Event Engineers blinkt uit in maatwerk

from EB Live augustus 2023

HET LAATSTE WOORD

Hoe groot of klein ook, geen modern evenement kan nog zonder een netwerk dat gedurende het evenement probleemloos draait. Event Engineers geldt al jaren als een betrouwbare partij die snel, netjes en bovenal kwalitatief hoogwaardige IT-netwerken ontwerpt en uitrolt voor de evenementenbranche. De speciﬁeke behoeftes van een evenement staan daarbij altijd centraal.

DOOR: EDGAR KRUIZE

Vanuit de kantoren in Amsterdam en Hengelo bedient het vaste team van Event Engineers het jaar rond tal van evenementen. Persoonlijke maatwerk is waar het bedrijf in uitblinkt. Dat moet ook wel, zo stelt Ward Erhart, managing partner bij Event Engineers. “Geen evenement is hetzelfde en dus is er ook geen generieke oplossing die je bij elk festival uit kunt rollen. Tenminste, niet als je optimaal wilt voldoen aan de wensen en behoeften van de opdrachtgever. Wij merken in gesprekken met onze opdrachtgevers dat men regelmatig over technische oplossingen of ontwikkelingen heeft gehoord die interessant kunnen zijn. Een voorbeeld hiervan is Private

LTE. Vaak blijkt dat men wel heeft gehoord van het bestaan, maar niet goed weet wat het is. Het is aan ons om goed uit te leggen en te bekijken of dat inderdaad de oplossing is die voor dat speciﬁeke evenement de beste is.”

Pinnen aan de bar

Private LTE (zie kader) is bij uitstek ideaal voor pinbetalingen aan de bar van een evenement. Overal – en dus ook op festivals en evenemententerreinen – komen steeds meer apparaten die afhankelijk zijn van een internetverbinding en het wegvallen daarvan is geen optie. Erhart: “Iets wat bijvoorbeeld altijd verbonden moet blijven, zijn kassa’s op elke bar. Zodat gasten hun drankjes direct met pin contactloos kunnen betalen. Om die betalingen feilloos af te kunnen handelen, heb je op veel meer plekken internet nodig dan wanneer je als organisator alleen muntenautomaten hebt staan. Als je daarvoor gebruik maakt van Private LTE, betekent dit dat de kassa’s op een eigen netwerk draaien.”

De grote angst van elke organisator is dat juist een belangrijk netwerk als dat van de horeca uitvalt en dat er daardoor geen omzet meer is. “Precies daarom is voor deze functionaliteit Private LTE ideaal, omdat het netwerk volledig onafhankelijk draait van de publieke 4G is het erg betrouwbaar. Tijdens Bevrijdingsfestival Groningen hebben we ruim 250 kassa’s op deze manier verbonden met internet, zonder dat we glasvezel rondom de hele drafbaan hebben gelegd. Dat scheelt enorm in de hoeveelheid materiaal en werk. Dat is ook de reden dat Event Engineers voor dat soort projecten graag met private LTE werkt.”

Betrouwbare Verbindingen

Met de komst van 4G en zeker meer recent 5G is het aanbieden van publieksWiFi niet voor alle evenementen nog een prioriteit. Het publiek heeft doorgaans zelf namelijk al een goede verbinding. Toch is de vraag er wel degelijk nog, zo zegt Erhart. “Het heeft te maken met het soort publiek. Jonge bezoekers hebben vaak een beperkte mobiele bundel en ook internationale gasten verwachten vaak dat WiFi aanwezig is. Zodoende leggen we vaak WiFi-netwerken aan voor bijvoorbeeld tech-conferenties of festivals in het buitengebied. Denk bijvoorbeeld aan Oerol op Terschelling, waar een festivalterrein is op een parkeerplaats vlakbij het strand. Daar was van alles te doen, zowel overdag als ’s avonds. Dan zie je dat de 4G daar niet op is berekend en dat mensen graag gebruikmaken van de publieks-WiFi. We hebben hiervoor een tijdelijke glasvezel aangelegd en gebruiken we een Starlink als back-up voor het betalingsverkeer.”

In een dergelijke setting zijn ook verschillende netwerken voor verschillende doeleinden mogelijk, zoals een netwerk voor het publiek en een eigen netwerk voor de theatermakers. “Een voorbeeld van een leuke uitdaging op Oerol was te vinden bij de theatervoorstelling ‘Dear Beloved Friend’ van Dries Verhoeven. Hierin werd gedurende elke avond een live-verbinding naar Kenia tot stand gebracht. Als die verbinding zou uitvallen dan lag de voorstelling stil. Daarvoor hebben we een Starlink geleverd in combinatie met een 4G/5Grouter met sim-kaarten van verschillende providers. Met deze oplossing werden drie internetverbindingen tegelijk gemaakt voor maximale betrouwbaarheid. Bij uitstek een voorbeeld van hoe Event Engineers de netwerkoplossingen levert waar een opdrachtgever behoefte aan heeft.”

Online monitoring

Ook heeft Oerol al jaren de ambitie om het festival meer duurzaam op te zetten. Deze trend is in heel Nederland zichtbaar bij organisatoren. Event Engineers ziet dan ook de vraag naar slimme stroommeters toenemen vanuit de ambitie om stroomvoorziening te verduurzamen. “Zo wilde Oerol dit jaar geen aggregaten gebruiken voor het festivalterrein en de theaterlocaties. Dat hebben we gerealiseerd door gebruikt te maken van accusystemen en vaste aansluitingen. Die accusystemen zijn fantastisch, want ze zijn op afstand uit te lezen en ook krijg je een seintje als een accu bijna leeg is. Dan kun je snel bijschakelen. Een enorm verschil met vaste aansluitingen, waarbij de zekering er uit knalt als er meer stroom wordt gebruikt dan bedacht.”

Event Engineers heeft hiervoor het Event Dashboard ontwikkeld (event-dashboard. nl), hiermee zijn onder meer de stroombronnen op een evenement te monitoren. “Zo hadden we bij Oerol een terrein met verschillende krachtstroomaansluitingen, waar een theatergroep stond die ook een maaltijd serveerde. Dan is het de vraag of je alle apparatuur goed verdeeld hebt over de verschillende aansluitingen en op welk moment er de meeste stroom wordt gebruikt. Ons dashboard – dat samenwerkt met de slimme meters die we erbij leveren –geeft real time inzicht en laat dus ook weten als er veel stroom wordt gebruikt. Het is een goed voorbeeld van hoe Event Engineers niet alleen festivals ondersteunen met een optimaal netwerk, maar ook verduurzaming van de stroomvoorziening.”

Wat is private LTE?

Private LTE is een privé 4G/5G-netwerk dat door organisaties zoals Event Engineers zelf aangelegd en beheerd wordt. Een dergelijk netwerk is onafhankelijk van de publieke netwerken van de bekende telecomproviders. Door het gebruik van eigen sim-kaarten heb je volledige controle over het aantal appraten op dat netwerk. Zeker bij drukke evenementen waar het openbare 4G/5G netwerk zwaar wordt belast is Private LTE heel handig. Bijkomend voordeel van een dergelijk netwerk, is dat je een groot gebied kunt dekken met slechts één mast. Hoe hoger de mast, hoe groter het gebied dat je kunt dekken.