Ce sa faci cand sunt prea multe de facut - Laura Stack

Aprecieri la adresa lucrării Ce să faci când sunt prea multe de făcut „Incredibila carte a Laurei Stack ne arată cum să ne organizăm mai bine şi să obţinem rezultate de excepţie într-un timp mai scurt decât ne-am gândit vreodată că ar fi posibil.“ – Brian Tracy, autorul cărţilor Eat That Frog! şi No Excuses! „Această carte te va ajuta să economiseşti timp, bani şi – mai presus de toate, energie. În lumea de astăzi, în care toate se succed într-un ritm rapid şi trebuie să facem mai multe lucruri deodată, Laura Stack ne propune un instrument extraordinar, în care îşi rezumă toată experienţa pe care o are.“ – Tim Sanders, autorul mai multor bestselleruri şi fost director operaţional la Yahoo! „Nu cunosc literalmente pe nimeni care să fie mai organizat, care să aibă mai multă energie sau care să se simtă mai bine când munceşte decât Laura Stack.

Vorbesc cât se poate de serios. Nu numai că scrie despre ce vorbeşte, ci şi despre ceea ce ea însăşi pune în practică zi de zi. Dacă simţi că ai prea multe de făcut, citeşte această carte, fiindcă vei găsi aici sfaturi, tactici şi strategii care te vor ajuta să nu mai aloci atât de mult timp muncii şi să ai totuşi rezultatele la care ai visat.“ – Mark Sanborn, autorul cărţilor Up, Down, or Sideways şi The Fred Factor „Formula Productivităţii Fluxului de Muncă propusă de Laura te va ajuta să faci parte din cei 5% dintre angajaţi care asigură 95% din valoarea companiei. Un alt instrument extrem de valoros de la un specialist în productivitate!“ – Jeff Bettinger, specialist în dezvoltarea carierei, HelpMyResume.com „Sunt un fan împătimit al Laurei Stack, fiindcă a ştiut foarte bine cum să mă înveţe să fac mai puţine lucruri şi să am rezultate mai bune. Din punctul meu de vedere – şi sunt convins că aşa gândesc mulţi – timpul a devenit noua monedă de schimb. Pot aproape întotdeauna să fac mai mulţi bani, dar nu şi să câştig mai mult timp. Laura m-a învăţat cum să îmi folosesc mai bine timpul pe care îl am la dispoziţie, astfel încât să mă pot ocupa mai bine de ceea ce trebuie şi merită cu adevărat. Pentru mine este ceva nepreţuit. Această carte te va motiva să faci câteva lucruri simple, dar relevante, astfel încât munca şi viaţa ta să fie mult mai productive şi să îţi aducă mai multă împlinire.“ – Joe Calloway, autorul lucrării Becoming a Category of One „Cunoştinţele de leadership, strategie şi business sunt esenţiale dacă vrei să ai succes în zilele noastre. La baza eficientului sistem de productivitate propus de Laura se află nişte strategii care îţi vor potenţa aceste abilităţi esenţiale de business. Citeşte această carte! Adoptă-i sistemul, fiindcă doar aşa îţi vei pune în valoare potenţialul de gândire strategică, obţinând nişte rezultate la care nici nu ai visat.

A funcţionat pentru noi şi îţi garantez că vor funcţiona şi pentru tine.“ – Mike Howard, director pe probleme de securitate IT, Microsoft Corporation

„În acest ghid prolific şi pragmatic, vei descoperi strategii tangibile pentru a rezolva cea mai dificilă problemă din mediul profesional al zilelor noastre: gestionarea timpului. Într-un final, cineva şi-a dat în sfârşit seama că ne-am atins capacitatea maximă. Laura Stack ne oferă idei utile, care ne ajută să renunţăm la sarcinile inutile.“ – Rory Vaden, cofondator al Southwestern Consulting şi autorul bestsellerului Take the Stairs, inclus în topul New York Times „Dacă ai atât de multe lucruri de rezolvat încât nu ştii sigur de ce să te ocupi mai întâi, iată primul lucru pe care trebuie să îl faci: cumpără cartea Laurei Stack!“ – Randy Gage, autorul cărţii Prosperity Mind „Simţi că munceşti prea mult, eşti extrem de stresat şi de copleşit, dar, cu toate acestea, rezultatele tale sunt sub aşteptări? Laura Stack te poate ajuta. Cumpără această carte şi devoreaz-o. Vei munci mai puţin, fără să te mai simţi stresat, şi vei avea rezultate mult mai bune. Chiar este posibil! Învaţă cum!“ – Darren Hardy, editorul revistei Success şi autorul lucrării The Compound Effect, bestseller New York Times „Laura Stack este un extraordinar profesor, speaker şi trainer, care îi inspiră pe oameni astfel încât să ajungă să aibă performanţe de top. Această carte este o lectură obligatorie pentru toţi cei care vor să înceteze să «facă mai multă treabă cu mai puţine resurse», fiindcă ideea este «să munceşti mai puţin şi să obţii mai mult»“.

– Dr. Nido R. Qubein, preşedinte, High Point University, şi director general al Great Harvest Bread Company „Laura Stack ne-a îmbunătăţit fluxul de lucru, comunicarea, coordonarea, activităţile de documentare şi munca în echipă. Influenţa pe care a avut-o în compania noastră a schimbat mult lucrurile în bine – şi continuă să o facă. Nici nu am cuvinte să descriu cât de utile au fost sfaturile şi cunoştinţele pe care ni le-a împărtăşit.“ – Montague Boyd, vicepreşedinte senior pe probleme de investiţii, UBS Financial Services „Sfaturile logice ale Laurei Stack mi-au schimbat o concepţie greşită, adânc înrădăcinată, aceea că «dacă nu eşti copleşit de treabă, nu ai cum să îţi atingi potenţialul maxim». Filosofia ei este că lucrurile pe care alegi să nu le faci sunt de cele mai multe ori la fel de importante precum ceea ce faci – şi uneori chiar mai importante. Această carte este un fel de manual al productivităţii şi merită cu vârf şi îndesat să o citeşti, fiindcă vei fi uimit de rezultatele pe care le vei obţine.“ – Tim Jackson, CAE, CMP, preşedinte şi CEO al Asociaţiei Dealerilor de Automobile din Colorado

CUPRINS Prefaţă

9

INTRODUCERE: MOMENTUL REDUCERII 15 Să ne salvăm propriile vieţi 17 Realitatea este cât se poate de dură 18 Soluţia optimă 19 Un model nou-nouţ: Formula Productivităţii Fluxului de Muncă™ (FPFM) 21 Formula Productivităţii Fluxului de Muncă™ (FPFM)

22

1. STABILEŞTE CEEA CE AI DE FĂCUT 25 De ce ai atât de multe lucruri de făcut? 26 Care este valoarea ta productivă? 28 Identificarea factorilor care te fac să pierzi timp 34 Pe ce se duce timpul pe care îl ai la dispoziţie? 40 Liste cu lucrurile pe care le ai de făcut: cum să urmăreşti ce anume a rămas de dus la bun sfârşit 43 Triajul: stabilirea priorităţilor în vreme de război 48 Rezumat. Verificarea pasului 1 al Formulei Productivităţii Fluxului de Muncă 51 2. PLANIFICĂ-ŢI TIMPUL 54 Despre ideea săptămânii de lucru de patru ore 55 Bazele planificării 57 O reducere şi mai mare a angajamentelor pe care ţi le asumi Învaţă să refuzi – şi respectă hotărârea luată 65 Cum să salvezi timpul alocat şedinţelor 70 Odată cu deciziile vin şi dilemele 73 Rezumat. Verificarea pasului 2 al Formulei Productivităţii Fluxului de Muncă 75 3. CONCENTREAZĂ-TE 77 Predispuşi la distragerea atenţiei 77 Gestionarea factorilor externi care ne distrag atenţia 78 Blochează tot ceea ce îţi distrage atenţia din interior 81 Cum să mai slăbeşti puţin lesa în care te-au prins dispozitivele electronice 90 7

64

8

Ce să faci când sunt prea multe de făcut Ce ne ajută să ne concentrăm 93 Liniştea pe care ţi-o dă faptul că nu ţi se distrage atenţia 101 Rezumat. Verificarea pasului 3 al Formulei Productivităţii Fluxului de Muncă 102

4. ANALIZEAZĂ INFORMAŢIILE NOI 104 Organizarea unui flux excesiv de informaţii 105 Principiile îndosarierii 110 Sistemul tău personal de gestionare a timpului 113 Gestionarea informaţiilor de bază 117 Sistemul 6-D de management al informaţiei™ 118 Arborele de decizie în legătură cu e-mailul 127 Rezumat. Verificarea pasului 4 al Formulei Productivităţii Fluxului de Muncă 130 5. VERIFICĂ FUNCŢIONALITATEA 132 Implementarea organizată 133 Problema factorului uman 134 Cum să faci faţă unui şef obsedat de control 140 Reducerea ineficienţei şi îndepărtarea blocajelor 143 Încercarea constantă de perfecţionare 150 Progresul continuu presupune o reevaluare constantă 153 Rezumat. Verificarea pasului 5 al Formulei Productivităţii Fluxului de Muncă 154 6. GESTIONEAZĂ-ŢI CAPACITATEA 157 Energia personală 158 Importanţa somnului 164 Supravegherea dietei 168 Fă mişcare 170 Încearcă să fii mai fericit 171 Păstrarea propriei energii 175 Rezumat. Verificarea pasului 6 al Formulei Productivităţii Fluxului de Muncă 177 O NOTĂ DE FINAL 179 O oră în plus – sau mai mult

180

Evaluarea Productivităţii Fluxului de Muncă Note 185 Despre autoare 189

184

PREFAŢĂ

Într-o dimineaţă, în timp ce intram într-o sală de conferinţe unde urma să ţin un discurs în faţa angajaţilor unei companii de telecomunicaţii incluse în topul Fortune 100, am fost abordată de una dintre participante. Nu părea foarte fericită. „Trebuie să îţi spun ceva“, mi-a zis ea. „Nu sunt aproape deloc încântată că mă aflu aici.“ Mărturisesc că am rămas puţin descumpănită, mai ales că nu apucasem să rostesc nici un cuvinţel. „Nu mai spune...“, i-am răspuns. „Ai putea să-mi explici de ce?“ „Sigur“, a continuat ea. „Nu-mi doresc să fiu mai productivă.

Muncesc efectiv cât pot eu de mult. Mă sinucid la modul propriu 12 ore pe zi şi deja am foarte multe de făcut. Ultimul lucru de care am nevoie este un alt consultant pe probleme de productivitate care să-mi zică cum să fac mai multă treabă, cu mai puţine resurse. Fiindcă eu aş vrea să muncesc mai puţin şi să obţin rezultate mai bune.“ Mi s-a aprins brusc un beculeţ... aşa că am asigurat-o: „Exact asta vreau să te ajut să faci... este şi motivul pentru care mă aflu aici.“ Mi-am înfiinţat firma, The Productivity Pro®, Inc., în anul 1992, pentru a-i ajuta şi pe alţii să aibă rezultate maxime în cât mai puţin timp, construind astfel conceptul Maximum Results in Minimum Time®. Doamna care mi-a spus că „are prea multe de făcut“ şi că îşi doreşte „să muncească mai puţin, cu rezultate mai bune“ mi-a conturat perfect misiunea pe care o aveam de peste 20 de ani şi care a inspirat titlul acestei cărţi.

Sincer, nu întotdeauna este bine să munceşti mult. Managerul tău ar fi mai impresionat dacă ai duce la bun sfârşit 37 de sarcini neimportante într-o zi sau dacă ai finaliza şapte al căror impact este 9

10

Ce să faci când sunt prea multe de făcut

unul incredibil de mare? Poate un angajat care lucrează opt ore pe zi să fie mai productiv decât unul care stă 12 ore la serviciu? Ştii deja răspunsul. Ceea ce contează sunt rezultatele – nu câte treburi ai bifat pe listă – şi nici orele lucrate. Faptul că eşti mult prea ocupat nu înseamnă şi că eşti productiv, indiferent din ce punct de vedere ai judeca lucrurile. Nimănui nu îi pasă câte ore ai stat în clădire sau câte treburi ai bifat pe listă. Şefilor tăi le pasă ce anume eşti capabil să produci şi valoarea respectivelor rezultate.

Am scris această carte ca să te ajut să obţii rezultate cu un impact mai mare, nu neapărat mai multe rezultate. De asemenea, mi-am dat seama că e ironic oarecum să îţi cer să îţi rupi din timpul atât de preţios ca să citeşti această carte, în condiţiile în care ai oricum atât de multe de făcut. Dar fiindcă toate lucrurile importante au nevoie de timp ca să fie implementate, te sfătuiesc să consideri că este o investiţie pentru viitor, care te va ajuta să economiseşti timp.

Ne vom concentra pe ideea de a munci mai puţin şi de a obţine mai mult, nu de a face o mulţime de lucruri cu mai puţine resurse – şi de aici şi subtitlul: Sarcini mai puţine, rezultate mai bune... cum să economiseşti 90 de minute zilnic. Promisiunea acestei cărţi este aceea că vei deveni un adevărat erou pe plan profesional şi, în acelaşi timp, îţi vei putea trăi şi viaţa. Ceea ce te va avantaja enorm – fiindcă rezultatele tale vor fi excepţionale, iar viaţa îţi va fi mult mai echilibrată. Şi angajatorul tău va avea de câştigat, fiindcă nu vei părăsi compania în căutarea unei vieţi mai bune. Satisfacţia profesională şi moralul vor creşte şi ele foarte mult, iar fluctuaţia de personal va scădea şi ea semnificativ.

Productivitatea este un scenariu de pe urma căruia toată lumea are de câştigat!

Ca să începi să munceşti mai puţin, este nevoie să renunţi la vechiul mod de gândire în care te impulsionezi şi te zoreşti singur să treci la treabă. În ziua de azi, în care totul se succede în ritm rapid şi în care presiunile sunt foarte mari, trebuie să lucrezi 60, 70 sau uneori chiar 80 de ore pe săptămână. Productivitatea are însă tendinţa să scadă pe măsură ce lucrezi mai mult; la urma urmei, cum poţi avea performanţe în condiţiile în care eşti obosit şi copleşit în mod

Prefaţă

11

constant? Vei face mai multe greşeli şi vei sta mai mult timp ca să le remediezi. Vei rămâne în urmă şi vei munci şi mai mult ca să recuperezi. Este un cerc vicios copleşitor care multora li se pare imposibil de depăşit.

Faptul că ai cumpărat această carte ne arată însă că eşti hotărât să încerci. Stai un minut şi întreabă-te: „Chiar trebuie să muncesc atât de mult ca să termin totul... sau sunt oare ineficient?“ Dacă îţi analizezi cu atenţie obiceiurile zilnice, fluxul de lucru şi procesele pe care le urmezi, se poate să descoperi că există un blocaj în ceea ce priveşte productivitatea.

Ce să faci când ai prea multe de făcut pune sub semnul îndoielii tehnicile tradiţionale de gestionare a timpului, fiindcă multe dintre ele sunt depăşite şi nu mai au nici o relevanţă în mediul profesional din zilele noastre. În 1980, când am intrat la facultate şi m-am dus la primul curs de management al timpului, profesorul ne-a învăţat să ne notăm pe ceva programul pentru întreaga zi, inclusiv momentele în care ne ocupăm de fiecare sarcină. Mi-am notat totul cu atenţie în agendă, inclusiv ceea ce am de făcut şi când. De la 8 la 8 şi jumătate fac asta, iar între 8:30 şi 9:10 fac aia. Pe vremea aceea îmi puteam respecta destul de uşor programul, aşa că zilele curgeau conform planificării. Dacă apărea ceva neaşteptat, îi făceam repede loc în agendă.

Uşor-uşor însă, lucrurile au început să se schimbe. Au apărut şi s-au înmulţit foarte mult tot felul de instrumente: faxul, mesageria vocală, internetul, e-mailul, dispozitivele portabile sau aplicaţiile dedicate. Jocul productivităţii s-a schimbat astfel pentru totdeauna. În prezent, dacă încerci să îţi planifici fiecare clipă dintr-o zi, programul tău se va da peste cap în primele cinci minute. În condiţiile în care există atât de multe informaţii şi multitudinea de lucruri de care trebuie să te ocupi, este mult mai dificil să fii productiv – dar, cu toate acestea, te simţi mai ocupat ca oricând. Odată cu recesiunea, ne-am pregătit să muncim din greu. Ceilalţi au aşteptări mult mai mari de la noi, avem mai puţine resurse la dispoziţie şi mult mai mult de lucru. Trebuie să obţinem rezultate într-un timp mai scurt şi nu ne mai rămâne suficient timp pe care să îl petrecem alături de cei dragi.

12

Ce să faci când sunt prea multe de făcut

Angajaţii copleşiţi şi disperaţi sunt mai stresaţi decât în orice alt moment de până acum, în condiţiile în care primesc informaţii din multiple surse, pe care încearcă să le analizeze şi să le organizeze.

Comunicăm în mod constant cu mai mulţi oameni, mai rapid, prin mai multe medii, astfel încât trebuie să ne reamintim mai multe conversaţii.

Dacă vei aduna timpul de care ai nevoie să duci diversele sarcini la bun sfârşit, se poate să descoperi că ai nevoie de câteva sute de ore. Poţi petrece mai mult timp să „planifici“ şi să „stabileşti priorităţile“ decât să te ocupi de treaba propriu-zisă. Din cauza vitezei foarte mari cu care primeşti informaţii din toate sursele posibile, este o pierdere de timp să pui la punct şi să refaci lista sarcinilor de care trebuie să te ocupi. Organizează-ţi viaţa în jurul lucrurilor care contează cu adevărat. Adoptă un flux de muncă sistematic, care să te ajute să identifici acele sarcini care aduc valoare, alocă-le timp şi concentrează-te astfel încât să le finalizezi.

Dacă ai ajuns în situaţia în care ai mult prea multe de făcut şi ai nevoie cu disperare de puţin timp pentru tine, trebuie să ştii că e perfect posibil, presupunând că eşti dispus să depui puţin efort.

Dacă vei urma procesul logic şi intuitiv pe care îl prezint în lucrarea de faţă, programul zilnic ţi se va elibera foarte mult. Într-un final, vei putea câştiga 90 de minute pe zi (sau chiar mai mult), pe care să le foloseşti după bunul plac. Înainte de a prezenta mai detaliat acest sistem nou şi unic, sunt câteva persoane faţă de care aş dori să îmi exprim recunoştinţa. Îi mulţumesc lui Dumnezeu pentru darul de a fi adus în viaţa mea toţi aceşti oameni!

Aş vrea să îi mulţumesc soţului meu, John, care este cel mai puternic susţinător al meu. S-a adaptat la programul meu bizar şi la stilul de viaţă tipic unui antreprenor, arătându-şi mereu înţelegerea şi susţinerea. Ai toată dragostea şi recunoştinţa mea!

Meagan, Johnny şi James – copiii mei... sunt atât de mândră că sunt mama voastră încât aproape că îmi dau lacrimile când mă gândesc la voi.

Prefaţă

13

Mulţumirile mele se îndreaptă şi către Becca Fletcher, managerul meu administrativ – o adevărată armă a productivităţii pentru mine. Sunt extrem de norocoasă să te am în viaţa mea. Nu exagerez cu nimic când spun că nu ştiu ce m-aş face fără tine. Toată lumea are nevoie şi ar trebui să îşi găsească pe cineva ca Becca! Îi sunt profund recunoscătoare şi lui Eileen Stack, minunata mea soacră, care ne-a ajutat foarte mult familia şi care are grijă de copii atunci când eu şi soţul meu suntem plecaţi din oraş. Îţi mulţumesc pentru dragostea pe care ne-ai oferit-o.

Mark şi Darla Sanborn sunt nişte prieteni extraordinari, alături de care am petrecut o mulţime de momente frumoase şi care m-au făcut să îmi dau seama că viaţa înseamnă şi altceva în afară de muncă! Îi sunt extrem de îndatorată celei care mi-a fost mentor timp de opt ani, Dianna Booher, speaker autorizat şi autoarea a 45 de cărţi, pentru nesfârşitele ore pe care mi le-a oferit cu drag. Îţi mulţumesc că m-ai prezentat echipei de la Berrett-Koehler, care a crezut în mine şi în această carte. Îi mulţumesc şi editorului meu, Neal Maillet, pentru îndrumările pe care mi le-a dat pe parcursul acestui proiect. Îi mulţumesc şi lui Floyd Largent, care mi-a citit manuscrisul, pentru atenţia şi priceperea cu care şi-a făcut munca de redactor.

Recunoştinţa mea nemăsurată se îndreaptă şi către sutele de clienţi cu care am avut oportunitatea să lucrez şi să concep strategiile ce au stat la baza acestei cărţi. Am avut foarte multe de învăţat din feedback-ul pe care mi l-au oferit, referitor la rezultatele obţinute şi la succes. Vă mulţumesc pentru tot sprijinul pe care mi l-aţi acordat!

Am avut privilegiul ca, în perioada 2011–2012, să fiu preşedintele Asociaţiei Naţionale a Speakerilor. În cei aproape 20 de ani de când sunt membră, mi-am făcut o mulţime de prieteni minunaţi – mult prea numeroşi ca să îi pot menţiona aici, dar se ştiu ei foarte bine. Vă mulţumesc pentru încurajări, pentru sfaturi şi pentru camaraderie.

INTRODUCERE

Momentul reducerii

Dacă eşti interesat de carieră şi de viaţa profesională în general, atunci probabil că ai citit numeroase cărţi despre gestionarea timpului şi despre productivitate, în încercarea de a-ţi folosi cât mai eficient ziua de lucru. Aşadar, ce aduce nou lucrarea de faţă? Ce să faci când sunt prea multe de făcut este pur şi simplu o carte singulară din punct de vedere al modului în care abordează fluxul de muncă.

Sunt convins că vei găsi aici o gură de aer proaspăt într-un domeniu excesiv de aglomerat de informaţii, din ce în ce mai redundante. Pe scurt, mesajul central este următorul: Ideal este să faci mai puţin, nu să munceşti mai mult, astfel încât să te poţi concentra pe obţinerea unor rezultate mai bune.

Mulţi angajaţi consideră că este un concept surprinzător, fiindcă trebuie să muncească din ce în ce mai mult şi mai concentrat, având la dispoziţie resurse mai puţine pe zi ce trece – fiind şi motivul pentru care mesajul meu este atât de important. În ultimele decenii, am învăţat cum să fim foarte productivi, însă într-o manieră ce nu poate fi susţinută pe termen lung.

Din perspectiva de business, productivitatea este rata la care bunurile şi serviciile sunt produse per unitate de muncă. La o scară mai largă, această cuantificare a succesului corporativ este şi sistemul de măsură a sănătăţii economice generale a unei naţiuni. La nivel colectiv, americanii sunt mai productivi în prezent decât în orice alt moment din istoria de până acum1. Gândeşte-te însă la 15

16

Ce să faci când sunt prea multe de făcut

factorii care au stat la baza acestei creşteri a productivităţii, în special în ultimii ani. Multe companii au făcut reduceri de personal în efortul de a-şi salva profiturile; prin urmare, mâna de lucru, trunchiată întrucâtva, a fost nevoită să se descurce cu mai puţin, întocmai ca femeia care m-a oprit în ziua aceea, înainte de prezentare. Ne-am obişnuit să lucrăm foarte multe ore pe zi, astfel încât să ne păstrăm joburile. Iar acest lucru ne ucide.

Mai mult, cred că am atins apogeul lucrurilor pe care le putem realiza, slăbind atât de mult încât am devenit practic transparenţi.

Să luăm în considerare următoarele statistici, deosebit de îngrijorătoare: conform unui raport guvernamental publicat în august 2011, productivitatea din companiile americane a scăzut timp de două trimestre consecutive pentru prima dată din 20082. Declinul din cel de-al doilea trimestru al anului 2011 a fost mai mic decât s-a aşteptat: o rată anuală de ajustare de 0,7% în loc de cele 0,9 procente anticipate (ura!)3. Vestea cea proastă: cifrele referitoare la productivitatea din primul trimestru al anului 2011, estimate iniţial la 1,8%, au suferit o revizuire destul de mare, pentru a reflecta o scădere reală a productivităţii cu 0,6%.

Este evident că am experimentat o uşoară creştere economică în ultimii ani. Însă efectele pozitive s-au limitat în mare măsură la nivel de companii, căci în ceea ce-i priveşte pe angajaţi, nu s-a observat vreo îmbunătăţire notabilă. În schimb, aşa cum au subliniat nişte analişti, multe companii au declarat câştiguri la nivel de productivitate de la începutul lui 2009 şi până la sfârşitul lui 2010 doar fiindcă anterior reduseseră nişte costuri. Pe parcursul acestui proces, şi-au redus treptat personalul, impunând angajaţilor să îşi prelungească programul de lucru – de cele mai multe ori pentru aceiaşi bani.

Acest refuz de a mări salariile angajaţilor în condiţiile în care aceştia au fost obligaţi să muncească mai mult, poate părea draconic – şi, dintr-un anumit punct de vedere, aşa şi este. Angajaţii ştiu că există o mulţime de oameni care stau efectiv la coadă ca să le ia joburile dacă se plâng prea mult de salariile mici şi de programul aglomerat – iar mulţi angajatori se folosesc de acest lucru în avantajul lor.

Introducere

17

Conform unui studiu realizat de New York Times, în septembrie 2011, salariile au crescut constat în SUA, odată cu productivitatea, în perioada 1949-1979, după care au rămas mai mult sau mai puţin la fel – în condiţiile în care productivitatea s-a mărit foarte mult4.

Productivitatea a crescut cu 80% din anul 1979 şi până în 2009, iar salariile cu doar 8%. O diferenţă enormă dacă ne raportăm la creşterea de 119% din cei treizeci de ani anteriori. Practic, în ultimele trei decenii, angajaţii americani au fost dispuşi să accepte măriri de salariu foarte mici, în timp ce productivitatea lor a crescut extrem de mult.

Am ajuns însă la un moment de cotitură. Suntem epuizaţi şi orice motivare de a creşte productivitatea este mai degrabă una negativă decât pozitivă. Probabil că toată această creştere economică din ultima perioadă a fost bună pentru companii, nu însă şi pentru angajaţi. Am construit totul pe un teren economic instabil... şi acum începem să vedem fisurile din fundaţie. Chiar şi în condiţiile unei rate a şomajului foarte mare, angajatorii se plâng că nu pot găsi oameni competenţi.

SĂ NE SALVĂM PROPRIILE VIEŢI Aşadar, în prezent pun accentul pe reducerea drastică a sarcinilor, fiindcă eu personal cred cu tărie că renunţarea la treburile inutile şi trierea drastică a ceea ce rămâne de făcut reprezintă singura modalitate de a fi productiv şi profitabil în economia din zilele noastre, fără să îţi distrugi sănătatea, viaţa de familie şi fericirea.

Mulţi angajaţi sunt convinşi că disponibilitatea de a face tot ceea ce trebuie făcut, cu orice preţ, poate vindeca toate problemele de la locul de muncă. Angajatorii lor – şi societatea în ansamblul ei – i-au învăţat să gândească aşa. Se pare însă că le scapă un punct esenţial: nu trebuie să te dai de ceasul morţii pentru a dovedi că eşti dedicat companiei şi a obţine toate rezultatele excepţionale care ţi se cer.

Mai simplu de-atât nici că puteam să formulez. Japonezii au o tradiţie adânc înrădăcinată, de a lucra multe ore în plus, fără să fie plătiţi, mai degrabă pentru a-şi demonstra loialitatea faţă de companie decât pentru a-şi îmbunătăţi productivitatea. Se ajunge astfel

18

Ce să faci când sunt prea multe de făcut

la ceea ce ei denumesc karoshi – mai exact, să munceşti până mori, la modul propriu. Şi problema nu există doar în spaţiul japonez; şi occidentalii se confruntă cu ea, deşi instituţiile medicale nu prea acordă atenţie acestui tip de practici.

Merită să îţi pui sănătatea în pericol pentru posibilitatea de a obţine o mărire de salariu sau o promovare? Şi voi sublinia aici cuvântul „posibilitate“ – la urma urmei, cum te poţi asigura că superiorii tăi vor observa măcar efortul pe care îl depui? Nu poţi să stai pur şi simplu tot timpul să încerci să îi depăşeşti pe ceilalţi. Poţi analiza în schimb ceea ce este cu adevărat important în organizaţia ta şi să te concentrezi să îţi aliniezi felul în care munceşti zi de zi la strategia de business. Nu împinge lucrurile şi nu pune presiune pe tine astfel încât să ajungi la limită. Ironia cea mai mare este că acest lucru te face să nu mai fii util companiei.

REALITATEA ESTE CÂT SE POATE DE DURĂ S-a demonstrat foarte clar că orele nesfârşite de lucru sunt contraproductive, fiindcă nu fac decât să diminueze productivitatea.

Studiile au arătat în mod repetat că un program de lucru de 60 de ore pe săptămână duce, în medie, la o scădere a productivităţii cu 25%5. Iar cifrele referitoare la productivitate scad şi mai mult pe măsură de programul de lucru creşte, fiindcă epuizarea erodează judecata şi performanţa. În cele din urmă, indiferent cât de bune sunt intenţiile tale, ajungi la un punct în care nu ţi se mai întoarce mare lucru. Iar dacă întinzi coarda, obiceiul tău de a sta peste program poate afecta profitul organizaţiei – adică exact rezultatul opus a ceea ce ţi-ai propus să dovedeşti.

Concluzia care se desprinde? Nu eşti un robot. Orele lungi de lucru duc la oboseală mentală şi fizică, iar rezultatul este un ritm mai slab, mai multe greşeli şi timp irosit. Se poate ajunge chiar la depresie, care, netratată, să scape de sub control – aşa cum se întâmplă de cele mai multe ori, fiindcă persoana afectată este prea ocupată să se ocupe de ceea ce i se întâmplă. Depresia în sine este o problemă serioasă, care poate agrava şi mai mult chestiunile legate de productivitate.

Introducere

19

Vechiul program de lucru de 40 de ore pe săptămână a fost văzut iniţial ca un compromis, considerat ca fiind echilibrul optim între productivitate şi munca suplimentară. În prezent, săptămâna de lucru de 40 de ore nu mai este o chestiune plauzibilă pentru mulţi angajaţi, date fiind aşteptările şi structura joburilor pe care le au.

Unii continuă să insiste că ei personal funcţionează mai bine dacă au un program mai solicitant. Nu reuşesc însă să recunoască semnalele care îi avertizează că şi-au atins capacitatea maximă. Eşti dispus să faci tot ceea ce se poate astfel încât să nu îţi periclitezi performanţa? În condiţiile în care te gândeşti cum să eviţi acest lucru, de ce nu te-ai gândi şi la tine?

SOLUŢIA OPTIMĂ În următoarele şase capitole, îţi voi arăta cum să te educi astfel încât să scapi de mentalitatea aglomerării excesive a programului de lucru. Reducere va fi noua noastră mantră, care ne va ajuta să câştigăm 90 de minute pe zi. Şi nu e o invenţie – deoarece clienţii mei mi-au spus că atât au reuşit să economisească ca urmare a aplicării metodei mele. Să luăm, de exemplu, mesajul pe care l-am primit de la Montague L. Boyd, specialist în planificare financiară şi vicepreşedinte senior de investiţii la UBS Financial Services: Înainte de programul de training pe care l-am urmat cu doamna Stack, aveam în mod obişnuit angajaţi care stăteau până seara târziu la birou ca să termine ceea ce aveau de făcut.

Laura a petrecut o zi cu noi şi, după trei sau patru luni, ne-a mai vizitat încă o dată. Ne-a ajutat să ne însuşim metode mult mai eficiente de comunicare în interiorul companiei. Ne-a arătat cum să stabilim care dintre sarcinile zilnice sunt cele mai importante şi să le urmărim până la capăt. Ne-a învăţat cum să folosim cât mai eficace programul Microsoft Outlook.

Sunt mult prea multe detalii ca să le pot povesti aici, dar a avut o contribuţie extraordinară.

Ni se întâmplă acum în mod frecvent să observăm că ne putem termina munca la timp, fără să irosim nici o clipă.

20

Ce să faci când sunt prea multe de făcut

Există mult mai puţină confuzie şi doar foarte rar ne mai facem griji că lucrurile pot scăpa de sub control. Aproape că nu se mai întâmplă aşa ceva. Suntem şase parteneri care ne ocupăm de investiţii. Mai avem pe cineva care se ocupă de planul de pensii şi o altă persoană responsabilă cu documentarea. În prezent, activitatea noastră se desfăşoară foarte bine şi comunicăm eficient, în mult mai puţin timp. Estimez că fiecare dintre noi a economisit 90 de minute pe zi, dacă ne raportăm la perioada de dinainte de training. Şase oameni au trecut de la o stare de confuzie, stres şi muncă multă la eficienţă maximă. Ne terminăm ziua de lucru cu mult înainte de încheierea programului şi ajungem acasă în timp util. Nimeni nu a rămas peste program în ultimele luni. Laura s-a ridicat la înălţimea titlului de „Specialist în productivitate“. Ne-a arătat o cale prin care putem avea mai multe realizări – mult mai multe – în mai puţin timp. Angajaţii sunt convinşi că ne putem dezvolta exponenţial fără să mai avem nevoie de personal suplimentar. Tot acest timp extra ne oferă oportunitatea de a ne gândi şi de a găsi alte modalităţi de a ne îmbunătăţi planul de afaceri, astfel încât să avem şi mai mult succes.

La fel cum am ajutat această echipă, îţi voi arăta şi ţie cum să îţi stabileşti cât mai logic priorităţile astfel încât să te concentrezi pe ceea ce este cu adevărat semnificativ. Vei învăţa cum să arunci literalmente la coş vechile idei care îţi limitează productivitatea şi să începi să îţi reanalizezi fluxul de muncă dintr-o perspectivă nouă.

Vei exclude sarcinile inutile şi informaţiile redundante, astfel încât să te concentrezi pe ceea ce contează cu adevărat. În loc să îţi accepţi soarta şi să permiţi ca ea să te copleşească, ia-ţi viitorul în propriile mâini – şi fă tot ceea ce este necesar astfel încât să ai o viaţă echilibrată, pe care să o poţi gestiona corespunzător.

Renunţă la concepţiile greşite care stau în calea propriei productivităţi. Recunoaşte-ţi limitele şi adaptează-ţi atitudinea pentru a putea vedea că problema reală este să descoperi ceea ce poţi realiza în mod rezonabil în timpul pe care îl ai la dispoziţie. Dacă faci toate

Introducere

21

aceste lucruri, vei ajunge în cele din urmă să îţi dai seama că, întradevăr, există suficiente ore într-o zi încât să faci tot ceea ce contează.

Cu ajutorul noului sistem pe care ţi-l voi prezenta, este cât se poate de simplu să îţi rearanjezi viaţa astfel încât să ai una şi în afara celei profesionale. Nu este uşor, dar poate fi implementat. Acestea fiind spuse, iată care este Formula Productivităţii Fluxului de Muncă™.

UN MODEL NOU-NOUŢ: FORMULA PRODUCTIVITĂŢII FLUXULUI DE MUNCĂ™ (FPFM) FPFM se împarte în şase paşi principali: 1. Stabileşte ceea ce ai de făcut. Analizează cu atenţie cerinţele pe care le ai de îndeplinit la job; fă o triere a sarcinilor pe care trebuie să le duci la bun sfârşit; gestionează acele lucruri care te fac să îţi iroseşti timpul; stabileşte ce anume contează cu adevărat.

2. Planifică-ţi timpul în care să îţi îndeplineşti sarcinile. Stabileşte în mod corect durata alocată fiecărei sarcini; refuză atunci când este cazul; ia decizii rapid; controlează-ţi şedinţele şi întâlnirile.

3. Concentrează-te. Concentrează-te cât poţi de mult; elimină toate lucrurile care îţi distrag atenţia; însuşeşte-ţi tehnici de concentrare; evită să te ocupi de mai multe lucruri în acelaşi timp.

4. Analizează informaţiile noi. Documentează-te eficient; salvează informaţiile digital; rezolvă repede toate e-mailurile, mesajele şi documentele pe care le primeşti.

5. Verifică funcţionalitatea. Stabileşte ce funcţionează şi ce nu; renunţă la ceea ce te face să fii ineficient: rezolvă problemele şi tot ceea ce îţi pune beţe în roate; fă ajustări pe parcurs.

6. Gestionează-ţi capacitatea. Concentrează-te asupra factorilor fizici care îţi afectează energia; dormi suficient, hrăneşte-te corespunzător şi încearcă să fii fericit.

22

Ce să faci când sunt prea multe de făcut

În formă grafică, FPFM arată astfel: 1. Stabileşte ceea ce ai de făcut

5. Verifică funcţionalitatea

6. Gestionează-ţi capacitatea

4. Analizează informaţiile noi

2. Planifică timpul în care să îţi îndeplineşti sarcinile

3. Concentrează-te

Acest model este unul circular, ceea ce sugerează continuitate, dar şi faptul că vorbim despre un proces care poate (şi trebuie) să fie repetat permanent. Cu alte cuvinte, intri într-un ciclu din care nu ai voie să ieşi, ideea fiind să îl integrezi în viaţa ta. În plus, în loc să considerăm că productivitatea este o linie dreaptă de la punctul A la punctul B (urmată de... nimic), devine un fel de profeţie care se îndeplineşte de la sine. Fiecare îmbunătăţire, cât de mică, te duce într-un loc nou şi nu mai rămâi la acelaşi nivel de plafonare de la care nu mai poţi avansa.

FORMULA PRODUCTIVITĂŢII FLUXULUI DE MUNCĂ™ (FPFM) Stabileşte + Planifică + Concentrează-te + Analizează + Verifică + Gestionează = PRODUCTIVITATE Dacă pui în practică ciclul FPFM, poţi economisi 90 de minute în fiecare zi, pe care le poţi folosi pentru a-ţi trăi viaţa, nu ca să lucrezi.

Dacă acum eşti blocat la birou, ţi se poate părea ciudat, dar chiar este

Introducere

23

posibil să obţii mai mult lucrând mai puţin. Trebuie doar să separi grâul valoros de neghina neproductivă.

Să vedem, aşadar, cum poţi deveni mai eficient, pas cu pas.

Intră pe site-ul www.LauraStack.com/WhatToDo, pentru a primi materiale bonus, dar şi sfaturi utile şi pentru a participa la discuţii de grup.

Accesează site-ul www.bkconnection.com/whattodo-sa pentru a-ţi evalua punctele tari şi pentru a detecta mai multe oportunităţi referitoare la procesul FPFM. Am evidenţiat sfaturile Pro Productivitate prin simbolul unui ceas. Dacă eşti presat de timp, citeşte repede aceste sfaturi şi aprofundează sumarul de la sfârşitul fiecărui capitol.