Regeldruk? Of druk met regels?

Regels. Evenementen en festivals zijn er maar druk mee. Steeds drukker zelfs, want de eisen waaraan een evenement moet voldoen – zeker op het gebied van veiligheid en de omgeving – om een vergunning te krijgen worden steeds groter. Zit dit de organisatie van een goed festival in de weg, of wordt hier het kaf van het koren gescheiden? Voor beide punten is wel iets te zeggen, zo beargumenteert Willem Westermann van de Vereniging van Evenementenmakers (VVEM).

De VVEM is van oudsher een vereniging waar makers van evenementen op leunen met onder meer vragen over (de aanvraag van) vergunningen en de in hun gemeente geldende regelgeving. Willem Westermann ziet dat het neerzetten van een mooi evenement door toegenomen regelgeving steeds een beetje ingewikkelder wordt. “Toch vind ik het niet altijd logisch om van ‘regeldruk’ te spreken. Want het is waar dat we steeds drukker zijn met regels, maar het is voor iedere zichzelf respecterende partij in onze branche ook volstrekt logisch om daarmee bezig te zijn. Want het is een fenomeen dat zich in de hele maatschappij voltrekt, er komen gewoon overal steeds meer regels.” Het zijn echter ook dingen waar met name veel beginnende of wat kleinere evenementen zich minder graag in verdiepen. Die willen het liefst met zo min mogelijk poespas een ‘heel mooi feestje organiseren’ en zien wet- en regelgeving en vergunningen als obstakels op het pad naar dat feestje. “Het is echter geen bijzaak”, zo zegt Westermann stellig. “Het goed regelen van je evenement, de vergunningen die daarbij horen en het secuur omgaan met veiligheid zijn geen dingen die erbij hangen, maar dingen die erbij horen.”

Stikstofberekeningen en ecologie

De afgelopen jaren zijn de evenementenvergunningen en omgevingsvergunningen veel meer naar elkaar toe gegroeid. Wie iets wil organiseren moet inmiddels bijna evenredig veel aandacht aan beide vergunningen besteden. “Het is deel van het vakgebied geworden, inderdaad”, aldus Westermann. “Waardoor er zich naast de ambtenaren die een organisatie doorgaans al jaren kent ineens meer mensen zich met een evenement beginnen te bemoeien en zaken gaan beoordelen. Dus de traditionele diensten als brandweer, politie, GHOR en dergelijke, maar ook de omgevingsdienst gaat steeds meer werk doen. In toenemende mate hebben we nu dus te maken met het inzichtelijk krijgen van wat er nu precies in de bepalingen van de Omgevingswet thuishoort en wat in de APV, de evenementenvergunning. Als we het over regeldruk hebben, is te constateren dat we als branche steeds vaker te maken krijgen met de vraag om stikstofberekeningen en een ecologische quickscan, waarin de natuur en de bij een locatie levende beschermde planten en dieren worden beschreven. Dat zijn met name de onderwerpen die nu spelen. Deels logisch, maar we moeten er ook heel scherp op blijven dat het ook heel vaak niet logisch is en je als organisator moet afvragen waarom dat eigenlijk zou moeten. Het gaat in deze vaak om veronderstelde kennis waarbij zowel de organisatie als het loket bij de gemeente niet goed weet wie wat moet doen en waarvoor je in sommige gevallen bij de provincie moet zijn en niet bij de gemeente.”

‘Een onwijze puist werk’

Een andere grote uitdaging ligt op het gebied van regelgeving rond de recycling van plastics. “Dat is een uitdaging die we als branche best aan willen gaan, maar waar we echt wel veel werk aan hebben om het goed voor elkaar te krijgen. Dit jaar is op dat gebied een proefjaar en we kunnen inmiddels constateren dat sommige dingen zeker al lukken. Tegelijk zien we ook dat het een onwijze puist werk is en dat het op dit moment nog erg lastig is om het volledig goed te doen. Waar de obstakels vooral zitten, is in de percentages die het ministerie als doel heeft gesteld. Die zijn hoger dan wat Europa wil en ik vind dat we daar als branche best kritisch over mogen zijn.”

Samen oplossingen zoeken

Veiligheid blijft voor veel gemeenten een belangrijk thema en daarin ligt inmiddels steeds meer nadruk op risicogerichtheid: welke risico’s zijn er rondom een festival of evenement? “Voor ons als makers is dat ook logisch. Wij zijn daar al jaren druk mee bezig, denken na over wat er kan gebeuren, wat de meest logische vervolgscenario’s zijn als zo’n risico zich voordoet en uiteraard wat de meest belangrijke risico’s zijn om rekening mee te houden en ons op voor te bereiden. Het grappige – en eigenlijk ook wel bijzondere – is dat de kennis over die specifieke onderwerpen bij gemeenten vaak niet zo heel groot is. Waarmee ik bedoel dat de kennis over risico’s die voor evenementen niet zo relevant zijn relatief hoog is en over de dingen waar wij echt heel druk mee zijn – denk aan de omgang met weersomstandigheden en alles wat met grote aantallen mensen op een bepaalde locatie te maken heeft – minder. Dat zijn bij uitstek onderwerpen waar evenementenmakers kunnen praten uit ervaring en meer vanuit kennisdeling in plaats vanuit regelgeving. Uiteraard is regelgeving belangrijk, maar op dit gebied zou het goed zijn als er risicogericht gedacht wordt en vervolgens gepraat wordt met ervaren mensen uit ‘het vak’ om oplossingen te zoeken in plaats van rigide aan regels vast te houden. Die ervaring is in veel gevallen beter op de daadwerkelijke praktijk toepasbaar.”

Bouwstenen

Dat betekent dus ook dat de beste oplossing is om op het gebied van regelgeving voor elk evenement maatwerk te leveren, afhankelijk van het soort evenement, de locatie, het publiek et cetera. “Regelgeving is goed, maar dit vakgebied is nu eenmaal van nature dusdanig dat niet elke regel strak op ieder soort evenement kan worden toegepast. Wat wij als branche de komende jaren willen laten zien, is dat er een heel goede en logische manier is om regelgeving op maat te maken. Dit door wensen vanuit gemeenten en overheden enerzijds en anderzijds de kennis en expertise vanuit onze branche samen te brengen. Dat betekent dat je kijkt naar welke bouwstenen er zijn en hoe je met daarmee de juiste oplossingen vindt. Wij hebben wat betreft veiligheid die bouwstenen ver- zameld en in het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid gepubliceerd. Dat handboek helpt enerzijds de evenementenmakers om te bepalen wat zij aan veiligheid moeten doen en anderzijds gemeenten en adviserende diensten bij het beoordelen van de veiligheidsplannen voor een evenement. Een heel goed voorbeeld van hoe kennis en expertise vanuit de branche toepasbaar verwerkt kan worden in regelgeving. Idealiter is dat de weg voorwaarts op alle gebieden. Het is juist heel fijn als het een en ander met eigen kennis kan worden opgelost.” ◾