Guida ai Congressi Medico-Scientifici 2024

UN TEAM ALTAMENTE SPECIALIZZATO

NELLA PIANIFICAZIONE ED

EROGAZIONE DI EVENTI

RIUNIONI DI CICLO

CONVENTION & MEETING

SMALL & LARGE EVENTS ADVISORY BOARD

GESTIONE PRATICHE AIFA DELEGAZIONI

CONGRESSI NAZIONALI E INTERNAZIONALI

INCOMING

SERATE DI GALA & CENE AZIENDALI

TEAM BUILDING & INCENTIVE

DIGITAL TOOLS & DIGITAL ENGAGE

GESTIONE UFFICI CONGRESSI

LOGISTICA INTEGRATA & GESTIONE NCC

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EDUCAZIONE CONTINUA IN MEDICINA (ECM)

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WEBINAR & WEBCAST

FORMAZIONE A DISTANZA E SUL CAMPO

PRECEPTORSHIP

AULE MOBILI INTERATTIVE

FORMAZIONE ESPERIENZIALE

REALIZZAZIONE PATIENT JOURNEY

TELEDIDATTICA & TELEMEDICINA

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Sorrento

È

con molto piacere che vi presento la Guida ai Congressi Medico-Scientifici 2024. Fin dalla sua prima edizione, questo manuale è stato concepito come una risorsa completa e affidabile, con l’obiettivo di diventare un punto di riferimento per chiunque sia coinvolto nell’organizzazione di congressi medici e di corsi ECM. Un settore, questo, che ha sempre dimostrato il suo valore, in termini economici e non, e che oggi più che mai è chiamato a farsi interprete delle rinnovate esigenze delle comunità scientifiche. Sono estremamente soddisfatto nel constatare come di anno in anno anche il nostro viaggio editoriale sia sempre stato in grado di evolversi, accompagnato dal lavoro della redazione e dai preziosi professionisti che generosamente offrono di volta in volta il loro contributo. Tutto questo ci ha permesso di mantenere intatto l’impegno di fornire, edizione dopo edizione, strumenti pratici, approfondimenti e aggiornamenti a uso e consumo dei lettori. Questa guida non è infatti semplicemente un libro da tenere sulla scrivania, piuttosto uno strumento di lavoro da consultare regolarmente per reperire informazioni specifiche e identificare fornitori affidabili. Mi auguro che tutti voi possiate trarne vantaggio.

Aanche in questa nuova edizione della Guida abbiamo affrontato tutte le componenti che costituiscono la complessa macchina dell’organizzazione di congressi medico-scientifici. In continuità con le edizioni precedenti, ci siamo dedicati a esplorare le pratiche consolidate e le ultime innovazioni, per garantire contenuti aggiornati e basati sulle evidenze più recenti. Abbiamo integrato il nostro lavoro con l’apporto dei professionisti di questa specifica materia, che hanno accettato di condividere con noi la loro expertise e il loro occhio vigile sull’attualità. Non da ultimo, abbiamo posto molta attenzione alla componente grafica, non un semplice supporto, ma un elemento essenziale a sostegno dei contenuti. Le infografiche, in particolare, si configurano come uno strumento efficace per comunicare informazioni complesse in modo chiaro e accessibile, il che rappresenta, in ultima analisi, l’obiettivo di tutto il nostro lavoro.

Buona lettura.

MARCO BIAMONTI Presidente Ediman

ALESSANDRA BOIARDI Autrice del manuale

I nostri più vivi ringraziamenti vanno ai professionisti del settore che ci hanno supportato con tanta disponibilità, competenza e generosità per l’aggiornamento dei contenuti di questa edizione della Guida ai Congressi Medico-Scientifici.

Grazie a:

Alberto Boccanelli

Sales Director, TC Group

Mattero Bruno Calveri

Amministratore Delegato, Summeet | Coordinatore GIFES e Rappresentante Provider ECM, Federcongressi&eventi

Margherita Franchetti Content writer e manager, giornalista, redattrice

Fabio Gilardenghi

Consulente ECM, formatore, auditor

Cristiano Montorio CEO, Different Web

Annalisa Ponchia Innovation Director, AIM Group International

Susanna Priore CEO, Formedica | Presidente, ECM Quality Network

Gianluca Trezzi

Press & Media Relations Officer, AIM Group International

Mauro Zaniboni

Presidente e Amministratore Delegato, MZ Events

Paolo Zona

Amministratore Delegato, Cluster

“Guida ai Congressi Medico-Scientifici” 2024 è una pubblicazione

Ediman Srl

Via Vittorio Salmini, 1 - 20135 Milano Telefono 02 57311511 info@ediman.it - www.ediman.it

Direttore responsabile: Marco Biamonti

A cura di: Alessandra Boiardi

Responsabile traffico pubblicitario

e redazione:

Jessica Alejandra Presa

Coordinamento schede tecniche: Loredana Formicola

Consulenza testi:

Antonella Andretta

Grafica: Alice Franchini

Susanna Chiara Toscani

Photo credits:

Adobe Stock – https://stock.adobe.com

Hanno collaborato:

Antonella Andretta, Teresa Chiodo, Sergio Mori, Francesca Pace, Mariangela Traficante

Fotolito e stampa:

Logo SpA - Borgoricco (Pd)

Questa guida è andata in stampa nel mese di marzo 2024

I prodotti editoriali Ediman

❏ Meeting & Congressi

❏ Guida Meeting e Congressi

❏ MeetingeCongressi.com

❏ Guida ai Congressi Medico-Scientifici

Gli eventi Ediman

❏ Buy Mice Milano

❏ Buy Mice Roma

❏ Full Contact Discover Italy

❏ Full Contact Incentive Destinations

❏ Full Contact Incentive & Motivation

❏ Full Contact Meeting Planner

❏ Full Contact Pco

INTRODUZIONE

PERCHÉ PUÒ SERVIRTI

LA GUIDA AI CONGRESSI MEDICO-SCIENTIFICI

La Guida ai Congressi Medico-Scientifici, arrivata quest’anno alla sua settima edizione, è l’unico manuale dedicato a questa specifica tipologia di eventi, quanto mai importanti in termini numerici e qualitativi, ma anche molto complessi. Questo per via delle loro peculiarità legate ai temi accademici e formativi, così come ai soggetti coinvolti, ma anche per il fatto che buona parte degli eventi medici in Italia sono regolati dal programma di Educazione Continua in Medicina. Del resto, è l’organizzazione stessa di un evento che, per definizione, richiede per la sua buona riuscita il supporto che solo i professionisti del settore possono dare.

Come ci si orienta nell’organizzazione di un congresso medico-scientifico? Chi sono gli interlocutori da coinvolgere? Da dove si inizia? Quali sono le novità in termini di normative, trend ed esigenze dei partecipanti?

E ancora: come si scelgono location, destinazioni e fornitori?

A queste e ad altre, moltissime, domande, risponde questo volume, dove troverete dalla A alla Z e con un taglio molto pratico, tutte le informazioni e gli aggiornamenti sulle diverse fasi dell’organizzazione di un congresso medico-scientifico, oltre a una ricca e attenta selezione dei migliori fornitori.

Ecco qualche istruzione per l’uso.

■ A chi si rivolge

La Guida è pensata per tutti coloro che a vario titolo e a diversi livelli sono coinvolti nell’organizzazione di eventi medico-scientifici:

➤ Società Scientifiche e Associazioni che vogliono capire di più, conoscere e sapere come scegliere gli interlocutori giusti per i loro eventi;

➤ PCO, professional congress organizer che vogliono restare aggiornati su questo settore;

➤ Provider che desiderano trovare aggiornamenti su regole, normative e prospetti del sistema ECM;

➤ Location, alberghi e sedi congressuali che intendono attirare congressi medici comprendendone le reali esigenze e offrendosi come interlocutori consapevoli;

➤ Destinazioni che puntano a essere competitive nell’attrarre congressi medici.

■ Come consultare la Guida

La prima parte della Guida ai Congressi Medico-Scientifici 2024 è composta da 11 macro-capitoli, ognuno dedicato a un aspetto dell’organizzazione, trattato sia da un punto di vista manualistico che con un occhio di riguardo alle novità, tendenze e aggiornamenti dell’ultimo anno.

Tra le pagine, troverete short link che consentono di accedere direttamente a documenti e fonti utili sul web, quando specificato, semplificando l’accesso rapido e diretto alle risorse menzionate.

La seconda parte della Guida raccoglie invece la nostra selezione di fornitori qualificati - location, società di servizi e di organizzazione congressuale, destinazioni - tutti con comprovata expertise nel gestire e accogliere congressi medico-scientifici e corsi ECM. Potete consultare le schede e gli approfondimenti agevolmente, grazie alla divisione per regioni. Ogni scheda fornisce sia tutti i dettagli utili per conoscere l’offerta che i contatti diretti.

INDICE DEGLI OPERATORI E DELLE LOCATION CONGRESSUALI

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With more than 50 years of experience in the events industry, our events are not just meetings but a collection of extraordinary moments. Our solutions provide a new dimension of participation and interactivity. Always with the same passion.

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INDICE DEGLI OPERATORI E DELLE LOCATION CONGRESSUALI

CONGRESSI MEDICI

NELL’ERA DELL’INTELLIGENZA ARTIFICIALE

.

Cosa si intende per congresso medico-scientifico

Per congresso medico-scientifico si intende in generale un evento aggregativo professionale tra un numero consistente di persone che ha di solito una cadenza regolare - per esempio annuale, ogni due o quattro anni - e prevede a rotazione destinazioni diverse (soprattutto in ambito internazionale).

Un congresso medico-scientifico è promosso perlopiù da associazioni professionali locali, nazionali o internazionali. Gli obiettivi possono essere molteplici come per esempio comunicare i progressi di una particolare disciplina accademica, nuove idee e progetti, temi specifici legati all’ambito dell’associazione e così via. Si tratta di un momento importante di confronto, aggiornamento e scambio al quale partecipano di solito accademici e professionisti dell’ambito medico-scientifico. Nulla vieta tuttavia di aprire il congresso, se necessario, anche al pubblico, quando si giudica il tema di interesse comune, anche se è più probabile che questo avvenga solo per una determinata sessione o comunque per una parte dell’evento. Ogni congresso è infatti articolato, come si vedrà nello specifico più avanti, in un programma che comprende diversi momenti: plenaria, conferenze e sessioni parallele, attività di networking tra i partecipanti e area espositiva per aziende farmaceutiche e produttori di dispositivi medici che oltre agli stand possono organizzare i propri simposi e acquistare spazi pubblicitari on-site.

L’evoluzione digitale

Dopo il periodo della pandemia, durante il quale si sono affermati i format virtuali prima - quando di fatto era vietato riunirsi in presenza e tutti

I punti chiave dell'organizzazione degli eventi medici nel 2024

Digitalizzazione

Intelligenza artificiale AI D

La tecnologia continua a svolgere un ruolo fondamentale grazie all’evoluzione delle piattaforme digitali.

Migliora l'esperienza dei partecipanti ai congressi medicoscientifici così come il lavoro dei team organizzativi.

dovevano partecipare online - e ibridi in seguito, ossia con una parte di audience da remoto e partecipanti dal vivo, possiamo senz’altro affermare che i congressi medico-scientifici di oggi sono nella stragrande maggioranza live. Tutti i dati non solo mostrano un ritorno nelle sedi, ma anche come il settore sia in costante crescita e confermi il suo ruolo di leader nel mondo dell’organizzazione dei congressi di diversa natura, da un lato per la necessità costante da parte del personale medico e sanitario di aggiornarsi a fronte del continuo sviluppo scientifico, dall’altro anche per effetto dell’obbligo della formazione continua vigente in molti Paesi (compresa l’Italia, come vedremo nello specifico nel capitolo dedicato all’ECM) . Secondo i dati dell’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi - OICE (bit.ly/OICE22) nel 2022 gli eventi promossi da associazioni hanno rappresentato il 31,1% del totale e il 31% dei partecipanti.

È invece UIA - Unione delle associazioni internazionali - che ci dice che nel 2022 l’81% delle associazioni ha organizzato congressi in presenza (bit.ly/UIA-Meetings-Suervey). A fronte di tutto ciò, resta innegabile il contributo a lungo termine dell’impennata digitale dei congressi medicoscientifici, che non si è esaurito con la fine della pandemia e delle restrizioni a essa collegate. Più di tutto, infatti, quello che è cambiato è il concetto stesso di “durata” del congresso, che sì, come abbiamo detto, è tornato in presenza, ma estende decisamente al “prima” e al “dopo” il suo dialogo e l’ingaggio con la comunità scientifica di riferimento proprio grazie all’elemento digitale. In che modo? Al centro di tutto questo c’è una nuova modalità di distribuzione e fruizione dei

Personalizzazione P

I partecipanti sono facilitati nella scelta di contenuti e attività di loro interesse per eseperienze più personalizzate.

Sostenibilità S

Ambiente, società e governance sono al centro di pratiche sempre più attente all’ecologia, alle persone e all’etica.

contenuti, sia quelli strettamente legati all’evento, sia in termini di coinvolgimento dei partecipanti. Webinar, approfondimenti e così via vengono infatti aggiornati e resi accessibili online non solo durante l’evento, ma tra un’edizione e l’altra per creare quello che i partecipanti stessi dimostrano di apprezzare sempre più, ossia una fruizione più personalizzata dei contenuti che permetta loro di continuare ad aggiornarsi sui temi dell’evento e di restare “connessi” grazie a un engagement che sfrutta l’approccio omnichannel. Email, social media, gruppi, siti e piattaforme generano una vera e propria esperienza digitale attorno all’evento, incoraggiando anche il dialogo e il confronto tra gli stessi partecipanti.

I criteri ESG nei congressi

Secondo la recente ricerca Association Meeting Needs 2023 condotta da ICCA (bit.ly/ICCA-survey), l’83% delle associazioni prevede l’implementazione di iniziative sostenibili nei loro congressi. Questo dato sottolinea una consapevolezza crescente nel settore riguardo la necessità di adottare pratiche responsabili. A guidare le iniziative sostenibili sono anche in questo ambito i cosiddetti criteri ESG - environmental, social, governance, ovvero ambientale, sociale e di governance - le tre dimensioni necessarie per misurare, verificare e sostenere l’impegno in termini di sostenibilità di un’organizzazione. Rispetto alle logiche di valutazione, i criteri associati alla lettera “E” di Environmental sono rappresentati da elementi ambientali che valutano come un evento si relaziona con l’ambiente circostante e con l’ambiente in

generale. I criteri legati alla lettera “S” riguardano l’impatto sociale, esaminando la connessione con il territorio, le persone, i dipendenti, i fornitori, i clienti e le comunità con cui l’evento interagisce. La lettera “G” di governance, infine, è focalizzata su tematiche legate a una gestione dell’evento improntata a buone pratiche e principi etici.

A questo proposito, la stessa ricerca di ICCA evidenzia che l’80% delle associazioni sta integrando politiche di Diversity & Inclusion nella pianificazione dei loro congressi. Questo riflette un riconoscimento crescente dell’importanza di creare ambienti accoglienti e aperti a tutti i partecipanti, indipendentemente dalla loro provenienza, background o abilità. L’inclusività non è più solo un obiettivo etico, ma anche un elemento chiave per il successo e l’impatto duraturo di un congresso. Questo impegno verso la diversità si traduce in pratiche concrete, come la progettazione di eventi accessibili a persone con disabilità, l’uso di tecnologie e strutture adeguate e la promozione di una partecipazione globale, per esempio attraverso servizi di interpretariato e traduzione implementati dalla tecnologia.

L’impatto dell’AI

Al di là di prese di posizioni e opinioni discordanti sull’Intelligenza Artificiale, che dividono i sostenitori accaniti e chi invece la interpreta come un rischio per l’umanità, è con un approccio pratico che possiamo guardare alle potenzialità dell'AI nell’organizzazione dei congressi medici, un settore che in realtà non è ancora particolarmente avanguardistico da questo punto di vista.

La portata dell’argomento diventa però più interessante se si entra in un’ottica più ampia di utilizzo, considerando per esempio il possibile supporto al raggiungimento degli stessi obiettivi ESG . Uno spunto è che attraverso l’analisi dei dati, l’AI può contribuire a prevedere gli impatti ambientali dell’evento, dagli sprechi all’impronta di carbonio, così come può migliorare la sicurezza e essere utilizzata per eliminare i bias nei processi decisionali, o ancora, dal punto di vista della governance, per verificare che si rispettino le normative vigenti, riducendo il rischio di violazioni. Ecco una panoramica di come l’AI può essere applicata in un congresso, prima, durante e dopo (come vedremo anche nel capitolo dedicato alla tecnologia):

◆ personalizzazione dell’esperienza dei partecipanti: analisi dei dati, inclusi preferenze, comportamenti e interazioni passate dei partecipanti, implementazione dei programmi, realizzazione di matchmaking

◆ pianificazione e gestione degli eventi: programmazione date e orari ottimali basati su dati storici e eventi locali, individuazione di luoghi adatti, pianificazione efficiente della logistica

◆ assistenza in tempo reale e gestione delle richieste: utilizzo di chatbot e assistenti virtuali, gestione di richieste comuni prima e durante l’evento, fornitura di assistenza in tempo reale, risposta alle domande e guida verso sessioni o stand pertinenti

Il valore economico di un congresso medico-scientifico

Impatto diretto

La ricaduta sulla destinazione: spesa per la produzione e spesa dei partecipanti.

Conoscenza scientifica generata

Il valore delle informazioni e dei contenuti trasmessi durante il congresso.

◆ miglioramento della sicurezza dell’evento: implementazione di sistemi di riconoscimento facciale, identificazione dei partecipanti e prevenzione dell’accesso non autorizzato, utilizzo per check-in senza contatto

◆ cura dei contenuti: analisi degli algoritmi AI su presentazioni, workshop e tavole rotonde, suggerimento di sessioni pertinenti ai partecipanti in base a interessi e preferenze

◆ supporto per eventi multilingue: servizi di traduzione in tempo reale per abbattere barriere linguistiche e in termini di inclusività, per esempio generando testo scritto per le persone con deficit uditivi

◆ ottimizzazione delle strategie di marketing: esame dei dati delle campagne di marketing precedenti, ottimizzazione delle strategie promozionali, indirizzamento più efficace a un pubblico specifico

Impatto indiretto

L’indotto delle attività economiche di altri settori produttivi.

L’eredità del congresso

Il valore generato da nuovi progetti di ricerca, pratiche mediche e collaborazioni.

◆ analisi di dati e approfondimenti: fornitura di informazioni utili sul comportamento dei partecipanti, valutazione dei livelli di coinvolgimento e individuazione delle aree di miglioramento

◆ follow-up post-evento: invio di e-mail di ringraziamento, distribuzione di sondaggi post-evento, analisi del feedback

Il valore dei congressi

I congressi medico-scientifici sono importantissimi catalizzatori di conoscenza e innovazione nel campo della medicina e rivestono un ruolo chiave anche dal punto di vista economico, generando guadagni diretti e indiretti di rilevanza significativa.

La loro importanza economica va oltre la spesa immediata, contribuendo a creare un impatto duraturo su diverse dimensioni economiche e scientifiche.

Valore economico

Il valore economico di un congresso, che abbia poche centinaia o diverse migliaia di partecipanti, è tipicamente misurato sul suo impatto di breve-medio termine sulle destinazioni che lo ospitano. Amministrazioni locali e governi centrali ne misurano la ricaduta economica, che è data dalla spesa di organizzatori e partecipanti e dall’indotto generato sul territorio.

La ricaduta economica a sua volta genera posti di lavoro e sostiene le imprese locali, soprattutto quelle della filiera turistica (alberghi, ristoranti, e così via). Un congressista, dicono tutte le statistiche internazionali, spende nella destinazione che lo ospita da una volta e mezzo a due volte quello che spende un turista.

➝Impatto diretto

Si parla di impatto diretto per indicare la ricaduta economica di un evento in termini di spesa di organizzatori e partecipanti:

› la spesa per la progettazione e produzione di tutti gli aspetti del congresso (location, alberghi, catering, tecnologia ecc.)

› la spesa dei partecipanti (viaggio, quote di iscrizione, ristoranti ecc).

A un livello più generale, per dare un’idea del valore degli eventi, possiamo valutare i dati dello studio Global Economic Significance of Business Events promosso dall’Events Industry Council (bit.ly/economic-significance) secondo il quale il totale degli eventi professionali organizzati nel mondo nel 2022 ha prodotto un impatto economico diretto stimato in 1.600 miliardi di dollari. La spesa diretta stimata è stata di circa il 20% inferiore ai livelli del 2019, ma superiore dell’80% rispetto all’anno precedente.

➝Impatto indiretto

L’impatto indiretto calcola invece l’indotto generato sul territorio dall’insieme delle attività economiche degli altri settori produttivi, come l’industria alimentare per fornire cibo ai catering e ai ristoranti, oppure l’industria dell’audiovisivo per produrre le attrezzature per i centri congressi, e così via.

Il valore della conoscenza scientifica

Il valore dei congressi va oltre il loro impatto economico. La loro peculiarità, anche rispetto ad altre tipologie di evento, è infatti naturalmente anche quella di contribuire alla diffusione della conoscenza, alla costruzione di relazioni e alla

creazione di un’eredità intangibile di lungo termine. Questa eredità è spesso trascurata dai governi e dalle amministrazioni locali, che si concentrano invece sull’impatto economico immediato.

Ma la conoscenza generata attraverso un congresso medico ha anche un’importanza economica. L’analisi degli impatti sulla pratica clinica, l’innovazione tecnologica derivante dalle ricerche presentate e l’attrazione di investimenti nella ricerca e nello sviluppo sono alcune delle voci da tenere in considerazione da questo punto di vista.

La Società europea di radiologia ha per esempio quantificato il valore economico della conoscenza professionale veicolata durante il suo congresso annuale, a cui hanno partecipato 280mila persone, in 813 milioni di euro, più di dieci volte il valore stimato dell’impatto economico diretto sulla città. Questo, calcolando il valore del tempo impiegato dai 230 relatori per produrre le 3.331 presentazioni che si sono svolte durante il congresso e considerando che l’89% di esse era stato preparato in esclusiva per l’evento.

L’eredità del congresso

In ottica di lungo termine, è quindi interessante capire la dimensione strategica di un congresso in termini di “eredità”. Un valore in potenza rappresentato sia dalla diffusione della conoscenza avvenuta durante l’evento che dalle relazioni professionali stabilite e rafforzate, le quali nel tempo genereranno miglioramenti nella pratica medica, l’ideazione di nuovi approcci di ricerca e la formazione di collaborazioni inedite. Nel contesto di un congresso medico, tali dinamiche possono tradursi in nuovi progetti, scoperte o innovazioni. Valutare questo tipo di valore futuro risulta particolarmente complesso. Proviamo a fare un esempio. L’impatto economico diretto di cinque partecipanti che decidono di condividere una cena a fine lavori è facilmente calcolabile, stimiamo 60 euro a testa per un totale di 300 euro. Ma se durante quella cena, possibile fra loro grazie al fatto di trovarsi a partecipare allo stesso evento, i medici in questione pianificano l’avvio di una nuova ricerca con un budget di 300 mila euro nei prossimi due anni o discutono un progetto di milioni di euro che si materializzerà dopo cinque anni, è evidente come il congresso diventi un elemento catalizzatore capace di innescare, magari anni dopo, collaborazioni su scala globale, importanti innovazioni e progressi scientifici.

30 Chi è e cosa fa l'organizzatore congressuale

34 La gara per selezionare l'organizzatore

38 Il contratto tra committente e organizzatore

Chi è e cosa fa l’organizzatore congressuale

Progettare e realizzare un congresso, così come gestirlo dal punto di vista finanziario e amministrativo, richiede figure professionali specifiche: conoscono i fornitori, sono aggiornati sulla tecnologia, hanno, in breve, una visione completa e ad ampio raggio di tutto quello che riguarda l’organizzazione di un evento. Per tutte queste ragioni, e non solo, associazioni, società medico-scientifiche ed enti si rivolgono a loro. Chi sono? Stiamo parlando dei professional congress organizer (PCO), figure chiave di cui in questo capitolo scopriamo competenze, attività, requisiti ed evoluzione.

I professionisti degli eventi

L’acronimo di derivazione anglosassone PCO sta per “professional congress organizer” e indica una figura professionale o, più spesso, una società che fornisce la gestione completa di un evento.

Il PCO è infatti responsabile di tutte le attività relative al congresso: dalla fase iniziale di progettazione all’organizzazione e gestione sul campo, fino alla conclusione e chiusura di tutti gli aspetti operativi, amministrativi e finanziari. Le imprese di organizzazione congressuale sono nate come “braccio operativo” del committente del congresso, cioè come soggetto con una forte specializzazione nella gestione della logistica e degli

aspetti organizzativi, nel coordinamento dei fornitori e nella gestione dei partecipanti. Nel tempo si sono però evolute: il ruolo dell’organizzatore si è infatti ampliato, seguendo il cambiamento del mercato, che ha visto emergere sempre più forti, all’interno del settore congressuale, i temi del marketing e della comunicazione e l’aspetto del design dell’evento, inteso come la disciplina che consente di trovare i format e i contenuti più adatti per aumentarne l’efficacia, allineandone le modalità di esecuzione agli obiettivi del committente e migliorando l’esperienza dei partecipanti.

L’organizzatore professionale di congressi oggi non è quindi più soltanto un fornitore di logistica, ma un partner strategico del proprio cliente, cui offre competenze che spaziano dall’association management al project management, dalla fiscalità al marketing digitale, dalle tecnologie per eventi alle tecniche di formazione, dalla gestione delle sponsorizzazioni ai rapporti con associazioni e interlocutori internazionali, dall’analisi economicofinanziaria del progetto al reclutamento di speaker e testimonial.

Identikit del PCO

I PCO italiani sono stati fotografati per la prima volta dal Monitor PCO 2023 - Performance economiche e modelli organizzativi di un settore che crea valore, la ricerca realizzata dall’Alta Scuola di Economia e Relazioni Internazionali dell’Università Cattolica del Sacro Cuore – ASERI e promossa da Federcongressi&eventi. La ricerca, che ha coinvolto 270 imprese con codice Ateco 82.30, ha rilevato che nel 41,3% delle aziende italiane che organizzano congressi, amministratori e manager sono donne.

Si tratta inoltre di imprese capaci di fidelizzare i propri dipendenti: nella metà delle aziende il personale ha una permanenza media di almeno 10 anni, dimostrandosi in grado di garantire continuità al mercato. Quasi il 90% coinvolge inoltre il proprio staff in attività di formazione, puntando su politiche

Monitor PCO 2023

41,3%

50%

90%

amministratori e manager sono donne dipendenti fidelizzati da 10 o più anni prevede formazione per lo staff

86%

52,4%

di investimento che mettono al centro il capitale umano. L’attenzione è dunque sulle persone, ma anche sull’innovazione. Per fornire soluzioni up to date, oltre l’86% delle aziende è coinvolto nel percorso di digitalizzazione con implementazioni di dotazioni tecnologiche a favore dei processi organizzativi aziendali. Per quanto riguarda l’ambito di attività, oltre la metà, il 52,4%, ha un orizzonte nazionale, ma una percentuale rilevante, oltre il 38,8%, anche internazionale. L’analisi attesta infine il trend positivo dell’industria congressuale italiana: le imprese, infatti, prevedono da qui al 2025 un aumento del fatturato e dell’occupazione.

Esperti di congressi medici e procedure ECM

I PCO hanno competenze e conoscenze trasversali, che li portano a proporre i loro servizi sia al comparto congressuale medico-scientifico che alle aziende per le convention, i lanci di prodotto, gli eventi motivazionali, di marketing e così via. Per molti, gli eventi medici restano però il “core business”, considerando anche che dalla sua entrata in vigore il programma di Educazione

Continua in Medicina assorbe l’80% dell’attività convegnistica in campo medico. I PCO investono tempo e risorse per essere sempre aggiornati sulle complesse norme che lo governano e molti organizzatori sono oggi veri e propri specialisti

38,8%

ha intrapreso un percorso di digitalizzazione opera sul mercato italiano opera sul mercato internazionale

in materia, capaci di offrire al committente dell’evento (società medico-scientifiche, aziende sanitarie, università e così via), un servizio mirato ed efficace. Un passaggio non indifferente è stato per i PCO quello della pandemia da Covid-19 che, al netto delle oggettive difficoltà che hanno dovuto affrontare nel vedere bloccati gli eventi in presenza a lungo, ha portato per molti un bagaglio di competenze digitali ancora oggi prezioso per offrire soluzioni tecnologicamente all’avanguardia, soluzioni di congresso ibride, eventi di formazione completamente virtuali e modalità di fruizione dei contenuti scientifici da remoto su piattaforme tecnologicamente avanzate.

Il passaggio a provider ECM

Tanti organizzatori, forti di anni di esperienza in campo medico-scientifico, sono andati oltre l’organizzazione e si sono strutturati per ottenere dal Ministero della Salute l’accreditamento come provider ECM, come spieghiamo meglio nel capitolo dedicato. Al proprio interno si sono dotati di una struttura scientifica (un responsabile e un comitato) grazie alla quale sono in grado di occuparsi direttamente dei contenuti della formazione per i professionisti della Sanità, supportando per esempio quelle aziende sanitarie, associazioni mediche o università che non hanno le risorse per accreditarsi in proprio.

Fonte: Federcongressi&eventi

I servizi dei PCO

La maggior parte delle società di organizzazione congressuale offre un ampio ventaglio di servizi che coprono tutti gli aspetti dell’evento prima, durante e dopo. Quelle più strutturate si occupano anche di association management, ossia forniscono alle associazioni servizi gestionali e amministrativi, mentre quelle più piccole possono talvolta ricorrere a terzi per alcuni servizi, come quelli di comunicazione o altro. Vediamo i principali servizi di un PCO.

Event management

➤ Progettazione e design dell’evento

➤ Definizione dei format e sviluppo del programma

➤ Piano economico-finanziario dell’evento

➤ Gestione amministrativa e adempimenti fiscali

➤ Gestione di pratiche e permessi

➤ Richiesta patrocini

➤ Ricerca, selezione e prenotazione sede dell’evento

➤ Ricerca, selezione e coordinamento fornitori

➤ Ricerca e gestione relatori

➤ Ricerca e gestione sponsor

➤ Vendita e gestione area espositiva

➤ Coordinamento allestimenti sede dell’evento

➤ Gestione inviti e iscrizioni

➤ Segreteria organizzativa

➤ Software di gestione congressuale

➤ Gestione piattaforma web per eventi ibridi e/o virtuali

➤ App dell’evento

➤ Gestione abstract

➤ Registrazione dei partecipanti

➤ Gestione evento onsite e online (se ibrido)

➤ Tutti gli adempimenti ECM

➤ Elaborazione piano di sicurezza

Ospitalità e logistica

➤ Ricerca, prenotazione e gestione alberghi

➤ Gestione ristorazione/catering

➤ Prenotazione voli e treni

➤ Gestione trasporti e transfer di terra

➤ Organizzazione cene e attività sociali

➤ Organizzazione eventuale programma accompagnatori

Comunicazione

➤ Piano di comunicazione e marketing online e offline

➤ Realizzazione e gestione del sito internet dell’evento

➤ Social media management

➤ Attività di ufficio stampa

➤ Realizzazione e stampa materiali di comunicazione

➤ Cartellonistica e segnaletica (digitale e non)

Le competenze dei PCO

Come per tutti i lavori, la professionalità dei PCO si misura in primis sulle competenze tecniche, ossia su tutte quelle conoscenze necessarie per svolgere al meglio il proprio lavoro. Un organizzatore congressuale non può prescindere dall’avere competenze nella progettazione eventi, nell’ambito gestionale, amministrativo e contabile e nella formazione, così come dal conoscere le normative ECM, le dinamiche logistiche e quelle legate all’organizzazione di viaggi. L’event manager deve quindi essere competente su tutti gli aspetti, perché è la figura che ha la visione generale del progetto, che lo imposta, lo coordina e ne guida lo svolgimento. Per una società professionale di organizzazione di congressi ed eventi lo “staff” è importantissimo, perché caratterizza e contraddistingue la società nei suoi aspetti fondamentali. L’organizzazione di un congresso è infatti un lavoro corale a cui contribuiscono molte professionalità, e in ogni team organizzativo esistono anche figure esecutive specializzate.

Come cambiano le soft skill

Le hard skill sono, soprattutto in questi anni di grandi cambiamenti, in continuo divenire, e come abbiamo visto l’impatto dell’Intelligenza Artificiale non potrà che portare una trasformazione anche all’interno delle agenzie di organizzazione eventi. Ma sono sempre più le società di questo settore che al proprio interno coltivano e allenano anche le competenze trasversali delle proprie persone, prestando attenzione da un lato alla cultura aziendale della propria organizzazione e dall’altro puntando su uno staff sempre più in grado di affiancare il cliente da ogni punto di vista. La predisposizione stessa al cambiamento è oggi una competenza preziosa così come all’apprendimento continuo e a un approccio proattivo che permette di sviluppare soluzioni adatte alle richieste. Innovazione e creatività sono caratteristiche connaturate a un lavoro che deve immaginare eventi e progetti sempre al passo con i tempi, così come l’attenzione all’attualità che si esprime per esempio con una sensibilità verso i temi della sostenibilità e dell’inclusione.

A queste si affiancano tutte le soft skill più classiche, che vanno dalle capacità organizzative

all’attenzione al dettaglio, da un approccio problem solving alle capacità relazionali, dalla flessibilità alla capacità di gestire lo stress.

Le specializzazioni all’interno del team organizzativo

Come abbiamo detto, le imprese di organizzazione congressuale si sono attrezzate nel tempo per affrontare le nuove complessità di un mestiere che è sempre in evoluzione. Molti di questi cambiamenti sono dovuti allo sviluppo della tecnologia e all’accelerazione digitale, ma non solo. Ecco alcune tra le principali specializzazioni che si possono trovare oggi all’interno dell’agenzia.

➜Il designer del congresso

Il suo punto di partenza sono gli obiettivi del committente, in base ai quali progetta il congresso: sceglie i format e i tempi delle sessioni, valorizza l’esperienza dei partecipanti, analizza le esigenze degli sponsor e definisce il programma. È una figura di cui la tecnologia sta estendendo il raggio d’azione: il designer di eventi è oggi quel professionista che sa combinare elementi di progettualità creativa con solide conoscenze su come migliorare i format e i processi di apprendimento dei partecipanti, anche attraverso piattaforme e dispositivi tecnologici, per trasferire efficacemente i contenuti dell’evento.

➜L’analista dei dati

L’uso delle tecnologie digitali nell’organizzazione e gestione del congresso ha moltiplicato la quantità di dati che ogni singolo evento produce: dalle registrazioni agli accessi alla location, dalle interazioni in sala a quelle online, dai comportamenti di collegamento da remoto alle condivisioni dei contenuti pubblicati sui social media, il patrimonio di informazioni cui attingere è davvero imponente. Agli analisti quindi il compito di raccogliere i dati e tradurli in informazioni rilevanti sia per il committente del congresso sia per l’organizzatore, che grazie alla profilazione dei partecipanti e dei loro comportamenti possono misurare l’efficacia dei diversi aspetti dell’evento e migliorarli ulteriormente nelle successive edizioni.

➜Il responsabile della comunicazione

Molti organizzatori e provider si sono strutturati per gestire internamente la comunicazione del congresso. Oggi la comunicazione deve essere continuativa, per tenere alta l’attenzione degli

DA RICORDARE

Un PCO può lavorare con lo stesso committente per più di un evento oppure per un certo numero di anni, estendendo la relazione professionale. In questo caso, si definisce “core PCO” (core in inglese significa appunto nucleo, centro) l’organizzatore che si occupa di tutti gli eventi di una società scientifica o di una associazione, oppure delle varie edizioni del congresso principale.

utenti anche fra un congresso annuale e l’altro, e integrata sui diversi canali. Le campagne di comunicazione, che prima erano finalizzate soprattutto a reclutare partecipanti, ora vanno a servire non solo il congresso, ma anche l’associazione che lo promuove, contribuendo a costruire comunità professionali online che “vivono” tutto l’anno.

➜Il safety manager

Chi si occupa di verificare che l’evento sia organizzato in conformità alle norme di sicurezza è in realtà spesso una figura consulenziale. Ci sono infatti numerosi obblighi di legge per la gestione del rischio negli eventi: la sicurezza delle strutture, il rischio che deriva dal lavoro in contemporanea di fornitori diversi nella location, l’assistenza sanitaria, la prevenzione antincendio e, se l’evento si svolge in uno spazio pubblico, la valutazione delle vie di fuga, il piano di emergenza, gli accessi per le ambulanze e così via. La figura del safety manager, altamente specializzata, è decisiva non solo per prevenire i rischi ma anche per tutelare l’organizzatore, unico responsabile della sicurezza dell’evento.

La gara per selezionare l’organizzatore

Se la società scientifica, azienda ospedaliera o università che intende organizzare un congresso medico non ha un organizzatore di riferimento può decidere di indire una gara d’appalto per selezionarlo. Chiamare più imprese di organizzazione congressuale a presentare le loro proposte significa avere la possibilità di valutare diverse opzioni, economiche e di progetto, per scegliere quella più in linea con le proprie esigenze. La gara d’appalto può riguardare l’affidamento dell’organizzazione di un singolo evento oppure di più edizioni dello stesso congresso, con un contratto che in genere si estende su diversi anni. In questo capitolo capiamo come indire una gara d’appalto.

Fasi e tempistiche della gara d’appalto

La conduzione di una gara d’appalto è una procedura che comporta diversi passaggi e che può richiedere tempo. È bene dunque organizzarsi con anticipo, tenendo conto anche dei tempi di progettazione del congresso. I passaggi possono essere diversi, quelli che illustriamo di seguito si riferiscono perlopiù a eventi complessi, mentre congressi più snelli possono prevedere una procedura più rapida.

1 Redazione del bando di gara

Il bando di gara deve essere dettagliato per ottenere proposte pertinenti e in linea con le aspettative. Quante più informazioni preliminari un organizzatore riceve in merito all’evento che è chiamato a gestire, tanto più facilmente potrà infatti formulare un’offerta adeguata e solida dal punto di vista progettuale, tecnico ed economico. Da includere nel bando sono sia le specifiche sul congresso oggetto di gara sia lo storico delle edizioni precedenti (numero partecipanti e sponsor, budget ecc.), avendo cura di inserire informazioni sul soggetto committente, la sua attività e i suoi obiettivi.

2 Selezione

delle agenzie da invitare

Una volta messo a punto il bando si può procedere nella selezione delle imprese di organizzazione congressuale da invitare alla gara. Le “buone pratiche” nella conduzione della gara suggeriscono di contattare non più di tre agenzie, oltre a quella che ha organizzato la precedente edizione del congresso, se si ritiene di coinvolgerla. La selezione può essere fatta in base ad alcuni criteri oggettivi: esperienza nell’organizzazione di congressi simili a quello in oggetto, immagine e reputazione dell’agenzia, numero di anni di attività sul mercato, dimensione dell’impresa, ubicazione geografica della sede o degli uffici, affiliazione ad associazioni professionali. Tutte le agenzie dovrebbero essere informate di chi sono le concorrenti in gara.

3 Invio

del bando di gara

Il bando va consegnato contemporaneamente a tutte le agenzie invitate: tutte devono ricevere lo stesso bando, con le stesse informazioni. Contestualmente alla consegna è bene indicare anche quali saranno i tempi di valutazione delle offerte che si riceveranno e come e in quali tempi saranno condotti gli eventuali approfondimenti e richieste di informazioni aggiuntive. Nel bando devono

essere indicati chiaramente i tempi concessi per la presentazione dell’offerta, che dovranno essere congrui e rapportati alla complessità del progetto e al tipo di intervento richiesto.

4 Valutazione delle offerte

Se il bando è correttamente impostato le offerte economiche saranno facilmente comparabili. L’offerta economica non è tuttavia l’unico parametro sul quale valutare un’agenzia candidata, perché sono da considerare anche elementi quali la completezza e accuratezza delle informazioni fornite nonché la loro rilevanza, la creatività del progetto presentato, gli eventuali valori aggiunti di un concorrente rispetto a un altro. L’importante è avere chiaro quali sono i servizi forniti: se qualcosa non è esplicitato con sufficiente chiarezza è opportuno chiedere all’agenzia di specificare cosa include concretamente il servizio fornito.

5 Verifica delle referenze

Una volta selezionata l’agenzia più interessante (o le due agenzie più interessanti) si può chiedere loro di fornire le referenze. Il committente potrà così contattare i clienti per cui hanno già organizzato congressi o con cui stanno lavorando al momento, e magari anche alcuni fornitori (centri congressi, hotel, convention bureau) per avere un riscontro.

6 Colloqui di approfondimento

Il committente può richiedere una presentazione dell’agenzia e un colloquio con il suo rappresentante. Per la presentazione/ colloquio di fronte al direttivo della società scientifica o associazione si prevede in genere una mezz’ora, lasciando un’altra trentina di minuti per le domande del board.

7 Scelta del vincitore

L’agenzia che vince la gara è quella che ha le caratteristiche più consone e che presenta l’offerta più adatta alle esigenze del committente. Una volta selezionata si mettono per iscritto richieste e servizi e si firma il contratto. Molti organizzatori possono fornire contratti standard normalmente in uso, ma è sempre bene che il committente li faccia valutare da un proprio rappresentante legale a tutela dei propri interessi. Quando

Le fasi di gara per selezionare il PCO

SELEZIONARE le agenzie

REDIGERE il bando

VALUTARE le offerte

INVIARE il bando

INCONTRARE le agenzie

VERIFICARE le referenze

SCEGLIERE il vincitore

la decisione è stata presa, è buona norma informare anche le altre agenzie prima che avvenga la comunicazione verso l’esterno. Tempi e modalità di comunicazione verso l’esterno dell’aggiudicazione da parte dell’agenzia che ha vinto la gara devono essere concordate con il committente.

Il contratto tra committente e organizzatore

Il contratto che regola il rapporto fra il committente dell’evento e l’organizzatore chiamato a gestirlo può essere di due tipologie: di appalto o di cessione. Ognuna presenta differenze sostanziali per i due soggetti coinvolti in termini di facoltà decisionale sulle scelte operative, rischio imprenditoriale, procedure contabili e trattamento fiscale. Ecco perché serve conoscere i dettagli di ciascun tipo di contratto prima di optare per una soluzione o l’altra. In questo capitolo vediamo le principali caratteristiche del contratto d’appalto e del contratto di cessione e le principali differenze.

Come funziona

il contratto d’appalto

Oggetto dell’appalto è in genere l’intera organizzazione del congresso. Questo significa che l’organizzatore opera come consulente e fornisce al committente tutti i servizi previsti dal bando di gara.

Il committente ha pieno potere decisionale sull’evento (e quindi l’ultima parola sulla scelta dei fornitori) e si fa interamente carico del rischio imprenditoriale a esso legato. L’organizzatore gestisce entrate e uscite del congresso per conto del committente.

Cosa include l’appalto

L’appalto include la gestione e il coordinamento di tutti i fornitori, la gestione di tutte le entrate del congresso (sponsorizzazioni e quote di iscrizione) dalla fase di contrattualizzazione a quella di fatturazione fino all’incasso delle somme per conto del committente.

Cosa non include l’appalto

L’appalto non include gli adempimenti ECM. Se l’organizzatore è anche provider accreditato ai fini ECM (cioè ha, tra le società appartenenti al proprio gruppo, un provider ECM), può offrire al committente di svolgere anche le attività relative all’accreditamento ECM dell’evento, nonché di collaborare allo sviluppo del programma scientifico. Queste attività sono oggetto di un contratto di collaborazione tra il cliente e il provider separato dal contratto d’appalto.

Capitolato dei servizi

Il capitolato dei servizi che l’organizzatore è chiamato a fornire è contenuto nel bando di gara, che proprio per questo deve essere molto dettagliato. È importante che ci sia chiarezza sui servizi oggetto dell’appalto. Al contratto di appalto va allegato il budget preliminare dell’evento, le cui voci rispecchieranno quelle del capitolato. Il budget è un documento fondamentale di controllo dell’attività dell’organizzatore (si veda capitolo dedicato). Stesura e aggiornamento del budget avvengono di comune intesa fra il committente e l’organizzatore.

Appalto con rappresentanza

L’appalto con rappresentanza è una modalità contrattuale che prevede che l’organizzatore agisca in nome del committente tramite procura. Ciò significa che può emettere direttamente le fatture a nome del committente. Al termine dell’evento l’organizzatore consegna al committente la somma degli incassi effettivi del congresso al netto del proprio compenso.

Appalto senza rappresentanza

Questa modalità contrattuale prevede invece che l’organizzatore agisca per conto del committente, ma in nome proprio. Ciò significa che fattura e incassa a proprio nome tutte le entrate. Al termine dell’evento il committente emette una fattura all’organizzatore pari al valore delle entrate effettive del congresso e l’organizzatore emette a sua volta una fattura al committente pari al compenso pattuito. In questo caso, l’incasso derivante da sponsorizzazioni e iscrizioni risulta nella contabilità dell’organizzatore come “ricavi di terzi”.

Il compenso dell’organizzatore

Non c’è una regola per determinare il compenso dell’organizzatore. In genere è un onorario d’agenzia calcolato in percentuale al fatturato complessivo dell’evento. Più raramente è un importo fisso. Oltre al compenso, che viene fatturato, l’organizzatore percepisce il rimborso dei costi sostenuti per l’organizzazione del congresso e inseriti nel budget e nel rendiconto consuntivo.

➜Pagamenti in ritardo: ai pagamenti effettuati in ritardo vengono automaticamente applicati gli interessi di mora (d.lgs. 231/2002).

➜Acconti sul compenso: l’organizzatore può chiedere al committente dell'evento acconti sul proprio compenso se i fornitori richiedono pagamenti anticipati prima che siano stati realizzati incassi da sponsorizzazioni o iscrizioni al congresso.

➜Costo della fideiussione: se il committente richiede una fideiussione bancaria o assicurativa a garanzia dell’adempimento dell’organizzatore, il relativo costo va a carico del budget dell’evento.

Recesso dal contratto

Il committente ha il diritto di recedere unilateralmente dal contratto di appalto, ma deve rifondere all’organizzatore le spese già sostenute, i lavori eseguiti e il mancato guadagno. I contratti di appalto possono contenere una clausola che protegge l’organizzatore da cause di forza maggiore che rendono impossibile la prosecuzione dell’organizzazione di un congresso. Per esempio, i lockdown durante la pandemia Covid che hanno vietato l'organizzazione degli eventi in presenza sono stati considerati causa di forza maggiore. In tal caso l’organizzatore può essere esonerato dall’adempimento e il committente è tenuto a pagargli il compenso per il lavoro svolto fino a quel momento.

I tipi di contratto tra committente e organizzatore

Contratto d’appalto

Il committente mantiene facoltà decisionale e si fa carico del rischio economico. L’organizzatore opera come consulente.

Il contratto di cessione

Il contratto di cessione prevede che il committente ceda il diritto di sfruttamento economico del congresso all’organizzatore a fronte di un corrispettivo. L’organizzatore che compra i diritti sul congresso ne diventa l’imprenditore: assume quindi piena autonomia decisionale sull’evento, ne sostiene tutti i costi e trattiene tutte le entrate. In questo caso il rischio economico dell’evento è tutto a carico dell’organizzatore.

Cos’è il minimo garantito e come calcolarlo

Con la dicitura “minimo garantito” si intende la somma minima che l’organizzatore deve in ogni caso (a prescindere quindi dall’effettivo esito economico dell’evento) versare al committente in cambio della cessione del diritto di sfruttamento economico dell’evento. Tale somma è in genere garantita da fideiussione bancaria. Il “minimo garantito” viene stabilito in fase di stipula del contratto, quindi prima che il congresso si svolga e prima di sapere se ci saranno abbastanza entrate (sponsor e iscritti) per sostenerlo. Se il “minimo garantito” è troppo alto, cioè se l’importo che l’associazione chiede all’organizzatore è sproporzionato rispetto al rapporto tra entrate e uscite del congresso, il rischio è che l’organizzatore tagli in maniera consistente le spese (a scapito magari della qualità dell’evento) per non incappare in problemi finanziari se la manifestazione non dovesse portare i risultati economici sperati. Un corrispettivo sostenibile potrebbe essere composto da una parte fissa e una parte variabile, con quella fissa come “minimo garantito” (10-25% delle entrate del congresso) e quella variabile da concordare anche in base al risultato economico dell’evento.

Contratto di cessione

L’organizzatore che compra i diritti sul congresso ha autonomia decisionale, sostiene i costi e trattiene le entrate. Si fa carico del rischio economico.

Attività necessarie e opzionali

A ulteriore tutela economica dell’evento, e quindi della sua buona riuscita, il contratto di cessione può indicare quali attività del congresso, con le relative spese, devono essere considerate prioritarie e quindi necessariamente svolte, a prescindere dal risultato economico dell’evento, e quali invece possono essere indicate come opzionali, cioè da realizzare solo in caso di entrate in grado di coprirne i costi.

La ricerca degli sponsor

Pur se con il contratto di cessione il rischio economico dell'evento ricade sull’organizzatore, per garantire la migliore riuscita scientifica, organizzativa ed economica del congresso è importante che l’associazione medico-scientifica operi in partnership con l’organizzatore, soprattutto in tema di reperimento risorse. La collaborazione può riguardare:

● contatti con gli sponsor

L’associazione deve favorire i contatti fra l’organizzatore e i potenziali sponsor, sensibilizzando questi ultimi sulla rilevanza scientifica del congresso per agevolare l’organizzatore nel reperimento delle sponsorizzazioni necessarie alla riuscita dell’evento.

● tempi degli sponsor

L’associazione deve rispettare rigorosamente i tempi di organizzazione del congresso, in particolare per ciò che riguarda la stesura del programma scientifico. È infatti sulla base del programma che gli sponsor identificano i temi di loro interesse, e il non predisporlo nei tempi richiesti dall’organizzazione potrebbe causare problemi con le sponsorizzazioni.

Cos'è l’ECM: Educazione Continua in Medicina

L’ECM è il sistema di Educazione continua in medicina che stabilisce l’obbligatorietà della formazione e dell’aggiornamento professionale per tutti gli operatori sanitari del pubblico e del privato, dipendenti e liberi professionisti. Programmi simili sono in vigore nella maggior parte dei paesi avanzati. Oggi in Italia il programma ECM coinvolge 30 categorie professionali che operano nel campo della salute: dal medico chirurgo al tecnico di laboratorio, dal farmacista all’infermiere, dal veterinario all'igienista dentale, per citarne alcune. L’obiettivo è erogare a tutti i professionisti della sanità italiana contenuti di formazione e aggiornamento di qualità e indipendenti dagli interessi commerciali dell’industria farmaceutica e biomedicale (che è peraltro chiamata a sponsorizzarne una parte significativa), verificando nel contempo che i professionisti partecipino agli eventi e alle iniziative di formazione e conseguano i crediti richiesti nell’interesse dei pazienti, del servizio sanitario e quindi, in definitiva, della salute collettiva. Capiamo meglio cosa è l’ECM e come funziona.

Il programma di Educazione continua in medicina

Il programma di Educazione continua in medicina è stato istituito in Italia nel 2020 con il decreto legislativo 229/1999, che per l’appunto stabilisce l’obbligatorietà della formazione e dell’aggiornamento professionale per tutti gli operatori sanitari del pubblico e del privato,

dipendenti e liberi professionisti. Il programma è entrato a regime il 1° gennaio 2002 divenendo parte integrante della vita professionale degli operatori sanitari. Dal 1 gennaio 2008, con l’entrata in vigore della Legge 24 dicembre 2007, n. 244, la gestione amministrativa del programma di ECM e il supporto alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua sono stati trasferiti all’Agenzia nazionale per i servizi sanitari regionali.

Come funziona

L’indipendenza della formazione ECM è il principio fondamentale, mentre cardine del sistema sono i crediti formativi che ogni operatore della Sanità deve obbligatoriamente acquisire su base triennale attraverso la partecipazione a eventi o iniziative di formazione accreditati al programma ECM, secondo le regole stabilite dal Ministero della Salute.

L’Accordo Stato-Regioni

Il principale riferimento normativo per l’Educazione Continua in Medicina è l’Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017 (bit.ly/Accordo-Stato-Regioni) nello specifico il documento “La formazione continua nel settore salute”. L’accordo e i suoi documenti sono prodotti dalla Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano - detta anche Conferenza Stato-Regioni -, che è l’organo deputato a favorire la collaborazione istituzionale tra lo Stato e gli enti locali in diverse materie, fra cui quella della formazione continua nel comparto della Sanità.

Medico chirurgo

LE 30 PROFESSIONI SANITARIE CON L’OBBLIGO DELLA FORMAZIONE ECM

Tecnico prevenzione lavoro

Terapista neuropsicomotricità dell'età evolutiva

Veterinario

Infermiere

Infermiere pediatrico

Odontoiatra Fisioterapista

Farmacista Logopedista

Ostetrico

Tecnico riabilitazione psichiatrica e psicosociale

Terapista occupazionale

Fisico

Tecnico audiometrista

Tecnico di radiologia medica

Ortottista Podologo Biologo

Dietista

In attesa della riforma

Tecnico ortopedico

Igienista dentale

Da tempo si parla dell’esigenza di riformare il programma ECM per adeguarlo ai cambiamenti delle modalità di formazione, per colmarne le lacune e per uniformare alcuni aspetti. La riforma dell’Accordo Stato-Regioni è sentita come necessaria anche alla luce dei cambiamenti portati dalla pandemia e dalla riorganizzazione della Sanità prevista dal PNRR, ma non solo. A prendere in mano il tema della riforma sarà la nuova Commissione Nazionale per la Formazione Continua (l’organo direttivo del sistema ECM) che si è insediata di recente (modificata con il D.M. del 1 agosto 2023 di cui al decreto ministeriale del 27 settembre 2022). Il processo non sarà immediato, anche se nel frattempo l’emanazione di delibere potrà andare nella direzione di un adeguamento verso le nuove esigenze, al netto di alcuni punti fermi che potranno essere modificati solo con un nuovo accordo Stato-Regioni.

Adeguarsi al nuovo mondo sanitario

Al momento della chiusura di questa guida si è in attesa di alcune di queste modifiche, anche

Tecnico audio protesista

Assistente sanitario

Tecnico di neurofisiopatologia

Chimico Psicologo

Tecnico fisiopatologia cardiocircolatoria

Tecnico di laboratorio biomedico

Educatore professionale

in ascolto delle richieste delle associazioni dei provider, che saranno consultate periodicamente su diversi temi della formazione, in conseguenza dei modificati (almeno in parte) obiettivi e modalità di erogazione in risposta ai cambiamenti del mondo sanitario.

Del resto, il documento del programma nazionale ECM 2023-2025 (bit.ly/ECM-2023-2025) firmato dalla Commissione nazionale specifica sin dalla premessa che esistono priorità da attuare già a partire dal 2024.

Di cosa si tratta?

Per esempio, sulle tipologie di formazione si legge come: “Il progresso tecnologico e la rapidissima evoluzione che riguarda tutti i settori della società hanno avuto un impatto determinante anche sul settore della formazione.

In termini generali, si è assistito al diffondersi di strumenti innovativi e nuove tecniche di interazione che hanno riguardato diversi ambiti dei processi di formazione.

In chiave prospettica, è di centrale importanza adeguare il sistema ECM con la diffusione di strumenti formativi innovativi ed accattivanti per la platea di professionisti”.

DA RICORDARE

Sono accreditabili al sistema ECM gli eventi monosponsor con contenuti scientifici relativi alle aree terapeutiche di pertinenza dello sponsor: gli eventi promossi dalle aziende sono infatti sempre meno di carattere promozionale (pochi vi parteciperebbero) e sempre più di alta caratura scientifica e conformi alle prescrizioni sia dell’ECM sia dei codici etici delle associazioni di categoria di riferimento (Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici). Quando non accreditati ECM, gli eventi danno naturalmente più spazio alla visibilità dell’azienda promotrice.

La formazione medica non accreditata ECM

La maggior parte dei promotori di congressi ed eventi medici (società scientifiche, ospedali, aziende sanitarie locali, provider di formazione) sceglie di accreditare i propri eventi al programma ECM per dare agli operatori sanitari che vi partecipano la possibilità di acquisire i crediti prescritti dalla legge e per incrementare la partecipazione stimolando le iscrizioni di chi deve adempiere all’obbligo dell’accumulo crediti. C’è tuttavia una percentuale di eventi che non viene accreditata ECM, e sono principalmente di due tipologie: i congressi nazionali delle società scientifiche e gli eventi promossi dalle aziende farmaceutiche o di dispositivi medici.

Congressi nazionali

I congressi più grandi, come quelli nazionali, otterrebbero pochi crediti: il sistema ECM privilegia infatti la valenza formativa dell’evento, cioè le sessioni con metodologie interattive, pochi discenti e attività pratiche.

I grandi congressi, o per lo meno le sessioni plenarie da migliaia persone con relazioni frontali, sono considerate avere un limitato valore didattico, a prescindere dal loro valore scientifico.

Inoltre, gli sponsor hanno molto interesse a partecipare proprio ai congressi nazionali di grandi numeri. L’assenza dell’accredito ECM consente quindi a committente e organizzatore di avere più libertà nel dare visibilità allo sponsor e ai suoi prodotti.

Un’ulteriore ragione per cui le società scientifiche possono non volere accreditare i propri eventi è quando vi si fa uso di strumenti o macchinari con il nome di brand (le regole ECM lo vietano, anche se sono ammesse deroghe) nelle dimostrazioni, nei workshop o nelle sale operatorie collegate in streaming con l’evento.

Eventi medici promossi dalle aziende

La seconda tipologia di eventi che non viene accreditata all’ECM – perché non può essere accreditata – sono quelli organizzati dalle aziende farmaceutiche o biomedicali per presentare nuovi prodotti. Obiettivo del programma di Educazione Continua in Medicina è infatti erogare contenuti di formazione e aggiornamento indipendenti dagli interessi commerciali dell’industria (come vedremo meglio in seguito).

La governance e i manuali operativi

Chi opera nell’organizzazione dei congressi medici non può prescindere dalla conoscenza delle regole che governano il programma della formazione professionale obbligatoria, così come dal sapere chi sono e come funzionano i regolatori istituzionali che a vario titolo sono coinvolti. Il programma ECM interessa infatti diversi organi: tutti fanno capo al Ministero della Salute e sono definiti dall’Accordo StatoRegioni.

Partecipano alla governance anche le Regioni insieme agli Ordini, ai Collegi e alle associazioni delle 30 diverse professioni sanitarie soggette all’obbligo della formazione continua.

Di seguito presentiamo i principali soggetti del sistema e le loro funzioni.

Commissione Nazionale per la Formazione Continua

È l’organo direttivo del sistema ECM: definisce gli obiettivi formativi nazionali e coordina quelli regionali, disciplina l’accreditamento di eventi e attività di formazione, stabilisce le norme sui crediti formativi.

Definisce inoltre criteri e procedure per l’accreditamento dei soggetti deputati a erogare la formazione (provider) e ne verifica la sussistenza, stabilisce gli indirizzi per l’organizzazione dei programmi di formazione, valuta la qualità e l’accessibilità delle attività formative, promuove la sperimentazione di nuove metodologie di formazione e la verifica delle ricadute dell’ECM sulla qualità delle prestazioni professionali degli operatori sanitari.

➤ Come è composta

La Commissione rimane in carica tre anni ed è presieduta dal ministro della Salute; i vicepresidenti sono il coordinatore della Commissione Salute presso la Conferenza Stato-Regioni e il presidente della Fnomceo, la Federazione Nazionale degli Ordini dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri.

Componenti di diritto sono il direttore generale dell’Agenzia Nazionale per i Servizi

Sanitari Regionali, il direttore generale delle Risorse umane e delle professioni sanitarie del Ministero della Salute e il segretario, responsabile del supporto amministrativogestionale della Commissione.

I 29 membri sono designati, rispettivamente, dal Ministero, dalla Conferenza Stato-Regioni e dalle federazioni degli Ordini e dei Collegi professionali interessati. Con il D.M. del 1° agosto 2023 è stata modificata la composizione della Commissione Nazionale per la Formazione Continua di cui al DM 27 settembre 2022.

Agenzia Nazionale per i Servizi sanitari regionali (Agenas) È l’organo responsabile della gestione

amministrativa del programma ECM e del suo coordinamento in supporto alla Commissione; garantisce la governance dell’intera architettura, dove si collocano sia la Commissione sia i suoi organi ausiliari. Agenas è un ente pubblico che affianca il Ministero della Salute e le Regioni nelle strategie di sviluppo e innovazione del servizio sanitario nazionale.

Tra i suoi compiti anche l'analisi e la valutazione dell’erogazione delle prestazioni con l’obiettivo di garantire il rispetto degli standard di qualità, quantità, efficacia, efficienza ed equità dei servizi erogati ai cittadini dalle strutture sanitarie su tutto il territorio nazionale.

Comitato di Garanzia per l’Indipendenza della Formazione Continua in Sanità

Vigila sull’indipendenza dei contenuti formativi degli eventi da interessi commerciali, monitora i piani formativi e i singoli eventi formativi, controlla l’applicazione della normativa ECM in materia di sponsorizzazioni, pubblicità e conflitto di interesse e istruisce i procedimenti di verifica nei confronti dei provider.

Il comitato opera con ispezioni a sorpresa nelle sedi dei provider e degli eventi formativi, come vedremo nel dettaglio nelle pagine dedicate alle verifiche.

LA GOVERNANCE DEL SISTEMA ECM

Commissione Nazionale per la Formazione Continua Organo direttivo

 AGENAS - gestione amministrativa e coordinamento del programma ECM

 Comitato di Garanzia per l’Indipendenza della Formazione Continua in Sanità: controllo dell’indipendenza dei contenuti formativi

 Osservatorio Nazionale per la Qualità della Formazione Continua in Sanità: verifica della qualità dei contenuti degli eventi formativi

 COGEAPS: anagrafe dei crediti formativi

 Consulta nazionale: organo tecnico

 Comitati tecnico delle Regioni: organo tecnico

Osservatorio Nazionale per la Qualità della Formazione Continua in Sanità

Monitora la qualità dei contenuti degli eventi formativi, rileva la coerenza degli eventi realizzati con gli obiettivi formativi programmati e verifica che gli aspetti procedurali, logistici e organizzativi dell’evento siano conformi alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento dell’evento stesso.

L'Osservatorio Nazionale per la Qualità della Formazione Continua in Sanità opera con ispezioni in sede di evento, generalmente concordate con il provider, come vedremo nel dettaglio nelle pagine dedicate alle verifiche.

Consorzio per la Gestione Anagrafica delle Professioni Sanitarie (Cogeaps)

Il Cogeaps ha il compito di raccogliere i crediti formativi maturati dai professionisti della Sanità. Riceve dai provider i report delle partecipazioni alle attività di formazione accreditate, sulla base dei quali compila e gestisce l’anagrafe dei crediti formativi ECM a livello nazionale. All’anagrafe Cogeaps attingono le società scientifiche e le associazioni professionali per attestare il percorso formativo dei propri iscritti, ma anche le Regioni per monitorare le attività di formazione dei professionisti sanitari che operano sia nelle strutture pubbliche e private accreditate sia in quelle in convenzione.

I singoli operatori della Sanità possono consultare l’anagrafe e verificare il saldo dei propri crediti ECM registrandosi al sito Cogeaps. Sono invece gli ordini, i collegi e le associazioni delle professioni sanitarie coinvolte nel programma ECM che devono verificare che i propri iscritti assolvono all’obbligo formativo, certificare il numero di crediti maturati da ciascuno e monitorare i percorsi di formazione, valutandone l’appropriatezza rispetto agli obiettivi formativi nazionali, regionali e professionali.

Consulta Nazionale della Formazione Permanente

È un organo tecnico di cui la Commissione si avvale per avere pareri non vincolanti su questioni di carattere generale. È composto da esperti che rappresentano le categorie interessate dalla formazione continua in Sanità: società scientifiche, provider, università ed enti di ricerca, organizzazioni sindacali dell’ambito sanitario.

Comitato Tecnico delle Regioni

Supporta la Commissione nell’attività di armonizzazione del sistema ECM nazionale e dei sistemi ECM regionali. In particolare, fornisce pareri non vincolanti su temi e norme che hanno ricadute sugli enti accreditanti regionali e partecipa al procedimento di approvazione degli eventuali manuali regionali di accreditamento per l’erogazione di attività di formazione.

Gli ECM regionali

Il programma di Educazione Continua in Medicina si articola su due livelli paralleli, quello nazionale e quello regionale. L’Accordo Stato-Regioni stabilisce infatti che “la formazione continua è un sistema integrato e solidale tra il livello nazionale, regionale e provinciale basato su regole comuni e condivise che ne assicurano l’omogeneità sul territorio nazionale e una chiara ripartizione dei compiti tra i rispettivi ambiti di azione”. La Commissione nazionale provvede alla governance, pianifica gli obiettivi formativi nazionali e stabilisce requisiti di accreditamento e standard minimi di qualità omogenei su tutto il territorio nazionale. Le Regioni e le Province autonome di Trento e Bolzano, invece, programmano sul proprio territorio la formazione dei professionisti sanitari alla luce delle specifiche esigenze locali e organizzano i programmi regionali per la formazione continua. Gli enti abilitati a concedere l’accredito ECM, sia agli eventi sia ai provider, sono dunque la Commissione Nazionale

I SISTEMI ECM REGIONALI

sistemi di accreditamento provider Regioni in convenzione con AGENAS

da una parte e le Regioni e Province autonome dall’altra. Non tutte le Regioni tuttavia hanno un proprio sistema ECM per l’accreditamento dei provider: lo hanno Piemonte, Lombardia, Veneto, Liguria, Emilia Romagna, Toscana, Valle d’Aosta, le province autonome di Trento e Bolzano, Friuli Venezia Giulia, Marche, Umbria e Molise. Le rimanenti Regioni operano in convenzione con Agenas. Nonostante le regole siano comuni, le normative regionali però presentano alcuni aspetti di disomogeneità. Per esempio, non tutte hanno un regolamento (regionale) su sponsor e conflitto di interesse; non tutte ammettono sponsorizzazioni per eventi accreditati da provider regionali; non tutte prevedono la valutazione degli eventi. I crediti formativi attribuiti ai professionisti della Sanità da un provider accreditato a livello regionale hanno però sempre e comunque valore nazionale.

I manuali operativi dell’ECM

L’Accordo Stato-Regioni approva le norme che regolano l’ECM indicate dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua, ma ne rimanda l’applicazione ai manuali operativi, che le raccolgono e illustrano nel dettaglio, costituendo il vero e proprio disciplinare ECM stabilito dalla Commissione.

Manuali operativi dell’ECM

MANUALE SULLA FORMAZIONE CONTINUA DEL PROFESSIONISTA

SANITARIO

MANUALI REGIONALI E DELLE PROVINCE AUTONOME DI TRENTO E BOLZANO DI ACCREDITAMENTO PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM

Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM

È il principale manuale di riferimento in materia ECM che contiene la disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua relativa ai requisiti minimi e standard di accreditamento dei provider e alla disciplina generale sugli eventi ECM. La più recente edizione è entrata in vigore il 1° gennaio 2019. Si può consultare sul sito di Agenas: bit.ly/manualenazionale-ECM

Manuale sulla formazione continua del professionista sanitario

Contiene la disciplina nazionale ECM stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione

DA RICORDARE

Il sistema ECM è complesso e regolato da numerose normative che vengono aggiornate periodicamente dalla Commissione Nazionale in merito a diverse tematiche, come per esempio spostamento crediti, obbligo dei crediti formativi, temi di interesse nazionale, deroghe in particolari situazioni ecc.

Sul sito Agenas si trova l’aggiornamento di tutte le delibere: ape.agenas.it/ecm/normativa.aspx

MANUALE NAZIONALE DI ACCREDITAMENTO PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM

MANUALE DELLE VERIFICHE DEI PROVIDER

Continua specificatamente rivolta ai professionisti sanitari. La più recente edizione è entrata in vigore il 1° gennaio 2019.

Si può consultare sul sito di Agenas: bit.ly/ manuale-professionista-sanitario. È prevista la pubblicazione di un manuale aggiornato che recepisca tutte le delibere adottate nell’ultimo triennio dalla Commissione.

Manuale delle verifiche dei provider

Illustra la disciplina nazionale stabilita dalla Commissione Nazionale per la Formazione

Continua relativa alle attività di verifica di struttura e requisiti dei provider e di vigilanza del rispetto della normativa ECM negli eventi di formazione compiute dagli enti accreditanti e dai loro organismi ausiliari. È presentato dall’Osservatorio Nazionale ECM.

La più recente edizione è entrata in vigore il 2 marzo 2021. Si può consultare sul sito di Agenas: bit.ly/verifiche-provider

Manuali regionali e delle Province autonome di Trento e Bolzano di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM

Ogni regione ha la facoltà di pubblicare un proprio manuale che tratta la disciplina regionale in materia di ECM e gli eventuali ulteriori requisiti di accreditamento, purché questi siano oggettivamente idonei a elevare la qualità dell’offerta formativa e rispettino gli standard minimi stabiliti a livello nazionale.

Il provider ECM: requisiti, obblighi e responsabilità

Il provider è il soggetto, pubblico o privato, che progetta e realizza i contenuti di formazione per le professioni sanitarie coinvolte nell’ECM in base a obiettivi e fabbisogni formativi. In pratica, è il produttore della formazione ECM nelle sue diverse tipologie e la figura abilitata sia ad accreditare le attività formative al programma ECM che ad assegnare a tali attività i crediti che i partecipanti possono conseguire. Si tratta, infatti, dell’unico soggetto che il Ministero della Salute riconosce e abilita per legge a erogare questo tipo di attività di formazione e ne è responsabile e garante dal punto di vista della qualità e dell’indipendenza, nonché della conformità delle modalità di erogazione della stessa alle norme vigenti. Un'importante novità è contenuta nella legge 62/2022, cosiddetta Sunshine Act, che riconosce ai provider ECM accreditati lo status di “organizzazione sanitaria”. Capiamo meglio quali sono i requisiti per diventare provider e quali le responsabilità.

L’iter per diventare provider ECM

Per essere riconosciuto provider, il soggetto che ne fa richiesta deve ricevere il relativo accreditamento da parte della Commissione nazionale per la formazione continua, oppure di una Regione o Provincia autonoma.

Se è in possesso dei requisiti richiesti, deve sottoporsi a un iter che prevede una prima fase di accreditamento provvisorio (24 mesi) e una successiva di accreditamento standard che deve essere rinnovato ogni 4 anni. Il procedimento di accreditamento provvisorio viene avviato con la presentazione della domanda: può conseguire l’accreditamento provvisorio qualsiasi soggetto che risponda ai requisiti.

Una volta ricevuto l’accreditamento, i provider sono inseriti in uno specifico albo nazionale o regionale e possono operare a livello nazionale o regionale, a seconda dell’ente accreditante.

con accreditamento provvisorio

con accreditamento standard 1° rinnovo

con accreditamento standard

con accreditamento sospeso

con accreditamento revocato definitivamente

con accreditamento RES

con accreditamento FAD

sono società, agenzie ed enti privati

sono società scientifiche e associazioni professionali in campo sanitario

La distribuzione dei provider per regione nel 2024

I requisiti per ottenere l’accreditamento

I requisiti necessari per ottenere l’accreditamento come provider sono illustrati nel dettaglio nell’allegato A al Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM. In sintesi, il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve:

 avere l’attività di formazione in ambito sanitario nel proprio oggetto di attività;

 avere esperienza pregressa in attività didattico-formative in campo sanitario;

 avere competenze scientifico-formative, cioè avere nominato un comitato scientifico (composto da almeno 5 soggetti qualora si richieda l’accreditamento generale per tutte le professioni sanitarie) incaricato di progettare e validare il piano formativo annuale e il programma dei singoli eventi;

 dimostrare affidabilità e solidità economicofinanziaria;

 disporre di infrastrutture fisiche e informatiche (proprie o per contratto) adeguate alle tipologie formative per le quali chiede l’accreditamento;

 avere una struttura organizzativa adeguata, cioè risorse umane, economiche e strutturali che configurano una organizzazione stabile e finalizzata alla formazione;

 avere adottato modalità di gestione per governare l’intero processo di accreditamento dell’attività formativa nelle sue diverse fasi;

 avere adottato procedure per il miglioramento continuo delle attività formative;

 avere adottato procedure per il miglioramento continuo delle attività formative;

 disporre di un sistema informatico idoneo alla gestione, archiviazione, conservazione e trasmissione dei crediti riconosciuti ai professionisti

Fonte: sito Agenas, aggiornamento marzo 2024

definire

Elaborare Progettare Verificare

i fabbisogni formativi il piano formativo

l'evento i conflitti di interesse

i compiti del provider

Garantire

la qualità dell’evento

AttribuireGestire Redigere

i crediti ECM

sanitari, al governo del processo di accreditamento e alla trasmissione delle partecipazioni al Cogeaps e all’ente accreditante;

 versare un contributo economico a favore dell’ente accreditante.

Il comitato scientifico

Il provider deve nominare un comitato scientifico, che deve essere composto da almeno 5 persone: ha il compito di validare il piano formativo proposto dal provider stesso e di identificare, per ogni singolo evento, un responsabile scientifico garante della qualità dei contenuti erogati e incaricato di curare il reclutamento dei docenti/tutor/formatori coinvolti nel progetto. Il comitato scientifico deve essere composto da professionisti qualificati per titoli accademici e curriculum vitae, esperti nelle aree sanitarie in cui il provider si candida a operare. Quante più specialità e discipline il provider vuole includere nel suo target, tanto più ampia e variegata deve essere la composizione del suo comitato di specialisti, dal momento che avrà l’obbligo di documentare alla Commissione di essere in possesso di tutte le competenze necessarie per affrontare i temi dichiarati.

i contratti con gli sponsor la relazione annuale sull’attività

Le responsabilità del provider

Il soggetto che vuole accreditarsi come provider deve anche dimostrare di avere adottato procedure strutturate per adempiere alle proprie mansioni, che sono:

 rilevare e analizzare i fabbisogni formativi

 definire gli obiettivi formativi e il target professionale cui si rivolge

 elaborare il piano formativo

 progettare l’evento di formazione

 verificare gli eventuali conflitti di interesse di docenti, tutor, moderatori e responsabili scientifici

 garantire la qualità del progetto/evento

 assicurare un processo efficace di erogazione dell’attività ECM

 rilevare il gradimento, la qualità percepita e l’apprendimento dei discenti

 attribuire i crediti ECM ed erogare gli attestati a partecipanti e docenti

 gestire i contratti di sponsorizzazione

 redigere una relazione annuale sull’attività formativa svolta

 realizzare eventi formativi in assenza di conflitto di interesse.

Tipologie di organizzatori di attività formative ECM

● Università, Facoltà e Dipartimenti universitari

● Istituti scientifici del servizio sanitario nazionale

● Istituti del consiglio nazionale delle ricerche

● Società scientifiche e associazioni professionali in campo sanitario

● Ordini e collegi delle professioni sanitarie

● Fondazioni a carattere scientifico

● Case editrici scientifiche

● Società, Agenzie ed Enti pubblici

● Società, Agenzie ed Enti privati

Chi può chiedere l’accreditamento

Possono richiedere l’accreditamento come provider i soggetti, pubblici e privati (anche consorziati) che rientrano nelle seguenti categorie:

✔ Aziende sanitarie

✔ Società scientifiche e associazioni professionali in campo sanitario

✔ Ordini e collegi delle professioni sanitarie

✔ Università, facoltà e dipartimenti universitari

✔ Istituti scientifici del Servizio Sanitario Nazionale

✔ Istituti di ricovero e cura a carattere scientifico (IRCCS)

✔ Strutture di ricovero pubbliche e private

✔ Istituti del Consiglio Nazionale delle Ricerche

✔ Enti e agenzie regionali gestori di formazione in campo sanitario

✔ Fondazioni a carattere scientifico

✔ Case editrici scientifiche

✔ Imprese, agenzie ed enti pubblici e privati

Chi non può chiedere l’accreditamento

Non possono ottenere l’accreditamento come provider i soggetti che:

✘ producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario, nemmeno in modo indiretto;

✘ intrattengono con imprese operanti in ambito sanitario rapporti commerciali tali da compromettere la qualità e l’indipendenza della formazione;

✘ hanno nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario;

✘ hanno nella propria struttura organizzativa o proprietaria soggetti aventi coniuge, parenti o affini fino al secondo grado che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario.

Il garante della formazione ECM

Il provider è il garante dell’indipendenza della formazione da influenze o interferenze commerciali e deve operare in assenza di conflitti di interesse. Il conflitto di interessi del provider ECM è regolato sia nell’Accordo Stato-Regioni sia nel suo documento attuativo, ossia il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM. Il conflitto di interessi è uno degli argomenti più dibattuti degli ultimi anni, proprio in virtù del fatto che uno dei dogmi dell'accordo Stato- Regioni è di evitare ogni situazione nella quale un interesse secondario commerciale possa interferire con l'interesse primario, cioè l'obiettività della formazione ECM.

Le situazioni di conflitto

In sintesi, le situazioni di conflitto si possono verificare in tre ambiti:

☞ nella Governance del provider: l’art 45 dell’Accordo Stato-Regioni stabilisce che il soggetto che produce, commercializza, distribuisce o pubblicizza prodotti di interesse sanitario o il soggetto alla cui struttura organizzativa o proprietaria partecipano soggetti che producono, commercializzano, distribuiscono o pubblicizzano prodotti di interesse sanitario non possono acquisire l’accreditamento come provider.

☞ nella progettazione ed erogazione dell’offerta formativa del provider: deve essere scevra da interessi commerciali, per cui l’oggetto didattico dei corsi ECM non deve ridursi alla promozione di prodotti di interesse sanitario. Il responsabile scientifico di un evento ECM non deve avere avuto interessi commerciali in ambito sanitario

nei due anni precedenti la progettazione dell’evento, intesi come il possesso di quote azionarie di società che operano in ambito sanitario, un rapporto di lavoro dipendente presso le medesime, le royalties percepite dalle stesse società.

☞ nel rapporto con i partner: i soggetti che collaborano con il provider nella gestione organizzativa o scientifica dell’evento potrebbero portano all’interno dell’evento situazioni di conflitto, ma si deve ricordare che il provider, ogni volta che accredita il corso, fa da garante (con apposita dichiarazione) che il partner non si trova in situazioni di conflitto di interesse. Quindi il provider deve fare gli opportuni controlli sul partner e sulle attività che questo esercita, perché il corso è sempre sotto la sua responsabilità.

Le norme

La normativa sul conflitto di interessi intende dunque salvaguardare qualità e indipendenza della formazione, tanto che la costituzione, da parte dei provider, di società di servizi non ECM non aggira la limitazione, ed è quindi vietata, perché, come abbiamo visto, né i soci di una società provider né i loro coniugi o parenti o affini fino al secondo grado possono fare parte di imprese che intrattengono rapporti commerciali con aziende operanti in ambito sanitario.

Una violazione molto grave

Le sanzioni in caso di conflitto di interessi, che si applicano solo ai provider (non agli sponsor né ad altri soggetti portatori di interessi commerciali) sono normate dall’Accordo Stato-Regioni nell’art. 86.1 al punto g), dove si stabilisce che il mancato rispetto da parte del provider delle norme sul conflitto d’interessi costituisce violazione molto grave, e nell’art. 89.1 punto a), dove si prescrive che l’accreditamento del provider sia revocato nel caso in cui esso incorra in una violazione molto grave.

L’accreditamento del congresso al programma ECM

Il provider deve registrare sul sito Agenas gli eventi per i quali vuole ottenere l’accredito ECM iscrivendoli online nel Sistema di Accreditamento Provider. I provider accreditati vi possono accedere tramite le proprie credenziali per espletare le pratiche necessarie per richiedere l’accreditamento, gestire gli eventi già inseriti, effettuare i pagamenti e inserire i report obbligatori. La procedura è descritta nel manuale “Accreditamento eventi” sul sito Agenas (bit.ly/accreditamento-eventi)

Tempistiche di accreditamento

L’accreditamento di un evento va richiesto entro 30 giorni prima del suo inizio. Per inserire l’evento sulla piattaforma Agenas occorre fornire una serie di informazioni e documenti – come la bozza dettagliata del programma, i dati di tutti i docenti e le loro autocertificazioni sul conflitto di interesse, l’ammontare della quota di partecipazione, le fonti di finanziamento, il numero di partecipanti previsti, i contratti di sponsorizzazione, il numero di crediti attribuiti all’evento – che si rendono disponibili solo in fase di progettazione avanzata. L’accreditamento è dunque uno degli ultimi passi progettuali da compiere.

A seconda della tipologia di attività di formazione (residenziale, a distanza, sul campo, mista) la piattaforma richiede di compilare un set di campi obbligatori, che vanno a costituire la “carta di identità” dell’evento.

Una volta inseriti i dati richiesti e caricati i documenti necessari, il sistema pone gli eventi che necessitano di validazione in “attesa di validazione”: se la procedura ha esito positivo, gli eventi passano allo stato di “valido”, mentre se l’esito è negativo lo stato è “non accreditato”. “Sospeso” indica che l’evento è stato sospeso dalla Segreteria ECM per anomalie che possono essere di vario tipo (mancato accreditamento del provider, conflitti di interesse nelle sponsorizzazioni, ecc.).

LE ASSOCIAZIONI DEI PROVIDER

EQN – ECM QUALITY NETWORK

ECM Quality Network è l’Associazione Nazionale dei Provider ECM nata nel 2020 che riunisce e rappresenta i Provider ECM pubblici, privati e le Società Medico-Scientifiche che erogano formazione ECM e sono iscritti nell’Albo Nazionale di Agenas.

ECM Quality Network è affiliata a Confcommercio Professioni e FISM (Federazione della Società Medico-Scientifiche Italiane) e con quest’ultima raggiunge la rappresentatività di 300 Provider e Società Medico-Scientifiche.

I tavoli di confronto con le Istituzioni

ECM Quality Network ha all’attivo numerosi tavoli di confronto con le Istituzioni della Sanità e le Aziende Medicali su importanti tematiche: dal riconoscimento del ruolo del provider alla luce della legge 62/2022 “Sunshine Act” che tratta la trasparenza dei rapporti tra le imprese produttrici, i soggetti che operano nel settore della salute e le organizzazioni sanitarie, al superamento delle criticità nei contratti di sponsorizzazione tra Provider e Aziende Medicali, fino all’armonizzazione delle normative di AGENAS e di AIFA.

Servizi e formazione per gli Associati

Fondamentale pilastro dell’Associazione è il costante supporto agli associati tramite la consulenza di professionisti in ambito giuridico, amministrativo, fiscale ed ECM oltre che un ampio programma formativo di aggiornamento.

Fiore all’occhiello dell’Associazione è la creazione nel 2021 del Corso di Progettista di Percorsi Formativi ECM, patrocinato da AGENAS. Scopo del corso è certificare i professionisti nelle competenze e nelle metodologie dei processi di formazione e migliorare la capacità progettuale dei provider.

Il 3 ottobre 2023 è stato approvato dall’Associazione il primo Codice Deontologico dei Provider ECM che ha l’obiettivo di progettare formazione di qualità e migliorare il sistema di Formazione Medico Continua.

ECM Quality Network pone particolare attenzione allo studio di modelli di apprendimento innovativi, nuove tecnologie e telemedicina per rendere sempre più interattiva, fruibile e produttiva la formazione continua in medicina.

Consiglio Direttivo di ECM QUALITY NETWORK (2023-2026)

◆ Presidente, Susanna Priore

◆ Vicepresidente, Dora Von Arx

◆ Segretario, Beatrice Sbalchiero

◆ Tesoriere, Daniela Bonafede

◆ Consigliere, Maria Cristina Calzolari

◆ Consigliere, Maurizio Cuzzolin

◆ Consigliere, Alberta Lolli Ghetti

◆ Consigliere, Vincenzo Picardi

◆ Consigliere, Rita Tavella

LE ASSOCIAZIONI DEI PROVIDER GIFES – GRUPPO ITALIANO FORMAZIONE ECM IN SANITÀ

Costituita nel 2020, è l’unità operativa dedicata all’Educazione Continua in Medicina di Federcongressi&eventi, l’associazione nazionale della meeting industry. GIFES, che riunisce 133 provider ECM titolari di circa il 27% dell’of¬ferta formativa ECM nazionale, nasce per supportare le esigenze dei provider associati, rappresentarne gli interessi e tutelarne il ruolo.

La mission dell'unità operativa

Scopo dell’unità operativa è fornire ai provider servizi di formazione e consulenza che ne favoriscano la crescita professionale e il costante aggiornamento sulle normative ECM. E inoltre interloquire con le istituzioni della Sanità e le aziende farmaceutiche e medicali per migliorare il sistema ECM. GIFES è guidato da un comitato composto da 5 provider ECM affiancati da un consulente esperto e coordinato dal rappresentante provider ECM di Federcongressi&eventi Matteo Bruno Calveri (CEO di Summeet).

Il protocollo deontologico

GIFES ha redatto la Carta dei Provider, un protocollo deontologico con i principi e i comportamenti cui attenersi nell’esercizio dell’attività di provider. La Carta indica i i principi cardine in merito a trasparenza e indipendenza, etica, qualità scientifica, sicurezza e salute sul lavoro, responsabilità amministrativa, privacy e sicurezza dei dati che gli associati si impegnano a osservare nello svolgimento della propria attività e nelle relazioni con stakeholder, fornitori, partner, consulenti e competitor.

L'interlocuzione con le istituzioni della Sanità

Fra i temi su cui GIFES ha aperto tavoli di confronto con le istituzioni della Sanità e

le aziende farmaceutiche e medicali che sponsorizzano gli eventi si citano in particolare il progetto di riforma del sistema ECM, la revisione del sistema dei crediti, l’introduzione di una normativa che regolamenti gli eventi ibridi, l’uniformazione dei contratti di sponsorizzazione con le aziende e il lavoro del provider per adeguare l’offerta formativa ai cambiamenti nel settore della Sanità.

I servizi

Tra i servizi diretti ai soci organizzati e coordinati da GIFES:

● Attività di formazione, aggiornamento e confronto

● Consulenza gratuita via mail e tramite la sezione “Gifes Risponde” sul sito

● Consulenza gratuita via WhatsApp attraverso il gruppo dedicato ai Provider

● Consulenza specializzata ECM a tariffe convenzionate (processo di accreditamento Provider ECM provvisorio e standard, controllo della corretta gestione delle attività operative e organizzative, supporto durante il processo di verifica ispettiva finalizzata a valutare la conformità al regolamento ECM, raggiungimento delle certificazioni ISO 9001, 14001, 20121, pdr 125 e implementazione Modello 231)

● Consulenza legale a tariffe convenzionate

● Incontri periodici, Gifes Live Talk: occasioni di confronto e aggiornamento tra colleghi per favorire lo scambio attivo e informale su progetti, ricevere suggerimenti e opinioni, oltre che approfondire problematiche quotidiane tipiche dell’attività dei Provider ECM;

● Retreat di Categoria in presenza per creare occasioni di formazione e di scambio tra operatori.

Le sponsorizzazioni e il conflitto di interessi

Le sponsorizzazioni sono un tema importante e complesso per l'ECM. La formazione obbligatoria accreditata al programma di Educazione Continua in Medicina è infatti per legge indipendente dagli interessi commerciali dell'industria medicale, ma le sponsorship sono comunque la principale fonte di finanziamento che consente la realizzazione dei congressi e convegni promossi dalle associazioni medicoscientifiche, dai provider privati e, in taluni casi, dalle aziende sanitarie. A fare convivere questi due aspetti c’è tutta una serie di norme che sono contenute nell’Accordo Stato-Regioni e nel suo documento operativo, ossia il Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM. La normativa permette di tutelare l'imparzialità dei provider, e quindi dei loro progetti formativi, rispetto agli interessi commerciali, a stabilire gli obblighi degli sponsor e a indicare le modalità organizzative degli eventi di formazione atte a evitare conflitti di interesse.

Vediamo le regole principali.

Gli aspetti principali che regolano imparzialità e sponsorizzazione

I contratti di sponsorizzazione tra provider e azienda devono esplicitare chiari riferimenti alle regole da rispettare. Vediamo uno a uno 10 punti tra i principali, ricordando che tutti i contratti di sponsorizzazione devono essere inseriti sul sito Agenas durante la procedura di registrazione dell'evento ECM.

➤Correttezza e trasparenza: il provider si impegna a organizzare l'evento adottando le regole di correttezza e trasparenza, senza subire interferenze da parte dello sponsor, e a dichiarare di svolgere la propria attività in assenza di conflitto di interessi.

➤Responsabilità del provider: il provider è responsabile del contenuto formativo, che determina unilateralmente, della qualità scientifica e didattica, così come dell'integrità etica di tutte le attività educative

e formative che verranno svolte in occasione dell'evento, di cui indica il responsabile scientifico.

➤Verifica del conflitto di interesse: il provider deve sottoporre a docenti e discenti un questionario in cui questi possano esprimere commenti e indicare se hanno percepito un'influenza di conflitto d'interessi nel materiale distribuito o nella gestione dell'evento. Il provider garantisce che il responsabile scientifico e il personale docente coinvolti nell'evento non trarranno alcun vantaggio dalla sponsorizzazione dell'evento.

➤Indicazioni sullo sponsor: il provider si impegna a dichiarare in modo esplicito lo sponsor commerciale in fase di inserimento dell'evento nel piano formativo e sul materiale formativo indicando, ove richiesto, il supporto offerto dallo sponsor.

➤Tutela dei dati dei partecipanti: l'elenco dei partecipanti all'evento non sarà trasmesso allo sponsor o utilizzato a fini commerciali. Sarà possibile comunicare allo sponsor solo il numero complessivo dei discenti presenti all'evento formativo. Nel caso di reclutamento diretto è possibile per il provider dare un riscontro solamente sui nominativi segnalati dallo sponsor.

➤Compensi: nessun compenso deve essere pagato dallo sponsor al responsabile scientifico dell'evento, a singoli docenti o agli altri soggetti coinvolti nell'attività sponsorizzata. Tali pagamenti/ rimborsi saranno effettuati esclusivamente dal provider.

➤Rapporti pregressi:

il provider si impegna ad acquisire le necessarie dichiarazioni relative ai rapporti pregressi del responsabile scientifico e dei docenti con soggetti portatori di interessi commerciali che potrebbero trarre vantaggio dalle attività formative.

➤Divisione dei ruoli: la progettazione e l'erogazione delle attività formative, nonché la produzione del materiale educativo, sono gestite unicamente dal provider. Lo sponsor non deve e non può in alcun modo influenzare la pianificazione dei contenuti o lo svolgimento dell'attività educazionale che sponsorizza.

➤Finanziamenti: lo sponsor non può subordinare l'erogazione del finanziamento concordato a direttive o consigli che riguardino i contenuti, il corpo docente o altre questioni relative al normale svolgimento dell'evento formativo.

➤Il logo dello sponsor: è consentito indicare lo sponsor all'ultima pagina di depliant, programmi di attività ECM e materiale informativo, nonché prima dell'inizio e dopo il termine dell'evento. In nessun caso potrà essere fatto riferimento al nome commerciale dei prodotti di interesse sanitario nel corso dell'evento e negli spazi dedicati alla formazione.

Cosa accade in caso di violazioni al regolamento

Eventuali violazioni al regolamento sulle sponsorizzazioni riscontrate durante le ispezioni a sorpresa del Comitato di Garanzia, l'organo della Commissione per la Formazione Continua preposto a verificare l'applicazione delle norme in materia di conflitto di interessi, sponsorizzazioni e pubblicità, come approfondiremo più avanti in questo capitolo, possono avere conseguenze serie per il provider, lo sponsor e l'evento. È dunque consigliabile rivolgersi sempre a provider ECM esperti e dotati delle competenze necessarie per adempiere correttamente a tutti gli aspetti normativi evitando errori che possono compromettere l'evento.

Cosa non si può fare

Di seguito elenchiamo alcuni esempi (non esaustivi) di cosa non si può fare in tema di sponsor e sponsorizzazioni. Non si può:

✘ non dichiarare i conflitti di interessi: il provider deve raccogliere e conservare le dichiarazioni dei docenti e moderatori dell'evento riguardo gli eventuali rapporti di natura finanziaria e lavorativa con imprese commerciali operanti in ambito sanitario che hanno intrattenuto nei due anni precedenti l'evento. L'esistenza di tali rapporti

deve essere dichiarata ai partecipanti all'inizio dell'attività formativa.

✘indicare nomi commerciali di prodotti di interesse sanitario, anche se non correlati con l'argomento trattato, durante l'evento. È consentita solo l'indicazione del principio attivo dei farmaci o del nome generico del prodotto.

✘non comunicare all'ente accreditante l'esatto supporto finanziario o di risorse fornite dallo sponsor commerciale. Il provider deve comunicare tutto all'Agenas entro 30 giorni prima dello svolgimento dell'evento.

✘ realizzare attività sponsorizzate durante l’evento diverse da quelle previste dal contratto. Il provider è responsabile e garante della corrispondenza.

✘ indicare il logo dello sponsor commerciale nell'esposizione dei contenuti formativi, nel foglio delle firme di presenza o sui badge, nei test di apprendimento, nella scheda della qualità percepita e in generale al di fuori degli spazi e dei tempi consentiti (che sono nell'ultima pagina dei materiali durevoli e prima dell'inizio e dopo la conclusione dell'evento).

✘consentire l'accesso all'aula di formazione di più di due rappresentanti dello sponsor commerciale, e ciò comunque a patto che non condizioni l'attività formativa (lo stesso vale per gli eventi online: non possono essere collegati alla sessione di formazione più di due rappresentanti dello sponsor commerciale).

✘non rendere disponibili all'ente accreditante e agli organi di verifica i contratti di sponsorizzazione che descrivono le obbligazioni assunte delle parti (provider e sponsor).

✘inserire la pubblicità di prodotti di interesse sanitario nel materiale didattico dell'evento (cartaceo, informatico o audiovisivo), nel programma, nei questionari di valutazione, nella scheda della qualità percepita, nel foglio delle firme di presenza o sui badge, nei pieghevoli, nella pubblicità dell'evento o in qualsiasi materiale cartaceo consegnato ai partecipanti né durante le pause dell'attività formativa nella stessa aula.

✘mostrare la pubblicità di prodotti di interesse sanitario nelle aree dove vengono esposti i contenuti formativi (vale anche per le parti online

degli eventi ibridi: le"stanze" virtuali della formazione devono essere nettamente separate da quelle dove appaiono messaggi sponsorizzati).

Lo sponsor non può interferire nell'evento

Il rispetto del regolamento sulle sponsorizzazioni è un obbligo anche per gli sponsor. Il riferimento specifico è contenuto nel Manuale nazionale di accreditamento per l'erogazione di eventi ECM, al punto 4.17: "Lo sponsor commerciale è qualsiasi soggetto privato che opera anche in ambito sanitario che fornisce finanziamenti risorse o servizi a un provider ECM mediante contratti a titolo oneroso, in cambio di spazi o attività promozionale per il logo e/o i prodotti del soggetto sponsorizzante in occasione dell'evento nei limiti consentiti dal presente manuale".

Ciò significa che lo sponsor acquista visibilità e pubblicità per i propri prodotti, ma non ha il diritto di interferire in nessun aspetto dell'organizzazione dell'evento, dei suoi contenuti e del suo svolgimento, che sono appannaggio esclusivo del provider.

Il rispetto delle regole

Il provider non è un fornitore di servizi allo sponsor, bensì un'organizzazione sanitaria deputata alla progettazione ed erogazione di contenuti di formazione medico-scientifica. I contratti tra provider e sponsor devono dunque rispettare

il regolamento ECM e lo status del provider. Si tratta di un tema molto sentito dai provider e dalle associazioni di categoria, che hanno fatto fronte unico per richiedere ad Agenas la massima vigilanza sul conflitto di interesse e sulla violazione delle norme, a tutela di tutte le parti coinvolte che operano con rigore secondo quanto indicato dall’accordo Stato-Regioni.

Clausole vietate nel contratto

Riportiamo alcune delle clausole che gli sponsor non possono inserire nel contratto con il provider:

 Chiedere al provider di realizzare e pubblicizzare l'evento (l'evento non è dello sponsor).

 Revocare l'incarico al provider (il contratto di sponsorizzazione non è un contratto di incarico, che lo sponsor non può quindi conferire).

 Chiedere al provider materiali didattici, documenti ed elaborati dell'evento per acquisirne la proprietà (i materiali in genere sono dei docenti; se li ha realizzati il provider sono di sua proprietà).

 Chiedere al provider di non organizzare eventi analoghi per un periodo di tempo (il vincolo di esclusiva si può richiedere soltanto a un fornitore, che il provider non è).

 Richiedere di autorizzare eventuali fornitori (il contratto di sponsorizzazione non è un contratto di appalto, il provider gestisce in autonomia i propri fornitori).

 Chiedere al provider il consuntivo delle spese sostenute e il dettaglio delle voci di spesa (la rendicontazione economica non può essere parte del contratto di sponsorizzazione).

 Indicare al provider i limiti di spesa per i compensi ai docenti o le modalità con cui erogare il pagamento (la quantificazione dei compensi destinati ai docenti è di esclusiva competenza del provider, così come l'esecuzione dei pagamenti).

 Chiedere al provider di comunicare l'importo dei compensi ai docenti o di inviare comunicazione dell'avvenuto pagamento (il contratto di sponsorizzazione consentito dalla normativa ECM prevede come controprestazione a favore dell'azienda sponsor esclusivamente la predisposizione di spazi di pubblicità o attività promozionali).

Cosa cambia con il Sunshine Act

La legge 62/2022, detta Sunshine Act è considerata un punto di svolta nel mondo healthcare. L’obiettivo generale della normativa è quello di contrastare i conflitti di interesse introducendo obblighi di trasparenza per quanto riguarda le relazioni che intercorrono tra le imprese produttrici da un lato e le organizzazioni sanitarie e i soggetti operanti nel settore sanitario dall’altro. L’art. 2 contiene un’importante novità per i provider ECM, che vengono definiti “organizzazioni sanitarie” in quanto "soggetti pubblici e privati che organizzano attività di educazione continua in medicina" al pari di università, ospedali e così via. L’articolo definisce inoltre “imprese produttrici "qualunque soggetto che esercita un'attività diretta alla produzione o all'immissione in commercio di farmaci, strumenti, apparecchiature, beni o servizi, anche non sanitari, ovvero all'organizzazione di convegni e congressi riguardanti i medesimi oggetti.

Gli obblighi di trasparenza dovranno essere assolti da parte dei soggetti interessati, ovvero le imprese produttrici tra cui anche gli organizzatori di eventi, tramite una comunicazione a un registro pubblico telematico.

Gli obblighi di trasparenza del Sunshine Act

Al momento della chiusura di questa guida, benché il Sunshine Act sia già entrato in vigore a giugno 2022, è ancora in attesa del decreto attuativo, atteso per metà 2024. Nel frattempo, il Ministero della Salute ha reso disponibile la bozza di decreto e disciplinare tecnico previsto dal Sunshine Act (partecipa.gov.it/processes/ sanitatrasparente) redatta dopo la consultazione dell’Agenzia per l’Italia digitale (AgID), l’Autorità nazionale anticorruzione (Anac) e il Garante per la protezione dei dati personali. La bozza di decreto stabilisce la struttura e le caratteristiche tecniche del registro pubblico telematico, così come le modalità per la trasmissione delle comunicazioni da parte delle “imprese produttrici”, che dovranno comunicare al registro telematico i dati relativi alle erogazioni effettuate e ai rapporti con i soggetti operanti nel settore della salute e con le organizzazioni sanitarie. In particolare l’articolo 3 specifica che sono soggette a pubblicità le convenzioni e le erogazioni in denaro, beni, servizi o altre utilità effettuate da un'impresa produttrice in favore:

● di un soggetto che opera nel settore della salute, quando abbiano un valore unitario

Nel contratto lo sponsor non può

chiedere al provider di:

pubblicizzare l’evento

consegnare i materiali didattici

accettare un vincolo di esclusiva

autorizzare fornitori

fornire il consuntivo delle spese

accettare indicazioni sull’importo dei compensi ai relatori

comunicare l’importo dei docenti

poter revocare il suo incarico

maggiore di 100 euro o un valore complessivo annuo maggiore di 1.000 euro;

● di un'organizzazione sanitaria, quando abbiano un valore unitario maggiore di 1.000 euro o un valore complessivo annuo maggiore di 2.500 euro.

● sono altresì soggetti a pubblicità gli accordi tra le imprese produttrici e i soggetti che operano nel settore della salute o le organizzazioni sanitarie, che producono vantaggi diretti o indiretti, consistenti nella partecipazione a convegni, eventi formativi, comitati, commissioni, organi consultivi o comitati scientifici ovvero nella costituzione di rapporti di consulenza, docenza o ricerca.

Sunshine Act in breve

COS'È COSA PREVEDE A CHI SI RIVOLGE I PROVIDER

Legge 62/2022

Disposizioni in materia di trasparenza dei rapporti tra le imprese produttrici, i soggetti che operano nel settore della salute e le organizzazioni sanitarie.

L’introduzione di un registro telematico, Sanità Trasparente, che raccoglie e rende consultabili le informazioni sui rapporti economici tra gli operatori del settore healthcare.

La trasmissione dei dati

I dati che devono essere comunicati, ribaditi dall’allegato A dello schema di decreto (disciplinare tecnico), includono:

● i dati identificativi delle imprese e dei soggetti beneficiari/controparti degli accordi/titolari di partecipazioni/obbligazioni.

● la data, la natura, la causa delle erogazioni e degli accordi e i relativi importi.

In particolare per quanto riguarda gli “accordi tra le imprese produttrici e i soggetti che operano nel settore della salute o le organizzazioni sanitarie, che producono vantaggi diretti o indiretti, consistenti nella partecipazione a convegni, eventi formativi, comitati, commissioni, organi consultivi o comitati scientifici” i dati andranno trasmessi entro il semestre successivo a quello di riferimento.

Il sito “Sanità Trasparente”

I dati contenuti nel registro pubblicati sul registro telematico “Sanità Trasparente” saranno liberamente accessibili per la consultazione attraverso funzioni di ricerca secondo diversi parametri di riferimento e gli standard degli open data. Ai sensi del Sunshine Act è prevista anche la pubblicazione, in una sezione dedicata, delle sanzioni erogate alle imprese produttrici che omettono le comunicazioni o che forniscono comunicazioni false o incomplete.

I nodi da sciogliere

Gli obblighi di trasparenza previsti dal Sunshine Act potrebbero significare oneri importanti per le imprese che devono effettuare le relative comunicazioni, compresi gli organizzatori di congressi che, considerato l’ampiezza dei dati

L’obbligo di comunicazione dei dati riguarda le imprese produttrici, tra cui gli organizzatori di eventi medicoscientifici.

Sono indicati dalla legge come organizzazioni sanitarie.

da trasferire, da un lato dovranno prevedere un adeguamento delle loro risorse e dal punto di vista pratico per adempiere agli obblighi ai quali sono chiamati, dall’altro chiedono una maggiore chiarezza sui metodi e le indicazioni al fine di non lasciare margini interpretativi alla legge, che potrebbero fare incappare in errori o inesattezze e quindi a eventuali sanzioni, a discapito anche dell’immagine pubblica delle società. Alcuni sollevano anche dubbi sul piano concorrenziale e sul rischio di rendere pubbliche informazioni commerciali riservate.

Differenza tra organizzatore congressuale e provider

L’organizzatore congressuale è tenuto a rendicontare le spese sostenute per la realizzazione di eventi riguardanti prodotti sanitari (quindi non ECM), mentre il provider, in quanto organizzazione sanitaria, non deve rendicontare le proprie spese, tantomeno agli sponsor. L’azienda medicale sponsorizza il provider per uno specifico progetto di formazione in cambio di visibilità, ma non può vincolare l’erogazione del pagamento alla rendicontazione delle spese sostenute dal provider. Questo aspetto è spesso fonte di criticità nei contratti con gli sponsor, anche se questo tipo di richiesta - ossia la rendicontazione come condizione necessaria per erogare la sponsorizzazione - non è a norma di regolamento secondo il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM. Il Sunshine Act in questo senso va a confermare tale illegittimità. Il tema è caldo ed è al vaglio di Agenas un contratto unico di sponsorizzazione elaborato dalle associazioni dei provider, sentite le associazioni di categoria Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici per fronteggiare questo e altri aspetti.

Verifiche di conformità degli eventi ECM

A gennaio 2024 nella nuova delibera di programmazione del triennio formativo 2023-2025 la Commissione nazionale ECM ha ribadito, tra l’altro, le diverse tipologie di verifiche che si intendono svolgere. In generale si confermano le tipologie che riguardano i processi di accredito e rinnovo dei provider, il ruolo centrale del Comitato di Garanzia nei controlli sul conflitto di interesse e la verifica della qualità didattica e organizzativa di un evento ECM da parte dell’Osservatorio della qualità nella formazione continua. Ne parliamo in questo capitolo, nuovamente anche alla luce del ruolo del provider.

Le tipologie di verifiche

Nel programma nazionale ECM 2023-2025 (bit.ly/ECM-2023-2025), la Commissione nazionale ribadisce che le tipologie di verifiche che verranno effettuate nel triennio, sono quelle previste dalla normativa ECM.

verifiche ordinarie

Sono quelle che si svolgono nell’ambito dell’iter di accreditamento e rinnovo dell’accreditamento del provider. In queste verifiche la commissione ECM analizza sia la governance che i corsi del provider, verificando alcuni aspetti legati al conflitto di interessi e alla gestione delle sponsorizzazioni.

Le verifiche possono essere:

visite in loco presso la sede del provider nell’ambito del procedimento di accreditamento standard, finalizzate all’accertamento di tutti i requisiti minimi e standard previsti dalla normativa ECM;

visite in loco presso la sede di un evento ECM nell’ambito del procedimento di rinnovo dell’accreditamento standard. Nel corso di tale verifica la Commissione nazionale, con il supporto della Segreteria-UOC Formazione ECM dell’Agenas, valuterà che l’erogazione dell’evento ECM avvenga in conformità ai requisiti previsti dalla normativa ECM.

verifiche presso la sede di un evento da parte del Comitato di Garanzia

Sono centrate e finalizzate ad accertare il rispetto della normativa prevista in tema di indipendenza dei contenuti formativi. La finalità del Comitato di Garanzia è infatti di tutelare il sistema ECM rispetto alle ingerenze commerciali.

verifiche da parte dell’Osservatorio della qualità nella formazione continua

Vengono svolte per valutare la qualità didattica e organizzativa di un evento ECM. Possono essere fatte a campione o su segnalazione nella sede dell’evento, l’Osservatorio può fare verifiche anche nella sede del provider.

verifiche su eventi già svolti tali verifiche sono effettuate nel corso della visita in loco presso la sede del provider nell’ambito dell’accreditamento standard, mentre sono espressamente previste dalla procedura per il rinnovo dell’accreditamento standard. Infine, anche il Comitato di Garanzia e l’Osservatorio nazionale possono effettuare, negli ambiti di competenza, specifiche verifiche su eventi pregressi.

Le tipologie di verifica

sui procedimenti per accreditamento standard

sui procedimenti per il rinnovo dell'accreditamento standard

Comitato di Garanzia

Osservatorio nazionale per la Qualità

Dove Perché

sede del provider sede dell'evento

ECM

accertamento di tutti i requisiti minimi e standard previsti dalla normativa ECM

verifica della conformità ai requisiti previsti dalla normativa ECM

ECM

sede dell'evento

ECM

su eventi già svolti sede dell'evento

sede del provider

I controlli del Comitato di Garanzia

Il Comitato di Garanzia è come detto l’organo preposto a vigilare sull’indipendenza della formazione rispetto a interessi commerciali in Sanità e si occupa di verificare l’applicazione delle norme in materia di conflitto di interessi, sponsorizzazioni e pubblicità. Valuta i materiali di formazione e le schede sulla qualità percepita compilate dai partecipanti, ma soprattutto esegue controlli a sorpresa con visite nelle sedi dei provider e nei luoghi di svolgimento degli eventi ECM per verificare che i contenuti formativi, i contratti di sponsorizzazione, la pubblicità di prodotti di interesse sanitario e le dichiarazioni sul conflitto di interesse rilasciate da relatori e responsabili scientifici siano conformi alle regole.

I controlli avvengono sulla base di eventuali segnalazioni che possono giungere dall’esterno o secondo un piano di campionamento definito dalla Commissione ECM. Queste verifiche sono incentrate esclusivamente sulla gestione del conflitto e, oltre ad analizzare vari ambiti, si concentrano appunto in particolare a controllare se il provider rispetta le regole relative alla visibilità che può essere garantita a uno sponsor durante il corso ECM.

accertamento del rispetto della normativa prevista in tema di indipendenza dei contenuti formativi

verifica dei requisiti previsti e rilevazione di indicatori di qualità

nell’ambito dell’accreditamento standard e nella procedura di rinnovo

● La procedura per violazione

Se nel corso delle verifiche il Comitato di Garanzia rileva violazioni alle regole si apre una procedura che prevede la richiesta di chiarimenti al provider, l’apertura di un’istruttoria, l’accertamento della violazione e la trasmissione della documentazione alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua cui spetta la decisione finale sull’eventuale sanzione da comminare al provider.

Un provider ECM può fare solo attività formativa ECM?

Si tratta di una delle domande che ha generato più discussioni tra i provider. L’art. 4.16 del Manuale Nazionale di accreditamento eventi ECM stabilisce che “il provider non può esercitare parallelamente attività formativa ECM e attività convegnistica, congressuale e/o formativa non accreditata nel sistema ECM caratterizzata da interventi nel campo pubblicitario e del marketing promozionale di prodotti di interesse sanitario, quindi con uno scopo promozionale”. La ratio è da individuare non tanto nel fatto che l’attività sia o non sia accreditata ECM, bensì nella verifica che l’oggetto di tale attività non si configuri come un intervento finalizzato alla mera

promozione pubblicitaria di prodotti di interesse sanitario.

Quindi un provider può organizzare eventi aggregativi non ECM ricevendo un contributo non condizionante da aziende che hanno interessi in ambito sanitario, purché tali eventi non siano appunto finalizzati alla promozione. Per questo, è fondamentale che il provider elabori un proprio processo interno di valutazione delle singole attività organizzate, siano esse accreditate o meno ECM, con il supporto del proprio comitato scientifico: lo stesso accordo Stato-Regioni all’art 76 comma 2 richiede a tal proposito che ogni provider adotti un regolamento interno che definisce le modalità per prevenire ed escludere effettive o potenziali situazioni di conflitto di interessi.

I controlli dell’Osservatorio Nazionale per la Qualità

L’Osservatorio Nazionale per la Qualità della formazione continua ha il compito di accertare la correttezza formale dell’evento formativo verificando che gli aspetti logistici, organizzativogestionali e didattici siano conformi a quanto dichiarato ad Agenas dal provider in fase di registrazione dell’evento.

Le verifiche dell’Osservatorio, che sono quasi sempre concordate preventivamente con il provider, sono condotte in genere da due controllori che raggiungono la sede dell’evento

prima del suo inizio e vi si trattengono per tutta la durata o, nel caso l’evento duri più giorni, per un’intera giornata.

● I criteri per le verifiche

I criteri di programmazione delle visite dell’Osservatorio prevedono verifiche sui provider provvisori (per controllare i soggetti che hanno ricevuto una valutazione esclusivamente documentale), sui provider che hanno erogato più eventi nell’ultimo anno (perché hanno un maggiore impatto sul sistema ECM) e sui provider o eventi oggetto di segnalazioni provenienti dalla Commissione e dai suoi organi oppure dall’esterno.

Gli ispettori dell’Osservatorio verificano la qualità dell’evento (contenuti formativi, tempi, modalità di verifica dell’apprendimento, coerenza degli obiettivi formativi, attrezzature adeguate alle tecniche didattiche e al numero di partecipanti, presenza di supporti didattici etc) e l’attività della segreteria organizzativa (per ciò che concerne fogli firme, gestione delle anagrafiche, questionari di valutazione della qualità, contratti di sponsorizzazione etc), controllando che tutto sia conforme alla normativa e a quanto dichiarato in fase di accreditamento ECM. Il modello del verbale utilizzato dagli ispettori dell’Osservatorio durante le visite di verifica degli standard di qualità degli eventi residenziali si compone di 51 voci, consultabile sul sito Agenas.

DA RICORDARE

EVENTI A SCOPO PROMOZIONALE O NO?

Non esiste una definizione normativa dell’evento a scopo promozionale, tuttavia può essere ricavata dai principi che regolano l’attività ECM, tanto più che, in caso di visita ispettiva, per valutare se l’evento è promozionale o meno devono sussistere elementi tangibili e ben identificabili. Il riferimento è il Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, dove illustra (artt. 4.17 e 4.18) i quattro requisiti che rendono non conflittuale un evento formativo ECM:

① assenza di nomi commerciali di prodotti o sponsor nei materiali didattici

② assenza di materiali pubblicitari all’interno delle aule di formazione

③ indicazione del logo dello sponsor solo dove previsto dal manuale

➃ presenza di massimo due rappresentanti dello sponsor nelle aule

Gli eventi che rispettano questi requisiti sono da considerare non conflittuali (cioè non promozionali). Viceversa, se mancano uno o più requisiti, gli eventi sono conflittuali e sono quindi da considerare come eventi promozionali.

Le tipologie della formazione

L’approccio innovativo con il quale si guarda alla formazione ECM coinvolge da vicino anche le tipologie stesse della formazione che, a tendere, dovranno sempre più essere orientate verso la multidisciplinarietà. Questo in risposta al progresso tecnologico e non solo, tanto che si attende, e auspica, l’aggiornamento delle norme che la disciplinano. A oggi si individuano quattro modalità di formazione, così come indicate nel documento “La formazione continua nel settore salute” approvato da Governo, Regioni e Province autonome. Vediamo tutto in questo capitolo.

Un approccio

più multidisciplinare e ibrido

Nel documento del programma nazionale

ECM 2023-2025 (bit.ly/ECM-2023-2025 la Commissione nazionale indica nuove opportunità per la regolamentazione degli eventi di tipologia ibrida, che consente la fruizione in presenza contestualmente a quella da remoto. Si tratta di un aspetto sentito come necessario e richiesto anche dalle associazioni di categoria: a oggi - dopo la revoca delle deroghe concesse in periodo di pandemia - i congressi ibridi devono infatti avere il doppio accredito (e il relativo doppio costo) RES per la parte in presenza e FAD per la parte online. Nel documento firmato dalla Commissione si legge anche come specifiche modifiche dovrebbero portare a una tipologia blended tra FAD sincrona ed e-learning.

Inoltre, la Commissione si focalizza sulla formazione sul campo, riconoscendo alle attività formative erogate all’interno del contesto lavorativo del discente elevati livelli di qualità e di acquisizione di competenze specifiche. Nell’ambito dei lavori della Commissione Nazionale, dunque, sarà necessario in primo luogo adeguare le tipologie formative già esistenti, con particolare riguardo ai gruppi di miglioramento.

Quattro modalità di formazione

Fatte queste premesse, le modalità di formazione previste dal programma ECM, sono:

➝Formazione residenziale (RES)

Attività formative che utilizzano il tradizionale metodo della didattica frontale, aggregando in uno stesso luogo e momento pochi docenti e molti discenti – congressi, convegni, conferenze, simposi, corsi, seminari, tavole rotonde ecc. È la formazione cosiddetta “in presenza”, tornata a diffondersi in maniera massiccia dopo la pandemia.

➝Formazione a distanza (FAD)

Attività formative svolte a distanza mediante l’utilizzo di supporti durevoli (cartacei, audio, video, informatici, elettronici, multimediali) che consentono la ripetitività illimitata della fruizione in tempi e luoghi diversi (docenti e discenti non interagiscono nello stesso momento). Più comunemente fanno parte di questa tipologia le attività di formazione online fruibili on demand tramite piattaforma web (FAD asincrona). È prevista anche la modalità FAD sincrona, cioè la partecipazione a sessioni formative fruibili in diretta da remoto tramite piattaforma web. La sincronicità della partecipazione garantisce l’interazione fra docenti e discenti.

➝Formazione sul campo (FSC)

Attività formative finalizzate a sviluppare conoscenze, competenze, abilità, capacità relazionali e di comunicazione sfruttando per l’addestramento le capacità didattiche degli operatori sanitari mentre sono direttamente impegnati nelle attività assistenziali. Per esempio, il training in sala operatoria e le visite ai pazienti in reparto, ma anche le attività di ricerca, i gruppi di studio, la partecipazione a commissioni.

➝I progetti “blended”

Nei progetti di formazione più complessi le diverse tipologie di formazione possono essere integrate tra loro alternando, per esempio, momenti di formazione residenziale o fasi di training sul campo o apprendimento a distanza. In questo caso si dice che la formazione è blended, cioè “mista”.

Obiettivi individuali stabiliti per se stesso dal singolo professionista

Obiettivi di categoria stabiliti da Ordini, Collegi e associazioni professionali

GLI OBIETTIVI FORMATIVI

DOSSIER FORMATIVO

Le regole ECM per la formazione residenziale

Nei paragrafi a seguire ci soffermeremo in particolare sulle regole ECM concernenti la specifica tipologia formativa RES.

Chi stabilisce gli obiettivi della formazione

Obiettivi aziendali stabiliti dalle singole aziende sanitarie

Le linee guida per la formazione degli operatori italiani della Sanità sono date dagli obiettivi formativi, elaborati periodicamente a livello nazionale dalla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e a livello regionale dalle singole Regioni in base alle priorità del Sistema Sanitario Nazionale e delle realtà territoriali. A questi si aggiungono gli obiettivi che ogni azienda sanitaria stabilisce per il proprio personale e gli obiettivi professionali di ciascuno. L’insieme di questi obiettivi si armonizza e trova riscontro nel dossier formativo, lo strumento di programmazione della formazione a disposizione di ogni operatore sanitario.

Il dossier formativo

Il dossier formativo segna il passaggio dalla formazione basata sulla quantità dei crediti a quella basata sulla qualità dei crediti, che sono da acquisire con attività di aggiornamento funzionali alla specializzazione del singolo professionista e coerenti con il suo lavoro, profilo e posizione organizzativa. Il dossier è uno strumento di progettazione e verifica della formazione che ogni professionista può “costruirsi” sul sito Cogeaps (www.cogeaps.it) indicando il proprio fabbisogno formativo e gli obiettivi di formazione

Obiettivi nazionali stabiliti dalla Commissione Nazionale ECM

Obiettivi regionali stabiliti dalle singole Regioni

che si prefigge di raggiungere in un triennio. Gli eventi ECM ai quali parteciperà saranno registrati da Cogeaps nel dossier, attraverso il quale il professionista potrà verificare il proprio percorso formativo e le attività svolte. Il dossier può essere anche di gruppo: in questo caso viene elaborato in genere dagli Ordini, Collegi o associazioni professionali in virtù del comune orientamento formativo degli iscritti. Video informativi e guide per l’utente dei dossier informativi sono disponibili sul sito Agenas (www.agenas.gov.it/dossierformativoecm). Adottare il dossier formativo permette di beneficiare di “sconti” sul numero di crediti da acquisire perché lo strumento è anche un osservatorio sulle necessità formative del personale sanitario, utile tanto ai provider per elaborare un’offerta formativa calibrata sulla domanda quanto alla Commissione ECM per monitorare l’effettivo soddisfacimento delle esigenze di aggiornamento.

Le spese per la formazione sono deducibili

I liberi professionisti possono dedurre integralmente le spese per la formazione indicando nella dichiarazione dei redditi i costi sostenuti nell’anno precedente. Le spese sostenute per l’iscrizione a convegni e congressi, comprese quelle di viaggio e soggiorno, nonché le spese di iscrizione a master e a corsi di formazione o di aggiornamento professionale, sono deducibili integralmente dal reddito di lavoro autonomo, fino a un massimo di 10.000 euro l’anno.

L’obbligo formativo e i crediti ECM

Secondo la legge italiana, il professionista sanitario ha l’obbligo di aggiornare le proprie competenze professionali nell’interesse della salute individuale e collettiva. L’obbligatorietà della formazione continua, regolata e acquisita attraverso il programma ECM, è stabilita dal d.lgs. 502/1992: “La partecipazione alle attività di formazione continua costituisce requisito indispensabile per svolgere attività professionale in qualità di dipendente o libero professionista, per conto delle aziende ospedaliere, delle università, delle unità sanitarie locali e delle strutture sanitarie private”. L’obbligo dell’aggiornamento, precisa anche il d.lgs. 138/2011, non sorge in funzione del regime professionale (dipendente o libero professionista), bensì in virtù dello status di professionista sanitario.

Vediamo come funziona nel dettaglio e quali sono le regole per il triennio 2023-2025.

Il triennio 2023-2025

Il regolamento del programma di Educazione Continua in Medicina prescrive che i professionisti della Sanità devono acquisire crediti formativi ECM su base triennale. Per il triennio 2023-2025 l’obbligo formativo è di 150 crediti da raggiungere entro il 31 dicembre 2025. Sono poi previste agevolazioni per eventuali esoneri ed esenzioni.

I sanitari hanno tempo fino al 30 giugno 2024 per spostare i crediti formativi del triennio in vigore sul triennio 2000-2022, come indicato dalla delibera 2/23 della Commissione nazionale per la formazione continua, all’articolo 2, che regola il funzionamento e i tempi della procedura di trasferimento crediti per il triennio 2020-2022.

Le norme che regolano i crediti

Sulla piattaforma del Cogeaps viene riportato che “per essere certificabili, oltre a soddisfare l’obbligo formativo individuale del triennio è necessario ottenere almeno il 40% dei crediti in formazione accreditata con ruolo di partecipante”. Ciò significa che almeno il 40% del proprio obbligo triennale individuale deve essere acquisito frequentando corsi accreditati ECM (di qualsiasi tipologia, sia online che in presenza, sia FAD asincrona che sincrona, senza limitazioni) rivestendo il ruolo di partecipante. Il restante 60% può essere maturato anche tramite docenze in eventi ECM, tutoraggio individuale, pubblicazioni scientifiche, studi e ricerche, crediti esteri e autoformazione (max 20%).

Il provider assegna i crediti

Il provider assegna all’attività di formazione che eroga un certo numero di crediti ECM, in base ai criteri stabiliti dalla Commissione nazionale per la formazione continua. Tali crediti vengono attestati al professionista che partecipa all’attività e che supera il test di valutazione dell’apprendimento. Per tutti i dettagli si può consultare sul sito Agenas il documento aggiornato “Criteri per l’assegnazione dei crediti alle attività ECM” (bit.ly/assegnazione-crediti).

Crediti regionali e crediti nazionali

I crediti possono essere rilasciati soltanto dai provider accreditati che, lo ricordiamo, sono gli unici soggetti che la legge autorizza a erogare formazione valida per il programma ECM. Hanno valore nazionale anche i crediti attestati da un provider accreditato a livello regionale. Al termine

dell’evento formativo ECM il provider deve comunicare all’ente accreditante e al Cogeaps i crediti ottenuti da ogni partecipante.

La formazione sul campo dà più crediti

Il sistema ECM attribuisce un numero maggiore di crediti che - a parità di numero di ore - alle attività formative metodologie interattive, pochi discenti e attività pratiche. La formazione sul campo è infatti la tipologia cui sono assegnati, proporzionalmente, il maggior numero di crediti, mentre le tradizionali relazioni congressuali, con un docente sul palco e centinaia di discenti in sala, sono quelle cui vengono attribuiti meno crediti perché considerate a limitato valore formativo. Questo perché il programma ECM valuta esclusivamente la valenza formativa degli eventi, non la loro scientificità: ciò significa che una manifestazione di altissimo valore scientifico può non rispondere ai requisiti didattici richiesti e ottenere quindi pochi crediti, mentre un evento magari di minore richiamo, ma con un’architettura più idonea all’apprendimento ne otterrà un numero maggiore.

Tematiche di interesse nazionale

Il documento "Criteri per l'assegnazione dei crediti per le attività di Educazione Continua in Medicina stabilisce che la Commissione Nazionale può designare specifici argomenti come "di rilevanza nazionale" all'interno del contesto della formazione continua nel campo della salute. Questa designazione comporta un aumento di 0,3 crediti per ogni ora di formazione erogata dai provider su tali argomenti.

Per questo triennio, gli argomenti individuati sono:

innovazione

La formazione ECM assume un ruolo centrale allo scopo di ampliare le competenze digitali dei professionisti sanitari.

One Health

Si tratta di un approccio olistico che riconosce l’interconnessione tra la salute umana, animale e ambientale e promuove la collaborazione tra diverse discipline, come la medicina umana, veterinaria, ecologia e scienze ambientali, al fine di affrontare le sfide globali legate alla salute.

HTA

A seguito dell’Intesa Stato-Regioni del 10 maggio 2023 - Rep. n. 101/CSR, il 5 settembre 2023 è

stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto del Ministro della Salute che adotta il nuovo Programma Nazionale di Health Technology Assessment (HTA) 2023-2025. Il programma prevede, in maniera specifica, un “programma continuo di formazione, che favorisca la conoscenza e l’utilizzo dell’HTA o di logiche HTA, a seconda dei livelli del sistema, da parte di tutti i professionisti che operano nell’alveo del SSN.

Gli altri temi sono formazione in infezioni ospedaliere (l’obiettivo è l’avvio di un piano di formazione per le risorse umane del SSN, tema a cui è stato dato rilievo nel Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) e piano strategicooperativo nazionale di preparazione e risposta a una pandemia influenzale.

Tipologie di evento e crediti ECM

La Commissione nazionale per la Formazione

Continua stabilisce il numero di crediti ECM che può essere assegnato a ogni evento di formazione in base alle tipologie. Quattro sono quelle che riguardano la formazione residenziale:

◆ formazione residenziale classica

◆ convegni, congressi, simposi e conferenze

◆ RES-videoconferenza

◆ docenze e tutoring

I crediti sono assegnati a ciascuna tipologia a seconda del numero di partecipanti e alle metodologie didattiche utilizzate.

L’attestazione dei crediti ai partecipanti avviene dopo averne verificato la presenza all’evento, l’apprendimento dei contenuti e la percezione della qualità dell’evento stesso.

Tutte le verifiche devono essere effettuate dal provider che eroga la formazione e che, in caso di esito positivo delle verifiche, valida l’acquisizione dei crediti da parte dei discenti. Di seguito le tabelle che indicano come calcolare il numero di crediti per ognuna delle tipologie di formazione residenziale e le verifiche che i partecipanti devono superare per poterli acquisire.

CALCOLO DEI CREDITI PER LA FORMAZIONE RESIDENZIALE CLASSICA

Meno di 200 partecipanti

Descrizione

● Attività in aula con pochi docenti e molti discenti (non più di 200), con livello di interattività limitato alle domande e alla discussione.

● Se il numero dei discenti è limitato (massimo 25 per tutor e massimo 50 in totale), può comprendere sessioni interattive come simulazioni, esercitazioni, attività di role playing e lavori di gruppo.

Crediti attribuiti

● Fino a 100 partecipanti:

1 credito per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva.

● Da 101 a 200 partecipanti: 0,7 crediti per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva.

● I crediti possono aumentare di 0,3 per ora di partecipazione se:

➤ Il numero di partecipanti non è superiore a 25.

➤ Si utilizzano metodologie didattiche interattive e il numero di partecipanti non è superiore a 50.

➤ Le tematiche dell’evento sono di interesse regionale o nazionale.

Verifiche sui partecipanti

● Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

● Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider.

● Rilevazione della qualità percepita.

CALCOLO DEI CREDITI PER CONVEGNI, CONGRESSI, SIMPOSI E CONFERENZE

Più di 200 partecipanti

Descrizione

● Attività in sedi di grande capienza con valore formativo limitato dato l’elevato numero dei partecipanti.

● I crediti sono attribuiti in base alla documentazione di registrazione e alla dichiarazione di partecipazione del discente.

● All’interno di congressi e convegni più grandi si possono svolgere sessioni (seminari, corsi teorici e workshop) con meno di 100 partecipanti.

Crediti attribuiti

● Più di 200 partecipanti:

0,3 per ogni ora (non frazionabile). di partecipazione effettiva fino a un massimo di 6 crediti.

● Sessioni interne al congresso con meno di 100 partecipanti:

0,7 crediti per ogni ora (non frazionabile) di partecipazione effettiva, non cumulabili con quelli del congresso all’interno del quale si svolgono.

● I crediti possono aumentare di 0,3 per ora di partecipazione se:

➤ Il numero di partecipanti non è superiore a 25.

➤ Si utilizzano metodologie didattiche interattive e il numero di partecipanti non è superiore a 50.

Verifiche sui partecipanti

● Più di 200 partecipanti

➤ Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

➤ Rilevazione della qualità percepita.

● Sessioni interne al congresso con meno di 100 partecipanti

➤ Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

➤ Valutazione di apprendimento documentata con una prova specifica e attestata dal provider.

➤ Rilevazione della qualità percepita.

RES-VIDEOCONFERENZA

Descrizione

● È considerata un’attività formativa residenziale perché prevede, sebbene a distanza e mediata dalla tecnologia digitale, la partecipazione simultanea di docenti/tutor e discenti in sedi definite.

Crediti attributi

● Il numero dei partecipanti è quello risultante dalla somma dei presenti nelle diverse sedi.

● Il numero dei crediti è calcolato con le regole della formazioneresidenziale classica ma senza la possibilità di incremento per metodologie interattive o numero contenuto di discenti.

Verifiche sui partecipanti

● Presenza documentata per almeno il 90% della durata dell’evento.

● Valutazione di apprendimento in base al numero di partecipanti come per le tipologie “Formazione residenziale classica” e “Convegni congressi simposi e conferenze”.

● Rilevazione della qualità percepita.

DOCENZE E TUTORING

Descrizione

● Docenti o relatori a eventi residenziali, responsabile scientifico di eventi residenziali, tutor d’aula in eventi residenziali, moderatore in eventi residenziali.

Crediti attribuiti

● Docenti/relatori:

1 credito per ogni 20 minuti di docenza.

● Responsabile scientifico: 20% dei crediti erogati ad evento

● Tutor d’aula:

1 credito per ogni ora (non frazionabile)

● Moderatore:

1 credito a sessione di moderazione.

I docenti che prendono parte alla stesura della prova di verifica dell’apprendimento o di una parte d’essa sotto il coordinamento del responsabile scientifico dell’evento non possono partecipare all’evento con il ruolo di discente né, quindi, maturare crediti.

Verifiche

Documentazione attestata dal provider.

Gli obblighi di verifica sono a carico del provider

Al termine dell’evento, o delle sessioni accreditate ECM, il provider ha l’obbligo di verificare l’apprendimento dei partecipanti e la loro percezione della qualità dell’evento. La verifica dell’apprendimento avviene tramite un test somministrato a ogni discente per potergli assegnare i crediti ECM maturati, mentre la percezione di qualità si rileva con questionari che ne raccolgono il feedback su programma, docenti, organizzazione dell’evento ed eventuale percezione di influenze di interesse commerciale nell’ambito dell’attività educazionale (anche se l’evento non è sponsorizzato).

Per poter attestare i crediti formativi ai partecipanti, il provider deve dunque predisporre tre tipi di verifiche: della presenza, dell'apprendimento e della qualità.

☞ Verifica della presenza

La verifica della presenza agli eventi di formazione è sempre obbligatoria per poter attestare i crediti formativi al singolo partecipante. Il responsabile della verifica è il provider, che può utilizzare allo scopo sia il tradizionale foglio dove il discente appone la firma in entrata e in uscita dal congresso sia –ormai sempre più spesso – dispositivi tecnologici come badge elettronici, lettori di codici a barre, varchi con l’identificazione in radio-frequenza. Per le sessioni online la presenza viene rilevata dalla piattaforma e dalla tracciatura delle operazioni effettuate.

☞ Verifica dell’apprendimento

L’apprendimento dei discenti deve essere verificato attraverso un apposito test, obbligatorio per gli eventi fino a 200 partecipanti (per quelli più grandi sono sufficienti un’autocertificazione e la presenza ad almeno il 90% dell’evento), che può essere effettuato con diversi strumenti a condizione che siano coerenti con gli obiettivi formativi: quesiti a scelta multipla o a risposta aperta, esame orale, prova pratica, produzione di un documento, realizzazione di un progetto. Il tempo dedicato alla verifica dell’apprendimento può essere incluso nella durata dell’evento (fino a un massimo del 10%) solo quando produce un documento o ne vengono condivisi esiti e risultati.

Ecco alcune delle regole in proposito contenute nel Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM.

➤ Quando si supera la verifica

La prova di verifica dell’apprendimento si supera con il raggiungimento di almeno il 75% dei contenuti formativi secondo i criteri utilizzati per la valutazione dal responsabile scientifico dell’evento.

➤ Come strutturare le domande a risposta multipla Nel caso di un questionario, devono essere previste almeno 3 domande per ogni credito erogato; le domande a risposta multipla devono prevedere 4 alternative, di cui una sola corretta. In questo caso, il superamento della prova coincide con il raggiungimento di almeno il 75% delle risposte esatte.

➤ La verifica in ingresso

Prima dell’inizio dell’evento è possibile verificare le competenze in ingresso dei discenti tramite consegna agli stessi della documentazione di verifica dell’apprendimento (per esempio il questionario). Tale documentazione compilata dal discente deve essere ritirata dal provider prima dell’inizio dell’evento. A evento concluso, il provider consegna al discente lo stesso questionario, che il discente deve compilare sulla base di quanto appreso durante l'evento. Ai fini del riconoscimento dei crediti l’unica verifica di apprendimento valida è comunque quella finale.

➤ Il test online

Per gli eventi residenziali e FAD sincrona è possibile compilare online il questionario di verifica entro tre giorni dalla data di conclusione dell’attività formativa. Le prove di verifica degli eventi FAD asincrona (on demand) sono invece da svolgere entro il termine di conclusione della formazione.

➤ Attribuzione dei crediti e consegna dell’attestato

Il provider deve documentare l’avvenuto rispetto delle modalità sopra descritte e la verifica dell’identità del professionista (anche per la modalità online). Nei giorni successivi all’evento e all’attribuzione dei crediti il provider deve consegnare o trasmettere ai partecipanti l’attestato di superamento del corso comprovante l’acquisizione dei relativi crediti ECM.

☞ Verifica della qualità percepita

La Commissione Nazionale per la Formazione

Continua prescrive che il provider raccolga il giudizio dei discenti in merito a cinque aspetti dell’evento di formazione accreditato ECM cui

hanno partecipato:

La presenza dei discenti attraverso firma o dispositivi

Le verifiche obbligatorie

✔ la percezione di influenze di interessi commerciali sui contenuti della formazione

✔ la rilevanza del programma rispetto ai loro bisogni formativi e ruolo professionale

L’apprendimento dei discenti attraverso apposito test

✔ l’efficacia della formazione ricevuta rispetto agli obiettivi formativa

➤ la qualità formativa del programma e dei singoli docenti

➤ la qualità dell’organizzazione e il rispetto dei tempi per svolgere l’attività di formazione

In particolare, il questionario per la rilevazione della qualità percepita deve contenere:

① la domanda sulla percezione di interesse commerciale sanitario nell’ambito dell’attività educazionale (anche se l’evento non è sponsorizzato).

② la possibilità di segnalare il modo in cui lo sponsor oppure altra azienda commerciale in ambito sanitario abbia condizionato l’attività formativa.

③ la possibilità di segnalare eventuali anomalie riscontrate nel corso dell’evento tramite l’indirizzo e-mail ecmfeedback@agenas.it o tramite altre modalità di comunicazione messe a disposizione dall’Ente accreditante. I nominativi dei discenti che effettueranno le segnalazioni non saranno comunicati ai provider.

➤ Il questionario sulla qualità Lo strumento per raccogliere il giudizio dei partecipanti è il questionario sulla qualità allegato al Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM, che il provider deve proporre ai discenti senza alterarne il contenuto e fuori dalle ore destinate alla formazione, con la possibilità di integrarlo anche con altri

La qualità percepita attraverso il questionario allegato al Manuale nazionale di accreditamento per l’erogazione di eventi ECM

questionari o domande. Tale questionario obbligatorio deve essere compilato in forma anonima dai partecipanti e acquisito dal provider separatamente rispetto ai test di verifica dell’apprendimento laddove richiesti.

Trasmettere i crediti

Entro 90 giorni dalla fine dell’evento il provider deve trasmettere all’ente accreditante (Commissione Nazionale o Regione) e al Cogeaps un rapporto dei crediti attestati ai singoli partecipanti. Tale rapporto, che è un consuntivo di fine evento, contiene sia le informazioni già richieste in fase di accreditamento (che devono quindi essere coerenti con quanto già dichiarato) sia i dati dei singoli partecipanti: nome, cognome, codice fiscale, ruolo professionale, la specifica se è libero professionista, dipendente o convenzionato e se si tratta di un partecipante reclutato direttamente, e se sì da quale sponsor, e il numero di crediti ECM che gli sono stati assegnati.

I codici deontologici degli sponsor

Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici sono le due associazioni che riuniscono le aziende farmaceutiche e quelle biomedicali, cioè la quasi totalità dei potenziali sponsor di congressi medicoscientifici. Le due associazioni hanno emanato e aggiornato negli anni propri codici deontologici, ovvero accordi volontariamente sottoscritti dalle aziende aderenti, contenenti le regole che tali aziende devono rispettare per poter sponsorizzare congressi o eventi medico-scientifici, anche quelli non accreditati al programma ECM. Queste regole toccano diversi aspetti: le modalità di erogazione dei finanziamenti, le modalità di invito (reclutamento) dei professionisti sanitari agli eventi, la trasparenza dei finanziamenti erogati, le destinazioni e strutture dove si svolgono gli eventi, il tipo di ospitalità offerta ai partecipanti per gli eventi organizzati dalle aziende stesse e, più in generale, gli aspetti di scientificità e sobrietà richiesti agli eventi che le aziende organizzano o sponsorizzano. Vediamo meglio di cosa si tratta.

Il codice deontologico di Farmindustria

Il codice deontologico di Farmindustria è consultabile sul sito dell’associazione (bit.ly/codice-Farmindustria). Il capitolo 3 del codice è dedicato alle regole che le imprese devono rispettare per finanziare in qualunque forma eventi e congressi o per organizzarne di propri.

Eccone i punti principali.

➤Divieto di nominare i relatori Nell’ambito della sponsorizzazione di manifestazioni congressuali ECM è fatto divieto alle aziende di individuare e nominare direttamente o indirettamente i docenti relatori e i moderatori, nonché di interferire sui contenuti scientifici della stessa manifestazione congressuale, in conformità con la disciplina applicabile a tali tipologie di manifestazioni.

➤No all’invito nominativo

L’invito a eventi ECM rivolto a medici specialisti dipendenti di enti pubblici o di strutture private convenzionate non può essere nominativo. L’azienda sponsor deve inviare l’invito alla struttura sanitaria almeno 60 giorni prima dell’inizio dell’evento, la quale indica il professionista che fruirà dell’invito e parteciperà all’evento. L’invito deve specificare le spese di ospitalità sostenute dall’azienda (iscrizione, viaggio, alloggio) e allegare il programma scientifico dell’evento.

In caso di mancato riscontro della struttura entro 30 giorni dall’inizio dell’evento, l’azienda è tacitamente autorizzata a invitare l’operatore sanitario da essa individuato. Anche quando indicato dalla struttura di appartenenza, il professionista sanitario è da considerarsi a tutti gli effetti “reclutato” dallo sponsor: i crediti ECM derivanti dall’evento rientrano dunque nel conteggio dei crediti ottenibili in qualità di “reclutati” (un terzo dell’obbligo formativo triennale, cioè 50 crediti).

Il provider dell’evento riceve i nominativi dei partecipanti reclutati dallo sponsor, ne rendiconta come tali al COGEAPS i crediti ottenuti e dopo l’evento ne comunica l’elenco allo sponsor.

➤Obbligo di trasparenza sulle somme erogate

L’obbligo di trasparenza riguarda sia il contributo economico erogato dall’azienda sponsor per il finanziamento di eventi formativi realizzati da organizzazioni sanitarie o terze parti sia la spesa sostenuta dall’azienda a favore di un singolo professionista sanitario per la partecipazione ad attività formative e promozionali da essa organizzate.

● Il codice deontologico obbliga le aziende a rendere pubblico l’ammontare dei trasferimenti di valore effettuati nei confronti delle organizzazioni sanitarie, compresi i finanziamenti diretti o indiretti a eventi effettuati tramite strutture sanitarie o terze parti (provider).

DIVIETO di nominarei relatori NO all'invito nominativo dei medici

TRASPARENZA sulle somme erogate

OBBLIGO di attinenza tematica

FORMAZIONE online senza ospitalità

IL CODICE DEONTOLOGICO DI FARMINDUSTRIA

● Anche i trasferimenti di valore effettuati nei confronti degli operatori sanitari devono essere resi pubblici: la pubblicazione dei dati, sul sito aziendale, deve essere su base individuale e riguarda anche le spese di partecipazione a convegni e congressi. Se l’operatore non acconsente al trattamento dei dati personali le aziende devono pubblicare i dati su base aggregata.

➤Obbligo di attinenza tematica

Le aziende possono sponsorizzare solo congressi su tematiche connesse al loro ambito di attività e invitarvi i medici se esiste attinenza tra la tematica della manifestazione e la specializzazione del medico. Non possono invitare lo stesso operatore sanitario più di due volte l’anno (esclusi i casi in cui l’operatore è indicato dalla struttura di appartenenza).

➤Ospitalità per eventi locali È consentita la partecipazione a eventi regionali e locali solo se accreditati ECM, ma non vi può essere offerta alcuna ospitalità a eccezione del coffee break. Per gli eventi di durata superiore alle 6 ore può essere offerto un “light lunch” nella struttura dove si svolge la manifestazione.

➤Vietati gli alberghi a 5 stelle e altre sedi

La partecipazione delle aziende agli eventi deve essere improntata a criteri di eticità, scientificità ed economicità. Pertanto esse possono offrire agli operatori sanitari solo viaggi aerei in classe economica, viaggi in treno in tutte le classi esclusa la executive e soggiorno in alberghi con un massimo di 4 stelle.

È vietata l’organizzazione o la sponsorizzazione

OSPITALITÀ ridotta per eventi locali

VIETATI programmi sociali e turistici

LIMITI per le località turistiche

VIETATI gli alberghi a 5 stelle

TETTO di spesa sui pasti

di eventi che si tengono o che prevedono l’ospitalità dei partecipanti in resort, navi, castelli fuori dal contesto cittadino, masserie, agriturismi, golf club, musei, stadi, acquari e strutture termali.

➤Limiti per le destinazioni

Le aziende non possono organizzare o sponsorizzare eventi che si svolgono in destinazioni turistiche nel periodo 1° giugno-30 settembre per le località di mare e 1° dicembre-31 marzo e 1° luglio-31 agosto per le località di montagna. Le località di mare che sono capoluogo di Regione o Provincia e sedi di università e ospedali sono esenti dal divieto. È comunque esclusa l’ospitalità in strutture ubicate in prossimità di tratti di mare attrezzati per la balneazione.

➤Vietati programmi sociali e turistici

Le aziende non possono organizzare o sponsorizzare iniziative di tipo sociale, culturale o turistico e cene di gala nell’ambito di congressi, né Italia né all’estero. Sono invece consentite le cene sociali organizzate dal congresso per tutti i partecipanti e comprese nella quota di iscrizione. Esclusa l’ospitalità per accompagnatori a qualsiasi livello e sotto qualsiasi forma.

➤Le regole sui pasti

L’ospitalità offerta dalle aziende deve limitarsi a viaggio, alloggio e pagamento della quota di iscrizione. Può comprendere pasti e bevande entro un massimo di 60 euro per operatore, per pasto; il pasto deve essere offerto preferibilmente nella struttura alberghiera dove alloggia l’ospite o in strutture adiacenti.

ll codice etico di Confindustria

Dispositivi Medici

Il codice etico dell’associazione che riunisce i produttori di dispositivi medici e diagnostici ricalca principi e linee guida del codice etico di Medtech Europe (la federazione di settore europea) in tema di regole per garantire l’integrità delle aziende associate nei rapporti con i medici e nella sponsorizzazione di eventi e congressi. Il documento è consultabile sul sito di Confindustria Dispositivi Medici (bit.ly/confindustria-codice). Eccone i punti principali.

➤Vietata la sponsorizzazione diretta

Le aziende non possono erogare direttamente ai singoli professionisti sanitari contributi economici finalizzati a sostenerne la formazione, sia come partecipanti sia come relatori a un’attività formativa. Fanno eccezione i simposi satellite, per i quali gli associati possono supportare direttamente i relatori ma non i partecipanti.

➤I finanziamenti si erogano al provider

Il contributo formativo deve essere erogato esclusivamente a favore di un’organizzazione sanitaria e/o di una terza parte, come per esempio il provider, che in modo indipendente e autonomo individuano i professionisti destinatari del contributo e definiscono il contenuto scientifico dell’iniziativa.

➤Controllo preventivo degli eventi di formazione

Prima di fornire qualsivoglia sostegno economico, le aziende devono verificare che gli eventi siano stati approvati dal Sistema di Valutazione delle Conferenze (SVC), piattaforma che permette di verificare che congressi, corsi, seminari, workshop rispettino i requisiti generali del codice

etico e che stabilisce in modo vincolante se è appropriato per le imprese associate supportare le iniziative con l’erogazione di contributi formativi, attività promozionali (allestimento di stand) o simposi satellite.

➤Obbligo di trasparenza sui trasferimenti di valore

Le aziende devono rendere pubblici ogni anno i trasferimenti di valore effettuati direttamente o indirettamente ai professionisti del settore sanitario, alle organizzazioni sanitarie e alle terze parti. La pubblicazione dei dati, sul sito web aziendale, deve essere effettuata su base annuale.

● Le aziende devono rendere pubblico l’ammontare dei trasferimenti di valore effettuati nei confronti di ciascuna organizzazione sanitaria o terza parte a titolo di contributo per il finanziamento di eventi formativi di natura scientifica.

● Le aziende devono altresì rendere pubblico, su base individuale per ciascun destinatario, l’ammontare dei trasferimenti di valore effettuati nei confronti dei professionisti sanitari per le spese di partecipazione ad attività formative, educazionali e promozionali su prodotti aziendali organizzate dai soci. Se il professionista non acconsente al trattamento dei dati personali le aziende devono pubblicare i dati su base aggregata.

➤Obbligo dell’attinenza tematica

Il programma dell’evento deve essere direttamente correlato alla specializzazione e alla pratica medica dei professionisti sanitari che partecipano all’evento o deve avere un’importanza tale da giustificare la partecipazione dei professionisti stessi.

VIETATA la sponsorizzazione diretta ai singoli professionisti sanitari

I FINANZIAMENTI si erogano al provider

CONTROLLO preventivo degli eventi di formazione

OBBLIGO di trasparenza sui trasferimenti di valore

OBBLIGO dell’attinenza tematica

IL CODICE ETICO DI CONFINDUSTRIA DISPOSITIVI MEDICI

ESCLUSE le località turistiche in alta stagione

MOTIVARE la scelta della sede dell’evento

TETTO di spesa per gli alberghi a 5 stelle

L’INTRATTENIMENTO non può essere sponsorizzato

NESSUN supporto economico agli accompagnatori

➤Escluse le località turistiche in alta stagione

La località dell’evento deve essere facilmente raggiungibile e il periodo dell’anno stabilito non deve coincidere con la sua alta stagione turistica (periodo di divieto: 1 giugno-30 settembre per le località di mare; 15 dicembre-31 marzo e 15 giugno-15 settembre per quelle di montagna).

➤Motivare la scelta della sede dell’evento

La scelta della sede dove si svolge l’evento deve essere motivata da ragioni di carattere logistico, scientifico, organizzativo ed economico. La sede non deve essere percepita come destinazione turistica o località di lusso o di vacanza e non deve costituire l’attrattiva principale per la partecipazione all’evento.

➤Esclusi gli alberghi a 5 stelle ed eccezioni

Sono esclusi gli eventi organizzati in alberghi a 5 stelle, indipendentemente dalla tipologia tariffaria o dalle agevolazioni offerte, fatte salve le disposizioni di cui ai protocolli siglati tra Confindustria Dispositivi Medici e le associazioni rappresentative delle strutture alberghiere e congressuali, secondo lo schema approvato dall’Assemblea ordinaria il 9 giugno 2014, quale parte integrante del codice etico.

Le limitazioni relative alle strutture a categoria cinque stelle non si applicano nel caso di eventi internazionali organizzati al di fuori dell’Italia da soggetti terzi, incluse le affiliate delle aziende associate, fermo restando che deve trattarsi di strutture non lussuose o conosciute per l’attività di intrattenimento, turismo o wellness. In ogni caso, per gli eventi che si svolgono all’estero, le aziende associate non possono pagare o rimborsare le spese di alloggio dei professionisti sanitari presso hotel di top categoria o di lusso.

➤L’intrattenimento non è sponsorizzabile

Non è mai consentito il sostegno economico ad attività sociali, sportive, ricreative o altre forme di intrattenimento. L’intrattenimento deve essere escluso dal programma dell’evento e pagato separatamente dai partecipanti, non deve prevalere sul contenuto scientifico del programma, né interferire con lo stesso e non deve costituire l’attrattiva principale dell’evento.

➤Nessun supporto economico agli accompagnatori

Non sono consentiti il pagamento o l’agevolazione delle spese di viaggio, vitto, alloggio o di altra natura a favore degli ospiti dei professionisti sanitari quali coniugi, partner, familiari o altri accompagnatori.

Consulenze personalizzate per i Provider ECM

Lo Studio Gilardenghi da oltre vent’anni supporta i Provider ECM nella gestione della pratica di Accreditamento, con un servizio di consulenza sviluppato dall’esperienza quotidiana e dal confronto continuo con i vari stakeholders del sistema ECM.

Perche sceglierci?

Un’esperienza ampia alimentata dalla partnership con PCO, Associazione Scientifiche, Case editrici, Ordini ed Enti professionali, che ha permesso allo Studio Gilardenghi di acquisire una visione pratica nell’affrontare tutte le varie e differenti casistiche che possono sopraggiungere durante l’Accreditamento ECM e nella gestione dei progetti didattici Residenziali, FAD o di Formazione sul Campo.

Lo Studio Gilardenghi propone servizi di consulenza strutturati e dedicati esclusivamente ai Provider, per una gestione della pratica di Accreditamento e dei singoli progetti formativi in conformità alla normativa ECM e nello specifico:

supporto nella gestione dell’Accreditamento

Provider ECM e nella gestione dei singoli eventi formativi

assistenza nella preparazione alle verifiche per l’ottenimento ed il mantenimento dello status di

Provider ECM Standard edazione del Piano della Qualità e di tutte le procedure e la modulistica richieste dalla normativa ECM vigente

Certificazioni e modelli

Lo Studio Gilardenghi propone inoltre la sua consulenza nell’implementazione di modelli organizzativi in conformità alle norme ISO, sistemi di gestione progettati in modo specifico per i Provider ECM, che si integrino con le attività operative e siano un supporto efficace nella gestione dell’Accreditamento:

Certificazione Qualità ISO 9001

Certificazione Gestione Eventi Sostenibili ISO 20121

Certificazione Parità di Genere UNI PDR 125

Certificazione Security ISO 27001

Lo Studio offre inoltre una serie di servizi pensati esclusivamente per i Provider ECM a fine di gestire al meglio le proprie attività ordinarie in ottemperanza alle molteplici richieste che giungono dai vari stakeholders:

Modello Prevenzione Reati 231

Modello Gestione Privacy Regolamento UE 679/2016

Policy Anti-Bribery & Anti-Corruption

Bilancio di sostenibilità ambientale, sociale ed economica

Progetto e tempistiche organizzative

L’organizzazione di un congresso medico inizia con la definizione del progetto e dei tempi, due elementi fondamentali per potere iniziare a stabilire passaggi e scadenze. La domanda che guida tutto è: che cosa si vuole ottenere con il congresso? È infatti solo a partire dagli obiettivi del committente che si possono definire le strategie organizzative e verificarne il raggiungimento a evento concluso. Partendo da qui, si comincia a redigere il documento di progetto che, in estrema sintesi, riassume le caratteristiche principali di quello che si andrà a realizzare.

Il documento di progetto

Se il committente ha indetto una gara per selezionare l’organizzatore, è verosimile che il bando sia stato redatto sulla base di un documento di progetto, che contiene le informazioni principali del congresso e ha molteplici funzioni: definisce il tipo di evento che si va a realizzare e le sue dimensioni, ne stabilisce gli obiettivi, indica chi sono i soggetti coinvolti e a quale titolo e permette di determinarne i tempi di progettazione e organizzazione

Le informazioni di base da inserire nel documento di progetto, cioè le prime decisioni da prendere riguardo al congresso, sono:

 obiettivi dell’evento

 accredito ECM sì/no o solo per alcune sessioni

 formato (residenziale, ibrido, virtuale)

 registrazione sessioni e presentazioni, sì/no

 data (già scelta o solo ipotizzata)

 numero dei partecipanti attesi (in presenza e in remoto)

 provenienza dei partecipanti (locale, nazionale, internazionale)

 durata del congresso

 destinazione (già scelta o solo ipotizzata)

 tipologia della sede congressuale

 numero di sponsor previsti

 area espositiva sì/no

 numero di relatori e poster ipotizzati

 bozza del programma

 numero dei fornitori da coinvolgere

Stabilire obiettivi e strategie

Gli obiettivi di un congresso medico possono essere molteplici: se si tratta di un evento periodico, che si ripete a cadenza fissa, si potrebbe puntare su un risultato incrementale rispetto alla precedente edizione: più partecipanti, più sponsor, più relazioni, più utili finanziari.

Se invece si tratta di un congresso alla prima edizione o di un evento singolo, per entrambi i quali è impossibile stabilire un benchmark rispetto al trascorso, gli obiettivi possono essere stabiliti prendendo a riferimento i risultati di eventi simili per dimensioni, temi e caratteristiche.

In ogni caso, gli obiettivi quantitativi del congresso devono essere stabiliti fin dal primo momento, in modo da orientare la progettazione verso il loro conseguimento.

Per esempio, se l’obiettivo è incrementare il numero di partecipanti, la strategia per raggiungerlo potrà essere quella di implementare una campagna di comunicazione mirata.

Se invece l’obiettivo è aumentare il numero degli sponsor, la strategia potrà essere quella di proporre modalità di sponsorizzazione innovative; se l’obiettivo è avere visibilità su media e social media, la strategia da perseguire può essere quella di affidarsi a un ufficio stampa e di reclutare influencer; se, ancora, l’obiettivo è generare o aumentare gli utili, la strategia sarà quella di aumentare iscritti e sponsor e tagliare i costi ovunque possibile.

Scegliere il format

Anche se come abbiamo visto la maggior parte dei congressi medici è live, è necessario stabilire il format tra in presenza, ibrido o virtuale, soprattutto se si considerano webinar, eventi per piccoli gruppi e progetti formativi su tematiche specifiche.

Il format ibrido, cioè un congresso che si svolge in presenza in una location fisica, con un’audience in platea e relatori sul palco, ma anche con relatori e partecipanti che seguono i lavori da remoto, collegati online attraverso una piattaforma, è per esempio utilizzato soprattutto nei congressi associativi nazionali e in quelli internazionali.

Le variabili del timing

Il tempo di progettazione e organizzazione di un congresso medico-scientifico non è mai standard, perché dipende dalle caratteristiche del congresso stesso. Le variabili sono diverse, come la portata (locale, nazionale o internazionale), il numero di partecipanti, la periodicità (congresso annuale o evento singolo), l’accredito o meno al programma ECM, la destinazione e non solo.

Per calcolare le tempistiche di organizzazione, si deve per esempio considerare che le grandi strutture congressuali devono essere prenotate con largo anticipo, così come gli allotment alberghieri per un numero elevato di camere. Un evento con un programma complesso, con molte relazioni, sessioni parallele e simposi satellite, con attività sociali e cena di gala avrà come è intuibile tempi di organizzazione più lunghi rispetto a un evento più breve e semplice che coinvolge un numero minore di fornitori.

Cosa valutare per calcolare i tempi

Quanto tempo prima si deve iniziare a organizzare l’evento? Prima di tutto è possibile fare una stima piuttosto affidabile se si ha un’accurata visione d’insieme, se si conoscono i tempi di azione e reazione di tutti i soggetti coinvolti, magari basandosi su esperienze pregresse nell’organizzazione di eventi simili, come potrebbe fare senz’altro un Pco.

Un congresso internazionale con migliaia di partecipanti ha un tempo di organizzazione che può arrivare fino a 3 o 4 anni e in qualche caso perfino di più; per un congresso nazionale medio in genere si parte con un anticipo di 1 o 2 anni, mentre per eventi locali con poche decine di partecipanti sono sufficienti 1 o 2 mesi.

Considerare tutti i soggetti

Nella pianificazione del calendario organizzativo occorre anche tenere conto dei tempi di coinvolgimento di tutti i soggetti che gravitano intorno al congresso. La ricerca e l’acquisizione degli sponsor, per esempio, sono processi che comportano l’interlocuzione con i diversi uffici e le diverse funzioni che all’interno delle aziende farmaceutiche e di dispositivi medici si occupano di marketing e che richiedono tempo per essere completati, soprattutto quando lo sponsor è più di uno. Lo stesso dicasi per i relatori, che devono essere contattati e coinvolti con tempistiche precise, soprattutto nel caso siano dipendenti

pubblici, come vedremo. Anche i partecipanti hanno le loro tempistiche: dal primo annuncio del congresso al suo svolgimento deve intercorrere un lasso di tempo sufficientemente lungo per fare comunicazione e promozione, informare tutto il potenziale target e raccoglierne le iscrizioni.

Attenzione alle tempistiche delle procedure

Le procedure hanno tempistiche ben precise, dettate da indicazioni alle quali l'organizzatore non si può sottrarre. Vediomole nel dettaglio.

Procedure ECM e sponsor

L’accredito al programma in Educazione

Continua in Medicina (ECM) impone il rispetto delle scadenze Agenas (Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari Regionali); la sponsorizzazione da parte di aziende farmaceutiche quelle di Aifa (Agenzia Italiana del Farmaco) e del codice deontologico di Farmindustria; la sponsorizzazione da parte di aziende di dispositivi medici e diagnostici quelle del codice etico di Confindustria Dispositivi Medici.

Accredito ECM

Agenas impone ai provider, gli unici soggetti autorizzati a erogare attività di formazione valide ai fini ECM, di registrare gli eventi sul proprio sito entro 30 giorni dalla data di svolgimento. Poiché la procedura di registrazione sul sito Agenas richiede l’inserimento di molti dati specifici – durata dell’evento, numero di partecipanti previsti, nome del responsabile scientifico e del responsabile della segreteria organizzativa, codice fiscale di tutti i relatori – occorre fare in modo di arrivare ai 30 giorni prima della data di svolgimento con molta parte dell’organizzazione già pronta e definita.

Sponsor azienda farmaceutica

● AIFA impone alle aziende farmaceutiche di richiedere l’autorizzazione preliminare alla sponsorizzazione di congressi e convegni medici almeno 60 giorni prima della data di svolgimento prevista. L’azienda farmaceutica può sponsorizzare l’evento se, entro 45 giorni dalla richiesta, Aifa comunica il proprio parere favorevole. È chiaro quindi che è necessario per l'organizzatore inoltrare la richiesta di sponsorizzazione ben prima della scadenza dei 60 giorni, per evitare di arrivare troppo vicino alla data dell’evento senza sapere se può o meno contare sullo sponsor.

Tempistiche ECM e sponsorizzazione

Nessuna azione necessaria no

È UN EVENTO ECM?

Tra gli sponsor ci sono aziende farmaceutiche?

Nessuna azione necessaria no no si

È UN EVENTO SPONSORIZZATO?

Necessaria autorizzazione

AIFA fino a 60 giorni prima dell’evento

Non è necessario caricare l’evento sulla piattaforma SVC si si no si

Tra gli sponsor ci sono soci di Confindustria Dispositivi Medici?

Necessaria registrazione su sito AGENAS fino a 30 giorni prima dell’evento

Tra gli sponsor ci sono aziende associate a Farmindustria?

Non necessaria autorizzazione AIFA

Caricare l'evento sulla piattaforma SVC fino a 75 giorni prima dello svolgimento

● Farmindustria impone nel suo codice deontologico, solo per eventi accreditati ECM e solo per la partecipazione di medici specialisti dipendenti di strutture pubbliche o private convenzionate, di mandare l’invito non nominativo alla struttura almeno 60 giorni prima dello svolgimento dell’evento, con allegato il programma scientifico dell’evento.

Sponsor azienda di dispositivi medici e diagnostici

Il codice etico di Confindustria Dispositivi Medici impone alle aziende associate, prima di

Eventi ECM: invito non nominativo alla struttura fino a 60 giorni dallo svolgimento

Nessuna ulteriore azione necessaria no si

erogare qualsiasi tipo di sostegno economico al provider, di verificare che l’evento in questione sia stato approvato dal Sistema di Valutazione delle Conferenze (SVC), la piattaforma che l’associazione utilizza per stabilire la conformità degli eventi ai requisiti del proprio codice etico. Il termine per il caricamento degli eventi sulla piattaforma SVC è di 75 giorni prima dello svolgimento dell’evento. È necessario inoltrare la richiesta prima della scadenza dei 75 giorni per evitare di arrivare a ridosso dell’evento senza sapere se si può o meno contare sullo sponsor.

Scegliere la destinazione

La scelta della destinazione è tra le più rilevanti per quanto riguarda l’organizzazione di un congresso medico, soprattutto di portata nazionale e internazionale, se pensiamo che potrebbe essere determinante in termini di partecipazione, reclutamento degli sponsor, efficienza organizzativa, sostenibilità economica e visibilità generale del congresso. Naturalmente i criteri di selezione variano da organizzazione a organizzazione e possono includere variabili specifiche di natura strategica, economica o logistica, ma esistono comunque peculiarità generali che determinano la vocazione congressuale o meno di una destinazione.

Vediamo le principali in questo capitolo.

Una regola generale: il principio di rotazione

I congressi medico-scientifici di dimensione nazionale o internazionale o con cadenza periodica si svolgono in genere in una città diversa per ogni edizione. Per gli eventi più piccoli di portata locale o regionale, promossi dalle Asl, dalle aziende ospedaliere o dalle società scientifiche stesse, il tema della scelta della destinazione è meno rilevante, visto che le opzioni di solito si limitano alla città dove ha sede il committente oppure al capoluogo o principale centro urbano della zona.

I principali criteri di scelta della destinazione

La destinazione è facile da raggiungere rispetto al bacino di riferimento dei partecipanti?

Offre un adeguato numero di camere? Ha una sede congressuale? Sono queste alcune delle prime domande da porsi nella selezione di una destinazione. Ma, come vedremo, le varianti possono essere anche altre, e non solo quelle legate strettamente alla logistica o - almeno non direttamente - ai temi del congresso. Sempre più aspetti come la sostenibilità della destinazione in termini ambientali, ma anche sociali, così come i servizi offerti in termini di “smart city” contribuiscono infatti ad accrescerne l’attrattività.

Vediamo i criteri standard con i quali si valuta una destinazione congressuale.

Accessibilità e sistema dei trasporti

Dal punto di vista logistico, il primo criterio di scelta è quello dell’accessibilità della destinazione rispetto alla provenienza dei partecipanti. Se il congresso è nazionale in genere si privilegiano città facilmente raggiungibili con il treno (alta velocità) e con buoni collegamenti autostradali. Altrettanto importante è il sistema dei trasporti locali: a parità di condizioni si privilegiano destinazioni dove per i partecipanti è più facile muoversi grazie a mezzi pubblici funzionanti e presenza di parcheggi.

DA RICORDARE

Tra le caratteristiche apprezzabili di una destinazione congressuale da tempo si fa strada anche quella di proporre un buon sistema di sharing mobility, ossia la presenza di servizi che rendano semplice - anche per chi non è residente - noleggiare a ore auto, scooter, biciclette e anche monopattini.

Sede congressuale e alberghi

Il secondo aspetto che pesa nella selezione della destinazione è la presenza di una sede congressuale e/o di un’offerta alberghiera adeguate. La sede congressuale o la sala eventi deve soddisfare le esigenze dell’evento in termini di dimensioni, spazi, dotazioni e servizi, mentre gli alberghi devono essere di categoria adeguata (solitamente quattro e tre stelle) e in numero sufficiente per alloggiare tutti i partecipanti, se non si trova un albergo che soddisfi da solo tutte le esigenze numeriche. Infine, le distanze: a parità di strutture, sono avvantaggiate le città dove la sede congressuale è raggiungibile a piedi dagli alberghi, a beneficio della comodità dei partecipanti, della semplificazione logistica per l’organizzatore, e della sostenibilità dell’evento.

Le tariffe alberghiere

Quanti più sono i partecipanti, tanto più numerosi sono gli alberghi con cui l’organizzatore deve interloquire e dai quali deve cercare di ottenere tariffe più o meno omogenee, a parità di categoria, per poter proporre ai partecipanti opzioni alberghiere dai costi non troppo dissimili. In questo senso, un organizzatore di congressi professionista può risultare molto efficace nella negoziazione con gli alberghi, con i quali intrattiene in genere relazioni consolidate e verso i quali ha una buona forza contrattuale.

 Il supporto della città

Altro aspetto importante su cui si gioca la scelta della destinazione è il fattore costo: della sede congressuale, degli alberghi, della location per

la cena di gala, dei servizi e delle attrezzature. Anche a livello nazionale le tariffe possono variare significativamente da una città all’altra, soprattutto quelle degli alberghi. In particolare per i congressi più grandi, quelli che portano con sé un significativo impatto economico diretto, le amministrazioni comunali possono contribuire a ridurre i costi organizzativi, per esempio mettendo a disposizione gratuitamente spazi pubblici per la cerimonia di inaugurazione o la cena di gala, oppure concedendo sconti ai partecipanti per i trasporti pubblici, le attrazioni turistiche o gli esercizi commerciali della città. La destinazione viene valutata anche per la visibilità che può dare al congresso (tramite azioni di marketing e comunicazione), la quale a sua volta porta maggiore interesse da parte di sponsor ed espositori. Anche la presenza di un convention bureau potrebbe fare la differenza in termini di supporto all’organizzazione, relazione con fornitori locali, ideazione dell’eventuale programma sociale e così via.

Gli obiettivi strategici dell’associazione

Oltre a quelli logistici ed economici, ci sono altri fattori che giocano un ruolo importante nella selezione della destinazione. Attraverso i congressi, le associazioni medico-scientifiche vogliono infatti perseguire anche obiettivi strategici: per esempio, incrementare il numero dei soci, ampliare la propria base geografica, elevare la professionalità degli associati, divulgare la propria mission.

Una società scientifica potrà quindi volere portare il proprio congresso nazionale in una città dove ha pochi soci con l’obiettivo di incrementare la propria base associativa su quel territorio. O ancora, la destinazione può avere in passato ospitato e contribuito a realizzare congressi medici simili nella struttura o nel tema e avere dunque una reputazione congressuale che ne motiva la scelta.

Il legame con il tema del congresso

Contribuiscono a determinare la scelta della destinazione anche considerazioni legate al tema del congresso: per esempio, se la destinazione ospita strutture – ospedaliere, universitarie o di ricerca – di eccellenza nel campo oggetto dell’evento, oppure se vi risiedono e lavorano personalità di spicco di quella specifica specialità medica, o ancora se vi esistono laboratori o centri di interesse professionale che i partecipanti possono volere visitare.

Cosa considerare nella scelta della destinazione

I FATTORI LOGISTICI

Accessibilità e trasporto

Sede congressuale e alberghi

Collegamenti, mezzi pubblici anche in ottica green e smart

Spazi, attrezzature, servizi, disponibilità di camere

Costo

Attrattiva

Tariffe di alberghi, sede e fornitori

L’attrattiva turistica

Appeal generale della destinazione

Da considerare è poi l’attrattiva generale della destinazione. Anche se il programma del congresso non prevede attività turistiche o di svago, l’immagine positiva e la buona reputazione turistica di una città contribuiscono a invogliare i potenziali partecipanti a iscriversi: il contenuto rimane sempre la ragione principale per partecipare, ma una destinazione di appeal esercita certamente un richiamo sui congressisti che a fine giornata possono goderne delle attrattive.

I vincoli posti dagli sponsor

I codici etici di Farmindustria e Confindustria

Dispositivi Medici, che rappresentano la maggior parte dei potenziali sponsor di congressi medicoscientifici, vietano ai propri soci di sponsorizzare eventi che si svolgono in località turistiche nei periodi di alta stagione.

I FATTORI STRATEGICI

Obiettivi del congresso

Legame con il tema del congresso supporto della destinazione

Vincoli posti dagli sponsor

Attrarre più soci, farsi conoscere in un territorio, ecc

Presenza di poli d'eccellenza per una specialità medica

Servizi gratuiti, visibilità al congresso

Divieti espressi nei codici etici

Lo scopo è evitare di sponsorizzare eventi dove gli elementi turistici e di svago prevalgono su quelli scientifici e di formazione.

Vediamo i vincoli per le destinazioni. Farmindustria esclude le località di mare dal 1° giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 1° dicembre al 31 marzo e dal 1° luglio al 31. Se però le località di mare sono capoluoghi di regione o provincia e hanno strutture universitarie e ospedaliere di rilievo sono esenti del divieto, ma i lavori congressuali e l’ospitalità dei partecipanti devono essere nel contesto cittadino ed escludere strutture con attrezzature per la balneazione.

Confindustria Dispositivi Medici invece non prevede deroghe e vieta le località turistiche per periodi più o meno simili: escluse quindi le località di mare dal 15 giugno al 30 settembre e quelle di montagna dal 15 dicembre al 30 marzo e dal 15 giugno al 15 settembre.

Ricerca e selezione della location

Come scegliere la sede congressuale? La selezione dipende come è evidente da fattori oggettivi come la capienza in base al numero di partecipanti, ma anche dal programma dell’evento. Se per esempio, come è di solito il caso dei congressi nazionali, si prevede l’utilizzo di una sala plenaria e di altre sale più piccole per le sessioni parallele e i simposi, la location deve prima di tutto soddisfare questa necessità. Ma ci sono in realtà molteplici fattori da valutare, che non escludono qualità dei servizi, dotazioni tecnologiche, disponibilità dello staff, oltre che la posizione. In questo capitolo analizziamo i principali aspetti da considerare per scegliere la location per un evento medico-scientifico.

Qualche dato

Per tracciare una sorta di mappa delle location congressuali in Italia, dobbiamo considerare che più della metà delle sedi si concentra al Nord. L’area settentrionale del nostro Paese è infatti quella che ha ospitato più eventi nel 2022 (59%), contro il 24,4% del Centro, il 10,4% del Sud e il 6,2% delle isole. I dati dell’Osservatorio congressuale italiano 2022 (bit.ly/OICE22) promosso da Federcongressi&eventi e realizzato dall’Alta Scuola di Economia e Relazioni Internazionali dell’Università Cattolica del Sacro Cuore – ASERI, ci dicono anche che nel 2022 gli alberghi congressuali si sono confermati la tipologia di location più utilizzata (77,3% ), mentre centri congressi e sedi fieristico congressuali hanno ospitato il 3,4% degli eventi e le sedi istituzionali il 9%. Se le percentuali sono molto utili per analizzare

l’andamento generale di congressi ed eventi, va tuttavia considerato che in questo caso la tipologia delle sedi più utilizzate va direttamente collegata con la tipologia degli eventi più realizzata, cioè gli eventi aziendali. Gli alberghi rispondono infatti in maniera specifica alle esigenze di chi organizza meeting, corsi di formazione e convention, mentre i centri congressi con i loro spazi espositivi, sala plenaria e sale di sottocommissione sono i più adatti ai bisogni dei congressi associativi. Naturalmente, questo vale meno in caso di corsi di formazione ed eventi con numeri ridotti.

Le sedi escluse

La principale differenza tra eventi medici e altre tipologie di evento è il vincolo posto dai codici etici di Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici, che associano la quasi totalità dei potenziali sponsor di congressi medico-scientifici, vietando ai propri membri di sponsorizzare eventi, anche non accreditati ECM, che si svolgono in alcune specifiche tipologie di location al fine di evitare di sovvenzionare eventi dove gli elementi turistici prevalgono su quelli scientifici e di formazione.

Salvo deroghe eccezionali, le aziende aderenti a Farmindustria e Confindustria Dispositivi Medici non sponsorizzano quindi congressi che si svolgono nelle seguenti tipologie di strutture:

 alberghi di categoria superiore alle 4 stelle (Confindustria Dispositivi Medici ha siglato protocolli d’intesa con alcune associazioni alberghiere e ammette i 5 stelle solo nell’ambito di tali accordi).

 castelli che si trovano fuori città

 resort

 ristoranti senza spazi congressuali

 agriturismi

 masserie

 golf club

 musei

 stadi

 acquari

 navi

 strutture termali

Dove reperire

i dettagli tecnici delle location

Quali caratteristiche, dotazioni e servizi si devono valutare per selezionare la sede dell’evento?

Si tratta di informazioni imprescindibili per valutare la capacità di una location di rispondere efficacemente alle esigenze logistiche e non dell’evento.

Questo tipo di informazioni si possono reperire da diverse fonti, come il sito internet della sede - qualora le metta a disposizione in maniera esaustiva - o direttamente richiedendole alle location individuate, che possono disporre di schede descrittive più o meno dettagliate.

☞Nella seconda parte di questa guida trovate numerose e dettagliate schede tecniche, con tante informazioni utili su spazi, dotazioni e contatti, dedicate a ciascuna location (oltre che ai servizi di organizzazione eventi e destinazioni).

☞Un altro strumento efficace e molto utilizzato dagli organizzatori è il motore di ricerca di Meeting e Congressi (www.meetingecongressi. com) che, unico nel suo genere sul web, offre la più ampia e aggiornata selezione di centri congressi, meeting hotel e spazi per eventi in Italia, con schede tecniche dettagliate su sale e dotazioni tecnologiche, e con immagini, informazioni e contatti.

Effettuare la ricerca è molto semplice, grazie ai numerosi filtri che permettono di ottenere risultati

Inquadra il QR Code per provare il motore di ricerca location di MeetingeCongressi.com

in linea con le proprie esigenze in termini di capienza, dimensioni, e molto altro.

Le caratteristiche tecniche da valutare

Tra le caratteristiche tecniche da conoscere nella valutazione di una location, a seconda delle esigenze e delle dimensioni dell’evento, ci sono:

◆ planimetria degli spazi

◆ superficie e misure di ogni singola sala

◆ capienza massima di ogni sala in base al tipo di configurazione (tavoli, cocktail, ferro di cavallo, teatro e così via)

◆ presenza di luce naturale

◆ attrezzature tecniche disponibili

◆ disponibilità di wi-fi e potenza nelle diverse sale, aree comuni, ecc.

◆ aree catering e segreteria

◆ area espositiva

◆ parcheggio

◆ area carico/scarico

L’importanza di non trascurare nulla

Un’accurata analisi non deve trascurare nulla, nemmeno quello che a prima vista potrebbe essere piuttosto scontato. Se per esempio si ha la necessità di trasmettere tutte le sessioni in streaming, la banda internet deve essere adeguata, così come gli schermi per mostrare una formazione live da sale operatorie remote. Molte location in questi anni hanno investito in tecnologia per ospitare eventi ibridi e gestire collegamenti complessi, dotandosi anche di piattaforme web, cablature in tutte le sale, migliori capacità di banda, attrezzature evolute per la regia, set televisivi per realizzare video e interviste, green studios di registrazione per i relatori.

Recuperare il report dell’edizione precedente

Recuperare il report della precedente edizione del congresso è utile per verificare quali sono stati i punti di forza e di debolezza della location precedente in rapporto alle esigenze dell’evento. Si potrà quindi partire da queste considerazioni per cercare location che non presentino criticità per quegli aspetti e permettano di adottare soluzioni più funzionali.

DA RICORDARE

La sede dell’evento è determinante per il suo successo. Nella fase di selezione, l’organizzatore deve valutarne dunque tutti gli aspetti, inclusi la qualità del servizio, la capacità di affrontare gli imprevisti, la flessibilità dello staff, gli eventuali fornitori in esclusiva.

Durante una site inspection l’occhio esperto di un organizzatore professionale riconosce inoltre facilmente gli svantaggi che sfuggono ai non addetti ai lavori: per esempio, pilastri al centro della sala, assenza di luce naturale, eccessiva distanza tra il palco dei relatori e le ultime file della platea, assenza di spazi alternativi in caso di imprevisti o brutto tempo.

Perché la site inspection

Il modo più efficace per conoscere una location è organizzare un sopralluogo. Ovviamente questo può avvenire anche solo in una fase successiva della selezione, quando la scelta è vicina ed è invece necessaria a scelta avvenuta - qualora non si conoscesse la location - prima della progettazione stessa dell’evento.

Durante una site inspection si avrà modo di:

 verificare dimensioni e collocazione degli spazi  valutare come si presenta la location  confermare le informazioni già acquisite  valutare il servizio

Come gestire il sopralluogo

Il sopralluogo si rende necessario per la maggior parte dei congressi, e molti ne richiedono più di uno nelle diverse fasi del processo organizzativo.

Ecco alcuni suggerimenti per sfruttarlo al meglio.

Soluzioni a necessità precise

Prima del sopralluogo, comunicare alla persona di riferimento nella location se si hanno specifiche richieste tecniche o di accessibilità, se i partecipanti hanno esigenze non standard o qualunque richiesta diversa dal solito.

Il sopralluogo sarà l’occasione per farsi mostrare le soluzioni ad hoc proposte dalla location.

Visitare tutti gli spazi

Gli spazi da utilizzare sono la prima scelta da fare, che deve essere ovviamente concordata con la location: in alcuni casi è necessario visitare tutti gli spazi quando sono vuoti, in altri può essere utile vederli “in attività”.

È comunque importante vedere tutti gli spazi cui si è interessati: se qualcosa non è accessibile è meglio rimandare il sopralluogo.

Il percorso come da programma

Il percorso del sopralluogo deve ricreare, per quanto possibile, il percorso di fruizione dello spazio da parte dei partecipanti all’evento per capirne le eventuali criticità. Si comincia dunque con l’area della registrazione, per passare a quella del welcome coffee, alla sala plenaria e alle sale per le sessioni parallele per poi arrivare allo spazio dove viene servito il pranzo, all’area espositiva e all’area poster. Per farlo occorre fare riferimento al programma dell’evento specifico.

Cosa valutare nella scelta della location

Spazi, attrezzature e tecnologie adeguate

Preparazione dello staff

Ubicazione favorevole, accessibile e ben collegata

Possibilità di negoziazione delle tariffe

Possibilità di configurazioni e allestimenti su misura

Verifica dei fornitori

Risposte tempestive alle richieste

Quanto contano le recensioni

Nella fase di ricerca della location possono aiutare anche le recensioni online.

Le più facili da reperire sono quelle sugli alberghi, pubblicate dagli ospiti sulla loro esperienza alberghiera e non relative agli eventi ospitati. Anche se si tratta di recensioni “turistiche” possono infatti essere utili per cogliere il sentiment generale verso la struttura. Sulle location specifiche per eventi, inclusi i centri congressi, non è difficile trovare su motori di ricerca e social recensioni o commenti di chi vi è stato per un evento. Pur valutandole con le opportune cautele, possono dare un’idea di quale è stata l’esperienza dei partecipanti. Le recensioni più affidabili sono naturalmente quelle di altri organizzatori o clienti, che è sempre bene contattare per avere un riscontro diretto.

Quanto conta lo staff

Per ospitare un evento è necessaria una certa dose di flessibilità, capacità di affrontare gli imprevisti e disponibilità a risolvere le controversie da parte dello staff. Meglio non aspettare il vero imprevisto il giorno prima dell’evento o durante l’evento per testare questo aspetto della location.

Qualità dell’assistenza

Misure a favore della sostenibilità

Configurazioni su misura

La flessibilità degli spazi è oggi un elemento importante per i congressi medici che necessitano di sale plenarie, ma soprattutto di molti spazi per workshop, laboratori, sessioni specialistiche. Importantissimi nei congressi sono i momenti di networking, che richiedono spazi adeguati con allestimenti personalizzati.

La scelta dei fornitori

È bene verificare se la location fornisce i servizi richiesti direttamente (catering, audiovisivi, tecnologie, allestitori) o tramite fornitori. Se tramite fornitori, si può controllare che per ogni categoria ci sia una scelta e, se rilevante, che l’organizzatore possa portare fornitori propri.

Le iniziative per la sostenibilità

Che si tratti di soluzioni per il risparmio idrico ed energetico, per la raccolta del cibo non consumato o la raccolta differenziata dei rifiuti, per il riciclo dei materiali o di iniziative di compensazione delle emissioni, anche la sostenibilità ambientale rientra ormai nei parametri di selezione della sede da parte degli organizzatori.

Gestire lo staff temporaneo

Per piccoli e grandi eventi, un aspetto tipico dell’attività di organizzazione congressuale è l’impiego di lavoro occasionale. Accanto allo staff permanente, è infatti spesso necessario affiancare lavoratori temporanei, soprattutto nel ruolo di hostess e steward, tanto più numerosi quanto crescono le dimensioni dell’evento stesso. Tutti devono essere inquadrati correttamente dall’organizzatore, a meno che si ingaggi direttamente un'agenzia specializzata che si fa carico di tutti gli adempimenti. Quali sono i regimi contrattuali da contemplare in questo caso?

Le caratteristiche del lavoro occasionale

Orientarsi tra i tipi di contratto per il lavoro occasionale non è sempre semplice. Esistono tuttavia indicazioni precise per quello che riguarda l’impiego di figure professionali in modo non continuativo alla base delle quali c’è la distinzione tra lavoro occasionale autonomo e subordinato.

AUTONOMO

Si tratta una prestazione di attività professionale autonoma e non continuativa e senza vincolo di subordinazione, che permette all’impresa di usufruire di collaboratori esterni e dal lato del lavoratore di operare con o senza partita IVA.

Esempio:

La hostess incaricata di gestire in loco un corso ECM svolge lavoro occasionale autonomo perché riceve le direttive, le informazioni e la documentazione necessaria, ma poi gestisce tutte le funzioni dell’evento (ricevimento e registrazione partecipanti, controllo presenze, gestione relatori, consegna e ritiro documentazione ECM, audiovisivi, catering, ecc.) in autonomia.

SUBORDINATO

Si tratta di una prestazione di lavoro coordinato e controllato.

Esempio:

La hostess che lavora per un congresso nazionale associativo di quattro giorni, inserita in un team di 30-40 fra hostess e steward e con l’incarico di

gestire una sala. La hostess svolge una funzione predefinita sotto supervisione e controllo e continuativi. La Cassazione ha stabilito che questa tipologia di lavoro è subordinato.

Il lavoro a chiamata o intermittente (call on job)

Il contratto di lavoro a intermittenza è il contratto subordinato mediante il quale un lavoratore si pone a disposizione di un datore di lavoro che ne può utilizzare la prestazione "all'occorrenza", secondo tempi e modi stabiliti da quest'ultimo. Può essere a tempo determinato o indeterminato e a oggi è l’unico applicabile correttamente sia dal punto di vista fiscale che giuridico per prestazioni occasionali subordinate nell’ambito dell’organizzazione congressuale per esempio per figure come hostess e steward.

Il datore di lavoro può sempre utilizzare il contratto di lavoro intermittente con lavoratori con meno di 24 anni (non solo al momento della stipula, ma anche al momento della prestazione lavorativa) e con lavoratori con più di 55 anni di età.

Con obbligo di disponibilità

Il lavoratore è obbligato a restare disposizione del datore per svolgere la prestazione lavorativa, quando il datore lo richiede. In tal caso è riconosciuta al lavoratore una indennità mensile di disponibilità pari al 20% dello stipendio.

Durante il periodo in cui resta disponibile, sia in presenza di un obbligo di disponibilità, sia nel caso contrario, non è titolare di alcun diritto riconosciuto ai lavoratori subordinati, non matura quindi alcun trattamento economico o normativo, salvo l’eventuale indennità di disponibilità. In tale periodo inoltre, entrambe le parti possono recedere liberamente dal contratto.

Senza obbligo di disponibilità

Il lavoratore è libero di rifiutarsi di prestare la propria attività quando il datore lo richiede.In tal caso il lavoratore avrà diritto alla retribuzione corrispondente alle sole ore di lavoro effettivamente prestate.

Gestire i compensi dei relatori

Il contenuto è nella maggior parte dei casi il fattore principale che spinge un professionista della sanità a iscriversi a un congresso, a un corso o a un convegno. Questo significa che tema, relatori e docenti sono il vero asset dell’evento. In tutto questo, l’organizzatore deve considerare già all’inizio del progetto le modalità di ingaggio di relatori e docenti, che seguono tempistiche e normative specifiche da non sottovalutare perché tutto possa filare liscio. Le cose cambiano per esempio se il relatore è libero professionista o dipendente e, se dipendente, di azienda pubblica o privata.

Relatori senza compenso

La prima distinzione da fare è tra relatori con o senza compenso. Può infatti succedere che un docente o un relatore partecipi al congresso senza percepire un compenso e in questo caso non ci sono procedure specifiche da seguire. Gli esperti consigliano comunque di prevedere una lettera di incarico a titolo gratuito, anche se non è obbligatoria.

Relatori con compenso

Se invece il relatore o docente percepisce un compenso, la prima distinzione da fare è tra liberi professionisti o dipendenti di una struttura sanitaria privata e dipendenti di una struttura sanitaria pubblica (ospedali, Asl). Se il relatore o docente è un libero professionista o è dipendente di una struttura sanitaria privata la prestazione professionale e il relativo compenso non sottostanno a nessun vincolo.

Obbligo di autorizzazione per i dipendenti pubblici

Se il relatore è dipendente di una struttura sanitaria pubblica (un ospedale o una ASL) è obbligatorio richiedere alla sua azienda di appartenenza l’autorizzazione preventiva per potere erogare il compenso.

La legge di riferimento è la 165/2001 che regolamenta la possibilità di accordare compensi ai

dipendenti pubblici, e nello specifico l’articolo 53 che tratta di incompatibilità, cumulo di impieghi e incarichi. In tale articolo si legge che: “I dipendenti pubblici non possono svolgere incarichi retribuiti che non siano stati conferiti o previamente autorizzati dall’amministrazione di appartenenza” e che l’autorizzazione “deve essere richiesta all’amministrazione di appartenenza del dipendente dai soggetti pubblici o privati che intendono conferire l’incarico; può, altresì, essere richiesta dal dipendente interessato.

L’amministrazione di appartenenza deve pronunciarsi sulla richiesta di autorizzazione entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta stessa”. Può capitare che un relatore dipendente pubblico, per evitare complicazioni e contenziosi, decida di rinunciare al compenso.

Le comunicazioni all’azienda di appartenenza

La legge obbliga all’ottenimento dell’autorizzazione, ma prevede anche casi limite, deroghe ed eccezioni che non è facile identificare e applicare. In primo luogo, distingue le casistiche in base al tipo di evento in oggetto e all’inquadramento professionale del relatore in questione: la regola non è la stessa per un convegno informativo o per un corso di formazione ECM, così come c’è differenza fra un dipendente pubblico a tempo pieno, un dipendente pubblico part time e un docente universitario. Tale varietà di casistiche rende difficile capire in quali casi sia obbligatoria l’autorizzazione preliminare e in quali no e quando sia meglio predisporre comunque una comunicazione ufficiale alla struttura sanitaria di appartenenza del relatore, anche se non obbligatoria. La legge, inoltre, prescrive non solo la comunicazione preventiva, ma anche che chi effettua il pagamento ne dia ulteriore comunicazione alla struttura di appartenenza del relatore entro 15 giorni, indicando l’ammontare del compenso erogato.

La regola del silenzio-diniego

Una volta inoltrata la richiesta di autorizzazione, per effetto della legge 231/2001 sulla responsabilità

Le casistiche di trattamento

del compenso al relatore

È previsto il compenso al relatore?

Convegno informativodivulgativo

Corso di formazione solo per dipendenti pubblici

Comunicazione facoltativa per tutte le tipologie di relatori

Corso di formazione

ECM

Dipendente pubblico con attività libero-professionale (extra moenia)

Autorizzazione obbligatoria

amministrativa delle strutture pubbliche non vale la regola del silenzio-assenso, bensì quella del silenzio-diniego: se l’autorizzazione non arriva entro 30 giorni il silenzio deve considerarsi equivalente a un rigetto. A causa dei ritardi nei tempi di risposta degli uffici pubblici è tuttavia possibile che l’autorizzazione venga rilasciata, ma arrivi oltre il limite dei 30 giorni: in tal caso viene utilizzata la formula giuridica “ora per allora”, cioè viene accordata una sorta di autorizzazione retroattiva che di fatto sana la posizione degli organizzatori (i quali nel frattempo hanno probabilmente già tenuto il congresso e pagato il relatore), mettendoli al riparo da qualsiasi procedura sanzionatoria.

Sanzioni per le inadempienze

Il responsabile dell'inadempienza alla legge sui compensi ai dipendenti pubblici è chi eroga materialmente il compenso al relatore, cioè il provider o l'organizzatore. Le infrazioni comportano sanzioni pecuniarie e la Guardia di Finanza effettua controlli anche in ambito congressuale. Pertanto, se in un congresso i relatori senza autorizzazione sono più di uno, l’entità della sanzione potrebbe avere un impatto sul budget dell’evento.

Le diverse casistiche

Per ogni situazione è necessario formulare la richiesta di autorizzazione o di comunicazione in termini diversi.

Ecco le casistiche possibili.

La legge 165/2001 non si applica

Borsista, co.co.pro e altri contratti atipici

Comunicazione facoltativa

Libero professionista

Dipendente privato

Autorizzazione non necessaria

Dipendente pubblico a tempo pieno

Autorizzazione obbligatoria

 Se non è previsto un compenso al relatore la legge non si applica

 Se è previsto un compenso occorre distinguere il tipo di evento

➥Per convegni di natura informativa, divulgativa, corso di formazione rivolto solo a dipendenti pubblici, non si richiede l’autorizzazione preliminare. Per un corso di formazione per la pubblica amministrazione è consigliabile darne comunicazione alla struttura di appartenenza del relatore.

➥ Se si tratta di un corso ECM e non è rivolto solo a dipendenti pubblici, occorre distinguere in base all’inquadramento professionale del relatore.

 Se è un dipendente privato o un libero professionista la norma non si applica.

 Se è un docente universitario parttime o full-time, un borsista, un soggetto non strutturato, un collaboratore o un altro lavoratore atipico non è necessaria l’autorizzazione preliminare, ma è consigliabile tutelarsi con una comunicazione informativa alla struttura sanitaria di appartenenza.

 Se è un dipendente di un ente pubblico a tempo pieno o con possibilità di attività liberoprofessionale extramoenia è indispensabile ottenere l’autorizzazione preliminare dalla struttura di appartenenza per non infrangere la legge 165/2001.

Come impostare programma di lavoro e check list

Organizzare un congresso è un lavoro complesso che implica il doversi occupare di una molteplicità di aspetti e di un’infinità di particolari. È necessario quindi impostare fin dal primo momento non solo il programma di lavoro dettagliato, ma anche la relativa lista di controllo. Di cosa si tratta? Dell’elenco delle cose da fare o verificare, le cui voci vengono spuntate a mano a mano che si eseguono le relative operazioni. Come fare e quali strumenti si possono utilizzare?

Le liste di controllo per non dimenticare niente

Nemmeno il più navigato degli organizzatori riuscirebbe a portare avanti un lavoro organizzativo che dura mesi, se non addirittura anni, pensando di riuscire ad avere sempre tutto chiaro in testa – le fasi del programma di lavoro, le cose da fare, le scadenze, i dettagli da verificare – e contando solo sulla propria memoria. Ecco perché le check list sono veri e propri strumenti

di lavoro, semplici ma efficaci, utilizzati in molti campi di attività per portare a termine procedure complesse che richiedono molte azioni, spesso da compiere in sequenze specifiche, come è appunto l’organizzazione di un congresso medicoscientifico.

Come impostare una check list che funziona

Non esiste una lista di controllo standard per l’organizzazione di un congresso. Ogni evento è unico e ogni organizzatore crea la propria check list sulla base dell’esperienza, della metodologia di lavoro, del tipo di congresso che è chiamato a realizzare, della complessità da gestire. Ci sono tuttavia elementi da considerare sempre. Ecco una panoramica.

➜Le voci da inserire

L’aspetto più importante è individuare le voci da inserire nella lista affinché sia davvero esaustiva.

Meglio infatti un controllo in più che rischiare di

dimenticare qualcosa di importante. Un modo per compilare le voci è leggere il programma dell’evento in chiave operativa, ragionando su quali sono le operazioni da fare per arrivare a realizzare ognuna delle attività in programma.

➜La giusta sequenza temporale

La lista di controllo deve naturalmente essere compilata secondo la sequenza temporale che ha senso per l’organizzazione dell’evento. Per esempio, non si può mandare l’email di invito con il link al form di registrazione se quel form non è ancora stato caricato sul sito. Quindi la sequenza delle voci della lista vedrà comparire prima “mettere online il form” e dopo “inviare l’email di invito con il link”.

Condividere le informazioni

A seconda di come è strutturato il team organizzativo, più persone potrebbero lavorare insieme ad alcune parti dell’evento. In questo caso è opportuno che la check list sia creata in

maniera collettiva, in modo che ognuno possa dare il proprio contributo riducendo il rischio di dimenticare qualcosa. Si può scegliere di creare un’unica (lunga) lista che contiene tutte le cose da fare dalla fase di progettazione fino all’archiviazione dei documenti al termine dell’evento oppure si può optare per l’elaborazione di più liste, ognuna dedicata a un tema specifico.

Una volta compilata, la lista di controllo deve essere resa disponibile all’intero team di lavoro, affinché tutti sappiano in ogni momento a che punto è il processo organizzativo, cosa è stato fatto e cosa c’è ancora da fare. Un buon luogo dove condividerla è la rete. Esistono a questo proposito diversi strumenti online (con versioni gratuite e pro) che consentono ai gruppi di gestire qualsiasi tipo di progetto, flusso di lavoro o monitoraggio dei task, alcuni con un approccio visivo immediato. Solo a titolo di esempio citiamo Trello, Evenrnote Teams, Google Drive,

Ecco un esempio di check list dedicata alla gestione dei relatori:

Esempio di check list

Inviare le lettere d’ingaggio ai relatori

Inviare richieste di autorizzazione alle strutture di competenza

Acquisire curriculum e dichiarazioni di con itto di interesse dei responsabili scienti ci

Confermare i nominativi di relatori/tutor, aggiornare i cambiamenti sulla piattaforma ECM

Monitorare il usso degli abstract scienti ci, eventuale recall

Monitorare il usso dei poster, eventuale recall

Il bilancio del congresso

Come tutte le attività, anche un congresso deve essere sostenibile dal punto di vista economico. L’obiettivo è quello di generare un utile per le attività future dell’associazione promotrice, ma in primis è fondamentale chiudere il bilancio almeno in pareggio, ossia senza perdite. Per prevedere, calcolare e controllare le entrate, le uscite, i rischi economici e così via si parte con lo strumento di programmazione per eccellenza, il budget.

Tutto inizia con il budget

Il budget è lo strumento che guida tutte le scelte economiche di un congresso, poiché consente all’organizzatore di controllare la sua sostenibilità finanziaria e garantire, almeno, il raggiungimento del pareggio di bilancio. La sua redazione è compito dell’agenzia di organizzazione congressuale, che lo mette a punto in collaborazione con il committente del congresso.

Esistono due versioni del budget:

● budget preliminare: si redige prima del congresso, evidenzia le spese previste per tutti gli aspetti del congresso e quantifica i ricavi attesi.

● budget consuntivo: si compila al termine del congresso, idealmente deve coincidere con quello preliminare.

DA RICORDARE

Un budget accurato fin dalla versione preliminare non dovrebbe riservare sorprese di costi aggiuntivi a consuntivo. Ecco perché la redazione richiede un'analisi completa del progetto, considerando tutti gli aspetti: è essenziale evitare spese non previste, incluso lo sviluppo pre e post evento. I costi si devono quantificare attraverso la richiesta di preventivi ai fornitori.

Un budget è fondamentalmente composto dalle voci di spesa e dalle entrate, anche se la sua complessità dipende di volta in volta dal format e dalle scelte organizzative. In tutti i casi deve essere molto accurato, ossia prevedere tutti i costi collegati all’evento.

Le tipologie di costo

Esistono diverse tipologie di costo per l’organizzazione di un congresso: alcune spese sono infatti legate per esempio alle sue dimensioni, altre sono indipendenti dal numero di partecipanti, così come esistono costi diretti e altri che prendono in considerazione spese non precisamente prevedibili. Per una corretta progettazione economica dell’evento occorre classificare le voci di costi inserite nel budget per tipologia, soprattutto per avere sempre sotto controllo la parte variabile.

➤Costi fissi

Non dipendono dalle dimensioni dell’evento e sono per esempio il costo dei relatori o del service tecnico che appunto non variano secondo il numero dei partecipanti

➤Costi variabili

Dipendono dalle dimensioni dell’evento, poiché sono legati al numero dei partecipanti. Ne sono un esempio il catering e l’ospitalità.

➤Costi diretti

Sono direttamente legati al congresso: per esempio i costi della location, del catering, delle trasferte, della comunicazione e via dicendo, che si possono quantificare attraverso i preventivi dei fornitori.

➤Costi indiretti

Sono di natura generale e si devono esprimere con un forfait perché non calcolabili con precisione.

Sono per esempio quelli legati alla elettricità consumata, materiale di consumo, cancelleria e via dicendo.

Costi fissi

Indipendenti dalle dimensioni dell’evento

Costi variabili

Crescono in proporzione alle dimensioni dell’evento

Le tipologie di costo del congresso

Le voci di costo più comuni

Anche se ogni congresso ha le sue specificità e quindi il budget può sempre prevedere capitoli di spesa peculiari, esistono costi comuni a tutti gli eventi che vanno sempre inseriti. Tra queste, vi sono:

 Location

Affitto spazi, allestimento generale, allestimenti stand espositori, attrezzature audio e video di base e così via.

 Ristorazione

Servizio catering per pranzi e coffee break, cocktail di benvenuto, cena del presidente con relatori invitati, cena sociale per tutti i partecipanti.

 Trasporti

Biglietteria aerea e ferroviaria per i relatori invitati a spese del congresso, navette per loro trasferimenti da e per l’aeroporto o la stazione ferroviaria e verso le sedi destinate alle attività sociali.

 Ospitalità

Sistemazione alberghiera per i relatori, gli opinion leader e gli eventuali ospiti invitati a spese del congresso.

 Personale

Hostess e steward, personale della segreteria organizzativa, compensi per relatori e moderatori, compensi per i collaboratori e i tecnici ingaggiati direttamente.

Costi diretti

Quantificabili

attraverso i preventivi dei fornitori

Costi indiretti

Non quantificabili con precisione, si esprimono a forfait

 Software

Se l’organizzatore non ha un proprio programma base occorre preventivare i costi di acquisizione o licenza di un software per la gestione di iscrizioni, conteggio crediti ECM ecc.

 Piattaforma web

Per la gestione integrata delle sale, della regia, degli e-poster, la pubblicazione dei contenuti on demand, la gestione di eventi ibridi e virtuali. L’organizzatore la acquisisce su licenza se non ne ha sviluppata una propria.

 Streaming

Se l’evento lo prevede, si devono aggiungere i costi di registrazione audio-video, la regia di trasmissione, il montaggio delle registrazioni per le messa online delle sessioni dopo l’evento.

 Comunicazione

Realizzazione del sito web del congresso, attività online e offline di comunicazione e promozione dell’evento, presidio dei social media e dei canali digitali (inserire i costi del personale dedicato).

 Stampati

Locandina del congresso, programma, badge, segnaletica, cartelloni e totem, eventuali altri stampati per gli allestimenti (inserire i costi di progettazione grafica, produzione testi e stampa).

 Materiali

Materiali didattici, eventuali dispense, questionari di valutazione, altri moduli necessari agli adempimenti ECM se rilevanti.

 Varie

Permessi, autorizzazioni, servizi accessori ecc.

Oltre alle voci di spesa palesi, il budget deve includere anche i costi meno evidenti, come assicurazioni, rimborsi spese, permessi, parcheggi e così via.

Le voci di ricavo

Una volta chiaro il quadro delle spese, si possono stabilire le entrate. Per esempio, solo quando si ha chiaro il costo indicativo dei servizi che si vogliono garantire al singolo partecipante, si può determinare l’importo della quota di iscrizione. Sarebbe infatti un errore tenere basso il costo della quota di iscrizione per favorire una partecipazione numerosa e poi non avere abbastanza risorse per il rinfresco di benvenuto o il coffee break.

Il formato del budget

Il budget può essere redatto su un “semplice” foglio Excel, anche se di solito si produce tramite i software gestionali per eventi, molti dei quali offrono funzionalità specifiche. In genere si tratta di una o più tabelle suddivise per macro temi o

DA RICORDARE

Entrate e uscite non hanno necessariamente andamenti simili: per esempio, le quote di iscrizione sono corrisposte a mano a mano che i partecipanti si iscrivono. Per contro, per assicurarsi i servizi necessari (location, catering, trasporti) è necessario versare acconti ai fornitori anche con anticipo. Il flusso di cassa consente di programmare la differenza fra entrate e uscite in ogni fase dell’organizzazione per avere chiara la somma disponibile in cassa a fronte delle spese da sostenere in quel momento.

tipologie di spesa dove vengono riportate tutte le voci di costo e di ricavo previste.

A seconda del modello di budget impostato, negli importi può essere indicato solo il valore imponibile oppure anche il valore dell’IVA. A fianco del costo preventivato si può inoltre inserire una colonna che indica quanto dell’importo preventivato è già stato speso e un’altra che riporta il residuo ancora disponibile. In linea generale, è opportuno impostare il budget in modo che le entrate variabili - come le quote d’iscrizione - siano destinate alla copertura delle spese variabili, come il costo del catering.

Se cene sociali, visite post-congress e attività simili si rendono facoltativi, è preferibile redigere un bilancio indipendente, stabilendo una quota di iscrizione aggiuntiva e separata da quella del congresso.

Il compito di event manager e ufficio contabile

Quanto più vasto e articolato è un congresso, tanto più complessa può risultare la gestione contabile. Migliaia di partecipanti, molti sponsor e molti espositori renderanno infatti contabilità e bilancio più impegnativi, così come sarà da considerare che con eventuali contenuti scientifici e degli sponsor pubblicati online per la fruizione on demand a pagamento, la chiusura contabile andrà posticipata. È importante che sin a partire dalla stesura del budget preliminare si crei la giusta sinergia tra le diverse figure coinvolte:

event manager

gestisce il budget del congresso e aggiorna di volta in volta le modifiche alle voci di spesa e di ricavo.

ufficio contabile

inserisce nel sistema di gestione preventivi, contratti e fatture man mano che vengono prodotti.

In questo modo, in ogni momento i resoconti dovrebbero coincidere. Se entrate e uscite non sono contabilizzate correttamente si possono generare errori nel bilancio del congresso.

Quali voci di bilancio aggiornare

Le principali voci di bilancio che vanno sempre monitorate e aggiornate sono:

ENTRATE

Quote di iscrizione

Il controllo contabile va fatto sul numero di partecipanti effettivi, perché nel totale degli iscritti ci possono essere annullamenti o rinunce e quindi quote non corrisposte oppure da rimborsare, anche parzialmente. Il conteggio comprende naturalmente anche le quote degli eventuali partecipanti da remoto e gli eventuali pagamenti per i contenuti on demand. Oltre alle quote d’iscrizione, l’aggiornamento deve comprendere, se ci sono, anche i servizi accessori (per esempio gli eventi sociali) pagati via via dai partecipanti.

Sponsorizzazioni

I contratti con gli sponsor sono in genere definiti con largo anticipo e, nel caso di eventi ECM, devono essere caricati sulla piattaforma Agenas al momento dell’accreditamento, cioè fino a 30 giorni prima dello svolgimento. È quindi insolito che gli importi delle sponsorizzazioni siano modificati in corso d’evento. Tuttavia i cambiamenti sono sempre possibili: uno sponsor potrebbe richiedere uno spazio espositivo più grande, un altro potrebbe voler aggiungere servizi al proprio pacchetto, un altro ancora entrare in corsa se l’evento non è ECM.

USCITE

Pagamenti ai fornitori

L’elenco dei fornitori di un congresso può essere alquanto lungo – sede, allestitori, service tecnologico, catering, trasporti e così via – e spesso succede che la contabilità non coincida

esattamente con il preventivo. Basta poco: la modifica a un allestimento, un proiettore in più, un viaggio aggiuntivo della navetta fra centro congressi e albergo, la variazione del numero dei coperti per il pranzo. Occorre dunque controllare tutte le modifiche che avvengono in corso d’opera (fondamentale tenere traccia scritta di qualunque variazione) e contabilizzarle.

Compensi dei relatori

I compensi dei relatori di solito non cambiano rispetto a quanto pattuito in anticipo, ma anche in questo caso è sempre opportuno verificare che gli importi a budget coincidano con quanto occorrerà versare. Il caso classico è il relatore che è dipendente pubblico e che, in quanto tale, deve chiedere alla propria struttura l’autorizzazione per percepire il compenso come docente al congresso: per evitare complicazioni e contenziosi, tale relatore può decidere di rinunciare al compenso, determinando quindi una variazione della voce inizialmente messa a budget.

Rimborsi spese

I rimborsi spese sono gestiti dall’organizzatore del congresso, che raccoglie gli appositi moduli compilati dagli interessati insieme ai giustificativi delle spese. Solo una volta pervenute tutte le richieste di rimborso si può procedere a contabilizzare la spesa. Il processo può però essere rallentato da chi ritarda a inoltrare i moduli nonostante i solleciti e magari arriva fuori tempo massimo, presentando la richiesta di rimborso a bilancio già chiuso. I rimborsi spese sono la voce più variabile da monitorare.

Il trattamento fiscale degli utili

Come si contabilizzano costi e ricavi? A determinarlo è prima di tutto il tipo di accordo tra committente e organizzatore. Il percorso contabile al fine dell’applicazione delle imposte dirette e indirette non è infatti univoco, ma dipende dal fatto che sia stato stipulato un contratto di appalto o di cessione. In questo capitolo vediamo entrambi i casi.

Come contabilizzare costi e ricavi in base al contratto

Per quanto riguarda l'assoggettamento alle imposte dirette e indirette, la prima cosa da considerare per la corretta registrazione dei costi e dei ricavi relativi al congresso è la natura specifica del contratto stipulato tra il committente e l'organizzatore. Come precedentemente illustrato, esistono due principali tipologie di contratto: l'appalto e la cessione. Nel primo caso, il committente del congresso (in genere la società medico-scientifica) si fa carico del rischio economico e ingaggia l’organizzatore in veste di consulente.

Nel secondo caso, quello del contratto di cessione, l’organizzatore acquista i diritti sul congresso, di cui sostiene i costi e trattiene le entrate assumendosene il rischio economico.

Per comprendere come l’organizzatore deve contabilizzare costi e ricavi del congresso, e quindi come si determinano gli utili, è bene ricordare anche quali sono i documenti della contabilità:

Conto economico: è il documento contabile del bilancio di un’impresa che include tutti i costi e i ricavi di un determinato esercizio (periodo). Dalla loro differenza si ottiene il risultato economico di quello specifico esercizio, che può essere in perdita o in utile, e di determinare l’ammontare dei guadagni o delle perdite.

Stato patrimoniale: è il documento contabile del bilancio di un’impresa che fotografa il patrimonio dell’impresa in un dato momento. Permette di individuare le fonti di capitale e gli investimenti effettuati mettendo a confronto

attività e passività. La voce “attività” indica il denaro in possesso dell’azienda e come questo viene speso, mentre la voce “passività” indica da dove tale denaro arriva (le fonti di reddito), incluso il capitale versato dai soci.

Contabilizzazione con il contratto di cessione

Il contratto di cessione prevede che l’organizzatore sostenga le spese relative al congresso e ne trattenga le entrate. In questo caso quindi tutte le voci entrano nel bilancio dell’organizzatore costituendone costi e ricavi. L’intera contabilizzazione del congresso è dunque in capo all’organizzatore, che può dedurre integralmente le spese per l’acquisto di servizi alberghieri e di ristorazione relativi all’organizzazione dell’evento.

CONTABILIZZAZIONE CON IL CONTRATTO DI CESSIONE

Contabilizzazione con il contratto di appalto

Con il contratto d’appalto, invece, i costi dell’organizzatore sono costituiti dalle spese che sostiene per l’organizzazione del congresso, mentre i ricavi sono rappresentati dal compenso che l’organizzatore riceve dal committente come stabilito dal contratto. Si deve dunque considerare che:

Le entrate che derivano dalle quote di iscrizione e dalle sponsorizzazioni costituiscono voci di debito che l’organizzatore ha nei confronti del committente, e in quanto tali devono essere iscritte nello stato patrimoniale e non nel conto economico. Tali entrate non concorrono alla determinazione dell’utile dell’organizzatore.

Le uscite che derivano dal pagamento di fornitori, relatori e così via, costituiscono voci di credito che l’organizzatore ha verso il committente e devono essere iscritte nello stato patrimoniale, non nel conto economico. Sono considerati costi dell’organizzatore soltanto i compensi del personale dedicato alla gestione dell’evento, le spese di trasferta e i costi generali di struttura.

Il trattamento fiscale degli utili

Come per tutte le attività commerciali, gli utili derivanti dall’attività congressuale sono considerati dal punto di vista fiscale reddito d’impresa, determinato cioè dalla differenza fra i ricavi imponibili e i costi deducibili. Il loro trattamento fiscale dipende, anche in questo caso, dal tipo di contratto stipulato fra committente e organizzatore. Vediamo i due casi.

Contratto di cessione

La formula della cessione prevede che l’organizzatore acquisisca la titolarità delle entrate e sostenga l’onere economico (non solo come anticipazione) delle uscite del congresso. Il committente ha diritto al corrispettivo per aver dato all’organizzatore il diritto di sfruttamento dell’evento stesso (minimo garantito più in genere una parte dell’utile). Si tratta quindi di un compenso per l’uso di un diritto immateriale (marchio) e per le prestazioni comunque erogate dal committente, tipicamente la cura degli aspetti di contenuto del congresso quali l’organizzazione del comitato scientifico, la raccolta, valutazione e validazione dei materiali, la selezione dei relatori, la definizione dell’agenda, la stesura degli atti ecc.

Il committente acquisisce l’utile che gli spetta emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se il committente ha la partita IVA (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti non profit dalla legge 398/1991) di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA. In questo caso, sia la fattura sia la nota di debito sono documenti rappresentativi di costi a carico del bilancio dell’organizzatore.

La fiscalità degli utili del congresso dipende dal contratto

CONTRATTO DI APPALTO CONTRATTO DI CESSIONE

OrganizzatoreCommittente

OrganizzatoreCommittente

Emette fattura per i servizi erogati

Acquisisce gli utili del congresso

Contratto di appalto

Il contratto di appalto prevede che l’organizzatore svolga un ruolo di consulenza e che come tale venga remunerato secondo una tariffa concordata. Alle scadenze convenute l’organizzatore emette quindi fattura con IVA ad aliquota ordinaria a carico del committente per i servizi erogati. Il residuo finanziario positivo dell’evento (l'utile) spetta al committente, che lo acquisisce emettendo a carico dell’organizzatore un documento di addebito la cui natura (fattura o nota di debito) dipende dall’impostazione fiscale che il committente si è dato. Se il committente ha la partita IVA (molto spesso con il regime speciale riservato agli enti non profit dalla legge 398/1991) di regola emette una fattura con IVA. Se è un ente non profit senza partita IVA emette una nota di debito senza IVA.

Per la corretta rappresentazione contabile e fiscale dell’appalto, gestito con la formula del mandato senza rappresentanza, il committente è tenuto ad addebitare all’organizzatore il totale delle entrate dell’evento e l’organizzatore è tenuto ad addebitare al committente il totale delle uscite dell’evento. Dopo tali reciproci

Acquisisce gli utili del congresso

Emette fattura o nota di debito per il diritto di sfruttamento del congresso

addebiti lordi il residuo finanziario dell’evento, cioè l'utile, oppure la perdita finanziaria, nel caso l'evento abbia avuto un risultato economico negativo, vengono trasferiti al committente.

Come applicare l’IVA

La corretta applicazione dell’IVA è materia complessa nell’ambito dei congressi medicoscientifici, poiché non è uniforme, ma varia a seconda della tipologia del servizio erogato. Oltre a ciò, c’è da tenere conto del requisito di territorialità: la legge italiana stabilisce che tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuati in territorio italiano nell’ambito di attività commerciali o nell’esercizio di arti e professioni sono soggette all’IVA italiana, mentre fuori dall’Italia è applicata ai sensi della legge del Paese dove avvengono le commissioni. Proprio a questo proposito, nel 2023 è stata introdotta una novità che riguarda gli eventi virtuali. Ecco una carrellata delle principali regole da seguire nelle casistiche tipiche dell’organizzazione congressuale.

L’applicazione dell’IVA per tipologia di servizio

Il trattamento dell’IVA varia in base al tipo di servizio, alla nazionalità del committente e al luogo dell’evento. In Italia, lo ricordiamo, esistono 4 aliquote di IVA:

● IVA standard 22% per servizi generali e vendita di beni

● IVA ridotta 10% per alcuni beni come medicinali, materie prime e combustibili e servizi turistici

● IVA ridotta al 5 o al 4%

● esenzione da IVA

Per quanto riguarda l’organizzazione di un congresso medico-scientifico, tutti i servizi si fatturano al 22%, a eccezione di alcuni, che invece sono a IVA ridotta al 10% come hotel e altre accommodation; trasporto locale nazionale (esclusi i taxi); ristorazione e catering; acceso a fiere, cinema, teatri, eventi sportivi e così via.

1L’IVA sulle quote di iscrizione al congresso

Evento in Italia: le quote di iscrizione a un congresso che si tiene in Italia sono soggette all’IVA italiana, indipendentemente

DA RICORDARE

IVA è l’acronimo di “Imposta sul Valore Aggiunto” ed è un’imposta indiretta che si applica sul valore aggiunto di beni e servizi al momento dell'acquisto da parte di un consumatore.

Soggetto passivo: ai fini fiscali, chi effettua cessioni di beni o prestazioni di servizi come impresa o nell’esercizio di arti o professioni è denominato “soggetto passivo”

dalla nazionalità fiscale del committente

L’organizzatore italiano deve dunque emettere fattura con IVA al 22%.

Evento in un altro Paese: se il congresso si svolge, per esempio, in Germania le quote di iscrizione sono soggette all’IVA tedesca, pari al 19% secondo l’aliquota IVA ordinaria in Germania, anche nel caso il committente sia italiano. Per farlo, il committente italiano deve aprire una partita IVA tedesca.

Esenzione da IVA: le quote di iscrizione sono esenti da IVA nel caso di

◆eventi ECM, che hanno in sé natura formativa e di aggiornamento del personale sanitario

◆enti pubblici per la partecipazione del loro personale a corsi di formazione, aggiornamento, riqualificazione e riconversione.

Il regime oss per gli eventi virtuali Novità del 2023 è l'introduzione del regime opzionale IVA OSS (One Stop Shop) per gli eventi totalmente virtuali, che implementa un sistema europeo centralizzato per la gestione dell'IVA di tutte le vendite a distanza di beni/ servizi effettuate nei confronti dei consumatori privati.

Questo regime permette all’operatore

economico di effettuare la registrazione telematica in un solo Stato UE attraverso la presentazione di una dichiarazione telematica trimestrale unica ai fini IVA. La novità è che il regime opzionale IVA OSS è ora applicabile anche alle quote di iscrizione degli eventi totalmente virtuali e quindi privi di una sede fisica.

Se infatti un evento ha sede in un Paese della Comunità Europea l’IVA si applica in conformità ai requisiti territoriali dell'evento e questo vale anche se viene erogato in modalità ibrida con una base in un Paese comunitario o se i relatori si riuniscono in un'unica sede. In questi casi e in tutti i casi in cui si possa identificare un Paese di produzione e trasmissione, l’evento virtuale si equipara a un evento residenziale e le quote di iscrizione seguono le stesse regole della partecipazione in presenza, ossia si applica l’IVA del Paese UE dove si svolge l’evento.

Tuttavia, nel caso di eventi completamente teletrasmessi, in cui ciascun relatore è ubicato in diverse parti del mondo, o con registrazioni che non sono in tempo reale o ancora con tutti i partecipanti da remoto situati in vari Paesi, l'evento perde la sua territorialità.

In questa situazione, la regola generale richiederebbe la registrazione presso le

autorità fiscali di ogni Paese di provenienza dei partecipanti.

Il regime OSS, al contrario, consente di gestire l'IVA in modo centralizzato attraverso l'autorità fiscale italiana. Successivamente, sarà il fisco italiano a interagire con le altre agenzie fiscali europee per effettuare gli opportuni conguagli. La registrazione telematica dell’operatore è effettuata da un portale web predisposto dagli Stati membri UE ed è il sistema telematico che trasmette in seguito i dati alle amministrazioni finanziarie degli altri Stati UE.

2L’IVA sull’affitto della location congressuale

Con il principio di diritto n.2 del 24 settembre 2018 l’Agenzia delle Entrate ha stabilito che l’IVA sull’affitto della location si applica sempre, anche se il committente è uno straniero comunitario (che potrà ottenere il rimborso con la relativa pratica comunitaria) o non comunitaria (che potrà ottenere un rimborso tramite un consulente italiano che gestisca la pratica). Il testo dell’Agenzia delle Entrate ha infatti fornito chiarimenti sulla prestazione di servizi relativi a beni immobili: “Nell’ipotesi di una prestazione di servizi composta dalla concessione a titolo

1. L’IVA SULLE QUOTE DI ISCRIZIONE AL CONGRESSO

PrestatoreCommittente Luogo evento Territorialità IVA applicabile Nota

UE (soggetto passivo)

UE (privato)

extra UE (soggetto passivo)

extra UE (privato)

italiano (soggetto passivo)

italiano (privato)

tedesco (privato)

tedesco (soggetto passivo)

Organizzatore italiano

UE (privato)

UE (soggetto passivo)

extra UE (privato)

extra UE (soggetto passivo)

ItaliaItalia Italia (fattura con IVA italiana)

GermaniaGermaniaGermania (fattura con IVA tedesca)

L’organizzatore, al fine di applicare l’IVA estera, dovrà aprire una partita IVA tedesca.

Se tutti i partecipanti al congresso estero sono soggetti passivi IVA tedeschi, l’organizzatore non deve aprire la partita IVA in Germania perché i committenti possono applicare l’IVA del proprio paese mediante il meccanismo del reverse charge.

oneroso dell’uso di beni immobili ubicati in Italia, destinati ad attività congressuale, e dalla fornitura di servizi effettuata in occasione di eventi sportivi, se dall’esame delle circostanze del caso specifico emerge che la concessione in uso degli immobili è essenziale e indispensabile per la prestazione del servizio e i servizi pattuiti sono ancillari alla concessione in uso degli immobili, anche in relazione al loro valore economico, la prestazione di servizi in contratto sarà territorialmente rilevante in Italia ai sensi dell’articolo 7-quater, comma 1, lettera a), in combinato disposto con l’articolo 12 del Dpr 633/1972”.

3L’IVA sui servizi di pernottamento, ristorazione e trasferimenti

Le spese di pernottamento, ristorazione e trasferimenti sono addebitate al partecipante con la quota di iscrizione. Se si vogliono addebitare separatamente devono essere considerate come servizi accessori all’evento e quindi imponibili sulla base del luogo dell’evento (vedi tabella). In Italia l’IVA applicata a questo tipo di servizi è del 10%.

4L’IVA sullo stand congressuale

Mettere a disposizione uno stand espositivo nell’ambito di un congresso, generalmente con finalità commerciale e/o pubblicitaria, è considerata una prestazione di servizi di tipo complesso perché include sia l’uso degli spazi nudi sia servizi aggiuntivi, quali noleggio attrezzature, personale dedicato, coffee break etc. Lo schema di applicazione dell’IVA sullo stand è nella tabella n. 4.

5L’IVA sulle sponsorizzazioni

Le sponsorizzazioni dell’evento si considerano prestazioni di servizi di natura pubblicitaria e sono soggette a IVA quando erogate a favore di:

un soggetto passivo (impresa, libero professionista) con sede in Italia (luogo del committente)

un privato, ovunque sia residente (luogo del prestatore, cioè dell’organizzatore).

4. L’IVA SULLO STAND CONGRESSUALE

PrestatoreCommittente

Organizzatore italiano

Territorialità

IVA applicabile

UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA (1)

UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

extra UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA (2)

extra UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

italiano (soggetto passivo)luogo committentefattura con IVA italiana

italiano (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

(1) Esente IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter (2) Fuori campo IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter

Nel caso l'erogazione della sponsorizzazione sia fatta a favore di privati la regola territoriale è derogata se il privato in questione non è domiciliato o residente nell’Unione Europea,

equiparando il trattamento fiscale a quello dei soggetti passivi IVA. Lo schema esemplificativo nella tabella sottostante.

5. L’IVA SULLE SPONSORIZZAZIONI

PrestatoreCommittente

Organizzatore italiano

Territorialità IVA applicabile

UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA (1)

UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

extra UE (soggetto passivo)luogo committentefattura senza IVA (2)

extra UE (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana italiano (soggetto passivo)luogo committentefattura con IVA italiana

italiano (privato) luogo prestatore fattura con IVA italiana

(1) Esente IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter (2) Fuori campo IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter

6L’IVA sul compenso dell’organizzatore

Il trattamento IVA del compenso percepito dall’organizzatore del congresso cambia a seconda dello status fiscale del committente.

Se il committente è un soggetto passivo IVA il trattamento dell’imposta è determinato dalla sua sede territoriale (luogo del committente).

Se il committente è un privato il trattamento dell’imposta è determinato dalla sede in cui si svolge l’evento (luogo dell’evento).

6. L’IVA SUL COMPENSO DELL’ORGANIZZATORE

Committente soggetto passivo iva

PrestatoreCommittente Territorialità IVA applicabile

Organizzatore italiano

ue

extra UE luogo del committente

italiano

Committente privato

Fattura senza IVA (2)

Fattura senza IVA (1)

Fattura con IVA italiana

PrestatoreCommittenteLuogo eventoTerritorialitàIVA applicabile

UE

Organizzatore italiano extra UE

Italia luogo dell’evento fattura con IVA italiana

Italia luogo dell’evento italiano

extra UE

UE

italiano

Italia luogo dell’evento

UE luogo dell’evento(2)

UE luogo dell’evento (1)

UE luogo dell’eventofattura senza IVA

extra UE extra UEluogo dell’evento(2)

UE extra UEluogo dell’evento(2) italiano extra UEluogo dell’evento(2)

(1) Esente IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter (2) Fuori campo IVA ai sensi DPR 633/72 art. 7-ter

Cosa valutano i partecipanti

I medici ricevono molti inviti e si trovano spesso a dover scegliere tra un’offerta ampia e articolata che va dai congressi delle società scientifiche ai corsi di formazione ECM, dagli eventi organizzati dalle aziende farmaceutiche o biomedicali a quelli delle ASL o degli ospedali di riferimento. Cosa spinge questa categoria di operatori sanitari, ma anche tutti gli altri professionisti della Sanità, a scegliere di iscriversi a un evento? Quali sono le loro motivazioni e quali le aspettative? Analizzare questi aspetti è fondamentale per rendere l’evento attrattivo e riuscire a massimizzarne potenziale e presenze.

I contenuti in primis

Una ricerca del dicembre 2023 condotta da Ashfield Event Experiences (AEE) e dall’International Pharmaceutical Congress Advisory Association (IPCAA) su 275 provider provenienti da USA, UK e dai Paesi dell’Europa Occidentale, ha rilevato che per il 58% dei medici l’aspetto formativo è la prima ragione per partecipare a un evento: quello che valutano di più questi professionisti è in particolare la possibilità di aggiornarsi sulla materia di cui si occupano. Fruire di contenuti scientifici aggiornati e di qualità risponde infatti all’esigenza generale di formazione di cui medici e operatori sanitari necessitano per svolgere la propria professione. La comunicazione pre-evento deve quindi evidenziare il valore e le peculiarità dei contenuti.

L’interazione è imprescindibile

La fruizione dei contenuti scientifici di per sé è importante, ma il valore del congresso si misura agli occhi del potenziale partecipante anche nella possibilità di discutere questi contenuti, di relazionarsi con i docenti, di porre domande, di parlare con i propri pari, di confrontarsi in gruppi di lavoro: in una parola, di interagire. È per questo che oggi tutti i format congressuali (in presenza, ibridi o virtuali) prevedono forme sofisticate di interazione, mediate dalla tecnologia e non.

I crediti ECM

L’accredito ECM è certamente un elemento di attrattiva per i professionisti della Sanità, che devono acquisire crediti formativi per obbligo di legge. E se in genere i congressi nazionali delle società scientifiche danno pochi crediti perché si sviluppano intorno a sessioni con molti partecipanti considerate a limitata valenza didattica, in molti casi si organizzano all’interno dell’evento principale sessioni collaterali più piccole su tematiche specifiche, oppure laboratori pratici che vengono accreditati al sistema ECM. In altri casi il committente può decidere di non accreditare nessuna sessione del congresso, magari per lasciare maggiore spazio agli sponsor, ma di includere nella quota di iscrizione un corso di formazione FAD accreditato che i partecipanti possono seguire successivamente acquisendo crediti.

Le aspettative del partecipante a un congresso in presenza

Partecipare a un evento in presenza è un’esperienza insostituibile per più di un motivo, come ci dimostrano tutte le indagini degli ultimi anni, che hanno registrato un ritorno massivo di questo tipo di eventi medico-scientifici nel postpandemia. Quali sono i punti vincenti e soprattutto quali aspettative hanno i partecipanti per decidere di partecipare a un evento live?

Networking

Confrontarsi con i colleghi, fare conoscenza e acquisire nuovi contatti professionali: in un congresso dal vivo la maggior parte delle persone cerca la relazione con i propri pari. Sempre secondo la ricerca di AEE e IPCAA, il networking è infatti la seconda ragione che determina la decisione di un medico di partecipare a un evento internazionale (12%), una prerogativa che gli stessi medici attribuiscono agli eventi in presenza per ampliare la propria rete e conoscere altri esperti del proprio campo, che sia durante il coffee break, il pranzo o la cena sociale o in un momento di confronto nel contesto formativo. Soprattutto il networking informale è

I perché dell’evento in presenza

Contenuti scientifici

Qualità dei relatori

Personalizzazione del programma

Dibattito Networking

Ritorno del valore sul tempo

infatti una specificità dell’evento on site: la stretta di mano, l’incontro nel corridoio del centro congressi o la chiacchierata davanti a un caffè continua a essere un plus non replicabile.

Personalizzazione dei contenuti

Se la fruizione di contenuti online avviene in forma molto personalizzata, laddove ognuno “costruisce” i propri palinsesti, percorsi o tematiche in base ai propri gusti e interessi, l’aspettativa di personalizzazione tocca anche i congressi in presenza e segna la fine del tradizionale programma da seguire in toto. Quello che i partecipanti si aspettano è un’esperienza non lineare anche dell’evento in presenza, che assume le caratteristiche di una “piattaforma” a partire dalla quale ogni partecipante può personalizzare la propria formazione. Ciò significa, per esempio, prevedere meno sessioni plenarie (con meno partecipanti) e, di contro, sessioni parallele più numerose e diversificate nei format.

Sapere prima chi ci sarà

L’esigenza del networking professionale porta con sé un’altra aspettativa del partecipante: quella di sapere prima chi altro sarà presente a quel congresso. Per l’organizzatore è un’esigenza semplice da soddisfare, perché basta chiedere a chi si iscrive il permesso di mostrare il suo nome nella lista dei partecipanti, oppure inserire pulsanti

Attrattiva della destinazione

social per condividere (su LinkedIn o Facebook) la conferma di registrazione. La strategia del mostrare “chi altro c’è” è efficace per incrementare le iscrizioni sfruttando la leva della riprova sociale per cui le persone tendono a fare ciò che fanno i loro pari, in questo caso i colleghi. È quello che del resto fa per esempio Facebook con gli eventi pubblicati sulla propria piattaforma: gli utenti vedono subito chi dei loro contatti ha confermato la partecipazione, e ciò ne influenza la decisione di partecipare a loro volta.

Aggregare le community

Viviamo nell’era delle community, cioè gruppi di persone che condividono interessi specifici e che, grazie alla tecnologia e ai social media, si incontrano virtualmente per discutere e confrontarsi sui temi di comune interesse. Questo tipo di aggregazione “di nicchia” è rilevante anche nell’ambito del congresso: a fronte di eventi sempre più multidisciplinari e rivolti a professionalità diversificate (gli argomenti sono trasversali), l’idea di community si afferma con sessioni e tecnologie pensate per facilitare l’aggregazione e la collaborazione delle persone in piccoli gruppi.

L’attrattiva della destinazione

A influire sulla scelta di partecipazione, soprattutto per quanto riguarda i congressi di livello nazionale o internazionale, è anche la destinazione. Gli

I perché degli eventi ibridi e virtuali

Contenuti scientifici

Meno impiego di tempo

Qualità dei relatori

Personalizzazione del programma

Costi più light

aspetti valutati sono l’appeal generale, quanto è facile arrivarci, i costi di soggiorno e permanenza e, anche, l’opportunità di visitare un luogo dove non si è mai stati.

Nella decisione entrano anche considerazioni sulla sicurezza della destinazione, sulla facilità di muoversi e sulle cose da fare e da vedere nel tempo libero dalle sessioni.

Su cosa puntano gli eventi ibridi

Ci sono diverse ragioni per cui i medici possono decidere di non prendere parte a un evento in presenza legato alla propria specialità professionale, le stesse che possono diventare un punto di forza per la partecipazione da remoto.

Per esempio:

◆ mancanza di tempo per partecipare a un evento di più giorni

◆ distanza della sede dell’evento

◆ costi di viaggio e alloggio

◆ costo della quota di iscrizione

◆ mancanza di tempo da dedicare all’organizzazione del viaggio e del soggiorno

Ma non sono solo scelte “al negativo” che portano a propendere per un evento ibrido o virtuale.

Il fatto di partecipare da remoto può infatti permettere a un medico di partecipare a più eventi - proprio per il risparmio di tempo e di costi

Fruizione gestibile "da casa"

Possibilità di partecipare a più eventi

- senza dover scegliere tra un congresso o l’altro, aumentando le sue possibilità di formazione, soprattutto se vuole puntare sui contenuti formativi.

Da questo punto di vista, la scelta di utilizzare un format ibrido, dando quindi la possibilità ai medici di seguire alcune sessioni in diretta streaming dal proprio studio, e magari di vederne altre successivamente come registrazioni on demand, può risolvere molte delle ragioni del “non in presenza” e contribuire ad aumentare comunque le iscrizioni.

Su cosa puntano gli eventi virtuali È ormai chiaro che eventi in presenza ed eventi puramente virtuali non sono le due facce della stessa medaglia.

Vogliamo dire che gli organizzatori hanno nel tempo, dopo la pandemia, imparato a distinguere questi due format per quello che di più vantaggioso ciascuno offre. Se un medico vuole ampliare la propria rete, come abbiamo visto, non sarà attirato da eventi virtuali in questo senso. Ecco perché, un evento virtuale non può puntare su aspetti per cui oggettivamente il confronto con altri format non regge.

La fruizione di un evento virtuale da parte del partecipante si concentra sul contenuto: qualità, interesse e pertinenza saranno sempre la carta vincente.

Cosa rende efficace il programma

Seppure i contenuti sono la maggiore attrattiva per un partecipante, non si può dare per scontato che bastino a tenere alta l’attenzione e a fare vivere al medico un’esperienza generale soddisfacente. Tanto contano infatti anche le modalità di fruizione dei contenuti, la capacità di ingaggio e di coinvolgimento e tutto quello che migliora la partecipazione. A partire dal programma scientifico, si devono quindi decidere i format delle sessioni e tutto quello che riguarda il concetto di meeting design, secondo il quale il valore di un evento risiede nella sua capacità di modificare il comportamento dei partecipanti nella professione clinica attraverso ciò che apprendono. Il modo in cui l’evento è progettato, cioè la sua struttura e come i contenuti sono veicolati, è determinante da questo punto di vista. Approfondiamo questo aspetto.

Si parte dal programma scientifico

I contenuti di un congresso medico vengono organizzati nel programma scientifico, vera struttura portante dell’evento. La definizione degli argomenti che compongono il programma è responsabilità del comitato scientifico o di un unico referente scientifico nel caso di eventi più piccoli. Il comitato, che può essere espresso dalla società scientifica promotrice dell’evento oppure dal provider, propone o seleziona i contenuti sulla base di diverse variabili: le priorità di aggiornamento indicate dall’associazione, le esigenze formative della categoria professionale cui sono indirizzati, i nuovi sviluppi scientifici o tecnologici, l’attualità legata alla specifica specialità medica.

Programmi multiformat

Una volta stabiliti i contenuti scientifici, il compito dell’organizzatore è quello di individuare i format più adatti per trasmetterli ai partecipanti, costruendo un programma che li valorizzi. All’interno di uno stesso congresso le sessioni possono infatti avere format molto diversi fra loro: si va dalla sessione plenaria, dove i contenuti sono trasmessi attraverso una tipica relazione di

stampo frontale, fino ai workshop, cioè piccoli gruppi di lavoro dove i partecipanti si attivano per fare qualcosa sotto la guida di un tutor. La gamma delle possibilità intermedie è molto ampia, e sta all’organizzatore – di concerto con il comitato scientifico e i relatori – sviluppare un programma diversificato che alterni i momenti di comunicazione frontale a format più partecipativi e interattivi.

Più crediti ECM con sessioni ridotte

Un programma che include format diversificati è necessario anche per soddisfare i requisiti del sistema di Educazione Continua in Medicina che premia il valore didattico delle attività di formazione condotte con pochi discenti, attività pratiche e metodologie interattive assegnandovi, a parità di numero di ore, un numero di crediti più elevato rispetto alle relazioni frontali con molti discenti in sala, considerate invece di valore formativo limitato. La diversificazione dei format del programma serve quindi sia a rendere più efficace la formazione valorizzandone i contenuti sia, di conseguenza, a massimizzare l’attribuzione di crediti ECM.

Favorire l'apprendimento

Tutti gli esperti di formazione concordano nell’affermare l’importanza dell’interazione e della “esperienzialità” nel processo di apprendimento, soprattutto degli adulti professionisti: quanto più il discente ha infatti competenza diretta sul tema trattato, tanto meno efficace risulta essere, ai fini dell’apprendimento del nuovo, la lezione frontale di stampo universitario. Per i professionisti con conoscenze strutturate e competenze acquisite, come è generalmente il caso di chi partecipa a un congresso medico-scientifico, risulta quindi essere molto più significativa una formazione fatta di sessioni di confronto con i colleghi, di discussione di casi clinici reali, di lavoro comune su situazioni operative concrete.

Mantenere alta l’attenzione

Come è noto, la mente umana è incapace di mantenere alta l'attenzione per un lungo periodo di tempo: già dopo15 minuti l’attenzione comincia a calare, per ridursi dell’80% intorno ai 30 minuti dall'inizio. Questo va tenuto presente soprattutto quando il format è quello della comunicazione frontale, con il relatore sul palco e i discenti seduti ad ascoltare. Ecco alcuni suggerimenti per

La soglia di attenzione nelle sessioni frontali

Grado di attenzione del pubblico

3’5’10’15’20’25’30’35’40’

Tempo della presentazione

mantenere alta l’attenzione dei partecipanti, a beneficio dell’efficacia della formazione.

Più momenti di interazione

La discussione e il confronto con gli altri tengono alta l’attenzione e facilitano l’elaborazione delle

LA TIPICA STRUTTURA DEL PROGRAMMA CONGRESSSUALE IN PRESENZA

sessioni scientifiche

visita area espositiva e area poster attività di networking, eventi sociali, pasti

informazioni apprese. Anche nelle sessioni plenarie si possono intervallare le presentazioni con più momenti di dialogo fra relatori e discenti (domande e risposte), oppure con momenti di scambio di opinioni ed esperienze fra i partecipanti suddivisi in piccoli gruppi.

Presentazioni interattive

Sono presentazioni all’interno delle quali vengono inserite applicazioni di interazione: in questo modo, mentre il relatore conduce la propria presentazione e proietta le slide sullo schermo di sala, il pubblico può intervenire –sulle quelle stesse slide, che vede sul proprio smartphone – in diversi modi.

Poche informazioni per volta

Il cervello assorbe meglio le informazioni se gli viene dato il tempo di assimilarle. Uno degli errori più comuni nelle presentazioni è quello di trasmettere una grande quantità di informazioni tutte in una volta. È vero che in una relazione medico-scientifica le informazioni sono molte, ma spezzandola in parti di 15 minuti ciascuna risulta cognitivamente più “digeribile” di un’ora e mezzo di discorso ininterrotto.

Rendere la comunicazione più visiva

La vista è il senso che domina su tutti gli altri. Mentre un testo deve essere decodificato, un’immagine è percepita immediatamente e ricordata più e meglio della parola, scritta o verbale che sia. Chi ascolta una presentazione tre giorni dopo ne ricorderà il 10%. Se alla presentazione si aggiungono elementi

60-65% del tempo totale

25-30% del tempo totale

10-15% del tempo totale

visivi (anche video) il ricordo sarà del 65%. Il suggerimento è di rendere più visiva la comunicazione, risparmiando alla platea slide infarcite di testo fittissimo.

Gamification

Anche nei congressi medico-scientifici la gamification può diventare una soluzione interessante per coinvolgere i partecipanti. Attraverso la dimensione ludica, sotto forma per esempio di contest da proporre per alcune - o più raramente - tutte le sezioni, i discenti si ingaggiano nella gara per ottenere un buon risultato e - perché no - ambire ai primi posti della classifica.

Oltre al programma scientifico

Un congresso medico in presenza si compone tipicamente di tre tipi di attività: le sessioni scientifiche; le visite all’area espositiva e all’area poster; le attività di networking durante eventi sociali e pause. Nella stesura del programma occorre dare spazio a tutte le attività: la ripartizione del tempo totale del congresso è idealmente come segue:

■ Programma strutturato (sessioni): 60-65% del tempo totale

■ Visite area espositiva e area poster: 10-15% del tempo totale

■ Attività di networking/eventi sociali/pasti: 25-30% del tempo totale

DA RICORDARE

Nei congressi dove sono previste riprese video e registrazione delle sessioni, ma in particolare negli eventi ibridi, è necessario che i relatori rilascino allʼorganizzatore unʼautorizzazione specifica riguardo la diffusione dei propri interventi e delle proprie presentazioni.

Tale autorizzazione, definita liberatoria, deve essere rilasciata e sottoscritta dal relatore, in base alle richieste dellʼorganizzatore.

Nel comporre il palinsesto – nel dare cioè una sequenza e una durata alle diverse attività –bisogna tenere conto dei tempi medi di attenzione del pubblico, dei tempi fisici degli spostamenti delle persone nonché dei tempi necessari per servire e consumare i pasti.

Il programma del congresso online

Il programma di un evento di formazione completamente virtuale è strutturato per essere fruito interamente da remoto e quindi, considerata la difficoltà dei discenti di rimanere davanti a un computer per l’intera giornata, è in genere distribuito su molti giorni, con sessioni giornaliere di due o tre ore, oppure con sessioni nel weekend, o soltanto in alcune fasce

orarie a seconda del target (ospedalieri, liberi professionisti ecc).

Il programma del congresso ibrido

Il programma di un congresso ibrido può seguire invece i tempi dell’evento in presenza, per facilitare i partecipanti da remoto si può considerare di costruire percorsi tematici, con iscrizioni ad hoc, articolati su specifiche sessioni giornaliere, così che il partecipante a distanza interessato a quel percorso si possa collegare solo alle sessioni di suo interesse.

Altre soluzioni sono creare alcune sessioni specifiche per la fruizione da remoto, con durata più breve rispetto alle relazioni in presenza e rendere disponibili le registrazioni delle sessioni live sulla piattaforma web dell’evento per la fruizione on demand, affinché ciascun utente a distanza possa vederle nei tempi a lui più consoni. Un ulteriore tema da considerare nello sviluppo del programma di un congresso ibrido è la necessità di rispettare i tempi delle sessioni: se in presenza le presentazioni hanno inizio con un po’ di ritardo, in platea nessuno se ne preoccupa. Chi invece segue da remoto, e si collega all’ora stabilita per l’inizio della sessione, non può rimanere davanti al computer guardando un palco vuoto.

L’organizzatore deve quindi prevedere questo tipo di imprevisti per offrire un’esperienza soddisfacente per tutti i partecipanti, per esempio trasmettendo (anche in sala) presentazioni preregistrate, ideando sigle, animazioni grafiche, stacchi musicali con cui la regia può “riempire” i tempi morti.

I format principali delle sessioni

Plenaria, sessioni parallele, tavole rotonde e così via racchiudono l’offerta formativa. Se la qualità e l’interesse del contenuto non basta, il modo in cui si presenta può fare la differenza per mantenere alta l’attenzione dei discenti, ma soprattutto per rendere più efficace la formazione stessa. Per comporre un programma che tenga conto di tutte le esigenze di apprendimento è necessario quindi stabilire per esempio quali temi trattare con format frontali e quali invece necessitano di format con attività pratiche, interattive o esperienziali. Si deve poi trasmettere il tutto tempestivamente, valorizzando le caratteristiche delle singole sessioni, per permettere ai partecipanti di iscriversi agli eventi a cui sono interessati. In questo capitolo vediamo i format principali e le innovazioni portate dalla tecnologia.

Congressi multiformat

I congressi sono solitamente aperti e chiusi dalle plenarie, sessioni di carattere generale cui partecipano tutti gli iscritti. In mezzo, fra plenaria inaugurale e plenaria conclusiva, c’è il cuore del congresso, cioè la presentazione e discussione dei contenuti tecnici e scientifici nelle sessioni parallele, organizzate con diversi format. In tema di scelta dei format delle sessioni è fondamentale la consulenza dell’organizzatore professionale di congressi, capace di individuare quelli più adatti al contenuto e alle esigenze di composizione del programma, ma capace anche di ideare e testare nuove proposte.

Ecco alcuni dei format più utilizzati nel programma di un congresso medico-scientifico.

➜Sessione plenaria

La plenaria di apertura comprende i momenti istituzionali di saluto e di avvio dei lavori, gli interventi su tematiche di carattere generale, il keynote speech con la relazione di punta oppure il panel con i relatori più importanti. Al termine dell’evento la sessione plenaria serve invece per ricapitolare i contenuti delle sessioni parallele e darne un’idea a chi non vi ha partecipato, per

gli interventi e le riflessioni conclusive, per le comunicazioni associative e i saluti finali.

➜Lectio magistralis È una “lezione d’autore” tenuta da una personalità particolarmente nota ed eminente nel suo campo su un argomento di grande rilevanza oppure sullo stato dell’arte del settore di riferimento. Il format è di grande prestigio e lo si utilizza per dare lustro al programma quando si coinvolge nel congresso un’autorità scientifica di chiara fama.

➜Masterclass

Uno o più medici esperti su un tema specifico presentano casi clinici, terapie o pratiche chirurgiche a un piccolo gruppo di partecipanti. La ridotta dimensione del gruppo consente approfondimenti, domande e risposte, discussione e confronto sui temi.

➜Tavola rotonda

È un panel di relatori chiamati a dare il proprio contributo su uno specifico tema. La tavola rotonda può anche avere un taglio divulgativo ed essere aperta al grande pubblico o comunque a un target più ampio. I relatori sono tutti esperti del tema trattato, ma possono avere provenienze diverse: il format si presta a dare spazio a più punti di vista, per esempio affrontando l’argomento dalla prospettiva di specialità mediche differenti. Scopo della tavola rotonda è il confronto fra i partecipanti, non il semplice succedersi degli interventi: pertanto è necessario prevedere la figura di un moderatore che stimoli il dibattito, tenga le fila del discorso e i tempi degli interventi.

➜Workshop e seminario

Spesso usati come sinonimi, indicano però attività diverse: il workshop è a tutti gli effetti un laboratorio pratico finalizzato alla produzione di un risultato concreto; il seminario ha invece un’impostazione di relazione frontale. Entrambi sono diretti da un professore o un ricercatore e sono orientati a stimolare la partecipazione attiva e l’interazione con i discenti.

➜Fishbowl session

È un momento di confronto e partecipazione

attiva pensato per gruppi di una trentina di persone al massimo, che si dispongono in due cerchi: uno più esterno di uditori e uno interno con alcuni partecipanti che pongono domande al relatore il quale, seduto al centro, presenta un caso clinico o l’esito di una ricerca. Nel cerchio interno c’è sempre una sedia vuota dove a turno chiunque dal cerchio esterno può sedersi per porre domande o prendere parte alla discussione.

➜In the ring

In uno spazio fisico delimitato, come fosse il ring di un incontro di boxe, due relatori si confrontano presentando punti di vista diametralmente opposti sullo stesso tema per evidenziare i pro e i contro della questione. Un moderatore gestisce il confronto alternando gli interventi con domande dal pubblico per alimentare il dibattito.

➜Science slam

Sul modello del poetry slam, competizione in cui i poeti recitano i loro versi e vengono valutati da una giuria di pubblico, qui i giovani medici sono chiamati a presentare i loro lavori di ricerca in modo coinvolgente e accattivante. A votare la presentazione migliore è una giuria composta da altri partecipanti al congresso.

➜Speakers corner

Come all’Hyde Park di Londra, anche nei congressi medici ci può essere un “angolo degli oratori”: in genere si trova nell’area espositiva e viene utilizzato dalle aziende sponsor per illustrare ai congressisti che visitano gli stand le loro novità di prodotto.

➜Meet the expert

Un medico esperto in una disciplina o pratica clinica si mette a disposizione per rispondere alle domande di approfondimento dei colleghi. I colloqui possono essere sia individuali sia in piccoli gruppi.

➜Simposio

In ambito congressuale il simposio è un breve incontro di approfondimento su un tema di comune interesse scientifico, spesso organizzato e condotto da un gruppo di delegati. La segreteria scientifica raccoglie le diverse proposte di simposio, che devono essere corredate da un abstract e dall’elenco delle letture o degli interventi che lo compongono, citando titoli e autori e specificando i “discussant”, cioè coloro

che hanno il compito di commentare i contenuti esposti dal relatore sottolineandone le eventuali criticità. Per il suo elevato potenziale formativo, e a differenza delle sessioni plenarie, il simposio di solito viene accreditato per il rilascio di crediti ECM.

Le ultime frontiere della formazione medica

La formazione medica va come è ovvio di pari passo anche con lo sviluppo delle nuove tecnologie e prevede l’utilizzo di strumenti sempre più innovativi che migliorano l’esperienza dei discenti. Questo influisce notevolmente anche sulla tipologia di format che vengono proposti, soprattutto quelli di taglio prettamente formativo, che stanno sempre più andando verso modelli di training “hands on” (ossia, quello che si può dire “mani in pasta”). Mentre medici e operatori sanitari assistono alla trasformazione digitale della medicina verso la cosiddetta Digital Health, un concetto ampio che coinvolge tutti i campi e va dai dispositivi indossabili alla telemedicina, dall’uso dei big data a tutta la tecnologia d’informazione e di comunicazione medico-paziente, in cui ha sempre più spazio anche l’applicazione delle Intelligenze Artificiali, anche la formazione progredisce grazie al digitale e all’AI.

I format esperienziali

Il concetto principe dei format esperienziali è quello di “imparare facendo”: i partecipanti diventano protagonisti del format, laddove le società scientifiche sono sempre più interessate ad arricchire i propri eventi di opportunità di apprendimento pratico. Esempi classici sono i cosiddetti “cadaver lab”, cioè le sessioni parallele in seno ai grandi congressi dove i discenti imparano nuove tecniche chirurgiche praticandole sui corpi donati alla scienza, che oggi possono essere sostituiti da più avanzati tavoli anatomici per la dissezione virtuale del corpo umano, oppure le simulazioni con manichini, che vengono usate soprattutto negli eventi di formazione in medicina di emergenza e rianimazione.

Real life

La formazione medica va sempre più verso nuovi modelli di apprendimento che hanno origine dalla Evidence Based Medicine e dalla “Real Life”, ossia l’osservazione di dati provenienti dalle cartelle cliniche di pazienti reali raccolti in grandi database. Questo approccio si può declinare in diversi format, ma sono più efficaci se applicati alla

CONGRESSI MULTIFORMAT

Il format esperienziale Sessioni parallele con simulazioni su manichini o pratiche chirurgiche su cadaveri

Simposio

Breve incontro di approfondimento con commenti ai contenuti esposti

Meet the expert

Un esperto si mette a disposizione per rispondere alle domande dei colleghi

Speakers corner

Angolo degli oratori nell’area espositiva dove le aziende illustrano le novità di prodotto

Science slam

Competizione

Sessione plenaria

Momento di apertura e chiusura del congresso

Lectio magistralis

Lezione d’autore tenuta da una personalità eminente

Masterclass

fra giovani medici per la migliore presentazione del proprio lavoro di ricerca

Simulazione

Esperti presentano un tema a un piccolo gruppo di partecipanti

Collegamenti

in diretta con le sale operatorie

In the ring

Due relatori si confrontano presentando punti di vista diametralmente opposti

formazione sul campo, che appunto è quella che permette di uscire dalla logica della lezione classica frontale e predilige il confronto diretto tra relatori e discenti.

Anche la simulazione è sempre più apprezzata nella formazione medica professionale, soprattutto per le sue caratteristiche di immersività e multisensorialità a tutto vantaggio dell'esperienza. La formazione mediante simulazione può avvenire con diverse modalità e con strumenti diversi, tenendo sempre conto degli obiettivi didattici.

Il vantaggio principale è la possibilità da parte dei partecipanti di commettere errori e di imparare senza rischi per il paziente. Non si tratta di una novità, ma è grazie alla tecnologia che questa pratica sta raggiungendo livelli inediti, per esempio

Il chirurgo che opera risponde in diretta alle domande

Tavola rotonda

Fishbowl session

Confronto attivo con i partecipanti disposti in due cerchi concentrici

Panel di relatori che si confrontano su un tema specifico

Workshop e seminario

Il workshop

è un laboratorio pratico, il seminario una relazione frontale

usufruendo di manichini evoluti gestiti da software in grado di replicare segni fisiologici e patologici e rispondere ai trattamenti. Un tipo di simulazione avanzata è quella in ambito ecografico, solo per fare un esempio.

Oleografia

Una rivoluzione è anche la combinazione di ologrammi con l’intelligenza artificiale che ha aperto nuove frontiere di apprendimento, consentendo una riproduzione virtuale di professionisti medici in grado di guidare con precisione i discenti nel loro percorso formativo. Questo tipo di tecnologia rende gli ologrammi non più semplici rappresentazioni visive, ma elementi interattivi e intelligenti che rendono l’esperienza oltre che immersiva anche personalizzata.

Organizzare il programma sociale

Incontrare in maniera informale i colleghi, fare networking, interagire e confrontandosi con i propri pari italiani e internazionali: tutto questo è favorito dal programma sociale dell’evento, che può essere più o meno articolato a seconda che si tratti di un evento di portata nazionale oppure di dimensione internazionale. La funzione degli eventi sociali, che sono di fatto momenti ricreativi, è anche quella di permettere ai partecipanti di “staccare” dal programma generalmente intensivo dei lavori per rilassarsi dopo una giornata di piena concentrazione, nonché quella di ringraziarli per avere preso parte al congresso, rendendolo possibile proprio grazie alle loro iscrizioni. Vediamo come si organizza un programma sociale efficace.

Cocktail di benvenuto e cena sociale

I due momenti più tradizionali del programma sociale sono il cocktail di benvenuto, organizzato a seguito della cerimonia inaugurale del congresso la sera prima dell’inizio dei lavori, e la cena sociale, che si svolge in genere (ma non necessariamente) l’ultima sera dell’evento. Entrambi sono spesso organizzati in location prestigiose: soprattutto nel caso dei congressi internazionali possono essere palazzi e saloni storici messi a disposizione

gratuitamente dall’amministrazione comunale come incentivo all’organizzazione del congresso nella propria città. La cena sociale, oltre al discorso del presidente del congresso, ai ringraziamenti e ai saluti, può prevedere uno spettacolo o un intrattenimento musicale.

Conoscere la destinazione

Il migliore spunto per l’organizzazione del programma sociale arriva in genere dalla destinazione dove si svolge il congresso: in particolare in Italia, ogni territorio ha le sue peculiarità e le sue attrattive. Che si tratti di un tour guidato, della visita a un museo, una bottega storica o uno stabilimento-simbolo, oppure di un concerto o uno spettacolo tipico locale, l’importante è dare ai partecipanti la possibilità di fare un’esperienza “autentica” della destinazione.

L’opzione dei “post-tour”

Ferma restando l’esigenza di massima sobrietà delle attività sociali proposte durante il congresso, i programmi più articolati si hanno in genere nell’ambito degli eventi di dimensione nazionale o internazionale, dove l’organizzatore può proporre, nei giorni successivi al congresso, i cosiddetti “post tour”, cioè visite turistiche o culturali nella destinazione o nei suoi dintorni, a beneficio

Il programma sociale

Perché Cosa Come

● Networking informale

● Momenti recreativi

● Scoperta della destinazione

● Cocktail e cene

● Attività nella destinazione

● Post-tour

soprattutto dei partecipanti che arrivano dall’estero. Nei congressi nazionali il programma sociale consiste di solito in un’attività o una visita culturale in un luogo particolare della città ospite da effettuarsi nelle ore pomeridiane, prima della cena sociale.

Personalizzazione, se possibile

L’obiettivo di un programma sociale è quello di andare incontro ai gusti di tutti i partecipanti, e a differenza di altre tipologie di eventi in questo caso l’opzione è quello di prevedere attività non troppo di nicchia, se la platea è molto eterogenea: meglio puntare su qualcosa in grado di riscuotere ampio apprezzamento.

Per individuare la giusta opzione fra più possibilità si può fare esprimere ai partecipanti la propria preferenza, per esempio con un sondaggio online da compilare al momento dell’iscrizione. Il valore dell’evento sociale risiede sia nell’opportunità di networking sia nell’esperienza che offre al partecipante, e non sono sempre necessari grandi budget: un organizzatore professionale di congressi è anche in questo caso in grado di identificare attività e format originali da proporre.

● Iscrizione separate del programma scientifico

● Sondaggio per conoscere le preferenze

● Attività originali

DA RICORDARE

Iscrizioni separate dal programma scientifico

Le aziende farmaceutiche e biomedicali che sponsorizzano il congresso non possono essere associate ad attività che hanno valenza turistica e ricreativa e chiedono quindi agli organizzatore di rispettare alcune regole affinché lʼevento scientifico (che loro sponsorizzano) sia nettamente separato dallʼevento sociale (che loro non possono sponsorizzare).

Per esempio, rendendo facoltative le attività extra congresso e scorporando il pagamento della quota di iscrizione, in modo che siano a carico del singolo partecipante. Oppure prevedendo un ampio intervallo di tempo (fra i 30 e i 45 minuti) fra la fine delle sessioni congressualI e lʼinizio delle attività sociali.

Gli animali ringraziano per la concessione gratuita di questo spazio.

La tecnologia va al congresso

La tecnologia è protagonista in molti degli aspetti che riguardano l’organizzazione degli eventi medico-scientifici, in termini di formazione, apprendimento, coinvolgimento, fruizione dei contenuti così come di efficienza logistica, gestionale e quant’altro. Non c’è ambito in cui l’aspetto tecnologico non entri a condizionare, o meglio migliorare, l’esperienza dei discenti, ma anche dei relatori, degli sponsor e così via. Quali sono gli aspetti tecnologici ormai irrinunciabili per organizzare gli eventi medico-scientifici? E per fruirli? Ha ancora davvero senso fare una netta distinzione tra format ibrido e in presenza?

Una molteplicità di strumenti

Dal punto di vista dell’organizzatore, la tecnologia tocca oggi ogni aspetto della realizzazione di un congresso: software che gestiscono procedure e adempimenti amministrativi, piattaforme web per la trasmissione in streaming delle sessioni, collegamenti in videoconferenza per relatori e opinion leader che intervengono da remoto, smart badge per regolare l’accesso dei partecipanti a determinate aree o servizi del congresso, registrazione delle sessioni per la successiva fruizione on demand dei contenuti fino all’utilizzo dell’AI per la traduzione simultanea e per l’organizzazione stessa dell’evento.

La sfida è quindi identificare le tecnologie che possono portare valore aggiunto in base alle

caratteristiche dell’evento, del pubblico a cui si rivolge e ai contenuti che deve veicolare.

Piattaforme web e app

Le piattaforme web sono utilizzate per gli eventi ibridi, ma anche residenziali (e ovviamente per quelli virtuali): ne esistono di diverse tipologie con diversi gradi di sofisticazione e funzionalità. Alcuni organizzatori ne hanno sviluppate di proprie, altri le utilizzano su licenza, altri ancora le acquistano e le personalizzano. Sono utili sia per i partecipanti da remoto, ma anche per quelli che partecipano in presenza, soprattutto nell’ottica della fruizione di contenuti on-demand, come la registrazione delle sessioni svolte in presenza, ma non solo (come vedremo tra poco). Tra le caratteristiche principali, le piattaforme devono essere multidispositivo, intuitive, essere integrate al sistema gestionale e anche al sito del congresso e, se disponibili, alle app, che un tempo fungevano da contenitore per tutti i materiali dell'evento, mentre oggi, proprio perché questi contenuti sono già presenti sulle piattaforme web, non sono più molto diffuse. Ci sono però alcuni casi in cui la app del congresso continua ad apportare un valore aggiunto, come la gestione delle interazioni on site, la consultazione di programma e contenuti anche offline, per dare maggiore visibilità agli sponsor con alert che ricordano il simposio sponsorizzato, messaggi promozionali che si visualizzano all’avvio della app, funzionalità di realtà aumentata da usare negli stand delle aziende.

Contenuti on demand

Le società scientifiche richiedono la registrazione e la pubblicazione delle sessioni, o di alcune sessioni, sul sito o sulla piattaforma del congresso per la fruizione on demand da parte degli utenti. I contenuti on demand possono essere pubblicati:

 prima dell’evento, sono contenuti promozionali e informativi, brevi video dei relatori che anticipano le proprie presentazioni, video clip dei casi clinici che saranno trattati e così via.

 durante l’evento, sono materiali aggiuntivi relativi alle presentazioni in corso, contenuti scientifici extra, interventi registrati di relatori non presenti al congresso se non è previsto il collegamento da remoto.

 dopo l’evento, sono le registrazioni di tutte o di una parte delle sessioni svolte in presenza, opportunamente editate. Se previsto l’accredito ECM, tali registrazioni devono essere accreditate come FAD.

Relatori da remoto

L’intervento di uno o più relatori o opinion leader da remoto – da altre città o altri Paesi – è divenuto ormai uno standard nei congressi residenziali, tanto che la possibilità di avere questo tipo di collegamento è oramai praticamente data per scontata.

I relatori si collegano attraverso applicazioni di videoconferenza, in genere integrate nella piattaforma web del congresso, che garantiscono la ricezione istantanea del segnale audio/video alla platea riunita in sala.

Interazione fra platea e relatori

Negli eventi in presenza sono oramai diffuse tecnologie interattive - originate spesso dall’esperienza ibrida - con applicazioni integrate nella piattaforma web o nella app dell’evento che garantiscono l’interazione tra platea e relatori con diverse funzionalità. Per esempio, permettono di porre domande ai relatori con lo smartphone: le domande vengono ricevute dal moderatore e selezionate. Le domande possono anche venire poste dal relatore, e i discenti rispondono tramite smartphone scegliendo fra varie opzioni, oppure ordinando le risposte in scala di priorità. Domande, risposte e votazioni possono essere visualizzate sullo schermo di sala, anche in forma grafica. Un’ulteriore utilizzo di questa funzionalità è la somministrazione dei questionari di valutazione delle sessioni (se non già previsti dall’accredito ECM), ritenuti dai comitati scientifici utili strumenti di feedback.

E-poster

Sostituiscono spesso i poster tradizionali stampati su supporti cartacei e installati su appositi totem. In genere sono file in Power Point che integrano anche brevi video, rendering o animazioni, come per esempio rotazioni di modelli in 3D per rendere la presentazione visivamente più efficace. I poster digitali danno la possibilità a chi li consulta di lasciare commenti o valutarli. Le postazioni di lettura permettono di effettuare ricerche per parole chiave e quindi di visualizzare immediatamente i poster di interesse. I poster sono comunemente caricati anche sul sito o sulla piattaforma web dell’evento e consultabili tramite computer o dispositivi mobili.

Profilazione avanzata degli utenti

Si sta diffondendo - anche se non è ancora un must - anche la tecnologia “hands free”, che permette l'accesso e l’uscita dei partecipanti dalla sala conferenze “senza l'uso delle mani”, per mezzo di smart badge, identificazione automatica, riconoscimento facciale e così via. Questo permette per esempio di non alterare i flussi di uscita a fine evento, mentre l'organizzatore può fare affidamento sull'accuratezza dei dati, grazie alla possibilità di rilevare numerosi utenti contemporaneamente. Questo tipo di tecnologia permette anche di ridurre il personale di sala o allocarlo in altre mansioni, offrendo un vantaggio economico da questo punto di vista.

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Le soluzioni tecnologiche dei congressi

COSA COME

piattaforme web

multidispositivo, intuitive, integrate al sistema gestionale e al sito web

fruizione su sito e piattaforme web contenuti on-demand

tramite piattaforma o app, via smartphone o altri dispositivi interazione platea-relatori connessi via streaming o in videoconferenza relatori da remoto

file multimediali con possibilità di interazione e-poster

identificazione automatica, riconoscimento facciale Dispositivi tecnologici

marker on site da fruire via smartphone realtà aumentata

Realtà aumentata

Anche questa tecnologia non è esattamente un must, ma un plus che consente di sovrapporre elementi multimediali a una scena reale, visualizzandoli attraverso un qualsiasi display, tipicamente quello dello smartphone. Vi si accede inquadrando con la fotocamera un segnale chiamato marker, che può essere un adesivo o un cartello. In un congresso la realtà aumentata può avere diversi utilizzi: si può posizionare il marker all’ingresso della sede congressuale per fare visualizzare informazioni o la mappa delle sale; se posizionato sulla porta di una sala, il marker può aprire lo streaming di ciò che vi sta avvenendo all’interno. Negli stand degli sponsor, i marker possono dare accesso a contenuti video, testi e approfondimenti sui prodotti o le attrezzature esposte.

La realtà aumentata si usa anche per rendere più realistico l’apprendimento nelle simulazioni di casi clinici: per esempio, il marker può essere posizionato su un manichino da esercitazione, in modo che i discenti possano visualizzare informazioni, video o immagini che li aiutino a formulare una diagnosi.

Ibrido o in presenza?

È chiaro anche da alcuni di questi esempi come per i congressi medici in presenza la componente ibrida stia in un certo senso cambiando di significato. Certamente i format ibridi esistono ancora e con diversi livelli di esecuzione anche dal punto di vista tecnologico, ma alcuni elementi di questi format si danno quasi per scontato anche quando il congresso è residenziale, come per l’appunto la possibilità, soprattutto per quanto riguarda i relatori internazionali, di dare comunque il loro contributo da remoto anche se, per impegni o distanza, non possono partecipare dal vivo. E l’innovazione si sta muovendo verso uno step successivo anche in relazione alla fornitura della stessa tecnologia, nel senso che le società di servizi tecnologici stanno andando nella direzione di fornire la loro assistenza tramite professionisti specializzati che non necessariamente - o non tutti - devono presenziare all’evento, ma sono in grado di seguirlo da remoto, con la stessa qualità di intervento, dalla loro sede, con alcuni vantaggi che includono, non da ultimi, l’aspetto economico e anche quello sostenibile, visto il numero ridotto di persone che devono partire per una trasferta.

Nuovi orizzonti tecnologici

Quali sono le novità e le tendenze per quanto riguarda la tecnologia applicata agli eventi medico-scientifici? Come si evolve la formazione e l’esperienza dell’utente? Tra le ultime frontiere tecnologiche spiccano realtà virtuale e Intelligenza Artificiale, che oggi trovano già applicazione, ma che sono soprattutto da tenere d’occhio e da conoscere per le loro prospettive evolutive. In questo capitolo cerchiamo di capirne di più analizzando diversi aspetti tra presente e futuro.

Realtà virtuale

L’applicazione della realtà virtuale si scontra ancora oggi con ostacoli che vanno, in alcuni casi, da quelli più concreti dei costi - soprattutto nelle forme più evolute - e comprendono anche un approccio di tipo culturale che ancora pone una certa resistenza nel comprenderne il valore aggiunto. Questo non impedisce comunque non solo la sua applicazione, ma anche l’evoluzione nell’utilizzo in progetti (piloti e non) nel campo dell’organizzazione congressuale. Facciamo qualche esempio.

➤Metaverso

Nonostante il metaverso non sia ancora “esploso” come a un certo punto si poteva essere portati a pensare, continua a essere uno strumento dalle vaste potenzialità. Si tratta, in sintesi, di ambienti più o meno popolati da avatar (ossia, da persone reali) che in quel momento vivono la stessa esperienza, oppure che possono “visitare” il metaverso non per forza “in contemporanea” ad altri. Questi ambienti possono riprodurre una situazione con fedeltà realistica, o si possono utilizzare ambienti precostruiti, per esplorare oggetti e contenuti (guardare video, scaricare pdf, consultare documenti e così via). L’esperienza è sicuramente soddisfacente lato utente, soprattutto nel caso degli eventi ibridi che sono in grado in pratica di replicare l’evento fisico. Un esempio interessante è anche quello di creare un ambiente svincolato dall’evento residenziale, che anzi lo accompagna prima e dopo, con la possibilità di esplorare

contenuti, video, documenti, link e così via (e governarli dal gestionale) con un’esperienza che, rispetto a quella che si può fare su un sito web, risulta più soddisfacente, immersiva, ingaggiante e in un’ultima analisi più simile a quella che l’utente farà o ha fatto direttamente on site. Quella del metaverso resta tuttavia una tecnologia che deve ancora acquisire una certa maturità in termini di valore aggiunto percepito. Tutto questo potrebbe presto cambiare anche con l’integrazione dell’Intelligenza Artificiale e con le nuove generazioni, che rispetto alle precedenti sono più familiari con approcci gamificati.

➤Formazione

L’utilizzo della realtà virtuale nella formazione medica può funzionare per esempio nell’ambito delle simulazioni, in quanto permette di attingere alla parte emozionale della persona che fruisce di questa esperienza. Sottolineando che spesso si definisce realtà virtuale quello che non lo è, ossia per esempio semplici immagini in 3D, questo tipo di tecnologia incontra barriere come la necessità di avere strumentazione ad hoc, ossia i visori o caschi, e il fatto di essere al momento poco scalabile, nonostante la tecnologia permetta già di ottenere ottimi risultati. Visori, applicativi, software e computer di ultima generazione permettono di esplorare organi umani con una forte componente esperienziale, ma questi strumenti non sono economicamente accessibili alla maggior parte delle realtà.

Intelligenza Artificiale

Abbiamo scelto di iniziare questa guida con un capitolo intitolato “Congressi medici nell’era dell’Intelligenza Artificiale” proprio per sottolineare come questa nuova tecnologia - che promette di rivoluzionare in pratica tutti gli aspetti dell’ambito lavorativo e non - non può essere ignorata neanche quando si parla di organizzazione congressuale. Si tratta di un vero “trend topic”, ma come la sua applicazione sta già modificando dal punto di vista tecnologico il settore? E quali sono le prospettive?

Le nuove frontiere tecnologiche

Realtà virtuale

➜ crea ambienti virtuali ad alto effetto immersivo

➜ attinge alla parte emozionale dell’esperienza

Vediamo alcuni esempi.

➤Sistemi gestionali

L’AI può essere applicata ai sistemi gestionali per agevolare processi, migliorare funzionalità e così via. Molti software la stanno già utilizzando in questa modalità con risultati interessanti soprattutto nell’ottica della predittività dei contenuti formativi e per gestire informazioni e dati che portano a ottenere certificazioni delle competenze più affidabili. Un altro aspetto riguarda la profilazione degli utenti, che permette di personalizzare i contenuti in modo più veloce ed efficiente.

➤Chat

Dal punto di vista della formazione, chat implementate dall'AI permettono al discente di instaurare una conversazione guidata su temi iper-specialistici come se si rivolgesse a un professore in carne e ossa. La chat implementata dall’AI è infatti in grado di rispondere a domande specifiche perché ”allenata” su un tal argomento.

Intelligenza Artificiale

➜ rende più ef cienti i sistemi gestionali da diversi punti di vista ➜ implementa la formazione one-to-one

➜ sposta le competenze in ambito didattico verso la progettualità

➤Generazione di contenuti didattici

Lato formazione l’AI può essere potenzialmente utilizzata anche per realizzare interi corsi: la persona immette attraverso un prompt (ossia un testo scritto) la descrizione completa del corso che intende organizzare - tipo di corso, obiettivi didattici, tipologia di utente, argomenti, durata, tipologia di contenuti e così via - e quello che si ottiene è un programma dettagliato in tutti i suoi aspetti.

Tutto questo è già possibile almeno dal punto di vista teorico, anche se nella pratica non è ancora una realtà diffusa. Una riflessione si può fare però in una dimensione prospettica sulle competenze, che potrebbero a tendere andare a concentrarsi non più sulla produzione della didattica in quanto tale, ma sulla progettazione della stessa, che poi viene prodotta dalla macchina.

Un esempio di oggi è la generazione automatica di pillole-video che, nell’ambito del microlearning, si possono produrre attraverso prompt accurati.

L'evoluzione dei sistemi gestionali

Come abbiamo visto, l’Intelligenza Artificiale integra i sistemi gestionali per efficientarli da più punti di vista, migliorando le funzionalità esistenti e introducendone di nuove, implementando l’operatività e così via, con alla base la possibilità di elaborare in maniera veloce ed effettuale una grande disponibilità di dati. Ma, facendo un passo indietro, come funzionano i sistemi gestionali, quali sono le loro caratteristiche e qual è la loro evoluzione anche da altre prospettive?

A cosa serve il sistema gestionale

Tutti gli organizzatori professionali sono dotati di moderni software gestionali per coordinare le procedure operative e logistiche, per raccogliere le iscrizioni e inviare le comunicazioni, per controllare il flusso degli abstract o per fatturare quote di iscrizione e sponsorizzazioni, tanto per elencare alcune delle funzionalità più comuni di questi strumenti. I software gestionali si possono naturalmente interfacciare alle piattaforme web degli eventi.

Il mercato offre un’ampia varietà di software congressuali che continuano a evolversi per migliorare le prestazioni, aumentare il numero delle funzionalità e accrescerne la facilità d’uso. In genere i produttori di tali software hanno un approccio consulenziale e forniscono i gestionali in versione base, aggiungendovi poi moduli e funzionalità specifiche a seconda delle richieste dell’organizzatore. Alcune società di organizzazione congressuale commissionano o sviluppano in proprio moduli o software adatti alle proprie esigenze o a quelle dei clienti.

Di seguito una panoramica delle funzionalità più diffuse offerte dai sistemi gestionali:

◆ moduli di iscrizione e autorizzazioni partecipanti

◆ flusso e revisione degli abstract

◆ gestione ospitalità

◆ controllo del budget

◆ fatturazione e reportistica

◆ adempimenti ECM

◆ rilevazione presenze

◆ calcolo crediti ECM

Il database del gestionale può inoltre interagire con i sistemi utilizzati per il tracciamento delle presenze, come per esempio il badge elettronico: il sistema registra ora di entrata e di uscita accanto al nome di ogni singolo partecipante, garantendo così il controllo necessario per il conferimento dei crediti. Al termine dell’evento sarà il software stesso a calcolare automaticamente i crediti da attribuire a ciascun partecipante, tenendo conto non solo delle presenze ma anche dell’esito della verifica di apprendimento, che potrà essere corretta elettronicamente (nel caso di un questionario a scelta multipla) o manualmente.

Gestionali as a service

L’evoluzione dei sistemi gestionali sta andando nella direzione del “servizio”, ossia dell’utilizzo non più tramite l’acquisto del software, ma per mezzo di canoni di consumo di software posizionati su cloud remoti. La tendenza sarà infatti quella di allineare i processi di lavoro verso standard condivisi e globali, con un framework comune che, al netto delle personalizzazioni necessarie a ogni azienda, dovrebbe avere l’obiettivo di ottimizzare i processi di lavoro.

Una questione di connessione

Qualunque evento medico di qualsiasi dimensione e format ha esigenze di connessione alla rete internet, tanto che si tratta di un aspetto che si potrebbe dare quasi per scontato. Questo non può però avvenire per chi organizza l’evento, che sa come la sua buona riuscita sia strettamente dipendente dall’efficienza della connettività presente nella sede congressuale. Non solo, a eventi diversi corrispondono esigenze diverse, in base al format dell’evento, al numero di relatori da remoto e delle sale connesse, al tipo di presentazioni, al numero di partecipanti, alle interazioni via web e così via. Ecco perché serve avere chiare le esigenze di connettività. Capiamo di più.

Una questione (anche) di budget

Se conoscere le esigenze di connettività (assicurarsi che sia disponibile o provvedere all'eventuale acquisto) è la conditio sine qua non di qualsiasi congresso, la questione non è da sottovalutare già in fase preparatoria per un motivo molto preciso, ossia la previsione di budget. Più infatti si necessita di una connettività potente e articolata, più questa potrebbe avere un costo che non si può non valutare nel budget preliminare per una stima realistica della sostenibilità economica dell’evento. Questo eviterà di avere “brutte sorprese” in un secondo momento e darà la possibilità di fare scelte oculate, optando eventualmente per tagli su altre voci di spese meno indispensabili, così come, viceversa, di orientare le scelte organizzative sin dall’inizio. L’organizzatore deve quindi accertarsi che la struttura dove si svolge l’evento sia in grado di soddisfare tutte le necessità di connessione e, in caso contrario, rivolgersi a un service tecnico esterno. L’ acquisto della banda e del wi-fi (se necessario) è da negoziare subito, in fase di selezione della location, perché richiederli successivamente, una volta firmato il contratto, risulterà molto più costoso. Consigliabile anche acquistare banda in eccesso piuttosto che in difetto: se all’ultimo momento ci si rende conto che la banda acquistata non è sufficiente, l’upgrade sarà poi molto costoso.

Qualche definizione

Per avere chiare le esigenze di connettività è necessario prima di tutto chiarire alcuni concetti base. Vediamone alcuni.

Larghezza di banda

La larghezza di banda esprime la quantità di dati che un canale di connessione può ricevere (download) o trasmettere (upload) in un dato periodo di tempo. Quanto è più ampia la banda, tanti più dati potrà trasmettere e ricevere in un tempo più breve. È misurata in Megabits al secondo (Mbps). L’organizzatore del congresso deve verificare l’ampiezza di banda messa a disposizione dalla sede dell’evento e, se non sufficiente a coprire le esigenze, può portare una “propria” banda incaricando il fornitore di tecnologia.

Connessione di rete cellulare 4G o 5G Sono i due più comuni protocolli di rete mobile. Per ciò che riguarda l’uso che i partecipanti fanno di internet nelle varie funzionalità di interazione o fruizione dei contenuti online proposte durante i congressi, le reti cellulari sono in genere sufficienti a coprire il fabbisogno del singolo utente. Questo a patto che nella location dell’evento la ricezione dati sia ottimale e che i partecipanti all’evento siano tutti italiani, dotati quindi di un piano dati cellulare flat o a basso costo. Se invece la location non ha una ricezione ottimale dei segnali 4G o 5G, oppure se i partecipanti sono di provenienza internazionale, quindi senza un piano dati italiano, è opportuno installare una rete wi-fi.

Connessione internet wi-fi

Il wi-fi è la tecnologia che trasmette la larghezza di banda in un’area affinché possa essere ricevuta dai dispositivi wireless (smartphone, tablet, computer). Il segnale wi-fi è trasmesso ai dispositivi dai cosiddetti “hotspot” installati nella location. Se gli hotspot sono obsoleti o in numero insufficiente, il segnale non basterà per tutti dappertutto. Per stabilire qual è la larghezza di banda necessaria per il wi-fi dedicato ai partecipanti, la regola di massima è che sono necessari fino a 25 Mbps (megabit per secondo) per 100 partecipanti “ad alto consumo” di banda (video, applicazioni partecipative, operazioni online) e 10 Mbps per 100 partecipanti “a basso consumo” di banda (email, navigazione generica). La valutazione va quindi fatta sul tipo di uso che gli utenti faranno del wi-fi, se solo un utilizzo generico per navigazione, email e social media oppure anche per app specifiche di interazione con i relatori o altri partecipanti, download di file pesanti, visualizzazione di contenuti on demand.

Connessione internet cablata

Diversamente dalle reti cellulari e dal wi-fi, la rete cablata è quella che consente di collegare diversi dispositivi a internet mediante cavi. Un’estremità del cavo è collegata a una presa Ethernet (del router o a parete), mentre l’altra estremità è collegata al computer o ad altri dispositivi. La rete cablata è sempre più affidabile e veloce delle reti wireless: tende a interrompersi con meno frequenza, non è influenzata da fattori architettonici come muri o pareti e non è “condivisa” con altri utenti.

Streaming

Lo streaming è un flusso monodirezionale di dati audio/video, trasmessi da una sorgente a una o più destinazioni tramite la rete internet, che vengono riprodotti a mano a mano che arrivano a destinazione (i dispositivi degli utenti collegati). I dati in streaming sono generalmente trasmessi in formato compresso per alleggerire il carico sulla rete; nello streaming in diretta la compressione determina un ritardo nel flusso che può variare dai dieci ai quaranta secondi. L’ampiezza di banda necessaria a uno streaming non dipende dal numero di persone che vi si collegano da remoto, bensì da quanti streaming sono necessari per una sessione. Per esempio, se una presentazione deve essere trasmessa in streaming in 3 lingue (la lingua del relatore e due traduzioni simultanee), significa che si devono utilizzare 3 canali streaming, ognuno dei

Il consumo di wi-fi per i partecipanti

BASSO Consumo Uso

✔ email,

✔ navigazione standard

✔ social media,

✔ applicazioni web,

MEDIO

ALTO

✔ demo video

✔ video,

✔ Q&A,

✔ live polling,

✔ applicazioni interattive,

✔ realtà aumentata

quali porta il segnale video (uguale per tutti) e il segnale audio della lingua specifica che arriva dal traduttore.

Videoconferenza

È un’applicazione che permette la trasmissione bidirezionale di audio, video e dati da un dispositivo a un altro attraverso un collegamento internet. Diversamente dallo streaming, la videoconferenza non subisce un ritardo nella trasmissione del flusso di dati in diretta, ed è per questa ragione che i relatori di un congresso, quando intervengono da remoto, sono sempre collegati in videoconferenza, permettendo così l’interlocuzione in tempo reale con la platea on site. Le piattaforme web di gestione degli eventi in genere integrano applicazioni di videoconferenza anche di terzi (per esempio Zoom o similari).

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L'importanza della comunicazione

Come si promuove e si racconta un congresso medico? E da dove si parte per una comunicazione efficace? Anche per gli eventi medico-scientifici sito web, social, newsletter e non solo sono diventati canali indispensabili per veicolare informazioni, ma anche temi e valori dell’evento, alimentando una community che sempre più spesso si “incontra” online in una dimensione spazio-temporale che dilata la durata stessa del congresso. In questo capitolo vediamo i principali aspetti della comunicazione, soprattutto digitale, di un evento medico-scientifico.

Definire la strategia

Come ogni progetto, anche un evento non può prescindere dalla comunicazione. In generale, significa farlo conoscere, promuoverlo, accrescerne la brand awareness, anche in termini di autorevolezza, attirare i potenziali partecipanti e, una volta che sono diventati tali, fidelizzarli,

DA RICORDARE

Per una strategia di comunicazione efficace è bene definire con precisione a quale audience puntare senza troppe generalizzazioni. Certo, un congresso di cardiologia si rivolge ai cardiologi, ma potrebbe non bastare. Per questo vanno individuate le cosiddette buyer personas, profili fittizi dei partecipanti tipo, attraverso caratteristiche reali secondo diversi modelli messi a punto e aggiornati dagli esperti di marketing (che possono comunque essere personalizzati a seconda delle esigenze specifiche). Individuare un massimo di 4-5 buyer personas aiuta a entrare meglio “in contatto” con i possibili partecipanti e a definire una comunicazione più in linea con le loro esigenze.

ma anche stimolare relatori, sponsor e così via. Tutto questo attraverso una serie di azioni che dipendono dagli obiettivi che ci si è prefissati. Ecco perché, per definire un piano di comunicazione che funziona, è fondamentale partire dalla strategia e, ancor prima, dall’analisi dei punti di forza e di debolezza dell’evento, dei competitor e del mercato.

Solo con una strategia chiara e ben definita si andranno poi a definire strumenti e mezzi attraverso i quali attuare il piano di comunicazione.

Comunicazione offline e online

Poster dell’evento in ospedali e università, brochure da distribuire ai congressi, partecipazione a eventi e così via sono tutte azioni di marketing che ancora hanno un ruolo nella promozione di un congresso. È indubbio però che la comunicazione digitale da qualche anno a questa parte si è ritagliata un ruolo molto importante anche per quanto riguarda i congressi medici. Sito web, blog, newsletter, social media sono diventati canali indispensabili di cui anche questo settore congressuale ha imparato a sfruttare le potenzialità in termini di ingaggio e multicanalità.

Perché una community online

Tra i grandi cambiamenti che la digitalizzazione degli eventi ha portato c’è la percezione di un nuovo modo di intendere il “tempo” dell’evento, che più che mai è una linea continua tra il “prima”, il “durante” e il “dopo”.

Questo accade sempre più anche per gli eventi medici, che naturalmente conoscono bene il valore della comunità, ma stanno imparando a “coltivarla” anche online.

Le community online sono infatti un ottimo modo di attirare e trattenere partecipanti, relatori, professionisti in un unico “luogo”, che non deve essere per forza un canale social, ma anche il sito dell’evento, una newsletter, e tutto quello che permette di mantenere un contatto tra un’edizione e l’altra, così come di generare momenti di confronto diretto e di scambio, come possono essere webinar, talk online e non solo.

Puntare sui contenuti

Le community online, attraverso un piano di comunicazione efficace, si alimentano con i contenuti, centrali per raggiungere gli obiettivi prefissati dalla strategia. Certamente campagne pubblicitarie classiche - TV, radio, stampa - e digital sono sempre da prendere in considerazione, ma è appunto grazie ai contenuti digitali che possiamo raccontare un congresso prima, durante e dopo. Vediamo qualche esempio.

Content marketing

Il content marketing comprende tutte le tecniche che permettono di ottenere risultati misurabili grazie a contenuti online, come articoli del blog, video, podcast e molto altro. L’obiettivo diretto non è quello di “vendere” il congresso, o almeno non direttamente, ma quello di informare, ingaggiare e intrattenere gli utenti (partecipanti e potenziali tali, ma anche sponsor) al fine di creare con loro una relazione duratura. Come? I contenuti si devono fare “trovare” da coloro che sui motori di ricerca cercano informazioni e le trovano grazie, per esempio, a un articolo pubblicato sul sito del congresso, a un post sulla pagina Linkedin, a una video-intervista. Più un contenuto risponde alle “regole” dell’inbound marketing e più è probabile che appaia tra i primi risultati dei motori di ricerca. A differenza dell’advertising, il content marketing punta infatti sul traffico organico, ossia generato appunto dalle ricerche dell’utente che sta cercando informazioni sul web. Ovviamente parlando di congressi medico-scientifici è importante che i contenuti siano quanto più specifici e in linea con quelle che possono essere le ricerche di un medico, che per esempio non cercherà “come curare l’aritmia” come un utente qualsiasi, ma qualcosa di molto più specifico, formulato con termini tecnici e in linea con la sua professione. Anche nel content marketing è infatti fondamentale definire le buyer personas, per produrre contenuti che rispondano a interessi specifici. Da tenere a mente quindi che, soprattutto quando la nostra audience è “di nicchia”, con il content marketing non serve puntare ai grandi numeri, bensì assicurarsi di raggiungere il pubblico giusto.

Brand journalism

Come si racconta un congresso medicoscientifico? Per puntare sui contenuti si può scegliere il brand journalism, una strategia di comunicazione aziendale che si fonda sui principi e sulle tecniche giornalistiche. Fare giornalismo

Gli obiettivi della comunicazione

Promuovere il congresso per raccogliere iscrizioni, sponsor, generare interesse, stimolare i relatori

Coinvolgere la community online prima, durante e dopo l’evento

Accrescere la brand awareness del congresso

d’impresa significa comunicare non per vendere, ma per informare, rivolgendosi direttamente al proprio pubblico: il congresso si pone come fonte di informazione su ciò che interessa alla sua audience e la sua comunicazione diventa quindi autorevole e affidabile. Da un certo punto di vista il funzionamento può essere simile a quello del content marketing, che però punta al coinvolgimento dell’utente in termini di partecipazione alla community online portandolo a compiere azioni (iscrizione all’evento, partecipazione a un webinar e altro). Il brand journalism invece punta a costruire l’immagine dell’evento e a veicolarne i valori attraverso l’informazione, per esempio con un magazine online o, più facilmente, con contenuti giornalistici da pubblicare in una sezione del sito, sui social ecc.

I canali della comunicazione

Solo dopo avere ben chiara la strategia di comunicazione, si possono decidere i canali da utilizzare. Non è una scelta semplice, che spesso viene condizionata da “falsi miti” come: “voglio usare Instagram perché lo usano tutti”. Anche la scelta dei canali deve infatti partire dagli obiettivi della comunicazione, oltre che da un’analisi dei

comportamenti dei potenziali partecipanti, del mercato e dei canali già attivati dalla società scientifica committente (stanno funzionando? come sono utilizzati?).

Vediamo i canali principali.

Sito web

Il sito web è “la casa” dell’evento, il luogo digitale dove tutto quello che ruota intorno al congresso deve essere presente e facilmente consultabile. Ne parliamo più diffusamente nelle pagine successive.

Newsletter

Puntare su una newsletter informativa può rientrare in un piano di comunicazione che valorizza i contenuti. In che modo? Una newsletter può contenere articoli pubblicati sul sito dell’evento, oppure “pillole” sui temi dell’evento attraverso approfondimenti, anticipazioni, interviste ai relatori, oltre che le principali informazioni e novità.

Una newsletter, di solito periodica, serve a:

✓ comunicare informazioni sull’evento

✓ aggiornare sui temi dell’evento

✓ tenere alta l’attenzione con anticipazioni (prima), interviste e approfondimenti (durante e dopo)

✓ coinvolgere l’utente, prevedendo anche “call to action” (esempio: scarica il pdf).

✓ evidenziare gli highlight dell’evento

✓ inviare contenuti on demand da fruire prima e dopo l’evento

DEM (direct e-mail marketing)

Il direct e-mail marketing è tra i canali che potenzialmente generano una maggiore percentuale di conversioni, ossia di iscrizioni, anche se il nostro consiglio è quello di includerlo sempre in un piano più ampio per poterne sfruttare appieno le potenzialità. Una Dem, rispetto a una newsletter, ha un carattere più commerciale e serve a promuovere l’evento e a informare il partecipante, una volta iscritto, con tutte quelle che sono le scadenze, così come i possibili servizi accessori da acquistare e così via.

Social media

Meglio Facebook o Linkedin? Meglio usare la pagina della società scientifica o crearne una nuova per l’evento? La risposta è: dipende. Anche per quanto riguarda i social media infatti serve una strategia ben definita in base a obiettivi che potrebbero essere: aumentare le visualizzazioni, aumentare le interazioni, o ancora aumentare

i follower e il loro ingaggio. Una volta avviata la strategia, si devono considerare i dati: come stanno andando i post? Stiamo raggiungendo gli obiettivi? Questo aiuterà a “correggere” se serve la strategia social, puntando magari su un canale diverso da quello che si era individuato all’inizio o privilegiando le tipologie di post che funzionano di più.

La strategia social non deve trascurare:

◆ social copywriting, per cui come per tutti gli altri aspetti della comunicazione è bene affidarsi a professionisti. Cosa pubblicare nei post? Facciamo qualche esempio: prima dell’evento, oltre alle informazioni utili, si può puntare sulle novità (un nuovo relatore?), ma anche su backstage, anticipazioni, e così via. Durante l’evento highlights, commenti, contenuti in diretta e così via aumentano l’ingaggio e dopo interviste, anticipazioni sulla nuova edizione, commenti dei partecipanti sono altre idee per post ingaggianti

◆ user generated content (UGC), i partecipanti possono iniziare a parlare dell’evento sui social o a commentare i contenuti che pubblicate sul sito dell’evento prima del suo inizio, così come naturalmente durante e dopo. I contenuti UGC sono una cassa di risonanza preziosa per un evento, che vanno sempre monitorati (per questo è sempre utile prevedere un hashtag dell’evento).

Non dimenticate il tono di voce

Il tono di voce - o, in inglese “tone of voice”rappresenta il modo in cui un’organizzazione si esprime attraverso i suoi contenuti. Quest'aspetto non può essere sottovalutato, poiché è strettamente legato all'identità del brand, e nel nostro caso dell’evento, che deve essere unica e facilmente riconoscibile. Il tone of voice è anche il modo in cui l'organizzazione si relaziona con il suo pubblico ed è ciò per cui viene riconosciuta. Ma ha davvero senso parlare di tono di voce per un congresso medico-scientifico? Certamente si tratta di un segmento che non ammette scelte troppo azzardate, ma è anche vero che oramai anche i congressi medici si sono sdoganati da stili obbligatoriamente “seriosi”, senza che venga meno l’autorevolezza. Per scegliere il giusto tone of voice si deve tenere a mente che dovrà essere coerente con il tono di voce di chi organizza l’evento.

Il sito web: la casa digitale del congresso

Promuovere l’evento, veicolare informazioni e contenuti di approfondimento, ma anche raccontare le diverse edizioni, ingaggiare la community e farsi trovare dai motori di ricerca. Il sito web del congresso serve a tutto questo e a molto altro, e tanto conta anche l’esperienza di navigazione degli utenti, non solo prima dell’iscrizione, ma anche dopo. Ecco perché il sito web è uno dei canali principali della strategia di comunicazione del congresso, che può essere costruito e personalizzato ad hoc. Vediamo più nel dettaglio a cosa serve il sito web di un evento medico e le sue principali caratteristiche.

Non una semplice vetrina

Il sito web non è una semplice vetrina, ma la “casa digitale” del congresso. È il luogo dove, a differenza per esempio dei social che dipendono da algoritmi gestiti da altri, tutto può essere deciso secondo la propria strategia di comunicazione.

Prima di tutto, il sito è lo strumento per eccellenza grazie al quale l’evento si fa trovare sul web ed è per questo che tutto deve essere fatto con un occhio di riguardo alla SEO (Search Engine Optimization), l’insieme di attività che appunto permette di migliorare la sua posizione sui motori di ricerca. Questo vale per la struttura e per la scrittura dei contenuti. Tutto deve essere organizzato per risultare il più “user-friendly” possibile: non dimentichiamo che l’utente in cerca di informazioni vuole trovarle subito e navigare con facilità verso quello che più gli interessa. Le informazioni che un sito di un evento può contenere sono molte, per questo è sempre necessario organizzarlo al meglio.

Oltre a questo, non è da dimenticare che un sito deve sempre essere responsive, ossia fruibile da mobile, computer, tablet.

Informazioni sempre aggiornate, prima di tutto

Sembra scontato ma non lo è: il sito deve contenere tutte le informazioni utili sul congresso. Questo

significa in primis mettere in chiaro sempre le coordinate: nome del congresso, luogo, data. Queste info devono essere ben visibili sin dalla prima occhiata, l’utente non le deve cercare perché, soprattutto se non conosce il congresso, potrebbe decidere di uscire dal sito prima del tempo.

Considerate anche che non sempre chi naviga sul web approda al vostro sito dalla homepage. A meno che conosca l’indirizzo preciso (dominio) o cerchi proprio il vostro congresso, è molto più probabile che un utente arrivi a una pagina interna del sito, magari perché sta effettuando una ricerca sul motore di ricerca. Per esempio, se sta cercando ‘congressi di cardiologia Milano 2024’, oppure temi più specifici che riguardano i contenuti dell’evento. Ecco perché questo tipo di informazioni dovrebbero essere sempre esplicitate o comunque facilmente recuperabili.

Altro aspetto fondamentale è l’aggiornamento delle informazioni sul programma:

● eventuali crediti ECM

● chi sono gli sponsor

● chi sono i relatori

● informazioni logistiche: alberghi ufficiali, indicazioni stradali e così via.

Questo tipo di informazioni e altre possono essere anche organizzate nelle FAQ (frequently asked questions) con le risposte alle domande

più frequenti (chi può partecipare al congresso?, Quanto costa l’iscrizione? Come pagare l’iscrizione? per fare alcuni esempi). Non solo: l’utente deve essere “incoraggiato” a iscriversi potendo trovare facilmente il link di iscrizione e attraverso le “call to action” (CTA) ossia l’invito a fare qualcosa, come appunto iscriversi, scaricare il programma, scaricare un e-book, vedere un webinar e così via. Se nell’esperienza di un e-commerce, CTA molto dirette come “compra”, “acquista ora” e simili sono comuni, è ovvio che nel caso di un congresso medico si possono scegliere espressioni meno imperative, più in linea con il contesto e secondo quello che abbiamo detto sul tono di voce. La CTA più diffusa, ma anche generica è “Scopri di più”, ma potrebbe essere per esempio anche “Scopri il programma”, “Vai all’iscrizione”, e molto altro.

Il dominio del sito

Per creare un sito serve un hosting, ovvero uno spazio sul web, che si deve rinnovare di volta in volta, di solito ogni anno, comprare un dominio e un CMS, ossia un content management system. Il più conosciuto e utilizzato è Wordpress, ma ne esistono altri come per esempio Joomla e non solo, oltre al fatto che è possibile scegliere un CMS proprietario, personalizzato sulle singole esigenze. Per tutti questi aspetti, così come per tutta la costruzione del sito compresi i contenuti, è sempre bene affidarsi a professionisti: web master, SEO specialist, SEO copywriter in primis. Fatta questa premessa, un passaggio fondamentale è la scelta del dominio, ossia il nome dell’evento (www. miocongresso.it). Naturalmente la prima opzione da considerare è il nome del congresso, di solito per quelli medici è preferibile la sigla perché più sintetica, anche se meno esplicita. Tra i dubbi più

DA RICORDARE

 Il programma dell’evento deve essere chiaro, dettagliato e facilmente accessibile dalla homepage e da tutte le pagine del sito a cui l’utente può approdare attraverso i motori di ricerca.

 La pagina dei contatti è molto importante per permettere a chiunque ne avesse necessità di contattare la segreteria organizzativa scrivendo una e-mail o facendo una telefonata.

frequenti rispetto alla scelta del nome del dominio ci sono di solito: metto o non metto l’anno? Metto o non metto la città dove si svolge? e così via. La risposta dipende sempre dal contesto, ma come indicazione generale si può considerare che se un evento, come per quelli annuali o periodici, si ripete di edizione in edizione, è meglio evitare l’anno nel dominio, così da potere utilizzare sempre lo stesso. Questo proprio per il principio che il sito è la “casa” dell’evento: potrà poi avere sezioni dedicate alle varie edizioni, così che gli utenti possano farsi un’idea e decidere di conseguenza di partecipare alla prossima.

Un touchpoint importante per la community

Il sito, come si può capire, non serve solo per veicolare informazioni sull’evento e guidare all’iscrizione. Se questo resta il fine ultimo di tutte le azioni, ci sono molti motivi per curare al meglio i contenuti digitali. Prima di tutto, se un utente ha avuto una buona esperienza di navigazione tanto da decidere di iscriversi, ci si deve assicurare che questa “esperienza” continui anche dopo l’iscrizione e che prima, durante e dopo l’ingaggio e la partecipazione restino alti. Anche chi partecipa per la prima volta, come abbiamo già accennato, deve potersi fare un’idea dell’evento ed è per questo che nel caso di più edizioni si dovrebbe prevedere una sezione dedicata, dove raccogliere, divisi per anno, i contenuti (highlights, interviste, approfondimenti, video, immagini, atti e così via) di quelle passate, ben organizzati e di facile fruizione. In questo modo il sito diventa anche la “memoria” storica dell’evento, che altrimenti, almeno sul web, andrebbe persa. Tutto questo porta anche ad accrescere e migliorare la “brand identity” dell’evento. Ecco perché altro aspetto da considerare sono le tempistiche: quando fare il sito? Soprattutto se non è ex-novo (ma anche in questo caso) è importante pubblicare il sito non appena si hanno le informazioni fondamentali da veicolare, che poi potranno essere implementate mano a mano. Giocare d’anticipo è importante per non perdere la possibilità di intercettare le persone potenzialmente interessate.

News, aggiornamenti e materiale stampa

Oltre al programma ben organizzato e aggiornato, tutte le informazioni e così via, sul sito si può/ deve pubblicare tutta una serie di contenuti che come abbiamo visto hanno lo scopo di

A cosa serve il sito web dell'evento?

Informare: gli utenti trovano tutte le informazioni relative all’evento sempre aggiornate

Promuovere: i contenuti del sito fanno trovare l’evento sui motori di ricerca

Aggiornare: prima, durante e dopo l’evento il sito può essere aggiornato con interviste, notizie, approfondimenti

informare, aggiornare e ingaggiare i partecipanti prima, durante e dopo l’evento. Per esempio si può prevedere una sezione dedicate alle news: novità sull’evento come un nuovo relatore, ma anche rispetto ai temi trattati dall’evento e così via. Tra i contenuti organici di un sito - ossia quelli non contenuti nelle sezioni a pagamento - ci possono essere anticipazioni sui temi dell’evento, interviste a relatori, specialisti, e nel post anche a partecipanti, approfondimenti su aspetti emersi dall’evento e così via. Si tratta delle sezioni più “vive” del sito dove la community tornerà volentieri per scoprire nuovi contenuti, interagire, scambiare opinioni.

Un sito può diventare anche un punto di riferimento per la stampa, che potrà trovare informazioni aggiornate, immagini, contatti, sia che si decida di organizzare una sezione con i comunicati stampa sia che i giornalisti vogliano approfondire attraverso i contenuti online, le news e - se previsto - il blog.

Blog sì o no?

Contenuti come interviste, approfondimenti scientifici, video, aggiornamenti e così via possono

Ingaggiare: il sito è un touchpoint per la community anche tra un’edizione e l’altra dell’evento

Assistere: se si prevede una live chat il sito diventa anche uno strumento di customer care per i partecipanti

Mettere in contatto: sul sito l’utente trova i contatti (e-mail e telefono) della segreteria organizzativa

essere organizzati in diverse sezioni del sito, a seconda della tipologia, magari con un richiamo in homepage di quelli che si vogliono mettere in evidenza. Si può prevedere una sezione dedicata alle "news", così come un blog, che però non si deve considerare come il “contenitore” di tutto quello che si produce. Questo perché il blog, per poter funzionare in ottica di content marketing, deve avere un obiettivo preciso e, di conseguenza, una strategia e un calendario editoriale studiati ad hoc. Per esempio un obiettivo di breve termine potrebbe essere la promozione del congresso, oppure, nel medio-lungo termine, quello di accrescere l’autorevolezza del congresso. In questo caso, un blog potrebbe funzionare proprio con i contenuti che abbiamo visto come esempi, ma tutto dovrà essere studiato nei minimi dettagli e soprattutto ci si dovrà impegnare ad aggiornarlo regolarmente. Una volta aperto, abbandonare il blog o lasciare passare troppo tempo tra la pubblicazione di un contenuto e il successivo potrebbe essere controproducente e non portare agli obiettivi prefissati, azzerando di fatto gli sforzi che si sono fatti per realizzarlo.

Gestire inviti e iscrizioni dei partecipanti

Come si scrive un “save the date” efficace e quando mandarlo? E cosa non può mancare nell’invito ufficiale dell’evento? Si tratta di passaggi importanti da un lato per attirare l’attenzione dei potenziali partecipanti e dall’altro per fornire in maniera chiara tutte le informazioni utili da cui può dipendere la decisione di iscriversi da parte di chi li riceve. In questo capitolo vediamo nel dettaglio i diversi passaggi e come gestire al meglio le iscrizioni.

Primo passo: il save the date

Il save the date è la prima comunicazione sul congresso da mandare a tutti i potenziali interessati: è l’annuncio dell’evento e l’invito a segnarsi la data in agenda per poter organizzare la propria partecipazione.

DA RICORDARE

La principale preoccupazione degli organizzatori, in fase di invio degli inviti, è spesso quella di non riuscire a raccogliere iscrizioni sufficienti, ma è bene fare attenzione a che non si verifichi il fenomeno opposto, cioè avere più iscritti – soprattutto a sessioni collaterali, workshop, simposi ecc. – di quelli che in effetti si possono gestire in termini di dimensioni della sala o di rapporto numerico tra docenti e discenti (e quindi di crediti ECM). Per evitare il sovraffollamento di singole sessioni è utile prevedere una pre-iscrizione o scelta opzionale del partecipante, che per esempio indica in ordine di preferenza le sessioni cui desidera prendere parte e a cui l’organizzatore si riserva di rispondere. Solo se ci sono ancora posti disponibili si dà la possibilità di completare il processo di registrazione versando la relativa quota.

Il “save the date” è inviato via email con congruo anticipo rispetto alla data di inizio dell’evento, e pertanto di solito non contiene molti dettagli perché l’organizzazione è ancora in divenire. Tuttavia, per motivare le persone a segnarsi davvero la data e a considerare la partecipazione, è pur sempre necessario fornire elementi che suscitano interesse: oltre a data, luogo e società scientifica promotrice, questo primo messaggio deve quindi già contenere indicazioni sui temi principali del congresso o un’anticipazione sui relatori di spicco. Non dimenticare di inserire il link del sito web dell’evento e i contatti della segreteria organizzativa cui rivolgersi per avere informazioni. L’obiettivo del “save the date” deve essere infatti quello di “catturare” l’attenzione del possibile partecipante e iniziare una relazione che si auspica possa essere duratura.

L’invito che funziona

Al "save the date" fa seguito l’invito vero e proprio, che va inviato con tempistiche congrue per permettere al destinatario di organizzare la propria partecipazione, ma non troppo in anticipo per evitare che il congresso sia percepito come un accadimento ancora lontano nel tempo. L’invito conterrà le informazioni che servono al destinatario per poter valutare se partecipare o meno e, soprattutto, le indicazioni affinché si possa iscrivere immediatamente. Quindi: data, luogo, orario, titolo dell’evento, comitato scientifico e link al programma completo.

Ben visibile nel corpo del messaggio ci dovrà essere inoltre il link al form di registrazione, dove si illustrano le diverse quote d’iscrizione (se differenziate) e cosa comprendono, le opzioni separate di iscrizione al programma sociale e alla cena sociale (se rilevante), le indicazioni sugli eventuali alberghi convenzionati e sulle procedure per prenotarli.

La comunicazione su quote, tempi e modalità di pagamento

Se il congresso è promosso da un’associazione medico-scientifica, le quote di iscrizione di solito differiscono per soci e non soci, ma possono

Gestire l’iscrizione all’evento

Save the Date Invito

1 2 3

✔ promotore

✔ data

✔ luogo

✔ temi

✔ relatori

✔ link al sito

✔ contatti

✔ promotore

✔ data

✔ luogo

✔ titolo del congresso

✔ comitato scientifico

✔ link al programma

✔ link al form di iscrizione

anche differire a seconda del momento in cui sono effettuate (una early registration può dare diritto anche al 10-20% di sconto rispetto a una late registration) o delle diverse categorie professionali che si iscrivono.

Deve comunque essere sempre ben chiaro che cosa comprende la quota di iscrizione e se il congresso offre servizi che devono essere pagati a parte (per esempio, cena sociale, programma sociale e così via).

Tutte queste informazioni devono essere specificate sul sito, con una chiara definizione dei tempi, dei costi e delle modalità di pagamento di ciascuna categoria o casistica oltre che essere presenti, o facilmente recuperabili, dall’invito. Egualmente è da specificare il trattamento dei casi di annullamento: se e in che misura è previsto un rimborso della quota versata ed entro quale data tale rimborso sarà erogato. Di solito si corrisponde a 30 o 60 giorni dal termine dell’evento, quando si ha il quadro dell’effettivo saldo economico della manifestazione.

Il GDPR in breve

Direttamente correlato al tema degli inviti, e più in generale a quello del marketing e della comunicazione dell’evento, è il Regolamento europeo sulla protezione dei dati (General Data

Comunicazione su quote e iscrizione

✔ tariffe per early booking

✔ servizi compresi nellaquota

✔ servizi da acquistare a parte

✔ policy per annullamento

Protection Regulation, abbreviato in GDPR), che impone agli organizzatori congressuali, come a chiunque, di gestire, archiviare e trattare i dati dei partecipanti partendo dall’assunto che per poter raccogliere e usare dati personali, cioè le informazioni riconducibili a una persona, occorre informare l’interessato e raccogliere il suo consenso, sia per i dati comuni che per i dati sensibili.

I flussi di dati dalle società scientifiche ai partner

Anche le società medico-scientifiche si sono attrezzate per adeguarsi al GDPR: le loro principali attività, sia come promotori di congressi ed eventi formativi sia per la ricerca clinica, comportano la gestione di grandi volumi di dati personali di cui è necessario identificare, analizzare e impostare il corretto flusso da e verso tutti i partner coinvolti (aziende sponsor, organizzatori, provider ECM, etc.).

Cosa deve fare l’organizzatore congressuale

Di seguito alcuni esempi di come le prescrizioni del GDPR entrano nella pratica professionale dell’organizzatore congressuale legata alla comunicazione dell’evento, all’invio degli inviti e alla gestione dei dati di iscrizione.

➤ Il database dell’associazione medica

Se l’associazione mette a disposizione dell’organizzatore congressuale un database da utilizzare per promuovere un evento, l’organizzatore deve accertarsi preventivamente che i dati siano corretti e acquisiti legalmente, poi farsi nominare responsabile del trattamento dei dati e infine definire in un contratto le regole e i limiti di utilizzo degli stessi.

➤ I dati di chi si iscrive autonomamente

Per le iscrizioni a congressi ed eventi non è più necessario avere un consenso espresso per la

gestione dei dati del partecipante.

Se il partecipante si iscrive autonomamente all’evento (o alla newsletter) autorizza implicitamente a utilizzare i propri dati personali per l’iscrizione. È comunque necessario che l’informativa sul trattamento dei dati sia disponibile e che ci sia un segnale (flag o altro) con cui il partecipante può confermare di averne preso visione.

➤ La promozione di eventi simili ma diversi

Se l’organizzatore vuole utilizzare l’indirizzo e-mail del partecipante per una futura promozione di eventi della stessa linea scientifica o commerciale non sono necessari né autorizzazione esplicita né consenso preventivo. Se invece vuole utilizzare i dati dell’iscrizione per promuovere eventi di altri settori, eventi commerciali, o vuole cedere i dati a terzi, è necessario avere un esplicito e preventivo consenso.

➤ I dati personali ricavati dal web

I dati personali disponibili su internet si possono utilizzare ma ad alcune condizioni.

Se il soggetto individuato è potenzialmente interessato alla comunicazione da inviargli, l’uso è legittimo, ma occorre allegare (o linkare) l’informativa per il trattamento dei dati e inserire un disclaimer in cui si comunica che il dato è stato recuperato da internet, dando così la possibilità all’utente di cancellare la propria iscrizione alla mailing list e non ricevere più ulteriori comunicazioni.

Call for abstracts: l’invito per la comunità scientifica

La comunicazione di un congresso non è finalizzata soltanto a generare iscrizioni o reclutare sponsor, ma anche a raccogliere quei contributi scientifici che andranno a costituire l’ossatura del programma congressuale. In questo caso il comitato scientifico del congresso emette una “call for abstracts”, cioè un invito rivolto a tutti i membri della comunità scientifica di riferimento a presentare un lavoro, uno studio o un contributo scientifico da inserire nel programma delle relazioni, delle comunicazioni orali o della sezione poster del congresso. Vediamo come si redige una call for abstracts e come sottoporre la proposta di un contributo scientifico

Cosa indicare in una call for abstracts

La “call for abstracts” deve essere accompagnata da indicazioni sui criteri in base ai quali gli abstract vengono valutati e ammessi nel palinsesto del congresso. Per esempio, occorre spiegare quali sono i requisiti richiesti a uno studio per poter essere presentato al congresso, chi sono i revisori e quali i loro parametri di giudizio, quali i criteri per cui gli abstract saranno accettati come comunicazioni orali (per esempio i tre migliori di ogni area disciplinare) oppure come poster (i restanti).

Il comitato scientifico del congresso deve inoltre specificare se il materiale deve essere originale o può essere già stato pubblicato, se il tema dell’abstract deve riprendere uno dei temi del congresso o può essere anche solo correlato, se l’autore deve essere membro dell’associazione promotrice del congresso o se può esserne esterno.

Nell’invito si chiede in genere all’autore di specificare durata e struttura della relazione, oltre che l’eventuale tempo di discussione con i partecipanti. Alcuni comitati scientifici

DA RICORDARE

L’abstract, per essere sottoposto al comitato scientifico, deve essere chiaro, redatto in maniera accurata e riportare le informazioni più importanti sullo studio o lavoro in questione. Chiarezza, concisione ed esaustività sono infatti caratteristiche necessarie affinché venga valutato positivamente e accettato per essere approfondito come relazione, comunicazione orale o poster.

chiedono agli autori di indicare qual è la forma di presentazione che preferiscono (se comunicazione orale o poster), riservandosi poi la facoltà di accettare o meno l’indicazione. Se sono previsti premi o menzioni speciali è bene che le linee guida specifichino in quali categorie competono gli abstract (miglior poster, miglior giovane autore, etc.), e specificare le tabelle dei punteggi.

Le linee-guida per struttura, contenuti e regole di scrittura

Le società medico-scientifiche di solito sviluppano proprie linee guida su come compilare un abstract in termini di struttura, contenuti e regole di scrittura. Tali linee guida, che spesso fanno riferimento agli standard internazionali delle pubblicazioni scientifiche, sono molto specifiche e rigorose, e includono anche indicazioni sulla lunghezza del testo, sulle norme redazionali e perfino su tipo e dimensione del carattere. Il fine è quello di garantire uniformità di presentazione fra tutti gli abstract, e affinché le linee guida siano effettivamente adottate occorre comunicarle per tempo ai membri della comunità scientifica cui è rivolto il congresso.

Cosa indicare nella call for abstracts

requisiti dei contenuti scientifici

revisori e parametri di giudizio

criteri di scelta

tipo di materiali (originale o meno)

temi accettati per gli abstract

se sono previsti premi o menzioni speciali

tempistiche di invio degli abstract

link alle linee-guida complete per l’invio dell'abstract

La comunicazione delle scadenze

Nel processo di raccolta e valutazione degli abstract è fondamentale stabilire le scadenze e monitorarle. Contestualmente alla “call for abstracts” l’organizzatore deve quindi fornire agli autori indicazioni chiare sulle date di:

 prima scadenza di invio abstract

 comunicazione di accettazione/rifiuto/ revisione

 seconda scadenza di invio abstract rivisti

 pubblicazione dei punteggi degli abstract con specifica di quali sono accettati come comunicazioni orali e quali come poster

 prima scadenza di invio poster

 comunicazione di modifiche ai poster

 eventuale seconda scadenza di invio poster rivisti

La scadenza di consegna deve essere chiara fin dalla primissima comunicazione, eventualmente ricordata tramite un recall qualche settimana prima del termine. Ogni comunicazione dovrebbe contenere un link alle linee guida per la redazione e la struttura generale dell’abstract.

Come gestire gli abstract: i tempi e il lavoro dei revisori

L’invio degli abstract avviene via web: gli autori caricano i file o i testi sulle apposite piattaforme dei software congressuali, che semplificano e centralizzano l’intero processo permettendo all’organizzatore di inoltrare subito ogni lavoro a un revisore o a un gruppo di revisori, che di norma sono nominati dal comitato scientifico del congresso e non conoscono né il nome né la struttura di affiliazione degli autori.

Occorre pertanto stabilire fin dall’inizio un lasso di tempo in cui i revisori devono leggere e valutare gli abstract e quindi accettarli, rifiutarli o chiederne modifiche e integrazioni agli autori.

Le piattaforme digitali consentono di gestire agevolmente questo flusso, ma è necessario controllare che revisori e autori rispettino le scadenze indicate (per esempio, massimo due settimane per sottoporre nuovamente l’abstract al revisore con le opportune correzioni), perché al termine di questo passaggio cominciano subito a decorrere i tempi per la preparazione e l’invio dei poster, con le relative linee guida, scadenze e modalità di valutazione.

Gestione del rischio e norme di sicurezza

I congressi, come tutti gli eventi aggregativi, sono per definizione potenzialmente esposti a una serie di rischi: imprevisti organizzativi, emergenze mediche, incidenti sul lavoro, guasti tecnici e così via. L’organizzatore è il responsabile ultimo di tutto ciò che succede nell’ambito dell’evento e deve quindi non soltanto ottemperare agli obblighi di legge e alle normative sulla sicurezza, ma deve prevedere anche piani di gestione del rischio e procedure di emergenza per contenere l’impatto degli imprevisti e tutelare la sicurezza di partecipanti, staff e fornitori. Ecco come e quali sono le regole di sicurezza da rispettare.

I fattori di rischio più comuni

Gli imprevisti che possono danneggiare l’evento, soprattutto quando i partecipanti devono viaggiare per raggiungerne la destinazione, sono in genere dovuti ad avverse condizioni meteorologiche, mancanze da parte dei fornitori o mancanze da parte dei partecipanti. Le compagnie aeree sono la categoria di fornitori più spesso considerata responsabile di un danno al congresso a causa di cancellazioni dei voli, overbooking, ritardi o scioperi, ma i problemi possono arrivare anche dai trasporti di terra, dagli alberghi, dai service tecnici, dai catering o delle agenzie ricettive locali. Le cause sono principalmente l’overbooking negli alberghi,

strutture e servizi non all’altezza, attrezzature non funzionanti, poca collaborazione, mancato rispetto dei contratti. I problemi che arrivano dai partecipanti sono di solito i no-show, il check-in in alberghi diversi da quelli convenzionati, la cattiva pubblicità dell’evento sui social.

L’importanza del piano B

Prevedere un “piano B” per ogni cosa è l’abc dell’organizzazione di eventi: se il cocktail di benvenuto è all’aperto, è necessario avere un’alternativa in caso di maltempo; se c’è un computer con tutti i dati, bisogna farne un backup in caso smetta di funzionare; se c’è un moderatore, è opportuno prevedere un sostituto in caso si ammali. Se un relatore si deve collegare da remoto, è bene pre-registrare l’intervento per evitare problemi di connessione che potrebbero ritardare la relazione e così via. Benché i “piani B” non siano mai troppi, spesso è però troppo difficile (o costoso) prevederne uno per ogni cosa. Occorre pertanto concentrarsi su ciò che è prioritario, cioè ciò che causerebbe il maggior danno se andasse storto e ciò che è più probabile diventi fonte di problemi.

Il piano di gestione del rischio deve essere basato su cinque azioni principali:

① individuare tutti i fattori di rischio dell’evento

② considerare le possibili conseguenze

③ pianificare le azioni per prevenirli e contenerli

④ monitorare le attività a maggiore rischio

⑤ stipulare polizze assicurative per rischi previsti o prevedibili

Cos'è il DUVRI

In materia di sicurezza del lavoro, il primo obbligo per l’organizzatore è la redazione del Documento unico per la valutazione dei rischi da interferenze (DUVRI) dell’evento, cioè il documento

Il piano di gestione del rischio

Individuare i fattori di rischio

Considerare le conseguenze

Pianificare le azioni di contrasto

tecnico e operativo che contiene le misure volte all’eliminazione dei rischi derivanti dalle “interferenze” lavorative tra le attività dei diversi fornitori che l’organizzatore chiama a prestare la loro opera – anche con discontinuità spaziale e temporale – nella sede o nel luogo dell’evento. L’organizzatore deve redigere il DUVRI (partendo dal DUVRI della struttura ospitante) e consegnarlo ai propri fornitori, verificare che questi rispettino le norme di sicurezza e promuovere la cooperazione e il coordinamento tra le imprese. Il fornitore deve riferire all’organizzatore se si avvale di subfornitori e, a sua volta, consegnare loro il DUVRI dell’evento. In ogni caso, anche se non ci sono fornitori, l’organizzatore deve acquisire il DUVRI della struttura o, se non presente, il suo piano di sicurezza.

Cos’è il decreto “palchi e fiere”

Una seconda norma per la sicurezza del lavoro di operatori e fornitori è il Decreto interministeriale del 22 luglio 2014 (il cosiddetto decreto “palchi e fiere”) che contiene le disposizioni in materia di sicurezza da applicare agli spettacoli musicali, cinematografici e teatrali e alle manifestazioni fieristiche per ciò che riguarda le attività di approntamento e smantellamento di strutture allestitive, tendostrutture o opere temporanee, compreso l’allestimento e disallestimento di impianti audio, luci e scenotecnici.

Il decreto “palchi e fiere”, nello specifico, stabilisce quando gli allestimenti di eventi e aree espositive rientrano nel Titolo IV del d.lgs. 81/2008 che dispone le misure per la salute e sicurezza dei lavoratori nei cantieri temporanei o mobili.

Monitorare le attività a rischio

Stipulare polizze assicurative

Assistenza sanitaria e vigilanza antincendio

Per ciò che riguarda le disposizioni in materia di assistenza sanitaria durante l’evento, la normativa di riferimento è l’accordo Stato-Regioni riguardante le linee di indirizzo sull’organizzazione dei soccorsi sanitari negli eventi e nelle manifestazioni programmate. Tale accordo classifica gli eventi in base alla tipologia, al luogo dove si svolgono e al numero di partecipanti per determinarne il livello di rischio. L’organizzatore calcola il livello di rischio – “molto basso/basso”, “moderato/elevato” oppure “molto elevato” - attraverso una tabella apposita. Se l’evento ha un rischio molto basso o basso, l’organizzatore deve darne comunicazione dello

Le principali norme di sicurezza

Sicurezza del lavoro Assistenza sanitaria Vigilanza antincendio

◆ Obbligo del DUVRI (documento unico per la valutazione dei rischi da interferenze)

◆ Decreto “palchi e fiere” per strutture allestitive, impianti audio, luci e scenotecnici

◆ Linee-guida secondo l’accordo Stato-Regioni in base a tipologia, dimensioni e livello di rischio degli eventi

svolgimento al Servizio di Emergenza Territoriale 118 almeno 15 giorni prima dell’inizio. Se invece il rischio è moderato o elevato la comunicazione deve avvenire almeno 30 giorni prima dell’inizio. Infine il servizio di vigilanza antincendio, che deve essere richiesto dalle strutture con capienza superiore a 1.000 posti o che ospitano esposizioni con superficie lorda superiore a 2.000 metri quadrati.

Le

regole da rispettare sempre

Ogni evento, anche il più piccolo, deve rispettare alcune minime norme di sicurezza.

. Eccole in sintesi

☞Uscite d’emergenza

Devono essere aperte e segnalate, ed è sempre bene controllare che lo siano. È compito della location, ma responsabili e staff dell’evento devono conoscerne l’ubicazione e verificare lo stato delle porte antipanico.

☞Vie di fuga

Verificarne la presenza: ogni sala e spazio deve essere facilmente evacuabile e non devono crearsi strozzature che rendano difficile l’afflusso e il deflusso delle persone. È consigliabile procurarsi per tempo una planimetria degli spazi utilizzati per fare i controlli.

◆ Necessaria per capienze superiori a 1.000 posti o con esposizioni oltre 2.000 mq

☞Spazi di passaggio

Gli spazi di passaggio vanno sempre lasciati liberi. La location di solito segnala dove è possibile collocare uno stand, il tavolo della segreteria o l’area catering e dove invece non è possibile. Nelle aree espositive occorre lasciare un corridoio sufficientemente ampio per il passaggio, tenendo conto dei possibili capannelli di persone davanti agli stand o ai poster.

☞Estintori

Verificare la disponibilità degli estintori e il loro funzionamento. Controllare la presenza di segnaletica che ne indichi la posizione e le modalità d’uso.

☞Monitorare gli accessi

Nelle giornate di evento si deve fornire badge e pass a chi è autorizzato a circolare nella location e verificare che nessuno che non ne sia in possesso acceda senza controllo a sale, guardaroba e area espositiva. Il desk di accoglienza svolge in questo senso un’importante funzione di filtro in entrata.

☞Telecamere di sorveglianza

Centri congressi e alberghi in genere hanno impianti di sorveglianza a circuito chiuso. Per gli eventi più grandi o quelli con specifiche esigenze di sicurezza si può richiedere il servizio di personale di sorveglianza.

Allestire al meglio la location

A cosa puntare quando si allestisce la location per un congresso? Quello che conta di più è la funzionalità logistica, ossia favorire lo spostamento delle persone e le attività previste, sia nelle sale meeting che nelle altre aree della struttura, indipendentemente dalle dimensioni dell’evento. Il partecipante, così come gli altri attori coinvolti, possono percepire come disservizio tutto quello che va contro questo principio. Scelte di allestimento poco razionali possono per esempio creare rallentamenti in fase di registrazione, all’entrata o all’uscita delle sale, durante il coffee break o il pranzo. Ecco qualche suggerimento.

Funzionalità nelle aree comuni

Il primo consiglio generale è quello di confrontarsi con lo staff della location, che è sicuramente in grado di suggerire le soluzioni logistiche più adatte alle esigenze specifiche. L’allestimento deve poi garantire che ci siano spazi adeguati per tutte le attività che si svolgono durante il congresso: non è sufficiente dunque concentrarsi sulle sale per le sessioni, ma occorre dare attenzione anche a spazi espositivi, area catering, foyer per la reception e le registrazioni, aree lounge per il networking informale. Oltre a questo, serviranno diversi accorgimenti.

Ecco i più importanti.

 La segnaletica del congresso deve essere visibile e con indicazioni chiare: una segnaletica efficace è un servizio ai partecipanti e un fattore di fluidità logistica.

 Un desk informazioni va posizionato all’ingresso della location per evitare perdite di tempo a partecipanti e relatori.

 I desk di assistenza vanno separati a seconda della loro fruizione per una più rapida gestione dei flussi di partecipanti: al desk di segreteria le procedure tecniche e in altri punti l’assistenza e le informazioni generali.

 I servizi multipoint evitano file e ritardi, perciò se lo spazio lo consente è sempre consigliato allestire più punti per uno stesso servizio, a prescindere dal numero di partecipanti.

 Open space per stand e poster: un modo efficace di sfruttare il passaggio dei partecipanti è riunire insieme area espositiva e area poster in un unico grande open space continuo.

 Il posizionamento dell’area cocktail/coffee break: rendere chiara la direzione della fila, assicurarsi che i camerieri hanno abbastanza spazio per allestire e servire.

L’allestimento dell’area espositiva

L’area espositiva di un congresso è quella dove trovano posto gli stand delle aziende sponsor. Le dimensioni di quest’area variano da congresso a congresso, ma negli eventi più grandi possono essere piuttosto estese, come in una fiera vera e propria.

Centinaia di stand, centinaia di persone coinvolte, migliaia di visitatori. Gli stand possono essere altamente tecnologici, oppure presentare macchinari voluminosi e delicati (per esempio quelli per la diagnostica), o ancora ospitare presentazioni che richiamano molte persone. La logica della gestione di quest’area è quella fieristica: in genere l’agenzia che organizza il congresso incarica un allestitore della costruzione degli stand e, in collaborazione con lo staff della location, coordina le operazioni. Vediamo qualche esempio di cosa considerare.

Flussi di partecipanti

L’area espositiva deve essere facilmente accessibile e commisurata non solo al numero di stand che deve ospitare, ma all’intero flusso di persone che si prevede la visiteranno.

Collegamento fra espositori e allestitore

In genere si affida l’allestimento di tutti gli stand a un’unica società specializzata. La segreteria organizzativa del congresso deve quindi fare da collegamento fra gli espositori e l’allestitore.

Le opzioni espositive

L’organizzatore del congresso di solito propone agli espositori la scelta fra uno o due tipi di stand, diversi per misure, dotazioni e costi. Alcune aziende avranno poi richieste specifiche in base a ciò che devono esporre o alle attività che vogliono condurre nello stand.

Macchinari e colli di grandi dimensioni

L’area espositiva deve offrire spazi sufficientemente ampi per movimentare macchinari, pannelli e mobili degli stand, impianti di illuminazione e così via.

Sorveglianza per i macchinari

Se ci sono aziende che espongono macchinari, è necessario accertarsi che siano sempre presenti i tecnici addetti. Occorre inoltre garantire la sorveglianza e informarsi con la location e con gli sponsor circa le coperture assicurative in caso di danni, furti o altri imprevisti.

Tempistiche

Tutti devono rispettare tempistiche e scadenze. Gli allestitori devono montare gli stand entro una certa data, quindi le aziende hanno una scadenza precisa per confermare le loro necessità tecniche all’allestitore.

Orari e modalità di accesso

Vanno comunicate a tutti gli espositori per preparare gli stand e disallestirli a fine evento. Un’esposizione medio-grande, con un centinaio di stand, può richiedere all’allestitore un paio di giorni di lavoro, anche di notte per ottimizzare i tempi.

Staff a disposizione

Location e allestitore dovrebbero sempre avere rispettivamente almeno una persona presente nell’area espositiva durante lo svolgimento del congresso per rispondere alle richieste degli espositori, fare le eventuali riparazioni e risolvere eventuali problemi.

La mappa degli stand

Quanto più l’esposizione è grande tanto più necessaria è la mappa, meglio se digitale e interattiva.

Gestire l’area poster

Nel contesto di un congresso medico-scientifico, un poster è un “manifesto” dove l’autore pubblica i risultati delle proprie ricerche o un caso studio

seguito. I format più usati sono poster tradizionali dotati di QR code ed e-poster, disponibili sul sito o sulla piattaforma web dell’evento, ma anche esposti in un ambiente comune aperto ai partecipanti affinché ne possano discutere i contenuti con gli autori nelle cosiddette “sessioni poster”.

Queste sessioni sono un aspetto rilevante del programma scientifico: per i ricercatori, che presentano il proprio lavoro ai colleghi, sono un’occasione di visibilità, e per chi vi partecipa sono un’opportunità di confronto e scambio professionale.

Compito dell’organizzatore è facilitare gli autori nella produzione dei propri poster e gestirne l’area affinché sia il più funzionale possibile a rendere proficue tali sessioni.

Indicazioni agli autori

Fornire agli autori indicazioni su quali sezioni prevedere, così come come organizzare i contenuti, ma anche come impostare titolo e sottotitolo, fermo restando che gli autori sono comunque liberi di dare al poster l’aspetto che preferiscono.

Informazioni tecniche

Fornire agli autori specifiche tecniche per caricare il loro materiale. I poster digitali (ma anche quelli tradizionali dotati di QR code) possono essere visualizzati su smartphone o tablet dal sito o dalla app del congresso.

Per ogni poster uno spazio numerato Quando (prima dell’evento) il poster viene accettato l’autore riceve comunicazione del codice identificativo attribuitogli. A quel codice è associato lo spazio nell’area poster a lui riservato.

Attrezzatura e assistenza

prevedere la presenza di un tecnico per risolvere eventuali problemi.

Definire l’agenda delle sessioni poster

Va fissata fin da subito l’agenda degli incontri con gli autori, avendo cura di dividerli in più momenti per evitare sovraffollamenti.

Ingaggio

I siti o le app dei congressi sono spesso dotati di una funzione che permette di votare i poster migliori. Per migliorare l’interattività si possono incentivare i partecipanti a valutare i lavori e a sottoporre domande agli autori.

La sostenibilità dalla teoria alla pratica

La sostenibilità ambientale gioca da tempo un ruolo chiave nell’organizzazione dei congressi medico-scientifici. Ridurre gli spostamenti, individuare fornitori certificati, misurare l’impatto dell’evento sono alcune delle sfide più importanti anche dei prossimi mesi secondo gli indicatori del Global Meetings and Events

Forecast 2024 di American Express. Ma non è solo l’aspetto ambientale - come abbiamo già accennato nel primo capitolo di questa guida - a rappresentare il cambiamento radicale che l'approccio sostenibile sembra indicare. Lasciare in eredità un mondo sostenibile significa anche salvaguardare l’aspetto sociale e di governance di un evento e da questo punto di vista organizzatori e società scientifiche si fanno promotori di iniziative nella direzione di un nuovo approccio alla responsabilità sociale d'impresa.

Cosa vuol dire evento sostenibile

Il settore degli eventi, di cui quello congressuale e quello specifico dei congressi medici non sono che una componente, è un mercato molto “impattante” a livello globale: non soltanto muove milioni di persone e genera miliardi di fatturato, ma ha anche effetti ambientali molto rilevanti che derivano appunto dalla generazione di traffico aereo e mobilità non sostenibile, dal consumo di acqua ed energia, dalla produzione di rifiuti e dallo spreco di cibo. Per contro, gli eventi assicurano molti posti di lavoro, portano sviluppo e crescita economica alle destinazioni, producono conoscenza e lasciano eredità di lungo termine. Come tutte le attività umane, anche quella congressuale ha quindi un impatto duplice: renderla più sostenibile, significa mitigarne gli aspetti negativi e massimizzare quelli positivi intervenendo nel processo organizzativo e sulla filiera di fornitura. A questo proposito, indicazioni utili vengono per esempio da Convention Bureau Italia, che si è fatto promotore del progetto "Sostenibilità nel MICE", finanziato dal Ministero del Turismo e sostenuto da ENIT, che include un handbook per l’organizzazione di eventi sostenibili e un questionario di autovalutazione.

Verso un nuovo modello

A fronte di un’emergenza ambientale molto sentita, il settore congressuale guarda con attenzione a modelli sostenibili per proporre ai committenti degli eventi soluzioni che contengano gli effetti negativi sull’ambiente. Cresce infatti il numero delle agenzie di organizzazione congressuale che cerca di ridurre l’impatto rivolgendosi a una filiera di fornitori certificati e adottando pratiche organizzative più sostenibili, producendo materiali congressuali digitali per ridurre il consumo di carta, scegliendo materiali ecocompatibili per gli allestimenti, recuperando le eccedenze di cibo e così via.

Allo stesso tempo aumenta il numero delle strutture per eventi, soprattutto alberghi e centri congressi, che introducono modelli di gestione sostenibile delle proprie attività adottando soluzioni per il risparmio energetico e la riduzione del consumo di acqua e plastica, per il cibo a chilometro zero e il riciclo dei rifiuti.

Organizzare un congresso più sostenibile

Scegliere una destinazione centrale o vicina rispetto alla provenienza dei partecipanti Stimolare i partecipanti a usare i mezzi pubblici

Selezionare fornitori (hotel e catering inconparticolare) pratiche sostenibili Ridurre (o azzerare) i materiali cartacei

Posizionare nella location contenitori per la raccolta differenziata ei rifiuti Preferire la digitalesegnaletica a quella stampata

Eliminare gadget non riciclabili

Usare badge di carta e non di plastica

Proporre seraliprogrammi a walking distance

Utilizzare materiali riciclati

Recuperare ciò che non è stato usato per l’evento successivo Aderire a programmi di compensazione delle emissioni

La norma UNI ISO 20121 per eventi sostenibili

UNI ISO 20121 è la norma internazionale che definisce gli standard di processo per gestire eventi con caratteristiche di sostenibilità. Secondo questa norma un congresso non è mai sostenibile in assoluto, ma lo è in modo relativo rispetto a se stesso se fosse gestito in modo diverso o rispetto a un congresso simile. Il concetto di sostenibilità di un evento non è quindi legato all’evento in sé, ma a come lo si organizza. Ne consegue dunque che non è il singolo evento a poter essere dichiarato conforme alla norma e certificato UNI ISO 20121, bensì il suo sistema di gestione.

La UNI ISO 20121 considera le tre principali fasi organizzative dell’evento – progettazione, realizzazione e rendicontazione – analizzandole rispetto ai tre principali parametri di sostenibilità:

➤ambientale prende in esame le misure adottate per la gestione ottimale degli impatti, nel rispetto delle migliori pratiche e con eventuali aspetti di compensazione per quelli non eliminabili.

➤sociale

valuta invece le condizioni di lavoro delle persone coinvolte nella realizzazione dell’evento e gli effetti dell’evento stesso sulla comunità locale che lo ospita

➤economico

analizza voci come la fattibilità economica, la trasparenza nella gestione dei costi, la sottoscrizione di contratti equi.

Scopo dell’analisi è valutare se il processo di gestione nelle sue varie fasi persegue la riduzione degli impatti negativi, il rispetto dei diritti umani, la valorizzazione dei fornitori locali. Chi vuole certificarsi non deve raggiungere traguardi definiti, ma darsi obiettivi di miglioramento ragionevoli e raggiungibili.

Un fattore di competitività

Gli standard di sostenibilità contenuti nella UNI ISO 20121 sono applicabili a eventi di tutte le dimensioni e a tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione di un evento, quindi non soltanto le agenzie di organizzazione congressuale. Possono infatti ottenere la certificazione anche le location (alberghi, centri congressi, centri fieristici) e le società di servizi (catering, sicurezza, tecnologia). L’implementazione di un sistema di

gestione sostenibile per i propri servizi secondo la norma diventa così un fattore di competitività, tanto che per alcune tipologie di eventi è già un requisito indispensabile per poter partecipare alle gare o per ottenere gli appalti.

Ridurre l’impatto ambientale

Ridurre l’impatto dell’evento sull’ambiente, sulle comunità e sulle persone è l’obiettivo primario delle pratiche sostenibili. Gli aspetti di un congresso che più determinano il suo impatto ambientale sono in genere:

◆ viaggi e trasporti

◆ location dell’evento

◆ hotel

◆ catering

◆ allestimenti

◆ materiali stampati

Per ognuno di questi aspetti è possibile adottare buone pratiche di sostenibilità, a cominciare dalla scelta dei fornitori: la realizzazione di un congresso è infatti un processo corale in cui tutti gli attori devono essere coinvolti nell’obiettivo.

Selezionare per il congresso una destinazione e/o una sede centrali rispetto alla provenienza dei partecipanti, incentivare l’utilizzo dei mezzi pubblici, scegliere una location che abbia caratteristiche di sostenibilità, minimizzare l’uso di illuminazione ad alto wattaggio e spegnere luci e condizionamento nelle sale quando non sono in uso e ancora scegliere menu con ingredienti a chilometro, evitare l’utilizzo di piatti, posate e bicchieri usa e getta, richiedere materiali riciclati per costruire gli stand, azzerare, i materiali cartacei sono solo alcuni esempi di pratiche volte a ridurre l’impatto ambientale dell’evento.

Il recupero del cibo

In un congresso il numero esatto dei partecipanti è spesso incerto fino all’ultimo momento e la necessità di garantire a tutti un pasto determina solitamente grandi quantità di cibo in eccesso e un alto tasso di spreco. Non esiste una stima di quanto cibo (buono) venga gettato via dopo eventi e congressi, ma Federcongressi&eventi, l’associazione degli operatori congressuali, calcola che in media il 25/30% del cibo preparato per un evento non venga consumato. In termini concreti, significa che per un congresso con 100 partecipanti si producono 20 chili di cibo in eccesso, sufficiente a sfamare circa 40 persone.

Se poi si considera che in Italia si sprecano 6 milioni di tonnellate di alimenti ogni anno e che, viceversa, 4 milioni di persone non hanno i mezzi per assicurarsi un’alimentazione adeguata, si comprende che recuperare il cibo non consumato durante i congressi e donarlo a chi ne ha bisogno è un dovere sociale (che non costa niente) per chi promuove, organizza o ospita eventi.

Il programma Food for Good

Per incentivare e facilitare il processo di recupero e donazione del cibo non consumato durante gli eventi Federcongressi&eventi, con le onlus Banco Alimentare ed Equevento, ha istituito il programma Food for Good. La normativa cui fa riferimento il programma è la legge 155/2003, detta del “Buon Samaritano”, e la successiva legge 166/2016 Disposizioni concernenti la donazione e la distribuzione di prodotti alimentari e farmaceutici a fini di solidarietà sociale e per la limitazione degli sprechi.

La procedura di recupero del cibo è semplice: l’organizzatore, la società di catering o la location comunicano per tempo a Federcongressi&eventi (compilando la richiesta sul sito dell'associazione) data, luogo del congresso, numero di partecipanti previsti – la procedura si attiva preferibilmente per eventi con almeno 100 partecipanti – e contatto del catering incaricato. Federcongressi&eventi inoltra quindi la richiesta a Banco Alimentare o Equoevento, a seconda della pertinenza territoriale, che inviano i propri volontari a raccogliere il cibo integro e non consumato al termine del congresso per consegnarlo alle strutture di assistenza (case famiglia, mense per i poveri e centri per rifugiati) più vicine.

Il valore sociale degli eventi

Nel “vademecum” dell’Event Industry Council viene indicato come i principi che guidano eventi sostenibili si riferiscono a tutti e 17 gli obiettivi di sviluppo sostenibile promossi dall’Onu, da raggiungere entro il 2030. In particolare, quelli che riguardano l’aspetto sociale sono: diritti umani universali, impatto sulla comunità, pratiche lavorative, rispetto per la cultura, sicurezza, salute e benessere. E se l’impatto sociale di un grande evento è evidente, non è da sottovalutare quello di ogni singola scelta dell’organizzatore che riguarda anche l’organizzazione di eventi medici. L’evento diventa esso stesso un canale per comunicare l’impegno alla sostenibilità dei promotori, oltre a soddisfare l’esigenza, espressa anche da sempre

DA RICORDARE

L'Agenda ONU 2030, con i 17 obiettivi di Sviluppo Sostenibile (SDGs) è stata sottoscritta il 25 settembre 2015 da 193 Paesi delle Nazioni Unite, tra cui l'Italia. L’obiettivo è condividere l'impegno a garantire un presente e un futuro migliore al nostro Pianeta e alle persone che lo abitano. Per più info: bit.ly/Agenda-30

più partecipanti, di minimizzare gli impatti negativi e al contempo lasciare un'eredità positiva sulle comunità di riferimento.

Buone pratiche di sostenibilità sociale

Un impegno di responsabilità sociale nell’organizzazione di un evento medico riguarda in estrema sintesi l’attenzione alle persone e all’etica professionale. Per esempio, nella selezione dei fornitori e dei partner, è importante considerare non solo la qualità dei servizi offerti, ma anche la loro reputazione etica (oltre al

rispetto per l'ambiente.). Scegliere fornitori che adottano pratiche sostenibili e che promuovono la responsabilità sociale d'impresa contribuisce a garantire che l'evento rispetti gli stessi valori. Inoltre, la partecipazione all'evento dovrebbe essere inclusiva e accessibile a tutti, indipendentemente dalle loro capacità economiche o fisiche. Questo potrebbe significare offrire tariffe ridotte per i professionisti sanitari provenienti da regioni meno sviluppate, o fornire servizi di traduzione e supporto per i partecipanti con disabilità. L’evento dovrebbe coinvolgere la comunità locale, includendo associazioni e organizzazioni che promuovono progetti comunitari sostenibili così come considerare la diversità culturale dei partecipanti e adattare l'evento di conseguenza. Un evento medico potrebbe includere iniziative di sensibilizzazione e screening gratuiti per patologie comuni nella comunità locale, oppure, se attira un pubblico internazionale, fornire materiali informativi e presentazioni in diverse lingue per garantire che tutti possano partecipare pienamente. Inoltre, potrebbe essere opportuno includere momenti o sessioni dedicate alla discussione delle pratiche mediche e delle sfide specifiche affrontate in diverse regioni del mondo, promuovendo così la condivisione di conoscenze e la comprensione reciproca tra i partecipanti provenienti da contesti culturali diversi.

Preparativi e controlli prima dell’inizio

Nei giorni immediatamente prima del congresso serve il massimo coinvolgimento di tutti coloro che hanno parte attiva nell’organizzazione: addetti ai desk di registrazione e informazioni, segreteria organizzativa, hostess e steward presenti nelle sale, addetti al guardaroba e ai parcheggi, personale del servizio catering, tecnici di audio/video, regia, personale di supporto. Prima che l'evento cominci e che si aprano le porte ai congressisti è necessario quindi che l’organizzatore responsabile dell’evento riunisca tutte queste persone per dare loro le istruzioni operative: non solo il team organizzativo, ma anche tutto lo staff ingaggiato per l’occasione, o messo a disposizione dalla location stessa, per gestire in loco tutti gli aspetti operativi, tecnici e logistici dell’evento e interfacciarsi con partecipanti, relatori ed espositori. Ecco gli ultimi step da seguire e cosa controllare prima dell’inizio.

Il brief appena prima dell’evento

Il brief operativo che coinvolge chiunque abbia un ruolo attivo nell’evento serve a:

 rivedere con lo staff tutto il programma, dall’arrivo dei partecipanti alla loro partenza,

 ricapitolare qual è il compito di ognuno e stabilire con chiarezza chi fa cosa e dove

 motivare le persone sul lavoro da svolgere durante l’evento.

Tutti devono sapere tutto

Tutto il personale deve essere sempre al corrente di tutto, perché:

 partecipanti ed espositori chiederanno informazioni logistiche a qualunque membro dello staff sia a portata di mano, a prescindere da qual è il suo compito specifico. È quindi necessario che tutti abbiano ricevuto informazioni adeguate sullo svolgimento del programma, sappiano dare indicazioni sugli spazi della location e siano aggiornati su cosa succede in ogni sala per poter rispondere alle domande e fornire assistenza a tutti. Per le informazioni legate al programma scientifico o alle procedure ECM è invece consigliabile che il personale di sala indirizzi i partecipanti al banco della segreteria congressuale, che dovrà essere chiaramente identificabile;

 tutti i membri dello staff sono in grado di individuare più facilmente eventuali problemi, imprevisti, ritardi e così via e di segnalarli tempestivamente a chi di competenza;

 tra colleghi è più facile coordinarsi affinché tutte le procedure (registrazione, consegna badge, consegna materiali, rilevazione orari di ingresso e uscita, distribuzione dei questionari di valutazione etc) siano fluide e senza intoppi.

Assegnare i compiti allo staff

Le persone di staff sono le prime, e spesso le uniche, con cui i partecipanti e gli espositori

Il brief operativo prima del via

Aggiornare lo staff sul programma

Dare allo staff una visione d’insieme dell’evento

Informare tutti su tutto

Ribadire i compiti di ognuno

Motivare le persone

entrano in contatto: per fornire un servizio che risponda alle aspettative è necessario che l’assegnazione delle mansioni allo staff sia fatta in modo strategico, per anticipare le esigenze e facilitare i processi di risoluzione dei problemi durante l’evento.

Ecco tre esempi che possono fare la differenza.

1Assegnare a una persona dello staff il compito di comunicare con i partecipanti, raccogliendo il feedback sui diversi aspetti e nei diversi momenti dell’evento, serve per fare le eventuali, necessarie correzioni in corso d’opera e per acquisire informazioni che saranno utili per la successiva edizione del congresso.

2Dedicare

una o più persone dello staff a formare piccoli gruppi di interazione fra i partecipanti per facilitare il networking e il coinvolgimento con momenti di aggregazione informali, che attraverso la discussione comune possono anche contribuire a riprendere e rafforzare i contenuti delle sessioni.

3Assegnare a una persona dello staff la comunicazione con gli espositori, con modalità simili a quelle della comunicazione con i partecipanti: un monitoraggio continuativo per raccogliere feedback, migliorare l’esperienza, facilitare l’incontro con i partecipanti e preparare il terreno per il follow up dopo l’evento.

I controlli finali

Dopo il brief è il momento dei controlli finali: qualche ora prima del via il responsabile dell’evento deve verificare che tutto funzioni e che ognuno abbia portato a termine il proprio compito. Se tutto è a posto, l’organizzatore può poi effettuare l’ultimo sopralluogo con il proprio cliente.

Ecco cosa controllare prima del via.

Desk d’accoglienza

● Materiale di segreteria: lista dei partecipanti (e loro eventuale sistemazione alberghiera), programma, badge da distribuire, strumenti elettronici o fogli firme per la registrazione e rilevazione delle presenze, eventuali voucher per la cena sociale, questionari di valutazione.

● Documenti di segreteria: se l’evento è accreditato ECM occorre avere sottomano copia dei contratti di sponsorizzazione e finanziamento, le lettere di incarico ai relatori, le dichiarazioni di conflitto di interessi e ogni altro documento necessario in caso di ispezione.

Aree di passaggio

● Corretto posizionamento della segnaletica

Sale

● Corretto allestimento di ogni sala a seconda del format della sessione.

● Presenza e corretto posizionamento di segnaletica e locandine.

● Presenza di cavalierini, segnaposto, bottiglie o caraffe d’acqua e bicchieri se prevista.

● Cancelleria sui tavoli dei partecipanti se prevista.

● Eventuali decorazioni floreali.

Area espositiva

● Verificare il funzionamento delle dotazioni previste agli stand: illuminazione, connessione wifi, logo azienda corretto e visibile.

traduzione simultanea

● Controllo funzionamento delle postazioni dei traduttori e delle cuffie per i partecipanti che ascoltano la traduzione. Le cuffie devono essere sistemate in ordine presso la reception.

Aree catering

● Verificare insieme agli addetti che ci sia l’occorrente per i coffee break o il buffet e che tutto sia allestito correttamente.

Wi-fi

● Effettuare test di funzionamento e segnalare username e password con cartelli in evidenza nelle aree coperte dal segnale.

Regia audiovisiva

● Verificare che tutti i materiali da proiettare nelle sale siano stati caricati sul computer di regia, che i telecomandi per i relatori funzionino e che il caricamento delle slide e delle loro eventuali applicazioni interattive non dia problemi.

Regia streaming

● Verificare telecamere, sistema audio, sistema di illuminazione, attrezzature di regia, funzionamento della connessione cablata.

Relatori da remoto

● Farli accedere alla welcome room della piattaforma web per le ultime verifiche tecniche di collegamento audio e video in videoconferenza prima della messa in onda .

Personale tecnico

● Assicurarsi che in ogni sala ci sia sempre un tecnico per l’assistenza. L’assistenza continuativa garantisce il pronto intervento in caso di problemi (incompatibilità fra dispositivi, audio che non si sente, lampadina del proiettore fulminata).

● Provare comunque tutto prima e non lasciare nulla al caso: testare tutte le luci, proiettare tutte le slide almeno una volta, controllare che eventuali chiavette USB vengano lette correttamente, che i computer siano connessi a internet, che il videoproiettore non dia problemi, che i microfoni facciano il loro dovere, che gli altoparlanti non gracchino.

Pulizia generale

● Controllare che in tutte le aree la location sia pulita e sgombra da eventuali materiali residui degli allestimenti. Verificare che le toilette siano presidiate regolarmente da un team di pulizia.

Kit congressuale

● Eventuali materiali per partecipanti e relatori pronti con ciò che si intende consegnare.

Cartella stampa

● Verificare che i kit con comunicati e materiali stampa, anche su supporti digitali, siano assemblati e pronti da distribuire.

Emergenze e assistenza sanitaria

● Controllare presenza e funzionamento di uscite e presidi d’emergenza e dell’eventuale assistenza sanitaria d’urgenza. Per legge chi organizza un evento deve darne comunicazione per tempo al 118 e farsi carico delle spese previste dalla ASL di competenza.

Le attività appena termina il congresso

Quando il congresso è finito, non è però terminato il lavoro dell'organizzatore, che incontra tutti i soggetti coinvolti nella realizzazione del progetto per ascoltarne commenti e valutazioni sui diversi aspetti e trarre le considerazioni finali sull’andamento dell’evento. Tale feedback attraverso riunioni di debrief costituisce la base da cui partire per la progettazione dell’edizione successiva del congresso, in cui si farà tesoro degli elementi positivi e si correggeranno invece quelli meno riusciti. Ma questa è soltanto una delle azioni da compiere nel "post". In questo capitolo capiamo quali sono.

Il debrief

In genere le riunioni di debrief coinvolgono, ognuno per la propria parte, il committente dell’evento, gli sponsor, i membri del team organizzativo e la sede dell’evento. Meglio non lasciare passare troppo tempo per questi incontri, che risultano più produttivi quando l’esperienza dell’evento è ancora fresca: le persone ricordano meglio i dettagli, soprattutto organizzativi, ed è più facile raccogliere osservazioni, idee e suggerimenti che nel tempo potrebbero essere dimenticati.

I ringraziamenti

L’invio di messaggi di ringraziamento al termine dell’evento è un atto di cortesia, ma non solo.

Si tratta infatti di un modo efficace, quanto mai necessario, di rafforzare le relazioni: è l’occasione per ringraziare della partecipazione e del contributo dato all’evento e per condividere la soddisfazione della buona riuscita.

I messaggi di ringraziamento si inviano a:

➜ partecipanti

➜ relatori e ospiti

➜ istituzioni

➜ sponsor

➜ fornitori

Il ringraziamento ai partecipanti può includere l’arrivederci alla successiva edizione del congresso, comunicando le date, e l’invito a continuare a seguire i canali di comunicazione del congresso o della società scientifica (social, aggiornamenti sul sito, newsletter, e così via), mentre il ringraziamento ai fornitori può contenere un feedback sul servizio ricevuto. Al messaggio, soprattutto quello rivolto agli sponsor, si possono allegare i dati più significativi sull’andamento dell’evento per dare sostanza alla comunicazione e porre le basi per Chi

messaggi di ringraziamenti

ai partecipanti

agli sponsor ai fornitori

● Data della prossima edizione

● Invito a seguire canali social e newsletter

● Dati sull’andamento dell’evento

● Invito a rinnovare la collaborazione

il rinnovo della collaborazione nella successiva edizione. I ringraziamenti vengono posti a nome dell’associazione committente e firmati dal presidente del congresso o dal comitato scientifico. Solitamente sono personalizzati e inviati via email.

La comunicazione continua

I canali utilizzati per promuovere il congresso, comunicare aggiornamenti e diffondere contenuti prima e durante il suo svolgimento (social, email, sito) devono rimanere attivi anche dopo che l’ultimo partecipante ha lasciato la location. Come abbiamo visto, una comunicazione continuativa, che vive tutto l’anno, permette infatti di tenere alta l’attenzione di partecipanti e sponsor sulle tematiche del congresso e sulle attività della società scientifica che lo promuove, consentendo di tenere “ingaggiata” la comunità professionale di riferimento in vista della successiva edizione. Al termine dell’evento si aggiornano quindi i canali di comunicazione.

 Sito web

Presentazioni e slide relatori, contenuti on demand, foto dell’evento, eventuale rassegna stampa, pillole con approfondimenti, interviste a relatori, partecipanti e sponsor.

 Social media

Foto e video dell’evento, brevi video di commento o ringraziamento di partecipanti e relatori, “pillole” video delle relazioni più importanti.

 Email

● Feedback sul servizio ricevuto

● Eventuali dati pertinenti

Messaggi con link ai contenuti on demand, alle foto, ai video o alla rassegna stampa, invito a iscriversi alla newsletter.

La chiusura contabile

L'organizzatore deve anche chiudere tutti gli aspetti economici per elaborare il consuntivo finanziario, emettendo le proprie fatture e verificando la ricezione dei pagamenti relativi alle voci di ricavo, controllando le fatture ricevute ed effettuando i pagamenti. La verifica deve comprendere:

Ricezione pagamenti

 Quote d’iscrizione dei partecipanti

 Servizi aggiuntivi erogati ai partecipanti

 Sponsorizzazioni

 Stand espositivi

Liquidazione pagamenti

 Fatture fornitori

Compensi relatori

Rimborsi spese agli aventi titolo

Compensi personale temporaneo

Nei grandi congressi i tempi della chiusura contabile possono allungarsi notevolmente: i solleciti di pagamento o di emissione fattura, i controlli degli importi e la liquidazione dei pagamenti, se moltiplicati, possono richiedere anche mesi.

Misurare i risultati dell’evento

Misurare i risultati di un congresso significa in estrema sintesi capire se l’evento ha soddisfatto le aspettative del committente. Non si tratta naturalmente di considerare feedback estemporanei: per capire se il congresso è stato o non è stato un successo l’organizzatore deve considerare tutta una serie di aspetti quantitativi e qualitativi per comprendere se gli obiettivi iniziali sono stati raggiunti.

Se un congresso medico può avere molteplici obiettivi e le aspettative di risultato variano in questo senso a seconda del tipo di evento e delle esigenze del committente, esistono diversi indicatori ai quali sono associati obiettivi specifici e misurabili. Ecco i principali.

Risultati economici

La produzione di un utile economico che vada a favore dell’associazione promotrice è un indicatore fondamentale perché il congresso, prima ancora di essere un momento di formazione e divulgazione scientifica, è un’attività economica e in quanto tale deve generare un risultato di gestione positivo, o per lo meno in pareggio. I risultati economici dell’evento si hanno dopo la chiusura contabile, dalla quale si evince se e di quanto le entrate hanno superato le uscite.

DA RICORDARE

Se un evento è a cadenza periodica, è importante poter fare confronti con le diverse edizioni. Dal punto di vista economico, monitorare ricavi e utili di ogni edizione permette dei raffronti comparativi in modo da poter stabilire eventuali obiettivi di incremento realistici. Per quanto riguarda il numero dei partecipanti, se sappiamo per esempio che le iscrizioni degli ultimi due anni hanno registrato un aumento medio annuo del 5%, possiamo realisticamente porci almeno +5% come obiettivo di incremento anche per la prossima edizione.

Numero di partecipanti

Anche i partecipanti sono una componente cruciale per ogni evento e il loro numero è rappresentativo dell’interesse che riscuote. Oltre al numero complessivo, se fra gli obiettivi prefissati ce ne erano di specifici, come l'aumento di partecipazione di determinate categorie professionali, o di iscritti da alcuni Paesi, occorrerà analizzare i dati relativi.

Misurare le azioni specifiche

Se sono state intraprese azioni specifiche volte ad aumentare la partecipazione (introduzione del formato ibrido, quote di iscrizione più basse, programma scientifico più ricco, sede dell’evento più raggiungibile, potenziamento del marketing) è realistico aspettarsi risultati di incremento delle iscrizioni più elevati. Confrontando il numero di partecipanti effettivi con il numero di persone invitate o raggiunte dalla comunicazione del congresso si potrà misurare l’efficacia delle azioni pre-evento e stabilire in quale misura l’obiettivo è stato raggiunto.

Soddisfazione dei partecipanti

La soddisfazione dei partecipanti è un indicatore molto rilevante per determinare il risultato del congresso. Se la loro esperienza è stata positiva, è molto probabile che si iscriveranno anche all’edizione successiva e che parleranno bene del congresso ai colleghi, stimolandoli a partecipare anch’essi. Rilevare l’esperienza dei partecipanti consente inoltre a organizzatore e committente di notare eventuali criticità da correggere nelle edizioni successive.

Le aree di indagine

La soddisfazione deve essere rilevata in modo “scientifico”, attraverso un questionario da somministrare in sede di evento oppure via email qualche giorno dopo la sua conclusione. Due le aree su cui indagare il gradimento dei delegati: gli aspetti di contenuto (temi trattati, qualità dei relatori, qualità del programma scientifico, rilevanza delle sessioni etc) e gli aspetti logistici (organizzazione, destinazione, sede

COME MISURARE I RISULTATI DEL CONGRESSO

RISULTATI

ECONOMICI

SODDISFAZIONE DEI PARTECIPANTI

VISIBILITÀ DEL CONGRESSO

Indicano la sostenibilità economica del congresso

Riguarda sia i contenuti sia gli altri aspetti del congresso

congressuale, catering, tecnologie utilizzate, staff e così via).

Il questionario di gradimento

Deve essere anonimo e contenere domande brevi e specifiche per facilitarne la compilazione. Poiché i dati che raccoglie devono essere misurabili e comparabili, si consiglia in generale di escludere le domande a risposta aperta. Sono da inserire invece domande a risposta multipla, per raccogliere dati quantitativi (molto soddisfatto, poco soddisfatto), oppure domande in cui si chiede di dare un voto numerico alle diverse componenti dell’evento per raccogliere dati qualitativi. Negli eventi accreditati ECM il provider è tenuto a somministrare un questionario che indaga il gradimento della qualità della formazione e l’eventuale percezione di influenze commerciali sui contenuti erogati.

Visibilità esterna

La visibilità esterna, cioè in rete e sui media (generalisti e specializzati, tradizionali e digitali), è l’indicatore da monitorare se fra gli obiettivi del committente c’è quello di divulgare i contenuti scientifici del congresso oltre la platea dei partecipanti, oppure di rendere noti al grande pubblico i risultati di studi o ricerche scientifiche presentati nel corso dell’evento, o ancora di sensibilizzare opinione pubblica e istituzioni su una specifica tematica o patologia. Si misureranno quindi i risultati di visibilità (numero di articoli online e offline, di servizi radio e tv, di post sui social con relativo tasso di condivisioni e interazioni) in base agli obiettivi stabiliti dal

Misura l’eco del congresso su stampa, web e pubblicazioni scientifiche

piano di comunicazione e alle azioni intraprese. Per ottenere risultati di visibilità al di fuori della comunità scientifica di riferimento ci si affida in genere a un ufficio stampa e comunicazioneesterno o interno - in grado di relazionarsi tanto con i quotidiani quanto con le testate televisive, gli influencer della rete e le pubblicazioni medico-scientifiche, elaborando una strategia di comunicazione diversificata.

Dati e Intelligenza Artificiale

Nuovi strumenti implementati dalle Intelligenze Artificiali possono essere utilizzati in questa fase per l'analisi dei dati, come abbiamo già accennato anche nel primo capitolo di questa guida. Ottenere informazioni capillari, quantitative ma soprattutto qualitative rispetto a come è andato un congresso è un’operazione che può richiedere molto impegno sia dal punto di vista del tempo che in termini di risorse. Analizzare i dati con strumenti potenziati dall’AI può permettere non solo un risparmio di tempo, ma anche di ottenere dettagli utili, che altrimenti non potrebbero essere oggetto di studio. Per esempio, si potrebbe voler estrapolare dai feedback dei partecipanti gli aggettivi qualificativi, per valutare quanti indicano soddisfazione e quanti insoddisfazione. Le analisi dei dati possono dire di più sul comportamento dei partecipanti, i livelli di coinvolgimento reale, in un’ottica di maggiore personalizzazione di una prossima edizione e per individuare le aree di miglioramento. Vista la grande quantità di dati che l’AI è in grado di elaborare, l’abilità starà poi nell’ interpretazione delle informazioni ricavate, per ottenere un’analisi sempre più utile.

Redigere il report di riepilogo

La relazione conclusiva del congresso è il documento di riepilogo che dà una valutazione complessiva di come è andato attraverso la presentazione dei dati e l’analisi dei vari aspetti. La sua compilazione è responsabilità dell’organizzatore, che lo redige per chiudere il progetto e per comunicarne i risultati al committente e ai soggetti portatori di interesse.

Passiamo in rassegna cosa contiene nello specifico un report di questo tipo.

A cosa serve

La relazione finale assolve diverse funzioni, tra cui le principali sono:

 raccogliere dati numerici, statistici ed economici su tutti gli aspetti del congresso;

 analizzare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato per evitare errori futuri;

 esprimere valutazioni sui diversi aspetti dell’evento fornendo indicazioni per le successive edizioni;

 valutare il successo del congresso in base agli obiettivi prestabiliti;

 stabilire indicatori e obiettivi per le successive edizioni del congresso;

 informare dei risultati tutti gli stakeholder del congresso (committente, sponsor, relatori, partecipanti, fornitori ecc).

Come realizzare la relazione finale

Il report è di solito una presentazione ad alto impatto visivo realizzata da un grafico e corredata di infografiche, tabelle e così via, oltre che eventualmente di immagini del congresso e della destinazione. Il suo grado di elaborazione visiva testimonia l’importanza che organizzatore e committente attribuiscono alla comunicazione dei risultati dell'evento.

In genere è inviata via email in formato PDF e pubblicata sul sito dell’evento.

Il numero e la tipologia di dati da inserire nella relazione finale dipende dalle dimensioni dell’evento, dalle richieste del committente e dalle

aspettative degli sponsor. La relazione può infatti essere più o meno dettagliata e più o meno ponderosa. Un documento completo redatto per una grande congresso di solito contiene informazioni specifiche su:

 programma

 partecipanti iscritti

 partecipanti effettivi

 partecipanti per tipologia di iscrizione (soci, non soci, iscrizioni per fasce di valore)

 partecipanti per provenienza (regione italiana o paese estero)

 partecipanti per tipologia di specializzazione professionale (se rilevante)

 relatori, docenti, tutor

 abstract presentati

 abstract accettati

 sessioni orali e loro tipologie

 casi clinici presentati

 casi clinici accettati

 poster presentati

 poster accettati

 sponsor

 simposi sponsorizzati

 area espositiva

 espositori

 partner istituzionali

 dati di interazione dei partecipanti attraverso le applicazioni messe a disposizione

 dati di traffico sul sito web del congresso (visite, visitatori unici, pagine viste)

 numero download della eventuale app dell’evento

 rassegna stampa online (articoli e video online)

 rassegna stampa offline (articoli di giornale, servizi radio e tv)

 social media engagement (post, commenti, condivisioni)

Se il congresso si è svolto in modalità ibrida la relazione dovrà riportare anche i dati relativi alla parte online, tra cui funzionalità della piattaforma web, sessioni trasmesse live, sessioni registrate, durata media del collegamento per sessione live e

Perché serve la relazione finale

Dati

Per raccogliere dati numerici, statistici e qualitativi su tutti gli aspetti del congresso.

Obiettivi

Per valutare il raggiungimento degli obiettivi, anche in vista di altre edizioni.

Errori

Per analizzare ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato.

on demand, tipologia di interazioni dei partecipanti da remoto, quantità di interazioni dei partecipanti da remoto, spazi espositivi virtuali.

A chi si invia

I dati del congresso si possono comunicare ai diversi stakeholder, a cui interessano per ragioni diverse. Si dovrà quindi prevedere di inviare la relazione finale a:

➤ associazione che promuove l’evento (il committente), per la quale i numeri del congresso costituiscono il riferimento sulla base del quale progettare l’edizione successiva, soprattutto se si tratta del congresso nazionale annuale o di un altro evento a cadenza periodica;

➤ sponsor, per i quali i numeri del congresso costituiscono la misura del ritorno

Informazioni

Per informare tutti gli stakeholder coinvolti nell'evento sui risultati raggiunti.

sull’investimento effettuato: quanti più partecipanti, visitatori allo stand, partecipanti ai simposi sponsorizzati, visibilità mediatica del congresso e accessi al sito o commenti social, tanto più alta sarà stata l’esposizione del brand dello sponsor;

➤ destinazione, per la quale i numeri costituiscono il riferimento sulla base del quale valutare l’impatto del congresso sul territorio (economico e non solo, come spiegato nel primo capitolo di questa guida), nonché il “biglietto da visita” da mostrare ad altri promotori e organizzatori e alle proprie amministrazioni locali per ottenere politiche più favorevoli per il settore congressuale;

➤ partecipanti, relatori e fornitori, per i quali i numeri del congresso possono costituire motivo di gratificazione e prestigio.

Le valutazioni dell’organizzatore

La relazione finale costituisce anche la base da cui partire per la progettazione dell’edizione successiva del congresso, soprattutto per l’organizzatore che, a solo uso interno, dovrebbe inserire anche le proprie considerazioni. Per esempio:

Destinazione e sede dell’evento Sono due elementi che giocano un ruolo importante nel determinare il successo del congresso. La relazione deve contenere valutazioni sull’accessibilità della destinazione, la sua capacità e qualità alberghiera, la disponibilità di sedi per l’evento in prossimità degli alberghi, i costi in generale.

Sulla sede dell’evento si inseriscono informazioni quali la qualità e flessibilità degli spazi, le dotazioni a disposizione, le attrezzature audiovisive, la qualità del catering e del servizio relativo, evidenziando eventuali criticità riscontrate durante il processo organizzativo.

Le sessioni e i contenuti

La struttura del programma (sessioni plenarie, sessioni parallele, eventi sociali) è oggetto di analisi, anche alla luce del gradimento espresso dai partecipanti, per identificare possibili aree di miglioramento futuro. Per esempio, quali

format di sessione sono stati più frequentati, quali temi hanno riscosso più interesse, quale è stato il tasso di partecipazione alle attività sociali. Includere informazioni su come si sono reclutati gli speaker e sul processo di raccolta degli abstract, valutando se è necessario modificare qualcosa.

L’attività degli sponsor

Inserire nel report la descrizione e il numero degli sponsor, ognuno con l’attività che ha svolto all’interno del congresso e con quali risultati. Riportare i pacchetti di sponsorizzazione disponibili e includere eventuali considerazioni e feedback degli sponsor stessi per migliorare l’offerta loro dedicata.

Il gradimento dei partecipanti

Nella relazione finale si inseriscono i dati salienti emersi dall’analisi dei questionari compilati dai partecipanti, che serviranno per prendere decisioni riguardo alla successiva edizione del congresso.

Il raggiungimento degli obiettivi

L’organizzatore inserisce una valutazione, a fronte dei dati presentati, sul raggiungimento degli obiettivi qualitativi e quantitativi posti dal committente.

L’evento va in archivio

Dopo avere chiuso il bilancio del congresso, messo in ordine gli aspetti amministrativi e presentato la relazione finale, per l’organizzatore arriva il momento di archiviare i documenti e i materiali dell’evento. L’archiviazione è sì l’ultima fase del lavoro, ma non la meno importante: occorre infatti selezionare ciò che si deve conservare e ciò che può essere eliminato, e strutturare un metodo per organizzare i materiali affinché in seguito si possano ritrovare facilmente le informazioni. I motivi per archiviare i documenti sono molteplici, tra cui quello di poter rispondere a qualunque futuro accertamento, oltre al fatto che i materiali del congresso e le informazioni su fornitori, sponsor, location e così via potranno tornare utili in altre occasioni. Senza contare che, per gli eventi accreditati ECM, vige per il provider l’obbligo di legge di conservare una parte della documentazione.

Il backup dei documenti digitali

La maggior parte di documenti e materiali possono essere conservati in forma digitale su un hard disk esterno, sul cloud oppure sui server interni: l’importante è farne sempre il backup per evitare che l’eventuale perdita dei dati a causa di virus informatici o problemi tecnici non sia irrimediabile. In forma cartacea vanno invece conservati contratti firmati, ricevute e note spese cartacee, stampati ecc.

➜ Ordinare e conservare le email

L’organizzazione di un congresso implica in genere la produzione di centinaia di email, molte delle quali contengono informazioni che devono essere conservate. Per partire con il piede giusto è buona abitudine creare nel programma di posta elettronica cartelle e sottocartelle dove conservare tutti i messaggi fin dall’inizio del progetto. Per esempio, una cartella dell’anno in corso che contiene la cartella del congresso, all’interno della quale ci saranno tante sottocartelle quanti sono gli interlocutori con i relativi scambi di email: la corrispondenza con

DA RICORDARE

Le metodologie di archiviazione possono essere diverse, ma è comunque importante che tutti devono poter trovare tutto. L’archivio deve funzionare anche per chi non si è mai occupato del congresso specifico e non ne conosce tematiche, sponsor, fornitori, location.

gli sponsor, con la location, con l’albergo e così via. È un sistema laborioso che però trasforma il programma di posta in un archivio che sarà poi facile da consultare. Naturalmente anche per le email è necessario provvedere al backup regolare.

➜ La reportistica della parte virtuale e social

Le piattaforme web utilizzate per gestire la parte virtuale di un evento raccolgono molti dati relativi al comportamento online dei partecipanti e generalmente possono produrre una reportistica molto dettagliata (numero di partecipanti collegati, durata dei loro collegamenti, interazioni via chat, visite agli stand espositivi virtuali, download dei materiali sponsor e così via). Tali informazioni, insieme ai report delle attività e delle interazioni sui social media, sono da conservare perché la profilazione dei partecipanti e dei loro comportamenti può indirizzare scelte e azioni nella progettazione della successiva edizione.

L’obbligo di conservare

i documenti ECM

Nel caso di un congresso accreditato, il regolamento ECM impone al provider di conservare per 5 anni copia di tutta la documentazione relativa all’assegnazione dei crediti con l’impegno a renderli disponibili, se richiesti, alla Commissione Nazionale per la Formazione Continua e al Comitato di Garanzia. Ciò comporta un’ulteriore necessità di archiviazione “legale” di questi materiali, pena il rischio di sanzioni o richiami da parte degli organi di vigilanza.

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CONGRESSI MEDICO-SCIENTIFICI INTERNAZIONALI

170 Dove vanno i congressi internazionali

171 Dal bando di gara alla candidatura

174 Cosa fanno convention bureau e ambassador

Dove vanno i congressi internazionali

Il post-pandemia è stato finalmente dominato dal ritorno dei congressi medico-scientifici internazionali in presenza, che hanno dimostrato tutta la loro forza in termini di valore per le comunità scientifiche e anche per le destinazioni ospitanti. Anche quello di questi eventi è però - oggi - un mondo modificato rispetto agli anni pre-pandemici, dal punto di vista tecnologico, ma non solo. Capiamo meglio la situazione attuale e le prospettive dei congressi medico-scientifici internazionali.

Cosa si intende per congresso medico-scientifico internazionale

Generalmente i congressi medico-scientifici internazionali sono promossi dalle associazioni che riuniscono le società medico-scientifiche di una stessa specialità, ma di diversi Paesi (Società Europea di Oncologia, Società Internazionale di Chirurgia Ortopedica, Società Internazionale di Nefrologia, per fare qualche esempio). Si svolgono con cadenza periodica e utilizzano in ogni edizione una destinazione diversa. La scelta della destinazione è dettata da motivazioni professionali (presenza di organizzazioni o enti di eccellenza nel campo oggetto del congresso, necessità di sensibilizzare una destinazione a quel tema specifico), economiche (soprattutto per i congressi più grandi, le destinazioni competono fra loro per offrire all’associazione committente le migliori condizioni possibili per organizzarvi il congresso), logistiche (facilmente raggiungibile, sicura e dotata delle strutture e infrastrutture necessarie), turistiche (l’appeal di una destinazione può influenzare il numero di iscrizioni al congresso) e oggi più che mai si tiene in considerazione anche l’aspetto sostenibile, sicuramente ambientale, ma anche dal punto di vista dell’impatto sulla comunità locale.

La dimensione di questi congressi può variare sensibilmente a seconda delle caratteristiche dell’associazione committente, ma in genere il numero di partecipanti e la durata sono superiori a quelli degli analoghi eventi di livello nazionale.

Lo scenario degli eventi internazionali

Nel mondo dei congressi medico-scientifici internazionali la tecnologia è arrivata per restare nelle sue molteplici forme, con un approccio sempre più funzionale verso la fruizione di contenuti scientifici per un’audience allargata. Se infatti gli eventi internazionali in presenza sono stati quelli danneggiati più a lungo a causa delle varie restrizioni adottate dai diversi Paesi in risposta all’emergenza sanitaria, e in generale sono per definizione gli eventi più influenzati dalle avverse condizioni economiche e politiche, sono anche quelli che più di altri hanno visto nei format ibridi non una soluzione temporanea, ma una risorsa da utilizzare anche in ottica inclusiva dal punto di vista dei partecipanti, così come dei relatori internazionali, che possono dare, per esempio, il proprio contributo, anche quando non sarebbe loro possibile essere presenti in sala, a tutto vantaggio del lustro e del valore scientifico del congresso stesso.

Secondo l’edizione più recente dell’Osservatorio italiano dei congressi e degli eventiOICE, progetto di ricerca promosso da Federcongressi&eventi e realizzato da ASERI-Alta Scuola di Economia e Relazioni Internazionali dell’Università Cattolica del Sacro Cuore, gli eventi internazionali organizzati in Italia nel 2022 hanno visto un ritorno quasi pari al livello del 2019: l’8,3% degli eventi ha accolto partecipanti internazionali - nel 2019 erano 9,8% - che hanno rappresentato il 13,4% del totale - il 12,9% nel 2019. Secondo le stime di ICCA (International Congress and Convention Association) il 51% delle associazioni nel 2023 ha organizzato congressi internazionali in presenza, contro il 41% nel 2022 e il 14% nel 2021.

Un’organizzazione lunga anni

L’organizzazione di un congresso medicoscientifico internazionale parte di solito 2/3 anni prima del suo svolgimento. I congressi internazionali hanno infatti un tempo di organizzazione molto lungo, che per gli eventi più grandi e importanti può arrivare fino a 5 o 6 anni.

Dal bando di gara alla candidatura

Dall’analisi del bando di gara alla preparazione del dossier, la candidatura a un congresso medico-scientifico internazionale è un gioco di squadra. Si tratta anche di un processo complesso, che richiede tempo e competenze specifiche, diverse dalle competenze prettamente scientifiche dei referenti dell’associazione medica che prendono in carico il progetto. I medici si rivolgono quindi ai professionisti del settore dei congressi: l’organizzatore congressuale, che in caso di vittoria gestirà l’evento, il convention bureau territoriale e/o il centro congressi della città. Come funziona la candidatura a un congresso medico-scientifico internazionale? E quali sono gli attori coinvolti?

Chi propone la destinazione

La proposta della destinazione dove tenere un congresso internazionale arriva in genere dalle associazioni mediche nazionali, che candidano il

loro Paese a ospitare l’evento. Queste, così come le università o gli enti di ricerca, possono infatti essere interessate a ospitare “a casa propria” il congresso internazionale della loro specialità per dare visibilità alla comunità scientifica locale e al suo lavoro, per portare colleghi esperti da tutto il mondo vicino ai propri associati, per il lustro e il prestigio professionale che ospitare un grande congresso conferisce. Fra le città del proprio Paese, l’associazione nazionale tende poi a candidare quella che eccelle nella specialità oggetto del congresso, oppure quella dove risiede il membro dell’associazione che si fa promotore della candidatura o, ancora, quella che presenta le migliori condizioni logistiche ed economiche.

Cosa serve per candidare una città

La procedura per candidare una città a ospitare un congresso medico internazionale non è molto diversa da quella seguita per tutti i grandi eventi, come Olimpiadi, Expo, Capitali della Cultura e

CHI SI OCCUPA DEL DOSSIER DI CANDIDATURA DI UN CONGRESSO MEDICO INTERNAZIONALE

COMPONENTE SCIENTIFICA

 società medicoscientifica nazionale

 membri promotori della candidatura

SUPPORTO ISTITUZIONALE

 amministrazione comunale

 Camera di Commercio

COMPONENTE ORGANIZZATIVA

 organizzatore congressuale  convention bureau  sede dell’evento

così via. Occorrono un progetto, una proposta tecnico-economica, una motivazione forte a favore della destinazione e un valore aggiunto che possa rendere la candidatura competitiva rispetto a quelle di altre città che partecipano alla gara internazionale indetta dall’associazione committente del congresso.

Fattibilità e costi della candidatura

La candidatura a un congresso internazionale comporta sempre dei costi, talvolta piuttosto elevati (l’elaborazione del dossier, gli inviti alla delegazione dell’associazione a visitare la città candidata, il coinvolgimento di eventuali testimonial, la promozione della candidatura e così via), che in caso di mancata vittoria saranno a fondo perduto. È quindi importante valutare con attenzione le gare per evitare di partecipare a quelle dove le possibilità di acquisire effettivamente l’evento sono molto basse.

Al professionista dei congressi può essere affidata innanzitutto l’analisi preliminare di fattibilità per valutare l’opportunità di candidare o meno la città a ospitare il congresso.

Analizzare il bando di gara

L’analisi comincia dal bando di gara, dove l’associazione committente indica i requisiti richiesti per ospitare l’evento e i criteri utilizzati per valutare le destinazioni candidate. Ogni associazione ha propri standard a questo proposito, ma gli elementi

DA RICORDARE

Il dossier di candidatura è uno strumento di comunicazione a tutti gli effetti e deve essere redatto come tale. Per questo è tanto più efficace quanto i suoi contenuti sono accattivanti e multimediali, per esempio con l’inserimento di immagini, video, rendering e così via.

principali sono comuni a tutti i bandi.

In fase preliminare occorre considerare le dimensioni logistiche ed economiche del congresso, individuare le città (se l’analisi è a livello Paese) o le strutture adatte alle esigenze e lavorare su almeno 2 o 3 alternative, confrontando preventivi e soluzioni e analizzando i punti di forza e di debolezza dell’eventuale candidatura.

Gli elementi da considerare

◆ Descrizione dell’associazione

◆ Caratteristiche dell’evento (durata, dimensioni, struttura ecc.)

◆ Dati economici dell’evento

◆ Informazioni storiche sull’evento

◆ Quali destinazioni possono candidarsi (se ci sono criteri di rotazione)

◆ Indicazioni per la partecipazione al bando

◆ Caratteristiche del dossier di candidatura

◆ Calendario delle fasi di candidatura

◆ Calendario dello scrutinio delle candidature

◆ Criteri di selezione e attribuzione punteggi

◆ Data di annuncio del vincitore

Cos’è il dossier di candidatura

Il dossier di candidatura è un documento tecnico che contiene tutte le informazioni rilevanti su come la destinazione può accogliere il congresso e solitamente include il supporto istituzionale alle eccellenze del territorio legate al tema dell’evento, gli eventuali benefit messi a disposizione dall’amministrazione cittadina, le caratteristiche di strutture e infrastrutture, il budget preliminare, la presentazione della sede del congresso, le attrazioni turistico-culturali, i costi di soggiorno, ristorazione e trasporti, il numero di camere d’albergo disponibili. Infine, si indica anche il contributo scientifico dei professionisti locali per evidenziarne la caratura. Nel dossier non può mancare un capitolo dedicato alla sostenibilità: la maggior parte dei bandi di gara internazionali richiede infatti le relative certificazioni nonché la descrizione delle misure per ridurre l’impatto ambientale dell’evento che chi presenta la candidatura intende adottare.

L’ITER DELLA CANDIDATURA

A UN CONGRESSO INTERNAZIONALE

1

MANIFESTAZIONE

DI INTERESSE

2

VALUTAZIONE

DEL BANDO DI GARA

E ANALISI PRELIMINARE DI FATTIBILITÀ

L’associazione nazionale (insieme a organizzatore/ destinazione/sede) manifesta all’associazione internazionale la volontà di partecipare alla gara CONFERMA

CONSEGNA DEL DOSSIER

Il dossier di candidatura viene inviato all’associazione internazionale; se previsto si tiene un incontro di presentazione

4

SOPRALLUOGHI

Una delegazione dell’associazione internazionale visita le destinazioni in gara e fa il sopralluogo delle sedi candidate a ospitare il congresso

6

SELEZIONE FINALISTI

L’associazione internazionale seleziona le destinazioni finaliste alla luce dei sopralluoghi effettuati

7

SVOLGIMENTO

DEL CONGRESSO

9

3

L’associazione internazionale conferma, il referente nazionale dà il via alla preparazione del dossier di candidatura

5

VALUTAZIONE

DELLE CANDIDATURE

L’associazione internazionale esamina i dossier di tutte le destinazioni in gara

ANNUNCIO DEL VINCITORE

8

Votazione finale del direttivo dell’associazione e annuncio della destinazione vincitrice; spesso l’annuncio viene ufficializzato durante il congresso e la città che vince si presenta in plenaria di fronte ai soci

Cosa fanno convention bureau e ambassador

Il convention bureau è l’ufficio dedicato alla promozione di un territorio (città, provincia, regione o Paese) come sede per eventi e congressi sia di livello nazionale sia, più spesso, di livello internazionale. Si tratta in pratica di una sorta di ufficio del turismo specializzato in destination marketing che fornisce assistenza ai committenti degli eventi e agli organizzatori congressuali allo scopo di incrementare sul proprio territorio la presenza di congressi medico-scientifici, congressi associativi in genere, convegni istituzionali, ma anche eventi aziendali come convention, lanci di prodotto e viaggi di incentivazione. Vediamo meglio come funzionano.

Chi fa parte di un convention bureau

I convention bureau sono spesso organizzazioni a partecipazione mista pubblico- privato, con enti pubblici quali Comuni, Camere di Commercio o Regioni che vi investono fondi pubblici affiancando gli operatori della filiera (agenzie, alberghi, centri congressi, location per eventi, fornitori di servizi ecc.), i quali si associano al convention bureau versando le relative quote. I cb possono essere anche a modello privatistico.

Un riferimento internazionale

Il convention bureau non limita la propria attività alla promozione del territorio, ma è un soggetto attivo, che coordina l’offerta dei fornitori, supporta le associazioni e le società medico-scientifiche nelle candidature, si pone come facilitatore della domanda e interloquisce con le amministrazioni locali. Per un organizzatore di eventi straniero, o anche di una diversa città, il convention bureau è spesso il primo contatto con la destinazione e il canale qualificato di accesso ai suoi operatori. Per la domanda, cioè per chi deve portare

congressi ed eventi nel territorio, i servizi del convention bureau sono gratuiti. La presenza di un convention bureau aggiunge dunque valore

Cosa fa

il convention bureau

censisce, aggrega e coordina l’offerta congressuale del territorio

stabilisce standard di qualità per gli associati

promuove il territorio come destinazione congressuale

ricerca attivamente opportunità di candidatura

fornisce supporto operativo alle associazioni

elabora dossier di candidatura

fornisce alla domanda informazioni e contatti sulla destinazione

assume il ruolo di interlocutore unico per l’organizzazione di un congresso

coinvolge le amministrazioni locali

fornisce servizi ai congressi

a una destinazione, rendendola più attrattiva e più organizzata per chi deve portarvi un evento internazionale e in particolare un congresso medico-scientifico.

I convention bureau in Italia

In Italia esistono diversi convention bureau in rappresentanza di città, province e Regioni. A livello giuridico possono essere a partecipazione mista pubblico-privato, - dove enti pubblici come Comune e/o Camera di Commercio, Provincia ecc. affiancano gli operatori del settore - o su modello privatistico, dove il convention bureau assume la forma di un’aggregazione fra operatori che può avere o meno (a seconda di quanto l’ente locale è consapevole dell’importanza di attrarre congressi sul proprio territorio) l’avallo e il supporto esterno dell’amministrazione locale. Alcune delle maggiori città italiane vantano convention bureau longevi, come Convention bureau della Riviera di Rimini, fondato nel 1994, il Convention Bureau di Genova, fondato nel 1998, il Convention Bureau di Torino, fondato nel 2000, e molti altri. Ne esistono infatti in tutta Italia da Nord a Sud, così come esiste dal 2014 quello nazionale, Convention Bureau Italia, che aggrega la maggioranza dell’offerta qualificata italiana ed è formalmente riconosciuto da Enit.

Il programma ambassador

Nell’ambito della propria mission, cioè promuovere il territorio e attirare i congressi internazionali , alcuni convention bureau decidono di attivare il cosiddetto “programma ambassador”, un sistema di attività, strumenti e servizi di supporto progettati per aiutare gli “ambasciatori della destinazione” a portare in quel territorio (città o Paese che sia) i congressi delle associazioni internazionali di cui fanno parte.

Chi sono gli ambasciatori

Gli ambasciatori della destinazione sono membri di associazioni internazionali, spesso siedono anche nei comitati direttivi delle associazioni eper ruolo, reputazione o posizione professionale - hanno il potenziale di influenzare la scelta della destinazione per i congressi.

Medici, accademici, scienziati e professionisti diventano dunque rappresentanti e portavoce del valore della propria città: hanno il compito di raccontarla ai colleghi internazionali sottolineandone i punti di forza, spiegando ciò

che può offrire a un congresso e attivando i propri canali di networking per generare consenso sulla sua candidatura. Il convention bureau li affianca facendosi carico della preparazione del dossier di candidatura, sollevandoli dalle incombenze di ricerca dei fornitori e di interlocuzione con l’amministrazione cittadina e supportandoli lungo tutto il percorso, dalla candidatura all’eventuale vittoria e fino allo svolgimento dell’evento.

La scelta della destinazione

I congressi internazionali sono molto ambiti dalle destinazioni per il valore economico che sono in grado di portare e più in generale per un più ampio concetto di legacy, ossia di eredità che un evento del genere lascia alla città che lo ha ospitato. Per attirarli, devono avere determinate

Identikit del medico ambassador

● sostenitore della propria città

● solida reputazione etica e professionale

● figura influente

● buon comunicatore

Eredità professionale

 innovazione

 sviluppo

 collaborazioni internazionali

L’eredità di un congresso internazionale

caratteristiche che, come abbiamo visto, oggi non prescindono dal loro valore in termini sostenibili e tecnologici, ma comprendono anche tutta una serie di elementi che le società scientifiche valutano per scegliere la destinazione più adatta. In generale, valgono tutte le considerazioni che sono state fatte nel capitolo “Scegliere la destinazione” di questa guida che includono requisiti logistici e servizi, il legame con il tema del congresso e il supporto istituzionale, oltre al focus sugli obiettivi dell’associazione.

L’eredità

del congresso internazionale

La legacy di un congresso internazionale coinvolge sia i professionisti locali che partecipano e le loro strutture di riferimento, ossia ospedali, università, centri di ricerca e così via, sia i comuni cittadini.

 L’eredità professionale

● Innovazione e sviluppo: nuove idee, conoscenze, tecniche e tecnologie con cui i delegati vengono a contatto durante l’evento e la loro ricaduta a livello locale.

Eredità per la comunità

 eventi divulgativi paralleli  supporto economico a cause locali

 attività sociali per i partecipanti

● Collaborazioni internazionali

Il congresso è una piattaforma che facilita, per la comunità scientifica locale, l’avvio di nuove iniziative di ricerca, collaborazioni professionali, progetti di lavoro con altri istituti a livello internazionale.

 L’eredità per la comunità locale

● Eventi per il grande pubblico: eventi divulgativi aperti al pubblico sulle tematiche di riferimento.

● Raccolta fondi: la società scientifica può supportare una causa sociale locale sul sito del congresso che raccoglie le donazioni dei partecipanti.

● Stand non profit: il congresso può offrire uno stand nell’area espositiva del congresso a un’organizzazione non profit per la promozione e la raccolta fondi a favore.

● Attività dei partecipanti: attività sociale a favore della comunità locale.

COME ORGANIZZARLI

Gli organizzatori congressuali, i provider ECM e i partner tecnologici per congressi medici

DOVE ORGANIZZARLI

La più ampia selezione di hotel, centri congressi e destinazioni adatte a ospitare eventi medico-scientifici

Nome Agenzia: ACX - ADRIA CONGREX

Indirizzo: Via Sassonia, 30 – 47922 Rimini

Telefono: 0541/305811

e-mail: info@adriacongrex.it - sito web: www.adriacongrex.it

Referente Agenzia: Anna Lisa Fuligni (Direttore Commerciale e Marketing) a.fuligni@adriacongrex.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider):

Provider ECM Standard ID 1783 dal 10/10/2014

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2015

Ethical MedTech Trusted Partner

Breve profilo dell’agenzia:

Nati a Rimini nel 1991, il nostro viaggio ha segnato una costante crescita e l’espansione in tutta Europa, consolidando la nostra reputazione come punto di riferimento nell’industria degli eventi. Specializzati in tre fondamentali Business Unit dedicate all’organizzazione di congressi medico-scientifici, eventi corporate ed eventi istituzionali internazionali, la nostra forza risiede nell’approccio su misura, dove ogni evento è concepito come un’opera d’arte unica, riflettendo la missione e la visione di chi lo ospita.

EXPERTISE NEI CONGRESSI MEDICO-SCIENTIFICI

Intricati nella tela della ricerca e dell’innovazione medica, i nostri congressi medico-scientifici sono un trampolino per il progresso, il nostro impegno è fornire soluzioni che vadano oltre le aspettative. Collaboriamo strettamente con i nostri clienti siano essi medici, associazioni o aziende per comprendere le esigenze specifiche del settore, trasformandole in un’esperienza eccezionale per tutti i partecipanti. La nostra attenzione ai dettagli, la competenza settoriale e la capacità di adattarci alle mutevoli esigenze ci distinguono nel campo della gestione di questi eventi di alto livello. La nostra esperienza si basa sulla selezione delle sedi più adatte, sulla gestione delle iscrizioni, sulla pianificazione dei programmi scientifici, sulla ricerca degli sponsor e sull’utilizzo delle più recenti tecnologie per ottimizzare l’esperienza complessiva degli eventi. La ricerca costante delle ultime tendenze e innovazioni nel settore ci permette di offrire un approccio all’avanguardia per ogni tipo di evento che gestiamo.

DUE NUOVE BUSINESS UNIT

Nel 2019 in ACX si aggiungono due nuovi gruppi di lavoro. Dalle convention mozzafiato ai roadshow coinvolgenti, la Business Unit “Corporate & Events” è la spina dorsale per eventi corporate di successo e per tutte le richieste legate al branding aziendale. Grazie al nostro team “European Projects”, siamo i curatori di eventi istituzionali internazionali per alcune delle maggiori istituzioni europee. Ogni evento è orchestrato con precisione, riflettendo l’importanza di tali occasioni e contribuendo al dialogo globale.

CONTAMINAZIONE CREATIVA

Crediamo che la vera innovazione emerga quando idee e prospettive diverse si fondono. La nostra squadra, composta da esperti in diverse discipline, colla-

bora sinergicamente per garantire che ogni aspetto dell’evento sia affrontato con una prospettiva completa.

FILOSOFIA E REPUTAZIONE.

Con più di 34.000 eventi organizzati e gestiti in tutta Europa, e più di 4.000 clienti soddisfatti ogni giorno, il payoff “imagined.done” riflette il nostro impegno a trasformare le idee in realtà e a costruire esperienze che, non solo soddisfino le aspettative, ma le superino. Il futuro è in continuo divenire, e noi siamo pronti a guidare questa trasformazione, un evento alla volta.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Eventi ibridi e digitali

• Convention ed incentive

• Roadshow

• Servizi integrati di comunicazione

• Formazione, consulenza e supporto in progettazione europea

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia, Chirurgia, Citologia, Farmacologia, Ginecologia, Tossicologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• ANMCO – Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri

• EFCS – European Federation of Cytology Societies

• GIMSI – Gruppo Italiano Multidisciplinare Sincope

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• ANMCO – Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri

• EFCS – European Federation of Cytology Societies

• GIMSI – Gruppo Italiano Multidisciplinare Sincope

• SIC – Società Italiana di Chirurgia

• SIF – Società Italiana Farmacologia

• SIMTI – Società Italiana di Medicina Trasfusionale e Immunoematologia

• SITOX – Società Italiana di Tossicologia

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• ECC2024 – European Congress of Cytology (Lipsia, 2024)

• Congresso Nazionale ANMCO (annuale dal 2016)

• 125° Congresso della Società Italiana di Chirurgia (Pisa, 2023)

• Congresso Nazionale SIMTI (biennale, dal 2008)

• Congresso Nazionale SITOX (annuale, dal 2018)

• Congresso Multidisciplinare sulla SINCOPE (biennale, dal 2003)

• Congresso PLACE (biennale, dal 2015)

• Venice Arrhythmias (biennale, dal 1991)

Nome Agenzia: AIM GROUP INTERNATIONAL

Indirizzo:

Viale Forlanini, 23 – 20134 Milano

Telefono: 02 566011 e-mail, sito web: info@aimgroup.eu www.aimgroupinternational.com

Referente Agenzia: Flaminia Roberti, Global Sales Director f.roberti@aimgroup.eu

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): AIM Education S.r.l. “Provider Standard” N° 93 del 04/12/2012

Certificazioni:

• Sistemi di Gestione Sostenibile degli Eventi UNI ISO 20121:2013

• Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2015

• IAPCO International Association of Professional Congress Organizers

• MedTech Trusted Partner

• Modello Organizzativo Gestione Rischi D. Lgs. 231

Breve profilo dell’agenzia: AIM Group International è una multi-service, everchanging company. Continuiamo a cambiare, per rimanere fedeli a noi stessi.

Da oltre 60 anni.

Let’s__together

Ispiriamo e siamo ispirati, coinvolgiamo i nostri stakeholder e ne siamo coinvolti.

Realizziamo progetti insieme.

È questo ciò che conta.

Meet, Engage, Think

Dal design thinking nasce il potere creativo.

Eventi, Comunicazione, Consulenza: tre team specializzati che interagiscono e lavorano insieme per progettare esperienze, idee e soluzioni.

Let’s Meet together

Eventi: la conoscenza attraverso l’esperienza.

Know-how, tecnologia e creatività si uniscono per costruire esperienze coinvolgenti e promuovere condivisione e cambiamento.

Canali, formati e touchpoint, siano essi in presenza, digitali o ibridi, vengono valorizzati per creare “augmented events” che durano nel tempo.

Let’s Engage together

Comunicazione: imparare ad ascoltare, decidere di condividere.

Progettiamo comunicazioni costruttive che coinvolgono le comunità, in cui tutti possono riconoscersi.

Rafforzare le relazioni tra brand, organizzazioni e persone è ciò che ispira i nostri team nello sviluppo di idee forti.

Let’s Think together

Consulenza: il potere di immaginare il presente.

Supportiamo aziende e associazioni a crescere e cambiare.

L’integrazione di diverse aree di competenza permette di ottenere il meglio da processi, tecnologie e cultura aziendale.

Let’s__together!

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Eventi digitali e ibridi

• Comunicazione

• Consulenza

• Servizi DMC

• Eventi Sportivi

Aree e discipline di specializzazione: Anestesiologia, Ipertensione, Oftalmologia, Pediatria, Reumatologia.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SIR Società Italiana Reumatologia

• SIAARTI Società Italiana Anestesia, Analgesia, Rianimazione e terapia intensiva

• FIMP Federazione Italiana Medicina Pediatrica

• SIOT Società Italiana di Ortopedia e Traumatologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Allergan • Amgen • Bayer • Chiesi

• Edwards • Ipsen • Grunenthal

• Gruppo Menarini • Roche • Sanofi • Sobi • Teva

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• European Society of Hypertension Annual Meeting, ogni edizione dal 1983

• SIAARTI Congresso Nazionale 2023 ICARE (3.400 pax);

• SIFO Congresso Nazionale 2023 (Roma, 3.000 pax);

• European Society of Endodontology (ESE) Congress 2023 (Henlsinki, 2.000 pax);

• Lions International Convention 2019 (Milano, 25.000 pax).

Nome Agenzia: BT CONGRESS

Indirizzi:

Sede legale e amministrativa: Via P. Cugia, 1 – 09129 Cagliari

Ufficio Marketing e Sede operativa: Via Marco Besso, 40 – 00191 Roma

Telefono: sede legale 070/340293 – ufficio marketing 06/8546198

e-mail, sito web, pagina Facebook: info@btcongress.com

www.btcongress.com

www.facebook.com/btcongress/

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): ID 111 – Accreditamento del 02.12.10

Certificazioni:

Sistema Gestione Qualità: Certiquality UNI EN ISO 9001:2015

MPI – CME Certified Meeting Executive Italia

Breve profilo dell’agenzia:

Da oltre 35 anni BTcongress opera nel settore degli eventi aziendali, nazionali e internazionali, con particolare attenzione all’organizzazione di congressi medici nel campo della Salute della Donna.

L’esperienza maturata nel settore degli eventi medici, unita alla forte propensione all’innovazione, definiscono oggi la BTcongress come una società all’avanguardia, in grado di fornire servizi integrati di alta qualità che comprendono l’implementazione di nuove strategie, l’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati e un team di esperti altamente specializzato.

Dal 2000 la BTcongress è inoltre accreditata come provider ECM per l’assegnazione di crediti formativi ai professionisti sanitari nazionali, nonché fornitore di accreditamenti UEMS-EACCME per i medici residenti nella UE e internazionali.

L’azienda è certificata ISO 9001:2015.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Consulenza in gestione finanziaria, strategie organizzative, marketing e communication

Aree e discipline di specializzazione:

• Congress e Association Management

• Destination Management per l’Italia (DMC)

• Consulenza finanziaria e scientifica per eventi

• Marketing e Communication Management

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• International Menopause Society (IMS)

• International Society of Gynecological Endocrinology (ISGE)

• European Society of Gynecology (ESG)

• International Academy of Human Reproduction (IAHR)

• Associazione Italiana di Ginecologia Endocrinologica (AIGE)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 20th World Congress on Gynecological Endocrinology – Firenze e diretta

• streaming 2022

• 18th World Congress on Menopause – Lisbona e diretta streaming 2022

• Corsi annuali di formazione online tenuti dalla ISGRE

• Corsi annuali di formazione in presenza tenuti dall’AIGE

Nome Azienda: CICCARELLI

Indirizzo: Via Vallicelle 81/C - 03014 Fiuggi (FR)

Telefono: 0775 51 41 44

e-mail: info@cst-ciccarelli.it

Siti web: www.cst-ciccarelli.it - https://eminerva.eu/

Contatto:

Lucia Ciccarelli - lucia@cst-ciccarelli.it

Certificazioni:

Gestione Aziendale ISO 9001:2015

Sostenibilità Ambientale 1401:2015

Parità di Genere 125:2022

Breve profilo dell’azienda:

Dal 1975, la Ciccarelli Srl offre servizi tecnici e congressuali alle aziende italiane ed internazionali che operano nel campo della scienza, dell’arte, della cultura e della comunicazione. Qualificati e scelti soprattutto in convention mediche, per presentare ed esprimere al meglio le loro innovazioni tramite le nostre tecnologie.

Offriamo servizi a supporto di congressi, eventi e corsi di formazione. Senza tralasciare la produzione multimediale, le dirette streaming e le soluzioni di allestimento di spazi scenografici. Il nostro team tecnico si adatta costantemente alle esigenze del cliente e alle nuove tecnologie.

Il nostro fiore all’occhiello sono le Live Surgery: riprese video chirurgiche full HD e 4k di ogni specializzazione e tecnica (dall’open, alla microchirurgica, alla laparoscopica ed endoscopica). Con collegamenti audio-video fra le sale operatorie e le sedi congressuali di tutta Italia e del Mondo, che arricchiscono gli eventi congressuali, con trasmissioni in tempo reale dalle sale operatorie e sessioni interattive con diverse modalità di svolgimento.

Utilizziamo tecnologie all’avanguardia che garantiscono affidabilità, connettività, prestazioni e velocità. Infatti, la nostra piattaforma “made in Italy” E-minerva nasce per la creazione e gestione di progetti di formazione virtuale e ibrida tramite webinar e web congress; e risponde alle normative ECM e consente la gestione di corsi di formazione sanitaria in modalità sincrona e asincrona

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Servizi audio/video

• Servizi multimediali

• Live Surgery (riprese video chirurgiche full HD e 4K)

• Servizi Interattivi e Software

• Gestione sale Congressuali

• Sistemi di amplficazione, proiezioni architetturali

• Post-produzione digitale

• Cartellonistica congressuale

• Ledwall

• Votazione Interattiva

• Rilevazione presenze

Aree e discipline di specializzazione:

• Audio/video

• Illuminotecnica

• Allestimento

• Software di gestione

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Università Cattolica del Sacro Cuore di Roma

• AIMO/SISO

• MOICO

• SICCSO

Principali clienti:

• Università Cattolica del Sacro Cuore di Roma

• Università “La Sapieza” di Roma

• Noema S.r.l.

• 06 congressi

• C&C

• Hotel Villa Pamphili Roma

• Across Events

• Symposia

• Fasi Comunicazione eventi

Eventi di particolare rilievo a cui abbiamo partecipato negli ultimi anni:

• ENDOGRAFT 18-20 maggio 2023

• AIMO/SISO 16-18 novembre 2023

• XXI Congresso Nazionale SICVE 5-7 novembre 2023

Nome Agenzia: CONGRESS VENEZIA – 2GM

Indirizzo sede operativa: BusinessCenter@HiVe-M9, Chiostro M9

Via Poerio, 24 - 30171 Venezia

Indirizzo sede legale: 2GM srl

Via Cornarotta, 5 - 31100 Treviso

Telefono: 041 951112 e-mail, sito web: info@congressvenezia.it – www.congressvenezia.it

Referente Agenzia: Giuliamaria Dotto Pagnossin, CEO

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard n.1422 dal 08.06.2017

Certificazioni:

• Azienda Certificata UNI EN ISO 9001:2015

• Meeting and Event Manager UNI 11786:2020

Breve profilo dell’agenzia: Congress Venezia è un interlocutore professionale e affidabile per l’organizzazione dei vostri eventi congressuali, istituzionali e formativi, con una particolare attenzione all’ambito medico-scientifico, in quanto provider ECM. Siamo operativi ben dal 1992, una storicità accompagnata da una visione dinamica, che conferisce autorevolezza e flessibilità a ogni nostra azione, grazie anche a una solida rete di fornitori selezionati negli anni, che ci permette di operare con rigore in tutta Italia. Le tematiche trattate sono le più avanguardistiche e le competenze tecniche di livello, che assicuriamo nell’organizzazione di un evento, si uniscono a quelle umane dei professionisti coinvolti, per garantire la formazione continua e lo sviluppo di risorse rilevanti, a ogni ruolo. Agli eventi assicuriamo una qualità cercata fin nei dettagli: dai massimi livelli di docenza possibile all’attenzione per gli specialisti presenti, che ottengono l’obiettivo di uno sviluppo completo, personale e professionale, a favore di una concreta efficienza quotidiana. In un mondo che chiede competenze continuamente aggiornate, Congress Venezia è il vostro alleato ideale per la presa in carico di eventi che cercano l’eccellenza: ne curiamo l’intera filiera, dall’ideazione all’assistenza post-evento, passando per compiti di segreteria organizzativa, selezione del personale per l’accoglienza e le registrazioni, scelta di location e fornitori, comunicazione. Solo i professionisti possono capire le esigenze dei professionisti: vi aspettiamo in Congress Venezia.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM (RES, FAD e FSC)

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Creatività e comunicazione

• Segreteria organizzativa (anche in white label)

• Programmi sociali

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• La fotochemioterapia extra corporea 2023: un update, Venezia – novembre

• 2023 (RES)

• Corso teorico-pratico di elettroneuromiografia e tecniche neurofisiologiche:

• good clinical practice, Roma – novembre 2023 (RES)

• XLI Corso teorico pratico di Cultura in Elettromiografia e Neurofisiologia

• Clinica, Abano Terme (PD) – ottobre 2023 e precedenti edizioni (RES)

• Cervello e musica. Corso di neuromusicologia. I fondamentali per capirla e

• lavorarci meglio. – 2022 (FAD)

• Dolomiti Shoulder Experience – Cadaver Lab, Ortisei (BZ) –

• luglio 2019 (RES)

Nome Agenzia: DYNAMICOM EDUCATION

Indirizzo: Viale Brianza, 22 - 20127 Milano

Telefono: 02 89693750

Sito web: www.dynamicom-education.it

Contatto all’interno dell’Agenzia: Giorgio Maggiani - giorgio.maggiani@dynamicom-education.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 181 - 14/07/2010

Certificazione: Sistema Gestione Qualità: ISO 9001/2015

Breve profilo dell’agenzia:

Dynamicom Education S.r.l. è una società milanese fondata nel 2001, specializzata nella formazione in ambito medico-scientifico.

Dynamicom Education ha iniziato a operare nel mondo dei congressi e dei corsi Ecm soprattutto in ambito muscolo-scheletrico organizzando i congressi della Società italiana di artroscopia, del Collegio dei reumatologi italiani (CReI) e della Società Italiana dell’Osteoporosi e del Metabolismo Minerale e delle Malattie dello Scheletro (SIOMMMS).

Negli anni a seguire Dynamicom Education consolida il proprio business entrando in Pneumologia e attualmente è segreteria organizzativa del CHEST. Dal 2019, Dynamicom Education ha la gestione organizzativa della Società italiana cardiologia ospedalità accreditata (SICOA).

Dynamicom Education S.r.l. è Provider accreditato dal 07/02/2013 secondo il Programma di Educazione Continua in Medicina (ECM), accreditamento standard n° 181, per gli ambiti FAD (Formazione a Distanza), RES (Formazione Residenziale) e FSC (Formazione Sul Campo) e per tutte le Professioni previste nel Programma ECM (Medici Chirurghi, Farmacisti, Infermieri, Tecnici sanitari, e in generale tutte le figure del settore sanitario).

Per la realizzazione di tutti i progetti formativi, Dynamicom Education S.r.l. si avvale della collaborazione di un Comitato Scientifico multidisciplinare e di consulenti di fama internazionale per tutti gli ambiti medico-scientifici di interesse.

Nel 2020 l’azienda ha partecipato alla fondazione dell’associazione di categoria dei provider “Ecm Quality Network”.

Nel corso del 2023 Dynamicom Education ha organizzato 819 eventi formativi ECM.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Digital marketing

• Social media

Aree e discipline di specializzazione:

• Ortopedia • Reumatologia • Cardiologia • Pneumologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SIOMMMS (Società Italiana dell’Osteoporosi e del Metabolismo Minerale e

• delle Malattie dello Scheletro)

• SICOA (Società Italiana Cardiologia Ospedalità Accreditata)

• CReI (Collegio dei reumatologi italiani)

• Antiage

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Novo Nordisk SpA

• Bristol Myers Squibb Srl

• Servier Italia SpA

• A. Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl

• Ibsa Farmaceutici Italia Srl

• AstraZeneca SpA

• Bruno Farmaceutici SpA

• Daiichi Sankyo Italia SpA

• Amgen Srl

• Doc Generici Srl

Denominazione eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• NEL CUORE DI SANTA

• CONGRESSO NAZIONALE SIOMMMS

• CONGRESSO NAZIONALE CReI

Nome Agenzia: EGA WORLDWIDE CONGRESSES & EVENTS

Indirizzo HQ: Viale Tiziano, 19 – 00196 Roma

Altre Sedi: Milano, Cortina, Matera, Lecce, Dubai

Telefono: 06 32812.1

e-mail, sito web, Twitter, pagina Facebook: gare@ega.it

www.ega.it @ega_worldwide

@egaworldwidecongressesevents

Referente Agenzia: Mario Liguori, Executive Director New Business Cell. 335 8751385 – email: liguori@ega.it

Gaetano Maria Dieni, Director of Marketing & Communication Cell. 392 2486666 – email: gmdieni@ega.it

Numero e data accreditamento

ECM (ID Provider): 1406 – 23 giugno 2013

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001-14001-20121

• Modello Organizzativo Conforme D. Lgs. 231

• IAPCO Quality Programme - Accredited

Breve profilo dell’agenzia: Ega Worldwide, da oltre 50 anni, organizza e gestisce con successo eventi nazionali ed internazionali attraverso un team di numerosi professionisti accomunati dalla stessa passione: fare degli eventi un’esperienza memorabile. Nata nel 1965, con la prima edizione in Italia del congresso mondiale del Rotary, grazie all’impegno e alla lungimiranza della fondatrice, Emma Golinelli Aru, è divenuta immediatamente un’azienda leader nel mercato congressuale e a partire dagli anni ’70 anche in quello degli eventi governativi.

La continua spinta al miglioramento, per offrire ai clienti soluzioni sempre nuove e creative, ha portato Ega a essere tra le prime agenzie a sperimentare e proporre idee innovative, come l’introduzione nel mondo dei congressi di tutte le nuove tecnologie (App, streaming, sistemi di votazione in presenza e a distanza, software di gestione, piattaforme di eventi virtuali e ibridi, RA, RV), e la creazione di accordi con le Università per riconoscere crediti formativi ai giovani studenti coinvolti negli eventi a vario titolo.

Oggi, siamo è in grado di operare in oltre 100 paesi con la stessa attenzione al dettaglio, grazie ai network internazionali IAPCO (una delle sole 3 agenzie italiane riconosciute) e World PCO Alliance (unica agenzia italiana).

Tipo di servizi forniti:

• organizzazione di congressi ed eventi

• servizi modulari per congressi ed eventi

• gestione candidatura destinazione

• gestione associazioni scientifiche incl. fundraising ed attività di engagement

• progettazione ed erogazione di attività formativa ECM residenziali e FAD

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le aree e le discipline delle professioni mediche, in particolare gastroenterologia, nefrologia, cardiologia, trapiantologia, traumatologia, psicopatologia, chirurgia generale.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SITO (Società Italiana Trapianti d’Organo)

• AIIC (Associazione Italiana Ingegneri Clinici)

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Automobile Club d’Italia

• Comune di Milano

• ENIT – Agenzia Nazionale per il Turismo

• Expo 2015 SpA

• Ferrovie dello Stato Italiane

• Fondazione Italiana Promozione Trapianti d’Organo

• Fondazione Matera – Basilicata 2019

• Fondazione Policlinico Gemelli

• Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale

• Ministero della Salute

• Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti

• Presidenza del Consiglio dei Ministri

• Regione Lombardia

• Regione Puglia

• Sapienza Università di Roma

• Società Italiana di Chirurgia

• Società Italiana di Chirurgia Vertebrale

• Università Cattolica del Sacro Cuore

• World Tourism Organisation

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi anni:

• Congresso Nazionale SITO (2024 - 2014)

• Congresso Nazionale AIIC (2024 - 2018)

• EXPOAID2023 (2023)

• Esera - European Science Education Research Association World Congress (2019)

• EXPO Dubai 2020 – Padiglione Italia (2021/22)

• Eventi di candidatura Roma Expo 2030 (2022/23)

• G20 Innovation League (2021)

• G20 Summit Rome (2021)

• Global Health Summit Rome (2021)

• Worldsleep Congress (2021)

• Assemblea Nazionale Federmeccanica (2022)

• ESVS – European Society of Vascular Surgery Congress (2022)

• Global Youth Tourism Summit (2022)

• Pontignano Conference (2023 – 2020)

• Contratto Quadro Comunicazione Eventi PON-IR (2024 – 2017)

• Matera 2019 Capitale della Cultura Europea

• G7 Summit Taormina (2017)

• WAIMH World Congress (2017)

• WEF - World Engineering Forum (2017)

Nome Agenzia: ESSE EVENTS

Indirizzo: Via Sigmund Freud, 2 - 09126 Cagliari

Telefono: 070.306188

e-mail, sito web, pagina Facebook: info@esseevents.it – www.esseevents.it https://www.facebook.com/EsseEvents/

Referenti Agenzia:

Direzione: Simona Casu – simona.casu@esseevents.it

Ufficio Congressi: Silvia Gaias – congressi@esseevents.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 3932 dal 2020

Breve profilo dell’agenzia: La Esse Events nasce nel 2011 e si caratterizza sin da subito per la personalizzazione del servizio, l’attenzione ai dettagli e un rapporto di collaborazione e confronto con i propri clienti. Grazie alle ampie competenze del suo staff, la Esse Events offre una gestione globale dell’evento, che evita inutili dispersioni di tempo e di risorse.

Dalla scelta della location alla chiusura dell’evento, cura ogni aspetto dell’organizzazione; sa comprendere e soddisfare le esigenze dei propri clienti, ma anche anticiparle grazie ad intuito ed esperienza.

Offriamo un’ampia gamma di servizi inerenti l’organizzazione di congressi, convegni, simposi, esposizioni, riunioni aziendali, affiancando il cliente attraverso una collaborazione discreta e puntuale, efficiente ed efficace, nonché dinamica e propositiva. Operiamo sui principali mercati elettronici della pubblica amministrazione.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Erogazione di attività formative online

Aree e discipline di specializzazione:

• Area medica, in particolare Cardiologia, Ematologia, Urologia;

• Pubblica amministrazione

Partnership con associazioni medico scientifiche: ARCA Sardegna, ANAAO, SIA

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• AOB, CNR, Neopharmed Gentili Spa, Bayer Spa, Sanofi, A. Menarini

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Incontro di riabilitazione cardiologica e prevenzione delle malattie cardiovascolari

• (2014-2022)

• Congresso ARCA Sardegna - Congresso di ecocardiografia clinica (2017-2022)

• Ematologia in Sardegna. Attualità in medicina trasfusionale, ematologia clinica

• e talassemie (2016-2022)

• Congresso GICR Campania 2018

• Congresso GICR Lazio 2018

• Comitato di sorveglianza PSR Sardegna 2014-2020 (2019)

• Conferenza regionale per le politiche del lavoro (2019)

• Congresso regionale sia della macroregione L.A.M.S. (2019-2022)

• Third International Conference on Fire Behaviour and Risk (2022)

Nome Agenzia: EVERYWHERE

Indirizzo: Piazza Cittadella, 3 - 37122 Verona

Telefono: 045 8006786

e-mail, sito web: congressi@everywheretravel.it

www.everywheretravel.it

Referente Agenzia: Sabrina Poiega - sabrina@everywheretravel.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 683 - 08/11/2023

Breve profilo dell’agenzia:

Everywhere S.r.l. è sinonimo di professionalità, serietà e competenza dal 1981. Grazie ad un team dinamico, capace e di comprovata esperienza, l’Azienda, che è ormai da molti anni Provider Ecm per il Ministero della Salute, propone diverse tipologie di servizi, per soddisfare anche i clienti più esigenti:

• organizzazione di congressi in ambito medico-scientifico e gestione di delegazioni in Italia e all’estero;

• realizzazione di presentazioni ed eventi aziendali di ogni tipologia, che sia il lancio di un nuovo prodotto, una convention o la celebrazione di una ricorrenza;

• fornitura e coordinamento di hostess per eventi;

• progettazione di pacchetti incentive per aziende, che possano stupire, motivare e premiare i collaboratori migliori, incentivandoli a dare sempre il meglio;

• ideazione, creazione e gestione di siti web aziendali e per Società Medico Scientifiche;

• emissione puntuale e veloce di biglietteria aerea, ferroviaria, marittima individuale e per aziende;

• ideazione di viaggi unici e indimenticabili in Paesi vicini e lontani grazie a itinerari personalizzati studiati con cura e attenzione, in modo da far vivere al cliente ogni volta un’esperienza emozionante e irripetibile.

Everywhere ha inaugurato una nuova divisione nel settore immobiliare, sia per la compravendita in ambito residenziale e commerciale, sia nella gestione turistica.

Tipo di servizi forniti

• progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• organizzazione di congressi ed eventi

• gestione società scientifiche

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• ANEOP

• FISMAD Veneto - Trentino Alto Adige – Friuli Venezia Giulia

• GIBIS

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 27 - 29 Ottobre 2022 - Corso Nazionale di Nutrizione Clinica S.I.G.E.

• 28 - 30 Settembre 2022 - Convegno Nazionale G.I.B.I.S.

• 17 - 19 Settembre 2020 - Congresso Nazionale A.I.S.P.

Nome Azienda: FORMEDIVERSE

Indirizzo: Via Montenapoleone, 8 – 20121 Milano

Telefono: 333.6168772

e-mail, sito web: info@formediverse.net - www.formediverse.net

Contatti:

Responsabile della Formazione e Giornalista: Angela Vetrano – a.vetrano@formediverse.net

Direttore Generale: Grazia Vetrano – g.vetrano@formediverse.net

Art Director: Antonio Princi – goldenprint@formediverse.net

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 7306

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità ISO 9001:2015

Breve profilo dell’azienda:

In FORMEDIVERSE diamo valore a ogni vostra idea e ne facciamo l’anima di un evento di successo.

Costruiamo congressi, gestiamo meeting e delegazioni.

Curiamo ogni dettaglio relativo alla gestione amministrativa e organizzativa con un’ampia offerta di servizi.

Anche la comunicazione ha FORMEDIVERSE, il nostro ufficio stampa individuerà quella che vi racconta meglio.

4MEDIVERSE è Provider accreditato AGE.NA.S. ID n° 7306, riserviamo attenzione alla Formazione Continua in Medicina con eventi dall’elevata qualità formativa.

GOLDEN PRINT è il nostro riferimento grafico e creativo, in grado di offrire servizi professionali e qualificati: grafica promozionale (commerciale, pubblicitaria, packaging e promotion), grafica congressuale, grafica e progetti multimediali. Siamo un team di persone altamente specializzato, le cui complementari competenze consentono di offrire ai clienti una lettura pluridisciplinare e soluzioni su misura.

Dalla comprensione dell’insight alla consegna dell’evento chiavi in mano: facciamo di UN evento IL VOSTRO EVENTO.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Altri servizi: comunicazione, ufficio stampa e social media, eventi aziendali, convention e meeting, incentive, riunioni di ciclo, delegazioni congressi, team building, grafica, personalizzazione e stampa.

Aree e discipline di specializzazione:

• Tutte le discipline

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• Adamed Europe

• Daiichi Sankyo

• Boehringer Ingelheim

• Diasorin

• Janseen Cilag

• Chiesi

• Menarini

• Pfizer

• Piam Farmaceutici

• Sanofi

• Servier

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Via della Fortezza, 6 - 50123 Firenze

Telefono: 0422.1860100

e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio

andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia:

Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 40 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• SPIRO EASY99 2.0 – La spirometria e la gestione della BPCO nel setting

• di medicina generale dal 25 febbraio 2023 al 2 dicembre 2023

• ROCHE CONNECTIONS – New Pathways for oncology – 10-11 ottobre 2023

• FIGHTING SUA in 2023 – Una rinnovata sfida all’iperuricemia

•dal 28 gennaio al 15 dicembre 2023

• TOUCH POINT 3.0 - Neuroprotezione e invecchiamento nella RWE

•dal 22 settembre all’11 novembre 2023

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Via Nervesa, 4 - 20139 Milano

Telefono: 347.8193154

e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia:

Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 40 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• SPIRO EASY99 2.0 – La spirometria e la gestione della BPCO nel setting

• di medicina generale dal 25 febbraio 2023 al 2 dicembre 2023

• ROCHE CONNECTIONS – New Pathways for oncology – 10-11 ottobre 2023

• FIGHTING SUA in 2023 – Una rinnovata sfida all’iperuricemia

•dal 28 gennaio al 15 dicembre 2023

• TOUCH POINT 3.0 - Neuroprotezione e invecchiamento nella RWE

•dal 22 settembre all’11 novembre 2023

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Via Leone XIII, 95 - 00165 Roma

Telefono: 06.39870234

e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia:

Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 40 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• SPIRO EASY99 2.0 – La spirometria e la gestione della BPCO nel setting

• di medicina generale dal 25 febbraio 2023 al 2 dicembre 2023

• ROCHE CONNECTIONS – New Pathways for oncology – 10-11 ottobre 2023

• FIGHTING SUA in 2023 – Una rinnovata sfida all’iperuricemia

•dal 28 gennaio al 15 dicembre 2023

• TOUCH POINT 3.0 - Neuroprotezione e invecchiamento nella RWE

•dal 22 settembre all’11 novembre 2023

Nome Agenzia: HINOVIA

Indirizzo: Viale Trento e Trieste, 10 C - 31100 Treviso

Telefono: 0422.1860100

e-mail, sito web: info@hinovia.com - www.hinovia.com

Referente Agenzia: Andrea Fiorio

andrea.fiorio@hinovia.com - 347.8193154

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM ID 1307 - 21/01/2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• ISO 20121:2012 - sostenibilità

• ISO 37001:2016 - anticorruzione

• ISO - IEC 27001:2013 security

Breve profilo dell’agenzia:

Hinovia Srl è specializzata nell’erogazione di eventi formativi medico-scientifici sia mono che plurisponsor, accreditati dal Ministero della Salute e rivolti a tutti gli operatori della salute avendo ottenuto l’accreditamento in qualità di Provider Agenas Standard ID 1307 RES, FAD e FSC per l’Educazione Continua in Medicina (ECM), valida per l’accreditamento di eventi formativi in tutte le specializzazioni della medicina su tutto il territorio nazionale. Ciò che rende Hinovia leader di mercato e gli permette di eccellere a livello internazionale si può sintetizzare nei seguenti punti:

- Format innovativi: ampia gamma di format e strumenti tecnologici esperienziali applicabili ad eventi Online, Onsite ed Hybrid per l’aggiornamento e l’alta formazione. Questo permette di coinvolgere il discente e stimolarne la partecipazione attiva al fine di vivere l’apprendimento in maniera interattiva, immersiva ed esperienziale.

- Soluzioni taylor made e flessibilità: ascolto attento delle esigenze contenutistico-strutturali e degli obiettivi del cliente, per elaborare soluzioni personalizzate e per una gestione globale pre, durante e post evento capace di abbracciare le necessità contenutistiche, così come le relazioni con le società scientifiche, gli enti pubblici, il coordinamento della Faculty, gli aspetti grafici, gestionali, logistici e di marketing che, cuciti insieme con sapienza, ne garantiscono la buona riuscita.

- Approccio multidisciplinare: lo staff di Hinovia si compone di 40 figure eterogenee, appassionati professionisti provenienti da esperienze multinazionali con forte know-how congressuale e di association management, vocazione MICE ed expertise nel settore medico-scientifico. Ogni persona apporta le proprie forti competenze specifiche dando vita a soluzioni integrate di successo.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione ed erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Realizzazione grafiche 3D e siti web

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Oftalmologia, Oncologia e Pneumologia

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

A.Menarini Industrie Farmaceutiche Riunite Srl, AbbVie Srl, Alfasigma SpA, Bayer SpA, Boehringer Ingelheim Italia SpA, IBSA Farmaceutici Italia Srl, Istituto Gentili Srl, PIAM Farmaceutici SpA, ROCHE Società per Azioni.

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• SPIRO EASY99 2.0 – La spirometria e la gestione della BPCO nel setting

• di medicina generale dal 25 febbraio 2023 al 2 dicembre 2023

• ROCHE CONNECTIONS – New Pathways for oncology – 10-11 ottobre 2023

• FIGHTING SUA in 2023 – Una rinnovata sfida all’iperuricemia

•dal 28 gennaio al 15 dicembre 2023

• TOUCH POINT 3.0 - Neuroprotezione e invecchiamento nella RWE

•dal 22 settembre all’11 novembre 2023

Nome Agenzia: IN&FO&MED

Indirizzo: Via San Gregorio, 12 - 20124 Milano Telefono: 02.4945333. e-mail, sito web: segreteria@infomed-online.it - https://infomed-online.it/

Referente Agenzia: Francisco Figueredo – Sales & Operations Management francisco.figueredo@infomed-online.it

Federico Padula – Sales & Operations Management federico.padula@infomed-online.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 275 - 17/7/2013

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: ISO9001•2015 ISO 20121:2012 e ISO 14001:2015

Breve profilo dell’agenzia:

IN&FO&MED è Provider standard – N. 275, accreditato dal 17/07/2013 al quale è seguito il primo rinnovo nel Febbraio 2022 come da Programma di Educazione Continua in Medicina (ECM) ; è provider per gli ambiti FAD (Formazione a Distanza), RES (Formazione Residenziale) e FSC (Formazione Sul Campo) e per tutte le Professioni previste nel Programma ECM (Medici Chirurghi, Farmacisti, Infermieri, Tecnici sanitari, e in generale tutte le figure del settore sanitario).

IN&FO&MED offre un servizio completo nell’organizzazione di congressi, nell’ideazione, pianificazione e realizzazione di eventi ECM residenziali e digitali, nella gestione di Associazioni e Società Medico-Scientifiche.

Idea ed organizza con la collaborazione di Società Scientifiche ed Associazioni Pazienti campagne di awareness sulla cura e prevenzione della salute della popolazione.

È inoltre una Contrat Reasearch Organization (CRO) per lo sviluppo e la conduzione di studi osservazionali e registri di patologia.

Le aree terapeutiche in cui abbiamo sviluppato la maggiore esperienza riguardano la Pneumologia, l’Allergologia e l’Immunologia, Psichiatria, Cardiologia, la Medicina Generale, Reumatologia.

Più recentemente abbiamo potuto ampliare il nostro know-how anche nell’area della Otorinolaringoiatria, delle Malattie Rare e dell’Oncologia e del Diabete

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• CRO (Contract Research Organisation)

• Eventi digitali ed ibridi

• Comunicazione

• Editoria

Aree e discipline di specializzazione:

Pneumologia, Cardiovascolare, Psichiatria, Reumatologia, Dermatologia, Allergologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Società Italiana di Pneumologia,

• Società Italiana di Allergologia, Asma ed Immunologia Clinica

• Società Italiana di Psichiatria

• Associazione Medici Diabetologi

• Società Italiana Fibrosi Cistica

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Sanofi, Glaxo, Astrazeneca, Novartis, Takeda, Eli Lilly, Grifols Chiesi, Menarini, Neopharmed Gentili

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Congresso Nazionale SIP/IRS

• Congresso Nazionale SIAAIC

• Congresso Nazionale SIFC

• Congresso Nazionale SIP/Psichiatria

Nome Agenzia: KASSIOPEA GROUP

Indirizzo: Via San Tommaso D’Aquino, 20 - 09134 Cagliari

Telefono: 070/651242

e-mail, sito web, pagina Facebook e Instagram: Info@kassiopeagroup.com - www.kassiopeagroup.com www.facebook.com/kassiopeagroup/ - @kassiopeagroup

Referente Agenzia: Maria Teresa Sotgiu - 335/1905405 - mariateresasotgiu@kassiopeagroup.com

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID 305 - Provider ECM Standard gennaio 2015

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• Modello organizzativo conforme D.Lgs 231/01

• Meeting and Event Manager. N. certificato MEEV-2021-090 - Riconosciuto

• norma UNI 117086

Breve profilo dell’agenzia: Fondata nel 1998, Kassiopea Group si è specializzata nella programmazione e nell’allestimento di eventi nazionali ed internazionali, con un focus specifico nel campo medico-scientifico. Conosciuta e rinomata per l’efficienza della sua gestione e l’accurata selezione dei fornitori, Kassiopea Group progetta, organizza e gestisce l’evento, dando sempre la massima priorità alla soddisfazione del cliente e al buon esito dell’incontro. Lo staff è composto da 15 professionisti dalla pluriennale esperienza. La dedizione e l’affidabilità del team garantisce la collaborazione con varie Associazioni e Società Scientifiche che continuano a scegliere Kassiopea Group non solo come segreteria organizzativa, ma anche come consulente in grado di proporre idee innovative e strategiche. Qualità e competenze al vostro servizio!

Tipo di servizi forniti

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM; Organizzazione di congressi ed eventi; Gestione associazioni scientifiche

• altri servizi: gestione delegazioni, organizzazione incentive e convention; affitto propri spazi interni, con annessi servizi di segreteria, per organizzazione piccoli corsi, riunioni aziendali e consigli direttivi Società Scientifiche

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Gastroenterologia, Chirurgia, Veterinaria, Oncologia, Ginecologia, Radioterapia, Medicina di Emergenza ed Urgenza.

Partnership con associazioni medico scientifiche: NSoSOT, SICO, AcEMC, SIPAOC, SIUEC, SIUCP

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori: Aziende private, Università, Istituti zooprofilattici.

Società Scientifiche: SICOB (Società Italiana di Chirurgia Bariatrica), SIMLA (Società Italiana di Medicina Legale e delle Assicurazioni), SOIPA (Società Italiana di Parassitologia), SIPO (Società Italiana di Pediatria Ospedaliera) SIUCP ( Società Italiana Unitaria Colonproctologia)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 8th International Workshop on Neonatology “From Womb to Adulthood”

• - T Hotel - 19-22/10/2022, Cagliari

• XLIII Congresso Nazionale SICO 5th International Conference of Surgical

• Oncology Surgical Oncology beyong pandemic measures and Countermeasures

• - Università degli Studi di Siena - 26/27 settembre 2022

• I Farmaci: Contaminanti Ambientali Emergenti FAD

https://formazione.kassiopeagroup.com/

• 5° CONGRESSO NAZIONALE SIUEC - 9/11 novembre 2023, Cagliari

• 5° Workshop Avanzato di Nutrizione Neonatale e Pediatrica - 26-27 giugno 2023, CA

• Masterclass Il trattamento chirurgico dei difetti del pavimento pelvico: ciò che bisogna conoscere e saper fare - 25-27 ottobre 2023

• Congresso Regionale AAROI-EMAC SARDEGNA - 12-14 ottobre 2023, Cagliari

Nome Agenzia: KEEP International

Indirizzo: Via Vigoni, 11 - 20122 Milano

Telefono: 02 54122513 e-mail, sito web: info@keepinternational.net - www.keepinternational.net

Referente Agenzia: Valentina Gottlieb - v.gottlieb@keepinternational.net

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): 2021 - Provider n. 7088

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità:

AXE Registered ISO 9001 Certificato n. IT22-08706A

• Socio Federcongressi

Breve profilo dell’agenzia:

Progetto ideato nel 1992, Keep International si pone oggi come azienda leader nel settore congressuale in ambito medico-scientifico, in qualità di Professional Congress Organizer e Provider ECM certificato. Concept design, pianificazione delle fasi produttive, monitoraggio e controllo, follow-up e piani di comunicazione integrati. Un team selezionato per ciascun evento, coordinato da Project leader di esperienza decennale.

Keep International è inoltre da sempre partner affidabile per la progettazione e la realizzazione di eventi corporate. L’ideazione dei progetti, il relativo studio di fattibilità e il supporto creativo sono alla base di una pianificazione scrupolosa. Eventi e viaggi incentive, cene aziendali, eventi dedicati a top client o ad attività di team building. Entertainment e dinner show, esperienze immersive e ad alto impatto sono realizzate grazie alla guida di un Art Director e alla selezione dei migliori artisti nel panorama italiano e non. Service, logistica e banqueting accompagnano l’esperienza a 360° firmata Keep International. Keep si propone come segreteria di Associazioni Scientifiche in qualità di Professional Congress Organizer e di responsabile dello sviluppo dei progetti delle associazioni nel panorama scientifico italiano e internazionale.

Dal branding alla pianificazione e realizzazione di campagne di comunicazioni integrate, Keep International mette la sua creatività a disposizione di aziende che desiderano riposizionarsi o migliorare la propria brand awareness. Keep International offre un team specializzato in grado di generare engagement e declinare il messaggio nei canali di comunicazione selezionati attraverso strategie mirate di marketing.

Tipo di servizi forniti:

• progettazione e erogazione di attività formative ECM

• organizzazione di congressi ed eventi: (si)

• gestione associazioni scientifiche: (si)

• organizzazione eventi corporate

• viaggi incentive

• dinner show

• virtual Reality production partner

Aree e discipline di specializzazione: 0rtopedia, Neurologia, Radiologia, Cardiologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• E.S.T.R.O.T. (European Society of Tissue Regeneration in Orthopaedics and Traumatology)

• S.L.O.T.O. (Sodalizio Lombardo di Ortopedici e Traumatologi Ospedalieri)

• A.I.P (Associazione Italiana Pelvi)

• A.I.T.O.G. (Associazione Italiana di Traumatologia e Ortopedia Geriatrica)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• THE PKM (The Partial Knee Meeting) – Antwerp, 25-26 Gennaio 2024

• 7th E.S.T.R.O.T. Congress – Frankfurt, 3-5 Luglio 2023

• MG-Connect – Milan – UCB Pharma, 15-16 Giugno 2023

Nome Agenzia: LETSCOM E3

Sede legale:

Via Archimede 10 - 00197 Roma

Sede operativa:

Via Grazia Deledda 81 - 00137 Roma

Telefono:

06 91502790

WhatsApp:

327 3522356

e-mail, sito web, pagina Linkedin: segreteria@letscome3.it www.letscome3.it

www.linkedin.com/company/letscom-e3-srl

Referente Agenzia:

Eugenio Francesco Valenzi

Responsabile del Provider e della Formazione

Cell. 392 0184767 – e.valenzi@letscome3.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 5452 – 25 gennaio 2017 Provider Standard Nazionale

Breve profilo dell’agenzia: Letscom E3 è una Agenzia di comunicazione scientifica che opera su tutto il territorio nazionale con esperienza pluriennale nella formazione, nell’organizzazione congressuale e nell’editoria.

Siamo Provider nazionale ECM accreditato per eventi Residenziali, FAD e di Formazione sul Campo per tutte le professioni sanitarie.

Siamo anche Provider UEMS-EACCME per l’erogazione di crediti europei ed internazionali.

Sviluppiamo progetti di prevenzione, grazie all’attuazione di campagne informative, di screening e vaccinazione.

Mission: siamo fortemente orientati allo sviluppo di format originali e alla continua ricerca di soluzioni tecnologiche per essere sempre al passo con i tempi.

Valori: siamo guidati dall’uso dell’etica e della deontologia per raggiungere il successo sia nella sfera privata che professionale.

Qualità: manteniamo alti standard qualitativi grazie al continuo aggiornamento del team, all’applicazione e verifica delle procedure interne di qualità (nelle diverse fasi: progettazione, esecuzione, monitoraggio dei risultati), anche grazie alla collaborazione con ECM Quality Network, associazione nazionale per il miglioramento della qualità dei Provider ECM.

Certificazioni:

Certificazione ISO 9001:2015 – AJA EU/18/13974

Progettisti percorsi formativi ECM – SCH155 CEPAS

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Gastroenterologia, Ginecologia ed Ostetricia, Malattie Infettive, Malattie Metaboliche e Diabetologia, Neurologia, Oncologia, Pediatria, Pneumologia, Psichiatria, Psicologia, Reumatologia, Scienza dell’Alimentazione e Dietetica, Urologia

Tipo di servizi forniti:

• accreditamento ECM e UEMS-EACCME

• eventi residenziali, virtuali e ibridi

• survey & pools, game scientifici, quiz

• editoria, report congressuali, medical writing

• campagne informative e di prevenzione

• ufficio stampa e piani di comunicazione social

• progetti per il paziente (patient support program)

• studio grafico e produzioni multimediali

• videoriprese eventi, streaming, podcast scientifici

• segreteria per Società scientifiche

Nome Azienda: MEDIACOM

Indirizzo:

Via Federico II, 19 - 90011 Bagheria (Pa)

Telefono: 091 7841127

e-mail, sito web: info@mediacomservice.it – www.mediacomservice.it

Referente Azienda: Alessandro Aiello – alessandro.aiello@mediacomservice.it

Breve profilo dell’azienda: Specializzati nella progettazione e realizzazione di servizi tecnologici per allestimenti audio video luci del settore congressuale, spettacolo ed eventi.

Negli anni grazie ad un collaudato Team di professionisti in continuo aggiornamento abbiamo perfezionato e consolidato soluzioni audiovisive e servizi atti a garantire ai nostri partner le migliori performance per una comunicazione di successo.

Inoltre, vantiamo partnership privilegiata con i produttori più all’avanguardia che ci garantiscono la fornitura di attrezzature dei migliori marchi per offrire sempre il meglio dell’innovazione tecnologica.

Risoluzione video indoor e outdoor con ledwall di ultima generazione, cabine e sistemi audio per traduzione simultanea, monitor, schermi, videoproiettori, impianti audio di altissima qualità e illuminazione scenica o architetturale con sistemi led ad alta efficienza.

Creatività, innovazione, conoscenza tecnica, passione ed entusiasmo sono valori insostituibili per la nostra azienda, tutto questo volto a personalizzare ogni evento e soddisfare i nostri clienti.

Nome Agenzia: MEET AND WORK

Indirizzo: Piazza del Sole e della Pace 5 – 35031 Padova - Abano Terme

Telefono: 049.8601818

e-mail, sito web: meet@meetandwork.com - www.meetandwork.com

Referente Agenzia: Beatrice Sbalchiero - 391.4992683

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider ECM standard nr. 211 dal 18.09.2013

Certificazioni:

• Associato a Federcongressi & Eventi

• Associato a MPI

• Associato a ECM Quality Network

Breve profilo dell’agenzia:

MEET AND WORK è uno Studio di ideazione, organizzazione e gestione di eventi congressuali e convention residenziali e digitali in ambito scientifico, aziendale, istituzionale nato nel 2000 capitalizzando particolarmente esperienze di direzione nel settore dell’ospitalità alberghiera, di viaggi incentive e di gestione dei centri congressi. Opera a livello nazionale e internazionale. La sua mission è espressa dal motto “Let’s meet and work together” (incontriamoci per lavorare insieme). Intende significare la vocazione alla stretta sinergia con i committenti, per soddisfare al meglio aspettative di qualità dei servizi e desideri di innovazione. Oltre che in tutto il territorio italiano, lo Studio ha operato nelle principali capitali europee e internazionali.

Tipo di servizi forniti:

• progettazione ed erogazione di attività formative ECM (RES, FAD, FSC) ed EACCME

• organizzazione di congressi ed eventi in Italia e all’estero

• gestione associazioni scientifiche

• road-show

• viaggi incentive

• assistenza delegazioni

Aree e discipline di specializzazione: Tutte le professioni sanitarie

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 2nd Annual ISCR Conference - Padova, giugno 2024

• XXXVII Congresso Nazionale SIAF - Modena, novembre 2019

• IEB 2022 – Symposium & 57th Inner Ear Biology WorkshopTrieste, settembre 2022

• HEAL 2024 – Hearing across the Lifespan - Cernobbio, giugno 2024

• 108° Congresso Nazionale SIO - La Nuvola - Roma, maggio 2022

• Corso di Dissezione Avanzato “The lateral skull base” – “The anterior skull base” - Padova, novembre 2017

• 109° Congresso Nazionale SIO - Mi.Co. - Milano, maggio 2023

Nome Agenzia: MY MEETING

Indirizzo: Via I Maggio, 33/35 - 40064 Ozzano dell’Emilia (BO)

Telefono: 051 796971

e-mail, sito web: info@mymeetingsrl.com - www.mymeetingsrl.com

Facebook, Instagram, LinkedIn: www.facebook.com/mymeetingsrl www.instagram.com/mymeetingsrl/ www.linkedin.com/company/75733644/

Referente Agenzia: Cristina Federici – Amministratore Unico cristina.federici@mymeetingsrl.com

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider):

Provider per l’organizzazione di attività formative ECM dal 2007

Provider ECM Standard n. 1396 dal 12 luglio 2017

Certificazioni: Sistema Gestione Qualità: ISO 9001-2015

Personale certificato Meeting and Event Manager: Norma UNI 11786:2020

Ethical MedTech Trusted Partner Associato Federcongressi&Eventi

Provider Socio GIFES • Gruppo Italiano Formazione ECM in Sanità

PCO Partner BCB Bologna Convention Bureau

Breve profilo dell’agenzia: Da oltre 15 anni ci prendiamo cura di eventi formativi.

My Meeting è specializzata nell’organizzazione di congressi medico-scientifici, convegni ed eventi aziendali “chiavi in mano” e si pone al servizio del committente per soddisfare ogni esigenza rispettando il budget previsto.

Il nostro obiettivo? Creare un evento che lasci il segno a tutti coloro che ne prenderanno parte...non solo per l’importanza dei contenuti scientifici, ma anche per le emozioni che è in grado di trasmettere.

Per raggiungere questo obiettivo sono necessari ingredienti semplici, ma sempre efficaci come: esperienza, competenza, creatività oltre a una buona dose di intuito, cordialità e tanto entusiasmo. Operiamo con la massima serietà e professionalità, curando e seguendo direttamente ogni dettaglio fino alla realizzazione dell’evento.

Il nostro personale è certificato MEM Meeting&Event Manager, gli anni di esperienza maturati nel settore congressuale ci permettono di fornire l’adeguato supporto logistico e organizzativo, di suggerire le scelte più appropriate per realizzare un evento di successo che resterà memorabile e unico.

My Meeting è Provider Standard ECM n. 1396 nell’Albo Nazionale dei Provider, per la progettazione ed erogazione di attività formative residenziali RES, per la formazione sul campo FSC e per la formazione a distanza FAD, mettendo a disposizione la propria Piattaforma FAD per erogazione di formazione in modalità Sincrona e Asincrona.

Consulenza, progettazione, definizione e gestione dei servizi congressuali accessori, allestimenti, prenotazioni alberghiere, organizzazione di eventi sociali collaterali, questi sono alcuni dei servizi che siamo in grado di offrire.

Mettiamo il cuore in quello che facciamo perché...

My Meeting, Your Meeting... non un evento qualunque!

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Assistenza delegazioni e gestione Educational Grant in Italia e all’estero

• Attività di comunicazione e marketing

• Studi di fattibilità e fund raising

• Analisi dei fabbisogni formativi e creazione di progetti educativi

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le aree e le discipline delle professioni sanitarie, in particolare chirurgia vertebrale, neurochirurgia, neuroscienze, cardiologia, nefrologia, malattie rare.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• AINO Associazione Italiana di Neuro-Oncologia

• ANCE Cardiologia Italiana del Territorio

• CCV Club di Chirurgia Vertebrale

• SIAN Società Italiana Area Nefrologica

• SIB Società Italiana Basicranio

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• AOU AL SS. Antonio e Biagio e Cesare Arrigo, Alessandria

• ASU FC Ospedale Santa Maria della Misericordia, Udine

• IRCCS Humanitas Research Hospital, Rozzano (MI)

• IRCCS Istituto Ortopedico Rizzoli, Bologna

• IRCCS Istituto Ortopedico Galeazzi, Milano

• IRCCS Istituto delle Scienze Neurologiche, Bologna

• Globus Italia

• Nuvasive Italia

• Stryker Italia

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Congresso Nazionale SIB Società Italiana Basicranio (2018-2021-2023)

• Meeting Annuale del Club di Chirurgia Vertebrale (2019-2023)

• 41° Congresso Nazionale SIAN Società Italiana Area Nefrologica, Riccione

• XXVI Congresso Nazionale AINO Associazione Italiana di Neuro-Oncologia, Messina

Nome Agenzia: MZ Events

Indirizzo: Via Carlo Farini 81 – 20159 Milano

Telefono: 02.66802323

e-mail, sito web, pagina Facebook: info@MZevents.it

www.MZevents.it

www.facebook.com/MZEventsIT

Referente Agenzia: Stefano Montalbetti (stefano.montalbetti@MZevents.it, 335-8181961)

Monica Sellari (monica.sellari@MZevents.it, 393-9456075

Numero e data di accreditamento ECM:

• Provider ECM n.966 dal 27/01/2011

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: UNI EN ISO 9001:2015

• Trusted partner Ethical MedTech

• Parità di genere UNI PdR 125:2022

Breve profilo dell’agenzia:

Attiva dal 1987 nei diversi settori della Meeting Industry, MZ Events è oggi una holding di servizi con un’esperienza solida e internazionale. Lavoriamo al fianco dei nostri clienti in ottica di partnership, mettendo a loro disposizione un’offerta integrata di servizi e un team dedicato, competente e multilingue.

Siamo Professional Congress Consultant Organizer (PCCO) specializzati in campo medico-scientifico con Certificato ISO 9001:2015.

Lavoriamo ogni giorno con attenzione e professionalità per sostenere le attività di comunicazione di aziende, privati, enti e associazioni.

Il nostro obiettivo è quello di rendere unico ogni incontro e ogni evento, per questo siamo alla ricerca continua di idee e soluzioni innovative.

Da febbraio 2018 abbiamo ottenuto la certificazione come Trusted partner Ethical MedTech. Crediamo che la condivisione, la formazione e la diffusione della cultura scientifica e medica siano una missione sociale.

Pertanto sosteniamo con serietà l’attività di comunicazione delle Società e Associazioni medico scientifiche non profit.

La nostra attività:

• Pianificazione ed organizzazione di congressi ed eventi

• Formazione per il settore sanitario (Provider ECM n.966)

• Eventi virtuali ed ibridi

• Gestione associazioni scientifiche e Terzo Settore

• Convention ed eventi corporate

• Viaggi incentive e team building

• Attività DMC – Destination Management Company

• Digital Communication integrata per congressi ed eventi

ESG – Environment Sustainability Governance

Organizzare eventi sostenibili significa prestare attenzione alle esigenze ambientali economiche e sociali di un evento. È “sostenibile” risparmiare carta e materiali, riciclare e ridurre il consumo di CO2, ma anche utilizzare forza lavoro con regolare contratto, adottare iniziative sociali a favore della popolazione e del territorio, amministrare un’impresa in modo efficiente secondo i criteri della “Governance”. Da anni MZ Events aderisce a Food4Good, in collaborazione con Federcongressi&eventi, Banco Alimentare e EquoEvento, per raccogliere e riutilizzare a fini sociali le eccedenze alimentari della ristorazione in sede evento.

Come MZ Events ci siamo posti l’obiettivo di ottenere la certificazione ISO20121 come organizzazione sostenibile di eventi sostenibili.

Aree e discipline di specializzazione:

• Anestesia e Rianimazione

Cardiologia

Chirurgia Plastica e Ricostruttiva

• Farmacia Clinica ed Ospedaliera • Infezioni Ospedaliere

• Medicina di Laboratorio • Medicina Nucleare • Medicina Veterinaria

• Microbiologia Clinica • Odontoiatria • Oncologia • Ortopedia e Traumatologia

• Patologia Clinica • PsicoOncologia • Scienze Infermieristiche • Virologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• AIMN – Associazione Italiana di Medicina Nucleare ed Imaging Molecolare

• AMCLI – Associazione Microbiologi Clinici Italiani

• EFLM – European Federation of Clinical Chemistry and Laboratory Medicine

• IFCC – International Federation of Clinical Chemistry and Laboratory Medicine

Principali clienti:

• CCM e IEO • CEVA • ESPT • ESRA • ORTHOPEA

• SIFE • SIPMeT • SIMPIOS • SIDO • The Combustion Institute

Eventi di particolare rilievo:

• IFCC-WorldLab Congresses (core-PCO dal 1999)

• EFLM-EuroMedLab Congresses (core-PCO dal 1999)

• Congresso Nazionale AMCLI (core-PCO dal 1991)

Nome Agenzia: OIC GROUP

Indirizzo: Viale della Giovine Italia, 17 - 50122 Firenze

Telefono: 055 50351 e-mail, sito web: info@oic.it - www.oic.it

Referente Agenzia: Pisana Merlo – p.merlo@oic.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): ID 2836 – Accreditamento del 19/09/2012

Certificazioni: Sistema qualità ISO 9001-2015

Certificazione ISO 20121 per la Consulenza, progettazione e gestione per l‘organizzazione di eventi sostenibili

Medtech Trusted Partner

Modello Organizzativo Gestione Rischi D. Lgs. 231

IAPCO International Association of Professional Congress Organizers

Breve profilo dell’agenzia: Fondata nel 1975 a Firenze, con oltre quattro decenni di esperienza, conoscenza e competenza, OIC Group è uno dei primi Professional Congress Organizer (PCO) in Italia. Il core business del Gruppo OIC è l’organizzazione e la gestione di eventi e congressi di ogni dimensione, in tutto il mondo.

Il Gruppo OIC in questi anni si è affermato come uno dei principali player nella Meeting Industry, supportando la crescita di Aziende Sanitarie, Società Scientifiche, Associazioni di Pazienti e Aziende Healthcare attraverso l’ideazione e la produzione di eventi, convention digitali e residenziali, campagne di comunicazione e piattaforme di e-learning. Questo è stato il risultato di un’attenta pianificazione strategica, investimenti in capitale umano e tecnologie, nonché un desiderio smisurato di fornire ai propri clienti e stakeholder la qualità e gli standard più elevati nella gamma di servizi offerti.

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Servizi DMC, Comunicazione, Consulenza

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia

• Ortopedia

• Oftalmologia

• Immunologia

Partnership con associazioni medico-scientifiche:

• GISE – Società Italiana di Cardiologia Interventistica

• EGS – European Glaucoma Society

• AIDI – Associazione Igienisti Dentali Italiani

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori: GSK, Kedrion, Roche, Lilly, SOBI, Gruppo Menarini, Takeda, Angelini, GE Healthcare, Biomerieux, Otsuka, Recordati, Daiichi Sankyo, Fresenius Kabi, Aspen, Medtronic, IGEA, GADA, Edwards, Abiomed, Chiesi, Astrazeneca, Philips

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Global Spine Congress 2023 - Prague, 1.400 pax

• European Glaucoma Society Congress 2022 - Atene, 2.500 pax

• Eurocrim 2023 - Firenze, 2.500 pax

• 44th National Congress GISE - Milano, 2.200 pax

Progettiamo esperienze uniche, per natura. group

Siamo una Carbon Neutral Company e parte dell’1% delle realtà italiane più virtuose nella lotta al cambiamento climatico.

Siamo certificati ISO 20121, per la gestione di eventi totalmente sostenibili.

Nome Agenzia: PROEVENTI

Indirizzo: Viale G. Matteotti, 36 - 71016 San Severo (Fg)

Via della Ferriera, 4 - 40133 Bologna

Telefono: 0882 242151

e-mail, sito web: info@proeventi.it - www.proeventi.it

Referente Agenzia: Maria Cinelli - maria.cinelli@proeventi.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): n° 2773 del 27/09/2018

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità ISO 9001-2015

• Socio Fondatore EQN – ECM Quality Network

• Progettista di percorsi formativi ECM

• Event Design Certificate Program

Breve profilo dell’agenzia:

UNA STORIA INNOVATIVA DI SUCCESSO AL FEMMINILE

La ProEventi, fondata da Maria Cinelli nel 1993 vanta 30 anni di esperienza

L’attività come PCO e provider ECM n. 2773 RES e FAD permette di disegnare il progetto su misura del cliente, spaziando da RES, FAD sincrona, asincrona, eventi ibridi e virtuali.

La ProEventi ha deciso di mettere il Partecipante al centro investendo in una app dedicata per convegno, favorendo l’interattività e un approccio paper-less più sostenibile!

In questo modo il Professionista può iscriversi facilmente agli eventi di interesse, ricevere notifiche e reminder, rispondere in autonomia ai sondaggi live e al quiz dell’apprendimento con rilascio istantaneo del certificato ECM

Valore aggiunto è certamente l’attività di digital communication e ufficio stampa mediante invio di newsletter multimediali, visibilità social, content management e divulgazione tramite le maggiori testate scientifiche.

La proprietà di un importante database, inoltre, consente il raggiungimento di un target mirato in base alle specificità dell’evento.

Pertanto, decidere di avvalersi di ProEventi significa poter contare su una gestione a 360 gradi

Con le sedi operative di San Severo e Bologna e la certificazione ISO 9001:2015, ProEventi garantisce l’efficacia e l’efficienza del servizio, con l’obiettivo unico della massima soddisfazione dei progetti e dei Professionisti della Salute.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Segreteria associazioni scientifiche

Aree e discipline di specializzazione: Ematologia, Infermieristica, Chirurgia, Cardiologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• Associazione Infermieri di Camera Operatoria (AICO)

• Italian Society Of Hematologic Oncology (SOHO ITALY)

• Associazione Italiana Operatori Sanitari Addetti alla Sterilizzazione (AIOS)

• Gruppo Interdisciplinare Italiano di Mobilizzazione e Aferesi (GIIMA)

• Associazione per la Prevenzione e lo Studio delle Infezioni (APSI)

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• XXII Congresso Nazionale AICO

• 5th SOHO Italian Conference

• Clinical Cardiology 2023

• Congresso Nazionale AIOS 2024

Nome Agenzia: SARDINIAMEETING

Indirizzo: Viale La Playa, 7 – 09123 Cagliari

Telefono: 070/664334 - mob. 329/4870166 e-mail, sito web: info@sardiniameeting.it www.sardiniameeting.it

Referente Agenzia: Giulia Loche – giulialoche@sardiniameeting.it – 340/4004621

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): Provider per l’erogazione di attività formativa ECM dal 2002

Provider ECM Standard n. 3527 - 27.04.2017

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: ISO 9001-2015

• Abilitazione al Mercato Elettronico per la Pubblica Amministrazione

• Membro PCO-Federcongressi-MPI

• Azienda 2030

Breve profilo dell’agenzia: Sardiniameeting è una agenzia di consulenza, organizzazione, servizi congressuali e formativi che opera in Sardegna dal 1999. Formata da un team di Professional Conference Organizers la Sardiniameeting offre servizi innovativi e di elevata professionalità, attraverso una struttura aziendale elastica e dinamica che consente di erogare un servizio di consulenza, organizzazione e assistenza globale per la soddisfazione dei clienti più esigenti.

Nome Agenzia: VERONAUP

Indirizzo: Via Sommacampagna, 63/H - 37137 Verona

Telefono: 045 8009844

Pagina Facebook: www.facebook.com/veronauptourism

e-mail, sito web: info@veronaup.com – www.veronaup.com

Referente Agenzia:

Fabio Turrini - manager@veronaup.com - Tel. 340 5414135

Breve profilo dell’agenzia: VeronaUp nasce dall’evoluzione di VeronaBooking. Grazie all’esperienza maturata, siamo specializzati in servizi turistici per il mondo business. Offriamo supporto per la prenotazione di camere con un network di oltre 80 strutture ricettive. Per tutte le associazioni, aziende, agenzie ed singoli enti che scelgono la nostra città e il suo territorio forniamo assistenza nell’organizzazione di eventi e di esperienze esclusive, dall’enogastronomia all’arte, dalla cultura allo sport e dallo slow tourism allo spettacolo. Proponiamo soluzioni di team building e incentive su misura per i vostri collaboratori, per ritrovare lo spirito di squadra condividendo emozioni autentiche in una cornice di grande bellezza.

Tipo di servizi forniti

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi aggregativi in genere

• Segreteria e gestione associazioni

• Studi di fattibilità e fund-raising

• Programmi sociali, pre e postconference tour

Aree e discipline di specializzazione:

Tutte le aree e le discipline delle professioni medico-sanitarie.

Principali clienti, come aziende o singoli enti/professori:

• Novartis Farma

• Università degli Studi di Cagliari

• ARNAS G. Brotzu

• Comune di Cagliari

• Pfizer

• CRS4

• Sardegna Ricerche

• Università degli Studi di Sassari

• Regione Sardegna

• Amgen

• Merck Serono

• Universität Bern

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• 5th Interdisciplinary Symposium on Public Procurement

• The Sixth International Renal Meeting with Mayo Clinic in Sardinia

• ORCA goes Digital 2020

• JAMS-Junior Academy of Multiple Sclerosis 2021

• ORCA 2022 World Congress

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Servizio di prenotazioni alberghiere con piattaforma dedicata

Aree e discipline di specializzazione:

• Sanità: Allergologia, Endocrinologia e malattie del metabolismo, Oculistica, Oncologia

• Veterinaria: Aviaria

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• VET INTERNATIONAL SRL

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• DIABETE & DIABETE 2023

• EAACI 2023

• WVPAC 2023

• IASGO 2023

Nome Azienda: SEM2000

Indirizzo:

Piazza dei Martiri 1943-1945, 5/2 - 40121 Bologna

Telefono:

051 2960469 e-mail, sito web: info@sem-2000.it - www.sem-2000.it

Contatto:

Morena Strollo - mstrollo@sem-2000.it

Silvia Draghetti - sdraghetti@sem-2000.it

Breve profilo dell’azienda: SEM2000 è un’azienda informatica italiana specializzata nel software dedicato al settore eventi.

I nostri prodotti forniscono strumenti tecnologici avanzati agli organizzatori di eventi, supportando tutti i processi, dalla progettazione alla realizzazione e valutazione.

Il nostro servizio di assistenza, formazione e consulenza è attento alle esigenze delle singole realtà, per questo costruiamo un rapporto di scambio e confronto continuo con i nostri clienti.

Tipo di servizi forniti:

• software per la gestione backoffice degli eventi

• software per la gestione di abstract e programma scientifico

• servizi web: raccolta iscrizioni online agli eventi, raccolta e valutazione abstract online

• piattaforma online per gestione di società scientifiche

• assistenza tecnica on-site e noleggio attrezzatura per allestimento segreteria

• controllo accessi e rilevazione delle presenze

• mailing multicanale (mail, SMS, WhatsApp)

• invio badge elettronici con QRcode

• servizi per provider ECM

Principali clienti:

• Ega Worldwide Congress&Events

• Carlson Wagonlit Travel (CWT)

• MV Congressi

• MJ Eventi

• European Society for Vascular Surgery (ESVS)

• Società Italiana di Parodontologia (SidP)

• Società Italiana di Malattie Infettive e Tropicali (SIMIT)

• MCI Italy

Eventi di particolare rilievo a cui abbiamo partecipato negli ultimi 5 anni:

• FARETE 2023 Fiera organizzata da Confindustria Emilia - Bologna 2023

• EXPOAID 2023 - IO, PERSONA AL CENTRO - Rimini 2023

• Floretina ICOOR 2023 - Roma

• Premio Estense 2023 - Ferrara

• 41st International Conference on High Energy Physics (ICHEP) - Bologna 2022

• European Society for Vascular Surgery 36th Annual Meeting - Roma 2022

Nome Azienda: SI NO SERVIZI

Indirizzo: Via Francesco de Sanctis, 7/c - 40132 Bologna

Telefono: 051.6494676

e-mail, sito web: info@sinoservizi.com - www.sinoservizi.com

Contatto: Carlo Alberto de Simone - ca.desimone@sinoservizi.com

Breve profilo dell’azienda: In Sì No Servizi siamo specializzati in soluzioni informatiche tecnologicamente innovative per fiere, congressi, meeting, convention e conferenze.

I nostri software e sistemi integrati (flessibili, modulabili e personalizzabili) velocizzano i processi di registrazione prima e durante gli eventi, assicurano una notevole riduzione dei margini d’errore, e forniscono agli utenti gli strumenti necessari per gestire in modo efficace i dati in fase di post produzione.

Negli ultimi anni ci siamo focalizzati nella ricerca e sviluppo di tecnologie più efficienti e meno invasive a servizio di enti organizzatori e di aziende private che tengono tanto al risultato quanto al valore percepito dei propri eventi.

Oltre al nostro gestionale multi-funzione, siamo proprietari di diverse applicazioni, tra cui:

• Stand+: una app che facilita e automatizza il rapporto tra gli espositori di un evento e i suoi partecipanti, offrendo uno strumento di gestione che velocizza la fase di marketing, follow up, e con cui promuovere prodotti e servizi con pochi click attraverso uno o più iPad, sincronizzati in tempo Reale.

• iGotU: una app studiata per gli organizzatori di eventi, con cui i professionisti del settore possono gestire in completa autonomia tutto quello che riguarda il checkin dei propri invitati (accompagnatori, allergie, preferenze, ecc), da qualsiasi ipad o iphone, sincronizzati in tempo reale.

• inVisibile 2.0: la soluzione che mancava... adesso c’è! E non si vede. Un sistema di rilevamento accessi tecnologicamente avanzato, personalizzabile, di facile montaggio, e invisibile all’occhio del partecipante.

Per qualsiasi informazione contattateci su sinoservizi.com

Principali clienti:

• ACF Fiorentina

• Assogestioni

• Balich Wonder Studio

• Bayer

• CIP - Comitato Italiano Paralimpico

• Cleary e Gottlieb Steen & Hamilton LLP

• Guess

• Osservatorio Permanente Giovani Editori

• Team system

• The Ocean Race

Nome Agenzia: SUMMEET

Indirizzo: Via Paolo Maspero, 5 - 21100 Varese

Telefono: 0332 231416

e-mail, sito web: info@summeet.it - www.summeet.it

Referente Agenzia: Luca Crivellari (Direttore Area Eventi) - l.crivellari@summeet.it

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): ID n°604 – 24/02/2022 (rinnovo accreditamento standard)

Certificazioni:

• Sistema Gestione Qualità: ISO 9001:2015

• Sistema di Gestione degli Eventi Sostenibili: ISO 20121:2013

• Sistema di Gestione degli Eventi Informativi: ISO 27001:2017

• Sistema di Gestione per la Parità di Genere: UNI/PdR 125:2022

• Modello di cui al D.Lgs 231/2001

Breve profilo dell’agenzia: Summeet S.r.l. è una realtà dinamica e propositiva che dal 2009 opera con competenza e professionalità nel campo dell‘organizzazione di meeting, congressi, convegni, corsi di aggiornamento professionale, incentive ed eventi di varia natura ECM e NO ECM.

Il team di Summeet progetta eventi con dinamicità, entusiasmo e capacità di problem solving ponendo al centro il cliente con le sue necessità e i suoi obiettivi. Questo permette di garantire le soluzioni migliori per le singole esigenze senza mai smettere di rinnovarsi.

La cura del dettaglio, l’attenzione verso il cliente, la costante ricerca della novità, l’instancabile impegno e la grande passione per questo lavoro sono le basi fondamentali per creare e vivere con successo un evento.

Summeet è composta da un team unico, dinamico, fidato e competente che mette sempre al centro le persone, e ritiene che questa sia la formula giusta per essere partner autentici e accompagnare in maniera professionale, nel cuore dell’evento.

Summeet è composta da tre divisioni:

• SUMMEET EDUCATION all’interno della quale si sviluppano progettazione, logistica, accreditamento ministeriale ed esecuzione dell’evento.

• SUMMEET DIGITAL che riguarda la formazione digitale sviluppata con l’ausilio di piattaforme che uniscono moderna tecnologia e strumenti all’avanguardia per offrire un servizio completo per l’organizzazione di eventi formativi.

• SUMMEET INSTITUTIONAL & ADVICE che riguarda consulenze di alto profilo in ambito sanitario, ma non solo, poiché dal 2023 questa area si è arricchita di nuove attività che mirano a costruire un ponte culturale tra medici, infermieri, società scientifiche e mondo scientifico in genere e le Istituzioni a qualsiasi livello.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Consulenza di altro profilo in ambito sanitario

• Relazioni istituzionali, tavoli di lavoro istituzionali, eventi e progetti di

• comunicazione, Advice e Policy

Aree e discipline di specializzazione: Cardiologia, Diabetologia, Pneumologia, Psichiatria, Malattie rare, Neurologia, Immunologia, Infettivologia

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• AIAC - Associazione Italiana di Aritmologia e Cardiostimolazione

• AMD - Associazione Medici Diabetologici

• ANMCO - Associazione Nazionale Medici Cardiologi Ospedalieri

• SIC - Società Italiana di Cardiologia

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• AMGEN

• ANGELINI

• ASTELLAS PHARMA

• ASTRAZENECA

• DAIICHI SANKYO

• MENARINI

• NOVARTIS

• NOVO NORDISK

• PIAM FARMACEUTICI

• SANOFI

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Re-CHANGE IN CARDIOLOGY - Torino 30 Marzo – 01 Aprile 2023

• 2° CONFERENZA NAZIONALE DEL CLUB DELLE UTIC ANMCO

Firenze – 10-11 Febbraio 2023

• CAMPUS IN PSICHIATRIA – Roma 03-05 Luglio 2023

• CARDIO CAMPUS 4 YOUNG – Roma 12-14 Settembre 2023

• CARDIO UPDATE 2023 – Caserta 19-20 Ottobre 2023

Nome Agenzia: TARGET MOTIVATION

Indirizzo:

Via Torino 151/E - 30172 Venezia

Telefono: 041.2392670

e-mail, sito web: info@targetmotivation.it - www.targetmotivation.it

Referente Agenzia: Giorgia Sbrogiò - design@targetmotivation.it

Numero e data di accreditamento ECM (ID Provider): n° 1346 del 27/04/2017

Certificazioni:

• Certificazione ISO 9001

• Modello 231

• Certificazione ECOVADIS

Breve profilo dell’agenzia:

Target Motivation Pharma si occupa della gestione logistica di congressi nazionali ed internazionali e della gestione contatti con i partecipanti. Le attività vengono coadiuvate dalla segreteria organizzativa, punto di forza della società. È Provider ECM nazionale nr. 1346, con una Faculty composta da opinion leader di fama nazionale e internazionale, che progettano corsi ECM con format innovativi e tecnologie avanzate. È presente un team consolidato di progettisti, creativi e grafici interni che sono in continuo aggiornamento per andare incontro alle esigenze dei nostri clienti.

Lavoriamo su tutte le aree terapeutiche con una ampia rosa di opinion leader nazionali e internazionali tra faculty interna e istituzioni nazionali e internazionali che ci permettono di coprire tutte le aree terapeutiche.

L’Ufficio Acquisti si occupa della selezione dei fornitori e il Financial Department segue l’iter fino alla chiusura.

Target Motivation ha dato vita alla NET TAM EVENTS, un network di affiliate partner che permette all’azienda di essere presente con congressi in tutto il mondo e di seguire on site le delegazioni che partecipano a congressi internazionali.

Tipo di servizi forniti:

• Progettazione e erogazione di attività formative ECM

• Organizzazione di congressi ed eventi

• Gestione associazioni scientifiche

• Servizi di comunicazione • Grafica ed editoria • Sviluppo format

• Lancio prodotto del•settore • Logistica • Business travel

Aree e discipline di specializzazione:

• Cardiologia

• Pneumologia

• Diabetologia

• Dolore

• Chirurgia estetica

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• SIECVI - Società Italiana di Ecocardiografia e CardioVascular Imaging

Principali clienti come aziende o singoli enti/professori:

• Menarini • Laboratori Guidotti • Lusofarmaco • F.I.R.M.A. • Malesci • UCB

Eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi 5 anni:

• Congresso Nazionale SIECVI

• Simposi internazionali area dolore e cardiologia (Lima e Cancun)

• Eventi in area dermatologica e neuro (Venezia e Maranello)

Nome Azienda:

TECNOCONFERENCE | Technology Partner

3 Sedi:

Via Dei Perfetti Ricasoli, 94-96 - 50127 Firenze

Via Evangelista Torricelli, 30 - 00015 Monterotondo (RM)

Via Curtatone, 8 - 20019 Settimo Milanese (MI)

Telefono:

055 32692.1 e-mail, sito web: info@tcgroup.it - www.tcgroup.it

Referente Azienda: Lisa Grotti, C.E.O.

Certificazioni:

• La qualità del processo di fornitura del servizio è certificata UNI EN ISO 9001:2015

• Il sistema di Gestione Ambientale è certificato ISO 14001:2015

• Il sistema di Gestione della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro è certificato ISO 45001:2018

Breve profilo dell’azienda: Tecnoconference è il cuore pulsante di TC Group, azienda leader nel settore della tecnologia per eventi con sedi a Firenze, Milano e Roma.

Fondata nel 1983 ha al suo fianco Meetbit, software house interna che sviluppa dal 2000 soluzioni IT applicate agli eventi associativi.

Offriamo consulenza specializzata e servizi AUDIO-VIDEO-LUCI-SOFTWARE per i mercati di riferimento: ASSOCIATIVO-ISTITUZIONALE-CORPORATE con personale bilingue e certificazioni in tema di qualità, sicurezza e sensibilità ambientale.

La presenza capillare sul territorio nazionale ed internazionale - con l’affiliazione al Congress Rental Network - ci permette di individuare soluzioni ad alto contenuto tecnologico e standard qualitativi di eccellenza.

Tecnoconference si è imposta dal 2020 come Hybrid & Virtual Specialist grazie al solido background di competenze IT e ha vinto 4 AWARDS Federcongressi&eventi nella categoria “Innovazione, sostenibilità e creatività”.

Collaboriamo con i più grandi centri congressi, i maggiori organizzatori di eventi, prestigiose aziende e associazioni nazionali ed estere. Abbiamo gestito numerosi incontri della Presidenza italiana del G7 nel 2017, oltre alle riunioni ministeriali del G20 del 2021. Dal 2023 siamo i Fornitori ufficiali di Eur SPA presso Palazzo dei Congressi di Roma e il Roma Convention Center “la Nuvola”.

Dietro le quinte ma da protagonisti trasformiamo le idee in progetti reali attraverso servizi tecnologici, competenze progettuali e creative d’eccellenza.

Principali clienti:

Acx – Adria Congrex

Aim Group International

Area qualità Group

Delphi international

Expopoint

Fondazione Teatro Del Maggio Musicale Fiorentino

MCA events

Next Group

OIC Group

Over

PV Agency

Società italiana di Traumatologia e Ortopedia

Studio Ega

Summeet

Triumph Group International

Nome Agenzia: TRIUMPH ITALY / TRIUMPH GROUP INTERNATIONAL

Indirizzi: Via Lucilio, 60 - 00136 Roma

Via San Vittore, 8 - 20123 Milano Viale Belfiore, 9 - 50144 Firenze; c/o Centro Congressi Internazionale S.R.L. , Via G. Guarini, 4 – 10123 Torino. Telefono: 06 355301 - 02 89093800 - 011 2446911 e-mail, sito web: info.italy@thetriumph.com - www.triumphgroupinternational.com

Referente Agenzia: Paola Padovani p.padovani@thetriumph.com - cel. 3332051194

Numero e data accreditamento ECM (ID Provider): N° 6213, dal 25 ottobre 2018

Certificazioni: ISO 20121; ISO 9001; MedTech Trusted Partner

Breve profilo dell’agenzia: Triumph Group International è una tra le aziende più attive nel settore dell’Events & Live Industry. Più di 35 anni di storia che nascono nel quartier generale di Roma nel 1986, e che vedono TGI ingrandirsi con l’apertura della sede di Milano, Firenze e oggi anche di Torino con la M&A di CCI – Centro Congressi Internazionale, per approdare poi in Europa e in Asia, rispettivamente con sedi a Bruxelles, Shanghai e Singapore e con gli uffici di rappresentanza a Londra, Riad e Dubai.

Triumph Group segue l’evento dall’ideazione alla produzione con spirito innovativo, assorbendo il meglio da ogni Paese in cui è attiva. Oggi è una grande realtà, con il cuore in Italia e la testa ovunque. Nel corso degli anni l’azienda ha costruito un network solido di professionisti e un portfolio clienti diversificato che ha creato contaminazione tra le diverse tipologie di eventi

I congressi, pur mantenendo le peculiarità formative, scientifiche e di networking, beneficiano oggi anche delle esperienze corporate, coinvolgendo nuovi attori: istituzioni, comunità locale, territorio ospitante

In questo contesto, i programmi scientifici, che sono diventati a tutti gli effetti dei palinsesti, beneficiano di strumenti tecnologici e nuovi format creativi, proposti e gestiti dai dipartimenti digital e marketing che TGI ha in-house.

Cresce anche l’attenzione alla sostenibilità, divenuta prioritaria non solo nella progettazione di eventi, ma anche come valore aziendale. Dal 2021 TGI è tra le prime realtà italiane del settore a trasformarsi in Società Benefit

Tipo di servizi forniti:

• Organizzazione di congressi scientifici ed erogazione di attività formative

• ECM (RES e FSC)

• Progettazione e consulenza creativa

• Comunicazione e digital strategy

• Management di associazioni scientifiche

• Integrazione di progetti sostenibili ad hoc

Aree e discipline di specializzazione: Chirurgia Generale, Chirurgia Oncologica, Chirurgia Plastica, Chirurgia Specialistica, Dermatologia, FetoNeonatologia, Ginecologia, Immunologia, Microbiologia, Oncologia, Ostetricia, Pediatria, Radiologia.

Partnership con associazioni medico scientifiche:

• The International League of Dermatological Societies (ILDS)

• Società Italiana di Dermatologia medica, chirurgica, estetica e delle Malattie •

• Sessualmente Trasmissibili (SIDeMaST)

• International Society of Dermatology (ISD)

• Associazione Italiana Dermatologia e Cosmetologia (AIDECO)

• European Federation of Colposcopy (EFC)

• Associazione Ginecologi Territoriali (AGITE)

• Associazione Ginecologi Universitari Italiani (AGUI)

• Associazione Ostetrici Ginecologi Ospedalieri Italiani (AOGOI)

• Società Italiana di Ginecologia e Ostetricia (SIGO)

• Società Italiana di Colposcopia e Patologia Cervico Vaginale (SICPVC)

• Società Italiana di Chirurgia Colo-Rettale (SICCR)

• Società Italiana Unitaria di Endocrinochirurgia (SIUEC)

• Società Italiana Igiene Medicina Preventiva e Sanità Pubblica (SItI)

• Società Italiana di Microbiologia (SIM)

• European Dermatology Forum (EDF)

• European Society of Surgical Oncology (ESSO)

• European Pancreatic Club (EPC)

• International Association of Surgeons, Gastroenterologist and Oncologists  (IASGO) Denominazione eventi di particolare rilievo organizzati negli ultimi anni:

• 50° Congresso Nazionale SIRM (ottobre 2022, Roma)

• 96° Congresso Nazionale SIDeMaST (giugno 2022, Milano)

• 96° Congresso Nazionale SIGO (dicembre 2021, Sorrento)

• 24 th World Congress of Dermatology – WCD2019 (giugno 2019, Milano)

• 25 th World Congress of Dermatology –WCD2023 (luglio 2023, Singapore)

• Work in progress: XIV International Congress of Dermatology – ICD2025

• (giugno 2025, Roma)

• Work in progress: 26th World Congress of Dermatology – WCD2027

• (giugno 2027, Guadalajara)

ABITARE GLI SPAZI. PROGETTARE SOLUZIONI.

Affidabilità e competenza per valorizzare ogni ambiente contract.

STF ha sede nel comune di Vinci nel cuore della toscana. Inizia la propria attività nel 1991, specializzandosi in forniture di tavoli e sedie. Il proprio successo è frutto di un’accurata e selezionata ricerca di tecnologie e materiali rispondenti alle attuali normative in tema di sicurezza e prevenzione incendi. L’esperienza maturata in forniture di arredi per hotel, congressi, sale conferenze e riunioni, teatri, ha contribuito ad elevare l’immagine aziendale di STF in ambito nazionale ed internazionale.

S.T.F. srl - ARREDAMENTI METALLICI E LEGNO

S.T.F. srl - ARREDAMENTI METALLICI E LEGNO

CONGRESSI - RIUNIONI - CONFERENZE

Via Ciambellana, 70-72 loc. S.Ansano

CONGRESSI - RIUNIONI - CONFERENZE

Via Ciambellana, 70-72 loc. S.Ansano

50059 VINCI (FI) Tel. +39 0571 584692

web: stfsedie.it mail: info@stfsedie.it

50059 VINCI (FI) Tel. +39 0571 584692

web: stfsedie.it mail: info@stfsedie.it

Milano, Roma, Firenze – www.aimgroupinternational.com

AIM Group International

Tra consolidate expertise, nuove professionalità e competenze, strumenti tecnologici sviluppati ad hoc, il Gruppo rafforza la sua capacità di affiancare clienti associativi e corporate per l’organizzazione di eventi medico-scientifici e progetti di comunicazione

Cambiare è parte del DNA di AIM Group fin dalla fondazione nel 1960 e continua a segnare il suo percorso di evoluzione. Qualche esempio? Con il boom degli eventi virtuali e ibridi, il Gruppo ha sviluppato una propria piattaforma, AIM Phygital Platform, che oggi, oltre a consentire diverse forme di collaborazione online (dagli stand virtuali agli eventi in streaming fino a 10.000 partecipanti), offre avanzate funzionalità di backup e analisi dei dati utili per la pianificazione degli eventi. Poiché il futuro della meeting industry dovrà essere sostenibile, AIM Group sta inoltre accelerando il proprio percorso strutturato di sostenibilità: nel 2023 ha ottenuto la certificazione ISO 20121 sulla gestione sostenibile degli eventi, pubblicato il primo bilancio di sostenibilità 2022 e introdotto la nuova figura del sustainability manager, che guiderà i progetti in questo ambito. Tutto questo senza rinunciare a un grande dinamismo aziendale, come testimoniato dall’aver organizzato oltre 150 conferenze associative e aver dato vita a oltre 2.000 esperienze tra eventi in presenza, ibridi, virtuali e progetti di comunicazione, superando i 100 milioni di fatturato nel 2023.

Ma il presente della comunicazione live e digitale in ambito healthcare richiede anche nuove competenze, capaci di assicurare con efficacia le necessità di marketing, sponsorship, promozione, pubbliche relazioni. Ed ecco che AIM Communication, l’agenzia di comunicazione parte del Gruppo, si è potenziata con l’acquisizione e fusione di GAS Communication, agenzia con una solida expertise nel settore salute, farmaceutico e nella comunicazione sociale. Oggi l’ampliato organico di AIM Commu-

nication conta oltre 40 persone, nelle due sedi di Milano e Roma, e include i settori art & creativo, ufficio stampa, strategy & new business, digital & social media.

AIM GROUP INTERNATIONAL

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider:

AIM Education Srl “Provider Standard”

93 del 04/12/2012

Indirizzo: viale Enrico Forlanini, 23 - 20134

Milano

Contatti: tel. 02 566011

info@aimgroup.eu

www.aimgroupinternational.com

Persone di riferimento: Flaminia Roberti

Global Sales Director

f.roberti@aimgroup.eu

San Giorgio Bigarello (Mn) - www.differentweb.it

Different Web

Quanto è importante oggi scegliere il partner giusto per gestire la formazione ECM? Le scelte tecnologiche possono fare la differenza nell’attività di un provider? Lo spiega Different Web, da 25 anni al fianco di chi si occupa di formazione ed eventi medico-sanitari

Different Web propone soluzioni digitali per il mondo della formazione e per la meeting industry, capaci di guidare al meglio i provider nella diffusione del sapere e nella generazione di una learning experience d’impatto. L’ECM è in continua evoluzione: tra le novità in arrivo, si parla anche di nuove tipologie di formazione, come quelle ibride, e dell’introduzione di metodologie didattiche innovative, come il role-playing, la gamification e l’uso della realtà virtuale.

Per ogni provider ECM diventa quindi strategico esplorare nuovi approcci formativi e affidarsi a fornitori esperti con un’ottima conoscenza della normativa ECM.

L’esperienza è il punto di partenza

I prodotti di Different Web nascono con la normativa ECM e l’azienda è diventata un vero punto di riferimento per i provider ECM, grazie all’esperienza del suo team: i provider possono infatti contare su un partner che conosce in profondità la normativa, che adatta sempre i suoi prodotti e servizi alle ultime indicazioni in materia ECM e che investe costantemente in R&D, ne è la prova lo sviluppo degli ultimi progetti pilota in VR e AI.

La piattaforma LMS all-in-one

Hippocrates è il fiore all’occhiello della suite di prodotti Different Web. La versione più matura nasce nel 2010 e oggi rappresenta la piattaforma LMS più utilizzata dai provider ECM. Utilizzata da oltre cento clienti – la maggior parte PCO –, Hippocrates permette di erogare FAD sincrone e asincrone, eventi RES, blended, ibridi e FSC. A oggi, conta più di un milione di operatori sanitari registrati, che accedono ai corsi in ogni momento, su qualsiasi dispositivo.

Software e oltre

Indirizzo: Via Ghisiolo, 51 46051 San Giorgio Bigarello (Mn)

Contatti: tel. 0376 270661 fax 0376 271669 info@differentweb.it www.differentweb.it

Persona di riferimento: Eleonora Benatti (Sales Key Account Manager) eleonora.benatti@differentweb.it tel. diretto 333 3301459

DIFFERENT WEB Realizzazione

Un altro aspetto da considerare nella scelta del fornitore tecnologico per gestire la formazione ECM riguarda la completezza dell’offerta di prodotti e servizi. Different Web ha creato un ecosistema di proposte che vanno dalla consulenza tecnica nella progettazione dell’evento formativo sponsorizzato al design di oggetti didattici – anche con realtà virtuale – fino a servizi di progettazione e assistenza per supportare chi gestisce ed eroga la formazione a tutti i livelli tecnici e operativi.

Milano - www.infomed-online.it

in&fo&med

Dall’organizzazione di congressi medici all’ECM fino all’attività di CRO: queste le attività principali dei In&fo&med, agenzia milanese attiva da un ventennio in questo settore.

Una lunga e consolidata esperienza per un’agenzia che progetta e organizza convegni, corsi di aggiornamento, masters, gruppi di miglioramento con particolare attenzione al settore medico e farmaceutico. In&fo&med, che ha sede a Milano, partecipa anche al programma nazionale di Educazione Continua in Medicina (ECM) per il quale si avvale della collaborazione di un comitato scientifico e di consulenti di fama internazionale per i vari ambiti medico-scientifici di interesse. Ma non è tutto, come ci spiega Cristina Recalcati, amministratore unico della società: «In&fo&med, a differenza di altre agenzie, è anche una Contract Research Organization (CRO), cioè un’organizzazione in grado di condurre studi osservazionali e altri servizi di supporto alla ricerca, offrendo risorse e competenze adeguate alle industrie farmaceutiche, biotecnologiche e a quelle che sviluppano dispositivi medici. Questo conferisce alla nostra agenzia quella che io chiamo “visione circolare” in quanto l’attività come CRO ci consente di raccogliere dati, di fare ricerca e di avere una visione oggettiva sulla realtà e sulle necessità formative delle professioni sanitarie. Questo costante aggiornamento basato sull’osservazione ci permette di tenere sempre il passo e di riversare questa nostra competenza in progetti ECM aggiornati o di trasformarla in campagne di comunicazione». Va precisato che In&fo&med, concentra la sua attività di ricerca nella pratica clinica in partnership con associazioni scientifiche. Prosegue infatti Recalcati: «Il legame che si crea con le associazioni è particolarmente forte e stabile proprio perché quello che forniamo è

più di un semplice servizio di segreteria: per le associazioni ricerchiamo, creiamo registri di patologie, osserviamo come il paziente viene curato, gli effetti a lungo termine delle cure e molto altro ancora, oppure approfondiamo aspetti legati all’innovazione e all’aggiornamento del medico, impegnandoci a sviluppare formazione, nel vero senso della parola».

IN&FO&MED

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: 275

Indirizzo: via San Gregorio, 12 - 20124 Milano

Contatti: tel. 02 4945333

segreteria@infomed-online.it www.infomed-online.it

Persone di riferimento: Francisco Figueredo

(Sales & Operations Management) francisco.figueredo@infomed-online.it cell:3450568421

Federico Padula

Sales & Operations Management

federico.padula@infomed-online.it cell:3282916884

Treviso, Milano, Roma e Firenze - www.hinovia.com

Hinovia Research & Training Center

Innovazione e pratica nella Formazione Medica: il Cadaver lab ANATOMX all’interno dell’Hinovia Research & Training Center di Milano offre ai medici una piattaforma unica per il loro sviluppo professionale e la crescita continua, spaziando dall’esperienziale alla chirurgia robotica

La medicina è un campo in costante evoluzione, dove la ricerca e la formazione continuano a giocare un ruolo cruciale nel migliorare le competenze e le capacità dei professionisti sanitari. In questo contesto, Hinovia è all’avanguardia nell’offrire soluzioni formative innovative per i medici, e il suo ultimo contributo rivoluzionario è il Centro di Formazione “Cadaver Lab” ANATOMX, situato presso l’Hinovia Research & Training Center nel cuore di Milano, a due passi dall’Aeroporto di Milano Linate all’interno del Polo Scientifico e Tecnologico Multimedica.

Un’esperienza formativa unica

Il Cadaver Lab ANATOMX del Gruppo Hinovia rappresenta una svolta nell’approccio alla formazione medica, offrendo ai medici la possibilità di partecipare a sessioni teorico-pratiche guidate da KOL di rilievo internazionale, esperti nel campo delle varie patologie di loro competenza specialistica, offrendo un’esperienza educativa completa e coinvolgente.

Perché sperimentare su un cadavere è fondamentale Mentre il mondo si sta spostando verso l’uso crescente della simulazione virtuale tentando di applicare il metaverso alla formazione medica, il valore intrinseco dell’apprendimento pratico su cadavere rimane insostituibile. Ecco perché:

● Realismo anatomico

Nessuna simulazione virtuale può riprodurre fedelmente la complessità e la variabilità dell’anatomia umana come un cadavere reale. La possibilità di esplorare strati di tessuti, osservare variazioni anatomiche e praticare procedure su un cadavere offre un livello di realismo senza pari, preparando i medici ad affrontare situazioni cliniche reali con sicurezza e competenza.

● Apprendimento tattile

L’esperienza tattile è fondamentale per consolidare la conoscenza teorica acquisita. Lavorare direttamente sui tessuti cadaverici consente ai medici di sviluppare una sensibilità tattile e una coordinazione mano-occhio essenziali per eseguire procedure delicate e complesse con precisione.

● Gestione delle complicanze

Nella pratica clinica possono verificarsi complicazioni impreviste durante le procedure. L’addestramento su cadavere offre ai medici l’opportunità di affrontare queste situazioni in un ambiente sicuro e controllato, imparando a gestire le complicanze senza rischi per i pazienti.

● Team building e collaborazione

Le sessioni di formazione su cadavere favoriscono il lavoro di squadra e la collaborazione tra i professionisti sanitari. Attraverso lo scambio di conoscenze e l’interazione diretta con i colleghi e gli esperti, i medici possono migliorare le proprie capacità comunicative e decisionali, preparandosi a lavorare efficacemente in contesti multidisciplinari.

In definitiva, il Centro di formazione su cadavere ANATOMX di Hinovia Research & Training Center di Milano rappresenta una risorsa preziosa per la comunità medica, offrendo un ambiente educativo all’avanguardia, dove i medici possono acquisire competenze pratiche e affinare le proprie abilità cliniche. Hinovia continua a guidare il settore con iniziative come questa, dimostrando il suo impegno per l’eccellenza nell’educazione medica.

Il Centro di Formazione su cadavere ANATOMX di Hinovia Research & Training Center di Milano si conferma come un centro di eccellenza nella formazione medica, offrendo ai medici una piattaforma unica per il loro sviluppo professionale e la crescita continua.

“Lo scienziato è libero, e deve essere libero di porre qualsiasi domanda, di dubitare di qualsiasi asserzione, di cercare ogni prova, di correggere ogni errore”.

Julius Robert Oppenheimer

HINOVIA SRL

ANATOMX – HINOVIA RESEARCH & TRAINING CENTER

Multimedica Polo Scientifico e Tecnologico

Via Gaudenzio Fantoli, 16 – 20138 Milano

Direttore Scientifico CadLab

Prof. Giorgio Pajardi

Direttore Scientifico EduMed Hinovia

Dr. Renato Ruggiero

Contatti: www.hinovia.com – www.anatomx.com

Persone di riferimento: Andrea Fiorio – Direttore Commerciale/Founder andrea.fiorio@hinovia.com - Cell. 347 819 3154

Federica Sileci – Sales Manager Nord Italia, EMEA, APAC

federica.sileci@hinovia.com - Cell. 324 011 6553

Barbara Basiliani – Sales Manager Centro - Sud Italia, USA, LATAM barbara.basiliani@hinovia.com - Cell. 324 011 4227

BOARD: Tiziano Polledri - Chairman/CEO tiziano.polledri@hinovia.com - Cell. 349 855 6516

èun’aziendadiHealthProjectManagement, specializzatanell’elaborazioneerealizzazionediprogettiformativi rivoltiaidiversiprofilidelsettoresanitario.Operainlineaconlepiù recentiacquisizioniintemadiformazioneeaggiornamento medico-scientifico.

FormazioneRES-FAD-FSC;CongressiNazionalied Internazionaliinpresenza,daremotoeibridi.

IntelligenzaArtificialeperelaborazionedatie creazioneassets,DataAnalysis,BigData,piattaforme tecnologiche.

Progettieditoriali,Survey,CampagneIstituzionali, programmieducazionaliediprevenzionenelle diverseareeterapeutiche,

Formedicaèall'avanguardianellaprogettazionedi percorsidiagnosticiterapeuticiassistenzialiche coordinanol'attivitàdeiteammultidisciplinari d’assistenza.

VeniteatrovarciinViaPrivatadellaPassarella, 4Piano2,Zona1.

FormedicaScientificLearning ProviderN°157

VialeAldoMoro,71-73100Lecce

ViaPrivatadellaPassarella,4-20122Milano

+390832304994-+393756589214

www.formedica.it-ecm@formedica.it

Lecce – www.formedica.it

Formedica

La formazione, soprattutto in ambito medico, non può prescindere un’innovazione, purché rispettosa dell’umanità: è questo il credo di Formedica, provider ECM di lunga esperienza

Ventidue anni di impegno in ambito formativo portati avanti con serietà e competenza da Formedica, provider ECM con base a Lecce, guidato da Rosario Gagliardi, fondatore e general manager, e Susanna Priore, amministratore delegato. Ed è proprio Rosario Gagliardi a introdurre l’argomento della formazione continua in medicina: «La velocità con cui si raddoppiavano le conoscenze umane negli anni Cinquanta era di venti-trent’anni. Oggi le conoscenze si raddoppiano in circa 70 giorni, un lasso di tempo che va via via riducendosi man mano che l’intelligenza artificiale e quella dei big data si sviluppa. È evidente che in uno scenario di questo tipo anche la formazione e l’aggiornamento in campo medico non possono prescindere dall’innovazione. Ed ecco allora che l’AI e la realtà aumentata entrano nel nostro ambito sotto forma,

ad esempio, di ologrammi tramite i quali “toccare” con mano un organo, un’articolazione, un tessuto da curare». Prosegue quindi Susanna Priore: «L’università è l’ente preposto alla formazione iniziale dei medici e del personale sanitario, mentre i provider ECM sono gli enti più accreditati affinché la formazione continui per tutta la vita professionale di chi, sempre di più, avrà a che fare non solo con persone ma anche con procedure mediche e chirurgiche sempre più avanzate. Formedica cerca di stare al passo con le innovazioni della ricerca perché il medico sempre più dovrà essere in grado di governare la tecnologia: rinnegarla sottopone al rischio di rimanerne schiacciati, mentre la medicina ha bisogno di un approccio olistico non succube ma partecipe tanto delle tecnologie, quanto dell’umanità che è tenuta a curare». Formedica, attraverso l’offerta dei suoi servizi formativi, contribuisce dunque al recupero di un equilibrio tra gli aspetti tecnologici e l’umanizzazione dei processi che premiano la centralità del paziente e delle persone impegnate nel mondo della sanità, promuovendo una formazione efficace, in collaborazione con aziende pubbliche e private sperimentando nuove vie, dall’interattività alla simulazione, dall’utilizzo del web, alla pratica operatoria diretta.

FORMEDICA

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: 157

Indirizzo: Via Aldo Moro, 71

73100 - Lecce

Contatti:

tel. 0832 304994 - Fax 0832 279335

fax 06 96048445

ecm@formedica.it

www.formedica.it

Persone di riferimento: Susanna Priore

susannapriore@formedica.it - cell 3358116002

Roma – www.improntagroup.it

Impronta Group

Impronta Group realizza progetti di comunicazione integrata per numerose aziende del settore healthcare: ecco alcune case history

Impronta Group è un’agenzia con base a Roma, il cui operato potremmo definire “ad ampio spettro” visto che spazia dalla comunicazione all’organizzazione di eventi, dall’advertising al digitale, come ci racconta Simone Cuollo, che opera al fianco di Fabio e Marco Cinti, fondatori e proprietari della società: «Quando si tratta di ideare un evento lo facciamo a quattro, sei mani, portando ognuno la sua competenza e la sua esperienza specifica ed è in questo modo di procedere che sta la nostra forza». Le varie divisioni dell’agenzia, lavorano infatti all’unisono per realizzare progetti a tutto tondo. «La nostra peculiarità è proprio quella di progettare un’azione di comunicazione sotto ogni punto di vista, dallo sviluppo al claim, dalla parte visual fino alla scelta e la gestione delle sedi prescelte per gli eventi, senza che nessuno di

questi aspetti sia in second’ordine o risulti di minor rilievo rispetto agli altri, il tutto in un clima di collaborazione e professionalità ai massimi livelli» conclude Cuollo.

Convention e congressi

Numerose le case history, alcune delle quali recentissime, in cui si esplica l’approccio di Impronta Group. Tra queste, il company meeting di gennaio 2024 di Angelini Pharma Italia. Spiega Cuollo: «Angelini, come azienda, all’inizio di un anno impegnativo, sentiva la necessità di compattare le forze del gruppo per convogliare positivamente le energie dei singoli verso il superamento di ulteriori traguardi collettivi». Prosegue poi: «Il concept concordato con il cliente e focalizzato sulle persone che operano all’interno dell’azienda, ha interpretato in senso emotivo e spettacolare il tema dell’energia. Il claim dell’evento è stato Start From Us, ideato per sottolineare come il “nuovo” parta innanzitutto dal singolo per consolidare poi la people strategy aziedale». L’organizzazione ha compreso il coinvolgimento di oltre 500 persone, provenienti da diverse parti d’Italia, che ha richiesto un percorso di avvicinamento molto articolato: diverse giornate di riprese video, un accurato

scouting per trovare il format, il conduttore ideale per la giornata principale, oltre alle location di tutta la manifestazione. «Poter gestire l’evento da cima a fondo, inclusa la logistica, ci ha permesso di avere un metodo globale che ha compreso anche gli allestimenti e la regia in tutte le varie fasi» conclude Cuollo. Il suo racconto prosegue poi con il resoconto di altri eventi di fresca realizzazione: «Per un’altra grande azienda internazionale del settore farmaceutico, abbiamo costruito, sempre a inizio anno, una convention che ha radunato a Rimini qualche centinaia di persone: in questo caso l’idea è stata quella di far ruotare tutto l’evento intorno al concept dello “stare in scena”, sul palco, di fronte alla platea del mondo healthcare. E non a caso la sede prescelta è stata lo spettacolare Teatro Galli, una location che ha aggiunto un tocco speciale all’incontro organizzato nella città natale di Fellini». Impronta Group non si limita a meeting e convention, ma si occupa sovente della comunicazione e della logistica di rilevanti congressi medici: «Il prossimo che ci vedrà all’opera è il 45° Congresso di SIME, Società Italiana di Medicina Estetica, un appuntamento cresciuto nel corso degli anni e che per questa edizione prevede la presenza di 3.000 persone». Per questo importante appuntamento infatti è stato deciso il passaggio da una sede storica e prestigiosa come il Centro Congressi Rome Cavalieri a una moderna,

IMPRONTA GROUP

via Savona, 2A- 00182 Roma

Contatti: tel. 06 70302717

info@improntagroup.it - www.improntagroup.it.it

Persone di riferimento:

Simone Cuollo (Account & Event Manager simone.cuollo@impronta.group

Tel. diretto: 333 6248410

tecnologica, innovativa e futuristica: La Nuvola, opera di architettura unica e iconica progettata da Massimiliano Fuksas con un design ispirato alla forma di una nuvola a rappresentare un simbolo di apertura, creatività e trasformazione. «Di questo congresso stiamo seguendo tutta la logistica, l’allotment e la creatività, a partire dalla locandina fino al più piccolo dei dettagli che, come tutti i dettagli, sono in grado di fare la differenza anche quando si tratta di comunicazione».

Firenze – www.oic.it

OIC Group

Il PCO fiorentino è un esempio tanto di impegno verso la sostenibilità, ottenuta a livello aziendale attraverso la certificazione ISO 20121 e la carbon neutrality, quanto di impegno nell’organizzazione di eventi che rispecchino questa visione

Fondato nel 1975 a Firenze, OIC Group, uno dei primi Professional Congress Organizer (PCO) in Italia, nel corso degli anni ha organizzato eventi healthcare e congressi di ogni dimensione, in tutto il mondo. Dopo decenni d’impegno nell’ideazione, creazione e promozione di eventi, il gruppo ha iniziato, a fine 2022, un percorso di trasformazione verso la sostenibilità, non solo intesa come obiettivo, ma come una filosofia che permea ogni aspetto dell’azienda e del suo operato. Il climax di questo percorso arriva all’inizio di febbraio 2024, con l’annuncio del conseguimento della certificazione ISO 20121 come parte integrante di una strategia più ampia per raggiungere la sostenibilità a 360 gradi. «Il cammino verso l’ISO 20121 è una concreta testimonianza del nostro impegno in direzione di un traguardo che consideriamo fondamentale», come afferma Simona Giuliani, HR Director di OIC Group, che poi prosegue: «Un impegno autentico, che si è tradotto in un cambio di paradigma nella visione aziendale, come dimostra, tra l’altro, la decisione di cambiare sede». Concepita con l’obiettivo di ridurre gli sprechi e l’impatto ambientale, la nuova sede di OIC Group simboleggia il nucleo di una rivoluzione sostenibile che parte dall’interno dell’organizzazione. L’azienda ha, da un lato, attivato una serie di iniziative in risposta alle necessità sociali e lavorative dei propri collaboratori, tramite ambienti altamente collaborativi e un migliore equilibrio tra vita privata e lavoro, caratterizzato da smart working e

flessibilità di orari. Dall’altro, ha stretto una partnership con Up2You, una corporation greentech che accompagna le aziende in percorsi personalizzati di calcolo per un’analisi approfondita della propria carbon footprint. «I risultati hanno rivelato che le emissioni nella vecchia sede nel 2022 erano pari a 188 tonnellate di CO2, generate dal consumo elettrico, dai gas refrigeranti e dal riscaldamento. I dati dell’intero 2023 della nuova sede hanno invece dimostrato una riduzione significativa delle emissioni che, grazie agli spazi ottimizzati e alla promozione di pratiche green all’interno dell’organizzazione, sono scese a sole 27 tonnellate. Per compensare le emissioni non riducibili sono stati finanziati progetti di tutela ambientale e sociale certificati da enti terzi a livello internazionale (Verra e Gold Standard Registry) che hanno trasformato OIC Group in una carbon neutral company, posizionandola tra l’esiguo 1% delle aziende italiane che hanno raggiunto la carbon neutrality» aggiunge Giuliani a questo proposito.

Eventi sostenibili? È possibile!

Ma l’obiettivo non è solo interno all’azienda, come confermano alcune interessanti case history, a partire da quella relativa al Sixth World Landslide Forum, congresso internazionale per la riduzione del rischio di frane su scala globa-

le: OIC Group ha organizzato il forum come primo evento aderente alla certificazione ISO 20121. Tra le numerose azioni di sostenibilità adottate ci sono l’adesione a Food for Good, l’utilizzo di stoviglie monouso realizzate in Mater-Bi, il recupero di attrezzature, il monitoraggio di aspetti legali e di rispetto della normativa giuridica del lavoro, l’accessibilità delle strutture, il menu a km 0, la selezione di location sostenibili e molti altre attenzioni, compresa l’incentivazione della mobilità sostenibile durante l’evento. «Stesso discorso per i congressi medici – prosegue Giuliani – come, ad esempio, sta avvenendo nell’organizzazione di Low Vision 2025, un importante appuntamento del settore healthcare che si propone di esaminare le attuali strategie per ridurre l’impatto dell’ipovisione sull’indipendenza quotidiana e sulla qualità della vita. In questo caso il ruolo di OIC è e sarà di collaborazione con Firenze Fiera per la gestione dell’evento in ottica di sostenibilità». L’appuntamento, che si terrà al Palazzo dei Congressi (adeguato per i partecipanti ipovedenti) sarà accompagnato da esperienze ad hoc per garantirne piena accessibilità, inclusi i tour post congress che comprenderanno visite tattili agli Uffizi, al centro di adde-

stramento di cani guida e alla stamperia Braille. Tutti momenti destinati non solo a promuovere la consapevolezza sull’ipovisione, ma anche a fungere da esempio tangibile di come un approccio sostenibile e inclusivo possa contaminare positivamente l’intero settore. Un cenno infine merita anche l’organizzazione da parte di OIC della prossima Round Table di UIA, un istituto senza scopo di lucro, apolitico e indipendente, le cui tavole rotonde facilitano la condivisione di conoscenze tra associazioni internazionali: la prossima si terrà proprio a Firenze e il tema principale sarà It’s up to us, a sottolineare la responsabilità collettiva nel perseguire i cambiamenti positivi contribuendo alla realizzazione di un futuro sostenibile, perfettamente in linea dunque con la mission stessa di OIC.

OIC GROUP

Provider Ecm

Numero di iscrizione albo provider: ID 2836

Accreditamento del 19/09/201293 del 04/12/2012

Indirizzo: Viale della Giovine Italia, 17 - 50122

Firenze

Contatti: tel. 055 50351 info@oic.it - www.oic.it

Persone di riferimento: Pisana Merlo p.merlo@oic.it

Pollenzo-Bra (Cn) – www.albergoagenzia.it

Albergo dell’Agenzia

L’Via Fossano, 21 12042 Pollenzo-Bra (Cn) Tel. 0172 458600 info@albergoagenzia.it www.albergoagenzia.it

Albergo dell’Agenzia nasce da un’idea di Slow Food ed è sicuramente ideale per chi è alla ricerca dei piaceri del palato, un luogo insolito ma decisamente piacevole. Collocato all’interno del complesso che è sede dell’Università di Scienze Gastronomiche e della Banca del Vino, è il risultato del prezioso recupero di quelle che sono state le storiche costruzioni neogotiche dell’Agenzia

Contatti: Francesco Giovannelli, Direttore eventi@albergoagenzia.it

Apertura: tutto l’anno (tranne dal 20 dicembre al 1 febbraio circa)

di Pollenzo di Re Carlo Alberto. L’Albergo dell’Agenzia è situato a pochi chilometri da Alba e Bra, tra due territori unici come le Langhe e il Roero, l’albergo dispone di ristorante, bar, piscina estiva, garage privato, sale meeting da 30 a 200 posti. Un parco di due ettari e il Golf Club Cherasco a pochi minuti, completano questa prestigiosa offerta alberghiera.

Trino (Vc) – www.borgoramezzana.it

Borgo Ramezzana Country House

AStrada Provinciale 7, 3 13039 Trino (Vc) Tel. 0161 829412 info@borgoramezzana.it www.borgoramezzana.it

bbracciata dalle maestose Alpi, ai piedi delle ridenti colline del Monferrato, circondata dalla pace delle risaie: la Grangia di Borgo Ramezzana è oggi trasformata in Hotel de Charme con 12 camere, grazie ad un lungo ed accurato restauro. La neogotica dimora padronale, dominata da una preziosa torre merlata decorata con mattoni a sbalzo, ha riacquistato interamente l’antico fascino. All’interno soffitti a volta affrescati, travi in legno, pavimenti in cotto, scale in pietra e camini convivono in perfetta armonia tra passato e presente con arredi preziosi del seicento toscano, del settecento piemontese, del lontano Oriente - Cina, Tibet, India - testimonianza di una selezione durata decenni. Qui tutto è ecologico, tutto è pensato nel rispetto dell’ambiente. Le più sofisticate tecnologie per il risparmio energetico, geotermia, pannelli solari, biomasse, rendono questo nuovo gioiello di ospitalità un esempio all’avanguardia nel panorama italiano.L’antica dimora mette a disposizione in un ambiente di classe ed in totale privacy ampi spazi

Contatti: info@borgoramezzana.it

Apertura: tutto l’anno

e sale ideali per meeting, convegni, incontri di lavoro, attività di team building ed eventi. La sala delle antiche Scuderie con mattoni a vista e soffitti a volta può ospitare convegni di 160 persone disposte a platea. La sala del Camino con meravigliosi affreschi, caminetto e arredi ottocenteschi è perfetta per eventi minori ed incontri privati e di lavoro. La sala dell’Infernotto con mattoni a vista è ideale per attività di team building e aperitivi. Le tensostrutture esterne ed il parco sono utilizzabili per corsi, attività di team building, pranzi di lavoro a buffet, aperitivi. Lo chef del nostro Ristorante La Torre è a disposizione per personalizzare gli eventi con pranzi e cene di lavoro con servizio al tavolo o a buffet, aperitivi o apericena. Per il welcome ed i momenti di pausa è disponibile il nostro raffinato Ice bar dove vengono organizzati i servizi di coffee break o coffee station. Il silenzio, la totale privacy e l’opportunità di avere l’esclusiva della location rappresentano un plus per scegliere Borgo Ramezzana e per rendere unico il tuo evento.

Cherasco (Cn) – www.laportadellelanghe.com

La Porta delle Langhe

UVia Savigliano, 116 12062 Cherasco (Cn)

Tel. 0172 476907

eventi@laportadellelanghe.com

www.laportadellelanghe.com

n posto dove le cose belle e quelle buone si incontrano e si tengono strette. Dove la riunione diventa una giornata di sole con i colleghi. Dove il meeting si conclude in un viaggio tra i sapori della nostra terra, guidato dallo Chef Pas. Nelle nostre due sale ospitiamo convegni, congressi, meeting aziendali ed eventi aziendali o privati. La sala meeting è la più ampia, illuminata da luce naturale grazie alle porte a vetri che affacciano

Contatti:

Antonella D’Aprano, Event Manager eventi@laportadellelanghe.com

Apertura: tutto l’anno

sul giardino e può essere modulata da pannelli in base alla portata dell’evento. Il bistrot, più riservato, è uno spazio che ospita riunioni, pranzi di lavoro e workshop e affaccia anch’esso sul nostro giardino con gli ulivi. Alla location si combinano il ristorante, per gustare le espressioni creative della cucina tradizionale e l’hotel, con più di 80 camere e una spa per rilassarsi dopo la giornata di lavoro.

Una residenza Reale per eventi Reali

Tradizione, innovazione e sostenibilità.

Villa Erba garantisce elevati standard di eleganza, privacy, esclusività, ampiezza degli spazi sia interni che esterni. Tecnologia avanzata e multifunzionalità sono stati potenziati per offrire pacchetti ad hoc per ogni tipologia di evento.

Villa Erba si evolve e si aggiorna rispettando e implementando i processi per essere sempre più sostenibile e responsabile.

Vi aspettiamo e continuiamo come sempre a lavorare con passione per voi.

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Iseo (Bs) – www.iseolagohotel.it

Iseolago Hotel

IVia Colombera, 2 25049 Iseo (BS) Tel. 030 98891 - Fax 030 9889299 info@iseolagohotel.it www.iseolagohotel.it

seolago è un Hotel quattro stelle e Centro Congressi immerso nel verde della Franciacorta, a due passi dal lago d’Iseo e dalla riserva naturale protetta “Le Torbiere del Sebino”. Si trova a 30 minuti dalle città di Brescia e di Bergamo ed è facilmente raggiungibile dalle principali autostrade e dagli aeroporti del nord Italia.

Location ideale per incontri di lavoro, workshop e convegni, ma anche come punto di partenza per team building

Contatti:

Manuela Monaldi, Responsabile Eventi eventi@iseolagohotel.it

Apertura: tutto l’anno

e incentive con attività all’aperto, visite in cantina e tour culturali. Il Centro Congressi è composto da tre sale, moderne, funzionali e personalizzabili negli allestimenti e in grado di ospitare fino a 225 persone complessivamente. La struttura dispone di 66 camere, di cui 56 standard e 10 suites, ognuna dotata di balcone e completa di ogni comfort, tra cui Wi-Fi e Smart TV. Completa l’offerta il ristorante interno L’Alzavola.

Milano – www.quarkhotelmilano.com

Quark Hotel Milano

IVia Lampedusa, 11/a 20141 Milano

info@quarkhotelmilano.com

www.quarkhotelmilano.com

n zona Bocconi, nel quartiere Vigentino già in via di completa riqualificazione, e a soli 4 km dal Duomo, sorge il nuovo Quark Hotel Milano, 4 stelle full-service con centro congressi e spazi meeting tra i più ampi di Milano. Con le sue 283 camere, 6.200 mq di spazi congressuali e 38 sale meeting, è una struttura unica in città per l’organizzazione di eventi e congressi di ogni dimensione. Il progetto di restyle degli interni porta una firma tutta italiana che ha saputo reinterpretare l’esprit urbano del luogo con un design intelligente, elegante ma funzionale, bello da guardare e facile da fruire. Sotto la guida dello chef Moreno Ungaretti e con food concept

Contatti: Alessandro Potenza

alessandro.potenza@ariesgroup.it

Apertura: tutto l’anno

dello stellato Ribaldone, la cucina di Quark esalta la tradizione locale da gustare sia nel piatto che nel calice, esalta la freschezza delle materie prime, la diversità regionale e i piatti iconici del nostro paese adottando un approccio semplice ai metodi di preparazione. Al quinto piano dell’edificio, lo Studios’ Floor apre a un concetto di ospitalità ibrida in grado di rispondere a chi è in cerca soluzioni per soggiorni di lunga durata. Quark offre un respiro e spazi ineguagliabili. Una location privilegiata per una soluzione nuova, competitiva e logisticamente accessibile. La struttura e i servizi sono stati concepiti in piena compatibilità con il codice deontologico di Farmindustria e Assobiomedica.

Milano Malpensa (Va) – www.sheratonmilanmalpensa.com

Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre

LStrada Statale, 336 21010 Ferno (Va)

Tel. 02 23351 - Fax 02 23353535

milanmalpensa@sheraton.com

www.sheratonmilanmalpensa.com

o Sheraton Milan Malpensa Airport Hotel & Conference Centre è l’unico albergo con accesso diretto al Terminal 1 dell’aeroporto di Malpensa e dista soli 30 minuti dal centro di Milano. Si tratta di uno dei più grandi hotel con centro congressi d’Italia e dispone di grandi stanze modulari con una superficie complessiva destinata ad ospitare meeting e convention di oltre 2000 mq. La sala plenaria multifunzionale di 1.000 mq., che accoglie fino a 1.100 persone, può essere suddivisa in 8 sezioni , tutte perfettamente insonorizzate con soffitti alti fino a 6 metri, affianca le 22 altre sale, che vanno da 16 mq. a 295 mq. in grado di ospitare ogni tipologia di evento. Il Monterosa Bar è un accattivante luogo

Contatti: Monica Biasia, Convention Manager events.malpensa@sheraton.com

Apertura: tutto l’anno

di incontro con vista sulle montagne e si propone come un ambiente accogliente dove concedersi uno spuntino veloce o un piacevole drink.

Per un pranzo o una cena gourmet la scelta ideale è il ristorante Il Canneto, un ambiente che ricorda un luminoso giardino mediterraneo. Nei suoi ambienti luminosi potrete ritagliarvi una pausa dalla frenesia dell’aeroporto, grazie ad un’offerta culinaria disponibile durante tutta la giornata, che spazia da piatti della tradizione italiana a grandi classici della cucina internazionale.

Per maggiori informazioni sulle capienze delle sale meeting visitate il sito dell’Hotel www.sheratonmilanmalpensa.com.

Milano – www.sheratonmilansansiro.com

Sheraton Milan San Siro

SVia Caldera, 3 - 20153 Milano

Tel. 02 915221

events.milansansiro@sheraton.com

www.sheratonmilansansiro.com

heraton Milan San Siro sorge in un’oasi verde nel quartiere residenziale di Milano a cui il nome si ispira. La sua posizione in quest’area circondata da ampi parchi e strutture di intrattenimento, lo rende un punto di riferimento strategico anche per i frequentatori dei grandi centri congressi e poli fieristici della zona. L’hotel è situato a breve distanza dall’omonimo stadio, oltre ad essere comodamente collegato ai principali aeroporti e all’autostrada di Milano, nonché ai suoi distretti della finanza e della moda.

Un’architettura modernista e curvilinea caratterizza i suoi spazi, che sono stati totalmente trasformati ricorrendo a un design milanese pulito e raffinato.

L’hotel è dotato di 310 camere, di cui 24 suite e una suite presidenziale. Gli ospiti potranno godere di tutte le esperienze e dei servizi del marchio Sheraton. L’hotel vanta anche un’ampia area esterna che comprende una piscina con bar adiacente, un giardino terrazzato e un ristorante Argentino, “El Patio del Gaucho, Javier Zanetti” che, oltre a proporre

Contatti: Convention Office events.milansansiro@sheraton.com

Apertura: tutto l’anno

un’offerta serale e il brunch della domenica, offre un menu per la banchettistica a base di Asado Argentino.

Completa, poi, l’offerta culinaria “Silene Bar & Restaurant”, uno spazio luminoso e dinamico, dove socializzare e interagire. Le numerose zone living e un’offerta culinaria disponibile durante tutta la giornata, lo rendono la location ideale per pranzi di lavoro o per business meeting informali. Le 21 ampie strutture per conferenze e banchetti ospitano un totale di 2.500 mq di aree funzionali con luce naturale e spazi esterni, inclusa una sala plenaria senza colonne e con soffitti alti 5 metri, in grado di ospitare fino a 500 ospiti.

L’hotel dispone anche di un parcheggio privato dotato di colonnine di ricarica per auto elettriche, ideale per i viaggiatori d’affari. Sheraton Milan San Siro è un’oasi urbana in una Milano dinamica, progettato come un luogo in cui connettersi e condividere esperienze.

Per maggiori informazioni sulle capienze delle sale meeting visitate il sito dell’Hotel www.sheratonmilansansiro.com.

Milano – www.milanfierehotel.com

voco ® Milan-Fiere

IVia Giorgio Stephenson, 55 20157 Milano Tel. 02 89617600 info@milanfierehotel.com www.milanfierehotel.com

l voco® Milan-Fiere è situato a soli due minuti d’auto dalle autostrade A4 e A8, che collegano l’hotel agli aeroporti internazionali di Linate (LIN) e Malpensa (MXP). Inoltre è poco distante da Fiera Milano, MiCo Convention Center e MIND Milano Innovation District. Meeting, lanci di prodotto, riunioni e cene di gala: voco® Milan-Fiere soddisfa tutte le esigenze in fatto di eventi, gra-

Contatti: Ufficio Eventi events@milanfierehotel.com

Apertura: tutto l’anno

zie ad un team professionale e un centro congressi con 7 spazi polivalenti in grado di ospitare fino a 350 persone. Specialità italiane, internazionali e locali nel moderno ristorante e bar garantiscono pranzi, cene o buffet di successo. A completare l’offerta un foyer per mostre ed esibizioni, un’area Gaming, Wellness Area & Fitness Room oltre alle Business Suite, ideali per piccoli meeting.

Milano – www.phyd.com/phyd-hub/

Phyd Hub

PVia Tortona, 31 20144 Milano

Tel. 324 0007832

hub@phyd.com

www.phyd.com/phyd-hub/

hyd Hub è una location ad alto contenuto di tecnologia e design in via Tortona, a Milano, inserita nel complesso dell’Opificio 31. Versatile e modulabile, consente la realizzazione di eventi fisici e digitali dal mood contemporaneo. Due sono gli spazi principali che possono ospitare press day, presentazioni, meeting, workshop, installazioni ed esposizioni: l’Arena (130 mq), al piano terra, che rappresenta il cuore pulsante di Phyd Hub, con gradinate in legno e una regia dedicata predisposta anche per lo streaming e

Contatti:

Elisabetta Torda, Event & CRM Specialist

elisabetta.torda@phyd.com

Apertura: tutto l’anno

il Patio (140 mq), al primo piano, un’area ampia e luminosa dotata di arredi minimali e sofisticati, una coffee station e una cucina dedicata. Le Forge e le Capsule sono gli spazi pensati per meeting più ristretti, workshop e attività di formazione. Completa il tutto un elegante café e bistrot da 64 coperti dedicato alla convivialità e al networking, attiguo all’Arena e in grado di trasformarsi in una dinner lounge esclusiva. Di fronte alla location è situato il parcheggio coperto del Mudec, disponibile 24 ore su 24.

Bergamo – www.centrocongressibergamo.com

Centro Congressi Giovanni XXIII

IViale Papa Giovanni XXIII, 106 24121 Bergamo Tel. 035 236435

eventi@centrocongressibergamo.com www.centrocongressibergamo.com

l Centro Congressi Giovanni XXIII è situato nel cuore della città di Bergamo in una posizione privilegiata grazie alla vicinanza con l’aeroporto di Bergamo-Orio al Serio (5km) e alla stazione ferroviaria (300 metri); a pochi passi dalla nostra location potete trovare hotel 4 stelle, le vie dello shopping, le Mura Venete di Città Alta riconosciute patrimonio mondiale dell’umanità, un parcheggio dedicato ai relatori e un grande parcheggio con tariffe convenzionate per i partecipanti. Si estende su una superficie di oltre 3.200 mq, con 8 sale modulabili in 12 spazi polifunzionali pronti ad accogliere eventi di qualsiasi tipo che possono essere “personalizzati su misura” come: congressi, convention, meeting, roadshow, eventi

Contatti: Chiara Vitali, Direttrice chiara.vitali@centrocongressibergamo.com

Giada Martinelli, Organizzazione Eventi e Comunicazione giada.martinelli@centrocongressibergamo.com

Simone Gregis, Logistica e Coordinamento Tecnico Eventi simone.gregis@centrocongressibergamo.com

Apertura: tutto l’anno

lancio prodotti, corsi di aggiornamento professionale, programmi di intrattenimento sociale e culturale, fiere di settore, gestione eventi sportivi, spettacoli teatrali, concerti musicali e cene di gala. Il Centro Congressi mette a disposizione gli opportuni strumenti organizzativi e la massima professionalità di uno staff dedicato, oltre ad un servizio di ristorazione interno (coffee break, lunch, cocktail, gala dinner, ecc) con il catering Vi.co.ok., partner del celebre ristorante Da Vittorio che potrà allietare il Vostro evento con gusto. Oltre al coordinamento degli eventi, il Centro Congressi Giovanni XXIII si occupa di tutti gli aspetti di organizzazione, comunicazione e sviluppo che trasformeranno il Vostro evento in un vero successo.

Varese – www.villeponti.it

Centro Congressi Ville Ponti

UPiazza Litta, 2 21100 Varese Tel. 0332 239130 - Fax 0332 295166 info@villeponti.it www.villeponti.it

na struttura congressuale per incontri fino a 1500 partecipanti, una posizione strategica, 40 km da Milano e 25 dall’aeroporto internazionale di Malpensa.

Il Centro Congressi Ville Ponti di Varese è un complesso prestigioso ed efficiente, che mantiene inalterato quel fascino che solo i palazzi ricchi di storia possiedono, in un vasto parco di essenze rare, con un parcheggio per 600 auto. Due sono i corpi principali: la Villa Andrea, eretta nel 1858. I pregevoli stucchi e preziosi affreschi di Scuola Lombarda

Contatti: Francesca Pareti, Responsabile Eventi info@villeponti.it

Apertura: tutto l’anno

delle sue sale, gli sfarzosi lampadari di ferro e bronzo ed i sontuosi arredi d’epoca, ne fanno una sede ideale per cene di gala, congressi, banchetti e incontri di prestigio.

La Villa Napoleonica, dimora Patrizia del XVII sec., ospita il salone congressuale da 400 posti, e sale per corsi, seminari e esposizioni.

Le aree esterne possono essere utilizzate come spazi conviviali e ludici per ospitare spettacoli, cene di gala e attività di team building.

Varese-Busto Arsizio – www.malpensafiere.it

MalpensaFiere

CVia XI Settembre, 16 21052 Busto Arsizio (VA) Tel. 0332 295429

malpensafiere@va.camcom.it

www.malpensafiere.it

Contatti: Sabrina Guglielmetti malpensafiere@va.camcom.it

Apertura: tutto l’anno

ollocato in una zona strategica, a 15 minuti dall’aeroporto internazionale di Malpensa e sulla direttrice che da Milano porta in Svizzera, MalpensaFiere è una struttura polivalente che si sviluppa su una superficie di 75,000 mq dei quali oltre 20,000 mq coperti. È articolato in 3 padiglioni espositivi da 3,000 mq ciascuno, balconate, gallerie a cui è annesso un Centro congressi composto da 3 sale con capienza da 50 a 350 posti. il Centro è interamente climatizzato, cablato ed informatizzato. Lo staff offre alla Clientela un supporto a 360° per organizzare tutti i servizi necessari alla riuscita dell’evento: dall’assistenza,

alla predisposizione delle dotazioni tecnologiche, ai servizi catering, agli allestimenti.

Malpensafiere ospita abitualmente:

l congressi, convegni, meeting, riunioni forza vendita fino a 1500 persone in un unico spazio;

l eventi fieristici e mostre;

l eventi espositivi aziendali e showroom per il lancio di

l nuovo prodotti/ servizi nelle aree sia interne che esterne;

l manifestazioni di natura sportiva;

l festival e spettacoli;

l colazioni di lavoro, cene di gala.

Milano – www.superstudioevents.com

Superstudio Maxi

LVia Moncucco, 35 20142 Milano Tel. 02 42250154

www.superstudioevents.com

A PIÙ GRANDE LOCATION PRIVATA PER ESPOSIZIONI, FIERE, CONVENTION E PER EVENTI IN CITTÀ. Superstudio Maxi è un open space di 10.000 mq ed offre massima libertà espressiva nella progettazione di convegni, workshop e convention di ogni tipologia. Nata nel 2021 dalla rigenerazione di un precedente fabbrica siderurgica, Superstudio Maxi è la venue di Superstudio

Contatti: Martina Cinquegrana, Sales Manager info@superstudioevents.com

Apertura: tutto l’anno

Events all’avanguardia tecnologicamente, polifunzionale e interamente sostenibile. La sua posizione strategica, raggiungibile con la metropolitana, la pista ciclabile, le autostrade a breve distanza, parcheggio pubblico e privato disponibili nella zona, fanno di Superstudio Maxi la venue ideale ad ospitare eventi formativi e convegni con un numero elevato di partecipanti.

Milano – www.superstudioevents.com

Superstudio Più

NVia Tortona, 27 20144 Milano

Tel. 02 42250154

www.superstudioevents.com

ata nel 2000 dalla rigenerazione di una precedente fabbrica General Electric, Superstudio Più è una venue conosciuta a livello internazionale per i suoi grandi spazi iconici e modulabili di ogni dimensione, adatta per eventi creativi di qualsiasi tipologia e forma. 10 ambienti indipendenti con diverse metrature e capienze che permettono di ospitare sia convegni, che workshop con 100 partecipanti che grandi convention

Contatti:

Martina Cinquegrana, Sales Manager info@superstudioevents.com

Apertura: tutto l’anno

con oltre 3000 partecipanti. Tutte le sale sono completamente personalizzabili e le grandi altezze e la struttura permettono allestimenti ed arredamenti completi e modulabili in base alle singole esigenze. La posizione strategica in zona Tortona, il distretto della Moda e del Design della città, e il contesto artistico che caratterizzano i suoi 20.000 mq di superficie dallo stile essenziale e curato, fanno di Superstudio Più la venue ideale per ogni evento.

Trieste Convention & Visitors Bureau

Città aperta e cosmopolita, ad alta vocazione scientifica, Trieste celebra il centenario della sua Università e continua ad attrarre grandi congressi internazionali come il Big Science Business Forum Trieste

Crocevia di popoli e culture, terra di confine e di accoglienza, punto d’incontro d’intellettuali, artisti e scienziati che hanno contribuito a rendere ancor più stimolanti l’ambiente e l’anima cittadina: Trieste è una destinazione dall’appeal internazionale, aperta al mondo, anche sul fronte congressuale e degli eventi, con una capacità d’attrazione che viene moltiplicata dalle collaborazioni con istituzioni e realtà culturali.

I cento anni dell’Università degli Studi di Trieste

E il 2024 è un anno importante: l’Università degli Studi di Trieste celebra infatti i suoi primi cento anni. L’istituzione affonda le sue radici nel regio decreto dell’8 agosto 1924 con il quale venne fondata la Regia università degli studi economici e commerciali di Trieste. L’anniversario non sarà solo un momento di celebrazione del passato, ma anche l’occasione per proiettarsi nel futuro, per raccontare questa lunga storia di didattica, ricerca e divulgazione, perfettamente integrata nel tessuto di una città vocata alla cultura e alla conoscenza. Il centenario rafforza la missione dell’ateneo di continuare a crescere, innovare e lavorare in sinergia con il contesto economico e creativo del capoluogo, il quale si animerà di molteplici eventi speciali destinati a coinvolgere la comunità accademica e ad aprirsi all’esterno, tra conferenze, workshop, mostre, iniziative culturali che ne evidenzieranno il ruolo e il valore.

Ricerca, innovazione e congressi

Vocazione congressuale e anima scientifica sono un binomio consolidato a Trieste. La città non vanta solo un proficuo rapporto con le altre università regionali, ma ospita anche sul suo territorio oltre 30 centri scientifici e di ricerca, tra cui l’ICTPIstituto internazionale di ricerca, formazione ed educazione nell’ambito della fisica (teorica e applicata) e della matematica; l’OGS-Istituto Nazionale di Oceanografia e di Geofisica Sperimentale, l’INFN - Istituto Nazionale di Fisica Nucleare; l’Area Science Park, Ente nazionale di ricerca e innovazione. Variegata anche la proposta di realtà e opportunità di alta formazione: ad arricchire questa connotazione contribuiscono anche sette distretti industriali e quattro acceleratori d’innovazione. A dimostrazione del prestigio internazionale riconosciuto alla città, sarà proprio Trieste a ospitare nel 2024 la terza edizione di BSBF, Big Science Business Forum, in programma dal 1° al 4 ottobre.

© Fabrice Gallina

Si tratta di un grande convegno internazionale focalizzato sull’alta tecnologia e sull’innovazione il cui obiettivo è di rappresentare il principale punto d’incontro in Europa tra le infrastrutture di ricerca e l’industria e al quale parteciperanno realtà di primo piano nell’ambito scientifico come il Cern e l’Esa.

Accessibile e versatile

Facilmente raggiungibile dalle maggiori città europee con voli diretti, in auto e in treno, Trieste è una destinazione molto versatile che accoglie gli ospiti e li seduce col suo fascino del tutto particolare, costituito da molteplici elementi tra cui spicca l’affaccio sul mare circondato da palazzi storici, molti dei quali anche interessanti location per eventi congressuali.

Le sedi congressuali sono numerose, tra queste la più importante è il “Generali Convention Center Trieste”, formato da due edifici messi in comunicazione tra loro attraverso un ponte di collegamento sopraelevato con copertura in vetro. Il centro congressi dispone di un auditorium da 1.920 posti, cinque sale da 56 a 420 posti, a cui si aggiungono spazi espositivi per 5.000 metri quadrati, due ampi foyer, e – per i momenti open air - un grande terrazzo di 600 metri quadrati affacciato sul mare.

Una città a misura di congressista, dunque, grazie anche all’ampia disponibilità di hotel a breve distanza dalla stazione e dai principali centri con-

gressi. Le camere in città superano le mille unità, gli hotel a quattro stelle sono circa 14 e quasi 30 sono quelli a tre stelle (ma non mancano naturalmente le strutture a cinque stelle). Gli organizzatori inoltre possono contare su un valore aggiunto solitamente molto apprezzato: possono infatti rivolgersi a un interlocutore unico di riferimento, il Trieste Convention & Visitors Bureau, l’organismo nato dalla collaborazione tra il Comune di Trieste, Regione Friuli Venezia Giulia, tramite PromoTurismoFVG, e gli operatori triestini.

TRIESTE CONVENTION & VISITORS BUREAU

Indirizzo: Magazzino 26 - Porto Vecchio - Trieste

Contatti: Tel. 040 6759181

mice@triestecvb.it - www.turismofvg.it

www.discover-trieste.it

Persona di riferimento: Brenda Lee Fabbro Business Developer Mice brenda.fabbro@triestecvb.it Tel. diretto: 334 6749034

© Fabrice Gallina

© MIB Trieste

© Matteo Lavazza Seranto

Trieste – www.dttrieste.com

DoubleTree by Hilton Trieste

OPiazza della Repubblica, 1 34122 Trieste

TRSDT_RES@Hilton.com

www.dttrieste.com

Tel. 040 9712950

spitato in un meraviglioso edificio storico del 1900 completamente ristrutturato, DoubleTree by Hilton Trieste occupa una posizione centralissima, nelle immediate vicinanze della Stazione Centrale e a pochi passi da Piazza

Unità d’Italia. Oggi l’hotel accoglie i suoi Ospiti in un luogo circondato da storia, con 125 camere - di cui 25 suite - alcune delle quali vantano dettagli storici, oltre alla possibilità di Smart Working Room per il lavoro remoto, grazie a privacy, comodità e servizi di un 4 stelle. L’elegante spazio conferenze del DoubleTree by Hilton Trieste comprende 6 sale polivalenti. La Sala Adriatica, con luce naturale, è il

Contatti:

Katja Palcich, Reservation & Event Manager

TRSDT_RES@Hilton.com

Apertura: tutto l’anno

principale spazio meeting dell’hotel. Le altre cinque sale riunioni sono ideali per incontri di piccole dimensioni, dotate di moderne tecnologie, cancelleria, bottiglie d’acqua gratuite per i relatori e connessione Wi-Fi. Un ristorante interno e un bar storico - Novecento Restaurant Trieste e Berlam Coffee Tea & Cocktail - offrono l’occasione di scoprire i sapori della raffinata cucina locale ed internazionale, e ospitano light lunch, coffee break, pranzi e cene di lavoro. A completamento dei servizi offerti, spazi di co-working, area benessere e fitness center, ideali per rilassarsi anche quando si viaggia per lavoro.

Generali Convention Center Trieste

CViale Miramare, 24/2

34135 Trieste

Tel. 040 9778815

events@triesteconvention.it

www.generaliconventioncenter.it

on 10.000 mq sul mare, crocevia fra Italia, Europa nord-orientale e paesi balcanici, il Generali Convention Center Trieste è il più grande centro congressi del nord-est italiano affacciato sul mare, nuovo green hub per scienza, innovazione, ricerca, cultura e fiere internazionali. GCC è strutturato in due padiglioni, chiamati storicamente “Magazzini”, il “27” e “28” del Porto Vecchio di Trieste. Ha 5000 mq di spazi espositivi e 5000 mq di aree congressuali, l’Auditorium Generali da 1.920 sedute e altre 5 sale indipendenti da 420, 272, 110, 56 e 56 sedute, oltre a spazi catering, 2 foyer, il bar caffetteria illy e la terrazza da

Contatti:

Roberto Morelli, Presidente

Barbara Fabi, Responsabile Operations

Apertura: tutto l’anno

600 mq affacciata sul mare. È una sede congressuale sostenibile, grazie ai pannelli fotovoltaici sulle facciate e alla riqualificazione energetica degli edifici. Ogni area è accessibile grazie alle rampe di accesso distribuite esternamente e ai percorsi interni dedicati. GCC è fra i pochissimi centri congressi italiani digitalmente connessi grazie alla rete GARR, l’ultra fibra ottica ad altissime prestazioni, che connette il centro a tutti i centri del sapere d’Italia, d’Europa e del mondo. GCC, oltre agli spazi, offre servizi di organizzazione e produzione per eventi e fiere, con partner selezionati adatti a soddisfare tutte le necessità.

Benvenuti nella vostra esclusiva, speciale, magica esperienza presso l’Hotel Corte Valier!

Location ideale per un evento unico ed indimenticabile!

TRENTINO ALTO ADIGE

Lido di Jesolo (Ve) – www.almarjesolo.com

Almar Jesolo

NVia Dante Alighieri, 106 30016 Lido di Jesolo (Ve) Tel. 0421 388111 info@almarjesolo.com www.almarjesolo.com

ato nel 2014, Almar Jesolo si affaccia sul mare di Jesolo Lido, dista 50 minuti da Venezia e rappresenta la location perfetta per l’organizzazione di Incentive ed eventi su misura. Con moderni arredi dal gusto Made in Italy, i colori tenui e delicati delle 184 camere garantiscono all’Ospite il massimo del comfort. 119 camere godono di una mozzafiato vista frontale sul mare, 34 laterale e 31 danno sul giardino e si suddividono in Doppie, Triple e Family Deluxe, che ospitano fino a 5 persone. L’offerta ristorativa è ampia ed eclettica per soddisfare i gusti degli Ospiti più esigenti senza trascurare una particolare attenzione al benessere. Tre diverse anime si uniscono nell’Esperienza

Contatti: Laura Munari, Cluster Events Manager laura.munari@hnh.it

Apertura: marzo - novembre

Almar: il Leisure, che si identifica con il Gusto al Ristorante Mediterra e all’interno delle 28 Suites e delle 156 eleganti camere; l’anima del Benessere e la terza, che si esprime attraverso gli spazi dedicati agli Eventi e si propone con il concetto di “Edutainment”, un nuovo modo di interpretare il mondo business. Almar Jesolo vanta, infine, un’area Mice composta da 10 diverse Sale Meeting modulari in grado di ospitare fino a 530 persone. Ideale per conferenze, sfilate, eventi business e corsi di formazione… le Sale Meeting di Almar Jesolo sono il luogo perfetto per ogni tipo di evento, grazie anche agli impianti e i dispositivi tecnologici di ultima generazione presenti al loro interno.

Verona-San Giovanni Lupatoto – www.ctchotelverona.com

Best Western CTC Hotel Verona

SVia Monte Pastello, 28 37057 San Giovanni Lupatoto (Verona) Tel. 045 8754111 info@ctchotelverona.com www.ctchotelverona.com

ituato alle porte di Verona a breve distanza dal Polo Fieristico, il Best Western CTC Hotel Verona è un elegante hotel 4 stelle sviluppato su 7 piani, da cui è possibile raggiungere in poco tempo l’autostrada in direzione delle principali destinazioni del Nord Italia. L’Hotel dispone di 203 camere di diverse tipologie.

Contatti: Marika Magro, Mice Coordinator sales@ctchotelverona.com

Apertura: tutto l’anno

Un servizio navetta pratico e gratuito permette di raggiungere comodamente il centro storico di Verona. L’ampio centro congressi è composto da 9 attrezzate sale meeting di diverse metrature e layout, ideale per riunioni o congressi di ogni tipo. Il parcheggio gratuito, la sala fitness e il ristorante interno completano l’offerta.

Padova – www.cppadova.com

Crowne Plaza Padova

IVia Po, 197 - 35135 Padova

Tel. 049 8656511

info@cppadova.com

www.cppadova.com

Contatti: Ufficio Eventi meeting@cppadova.com

Apertura: tutto l’anno

l moderno hotel Crowne Plaza Padova si trova in posizione strategica a soli 3 minuti dal casello di Padova Ovest e al tempo stesso ottimamente collegato al centro e alla stazione di Padova. L’hotel consente inoltre di raggiungere comodamente gli aeroporti di Venezia e Treviso. A contrad-

distinguere la struttura sono un’ampia gamma di servizi, 177 spaziose camere di diverse tipologie e configurazioni, bar e ristorante, area wellness con sala fitness e sauna, ma soprattutto un ampio centro congressi che misura 1400 mq, dotato di 16 sale meeting in grado di ospitare sino a 450 persone.

Verona – www.indigoverona.com

Hotel Indigo Verona Grand Hotel Des Arts

DC.so Porta Nuova, 105 - 37122 Verona Tel. 045 595 600 info@indigoverona.com www.indigoverona.com

al design raffinato ed elegante, Hotel Indigo Verona

- Grand Hotel Des Arts 4 stelle si trova a pochi passi dall’Arena e dal centro storico di Verona, appena fuori dalla ZTL e facilmente raggiungibile anche con la propria auto, che si può parcheggiare presso un garage convenzionato, a soli 20 metri di distanza dall’hotel.

Le 62 camere nelle tipologie Standard, Premium e Suite sono caratterizzate da un design raffinato e inconfondibile, mentre l’Arya Bar & Mixology vi stupirà con le sue

Contatti: Martina Patacca, Reservation Manager booking@indigoverona.com

Apertura: tutto l’anno

intriganti proposte. L’hotel offre 3 sale meeting modulari con capienza massima di 90 posti ed un patio interno con annessa corte, ideale per ospitare eventi di diversa tipologia.

A seconda delle esigenze del cliente è infatti configurabile con diversi allestimenti ed è utilizzabile per riunioni, convegni, seminari, incontri ed eventi. A disposizione dotazioni standard e servizi aggiuntivi su richiesta, oltre al supporto puntuale e professionale del team eventi dell’Hotel.

Location ideale per i vostri eventi nella città più romantica del mondo

Nel cuore di Venezia, l’Hotel Monaco & Grand Canal vi accoglie con 92 camere completamente rinnovate e vi offre 9 straordinarie sale del Ridotto, perfette per i vostri meeting ed incentive

San Marco, 1332 – Venezia events@hotelmonaco.it hotelmonaco.it

Venezia – www.hotelmonaco.it

Hotel Monaco & Grand Canal

L’San Marco, 1332 30124 Venezia Tel. 041 5200211 - Fax 041 5200501 events@hotelmonaco.it mailbox@hotelmonaco.it www.hotelmonaco.it

hotel Monaco & Grand Canal si trova nel cuore di Venezia, a pochi passi dalla famosa Piazza San Marco ed è ideale per gli ospiti che vogliono immergersi nello stile di vita veneziano.

Le 92 camere sono tutte elegantemente arredate con un mix di stili che comprendono elementi tradizionali e innovativi. La sezione meeting dell’hotel si sviluppa nell’an-

Contatti:

Marco Mulargia e Stefano Fieramonte Ufficio Manifestazioni events@hotelmonaco.it

Apertura: tutto l’anno

nesso Palazzo Dandolo Erizzo che diventò famoso come il primo Casinò del mondo. Oggi si è trasformato in uno spazio multifunzionale con la sala da ballo storica del Ridotto, che può ospitare fino a 270 persone, circondato da 8 sale riunioni supplementari. La terrazza ristorante “Grand Canal” rende questo hotel unico nel suo genere per la suggestiva vista.

Bussolengo (Vr) – www.montresorhotels.com

Montresor Hotel Tower

AVia Mantegna, 30/A 37012 Bussolengo (Vr) Tel. 045 6761000 mice@montresorgroup.com www.montresorhotels.com

lle porte di Verona, nel centro di Bussolengo, una struttura icona del design contemporaneo. Un elegante hotel 4 stelle dove vivere un soggiorno in perfetto equilibrio fra lo stile “hi-tech” e l’accogliente atmosfera di uno staff discreto e presente. Perfetto punto d’incontro per il business, grazie all’organizzato centro congressi,

Contatti: Elena Scala, Meeting Planner mice@montresorgroup.com

Apertura: tutto l’anno

è ideale per viaggi di piacere da vivere nel divertimento dei vicini parchi del Garda e da gustare tra le rinomate cantine della Valpolicella. Hotel Tower in breve dispone di 144 camere, 10 sale congressi con capienza massima fino a 1000 persone e un’ampia e luminosa Hall per stand e sponsor.

Mogliano Veneto (Tv) –

www.movehotels.com

MOVE Hotels Venezia Nord

IVia Bonfadini, 1 31021 Mogliano Veneto (Tv) Tel. 041 5977001

events.vn@movehotels.com www.movehotels.com

l MOVE Hotels Venezia Nord è situato a Mogliano Veneto tra Venezia e Treviso. Dista 10 minuti dall’aeroporto di Venezia e 5 minuti dalla stazione ferroviaria di Mogliano Veneto. Design, modernità e tecnologia caratterizzano le 203 camere, tra cui 16 junior suite e 2 suite finemente arredate e dotate di tutti i comfort. Le 10 sale meeting, con capienza massima di 800 pax, sono localizzate al piano terra, dotate di luce

Contatti: Cristiana Vaccarino, Event Manager cristiana.vaccarino@movehotels.com

Apertura: tutto l’anno

naturale e anche di ingresso indipendente dall’Hotel. L’area è dotata di un Business Center e di un ampio parcheggio. Il Ristorante Arco ha una capienza di oltre 300 posti e propone un’esperienza culinaria raffinata ispirata alla tradizionale locale. L’hotel offre anche un esclusivo centro benessere, con piscina scoperta e una palestra, aperta h24, dotata delle più moderne attrezzature.

Venezia – www.servizimetropolitani.ve.it

San Servolo Servizi

IIsola di San Servolo, 1 30124 Venezia Tel. 041 2765001

info@servizimetropolitani.ve.it

www.servizimetropolitani.ve.it

l complesso storico monumentale dell’Isola di San Servolo, a soli 8 minuti da Piazza San Marco, dispone di 11 sale congressuali, luminose ed accoglienti, con capienza dai 15 ai 240 posti. Dotate di moderne attrezzature audiovisive e copertura internet wi-fi, le sale possono essere allestite secondo le esigenze organizzative e logistiche più diverse; inoltre, collegando due o più sale con impianto a circuito chiuso, é possibile aumentare il numero di parteci-

Contatti:

Vera Lipreri, Ufficio Congressi congressi@servizimetropolitani.ve.it

Chiara Ballarin, Ufficio Eventi eventi@servizimetropolitani.ve.it

Apertura: tutto l’anno

panti ad una stessa sessione. Uno staff esperto e qualificato è a disposizione per assicurare la riuscita di qualsiasi evento. L’Isola di San Servolo offre ai suoi convegnisti la possibilità di alloggiare presso la propria struttura ricettiva, immersa in un magnifico e scenografico parco, coniugando così il luogo di lavoro con quello di alloggio dei partecipanti e garantendo una più funzionale organizzazione del congresso stesso.

Verona – www.veronacongressi.it

Centro Congressi Veronafiere

IViale del Lavoro, 8 37135 Verona Tel. 045 8298111 congressi@veronafiere.it www.veronacongressi.it

l Centro Congressi Veronafiere è una struttura autonoma rispetto al quartiere fieristico, facilmente raggiungibile e con un ampio parcheggio antistante. Disposto su tre piani, può contare 8 sale attrezzate. Adiacenti alle sale si trovano alcune salette riunioni e un’ampia sala polifunzionale di 2.300 mq. Una spaziosa area ristorazione consente di ottimizzare i break, garantendo un servizio veloce e di qualità. Il Centro Congressi si propone al mercato dei grandi eventi con alcune offerte di eccellenza: un’area di

Contatti: Nazzareno Giarola, Congress Centre Manager giarola@veronafiere.it

Apertura: tutto l’anno

10.000 mq che si trova al secondo piano del Palaexpo, il Padiglione 1 di 3.400 mq senza colonne e ingombri, è completamente oscurabile ed è dotato di una cucina industriale attrezzata. Si aggiunge, la recente apertura delle Gallerie Mercatali, una struttura di archeologia industriale unica nel suo genere. Un nuovo spazio polifunzionale di fronte al quartiere fieristico, che dopo un intervento di riqualificazione e valorizzazione dell’edificio, è ideale per ospitare eventi dal sapore esclusivo

Padova – www.padovacongress.it

Padova Congress

IVia N. Tommaseo, 59 35131 Padova Tel. 049 840497 info@padovacongress.it www.padovacongress.it

l nuovo Padova Congress, gioiello unico disegnato dall’architetto di fama internazionale Kengo Kuma, è concepito come un contenitore polifunzionale e flessibile, spazio ideale per ospitare congressi internazionali e nazionali, convention aziendali e grandi eventi. Collocato all’interno del quartiere fieristico di Padova, il centro congressi è in grado di ospitare fino a 3.334 persone. Al suo interno, su 12mila metri quadri lordi complessivi, trovano spazio diverse sale modulari: la più grande è la Giotto da 1.467 posti, dotata della più avanzata stazione multimediale d’Europa per la congressistica. Il centro congressi dispone inoltre di una moderna press room, un ristorante con terrazza e un bistrot. Non ultima

Contatti:

Stefania De Toni, Resp. Padova Congress stefania.detoni@padovacongress.it

Apertura: tutto l’anno

la possibilità di utilizzare gli spazi attigui della fiera per affiancare all’evento uno spazio espositivo. Fra i punti di forza di Padova Congress, oltre all’offerta di ben 1.400 posti letto nelle strutture walking distance, figura la facilità di accesso con tutti i mezzi. Grazie a questa nuova struttura, gestita da uno staff qualificato con un’esperienza ventennale nel settore, Padova si candida a diventare una delle capitali italiane della congressistica: città universitaria di arte e di scienza, insignita di recente del riconoscimento UNESCO per i suoi cicli pittorici del Trecento, è anche la base d’appoggio ideale per visitare la vicina Venezia, raggiungibile in mezzora di treno. Per maggiori info: www.padovacongress.it

Verona – www.villabrasavola.it

Villa Brasavola de Massa Green Hall - Lounge Arch

Una location elegante e raffinata per ogni tipologia di evento?

Uno spazio versatile, ricercato e confortevole per cene, briefing aziendali, convegni o dibattiti?

Everywhere ha la risposta che cercate.

All’interno della splendida Villa Brasavola de Massa, sede dell’azienda veronese, a soli pochi passi dal centro storico, è fruibile da alcuni anni la Green Hall, spazio eventi

Contatti: Tel. 045 8006786 eventroom@everywheretravel.it

Apertura: tutto l’anno

allestito con 60 eleganti sedute modulabili, un podio in plexiglass, un moderno tavolo Relatori e attuali tecnologie audio-video tra cui schermo motorizzato, videoproiettore, mixer, amplificatore integrato, diffusori da soffitto, microfoni da tavolo e radiomicrofono. Dal 2021 è disponibile il più ampio “Lounge Arch” dalle caratteristiche volte a crociera, personalizzabile nell’allestimento sia per meeting che per banchetti o cene aziendali.

Piazza Cittadella, 3 37122 Verona www.villabrasavola.it www.everywheretravel.it

Madonna di Campiglio (Tn) – www.hotelcarlomagno.com

Carlo Magno Hotel

I★★★★ S

Via Cima Tosa, 26

38086 Madonna di Campiglio (Tn) Tel. 0465 441010 info@hotelcarlomagno.com www.hotelcarlomagno.com

l Carlo Magno Hotel Spa & Resort è un hotel storico di Madonna di Campiglio. L’hotel, da oltre 60 anni gestito dalla famiglia Maturi, ad oggi è uno dei più grandi del Trentino ed unisce un’organizzazione moderna ad un sapore tradizionale. La struttura offre variegati servizi: un centro wellness di 1100 metri quadrati con piscina omeoe-

Contatti:

Liliana Maturi, General Manager

liliana.maturi@hotelcarlomagno.com

Apertura: tutto l’anno

nergetica, tre ristoranti e servizi studiati appositamente per le vacanze dei più piccoli. Inoltre servizio navetta da e per il paese, noleggio sci e maestri di sci direttamente in hotel. Il tutto in un ambiente di grande comfort, dove l’accoglienza e la qualità del soggiorno trovano origine e garanzia in una consolidata tradizione di ospitalità.

Riva del Garda (Tn) – www.rivadelgardacongressi.it

Riva del Garda Centro Congressi

IParco Lido

38066 Riva del Garda (Tn)

Tel. 0464 570139

meeting@rivafc.it

www.rivadelgardacongressi.it

l Centro Congressi di Riva del Garda, situato nel cuore della cittadina e circondato da un parco secolare, combina una straordinaria collocazione sulle rive del lago ad uno strategico posizionamento, in quanto raggiungibile a piedi dalle strutture ricettive della località. La struttura dispone delle più innovative attrezzature tecnologiche e, con una superficie complessiva di 3.400 mq e grazie alla propria modularità, è adatta ad ospitare qualsiasi tipo d’evento. Ad una sala plenaria fino a 800 posti, modulabile in due sale da 600, 400 o 200 posti e 12

Contatti:

Renata Farina, Congress Manager meeting@rivafc.it

Apertura: tutto l’anno

sale meeting modulabili da 30 a 250 posti, si affiancano un’area polivalente (2.000 mq) direttamente collegata al Centro Congressi e ideale per servizi catering e aree espositive e Spiaggia Olivi, location storica per eventi esclusivi fino a 600 persone, con un’area di 1.630 mq altamente personalizzabili. A supporto delle attività del Centro Congressi, l’agenzia incoming ON THE GO, disponibile come interlocutore unico per la gestione di contingenti alberghieri, transfer e post-congress tour, location esterne per cene e serate di gala.

Sanremo (Im) – www.sanremomice.com

Sanremo MICE

DESCRIZIONE DEL TERRITORIO

Sanremo è un luogo magico, incastonato nel cuore della Riviera Ligure. Sanremo è la città della musica e dei fiori. Il sole e il clima mite consentono di viverla in ogni stagione dell’anno.

Sanremo è cultura, con un susseguirsi di eventi nazionali ed internazionali di musica, arte e sport.

Sanremo è un luogo da vivere all’aria aperta, in riva al mare o in montagna. Sanremo è anche sinonimo di shopping, enogastronomia e divertimento.

Sanremo è un brand riconosciuto a livello internazionale e la nuova destinazione da scoprire per gli eventi MICE.

SERVIZI OFFERTI

Sanremo MICE è la nuova realtà dedicata alla promo-

Contatti:

www.sanremomice.com

events@sanremomice.com

Tel. 349 4166989

zione del territorio nel settore della meeting industry. Supporta gli organizzatori che vogliano proporre Sanremo come destinazione ideale per eventi business, facilitando e coordinando il collegamento con i molti operatori presenti in città.

Sanremo MICE collabora con le istituzioni locali e supporta fornitori ed operatori sul territorio nella proposta di strutture, attività e servizi, garantendo una risposta integrata.

Grazie ad una conoscenza dettagliata del territorio, organizza site inspection ed educational personalizzati, e mette a disposizione il proprio know how per la preparazione di gare e candidature congressuali.

DATI ALBERGHIERI

Hotel 5 stelle: 2 – Totale camere: 188

Hotel 4 stelle: 7 – Totale camere: 485

Hotel 3 stelle: 22 – Totale camere: 721

DATI CONGRESSUALI (Sala principale)

Capacitò fino a 2000 posti: n° 1

Capacitò fino a 500 posti: n° 1

Capacitò fino a 400 posti: n° 6

Capacitò fino a 300 posti: n° 4

Capacitò fino a 200 posti: n° 8

Capacitò fino a 100 posti: n° 24

Loano 2 Village

LVia Degli Alpini, 6 17025 Loano (Savona) Tel. 019 67911 info@loano2village.it www.loano2village.it

oano 2 Village è un resort situato nel cuore della Riviera ligure che dispone di 360 confortevoli camere immerse nel verde. Il centro Congressi, grazie ai suoi ampi e polivalenti spazi, è la soluzione ideale per ospitare diverse tipologie di eventi, dai piccoli meeting alle più importanti convention aziendali e convegni medici. Oltre all’ampia sala plenaria, in grado di accogliere fino a 450 persone a platea, dispone di altre 5 sale meeting, di un’area espositiva di

Contatti: Ufficio eventi congress@loano2village.it

Tel. 019 6791707 - 320 7923103

Apertura: tutto l’anno

circa 650 mq e di numerosi spazi complementari personalizzabili. Inoltre, Loano 2 Village ospita due sale ristorante con capienza di 380 e 500 persone, oltre ad un’elegante sala banchetti da 250 posti, un lounge bar ed una terrazza panoramica vista mare ideale per organizzare aperitivi o serate speciali. A disposizione degli ospiti, 3 grandi piscine all’aperto, una vasca idromassaggio, un campo da tennis e due da calcetto.

Camogli (Ge) – www.cenobio.it

Hotel Cenobio dei Dogi

Quasi 500 anni di storia catapultati nella contemporaneità al Cenobio dei Dogi, location per eventi e congressi incastonata in un contesto unico nel suo genere e celebre per il suo incanto senza tempo: quello di Camogli

NNello storico borgo della riviera Ligure di levante, ai piedi del Monte di Portofino, sorge una grandiosa villa, costruita nel 1565 e trasformata nel 1956 nell’attuale struttura alberghiera che conserva tutto lo charme dell’antica dimora privata. La sua storia affonda in quella dall’aristocratica famiglia dei Dogi, per arrivare, dopo vari passaggi ereditari, ai De Ferrari, che ne iniziarono la trasformazione in hotel. Il sogno di Emilio, primo a credere in questo progetto, fu successivamente portato a termine dalla consorte Adelia e dai i figli Paolo e Luciana, 68 anni fa. Da allora ospitalità e stile richiamano all’Hotel Cenobio dei Dogi chi sa apprezzare il fascino di uno degli angoli più suggestivi della riviera ligure e il servizio di un quattro stelle in grado di ospitare eventi Mice su uno sfondo unico e di incredibile bellezza, avvolti dalla tranquillità che l’hotel può garantire in qualsiasi stagione. In questo contesto a disposizione degli ospiti vi sono cento camere, tra standard, classic e suite, dotate di tutti i comfort e affacciate direttamente sul mare o con vista sul promontorio di Portofino. Per gli eventi l’albergo offre sette sale, cornice ideale per piccoli e grandi meeting: dalle piccole Vega, Antares ed Aldebaran (dai 20 ai 40 posti) alle più grandi Dogi, Syrius e Cassiopea (da 60 a 110 posti) fino al grande Salone a Mare da 200 posti. Ognuno di questi ambienti, adattabili a qualsiasi trasformazione, ha il mare come sfondo ed è inondato dalla

luce e dai riflessi che solo il sole che si riflette sull’acqua riesce a dare. Non manca naturalmente la strumentazione tecnologica necessaria per supportare presentazioni e conferenze, tutto ciò nella quiete di un magnifico parco di pini e fiori (ed è ben noto quanto il verde migliori il benessere dei congressisti, favorendone la tranquillità e la concentrazione). Uno staff dedicato è in grado inoltre di fornire supporto e assistenza in ogni momento.

Mille e un’idea

Come in ogni hotel di livello anche presso Il Cenobio dei Dogi non può mancare attenzione per l’aspetto culinario, che si traduce in una eccellente offerta di cucina internazionale non priva di specialità locali, da degustare in uno dei quattro punti disponibili nella struttura: il ristorante Il Doge (aperto tutto l’anno), La Playa, La Terrazza Giulia e il Chiosco On the Beach (accessibile da giugno a settembre) dove ambientare rinfreschi o aperitivi post congress nella bella stagione.

Sempre a proposito di possibilità per accompagnare e concludere un impegno di lavoro, si

segnalano la presenza di un piccolo ma fornito centro estetico, la Doge Beauty Spa, di una piscina di acqua salata e della spiaggia privata. Interessanti per gli organizzatori anche i servizi messi a disposizione dall’hotel che prevedono trasferimenti da e per l’aeroporto o il porto di Genova, situati entrambi a breve distanza, così come la possibilità di noleggiare comodi scooter per agevolare gli spostamenti degli ospiti sulle piccole strade che s’inerpicano lungo la costa e i borghi della riviera di Levante. Molte anche le attività da svolgere a contorno di eventi, dalle escursioni in battello nelle piccole baie che si trovano in questa zona della costa fino alle passeggiate nel Parco di Portofino e alle serate all’insegna della cultura nello storico teatro situato a pochi passi nel centro di Camogli. È poi ovviamente possibile dedicarsi alla scoperta di ogni angolo e dettaglio nascosto dello storico borgo, uno dei più antichi d’Italia, tuttora votato alla pesca. Il nome Camogli trae infatti origine dall’espressione “la casa delle mogli”, ed è così chiamato perché i pescatori trascorrevano gran parte del tempo in mare lasciando nell’abitato le sole donne con i bambini.

Proprietà: Famiglia Ferrari - De Gregori

Numero di camere: 97

Numero max meeting room: 6

Capienza meeting room principale (pax): 200

Superficie meeting room principale (mq): 173

Superficie area espositiva (mq): 180 (se room principale libera)

Aeroporto più vicino: C. Colombo - Genova

Indirizzo: Via N. Cuneo, 34 16032 Camogli (Ge)

Contatti: tel. 0185 7241 fax 0185 772796

dogi@cenobio.it www.cenobio.it

Persone di riferimento: Paola Pastine (Vice Direttore) dogi@cenobio.it

HOTEL CENOBIO DEI DOGI

REPUBBLICA DI SAN MARINO

Bologna – www.aemiliahotel.it

Aemilia Hotel

AVia G. Zaccherini Alvisi, 16 40138 Bologna Tel. 051 3940311 info@aemiliahotel.it www.aemiliahotel.it

emilia Hotel è un hotel 4 stelle, moderno e raffinato, recentemente rinnovato. Vanta una posizione strategica ad un passo dal Policlinico Sant’Orsola e dal centro città. Situato alle porte del centro storico di Bologna ma fuori dalla Zona a traffico limitato, l’hotel è a soli 5 minuti dalla Stazione Centrale Ferroviaria. Aemilia Hotel è ideale per meeting, congressi, eventi formativi e soggiorni business.

Contatti: Barbara Tringali, Sales Manager btringali@aemiliahotel.it

Apertura: tutto l’anno

Il Centro Congressi ha un’area di oltre 600 mq, con 7 sale meeting a luce naturale, in grado di ospitare fino a 400 persone. La sala plenaria a platea ha una capacità fino a 230 persone. La connessione wi-fi, in fibra ottica, ultraveloce gratuita fino a 1000 Mps e la dotazione di impianti audio-video ad alta definizione sono servizi altamente funzionali. L’ampio foyer è versatile con la possibilità di accogliere numerose postazioni per eventuali spazi espositivi di sponsor. Adiacente alle sale meeting è presente anche la caffetteria e uno spazio green all’aperto, con una terrazza verandata, ideale tutto l’anno. L’offerta è arricchita da assortite colazioni del mattino a buffet, coffee & tea breaks, business lunches e dinner gestiti internamente dal nostro Ristorante Gurmè. Aemilia Hotel dispone di 125 camere rinnovate completamente, fino a 5 tipologie differenti, con eccellenti standard di comfort e praticità. Ampio garage privato, videosorvegliato H24, fino a 500 posti auto.

Bologna – www.towerhotelbologna.com

Best Western Plus Tower Hotel Bologna

IViale Lenin, 43 40138 Bologna Tel. 051 6024111 info@towerhotelbologna.com www.towerhotelbologna.com

l design contemporaneo, i servizi 4 stelle e la posizione strategica vicino alle principali arterie autostradali e a pochi minuti di auto dalla Fiera di Bologna, rendono l’Hotel la location ideale per l’organizzazione di meeting e congressi. Con i suoi 18 piani è l’Hotel più alto di Bologna e dispone di 149 camere di diverse tipologie, connessione internet Wi-Fi gratuita, palestra panoramica al 18° piano aperta 24/7, parcheggio e ampio garage. Il Bistrot Restaurant & Bar offre proposte personalizzabili

Contatti: Valentina Binda, Mice Coordinator events@towerhotelbologna.com

Apertura: tutto l’anno

per welcome coffee, coffee break, pranzi di lavoro o cene aziendali. Il Centro Congressi può ospitare fino a 845 persone totali: grazie a diverse metrature e layout, le 11 sale meeting sono perfette per riunioni ristrette, meeting periodici, conferenze di settore o lanci di prodotto. Modulabili, dotate delle più moderne attrezzature, le sale garantiscono flessibilità e personalizzazione mentre i servizi dedicati e lo staff professionale assicurano efficienza e puntualità.

Bologna – www.savoia.eu

Savoia Hotel Regency

IVia del Pilastro, 2 40127 Bologna Tel. 051 3767777 congressi@savoia.eu www.savoia.eu

Contatti: Elisabetta Sardelli, Conference Manager congressi@savoia.eu

Apertura: tutto l’anno

l Savoia Hotel Regency è una delle sedi congressuali piu ampie ed attrezzate di Bologna, ideato per accogliere la più ampia tipologia di eventi. Ubicato alle porte della città, comodo alle principali vie di comunicazione e situato nelle immediate vicinanze della fiera di Bologna e del Palazzo della Cultura e dei Congressi, Savoia Hotel Regency offre oltre 3500 mq di area congressuale e 27 sale meeting in grado di ospitare fino a 2000 persone in due plenarie modulabili di 800 e 1200 posti; quest’ultima, il Savoia Auditorium

inaugurato a febbraio 2019 è un ampio spazio altamente tecnologico che, assieme all’esperienza del nostro staff, permetterà di realizzare ogni vostro progetto. Le sale sono quasi tutte a luce naturale, poste al piano terra senza barriere architettoniche e con la possibilità di accesso diretto di grandi macchinari o vetture. Si sottolinea la presenza di 540 camere in gestione diretta anche se non tutte all’interno dello stesso hotel. Il Savoia Hotel Regency dispone di 800 posti auto interni gratuiti su più parcheggi limitrofi.

Bologna – www.smyhotels.com/it/smy-bologna-centrale

Smy Bologna Centrale

LViale Angelo Masini, 4/3 40126 Bologna Tel. 051 0404281

info.bologna@smyhotels.com

www.smyhotels.com/it/smy-bologna-centrale

o Smy Bologna Centrale è un moderno hotel situato in ottima posizione a soli 150 mt dalla stazione centrale di Bologna e a soli 2 km dal Centro espositivo Bologna Fiere. L’Aeroporto di Bologna è raggiungibile in 7 minuti con il Servizio Marconi Express, treno ad alta velocità, che collega l’aeroporto alla Stazione Centrale di Bologna. Le 82 camere dell’hotel, tra Classic, Superior e Junior Suite, offrono tutti i servizi per un soggiorno confortevole che sia per lavoro o per vacanza. Moderne e di design dispongono di servizi privati con

Contatti: Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

doccia o vasca, connessione WiFi ad alta velocità, insonorizzazione, cassaforte, TV LCD, minibar. Smy Bologna Centrale offre soluzioni personalizzate per l’organizzazione dei vostri meeting, congressi, seminari ed eventi. Dispone di 3 sale meeting, indipendenti.

Gli spazi possono essere adattati alle diverse esigenze di business e sono supportati da tecnologia di ultima generazione. Affidatevi alla professionalità del nostro Staff che vi seguirà fino al termine dell’evento e ne garantirà il successo.

Mirandola (Mo) – www.lapersonala.com

Villa La Personala

NVia Personali, 17/19

41037 San Giacomo Roncole - Mirandola (Mo)

Tel. 333 3030926

info@lapersonala.com

www.lapersonala.com

ella verde campagna del Comune di Mirandola, Villa La Personala e il suo Borgo Storico si ergono intorno all’Antica Torre risalente al 1100. Divenuta nel corso dei secoli una residenza nobiliare di enorme prestigio, oggi la Villa curata dalla Famiglia Ferri Personali si propone come luogo per un soggiorno di relax congiunto alla passione per la cultura del territorio dalla buona cucina ai motori. Villa La Personala si offre come location per eventi nell’ambito Business, come: meeting aziendali, conferenze, workshop e team building con possibilità di soggiorno. La Villa è disponibile per eventi privati e soggiorni prolungati. Offriamo infatti la formula Long Staying per cui è possibile prenotare le nostre Suites o l’intera Villa per un periodo prolungato. La struttura offre ai propri ospiti splendide Suites, due delle quali si trovano all’interno dell’Antica Torre. La Villa dispone inoltre di un salone banchetti/meeting da 100 posti e altri due saloni di 200 posti l’uno, due sale colazioni, una sala ristorante Hotellerie (40 posti circa), due cucine attrezzate e possibilità per cu-

Contatti:

Annalisa Baratter, Responsabile Eventi events@lapersonala.com

Apertura: tutto l’anno

cina esterna e catering interno. Villa La Personala è dotata di impianto audio/video (videoproiettore, casse audio, schermo 3,50x2,50 m.), microfoni, casse audio, wifi e ascensore. Il parco ospita una moderna piscina all’aperto, una tensostruttura da 200 posti e un ampio parcheggio. La cura per i dettagli è la nostra priorità: la Villa e tutte le esperienze ad essa collegate sono personalizzabili a seconda delle esigenze.

San Marino – www.cvb.sm

Centro Congressi Kursaal

IViale J. F. Kennedy, 17 47890 San Marino (RSM) Tel. +378 0549 888025

info@cvb.sm www.cvb.sm

l Centro Congressi della Repubblica di San Marino è un moderno centro che offre una completa gamma di servizi altamente qualificati e tecnologicamente avanzati, capaci di soddisfare le più esigenti proposte congressuali. Le sale sono di grandezza e tipologia diverse, con capacità da 20 a 361 posti, strutturate e arredate in modo da consentire soluzioni d’uso flessibili per le diverse occasioni e per meglio adattarsi alle esigenze degli organizzatori sempre più attenti all’immagine, ai nuovi sistemi di comunicazione e al lato spettacolare dell’evento.

Una particolare attenzione è stata rivolta al settore impianti, sempre in rapida e continua evoluzione. Tutte le sale sono dotate di moderni impianti audio, video

Contatti:

Alessia Campagna, Project Manager direzione@cvb.sm

Apertura: tutto l’anno

e traduzione e collegati tra loro per lo svolgimento di attività in contemporanea. All’interno del Centro Congressi Kursaal è presente la fibra ottica, che consente un accesso ad internet molto performante.

Portoferraio (Li) – www.biodola.it

Congress Center Biodola/Hermitage

Cinque sale meeting affacciate sul mare e sulla macchia mediterranea: è il Congress Center Biodola/Hermitage proposta dal centro congressi di Portoferraio, dove spazi flessibili e professionalità si possono abbinare alla scoperta naturalistica e storica del territorio

Il Congress Center Biodola/Hermitage è un punto di riferimento della destinazione toscana. Può contare sull’ampia capacità ricettiva di due hotel con una disponibilità di oltre 200 camere, su completi servizi professionali e un ambiente accogliente per i lavori. Attenzione ai dettagli e servizio curato caratterizzano il centro congressi e le due strutture, il cinque stelle Hermitage e il quattro stelle Biodola, con affaccio sul golfo omonimo. Il Congress Center Biodola/Hermitage inizia proprio dalle cinque sale, illuminate da luce naturale, che offrono una capacità dai 70 ai 500 posti in base alla sala e all’allestimento. La più grande, la Sala Maria Luisa, può ospitare fino a 500 delegati, le altre sono Sala Elba, Sala Bonaparte, Sala Elena. Non mancano le dotazioni più complete per l’organizzazione del congresso con uno staff pronto a fornire tutta l’assistenza necessaria. Due ristoranti, di cui uno affacciato sulla spiaggia della Biodola e l’altro all’aperto per le serate estive, completano l’offerta che si arricchisce della possibilità di aperitivi e cocktail a bordo piscina. L’esperienza prosegue poi con l’ampio ventaglio di attività a contatto con la natura e alla scoperta del patrimonio storico dell’isola, che fu sede di esilio per Napoleone, tra bellezze naturalistica e vestigia storiche che costituiscono una straordinaria materia prima per programmi di post congress: dal trekking alle escursioni lungo le coste e nell’entroterra, dalle gite a cavallo agli itinerari in mountain bike, fino alle visite culturali sulle orme del grande imperatore. Raggiungibile via

mare in un’ora da Piombino, l’isola d’Elba è accessibile anche direttamente in aereo da Pisa in 45 minuti e da Firenze in 50, ma anche Milano e le principali città svizzere si trovano un’ora o un’ora e mezza di volo, un tempo davvero breve rispetto a ciò che l’isola può offrire.

HOTEL HERMITAGE/BIODOLA

Congress Center Biodola/Hermitage

Numero di camere: 200+

Numero max meeting room: 26

Capienza meeting room principale (pax): 500+

Superficie meeting room principale (mq): 470

Superficie area espositiva (mq): 500+

Aeroporto più vicino: Marina di Campo (9 km)

Indirizzo: Via dell’Aeroporto, 208 57034

Campo nell’Elba (Li)

Contatti: tel. 0565 9740

info@hotelhermitage.it

www.hotelhermitage.it

Persone di riferimento: Gaetano Avagliano (Direttore)

direzione@hotelhermitage.it

Firenze

e Roma – www.fhhotelgroup.it

Gruppo FH55 Hotels

Un gruppo alberghiero che ha fatto della figura dell’event concierge, inteso come vero e proprio supporto alla progettazione e alla realizzazione dell’evento, un punto fermo della propria offerta che si articola in più strutture tra Firenze e Roma

Creare eventi ad hoc, capaci di innescare sinergie, sincronizzare relazioni e far funzionare tanti ingranaggi, richiede una capacità organizzativa complessa e strutturata che garantisca il flusso delle informazioni in ogni fase dello sviluppo progettuale, per poi consolidarsi in una dinamica relazionale tra una moltitudine di interlocutori. A questo scopo, per un approccio all’evento sempre più strategico e consulenziale, il Gruppo FH55 ha ridefinito il ruolo dell’event concierge, una professionalità a tutto tondo che, dietro le quinte, coordina e dirige gli eventi aziendali, utilizzando le strategie del design thinking, dall’empatia, del brief mirato a comprendere gli obiettivi di comunicazione per definire il miglior allestimento degli spazi, la realizzazione ottimale dell’evento e il comfort dei suoi partecipanti.

Grand Hotel Mediterraneo - Firenze

E il gruppo non manca certo di proposte interessanti anche dal punto di vista delle location, come l’FH55 Grand Hotel Mediterraneo, situato sul Lungarno a Firenze, a pochi minuti a piedi da Santa Croce e dal centro storico. L’hotel, moderno e sobriamente elegante, dispone del secondo centro congressi alberghiero più grande della Toscana, con 15 sale meeting perfettamente attrezzate e illuminate per la maggior parte da luce

naturale, ricavate in spazi recentemente ristrutturanti e dotati di tecnologie all’avanguardia, perfetti sia per organizzare piccoli e grandi eventi corporate, sia congressi, convegni e showroom per lanci di prodotto. In particolare, il Salone dei Continenti al piano terra, di 314 metri quadrati, e il Salone degli Oceani al primo piano, di 220 metri quadrati, possono essere suddivisi entrambi in tre sale di sottocommissione.

Le camere dell’albergo sono invece 327, di varia tipologia e ben arredate (alcune delle quali con una bella vista sulla città), cui si aggiungono tre sale ristorante e numerose altre facilities, tra cui un garage privato (a Firenze, sempre prezioso).

Grand Hotel Palatino - Roma

Spostandosi a Roma, in posizione centrale a pochi passi dal Colosseo e a breve distanza dai luoghi più importanti della Capitale, troviamo il

Grand Hotel Palatino, facilmente raggiungibile grazie alla vicina fermata della metropolitana Cavour e alla presenza di un parcheggio poco distante. L’albergo è caratterizzato da un nuovo concept, moderno e versatile, ed è dotato di un centro congressi, Il Globo, che dispone di quattro sale e di una business room, tutte dotate di supporti tecnologici audio-video di ultima generazione. La sala Cesarini di 295 metri quadrati, provvista del Led Wall Philips Video System 3.20 x 1.75mt con densità pixel 1.9, è capace di accogliere una platea fino a un massimo di 200 persone: peculiarità della sala è l’ingresso a livello stradale che permette di trasportare facilmente al suo interno oggetti voluminosi per show room e presentazioni. La sala Tevere, di 153 metri quadrati, può ospitare fino a 90 persone a platea e la Sala Aniene, di 38 metri quadrati, può ospitare fino a 20 persone a platea; per eventi più piccoli è possibile suddividere le sessioni di lavoro in contesti diversi. La sala Velino e la Business Room al primo piano completano l’offerta di spazi per sottocommissioni o piccoli meeting riservati. Uno sguardo ora alle camere che sono 200, comprese suite e junior suite, finemente arredate in uno stile classico contemporaneo dai toni caldi e accoglienti.

L’offerta si completa infine con varie proposte di coffee break, light lunch, cene di lavoro e di gala; tre i ristoranti in cui è possibile degustare piatti

regionali, nazionali e internazionali ovvero Le Erbe, Le Spighe e il Giardino. Qui chef e pasticcieri pongono particolare cura alla creazione di proposte gastronomiche sartoriali, attenti a soddisfare le esigenze degli ospiti o loro eventuali intolleranze.

FH55

GRAND HOTEL MEDITERRANEO

Brand di appartenenza: FH55 Hotels

Numero di camere: 327

Numero max meeting room: 15

Capienza meeting room principale (pax): 300

Superficie meeting room principale (mq): 320

Superficie area espositiva (mq): 400

Aeroporto più vicino: Firenze A. Vespucci (10 km)

Indirizzo: Lungarno del Tempio, 44 50121 - Firenze

Contatti: tel. 055 660241

events.fi @fhhotels55.com

www.fhhotelgroup.it

Persone di riferimento: Alessio Maggi (Hotel Manager), Ilaria Tarchi (Congress & Events Dept Manager), Giuseppina Cardinale (Sales & Marketing Dept Manager)

FH55

GRAND HOTEL PALATINO

Brand di appartenenza: FH55 Hotels

Numero di camere: 176

Numero max meeting room: 7

Capienza meeting room principale (pax): 200

Superficie meeting room principale (mq): 295

Superficie area espositiva (mq): 200

Aeroporto più vicino: Roma Fiumicino (10 km)

Indirizzo: Via Cavour, 213 M - 00184 - Roma

Contatti: tel. 06 4814927 - fax 06 4740726

mice.rm@fhhotels55.com

www.fhhotelgroup.it

Persone di riferimento: Silvia Marini

Firenze – www.fhhotelgroup.it

FH55 Grand Hotel Mediterraneo

ILungarno del Tempio, 44 50121 Firenze Tel. 055 660241 mice.fi@fhotels55.com www.fhhotelgroup.it

l Grand Hotel Mediterraneo si trova sulle rive dell’Arno, in posizione incantevole e tranquilla, a pochi passi da Piazza Santa Croce e dal centro di Firenze. L’albergo gode di una bellissima vista panoramica sul fiume, sulle colline e sui principali monumenti del Rinascimento. È il luogo ideale per soggiorni di vacanza e di lavoro. Il Centro Congressi “Globo”, dotato di tutte le nuove tecnologie, offre un’ampia gamma di sale

Contatti: Ilaria Tarchi, Congress & Event Dept Manager events.fi@fhotels55.com

Apertura: tutto l’anno

riunioni tutte con luce naturale. La sala principale può ospitare un massimo di 300 persone, è modulabile e si aggiunge alla disponibilità di altre sale più piccole che possono ospitare da 12 a 200 persone. Con i suoi ampi spazi, il Grand Hotel Mediterraneo può ospitare congressi, meeting, mostre, lanci di prodotto, accompagnando tutto ciò con servizi di ristorazione di alta qualità.

Un evento di successo ha bisogno di spazi all’altezza. Nel centro di Pisa, in piazza Vittorio Emanuele II, vicino alla stazione ferroviaria e all’aeroporto, a due passi dal centro storico e Piazza dei Miracoli, il MACC Meeting Art Craft Center rappresenta una struttura unica per qualità e completezza di spazi e attrezzature. Meeting, esposizioni, corsi, seminari formativi, convegni, conferenze trovano il loro ambiente ideale nelle sale polifunzionali 450 persone e dotate di strumentazioni all’avanguardia. Su richiesta, servizi turistici personalizzati per partecipanti e accompagnatori.

M.A.C.C. : MULTIFUNZIONALE, ACCESSIBILE, COMODO, CENTRALE

Stazione di Pisa Centrale www.trenitalia.com

Info: https://macc.pisa.it/ info@macc.pisa.it

050.512220/280

Aeroporto Galilei www.pisa-airport.com

Servizio shuttle Pisa Mover http://pisa-mover.com

Autostrada A12 e A11 e Supestrada SGC FI-PI-LI: uscita Pisa Centro

PParcheggio custodito in Piazza Vittorio Emanuelle II www.sabait.it

Parcheggi in città www.pisamo.it

Per informazioni turistiche: www.terredipisa.it

Spazio Reale Eventi Firenze

S★★★★

Via San Donnino, 4/6 50013 Campi Bisenzio (Fi) Tel. 055 899131 info@spaziorealeventi.it www.spaziorealeventifirenze.it/spazio-reale/

pazio Reale Eventi Firenze è una struttura polivalente ubicata alle porte di Firenze, in posizione strategica a 4km dall’aeroporto e a meno di 10 minuti dai principali svincoli autostradali della A1 e A11, offrendo dunque un’alternativa comoda e accessibile al di fuori del traffico cittadino. Il centro congressi dispone di 9 sale di diverse dimensioni, personalizzabili, di recente ristrutturazione, dotate di luce naturale e in gran parte oscurabili. La Main Hall accoglie fino a 999 persone, è dotata di un palcoscenico attrezzato con americane e luci teatrali, schermo, videoproiezione e amplificazione. Le sedie e tribune mobili consentono di per-

Contatti: Giorgia Stramaccioni, Business Developer giorgia.stramaccioni@spazioreale.it Tel. 388 5661190

Apertura: tutto l’anno

sonalizzare ogni volta il layout sulla base delle differenti esigenze. Ospita abitualmente varie tipologie di eventi: dalle convention più numerose, a workshop, esposizioni a piccoli e grandi eventi formativi, offrendo tutti i servizi necessari a supporto. Il complesso di Spazio Reale include un albergo a 3 stelle con 32 ampie camere e un appartamento, un bar, un ristorante specializzato nella cucina del territorio e creativa, un centro sportivo, spazi all’aperto e un parcheggio con circa 200 posti auto. Tutta la struttura è dotata di climatizzazione, internet wi-fi ed è certificata per l’accessibilità a persone con difficoltà motorie (D-4001:2008).

ut t l lababor o e et d dol o or o e ma magna alliqqua u . Ut e eninim m ad m mininim im v ven e iaamm, , q quiuis s noost s ru r d ex exerercciitaati t on ulllaamcmco o la labo b ri ri s niisi si u ut t al aliqiqui u p ex e e ea co commmmoddo o co cons n e equaat. t. D Dui u s au u aute te iru r re e d doolor or i in r reeprpreh e en en-

deerit t in v vol o upptatate vellit it e esssse e ciilllum um d dolore e eu e f ia i t nu nulllla a pa p riataturur. . Exxcecepptteuur r si s nt o occccaaeecacat t cuupi p da d taat t no non n pr proi o de d nt, suunt nt i in n cu p lp l a q quui i o se seru r nt n m mololli l t anim m id d es est t la laboboruum. m "

siamo quello che serve proprio a Te

www.hotelgio-perugiacentrocongressi.it

www..hotelgio.it/perugia-centro-congressi

è una struttura del gruppo www.apicehotels.it

è una struttura del gruppo www.apicehotels.it

Perugia – www.hotelgio.it

Hotel Giò

Perugia Centro Congressi

Ampia capacità di accomodation e grandi spazi congressuali versatili e originali sono i plus di questa struttura umbra capace di esaudire appieno le richieste dell’utenza più esigente con una “nota” in più

Punto di riferimento per il mondo dei congressi e degli eventi in tutto il Centro Italia, struttura polivalente, tra le più ampie e complete della regione: così si presenta Hotel Giò - Perugia Centro Congressi. Può contare su 202 camere, dedicate al mondo della musica jazz e a quello del vino, vestite di un look inedito che le rende uniche.

Sono ampi e modulabili gli spazi del centro congressi, che vanta aree per esposizione fino a duemila metri quadrati e ben 26 sale in totale, perfettamente equipaggiate con un ventaglio completo di attrezzature tecnologiche oltre che cablate in rete tra di loro. Gli spazi comuni e le sale omaggiano il jazz, prendendo il proprio nome da grandi musicisti o dagli strumenti musicali: ecco quindi la Guitar Room, con capacità fino a venti posti, Sax Area e Trumpet Area, entrambe modulabili o utilizzabili come spazio espositivo, e l’Auditorium Town Hall, che può accogliere fino a 700 persone, ed è divisibile a 350 posti, sfruttando la prima parte come area espositiva.

Il Ristorante Enoteca Giò Arte e Vini (sede, tra l’altro, dell’Associazione Cuochi Umbri Slow Food e dell’A.I.S. Regionale) che propone piatti della tradizione uniti a un’importante carta dei vini, si presenta come sede originale e dal forte appeal per cene e pranzi riservati alla clientela: nella Jazz Area, la Sala New Orleans forte dei suoi ampi spazi personalizzabili può accogliere fino a 520 persone, mentre la Wine Area è l’ideale per ospitare proposte alla carta per piccoli meeting riservati.

Il servizio di personal assistance è inoltre a disposizione a supporto di ogni tipo

di evento congressuale, accompagnandolo dalla programmazione alla sua conclusione. L’offerta business si completa con un grande parcheggio esterno, due hall con spazi appositamente studiati per incontri informali, living bar per aperitivi, coffee break e confortevoli angoli di lavoro e lettura.

HOTEL GIÒ PERUGIA CENTRO CONGRESSI

Brand: Apice Hotels

Numero di camere: 202

Numero max meeting room: 26

Capienza meeting room principale (pax): 700

Superficie meeting room principale (mq): 660

Superficie area espositiva (mq): 2000

Aeroporto più vicino: San Francesco d’Assisi

Indirizzo: R. D’Andreotto, 19 06124 Perugia

Contatti: tel. 075 5731100 fax 075 5731100

direzione@perugiacentrocongressi.it www.hotelgio.it

Persone di riferimento: Paolo Fiandrini (direttore)

direzione@perugiacentrocongressi.it

tel. diretto: 075 5731100

Assisi (Pg) – www.bvgrandhotelassisi.com

BV Grand Hotel Assisi

SVia Giovanni Renzi, 2 06081 Assisi (Pg) Tel. 075 81501 info@bvgrandhotelassisi.com www.bvgrandhotelassisi.com

ituato in una posizione incantevole, il BV Grand Hotel Assisi è circondato dagli ulivi e dal verde delle colline circostanti, immerso nella tranquillità e nella bellezza naturale del paesaggio. Questo luogo offre un’ospitalità impeccabile fatta di profumi e sapori unici della regione, garantendo al contempo, un soggiorno impeccabile che presta attenzione ad ogni dettaglio. Gli ospiti che hanno il piacere di alloggiare in questo angolo di paradiso, dove natura, arte e cultura si fondono armoniosamente, vivranno un’esperienza unica, caratterizzata da momenti esclusivi di relax. All’interno del BV Grand Hotel Assisi, gli elementi vitali della città vengono rispettosamente esaltati: dalla pietra rosa dell’edificio esterno, agli ulivi, dai soffitti in legno agli affreschi della Basilica di San Francesco, fino al ferro battuto che impreziosisce gli interni. Artigiani e desi-

Contatti: Gianni Gulli, General Manager gianni.gulli@buonevacanzehotels.com

Apertura: tutto l’anno

gner di talento, infatti, hanno contribuito a riportare in vita pezzi autentici d’arredamento risalenti al XIII secolo, come il suggestivo pozzo in pietra e l’antico ulivo, che testimonia la storia con i suoi quattrocento anni di vita. Un’atmosfera senza tempo pervade questo luogo straordinario, adatto ad ospitare qualsiasi tipo di evento grazie ad un ampio auditorium completamente attrezzato con le ultime tecnologie.

dimora storica contemporanea

L’Umbria conserva intatto il fascino della natura, delle arti e delle tradizioni.

Gubbio, nel cuore dell’Umbria, rappresenta un candido gioiello incastonato nel verde, le sue architetture sono tra le testimonianze

In questa cornice vi accoglie il Park Hotel Ai Cappuccini, dimora ideale di un’antica, nuovissima ospitalità, offrendovi spazi esclusivi e servizi eccellenti per convegni e incentives di sicuro successo.

Gubbio (Pg) – www.parkhotelaicappuccini.it

Park Hotel Ai Cappuccini

Ospitale per vocazione, il convento del Seicento trasformato in un albergo di alto livello, rappresenta ai nostri giorni un classico dell’accoglienza umbra grazie anche alle sue numerose sale per eventi

Quiete e concentrazione, due ingredienti indispensabili per un congresso. Se poi la meta è Gubbio e la location il Park Hotel ai Cappuccini la quadratura del cerchio è garantita: la struttura si trova infatti in un contesto particolarmente silenzioso e appartato, nonostante la vicinanza al centro storico medievale della celebre località. Tanto gli spazi comuni quanto le 92 camere, di varia tipologia comprese alcune suite e junior suite, sono il frutto di una ristrutturazione sapiente degli antichi ambienti conventuali, la cui sobrietà continua a permeare l’atmosfera, in modo elegante e allo stesso tempo accogliente. Le sale a disposizione sono 12, con una capacità da sei a 400 persone: dalla sala Capogrossi, 180 metri quadrati, la più esclusiva, che prende il nome dall’artista che ha realizzato gli affreschi, alla suggestiva Sala delle Tavole Eugubine, 110 metri quadrati di superficie con un soffitto a volte in mattoni, alle più moderne Sala Europa (modulabile fino a 450 posti e dotata di segreteria attrezzata) e Verette (51 metri quadrati, fino a 20 posti), cui si aggiungono quattro sale di dimensioni più contenute ideali per sotto-commissioni o riunioni riservate. Per pranzi e cene, l’hotel mette a disposizione varie soluzioni

con spazi da 70 a 500 persone, dove la buona tavola diventa un fattore determinante per il successo degli eventi congressuali. La grande piazza che si apre sul fronte sud dell’hotel diventa, nella bella stagione, il luogo ideale per eventi conviviali. A completare il tutto un grande parco con alberi secolari e un oliveto per bellissime passeggiate o attività all’aria aperta.

Numero di camere: 92

Numero max meeting room: 12

Capienza meeting room principale (pax): 400

Superficie meeting room principale (mq): 430

Superficie area espositiva (mq): 450

Aeroporto più vicino: Perugia (40 km)

Indirizzo: via Tifernate, 06024 - Gubbio (Pg)

Contatti: tel. 075 9234 fax 075 9220323

info@parkhotelaicappuccini.it

www.parkhotelaicappuccini.it

Persone di riferimento: M. Carmela Colaiacovo

info@parkhotelaicappuccini.it

PARK HOTEL AI CAPPUCCINI

Montesilvano (Ps) – www.bluserena.it

Serena Majestic Hotel Residence

SViale Carlo Maresca, 12 65015 Montesilvano (Ps) Tel. 085 8369700 mice@bluserena.it www.bluserena.it

ito in centro Italia, a solo 200 km da Roma, il Serena Majestic Hotel Residence, rinnovato nel 2024 con un nuovo design, è la location ideale per l’organizzazione di eventi, congressi e meeting di successo. A soli 2 km dal casello autostradale e a pochi km da stazioni ferroviarie e dall’aeroporto di Pescara, il Serena Majestic offre un servizio di alta qualità, grazie a una ricchissima offerta di spazi e servizi personalizzabili, al personale specializzato e dedicato a ciascun evento e a un’esperienza maturata nei diversi meeting, congressi e incentive organizzati ogni anno. La struttura congressuale vanta 2.683 mq di spazi interni da adibire ad aree espositive, che permettono di articolare e personalizzare i vostri Meeting, Incentive, Convention. Offre una grande sala plenaria con luce naturale da 700 posti e 22 sale meeting di varie dimensioni, oltre

Contatti: Ufficio Groups & MICE mice@bluserena.it

Apertura: da maggio a ottobre

ad ampi spazi per le esposizioni, tutti modulabili e flessibili, per rispondere a qualsiasi esigenza di allestimento. Tutte le sale dispongono di aria condizionata, illuminazione graduabile e oscuramento, collegamenti internet Wi-Fi ad alta velocità e sono attrezzabili con ogni tipo di supporto audiovisivo. Completano l’offerta 439 tra Camere e Junior Suites; 2 sale ristorante per un totale di 900 posti.

Jesi (An) – www.hotelfederico2.it

Hotel Federico II

L’★★★★

Via Ancona, 100 60035 Jesi (An) Tel. 0731 211079 info@hotelfederico2.it www.hotelfederico2.it

Hotel Federico II è immerso in un parco privato di 22.000 mq a soli 8 km dall’aeroporto di Ancona Falconara e a quindici minuti dal mare. L’hotel è dotato di eliporto, ampio parcheggio con oltre 400 posti auto e un modernissimo centro congressi composto da 10 sale da

Contatti:

Mauricio Dan, Direttore Commerciale mauricio@hotelfederico2.it

Antonella Carloni, Responsabile Commerciale commerciale@hotelfederico2.it

Apertura: tutto l’anno

10 a 600 posti per una capienza complessiva di 1000 unità. Il recentissimo ristorante “La Rotonda” propone menù legati alla tradizione e rivisitati con fantasia; menù bilanciati e raffinati appositamente studiati per una piacevole pausa. Le camere ampie e modernamente arredate sono dotate di ogni confort quali: aria condizionata, TV satellitare, connessione internet wireless gratuita, frigobar, cassaforte.

Al mattino gli ospiti potranno gustare di un ricco buffet colazioni con specialità fatte in casa ed inoltre un corner dedicato ai prodotti per celiaci. La sera il raffinato American Bar propone aperitivi, cocktail e serate con intrattenimento musicale, una piccola e gustosa ristorazione dalle

8 alle 24, nel periodo estivo anche all’aperto nel nostro giardino.

Gli animali ringraziano per la concessione gratuita di questo spazio.

Roma – www.bvolyhotel.com

BV Oly Hotel

NVia Santuario Regina degli Apostoli, 36 00145 Roma

Tel. 338 9382984

centrocongressi@bvolyhotel.com www.bvolyhotel.com

el cuore del quartiere San Paolo & Ostiense/Eur, a pochi passi da attrazioni come il Colosseo, il Circo Massimo, il centro congressi La Nuvola, il Palalottomatica e il complesso sportivo delle Tre Fontane, sorge il BV Oly Hotel. Questa struttura moderna, con 98 camere e 5 Junior-suite si trova a soli 23 km dall’aeroporto internazionale di Fiumicino e dalla Nuova Fiera di Roma. Posizionato in un luogo strategico, risulta facilmente raggiungibile grazie al servizio di trasferimento dedicato da/per le fermate “San Paolo” e “Marconi” della metropolitana Linea B, ideale per agevolare check-in/check-out. Con

Contatti: Gianni Gulli, General Manager gianni.gulli@buonevacanzehotels.com

Apertura: tutto l’anno

spazi multifunzionali e un Centro Congressi completamente rinnovato nel 2018, che si estende su una superficie di 1000mq e comprende 6 sale meeting dotate di attrezzature audio/video all’avanguardia e connessione Wi-Fi, l’Oly Hotel offre anche un accogliente foyer, desk per registrazioni e segreteria e uno splendido lounge bar. A completare l’Auditorium, disposto come un anfiteatro con 210 poltrone dotate di tavolini ribaltabili ed equipaggiato con una cabina di regia e servizio di traduzione simultanea; insieme ad una cucina completamente attrezzata per i corsi e un vasto parcheggio esterno gratuito.

Roma-Frascati – www.centrogiovanni23.it

Centro Giovanni XXIII

IVia di Colle Pizzuto, 2 00044 Frascati (Roma) Tel. 06 9416168

reception@centrogiovanni23.it www.centrogiovanni23.it

l Centro Giovanni XXIII di Frascati accoglie i suoi ospiti in ambienti familiari e confortevoli. La struttura è circondata da un ampio parco verde, ideale per momenti di quiete, relax e svago, ritiri spirituali, incontri, seminari, raduni, campi scuola, congressi, capitoli e associazioni di categoria; si presta ad accogliere eventi di piccole, medie e gran-

Contatti: Luigi Rossetti, Direttore reception@centrogiovanni23.it

Apertura: tutto l’anno

di dimensioni. La casa offre ai propri ospiti 161 camere, dotate di servizi interni, telefono, televisore, aria condizionata e Wi-Fi, accessibili anche a persone con disabilità. Le camere vanno dalla singola alla sestupla fino ad arrivare a 2 miniappartamenti da circa 15 posti ciascuno con una capienza totale di 470 posti letto che con aggiunte possono arrivare fino ad un massimo di 510 Il Centro dispone di 10 sale meeting di diverse dimensioni per garantire la perfetta riuscita dei vostri convegni ed eventi. Tra queste è presente un auditorium con una capienza complessiva di 150 posti e di una tensostruttura da circa 800 posti. La struttura offre servizio di ristorazione in un’ampia sala ristorante, dove vengono proposti menu fissi, modificabili in base alle diverse esigenze del cliente. A disposizione per raccoglimento spirituale anche una Cappella. La struttura è dotata di un ampio parcheggio privato.

Roma – www.marriott.com

Courtyard by Marriott Rome Central Park

S★★★★

Via Giuseppe Moscati, 7 00168 Roma

Tel. 06 355741 06 35574852

Fax 06 3017932

info@hotelcentralparkroma.com

sales@hotelcentralparkroma.com

www.marriott.com

ituato in posizione strategica, affacciato sul parco del Pineto a Monte Mario, a 15 minuti dalla Città del Vaticano. L’hotel è adiacente al Policlinico “Gemelli”, all’Università Cattolica del Sacro Cuore, alla stazione della linea FL3 fermata “Gemelli” ed è a pochi minuti di auto dallo Stadio Olimpico e dall’Auditorium Parco della Musica. La struttura dispone di 162 camere dal design contemporaneo, con ampi balconi e vista panoramica sulla città e sulla cupola di San Pietro. Il Courtyard by Marriott Rome Central Park offre inoltre un ampio e luminoso centro congressi, 11 sale meeting modulari e a luce naturale, con una capienza massima di 300 ospiti nella sala plenaria e fino a 700

Contatti: Simona Ferro, Sales and Marketing Director simona.ferro@hotelcentralparkroma.com

Sara Gasbarri, Events Manager sara.gasbarri@hotelcentralparkroma.com

Apertura: tutto l’anno

partecipanti nel suo complesso. Il centro congressi gode di un’entrata indipendente, eleganti foyers, connessione Wifi fino a 512 utenti simultaneamente ed è dotato di Video Wall e un Led Wall di oltre 15 mq, Digital Flip Charts e segnaletica digitale. Il Ristorante Moscati, propone specialità mediterranee e piatti della cucina romana tradizionale. Le ampie Terrazze vetrate e climatizzate, sono invece, uno spazio poliedrico, utilizzabile tutto l’anno e ideale per organizzare eventi di ogni tipo. L’Hotel ha inoltre adottato l’innovativo sistema di purificazione dell’aria “Sanixair”, un dispositivo che inserito all’interno degli impianti aeraulici di tutta la struttura tratta i volumi d’aria garantendo la completa sicurezza da virus e batteri. Centro Fitness di 1000 mq, parrucchiere ed estetica, gift shop e Atm interni, garage e parcheggio esterno completano l’offerta. L’aeroporto internazionale Leonardo Da Vinci Fiumicino dista circa 35 minuti dall’hotel. Staff multilingue e totalmente dedicato al segmento congressuale per garantire la massima efficienza ai propri ospiti nella realizzazione di eventi di successo.

Roma – www.crowneplaza.com/rome-stpeters

Crowne Plaza Rome - St. Peter’s

I★★★★ S

Via Aurelia Antica, 415 00165 Roma

Tel. 06 66420 - Fax 06 6637190 crowneplaza@hotel-invest.com

www.crowneplaza.com/rome-stpeters

l Crowne Plaza Rome - St. Peter’s, albergo 4 stelle Superior, è situato in una bellissima zona residenziale immersa nel verde di Via Aurelia Antica, a pochi metri dal parco di Villa Doria Pamphili, a 3 km dalla Città del Vaticano e 4 km dal centro storico di Roma.

Le 307 camere Standard, Premium e Suite sono spaziose e accoglienti, pensate per soddisfare le esigenze di chi viaggia per lavoro o per piacere.

Per un ottimo risveglio, il ristorante Le Jardin d’Hiver serve

Contatti: Guendalina Scavia Director of Sales & Marketing scavia@hotel-invest.com

Maria Teresa Luti Meetings & Groups Supervisor stpeters@hotel-invest.com

Apertura: tutto l’anno

tutte le mattine una ricca colazione americana a buffet. Per gli amanti della buona cucina, il Ristorante Papillon aperto a pranzo e a cena propone i migliori piatti della tradizione italiana.

Per chi cerca il luogo ideale per riunioni di lavoro l’hotel offre un moderno centro congressi con plenaria fino a 500 posti, luce naturale, WiFi e parcheggio gratuiti. È disponibile un servizio navetta a pagamento da/per Fiumicino, ad orari prestabiliti. Prenotazione anticipata richiesta.

Roma – www.hotelriparoma.com

Hotel Ripa Roma

SVia degli Orti di Trastevere, 3 00153 Roma Tel. 06 58611

events@hotelriparoma.com

www.hotelriparoma.com

ituato in uno dei più antichi e caratteristici quartieri di Roma, Trastevere, l’Hotel Ripa Roma si contraddistingue per il suo design moderno ed innovativo da una bellezza non convenzionale. Una struttura in continua evoluzione che con le sue 203 camere, ampie e spaziose, riconferma un design che non sa rinunciare al comfort e alla necessità degli spazi. Inserito in una cornice unica, il centro meeting ed eventi dell’Hotel Ripa Roma, è un insieme di efficien-

Contatti:

Tiziana Alberati, Direttore Sales & Marketing talberati@hotelriparoma.com

Apertura: tutto l’anno

za e armonia che si adatta alle diverse esigenze grazie ad ambienti flessibili e all’utilizzo di tecnologie innovative. Una location dal design contemporaneo che si conferma spazio polifunzionale capace di ospitare meeting aziendali, lanci di prodotti, feste private, e lanci di automobili. A rendere tutto ancora più unico il nostro ristorante Ripa Place, ambiente accogliente e ideale per ogni momento della giornata.

Hotel Shangri-La Roma

Viale Algeria, 141 00144 Roma

Tel. 06 5916441

info.hsl@omniahotels.com www.omniahotels.com

L’hotel Shangri-La Roma è situato nel cuore del busi ness romano, tra l’imponente “Colosseo Quadrato” e il magnifico “Palazzo dei Congressi”, un’oasi tranquilla nel vivace quartiere EUR. A 20 minuti dall’Aeroporto Internazionale “Leonardo Da Vinci” di Fiumicino e a pochi passi dal “Palalottomatica”, il nuovissimo centro congressi “La Nuvola” e il centro commerciale “Euroma2”. L’hotel Shangri-La Roma offre ai propri ospiti un’ampia varietà di soluzioni per soddisfare ogni tipo di esigenza. L’attenzione all’innovazione e agli spazi esterni rende l’hotel Shangri-La Roma un punto di riferimento per l’ospitalità romana. Lo stile italiano dal carattere contemporaneo arricchito da marmi e mosaici, la luminosità e le ricercate linee architettoniche caratterizzano le camere e le aree comuni. 212 camere armonicamente suddivise in cinque edifici immersi nel verde. Lo Shangri-La deve la sua notorietà alla buona cucina, quale punto di riferimento sin dagli anni 60 per i romani e non solo: pochi sapevano che fosse anche un grande albergo con camere e sale; molti lo consideravano un ritrovo domenicale o serale. Grazie

Contatti:

Paola Ottaviani, Mice & Groups Supervisor paolaottaviani@omniahotels.com

Daniela Baldelli, Sales & Marketing Area Director danielabaldelli@omniahotels.com

Apertura: tutto l’anno

alla visione della famiglia Lazzarini, ora è in atto un importante processo di rinnovamento. La fase uno è stata completata a Dicembre 2018, l’albergo continua ad essere un’ottima soluzione per il segmento leisure e grazie alla seconda fase completata nel 2023 è diventato anche un punto di riferimento importante per il MICE. L’apertura del nuovo Convention Center con 13 sale riunioni per oltre 1800 mq di spazio disponibile, una grande cucina ad hoc, un’area esterna con terrazza, sono il punto di forza di questa struttura. La fase 3 in atto, prevede ulteriori 80 camere, la piscina e la riapertura del famoso Ristorante. Questo hotel ha tutte le caratteristiche per chi desidera un’oasi urbana.

Roma – www.kolbehotelrome.com

Kolbe Hotel Rome

Architetture antiche e comfort contemporaneo si fondono in questo hotel quattro stelle che offre, nel cuore storico di Roma, una soluzione capace di unire spazi congressuali flessibili ad ambienti tranquilli e riservati

Apochi passi dal Foro Romano, dal Circo Massimo e dal Palatino, Kolbe Hotel Rome, con le sue 72 camere, accoglie la clientela congressuale in un ambiente che miscela fascino antico e contemporaneità, con un occhio di riguardo alla sostenibilità. Pur trovandosi in posizione centrale e strategica, l’hotel sa accogliere i suoi ospiti in un angolo di tranquillità e riservatezza, che si apprezza non solo nelle camere e

Numero di camere: 72

Numero max meeting room: 19

Capienza meeting room principale (pax): 100

Superficie meeting room principale (mq): 125

Superficie area espositiva (mq): 80

Aeroporto più vicino: Roma - Fiumicino (29 km)

Indirizzo: via di San Teodoro, 48 00186 - Roma

Contatti: tel. 06 6798866

fax 06 6794975

info@kolbehotelrome.com

www.kolbehotelrome.com

Persone di riferimento: Carlo Izzo, general manager

negli spazi comuni ma anche nel curato chiostro interno che rimanda alla storia della location, ex convento francescano.

Vanto dell’offerta congressuale è la Sala Biblioteca Kolbe: situata al secondo piano, ampia 125 metri quadrati e caratterizzata da alti soffitti con volte a crociera, è oggi una sala plenaria capace di ospitare fino a 100 persone. Oltre ad essa, vi sono altri diciotto ambienti, comprese le 16 breakout room dai cinque ai 15 posti che, grazie alla modularità dei layout, permettono di personalizzare l’ambiente per rispondere alle esigenze di eventi di differenti dimensioni, mettendo sempre a disposizione un portfolio completo di tecnologia audio e video.

Gli ospiti apprezzeranno anche gli altri servizi, come lo smart corner dove poter utilizzare due postazioni iMac e iPad collegate a una stampante, e la possibilità di collegarsi al Wi-fi non solo in camera e nelle aree comuni ma anche in giardino e in terrazza, quest’ultima ideale anche per momenti conviviali. La proposta gastronomica è curata dal ristorante Unique Al Palatino Garden Restaurant, dove pranzi e cene di lavoro diventano occasione per provare piatti che uniscono tradizione locale e creatività. Si compone così un bouquet di servizi e proposte che nel 2023 ha permesso al Kolbe Hotel Rome di aggiudicarsi tre riconoscimenti ai World Luxury Hotel & Restaurant Awards: Best Luxury Scenic View Hotel (Italy), Best Italian Cuisine (Southern Europe) e Best Luxury Eco-friendly Restaurant (Europe).

KOLBE HOTEL ROME

Roma – www.mercureromawest.com

Mercure Eur Roma West

PVia Eroi di Cefalonia, 301 00128 Roma Tel. 06 50834111 info@mercureromawest.com www.mercureromawest.com

osizionato strategicamente nei pressi della zona Eur di Roma, vicino al nuovo Centro Fieristico, al Palalottomatica e ai 2 Aeroporti. Distanza dal centro città: 30 minuti con auto. 240 camere e suite spaziose e moderne, attrezzate con ogni comfort e le più moderne tecnologie. Moderno e funzionale Business Centre con capacità massimo di 800 persone, 2000 mq., 15 sale meeting attrezzate con le più moderne tecnologie e connessione wi-fi. “Aloe” Spa con piscina interna riscaldata, idromassaggio, sauna, bagno

Contatti: Giulia Pitorri Meeting & Congress Coordinator congress@mercureromawest.com

Apertura: tutto l’anno

turco, sala fitness, trattamenti benessere. Parcheggio auto. Ristorante “Mchef Restaurant” con cucina mediterranea e capienza di 200 persone, aperto 7 giorni su 7. “Divinus” Lounge Bar, aperto 7 giorni su 7.

Pomezia (Rm) – www.simonhotelpomezia.it

Simon Hotel

LVia Calvi, 9 00071 Pomezia (Rm) Tel. 06 98372778 - 335.5804532 info@simonhotelpomezia.it www.simonhotelpomezia.it

a Valle dei Templi Convention Center del Simon Hotel con uno spazio polifunzionale di 160 mq, con una capienza massima a platea di 300 persone, è divisibile in 3 sale modulari ed è la sede ideale per manifestazioni espositive, congressi, meeting aziendali ed eventi privati. Completa il nostro Convention Center La Terrazza di Venere posta al terzo piano con vista panoramica con capienza massima a platea di 300 persone. Tutte le sale sono climatizzate e dotate di impianti Audio/Video di ultima generazione ed internet Wi-Fi ad alta velocità.

Connessione wireless BARCO allo schermo centrale e monitor laterale con possibilità di condivisone dal PC portatile, tablet o smartphone. Grazie a questo sistema di presentazione wireless, gli utenti sono in grado di condividere sullo schermo del proiettore i contenuti del proprio portatile o dispositivo mobile, in modo semplice. Niente più cavi, procedure di installazione o attese per la connessione. Dotate di luce naturale, ampio parcheggio gratuito a disposizione

Contatti: Tiziana Vitale, Responsabile Meeting eventi@simonhotelpomezia.it

Apertura: tutto l’anno

dei partecipanti e inoltre dotate di accesso carrabile per presentazione di auto e mezzi pesanti. Possono essere allestite secondo ogni possibile esigenza grazie ad una assistenza dedicata del nostro Team Mice. Gli eleganti spazi del foyer d’ingresso sono la soluzione ideale per ospitare stand, spazi espositivi, corner o più semplicemente per allestire coffee break ed aperitivi al servizio delle attività ospitate nelle sale meeting.

Lido di Ostia (Rm) – www.smyhotels.com/en/smy-aran-blu

Smy Aran Blu

QLungomare Duca degli Abruzzi, 72 00122 Lido di Ostia (Rm) Tel. 06 56340225

info.aranblu@smyhotels.com

www.smyhotels.com/en/smy-aran-blu

uesto hotel 4 stelle è situato sul lungomare di Ostia, a due passi dalla piacevole passeggiata all’interno del Porto Turistico. Dispone di 68 camere tutte con balcone, e la maggior parte con splendido affaccio sul mare. Dal Roof solarium dell’hotel è possibile godere di una magnifica vista sul Porto Turistico ed è possibile organizzare aperitivi, pranzi e cene in un scenario davvero unico. L’hotel dispone di un ristorante e un bar vista mare e garage privato. La sala meeting principale, con luce naturale, affaccia direttamente sul mare e dispone di accessi dall’esterno. Può essere allestita fino a 100 persone e dispone delle attrezzature tecniche per organizzare ogni tipo di meeting. Sulla terrazza di Roof sono disponibili altre due salette per 15 persone ciascuna per organizzare incontri di lavoro più piccoli.

Contatti: Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

L’hotel è situato a soli 10 km dall’aeroporto di Fiumicino ed è particolarmente apprezzato perché sono facilmente raggiungibili i maggiori siti di interesse turistico-naturalistici come il sito archeologico di Ostia Antica, La Pineta di Castel Fusano ed il centro storico della Capitale.

The Building Hotel

PVia Montebello, 126 00185 Roma

Tel. 06 99340300

info@thebuildinghotelrome.com

www.thebuildinghotelrome.com

osizionato in una zona strategica nel centro della Capitale, a pochi minuti a piedi dalla Stazione Termini e adiacente alla fermata della metropolitana Castro Pretorio, l’Hotel The Building è una struttura 4 stelle, ideale per raggiungere in pochi minuti tutti i luoghi di maggior interesse di Roma. L’hotel offre ai suoi ospiti una struttura di carattere storico, ancora contraddistinta dalla conservazione di decorazioni e tratti architettonici originari, che si fonde al contempo con elemen-

Contatti: Ufficio Eventi

info@thebuildinghotelrome.com

Apertura: tutto l’anno

ti di eleganza e benessere all’interno di un ambiente all’avanguardia, concepito secondo uno stile d’arredo moderno. Gli spazi meeting sono attrezzati con le più moderne tecnologie, per ospitare eventi di qualsiasi natura, ben supportati dall’ottima cucina internazionale, servita sull’ampia terrazza ristorante o circondati dalle colonne di una ex cappella attualmente sconsacrata. Completano i servizi una piscina all’aperto e il parcheggio con ampi spazi esterni.

Frascati (Rm) – www.villatuscolana.com

Villa Tuscolana

DVia del Tuscolo Km 1,500 00044 Frascati (Rm) Tel. 06 942900 info@villatuscolana.com www.villatuscolana.com

imora Storica alle pendici del monte Tuscolo alle porte di Roma, Villa Tuscolana è una prestigiosa cornice per Meeting, Incentive, Conferenze ed Eventi di classe e si propone come moderno centro congressi con sale riunioni da 10 a 300 posti. Possibili diversi allestimenti interni ed esterni, videoconferenze per una capienza in contemporanea fino a 400 persone. Il centro congressi dispone di entrata indipendente ed ampio parcheggio adiacente. Tutte le sale meeting, con luce naturale, offrono numerosi servizi. Sono a disposizione più desk accoglienza/segre-

Contatti:

Alessandro Benazzi, Meeting & Event Manager commerciale@villatuscolana.com

Angelo Di Maio, Senior Sales Executive commerciale@villatuscolana.com

Apertura: tutto l’anno

teria e spazi dedicati per lo Staff. L’ampio Foyer del centro congressi è ottimo come zona expo ma anche per aperitivi e coffee break. L’hotel dispone di 92 confortevoli stanze di diversa tipologia e grandezza. Le 4 versatili e luminose sale ristorante sono ideali per pranzi di lavoro a buffet, cene servite, di gala o romantiche per festeggiare eventi e ricorrenze dal sapore unico. L’ampio gazebo, il giardino all’italiana e l’anfiteatro per servizi cocktail e buffet possono ospitare oltre 1000 invitati, con spettacolare vista Roma e immersi nel verde.

Roma – www.blueglobehotels.com/it/the-hive/index

The Hive Hotel

IVia Torino, 6 - 00184 Roma

Tel. 06 40412000

info@thehiverome.com

www.blueglobehotels.com/it/the-hive/index

l The Hive, aperto nel 2018, è nel centro di Roma,a pochi metri dalla stazione Termini. Oltre a 189 camere, Spazio Wellness, una Palestra, 1.800 mt di Rooftop (open space) e sale interne dedicate alla Ristorazione, offre un Business Center dotato di 9 grandi spazi adatti a qualsiasi

Contatti: Claudio Garbo, Direttore gm@thehiverome.com

Valentina Santucci sales@thehiverome.com marketing@thehiverome.com

Apertura: tutto l’anno

evento, con capienza dai 20 ad oltre i 200 posti, concepito per essere efficiente, modulare, elegante. La Sala Adalberto Libera, che può ospitare più di 200 persone, ha un’altezza di 9 metri il che la rende unica per eventi di straordinaria portata ed esigenza.

Roma – www. auditoriumantonianum.it

Auditorium Antonianum

IViale Manzoni, 1 00165 Roma

Tel. 06 45582593

Fax 06 45582593

info@auditoriumantonianum.it

www.auditoriumantonianum.it

n una storia lunga più di 65 anni, uniamo alla cortesia e alla professionalità delle persone un passato importante, dove all’eccezionalità storica dell’edificio si sposa il restauro e l’allestimento tecnologico degli spazi.

Il risultato non è solo un’ambientazione unica, nel cuore di Roma, di grande effetto scenografico e dall’acustica perfetta, ma un nuovo concetto di accoglienza: “saper ospitare” in una dimensione culturale e gestionale eco-efficiente e socialmente responsabile.

Il recente restauro ha restituito alla città di Roma, in pieno

Contatti: segreteria@auditoriumantonianum.it francesca@auditoiumantoninum.it

Apertura: tutto l’anno

centro storico, una struttura polivalente, in cui varie sale, diverse per forma e capacità di accoglienza, sono a disposizione per meeting e riunioni aziendali, corsi, convegni, conferenze, lanci di prodotto, mostre ed esposizioni, Lectiones Magistralis, ricevimenti e serate di gala, concerti, spettacoli teatrali ed altro ancora.

Soffitti altissimi, grandi vetrate oscurabili con tende automatizzate, interni luminosi e accessibili ai portatori di handicap, sono peculiari caratteristiche dell’Antonianum e garantiscono la qualità e il successo di ogni tipo di evento.

Roma – https://centrocongressi.confindustria.it/

Auditorium della Tecnica

UViale Umberto Tupini, 65 00144 Roma Tel. 345 7248335

https://centrocongressi.confindustria.it/

no storico spazio, reinterpretato in chiave contemporanea. Posto nel rinomato quartiere d’affari dell’EUR, è facilmente raggiungibile dagli aeroporti e dalle stazioni ferroviarie di Roma. L’Auditorium ha capienza massima di 800 posti ed è composto da palco, tavolo relatori e podio, modulari e removibili. Il sistema di videoproiezione centrale, laterale e videomapping, insieme alle sofisticate dotazioni illuminotecniche e audio, rendono la sala multifunzionale e suggestiva. A disposizione degli ospiti l’ampio Foyer, dove

Contatti: Federica Bandini, Responsabile Commerciale f.bandini@confindustria.it

Flavio Pompili, Responsabile Gestione Eventi centrocongressi@confindustria.it

Apertura: tutto l’anno

sono ubicati 2 hospitality desk, il bar e il guardaroba, e 7 salette VIP ideali per ospitare riunioni e sessioni parallele. Contigue al Foyer, due sale da 1.200 mq totali destinabili a servizi espositivi e ristorativi.

I l Centro Congressi, collegato all’Auditorium, dispone di ulteriori 18 sale riunioni, alcune con pareti mobili, con capienza dalle 5 alle 250 persone.

Infine, la Terrazza Capogrossi, 2.230 mq scoperti e panoramici, un’esclusiva location per aperitivi e cene di gala.

Roma – www.geacongress.it

Centro Congressi Auditorium Aurelia

NVia Aurelia, 796 00165 Roma

Tel. 06 5060338 info@geacongress.it www.geacongress.it

Contatti: Gloria Calabresi, General Manager Tel. 333.4057691- g.calabresi@geacongress.it

Apertura: tutto l’anno

uova e prestigiosa location, il Centro Congressi Auditorium Aurelia a Roma in posizione ottimale per organizzare i Vostri eventi. A 2 Km dal raccordo anulare – e a una manciata dall’aeroporto di Fiumicino - e a soli dieci minuti dal centro, la location è provvista di tecnologia all’avanguardia, di ampio parcheggio ed è articolata in più spazi modulabili, incastonata in un parco con giardini curatissimi. L’Aula Magna, un anfiteatro di 266 posti dotata di strumentazioni tecniche di alto livello, tavolo relatori fino 9 pax, megaschermo, impianto di traduzione simultanea, wifi. Sullo stesso piano il foyer-spazio espositivo di 300 mq e la luminosa sala per catering fino a

300 ospiti seduti così come una pluralità di salette di segreteria e retropalco collegate alla sala regia dell’Aula. Al primo piano vi sono la Sala “Vega” da 100 persone e la Sala “Consiliare” di dimensioni più raccolte (per 30 ospiti), concepite per meeting aziendali, corsi di formazione, assemblee e incontri del top management oltre ad uffici di completamento. Al secondo piano la Sala “Sirio” per 100 ospiti e la saletta “Cassiopea” per 20 utilizzabili per qualsiasi tipo di evento come corsi di formazione, di approfondimento e presentazioni personalizzate. Varie salette sotto-segreteria sono collocate a ogni livello della location con collegamento esterno e indipendente.

Roma Meeting Center

LLargo dello Scautismo, 1 00162 Roma

Tel. 06 44231355 - Fax 06 44771144

info@romameetingcenter.com

www.romameetingcenter.it

e sale del Roma Meeting Center sono situate all’interno di un vecchio convento storico, vicino al centro della città. Hanno una capienza massima di 300 persone e sono attrezzate con sistema audio e video all’avanguardia (video/teleconferenza, cabina regia, TV a circuito chiuso, amplificazione e registrazione audio/video, diretta streaming, ecc) indispensabili a ospitare ogni genere di incontro: di lavoro, congressi, work shop, corsi ed eventi d’ogni genere. Per qualunque tipo di evento il Meeting Center mette a disposizione personale preparato e qualificato, in grado di organizzare e gestire con cordialità il ricevimento e l’accoglienza degli ospiti e garantire la perfetta riuscita dell’avvenimento. Il nostro staff con esperienza e flessibilità è in grado di offrire accoglienze personalizzate: welcome coffee, coffee break, aperitivi,

Contatti:

Massimo Galimi, Direttore direttore@romascoutcenter.it

Apertura: tutto l’anno

pranzi, cene e quick lunch sono solo alcuni esempi di soluzione. Sono presenti 6 tipologie di sale da 20 a 300 persone. Il wi-fi è free nella struttura. Tutte le sale sono dotate di aria condizionata e riscaldamento. La Cambusa è il ristorante interno che permette di preparare ottimi servizi di ristorazione per i nostri ospiti. Abbiamo stanze private per chi vuole soggiornare e un parcheggio interno riservato a 20 vetture. Siamo in prossimità della fermata Metropolitana Bologna e della Stazione Tiburtina.

Roma – www.roma-eventi.com

Centro Congressi Roma Eventi Fontana di Trevi

IPiazza della Pilotta, 4 00187 Roma

Tel. 06 67015176

trevi@roma-eventi.com

www.roma-eventi.com

Contatti:

Simona Porfido, Sales & Marketing Manager

Simona.porfido@roma-eventi.com

Apertura: tutto l’anno

l Centro congressi Roma Eventi Fontana di Trevi, si trova nel centro di Roma, all’interno del prestigioso palazzo che ospita anche l’Università Pontificia Gregoriana. Si sviluppa su 2500 mq su un unico piano, è composto da 15 sale meeting di diverse dimensioni. Le sale, alcune a luce naturale, possono ospitare differenti tipi di eventi: congressi, seminari, expo e

poster area. Lo splendido Auditorium Loyola che può accogliere fino a 280 posti e dispone di cabina regia e tre cabine traduzione. Tutte le sale sono polivalenti e dotate di supporti audiovisivi, connessione internet e impianti di amplificazione a soffitto. Completano l’offerta alcuni servizi come catering, hostess e realizzazione di allestimenti.

Roma – www.roma-eventi.com

Centro Congressi Roma Eventi Piazza di Spagna

AVia Alibert, 5/a 00187 Roma

Tel. 06 36019016

spagna@roma-eventi.com

www.roma-eventi.com

Contatti:

Simona Porfido, Sales & Marketing Manager

Simona.porfido@roma-eventi.com

Apertura: tutto l’anno

due passi dai negozi più eleganti tra Piazza di Spagna e Via del Babuino, si trova il Centro Congressi Roma Eventi Piazza di Spagna.Gioiello della struttura il teatro Fellini da 500 posti, grazie alla sua versatilità e le sedie rimovibili, accoglie qualsiasi tipo di evento: conferenze, workshop, sfilate di moda, esposizioni, rappresentazioni teatrali

e cene di gala.Una struttura lineare e contemporanea che però conserva nelle altre sale i resti antichi, recuperati durante la ristrutturazione: il soffitto con volte a crociera nella sala Michelangelo e l’antico condotto sotterraneo dove ancora scorre l’acqua che mormora nella fontana in maiolica della Sala Raffaello.

Apertura: tutto l’anno Roma – www.romaconventioncenter.it

Roma Convention Center La Nuvola

LTel. 06 54513710

Fax 06 54513800

info@romaconventiongroup.it

www.romaconventioncenter.it

a Nuvola si sviluppa su tre livelli, su una superficie di quasi 26.000 metri quadrati con una capienza massima di 8.000 posti: è uno degli edifici più scenografici dell’intera città di Roma. Inaugurato il 29 Ottobre 2016, il capolavoro

Contatti: Francesca Maralli, Sales and Marketing Manager f.maralli@romaeur.it

dell’Architetto Massimiliano Fuksas è un’opera dallo straordinario valore artistico, caratterizzata da soluzioni innovative, un approccio eco-compatibile e materiali tecnologicamente avanzati.

■ Il Livello Sale Congressuali: 9.000 mq di spazio modulabile: - fino a 30 sale meeting da 40 a 3.000 Pax; - una “Plenaria” di 5.000 persone. - sale regia, VIP area, sala stampa, guardaroba e uffici.

■ Il Livello “Forum”: 7.300 mq di spazio polivalente dove la Nuvola è sospesa. Area espositiva, gala dinner, presentazione prodotti...

■ Il Livello “Auditorium”: 1.800 posti (1.200 in platea e 600 nella galleria) con n. 3 foyer esterni ed è contenuto in 14.000 mq di telo in fibra di vetro.

Roma – www.romaconventioncenter.it

Roma Convention Center Palazzo dei Congressi

IViale della Pittura, 50 00144 Roma

Tel. 06 54513710

Fax 06 54513800

info@romaconventiongroup.it

www.romaconventioncenter.it

l marmo bianco e l’eleganza senza tempo del Palazzo dei Congressi conferiscono solennità e ufficialità ad eventi che prevedano premiazioni, celebrazioni, anniversari ed encomi. Gli ampi spazi consentono di realizzare allestimenti e costruire strutture in massima libertà, rendendo agevole l’organizzazione di convegni, congressi, fiere, eventi di natura artistica, musicale, mostre o esibizioni.

Questi gli spazi principali del Palazzo:

■ Salone della Cultura: 1.450 mq adattabili ad area espositiva, cene di gala, convention, ecc.;

Contatti: Francesca Maralli, Sales and Marketing Manager f.maralli@romaeur.it

Apertura: tutto l’anno

■ Auditorium Capitalis: 800 posti (Theatre Style) totalmente equipaggiato;

■ Foyer Kennedy e Foyer Arte: di 800 mq ciascuno; sono adiacenti alle sale principali e possono servire da aree registrazione, area espositiva ed eleganti cene di gala;

■ Primo Piano: superficie di 2.500 mq suddivisibile fino a 24 sale meeting grazie a pareti modulari;

■ Terrazza: spettacolare spazio di 2.500 mq in totale, con vista sull’Eur e Roma, utilizzabili per cene di Gala, cocktail e eventi corporate.

Sorrento (Na) – www. comune.sorrento.na.it

Sorrento

I panorami sul Golfo di Napoli, le location di charme, il patrimonio storico e culturale, il tutto in un contesto di natura lussureggiante che profuma sempre di primavera: ecco in sintesi il fascino di Sorrento, destinazione sempreverde

Èla Terra delle sirene dove cioè, secondo il mito raccontato da Omero nell’Odissea, risiedevano le leggendarie creature che incantavano i naviganti. Leggenda a parte, Sorrento e la costa a cui dà il nome, hanno da sempre esercitato un forte richiamo per la bellezza del contesto e dei panorami sul Golfo di Napoli e sul Vesuvio. Già nell’Ottocento era tappa d’obbligo del Grand Tour di nobili e intellettuali europei in visita al Belpaese - tra i quali Ibsen, Wagner, Byron, Shelley, Dickens, Nietzsche –dei quali restano numerose targhe a memoria dei loro soggiorni. Poi, in tempi più recenti, Sorrento è diventata meta del jet set internazionale per vacanze in stile Dolce vita con vista mare, tra baiette e motoscafi. Ancora oggi Sorrento resta una meta incantevole per i visitatori di tutto il mondo, come dimostrano i dati dello scorso anno che hanno registrato 2,5 milioni di pernottamenti, superando perfino i numeri pre-Covid. Il clima mite e la sua posizione privilegiata, su una terrazza naturale adagiata tra le alte falesie che delineano la penisola protesa verso

Una città, tante anime

La conformazione della penisola, la natura rigogliosa, la storia millenaria: a Sorrento sono tanti i luoghi e le occasioni che ben si prestano a esperienze post congress e attività di team building. Il centro storico, in gran parte chiuso al traffico, si visita piacevolmente a piedi, tra strette viuzze che separano palazzi ed edifici antichi. Il punto di partenza è piazza Tasso, il salotto della città e punto di ritrovo per turisti e abitanti, da cui raggiungere alcuni dei luoghi più noti: la Villa Comunale, la spiaggia di Marina Piccola e il porto; il chiostro di San Francesco un piccolo gioiello del 1300 rinomato per occasioni speciali; Palazzo Correale, che ospita

Capri e il blu intenso del mare, offrono da sempre i requisiti ideali per vacanze rilassanti ma anche per ospitare eventi Mice tra i più esclusivi.

© Raffaele Celentano

un museo di arte con opere dal XV al XIX secolo, e una collezione di nature morte di scuola napoletana; la Basilica di Sant’Antonino dedicata al Santo protettore della città, con un’interessante collezione di ex voto; l’edificio della Sedil Dominova, antica sede di ritrovo dei nobili locali sorrentina, impreziosita da affreschi, arcate e una cupola del Seicento rivestita di maioliche. Novità del 2024 è la riapertura al pubblico del Teatro comunale Tasso, punto di riferimento della cultura cittadina. Un restauro lampo ha ridato bellezza a questo luogo ospitato all’interno dell’antico convento dei Padri Teatini del XVII secolo: un nuovo palco, l’adeguamento tecnologico, percorsi sensoriali per i non vedenti e sale multifunzionali, con l’intento di riportarlo alla dimensione internazionale e farlo diventare un nuovo polo culturale della città, fruibile tutto l’anno e aperto anche per eventi privati esclusivi.

Relax e attività nella natura

La natura, bella e generosa, di Sorrento è invece occasione per escursioni e attività. Il mare fa da sfondo alla visita di spiagge e cale lungo la costa, come i Bagni della Regina Giovanna, una piccola laguna collegata al mare da un arco situata ai piedi dei ruderi della villa romana di Pollio Felice, o la baia di Puolo, più ampia, al Capo di Sorrento, e alle gite alle vicine isole di Capri e Ischia. La scoperta della penisola passa anche da percorsi di trekking, come il Sentiero degli Dei, lungo i Monti Lattari che separano la costiera amalfitana da quella sorrentina, con terrazze panoramiche da cui ammirare i Faraglioni di Capri, Punta Penna, l’isola Li Galli, con panchine in legno per riposare e sorgenti di acqua fresca e po-

tabile; oppure il percorso che da Sorrento porta a Massa Lubrense, dove ammirare il panorama dal belvedere dell’Annunziata e visitare il borgo marinaro di Marina della Lobra.

Ospitalità di livello

La fama di Sorrento passa anche dall’ospitalità di alto livello e di diversa tipologia per soddisfare le diverse esigenze dei visitatori, incluse quelle d’affari. Dei circa 80 hotel presenti, e con una capacità di 10mila posti letto, la maggior parte dispone di sale e spazi di varia metratura per accogliere eventi di varie dimensioni. Per grandi eventi, Sorrento vanta due centri congressi. L’Hilton Sorrento, un 4 stelle dallo stile moderno, circondato dalla vegetazione mediterranea con vista sul Golfo di Napoli, che conta 24 sale riunioni modulabili, l’auditorium Sirene che può accogliere fino a 1500 persone e un’area espositiva di 3.500 mq con il supporto tecnico di personale a cui si aggiunge la raffinata e varia proposta gastronomica, servita in cinque ristoranti o personalizzata nei diversi spazi all’aperto. Per il relax e il post congress, dispone di sei piscine esterne e una piscina coperta riscaldata, campi

© Raffaele Celentano

da tennis e da Padel e una palestra aperta 24h. Un altro indirizzo è il Grand Hotel Vesuvio, un 4 stelle raffinato, affacciato sul Golfo, ispirato allo stile e ai colori mediterranei. Immerso nel verde di un ampio giardino con un agrumeto pervaso dai profumi di aranci e limoni, ci si rilassa tra angoli tranquilli, la piscina semi-olimpionica e una vasca idromassaggio. Per gli eventi congressuali sono dedicate diverse sale modulabili, ampie e luminose, con una capacità fino a 700 persone e un servizio di banqueting con un’ampia scelta di piatti della cucina regionale e internazionale proposta presso il ristorante, a bordo piscina o sulla terrazza con vista sul Vesuvio, a seconda delle esigenze.

Sempre di grande fascino per momenti post congress sono gli alberghi storici che offrono location uniche. Come l’Excelsior Victoria, un 5 stelle storico, posto su una scogliera a picco

Piazza Sant’Antonio, 1 - 80067 Sorrento (Na)

Contatti: tel. 081 5335111

info@comune.sorrento.na.it

www. comune.sorrento.na.it

sul mare, con terrazze balaustrate e un panorama senza pari sul golfo di Napoli, il Vesuvio e le isole: un luogo unico che affascinò il celebre tenore Enrico Caruso, e oggi ideale per accogliere riunioni di affari in sale versatili e celebrare eventi speciali, dove sembrano risuonare le note della celebre canzone di Lucio Dalla. Oppure l’Hotel Parco dei Principi, il 5 stelle progettato da Giò Ponti ispirandosi ai colori e alla storia della costa sorrentina: immerso in un parco di 27mila mq ricco di rari esemplari botanici vanta una piscina di acqua salmastra, quasi in continuità con l’affaccio sul mare e la spiaggia privata raggiunta da gallerie scavate nella roccia, dove si trova anche il ristorante Poggio Siracusa ricavato sul pontile. Tra le novità del 2024, infine, c’è l’apertura a inizio aprile 2024 dell’Ara Maris, un hotel 5 stelle lusso ispirato alla bellezza mediterranea. Situato in posizione strategica, tra il centro storico, il porto e la spiaggia, è un rifugio di lusso dove tutto ruota attorno al benessere degli ospiti. L’eleganza di arredi e complementi, scelti in armonia con il panorama e lo spirito di Sorrento, sono il leit motiv delle 49 camere, tutte ampie e confortevoli, di cui la maggior parte sono suite e panoramiche, e degli spazi comuni. La Thala Spa, ispirata all’antica cultura delle terme, è una vera oasi rigenerante dove dedicarsi a massaggi rilassanti, sauna e bagno turco, completata dalla palestra con attrezzature all’avanguardia. All’esterno, ci si rilassa nel verde lussureggiante del giardino, a bordo piscina, gustando spuntini e cocktail proposti dal Pool Bar, oppure alla Lumi Sky Lounge, una terrazza panoramica esclusiva, per sfiziosi aperitivi a base di cocktail artigianali e tapas che anticipano la raffinata cucina del Cora Bistrot, a base di sapori del territorio con ingredienti freschi e genuini a km 0. Tanti angoli eleganti e discreti, adatti anche per incontri e cene aziendali che ampliano l’incantevole offerta di Sorrento.

Ercolano (Na) – www.vfhotelgroup.it

Vesuvius Finest Hotel Group

Vesuvius Finest Hotel Group è una catena alberghiera il cui brand è in costante espansione, teso alla ricerca dell’eccellenza per offrire un’ampia gamma di servizi pensati su misura tanto per il Mice quanto per il leisure

Vesuvius Finest Hotel Group, dinamica realtà imprenditoriale del settore turistico ricettivo, nasce dall’esperienza ultratrentennale nella gestione di Villa Signorini e dalla successiva acquisizione di altre due strutture già operative in zona: l’Hotel Sakura e l’Hotel Herculaneum.

Le strutture si trovano tra Ercolano e Torre del Greco, nell’area definita del Miglio d’oro: 20 km caratterizzati da un susseguirsi di sontuose ed ele-

Numero di camere: 41

Numero max meeting room: 6

Dimensioni meeting room principale (pax): 200

Superficie meeting room principale (mq): 200

Superficie area espositiva (mq): 200

Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (15 km)

Indirizzo: via Enrico De Nicola 26 - Torre del Greco (Na)

Contatti: tel. 081 3089498

e-mail: info@hotelsakura.it commerciale@vfhotelgroup.it www.vfhotelgroup.it

Persona di riferimento: Andrea Vincenzi

ganti ville costruite nel XVIII secolo, tra storia antica e moderna all’ombra del Vesuvio. Iniziamo dall’Hotel Sakura di Torre del Greco, che rappresenta un’oasi di tranquillità dove organizzare qualsiasi tipologia di evento aziendale: dal congresso medico al corso di formazione ECM, dal team building al colloquio di lavoro, dai meeting più strutturati ai piccoli incontri informali. L’albergo offre 41 camere tutte con terrazzino da cui godere di uno splendido panorama. L’ampio parcheggio interno accessibile alle auto e ai bus e il rapido collegamento con l’autostrada A3 rendono la struttura facilmente raggiungibile. A ridosso della Reggia di Portici e degli Scavi di Ercolano, l’Hotel Villa Signorini è invece in un contesto particolare, all’interno di una dimora storica del 1700 immerso in un grande giardino all’italiana. L’Hotel dispone di camere suite e junior suite ubicate al piano terra e al piano nobile della villa; alcune di esse presentano pareti affrescate originali del 1700, altre invece sfoggiano decorazioni su carta del primo 1900, tutte sono arredate con mobili d’epoca e ciascuna con una particolare caratteristica distintiva. La struttura dispone inoltre di due sale interne in grado di ospitare 300 persone e una sala esterna da 350 posti, entrambe climatizzate e perfettamente attrezzate. Completa il tutto il ristorante Le Nuvole, tra tradizione, ricerca e selezione di eccellenti materie prime. Della catena, come anticipato, fa parte anche Hotel Herculaneum, situato in posizione strategica di fronte all’Area Archeologica di Ercolano, luogo ideale dove soggiornare per visitare gli scavi o da cui partire per esplorare la costa campana.

HOTEL SAKURA

Villa Signorini

Villa Signorini

Hotel Sakura

Hotel Sakura

Gold Tower Lifestyle Hotel

Il moderno design, improntato a una funzionale essenzialità e la posizione strategica, non lontano dal centro ma facile da raggiungere, fanno del Gold Tower Lifestyle Hotel il contesto ideale per un congresso medico

In poco più di un anno di attività, l’area congressuale del Gold Tower Lifestyle Hotel è diventata un punto di riferimento importante per meeting, conferenze e fiere, ospitando grandi eventi di rilevanza nazionale e internazionale. Le sale Ambra, Giada e Le Gemme, modulabili, offrono la possibilità di ospitare fino a 170 persone e sono dotate di aria condizionata ionizzata, connessione internet, sistema d’illuminazione, audio, video

di alta qualità e tutto ciò che può servire per una sessione di lavoro. Grazie ai diversi set up, il centro congressi del Gold Tower Lifestyle Hotel ben si presta non solo per convegni ma anche per eventi di vario genere, dai team building ai corsi di aggiornamento.

Per quanto riguarda poi l’hospitality, design e tecnologia avanzata trasformano le stanze in luoghi dove il comfort convive armoniosamente con un ricercato minimalismo, tutto da vivere nella più completa intimità. Le camere seguono coerentemente un percorso dai riferimenti contemporanei con citazioni di architettura industriale (l’intera struttura è frutto del sapiente recupero di una ex fabbrica).

Numero di camere: 41

Numero max meeting room: 6

Dimensioni meeting room principale (pax): 170

Superficie meeting room principale (mq): 200

Superficie area espositiva (mq): 80

Aeroporto più vicino: Napoli-Capodichino (5 km)

Indirizzo: via Brecce a Sant’Erasmo 185 - Napoli

Contatti: tel. 081 19966281

e-mail: booking@goldtowerhotel.itinfogoldtowerhotel.it

www.goldtowerhotel.it

Persona di riferimento: Giuseppina Schiavullo

L’hotel mette inoltre a disposizione due ristoranti, un lounge bar e un ampio parcheggio custodito e gratuito, facilmente raggiungibile in auto (ma anche coi mezzi pubblici dalla Stazione Centrale, per esempio) senza dover passare dal centro storico. A disposizione una zona esterna per coffee break, un giardino e una bellissima terrazza panoramica con vista a 360 gradi sulla città e sul Vesuvio, perfetta per momenti conviviali e post congress. La cucina si caratterizza infine per l’utilizzo di materie prime di ottima qualità, molte delle quali provengono direttamente dall’orto di proprietà.

Il Gold Tower Lifestyle Hotel, alla IV Edizione di Tuttohotel AWARDS, è stato riconosciuto come Miglior Business Hotel del 2024.

GOLD TOWER LIFESTYLE HOTEL

Caserta – www.grandhotelvanvitelli.it

Grand Hotel Vanvitelli

IViale Carlo III 81020 Caserta Tel. 0823 217111 reservation@grandhotelvanvitelli.it www.grandhotelvanvitelli.it

l Grand Hotel Vanvitelli sorge alla porte della bella città di Caserta famosa per la celebre Reggia Borbonica, ma anche per altri beni patrimonio dell’umanità, a soli 16 Km dall’Aeroporto Internazionale Capodichino di Napoli e a 25 km dal centro di Napoli. 240 camere tra Standard, Superior, Junior Suite, Business Suite e Suite Imperiali. 16 Sale Meeting con Sala plenaria di 500

Contatti: Martina Librace, Ufficio Meeting sales@grandhotelvanvitelli.it

Apertura: tutto l’anno

posti e capacità massima di 1.700 posti oltre 1.000 mq di aree espositive. 5 Sale Ristoranti per Eventi, Ricevimenti e Serate di Gala. 1 Ristorante à la carte aperto anche al pubblico. Piscine scoperte allestite con solarium in ampio giardino fiorito. 300 posti auto scoperti e 250 in rimessa. Spazio per Bus Gran turismo. WI-FI gratuito in tutta la struttura.

Pompei (Na) – www.habita79.it

HABITA79 Pompeii - MGallery

Via Roma, 10 80045 Pompei (Na) Tel. 081 5959625 info@habita79.it www.habita79.it

Contatti: Ramona De Rosa ramona.derosa@accor.com

Apertura: tutto l’anno

L’ Hotel HABITA79 Pompeii - MGallery sorge all’interno di un maestoso palazzo di inizio ‘900 circondato da giardini e sovrastato da un modernissimo rooftop con vista panoramica sul Vesuvio.Oggetto di una recente ristrutturazione, oggi è un boutique hotel in cui si respira un’eleganza sobria e raffinata frutto di una contaminazione tra design moderno e ispirazioni tratte dalle antiche domus pompeiane. L’hotel dispone di 79 camere ed offre un totale di 7 meeting room modulabili, tutte con luce naturale, dotate delle migliori tecnologie audio/video. Soluzioni ristorative: “Il Circolo” che propone piatti tipici della tradizione campana, il lounge bar “The Roof” offre piatti locali abbinati a cocktail signature e bollicine nazionali ed internazionali ed il ristorante gourmet “RAW” è il luogo perfetto per as-

saporare piatti raffinati e percorsi di degustazione creati dalla mano innovativa dello chef. L’hotel è dotato di sistemi tecnologici tali da minimizzare l’impatto sull’ambiente, rappresentando un esempio d’avanguardia nell’ambito della green technology a livello europeo.

LA TUA CENA DI GALA A NAPOLI

Rendi unico il tuo meeting di lavoro a Napoli con una cena di gala esclusiva presso Villa Vittoria Posillipo. Un’ampia scelta gastronomica e di sapori a tua disposizione: cucina gourmet, napoletana, mediterranea, vegana e vegetariana. Goditi una serata sull’esclusiva e affascinante collina di Posillipo, dalla quale ammirare suggestivi panorami che tolgono il fiato per il loro incanto. Ospitalità, ottimo cibo e totale intimità, fanno di Villa Vittoria Posillipo la location ideale per le tue cene di gala a Napoli.

220 posti a sedere per cene di gala aziendali

Sale meeting eleganti e funzionali con disponibilitá per 120 ospiti

A pochissimi km dal lungomare, 15 minuti in auto

Cava de’ Tirreni (Sa) –

www.holidayinn.com/cavade’tirren

Holiday Inn Salerno

SViale Riccardo Romano, 17 84013 Cava de’ Tirreni (Sa) Tel. 089 2132401 sales@hisalernocavadetirreni.com www.holidayinn.com/cavade’tirren

ituato all’uscita dell’autostrada A3 l’hotel dispone di un parcheggio di 80 posti auto gratuito e videosorvegliato. La posizione eccellente fa di questo hotel un punto di riferimento ideale per meeting e viaggiatori d’affari oltre che per incentive di piccole dimensioni. La distanza di 4 chilometri dalla costiera amalfitana (Vietri sul Mare), 20 chilometri dagli scavi di Pompei e 40 minuti da Paestum rende l’hotel una destinazione interessante per visitare le aree turistiche più importanti della zona. Altro punto di forza è la vicinanza ai principali luoghi di interesse religioso come la cattedrale di Pompei, l’abbazia di Cava, unico esempio di abbazia medievale sulla zona, raggiungibile in soli 5 minuti con l’auto o in autobus. L’albergo si trova ai piedi dei monti

Contatti: Raffaella Ambruosi, Sales Manager sales@hisalernocavadetirreni.com

Apertura: tutto l’anno

Lattari, che offrono la possibilità di entusiasmanti sentieri di trekking come il Sentiero degli Dei, dal quale è possibile ammirare un favoloso panorama sulla costiera amalfitana. Ideale per riunioni fino a 80 persone, l’hotel dispone di 5 sale meeting da 20 mq fino a 110 mq dotate dei necessari impianti audiovisivi. Situato al centro di una area industriale e commerciale importante per il settore agroalimentare e attività correlate. La nuova open lobby è ideale per allestire coffee breaks, cockatil e aperitivi. Il nostro ristorante principale può ospitare fino a 100 persone, organizzando colazioni di lavoro, buffet e cene di gala. L’hotel dispone di 73 camere con smart TV da 43”, connessione wi-fi, cassaforte per laptop e bouquet SKY.

Battipaglia (Sa) – www.commerciohotel.it

Hotel Commercio

L’Via Variante, SS 18 Tirrena Inferiore, 54 Tel. 0828 380202 84091 Battipaglia (Sa) info@commerciohotel.it www.commerciohotel.it

Hotel Commercio a pochi passi dallo svincolo autostradale A2 di Battipaglia. Moderno e confortevole, perfetta location per il viaggio d’affari, per meeting e convegni e per una meravigliosa vacanza grazie alla strategica posizione tra la Costiera Amalfitana e quella Cilentana e a pochi passi dai Templi di Paestum. La raffinata cucina del Ristorante Le Radici, aperto a pranzo e a cena, con piatti tipici della tradizione sia di carne che di pesce, brace a vista e cantina dei vini. La specialità dei dessert e dei gelati preparati quotidianamente dalla pasticceria interna. L’albergo dispone di 51camere finemente rinnovate ed arredate tra standard, executive e relax suite.

Tutte le camere sono dotate di High Speed Wi-Fi, Tv 43 pollici con 12 canali satellitari e sky. Un equipaggiato Fitness Centre ed il ristorante gourmet “Le Radici Experience”, con due menu degustazione, completano l’offerta ricettiva. Ambienti lineari che consentono

Contatti: Letizia Cioffi, Hotel Manager info@commerciohotel.it

Apertura: tutto l’anno

di organizzare gli spazi in assoluta flessibilità. Dalla riunione, all’esposizione al banchetto. Il tutto accompagnato da una cucina unica, ispirata alla tradizione locale, per poter accompagnare le pause, dal coffee-break con prodotti di pasticceria freschi e home made, alle pause pranzo con menu studiati e costruiti in base alle esigenze.

Napoli – www.sanfrancescoalmonte.it

Hotel San Francesco al Monte

L’Corso Vittorio Emanuele, 328 80135 Napoli Tel. 081 4239111 info@sanfrancescoalmonte.it www.sanfrancescoalmonte.it

Hotel San Francesco al Monte è un ex monastero affacciato sull’incredibile panorama del golfo di Napoli. Posto tra le antiche residenze dei monaci e la spettacolare città sottostante, l’Hotel San Francesco al Monte promette un indimenticabile soggiorno e la scoperta di Napoli da una nuova prospettiva. Le sale riunioni conservano intatto il fascino degli antichi ambienti da cui sono state ricavate.

L’Hotel San Francesco al Monte offre 3 sale congressi

Contatti:

Marianna Sarno, Direttore Commerciale m.sarno@sanfrancescoalmonte.it

Apertura: tutto l’anno

completamente attrezzate con podio, pedana, connessione internet, impianto audio e video, proiettori, schermi e lavagne a fogli mobili. Le sale possono accogliere un massimo di 180 persone e sono state studiate nei minimi dettagli per soddisfare le esigenze di ogni riunione o conferenza. Indipendentemente dalla sala prescelta, ogni evento potrà essere accompagnato dall’incanto del panorama, piuttosto che degli antichi affreschi e comunque sempre dal fascino dell’architettura cinquecentesca.

Salerno – www.lloydsbaiahotel.it

Lloyd’s Baia Hotel

IVia Benedetto Croce, snc 84121 Salerno Tel. 089 7633111 meeting@lloydsbaiahotel.it www.lloydsbaiahotel.it

I Lloyd’s Baia Hotel è un elegante albergo 4 stelle di Salerno che unisce il piacere all’esigenza di chi cerca un luogo speciale per un convegno o un evento indimenticabile.

Il nostro centro congressi è la soluzione adatta ad ogni vostra richiesta. Le 7 sale meeting, dotate di ogni moderna attrezzatura, sono capaci di accogliere fino a 300 persone; inoltre, grazie alle ampie terrazze, soluzione ideale per coffee break e light lunch, potrete godere di un panorama unico al mondo.

L’hotel, che può ospitare gratuitamente 300 posti auto, è situato nei pressi dell’uscita dell’autostrada A3 di Vietri sul Mare ed è facilmente raggiungibile dal porto e dalla stazione AV di Salerno; inoltre, si trova a pochi minuti dagli

Contatti: Maria Teresa Ventura, Business Department meeting@lloydsbaiahotel.it

Apertura: tutto l’anno

incantevoli paesini della Costiera Amalfitana. Questi e altri ancora i motivi per scegliere il Lloyd’s Baia Hotel e organizzare il vostro congresso in Costiera Amalfitana. Nel 2014 nasce il Ristorante Re Maurì, da un progetto ambizioso e completamente nuovo, frutto della creatività e dell’inventiva del Gruppo Marinelli e dal desiderio di realizzare, alle porte della meravigliosa Costa d’Amalfi e dopo i successi ottenuti con il Lloyd’s Baia Hotel, un moderno tempio della cucina ricercata. Dopo appena un anno arriva il Certificato d’Eccellenza di TripAdvisor e subito dopo anche la segnalazione nella Guida dell’Espresso “I Ristoranti d’Italia”. Nel 2016, quando ha soli due anni di attività, il curriculum vitae di Re Maurì si impreziosisce con la Stella Michelin.

Napoli – www.ramadanaples.it

Ramada by Wyndham Naples

IVia Galileo Ferraris, 40 80142 Napoli Tel. 081 3602111 info@ramadanaples.com www.ramadanaples.it

l Ramada by Wyndham Naples, hotel 4 stelle, è strategicamente posizionato a 200 mt dalla stazione ferroviaria e metropolitana di Napoli Centrale a pochi passi dal centro storico e dall’area shopping. L’aeroporto di Capodichino (a 5 km) e il porto turistico per l’imbarco alle isole (a 1,5 km) rendono l’hotel una destinazione privilegiata sia per i viaggiatori d’affari che per i turisti. L’albergo, facente parte della catena alberghiera Wyndham Hotels Group con quasi 9.000 alberghi nel mondo, dispone di un ristorante, un American bar, una fitness room e 124 camere di ampia quadratura suddivise tra standard, superior e junior suite. Punto di forza della struttura un moderno centro congressi con 13 sale meeting ed una superficie totale di 2.500 mq. supportato da una tensostruttura (650 mq., ideale per esposizioni e/o servizi di catering) e da una cucina indipendente e dedicata all’attività congressuale. Degna di nota la Congress Hall, un’area modulare di 720 mq. senza colonne capace di accogliere fino a 850 partecipanti; spazio polivalente ideale per ospitare in contemporanea conferenze, lan-

Contatti: Massimo De Angelis, General Manager gm@ramadanaples.com

Teresa Ruffino, Event Manager meetings@ramadanaples.com

Apertura: tutto l’anno

cio prodotto, board meeting e qualsivoglia tipologia di evento aggregativo grazie alla possibilità di personalizzazione degli spazi. Tale area è difatti suddivisibile, grazie a pannelli a scomparsa, in 6 sale che offrono totale isolamento acustico nonché impianti audio-video indipendenti. L’offerta congressuale si completa col Business Center, attiguo alla Congress Hall e dotato di 4 sale con capienza sino a 80 unità, nonché con un ampio garage (400 posti auto) fornito anche di colonnina di ricarica per auto elettriche.

Savelletri di Fasano (Br) – www.biancoriccio.com

Bianco Riccio Suite Hotel

IVia degli Scavi, 4 72015 Savelletri di Fasano (Br) Tel. 080 2197125 info@biancoriccio.com www.biancoriccio.com

n Puglia, adagiato sul mare cristallino nasce il Bianco Riccio Suite Hotel, unico hotel nel centro del tipico villaggio dei pescatori della Puglia nel Salento. Completamente ristrutturato apre a luglio 2018. L’hotel si caratterizza per la assoluta centralità del borgo e offre l’opportunità a tutti gli ospiti di passeggiare per le vie del centro. Il privilegio di questo hotel sono le camere, allestite con cura e stile e tutte complete di ampie verande private attrezzate ed illuminate per una “privacy” esclusiva. Tutte le suite sono

Contatti: Alessandro Scalone, Direttore direzione@biancoriccio.com

Apertura: tutto l’anno

molto ampie poiché tutte comprese tra i 29 ed i 41 mq. e dotate di tutti i confort, come ampi armadi-guardaroba, Smart TV, aria condizionata, pavimenti in gres porcellanato. L’hotel dispone inoltre di tre terrazze, due dedicate a un esclusivo solarium attrezzato e una strepitosa terrazza panoramica che sovrasta il borgo, la costa e i monti con una vista mozzafiato, dove viene servita la prima colazione (Intercontinental Breakfast con specialità anche tipiche pugliesi). Il parcheggio è privato e gratuito. Da cornice sono i servizi che fanno del Bianco Riccio Suite Hotel un hotel per tutte le stagioni. Con apertura annuale lavora con individuali e gruppi.

Grand Hotel Costa Brada

Sul litorale salentino, vicino a Gallipoli e di facile accesso dalle principali arterie di traffico, il Grand Hotel Costa Brada si è rinnovato coinvolgendo anche il centro congressi, dotato oggi di moderni strumenti tecnologici e flessibilità

Il Grand Hotel Costa Brada, struttura salentina sul litorale di Gallipoli, affacciato sul mare Jonio, si presenta alla meeting industry con un volto nuovo e la possibilità di vivere l’esperienza congressuale nella maniera più completa possibile. L’hotel infatti dall’anno scorso è aperto tutto l’anno.

Numerosi e importanti sono stati gli interventi di ristrutturazione che hanno interessato diversi

GRAND HOTEL COSTA BRADA

Numero di camere: 75

Numero max meeting room: 2

Capienza meeting room principale (pax): 180

Superficie meeting room principale (mq): 195

Superficie area espositiva (mq): 1000

Aeroporto più vicino: Brindisi

Indirizzo: Litorane Sud Km 3 - Gallipoli

Contatti: tel. 0833 202551

info@grandhotelcostabrada.it

www.grandhotelcostabrada.it

Persona di riferimento: Anio Iannuzziello direzione@grandhotelcostabrada.it

ambienti e servizi, dalla hall al nuovo bar, dal ricevimento alle tre spiagge, dalla spa – cui è stato anche aggiunto un ingresso separato in linea con i codici deontologici - alle camere deluxe, suite e junior suite.

E non poteva mancare, nel progetto di rinnovamento, il centro congressi, ristrutturato lo scorso anno e dotato di avanzata tecnologia per audio e video e connessione Wi-fi e spazi ideali per gli eventi medico-scientifici. Il centro congressi consente di ospitare dalle dieci alle 180 persone. La sala plenaria polifunzionale ha una capienza fino a 180 delegati e può contare, tra le varie dotazioni, anche su un podio con microfono e un tavolo relatori fino a sei postazioni. Accanto si trova la sala meeting, collegata con la plenaria da un’entrata interna e dotata al tempo stesso di un’altra entrata indipendente, con la capacità di accomodare fino a cinquanta persone a platea. Inoltre, all’insegna della flessibilità entrambe le sale sono dotate di sedie amovibili.

Il Grand Hotel Costa Brada continua poi a investire per innovarsi e continuare a migliorare i propri servizi. Sono state completamente ristrutturate le tre sale ristorante interne, come anche il ristorante esterno e il pool bar situato all’esterno e vista mare.

Tra i punti di forza della struttura risiede anche la sua posizione. L’hotel si trova a soli ottocento metri dall’uscita della SS 274 a scorrimento veloce, ma al tempo stesso dista poco più di tre chilometri dal centro di Gallipoli. L’aeroporto di Brindisi è a circa ottanta chilometri e sono disponibili servizi di transfer, come anche un ampio parcheggio per auto e pullman.

Grand Hotel Costa Brada

Lit. Km 3 Gallipoli - S. Maria di Leuca 73014 Gallipoli (Le)

Tel. 0833 202551 - Fax 0833 202555 info@grandhotelcostabrada.it direzione@grandhotelcostabrada.it www.grandhotelcostabrada.it

Contatti:

Anio Iannuzziello, Direttore direzione@grandhotelcostabrada.it

Apertura: tutto l’anno

Sala principale: 180 camere: 75

■ Al mare

Autostrade A14

Casello di Bari a Km. 200

Stazione di Lecce a Km. 40

Stazione di Gallipoli a Km. 4

Aeroporto di Brindisi a Km. 80

Aeroporto di Bari a Km. 200

■ Servizio transfer da/a aeroporto

■ Servizio transfer da/a centro città

DATI CONGRESSUALI

Numero massimo sale: 2

Sala principale: 180 posti

Dimensioni sala principale mt: 14,30 x 14,30

Altezza sala principale mt: 3,20

Aree espositive mq: 1000

Attrezzature congressuali

■ Accesso a Internet

■ Potenza elettrica disponibile Kw 40

❏ Americane ❏ Americane attrezzate

■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate

■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili

❏ Montacarichi ❏ Palco mobile ■ PC

❏ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso

■ Schermo mobile ■ Tensostrutture

■ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso

■ Video proiettore ■ Videoconferenza

DATI ALBERGHIERI

■ Camere totali n. 75

■ Doppie 43

■ Junior Suite 1 ■ Suite 2

■ Triple 16

■ Deluxe 11

■ Disabili 2

Servizi nelle camere:

❏ Segreteria telefonica ■ Room service

■ Accesso a Internet

■ TV digitale ❏ TV satellite ❏ TV on demand

■ Minibar ■ Cassaforte

■ Aria condizionata

Ristorante:

Panoramico - Posti totali: n° 300

Tipo di cucina:

■ Tipica ■ Nazionale ❏ Internazionale

■ Bar

Parcheggio:

■ Coperto per 8 auto

■ Esterno per 200 auto

❏ Garage convenzionato

Carte di credito:

■ American Express ■ Diners ■ Jcb

■ MasterCard ■ Visa

Grand Hotel Tiziano e dei Congressi

Un centro congressi da tredici sale, una capacità fino a 1000 delegati e la posizione strategica sia per le vie d’accesso che per il centro storico della città confermano la vocazione del 4 stelle salentino a ospitare convegni ed eventi

L’agevole posizione e l’ampia offerta di spazi per eventi sono due plus del Grand Hotel Tiziano e dei Congressi, indirizzo consolidato a Lecce e punto di riferimento per il settore. Diretto da Anna Graziana Giannetta, colonna portante della struttura, il 4 stelle, con

GRAND HOTEL TIZIANO E DEI CONGRESSI

Numero di camere: 273

Numero max meeting room: 13

Capienza meeting room principale (pax): 800

Superficie meeting room principale (mq): 887

Superficie area espositiva (mq): 2000

Aeroporto più vicino: Brindisi

Indirizzo: viale Porta d’Europa, 5

Contatti: tel. 0832 272111

congress@grandhoteltiziano.it

www.grandhoteltiziano.it

Persona di riferimento:

Anna Graziana Giannetta (General Manager)

Alessandro Lorenzo (MICE Manager)

273 camere si trova infatti idealmente alle porte del capoluogo salentino, il che lo rende facile da raggiungere per chi arriva dalle principali arterie di collegamento sul territorio, ma al tempo stesso dista solo pochi minuti dalle mura antiche, perfetto dunque anche per raggiungere il barocco centro storico della città, potendo anche scegliere di lasciare l’auto nell’ampio parcheggio. La sua vocazione congressuale è valorizata da un centro congressi ampio e attrezzato con tecnologia d’avanguardia, che si declina in 13 sale riunioni e altre aree dalle funzioni versatili. La capacità dei singoli spazi congressuali varia dai dieci fino ai 1.000 posti totali disponibili nella sala plenaria.Ad accompagnare gli organizzatori è sempre disponibile il personale tecnico e convegnistico appositamente formato e dedicato, così come diversi foyer, altri ambienti indoor, una sala segreteria, diverse aree espositive, un locale dedicato alla regia. Quando la stagione e il clima lo permettono, entrano in gioco anche gli spazi esterni, ideali sia per appuntamenti di incontro professionale che per momenti conviviali per i congressisti, dai coffee break agli aperitivi, ai quali si può dedicare anche il giardino d’inverno. Cene e business lunch, anche per grandi numeri, sono accolte nelle due sale del Ristorante Michelangelo, che dispongono di150 e cinquecento posti.

Grand Hotel Tiziano e dei Congressi

Viale Porto d’Europa, 5 73100 Lecce Tel. 0832 272111 info@grandhoteltiziano.it www.grandhoteltiziano.it

Contatti: Anna Graziana Giannetta,General Manager gm@grandhoteltiziano.it

Alessandro Lorenzo, Mice Manager congress@grandhoteltiziano.it

Apertura: tutto l’anno

Sala principale: 800 camere: 273

■ In città

Autostrada A14

Casello di Bari a Km. 160

Stazione di Lecce a Km. 2

Aeroporto di Brindisi a Km. 40

■ Servizio transfer da/a aeroporto

DATI CONGRESSUALI

Numero massimo sale: 13

Sala principale: 800 posti

Altezza sala principale mt: 5

Aree espositive mq: 2000

Attrezzature congressuali

■ Accesso a Internet

❏ Potenza elettrica disponibile Kw

■ Americane ❏ Americane attrezzate

■ Amplificazione ■ Passerella per sfilate

■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili

■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC

■ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso

❏ Schermo mobile ■ Tensostrutture

■ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso

■ Video proiettore ■ Videoconferenza

DATI ALBERGHIERI

■ Camere totali n. 273

■ Singole 41 ■ Doppie 220

❏ Suite ■ Junior Suite 12

Servizi nelle camere:

■ Segreteria telefonica

■ Room service

■ Accesso a Internet

■ TV digitale ■ TV satellite ■ TV on demand

■ Minibar ❏ Cassaforte

■ Aria condizionata

Ristoranti: Michelangelo - Posti totali: n° 500

cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale

❏ Bar

Parcheggio:

❏ Interno scoperto

■ Coperto n° 100 auto

❏ Esterno

❏ Garage convenzionato

Carte di credito:

■ Tutte le principali

Bari – www.excelsiorbari.it

Hotel Excelsior Bari

Controllo della qualità e standard elevati, tra le prerogative principali dell’Hotel Excelsior Bari capace di offrire molteplici soluzioni per meeting ed eventi di successo

L’ExcelsiorBari è una struttura fortemente legata al territorio ma con uno sguardo attento alle esigenze del mercato internazionale. Un albergo che, grazie a uno staff di professionisti esperti del settore, sa sviluppare e coltivare con profitto la sua vocazione sia sul fronte congressuale, ridefinendo un’antica tradizione di ospitalità, sia quella dell’hospitality, attraverso un concept innovativo

HOTEL EXCELSIOR BARI

Numero di camere: 146

Numero max meeting room: 8

Capienza meeting room principale (pax): 450

Superficie meeting room principale (mq): 500

Superficie area espositiva (mq): 500

Aeroporto più vicino: Bari Karol Wojtyla (14 km)

Indirizzo: via Giulio Petroni, 15 - 70124 Bari

Contatti: tel. 080 5564366 congressi@excelsiorbari.it www.excelsiorbari.it

Persona di riferimento: Ilaria Gagliardi (MICE Manager)

che sa innestare nel genius loci le moderne facilities di un mercato alberghiero al passo con i tempi. Non lontano dal centro città, raggiungibile in pochi minuti a piedi, la struttura gode di una posizione strategica presso la stazione centrale del vivace capoluogo pugliese, città dai mille volti, tutta da scoprire a ogni nuova visita. Per quanto riguarda le dotazioni congressuali, l’hotel mette a disposizione otto sale meeting, disposte su due piani e illuminate da luce naturale, corredate di supporti tecnologi multimediali, area espositiva e business center. Quattro delle otto sale si trovano al piano terra, sono modulabili e possono ospitare fino a 450 persone disposte a platea. Le restanti quattro sono invece dislocate al primo piano e sono ideali per mini meeting farmaceutici e aziendali, break out per i congressi medici, corsi di formazione, e sono capaci di ospitare fino 40 posti. Le 146 camere, inoltre, tra cui alcune junior suite, sono funzionali e dotate di ogni comfort per chi è viaggio di lavoro. La ristorazione è affidata al Farhà che dispone di ampie sale dove approntare coffee break, business lunch e cene aziendali con menù che cambiano a seconda della stagione e piatti della tradizione rivisitati in chiave moderna. Completano l’offerta una palestra attrezzata ed un capiente garage custodito.

Hotel Excelsior Bari

Via Giulio Petroni, 15 - 70124 Bari Tel. 080 5564366 - Fax 080 5523377 info@excelsiorbari.it www.excelsiorbari.it

Contatti:

Romito Nicola, Direttore direzione@excelsiorbari.it

Ilaria Gagliardi, Mice Manager congressi@excelsiorbari.it

Apertura: tutto l’anno

Sala principale: 450 camere: 146

■ In città

Stazione di Bari Centrale a Km. 0

Aeroporto di Bari Palese a Km. 14

❏ Servizio transfer da/a aeroporto

❏ Servizio transfer da/a centro città

DATI CONGRESSUALI

Numero massimo sale: 8

Sala principale: 450 posti

Dimensioni sala principale mt:

Altezza sala principale mt: 3,5

Aree espositive mq: 500

Attrezzature congressuali

■ Accesso a Internet

❏ Potenza elettrica disponibile Kw

❏ Americane ❏ Americane attrezzate

■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate

■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili

■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC

■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso

■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture

❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso

■ Video proiettore ■ Videoconferenza

DATI ALBERGHIERI

■ Camere totali n. 146

■ Francesi 8 ■ Doppie 56

■ Dus/Matrimoniali 69 ■ Triple 8

Servizi nelle camere:

❏ Segreteria telefonica

■ Room service

■ Accesso a Internet

■ TV digitale ❏ TV satellite ❏ TV on demand

■ Minibar ■ Cassaforte

■ Aria condizionata

Ristorante:

Ristorante Farhà

Posti totali: n° 150

Tipo di cucina:

■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale

■ Bar Parcheggio: ■ Coperto per 50 auto

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci

Per meeting in Puglia fra terra e mare, fra architetture d’epoca e verde in posizione strategica, l’Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci è un punto di riferimento per il congressuale con la sua offerta articolata e la possibilità di combinare spazi interni ed outdoor

Memoria

storica, bellezza naturale e posizione strategica si fondono nell’Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci di Bari. Coniugando il fascino di una nobile residenza del 1885 alla funzionalità e all’avanguardia della tecnologia, la struttura si trova a pochi minuti a piedi dal centro ed è immersa in un parco di 23mila metri quadrati tra alberi, piante esotiche e fontane.

HOTEL MERCURE

VILLA ROMANAZZI CARDUCCI

Numero di camere: 135

Numero max meeting room: 20

Capienza meeting room principale (pax): 450

Superficie meeting room principale (mq): 350

Superficie area espositiva (mq): 1200

Aeroporto più vicino: Bari Palese (km 12)

Indirizzo: via G. Capruzzi, 326 70124 Bari Contatti: tel. 080 5427400

info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com

Persona di riferimento: Carmen Fiocchi (MICE Manager) tel. 080 9184721 - mice@villaromanazzi.com

Soggiornare o organizzare un evento all’Hotel Mercure Villa Romanazzi significa vivere lo charme mediterraneo di un edificio d’epoca e al tempo stesso offrire comfort e servizi contemporanei. La struttura offre ospitalità in 135 spaziose camere tra cui spiccano le due suite, le quattro junior suite, tre camere depéndance e nove appartamenti. La struttura è dotata di ampio parcheggio interno gratuito sia coperto sia all’aperto, con 250 posti auto disponibili. Al Ristorante Carducci, dotato anche di uno spazio privé per colazioni e cene di lavoro, si incontrano sapori della tradizione e nuovi percorsi del gusto in una cucina creativa ed emozionale, grazie a chef di fama internazionale e del loro staff. Oltre all’in-door, sale e terrazze all’aperto possono essere le scelte perfette per cene di gala anche a bordo piscina o per business lunch più informali ma di appeal.

Una parte delle sale si trova nella Villa Rachele, nobile dimora di fine 1800, mentre le altre sono situate nel Giulia Conference Centre, un moderno centro congressi modulare. L’offerta di spazi si completa con la sala Scuderia e la sala Europa, che può accogliere fino a 450 persone, più appartate nel verde del parco. Dinamismo, flessibilità e affidabilità sono gli elementi chiave del servizio di consulenza offerto ai clienti per la realizzazione di un evento: uno staff di professionisti preparati fornisce assistenza diretta negli allestimenti, nella definizione del menù e nell’utilizzo delle più moderne attrezzature audiovisive.

Hotel Mercure Villa Romanazzi Carducci

Via G. Capruzzi, 326 70124 Bari

Tel. 080 5427400 info@villaromanazzi.com www.villaromanazzi.com

Contatti:

Carmen Fiocchi, MICE Manager mice@villaromanazzi.com

Tel. 080 9184721

Apertura: tutto l’anno

Sala principale: 450 camere: 135

■ In città

Autostrade A14

Casello di Bari sud a Km. 8

Stazione di Bari Centrale a Km. 1

Aeroporto di Bari Palese a Km. 12

■ Servizio transfer da/a aeroporto

■ Servizio transfer da/a centro città

DATI CONGRESSUALI

Numero massimo sale: 20

Sala principale: 450 posti

Dimensioni sala principale mt: 13x27

Altezza sala principale mt: 6,70

Aree espositive mq: 1200

Attrezzature congressuali

■ Accesso a Internet

■ Potenza elettrica disponibile Kw 15

❏ Americane attrezzate ■ Amplificazione

■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili

❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC

■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso

■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture

■ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso

■ Video proiettore ■ Videoconferenza

DATI ALBERGHIERI

■ Camere totali n. 135

■ Singole 19 ■ Doppie 98

■ Junior Suite 4 ■ Suite 2

■ Altre tipologie: 3 camere dèpendance

■ e 9 appartamenti

Servizi nelle camere:

❏ Segreteria telefonica

■ Room service

■ Accesso a Internet

■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand

■ Minibar ■ Cassaforte

■ Aria condizionata

Ristorante:

Carducci - Posti totali: n° 70

Tipo di cucina:

■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale

■ Bar

Parcheggio:

■ Coperto per 50 auto

■ Esterno per 250 auto

❏ Garage convenzionato

Carte di credito:

■ American Express ■ Diners

■ Jcb ■ MasterCard ■ Visa

Hotel Monte Sarago

Corso Mazzini, 233 Ostuni (BR)

Tel. 0831.334470

www.hotelmontesarago.it

Ostuni (Br) – www.hotelmontesarago.it

Hotel Monte Sarago

Controllo della qualità, standard elevati e spazi flessibili, terrazza panoramica compresa, sono plus sempre garantiti all’Hotel Monte Sarago che rilancia un’antica tradizione di ospitalità attraverso concept innovativi e proposte taylor made dedicate ai congressi medici

Èal

centro della città bianca di Puglia che si trova l’Hotel Monte Sarago, un albergo moderno, funzionale, competitivo e in costante evoluzione, sempre in linea con le esigenze del cliente. L’albergo si trova a pochi passi dal centro storico, tanto amato per il suo fascino antico e glamour allo stesso tempo, e dispone di ampie camere caratterizzate da uno stile sobrio ed elegante, dove la ricercatezza dei materiali e le moderne scelte tecnologiche si fondono con il calore dell’accoglienza tipicamente mediterranea. Sono tre poi le sale meeting attrezzate a disposizione: la sala Mazzini, che può accogliere 210 persone sedute, la saletta Galleria che ne accoglie 40 e la saletta Roccia con una capienza di 25 posti. A tutto ciò fungono da corollario innanzitutto il bel ristorante e lounge bar Attico Rooftop 225, dal quale ammirare il panorama sulla piana costellata da ulivi secolari fino al mare, gustando al contempo specialità tradizionali o rivisitate insieme ad ottimi vini, e in secondo luogo i vari servizi di assistenza organizzativi, dedicati proprio al food and beverage per il comfort completo di chi sceglierà l’hotel per il proprio evento. Il nuovo management ha intrapreso inoltre un importante processo di rinnovamento dell’offerta sia per anticipare le richieste del mercato sia per rendere il contesto sempre più vitale e poliedrico, garantendo in ogni occasione qualità, efficienza e assistenza ma soprattutto personalizzazione

in modo che anche la sessione di lavoro più impegnativa diventi una vera e propria esperienza da vivere in un contesto piacevole e accogliente. Completa il tutto la presenza di uno staff interno esclusivamente dedicato agli eventi, il cui obiettivo è quello di rendere più fluida possibile l’organizzazione e la gestione di tutto ciò che ruota intorno a un meeting.

Numero di camere: 67

Numero max meeting room: 3

Capienza meeting room principale (pax): 210

Superficie meeting room principale (mq): 270

Superficie area espositiva (mq): 400

Aeroporto più vicino: Brindisi (km 28)

Indirizzo: corso Mazzini, 233 72017 - Ostuni (Br)

Contatti: tel. 0831 334470

Fax 0831 306493

info@hotelmontesarago.it

www.hotelmontesarago.it

Persone di riferimento: Nicoletta Grassi (Sales Manager) Oronzo Sasso (Direttore)

HOTEL MONTE SARAGO

Lecce – www.hotelpresidentlecce.it

Mercure Hotel President Lecce

Nel cuore di Lecce, capoluogo salentino dall’indiscusso fascino barocco, l’hotel President, parte del gruppo Greenblu Hotels & Resorts, è uno storico quattro stelle dagli spazi ampi e prestigiosi che coniuga praticità e flessibilità in un luogo rinnovato da un recentissimo restyling

Praticità e prestigio nel pieno centro storico di una delle capitali europee del barocco, Lecce. Mercure Hotel President Lecce è un albergo con oltre 50 anni di storia alle spalle che, di recente, si è totalmente rinnovato sia nelle sue 150 camere, suddivise nelle categorie Classic, Superior e Privilege, sia nel ristorante-bar e nelle aree con-

MERCURE HOTEL PRESIDENT LECCE

Brand: Mercure - Greenblu Hotels & Resort

Numero di camere: 150

Numero max meeting room: 9

Capienza meeting room principale (pax): 350

Superficie meeting room principale (mq): 387

Superficie area espositiva (mq): 387

Aeroporto più vicino: Brindisi (47 km)

Indirizzo: via Antonio Salandra, 6 - Lecce

Contatti: tel. 080 2229998

mice@greenblu.it

www.hotelpresidentlecce.it

Persona di riferimento: Daniela Vernice

gressuali. Situato ad appena 350 metri da piazza Mazzini e a circa un km dall’affascinante piazza Sant’Oronzo, assicura ai suoi ospiti una facile mobilità pedonale ma non solo: sua collocazione consente infatti di raggiungere facilmente le attrazioni e i punti d’interesse più significativi di Lecce e del Salento. Il complesso è composto da un unico corpo centrale che ospita al piano terra reception, bar e ristorante, ampio e luminoso. Dal secondo al sesto piano si trovano le 150 camere, di diversa tipologia e design. L’edificio di Via Salandra dispone inoltre di nove sale meeting da 15 a 350 posti, estremamente modulabili e ideali quindi per organizzare convention aziendali, meeting, congressi ed eventi. Le sale sono ubicate su più livelli: la più grande offre la possibilità di ospitare fino a 350 persone, rara per dimensioni così ampie nei centri città che, oltre a essere perfettamente attrezzata, gode anche di illuminazione naturale. Come anticipato, l’albergo è stato sottoposto a un importante intervento di rinnovamento e dalla primavera 2022 gli ospiti sono accolti in una struttura che presenta ambienti rivisitati in seguito alla partnership con il brand internazionale Mercure del Gruppo alberghiero Accor. Il Design, le prestazioni tecniche, le finiture e la qualità dei nuovi materiali scelti ottimizzano gli spazi sia in termini pratici sia estetici. Attraverso l’uso del colore, delle nuove texture e della tipologia di arredi si è arrivati a dare nuova luce agli interni, rendendoli funzionali, moderni e sostenibili. Anche le nove sale meeting sono state riprogettate per mettere a disposizione attrezzature moderne e multimediali e spazi espositivi polifunzionali per offrire quanto di meglio un ospite congressuale cerchi.

Lecce – www.hotelpresidentlecce.it

Mercure Hotel President Lecce

Via Antonio Salandra, 6 73100 Lecce Tel. 080 2229998 mice@greenblu.it www.hotelpresidentlecce.it

Contatti: Ufficio MICE mice@greenblu.it

Daniela Vernice daniela.vernice@greenblu.it

Apertura: tutto l’anno

Sala principale: 350 camere: 150

■ In città

Autostrade A13

Casello di Bari a Km. 160

Stazione di Lecce a Km.

Aeroporto di Brindisi a Km. 39

■ Servizio transfer da/a aeroporto

■ Servizio transfer da/a centro città

DATI CONGRESSUALI

Numero massimo sale: 9

Sala principale: 350 posti

Dimensioni sala principale mq: 387

Altezza sala principale mt: 4

Aree espositive mq:

Attrezzature congressuali

■ Accesso a Internet

❏ Potenza elettrica disponibile Kw

❏ Americane ❏ Americane attrezzate

■ Amplificazione ❏ Passerella per sfilate

■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili

❏ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC

❏ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso

■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture

■ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso

■ Video proiettore ■ Videoconferenza

DATI ALBERGHIERI

■ Camere totali n. 150

■ Classic

■ Superior

■ Privilege

Servizi nelle camere:

■ Room service

■ Accesso a Internet

■ TV digitale

❏ TV satellite

❏ TV on demand

■ Minibar

■ Cassaforte

■ Aria condizionata

Ristorante: Sole Restaurant

Posti totali: n° 290

cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ❏ Internazionale

■ Bar

Parcheggio:

❏ Interno scoperto

■ Coperto per n° 30 auto a pagamento

■ Esterno ❏ Garage convenzionato

Carte di credito:

■ Tutte le principali

Hotel Delfino – Taranto

Mercure Roma West

The Nicolaus Hotel – Bari

Patria Palace Hotel – Lecce

Hi Hotel – Bari

I Turchesi Club Village – Castellaneta Marina

Bari – www.thenicolaushotel.com

The Nicolaus Hotel

PVia Cardinale A. Ciasca, 27 70124 Bari Tel. 080 5682023

events@nicolaushotel.com

www.thenicolaushotel.com

erfetto connubio tra standard internazionali e ospitalità locale, il The Nicolaus Hotel è la location ideale per eventi tailor-made di sicuro successo alla scoperta della Puglia. Situato a Poggiofranco, centro nevralgico ed economico della città di Bari, a metà strada tra il suggestivo centro storico e l’aeroporto internazionale di Bari Karol Wojtyla, il The Nicolaus Hotel è il centro congressi più grande della città. La struttura, attrezzata secondo i più

Contatti:

Simona Sebastiani, Congress Manager simona.sebastiani@nicolaushotel.com

Apertura: tutto l’anno

alti standard tecnologici, dispone di 174 camere panoramiche,15 sale meeting con luce naturale e modulabili con possibilità di una sala plenaria da 1000 persone e un’area expo di oltre 350 mq.

Un team completamente dedicato al MICE, le 4 location ristorative e la wellness area dotata di piscina coperta, palestra e area umida, rendono il The Nicolaus Hotel una vera location d’eccezione.

Monopoli (Ba)

www.torrecintola.it

Torre Cintola Greenblu Sea Emotions

Una completa ristrutturazione avvenuta nel 2018 ha riportato Torre Cintola a essere una delle opzioni Mice vista mare più versatili grazie anche agli agevoli spazi di lavoro, agli ampi spazi aperti e a un’architettura del tutto peculiare

L’Hotel

Torre Cintola è circondato da uno scenario di grande suggestione con una costa rocciosa e insenature naturali a far da scenografica cornice naturale. La struttura è situata sul mare, a Capitolo di Monopoli, località comodamente raggiungibile dai due dei principali aeroporti pugliesi, Bari (a 50 km) e Brindisi (a 60 km); è inoltre

TORRE CINTOLA

GREENBLU SEA EMOTIONS

Brand: Greenblu Hotels & Resorts

Numero di camere: 283

Numero max meeting room: 5

Capienza meeting room principale (pax): 400

Superficie meeting room principale (mq): 300

Superficie area espositiva (mq): 300

Aeroporto più vicino: Bari Carol Wojtyla (50 km)

Indirizzo: C.da Capitolo - Monopoli (Ba)

Contatti: tel. 080 2229998

mice@greenblu.it

www.torrecintola.it

Persona di riferimento: Daniela Vernice

circondata da destinazioni must see come le splendide Polignano a Mare, Ostuni, Alberobello, Locorotondo, Cisternino e Savelletri. Dalla sua completa ristrutturazione, avvenuta nel 2018, ha ripreso una posizione di rilievo nel panorama dell’offerta turistica Mice pugliese, conservando le sue celebri strutture a cupola e aumentando la godibilità degli spazi delle camere, nel pieno soddisfacimento degli standard richiesti a un moderno quattro stelle, cui si unisce una particolare attenzione alla sostenibilità (l’hotel è plastic free, promuove la raccolta differenziata, il recupero dell’acqua piovana e una cucina con materie prime del territorio, solo per citare alcune delle misure). La naturale energia di Torre Cintola Greenblu Sea Emotions, le sale meeting, le aree eventi, gli ampi spazi all’aperto lo rendono dunque uno spazio ideale per congressi e incentive sullo sfondo di un panorama da cartolina, tra i più belli della Puglia. Camere e suite sono 283, unite a cinque sale meeting estremamente modulabili, con il plus della plenaria da 400 posti con una vista che si perde nel blu del mare Adriatico. Tre ristoranti (Sfera, Globo e Blu) e due bar (Emiciclo e Arcuato) rendono ampia e godibile anche l’offerta per i momenti post congress, compresa la possibilità di svolgere molteplici attività sportive sui sette ettari di area verde, dal tennis al calcetto. Oltre che del lido (approntato sulle caratteristiche scogliere di queste zona della Puglia) e delle ampie piscine, l’ospite può usufruire di ulteriori servizi a 360 gradi, fra cui non manca la possibilità, una volta conclusi i lavori, di rigenerarsi nell’accogliente Atmosphera Wellness & Spa.

Monopoli (Ba) – www.torrecintola.it

Torre Cintola Greenblu Sea Emotions

Contrada Capitolo 70043 Monopoli (Ba) Tel. 080 2229998 mice@greenblu.it www.torrecintola.it

Contatti: Ufficio MICE mice@greenblu.it

Daniela Vernice daniela.vernice@greenblu.it

Apertura: da marzo a ottobre

Sala principale: 400 camere: 283

■ Al mare

Autostrada A14

Casello di Modugno a Km. 40

Stazione di Monopoli a Km. 13

Aeroporto di Bari a Km. 50

■ Servizio transfer da/a aeroporto e centro città

DATI CONGRESSUALI

Numero massimo sale: 5

Sala principale: 400 posti

Altezza sala principale mt: 5

Aree espositive mq:

Attrezzature congressuali

■ Accesso a Internet

❏ Potenza elettrica disponibile Kw

■ Americane ❏ Americane attrezzate

■ Amplificazione ■ Passerella per sfilate

■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili

❏ Montacarichi ❏ Palco mobile ❏ PC

❏ Schermi LCD/Plasma/Led ❏ Schermo fisso

■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture

❏ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso

■ Video proiettore ■ Videoconferenza

DATI ALBERGHIERI

■ Camere totali n. 283

■ Doppie

■ Suite

Servizi nelle camere:

■ Room service

■ Accesso a Internet

■ TV digitale ■ TV satellite

❏ TV on demand

■ Minibar ■ Cassaforte

■ Aria condizionata

Ristoranti: n° 3

Sfera, Globo e Terrazza Sole e Luna

cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale

■ Bar

Parcheggio:

❏ Interno scoperto

❏ Coperto

■ Esterno gratuito

❏ Garage convenzionato

Carte di credito:

■ Tutte le principali

Gravina in Puglia (Ba) –

www.vivaiodigitale.it

Vivaio Digitale powered by Macnil

Nella Murgia Valley pugliese si trova una location stimolante ed ecosostenibile, aperta alle idee e alle imprese innovative, dove trovare spazi tecnologici e versatili per eventi o coworking

C’èun luogo in Puglia dove organizzare un evento significa trovarsi in un contesto interessante e aperto all’innovazione: è il Vivaio Digitale di Macnil, a Gravina di Puglia, dedicato alla formazione, alla comunicazione, agli eventi, aperto al territorio e alle aziende che vogliono innovare, start up, PMI e liberi professionisti che cercano una postazione di lavoro in coworking. All’interno dell’headquarter Macnil, una struttura di 4.500 metri quadrati poliedrici e adattabili a diverse esigenze, il Vivaio Digitale offre servizi e soluzioni innovativi per eventi sartoriali in una location Hi-Tech operan-

VIVAIO DIGITALE POWERED BY MACNIL

Indirizzo: Via L. Pasteur, 26 Gravina in Puglia (Ba)

Contatti: tel. 080 2464245

info@vivaiodigitale.it

www.vivaiodigitale.it

Persona di riferimento: Nunzia Balducci nunzia.balducci@macnil.it Cell. 329 0242311

te in rete con il territorio. Ad accogliere gli ospiti, una struttura immersa nel verde e totalmente ecosostenibile, con un team dedicato in grado di proporre personalizzazione e logistica dell’evento, sfruttando al meglio i versatili ambienti indoor e outdoor. Lo spazio più grande può accogliere fino a 600 persone ed è appositamente pensato per ospitare fiere, meeting, congressi e convention. A questo si affiancano l’Anfiteatro esterno da 100 posti e la Sala “Giuseppe Costanza”, vanto del complesso, con capacità fino a 250 posti a sedere, caratterizzata da una completa dotazione tecnologica, palco e videowall 4k. Completano infine il quadro, le otto meeting room che possono accogliere da 6 a 12 persone, ideali per riunioni e attività anche in modalità smart, oltre alla Sala Fleming che ospita fino a 40 persone e la Sala Socrate, fino a 60 persone. Vivaio Digitale è inoltre convenzionato con le migliori strutture ricettive del territorio, situate in un raggio di 15 minuti dalla struttura oppure nella soluzione di “albergo diffuso”, in questo caso senza spostarsi dalla meravigliosa Gravina. Anche dal punto di vista logistico, la sede di Vivaio Digitale è ben collocata, a soli 10 minuti da Matera e 35 minuti dall’aeroporto di Bari/ Palese, facilmente raggiungibile anche dalle destinazioni più importanti della zona, come Castel del Monte, Trani, Altamura, Alberobello e Ostuni. Ricordiamo infine l’area dedicata al coworking, lo spazio pulsante di Macnil, luogo ampio e luminoso, con spazi e servizi adeguati alle esigenze di chi punta sul lavoro smart, in una logica di condivisione di spazi, idee e risorse, per far nascere nuove opportunità.

Gravina in Puglia (Ba) – www.vivaiodigitale.it

Vivaio Digitale powered by Macnil #murgiavalley

Via L. Pasteur, 26 70024 Gravina in Puglia (Ba) Tel. 080 2464245 info@vivaiodigitale.it www.vivaiodigitale.it

Contatti: Nunzia Balducci nunzia.balducci@macnil.it

Apertura: tutto l’anno

Sala principale: 300 a Sedere

■ In città

Stazione di Gravina a Km. 3

Aeroporto di Bari Palese a Km. 50

■ Servizio transfer da/a aeroporto/centro città

DATI CONGRESSUALI

Numero massimo sale: 15

Sala principale: 600 posti in piedi

Altezza sala principale mt: 5,1

Attrezzature congressuali

■ Accesso a Internet ■ Sala Webinar

■ Americane ■ Americane attrezzate

■ Amplificazione ■ Passerella per sfilate

■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili

■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC

■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso

■ Schermo mobile ■ Tensostrutture

■ Traduzione simultanea ■ TV circuito chiuso

■ Video proiettore ■ Videoconferenza

BUSINESS CENTER

■ Postazioni di lavoro n° 80

■ Servizio di segreteria/Reception

■ Linee telefoniche dirette ■ PC

■ Accesso a Internet via cavo

■ Wi-Fi gratuito ■ Fotocopiatrice

Altri servizi:

■ Accessibilità disabili ■ Animali permessi

■ Teatro ■ Area Meeting e Fiere

■ Area Mostre/Installazioni

■ Palestra ■ Giardino

■ Anfiteatro esterno ■ Ludoteca

Servizio catering:

■ Catering convenzionati ■ Bar

Parcheggio:

■ Esterno per n° 300 auto gratuito

■ Parcheggio per pullman

Carte di credito:

■ Tutte le principali

■ Siamo convenzionati con le migliori strutture ricettive del territorio, a massimo 15 minuti dalla nostra struttura.

Matera –

www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mh-matera

UNAHOTELS MH Matera

Non lontano dalla città dei Sassi, la struttura rilancia la sua offerta puntando su un rinnovato e più ampio centro congressi e sulla sinergia con gli ambienti outdoor dove ambientare momenti post congress di grande effetto

Alle porte di Matera, a ricevere il mondo dei congressi c’è UNAHOTELS MH Matera, uno dei punti di riferimento per l’ospitalità business del sud Italia, tra Basilicata e Puglia, con l’aeroporto di Bari Palese a soli 40 chilometri. Moderno quattro stelle, sorge in un parco di cinque ettari tra le alture lucane ed è agevolmente raggiungibile grazie alle principali arterie ferroviarie e autostradali della zona. Le 132 camere, da poco ristrutturate,

Brand di appartenenza: Gruppo UNAHOTELS

Numero di camere: 132

Numero max meeting room: 12

Capienza meeting room principale (pax): 1.000

Superficie meeting room principale (mq): 1.000

Superficie area espositiva (mq): 1.000

Aeroporto più vicino: Bari Karol Wojtyla (40 km)

Indirizzo: Via Germania SN - 75100 Matera (Mt)

Contatti: tel. 0835 215509

mice@mhmaterahotel.com

www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mhmatera

Persone di riferimento: Nadia Petrino

Rosa Lentini - Angelo Grisorio

sono dotate di ogni comfort anche per i momenti di lavoro. All’offerta già ampia si sono aggiunte di recente quattro nuove suite e una loft suite di 100 metri quadrati. Per eventi privati o aziendali c’è il Conference Center, un elegante contenitore con 10 spazi a geometria variabile. Il centro ha ricevuto da poco un premio speciale da In architettura 2023 per il miglior intervento di riqualificazione del patrimonio edilizio esistente. Disposto su due piani, con aree multifunzionali dotate di luce naturale, può accogliere fino a 1.000 persone a platea su due livelli. A disposizione per i congressisti attrezzature di livello come l’impianto audio-video Bose con regia fissa, la telecamera per invio d’immagini agli schermi e due monitor di rimando 65” disposti a metà sala che possono riprodurre le immagini del ledwall e la possibilità di ospitare eventi ibridi. Tutte le aree meeting e ristorative sono insonorizzate e con accesso dedicato: è possibile così organizzare diversi eventi in contemporanea mantenendo la garanzia di esclusività. Oltre che di reception e guardaroba, il centro congressi è dotato di un bar a ogni piano con relativa cucina e foyer. I diversi momenti di un convegno possono essere valorizzati anche dalla combinazione con gli ambienti outdoor come le terrazze e i giardini, compresa la new entry, il Ristorante Aque con affaccio sul Biolago.

Matera – www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mh-matera

UNAHOTELS MH Matera

Via Germania, sn - Borgo Venusio

75100 Matera

Tel. 0835 215111 - Fax 0835 259025 hotel.matera@unahotels.it www.gruppouna.it/unahotels/unahotels-mh-matera

Contatti:

Nadia Petrino, Sales & Conference mice.matera@unahotels.it

Rosa Lentini, Sales & Revenue Manager r.lentini@gruppouna.it

Angelo Grisorio, Sales & Development Manager a.grisorio@gruppouna.it

Apertura: tutto l’anno

Sala principale: 1000 camere: 132

■ In città

Autostrade A14

Casello di Bari/Altamura SS 96 Matera a Km. 50

Stazione di Matera Ferrandina a Km. 30

Stazione di Bari Centrale a Km. 60

Aeroporto di Bari Palese a Km. 45

■ Servizio transfer da/a aeroporto

■ Servizio transfer da/a centro città

DATI CONGRESSUALI

Numero massimo sale: 12

Sala principale: 1000 posti

Dimensioni sala principale mq: 1000

Altezza sala principale mt: 6,00

Aree espositive mq: 1.500

Attrezzature congressuali

■ Accesso a Internet

■ Potenza elettrica disponibile Kw 15

❏ Americane ❏ Americane attrezzate

■ Amplificazione ■ Passerella per sfilate

■ Cabina regia ■ Lavagna a fogli mobili

■ Montacarichi ■ Palco mobile ■ PC

■ Schermi LCD/Plasma/Led ■ Schermo fisso

■ Schermo mobile ❏ Tensostrutture

■ Traduzione simultanea ❏ TV circuito chiuso

■ Video proiettore ■ Videoconferenza

DATI ALBERGHIERI

■ Camere totali n. 132

■ Doppie 132 ■ Superior 14 ■ Deluxe 2

■ Junior Suite 4 ■ Executive Suite 1

■ Suite Open Space 1 ■ Loft Suite 1

Servizi nelle camere:

❏ Segreteria telefonica ■ Room service

■ Accesso a Internet

■ TV digitale ■ TV satellite ❏ TV on demand

❏ Minibar ■ Cassaforte

■ Aria condizionata

Ristoranti:

La Piazzetta - Posti totali: n° 100

cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale

Carrubi - Posti totali: n° 200

cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale

Giardini Venusio - Posti totali: n° 400

cucina: ■ Tipica ■ Nazionale ■ Internazionale

■ Bar Parcheggio: ■ Interno scoperto ❏

Four Points by Sheraton Catania Hotel & Conference Center è il punto di riferimento in Sicilia per gli eventi medico-scientifici da oltre quarant’anni. L’hotel dista 10 minuti in auto da Catania e 20 minuti dall’Aeroporto Internazionale e dispone di uno dei più ampi e flessibili centro congressi della Sicilia orientale: questo consente di ospitare eventi di varie dimensioni e tipologie, garantendo al contempo servizi di alta qualità e tecnologie all'avanguardia. Con ben 4 Certificazioni ISO su Sistema Ambientale e Sostenibilità, l’hotel offre una serie di servizi e soluzioni per l’organizzazione di eventi a basso impatto ambientale

2 Conference Center modulabili

15 sale per eventi fino a 800 pax

4 salette executive

Ristorante fino a 350 coperti

Standing buffet fino a 600 pax

Servizi tecnici e assistenza personalizzata

Almar Giardino di Costanza

SVia Salemi km 7,100 91026 Mazara del Vallo (Tp) Tel. 0923 675000 info@almargiardinodicostanza.com www.almargiardinodicostanza.com

ituato nelle immediate vicinanze delle meravigliose coste della Sicilia occidentale, a pochi chilometri dall’incantevole e pittoresca cittadina di Mazara del Vallo, e a breve distanza da alcune delle più belle meraviglie siciliane, Almar Giardino di Costanza Resort & Spa rappresenta il connubio tra modernità e usanze Occidentali con influenze di carattere internazionale. Nella zona adiacente al Resort sorge la famosa villa

Contatti: Laura Munari, Cluster Events Manager laura.munari@hnh.it

Apertura: aprile - ottobre

ottocentesca “Fontanasalsa”, incantevole complesso di circa 2000 mq, a cui si accede percorrendo un importante viale ombreggiato da secolari Magnolie ed Eucalipti. Composto da 8 sale e saloni e una suggestiva piazza centrale, ha una capienza massima di circa 900 persone ed è la location ideale per importanti eventi, presentazioni di auto o indimenticabili congressi in un contorno quasi fiabesco.

Grand Hotel Piazza Borsa

SVia dei Cartari, 18 90133 Palermo

Tel. 091 320075

piazzaborsa@piazzaborsa.it

www.piazzaborsa.it

ito nel cuore del centro storico di Palermo a breve distanza dalla stazione Centrale, dal porto ed a pochi passi dai principali monumenti della città. L’Hotel è stato ricavato da un sapiente restauro e recupero di 3 palazzi storici già esistenti: un edificio del 600, ex convento dei “Mercedari scalzi di cui rimane il meraviglioso Chiostro; il “Palazzo Cattolica Briuc­

Contatti: Pierpaolo Nuzzo, Hotel Manager piazzaborsa@piazzaborsa.it

Apertura: tutto l’anno

cia” di fine ‘700 ed infine una costruzione dei primi del’ 900, progetto e realizzazione di Ernesto Basile. L’albergo è composto da 127 camere e suite, spazi e sale meeting di varie dimensioni fra cui la meravigliosa sala monumentale Ducrot ed i salotti attigui. Interno alla struttura il Ristorante liberty “Kemonia” e un lounge bar bistrot entrambi aperti tutti i giorni.

Hotel Regina Margherita

L’

Viale Regina Margherita, 44 09124 Cagliari

Tel. 070 670342 booking@hotelreginamargherita.com www.hotelreginamargherita.com

Hotel Regina Margherita è situato nel centro di Cagliari, nella via che dall’antico quartiere fortificato di Castello scende verso la passeggiata elegante davanti al porto. È un albergo moderno e accogliente che unisce eleganza e discrezione, che concilia il design con la tradizione dell’ospitalità. Vi offre tutti i comfort proprio nel centro storico, dove ogni angolo e ogni muro vi raccontano i

Contatti: Renato Barbon, Direttore booking@hotelreginamargherita.com

Apertura: tutto l’anno

secoli passati. È il luogo perfetto per il lavoro e le riunioni e insieme quello magico per le vacanze e il relax. Nell’ottica di un miglioramento compatibile con la natura e un progetto di crescita legato ad una politica basata sulla qualità, lo staff dell’hotel Regina Margherita ha sottoposto i propri processi produttivi a severi controlli qualitativi e sin dal 2000 è in possesso dei marchi derivanti la certificazione di qualità.

Lu’ Hotel Carbonia

I★★★★

Via Costituente, snc 09013 Carbonia (Sud Sardegna) Tel. 0781 665020 info@luhotel.it www.luhotel.it

l Lu’ Hotel Carbonia è una moderna struttura 4 stelle con un funzionale centro congressi composto da 4 sale dalla capacità totale sino a 450 posti.

È situata all’ingresso della città di Carbonia, a 50 minuti dall’aeroporto di Cagliari Elmas.

Dispone di 78 camere tra comfort, deluxe, prestige e junior suite, dotate di ogni comfort per offrirvi il massimo relax anche nelle trasferte di lavoro. L’hotel offre inoltre un suggestivo ristorante design con veranda vista giardino, elegante American bar, un’area fitness attrezzata e un ampio parcheggio privato.

Il centro congressi è dotato delle più moderne tecnologie e spazi in grado di consentire l’allestimento di diverse tipologie di eventi, quali riunioni aziendali, corsi di formazione, lanci di prodotto, workshop, seminari ed esposizioni. L’area si compone di una sala

Contatti:

Roberto Ghessa, General Manager direzione@luhotel.it

Alessandro Lusci, Sales & Marketing sales@luhotel.it

Apertura: tutto l’anno

congressi con una capienza di 200 posti, due salette modulabili fino a 25 posti e un salone eventi/spazio espositivo di circa 600 mq con una capacità modulabile da 50 a 450 posti.

Palazzo Doglio

PVico del Logudoro, 1 09127 Cagliari

Tel. 070 64640

info@palazzodoglio.com

www.palazzodoglio.com

alazzo Doglio, situato nel cuore di Cagliari, si sviluppa attorno ad una ariosa piazza interna a cielo aperto, la Corte Doglio e consta di 72 camere suddivise in quattro diverse tipologie. ll Centro Congressi si compone di un ex teatro, situato a pochi passi dalla Corte, trasformato in suggestivo spazio congressuale capace di ospitare fino a 1000 partecipanti e di 3 sale meeting. Una vasta gamma di occasioni, da raccolti meeting dirigenziali a grandi eventi, trova qui la sua cornice ideale. Il Teatro Doglio rappresenta una location attrezzata e funzionale, perfetta per ospitare diverse tipologie di evento: congressi medici, presentazione di prodotti, convention, eleganti gala, attività di team building e molto altro ancora. Le 3 sale meeting, di cui due situate all’interno del

Contatti: Francesca Lucchese, Sales&Event Manager mice@palazzodoglio.com

Apertura: tutto l’anno

Teatro e una all’interno dell’Hotel, impreziosite dalla luce naturale, rappresentano la location ideale per ospitare meeting di lavoro di medie dimensioni o riunioni con un numero ristretto di partecipanti. Completano l’offerta 170 mq di spazio pensato per trasformarsi in area espositiva o catering. Tutte le sale sono dotate di tecnologie audiovisive all’avanguardia e collegamento internet in modalità wireless.

Palau (Ss) – www.hotelcaladilepre.com - www.delphina.it

Park Hotel Cala di Lepre

ILoc. Cala di Lepre 07020 Palau (Ss) Tel. 0789 790078 meeting@delphina.it www.hotelcaladilepre.com www.delphina.it

n posizione strategica, di fronte alla Costa Smeralda e ai confini del Parco Nazionale dell’Arcipelago di La Maddalena, il Park Hotel Cala di Lepre è immerso nella vegetazione mediterranea del promontorio di Capo d’Orso a 3 Km da Palau e a 39 Km a nord di Olbia. La location ideale per abbinare un congresso aziendale ad appassionanti attività alla scoperta del Nord Sardegna. Le 174 camere e suite, tutte al piano terra con ingresso indipendente e veranda attrezzata, sono caratterizzate da un’elegante semplicità e da un arredo che richiama la tradizione gallurese tipica del Nord Sardegna. Una varia offerta enogastronomica arricchisce la qualità dei due ristoranti Arcipelago e Le Terrazze, location ideali per cene informali e ricevimenti di gala. Per gli incontri di lavoro, una sala moderna e confortevole con capacità massima di 220 posti (210 mq), divisibile in due sottosale insonorizzate con pareti mobili, adiacente al ristorante per coffee break e light lunch. Completano l’offerta attrezzature e aree dedi-

Contatti: Silvia Ibba, Responsabile Reparto MICE meeting@delphina.it

Apertura: da aprile a ottobre

cate allo sport, il centro benessere D’ea Marina, due bar, ampi parcheggi privati e colonnine di ricarica per veicoli elettrici. L’esperienza ventennale nell’organizzazione di eventi dello Staff Incentive & Meeting Delphina permette di curare e personalizzare ogni evento nei minimi dettagli: allestimento, dotazioni tecniche, accomodation, attività outdoor.

Villasimius (Su) –

www.pullman-timiama-sardegna.com

Pullman Almar Timi Ama

CViale dei Ginepri, 3 09049 Villasimius (Su)

Tel. 070 79791

H3040@accor.com

www.pullman-timiama-sardegna.com

ollocato sull’estrema punta sud-orientale della Sardegna, nel cuore dell’Area Marina Protetta

Capo Carbonara, il Pullman Almar Timi Ama gode di un’ambientazione mozzafiato. Qui stimoli e ispirazione non sono riservati solo ai vacanzieri, ma ve li portiamo con la stessa passione anche ai congressi e agli eventi aziendali. L’hotel dispone di 254 camere, 4 ristoranti, 4 bar e 4 sale meeting capaci di accogliere fino a 350 persone. Durante l’evento, gli organizzatori possono fare affidamento su un IT Solutions Manager e un Event Manager dedicati. E quando è ora

Contatti: Laura Munari, Cluster Events Manager laura.munari@hnh.it

Apertura: da maggio a ottobre

di rilassarsi, ecco i Chill-Out Spaces: sale confortevoli impreziosite da un caleidoscopio di colori cangianti, perfette per pause e coffee break. Ogni pasto riserva una varietà inaspettata di piaceri nei quattro ristoranti dell’hotel: dalle invitanti specialità mediterranee alla cucina internazionale, dalla gastronomia fusion alle cucine a vista.Tra i servizi aggiuntivi, intrattenimenti sportivi o musicali e numerose attività outdoor.

Il Pullman Almar Timi Ama dista 2 km dal centro abitato di Villasimius e 55 km dall’Aeroporto di Cagliari

Elmas “Mario Mameli”.

Sardegna Hotel Suites & Restaurant

I★★★★

Via Lunigiana, 50 09122 Cagliari

Tel. 070 286245

info@sardegnahotelcagliari.it

www.sardegnahotelcagliari.it

l Sardegna Hotel Suites & Restaurant è caratterizzato da un design contemporaneo e offre camere Classic, Superior e Suite ad alta tecnologia con Wi-Fi veloce gratuito illimitato e tutti i comfort più moderni. Ubicato a 4 km dall’Aeroporto Internazionale di Cagliari e a 5 minuti in auto dal centro storico, dispone di un ristorante esclusivo con pareti in vetro, consigliato nella Guida Michelin, un parcheggio ombreggiato gratuito con videosorveglianza, di varie sale conferenze e di un moderno lounge-bar e pianoforte con mobili d’epoca. ll tuo spazio Mice a Cagliari. Un Centro Congressi adatto ad ospitare meeting, incen-

Contatti: Front Office info@sardegnahotelcagliari.it

Apertura: tutto l’anno

tive, convegni ed esposizioni. Una storica location che si distingue per la versatilità dei suoi ambienti polifunzionali, la tecnologia avanzata degli impianti audio-video e la professionalità dello staff. La Sala Plenaria è modulabile in sale meeting distinte, climatizzate e dotate della tecnologia più avanzata per rispondere a ogni esigenza e per differenti lavori in contemporanea. L’hotel dispone anche di altre Sale di varia capienza e tipologia, e può offrire svariate proposte personalizzabili, su misura, di coffee break, colazioni di lavoro e light lunch aziendali, cene di gala, catering e banqueting.

Alghero (Ss) –

www.smyhotels.com/it/smy-carlos-v-alghero

Smy Carlos V

L’Lungomare Valencia, 24 07041 Alghero (Ss) Tel. 079 7920600

info.carlosv@smyhotels.com

www.smyhotels.com/it/smy-carlos-v-alghero

Hotel Smy Carlos V ad Alghero, in Sardegna, è situato in posizione strategica a pochi minuti dall’aeroporto internazionale ‘’Riviera del Corallo’’ e dominante la costa. Offre spazi di grande respiro per godere di un soggiorno estremamente rilassante e confortevole ed è possibile raggiungere facilmente il centro storico di questa città storicamente conosciuta per le sue splendide spiagge di sabbia bianca e fine.

Il centro congressi dell’Hotel Carlos V può ospitare fino a 350 persone e dispone di sale modulari, completamente attrezzate, per ospitare meeting ed eventi e rispondere alle diverse esigenze di allestimento.

La lobby di alta classe con reception, è una gradevole

Contatti:

Massimo Giacalone, Direttore Vendite massimo.giacalone@smyhotels.com

Apertura: tutto l’anno

armonia di forme e colori, frutto di uno studio improntato sull’architettura d’interni.

Dalla terrazza dell’hotel si può godere una vista panoramica con sconfinati orizzonti, dal promontorio di Capo Caccia che ridisegna la sagoma del gigante dormiente, alla litoranea che nasconde la città marina di Bosa. In estate è possibile organizzare buffet lunch o semplicemente godere della magnifica vista sorseggiando un aperitivo.

Sulla terrazza affaccia anche il nostro ristorante ‘’Del Emperador’’ con proposte à la carte della cucina tradizionale sarda mentre il ristorante ‘’Imperial’’ con gradevole vista giardino e piscina di acqua di mare, offre spazi più ampi ed è un’ottima location per banchetti e cene di gala.

UNAHOTELS T Hotel Cagliari

UVia dei Giudicati, 66 09131 Cagliari Tel. 070 47400 congress@thotel.it www.thotel.it

NAHOTELS T Hotel Cagliari, Alta Ospitalità nel cuore di Cagliari. 207 camere, vere e proprie oasi di comfort e di colore; suggestive location per eventi, ambientazioni moderne per ogni esigenza business e un centro benessere accogliente. Di fronte al Teatro Lirico e al Parco della Musica, UNAHOTELS T Hotel Cagliari si trova in una zona comoda e silenziosa vicino alle più importanti vie dello shopping e con una passeggiata si possono raggiungere i quartieri storici di Villanova e Castello con il Bastione San Remy in centro città. Oltre 5.000 eventi tra congressi nazionali, conferenze internazionali, vertici ministeriali, seminari e meeting in una realtà che soddisfa le più elevate esigenze del segmento Congressi, Meeting & Convention. 8 sale impreziosite dall’illuminazione naturale e da tecnologie audiovisive all’avanguardia, spazi modulari capaci di ospitare da 2 fino a 300 partecipanti. 175 mq di spazi dedicati ad area espositiva. Tutte le sale sono dotate di collegamento internet in modalità wireless e

Contatti: Raffaella Demi, Ivano Etzi congress@thotel.it

Apertura: tutto l’anno

wired. Per le pause durante la giornata il TBar, TBistrot con il TGarden sempre aperti anche agli ospiti esterni e l’eccellenza gastronomica del TRestaurant per la cena. Parcheggio, Centro Fitness e connessione internet wi-fi gratuiti per tutti gli ospiti. Reception 24h24. All’UNAHOTELS T Hotel Cagliari il dinamismo non manca: il soggiorno inizia dalla grande hall dove, con grande immaginazione e creatività si ospitano mostre d’arte contemporanea con uno sguardo attendo alla tradizione artigianale della Sardegna. Vetrina in divenire dello stile e dell’ospitalità, UNAHOTELS T Hotel Cagliari vi aspetta nella capitale del Mediterraneo. Il nuovo spazio del T15 è un ambiente esclusivo sulla iconica Torre che da sempre ci contraddistingue. Una grande vetrata sulla città per un panorama che sorprende: dalla spiaggia del Poetto al Castello di San Michele in un’ampia sala al 15mo piano. 180 mq dedicati a interviste, presentazioni, piccoli eventi e feste private con un finger gourmet menù dedicato.

Gli animali ringraziano per la concessione gratuita di questo spazio.

Ascoltare è un’arte. Creare ad arte è una missione. La nostra.

CREIAMO EMPATIA, ISPIRIAMO EMOZIONI