ADMINISTRACIÓN AL DÍA AÑO 12-NÚMERO 1-AGOSTO/SEPTIEMBRE.2012
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSIDAD “FERMIN TORO” DECANATO DE ADMINISTRACIÓN CABUDARE ESTADO-LARA
JOHN GUILLEN. C.I:13.645.841. PROFESORA: MIRTA SUÁREZ INFORMATICA APLICADA CABUDARE, 5 De Agosto del 2012
Sistemas Administrativos y Contables
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Software
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Software Administrativo
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Menús
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Barra de Herramientas
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Crear una Empresa
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Estimados Lectores Les doy la Bienvenida a la revista Tutorial y espero Que Las Siguiente S Informaciones Suministradas En La Revista Referente A Los Sistemas Administrativos, Sea De Mucha Utilidad Para Cada Uno De Ustedes, Tanto A Lo Largo De La Carrera Universitaria Como También En El Campo Laboral. Debido A Que Es De Mucha Ayuda Conocer Cada Sistema Para Que Se Nos Haga Más Fácil El Trabajo.
Los Sistemas Administrativos y Contables representan en términos operativos los datos ingresados a la empresa y los que ella misma genera, se conviertan en información relevante para la toma de decisiones estratégica u operativa. Estos sistemas implican la expresión operativa de los criterios emanados de la Teoría de la Administración. Así los principios administrativos y el proceso administrativos se conviertan en Manuales de Organización y de Normas, Procedimientos, en los cuales se definen los objetivos, misión, visión, funciones, tareas, y el flujo de datos que deben ser procesados en la empresa necesarios para el proceso de toma de decisiones y el registro de sus operaciones.
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El software es el equipamiento lógico o soporte de un sistema informático, es aquel que comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos, que son llamados hardware. Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informáticas; tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el software de sistema, tal como el sistema operativo, que, básicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con el usuario. Considerando esta definición, el concepto de software va más allá de los programas de computación en sus distintos estados: código fuente, binario o ejecutable; también su documentación, los datos a procesar e incluso la información de usuario forman parte del software: es decir, abarca todo lo intangible, todo lo «no físico» relacionado. El término «software» fue usado por primera vez en este sentido por John W. Tukey en 1957. En la ingeniería de software y las ciencias de la computación, el software es toda la información procesada por los sistemas informáticos: programas y datos. 2
Software administrativo: Se puede decir que es un sistema que ayuda a las empresas a contar con herramientas que se ajusten a sus necesidades para aumentar sus ventas, controlar sus costos, ser más competitivas, ofrecer un mejor servicio al cliente, dar mejores rendimientos, consolidar operaciones, ser más productivas y adaptarse a nuevas tecnologías, entre otros. ¿Cuál es el beneficio para instalar un software administrativo en una empresa? Es importante poder contar con los instrumentos necesarios para administrar y evaluar nuestros procesos, un software es una herramienta que nos ayuda a organizar y a procesar la información que se genera a lo largo del crecimiento de una empresa o negocio, gracias a la información que se genere podemos tomar mejores decisiones.
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Menú principal La barra del menú principal del sistema está compuesta por varios submenús: Archivo: Este maneja las funciones de la barra de herramientas y las opciones: seleccionar empresa, seleccionar usuario, imprimir reportes y configurar impresión. Edición: Este maneja las funciones que típicamente se usan para manipulación de texto: cortar, copiar, pegar, entre otros. Módulos: Aquí se permite seleccionar los diversos módulos del sistema.: inventario; ventas y cuentas por cobrar; compras y cuentas por pagar; cajas y bancos; y mantenimiento. Una vez seleccionado el módulo puede seleccionar los submenús: procesos, tablas y reportes correspondientes a cada módulo. El módulo activo se indica en la línea superior de la ventana. Procesos: Este submenú permite seleccionar los procesos del módulo actual. Tablas: Este submenú permite seleccionar las tablas del módulo actual. Reportes: Este submenú permite seleccionar los reportes del módulo actual. 4
Desplazamiento: Este maneja las funciones que permiten desplazarse entre los datos de la ventana activa, cuando esta es una tabla o proceso. Estas funciones pueden ser activadas también desde la barra de herramientas. Ventana: Este muestra en todo momento las ventanas que han sido abiertas y permite poner como activa la ventana asociada a la opción seleccionada. Cuando una ventana es definida como la ventana activa el sistema la muestra en primer término en la pantalla. Ayuda: Este permite: 1. Activar las ayudas electrónicas. 2. Hacer link con la página web del sistema administrativo utilizado. 3. Enviar un correo electrónico. 4. Activar la consola de comunicación. 5. Leer mensajes del sistema. 6. Activar la calculadora y el calendario del sistema.
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Buscar: Esta función busca el registro deseado en la ventana activa. Si la ventana activa es un proceso, debe indicar el número del registro y hacer clic en el botón “aceptar”. Si desconoce el número del registro, presione la tecla F2 para activar la búsqueda asistida. Si la ventana activa es una tabla, debe indicar el código o la descripción del registro y hacer clic en el botón “aceptar”. Si desconoce el código o la descripción del registro, presione la tecla F2 para activar la búsqueda asistida. Nuevo: Esta función prepara la ventana activa sea una tabla o proceso, para agregar un registro. Así por ejemplo, si la ventana activa es el proceso facturas, debe ejecutar esta función cada vez que desee incluir una nueva factura. Eliminar: Esta función elimina el registro que está en pantalla. Así por ejemplo si la ventana activa es la tabla clientes, al ejecutar esta función eliminará el cliente que está en pantalla. Nueva factura. Guardar: Esta función graba los cambios que se han efectuado sobre el registro que está en pantalla. Se debe usar al modificar un registro o al incluir uno nuevo para que los cambios queden registrados. Restaurar: Esta función elimina los cambios que se han efectuado sobre el registro que está en pantalla, si todavía no se han grabado los mismos.
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Para crear una empresa use la opción empresas ubicada en el submenú procesos del módulo mantenimiento. Dicha opción le permite crear nuevas empresas así como buscar, modificar y eliminar los datos de las empresas que ya están registradas, haciendo uso de la barra de herramientas. Los datos de cada empresa se guardan en directorios separados, que son creados automáticamente por el sistema (debajo del directorio en el que está instalado el sistema). Una vez creada la empresa, debe configurar las características de funcionamiento de la misma usando la opción parámetros de la empresa. Para crear una empresa debe incluir los siguientes datos en la carpeta “Generales”: Código: alfanumérico de diversos caracteres que identifica a cada empresa. No puede estar repetido y define el nombre del directorio en donde se van a guardar los datos de la empresa. Prioridad: Número entre 0 y 99 que define la prioridad que debe tener un usuario para poder trabajar o seleccionar la empresa. Descripción: Nombre de la empresa. Puede contener hasta cuarenta (40) caracteres alfanuméricos. Es mostrado en la parte superior de la pantalla y en el encabezado de los reportes, cuando la empresa está activa. RIF: Registro de información fiscal de la empresa. Responsable: Nombre de la persona que representa a la empresa ante el fisco. Puede contener hasta sesenta (60) caracteres alfanuméricos. Es mostrado en los reportes relacionados con las retenciones del impuesto sobre la renta. 8
Teléfonos: Teléfonos de la empresa. Puede contener hasta sesenta (60) caracteres alfanuméricos. Es mostrado en los reportes relacionados con las retenciones del impuesto sobre la renta. País: Seleccione de la lista desplegable, el país que corresponda a la empresa que se está creando. Fax: Número telefónico correspondiente para enviar documentos para agilizar los procesos. Dirección: Dirección fiscal de la empresa. Puede contener hasta ciento veinte (120) caracteres alfanuméricos. Es mostrado en los reportes relacionados con las retenciones del impuesto sobre la renta. E-mail: Indique una cuenta de correo electrónico que esté asociada a su empresa Web Site: Indique la dirección URL correspondiente la página web de su empresa.
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