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Cofinanciado por la Consejería de Inmigración y Cooperación de la Comunidad de Madrid. La Comunidad de Madrid no asume responsabilidad alguna sobre los contenidos. Los contenidos de la presente publicación son responsabilidad exclusiva de CAINCO y FIE. Cámara de Industria, Comercio, Servicios y Turismo de Santa Cruz - CAINCO Torres Cainco Av. Las Américas, 7 Telf. Fax: (591-3) 333 4555 / 334 2353 Casilla 180 Web: www.cainco.org.bo Santa Cruz de la Sierra - Bolivia Fundación Iberoamérica Europa - FIE Calle Hermanos Bécquer nº 6 -1ª Planta- Piso C Madrid - España Tel. (+34) 91 532 28 28 Fax (+34) 91 532 26 99 proyectos@fundacionfie.org MANUAL DE PARTICIPACIÓN EN FERIAS Y RUEDAS Dentro del marco del “Proyecto Modelo de desarrollo a través del fortalecimiento de las capacidades de gestión de las organizaciones públicas, privadas y microempresas” Aportes: Mauricio Vaca Compilado por: Mauricio Vaca Alejandra Mercado Diagramación y Diseño: Fabiola Retamozo Revisión: Cecilia Peredo Primera Edición: Febrero 2011 Esta publicación cuenta con el apoyo de:
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INDICE Pág.
Presentación..............................................................................5 Capítulo I Participación en Ferias.............................................................7 1.1 Las Ferias..............................................................................7 1.2 Participación en Ferias.............................................................9 2.1 Actividades Pre- feria...............................................................9 2.2 En feria...............................................................................13 2.3 Post – Feria..........................................................................14
Capítulo II Participación en Ruedas de Negocio....................................18 2.1 Las Ruedas de Negocios.........................................................18 2.2 Participación en las Ruedas de Negocios....................................20
Glosario...................................................................................32 Bibliografía..............................................................................35
3
4
PRESENTACIÓN
C
AINCO es una entidad que en 2015 cumplirá
De esta manera, con una visión práctica, y desplegando
100 años. Durante su vida institucional adquirió
la experiencia reunida con la organización de 21 ruedas
y almacenó una serie de herramientas que le han
internacionales de negocios y en el desarrollo de seis
permitido
y
ferias exposiciones anuales, en el marco de Expocruz,
nacional en el ámbito de los negocios, tanto dentro
ofrecemos a la comunidad empresarial un material
como fuera del país.
didáctico y de fácil uso, para que pueda maximizar sus
proyectar
al
empresariado
cruceño
participaciones en ferias y ruedas de negocios. Compartir
con
toda
la
comunidad
empresarial
lo adquirido es uno de los principios con los que
Nuestro compromiso de apoyar las iniciativas de
se rige nuestra institución. Por ello es que en esta
las empresas, es la que nos impulsa a servir a la
oportunidad, en el marco del programa No. 318/2008
comunidad empresarial boliviana, con el objetivo
“Fortalecimiento de las capacidades institucionales
mayor de generar un crecimiento económico que
para el desarrollo de los sectores más desfavorecidos
redunde en equilibrio económico y social para el país,
en Bolivia”, ejecutado junto a la Fundación Iberoamérica
brindando herramientas y oportunidades para que las
Europa y financiado por la Comunidad de Madrid,
pequeñas empresas se conviertan en medianas y las
hemos realizado este Manual de Participación en
medianas en grandes empresas.
Ferias y Ruedas de Negocios a nivel nacional. Esto debido a que en la última década hemos sido testigos de que se han multiplicado, a lo largo y ancho del país, eventos empresariales que derivan en ruedas de negocios. Estas son oportunidades valiosas para que todos los empresarios, sin importar la dimensión de su emprendimiento, puedan sacar el mejor provecho de estas actividades. 5
6
PARTICIPACIร N EN FERIAS 1.1 Las Ferias 1.1.1 Definiciรณn de Ferias Las ferias son un medio de promociรณn comercial, que periรณdicamente y por un periodo de tiempo proporcionan un espacio para el encuentro de la oferta y la demanda de productos y/o servicios, donde acuden expositores, ofertantes, demandantes, profesionales y observadores de uno o varios sectores. Las ferias se han convertido en un instrumento eficaz que brinda la posibilidad de colocar productos en nuevos mercados, comparar su posiciรณn en el sector, 7
establecer nuevas relaciones y conocer las nuevas
A estas ferias solo tienen acceso visitantes profesionales
oportunidades comerciales.
acreditados, interesados específicamente en productos de ese sector y en algunas ocasiones se permite el
1.1.2 Clasificación de las Ferias
ingreso al público en general.
Existen diferentes formas de clasificar las ferias, sin
Actualmente existe una tendencia a realizar con
embargo las más utilizadas son las multisectoriales y
mayor frecuencia esta clase de ferias dedicadas a una
sectoriales o monográficas.
actividad específica.
1.1.2.1 Ferias multisectoriales
1.1.3 Beneficios y oportunidades de participar en ferias
La principal característica de las ferias multisectoriales
Entre los principales beneficios de participar en una
es la participación de empresas de diferentes sectores
feria comercial, se encuentran los siguientes:
y la exposición de diferentes tipos de productos. • Los visitantes del stand, tienen un interés real en los Estas
ferias
son
visitadas
por
profesionales
y
compradores, normalmente son abiertas al público en general, asimismo en la mayoría de los casos es
productos, convirtiéndolos en potenciales clientes en el corto plazo. • Se establecen contactos con potenciales clientes muy difíciles de conseguir en otro lugar, en ocasiones de
permitida la venta de productos al público.
mercados muy lejanos. Son exposiciones con una duración y horarios
• La feria permite incrementar las ventas a bajo costo.
de atención al público más largos, como la Feria
• Realizar el lanzamiento de nuevos productos.
Internacional de Santa Cruz – EXPOCRUZ.
• Potenciar y posicionar la marca. • Acceder a nuevos mercados.
1.1.2.2 Ferias Sectoriales o monográficas
• Realizar actividades para el mantenimiento de clientes.
Las
ferias
especializadas
o
monográficas,
se
caracterizan por la participación de expositores de un determinado sector y productos relacionados. 8
• Observar lo que está haciendo la competencia (comparar servicios y precio). • Informarse de las últimas tendencias en materia
de promoción y marketing, equipos, envases, presentaciones y tecnología.
vender su producto? • ¿Tiene conocimiento de hasta dónde puede disminuir sus precios en un proceso de negociación?
1.2
Participación en Ferias 1.2.1.2 Determinación de los objetivos de asistir a una
Para que una empresa pueda obtener el máximo
Feria
beneficio de su participación en una Feria debe realizar las actividades que se detallan a continuación:
¿Por qué participar de una feria? La determinación de los objetivos debe responder a esta pregunta.
1.2.1
Actividades Pre- Feria Como en cualquier actividad comercial, para el
1.2.1.1 Auto evaluación
empresario la definición de los objetivos es la base fundamental para el éxito de la participación en una
Antes de decidir participar y exponer en una feria, el
feria.
empresario debe responder las siguientes interrogantes para conocer si está listo para asistir a una feria:
Los objetivos y metas, deben explicar con claridad lo que se quiere lograr, en que plazo y ser medibles, a
• ¿Su empresa está constituida legalmente?
fin de que se realicen las actividades que permitan que
• ¿Su producto cumple con los estándares del
sean alcanzados.
mercado? • ¿Conoce usted los requisitos legales y técnicos para
Es importante recordar que la determinación de
la comercialización de su producto en el mercado?
los objetivos y metas debe estar acompañada de la
• ¿Su
producto
cuenta
con
etiquetas
con
la
información necesaria?
asignación de los recursos necesarios para que se logren, en función de los medios de que dispone.
• ¿Conoce con certeza su capacidad de producción para responder a un pedido? • ¿Si conoce con claridad, cuál es la situación financiera de su empresa? • ¿Conoce los diferentes canales en los cuales puede 9
1.2.1.3 Preparación de la participación
• Costo del personal: en este rubro se incluyen los gastos por salarios, honorarios, comisiones,
1.2.1.3.1 Conocer documentación de la feria
uniformes, capacitación y viáticos para el personal del stand.
Una vez ha decidido participar en una feria, es necesario cuente con la siguiente información: planos del recinto ferial, planos de los pabellones, documentos y costos de inscripción, documentos de ofertas de servicios y espacios disponibles, condiciones de exhibición, reglamentos, formas de pago disponibles, etc. 1.2.1.3.2 Elaboración de presupuesto Dentro de la organización de la participación en una feria, es necesario elaborar un presupuesto.
Esto
consiste en hacer un listado por rubro de costos en los que se incurrirá para participar y alcanzar las metas, se puede tomar como referencia los siguientes puntos: • Costo de inscripción y alquiler del espacio. • Costo de exhibición: incluye gasto como el diseño, decoración, montaje, mantenimiento del stand. • Costos
promocionales:
son
gastos
por
la
elaboración del material promocional, publicidad, relaciones públicas, promoción de ventas, etc. • Costo por servicios: los gastos por el pago de transporte, seguro, servicios de energía eléctrica, teléfono, conexión de Internet, etc. 10
Modelo de Formato de Presupuesto DETALLE COSTO A. COSTOS DEL STAND 1.1 Inscripción 1.2 Alquiler del espacio B. COSTOS DE EXHIBICIÓN 2.1 Diseño 2.2 Montaje 2.3 Alquiler de equipos y muebles 2.4 Decoración (letreros, banners, pintura… etc.) 2.5 Desmontaje (mano de obra y traslados de desechos) C. COSTOS DE LOS SERVICIOS 3.1 Transporte y seguro de las muestras 3.2 Agencia de Aduana 3.3 Servicios de limpieza 3.4 Servicios de seguridad 3.5 Energía eléctrica 3.6 Conexión de Agua 3.7 Internet y línea telefónica D. COSTOS DE PROMOCIÓN 4.1 Folletería y merchandising 4.2 Degustación, demostraciones y Cóctel 4.3 Relaciones públicas E. COSTOS DE PERSONAL 5.1 Honorarios 5.2 Capacitación de personal 5.3 Hospedaje y viáticos 5.4 Uniformes del personal TOTAL COSTO DE PARTICIPACIÓN
1.2.1.3.3 Elección del espacio y estilo para el stand
se permite exponer, los objetivos fijados, mercado objetivo, tamaño del stand y de si tiene previsto hacer
Para seleccionar el lugar donde estará ubicado su
demostraciones o no.
stand, revise el plano general de la feria y los espacios que se encuentran disponibles, trate de obtener una
Se recomienda que los productos elegidos cuenten con
ubicación con buena circulación de visitantes.
algunas de las siguientes características:
Por ejemplo, el ingreso o salida de los pabellones
• Productos ya posicionados en el mercado, que han
o también tomando en cuenta las empresas vecinas,
dado imagen de marca y prestigio a la empresa.
ya que si son de gran prestigio se puede esperar una
• Los productos nuevos ya en fase de comercialización.
elevada afluencia de visitantes.
• Los prototipos, siempre que estén protegidos por patentes y prestos para la inmediata puesta en
Una decisión importante es también el tamaño del stand, para ello debe tomar en cuenta el tipo y la cantidad de productos que se expondrán, así como el
fabricación. • Productos que vayan a ser relanzados al mercado, tras alguna remodelación.
presupuesto asignado para la contratación. La cantidad de producto que es necesario llevar, se Para el tipo de stand, normalmente dentro de la oferta
determina en función a la decisión de llevar muestras
de la feria se encuentran los de tipo modular (pre -
para entregar solo a los distribuidores o si se realizaran
decorado), sin embargo es recomendable también
entregas masivas y degustaciones para evaluar la
escoger
aceptación.
un stand abierto por tres de sus costados,
pues esto le permite realizar diseños llamativos para atraer visitantes.
Por ejemplo, si se espera recibir a un cliente potencial cada media hora, al que se le entregará una muestra
1.2.1.3.4 Elección de producto y selección de muestras
del producto, si la feria esta abierta al público 6 hrs. al día y tiene una duración de 10 días (como la Feria
La elección de los
productos o servicios que se
expondrán en la feria deberá definirse adecuadamente.
Internacional de Santa Cruz – EXPOCRUZ), se debe llevar al menos 120 muestras del producto.
Para ello, habrá de revisar el tipo de productos que 11
Si se decide llevar a la feria una cantidad elevada
A continuación se listan algunas recomendaciones
de muestras, se debe contratar una empresa de
para la elaboración de los folletos:
transporte. Asimismo se debe tomar en cuenta el embalaje, que debe tener las siguientes características: suficientemente resistente para proteger a la mercancía
• Limpieza
en
el
formato
(no
tener
excesiva
información).
de golpes y evitar el deterioro por la humedad, sol, la
• Claridad de las fotografías e imágenes.
lluvia, etc.
• Deben estar en el idioma habitual de los asistentes a la feria.
1.2.1.3.5 Preparación del material de información y promoción
• Deben tener datos de contacto (nombre de la empresa, logotipo y dirección teléfono, fax, e-mail y website).
Para asistir a una feria es necesario llevar información técnica del producto, donde se describa su composición
Dependiendo de los recursos económicos de los que
y modo de uso. También es necesario llevar una lista
se dispone, se recomienda también contar con videos o
de precios y condiciones de venta.
presentaciones digitales y otros artículos promociónales como lápices, encendedores, calcomanías con la
Es importante contar con formatos para recibir los
imagen de la empresa o el producto.
pedidos, talonarios de facturas y/o recibos (si se venderá el producto en el stand).
1.2.1.3.6 Personal para el stand
Se debe elaborar también material promocional,
La participación en una feria es un evento importante
destinado a despertar el interés por la empresa y su
para la empresa, por lo tanto es necesario tomar en
oferta (este material debe ser de buena calidad pues
cuenta que la persona o el personal responsable de
refleja la imagen de su empresa).
la atención del Stand debe conocer y manejar con facilidad algunos temas como:
Dentro del material de promoción debe incluirse primeramente el material impreso que consiste en:
• Conocer la empresa e identificarse con la misma.
folletos, afiches, banners, catálogos y tarjetas de
• Tener conocimiento de sus productos y/o sus
presentación. 12
servicios.
• Conocer el perfil de los clientes. • Contar con información sobre las políticas y
• Cuando los productos son pequeños que sean expuestos sin un soporte de destaque.
procedimientos de la empresa para realizar negocios.
No olvide revisar y supervisar el montaje del stand,
• Conocer las normas sobre ferias.
para que el armado sea de acuerdo al diseño previsto
• Conocer técnicas de promoción y divulgación que
y que cuente con todos los servicios solicitados (puntos
serán utilizadas. • Debe conocer el material de apoyo.
de iluminación, conexiones de energía, agua, teléfono e Internet).
• Tener vocación de atención al cliente. El stand debe estar finalizado un día antes de la 1.2.2 Actividades en Feria
inauguración. Una vez finalizado, debe inventariar los productos, equipos y mobiliario, diferenciando los
1.2.2.1 Montaje del stand
propios de los alquilados para tener una constancia al finalizar la feria.
Para realizar el diseño del stand, primeramente se debe revisar la reglamentación y plazos de la feria,
1.2.2.2 Atención del stand y registro de visitantes
para no tener contratiempos posteriores. Durante la feria el stand debe convertirse en un En la feria el producto debe ser la estrella. Es por ello
promotor de las ventas, para ello se debe utilizar
que la decoración deberá ser creativa para llamar la
algunos medios de atracción de clientes, entre los
atención del visitante y utilizar una buena iluminación.
principales se encuentran:
La exposición del producto debe ser de forma ordenada
• Demostraciones del producto o servicio.
y siguiendo un patrón. A continuación se listan algunos
• Muestras gratuitas.
puntos a considerar y que se debe tratar de evitar:
• Concursos y promociones: descuentos, ofertas, premios.
• Exponer muchos y diferentes productos en un mismo espacio. • Tener poca iluminación.
• Cupones de descuentos. • Modelos o azafatas. • También es posible promocionar la presencia de la 13
empresa en la feria para captar visitantes, a través
• Preséntese vestido adecuadamente y aseado.
de:
• No permanezca sentado todo el tiempo, espere a
• Publicación de avisos publicitarios en prensa escrita, televisiva o radial (esto en función al presupuesto). • Invitar directamente a sus clientes potenciales clientes a través del envío de invitación impresa, correo electrónico o una llamada telefónica.
los visitantes de pie. • No coma, fume o ingiera bebidas alcohólicas en el stand de vista al público. • Que el material promocional, no sea distribuido a discreción. • No deje el stand solo.
1.2.2.3 Eventos paralelos
• No hable con los compañeros de trabajo, esto puede dar la sensación de no querer que le molesten.
Es importante participar de las actividades que se realizan en el marco de las ferias, para ello, solicite el programa oficial de la Feria a los organizadores.
• Permanezca atento a la muestra de interés del que se detiene frente al stand. • No subestime a un visitante por su forma de vestir o apariencia.
Asistir a la inauguración, seminarios y ruedas de negocios se convierte en una gran oportunidad para dar a conocer a su empresa y realizar contactos adicionales que en ocasiones se convierten en buenos
• Siempre debe haber material promocional a disposición. • Es importante llevar un registro de los visitantes del stand.
negocios. 1.2.3
Actividades Post – Feria
1.2.2.4 Recomendaciones Finalizada la feria, el trabajo no termina, a continuación A
continuación
presentamos
algunas
de
las
se describen las actividades que deben realizarse:
recomendaciones que se deben tomar en cuenta durante la participación en la feria:
1.2.3.1 Desmontaje
• Llegar al stand y tenerlo listo una hora antes de la
Al igual que el montaje, debe conocerse y respetarse
apertura de la feria. • Mantener el stand limpio y ordenado. 14
los plazos establecidos por los organizadores en cuento a la fecha y la hora.
El desmontaje, se recomienda comenzarlo por lo menos
mayorista).
una hora después de la hora de cierre al público (en
◊◊ Cuál fue el producto de su interés.
caso de que la organización lo permita), es importante
◊◊ Cuál fue la oferta que usted le hizo.
que ya tenga previsto con antelación la contratación y
◊◊ Información pendiente de enviar (muestras,
la llegada del transporte que retirará la mercadería. El responsable del stand, debe estar presente para supervisar que todo el material y equipos utilizados
datos técnicos, contra oferta, etc.). • Envíe cartas de agradecimiento a los clientes potenciales que visitaron el stand.
sean retirados de forma que no sufran daños y/o
• Envíe las muestras o documentación adicional que
pérdidas. Asimismo, se debe hacer una verificación del
se comprometió a proporcionar. Esto debe tener
inventario realizado al inicio de la feria, para certificar
un plazo no mayor a la semana de finalizado el
que se encuentra todo en orden y entregar el stand a
evento.
los organizadores.
• Realice llamadas de seguimiento para verificar que la información y las muestras hayan sido recibidas,
1.2.3.2 Seguimiento de contactos realizados El seguimiento es una actividad tan importante
así como, para despejar cualquier duda. 1.2.3.3 Evaluación de la participación en la Feria
como la participación misma en la feria, porque de ello depende que se materialicen las intenciones de
Para la evaluación de la participación es preciso que
compras generadas durante su participación.
el responsable del stand elabore un informe. Este informe debe principalmente contemplar dos partes,
• El seguimiento inicia con el registro de los visitantes,
una técnica y otra comercial:
donde usted debe elaborar una base de datos para contar con información pertinente, principalmente:
El informe técnico debe contener todos los aspectos relacionados con la organización, a la partición en la
◊◊ Nombre y cargo del visitante.
feria y si existieron dificultades durante alguna de las
◊◊ Empresa a la que representan.
fases de la participación (si el presupuesto no fue o
◊◊ Actividad a la que se dedica la empresa (es
fuera cumplido a cabalidad).
importador,
comercializador
o
distribuidor 15
El informe comercial debe estar dirigido a medir el alcance de los objetivos planteados y explicar el desarrollo de la feria. La parte comercial debe incluir por ejemplo: • La cantidad de contactos realizados con potenciales clientes y con clientes actuales. • Si se recibieron pedidos o efectuaron ventas. • Si se amplió la red de contactos, con el listado de los nuevos contactos. • Un análisis sobre la feria, comparándola con la participación en anteriores. • Reporte sobre la competencia (actividades desarrolladas y productos). • Sugerencias para mejorar el plan comercial y de ferias de la empresa. Hacer un análisis de los resultados presentados en el informe permite sacar algunas conclusiones sobre el alcance de los objetivos como ventas, nuevas oportunidades de mercado en el corto, mediano o largo plazo, entre otros.
16
GRÁFICO 1.- FASES PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA COMERCIAL
ACTIVIDADES POST FERIA
ACTIVIDADES EN FERIA
ACTIVIDADES PRE FERIA
FASES PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA COMERCIAL Auto evaluación
Evaluar la situación de la empresa: está constituida, normas técnicas, competitividad (Producto, calidad, precio...etc.)
Determinación de objetivos
¿Porqué participar en la feria?. (Promocionar productos, ingresar a nuevos mercados, contactar nuevos clientes... etc.
Preparación de la participación
Documentación de la feria, presupuesto, selección stand y productos, material de promoción, personal.
Montaje del stand
Decoración, productos, mobiliario, servicio (internet, iluminación, conexiones de energía, agua,otros), inventario.
Atención de stand y actividades paralelas
Demostraciones, degustaciones, reuniones, regalos, lanzamientos, acto inagural, relaciones públicas.
Desmontaje
Demostraciones, degustaciones, reuniones, regalos, lanzamientos, acto inagural, relaciones públicas.
Seguimiento
Envío de cartas, muestras, porpuestas, llamadas de seguimiento.
Evaluación
Informe comercial e informe técnico.
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Participación en Ruedas de Negocios 2.1 Las ruedas de negocios 2.1.1 Definición de las ruedas de negocios Las ruedas de negocios son eventos donde se realizan reuniones privadas entre empresarios, para facilitar el acercamiento de la oferta a la demanda, promover los negocios y el establecimiento de acuerdos de cooperación. Las ruedas de negocios, normalmente se realizan en el marco de una feria o de algún otro tipo de evento empresarial, como foros, simposios entre otros. Sin embargo, su desarrollo y nivel de especialización a 18
incrementado con los años, actualmente se puede
• Rotando en las mesas, en esta metodología todas
observar que se realizan ruedas de negocios al margen
las empresas van cambiando de mesas. Los
de que exista o no otro evento mayor.
organizadores en la programación de su agenda les indican el día (si son varios días), la hora, la
2.1.2 Como funcionan las ruedas de negocios
mesa y la empresa con la que tendrá la reunión. En estas ruedas de negocios, las empresas acceden
Las ruedas de negocios, se realizan por un periodo
al directorio de participantes y seleccionan las
de tiempo determinado que va desde uno hasta cinco
empresas con las cuales desean reunirse en función
días. Las reuniones tienen una duración de entre 20 a 30
a sus intereses y objetivos de participación.
minutos y son planificadas a través de la programación de una agenda elaborada en función a los intereses de
Es importante recordar, que algunos organizadores
cada empresa.
solicitan la confirmación de las reuniones programadas y otros no. Es por esto que siempre se deben verificar
Haciendo una analogía, una Rueda de Negocios
las condiciones de participación en una rueda de
funciona como una “Bolsa de ofertas y demandas”,
negocios.
donde los empresarios primeramente se registran indicando su oferta o demanda de productos o
2.1.3 Beneficios de participar en una Rueda de Negocios
servicios, proyectos y oportunidades de inversión. Al igual que en la participación en las ferias, en las Para la programación de las agendas existen diferentes
ruedas de negocios se promociona la oferta de la
metodologías:
empresa, se informa sobre el sector donde actúa la empresa, se evalúa la aceptación de un producto, se
• Mesas fijas, donde a los ofertantes o demandantes
disminuye los costos de ventas, pero además:
se les asigna un mesa y permanecen en ella durante todo el evento, esperando a sus contrapartes.
• Se facilitan las negociaciones directas.
En este tipo de rueda de negocios, normalmente
• Las reuniones programadas con anticipación, le
los organizadores buscan las contrapartes y las seleccionan en función a los intereses de los participantes.
permite preparase mejor para la negociación. • Se amplia la lista de proveedores, para disminuir costos y mejorar la competitividad. 19
• Optimiza su tiempo, ya que en un mismo lugar podrá encontrar potenciales compradores de sus productos y proveedores también. • Le permite comparar calidad, volúmenes y precios con la competencia.
• Datos del evento ◊◊ Datos comerciales e históricos de la rueda de negocios. ◊◊ Tipo de empresas a la cual está dirigida. ◊◊ Participación de empresas con el perfil que está buscando, ya sea como demandante u ofertante.
2.2 Participación en las ruedas de negocios
◊◊ Experiencia
de
los
organizadores
en
la
realización de este tipo de eventos. Todo empresario que quiera participar de manera
◊◊ Resultados obtenidos en otras versiones .
efectiva en una rueda de negocios debe llevar a cabo
◊◊ Artículos o noticias que se hayan publicado
las actividades que se describen en la siguientes tres etapas.
sobre el evento. • Relativos a la organización ◊◊ Costo de inscripción.
2.2.1 Actividasea pre -rueda
◊◊ Reglamento de participación. ◊◊ Programa de actividades, fechas y plazos.
2.2.1.1 Evaluación previa a la participación de una
◊◊ Número de reuniones en promedio le ofrecidas.
rueda de negocios
◊◊ Se realizan capacitaciones para los participantes.
Así como, para participar en una feria comercial, usted
2.2.1.2. Preparación de la participación
debe analizar si se encuentra en condiciones de asistir a una rueda de negocios, las preguntas que debe
• Objetivos de la participación
plantearse son las mismas que para la participación en
Una vez se ha tomado la decisión de participar, al
feria (punto 2.1.1 Auto evaluación).
igual que en las ferias, debe plantearse objetivos claros y medibles para preparar adecuadamente su
Además debe informarse sobre algunos aspectos de
participación y medir el éxito de las misma.
la rueda de negocios a la que pretende asistir y de sus organizadores:
En este punto, también se debe definir el mercado meta, es decir cuales son los tipos de empresas o empresarios con los que deseo contactarme:
20
industriales, comerciales, distribuidores mayoristas,
La empresa debe seleccionar el o los productos
importadores, empresas de servicios entre otros.
que ofertará durante la rueda de negocios. Los productos deben ir en función a los objetivos
Por ejemplo, si la empresa es una bodega de
planteados y al mercado meta elegido.
vinos, puede tener como uno de sus objetivos reunirse con distribuidores, supermercados, tiendas
Asimismo, los productos elegidos deben cumplir
especializadas o restaurantes.
con los siguientes requisitos: ◊◊ Productos nuevos, en fase de comercialización y
• Presupuesto Se debe elaborar un presupuesto de gastos a realizar para garantizar un aprovechamiento al máximo de la participación. El mismo, debe tomar
con capacidad de atender pedidos. ◊◊ Productos que han dado imagen de marca y prestigio a la empresa. ◊◊ Los prototipos, siempre que estén protegidos
en cuenta los siguientes puntos:
por patentes y prestos para la inmediata puesta ◊◊ Costo
de
inscripción,
normalmente
los
organizadores cobran una tarifa fija. ◊◊ Costos promocionales: son gastos por la
en fabricación. ◊◊ Productos que vayan a ser relanzados al mercado, tras alguna remodelación.
elaboración de folletos, muestras, documentos, carpetas
informativas,
tarjetas
personales,
publicidad, relaciones públicas, etc.
• Información para la participación La empresa que participará en una rueda de
◊◊ Costo por servicios: los gastos por el pago
negocios debe preparar, por un lado, material
de transporte, seguro, teléfono, conexión de
promocional y por otro la información comercial y
Internet y otros que pueda necesitar.
técnica:
◊◊ Gasto del personal: en este rubro se incluyen los gastos por salarios, honorarios, comisiones, uniformes, capacitación y viáticos.
◊◊ Material promocional El
participante
debe
contar
con
material
promocional y de difusión de la empresa • Selección de la oferta de productos
y
sus productos, esto debe contemplar folletos, tarjetas de presentación, muestras y afiches. 21
En caso de que la empresa cuente con
para las reuniones, información técnica de
presupuesto,
presentaciones,
los productos, descripción de su composición,
videos, artículos de regalo, como lapiceras,
características de diseño, modo de uso y
llaveros y otros.
capacidad de producción.
Para los folletos recuerde:
Por otro lado, también es necesario preparar
puede
incluir
información comercial, principalmente: -- Limpieza en el formato (no tener excesiva información).
-- Lista de precios, en función a la cantidad de
-- Claridad de las fotografías e imágenes. -- Deben estar en el idioma habitual de los
pedido. -- Condiciones de venta, si usted esta en
asistentes a la rueda.
condiciones de vender al crédito o solo al
-- Deben tener datos de contacto (nombre de la empresa, logotipo y dirección, teléfono, fax,
contado contra entrega. -- Condiciones
e-mail y website).
de
entrega,
principalmente
ligado a la logística. Si usted puede hacerse cargo del transporte, los seguros y otros
Para las muestras tome en cuenta lo siguiente:
gastos para la entrega y si esto afecta al precio.
-- Deben estar etiquetadas, cumpliendo las normas técnicas.
El
participante
debe
preparar
suficientes
-- Tener el logo y la marca.
carpetas con el material promocional para
-- Sellos de certificaciones de ser necesarios
las reuniones que sostendrá en la rueda de
(de sanidad, permisos, etc.). -- Las muestras deben ser fáciles de cargar y
negocios. Para determinar esta cantidad puede tomar como referencia:
no ocupar mucho espacio en las mesas de negociación.
-- La información que los organizadores le hayan proporcionado referente al número
◊◊ Información comercial y técnica Para la rueda de negocios es necesario preparar 22
promedio de reuniones que tiene cada empresa.
-- Y realizando un cálculo, tomando en cuenta
para la búsqueda de contrapartes o potenciales
la duración de cada reunión y la cantidad de
clientes y en otras es distribuida entre los
turnos por día y los días de rueda.
participantes para que seleccionen las empresas con las cuales desean reunirse.
Por ejemplo, si una rueda de negocios es desde las 9hrs. a las 18hrs., si las reuniones tienen una
A continuación se presenta
duración de 30 minutos, serian 18 turnos de
formulario de inscripción.
un ejemplo de
reuniones y si son 3 días de rueda, 54 posibles reuniones que usted podría sostener. ◊◊ Inscripción La empresa que
tiene interés en participar
de una rueda de negocios, debe completar el formulario de inscripción y realizar el pago de la tarifa de inscripción. No olvide, consultar las formas de pago de la inscripción y seleccionar la modalidad de pago que más le convenga. El llenado del formulario de inscripción es muy importante y debe efectuarse cuidadosamente, tomando en cuenta los objetivos de participación y no debe olvidar de completar ninguno de los puntos del formulario. Con esta información, se elabora el directorio o catalogo de participantes. Algunas ocasiones esta información es utilizada por los organizadores 23
FORMULARIO DE INSCRIPCION/ REGISTRATION FORM Por favor llenar a máquina o letra imprenta (LEGIBLE)./Please print or type (LEGIBLE). 1. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA O INSTITUCIÓN / COMPANY IDENTIFICATION Nombre de la Empresa/Company Name Dirección/Address Ciudad/City Estado o Región/State País/Country (País - Área)
Teléfono
Fax
(País - Área)
Teléfono/Telphone
Fax/Fax
Código Postal/ P.O. Box
Casilla Postal
Web-site
NIT (Número de Identificación Tributaria) / Tax identification number
2. ACTIVIDAD PRINCIPAL DE SU EMPRESA
3. PARTICIPANTES EN LA RUEDA DE NEGOCIOS / BUSINESS ROUND TABLE PARTICIPANTS Apellido/Last Name Nombre/Name Cargo/Title E-mail
Apellido/Last Name Nombre/Name Cargo/Title E-mail
4. LA EMPRESA OFRECE / THE COMPANY OFFER
LA EMPRESA DEMANDA - BUSCA / THE COMPANY DEMAND - SEARCH
(Productos, servicios, tecnología, capital, otros acuerdos )
(Productos, Servicios, Tecnología, Capital, Otros acuerdos )
(Products, services, technolgy , other agreements)
(Products, services, technolgy , other agreements)
La ficha de inscripción será únicamente procesada previo pago correspondiente/ Only paid registration forms will be processed.
5. FORMAS DE PAGO/TYPE OF PAYMENT a. Efectivo/Cash
b. Depósito/Deposit
c. Cheque a nombre de:/Check payable to the order of: d. Tarjeta de Crédito/Credit Card Visa American Express
Master Card
Nombre del usuario/Card Holder
USO OFICIAL/OFFICIAL USE ONLY Número correlativo Fecha de Recepción Fecha de Pago Factura Nº de Ck.B
anco
Nº de tarjeta/Card number Fecha de vencimiento/Expiration date Tipo de documento/ Type of document Nº de documento/Document number Importe ($us.-)/Total (U$)
FIRMA DEL TITULAR/CARD HOLDER SIGANTURE
24
NOMBRE DE LA RUEDA DE NEGOCIO
• Selección de empresas para entrevista
puede solicitar. ◊◊ Ordene la lista de empresas de su interés por
Una vez finalizado el proceso de inscripción de los
importancia.
participantes de la rueda de negocios, la institución
◊◊ Para cada una de las reuniones solicitadas
que organiza el evento procede a la elaboración
elabore un esquema de negocios a proponer.
del directorio o catálogo de participantes, esta será
◊◊ Algunos organizadores requieren que se complete
una herramienta importante para su participación.
un formulario de solicitud de reuniones, complete este formulario de forma correcta.
Para la programación de las agendas de reuniones los organizadores proporcionan a los participantes
A continuación un formato de este formulario
este catalogo de empresas de forma impresa, digital o en línea (Internet). Este catálogo debe ser revisado para identificar las empresas de su interés y solicitar reuniones con ellas. Para la revisión del directorio y solicitud de reuniones debe tomar en cuenta lo siguiente: ◊◊ Es muy importante recordar los objetivos planteados. ◊◊ Identifique
compradores,
distribuidores,
vinculados al rubro al que pertenece. ◊◊ Algunas veces, una empresa puede actuar como ofertante en un rubro pero ser
demandante
para otros. ◊◊ Por ejemplo, una empresa de embutidos puede estar buscando por un lado supermercardos, pero además proveedores de insumos. ◊◊ Consulte cuál es el máximo de reuniones que 25
• Personal para la rueda de negocios
◊◊ Capacidad de negociación. ◊◊ Capacidad de relacionamiento con las personas
La elección de la persona que representará a la empresa en las reuniones, debe realizarse con cuidado.
Esta persona debe tener las siguientes
y hablar con fluidez. ◊◊ Permanecer el tiempo completo que dure la rueda de negocios.
características: Algunas veces los organizadores de las ruedas ◊◊ Conocer a fondo la empresa, su oferta y necesidades que pueda tener. ◊◊ Debe tener poder de decisión. 26
de negocios realizan capacitaciones, se sugiere participar de ellas.
2.2.2
Actividades en la rueda de negocios
Al momento de acreditarse se hace entrega al participante de lo siguiente:
Para los días de rueda de negocios, verifique el • Credenciales, para el ingreso al lugar del evento e
programa de actividades:
identificación de la empresa. • Fecha y horario de acreditación de participantes y qué documentos debe presentar.
• Agenda de reuniones. • Formularios de evaluación.
• Fecha y horario de entrega de agendas de reuniones.
• Instructivos. • Catálogo de participantes (en el caso de que haya
• Hora de inicio de la rueda de negocios.
realizado sus solicitudes por Internet).
• Si existe el código de vestimenta. • Verifique la dirección donde se realizará el evento.
2.2.2.2 Desarrollo de la agenda de reuniones
• Medios de transporte disponibles para llegar al lugar del evento.
La realización de las reuniones es la parte principal de la rueda de negocios, es por ello que debe revisar
2.2.2.1 Acreditación y agenda de reuniones
primeramente su agenda de reuniones y verificar los nombres de las empresas con las que se va a reunir,
De
acuerdo
al
programa
el
participante
debe
presentarse en la fecha y horarios establecidos por los
el horario y la mesa. A continuación un ejemplo de formato de agenda de reuniones:
organizadores, no espere hasta último momento y evite filas largas e incomodas aglomeraciones. Preséntese con los documentos solicitados por los organizadores,
estos
pueden
ser
documento
de
identidad, carta de representación de la empresa, facturas o recibos de pago de la inscripción, si hasta el momento no ha realizado su pago deberá hacerlo en ese momento (tome sus previsiones). 27
En su agenda de reuniones es probable que se
En los descansos que tenga debe aprovecharlos para
encuentre con nombres de empresas que usted no ha
almorzar o tomar algún refrigerio y estar atento al reloj
solicitado, pero recuerde que usted está en la rueda
para no llegar tarde a las reuniones ya que podría
para hacer contactos de negocios, por lo tanto no debe
perder algunas.
subestimar a estas empresas. Revise en el catálogo su información y esto le dará una visión de los temas que
Los organizadores entregan un formulario de evaluación
posiblemente desea tratar esta empresa.
para el monitoreo de las reuniones, no olvide llenar los mismo, ya que son recogidos al finalizar cada reunión.
En caso de no tener contrapartes o le interesara tener reuniones adicionales, debe contactarse con el
2.2.2.3 La realización de la reuniones
personal de la organización para que lo asista y pueda contactarse con las empresas.
Las reuniones normalmente tienen una duración de 15 a 30 minutos, dependiendo de lo establecido por los
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organizadores, por lo que deben ser bien utilizados. A continuación le presentamos algunas recomendaciones:
• Esté bien informado sobre sus costos de producción y hasta qué punto puede negociar los precios. • No monopolice el tiempo, permita a su contraparte
• Sea puntual, el retraso puede significar la perdida de una reunión. Además, en algunas sociedades el retrasarse 5 minutos, es sinónimo de impuntualidad y poca seriedad.
exponer sus puntos de vista. • Entienda el ritmo de la negociación, no trate de apresurar las cosas. • Tome nota de las recomendaciones que dan sobre
• Presente brevemente su empresa, el interés de su participación y el negocio que quiere proponer. • Tenga a mano la información comercial y técnica preparada con anticipación (folletos, tarjetas de
su producto y los puntos importantes de la reunión. • Lleve un registro de los contactos realizados en las reuniones y conclusiones. A continuación un formato que se puede usar para este cometido:
presentación, lista de precios, etc.).
REGISTRO DE CONTACTOS Nombre de la Feria
Fecha:
Lugar TRAJETA DE PRESENTACIÓN
Nombre Cargo Empresa Sector / Actividad a la que pertenece:
Producto o Servicio de Interés:
Comentarios / Propuestas / AccionesPost Rueda
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A continuación, unos consejos básicos para la
también pueden se beneficiosos.
negociación: 2.2.3
Actividades Post -rueda:
• Tenga claros sus objetivos e indague sobre los objetivos de su contraparte. • Tenga empatía y escuche las necesidades de su contraparte. • Mantenga una posición abierta, no tome posiciones duras.
Una vez finalizada la rueda de negocios, al igual que en la participación en ferias, el trabajo continúa ya que en los treinta minutos es muy difícil cerrar un negocio. Es por esto que deben realizarse las siguientes actividades:
• Tenga información de que puntos son negociables y que concesiones puede realizar.
2.2.3.1 Seguimiento a los contactos realizados
• Qué lo diferencia de su competencia. • Cuáles son sus fortalezas y debilidades.
Para el seguimiento debe tomarse en cuenta el interés
• Evite hablar sobre religión, política y otros temas
que demostró la contraparte durante la reunión
que puedan generar controversia
utilizando el registro de contacto, también se debe
• Sea sincero.
considerar los objetivos planteados y mercado objetivo
• La negociación debe estar dirigida a construir
seleccionado.
sociedades que generen buenos negocios. Los negocios de largo plazo son más rentables.
En las actividades de seguimiento se encuentran:
• No tome decisiones precipitadas, en 30 minutos es difícil cerrar un negocio. Tome su tiempo para analizar las propuestas. • Mantenga siempre una actitud humilde. • Preséntese correctamente vestido.
• El envío de cartas o e-mail de agradecimiento a los contactos realizados. • Envío de muestras, documentos o información técnica. • Contrapropuesta.
Es importante que durante su participación maximice su tiempo, es así que, en los momentos libres trate de
contraparte.
contactarse con otros participantes en la cafetería o
• Posteriormente
en las salas de esperas, estos contactos informales 30
• Realizar pruebas, si es que así lo solicitó la se
debe
hacer
llamadas
de
verificación y seguimiento a las muestras o
documentos enviados para despejar dudas que
• Si se lograron cerrar negocios
hayan surgido.
• Si se han generado ventas a raíz de los contactos realizados.
2.2.3.2 Evaluación
• Información obtenida durante la participación, aceptación del producto, tendencias del mercado,
También es necesario realizar una evaluación de la
actividades desarrolladas por la competencia.
participación, tomando en cuenta el alcance de los
• Cantidad de reuniones y contactos realizados.
objetivos:
• Ampliación de la red de contactos, incremento de la lista de potenciales clientes o proveedores. GRÁFICO 2.- FASES PARA PARTICIPAR EN UNA RUEDA DE NEGOCIOS
ACTIVIDADES POST RUEDA
ACTIVIDADES EN RUEDA
ACTIVIDADES PRE RUEDA
FASES PARA PARTICIPAR EN UNA RUEDA DE NEGOCIOS Auto evaluación
Evaluar la situación de la empresa: está constituida, normas técnicas, competitividad (Producto, calidad, precio...etc.), capacidad de producción Informarse sobre la Ruedas de Negocios
Preparación de la participación
Definición de objetivos, presupuesto, selección de productos, preparación de información comercial y técnica, material promocional (folletos, muestras, etc)
Inscripción y solicitud de reuniones
Completar requisitos, pagos de inscripción, solicitar reuniones, preparación de las reuniones.
Acreditación y verificación de información
Verifique documentos a presentar, horario, vestimenta, medios de transporte, acreditación de los participantes.
Desarrollo de las reuniones
Revise su agenda, sea puntual, escuche, tome nota, lleve un registro de las reuniones, no se apresure a tomar decisiones.
Seguimiento
Envío de cartas, muestras, porpuestas, llamadas de seguimiento.
Evaluación
Informe comercial e informe técnico.
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GLOSARIO Stand
Degustación
El stand es el espacio dentro de una feria o salón en
En términos generales, degustación significa apreciar
el que una empresa expone sus productos o servicios.
el sabor de una bebida. Usualmente la cata tiene
El stand es un espacio identificativo de cada empresa
por objetivo degustar el sabor para calificarlo o
en el que se recibe a los visitantes y se realizan
describirlo. Reconocidas son las catas de vinos, de
negociaciones comerciales.
café o de aceites.
Fuente: Wikipedia Español
Prueba gratis que se ofrece de un producto, con el fin de conseguir nuevos clientes.
Muestras
Fuente: es.wikipedia.org/wiki/Degustación
Las muestras, son productos que se entregan a los consumidores sin costo (es decir, sin necesidad de un
Embalaje
pago), dándoles la oportunidad de probar el producto
El embalaje es un recipiente o envoltura que contiene
antes de hacer una compra.
productos de manera temporal principalmente para
Normalmente, son utilizadas como parte de una
agrupar unidades de un producto pensando en su
estrategia para alentar a los consumidores a comprar
manipulación, transporte y almacenaje.
un producto
Otras funciones del embalaje son: proteger el contenido, facilitar la manipulación, informar sobre sus
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Canales de venta
condiciones de manejo, requisitos legales, composición,
Cualquier medio por el que un producto puede ser
ingredientes, etc. Dentro del establecimiento comercial,
introducido en el mercado y ofrecidos a la venta, ya
el embalaje puede ayudar a vender la mercancía
sea directamente al cliente, o a través de minoristas o
mediante su diseño gráfico y estructural.
distribuidores.
Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Embalaje
Cliente potencial
Envase
Persona, empresa u otra entidad que por su actividad
Es todo recipiente o soporte, que contiene o guarda un
compra habitualmente de otra empresa o esta
producto, protege la mercancía, facilita su transporte y
interesado el producto ofertado.
ayuda a diferenciarla de otros artículos y presenta al
producto para su venta. Es cualquier recipiente de lata,
La definición de negociación se podría resumir en la
vidrio, cartón u otro material para contener un artículo.
búsqueda de un acuerdo beneficioso para las dos
Fuente: www.quiminet.com
partes de la negociación. Fuente: http://www.apuntesgestion.com
Mercancía Una mercancía es todo “aquello que se puede vender
Objetivo
o comprar”, usualmente el término se aplica a bienes
Un objetivo es la expresión de una meta que se quiere
económicos.
conseguir y que debe permitir la articulación de una
La mercancía en economía es cualquier producto
serie de acciones encaminadas a su consecución.
destinado a uso comercial.
Los objetivos se redactan comenzando con un verbo
Fuente: http://es.wikipedia.org
en infinitivo y deben ser evaluables, es decir, deben permitir la comprobación del resultado.
Merchandising
Hay diferentes clases de objetivos según cuál sea el
Acciones y técnicas encaminadas a buscar la adecuada
nivel de corrección o a quién se dirijan. Según el nivel
disposición del surtido de productos, mobiliario,
de concreción pueden ser generales o específicos y
medios, soportes publicitarios y promocionales, dentro
según destinatario o finalidad pueden ser de formación
de los establecimientos de venta al público. Se le llama
o de aprendizaje.
también comercialización.
Fuente: http://cv.uoc.edu/UOC/a/moduls/90/90_156/
El merchandising incluye toda actividad desarrollada
programa/main/viu/dis_i_pla/viu09.htm
en un punto de venta, que pretende reafirmar cambiar la conducta de compra a favor de los artículos más
Posicionamiento de marca
rentables para el establecimiento.
Es la referencia del ‘lugar’ que en la percepción mental
Fuente: techtastico.com/post/glosario-de-negocios/
de un cliente o consumidor tiene una marca, lo que constituye la principal diferencia que existe entre esta y
Negociación
su competencia. También a la capacidad del producto
Se puede definir, como el proceso en el que dos o mas
de alienar al consumidor.
personas que tienen diferentes objetivos o intenciones,
Fuente: es.wikipedia.org/wiki/Posicionamiento
especialmente en los negocios o la política, trata de llegar a un acuerdo respecto a un asunto determinado. 33
Presupuesto Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina) durante un período, por lo general en forma anual. Fuente: es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto Prototipo Los prototipos son una representación limitada de un producto, permite a las partes probarlo en situaciones reales o explorar su uso, creando así un proceso de diseño de iteración que genera calidad. Un prototipo puede ser cualquier cosa, desde un trozo de papel con sencillos dibujos a un complejo software. Fuente: http://albertolacalle.com/hci_prototipos.htm
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BIBLIOGRAFÍA 1. Cámara de Industria, Comercio, Servicios y Turismo de Santa Cruz, Manual del Empresario, Guía Para Participar en Ferias y Eventos Comerciales, 1998 2. Cámaras de Comercio, Industria y Navegación de España, Guía Preparación de Viajes Comerciales Exteriores. 3. Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA). Programa Interamericano para la Promoción del Comercio, los Negocios Agrícolas y la Inocuidad de los Alimentos, “Cómo participar exitosamente en ferias internacionales”, 2007 4. Páginas Web consultadas: www.negociosgt.com (Oportunidades de Negocios - Red de Cajas de Herramientas MIPIMES – Programa Promoción de la Microempresa Pequeña y Mediana Empresa en Guatemala – GTZ PROMOCAP). http://www.bogotaemprende.com/ (Programa de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Cámara de Comercio de Bogotá).
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