‘ Wij nemen de logistiek uit handen’

Festivalpoort is sinds de oprichting in 2015 uitgegroeid tot dé specialist op het gebied van logistiek management voor de op- en afbouw van evenementen en festivals.

“Wij zorgen ervoor dat organisatoren zich kunnen focussen op het produceren van een festival of evenement.”

DOOR: JEROEN VAN TRIERUM

De oprichting van Festivalpoort is bijzonder te noemen. Oprichter en eigenaar Daan Verwijlen liep een jaar of tien geleden stage bij Awakenings en werd gevraagd om contactpersoon te worden van de verkeersregelaar die aan de poort stond. Zijn taak was om alle leveranciers te ontvangen en naar de juiste plek te begeleiden. “Het eerste dat mij opviel was dat het contact aan de poort niet optimaal verliep”, blikt Verwijlen terug. “Zo is het idee geboren om op die plek bij de daaropvolgende editie een toegewezen persoon neer te zetten. Dat liep gelijk veel beter. Het logische gevolg was om het aantal bedrijven, de leveringen en de hoeveelheid voertuigen te registreren en in kaart te brengen. Daarvoor hebben we een app gebouwd waarmee die informatie vooraf, tijdens en na het festival inzichtelijk wordt. Het grote voordeel is dat de logistieke stromen worden bijgestuurd waar dit gewenst is. Wij nemen de logistiek uit handen, waardoor organisatoren zich kunnen focussen op het produceren van een festival of evenement.”

CO2-uitstoot

Het logistiek management door Festivalpoort bleek een welkome aanvul- ling te zijn op de productie van een festival. Verwijlen noemt het uitgebreide inchecksysteem uniek en prijst de veelzijdigheid.

“We hebben een eigen tool gebouwd, inclusief dashboard, die overal inzetbaar is. Zo kunnen producenten op kantoor bijvoorbeeld live meekijken hoeveel trailers er op het terrein zijn of welke leveranciers al zijn gearriveerd.”

Een andere, zeer relevantie uitbreiding is dat de tool nu ook onder meer de CO2uitstoot berekent. Verwijlen: “Gemeentes en andere instanties vragen steeds vaker hoeveel transporten er zijn geweest en waar deze vandaan komen. Onze tool registreert de postcode waar de levering vandaan komt zodat je weet hoeveel kilometer er is gereden. Verder kan onder meer de emissieklasse en de CO2-uitstoot van het voertuig berekend worden. Hiermee kun je als organisatie niet alleen inspelen op duurzaamheid, maar ook informatie rapporteren naar gemeenten, terreinbeheerders of natuurorganisaties. Een welkome aanvulling in de context van steeds strenger wordende wet- en regelgeving.”

Registratie

Een ander belangrijk onderdeel van de

Festivalpoort-werkwijze is veiligheid. “Van tevoren geven leveranciers aan wanneer zij komen leveren en met welk voertuig. Het kenteken is dan bij Festivalpoort bekend. Met deze informatie kunnen de poortwachters aan de slag en is precies duidelijk wie wanneer en wat hoort te leveren. Inzichtelijkheid, voorspelbaarheid en veiligheid worden zo vergroot.” Verwijlen gelooft dat een dergelijke werkwijze snel overal geïmplementeerd wordt en spreekt daar actief met zijn opdrachtgevers over. “We zijn met al deze zaken bezig voordat ze op een bouwterrein verplicht worden. Festivalpoort loopt graag voor de troepen uit en wil niet achteraf met een voldongen feit geconfronteerd worden.”

Machineriebeheer

Naast logistiek management verzorgt Festivalpoort sinds 2022 ook machineriebeheer. “Een logische stap”, aldus Verwijlen. “We hebben een poortwachter aan de poort, een terreinmanager op het terrein en op deze manier ook een beheerder voor het vele materieel waarmee hard gewerkt wordt. Ook dit deel professionaliseren wij zoals opdrachtgevers van ons gewend zijn.” ◾