CUPRINS
Introducere: Puterea administrårii timpului ........................ 7 PARTEA 1: PUNEREA BAZELOR 1: O perspectivå total nouå asupra organizårii timpului ................................................................................ 13 2: Ce te re¡ine? ......................................................................... 21 PARTEA 2: ANALIZA 3: În¡elegerea propriei rela¡ii cu timpul .............................. 39 4: Descoperå-¡i scopurile de ansamblu................................ 51 PARTEA 3: STRATEGIA 5: Harta timpului: creeazå-¡i un echilibru ideal ................. 66 6: Alegerea unei agende care så ¡i se potriveascå ............. 89 PARTEA 4: ATACUL Introducere 7: Sorteazå ............................................................................. 115 8: Purificå ............................................................................... 129 9: Atribuie un loc .................................................................. 149 10: „Depoziteazå“ sarcinile în timpul alocat ...................... 157 11: Echilibreazå ....................................................................... 167 Mul¡umiri............................................................................ 173 Despre autoare ...................................................................... 176 5
INTRODUCERE Puterea administrårii timpului
Nu am fost întotdeauna o persoanå organizatå. În prima mea carte, „Tehnica organizårii lucrurilor“, v-am povestit cum m-am luptat toatå via¡a cu dezordinea ¿i cu administrarea timpului ¿i cum am ajuns la un moment de cotiturå atunci când s-a nåscut fiica mea. Când ea avea trei såptåmâni, s-a trezit din somn într-o frumoaså zi de varå, iar eu am ¿tiut cå era ocazia cea mai potrivitå så o duc la prima ei plimbare în aer liber. Din nefericire, mi-au trebuit douå ore ¿i jumåtate pentru a strânge tot ce era necesar pentru ie¿irea noastrå: påturi, biberoane, suzete, scutece, jucårii, o bluzå, diferite lucruri... unde erau toate acestea? Pânå m-am pregåtit eu, copilul adormise la loc. Ratasesem ocazia. Dezamågitå ¿i amårâtå, mi-am privit feti¡a inocentå, dormind în leagån, ¿i m-am gândit: „dacå nu må adun, copilul åsta nu va vedea lumina zilei în veci.“ ªi astfel am învins haosul, începând cu geanta pentru scutece ¿i, în final, ocupându-må de fiecare zonå a casei, a biroului ¿i a vie¡ii mele. Pe parcurs, am descoperit cå organizarea nu este un talent misterios, ci, mai degrabå, o abilitate care se poate deprinde. Pânå atunci încercasem så rezolv problema plecând de la final: må aruncam direct asupra gråmezilor de lucruri, în loc så încep prin a-mi face un plan. Am învå¡at cå investind, mai întâi, pu¡in timp în analizå ¿i strategie, puteam crea un sistem care så dureze. Dupå aproximativ trei ani, mi-am înfiin¡at propria companie, „Task Masters“, un serviciu care ajutå oamenii så se organizeze, astfel încât ei så aibå o via¡å mai bunå. Eu ¿i echipa mea oferim anual servicii de organizare personalizate ¿i seminarii pentru mii de persoane. 7
8
INTRODUCERE
Munca mea cu clien¡i de ambele sexe, de toate vârstele ¿i tipurile de personalitate m-a ajutat så îmi aprofundez în¡elegerea în privin¡a procesului organizatoric ¿i så îmi dezvolt deprinderea de a pune accentul pe a personaliza fiecare solu¡ie în func¡ie de individ. În 1998, un editor de la „Henry Holt ¿i Compania“ mi-a cerut så scriu o carte despre tehnicile mele. Urmarea a fost primul meu volum, „Tehnica organizårii lucrurilor“, care a devenit best-seller la „New York Times“. La paisprezece ani dupå e¿ecul cu geanta pentru scutece, mi s-a oferit ocazia så våd cât de mult am avansat cu abilitå¡ile mele organizatorice. Cu mai pu¡in de douå såptåmâni înainte de Bat Mitzvah-ul fiicei mele (o mare responsabilitate, sunt o mamå singurå, eu am coordonat totul), am primit telefonul la care viseazå orice autor: cel de la emisiunea lui Oprah Winfrey. Må chemau så le organizez birourile ¿i casele câtorva dintre telespectatori pentru marele lor spectacol cu ocazia „Curå¡eniei de primåvarå“... totul în urmåtoarele zece zile! Am fost gata så må nåpustesc fårå ezitare asupra acestei ocazii formidabile? Eram destul de organizatå pentru a reu¿i så må descurc simultan cu toate detaliile pe care le implicau atât Bat Mitzvah-ul cât ¿i emisiunea „Oprah“? Råspunsul era un „Da“ din totul sufletul! Deoarece eram mai organizatå, multe dintre detaliile privind petrecerea de Bat Mitzvah erau deja rezolvate. Ceea ce nu era gata era trecut pe o listå ¿i puteam så våd într-o clipå în ce stadiu må aflam. Abilitå¡ile mele de planificare ¿i de delegare a sarcinilor îmi erau foarte utile – puteam så stabilesc prioritå¡ile ¿i så decid ce lucruri puteau face în locul meu echipa ¿i prietenii mei. Dosarele ¿i baza mea de date erau foarte bine structurate, astfel încât informa¡iile necesare fiecårui eveniment îmi erau la îndemânå. Iar în timpul agita¡iei din urmåtoarele douå såptåmâni, agenda mea m-a ajutat så må concentrez asupra a tot ce aveam de fåcut ¿i a tuturor locurilor în care trebuia så må duc. Nu am ratat nimic. Mi-am fåcut bagajele într-o clipitå ¿i m-am îmbarcat în primul avion spre Chicago. În loc så pierd momentul, am putut så speculez aceastå suprapunere nea¿teptatå de prioritå¡i. Rezultatul a constat în una dintre cele mai måre¡e perioade din via¡a mea – am sårbåtorit o ocazie spiritualå unicå cu fiica mea ¿i am apårut la cea mai urmåritå emisiune de televiziune din lume. Iatå puterea administrårii timpului! A fi organizat, fie în privin¡a spa¡iului sau a timpului, înseamnå doar så fii pregåtit. Înseamnå så te sim¡i ståpân pe situa¡ie, astfel
INTRODUCERE
9
încât så fii pregåtit så gestionezi toate ¿ansele, tulburårile ¿i surprizele pe care via¡a ¡i le oferå. Tråim într-o lume complexå, într-un ritm rapid, cu posibilitå¡i ¿i oportunitå¡i nelimitate. Când î¡i dezvol¡i bune abilitå¡i de administrare a timpului, în loc så fii cople¿it de ele, te po¡i bucura. ªtii ce så alegi. Gânde¿ti clar ¿i te po¡i concentra, e¿ti gata så accep¡i via¡a. Dacå nu ai citit încå prima mea carte, „Tehnica organizårii lucrurilor“, te sfåtuiesc så o faci. A fost creatå ca o introducere în procesul organizatoric. În cålåtoria de la haos spre ordine, adesea este mai u¿or så începi cu organizarea spa¡iului, pentru cå este mai palpabil decât timpul. În plus, dupå ce î¡i vei fi organizat spa¡iul, vei avea mult mai mult timp pe care så îl administrezi. (Majoritatea studiilor aratå cå pierdem în medie una pânå la douå ore pe zi cåutând obiecte råtåcite în fi¿iere, dulapuri ¿i gråmezi dezordonate.) Înså, chiar dacå ai citit „Tehnica organizårii lucrurilor“ sau nu, vei vedea cå „Tehnica organizårii timpului“ este o carte foarte utilå. Folosind tehnicile de administrare a timpului discutate în acest volum, vei câ¿tiga controlul asupra zilelor tale. Vei fi mul¡umit ¿i fericit de modul în care î¡i folose¿ti timpul. Vei påstra un echilibru între muncå, dragoste ¿i distrac¡ie, un echilibru care te va face mai energic ¿i î¡i va oferi satisfac¡ii în via¡å. Vei învå¡a cum så te adaptezi ¡ie însu¡i ¿i cum så î¡i folose¿ti timpul în moduri care så însemne ceva pentru tine.
CUM ESTE STRUCTURATÅ ACEASTÅ CARTE Aceastå carte este structuratå în patru pår¡i: Partea 1. Punerea bazelor. Aceastå sec¡iune va revolu¡iona felul în care prive¿ti timpul ¿i te va pregåti så începi alcåtuirea propriului program de administrare a timpului. Partea 2. Analiza: Adapteazå-te ¡ie însu¡i. Aceastå sec¡iune te poartå printr-o serie de întrebåri ¿i teste care te vor ajuta så î¡i define¿ti propriul stil, preferin¡ele, nevoile ¿i scopurile, astfel încât vei putea så î¡i personalizezi programul de organizare a timpului. Partea 3. Strategia: Få-¡i o via¡å pe care så o iube¿ti. Aceastå sec¡iune te ajutå så î¡i alcåtuie¿ti orarul ideal ¿i så alegi instrumentele care så te men¡inå interesat de el.
10
INTRODUCERE
Partea 4. Atacul: Pune în practicå. Aceastå sec¡iune î¡i aratå cum så î¡i pui planul în practicå ¿i cum så påstrezi controlul în timp ce înfrun¡i realitå¡ile vie¡ii de zi cu zi. De¿i trebuie så faci câteva schimbåri în modul în care percepi lucrurile ¿i så deprinzi câteva noi abilitå¡i, nu î¡i voi cere så î¡i schimbi personalitatea pentru a te conforma unui program rigid. Sistemul prezentat în „Tehnica organizårii timpului“ te respectå pe tine ¿i scopurile tale ¿i î¡i oferå libertate ¿i flexibilitate. A¿a cå, hai så trecem la treabå!
PARTEA 1
PUNEREA BAZELOR
1 O PERSPECTIVÅ TOTAL NOUÅ ASUPRA ORGANIZÅRII TIMPULUI
De ce organizarea timpului este a¿a de dificilå? Din observa¡iile mele, pot spune cå singurul ¿i cel mai obi¿nuit obstacol pe care îl întâmpinå oamenii în administrarea zilelor lor este felul de a privi timpul. Prin urmare, primul pas în preluarea controlului asupra timpului este abordarea propriei percep¡ii asupra acestuia.
TRANSFORMÅ TIMPUL ÎN CEVA PALPABIL Majoritatea oamenilor cred cå timpul este ceva intangibil. În cålåtoria de la haos spre ordine este adesea mai u¿or så organizezi spa¡iul decât timpul, deoarece spa¡iul este ceva ce po¡i vedea. Timpul, pe de altå parte, este complet invizibil. Nu îl po¡i vedea ¿i nici nu îl po¡i ¡ine în mânå. Nu este ceva ce se adunå sau pe care så îl po¡i muta de colo-colo. Timpul este ceva ce se simte ¿i îl sim¡i... absolut amorf. Unele zile trec într-o clipå, altele par så nu se mai sfâr¿eascå. Chiar ¿i activitå¡ile tale par greu de måsurat – nesfâr¿ite ¿i nenumårate, atât în cantitate, cât ¿i în duratå. Atâta vreme cât timpul î¡i scapå printre degete, cât råmâne insesizabil ¿i greu de conceptualizat, î¡i va fi greu så î¡i gospodåre¿ti 13
14
PUNEREA BAZELOR
zilele. Trebuie så î¡i schimbi percep¡ia asupra timpului ¿i så dezvol¡i o imagine mai palpabilå a acestuia. Trebuie så înve¡i så interpretezi timpul în termeni mai aproape de vizual ¿i mai u¿or de cuantificat. În propria mea cålåtorie spre a deveni organizatå, cea mai mare revela¡ie am avut-o când am înteles cå organizarea timpului nu diferå cu nimic de cea a spa¡iului. Hai så comparåm un dulap dezordonat cu un program dezordonat, pentru a vedea asemånårile: Dulap dezordonat
Program dezordonat
Spa¡iu limitat Aglomerat cu mai multe lucruri decât spa¡iu Lucruri înghesuite în fiecare col¡i¿or liber, fårå vreo ordine Dezordinea te împiedicå så vezi ce ai Nu este eficient în utilizarea instrumentelor organizatorice
Ore limitate Aglomerat cu mai multe activitå¡i decât timp Activitå¡i înghesuite în fiecare minut liber, fårå vreo ordine Dezordinea te împiedicå så vezi ce ai de fåcut Nu este eficient în utilizarea instrumentelor de administrare a timpului
Cu alte cuvinte, a¿a cum un dulap este un spa¡iu limitat în care trebuie så faci loc unui anumit numår de obiecte, a¿a ¿i un program este un spa¡iu limitat în care trebuie så faci loc unui anumit numår de sarcini. Zilele tale nu sunt infinite ¿i nici nenumårate. Dacå te gânde¿ti în acest fel, timpul nu mai este a¿a de intangibil ¿i de insesizabil. De fapt, fiecare zi este, pur ¿i simplu, o cutie, un mod de depozitare care are o capacitate fixå, pe care po¡i så o atingi. O datå ce ai în¡eles cå timpul are limite, începi så î¡i prive¿ti sarcinile cu al¡i ochi. Activitå¡ile sunt obiectele pentru care trebuie så gåse¿ti loc în spa¡iul disponibil. Fiecare are o dimensiune ¿i aranjarea lor pe parcursul zilei devine o ecua¡ie matematicå. Pe måsurå ce evaluezi ce trebuie så faci, începi så calculezi mårimea fiecårei sarcini ¿i dacå încape în locul disponibil. Când vei începe så prive¿ti timpul ca fiind limitat, a¿a cum este ¿i spa¡iul, vei deveni mai realist în privin¡a a ceea ce po¡i
O PERSPECTIVÅ TOTAL NOUÅ ASUPRA ORGANIZÅRII TIMPULUI
15
îndeplini ¿i mult mai motivat så deprinzi utilizarea diferitelor instrumente ¿i tehnici de administrare a timpului pentru a-l putea folosi la maximum. Dacå un dulap dezordonat ¿i un program dezordonat sunt la fel, atunci organizarea fiecåruia dintre ele este asemånåtoare. Prima mea carte, „Tehnica organizårii lucrurilor“, te-a învå¡at cå, atunci când organizezi ceva, fie cå este un dulap, o bucåtårie sau un orar, secretul alcåtuirii unui sistem care så dureze constå în urmarea acelora¿i trei etape: ANALIZÅ – STRATEGIE – ATAC. Aceastå carte este o examinare amånun¡itå a felului în care cele trei etape ale procesului organizatoric pot fi aplicate particularitå¡ilor timpului. Mai mult, vom dezvolta aceastå imagine palpabilå a timpului ¿i î¡i voi aråta cum så î¡i aranjezi programul a¿a cum ai face ¿i cu organizarea unei camere, una care så reflecte ce este important pentru tine. Ρi va fi u¿or så î¡i dai seama unde se duce timpul tåu ¿i så gåse¿ti mai mult timp pentru lucrurile importante din via¡a ta, deoarece fiecare activitate ¿i sarcinå va avea un loc bine definit.
DEFINIREA DIN INTERIOR A ORGANIZÅRII TIMPULUI Organizarea timpului pornitå din interior înseamnå alcåtuirea unui program care så ¡i se potriveascå ¡ie. Înseamnå så identifici ceea ce este important pentru tine ¿i så atribui acelor activitå¡i un loc bine definit în programul tåu, în func¡ie de nevoile ¿i de scopurile tale personale. ªi înseamnå sentimentul puternic de satisfac¡ie de la sfâr¿itul fiecårei zile. „Tehnica organizårii timpului“ respectå ¿i apreciazå faptul cå fiecare persoanå este diferitå ¿i cå fiecare dintre noi are nevoi diferite în diferite momente ale vie¡ii. Nu existå un mod „corect“ în care så î¡i tråie¿ti via¡a. Nu sunt aici ca så î¡i spun så duci o via¡å calmå, lini¿titå ¿i nici ca så te conving så î¡i umpli fiecare minut al existen¡ei cu activitå¡i extrem de productive. Nu vei gåsi nicåieri în aceastå carte „truisme“ cum ar fi „Cine se scoalå de diminea¡å departe ajunge“ sau cå ar trebui så munce¿ti mai pu¡in, ori så te distrezi mai pu¡in sau så fii orice altceva decât e¿ti.
16
PUNEREA BAZELOR
În schimb, aceastå carte te va ajuta så în¡elegi cine e¿ti ¿i ce dore¿ti ¿i î¡i va oferi instrumentele så î¡i dezvol¡i via¡a în jurul acestor lucruri. Po¡i deprinde noi abilitå¡i ¿i modifica anumite comportamente, dar nu î¡i po¡i schimba fondul – ¿i nici nu ar trebui. Aceastå carte te va purta printr-un proces de auto-descoperire a ceea ce î¡i place sau nu, a obiceiurilor, nevoilor ¿i dorin¡elor tale naturale. Acestea devin funda¡ia sistemului tåu de administrare a timpului. Sistemul meu î¡i oferå un proces, nu o re¡etå. Urmåtoarele douå profile ilustreazå cât de diferite pot fi vie¡ile a douå persoane ¿i cum, totu¿i, amândouå pot så î¿i administreze timpul pornind din interior.
Patrice: organizatå, previzibilå ¿i calmå Patrice este o femeie cåsåtoritå, în vârstå de treizeci ¿i opt de ani, mamå a unui båiat de patru ani. Lucreazå cu normå întreagå ca redactor ¿ef la o revistå de modå pentru femei. Îi prie¿te rutina, îi place sentimentul de lini¿te ¿i urå¿te så se simtå gråbitå sau sub presiune. Timpul acordat familiei ¿i ei înså¿i este la fel de important ca cel rezervat muncii ¿i, pentru ea, este foarte important så men¡inå un echilibru între acestea. Patrice are scopuri foarte clare: vrea ca fiul ei så se simtå important ¿i iubit, vrea så î¿i påstreze mariajul în bunå stare ¿i dore¿te så î¿i påstreze reputa¡ia de scriitoare talentatå, de mare încredere. Ea î¿i treze¿te fiul la ora 6:45 în fiecare diminea¡å, iar cei doi parcurg o rutinå matinalå plåcutå, care include cântatul în timp ce båiatul se îmbracå, luatul micului dejun ¿i jucatul unui joc înainte de a merge spre ¿coalå. Dupå ce îl laså acolo, Patrice ¿tie cå are nevoie de o micå perioadå de tranzi¡ie între „gândirea maternå“ ¿i „gândirea pentru muncå“. A¿a cå, în fiecare diminea¡å, coboarå la metrou ¿i laså så treacå patru trenuri în timp ce cite¿te ziarul. Se suie în cel de al cincilea tren ¿i ajunge la muncå concentratå ¿i gata så înceapå treaba. Ziua ei de lucru este, de asemenea, dominatå de rutinå. Diminea¡a scrie, ia interviuri ¿i face muncå de investiga¡ie, iar dupå-amiaza participå la ¿edin¡ele de redac¡ie. οi verificå agenda pentru a vedea exact ceea ce trebuie så facå ¿i se apucå imediat de treabå, fårå ezitare. Nu a întârziat niciodatå predarea vreunui material. Lucreazå de la 9:30 la 5:30 cinci zile pe såptåmânå. οi ia fiul de la ¿coalå de trei ori pe såptåmânå, dar lunea ¿i joia mama sau
O PERSPECTIVÅ TOTAL NOUÅ ASUPRA ORGANIZÅRII TIMPULUI
17
so¡ul ei trebuie så facå acest lucru. Astfel, poate munci pânå târziu în fiecare luni searå, iar joia poate så se întâlneascå cu o prietenå ¿i så meargå la film. Patrice ¿tie så delege sarcinile. Crede cu tårie cå implicarea altor persoane în cre¿terea fiului ei nu numai cå îi men¡ine via¡a în echilibru, dar îi ¿i îmbunåtå¡e¿te via¡a båiatului, înconjurându-l cu mul¡i oameni care îl iubesc. Sfâr¿itul såptåmânii se desfå¿oarå previzibil, de asemenea. Serile de vineri sunt rezervate vizionårii de filme în familie. Sâmbåta diminea¡å îl duce pe Kyle la un curs de muzicå, iar dupå-amiaza iau prânzul la un restaurant, dupå care merg în parc sau la un muzeu. În fiecare duminicå, so¡ul lui Patrice ¿i Kyle ies împreunå, „ca båie¡ii“, în timp ce Patrice råmâne acaså ¿i se pregåte¿te pentru urmåtoarea såptåmânå de muncå. Patrice este foarte atentå la durata activitå¡ilor ¿i î¿i revizuie¿te programul pentru a avea destul timp pentru fiecare dintre ele. A calculat cât dureazå ca fiul ei så se îmbrace în fiecare diminea¡å ¿i îl treze¿te în a¿a fel încât el så aibå timp så se pregåteascå în ritmul lui. Via¡a lui Patrice este alcåtuitå pe baza prioritå¡ilor ei ¿i, pentru ea, este plåcut de previzibilå, de calmå ¿i de satisfåcåtoare. Este o via¡å care se potrive¿te personalitå¡ii ¿i prioritå¡ilor ei, bogatå, plinå de recompense ¿i este fåcutå pentru ea pornind din interior.
Andrew: axat pe muncå, rapid ¿i imprevizibil Andrew are cincizeci ¿i ¿ase de ani ¿i este pre¿edintele unuia dintre cele mai mari lan¡uri hoteliere din lume. Îi prie¿te varia¡ia, îi place så interac¡ioneze cu multe persoane ¿i ¿tie så rezolve problemele într-un mod foarte creativ. Nu îi trebuie mult timp så „rumege“ lucrurile. În¡elege totul imediat, încrezåtor în opiniile lui ¿i concentrat. Poate schimba vitezele cu u¿urin¡å, descurcându-se bine cu întreruperile. Andrew este devotat cu pasiune muncii sale ¿i scopul såu este så î¿i men¡inå compania pe primele locuri. Misiunea lui este så ofere zilnic un exemplu extraordinar de rela¡ii cu clien¡ii, så urmåreascå toate oportunitå¡ile semnificative de dezvoltare ¿i så studieze cât de mult poate despre domeniul såu. Timpul lui Andrew este structurat în a¿a fel încât så sus¡inå ¿i så respecte personalitatea ¿i scopurile lui. Zilele sale sunt organizate pentru a permite multå spontaneitate ¿i varietate. În fiecare diminea¡å,
18
PUNEREA BAZELOR
la ora ¿apte, el este la birou ¿i î¿i petrece prima orå citind reviste de specialitate, apoi o orå ¿i-o folose¿te pentru a se ocupa de coresponden¡a electronicå ¿i de telefoane. De la ora nouå, timpul lui este dedicat rezolvårii tuturor nevoilor, urgen¡elor ¿i cerin¡elor care apar toatå ziua atunci când conduci o mare companie. Andrew are o listå foarte scurtå cu lucruri pe care trebuie så le facå. ªtie cå treaba lui este så råspundå nevoilor celorlal¡i, iar o listå lungå nu ar face decât så îl încurce. Între întâlniri, se întoarce la biroul såu pentru a råspunde la telefoane ¿i la po¿ta electronicå. Sarcina lui în ultimii treizeci de ani a fost så råspundå la fiecare telefon (¿i acum ¿i e-mail) chiar în ziua în care îl prime¿te. A atins acest obiectiv. La sfâr¿itul fiecårei zile (care se terminå undeva între ¿ase ¿i opt seara), î¿i mai petrece o orå la birou pentru a råspunde la ultimele telefoane sau mesaje primite. Andrew ¿tie så delege sarcinile foarte eficient. Îl gåse¿te ¿i îl angajeazå pe cel mai talentat så conducå diversele departamente ale organiza¡iei sale. Lucreazå foarte strâns cu secretara sa ¿i împreunå au multe instrumente cu care så sus¡inå un ritm de lucru rapid în echipå. Au alcåtuit liste ¿i formulare care så u¿ureze comunica¡ia între ei în privin¡a aranjamentelor de cålåtorie, a stabilirii întâlnirilor, a planificårii ¿edin¡elor ¿i a adåugårii de „contacte“ la una dintre cele ¿aisprezece liste de coresponden¡å ale lui Andrew. Calculatoarele lor sunt legate la aceea¿i re¡ea, astfel încât atât Andrew cât ¿i Dorothy pot accesa agenda on-line, pe care Dorothy o ¡ine pentru el. Toatå ziua, Andrew råspunde imediat la nevoile celor care lucreazå pentru el. Råsfoie¿te repede teancul de acte din cutia lui pentru intråri, rezolvându-l pe fiecare în câteva secunde, fåcându-¿i noti¡e direct pe hârtie sau pe formularele concepute chiar de el. Ia deciziile rapid. Andrew munce¿te mult – adesea câte douåsprezece ore pe zi – dar î¿i påstreazå serile pentru a lua cina cu familia ¿i cu prietenii. Mare parte din bucuriile lui le are din munca sa – pentru el este o surså foarte puternicå de energie. Totu¿i, oricât de mult i-ar plåcea så munceascå, el cunoa¿te valoarea rela¡iilor din afara lucrului ¿i din timpul liber. Sfâr¿itul de såptåmânå este perioada lui de relaxare ¿i îi place så î¿i ia periodic concediu. Via¡a lui Andrew este bogatå ¿i plinå de satisfac¡ii, fiind ¿i ea construitå pornind din interior.
O PERSPECTIVÅ TOTAL NOUÅ ASUPRA ORGANIZÅRII TIMPULUI
19
Dupå cum vezi, Patrice ¿i Andrew sunt oameni foarte diferi¡i cu moduri foarte deosebite de a face lucrurile. Patrice urmeazå såptåmânal un program foarte bine definit, în timp ce programul abia schi¡at al lui Andrew îi permite acestuia multå spontaneitate. Totu¿i, amândoi sunt satisfåcu¡i de felul în care î¿i petrec timpul, încep fiecare zi cu for¡å ¿i cu neråbdare ¿i se simt împlini¡i la sfâr¿itul fiecårei zile. Tuturor le-ar plåcea så aibå acela¿i control pe care Andrew ¿i Patrice îl au asupra zilelor lor, dar, pentru mul¡i oameni, ceva le stå în drum. Dupå cum vei vedea în capitolul urmåtor, este important så ¿tii ce te împiedicå så î¡i administrezi timpul. O datå ce ai aflat ce te re¡ine, po¡i identifica solu¡ia.
2 CE TE REºINE?
Când oamenii se luptå så î¿i organizeze timpul, foarte des trag concluzia cå au un fel de deficien¡å internå, cå au o incompeten¡å nativå în acest domeniu. Sau se resemneazå, convin¿i cå lumea modernå trebuie så fie „scåpatå de sub control“. Aceste douå percep¡ii sunt total inexacte ¿i te transformå în propriul tåu du¿man. O datå ce ai deprins abilitatea de a identifica problemele legate de administrarea timpului, nu vei mai pierde timp ¿i energie învinovå¡indu-te sau muncind pânå la extenuare. Pur ¿i simplu, vei trece problema prin diagnosticul pe trei niveluri, vei identifica cu acurate¡e cauza ¿i te vei apuca så cau¡i solu¡ia potrivitå. Iute, clar, precis. Ei, asta da economie de timp!
Un diagnostic pe trei niveluri • Nivelul 1: Erori tehnice. Acestea sunt gre¿eli practice, u¿or de rezolvat. Ai nevoie de o abilitate sau de o tehnicå pe care nu le posezi, iar aceastå carte te va învå¡a. O datå ce ai în¡eles aceste erori, vei face cu u¿urin¡å reglajele necesare abordårii tale ¿i gata. Problema este rezolvatå. • Nivelul 2: Realitå¡i externe. Acestea constau în factori de mediu pe care, de fapt, nu îi po¡i controla. Nu tu i-ai creat, 21
22
PUNEREA BAZELOR
iar ei stabilesc o limitå a cât de organizat po¡i fi. Recunoscând aceste lucruri po¡i så nu te mai acuzi ¿i så gåse¿ti o cale mai directå de a-i gestiona sau de a-i elimina. • Nivelul 3: Obstacole psihologice. Acestea sunt for¡e interne, ascunse, care te împiedicå så duci via¡a pe care ¡i-o dore¿ti. Dacå ai trecut peste toate erorile tehnice ¿i realitå¡ile externe, dar încå nu sim¡i cå de¡ii controlul, este foarte probabil cå împotriva ta lucreazå o for¡å psihologicå. Când î¡i dai seama de cauza anumitor obiceiuri cu care te sabotezi, atunci po¡i så scapi de sub controlul lor. Adesea, ceea ce creeazå problemele de organizare a timpului este o combina¡ie de for¡e. Ia în calcul toate cele trei niveluri de erori ¿i obstacole atunci când analizezi ce nu func¡ioneazå. Altfel, s-ar putea så ob¡ii doar o rezolvare par¡ialå – vei îndepårta realitatea externå care te împiedicå så finalizezi anumite activitå¡i, dar obstacolele psihologice vor råmâne. Doar când în¡elegi adevåratele cauze ale problemei tale po¡i så creezi adevårata schimbare pornitå din interior. De fiecare datå când prive¿ti una dintre problemele tale de administrare a timpului, întreabå-te: „Problema mea este tehnicå, externå sau psihologicå?“. De exemplu, dacå ai probleme så delegi sarcinile, problema este tehnicå („Nu ¿tiu cum så fac“), externå („Nu am cui så pasez aceastå sarcinå“) sau psihologicå („M-a¿ sim¡i vinovat dacå a¿ pune pe altcineva så facå asta în locul meu“). Ρi sugerez så recite¿ti acest capitol de fiecare datå când te împotmole¿ti ¿i så te întrebi chiar acum care este cauza problemei. S-ar putea så descoperi cå existå anumite obstacole care au tendin¡a så î¡i creeze probleme în mod constant. În cele din urmå, vei învå¡a så le identifici de îndatå ce ies la suprafa¡å, så le risipe¿ti ¿i så le opre¿ti de la a-¡i mai sabota eforturile de administrare a timpului.
NIVELUL 1: ERORI TEHNICE Eroarea nr. 1: Activitå¡ile nu au un loc bine definit Unul dintre cele mai obi¿nuite motive pentru care nu po¡i så faci lucrurile importante pentru tine este cå nu ai stabilit un timp anume în care så le faci. Prea des oamenii î¿i fac liste cu ce vor ei så
CE TE REºINE?
23
facå fårå så î¿i punå urmåtoarea întrebare esen¡ialå: „Când o så fac asta?“. Nu vei apuca så faci o activitate, decât dacå aceasta are un „loc“ bine definit, adicå o perioadå rezervatå anume în program. Dacå î¡i imaginezi cå vei face ceva în „timpul liber“, ¡ine minte cå nu existå timp liber! Dupå cum se vede, zilele noastre sunt încårcate cu mai multe activitå¡i decât vom avea noi vreodatå timp. Singura ¿anså de a mai avea un moment liber este doar ca unul dintre lucrurile planificate så e¿ueze în ultima clipå. Atunci, de obicei, nu ¿tim ce så facem cu acele minute libere venite pe nea¿teptate pentru cå suntem prin¿i pe picior gre¿it. Deci, dacå ceva este foarte important pentru tine, rezervå-i o anumitå perioadå în programul tåu pentru a-l pune în practicå. Vei învå¡a mai multe în Capitolul 5, „Harta timpului“ ¿i în Capitolul 9, „Atribuie un loc“, despre cum så atribui câte un „loc“ fiecårei sarcini.
Eroarea nr. 2: Ai ales momentul nepotrivit Dacå ¡i-ai rezervat timp så faci ceva, dar descoperi cå tot nu reu¿e¿ti, s-ar putea så î¡i fi ales timpul nepotrivit. Cu to¡ii avem cicluri de energie ¿i de putere de concentrare: unii dintre noi sunt activi diminea¡a, al¡ii sunt mai energici noaptea. Unii dintre noi sunt motiva¡i dacå încep proiecte noi ¿i mari în anumite perioade ale anului, cum ar fi ianuarie, septembrie (când suntem în starea de reîntoarcere la ¿coalå) sau când se încålze¿te vremea. Unele femei considerå cå sunt perioade ale lunii când sunt mai capabile så se ocupe de proiecte care necesitå concentrare ¿i råbdare. Dacå lucrezi fårå så î¡i respec¡i ciclurile de energie ¿i de concentrare, î¡i va fi greu så te ocupi eficient de o anumitå sarcinå atunci când ¡i-ai planificat. Dacå nu reu¿e¿eti så î¡i respec¡i programul lunar a¿a cum ¡i-ai propus, s-ar putea så fie din cauzå cå încerci så faci lucrurile seara, dupå muncå, când energia ta intelectualå este scåzutå. Dacå, în schimb, î¡i programezi activitatea respectivå diminea¡a, probabil cå vei descoperi cå vei fi mai motivat så te ocupi de acele lucruri. Pentru mai multe amånunte despre munca în ritmurile tale fire¿ti ¿i în raport cu ciclurile tale de energie, vezi Capitolul 3 „În¡elegerea propriei rela¡ii cu timpul“.