Digitale facturatie tussen ondernemingen verplicht vanaf 2026

Over anderhalf jaar treedt een belangrijke verandering in werking. Vanaf 1 januari 2026 wordt digitale facturatie namelijk verplicht voor alle transacties tussen bedrijven. Als aannemer is het dus belangrijk om je tijdig voor te bereiden op deze technologische verandering, want vanaf 2026 zal de facturatie tussen hoofd- en onderaannemers, leveranciers en fabrikanten enkel nog via elektronische facturatie mogen gebeuren.

Momenteel is e-factureren al verplicht voor facturen die bestemd zijn voor overheidsinstanties, maar vanaf 2026 wordt dit uitgebreid naar alle B2B-transacties. En in tegenstelling tot de e-facturatie voor overheidsopdrachten, die geleidelijk werd ingevoerd, gaat het hier om een harde overgang. Vanaf 1 januari 2026 is de traditionele facturatie tussen bedrijven niet langer toegestaan.

Volautomatische facturatie

Opgelet: elektronische facturatie gaat veel verder dan het opmaken van facturen in pdf-formaat of het versturen van facturen via e-mail.

Bij elektronische facturatie of e-invoicing verloopt de facturatie tussen twee partijen via computersoft ware, zonder dat er nog een menselijke tussenkomst nodig is. De facturatiesoft ware gebruikt hiervoor een digitale codering waarmee facturatieprogramma’s met elkaar kunnen communiceren.

Belastingplichtige bedrijven kunnen het afhandelen in inkomende en uitgaande facturen dus volledig automatiseren, wat als bijkomend voordeel heeft dat de boekhoudsoftware ook gekoppeld kan worden aan andere bedrijfsbeheerplatformen (voorradenbeheer, planning, betalingen,…).

Wat houdt e-facturatie in?

Een factuur is een document waarmee een persoon (natuurlijke of rechtspersoon) de betaling van een schuld ten gevolge van de levering van goederen of diensten aan een andere persoon vraagt. Als de betaling al heeft plaatsgevonden, vermeldt de factuur dat deze schuld afgelost is.

Een factuur is tegelijk ook een boekhoudkundig en verplicht op te stellen btw-document. In die zin mag ze niet eender hoe worden opgesteld en is ze onderhevig aan specifieke verplichtingen: op de factuur moeten een datum, een volgnummer, indien van toepassing het btw-nummer van de leverancier en van de klant enz. vermeld staan.

Voor een factuur kan worden gearchiveerd, doorloopt ze meerdere etappes, het aantal kan van geval tot geval variëren:

• Opmaak

• Verzending

• Overdracht

• Ontvangst

• Goedkeuring

• Boeking

• Betaling

• Archivering

E-facturering bestaat uit de automatisering van dit hele proces, vanaf de uitgifte door de leverancier tot de betaling en de archivering door de klant.

DEZE ELEMENTEN MOET DE EEN FACTUUR ZEKER BEVATTEN:

• het woord ‘factuur’ moet expliciet vermeld worden

• de factuurdatum, maar ook: leveringsdatum (voor goederen) of de datum van prestaties (bij diensten zoals de uitvoering van bouwwerken)

• een uniek factuurnummer

• je naam, of maatschappelijke benaming, en adres

• de naam (maatschappelijke benaming) van de ontvanger en zijn adres

• je bankrekeningnummer

• het btw- of ondernemingsnummer van leverancier en ontvanger

• een beschrijving en de hoeveelheid van de geleverde goederen en/ of diensten

• (eenheids-)prijs en toegekende korting, hoeveelheid

• de bedragen: het bedrag zonder btw, btw-percentage en het btwbedrag per tarief, het totaal te betalen bedrag (*)

• de plaats waar de factuur werd opgemaakt

• de betalingsvoorwaarden

(*) Bij de uitvoering van werken in onroerende staat voor btw-plichtigen moet de btw gestort worden door medecontracten en wordt geen btw op de factuur vermeld. In plaats van “btw verlegd” moet sinds 2023 volgende vermelding op de factuur opgenomen worden: “ Btwtarief : Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand vanaf de ontvangst van de factuur, wordt de klant geacht te erkennen dat (1) de werken worden verricht aan een woning waarvan de eerste ingebruikneming heeft plaatsgevonden in een kalenderjaar dat ten minste tien jaar voorafgaat aan de datum van de eerste factuur met betrekking tot die werken, (2) de woning, na uitvoering van die werken, uitsluitend of hoofdzakelijk als privé- woning wordt gebruikt en (3) de werken worden verstrekt en gefactureerd aan een eindverbruiker. Wanneer minstens één van die voorwaarden niet is voldaan, zal het normale btw-tarief van 21 pct. van toepassing zijn en is de afnemer ten aanzien van die voorwaarden aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten."

Met andere woorden, eens het product of de dienst is geleverd, wordt de factuur zonder menselijke tussenkomst aangemaakt en verzonden. Aan de andere kant wordt ze op dezelfde manier ontvangen en verwerkt, dankzij beveiligde informaticatools en -processen.

Deze methode is betrouwbaarder, sneller en vaak zelfs efficiënter, want ze beperkt de fouten. E-facturering biedt ook de mogelijkheid flink wat te besparen. Volgens een studie van de Universiteit Hasselt in opdracht van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) zou de besparing € 9 per factuur bedragen op de geraamde, gemiddelde kost van € 12,08.

Doel: de btw-kloof verkleinen

België voert de verplichte e-facturatie in omdat de werkelijk geïnde btw-ontvangsten een stuk lager liggen dat wat de overheid aan btw zou moeten ontvangen. Dit fenomeen staat bekend als de btw-kloof.

In 2023 publiceerde het Internationaal Monetair Fonds (IMF) een studie waaruit bleek dat die btw-kloof 2 % van het Bruto Nationaal Product (BNP) bedraagt, wat een stuk meer is dan in de ons omringende landen. Door de facturatie tussen bedrijven te automatiseren hoopt minister van fi nanciën Vincent Van Peteghem (CD&V) de btw-kloof te verkleinen tot het niveau van onze buurlanden. Uiteraard betekent dit ook een bron van extra overheidsinkomsten.

Andere voordelen

Maar ook voor de bedrijven heeft e-facturatie heel wat voordelen. Zo leidt elektronische facturatie tot een stevige kostenbesparing doordat het gebruik van papier en handmatige handelingen flink wordt verminderd. Dit zorgt er ook voor dat de kans op fouten veel kleiner wordt. Facturatiefraude wordt tegelijkertijd ook veel moeilijker. De soft ware controleert namelijk zowel de IBAN-, btw- en KvK-nummers, waardoor spookfacturen en dubbele betalingen worden voorkomen.

Een ander voordeel is dat de betalingen via e-facturatie doorgaans sneller verlopen. Tot slot is het bewaren en terugvinden van facturen een stuk eenvoudiger dan bij papieren facturatie.

De geautomatiseerde verwerking van het miljard facturen die jaarlijks worden uitgewisseld in België zou bij benadering een jaarlijkse efficiëntiewinst van zo’n € 3,5 miljard opleveren!

Praktisch

Als ondernemer zal je vanaf 2026 dus over een boekhoudsoft ware moeten beschikken die is staat is om elektronisch te factureren. België heeft gekozen om in te stappen in het Europese PEPPOL-netwerk. PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Via dit netwerk kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudig, snel en veilig elektronische berichten uitwisselen. Ondernemingen kunnen zich via een éénmalige registratie bij een PEPPOL-access point aansluiten op dit netwerk.

Op de overheidswebsite efactuur. belgium.be vind je een lijst van IT-leveranciers die e-facturatiesoft ware aanbieden.

Je vindt er ook meer informatie over het gratis Hermes-platform van onze overheid waarmee bedrijven gratis gestructureerde elektronische facturen naar al hun Belgische klanten kunnen sturen. Embuild-leden kunnen ook gebruik maken van de e-facturatietool Billtobox

Meer weten? efactuur.belgium.be