Aprende a liderar y no lidiar con proveedores

La industria de reuniones es altamente prestigiada y galardonada, pero los meeting planners sabemos que todos los días estamos susceptibles de enfrentar nuevos desafíos. Como integradores de servicios, la clave radica en presentarnos de manera consistente y con una sola cara ante el cliente.

Por: Juan Carlos Lozano*

Haciendo una analogía con una sinfónica, los organizadores de eventos tenemos que ser extraordinarios y precisos directores de orquesta. Contratar proveedores no es una misión imposible, pero definitivamente hay que dedicarle tiempo, esfuerzo y recursos humanos para elegir las mejores opciones, además de asegurarnos de que sean profesionales, honestos y altamente comprometidos. Por ello, te dejo estos tips:

• Contrata proveedores que cuenten con experiencia y buena reputación

• Asegúrate de que el servicio que ofrecen sea verdaderamente suyo y no subcontratado

• Cerciórate que la empresa tenga buena capacidad financiera, profesionalismo y obviamente calidad en sus productos y servicios

• Solicita referencias e investiga nombres de clientes para los que haya trabajado

La mayoría de los problemas con los proveedores son detonados por falta de seguimiento. La planeación de eventos requiere de una logística y coordinación efectiva, por lo que es fundamental contar y compartir con tus proveedores un adecuado plan de trabajo, check list y, sobre todo, nunca te confíes; siempre confirma cada detalle, días previos al evento.

La buena comunicación es fundamental, si en el proceso de planeación aparecen malos entendidos, existe el riesgo de que se presenten problemas y no se cumplan los acuerdos que quedaron por escrito en los contratos.

Si bien es importante ser paciente y saber lidiar con ciertos problemas que se presentan en el camino, contempla estar listo para enfrentar serias discusiones o tomar decisiones drásticas en caso de que detectes que el proveedor no está comprometido y no cumple puntualmente con los tiempos establecidos durante el proceso de planeación. Te aconsejo que tengas diversas alternativas por si alguno de tus proveedores “se desafina” y no demuestra voluntad para resolver inmediatamente el inconveniente.

En nuestro caso tenemos un departamento especializado de compras; un equipo responsable de la relación y negociación con los proveedores el cual establece políticas, listas de precios, descuentos, comisiones, formas de trabajo, fechas, horarios de pago y, lo más importante, se encarga de generar una relación personalizada con cada empresa. Nunca olvides que los proveedores son un factor indispensable en el éxito en un evento corporativo; si uno falla, el evento corre riesgo; si más de uno no hace lo que le corresponde, el evento está en peligro. Te exhorto a lograr que tus proveedores se conviertan en tus “socios de negocios”, se sentirán más valorados y comprometidos.

También es bueno dar oportunidad a prestadores de servicios nuevos que ofrezcan innovaciones. A veces los “de casa” pueden estar ocupados y sobresaturados en fechas cruciales para ti. También te aconsejo que tengas un método para certificar y alinear a cada uno de ellos, a fin de trabajar en armonía. Igual que un director de orquesta, un meeting planner dirige, unifica, ensaya, guía, interpreta, se responsabiliza, lidera con su propia mente y su propio cuerpo, así que ¡toma la batuta!

*Director General de Creatividad @jlozano_creati