ENTITY CONTROL BOARD BRAZIL
REPORT MENSAL
AGOSTO
PROJETOS
EFICIÊNCIA *
APLICAÇÃO E TRACKING DE TEAM MINIMUMS | REAVALIAÇÕES FUNCIONAIS | TRACKING DE PROCESSOS EM 48-48H | TRACKING DE ROTINA | RELATÓRIO DE AVALIAÇÃO DE PERFORMANCE QUINZENAL | ESTRUTURA DE MINI PROJETOS
EDUCAÇÃO
NEWSLETTERS | VIDEO DROPS | ECBOOKLET | CHALLENGE NACIONAL | ECB TALKS | CAMPANHA EDUCATIVA | NPS ENGAGEMENT | MATERIAIS EDUCATIVOS OPERACIONAIS | RESOURCE HUB | TREINAMENTOS
* PROJETO INTERNO PARA ECB CHAIR
VISIBILIDADE
LC COACH | CONSULTANCY TIME | CONEXÃO ECB-ICB | CONEXÃO ECB-NST | XPP REVIEW | ECBS AMERICAS | CONEXÃO ECB-MC | TERMO DE RESPONSABILIDADE | CONEXÃO ECB-CSN (16 & 17)
PROJETOS VISÃO GERAL
ANALÍTICO
CLUSTERIZAÇÃO DE QUALIDADE | VALIDAÇÃO DA LEGALIDADE | CAMPANHA INFORMATIVA | CAMPANHAS ESPECIAIS (XPP, ICB, NPS, DE PICO) | NPS ANALYSIS | SATISFACTION BOOKLET | REPORT MENSAL | REPORT POR QUARTER
EDUCAÇÃO NEWSLETTER LCPs+VPs | Arte e conteúdo criados. Newsletter enviada. NEWSLETTER PMs+MEMBROS | Arte e conteúdo criados. Newsletter enviada. CAMPANHA EDUCATIVA 2016.2 | Planejamento realizado. Implementada em rede social (Facebook) e divulgada para a rede. ECB TALKS | iGV, iGT+iGE e oGT+oGE: Alinhamentos com os TL Trackers realizado, escopo e PPT das sessões finalizado, além dos chats marcados. | TL IR Visa&Data: não realizado devido IC | oGV: Adiado por motivos de problemas de comunicação com a TL Tracker. VÍDEO DROPS | Criação de vídeos-pílula para a rede com assuntos pontuais. Escopo definido e planejamento criado. VÍDEO DE TREINAMENTOS | Vídeos de até 10 minutos sobre temas externos aos processos operacionais, porém que possam complementar o dia-a-dia do Delivery realizado pelos comitês locais. Temas definidos e pesquisa de material iniciada. ECBOOKLET | Conclusão do texto e desenvolvimento da identidade visual. REVISÃO CASE SOLVING FLOW | Revisão do CSF para implementação nacional e foco no Case Solving a nível local. Revisão finalizada e novas artes foram criadas para divulgação. ECB RESOURCE HUB | Novo site do ECB. Concluído e aguardando divulgação. VISIBILIDADE XPP REVIEW | Documento com análise por cláusula e sugestões de revisão da XPP foi criado e entregue ao ICB antes do IC.
PROJETOS SITUAÇÃO ATUAL DE CADA AÇÃO
ECB AMERICAS | Grupo de ECBs das Americas criado pela ECB Chair da @Bazi criado para discutir estratégias em conjunto. Chat ainda não realizado. CONEXÃO ECB-NSTs | TL Trackers iGV, iGT+iGE e oGT+oGE: Chat mensal de alinhamento feito. | TL IR Visa&Data e TL Tracker oGV: não realizado. CONEXÃO ECB-MC | Adiada para o começo de setembro devido o IC e Team Days do MC. CONEXÃO ECB-CSN | Chat com representante da CSN responsável pelo ECB realizado. Foi definido uma rotina e o chat de setembro já esta marcado. TERMO DE RESPONSABILIDADE | Criação de um termo de responsabilidade para ser anexo aos contratos da @Bazi, com os pontos da XPP a ser assinado pelos EPs de OGX. Fase de conclusão do texto e confronto com a Lei. ANALÍTICO CAMPANHA INFORMATIVA 2016.2 | Planejamento realizado. CAMPANHA ICB | Escopo criado, mas foi adiada e substituída pela Campanha XPP por questões de prioridade de timeline. CAMPANHA XPP | Escopo e artes criadas. Começo acontecerá no dia 04/09. VALIDAÇÃO DA LEGALIDADE | Emissão de reports a cerca das situações legais das operações da @Bazi. Fase de avaliação e revisão dos documentos recebidos. NPS ANALYSIS | Ação visa aplicar e analisar NPS da @Bazi. Contato com o ICB e outros ECBs feito. Estudo das métricas da NPS, tanto o padrão NPS externo quanto o sistema interno EXPA foi realizado. Fase de planejamento da aplicação para a rede. CLUSTERIZAÇÃO DE QUALIDADE | Clusterização dos escritórios da @Bazi qualidade de entrega. Foram definidas as métricas, as classificações e como iremos interagir com cada uma delas. Fase de análise dos CLs.
EDUCAÇÃO NEWSLETTER LCPs+VPs | Envio mensal. NEWSLETTER PMs+MEMBROS | Envio mensal. CAMPANHA EDUCATIVA 2016.2 | Continuidade da implementação. ECB TALKS | iGV, iGT+iGE e oGT+oGE: Realização de acordo com a realidade mensal da rede. | TL IR Visa&Data: realização do chat para alinhamento | oGV: Chat inicial e criação de um vídeo para suprir o gap causado pelo atraso. VÍDEO DROPS | Criação dos roteiros, gravação dos vídeos e divulgação.
CONEXÃO ECB-NST | TL Trackers iGV, iGT+iGE, oGT+oGE e oGV & TL IR Visa&Data: Realização do chat mensal de alinhamento e mensagem de rede. CONEXÃO ECB-MC | E-mail de comunicação mensal sobre o planejamento, atividades e focos do ECB, além do canal de comunicação escolhido entre o ECB responsável pela rede com o devido MCVP. CONEXÃO ECB-CSN | Chat mensal com representante da CSN 16 | Abordagem e aproximação dos LCPe 2017 pelos ECB Coachs. TERMO DE RESPONSABILIDADE | Finalização e revisão do texto. Avaliação com MC & TNA, verificando a possibilidade de rodar em CLs piloto.
VÍDEO DE TREINAMENTOS | Criação do escopo, roteiros e gravação dos vídeos. Divulgação prevista para outubro. ECBOOKLET | Finalização e divulgação para as redes. REVISÃO CASE SOLVING FLOW | Divulgação para as redes nos ECB Talks, ECBooklet, Campanha Educativa e Newsletter. ECB RESOURCE HUB | Divulgação. Desenvolver o blog do ECB dentro do site. CHALLENGE NACIONAL | Estruturação das métricas e da campanha para outubro. NPS ENGAGEMENT | Revisão e aplicação das estratégias focadas no aumento da quantidade de respostas da NPS do EXPA. VISIBILIDADE CONSULTANCY TIME | Divulgação da sessão para rede no começo do mês. ECB AMERICAS | Realização do chat e estruturação dos projetos entre ECBs.
PROJETOS NEXT STEPS | SETEMBRO
ANALÍTICO CAMPANHA INFORMATIVA 2016.2 | Começo da divulgação da campanha. CAMPANHA ICB | Implementação da campanha na última semana de setembro. CAMPANHA NPS | Criação do escopo e artes. Implementação em outubro. CAMPANHA XPP | Finalização da campanha e análise. VALIDAÇÃO DA LEGALIDADE | Abordagem de NSTs especialistas, desenvolvimento de pesquisas com LCVP/MCVPs. Finalização da análise e emissão do primeiro report. NPS ANALYSIS | Finalização da análise e primeiro report do NPS da AIESEC no Brasil. CLUSTERIZAÇÃO DE QUALIDADE | Cálculo das métricas, revisão dos clusters e clusterização inicial lançada para a rede. SATISFACTION BOOKLET | Criação do texto e revisão do mesmo. Lançamento para a rede previsto pro final da semana de setembro.
CONSULTORIAS
CONSULTORIAS POR OPERAÇÃO
NÚMERO DE CONSULTORIAS FEITAS 30 CONSULTORIAS POR COMITÊ LOCAL BM (1) | BS (3) | CG (2) | ES (4) | FL (1) | FO (1) | GV (1) | IJ (1) | JV (1) | MK (1) | NA (1) | PA (1) | PC (1) | SC (2) | SM (1) | SO (1) | SS (1) | UB (3) | VR (1) | VT (3)
10%
17% 43%
CONSULTORIAS POR OPERAÇÃO oGV: 13 | iGV: 9 | oGT+oGE: 5 | iGT+iGE: 3
30%
oGV
CONSULTORIAS RESUMO DO MÊS
iGV
oGT+oGE
iGT+iGE
ASSUNTOS ABORDADOS ASSUNTOS ABORDADOS
LEGAL & ER (4): Vistos incorretos | Procedimento de visto | Deportação de EPs | EP postando em redes socais contra a AIESEC JD INCORRETA (6): Intercâmbio de menos de 6 semanas | JD diferente da TN ID | Benefícios não sendo garantidos | EP Fee cobrada após o Realise e não estava descrita na TN ID
7%
13%
17%
ALINHAMENTO DE EP (5): Pagamento de TR Fee | EPs desistindo do projeto | EPs infringindo normas da organização
20% 10%
PROBLEMAS DE DELIVERY (5): Falta de acompanhamento do EP pela entidade abroad | Pick up não realizado CODELIVERY (3): Problemas de comunicação entre entidades | EP não está no banco de dados da entidade | EP morando há mais de dois anos no Brasil
17%
17%
PROCEDIMENTOS (5): Quebra de APD | Quebra de RE | Case Solving Flow | Contestação de casos fechados OUTRAS QUESTÕES (2): Furto relacionamento entre EPs x Host
CONSULTORIAS RESUMO DO MÊS
de
EPs
|
Problemas
de
Legal & ER Codelivery
JD Procedimentos
Alinhamento de EP Outros
Delivery
EXPERIENCE BREAK
NÚMERO DE APD BREAK ABERTOS 34
APD BREAK POR OPERAÇÃO
APD BREAK REJEITADOS EM PRIMEIRA ANÁLISE 15 APD BREAK RECONSIDERADOS APÓS CORREÇÃO 7 12%
APD BREAK AUTORIZADOS 22
3%
41%
APD BREAK CANCELADOS PELA ENTIDADE LOCAL 4
APD BREAK POR ENTIDADE LOCAL BA (3) | BH (2) | BS (1) | CG (1) | ES (4) | FL (2) | FO (1) | GV (4) | MZ (1) | NA (1) | PA (1) | SS (2) | SC (1) | SM (1) | UB (7) | US (1) | VT (1) APD BREAK POR OPERAÇÃO oGV: 14 | iGV: 15 | oGT+oGE: 4 | iGT+iGE: 1
APD BREAK RESUMO DO MÊS
44%
oGV
iGV
oGT+oGE
iGT+iGE
CAUSAS CAUSAS
LEGAL & ER (8): Visto incorreto | Procedimento de visto | Deportação de EP PROBLEMAS DE JD (1): A JD real é menor que 6 semanas 9%
ALINHAMENTO DE EP (5): EP desistiu do intercâmbio sem motivos concretos | EP com medo de ir fazer o intercâmbio em uma entidade local/nacional
24%
9%
3%
PROBLEMAS DE DELIVERY (4): Demissão de EP antes do começo do intercâmbio | Não-realização de OPS 29%
15%
MOTIVOS PESSOAIS (10): EP desistiu do intercâmbio por motivos pessoais
12%
CODELIVERY (3): Problemas de comunicação entre entidades | Mudanças repentinas de oportunidades/datas OUTRAS QUESTÕES (3): HE/OP Taker fechada | Colocou o MA no sistema por acidente
APD BREAK RESUMO DO MÊS
Legal & ER Motivos pessoais
JD Codelivery
Alinhamento de EP Outros
Delivery
APD BREAK POR ENTIDADES NACIONAIS ABROAD
ENTIDADES NACIONAIS ABROAD
ARGENTINA (2) COLÔMBIA (1) EGITO (9) ÍNDIA (4) INDONÉSIA (1) MARROCOS (1) MEXICO (3) PAQUISTÃO (2) PERU (5) REINO UNIDO (3) ROMÊNIA (2) TURQUIA (1)
5%
5%
10%
5%
19%
5% 5% 5%
10%
5% 19%
Alemanha Egito Polônia Tunísia
APD BREAK RESUMO DO MÊS
5%
Argentina Estados Unidos Portugal
5%
Cabo Verde Hungria República Checa
Colômbia Índia Rússia
NÚMERO DE RE BREAK ABERTOS 34
RE BREAK POR OPERAÇÃO
RE BREAK REJEITADOS EM PRIMEIRA ANÁLISE 9 RE BREAK RECONSIDERADOS APÓS CORREÇÃO 7 RE BREAK AUTORIZADOS ECB+ICB 32
6% 29% 24%
RE BREAK CANCELADOS PELA ENTIDADE LOCAL 0
RE BREAK POR ENTIDADE LOCAL AB (2) | BC (2) | BH (1) | BS (1) | CG (1) | ES (1) | FL (4) | FO (1) | GV (1) | JP (1) |MK (1) | RC (1) | RJ (2) | RP (1) | SS (5) | SA (1) | SM (3) | TE (1) | UB (1) | VT (3) RE BREAK POR OPERAÇÃO oGV: 10 | iGV: 14 | oGT+oGE: 8 | iGT+iGE: 2
RE BREAK RESUMO DO MÊS
41%
oGV
iGV
oGT+oGE
iGT+iGE
CAUSAS CAUSAS
LEGAL & ER (1): Visto incorreto JD INCORRETA (4): Intercâmbio de menos de 6 semanas | JD diferente da TN ID | Atraso de projeto 3%
18%
ALINHAMENTO DE EP (6): EPs desistindo ou não comparecendo ao projeto sem justificativa | Falta de acordo entre EP x HE PROBLEMAS DE DELIVERY (5): Falta de acompanhamento do EP pela entidade abroad | Problemas com o seguro saúde oferecido pelo OP Taker | Demissão de EPs | Mínimas condições de vida não garantidas para o EP (problemas de host, infraestrutura etc)
12%
18%
29% 15%
CODELIVERY (2): Problemas de comunicação entre entidades | EP morando há mais de dois anos no Brasil
6%
MOTIVOS PESSOAIS (10): EP desistiu do intercâmbio por motivos pessoais | EP não se adaptou à nova realidade | EP ficou doente OUTRAS QUESTÕES (6): RE colocado no sistema incorretamente | Problema de relacionamento EP x Host/OP Taker | Furto/assalto | Situação política instável do país da HE/SE
RE BREAK RESUMO DO MÊS
Legal & ER Codelivery
JD Motivos pessoais
Alinhamento de EP Outros
Delivery
RE BREAK POR ENTIDADES NACIONAIS ABROAD ARGENTINA (6) CHILE (1) COLÔMBIA (3) EGITO (6) ESTADOS UNIDOS (1) HONG KONG (1) ÍNDIA (3) MÉXICO (3) PERU (4) TURQUIA (4) UCRÂNIA (1)
ENTIDADES NACIONAIS ABROAD
12%
18%
3%
12%
9% 9% 9%
Argentina Estados Unidos Peru
RE BREAK RESUMO DO MÊS
3%
18% 3%3%
Chile Hong Kong Turquia
Colômbia Índia Ucrânia
Egito México
CASE SOLVING
NÚMERO DE CASOS ABERTOS NO COMEÇO DO MÊS 21
RAZÕES DOS CASOS
CASOS POR COMITÊ LOCAL BA (1) | BH (1) | ES (1) | GO (1) | GV (2) | IN (1) | PA (1) | RC (2) | SC (4) | UB (2) | US (3) | VP (1) | VT (1) 5%
CASOS POR OPERAÇÃO oGV: 7 iGV: 1 oGT+oGE: 10 iGT+iGE: 3
23% 45%
RAZÕES DOS CASOS: PROBLEMAS NA JD: 10 PROBLEMAS DE SERVICE: 6 VISTO: 5 OUTROS: 1
27%
JD
CASE SOLVING CASOS ABERTOS NO DIA 01/08
SERVICE
VISTO
OUTROS
CASOS POR ENTIDADES NACIONAIS ABROAD
ENTIDADES NACIONAIS ABROAD
ALEMANHA (2) ARGENTINA (4) CABO VERDE (2) COLÔMBIA (1) EGITO (4) ESTADOS UNIDOS (1) HUNGRIA (1) ÍNDIA (1) POLÔNIA (1) PORTUGAL (1) REPÚBLICA CHECA (1) RÚSSIA (1) TUNÍSIA (1)
5%
5%
10%
5%
19%
5% 5% 5%
10%
5% 19%
Alemanha Egito Polônia Tunísia
CASE SOLVING CASOS ABERTOS NO DIA 01/08
5%
Argentina Estados Unidos Portugal
5%
Cabo Verde Hungria República Checa
Colômbia Índia Rússia
NÚMERO DE CASOS ABERTOS NO FINAL DO MÊS 6
RAZÕES DOS CASOS
CASOS POR COMITÊ LOCAL BA (1) | IN (1) | SC (2) | US (1) | VT (1) CASOS POR OPERAÇÃO oGV: 3 iGV: 0 oGT+oGE: 2 iGT+iGE: 1
17% 33%
17%
RAZÕES DOS CASOS: PROBLEMAS NA JD: 2 PROBLEMAS DE SERVICE: 2 VISTO: 1 OUTROS: 1
33%
JD
CASE SOLVING CASOS ABERTOS NO DIA 31/08
SERVICE
VISTO
OUTROS
ENTIDADES NACIONAIS ABROAD
CASOS POR ENTIDADES NACIONAIS ABROAD ALEMANHA (1) ARGENTINA (1) EGITO (1) ESTADOS UNIDOS (1) POLÔNIA (1) TUNÍSIA (1)
17%
17%
17%
17%
Alemanha Estados Unidos
CASE SOLVING CASOS ABERTOS NO DIA 31/08
17%
17%
Argentina Polônia
Egito Tunísia
Comentarios gerais
PROJETOS
EXPERIENCE BREAK
Com o fim do pico de XP Break e com os casos de qualidade sendo reduzidos, em setembro o foco é voltado para os projetos. Buscando mais eficiência e implementação mais rápida, os projetos principais do time foram formados, em sua grande maioria, por miniprojetos de curta ou média duração.
Originalmente, o ECB era responsável apenas por RE Break junto ao ICB, enquanto APD Break (ou MA Break) era uma responsabilidade das CLs. Em Agosto, as entidades da AIESEC do Brasil tiverem que começar a declarar oficialmente os APD Breaks para o ECB Brasil, enquanto este alertava MC e o time de operações do TNA. O começo do mês foi educativo, onde os CLs ainda poderiam se adaptar às mudanças. Muitos pedidos recusados devido o ECB encontrar problemas de Codelivery no CL – principalmente com a obrigatoriedade do envio de comprovação de comunicação com a entidade abroad – fizeram o ECB identificar gaps a serem trabalhados nas redes de operações.
O projeto de eficiência busca melhorar a gestão interna do time e tem como objetivo garantir que os outros três irão rodar dentro de suas devidas timelines e alcançar os objetivos esperados. No mês de Agosto, 2 miniprojetos acabaram com a timeline atrasada e 2 novos foram acrescentados – mesmo após o fechamento do planejamento do time em julho. CONSULTORIAS Recebemos um número regular para alto de consultorias no final e pós-pico, quando é esperado que haja uma quantidade de problemas de codelivery. Contudo, há muito o que se melhorar em relação a proximidade com a rede ainda, pois muitos escritórios não procuram o ECB de maneira preventiva. Assim, esperamos que os projetos possam incentivar este comportamento das operações.
COMENTÁRIOS GERAIS
CASE SOLVING O nosso foco em julho e até a metade de Agosto era finalizar o máximo de casos legados – casos dos times anteriores – que havíamos recebido. Nossa ideia é tentar trazer uma imagem diferente para a rede: não queremos ser o time marcado por ser o que resolve problemas, e sim por ser o time que orienta e guia a entidade para ser mais voltada à experiência do consumidor. Atualmente Case Solving não é mais o foco do ECB Brazil, e sim, os projetos de prevenção e educação, além das consultorias.
Contatos? ECB CHAIR Fernanda Pina | fernanda.pina@aiesec.net ECB SPECIALISTS Aldenicy Malcher | aldenicy.malcher@aiesec.net Aline Vasconcelos | vasconcelos.aline@aiesec.net Artur Zanelatto | artur.zanelatto@aiesec.net Henrique Sena | luiz.sena@aiesec.net Stael Campos | stael.campos@aiesec.net