VoIP-providers | gnTel, Onno Speekenbrink

VoIP-providers | Onno Speekenbrink

Onno Speekenbrink is Technisch Directeur van gnTel.

Communiceren zonder lampjes

Er moet me iets van het hart: ik ben geen fan van lampjes. Dit klinkt misschien vreemd in een wereld waarin steeds meer UC-oplossingen zich lijken te concentreren op het zo volledig mogelijk weergeven van presence. Ben je telefonisch in gesprek? Dan wordt je lampje rood. Zit je in een meeting? Geen probleem, via een koppeling met je agenda wordt je lampje eveneens rood. En als het even kan, wordt een soort device-onafhankelijke superstatus getoond waarbij de status van je mobiel, je vaste telefoon, je agenda en het aantal toetsaanslagen op je PC worden gekoppeld tot een overall indicatie van je beschikbaarheid.

Mijn grote probleem met deze oplossingen is dat dat lampje in de praktijk maar weinig zegt. Ik weet niet hoe jullie met je agenda omgaan, maar ik zet bijvoorbeeld reistijd als afspraak in mijn agenda. Ben ik dan onbereikbaar? Nee, natuurlijk niet. Meetings duren in mijn agenda standaard een uur. Vaak ben ik eerder klaar en zit ik weer achter mijn bureau. Ben ik dan onbereikbaar? En van de andere kant, als ik niet aan het bellen ben of in een meeting zit, ben ik dan altijd bereikbaar? Wederom nee. Soms sta ik bij de koffieautomaat of achter het bureau van een collega om even met hem mee te kijken. De telefoon neem ik dan niet op en op chat reageer ik niet meteen. Bereikbaar?

Mensen begrijpen deze situaties als je het aan ze vraagt. Vraag een willekeurige kantoorwerker wat ze doen als ze iemand willen bellen maar het lampje is rood. “Toch bellen natuurlijk” is meestal het antwoord. Gek genoeg zijn ze dan wel weer gepikeerd als iemands lampje groen is en hij niet direct op een chatbericht reageert.

Eén keer goed nadenken Ik vind dat we met die lampjes de verkeerde kant opgaan want je verschuift de verantwoordelijkheid over hoe je bereikt wilt worden naar de beller. Die moet zich daar op basis van onvolledige informatie maar een beeld van zien te vormen. Ga ik bellen, chatten of mailen? Bij gnTel vragen we onze klanten altijd één keer goed na te denken over hun bereikbaarheid. Op basis daarvan vragen we ze vervolgens om de juiste schakeling in te stellen en dan op het systeem te vertrouwen en het zijn werk laten doen. Lampjes stellen we het liefste niet meer in. Wil je een collega spreken? Dan bel je gewoon zijn directe nummer en het systeem zorgt er vervolgens voor dat de juiste toestellen gaan rinkelen; vast of mobiel en in de juiste volgorde.

Komt het gesprek niet uit? Dan gaat de oproep vanzelf door naar de voicemail, de secretaresse, een collega of wat je indertijd ook hebt bedacht. Resultaat; jij kunt zorgeloos door met je meeting. Terug achter je bureau zie je de gemiste oproep en kun je alsnog terugbellen of een chatbericht sturen. Het is aan jou. Zorgeloze communicatie zonder het dwingende en misleidende beeld van een lampje. Daar worden wij nou blij van!