‘Partnerschap is goud waard in beveiliging’

In juni dit jaar vond er een uniek evenement plaats in Friesland. Zwemmer Maarten van der Weijden voltooide er een Elfstedentriatlon zonder gelijke. De beveiliging door Entrance Experts was eveneens uniek, tot genoegen van opdrachtgever Roy Hirs. “Een bijzondere ervaring die voor mij heeft bevestigd dat je niet moet werken met leveranciers, maar met partners.”

Maarten van der Weijden zwom in juni 200 kilometer, fietste 200 kilometer en wandelde 200 kilometer, met zo min mogelijk slaap tussendoor. Het doel hiervan was om donaties op te halen voor elf kankeronderzoeken, met uiteindelijk bijna 5 miljoen euro als resultaat. Voor de mobiliteit rondom het evenement was Roy Hirs aangetrokken. Hij is als zelfstandig verkeers- en omgevingsmanager onder meer verantwoordelijk voor het mobiliteitsplan van de Dutch GP in Zandvoort.

Hirs: “Deze triatlon was een project vol uitdagingen waarvoor ik een security team zocht om nauw mee samen te werken. Dat vond ik in Entrance Experts, opgericht door Bulent Dogan en Huibert van Os. Met Huibert en zijn mensen heb ik ook samengewerkt voor evenementen bij de GP. Ik heb Huibert gevraagd om samen dit dynamische evenement dat een week zou duren in goede banen te leiden.”

Uitdagend spanningsveld

‘Dynamisch’ is ladingdekkend voor de krachtsinspanning van Maarten van der Weijden en zeker ook voor de beveiliging van de sportman. Er was sprake van een situatie die voortdurend veranderde, vertelt Hirs. “De risico’s lagen niet zo zeer bij het zwemmen, want in het water is hij niet heel benaderbaar. Tijdens het fietsen en lopen was dat heel anders. Hem helemaal omgeven met beveiliging was mogelijk, maar niet de bedoeling. Hij streed namelijk voor een goed doel en daar hoort contact bij met het publiek. Dat was het spanningsveld waarin we moesten opereren. Een interessant voorbeeld van de uitdagingen daarbij waren de schuurplekken op de schouders van Van der Weijden, veroorzaakt door zijn zwempak. Bij het fietsen wilden mensen hem soms aanraken, maar dat had pijnlijk voor hem kunnen worden. Met het team van Entrance Experts moesten we daardoor voortdurend kijken hoe de beste bescherming kon worden geboden voor een kwetsbare sportman die tegelijkertijd in contact wil staan met zijn publiek.”

Flexibele beveiliging

Aangezien het een uniek evenement betrof, hadden Hirs en Entrance Experts voor het veiligheidsplan geen concreet voorbeeld uit het verleden. “We hebben daarom samen bekeken wat de beste oplossing was en die aangepast wanneer de situatie daarom vroeg. Tijdens het fietsen en wandelen hebben we telkens twee beveiligers met Van der Weijden mee laten gaan. Op plekken waar stempelposten voor hem stonden, waren zij wat nadrukkelijker aanwezig om eventuele fysieke overlast voor hem te vermijden. Daarnaast stonden er voortdurend twee extra beveiligers paraat om op te schalen wanneer dat nodig was. En ja, soms moest dat ook, wanneer ineens een grote groep mensen bijvoorbeeld selfies wilde maken met Van der Weijden.”

Empathisch handelen

Over het transport van de beveiligers was goed nagedacht: zij kregen een elektrische brommer om in de buurt te blijven van Van der Weijden. Zo had de sportman geen last van uitlaatgassen. De medewerkers van Entrance Expert voelden zich echter zo betrokken bij het bijzondere evenement, dat ze niet altijd gebruikmaakten van hun vervoermiddel. Huibert van Os. “Onze mensen hadden diep respect voor de prestatie van Van der Weijden. Tijdens zijn looptocht vonden zij het op een gegeven moment meer gepast om ook te gaan lopen. Het was die dagen erg warm, rond de 30 graden en de beveiligers liepen in formele kleding mee. Daar waren ze niet op getraind en ze hoefden dat ook niet te doen, maar ze hielden het wel vol. Als beveiligingsteam staan wij voor een empathische manier van werken, ook als dat betekent dat we soms de eigen grenzen moeten opzoeken.”

Weinig zekerheden

De triatlon van Van der Weijden zou oorspronkelijk van zondag tot zaterdag duren. Hij was 20 uur per dag bezig aan zijn tocht der tochten. De beveiligers van Entrance Experts draaiden diensten van zo'n 10 uur, waarbij de plaats van start en finish vooraf niet duidelijk waren. Van Os: “De enige zekerheid die we voorafgaand aan dit evenement hadden, was dat Van der Weijden op zondagmorgen 06:30 uur het water in zou duiken in Leeuwarden. Daarna was het afwachten hoe snel hij zou zwemmen, fietsen en lopen en wanneer hij een dutje zou doen. Zodoende waren we enkele uren per dag bezig met de logistiek om iedereen op de juiste plek te krijgen. Dat was een belangrijk deel van de uitdaging, die we dankzij een hechte samenwerking tussen de partners succesvol konden aangaan.”

Streep door slotevenement

De triatlon, waar naast beveiligers ook vele andere professionals en vrijwilligers aan meewerkten, zou eindigen in een volksfeest op zaterdagavond in Leeuwarden. Het liep anders. Hirs: “Alles stond klaar voor een slotevenement met 15.000 bezoekers, maar Van der Weijden kwam uiteindelijk een dag later aan. Er was geen vergunning om het evenement naar zondag te verplaatsen. Ook de leveranciers van licht, geluid en ander materieel hadden daar geen mogelijkheid voor. We hebben toen mede vanwege de publieke toestroom en de veiligheid daaromtrent de keuze gemaakt om een podiumceremonie door te laten gaan zonder Van der Weijden. Hij is op zondag alternatief gehuldigd in de Prinsentuin in

Leeuwarden, waar ook de start van de triatlon plaatsvond. Dankzij een samenwerking tussen de organisatie, vrijwilligers, de burgemeester en familie van Van der Weijden is dat intiem en sfeervol evenement geworden. Daar was geen vergunning voor nodig en uiteindelijk was het een prachtige afsluiting. De dag ervoor hebben Huibert en ik alle zeilen bijgezet om het mogelijk te maken, maar het was het zeker waard.”

Geen leverancier maar partner

De week waarin de triatlon van Van der Weijden plaatsvond hebben Hirs en Van Os als intens ervaren. “Een bijzondere ervaring die voor mij heeft bevestigd dat je niet moet werken met leveranciers, maar met partners”, zegt Hirs. “In zo'n week moet je erop kunnen vertrouwen dat iedereen hetzelfde doel wil bereiken. Wat betreft Entrance Experts was daar zeker sprake van, die hebben alles gedaan wat nodig was om dit evenement goed te beveiligen. Ik bouw graag verder op een samenwerkingsverband als dit.” ◾