Maken-van-een-Microsoft-account

Elke werknemer die gebruik moet maken van één of meer van de Microsoft 365 apps moet altijd een zakelijke Microsoft account hebben. Bedrijven kunnen geen gebruik maken van persoonlijke Microsoft accounts van de werknemers.

Een gebruikersaccount is aan te maken op meerdere plekken (in meerdere admin centers). Vaak zul je deze handeling uitvoeren in de het Microsoft 365 admin center.

In het admin center ga je naar het menuUsers. Een werknemer toevoegen is eenvoudig. Klik op Active users en op Add a user. Werknemers als computergebruiker. Een smartphone is ook een computer! Naam en displaynaam Vul devoornaamenachternaamin (deze zijn niet verplicht) maar het is wel verstandig deze in te vullen voor herkenbaarheid. Vul de verplichte Displaynaam in, en kies een gebruikersnaam; deze wordt voor het maildomein geplakt en vormt als e-mailadres de Microsoft account. Er wordt gecontroleerd of de gebruikersnaam uniek is. Voor een klein bedrijf zou je kunnen volstaan met de voornaam, maar als er dan een nieuwe werknemers wordt aangenomen met dezelfde voornaam, is het standaard emailadres al in gebruik. Veel bedrijven kiezen daarom voor de combinatie Voornaam.Achternaam. Wachtwoord Je kunt automatisch een wachtwoord laten maken, door die keuze aan te vinken, maar dat zijn wachtwoorden die niet te onthouden zijn. Je kunt daarom instellen dat de werknemers bij de eerste login zijn wachtwoord moet veranderen. Ook kruis je Inkijkexemplaar optioneel aan als je het gemaakte wachtwoord automatisch naar de werknemer wilt mailen. Ja maar, zul je denken, de nieuwe werknemer moet eerst zijn mail lezen om het wachtwoord te zien maar hij heeft het wachtwoord nodig om in te loggen? Er wordt de mogelijkheid geboden een alternatief mailadres op te geven waar het wachtwoord naartoe gestuurd wordt.

Afronden

Er wordt gevraagd welke Microsoft 365 licenties je wilt toekennen aan de account. Selecteer Nederland in kies ervoor een account te maken zonder licenties. Heb je wel iets aan een account zonder licenties? Zeker, er zijn steeds meer web sites en bedrijfsportalen van bijvoorbeeld leveranciers of fabrieken, waar je kunt (of moet) inloggen met een Microsoft account.

Rollen en profiel

Je krijgt de mogelijkheid optionele instellingen te maken. Je ziet een korte en een uitgebreide lijst van allerlei mogelijke (beheer)rollen die je werknemers mag geven. Bij een klein bedrijf kan het zinvol zijn iemand specifieke beheertaken te geven, maar voor nu slaan we deze rollen over en laten we de standaard keuze staan.

Onder Profile info geeft je extra gegevens op over de werknemer. Dit is niet verplicht en kan altijd later nog aangevuld worden. Maar weet je de persoonlijke gegevens als de taak, afdeling, kantoor en dergelijk, vul ze dan alvast in.

Er wordt een overzicht getoond van de ingevulde gegevens, die eventueel nog aan te passen zijn. Sluit de wizard nu af. De Microsoft account is nu gemaakt.

Bij Microsoft vind je deze procedure uitgewerkt, en wordt dit tevens in een filmpje gedemonstreerd (duur: 2'02").

Het is mogelijk meerdere accounts in één keer in bulk toe te voegen met een .csv bestand, we doen dat in een praktijkopdracht. Je download het .csv-bestand op de site, voegt in die template de gegevens in van de werknemers, en importeert deze .csv om alle werknemers in één keer te maken.

Importeren is niet moeilijk, maar heb je toch uitleg nodig, bekijk dan het filmpje in de link (duur: 4'36").

Wachttijd In Microsoft 365 kan het even duren voordat gemaakte account, gewijzigde wachtwoorden of andere instellingen door het hele systeem zijn doorgedrongen. Soms moet je gewoon even geduld hebben. Inkijkexemplaar

Opdracht 1 MS365 - Maak je eerste Microsoft 365 account

De directeur van de Nederlandse vestiging van Contoso heeft naar aanleiding van jouw advies besloten geen servers te kopen, maar alle diensten in Microsoft 365 cloud te huren. Hij volgt hier dus het moederbedrijf. Jij bent gevraagd als globale beheerder om accounts maken voor alle werknemers. a. Log als globale beheerder in de tenant van Contoso in. Maak nu voor jezelf een Microsoft account aan, noteer het wachtwoord en vink aan dat je het wachtwoord moet aanpassen de eerste keer dat je inlogt. b. Log nu in op de werknemer-pc in de browser met je eigen account op www.office.com. Wat gebeurt er? c. Wat zijn je mogelijkheden op office.com? Opdracht 2 MS365 - Importeer de andere werknemers De Nederlandse vestiging heeft zeven werknemers. Je ziet hieronder het organigram. Je kunt voor elke werknemer handmatig een account maken, maar dit kan ook in bulk. Organigram van Contoso Nederland B.V. a. Open het admin center met je globale beheer account, blader naar de pagina waar je accounts maakt. Zoek hier het template bestand in .csv formaat om meerdere geberuikers tegelijkertijd te maken. Importeer dit bestand in Excel. Voer de benodigde gegevens in van de zes overige werknemers (je eigen account heb je net al gemaakt). Je hoeft alleen de volledige gebruikersnaam in te vullen (gebruik Inkijkexemplaar

jouw tenant URL!), de voornaam, achternaam en de Display name. Bewaar het ingevulde .csv bestand en importeer dit in het admin center. Je hoeft geen licenties toe te kennen.

Aan het einde van de import download je een csv-bestand (of je mailt het naar jezelf). Controleer nu of alle werknemers inderdaad een Microsoft Account hebben. Neem deze informatie op in je logboek .csv-bestanden In Nederland gebruikt Excel de puntkomma als scheidingsteken, terwijl in de VS de komma wordt gebruikt. Bij het importeren moeten er komma's tussen de velden staan! Dit kan enig puzzelwerk betekenen als je met een Nederlandse Excel de csv file moet maken. b. Kun je vinden welke wachtwoorden er gemaakt zijn voor de werknemers? Zijn die wachtwoorden in Azure AD of het admin center te bekijken? Opdracht 3 MS365 - Bekijk accounts in Azure AD a. Azure AD is de plek waar alle gegevens van personen en groepen wordt bewaard. Andere apps van Microsoft gebruiken die accounts voor autorisaties. Open als globale beheerder nu het Azure AD admin center, dit kan direct vanuit het admin center. Zoek in dit beheercentrum de plek waar Azure AD accounts zijn opgeslagen en open deze. Wat valt je op? b. Hoeveel active user accounts bevinden zich nu in Azure AD? Hoeveel van deze accounts behoren toe aan werknemers? c. Azure AD houdt uitgebreide logging bij van veranderingen die plaats vinden in Azure AD Auditlog. Open deze logging in Azure AD en zoek je eigen account die met de hand is gemaakt en de zes accounts die je hebt gemaakt met de import. d. Open de Microsoft 365 Admin app op je smartphone. Zie je daar de werknemers van Contoso Nederland al staan? e. Voeg in de Microsoft 365 Admin app bij de werknemers Caroline en Harrie van Contoso Nederland bij de Job title de functie van Verkoper toe. Log nu in het admin center in als global admin op de beheerder-pc, en kijk of daar deze job title nu ook gevuld is. Opdracht 4 MS365 - Inloggen als werknemer Inkijkexemplaar a. Schakel nu naar de werknemer pc met Windows 11. Log in met de account van werknemer Laurence die heb je gemaakt, met het verkeerde wachtwoord op www.office.com. Welke melding verschijnt er? b. Start nu op de werknemer pc de app Teams en log in als werknemer Marcel Evers met het juiste wachtwoord. Wat valt je op?