Initiation à Microsoft Excel 2010 by Emilien Ruiz

Master en Sciences Sociales – Mention Histoire

Outils informatiques pour les historien(ne)s Amphithéâtre François Furet, 105 blvd Raspail

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0/fr/

É.R. 2010

Mercredi 27 octobre 2010, 10h00-12h00

Introduction à Excel 2010 Emilien Ruiz, ATER à l’EHESS (CRH-AHMOC)

Plan • Prise en main du logiciel • Mettre en forme un tableau • De la source au tableau, quelques conseils • Calculer avec Excel • Faire un graphique avec Excel

I. Prise en main du logiciel : Environnement général

Une organisation en « ruban » très proche de celle de Word.

Chaque feuille est composée de lignes et de colonnes dont les intersections forment des cellules.

On parle d’un classeur car un fichier Excel est composé de plusieurs feuilles.

Sous le ruban, la barre de formule permet :

De saisir du texteâ&#x20AC;Ś

â&#x20AC;Śet des formules.

I. Prise en main du logiciel : Ajouter – supprimer – déplacer Il est possible d’insérer ou de supprimer feuilles, colonnes, lignes et cellules :

Via l’onglet « Accueil »

Ou via un clic-droit

Par un clic-droit sur le titre d’une feuille, il est possible de la copier dans le même classeur (la dupliquer) ou dans un autre (la copier ou la déplacer)

II. Mettre en forme un tableau : une feuille vierge est une page blanche

Quâ&#x20AC;&#x2122;il est possible de mettre en forme moyennant quelques opĂŠrations

II. Mettre en forme un tableau : mise en forme manuelle

« Police », comme avec Word, vous permet de modifier taille & type de police, souligner, mettre en gras, etc. ; « Bordure » vous permet de choisir le type de bordures (quadrillage) à appliquer à votre tableau. « Alignement » vous permet de modifier l’emplacement du texte ou des chiffres saisis dans les cellules ;

II. Mettre en forme un tableau : mise en forme manuelle

II. Mettre en forme un tableau : mise en forme automatique

De nombreuses options de mise en forme automatique sont disponibles. Que ce soir pour les cellules...

II. Mettre en forme un tableau : mise en forme automatique

…ou pour l’intégralité du tableau

III. De la source au tableau : quelques conseils

Même les plus allergiques aux méthodes quantitatives peuvent être amenés à devoir créer un tableau à partir d’une source. La saisie de tableaux dans un traitement de texte est une pratique courante à éviter (sauf « tout petits tableaux ») La saisie dans un tableur (hors exploitation quantitative) permet, au minimum, un gain de temps et une gestion plus simple des informations.

« Les dix commandements de la saisie » de Claire Zalc & Claie Lemercier, Méthodes quantitatives pour l’historien, Paris, La Découverte, « Repères », 2008, pp. 41-42 [extraits] : 1. Réserver une et une seule ligne, la première, aux intitulés des variables

2. Utiliser une colonne pour attribuer des identifiants numériques arbitraires aux individus étudiés

3. Conserver le plus possible les formulations de la source 4. Conserver le lien avec la source 5. Utiliser les fonctions d'annotation ou de commentaire des logiciels 6. Scinder le plus possible l'information 7. Conserver le lien avec la date de l'information 8. Éviter le format « date » des logiciels 9. Aller explorer les fonctions […avancées…] dans l’aide du tableur 10. Sauvegarder aussi souvent que possible

Notre 11e commandement , lisez :

Il ne s’agit pas de vous inciter à « faire du quantitatif » coûte que coûte mais de vous encourager à connaitre les possibilités offertes par un certain nombre d’instruments. Vous pourriez tomber sur une source exceptionnelle et ne pas savoir comment l’exploiter… ce livre vous aidera à trouver des idées.

Exemple (à comparer aux 10 commandements supra) : IdentifN° registre N° immatricultation iant

Jour immat.

Mois immat.

An. Immat.

Nom commerce

Nom commerçant

Nom j.f.

Prénom

Sexe

Nationalité

An. Naissance

573

504746

1931

Sastre

Jean Eugène

1894

573

505308

1931

Labbé

Louis Gaston

1878

574

506667

1931

Remacle

Emilie Jeanne

1903

574

506758

1931

Jarrige

Jean

1891

574

507030

1931

Meviel

Gabriel Léon

1889

574

507550

1931

Buda

Jean

Tchécoslovaque

1900

575

507705

1931

Charlon Legay

Charlon

Jeanne

1897

575

508173

1931

Dunand

Roger

Suisse

1901

575

508357

1931

Naïm

Elias

Libanais

1903

576

510156

1931

Au bon Picolo

Hemon

Mathurin

1881

576

510267

1931

Le point d'interrogation

Girard

Charles

1880

577

511313

1931

Blatanis

Constantin

Héllène

1899

577

511687

1931

Gohin

André

1900

578

512450

1931

Salon école de coiffure

Chanut

Gaston

1879

578

512457

1931

Buvette de la cité

Lepan

Louis Leopoldine

1899

578

512762

1931

Grosjean

Nicolas Ernest

1881

579

514066

1931

Malagnon

Albert

1899

581

5168831

1931

Mme Lanaud

Lanaud

Fran

1874

Valleroy

Legay

Paille

Petiot

Source : extrait du tableau pp. 38-39 dans Claire Lemercier et Claire Zalc, Méthodes quantitatives pour l'historiens, Paris, La Découverte, « Repères », 2008.

Trier et filtrer les données du tableau Sélectionnez l’ensemble du tableau, puis cliquez sur « Trier et filtrer » dans l’onglet « Accueil »

Vous verrez alors apparaître des boutons dans les cellules titres des colonnes :

Cliquer dessus vous permet d’accéder aux options de tri et de filtre. Ici filtre par sexe en ne sélectionnant que les femmes (seul « F » est coché)

Vous verrez alors apparaître des boutons dans les cellules titres des colonnes :

Cliquer dessus vous permet d’accéder aux options de tri et de filtre. Ici filtre par sexe en ne sélectionnant que les femmes (seul « F » est coché)

Vous verrez alors apparaître des boutons dans les cellules titres des colonnes :

Cliquer dessus vous permet d’accéder aux options de tri et de filtre. Ici filtre par sexe en ne sélectionnant que les femmes (seul « F » est coché)

Vous pouvez filtrer les données selon plusieurs critères en même temps . Toutes ces opérations sont réversibles, via un nouveau filtrage ou via le bouton « annuler »

Simplifier la lecture à l’écran Excel vous permet de « bloquer » la première ligne ou la première colonne du tableau de façon à toujours afficher les titres. Pour cela, cliquez sur « Figer les volets » dans l’onglet « Affichage », puis sur « Figer la ligne supérieure » ou « figer la première colonne ».

En sélectionnant n’importe quelle ligne ou colonne, vous pouvez bloquer l’affichage des lignes supérieures ou des colonnes à sa gauche en cliquant sur « figer les volets » En sélectionnant une cellule et en cliquant sur « figer les volets » vous bloquez la ou les lignes supérieurs et la ou les colonnes à gauche.

Ici la première ligne et la première colonne ont été figées.

Pour les « débloquer », il suffit ensuite de cliquer sur « Libérer les volets ».

Vers une exploitation quantitative : les tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques (« pilote de données » dans OOCalc) permettent d’aller plus loin sans avoir à procéder au moindre calcul « manuel ». Leur utilisation n’est pas présentée ici, mais pour en savoir plus vous pouvez : •

Lire une brève introduction « Les tableaux croisés dynamiques sous Excel », sur le site complémentaire du « Repères » de Claire Lemercier et Claire Zalc : http://www.quanti.ihmc.ens.fr/Les-tableaux-croises-dynamiques.html

•

Consulter un tutoriel en ligne « On peut faire des tableaux croisés avec Excel ! » sur le blog de Pierre Merklé : http://quanti.hypotheses.org/33/

•

Visionner les vidéos de présentation en ligne. Par exemple http://www.dailymotion.com/video/x8bj5v_tableaux-croises-dynamiques_tech ou http://lecompagnon.info/excel2007/exercices/tableaucroisedynamique.htm

Liens valides en octobre 2010

IV. Calculer avec Excel : calculs arithmétiques et fonctions de base

Une règle de base : se placer dans la cellule de destination du résultat. Toujours commencer par « = » et terminer par « Enter ». Ensuite : - Soit à la manière d’une calculatrice : vous entrez manuellement les valeurs - Soit en indiquant les coordonnées des cellules où se trouvent les valeurs (en cliquant sur ces cellules) Sur votre clavier : « + » pour les additions ; « - » pour les soustractions ; « / » pour les divisions ; « * » pour les multiplications.

IV. Calculer avec Excel : fonctions de base

Sélectionnez la cellule de destination du résultat puis : - Tapez directement = SOMME(sélectionnez la plage de valeurs) = MOYENNE (sélectionnez la plage de valeurs) etc. - Ou utilisez le bouton « Somme automatique » de l’onglet « Accueil »

Ou encore, passez par le bouton ÂŤ coller une fonction Âť de la barre de formule :

Quelques fonctions de base :

Reproduire une formule : l’un des avantages d’un tableur consiste en la possibilité de reproduire une formule.

Il suffit alors de taper la formule pour obtenir le premier résultat. En cliquant en bas à droite de la cellule et en faisant ainsi glisser la sélection dans le sens où l’on souhaite reproduire la formule.

IV. Calculer avec Excel : calculs plus élaborés Pourcentages Une règle de base : calculer un % suppose, soit de multiplier la formule par 100 soit d’attribuer un format de nombre « pourcentage » à la cellule ou doit figurer le résultat.

Indices En base 1 : On divise chaque valeur par celle de l’année de base. En base 100 : On divise chaque valeur par celle de l’année de base et on multiplie par 100. Valeurs courantes > Valeurs constantes

Rappel : les indices doivent être en Base 100 année de référence (en francs de 19xx) « Déflater », c.a.d., annuler l’effet de l’inflation sur une série statistique (variation des prix)

Pour certaines formules, il peut être nécessaire d’utiliser plusieurs fois la même cellule. Le symbole $ permet de « rendre absolues » les coordonnées dans une formule. Taper directement, ou sélection suivie de F4

Le symbole $ devant le B a « bloqué » la coordonnée sur la colonne B ; celui devant le 4 a « bloqué » la ligne 4. Il est donc possible de ne bloquer qu’une ligne ou colonne et non cellule précise.

V. Faire un graphique avec Excel : graphique simple

Sélectionnez les données à représenter. Puis, dans l’onglet « Insertion », sélectionnez le type de graphique à créer. (ces choix ne sont pas irréversibles).

V. Faire un graphique avec Excel : graphique simple

Sélectionnez les données à représenter. Puis, dans l’onglet « Insertion », sélectionnez le type de graphique à créer. (ces choix ne sont pas irréversibles).

Une fois le type de graphique choisi, celui-ci est créé automatiquement dans la feuille où se situe le tableau.

Un groupe d’« outils de graphique » apparait alors sur le ruban, et vous permet d’effectuer toutes les modifications souhaitées.

Un groupe d’« outils de graphique » apparait alors sur le ruban, et vous permet d’effectuer toutes les modifications souhaitées. Vous pouvez ainsi commencer par déplacer le graphique dans une feuille qui lui soit propre : Via l’onglet création

Ou via clic-droit

Il est ensuite possible de modifier le type de graphique (onglet « Création »)

Il est ensuite possible de modifier les données représentées :

Par la précision des étiquettes de l’abscisse

Par l’ajout, la modification ou la suppression de séries

Cette nouvelle version d’Excel permet par ailleurs de choisir parmi plusieurs dispositions prédéfinies (emplacement des titres, légende, etc.)

Ainsi que parmi plusieurs « styles de graphique » (jeux de couleurs).

L’onglet « Disposition » vous permet aussi de modifier l’ensemble des éléments du graphique via le groupe « Sélection active ».

Autant de modifications accessibles via un « double-clic »

V. Faire un graphique avec Excel : la Pyramide des âges Rappel : la pyramide des âges est une représentation graphique de la structure d’une population (répartition par sexe et âge pour une année donnée).

Commencez par sélectionner les données [par convention les hommes sont représentés à gauche et les femmes à droite (ils doivent donc être représentés ainsi dans le tableau)] et créez un graphique en Barres 2D – Empilées.

Une fois le graphique créé, il faut le transformer. Commencez par sélectionner la série « Hommes » (par double-clic ou via sélection active)

Appliquez : -

une superposition séries de 100% ;

des

une largeur d’intervalle de 0% ;

un traçage de la série avec un axe secondaire.

Axe secondaire

Superposition 100% et intervalle 0%

Adaptez l’échelle de l’axe en fonction de la population étudiée (ici on prend 1 800 000 car aucune valeur n’est supérieure à ce nombre dans le tableau) Pour l’axe secondaire cliquez sur « Valeurs en ordre inverse »

Axe secondaire de -1 800 000 Ă 1 800 000

Valeurs en ordre inverse

Procédez aux mêmes changements pour l’axe « principal » Mais sans cocher « valeurs en ordre inverse »

Il reste à déplacer l’axe des abscisses (classes d’âge) pour une meilleure lisibilité

Il faut, enfin, améliorer la présentation des chiffres « négatifs » pour les hommes

Le format de nombre prédéfini qui supprime le signe « - » impose une police rouge, mais vous pouvez le modifier – et l’ajouter à la catégorie « personnalisé »

Vous pouvez supprimer l’affichage de l’axe secondaire

Après avoir créé votre première pyramide, vous pourrez l’enregistrer comme modèle. Ainsi vous n’aurez plus à passer par toutes les étapes précédentes (il faudra juste réadapter les axes aux données)

À chaque nouvelle création, vous n’aurez qu’à « personnaliser » la pyramide créée automatiquement.

V. Faire un graphique avec Excel : copie dans Word

Ces deux options intĂŠgreront un classeur dans le fichier Word (vous pourrez ensuite y accĂŠder directement depuis votre traitement de texte)

V. Faire un graphique avec Excel : copie dans Word

Ces deux options intégreront un classeur dans le fichier Word (vous pourrez ensuite y accéder directement depuis votre traitement de texte)

Ces deux options intégreront le graphique en maintenant le lien avec le classeur (les modifications du graphique dans Excel entraînent une mise à jour du graphique dans Word).

V. Faire un graphique avec Excel : copie dans Word

Ces deux options intégreront un classeur dans le fichier Word (vous pourrez ensuite y accéder directement depuis votre traitement de texte)

Ces deux options intégreront le graphique en maintenant le lien avec le classeur (les modifications du graphique dans Excel entraînent une mise à jour du graphique dans Word).

Cette option intègre le graphique comme une image (aucun lien avec le classeur)

En cours de saisie, enregistrez vos fichiers le plus souvent possible. Distinguez les versions successives de vos documents en indiquant la date directement dans le nom de fichier. Cherchez des solutions en ligne et dans la rubrique dâ&#x20AC;&#x2122;aide. Une fois la saisie effectuĂŠe, procĂŠdez aux codage, calculs etc. dans une nouvelle feuille ou un nouveau classeur (gardez une sauvegarde de votre saisie brute)