Guida ai Congressi Medico-Scientifici 2025

COME ORGANIZZARLI

LE SEDI PIÙ ADATTE

ai congressi medico scientifici

NORME E AGGIORNAMENTI

I PARTNER SPECIALIZZATI

“L’EVENTO DIVENTA ESPERIENZA, L’ESPERIENZA DIVENTA VALORE”

Siamo più di un'azienda. Siamo un ponte che unisce le persone attraverso eventi straordinari, formazione medica di alto livello ed esperienze di turismo indimenticabili.

TANTI COLORI UNA SOLA ANIMA

HINOVIA EDUCATION

HINOVIA EVENTS

HINOVIA DIGITAL ENGAGE

HINOVIA FACTORY

ANATOMX

HINOVIA VIAGGI & TURISMO

HINOVIA TRAVEL NETWORK

HINOVIA INCOMING

HINOVIA BUSINESS TRAVEL

HINOVIA WEB & GRAPHIC

Diamo al tuo evento

cura che merita davvero

Nel mondo degli eventi, ogni dettaglio conta. Per questo, OnTime e Studio Visio trasformano la tecnologia in un alleato strategico per migliorare l’esperienza di organizzatori e partecipanti.

L’integrazione dell’intelligenza artificiale con i nostri sistemi di gestione avanzata rende i processi ancora più fluidi, riduce gli sprechi e promuove la sostenibilità, senza mai perdere di vista ciò che per noi conta davvero: le persone.

Dal 2013, Studio Visio offre soluzioni tecnologiche intuitive per il settore congressuale, accompagnando ogni cliente dalla progettazione alla realizzazione dell'evento. Strumenti come App_it, Poster_it e l'ecosistema Per-

fect Event Toolbox semplificano la gestione di contenuti e flussi informativi in tempo reale.

OnTime innova nel controllo accessi e nella gestione delle presenze, con soluzioni software avanzate che ottimizzano i flussi e migliorano l’organizzazione, garantendo eventi più fluidi, sicuri ed efficienti.

Per Studio Visio e OnTime, tecnologia e sostenibilità vanno di pari passo, alla costante ricerca di un’innovazione che semplifica, rispetta l’ambiente e mette al centro le persone.

“TURN ON YOUR EVENT” e “HUMAN, DIGITAL SOLUTIONS” non sono solo claim: sono un modo di pensare e di lavorare, ogni giorno.

PREFAZIONE

Ogni edizione della Guida ai Congressi

Medico-Scientifici nasce con un obiettivo chiaro e ben definito: offrire agli organizzatori e ai professionisti del settore uno strumento di riferimento autorevole, aggiornato e concretamente utile.

Negli ultimi anni, il panorama congressuale ha subito una trasformazione profonda, influenzata dall’evoluzione delle esigenze formative, dall’integrazione di tecnologie innovative e dall’emergere di nuove dinamiche organizzative. In questo contesto in continua evoluzione, il nostro impegno editoriale rimane saldo e costante, ispirato dalla volontà di fornire un supporto sempre più mirato, approfondito e allineato alle reali necessità delle diverse figure che si misurano con l’organizzazione congressuale in ambito scientifico.

Ci auguriamo quindi che questa guida, pensata per agevolare la pratica quotidiana, possa anche contribuire alla crescita e allo sviluppo professionale.

Con l’edizione 2025 della Guida ai Congressi Medico-Scientifici, abbiamo voluto offrire uno sguardo aggiornato e proiettato al futuro dell’organizzazione congressuale, attraverso un volume rinnovato nella struttura e nei contenuti.

Abbiamo approfondito sia le pratiche consolidate che le più recenti innovazioni, con l’obiettivo di fornire informazioni sempre aggiornate e basate sulle evidenze più attuali. Un lavoro reso possibile anche grazie al contributo di esperti del settore, dei quali - attraverso interviste mirate - abbiamo raccolto la visione attenta sull’evoluzione del panorama congressuale.

Grande attenzione è stata riservata come sempre all’aspetto grafico, concepito non solo come un complemento, ma come un elemento essenziale per valorizzare i contenuti e facilitarne la fruizione. Ci auguriamo dunque che questa guida possa esservi di reale supporto nel vostro lavoro.

Buona lettura!

MARCO BIAMONTI Presidente Ediman

ALESSANDRA BOIARDI

Autrice del manuale

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RINGRAZIAMENTI

Ringraziamo i professionisti del settore che hanno condiviso con grande disponibilità la loro competenza ed esperienza, contribuendo con le loro interviste all’aggiornamento della Guida ai Congressi Medico-Scientifici 2025. Grazie a:

Matteo Bruno Calveri

Amministratore Delegato, Summeet | Coordinatore GIFES e Rappresentante Provider ECM, Federcongressi&eventi

Fabio Gilardenghi

Consulente ECM, formatore, auditor

Samuele Lanfredini

CEO & Board Member, WH Factory

Cristiano Montorio CEO, Different Web

Annalisa Ponchia

Sustainability Manager, AIM Group International

Susanna Priore

CEO, Formedica | Presidente, ECM Quality Network

Rosangela Quieti

Managing Director, AIM Congress, AIM Group International

Mauro Zaniboni

Presidente e Amministratore Delegato, MZ Events

“Guida ai Congressi Medico-Scientifici” 2025 è una pubblicazione

Ediman Srl

Via Vittorio Salmini, 1 - 20135 Milano Telefono 02 57311511 info@ediman.it - www.ediman.it

Direttore responsabile: Marco Biamonti

A cura di: Alessandra Boiardi

Responsabile traffico pubblicitario e redazione: Jessica Alejandra Presa

Coordinamento schede tecniche: Loredana Formicola

Grafica: Alice Franchini

Susanna Chiara Toscani

Photo credits: Adobe Stock – https://stock.adobe.com

Hanno collaborato: Simona PK Daviddi

Mariangela Traficante

Fotolito e stampa: Logo SpA - Borgoricco (Pd)

Questa guida è andata in stampa nel mese di marzo 2025

I prodotti editoriali Ediman

❏ Meeting & Congressi

❏ Guida Meeting e Congressi

❏ MeetingeCongressi.com

❏ Guida ai Congressi Medico-Scientifici

Gli eventi Ediman

❏ Buy Mice Milano

❏ Buy Mice Roma

❏ Full Contact Discover Italy

❏ Full Contact Incentive Destinations

❏ Full Contact Incentive & Motivation

❏ Full Contact Meeting Planner

❏ Full Contact Pco

INTRODUZIONE A CHI SERVE E COME CONSULTARE

LA GUIDA AI CONGRESSI MEDICO-SCIENTIFICI

Giunta alla sua ottava edizione, la Guida è l’unico manuale dedicato all’organizzazione di congressi medico-scientifici in Italia. Questa particolare tipologia di eventi riveste da sempre un ruolo primario nel settore congressuale, sia per la rilevanza numerica e qualitativa sia per la complessità organizzativa che li contraddistingue.

Come si affronta l’organizzazione di un congresso medico-scientifico? Quali sono le normative ECM da considerare e quali gli interlocutori da coinvolgere? Quali sono le novità più rilevanti in termini di gestione, tendenze ed esigenze dei partecipanti? La Guida ai congressi medico-scientifici si prefigge di rispondere a queste e a molte altre domande.

Ecco qualche istruzione per l’uso.

■ A chi si rivolge

La Guida è pensata per tutti coloro che a vario titolo e a diversi livelli sono coinvolti nell’organizzazione di eventi medico-scientifici:

➤ Società Scientifiche e Associazioni per approfondire la conoscenza dell’organizzazione congressuale e capire come scegliere gli interlocutori giusti per i propri eventi;

➤ PCO (Professional Congress Organizer) per restare sempre aggiornati sulle evoluzioni del settore;

➤ Provider ECM per trovare informazioni aggiornate su normative, regolamenti e prospettive del sistema di Educazione Continua in Medicina;

➤ Location, per comprendere le esigenze specifiche dei congressi medici e proporsi come partner consapevoli e qualificati;

➤ Destinazioni per sviluppare strategie competitive nell’attrarre congressi medico-scientifici.

■ Come consultare la Guida

La Guida ai Congressi Medico-Scientifici 2025 è strutturata in due macro sezioni, la prima con tutte le informazioni manualistiche e la seconda dedicata a fornitori qualificati.

La parte manualistica è suddivisa in 11 capitoli articolati in due sezioni:

➔ Lo scenario, le novità e i protagonisti, che approfondisce i trend emergenti, gli aggiornamenti normativi e le figure chiave del settore.

➔ Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi, che propone una raccolta di consigli e strumenti operativi per gestire al meglio ogni fase dell’evento.

La seconda parte è una selezione accurata di location, destinazioni, società di servizi e di organizzazione congressuale qualificate per ospitare congressi medico-scientifici e corsi ECM in Italia. Per facilitare il confronto e la scelta, a ogni fornitore è dedicata una scheda che fornisce informazioni dettagliate sull’offerta e i contatti diretti.

Grazie alla suddivisione per regioni, trovare il partner giusto diventa semplice e immediato.

Puoi consultare la Guida ai Congressi Medico-Scientifici 2025 anche online.

Inquadra il QR Code o digita: https://www.meetingecongressi.com/it/guida_ai_congressi_medico_scientifici.htm

I CONGRESSI NEL 2025

SOMMARIO

PIANIFICARE IL CONGRESSO

ASPETTI ORGANIZZATIVI PRIMA DEL VIA

CONTRATTI, CONTABILITÀ E FISCO

I CONGRESSI INTERNAZIONALI

SOMMARIO

Agenzie Pco, Provider e Altri Servizi

Schede tecniche

Borgo Ramezzana Country House - Trino (Vc)

La Porta delle Langhe - Cherasco (Cn)

liguriA Hotel Cenobio dei Dogi - Camogli (Ge)

Porto Antico di Genova Centro Congressi - Genova

lombArdiA

Centro Congressi Giovanni XXIII - Bergamo

Congressi Ville Ponti - Varese

Iseolago Hotel - Iseo (Bs)

MalpensaFiere - Varese-Busto Arsizio

Quark Hotel Milano - Milano

Sheraton Milan Malpensa Airport

Hotel & Conference Centre - Ferno (Va) 236

Sheraton Milan San Siro - Milano 237

Teatro Nazionale - Milano

Voco® Milan-Fiere - Milano

Winter Garden Hotel - Bergamo-Grassobbio 239

veneto

Almar Jesolo - Lido di Jesolo (Ve)

Aria Centro Congressi - Galzignano Terme (Pd) 258

Best Western CTC Hotel Verona - Verona-S.Giovanni Lupatoto 249

Centro Congressi Veronafiere - Verona 259

Crowne Plaza Padova - Padova 250

Hotel Indigo Verona - Grand Hotel Des Arts - Verona 251

Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia 253

Hyatt Centric Murano Venice - Venezia-Murano 254

Move Hotels Venezia Nord - Mogliano Veneto (Tv)

Padova Congress - Padova 260

San Servolo Servizi - Venezia 256

Villa Brasavola de Massa-Green Hall-Lounge Arch - Verona

voco® Venice Mestre - The Quid - Venezia-Mestre 257

friuli veneziA giuliA

DoubleTree by Hilton Trieste - Trieste

Generali Convention Center Trieste - Trieste

Trieste Convention & Visitors Bureau - Trieste

trentino Alto Adige

Carlo Magno Hotel - Madonna di Campiglio (Tn) 268

Riva del Garda Centro Congressi - Riva del Garda (Tn) 269

emiliA romAgnA

Aemilia Hotel - Bologna 271

Anusca Palace Hotel - Castel San Pietro Terme (Bo) 272

Best Western Plus Tower Hotel Bologna - Bologna 273

Bologna Congress Center - Bologna 277

Living Place Hotel - Bologna 274

Savoia Hotel Regency - Bologna 275

Smy Bologna Centrale - Bologna 276

toScAnA

Congress Center Biodola/Hermitage - Campo nell’Elba (Li) 281

FH55 Grand Hotel Mediterraneo - Firenze 284

FH55 Hotels - Firenze - Roma 282

Hotel Désirée - Procchio, Marciana (Li) 286

Pala Todisco - San Giuliano Terme (Pi) 288

Teatro del Maggio Musicale Fiorentino - Firenze 290

umbriA

BV Grand Hotel Assisi - Assisi (Pg) 295

Centro Convegni Colle del Paradiso - Assisi (Pg) 300

Hotel Giò Wine e Jazz Area Perugia Congressi - Perugia 296

Park Hotel ai Cappuccini - Gubbio (Pg) 299

Abruzzo

Serena Majestic Hotel Residence - Montesilvano (Pe) 301

mArche

Hotel Federico II - Jesi (An) 303

lAzio

4L Collection Hotels - Roma 306

Auditorium Antonianum - Roma 321

Best Western Plus Hotel Universo - Roma 307

Best Western Premier Hotel Royal Santina - Roma 308

BV Oly Hotel - Roma 309

Centro Congressi Auditorium Aurelia - Roma 322

Courtyard by Marriott Rome Central Park - Roma 310

Crowne Plaza Rome - St. Peter’s - Roma 311

DoubleTree by Hilton Rome Monti - Roma

Hotel Ripa Roma - Roma 313

Hotel Villa Pamphili - Roma 314

Mercure Eur Roma West - Roma 315

Museo Ninfeo - Roma 323

Ristorante Il Piccolo Mondo - Roma

Roma Convention Center La Nuvola - Roma

Roma Convention Center Palazzo dei Congressi - Roma

Roma Meeting Center - Roma

Salone delle Colonne - Roma

Smy Aran Blu - Lido di Ostia (Rm)

Novecento -

cAmPAniA Art Hotel San Francesco al Monte - Napoli

Hotel Vanvitelli - Caserta

SOMMARIO

bASilicAtA

cAlAbriA

BV President Hotel - Rende (Cs) 378

SiciliA

Almar Giardino di Costanza - Mazara del Vallo (Tp) 381

Domina Zagarella Sicily - Santa Flavia (Pa) 382

Saracen Sands Hotel & Congr. Centre - Isola delle Femmine (Pa) 383

SArdegnA

Almar Timi Ama - Villasimius (Su) 385

Hotel Calabona - Alghero (Ss) 386

Hotel e Auditorium Pegasus - Arborea (Or) 387

Hotel Regina Margherita - Cagliari 388

Lu’ Hotel Carbonia - Carbonia (Su) 389

Palazzo Doglio - Cagliari 390

Park Hotel Cala di Lepre - Palau (Ss) 391

Sardegna Hotel Suites & Restaurant - Cagliari 392

Smy Carlos V - Alghero (Ss) 393

UNA HOTELS T Hotel Cagliari - Cagliari 394

INDICE DEGLI OPERATORI E DELLE LOCATION CONGRESSUALI

Qui di seguito proponiamo l’elenco integrale di tutti i soggetti – agenzie di servizi, provider, Pco, servizi tecnici, Enti locali, convention bureau, hotel congressuali, centri congressi e altre strutture – con forte specializzazione sul segmento degli eventi medico-scientifici ed Ecm che hanno contribuito alla presente Guida.

4L Collection Hotels - Roma 306

ACX Adria Congrex - Rimini 184

Aemilia Hotel - Bologna .................................................... 271

AgoràMorelli luxury events - Napoli 341

Aim Group International - Milano 185 - 212-213

All Events Factory - Roma .................................................. 186

Almar Giardino di Costanza - Mazara del Vallo (Tp) 381

Almar Jesolo - Lido di Jesolo (Ve) 248

Almar Timi Ama - Villasimius (Su) ....................................... 385

AncheCinema Teatro Polifunzionale - Bari 372

Anusca Palace Hotel - Castel San Pietro Terme (Bo) 272

Area Qualità Group - Roma 195

Aria Centro Congressi - Galzignano Terme (Pd) 258

Art Hotel San Francesco al Monte - Napoli 333

Auditorium Antonianum - Roma 321

Best Western CTC Hotel Verona - Verona-S. Giovanni Lupatoto 249

Best Western Plus Hotel Universo - Roma 307

Best Western Plus Tower Hotel Bologna - Bologna 273

Best Western Premier Hotel Royal Santina - Roma 308

Boccanegra - Firenze ........................................................ 289

Bologna Congress Center - Bologna 277

Borgo Ramezzana Country House - Trino (Vc) 226

BTCongress - Cagliari, Roma .......................cartoncino 182-187

BV Grand Hotel Assisi - Assisi (Pg) 294-295

BV Hotels & Resorts 11

BV Oly Hotel - Roma......................................................... 309

BV President Hotel - Rende (Cs) 378

Carlo Magno Hotel - Madonna di Campiglio (Tn) 268

Centro Congressi Auditorium Aurelia - Roma 322

Centro Congressi Giovanni XXIII - Bergamo 240-241

Centro Congressi Stazione Marittima - Napoli 330

Centro Congressi Veronafiere - Verona 259

Centro Congressi Ville Ponti - Varese 242

Centro Convegni Colle del Paradiso - Assisi (Pg) 300

Chorus Group - Milano ..................................................... 180

Città della Scienza - Napoli 332

Congress Center Biodola/Hermitage - Campo nell’Elba (Li) 280-281

Congress Venezia - 2GM - Venezia .................................... 188

Courtyard by Marriott Rome Central Park - Roma 310

Crowne Plaza Padova - Padova 250

Crowne Plaza Rome - St. Peter’s - Roma .............................. 311

CST Ciccarelli - Fiuggi (Fr) 189

D’Aragona Lifestyle Hotel - Conversano (Ba) 348-349

Delfino Hotel Taranto - Taranto 350

Domina Zagarella Sicily - Santa Flavia (Pa) 382

DoubleTree by Hilton Rome Monti - Roma 312

DoubleTree by Hilton Trieste - Trieste 266

Dynamicom Education - Milano 190

Ega Worldwide Congresses & Events - Roma 21-191

FH55 Grand Hotel Mediterraneo - Firenze 284

FH55 Hotels - Firenze - Roma 278-282

Food for Good .................................................................. 82

Formedica - Lecce, Milano 214-215

Formediverse - Roma, Milano 192

Gaya Events & Communication - Milano ............................. 193

Generali Convention Center Trieste - Trieste cartoncino 35-36,-267

Grand Hotel Costa Brada - Gallipoli (Le) 352-353

Grand Hotel La Chiusa di Chietri - Alberobello (Ba).............. 351

Grand Hotel Tiziano e dei Congressi - Lecce 354-355

Grand Hotel Vanvitelli - Caserta 334

Habita79 Pompeii - MGallery - Pompei (Na) 336

Hard Rock Cafe - Firenze 287

Hinovia Treviso, Milano, Roma, Firenze, Hong Kong II cop. - 3-194-196-197-198-216-217

INDICE DEGLI OPERATORI E DELLE LOCATION CONGRESSUALI

Holiday Inn Salerno - Cava de’ Tirreni (Sa) 338

Hotel Calabona - Alghero (Ss) 386

Hotel Cenobio dei Dogi - Camogli (Ge) 230-231

Hotel Commercio - Battipaglia (Sa) 340

Hotel Désirée - Procchio, Marciana (Li) 286

Hotel e Auditorium Pegasus - Arborea (Or) 387

Hotel Excelsior Bari - Bari 356

Hotel Federico II - Jesi (An) 302

Hotel Giò Wine e Jazz Area Perugia Congressi - Perugia 296

Hotel Indigo Verona - Grand Hotel Des Arts - Verona 251

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci - Bari 358

Hotel Monaco & Grand Canal - Venezia...................... 252-253

Hotel Monte Sarago - Ostuni (Br) 360-361

Hotel Regina Margherita - Cagliari 388-III cop.

Hotel Ripa Roma - Roma ................................................... 313

Hotel Villa Pamphili - Roma 314

Hyatt Centric Murano Venice - Venezia-Murano 254

Idea Group International - Roma ........................................ 199

Ilda Events - Assemini (Ca) 200

In&Fo&Med - Milano 201

Incoming Experience Consorzio Turistico - Torino ................. 200

Iseolago Hotel - Iseo (Bs) 234

La Locanda del Cerriglio - Napoli 339

La Porta delle Langhe - Cherasco (Cn) ................................ 227

Letscom E3 - Roma 202

Living Place Hotel - Bologna 274

Lu’ Hotel Carbonia - Carbonia (Su)..................................... 389

M&P Informatica - Genova 149

MACC Meeting Art Craft Center - Pisa 285

Magnews - Faenza, Paris, Milano 95-220

MalpensaFiere - Varese-Busto Arsizio 243

Masseria Fontanelle - Marina di Ugento (Le) 362

Mediacom - Bagheria (Pa) 203

Meet and Work - Padova-Abano Terme 204

Mercure Eur Roma West - Roma 315

Mercure Hotel President Lecce - Lecce 364-365

Minor Hotels 9

Mormile - Piano di Sorrento (Na) 100

Move Hotels Venezia Nord - Mogliano Veneto (Tv) 255

Mövenpick Hotel Bari - Bari 366-367

Museo Ninfeo - Roma 323

MZ Events - Milano 218-219

Nexus Pompeii - Torre Annunziata (Na) ....................... 344-345

On Time - Roma 6-7

Padova Congress - Padova 260

Pala Todisco - San Giuliano Terme (Pi) ................................ 288

Palazzo Doglio - Cagliari 390

Park Hotel ai Cappuccini - Gubbio (Pg) 298-299

Park Hotel Cala di Lepre - Palau (Ss)................................... 391

Porto Antico di Genova Centro Congressi - Genova 229

Quark Hotel Milano - Milano 235

Regione Campania 4-5

Ristorante Il Piccolo Mondo - Roma 324

Riva del Garda Centro Congressi - Riva del Garda (Tn) 269

Roma Convention Center La Nuvola - Roma 326

Roma Convention Center Palazzo dei Congressi - Roma 327

Roma Meeting Center - Roma 325

Salone delle Colonne - Roma 328

San Servolo Servizi - Venezia 256

Sanremo Mice - Sanremo (Im) 228

Saracen Sands Hotel & Congr. Centre - Isola delle Femmine (Pa) 383

Sardegna Hotel Suites & Restaurant - Cagliari 392

Savoia Hotel Regency - Bologna ........................................ 275

Sem2000 - Bologna 146-147-205

Serena Majestic Hotel Residence - Montesilvano (Pe) 301

Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & C.C. - Ferno (Va) .. 236

Sheraton Milan San Siro - Milano 237

Sire Ricevimenti - Napoli 223

Smy Aran Blu - Lido di Ostia (Rm)....................................... 316

Smy Bologna Centrale - Bologna 276

Smy Carlos V - Alghero (Ss) 393

Spazio Novecento - Roma ................................................. 329

STF - Vinci (Fi) 222

Studio Gilardenghi 22

Studio Visio - Firenze ......................................................... 6-7

Summeet - Varese 206

Target Motivation - Venezia 207

Teatro del Maggio Musicale Fiorentino - Firenze ........... 290-291

Teatro Nazionale - Milano 244

Tecnoconference - TC Group - Firenze, Roma, Milano 15-208

The Building Hotel - Roma 317

The Hive Hotel - Roma 318-319

The Nicolaus Hotel - Bari 363

Torre Cintola Greenblu Sea Emotions - Monopoli (Ba) 368-369

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast - C/mare di Stabia (Na) 342-343

Trieste Convention & Visitors Bureau - Trieste 262-264

Triumph Italy - Triumph Group International - Roma, Milano, Firenze, Torino 209

UNA HOTELS T Hotel Cagliari - Cagliari 394

UNAHOTELS MH Matera - Matera 376-377

Veronaup - Verona 210

Vesuvius Finest Hotels Group - Ercolano (Na) 337

Villa Brasavola de Massa-Green Hall-Lounge Arch - Verona 261

Villa Erba - Cernobbio (Co) ............................................... 232

Villa Tuscolana - Frascati (Rm) 320

Villa Vittoria Posillipo - Napoli 335

Vivosa Apulia Resort - Marina di Ugento (Le) ................ 370-371

voco® Milan-Fiere - Milano 238-IV cop.

voco® Venice Mestre - The Quid - Venezia-Mestre 257

Web Events - Bologna ....................................................... 210

WH Factory - Milano 19-211

Winter Garden Hotel - Bergamo-Grassobbio 239

T he best way to celebrate 60 years is to imagine the next 60.

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STUDIO GILARDENGHI

Consulenze personalizzate per i Provider ECM

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Lo Studio Gilardenghi da oltre vent’anni supporta i Provider

Lo Studio

ECM nella servizio di consulenza e

ECM nella gestione della pratica di Accreditamento, con un servizio di consulenza sviluppato dall’esperienza quotidiana e dal confronto continuo con i vari stakeholders del sistema ECM.

Perche sceglierci?

Un’esperienza ampia alimentata dalla partnership con PCO, Associazione Scientifiche, Case editrici, Ordini ed Enti professionali, che ha permesso allo Studio Gilardenghi di acquisire una visione pratica nell’affrontare tutte le varie e differenti casistiche che possono sopraggiungere durante l’Accreditamento ECM e nella gestione dei progetti didattici Residenziali, FAD o di Formazione sul Campo.

Lo Studio Gilardenghi propone servizi di consulenza strutturati e dedicati esclusivamente ai Provider, per una gestione della pratica di Accreditamento e dei singoli progetti formativi in conformità alla normativa ECM e nello specifico:

supporto nella gestione dell’Accreditamento

Provider ECM e nella gestione dei singoli eventi formativi

assistenza nella preparazione alle verifiche per l’ottenimento ed il mantenimento dello status di

Provider ECM Standard redazione del Piano della Qualità e di tutte le procedure e la modulistica richieste dalla normativa ECM vigente

Certificazioni e modelli

Lo Studio Gilardenghi propone inoltre la sua consulenza nell’implementazione di modelli organizzativi in conformità alle norme ISO, sistemi di gestione progettati in modo specifico per i Provider ECM, che si integrino con le attività operative e siano un supporto efficace nella gestione dell’Accreditamento:

Certificazione Qualità ISO 9001

Certificazione Gestione Eventi Sostenibili ISO 20121

Certificazione Parità di Genere UNI PDR 125

Certificazione Security ISO 27001

Lo Studio offre inoltre una serie di servizi pensati esclusivamente per i Provider ECM a fine di gestire al meglio le proprie attività ordinarie in ottemperanza alle molteplici richieste che giungono dai vari stakeholders:

Modello Prevenzione Reati 231

Modello Gestione Privacy Regolamento UE 679/2016

Policy Anti-Bribery & Anti-Corruption

Bilancio di sostenibilità ambientale, sociale ed economica

Lo scenario, le novità e i protagonisti

I CONGRESSI NEL 2025

24 I concetti chiave

26 Macro-tendenze ed evoluzioni

I concetti chiave

I congressi medico-scientifici sono eventi fondamentali per il settore della medicina e della ricerca che offrono ai professionisti un'opportunità di aggiornamento, scambio di conoscenze e networking. Questi eventi non solo stimolano il progresso scientifico, ma generano anche un impatto economico significativo, contribuendo allo sviluppo delle destinazioni ospitanti.

Cosa si intende per congresso medico-scientifico

Un congresso medico-scientifico è un evento che riunisce professionisti del settore sanitario, come medici, ricercatori e accademici, per l’aggiornamento professionale e la condivisione dei progressi scientifici. Questi eventi, che si svolgono a cadenza regolare (ad esempio, ogni anno o ogni due/quattro anni), sono organizzati da associazioni scientifiche locali, nazionali o internazionali e possono essere accreditati per l'educazione continua in medicina (ECM). Durante il congresso, vengono presentati nuovi progetti di ricerca, sviluppate nuove idee e discussi temi di interesse settoriale: l'incontro rappresenta una piattaforma fondamentale per la formazione e il confronto tra esperti, e può succedere - anche se non così spessoche alcune sessioni siano aperte al pubblico, specialmente quando i temi trattati hanno una rilevanza trasversale. L’organizzazione di questi congressi è complessa e comprende vari momenti,

In questa guida, ci riferiamo principalmente ai congressi medico-scientifici in presenza, se non specificato diversamente. Non mancherà in ogni caso occasione di esplorare tutte le modalità e i canali, inclusi quelli ibridi e virtuali.

come sessioni plenarie, conferenze, attività di networking e un’area espositiva, con l’obiettivo di favorire sia l’apprendimento che lo scambio professionale.

Il valore dei congressi medicoscientifici

I congressi medico-scientifici rappresentano un investimento strategico per le comunità scientifiche, poiché il loro valore risiede non solo nell’impatto economico immediato, ma anche in un inestimabile contributo alla conoscenza, alla ricerca e all’innovazione, che favorisce il progresso.

Il valore economico dei congressi

Il valore economico di un congresso, indipendentemente dal numero di partecipanti, che può variare da alcune centinaia a diverse migliaia, è generalmente valutato in base all’impatto a breve e medio termine sulla località ospitante.

Le amministrazioni locali e i governi centrali analizzano l’effetto economico complessivo, derivante dalle spese sostenute dagli organizzatori e dai partecipanti, oltre che dall’indotto creato sul territorio. Questo impatto economico contribuisce al supporto delle imprese locali, in particolare di quelle legate al settore turistico, come hotel, ristoranti e altri servizi. Secondo tutte le statistiche internazionali, un partecipante a un congresso spende nella destinazione ospitante da una volta e mezza a due volte di più rispetto a un turista.

Impatto diretto

Il valore economico di un congresso è misurato principalmente dal suo impatto diretto, legato alla spesa di organizzatori e partecipanti. Questa comprende:

➔ progettazione e produzione: costi legati alla location, agli alberghi, al catering e alla tecnologia

Obiettivi

I congressi medico-scientifici

Comunicazione dei progressi scientifici

Aggiornamento professionale continuo

Networking tra esperti

Valore economico diretto

Impatto economico

Contributi

Valore economico indiretto

progettazione e produzione (location, catering, tecnologia) spesa dei partecipanti (iscrizione, viaggi, ristoranti)

settori coinvolti: industria alimentare, audiovisiva, turismo creazione di posti di lavoro e supporto alle imprese locali

Condivisione delle conoscenze presentazione di ricerche avanzate diffusione di innovazioni

Attrazione di investimenti

➔spesa dei partecipanti: quote di iscrizione, viaggi, ristoranti e altre spese personali

Per farci un’idea con dati alla mano, secondo lo studio Global Destination Report 2024 commissionato da The Business of Events e realizzato in collaborazione con SFA Connect, ICC Belfast e IBTM World, destinazioni come il Nord America e l’Europa occidentale hanno beneficiato lo scorso anno economicamente di eventi (non solo medici) su larga scala, con oltre il 50% delle regioni intervistate che riportano contributi generati dagli eventi superiori a 100 milioni di euro all’anno, per un valore complessivo, considerando Europa occidentale, Europa centrale e Nord America, che ha superato i 5 miliardi di euro nel 2024.

Impatto indiretto

Oltre all’impatto diretto, i congressi generano un indotto significativo, coinvolgendo settori produttivi come l’industria alimentare, quella audiovisiva e altri comparti che forniscono beni e servizi. Questo tipo di ricaduta amplifica ulteriormente il valore economico per le destinazioni ospitanti.

promozione di progetti di ricerca e partnership

Il valore della conoscenza scientifica

I congressi medico-scientifici svolgono un ruolo unico nella crescita del sapere e nello sviluppo delle reti professionali. Uno degli aspetti più significativi è la condivisione delle conoscenze, che si concretizza nella presentazione di ricerche avanzate e innovazioni. Questi eventi rappresentano un’occasione preziosa per mettere a confronto idee, promuovere il dibattito critico e accelerare l’adozione di nuove soluzioni nel settore sanitario. Non si tratta solo di trasferire informazioni, ma di creare un ambiente fertile per la collaborazione interdisciplinare e l’approccio innovativo alle sfide globali. Un altro elemento fondamentale è la capacità di attrarre investimenti. I congressi fungono infatti da piattaforma per il dialogo tra ricercatori, aziende e istituzioni, stimolando l’interesse verso nuovi progetti e partnership. La presenza di stakeholder di alto livello contribuisce a catalizzare risorse economiche e supporti strategici per la ricerca e lo sviluppo, con ricadute che vanno ben oltre l’evento stesso e favoriscono anche la competitività delle destinazioni ospitanti nel panorama internazionale.

Macro-tendenze ed evoluzioni

Quali sono le tendenze emergenti nell'organizzazione di congressi medicoscientifici? Se l’Intelligenza Artificiale è tra i topic più discussi, i congressi in presenza si confermano come il format più partecipato e il digitale ha un ruolo sempre più definito. In questo capitolo esploreremo l'evoluzione dei congressi nazionali e internazionali, anticipando alcune delle principali macrotematiche che saranno affrontate, in chiave più pratica, anche nei capitoli successivi.

I congressi sono in presenza

I congressi medico-scientifici in presenza sono al centro della scena, consolidandosi come una tipologia di evento irrinunciabile per i professionisti della salute. Il 2024 ha ribadito questa tendenza, con alcuni eventi che hanno registrato presenze record e l’intero settore che la conferma anche per il 2025.

Andando sui dati, secondo l’American Express Global Meetings & Events Forecast 2025, gli organizzatori che quest’anno si concentreranno esclusivamente sugli eventi in presenza sono il 58%. Altri numeri significativi sono quelli dell’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi - OICE, la ricerca promossa da Federcongressi&eventi e realizzata dall’Alta Scuola di Economia e Relazioni Internazionali dell’Università Cattolica del Sacro Cuore – ASERI, che indica che nel 2023 in Italia sono stati realizzati

complessivamente 340.057 eventi, pari a +12% rispetto al numero di eventi organizzati nel 2022. E sono tanti altri i dati che mostrano un ritorno nelle sedi, ma anche come il settore medicoscientifico continui a confermare il suo ruolo di leader nel mondo dell’organizzazione dei congressi di diversa natura, da un lato per la necessità costante da parte del personale medico e sanitario di aggiornarsi a fronte del continuo sviluppo scientifico, dall’altro anche per effetto dell’obbligo della formazione continua vigente in molti Paesi (compresa l’Italia, come vedremo nello specifico nel capitolo dedicato all’ECM) .

Ibridi e virtuali per l’internazionale

UIA (Union of International Associations), nella sua Survey on International Association Meeting Issues, ci informa che nel 2025 il 61% delle associazioni prevede di continuare a utilizzare modalità ibride o virtuali per i loro congressi principali, offrendo quindi la possibilità di partecipare a un congresso che si svolge in presenza anche da remoto. Questo dato non sorprende e non è in contraddizione con il boom degli eventi in presenza, se consideriamo alcuni fattori chiave. Innanzitutto, è utile ricordare che l’impennata digitale dei congressi medicoscientifici ha raggiunto il suo apice durante la pandemia, ma ha anche lasciato un'eredità a lungo termine per quel che riguarda le conoscenze tecnologiche e non solo. Le modalità ibride hanno trovato oggi una "nicchia" consolidata, adattandosi a un contesto che richiede inclusività, accessibilità e sostenibilità. Sebbene il loro ruolo predominante durante la pandemia si sia infatti ridimensionato, continuano a essere strumenti efficaci, soprattutto nel contesto internazionale, per raggiungere pubblici globali e diversificati. Per andare più nel concreto, aprire il congresso a un’audience da remoto significa permettere di “esserci” anche a tutti coloro che, per svariati motivi, non potrebbero comunque raggiungere fisicamente il congresso. Sembra un’osservazione banale, ma è cruciale capire come non si tratta quasi mai di persone che avrebbero comunque

Lo scenario, le novità e i protagonisti

partecipato live, ma che per ostacoli logistici, difficoltà economiche o, più banalmente, mancanza di tempo, vi avrebbero rinunciato. Per esempio, la modalità ibrida permette la partecipazione di medici provenienti da Paesi meno sviluppati e quindi con budget ridotti a disposizione. Inoltre, negli ultimi tempi alcuni Paesi hanno reso più complicate le procedure per ottenere i visti, creando ulteriori barriere per la partecipazione fisica. È evidente che le modalità ibride sono prese in considerazione quasi esclusivamente per i congressi internazionali, per i quali è più frequente che si verifichino queste condizioni. Si tratta infatti di una scelta da ponderare con attenzione, in quanto comporta un impegno non indifferente sia in termini organizzativi che di budget.

Gli eventi sono prima, durante e dopo

A essere cambiato definitivamente in questi anni è anche il concetto stesso di “durata” del congresso medico, che sì, come abbiamo detto, è tornato in presenza, ma estende decisamente al “prima” e al “dopo” il suo dialogo e l’ingaggio con la comunità scientifica di riferimento proprio grazie all’elemento digitale.

In che modo? Al centro di tutto questo c’è una nuova modalità di distribuzione e fruizione dei contenuti, sia quelli strettamente legati all’evento, sia in termini di coinvolgimento dei partecipanti. Webinar e conferenze online, spesso gratuiti o a basso costo, consentono una diffusione capillare di contenuti specialistici e una partecipazione flessibile che “accompagna” i partecipanti anche prima e dopo l’evento e tra un’edizione e l’altra. Questo corrisponde anche a una fruizione più personalizzata dei contenuti che permette ai medici di continuare ad aggiornarsi sui temi dell’evento e di restare “connessi” grazie a un engagement che sfrutta l’approccio multichannel. Email, social media, gruppi, siti e piattaforme generano una vera e propria esperienza digitale attorno all’evento, incoraggiando anche il dialogo e il confronto tra gli stessi partecipanti.

L’importanza delle community

Le piattaforme digitali stanno trasformando il modo in cui i professionisti della salute e i ricercatori interagiscono, condividono conoscenze e collaborano. I congressi non sono più eventi isolati, ma diventano il fulcro di una rete continua di scambio e crescita professionale in spazi che - spesso a livello virtuale - permettono di mantenere viva la

discussione anche oltre l'evento, favorendo il coinvolgimento di partecipanti globali che possono contribuire con prospettive diverse.

Intelligenza Artificiale tra presente e futuro

L’Intelligenza Artificiale sarà anche per il 2025 un tema centrale a tutti i livelli del mondo del lavoro e promette di ridisegnare progressivamente anche le dinamiche organizzative e partecipative dei congressi medico-scientifici. Di fatto è già in grado di portare con sé novità dirompenti, ma la “messa a terra” in questo settore è ancora molto disomogenea, anche per via di complessità che richiedono un’analisi approfondita. Per quanto alcune criticità debbano essere affrontate, è evidente che il futuro dei congressi medicoscientifici sarà comunque sempre più orientato verso l’adozione di soluzioni intelligenti, rendendo essenziale che gli addetti ai lavori si preparino adeguatamente a questa transizione. Fatta questa premessa, vediamo rapidamente come esempio alcuni campi di applicazione.

Personalizzazione

dell’esperienza dei partecipanti

L’integrazione dell’AI consente una personalizzazione dell’esperienza congressuale che di fatto non ha precedenti. Attraverso algoritmi di machine learning, le piattaforme possono profilare i partecipanti in base ai dati forniti – interessi, background professionale, partecipazione a eventi precedenti – e creare agende su misura. Parallelamente, assistenti virtuali alimentati da AI e integrati nelle app dell’evento migliorano l’interazione in tempo reale, rispondendo a domande logistiche o fornendo materiali scientifici su richiesta. Questo livello di supporto ottimizza il tempo a disposizione, rendendo i congressi più produttivi e focalizzati.

Strumenti strategici

per gli organizzatori

Anche dal punto di vista organizzativo, l’innovazione portata dall’AI si configura “rivoluzionaria” per ottimizzare ogni fase del processo congressuale. Modelli predittivi possono analizzare dati storici e attuali per stimare il numero di iscritti, prevedere flussi di partecipazione e anche identificare temi di maggiore interesse. Un provider potrebbe, ad esempio, utilizzare l’AI per individuare tendenze emergenti, anche se ovviamente nulla sostituisce la sua esperienza e conoscenza. In maniera pratica, l’uso di strumenti di automazione per la gestione delle registrazioni, l’invio di notifiche personalizzate e la raccolta di feedback postevento libera risorse organizzative, consentendo di concentrarsi su aspetti strategici e creativi. L’analisi del sentiment in tempo reale durante l’evento, abilitata da algoritmi avanzati, permette, per fare un altro esempio, agli organizzatori di intervenire prontamente per correggere eventuali criticità, migliorando la soddisfazione complessiva dei partecipanti.

Le sfide della resistenza culturale

Nonostante i vantaggi, l’adozione dell’AI incontra ancora resistenze culturali, anche se è evidente come, al pari degli organizzatori, i medici stessi nella loro professione stanno prendendo le misure con questa tecnologia e anche la formazione non può che essere impattata fortemente. Queste resistenze possono essere superate, in estrema sintesi, se l’AI viene concepita non come un sostituto, ma come un complemento all’esperienza tradizionale e questo vale sia se applicata all’esperienza dei

La crescente personalizzazione dell’esperienza congressuale è sempre più una priorità per gli organizzatori. Anche grazie all’uso delle nuove tecnologie, si punta a creare agende su misura per i partecipanti, migliorare la loro esperienza, ottimizzare il loro tempo e potenziare anche la qualità dell'interazione tra loro.

partecipanti che nel lavoro degli organizzatori. A questo va aggiunto come - in questa fasel’accesso a soluzioni di Intelligenza Artificiale, soprattutto personalizzate, sia limitato anche da questioni di budget, poiché gli investimenti possono diventare considerevoli e ogni realtà deve valutarli anche in un’ottica di ritorno sull’investimento. Non da ultimo, si tratta di una tecnologia dall’evoluzione esponenziale, come nessun'altra, il che ne amplifica continuamente le potenzialità, ma rende anche difficile predire anche a breve-medio termine come andrà evolvendosi.

Prepararsi al futuro

Le competenze richieste per implementare soluzioni di AI non si limitano a conoscenze tecniche, ma includono una comprensione profonda delle implicazioni etiche e normative.

La raccolta e l’analisi di dati personali, specie nel contesto medico-scientifico, impongono una gestione attenta, rispettosa delle normative come il GDPR, della trasparenza e della sicurezza.

A fronte di queste sfide, appare evidente che il futuro dei congressi sarà inevitabilmente legato all’AI e ignorare questa tendenza - alla lunga - significherebbe rischiare di rimanere indietro in un mercato sempre più competitivo e complesso. Gli organizzatori che investono già oggi nella formazione del proprio personale e nell’integrazione di tecnologie avanzate saranno meglio posizionati per rispondere alle esigenze dei partecipanti di domani.

Sostenibilità

La sostenibilità è ormai un tema centrale nell’organizzazione degli eventi e nei capitoli successivi troverete un approfondimento sulle principali pratiche sostenibili. Una riflessione va comunque fatta a livello di “trend”, anche alla luce di quanto, di concreto, si può percepire soprattutto a livello internazionale. Certificazioni e pratiche sostenibili sono già entrate per esempio in una certa misura a far parte dei requisiti di partecipazione che servono ad accedere ad alcune procedure di gara. Si deve poi tenere conto della direttiva europea n. 2022/2464 sulla rendicontazione societaria di sostenibilità, la Corporate Sustainability Reporting Directive, - recepita in Italia con il decreto legislativo 125/2024 - secondo la quale, con obblighi progressivi negli anni sino al 2028, alcune aziende sono chiamate a rendicontare gli impatti ESG (ambientali, sociali e di governance) seguendo criteri standardizzati e sottoponendo

i dati a verifiche indipendenti. Gli obblighi di rendicontazione riguardano principalmente le società di capitali che soddisfano specifici parametri. Sono le grandi imprese che rispettano almeno due di questi requisiti: fatturato superiore a 40 milioni di euro, attivi superiori a 20 milioni di euro e più di 250 dipendenti; le PMI quotate (con obblighi meno stringenti e un’entrata in vigore graduale) e le filiali di multinazionali o imprese parte di gruppi che rientrano nei criteri di rendicontazione. Le agenzie che non rientrano in queste categorie non hanno obblighi diretti, ma potrebbero essere coinvolte indirettamente, ad esempio, per soddisfare le richieste di sostenibilità di clienti o partner più grandi. È il caso delle associazioni scientifiche, che in linea generale e salvo specifiche condizioni o attività che le colleghino a entità obbligate, non sono soggette alla CSRD. Fatta questa premessa, rimane la pressione del mercato e delle aspettative dei partecipanti, che stanno spingendo verso pratiche più sostenibili, rendendole essenziali anche in un’ottica di competitività e rilevanza.

Come cambia l’approccio alla sostenibilità

La sostenibilità nei congressi medico-scientifici ha raggiunto una fase di maturazione, evolvendo dalla fase iniziale di “presa di coscienza” e affrontando le sfide poste dal post- pandemia. Questo cambiamento è stato caratterizzato dalla necessità di adattarsi rapidamente a nuove modalità operative, come l’integrazione della tecnologia digitale e il ripensamento delle dinamiche organizzative. Dal punto di vista operativo, la sostenibilità comprende interventi concreti: l’efficienza energetica nelle sedi congressuali, la riduzione degli sprechi alimentari nel catering e una gestione più responsabile di viaggi e alloggi per i partecipanti, per fare alcuni esempi. Parallelamente, la tecnologia gioca un ruolo fondamentale, contribuendo sì a ridurre l'impronta ecologica complessiva degli eventi, ma purché si tratti di piattaforme digitali sicure e tendenzialmente a ridotto impatto ambientale, qualcosa di meno scontato di quanto ci si possa aspettare. La sostenibilità è chiamata a un confronto anche con il contesto di crescente incertezza geopolitica ed economica, che impone al settore di ridefinire i propri modelli di business.

L’era dell’economia rigenerativa

Parlare di carbon offsetting - ossia delle attività volte a compensare l’emissione di anidride carbonica o di altri gas a effetto serra attraverso iniziative di riduzione delle emissioni di CO2 -

I trend principali

Congressi in presenza

Confermata la preferenza per eventi dal vivo, con un record di partecipazione negli ultimi anni.

Format ibridi

Modalità mista per eventi internazionali, amplifica la portata e l'accesso globale.

Digitale

Amplifica la durata dell’evento e fa crescere le community.

Sostenibilità

Focus su pratiche ESG (ambientali, sociali e di governance) per eventi più responsabili e green.

Intelligenza artificiale

Personalizzazione dell’esperienza e ottimizzazione dell’organizzazione degli eventi

Inclusione e accessibilità

Tecnologie e politiche inclusive abbattono barriere, favorendo la partecipazione di tutti.

Destinazioni

Nuove destinazioni emergono nelle mappe internazionali dei congressi.

Engagement

Soluzioni innovative e interattive stimolano il coinvolgimento prima, durante e dopo il congresso

oggi non basta più se si vuole avere un approccio davvero concreto alla sostenibilità in ambito congressuale. Ai congressi medico-scientifici viene chiesto di allinearsi a quelli che sono i principi dell’economia rigenerativa, in grado di creare benefici tangibili per la comunità, oltre che per l’ambiente. Questa trasformazione risponde a una sempre maggiore attenzione all’impatto sociale, promuovendo iniziative in grado di migliorare la vita della comunità. Vanno in questa direzione, screening sanitari gratuiti che i medici che partecipano ai congressi (più spesso quelli dell’associazione nazionale promotrice dell’evento in caso di congressi internazionali) possono attrezzare in punti di grande passaggio nella città ospitante, come mercati, stazioni, piazze ecc. Altre iniziative sono programmi educativi nelle scuole e attività territoriali, come piantare alberi, ridurre rifiuti e così via. Tali interventi non solo migliorano il coinvolgimento della comunità, ma rafforzano anche il ruolo etico degli eventi stessi, contribuendo al benessere collettivo.

Sostenibilità e tecnologia

Anche la tecnologia, come abbiamo accennato, inclusa l’intelligenza artificiale, gioca un ruolo sempre più centrale nell’assessment della sostenibilità e nell’ottimizzazione degli eventi. Piattaforme digitali e app specifiche possono aiutare gli organizzatori a calcolare l’impatto ambientale, monitorare i consumi, raccogliere dati per creare report dettagliati, nonché suggerire pratiche sostenibili coerenti. Ad esempio, software di calcolo delle emissioni di CO2 o strumenti di monitoraggio del cibo sprecato possono quantificare e ridurre gli sprechi, facilitando decisioni più consapevoli. Questi strumenti permettono inoltre di correlare dati come la partecipazione e l’efficacia delle attività con gli obiettivi di sostenibilità.

La sostenibilità nei congressi medico-scientifici non si limita solo all’ambiente, ma include anche pratiche sociali e culturali, come iniziative a beneficio delle comunità. Anche la tecnologia e l'intelligenza artificiale possono essere impiegate per monitorare e ottimizzare la sostenibilità degli eventi.

Inclusione nei congressi

L'inclusione è un tema sempre più rilevante: mitigare le disparità è particolarmente importante, soprattutto nei congressi medici internazionali, ma non solo. Questo impegno va ormai oltre l'adattamento delle sedi, comprendendo soluzioni innovative e in tal senso è ancora una volta la tecnologia a giocare un ruolo fondamentale: traduzioni simultanee avanzate, trascrizioni in tempo reale e il miglioramento generale della comunicazione contribuiscono a garantire che nessun partecipante venga escluso. Inoltre, il formato ibrido ha ampliato notevolmente le opportunità di partecipazione, abbattendo barriere geografiche ed economiche, come abbiamo già sottolineato.

Nuove destinazioni internazionali al vaglio

A partire dal periodo successivo alla pandemia, tra le sfide che gli organizzatori si trovano ad affrontare a livello internazionale c’è la limitata disponibilità di sedi. Globalmente, le città tradizionalmente predisposte a ospitare eventi risultano spesso prenotate per lunghi periodi, permettendo di emergere anche ad alcune città di medie dimensioni che, cogliendo l’opportunità, si stanno proponendo come alternative competitive: spesso trascurate nei circuiti internazionali tradizionali, offrono soluzioni interessanti, sia in termini economici che di disponibilità. In molti casi, in tali città non si trovano solo le infrastrutture, ma l'intero sistema cittadino che accoglie i congressi come eventi che coinvolgono la comunità nel suo complesso, tanto che diverse società scientifiche stanno iniziando a includerle nei propri circuiti tradizionali di rotazione.

La parola d’ordine è engagement

Il coinvolgimento attivo dei partecipanti è al centro delle nuove tendenze, con un’attenzione crescente verso l’esperienza personalizzata e interattiva. Sessioni di brainstorming collettivo, co-creazione di contenuti e l’uso di piattaforme digitali per il feedback in tempo reale stanno per esempio ridefinendo il modo in cui i partecipanti vivono gli eventi.

Questo approccio, che approfondiremo nei capitoli successivi, non solo aumenta la partecipazione, ma crea un legame più profondo tra i contenuti e il pubblico, migliorando l’efficacia formativa e il valore complessivo della partecipazione.

IL SISTEMA ECM

L’Educazione Continua in Medicina

Il sistema di Educazione continua in medicina stabilisce l’obbligatorietà dell’aggiornamento professionale in Italia per tutti gli operatori sanitari del pubblico e del privato, dipendenti e liberi professionisti. L’obiettivo della formazione è erogare contenuti di qualità e indipendenti, verificando che i professionisti conseguano i crediti richiesti anche nell’interesse dei pazienti, del servizio sanitario e quindi, in definitiva, della salute collettiva.

ECM in Italia

Il programma di Educazione continua in medicina è stato istituito in Italia in base al D.Lgs 502/1992 integrato dal D.Lgs 229/1999, che stabilisce l’obbligatorietà della formazione e dell’aggiornamento professionale per tutti gli operatori sanitari del pubblico e del privato, dipendenti e liberi professionisti. Il programma è entrato a regime il 1° gennaio 2002 divenendo parte integrante della vita professionale degli operatori sanitari. Dal 1 gennaio 2008, con l’entrata

in vigore della Legge 24 dicembre 2007, n. 244, la gestione amministrativa del programma di ECM e il supporto alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua sono stati trasferiti all’Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali (Agenas). L’indipendenza della formazione ECM è il principio fondamentale, mentre cardine del sistema sono i crediti formativi che ogni operatore della sanità deve obbligatoriamente acquisire su base triennale attraverso la partecipazione a eventi o iniziative di formazione accreditati al programma ECM, secondo le regole stabilite dal ministero della Salute. Programmi simili sono in vigore in molti altri Paesi.

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A chi si rivolge

Oggi in Italia il programma ECM coinvolge 31 categorie professionali che operano nel campo della salute: dal medico chirurgo al tecnico di laboratorio, dal farmacista all’infermiere, dal veterinario all'igienista dentale e così via. L’ultima in termini temporali ad essere stata aggiunta è la figura del massofisioterapista iscritto all’elenco speciale di cui all’art. 5 del D.M. 9 agosto 2019.

LE 31 PROFESSIONI SANITARIE CON L’OBBLIGO DELLA FORMAZIONE ECM

Medico chirurgo

Odontoiatra

Farmacista

Fisioterapista

Ostetrico

Logopedista

Infermiere pediatrico

Veterinario

Infermiere

Psicologo

Tecnico riabilitazione psichiatrica e psicosociale

Terapista neuro psicomotricità dellʼetà evolutiva

Terapista occupazionale

Fisico

Tecnico prevenzione lavoro

Tecnico audiometrista

Igienista dentale

Tecnico di laboratorio biomedico

Tecnico di radiologia medica

Dietista

Massofisioterapista

Il riferimento normativo: l’accordo Stato-Regioni

Assistente sanitario

Educatore professionale

Il principale riferimento normativo per l’Educazione Continua in Medicina è l’Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017 e nello specifico il documento “La formazione continua nel settore salute”. L’accordo e i suoi documenti sono prodotti dalla Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano - detta anche Conferenza Stato-Regioni -, che è l’organo

Tecnico ortopedico

Tecnico audioprotesista

Ortottista

Tecnico di neuro fisiopatologia

Chimico

Podologo

Biologo

Tecnico fisiopatologia cardiocircolatoria

deputato a favorire la collaborazione istituzionale tra lo Stato e gli enti locali in diverse materie, fra cui quella della formazione continua nel comparto della Sanità.

Eventi monosponsor e plurisponsor

Eventi monosponsor e plurisponsor con contenuti scientifici relativi alle aree terapeutiche di pertinenza dello sponsor sono accreditabili al

sistema ECM. Queste tipologie di eventi promossi dalle aziende sono infatti sempre meno di carattere promozionale (pochi vi parteciperebbero) e sempre più di alta caratura scientifica e conformi alle prescrizioni sia dell’ECM sia dei codici etici delle associazioni di categoria di riferimento (Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici). Quando non accreditati ECM, gli eventi danno naturalmente più spazio alla visibilità dell’azienda promotrice.

Congressi ed eventi medici non ECM

La maggior parte dei promotori di congressi ed eventi medici (società scientifiche, ordini professionali, ospedali ed aziende sanitarie locali, case editrici ed aziende private) sceglie di accreditare i propri eventi al programma ECM per dare agli operatori sanitari che vi partecipano la possibilità di acquisire i crediti prescritti dalla legge e per incrementare la partecipazione stimolando le iscrizioni di chi deve adempiere all’obbligo dell’accumulo crediti. C’è tuttavia una percentuale di eventi che non viene accreditata ECM.

Tra questi si trovano spesso i grandi congressi nazionali delle società scientifiche, che potrebbero non venire accreditati per scelta.

➞ Ottengono pochi crediti: il sistema ECM privilegia la valenza formativa dell’evento, cioè le sessioni con metodologie interattive, pochi discenti e attività pratiche. I grandi congressi, o per lo meno le sessioni plenarie da migliaia persone con relazioni frontali, sono considerate di limitato valore didattico, a fronte di un elevato valore scientifico e di aggiornamento dell’ambito sanitario di riferimento.

➞ Gli sponsor hanno molto interesse a partecipare proprio ai congressi nazionali di grandi numeri. L’assenza dell’accredito ECM consente quindi a committente e organizzatore di avere più libertà nel dare visibilità allo sponsor e ai suoi prodotti.

➞ Si utilizzano strumenti brandizzati: un’ulteriore ragione per cui le società scientifiche possono non volere accreditare i propri eventi è per potere fare uso di strumenti o macchinari con il nome di brand (le regole ECM lo vietano, anche se sono ammesse deroghe) nelle dimostrazioni, nei workshop o nelle sale operatorie collegate in streaming con l’evento.

✘ È invece vietato accreditare al sistema ECM gli eventi medici promossi dalle aziende per presentare nuovi prodotti. Obiettivo del programma di Educazione Continua in Medicina è infatti erogare contenuti di formazione e aggiornamento indipendenti dagli interessi commerciali dell’industria.

Il programma nazionale ECM 2023-2025

A indicare le linee orientative attuali della formazione ECM è il programma nazionale ECM 2023-2025 (bit.ly/ECM-2023-2025) firmato dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua, ossia l’organo direttivo del sistema ECM, (modificata con il D.M. del 1 agosto 2023 di cui al decreto ministeriale del 27 settembre 2022), che si è insediata operativamente nel corso del 2024. Il documento specifica sin dalla premessa che esistono priorità da attuare nel triennio, che vanno nella direzione di un adeguamento del sistema a quelle che sono le nuove esigenze originate dai diversi cambiamenti protagonisti degli ultimi anni, dalla tecnologia alla riorganizzazione della Sanità, ma non solo. Tutto questo nell’ottica di una attesa riforma dell’Accordo Stato-Ragioni, di cui si dovrà occupare la Commissione, in ascolto anche delle richieste delle associazioni di provider.

IL CUORE DEGLI EVENTI NEL CUORE D’EUROPA

Generali Convention Center Trieste

è il più grande Centro congressi polifunzionale del Nordest affacciato sul mare.

I 10.000 mq dei Magazzini 27 e 28 sono ripartiti tra 6 sale congressuali (tra cui l’Auditorium Generali da 1920 posti) e aree polivalenti di diverse metrature. Le dotazioni sono all’avanguardia: l’ultrafibra GARR garantisce connessioni veloci anche per grandi quantità di dati e tutti i locali sono accessibili da persone con mobilità ridotta. Ne risulta una location ideale per ogni tipo di congressi ed eventi. Un aeroporto internazionale a 30 minuti di auto e altri tre a meno di 150 km, la vicinanza alla stazione ferroviaria e al centro città, il fascino del Porto Vecchio, rendono il Centro ancora più attrattivo.

www.generaliconventioncenter.it

1 auditorium

5 sale

50–1920 posti

1 terrazza

10.000 mq

IL CUORE DEGLI EVENTI NEL CUORE D’EUROPA

Generali Convention Center Trieste è lo spazio ideale per scienza, innovazione, ricerca e cultura. S’inserisce in un contesto unico: una città dal fascino mitteleuropeo e mediterraneo, da sempre cosmopolita, che vede la più alta

densità pro capite di ricercatori in Europa e la presenza di acceleratori di startup. Un territorio che al contempo è “a misura d’uomo” e che, come il Convention Center, rappresenta un modello sostenibile per il futuro.

Tipologie, obblighi ed evoluzione della formazione

La formazione medica obbligatoria deve soddisfare obiettivi a diversi livelli, integrando un approccio innovativo che coinvolge le nuove tecnologie, senza però limitarsi a esse. La formazione sul campo sta assumendo un ruolo sempre più centrale, affermandosi come una modalità interattiva e multidisciplinare, nell’ottica di un nuovo approccio che mette al centro la patologia e il paziente e risponde alle reali esigenze della pratica clinica.

Come si evolve la formazione medica

La formazione medica va come è ovvio di pari passo con lo sviluppo delle nuove tecnologie, non solo prevedendo l’utilizzo di strumenti sempre più innovativi che migliorano l’esperienza dei discenti, ma anche proponendo un approccio più in linea con la pratica clinica odierna. Per questo l’indicazione è quella che porta verso progetti di formazione che garantiscano un’elevata interattività, puntando su contenuti articolati che prevedano momenti in presenza, confronti online e spazi di interazione gestiti tramite piattaforme di raccolta dati per permettere un confronto più efficace, con riscontri pratici visibili. Medici e operatori sanitari stanno d'altro canto assistendo alla trasformazione digitale della medicina verso la cosiddetta Digital Health, un concetto ampio che coinvolge tutti i campi e va dai dispositivi indossabili alla telemedicina, dall’uso dei big data a tutta la tecnologia d’informazione e di comunicazione medico-paziente, in cui ha sempre più spazio anche l’applicazione delle Intelligenze Artificiali.

Tecnologie e pratica clinica

Allo stesso modo in cui altre innovazioni - pensiamo per esempio alla chirurgia miniinvasiva agli esordi - hanno suscitato dubbi e

resistenze prima di affermarsi come standard di eccellenza, anche l’Intelligenza Artificiale sta ancora attraversando una fase di generale prudenza da parte dei provider, che ciononostante dovranno diventare i promotori attivi di questo cambiamento, progettando percorsi formativi che non solo introducono i professionisti sanitari alla familiarizzazione dell’uso dell’AI, ma che ne favoriscano un’applicazione consapevole ed etica. La sfida è molto complessa e non è solo tecnologica, ma anche culturale: superando le resistenze iniziali sarà necessario fornire ai professionisti gli strumenti per integrare efficacemente l’AI nella pratica clinica, garantendo al contempo il primato della competenza umana nel rapporto con il paziente.

Le tipologie della formazione

Le tipologie di formazione previste dal programma ECM sono quattro.

Formazione residenziale (RES)

Attività formative che aggregano in uno stesso luogo e momento pochi docenti e molti discenti, come congressi, convegni, conferenze, simposi, corsi, seminari, tavole rotonde, workshop ed eventi di aggiornamento professionale. Questi momenti formativi sono fondamentali per favorire il confronto e lo scambio di conoscenze tra esperti del settore e partecipanti.

Formazione a distanza (FAD)

Attività formative svolte a distanza mediante l’utilizzo di supporti multimediali on demand su piattaforme web che consentono la ripetitività illimitata della fruizione in tempi e luoghi diversi (docenti e discenti non interagiscono nello stesso momento). È prevista anche la modalità FAD sincrona, cioè la partecipazione a sessioni formative fruibili in diretta da remoto tramite piattaforma web.

DDa sapere

I liberi professionisti possono dedurre integralmente le spese per la formazione indicando nella dichiarazione dei redditi i costi sostenuti nellʼanno precedente.

Le spese sostenute per lʼiscrizione a convegni e congressi, comprese quelle di viaggio e soggiorno, nonché le spese di iscrizione a master e a corsi di formazione o di aggiornamento professionale, sono deducibili integralmente dal reddito di lavoro autonomo, fino a un massimo di 10.000 euro lʼanno.

Formazione sul campo (FSC)

L’approccio educativo si basa sull’apprendimento attivo, focalizzandosi sull’esperienza diretta acquisita nella pratica medica quotidiana. Si promuove un confronto tra professionisti che condividono situazioni reali dei loro contesti lavorativi. Questo permette di identificare e creare insieme best practices, analizzando ciò che funziona sul campo e adattandolo per migliorare la gestione delle patologie.

Progetti blended

Nei progetti di formazione più complessi le diverse tipologie di formazione possono essere integrate tra loro alternando, per esempio, momenti di formazione residenziale o fasi di training sul campo o apprendimento a distanza. In questo caso si dice che la formazione è blended, cioè “mista”.

L’obbligo formativo

Il professionista sanitario ha l’obbligo di aggiornare le proprie competenze professionali nell’interesse della salute individuale e collettiva. L’obbligatorietà della formazione continua, regolata e acquisita attraverso il programma ECM, è come già ricordato stabilita dal d.lgs. 502/1992: “La partecipazione alle attività di formazione continua costituisce requisito indispensabile per svolgere attività professionale in qualità di dipendente o libero professionista, per conto delle aziende ospedaliere, delle università, delle unità sanitarie locali e delle strutture sanitarie private”. L’obbligo dell’aggiornamento è precisato anche dal d.lgs. 138/2011, che stabilisce come non sorge in funzione del regime professionale (dipendente o libero professionista), bensì in virtù dello status di professionista sanitario.

Chi elabora

gli obiettivi

della formazione ECM?

Commissione Nazionale per la Formazione Continua: elabora gli obiettivi a livello nazionale

Regioni:

stabiliscono gli obiettivi a seconda delle priorità locali

Aziende sanitarie: definiscono gli obiettivi aziendali per il personale

Ordini e associazioni: determinano gli obiettivi di categoria

Professionisti sanitari: ogni operatore fissa i propri obiettivi professionali

Gli obiettivi formativi

Le linee guida per la formazione degli operatori italiani della Sanità sono date dagli obiettivi formativi, elaborati periodicamente a livello nazionale dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e a livello regionale dalle singole Regioni in base alle priorità del Sistema Sanitario Nazionale e delle realtà territoriali.

A questi si aggiungono gli obiettivi che ogni azienda sanitaria stabilisce per il proprio personale e gli obiettivi professionali di ciascuno. L’insieme di questi obiettivi si armonizza e trova riscontro nel dossier formativo, lo strumento di programmazione della formazione a disposizione di ogni operatore sanitario.

Il dossier formativo

Il dossier formativo segna il passaggio dalla formazione basata sulla quantità dei crediti a quella basata sulla qualità dei crediti, che sono da acquisire con attività di aggiornamento funzionali alla specializzazione del singolo professionista e coerenti con il suo lavoro, profilo e posizione

organizzativa. Il dossier è uno strumento di progettazione e verifica della formazione che ogni professionista può “costruirsi” sul sito Cogeaps (www.cogeaps.it) indicando il proprio fabbisogno formativo e gli obiettivi di formazione che si prefigge di raggiungere in un triennio. Gli eventi ECM ai quali parteciperà saranno registrati da Cogeaps nel dossier, attraverso il quale il professionista potrà verificare il proprio percorso formativo e le attività svolte. Il dossier può essere anche di gruppo: in questo caso viene elaborato in genere dagli Ordini o associazioni professionali in virtù del comune orientamento formativo degli iscritti. Video informativi e guide per l’utente dei dossier informativi sono disponibili sul sito Agenas (www.agenas.gov.it/dossierformativoecm). Adottare il dossier formativo permette di beneficiare di “sconti” sul numero di crediti da acquisire perché lo strumento è anche un osservatorio sulle necessità formative del personale sanitario, utile tanto ai provider per elaborare un’offerta formativa calibrata sulla domanda quanto alla Commissione ECM per monitorare l’effettivo soddisfacimento delle esigenze di aggiornamento.

I crediti ECM del triennio 2023-2025

Il professionista sanitario ha l’obbligo di aggiornare le proprie competenze professionali nell’interesse della salute individuale e collettiva. Quali sono le regole e come funzionano i crediti del triennio in corso?

Il triennio 2023-2025

Il regolamento del programma di Educazione Continua in Medicina prescrive che i professionisti della Sanità devono acquisire crediti formativi ECM su base triennale. Per il triennio 2023-2025 l’obbligo formativo è di 150 crediti da raggiungere entro il 31 dicembre 2025. Sono poi previste agevolazioni per eventuali esoneri ed esenzioni. Inoltre, i sanitari hanno tempo fino al 31 dicembre 2025 per spostare i crediti formativi del triennio in vigore sul triennio 2000-2022, come indicato dalla delibera approvata dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua di aprile 2024.

Come funzionano i crediti

Sulla piattaforma del Cogeaps viene riportato che “per essere certificabili, oltre a soddisfare l’obbligo formativo individuale del triennio è necessario ottenere almeno il 40% dei crediti in formazione accreditata con ruolo di partecipante”. Ciò significa che almeno il 40% del proprio obbligo triennale individuale deve essere acquisito frequentando corsi accreditati ECM (di qualsiasi tipologia, sia online che in presenza, sia FAD asincrona che sincrona, senza limitazioni) rivestendo il ruolo di partecipante. Il restante 60% può essere maturato anche tramite docenze in eventi ECM, tutoraggio individuale, pubblicazioni scientifiche, studi e ricerche, crediti esteri e autoformazione (max 20%).

Chi assegna i crediti

Il provider assegna all’attività di formazione che eroga un certo numero di crediti ECM, in base ai criteri stabiliti dalla Commissione nazionale per la formazione continua. Tali crediti vengono attestati al professionista che partecipa all’attività e che supera il test di valutazione dell’apprendimento.

Per tutti i dettagli si può consultare sul sito Agenas il documento aggiornato “Criteri per l’assegnazione dei crediti alle attività ECM”.

Crediti regionali e crediti nazionali

I crediti possono essere rilasciati soltanto dai provider accreditati, che sono gli unici soggetti che la legge autorizza a erogare formazione valida per il programma ECM. Hanno valore nazionale anche i crediti attestati da un provider accreditato a livello regionale. Al termine dell’evento formativo ECM il provider deve comunicare all’ente accreditante e al Cogeaps i crediti ottenuti da ogni partecipante.

Come vengono calcolati i crediti della formazione

Il sistema ECM attribuisce un numero maggiore di crediti - a parità di numero di ore - alle attività formative con metodologie interattive, pochi discenti e attività pratiche. Questo perché il programma ECM valuta esclusivamente la valenza formativa degli eventi, non la loro scientificità: ciò significa che una manifestazione di altissimo valore scientifico può non rispondere ai requisiti didattici richiesti e ottenere quindi pochi crediti, mentre un evento magari di minore richiamo, ma con un’architettura più idonea all’apprendimento ne otterrà un numero maggiore.

La formazione sul campo dà più crediti

La formazione sul campo è la tipologia cui sono assegnati, proporzionalmente, il maggior numero di crediti, mentre le tradizionali relazioni congressuali, con un docente sul palco e centinaia di discenti in sala, sono quelle cui vengono attribuiti meno crediti perché appunto considerate a limitato valore formativo.

I crediti per la formazione RES

La Commissione nazionale per la Formazione Continua stabilisce il numero di crediti ECM che

può essere assegnato a ogni evento di formazione in base alle tipologie. Quattro sono quelle che riguardano la formazione residenziale:

◆ formazione residenziale classica

◆ convegni, congressi, simposi e conferenze

◆ RES-videoconferenza

◆ docenze e tutoring

I crediti sono assegnati a ciascuna tipologia a seconda del numero di partecipanti e alle metodologie didattiche utilizzate. L’attestazione dei crediti ai partecipanti avviene dopo averne verificato

CALCOLO DEI CREDITI PER LA FORMAZIONE RESIDENZIALE CLASSICA

Meno di 200 partecipanti

Descrizione

● Attività in aula con pochi docenti e molti discenti (non più di 200), con livello di interattività limitato alle domande e alla discussione.

● Se il numero dei discenti è limitato (massimo 25 per tutor e massimo 50 in totale), può comprendere sessioni interattive come simulazioni, esercitazioni, attività di role playing e lavori di gruppo.

Crediti attribuiti

● Fino a 100 partecipanti: 1 credito per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva.

● Da 101 a 200 partecipanti: 0,7 crediti per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva.

● I crediti possono aumentare di 0,3 per ora di partecipazione se:

➤ Il numero di partecipanti non è superiore a 25.

➤ Si utilizzano metodologie didattiche interattive e il numero di partecipanti non è superiore a 50.

➤ Le tematiche dell’evento sono di interesse regionale o nazionale.

Verifiche sui partecipanti

● Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

● Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider.

● Rilevazione della qualità percepita.

la presenza all’evento, l’apprendimento dei contenuti e la percezione della qualità dell’evento stesso.

CALCOLO DEI CREDITI PER CONVEGNI, CONGRESSI, SIMPOSI E CONFERENZE

Più di 200 partecipanti

Descrizione

● Attività in sedi di grande capienza con valore formativo limitato dato l’elevato numero dei partecipanti.

● I crediti sono attribuiti in base alla documentazione di registrazione e alla dichiarazione di partecipazione del discente.

● All’interno di congressi e convegni più grandi si possono svolgere sessioni (seminari, corsi teorici e workshop) con meno di 100 partecipanti.

Crediti attribuiti

● Più di 200 partecipanti: 0,3 per ogni ora (non frazionabile). di partecipazione effettiva fino a un massimo di 6 crediti.

● Sessioni interne al congresso con meno di 100 partecipanti: 0,7 crediti per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva, non cumulabili con quelli del congresso all’interno del quale si svolgono.

● I crediti possono aumentare di 0,3 per ora di partecipazione se:

➤ Il numero di partecipanti non è superiore a 25.

➤ Si utilizzano metodologie didattiche interattive e il numero di partecipanti non è superiore a 50.

Verifiche sui partecipanti

● Più di 200 partecipanti

➤ Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

➤ Rilevazione della qualità percepita.

● Sessioni interne al congresso con meno di 100 partecipanti

➤ Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

➤ Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider.

➤ Rilevazione della qualità percepita.

RES-VIDEOCONFERENZA

Descrizione

● È considerata un’attività formativa residenziale perché prevede, sebbene a distanza e mediata dalla tecnologia digitale, la partecipazione simultanea di docenti/tutor e discenti in sedi definite.

Crediti attributi

● Il numero dei partecipanti è quello risultante dalla somma dei presenti nelle diverse sedi.

● Il numero dei crediti è calcolato con le regole della formazione residenziale classica ma senza la possibilità di incremento per metodologie interattive o numero contenuto di discenti.

Verifiche sui partecipanti

● Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

● Valutazione di apprendimento in base al numero di partecipanti come per le tipologie “Formazione residenziale classica” e “Convegni congressi simposi e conferenze”.

● Rilevazione della qualità percepita.

Tematiche del triennio 2023-2025

Il documento "Criteri per l'assegnazione dei crediti per le attività di Educazione Continua in Medicina" stabilisce che la Commissione Nazionale può designare specifici argomenti come "di rilevanza nazionale" all'interno del contesto della formazione continua in medicina. Questa designazione comporta un aumento di 0,3 crediti per ogni ora di formazione erogata dai provider su tali argomenti. Per questo triennio, il “Programma nazionale ECM” riporta i seguenti.

➔Innovazione digitale

La formazione ECM assume un ruolo centrale allo scopo di ampliare le competenze digitali dei professionisti sanitari. Il compito della Commissione Nazionale per la formazione continua è quello di promuovere la cultura della Sanità Digitale, e di programmi di formazione specifici da attuarsi all’interno dell' Educazione Continua in Medicina. I corsi devono prevedere lo sviluppo di moduli integrati dove vengono approfonditi gli aspetti non soltanto tecnologici, ma anche di appropriatezza della cura, organizzativi, sociali e psicologici connessi all’utilizzo delle tecnologie nei processi di cura, diagnosi e prevenzione.

DOCENZE E TUTORING

Descrizione

● Docenti o relatori a eventi residenziali, responsabile scientifico di eventi residenziali, tutor d’aula in eventi residenziali, moderatore in eventi residenziali.

Crediti attribuiti

● Docenti/relatori: 1 credito per ogni 20 minuti di docenza.

● Responsabile scientifico: 20% dei crediti erogati ad evento

● Tutor d’aula:

1 credito per ogni ora (non frazionabile)

● Moderatore:

1 credito a sessione di moderazione.

I docenti che prendono parte alla stesura della prova di verifica dell’apprendimento o di una parte d’essa sotto il coordinamento del responsabile scientifico dell’evento non possono partecipare all’evento con il ruolo di discente né, quindi, maturare crediti.

Verifiche

Documentazione attestata dal provider.

➔One Health

Si tratta di un approccio olistico che riconosce l’interconnessione tra la salute umana, animale e ambientale e promuove la collaborazione tra diverse discipline, come la medicina umana, veterinaria, ecologia e scienze ambientali, al fine di affrontare le sfide globali legate alla salute. Questo approccio integrato mira a prevenire e gestire le malattie infettive, migliorare la sicurezza alimentare, proteggere l’ambiente e promuovere il benessere generale. Inoltre, la One Health riconosce l’importanza dell’ambiente nella salute umana e animale in quanto la protezione dell’ambiente è fondamentale per garantire la salute a lungo termine di tutte le specie.

Per questo motivo la Commissione Nazionale attua misure di promozione della formazione in campo di One Health, coinvolgendo sempre più gli attori del sistema ECM, al fine di potenziare l’offerta formativa relativa alla materia in oggetto.

➔HTA

A seguito dell’Intesa Stato-Regioni del 10 maggio 2023 - Rep. n. 101/CSR, il 5 settembre 2023 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto

del Ministro della Salute che adotta il nuovo Programma Nazionale di Health Technology Assessment (HTA) 2023-2025. Il programma prevede, in maniera specifica, un “programma continuo di formazione, che favorisca la conoscenza e l’utilizzo dell’HTA o di logiche HTA, a seconda dei livelli del sistema, da parte di tutti i professionisti che operano nell’alveo del SSN”.

➔Formazione in infezioni ospedaliere

All’interno del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) è stato dato particolare rilievo alle infezioni ospedaliere. La missione prevede di avviare un piano di formazione in tema di infezioni ospedaliere per le risorse umane del SSN, ponendosi come obiettivo la formazione di oltre 290.000 unità di personale. Questo sub investimento mira a rafforzare la capacità del sistema sanitario nazionale di prevenire, gestire ed affrontare le infezioni nosocomiali, migliorando in modo significativo la qualità dell’assistenza sanitaria fornita ai pazienti.

Per questo motivo la Commissione Nazionale per la Formazione Continua ha ritenuto necessario adottare la delibera dell’8 novembre 2023, nella quale la tematica delle infezioni ospedaliere, è diventata di interesse nazionale.

➔Piano strategico-operativo nazionale di preparazione e risposta a una pandemia influenzale

In sede di Conferenza Permanente per i rapporti tra lo Stato, le Regioni e le Province Autonome di Trento e Bolzano in data 25 gennaio 2021, è stato adottato il Piano strategico-operativo nazionale di preparazione e risposta a una pandemia influenzale (PanFlu 2021 – 2023) successivamente pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 29 gennaio 2021, n 23. Questo documento rappresenta la base per la preparazione e risposta nazionale alle pandemie. Il PanFlu 20212023 dedica alla formazione il paragrafo A3, ove si ritiene “necessario che i molteplici aspetti scientifici, tecnico-operativi, giuridico-normativi e di gestione delle emergenze siano stabilmente oggetto di obbligo formativo triennale in ambito di formazione continua in medicina nell’ambito degli obiettivi formativi riguardanti tematiche speciali dell’SSN e/o SSR a carattere urgente e/o straordinario individuate dalla Commissione nazionale per la formazione continua e dalle Regioni /PA per far fronte a specifiche emergenze sanitarie con acquisizione di nozioni tecnicoprofessionali”. La Commissione Nazionale Formazione Continua ha ritenuto quindi necessario adottare la delibera dell’8 novembre 2023, nella quale la tematica del PanFlu, è diventata tematica di interesse nazionale.

LE ASSOCIAZIONI DEI PROVIDER

EQN – ECM QUALITY NETWORK

ECM Quality Network è l’Associazione Nazionale dei Provider ECM nata nel 2020 che riunisce e rappresenta i Provider ECM pubblici, privati e le Società Medico-Scientifiche che erogano formazione ECM e sono iscritti nell’Albo Nazionale di Agenas.

ECM Quality Network è affiliata a Confcommercio Professioni e FISM (Federazione della Società Medico-Scientifiche Italiane) e con quest’ultima raggiunge la rappresentatività di 300 Provider e Società Medico-Scientifiche.

I tavoli di confronto con le Istituzioni

ECM Quality Network mantiene un costante supporto e una collaborazione attiva con le istituzioni, tra cui il Ministero della Salute, la Commissione Nazionale per la Formazione Continua e Agenas. Un segno tangibile di questo impegno è l’entrata in vigore nel 2023 del primo Codice Etico Deontologico, che rappresenta oggi il punto di riferimento per tutti i Provider ECM associati.

Servizi e formazione per gli Associati

Fondamentale pilastro dell’Associazione è il costante supporto agli associati tramite la consulenza di professionisti in ambito giuridico, amministrativo, fiscale ed ECM oltre che un ampio programma formativo di aggiornamento.

Fiore all’occhiello dell’Associazione dal 2021 è il Corso di Progettista di Percorsi Formativi ECM, che si avvale del supporto formativo della UOC Formazione di AGENAS. Scopo del corso è certificare i professionisti nelle competenze e nelle

metodologie dei processi di formazione e migliorare la capacità progettuale dei provider. Ad oggi, sono state formate oltre 100 persone certificate, contribuendo alla creazione del Registro dei Progettisti di Formazione ECM, istituito con la conclusione della prima edizione.

ECM Quality Network pone particolare attenzione allo studio di modelli di apprendimento innovativi, nuove tecnologie e telemedicina per rendere sempre più interattiva, fruibile e produttiva la formazione continua in medicina.

In questo contesto, ECM Quality Network ha lanciato ad ottobre 2024 la prima edizione CAMPUS AI, un percorso formativo dedicato all'integrazione dell'Intelligenza Artificiale nel settore della formazione sanitaria e degli eventi.

Il CAMPUS AI mira ad acquisire competenze pratiche per ottimizzare i processi aziendali e progettare eventi formativi innovativi, rispondendo alle esigenze emergenti del settore. Grazie alla collaborazione con i formatori di "IA Spiegata Semplice", il CAMPUS AI si propone di fornire strumenti utili per affrontare le sfide del futuro, garantendo un aggiornamento continuo e di qualità per tutti gli stakeholder coinvolti.

Consiglio Direttivo di ECM QUALITY NETWORK (2023-2026)

Presidente: Susanna Priore; Vicepresidente: Dora Von Arx ; Segretario, Beatrice Sbalchiero; Consiglieri: Daniela Bonafede, Maria Cristina Calzolari, Alberta Lolli Ghetti, Rita Tavella, Maurizio Cuzzolin e Vincenzo Picardi.

LE ASSOCIAZIONI DEI PROVIDER

GIFES – GRUPPO ITALIANO FORMAZIONE ECM IN SANITÀ

Costituita nel 2020, è l’unità operativa dedicata all’Educazione Continua in Medicina di Federcongressi&eventi, l’associazione nazionale della meeting industry. GIFES, che riunisce 140 provider ECM titolari di circa il 40% dell’of¬ferta formativa ECM nazionale, nasce per supportare le esigenze dei provider associati, rappresentarne gli interessi e tutelarne il ruolo.

La mission dell'unità operativa

Scopo dell’unità operativa è fornire ai provider servizi di formazione e consulenza che ne favoriscano la crescita professionale e il costante aggiornamento sulle normative ECM. E inoltre interloquire con le istituzioni della Sanità e le aziende farmaceutiche e medicali per migliorare il sistema ECM. GIFES è guidato da un comitato composto da 5 provider ECM affiancati da un consulente esperto e coordinato dal rappresentante provider ECM di Federcongressi&eventi Matteo Bruno Calveri (CEO di Summeet).

Il protocollo deontologico

GIFES ha redatto la Carta dei Provider, un protocollo deontologico con i principi e i comportamenti cui attenersi nell’esercizio dell’attività di provider. La Carta indica i i principi cardine in merito a trasparenza e indipendenza, etica, qualità scientifica, sicurezza e salute sul lavoro, responsabilità amministrativa, privacy e sicurezza dei dati che gli associati si impegnano a osservare nello svolgimento della propria attività e nelle relazioni con stakeholder, fornitori, partner, consulenti e competitor.

L'interlocuzione con le istituzioni della Sanità

Fra i temi su cui GIFES ha aperto tavoli di confronto con le istituzioni della Sanità e

le aziende farmaceutiche e medicali che sponsorizzano gli eventi si citano in particolare il progetto di riforma del sistema ECM, la revisione del sistema dei crediti, l’introduzione di una normativa che regolamenti gli eventi ibridi, l’uniformazione dei contratti di sponsorizzazione con le aziende e il lavoro del provider per adeguare l’offerta formativa ai cambiamenti nel settore della Sanità.

I servizi

Tra i servizi diretti ai soci organizzati e coordinati da GIFES:

● Attività di formazione, aggiornamento e confronto

● Consulenza gratuita via mail e tramite la sezione “Gifes Risponde” sul sito

● Consulenza gratuita via WhatsApp attraverso il gruppo dedicato ai Provider

● Consulenza specializzata ECM a tariffe convenzionate (processo di accreditamento Provider ECM provvisorio e standard, controllo della corretta gestione delle attività operative e organizzative, supporto durante il processo di verifica ispettiva finalizzata a valutare la conformità al regolamento ECM, raggiungimento delle certificazioni ISO 9001, 14001, 20121, pdr 125 e implementazione Modello 231)

● Consulenza legale a tariffe convenzionate

● Incontri periodici, Gifes Live Talk: occasioni di confronto e aggiornamento tra colleghi per favorire lo scambio attivo e informale su progetti, ricevere suggerimenti e opinioni, oltre che approfondire problematiche quotidiane tipiche dell’attività dei

Provider ECM;

● Retreat di Categoria in presenza per creare occasioni di formazione e di scambio tra operatori.

Gli organi istituzionali dell’ECM

Il sistema ECM prevede una serie di regolatori istituzionali che a vario titolo partecipano al funzionamento e alla verifica delle regole che governano la formazione obbligatoria in medicina.

Quali sono i principali soggetti del sistema e quali sono le loro funzioni?

Un sistema strutturato

Tutti gli organi istituzionali del sistema di Educazione continua in medicina fanno capo al ministero della Salute e sono definiti dall’Accordo Stato-Regioni. Partecipano alla governance anche le Regioni insieme agli ordini e alle associazioni delle 31 diverse professioni sanitarie soggette all’obbligo della formazione continua. La normativa del sistema è complessa, con regole che vengono aggiornate periodicamente, spesso in sovrapposizione tra loro e in taluni casi lasciate all’interpretazione degli addetti ai lavori. Chi opera nell’organizzazione dei congressi deve quindi conoscerla e conoscere i soggetti che, a vario titolo, sono coinvolti.

Commissione nazionale per la formazione continua

È l’organo direttivo del sistema ECM: definisce gli obiettivi formativi nazionali e coordina quelli regionali, disciplina l’accreditamento di eventi e attività di formazione, stabilisce le norme sui crediti formativi.

Definisce inoltre criteri e procedure per l’accreditamento dei soggetti deputati a erogare la formazione (provider ECM) e ne verifica la sussistenza, stabilisce gli indirizzi per l’organizzazione dei programmi di formazione, valuta la qualità e l’accessibilità delle attività formative, promuove la sperimentazione di nuove metodologie di formazione e la verifica delle ricadute dell’ECM sulla qualità delle prestazioni professionali degli operatori sanitari.

I componenti della Commissione nazionale

La Commissione rimane in carica tre anni ed è presieduta dal ministro della Salute. I vicepresidenti sono il coordinatore della Commissione Salute presso la Conferenza Stato-Regioni e il presidente della Fnomceo, la Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri. Componenti di diritto sono il direttore generale dell’Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali, il direttore generale delle Risorse umane e delle professioni sanitarie del Ministero della Salute e il segretario, responsabile del supporto amministrativo- gestionale della Commissione. I 29 membri sono designati, rispettivamente, dal Ministero, dalla Conferenza Stato-Regioni e dalle federazioni degli Ordini e dei Collegi professionali interessati. Con il D.M. del 1° agosto 2023 è stata modificata la composizione della Commissione Nazionale per la Formazione Continua di cui al DM 27 settembre 2022.

Agenas (Agenzia nazionale

per i servizi sanitari regionali)

È l’organo responsabile della gestione amministrativa del programma ECM e del suo coordinamento in supporto alla Commissione; garantisce la governance dell’intera architettura, dove si collocano sia la Commissione sia i suoi organi ausiliari. Agenas è un ente pubblico che affianca il Ministero della Salute e le Regioni nelle strategie di sviluppo e innovazione del servizio sanitario nazionale. Tra i suoi compiti anche l'analisi e la valutazione dell’erogazione delle prestazioni con l’obiettivo di garantire il rispetto degli standard di qualità, quantità, efficacia, efficienza ed equità dei servizi erogati ai cittadini dalle strutture sanitarie su tutto il territorio nazionale.

Comitato di Garanzia per l’Indipendenza della Formazione

Continua in Sanità

Vigila sull’indipendenza dei contenuti formativi degli eventi da interessi commerciali, monitora i piani formativi e i singoli eventi formativi, controlla l’applicazione della normativa ECM in materia di sponsorizzazioni, pubblicità e conflitto di interesse e istruisce i procedimenti di verifica nei confronti dei provider. Il comitato esegue verifiche, annunciate e non, nelle sedi dei provider e degli eventi formativi, come vedremo nel dettaglio nelle seguenti pagine. Il Comitato di garanzia è nominato con provvedimento del presidente della Commissione nazionale ed è composto da cinque componenti, individuati tra i componenti della Commissione stessa su indicazione del Comitato di presidenza, e da un segretario nominato da Agenas. Ha la durata della Commissione nazionale per la formazione continua.

Osservatorio nazionale per la qualità della

formazione continua in Sanità

Monitora la qualità dei contenuti degli eventi formativi, rileva la coerenza degli eventi realizzati con gli obiettivi formativi programmati e verifica che gli aspetti procedurali, logistici e organizzativi dell’evento siano conformi alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento dell’evento stesso. L'Osservatorio Nazionale per la Qualità della Formazione Continua in Sanità opera con verifiche in sede di evento, generalmente concordate con il provider, come vedremo nel dettaglio in seguito. Attivato nel 2009, resta in carica per tre anni, e l’ultimo si è insediato nel luglio

GLI ORGANI DI GOVERNO DELL’ECM

Commissione Nazionale per la formazione continua organo direttivo

Agenas gestione amministrativa e coordinamento

Comitato di Garanzia controllo dell’indipendenza della formazione

Osservatorio nazionale veri ca della qualità dei contenuti degli eventi formativi

CoGeAps anagrafe dei crediti formativi

Comitato tecnico delle Regioni organo tecnico Consulta nazionale organo tecnico

del 2024. È composto da 11 componenti, 6 dei quali nominati dal Comitato di presidenza e i restanti 5 dalla Conferenza Stato-Regioni.

Cogeaps (Consorzio per la gestione anagrafica delle professioni sanitarie)

Il Cogeaps ha il compito di raccogliere i crediti formativi maturati dai professionisti della Sanità. Riceve dai provider i report delle partecipazioni alle attività di formazione accreditate, sulla base dei quali compila e gestisce l’anagrafe dei crediti formativi ECM a livello nazionale. All’anagrafe Cogeaps attingono gli ordini delle professioni sanitarie per attestare il percorso formativo dei propri iscritti, ma anche le Regioni per monitorare le attività di formazione dei professionisti sanitari

che operano sia nelle strutture pubbliche e private accreditate sia in quelle in convenzione. I singoli operatori della Sanità possono consultare l’anagrafe e verificare il saldo dei propri crediti ECM accedendo con SPID al sito Cogeaps. Sono invece gli ordini e le associazioni delle professioni sanitarie coinvolte nel programma ECM che devono verificare che i propri iscritti assolvono all’obbligo formativo, certificare il numero di crediti maturati da ciascuno e monitorare i percorsi di formazione, valutandone l’appropriatezza rispetto agli obiettivi formativi nazionali, regionali e professionali.

Consulta nazionale della formazione permanente

È un organo tecnico di cui la Commissione si avvale per avere pareri non vincolanti su questioni di carattere generale. È composto da esperti che rappresentano le categorie interessate dalla formazione continua in medicina: società scientifiche, provider, università ed enti di ricerca, organizzazioni sindacali dell’ambito sanitario.

Comitato tecnico delle Regioni

Supporta la Commissione nell’attività di armonizzazione del sistema ECM nazionale e dei sistemi ECM regionali. In particolare, fornisce pareri non vincolanti su temi e norme che hanno ricadute sugli enti accreditanti regionali e partecipa al procedimento di approvazione degli eventuali manuali regionali di accreditamento per l’erogazione di attività di formazione.

Organi regionali ECM

Il programma di Educazione Continua in Medicina si articola su due livelli paralleli, quello nazionale e quello regionale. L’Accordo Stato-Regioni stabilisce infatti che “la formazione continua è un sistema integrato e solidale tra il livello nazionale, regionale e provinciale basato su regole comuni e condivise che ne assicurano l’omogeneità sul territorio nazionale e una chiara ripartizione dei compiti tra i rispettivi ambiti di azione”. La Commissione nazionale provvede alla governance, pianifica gli obiettivi formativi nazionali e stabilisce requisiti di accreditamento e standard minimi di qualità omogenei su tutto il territorio nazionale. Le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano, invece, programmano sul proprio territorio la formazione dei professionisti sanitari alla luce delle specifiche esigenze locali e organizzano i programmi regionali

per la formazione continua. Gli enti abilitati a concedere l’accredito ECM, sia agli eventi sia ai provider, sono dunque la Commissione Nazionale da una parte e le Regioni e Province autonome dall’altra. Non tutte le Regioni tuttavia hanno un proprio sistema ECM per l’accreditamento dei provider.

➞ 11 Regioni hanno sistemi di accreditamento provider propri. Sono: Piemonte, Lombardia, Veneto, Liguria, Emilia Romagna, Toscana, Valle d’Aosta, Friuli Venezia Giulia, Marche, Umbria e Molise.

➞ le 2 province autonome di Trento e Bolzano hanno sistemi di accreditamento provider propri ➞ 8 Regioni non hanno sistemi di accreditamento provider propri e operano in convenzione con Agenas. Sono Sardegna, Lazio, Abruzzo, Campania, Puglia, Basilicata, Calabria e Sicilia

Nonostante le regole siano comuni, le normative regionali presentano alcuni aspetti di disomogeneità. Per esempio, non tutte hanno un regolamento (regionale) su sponsor e conflitto di interesse; non tutte ammettono sponsorizzazioni per eventi accreditati da provider regionali; non tutte prevedono la valutazione degli eventi. I crediti formativi attribuiti ai professionisti della Sanità da un provider accreditato a livello regionale hanno però sempre e comunque valore nazionale.

I manuali operativi dell’ECM

MANUALE SULLA FORMAZIONE

CONTINUA DEL PROFESSIONISTA SANITARIO

MANUALI REGIONALI

DI ACCREDITAMENTO EVENTI ECM

MANUALI REGIONALI

PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM

I manuali operativi dell’Educazione Continua in Medicina sono documenti uff iciali che forniscono linee guida, procedure e regolamenti per la gestione, l’erogazione e la fruizione della formazione continua nel settore sanitario in Italia.

Il disciplinare ECM

L’accordo Stato-Regioni approva le norme che regolano l’ECM indicate dalla Commissione nazionale, ma rimanda l’applicazione ai manuali operativi che le raccolgono e illustrano nel dettaglio, costruendo il vero e proprio disciplinare ECM. Attualmente, il sistema di Educazione Continua in Medicina in Italia si avvale di tre manuali operativi principali: Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM, Manuale sulla formazione continua del professionista sanitario e Manuale delle verifi che dei provider. Oltre a questi, esistono manuali operativi specifi ci a livello regionale e delle province autonome di Trento e Bolzano,

MANUALE NAZIONALE

DI ACCREDITAMENTO PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM

MANUALE DELLE VERIFICHE DEI PROVIDER

che forniscono linee guida dettagliate per la gestione degli eventi formativi all'interno della regione o della provincia.

Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM

È il principale manuale di riferimento in materia ECM che contiene la disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua relativa ai requisiti minimi e standard di accreditamento dei provider e alla disciplina generale sugli eventi ECM. La più recente edizione è entrata in vigore il 1° gennaio 2019.

Manuale sulla formazione continua del professionista sanitario

Contiene la disciplina nazionale ECM stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua specifi catamente rivolta

DDa sapere

I manuali sono disponibili online su ecm.agenas.it, dove si trovano anche tutte le altre informazioni: il sito fornisce dettagli sugli organi istituzionali, sul sistema ECM e sulle normative, così come pubblica regolarmente avvisi e delibere riguardanti, per esempio, obblighi formativi, spostamento crediti, deroghe e altri aggiornamenti. Sul sito si trova anche una sezione dedicata alle FAQ, sia per i provider che per i professionisti sanitari.

ai professionisti sanitari. La più recente edizione è entrata in vigore il 1° gennaio 2019. È prevista la pubblicazione di un manuale aggiornato che recepisca tutte le delibere adottate nell’ultimo triennio dalla Commissione.

Manuale delle verifi che dei provider

Illustra la disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua relativa alle attività di verifi ca di struttura e requisiti dei provider e di vigilanza del rispetto della normativa ECM negli eventi di formazione compiute dagli enti accreditanti e dai loro organismi ausiliari. È presentato dall’Osservatorio Nazionale ECM.

La più recente edizione è entrata in vigore il 2 marzo 2021 e sono attesi aggiornamenti con le nuove nomine dell’Osservatorio e del Comitato di garanzia.

Manuali regionali per l’erogazione di eventi ECM

Ogni regione, così come fanno le province autonome di Trento e Bolzano, ha la facoltà di pubblicare un proprio manuale che tratta la disciplina a livello locale in materia di ECM e gli eventuali ulteriori requisiti di accreditamento, purché questisiano oggettivamente idonei a elevare la qualità dell’offerta formativa e rispettino gli standard minimi stabiliti a livello nazionale.

Il provider ECM: una figura centrale

Il provider ECM è la figura responsabile dell'erogazione della formazione continua in medicina nelle sue diverse modalità. È l'unico soggetto autorizzato ad accreditare le attività formative nell'ambito del programma ECM e ad attribuire i relativi crediti ai partecipanti. Questo ruolo richiede requisiti specifici e comporta obblighi e responsabilità precise. Pertanto, è fondamentale avere una conoscenza approfondita delle normative e delle disposizioni che ne regolano l'attività.

Chi sono i provider ECM

I provider sono stati di recente definiti nell’art. 2 della legge 62/2022, detta Sunshine Act - che vedremo anche nel capitolo successivo, dedicato ai PCO - come “organizzazioni sanitarie” in quanto "soggetti pubblici e privati che organizzano attività

di educazione continua in medicina". Per essere riconosciuto provider, il soggetto che ne fa richiesta deve ricevere il relativo accreditamento da parte della Commissione nazionale per la formazione continua, oppure di una Regione o Provincia autonoma. Se è in possesso dei requisiti richiesti, deve sottoporsi a un iter che prevede una prima fase di accreditamento provvisorio (24 mesi) e una successiva di accreditamento standard che deve essere rinnovato ogni 4 anni. Il procedimento di accreditamento provvisorio viene avviato con la presentazione della domanda: può conseguire l’accreditamento provvisorio qualsiasi soggetto che risponda ai requisiti. Una volta ricevuto l’accreditamento, i provider sono inseriti in uno specifico albo nazionale o regionale e possono operare a livello nazionale o regionale, a seconda dell’ente accreditante.

Analisi

dei fabbisogni formativi

Identificare e analizzare i fabbisogni formativi

Gestione della compliance

Gestire la compliance e i report

Assegnazione dei crediti ECM

Assegnare crediti ECM e rilasciare certificati

Cosa deve fare

il provider

Monitoraggio e valutazione

Valutare il feedback e l’apprendimento dei partecipanti

Pianificazione

formativa

Definire obiettivi e pianificare la formazione

Progettazione degli eventi

Progettare eventi di formazione e garantire la qualità

Verifica dei conflitti di interesse

Controllare i potenziali conflitti di interesse

DDa sapere

IL COMITATO SCIENTIFICO

Il comitato scientifico deve essere composto da almeno 5 persone: ha il compito di validare il piano formativo proposto dal provider stesso e di identificare, per ogni singolo evento, un responsabile scientifico garante della qualità dei contenuti erogati e incaricato di curare il reclutamento dei docenti/tutor/ formatori coinvolti nel progetto.

Il comitato scientifico deve essere composto da professionisti qualificati per titoli accademici e curriculum vitae, esperti nelle aree sanitarie in cui il provider si candida a operare. Quante più specialità e discipline il provider vuole includere nel suo target, tanto più ampia e variegata deve essere la composizione del suo comitato di specialisti.

Chi può chiedere l’accreditamento come provider

L'accreditamento come provider può essere richiesto da enti pubblici e privati, inclusi i consorzi, appartenenti alle seguenti categorie:

✔ aziende sanitarie

✔ società scientifiche e associazioni professionali in campo sanitario

✔ ordini delle professioni sanitarie

✔ università, facoltà e dipartimenti universitari

✔ istituti scientifici del Servizio Sanitario Nazionale

✔ istituti di ricovero e cura a carattere scientifico (IRCCS)

✔ strutture di ricovero pubbliche e private

✔ istituti del Consiglio Nazionale delle Ricerche

✔ enti e agenzie regionali gestori di formazione in campo sanitario

✔ fondazioni a carattere scientifico

✔ case editrici scientifiche

✔ imprese, agenzie ed enti pubblici e privati

I requisiti per diventare provider

ECM

I requisiti necessari per ottenere l’accreditamento come provider sono illustrati nel dettaglio nell’allegato A al Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM. In sintesi, il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve:

● avere l’attività di formazione in ambito sanitario nel proprio oggetto di attività

● avere esperienza pregressa in attività didatticoformative in campo sanitario

● avere competenze scientifico-formative, cioè avere nominato un comitato scientifico incaricato di validare il piano formativo annuale e il programma dei singoli eventi

● dimostrare affidabilità e solidità economicofinanziaria

● disporre di infrastrutture fisiche e informatiche (proprie o per contratto) adeguate alle tipologie formative per le quali chiede l’accreditamento

● avere una struttura organizzativa adeguata, cioè risorse umane, economiche e strutturali che configurano una organizzazione stabile e finalizzata alla formazione

● avere adottato modalità di gestione per governare l’intero processo di accreditamento dell’attività formativa nelle sue diverse fasi

● avere adottato procedure per il miglioramento continuo delle attività formative

● disporre di un sistema informatico idoneo alla gestione, archiviazione, conservazione e trasmissione dei crediti riconosciuti ai professionisti sanitari, al governo del processo di accreditamento e alla trasmissione delle partecipazioni al Cogeaps e all’ente accreditante;

● versare un contributo economico a favore dell’ente accreditante

Responsabilità del provider

Il soggetto che vuole accreditarsi deve anche dimostrare di avere adottato procedure strutturate per adempiere alle proprie mansioni, che sono:

1Analisi

dei bisogni e pianificazione formativa

➔ rilevare e analizzare i fabbisogni formativi

➔ definire gli obiettivi formativi e il target professionale cui si rivolge

➔ elaborare il piano formativo

2Progettazione

degli eventi formativi

➔ progettare l’evento di formazione

➔ verificare gli eventuali conflitti di interesse

➔ garantire la qualità del progetto/evento

➔ assicurare un processo efficace di erogazione dell’attività ECM

3Monitoraggio

e valutazione

➔ rilevare il gradimento, la qualità percepita e l’apprendimento dei discenti

➔ attribuire i crediti ECM ed erogare gli attestati a partecipanti e docenti

4Gestioneamministrativa e compliance

➔ gestire i contratti di sponsorizzazione

➔ redigere una relazione annuale sull’attività formativa svolta

L’indipendenza della formazione

Il provider è il garante dell’indipendenza della formazione da influenze o interferenze commerciali e deve operare in assenza di conflitti di interesse. Il conflitto di interessi del provider ECM è regolato sia nell’Accordo Stato-Regioni sia nel suo documento attuativo, ossia il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM.

Si tratta di uno degli argomenti più dibattuti degli ultimi anni, proprio in virtù del fatto che uno dei dogmi dell'accordo Stato-Regioni è di evitare ogni situazione nella quale un interesse secondario commerciale possa interferire con l'interesse primario, cioè l'obiettività della formazione ECM.

Chi è escluso dalla richiesta di accreditamento

Secondo quanto stabilito dall’art 45 dell’Accordo Stato-Regioni, non può ottenere l’accreditamento come provider chi:

✘ produce, commercializza, distribuisce o pubblicizza prodotti di interesse sanitario, nemmeno in modo indiretto

✘ intrattiene con imprese commerciali operante in ambito sanitario (case farmaceutiche e di dispositivi medicali, per esempio) rapporti commerciali tali da compromettere la qualità e l’indipendenza della formazione

✘ ha nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti (sia persone fisiche che giuridiche) che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario

✘ ha nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti aventi coniuge, parenti o affini fino al secondo grado che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario

Le situazioni di conflitto

In sintesi, le situazioni di conflitto possono verificarsi in tre ambiti.

➔ Governance del provider

L’art 45 dell’Accordo Stato-Regioni stabilisce che il soggetto che produce, commercializza, distribuisce o pubblicizza prodotti di interesse sanitario o il soggetto alla cui struttura organizzativa o proprietaria partecipano soggetti che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario non possono acquisire l’accreditamento come provider.

➔ Offerta formativa

La progettazione e l’erogazione dell’offerta formativa del provider deve essere scevra da interessi commerciali, per cui l’oggetto didattico dei corsi ECM non deve ridursi alla promozione di prodotti di interesse sanitario.

Il responsabile scientifico di un evento ECM non deve avere avuto interessi commerciali in ambito sanitario.

➔ Partner

I soggetti che collaborano con il provider nella gestione organizzativa o scientifica dell’evento potrebbero portano all’interno dell’evento situazioni di conflitto, ma si deve ricordare che il provider, ogni volta che accredita il corso, fa da garante (con apposita dichiarazione) che il partner non si trova in situazioni di conflitto di interesse.

Quindi il provider deve fare gli opportuni controlli sul partner e sulle attività che questo esercita, perché il corso è sempre sotto la sua responsabilità.

La normativa sul conflitto di interessi

La normativa sul conflitto di interessi intende dunque salvaguardare qualità e indipendenza della formazione. La costituzione, da parte del provider, di una società di servizi non ECM non aggira la limitazione. Come abbiamo visto, infatti, né i soci di una società provider né i loro coniugi o parenti o affini fino al secondo grado possono fare parte di aziende che intrattengono con imprese commerciali operanti in ambito sanitario (case farmaceutiche e di dispositivi medicali, per esempio) rapporti commerciali tali da compromettere la qualità e l’indipendenza della formazione.

Le verifiche dell’iter di accreditamento e rinnovo

La commissione ECM effettua delle verifiche ordinarie che si svolgono nell’ambito dell’iter di accreditamento e rinnovo accreditamento del provider.

Le verifiche possono essere:

◆ visite in loco presso la sede del provider nell’ambito del procedimento di accreditamento standard, finalizzate all’accertamento di tutti i requisiti minimi e standard previsti dalla normativa ECM

◆ visite in loco presso la sede di un evento ECM nell’ambito del procedimento di rinnovo dell’accreditamento standard. Nel corso di tale verifica la Commissione nazionale, con il supporto della Segreteria-UOC Formazione ECM dell’Agenas, valuta che l’erogazione dell’evento ECM avvenga in conformità ai requisiti previsti dalla normativa ECM.

◆ verifiche su eventi già svolti: sono effettuate nel corso della visita in loco presso la sede del provider nell’ambito dell’accreditamento standard, mentre sono espressamente previste dalla procedura per il rinnovo dell’accreditamento standard.

Provider in Italia: i numeri

Attualmente, il numero totale di provider nazionali accreditati indicato nell'albo dei provider è pari a 1.159.

Di questi, 133 operano con accreditamento provvisorio, mentre 472 dispongono di accreditamento standard e 433 di accreditamento standard primo rinnovo.

Si registra inoltre 1 provider con accredito sospeso e 114 con accredito revocato definitivamente.

Per quanto riguarda le modalità di formazione, 1.154 provider sono accreditati per la RES (formazione residenziale) e 852 per la FAD (formazione a distanza).

Tra i provider, società, agenzie ed enti privati rappresentano una quota significativa, con 852 provider accreditati, a conferma del ruolo centrale del settore privato nella formazione.

Provider nazionali regione per regione

Fonte: sito Agenas Aggiornato gennaio 2025

Conflitto di interessi: sponsor e verifiche

Il conflitto di interessi nella formazione ECM riguarda il rispetto dell’indipendenza formativa dai condizionamenti commerciali anche del singolo evento. Sponsor e provider devono rispettare le norme su trasparenza e separazione dei ruoli, con verifiche e sanzioni per chi trasgredisce.

Cosa può fare e non può fare il provider

Un provider ECM può fare solo attività formativa ECM? Si tratta di una delle domande che genera più discussioni tra i provider, ma anche su cui le stesse associazioni dei provider stanno chiedendo chiarezza, nell’ottica di definire i parametri per garantire una maggiore tutela degli stessi e un più generale rispetto delle regole.

➔Cosa dice la normativa L’art. 4.16 del Manuale Nazionale di accreditamento eventi ECM stabilisce che “il provider non può esercitare parallelamente attività formativa ECM e attività convegnistica, congressuale e/o formativa non accreditata nel sistema ECM caratterizzata da interventi nel campo pubblicitario e del marketing promozionale di prodotti di interesse sanitario, quindi con uno scopo promozionale”.

➔L’ago della

bilancia

La ratio è da individuare non tanto nel fatto che l’attività sia o non sia accreditata ECM, bensì nella verifica che l’oggetto di tale attività non si configuri come un intervento finalizzato alla mera promozione pubblicitaria di prodotti di interesse sanitario. Quindi un provider può organizzare eventi aggregativi non ECM ricevendo un contributo non condizionante da aziende che hanno interessi in ambito sanitario, purché tali eventi non siano appunto finalizzati alla promozione. Per questo, è fondamentale che il provider elabori un proprio processo interno di valutazione delle singole attività organizzate, siano esse accreditate o meno ECM, con il supporto del proprio comitato scientifico: lo

stesso accordo Stato-Regioni all’art 76 comma 2 richiede a tal proposito che ogni provider adotti un regolamento interno che definisce le modalità per prevenire ed escludere effettive o potenziali situazioni di conflitto di interessi.

Gli obblighi degli sponsor

Le sponsorizzazioni sono un tema importante e complesso per l'ECM. Se infatti la formazione obbligatoria accreditata al programma di Educazione Continua in Medicina è indipendente dagli interessi commerciali dell'industria farmaceutica e di dispositivi medicali, le sponsorship sono comunque la principale fonte di finanziamento che consente la realizzazione dei congressi e convegni promossi dalle associazioni medico-scientifiche, dai provider privati e, in taluni casi, dalle aziende sanitarie. La serie di norme contenute nell’Accordo Stato-Regioni e nel suo documento operativo, ossia il Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM stabilisce anche gli obblighi degli sponsor e indica le modalità organizzative degli eventi di formazione atte a evitare conflitti di interesse.

Un tema caldo

Le aziende sponsor stanno vivendo un periodo di cambiamento significativo, trovandosi a dover scegliere se investire maggiormente nella formazione ECM o negli eventi promozionali. Questa incertezza nasce soprattutto nel contesto del confronto con le direttive Global delle multinazionali, considerando che molte aziende sponsor appartengono a questa categoria. A livello internazionale, infatti, l’ECM non è soggetto agli stessi vincoli regolatori presenti in Italia, che tuttavia garantiscono un sistema più strutturato e rigoroso. Se le aziende tendono a considerare la sponsorizzazione degli eventi ECM una forma di promozione, seppur indiretta, le funzioni internazionali faticano a comprendere perché debbano sostenere costi per eventi sui quali non possono esercitare un controllo diretto, delegandone l’organizzazione a terzi. Ne deriva

una tensione crescente, che rende il momento particolarmente complesso per chi opera nel settore.

I contratti tra provider e sponsor

I contratti di sponsorizzazione tra provider e azienda possono essere complessi, ma devono sempre prendere in considerazione alcuni aspetti non controvertibili. Il provider non è un fornitore di servizi allo sponsor, bensì un'organizzazione sanitaria deputata alla progettazione ed erogazione di contenuti di formazione medico-scientifica e i contratti tra provider e sponsor devono dunque rispettare il regolamento ECM e lo status del provider. Anche le associazioni di categoria hanno fatto fronte unico per richiedere ad Agenas la massima vigilanza sul conflitto di interesse e sulla violazione delle norme, a tutela di tutte le parti coinvolte che operano con rigore secondo quanto indicato dall’accordo Stato-Regioni. Tutti i contratti di sponsorizzazione devono inoltre essere inseriti sul sito Agenas durante la procedura di registrazione dell'evento ECM.

Principi di correttezza e trasparenza negli eventi ECM

Nel contesto degli eventi ECM, è fondamentale che gli accordi tra provider e sponsor siano basati su principi di correttezza, trasparenza e rispetto delle normative. Di seguito vengono delineate le principali responsabilità e i divieti che regolano tali collaborazioni, al fine di garantire il corretto svolgimento delle attività formative e prevenire conflitti di interesse.

Responsabilità del provider

Il provider è unico responsabile:

➔ del contenuto formativo, che determina in autonomia

➔ della qualità scientifica e didattica

➔ dell’integrità etica di tutte le attività educative

Divisione dei ruoli

Progettazione, erogazione e produzione del materiale educativo sono esclusivamente gestite dal provider.

Lo sponsor non può influenzare in alcun modo la pianificazione dei contenuti o lo svolgimento dell’attività educazionale sponsorizzata.

Operare in assenza di conflitto

Il provider organizza l’evento nel rispetto dei principi di correttezza e trasparenza, senza subire interferenze da parte dello sponsor. Deve dichiarare di operare in assenza di conflitto di interessi.

Finanziamenti

Lo sponsor non può condizionare l’erogazione del finanziamento concordato imponendo direttive sui contenuti, sulla faculty scientifica o su altre questioni relative al normale svolgimento dell'evento formativo.

Compensi

Divieto di compensi diretti dallo sponsor: il responsabile scientifico, i docenti o altri soggetti coinvolti non possono ricevere pagamenti dallo sponsor.

Tutti i pagamenti/rimborsi saranno effettuati esclusivamente dal provider.

COSA LO SPONSOR NON PUÒ INCLUDERE NEL CONTRATTO

Esclusiva sugli eventi

Il provider non può essere vincolato a non organizzare eventi analoghi.

Autorizzazione fornitori

Il provider gestisce autonomamente i fornitori.

Il provider decide compensi e modalità di pagamento.

Il logo dello sponsor

È consentito:

✔ nell’ultima pagina di depliant, programmi e materiale informativo.

✔ prima dell’inizio e dopo la fine dell’evento

Non è consentito:

✘ menzionare il nome commerciale di prodotti sanitari durante l’evento o negli spazi dedicati alla formazione.

Indicazione dello sponsor

Il provider dichiara in modo esplicito lo sponsor: ➔ nell’inserimento dell’evento nel portale Agenas ➔ nel materiale formativo, indicando, se richiesto, il tipo di supporto ricevuto.

Questionario sul conflitto di interessi

Il provider sottopone a discenti un questionario di valutazione, per segnalare eventuali conflitti di interesse nel materiale didattico o nella gestione dell’evento. Il provider garantisce che né il responsabile scientifico né i docenti trarranno vantaggi personali dalla sponsorizzazione.

Tutela dei dati dei partecipanti L’elenco dei partecipanti non sarà trasmesso allo sponsor né utilizzato a fini commerciali.

Rendicontazione spese

Il provider non è tenuto a fornire dettagli sulle spese sostenute.

Lo sponsor ha diritto a spazi predeterminati.

Lo sponsor riceverà solo il numero complessivo dei partecipanti.

Se il reclutamento è diretto, il provider potrà confermare solo la partecipazione dei nominativi segnalati dallo sponsor.

Rapporti pregressi

Il provider acquisisce le dichiarazioni sui rapporti pregressi del responsabile scientifico e dei docenti con soggetti portatori di interessi commerciali che potrebbero trarre vantaggio dalle attività formative.

Clausole non ammesse nel contratto

Quali condizioni gli sponsor non possono includere nel contratto con il provider?

✘ Chiedere al provider di non organizzare eventi analoghi per un certo periodo: il vincolo di esclusiva si può richiedere solo a un fornitore, ma il provider non lo è.

✘ Richiedere di autorizzare eventuali fornitori: il contratto di sponsorizzazione non è un contratto di appalto; il provider gestisce autonomamente i propri fornitori.

CONSEGUENZE DELLE VIOLAZIONI DEL REGOLAMENTO

Eventuali violazioni al regolamento sulle sponsorizzazioni riscontrate durante le verifiche del Comitato di Garanzia, l'organo della Commissione per la Formazione Continua preposto a verificare l'applicazione delle norme in materia di conflitto di interessi, sponsorizzazioni e pubblicità, possono avere conseguenze serie per il provider, lo sponsor e l'evento. È dunque consigliabile rivolgersi sempre a provider ECM esperti e dotati delle competenze necessarie per adempiere correttamente a tutti gli aspetti normativi evitando errori che possono compromettere l'evento.

✘ Chiedere al provider il consuntivo delle spese sostenute e il dettaglio delle voci di spesa: la rendicontazione economica non può essere parte del contratto di sponsorizzazione.

✘ Indicare al provider i limiti di spesa per i compensi ai docenti o le modalità di pagamento: la quantificazione dei compensi ai docenti è di esclusiva competenza del provider, così come l'esecuzione dei pagamenti.

✘ Chiedere al provider di comunicare l'importo dei compensi ai docenti o di inviare conferma dell'avvenuto pagamento: il contratto di sponsorizzazione previsto dalla normativa ECM prevede come unica controprestazione per lo sponsor la predisposizione di spazi pubblicitari o attività promozionali.

Sanzioni a carico del provider

Le sanzioni in caso di conflitto di interessi, si applicano solo ai provider (non agli sponsor né ad altri soggetti portatori di interessi commerciali) e sono normate dall’Accordo Stato-Regioni nell’art. 86.1 al punto g), dove si stabilisce che il mancato rispetto da parte del provider delle norme sul conflitto d’interessi costituisce violazione molto grave, e nell’art. 89.1 punto a), dove si prescrive che l’accreditamento del provider sia revocato nel caso in cui esso incorra in una violazione molto grave.

Accreditare il congresso al programma ECM

Il provider deve registrare sul sito Agenas gli eventi per i quali vuole ottenere l’accredito ECM iscrivendoli online nel Sistema di Accreditamento

Provider. I provider accreditati vi possono accedere tramite le proprie credenziali per espletare le pratiche necessarie per richiedere l’accreditamento, gestire gli eventi già inseriti, effettuare i pagamenti e inserire i report obbligatori.

La procedura è descritta nel manuale “Accreditamento eventi”.

Tempistiche di accreditamento

L’accreditamento di un evento va richiesto entro 15 giorni dal suo inizio se si tratta di corso senza sponsor ed entro 30 giorni se è con sponsor.

Per inserire l’evento sulla piattaforma Agenas occorre fornire una serie di informazioni e documenti – come il programma dettagliato dell’evento, le informazioni logistiche per raggiungere la sede fisica o di accesso alla sede virtuale del corso, i dati e le qualifiche dei responsabili scientifici e di tutti i docenti/ tutor/moderatori, l’ammontare della quota di partecipazione, le fonti di finanziamento e di sponsorizzazione, il numero di partecipanti previsti, l’eventuale presenza di partner.

L’accreditamento è dunque uno degli ultimi passi progettuali da compiere.

A seconda della tipologia di attività di formazione (residenziale, a distanza, sul campo, mista) la piattaforma richiede di compilare un set di campi obbligatori, che vanno a costituire la “carta di identità” dell’evento.

Una volta inserito nella piattaforma, il corso può essere modificato fino a 10 giorni prima del suo inizio in autonomia dal provider: il programma e l’indicazione dei relatori/tutor/moderatori può essere variato addirittura fino al giorno di inizio dell’evento, per permettere le modifiche “dell’ultima ora”.

Da sapere

Quando l’evento è promozionale?

Non esiste una definizione normativa specifica dellʼevento a scopo promozionale. Tuttavia, può essere dedotta dai principi che regolano lʼattività ECM. In caso di visita ispettiva, per determinare se un evento è promozionale o meno, devono essere presenti elementi tangibili e identificabili.

Il riferimento principale è il Manuale nazionale di accreditamento per lʼerogazione di eventi ECM, che negli articoli 4.17 e 4.18 definisce i quattro requisiti per cui un evento formativo ECM è considerato non conflittuale (cioè non promozionale):

● Assenza di nomi commerciali di prodotti o sponsor nei materiali didattici

● Assenza di materiali pubblicitari allʼinterno delle aule di formazione

● Indicazione del logo dello sponsor solo dove previsto dal manuale

● Presenza di massimo due rappresentanti dello sponsor nelle aule

Se un evento rispetta tutti questi requisiti, è considerato non conflittuale.

Se, invece, manca anche solo uno di questi requisiti, lʼevento è conflittuale e quindi classificato come promozionale.

Verifiche

di conformità

degli eventi ECM

Oltre alle verifiche ordinarie nell’ambito dell’iter di accreditamento e rinnovo (vedi capitolo sui provider) il programma nazionale ECM 2023-2025 ribadisce le tipologie di verifiche previste dalla normativa ECM.

◆ Verifiche da parte del Comitato di Garanzia: sono centrate e finalizzate ad accertare il rispetto della normativa prevista in tema di indipendenza dei contenuti formativi. La finalità del Comitato di Garanzia è infatti di tutelare il sistema ECM rispetto alle ingerenze commerciali: possono essere svolte sia presso la sede di un evento che direttamente su un corso accreditato nel portale Agenas.

◆ Verifiche da parte dell’Osservatorio della Qualità nella formazione continua: si svolgono per valutare la qualità didattica e organizzativa di un evento ECM. Possono essere fatte a campione o su segnalazione nella sede dell’evento, l’Osservatorio può fare verifiche anche nella sede del provider.

◆ Verifiche su eventi già svolti: possono essere effettuate (oltre che in fase di accreditamento e rinnovo dei provider) dal Comitato di Garanzia e dall’Osservatorio nazionale nei rispettivi ambiti di competenza. Tali verifiche su eventi pregressi sono di natura più prettamente documentale e richiedendo informazioni o documenti su eventi già conclusi.

Le verifiche del Comitato di Garanzia

Il Comitato di Garanzia è come detto l’organo preposto a vigilare sull’indipendenza della formazione rispetto a interessi commerciali in Sanità e si occupa di verificare l’applicazione delle norme in materia di conflitto di interessi, sponsorizzazioni e pubblicità. Valuta i materiali di formazione e le schede sulla qualità percepita compilate dai partecipanti, ma soprattutto esegue controlli con visite nelle sedi dei provider e nei luoghi di svolgimento degli eventi ECM per verificare che i contenuti formativi, i contratti di sponsorizzazione, la pubblicità di prodotti di interesse sanitario e le dichiarazioni sul conflitto di interesse rilasciate da relatori e responsabili scientifici siano conformi alle regole.

I controlli avvengono sulla base di eventuali

Le verifiche di conformità degli eventi ECM

Organo di verificaModalità

Comitato di garanzia

Osservatorio nazionale della qualità

Comitato di garanzia/ Osservatorio nazionale della qualità

Sede dell’evento ECM

Sede dell’evento ECM

Da remoto su documentazione (eventi già svolti)

segnalazioni che possono giungere dall’esterno o secondo un piano di campionamento definito dalla Commissione ECM. Queste verifiche sono incentrate esclusivamente sulla gestione del conflitto e, oltre ad analizzare vari ambiti, si concentrano appunto in particolare a controllare se il provider rispetta le regole relative alla visibilità che può essere garantita a uno sponsor durante il corso ECM.

Se nel corso delle verifiche il Comitato di Garanzia rileva violazioni alle regole si apre una procedura che prevede la richiesta di chiarimenti al provider, l’apertura di un’istruttoria, l’accertamento della violazione e la trasmissione della documentazione alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua cui spetta la decisione finale sull’eventuale sanzione da comminare al provider.

Le verifiche dell’Osservatorio Nazionale per la Qualità

L’Osservatorio Nazionale per la Qualità della formazione continua ha il compito di accertare la correttezza formale dell’evento formativo verificando che gli aspetti logistici, organizzativo- gestionali e didattici siano conformi a quanto dichiarato ad Agenas dal provider in fase di registrazione dell’evento. Le verifiche dell’Osservatorio, che sono quasi sempre concordate preventivamente con il provider, sono condotte in genere da due verificatori che raggiungono la sede dell’evento prima del suo inizio e vi si trattengono per tutta la durata o, nel caso l’evento duri più giorni, per un’intera giornata.

Obiettivo

Accertamento dell'indipendenza dei contenuti formativi secondo normativa

Verifica dei requisiti previsti e rilevazione indicatori di qualità

Verifica post-evento su documentazione

◆ I criteri di programmazione delle visite dell’Osservatorio prevedono verifiche su:

● Provider provvisori: per controllare i soggetti che hanno ricevuto una valutazione esclusivamente documentale.

● Provider che hanno erogato più eventi nell’ultimo anno: poiché hanno un maggiore impatto sul sistema ECM.

● Provider o eventi oggetto di segnalazioni: provenienti dalla Commissione, dai suoi organi o dall’esterno.

◆ Gli ispettori dell’Osservatorio verificano:

● La qualità dell’evento, valutando aspetti come:

✔ contenuti formativi

✔ tempi e modalità di verifica dell’apprendimento

✔ coerenza degli obiettivi formativi

✔ adeguatezza delle attrezzature e dei supporti didattici

◆ L’attività della segreteria organizzativa, con attenzione a:

● fogli firme

● gestione delle anagrafiche

● questionari di valutazione della qualità e contratti di sponsorizzazione

Tutto deve essere conforme alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento ECM. Il modello del verbale utilizzato dagli ispettori dell’Osservatorio durante le visite di verifica degli standard di qualità degli eventi residenziali si compone di 51 voci.

È consultabile sul sito Agenas.

Verificare apprendimento e qualità

Al termine dell’evento, o delle sessioni accreditate ECM, il provider ha l’obbligo di verificare l’apprendimento dei partecipanti e la loro percezione della qualità dell’evento. La verifica dell’apprendimento avviene tramite un test somministrato a ogni discente per potergli assegnare i crediti ECM maturati, mentre la percezione di qualità si rileva con questionari che ne raccolgono il feedback su programma, docenti, organizzazione dell’evento ed eventuale percezione di influenze di interesse commerciale nell’ambito dell’attività educazionale (anche se l’evento non è sponsorizzato).

Le verifiche del provider

Per poter attestare i crediti formativi ai partecipanti, il provider deve predisporre tre tipi di verifiche:

◆ presenza

◆ apprendimento

◆ qualità

Verifica della presenza

La verifica della presenza agli eventi di formazione ECM è sempre obbligatoria per poter attestare i crediti formativi al singolo partecipante. Il responsabile della verifica è il provider, che può utilizzare allo scopo sia il tradizionale foglio dove il discente appone la firma in entrata e in uscita dal congresso sia dispositivi tecnologici come badge elettronici, lettori di codici a barre e così via. Per le sessioni online la presenza viene rilevata dalla piattaforma e dalla tracciatura delle operazioni effettuate.

Verifica dell’apprendimento

L’apprendimento dei discenti deve essere verificato attraverso un apposito test, obbligatorio per gli eventi fino a 200 partecipanti (per quelli

più grandi sono sufficienti un’autocertificazione e la presenza ad almeno il 90% dell’evento), che può essere effettuato con diversi strumenti a condizione che siano coerenti con gli obiettivi formativi: quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, prova pratica, produzione di un documento, realizzazione di un progetto.

Il tempo dedicato alla verifica dell’apprendimento può essere incluso nella durata dell’evento (fino a un massimo del 10%) solo quando produce un documento o ne vengono condivisi esiti e risultati.

Il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM indica le regole della verifica, qui le principali.

➤Verifica di ingresso

Prima dell’inizio dell’evento è possibile verificare le competenze in ingresso dei discenti tramite consegna agli stessi di un documento di verifica dell’apprendimento (per esempio il questionario). Tale documentazione compilata dal discente deve essere ritirata dal provider prima dell’inizio dell’evento. A evento concluso, il provider consegna al discente lo stesso questionario, che il discente deve compilare sulla base di quanto appreso durante l'evento.

Ai fini del riconoscimento dei crediti l’unica verifica di apprendimento valida è comunque quella finale.

➤Questionario

Nel caso del questionario si devono prevedere almeno 3 domande per ogni credito erogato. Le domande a risposta multipla devono prevedere 4 alternative, di cui una sola corretta.

➤Tempistiche delle prove

Per gli eventi residenziali e FAD sincrona è possibile compilare online il questionario di verifica entro tre giorni dalla data di conclusione dell’attività formativa. Le prove di verifica degli eventi FAD asincrona (on demand) sono invece

da svolgere entro il termine di conclusione della formazione.

➤Prova superata

La prova di verifica dell’apprendimento si supera con il raggiungimento di almeno il 75% dei contenuti formativi secondo i criteri utilizzati per la valutazione dal responsabile scientifico dell’evento.

➤Il rispetto delle modalità

Il provider deve documentare l’avvenuto rispetto delle modalità di somministrazione delle prove e la verifica dell’identità del professionista (anche per la modalità online).

Verifica della qualità

La Commissione Nazionale per la Formazione Continua prescrive che il provider raccolga il giudizio dei discenti in merito all’evento di formazione accreditato ECM cui hanno partecipato.

➤Il questionario in forma anonima

Lo strumento per raccogliere il giudizio dei partecipanti è il questionario sulla qualità allegato al Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, che il provider deve proporre ai discenti senza alterarne il contenuto e fuori dalle ore destinate alla formazione, con la possibilità di integrarlo anche con altri questionari o domande.

Tale questionario obbligatorio deve essere compilato in forma anonima dai partecipanti e acquisito dal provider separatamente rispetto ai test di verifica dell’apprendimento laddove richiesti.

➤Aspetti dell’evento ECM

La commissione nazionale indica 5 aspetti dell’evento ECM che vanno indagati in termini di qualità. Tra questi rientrano la percezione di eventuali influenze commerciali sui contenuti, la pertinenza del programma rispetto ai bisogni formativi e al ruolo professionale dei partecipanti, nonché l’efficacia della formazione in relazione agli obiettivi previsti. Inoltre, è richiesto di valutare la qualità complessiva del programma e dei singoli docenti, così come l’organizzazione dell’attività formativa e il rispetto delle tempistiche stabilite.

In particolare, il questionario per la rilevazione della qualità percepita contiene

Il provider raccoglie il giudizio dei discenti

Eventale percezione di influenza commerciale

Rilevanza del programma rispetto ai bisogni formativi

qualità percepita

Qualità di programma e organizzazione

Efficacia della formazione ricevuta

● una domanda sulla percezione di interesse commerciale anche se l’evento non è sponsorizzato

● la possibilità di segnalare eventualmente il modo in cui uno sponsor o un’altra azienda sanitaria abbia condizionato l’attività formativa

● le indicazioni sulle modalità di segnalazione di eventuali anomalie a Agenas. I nominativi dei discenti che effettuano una segnalazione non sono comunicati ai provider.

Il provider trasmette i crediti

Entro 90 giorni dalla fine dell’evento il provider deve trasmettere all’ente accreditante (Commissione Nazionale o Regione) e al Cogeaps un rapporto dei crediti attestati ai singoli partecipanti. Tale rapporto, che è un consuntivo di fine evento, contiene sia le informazioni già richieste in fase di accreditamento (che devono quindi essere coerenti con quanto già dichiarato) sia i dati dei singoli partecipanti: nome, cognome, codice fiscale, ruolo professionale, la specifica se è libero professionista, dipendente o convenzionato e se si tratta di un partecipante reclutato direttamente, e se sì da quale sponsor, e il numero di crediti ECM che gli sono stati assegnati.

I codici deontologici degli sponsor

Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici sono le due associazioni che riuniscono le aziende farmaceutiche e quelle biomedicali, cioè la quasi totalità dei potenziali sponsor di congressi medicoscientifici. Le due associazioni hanno emanato e aggiornato negli anni propri codici deontologici, ovvero accordi volontariamente sottoscritti dalle aziende aderenti, contenenti le regole che tali aziende devono rispettare per poter sponsorizzare congressi o eventi medico-scientifici, accreditati al programma ECM e non.

Le regole delle associazioni

I codici deontologici di Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici toccano diversi aspetti, come le modalità di erogazione dei finanziamenti, le modalità di invito (reclutamento) dei professionisti sanitari agli eventi, la trasparenza dei finanziamenti erogati, le destinazioni e strutture dove si svolgono gli eventi, il tipo di ospitalità offerta ai partecipanti per gli eventi organizzati dalle aziende stesse e, più in generale, gli aspetti di scientificità e sobrietà richiesti agli eventi che le aziende organizzano o sponsorizzano. Li vediamo separatamente, elencando alcune delle regole.

Il codice deontologico di Farmindustria

Il capitolo 3 del codice deontologico di Farmindustria è quello dedicato alle regole che le imprese devono rispettare per finanziare in qualunque forma eventi e congressi o per organizzarne di propri. Al punto 1 viene specificato che: “Ferme restando le disposizioni normative vigenti in materia, sono da intendersi oggetto della presente trattazione quei convegni, congressi e riunioni scientifiche su tematiche comunque attinenti all'impiego dei medicinali, che rappresentano occasione di incontro tra industria ed operatori sanitari e che sono rivolte ad una pluralità di partecipanti. Fanno eccezione le interviste cosiddette di gruppo che devono essere condotte solo direttamente, ed a titolo gratuito, presso le Istituzioni sanitarie o gli studi medici ove gli operatori stessi svolgono la professione sanitaria, con esclusione di qualsiasi altra ipotesi. Nell’ambito di tali iniziative è vietata l’offerta di qualsiasi forma di ospitalità (es. coffee-break, pranzo, cena)”.

Il codice è consultabile sul sito dell’associazione.

➤Non si possono nominare i relatori

Nell’ambito della sponsorizzazione di manifestazioni congressuali ECM è fatto divieto alle aziende di individuare e nominare direttamente o indirettamente i docenti relatori e i moderatori, nonché di interferire sui contenuti scientifici della stessa manifestazione congressuale, in conformità con la disciplina applicabile a tali tipologie di manifestazioni.

➤Non si possono fare inviti nominativi

L’invito a eventi ECM rivolto a medici specialisti dipendenti di enti pubblici o di strutture private convenzionate non può essere nominativo. L’azienda sponsor deve inviare l’invito alla struttura sanitaria almeno 60 giorni prima dell’inizio dell’evento, la quale indica il professionista che fruirà dell’invito e parteciperà all’evento. L’invito deve specificare le spese di ospitalità sostenute dall’azienda (iscrizione,

DIVIETO di nominarei relatori

NO all'invito nominativo dei medici

OSPITALITÀ ridotta per eventi locali

TRASPARENZA sulle somme erogate

VIETATI programmi sociali e turistici

OBBLIGO di attinenza tematica

IL CODICE DEONTOLOGICO DI FARMINDUSTRIA

LIMITI per le località turistiche

FORMAZIONE online senza ospitalità

VIETATI gli alberghi a 5 stelle

viaggio, alloggio) e allegare il programma scientifico dell’evento. In caso di mancato riscontro della struttura entro 30 giorni dall’inizio dell’evento, l’azienda è tacitamente autorizzata a invitare l’operatore sanitario da essa individuato, fatte comunque salve eventuali previsioni più restrittive adottate dall’ente pubblico/struttura privata convenzionata alle cui dipendenze l’operatore sanitario presta la propria attività.

➤Limiti di trasporti e alloggi

La partecipazione alle manifestazioni congressuali da parte delle aziende deve essere connessa al ruolo svolto dalle industrie nei settori della ricerca, sviluppo e informazione scientifica e dovrà essere ispirata a criteri di eticità, scientificità ed economicità. In tale ambito, le aziende farmaceutiche potranno offrire agli operatori sanitari italiani invitati alle manifestazioni congressuali in Italia e all’estero, esclusivamente viaggi aerei in classe economica e soggiorno in alberghi con un massimo di quattro stelle. In caso di trasporto ferroviario sono consentite tutte le classi di viaggio ad eccezione della classe Executive. In occasione di convegni internazionali che prevedano voli intercontinentali superiori alle 6 ore consecutive di volo sarà possibile prevedere il viaggio in business class esclusivamente per i relatori e i moderatori inseriti nel programma ufficiale del convegno ad esclusione di coloro che partecipano con presentazione di poster.

➤No all’estero, se i medici sono italiani Non è consentito scegliere una destinazione estera per convegni , congressi e corsi di

TETTO di spesa sui pasti

aggiornamento organizzati direttamente o indirettamente dall’azienda e a cui partecipino prevalentemente medici italiani.

➤Location vietate

In nessun caso è consentita l’organizzazione di iniziative scientifiche aventi anche finalità di tipo turistico. Nel codice viene specificato che: “Non si possono organizzare o sponsorizzare eventi congressuali che si tengano o che prevedano l’ospitalità dei partecipanti in strutture che, per la tipologia dei servizi offerti, collidono con i principi del codice deontologico come può verificarsi, a titolo esemplificativo, per: resort, navi, castelli che si trovino al di fuori del contesto cittadino, masserie, agriturismo, golf club, musei, stadi, acquari, strutture termali o che abbiano come attività prevalente servizi dedicati al benessere o spa”.

➤Periodi vietati nelle località turistiche

Le manifestazioni organizzate, direttamente o indirettamente, dalle aziende farmaceutiche devono svolgersi in località e sedi scelte per motivi logistici, scientifici e organizzativi, escludendo luoghi destinati alla ristorazione, e devono prevedere un programma scientifico di alto livello.

Sono tassativamente escluse località a carattere turistico nel periodo 1° giugno – 30 settembre per le località di mare e 1° dicembre – 31 marzo e 1° luglio – 31 agosto per le località di montagna.

Le località italiane sul mare, che siano capoluoghi di Regione o Provincia e ospitino strutture

universitarie e ospedaliere di rilievo, sono escluse da tale divieto. Tuttavia, i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti devono svolgersi nel contesto cittadino del capoluogo, escludendo strutture situate vicino a tratti di mare attrezzati e accessibili per la balneazione.

➤Eventi regionali e interregionali

Gli eventi regionali e le riunioni scientifiche locali devono coinvolgere partecipanti della stessa provincia o regione e prevedere crediti ECM. L’ospitalità è limitata al coffee break, con possibilità di un light lunch solo per eventi formativi superiori a 6 ore. Le sedi devono garantire dignità scientifica, come ospedali, università, fondazioni scientifiche o sale congressuali. Gli eventi interregionali sono caratterizzati da un’equilibrata rappresentanza di medici provenienti da almeno tre Regioni e non possono prevedere più di un pernottamento. Tali iniziative seguono le medesime disposizioni fissate dal presente Codice per gli eventi nazionali.

➤Gli eventi nazionali e internazionali

Le aziende farmaceutiche devono favorire la partecipazione ai convegni non ECM di almeno il 10% di medici sotto i 40 anni e garantire tale quota annualmente. L’ospitalità offerta dalle aziende non può superare le 12 ore prima e dopo l’evento né prevalere sugli obiettivi scientifici.

Le spese di ospitalità possono riguardare medici di medicina generale, farmacisti e, se applicabile, infermieri solo per eventi ECM in Italia. È vietata l’organizzazione o sponsorizzazione di iniziative sociali, culturali, turistiche e cene di gala, ad eccezione delle cene sociali incluse nella quota di iscrizione. Non è ammessa l’ospitalità per accompagnatori.

Gli eventi congressuali nazionali non ECM organizzati dalle aziende devono prevedere

almeno sei ore di lavoro effettivo al giorno, salvo quelli promossi da società scientifiche.

L’ospitalità è limitata a viaggio, alloggio e quota di iscrizione, con pasti inclusi fino a un massimo di 70 euro per operatore, per pasto, in Italia. Per eventi all’estero, si applicano i limiti del codice deontologico locale o, se non previsti, il tetto di 70 euro. Deve essere rispettato il principio di sobrietà e i pasti dovrebbero svolgersi preferibilmente nella stessa struttura o in luoghi adiacenti.

➤Il materiale promozionale

Nel corso degli eventi congressuali potranno essere distribuiti gadget di valore trascurabile e attinenti alla professione del medico o del farmacista con esclusione di oggetti che richiamino graficamente le confezioni dei farmaci. Sui gadget potrà essere riportato il nome delle specialità medicinali e/o la denominazione del principio attivo e/o la ragione sociale dell’azienda farmaceutica.

➤Formazione online

Le iniziative di formazione e aggiornamento medico scientifico realizzate attraverso lo strumento elettronico quali web meeting, e-meeting o FAD ed eventi analoghi, non potranno prevedere alcuna forma di ospitalità e non sono soggette ad alcun vincolo sotto il profilo della durata dei lavori.

Il codice etico di Confindustria Dispositivi Medici

Il codice etico dell’associazione che riunisce i produttori di dispositivi medici e diagnostici ricalca principi e linee guida del codice etico di Medtech Europe (la federazione di settore a livello europeo e si basa su tre principi cardine: sobrietà, trasparenza e integrità.

VIETATA la sponsorizzazione diretta ai singoli professionisti sanitari

I FINANZIAMENTI si erogano al provider

ESCLUSE le località turistiche in alta stagione

CONTROLLO preventivo degli eventi di formazione

IL CODICE ETICO

DI CONFINDUSTRIA

OBBLIGO di trasparenza sui trasferimenti di valore

DISPOSITIVI MEDICI

OBBLIGO dell’attinenza tematica

Il documento è consultabile sul sito di Confindustria Dispositivi Medici e riguarda tutti gli eventi formativi come congressi, seminari, corsi e workshop.

➤Condizioni di viaggio e alloggio

Prima di fornire qualsivoglia sostegno economico, le aziende devono verificare che gli eventi siano stati approvati dal sistema di valutazione delle conferenze (SVC) di Confindustria Dispositivi Medici, che verifica le seguenti condizioni:

✘ No alberghi 5 stelle o categorie superiori (tranne se in convenzione)

✘ No località turistiche di mare 1 giugno-30 settembre; 15 dicembre-31 marzo e 15 giugno-15 settembre di montagna

✘ No viaggi in prima classe (ok business se intercontinentale)

✘ No attività sociali, ricreative o di intrattenimento

✘ No supporto economico agli accompagnatori

✘ No prolungamento della trasferta a carico dell’organizzazione

➤Pubblicazione di tutti i contributi

Le imprese devono rendere pubblici ogni anno sul proprio sito i trasferimenti di valore effettuati direttamente o indirettamente a:

● ciascuna organizzazione sanitaria o terza parte a titolo di contributo per il finanziamento di eventi formativi di natura scientifica

MOTIVARE la scelta della sede dell’evento

TETTO di spesa per gli alberghi a 5 stelle

L’INTRATTENIMENTO non può essere sponsorizzato

NESSUN supporto economico agli accompagnatori

● professionisti sanitari per le spese di partecipazione ad attività formative, educazionali e promozionali sui prodotti aziendali organizzate dai soci

➤Sponsorizzazione indiretta

Le aziende non possono erogare direttamente ai singoli professionisti sanitari contributi economici finalizzati a sostenerne la formazione, sia come partecipanti sia come relatori a un’attività formativa. Fanno eccezione i simposi satellite, per i quali gli associati possono supportare direttamente i relatori ma non i partecipanti.

L’impresa dà il suo contributo per la formazione degli operatori sanitari senza intervenire nella scelta:

✔ dei professionisti medico-sanitari che ne beneficiano

✔ del programma scientifico ✔ dei relatori

Il sostegno economico fornito dai soci può coprire, altresì, i costi di viaggio, alloggio, ospitalità (inclusi pasti e bevande), fatti salvi eventuali obblighi autorizzativi/informativi nei confronti dell’organo apicale della struttura di appartenenza del Professionista Sanitario in capo all’ente organizzatore dell’evento, incaricato di gestire l’erogazione del contributo.

Lo scenario, le novità e i protagonisti

GLI ORGANIZZATORI DEL CONGRESSO

68 Servizi, competenze ed evoluzione del PCO

73 Le professioni dei congressi: le nuove frontiere

77 Gestire la gara d’appalto

79 Il contratto tra committente e organizzatore

Servizi, competenze ed evoluzione del PCO

I Professional Congress Organizer hanno sempre più un ruolo di partner strategico. La loro missione è di allineare ogni aspetto del congresso agli obiettivi del committente, ma anche quella di migliorare l’esperienza dei partecipanti e l’efficacia complessiva dell’evento. Per questo motivo associazioni, società ed enti si affidano a queste figure professionali che garantiscono una visione ad ampio raggio di tutta l’organizzazione.

La professione dietro l’acronimo

I PCO, ossia Professional congress organizer, sono i professionisti che si occupano dell’organizzazione dell’evento. Si tratta di figure altamente specializzate, più spesso società che al loro interno concentrano più competenze. In pratica il PCO è il responsabile di tutte le attività relative al congresso: dalla fase iniziale di progettazione all’organizzazione e gestione sul campo, fino alla conclusione e chiusura di tutti gli aspetti operativi, amministrativi e finanziari. A differenza del provider, non si occupa dei contenuti scientifici del congresso medico. Tuttavia, nel tempo il suo

ruolo è passato dall'essere il semplice supporto esecutivo del committente - specializzato nella gestione logistica e organizzativa, come il coordinamento dei fornitori e la gestione dei partecipanti - a una figura più evoluta e strategica. Oggi, oltre a occuparsi di marketing e comunicazione, è protagonista nella progettazione dell’evento, intesa come la capacità di ideare format e contenuti efficaci in linea con gli obiettivi del committente, migliorando al contempo l’esperienza complessiva dei partecipanti. Ci si rivolge dunque sempre più spesso al PCO come a un vero e proprio partner in grado di assistere il cliente con abilità che spaziano dall’association management al project management, dalla fiscalità al marketing digitale, dalle tecnologie per eventi alle tecniche di formazione, dalla gestione delle sponsorizzazioni ai rapporti con associazioni e interlocutori internazionali, dall’analisi economicofinanziaria del progetto al reclutamento di speaker e testimonial.

A tracciare un breve identikit dei PCO italiani è il primo "Monitor PCO 2023 - Performance economiche e modelli organizzativi di un settore che crea valore", uno studio condotto dall'Alta

Scuola di Economia e Relazioni Internazionali

dell’Università Cattolica del Sacro Cuore (ASERI) e promosso da Federcongressi&eventi. Dal monitor è emerso che nella metà delle aziende di organizzazione eventi italiane, il personale rimane in media almeno 10 anni, garantendo continuità al mercato. Quasi il 90% di queste imprese coinvolge lo staff in attività formative, ma l’attenzione non è rivolta solo alle persone. Oltre l’86% dei PCO è impegnato in un processo di digitalizzazione, mentre sul fronte operativo, più della metà (52,4%) opera principalmente a livello nazionale, mentre una quota significativa (38,8%) si muove anche su scala internazionale.

PCO e provider ECM

Nulla vieta ai PCO, magari a quelli che hanno già accumulato diversi anni di esperienza in campo medico-scientifico, di strutturarsi per ottenere dal Ministero della Salute l’accreditamento come provider ECM, di cui abbiamo parlato nel precedente capitolo. Per fare questo, si devono dotare al proprio interno di una struttura scientifica (un responsabile e un comitato) grazie alla quale sono in grado di occuparsi direttamente dei contenuti della formazione per i professionisti della sanità, supportando per esempio quelle aziende sanitarie, associazioni mediche o università che non hanno le risorse per accreditarsi in proprio.

Cosa fa il PCO in pratica

La maggior parte delle società di organizzazione congressuale offre un ampio ventaglio di servizi che coprono tutti gli aspetti dell’evento prima, durante e dopo. Non tutte sono strutturate allo stesso modo, ma possiamo comunque comprendere meglio le diverse mansioni a livello generale.

La progettazione e il design dell’evento costituiscono il punto di partenza, dove ogni dettaglio è studiato per creare un’esperienza coerente. Vengono definiti i format più adatti e sviluppato un programma - che dovrebbe rispecchiare le esigenze del clienteaccompagnato da un piano economico-finanziario sostenibile. Sono seguiti anche la gestione amministrativa e gli adempimenti fiscali, così come la gestione di pratiche, permessi e richieste di patrocini.

Il PCO si occupa inoltre della ricerca e selezione della sede, della selezione e del coordinamento dei fornitori e degli sponsor, della gestione

delle aree espositive e del coordinamento degli allestimenti. La gestione degli inviti, delle iscrizioni e la segreteria organizzativa completano questa fase.

Il PCO gestisce inoltre gli abstract dei relatori e le registrazioni dei partecipanti, è responsabile del piano di sicurezza e della gestione di ogni aspetto tecnico e logistico.

L’ospitalità è un altro pilastro dei servizi di PCO, che include la prenotazione e gestione di hotel, ristorazione, voli, treni e trasporti locali, ma anche l’organizzazione di cene, attività sociali e programmi per accompagnatori. Infine, il PCO può curare la comunicazione e il marketing con un piano integrato che comprende sito web, grafica dell’evento, social media management, ufficio stampa, e la realizzazione di materiali promozionali, cartellonistica e segnaletica.

Le competenze dei PCO

Le competenze del PCO sono alla base della sua professionalità e si articolano in una vasta gamma di abilità sia tecniche che trasversali. Non si tratta però, oggi più che mai, di un lavoro “statico”, ma che ha conosciuto al contrario un’evoluzione soprattutto a partire dal post-pandemia, misurandosi con nuove esigenze da parte dei clienti, uno scenario tecnologico accelerato dall’innovazione digitale e ora dall’Intelligenza Artificiale e da un mercato in continuo mutamento. Vediamo in sintesi le competenze richieste ai PCO di oggi.

 Competenze tecniche

Le competenze tecniche di un PCO sono tutte quelle “hard skill” che gli permettono di affrontare i svariati aspetti dell’organizzazione di un congresso medico-scientifico. Ecco i principali ambiti di competenze tecniche richiesti:

➤ progettazione eventi: capacità di ideare, pianificare e realizzare eventi che rispondan agli obiettivi e alle aspettative dei committenti

➤ gestione amministrativa e contabile: conoscenza delle pratiche amministrative e finanziarie necessarie per la gestione del budget e per garantire la sostenibilità economica dell’evento

➤ normative ECM: padronanza delle regole relative alla formazione continua in medicina

➤ logistica e organizzazione trasferte: abilità nel selezionare, coordinare e gestire aspetti

logistici come location, trasferimenti, alloggi e gestione dei partecipanti

➤ coordinamento del team: capacità di guidare e armonizzare un gruppo di lavoro composto da figure esecutive e professionisti specializzati

 Soft skill

Perché il PCO possa davvero definirsi un partner strategico per il committente dell’evento, le sue persone sono determinanti. Questo per quanto riguarda appunto le hard skill, ma sempre più l’attenzione è posta alle competenze trasversali, soprattutto in questi anni di grandi cambiamenti, in cui è fondamentale per una produttività ottimale e una conseguente competitività sul mercato prestare attenzione ai propri talenti, farli crescere e renderli partecipativi perché siano effettivamente in grado di affiancare il cliente come ci si aspetta. Quali sono dunque le soft skill più interessanti da questo punto di vista? Vediamone alcune in sintesi.

➤ predisposizione al cambiamento: capacità di adattarsi rapidamente a nuove situazioni e contesti, mantenendo un approccio dinamico e flessibile

➤ apprendimento continuo: impegno costante nell’aggiornamento professionale per rispondere efficacemente alle richieste del mercato

➤ approccio proattivo: attitudine a individuare e sviluppare soluzioni innovative per soddisfare le esigenze dei clienti

➤ innovazione e creatività: abilità nel concepire eventi originali e progetti sempre allineati con le tendenze del momento

➤ sensibilità verso sostenibilità e inclusione: attenzione ai temi di attualità e capacità di integrare questi valori nei progetti organizzativi

“core

PCO”

il Professional Congress Organizer che lavora con lo stesso committente per più di un evento o per un certo numero di anni, organizzando per esempio il congresso nazionale.

Accanto a queste caratteristiche, sono imprescindibili le soft skill più tradizionali, che completano il profilo del PCO:

➤ capacità organizzative: gestione efficace di attività e risorse per garantire la riuscita dell’evento

➤ attenzione al dettaglio: cura meticolosa di ogni aspetto per assicurare un risultato impeccabile

➤ problem solving: prontezza nell'affrontare e risolvere situazioni impreviste

➤ capacità relazionali: gestione empatica e professionale delle interazioni con clienti, partner e team

➤ flessibilità: adattamento alle richieste variabili dei progetti

➤ gestione dello stress: mantenimento della lucidità e della produttività anche sotto pressione

Le sfide di oggi

Gli organizzatori di congressi medico-scientifici sono chiamati oggi a operare in scenari in continua evoluzione in cui rispondere efficacemente significa restare competitivi. Dal punto di vista del mercato, i PCO fanno i conti, è il caso di dire, con un aumento significativo dei costi, che li mette nelle condizioni di trovare nuove soluzioni per gestire i budget a disposizione, dovendo appunto controllare gli investimenti e dovendo, soprattutto in campo associativo, mantenere l’equilibrio tra entrate e uscite. Come abbiamo visto, in alcuni casi, dal punto di vista della scelta della destinazione si trovano risposte in città emergenti e non ancora sature, così come si lavora allo sviluppo di strategie di sponsorizzazione innovative, con modelli di pricing diversi rispetto al passato, oppure verso soluzioni di allestimento alternative, che siano altrettanto efficaci e d’impatto. Anche la sempre maggiore attenzione alla sostenibilità spinge i PCO a dotarsi - alcuni lo stanno già facendo - della certificazione UNI ISO 20121 (vedi capitolo 7)e di altre certificazioni per esempio in ottica di inclusione, come quella per la parità di genere.

Il Sunshine Act

La legge 62/2022, detta Sunshine Act, contiene importanti novità che impattano direttamente il lavoro quotidiano dei PCO, tanto che alcuni di

Le attività principali del PCO

Gestione dell’evento

➽ Progettazione e design

➽ Definizione del format

➽ Budget e amministrazione

➽ Pratiche e permessi

➽ Sedi e fornitori

➽ Sponsor e relatori

➽ Allestimenti

➽ Tecnologia

➽ Adempimenti ECM

Ospitalità e Logistica

➽ Alloggi

➽ Trasporti

➽ Catering

➽ Attività sociali

Comunicazione

➽ Strategia promozionale

➽ Materiali grafici

➽ Social e sito

essi hanno già provveduto o stanno provvedendo ad attrezzarsi secondo la norma. I PCO sono infatti individuati dal Sunshine Act tra le “imprese produttrici”, e dovranno per questo rispondere a doveri ben precisi, quando la legge - che è già in vigore dal 2022 - verrà applicata per mezzo del decreto attuativo, necessario per definire le modalità tecniche dell’applicazione. Nel frattempo, indicazioni arrivano dalla bozza del decreto, che all’articolo 3 specifica che sono soggette a pubblicità - ossia avranno l’obbligo di comunicazione telematica - le convenzioni e le erogazioni in denaro, beni, servizi o altre utilità effettuate da un’impresa produttrice:

➔ a favore di un soggetto operante nel settore della salute, quando abbiano:

● un valore unitario maggiore di 100 euro

● un valore complessivo annuo maggiore di 1.000 euro

● a favore di un’organizzazione sanitaria, quando abbiano:

● un valore unitario maggiore di 1.000 euro

● un valore complessivo annuo maggiore di 2.500 euro

➔ sono altresì soggetti a pubblicità gli accordi tra imprese produttrici e soggetti operanti nel settore della salute o con organizzazioni sanitarie che comportano vantaggi diretti o indiretti, inclusi:

● partecipazione a convegni, eventi formativi, comitati, commissioni, organi consultivi o scientifici

● costituzione di rapporti di consulenza, docenza o ricerca

Anche i PCO, dovranno quindi comunicare al registro telematico:

● i dati relativi alle erogazioni effettuate

● i rapporti con i soggetti operanti nel settore della salute e con le organizzazioni sanitarie

➙La trasmissione dei dati

I dati che devono essere comunicati, ribaditi dall’allegato A dello schema di decreto (disciplinare tecnico), includono:

➔ i dati identificativi delle imprese e dei soggetti beneficiari/controparti degli accordi/ titolari di partecipazioni/obbligazioni

➔ la data, la natura, la causa delle erogazioni e degli accordi e i relativi importi. In particolare

per quanto riguarda gli “accordi tra le imprese produttrici e i soggetti che operano nel settore della salute o le organizzazioni sanitarie, che producono vantaggi diretti o indiretti, consistenti nella partecipazione a convegni, eventi formativi, comitati, commissioni, organi consultivi o comitati scientifici” i dati andranno trasmessi entro il semestre successivo a quello di riferimento.

➙Il sito “Sanità Trasparente”

I dati contenuti nel registro pubblicati sul registro telematico “Sanità Trasparente” saranno liberamente accessibili per la consultazione attraverso funzioni di ricerca secondo diversi parametri di riferimento e gli standard degli open data. Ai sensi del Sunshine Act è prevista anche la pubblicazione, in una sezione dedicata, delle sanzioni erogate alle imprese.

Gli obblighi di trasparenza previsti dal Sunshine Act potrebbero significare oneri importanti per le imprese che devono effettuare le relative comunicazioni, compresi gli organizzatori di congressi che, considerato l’ampiezza dei dati da trasferire, da un punto di vista pratico dovranno ricevere con chiarezza indicazioni sui metodi da applicare al fine di non lasciare margini

interpretativi alla legge e incappare in errori e quindi a eventuali sanzioni, a discapito anche dell’immagine pubblica delle società.

Scegliere l’organizzatore

Selezionare un PCO, vedremo tra poco il caso specifico della gara , è una scelta importante per la buona riuscita di un evento. Il punto non sarà tanto individuare quello migliore, ma quello che ha i requisiti più adatti alle esigenze del committente. Per orientarsi, suggeriamo qualche domanda, certamente non vincolante, che ci si può porre per individuare il partner giusto.

✍ Ha esperienza nell'organizzazione di congressi medici simili?

✍ Ha già lavorato nella destinazione del congresso?

✍ È competente di procedure ECM e codici etici degli sponsor?

✍ Quali sono le sue policy su sostenibilità ambientale e CSR?

✍ Possiede certificazioni di qualità e altre?

✍ Ha esperienza nel reperimento di sponsor e nella vendita di spazi espositivi?

✍ Offre servizi aggiuntivi?

Le professioni dei congressi: le nuove frontiere

Con l'avanzare della tecnologia e l'evoluzione del mercato, nell’organizzazione di congressi medico-scientifici sono emerse nuove figure professionali, che rispondono a esigenze in continuo cambiamento. Queste competenze, centrali per l’evento, si integrano con le tradizionali, sia internamente che come consulenti esterni.

Mestieri in evoluzione

Seppure i principi fondamentali del congresso come momento di aggregazione professionale per la condivisione delle conoscenze siano rimasti sostanzialmente invariati, sono molti gli aspetti che si sono trasformati negli ultimi anni. Sono cambiati i processi progettuali e organizzativi, i format delle sessioni, i canali di comunicazione e le formule di sponsorizzazione. Gran parte di queste modifiche è dovuta all'avanzamento tecnologico, che ha reso possibili innovazioni prima impensabili, ma anche all’evoluzione del concetto di aggiornamento professionale e al mutamento delle dinamiche di mercato. A fronte di questi cambiamenti, si stanno affermando nuove specializzazioni all'interno delle società di organizzazione congressuale, sempre più preparate ad affrontare la maggiore complessità del settore, dalla crescente attenzione alla sostenibilità, alla tecnologia e alla personalizzazione dell’esperienza. Di seguito esploriamo alcune di queste nuove figure professionali che si andranno via via affermando.

AI Engineer

Sono gli ingegneri dell’Intelligenza Artificiale, che si occupano di progettare, sviluppare e implementare sistemi basati sull'intelligenza artificiale. Sono professionisti che studiano soluzioni per ottimizzare sia i processi operativi all’interno della società di organizzazione congressuale sia i processi che riguardano la

creazione e la gestione degli eventi, occupandosi per esempio di migliorare l’efficienza nella gestione dei report, automatizzare attività ripetitive e creare contenuti personalizzati per i partecipanti. Il loro ruolo richiede competenze tecniche avanzate e una visione strategica per integrare l’AI in modo innovativo, può trattarsi di una figura da introdurre nello staff del PCO, ma per le piccole realtà può essere anche un consulente esterno.

Sustainability Manager

Si occupa di sviluppare e implementare strategie sostenibili, è responsabile della gestione delle certificazioni e della promozione di iniziative volte a migliorare l’impatto ambientale e sociale sia degli eventi che all’interno dell’organizzazione stessa. Coordina la formazione dei team interni sulle pratiche sostenibili per diffondere consapevolezza e competenze. Si tratta di un ruolo che richiede visione strategica, capacità di gestione e conoscenza delle tematiche ESG (Environmental, Social, Governance)

Esperto di gamification

Gli specialisti della gamification hanno il compito di integrare elementi e meccaniche tipiche dei giochi in contesti non ludici, come i congressi medico-scientifici, per aumentare l'interattività e il coinvolgimento dei partecipanti. In questo ambito, l’esperto progetta attività che utilizzano sfide, premi e sistemi di avanzamento per favorire l'apprendimento scientifico, stimolare la partecipazione attiva e migliorare la memorizzazione dei contenuti. Questo specialista collabora nella creazione di esperienze formative innovative, rendendo gli eventi più dinamici e attraenti. Le sue competenze comprendono la personalizzazione di strategie ludiche per obiettivi educativi specifici e la valutazione dell'impatto sui partecipanti.

Tra le figure emergenti, il formatore digitale sarà sempre più utile per guidare lo staff di un PCO nell'uso strategico e mirato degli strumenti tecnologici necessari a ottimizzare i flussi di lavoro e le operazioni, anche quelle quotidiane.

Esperto di digital communication

Con la comunicazione digitale che costituisce un aspetto sempre più rilevante anche nei congressi medico-scientifici, l’esperto di questa materia diventa un punto di riferimento non solo per promuovere l’evento e reclutare partecipanti, ma per tenere alta l’attenzione tra un’edizione e l’altra, contribuendo a costruire e alimentare comunità professionali online che vivono tutto l’anno. Scegliere i canali giusti - sito, social, newsletter e così via - i contenuti più interessanti e il tono di voce adatto sono alcune delle sue priorità a partire dalla realizzazione di una strategia di comunicazione digitale coerente che comprende tutte le fasi dell’evento, prima, durante e dopo (vedi capitolo 5). All’interno dello staff delle stesse società di organizzazione eventi si trova sempre più spesso un responsabile della digital communication - ma può anche essere un consulente esterno o collaborare con agenzie specializzate - che ha anche il compito di integrare in maniera coerente i contenuti digitali con la comunicazione “tradizionale”, come ufficio

stampa e relazioni esterne. Il team di digital communication può essere composto da figure con diverse specializzazioni come per esempio:

➤content strategist si occupa di pianificare e gestire la strategia di comunicazione digitale per raggiungere gli obiettivi del committente. Sviluppa la creazione di contenuti, si occupa di analizzare il pubblico target, definire il tono di voce, la struttura e i messaggi chiave, selezionare i formati più adatti e ottimizzare i contenuti per la distribuzione su diverse piattaforme

➤digital copywriter si occupa di testi per siti web, email, brochure digitali, social media e campagne promozionali, con un focus sulla precisione scientifica e sull'engagement del pubblico target, ossia medici, ricercatori e professionisti sanitari

➤SEO specialist professionista esperto nell'ottimizzazione dei siti web per migliorare la loro visibilità sui motori di ricerca. Si occupa di analizzare, implementare e monitorare strategie SEO (Search Engine Optimization), intervenendo su aspetti tecnici, contenutistici e di link building per aumentare il traffico organico, migliorare il posizionamento e raggiungere obiettivi specifici

➤web designer progetta e realizza l'aspetto visivo e l'interfaccia utente di un sito web o delle app, combinando estetica, usabilità e funzionalità per creare esperienze digitali coinvolgenti, intuitive e coerenti con l'identità del cliente

Le nuove specializzazioni dei congressi

AI Engineer Integra soluzioni di intelligenza artificiale per ottimizzare i processi aziendali e creare esperienze personalizzate per i partecipanti, migliorando l'interazione e l'efficenza dell'evento.

Sustainability Manager Promuove pratiche sostenibili per ridurre l’impatto ambientale e sociale degli eventi, garantendo che ogni fase del processo rispetti i criteri ecologici e sociali.

Esperto di Gamification Progetta esperienze interattive che sfruttano elementi ludici per coinvolgere attivamente i partecipanti, aumentando l’engagement e la partecipazione.

Esperto di Digital Communication Pianifica e gestisce strategie di comunicazione digitale per amplificare la visibilità degli eventi, ottimizzando i canali online per una maggiore reach e impatto.

Data Analyst

➤social media manager si occupa di creare strategie per i social media mirate per raggiungere professionisti sanitari, medici, ricercatori e stakeholder del settore, con contenuti informativi e autorevoli, promuovendo l'engagement pre e post-evento e analizzando i risultati per ottimizzare la visibilità

Data

analyst

L’analista dei dati si occupa di raccogliere e interpretare informazioni su partecipanti, speaker, campagne di marketing, iscrizioni e feedback postevento. Utilizza questi dati per identificare trend,

Analizza i dati relativi agli eventi per supportare decisioni strategiche, identificando trend e aree di miglioramento per ottimizzare l’esperienza dei partecipanti.

migliorare l’esperienza degli utenti, massimizzare il ritorno sull’investimento e supportare decisioni strategiche per i congressi futuri, garantendo al contempo conformità alle normative e precisione nei report per gli stakeholder.

Collaboratori e consulenti

Non tutte le società che si occupano di organizzazione eventi hanno la stessa struttura, e per questo come abbiamo detto alcune di queste posizioni professionali possono essere interne o esterne all'organizzazione. Ciò che conta è che queste competenze siano altamente

professionali e di fiducia. Tra i ruoli che possono prevedere un supporto consulenziale c’è per esempio il safety manager, responsabile di verificare che l'evento rispetti tutte le normative di sicurezza. In un evento, infatti, ci sono numerosi obblighi legali relativi alla gestione del rischio, tra cui la sicurezza delle strutture, il rischio derivante dalla collaborazione simultanea di vari fornitori, l'assistenza sanitaria, la prevenzione antincendio e la gestione delle vie di fuga, del piano di emergenza e degli accessi per le ambulanze, soprattutto se l'evento si svolge in spazi pubblici. La presenza di un safety manager, con competenze specifiche, è fondamentale non solo per prevenire potenziali pericoli, ma anche per tutelare l'organizzatore, che è il principale responsabile della sicurezza dell'evento.

Altro ambito sempre più determinante è quello della sicurezza informatica che richiede esperti in cybersecurity, un aspetto che ha acquisito crescente importanza con la digitalizzazione degli eventi.

La protezione dei dati personali dei partecipanti, delle transazioni online e delle piattaforme utilizzate è fondamentale per garantire la continuità dell'evento e mantenere la fiducia di tutti i coinvolti, prevenendo rischi di attacchi informatici che potrebbero compromettere la reputazione dell'organizzatore.

I fornitori del congresso

Gli organizzatori con una solida esperienza nel settore vantano solitamente una rete di fornitori, composta da aziende e professionisti individuali, con cui hanno instaurato rapporti consolidati e di fiducia.

Anche questi servizi - seppur tradizionali nell'organizzazione di un congresso - hanno conosciuto negli ultimi anni un’evoluzione per restare al passo con le nuove dinamiche di un mercato sempre più orientato, per esempio, alla sostenibilità e al coinvolgimento dei partecipanti. Di seguito una lista, non esaustiva, che offre una panoramica delle professioni più comunemente coinvolte nell'organizzazione e gestione di un congresso medico-scientifico e che dà un'idea del lavoro collettivo che sta dietro alla buona riuscita dell'evento.

Allestitori

Si tratta di società che includono designer, grafici, architetti, fabbri, falegnami, elettricisti e tecnici specializzati nella progettazione e realizzazione di allestimenti per fiere,

esposizioni e congressi. Queste imprese gestiscono l'intero processo, dall'ideazione creativa alla realizzazione finale, prendendosi cura della scelta dei materiali, dell'illuminazione, del montaggio e smontaggio, e del trasporto delle strutture verso e dalla sede dell'evento. La loro esperienza consente di creare ambienti unici e funzionali, come stand, palchi per sale congressuali, scenografie e costruzioni speciali, che contribuiscono al successo visivo e tecnico del congresso.

Catering

Sono gli esperti dell’organizzazione e gestione di pasti e rinfreschi in ogni tipo di evento, anche in contesti privi di cucine e frigoriferi. Si occupano di preparare, allestire e servire cibi e bevande, garantendo qualità e rispetto dei tempi, senza oltrepassare il budget concordato. Sono fondamentali per soddisfare le diverse esigenze alimentari, come intolleranze, diete specifiche e pratiche religiose e gestiscono il trasporto e la conservazione degli alimenti, garantendo che siano sempre freschi e sicuri.

Service audio-video

Registi, art director e team audio-visivi mettono a punto, coordinano e ottimizzano l'uso delle tecnologie per arricchire il contenuto scientifico e creare un impatto scenico durante il congresso, grazie a strumenti avanzati, come proiezioni su schermi di grandi dimensioni, luci sceniche, presentazioni interattive, microfoni, effetti sonori e trasmissioni in diretta ad alta definizione (ad esempio, da una sala operatoria). I tecnici audio-video si occupano anche di tutta la parte tecnica legata alla gestione e al supporto delle attrezzature audiovisive durante un evento.

Personale di sala

Hostess e steward devono assicurare il buon svolgimento del congresso. Il loro ruolo include l'accoglienza e l'orientamento dei partecipanti, la distribuzione di materiale informativo e didattico, il monitoraggio delle sessioni. Inoltre, offrono supporto a relatori ed espositori, facilitando la comunicazione e l'organizzazione. Si tratta di figure fornite da agenzie specializzate o reclutate direttamente dall'organizzatore dell'evento. In contesti internazionali, è fondamentale che abbiano una buona conoscenza delle lingue straniere per interagire con i partecipanti provenienti da diverse nazioni.

Gestire la gara d’appalto

Se la società scientifica, l'azienda ospedaliera o l'università che desidera organizzare un congresso medico non ha un organizzatore di riferimento, può optare per una gara d’appalto per selezionarlo. Coinvolgere più imprese specializzate nell’organizzazione congressuale offre l'opportunità di confrontare diverse proposte, sia sotto il profilo economico che progettuale, scegliendo quella più adatta alle proprie necessità. La gara d’appalto può riguardare l’organizzazione di un singolo evento o di più edizioni dello stesso congresso, con contratti che spesso si estendono su diversi anni.

Preparare la gara d’appalto

La gestione di una gara d’appalto è un processo che richiede attenzione e tempo. Per questo è importante pianificare in anticipo, considerando anche i tempi necessari per la progettazione del congresso, al fine di garantire una corretta gestione delle risorse e delle scadenze, evitando imprevisti e ottimizzando l'intero flusso organizzativo.

Le fasi della gara

I passaggi che descriviamo qui sono principalmente indicati per eventi complessi. Per congressi più semplici, la procedura può essere più veloce.

1Redigere il bando di gara

Il bando di gara deve essere dettagliato per ottenere proposte pertinenti e in linea con le aspettative. Quante più informazioni preliminari un organizzatore riceve in merito all’evento che è chiamato a gestire, tanto più facilmente potrà infatti formulare un’offerta adeguata e solida dal punto di vista progettuale, tecnico ed economico. Da includere nel bando sono sia le specifiche sul congresso oggetto di gara sia lo storico delle edizioni precedenti (numero partecipanti e sponsor, budget ecc.), avendo cura di inserire informazioni sul soggetto committente, la sua attività e i suoi obiettivi.

Le

fasi di gara per selezionare il PCO

SELEZIONARE le agenzie

REDIGERE il bando

VALUTARE le offerte

INVIARE il bando

INCONTRARE le agenzie

VERIFICARE le referenze

SCEGLIERE il vincitore

2Selezionare le agenzie

Una volta messo a punto il bando si può procedere nella selezione delle imprese di organizzazione congressuale da invitare alla gara. Le “buone pratiche” nella conduzione della gara suggeriscono di contattare non più di tre agenzie, oltre a quella che ha organizzato la precedente edizione del congresso, se si ritiene di coinvolgerla. La selezione può essere fatta in base ad alcuni criteri oggettivi:

◆ esperienza nell’organizzazione di congressi

simili a quello in oggetto

◆ immagine e reputazione dell’agenzia

◆ numero di anni di attività sul mercato

◆ dimensione dell’impresa

◆ ubicazione geografica della sede o degli uffici

◆ affiliazione ad associazioni professionali

Tutte le agenzie dovrebbero essere informate di chi sono le concorrenti in gara.

3Inviare il bando

Il bando va consegnato contemporaneamente a tutte le agenzie invitate: tutte devono ricevere lo stesso bando, con le stesse informazioni. Contestualmente alla consegna andrebbero indicati anche i tempi di valutazione delle offerte, come e in quali tempi saranno condotti gli eventuali approfondimenti e richieste di informazioni aggiuntive. Nel bando devono essere indicati chiaramente i tempi concessi per la presentazione dell’offerta, che dovranno essere congrui e rapportati alla complessità del progetto e al tipo di intervento richiesto.

4Valutare le offerte

Se il bando è correttamente impostato le offerte economiche saranno facilmente comparabili. L’offerta economica non è tuttavia l’unico parametro sul quale valutare un’agenzia candidata, perché sono da considerare anche elementi quali:

◆ la completezza e accuratezza delle informazioni fornite

◆ la loro rilevanza

◆ la creatività del progetto presentato

◆ gli eventuali valori aggiunti di un concorrente rispetto a un altro

L’importante è avere chiaro quali sono i servizi forniti: se qualcosa non è esplicitato con sufficiente chiarezza è opportuno chiedere all’agenzia di specificare cosa include concretamente il servizio fornito.

5Verificare

le referenze

Una volta selezionata l’agenzia più interessante (o le due agenzie più interessanti) si può chiedere loro di fornire le referenze. Il committente potrà così contattare i clienti per cui hanno già organizzato congressi o con cui stanno lavorando al momento, e magari anche alcuni fornitori (centri congressi, hotel, convention bureau) per avere un riscontro.

6Approfondire

a colloquio

Il committente può richiedere una presentazione dell’agenzia e un colloquio con il suo rappresentante. Per la presentazione/colloquio di fronte al direttivo della società scientifica o associazione si prevede in genere una mezz’ora, lasciando un’altra trentina di minuti per le domande del board.

7Scegliere il vincitore

L’agenzia che vince la gara è quella che ha le caratteristiche più consone e che presenta l’offerta più adatta alle esigenze del committente. Una volta selezionata si mettono per iscritto richieste e servizi e si firma il contratto. Molti organizzatori possono fornire contratti standard normalmente in uso, ma è sempre bene che il committente li faccia valutare da un proprio rappresentante legale a tutela dei propri interessi.

Quando la decisione è stata presa, è buona norma informare anche le altre agenzie prima che avvenga la comunicazione verso l’esterno. Tempi e modalità di comunicazione verso l’esterno dell’aggiudicazione da parte dell’agenzia che ha vinto la gara devono essere concordate con il committente.

Il contratto tra committente e organizzatore

Il rapporto tra il committente di un evento e l’organizzatore incaricato di gestirlo può essere regolato da due tipi di contratto: appalto o cessione. Questi contratti si distinguono per aspetti fondamentali che incidono sulle parti coinvolte, come il grado di autonomia nelle decisioni operative, l'assunzione del rischio imprenditoriale, le modalità contabili e il regime fiscale applicabile. Per questo motivo, è essenziale comprendere le peculiarità di ciascun contratto prima di scegliere la formula più adatta. Vediamo le caratteristiche principali dei due tipi di contratto.

Gli aspetti fondamentali del contratto d’appalto

Oggetto di un contratto d’appalto è generalmente l’intera gestione e organizzazione del congresso. L’organizzatore opera con il ruolo di consulente, fornendo al committente tutti i servizi richiesti nel bando di gara. Il committente mantiene il pieno controllo decisionale sull’evento, incluse le scelte relative ai fornitori, e si assume interamente il

rischio imprenditoriale associato. L’organizzatore, invece, si occupa della gestione delle entrate e delle uscite legate al congresso per conto del committente.

 L’appalto include:

 gestione e coordinamento di tutti i fornitori  gestione di tutte le entrate del congresso (sponsorizzazioni e quote di iscrizione) dalla fase di contrattualizzazione a quella di fatturazione fino all’incasso delle somme per conto del committente.

 L’appalto non include:

 adempimenti ECM

Se però l’organizzatore è anche provider accreditato ai fini ECM (cioè ha, tra le società appartenenti al proprio gruppo, un provider ECM), può offrire al committente di svolgere anche le attività relative all’accreditamento ECM dell’evento, nonché di collaborare allo sviluppo del programma scientifico. Queste attività sono oggetto di un contratto di collaborazione tra il cliente e il provider separato dal contratto d’appalto.

➜ Capitolato dei servizi

Il capitolato dei servizi che l’organizzatore è chiamato a fornire è contenuto nel bando di gara, che proprio per questo deve essere molto dettagliato. È importante che ci sia chiarezza sui servizi oggetto dell’appalto. Al contratto di appalto va allegato il budget preliminare dell’evento, le cui voci rispecchiano quelle del capitolato. Il budget è un documento fondamentale di controllo dell’attività dell’organizzatore (si veda capitolo 10). Stesura e aggiornamento del budget avvengono di comune intesa fra il committente e l’organizzatore.

➜ Appalto con rappresentanza

L’appalto con rappresentanza è una modalità contrattuale che prevede che l’organizzatore agisca in nome del committente tramite procura. Ciò significa che può emettere direttamente le fatture a nome del committente. Al termine dell’evento l’organizzatore consegna al committente la somma degli incassi effettivi del congresso al netto del proprio compenso.

➜ Appalto senza rappresentanza

Questa modalità contrattuale prevede invece che l’organizzatore agisca per conto del committente, ma in nome proprio.Ciò significa che fattura e incassa a proprio nome tutte le entrate. Al termine dell’evento il committente emette una fattura all’organizzatore pari al valore delle entrate effettive del congresso e l’organizzatore

emette a sua volta una fattura al committente pari al compenso pattuito. In questo caso, l’incasso derivante da sponsorizzazioni e iscrizioni risulta nella contabilità dell’organizzatore come “ricavi di terzi”.

➜ Il compenso dell’organizzatore

Non c’è una regola per determinare il compenso dell’organizzatore. In genere è un onorario d’agenzia calcolato in percentuale al fatturato complessivo dell’evento.Più raramente è un importo fisso.Oltre al compenso, che viene fatturato, l’organizzatore percepisce il rimborso dei costi sostenuti per l’organizzazione del congresso e inseriti nel budget e nel rendiconto consuntivo.

➜ Recessione o annullamento dell’evento

Il committente ha il diritto di recedere unilateralmente dal contratto di appalto, ma deve rifondere all'organizzatore le spese già sostenute, i lavori eseguiti e il mancato guadagno. I contratti di appalto possono contenere una clausola che protegge l'organizzatore da cause di forza maggiore che rendono impossibile la prosecuzione dell'organizzazione di un congresso (come lo sono stati i lockdown durante la pandemia). In tal caso l'organizzatore può essere esonerato dall’adempimento e il committente è tenuto a pagargli il compenso per il lavoro svolto fino a quel momento.

Gli aspetti fondamentali del

contratto cessione

Il contratto di cessione prevede che il committente ceda il diritto di sfruttamento economico del congresso all’organizzatore a fronte di un corrispettivo. L’organizzatore che compra i diritti sul congresso ne diventa l’imprenditore: assume quindi piena autonomia decisionale sull’evento, ne sostiene tutti i costi e trattiene tutte le entrate. In questo caso il rischio economico dell’evento è tutto a carico dell’organizzatore.

➜ I costi della cessione

La somma che l’organizzatore paga al committente per il diritto di sfruttamento economico del congresso è di norma pari all’utile generato dall’evento. Potrebbe essere anche un importo fisso, a cui può essere aggiunta una percentuale dell’utile. In quanto titolare del diritto di sfruttare economicamente il congresso, l’organizzatore non è vincolato nella scelta della location e dei fornitori, né nella gestione delle entrate e nella gestione operativa.

➔ Il minimo garantito

Con la dicitura “minimo garantito” si intende la somma minima che l’organizzatore deve in ogni caso versare al committente in cambio della cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento, a prescindere dall’effettivo esito economico dell’evento. Tale somma è in genere garantita da fideiussione bancaria. Il “minimo garantito” viene stabilito in fase di stipula del contratto, quindi prima che il congresso si svolga e prima di sapere se ci saranno abbastanza entrate (sponsor e iscritti) per sostenerlo. Se il “minimo garantito” è troppo alto, cioè se l’importo che l’associazione chiede all’organizzatore è sproporzionato rispetto al rapporto tra entrate e uscite del congresso, il rischio è che l’organizzatore tagli in maniera consistente le spese (a scapito magari della qualità dell’evento) per non incappare in problemi finanziari se la manifestazione non dovesse portare i risultati economici sperati. Un corrispettivo sostenibile potrebbe essere composto da una parte fissa e una parte variabile, con quella fissa come “minimo garantito” (10-25% delle entrate del congresso) e quella variabile da concordare anche in base al risultato economico dell’evento.

➜ Attività prioritarie e secondarie

A ulteriore tutela economica dell’evento, e quindi della sua buona riuscita, il contratto di cessione può indicare quali attività del

congresso, con le relative spese, devono essere considerate prioritarie e quindi necessariamente svolte, a prescindere dal risultato economico dell’evento, e quali invece possono essere indicate come opzionali, cioè da realizzare solo in caso di entrate in grado di coprirne i costi.

➜La ricerca degli sponsor

Pur se con il contratto di cessione il rischio economico dell'evento ricade sull’organizzatore, per garantire la migliore riuscita scientifica, organizzativa ed economica del congresso è importante che l’associazione medico-scientifica operi in partnership con l’organizzatore, soprattutto in tema di reperimento risorse. La collaborazione può riguardare:

◆ contatti con gli sponsor

L’associazione deve favorire i contatti fra l’organizzatore e i potenziali sponsor, sensibilizzando questi ultimi sulla rilevanza scientifica del congresso per agevolare l’organizzatore nel reperimento delle sponsorizzazioni necessarie alla riuscita dell’evento.

◆ tempi degli sponsor

L’associazione deve rispettare rigorosamente i tempi di organizzazione del congresso, in particolare per ciò che riguarda la stesura del programma scientifico. È infatti sulla base del programma che gli sponsor identificano i temi di loro interesse, e il non predisporlo nei tempi richiesti dall’organizzazione potrebbe causare problemi con le sponsorizzazioni.

Lo scenario, le novità e i protagonisti

IL PROGRAMMA DEL CONGRESSO

84 Cosa funziona oggi

87 Progettare il programma

90 Scegliere i format

Cosa funziona oggi

Cosa attira di più l’attenzione di un medico che riceve molti inviti e si trova a dover scegliere tra una vasta offerta di eventi? Congressi nazionali e internazionali, corsi di formazione ECM, eventi organizzati dalle strutture ospedaliere e così via: l’agenda di un sanitario può potenzialmente diventare molto ricca, ma questi professionisti sono anche una categoria molto impegnata a causa del loro lavoro e dal lato pratico, devono gioco forza, operare delle scelte su come impiegare il tempo a disposizione per la formazione, pur fondamentale.

Cosa vale di più per un medico quando si tratta di scegliere di partecipare o meno a un congresso?

Scegliere il congresso

La partecipazione a un evento medico è sicuramente un momento importante per l’aggiornamento professionale, il networking e la crescita dei professionisti della sanità, ma è indubbio che rappresenta anche un investimento in termini di tempo e risorse economiche. Per questo motivo, per scegliere i congressi ai quali partecipare, i medici devono valutare attentamente diversi aspetti, come la qualità scientifica del programma, la rilevanza dei temi trattati per la loro pratica clinica, il prestigio dei relatori e il potenziale impatto sul loro percorso professionale. Quali sono, oggi, i criteri di scelta principali?

Qualità scientifica del programma

Il primo e più importante criterio di scelta per un medico che valuta la partecipazione a un congresso è la validità del programma scientifico. Un programma ben strutturato, con contenuti aggiornati, basati su evidenze solide e rilevanti per la pratica clinica, rappresenta un elemento fondamentale. Fruire di contenuti di qualità risponde infatti all’esigenza generale di formazione di cui i medici necessitano per svolgere al meglio la loro professione e ovviamente quello che più valutano questi professionisti è la possibilità di aggiornarsi sulla materia di cui si occupano.

Rilevanza dei relatori

Oggi i medici prestano particolare attenzione alla qualità dei relatori, privilegiando coloro che, grazie a una comprovata esperienza e autorevolezza, garantiscono contenuti elevati. La loro capacità di trasmettere conoscenze aggiornate, approfondimenti clinici e prospettive innovative contribuisce a fare del congresso un’occasione formativa di eccellenza. Inoltre, la presenza di esperti influenti attira una platea qualificata, arricchendo ulteriormente il valore del confronto e dello scambio scientifico. Probabilmente non si tratta più di valutare il relatore meramente per il suo “nome”, ma per il suo reale valore e per avere la possibilità - aspetto molto gradito soprattutto dalle generazioni più giovani di medici - di momenti di incontro e di scambio “alla pari” durante il congresso.

Facile raggiungibilità

La facile raggiungibilità della destinazione in cui si svolge un congresso rappresenta un aspetto pratico, ma molto importante nella scelta di partecipazione. Una destinazione ben collegata e una sede accessibile sia con i mezzi pubblici sia con quelli privati, permette ai medici di ottimizzare il tempo dedicato agli spostamenti, riducendo al minimo lo stress logistico. La disponibilità di infrastrutture come aeroporti, stazioni ferroviarie e parcheggi nelle vicinanze, così come la presenza di strutture ricettive comode e vicine, contribuisce a rendere l’esperienza complessiva più agevole.

I congressi nel weekend

I medici hanno diritto a 30 giorni l'anno di formazione durante l'orario di lavoro, ma spesso non riescono ad assentarsi dagli ospedali o comunque dai luoghi di lavoro a lungo a causa della carenza di personale, dei turni e così via. Ecco perché, oltre alla facile raggiungibilità, un elemento che valutano sono le tempistiche dell’evento. Quando il congresso si estende su più giorni - come nel caso di quelli nazionali e, ancora più spesso, internazionali - nella decisione incide molto quanti giorni lavorativi si devono impiegare. Oggi quindi si tende a organizzare un evento di più giorni prendendo in considerazione anche il weekend. Per esempio un evento può iniziare il venerdì e finire la domenica, oppure andare dal giovedì al sabato per favorire una maggiore partecipazione, o ancora, per quelli di maggiore durata, da venerdì a lunedì. I giorni del fine settimana non sono più quindi da considerare come un'opportunità per attività turistiche, ma vengono pienamente dedicati alla formazione.

E il costo?

Il costo del congresso è una discriminante in termini di partecipazione? Ovviamente non è possibile dare una risposta univoca, ma in generale non rappresenta un vero ostacolo. I medici, infatti, riconoscono che, se la partecipazione offre un valore concreto e significativo per la loro formazione e la pratica professionale, i benefici superano ampiamente l’impegno economico richiesto. Quindi per la maggior parte il budget non è oggi un elemento rilevante, se non per i medici più giovani e gli specializzandi per cui infatti spesso si prevedono tariffe ridotte e facilitazioni. A livello internazionale, per andare incontro ai medici con minore possibilità economiche, sia giovani sia

provenienti da Paesi economicamente depressiconsiderando anche che un viaggio a lungo raggio ha comunque un costo più elevato - il format ibrido può rappresentare una valida alternativa.

Crediti ECM

L’accredito ECM è certamente un elemento di attrattiva per i professionisti della Sanità, che devono acquisire crediti formativi per obbligo di legge. E se in genere i congressi nazionali delle società scientifiche danno pochi crediti perché si sviluppano intorno a sessioni con molti partecipanti considerate a limitata valenza didattica, in molti casi si organizzano all’interno dell’evento principale sessioni collaterali più piccole su tematiche specifiche, oppure laboratori pratici che vengono accreditati al sistema ECM. In altri casi il committente può decidere di non accreditare nessuna sessione del congresso, magari per lasciare maggiore spazio agli sponsor, ma di includere nella quota di iscrizione un corso di formazione FAD accreditato che i partecipanti possono seguire successivamente acquisendo crediti.

Cosa si aspetta un medico da un congresso

Anche quando la scelta è fatta, il partecipante ha senz’altro delle aspettative rispetto alla sua presenza al congresso. Cosa si aspetta un medico quando decide di partecipare a un congresso? Ecco qualche spunto:

☞ networking: confrontarsi con i colleghi e con i relatori, fare conoscenza e acquisire nuovi contatti professionali sia nel contesto dell’evento che nei momenti meno formali

◆ Qualità scientifica

◆ Relatori con esperienza

◆ Facile raggiungibilità

◆Tempistiche adeguate

Criteri

di scelta dei

partecipanti

☞ sapere chi ci sarà prima: la strategia del mostrare “chi altro c’è” è efficace per incrementare le iscrizioni sfruttando la leva della riprova sociale per cui le persone tendono a fare ciò che fanno i loro pari, in questo caso i colleghi

☞ far parte della community: a fronte di eventi sempre più multidisciplinari e rivolti a professionalità diversificate, l’idea di community si afferma con sessioni e tecnologie pensate per facilitare l’aggregazione e la collaborazione delle persone in piccoli gruppi

Personalizzazione dei contenuti

Se la fruizione di contenuti online avviene in forma molto personalizzata, laddove ognuno “costruisce” i propri palinsesti, percorsi o tematiche in base ai propri gusti e interessi, l’aspettativa di personalizzazione tocca anche i congressi in presenza e segna la fine del tradizionale programma da seguire in toto. Quello che i partecipanti si aspettano è un’esperienza non lineare anche dell’evento in presenza, che assume le caratteristiche di una “piattaforma” a partire dalla quale ogni partecipante può personalizzare la propria formazione. Ciò significa, per esempio, prevedere meno sessioni plenarie (con meno partecipanti) e, di contro, sessioni parallele più numerose e diversificate nei format.

Se il congresso è ibrido:

◆ Opportunità per medici con budget limitato

◆ Costi di trasferimento e soggiorno azzerati

◆ Tempi di partecipazione ridotti

◆ Opportunità per difficoltà burocratiche

Quando il medico preferisce il congresso ibrido

Lo abbiamo già spiegato, ma ribadiamo anche qui che ci sono diverse ragioni per cui un medico può decidere di non prendere parte a un evento in presenza, le stesse che possono diventare un punto di forza per permettere la loro partecipazione (almeno) da remoto. Mancanza di tempo per partecipare a un evento di più giorni, distanza dalla sede dell’evento, costi di viaggio e alloggio, costo della quota di iscrizione per l’evento in presenza e anche mancanza di tempo da dedicare all’organizzazione del viaggio sono tutti motivi che possono spostare la preferenza per la partecipazione da remoto. Tuttavia, nella realtà dei fatti dare la possibilità di seguire in streaming il congresso o parte di esso viene oggigiorno percepita come “obbligo” solo per gli eventi internazionali, per cui le ragioni della mancata partecipazione dal vivo sono più legate a reali esigenze, come appunto in primis i costi da sostenere (in caso di disponibilità economiche ridotte) e mancanza di tempo, laddove un viaggio internazionale prevede comunque una durata significativa dello spostamento a discapito degli impegni lavorativi. In certi casi, la formula da remoto permette di aggirare anche problematiche di natura burocratica, come l’impossibilità di ottenere visti nelle tempistiche necessarie al viaggio.

Progettare il programma

Il programma scientifico è senz’altro il cuore del congresso, ma naturalmente serve dare al tutto una forma. Tenere alta l’attenzione, ingaggiare, coinvolgere i partecipanti sono tutti must imprescindibili, oggi più che mai, perché un congresso medico abbia successo.

A partire dai contenuti, è fondamentale strutturare un format dinamico e interattivo, per trasformare un congresso medico in un’occasione di reale apprendimento e networking.

Il programma scientifico prima di tutto

Il programma scientifico rappresenta la colonna portante di un congresso medico, dove vengono pianificati i contenuti dell'evento. La scelta degli argomenti è compito del comitato scientifico o di un responsabile unico, in caso di eventi di dimensioni più contenute.

Il comitato, che può essere formato dalla società scientifica organizzatrice o dal provider dell'evento, ha il compito di proporre o selezionare i temi da trattare, tenendo conto di vari fattori, come le necessità di aggiornamento indicate dall'associazione, le richieste formative della professione di riferimento, i progressi scientifici o tecnologici recenti e le tematiche di attualità relative alla specifica specializzazione medica.

Il concetto di meeting design nei congressi medici

Il Meeting Design nei congressi medici rappresenta un approccio strutturato per ottimizzare l'efficacia degli eventi, migliorando l'apprendimento, l'interazione tra i partecipanti e l’impatto delle informazioni condivise. Secondo studi dell’Event Design Collective e di MPI (Meeting Professionals International), la progettazione di un evento deve basarsi su principi di neuroscienza cognitiva, comunicazione scientifica e design thinking per massimizzare il coinvolgimento e la memorizzazione dei contenuti. Autori come Maarten Vanneste, nel suo Meeting Architecture: A Manifesto, sottolineano l’importanza di un approccio datadriven nella progettazione degli incontri, elemento cruciale nei congressi medici dove la precisione e l’efficacia della comunicazione influenzano la pratica clinica e la ricerca. Il Meeting Design Institute evidenzia inoltre l'uso di formati innovativi come sessioni interattive, workshop esperienziali e simulazioni per migliorare il trasferimento delle conoscenze.

Il programma diversificato

Una volta stabiliti i contenuti scientifici, il compito dell’organizzatore è quello di individuare i format più adatti per trasmetterli ai partecipanti, costruendo un programma che li valorizzi.

U n congresso medico in presenza si articola in tre principali attività: sessioni scientifiche, visite all'area espositiva e poster, e attività di networking durante eventi sociali e pause. La distribuzione ideale del tempo prevede che il 60-65% sia dedicato al programma strutturato, il 10-15% alle visite all'area espositiva e poster, e il 25-30% alle attività sociali e di networking.Queste percentuali sono naturalmente indicative, in un contesto in cui il networking professionale, inteso come momenti di scambio di conoscenza, ha sempre più rilevanza all’interno dei congressi.

All’interno di uno stesso congresso le sessioni possono infatti avere format molto diversi fra loro: si va dalla sessione plenaria, dove i contenuti sono trasmessi attraverso una tipica relazione di stampo frontale, fino ai workshop, cioè piccoli gruppi di lavoro dove i partecipanti si attivano per fare qualcosa sotto la guida di un tutor. La gamma delle possibilità intermedie è molto ampia, e sta all’organizzatore – di concerto con il comitato scientifico e i relatori – sviluppare un programma diversificato che alterni i momenti di comunicazione frontale a format più partecipativi e interattivi.

Dall’apprendimento all’esperienza

Tutti gli esperti di formazione concordano nell’affermare l’importanza dell’interazione e della “esperienzialità” nel processo di apprendimento, soprattutto degli adulti professionisti: quanto più il discente ha infatti competenza diretta sul tema trattato, tanto meno efficace risulta essere, ai fini dell’apprendimento del nuovo, la lezione frontale di stampo universitario. Per i professionisti con conoscenze strutturate e competenze acquisite, come è generalmente il caso di chi partecipa a un congresso medico-scientifico, risulta quindi essere molto più significativa una formazione fatta di sessioni di confronto con i colleghi, di discussione di casi clinici reali, di lavoro comune su situazioni operative concrete. Il coinvolgimento attivo dei partecipanti non si limita alla semplice interazione, ma mira a trasformarli in protagonisti dell’esperienza, generando un valore aggiunto sia in termini di apprendimento che di engagement. Studi condotti da istituzioni accademiche e organizzazioni nel settore della formazione e degli eventi, come Harvard Business Review e MIT Sloan Management Review, evidenziano come la co-creazione di contenuti, l’interazione diretta con i relatori e l’utilizzo di strumenti

digitali per il feedback immediato migliorino significativamente la retention delle informazioni e la soddisfazione complessiva. In particolare, la personalizzazione dell’esperienza attraverso dinamiche partecipative, come brainstorming collettivi e laboratori interattivi, rafforza il senso di appartenenza e aumenta la motivazione a contribuire attivamente.

Massimizzare il coinvolgimento attivo

Come si coinvolgono i partecipanti? Vediamo qualche esempio.

Sessioni plenarie interattive

Anche nelle sessioni plenarie è fondamentale creare momenti di scambio attivo tra relatori e partecipanti, superando il modello tradizionale di esposizione unidirezionale. L'integrazione di sessioni di domande e risposte, discussioni in piccoli gruppi e momenti di riflessione collettiva permette di stimolare il pensiero critico e rafforzare la connessione con i contenuti.

Presentazioni interattive e tecnologie digitali

Anche le presentazioni devono sfruttare strumenti digitali per garantire un coinvolgimento dinamico e bidirezionale. L’utilizzo di piattaforme che consentono ai partecipanti di intervenire in tempo reale sulle slide proiettate, condividere feedback o rispondere a sondaggi interattivi aumenta il livello di attenzione e personalizza l’esperienza formativa.

Microlearning e frammentazione dei contenuti

Il cervello umano assimila meglio le informazioni quando queste vengono presentate in segmenti

Le attività pratiche, interattive e con pochi discenti sono premiate con un numero maggiore di crediti ECM, rispetto alle tradizionali sessioni frontali con molti partecipanti, che hanno un valore didattico inferiore. La diversificazione dei format non solo migliora l'efficacia della formazione, ma ottimizza quindi anche l'assegnazione dei crediti ECM, massimizzando il valore didattico complessivo.

più brevi e mirati. Suddividere le sessioni in blocchi di 10-15 minuti, intervallati da momenti di interazione o riflessione, favorisce una maggiore assimilazione e riduce il sovraccarico cognitivo.

L’impatto del visual L’uso di elementi visivi, come infografiche, video e animazioni, amplifica la capacità di memorizzazione e rende il messaggio più efficace. Studi della Visual Teaching Alliance indicano che circa il 65% delle persone apprende meglio tramite immagini.

Gamification come leva di apprendimento

Nei congressi medico-scientifici, la gamification viene utilizzata per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti e rendere l’apprendimento più interattivo ed efficace. Questo approccio si basa sull’integrazione di meccaniche ludiche all’interno del format congressuale, trasformando le tradizionali presentazioni frontali in esperienze dinamiche e coinvolgenti.

Come funziona il meccanismo della gamification?

Le tecniche di gamification sfruttano elementi tipici dei giochi, come punti, livelli, sfide, ricompense e classifiche, per incentivare la partecipazione attiva. In un contesto congressuale, questi strumenti possono essere applicati in diversi modi.

❶Quiz e test interattivi: durante o dopo le sessioni, i partecipanti possono rispondere a domande sui temi trattati, accumulando punti in base alla correttezza e alla velocità delle risposte. Questo non solo rafforza la memorizzazione delle informazioni, ma trasforma l’apprendimento in una competizione amichevole.

❷Sfide e missioni: si possono inviare i partecipanti a completare specifiche attività per ottenere badge virtuali o avanzare di livello. Queste missioni possono includere per esempio la partecipazione a un certo numero di sessioni o la partecipazione a discussioni scientifiche.

❸Leaderboard e premi: la creazione di classifiche basate sui punteggi ottenuti nelle varie attività incentiva la competizione e spinge i partecipanti a essere più attivi. Chi raggiunge i punteggi più alti può ricevere riconoscimenti simbolici (certificati, badge) o premi concreti (libri scientifici, sconti su future conferenze).

Integrazione con l’AI

L’AI può essere utilizzata per analizzare le esigenze formative e ottimizzare l’esperienza congressuale, rendendola più efficace e coinvolgente. L’uso dell’intelligenza artificiale e del machine learning consente di analizzare i comportamenti e le preferenze dei partecipanti per creare esperienze personalizzate e altamente mirate. (vedi gli approfondimenti nel capitolo 9). Ecco qualche esempio.

➔ Profilazione avanzata: attraverso dati raccolti durante l’iscrizione o l’interazione con le piattaforme, è possibile creare agende personalizzate che indirizzano i partecipanti verso le sessioni e i contenuti più rilevanti.

➔ Raccomandazioni intelligenti: L’AI può suggerire sessioni, materiali o opportunità di networking in base agli interessi specifici degli utenti.

➔ Coinvolgimento degli sponsor: grazie alla profilazione, è possibile offrire esperienze mirate, aumentando il valore percepito dagli sponsor e migliorando il ritorno sugli investimenti.

Scegliere i format

Scegliere il format giusto è essenziale per garantire un’esperienza formativa efficace e coinvolgente. Ogni congresso prevede un mix di sessioni plenarie, workshop, tavole rotonde e format innovativi che favoriscono l’interazione e l’apprendimento. La scelta dipende dal tipo di contenuto, dal pubblico e dagli obiettivi formativi. Un buon programma alterna momenti frontali a esperienze pratiche, valorizzando le opportunità offerte dalla tecnologia. In questo capitolo analizziamo i principali format e le nuove tendenze nella formazione medico-scientifica.

I format nell’esperienza formativa

I congressi si aprono e si chiudono con sessioni plenarie, momenti di carattere generale a cui partecipano tutti gli iscritti. Tra la plenaria inaugurale e quella conclusiva si sviluppa il cuore dell’evento: la presentazione e il confronto sui contenuti tecnici e scientifici attraverso sessioni parallele, articolate in diversi format. La scelta del format più adatto dipende dal tipo di contenuto e dagli obiettivi del programma, ed è qui che la consulenza di un organizzatore professionale diventa essenziale, sia per selezionare le soluzioni più efficaci sia per sperimentare nuove proposte. Di seguito, i format più utilizzati nei congressi medico-scientifici.

Sessione plenaria

La plenaria di apertura comprende i momenti istituzionali di saluto e di avvio dei lavori, gli interventi su tematiche di carattere generale, il keynote speech con la relazione di punta oppure il panel con i relatori più importanti. Al termine dell’evento la sessione plenaria serve invece per ricapitolare i contenuti delle sessioni parallele e darne un’idea a chi non vi ha partecipato, per gli interventi e le riflessioni conclusive, per le comunicazioni associative e i saluti finali.

Lectio magistralis

È una “lezione d’autore” tenuta da una personalità particolarmente nota ed eminente nel suo campo su un argomento di grande rilevanza oppure sullo stato dell’arte del settore di riferimento. Il format è di grande prestigio e lo si utilizza per dare lustro al programma quando si coinvolge nel congresso un’autorità scientifica di chiara fama.

Masterclass

Uno o più medici esperti su un tema specifico presentano casi clinici, terapie o pratiche chirurgiche a un piccolo gruppo di partecipanti. La ridotta dimensione del gruppo consente approfondimenti, domande e risposte, discussione e confronto sui temi.

Tavola rotonda

È un panel di relatori chiamati a dare il proprio contributo su uno specifico tema. La tavola rotonda può anche avere un taglio divulgativo ed essere aperta al grande pubblico o comunque a un target più ampio. I relatori sono tutti esperti del tema trattato, ma possono avere provenienze diverse: il format si presta a dare spazio a più punti di vista, per esempio affrontando l’argomento dalla prospettiva di specialità mediche differenti.

Workshop e seminario

Spesso usati come sinonimi, indicano però attività diverse: il workshop è a tutti gli effetti un laboratorio pratico finalizzato alla produzione di un risultato concreto; il seminario ha invece un’impostazione di relazione frontale. Entrambi sono diretti da un professore o un ricercatore e sono orientati a stimolare la partecipazione attiva e l’interazione con i discenti.

Fishbowl session

È un momento di confronto e partecipazione attiva pensato per gruppi di una trentina di persone al massimo, che si dispongono in due cerchi: uno più esterno di uditori e uno interno con alcuni partecipanti che pongono domande al relatore il quale, seduto al centro, presenta un caso clinico o l’esito di una ricerca. Nel cerchio interno c’è sempre una sedia vuota dove a turno chiunque dal cerchio esterno può sedersi per porre domande o prendere parte alla discussione.

In the ring

In uno spazio fisico delimitato, come fosse il ring di un incontro di boxe, due relatori si confrontano presentando punti di vista diametralmente opposti sullo stesso tema per evidenziare i pro e i contro della questione. Un moderatore gestisce il confronto alternando gli interventi con domande dal pubblico per alimentare il dibattito.

format esperienziale

Sessioni parallele con simulazioni su manichini o pratiche chirurgiche su cadaveri

Simposio

Approfondimento su temi scientifici con discussioni

Meet the expert Colloqui con esperti per approfondimenti

Speakers corner

Area per presentazioni aziendali

Sessione plenaria

Apertura e chiusura con interventi generali e sintesi

Lectio magistralis Lezione di un’autorità su un tema rilevante

Masterclass

Approfondimento pratico in gruppo ristretto

Science slam Competizione di presentazioni di ricerca

Science slam

Speakers corner

Meet the expert

FORMAT

Collegamenti in diretta con le sale operatorie

DEI CONGRESSI MEDICO-SCIENTIFICI

Il chirurgo che opera risponde in diretta alle domande

In the ring

Confronto tra due relatori con opinioni opposte

Sul modello del poetry slam, competizione in cui i poeti recitano i loro versi e vengono valutati da una giuria di pubblico, qui i giovani medici sono chiamati a presentare i loro lavori di ricerca in modo coinvolgente e accattivante. A votare la presentazione migliore è una giuria composta da altri partecipanti al congresso.

Come all’Hyde Park di Londra, anche nei congressi medici ci può essere un “angolo degli oratori”: in genere si trova nell’area espositiva e viene utilizzato dalle aziende sponsor per illustrare ai congressisti che visitano gli stand le loro novità di prodotto.

Un medico esperto in una disciplina o pratica clinica si mette a disposizione per rispondere alle domande di approfondimento dei colleghi. I colloqui possono essere sia individuali sia in piccoli gruppi.

Tavola rotonda Confronto tra esperti su un tema specifico

Fishbowl session

Dibattito interattivo in cerchi concentrici

Workshop e seminario Attività pratiche o teoriche interattive

Simposio

È spesso organizzato e condotto da un gruppo di delegati. La segreteria scientifica raccoglie le diverse proposte di simposio. Per il suo elevato potenziale formativo, e a differenza delle sessioni plenarie, il simposio di solito viene accreditato per il rilascio di crediti ECM.

I format esperienziali

Il concetto principe dei format esperienziali è quello di “imparare facendo”: laddove le società scientifiche sono sempre più interessate ad arricchire i propri eventi di opportunità di apprendimento pratico. Esempi classici sono i cosiddetti “cadaver lab”, cioè le sessioni parallele in seno ai grandi congressi dove i discenti imparano nuove tecniche chirurgiche praticandole sui corpi donati alla scienza, che oggi possono essere sostituiti da più avanzati tavoli anatomici per la dissezione virtuale del corpo umano, oppure le simulazioni con manichini, che vengono usate soprattutto negli eventi di formazione in medicina di emergenza e rianimazione.

Lo scenario, le novità e i protagonisti

COMUNICARE E PROMUOVERE IL CONGRESSO

94 La comunicazione prima, durante e dopo

97 I canali di comunicazione

La comunicazione prima, durante e dopo

La comunicazione di un congresso deve essere pianificata con cura e suddivisa in fasi. Prima dell'evento, è fondamentale creare aspettativa e coinvolgere il pubblico attraverso contenuti mirati. Durante l'evento, l'attenzione deve restare alta, incentivando l'interazione in tempo reale. Dopo l'evento, è importante valorizzare i contenuti e mantenere vivo l’interesse, favorendo una connessione duratura con i partecipanti. L'integrazione dei canali digitali e tradizionali è essenziale per garantire una comunicazione continua e mirata.

Partire dalla strategia

Un buon piano di comunicazione parte sempre da una strategia ben definita. L’integrazione di strumenti digitali e tradizionali, l’utilizzo del tono di voce adeguato, la scelta dei contenuti giusti e altri fattori consentono di raggiungere il pubblico più interessato, stimolare una partecipazione attiva e ottenere una copertura mediatica efficace. È fondamentale che ogni fase dell’evento sia accompagnata da contenuti coinvolgenti e mirati, in modo che la comunicazione del congresso non si limiti ai giorni dell’evento, ma continui a influenzare la comunità scientifica anche successivamente.

Il progetto di comunicazione

Per sviluppare una strategia di comunicazione efficace è essenziale considerare diversi aspetti chiave che guidano l’intero processo.

➤Gli obiettivi

Gli obiettivi di comunicazione devono essere chiari e distinti, suddivisi idealmente tra obiettivi a lungo termine e obiettivi a breve termine. A lungo termine, l’obiettivo principale è costruire una relazione solida e duratura con il pubblico, rafforzando l’identità dell’evento e consolidando la sua posizione nel settore. Questo implica un impegno costante, finalizzato a guadagnare fiducia e a costruire una reputazione affidabile.

A breve termine, gli obiettivi sono più concreti e misurabili: aumentare la visibilità, catturare l’attenzione immediata del pubblico, stimolare l’engagement sui social media o migliorarne le performance durante eventi specifici come conferenze o congressi. Questi obiettivi permettono di monitorare i progressi in tempo reale e orientano le azioni quotidiane in modo pratico, mantenendo sempre il focus sugli obiettivi strategici a lungo termine. È fondamentale che tutti gli obiettivi siano integrati e allineati, per evitare incoerenze nella comunicazione.

➤Personas o target

Identificare il pubblico di riferimento è fondamentale per costruire una comunicazione efficace. Analizzare le sue caratteristiche demografiche, psicografiche e comportamentali permette di comprendere meglio le sue esigenze, motivazioni e aspettative. Questo approccio consente di adattare i messaggi in modo mirato, creando contenuti che rispondano in modo preciso ai desideri e alle necessità del pubblico.

➤Canali

La scelta dei canali deve essere fatta in base al tipo di pubblico e agli obiettivi prefissati. Le opzioni possono includere social media, siti web, newsletter, ciascuno dei quali offre modalità diverse di raggiungere e coinvolgere il target. (approfondimenti nel capitolo successivo).

➤Tempi di realizzazione

Stabilire una timeline chiara per la creazione, la revisione e la distribuzione della comunicazione.

➤Tone of voice

Definire il tono di voce in linea con l’identità dell'evento. Questo potrebbe essere formale o informale, professionale o amichevole, ottimista o realistico, a seconda del pubblico e dell’obiettivo comunicativo. Il tono deve essere coerente in tutti i canali per mantenere l’autenticità e l'efficacia della comunicazione.

Prima dell’evento:

creare attesa e coinvolgere il pubblico

Nella fase pre-evento serve generare interesse e il più alto numero di iscrizioni possibile.

La comunicazione deve essere mirata e progressiva, utilizzando una combinazione di canali digitali e tradizionali per raggiungere il pubblico giusto. Il sito web dell’evento deve essere chiaro e aggiornato, con una sezione dedicata alla iscrizione, dettagli sui relatori e contenuti di approfondimento. Parallelamente, una strategia efficace di social media management può includere la pubblicazione di video teaser, interviste ai relatori e post informativi sui temi che verranno trattati. Le campagne email sono fondamentali per raggiungere un pubblico target già interessato e fornire aggiornamenti continui.

Durante l’evento: mantenere alta l’attenzione

Durante l’evento, la comunicazione deve essere dinamica e in tempo reale, per mantenere alta l’attenzione e massimizzare l’engagement. L’utilizzo di dirette consente di ampliare il pubblico anche a chi non è presente fisicamente: ovviamente questo è da prendere con le pinze nel caso di eventi medico-scientifici, ma è possibile farlo per esempio se si prevedono sessioni aperte al pubblico. I social media sono particolarmente adatti per la diffusione di aggiornamenti in tempo reale, highlights degli interventi e citazioni dei relatori. L’uso di un hashtag ufficiale permette di raccogliere tutti i contenuti generati dai partecipanti, aumentando la visibilità dell’evento. Per la stampa e i media, è importante fornire cartelle stampa digitali aggiornate, con materiali utili per articoli e approfondimenti. Inoltre, la registrazione delle sessioni principali consente di creare contenuti on-demand che potranno essere utilizzati nella fase post-evento.

Dopo l’evento: valorizzare i contenuti e mantenere vivo il contatto

La comunicazione non si esaurisce con la fine dell’evento, ma deve continuare nelle settimane successive - e come abbiamo visto anche sino all’edizione successiva - per valorizzare i contenuti prodotti e consolidare il rapporto con i partecipanti. Un’efficace strategia post-evento prevede la pubblicazione di un report digitale, che raccoglie i momenti chiave della conferenza. L’invio di una newsletter di follow-up con un

riepilogo degli highlights e l’accesso a materiali esclusivi è utile per mantenere l’interesse del pubblico e incentivare la partecipazione a future edizioni. Anche sui social media, si può continuare ove possibile a pubblicare contenuti come interviste ai partecipanti, infografiche sui principali dati emersi e articoli di approfondimento. La collaborazione con i media deve proseguire per garantire una copertura dell’evento anche dopo la sua conclusione.

A cosa serve il content marketing

Il content marketing è un insieme di tecniche pensate per ottenere risultati concreti attraverso contenuti online, come articoli, video e podcast. L'obiettivo principale non è “vendere” direttamente il congresso, ma piuttosto informare, coinvolgere e intrattenere il pubblico, che può essere costituito da partecipanti, potenziali tali o anche sponsor. L’idea è quella di creare una relazione duratura con loro, che vada oltre l'evento stesso. Come si fa? I contenuti devono essere facili da trovare per chi cerca informazioni sui motori di ricerca: per esempio, un articolo sul sito del congresso, un post su LinkedIn o una video-intervista possono attirare l'attenzione delle persone giuste. Più quindi un contenuto è pensato secondo le logiche dell'inbound marketing, più ha possibilità di essere trovato. A differenza delle campagne pubblicitarie tradizionali, il content marketing si basa infatti sul traffico organico, ovvero quello che arriva grazie alle ricerche spontanee degli utenti. Questo significa che i contenuti devono essere ottimizzati per rispondere a ciò che il pubblico sta cercando, utilizzando parole chiave adeguate e applicando le giuste tecniche SEO (ottimizzazione per i motori di ricerca). Nel caso di congressi medicoscientifici, è fondamentale che i contenuti siano altamente specifici, pensati per rispondere alle esigenze di professionisti del settore. Un medico, per esempio, non cercherà "come curare l'aritmia" come farebbe una persona comune, ma avrà bisogno di informazioni più dettagliate, con un linguaggio tecnico e specifico. È proprio per questo che è essenziale definire le buyer personas, ovvero i profili del pubblico a cui ci si rivolge. Solo così si possono creare contenuti davvero utili e mirati.

Da non dimenticare che se si tratta di un pubblico di nicchia, come quello medico, l’obiettivo non deve essere quello di puntare a numeri elevati di traffico, ma di raggiungere il pubblico giusto. Con il content marketing, infatti, non conta la quantità, ma la qualità delle persone che si riescono a coinvolgere.

I canali di comunicazione

La scelta dei canali è fondamentale per raggiungere gli obiettivi della comunicazione. È importante evitare approcci influenzati da mode o competitor e focalizzarsi su ciò che funziona per il pubblico target. Il sito web, i social media, il blog e la newsletter sono strumenti efficaci, ciascuno con un ruolo specifico per informare, coinvolgere e fidelizzare i partecipanti prima, durante e dopo l'evento.

Scegliere i canali

Un elemento chiave della strategia di comunicazione è la scelta dei canali più adatti. Non è una scelta semplice, anche perché spesso può venire influenzata da falsi miti come “Voglio usare Instagram perché è il social di punta del momento” o anche “Dobbiamo avere un blog perché ce l’hanno i nostri competitor” e così via. Decidere quali canali utilizzare deve invece partire dagli obiettivi della comunicazione, oltre che da un’analisi dei comportamenti dei potenziali partecipanti, del mercato e dei canali già attivati dal committente, valutando se stanno funzionando o meno.

Sito web e landing page

Sito web e landing page sono il punto di riferimento digitale che raccoglie tutte le informazioni relative al congresso. Come strumenti di comunicazione vanno ben oltre a una mera funzione di “vetrina”. Prima di tutto, permetteno all’evento di farsi trovare sui motori di ricerca: nel caso si cercasse “congressi cardiologia Italia” per esempio, dovremmo aspettarci che il sito del nostro evento appaia tra i primi risultati della ricerca.

Ecco perché la SEO (Search Engine Optimization) ossia l’insieme delle attività che permette di migliorare la posizione del sito sulle pagine di ricerca, ha ancora un ruolo fondamentale, e va curata sia dal punto di vista dell'architettura del sito (come viene costruito) sia dal punto di vista

dei contenuti in termini di scrittura, visual, ecc.

Un altro aspetto importante è la user experience offerta dal sito: l’utente deve poter trovare tutte le informazioni in maniera facile, anche quando sono molte, magari proprio per decidere di iscriversi all’evento.

Oltre a questo, un sito deve sempre essere responsive, ovvero pienamente fruibile da mobile così come da computer.

Sito web e landing page del congresso devono sempre contenere informazioni essenziali come:

● nome, luogo e data del congresso ben visibile in homepage

● tutte le informazioni pratiche relative al congresso, da implementare man mano se ne aggiungono

● informazioni su eventuali crediti ECM

● chi sono gli sponsor

● chi sono i relatori

➤News, articoli e approfondimenti News, articoli e approfondimenti sul sito hanno lo scopo di informare, aggiornare e ingaggiare i partecipanti, chi non si è iscritto e chi potrebbe farlo in un’edizione successiva - prima, durante e dopo il congresso.

Per esempio si può prevedere una sezione dedicate alle news: novità sull’evento come un nuovo relatore, ma anche rispetto ai temi trattati dall’evento e così via. Si tratta delle sezioni più “vive” del sito dove la community tornerà volentieri per scoprire nuovi contenuti, interagire, scambiare opinioni.

Un sito può diventare anche un punto di riferimento per la stampa, che potrà trovare informazioni aggiornate, immagini, contatti, sia che si decida di organizzare una sezione con i comunicati stampa sia che i giornalisti vogliano approfondire attraverso i contenuti online, le news e - se previsto - il blog.

➤Blog

Interviste, video, highlights, curiosità e molto altro possono anche diventare contenuti per il blog dell’evento. Soprattutto in ottica di content

marketing, il blog può dare una grossa mano nel caso il congresso abbia bisogno di farsi conoscere, voglia aumentare la sua visibilità anche esterna e accrescere quella che nel mondo aziendale si chiama brand awareness. Se si va in questa direzione, sarà però importante stabilire in primis gli obiettivi che si vogliono raggiungere, quindi una strategia e un calendario editoriale che andrà rispettato il più possibile.

Consigli pratici

per scrivere un articolo

COSA FARE COME

● Titolo chiaro e accattivante

● Paragrafi brevi e leggibili

Deve comunicare il valore dell’articolo in modo diretto

Struttura con frasi concise, sottotitoli e bullet point per facilitare la lettura

● Concetti chiave

● Call to Action (CTA)

Social media

Integrare termini tecnici e concetti chiave per migliorare la visibilità sui motori di ricerca

Invitare all’iscrizione, al download di materiali o alla discussione nei commenti

Anche il mondo dei congressi medici ha ormai “scoperto” e testato l’efficacia dei social media in termini di promozione e comunicazione.

Meglio LinkedIn o Instagram, però? La domanda è solo un trabocchetto, perché quello che è importante capire è che, anche in questo caso, tutto parte dalle strategia. Cosa significa?

Che tutto dipende dagli obiettivi e anche una volta avviata una strategia social è importante monitorarne l’andamento, considerare cosa dicono gli analytics ed essere anche pronti, se serve, a correggere il tiro.

Anche perché, va sempre ricordato, i social a differenza del sito non sono “casa nostra” e spesso gli algoritmi subiscono modifiche che potrebbero

favorire il piano di comunicazione o al contrario penalizzarlo.

➤ Social copywriting Il social copywriting è la scrittura persuasiva pensata per i social media. L’obiettivo è creare testi efficaci che catturino l’attenzione del pubblico, favoriscano l’interazione (like, commenti, condivisioni) e incoraggino azioni concrete, come acquisti, iscrizioni o clic.

Consigli pratici di social copywriting

COSA FARE COME

● Utilizzare un linguaggio chiaro e diretto

● Inserire call to action efficaci

● Rendere il testo leggibile

Prediligere frasi brevi e d’impatto per catturare subito l’attenzione

Invitare il pubblico a compiere un’azione specifica

Accompagnare il copy con elenchi puntati, spaziature o qualche emoji per migliorarne la leggibilità

● Stimolare l’interazione

● Applicare lo storytelling

● Offrire contenuti di valore

● Utilizzare hashtag strategici

● Condividere contenuti generati dagli utenti (UGC)

Porre domande aperte o creare sondaggi per incentivare la partecipazione

Strutturare i contenuti sotto forma di narrazione per renderli più coinvolgenti

Fornire informazioni utili e interessanti per il pubblico

Promuovere e incentivare l’uso di hashtag ufficiali per aumentare la visibilità

Valorizzare post, foto o testimonianze del pubblico

E-mail marketing

Una newsletter per un congresso medicoscientifico ha l’obiettivo di tenere informati i partecipanti su tutti gli aspetti fondamentali dell’evento. Serve a comunicare in modo chiaro quando e dove si terrà il congresso, illustrando il programma e le sessioni previste. È anche un’occasione per presentare i relatori e le tematiche scientifiche che verranno trattate, offrendo un’anteprima dei contenuti di maggiore interesse. Inoltre, attraverso la newsletter si possono fornire tutti i dettagli pratici sulle iscrizioni e sui crediti ECM, aiutando i partecipanti a organizzarsi al meglio. La comunicazione non si ferma solo alla fase iniziale: è importante mantenere alta l’attenzione prima, durante e dopo l’evento, condividendo aggiornamenti, promemoria.L'e-mail marketing rappresenta anche un canale efficace per coinvolgere sponsor e partner, dando loro visibilità e creando opportunità di networking con i professionisti del settore. Esempi di temi della newsletter

◆ Save the date ➡ annuncio ufficiale con le informazioni base

◆ Programma e relatori ➡ dettagli su temi e speaker

◆ Reminder iscrizioni ➡ scadenze per registrarsi o early bird

◆ Aggiornamenti live ➡ durante l’evento, per coinvolgere anche chi non partecipa

◆ Follow-up post evento ➡ ringraziamenti, materiali scaricabili, prossime edizioni

L'e-mail marketing è anche uno strumento promozionale per attirare nuovi partecipanti e specialmente in questo caso si concentra sull’informare e stimolare l’interesse di chi ancora non si è registrato, motivandoli a partecipare. Deve quindi essere progettata per:

☞ catturare l’attenzione fin dal primo momento: l'oggetto dell'email deve essere accattivante e incuriosire il lettore.

☞ offrire contenuti di valore: deve anticipare ciò che il partecipante può “guadagnare” dalla sua partecipazione:

✔ tematiche d’avanguardia

✔ relatori di prestigio

✔ opportunità di aggiornamento professionale

Consigli pratici per una newsletter efficace cosa fare come

● Oggetto chiaro e diretto

● Paragrafo iniziale con il valore principale

● Testo breve e leggibile

● CTA ben visibile

L'oggetto deve essere sintetico e descrivere chiaramente il contenuto dell'email

Iniziare con il messaggio principale, evidenziando il beneficio per il lettore

Mantenere i testi concisi e facilmente leggibili

La call to action deve essere chiara, diretta e facilmente individuabile.

☞ highlight delle esperienze: vanno evidenziate esperienze particolari che solo il congresso può offrire, per esempio: ✔ workshop interattivi

✔ opportunità di networking ✔ sponsor o partner che aggiungono valore

L’ufficio stampa

Un ufficio stampa per un congresso medicoscientifico viene generalmente previsto quando l'evento ha un'ampia portata, una rilevanza specifica nel settore e necessita di una visibilità mirata

È essenziale quando si vuole garantire che l'evento venga adeguatamente comunicato ai media specializzati, agli esperti del settore e al pubblico interessato.

Un ufficio stampa si assicura che le informazioni corrette raggiungano i giornalisti e i professionisti dei media, attraverso comunicati stampa, conferenze e interviste, ma anche gestendo la distribuzione di contenuti che possano attrarre l'attenzione dei media. Inoltre, è fondamentale per mantenere una visibilità costante dell'evento prima, durante e dopo il congresso, monitorando le pubblicazioni e curando la comunicazione strategica per migliorare la reputazione dell'evento stesso.

Questo contribuisce a rafforzare l’immagine del congresso e a favorire il coinvolgimento degli stakeholder, degli sponsor e dei partecipanti, estendendo l’effetto comunicativo anche oltre il termine dell'evento.

Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi

PIANIFICARE IL CONGRESSO

102 Definire progetto, obiettivi e tempi

105 Scegliere la destinazione

108 Selezionare la location

112 Gestire gli abstracts scientifici

114 Coordinare inviti e raccolta dati

117 Avere tutto sotto controllo

119 Il programma sociale

Definire progetto, obiettivi e tempi

L'organizzazione di un congresso medico inizia con la definizione del progetto e delle tempistiche, due aspetti cruciali per stabilire le varie fasi e scadenze. La domanda principale a cui rispondere è: quale obiettivo si vuole raggiungere con il congresso? Solo comprendendo gli scopi del committente si possono infatti determinare le strategie organizzative e valutare il loro successo al termine. Da questo punto di partenza, si redige il documento di progetto, che sintetizza le caratteristiche principali dell'iniziativa da realizzare.

Come redigere il documento di progetto

Nel caso in cui il committente abbia indetto una gara per selezionare l'organizzatore dell'evento, è probabile che il bando si basi su un documento di progetto che fornisce le informazioni essenziali sul congresso e svolge diverse funzioni. Esso descrive il tipo di evento che si intende realizzare, le sue dimensioni, gli obiettivi da raggiungere, i soggetti coinvolti e il loro ruolo, oltre a stabilire i tempi per la progettazione e l’organizzazione. Le informazioni fondamentali da includere nel documento di progetto, ovvero le prime decisioni da prendere riguardo al congresso, sono diverse:

 obiettivi dell’evento

 accredito ECM sì/no o solo per alcune sessioni

 formato (residenziale, ibrido, virtuale)

 registrazione sessioni e presentazioni, sì/no

 data (già scelta o solo ipotizzata)

 numero dei partecipanti attesi

(in presenza e in remoto)

 provenienza dei partecipanti

 durata del congresso

 destinazione (già scelta o solo ipotizzata)

 tipologia della sede congressuale

 numero di sponsor previsti

 area espositiva sì/no

 numero di relatori e poster ipotizzati

 bozza del programma

 numero dei fornitori da coinvolgere

Definire scopi e piani d'azione

Gli obiettivi di un congresso medico possono essere molteplici: se si tratta di un evento periodico, che si ripete a cadenza fissa, si potrebbe puntare su un risultato incrementale rispetto alla precedente edizione: più partecipanti, più sponsor, più relazioni, più utili finanziari. Se invece si tratta di un congresso alla prima edizione o di un evento singolo, per entrambi i quali è impossibile stabilire un benchmark rispetto al trascorso, gli obiettivi possono essere stabiliti prendendo a riferimento i risultati di eventi simili per dimensioni, temi e caratteristiche. In ogni caso, gli obiettivi quantitativi del congresso devono essere stabiliti fin dal primo momento, in modo da orientare la progettazione verso il loro conseguimento. Per esempio: se l’obiettivo è incrementare il numero di partecipanti, la strategia per raggiungerlo potrà essere quella di implementare una campagna di comunicazione mirata; se l’obiettivo è aumentare il numero degli sponsor, la strategia potrà essere quella di proporre modalità di sponsorizzazione innovative; se l’obiettivo è avere visibilità su media e social media, la strategia da perseguire può essere quella di affidarsi a un ufficio stampa e di reclutare influencer; se, ancora, l’obiettivo è generare o aumentare gli utili, la strategia sarà quella di aumentare iscritti e sponsor e tagliare i costi ovunque possibile.

Scegliere il format

Anche se come abbiamo visto la maggior parte dei congressi medici è live, è necessario stabilire il format tra in presenza, ibrido o virtuale, soprattutto se si considerano anche webinar, eventi per piccoli gruppi e progetti formativi su tematiche specifiche.

Il format ibrido, cioè un congresso che si svolge in presenza in una location fisica, con un’audience in platea e relatori sul palco, ma anche con relatori e partecipanti che seguono i lavori da remoto, collegati online attraverso una piattaforma, è per esempio utilizzato soprattutto nei congressi associativi nazionali e in quelli internazionali.

Gli aspetti che regolano le tempistiche

Il tempo di progettazione e organizzazione di un congresso medico-scientifico non è mai standard, perché dipende dalle caratteristiche del congresso stesso. Le variabili sono diverse, come la portata (locale, nazionale o internazionale), il numero di partecipanti, la periodicità (congresso annuale o evento singolo), l’accredito o meno al programma ECM, la destinazione e non solo. Per calcolare le tempistiche di organizzazione, si deve per esempio considerare che le grandi strutture congressuali devono essere prenotate con largo anticipo, così come gli allotment alberghieri per un numero elevato di camere. Un evento con un programma complesso, con molte relazioni, sessioni parallele e simposi satellite, con attività sociali e cena di gala avrà come è intuibile tempi di organizzazione più lunghi rispetto a un evento più breve e semplice che coinvolge un numero minore di fornitori.

Come si calcolano i tempi

Quanto tempo prima si deve iniziare a organizzare l’evento? Prima di tutto è possibile fare una stima piuttosto affidabile se si ha un’accurata visione d’insieme, se si conoscono i tempi di azione e reazione di tutti i soggetti coinvolti, magari basandosi su esperienze pregresse nell’organizzazione di eventi simili, come potrebbe fare senz’altro un PCO. Un congresso internazionale con migliaia di partecipanti ha un tempo di organizzazione che può arrivare fino a 3 o 4 anni e in qualche caso perfino di più; per un congresso nazionale medio in genere si parte con un anticipo di 1 o 2 anni, mentre per eventi locali con poche decine di partecipanti sono sufficienti 1 o 2 mesi.

Nella pianificazione del calendario organizzativo occorre anche tenere conto dei tempi di coinvolgimento di tutti i soggetti che gravitano intorno al congresso. La ricerca e l’acquisizione degli sponsor, per esempio, sono processi che comportano l’interlocuzione con i diversi uffici e le diverse funzioni che all’interno delle aziende farmaceutiche e di dispositivi medici si occupano di marketing e che richiedono tempo per essere completati, soprattutto quando lo sponsor è più di uno. Lo stesso dicasi per i relatori, che devono essere contattati e coinvolti con tempistiche precise, soprattutto nel caso siano dipendenti pubblici, come vedremo. Anche i partecipanti hanno le loro tempistiche: dal primo annuncio del congresso al suo svolgimento deve intercorrere un lasso di tempo sufficientemente lungo per fare comunicazione e promozione, informare tutto il potenziale target e raccoglierne le iscrizioni.

Rispettare le procedure

L’accredito al programma in Educazione continua in medicina (ECM) impone il rispetto delle scadenze di AGENAS (Agenzia nazionale per il servizi sanitari regionali). Allo stesso modo la sponsorizzazione delle case farmaceutiche deve rispettare quelle di AIFA (Agenzia italiana del farmaco) e Farmindustria, così come quella da parte delle aziende di dispositivi medici e diagnostici è regolata dalle tempistiche previste da Confindustria Dispositivi Medici. Vediamole nel dettaglio.

Accredito ECM

AGENAS impone ai provider, gli unici soggetti autorizzati a erogare attività di formazione valide ai fini ECM, di registrare gli eventi sul proprio sito entro 30 giorni dalla data di svolgimento. Poiché la procedura di registrazione sul sito AGENAS richiede l’inserimento di molti dati specifici – durata dell’evento, numero di partecipanti previsti, nome del responsabile scientifico e del responsabile della segreteria organizzativa, codice fiscale di tutti i relatori – occorre fare in modo di arrivare ai 30 giorni prima della data di svolgimento con molta parte dell’organizzazione già pronta e definita.

Sponsor azienda farmaceutica

● AIFA impone alle aziende farmaceutiche di richiedere l’autorizzazione preliminare alla sponsorizzazione di congressi e convegni medici almeno 70 giorni prima della data di svolgimento prevista. L’azienda farmaceutica

LE TEMPISTICHE PER PROCEDURE ECM E SPONSORIZZAZIONE

Nessuna azione necessaria no

È UN EVENTO ECM?

Nessuna azione necessaria no

Tra gli sponsor ci sono aziende farmaceutiche?

no si

Necessaria autorizzazione

AIFA fino a 70 giorni prima dell’evento

È UN EVENTO SPONSORIZZATO?

Necessaria registrazione su sito AGENAS fino a 30 giorni prima dell’evento

Tra gli sponsor ci sono soci di Confindustria Dispositivi Medici?

no si no si

Caricare l'evento sulla piattaforma

SVC fino a 75 giorni prima dello svolgimento

può sponsorizzare l’evento se, entro 45 giorni dalla richiesta, AIFA comunica il proprio parere favorevole. È chiaro quindi che è necessario per l'organizzatore inoltrare la richiesta di sponsorizzazione ben prima della scadenza dei 60 giorni, per evitare di arrivare troppo vicino alla data dell’evento senza sapere se può o meno contare sullo sponsor.

● Farmindustria In tema di inviti ai congressi il codice deontologico di Farmindustria impone, solo per eventi accreditati ECM e solo per la partecipazione di medici specialisti dipendenti di strutture pubbliche o private convenzionate, di mandare l’invito non nominativo alla struttura almeno 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento, con allegato il programma scientifico dell’evento.

Non è necessario caricare l’evento sulla piattaforma SVC si si

Tra gli sponsor ci sono aziende associate a Farmindustria? Non necessaria autorizzazione AIFA

Eventi ECM: invito non nominativo alla struttura fino a 60 giorni dallo svolgimento

Nessuna ulteriore azione necessaria

Sponsor azienda di dispositivi medici e diagnostici

Il codice etico di Confindustria Dispositivi Medici impone alle aziende associate, prima di erogare qualsiasi tipo di sostegno economico al provider, di verificare che l’evento in questione sia stato approvato dal Sistema di Valutazione delle Conferenze (SVC), la piattaforma che l’associazione utilizza per stabilire la conformità degli eventi ai requisiti del proprio codice etico. Il termine per il caricamento degli eventi sulla piattaforma SVC è di 75 giorni prima dello svolgimento dell’evento. È necessario inoltrare la richiesta prima della scadenza dei 75 giorni per evitare di arrivare a ridosso dell’evento senza sapere se si può o meno contare sullo sponsor.

Scegliere la destinazione

La scelta della destinazione è uno degli aspetti principali nell’organizzazione di un congresso medico, in particolare per eventi di grande portata nazionale e internazionale. La località può infatti influire notevolmente sulla partecipazione, sul reclutamento degli sponsor, sull’efficienza organizzativa, sulla sostenibilità economica e sulla visibilità complessiva dell'evento. I criteri di selezione variano a seconda dell’organizzazione e possono includere fattori strategici, economici o logistici specifici, ma ci sono comunque caratteristiche comuni che determinano se una destinazione è adatta o meno a ospitare un congresso. In questo capitolo, esploreremo le principali da considerare.

Cosa valutare per selezionare la destinazione

La destinazione è facile da raggiungere rispetto al bacino di riferimento dei partecipanti?

Offre un adeguato numero di camere? Ha una sede congressuale? Sono queste alcune delle prime domande da porsi nella selezione di una destinazione. Ma, come vedremo, le varianti possono essere anche altre, e non solo quelle legate strettamente alla logistica o a - almeno non direttamente - ai temi del congresso. Sempre più infatti aspetti come la sostenibilità della destinazione in termini ambientali, ma anche sociali, così come i servizi offerti in termini di

I“smart city” contribuiscono ad accrescerne l’attrattività.

Vediamo i criteri standard con i quali si valuta una destinazione congressuale.

Accessibilità e sistema dei trasporti

Dal punto di vista logistico, il primo criterio di scelta è quello dell’accessibilità della destinazione rispetto alla provenienza dei partecipanti. Se il congresso è nazionale in genere si privilegiano città facilmente raggiungibili con il treno (alta velocità) e con buoni collegamenti autostradali. Altrettanto importante è il sistema dei trasporti locali: a parità di condizioni si privilegiano destinazioni dove per i partecipanti è più facile muoversi grazie a mezzi pubblici funzionanti e presenza di parcheggi.

Sede congressuale e alberghi

Il secondo aspetto che pesa nella selezione della destinazione è la presenza di una sede congressuale e/o di un’offerta alberghiera adeguata. La sede congressuale o la sala eventi deve soddisfare le esigenze dell’evento in termini di dimensioni, spazi, dotazioni e servizi, mentre gli alberghi devono essere di categoria adeguata (solitamente quattro e tre stelle) e in numero sufficiente per alloggiare tutti i partecipanti, se non si trova un albergo che soddisfi da solo tutte le esigenze numeriche. Infine, le distanze: a parità di strutture, sono avvantaggiate le città

congressi medico-scientifici di rilevanza nazionale, internazionale o che si svolgono con cadenza periodica, generalmente si tengono in una città diversa per ogni edizione. Al contrario, per gli eventi di dimensioni più contenute, a carattere locale o regionale, organizzati dalle ASL/ATS, dalle aziende ospedaliere o dalle stesse società scientifiche, la scelta della destinazione è meno significativa, poiché le opzioni sono solitamente limitate alla città in cui ha sede l'organizzatore o al capoluogo della zona o al principale centro urbano della regione.

dove la sede congressuale è raggiungibile a piedi dagli alberghi, a beneficio della comodità dei partecipanti, della semplificazione logistica per l’organizzatore, e della sostenibilità dell’evento.

Le tariffe alberghiere

Quanti più sono i partecipanti, tanto più numerosi sono gli alberghi con cui l’organizzatore deve interloquire e dai quali deve cercare di ottenere tariffe più o meno omogenee, a parità di categoria, per poter proporre ai partecipanti opzioni alberghiere dai costi non troppo dissimili. In questo senso, un organizzatore di congressi professionista può risultare molto efficace nella negoziazione con gli alberghi, con i quali intrattiene in genere relazioni consolidate e verso i quali ha una buona forza contrattuale.

Il supporto della città

Anche a livello nazionale le tariffe possono variare significativamente da una città all’altra, soprattutto quelle degli alberghi. In particolare per i congressi nazionali più grandi, quelli che portano con sé un significativo impatto economico diretto, le amministrazioni comunali possono contribuire a ridurre i costi organizzativi, per esempio mettendo a disposizione gratuitamente spazi pubblici per la cerimonia di inaugurazione o la cena di gala, oppure concedendo sconti ai partecipanti per i trasporti pubblici, le attrazioni turistiche o gli esercizi commerciali della città. La destinazione viene valutata anche per la visibilità che può dare al congresso (tramite azioni di marketing e comunicazione), la quale a sua volta porta

maggiore interesse da parte di sponsor ed espositori. Anche la presenza di un convention bureau potrebbe fare la differenza in termini di supporto all’organizzazione, relazione con fornitori locali, ideazione dell’eventuale programma sociale e così via.

Gli obiettivi strategici dell’associazione

Attraverso i congressi, le associazioni medicoscientifiche vogliono perseguire anche obiettivi strategici: per esempio, incrementare il numero dei soci, ampliare la propria base geografica, elevare la professionalità degli associati, divulgare la propria mission. Una società scientifica potrà quindi volere portare il proprio congresso nazionale in una città dove ha pochi soci con l’obiettivo di aumentare la propria base associativa su quel territorio. O ancora, la destinazione può avere in passato ospitato e contribuito a realizzare congressi medici simili nella struttura o nel tema e avere dunque una reputazione congressuale che ne motiva la scelta.

Il legame con il tema del congresso

Contribuiscono a determinare la scelta della destinazione anche considerazioni legate al tema del congresso: per esempio, se la destinazione ospita strutture – ospedaliere, universitarie o di ricerca – di eccellenza nel campo oggetto dell’evento, oppure se vi risiedono e lavorano personalità di spicco di quella specifica specialità medica, o ancora se vi esistono laboratori o centri di interesse professionale che i partecipanti possono volere visitare.

COSA CONSIDERARE NELLA SCELTA DELLA DESTINAZIONE

I FATTORI LOGISTICI

Accessibilità e trasporto

Sede congressuale e alberghi

Collegamenti, mezzi pubblici anche in ottica green e smart

Spazi, attrezzature, servizi, disponibilità di camere

Costo

Attrattiva

Tariffe di alberghi, sede e fornitori

I FATTORI STRATEGICI

Obiettivi del congresso

Legame con il tema del congresso

Attrarre più soci, farsi conoscere in un territorio, ecc.

Presenza di poli d'eccellenza per una specialità medica

supporto della destinazione

Appeal generale della destinazione

L’attrattiva turistica

Da considerare è poi l’attrattiva generale della destinazione. Anche se il programma del congresso non prevede attività turistiche o di svago, l’immagine positiva e la buona reputazione turistica di una città contribuiscono a invogliare i potenziali partecipanti a iscriversi: il contenuto rimane sempre la ragione principale per partecipare, ma una destinazione di appeal esercita certamente un richiamo sui congressisti che a fine giornata possono godere delle sue attrattive.

I vincoli imposti dagli sponsor

I codici etici di Farmindustria e Confindustria

Dispositivi Medici, i cui soci rappresentano la maggior parte dei potenziali sponsor di congressi medico-scientifici, vietano ai propri soci di sponsorizzare eventi che si svolgono in località

Vincoli posti dagli sponsor

Servizi gratuiti, visibilità al congresso

Divieti espressi nei codici etici

turistiche nei periodi di alta stagione. Lo scopo è evitare di sponsorizzare eventi dove gli elementi turistici e di svago prevalgono su quelli scientifici e di formazione.

Farmindustria esclude le località di mare dal 1° giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 1° dicembre al 31 marzo e dal 1° al 31 luglio. Se però le località di mare sono capoluoghi di regione o provincia e hanno strutture universitarie e ospedaliere di rilievo sono esenti del divieto, ma i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti devono essere nel contesto cittadino ed escludere strutture con attrezzature per la balneazione.

Confindustria Dispositivi Medici invece non prevede deroghe e vieta le località turistiche per periodi più o meno simili: escluse quindi le località di mare dal 15 giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 15 dicembre al 30 marzo e dal 15 giugno al 15 settembre.

Selezionare la location

La scelta della sede per un congresso dipende da diversi fattori. Oltre a tenere conto della capacità rispetto al numero di partecipanti, si devono considerare le esigenze specifiche del programma. Ad esempio, nei congressi dove si prevede l'uso di una sala plenaria e di altre sale più piccole per le sessioni parallele e i simposi, la location deve ovviamente soddisfare queste necessità. Ma ci sono tanti altri aspetti da considerare, come la qualità dei servizi, le dotazioni tecnologiche, la disponibilità del personale e la posizione.

Le sedi congressuali in Italia

Per tracciare una sorta di mappa delle location congressuali in Italia, possiamo iniziare considerando la distribuzione geografica degli eventi. Si consideri per esempio che l’area settentrionale del nostro Paese è quella che ha ospitato più eventi nel 2023 (59%), contro il 24,7% del Centro, il 10,2% del Sud e il 6,1% delle isole. I dati dell’Osservatorio congressuale italiano promosso da Federcongressi&eventi e realizzato dall’Alta Scuola di Economia e Relazioni Internazionali dell’Università Cattolica del Sacro Cuore – ASERI, ci dicono anche che nel 2023 gli alberghi congressuali si sono confermati la tipologia di location più utilizzata (77,8%), mentre centri congressi e sedi fieristico congressuali hanno

ospitato il 3,1% degli eventi e le dimore storiche non alberghiere (abbazie, castelli, antiche locande e casali, palazzi storici, ville, ecc.) sono state sedi del 2,5% degli eventi. Se le percentuali sono molto utili per analizzare l’andamento generale di congressi ed eventi, va tuttavia considerato che in questo caso la tipologia delle sedi più utilizzate va direttamente collegata con la tipologia degli eventi più realizzata, cioè gli eventi aziendali. Gli alberghi rispondono infatti in maniera specifica alle esigenze di chi organizza meeting, corsi di formazione e convention, mentre i centri congressi con i loro spazi espositivi, sala plenaria e sale di sottocommissione sono i più adatti ai bisogni dei grandi congressi associativi. Naturalmente, questo vale meno in caso di corsi di formazione ed eventi con numeri più ridotti.

Le sedi da non considerare

La principale differenza tra eventi medici e altre tipologie di evento in merito alle location è il vincolo posto dai codici etici di Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici, che associano la quasi totalità dei potenziali sponsor di congressi medico-scientifici, vietando ai propri membri di sponsorizzare eventi, anche non accreditati ECM, che si svolgono in alcune specifiche tipologie di location al fine di evitare di sovvenzionare eventi dove gli elementi turistici prevalgono su quelli scientifici e di formazione.

Salvo deroghe eccezionali, le aziende aderenti a

Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi

Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici non sponsorizzano quindi congressi che si svolgono nelle seguenti tipologie di strutture:

 alberghi di categoria superiore alle 4 stelle (Confindustria Dispositivi Medici ha siglato protocolli d’intesa con alcune associazioni alberghiere e ammette i 5 stelle solo nell’ambito di tali accordi).

 castelli che si trovano fuori dal contesto cittadino

 resort

 ristoranti senza spazi congressuali

 agriturismi

 masserie

 golf club

 musei

 stadi

 acquari

 navi

 strutture termali

L’importanza dei dettagli tecnici

Quali caratteristiche, dotazioni e servizi si devono valutare per selezionare la sede di un congresso? Si tratta di informazioni imprescindibili per determinare la capacità di una location di rispondere efficacemente alle esigenze logistiche e non dell’evento. Questo tipo di informazioni si possono reperire da diverse fonti, come il sito internet della location - qualora le metta a disposizione in maniera esaustiva - o direttamente richiedendo di farsi inviare schede descrittive. Nella seconda parte di questa guida trovate già numerose e complete schede tecniche - con tante informazioni utili su spazi, dotazioni e contatti - una

IInquadra il QR Code per provare il motore di ricerca location di MeetingeCongressi.com

per ciascuna location selezionata (oltre a quelle di servizi di organizzazione eventi e destinazioni).

☞Un altro strumento efficace e molto utilizzato dagli organizzatori è il motore di ricerca di Meeting e Congressi (www.meetingecongressi.com) che, unico nel suo genere sul web, offre la più ampia e aggiornata selezione di centri congressi, meeting hotel e spazi per eventi in Italia, con schede tecniche e con immagini, informazioni e contatti. Effettuare la ricerca è molto semplice, grazie a numerosi filtri che permettono di ottenere risultati in linea con le proprie esigenze in termini di capienza, dimensioni e molto altro.

Quali caratteristiche tecniche valutare

Tra le caratteristiche tecniche da conoscere nella valutazione di una location, a seconda delle esigenze e delle dimensioni dell’evento, ci sono:

■ planimetria degli spazi

■ superficie e misure di ogni singola sala

■ capienza massima di ogni sala in base al tipo di configurazione (tavoli, cocktail, ferro di cavallo, teatro e così via)

■ presenza di luce naturale

l mondo degli UGC (User Generated Content) sta crescendo rapidamente e, tra le varie tipologie di contenuti, le recensioni dei clienti, in particolare quelle raccolte e pubblicate da operatori certificati, stanno acquisendo un ruolo sempre più centrale nel processo decisionale d'acquisto. Queste recensioni vengono utilizzate per esempio da Google nel motore di ricerca, dove sono visibili sotto forma di "stelline", punteggio medio e valutazione, aiutando i consumatori a orientarsi nel loro percorso di acquisto. Anche nella fase di scouting di una location, le recensioni possono essere un valido strumento. Sebbene si tratti principalmente di recensioni "turistiche", esse possono fornire un'indicazione utile sul sentiment generale riguardo alla struttura. Non è difficile infatti trovare, tramite motori di ricerca e social, commenti di chi ha già vissuto l'esperienza di un evento presso quella sede, anche se è sempre importante valutarli con la dovuta cautela.

■ attrezzature tecniche disponibili

■ disponibilità di wi-fi e potenza nelle diverse sale, aree comuni, ecc.

■ aree catering e segreteria

■ area espositiva

■ parcheggio

■ area carico/scarico

Non trascurare nulla

Un’accurata analisi non deve trascurare nulla, nemmeno quello che a prima vista potrebbe essere piuttosto scontato. Se per esempio si ha la necessità di trasmettere tutte le sessioni in streaming, la banda internet deve essere adeguata, così come gli schermi per mostrare una formazione live da sale operatorie remote. Molte location in questi anni hanno investito in tecnologia per gestire collegamenti complessi, dotandosi anche di piattaforme web, cablature in tutte le sale, migliori capacità di banda, attrezzature evolute per la regia, set televisivi per realizzare video e interviste, green studios di registrazione per i relatori.

Aiutarsi con il report dell’edizione precedente

Recuperare il report della precedente edizione del congresso è utile per verificare quali sono

stati i punti di forza e di debolezza della location precedente in rapporto alle esigenze dell’evento. Si potrà quindi partire da queste considerazioni per cercare location che non presentino criticità per quegli aspetti e permettano di adottare soluzioni più funzionali.

Perché la site inspection

Il metodo più efficace per verificare tutti questi aspetti è organizzare un sopralluogo. Naturalmente, questo può avvenire anche in una fase successiva della selezione, quando la decisione è quasi presa, ma diventa indispensabile prima della progettazione dell’evento, soprattutto se non si conosce la location.

Durante una visita in loco, sarà possibile:

 verificare le dimensioni e la disposizione degli spazi

 valutare l'aspetto generale della location

 confermare le informazioni già raccolte

 valutare la qualità del servizio offerto

Come condurre il sopralluogo

Durante una site inspection, l’occhio esperto di un organizzatore professionale è in grado di individuare facilmente problematiche che potrebbero sfuggire ai non specialisti. Ad esempio, pilastri che ostacolano la visibilità in sala, la mancanza di luce naturale, una distanza eccessiva tra il palco e le ultime file della platea, o l'assenza di spazi alternativi in caso di imprevisti o maltempo.

Il sopralluogo è indispensabile per la maggior parte dei congressi, e spesso sono necessari più sopralluoghi in diverse fasi del processo organizzativo. Ecco alcuni consigli per ottimizzare questa fase.

 Verificare le soluzioni richieste

Prima del sopralluogo, è importante comunicare alla persona di riferimento della location eventuali richieste tecniche, di accessibilità o particolari necessità dei partecipanti, che non siano standard. Durante il sopralluogo, sarà possibile verificare le soluzioni personalizzate offerte dalla location per soddisfare queste esigenze.

 Visitare tutti gli spazi

Quali spazi utilizzare è la prima scelta da fare, che deve essere ovviamente concordata con la location. In alcuni casi è necessario visitare tutti

gli spazi quando sono vuoti, in altri può essere utile vederli “in attività”.

È comunque importante vedere tutti gli spazi cui si è interessati: se qualcosa non è accessibile è meglio rimandare il sopralluogo.

 Seguire il programma dell’evento

Il sopralluogo dovrebbe seguire, per quanto possibile, il percorso che i partecipanti faranno durante l’evento, al fine di individuare eventuali criticità. Si inizia quindi dall’area di registrazione, per poi passare al welcome coffee, alla sala plenaria, alle sale per le sessioni parallele, proseguendo verso lo spazio destinato al pranzo, l’area espositiva e quella dei poster. Per fare ciò, è fondamentale seguire il programma specifico dell’evento.

Valutare lo staff

Per ospitare un evento è necessaria una certa dose di flessibilità, capacità di affrontare gli imprevisti e disponibilità a risolvere le controversie da parte dello staff. Meglio non aspettare il vero imprevisto il giorno prima dell’evento o durante l’evento per testare questo aspetto della location.

Flessibilità della location

La flessibilità degli spazi è oggi un elemento importante per i congressi medici che necessitano di sale plenarie, ma soprattutto di molti spazi per workshop, laboratori, sessioni specialistiche. Importantissimi nei congressi sono i momenti di networking, che richiedono spazi adeguati con allestimenti personalizzati.

Informazioni sui fornitori

È bene verificare se la location fornisce i servizi richiesti direttamente (catering, audiovisivi, tecnologie, allestitori) o tramite fornitori. Se tramite fornitori, si può controllare che per ogni categoria di fornitori richiesti ci sia una scelta e, se rilevante, che l’organizzatore possa portare fornitori propri.

Soluzioni sostenibili

Soluzioni per il risparmio idrico ed energetico, iniziative per la raccolta del cibo non consumato e la differenziazione dei rifiuti, programmi di riciclo dei materiali o azioni di compensazione delle emissioni: anche la sostenibilità ambientale è spesso un criterio importante nella selezione delle location da parte degli organizzatori.

CRITERI PER LA SELEZIONE DELLA LOCATION

Spazi, attrezzature e tecnologie adeguati

Preparazione dello staff

Risposte tempestive alle richieste

Ubicazione favorevole, accessibile e ben collegata

Possibilità di negoziazione delle tariffe

Qualità dell’assistenza

Possibilità di configurazioni e allestimenti su misura

Verifica dei fornitori

Misure a favore della sostenibilità

Gestire gli abstracts scientifici

Per invitare i ricercatori a presentare i propri lavori da includere nel programma di un congresso, la comunità scientifica rivolge loro una call for abstracts. L’invito deve seguire linee guida specifiche riguardo struttura, contenuti e tempistiche, per garantire un processo di selezione e organizzazione efficiente.

Cos’è la call for abstracts

Una call for abstracts è un invito ufficiale rivolto a ricercatori, professionisti, o esperti di un determinato settore a presentare brevi riassunti (abstracts) dei loro lavori, studi o progetti, per valutare se possono essere inclusi nel programma di un congresso scientifico. Le società medico-scientifiche di solito sviluppano proprie linee guida su come compilare un abstract in termini di struttura, contenuti e regole di scrittura, che spesso fanno riferimento agli standard internazionali delle pubblicazioni scientifiche, sono molto specifiche e rigorose, e includono anche indicazioni sulla lunghezza del testo, sulle norme redazionali e perfino su tipo e dimensione del carattere. Il fine è quello di garantire uniformità di presentazione fra tutti gli abstract, e affinché le linee guida siano effettivamente adottate occorre comunicarle per tempo ai membri della comunità scientifica cui è rivolta la "chiamata".

Cosa inserire

nella call for abstracts

La call for abstracts deve essere accompagnata da indicazioni sui criteri in base ai quali gli abstract vengono valutati e ammessi nel palinsesto del congresso. Per esempio, occorre spiegare quali sono i requisiti richiesti a uno studio per poter essere presentato al congresso, chi sono i revisori e quali i loro parametri di giudizio, quali i criteri per cui gli abstract saranno accettati come comunicazioni orali (per esempio i tre migliori di ogni area disciplinare) oppure come poster (i restanti).

Il comitato scientifico del congresso deve inoltre specificare se il materiale deve essere originale o può essere già stato pubblicato, se il tema dell’abstract deve riprendere uno dei temi del congresso o può essere anche solo correlato, se l’autore deve essere membro dell’associazione promotrice del congresso o se può esserne esterno.

Nell’invito si chiede in genere all’autore di specificare durata e struttura della relazione, oltre che l’eventuale tempo di discussione con i partecipanti. Alcuni comitati scientifici chiedono agli autori di indicare qual è la forma di presentazione che preferiscono (se comunicazione orale o poster), riservandosi poi la facoltà di accettare o meno l’indicazione. Se sono previsti premi o menzioni speciali è bene

LA GESTIONE DEGLI ABSTRACTS

SCOPO CONTENUTO DELL'ABSTRACT

selezionare contributi di alta qualità per presentazioni orali, poster, workshop o pubblicazioni ufficiali

favorire la partecipazione attiva di esperti al programma dell’evento

titolo chiaro

obiettivo dello studio

metodologia dettagliata

principali risultati conclusioni sintetiche

che le linee guida specifichino in quali categorie competono gli abstract (miglior poster, miglior giovane autore, etc.), e specificare le tabelle dei punteggi.

Le tempistiche di consegna e valutazione

Durante il processo di raccolta e valutazione degli abstract, è essenziale definire scadenze precise e assicurarsi che vengano rispettate. Insieme alla pubblicazione della “call for abstracts,” l’organizzatore deve fornire agli autori informazioni chiare sulle tempistiche riguardanti:

 prima scadenza di invio abstract

 comunicazione di accettazione/rifiuto/revisione

 seconda scadenza di invio abstract rivisti

 pubblicazione dei punteggi degli abstract con specifica di quali sono accettati come comunicazioni orali e quali come poster

 prima scadenza di invio poster

 comunicazione di modifiche ai poster

 eventuale seconda scadenza di invio poster rivisti

La scadenza di consegna deve essere chiara fin dalla primissima comunicazione, eventualmente ricordata tramite un recall qualche settimana prima del termine.

Ogni comunicazione dovrebbe contenere un link alle linee guida per la redazione e la struttura generale dell’abstract.

CRITERI DI SELEZIONE PROCESSO

attinenza al tema dell’evento

innovazione e originalità

eccellenza scientifica

gli organizzatori pubblicano la call for abstracts con indicazioni su formato, lunghezza, scadenze e modalità di invio.

i partecipanti inviano i loro contributi entro la scadenza specificata.

Una commissione valuta gli abstract ricevuti e seleziona quelli più adatti

Il lavoro dei revisori

Una volta che gli autori caricano i loro lavori sulle piattaforme digitali, questi vengono inoltrati immediatamente ai revisori designati, solitamente nominati dal comitato scientifico del congresso. Per garantire un giudizio imparziale, i revisori valutano gli abstract in modalità anonima, senza conoscere i nomi o le affiliazioni degli autori.

È fondamentale che i revisori operino entro il tempo stabilito, esaminando gli abstract, decidendo se accettarli, rifiutarli o richiedere modifiche. Le piattaforme digitali semplificano questo processo, ma è importante rispettare le scadenze fissate per evitare ritardi nelle successive fasi organizzative, come la preparazione e l’invio dei poster.

Coordinare inviti e raccolta dati

Cosa non può mancare nell’invito ufficiale dell’evento? E quanto prima mandarlo?

La gestione degli inviti è un passaggio importante perché serve per attirare l’attenzione e ingaggiare i possibili partecipanti, ma anche per fornire tutte le informazioni utili in modo chiaro e preciso. E da non dimenticare è il trattamento dei dati, che deve essere conforme alle regole precise del GDPR.

Iniziare dal save the date

Il save the date rappresenta la prima comunicazione ufficiale del congresso rivolta a tutti i potenziali interessati: è un annuncio che invita a segnare la data in agenda, permettendo così di organizzare per tempo la propria partecipazione. Questo messaggio preliminare viene generalmente inviato via email con largo anticipo rispetto alla data di inizio dell’evento. Proprio perché spedito in una fase iniziale, il contenuto è spesso sintetico, dato che molti dettagli organizzativi potrebbero non essere ancora definiti. Tuttavia, è essenziale includere informazioni capaci di suscitare interesse e incoraggiare a bloccare la data. Oltre a data, luogo e società scientifica promotrice, il save the date dovrebbe anticipare i temi principali del congresso o menzionare alcuni dei relatori più rilevanti. Non dimenticare di aggiungere il link al sito ufficiale dell’evento e i contatti della segreteria organizzativa, per permettere agli interessati di reperire ulteriori informazioni. L’obiettivo di questa comunicazione è attirare l’attenzione dei potenziali partecipanti, avviando una relazione che si spera possa consolidarsi nel tempo.

L’invito

che fa la differenza

Dopo il save the date, è il momento di inviare l’invito ufficiale. Questo deve essere spedito con un tempismo accurato: sufficientemente presto da consentire al destinatario di organizzarsi, ma non così in anticipo da far percepire il congresso come un evento ancora lontano nel tempo. L’invito deve contenere tutte le informazioni

necessarie affinché il destinatario possa decidere di partecipare e, soprattutto, iscriversi subito. Tra queste: data, luogo, orario, titolo dell’evento, composizione del comitato scientifico e un link diretto al programma completo. Nel corpo del messaggio, il link al form di registrazione deve essere ben evidente. Quest’ultimo dovrà fornire dettagli sulle diverse quote d’iscrizione (se applicabili) e sui relativi benefici, nonché eventuali opzioni separate per il programma sociale e la cena sociale, se previsti. È utile includere anche informazioni sugli alberghi convenzionati e le procedure per prenotare, per rendere l’organizzazione logistica più semplice e agevole per i partecipanti.

Chiarezza su quote, tempistiche e modalità di pagamento

Se il congresso è promosso da un’associazione medico-scientifica, è frequente che le quote d’iscrizione siano differenziate tra soci e non soci. Inoltre, queste possono variare anche in base al momento in cui l’iscrizione viene effettuata: ad esempio, un’early registration potrebbe prevedere uno sconto del 10-20% rispetto alla late registration. È altrettanto comune distinguere le quote in base alle diverse categorie professionali dei partecipanti, così come tariffe per la partecipazione in presenza e, se prevista, da remoto. È fondamentale che sia sempre specificato cosa comprende la quota di iscrizione e quali servizi eventualmente richiedono un costo aggiuntivo, come la cena sociale o altre attività facoltative del programma. Tutte queste informazioni devono essere ben dettagliate sul sito ufficiale dell’evento, indicando con precisione tempi, costi e modalità di pagamento per ogni categoria di partecipanti. È altrettanto importante includere un rimando a queste informazioni nell’invito, o comunque renderle facilmente reperibili.

Per gestire al meglio l’afflusso di iscritti e prevenire problemi come il sovraffollamento, soprattutto in sessioni parallele, workshop o simposi con posti limitati, può essere utile

GESTIRE INVITI E ISCRIZIONI

Save the Date

Invito Ufficiale

Suscitare interessePianificazioneDettagli completiTariffe e servizi

◆ comunicare la data dell'evento per creare aspettativa

◆ consentire ai partecipanti di segnare l'evento in agenda

◆ inviare info su data, luogo, programma e link per l’iscrizione

◆ specificare le tariffe e i servizi compresi o da acquistare

richiedere una pre-iscrizione. In questo modo, i partecipanti possono indicare le sessioni preferite in ordine di priorità. Gli organizzatori potranno così verificare la disponibilità e riservare i posti, consentendo il completamento della registrazione e il pagamento solo una volta confermata la partecipazione.

Infine, è necessario specificare le condizioni per eventuali annullamenti, chiarendo se e in quale misura è previsto un rimborso della quota versata, e quali sono i tempi di restituzione. Di norma, i rimborsi vengono effettuati entro 30 o 60 giorni dal termine dell’evento, una volta che il saldo economico della manifestazione è stato definito.

Rispettare il GDPR

Il GDPR - ossia il Regolamento generale sulla protezione dei dati (dall'inglese General Data Protection Regulation) dell'Unione Europea entrato in vigore nel 2018 su approvazione del Regolamento Ue 2016/679 - stabilisce regole rigorose per la raccolta, il trattamento e la conservazione dei dati personali, con l’obiettivo di garantire trasparenza, sicurezza e rispetto dei diritti degli interessati. È essenziale rispettare il GDPR in tutte le fasi dell’evento, a partire proprio dalle iscrizioni.

Il ruolo del PCO

La regola generale è che chi raccoglie i dati deve rispettare il GDPR. Se il PCO ha il congresso in proprio è titolare del trattamento dei dati, se raccoglie i dati per conto del cliente, che sia un’associazione o un’azienda, deve essere formalmente incaricato come responsabile esterno del trattamento dei dati. In questo scenario, sulla base di un accordo preventivo il PCO può raccogliere e condividere i dati con il committente, che resta il titolare del trattamento.

La condivisione con aziende sponsor deve invece avere sempre il consenso esplicito espresso dal partecipante. Diversamente, se è l’associazione stessa a raccogliere le iscrizioni e a fornire al PCO soltanto un elenco con nome, cognome e tipo di quota, il PCO non è tenuto a fare nulla in merito alla gestione dei dati.

Raccolta e gestione trasparente dei dati

Il primo contatto con i partecipanti avviene spesso attraverso la raccolta di dati personali, un’attività che richiede attenzione e trasparenza.

Raccolta dati chiara e mirata Quando si chiede ai partecipanti di iscriversi, si deve specificare chiaramente quali dati si stanno raccogliendo e perché. Ad esempio, se si richede nome, email e numero di telefono, il modulo di iscrizione deve spiegare l’uso previsto di queste informazioni. Verranno utilizzate solo per finalità organizzative o anche per inviare comunicazioni future? In generale, non sarà mai possibile utilizzare i dati per comunicazioni commerciali future senza esplicito consenso, mentre una mailing list può essere utilizzata per comunicazione di evidente interesse scientifico. Per esempio, è consentito invitare i partecipanti di un congresso medico a un altro evento che tratta tematiche affini.

Consenso esplicito e specifico Ogni partecipante deve poter fornire il proprio consenso per ciascun utilizzo dei dati. Se si vuole inviare newsletter o condividere le informazioni con i partner, serve un consenso separato per ogni finalità. Il consenso a essere aggiunti in mailing list deve essere volontario e facilmente revocabile in qualsiasi momento.

Informare sui diritti dei partecipanti

Non si deve dimenticare di informare i partecipanti sui loro diritti, come il diritto alla cancellazione dei dati personali (diritto all’oblio). Deve essere chiaro come possono richiedere la rimozione dei loro dati dagli archivi o esercitare altri diritti previsti dal GDPR.

Sito web e cookie

Il sito web dell’evento deve essere configurato in modo conforme alle norme e o deve includere un’informativa sulla privacy ben visibile, che descriva in modo comprensibile come i dati saranno raccolti, utilizzati e conservati. Il GDPR richiede anche che i partecipanti abbiano il controllo su quali cookie accettare, in particolare quelli non essenziali, per questo si deve fornire un banner di consenso chiaro, che consenta agli utenti di scegliere in modo semplice e trasparente.

Gestione dei dati durante l’evento

La protezione dei dati non si esaurisce con la pianificazione: anche mentre l’evento è in corso, è fondamentale garantire che le informazioni dei partecipanti siano trattate in modo conforme al GDPR.

Badge e app

Badge, app e interazioni in loco rappresentano opportunità per migliorare l’esperienza, ma richiedono trasparenza e una gestione responsabile. Per esempio i partecipanti devono essere informati preventivamente sul trattamento dei dati raccolti tramite i badge e devono dare il loro consenso. Se è prevista un’app dell’evento per migliorare l’interazione e il networking, deve fornire una descrizione chiara su come saranno utilizzati i dati e consentire ai partecipanti di decidere se condividere il proprio profilo con altri o ricevere notifiche push. Se anche in eventi digital-first, si raccolgono dati su supporti cartacei, ad esempio con registrazioni manuali o sondaggi in loco, si devono conservare i documenti in modo protetto per tutta la durata dell’evento e distrutti solo dopo avere digitalizzato i dati.

Riprese video e fotografiche

Se l’evento prevede la registrazione di video o scatti fotografici, bisogna informare i partecipanti in anticipo che verranno effettuate riprese e specificare l’uso previsto di queste immagini, soprattutto se saranno utilizzate per fini promozionali, esplicitare la presenza di riprese

tramite segnaletica visibile e dare la possibilità a ogni partecipante di richiedere di non essere incluso.

Gestione e utilizzo dei dati dopo l’evento

La fase post-evento richiede altrettanta attenzione per garantire la conformità al GDPR, che stabilisce che i dati personali devono essere conservati solo per il tempo necessario al raggiungimento degli scopi originari. Dopo l’evento, è quindi essenziale valutare con cura quali dati sono ancora utili e procedere con l’eliminazione sicura di quelli non più necessari, in linea con il principio di minimizzazione dei dati. Conservare dati inutili espone l’organizzazione a rischi inutili, come violazioni della privacy in caso di attacchi informatici.

Il consenso per il riutilizzo dei dati

Se si intende utilizzare i dati raccolti per scopi futuri, come promuovere nuovi eventi, inviare follow-up o analizzare il comportamento dei partecipanti, è consigliabile assicurarsi di aver ottenuto un consenso specifico e separato per queste finalità.

● Il permesso iniziale per la registrazione all’evento non copre automaticamente usi successivi dei dati. È meglio ottenere un’autorizzazione esplicita per ogni nuova attività.

● Segmentazione e targeting: con il consenso appropriato, i dati possono essere utilizzati per analisi approfondite, come la segmentazione dei partecipanti in base alle preferenze o al comportamento durante l’evento.

● Revoca del consenso: assicurarsi che i partecipanti possano ritirare il loro consenso in qualsiasi momento.

Feedback e sondaggi post-evento

Se il sondaggio include domande che raccolgono ulteriori informazioni personali, come gusti o preferenze, si deve richiedere ai partecipanti un consenso esplicito per il loro utilizzo e comunica chiaramente come verranno utilizzate le informazioni raccolte. Ad esempio, se si chiede ai partecipanti quali specializzazioni mediche o argomenti preferirebbero approfondire in futuro (come la cardiologia interventistica o le tecnologie di imaging avanzato), si deve specificare che queste informazioni saranno utilizzate per personalizzare i contenuti delle prossime edizioni del congresso e migliorare l'offerta formativa, ottenendo il loro consenso esplicito per questo scopo.

Avere tutto sotto controllo

Organizzare un congresso è un compito impegnativo che richiede attenzione a numerosi aspetti e dettagli. Per questo è fondamentale pianificare fin dall'inizio un programma di lavoro preciso, accompagnato da una lista di controllo. Vediamo come e quali strumenti utilizzare per facilitare questo processo.

Impostare le check list

L'organizzazione di un congresso medico è un lavoro che può durare mesi, o anche anni, e coinvolge numerose fasi, attività da svolgere, scadenze e dettagli da verificare. Per questo motivo, le check list sono strumenti fondamentali, semplici ma altamente efficaci, utilizzati in vari settori per completare procedure complesse che richiedono una serie di azioni, spesso da eseguire in un ordine specifico, proprio come accade nell’organizzazione di un congresso medicoscientifico. Non esiste una check list standard per l'organizzazione di un congresso, poiché ogni evento è unico. Ogni organizzatore crea la propria lista di controllo in base all'esperienza, alla metodologia di lavoro, al tipo di congresso e alla complessità da gestire. Tuttavia, ci sono elementi fondamentali che devono essere sempre presi in considerazione. Il primo passo è individuare tutte le voci da inserire nella check list, assicurandosi che

sia davvero esaustiva. Un controllo in più è sempre preferibile per evitare di dimenticare qualcosa di fondamentale. Un modo efficace per compilare la lista è leggere il programma dell'evento in chiave operativa, ragionando sulle attività da realizzare per ogni singolo momento del congresso. La lista di controllo deve essere poi costruita seguendo una sequenza temporale logica, in modo che le operazioni siano eseguite nell'ordine corretto. La lista dovrà quindi essere strutturata in modo tale da rispettare la progressione naturale delle attività, con voci da completare prima di passare alle successive. Questo approccio aiuta a garantire che ogni fase venga eseguita correttamente e nel giusto ordine, evitando imprevisti e ottimizzando il flusso organizzativo.

D

Da sapere

A seconda della struttura del team organizzativo, più persone potrebbero essere coinvolte in diverse fasi dell'evento. In questo caso, è fondamentale che la lista di controllo venga creata in modo collaborativo, così da permettere a ciascun membro di contribuire, riducendo il rischio di dimenticare passaggi importanti.

Si può scegliere di creare una singola lista lunga che copra tutte le attività, dalla progettazione iniziale fino all'archiviazione dei documenti post-evento, oppure suddividere la lista in più sezioni tematiche (ad esempio, programma scientifico, area espositiva, logistica, ecc.).

Check List

Diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt

PIANIFICARE

LE ATTIVITÀ

Il diagramma di Gantt è uno strumento utile per pianificare sia le attività principali che le sottoattività nella gestione di un congresso medico. Permette di visualizzare tempi, dipendenze e scadenze attraverso barre orizzontali su una linea temporale.

Per esempio, attività come "Definizione del programma scientifico" possono essere suddivise in sotto-attività dettagliate, come la selezione dei relatori o la creazione dell'agenda. Questo livello di dettaglio aiuta a identificare punti critici, assegnare responsabilità specifiche e garantire il rispetto delle scadenze. Grazie alla flessibilità del diagramma di Gantt, è possibile aggiornare il piano in tempo reale per affrontare imprevisti e monitorare i progressi. Usandolo, si ottiene una

pianificazione chiara e coordinata, essenziale per evitare ritardi o disorganizzazione.

Come funziona

Il diagramma di Gantt è composto da una griglia che combina un elenco di attività e una linea temporale. Le attività sono elencate verticalmente, mentre la timeline si sviluppa orizzontalmente, con unità di tempo come giorni, settimane o mesi. Ogni attività è rappresentata da una barra orizzontale, la cui lunghezza indica la durata prevista. È possibile mostrare relazioni tra attività, come dipendenze o sequenze, utilizzando frecce o collegamenti. Per utilizzarlo, si inizia elencando tutte le attività, stimando le durate e disponendole sulla linea temporale, aggiornando man mano che il progetto avanza.

Il programma sociale

La funzione degli eventi sociali, che sono di fatto momenti ricreativi, è quella di permettere ai partecipanti di fare networking e di “staccare” dal programma generalmente intenso dei lavori, per rilassarsi dopo giornate di piena concentrazione. Si tratta anche di un modo per ringraziare chi ha preso parte al congresso.

Cocktail di benvenuto e cena sociale

I due momenti più tradizionali del programma sociale sono il cocktail di benvenuto, organizzato a seguito della cerimonia inaugurale del congresso la sera prima dell’inizio dei lavori, e la cena sociale, che si svolge in genere (ma non necessariamente) l’ultima sera dell’evento. Entrambi sono spesso organizzati in location prestigiose: soprattutto nel caso dei congressi internazionali possono essere palazzi e saloni storici messi a disposizione gratuitamente dall’amministrazione comunale come incentivo all’organizzazione del congresso nella propria città. La cena sociale, oltre al discorso del presidente del congresso, ai ringraziamenti e ai saluti, può prevedere uno spettacolo o un intrattenimento musicale.

Conoscere la destinazione

Il migliore spunto per l’organizzazione del programma sociale arriva in genere dalla destinazione dove si svolge il congresso: in particolare in Italia, ogni territorio ha le sue peculiarità e le sue attrattive. Che si tratti di un tour guidato, della visita a un museo, una bottega storica o uno stabilimento-simbolo, oppure di un concerto

o uno spettacolo tipico locale, l’importante è dare ai partecipanti la possibilità di fare un’esperienza “autentica” della destinazione.

L’opzione dei “post-tour”

Ferma restando l’esigenza di massima sobrietà delle attività sociali proposte durante il congresso, i programmi più articolati si hanno in genere nell’ambito degli eventi di dimensione nazionale o internazionale, dove l’organizzatore può proporre, nei giorni successivi al congresso, i cosiddetti “post tour”, cioè visite turistiche o culturali nella destinazione o nei suoi dintorni, a beneficio soprattutto dei partecipanti che arrivano dall’estero. Nei congressi nazionali il programma sociale consiste di solito in un’attività o una visita culturale in un luogo particolare della città ospite da effettuarsi nelle ore pomeridiane, prima della cena sociale.

Iscrizioni separate dal programma scientifico

Le aziende farmaceutiche e biomedicali che sponsorizzano il congresso non possono essere associate ad attività che hanno valenza turistica e ricreativa e chiedono quindi agli organizzatore di rispettare alcune regole affinché l’evento scientifico (che loro sponsorizzano) sia nettamente separato dall’evento sociale (che loro non possono sponsorizzare). Per esempio, rendendo facoltative le attività extra congresso e scorporando il pagamento della quota di iscrizione, in modo che siano a carico del singolo partecipante. Oppure prevedendo un ampio intervallo di tempo (fra i 30 e i 45 minuti) fra la fine delle sessioni congressualI e l’inizio delle attività sociali.

L’obiettivo di un programma sociale è quello di andare incontro ai gusti di tutti i partecipanti, e a differenza di altre tipologie di eventi in questo caso l’opzione è quello di prevedere attività non troppo di nicchia, se la platea è molto eterogenea: meglio puntare su qualcosa in grado di riscuotere ampio apprezzamento. Per individuare la giusta opzione fra più possibilità si può fare esprimere ai partecipanti la propria preferenza, per esempio con un sondaggio online da compilare al momento dell’iscrizione. Il valore dell’evento sociale risiede sia nell’opportunità di networking sia nell’esperienza che offre al partecipante, e non sono sempre necessari grandi budget: un organizzatore professionale di congressi è anche in questo caso in grado di identificare attività e format originali da proporre.

Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi

ASPETTI ORGANIZZATIVI PRIMA DEL VIA

122 Gestione del rischio e norme di sicurezza

125 Buone pratiche per eventi sostenibili e inclusivi

129 Consigli pratici per allestire la location

132 Controlli finali pre-evento

Gestione del rischio e norme di sicurezza

I congressi, al pari di tutti gli eventi che coinvolgono un gran numero di persone, sono intrinsecamente soggetti a una varietà di rischi, che possono includere imprevisti organizzativi, emergenze sanitarie, incidenti sul lavoro e guasti tecnici. In qualità di responsabile principale dell’evento, l’organizzatore deve assicurarsi di rispettare le normative vigenti in materia di sicurezza, adottare misure adeguate per gestire i rischi e garantire la protezione di tutti i soggetti coinvolti, inclusi i partecipanti, il personale e i fornitori.

Fattori critici e imprevisti

I fattori che, se non adeguatamente gestiti, possono influire negativamente sull’andamento di un evento sono molti e variegati. Gli imprevisti, se i partecipanti devono viaggiare per raggiungerne la destinazione, possono essere per esempio condizioni meteorologiche avverse, cancellazioni di voli, overbooking, ritardi o scioperi da parte delle compagnie aeree. Problemi simili possono verificarsi anche nei trasporti di terra, ma inconvenienti possono riguardare anche alberghi, servizi tecnici, catering, agenzie ricettive locali, con criticità quali overbooking, infrastrutture inadeguate, attrezzature difettose, scarsa collaborazione o mancato rispetto dei contratti.

Ulteriori problematiche derivano dalle mancanze dei partecipanti, come l’assenza ingiustificata (noshow), il check-in in strutture non convenzionate o la diffusione di cattiva pubblicità sull’evento attraverso i social media.

Piano B: cosa prevedere

Prevedere un “piano B” è l’abc dell’organizzazione di eventi. Qualche esempio? Se il cocktail di benvenuto è all’aperto, è necessario avere un’alternativa in caso di maltempo. Se c’è un computer con tutti i dati, bisogna farne un backup in caso smetta di funzionare anche se oggi si utilizzano i cloud. Se c’è un moderatore, è opportuno prevedere un sostituto in caso si ammali. Se un relatore si deve collegare da remoto,

è bene pre-registrare l’intervento per evitare problemi di connessione dell’ultimo minuto che potrebbero impedire la relazione. I “piani B” non sono mai troppi, ma spesso è troppo difficile (o costoso) prevederne uno per ogni cosa. Occorre pertanto concentrarsi su ciò che è prioritario, ossia che causerebbe il maggior danno se andasse storto, e su ciò che con più probabilità potrebbe diventare fonte di problemi.

Il piano di gestione del rischio

Il piano di gestione del rischio deve essere basato su cinque azioni principali:

① individuare tutti i fattori di rischio dell’evento

② considerare le possibili conseguenze

③ pianificare le azioni per prevenirli e contenerli

④ monitorare le attività a maggiore rischio

⑤ stipulare polizze assicurative per rischi previsti o prevedibili

Come gestire il DUVRI

In tema di sicurezza sul lavoro, il principale dovere dell’organizzatore consiste nella stesura del Documento Unico per la Valutazione dei Rischi da Interferenze (DUVRI) relativo all’evento.

Il DUVRI è un documento tecnico previsto dalla normativa sulla sicurezza sul lavoro (art. 26 del D.Lgs. 81/2008 in Italia) che identifica, valuta e gestisce i rischi derivanti dalle interferenze tra le attività svolte da diversi soggetti, come imprese o lavoratori autonomi, che operano contemporaneamente in uno stesso luogo.

Lo scopo del DUVRI è garantire la sicurezza di tutti gli operatori attraverso misure di prevenzione e protezione specifiche, promuovendo il coordinamento e la cooperazione tra le diverse realtà coinvolte.

L’organizzatore è tenuto a:

◆ elaborare il DUVRI

◆ distribuirlo ai propri fornitori

◆ assicurarsi che i fornitori rispettino le normative sulla sicurezza

◆ favorire il coordinamento e la cooperazione tra le imprese coinvolte

Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi

Anche in assenza di fornitori, l’organizzatore deve richiedere il DUVRI della struttura ospitante o, qualora non sia disponibile, il relativo piano di sicurezza.

Cosa dice il decreto palchi e fiere

Il Decreto Interministeriale del 22 luglio 2014 (noto come decreto “palchi e fiere”) contiene le disposizioni in materia di sicurezza da applicare a spettacoli musicali, cinematografici e teatrali e a manifestazioni fieristiche per quanto riguarda le attività di approntamento e smantellamento di strutture allestitive, tendostrutture o opere temporanee, compreso l’allestimento e disallestimento di impianti audio, luci e scenotecnici.

Il decreto stabilisce quando gli allestimenti di eventi e aree espositive rientrano nel Titolo IV del D.Lgs. 81/2008, che dispone le misure per la salute e sicurezza dei lavoratori nei cantieri temporanei o mobili.

Assistenza sanitaria

Per quanto riguarda le disposizioni in materia di assistenza sanitaria durante l'evento, la normativa di riferimento è l'accordo Stato-Regioni relativo alle linee guida sull’organizzazione dei soccorsi sanitari negli eventi e nelle manifestazioni programmate. Questo accordo classifica gli eventi in base alla tipologia, al luogo in cui si svolgono e al numero di partecipanti, al fine di determinare il livello di rischio. L'organizzatore deve calcolare il livello di rischio, che può essere "molto basso/ basso", "moderato/elevato" o "molto elevato", utilizzando una tabella apposita. La comunicazione al Servizio di Emergenza Territoriale 118 deve essere effettuata almeno 15 giorni prima dell’inizio dell'evento, qualora il rischio sia molto basso o basso. Se invece il rischio è moderato o elevato, la comunicazione deve avvenire almeno 30 giorni prima dell’inizio.

Vigilanza antincendio

La vigilanza antincendio per un congresso medico riguarda l'adozione di misure preventive e di sicurezza per ridurre il rischio di incendi durante lo svolgimento dell'evento. La presenza di un servizio di questo tipo è obbligatoria in determinate circostanze, come ad esempio quando la struttura che ospita il congresso ha una capienza superiore a 1.000 posti o quando l'area espositiva supera i 2.000 metri quadrati.

Gestire al meglio il rischio

Individuare i fattori di rischio

Considerare le conseguenze

Pianificare le azioni di contrasto

Monitorare le attività a rischio

Stipulare polizze assicurative

Per un congresso medico, la vigilanza antincendio implica una serie di attività, tra cui:

1presenza di personale qualificato: il congresso deve avere a disposizione operatori formati per la gestione delle emergenze antincendio, che siano in grado di intervenire tempestivamente, allertare i soccorsi e assistere il pubblico nell'evacuazione sicura.

Le principali norme di sicurezza

Sicurezza del lavoro

◆ Obbligo del DUVRI (documento unico per la valutazione dei rischi da interferenze)

◆ Decreto “palchi e fiere” per strutture allestitive, impianti audio, luci e scenotecnici

Assistenza sanitaria Vigilanza antincendio

◆ Linee-guida secondo l’accordo Stato-Regioni in base a tipologia, dimensioni e livello di rischio degli eventi

2pianificazione delle vie di fuga: è fondamentale che le vie di fuga siano ben indicate e libere da ostacoli, per garantire una rapida evacuazione. Devono essere rispettate le normative in materia di sicurezza antincendio e le uscite di emergenza devono essere facilmente accessibili.

3controllo

delle attrezzature e dei materiali:

ogni strumentazione, allestimento o materiale utilizzato nel congresso deve essere conforme alle normative di sicurezza antincendio. Ad esempio, se vengono utilizzati dispositivi elettrici o apparecchiature mediche, è importante che siano certificati e funzionanti in modo sicuro.

4attività di prevenzione:

prima dell'inizio dell'evento, è necessario un controllo preventivo delle strutture per identificare eventuali rischi di incendio, come il sovraccarico di impianti elettrici o la presenza di materiali facilmente infiammabili. In alcuni casi, è anche utile fornire formazione al personale dell'evento su come gestire eventuali emergenze.

5esposizioni e attrezzature:

se il congresso prevede anche esposizioni o dimostrazioni pratiche (ad esempio, con l'uso di attrezzature mediche o chimiche), è importante che tali attività siano monitorate da personale addetto alla sicurezza antincendio, che verifica che tutte le misure preventive siano rispettate.

Altre norme di sicurezza

Ogni evento, di qualsiasi tipologia e dimensione, deve rispettare le norme di sicurezza di base.

◆ Necessaria per capienze superiori a 1.000 posti o con esposizioni oltre 2.000 mq

Oltre a quelle già viste, eccone altre in sintesi.

☞Spazi di passaggio

Gli spazi di passaggio devono rimanere sempre sgombri da ostacoli. Di solito, la location indica le zone in cui è possibile posizionare stand, tavoli per la segreteria o l'area catering, e quelle in cui è vietato farlo. Nelle aree espositive, è fondamentale garantire corridoi sufficientemente larghi per permettere il passaggio, tenendo conto anche del possibile affollamento davanti agli stand o ai poster.

☞Estintori

È essenziale verificare la disponibilità degli estintori e il loro corretto funzionamento.

Inoltre, bisogna assicurarsi che sia presente una segnaletica chiara che indichi la posizione degli estintori e le modalità d'uso.

☞Permessi di accesso

Durante l’evento, è indispensabile distribuire badge e pass a coloro che sono autorizzati a entrare nella location e verificare che nessuna persona senza pass possa accedere alle sale, al guardaroba o all'area espositiva. Il desk di accoglienza ha un ruolo cruciale nel fungere da filtro per gli accessi in ingresso.

☞Telecamere di sorveglianza

I centri congressi e gli alberghi generalmente sono dotati di impianti di sorveglianza a circuito chiuso. Per eventi di dimensioni maggiori o con specifiche esigenze di sicurezza, si può richiedere anche un servizio di sorveglianza tramite personale dedicato.

Buone pratiche per eventi sostenibili e inclusivi

Sostenibilità e inclusione sono elementi chiave nell'organizzazione di eventi responsabili. Quali sono le pratiche per ridurre l’impatto ambientale e quali quelle per garantire pari opportunità a tutti i partecipanti? Vediamo esempi tangibili per la creazione di eventi che non solo rispettano l'ambiente, ma che favoriscono anche una partecipazione equa e inclusiva concretizzando tematiche legate all'accessibilità, alla giustizia sociale e alla responsabilità ecologica.

L’impatto ambientale degli eventi

Il settore degli eventi, inclusi i congressi medici, è un mercato globalmente "impattante": non solo muove milioni di persone e genera miliardi di fatturato, ma ha anche effetti ambientali significativi, causati dal traffico aereo, dalla mobilità non sostenibile, dal consumo di acqua ed energia, dalla produzione di rifiuti e dallo spreco di cibo. Tuttavia, gli eventi portano anche posti di lavoro, sviluppo economico per le destinazioni e lasciano un’eredità di conoscenza. Come tutte le attività umane, anche quella congressuale ha dunque un impatto duplice. Renderla più sostenibile significa mitigare gli effetti negativi e massimizzare quelli positivi, intervenendo nel processo organizzativo e sulla filiera di fornitura.

Modelli sostenibili

Di fronte a un’emergenza ambientale sempre più evidente, il settore congressuale sta adottando modelli sostenibili per ridurre l’impatto sull’ambiente. Sempre più agenzie e strutture, come alberghi e centri congressi, stanno intraprendendo iniziative concrete per integrare pratiche sostenibili nelle loro attività. Tra le principali azioni, si nota una crescente attenzione all’uso di fornitori certificati, alla scelta di materiali ecocompatibili e all’ottimizzazione

delle risorse. Molte organizzazioni inoltre preferiscono materiali digitali per limitare l’uso della carta, selezionano cibo a chilometro zero e adottano strategie per recuperare le eccedenze alimentari. Parallelamente, si stanno diffondendo soluzioni per il risparmio energetico e idrico, per ridurre il consumo di plastica e per incentivare il riciclo dei rifiuti. Anche la logistica gioca un ruolo importante: la scelta di sedi centrali rispetto alla provenienza dei partecipanti e l’incentivo all’uso di mezzi pubblici sono diventati elementi chiave. Infine, si presta particolare attenzione all’efficienza degli spazi, con sistemi che regolano illuminazione e condizionamento per ridurre al minimo gli sprechi.

La norma UNI ISO 20121 per eventi sostenibili

La ISO 20121 è una norma internazionale che stabilisce i requisiti per la gestione sostenibile degli eventi. La sua piena denominazione è UNI EN ISO 20121:2024 - Event sustainability management systems - Requirements with guidance for use e fornisce linee guida per le organizzazioni che vogliono organizzare eventi in modo responsabile, minimizzando gli impatti negativi sull'ambiente, la società ed economici, e massimizzando i benefici a lungo termine.

➦Obiettivi principali della ISO 20121

● Benefici ambientali: la ISO 20121 promuove una gestione sostenibile degli eventi attraverso un approccio integrato che non si limita solo alla salvaguardia dell’ambiente, ma prende in considerazione anche gli aspetti economici e sociali. L'obiettivo generale è che gli eventi possano contribuire positivamente alla comunità locale, creando un impatto duraturo e sostenibile che si estende anche a livello globale.

In particolare, la norma fornisce strumenti concreti per ridurre gli impatti ambientali, come la gestione dei rifiuti, la riduzione delle emissioni di carbonio e l'uso efficiente delle risorse naturali.

● Benefici sociali ed economici: la norma incoraggia a generare valore per la comunità locale, creando opportunità di lavoro, stimolando l'inclusione sociale e generando benefici economici per le aziende e i fornitori locali.

● Miglioramento continuo: le organizzazioni sono invitate a monitorare costantemente le proprie azioni sostenibili, assicurandosi che le pratiche adottate siano efficaci e apportino reali miglioramenti, attraverso un ciclo di pianificazione, attuazione, controllo e revisione. In questo modo, si garantisce che gli eventi diventino sempre più sostenibili nel tempo.

➦Principali elementi della norma ISO 20121 La norma ISO 20121 richiede che le organizzazioni inizino con una fase di pianificazione in cui identificano gli impatti ambientali, sociali ed economici che un evento può generare. Una volta individuati, è necessario sviluppare piani specifici per mitigarli, in modo da ridurre al minimo gli effetti negativi. Questo approccio consente di organizzare eventi in maniera consapevole, tenendo conto di tutti gli aspetti legati alla sostenibilità.

Inoltre, uno degli aspetti cruciali della norma è il coinvolgimento delle parti interessate. Gli organizzatori devono lavorare a stretto contatto con tutti i soggetti coinvolti, come fornitori, sponsor, partecipanti e la comunità locale, per garantire che tutti comprendano le pratiche sostenibili adottate e contribuiscano attivamente alla loro realizzazione. La gestione dei rifiuti e delle risorse è un altro punto fondamentale. La norma promuove attivamente la riduzione dei rifiuti e il riciclo, incoraggiando l’uso responsabile delle risorse naturali, come l'energia e l'acqua, e la scelta di materiali sostenibili. La norma sottolinea anche l'importanza della comunicazione e della trasparenza. Gli organizzatori devono essere chiari nel comunicare le azioni sostenibili intraprese,

sia durante che dopo l'evento, condividendo con il pubblico i risultati ottenuti. Questo approccio aumenta la credibilità dell'evento e incoraggia altri a seguire l'esempio, creando un circolo virtuoso di sostenibilità.

➦Chi può certificarsi

Gli standard di sostenibilità stabiliti dalla UNI ISO 20121 sono applicabili a tutti i soggetti coinvolti nell'organizzazione dell'evento, come le agenzie di organizzazione congressuale. Possono ottenere la certificazione anche le location (alberghi, centri congressi, centri fieristici) e le società di servizi (catering, sicurezza, tecnologia). A essere certificato è l'intero processo di gestione dell'evento.

Recuperare il cibo

Nei congressi, il numero esatto di partecipanti è spesso incerto fino all’ultimo momento, e per garantire che tutti abbiano un pasto vengono preparate grandi quantità di cibo, con un conseguente alto tasso di spreco. Non esiste una stima precisa di quanto cibo venga gettato via, ma Federcongressi&eventi, l’associazione nazionale della meeting industry, stima che mediamente il 25-30% del cibo preparato non venga consumato. In termini pratici, per un congresso con 100 partecipanti si producono circa 20 chili di cibo in eccesso, sufficienti a sfamare altre 40 persone. Si calcola che ogni anno in Italia si perdano tra 12 e 18 milioni di tonnellate di cibo e lo spreco ha anche un impatto ambientale significativo, contribuendo a circa l’8-10% delle emissioni globali di gas serra a livello globale. Per ridurre gli sprechi alimentari durante gli eventi si può collaborare con app o piattaforme che permettano di ridistribuire il cibo non consumato alle organizzazioni locali, come mense e rifugi.

➣Food for Good

Per facilitare il processo di recupero e donazione del cibo non consumato, Federcongressi&eventi, in collaborazione con le onlus Banco Alimentare ed Equoevento, ha istituito il programma Food for Good. Questo programma si basa sulla legge 155/2003 e sulla legge 166/2016, che riguarda la donazione e distribuzione di prodotti alimentari e farmaceutici a fini di solidarietà sociale e per la limitazione degli sprechi. La procedura di recupero del cibo è semplice: l’organizzatore, la società di catering o la location devono comunicare per tempo a Federcongressi&eventi la data, il luogo del congresso, il numero di partecipanti previsti

Pratiche per eventi sostenibili e inclusivi

Riduzione dei rifiuti: riciclo, uso di materiali sostenibili, gestione ottimizzata delle risorse come energia e acqua.

Sostenibilità ambientale

Inclusività e accessibilità

Gestione del cibo: recupero del cibo non consumato per evitare sprechi.

Trasporti sostenibili: uso di mezzi pubblici, car pooling e altre soluzioni a basso impatto.

Gestione degli spazi: utilizzo di strutture efficienti e progettate per ridurre l’impatto ambientale.

Partecipazione virtuale: per chi non può essere presente fisicamente..

Materiale accessibile: presentazioni disponibili in formati accessibili.

Accessibilità fisica: sede accessibile a tutti, comprese le persone con disabilità.

Quote agevolate: tariffe ridotte per partecipanti da regioni a basso reddito o categorie specifiche.

Selezione etica dei fornitori: che promuovono pratiche sostenibili e rispettano i diritti sociali.

Benefici sociali ed economici

Coinvolgimento della comunità locale: partecipazione sia come pubblico che come volontari.

Promozione delle economie locali: acquisto di beni e servizi da imprese locali.

Creazione di reti: opportunità di networking e scambi tra partecipanti.

e i dettagli del catering. La richiesta viene poi inoltrata alle onlus che inviano i loro volontari per raccogliere il cibo non consumato al termine dell’evento e consegnarlo alle strutture di assistenza locali, come case famiglia, mense per i poveri e centri per rifugiati.

Il valore sociale degli eventi

Nel vademecum dell’Event Industry Council si sottolinea che i principi che guidano gli eventi sostenibili sono allineati con tutti e 17 gli obiettivi

di sviluppo sostenibile promossi dall'ONU da raggiungere entro il 2030. In particolare, gli obiettivi sociali includono: diritti umani universali, impatto sulla comunità, pratiche lavorative, rispetto per la cultura, sicurezza, salute e benessere. Se l’impatto sociale di un grande evento è facilmente visibile, non va sottovalutato l’impatto di ogni singola scelta dell’organizzatore. L’evento diventa così un canale per comunicare l’impegno alla sostenibilità da parte dei promotori, rispondendo anche alla crescente domanda di responsabilità sociale e di attenzione alle tematiche ambientali e sociali.

Creare spazi di networking inclusivi favorisce l'interazione tra partecipanti di diverse provenienze culturali, arricchendo l’esperienza condivisa. Attività come sessioni tematiche e tavoli di lavoro interattivi incoraggiano lo scambio di conoscenze tra professionisti con esperienze diverse. L'inclusione di traduzioni simultanee o materiale multilingue garantisce una partecipazione attiva di tutti.

Buone pratiche di sostenibilità sociale

Un impegno di responsabilità sociale nell’organizzazione di un evento medico si concentra principalmente sull'attenzione alle persone e sull'etica professionale. Alcuni esempi di buone pratiche includono:

✔ Selezione etica dei fornitori e partner: nella scelta dei fornitori, non è sufficiente considerare solo la qualità dei servizi offerti, ma è fondamentale anche valutare la loro reputazione etica e il rispetto per l’ambiente.

✔ Coinvolgimento della comunità locale: è importante che l'evento coinvolga attivamente la comunità locale, includendo associazioni e organizzazioni che promuovono progetti comunitari sostenibili.

✔ Iniziative di sensibilizzazione e supporto: un evento medico può includere attività come screening gratuiti per patologie comuni nella comunità locale, offrendo così un valore sociale diretto.

✔ Condivisione di conoscenze e pratiche mediche: si possono prevedere sessioni dedicate alla discussione delle sfide specifiche che diverse regioni del mondo affrontano in ambito medico. Queste sessioni possono favorire la condivisione di conoscenze tra partecipanti provenienti da contesti culturali diversi, promuovendo una maggiore comprensione reciproca e il miglioramento delle pratiche mediche globali.

✔ Accessibilità e inclusività: la partecipazione all'evento deve essere inclusiva e accessibile a tutti, indipendentemente dalle capacità economiche o fisiche dei partecipanti. Ad esempio, si possono offrire tariffe ridotte per i professionisti sanitari provenienti da regioni meno sviluppate o fornire servizi di traduzione e supporto per i partecipanti

con disabilità. L’evento dovrebbe essere progettato per garantire che tutti possano partecipare pienamente. (vedi paragrafo successivo).

Buone pratiche di inclusione

Per rendere i congressi medici inclusivi, si possono adottare una serie di pratiche e misure organizzative che favoriscano l'accessibilità e la partecipazione di tutti i professionisti del settore, indipendentemente dalle loro esigenze specifiche.

✔ Partecipazione a distanza: la partecipazione virtuale, come webinar o piattaforme online, che permettano ai professionisti che non possono essere presenti fisicamente, per motivi di distanza o disabilità, di partecipare attivamente all'evento.

✔ Materiale accessibile: presentazioni, dispense, video disponibili in formati accessibili, come versioni con sottotitoli, trascrizioni, o traduzioni simultanee, per facilitare la partecipazione di persone con difficoltà uditive o di lingua.

✔ Accessibilità fisica degli spazi: accessibilità completa della location a persone con disabilità motorie. Questo include l’adozione di percorsi privi di barriere architettoniche, la presenza di servizi igienici accessibili e la disponibilità di sedute ergonomiche adeguate.

✔ Quote di partecipazione: tariffe agevolate per categorie professionali specifiche, come studenti, ricercatori in formazione o professionisti provenienti da paesi a basso reddito, garantendo l’accesso all'evento anche a chi potrebbe incontrare difficoltà economiche.

✔ Supporto personalizzato: servizi di supporto personalizzati, come interpreti per la lingua dei segni o assistenza per persone con difficoltà cognitive, per assicurare che tutti i partecipanti possano fruire appieno delle sessioni e delle interazioni.

Consigli pratici per allestire la location

Allestire una location per un congresso medico richiede una pianificazione attenta, con l'obiettivo di ottimizzare la funzionalità logistica e il flusso delle persone. È essenziale che gli spazi siano progettati per favorire i movimenti tra le diverse aree, evitare disservizi e garantire ai partecipanti un’esperienza ottimale.

Allestire al meglio la location

Su cosa puntare quando si allestisce la location per un congresso? Quello che più conta è la funzionalità logistica, ossia favorire lo spostamento delle persone e le attività previste, sia nelle sale meeting che nelle altre aree della struttura, indipendentemente dalle dimensioni dell’evento. Il partecipante, così come gli altri attori coinvolti, può percepire come disservizio tutto ciò che va contro questo principio. Scelte di allestimento poco razionali, infatti, possono causare rallentamenti in fase di registrazione, all’ingresso o all’uscita dalle sale, durante il coffee break o il pranzo.

Curare le soluzioni logistiche

Il primo consiglio generale è quello di confrontarsi con lo staff della location, che è sicuramente in grado di suggerire le soluzioni logistiche più

adatte alle esigenze specifiche. L’allestimento deve poi garantire che ci siano spazi adeguati per tutte le attività che si svolgono durante il congresso. Non è sufficiente concentrarsi solo sulle sale per le sessioni, ma occorre prestare attenzione anche a spazi espositivi, area catering, foyer per la reception e le registrazioni, e aree lounge per il networking informale. Oltre a questo, ci sono diversi accorgimenti da considerare. Ecco i più importanti:

➔ Segnaletica chiara e visibile: la segnaletica del congresso deve essere ben visibile e con indicazioni chiare.

➔ Desk informazioni:

va posizionato all’ingresso della location per evitare perdite di tempo a partecipanti e relatori.

➔ Desk di assistenza separati:

i desk di assistenza vanno separati a seconda della loro fruizione, per una gestione più rapida dei flussi di partecipanti. Ad esempio, il desk di segreteria si occupa delle procedure tecniche, mentre in altri punti si offre assistenza generale.

➔ Servizi multipoint:

i servizi multipoint evitano file e ritardi, quindi, se lo spazio lo consente, è sempre consigliato

L’usodi colori distintivi per ogni area, come verde per il desk informazioni, blu per l’assistenza generale e rosso per il supporto tecnico, permette ai partecipanti di orientarsi rapidamente all'interno della location, riducendo tempi di attesa e frustrazioni. Questo approccio visivo migliora anche l'efficienza del flusso di persone, rendendo l'esperienza più fluida e meno caotica.

allestire più punti per uno stesso servizio, a prescindere dal numero di partecipanti.

➔ Open space per stand e poster: un modo efficace di sfruttare il passaggio dei partecipanti è riunire insieme l’area espositiva e l’area poster in un unico grande open space continuo.

➔ Posizionamento dell’area cocktail/coffee break: è importante rendere chiara la direzione della fila, assicurandosi che i camerieri abbiano abbastanza spazio per allestire e servire.

L’allestimento dell’area espositiva

L’area espositiva di un congresso è quella in cui trovano posto gli stand delle aziende sponsor. Le dimensioni di quest’area variano da congresso a congresso, ma negli eventi più grandi possono essere piuttosto estese, simili a quelle di una fiera vera e propria. Centinaia di stand, centinaia di persone coinvolte e migliaia di visitatori. Gli stand possono essere altamente tecnologici, ospitare macchinari voluminosi e delicati (per

esempio, quelli per la diagnostica) o presentare presentazioni che richiamano molte persone.

La logica della gestione di quest’area è quella fieristica: generalmente, l’agenzia che organizza il congresso incarica un allestitore della costruzione degli stand e, in collaborazione con lo staff della location, coordina le operazioni.

Flusso dei partecipanti

L’area espositiva deve essere facilmente accessibile e commisurata non solo al numero di stand che deve ospitare, ma anche all’intero flusso di persone che si prevede la visiteranno.

Collegamento fra espositori e allestitore

In genere, si affida l’allestimento di tutti gli stand a un’unica società specializzata. La segreteria organizzativa del congresso deve quindi fungere da collegamento tra gli espositori e l’allestitore.

Le opzioni espositive

L’organizzatore del congresso di solito propone agli espositori la scelta tra uno o due tipi di stand, diversi per misure, dotazioni e costi. Alcune aziende, inoltre, potrebbero avere richieste specifiche in base a ciò che devono esporre o alle attività che desiderano condurre nello stand.

Macchinari e colli di grandi dimensioni L’area espositiva deve offrire spazi sufficientemente ampi per movimentare macchinari, pannelli, mobili degli stand, impianti di illuminazione e così via.

Sorveglianza per i macchinari Se ci sono aziende che espongono macchinari, è necessario accertarsi che siano sempre presenti i tecnici addetti. Occorre inoltre garantire la sorveglianza e informarsi con la location e con gli sponsor riguardo alle coperture assicurative in caso di danni, furti o altri imprevisti.

Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi

Tempistiche

Tutti devono rispettare tempistiche e scadenze. Gli allestitori devono montare gli stand entro una certa data, quindi le aziende hanno una scadenza precisa per confermare le loro necessità tecniche all’allestitore.

Orari e modalità di accesso

Gli orari e le modalità di accesso vanno comunicati a tutti gli espositori per permettere loro di preparare gli stand e disallestirli a fine evento. Un’esposizione medio-grande, con un centinaio di stand, può richiedere all’allestitore un paio di giorni di lavoro, anche di notte, per ottimizzare i tempi.

Staff a disposizione

Location e allestitore dovrebbero sempre avere rispettivamente almeno una persona presente nell’area espositiva durante lo svolgimento del congresso, per rispondere alle richieste degli espositori, fare eventuali riparazioni e risolvere problematiche.

La mappa degli stand

Quanto più l’esposizione è grande, tanto più è necessaria la mappa, meglio se digitale e interattiva.

Gestire l’area poster

Nel contesto di un congresso medico-scientifico, un poster è un "manifesto" dove l’autore pubblica i risultati delle proprie ricerche o un caso studio seguito. I format più utilizzati, oltre i poster tradizionali dotati di QR code, sono gli e-poster, disponibili sul sito o sulla piattaforma web dell’evento, ma anche esposti in un ambiente comune aperto ai partecipanti affinché possano discuterne i contenuti con gli autori nelle cosiddette “sessioni poster”. Le sessioni poster sono un aspetto rilevante del programma scientifico: per i ricercatori, che presentano il proprio lavoro ai colleghi, sono

un’occasione di visibilità, mentre per chi vi partecipa sono un’opportunità di confronto e scambio professionale. Compito dell’organizzatore è facilitare gli autori nella produzione dei propri poster e gestirne l’area affinché sia la più funzionale possibile per rendere proficue tali sessioni.

Indicazioni agli autori

Fornire agli autori indicazioni su quali sezioni prevedere, come organizzare i contenuti, ma anche come impostare titolo e sottotitolo, fermo restando che gli autori sono comunque liberi di dare al poster l’aspetto che preferiscono.

Informazioni tecniche

Fornire agli autori specifiche tecniche per caricare il loro materiale. I poster digitali (ma anche quelli tradizionali dotati di QR code) possono essere visualizzati su smartphone o tablet dal sito o dalla app del congresso.

Per ogni poster uno spazio numerato

Quando il poster viene accettato (prima dell’evento), l’autore riceve la comunicazione del codice identificativo attribuitogli. A quel codice è associato lo spazio nell’area poster riservato all’autore.

Attrezzatura e assistenza

È necessario prevedere la presenza di un tecnico per risolvere eventuali problemi.

Definire l’agenda delle sessioni poster Va fissata fin da subito l’agenda degli incontri con gli autori, avendo cura di dividerli in più momenti per evitare sovraffollamenti.

Ingaggio

I siti o le app dei congressi sono spesso dotati di una funzione che permette di votare i poster migliori. Per migliorare l’interattività, si possono incentivare i partecipanti a valutare i lavori e a sottoporre domande agli autori.

Controlli finali pre-evento

Prima dell'inizio del congresso, è fondamentale effettuare una serie di controlli in tutte le aree dell'evento: dalla funzionalità degli stand espositivi alla verifica delle attrezzature audiovisive, dalle aree catering alla pulizia generale. Ogni dettaglio deve essere controllato con precisione, assicurandosi che tutti i servizi siano pronti per l'uso e che lo staff sia ben preparato a gestire qualsiasi imprevisto.

Brief operativo pre-evento

Nei giorni immediatamente precedenti al congresso è fondamentale il massimo coinvolgimento di tutti coloro che partecipano attivamente all'organizzazione: addetti ai desk di registrazione e informazioni, segreteria organizzativa, hostess e steward presenti nelle sale, addetti al guardaroba e ai parcheggi, personale del servizio catering, tecnici audio/video, regia e personale di supporto. Prima dell'apertura delle porte ai congressisti, l’organizzatore responsabile deve riunire tutto il personale coinvolto per fornire le istruzioni operative. Oltre al team organizzativo, è cruciale coinvolgere lo staff ingaggiato per l’occasione, o messo a disposizione dalla location, per gestire in loco gli aspetti operativi, tecnici e logistici dell'evento e interfacciarsi con partecipanti, relatori ed espositori.

Il brief operativo che coinvolge chiunque abbia un ruolo attivo nell'evento ha lo scopo di:

➦ rivedere con lo staff tutto il programma, dall’arrivo dei partecipanti alla loro partenza.

➦ ricapitolare i compiti di ogni membro dello staff, stabilendo chiaramente chi fa cosa e dove.

➦ motivare il personale riguardo al lavoro da svolgere durante l’evento.

Condividere le informazioni

È fondamentale che tutto il personale sia sempre aggiornato su ogni dettaglio dell’evento, poiché partecipanti ed espositori potrebbero chiedere informazioni logistiche a chiunque sia a portata di mano, indipendentemente dal ruolo specifico. Pertanto, è essenziale che ogni membro dello staff abbia conoscenze adeguate sul programma, sappia fornire indicazioni sugli spazi della location e sia aggiornato sugli eventi che si svolgono in ogni sala, così da poter rispondere alle domande e offrire assistenza in modo tempestivo. Per quanto riguarda le informazioni specifiche sul programma scientifico o le procedure ECM, è consigliato che il personale di sala indirizzi i partecipanti al banco della segreteria congressuale, facilmente identificabile. Inoltre, ogni membro dello staff avrà la capacità di individuare e segnalare prontamente eventuali problemi, imprevisti o ritardi, facilitando

la gestione dell’evento. La coordinazione tra colleghi risulterà quindi più fluida, assicurando che tutte le procedure, come registrazione, consegna dei badge, distribuzione dei materiali e gestione dei questionari di valutazione, si svolgano senza intoppi.

I compiti dello staff

Lo staff è il volto dell'evento per partecipanti ed espositori, quindi è importante assegnare ruoli in modo strategico per anticipare le esigenze e risolvere rapidamente eventuali problemi. Una distribuzione ben pianificata delle mansioni assicura un servizio impeccabile e ottimizza il flusso dell’intero evento. Non dimenticare di assegnare compiti essenziali come:

1 monitoraggio del feedback dei partecipanti assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare con i partecipanti e raccogliere feedback durante l'evento permette di fare correzioni tempestive e acquisire informazioni utili per migliorare la futura edizione del congresso.

2 facilitazione del networking dedicare una o più persone allo staff per formare piccoli gruppi di interazione fra i partecipanti aiuta a favorire il networking e il coinvolgimento, attraverso momenti di aggregazione informale che rafforzano anche i contenuti delle sessioni.

3 comunicazione con gli espositori incaricare una persona dello staff di monitorare continuamente gli espositori e raccogliere feedback simili a quelli dei partecipanti facilita l'incontro con i congressisti e prepara il terreno per il follow-up post-evento.

Il check prima dell’inizio

Dopo il brief, il responsabile dell'evento deve fare un check finale, poco prima dell'inizio. È fondamentale assicurarsi che tutto sia a posto e che ogni membro dello staff abbia completato le proprie mansioni. Se tutto è in ordine, l'organizzatore può fare un'ultima verifica con il cliente per garantire che ogni dettaglio sia perfetto.

IL PRE-EVENTO IN 5 STEP

Brief operativo con lo staff

Verifiche aree comuni, expo e sale

Controlli degli aspetti tecnologici

Check della sicurezza

Comunicazione rapida ed efficace

Prima del via, controllare:

Desk d’accoglienza

◆ Materiale di segreteria: lista dei partecipanti (e loro eventuale sistemazione alberghiera), programma, badge, strumenti elettronici o fogli firme per la registrazione, eventuali voucher per la cena sociale, questionari di valutazione.

◆ Documenti di segreteria: contratti di sponsorizzazione, lettere di incarico ai relatori, dichiarazioni di conflitto di interesse e altri documenti necessari per ispezioni, se l'evento è accreditato ECM.

Aree di passaggio

◆ Posizionamento corretto della segnaletica.

Sale

◆ Allestimento corretto di ogni sala in base al formato delle sessioni.

◆ Posizionamento della segnaletica e delle locandine.

◆ Presenza di cavalierini, segnaposto, bottiglie d’acqua e bicchieri, se previsto.

◆ Cancelleria sui tavoli dei partecipanti, se previsto.

◆ Eventuali decorazioni floreali.

Area espositiva

◆ Verificare il funzionamento delle dotazioni previste agli stand: illuminazione, connessione Wi-Fi, logo aziendale corretto e visibile.

Traduzione simultanea

◆ Controllare il funzionamento delle postazioni dei traduttori e delle cuffie per i partecipanti.

◆ Assicurarsi che le cuffie siano sistemate in ordine presso la reception.

Aree catering

◆ Verificare con gli addetti che sia tutto pronto per i coffee break o il buffet e che l'allestimento sia corretto.

Wi-Fi

◆ Effettuare test di funzionamento.

◆ Segnalare username e password con cartelli visibili nelle aree coperte dal segnale.

Regia audiovisiva

◆ Verificare che tutti i materiali da proiettare siano stati caricati sui computer di regia.

◆ Controllare il funzionamento dei telecomandi

per i relatori e delle applicazioni interattive collegate alle slide.

Regia streaming

◆ Verificare telecamere, sistema audio, illuminazione, attrezzature di regia e connessione cablata.

Relatori da remoto

◆ Assisterli nell'accesso alla welcome room della piattaforma web per gli ultimi controlli tecnici di audio e video.

Personale tecnico

◆ Garantire la presenza di un tecnico in ogni sala per l'assistenza continuativa.

◆ Testare anticipatamente tutte le attrezzature (luci, slide, connessioni, microfoni, altoparlanti).

Pulizia generale

◆ Assicurarsi che la location sia pulita e sgombra da materiali residui.

◆ Verificare la presenza di un team di pulizia che presidi regolarmente le toilette.

Kit congressuale

◆ Preparare i materiali destinati ai partecipanti e ai relatori.

Cartella stampa

◆ Controllare che i kit con comunicati e materiali stampa, anche digitali, siano pronti per la distribuzione.

Emergenze e assistenza sanitaria

◆ Verificare la presenza e il funzionamento di uscite di emergenza e presidi sanitari.

◆ Confermare la comunicazione all'ASL di competenza e la copertura delle spese relative.

Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi

DOPO IL CONGRESSO

Organizzare il debrief

Le riunioni di debrief, di solito, coinvolgono tutte le parti interessate: il committente dell’evento, gli sponsor, i membri del team organizzativo e i rappresentanti della sede che ha ospitato l’evento. È importante organizzarle a breve distanza dalla conclusione, quando l’esperienza è ancora fresca nella memoria di tutti. In questo modo, i dettagli, soprattutto quelli organizzativi, sono più chiari e si riesce a raccogliere osservazioni, idee e suggerimenti che, col passare del tempo, rischierebbero di andare persi.

Inviare i ringraziamenti

Inviare messaggi di ringraziamento al termine dell’evento non è solo una questione di cortesia, ma anche uno strumento strategico per consolidare le relazioni. È un’occasione ideale per esprimere gratitudine per la partecipazione e il contributo dato, rafforzando il legame con tutti i soggetti coinvolti.

I destinatari principali dei ringraziamenti includono:

➦ partecipanti

➦ relatori e ospiti

➦ istituzioni

➦ sponsor ➦ fornitori

Per i partecipanti, il messaggio può contenere un invito a prendere parte alla prossima edizione, comunicando eventualmente le date, oltre a suggerire di seguire i canali ufficiali dell’evento (social, sito web, newsletter).

Nel caso dei fornitori, i ringraziamenti possono includere un breve feedback sul servizio ricevuto, mentre per gli sponsor è utile integrare dati significativi sull’andamento dell’evento, rafforzando la comunicazione e aprendo la strada a future collaborazioni.

I ringraziamenti vengono formulati a nome dell’associazione promotrice, firmati dal presidente del congresso o dal comitato scientifico, e sono di norma personalizzati. La modalità più comune è l’invio via email.

Mantenere viva la comunicazione

Anche dopo la fine dell’evento, la comunicazione non deve fermarsi. I canali utilizzati per promuovere il congresso prima e durante il suo svolgimento (social, email, sito web) devono rimanere attivi per mantenere vivo l’interesse di partecipanti e sponsor. Una comunicazione continuativa durante l’anno consente di:

◆ tenere alta l’attenzione sulle tematiche affrontate nel congresso

◆ rafforzare il legame con la comunità professionale di riferimento

◆ preparare il terreno per la prossima edizione.

Aggiornamenti da effettuare dopo l’evento:

➔ sito web si possono caricare presentazioni e slide dei relatori, contenuti on demand, foto, rassegna stampa, interviste e brevi approfondimenti.

➔ social media prevedere di condividere foto e video dell’evento, brevi video di commento o ringraziamento da parte di relatori e partecipanti, e video-pillole delle sessioni più rilevanti

➔ Email servono per inviare messaggi con link ai contenuti pubblicati (on demand, foto, video, rassegna stampa) e invitare gli utenti a iscriversi alla newsletter

Le verifiche contabili

Un aspetto fondamentale per l’organizzatore è la gestione economica finale, che include l’elaborazione del consuntivo finanziario e la verifica di tutti i flussi in entrata e in uscita. Ci sono diverse voci da considerare: ecco le principali.

Ricezione pagamenti

✔ quote di iscrizione dei partecipanti

✔ servizi aggiuntivi acquistati

✔ sponsorizzazioni

✔ stand espositivi

Liquidazione pagamenti

✔ fatture dei fornitori

✔ compensi per i relatori

✔ rimborsi spese

✔ pagamenti per il personale temporaneo

Nei congressi di grandi dimensioni, i tempi di chiusura contabile possono protrarsi, soprattutto a causa di solleciti per fatture o pagamenti mancanti e del controllo incrociato degli importi. Questi passaggi, se numerosi, possono richiedere anche diversi mesi.

Una gestione precisa e puntuale in questa fase è essenziale per chiudere l’evento con un bilancio economico completo e trasparente.

MESSAGGI DI RINGRAZIAMENTI

ai partecipanti

● indicare data della prossima edizione

● invitare a restare in contatto con sito, social e newsletter

agli sponsor

● includere dati sull’evento

● invitare a rinnovare la collaborazione

● includere eventuali dati pertinenti ai fornitori

● Inviare feedback sul servizio

Performance economica

La produzione di un utile economico che vada a favore dell’associazione promotrice è un indicatore fondamentale perché il congresso, prima ancora di essere un momento di formazione e divulgazione scientifica, è un’attività economica e in quanto tale deve generare un risultato di gestione positivo, o per lo meno in pareggio. I risultati economici dell’evento si hanno dopo la chiusura contabile, dalla quale si evince se e di quanto le entrate hanno superato le uscite.

Numero dei partecipanti

Il numero dei partecipanti è un altro indicatore chiave, poiché riflette l’interesse suscitato

dall’evento. Oltre al dato complessivo, è importante analizzare eventuali obiettivi specifici, come l’aumento della presenza di determinate categorie professionali o la partecipazione da specifici Paesi, per valutare il successo in maniera più dettagliata.

Valutazione delle azioni specifiche

Se sono state adottate misure mirate per aumentare la partecipazione, come tariffe più basse, un programma più ricco, una sede più accessibile o un marketing potenziato, è lecito aspettarsi un incremento delle iscrizioni.

Confrontare il numero di partecipanti effettivi con quello degli invitati o raggiunti dalla comunicazione permette di misurare l’efficacia delle azioni pre-evento e valutare il raggiungimento degli obiettivi.

Esperienza dei partecipanti

La soddisfazione dei partecipanti è un indicatore importante per il successo del congresso.

Un’esperienza positiva aumenta la probabilità che tornino per l’edizione successiva e che promuovano l’evento tra i colleghi, attirando nuovi iscritti.

Monitorare il feedback dei partecipanti aiuta anche a individuare aree di miglioramento per perfezionare le edizioni future.

CONFRONTI PERIODICI: monitorare i dati economici e di partecipazione delle varie edizioni è essenziale per valutare lʼandamento e pianificare obiettivi realistici.

OBIETTIVI DI CRESCITA: basarsi su trend consolidati, come incrementi medi annui, aiuta a fissare traguardi raggiungibili e sostenibili per lʼedizione successiva.

ANALISI CONTINUATIVA: utilizzare i dati raccolti non solo per valutare il passato, ma anche per progettare strategie di miglioramento future.

RISULTATO ECONOMICO

L'IMPATTO DELL'EVENTO

SODDISFAZIONE DEI PARTECIPANTI

VISIBILITÀ

DEL CONGRESSO

Cosa misura? La sostenibilità economica del congresso

Cosa misura?

L'attrativa del congresso in termini di contenuti e altri aspetti

Le aree di indagine

La soddisfazione deve essere rilevata in modo “scientifico”, attraverso un questionario da somministrare in sede di evento oppure via email qualche giorno dopo la sua conclusione. Due le aree su cui indagare il gradimento dei delegati: gli aspetti di contenuto (temi trattati, qualità dei relatori, qualità del programma scientifico, rilevanza delle sessioni ecc) e gli aspetti logistici (organizzazione, destinazione, sede congressuale, catering, tecnologie utilizzate, staff e così via).

Il questionario di gradimento

Deve essere anonimo e contenere domande brevi e specifiche per facilitarne la compilazione. Poiché i dati che raccoglie devono essere misurabili e comparabili, si consiglia in generale di escludere le domande a risposta aperta. Sono da inserire invece domande a risposta multipla, per raccogliere dati quantitativi (molto soddisfatto, poco soddisfatto), oppure domande in cui si chiede di dare un voto numerico alle diverse componenti dell’evento per raccogliere dati qualitativi. Negli eventi accreditati ECM il provider è tenuto a somministrare un questionario che indaga il gradimento della qualità della formazione e l’eventuale percezione di influenze commerciali sui contenuti erogati.

Il congresso visto dall’esterno

La visibilità esterna è un indicatore fondamentale per raggiungere obiettivi che vadano oltre la partecipazione diretta al congresso. Che si tratti di diffondere contenuti scientifici, far conoscere

Cosa misura?

L'impatto mediatico e scientifico

risultati di studi a un pubblico più ampio, o sensibilizzare opinione pubblica e istituzioni su una tematica specifica, la misurazione della visibilità si basa su parametri precisi: numero di articoli pubblicati (online e offline), servizi radio e TV, post sui social con il relativo tasso di condivisioni e interazioni.

Per ampliare l'impatto al di fuori della comunità scientifica, è essenziale il supporto di un ufficio stampa e comunicazione, capace di dialogare con media generalisti e specializzati, oltre che con influencer e pubblicazioni di settore, creando strategie di comunicazione mirate e diversificate.

L’analisi dei dati

Analizzare i dati qualitativi e quantitativi è fondamentale. Attraverso i dati si possono ottenere informazioni sul comportamento dei partecipanti, i livelli di coinvolgimento reale e le aree da migliorare, avere spunti per una personalizzazione più efficace della prossima edizione. L’importante è tradurre tutto in analisi mirate dalle quali possano essere messe in pratica azioni concrete. A questo proposito, l’Intelligenza Artificiale offre oggi nuovi strumenti per la raccolta e l’analisi dei dati, semplificando un processo che, altrimenti, richiederebbe molto tempo e risorse. Grazie all’AI, è possibile ottenere analisi approfondite, sia quantitative che qualitative, difficilmente raggiungibili con metodi tradizionali. Per esempio, si possono estrapolare dai feedback dei partecipanti gli aggettivi usati, misurando la frequenza di termini positivi o negativi per valutare il livello di soddisfazione. (puoi approffondire nel capitolo sulla tecnologia).

A cosa serve la relazione finale

La relazione finale assolve diverse funzioni, tra cui le principali sono:

☞ raccogliere dati numerici, statistici ed economici su tutti gli aspetti del congresso;

☞ analizzare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato per evitare errori futuri;

☞ esprimere valutazioni sui diversi aspetti dell’evento fornendo indicazioni per le successive edizioni;

☞ valutare il successo del congresso in base agli obiettivi prestabiliti;

☞ stabilire indicatori e obiettivi per le successive edizioni del congresso;

☞ informare dei risultati tutti gli stakeholder del congresso (committente, sponsor, relatori, partecipanti, fornitori ecc).

Come fare il report di riepilogo

La relazione finale è di solito presentata in un formato visivamente accattivante, curato da un grafico, con l’integrazione di infografiche, tabelle e, se necessario, immagini del congresso e della destinazione. L’attenzione al design e alla presentazione visiva riflette l’importanza attribuita da organizzatore e committente alla comunicazione dei risultati dell’evento.

 Formato PDF: generalmente inviato via email e pubblicato sul sito ufficiale dell’evento.

 Struttura flessibile:

la quantità di dati e dettagli varia in base alla scala dell’evento, alle richieste del committente e alle esigenze degli sponsor.

La relazione può essere più sintetica o approfondita, a seconda delle necessità. Per eventi di grandi dimensioni o con sponsor significativi, è utile includere un’analisi più ricca di dati per rispondere alle aspettative di tutti i soggetti interessati.

Cosa includere:

Programma e contenuti scientifici

➤ Programma del congresso

➤ Abstract presentati e accettati

➤ Sessioni orali e loro tipologie

➤ Casi clinici presentati e accettati

➤ Poster presentati e accettati

Partecipazione

➤ Partecipanti iscritti e partecipanti effettivi

➤ Partecipanti per:

✔Tipologia di iscrizione (soci, non soci, fasce di valore)

✔Provenienza (regioni italiane o paesi esteri)

✔Tipologia di specializzazione professionale (se rilevante)

✔Relatori, docenti e tutor

Perché è importante la relazione finale

Raccolta Dati

Serve a raccogliere dati numerici, statistici e qualitativi su tutti gli aspetti del congresso.

Valutazione Obiettivi

Permette di valutare il raggiungimento degli obiettivi, anche in vista di future edizioni.

Analisi Errori

Aiuta ad analizzare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato.

Sponsorizzazioni e Collaborazioni

➤ Sponsor

➤ Simposi sponsorizzati

➤ Area espositiva e espositori

➤ Partner istituzionali

Interazioni Digitali

➤ Dati di interazione dei partecipanti tramite le applicazioni messe a disposizione

➤ Traffico sul sito web del congresso (visite, visitatori unici, pagine viste)

➤ Numero di download dell’eventuale app dell’evento

Comunicazione e Visibilità

➤ Rassegna stampa:

✔ Online (articoli e video)

✔ Offline (articoli di giornale, servizi radio e TV)

✔ Social media engagement (post, commenti, condivisioni)

A chi si invia

I dati del congresso si possono comunicare ai diversi stakeholder, a cui interessano per ragioni diverse.

A chi si invia la relazione finale?

 All'associazione che promuove l’evento (il committente), per la quale i numeri del congresso costituiscono il riferimento sulla base del quale progettare l’edizione successiva, soprattutto se si tratta del congresso nazionale annuale o di un altro evento a cadenza periodica.

Comunicazione risultati

È utile per informare tutti gli stakeholder sui risultati ottenuti.

 Agli sponsor, per i quali i numeri del congresso costituiscono la misura del ritorno sull’investimento effettuato: quanti più partecipanti, visitatori allo stand, partecipanti ai simposi sponsorizzati, visibilità mediatica del congresso e accessi al sito o commenti social, tanto più alta sarà stata l’esposizione del brand dello sponsor.

 Alla destinazione, per la quale i numeri costituiscono il riferimento sulla base del quale valutare l’impatto del congresso sul territorio (economico e non solo, come spiegato nel primo capitolo di questa guida), nonché il “biglietto da visita” da mostrare ad altri promotori e organizzatori e alle proprie amministrazioni locali per ottenere politiche più favorevoli per il settore congressuale.

 A partecipanti, relatori e fornitori, per i quali i numeri del congresso possono costituire motivo di gratificazione e prestigio.

Considerazioni dell’organizzatore

La relazione finale rappresenta un punto di partenza fondamentale per pianificare l’edizione successiva del congresso. Per l’organizzatore, è utile includere, esclusivamente per uso interno, le proprie valutazioni e osservazioni sull’andamento dell’evento.

Destinazione e sede dell’evento

Il report dovrebbe includere una valutazione della destinazione in termini di accessibilità, capacità ricettiva e qualità delle strutture alberghiere, oltre alla disponibilità di sedi per l’evento situate vicino agli alloggi e ai costi generali. Per quanto riguarda la sede specifica dell’evento, è importante riportare dettagli sulla qualità e flessibilità degli spazi, le dotazioni tecnologiche disponibili, le attrezzature audiovisive, e il servizio catering con la relativa qualità. Eventuali criticità riscontrate durante l’organizzazione devono essere evidenziate per orientare le decisioni future.

Sessioni e contenuti

La struttura del programma, comprensiva di sessioni plenarie, sessioni parallele ed eventi sociali, viene analizzata per identificare possibili aree di miglioramento. Un elemento chiave di questa valutazione è il gradimento espresso dai partecipanti, che permette di capire quali format siano stati più frequentati, quali temi abbiano suscitato maggiore interesse e quale sia stato il livello di partecipazione alle attività sociali. È importante includere anche un’analisi del processo di reclutamento degli speaker

e della raccolta degli abstract, evidenziando eventuali criticità e considerando se siano necessari cambiamenti per ottimizzare l’organizzazione delle prossime edizioni.

Attività degli sponsor

Nel report è essenziale includere una descrizione dettagliata degli sponsor, indicando il loro numero, le attività svolte durante il congresso e i risultati ottenuti. È utile riportare i pacchetti di sponsorizzazione offerti, specificandone i dettagli, e raccogliere eventuali feedback da parte degli sponsor stessi. Queste considerazioni possono servire a migliorare e ottimizzare le proposte di sponsorizzazione per le edizioni future, garantendo un maggiore valore sia per gli sponsor che per l’evento.

Gradimento dei partecipanti

La relazione finale deve includere come accennato i principali risultati derivanti dall’analisi dei questionari compilati dai partecipanti. Questi dati forniscono informazioni per valutare l’esperienza complessiva dell’evento e rappresentano una base fondamentale per prendere decisioni mirate in vista della prossima edizione del congresso.

Raggiungimento degli obiettivi

L’organizzatore, sulla base dei dati raccolti, fornisce una valutazione complessiva sul raggiungimento degli obiettivi qualitativi e quantitativi stabiliti dal committente. Questo passaggio è essenziale per misurare il successo dell’evento e identificare aree di miglioramento per il futuro.

Conservazione di documenti e materiali

La maggior parte dei documenti e materiali può essere archiviata in formato digitale utilizzando hard disk esterni, soluzioni cloud con crittografia endto-end o server interni. È essenziale implementare sistemi di backup automatizzati, preferibilmente distribuiti su più posizioni, per evitare la perdita di dati a causa di virus informatici o problemi tecnici. Grazie alla diffusione della firma elettronica con validità legale, molti documenti non richiedono più una conservazione cartacea. Tuttavia, per specifiche normative o documenti particolarmente sensibili, come contratti firmati, ricevute o note spese originali, può essere necessario conservarli in forma cartacea. In questi casi, è utile adottare un sistema ordinato e sicuro per l’archiviazione fisica. Per una gestione avanzata, è possibile utilizzare sistemi di gestione documentale digitalizzata (DMS), che consentono di archiviare e organizzare i documenti in modo conforme alle normative sulla conservazione digitale, riducendo ulteriormente la necessità di supporti cartacei. Questi strumenti garantiscono un facile accesso ai materiali e una maggiore efficienza operativa.

Conservazione dati

delle piattaforme virtuali

Le piattaforme web utilizzate per gestire la parte virtuale di un evento raccolgono una vasta gamma

di dati sul comportamento online dei partecipanti. Queste informazioni includono il numero di partecipanti collegati, la durata dei collegamenti, interazioni via chat, visite agli stand espositivi virtuali, download di materiali e molto altro. Inoltre, molte piattaforme integrano strumenti avanzati per analisi approfondite, come sentiment analysis e monitoraggio dei percorsi di navigazione. Tali dati, insieme ai report delle attività sui social media, devono essere conservati in modo sicuro, nel rispetto delle normative sulla privacy, per analisi future. La profilazione dei partecipanti e dei loro comportamenti online rappresenta una risorsa preziosa per personalizzare le esperienze, migliorare la comunicazione e ottimizzare le scelte organizzative per le prossime edizioni dell'evento.

I documenti ECM

Nel caso di un congresso accreditato, il regolamento ECM impone al provider di conservare per 5 anni copia di tutta la documentazione relativa all’assegnazione dei crediti con l’impegno a renderli disponibili, se richiesti, alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e al Comitato di Garanzia. Ciò comporta un’ulteriore necessità di archiviazione “legale” di questi materiali, pena il rischio di sanzioni o richiami da parte degli organi di vigilanza.

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Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi

TECNOLOGIE PER IL CONGRESSO

148 Organizzare i congressi con la tecnologia

153 Cosa sapere sulla connessione

Organizzare i congressi con la tecnologia

L’innovazione tecnologica è un elemento chiave per l’organizzazione di congressi medico-scientifici. Oltre ad accrescere l’efficienza operativa, consente di creare eventi più coinvolgenti e inclusivi per i partecipanti. In questo capitolo, esploriamo quali sono le tecnologie must have e quelle di ultima generazione.

Le App per l’evento

Le app per congressi rappresentano un punto di contatto per i partecipanti soprattutto durante il congresso. La loro tecnologia viene costantemente implementata - e ora integrata con l'AI - per offrire loro un’esperienza personalizzata e sempre accessibile.

☞Funzioni principali delle app per congressi

➦ Programmazione personalizzata: consentono agli utenti di consultare il programma, creare agende personalizzate e ricevere notifiche sui prossimi interventi.

➦ Materiali on-demand: documenti, slide, video e altri materiali possono essere resi disponibili per il download o la consultazione direttamente dall’app.

➦ Interazioni in tempo reale: attraverso l’app, i partecipanti possono inviare domande ai relatori, votare sondaggi o partecipare a quiz interattivi.

➦ Networking facilitato: funzioni come chat, elenchi dei partecipanti e matchmaking basato sugli interessi consentono di creare connessioni professionali in modo semplice e immediato.

➦ Visibilità per gli sponsor: le app offrono potenzialmente spazi per notifiche sponsorizzate e funzionalità di realtà aumentata negli stand virtuali.

Le app possono inoltre funzionare anche senza connessione, o quando il segnale è debole, salvo poi sincronizzarsi automaticamente con gli altri device nel momento in cui la connessione torna disponibile, garantendo la fruibilità dei contenuti in ogni momento ed eliminano la necessità di stampare programmi e materiali.

Gli e-poster

Gli e-poster sono la versione digitale dei poster tradizionali e offrono diversi vantaggi. Grazie alla tecnologia touch, agli elementi multimediali e alle funzionalità interattive, permettono una presentazione più dinamica e coinvolgente dei contenuti, consentendo ai partecipanti di esplorare dati, guardare video e interagire direttamente con i relatori. Inoltre, questi poster digitali sono facilmente accessibili online, sia durante l’evento che in seguito, su web e app, aumentando la fruibilità dei contenuti e migliorando l’esperienza per i partecipanti remoti e non. Le piattaforme per e-poster offrono anche strumenti di analisi avanzata, permettendo di monitorare il coinvolgimento del pubblico e raccogliere dati utili sul loro grado di interesse. L'utilizzo di e-poster permette anche allestimenti più impattanti e attrattivi.

Partecipazione remota integrata

Il bisogno di partecipazione da remoto ha spinto l’organizzazione di congressi verso l’adozione di tecnologie che garantiscono esperienze di alta qualità anche per chi non può essere presente fisicamente. Vediamo i principali strumenti e funzionalità.

☞Piattaforme di live streaming

Le piattaforme includono funzioni di interazione come domande in tempo reale, sondaggi e chat di gruppo. Un’esperienza remota ben curata deve garantire interazioni fluide..

☞Spazi virtuali per il networking

Ambienti digitali dedicati permettono ai partecipanti di connettersi tra loro attraverso chat, videochiamate o stanze tematiche, facilitando lo scambio professionale e personale.

☞Accesso on-demand

La registrazione delle sessioni consente ai partecipanti di accedere ai contenuti in qualsiasi momento, migliorando la fruibilità e l’utilità dell’evento.

L’impatto dell’AI

Abbiamo già visto come l’Intelligenza Artificiale stia rivoluzionando il mondo della formazione e dei congressi medico-scientifici, introducendo strumenti avanzati per migliorare l’apprendimento, la personalizzazione dei contenuti e l’interazione tra i partecipanti.

Nel complesso, mentre l’adozione dell’AI nei congressi medico-scientifici è in crescita, esistono ancora differenze significative a seconda del contesto: i grandi eventi internazionali e le conferenze organizzate da istituzioni accademiche avanzate stanno già sfruttando queste innovazioni, mentre i congressi più piccoli o regionali ne stanno sperimentando l’applicazione con gradualità. Tuttavia, con l’evoluzione delle tecnologie e la riduzione dei costi, è probabile che l’integrazione dell’intelligenza artificiale diventi una componente sempre più centrale nella progettazione degli eventi formativi in ambito medico.

Vediamo i principali ambiti di applicazione in un elenco non esaustivo.

☞Personalizzazione del percorso di apprendimento

Grazie a sistemi di machine learning, le piattaforme di formazione possono raccogliere e interpretare le preferenze e i progressi dei partecipanti, suggerendo sessioni, workshop e materiali di approfondimento basati sulle loro competenze e interessi. Questo approccio garantisce un’esperienza formativa più mirata, riducendo la dispersione di informazioni e massimizzando il valore del congresso. Attualmente, queste soluzioni sono già adottate nei principali eventi internazionali, in particolare nei congressi organizzati da istituzioni accademiche e società scientifiche di grandi dimensioni, mentre nei contesti più piccoli l’adozione è ancora limitata da costi e complessità implementative.

☞Potenziamento della discussione

L’uso di chatbot intelligenti e assistenti virtuali consente di fornire risposte in tempo reale alle domande dei partecipanti, facilitando il dibattito e stimolando il confronto anche oltre il tempo della sessione. Inoltre, l’integrazione di algoritmi di analisi semantica permette di sintetizzare le discussioni e identificare i temi più rilevanti emersi durante il congresso, restituendo insight utili sia per i partecipanti sia per gli organizzatori.

☞Più engagement

Con sistemi che monitorano in tempo reale la partecipazione, suggeriscono attività personalizzate e generano sfide dinamiche basate sulle interazioni dei partecipanti. Questo approccio amplifica il coinvolgimento, trasformando il congresso in un ambiente di apprendimento più stimolante e motivante. Nei congressi internazionali, piattaforme con AI integrata sono già utilizzate per incentivare la partecipazione attiva e migliorare il coinvolgimento, mentre in ambito nazionale ed europeo la loro implementazione è ancora in una fase sperimentale, con progetti pilota in evoluzione.

☞Traduzione e l’accessibilità dei contenuti

Grazie a sistemi avanzati di riconoscimento vocale e sintesi testuale, i partecipanti possono beneficiare di trascrizioni automatiche, traduzioni simultanee e sintesi istantanee che rendono i contenuti più accessibili. Attualmente, queste tecnologie sono diffuse soprattutto nei grandi eventi con platee multiculturali, mentre nei congressi locali e specialistici il loro utilizzo è meno frequente, anche perché meno necessari vista la minore complessità dell'evento.

Le tecnologie immersive

Le tecnologie immersive, come la realtà virtuale (VR), la realtà aumentata (AR) e la realtà mista (MR), offrono l’opportunità di trasformare contenuti scientifici complessi in esperienze pratiche e interattive.

☞Realtà Aumentata (AR)

Sovrappone informazioni multimediali al mondo reale. Per esempio, nei congressi medici, gli espositori possono utilizzare marker AR per consentire ai visitatori di visualizzare dati clinici, video dimostrativi o immagini 3D sui loro dispositivi mobili.

Tecnologia on-site nei congressi

App per l'evento

Programma personalizzato, materiali on-demand, interazioni in tempo reale, networking e matchmaking

Interattivi e multimediali, accesso online, paperless E-poster

Partecipazione remota

Intelligenza

Artificiale

Tecnologie

Immersive

☞Realtà Virtuale (VR)

Live streaming con interazione, networking virtuale, accesso on-demand

Personalizzazione dei contenuti, chatbot e gamification, traduzione automatica

Realtà aumentata (AR), realtà virtuale (VR), metaverso

Consente ai partecipanti di immergersi completamente in ambienti simulati attraverso visori, come laboratori virtuali o modelli anatomici esplorabili. È particolarmente utile per la formazione su procedure chirurgiche o l’esplorazione di dati complessi. In particolare l’applicazione della realtà virtuale si scontra ancora oggi con ostacoli che vanno, in alcuni casi, da quelli più concreti dei costi - soprattutto nelle forme più evolute - e comprendono anche un approccio di tipo culturale che ancora pone una certa resistenza nel comprenderne il valore aggiunto. Questo non impedisce comunque non solo la sua applicazione, ma anche l’evoluzione nell’utilizzo in progetti (piloti e non) nel campo dell’organizzazione congressuale.

☞Metaverso

Anche se il metaverso non ha ancora raggiunto la diffusione che inizialmente si prevedeva, rimane uno strumento con enormi potenzialità. Si tratta di ambienti popolati da avatar, che rappresentano persone reali, le quali vivono la stessa esperienza o possono esplorare il metaverso in momenti diversi. Questi ambienti possono riprodurre situazioni realistiche o essere spazi precostruiti dove esplorare contenuti come video, pdf e documenti. L’esperienza risulta particolarmente coinvolgente per eventi ibridi, che riescono a replicare fedelmente quelli fisici. Un esempio interessante è la possibilità di creare ambienti separati dall'evento residenziale, ma che lo accompagnano prima e dopo, offrendo un'esperienza più immersiva rispetto alla semplice consultazione di un sito web. Anche questa tecnologia deve ancora maturare in termini di valore percepito e la sua adozione potrebbe accelerare con l’integrazione

dell'Intelligenza Artificiale e l’adozione da parte delle nuove generazioni, più abituate alla gamification.

I sistemi gestionali oggi

Gli organizzatori professionali utilizzano normalmente software gestionali per coordinare le procedure operative e logistiche, per raccogliere le iscrizioni e inviare le comunicazioni, per controllare il flusso degli abstracts o per fatturare quote di iscrizione e sponsorizzazioni, tanto per elencare alcune delle funzionalità più comuni dei CRM. Il mercato offre oggi un’ampia varietà di questi strumenti che continuano a evolversi per migliorare le prestazioni, aumentare il numero delle funzionalità e accrescerne la facilità d’uso. I fornitori di tali software hanno solitamente un approccio consulenziale fornendo gestionali implementati con moduli e funzionalità specifiche a seconda delle esigenze dell’organizzatore. Questi sistemi sono oggi sempre più spesso progettati per integrarsi con altre tecnologie come Intelligenza Artificiale, dispositivi IoT e strumenti di analisi predittiva per offrire un coordinamento completo ed efficiente. Le funzionalità più avanzate includono per esempio rilevazione presenze e reportistica avanzata. Queste si vanno ad aggiungere e/o implementano funzionalità standard dei sistemi gestionali, ovvero:

✔ gestione dei moduli di iscrizione

✔ gestione autorizzazioni dei partecipanti

✔ gestione ospitalità

✔ gestione budget

✔ fatturazione e reportistica

✔ adempimenti ECM

Grazie all’integrazione con piattaforme cloudbased, i sistemi gestionali vengono forniti oggi sempre più in modalità SaaS (Software as a Service), eliminando la necessità di acquisti costosi e manutenzione hardware.

L’approccio data-driven

L’approccio data-driven rappresenta un cambio di paradigma nella gestione e ottimizzazione degli eventi. Non si tratta solo di raccogliere dati, ma di strutturare strumenti e strategie che permettano di analizzarli in modo efficace per ottenere insight concreti e influenzare quindi l’intero processo decisionale.

Soluzioni data-driven possono essere per esempio servizi di accredito informatizzato, che permettono di raccogliere, oltre ai dati anagrafici, informazioni mirate attraverso domande strategiche che aiutano a profilare i partecipanti in base ai loro interessi e alla loro specializzazione. Il monitoraggio continua con il controllo accessi e il rilevamento presenze, che permettono di analizzare il flusso del pubblico nelle varie aree del congresso e tracciare il journey dei partecipanti.

Questi processi, un tempo legati esclusivamente alla logistica e alla gestione dei crediti ECM, oggi diventano quindi strumenti fondamentali per migliorare la performance stessa dell’evento. Un uso intelligente dei dati permette infatti, per esempio, di affinare il programma dell’evento sulle preferenze espresse, implementare i percorsi formativi e l’esperienza generale.

L’Intelligenza Artificiale gioca un ruolo chiave in questo contesto, accelerando le elaborazioni e aumentando la precisione delle analisi. Grazie alla sua capacità di incrociare enormi quantità di dati, è possibile prevedere trend di partecipazione, misurare l’efficacia di specifiche attività e ottimizzare la pianificazione dell’evento stesso.

L’analisi dei dati

Raccogliere dati non basta: è infatti essenziale saperli elaborare correttamente. Un errore nella fase di raccolta o un’analisi superficiale possono portare a valutazioni errate e decisioni inefficaci. Per questo, è fondamentale adottare un approccio strutturato, che parta da una raccolta informatizzata accurata delle informazioni, per poi organizzare i dati in modo che siano facilmente fruibili e aggiornati. Solo così è possibile sfruttare al meglio l’analisi predittiva, individuare pattern di comportamento e migliorare i processi decisionali.

Personalizzazione dell’esperienza dei partecipanti

Attraverso i dati raccolti in fase di registrazione e partecipazione, lato partecipante è possibile creare percorsi formativi su misura, suggerire sessioni di interesse in base ai profili professionali e facilitare per esempio il networking tra specialisti con affinità tematiche.

Follow-up e analisi predittiva Il follow-up è una fase essenziale nei congressi medico-scientifici che con un approccio data-driven consente di trasformare i dati raccolti in informazioni strategiche. Analizzare il comportamento dei partecipanti dopo l’evento permette di valutare il successo di sessioni, workshop e attività sponsorizzate, misurando l’efficacia dei contenuti e il livello di engagement.

L’analisi predittiva in questa fase dell’evento sfrutta i dati storici per ottimizzare le edizioni future, permettendo, per esempio, di sapere quali tematiche hanno suscitato maggiore interesse, quali profili professionali hanno partecipato e come si è distribuito il pubblico nelle varie sessioni.

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Cosa sapere sulla connessione

Ogni evento medico richiede una connessione internet stabile e performante, un aspetto ormai essenziale, ma da non sottovalutare mai, né da dare per scontato. Le necessità di connettività variano poi a seconda del tipo di evento, dal numero di relatori online, di sale virtuali, dalla tipologia delle presentazioni e dalle interazioni online. Per questo è fondamentale avere una visione chiara delle esigenze tecnologiche necessarie.

Cosa sapere

Per avere le idee chiare sulle esigenze di connettività bisogna conoscere prima di tutto qualche concetto di base. Vediamo le definizioni più utili

◆ Larghezza di banda

La larghezza di banda esprime la quantità di dati che un canale di connessione può ricevere (download) o trasmettere (upload) in un dato periodo di tempo. Quanto è più ampia la banda, tanti più dati potrà trasmettere e ricevere in un tempo più breve. L’ampiezza minima suggerita rimane 25 Mbps per 100 partecipanti ad alto consumo

◆ Connessione Internet cablata

La connessione Internet cablata è ancora attuale e utilizzata in molte sale conferenze, soprattutto in contesti professionali e aziendali. Sebbene le connessioni wi-fi siano molto comuni, la connessione cablata è preferita in alcuni casi per motivi di affidabilità, velocità e stabilità. Le connessioni cablate sono infatti meno suscettibili alle interferenze rispetto al wi-fi, garantendo una connessione più stabile durante le presentazioni o le videoconferenze e spesso offrono una velocità di trasmissione dati più alta rispetto al Wi-Fi, che è importante per attività che richiedono una banda larga costante, come lo streaming video in alta qualità o la condivisione di file pesanti. Una connessione cablata è inoltre generalmente considerata più sicura rispetto al

wi-fi, poiché non è vulnerabile alle intrusioni via onde radio e può evitare il sovraccarico della rete wireless.

◆ Connessione di rete cellulare 4G e 5G

Oltre il 4G e mentre il 5G è sempre più diffuso, la futura implementazione del 6G porterà ulteriori miglioramenti in termini di velocità e latenza (ma per il suo arrivo in Italia bisognerà aspettare ancora qualche anno). Già oggi le reti cellulari sono comunque solitamente sufficienti per coprire il fabbisogno del singolo utente nelle varie funzionalità di interazione e fruizione dei contenuti dell’evento. Questo a patto che nella location la ricezione dati sia ottimale e che i partecipanti all’evento siano dotati di un abbonamento flat o a basso costo. Se invece i partecipanti sono di provenienza extra-europea è necessaria una buona connessione wi-fi che permetta loro di collegarsi per utilizzare i loro smartphone.

◆ Connessione internet wi-fi

Il wi-fi è la tecnologia che trasmette la larghezza di banda in un’area affinché possa essere ricevuta dai dispositivi wireless (smartphone, tablet, computer). Il segnale wi-fi è trasmesso ai dispositivi dai cosiddetti “hotspot” installati

Consumo wi-fi da considerare

Basso Consumo

ESEMPI medio Consumoalto Consumo

Email, social media, navigazione di base

Videochiamate, app online, streaming leggero

Streaming HD, download di file pesanti, app interattive

LARGHEZZA DI BANDA

Fino a 10 Mbps per 100 partecipanti

15-20 Mbps per 100 partecipanti

25 Mbps per 100 partecipanti

nella location. Se gli hotspot sono obsoleti o in numero insufficiente, il segnale non basterà per tutti dappertutto. Per stabilire qual è la larghezza di banda necessaria per il wi-fi dedicato ai partecipanti, la regola di massima è che sono necessari fino a 25 Mbps (megabit per secondo) per 100 partecipanti “ad alto consumo” di banda (video, applicazioni partecipative, operazioni online) - e se si tratta di video in 4K o attività particolarmente intensive, potrebbero essere necessari valori più alti (ad esempio, 50-100 Mbps per 100 partecipanti) - e 10 Mbps per 100 partecipanti “a basso consumo” di banda (email, navigazione generica). La valutazione va quindi fatta sul tipo di uso che gli utenti faranno del wi-fi, se solo un utilizzo generico per navigazione, email e social media oppure anche per app specifiche di interazione con i relatori o altri partecipanti, download di file pesanti, visualizzazione di contenuti on demand.

Con l’introduzione del wi-fi 6/6E e wi-fi 7, si potranno servire poi più utenti con prestazioni elevate. La regola di 25 Mbps per 100 partecipanti rimane valida, ma l’utilizzo di queste nuove tecnologie consente di rispondere meglio a un consumo crescente.

◆ Streaming e videoconferenza

Lo streaming è un flusso monodirezionale di dati audio/video, trasmessi da una sorgente a una o più destinazioni tramite la rete internet, che vengono riprodotti a mano a mano che arrivano a destinazione (i dispositivi degli utenti collegati). I dati in streaming sono generalmente trasmessi in formato compresso per alleggerire il carico sulla rete. L’ampiezza di

banda necessaria a uno streaming non dipende dal numero di persone che vi si collegano da remoto, bensì da quanti streaming sono necessari per una sessione. La videoconferenza è invece un’applicazione che permette la trasmissione bidirezionale di audio, video e dati da un dispositivo a un altro attraverso un collegamento internet. Lo streaming (monodirezionale) e la videoconferenza (bidirezionale) restano elementi centrali, e con il supporto di AI per la compressione ottimizzata e per la gestione del traffico, sarà possibile garantire connessioni più fluide anche in situazioni complesse.

Occhio al budget

Conoscere le esigenze di connettività, assicurarsi che sia disponibile o provvedere all’acquisto è essenziale per ogni congresso, e va affrontato fin dalle fasi preparatorie, anche in ottica di budget. Infatti, più la connettività è potente e complessa, maggiore sarà il costo, che deve essere considerato per una stima realistica delle risorse disponibili. Questo aiuterà a evitare sorprese e a fare scelte più oculate, eventualmente riducendo altre voci di spesa meno fondamentali.

L’organizzatore deve quindi verificare che la location soddisfi tutte le necessità di connessione e, se necessario, rivolgersi a un service tecnico esterno.

È fondamentale negoziare subito l’acquisto della banda e del wi-fi, poiché farlo successivamente potrebbe risultare molto più costoso. Inoltre, è consigliabile acquistare banda in eccesso, per evitare che un upgrade dell’ultimo minuto si traduca in una spesa decisamente più alta.

Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi

CONTRATTI, CONTABILITÀ E FISCO

156 I contratti del personale temporaneo

157 I compensi dei relatori

159 Fare il budget del congresso

164 Il trattamento fiscale degli utili

167 Come si applica l’IVA?

I contratti del personale temporaneo

Per eventi di ogni dimensione, l'organizzazione congressuale si caratterizza spesso per l'utilizzo di lavoro occasionale. Oltre al personale fisso, è infatti frequente la necessità di coinvolgere lavoratori temporanei, in particolare hostess e steward. Quali sono i contratti da considerare in questi casi?

Le caratteristiche del lavoro occasionale

Orientarsi tra i tipi di contratto per il lavoro occasionale non è sempre semplice. Esistono tuttavia indicazioni precise per quello che riguarda l’impiego di figure professionali in modo non continuativo alla base delle quali c’è la distinzione tra lavoro occasionale autonomo e subordinato.

Autonomo

Si tratta di una prestazione di attività professionale autonoma e non continuativa e senza vincolo di subordinazione, che permette all’impresa di usufruire di collaboratori esterni e dal lato del lavoratore di operare con o senza partita IVA.

Esempio

La hostess incaricata di gestire in loco un corso ECM svolge lavoro occasionale autonomo perché riceve le direttive, le informazioni e la documentazione necessaria, ma poi gestisce tutte le funzioni dell’evento (ricevimento e registrazione partecipanti, controllo presenze, gestione relatori, consegna e ritiro documentazione ECM, audiovisivi, catering, ecc.) in autonomia.

Subordinato

Si tratta di una prestazione di lavoro coordinato e controllato.

Esempio:

La hostess che lavora per un congresso nazionale associativo di quattro giorni, inserita in un team di 30-40 fra hostess e steward e con l’incarico di gestire una sala. Questa hostess svolge una funzione predefinita sotto

supervisione e controllo e continuativi. La Cassazione ha stabilito che questa tipologia di lavoro è subordinato.

Il lavoro a chiamata o intermittente (call on job)

Il contratto di lavoro a intermittenza è il contratto subordinato mediante il quale un lavoratore si pone a disposizione di un datore di lavoro che ne può utilizzare la prestazione "all'occorrenza", secondo tempi e modi stabiliti da quest'ultimo. Può essere a tempo determinato o indeterminato e a oggi è l’unico applicabile correttamente sia dal punto di vista fiscale che giuridico per prestazioni occasionali subordinate nell’ambito dell’organizzazione congressuale, per esempio per figure come hostess e steward.

Il datore di lavoro può sempre utilizzare il contratto di lavoro intermittente con lavoratori con meno di 25 anni (non solo al momento della stipula, ma anche al momento della prestazione lavorativa) e con lavoratori con più di 55 anni di età.

Con obbligo di disponibilità

Il lavoratore è obbligato a restare a disposizione del datore per svolgere la prestazione lavorativa, quando il datore lo richiede con almeno 24 ore di preavviso. In tal caso è riconosciuta al lavoratore una indennità mensile di disponibilità pari al 20% dello stipendio. Durante il periodo in cui resta disponibile, sia in presenza di un obbligo di disponibilità, sia nel caso contrario, non è titolare di alcun diritto riconosciuto ai lavoratori subordinati, non matura quindi alcun trattamento economico o normativo, salvo l’eventuale indennità di disponibilità. In tale periodo inoltre, entrambe le parti possono recedere liberamente dal contratto.

Senza obbligo di disponibilità

Il lavoratore è libero di rifiutarsi di prestare la propria attività quando il datore lo richiede. In tal caso il lavoratore avrà diritto alla retribuzione corrispondente alle sole ore di lavoro effettivamente prestate.

I compensi dei relatori

Il contenuto è spesso il principale motivo che spinge un professionista della sanità a partecipare a un congresso, corso o convegno. Per questo, la scelta del tema, dei relatori e dei docenti rappresenta un vero punto di forza per l'evento. Fin dalle prime fasi del progetto, l’organizzatore deve pianificare con attenzione le modalità di ingaggio di queste figure, tenendo conto di normative e tempistiche specifiche, fondamentali per garantire il buon andamento del congresso. Le procedure variano, ad esempio, a seconda che il relatore sia un libero professionista o un dipendente, e, in quest’ultimo caso, se lavori per un’azienda pubblica o privata.

Relatori con o senza compenso

La prima distinzione da fare è tra relatori con o senza compenso. Può infatti succedere che un docente o un relatore partecipi al congresso senza percepire un compenso e in questo caso non ci sono procedure specifiche da seguire. Gli esperti consigliano comunque di prevedere una lettera di incarico a titolo gratuito, anche se non è obbligatoria. Se invece il relatore o docente percepisce un compenso, la prima distinzione da fare è tra liberi professionisti, dipendenti di una struttura sanitaria privata e dipendenti di una struttura sanitaria pubblica (ospedali, ASL). Se il relatore o docente è un libero professionista o è dipendente di una struttura sanitaria privata la prestazione professionale e il relativo compenso non sottostanno a nessun vincolo.

Obbligo di autorizzazione per i dipendenti pubblici

Se il relatore è dipendente di una struttura sanitaria pubblica ( ospedale, ASL o università) è obbligatorio richiedere alla sua azienda di appartenenza l’autorizzazione preventiva per potere erogare il compenso. La legge di riferimento è la 165/2001 che regolamenta la possibilità di accordare compensi ai dipendenti pubblici, e nello specifico l’articolo 53 che tratta

di incompatibilità, cumulo di impieghi e incarichi. In tale articolo si legge che: “I dipendenti pubblici non possono svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o previamente autorizzati dall’amministrazione di appartenenza” e che l’autorizzazione “deve essere richiesta all’amministrazione di appartenenza del dipendente dai soggetti pubblici o privati che intendono conferire l’incarico; può, altresì, essere richiesta dal dipendente interessato. L’amministrazione di appartenenza deve pronunciarsi sulla richiesta di autorizzazione entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta stessa”. Può capitare che un relatore dipendente pubblico, per evitare complicazioni e contenziosi, decida di rinunciare al compenso.

Le comunicazioni all’azienda di appartenenza

La legge obbliga all’ottenimento dell’autorizzazione, ma prevede anche casi limite, deroghe ed eccezioni che non è facile identificare e applicare. In primo luogo, distingue le casistiche in base al tipo di evento in oggetto e all’inquadramento professionale del relatore in questione: la regola non è la stessa per un convegno informativo o per un corso di formazione ECM, così come c’è differenza fra un dipendente pubblico a tempo pieno, un dipendente pubblico part time e un docente universitario. Tale varietà di casistiche rende difficile capire in quali casi sia obbligatoria l’autorizzazione preliminare e in quali no e quando sia meglio predisporre comunque una comunicazione ufficiale alla struttura sanitaria di appartenenza del relatore, anche se non obbligatoria. La legge, inoltre, prescrive non solo la comunicazione preventiva, ma anche che chi effettua il pagamento ne dia ulteriore comunicazione alla struttura di appartenenza del relatore entro 15 giorni, indicando l’ammontare del compenso erogato.

La regola del silenzio-diniego

Una volta inoltrata la richiesta di autorizzazione, per effetto della legge 231/2001 sulla responsabilità

autorizzazioni per i relatori con compenso

Tipo di evento o inquadramento

Convegni informativi/divulgativi o corsi per dipendenti pubblici

Dipendente privato o libero professionista

Corsi ECM

Docente universitario o lavoratore atipico part-time, borsista, collaboratore

Docente universitario full time

Dipendente pubblico (tempo pieno/extramoenia)

amministrativa delle strutture pubbliche non vale la regola del silenzio-assenso, bensì quella del silenzio-diniego: se l’autorizzazione non arriva entro 30 giorni il silenzio deve considerarsi equivalente a un rigetto. A causa dei ritardi nei tempi di risposta degli uffici pubblici è tuttavia possibile che l’autorizzazione venga rilasciata, ma arrivi oltre il limite dei 30 giorni: in tal caso viene utilizzata la formula giuridica “ora per allora”, cioè viene accordata una sorta di autorizzazione retroattiva che di fatto sana la posizione degli organizzatori (i quali nel frattempo hanno probabilmente già tenuto il congresso, ma non pagato il relatore), mettendoli al riparo da qualsiasi procedura sanzionatoria.

Sanzioni per le inadempienze

Il responsabile dell'inadempienza alla legge sui compensi ai dipendenti pubblici è chi eroga materialmente il compenso al relatore, cioè il provider o l'organizzatore. Le infrazioni comportano sanzioni pecuniarie e la Guardia di Finanza effettua controlli anche in ambito congressuale. Pertanto, se in un congresso i relatori senza autorizzazione sono più di uno, l’entità della sanzione potrebbe avere un impatto sul budget dell’evento.

Le varie tipologie di casi

Per ogni situazione è necessario formulare la richiesta di autorizzazione o di comunicazione in termini diversi.

Ecco le casistiche possibili:

Autorizzazione preliminare richiesta

Comunicazione alla struttura consigliata

Dipende dal regolamento interno

Se non è previsto un compenso al relatore la legge non si applica

Se è previsto un compenso occorre distinguere il tipo di evento

Per convegni di natura informativa, divulgativa, corso di formazione rivolto solo a dipendenti pubblici, non si richiede l’autorizzazione preliminare. Per un corso di formazione per la pubblica amministrazione è consigliabile darne comunicazione alla struttura di appartenenza del relatore.

Se si tratta di un corso ECM e non è rivolto solo a dipendenti pubblici, occorre distinguere in base all’inquadramento professionale del relatore.

Se è un dipendente privato o un libero professionista la norma non si applica.

Se è un docente universitario part- time, un borsista, un soggetto non strutturato, un collaboratore o un altro lavoratore atipico non è necessaria l’autorizzazione preliminare, ma è consigliabile tutelarsi con una comunicazione informativa alla struttura sanitaria di appartenenza. Se è full-time dipende dal regolamento dell’Università.

Se è un dipendente di un ente pubblico a tempo pieno o con possibilità di attività liberoprofessionale extramoenia è indispensabile ottenere l’autorizzazione preliminare dalla struttura di appartenenza per non infrangere la legge 165/2001.

Fare il budget del congresso

Un congresso, come ogni attività, deve essere gestito in modo economicamente sostenibile. È essenziale evitare perdite, cercando di chiudere il bilancio in pareggio, magari generando un utile che possa finanziare le future iniziative dell’associazione promotrice. Per monitorare e controllare le entrate, le uscite e i rischi economici, si ricorre a uno strumento fondamentale: il budget, che consente di pianificare e prevedere tutto in modo accurato, ma non solo.

Il budget “guida” l’evento

Il budget è lo strumento che guida tutte le scelte economiche di un congresso, poiché consente all’organizzatore di controllare la sua sostenibilità finanziaria e garantire, almeno, il raggiungimento del pareggio di bilancio. La sua redazione è compito dell'organizzatore, che lo mette a punto in collaborazione con il committente del congresso. Esistono due versioni del budget:

➤budget preliminare: si redige prima del congresso, evidenzia tutte le spese previste e quantifica i ricavi attesi

➤budget consuntivo: si compila al termine del congresso

Un budget accurato fin dalla versione preliminare non dovrebbe riservare sorprese di costi aggiuntivi a consuntivo. Ecco perché la redazione richiede un'analisi completa del progetto, considerando tutti gli aspetti, per evitare di trovarsi con spese non previste, anche nelle fasi di sviluppo pre e post evento. I costi si quantificano di norma tramite i preventivi dei fornitori.

Le tipologie di costo

Un budget è fondamentalmente composto dalle voci di spesa e dalle entrate, anche se la sua complessità dipende di volta in volta dal format e

dalle scelte organizzative. Esistono diverse tipologie di costo per l’organizzazione di un congresso: alcune spese sono infatti legate per esempio alle sue dimensioni, altre sono indipendenti dal numero di partecipanti, così come esistono costi diretti e altri che prendono in considerazione spese non precisamente prevedibili. Per una corretta progettazione economica dell’evento occorre classificare le voci di costi da inserire nel budget per tipologia, soprattutto per avere sempre sotto controllo la parte variabile.

›Costi fissi

Non dipendono dalle dimensioni dell’evento e sono per esempio il costo dei relatori o del service tecnico che appunto non variano secondo il numero dei partecipanti

›Costi variabili

Dipendono dalle dimensioni dell’evento, poiché sono legati al numero dei partecipanti. Ne sono un esempio il catering e l’ospitalità.

›Costi diretti

Sono direttamente legati al congresso: per esempio i costi della location, del catering, delle trasferte, della comunicazione e via dicendo, che si possono quantificare attraverso i preventivi dei fornitori.

›Costi indiretti

Sono di natura generale e si devono esprimere con un forfait perché non calcolabili con precisione.

Sono per esempio quelli legati alla elettricità consumata, materiale di consumo, cancelleria e via dicendo.

Le voci di costo più comuni

Anche se ogni congresso ha le sue peculiarità e quindi il budget può sempre prevedere capitoli di spesa specifici, esistono costi comuni a tutti gli eventi che vanno sempre inseriti.

◆Location

Affitto spazi, allestimento generale, allestimenti stand espositori, attrezzature audio e video di base e così via.

◆Ristorazione

Servizio catering per pranzi e coffee break, cocktail di benvenuto, cena del presidente con relatori invitati, cena sociale per tutti i partecipanti.

◆Trasporti

Biglietteria aerea e ferroviaria per i relatori invitati a spese del congresso, navette per loro trasferimenti da e per l’aeroporto o la stazione ferroviaria e verso le sedi destinate alle attività sociali.

◆Ospitalità

Sistemazione alberghiera per i relatori, gli opinion leader e gli eventuali ospiti invitati a spese del congresso.

◆Personale

Hostess e steward, personale della segreteria organizzativa, compensi per relatori e moderatori, compensi per i collaboratori e i tecnici ingaggiati direttamente

◆Software

Se l’organizzatore non ha un proprio programma base occorre preventivare i costi di acquisizione o licenza di un software per la gestione di iscrizioni, conteggio crediti ECM ecc

◆Piattaforma web

Per la gestione integrata delle sale, della regia, degli e-poster, la pubblicazione dei contenuti on demand, la gestione di eventi ibridi e virtuali. L’organizzatore la acquisisce su licenza se non ne ha sviluppata una propria.

◆Streaming

Se l’evento lo prevede, si devono aggiungere i costi di registrazione audio-video, la regia di trasmissione, il montaggio delle registrazioni per le messa online delle sessioni dopo l’evento.

◆Comunicazione

Realizzazione del sito web del congresso, attività online e offline di comunicazione e promozione dell’evento, presidio dei social media e dei canali digitali (inserire i costi del personale dedicato).

◆Sostenibilità

L’evento sostenibile può essere organizzato a livello base con strumenti organizzativi a costo nullo o comunque bassissimo.

Attività più specifiche (navette elettriche, distributori dell’acqua, materiale catering compostabile e così via) possono richiedere costi aggiuntivi.

◆Stampati

Locandina del congresso, programma, badge, segnaletica, cartelloni e totem, eventuali altri stampati per gli allestimenti (inserire i costi di progettazione grafica, produzione testi e stampa).

◆Materiali

Materiali didattici, eventuali dispense, questionari di valutazione, altri moduli necessari agli adempimenti ECM se rilevanti.

◆Varie

Permessi, autorizzazioni, servizi accessori ecc. Attenzione: oltre alle voci di spesa palesi, il budget deve includere anche i costi meno evidenti, come assicurazioni, rimborsi spese, permessi, parcheggi e così via.

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Stilare il budget: 5 cose da fare

Considerare il budget preventivo come strumento di controllo economico dell’evento, calcolando i costi, l’eventuale obiettivo di utile e – di conseguenza – prevedendo le entrate necessarie tra sponsorizzazioni e quote di iscrizione.

2Considerare il budget anche come strumento di controllo di gestione dell’organizzazione dell’evento, con revisioni periodiche.

3Redigere il budget preventivo sulla base dei dati storici dell’evento, ma in forma prudente: calcolare le entrate in quantità prudente e le spese in quantità massima. In questo modo le sorprese saranno solo positive.

4Considerare i costi non-evidenti che si calcolano in sede di bilancio aziendale annuale: Irap e Inps sui compensi, costo Iva pro-rata, marche da bollo su fatture esenti, ecc.

5

Se si usa un foglio excel come strumento di gestione del budget, fare in modo che le formule automatiche non siano modificabili, oppure controllarle periodicamente. Un piccolo errore in una formula può costare molto caro.

Le voci di ricavo

Una volta chiaro il quadro delle spese, si possono stabilire le entrate. Per esempio, solo quando è evidente il costo indicativo dei servizi che si vogliono garantire al singolo partecipante, si può determinare l’importo della quota di iscrizione. Sarebbe infatti un errore tenere basso il costo della quota di iscrizione per favorire una partecipazione numerosa e poi non avere abbastanza risorse per il rinfresco di benvenuto o il coffee break.

Il formato del budget

Il budget può essere redatto su un “semplice” foglio excel, anche se di solito si produce tramite i software gestionali per eventi, molti dei quali offrono funzionalità specifiche. In genere si tratta di una o più tabelle suddivise per macro temi o tipologie di spesa dove vengono riportate tutte le voci di costo e di ricavo previste. A seconda del modello di budget impostato, negli importi può essere indicato solo il valore imponibile oppure anche il valore dell’IVA. A fianco del costo preventivato si può inoltre inserire una colonna che indica quanto dell’importo preventivato è già stato speso e un’altra che riporta il residuo ancora disponibile. In linea generale, è opportuno impostare il budget in modo che le entrate variabili - come le quote d’iscrizione - siano destinate alla copertura

delle spese variabili, come il costo del catering. Se cene sociali, visite post-congress e attività simili si rendono facoltativi, è preferibile redigere un bilancio indipendente, stabilendo una quota di iscrizione aggiuntiva e separata da quella del congresso.

Cosa fanno event manager e ufficio contabile

Quanto più vasto e articolato è un congresso, tanto più complessa può risultare la gestione contabile. Migliaia di partecipanti, molti sponsor e molti espositori renderanno infatti contabilità e bilancio più impegnativi, così come sarà da considerare che con eventuali contenuti scientifici e degli sponsor pubblicati online per la fruizione on demand a pagamento, la chiusura contabile andrà posticipata. È importante che sin a partire dalla stesura del budget preliminare si crei la giusta sinergia tra le diverse figure coinvolte.

☞Event manager: gestisce il budget del congresso e aggiorna di volta in volta le modifiche alle voci di spesa e di ricavo.

☞Ufficio contabile: inserisce nel sistema di gestione preventivi, contratti e fatture man mano che vengono prodotti.

Stilare il budget: 5 cose da non fare

1

Stilare il budget preventivo e non rivederlo sin dopo l’evento. Il budget deve essere periodicamente rivisto e bisogna dedicargli il giusto tempo.

2“Pasticciare” con l’Iva, un po’ costi ivati e un po’ no: preferire un budget che gestisca solo gli imponibili (senza Iva, in quanto questa è completamente detraibile).

3Quando non si hanno dati storici delle passate edizioni, basarsi solo sulle aspettative del cliente. Serve invece preparare anche un budget per una situazione critica, considerando le spese minime necessarie per l’organizzazione dell’evento.

4Utilizzare il budget solo per capire se le entrate pareggiano i costi. Il budget deve essere anche uno strumento che calcoli la marginalità a favore dell’organizzatore, sommando i compensi, le commissioni e altri fattori. Ricordarsi di quotare tutti i servizi extra, non inclusi nel compenso di organizzatore (grafica, social media, trasferte, personale in sede evento, ecc).

5Lasciare la gestione del budget a un team di più persone che possono operarci singolarmente. Meglio concentrare la gestione e l’aggiornamento del budget su un solo responsabile.

In questo modo, in ogni momento i resoconti dovrebbero coincidere, a parte i costi indiretti o forfettari.

Se entrate e uscite non sono contabilizzate correttamente si possono generare errori nel bilancio del congresso.

Aggiornare le voci di bilancio

Le principali voci di bilancio che vanno sempre monitorate e aggiornate sono:

ENTRATE

Quote di iscrizione

Il controllo contabile va fatto sul numero di partecipanti effettivi, perché nel totale degli iscritti ci possono essere annullamenti o rinunce e quindi quote non corrisposte oppure da rimborsare, anche parzialmente. Il conteggio comprende naturalmente anche le quote degli eventuali partecipanti da remoto e gli eventuali pagamenti per i contenuti on demand. Oltre alle quote d’iscrizione, l’aggiornamento deve comprendere, se ci sono, anche i servizi accessori (per esempio gli eventi sociali) pagati via via dai partecipanti.

Sponsorizzazioni

I contratti con gli sponsor sono in genere definiti con largo anticipo e, nel caso di eventi ECM, devono essere caricati sulla piattaforma Agenas al momento dell’accreditamento, cioè fino a 30 giorni prima dello svolgimento.

È quindi insolito che gli importi delle sponsorizzazioni siano modificati in corso d’evento. Tuttavia i cambiamenti sono sempre possibili: uno sponsor potrebbe richiedere uno spazio espositivo più grande, un altro potrebbe voler aggiungere servizi al proprio pacchetto, un altro ancora entrare in corsa se l’evento non è ECM.

USCITE

Pagamenti ai fornitori

L’elenco dei fornitori di un congresso può essere alquanto lungo – sede, allestitori, service tecnologico, catering, trasporti e così via – e spesso succede che la contabilità non coincida esattamente con il preventivo.

Basta poco: la modifica a un allestimento, un proiettore in più, un viaggio aggiuntivo della navetta fra centro congressi e albergo, la variazione del numero dei coperti per il pranzo. Occorre dunque controllare tutte le modifiche che avvengono in corso d’opera (fondamentale tenere traccia scritta di qualunque variazione) e contabilizzarle. Attenzione: prima di pagare il saldo del servizio di un fornitore, non ci si deve dimenticare di verificare se sono stati già versati acconti o caparre.

Compensi dei relatori

I compensi dei relatori di solito non cambiano rispetto a quanto pattuito in anticipo, ma anche in questo caso è sempre opportuno verificare che gli importi a budget coincidano con quanto occorrerà versare. Il caso classico è il relatore che è dipendente pubblico e che, in quanto tale, deve chiedere alla propria struttura l’autorizzazione per percepire il compenso come docente al congresso: per evitare complicazioni e contenziosi, tale relatore può decidere di rinunciare al compenso, determinando quindi una variazione della voce inizialmente messa a budget. Attenzione: nel budget va inserito il costo aziendale del compenso, non il corrispettivo lordo.

Rimborsi spese

I rimborsi spese sono gestiti dall’organizzatore del congresso, che raccoglie gli appositi moduli compilati dagli interessati insieme ai giustificativi delle spese. Solo una volta pervenute tutte le richieste di rimborso si può procedere a contabilizzare la spesa. Il processo può però essere rallentato da chi ritarda a inoltrare i moduli nonostante i solleciti e magari arriva fuori tempo massimo, presentando la richiesta di rimborso a bilancio già chiuso. I rimborsi spese sono la voce più variabile da monitorare.

Il trattamento fiscale degli utili

Il trattamento contabile ai fini dell’applicazione delle imposte dirette e indirette varia in base alla natura del contratto tra organizzatore e committente. La distinzione principale è tra contratto di appalto o di cessione. Vediamo queste due casistiche.

Contabilizzare costi e ricavi

Per quanto riguarda l'assoggettamento alle imposte dirette e indirette, la prima cosa da considerare per la corretta registrazione dei costi e dei ricavi relativi al congresso è la natura specifica del contratto stipulato tra il committente e l'organizzatore. Come illustrato nel capitolo 3, esistono due principali tipologie di contratto: l'appalto e la cessione. Nel primo caso, il committente del congresso (in genere la società medico-scientifica) si fa carico del rischio economico e ingaggia l’organizzatore in veste di consulente. Nel secondo caso, quello del contratto di cessione, l’organizzatore acquista i diritti sul congresso, di cui sostiene i costi e trattiene le entrate assumendosene il rischio economico. Per comprendere come l’organizzatore deve contabilizzare costi e ricavi del congresso, e quindi come si determinano gli utili, è bene

ricordare anche quali sono i documenti della contabilità:

➝Conto economico: è il documento contabile del bilancio di un’impresa che include tutti i costi e i ricavi nel corso dell'esercizio (periodo). Dalla differenza di costi e ricavi si ottiene il risultato economico, che può essere in perdita o in utile, e si può determinare l’ammontare dei guadagni o delle perdite.

➝Stato patrimoniale: è il documento contabile del bilancio di un’impresa che fotografa il patrimonio dell’impresa in un dato momento. Permette di individuare le fonti di capitale e gli investimenti effettuati mettendo a confronto attività e passività. La voce “attività” indica il denaro in possesso dell’azienda e come questo viene speso, mentre la voce “passività” indica da dove tale denaro arriva (le fonti di reddito), incluso il capitale versato dai soci.

Contabilizzazione con il contratto di cessione

Il contratto di cessione prevede che l’organizzatore sostenga le spese relative al congresso e ne

CONTABILIZZAZIONE

CON IL

CONTRATTO DI CESSIONE

CONTABILIZZAZIONE

CON IL

CONTRATTO DI APPALTO

COSTIRICAVI

Tutte le spese per il congresso

Tutte le entrate per il congresso

CONTO

Spese proprie dell'organizzatore

trattenga le entrate. In questo caso quindi tutte le voci entrano nel bilancio dell’organizzatore costituendone costi e ricavi. L’intera contabilizzazione del congresso è dunque in capo all’organizzatore, che può dedurre integralmente le spese per l’acquisto di servizi alberghieri e di ristorazione relativi all’organizzazione dell’evento.

Contabilizzazione con il contratto di appalto

Con il contratto d’appalto, invece, i costi dell’organizzatore sono costituiti dalle spese che sostiene per l’organizzazione del congresso, mentre i ricavi sono rappresentati dal compenso che l’organizzatore riceve dal committente come stabilito dal contratto. Si deve dunque considerare che:

➝le entrate che derivano dalle quote di iscrizione e dalle sponsorizzazioni costituiscono voci di debito che l’organizzatore ha nei confronti del committente, e in quanto tali devono essere iscritte nello stato patrimoniale e non nel conto economico. Tali entrate non concorrono alla determinazione dell’utile dell’organizzatore.

➝le uscite che derivano dal pagamento di fornitori, relatori e così via, costituiscono voci di credito che l’organizzatore ha verso il committente e devono essere iscritte nello stato patrimoniale,

Compenso che l'organizzatore percepisce dal commitentente

non nel conto economico. Sono considerati costi dell’organizzatore soltanto i compensi del personale dedicato alla gestione dell’evento, le spese di trasferta e i costi generali di struttura.

Il trattamento fiscale

Come per tutte le attività commerciali, gli utili derivanti dall’attività congressuale sono considerati dal punto di vista fiscale reddito d’impresa, determinato cioè dalla differenza fra i ricavi imponibili e i costi deducibili. Il loro trattamento fiscale dipende, anche in questo caso, dal tipo di contratto stipulato fra committente e organizzatore. Vediamo i due casi.

Contratto di cessione

La formula della cessione prevede che l’organizzatore acquisisca la titolarità delle entrate e sostenga l’onere economico (non solo come anticipazione) delle uscite del congresso. Il committente ha diritto al corrispettivo per aver dato all’organizzatore il diritto di sfruttamento dell’evento stesso (minimo garantito più in genere una parte dell’utile).

Si tratta quindi di un compenso per l’uso di un diritto immateriale (marchio) e per le prestazioni comunque erogate dal committente, tipicamente la cura degli aspetti di contenuto del congresso quali l’organizzazione del comitato scientifico, la raccolta, valutazione e validazione

FISCALITÀ IN BASE AL CONTRATTO

CONTRATTO DI APPALTO CONTRATTO DI CESSIONE

OrganizzatoreCommittente

OrganizzatoreCommittente

Emette fattura per i servizi erogati

Acquisisce gli utili del congresso

Acquisisce gli utili del congresso

Emette fattura onota di debito per il diritto di sfruttamento del congresso

dei materiali, la selezione dei relatori, la definizione dell’agenda, la stesura degli atti ecc.

➣ Il committente acquisisce l’utile che gli spetta emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se il committente ha la partita IVA (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti non profit dalla legge 398/1991) di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA. In questo caso, sia la fattura sia la nota di debito sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio dell’organizzatore.

Contratto di appalto

Il contratto di appalto prevede che l’organizzatore svolga un ruolo di consulenza e che come tale venga remunerato secondo una tariffa concordata. Alle scadenze convenute l’organizzatore emette quindi fattura con IVA ad aliquota ordinaria a carico del committente per

i servizi erogati. Il residuo finanziario positivo dell’evento (l'utile) spetta al committente, che lo acquisisce emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se il committente ha la partita IVA (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti non profit dalla legge 398/1991) di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA.

➣ Per la corretta rappresentazione contabile e fiscale dell’appalto, gestito con la formula del mandato senza rappresentanza, il committente è tenuto ad addebitare all’organizzatore il totale delle entrate dell’evento e l’organizzatore è tenuto ad addebitare al committente il totale delle uscite dell’evento. Dopo tali reciproci addebiti lordi il residuo finanziario dell’evento, cioè l'utile, oppure la perdita finanziaria, nel caso l'evento abbia avuto un risultato economico negativo, vengono trasferiti al committente.

Come si applica l’IVA?

Applicare correttamente l’IVA per le attività legate ai congressi medico-scientifici è complesso, in quanto le regole non sono uniformi e vanno in base alla natura del servizio offerto. Un aspetto fondamentale è il requisito di territorialità che cambia le carte in tavola a seconda del Paese in cui si svolge l’evento. E altro c’è da considerare se si parla di virtuale.

Qui trovate una panoramica delle principali regole da considerare per la gestione dell’IVA nell’organizzazione di congressi.

L’IVA in base al servizio

Il trattamento dell’IVA varia in base al tipo di servizio, alla nazionalità del committente e al luogo dell’evento. In Italia, lo ricordiamo, esistono 4 aliquote di IVA:

● IVA standard 22% per servizi generali e vendita di beni

● IVA ridotta 10% per alcuni beni come medicinali, materie prime e combustibili e servizi turistici

● IVA ridotta al 5 o al 4%

● esenzione da IVA

DDa sapere

IVA è l’acronimo di “Imposta sul Valore Aggiunto” ed è un’imposta indiretta che si applica sul valore aggiunto di beni e servizi al momento dell'acquisto da parte di un consumatore.

Soggetto passivo: ai fini fiscali, chi effettua cessioni di beni o prestazioni di servizi come impresa o nell’esercizio di arti o professioni è denominato “soggetto passivo”.

Per quanto riguarda l’organizzazione di un congresso medico-scientifico, tutti i servizi si fatturano al 22%, a eccezione di alcuni, che invece sono a IVA ridotta al 10% come hotel e altre accommodation; trasporto locale nazionale (esclusi i taxi); ristorazione e catering; accesso a fiere, cinema, teatri, eventi sportivi e così via.

1L’IVA sulle quote di iscrizione al congresso

Evento in Italia: le quote di iscrizione a un congresso che si tiene in Italia sono soggette all’IVA italiana, indipendentemente dalla nazionalità fiscale del committente.

L’organizzatore italiano deve dunque emettere fattura con IVA al 22%.

Evento in un altro Paese: se il congresso si svolge, per esempio, in Germania le quote di iscrizione sono soggette all’IVA tedesca, pari al 19% secondo l’aliquota IVA ordinaria in Germania, anche nel caso il committente sia italiano. Per farlo, il committente italiano deve aprire una partita IVA tedesca.

Le quote di iscrizione sono esenti da IVA nel caso di:

◆ eventi ECM gestiti interamente in esclusione IVA, che hanno in sé natura formativa e di aggiornamento del personale sanitario

◆ enti pubblici per la partecipazione del loro personale a corsi di formazione, aggiornamento,

riqualificazione e riconversione.

Il regime oss per gli eventi virtuali Nel 2023 è stato introdotto il regime opzionale IVA OSS (One Stop Shop) per gli eventi totalmente virtuali, che implementa un sistema europeo centralizzato per la gestione dell'IVA di tutte le vendite a distanza di beni/ servizi effettuate nei confronti dei consumatori privati. Questo regime permette all’operatore economico di effettuare la registrazione telematica in un solo Stato UE attraverso la presentazione di una dichiarazione telematica trimestrale unica ai fini IVA. La novità è che il regime opzionale IVA OSS è applicabile anche alle quote di iscrizione degli eventi totalmente virtuali e quindi privi di una sede fisica.

Se infatti un evento ha sede in un Paese della Comunità Europea l’IVA si applica in conformità ai requisiti territoriali dell'evento e questo vale anche se viene erogato in modalità ibrida con una base in un Paese comunitario o se i relatori si riuniscono in un'unica sede. In questi casi e in tutti i casi in cui si possa identificare un Paese di produzione e trasmissione, l’evento virtuale si equipara a un evento residenziale e le quote di iscrizione seguono le stesse regole della

L’IVA SULLE QUOTE DI ISCRIZIONE AL CONGRESSO (1)

PrestatoreCommittente

UE (soggetto passivo)

UE (privato)

extra UE (soggetto passivo)

extra UE (privato)

italiano (soggetto passivo)

italiano (privato)

tedesco (privato) tedesco (soggetto passivo)

Organizzatore italiano

UE (privato)

UE (soggetto passivo)

extra UE (privato)

extra UE (soggetto passivo)

Luogo evento

Territorialità IVA applicabile Nota

ItaliaItalia

Italia (fattura con IVA italiana)

GermaniaGermaniaGermania (fattura con IVA tedesca)

L’organizzatore, al fine di applicare l’IVA estera, dovrà aprire una partita IVA tedesca. Se tutti i partecipanti al congresso estero sono soggetti passivi IVA tedeschi, l’organizzatore non deve aprire la partita IVA in Germania perché i committenti possono applicare l’IVA del proprio paese mediante il meccanismo del reverse charge.

partecipazione in presenza, ossia si applica l’IVA del Paese UE dove si svolge l’evento.

Tuttavia, nel caso di eventi completamente teletrasmessi, in cui ciascun relatore è ubicato in diverse parti del mondo, o con registrazioni che non sono in tempo reale o ancora con tutti i partecipanti da remoto situati in vari Paesi, l'evento perde la sua territorialità.

In questa situazione, la regola generale richiederebbe la registrazione presso le autorità fiscali di ogni Paese di provenienza dei partecipanti.

Il regime OSS, al contrario, consente di gestire l'IVA in modo centralizzato attraverso l'autorità fiscale italiana. Successivamente, sarà il fisco italiano a interagire con le altre agenzie fiscali europee per effettuare gli opportuni conguagli. La registrazione telematica dell’operatore è effettuata da un portale web predisposto dagli Stati membri UE ed è il sistema telematico che trasmette in seguito i dati alle amministrazioni finanziarie degli altri Stati UE.

2L’IVA sull’affitto della location congressuale

Con il principio di diritto n.2 del 24 settembre 2018 l’Agenzia delle Entrate ha stabilito che l’IVA sull’affitto della location si applica sempre, anche se il committente è uno straniero comunitario (che potrà ottenere il rimborso con la relativa pratica comunitaria) o non comunitaria (che potrà ottenere un rimborso tramite un consulente italiano che gestisca la pratica). Il testo dell’Agenzia delle Entrate ha infatti fornito chiarimenti sulla prestazione di servizi relativi a beni immobili: “Nell’ipotesi di una prestazione di servizi composta dalla concessione a titolo oneroso dell’uso di beni immobili ubicati in

Italia, destinati ad attività congressuale, e dalla fornitura di servizi effettuata in occasione di eventi sportivi, se dall’esame delle circostanze del caso specifico emerge che la concessione in uso degli immobili è essenziale e indispensabile per la prestazione del servizio e i servizi pattuiti sono ancillari alla concessione in uso degli immobili, anche in relazione al loro valore economico, la prestazione di servizi in contratto sarà territorialmente rilevante in Italia ai sensi dell’articolo 7-quater, comma 1, lettera a), in combinato disposto con l’articolo 12 del Dpr. 633/1972”.

3L’IVA

sui servizi di pernottamento, ristorazione e trasferimenti

Le spese di pernottamento, ristorazione e trasferimenti sono addebitate al partecipante con la quota di iscrizione. Se si vogliono addebitare separatamente devono essere considerate come servizi accessori all’evento e quindi imponibili sulla base del luogo dell’evento (vedi tabella). In Italia l’IVA applicata a questo tipo di servizi è del 10%.

4L’IVA

sullo stand congressuale

Mettere a disposizione uno stand espositivo nell’ambito di un congresso, generalmente con finalità commerciale e/o pubblicitaria, è considerata una prestazione di servizi di tipo complesso perché include sia l’uso degli spazi nudi sia servizi aggiuntivi, quali noleggio attrezzature, personale dedicato, coffee break e così via.

Lo schema di applicazione dell’IVA sullo stand è nella tabella seguente.

L’IVA SULLO STAND CONGRESSUALE (4)

PrestatoreCommittente Territorialità IVA applicabile

UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA (1)

UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

Organizzatore italiano

extra UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA (2) extra UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana italiano (soggetto passivo)luogo committentefattura con IVA italiana italiano (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

(1) Esente IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter (2) Fuori campo IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter

5L’IVA sulle sponsorizzazioni

Le sponsorizzazioni dell’evento si considerano prestazioni di servizi di natura pubblicitaria e sono soggette a IVA quando erogate a favore di:

➔ un soggetto passivo (impresa, libero professionista) con sede in Italia (luogo del committente)

➔ un privato, ovunque sia residente (luogo del prestatore, cioè dell’organizzatore)

Nel caso l'erogazione della sponsorizzazione sia fatta a favore di privati la regola territoriale è derogata se il privato in questione non è domiciliato o residente nell’Unione Europea, equiparando il trattamento fiscale a quello dei soggetti passivi IVA.

Lo schema esemplificativo nella tabella seguente.

L’IVA SULLE SPONSORIZZAZIONI (5)

PrestatoreCommittente

Organizzatore italiano

Territorialità IVA applicabile

UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA (1)

UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

extra UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA (2) extra UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana italiano (soggetto passivo)luogo committentefattura con IVA italiana italiano (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

(1) Esente IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter (2) Fuori campo IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter

6L’IVA

sul compenso dell’organizzatore

Il trattamento IVA del compenso percepito dall’organizzatore del congresso cambia a seconda dello status fiscale del committente.

➔ Se il committente è un soggetto passivo IVA il trattamento dell’imposta è determinato dalla sua sede territoriale (luogo del committente).

➔ Se il committente è un privato il trattamento dell’imposta è determinato dalla sede in cui si svolge l’evento (luogo dell’evento).

L’IVA SUL COMPENSO DELL’ORGANIZZATORE (6)

Committente soggetto passivo iva

PrestatoreCommittente Territorialità IVA applicabile

Organizzatore italiano

extra UE luogo del committente

Fattura senza IVA (2) ue Fattura senza IVA (1) italiano Fattura con IVA italiana

Committente privato

PrestatoreCommittenteLuogo eventoTerritorialitàIVA applicabile

extra UE Italia luogo dell’evento fattura con IVA italiana UE Italia luogo dell’evento italiano Italia luogo dell’evento

Organizzatore italiano

extra UE UE luogo dell’evento(2) UE UE luogo dell’evento (1) italiano UE luogo dell’eventofattura senza IVA

extra UE extra UEluogo dell’evento(2)

UE extra UEluogo dell’evento(2) italiano extra UEluogo dell’evento(2)

(1) Esente IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter (2) Fuori campo IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter

7L’IVA

sugli omaggi per relatori e ospiti

Nei congressi medico scientifici è abitudine fare un omaggio ai relatori e ai docenti.

Per una buona gestione, è necessario tenere presente due aspetti fondamentali:

➔ rispettare il limite di 150 € del valore del

bene/servizio per non incorrere nel rischio di corruzione verso un pubblico dipendente

➔ rispettare il limite di 50 € per mantenere la detrazione dell’IVA e la deducibilità del costo dai redditi di impresa dell’omaggio Il limite di 50 € si riferisce al valore complessivo dell’omaggio, che può essere composto da uno o più beni (per esempio un cesto natalizio)

L’IVA SUGLI OMAGGI PER RELATORI E OSPITI (7)

Valore Omaggio Aliquota VA IVA Detraibile

€ 47,50 10% / 22% Sì

€ 100 10% / 22% No

€ 300 10% / 22% No

Deducibilità Costo

Costo nel

Budget Evento Note

Completamente deducibile € 47,50

Spesa di rappresentanza (1)

Spesa di rappresentanza (2)

€ 110 (10% IVA)

€ 122 (22% IVA)

€ 330 (10% IVA)

€ 366 (22% IVA)

Rispetta entrambi i limiti (50 € e 150 €).

Rispetta il limite di 150 €; IVA non detraibile.

Vietato per dipendenti pubblici; supera il limite dei 150 €.

(1) Spesa di rappresentanza: deducibile nei limiti dettati dalla normativa fiscale. Se si supera la "capienza" delle spese di rappresentanza, il costo aziendale aumenta di circa il 30% a causa della tassazione IRES + IRAP.

(2) Per importi superiori a 150 €, la verifica dello status del ricevente è obbligatoria

8Rimborso spese di relatori e docenti senza compenso

Un relatore o un docente a un convegno o un corso può ricevere il rimborso delle spese di viaggio e alloggio senza l’applicazione della ritenuta d’acconto, se si verificano diverse condizioni:

➔ il relatore/docente non riceve un compenso in denaro per lo stesso evento

➔ il relatore/docente non è un professionista in

possesso di Partita IVA.

Nel caso il relatore abbia invece la propria partita IVA, è obbligato a emettere fattura + eventuale IVA per il compenso e/o per il rimborso spese, entrambi soggetti a ritenuta d’acconto. Nel caso il relatore non abbia partita IVA ma emetta una nota di debito per lavoro autonomo occasionale per lo stesso evento, la ritenuta d’acconto va applicata sia sul compenso che sull’importo di rimborso spese.

RIMBORSO SPESE DI RELATORI E DOCENTI (8)

Il relatore/docente non riceve compenso per l'evento Nessuna ritenuta d'acconto applicata. IVA non rilevante.

Il relatore/docente non ha Partita IVA. Nessuna ritenuta d'acconto applicata. IVA non rilevante.

Il relatore/docente ha Partita IVA.

Emissione di fattura + IVA per compenso e rimborso spese. Soggetto a ritenuta.

Il relatore/docente non ha Partita IVA ma emette nota di debito. Ritenuta d'acconto applicata sia sul compenso che sul rimborso spese.

Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi

I CONGRESSI INTERNAZIONALI

174 Organizzare un congresso internazionale

175 L’iter di candidatura e selezione

178 Il ruolo di convention bureau e ambassador

Organizzare un congresso internazionale

I congressi medico-scientifici internazionali rappresentano un'occasione unica per favorire lo scambio di conoscenze e la creazione di sinergie tra specialisti di diverse nazioni. Ogni evento, pianificato con cura, va oltre la semplice condivisione accademica, lasciando un'eredità che tocca sia il progresso scientifico che il benessere delle comunità locali.

Come funziona un congresso medico internazionale

Generalmente i congressi medico-scientifici internazionali sono promossi dalle associazioni che riuniscono le società medico-scientifiche di una stessa specialità, ma di diversi Paesi (Società Europea di Oncologia, Società Internazionale di Chirurgia Ortopedica, Società Internazionale di Nefrologia, per fare qualche esempio). Si svolgono con cadenza periodica e utilizzano in ogni edizione una destinazione diversa secondo il principio di rotazione. La scelta della destinazione è dettata da motivazioni professionali (presenza di organizzazioni o enti di eccellenza nel campo oggetto del congresso, necessità di sensibilizzare una destinazione a quel tema specifico), economiche (soprattutto per i congressi più grandi, le destinazioni competono fra loro per offrire all'associazione committente le migliori condizioni

possibili per organizzarvi il congresso), logistiche (facilmente raggiungibile, sicura e dotata delle strutture e infrastrutture necessarie), turistiche (l'appeal di una destinazione può influenzare il numero di iscrizioni al congresso) e oggi più che mai si tiene in considerazione anche l'aspetto sostenibile, sicuramente ambientale, ma anche dal punto di vista dell'impatto sulla comunità locale. La dimensione di questi congressi può variare sensibilmente a seconda delle caratteristiche dell'associazione committente, ma in genere il numero di partecipanti e la durata sono superiori a quelli degli analoghi eventi di livello nazionale.

L'eredità del congresso internazionale

L'organizzazione di un congresso medico-scientifico internazionale può lasciare un'importante eredità professionale, offrendo l'opportunità di promuovere innovazione e sviluppo. Questo stimola la nascita di nuove idee e l'acquisizione di conoscenze tecniche e tecnologiche, arricchendo così la comunità scientifica e i partecipanti. Un altro aspetto fondamentale è la creazione di collaborazioni internazionali: un congresso rappresenta infatti un'occasione unica per avviare iniziative di ricerca, stabilire relazioni professionali e dare vita a progetti con istituti di tutto il mondo. Tuttavia, l'impatto di un congresso non si limita solo al campo scientifico: esso lascia anche una eredità per la comunità locale. Eventi divulgativi, ad esempio, possono essere organizzati per sensibilizzare il grande pubblico su tematiche scientifiche e sociali di rilevanza. L'associazione che ospita il congresso può anche promuovere una raccolta fondi per supportare cause sociali locali. Infine, le attività dei partecipanti possono estendersi oltre il congresso stesso, con iniziative sociali che contribuiscono direttamente al sostegno della comunità locale.

L’iter di candidatura e selezione

La scelta della città ospitante per un congresso medico-scientifico internazionale passa attraverso un processo competitivo e trasparente. Il bando di gara avvia la selezione secondo criteri professionali, economici, logistici e sostenibili. Ogni candidatura deve poi rispondere alle esigenze specifiche dell'evento.

Il bando di gara

I congressi internazionali rappresentano occasioni fondamentali per ricercatori, accademici e professionisti della sanità per condividere i loro lavori innovativi, favorire collaborazioni e spingere l’avanzamento della conoscenza scientifica. Uno degli aspetti chiave nell’organizzazione di un congresso medico internazionale di successo è il processo di gara che lo assegna a una destinazione. Ma cos’è esattamente un bando di gara e come funziona?

Un bando di gara è un invito formale emesso dagli organizzatori di un congresso medicoscientifico internazionale, che sollecita le parti interessate a presentare proposte per ospitare la prossima edizione dell'evento. È progettato per garantire una selezione equa e trasparente della città e dell’organizzazione ospitante, basata su una valutazione approfondita delle proposte presentate.

Il bando di gara solitamente descrive i requisiti specifici, le linee guida e i tempi che i candidati devono rispettare.

La struttura del bando di gara

Il processo di gara per i congressi medico-scientifici internazionali è un impegno articolato che prevede diverse fasi. Ecco le principali.

➤Annuncio del bando di gara

Il comitato organizzatore del congresso rilascia pubblicamente l’avviso di gara, solitamente attraverso il proprio sito web ufficiale e vari canali di comunicazione, per raggiungere un ampio numero di potenziali candidati.

➤Presentazione delle proposte

Le organizzazioni, le istituzioni o i consorzi interessati preparano e presentano le loro candidature complete, affrontando i requisiti specifici descritti nel bando di gara. La proposta della destinazione arriva in genere dalle associazioni mediche nazionali che candidano il loro Paese. Queste, come le università e gli enti di ricerca sono interessate a ospitare il congresso internazionale della loro specialità per dare visibilità alla comunità scientifica locale e al suo lavoro, per portare colleghi esperti da tutto il mondo vicino ai propri associati, per il lustro e il prestigio professionale che conferisce ospitare un grande congresso. Tra le città del proprio Paese, l’associazione nazionale tende poi a candidare quella che eccelle nella specialità del congresso, oppure dove risiede il membro dell’associazione che si fa promotore della candidatura, o ancora, quella che presenta le migliori condizioni logistiche ed economiche.

➤Valutazione delle proposte Il comitato organizzatore esamina con attenzione le proposte presentate, valutando fattori come l'idoneità della sede, le capacità logistiche e la capacità complessiva di garantire un evento di successo.

➤Selezione della destinazione ospitante

In base al processo di valutazione, il comitato organizzatore seleziona la destinazione.

Il bando di gara perché

Il bando di gara e il processo di selezione che ne segue hanno una grande importanza nel contesto dei congressi medici internazionali, assicurando non solo una selezione imparziale, ma rendendo anche l'intero processo visibile e accessibile a tutti. Un altro obiettivo fondamentale è quello di assicurare la migliore sede e il miglior supporto possibile. Esaminando attentamente le diverse proposte, il comitato organizzatore può scegliere la città o l'organizzazione più preparata a offrire l'infrastruttura, i servizi logistici e il supporto

necessari per garantire il successo dell'evento. Una scelta ben ponderata permette di disporre di tutte le risorse necessarie per un congresso che soddisfi le aspettative di tutti i partecipanti. Inoltre, il processo rigoroso di selezione ha come scopo anche quello di migliorare l'esperienza del congresso. Un'attenta valutazione delle proposte permette di scegliere una sede in grado di offrire un’esperienza di alta qualità, che risponda alle esigenze in continua evoluzione della comunità scientifica. Questo assicura che l'evento non solo soddisfi gli standard, ma vada oltre le aspettative, offrendo un'esperienza che lasci il segno.

Candidare una città

La procedura per candidare una città a ospitare un congresso medico internazionale non è molto diversa da quella seguita per tutti i grandi eventi come Olimpiadi, Expo e così via. Occorrono un progetto, una proposta tecnico-economica, una motivazione forte e un valore aggiunto per renderla competitiva.

Considerare costi e fattibilità

La candidatura a un congresso internazionale comporta sempre dei costi, talvolta piuttosto elevati (l'elaborazione del dossier, gli inviti alla delegazione dell'associazione a visitare la città candidata, il coinvolgimento di eventuali testimonial, la promozione della candidatura e così via), che in caso di mancata vittoria saranno a fondo perduto. È quindi importante valutare con attenzione le gare per evitare di partecipare a quelle dove le possibilità di acquisire

effettivamente l'evento sono molto basse.

Al professionista dei congressi può essere affidata innanzitutto l'analisi preliminare di fattibilità per valutare l'opportunità di candidare o meno la città a ospitare il congresso.

Analizzare

il bando di gara

In fase preliminare occorre considerare le dimensioni logistiche ed economiche del congresso, individuare le città o le strutture adatte e lavorare almeno su 2 o 3 alternative, confrontando soluzioni e preventivi, analizzando punti di forza e di debolezza.

Gli elementi da considerare

 Descrizione dell'associazione

 Caratteristiche dell'evento (durata, dimensioni, struttura ecc.)

 Dati economici dell'evento

 Informazioni storiche sull'evento

 Quali destinazioni possono candidarsi (se ci sono criteri di rotazione)

 Indicazioni per la partecipazione al bando

 Caratteristiche del dossier di candidatura

 Calendario delle fasi di candidatura

 Calendario dello scrutinio delle candidature

 Criteri di selezione e attribuzione punteggi

Stilare il dossier di candidatura

Una volta conclusa la fase preliminare si deve stilare il dossier di candidatura, ossia il documento tecnico che contiene tutte le informazioni rilevanti su come la destinazione può accogliere il congresso e solitamente include il supporto istituzionale alle eccellenze del territorio legate al tema dell'evento, gli eventuali benefit messi a disposizione dall'amministrazione cittadina, le caratteristiche di strutture e infrastrutture, il budget preliminare, la presentazione della sede del congresso, le attrazioni turistico-culturali, i costi di soggiorno, ristorazione e trasporti, il numero di camere d'albergo disponibili. Infine, si indica anche il contributo scientifico dei professionisti locali per evidenziarne la caratura. Nel dossier non può mancare un capitolo dedicato alla sostenibilità: la maggior parte dei bandi di gara internazionali richiede infatti le relative certificazioni nonché la descrizione delle misure per ridurre l'impatto ambientale dell'evento che chi presenta la candidatura intende adottare. Anche dal punto di vista grafico, come ogni canale di comunicazione, il dossier deve essere curato e accattivante.

Il congresso in pratica: consigli e strumenti operativi

L’ITER DELLA CANDIDATURA IN 10 PASSI

1

Il comitato organizzatore annuncia il bando di gara

Procedono con l'analisi di fattibilià

3

Il dossier viene consegnato all’associazione internazionale

Il direttivo dell’associazione vota

5

Vengono selezionati i finalisti

8

Si organizza il congresso

7

2

Associazione nazionale e destinazione valutano il bando

4

Stilano il dossier di candidatura

9 10

L’associazione internazionale esamina tutti i dossier

6

Si annuncia il vincitore

Il ruolo di convention bureau e ambassador

I convention bureau supportano le città nella candidatura e nell'organizzazione di eventi internazionali, gestendo logistica e promozione. Gli ambassador, esperti nel loro settore, giocano un ruolo chiave nel rendere una destinazione più attraente, portando credibilità e connessioni per il congresso. Entrambi contribuiscono al successo dei congressi medici internazionali.

Cos’è un convention bureau

Il convention bureau è l'ufficio dedicato alla promozione di un territorio (città, provincia, regione o Paese) come sede per eventi e congressi sia di livello nazionale sia, più spesso, di livello internazionale. Si tratta in pratica di una sorta di ufficio del turismo specializzato in destination marketing che fornisce assistenza ai committenti degli eventi e agli organizzatori congressuali allo scopo di incrementare sul proprio territorio la presenza di congressi medico-scientifici, congressi

associativi in genere, convegni istituzionali, ma anche eventi aziendali come convention, lanci di prodotto e viaggi di incentivazione. I convention bureau sono organizzazioni a modello privatistico - dove il convention bureau assume la forma di un'aggregazione fra operatori che può avere o meno (a seconda di quanto l'ente locale è consapevole dell'importanza di attrarre congressi sul proprio territorio) l'avallo e il supporto esterno dell'amministrazione locale - o a partecipazione mista pubblico-privato. In questo caso enti pubblici quali Comuni, Camere di Commercio o Regioni vi investono fondi pubblici affiancando gli operatori della filiera (agenzie, alberghi, centri congressi, location per eventi, fornitori di servizi ecc.), i quali si associano al convention bureau versando le relative quote.

Cosa fa un convention bureau

Il convention bureau non limita la propria attività alla promozione del territorio, ma è un soggetto

I servizi di un convention bureau

Censimento, aggregazione e coordinamento dell’offerta congressuale del territorio

Definizione di standard di qualità per gli associati

Promozione del territorio come destinazione congressuale

Ricerca attiva di opportunità di candidatura

Fornitura di supporto operativo alle associazioni

Elaborazione di dossier di candidatura

Fornitura di informazioni e contatti sulla destinazione

Assunzione del ruolo di interlocutore unico per l’organizzazione di un congresso

Coinvolgimento delle amministrazioni locali

Fornitura di servizi ai congressi

attivo, che coordina l'offerta dei fornitori, supporta le associazioni e le società medicoscientifiche nelle candidature, si pone come facilitatore della domanda e interloquisce con le amministrazioni locali. Per un organizzatore di eventi straniero, o anche di una diversa città, il convention bureau è spesso il primo contatto con la destinazione e il canale qualificato di accesso ai suoi operatori. Per la domanda, cioè per chi deve portare congressi ed eventi nel territorio, i servizi del cb sono gratuiti.

I convention bureau italiani

In Italia esistono diversi convention bureau in rappresentanza di città, province e Regioni. A livello giuridico ce ne sono sia a partecipazione mista pubblico-privato, sia privati. Alcune delle maggiori città italiane vantano convention bureau longevi, come Convention bureau della Riviera di Rimini, fondato nel 1994, il Convention Bureau di Genova, fondato nel 1998, il Convention Bureau di Torino, fondato nel 2000, e molti altri. Ne esistono infatti in tutta Italia da Nord a Sud, così come esiste dal 2014 quello nazionale, Convention Bureau Italia, formalmente riconosciuto da Enit.

Gli ambassador

Gli ambassador sono professionisti di spicco nel loro settore che ricoprono un ruolo chiave nella promozione e nella candidatura di una città o destinazione per ospitare congressi internazionali. Generalmente, si tratta di esperti, accademici, ricercatori o leader di organizzazioni che, grazie al loro prestigio e alla rete di contatti a livello globale, vengono nominati tali per il loro contributo alla visibilità e valore della destinazione come sede di eventi. Gli ambassador, in qualità di sostenitori della candidatura, possono

Identikit del medico ambassador

● sostenitore della propria città

● solida reputazione etica e professionale

● figura influente

● buon comunicatore

coinvolgersi attivamente nel processo di selezione, supportando la città con la loro esperienza e la loro reputazione. Rappresentano inoltre un ponte tra il mondo scientifico, accademico e professionale e le istituzioni locali, contribuendo a rafforzare la posizione della città candidata. Il loro ruolo è fondamentale nel consolidare l'affidabilità e l'appeal di una destinazione, aumentando le possibilità di successo della candidatura.

COME ORGANIZZARLI

Gli organizzatori congressuali, i provider ECM e i partner tecnologici per congressi medici

DOVE ORGANIZZARLI

La più ampia selezione di hotel, centri congressi e destinazioni adatti a ospitare eventi medico-scientifici

AGENZIE PCO, PROVIDER E ALTRI SERVIZI

SCHEDE TECNICHE

Nome Agenzia: ACX - ADRIA CONGREX

Indirizzo: Via Sassonia, 30 – 47922 Rimini

Telefono: 0541/305811

e-mail: info@adriacongrex.it - sito web: www.adriacongrex.it

Referente Agenzia: Anna Lisa Fuligni (Direttore Commerciale e Marketing) a.fuligni@adriacongrex.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider):

Provider ECM Standard ID 1783 dal 10/10/2014

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2015

Ethical MedTech Trusted Partner

Sistema di gestione sostenibile degli eventi UNI EN ISO 20121:2012

Sistema di gestione per la parità di genere UNI PdR 125:2022

Breve profilo dell’agenzia:

Nati a Rimini nel 1991, il nostro viaggio ha segnato una costante crescita e l’espansione in tutta Europa, consolidando la nostra reputazione come punto di riferimento nell’industria degli eventi. Specializzati in tre fondamentali Business Unit dedicate all’organizzazione di congressi medico-scientifici, eventi corporate ed eventi istituzionali internazionali, la nostra forza risiede nell’approccio su misura, dove ogni evento è concepito come un’opera d’arte unica, riflettendo la missione e la visione di chi lo ospita

EXPERTISE NEI CONGRESSI MEDICO-SCIENTIFICI

Intricati nella tela della ricerca e dell’innovazione medica, i nostri congressi medico-scientifici sono un trampolino per il progresso, il nostro impegno è fornire soluzioni che vadano oltre le aspettative. Collaboriamo strettamente con i nostri clienti siano essi medici, associazioni o aziende per comprendere le esigenze specifiche del settore, trasformandole in un’esperienza eccezionale per tutti i partecipanti. La nostra attenzione ai dettagli, la competenza settoriale e la capacità di adattarci alle mutevoli esigenze ci distinguono nel campo della gestione di questi eventi di alto livello. La nostra esperienza si basa sulla selezione delle sedi più adatte, sulla gestione delle iscrizioni, sulla pianificazione dei programmi scientifici, sulla ricerca degli sponsor e sull’utilizzo delle più recenti tecnologie per ottimizzare l’esperienza complessiva degli eventi. La ricerca costante delle ultime tendenze e innovazioni nel settore ci permette di offrire un approccio all’avanguardia per ogni tipo di evento che gestiamo.

DUE NUOVE BUSINESS UNIT

Nel 2019 in ACX si aggiungono due nuovi gruppi di lavoro.

Dalle convention mozzafiato ai roadshow coinvolgenti, la Business Unit “Corporate & Events” è la spina dorsale per eventi corporate di successo e per tutte le richieste legate al branding aziendale. Grazie al nostro team “European Projects”, siamo i curatori di eventi istituzionali internazionali per alcune delle maggiori istituzioni europee. Ogni evento è orchestrato con precisione, riflettendo l’importanza di tali occasioni e contribuendo al dialogo globale.

CONTAMINAZIONE CREATIVA

Crediamo che la vera innovazione emerga quando idee e prospettive diverse

si fondono. La nostra squadra, composta da esperti in diverse discipline, collabora sinergicamente per garantire che ogni aspetto dell’evento sia affrontato con una prospettiva completa.

FILOSOFIA E REPUTAZIONE.

Con più di 34.000 eventi organizzati e gestiti in tutta Europa, e più di 4.000 clienti soddisfatti ogni giorno, il payoff “imagined.done” riflette il nostro impegno a trasformare le idee in realtà e a costruire esperienze che, non solo soddisfino le aspettative, ma le superino.

Il futuro è in continuo divenire, e noi siamo pronti a guidare questa trasformazione, un evento alla volta.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Eventi ibridi e digitali

• Convention ed incentive

• Roadshow

• Servizi integrati di comunicazione

• Formazione, consulenza e supporto in progettazione europea

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia, Chirurgia, Citologia, Farmacologia, Ginecologia, Tossicologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• ANMCO – Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri

• EFCS – European Federation of Cytology Societies

• GIMSI – Gruppo Italiano Multidisciplinare Sincope

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• ANMCO – Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri

• EFCS – European Federation of Cytology Societies

• GIMSI – Gruppo Italiano Multidisciplinare Sincope

• SIC – Società Italiana di Chirurgia

• SIF – Società Italiana Farmacologia

• SIMTI – Società Italiana di Medicina Trasfusionale e Immunoematologia

• SITOX – Società Italiana di Tossicologia

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• ECC2024 – European Congress of Cytology (Lipsia, 2024)

• Congresso Nazionale ANMCO (annuale dal 2016)

• 125° Congresso della Società Italiana di Chirurgia (Pisa, 2023)

• Congresso Nazionale SIMTI (biennale, dal 2008)

• Congresso Nazionale SITOX (annuale, dal 2018)

• Congresso Multidisciplinare sulla SINCOPE (biennale, dal 2003)

• Congresso PLACE (biennale, dal 2015)

• Venice Arrhythmias (biennale, dal 1991)

Nome Agenzia:

AIM GROUP INTERNATIONAL

Indirizzo:

Viale Forlanini, 23 – 20134 Milano Telefono: 02 566011 e-mail, sito web: info@aimgroup.eu www.aimgroupinternational.com

Referente Agenzia: Flaminia Roberti, Global Sales Director f.roberti@aimgroup.eu

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider):

AIM Education S.r.l. “Provider Standard” N° 93 del 04/12/2012

Certificazioni:

• Sistemi di Gestione Sostenibile degli Eventi UNI ISO 20121:2013

• Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2015

• IAPCO International Association of Professional Congress Organizers

• Modello Organizzativo Gestione Rischi D. Lgs. 231

Breve profilo dell’agenzia:

AIM Group International è una multi-service, everchanging company. Continuiamo a cambiare, per rimanere fedeli a noi stessi.

Da oltre 60 anni.

Let’s__together

Inspiriamo e ci lasciamo ispirare, instaurando connessioni profonde con clienti e stakeholder che alimentano una collaborazione autentica e significativa. Insieme, trasformiamo idee in valore concreto, realizzando progetti che fanno la differenza.

Il nostro approccio basato sul Design Thinking sblocca il potenziale creativo, dando vita a soluzioni innovative e perfettamente incentrate sull’esperienza dell’utente. Coniughiamo eventi, comunicazione e consulenza per creare esperienze su misura, pensate per rispondere in modo unico e strategico alle esigenze dei nostri clienti.

Let’s Meet together - Eventi

Promoviamo il cambiamento e la condivisione della conoscenza attraverso esperienze che lasciano il segno.

Uniamo know-how, tecnologia e creatività per mettere al centro i partecipanti e costruire esperienze interattive e coinvolgenti.

Canali, formati e touchpoint, in presenza, digitali o ibridi, vengono valorizzati per creare connessioni significative, in “augmented events” che durano nel tempo.

Let’s Engage together - Comunicazione

Ascoltare e promuovere conversazioni autentiche e significative che ingaggiano tutti i target.

Progettiamo strategie di comunicazione costruttive che coinvolgono le comunità, in cui tutti possono riconoscersi. Rafforzare le relazioni tra associazioni, aziende, organizzazioni e persone è ciò che ispira i nostri team nello sviluppo di campagne e strumenti di comunicazione chiari ed efficaci.

Let’s Think togetherr - Consulenza Il potere di re-immaginare il presente.

Diamo forma al cambiamento, aiutando aziende e associazioni a crescere e innovarsi. Trasformazione digitale, sviluppo del personale, integrazione dell’AI: l’applicazione di diverse aree di competenza permette di ottenere il meglio da processi, tecnologie e cultura aziendale.

Insieme possiamo fare la differenza.

Let’s work together!

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Altri servizi: Eventi digitali e ibridi, Comunicazione, Consulenza, Servizi DMC, Eventi Sportivi

Aree e discipline di specializzazione: Anestesiologia, Ipertensione, Oftalmologia, Pediatria, Reumatologia.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SIR Società Italiana Reumatologia

• SIAARTI Società Italiana Anestesia, Analgesia, Rianimazione e terapia intensiva

• AICCER Associazione Italiana di Chirurgia della Cataratta e Refrattiva

• SIOT Società Italiana di Ortopedia e Traumatologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• AstraZeneca • Amgen • Biogen • Biomarin • Chiesi

• Gruppo Menarini • Lusofarmaco • Novartis • Roche • Sanofi

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 75th International Astronautical Congress - IAC 2024 (Milano, +11.000 partecipanti da 120 paesi)

• 18th World Conference on Earthquake Engineering - WCEE 2024 (4.250 partecipanti da 82 Paesi)

• 18th European Conference on Computer Vision - ECCV 2024 (7.000 delegati da 77 Paesi)

• ESH European Society of Hypertension Annual Meeting (ogni edizione dal 1983)

Nome Agenzia: ALL EVENTS FACTORY

Telefono: 333 6558875

e-mail: eventi@alleventsfactory.com

sito web: www.alleventsfactory.com

sito piattaforma FAD ECM: www.ecmfactory.it

Referente Agenzia: Lucia Faraco - eventi@alleventsfactory.com

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 7927 - 17/07/2024

Breve profilo dell’agenzia:

All Events Factory è una società specializzata nell’organizzazione di eventi scientifici e congressi ECM, nata con l’obiettivo di offrire soluzioni innovative e altamente personalizzate.

Pur essendo di recente costituzione, il nostro team vanta oltre dieci anni di esperienza nell’organizzazione di eventi scientifici, nella gestione di segreterie congressuali e di associazioni medico-scientifiche. Questa expertise ci permette di offrire soluzioni su misura per garantire il successo di ogni evento, grazie all’impiego di strumenti digitali avanzati.

Curiamo ogni dettaglio organizzativo: dalla selezione delle location all’allestimento, dal coordinamento scientifico alla gestione logistica e amministrativa, fino all’implementazione di tecnologie per una formazione interattiva e coinvolgente.

Grazie all’integrazione di strumenti digitali avanzati, i nostri servizi includono:

• Organizzazione eventi ECM (RES, FAD, blended): progettiamo e realizziamo corsi accreditati per tutte le professioni sanitarie.

Ogni evento ECM che organizziamo mira ad arricchire le competenze dei professionisti nel settore medico-scientifico.

Ci impegniamo a creare eventi ECM che non solo educano, ma coinvolgano attivamente i partecipanti. Dal contenuto didattico alle metodologie interattive, ogni aspetto è pensato per massimizzare l’esperienza di apprendimento.

• Gestione congressi e delegazioni: offriamo supporto completo per la partecipazione a congressi nazionali e internazionali, curando ogni fase logistica e amministrativa. La gestione delle delegazioni è la chiave per un’esperienza senza stress per i partecipanti. Ci occupiamo di prenotazioni, logistica e assistenza, garantendo un’accoglienza impeccabile e consentendo agli ospiti di concentrarsi sull’evento.

• Marketing e Comunicazione evento: sviluppiamo strategie di promozione mirate per garantire la massima visibilità agli eventi, sia in ambito digitale che offline.

Creiamo siti internet accattivanti e funzionali per promuovere i vostri eventi e gestire l’intero processo organizzativo.

La nostra attenzione al design e all’usabilità assicura una presenza online che riflette l’unicità e l’eccellenza del vostro evento.

• Gestione associazioni medico-scientifiche: forniamo supporto operativo per la gestione delle attività di segreteria, comunicazione e progettazione formativa.

Ci occupiamo della gestione delle quote associative e di fidelizzare i soci con una presenza attiva dell’associazione, non solo con eventi sempre più frequenti, ma anche con invio di newsletter e approfondimenti.

• Eventi digitali e ibridi: creiamo esperienze immersive con piattaforme e-learning e dirette streaming per la formazione a distanza.

Siamo al passo con le ultime tecnologie nella realizzazione di piattaforme FAD su misura.

Offriamo soluzioni flessibili e interattive per la formazione online, garantendo un apprendimento coinvolgente e personalizzato per i professionisti del settore medico-scientifico.

All Events Factory non è solo un provider ECM, ma un vero partner strategico per aziende farmaceutiche, strutture ospedaliere e società scientifiche.

L’attenzione costante alla qualità e all’innovazione ci consente di trasformare ogni evento in un’esperienza formativa di alto valore, contribuendo alla crescita professionale dei partecipanti e al successo dei nostri clienti.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM (RES e FAD)

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Realizzazione Siti internet per l’evento

• Gestione iscrizioni

• Gestione delegazioni

• Gestione Abstracts

• Marketing e Comunicazione evento

• Coordinamento Scientifico

• Eventi digitali e ibridi

• Realizzazione Piattaforme FAD

Aree e discipline di specializzazione:

• Tutte le professioni sanitarie

Nome Agenzia: BTCongress

Indirizzi:

Sede legale e amministrativa: Via P. Cugia, 1 – 09129 Cagliari

Ufficio Marketing e Sede operativa: Via Marco Besso, 40 – 00191 Roma

Telefono: sede legale 070/340293 – ufficio marketing 06/8546198 e-mail, sito web, pagina Facebook: info@btcongress.com www.btcongress.com www.facebook.com/btcongress/

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): ID 111 – Accreditamento del 02.12.10

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: Certiquality UNI EN ISO 9001:2015

MPI – CME Certified Meeting Executive Italia

Breve profilo dell’agenzia:

Da oltre 35 anni BTCongress opera nel settore degli eventi aziendali, nazionali e internazionali, con particolare attenzione all’organizzazione di congressi medici nel campo della Salute della Donna.

L’esperienza maturata nel settore degli eventi medici, unita alla forte propensione all’innovazione, definiscono oggi la BTCongress come una società all’avanguardia, in grado di fornire servizi integrati di alta qualità che comprendono l’implementazione di nuove strategie, l’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati e un team di esperti altamente specializzato.

Dal 2000 la BTCongress è inoltre accreditata come provider ECM per l’assegnazione di crediti formativi ai professionisti sanitari nazionali, nonché fornitore di accreditamenti UEMS-EACCME per i medici residenti nella UE e internazionali.

L’azienda è certificata ISO 9001:2015.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Consulenza in gestione finanziaria, strategie organizzative, marketing e communication

Aree e discipline di specializzazione:

• Congress e Association Management

• Destination Management per l’Italia (DMC)

• Consulenza finanziaria e scientifica per eventi

• Marketing e Communication Management

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• International Menopause Society (IMS)

• International Society of Gynecological Endocrinology (ISGE)

• European Society of Gynecology (ESG)

• International Academy of Human Reproduction (IAHR)

• Associazione Italiana di Ginecologia Endocrinologica (AIGE)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 21th World Congress on Gynecological Endocrinology – Firenze, Maggio 2024

• 19th World Congress on Menopause – Melbourne, Ottobre 2024

• Corsi annuali di formazione online tenuti dalla ISGRE

• Corsi annuali di formazione in presenza tenuti dall’AIGE

Nome Agenzia: CONGRESS VENEZIA – 2GM

Indirizzo sede operativa: BusinessCenter@HiVe-M9, Chiostro M9 Via Poerio, 24 - 30171 Venezia

Indirizzo sede legale: 2GM srl Via Cornarotta, 5 - 31100 Treviso Telefono: 041 951112 e-mail, sito web: info@congressvenezia.it – www.congressvenezia.it

Referente Agenzia: Giuliamaria Dotto Pagnossin, CEO

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard n.1422 dal 08.06.2017

Certificazioni:

• Azienda Certificata UNI EN ISO 9001:2015

• Meeting and Event Manager UNI 11786:2020

Breve profilo dell’agenzia: Congress Venezia è un interlocutore professionale e affidabile per l’organizzazione dei vostri eventi congressuali, istituzionali e formativi, con una particolare attenzione all’ambito medico-scientifico, in quanto provider ECM. Siamo operativi ben dal 1992, una storicità accompagnata da una visione dinamica, che conferisce autorevolezza e flessibilità a ogni nostra azione, grazie anche a una solida rete di fornitori selezionati negli anni, che ci permette di operare con rigore in tutta Italia. Le tematiche trattate sono le più avanguardistiche e le competenze tecniche di livello, che assicuriamo nell’organizzazione di un evento, si uniscono a quelle umane dei professionisti coinvolti, per garantire la formazione continua e lo sviluppo di risorse rilevanti, a ogni ruolo. Agli eventi assicuriamo una qualità cercata fin nei dettagli: dai massimi livelli di docenza possibile all’attenzione per gli specialisti presenti, che ottengono l’obiettivo di uno sviluppo completo, personale e professionale, a favore di una concreta efficienza quotidiana. In un mondo che chiede competenze continuamente aggiornate, Congress Venezia è il vostro alleato ideale per la presa in carico di eventi che cercano l’eccellenza: ne curiamo l’intera filiera, dall’ideazione all’assistenza post-evento, passando per compiti di segreteria organizzativa, selezione del personale per l’accoglienza e le registrazioni, scelta di location e fornitori, comunicazione. Solo i professionisti possono capire le esigenze dei professionisti: vi aspettiamo in Congress Venezia.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM (RES, FAD e FSC)

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Creatività e comunicazione

• Segreteria organizzativa (anche in white label)

• Programmi sociali

Eventi di particolare rilievo organizzati nell’ultimo anno:

• III Corso teorico-pratico di elettroneuromiografia e tecniche neurofisiologiche:

• good clinical practice, Roma - novembre 2024 e precedenti edizioni

• IPS DAY 2024 - IL SENSO DEL LAVORO: il supporto all’impiego come

• pratica di provata efficacia per le persone con disturbi mentali e per

• altre popolazioni a rischio di esclusione, Venezia - novembre 2024

• XLIII Corso teorico pratico di Cultura in Elettromiografia e Neurofisiologia

•Clinica, Abano Terme (PD) - ottobre 2024 e precedenti edizioni

• XLI CORSO NAZIONALE AITN, Bari - settembre 2024

• CONVEGNO CARD TRIVENETO. DM77: I CANTIERI DI RILANCIO DEL

•DISTRETTO, Venezia - settembre 2024

Nome Agenzia: DYNAMICOM EDUCATION

Indirizzo: MIND DISTRICT – The Hive, H2

Viale Decumano, 36 - 20157 Milano

Telefono: 02 89693750

Sito web: www.dynamicom-education.it

Contatto all’interno dell’Agenzia:

Giorgio Maggiani - giorgio.maggiani@dynamicom-education.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 181 - 14/07/2010

Certificazione: Sistema Gestione Qualità: ISO 9001/2015

Breve profilo dell’agenzia:

Dynamicom Education S.r.l. è una società milanese fondata nel 2001, specializzata nella formazione in ambito medico-scientifico.

Dynamicom Education ha iniziato a operare nel mondo dei congressi e dei corsi Ecm soprattutto in ambito muscolo-scheletrico organizzando i congressi della Società italiana di artroscopia, del Collegio dei reumatologi italiani (CReI) e della Società Italiana dell’Osteoporosi e del Metabolismo Minerale e delle Malattie dello Scheletro (SIOMMMS).

Negli anni a seguire Dynamicom Education consolida il proprio business entrando in Pneumologia e attualmente è segreteria organizzativa del CHEST. Dal 2019, Dynamicom Education ha la gestione organizzativa della Società italiana cardiologia ospedalità accreditata (SICOA).

Dynamicom Education S.r.l. è Provider accreditato dal 07/02/2013 secondo il Programma di Educazione Continua in Medicina (ECM), accreditamento standard n° 181, per gli ambiti FAD (Formazione a Distanza), RES (Formazione Residenziale) e FSC (Formazione Sul Campo) e per tutte le Professioni previste nel Programma ECM (Medici Chirurghi, Farmacisti, Infermieri, Tecnici sanitari, e in generale tutte le figure del settore sanitario).

Per la realizzazione di tutti i progetti formativi, Dynamicom Education S.r.l. si avvale della collaborazione di un Comitato Scientifico multidisciplinare e di consulenti di fama internazionale per tutti gli ambiti medico-scientifici di interesse.

Nel 2020 l’azienda ha partecipato alla fondazione dell’associazione di categoria dei provider “Ecm Quality Network”.

Nel corso del 2024 Dynamicom Education ha organizzato 824 eventi formativi ECM.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Digital marketing

• Social media

Aree e discipline di specializzazione:

• Dermatologia • Reumatologia • Cardiologia • Pneumologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SIOMMMS (Società Italiana dell’Osteoporosi e del Metabolismo Minerale e

• delle Malattie dello Scheletro)

• SICOA (Società Italiana Cardiologia Ospedalità Accreditata)

• CReI (Collegio dei reumatologi italiani)

• Antiage

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Novo Nordisk SpA

• Bristol Myers Squibb Srl

• Servier Italia SpA

• A. Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl

• Ibsa Farmaceutici Italia Srl

• AstraZeneca SpA

• Bruno Farmaceutici SpA

• Daiichi Sankyo Italia SpA

• Amgen Srl

• Doc Generici Srl

Denominazione eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• NEL CUORE DI SANTA

• CONGRESSO NAZIONALE SIOMMMS

• CONGRESSO NAZIONALE CReI

Nome Agenzia: EGA WORLDWIDE CONGRESSES & EVENTS

Indirizzo HQ: Viale Tiziano, 19 – 00196 Roma

Altre Sedi: Milano, Cortina, Matera, Lecce, Dubai Telefono: 06 32812.1

e-mail, sito web: gare@ega.it - www.ega.it Twitter, pagina Facebook: @ega_worldwide - @egaworldwidecongressesevents

Referente Agenzia:

Mario Liguori, Executive Director New Business Cell. 335 8751385 – email: liguori@ega.it

Gaetano Maria Dieni, Director of Marketing & Communication Cell. 392 2486666 – email: gmdieni@ega.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 1406 – 23 giugno 2013

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001-14001-20121

• Modello Organizzativo Conforme D. Lgs. 231

• IAPCO Quality Programme - Accredited

Breve profilo dell’agenzia: Ega Worldwide, da 60 anni, organizza e gestisce con successo eventi nazionali ed internazionali attraverso un team di numerosi professionisti accomunati dalla stessa passione: fare degli eventi un’esperienza memorabile. Nata nel 1965, con la prima edizione in Italia del congresso mondiale del Rotary, grazie all’impegno e alla lungimiranza della fondatrice, Emma Golinelli Aru, è divenuta immediatamente un’azienda leader nel mercato congressuale e a partire dagli anni ’70 anche in quello degli eventi governativi.

La continua spinta al miglioramento, per offrire ai clienti soluzioni sempre nuove e creative, ha portato Ega a essere tra le prime agenzie a sperimentare e proporre idee innovative, come l’introduzione nel mondo dei congressi di tutte le nuove tecnologie (App, streaming, sistemi di votazione in presenza e a distanza, software di gestione, piattaforme di eventi virtuali e ibridi, RA, RV), e la creazione di accordi con le Università per riconoscere crediti formativi ai giovani studenti coinvolti negli eventi a vario titolo. Oggi, siamo è in grado di operare in oltre 100 paesi con la stessa attenzione al dettaglio, grazie ai network internazionali IAPCO (una delle sole 3 agenzie italiane riconosciute) e World PCO Alliance (unica agenzia italiana).

Tipo di servizi forniti:

• organizzazione di congressi ed eventi

• servizi modulari per congressi ed eventi

• gestione candidatura destinazione

• gestione associazioni scientifiche incl. fundraising ed attività di engagement

• progettazione ed erogazione di attività formativa ECM residenziali e FAD

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le aree e le discipline delle professioni mediche, in particolare gastroenterologia, nefrologia, cardiologia, trapiantologia, traumatologia, psicopatologia, chirurgia generale.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SITO (Società Italiana Trapianti d’Organo)

• AIIC (Associazione Italiana Ingegneri Clinici)

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Automobile Club d’Italia

• Comune di Milano

• ENIT – Agenzia Nazionale per il Turismo

• Expo 2015 SpA

• Ferrovie dello Stato Italiane

• Fondazione Italiana Promozione Trapianti d’Organo

• Fondazione Matera – Basilicata 2019

• Fondazione Policlinico Gemelli

• Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale

• Ministero della Salute

• Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti

• Presidenza del Consiglio dei Ministri

• Regione Lombardia

• Regione Puglia

• Sapienza Università di Roma

• Società Italiana di Chirurgia

• Società Italiana di Chirurgia Vertebrale

• Università Cattolica del Sacro Cuore

• World Tourism Organisation

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi anni:

• Congresso Nazionale SITO (2025 - 2014)

• Congresso Nazionale AIIC (2025 - 2014)

• G7 Summit Puglia (2024)

• EXPOAID2023 (2023)

• Esera - European Science Education Research Association World Congress (2019)

• EXPO Dubai 2020 – Padiglione Italia (2021/22)

• Eventi di candidatura Roma Expo 2030 (2022/23)

• G20 Innovation League (2021)

• G20 Summit Rome (2021)

• Global Health Summit Rome (2021)

• Worldsleep Congress (2021)

• Assemblea Nazionale Federmeccanica (2022)

• ESVS – European Society of Vascular Surgery Congress (2022)

• Global Youth Tourism Summit (2022)

• Pontignano Conference (2023 – 2020)

• Contratto Quadro Comunicazione Eventi PON-IR (2024 – 2017)

• Matera 2019 Capitale della Cultura Europea

• G7 Summit Taormina (2017)

• WAIMH World Congress (2017)

• WEF - World Engineering Forum (2017)

Nome Azienda: FORMEDIVERSE

Indirizzo: Via Montenapoleone, 8 – 20121 Milano

Telefono: 333.6168772

e-mail, sito web: info@formediverse.net - www.formediverse.net

Contatti:

Responsabile della Formazione e Giornalista: Angela Vetrano – a.vetrano@formediverse.net

Direttore Generale: Grazia Vetrano – g.vetrano@formediverse.net

Art Director: Antonio Princi – goldenprint@formediverse.net

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 7306

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità ISO 9001:2015

Breve profilo dell’azienda:

In FORMEDIVERSE diamo valore a ogni vostra idea e ne facciamo l’anima di un evento di successo.

Costruiamo congressi, gestiamo meeting e delegazioni.

Curiamo ogni dettaglio relativo alla gestione amministrativa e organizzativa con un’ampia offerta di servizi.

Anche la comunicazione ha FORMEDIVERSE, il nostro ufficio stampa individuerà quella che vi racconta meglio.

4MEDIVERSE è Provider accreditato AGE.NA.S. ID n° 7306, riserviamo attenzione alla Formazione Continua in Medicina con eventi dall’elevata qualità formativa.

GOLDEN PRINT è il nostro riferimento grafico e creativo, in grado di offrire servizi professionali e qualificati: grafica promozionale (commerciale, pubblicitaria, packaging e promotion), grafica congressuale, grafica e progetti multimediali.

Siamo un team di persone altamente specializzato, le cui complementari competenze consentono di offrire ai clienti una lettura pluridisciplinare e soluzioni su misura.

Dalla comprensione dell’insight alla consegna dell’evento chiavi in mano: facciamo di UN evento IL VOSTRO EVENTO.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Altri servizi: comunicazione, ufficio stampa e social media, eventi aziendali, convention e meeting, incentive, riunioni di ciclo, delegazioni congressi, team building, grafica, personalizzazione e stampa.

Aree e discipline di specializzazione:

• Tutte le discipline

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• Adamed Europe • Boehringer Ingelheim • Chiesi

• Daiichi Sankyo

• Diasorin

• Janseen Cilag

• Menarini

• Pfizer

• Piam Farmaceutici

• Sanofi • Servier

Nome Agenzia:

GAYA EVENTS & COMMUNICATION

Indirizzo: Via Paolo da Cannobio, 12 - 20122 Milano Telefono: 02 83595074

e-mail, sito web: eventi@gayaevents.it - www.gayaevents.it linkedin: www.linkedin.com/company/gaya-events-&-communication-srl/ Referente Agenzia: Giustina Molteni, CEO - giustina@gayaevents.it - 339 856 9469

Certificazioni:

• Certificazione ISO 20121

• Adesione Linee Programma ESG 2024

• Adozione Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo Legge 231

Breve profilo dell’agenzia:

GAYA Events è una società di servizi per eventi MICE, Business e Incentive, operante come DMC e Tour Operator dal 2004. Attiva sia a livello nazionale che internazionale, l’azienda è certificata dal 2024 come sostenibile, conforme alla Direttiva europea sul reporting di sostenibilità (CSRD) e al programma ESG. GAYA Events si

specializza nei settori Healthcare, Veterinario, Bancario e Cosmetico, offrendo supporto logistico a clienti, incluse aziende straniere. Il team garantisce professionalità in tutte le fasi dell’evento, dalla progettazione alla supervisione. Tra i valori fondamentali ci sono serietà, sicurezza e trasparenza, con polizze assicurative chiare e certificazioni professionali per attestare la preparazione.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Altri servizi: segreteria organizzativa, piano viaggi con emissione diretta biglietteria, scouting service tecnici, catering e location, prenotazione alberghiera, biglietteria congressuale, organizzazione eventi sociali

Aree e discipline di specializzazione:

• Healthcare • Bancario • Cosmetico • Veterinario

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• Schwabe Pharma • Recipharm • Doc Pharma • Miat • Prima Assicurazioni

• Candioli Pharma • Bauerfeind • Cooper Consumer Health • Omega Pharma

• Havea • Helsinn

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Schwabe Annual Meeting 2024-2025

• Candioli Pharma Annual Convention dal 2018 – attualmente

• Helsinn Incentive Travel 2024-2025-2026

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Via Guelfa, 116 - 50129 Firenze Telefono: 0422.1860100 e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia:

Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 40 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• RESPIRO - L’equilibrio perfetto nella diagnosi e gestione della BPCO

• dal 13 aprile al 14 dicembre 2024

• ROCHE CONNECTIONS - New Pathways for oncology – 10-11 ottobre 2023

• EVOLUTION - Gestione integrata e personalizzata della iperuricemia

• dal 14 settembre al 18 dicembre 2024

• TOUCH POINT 4.0 Neuroprotezione e invecchiamento nella RWE

• dal 6 dicembre 2024 all’8 febbraio 2025

Qualità e Unicità in ogni evento

Trasformiamo le idee in comunicazione efficace

MEETING SCIENTIFICI

Creiamo meeting scientifici di qualsiasi dimensione, dai grandi congressi internazionali a eventi compatti. AQG cura la produzione e l’organizzazione, dagli aspetti logistici alla definizione di opportunità promozionali.

Per un valore educativo senza pari

SEMINARI

Dedichiamo massima attenzione anche ai seminari più piccoli, fino a 10-15 persone. Ogni incontro è studiato per offrire esperienze di apprendimento improntate alla più avanzata tecnologia, contemperando efficacia formativo-addestrativa e aderenza alle evidenze scientifiche.

EVENTI SENZA CONFINI

Dai webinar alle manifestazioni internazionali, i nostri sono eventi senza confini

Con un marketing mirato, distintivo ed efficace, offriamo soluzioni per eventi che possano raggiungere la più vasta audience globale e, connotati dal più avanzato profilo tecnico, assicurino alla comunicazione scientifica carattere di assoluta unicità

TRAINING ON-SITE

Con la formazione on-site, dalle strutture accademiche e ospedaliere offriamo programmi di training avanzato agli operatori sanitari. Semplifichiamo le procedure autorizzative e rendiamo possibili percorsi di formazione altamente professionalizzanti

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Via Copernico, 38 - 20125 Milano

Telefono: 347.8193154 e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia:

Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 40 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• RESPIRO - L’equilibrio perfetto nella diagnosi e gestione della BPCO

• dal 13 aprile al 14 dicembre 2024

• ROCHE CONNECTIONS - New Pathways for oncology – 10-11 ottobre 2023

• EVOLUTION - Gestione integrata e personalizzata della iperuricemia

• dal 14 settembre al 18 dicembre 2024

• TOUCH POINT 4.0 Neuroprotezione e invecchiamento nella RWE

• dal 6 dicembre 2024 all’8 febbraio 2025

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Via Leone XIII, 95 - 00165 Roma Telefono: 06.39870234 e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia:

Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 40 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• RESPIRO - L’equilibrio perfetto nella diagnosi e gestione della BPCO

• dal 13 aprile al 14 dicembre 2024

• ROCHE CONNECTIONS - New Pathways for oncology – 10-11 ottobre 2023

• EVOLUTION - Gestione integrata e personalizzata della iperuricemia

• dal 14 settembre al 18 dicembre 2024

• TOUCH POINT 4.0 Neuroprotezione e invecchiamento nella RWE

• dal 6 dicembre 2024 all’8 febbraio 2025

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Viale IV Novembre, 28 - 31100 Treviso Telefono: 0422.1860100 e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia:

Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 40 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• RESPIRO - L’equilibrio perfetto nella diagnosi e gestione della BPCO

• dal 13 aprile al 14 dicembre 2024

• ROCHE CONNECTIONS - New Pathways for oncology – 10-11 ottobre 2023

• EVOLUTION - Gestione integrata e personalizzata della iperuricemia

• dal 14 settembre al 18 dicembre 2024

• TOUCH POINT 4.0 Neuroprotezione e invecchiamento nella RWE

• dal 6 dicembre 2024 all’8 febbraio 2025

Nome Agenzia: IDEA GROUP INTERNATIONAL

Indirizzo: Via Flaminia Nuova, 1068 - 00189 Roma

Telefono: 06 3638 1573

e-mail, sito web: info@idea-group.it - www.ideagroupinternational.eu

Referente Agenzia: Mario Anticoli - m.anticoli@idea-group.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): numero 555 - data accreditamento standard 04/11/201

Certificazioni:

ISO9001 - ISO14001 - Sistema Gestione Qualità

Breve profilo dell’agenzia:

iDea Group International, da 30 anni, opera nel settore di servizi viaggi e logistica per congressi a livello Nazionale e Internazionale.

Nata da un progetto iniziato nel settore di servizi viaggi e logistica per congressi, iDea consolida i risultati raggiunti strutturando la Società come provider ECM e organizzatore di eventi medico scientifici, fino a posizionarsi, nel corso degli anni, anche nell’ambito di eventi politici-istituzionali, convention, e alto segretariato di Società Scientifiche.

Oggi iDea può ritenersi tra le aziende leader in molteplici settori medicali, si occupa dell’organizzazione di eventi a livello Nazionale e Internazionale. Strutturata a tutto tondo, iDea cura ogni singolo progetto in ogni sua fase, dalla pianificazione alla sua realizzazione.

In iDea, l’esperienza trova spazio nella creatività, trovando terreno fertile per idee innovative e sempre al passo coi tempi.

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Gestione associazioni scientifiche

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia • Pediatria • Dermatologia • Neonatologia

Partnership con associazioni medico-scientifiche:

• Società Italiana di Neonatologia

• Società Italiana di Cardiologia.

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

SANOFI

ASTRAZENECA

A. MENARINI

NESTLE ITALIANA

DANONE

Prof. Massimo Agosti

Prof. Gian Vincenzo Zuccotti

Prof. Pasquale Perrone Filardi

Prof. Ciro Indolfi

Dott. Giuseppe Di Mauro

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• SIC • SIN • SIP

Nome Agenzia: ILDA EVENTS

Indirizzo: Via Madrid, 15 - 09032 Assemini (Ca)

Telefono: 334 9647778

e-mail, sito web: info@ildaevents.it - www.ildaevents.it

Referente Agenzia: Ileana Coiana - info@ildaevents.it

Certificazioni:

• Certificazione UNI 11786:2020 conseguita ad aprile 2021

Breve profilo dell’agenzia:

Lo staff di ILDA Events vanta un’esperienza pluriennale nel settore congressuale medico scientifico a livello internazionale. È a disposizione per organizzare eventi di livello e gestirli con professionalità in tutte le fasi. Dalla progettazione, alla selezione di fornitori, venue finding, gestione contrattualistica, hotel booking. Il know-how maturato consente all’azienda di essere performante nelle trattative con gli stakeholders del mercato e nel reperimento di soluzioni customizzate. Operiamo in tutto il territorio nazionale, con focus specifico sulla valorizzazione della Sardegna come destinazione MICE

Tra gli eventi di successo svolti nel 2024 il Convegno Regionale SEGi e le giornate di formazione SIGO Young tenutesi a Cagliari e a Palermo: “Dalla metodologia della ricerca al medical writing. Focus on the Research”, dedicate ai giovani medici. Il 2025 è iniziato con la seconda edizione del convegno SEGi e prevede lo svolgimento di diverse altre iniziative, tra cui l’evento della International Society of Gynecological Endoscopy che si terrà a Cagliari il prossimo giugno.

ILDA Events sta seguendo l’iter per diventare provider ECM.

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• Policlinico Universitario Duilio Casula, Monserrato, Cagliari

• SIGO Young

• SEGi

• Wellmicro

Nome Agenzia:

INCOMING EXPERIENCE Consorzio Turistico

Indirizzo:

Via Claudio Luigi Berthollet, 19 - 10125 Torino Telefono: 011 6505309

e-mail, sito web, pagina Facebook: info@incomingexperience.it - www.incomingexperience.it

Referenti Agenzia: Alice Giordana - a.giordana@incomingexperience.it

Breve profilo dell’agenzia: Nato a Torino nel 2009, il Consorzio Turistico Incoming Experience opera in Piemonte ed è il partner ideale per tour operator, organizzatori di eventi e agenzie. Ci occupiamo della gestione dell’accommodation di congressi, convention, eventi sportivi, fiere e incentive, mettendo a disposizione dei clienti una piattaforma flessibile per la gestione delle prenotazioni alberghiere e un’ampia scelta di strutture ricettive selezionate. Facilitiamo la ricerca di location, centri congressuali e venue per cene ed eventi sociali, organizziamo esperienze e attività di team building. Il gruppo è formato da 120 soci tra cui strutture alberghiere ed extra alberghiere (hotel 3, 4 e 5 stelle, aparthotel, relais), location e spazi per eventi, guide turistiche, servizi di trasporto (bus, minivan, NCC), fornitori di esperienze outdoor (bike & trekking) e enogastronomiche (cantine, ristoranti, agriturismi), servizi per eventi (catering, hostess, audiovisivi).

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Università degli Studi di Torino

• Politecnico di Torino

• CUS Torino

• Eventually

• Planning

• CCI

• Aristea

• Congress Planning

• Wordpress Europe

Nome Agenzia: IN&FO&MED

Indirizzo: Via San Gregorio, 12 - 20124 Milano Telefono: 02.4945333. e-mail, sito web: segreteria@infomed-online.it - https://infomed-online.it/

Referente Agenzia:

Francisco Figueredo – Sales & Operations Management francisco.figueredo@infomed-online.it

Federico Padula – Sales & Operations Management federico.padula@infomed-online.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 275 - 17/7/2013

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: ISO9001•2015 ISO 20121:2012 e ISO 14001:2015

Breve profilo dell’agenzia:

IN&FO&MED è Provider standard – N. 275, accreditato dal 17/07/2013 al quale è seguito il primo rinnovo nel Febbraio 2022 come da Programma di Educazione Continua in Medicina (ECM) ; è provider per gli ambiti FAD (Formazione a Distanza), RES (Formazione Residenziale) e FSC (Formazione Sul Campo) e per tutte le Professioni previste nel Programma ECM (Medici Chirurghi, Farmacisti, Infermieri, Tecnici sanitari, e in generale tutte le figure del settore sanitario).

IN&FO&MED offre un servizio completo nell’organizzazione di congressi, nell’ideazione, pianificazione e realizzazione di eventi ECM residenziali e digitali, nella gestione di Associazioni e Società Medico-Scientifiche. Idea ed organizza con la collaborazione di Società Scientifiche ed Associazioni Pazienti campagne di awareness sulla cura e prevenzione della salute della popolazione.

È inoltre una Contrat Reasearch Organization (CRO) per lo sviluppo e la conduzione di studi osservazionali e registri di patologia.

Le aree terapeutiche in cui abbiamo sviluppato la maggiore esperienza riguardano la Pneumologia, l’Allergologia e l’Immunologia, Psichiatria, Cardiologia, la Medicina Generale, Reumatologia.

Più recentemente abbiamo potuto ampliare il nostro know-how anche nell’area della Otorinolaringoiatria, delle Malattie Rare e dell’Oncologia e del Diabete

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• CRO (Contract Research Organisation)

• Eventi digitali ed ibridi

• Comunicazione Scientifica e Digital Awrness Campaign

• Editoria

Aree e discipline di specializzazione: Pneumologia, Cardiovascolare, Psichiatria, Reumatologia, Dermatologia, Allergologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Società Italiana di Pneumologia,

• Società Italiana di Allergologia, Asma ed Immunologia Clinica

• Società Italiana di Psichiatria

• Associazione Medici Diabetologi, SID e SIEDP

• Società Italiana Fibrosi Cistica

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Sanofi, GSK, Astrazeneca, Novartis, Takeda, Eli Lilly, Grifols Chiesi, Menarini, Neopharmed Gentili

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Congresso Nazionale SIP/IRS

• Congresso Nazionale SIAAIC

• Congresso Nazionale SIFC

• Congresso Nazionale di Psichiatria Forense

Nome Agenzia: LETSCOM E3

Sede legale:

Via Archimede 10 - 00197 Roma

Sede operativa:

Via Grazia Deledda 81 - 00137 Roma

Telefono: 06 91502790

WhatsApp: 327 3522356

e-mail, sito web, pagina Linkedin: segreteria@letscome3.it www.letscome3.it www.linkedin.com/company/letscom-e3-srl

Referente Agenzia: Eugenio Francesco Valenzi

Responsabile del Provider e della Formazione Cell. 392 0184767 – e.valenzi@letscome3.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 5452 – 25 gennaio 2017

Provider Standard Nazionale

Breve profilo dell’agenzia:

Letscom E3 è una Agenzia di comunicazione scientifica che opera su tutto il territorio nazionale con esperienza pluriennale nella formazione, nell’organizzazione congressuale e nell’editoria. Siamo Provider nazionale ECM accreditato per eventi Residenziali, FAD e di Formazione sul Campo per tutte le professioni sanitarie. Siamo anche Provider UEMS-EACCME per l’erogazione di crediti europei ed internazionali. Sviluppiamo progetti di prevenzione, grazie all’attuazione di campagne informative, di screening e vaccinazione. Supportiamo il managment sanitario con l’implementazione e il monitoraggio di PDTA e con la facilitazione di networking fraTerritorio e Ospedale.

Mission: siamo fortemente orientati allo sviluppo di format originali e alla continua ricerca di soluzioni tecnologiche per essere sempre al passo con i tempi.

Valori: siamo guidati dall’uso dell’etica e della deontologia per raggiungere il successo sia nella sfera privata che professionale.

Qualità: manteniamo alti standard qualitativi grazie al continuo aggiornamento del team, all’applicazione e verifica delle procedure interne di qualità (nelle diverse fasi: progettazione, esecuzione, monitoraggio dei risultati), anche grazie alla collaborazione con ECM Quality Network, associazione nazionale per il miglioramento della qualità dei Provider ECM.

Certificazioni:

Certificazione ISO 9001:2015 – AJA EU/18/13974

Progettisti percorsi formativi ECM – SCH155 CEPAS

Aree e discipline di specializzazione:

Cardiologia, Gastroenterologia, Ginecologia ed Ostetricia, Malattie Infettive, Malattie Metaboliche e Diabetologia, Neurologia, Oncologia, Pediatria, Pneumologia, Psichiatria, Psicologia, Reumatologia, Scienza dell’Alimentazione e Dietetica, Urologia

Tipo di servizi forniti:

• accreditamento ECM e UEMS-EACCME

• eventi residenziali, virtuali e ibridi

• survey & pools, game scientifici, simulazioni

• editoria, report congressuali, medical writing

• campagne informative e di prevenzione

• ufficio stampa e piani di comunicazione social

• progetti per il paziente (patient support program)

• studio grafico e produzioni multimediali

• videoriprese eventi, streaming, podcast scientifici

• segreteria per Società scientifiche

Nome Azienda: MEDIACOM

Indirizzo:

Via Federico II, 19 - 90011 Bagheria (Pa)

Telefono: 091 7841127

e-mail, sito web: info@mediacomservice.it – www.mediacomservice.it

Referente Azienda: Alessandro Aiello – alessandro.aiello@mediacomservice.it

Breve profilo dell’azienda:

Specializzati nella progettazione e realizzazione di servizi tecnologici per allestimenti audio video luci del settore congressuale, spettacolo ed eventi.

Negli anni grazie ad un collaudato Team di professionisti in continuo aggiornamento abbiamo perfezionato e consolidato soluzioni audiovisive e servizi atti a garantire ai nostri partner le migliori performance per una comunicazione di successo.

Inoltre, vantiamo partnership privilegiata con i produttori più all’avanguardia che ci garantiscono la fornitura di attrezzature dei migliori marchi per offrire sempre il meglio dell’innovazione tecnologica.

Risoluzione video indoor e outdoor con ledwall di ultima generazione, cabine e sistemi audio per traduzione simultanea, monitor, schermi, videoproiettori, impianti audio di altissima qualità e illuminazione scenica o architetturale con sistemi led ad alta efficienza.

Creatività, innovazione, conoscenza tecnica, passione ed entusiasmo sono valori insostituibili per la nostra azienda, tutto questo volto a personalizzare ogni evento e soddisfare i nostri clienti.

Nome Agenzia: MEET AND WORK

Indirizzo: Piazza del Sole e della Pace 5 – 35031 Padova - Abano Terme

Telefono: 049.8601818

e-mail, sito web: meet@meetandwork.com - www.meetandwork.com

Referente Agenzia: Beatrice Sbalchiero - 391.4992683

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider):

Provider ECM standard nr. 211 dal 18.09.2013

Certificazioni:

• Associato a Federcongressi & Eventi

• Associato a MPI

• Associato a ECM Quality Network

Breve profilo dell’agenzia:

MEET AND WORK è uno Studio di ideazione, organizzazione e gestione di eventi congressuali e convention residenziali e digitali in ambito scientifico, aziendale, istituzionale nato nel 2000 capitalizzando particolarmente esperienze di direzione nel settore dell’ospitalità alberghiera, di viaggi incentive e di gestione dei centri congressi. Opera a livello nazionale e internazionale. La sua mission è espressa dal motto “Let’s meet and work together” (incontriamoci per lavorare insieme). Intende significare la vocazione alla stretta sinergia con i committenti, per soddisfare al meglio aspettative di qualità dei servizi e desideri di innovazione. Oltre che in tutto il territorio italiano, lo Studio ha operato nelle principali capitali europee e internazionali.

Tipo di servizi forniti:

• progettazione ed erogazione di attività formative ECM (RES, FAD, FSC) ed EACCME

• organizzazione di congressi ed eventi in Italia e all’estero

• gestione associazioni scientifiche

• road-show

• viaggi incentive

• assistenza delegazioni

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le professioni sanitarie

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 2nd Annual ISCR Conference - Padova, Giugno 2024

• XXXVII Congresso Nazionale SIAF - Modena, novembre 2019

• International Symposium on Beyond Li-Ion Batteries 2024 - BeLI24

- Padova, Settembre 2024

• HEAL 2024 – Hearing across the Lifespan - Cernobbio, giugno 2024

• 108° Congresso Nazionale SIO - La Nuvola - Roma, maggio 2022

• Congresso Straordinario dell’Unione delle Camere Penali Italiane, UCPI

- Reggio Calabria, Ottobre 2024

• 109° Congresso Nazionale SIO - Mi.Co. - Milano, maggio 2023

Nome Azienda: SEM2000

Indirizzo:

Piazza dei Martiri 1943-1945, 5/2 - 40121 Bologna

Telefono: 051 2960469

e-mail, sito web: info@sem-2000.it - www.sem-2000.it

Contatto: Morena Strollo - mstrollo@sem-2000.it

Breve profilo dell’azienda:

In SEM2000, uniamo solida esperienza e tecnologia all’avanguardia per offrire software e sistemi innovativi dedicati al settore eventi.

Dalla gestione delle iscrizioni al controllo degli accessi, la nostra missione è ottimizzare e semplificare ogni aspetto organizzativo, garantendo massima efficienza e un’esperienza fluida. Con un servizio altamente personalizzato e attento alle esigenze specifiche di ogni Cliente, rendiamo ogni evento unico attraverso soluzioni che fanno la differenza.

Tipo di servizi forniti:

• software per la gestione backoffice degli eventi

• software per la gestione di abstract e programma scientifico

• servizi web: raccolta iscrizioni, raccolta e valutazione abstract, programma scientifico online

• piattaforma online per gestione di società scientifiche

• assistenza tecnica on-site e noleggio attrezzatura per allestimento segreteria

• controllo accessi e rilevazione delle presenze

• mailing multicanale (mail, SMS, WhatsApp)

• invio badge elettronici con QRcode

• servizi per provider ECM

• Ega Worldwide Congress&Events

• MV Congressi

• MJ Eventi

• Confindustria Emilia

• Società Italiana di Parodontologia (SidP)

• Società Italiana di Malattie Infettive e Tropicali (SIMIT)

• MCI Italy

• Noema Congressi

• I&C srl

Eventi di particolare rilievo a cui abbiamo partecipato negli ultimi 5 anni:

• 7th WORLD SYMPOSIUM ON PULMONARY HYPERTENSION - Barcellona 2024

• Sweden&Martina 20th International Symposium - Madrid 2024

• Handimatica 2024, Bologna

• FARETE 2024 Fiera organizzata da Confindustria Emilia - Bologna 2024

• 1000 Miglia Experience USA Florida

• DS World Italia 2024

• Floretina ICOOR 2024 - Firenze

• Premio Estense 2024 - Ferrara

• EXPOAID 2023 - IO, PERSONA AL CENTRO - Rimini 2023

Principali clienti:

Nome Agenzia: SUMMEET

Indirizzo: Via Paolo Maspero, 5 - 21100 Varese Telefono: 0332 231416 e-mail, sito web: info@summeet.it - www.summeet.it

Referente Agenzia: Luca Crivellari (Direttore Area Eventi) - l.crivellari@summeet.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID n°604 – 24/02/2022 (rinnovo accreditamento standard)

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: ISO 9001:2015

• Sistema di Gestione degli Eventi Sostenibili: ISO 20121:2013

• Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni: ISO 27001:2017

• Sistema di Gestione per la Parità di Genere: UNI/PdR 125:2022

• Modello di cui al D.Lgs 231/2001

• Certificazione ECOVADIS

• Certificazione SBTi

Breve profilo dell’agenzia:

Summeet S.r.l. è una realtà dinamica e propositiva che dal 2009 opera con competenza e professionalità nel campo dell‘organizzazione di meeting, congressi, convegni, corsi di aggiornamento professionale, incentive ed eventi di varia natura ECM e NO ECM.

Il team di Summeet progetta eventi con dinamicità, entusiasmo e capacità di problem solving ponendo al centro il cliente con le sue necessità e i suoi obiettivi. Questo permette di garantire le soluzioni migliori per le singole esigenze senza mai smettere di rinnovarsi.

La cura del dettaglio, l’attenzione verso il cliente, la costante ricerca della novità, l’instancabile impegno e la grande passione per questo lavoro sono le basi fondamentali per creare e vivere con successo un evento.

Summeet è composta da un team unico, dinamico, fidato e competente che mette sempre al centro le persone, e ritiene che questa sia la formula giusta per essere partner autentici e accompagnare in maniera professionale, nel cuore dell’evento.

Summeet è composta da tre divisioni:

• SUMMEET EDUCATION all’interno della quale si sviluppano progettazione, logistica, accreditamento ministeriale ed esecuzione dell’evento.

• SUMMEET DIGITAL & COMMUNICATION che riguarda la progettazione e gestione di attività digitali, con l’obiettivo di offrire soluzioni innovative e tecnologicamente avanzate per la formazione e la comunicazione.

• SUMMEET INSTITUTIONAL & ADVICE che mira a costruire un ponte culturale tra medici, infermieri, società scientifiche, mondo scientifico in genere e le Istituzioni a qualsiasi livello attraverso lo sviluppo di relazioni istituzionali, tavoli di lavoro istituzionali, eventi e progetti di comunicazione, advice e policy.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Servizi legati alla comunicazione nell’ambito degli eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Consulenza di altro profilo in ambito sanitario

• Relazioni istituzionali, tavoli di lavoro istituzionali, eventi e progetti di

• comunicazione, Advice e Policy

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• AIAC - Associazione Italiana di Aritmologia e Cardiostimolazione

• ANMCO - Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri

• SIC - Società Italiana di Cardiologia

• SIP – Società Italiana di Psichiatria

• FOFI – Federazione Ordini Farmacisti Italiani

• Ordine Biologi Lombardia

Aree e discipline di specializzazione:

• Medico Chirurgo/Infermiere: Cardiologia, Diabetologia, Pneumologia,

• Psichiatria, Malattie rare, Neurologia, Immunologia, Infettivologia.

• Farmacista

• Biologo

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• CHANGE IN CARDIOLOGY - Torino, 11-13 aprile 2024

• 3° CONFERENZA NAZIONALE DEL CLUB DELLE UTIC ANMCO Firenze, 09-10 Febbraio 2024

• CARDIO CAMPUS 4 YOUNG Second Edition - Roma, 10-12 Settembre 2024

• CARDIO UPDATE 2024 - Caserta, 24-25 Ottobre 2024

Nome Agenzia:

TARGET MOTIVATION

Indirizzo:

Via Torino 151/E - 30172 Venezia

Telefono: 041.2392670

e-mail, sito web: info@targetmotivation.it - www.targetmotivation.it

Referente Agenzia: Anna Sbrogiò - motivation615@targetmotivation.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 1346 del 27/04/2017

Certificazioni:

• Certificazione ISO 9001 • Modello 231 • Certificazione ECOVADIS

Breve profilo dell’agenzia:

Da oltre 40 anni, Target Motivation, opera a livello nazionale e internazionale, portando innovazione, creatività e precisione in ogni progetto. La nostra struttura è organizzata in business unit specializzate, che ci permettono di offrire servizi su misura, dalla comunicazione aziendale all’organizzazione di eventi B2B, congressi, incentive, lancio di prodotti e allestimenti immersivi.

La nostra forza risiede nell’ascolto e nell’interpretazione delle esigenze dei clienti, trasformandole in soluzioni creative e concrete.

Eccelliamo nel settore pharma, dove la nostra segreteria organizzativa e la faculty di esperti garantiscono eventi formativi e scientifici di alto livello, ma il nostro perimetro è ben più ampio abbracciandoci ambiti come automotive, bancario, assicurativo, navale, fashion e lusso, sempre con un’attenzione particolare ed in linea con le esigenze di un mondo in continua evoluzione.

Innovazione e cambiamento sono nel nostro DNA. Investiamo in nuove tecnologie e competenze per guardare al futuro con fiducia, guidati da passione e creatività. Siamo pronti ad affrontare sfide, trasformando idee in risultati straordinari. Target Motivation non è solo un nome, è una promessa: quella di creare connessioni autentiche, di motivare, di emozionare e di lasciare un segno duraturo. Perché da 40 anni, il nostro obiettivo è fare la differenza guardando sempre al futuro con entusiasmo e determinazione.

Tipo di servizi forniti:

• Servizi Logistici: Venue Founding e studio del progetto logistico

• Comunicazione: Strategie su misura per raccontare il tuo brand in modo

• unico e memorabile.

• Eventi B2B: Esperienze studiate per rafforzare relazioni professionali e

• generare nuove opportunità.

• Incentive: Programmi motivazionali che valorizzano il capitale umano e

• premiano i risultati.

• Congressi: Organizzazione impeccabile di eventi corporate, dal concept

• alla logistica.

• Lancio prodotti: Soluzioni creative per presentazioni che catturano

• l’attenzione• e generano impatto.

• Allestimenti: Spazi trasformati in esperienze immersive, curati nei minimi

• dettagli.

• Segreteria organizzativa e Segreteria Scientifica

• Studio dei contenuti scientifici e Format

• Progettazione ed erogazione attività formative ECM

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia

• Pneumologia

• Diabetologia

• Dolore

• Chirurgia estetica

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SIECVI - Società Italiana di Ecocardiografia e CardioVascular Imaging

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• Menarini • Laboratori Guidotti

• Lusofarmaco • F.I.R.M.A.

• Malesci • UCB

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Congresso Nazionale SIECVI

• Simposi internazionali area dolore e cardiologia (Lima e Cancun)

• Eventi in area dermatologica e neuro (Venezia e Maranello)

Nome Azienda:

TECNOCONFERENCE | Technology Partner

3 Sedi:

Via Dei Perfetti Ricasoli, 94-96 - 50127 Firenze

Via Evangelista Torricelli, 30 - 00015 Monterotondo (RM)

Via Curtatone, 8 - 20019 Settimo Milanese (MI)

Telefono: 055 32692.1

e-mail, sito web: info@tcgroup.it - www.tcgroup.it

Referente Azienda: Lisa Grotti, C.E.O.

Certificazioni:

• La qualità del processo di fornitura del servizio è certificata UNI EN ISO 9001:2015

• Il sistema di Gestione Ambientale è certificato ISO 14001:2015

• Il sistema di Gestione della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro è certificato ISO 45001:2018

• La gestione degli eventi sostenibili è certificata ISO 20121:2012

• La parità di genere è certificata UNI PDR 125:2022

Breve profilo dell’azienda:

Tecnoconference è il cuore pulsante di TC Group, azienda leader nel settore della tecnologia per eventi con sedi operative a Firenze, Milano e Roma. Fondata nel 1983 ha al suo fianco -dal 2000- Meetbit, software house del gruppo che sviluppa soluzioni IT per eventi e -dal 2024- WH Factory specializzata nella gestione dati e nei servizi di accreditamento informatizzato, controllo accessi e rilevamento presenze.

Offriamo consulenza specializzata e servizi AUDIO-VIDEO-LUCI-SOFTWARE per i mercati di riferimento: ASSOCIATIVO-ISTITUZIONALE-CORPORATE con personale bilingue e certificazioni in tema di qualità, sicurezza e sensibilità ambientale.

La presenza capillare sul territorio nazionale ed internazionale - con l’affiliazione al Congress Rental Network e all’AV Alliance - ci permette di individuare soluzioni ad alto contenuto tecnologico e standard qualitativi di eccellenza.

Collaboriamo con i più grandi centri congressi, i maggiori organizzatori di eventi, prestigiose aziende e associazioni nazionali ed estere. Partner G7 2024 per il Vertice dei Capi di Stato e numerose riunioni ministeriali; dal 2023 siamo

i Fornitori ufficiali di Eur SPA presso il Palazzo dei Congressi di Roma e il Roma

Convention Center “la Nuvola” oltre ad avere una solida partnership con l’Allianz MiCo di Milano, il più grande centro congressi d’Europa.

Tecnoconference: dietro le quinte da protagonisti. Trasformiamo idee in progetti reali attraverso servizi tecnologici d’eccellenza, creatività e competenze progettuali

Principali clienti:

Acx – Adria Congrex

Aim Group International

Allianz MiCo

Area qualità Group

Delphi International

Eur Spa

Expopoint

Fondazione Teatro Del Maggio Musicale Fiorentino

MCA Events

Next Group

OIC Group

Over

PV Agency

Società Italiana di Traumatologia e Ortopedia

Studio Ega

Summeet

Triumph Group International

Nome Agenzia: TRIUMPH ITALY / TRIUMPH GROUP INTERNATIONAL

Indirizzi: Via Lucilio, 60 - 00136 Roma; Via San Vittore, 8 - 20123 Milano; Viale Belfiore, 9 - 50144 Firenze; c/o Centro Congressi Internazionale S.R.L. , Via G. Guarini, 4 - 10123 Torino Telefono: 06 355301 - 02 89093800 - 011 2446911 e-mail, sito web: info.italy@thetriumph.com - www.triumphgroupinternational.com

Referente Agenzia: Paola Padovani p.padovani@thetriumph.com - cel. 3332051194

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): N° 6213, dal 25 ottobre 2018

Certificazioni: ISO 20121; ISO 9001; Certificazione Parità di Genere UNI PdR125:2022

Breve profilo dell’agenzia:

Triumph Group International è tra le aziende più attive nel settore dell’Events & Live Industry. Più di 35 anni di storia che nascono nel quartier generale di Roma nel 1986, e che vedono TGI ingrandirsi con l’apertura della sede di Milano, Firenze e oggi anche di Torino con la M&A di CCI – Centro Congressi Internazionale, per approdare poi in Europa e in Asia, rispettivamente con sedi a Bruxelles, Londra, Shanghai e Singapore e nella regione MENA con gli uffici di Riad e Dubai. Triumph Group segue l’evento dall’ideazione alla produzione con spirito innovativo, assorbendo il meglio da ogni Paese in cui è attiva. Oggi è una grande realtà, con il cuore in Italia e la testa ovunque. Nel corso degli anni l’azienda ha costruito un network solido di professionisti e un portfolio clienti diversificato che ha creato contaminazione tra le diverse tipologie di eventi. I congressi, pur mantenendo le peculiarità formative, scientifiche e di networking, beneficiano oggi anche delle esperienze corporate, coinvolgendo nuovi attori: istituzioni, comunità locale, territorio ospitante. In questo contesto, i programmi scientifici, che sono diventati a tutti gli effetti dei palinsesti, beneficiano di strumenti tecnologici e nuovi format creativi, proposti e gestiti dai dipartimenti innovazione e marketing che TGI ha in-house. Cresce anche l’attenzione alla sostenibilità, divenuta prioritaria non solo nella progettazione di eventi, ma anche come valore aziendale. Dal 2021 TGI è tra le prime holding del settore a trasformarsi in Società Benefit, nel 2024 anche la società italiana, la maggioritaria del Gruppo, ha scelto di cambiare il suo statuto in favore del beneficio comune, oltre che del profitto

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi scientifici ed erogazione di attività formative

• ECM (RES e FSC)

• Progettazione, innovazione e consulenza creativa

• Comunicazione e digital strategy

• Management di associazioni scientifiche

• Integrazione di progetti sostenibili ad hoc

Aree e discipline di specializzazione:

Anestesia e Rianimazione, Chirurgia Generale, Chirurgia Oncologica, Chirurgia Plastica Ricostruttiva ed Estetica, Chirurgia Specialistica, Dermatologia, FetoNeonatologia, Ginecologia, Immunologia, Microbiologia, Oftalmologia, Oncologia, Ostetricia, Pediatria, Radiologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• European Accounting Association (EAA)

• European Association for Animal Production (EAAP)

• European Association for Research in Industrial Economics (EARIE)

• European Dermatology Forum (EDF)

• European Federation of Colposcopy (EFC)

• European Federation of Parasitology (EFP)

• European Pancreatic Club (EPC)

• European Society of Surgical Oncology (ESSO)

• European Society of Gynaecological Oncology (ESGO)

• International Commission on Occupational Health (ICOH)

• International Society of Dermatology (ISD)

• Società Filosofica Italiana (SFI)

• Società Italiana di Anestesia, Analgesia, Rianimazione e Terapia Intensiva (SIAARTI)

• Società Italiana di Dermatologia Medica, Chirurgica, Estetica e delle Malattie

• Sessualmente Trasmissibili (SIDeMaST)

• Società Italiana di Ergoftalmologia e Traumatologia Oculare (S.I.E.T.O)

• Società Italiana di Microbiologia (SIM)

• The International League of Dermatological Societies (ILDS)

Denominazione eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi anni:

• 24° World Congress of Dermatology – WCD2019 (giugno 2019, Milano)

• 96° Congresso Nazionale SIDeMaST (giugno 2022, Milano)

• 50° Congresso Nazionale SIRM (ottobre 2022, Roma)

• 25° World Congress of Dermatology – WCD2023 (luglio 2023, Singapore)

• 25° World Congress of Philosophy – WCP 2024 (agosto 2024, Roma)

• Work in progress: 14° International Congress of Dermatology – ICD2025

• (giugno 2025, Roma)

• Work in progress: 26° World Congress of Dermatology – WCD2027

• (giugno 2027, Guadalajara)

Nome Agenzia: VERONAUP

Indirizzo: Via Sommacampagna, 63/H - 37137 Verona Telefono: 045 8009844

Pagina Facebook: www.facebook.com/veronauptourism

Pagina IG: https://www.instagram.com/verona_up?igsh=ZWFiMTMzMnpqbHdl

Pagina linkedin: https://it.linkedin.com/company/veronaup e-mail, sito web: info@veronaup.com – www.veronaup.com

Referente Agenzia: Fabio Turrini - manager@veronaup.com - Tel. 340 5414135

Breve profilo dell’agenzia:

VeronaUp nasce come evoluzione di Veronabooking e si specializza in servizi di accoglienza in ambito mice. Offre supporto per la prenotazione di camere con un network di oltre 80 strutture ricettive. Per tutte le associazioni, aziende, agenzie ed singoli enti che scelgono la nostra città e il suo territorio forniamo assistenza nell’organizzazione di eventi e di esperienze esclusive, dall’enogastronomia all’arte, dalla cultura allo sport e dallo slow tourism allo spettacolo. Proponiamo soluzioni di team building e incentive su misura per i vostri collaboratori, per ritrovare lo spirito di squadra condividendo emozioni autentiche in una cornice di grande bellezza.

Nome Agenzia: WEB EVENTS

Indirizzo sede legale: Via Santo Stefano, 11 – 40125 Bologna

Indirizzo sede operativa: Via Bellaria, 38 – 40138 Bologna Telefono: 320 3036769 Pagina Facebook: www.facebook.com/webevents4 e-mail, sito web: info@webevents4.com – www.webevents4.com

Referente: Emanuela Galati – e.galati@webevents4.com – 338 9764334

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 7990 - 14/11/2024

Breve profilo dell’agenzia:

WEB EVENTS è un nucleo operativo e una rete di rapporti con professionisti fidelizzati ci rende una struttura flessibile e dinamica, in grado di fornire un’ampia gamma di servizi personalizzati per rendere unico ogni progetto. Web events è una società di servizi all’avanguardia specializzata nell’organizzazione di eventi, congressi, formazione e pubbliche relazioni, in grado di offrire un servizio completo e di alta qualità: competenza, serietà professionale e creatività unita a precisione, assunti come valori aziendali.

COSA FACCIAMO - Progettiamo e organizziamo congressi, eventi e corsi di formazione per conto di aziende e realtà scientifiche, alle quali garantia-

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Servizio di prenotazioni alberghiere con piattaforma dedicata

Aree e discipline di specializzazione:

• Sanità: Allergologia, Endocrinologia e malattie del metabolismo, Oculistica, Oncologia

• Veterinaria: Aviaria

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• VET INTERNATIONAL SRL

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• DIABETE & DIABETE 2023

• EAACI 2023

• WVPAC 2023

• IASGO 2023

• VM-Retina 2024

mo il controllo e la gestione dell’intera filiera, dal concept alla fase operativa. Ci occupiamo di progettare e realizzare eventi di svariate tipologie trasformando ogni richiesta in esperienze che lasciano il segno. Non trascuriamo nessun dettaglio e seguiamo personalmente ogni cliente in tutte le fasi organizzative. Web events propone un’offerta globale di servizi con la formula “chiavi in mano” per la progettazione, l’organizzazione e lo svolgimento di un evento, curando ogni aspetto nel minimo particolare. Web events opera sull’attenta analisi delle esigenze del cliente senza lasciare nulla all’improvvisazione, rendendo unico ogni evento sia esso di grandi o piccole dimensioni. Workshop, riunioni di progetto, meeting svolti all’estero, training ultra specialistici, convention aziendali, cerimonie e tanto altro...

Scopri in questa pagina alcuni di questi eventi

LA VISION AZIENDALE - Noi crediamo e vogliamo essere riconosciuti come coloro che hanno sempre promosso e sostenuto la necessità di una Pianificazione nelle Azioni di Comunicazione, il primo e fondamentale passo per l’ottenimento di corsi ed eventi formativi di successo, al quale deve seguire una esecuzione meticolosa effettuata da personale esperto e preparato.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

Aree e discipline di specializzazione:

• Ginecologia e Ostetricia • Urologia • Cardiologia • Dermatologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• FARMITALIA • DAICHI SANKIO • EG STADA • GSK • MEDTRONIC

• J&J • SAMSUNG • AG PHARMA

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• VULVA FORUM • HARTUS 2024 • EVOLUZIONE MENOPAUSA

Nome Azienda: WH FACTORY

Indirizzo:

Via Filippo Sassetti, 32 - 20124 Milano

Telefono: 335 152 0468

e-mail, sito web: s.lanfredini@whfactory.it - whfactory.it

Referente Azienda:

Samuele Lanfredini - s.lanfredini@whfactory.it - 335 152 0468

Breve profilo dell’azienda:

WH Factory è un’Azienda specializzata in servizi di accredito informatizzato, controllo accessi e rilevamento presenze in tempo reale per ogni tipologia di evento, dalla più piccola convention con qualche centinaio di partecipanti al congresso/expo/fiera con decine di migliaia di partecipanti.

Supportiamo gli organizzatori di eventi in un processo decisionale data-driven per la crescita del loro business elaborando i dati fornendo report ad hoc in base al progetto con l’obiettivo di trasformare la classificazione dei dati in dati di valore, già in target e profilati.

Tramite software proprietari e hardware specifici progettiamo e forniamo servizi di accredito informatizzato tramite stampa badge, rileviamo la presenza dei partecipanti all’evento, monitoriamo le attività onsite con tecnologie a mani libere o tramite sistemi di controllo accessi presidiato da operatori e attestiamo la partecipazione e la frequenza degli iscritti.

Gestiamo sistemi di pagamento onsite tramite postazioni self certificate. Interagiamo tramite API con CRM e gestionali terzi in uso presso i nostri clienti completandone l’operatività onsite.

Principali clienti:

AIM ITALY

PIANO B

SUMMEET

TRIUMPH GROUP

Milano, Roma, Firenze – www.aimgroupinternational.com

AIM Group International

Non solo tecnologie e intelligenza artificiale: la società di eventi, comunicazione e consulenza, sta investendo nella formazione di nuove figure professionali e nello sviluppo di format innovativi, per trasformare il pubblico da spettatore in protagonista. Un approccio che sta portando risultati da record

Negli ultimi anni, il mondo degli eventi ha subito una metamorfosi profonda. Il ritorno agli eventi in presenza è stato travolgente, con numeri in crescita esponenziale. Le esperienze dal vivo non si limitano a informare, ma vogliono lasciare un segno», spiega Gianluca Buongiorno, presidente di AIM Group International.

Nel 2024, AIM Group ha gestito alcuni dei più grandi eventi internazionali, superando ogni aspettativa:

● il “75th International Astronautical Congress” ha ospitato a Milano 11.200 delegati da 120 Paesi, ben 4.000 in più rispetto alle previsioni.

● La “18th European Conference on Computer Vision” ha raggiunto i 7.000 partecipanti, segnando un +58% rispetto all’edizione precedente.

● La “World Conference on Earthquake Engineering” ha accolto 4.250 delegati e 110 sponsor, dimostrando il crescente interesse per eventi ad alto valore scientifico.

Ma il successo non si misura solo nei numeri. «Oggi, un evento vincente è frutto di un attento lavoro per creare un’esperienza immersiva, interattiva e prolungata nel tempo. L’ obiettivo non è solo informare, ma trasformare il pubblico, creando un impatto duraturo», sottolinea Rosangela Quieti, General Manager Congress Division di AIM Group Italy.

L’ interazione evoluta e guidata è oggi la chiave per eventi più coinvolgenti ed efficaci. Non si tratta solo di attrarre l’attenzione e l’interesse, ma di costruire esperienze che stimolino la partecipazione attiva e creino connessioni significative. Escape room tematiche, quiz interattivi, sfide collaborative e percorsi esperienziali non sono semplici attività, ma strumenti strategici, progettati per aumentare l’engagement, favorire il networking e amplificare l’efficacia del messaggio. Le nuove generazioni non vogliono più solo ascoltare, vogliono partecipare e lasciare il segno. “L’interazione

rappresenta dunque il motore per creare eventi memorabili, che trasformano i partecipanti in protagonisti attivi», continua Quieti. «L’innovazione passa anche dalla creazione di nuove figure professionali, capaci di guidare il cambiamento» spiega il presidente di AIM Group. Dal Sustainability Manager a Specialisti in Intelligenza Artificiale, agli esperti di Meeting Design ai formatori digitali. «Stiamo investendo nella formazione perché il futuro del nostro settore si basa su competenze nuove e una visione più ampia» afferma Buongiorno. «Numeri e strategie confermano un fatto: il futuro degli eventi è qui, e AIM Group è in prima linea per definirlo».

AIM GROUP INTERNATIONAL

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: AIM Education Srl “Provider Standard” 93 del 04/12/2012

Indirizzo: viale Enrico Forlanini, 23 - 20134 Milano

Contatti: tel. 02 566011 info@aimgroup.eu www.aimgroupinternational.com

Persona di riferimento: Flaminia Roberti (Global Sales Director) f.roberti@aimgroup.eu

èun’aziendadiHealthProjectManagement, specializzatanell’elaborazioneerealizzazionediprogettiformativi rivoltiaidiversiprofilidelsettoresanitario.Operainlineaconlepiù recentiacquisizioniintemadiformazioneeaggiornamento medico-scientifico.

FormazioneRES-FAD-FSC;CongressiNazionalied Internazionaliinpresenza,daremotoeibridi.

IntelligenzaArtificialeperelaborazionedatie creazioneassets,DataAnalysis,BigData,piattaforme tecnologiche.

Progettieditoriali,Survey,CampagneIstituzionali, programmieducazionaliediprevenzionenelle diverseareeterapeutiche,

Formedicaèall'avanguardianellaprogettazionedi percorsidiagnosticiterapeuticiassistenzialiche coordinanol'attivitàdeiteammultidisciplinari d’assistenza.

Lecce – www.formedica.it

Formedica

Dal 2002 dedicata alla creazione di progetti formativi in ambito medico-sanitario, Formedica realizza modelli efficaci per lo sviluppo di persone e organizzazioni basandosi su sei pilastri fondamentali. Ce li illustra Rosario Gagliardi, fondatore e GM dell’agenzia

L’approccio olistico che Formedica – agenzia attiva da 23 anni nel mondo della formazione medico-scientifica, nonché provider Ecm accreditato presso il Ministero della Salute – consente l’elaborazione di progetti complessi e multidisciplinari, che tuttavia non perdono di vista la centralità del benessere del paziente e del personale sanitario mantenendo in equilibrio il focus tra gli aspetti tecnologici sempre più presenti e l’umanizzazione dei processi. «La nostra formazione si basa su sei pilastri fondamentali – spiega la vision di Formedica Rosario Gagliardi, fondatore e general manager dell’agenzia –: un approccio interdisciplinare; un’integrazione equilibrata della tecnologia, AI in primis; l’umanizzazione delle cure; l’attenzione alla medicina di genere; la cura del management socio-sanitario; il benessere organizzativo, che garantisca un clima di sostegno e benessere per ognuno degli attori del sistema». Ed è proprio questo approccio “umanizzato” a 360 gradi che conferma Formedica tra i top player nel settore della formazione e dei congressi medico-scientifici, con numerosi corsi di diversa tipologia e diversi grandi eventi organizzati ogni anno. Tra gli ultimi, non si può non citare la decima edizione di Rhewind, l’evento più rappresentativo in Italia nel campo della reumatologia.

Case history: il successo di Rhewind

Si è tenuto a inizio febbraio – il 6 e 7 per l’esattezza – nella storica cornice di Palazzo Re Enzo a Bologna, Rhewind, congresso nazionale che ha visto la partecipazione di oltre quattrocento delegati e di 47 relatori. «Si tratta dell’edizione più partecipata – commenta Gagliardi – sia per l’alto livello scientifico degli interventi, sia per l’interattività (garantita da un’app sviluppata ad hoc) che ha mantenuta viva l’attenzione, sia per il rispetto delle tempistiche, ottenuto riducendo il numero dei relatori e ottimizzandone gli interventi».

Rigorosa e guidata da principi scientifici precisi la metodologia per la scelta dei relatori: un board formato da quattro specialisti – ordinari di reumatologia in Italia ma di respiro internazionale – hanno selezionato relatori di grande profilo, individuandoli tra gli esperti dei diversi argomenti specifici.

Last but not least, la tecnologia ha permesso di trasformare in Fad l’intero congresso, in modo che ogni reumatologo possa riascoltare l’intero evento o tornare semplicemente su alcuni interventi di suo interesse. Un congresso in linea, dunque, con i pilastri enunciati dal Gm di Formedica: «La nostra agenzia continuerà a sostenere uno sviluppo orientato alla progettualità dei processi formativi in ambito clinico e assistenziale, per contribuire al miglioramento dei percorsi di cura» conclude Gagliardi.

FORMEDICA

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: 157

Indirizzo: Viale Japigia, 18 - 73100 - Lecce

Via Privata della Passerella, 4 - 20122 - Milano

Contatti: tel. 0832 304994 - Fax 0832 279335 ecm@formedica.it www.formedica.it

Persone di riferimento: Susanna Priore susannapriore@formedica.it - cell 3358116002

Treviso, Milano, Roma, Firenze, Hong Kong - www.hinovia.com

Hinovia

Dati biometrici, neuroscienze ed engagement: la nuova frontiera dell’evento scientifico efficace non può prescindere da questi elementi. Ce ne parla Hinovia, che ha sviluppato l’avveniristica piattaforma NeuroTrack

L’engagement negli eventi congressuali e corporate è stato storicamente misurato tramite metriche indirette, come il numero di presenze o le interazioni registrate. Tuttavia, la combinazione di biometria e intelligenza artificiale (AI) sta rivoluzionando il settore, permettendo di quantificare scientificamente il coinvolgimento cognitivo ed emotivo dei partecipanti. Hinovia ha sviluppato NeuroTrack, una piattaforma avanzata che, integrata con Apple Watch, raccoglie e analizza in tempo reale dati biometrici per ottimizzare l’esperienza degli eventi.

Dati biometrici e AI: il nuovo standard di misurazione

Numerosi studi di neuroscienze cognitive (Critchley & Nagai, 2012; Koole & Tschacher, 2016) dimostrano che la variabilità della frequenza cardiaca (HRV), la risposta galvanica della pelle (GSR) e le variazioni del battito cardiaco (BPM) sono indicatori diretti dello stato attentivo e del carico cognitivo. L’integrazione di NeuroTrack con Apple Watch consente di monitorare le reazioni fisiologiche in tempo reale attraverso il rilevamento di HRV, BPM e livelli di stress; analizzare i dati con algoritmi di deep

learning, identificando pattern di engagement e affaticamento; adattare dinamicamente l’esperienza, suggerendo interventi mirati per ottimizzare l’attenzione e la retention dei contenuti.

Case study:

NeuroTrack in un congresso medico-scientifico

Nel 2024, Hinovia ha implementato NeuroTrack in un evento internazionale di neurologia con 1.000 specialisti. I partecipanti sono stati dotati di Apple Watch con l’app NeuroTrack, che ha raccolto dati biometrici durante le sessioni scientifiche, elaborandoli in tempo reale con un modello AI predittivo.

Lo studio è stato diviso in più fasi: la prima era relativa all’acquisizione

dei dati biometrici – durante le sessioni, NeuroTrack ha monitorato HRV e BPM per identificare le fluttuazioni nell’attenzione; la seconda fase è stata dedicata all’analisi AI-driven – gli algoritmi di machine learning hanno correlato i dati biometrici con il livello di engagement e affaticamento cognitivo; mentre l’ultima fase è stata l’ottimizzazione in tempo reale – sulla base delle analisi, sono stati suggeriti break strategici, sessioni interattive e micro-learning personalizzati per massimizzare l’efficacia dell’evento.

Interessanti i risultati e l’impatto scientifico: si è registrato infatti un incremento del 31% della retention dei contenuti, misurato tramite test post-evento a 30 giorni; una riduzione del 22% del livello di affaticamento cognitivo, con un miglioramento della soglia di attenzione del 18%; l’ottimizzazione del ROI (+25%) grazie a un incremento del tempo medio di interazione tra partecipanti e sponsor.

Verso una nuova era dell’engagement scientifico

L’integrazione di biometria e AI, attraverso strumenti come NeuroTrack, segna quindi una svolta nel mondo degli eventi, trasformando il coinvolgimento da una variabile soggettiva a un parametro scientificamente misurabile e ottimizzabile. Hinovia, con il suo approccio evidence-based, guida questa trasformazione, offrendo agli organizzatori strumenti predittivi per la progettazione di eventi altamente performanti e personalizzati.

HINOVIA SRL

Contatti: www.hinovia.com

Persone di riferimento: Andrea Fiorio – Direttore Commerciale/Founder andrea.fiorio@hinovia.com - Cell. 347 819 3154

Federica Sileci – Sales Manager Nord Italia, EMEA, APAC federica.sileci@hinovia.com - Cell. 324 011 6553

Barbara Basiliani – Sales Manager Centro - Sud Italia, USA, LATAM barbara.basiliani@hinovia.com - Cell. 324 011 4227

Silvia Lazzaron - Business Manager ANATOMX silvia.lazzaron@hinovia.com - Cell. 389 655 1079

BOARD: Tiziano Polledri - Chairman/CEO tiziano.polledri@hinovia.com - Cell. 349 855 6516

Ascoltare è un’arte.

Milano – www.MZevents.it

MZ Events - Il programma scientifico

La qualità del programma, la sua promozione nei tempi giusti e il coinvolgimento delle aziende sponsor sono determinanti per il successo e l’impatto scientifico dell’evento. In tutto questo l’organizzatore gioca un ruolo cruciale.

L a buona riuscita di congresso medico-scientifico dipende da almeno tre fattori connessi tra loro:

1 - la qualità del programma scientifico

2 - la professionalità dell’organizzatore

3 - la disponibilità delle aziende sponsor

Un programma scientifico di qualità rappresenta il primo passo per una cosiddetta call to action: suscitare interesse nella comunità scientifica nazionale e internazionale e dare sempre più stimoli alla ricerca applicata delle università, delle comunità scientifiche e delle aziende per lo studio e realizzazione di soluzioni innovative.

Lo strumento più veloce, autorevole ed efficace consiste nell’organizzazione di un congresso con contenuti formativi di alta qualità e di stimolo per l’intera comunità scientifica.

Le associazioni scientifiche, le università e i singoli scienziati, possono giocare un ruolo importante di promotori dell’innovazione scientifica e tecnologica, agendo anche da sprone per le aziende del settore farmaceutico e dei dispositivi medici ad essere presenti e ad aiutare a divulgare il programma nella comunità scientifica.

È indispensabile che il programma scientifico dell’evento sia disponibile con congruo anticipo, sia per consentire una corretta promozione del congresso tra i partecipanti e le aziende sponsor, sia per rispettare la normativa ECM e i codici etici delle associazioni industriali. Questo permette alle aziende di organizzare al meglio la loro presenza negli stand, massimizzandone l’efficacia.

L’organizzatore è responsabile della progettazione e della conduzione del congresso, nei modi e nei tempi, coordinando i diversi attori coinvolti.

Il bravo organizzatore affiancherà da partner il promotore scientifico e il suo lavoro sarà essenziale per il raggiungimento degli obiettivi pre-

fissati in termini di partecipanti e di aziende innovative presenti.

La Direzione e lo Staff MZ Events sono preparati su questo tema e condividono l’importanza di un programma scientifico di qualità, promosso nei tempi giusti e ai corretti destinatari, come base per la realizzazione di un congresso medico-scientifico di successo.

MZ EVENTS S.R.L

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: 966

Indirizzo: Via Carlo Farini, 81

Contatti: tel. 02.66802323 info@MZevents.it www.MZevents.it

Persona di riferimento: Cristina Rai cristina.rai@MZevents.it

Tel. ufficio: 02 66802323 int. 915 - cell 333 3572537

Faenza, Paris. Milano – www.magnews.it

Magnews

Dall’invito alla fase post-evento, una strategia di comunicazione efficace è fondamentale per attirare, coinvolgere e fidelizzare i partecipanti di un congresso medico-scientifico. Automazione, multicanalità e contenuti personalizzati permettono di mantenere alta l’attenzione e valorizzare i contenuti

Attirare e coinvolgere i partecipanti, mantenere alta l’attenzione sui temi del congresso prima e dopo l’evento, personalizzare l’esperienza on site: questi sono oggi aspetti essenziali per un evento medico-scientifico, in un contesto che vede la comunicazione integrata giocare un ruolo sempre più centrale. Per promuovere un evento, ma anche per afforzarne l’autorevolezza, aumentare l’engagement e valorizzare i contenuti scientifici, servono strategie mirate e strumenti innovativi. È qui che entra in gioco magnews, piattaforma martech AI-driven specializzata in e-mail marketing e marketing automation che grazie a un approccio omnicanale e personalizzabile, consente di gestire l’interazione con i partecipanti con funzionalità su misura.

riguarda il settore sanitario, è nata la partnership con Noetica», sottolinea Alessandro.

«Il nostro obiettivo è supportare le aziende nella creazione di customer journey efficaci attraverso flussi di comunicazione integrati», afferma Alessandro Zanini, Marketing manager di magnews. La piattaforma offre strumenti avanzati per ottimizzare l’interazione tra aziende e pubblico, combinando email marketing, landing page, WhatsApp, notifiche on-site e analisi dei dati per monitorare le performance e migliorare continuamente le strategie.

«Magnews integra funzionalità di analisi avanzata per monitorare le performance e migliorare continuamente le strategie ed è pensata per adattarsi a specifiche esigenze. È così che, in particolare per quanto

Il ruolo dell’email marketing e della marketing automation Noetica, agenzia di comunicazione e web marketing di Bologna specializzata nel settore Health, grazie a magnews ha sviluppato un approccio strategico alla comunicazione multicanale dei suoi eventi medico-scientifici. «L’email marketing oggi è una componente fondamentale della comunicazione di un congresso medico-scientifico. Non solo accompagna l’intero ciclo di vita dell’evento, ma permette anche di mantenere viva l’attenzione tra un’edizione e l’altra o tra i vari appuntamenti annuali», spiega Simona Bonciani, founder e CEO di Noetica. «Disporre di una piattaforma che ci consente di gestire l’intero processo in modo efficace è essenziale».

Ottimizzare il customer journey prima, durante e dopo l’evento Magnews può supportare la gestione e l’automazione della comunicazione in tutte le fasi di un evento medico-scientifico, garantendo un’interazione efficace con i partecipanti e massimizzando il coinvolgimento.

La strategia parte dalla landing page dedicata, punto di riferimento per iscrizioni e aggiornamenti. «Attraverso la landing raccogliamo i dati dei partecipanti, collegandoli al database magnews per un aggiornamento in tempo reale. La utilizziamo come punto di atterraggio per inviti via email, sponsorizzazioni su Meta, cam-

pagne Google Ads e altre attività promozionali», spiega Simona Bonciani. Una landing ben progettata non è solo un biglietto da visita, ma uno strumento strategico integrato. Il percorso comunicativo inizia con il “save the date”, una prima comunicazione sintetica per fissare l’evento nella mente del pubblico, seguita da DEM mirate con programma, interventi e relatori. «Il mailing di riscaldamento è fondamentale», aggiunge Bonciani. «Non vogliamo solo informare, ma coinvolgere: usiamo video, interviste, dati di contesto e articoli per creare aspettativa. Grazie all’integrazione con magnews, il database iscritti è sempre aggiornato e gestiamo tutti i flussi con un sistema double opt-in per garantire un pubblico realmente interessato». Per massimizzare l’efficacia, le DEM sono segmentate: chi ha aperto ma non completato l’iscrizione riceve contenuti mirati, con reminder e incentivi personalizzati.

La comunicazione prosegue anche durante l’evento. «Utilizziamo WhatsApp, integrato con magnews, per raccogliere domande in tempo reale e inviare sondaggi live, aumentando l’interattività» aggiunge Simona.

«L’errore più grande è poi pensare che il lavoro finisca con l’evento», sottolinea. La fase post-evento è cruciale: Noetica, tramite

magnews, invia DEM di ringraziamento, survey di gradimento e follow-up per chi non ha compilato i questionari. Inoltre, per mantenere alta l’attenzione, vengono resi disponibili materiali post-evento come slide, video e documenti scaricabili, gratuiti o a pagamento. Una DEM FAQ raccoglie le risposte alle domande ricevute via WhatsApp durante l’evento, offrendo un valore aggiunto ai partecipanti e rafforzando il coinvolgimento nel tempo.

MAGNEWS

Viale G. Marconi, 30/14 – 48018 Faenza (RA) 7 Rue Meyerbeer – 75009 Paris (Paris)

Via Donatello, 30 –20131 Milano (MI)

Contatti: tel. 0546 066100 - 02 45374600 info@magnews.it - www.magnews.it

Persona di riferimento: Alessandro Zanini (Marketing manager) alessandro.zanini@magnews.it

Tel. diretto: 0546 066100 - Cell. 337 1491468

ABITARE GLI SPAZI. PROGETTARE SOLUZIONI.

Affidabilità e competenza per valorizzare ogni ambiente contract.

STF ha sede nel comune di Vinci nel cuore della toscana. Inizia la propria attività nel 1991, specializzandosi in forniture di tavoli e sedie. Il proprio successo è frutto di un’accurata e selezionata ricerca di tecnologie e materiali rispondenti alle attuali normative in tema di sicurezza e prevenzione incendi. L’esperienza maturata in forniture di arredi per hotel, congressi, sale conferenze e riunioni, teatri, ha contribuito ad elevare l’immagine aziendale di STF in ambito nazionale ed internazionale.

S.T.F. srl - ARREDAMENTI METALLICI E LEGNO

S.T.F. srl - ARREDAMENTI METALLICI E LEGNO

CONGRESSI - RIUNIONI - CONFERENZE

Via Ciambellana, 70-72 loc. S.Ansano

CONGRESSI - RIUNIONI - CONFERENZE

Via Ciambellana, 70-72 loc. S.Ansano

50059 VINCI (FI) Tel. +39 0571 584692 web: stfsedie.it mail: info@stfsedie.it

50059 VINCI (FI) Tel. +39 0571 584692 web: stfsedie.it mail: info@stfsedie.it

Sire Ricevimenti

Con una scelta unica di spazi davvero non convenzionali, i servizi di catering e banqueting di Sire Ricevimenti consentono di realizzare eventi di sicuro successo con una sorprendente scelta di sedi e ambienti d’atmosfera

Leader in Italia nei settori del catering, del banqueting e della ristorazione alberghiera, Sire Ricevimenti è una realtà che ha saputo coniugare la creatività e la ricerca con una capacità organizzativa dal grande valore aggiunto. Parliamo di un marchio ormai consolidato e in continua crescita, che punta ad ambiziosi progetti, attuando una perfetta sintesi delle più moderne tendenze. Sire si propone alle aziende e ai professionisti del settore eventi con soluzioni tailor made e high standard. Gli ambienti esclusivi, la raffinata atmosfera, il prestigio delle location uniti alla costante ricerca dell’eccellenza in ogni servizio e dettaglio, sono gli elementi distintivi e i veri punti di forza di Sire. Attrezzati per interpretare le tendenze più avanzate, sia in termini estetici, che sul piano del progetto, del design e dell’atmosfera, come delle scelte dei materiali e degli arredi, delle tecnologie luminose e sonore, ma anche proponendo nuove formule reinventandosi di continuo in base al concept del brand, da vent’anni i professionisti di Sire sperimentano nuove idee in tutti i settori del

servizio ristorativo di altissimo livello, dalle cerimonie private agli eventi, istituzionali, sportivi ed aziendali. Ecco che nascono esperienze sensoriali uniche che passano attraverso proposte di menù su misura per qualsiasi tipologia di evento, che sia un corporate lunch, una cena di gala, un open day o una colazione di lavoro. Sono inoltre da sempre impegnati in qualificati programmi di “sicurezza alimentare” e “comunicazione scientifica” al fine di garantire ai clienti un’altissima affidabilità in materia di scienza e tecnologie alimentari. Idee e soluzioni si riflettono in un servizio di sala attento e garbato e in una mise en place impeccabile per eventi di charme.

SIRE RICEVIMENTI D’AUTORE SRL

Indirizzo:Via Bernini, 45 - Napoli Contatti: tel. 081 5560856 eventi@sirericevimenti.it www.sirericevimenti.it

Persona di riferimento: Francesca Borrelli eventi@sirericevimenti.it 335 7192094

Borgo Ramezzana Country House

La Porta delle Langhe

Mice

Apertura: tutto l’anno Trino (Vc) –

Borgo Ramezzana Country House

AStrada Provinciale 7, 3 13039 Trino (Vc) Tel. 0161 829412 info@borgoramezzana.it www.borgoramezzana.it

bbracciata dalle maestose Alpi, ai piedi delle ridenti colline del Monferrato, circondata dalla pace delle risaie: la Grangia di Borgo Ramezzana è oggi trasformata in Hotel de Charme con 12 camere, grazie ad un lungo ed accurato restauro. La neogotica dimora padronale, dominata da una preziosa torre merlata decorata con mattoni a sbalzo, ha riacquistato interamente l’antico fascino. All’interno soffitti a volta affrescati, travi in legno, pavimenti in cotto, scale in pietra e camini convivono in perfetta armonia tra passato e presente con arredi preziosi del seicento toscano, del settecento piemontese, del lontano Oriente - Cina, Tibet, India - testimonianza di una selezione durata decenni. Qui tutto è ecologico, tutto è pensato nel rispetto dell’ambiente. Le più sofisticate tecnologie per il risparmio energetico, geotermia, pannelli solari, biomasse, rendono questo nuovo gioiello di ospitalità un esempio all’avanguardia nel panorama italiano.L’antica dimora mette a disposizione in un ambiente di classe ed in totale privacy ampi spazi

Contatti: info@borgoramezzana.it

e sale ideali per meeting, convegni, incontri di lavoro, attività di team building ed eventi. La sala delle antiche Scuderie con mattoni a vista e soffitti a volta può ospitare convegni di 160 persone disposte a platea. La sala del Camino con meravigliosi affreschi, caminetto e arredi ottocenteschi è perfetta per eventi minori ed incontri privati e di lavoro. La sala dell’Infernotto con mattoni a vista è ideale per attività di team building e aperitivi. Le tensostrutture esterne ed il parco sono utilizzabili per corsi, attività di team building, pranzi di lavoro a buffet, aperitivi. Lo chef del nostro Ristorante La Torre è a disposizione per personalizzare gli eventi con pranzi e cene di lavoro con servizio al tavolo o a buffet, aperitivi o apericena. Per il welcome ed i momenti di pausa è disponibile il nostro raffinato Ice bar dove vengono organizzati i servizi di coffee break o coffee station. Il silenzio, la totale privacy e l’opportunità di avere l’esclusiva della location rappresentano un plus per scegliere Borgo Ramezzana e per rendere unico il tuo evento.

Cherasco (Cn) – www.laportadellelanghe.com

La Porta delle Langhe

UVia Savigliano, 116 12062 Cherasco (Cn) Tel. 0172 476907

eventi@laportadellelanghe.com www.laportadellelanghe.com

n posto dove le cose belle e quelle buone si incontrano e si tengono strette. Dove la riunione diventa una giornata di sole con i colleghi. Dove il meeting si conclude in un viaggio tra i sapori della nostra terra, guidato dallo Chef Pas. Nelle nostre due sale ospitiamo convegni, congressi, meeting aziendali ed eventi aziendali o privati. La sala meeting è la più ampia, illuminata da luce naturale grazie alle porte a vetri che affacciano

Contatti: Antonella D’Aprano, Event Manager eventi@laportadellelanghe.com

Apertura: tutto l’anno

sul giardino e può essere modulata da pannelli in base alla portata dell’evento. Il bistrot, più riservato, è uno spazio che ospita riunioni, pranzi di lavoro e workshop e affaccia anch’esso sul nostro giardino con gli ulivi. Alla location si combinano il ristorante, per gustare le espressioni creative della cucina tradizionale e l’hotel, con più di 80 camere e una spa per rilassarsi dopo la giornata di lavoro.

Sanremo

Sanremo MICE

DESCRIZIONE DEL TERRITORIO

Sanremo è un luogo magico, incastonato nel cuore della Riviera Ligure. Sanremo è la città della musica e dei fiori. Il sole e il clima mite consentono di viverla in ogni stagione dell’anno.

Sanremo è cultura, con un susseguirsi di eventi nazionali ed internazionali di musica, arte e sport.

Sanremo è un luogo da vivere all’aria aperta, in riva al mare o in montagna. Sanremo è anche sinonimo di shopping, enogastronomia e divertimento.

Sanremo è un brand riconosciuto a livello internazionale e la nuova destinazione da scoprire per gli eventi MICE.

SERVIZI OFFERTI

Sanremo MICE è la nuova realtà dedicata alla promo-

Contatti: www.sanremomice.com events@sanremomice.com Tel. 349 4166989

zione del territorio nel settore della meeting industry. Supporta gli organizzatori che vogliano proporre Sanremo come destinazione ideale per eventi business, facilitando e coordinando il collegamento con i molti operatori presenti in città.

Sanremo MICE collabora con le istituzioni locali e supporta fornitori ed operatori sul territorio nella proposta di strutture, attività e servizi, garantendo una risposta integrata.

Grazie ad una conoscenza dettagliata del territorio, organizza site inspection ed educational personalizzati, e mette a disposizione il proprio know how per la preparazione di gare e candidature congressuali.

DATI ALBERGHIERI

Hotel 5 stelle: 2 – Totale camere: 188

Hotel 4 stelle: 7 – Totale camere: 485

Hotel 3 stelle: 22 – Totale camere: 721

DATI CONGRESSUALI (Sala principale)

Capacitò fino a 2000 posti: n° 1

Capacitò fino a 500 posti: n° 1

Capacitò fino a 400 posti: n° 6

Capacitò fino a 300 posti: n° 4

Capacitò fino a 200 posti: n° 8

Capacitò fino a 100 posti: n° 24

Genova – www.portoantico.it/informazioni-organizzatori/congressi/

Porto Antico di Genova Centro Congressi

U★★★★

Via Magazzini del Cotone 16128 Genova Tel. 010 2485611 centrocongressi@portoantico.it www.portoantico.it

n evento al Centro Congressi di Genova negli storici

Magazzini del Cotone nel Porto Antico è una garanzia di successo. Una sede apprezzata dagli organizzatori, che trovano tutto quello che occorre per soddisfare le esigenze di congressi, convention, esposizioni e concerti. Lo spazio, prima di tutto: un Auditorium da 1.480 posti, che può sdoppiarsi in due metà speculari, originale per il suo assetto teatrale e la collocazione centrale del palco;

Contatti: Lucia Nardi, Responsabile Centro Congressi centrocongressi@portoantico.it

Apertura: tutto l’anno

13 sale di varia capienza, 8.500 mq di spazi allestibili in diverse configurazioni; gli spazi esterni sul mare lungo la banchina del Molo Vecchio. Altro valore aggiunto è la prossimità ad Aeroporto, Stazioni Ferroviarie e Autostrade, agli hotel e ai Palazzi del Centro Storico, dichiarati dall’UNESCO Patrimonio dell’Umanità, raggiungibili facilmente a piedi. Una location entrata di diritto fra le più importanti destinazioni congressuali italiane.

Camogli (Ge) – www.cenobio.it

Hotel Cenobio dei Dogi

U★★★★

Via Niccolò Cuneo, 34 16032 Camogli (Ge) Tel. 0185 7241 cenobio@cenobio.it www.cenobio.it

n affascinante connubio tra passato e presente, l’Hotel Cenobio dei Dogi risplende dalla sua posizione dominante la riviera di levante, a due passi dal borgo marinaro di Camogli, lungo il sottile lembo di costa dove le rocce del monte di Portofino si tuffano in mare. Un luogo pregno di storia, in cui la classe e lo charme d’altri tempi aggraziano gli ambienti dell’hotel che oggi mette a dispo-

Contatti: Paola Pastine, Events Manager dogi@cenobio.it

Apertura: tutto l’anno

sizione dei suoi ospiti 103 camere e suites con vista giardino o mare. La posizione estremamente felice unitamente all’invidiabile clima della Riviera Ligure contribuiscono a rendere l’Hotel una sede ideale dove organizzare meeting e congressi di prestigio. Le sette sale riunioni, tutte dotate di luce naturale, hanno una capienza da 10 a 200 persone. Ognuno di questi ambienti, adattabili a qualsiasi trasforma-

zione, ha il mare come sfondo ed è inondato dalla luce e dai riflessi che solo il sole che si riflette sull’acqua riesce a dare. Non manca naturalmente la strumentazione tecnolo-

gica necessaria per supportare presentazioni e conferenze. Uno staff dedicato è in grado inoltre di fornire supporto e assistenza in ogni momento.

CASSIOPEA

Centro

Centro

LOMBARDIA

Iseolago Hotel

Apertura: tutto l’anno Iseo (Bs) – www.iseolagohotel.it

IVia Colombera, 2 25049 Iseo (BS) Tel. 030 98891 - Fax 030 9889299 info@iseolagohotel.it www.iseolagohotel.it

seolago è un Hotel quattro stelle e Centro Congressi immerso nel verde della Franciacorta, a due passi dal lago d’Iseo e dalla riserva naturale protetta “Le Torbiere del Sebino”. Si trova a 30 minuti dalle città di Brescia e di Bergamo ed è facilmente raggiungibile dalle principali autostrade e dagli aeroporti del nord Italia.

Location ideale per incontri di lavoro, workshop e convegni, ma anche come punto di partenza per team building

Contatti: Manuela Monaldi, Responsabile Eventi eventi@iseolagohotel.it

e incentive con attività all’aperto, visite in cantina e tour culturali. Il Centro Congressi è composto da tre sale, moderne, funzionali e personalizzabili negli allestimenti e in grado di ospitare fino a 225 persone complessivamente. La struttura dispone di 66 camere, di cui 56 standard e 10 suites, ognuna dotata di balcone e completa di ogni comfort, tra cui Wi-Fi e Smart TV. Completa l’offerta il ristorante interno L’Alzavola.

Quark Hotel Milano

QVia Lampedusa, 11/a 20141 Milano info@quarkhotelmilano.com www.quarkhotelmilano.com

uark Hotel Milano, situato nel quartiere Vigentino e a soli 4 km in linea d’aria dal Duomo, rappresenta un vero e proprio hub di riferimento per i grandi eventi grazie ai suoi 6.200 mq di spazi congressuali e 38 sale meeting, tra cui la plenaria principale Expo con capienza fino a 1.500 persone. L’hotel offre 283 camere e ga-

Contatti: Alessandro Potenza alessandro.potenza@ariesgroup.it

Apertura: tutto l’anno

rantisce una logistica impeccabile, con spazi concepiti per eventi di grandi dimensioni, assicurando al contempo piena conformità e una gestione operativa estremamente efficiente. Le tecnologie integrate e l’esperienza dello staff rendono il Quark la scelta ideale per meeting e congressi di alto livello.

Milano Malpensa (Va) – www.sheratonmilanmalpensa.com

Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre

LStrada Statale, 336 21010 Ferno (Va) Tel. 02 23351 - Fax 02 23353535 milanmalpensa@sheraton.com www.sheratonmilanmalpensa.com

o Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre è l’unico albergo con accesso diretto al Terminal 1 dell’aeroporto di Malpensa e dista soli 30 minuti dal centro di Milano. Si tratta di uno dei più grandi hotel con centro congressi d’Italia e dispone di grandi stanze modulari con una superficie complessiva destinata ad ospitare meeting e convention di oltre 2000 mq. La sala plenaria multifunzionale di 1.000 mq., che accoglie fino a 1.100 persone, può essere suddivisa in 8 sezioni, tutte perfettamente insonorizzate con soffitti alti fino a 6 metri, affianca le 10 altre sale, in grado di ospitare ogni tipologia di evento. Il Monterosa Bar è un accattivante luogo di incontro con

Contatti: Convention Office events.malpensa@sheraton.com

Apertura: tutto l’anno

vista sulle montagne e si propone come un ambiente accogliente dove concedersi uno spuntino veloce o un piacevole drink.

Per un pranzo o una cena gourmet la scelta ideale è il ristorante Il Canneto, un ambiente che ricorda un luminoso giardino mediterraneo. Nei suoi ambienti luminosi potrete ritagliarvi una pausa dalla frenesia dell’aeroporto, grazie ad un’offerta culinaria disponibile durante tutta la giornata, che spazia da piatti della tradizione italiana a grandi classici della cucina internazionale.

Per maggiori informazioni sulle capienze delle sale meeting visitate il sito dell’Hotel www.sheratonmilanmalpensa.com.

Milano – www.sheratonmilansansiro.com

Sheraton Milan San Siro

SVia Caldera, 3 - 20153 Milano Tel. 02 915221

events.milansansiro@sheraton.com www.sheratonmilansansiro.com

heraton Milan San Siro sorge in un’oasi verde nel quartiere residenziale di Milano a cui il nome si ispira. La sua posizione in quest’area circondata da ampi parchi e strutture di intrattenimento, lo rende un punto di riferimento strategico anche per i frequentatori dei grandi centri congressi e poli fieristici della zona. L’hotel è situato a breve distanza dall’omonimo stadio, oltre ad essere comodamente collegato ai principali aeroporti e all’autostrada di Milano, nonché ai suoi distretti della finanza e della moda.

Un’architettura modernista e curvilinea caratterizza i suoi spazi, che sono stati totalmente trasformati ricorrendo a un design milanese pulito e raffinato.

L’hotel è dotato di 310 camere, di cui 24 suite e una suite presidenziale. Gli ospiti potranno godere di tutte le esperienze e dei servizi del marchio Sheraton. L’hotel vanta anche un’ampia area esterna che comprende una piscina con bar adiacente, un giardino terrazzato e un ristorante Argentino, “El Patio del Gaucho, Javier Zanetti” che, oltre a proporre

Contatti: Convention Office events.milansansiro@sheraton.com

Apertura: tutto l’anno

un’offerta serale e il brunch della domenica, offre un menu per la banchettistica a base di Asado Argentino. Completa, poi, l’offerta culinaria “Silene Bar & Restaurant”, uno spazio luminoso e dinamico, dove socializzare e interagire. Le numerose zone living e un’offerta culinaria disponibile durante tutta la giornata, lo rendono la location ideale per pranzi di lavoro o per business meeting informali. Le 21 ampie strutture per conferenze e banchetti ospitano un totale di 2.500 mq di aree funzionali con luce naturale e spazi esterni, inclusa una sala plenaria senza colonne e con soffitti alti 5 metri, in grado di ospitare fino a 500 ospiti. L’hotel dispone anche di un parcheggio privato dotato di colonnine di ricarica per auto elettriche, ideale per i viaggiatori d’affari. Sheraton Milan San Siro è un’oasi urbana in una Milano dinamica, progettato come un luogo in cui connettersi e condividere esperienze. Per maggiori informazioni sulle capienze delle sale meeting visitate il sito dell’Hotel www.sheratonmilansansiro.com.

Milano – www.milanfierehotel.com

voco ® Milan-Fiere

IVia Giorgio Stephenson, 55 20157 Milano Tel. 02 89617600 info@milanfierehotel.com www.milanfierehotel.com

l voco® Milan-Fiere è situato a soli due minuti d’auto dalle autostrade A4 e A8, che collegano l’hotel agli aeroporti internazionali di Linate (LIN) e Malpensa (MXP). Inoltre è poco distante da Fiera Milano, MiCo Convention Center e MIND Milano Innovation District. Meeting, lanci di prodotto, riunioni e cene di gala: voco® Milan-Fiere soddisfa tutte le esigenze in fatto di eventi, gra-

Contatti: Ufficio Eventi events@milanfierehotel.com

Apertura: tutto l’anno

zie ad un team professionale e un centro congressi con 7 spazi polivalenti in grado di ospitare fino a 350 persone. Specialità italiane, internazionali e locali nel moderno ristorante e bar garantiscono pranzi, cene o buffet di successo. A completare l’offerta un foyer per mostre ed esibizioni, un’area Gaming, Wellness Area & Fitness Room oltre alle Business Suite, ideali per piccoli meeting.

Bergamo-Grassobbio – www.wintergarden-hotel.com

Winter Garden Hotel

IVia Padergnone, 52 24050 Grassobbio (BG) Tel. 035 587011 meeting@wintergarden-hotel.com www.wintergarden-hotel.com

l Winter Garden Hotel, situato alle porte di Bergamo, rappresenta un ideale punto di partenza per esplorare le principali città ed attrattive della Lombardia. A soli 2 km dall’aeroporto di Milano/Bergamo (BGY) e vicino al casello autostradale, offre un’ottima accessibilità, elemento fondamentale per eventi di successo. La struttura dispone di ampi spazi congressuali dotati di tecnologie all’avanguar-

Contatti: Francesca Galbussera Responsabile Meeting meeting@wintergarden-hotel.com

Apertura: tutto l’anno

dia, di un servizio organizzativo flessibile e dalla essenziale presenza di un meeting manager dedicato, pronto a soddisfare ogni esigenza. L’hotel vanta 3 sale meeting modulabili, capaci di ospitare fino a 250 persone, complete di impianto audio di alta qualità e sistema di regia audio/ video automatica. La cura degli ambienti ed il massimo comfort delle camere rinnovate trasmettono un piacevole equilibrio tra modernità degli spazi ed eleganza degli arredi. Uno dei punti di forza del Winter Garden Hotel è senza dubbio il Ristorante l’Officina, con un’ampia proposta di piatti che vanno dalle specialità tradizionali bergamasche a creazioni più moderne, per un’esperienza culinaria di alto livello. Bergamo e i suoi dintorni offrono, inoltre, molteplici opportunità culturali, gastronomiche e sportive, attività ideali da abbinare a eventi, convegni e corsi di formazione.

Centro Congressi Giovanni XXIII

IViale Papa Giovanni XXIII, 106 24121 Bergamo Tel. 035 236435

eventi@centrocongressibergamo.com www.centrocongressibergamo.com

l Centro Congressi Giovanni XXIII è situato nel cuore della città di Bergamo in una posizione privilegiata grazie alla vicinanza con l’aeroporto di Bergamo-Orio al Serio (5km) e alla stazione ferroviaria (300 metri); a pochi passi dalla nostra location potete trovare hotel 4 stelle, le vie dello shopping, le Mura Venete di Città Alta riconosciute patrimonio mondiale dell’umanità, un parcheggio dedicato ai relatori e un grande parcheggio con tariffe convenzionate per i partecipanti. Si estende su una superficie di oltre 3.200 mq, con 8 sale modulabili in 12 spazi polifunzionali pronti ad accogliere eventi di qualsiasi tipo che possono essere “personalizzati su misura” come: congressi, convention, meeting, roadshow, eventi

Contatti: Chiara Vitali, Direttrice chiara.vitali@centrocongressibergamo.com

Giada Martinelli, Organizzazione Eventi e Comunicazione giada.martinelli@centrocongressibergamo.com

Simone Gregis, Logistica e Coordinamento Tecnico Eventi simone.gregis@centrocongressibergamo.com

Apertura: tutto l’anno

lancio prodotti, corsi di aggiornamento professionale, programmi di intrattenimento sociale e culturale, fiere di settore, gestione eventi sportivi, spettacoli teatrali, concerti musicali e cene di gala. Il Centro Congressi mette a disposizione gli opportuni strumenti organizzativi e la massima professionalità di uno staff dedicato, oltre ad un servizio di ristorazione interno (coffee break, lunch, cocktail, gala dinner, ecc) con il catering Vi.co.ok., partner del celebre ristorante Da Vittorio che potrà allietare il Vostro evento con gusto. Oltre al coordinamento degli eventi, il Centro Congressi Giovanni XXIII si occupa di tutti gli aspetti di organizzazione, comunicazione e sviluppo che trasformeranno il Vostro evento in un vero successo.

Varese – www.villeponti.it

Centro Congressi Ville Ponti

UPiazza Litta, 2 21100 Varese

Tel. 0332 239130 - Fax 0332 295166 info@villeponti.it www.villeponti.it

na struttura congressuale per incontri fino a 1500 partecipanti, una posizione strategica, 40 km da Milano e 25 dall’aeroporto internazionale di Malpensa.

Il Centro Congressi Ville Ponti di Varese è un complesso prestigioso ed efficiente, che mantiene inalterato quel fascino che solo i palazzi ricchi di storia possiedono, in un vasto parco di essenze rare, con un parcheggio per 600 auto. Due sono i corpi principali: la Villa Andrea, eretta nel 1858. I pregevoli stucchi e preziosi affreschi di Scuola Lombarda

Contatti: Francesca Pareti, Responsabile Eventi info@villeponti.it

Apertura: tutto l’anno

delle sue sale, gli sfarzosi lampadari di ferro e bronzo ed i sontuosi arredi d’epoca, ne fanno una sede ideale per cene di gala, congressi, banchetti e incontri di prestigio.

La Villa Napoleonica, dimora Patrizia del XVII sec., ospita il salone congressuale da 400 posti, e sale per corsi, seminari e esposizioni.

Le aree esterne possono essere utilizzate come spazi conviviali e ludici per ospitare spettacoli, cene di gala e attività di team building.

MalpensaFiere

CVia XI Settembre, 16

21052 Busto Arsizio (VA) Tel. 0332 295429

malpensafiere@va.camcom.it www.malpensafiere.it

ollocato in una zona strategica, a 15 minuti dall’aeroporto internazionale di Malpensa e sulla direttrice che da Milano porta in Svizzera, MalpensaFiere è una struttura polivalente che si sviluppa su una superficie di 75.000 mq dei quali oltre 20.000 mq coperti. È articolata in 3 padiglioni espositivi da 3.000 mq ciascuno, balconate e gallerie a cui è annesso un Centro Congressi composto da 3 sale con capienza da 50 a 350 posti. Uno dei padiglioni, appositamente attrezzato, può ospitare fino a 1300 persone sedute a platea in un ambiente unico.

Lo staff offre alla Clientela un supporto a 360° per organiz-

Contatti: Sabrina Guglielmetti malpensafiere@va.camcom.it

Apertura: tutto l’anno

zare tutti i servizi necessari alla riuscita dell’evento: dall’assistenza, alla predisposizione delle dotazioni tecnologiche, ai servizi catering, agli allestimenti.

MalpensaFiere ospita abitualmente: l congressi, convegni, meeting, riunioni forza vendita fino a 1500 persone in un unico spazio; l eventi fieristici e mostre; l eventi espositivi aziendali e showroom per il lancio di l nuovo prodotti/ servizi nelle aree sia interne che esterne; l manifestazioni di natura sportiva; l festival e spettacoli; l colazioni di lavoro, cene di gala.

Milano – www.teatronazionale.it

Teatro Nazionale

FVia Asti, 2 20149 Milano Tel. 348 4002854

Mattia.Manzoni@stage-entertainment.com www.teatronazionale.it

ondato negli anni ’20, il Teatro Nazionale è uno dei più importanti teatri milanesi: una location prestigiosa e completa di tutti i servizi. Gli spazi di cui il teatro dispone sono la Sala Teatrale, dotata di tecnologie all’avanguardia, dal design moderno e lineare, che può ospitare fino a 1400 posti (circa 900 in platea e 500 in galleria); il foyer

Contatti: Mattia Manzoni, Business Account

Mattia.Manzoni@stage-entertainment.com

Apertura: tutto l’anno

di ingresso/bistrot al piano terra, uno spazio luminoso e confortevole, ideale anche per eventi da 30 a 350 ospiti e il foyer di primo piano, spazio perfetto anche per eventi da 20 a 200 ospiti, che dispone di una splendida terrazza con vista su piazza Piemonte. Tutti gli spazi offrono ampie possibilità di personalizzazione

Un'atmosfera di CLASSE e ricercata nei

DETTAGLI, per offrirvi un’esperienza

ESCLUSIVA ed EMOZIONALE

Wellbeing, Dinamismo e Organizzazione Vista Lago

L’area Space & Meeting dispone degli spazi necessari per ospitare l’organizzazione di meeting ed eventi

lavoro oltre a una sala dal design esclusivo con luce naturale per meeting con vista lago. Dome

Laguna Spa

CORTE VALIER

Via della Pergolana 9

37017 Lazise (Verona)-Italy

Tel.+39 045.6471210 - Fax +39 045.6471223 info@cortevalier.com

VENETO

Almar Jesolo

N★★★★ ★

Via Dante Alighieri, 106 30016 Lido di Jesolo (Ve) Tel. 0421 388111 info@almarjesolo.com www.almarjesolo.com

ato nel 2014, Almar Jesolo si affaccia sul mare di Jesolo Lido, dista 50 minuti da Venezia e rappresenta la location perfetta per l’organizzazione di Incentive ed eventi su misura. Con moderni arredi dal gusto Made in Italy, i colori tenui e delicati delle 184 camere garantiscono all’Ospite il massimo del comfort. 119 camere godono di una mozzafiato vista frontale sul mare, 34 laterale e 31 danno sul giardino e si suddividono in Doppie, Triple e Family Deluxe, che ospitano fino a 5 persone. L’offerta ristorativa è ampia ed eclettica per soddisfare i gusti degli Ospiti più esigenti senza trascurare una particolare attenzione al benessere. Tre diverse anime si uniscono nell’Esperienza

Contatti: Laura Munari, Cluster Events Manager laura.munari@hnh.it

Apertura: marzo - novembre

Almar: il Leisure, che si identifica con il Gusto al Ristorante Mediterra e all’interno delle 28 Suites e delle 156 eleganti camere; l’anima del Benessere e la terza, che si esprime attraverso gli spazi dedicati agli Eventi e si propone con il concetto di “Edutainment”, un nuovo modo di interpretare il mondo business. Almar Jesolo vanta, infine, un’area Mice composta da 10 diverse Sale Meeting modulari in grado di ospitare fino a 530 persone. Ideale per conferenze, sfilate, eventi business e corsi di formazione… le Sale Meeting di Almar Jesolo sono il luogo perfetto per ogni tipo di evento, grazie anche agli impianti e i dispositivi tecnologici di ultima generazione presenti al loro interno.

Best Western CTC Hotel Verona

SVia Monte Pastello, 28 37057 San Giovanni Lupatoto (Verona) Tel. 045 8754111 info@ctchotelverona.com www.ctchotelverona.com

ituato alle porte di Verona a breve distanza dal Polo Fieristico, il Best Western CTC Hotel Verona è un elegante hotel 4 stelle sviluppato su 7 piani, da cui è possibile raggiungere in poco tempo l’autostrada in direzione delle principali destinazioni del Nord Italia. L’Hotel dispone di 203 camere di diverse tipologie.

Contatti: Marika Magro, Mice Coordinator sales@ctchotelverona.com

Apertura: tutto l’anno

Un servizio navetta pratico e gratuito permette di raggiungere comodamente il centro storico di Verona. L’ampio centro congressi è composto da 9 attrezzate sale meeting di diverse metrature e layout, ideale per riunioni o congressi di ogni tipo. Il parcheggio gratuito, la sala fitness e il ristorante interno completano l’offerta.

Padova – www.cppadova.com

Crowne Plaza Padova

I

Via Po, 197 - 35135 Padova Tel. 049 8656511 info@cppadova.com www.cppadova.com

l moderno hotel Crowne Plaza Padova si trova in posizione strategica a soli 3 minuti dal casello di Padova Ovest e al tempo stesso ottimamente collegato al centro e alla stazione di Padova. L’hotel consente inoltre di raggiungere comodamente gli aeroporti di Venezia e Treviso. A contraddistinguere

Contatti: Ufficio Eventi meeting@cppadova.com

Apertura: tutto l’anno

la struttura sono un’ampia gamma di servizi, 177 spaziose camere di diverse tipologie e configurazioni, bar e ristorante, moderna sala fitness con attrezzatura Technogym, ma soprattutto un ampio centro congressi che misura 1400 mq, dotato di 16 sale meeting in grado di ospitare sino a 450 persone.

Hotel Indigo Verona Grand Hotel Des Arts

DC.so Porta Nuova, 105 - 37122 Verona Tel. 045 595 600 info@indigoverona.com www.indigoverona.com

al design raffinato ed elegante, Hotel Indigo Verona

- Grand Hotel Des Arts 4 stelle si trova a pochi passi dall’Arena e dal centro storico di Verona, appena fuori dalla ZTL e facilmente raggiungibile anche con la propria auto, che si può parcheggiare presso un garage, a soli 20 metri di distanza dall’hotel.

Le 62 camere nelle tipologie Standard, Premium e Suite sono caratterizzate da un design raffinato e inconfondibile, mentre l’Arya Bar & Mixology vi stupirà con le sue

Contatti:

Martina Patacca, Reservation Manager booking@indigoverona.com

Apertura: tutto l’anno

intriganti proposte. L’hotel offre 3 sale meeting modulari con capienza massima di 90 posti ed un patio interno con annessa corte.

A seconda delle esigenze del cliente gli spazi sono configurabili con diversi allestimenti e utilizzabili per riunioni, convegni, seminari, incontri ed eventi.

A disposizione dotazioni standard e servizi aggiuntivi su richiesta, oltre al supporto puntuale e professionale del team eventi dell’Hotel.

Venezia – www.hotelmonaco.it

Hotel Monaco & Grand Canal

L’San Marco, 1332 30124 Venezia Tel. 041 5200211 - Fax 041 5200501 events@hotelmonaco.it mailbox@hotelmonaco.it www.hotelmonaco.it

hotel Monaco & Grand Canal si trova nel cuore di Venezia, a pochi passi dalla famosa Piazza San Marco ed è ideale per gli ospiti che vogliono immergersi nello stile di vita veneziano. Le 92 camere sono tutte elegantemente arredate con un mix di stili che comprendono elementi tradizionali e innovativi. La sezione meeting dell’hotel si sviluppa nell’an-

Contatti: Marco Mulargia e Stefano Fieramonte Ufficio Manifestazioni events@hotelmonaco.it

Apertura: tutto l’anno

nesso Palazzo Dandolo Erizzo che diventò famoso come il primo Casinò del mondo. Oggi si è trasformato in uno spazio multifunzionale con la sala da ballo storica del Ridotto, che può ospitare fino a 270 persone, circondato da 8 sale riunioni supplementari. La terrazza ristorante “Grand Canal” rende questo hotel unico nel suo genere per la suggestiva vista.

Venezia-Murano – www.hyattcentricmuranovenice.com

Hyatt Centric Murano Venice

RRiva Longa, 49 30141 Venezia-Murano Tel. 041 2731234 sales.centricmurano@hyatt.com www.hyattcentricmuranovenice.com

acchiuso tra le antiche mura di una conteria specializzata nella produzione di piccole perle in vetro, Hyatt Centric Murano Venice assicura un soggiorno esclusivo sull’isola più autentica della Laguna di Venezia. Il business centre dell’Hotel è un’ambientazione unica, una cornice ideale per organizzare impeccabili meeting di lavoro nel cuore della laguna di Venezia. Hyatt Centric Murano Venice dispone di una sala meeting flessibile di 80 mq con una capienza massima di 70 ospiti a platea che, all’occorrenza, può essere suddivisa in tre sale separate. L’area si trova al piano terra dell’edificio e gode di luce naturale e ampie porte finestra apribili. L’adiacente e nuova conference room

Contatti: Roberto Rabagliati, Director of Sales & Marketing sales.centricmurano@hyatt.com

Apertura: tutto l’anno

di 50 mq è perfetta per piccoli rendez-vous, workshop e simili. Le sale sono dotate di schermo LCD, videoproiettore, microfono wireless, puntatore laser e Wi-Fi. Il ristorante principale “Osteriva” rappresenta la scelta ottimale per light lunch a buffet o serviti e gala dinner. Rivalonga Bar e Spritz & Fizz dispongono di spazi sia all’interno che all’aperto e offrono il contesto giusto per aperitivi di benvenuto e coffee break.

P er eventi più grandi o riunioni, Hyatt Centric Murano Venice collabora con due sedi uniche sull’isola: The Glass Cathedral-Santa Chiara e il Teatro Lino Toffolo. Entrambi questi luoghi, intrisi di storia, offrono una cornice suggestiva per una varietà di eventi.

Mogliano Veneto (Tv) – www.movehotels.com

Move Hotels Venezia Nord

IVia Bonfadini, 1 31021 Mogliano Veneto (Tv) Tel. 041 5977001 events.vn@movehotels.com www.movehotels.com

l Move Hotels Venezia Nord è situato a Mogliano Veneto tra Venezia e Treviso. Dista 10 minuti dall’aeroporto di Venezia e 5 minuti dalla stazione ferroviaria di Mogliano Veneto. Design, modernità e tecnologia caratterizzano le 203 camere, tra cui 16 junior suite e 2 suite finemente arredate e dotate di tutti i comfort. Le 10 sale meeting, con capienza massima di 800 pax, sono localizzate al piano terra, dotate di luce

Contatti: Cristiana Vaccarino, Event Manager cristiana.vaccarino@movehotels.com

Apertura: tutto l’anno

naturale e anche di ingresso indipendente dall’Hotel. L’area è dotata di un Business Center e di un ampio parcheggio. Il Ristorante Arco ha una capienza di oltre 300 posti e propone un’esperienza culinaria raffinata ispirata alla tradizionale locale. L’hotel offre anche un esclusivo centro benessere, con piscina scoperta e una palestra, aperta h24, dotata delle più moderne attrezzature.

San Servolo Servizi

Apertura: tutto l’anno Venezia

IIsola di San Servolo, 1 30124 Venezia

Tel. 041 2765001

info@servizimetropolitani.ve.it www.servizimetropolitani.ve.it

l complesso storico monumentale dell’Isola di San Servolo, a soli 8 minuti da Piazza San Marco, dispone di 11 sale congressuali, luminose ed accoglienti, con capienza dai 15 ai 240 posti. Dotate di moderne attrezzature audiovisive e copertura internet wi-fi, le sale possono essere allestite secondo le esigenze organizzative e logistiche più diverse; inoltre, collegando due o più sale con impianto a circuito chiuso, é possibile aumentare il numero di parteci-

Contatti: Vera Lipreri, Ufficio Congressi congressi@servizimetropolitani.ve.it

Chiara Ballarin, Ufficio Eventi eventi@servizimetropolitani.ve.it

panti ad una stessa sessione. Uno staff esperto e qualificato è a disposizione per assicurare la riuscita di qualsiasi evento. L’Isola di San Servolo offre ai suoi convegnisti la possibilità di alloggiare presso la propria struttura ricettiva, immersa in un magnifico e scenografico parco, coniugando così il luogo di lavoro con quello di alloggio dei partecipanti e garantendo una più funzionale organizzazione del congresso stesso.

Venezia Mestre – www.quidhotelvenice.com

voco® Venice Mestre - The Quid

IVia Terraglio, 15 30174 Venezia Mestre Tel. 041 5321630 info@quidhotelvenice.com www.quidhotelvenice.com

l voco® Venice Mestre - The Quid si trova a breve distanza dai principali aeroporti della Regione Veneto, Marco Polo (VCE) e Treviso (TSF). Situato in posizione ideale a soli due minuti di auto dall’autostrada A4, ha un ottimo accesso all’isola di Venezia e al centro di Mestre, e ad alcuni dei principali business hub di Venezia, tra cui l’area commerciale AEV Terraglio e la Fiera di Venezia. Da mattina a sera, avrai lo spazio di cui hai bisogno per rilassarti, socializzare e divertirti. Attiva il tuo corpo allenandoti nella tua stanza o nella no-

Contatti: Ufficio Eventi events@quidhotelvenice.com

Apertura: tutto l’anno

stra sala fitness e poi goditi del tempo per te in camere con letti confortevoli, veloce connessione Wi-Fi gratuita e room service 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Con spazi per eventi e riunioni fino a 170 persone ideali per ogni occasione, lascia il segno con l’aiuto dei nostri padroni di casa calorosi e accoglienti. Serviamo specialità italiane internazionali e locali e bevande nel nostro ristorante e bar per garantire che i vostri pranzi o cene siano un successo strepitoso e qualcosa da ricordare durante il vostro soggiorno.

Padova – www.galzignano.it

Aria Centro Congressi

AViale delle Terme 84

Galzignano Terme (Pd) Tel. 049 9195500 info@galzignano.it www.galzignano.it

RIA Centro Congressi è la giusta scelta per chi desidera trasformare un appuntamento di lavoro, come un incontro aziendale o un congresso, un incentive o una presentazione di prodotto, in un’occasione non solo di business, ma anche di piacere.

Il polo congressuale Aria si compone di una sala plenaria semicircolare di 446 mq e 8 sale meeting, tutte con luce naturale, dotate di attrezzature e tecnologia

Contatti: Alessandra Vettorazzo, Sales Manager alessandra.vettorazzo@galzignano.it

Apertura: tutto l’anno

all’avanguardia, tra cui wifi gratuito a copertura di tutta l’area, videoproiettori, megascreen, sistema di amplificazione, lavagne a fogli mobili.

Tutte le nostre sale meeting sono dotate di luce naturale con una rilassante vista sulla natura circostante.

ARIA Centro Congressi è strutturato per accogliere eventi di ogni tipo, da congressi a conferenze stampa e meeting aziendali.

Verona – www.veronacongressi.it

Centro Congressi Veronafiere

IViale del Lavoro, 8 37135 Verona Tel. 045 8298111 congressi@veronafiere.it www.veronacongressi.it

l Centro Congressi Veronafiere è una struttura autonoma rispetto al quartiere fieristico, facilmente raggiungibile e con un ampio parcheggio antistante. Disposto su tre piani, può contare 8 sale attrezzate.

Adiacenti alle sale si trovano alcune salette riunioni e un’ampia sala polifunzionale di 2.300 mq. Il Centro Congressi si propone al mercato dei grandi eventi con alcune offerte di eccellenza: un’area di 10.000 mq che si trova al secondo piano del Palaexpo, il Padiglione 1

Contatti: Nazzareno Giarola, Congress Centre Manager giarola@veronafiere.it

Apertura: tutto l’anno

di 3.400 mq senza colonne e ingombri, è completamente oscurabile ed è dotato di una cucina industriale attrezzata, i padiglioni 11 e 12 di 8.000 mq. ciascuno con il nuovo ingresso Re Teodorico. Si aggiunge, l’area delle Gallerie Mercatali, una struttura di archeologia industriale unica nel suo genere. Uno spazio polifunzionale di fronte al quartiere fieristico, che dopo un intervento di riqualificazione e valorizzazione dell’edificio, è ideale per ospitare eventi dal sapore esclusivo.

Padova – www.padovacongress.it

Padova Congress

IVia N. Tommaseo, 59 35131 Padova Tel. 049 840497 info@padovacongress.it www.padovacongress.it

l nuovo Padova Congress, gioiello unico disegnato dall’architetto di fama internazionale Kengo Kuma, è concepito come un contenitore polifunzionale e flessibile, spazio ideale per ospitare congressi internazionali e nazionali, convention aziendali e grandi eventi. Collocato all’interno del quartiere fieristico di Padova, il centro congressi è in grado di ospitare fino a 3.334 persone. Al suo interno, su 12mila metri quadri lordi complessivi, trovano spazio diverse sale modulari: la più grande è la Giotto da 1.467 posti, dotata della più avanzata stazione multimediale d’Europa per la congressistica. Il centro congressi dispone inoltre di una moderna press room, un ristorante con terrazza e un bistrot. Non ultima

PADOVA CONGRESS:

Giotto

Sala Giotto Galleria

Sala Giotto Balconata

Giotto Platea

Mantegna

Mantegna Media 1

Mantegna Media 2

Sala Mantegna Platea

PADIGLIONE 11:

Contatti: Stefania De Toni, Resp. Padova Congress stefania.detoni@padovacongress.it

Apertura: tutto l’anno

la possibilità di utilizzare gli spazi attigui della fiera per affiancare all’evento uno spazio espositivo. Fra i punti di forza di Padova Congress, oltre all’offerta di ben 1.400 posti letto nelle strutture walking distance, figura la facilità di accesso con tutti i mezzi. Grazie a questa nuova struttura, gestita da uno staff qualificato con un’esperienza ventennale nel settore, Padova si candida a diventare una delle capitali italiane della congressistica: città universitaria di arte e di scienza, insignita di recente del riconoscimento UNESCO per i suoi cicli pittorici del Trecento, è anche la base d’appoggio ideale per visitare la vicina Venezia, raggiungibile in mezzora di treno. Per maggiori info: www.padovacongress.it

Verona – www.villabrasavola.it

Villa Brasavola de Massa Green Hall - Lounge Arch

APiazza Cittadella, 3 37122 Verona www.villabrasavola.it www.everywheretravel.it

ll’interno della storica Villa Brasavola de Massa, gioiello architettonico in stile neoclassico nel cuore di Verona, Everywhere viaggi e congressi offre tre sale esclusive, perfette per trasformare ogni evento in un’esperienza indimenticabile: Lounge Arch, Green Hall e Window Space sono spazi versatili e personalizzabili, ideali per meeting, presentazioni, cene di gala e qualsiasi altra occasione speciale. L’eleganza senza tempo della villa, unita alla modernità dei servizi, creerà un’atmosfera raffinata e suggestiva per i vostri ospiti e se vorrete il nostro staff esperto vi assisterà nella progettazione di un evento

Contatti: Tel. 045 8006786 eventroom@everywheretravel.it

Apertura: tutto l’anno

su misura, curando ogni dettaglio dall’allestimento alla scelta del catering. Dal 1981, Everywhere è sinonimo di professionalità e qualità, creiamo esperienze indimenticabili, con un team qualificato e una vasta gamma di servizi. Dalla pianificazione di congressi medico-scientifici alla gestione di viaggi incentive internazionali: organizziamo presentazioni aziendali di ogni tipo, gestiamo delegazioni in tutto il mondo e creiamo siti web professionali per aziende e società scientifiche. Inoltre, ci occupiamo internamente di biglietteria aerea, ideiamo viaggi ed itinerari per soddisfare ogni esigenza.

FRIULI VENEZIA GIULIA TRENTINO ALTO ADIGE

Trieste – www.turismofvg.it/it/mice

Trieste Convention & Visitors Bureau

Posizione strategica nel cuore d’Europa, strutture e servizi di alta qualità, una consolidata vocazione scientifica e il contesto culturale rendono Trieste un polo d’eccellenza per ospitare convegni ad alto valore aggiunto

Situata nel cuore dell’Europa, Trieste si distingue come una delle mete più attrattive per congressi medico-scientifici ed eventi internazionali.

Grazie alla combinazione di servizi d’eccellenza, supporto specializzato e un’accessibilità ottimale, la città offre un contesto ideale per incontri di alto livello.

Accessibilità e infrastrutture

La posizione strategica di Trieste garantisce collegamenti efficienti: l’aeroporto, la rete ferroviaria e le principali arterie stradali consentono un accesso rapido e agevole. Il centro cittadino, progettato per essere esplorato comodamente a piedi o con i mezzi pubblici, favorisce un’esperienza fluida per i partecipanti agli eventi.

Tra i punti di forza spiccano strutture congressuali all’avanguardia, come il Generali Convention Center, situato nell’iconico Porto Vecchio. Questo spazio moderno e versatile, fulcro degli eventi congressuali in città, dispone di ambienti modulabili capaci di accogliere fino a 2.000 persone, tecnologie avanzate, ampie sale espositive e una spettacolare vista sul mare.

Un supporto su misura per gli organizzatori

Trieste si distingue per l’assistenza personalizzata agli organizzatori di eventi, curando ogni dettaglio, dalla logistica alla promozione. Il Con-

vention Bureau di Trieste e PromoTurismoFVG fungono da hub tra domanda e offerta, offrendo un supporto completo in ogni fase dell’organizzazione, per garantire il massimo successo degli eventi.

Ospitalità e comfort

L’offerta alberghiera di Trieste comprende strutture di alta qualità, situate sia nel centro storico che nelle zone più moderne, pronte a soddisfare ogni esigenza. Gli hotel offrono camere spaziose e confortevoli, servizi personalizzati, aree fitness e benessere per il relax post-conferenza, oltre a sale meeting private, connessione Internet veloce e spazi per il networking.

Trieste: eccellenza scientifica e innovazione

Trieste, crocevia globale per l’innovazione, è conosciuta come “Città della Scienza”, grazie alla presenza di prestigiose istituzioni interna-

zionali che attraggono migliaia di ricercatori, scienziati e studenti.

Tra i principali centri di ricerca spiccano:

● International Centre for Theoretical Physics (ICTP), fondato dal Nobel Abdus Salam;

● Istituto Nazionale di Oceanografia e di Geofisica Sperimentale (OGS) e Istituto di Scienze Marine (ISMAR), leader nella ricerca marina e ambientale;

● Area Science Park, incubatore di start-up e aziende innovative;

● Synchrotron Elettra e Sincrotrone Fermi, infrastrutture avanzate per la ricerca in fisica e biologia molecolare;

● Università degli Studi di Trieste, con i suoi dipartimenti di Medicina, Biologia e Chimica, che contribuiscono alla produzione di conoscenze scientifiche di alto livello.

Questa solida rete scientifica rende Trieste sede privilegiata di eventi e congressi internazionali, tra cui TriesteNext, festival della ricerca scientifica, il Big Science Business Forum (BSBF) 2024 e l’EuroScience Open Forum (ESOF) 2020. La città ospita inoltre convegni di rilievo nei settori medico, biologico e tecnologico.

Trieste: un’esperienza oltre il congresso Grazie alla sua rete scientifica di livello mondiale, ai servizi di alta qualità e alla sua posizione strategica, Trieste rappresenta la scelta ideale per congressi medico-scientifici che uniscono professionalità e ispirazione. Ma l’esperienza non si esaurisce nell’evento: momenti di networking con esperti internazionali, passeggiate sul lungomare, degustazioni di specialità locali e serate culturali rendono il soggiorno ancora più memorabile, lasciando un segno indelebile nei partecipanti.

TRIESTE CONVENTION & VISITORS BUREAU

mice@triestecvb.it www.turismofvg.it/it/mice www.discover-trieste.it Persona di riferimento: Brenda Lee Fabbro Business Developer Mice brenda.fabbro@triestecvb.it Tel. diretto: 334 6749034

© Fabrice Gallina

Indirizzo: Porto Vecchio - Trieste Contatti:

© Fabrice Gallina

© Fabrice Gallina

© Anja Cop

Trieste – www.dttrieste.com

DoubleTree by Hilton Trieste

OPiazza della Repubblica, 1

34122 Trieste

TRSDT_CB@hilton.com

www.dttrieste.com

Tel. 040 9712950

spitato in un meraviglioso edificio storico del 1900 completamente ristrutturato, DoubleTree by Hilton Trieste occupa una posizione centralissima, a 10 min a piedi dalla Stazione Centrale e a pochi passi da Piazza Unità d’Italia. Oggi l’hotel accoglie i suoi Ospiti in un luogo circondato da storia, con 125 camere - di cui 25 suite - alcune delle quali vantano dettagli storici, oltre alla possibilità di Smart Working Room per il lavoro remoto, grazie a privacy, comodità e servizi di un 4 stelle. L’elegante spazio conferenze del DoubleTree by Hilton Trieste comprende 6 sale polivalenti. La Sala Adriatica, con luce naturale, è il princi-

Contatti: Ufficio eventi TRSDT_CB@hilton.com

Apertura: tutto l’anno

pale spazio meeting dell’hotel. Le altre cinque sale riunioni sono ideali per incontri di piccole dimensioni, dotate di moderne tecnologie, cancelleria, bottiglie d’acqua gratuite per i relatori e connessione Wi-Fi. Un ristorante interno e un bar storico - Novecento Restaurant Trieste e Berlam Coffee Tea & Cocktail - offrono l’occasione di scoprire i sapori della raffinata cucina locale ed internazionale, e ospitano light lunch, coffee break, pranzi e cene di lavoro. A completamento dei servizi offerti, spazi di co-working, area benessere e fitness center, ideali per rilassarsi anche quando si viaggia per lavoro.

Trieste – www.generaliconventioncenter.it

Generali Convention Center Trieste

CViale Miramare, 24/2

34135 Trieste

Tel. 040 9778815

events@triesteconvention.it www.generaliconventioncenter.it

on 10.000 mq sul mare, crocevia fra Italia, Europa nord-orientale e paesi balcanici, il Generali Convention Center Trieste è il più grande centro congressi del nord-est italiano affacciato sul mare, nuovo green hub per scienza, innovazione, ricerca, cultura e fiere internazionali. GCC è strutturato in due padiglioni, chiamati storicamente “Magazzini”, il “27” e “28” del Porto Vecchio di Trieste. Ha 5.000 mq di spazi espositivi e 5.000 mq di aree congressuali, l’Auditorium Generali da 1.920 sedute e altre 5 sale indipendenti da 420, 272, 110, 56 e 56 sedute, oltre a spazi catering, 2 foyer, il bar caffetteria e la terrazza da

Contatti:

Roberto Morelli, Presidente

Barbara Fabi, Responsabile Operations

Apertura: tutto l’anno

600 mq affacciata sul mare. È una sede congressuale sostenibile, grazie ai pannelli fotovoltaici sulle facciate e alla riqualificazione energetica degli edifici. Ogni area è accessibile grazie alle rampe di accesso distribuite esternamente e ai percorsi interni dedicati. GCC è fra i pochissimi centri congressi italiani digitalmente connessi grazie alla rete GARR, l’ultra fibra ottica ad altissime prestazioni, che connette il centro a tutti i centri del sapere d’Italia, d’Europa e del mondo. GCC, oltre agli spazi, offre servizi di organizzazione e produzione per eventi e fiere, con partner selezionati adatti a soddisfare tutte le necessità.

Madonna di Campiglio (Tn) –

Carlo Magno Hotel

I★★★★ S

Via Cima Tosa, 26 38086 Madonna di Campiglio (Tn) Tel. 0465 441010 info@hotelcarlomagno.com www.hotelcarlomagno.com

l Carlo Magno Hotel Spa & Resort è un hotel storico di Madonna di Campiglio. L’hotel, da oltre 60 anni gestito dalla famiglia Maturi, ad oggi è uno dei più grandi del Trentino ed unisce un’organizzazione moderna ad un sapore tradizionale. La struttura offre variegati servizi: un centro wellness di 1100 metri quadrati con piscina omeoe-

Contatti: Liliana Maturi, General Manager liliana.maturi@hotelcarlomagno.com

Apertura: tutto l’anno

nergetica, tre ristoranti e servizi studiati appositamente per le vacanze dei più piccoli. Inoltre servizio navetta da e per il paese, noleggio sci e maestri di sci direttamente in hotel. Il tutto in un ambiente di grande comfort, dove l’accoglienza e la qualità del soggiorno trovano origine e garanzia in una consolidata tradizione di ospitalità.

Riva del Garda (Tn) – www.rivadelgardacongressi.it

Riva del Garda Centro Congressi

IParco Lido

38066 Riva del Garda (Tn) Tel. 0464 570139 meeting@rivafc.it www.rivadelgardacongressi.it

l Centro Congressi di Riva del Garda combina una straordinaria collocazione sulle rive del lago a uno strategico posizionamento, in quanto situato nel cuore della cittadina e raggiungibile a piedi dalle strutture ricettive della località. La struttura dispone delle più innovative attrezzature tecnologiche, anche per eventi ibridi o completamente virtuali; con una superficie complessiva di 3.400 mq e grazie alla propria modularità, è adatta ad ospitare qualsiasi tipo d’evento. Una sala plenaria fino a 800 posti e 7 sale meeting modulabili da 30 a 240 posti, si affiancano

Contatti: Marilena Ferraroni, Sales Congress Manager meeting@rivafc.it

Apertura: tutto l’anno

a un’area polivalente di mq 2.000 ideale per meeting, servizi catering, aree espositive e spettacoli. Completa l’offerta Spiaggia Olivi: gioiello architettonico degli anni ‘30, venue unica nel suo genere. Design, eleganza, essenzialità e completa personalizzazione la rendono una location adatta per eventi davvero speciali. A supporto delle attività del Centro Congressi, l’agenzia incoming ON THE GO, disponibile come interlocutore unico per la gestione di contingenti alberghieri, transfer e post-congress tour, location esterne per cene e serate di gala.

EMILIA ROMAGNA

Bologna – www.aemiliahotel.it

Aemilia Hotel

AVia G. Zaccherini Alvisi, 16 40138 Bologna Tel. 051 3940311 info@aemiliahotel.it www.aemiliahotel.it

emilia Hotel è un hotel 4 stelle, moderno e raffinato, recentemente rinnovato. Vanta una posizione strategica ad un passo dal Policlinico Sant’Orsola e dal centro città. Situato alle porte del centro storico di Bologna ma fuori dalla Zona a traffico limitato, l’hotel è a soli 5 minuti dalla Stazione Centrale Ferroviaria. Aemilia Hotel è ideale per meeting, congressi, eventi formativi e soggiorni business.

Contatti: Barbara Tringali, Sales Manager btringali@aemiliahotel.it

Apertura: tutto l’anno

Il Centro Congressi ha un’area di oltre 600 mq, con 7 sale meeting a luce naturale, in grado di ospitare fino a 400 persone. La sala plenaria a platea ha una capacità fino a 230 persone. La connessione wi-fi, in fibra ottica, ultraveloce gratuita fino a 1000 Mps e la dotazione di impianti audio-video ad alta definizione sono servizi altamente funzionali. L’ampio foyer è versatile con la possibilità di accogliere numerose postazioni per eventuali spazi espositivi di sponsor. Adiacente alle sale meeting è presente anche la caffetteria e uno spazio green all’aperto, con una terrazza verandata, ideale tutto l’anno. L’offerta è arricchita da assortite colazioni del mattino a buffet, coffee & tea breaks, business lunches e dinner gestiti internamente dal nostro Ristorante Gurmè. Aemilia Hotel dispone di 125 camere rinnovate completamente, fino a 5 tipologie differenti, con eccellenti standard di comfort e praticità. Ampio garage privato, videosorvegliato H24, fino a 500 posti auto.

Castel San Pietro Terme (Bo) – www.anuscapalacehotel.it

Anusca Palace Hotel

AViale Terme, 1058/B 40024 Castel San Pietro Terme (Bo) Tel. 051 948824 info@anuscapalacehotel.it www.anuscapalacehotel.it

nusca Palace Hotel è un moderno complesso alberghiero situato nella bella cittadina di Castel San Pietro Terme ai piedi della verdeggiante vallata del Sillaro. La sua vicinanza a Bologna lo rende estremamente comodo anche per raggiungere il centro città e la zona Fiera. Anusca Palace Hotel dista pochi chilometri dal casello autostradale che immette sulla A14, collegando Castel San Pietro e la zona Fiera di Bologna in circa 15 minuti. Le zone di interesse turistico e di affari sono efficacemente collegate anche con i mezzi pubblici (autobus e treni). Il piacevole contesto naturale e la vicinanza ai principali centri economici e culturali della regione, lo rendono una soluzione ideale sia per il cliente congressuale sia per il cliente business. Anusca Palace Hotel con le sue 98 came-

Contatti: Stefania Gullini, Direttore direttore@anuscapalacehotel.it

Apertura: tutto l’anno

re spaziose di cui, 4 suite tematiche dedicate agli elementi della Natura, 2 Suite a due vani, 33 camere Executive con ampio alloggio e vista nel verde, 12 camere Superior, 7 Garden Rooms con patio privato e 47 comode camere Classic, offre piacevoli soggiorni all’insegna di un alto standard di comfort e qualità. In tutta la struttura è presente la connessione WI-FI fibra connessione veloce. Un ampio parcheggio interno riservato e garage sotterraneo sono a disposizione della clientela. Completa l’offerta il bistrot Gastarea, citato dalla Guida Gambero Rosso, a disposizione per l’organizzazione di lunch, pause caffè e aperitivi (a buffet o serviti), pranzi e cene (anche di gala) con menù fissi o alla carta. Gli spazi esterni consentono di organizzare aperitivi e cene a bordo piscina, nel verde.

Best Western Plus Tower Hotel Bologna

IViale Lenin, 43 40138 Bologna Tel. 051 6024111 info@towerhotelbologna.com www.towerhotelbologna.com

l design contemporaneo, i servizi 4 stelle e la posizione strategica vicino alle principali arterie autostradali e a pochi minuti di auto dalla Fiera di Bologna, rendono l’Hotel la location ideale per l’organizzazione di meeting e congressi. Con i suoi 18 piani è l’Hotel più alto di Bologna e dispone di 149 camere di diverse tipologie, connessione internet Wi-Fi gratuita, palestra panoramica al 18° piano aperta 24/7, parcheggio e ampio garage. Il Bistrot Restaurant & Bar offre proposte personalizzabili

Contatti: Valentina Binda, Mice Coordinator events@towerhotelbologna.com

Apertura: tutto l’anno

per welcome coffee, coffee break, pranzi di lavoro o cene aziendali. Il Centro Congressi può ospitare fino a 845 persone totali: grazie a diverse metrature e layout, le 11 sale meeting sono perfette per riunioni ristrette, meeting periodici, conferenze di settore o lanci di prodotto. Modulabili, dotate delle più moderne attrezzature, le sale garantiscono flessibilità e personalizzazione mentre i servizi dedicati e lo staff professionale assicurano efficienza e puntualità.

Living Place Hotel

IVia Properzia de’ Rossi, snc 40138 Bologna Tel. 331 6249330 meeting@livingplace.it www.livingplace.it

l Living Place è un hotel strategicamente posizionato alle porte del quartiere fieristico di Bologna, a solo 1 km dall’uscita dell’A14. Con 205 camere, in gran parte ristrutturate, e un centro congressuale all’avanguardia, è la scelta ideale per congressi medico-scientifici. Le 9 sale meeting modulabili possono ospitare eventi

Contatti: Eleonora Omodei, Event & Congress Manager meeting@livingplace.it

Apertura: tutto l’anno

fino a 400 persone, offrendo soluzioni flessibili e spazi luminosi. Il servizio di banqueting è fedele alla cucina dell’hotel, autentica, genuina e attenta alla qualità. Tutte le sale sono dotate di attrezzature tecnologiche avanzate. L’ampio parcheggio facilita l’accesso per tutti i partecipanti.

Bologna – www.savoia.eu

Savoia Hotel Regency

IVia del Pilastro, 2 40127 Bologna Tel. 051 3767777 congressi@savoia.eu www.savoia.eu

Contatti: Elisabetta Sardelli, Conference Manager congressi@savoia.eu

Apertura: tutto l’anno

l Savoia Hotel Regency è una delle sedi congressuali piu ampie ed attrezzate di Bologna, ideato per accogliere la più ampia tipologia di eventi. Ubicato alle porte della città, comodo alle principali vie di comunicazione e situato nelle immediate vicinanze della fiera di Bologna e del Palazzo della Cultura e dei Congressi, Savoia Hotel Regency offre oltre 3500 mq di area congressuale e 27 sale meeting in grado di ospitare fino a 2000 persone in due plenarie modulabili di 800 e 1200 posti; quest’ultima, il Savoia Auditorium

inaugurato a febbraio 2019 è un ampio spazio altamente tecnologico che, assieme all’esperienza del nostro staff, permetterà di realizzare ogni vostro progetto. Le sale sono quasi tutte a luce naturale, poste al piano terra senza barriere architettoniche e con la possibilità di accesso diretto di grandi macchinari o vetture. Si sottolinea la presenza di 540 camere in gestione diretta anche se non tutte all’interno dello stesso hotel. Il Savoia Hotel Regency dispone di 800 posti auto interni gratuiti su più parcheggi limitrofi.

Bologna – www.smyhotels.com/it/smy-bologna-centrale

Smy Bologna Centrale

LViale Angelo Masini, 4/3 40126 Bologna Tel. 051 0404281 info.bologna@smyhotels.com www.smyhotels.com/it/smy-bologna-centrale

o Smy Bologna Centrale è un moderno hotel situato in ottima posizione a soli 150 mt dalla stazione centrale di Bologna e a soli 2 km dal Centro espositivo Bologna Fiere. L’Aeroporto di Bologna è raggiungibile in 7 minuti con il Servizio Marconi Express, treno ad alta velocità, che collega l’aeroporto alla Stazione Centrale di Bologna. Le 82 camere dell’hotel, tra Classic, Superior e Junior Suite, offrono tutti i servizi per un soggiorno confortevole che sia per lavoro o per vacanza. Moderne e di design dispongono di servizi privati con

Contatti: Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

doccia o vasca, connessione WiFi ad alta velocità, insonorizzazione, cassaforte, TV LCD, minibar. Smy Bologna Centrale offre soluzioni personalizzate per l’organizzazione dei vostri meeting, congressi, seminari ed eventi. Dispone di 3 sale meeting, indipendenti. Gli spazi possono essere adattati alle diverse esigenze di business e sono supportati da tecnologia di ultima generazione. Affidatevi alla professionalità del nostro Staff che vi seguirà fino al termine dell’evento e ne garantirà il successo.

Bologna Congress Center

Apertura: tutto l’anno Bologna – www.bolognacongresscenter.com

BPiazza Costituzione, 4/a 40128 Bologna Tel. 051 6375111

www.bolognacongresscenter.com

ologna Congress Center è il più grande polo congressuale della città a tua disposizione. Una location flessibile e contemporanea, in grado di adattare l’offerta in base alle esigenze del cliente. Tre strutture architettoniche uniche, completamente riqualificate e dotate di tecnologie e facilities all’avanguardia: il

Palazzo della Cultura e dei Congressi, l’Ex-Gam, storica sede della Galleria d’Arte Moderna di Bologna e l’Exhibition Hall sono in grado di offrire i servizi e

Contatti: Simona Alessio, Responsabile M.I.C.E simona.alessio@bolognafiere.it

le funzionalità più adatte per accogliere ogni tipo di evento. Inoltre, grazie alla nostra posizione strategica, offriamo la possibilità di ampliare gli spazi utilizzando le strutture all’interno del Quartiere fieristico di Bologna. Per eventi di grandi dimensioni, possiamo usufruire dei padiglioni adiacenti (19 e 20) aggiungendo alla nostra offerta una superficie di circa 20.000 mq di area espositiva e una sala plenaria capace di accogliere fino a 6.000 persone.

Boccanegra

FH55

FH55

TOSCANA

Portoferraio (Li) – www.biodola.it

Congress Center Biodola/Hermitage

Punto di riferimento convegnistico dell’Isola d’Elba, il centro congressi offre cinque sale di varia capacità e l’ampia ricettività di due hotel, in una cornice naturalistica e storica ideale anche per stimolanti attività post congress

Un ambiente accogliente per i lavori con tutti i servizi più avanzati, l’ampia capacità ricettiva di due hotel e la cornice naturalistica e storica dell’isola d’Elba sono gli asset del Congress Center Biodola/Hermitage a Portoferraio. A disposizione ci sono oltre 200 camere nelle due strutture, l’Hotel Hermitage e l’ Hotel Biodola, con affaccio sul golfo omonimo. Il centro congressi si presenta curato nei dettagli e nei servizi, a cominciare dalle cinque sale a disposizione, illuminate da luce naturale, e capaci di ospitare dai 70 ai 500 delegati, in base alle sale e all’allestimento. La più grande è la Sala Maria Luisa, che può accogliere fino a 500 ospiti. L’offerta prosegue negli altri spazi congressuali, Sala Elba, Sala Bonaparte, Sala Elena, tutte dotate di strumenti e servizi completi per l’organizzazione del congresso, compresa la possibilità di noleggiare un ledwall. Lo staff è pronto a fornire tutta l’assistenza necessaria. I servizi per gli ospiti si completano con quattro ristoranti, uno affacciato sulla spiaggia della Biodola, cui si aggiunge la possibilità di organizzare cocktail e aperitivi nei prati vista mare o a bordo piscina. Una volta finiti i lavori, le esperienze post-congress permettono di vivere appieno la destinazione nelle sue interessanti declinazioni. Sono possibili attività a contatto con la natura: dal trekking alle escursioni lungo le coste e nell’entroterra, dalle gite a cavallo agli itinerari in mountain bike. Senza dimenticare il patrimonio storico dell’isola d’Elba, che fu sede di esilio per Napoleone, con l’opportunità di visite culturali alla scoperta dell’eredità storica immersa nella bellezza del paesaggio.

Importante è anche l’accessibilità: l’isola d’Elba si può raggiungere via mare in un’ora da Piombino ed è collegata direttamente in aereo da Pisa in 45 minuti di volo e da Firenze in 50. Da considerare anche i collegamenti aerei attivi da Milano e dalle principali città svizzere che si trovano ad un’ora o un’ora e mezza di volo.

HOTEL HERMITAGE/BIODOLA

Congress Center Biodola/Hermitage

Numero di camere: 200+

Numero max meeting room: 26

Capienza meeting room principale (pax): 500+

Superficie meeting room principale (mq): 470

Superficie area espositiva (mq): 500+

Aeroporto più vicino: Marina di Campo (9 km)

Indirizzo: Via dell’Aeroporto, 208 57034

Campo nell’Elba (Li)

Contatti: tel. 0565 9740 info@hotelhermitage.it www.hotelhermitage.it

Persone di riferimento: Gaetano Avagliano (Direttore) direzione@hotelhermitage.it

Firenze e Roma – www.fhhotelgroup.it

FH55 Hotels: Grand Hotel Mediterraneo, Grand Hotel Palatino

Un unico partner di riferimento permette di sfruttare tutte le potenzialità delle due strutture di Roma e Firenze, che possono contare su location strategiche e facilmente accessibili, cura dei servizi, spazi congressuali flessibili e una ristorazione tailor-made

Due città, un unico punto di riferimento per il proprio evento: con il Grand Hotel Mediterraneo a Firenze e il Grand Hotel Palatino a Roma, FH55 Hotels si conferma partner ideale a cui rivolgersi per l’organizzazione di un congresso ad alto valore aggiunto nelle due primarie destinazioni. Professionalità, cura dei servizi e location strategiche contraddistinguono entrambe le strutture.

Firenze, Grand Hotel Mediterraneo A Firenze il Grand Hotel Mediterraneo si trova sul Lungarno, a breve distanza da Piazzale Michelangelo, Ponte Vecchio e Piazza Santa Croce, e prevede un’offerta Mice dedicata con promozioni stagionali e pacchetti tailor-made. Grazie alla sua posizione strategica, facilmente raggiungibile dall’uscita Firenze Sud dell’Autostrada A1, l’hotel garantisce grande comodità per gli ospiti in arrivo sia in auto che in treno. Inoltre, il parcheggio coperto e custodito rappresenta un ulteriore valore aggiunto. Il Globo è il centro congressi dell’hotel e conta su spazi moderni e funzionali, illuminati da luce naturale e dotati di tecnologie all’avanguardia. Le sale meeting modulari sono quindici e comprendono anche soluzioni per convegni dai grandi numeri: il Salone dei Continenti (320 mq) e Salone degli Oceani (220 mq). Gli ambienti si possono comodamente suddividere per ospitare gruppi più piccoli.

L’hotel dispone anche di ampia ricettività con 327 camere, e ogni servizio è svolto con un’attenzione particolare alla sostenibilità ambientale, valore sempre più ricercato anche nel mondo dei convegni medici. Ogni occasione di lavoro può essere abbinata a una ristorazione personalizzata con menù su misura ed attenti alle specifiche esigenze alimentari degli ospiti.

Roma, Grand Hotel Palatino

La posizione strategica è tra gli asset anche della struttura romana del gruppo, il Grand Hotel Palatino: situato a pochi passi dalla fermata della metropolitana Cavour, permette di raggiungere con una breve passeggiata il Colosseo e i Fori Imperiali e si trova a una decina di minuti a piedi dalla Stazione Termini. Accessibilità, disponibilità di mezzi pubblici e vicinanza ai principali siti storici permettono agli ospiti di vivere la città con comodità.

Le quattro sale meeting possono accogliere fino a 200 partecipanti in spazi moderni e flessibili in base alle esigenze. Le tecnologie avanzate sono uno dei tasselli indispensabili e integrano un servizio dedicato in cui gli ospiti vengono costantemente seguiti con grande professionalità. L’hotel offre camere in parte rinnovate nel 2024 e un’esperienza culinaria su misura e di alta qualità, confermata anche dal premio “Cucina

Italiana per Roma Capitale”, assegnato allo chef del ristorante interno. La proposta food and beverage si può declinare dal coffee break al business lunch alla cena di gala in base ai desiderata degli organizzatori.

FH55 GRAND HOTEL MEDITERRANEO

Brand di appartenenza: FH55 Hotels

Numero di camere: 327

Numero max meeting room: 15

Capienza meeting room principale (pax): 290

Superficie meeting room principale (mq): 320

Superficie area espositiva (mq): 350

Aeroporto più vicino: Firenze - FLR (10 km)

Indirizzo: Lungarno del Tempio, 44 50121 - Firenze Contatti: tel. 055 660241 events.fi @fhhotels55.com www.fhhotelgroup.it

Persone di riferimento:

Alessio Maggi (Hotel Manager), Cristina Perconte (Congress & Events Dept Manager), Fabiola Menchetti (Dosm)

FH55

GRAND HOTEL PALATINO

Brand di appartenenza: FH55 Hotels

Numero di camere: 157

Numero max meeting room: 4

Capienza meeting room principale (pax): 200

Superficie meeting room principale (mq): 295

Superficie area espositiva (mq): 200

Aeroporti vicini: Roma - FCO (31 km), Roma - CIA (14,50 km)

Indirizzo: Via Cavour, 213 M - 00184 - Roma

Contatti: tel. 06 4814927 mice.rm@fhhotels55.com www.fhhotelgroup.it

Persone di riferimento:

Domenico Muratore (Hotel Manager)

Rodrigo Vallejo Pascual (Congress & Event Dept) Fabiola Menchetti (Dosm )

Firenze – www.fhhotelgroup.it

FH55 Grand Hotel Mediterraneo

ILungarno del Tempio, 44 50121 Firenze Tel. 055 660241 mice.fi@fhotels55.com www.fhhotelgroup.it

l Grand Hotel Mediterraneo si trova sulle rive dell’Arno, in posizione incantevole e tranquilla, a pochi passi da Piazza Santa Croce e dal centro di Firenze. L’albergo gode di una bellissima vista panoramica sul fiume, sulle colline e sui principali monumenti del Rinascimento. È il luogo ideale per soggiorni di vacanza e di lavoro. Il Centro Congressi “Globo”, dotato di tutte le nuove tecnologie, offre un’ampia gamma di sale

Contatti: Cristina Perconte, Congress & Event Dept Manager events.fi@fhotels55.com

Apertura: tutto l’anno

riunioni tutte con luce naturale. La sala principale può ospitare un massimo di 300 persone, è modulabile e si aggiunge alla disponibilità di altre sale più piccole che possono ospitare da 12 a 200 persone. Con i suoi ampi spazi, il Grand Hotel Mediterraneo può ospitare congressi, meeting, mostre, lanci di prodotto, accompagnando tutto ciò con servizi di ristorazione di alta qualità.

Un evento di successo ha bisogno di spazi all’altezza.

Nel centro di Pisa, in piazza Vittorio Emanuele II, vicino alla stazione ferroviaria e all’aeroporto, a due passi dal centro storico e Piazza dei Miracoli.

Il MACC Meeting Art Craft Center rappresenta una struttura unica per qualità e completezza di spazi e attrezzature. Meeting, esposizioni, corsi, seminari formativi, convegni, conferenze trovano il loro ambiente ideale nelle sale 450 persone e dotate di strumentazioni all’avanguardia.

Su richiesta, servizi turistici personalizzati per partecipanti e accompagnatori.

Stazione di Pisa Centrale www.trenitalia.com

Info: https://macc.pisa.it/ info@macc.pisa.it 050.512220/280

Aeroporto Galilei www.pisa-airport.com Servizio shuttle Pisa Mover http://pisa-mover.com

Per informazioni turistiche: www.terredipisa.it

Autostrada A12 e A11 e Supestrada SGC FI-PI-LI: uscita Pisa Centro

PParcheggio custodito in Piazza Vittorio Emanuelle II www.sabait.it

Parcheggi in citta www.pisamo.it

Procchio, Marciana (Li) – www.desireehotel.it

Hotel Désirée

L’

★★★★

Località Spartaia

57030 Procchio, Marciana (Li) Tel. 0565 907311 info@desireehotel.it www.desireehotel.it

Hotel Désirée unisce funzionalità degli ambienti, efficienze dello staff e contesto paradisiaco proponendosi come perfetta location per eventi sull’Isola d’Elba. Grazie alla sua particolare ubicazione l’Hotel Désirée si trova avvolto in un ambiente di estrema bellezza e di rara quiete in cui organizzare meeting ed eventi business realmente stimolanti. Immersa nel giardino dell’Hotel Désirée, La Sala degli Ulivi è la zona

Contatti: Michela Mazzei, General Manager michela.mazzei@desireehotel.it

Apertura: da Maggio ad Ottobre

meeting di 127 mq e capienza di 150 posti che accoglierà i partecipanti in una dimensione di rilassante predisposizione al lavoro. La Sala degli Ulivi si presenta come una struttura flessibile e funzionale che si presta ad essere allestita per molteplici usi: dai meeting aziendali alle conferenze, dalle riunioni di lavoro alle presentazioni di prodotti, dalle cerimonie di premiazione alle celebrazioni di eventi privati.

LOCATION PERFETTA PER:

MEETING AZIENDALI CONFERENZE

COMPLEANNI

EVENTI PRIVATI

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San Giuliano Terme (Pi) – www.palatodisco.it

Pala Todisco

SVia di Palazzetto, 11 56017 San Giuliano Terme (Pi) Tel. 050 8061382 info@palatodisco.it www.palatodisco.it

ituato nel cuore della Toscana, a pochi minuti dal centro di Pisa e immerso nella tranquillità del verde, Pala Todisco è la scelta ideale per congressi, meeting aziendali, fiere, serate di gala spettacoli e lanci di prodotto. Grazie alla sua struttura moderna e polivalente, offre ambienti versatili e dotazioni tecnologiche avanzate, garantendo un’esperienza impeccabile per ogni tipologia di evento. Pala Todisco è la cornice perfetta per trasformare l’evento in un successo, con allestimenti su misura, catering personalizzabili, parcheggi riservati, supporto organizzativo costante.

Contatti: Manuela Arrighi, Responsabile commerciale commerciale@palatodisco.it

Daniele Filippi, Responsabile Tecnico tecnico@palatodisco.it

Apertura: tutto l’anno

Firenze – www.maggiofiorentino.com

Teatro del Maggio Musicale Fiorentino

IPiazzale Vittorio Gui, 1 50144 Firenze Tel. 055 2779276 www.maggiofiorentino.com

l Teatro del Maggio Musicale Fiorentino deve il suo nome al prestigioso Festival del Maggio Musicale, il più antico in Italia, primato che in Europa condivide con quelli di Salisburgo e Bayreuth. Fondato - dopo la nascita della Stabile Orchestrale Fiorentina del 1928 che presto divenne una delle orchestre più importanti di Europa - nel 1933 a Firenze, acquisisce subito una forte e importante vocazione internazionale. Il Festival si afferma prestissimo come un centro nevralgico di divulgazione della grande

Contatti: Maria Cristina Schiavone, Coordinatrice Eventi e Cerimoniale m.schiavone@maggiofiorentino.com

Apertura: tutto l’anno

cultura musicale europea indicando, proponendo e poi anche affermando vie nuove e inedite, nel repertorio così come nelle composizioni contemporanee, di una visione generale di fare spettacolo coinvolgendo in modo interdisciplinare tutte le arti performative. Il Festival del Maggio, quindi, diventa un punto di riferimento per i massimi nomi dello spettacolo musicale, direttori d’orchestra, registi, artisti di primissima importanza che si avvicendano da decenni sul palcoscenico fiorentino di quello che fu

il glorioso Teatro Comunale prima e, adesso, del Teatro del Maggio attuale, inaugurato nel 2014, che appunto ne ha adottato il nome emblematico e ne continua a conservare e perpetrare il prestigio tra il Festival stesso, nel periodo primaverile e di prima estate, e le stagioni operistiche, sinfoniche, concertistiche distribuite nel corso dell’anno. Dotato della Sala Grande da 1.900 posti e del nuovo Auditorium Zubin Mehta da oltre 900 postiinaugurato a dicembre 2021 - oltre ai maestosi spazi del Foyer, della Cavea esterna da 2.200 posti e ulteriori sale meeting, rappresenta una location prestigiosa e funzionale per tutti i più importanti eventi congressuali, associativi e aziendali. Oltre alle due grandi sale al chiuso e allo spazio all’aperto, il Maggio Fiorentino è in grado di offrire una molteplicità di altri ambienti come la sala prove dell’Orchestra (386 mq), la sala prove del Coro, la sala di prove di regìa (400 mq), la sala ballo (370 mq), e nu-

merosi altri spazi e salette, dalle più diverse superfici, oltre alla nuova corte esterna, ai grandi foyer di platea (1.600 mq) e foyer di galleria (565 mq e dotato di schermo per proiezione, amplificazione banco regìa), della sala grande, il foyer della sala Mehta e le enormi terrazze al piano della Cavea. A tutto questo si aggiunge anche l’immenso palcoscenico della sala Grande, che non ha paragoni per estensione in tutta Europa ed è tra i più nuovi e avanzati tecnologicamente a livello internazionale.

BV Grand Hotel Assisi

SVia Giovanni Renzi, 2 06081 Assisi (Pg) Tel. 075 81501 - 338 9382984 mice@bvhotels.it www.bvgrandhotelassisi.com

ituato in una posizione incantevole, il BV Grand Hotel Assisi è circondato dagli ulivi e dal verde delle colline circostanti, immerso nella tranquillità e nella bellezza naturale del paesaggio. Questo luogo offre un’ospitalità impeccabile fatta di profumi e sapori unici della regione, garantendo al contempo, un soggiorno impeccabile che presta attenzione ad ogni dettaglio. Gli ospiti che hanno il piacere di alloggiare in questo angolo di paradiso, dove natura, arte e cultura si fondono armoniosamente, vivranno un’esperienza unica, caratterizzata da momenti esclusivi di relax. All’interno del BV Grand Hotel Assisi, gli elementi vitali della città vengono rispettosamente esaltati: dalla pietra rosa dell’edificio esterno, agli ulivi, dai soffitti in legno agli affreschi della Basilica di San Francesco, fino al ferro battuto che impreziosisce gli interni. Artigiani e desi-

Contatti: Gianni Gulli, General Manager gianni.gulli@bvhotels.it

Apertura: tutto l’anno

gner di talento, infatti, hanno contribuito a riportare in vita pezzi autentici d’arredamento risalenti al XIII secolo, come il suggestivo pozzo in pietra e l’antico ulivo, che testimonia la storia con i suoi quattrocento anni di vita. Un’atmosfera senza tempo pervade questo luogo straordinario, adatto ad ospitare qualsiasi tipo di evento grazie ad un ampio auditorium completamente attrezzato con le ultime tecnologie.

Perugia – www.hotelgio-perugiacentrocongressi.it

Hotel Giò Wine e Jazz Area Perugia Congressi

A★★★★

Via R. D’Andreotto, 19 06124 Perugia Tel. 075 5731100 direzione@perugiacentrocongressi.it www.hotelgio-perugiacentrocongressi.it

mpia capacità di accomodation e grandi spazi congressuali versatili e originali sono i plus di questa struttura umbra capace di esaudire appieno le richieste dell’utenza più esigente con una “nota” in più. Punto di riferimento per il mondo dei congressi e degli eventi in tutto il Centro Italia, struttura polivalente, tra le più ampie e complete della regione: così si presenta Hotel Giò - Perugia Centro Congressi. Può contare su 202 camere, dedicate al mondo della musica jazz e a quello del vino, vestite di un look inedito che le

Contatti: Paolo Fiandrini, Congress Centre Manager direzione@perugiacentrocongressi.it

Maria Giovanna Masetti, General Manager direzione@hotelgio.it

Apertura: tutto l’anno

rende uniche. Sono ampi e modulabili gli spazi del centro congressi, che vanta aree per esposizione fino a duemila metri quadrati e ben 26 sale in totale, perfettamente equipaggiate con un ventaglio completo di attrezzature tecnologiche oltre che cablate in rete tra di loro. Gli spazi comuni e le sale omaggiano il jazz, prendendo il proprio nome da grandi musicisti o dagli strumenti musicali: ecco quindi la Guitar Room, con capacità fino a venti posti, Sax Area e Trumpet Area, entrambe modulabili o utilizzabili come spazio espositi-

vo e l’Auditorium Town Hall, che può accogliere fino a 700 persone, ed è divisibile in 350 posti, sfruttando la prima parte come area espositiva.

Il Ristorante Enoteca Giò Arte e Vini (sede, tra l’altro, dell’Associazione Cuochi Umbri Slow Food e dell’A.I.S. Regionale) che propone piatti della tradizione uniti a un’importante carta dei vini, si presenta come sede originale e dal forte appeal per cene e pranzi riservati alla clientela: nella Jazz Area, la Sala New Orleans forte dei suoi ampi spazi personalizzabili può

accogliere fino a 520 persone, mentre la Wine Area è l’ideale per ospitare proposte alla carta per piccoli meeting riservati. Il servizio di personal assistance è inoltre a disposizione a supporto di ogni tipo di evento congressuale, accompagnandolo dalla programmazione alla sua conclusione. L’offerta business si completa con un grande parcheggio esterno, due hall con spazi appositamente studiati per incontri informali, living bar per aperitivi, coffee break e confortevoli angoli di lavoro e lettura.

dimora storica contemporanea

L’Umbria conserva intatto il fascino della natura, delle arti e delle tradizioni.

Gubbio, nel cuore dell’Umbria, rappresenta un candido gioiello incastonato nel verde, le sue architetture sono tra le testimonianze

In questa cornice vi accoglie il Park Hotel Ai Cappuccini, dimora ideale di un’antica, nuovissima ospitalità, offrendovi spazi esclusivi e servizi eccellenti per convegni e incentives di sicuro successo.

Gubbio (Pg) – www.parkhotelaicappuccini.it

Park Hotel ai Cappuccini

QVia Tifernate

06024 Gubbio (Pg) Tel. 075 9234

info@parkhotelaicappuccini.it www.parkhotelaicappuccini.it

uiete e concentrazione, due ingredienti indispensabili per un congresso. Se poi la meta è Gubbio e la location il Park Hotel ai Cappuccini la quadratura del cerchio è garantita: la struttura si trova infatti in un contesto particolarmente silenzioso e appartato, nonostante la vicinanza al centro storico medievale della celebre località. Tanto gli spazi comuni quanto le 92 camere, di varia tipologia comprese alcune suite e junior suite, sono il frutto di una ristrutturazione sapiente degli antichi ambienti, la cui sobrietà continua a permeare l’atmosfera, in modo elegante e allo stesso tempo accogliente. Le sale a disposizione sono 12, con una capacità da sei a 400 persone: dalla sala Capogrossi, 180 mq, la più esclusiva, che prende il nome dall’artista che ha realizzato gli affreschi, alla suggestiva Sala delle Tavole Eugubine, 110 mq di superficie con un soffitto a volte in mattoni, alle più moderne Sala Europa (modulabile fino a 400

Contatti:

Attilio Bonifazi, Marketing Manager info@parkhotelaicappuccini.it

Apertura: tutto l’anno

posti e dotata di segreteria attrezzata) e Verette (51 mq, fino a 20 posti), cui si aggiungono quattro sale di dimensioni più contenute ideali per sotto-commissioni o riunioni riservate. Per pranzi e cene, l’hotel mette a disposizione varie soluzioni con spazi da 70 a 500 persone, dove la buona tavola diventa un fattore determinante per il successo degli eventi congressuali. La grande piazza che si apre sul fronte sud dell’hotel diventa, nella bella stagione, il luogo ideale per eventi conviviali. A completare il tutto un grande parco con alberi secolari e un oliveto per bellissime passeggiate o attività all’aria aperta.

Centro Convegni Colle del Paradiso

IPiazza San Francesco, 2 06081 Assisi (Pg) Tel. 075 8190135 - 075 812238 accoglienza@sanfrancesco.org www.colledelparadiso.it

l Centro Convegni Colle del Paradiso è una location unica al mondo, situata all’interno del complesso della Basilica di San Francesco in Assisi. Il centro è una struttura polifunzionale e flessibile in grado di ospitare meeting, convegni, corsi di formazione, proiezioni multimediali, conferenze, mostre, cene di gala, servizi catering e molto altro. Posto al di sotto del sagrato e della Piazza della chiesa inferiore, si compone di tre diverse sale polifunzionali tutte dotate di servizi audiovisivi di ultima generazione, che ben si adattano alle esigenze del piccolo meeting e del grande evento, con una capienza fino a 350 posti a platea, per un totale di oltre 1800 mq di superficie. All’esterno il patio, che prende il nome di Giardino del Maestro di San Francesco, offre una splendida vista sulla valle spoletana, perfetta in occasione di eventi e momenti conviviali con disponibilità di servizio catering e tensostruttura cristal. Tutti gli spazi sono completamente accessibili a persone con

Contatti: Luisa Benevieri, Coordinatrice Centro Convegni

Greta Pellicciotta e Anna Maria Nampli, Organizzazione eventi accoglienza@sanfrancesco.org

Apertura: tutto l’anno

disabilità grazie a un ascensore che collega tutte le sale. Completano la proposta del Colle del Paradiso la Sala Stampa (situata sul piano stradale tra la Piazza inferiore e quella superiore), la Sala della Pace e altre due aule polifunzionali - Frate Focu e Sora Acqua - (queste ultime poste all’interno del complesso del Sacro Convento). Colle del Paradiso è – sin dal Medioevo – il nome del poggio su cui sorge il complesso della Basilica francescana.

Serena Majestic Hotel Residence

SViale Carlo Maresca, 12 65015 Montesilvano (Ps) Tel. 085 8369700 mice@bluserena.it www.bluserena.it

ito in centro Italia, a solo 200 km da Roma, il Serena Majestic Hotel Residence, rinnovato nel 2024 con un nuovo design, è la location ideale per l’organizzazione di eventi, congressi e meeting di successo. A soli 2 km dal casello autostradale e a pochi km da stazioni ferroviarie e dall’aeroporto di Pescara, il Serena Majestic offre un servizio di alta qualità, grazie a una ricchissima offerta di spazi e servizi personalizzabili, al personale specializzato e dedicato a ciascun evento e a un’esperienza maturata nei diversi meeting, congressi e incentive organizzati ogni anno. La struttura congressuale vanta 2.683 mq di spazi interni da adibire ad aree espositive, che permettono di articolare e personalizzare i vostri Meeting, Incentive, Convention. Offre una grande sala plenaria con luce naturale da 700 posti e 10 sale meeting di varie dimensioni, oltre

Contatti: Ufficio Groups & MICE mice@bluserena.it

Apertura: da maggio a ottobre

ad ampi spazi per le esposizioni, tutti modulabili e flessibili, per rispondere a qualsiasi esigenza di allestimento. Tutte le sale dispongono di aria condizionata, illuminazione graduabile e oscuramento, collegamenti internet Wi-Fi ad alta velocità e sono attrezzabili con ogni tipo di supporto audiovisivo. Completano l’offerta 439 tra Camere e Junior Suites; 2 sale ristorante per un totale di 900 posti.

Benvenuto!

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... al servizio del vostro business

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Hotel Federico II

Via Ancona, 100 60035 Jesi (An) Tel. 0731 211079 info@hotelfederico2.it www.hotelfederico2.it

L’Hotel Federico II è immerso in un parco privato di 22.000 mq a soli 8 km dall’aeroporto di Ancona

Falconara e a quindici minuti dal mare. L’hotel è dotato di eliporto, ampio parcheggio con oltre 400 posti auto e un modernissimo centro congressi composto da 10 sale da

Contatti: Mauricio Dan, Direttore Commerciale mauricio@hotelfederico2.it

Antonella Carloni, Responsabile Commerciale commerciale@hotelfederico2.it

Apertura: tutto l’anno

10 a 600 posti per una capienza complessiva di 1000 unità. Il recentissimo ristorante “La Rotonda” propone menù legati alla tradizione e rivisitati con fantasia; menù bilanciati e raffinati appositamente studiati per una piacevole pausa. Le camere ampie e modernamente arredate sono dotate di ogni confort quali: aria condizionata, TV satellitare, connessione internet wireless gratuita, frigobar, cassaforte.

Al mattino gli ospiti potranno gustare di un ricco buffet colazioni con specialità fatte in casa ed inoltre un corner dedicato ai prodotti per celiaci. La sera il raffinato American Bar propone aperitivi, cocktail e serate con intrattenimento musicale, una piccola e gustosa ristorazione dalle 8 alle 24, nel periodo estivo anche all’aperto nel nostro giardino.

LAZIO

Roma – www.4lcollection.com

4L Collection Hotels

A disposizione del mondo congressuale, l’offerta di un bouquet di strutture alberghiere situate in location strategiche della Capitale e dotate di spazi ampi e versatili, tecnologia all’avanguardia e assistenza continua e specializzata

Accoglienza, location strategiche, tecnologia e assistenza a 360 gradi sono gli elementi caratterizzanti degli hotel firmati 4L Collection Hotels, che rendono il gruppo alberghiero con un’importante storia radicata sul territorio capitolino il punto di riferimento ideale per l’organizzazione di un convegno a Roma. Una proposta di strutture moderne, versatili, distribuite sia all’Eur - la “city” di Roma, il quartiere del business e il volto più contemporaneo della città - sia nel centro storico della Capitale, dando così occasione agli ospiti di vivere appieno anche le bellezze senza eguali della città eterna. All’ampia ricettività si affiancano i numerosi servizi: dal concierge alla ristorazione di livello, alla gamma di spazi congressuali all’avanguardia, tutto con un punto in comune: l’assistenza

HOTEL CRISTOFORO COLOMO

Brand di appartenenza: 4L Collection Hotels

Numero di camere: 323

Numero max meeting room: 10

Capienza meeting room principale (pax): 550

Superficie meeting room principale (mq): 550

Superficie area espositiva (mq): 550

Aeroporto più vicino: Roma - Fiumicino (25 km)

Indirizzo: Via Cristoforo Colombo, 710 00144 - Roma

Contatti: tel. 06 5921901 hotelcolomboroma@4lcollection.com

HOTEL AMERICAN PALACE EUR

Brand di appartenenza: 4L Collection Hotels

Numero di camere: 196

Numero max meeting room: 2

Capienza meeting room principale (pax): 170

Superficie meeting room principale (mq): 182

Superficie area espositiva (mq): 182

Aeroporto più vicino: Roma - Fiumicino (24 km)

Indirizzo: Via Laurentina, 554 - 00143 - Roma

Contatti: tel. Tel: +39 06 5921901

americanpalace@4lcollection.com

Persona di riferimento: Sara Risina (Sales Mice Manager)

24 ore su 24, elemento imprescindibile per il settore medico-scientifico, di cui il personale delle strutture 4L Collection Hotels conosce alla perfezione necessità e richieste specifiche. Allo stesso tempo, gli organizzatori avranno a disposizione un impianto tecnologico con regia interna, tra cui spicca il grande ledwall nativo di ultima generazione da 9 metri, presente nel centro congressi Symposium presso l’Hotel Cristoforo Colombo, all’Eur. «Organizzare un congresso medico-scientifico significa creare un’esperienza impeccabile dove ogni dettaglio conta» spiega Stefania Catozzi, Direttore Sales & Marketing del gruppo 4L Collection Hotels. «Sappiamo quanto siano fondamentali precisione, affidabilità e comfort per chi opera in questo settore. Per questo, offriamo non solo strutture strategiche e tecnologia all’avanguardia, ma soprattutto un team dedicato che ascolta, comprende e realizza eventi su misura con cura e passione. Organizzare un convegno per noi significa garantire un’esperienza di alta professionalità, in cui ogni elemento è seguito e realizzato con attenzione» conclude Stefania Catozzi. Espressione dell’imprenditorialità e della competenza alberghiera della famiglia Lazzarini, il brand 4L Collection Hotels ha saputo evolversi nel tempo puntando su personalizzazione e innovazione, senza trascurare l’attenzione per il valore umano che l’ha contraddistinto fin dalle origini. Così, il suo progetto di ospitalità incontra perfettamente anche le esigenze del mondo congressuale, cui rivolge supporto su misura, location importanti, cura del dettaglio, dal service al catering, a cominciare dalle strutture maggiormente pensate in ottica MICE: Hotel American Palace Eur, Hotel Cristoforo Colombo, Hotel Orazio Palace, Hotel degli Aranci.

Best Western Plus Hotel Universo

Apertura: tutto l’anno Roma – www.hoteluniverso.com

IVia Principe Amedeo, 5/B 00185 Roma Tel. 06 476811 mice@lvrh.it www.hoteluniverso.com

l Best Western Plus Universo è un hotel a 4 stelle, situato a due passi dalla Stazione Termini e dal Teatro dell’Opera. L’hotel dispone di 197 camere caratterizzate da un alto livello di qualità e comfort e di un moderno Centro Congressi che offre 10 sale meeting, per una capienza totale di 700 partecipanti. Ledwall e le più moderne tecnologie ed attrezzature disponibili per la

Contatti: Oksana Vasylieva, MICE Sales Executive mice@lvrh.it

realizzazione di convention, conferenze, workshop ed eventi su misura in presenza e digitali. Wi-FI gratuito e banda dedicata in fibra ottica privata e personalizzabile su richiesta. Sono presenti servizi plus come un’area wellness, il Rooftop e il ristorante Four Seasons, entrambi con possibilità di essere riservati in esclusiva per aperitivi o cene aziendali.

Best Western Premier Hotel Royal Santina

IVia Marsala, 22 00185 Roma Tel. 06 06 448751

Contatti: Arianna Gregori, Meeting & Events Specialist marketing@rgrhotels.it

Apertura: tutto l’anno

www.hotelroyalsantina.com www.linkedin.com/company/bestwesternpremier-hotelroyalsantina/

l Best Western Premier Hotel Royal Santina è un hotel dalla posizione logistica unica, a 100 metri dalla Stazione di Roma Termini, a pochi minuti dalle principali attrazioni turistiche e con un ampio parcheggio adiacente. Dispone di 118 camere dal design moderno e offre servizi plus ai clienti come sistema di cromoterapia in camera, il ristorante & lounge bar “The White”, l’area Fitness e le stazioni di ricarica per auto elettriche. L’hotel dispone di un centro

congressi con 5 sale meeting in grado di ospitare fino ad un totale di 200 partecipanti. Gli spazi eventi consentono diversi set-up e prevedono foyer, desk di segreteria ed un circuito video di digital signage. La sala plenaria, dotata di luce naturale, è l’ideale per conferenze o convention aziendali, dispone delle più moderne attrezzature audio/ video e offre un ledwall di nuova generazione, con qualità dell’immagine in ultra-high definition (UHD).

BV Oly Hotel

NVia Santuario Regina degli Apostoli, 36 00145 Roma Tel. 06 594441 - 338 9382984 mice@bvhotels.it www.bvolyhotel.com

el cuore del quartiere San Paolo & Ostiense/Eur, a pochi passi da attrazioni come il Colosseo, il Circo Massimo, il centro congressi La Nuvola, il Palalottomatica e il complesso sportivo delle Tre Fontane, sorge il BV Oly Hotel. Questa struttura moderna, con 98 camere e 5 Junior-suite si trova a soli 23 km dall’aeroporto internazionale di Fiumicino e dalla Nuova Fiera di Roma. Posizionato in un luogo strategico, risulta facilmente raggiungibile grazie al servizio di trasferimento dedicato da/per le fermate “San Paolo” e “Marconi” della metropolitana Linea B, ideale per agevolare check-in/check-out. Con

Contatti: Gianni Gulli, General Manager gianni.gulli@bvhotels.it

Apertura: tutto l’anno

spazi multifunzionali e un Centro Congressi completamente rinnovato nel 2018, che si estende su una superficie di 1000mq e comprende 6 sale meeting dotate di attrezzature audio/video all’avanguardia e connessione Wi-Fi, l’Oly Hotel offre anche un accogliente foyer, desk per registrazioni e segreteria e uno splendido lounge bar. A completare l’Auditorium, disposto come un anfiteatro con 210 poltrone dotate di tavolini ribaltabili ed equipaggiato con una cabina di regia e servizio di traduzione simultanea; insieme ad una cucina completamente attrezzata per i corsi e un vasto parcheggio esterno gratuito.

Roma – www.marriott.com

Courtyard by Marriott Rome Central Park

IVia Giuseppe Moscati, 7 00168 Roma

Tel. 06 355741 06 35574852 Fax 06 3017932

info@hotelcentralparkroma.com

sales@hotelcentralparkroma.com www.marriott.com

l Courtyard by Marriott Rome Central Park si trova a pochi passi dall’Università del Sacro Cuore e dal Policlinico Gemelli, a soli 10/15 minuti di auto dallo Stadio Olimpico e dalla città del Vaticano. L’hotel è facilmente raggiungibile anche con i mezzi pubblici grazie alla vicina stazione ferroviaria Gemelli. La struttura offre 162 camere con ampi balconi, molte delle quali godono di una vista panoramica sulla città

Contatti: Simona Ferro, Sales and Marketing Director simona.ferro@hotelcentralparkroma.com

Sara Gasbarri, Events Manager sara.gasbarri@hotelcentralparkroma.com

Apertura: tutto l’anno

e sulla cupola di San Pietro. Il centro congressi dispone di parcheggio, entrata indipendente e foyer su cui si affacciano 11 sale meeting, modulari e con luce naturale. La capienza massima della sala plenaria è di 300 ospiti. Ogni sala include tecnologia di ultima generazione, due Led Wall di 16 e 12 mq e segnaletica digitale. Il Ristorante Moscati propone specialità mediterranee e piatti della cucina romana a Km. 0.

Ampie terrazze vetrate e climatizzate rappresentano uno spazio poliedrico, utilizzabile tutto l’anno e ideale per organizzare eventi di ogni tipo. Completano la proposta: centro Fitness di 1000 mq, parrucchiere con centro estetico, gift shop, Atm, garage e parcheggio. L’Hotel ha implementato un sistema di purificazione dell’aria in continuum che garantisce la completa sanificazione da virus e batteri.

Il Courtyard ha ricevuto il certificato GREEN KEY per il turismo sostenibile a luglio 2024.

Crowne Plaza Rome - St. Peter’s

I★★★★ S

Via Aurelia Antica, 415 00165 Roma Tel. 06 66420 - Fax 06 6637190 crowneplaza@hotel-invest.com www.crowneplaza.com/rome-stpeters

l Crowne Plaza Rome - St. Peter’s, albergo 4 stelle Superior, è situato in una bellissima zona residenziale immersa nel verde di Via Aurelia Antica, a pochi metri dal parco di Villa Doria Pamphili, a 3 km dalla Città del Vaticano e 4 km dal centro storico di Roma.

Le 307 camere Standard, Premium e Suite sono spaziose e accoglienti, pensate per soddisfare le esigenze di chi viaggia per lavoro o per piacere.

Per un ottimo risveglio, il ristorante Le Jardin d’Hiver serve tut-

Contatti: Guendalina Scavia

Director of Sales & Marketing scavia@hotel-invest.com

Maria Teresa Luti

Meetings & Groups Supervisor stpeters@hotel-invest.com

Apertura: tutto l’anno

te le mattine una ricca colazione americana a buffet. Per gli amanti della buona cucina, il Ristorante Papillon, aperto tutto il giorno, propone i migliori piatti della tradizione italiana. Per chi cerca il luogo ideale per riunioni di lavoro l’hotel offre un moderno centro congressi con plenaria fino a 500 posti con WiFi e parcheggio gratuiti.

È disponibile un servizio navetta a pagamento da/per Fiumicino e da/per il centro città, ad orari prestabiliti. Prenotazione anticipata richiesta.

DoubleTree by Hilton Rome Monti

DPiazza dell’Esquilino, 1 00185 Roma Tel. 041 5321630 romemonti_events@hilton.com www.romemonti.doubletreebyhilton.com

oubleTree by Hilton Rome Monti vanta una posizione centrale strategica, il fascino di Roma con tutti i punti di interesse culturali e storici a due passi. L’hotel, completamente ristrutturato, dista 5 minuti a piedi dalla stazione ferroviaria di Roma Termini e si trova a 30 km dall’aeroporto di Fiumicino.DoubleTree by Hilton Rome Monti offre uno spazio meeting comprensivo di 3 sale meeting modulari, tutte con luce naturale, perfette per piccoli o medi eventi e capaci di offrire la flessibilità di cui l’Ospite ha bisogno. La Sala più grande rappresenta lo spazio meeting principale dell’Hotel, in grado di ospi-

Contatti: Alessia Consiglio - Event Manager romemonti_events@hilton.com

Apertura: tutto l’anno

tare fino a 60 persone, è la location ideale per riunioni di lavoro ed eventi. Il nostro team altamente qualificato sarà con voi ad ogni passo, al fine di garantire il vostro evento di successo. Le camere Guest Room, funzionali e luminose, sono caratterizzate da un design nuovo ed elegante. Il ristorante interno, situato al piano terra e di fronte a Piazza dell’Esquilino, offre una cucina locale e internazionale. Al piano terra è disponibile MiT, un Caffè e Bar aperto tutto il giorno. Mun, lo Sky Bar and Terrace all’8° piano, è il luogo perfetto per rilassarsi e concludere la serata.

Roma – www.hotelriparoma.com

Hotel Ripa Roma

SVia degli Orti di Trastevere, 3 00153 Roma Tel. 06 58611 events@hotelriparoma.com www.hotelriparoma.com

ituato in uno dei più antichi e caratteristici quartieri di Roma, Trastevere, l’Hotel Ripa Roma si contraddistingue per il suo design moderno ed innovativo da una bellezza non convenzionale. Una struttura in continua evoluzione che con le sue 203 camere, ampie e spaziose, riconferma un design che non sa rinunciare al comfort e alla necessità degli spazi. Inserito in una cornice unica, il centro meeting ed eventi dell’Hotel Ripa Roma, è un insieme di efficien-

Contatti: Tiziana Alberati, Direttore Sales & Marketing talberati@hotelriparoma.com

Apertura: tutto l’anno

za e armonia che si adatta alle diverse esigenze grazie ad ambienti flessibili e all’utilizzo di tecnologie innovative. Una location dal design contemporaneo che si conferma spazio polifunzionale capace di ospitare meeting aziendali, lanci di prodotti, feste private, e lanci di automobili. A rendere tutto ancora più unico il nostro ristorante Ripa Place, ambiente accogliente e ideale per ogni momento della giornata.

Hotel Villa Pamphili

Apertura: tutto l’anno Roma

Via della Nocetta, 105 00164 Roma Tel. 331 6249330 www.pamphiliconferencecenter.com

L’Hotel Villa Pamphili Roma, situato accanto all’omonimo parco, sorge in un’area protetta e verdeggiante di Roma, un ambiente riservato e professionale perfetto per congressi e grandi eventi. Il Pamphili Conference Center dispone di sale meeting modulabili, eleganti e multifunzionali, capaci di ospitare eventi con capacità complessiva in plenaria di 460 per-

Contatti: Carolina Di Pangrazio, Sales Manager carolina.dipangrazio@ariesgroup.it

sone. Ogni dettaglio è curato per garantire un’esperienza impeccabile, con particolare attenzione alla logistica e alla personalizzazione degli spazi in base ad esigenze specifiche. La cura dei dettagli, la cucina eccellente, la tecnologia avanzata e uno staff altamente qualificato sono gli ingredienti per il successo degli eventi firmati Villa Pamphili.

Roma – www.mercureromawest.com

Mercure Eur Roma West

PVia Eroi di Cefalonia, 301 00128 Roma Tel. 06 50834111 info@mercureromawest.com www.mercureromawest.com

osizionato strategicamente nei pressi della zona Eur di Roma, vicino al nuovo Centro Fieristico, al Palalottomatica e ai 2 Aeroporti.

Distanza dal centro città: 30 minuti con auto. 240 camere e suite spaziose e moderne, attrezzate con ogni comfort e le più moderne tecnologie. Moderno e funzionale Business Centre con capacità massimo di 800 persone, 2000 mq., 15 sale meeting attrezzate con le più moderne tecnologie e connessione wi-fi. Sala Gym. Parcheggio auto. Ristorante

Contatti: Giulia Pitorri

Meeting & Congress Coordinator congress@mercureromawest.com

Apertura: tutto l’anno

“Mchef Restaurant” con cucina mediterranea e capienza di 200 persone, aperto 7 giorni su 7. “Divinus” Lounge Bar, aperto 7 giorni su 7.

Lido di Ostia (Rm) – www.smyhotels.com/en/smy-aran-blu

Smy Aran Blu

QLungomare Duca degli Abruzzi, 72 00122 Lido di Ostia (Rm) Tel. 06 56340225 info.aranblu@smyhotels.com www.smyhotels.com/en/smy-aran-blu

uesto hotel 4 stelle è situato sul lungomare di Ostia, a due passi dalla piacevole passeggiata all’interno del Porto Turistico. Dispone di 68 camere tutte con balcone, e la maggior parte con splendido affaccio sul mare. Dal Roof solarium dell’hotel è possibile godere di una magnifica vista sul Porto Turistico ed è possibile organizzare aperitivi, pranzi e cene in un scenario davvero unico. L’hotel dispone di un ristorante e un bar vista mare e garage privato. La sala meeting principale, con luce naturale, affaccia direttamente sul mare e dispone di accessi dall’esterno. Può essere allestita fino a 100 persone e dispone delle attrezzature tecniche per organizzare ogni tipo di meeting. Sulla terrazza di Roof sono disponibili altre due salette per 15 persone ciascuna per organizzare incontri di lavoro più piccoli.

Contatti: Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

L’hotel è situato a soli 10 km dall’aeroporto di Fiumicino ed è particolarmente apprezzato perché sono facilmente raggiungibili i maggiori siti di interesse turistico-naturalistici come il sito archeologico di Ostia Antica, La Pineta di Castel Fusano ed il centro storico della Capitale.

The Building Hotel

PVia Montebello, 126 00185 Roma Tel. 06 99340300

info@thebuildinghotelrome.com www.thebuildinghotelrome.com

osizionato in una zona strategica nel centro della Capitale, a pochi minuti a piedi dalla Stazione Termini e adiacente alla fermata della metropolitana Castro Pretorio, l’Hotel The Building è una struttura 4 stelle, ideale per raggiungere in pochi minuti tutti i luoghi di maggior interesse di Roma. L’hotel offre ai suoi ospiti una struttura di carattere storico, ancora contraddistinta dalla conservazione di decorazioni e tratti architettonici originari, che si fonde al contempo con elemen-

Contatti: Ufficio Eventi

info@thebuildinghotelrome.com

Apertura: tutto l’anno

ti di eleganza e benessere all’interno di un ambiente all’avanguardia, concepito secondo uno stile d’arredo moderno. Gli spazi meeting sono attrezzati con le più moderne tecnologie, per ospitare eventi di qualsiasi natura, ben supportati dall’ottima cucina internazionale, servita sull’ampia terrazza ristorante o circondati dalle colonne di una ex cappella attualmente sconsacrata. Completano i servizi una piscina all’aperto e il parcheggio con ampi spazi esterni.

The Hive Hotel

Apertura: tutto l’anno Roma

IVia Torino, 6 - 00184 Roma Tel. 06 40412000 info@thehiverome.com www.blueglobehotels.com/it/the-hive/index

l The Hive, aperto nel 2018, è nel centro di Roma,a pochi metri dalla stazione Termini. Oltre a 189 camere, Spazio Wellness, una Palestra, 1.800 mt di Rooftop (open space) e sale interne dedicate alla Ristorazione, offre un Business Center dotato di 9 grandi spazi adatti a qualsiasi

Contatti: Claudio Garbo, Direttore gm@thehiverome.com

Valentina Santucci sales@thehiverome.com marketing@thehiverome.com

evento, con capienza dai 20 ad oltre i 200 posti, concepito per essere efficiente, modulare, elegante. La Sala Adalberto Libera, che può ospitare più di 200 persone, ha un’altezza di 9 metri il che la rende unica per eventi di straordinaria portata ed esigenza.

Villa Tuscolana

DVia del Tuscolo Km 1,500 00044 Frascati (Rm) Tel. 06 942900 info@villatuscolana.com www.villatuscolana.com

imora Storica alle pendici del monte Tuscolo alle porte di Roma, Villa Tuscolana è una prestigiosa cornice per Meeting, Incentive, Conferenze ed Eventi di classe e si propone come moderno centro congressi con sale riunioni da 10 a 160 posti. Possibili diversi allestimenti interni ed esterni, videoconferenze per una capienza in contemporanea fino a 400 persone. Il centro congressi dispone di entrata indipendente ed ampio parcheggio adiacente. Tutte le sale meeting, con luce naturale, offrono numerosi servizi. Sono a disposizione più desk accoglienza/segre-

Contatti: Alessandro Benazzi, Meeting & Event Manager b.alessandro@villatuscolana.com

Angelo Di Maio, Senior Sales Executive commerciale@villatuscolana.com

Apertura: tutto l’anno

teria e spazi dedicati per lo Staff. L’ampio Foyer del centro congressi è ottimo come zona expo ma anche per aperitivi e coffee break. L’hotel dispone di 92 confortevoli stanze di diversa tipologia e grandezza. Le 4 versatili e luminose sale ristorante sono ideali per pranzi di lavoro a buffet, cene servite, di gala o romantiche per festeggiare eventi e ricorrenze dal sapore unico. L’ampio gazebo, il giardino all’italiana e l’anfiteatro per servizi cocktail e buffet possono ospitare oltre 1000 invitati, con spettacolare vista Roma e immersi nel verde.

Roma – www. auditoriumantonianum.it

Auditorium Antonianum

L’Viale Manzoni, 1

00165 Roma

Tel. 06 45582593

Fax 06 45582593

info@auditoriumantonianum.it www.auditoriumantonianum.it

Auditorium Antonianum è un Centro Congressi situato nel prestigioso quartiere San Giovanni a Roma. Venue di alto profilo, a pochi minuti dalla stazione Termini offre una soluzione logistica ideale per tutti gli eventi. La sala Auditorium con i suoi 572 posti, coniuga perfettamente l’architettura storica con sistemi audiovisivi e di streaming all’avanguardia, garantendo performance ottimali dai congressi medico-scientifici alle convention aziendali.

Oltre 500 mq di spazi comuni modulabili, altre 4 sale meeting con capacità fino a 100 persone, per sessioni parallele o workshop, ampi foyer per esposizioni, stand sponsor

Contatti: segreteria@auditoriumantonianum.it francesca@auditoriumantonianum.it

Apertura: tutto l’anno

e momenti di networking. La struttura si distingue per un approccio full-service che va oltre la semplice location. Il team interno, offre un supporto completo: dalla progettazione tecnica alla gestione operativa dell’evento, includendo service audio-video professionale, personale di sala qualificato e possibilità di allestimenti personalizzati. Fra’ Gusto, il servizio di ristorazione interno, rappresenta un punto di forza distintivo.

La cucina, rigorosamente espressa e stagionale, garantisce standard qualitativi elevati con menù personalizzabili secondo specifiche esigenze.

Centro Congressi Auditorium Aurelia

PVia Aurelia, 796 00165 Roma Tel. 06 66732131 info@geacongress.it www.geacongress.it

Contatti: Gloria Calabresi, General Manager Tel. 333.4057691- g.calabresi@geacongress.it

Apertura: tutto l’anno

restigiosa location, il Centro Congressi Auditorium Aurelia a Roma in posizione ottimale per organizzare i Vostri eventi. A 2 Km dal raccordo anulare – e a una manciata dall’aeroporto di Fiumicino - e a soli dieci minuti dal centro, la location è provvista di tecnologia all’avanguardia, di ampio parcheggio ed è articolata in più spazi modulabili, incastonata in un parco con giardini curatissimi. L’Aula Magna, un anfiteatro di 266 posti dotata di strumentazioni tecniche di alto livello, tavolo relatori fino 9 pax, megaschermo, impianto di traduzione simultanea, wifi. Sullo stesso piano il foyer-spazio espositivo di 300 mq e la luminosa sala per catering fino a 300 ospiti seduti

così come una pluralità di salette di segreteria e retropalco collegate alla sala regia dell’Aula. Al primo piano vi sono la Sala “Vega” da 100 persone e la Sala “Consiliare” di dimensioni più raccolte (per 30 ospiti), concepite per meeting aziendali, corsi di formazione, assemblee e incontri del top management oltre ad uffici di completamento. Al secondo piano la Sala “Sirio” per 100 ospiti e la saletta “Cassiopea” per 20 utilizzabili per qualsiasi tipo di evento come corsi di formazione, di approfondimento e presentazioni personalizzate. Varie salette sotto-segreteria sono collocate a ogni livello della location con collegamento esterno e indipendente.

Roma – www.museoninfeo.it

Museo Ninfeo

IPiazza Vittorio Emanuele II, 78

00185 Roma

Tel. 06 48294495 museoninfeo@enpam.it www.museoninfeo.it

l Museo Ninfeo offre un’area meeting composta da cinque sale, tutte fornite di moderne tecnologie, attrezzature audiovisive e informatiche, per una capienza complessiva di 150 persone. La sala conferenze principale è impreziosita da un grande affresco a fondo rosso databile tra il 30 e il 50 d.c. e da una scala di marmo arrivata ai nostri giorni praticamente intatta, visibile attraverso pavimentazione in vetro. Il banco oratori ospita 4/5 postazioni, 3 monitor incassati sul piano d’appoggio e un podio azionabile tramite telecomando a circuito elettrico. Le poltrone della sala sono removibili così da poter disporre di circa 150 mq e consentire l’organizza-

Contatti: Federica Lattanzi, Responsabile Eventi museoninfeo@enpam.it

Apertura: tutto l’anno

zione di ricevimenti per ogni tipo di evento: incontri di lavoro, aperitivi, lunch buffet, cene aziendali, convegni, seminari, corsi di formazione, workshop. Completa il tutto un’area di circa 25 mq dotata di banconi e armadi attrezzati per il servizio catering.

La sala corsi accoglie 40 posti. Banco oratori con 3 postazioni e 2 monitor alloggiati sul piano d’appoggio. Ciascuna delle ulteriori 3 sale meeting invece prevede un tavolo riunioni di 8 posti. Grazie a pareti removibili, queste 3 sale si possono trasformare in un unico spazio con tavolo riunioni per 24 persone.

Roma – www.ristorantepiccolomondo.it

Ristorante Il Piccolo Mondo

IVia Aurora, 39

00187 Roma

Tel. 06 42016034

info@ristorantepiccolomondo.it www.ristorantepiccolomondo.it

cona della tradizione gastronomica dal 1954 Nel cuore di Roma, a due passi da Via Veneto, Il Piccolo Mondo è un luogo dove il gusto autentico si fonde con l’eleganza degli ambienti. I nostri piatti celebrano la cucina romana con ingredienti selezionati e ricette tramandate nel tempo. Dalla carbonara cremosa all’amatriciana saporita, ogni portata racconta la storia della nostra città. Proponiamo anche un ricco menù per celiaci e uno per i vegani. Il nostro ristorante è il luogo ideale per eventi privati, meeting e cene aziendali. Mettiamo a disposizione tre sale riservate, accoglienti

Contatti: Stefano Claudio Ajelli, Proprietario Fabio America, Manager info@ristorantepiccolomondo.it

Apertura: tutto l’anno

e modulabili, perfette per congressi e riunioni, con WiFi gratuito e impianto audio-video. Possiamo ospitare fino a 90 persone e garantiamo la massima riservatezza grazie alla possibilità di separare gli ambienti. Oltre agli spazi interni, offriamo un ampio dehor, ideale per pranzi e cene all’aperto, con una capacità di circa 70 posti. Un angolo di tranquillità immerso nella vivacità romana. Dal 2017, Il Piccolo Mondo accoglie i suoi ospiti anche nelle luxury suite situate sopra il ristorante. Ambienti elegantemente arredati, dotati di ogni comfort per un soggiorno esclusivo nel cuore di Roma.

Roma Meeting Center

Apertura: tutto l’anno Roma – www.romameetingcenter.it

LLargo dello Scautismo, 1 00162 Roma

Tel. 06 44231355 - Fax 06 44771144

info@romameetingcenter.com www.romameetingcenter.it

e sale del Roma Meeting Center sono situate all’interno di un vecchio convento storico, vicino al centro della città. Hanno una capienza massima di 300 persone e sono attrezzate con sistema audio e video all’avanguardia (video/teleconferenza, cabina regia, TV a circuito chiuso, amplificazione e registrazione audio/video, diretta streaming, ecc) indispensabili a ospitare ogni genere di incontro: di lavoro, congressi, work shop, corsi ed eventi d’ogni genere. Per qualunque tipo di evento il Meeting Center mette a disposizione personale preparato e qualificato, in grado di organizzare e gestire con cordialità il ricevimento e l’accoglienza degli ospiti e garantire la perfetta riuscita dell’avvenimento. Il nostro staff con esperienza e flessibilità è in grado di offrire accoglienze personalizzate: welcome coffee, coffee break, aperitivi, pranzi, cene e quick lunch sono solo alcuni esempi di

Contatti: Massimo Galimi, Direttore direttore@romascoutcenter.it

soluzione. Sono presenti 5 tipologie di sale da 20 a 300 persone. Il wi-fi è free nella struttura. Tutte le sale sono dotate di aria condizionata e riscaldamento. La Cambusa è il ristorante interno che permette di preparare ottimi servizi di ristorazione per i nostri ospiti. Abbiamo stanze private per chi vuole soggiornare e un parcheggio interno riservato a 20 vetture. Siamo in prossimità della fermata Metropolitana Bologna e della Stazione Tiburtina.

Roma – www.romaconventioncenter.it

Roma Convention Center La Nuvola

IViale Asia

00144 Roma Tel. 06 54513710 Fax 06 54513800 info@romaconventiongroup.it www.romaconventioncenter.it

l centro congressi di Roma “La Nuvola” si trova nel quartiere EUR, il principale distretto business di Roma, noto per i suoi edifici iconici, l’ampia gamma di servizi e le vaste aree verdi. L’edificio, tra i

Contatti: Francesca Maralli, Sales and Marketing Manager f.maralli@romaeur.it

Apertura: tutto l’anno

più scenografici dell’intera città, si sviluppa su tre livelli, su una superficie di quasi 26.000 metri quadrati con una capienza massima di 8.000 posti:

■ Il Livello Sale Congressuali: 9.000 mq di spazio modulabile: - fino a 30 sale meeting da 40 a 3.000 Pax; - una “Plenaria” di 5.000 persone. - sale regia, VIP area, sala stampa, guardaroba e uffici.

■ Il Livello “Forum”: 7.300 mq di spazio polivalente dove la Nuvola è sospesa. Area espositiva, gala dinner, presentazione prodotti...

■ Il Livello “Auditorium”: 1.800 posti (1.200 in platea e 600 nella galleria) con n. 3 foyer esterni ed è contenuto in 14.000 mq di telo in fibra di vetro.

Roma Convention Center Palazzo dei Congressi

IViale della Pittura, 50 00144 Roma Tel. 06 54513710 Fax 06 54513800 info@romaconventiongroup.it www.romaconventioncenter.it

l marmo bianco e l’eleganza senza tempo del Palazzo dei Congressi conferiscono solennità e ufficialità ad eventi che prevedano premiazioni, celebrazioni, anniversari ed encomi. Gli ampi spazi consentono di realizzare allestimenti e costruire strutture in massima libertà, rendendo agevole l’organizzazione di convegni, congressi, fiere, eventi di natura artistica, musicale, mostre o esibizioni.

Questi gli spazi principali del Palazzo:

■ Salone della Cultura: 1.450 mq adattabili ad area espositiva, cene di gala, convention, ecc.;

Contatti: Francesca Maralli, Sales and Marketing Manager f.maralli@romaeur.it

Apertura: tutto l’anno

■ Auditorium Capitalis: 800 posti (Theatre Style) totalmente equipaggiato;

■ Foyer Kennedy e Foyer Arte: di 800 mq ciascuno; sono adiacenti alle sale principali e possono servire da aree registrazione, area espositiva ed eleganti cene di gala;

■ Primo Piano: superficie di 2.500 mq suddivisibile fino a 24 sale meeting grazie a pareti modulari;

■ Terrazza: spettacolare spazio di 2.500 mq in totale, con vista sull’Eur e Roma, utilizzabili per cene di Gala, cocktail e eventi corporate.

Roma – www.salonedellecolonne.it

Salone delle Colonne

IPiazza Guglielmo Marconi, 26/C

00144 Roma

Tel. 06 54221107

info@salonedellecolonne.it www.salonedellecolonne.it

l Salone delle Colonne, la nuova location immersiva nel cuore dell’EUR, è una struttura di grande eleganza e versatilità. Con i suoi ampi spazi, rappresenta la scelta ideale per ospitare una vasta gamma di eventi: Meeting, Cene di Gala, Eventi Immersivi, Eventi Privati, Mostre ed Esposizioni con i suoi 800 mq complessivi, è la Sala Immersiva più grande d’Italia e una tra le

Contatti: Responsabile Congressi info@salonedellecolonne.it

Apertura: tutto l’anno

più grandi d’Europa. Uno spazio che fonde perfettamente il mondo digitale e fisico attraverso l’integrazione di diverse tecnologie, una combinazione perfetta di elementi audio-visivi e olfattivi, finalizzati a creare un’atmosfera realistica e di grande impatto emotivo, fornendo agli utenti un’esperienza totalizzante, che li rimuove dai vincoli del mondo fisico.

Spazio Novecento

SPiazza Guglielmo Marconi, 26/B

00144 Roma Tel. 06 54221107

info@spazionovecento.it www.spazionovecento.it

pazio Novecento: Meeting - Congressi - Cene di Gala - Mostre e Fiere - Eventi Privati. Un ambiente di grande fascino con una prerogativa indiscutibile; la versatilità. Uno spazio suggestivo e multifunzionale in grado di accogliere i vostri eventi e renderli indimenticabili. L’ambiente estremamente versatile, la bellezza marmorea dei nostri interni, la scrupolosa attenzione al particolare,

Contatti: Responsabile Congressi info@spazionovecento.it

Apertura: tutto l’anno

le tecnologie di ultima generazione delle nostre attrezzature, garantiscono il successo della vostra idea di evento. Una scenografica Terrazza rende la location adatta ad accogliere eventi 12 mesi l’anno. Scegliere Spazio Novecento significa affidarsi ad uno staff vincente, operativo e attento alla cura del progetto. Situato all’interno del palazzo dell’Arte Antica e nel cuore dell’EUR, quartiere tra i più moderni a due passi dal centro di Roma e ben collegato al GRA e all’aeroporto di Fiumicino.

CAMPANIA

Napoli – www.sanfrancescoalmonte.it

Art Hotel San Francesco al Monte

L’Corso Vittorio Emanuele, 328 80135 Napoli Tel. 081 4239111 info@sanfrancescoalmonte.it www.sanfrancescoalmonte.it

Art Hotel San Francesco al Monte è un ex monastero affacciato sull’incredibile panorama del golfo di Napoli. Posto tra le antiche residenze dei monaci e la spettacolare città sottostante, l’Art Hotel San Francesco al Monte promette un indimenticabile soggiorno e la scoperta di Napoli da una nuova prospettiva. Le sale riunioni conservano intatto il fascino degli antichi ambienti da cui sono state ricavate. L’Art Hotel San Francesco al Monte offre 3 sale congressi completamente

Contatti: Marianna Sarno, Direttore Commerciale m.sarno@sanfrancescoalmonte.it

Apertura: tutto l’anno

attrezzate con podio, pedana, connessione internet, impianto audio e video, proiettori, schermi e lavagne a fogli mobili. Le sale possono accogliere un massimo di 180 persone e sono state studiate nei minimi dettagli per soddisfare le esigenze di ogni riunione o conferenza. Indipendentemente dalla sala prescelta, ogni evento potrà essere accompagnato dall’incanto del panorama, piuttosto che degli antichi affreschi e comunque sempre dal fascino dell’architettura cinquecentesca.

Grand Hotel Vanvitelli

IViale Carlo III 81020 Caserta Tel. 0823 217111 reservation@grandhotelvanvitelli.it www.grandhotelvanvitelli.it

l Grand Hotel Vanvitelli sorge alla porte della bella città di Caserta famosa per la celebre Reggia Borbonica, ma anche per altri beni patrimonio dell’umanità, a soli 16 Km dall’Aeroporto Internazionale Capodichino di Napoli e a 25 km dal centro di Napoli. 240 camere tra Standard, Superior, Junior Suite, Business Suite e Suite Imperiali. 16 Sale Meeting con Sala plenaria di 500

Contatti: Martina Librace, Ufficio Meeting sales@grandhotelvanvitelli.it

Apertura: tutto l’anno

posti e capacità massima di 1.700 posti oltre 1.000 mq di aree espositive. 5 Sale Ristoranti per Eventi, Ricevimenti e Serate di Gala. 1 Ristorante à la carte aperto anche al pubblico. Piscine scoperte allestite con solarium in ampio giardino fiorito. 300 posti auto scoperti e 250 in rimessa. Spazio per Bus Gran turismo. WI-FI gratuito in tutta la struttura.

LA TUA CENA DI GALA A NAPOLI

Rendi unico il tuo meeting di lavoro a Napoli con una cena di gala esclusiva presso Villa Vittoria Posillipo. Un’ampia scelta gastronomica e di sapori a tua disposizione: cucina gourmet, napoletana, mediterranea, vegana e vegetariana. Goditi una serata sull’esclusiva e affascinante collina di Posillipo, dalla quale ammirare suggestivi panorami che tolgono il fiato per il loro incanto. Ospitalità, ottimo cibo e totale intimità, fanno di Villa Vittoria Posillipo la location ideale per le tue cene di gala a Napoli, e non solo...

Meeting | Incentive | Team Building | Exhibition

250 posti a sedere per cene di gala aziendali. Possibilità di personalizzare l’evento con allestimenti su misura per rappresentare al meglio l’immagine aziendale.

Spazi meeting eleganti e funzionali con disponibilità per 140 ospiti, ideali anche per attività di team building, presentazioni e speech.

A pochissimi km dal lungomare, 15 minuti in auto.

Apertura: tutto l’anno Pompei

HABITA79 Pompeii - MGallery

L’Via Roma, 10 80045 Pompei (Na) Tel. 081 5959625 info@habita79.it www.habita79.it

Contatti: Ramona De Rosa ramona.derosa@accor.com

Hotel HABITA79 Pompeii - MGallery si trova in un elegante palazzo storico risalente ai primi del ‘900, circondato da splendidi giardini e con un moderno rooftop che offre una vista panoramica sul Vesuvio. Dopo una accurata ristrutturazione, l’hotel si presenta come un raffinato life style hotel, che fonde in modo armonioso il design contemporaneo con ispirazioni provenienti dalle antiche domus pompeiane. Con 79 camere, l’hotel offre anche 5 meeting room versatili, tutte illuminate da luce naturale e dotate delle migliori tecnologie audio/video. Per la ristorazione, gli ospiti possono scegliere tra “Il Circolo”, che propone piatti tipici della tradizione campana, il lounge bar “The Roof”, che offre specialità locali accompagnate da cocktail esclusivi e bollicine nazionali e internazionali e il ristorante gourmet

“RAW”, dove lo chef crea piatti raffinati e percorsi di degustazione innovativi. L’hotel è anche all’avanguardia nell’adozione di soluzioni tecnologiche a basso impatto ambientale, rappresentando un esempio di eccellenza nel campo della green technology a livello europeo.

Il Tuo Evento sulla Costa del Vesuvio

39 Camere

Centro Congressi 42 Camere

7 Sale meeting

Ristorante il Ciliegio

Parcheggio auto e bus

Reception H24

Vista sugli scavi di Ercolano

Parcheggio convenzionato

Servizio escursioni

2 Sale meeting da 300 posti

Ristorante le Nuvole

Parcheggio auto

Piscina

Herculaneum Hotel & Maison

Villa Signorini

Holiday Inn Salerno

SViale Riccardo Romano, 17 84013 Cava de’ Tirreni (Sa) Tel. 089 2132401 sales@hisalernocavadetirreni.com www.holidayinn.com/cavade’tirren

ituato all’uscita dell’autostrada A3 l’hotel dispone di un parcheggio di 80 posti auto gratuito e videosorvegliato. La posizione eccellente fa di questo hotel un punto di riferimento ideale per meeting e viaggiatori d’affari oltre che per incentive di piccole dimensioni. La distanza di 4 chilometri dalla costiera amalfitana (Vietri sul Mare), 20 chilometri dagli scavi di Pompei e 40 minuti da Paestum rende l’hotel una destinazione interessante per visitare le aree turistiche più importanti della zona. Altro punto di forza è la vicinanza ai principali luoghi di interesse religioso come la cattedrale di Pompei, l’abbazia di Cava, unico esempio di abbazia medievale sulla zona, raggiungibile in soli 5 minuti con l’auto o in autobus. L’albergo si trova ai piedi dei monti

Contatti: Raffaella Ambruosi, Sales Manager sales@hisalernocavadetirreni.com

Apertura: tutto l’anno

Lattari, che offrono la possibilità di entusiasmanti sentieri di trekking come il Sentiero degli Dei, dal quale è possibile ammirare un favoloso panorama sulla costiera amalfitana. Ideale per riunioni fino a 80 persone, l’hotel dispone di 5 sale meeting da 20 mq fino a 110 mq dotate dei necessari impianti audiovisivi. Situato al centro di una area industriale e commerciale importante per il settore agroalimentare e attività correlate. La nuova open lobby è ideale per allestire coffee breaks, cockatil e aperitivi. Il nostro ristorante principale può ospitare fino a 100 persone, organizzando colazioni di lavoro, buffet e cene di gala. L’hotel dispone di 73 camere con smart TV da 43”, connessione wi-fi, cassaforte per laptop e bouquet SKY.

Hotel Commercio

Apertura: tutto l’anno Battipaglia (Sa) –

L’Via Variante, SS 18 Tirrena Inferiore, 54 Tel. 0828 380202 84091 Battipaglia (Sa) info@commerciohotel.it www.commerciohotel.it

Hotel Commercio a pochi passi dallo svincolo autostradale A2 di Battipaglia. Moderno e confortevole, perfetta location per il viaggio d’affari, per meeting e convegni e per una meravigliosa vacanza grazie alla strategica posizione tra la Costiera Amalfitana e quella Cilentana e a pochi passi dai Templi di Paestum. La raffinata cucina del Ristorante Le Radici, aperto a pranzo e a cena, con piatti tipici della tradizione sia di carne che di pesce, brace a vista e cantina dei vini. La specialità dei dessert e dei gelati preparati quotidianamente dalla pasticceria interna. L’albergo dispone di 51camere finemente rinnovate ed arredate tra standard, executive e relax suite. Tutte le camere sono dotate di High Speed Wi-Fi, Tv 43 pollici con 12 canali satellitari e sky. Un equipaggiato Fitness Centre, Cinque Foglie Ristorante gourmet con menu degustazione e Linfa Lounge con cocktail e mixology, completano l’offerta. Ambienti lineari che consentono di organizzare gli spazi in

Contatti: Letizia Cioffi, Hotel Manager info@commerciohotel.it

assoluta flessibilità. Dalla riunione, all’esposizione al banchetto. Il tutto accompagnato da una cucina unica, ispirata alla tradizione locale, per poter accompagnare le pause, dal coffee-break con prodotti di pasticceria freschi e home made, alle pause pranzo con menu studiati e costruiti in base alle esigenz. Un equipaggiato Fitness Centre, Cinque Foglie Ristorante gourmet con menu degustazione e Linfa Lounge con cocktail e mixology, completano l’offerta.

Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast

SS.S. Sorrentina 145 - Km. 12,400 80053 Castellammare di Stabia (Na) Tel. 081 3946700 info@towershotelsorrento.com www.towershotelsorrento.com

ituato a pochi Km dall’ uscita autostradale di Castellammare di Stabia, sul tratto di costa che conduce in Penisola Sorrentina, il Towers Hotel Stabiae Sorrento Coast è considerato uno degli Hotel più rinomati, sul territorio campano. Grazie alla sua posizione strategica, al centro del Golfo di Napoli, poco distante da Sorrento, Pompei, Napoli e la Costiera Amalfitana, l’Hotel si contraddistingue per la sua forte vocazione per convegni e congressi medici. Nato dal recupero di un vecchio ce-

Contatti: Antonino Russo, Hotel Manager a.russo@sorrentocoasthotel.com

Adelaide Tornese, Groups & Events Manager info@towershotelsorrento.com

Apertura: tutto l’anno

mentifico, dismesso alla fine degli anni 70, caratterizzato da un design moderno e minimalista, l’Hotel dispone di 150 camere con vista impareggiabile sul mare e sul Vesuvio, parcheggio privato con oltre 200 posti auto e 6 posti bus, ristorante con vista mare, piscina, spiaggia privata e molo d’attracco privato. Cinque sale meeting, da 10 fino a 250 posti, ed il Convivio Ricevimenti, location esclusiva per cene di gala, lanci di prodotto ed altre tipologie di eventi, ne completano l’offerta.

Torre Annunziata (Na) – www.nexuspompeii.it

NEXUS Pompeii

IVia Castriota, 43

80058 Torre Annunziata (Na) Tel. 333 2678454

segreteria@nexuspompeii.it www.nexuspompeii.it

l NEXUS Pompeii, situato nell’area del nuovissimo complesso commerciale MaxiMall Pompeii, rappresenta una soluzione ideale dove organizzare eventi, conferenze, meeting, presentazioni aziendali e incontri di formazione. A pochi minuti dall’ingresso degli Scavi Archeologici di Pompei, patrimonio dell’UNESCO, e dal celebre Santuario della Beata Vergine di Pompei, è situato in una posizione strategica per raggiungere facilmente sia la Penisola Sorrentina che la Costiera Amalfitana. L’aeroporto e la stazione di Napoli distano appena 20 minuti d’auto, mentre la stazione ferroviaria di Pompei è a soli 2 km. La struttura è costituita da 5 sale da 107 posti ciascuna, una VIP da 48 posti e un Auditorium da 366 posti, 600 mq di superficie

Contatti: Antonio Mirone, General Manager antonio.mirone@nexuspompeii.it

Apertura: tutto l’anno

calpestabile, di cui 90 mq di palcoscenico; è possibile utilizzare la totalità della superficie disponendo della tribuna retrattile, ideale per cene/spettacolo ed eventi che richiedono allestimenti personalizzati. Inoltre, le sale sono interconnesse attraverso un sistema di impianti audio/video di ultima generazione: l’evento che si svolge in una sala può essere trasmesso, in real time, anche nelle altre, come se fosse un’unica sala da 949 posti. Il NEXUS Pompeii dà la possibilità di usufruire dell’ospitalità del nuovissimo MOXY Pompei, della catena Marriott, che sorge di fianco alla struttura, dotato di 135 camere. Dispone, infine, di un ampio parcheggio per auto e autobus, wifi gratuito e ampi spazi esterni.

PUGLIA

Conversano (Ba) – www.hoteldaragona.it

D’Aragona Lifestyle Hotel

I★★★★

Via San Donato, 5 70014 Conversano (Ba) Tel. 080 4952344 mice@hoteldaragona.it www.hoteldaragona.it

l D’Aragona Lifestyle Hotel, storico 4 stelle situato alle porte della Valle d’Itria, dispone di 71 camere che si dividono in Comfort, Deluxe e Superior. La struttura dispone di 4 sale che possono ospitare dalle poche decine

Contatti: Tony Bianco, Hotel Manager direzione@hoteldaragona.it

Apertura: tutto l’anno

alle 600 persone. Il Ristorante VerdeOlio, un american bar, ampi giardini e 2 parcheggi privati completano l’offerta del D’Aragona Lifestyle Hotel. Nel 2018 è stato sottoposto ad un importante program-

ma di restyling, gli ospiti saranno accolti in una struttura rinnovata in tutti gli ambienti. Il D’Aragona Congress Center rappresenta la sede ideale per meeting, eventi, seminari, workshop, congressi, esposizioni e attività di team building nel cuore della Puglia. La vicinanza a cen-

tri di interesse regionali importanti come Bari, Polignano a Mare, Monopoli, Alberobello, Locorotondo, Cisternino, Putignano, e l’ampiezza e varietà dei suoi ampi spazi, lo rendono la location perfetta per organizzare eventi business di ogni tipo.

Taranto – www.hoteldelfinotaranto.com

Delfino Hotel Taranto

AViale Virgilio, 66 74121 Taranto Tel. 099 7323232 info@hoteldelfinotaranto.com www.hoteldelfinotaranto.com

f facciato direttamente sul Golfo di Taranto, l’Hotel Delfino è la location perfetta per l’organizzazione di piccoli e grandi eventi. Distante solo un’ora dagli aeroporti di Bari e Brindisi e ubicato nel centro della città, è il punto di partenza ideale per escursioni alla scoperta dei tesori della Magna Grecia e delle bellezze dei borghi circostanti.

Contatti: Ufficio Eventi events@hoteldelfinotaranto.com

Apertura: tutto l’anno

Dinamico e polifunzionale, dispone inoltre di ben 6 sale meeting a capienza variabile dotate delle migliori attrezzature tecniche. Conclusa la prima fase di restyling che ha interessato la metà delle camere, la hall, il ristorante, la facciata d’ingresso della struttura e tutte le sale Mice e la sala banchetti; nel 2025 si completeranno i lavori delle restanti camere.

Alberobello (Ba) – www.lachiusadichietri.com

Grand Hotel La Chiusa di Chietri

AS.S. 172 dei Trulli Km. 29,800 70011 Alberobello (Ba) Tel. 080 4325481 info@lachiusadichietri.it www.lachiusadichietri.com

lle porte di Alberobello, Capitale dei Trulli – Patrimonio dell’ Umanità, immerso nel meraviglioso scenario delle dune collinari, dove ulivi secolari, mandorli e ciliegi si confrontano con i boschi di lecci tipici della Valle d’Itria, il Grand Hotel La Chiusa di Chietri è costituito da 150 unità abitative, di cui 12 Trulli finemente arredati secondo l’antica tradizione contadina, 8 splendide Suite e 130

Contatti: Piero Monarda, Meeting Manager congressi@lachiusadichietri.it

Apertura: tutto l’anno

stanze dotate di ogni confort e raffinatezza, per rendere unico e indimenticabile il tuo evento. Inoltre il Grand Hotel La Chiusa di Chietri dispone del più grande centro congressi del sud-est barese con 16 sale meeting modulabili adatte ad ospitare diverse tipologie di eventi: appuntamenti aziendali, seminari, riunioni, corsi di formazione, workshop e convention. Le nostre sale congressi, grazie alla flessibilità dei suoi spazi e alla professionalità del suo staff, possono accogliere fino a 1000 persone, mettendo a disposizione tecnologie ed attrezzature all’avanguardia per il giusto supporto e rendere ogni evento unico. L’unicità della location è garantita anche dall’elevata raffinatezza del nostro ristorante Nobis, all’interno del quale, nel rispetto della migliore tradizione mediterranea, tra memoria e scoperta, è possibile gustare tutte le prelibatezze culinarie della Valle d’Itria in un unico percorso di sapori.

Gallipoli (Le) – www.grandhotelcostabrada.it

Grand Hotel Costa Brada

I★★★★

Lit. Km 3 Gallipoli - S. Maria di Leuca 73014 Gallipoli (Le) Tel. 0833 202551 info@grandhotelcostabrada.it direzione@grandhotelcostabrada.it www.grandhotelcostabrada.it

l Grand Hotel Costa Brada, struttura salentina sul litorale di Gallipoli, affacciato sul mare Jonio, si presenta alla meeting industry con un volto nuovo e la possibilità di vivere l’esperienza congressuale nella maniera più completa possibile. L’hotel infatti dall’anno scorso è aperto tutto l’anno. Numerosi e importanti sono stati gli

Contatti: Anio Iannuzziello, Direttore direzione@grandhotelcostabrada.it

Apertura: tutto l’anno

interventi di ristrutturazione che hanno interessato diversi ambienti e servizi, dalla hall al nuovo bar, dal ricevimento alle tre spiagge, dalla spa - cui è stato anche aggiunto un ingresso separato in linea con i codici deontologici - alle camere deluxe, suite e junior suite. E non poteva mancare, nel progetto di rinnovamento, il centro congres-

si, ristrutturato nel 2023 e dotato di avanzata tecnologia per audio e video e connessione Wi-fi e spazi ideali per gli eventi medico-scientifici. Il centro congressi consente di ospitare dalle dieci alle 180 persone. La sala plenaria polifunzionale ha una capienza fino a 180 delegati e può contare, tra le varie dotazioni, anche su un podio con microfono e un tavolo relatori fino a sei postazioni. Accanto si trova la sala meeting, collegata con la plenaria da un’entrata interna e dotata al tempo stesso di un’altra entrata indipendente, con la capacità di accomodare fino a cinquanta persone a platea. Inoltre, all’insegna della flessibilità entrambe le sale sono dotate

di sedie amovibili. Il Grand Hotel Costa Brada continua poi a investire per innovarsi e continuare a migliorare i propri servizi. Sono state completamente ristrutturate le tre sale ristorante interne, come anche il ristorante esterno e il pool bar situato all’esterno e vista mare. Tra i punti di forza della struttura risiede anche la sua posizione. L’hotel si trova a soli ottocento metri dall’uscita della SS 274 a scorrimento veloce, ma al tempo stesso dista poco più di tre chilometri dal centro di Gallipoli. L’aeroporto di Brindisi è a circa ottanta chilometri e sono disponibili servizi di transfer, come anche un ampio parcheggio per auto e pullman.

Lecce – www.grandhoteltiziano.it

Grand Hotel Tiziano e dei Congressi

U

Viale Porto d’Europa, 5 73100 Lecce Tel. 0832 272111 info@grandhoteltiziano.it www.grandhoteltiziano.it

n centro congressi da tredici sale, una capacità fino a 1000 delegati e la posizione strategica sia per le vie d’accesso che per il centro storico della città confermano la vocazione del 4 stelle salentino a ospitare convegni ed eventi. L’agevole posizione e l’ampia offerta di spazi per eventi sono due plus del Grand Hotel Tiziano e dei Congressi, indirizzo consolidato a Lecce e punto di riferimento per il settore. Diretto da Anna Graziana Giannetta, colonna portante della struttura, il 4 stelle, con 273 camere si trova infatti idealmente alle porte del

Contatti:

Anna Graziana Giannetta, General Manager gm@grandhoteltiziano.it

Alessandro Lorenzo, Mice Manager congress@grandhoteltiziano.it

Apertura: tutto l’anno

capoluogo salentino, il che lo rende facile da raggiungere per chi arriva dalle principali arterie di collegamento sul territorio, ma al tempo stesso dista solo pochi minuti dalle mura antiche, perfetto dunque anche per raggiungere il barocco centro storico della città, potendo anche scegliere di lasciare l’auto nell’ampio parcheggio. La sua vocazione congressuale è valorizzata da un centro congressi ampio e attrezzato con tecnologia d’avanguardia, che si declina in 13 sale riunioni e altre aree dalle funzioni versatili. La capacità dei singoli spazi congres-

PUGLIA

suali varia dai dieci fino ai 1.000 posti totali disponibili nella sala plenaria. Ad accompagnare gli organizzatori è sempre disponibile il personale tecnico e convegnistico appositamente formato e dedicato, così come diversi foyer, altri ambienti indoor, una sala segreteria, diverse aree espositive, un locale dedicato alla regia. Quando la stagione e il clima lo permettono, entrano in gioco

anche gli spazi esterni, ideali sia per appuntamenti di incontro professionale che per momenti conviviali per i congressisti, dai coffee break agli aperitivi, ai quali si può dedicare anche il giardino d’inverno. Cene e business lunch, anche per grandi numeri, sono accolte nelle due sale del Ristorante Michelangelo, che dispongono di150 e cinquecento posti.

Bari – www.excelsiorbari.it

Hotel Excelsior Bari

L’★★★★

Via Giulio Petroni, 15 70124 Bari Tel. 080 5564366 info@excelsiorbari.it www.excelsiorbari.it

Hotel Excelsior Bari è una struttura fortemente legata al territorio ma con uno sguardo attento alle esigenze del mercato internazionale. Un albergo che, grazie a uno staff di professionisti esperti del settore, sa sviluppare e coltivare con profitto la sua vocazione sia sul fronte congressuale, ridefinendo un’antica tradizione di ospitalità, sia quella dell’hospitality, attraverso un concept innovativo

Contatti: Ilaria Gagliardi, Mice Manager congressi@excelsiorbari.it

Nicola Romito, General Manager direzione@excelsiorbari.it

Apertura: tutto l’anno

che sa innestare nel genius loci le moderne facilities di un mercato alberghiero al passo con i tempi. Non lontano dal centro città, raggiungibile in pochi minuti a piedi, la struttura gode di una posizione strategica presso la stazione centrale del vivace capoluogo pugliese, città dai mille volti, tutta da scoprire a ogni nuova visita. Per quanto riguarda le dotazioni congressuali, l’hotel mette a disposi-

PUGLIA

zione otto sale meeting, disposte su due piani e illuminate da luce naturale, corredate di supporti tecnologi multimediali, area espositiva e business center. Quattro delle otto sale si trovano al piano terra, sono modulabili e possono ospitare fino a 450 persone disposte a platea. Le restanti quattro sono invece dislocate al primo piano e sono ideali per mini meeting farmaceutici e aziendali, break out per i congressi medici, corsi di formazione, e sono capaci di

ospitare fino 40 posti. Le 146 camere, inoltre, tra cui alcune junior suite, sono funzionali e dotate di ogni comfort per chi è viaggio di lavoro. La ristorazione è affidata al Farhà che dispone di ampie sale dove approntare coffee break, business lunch e cene aziendali con menù che cambiano a seconda della stagione e piatti della tradizione rivisitati in chiave moderna. Completano l’offerta una palestra attrezzata e un capiente garage custodito.

Bari – www.villaromanazzi.com

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci

PVia G. Capruzzi, 326 70124 Bari Tel. 080 5427400 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com

er meeting in Puglia fra terra e mare, fra architetture d’epoca e verde in posizione strategica, l’Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci è un punto di riferimento per il congressuale con la sua offerta articolata e la possibilità di combinare spazi interni e outdoor. Memoria storica, bellezza naturale e posizione strategica si fondono nell’Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci di Bari. Coniugando il fascino di una nobile residenza del 1885 alla funzionalità e all’avanguardia della tecnologia, la

Contatti: Carmen Fiocchi, MICE Manager mice@villaromanazzi.com Tel. 080 9184721

Apertura: tutto l’anno

struttura si trova a pochi minuti a piedi dal centro ed è immersa in un parco di 23mila metri quadrati tra alberi, piante esotiche e fontane. Soggiornare o organizzare un evento all’Hotel Mercure Villa Romanazzi significa vivere lo charme mediterraneo di un edificio d’epoca e al tempo stesso offrire comfort e servizi contemporanei. La struttura offre ospitalità in 135 spaziose camere tra cui spiccano le due suite, le quattro junior suite, tre camere dèpendance e nove appartamenti. La struttura è dotata di ampio par-

cheggio interno gratuito sia coperto sia all’aperto, con 250 posti auto disponibili. Al Ristorante Carducci, dotato anche di uno spazio privé per colazioni e cene di lavoro, si incontrano sapori della tradizione e nuovi percorsi del gusto in una cucina creativa ed emozionale, grazie a chef di fama internazionale e del loro staff. Oltre all’in-door, sale e terrazze all’aperto possono essere le scelte perfette per cene di gala anche a bordo piscina o per business lunch più informali ma di appeal. Una parte delle sale si trova nella Villa Rachele, nobile dimora di fine 1800,

mentre le altre sono situate nel Giulia Conference Centre, un moderno centro congressi modulare. L’offerta di spazi si completa con la sala Scuderia e la sala Europa, che può accogliere fino a 450 persone, più appartate nel verde del parco. Dinamismo, flessibilità e affidabilità sono gli elementi chiave del servizio di consulenza offerto ai clienti per la realizzazione di un evento: uno staff di professionisti preparati fornisce assistenza diretta negli allestimenti, nella definizione del menù e nell’utilizzo delle più moderne attrezzature audiovisive.

Hotel Monte Sarago

Apertura: tutto l’anno Ostuni (Br) – www.hotelmontesarago.it

LCorso Mazzini, 233 72017 Ostuni (Br) Tel. 0831 334470 info@hotelmontesarago.it www.hotelmontesarago.it

’Hotel Monte Sarago, un albergo moderno, funzionale, competitivo e in costante evoluzione, sempre in linea con le esigenze del cliente, si trova a pochi passi dal centro storico, “La Città Bianca”, tanto amato per il suo fascino antico e glamour allo stesso tempo. Dispone di ampie camere caratterizzate da uno stile sobrio ed elegante, dove la ricercatezza dei materiali e le moderne scelte tecnologiche si fondono con il calore dell’accoglienza tipicamente mediterranea. Sono tre le sale meeting attrezzate a disposizione: la sala Mazzini,

Contatti:

Oronzo Sasso, General Manager direzione@hotelmontesarago.it

Nicoletta Grassi, Sales Manager commerciale@hotelmontesarago.it

che può accogliere 210 persone sedute, la saletta Galleria che ne accoglie 40 e la saletta Roccia con una capienza di 25 posti.

A tutto ciò funge da corollario il bel ristorante e lounge bar Attico Rooftop 225, dal quale ammirare il panorama sulla piana costellata da ulivi secolari fino al mare. Completa il tutto la presenza di uno staff interno esclusivamente dedicato agli eventi, il cui obiettivo è quello di rendere più fluida possibile l’organizzazione e la gestione di tutto ciò che ruota intorno a un meeting.

Marina di Ugento (Le) – www.masseriafontanelle.it

Masseria Fontanelle

PLocalità Fontanelle

73059 Marina di Ugento (Le) Tel. 0833 933717 info@masseriafontanelle.it www.masseriafontanelle.it

er un evento indimenticabile, non basta una bella location. Se si vuole davvero colpire i propri ospiti, è necessario trovare un luogo con un’anima. Masseria Fontanelle è il mix perfetto di storia, comfort ed eleganza, capace di offrire un’esperienza da custodire tra i ricordi più preziosi. La struttura è un antico convento del 1600 che oggi conosce una nuova vita, grazie a un restauro rispettoso e curato. Il luogo, dotato di una suggestiva spa ricavata in una grotta naturale, trasmette pace e serenità al primo sguardo, ma è anche un paradiso per chi ama la vita attiva: il campo da padel, la palestra all’aperto

Contatti: Stella Ricapito, Mice & Events Manager mice@masseriafontanelle.it

Apertura: da maggio a ottobre

e l’offerta di lezioni di yoga, tour ed escursioni rendono Masseria Fontanelle la meta ideale per uno sport retreat dedicato allo yoga o per una padel experience. Gli eventi aziendali potranno utilizzare la library room con una capacità di 40 persone sedute, e/o le sale meeting della vicina sister property, Vivosa Apulia Resort. Per cerimonie più emozionanti, la pineta offre un’atmosfera magica; chi invece vuole sfruttare la splendida cornice del mare, potrà utilizzare la tensostruttura con capacità di 75 persone, e dare vita a un affascinante evento vista mare. Ti aspettiamo per trasformare in realtà l’evento dei tuoi sogni.

Bari – www.thenicolaushotel.com

The Nicolaus Hotel

PVia Cardinale A. Ciasca, 27 70124 Bari Tel. 080 5682023 events@nicolaushotel.com www.thenicolaushotel.com

erfetto connubio tra standard internazionali e ospitalità locale, il The Nicolaus Hotel è la location ideale per eventi tailor-made di sicuro successo alla scoperta della Puglia. Situato a Poggiofranco, centro nevralgico ed economico della città di Bari, a metà strada tra il suggestivo centro storico e l’aeroporto internazionale di Bari Karol Wojtyla, il The Nicolaus Hotel è il centro congressi più grande della città. La struttura, attrezzata secondo i più

Contatti: Simona Sebastiani, Congress Manager simona.sebastiani@nicolaushotel.com

Apertura: tutto l’anno

alti standard tecnologici, dispone di 174 camere panoramiche,15 sale meeting con luce naturale e modulabili con possibilità di una sala plenaria da 1000 persone e un’area expo di oltre 350 mq. Un team completamente dedicato al MICE, le 4 location ristorative e la wellness area dotata di piscina coperta, palestra e area umida, rendono il The Nicolaus Hotel una vera location d’eccezione.

Lecce – www.hotelpresidentlecce.it

Mercure Hotel President Lecce

P★★★★

Via Antonio Salandra, 6 73100 Lecce

Tel. 080 2229998 mice@greenblu.it www.hotelpresidentlecce.it

raticità e prestigio nel pieno centro storico di una delle capitali europee del barocco, Lecce. Mercure Hotel President Lecce è un albergo con oltre 50 anni di storia alle spalle che, di recente, si è totalmente rinnovato sia nelle sue 150 camere, suddivise nelle categorie Classic, Superior e Privilege, sia nel ristorante-bar e nelle aree congressuali. Situato ad appena 350 metri da piazza Mazzini e a circa un km dall’affascinante piazza Sant’Oronzo, assicura ai suoi ospiti una facile mobilità pedonale ma non solo: sua collocazione con-

Contatti: Ufficio MICE mice@greenblu.it

Apertura: tutto l’anno

sente infatti di raggiungere facilmente le attrazioni e i punti d’interesse più significativi di Lecce e del Salento. Il complesso è composto da un unico corpo centrale che ospita al piano terra reception, bar e ristorante, ampio e luminoso. Dal secondo al sesto piano si trovano le 150 camere, di diversa tipologia e design. L’edificio di Via Salandra dispone inoltre di undici sale meeting da 15 a 350 posti, estremamente modulabili e ideali quindi per organizzare convention aziendali, meeting, congressi ed eventi. Le sale sono ubicate su

più livelli: la più grande offre la possibilità di ospitare fino a 350 persone, rara per dimensioni così ampie nei centri città che, oltre a essere perfettamente attrezzata, gode anche di illuminazione naturale. Come anticipato, l’albergo è stato sottoposto a un importante intervento di rinnovamento e dalla primavera 2022 gli ospiti sono accolti in una struttura che presenta ambienti rivisitati in seguito alla partnership con il brand internazionale Mercure del Gruppo alberghiero Accor. Il Design, le

prestazioni tecniche, le finiture e la qualità dei nuovi materiali scelti ottimizzano gli spazi sia in termini pratici sia estetici. Attraverso l’uso del colore, delle nuove texture e della tipologia di arredi si è arrivati a dare nuova luce agli interni, rendendoli funzionali, moderni e sostenibili. Anche le undici sale meeting sono state riprogettate per mettere a disposizione attrezzature moderne e multimediali e spazi espositivi polifunzionali per offrire quanto di meglio un ospite congressuale cerchi.

Bari

Mövenpick Hotel Bari

N★★★★

Via Francesco Lombardi, 13 70022 Bari

Tel.080 2229998

mice@greenblu.it

el cuore di Bari, a pochi passi dai luoghi più significativi del capoluogo pugliese, sorge il Mövenpick Hotel Bari, un urban hotel a 4 stelle del gruppo Greenblu. La sua posizione centrale e strategica lo rende un punto di partenza ideale per esplorare tutte le meraviglie del territorio. Il Mövenpick Hotel Bari, riapre le porte nel 2025

Contatti: Ufficio MICE mice@greenblu.it

Apertura: tutto l’anno

dopo un’importante intervento di ristrutturazione. Sono 186 le camere del Mövenpick Hotel Bari, di cui 20 Suite dotate di tutti i comfort necessari per un soggiorno all’insegna del relax e della comodità, sia per chi si reca a Bari per lavoro che per chi è in vacanza alla scoperta della meravigliosa Puglia. Le sale meeting sono uno dei punti di

PUGLIA

forza del modernissimo Mövenpick Hotel Bari. La struttura dispone, infatti, di 12 ambienti dedicati a incontri di lavoro come riunioni, convegni e congressi. Ognuna delle 12 sale meeting dell’Hotel possiede una capienza differente,

fino a un massimo di 300 persone, sono estremamente personalizzabili negli allestimenti in base alle esigenze e ai gusti delle aziende. Completa l’offerta un bistrot per break tradizionali o innovativi.

Monopoli (Ba) – www.torrecintola.it

Torre Cintola Greenblu Sea Emotions

T★★★★

Contrada Capitolo 70043 Monopoli (Ba) Tel. 080 2229998 mice@greenblu.it www.torrecintola.it

orre Cintola Greenblu Sea Emotions è circondato da uno scenario di grande suggestione con una costa rocciosa e insenature naturali a far da scenografica cornice naturale. La struttura è situata sul mare, a Capitolo di Monopoli, località comodamente raggiungibile dai due dei principali aeroporti pugliesi, Bari (a 50 km) e Brindisi (a 60 km); è inoltre circondata da destinazioni must see come le splendide Polignano a Mare, Ostuni,

Contatti: Ufficio MICE mice@greenblu.it

Apertura: da marzo a dicembre

Alberobello, Locorotondo, Cisternino e Savelletri. Dalla sua completa ristrutturazione, avvenuta nel 2018, ha ripreso una posizione di rilievo nel panorama dell’offerta turistica Mice pugliese, conservando le sue celebri strutture a cupola e aumentando la godibilità degli spazi delle camere, nel pieno soddisfacimento degli standard richiesti a un moderno quattro stelle, cui si unisce una particolare attenzione alla sostenibilità (l’hotel è plastic

free, promuove la raccolta differenziata, il recupero dell’acqua piovana e una cucina con materie prime del territorio, solo per citare alcune delle misure). La naturale energia di Torre Cintola Greenblu Sea Emotions, le sale meeting, le aree eventi, gli ampi spazi all’aperto lo rendono dunque uno spazio ideale per congressi e incentive sullo sfondo di un panorama da cartolina, tra i più belli della Puglia. Camere e suite sono 283, unite a cinque sale meeting estremamente modulabili, con il plus della plenaria da 400 posti con una vista che si perde nel blu

del mare Adriatico. Tre ristoranti (Sfera, Globo e Blu) e due bar (Emiciclo e Arcuato) rendono ampia e godibile anche l’offerta per i momenti post congress, compresa la possibilità di svolgere molteplici attività sportive sui sette ettari di area verde, dal tennis al calcetto. Oltre che del lido (approntato sulle caratteristiche scogliere di queste zone della Puglia) e delle ampie piscine, l’ospite può usufruire di ulteriori servizi a 360 gradi, fra cui non manca la possibilità, una volta conclusi i lavori, di rigenerarsi nell’accogliente Atmosphera Wellness & Spa.

Marina di Ugento (Le) – www.vivosaresort.com

Vivosa Apulia Resort

I★★★★

Via Vicinale Fontanelle

73059 Marina di Ugento (Le) Tel. 0833 931002 info@vivosaresort.com www.vivosaresort.com

l cuore di ogni congresso è senz’altro il suo contenuto ma, come per un quadro prezioso, la cornice giusta aiuta ad esaltarne le qualità. Vivosa è un’elegante struttura 4 stelle, affacciata su una spiaggia privata di fine sabbia bianca e sulle acque cristalline del mar Jonio. Immersa nella splendida pineta del Parco Naturale “Litorale di Ugento”, è un ecoresort certificato carbon positive, dove il rispetto della natura è importante quanto il comfort degli ospiti, che alloggiano in camere arredate con gusto e tutte dotate di giardino o balcone con vista. Vivosa è la cornice

Contatti: Stella Ricapito, Mice & Events Manager mice@vivosaresort.com

Apertura: da maggio a settembre

perfetta per meeting e congressi, perché unisce all’eleganza della location la funzionalità del suo Meeting Center, con una sala conferenze di 360 mq, in grado di ospitare fino a 500 persone, dotata di attrezzature hi-tech, luce naturale e un foyer di 100 mq per welcome drink e coffee break. Estremamente versatile e personalizzabile in base alle esigenze, la sala in plenaria è modulabile in diverse soluzioni, (due, tre o quattro sale) grazie a pannelli insonorizzati che garantiscono un’acustica perfetta. Disponibili anche due ariose sale riunioni affacciate sui giardini e,

per chi desidera una location davvero unica, 3 outdoor meeting room allestite in angoli dedicati della pineta. Se invece state organizzando un ricevimento o una serata di gala, Vivosa vi metterà a disposizione le sue location più esclusive: l’Anfiteatro, il ristorante A’ Puteca, il Damiano’s Lounge Bar e il Damiano’s Garden conquisteranno i vostri

ospiti e contribuiranno a rendere il vostro evento indimenticabile. Cercate idee di Team Building? Gli ampi spazi, i campi sportivi e il mare a due passi vi offriranno esperienze coinvolgenti e originali. Per il vostro soggiorno potrete approfittare dell’innovativa offerta Unlimited All Inclusive, che comprende tutto ciò che si possa desiderare.

Bari – www.anchecinema.com

AncheCinema Teatro Polifunzionale

L’

Corso Italia, 112

70123 Bari

Tel. 329 6112291

info@anchecinema.com www.anchecinema.com

AncheCinema è uno spazio innovativo e polifunzionale, composto da 3 sale, ideale per convegni, congressi, eventi aziendali, presentazioni, party e trasmissioni televisive. Il fascino della storia, la duttilità degli spazi, la dotazione tecnologica, i servizi e la posizione lo rendono un luogo unico in cui pianificare un evento di successo. Si trova in pieno centro a Bari, all’interno della

Contatti: Andrea Costantino, Amministratore Unico preventivianchecinema@gmail.com

Apertura: aperto tutto l’anno

Stazione Centrale e a pochi passi dall’Università. Dispone di due ampi parcheggi. L’AncheCinema è dotato di spazio espositivo, service interno completo di impianto audio Bose, luci, microfoni, impianto con 6 telecamere per eventi in streaming, fibra ottica, schermo cinema avvolgibile con base 10 metri capace di trasformare in pochi secondi la sala in cinema. Ad arricchire l’offerta una

ristorazione mobile, un giardino climatizzato e l’assistenza di personale qualificato. Disponibilità nelle vicinanze di più di 100 posti letto in hotel e B&B convenzionati.

La struttura è quella del Teatro dei ferrovieri risalente al 1935, che, nonostante le accurate ristrutturazioni, mantiene il fascino di un luogo che ha fatto la storia di Bari.

L’Auditorium principale dispone di 411 posti in platea di cui 36 posti per diversamente abili e 100 posti in galleria. Una seconda configurazione dello spazio senza poltrone prevede 708 posti in piedi.

Info e prenotazioni: T. 0835215111 - info@mhmaterahotel.com www.unahotels.it/unahotels-mh-matera

BASILICATA

CALABRIA

Matera – www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mh-matera

UNAHOTELS MH Matera

A★★★★

Via Germania, sn - Borgo Venusio 75100 Matera Tel. 0835 215703 info@mhmaterahotel.com www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mh-matera

lle porte della città dei Sassi, l’UNAHOTELS MH

Matera segna la strada dell’ospitalità in Basilicata nel nome dell’eleganza e del comfort. È facilmente raggiungibile in auto, treno e situato a soli 40 km dall’aeroporto di Bari. 132 camere dotate di ogni elevato comfort, includono 16 camere superior, 5 junior suites, e un loft suite di 80 mq. Free wifi in tutta la struttura, area shop, lavanderia, servizio navetta su richiesta, un eliporto, oltre

Contatti: Nadia Petrino, Sales & Conference mice@mhmaterahotel.com Rosa Lentini, Sales & Revenue Manager r.lentini@gruppouna.it

Apertura: tutto l’anno

a 6 colonnine ricariche per auto elettriche. Il rinnovo del polo congressuale nato insieme all’hotel ha contemplato un allineamento della struttura preesistente alle tecnologie e ai materiali di pregio del più recente multisala. Le cinque sale meeting, infatti, sono state dotate di sistemi di fono assorbenza e di strumentazioni tecnologiche all’avanguardia, un proiettore laser da 20.000 Ansi Lumen che rende possibili proiezioni dettagliatissime e nitide anche

in presenza di luce naturale, una regia video da cinque telecamere per dirette streaming che possano inquadrare da ogni angolazione della sala. UNAHOTELS MH Matera vanta anche l’elegante conference center più importante del sud Italia: disposto su due piani, illuminati dalla luce naturale, può ospitare fino a 1000 persone a platea ed è dotato di attrezzature tecniche all’avanguardia. Tutte le aree meeting sono insonorizzate, hanno un foyer con reception, guardaroba e ampio spazio espositivo per lancio di prodotti e show room, un bar ad ogni piano con cucina e accesso dedicato, in modo da ospitare di-

verse tipologie di eventi in contemporanea, garantendo sempre privacy e esclusività. 12 raffinate e luminose sale ristoranti, di cui la Sala Giardini Venusio con capacità di 400 posti, un suggestivo ristorante esterno “La Terrazza” che permette di svolgere eventi, o parte di essi, completamente all’aperto con la particolarità del tetto apribile. La proposta gastronomica è caratterizzata dalla semplicità delle ricette e dalla genuinità degli ingredienti nel rispetto della tradizione di questa terra. Da qui lo chef trae ispirazione per offrire una vera esperienza di sapori in grado di incontrare ogni esigenza.

BV President Hotel

I★★★★★

Via Alessandro Volta, 47/49 87036 Rende (Cs) Tel. 0984 838080 - 338 9382984 mice@bvhotels.it www.bvpresidenthotel.com

l BV President Hotel dispone di un ampio foyer dove tecnologia e comodità sono il connubio vincente per congressi, meeting e briefing per grandi e piccoli incontri. Le 5 sale meeting accolgono fino a 250 partecipanti nella sala Pertini e per riunioni, incontri, seminari completano l’offerta le sale minori Einaudi, De Nicola, Mattarella e Cossiga. Il BV President Hotel dal concept moderno e dinamico propone il concentrato ideale di servizi per l’organizzazione congressuale. La favorevole posizione del BV President Hotel risulta funzionale sia per l’ospite business che leisure. Camere Classic e Deluxe/Superior insieme alle esclusive Suite dotate di vasca idromassaggio, completano l’offerta di 83 camere. Situato ad 1 minuto dall’uscita autostradale A2 Cosenza Nord/ Rende e dalla zona industriale di Rende, il BV President Hotel è a pochissimi passi dalla stazione ferroviaria di Castiglione Cosentino. Il gruppo BuoneVacanze tiene

Contatti: Gianni Gulli, General Manager gianni.gulli@bvhotels.it

Apertura: tutto l’anno

fede a tutti i nuovi concept di hospitality, ma alla base il valore fondamentale è l’attenzione al cliente. L’esperienza di specialisti nel settore e la qualità dei servizi offerti pongono, come obiettivo del gruppo BuoneVacanze, il rendere il BV President Hotel la struttura di riferimento dell’area commerciale di Cosenza-Rende.

SICILIA

Almar Giardino di Costanza

Domina Zagarella Sicily

Saracen Sands Hotel & Congress Centre 383

Mazara del Vallo (Tp) – www.almargiardinodicostanza.com

Almar Giardino di Costanza

SVia Salemi km 7,100 91026 Mazara del Vallo (Tp) Tel. 0923 675000 info@almargiardinodicostanza.com www.almargiardinodicostanza.com

ituato nelle immediate vicinanze delle meravigliose coste della Sicilia occidentale, a pochi chilometri dall’incantevole e pittoresca cittadina di Mazara del Vallo, e a breve distanza da alcune delle più belle meraviglie siciliane, Almar Giardino di Costanza Resort & Spa rappresenta il connubio tra modernità e usanze Occidentali con influenze di carattere internazionale. Nella zona adiacente al Resort sorge la famosa villa

Contatti: Laura Munari, Cluster Events Manager laura.munari@hnh.it

Apertura: aprile - ottobre

ottocentesca “Fontanasalsa”, incantevole complesso di circa 2000 mq, a cui si accede percorrendo un importante viale ombreggiato da secolari Magnolie ed Eucalipti. Composto da 8 sale e saloni e una suggestiva piazza centrale, ha una capienza massima di circa 900 persone ed è la location ideale per importanti eventi, presentazioni di auto o indimenticabili congressi in un contorno quasi fiabesco.

Domina Zagarella Sicily

IVia Nazionale, 77 - S.S. 113 90017 Santa Flavia (Pa) Tel. 091 320075 sales@dominasicily.it www.dominasicily.it

n località Santa Flavia, splendida cittadina a 15 km da Palermo, l’hotel Domina Zagarella Sicily si affaccia direttamente sul mare, con una vista spettacolare sul Golfo e sulla scogliera di Porticello. Inserito in un grande parco-giardino di oltre 28.000 mq, popolato di piante secolari, alberi di limoni, aranci, fichi, ulivi, agavi e bouganville. L’equilibrio tra interno ed esterno è il punto di forza del Domina Zagarella Sicily: nel corpo centrale si trovano le 312 camere, i 3 ristoranti, i servizi e le principali aree comuni; immerso nel parco invece si trovano il centro congressi, 30 villini e il grande pontile che

Contatti:

Alessio Candiloro, Direttore Commerciale

Rosalia Coffaro, MICE Assistent sales@dominasicily.it

Apertura: da aprile a ottobre

accompagnano gli ospiti verso il mare e le 2 piscine. Il Centro Congressi adiacente al corpo centrale della struttura, totalmente ristrutturato in chiave tecnologica, propone una sala plenaria di 500 posti a sedere e la possibilità di molte sale per workshop in parallelo. Nel corpo principale la sala Dolce Vita per 170 persone, la sala Giulietta per 40 e 2 Business Suites per 15. Disponibile anche come spazio espositivo grazie a pareti modulabili che disegnano 6 sale minori completamente indipendenti. Fiore all’occhiello della struttura la splendida cornice del mare per tutti i servizi di food & bevarage.

Saracen Sands Hotel & Congress Centre

PVia Libertà128/A

90040 Isola delle Femmine (Pa) info@saracenhotelpalermo.com www.saracenhotelpalermo.com

unto di riferimento per meeting e congressi nel Sud

Italia, il Saracen Sands Hotel è una struttura moderna immersa in una cornice naturale unica: tra terra, mare e due riserve naturali. Alle porte di Palermo, ad appena 8 minuti dall’aeroporto e a un chilometro dalla metro, il Congress Centre conta quindici sale modulari dotate di luce naturale e di attrezzature all’avanguardia che possono accogliere complessivamente fino a 3500 persone. Un vero e proprio “all in one” dell’ospitalità, con 240

Contatti:

Daniela Ducato, General Manager daniela.ducato@saracenhotelpalermo.com

Giulia Conte, Event Sales Executive eventi@saracenhotelpalermo.com

Apertura: tutto l’anno

camere, ristoranti interni e ampi parcheggi. Le varie sale consentono, grazie alla loro versatilità, di adattarsi ad ogni tipo di incontro: dai meeting aziendali ai congressi fino ai grandi eventi espositivi e alle cene di gala. Il team conta un ventaglio di professionalità per la cura dell’evento a 360° che affianca il committente in tutte le fasi di realizzazione, assicurando il successo di ogni iniziativa. Per questo negli anni il Saracen è diventato brand sinonimo di Hospitality Business.

SARDEGNA

Villasimius (Su) – www.almartimiama.com

Almar Timi Ama

SViale dei Ginepri, 3 09049 Villasimius (Su) Tel. 070 79791 info@almartimiama.com www.almartimiama.com

ituato sull’estrema punta sud-orientale della Sardegna, a 2 km dal centro abitato di Villasimius e a 50 km da Cagliari, l’Almar Timi Ama Resort & Spa non è solo un luogo d’eccezione per le vacanze e il tempo libero. La sua posizione privilegiata nel cuore delle bellezze naturali dell’Area Marina Protetta Capo Carbonara, ne fa anche uno scenario impareggiabile per meeting ed eventi aziendali di sicuro impatto. Con 238 camere, 3 ristoranti, 4 bar e 4 sale meeting

Contatti: Laura Munari, Cluster Events Manager laura.munari@hnh.it

Apertura: da maggio a ottobre

che possono ospitare fino a 300 persone, l’hotel è progettato per soddisfare le esigenze degli eventi più articolati. La proposta gastronomica sorprende con un’ampia varietà di sapori: dalle invitanti specialità mediterranee alla cucina internazionale, dalla gastronomia fusion ai buffet tematici. A completare l’offerta, attività sportive, intrattenimenti musicali e numerose esperienze outdoor immersi nella natura unica della Sardegna.

Alghero (Ss) – www.hotelcalabona.it

Hotel Calabona

L’Località Calabona 07041 Alghero (Ss) Tel. 079 975728 groups@hotelcalabona.it www.hotelcalabona.it

Hotel Calabona of fre un ambiente ideale per incentive e meeting, incontri e business in tutta libertà e flessibilità. La vicinanza alla vivace e affascinante cittadina di Alghero consente di raggiungere a piedi i monumenti, i ristoranti e i negozi, percorrendo il gradevole e attrezzato lungomare. La struttura alberghiera mette a disposizione 109 camere tra suite, familiari, superior, classic. La vicinanza di altre strutture ricettive

Contatti: Federica Amoretti, Direttrice Responsabile Congressi

Apertura: da inizio aprile a fine ottobre

consente anche di provvedere a sistemazioni aggiuntive, anche con gestione a cura del centro prenotazioni dell’Hotel Calabona. Sono disponibili un ristorante, un Bar Bistrot con cucina espressa che si affaccia sulla piscina, spazi all’aperto per coffee-break e aperitivi. Il centro congressi, caratterizzato dalla flessibilità degli spazi, si compone di Foyer con desk segreteria, antistante le sale principali, Sala Convegni Plenaria sino a 350/380 posti circa, ottenuta dall’utilizzo congiunto della Sala Ginestra e della Sala Oleandro, la Sala Convegni Ginestra sino a 150 posti circa, la Sala Convegni Oleandro sino a 200 posti circa, la Sala riunioni Ginepro sino a 50 posti circa, la Sala riunioni Mirto sino a 20 posti circa e una zona espositiva con superfici differenziate in base alle esigenze. Sono disponibili attrezzature audio video in dotazione o con noleggio esterno, così come è possibile chiedere assistenza tecnica, hostess, ecc.

Arborea (Or) – www.congressisardegna.it

Hotel e Auditorium Pegasus

L’

Strada a mare 24, n° 27 09092 Arborea (Or)

Tel. 0783 805161 - 338 7997080 info@congressisardegna.it www.congressisardegna.it

Hotel e Auditorium Pegasus, situati sulla costa occidentale sarda, si immergono in una secolare pineta direttamente sul mare; in un paradiso tutto da scoprire. Il

Centro Congressi, aperto tutto l’anno, con più di 1.800 mq di superficie congressuale, dispone di tre sale riunioni modulabili, la cui capacità massima è di 1.000 persone. Il foyer, con due ampie terrazze laterali ed un portico che offre un suggestivo scorcio sulla piscina è ideale per rinfreschi e per accogliere mostre e presen-

Contatti: Diego Bernardini, Sales Manager

Apertura: tutto l’anno

tazioni. I 3 Hotel 4 stelle adiacenti contano ben 315 camere. Completano lo scenario gli ampi spazi verdi, la natura, con possibilità di organizzare attività di Team Building all’aperto, e uno dei maneggi più grandi d’Europa, con possibilità di fare lezioni a cavallo o semplici passeggiate, il personale della tua azienda inizierà un percorso innovativo per sviluppare competenze realizzative, relazionali ed emozionali, che diventano sempre più indispensabili e strategiche.

Cagliari – www.hotelreginamargherita.com

Hotel Regina Margherita

N★★★★ S

Viale Regina Margherita, 44 09124 Cagliari Tel. 070 670342

booking@hotelreginamargherita.com www.hotelreginamargherita.com

el cuore pulsante di Cagliari, l’Hotel Regina Margherita si trova in una posizione strategica che collega l’antico quartiere di Castello alla splendida passeggiata sul porto. Un hotel moderno e raffinato che sapientemente fonde eleganza e discrezione, dove il design contemporaneo si armonizza con la tradizione di un’ospitalità senza tempo.Immerso nel centro storico, ogni angolo dell’hotel racconta storie di secoli passati, offrendo ai suoi ospiti un’esperienza unica di comfort e

Contatti: Renato Barbon, Direttore booking@hotelreginamargherita.com Ufficio congressi: meeting@hotelreginamargherita.com

Apertura: tutto l’anno

cultura. Perfetto per viaggi di lavoro, riunioni e congressi, l’Hotel Regina Margherita è anche una destinazione ideale per chi cerca una pausa di relax e bellezza. Impegnato in un continuo processo di miglioramento, l’hotel si distingue per il suo approccio sostenibile e una forte attenzione alla qualità. Dal 2000, l’Hotel Regina Margherita ha ottenuto importanti certificazioni di qualità, garantendo un servizio all’altezza delle aspettative più elevate.

Carbonia (Su) – www.luhotel.it

Lu’ Hotel Carbonia

I★★★★

Via Costituente, snc 09013 Carbonia (Sud Sardegna) Tel. 0781 665020 info@luhotel.it www.luhotel.it

l Lu’ Hotel Carbonia è una moderna struttura 4 stelle con un funzionale centro congressi composto da 4 sale dalla capacità totale sino a 450 posti.

È situata all’ingresso della città di Carbonia, a 50 minuti dall’aeroporto di Cagliari Elmas.

Dispone di 78 camere tra comfort, deluxe, prestige e junior suite, dotate di ogni comfort per offrirvi il massimo relax anche nelle trasferte di lavoro. L’hotel offre inoltre un suggestivo ristorante design con veranda vista giardino, elegante American bar, un’area fitness attrezzata e un ampio parcheggio privato.

Il centro congressi è dotato delle più moderne tecnologie e spazi in grado di consentire l’allestimento di diverse tipologie di eventi, quali riunioni aziendali, corsi di formazione, lanci di prodotto, workshop, seminari ed esposizioni. L’area si compone di una sala

Contatti: Roberto Ghessa, General Manager direzione@luhotel.it

Alessandro Lusci, Sales & Marketing sales@luhotel.it

Apertura: tutto l’anno

congressi con una capienza di 200 posti, due salette modulabili fino a 25 posti e un salone eventi/spazio espositivo di circa 450 mq con una capacità modulabile da 50 a 450 posti.

Cagliari – www.palazzodoglio.com

Palazzo Doglio

PVico del Logudoro,1 09127 Cagliari

Tel. 070 64640 info@palazzodoglio.com www.palazzodoglio.com

alazzo Doglio, situato nel cuore di Cagliari, si sviluppa attorno ad una ariosa piazza interna a cielo aperto, la Corte Doglio e consta di 72 camere suddivise in quattro diverse tipologie. Il Centro Congressi, composto da una sala Plenaria e da ulteriori 3 sale meeting, è stato realizzato in un ex teatro situato a pochi passi dalla Corte e trasformato in un suggestivo spazio congressuale capace di ospitare fino a 1000 partecipanti. Una vasta gamma di occasioni, da raccolti meeting dirigenziali a grandi eventi, trova qui la sua cornice ideale. L’ampia Plenaria, attrezzata e funzionale, è perfetta per ospitare diverse tipologie di evento: congressi medici, presentazione di prodotti, convention, eleganti gala, attività di team building e molto altro ancora. Le 3 sale meeting, di cui due

Contatti: Francesca Lucchese, Events Coordinator mice@palazzodoglio.com

Apertura: tutto l’anno

situate all’interno del Centro Congressi e una all’interno dell’Hotel, impreziosite dalla luce naturale, rappresentano la location ideale per ospitare meeting di lavoro di medie dimensioni o riunioni con un numero ristretto di partecipanti. Completano l’offerta 170 mq di spazio riservato e versatile, pensato per trasformarsi in area espositiva o catering. Le sale sono dotate di tecnologie audiovisive all’avanguardia e collegamento internet in modalità wireless.

Palau (Ss) – www.hotelcaladilepre.com - www.delphina.it

Park Hotel Cala di Lepre

I★★★★

Loc. Cala di Lepre 07020 Palau (Ss) Tel. 0789 790078 meeting@delphina.it www.hotelcaladilepre.com www.delphina.it

n posizione strategica, di fronte alla Costa Smeralda e ai confini del Parco Nazionale dell’Arcipelago di La Maddalena, il Park Hotel Cala di Lepre è immerso nella vegetazione mediterranea del promontorio di Capo d’Orso a 3 Km da Palau e a 39 Km a nord di Olbia. La location ideale per abbinare un congresso aziendale ad appassionanti escursioni via mare e attività alla scoperta del Nord Sardegna. Le 167 camere e suite, tutte al piano terra con ingresso indipendente e veranda attrezzata, sono caratterizzate da un’elegante semplicità e da un arredo che richiama la tradizione gallurese tipica del Nord Sardegna. Una varia offerta enogastronomica arricchisce la qualità dei due ristoranti Arcipelago e Le Terrazze, location ideali per cene informali e ricevimenti di gala. Per gli incontri di lavoro, una sala moderna e confortevole con capacità massima di 220 posti (210 mq), divisibile in due sottosale insonorizzate con pareti mobili, adiacente al ristorante per coffee break e light lunch. Completano l’offerta at-

Contatti: Silvia Ibba, Responsabile Reparto MICE meeting@delphina.it

Apertura: da maggio a ottobre

trezzature e aree dedicate allo sport, il centro benessere D’ea Marina, due bar, ampi parcheggi privati e colonnine di ricarica per veicoli elettrici. L’esperienza ventennale nell’organizzazione di eventi dello Staff Incentive & Meeting Delphina permette di curare e personalizzare ogni evento nei minimi dettagli: allestimento, dotazioni tecniche, accomodation, attività outdoor.

Cagliari – www.sardegnahotelcagliari.it

Sardegna Hotel Suites & Restaurant

IVia Lunigiana, 50 09122 Cagliari

Tel. 070 286245

info@sardegnahotelcagliari.it www.sardegnahotelcagliari.it

l Sardegna Hotel Suites & Restaurant è caratterizzato da un design contemporaneo e dispone di camere lussuose, recentemente ristrutturate, con Wi-Fi veloce gratuito illimitato e tutti i comfort più moderni. Ubicato a 4 km dall’Aeroporto Internazionale di Cagliari e a 5 minuti in auto dal centro storico, dispone del ristorante gourmet La Scala, con vetrata panoramica, consigliato nella Guida Michelin, un parcheggio ombreggiato gratuito con videosorveglianza, di moderne sale conferenze e di un ampio lounge-bar e pianoforte, con arredi d’epoca. Il Centro Congressi è adatto a ospitare meeting, incentive, convegni ed esposizioni. Una storica location che si distingue per la versatilità dei suoi ambienti e la professionalità del-

Contatti: Front Office info@sardegnahotelcagliari.it

Apertura: tutto l’anno

lo staff. L’hotel col suo rinomato ristorante può offrire svariate proposte su misura per coffee break, colazioni di lavoro, lunch aziendali anche a buffet, cene di gala, catering e banqueting.

Alghero (Ss) – www.smyhotels.com/it/smy-carlos-v-alghero

Smy Carlos V

L’

★★★★★

Lungomare Valencia, 24 07041 Alghero (Ss) Tel. 079 7920600 info.carlosv@smyhotels.com www.smyhotels.com/it/smy-carlos-v-alghero

Hotel Smy Carlos V ad Alghero, in Sardegna, è situato in posizione strategica a pochi minuti dall’aeroporto internazionale ‘’Riviera del Corallo’’ e dominante la costa. Offre spazi di grande respiro per godere di un soggiorno estremamente rilassante e confortevole ed è possibile raggiungere facilmente il centro storico di questa città storicamente conosciuta per le sue splendide spiagge di sabbia bianca e fine.

Il centro congressi dell’Hotel Carlos V può ospitare fino a 350 persone e dispone di sale modulari, completamente attrezzate, per ospitare meeting ed eventi e rispondere alle diverse esigenze di allestimento.

La lobby di alta classe con reception, è una gradevole

Contatti: Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

armonia di forme e colori, frutto di uno studio improntato sull’architettura d’interni.

Dalla terrazza dell’hotel si può godere una vista panoramica con sconfinati orizzonti, dal promontorio di Capo Caccia che ridisegna la sagoma del gigante dormiente, alla litoranea che nasconde la città marina di Bosa. In estate è possibile organizzare buffet lunch o semplicemente godere della magnifica vista sorseggiando un aperitivo.

Sulla terrazza affaccia anche il nostro ristorante ‘’Del Emperador’’ con proposte à la carte della cucina tradizionale sarda mentre il ristorante ‘’Imperial’’ con gradevole vista giardino e piscina di acqua di mare, offre spazi più ampi ed è un’ottima location per banchetti e cene di gala.

Cagliari – www.thotel.it

UNA HOTELS T Hotel Cagliari

SVia dei Giudicati, 66 09131 Cagliari

Tel. 070 47400 congress@thotel.it www.thotel.it

ituato nel cuore della città, l’UNA HOTELS T Hotel Cagliari è sinonimo di ospitalità d’eccellenza, con un servizio impeccabile garantito tutti i giorni dell’anno. Grazie alla sua posizione centrale, è la scelta ideale per chi cerca comfort, eleganza e professionalità. Con oltre 5.000 eventi organizzati, tra congressi nazionali, conferenze internazionali, vertici ministeriali e meeting, l’UNA HOTELS T Hotel Cagliari si distingue nel settore Meeting & Congressi, offrendo soluzioni su misura per ogni tipologia di evento. Le 8 sale, impreziosite da luce naturale e tecnologie audiovisive d’avanguardia, offrono spazi flessibili e modulabili, capaci di ospitare da 2 a 300 partecipanti, per una capienza massima del centro congressi di 700 persone.

Il centro congressi offre poi un’elegante Foyer con area segreteria e guardaroba, 3 sale riunioni e un’area espositiva di 207 mq.

Contatti: Raffaella Demi, Ivano Etzi congress@thotel.it

Apertura: tutto l’anno

Punta di diamante della nostra offerta è il Rooftop T15, sito al 15° piano, che offre una vista mozzafiato della città ed è la location ideale per conferenze stampa, aperitivi ed eventi esclusivi.

Per le pause durante la giornata, l’UNA HOTELS T Hotel Cagliari propone una raffinata esperienza gastronomica che strizza l’occhio alla tradizione culinaria sarda, con ingredienti sempre freschi e di prima scelta.

L’hotel è inoltre dotato di una bellissima SPA di recente rinnovamento con percorso benessere, docce emozionali e sauna finlandese.

Palestra, parcheggio gratuito fino a 200 posti auto e WiFi sono disponibili per tutti gli ospiti, con una reception aperta 24 ore su 24 per ogni esigenza.

A pochi passi dal centro, si possono facilmente raggiungere le principali attrazioni cittadine e la spiaggia, senza rinunciare alla tranquillità di una zona residenziale.