CONTABILIDAD básica

Tener unas nociones básicas de contabilidad nos ayuda a conocer la situación financiera de la empresa, determinar si está reportando beneficios o pérdidas y tomar decisiones que permitan mejorar la rentabilidad, ampliar sus servicios o contribuir a su desarrollo.

natalia sagarra

EspEciEs@ grupoasis.com

Un empresario no necesita ser experto en contabilidad, pero sí debe desarrollar su inteligencia financiera. Tiene muchas tareas prioritarias que realizar todos los días, por lo que no puede ni debe dedicar su tiempo a llevar la contabilidad íntegra del negocio. Pero sí es importante el control, ya que sin él, no hay éxito. Controlar no significa realizar esa actividad de manera personal.

Todos los propietarios de un comercio deberían conocer los aspectos básicos de la contabilidad, ya que tener la capacidad de exigir la información que les sirve para tomar decisiones oportunas les da la oportunidad de aumentar las ganancias.

La mayoría de los dueños de negocios familiares o pequeños que existen en España maneja los recursos con que cuenta su negocio, y se basa en la experiencia y el sentido común. Como conoce bien su negocio, sabe aproximadamente cuánto se ha vendido y cuánto se ha comprado, es decir, gastos e ingresos, no solo el dinero que hay en caja.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad registra, clasifica y resume las operaciones económicas que realiza la empresa, con el objeto de conocer el estado de las cuentas para obtener la información financiera necesaria para tomar decisiones y realizar la declaración tributaria correctamente.

Hay quienes siguen aferrados al papel y llevan los datos anotados en libretas, pero existen multitud de programas informáticos que simplifican el proceso.

Hay que controlar las ventas del día (para conocer los ingresos diarios), así como llevar la cuenta de todos los gastos (compras a proveedores, rentas, consumos de servicios…). Al final de cada semana se puede hacer un balance y al final del mes un balance general.

Más profesionales de los que creemos no son conscientes de la diferencia entre ingresos y cobros, ni entre gastos y pagos.

Puede ser que la tienda proporcione unos resultados muy favorables y sin embargo no pueda hacer frente a los pagos a corto plazo. Por tanto, no es suficiente conocer la situación de las ventas y los gastos, sino que el propietario tiene que controlar la tesorería de su negocio, supervisando los plazos de cobro a los clientes y los de pago a sus proveedores. Si el negocio es estacional se tiene que ser muy previsor para hacer frente a los gastos fijos.

Además hay que llevar al día el inventario (a través de un sistema informático) del material en stock y del material vendido o defectuoso.

El balance general

Es un resumen claro y sencillo sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada y responde a las preguntas: - ¿Con cuántos recursos cuenta la empresa para la realización de sus actividades? - ¿Cuánto se debe de esos bienes? - ¿Con cuánto participa el dueño de la empresa?

Su elaboración puede ser mensual, semestral o anual según las necesidades del propio microempresario.

Para facilitar la claridad e interpretación del balance general, los datos económicos se agrupan en: • Activos: objetos de valor que posee el negocio, los bienes y derechos que posee la microempresa. • Pasivos: deudas que tiene la empresa y que en un plazo debe pagar con dinero, productos o servicios. • Capital o patrimonio neto: recursos de la empresa, los cuales incluyen las aportaciones del empresario, más las ganancias o menos las pérdidas que sufre el aporte inicial.

Para determinar el capital existente, es decir, el patrimonio neto de la empresa, se resta al total de los recursos (activo) el total de obligaciones (pasivo).

ACTIVO (recursos) – PASIVO (obligaciones) = CAPITAL (patrimonio neto)

El balance general resume la información contable que resulta de las transacciones económicas efectuadas a una fecha determinada.

La contabilidad es la herramienta que permite a la empresa tomar decisiones partiendo de la información más adecuada.

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Saber es poder

Conocer la contabilidad de la empresa puede dar respuesta a cuestiones del tipo: • ¿Cuánto dinero tengo disponible en las cuentas bancarias? • ¿Cuánto dinero me debe un cliente? • ¿Cuál es el valor de las distintas existencias que tengo en el almacén? • ¿Cuánto tiempo tardo, de media, en cobrar una factura emitida a un cliente? • ¿Cuál es el beneficio que ha generado la empresa en el primer trimestre del año? • ¿Cuál es el importe de la liquidación de IVA del presente trimestre?

Activos y pasivos

Activos

Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad para convertirse en dinero en efectivo (o liquidez).

1. Activo circulante

Son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en dinero en efectivo mientras está funcionando el negocio. • Dinero en caja y en bancos. • Inversiones en valores de inmediata realización. • Cuentas por cobrar (clientes). • Todos los productos en depósito que están a la venta.

2. Activo fijo

Son bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son necesarios para transformar, vender y distribuir los productos (caja registradora, mobiliario, bañera para perros…). Estos sufren pérdidas de valor por el simple paso del tiempo, su uso u obsolescencia tecnológica: • El local en propiedad (es una excepción, ya que en principio no pierde valor). • Maquinaria y equipo específico (elementos de peluquería, equipamiento veterinario, jaulas…). • Equipo de oficina (ordenador…). • Equipo de transporte (vehículos de reparto).

3. Otros activos

Son aquellos pagos que hace por anticipado la empresa por la prestación de un servicio o por la adquisición de un bien que no se utiliza de inmediato, sino en el transcurso de un tiempo determinado y que finalmente se convierten en gasto afectando a los resultados de la empresa: • Alquileres pagados por anticipado. • Patentes y marcas. • Primas de seguros.

Pasivos

Los pasivos se clasifican de acuerdo con el grado de exigibilidad en que haya que cubrirlos.

le hacer de acuerdo con la exigibilidad que tengan esas deudas: • Proveedores. • Créditos bancarios a corto plazo. • Impuestos por pagar. • Acreedores diversos.

2. Pasivo a largo plazo

Son aquellas deudas que se deben pagar en un periodo mayor de un año (como obligaciones con bancos a largo plazo). • Los estados de resultados que se elaboren deben reflejar sólo la situación de la empresa. • La información que sirva de base para elaborar los estados financieros debe incluir sólo la que se haya generado en el periodo que se considera (mes, trimestre, semestre o año). • Las adquisiciones de activo (alimentos, accesorios, complemetos, etc.) deben registrarse al coste de adquisición. • Hay que registrar las operaciones en el momento en que se realizan, porque si se pospone su registro se podría olvidar y la información financiera no sería válida.

Guarda y ordena todas tus facturas y observa que cumplen con los requisitos (incluir el tipo de IVA aplicado y las retenciones si procede).

3. Otros pasivos

Incluyen las obligaciones derivadas de cobros anticipados por la entrega de productos o la prestación de servicios (como anticipos de clientes o alquileres cobrados por anticipado).

El estado de resultados

Es un informe muy importante ya que permite determinar si la empresa ha experimentado ganancias o pérdidas en un periodo determinado. Cuando ese lapso comprende un año de operaciones se conoce como ejercicio económico.

En el balance general sólo se indican de forma global las ganancias o pérdidas que aumentan o disminuyen el capital, mientras que en el estado de resultados se analizan con detalle las operaciones que dieron origen a los ingresos y a los gastos, con el objeto de llegar al resultado que se indica en el balance general.

Como hemos comentado anteriormente este debe ser complementado por un control de la tesorería, que es la que se encarga más directamente de los movimientos reales del dinero que entra y sale de la empresa, y aglutina todas esas gestiones necesarias para conseguir dinero, fuentes de financiación, préstamos bancarios, etc.

Recomendaciones a seguir en la elaboración del estado de resultados:

Glosario

Pago: una salida de dinero de caja por la compra de un bien o la demanda de un servicio (es un término financiero).

Gasto: una disminución del patrimonio por la compra de un bien o la demanda de un servicio. Se contabiliza en la cuenta de resultados (es un término económico).

Cobro: una entrada de dinero en caja por la venta de un bien o la prestación de un servicio.

Ingreso: un aumento del patrimonio por la venta de un bien o la prestación de un servicio. Se contabiliza en la cuenta de resultados.

Una microempresa

La mayoría de los establecimientos especializados en animales de compañía son microempresas, es decir, empresarios individuales, autónomos y sociedades, con una cifra inferior a 10 trabajadores en plantilla. La media en este sector empresarial, en España, está entre dos y tres trabajadores. Otra condición es que durante dos ejercicios económicos consecutivos, a la finalización de cada uno de ellos, el importe neto de la cifra anual de negocios no sea superior a 2.000.000 de euros o que el total de partidas del activo de su balance no sea superior a 1.000.000 de euros.