ORGANIZACIÓN CONCEPTO Y DEFINICIÓN: Es común entender la organización como sinónimo de empresa, fase del proceso administrativo. Esto si bien es cierto, puede parecer obvio, el concepto de organización es más amplio ya que como tal la organización puede ser vista como una entidad social orientada hacia objetivos específicos y estructurada de manera deliberada. Esto se cumple si se ve la empresa como un ejemplo de una entidad social la cual se ha diseñado para alcanzar resultados, es decir, obtener ganancias. A su vez, la organización es el conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento deben sujetarse a todos los miembros. Esto en atención a que en el rápido mundo de los negocios de hoy las empresas necesitan gerentes que sepan analizar y orientar las actividades del talento humano de una empresa con esfuerzos que incluyan la responsabilidad, la autoridad, la delegación. Lo cierto es que, los negocios que manejan bien estas labores, probablemente verán un aumento considerable de la productividad y la rentabilidad. Es por ello que la organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y forzada, la cual está diseñada para lograr el cumplimiento de los objetivos empresariales. Por otro lado, la estructura organizacional tiene que ver con el proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización. La palabra organización viene del griego “organon” que significa instrumento. En castellano la palabra “organismo” ilustra mejor este significado que implica necesariamente: Partes y funciones diversas: Ningún organismo tiene partes idénticas ni de igual funcionamiento. Unidad funcional: Esas partes diversas tienen un fin común e idéntico. Coordinación y autoconstrucción: Para lograr el fin, cada una de las partes pone una acción distinta, pero complementaria de las demás. Obran en vista del fin común y ayudan a las demás a construirse y ordenarse conforme a un principio específico. Definición de Organización según varios autores: SEGÚN: Terry
DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una
Sheldon
Beechler, Carmichael Sarchet Koonts y O’Donnell
Petersen y Plowman
Litterer
Reyes Ponce
indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas. Proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deban efectuar con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se ejecuten sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles. y La estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos. Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos y coordinar, tanto en sentido horizontal como vertical, toda la estructura de la empresa. Es un método de distribución de la autoridad y de la responsabilidad. Sirve para establecer canales prácticos de comunicación entre los grupos. Es una unidad social dentro de la cual existe una relación estable entre sus integrantes, con el fin de facilitar la obtención de una serie de objetivos o metas. Organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Naturaleza de la Organización: La organización se refiere a estructurar. Esta es la parte más típica de los elementos que corresponden a la mecánica administrativa. Se refiere a “cómo deben ser las funciones, jerarquías y actividades”. Se refiere siempre a funciones, niveles o actividades que “están por estructurarse”, ve hacia el futuro. Constituye el dato final del aspecto estático o de mecánica. Afirma de modo concreto cómo y quién va hacer cada cosa, es decir, en el sentido de qué puesto, no de qué persona y cómo lo va a hacer.
Una vez la organización se ha determinado, solo queda ejecutar o actuar integrando, dirigiendo y controlando, es decir, se pasa a la fase dinámica.
Importancia de la Organización: Por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a cómo debe ser una empresa. La organización es de gran importancia dentro de la estructura administrativa, pues constituye la parte teórica científica del proceso administrativo en donde se ordena y priorizan los temas planifiados que aún no se han ejecutado. Constituye el punto de enlace entre los aspectos teóricos que Urwick llama de mecánica administrativa y los aspectos prácticos bajo la denominación de dinámica entre “lo que debe ser”, y “lo que es”. Según Reyes Ponce, suele confundirse la organización con la integración corriendo el peligro de mezclar la teoría con la práctica, lo ideal con lo real, conjar el nivel técnico de la administración en vez la consecuencia de que pierdan de vista las metas, haciendo bajar el nivel técnico de la administración en vez de presionar que la realidad se acomode a lo que “debería de ser”. OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN: Los objetivos de la organización técnica pueden clasificarse en dos grupos. Básicos y Secundarios. Básicos: Suplir limitaciones Permitir la comunicación de los valores Lograr la eficacia de la acción con la mayor eficiencia posible. Derivados o Secundarios: Aumentar las capacidades de cada miembro de la empresa Aprovechar los conocimientos acumulados en el pasado Ahorrar tiempo Favorecer la especialización. El objetivo más importante de la organización empresarial es el de establecer los departamentos o áreas funcionales especializadas de la empresa, esto en atención a controlar y delegar y responsabilizar a las personas en las áreas identificadas, las cuales son necesarias en toda organización. Definir jerarquías las que determinan el grado de autoridad y las responsabilidades inherentes a cada nivel de la empresa.
Otro objetivo es definir qué labor debe desempeñar cada uno de los miembros de la organización mediante la elaboración de descripciones y perfiles de puestos. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN: Especialización: Cuando más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisión y destreza. Unidad de mando: Para cada función debe existir un solo mando. Del equilibrio de autoridad-responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella” Del equilibrio de dirección-control: A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando. De la Definición de puesto: Deben definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por éste la unidad de trabajo impersonal específico. PROPÓSITOS Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN El propósito más importante es el de la estructuración de las funciones y actividades organizacionales mediante la generación de áreas funcionales, puestos y niveles jerárquicos que facilitan la coordinación del esfuerzo de todos los miembros de la empresa. Por la naturaleza propia de los sistemas sociales, es lógico que deba existir un orden, el cual garantice estabilidad al sistema y le brinde total confianza, de tal forma que, al estructurar los organismos sociales lo que se quiere es disponer y coordinar los recursos disponibles, sean estos materiales, humanos o financieros. A su vez, con la organización se define y orienta al trabajo al interior de la empresa, evitando con ello duplicidad de actividades, pérdida de tiempo y dinero y disminución de los niveles de calidad y efectividad empresarial. Esto es lo que se conoce como organigrama.
El organigrama a su vez muestra en los títulos: En los títulos el oganigrama muestra los cargos que se están desempeñando
Gerente
Las líneas representan la relación superior subordinado Los cuadros representan los distintos trabajos
Administrador financiero
Contador 1
Contador 2
Administra dor Marketing
Gerente Marca
Gráfica No. 1 creación propia Ab. 2015
En todo organigrama los niveles de administración están indicados por el número de capas horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades que están en el mismo rango y reportan a la misma persona, están en un nivel. En este ejemplo el Administrador financiero y Marketing representan un nivel de administración en el cual reportan al gerente. Los contadores reportan al administrador financiero y el gerente de marca al administrador de Marketing. El concepto organigrama nos da la relación, tanto de cargos como de líneas existentes en la organización.. SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN: Son las diversas combinaciones estables de la división de funciones y la autoridad a través de las cuales se realiza la organización. Se expresan en las cartas o gráficas de organización y se complementan con los análisis de puestos. ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL: El concepto organigrama nos da la relación tanto de cargos como de líneas existentes en la empresa al igual que nos indica las relaciones de autoridad existentes. Sin embargo, en toda organización existe un concepto que carece de estructura, el cual es plenamente identificable no por razones de orden de mando, sino más bien por la naturaleza propia de las personas de organizarse y de vivir en comunidades. Es por esto que:
ORGANIZACIÓN FORMAL: Es aquella que se establece de manera deliberada para alcanzar un objetivo específico y se caracteriza por tener una estructura claramente definida con el organigrama. En contraste, la ORGANIZACIÓN INFORMAL: Hace referencia a las relaciones sociales y se desarrolla espontáneamente entre individuos. Por esta razón es que NO sigue lineamientos ni estructuras definidas. ORGANIZACIÓN FORMAL
ORGANIZACIÓN INFORMAL
La organización informal es la que se desarrolla a lo largo de la organización, sin ninguna clase de orden, disposición o criterio. Esta se encuentra en las relaciones propias de los individuos, generadas en la empresa por el diario vivir. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL/DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN Es un medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia. La estructura organizacional da orden a la empresa, responsabilidades al talento humano de la empresa en cada una de las áreas que se han definido previamente en la planeación.
Su finalidad es la de establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una organización para trabajar juntos de forma óptima a fin de que puedan ser alcanzados los objetivos corporativos. Se refiere a la forma como se dividen, se agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. DEPARTAMENTALIZACIÓN: Esto en atención a que la estructura organizacional muestra la forma como es dividido el trabajo en la empresa. En este sentido, los departamentos de una organización se pueden estructurar formalmente en tres formas básicas.
Por función, Por producto-servicio, Mercadeo o En forma de matriz
ORGANIGRAMA FUNCIONAL O POR FUNCIÓN Es la estructura más empleada, en esta los departamentos o áreas funcionales representan tareas sustantivas de la empresa. Como es realmente muy amplia se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias. Esta estructura agrupa personas que tienen una posición similar dentro de la organización o que desarrollan funciones semejantes, utilizando recursos del mismo estilo. Está conformada por las partes que integran a la organización y las relaciones que las vinculan incluyendo las funciones, actividades, relaciones de autoridad o de dependencia, responsabilidades, manuales de puesto y de procedimientos, descripciones de puestos de trabajo y asignación de recursos. Si bien es cierto, este tipo de estructuras puede encontrarse en varios tipos de organización aunque generalmente se aplica en pequeñas y medianas empresas por la facilidad de interpretación y seguimiento que brinda. Por lo general es habitual que se confunda equivocadamente con el concepto organigrama, ya que brinda una rápida visualización de algunos aspectos formales de suma importancia. A continuación ejemplo de una estructura organizacional funcional:
Este tipo de organización facilita la supervisión. Refleja la forma general en la que se puede delegar al trabajar en una empresa y simplifica la toma de decisiones.
ORGANIZACIÓN POR PRODUCTO O SERVICIO: Este tipo de organización se da cuando las actividades se agrupan con base en los productos o servicios que comercializa la empresa. Es muy común verla en empresas que tienen gran cantidad de productos y que por ser estos tan extensos, resulta incontrolable organizarse como en el caso funcional. Las empresas adoptan este tipo de estructura cuando el crecimiento hace indispensable que se nombre a varios gerentes divisionales con autoridad sobre las funciones de productos, ventas y servicios respecto a sus líneas de
productos. Lo interesante de esta estructura es que permite a la dirección general delegar a sus ejecutivos divisionales, ampliar autoridad para la realización de las diversas funciones que se desprenden de un proceso aludido a un producto o servicio. Principales ventajas es el enfoque de la empresa en la satisfacción del cliente. Ej. Organigrama por producto.
Ingeniería
Producto
Contabilidad
Ventas
En este ejemplo puede apreciarse que las divisiones de la empresa son los productos o servicios que a su vez existen funciones en cada unidad de producto o servicio. ORGANIGRAMA MATRICIAL Agrupa a las personas simultáneamente por funciones y divisiones, es decir, combina las estructuras funcional y divisional. El objetivo principal de este tipo de estructuras es la de buscar la mayor cantidad de recursos especializados, lo cual es de gran utilidad cuando se desarrollan proyectos con tiempo definidos. En cuanto a su elaboración y/o entrega, se diferencia de los demás tipos de estructuras organizacionales. Este no es aplicable en cualquier tipo de empresa, ya que está pensado para desarrollarse en aquellas empresas que trabajan por proyectos. Es por esto que este tipo de organigramas se encuentran fácilmente
en firmas consultoras especializadas, pulls de abogados, empresas de ingeniería civil y firmas de publicidad. Esto en atención de que, un proyecto es un conjunto de actividades únicas, particulares y específicas que tienen un lapso determinado para realizarse y al que se le asignan recursos para conseguirlo. Es bastante útil para una empresa desarrollar una estructura de este tipo cuando quiere desarrollar proyectos rápidamente al tiempo que le sirve a la organización para tener en la innovación y creatividad su ventaja competitiva más representativa. Ejemplo: Gerente General
FUNCIÓN A
FUNCIÓN B
FUNCIÓN C
FUNCIÓN D
PROYECTO A
PROYECTO B PROYECTO C
PROYECTO D
Nótese en este ejemplo como de la gerencia general se desglosan funciones que podrían ser igualmente actividades o especialidades, mientras que en vertical se encuentran los proyectos; los cuales pueden llegar a requerir uno o algún tipo de función específica o todas. Con este tipo de organigrama la empresa tiene una orientación hacia los resultados, enfocando la generación de utilidades de los proyectos y representa una clara oportunidad de ahorro de costos por la flexibilidad en la utilización del talento humano.
Otros tipos de estructura organizacional (organigramas) GEOGRÁFICA: Se refiere a la diferenciación y agrupamiento de las actividades en relación con la localización en las que el trabajo será desempeñado o el área de mercado a ser servida por la empresa. Es muy común este tipo de estructura organizacional en empresas de gran escala o con actividades físicas o geográficamente dispersas. Ej. Muchas aerolíneas en el mundo funcionan con este tipo de estructura organizacional.
CLIENTES: Es el agrupamiento de actividades de acuerdo con el tipo de personas para quienes el trabajo es ejecutado. Las características de los clientes constituyen la base para este tipo de estructura, la cual refleja un interés fundamental por el consumidor o usuario, a fin de brindarle un servicio adecuado y seguimiento personalizado. Los bancos e instituciones financieras son un claro ejemplo de ello
PROCESOS: Esta agrupación se aplica comúnmente en empresas manufactureras. En todas las actividades se agrupan respecto a un proceso o tipo de equipo. Suele encontrarse este tipo de estructuras en empresas de confecciones, algunas constructoras o empresas de ensamble de partes. Ej.
CONCLUSIONES: La organización es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento deben sujetarse a todos sus miembros para valerse del medio que le permita a una empresa alcanzar determinados objetivos. En este sentido la estructura de una organización puede definirse como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas considerando luego la coordinación de las mismas. La organización formal es la estructura planificada de forma deliberada de los papeles a desempeñar por las personas en una organización. Mientras que en la organización informal las personas buscan ser aceptadas, sentirse solidarias con otras y ser escuchadas. Se comparten objetivos, valores, filosofías, tiene sentido de pertenencia al grupo y desarrollan sus normas de funcionamiento. En la estructura funcional se proporciona autoridad a los especialistas en las tareas que son de su especialidad, haciendo más fluida la estructura. En la estructura matricial, se debe dar la necesidad de objetivos precisos, roles claros, equilibrio de poder, prioridad a los conocimientos y a la información, gerentes experimentados y con liderazgo.
Bibliografía: Guillermo Gómez Ceja, Planeación y organización de Empresas, Octava edición, McGraw-Hill, México 1994. Agustín Reyes Ponce, Administración Moderna, Décima Edición, Editorial Limusa, S.A. de C.V., México 2000