Lo mejor de sí hasta cruzar

Cómo organizar y posicionar un encuentro deportivo en una gran ciudad y no fallar en el intento.

Por: Anahí Medrano Granados

EN UN LAPSO DE SEIS AÑOS EL MARATÓN ESCALÓ DEL 300º AL 9º LUGAR A NIVEL MUNDIAL EN EL RANKING DE LA ASOCIACIÓN INTERNACIONAL DE MARATONES Y CARRERAS DE DISTANCIA (AIMS, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS).

En entrevista exclusiva con MDC The Event Planner’s Magazine, platicamos con Javier Carvallo, director del Maratón de la Ciudad de México Telcel —uno de los eventos más importantes y con alto nivel de participación en Latinoamérica, el cual en su última edición recibió la certificación ORO por la Asociación Internacional de Federaciones de Atletismo (IAAF, por sus siglas en inglés)—, quien nos comparte algunos tips para organizar un gran evento deportivo, en una gran metrópoli y colocarlo en el top mundial.

1. LA SEGURIDAD ES LO MÁS IMPORTANTE en todo tipo de evento que organices, la parte técnica tiene que funcionar a la perfección. “En el caso de una carrera, de la salida a la meta debe ser una ruta 100% resguardada, con servicios médicos y puntos de abastecimiento de bebidas hidratantes gratuitas.”

2. Ten muy claro cuál es tu evento, a quién va dirigido y qué es lo que buscas del mismo, asegúrate de tener todo lo necesario a nivel administrativo, operativo y en la producción. NUNCA ASUMAS.

3. Forma un equipo de trabajo EXPERTO EN LA MATERIA, que conozca muy bien sus funciones. “La mayor parte de mi equipo había trabajado y traía la experiencia de los XVI Juegos Panamericanos en Guadalajara, pero lo más importante es que se comprometió y creyó en el proyecto. Tu gente es parte fundamental para alcanzar el éxito.” 4. El deporte es para todos, SÉ INCLUYENTE. “No solo es que exista la categoría, dale la atención que requiere, adapta los espacios y asegúrate de que funcionen. En el último maratón tuvimos 40 personas con discapacidad, desde la convocatoria se hizo ruido para que se inscribieran, ellos también recorrieron los 42 km, lo terminaron en hora y media aproximadamente.”

5. Promueve la reducción del impacto ambiental y el manejo adecuado de los residuos. La edición 2018 del maratón obtuvo la certificación Evergreen por parte del Consejo del Deporte Responsable, debido a la sostenibilidad en pro del medio ambiente, máxima categoría a la que se puede aspirar y que únicamente la ostentaba el Bank of America Chicago Marathon.

6. Ten un manual de MANEJO DE CRISIS. “Por más que creas que tienes todo cubierto no es cierto, estás expuesto a condiciones meteorológicas y otros factores externos (algún citadino enojado por el cierre de calles, algún automovilista imprudente), establece un plan para visualizar cómo respondería tu equipo ante posibles situaciones.”

7. No lo hagas solo por negocio. “Si quieres hacer un campeonato de pentatlón o natación no solo te debe de gustar sino APASIONAR. Soy corredor internacional y conozco las necesidades de los corredores, siempre estoy en la mira de experiencias en otras carreras.”

“Nunca pienses que lograste la perfección, siempre hay algo que mejorar. Cree en tus proyectos y desarróllalos con pasión. El involucramiento de la ciudadanía es una de mis mayores certificaciones. IMPACTA DE MANERA POSITIVA, vive y respira tu evento, involúcrate, conócelo y mejóralo. Nunca dejes de aprender.”

JAVIER CARVALLO,

DIRECTOR DEL MARATÓN DE LA CIUDAD DE MÉXICO TELCEL

EN SEIS DE LAS EDICIONES SE ENTREGÓ UNA MEDALLA CON UNA LETRA (M EN LA 1ª EDICIÓN, E EN LA 2ª…), QUE EN CONJUNTO FORMARON LA PALABRA MÉXICO.

EN NÚMEROS

Maratón de la Ciudad de México Telcel 2018

42.19

km

40 mil

participantes

4

veces más que la 1ª edición (2013 vs 2018)

27 mil 544

corredores finishers

8 mil

integrantes del equipo de trabajo

90 mdd

de derrama en la capital

90%

de ocupación hotelera

5 TIPS PARA ORGANIZAR MAGNOS EVENTOS Y NO MORIR EN EL INTENTO

Lo ideal es tener suficiente tiempo para revisar cada detalle con calma, pero como meeting planner sé que no siempre se tiene el necesario, así que pon en práctica estas recomendaciones para tener todo bajo control.

Por: Juan Carlos Lozano*

Haber sido parte y responsable de liderar la organización y logística de la misa que ofició el Papa Francisco en Ecatepec, Estado de México, ha sido una de las experiencias más gratas y memorables a lo largo de mi carrera como meeting planner. Si bien es cierto que independientemente de la magnitud del evento (realizado en 2016) todos tienen los mismos componentes: planeación, logística, audiencia, presupuesto, contenido, etc., este fue muy diferente debido a la fe y misticismo que giró alrededor del vocero y la audiencia.

Con tan sólo tres meses para organizar la reunión que superó el millón de personas, uno de los mayores retos fue coordinar a todos los voluntarios que deseaban contribuir; más de 20,000 para el perímetro exterior y 3,500 para el interior. Otro desafío fue lidiar con el protagonismo de muchas personas e instituciones involucradas; hacerles saber que todos juegan un papel importante y que la clave era trabajar de manera colaborativa profesional y desinteresada, no fue sencillo. Si estás a cargo de un magno evento o estás interesado en saber cómo organizarlo, te comparto cinco recomendaciones que te serán de gran utilidad:

01

Establece una línea de

mando clara. Cuando hay tantas personas involucradas resulta imprescindible que todos conozcan y respeten esa línea para que los esfuerzos estén bien dirigidos y la comunicación sea efectiva.

02

Crea comités. Delegar y dividir el trabajo de manera organizada hará que cada encargado de comité atienda necesidades específicas y una sola persona alinee los esfuerzos de todos; es como armar un rompecabezas.

ORGANIZAR ESTE TIPO DE EVENTOS ES SIN DUDA UN GRAN DESAFÍO QUE REQUIERE EXPERIENCIA, DISCIPLINA, OBJETIVIDAD, PACIENCIA Y MUCHO AMOR POR LO QUE HACES. SON MUCHAS HORAS DE TRABAJO, PERO CUANDO VES LOS RESULTADOS SABES QUE TODO VALIÓ LA PENA Y QUE LA VERDADERA ESENCIA DE UN MEETING PLANNER RADICA EN SU NIVEL DE PASIÓN.

*Juan Carlos Lozano es director general de la empresa Creatividad / @jlozano_creati

03

Sé incluyente y educado.

En este tipo de eventos son muchas las personas que desean participar de manera voluntaria; es importante que le otorgues un lugar a cada una y las coloques donde puedan ser útiles. Cuando no haya capacidad para más, dilo de manera respetuosa.

04

Sé objetivo. Se requiere de una gran capacidad de síntesis para distinguir lo relevante de lo urgente. Esta habilidad es indispensable en eventos en los que hay que atender mil cosas, muchas de las cuales surgen de manera espontánea.

05

Pon en práctica la tolerancia a la incertidum-

bre. En eventos tan grandes es imposible tener todo bajo control, siempre surgen situaciones o problemas que tienes que resolver en el momento, con la cabeza fría. Ten siempre presente que lo más importante es la integridad de las personas.