubro debe estar presente en el presupuesto del proyecto. En otros proyectos de diferente naturaleza, cuyos ingresos pueden ser en especie (mano de obra, por ejemplo), deberán cuantificarse en unidades monetarias a la hora de elaborar el presupuesto de ingresos. Para el caso de los Proyectos, se adjunta a la presente guía un documento: “Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público” en la que se contemplan una serie de partidas, según el respectivo nombre técnico para estos fines. Es importante, presentar el presente Presupuesto, en el formato propuesto, según el archivo 1
adjunto .
13. Productos o resultados Se debe responder a la pregunta ¿Qué vamos a lograr? Son los productos tangibles e intangibles que el proyecto mismo debe producir. Los resultados deben describirse lo más concretamente posible y en términos verificables. Todo objetivo específico deberá ser apoyado por lo menos por un resultado. Es probable que haya más de un resultado por cada objetivo. En caso de que el resultado no se corresponda con un objetivo, se deberá revisar la formulación. Tal vez en lugar de un objetivo se haya expuesto un resultado o incluso una actividad, lo cual constituye un error muy común. Por lo anterior se adjunta la presente matriz, como mecanismo para presentar en forma resumida los productos a alcanzar: OBJETIVO GENERAL:
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
PRODUCTO
FECHA DE ALCANCE
1. 2. 3.
1
Presupuesto. 16
Debe recordarse que tiene que existir correspondencia entre el producto, las actividades y el cronograma presentado.
14. Impacto Se debe responder a la pregunta ¿Qué cambio genera? Este punto se considera como una Evaluación de impacto (ex post), en la que se indaga los cambios permanentes y las mejoras de la calidad de vida producida por el proyecto, es decir, se enfoca en conocer la sostenibilidad de los cambios alcanzados y los efectos imprevistos (positivos o negativos). En caso de diseño con marco lógico se enfoca en la evaluación del Fin de la jerarquía de objetivos. Esta evaluación necesariamente debe ser realizada luego de un tiempo de culminado el proyecto y no inmediatamente éste concluya; el tiempo recomendado para efectuar la evaluación de impacto es de 5 años. A pesar que esta actividad se desarrollo mucho tiempo después, de la culminación del proyecto, es importante que en una página, se describa cual va a ser el impacto que va a alcanzar el Proyecto al terminar la ejecución del mismo.
15. Sostenibilidad Se debe responder a la pregunta ¿Qué sucede después del término de la ejecución del proyecto? En este punto, se debe identificar de qué manera el Proyecto se va a sostener después de ejecutado, concluir el mismo y agotar todos los recursos previstos. En esta etapa, es importante generar los mecanismos de alianza que hagan que los recursos, esfuerzos y demás “costos” que se harán en la ejecución del proyecto, sean permanentes a lo largo del tiempo, según el impacto no finito que genere el proyecto. En este punto es desarrollar y proponer mecanismos de sostenibilidad con actores o entes de financiamiento.
16. Anexos Este es el punto de cierre de la propuesta de Anteproyecto, por lo que es importante identificar de buena manera, y con una numeración lógica, los distintos anexos, que hagan que el lector pueda identificar dentro del texto los mismos. De igual forma, en los anexos se agregan documentos que complementan el trabajo realizado, más no elementos sustantivos que deben ser desarrollados en el cuerpo del documento.
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