Informe de gestión 2012 by eesekennedy Hospital Occidente de Kennedy

INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS AÑO 2012

“POR UN HOSPITAL QUE HACE AMABLE LA VIDA”

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COMITÉ DIRECTIVO

JUNTA DIRECTIVA MARTAPATRICIA SAAVEDRA

JUAN ERNESTO OVIEDO HERNÁNDEZ

Representante Asociaciones Científicas

Gerente

GLORIA INES SARMIENTO

WILSON DARIO BUSTOS GUARIN

Representante Alcaldía Mayor de Bogotá ANDRES ALMANZAR Representante Asociaciones Científicas del Estamento Científico de la Institución JOHANA AREVALO Representante de la Comunidad

Subgerente de Prestación de Servicios FELIPE ORDOÑEZ RIVEROS Subgerente Administrativo ORLANDO GALEANO MONTAÑA Subgerente Financiero

HUGO GONZALEZ CRUZ

ANGELICA CAMARGO RAMIRÉZ

Representante Gremios de la Producción AURA ELVIRA GOMEZ

Jefe de oficina de calidad ASTRID FORTICH PÉREZ

Representante de la Secretaria Distrital de Salud

Jefe de Control Interno CLAUDIA PATRICIA PEDREROS CASTELLANOS Jefe Oficina Asesora Jurídica IVAN JAIRT GUARIN MUÑOZ Jefe Oficina Asesora de Planeación HOK

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TABLA DE CONTENIDO 1

PRESENTACION _____________________________________________________________________ 11

GESTIÓN DE PLANEACIÓN ____________________________________________________________ 12 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ___________________________________________________________ PROYECTOS DE INVERSIÓN ___________________________________________________________ GESTIÓN MERCADEO _______________________________________________________________ COMUNICACIONES ________________________________________________________________ GESTIÓN ESTADÍSTICAS _____________________________________________________________

12 15 17 18 20

GESTIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD _____________________________________ 22 3.1 SISTEMA REFERENCIA Y CONTRA REFERENCIA ______________________________________________ 22 3.1.1 Consulta externa, urgencias y hospitalización ______________________________________ 22 3.1.1.1 3.1.1.2

3.1.2

Oportunidad en la remisión de urgencias __________________________________________ 24

3.1.2.1 3.1.2.2

3.1.3

Análisis Descriptivo Del Indicador ____________________________________________________ 23 Plan De Mejora __________________________________________________________________ 23 Análisis descriptivo del indicador ____________________________________________________ 25 Plan de mejora ___________________________________________________________________ 25

Ubicación de pacientes en proceso de referencia____________________________________ 26

3.1.3.1

Análisis descriptivo del indicador ____________________________________________________ 27

3.2 SERVICIOS AMBULATORIOS DE URGENCIAS Y HOSPITALIZACIÓN __________________________________ 3.2.1 Consulta Externa _____________________________________________________________ 3.2.2 Servicios de Urgencias _________________________________________________________ 3.2.3 Servicio de Hospitalización _____________________________________________________ 3.2.4 Servicio de Salud Oral _________________________________________________________ 3.3 SERVICIO DE APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPÉUTICO ___________________________________________ 3.3.1 Servicio de Cirugías ___________________________________________________________ 3.3.2 Servicio de Partos y Cesáreas ___________________________________________________ 3.3.3 Laboratorio clínico ____________________________________________________________ 3.3.3.1 3.3.3.2 3.3.3.3

3.3.4

Producción del servicio ____________________________________________________________ 36 Programa de 5s (cinco eses) ________________________________________________________ 43 Rendimiento bacterióloga __________________________________________________________ 44

Servicio transfusional _________________________________________________________ 45

3.3.4.1

Facturación por aplicación de hemocomponentes ______________________________________ 48

3.3.5 Imágenes diagnosticas ________________________________________________________ 3.3.6 Servicio de Rehabilitación - Terapias _____________________________________________ 3.4 INDICADORES DE CALIDAD ___________________________________________________________ 3.4.1 Cobertura de Vacunación ______________________________________________________ 3.4.2 Partos en Adolecentes _________________________________________________________ 3.4.3 Comité de Infecciones 2012 _____________________________________________________ 3.4.4 Informe de Mortalidad Materna y Perinatal _______________________________________ 3.4.5 Mortalidad Evitable ___________________________________________________________ 3.5 SERVICIO FARMACÉUTICO ____________________________________________________________ Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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GESTION DOCENTE Y DE INVESTIGACION ________________________________________________ 64 4.1 4.2

INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR CON LAS QUE SE TIENE CONVENIO VIGENTE: ___________________ 64 ESCUELAS DE AUXILIARES DE ENFERMERÍA CON LAS QUE SE TIENE CONVENIO: _________________________ 64

INFORME DE GESTIÓN FINANCIERA ____________________________________________________ 68 5.1 ÁREA TESORERÍA __________________________________________________________________ 5.1.1 Bancos _____________________________________________________________________ 5.1.2 Cuentas por pagar: ___________________________________________________________ 5.2 ÁREA PRESUPUESTO________________________________________________________________ 5.2.1 Presupuesto de ingresos _______________________________________________________ 5.2.2 Conceptos de recaudo registrado: Comparativo 2012 frente al 2011 ____________________ 5.2.3 Presupuesto de gastos _________________________________________________________ 5.3 ÁREA FACTURACIÓN _______________________________________________________________ 5.4 ÁREA CARTERA ___________________________________________________________________ 5.4.1 Recaudo Consolidado 2012: ____________________________________________________ 5.4.2 Gestión Oficina Jurídica: _______________________________________________________ 5.4.3 Gestión y cobro de pagares _____________________________________________________ 5.5 ÁREA GLOSAS ____________________________________________________________________ 5.5.1 Actualización de procedimientos ________________________________________________ 5.5.2 Sistemas de información _______________________________________________________ 5.5.3 Cierre vigencia 2012 __________________________________________________________ 5.6 ÁREA CONTABILIDAD _______________________________________________________________

68 68 68 71 71 72 74 76 79 81 82 84 85 87 87 87 88

INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA _______________________________________________ 91 6.1 RECURSOS FÍSICOS _________________________________________________________________ 91 6.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ___________________________________________________________ 93 6.3 GESTIÓN TALENTO HUMANO _________________________________________________________ 100 6.3.1 Módulo de nómina (dinámica. net versión 3.5) ____________________________________ 100 6.3.1.1

Resumen del avance: _____________________________________________________________ 100

6.4 GESTIÓN DOCUMENTAL DEL ÁREA _____________________________________________________ 101 6.5 SALUD OCUPACIONAL______________________________________________________________ 101 6.5.1 Análisis de la accidentalidad ___________________________________________________ 106 6.5.1.1 Indicadores ____________________________________________________________________ 108 6.5.1.1.1 Índice de Frecuencia de Accidente de Trabajo ______________________________________ 108 6.5.1.1.2 Índice de Frecuencia de Accidentes de Trabajo con Incapacidad ________________________ 108 6.5.1.1.3 Proporción de Accidentes de Trabajo con Incapacidad _______________________________ 109 6.5.1.1.4 Índice de Severidad de Accidentes de Trabajo ______________________________________ 109 6.5.1.1.5 Índice de Lesiones Incapacitantes de Accidentes de Trabajo _______________________ 109

6.5.2 Plan de bienestar ____________________________________________________________ 6.5.3 Plan de capacitación _________________________________________________________ 6.5.4 Conciliación situado fiscal y sistema general de participaciones _______________________ 6.6 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO ________________________________________________________ 6.6.1 Mantenimiento del equipo biomedico ___________________________________________ 6.6.2 Mantenimiento del equipo industrial de uso hospitalario ____________________________ Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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6.6.3 Mantenimiento de muebles ___________________________________________________ 115 6.7 SISTEMAS DE INFORMACIÓN _________________________________________________________ 115 6.7.1 Informe del centro de cómputo y de los racks cableados Del hospital __________________ 118 6.7.1.1 6.7.1.2 6.7.1.3 6.7.1.4 6.7.1.5 6.7.1.6

6.8 6.9 6.10 7

Rack de comunicaciones __________________________________________________________ 119 Rack de la ETB para la conexión de fibra óptica (canales de datos) ________________________ 119 Rack de servidores. ______________________________________________________________ 119 Almacenamiento ________________________________________________________________ 121 Comunicaciones y redes. __________________________________________________________ 122 Segmentación de la red ___________________________________________________________ 123

GESTIÓN DOCUMENTAL ____________________________________________________________ 123 ALMACÉN _____________________________________________________________________ 125 SERVICIOS GENERALES _____________________________________________________________ 126

GESTIÓN PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD ____________________________________ 129 7.1 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD _____________________________________________________ 7.1.1 Sistema de Único de Habilitación (SUH) __________________________________________ 7.1.2 Sistema de Información _______________________________________________________ 7.1.3 Auditoria para el mejoramiento de calidad en salud ________________________________ 7.1.4 Sistema Único de Acreditación (SUA) ____________________________________________ 7.1.4.1 7.1.4.2 7.1.4.3 7.1.4.4 7.1.4.5 7.1.4.6

Diagnostico del SUA______________________________________________________________ 132 Capacitación ___________________________________________________________________ 133 Reestructuración equipos de implementación del SUA __________________________________ 133 Trabajo desarrollado equipos de implementación del SUA _______________________________ 134 Actualización de herramientas y difusión de orientaciones del SUA _______________________ 135 Plan de implementación del SUA ___________________________________________________ 135

7.2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN _____________________________________________________ 7.3 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD _________________________ 7.4 ATENCIÓN A AUDITORÍAS EXTERNAS Y SOPORTE EN LA ESTRUCTURACIÓN DE PLANES DE MEJORAMIENTO ______ 7.4.1 Atención auditorías externas __________________________________________________ 7.4.2 Soporte en la Estructuración de planes de mejoramiento ____________________________ 7.5 GESTIÓN AMBIENTAL ______________________________________________________________ 7.5.1 Atención y respuesta a entidades de control ______________________________________ 7.5.2 Revisión del PIGA (Plan institucional de Gestión Ambiental) __________________________ 7.5.3 Revisión de PGHIR (Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios) ________________ 7.5.4 Proyectos en Desarrollo para la Gestión Ambiental _________________________________ 7.6 PROGRAMAS DE SEGURIDAD _________________________________________________________ 7.6.1 Programa de Seguridad del paciente ____________________________________________ 7.6.2 Programa de Tecnovigilancia __________________________________________________ 7.7 PROYECTOS Y PROGRAMAS (DE INTERVENCIÓN POR LA OFICINA DE CALIDAD) ________________________ 7.7.1 Red de Trasplantes __________________________________________________________ 7.7.2 Red materna perinatal _______________________________________________________ 7.7.3 Campaña institucional “YO SOY KENNEDY” _______________________________________ 7.8 ATENCIÓN AL USUARIO ____________________________________________________________ 7.9 TRABAJO SOCIAL _________________________________________________________________ 7.9.1 Participación en espacios institucionales locales. __________________________________ Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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7.9.2 Participación Social __________________________________________________________ 149 7.9.3 Gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias ______________________________ 151 7.9.4 Seguimiento y trámite de respuesta a tutelas _____________________________________ 152 7.9.5 6.5 Sistema de identificación de barreras de acceso 2012 SIDBA ______________________ 154 7.9.6 Gestión de atención al usuario y participación social por medio de la actualización documental del proceso. _______________________________________________________________________ 155 8

INFORME GESTIÓN JURÍDICA ________________________________________________________ 156 8.1 PROCESO CONTRACTUAL 2012 ___________________________________________________ 8.2 INFORMES ___________________________________________________________________ 8.2.1 Mensualmente ______________________________________________________________ 8.2.2 Trimestralmente ____________________________________________________________ 8.2.3 Según petición: _____________________________________________________________

OFICINA DE CONTROL INTERNO ______________________________________________________ 170 9.1 IMPACTO DE LA OCI ______________________________________________________________ 9.2 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO CON LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ ________________ 9.2.1 Programa de auditoria _______________________________________________________ 9.2.2 Tabla de retención documental – oficina de control interno __________________________

170 184 184 187

COMITÉ DE CONCILIACIÓN __________________________________________________________ 188 10.1 10.2 10.3

CASOS CONCILIADOS E EN COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y SU ESTADO ACTUAL: __________________________ 188 ACCIONES DE REPETICIÓN: __________________________________________________________ 190 ANÁLISIS Y P0OLITICAS DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. ______________________________________ 190

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INDICE DE TABLAS TABLA 1: RELACIÓN DE CONVENIOS 2012__________________________________________________________ TABLA 2 ATENCIÓN A MEDIOS DE COMUNICACIÓN 2012 ________________________________________________ TABLA 3 COMUNICADOS DE PRENSA______________________________________________________________ TABLA 4 CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN __________________________________________________________ TABLA 5 CONSULTA EXTERNA, URGENCIAS Y HOSPITALIZACIÓN ____________________________________________ TABLA 6 OPORTUNIDAD EN LA REMISIÓN DE URGENCIAS ________________________________________________ TABLA 7 UBICACIÓN DE PACIENTES EN PROCESO DE REFERENCIA ___________________________________________ TABLA 8 PRODUCCIÓN DE SERVICIOS POR MES 2012 __________________________________________________ TABLA 9 PRODUCCIÓN DE SERVICIOS 2006 - 2012 ___________________________________________________ TABLA 10 NUMERO DE CIRUGÍAS POR GRUPOS ______________________________________________________ TABLA 11 PRODUCCIÓN LABORATORIO AÑOS 2011 Y 2012 _____________________________________________ TABLA 12 PROGRAMA 5 S ____________________________________________________________________ TABLA 13 SOLICITUD VS TRANSFUSIÓN DE HEMOCOMPONENTES AÑO 2012 ___________________________________ TABLA 14 PERDIDA EN PRUEBAS CRUZADAS INEFECTIVAS ________________________________________________ TABLA 15 AHORRO EN PRUEBAS CRUZADAS NO REALIZADAS ______________________________________________ TABLA 16 PROCESO DE CAPACITACIÓN PROCESO TRANSFUSIONAL Y PROGRAMA ESPECIAL AÑO 2012 __________________ TABLA 17 COBERTURA DE VACUNACIÓN ___________________________________________________________ TABLA 18 PARTOS EN ADOLECENTES _____________________________________________________________ TABLA 19 PARTOS ENTRE LOS 10 Y 14 AÑOS ________________________________________________________ TABLA 20 MORTALIDAD MATERNA Y PERINATAL 2008 -2012 ___________________________________________ TABLA 21 MORTALIDAD POR ERA 2006 - 2012 ____________________________________________________ TABLA 22 CLASIFICACIÓN DE LOS PRESCRIPCIONES CON ERRORES JULIO 2012 __________________________________ TABLA 23 CLASIFICACIÓN DE LOS PRESCRIPCIONES CON ERRORES AGOSTO 2012 ________________________________ TABLA 24 CONVENIOS DOCENCIA SERVICIO: FACULTADES DE LA SALUD POR UNIVERSIDAD: _________________________ TABLA 25 INGRESOS POR CONCEPTO CONVENIOS DOCENTE ASISTENCIALES: ___________________________________ TABLA 26 GESTIÓN DE CAUSACIÓN Y PAGOS A PROVEEDORES 2012 ________________________________________ TABLA 27 COMPARATIVO DE VENCIMIENTOS POR RANGOS DE EDADES 2011 VS 2012 MILL DE PESOS. ________________ TABLA 28 EJECUCIÓN DE INGRESOS 2012 VS. 2011 CIFRAS EN MILLONES ____________________________________ TABLA 29 COMPOSICIÓN DEL RECAUDO CIFRAS EN MILLONES ____________________________________________ TABLA 30 CONCEPTOS DE RECAUDO REGISTRADO: COMPARATIVO 2012 FRENTE AL 2011 CIFRAS EN MILLONES __________ TABLA 31V CUENTAS POR COBRAR CIFRAS EN MILLONES ________________________________________________ TABLA 32 RECAUDO DIFERENTE A LA VENTA DE SERVICIOS DE SALUD CIFRAS EN MILLONES _________________________ TABLA 33 PARTICIPACIÓN % DE LOS DIFERENTES CONCEPTOS EN EL TOTAL DE RECAUDO PARA LA VIGENCIA 2012 POR $89.732 TABLA 34 EJECUCIÓN DE GASTOS A DICIEMBRE 31 DE 2012 VS 2011 ______________________________________ TABLA 35 EJECUCIÓN DE GIROS PRESUPUESTALES CIFRAS EN MILLONES ______________________________________ TABLA 36 CARTERA POR TIPO DE PAGADOR ________________________________________________________ TABLA 37 RECAUDO 2012 ____________________________________________________________________ TABLA 38 COMPORTAMIENTO DE LA GLOSA _________________________________________________________ TABLA 39 COMPORTAMIENTO DE LA GLOSA 2012 -2011 _______________________________________________ TABLA 40 CIERRE DE LA VIGENCIA 2012 ___________________________________________________________ TABLA 41 SOLICITUDES REALIZADAS 2011 - 2012 ____________________________________________________ TABLA 42 PRESUPUESTO ASIGNADO VS PRESUPUESTO EJECUTADO POR RUBRO PRESUPUESTAL VIGENCIA 2012 ___________ Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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TABLA 43 ANÁLISIS COMPARATIVO PRESUPUESTO ASIGNADO 2011 VS PRESUPUESTO ASIGNADO 2012 ________________ 95 TABLA 44 EJECUCIÓN PRESUPUESTO ASIGNADO 2012.RUBRO: MATERIAL MÉDICO QUIRÚRGICO _____________________ 97 TABLA 45 EJECUCIÓN PRESUPUESTO ASIGNADO RUBRO: MATERIAL MÉDICO QUIRÚRGICO _________________________ 98 TABLA 46 ANÁLISIS DISTRIBUCIÓN RUBRO PRESUPUESTA DE MEDICAMENTOS VIGENCIA 2012 _______________________ 98 TABLA 47 EJECUCIÓN PRESUPUESTO ASIGNADO RUBRO: MATERIAL MEDICO QUIRÚRGICO __________________________ 99 TABLA 48 ACCIDENTALIDAD AÑO 2012__________________________________________________________ 102 TABLA 49 RELACIÓN ENTRE MES Y NÚMERO DE ACCIDENTES ___________________________________________ 103 TABLA 50 TABLA DE CLASIFICACIÓN DE CARGOS VS % DE ACCIDENTES LABORALES ______________________________ 104 TABLA 51 TIPO DE VINCULACIÓN ______________________________________________________________ 105 TABLA 52 PLAN DE CAPACITACIÓN ______________________________________________________________ 111 TABLA 53 CONTRATO 116-11 ________________________________________________________________ 116 TABLA 54 RACK CENTRO DE COMPUTO (RACK 2) ___________________________________________________ 119 TABLA 55 CONFIGURACIÓN DE LOS SERVIDORES DEL HOSPITAL PARA LA VIGENCIA 2012 _________________________ 119 TABLA 56 SAN EN LAS CUALES SE REALIZA EL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ___________________________ 121 TABLA 57 RACK 1 – UPS Y RACK 3 PATOLOGÍA ___________________________________________________ 122 TABLA 58 SEGMENTACIÓN VLANS _____________________________________________________________ 123 TABLA 59 TRABAJO DESARROLLADO EQUIPOS DE IMPLEMENTACIÓN DEL SUA _________________________________ 134 TABLA 60 VISITAS A ENTIDADES DE CONTROL ATENDIDAS_______________________________________________ 136 TABLA 61 TOTAL ACTIVIDADES DE TRABAJO SOCIAL 2012 ______________________________________________ 147 TABLA 62 MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN _______________________________________________________ 149 TABLA 63 PARTICIPACIÓN SOCIAL GENERAL ________________________________________________________ 151 TABLA 64 GESTIONES REALIZADAS EN PQRS _______________________________________________________ 151 TABLA 65 INDICADORES DE CALIDAD ____________________________________________________________ 152 TABLA 66 ATENCIÓN AL USUARIO ______________________________________________________________ 152 TABLA 67 SEGUIMIENTO Y TRÁMITE DE RESPUESTA A TUTELAS 2012 _______________________________________ 153 TABLA 68 ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN __________________________________________________________ 153 TABLA 69 ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN POR SERVICIO ________________________________________________ 153 TABLA 70 BARRERAS DE ACCESO 2012 __________________________________________________________ 154 TABLA 71 NÚMERO DE PROCESOS JURÍDICO Y SU ESTADO 2012 _________________________________________ 157 TABLA 72 INCLUSIÓN DE PROCESOS 2012 ________________________________________________________ 158 TABLA 73 FALLOS PROFERIDOS ________________________________________________________________ 158 TABLA 74 FALLOS NO EJECUTORIADOS ___________________________________________________________ 158 TABLA 75 RESUMEN DE FALLOS 2012 ___________________________________________________________ 159 TABLA 76 CONCILIACIONES 2012 ______________________________________________________________ 159 TABLA 77 PROCESOS JUDICIALES 2012 __________________________________________________________ 160 TABLA 78 REPARACIONES DIRECTAS ____________________________________________________________ 160 TABLA 79 NULIDADES Y RESTABLECIMIENTOS DEL DERECHO _____________________________________________ 161 TABLA 80 ORDINARIOS LABORALES _____________________________________________________________ 162 TABLA 81 EJECUTIVOS SINGULARES Y CONTRACTUALES ________________________________________________ 162 TABLA 82 QUERELLAS LABORALES ADMINISTRATIVAS _________________________________________________ 163 TABLA 83 DERECHOS QUE MÁS SE INVOCAN ANTE LOS JUECES____________________________________________ 164 TABLA 84 ACCIONES DE TUTELA TRAMITADAS POR MES ________________________________________________ 165 TABLA 86 CONCEPTOS JURÍDICOS EMITIDOS________________________________________________________ 166 TABLA 85 DERECHOS DE PETICIÓN ______________________________________________________________ 167 Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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TABLA 87 EVALUACIONES JURÍDICAS ____________________________________________________________ TABLA 88 INFORMES RADICADOS_______________________________________________________________ TABLA 89 PROGRAMA DE AUDITORIA ____________________________________________________________ TABLA 90 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CONTROL INTERNO ________________________________________

168 171 184 187

INDICE DE ILUSTRACIONES ILUSTRACIÓN 1 MISIÓN – VISIÓN DE LA ESE HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY ............................................................... 12 ILUSTRACIÓN 2 VALORES INSTITUCIONALES ................................................................................................................ 13 ILUSTRACIÓN 3 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES .............................................................................................................. 13 ILUSTRACIÓN 4 MAPA DE PROCESOS ......................................................................................................................... 14 ILUSTRACIÓN 5 OBJETIVOS INSTITUCIONALES ESTRATÉGICOS .......................................................................................... 15 ILUSTRACIÓN 6 NÚMERO DE CONSULTAS DE MEDICINA ESPECIALIZADA POR CONSULTA EXTERNA 2006 - 2012 ........................ 30 ILUSTRACIÓN 7 NUMERO DE CONSULTAS DE URGENCIAS 2006 - 2016 ............................................................................ 31 ILUSTRACIÓN 8 NÚMERO DE EGRESOS 2006 - 2012 ................................................................................................... 32 ILUSTRACIÓN 9 NÚMERO DE CONSULTA ODONTOLÓGICA 2006 -2012 ........................................................................... 33 ILUSTRACIÓN 10 COMPARATIVO CIRUGÍAS 2006 - 2012 .............................................................................................. 34 ILUSTRACIÓN 11 COMPARATIVOS DE CESÁREAS 2006 - 2012........................................................................................ 35 ILUSTRACIÓN 12 PRODUCCIÓN LABORATORIO ............................................................................................................. 36 ILUSTRACIÓN 13 % DE ORDENES X CON. EXTERNA........................................................................................................ 37 ILUSTRACIÓN 14 NÚMERO DE ORDENES X EGRESO HOSPITALARIO ................................................................................... 37 ILUSTRACIÓN 15 NÚMERO DE EXÁMENES POR ORDEN MÉDICA ....................................................................................... 38 ILUSTRACIÓN 16 OPORTUNIDAD ENTREGA DE RESULTADOS AL SERVICIO DE URGENCIAS ....................................................... 39 ILUSTRACIÓN 17 SEGUIMIENTO A INCIDENTES, RIESGOS Y/O EVENTOS ADVERSOS ............................................................... 39 ILUSTRACIÓN 18 SEGUIMIENTO A INCIDENTES, RIESGOS Y/O EVENTOS ADVERSOS ............................................................... 40 ILUSTRACIÓN 19 TOLERANCIA MÉDICA ADMISIBLE ........................................................................................................ 41 ILUSTRACIÓN 20 PORCENTAJE DE SATISFACCIÓN RESPECTO DEL PROCESO DE ATENCIÓN ....................................................... 42 ILUSTRACIÓN 21 PETICIONES QUEJAS Y RECLAMOS 2011 - 2012 ................................................................................... 42 ILUSTRACIÓN 22 RENDIMIENTO BACTERIOLOGÍA.......................................................................................................... 44 ILUSTRACIÓN 23 LABORATORIO CLÍNICO 2006 - 2012 ................................................................................................. 45 ILUSTRACIÓN 24 PORCENTAJE DE TRANSFUSIONES EFECTIVAS ......................................................................................... 45 ILUSTRACIÓN 25 HEMOCOMPONENTES INCINERADOS ................................................................................................... 48 ILUSTRACIÓN 26 CUBRIMIENTO DE HEMOCOMPONENTES .............................................................................................. 49 ILUSTRACIÓN 27 NO. REACCIONES TRANSFUSIONALES .................................................................................................. 49 ILUSTRACIÓN 28 DEVOLUCIÓN DE BOLSAS VACÍAS DE HEMOCOMPONENTES ...................................................................... 50 ILUSTRACIÓN 29 PROCESO DE AUDITORÍA MEDICINA TRANSFUSIONAL HISTORIA CLÍNICA ...................................................... 50 ILUSTRACIÓN 30 PROCESO DE AUDITORÍA MEDICINA TRANSFUSIONAL EN TRASLADO Y ENTREGA DE HEMOCOMPONENTES .......... 51 ILUSTRACIÓN 31 IMÁGENES DIAGNOSTICAS 2006 -2012.............................................................................................. 53 ILUSTRACIÓN 32 COMPARATIVOS TERAPIAS 2006 2012 .............................................................................................. 54 ILUSTRACIÓN 33 OPORTUNIDAD 2006 - 2012 ........................................................................................................... 55 ILUSTRACIÓN 34 TENDENCIA ÍNDICE GLOBAL DE IACS, AÑOS 2011-2012 ....................................................................... 57 ILUSTRACIÓN 35 CAUSA VS PAGADO A PROVEEDORES .................................................................................................. 69 Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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ILUSTRACIÓN 36 GRAFICO COMPARATIVO DE EDADES 2011 VS 2012 ............................................................................. 70 ILUSTRACIÓN 37 COMPARATIVO FACTURACIÓN GENERADA 2012 VS 2011 ...................................................................... 76 ILUSTRACIÓN 38 RELACIÓN FACTURACIÓN GENERADA 2012 .......................................................................................... 76 ILUSTRACIÓN 39 PARTICIPACIÓN POR PAGADOR EN LA FACTURACIÓN GENERADA EN LA VIGENCIA 2012 ................................. 77 ILUSTRACIÓN 40 TOTAL FACTURACIÓN COMPARATIVO CON FFDS- SIN FFDS.................................................................... 79 ILUSTRACIÓN 41 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2012....................................................................................................... 94 ILUSTRACIÓN 42 PRESUPUESTO ASIGNADO 2011 - 2012 ............................................................................................. 96 ILUSTRACIÓN 43 DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE MATERIAL MÉDICO QUIRÚRGICO ....................................................... 97 ILUSTRACIÓN 44 GRAFICO DE RELACIÓN ENTRE CLASE DE ACCIDENTES Y PORCENTAJE ........................................................ 103 ILUSTRACIÓN 45 RELACIÓN DE ACCIDENTES POR MES.................................................................................................. 104 ILUSTRACIÓN 46 GRAFICO DE RELACIÓN ENTRE ACCIDENTES Y CARGO ............................................................................ 105 ILUSTRACIÓN 47 RELACIÓN ENTRE TIPO DE VINCULACIÓN Y NUMERO DE ACCIDENTES ........................................................ 106 ILUSTRACIÓN 48 TOPOLOGÍA DE RED OHK ............................................................................................................... 122 ILUSTRACIÓN 49 EQUIPOS DE IMPLEMENTACIÓN SUA ................................................................................................ 134 ILUSTRACIÓN 50 PROCESOS QUE INTERVIENEN .......................................................................................................... 146

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INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS AÑO 2012

PRESENTACION

El año 2012 fue un año Particular y complejo para el sistema General de Seguridad Social en Salud. Por primera vez desde su implementación, todos los actores reconocen la crisis profunda del sistema, la desfinanciación de los actores y la imperiosa necesidad de cambio. Los últimos intentos por conjurar la crisis desde el nivel nacional, han agudizado la problemática financiera de la red pública hospitalaria: la unificación anticipada del POS, sin igualación de la UPC y el crecimiento de la afiliación al régimen subsidiado, generaron la caída de la producción y por lo tanto de los recursos en la red pública. Adicionalmente el 2012 fue un año de transición entre la Bogotá Positiva y la Bogotá Humana, con el respectivo cambio de Gerentes y de miembros de las Juntas Directivas de las ESE. Todos los cambios de personas, de planes y proyectos e incluso de plataforma estratégica generan traumatismos y necesarios procesos de ajuste. La ESE Hospital Occidente de Kennedy Adicionalmente enfrentó todo el rigor del inicio de la obra del nuevo edificio con la implementación del plan de contingencia, que la obliga a reducir los espacios de consulta Externa y Urgencias, conseguir espacios adicionales fuera del edificio central para parte de la función administrativa y mantener la operación bajo estas condiciones. Todos estos cambios traen consigo muchas dificultades, pero sobre todo muchas oportunidades. La ESE Hospital Occidente de Kennedy cierra el año 2012 con una calificación de riesgo bajo, según la metodología implementada por el Ministerio de Salud y Protección Social, con una leve caída en la producción de urgencias pero incrementos en producción en las otras áreas, con el inicio de varios proyectos y convenios que llenan de esperanza a los servidores de la institución. En este documento se presenta el Informe de Gestión del año 2012 de la ESE Hospital Occidente de Kennedy. El informe se basa en los indicadores del sistema de información reglamentado por el Decreto no. 2193/94 que son reportados al Ministerio de salud y Protección Social y se complementa en los indicadores que bien sea de reporte obligatorio o del sistema de gestión interno sean necesarios para la comprensión total de la situación y la gestión realizada.

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GESTIÓN DE PLANEACIÓN

Durante el año 2012 se realizaron los más importantes esfuerzos de planeación, que responden a el cambio de gobierno distrital y al cambio de gerentes de las ESE en la ciudad. Este proceso comenzó por la redefinición de la Plataforma Estratégica y va hasta la elaboración d los Planees Operativos Anuales y su ejecución y respectiva evaluación. La gestión del Área de Planeación se describa a partir de cuatro capítulos a saber: Planeación estratégica, Proyectos de inversión, Gestión Mercadeo y Gestión Comunicaciones.

2.1

Planeación Estratégica

La Plataforma estratégica de la entidad es el resultado de seis meses de trabajo colectivo de los colaboradores de la ESE Hospital Occidente de Kennedy. El proceso de planeación estratégica se desarrollo a partir de la realización de dos talleres coordinados desde la Oficina de Planeación HOK. Con una metodología apropiada para este proceso, en el que se vinculó a gran parte de los colaboradores. Ilustración 1 Misión – Visión de la ESE Hospital Occidente de Kennedy

Fuente: Plataforma Estratégica ESE HOK Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Ilustración 2 Valores Institucionales

Fuente: Plataforma Estratégica ESE HOK Ilustración 3 Principios Institucionales

Fuente: Plataforma Estratégica ESE HOK Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Ilustración 4 Mapa de Procesos

Fuente: Plataforma Estratégica ESE HOK

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Ilustración 5 Objetivos Institucionales Estratégicos

Fuente: Plan de Desarrollo Institucional ESE HOK

2.2

Proyectos de inversión

Durante el año 2012 el hospital firmó los siguientes convenios con el Fondo Financiero Distrital, Secretaria Distrital de Salud: Tabla 1: Relación de convenios 2012 CONVENIO

OBJETO FECHA FIN EJECUCIÓN Aunar esfuerzos para la implementar el programa de reorganización, rediseño y modernización de redes de las 1087 -2012 12/02/2013 90% ESE, para garantizar la viabilidad y sostenibilidad de las mismas Aunar esfuerzos para el fortalecimiento funcionamiento de 2125 - 2012 la Red Pública Hospitalaria adscrita a la S.D.S en el marco 09/03/2013 95% de la normatividad Vigente. Aunar esfuerzos TÉCNICOS, ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS para el fortalecimiento de la atención 2192-2012 26/06/2013 5% integral en cáncer en el marco de las redes integradas de Servicios de Salud". Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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VALOR $3,700,000,000

$8,034,801,511

$120,000,000

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CONVENIO

2291-2012

2292-2012

2522-2012

2523-2012

OBJETO Aunar esfuerzos entre el Fondo Financiero Distrital de Salud - Secretaria Distrital de Salud y el Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE para fortalecer el proceso de preparación para la Acreditación y Seguridad del Paciente de la institución, a través del reforzamiento del Equipo Lider de Acreditación de la institución, que apoye y contribuya al direccionamiento de la organización en el proceso. - ACREDITACION Aunar esfuerzos para promover la adquisición de médicamentos con economías de escala, calidad, Oportunidad y Eficiencia, con el apoyo de la Administración pública Cooperativa Salud Bogotá. - FARMACIA Aunar esfuerzos en el proceso de mejoramiento de la calidad de la atención integral de la red materna-perinatal en la ciudad, en el marco de la estrategia de atención integral en Salud. PEDIATRIA Aunar esfuerzos entre el FONDO FINANCIERO DISTRITAL DE SALUD- SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD y el HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY ESE III NIVEL, para el desarrollo del proyecto denominado "Adquisición de equipos y elementos de dotación general para las instalaciones del Hospital Occidente de Kennedy". TOTAL

FECHA FIN

EJECUCIÓN

VALOR

25/07/2013

10%

$42,000,000

25/06/2013

$50,000,000

27/08/2013

12.5%

$95,000,000

27/12/2013

10%

$690,000,000

$12,731,801,511

Aparte de los 7 convenios que el Hospital tiene con la Secretaria durante el 2012 se continuo ejecutando el proyecto denominado “Banco de Leche”, el cual se desarrolla con apoyo del Ministerio de Salud, este proyecto terminará la fase de preparación en marzo de 2013 y se planea comenzar la prestación del servicio en junio del mismo año. Sobre los convenios, es importante destacar los convenios 1087 y 2125 por valor de $11.734´801.511 y que tienen como fin apoyar la consolidación de las redes a través de un programa de saneamiento fiscal y financiero. El convenio 2192 se destaca por estar orientado a la definición de un modelo de atención oncológica para el distrito, este convenio hace parte de un nuevo servicio del hospital, denominado asistencia técnica, el cual apoyado en el recurso humano y la experiencia con que cuenta el hospital, busca realizar estudios tendientes a mejorar la atención en salud en el Distrito Capital. Los convenios 2522 y 2523 son muestra clara del desarrollo que el área materno-perinatal ha tenido en el hospital durante los últimos años, tiempo en el cual se han consolidado como servicios muy apreciados por la población de la red y el distrito. El primer convenio tiene un claro componente de asistencia técnica orientada a la definición de la política perinatal distrital, y el Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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segundo, hace parte de una política distrital que busca fortalecer los servicios ginecológicos en la red pública, a partir de la renovación de equipamiento biomédico propio del servicio.

2.3

Gestión Mercadeo

Durante la vigencia 2012, el hospital mantuvo la contratación del año anterior, en el siguiente análisis podemos observar el comportamiento por EPS: 

CAPRECOM: Hubo un aumento significativo en la tarifa contrata con relación al 2011, de ISS +20% se contrato para el 2012 tarifa Soat -5%.



CAPITAL SALUD: Se mantuvo las mismas tarifas de año 2011, en el 2012 se ofertaron paquetes como Salud Mental y Construcción de Fístula



UNICAJAS: No se realizo cambio de tarifa para el año 2012, únicamente se firmaron otrosí en tiempo y en valor debido que no hubo acuerdo en las tarifas



SOLSALUD: Mantuvo las tarifas año 2011 y se realizaron otrosí en tiempo y en valor debido que no hubo acuerdo en las tarifas.



COLSUBSIDIO: Mantuvo las tarifas año 2011, en el mes de julio se firmo otrosí modificatorio y se incluyo la Unidad Renal (60 pacientes).

Adicionalmente se atendieron pacientes de los Entes territoriales como: Secretaria Salud del Guaviare y Secretaria de Salud de Boyacá. Para el régimen contributivo se mantuvo la contratación con Asociación Indígena del Cauca, Profamilia y Médicos Asociados. El Hospital no tuvo contrato con ECOOPSOS, HUMANAVIVR, SALUD CONDOR entre otras, únicamente se prestaron urgencias vitales. Se enviaron propuestas de prestación de servicios a:         

GRANDES SUPERFICIES DE COLOMBIA S.A HUMANAVIVIR EPS-S CONVIDA EPS ORGANIZACIÓN SANITAS INTERNACIONAL ORGANIZACIÓN VIHONCO FUNDACION PARA LA VIDA Y LA SALUD SECRETARIA DE SALUD DEL CAQUETA SECRETARIA DE SALUD DE META CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA

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El área asistió a las reuniones programadas en la Secretaria de Salud para la conformación de las Redes, unificación de tarifas, paquetes y la contratación en conjunto. Se presentaron oferta de prestación de servicio en Red, sin obtener resultados positivos por parte de las EPS, por la falta de figura jurídica; únicamente se logro acercamiento con HUMANAVIVIR y CAPRECOM, en la concertación de tarifas. La mesa presento toda la información del año 2012, que hacia parte del componente del Convenio 2193.

2.4

Comunicaciones   

Consolidación, diseño, revisión y socialización de la información publicada en las carteleras institucionales (cambio de carteleras semanal ) 100% Socialización en carteleras y espacios institucionales de información solicitada por entes externo (Alcaldía, Veeduría, Secretaría Distrital de Salud, entidades externas y clientes internos. (cambio semanal de carteleras ) 100% Atención a medios de comunicación: Tabla 2 Atención a medios de comunicación 2012 Noticias Reportes Mes Positivas Quejas médicos Enero 3 1 Febrero 2 0 Marzo 3 2 Abril 3 1 Mayo 10 1 Junio 4 6 Julio 9 0 Agosto 6 2 Septiembre 3 1 Octubre 10 1 Noviembre 6 0 Diciembre 4 0 Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK.



0 0 2 0 1 1 2 8 8 2 1 1

Elaboración de comunicados de prensa

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Tabla 3 Comunicados de prensa Noticias Respuesta a Reportes Mes Positivas Quejas médicos Enero 1 1 Febrero 0 0 Marzo 0 2 Abril 1 0 Mayo 1 1 Junio 2 1 Julio 4 0 Agosto 0 0 Septiembre 1 0 Octubre 2 1 Noviembre 3 0 Diciembre 3 0

0 0 1 0 0 0 0 4 2 1 0 0

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK

   

Ajustes y aplicación en medio físico y virtual de 110 encuestas de comunicación interna, elaboración del informe de comunicación interna. Actualización quincenal de noticias en la página web Actualización quincenal intranet Campañas de comunicación Interna desarrolladas Tabla 4 Campañas de comunicación No. de Mes Campañas Enero 2 Febrero 4 Marzo 5 Abril 4 Mayo 2 Junio 4 Julio 3 Agosto 4 Septiembre 3 Octubre 4 Noviembre 4 Diciembre 2

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK

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                

2.5

Diseño de planes estratégicos de comunicaciones y ejecución de los mismos para la socialización de los temas: Traslado del Servicio de urgencias Prevención de la enfermedad respiratoria aguda Cambio de imagen de la Bogotá Humana Impactar positivamente la imagen del Hospital Movilización del “Salvo mi Hospital” y “Crisis de la salud-Salvo mi Hospital” Gestión para la desinstalación de la señalización del antiguo servicio de urgencias e instalación de la misma en el nuevo servicio de urgencias y en otras áreas trasladadas. Gestión para el diseño, cuantificación y solicitud de insumos para la impresión de trabajos en la Imprenta Distrital. Entrega de 6 formatos de papelería institucional y un folleto. Convocatoria y apoyo logístico para la celebración del primer aniversario de la revista "Dovela Científica" Gestión proceso de contratación señalización institucional, calificación técnica de la misma Apoyo en la logística Evento toma a la localidad de Kennedy Gestión para el desarrollo de actividades dirigidas a las Celebración del día de las niñas y los niños del programa Madre Canguro y del servicio de pediatría, y del Día más dulce del año. Convocatoria para la participación al Simposio distrital de actualización en patología vascular y manejo endovascular Gestión y logística para la atención de veinte y una (21) la visitas de la Fundación Dra. Clown. Actualización y fortalecimiento del Fan page y la cuenta en twitter del Hospital Logística para la atención de las visitas del Secretario de Educación (balance programa aulas hospitalarias) y del Director Ejecutivo del Fondo de Población de Naciones Unidas (UNFPA) (avances en salud de adolescentes, jóvenes y mujeres) Desarrollo de la campaña “Padrinos de Navidad”, en donde se beneficiaron a los pacientes de los servicios de pediatría, urgencias pediátricas y UCI pediátrico.

Gestión Estadísticas

Durante la vigencia 2012 la Oficina de Planeación HOK el área de estadísticas consolida, orientar y controlar el tipo de información y su forma de presentación, periodicidad y confiabilidad para el envío a las diferentes entidades de control, pagadores y diferentes entes internos y externos que solicitan, El área cumplió con los siguientes informes solicitados: Decreto 2193/2004, se reporta mensualmente a la Secretaria Distrital de Salud y trimestralmente al Ministerio de Salud y Protección Social), se cumplió con el envío. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Indicadores de Calidad Decreto 2193/2004 este formato se reporta semestralmente al Ministerio de Salud y Protección Social, se cumplió con el envío. Estadísticas de indicadores de oportunidad y servicios de consulta externa Circular 035/2008 Alcaldía Mayor de Bogotá se reporta trimestralmente se cumplió con el envío Estadísticas asistenciales de producción y oportunidad Circular Única 049/2008 de la Superintendencia de Salud este reporte se realiza semestralmente se cumplió con el envío. Estadísticas asistenciales de producción y oportunidad Circular de Alerta Temprana 056/2009 de la Superintendencia de Salud este reporte se realiza mensualmente a los diferente pagadores con los que se tiene contrato, se cumplió con el envío. Estadísticas asistenciales de producción y oportunidad Circular Externa Alerta Temprana 009/2012 de la Superintendencia de Salud este circular se inicio el reporte a partir del mes de julio a los diferente pagadores con los que se tiene contrato el envío se hace mensualmente se cumplió. Anexo 8. Indicadores de Seguimiento a la Prestación de servicios, contrato vigente entre FFDS y ESE para la atención de población no cubierta por subsidios a la demanda en el D,C, este informe se realiza trimestralmente, se reporta a la firma auditora Universidad de Antioquia se cumplió con el envio. Estadísticas asistenciales de producción se reporta anualmente la Veeduría Distrital envía su propio formato y se cumplió con el envío Estadísticas de producción e indicadores de calidad, Presupuesto Orientado a Resultados (POR) trimestralmente formato enviado por la entidad a la Secretaria Distrital de Hacienda este mismo informe se envía a la Contraloría Distrital se cumplió con el envío. Consolidación de indicadores totales de producción, oportunidad y calidad para los diferentes informes de gestión, la planeación estratégica y rendición de cuentas, este informe se envía trimestralmente, semestralmente y anualmente y o cuando lo requiera de manera extraordinaria se ha cumplido en su totalidad.

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GESTIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD

3.1 3.1.1

Sistema Referencia y Contra Referencia Consulta externa, urgencias y hospitalización Tabla 5 Consulta externa, urgencias y hospitalización

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3.1.1.1 Análisis Descriptivo Del Indicador El análisis de los cuatro trimestres de 2012, de las ordenes de referencia emanadas de CONSULTA EXTERNA, URGENCIAS Y HOSPITALIZACION donde se evidencio una franca mejoría del diligenciamiento de gran parte de los ítems del formato de referencia y contrarreferencia comparado el primer con segundo semestre de 2012 lo mismo con el año 2011. Donde las fallas encontradas son menos en el diligenciamiento del formato de referencia tanto de la parte formal y del contenido. 3.1.1.2 Plan De Mejora Seguir Socializando a las coordinaciones de todos los servicios especialmente a los de Medicina Interna, Cirugía, Pediatría, Ginecología, Ortopedia, Neurología, Urgencias, para el correcto y total diligenciamiento del formato, promoviendo la presentación de los resultados a los especialistas, así como la implementación de planes de mejora por especialidad, frente a los hallazgos. También la exigencia por parte de los funcionarios de referencia que apliquen la lista de chequeo a todas las referencias presentadas para verificar que reúnen las condiciones mínimas para poder iniciar el proceso y cumpliendo la normatividad y exigencias tanto del procedimientos de referencia como de los entes de control También se recomienda que los especialistas realicen el estudio del Dec. 4747 de 2007 y del anexo 3 del contrato el fondo financiero, a fin de tener claridad sobre los criterios de diligenciamiento de los formatos de referencia y contra referencia, los cuales afectan el proceso asistencial y financiero.

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3.1.2

Oportunidad en la remisión de urgencias Tabla 6 Oportunidad en la remisión de urgencias

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3.1.2.1 Análisis descriptivo del indicador El indicador de oportunidad en la remisión de urgencias del año 2012, evidencia una sensible mejoría con respecto a los dos años anteriores de un 59% del años 2010, un 46% del año 2011 y un 43% de la año inmediatamente anterior, siendo las causas a la exigencia de la SDS de tramitar referencia de absolutamente todos las pacientes que superen una estancia de 24 horas en el servicio de urgencias, considerando que la ocupación de urgencias de la capacidad instalada tiene una sobreocupación de casi un 200% y la respuesta de la red adscrita según seguimiento diario en los tres turnos de los rad operadores es casi nula. Esta mejoría se presenta por la aplicación estricta de la normatividad del decreto 4747 a todos las EAPB para disminuir los tiempos de espera y barreras de acceso y apoyados por los entes de control. Por otra parte, debe tenerse en cuenta que dado el nivel de complejidad del hospital y la disponibilidad de especialidades no presentes en otros hospitales de la red, es necesario asegurar el cumplimiento del Dec. 4747 que exige la atención de la totalidad de las urgencias que ingresan al hospital independientemente de su capacidad de respuesta, la cual se supera de forma constante 3.1.2.2 Plan de mejora Aplicación del decreto 4747, en paciente que cumplan con los tiempos de espera de respuesta para las entidades aseguradoras según lo normalizado en el decreto. Realización de censos de disponibilidades de camas de la red distrital y de las EPS en todos los turnos de radio. Enviar los anexos 3 a las entidades aseguradoras una vez cumplidos los tiempos para la autorización del manejo y hospitalización del paciente. Apoyarse con la línea 195 del CURYC de la SDS cuando haya demora en la respuesta y ubicación de los pacientes por parte de las EPS-S o de las entidades del fondo financiero distrital con su red adscrita

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3.1.3

Ubicación de pacientes en proceso de referencia Tabla 7 Ubicación de pacientes en proceso de referencia

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3.1.3.1 Análisis descriptivo del indicador se puede concluir que este indicador se ha visto una notable mejoría año a año de 2009 a 2012 como se observa en la grafica comparativa, en lo que hace referencia a la ubicación de pacientes en proceso de referencia y de la consecución de las autorizaciones de estos pacientes, cuando se cumplen los tiempos de espera y no hay respuesta de las EAPB para ubicar sus pacientes. Esto se ha logrado por un seguimiento estricto de cada uno de los casos de `pacientes en remisión y después de cumplidos los tiempos según la norma, se procede a enviar el anexo-3 solicitando la autorización para continuar el manejo en nuestra institución si contamos con el recurso humano y tecnológico para hacerlo y por lo tanto se cancela la remisión. También cabe anotar que las mismas entidades aseguradoras al no poder ubicar sus pacientes en su red, nos autorizan la atención, por lo cual se cancela también la remisión. Otro punto que se debe anotar es que cuando un paciente está en trámite de remisión del servicio de urgencias porque su estancia lleva más de 24 horas en este servicio y se logra ubicar en cama hospitalaria, se cancela la remisión. También se ha logrado esta mejoría por el apoyo que se solicita a los entes de control y regulación, como son la Supersalud, DCRUE y CURYC. El indicador de remisiones aceptadas y rechazadas de todos los pacientes que le comentan a nuestra institución, se empezó a manejar desde el años 2012 por lo cual no se tiene un comparativo con años anteriores.

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3.2

Servicios Ambulatorios de Urgencias y Hospitalización Tabla 8 Producción de Servicios Por mes 2012 HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ESTADÍSTICAS DE PRODUCCIÓN. 2012

Ene-12

Feb-12

Mar-12

Abr-12

May-12

Jun-12

Jul-12

Ago-12

Sep-12

Oct-12

Nov-12

Dic-12

Total año 2012

NUMERO DE CONSULTA MEDICA EXTERNA

8.883

9.428

9.436

9.124

10.249

8.475

8.855

8.726

9.072

10.004

9.177

8.021

109.450

ATENCIONES URGENCIAS Medicina Gral

2.120

2.186

2.192

2.062

2.164

2.094

1.824

1.686

1.999

2.233

2.357

2.037

24.954

ATENCIONES URGENCIAS Pediatría

891

984

1.221

1.083

1.207

867

731

718

1.124

1.136

989

744

11.695

ATENCIONES URGENCIAS GinecoObstetricia

1.223

1.115

1.204

1.260

1.248

1.114

1.112

780

1.298

1.406

1.461

1.211

14.432

TOTAL ATENCIONES DE URGENCIAS

4.234

4.285

4.617

4.405

4.619

4.075

3.667

3.184

4.421

4.775

4.807

3.992

51.081

EGRESOS

1.838

1.925

1.958

2.116

2.026

2.061

1.939

1.984

2.039

2.137

1.820

1.956

23.799

581

736

709

589

778

596

650

653

708

714

588

533

7.835

624

519

570

596

614

670

692

577

505

511

628

606

7.112

PRODUCCIÓN

CONSULTA ODONTOLOGIA PROCEDIMIENTOS QUIRÚRGICOS REALIZADOS EN SALAS DE CIRUGÍA

NUMERO DE PARTOS

Cirugias Urgencias Cirugias Programadas

360

491

473

426

515

478

368

422

420

421

469

422

5.265

Total

984

1.010

1.043

1.022

1.129

1.148

1.060

999

925

932

1.097

1.028

12.377

partos

233

190

226

209

223

215

223

220

241

221

241

251

2.693

cesareas

110

106

115

103

134

137

123

143

159

1.406

Total

343

282

321

315

338

304

326

354

378

344

384

410

4.099

62.611 61.768

62.097

61.935

60.469

49.625 50.680

54.196

59.390 63.903 61.249 62.676

710.599

2.165

2.129

2.349

2.669

2.491

2.683

2.767

2.995

3.313

2.873

31.881

64.776 63.897

64.446

64.604

62.960

52.308 53.447

57.191

62.703 66.894 63.705 65.549

742.480

3.492

3.192

3.539

3.496

3.893

3.632

3.495

3.329

3.802

3.660

3.346

3.286

42.162

1.211

1.335

1.288

1.319

1.466

1.297

1.212

1.251

1.413

1.314

1.502

1.444

16.052

1.863

1.734

1.897

1.460

2.083

1.949

1.462

2.205

1.235

1.077

1.058

1.284

19.307

6.566

6.261

6.724

6.275

7.442

6.878

6.169

6.785

6.450

6.051

5.906

6.014

77.521

7.849

7.605

8.602

9.972

11.928

9.790

7.540

8.428

8.099

8.470

8.489

8.837

105.609

807

1.856

1.296

1.410

1.708

1.520

1.393

1.466

1.207

770

599

540

14.572

8.656

9.461

9.898

11.382

13.636

11.310

8.933

9.894

9.306

9.240

9.088

9.377

120.181

NUMERO EXAMENES LABORATORIO BANCO DE SANGRE TOTAL LABORATORIO total urgencias

NUMERO DE ESTUDIOS IMÁGENES DIAGNÓSTICAS

uci + hospitalizacion consulta externa Total respiratoria

NUMERO SESIONES TERAPIAS

fisica,lenguaje y ocupacional Total

FUENTE: Estadisticas HOK- Oficina de Planeación Elaboró: Martha Elena Guarnizo M. Revisó y Aprobó: IVAN JAIRT GURIN MUÑOZ - Jefe Oficina de Planeación

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2.991

2.456

INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS AÑO 2012

Tabla 9 Producción de Servicios 2006 - 2012 HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

PRODUCCIÓN

NUMERO DE EXTERNA

CONSULTA

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

132.700

162.971

164.023

173.290

132.097

106.396

109.450

27.461

32.583

34.080

33.287

28.907

30.026

24.954

12.242

14.242

15.347

14.097

12.733

13.183

11.695

11.694

14.651

14.428

15.434

14.342

14.931

14.432

51.397

61.476

63.855

62.818

55.982

58.140

51.081

19.589

23.038

22.728

22.091

20.805

22.549

23.799

8.291

9.866

10.234

10.833

8.882

8.807

7.835

8.697

9.980

9.183

4.900

5.980

6.362

7.112

8.000

5.456

5.696

9.741

8.598

5.371

5.265

MEDICA

ATENCIONES URGENCIAS MEDICINA GENERAL ATENCIONES PEDIATRIA

TOTAL AÑO 2006

URGENCIAS

ATENCIONES URGENCIAS GINOCOOBTETRICIA TOTAL ATENCIONES URGENCIAS

EGRESOS CONSULTA ODONTOLOGIA Cirugias de Urgencias

PROCEDIMIENTOS QUIRÚRGICOS REALIZADOS EN SALAS DE CIRUGÍA

Cirugias Programadas

Total

NUMERO DE PARTOS

16.697

15.436

14.879

14.641

14.578

11.733

12.377

partos

2.377

2.912

2.537

2.878

2.533

2.666

2.693

cesareas

1.574 3.951

1.645 4.557

1.492 4.029

1.608 4.486

1.376 3.909

1.298 3.964

1.406 4.099

495.849

612.625

666.644

726.335

714.844

714.251

710.599

28.684

29.708

25.731

31.896

30.529

26.150

31.881

524.533

642.333

692.375

758.231

745.373

740.401

742.480

28.033

27.554

33.838

35.488

40.617

44.050

42.162

13.946

16.483

17.932

20.516

16.074

14.688

16.052

16.228

21.798

18.141

26.020

19.722

17.234

19.307

58.177

65.835

69.911

82.024

76.413

75.972

77.521

90.999

113.275

116.693

103.367

87.246

93.162

105.609

Total

NUMERO EXAMENES LABORATORIO BANCO DE SANGRE TOTAL LABOROTARIO total urgencias

uci + hospitalizacion

NUMERO DE ESTUDIOS IMÁGENES DIAGNÓSTICAS

consulta externa

Total

respiratoria

fisica,lenguaje y ocupacional

NUMERO SESIONES TERAPIAS

Total

25.680

30.005

33.003

31.830

27.735

23.817

14.572

116.679

143.280

149.696

135.197

114.981

116.979

120.181

Elaboró : Martha Elena Guarnizo Moncaleano Revisó y Aprobó : IVAN JAIRT GUARIN MUÑOZ: Jefe Oficina de Planeacion

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3.2.1

Consulta Externa

Durante la vigencia 2012, se presentó una incremento de 3.054 consultas con respecto a la vigencia 2011, pasando de 106.396 (2011) a 109.450(2012); para un aumento del 2.9%. Este aumento se debe a la prestación de servicios nuevos como Oftalmología - Retinologia con un incremento del 31.7% en consulta pasando de 4.924 consultas de Oftalmología en el 2011 a 6.484 consulta en el 2012, en Medicina Interna se realizaron de enero a diciembre del 2011 (7.770 consultas) y en el mismo periodo 2012 se realizaron (11.354 consultas) con un incremento del 46%. Ilustración 6 Número de consultas de medicina especializada por consulta externa 2006 - 2012 COMPARATIVO CONSULTA EXTERNAS AÑOS 2006- 2007- 2008- 200920010-2011-2012

200.000 162.971 150.000

173.290

164.023

132.700 132.097 109.450

106.396 100.000 y = -7672,x + 17082 50.000

0 TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

Fuente: Oficina de Planeación HOK

Para el servicio de Urología se realiza la contratación con outsoursing lo que genero un aumento en las horas ofertadas mayores especialistas prestando el servicio pasando del 2011 en (4.581 consultas) a 2012 en (5.133 consultas) con un aumento del 12% estas son algunas de las consultas que tuvieron mayor relevancia para el aumento en las consultas para el periodo año 2012.

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3.2.2

Servicios de Urgencias

En la grafica se evidencia una disminución en el total de los servicios de urgencias tanto en Urgencias en Ginecoobstetricas, Pediátricas y Adulto, la cual es del 12.1% en el total de las urgencias del Hospital Occidente de Kennedy; las cuales pasaron de 58.140 consultas en el periodo del año 2011 a 51.081 consultas en el mismo periodo del año 2012, para una disminución de 7.059 consultas menos. Ilustración 7 Numero de consultas de urgencias 2006 - 2016 COMPARATIVO CONSULTA URGENCIAS AÑOS 2006 -2007-2008-2009-2010-2011-2012 70.000

63.855

61.476

62.818 55.982

60.000

58.140

51.397

51.081

50.000

y = -553,3x + 60035

40.000 30.000

20.000 10.000 0 TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

Urgencias Medina Genral

27.461

32.583

34.080

33.287

28.907

30.026

24.954

Urgencias Pediatricas

12.242

14.242

15.347

14.097

12.733

13.183

11.695

Urgencias Ginecobstetricia

11.694

14.651

14.428

15.434

14.342

14.931

14.432

Total Urgencias

51.397

61.476

63.855

62.818

55.982

58.140

51.081

Fuente: Oficina de Planeación HOK

Entre las razones internas podemos resaltar las limitaciones de infraestructura debido al inicio de la obra , en el mes de enero de 2012 se traslada el servicio de urgencias al lugar destinado para la prestación del servicio con un espacio más limitado y reducido, se llego a un acuerdo con la Secretaria Distrital de Salud en el cual se declara Emergencia Funcional en el servicio de Urgencias, se optimiza el Triage es decir se reciben lo que amerita una urgencia de III nivel de complejidad , las demás urgencias que correspondan a primeros y segundo niveles se realizan sus respectivas remisiones. 3.2.3

Servicio de Hospitalización

En cuanto a los egresos durante el periodo del año 2012 se presento un incremento de 5.5% los cuales pasaron de 22.549 (2011) a 23.799 (2012),lo que representa de 1.250 egresos mas con Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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respecto a la vigencia anterior. Los servicios con mayor número de egreso son: Pediatría el 2011 en 2.080 y para 2012 en 2.732, Especialidades donde se ve un aumento considerable en los pasando de 1.924 en 2011 a 2.448 en el 2012, donde se encuentran el mayor porcentaje de hospitalización como son : Neurocirugía, Oftalmología, Urología, Otorrinolaringología, Cirugía Maxilofacial y Ginecobstetricia donde se evidencia un amento del 11.1% pasando de 7.170 en año 2011 a 7.301 en el año 2012 esto se debe al aumento en los partos y cesáreas, el promedio estancia en hospitalización se encuentra en 8.1 y el giro cama se encuentra en 6.6 paciente por cama, se observa que la Unidades de Cuidados Intensivos Adultos el giro cama es de 2 paciente y promedio estancia es de 15 a 20 días donde se encuentran los pacientes mas críticos de la institución. Ilustración 8 Número de Egresos 2006 - 2012 COMPARATIVO EGRESOS AÑOS 2006 -2007- 2008- 2009- 2010-2011-2012

25.000

23.799 23.038

22.728

22.549

22.091 20.805

19.589

y = 347,4x + 20696

20.000

15.000

10.000 TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

Fuente: Oficina de Planeación HOK

3.2.4

Servicio de Salud Oral

El servicio por Salud Oral y Maxilofacial, presento una reducción del 11%, en el número de consultas las cuales pasaron de 8.807 consultas en el año 2011 a 7.835 consultas realizadas en el año 2012, para una disminución de 970 consultas. Esta disminución se debe a la cancelación de un especialista en consulta de maxilofacial y una endodoncista.

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Ilustración 9 Número de Consulta Odontológica 2006 -2012 COMPARATIVO CONSULTA ODONTOLOGICA AÑOS 2006 -2007-2008-2009-2010-2011-2012

12.000

9.866 10.000

10.833

10.234

8.882

8.291

8.807 7.835

8.000

y = -172,7x + 9940, 6.000

4.000

2.000

0 TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

Fuente: Oficina de Planeación HOK

3.3 3.3.1

Servicio de apoyo diagnostico y terapéutico Servicio de Cirugías

Como se puede observar en la grafica durante el periodo del año 2012 se presento un incremento del 5.5% los cuales pasaron de 11.733 cirugías en el 2011 a 12.377 cirugías en el 2012, presentándose un aumento de 644 cirugías, es de resaltar que este incremento corresponde a las cirugías de urgencias de alta complejidad como son: cirugías de tórax, cirugía general, vascular, neurocirugía, oftalmología, cirugías de ortopedia, cirugía de otorrino, cirugías de urología y cirugías de ginecoobtetricia.

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Ilustración 10 Comparativo cirugías 2006 - 2012 COMPORATIVO CIRUGIAS AÑOS 2006 -2007 -2008 -2009 -2010 -2011 -2012 18.000

16.697

15.436

16.000

14.879

14.641 14.578

14.000

12.377

11.733 12.000

9.980 10.000

9.741

8.697

8.000

9.183

8.598

y = -738,1x + 17287

8.000 5.980

5.696

5.456

6.000

6.362

7.112

5.371

4.900

5.265

4.000 TOTAL AÑO 2006TOTAL AÑO 2007TOTAL AÑO 2008TOTAL AÑO 2009TOTAL AÑO 2010TOTAL AÑO 2011TOTAL AÑO 2012 Cirugias de No Programadas (Urgencias)

8.697

9.980

9.183

4.900

5.980

6.362

7.112

Cirugias Programadas

8.000

5.456

5.696

9.741

8.598

5.371

5.265

Total Cirugias

16.697

15.436

14.879

14.641

14.578

11.733

12.377

Fuente: Oficina de Planeación HOK

Tabla 10 Numero de cirugías por grupos HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO TOTAL CIRUGIAS AÑO 2012

TOTAL CIRUGIAS AÑO 2011

Grupo 2-6

Grupo 7-10

Grupo 11-13

Grupo 20-23

TOTAL 2011

Grupo 2-6

Grupo 7-10

Grupo 11-13

Grupo 20-23

TOTAL 2011

CIRUGIA GENERAL

138

1.042

106

1.312

204

1.288

101

1.617

Cirugia de Cx torax

418

496

460

105

624

Cirugia de ginecologia

1.223

1.272

134

2.636

927

1.148

117

2.194

Cirugia de neurocirugia

103

353

495

123

310

461

Cirugia de obstetricia

268

274

634

297

222

597

Cirugia de oftalmologia

395

1.061

316

164

1.936

401

861

481

151

1.894

Cirugia de otorrinolaringologia

210

332

154

288

Cirugia de plastica

189

309

229

427

672

Cirugia de salud oral

171

286

449

623

252

354

690

221

161

455

209

286

Cirugia de vascular

112

1.666

228

2.043

715

845

Cirugiia Pediatrica

257

354

131

183

Cirugia de Mano

109

226

Cirugia de Mama

Cirugia de Cabeza y Cuello

854

719

3.717

6.565

1.202

893

12.377

3.575

6.069

1.264

825

11.733

Cirugia de ortopedia

Cirugia de urologia Cirugia Cardiovascular

Cirugia de Dermatologia TOTAL

Fuente: Oficina de Planeación HOK

En este cuadro se observa el número de cirugías por grupos donde se evidencia que el grupo del 7 al 10 son la cirugías de mayor demanda en la Institución.

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3.3.2

Servicio de Partos y Cesáreas

Los partos se comportaron muy similar al periodo del año anterior siendo en el 2011 (2.666 partos) y en el 2012 (2.693 partos) aumentándose en 27 partos con un incremento del 1%. En cuanto a las cesáreas se evidencia que el año 2011 se realizaron 1.298 cesáreas, y en el 2012 se realizaron 1.406 con un incremento del 8.3% esto refleja las remisiones que se hacen de los primeros niveles por ser partos de alto riego donde la mayoría proviene de Bosa, Hospital del Sur y Fontibón, en cuanto al total general de partos y cesáreas se evidencia un incremento del 3.4% pasando 3.964 en el año 2011 a 4.099 en el 2012 con 135 partos y cesáreas mas que el periodo anterior. Ilustración 11 Comparativos de cesáreas 2006 - 2012 COMPARATIVO PARTOS Y CESAREAS AÑOS 2006 -2007-2008 -2009 -2010 -2011-2012 5.000 4.500

4.557

4.486 4.029

3.951

3.909

4.099

3.964

4.000 3.500

2.912

y = -30,78x + 4265,

2.878

3.000

2.537

2.377

2.533

2.666

2.693

2.500 2.000

1.574

1.645

1.608

1.492

1.376

1.500

1.298

1.406

1.000 500 0 TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

Partos

2.377

2.912

2.537

2.878

2.533

2.666

2.693

Cesareas

1.574

1.645

1.492

1.608

1.376

1.298

1.406

Total Partos y Cesareas

3.951

4.557

4.029

4.486

3.909

3.964

4.099

Fuente: Oficina de Planeación HOK HOK

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3.3.3

Laboratorio clínico

3.3.3.1 Producción del servicio Ilustración 12 Producción laboratorio 800,000 700,000 600,000 500,000 2011

400,000

2012

300,000 200,000 100,000

L TO TA

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JU LI O

JU NI O

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Fuente: Subgerencia prestación de servicios HOK

La producción de exámenes de laboratorio en el 2012 tuvo una disminución del 1%, realizando 738.480 exámenes en el año 2012 y 740.401 en el año 2011. La producción por servicios en el año 2012 tuvo el siguiente comportamiento: Tabla 11 Producción laboratorio años 2011 y 2012

Fuente: Subgerencia prestación de servicios HOK

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Ilustración 13 % de ordenes x con. Externa 30.0% 25.0% 20.0% 2011 15.0%

2012 META

10.0% 5.0%

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0.0%

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK HOK

El % de Órdenes por Consulta Externa, tuvo un comportamiento promedio de 17% en el año 2012, respecto a un 20% obtenido en el año 2011, lo que significa que por cien pacientes atendidos por consulta externa se recibieron en el Lab. Clínico aproximadamente 17 ordenes médicas con solicitud de exámenes de laboratorio. Sin embargo, es importante anotar que durante los meses de julio, agosto y septiembre de 2012, el Laboratorio Clínico prestó parcialmente el servicio para los pacientes de Consulta Externa debido a escasez de insumos por dificultades de índole presupuestal de la Institución para su adquisición y por lo tanto existe un sesgo en la información que no permite evaluar el cumplimiento de la meta. Ilustración 14 Número de ordenes x egreso hospitalario 8.0 7.0 6.0 5.0

2011

4.0

2012 meta

3.0 2.0 1.0

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0.0

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK HOK

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El No. de Ordenes por egreso hospitalario en el año 2012 presentó un promedio de 5, con igual comportamiento en el año 2011. Si se tiene en cuenta que la meta establecida es hasta 4.5, significa que faltan mecanismos de control en la racionalización de la demanda de órdenes médicas con solicitud de exámenes de laboratorio clínico por parte de los servicios de hospitalización. Ilustración 15 Número de exámenes por orden médica

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

El No. de exámenes promedio por orden médica en urgencias y Hospitalización se encuentra en 4.3 en el año 2012, con un resultado similar en el año 2011; respecto a un a meta de 4.0, lo cual indica que faltan mecanismos de control en la racionalización para la solicitud de exámenes. Los siguientes servicios se encuentran por encima de la meta: Urgencias 4.9, UCII 6.6, UCIP 6.1, y Unidad Renal 6.9. En Consulta Externa en el año 2012 se obtuvo 3.3 exámenes promedio por orden médica, comparado con 3.4 obtenido en el mismo periodo del año 2011, lo que indica una disminución en el número de exámenes solicitados, si se tiene en cuenta que la meta establecida es máximo 3.5. Sin embargo, es importante anotar que durante el período de medición del año 2012, el Laboratorio Clínico prestó parcialmente el servicio para los pacientes de Consulta Externa debido a escasez de insumos por dificultades de índole presupuestal de la Institución para su adquisición (Meses de Julio a septiembre de 2012.) Las siguientes especialidades médicas ambulatorias presentan el indicador por encima de la meta: Cardiología 4.1, Cirugía 4.3, Cirugía Plástica 4.0, Dermatología 5.0, Gastroenterología 5.3, Maxilofacial 5.0, Neurocirugía 5.6, Neurología 4.8, Oftalmología 4.4 y Oncología 4.0. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Ilustración 16 Oportunidad entrega de resultados al servicio de urgencias 3.00 2.50 2.00 2011 1.50

2012 META

1.00 0.50

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0.00

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

El tiempo promedio empleado por el laboratorio en la realización de los exámenes solicitados por el servicio de Urgencias tuvo un comportamiento de 2 horas y 6 minutos en el año 2012, respecto a 2 horas y 2 minutos obtenido en el año 2011, contra una meta establecida de 2 horas 15 minutos. Este tiempo comprende desde que se reciben y/o toman las muestras, hasta cuando el Laboratorio Clínico valida los resultados. Es importante anotar, que existen terminales del sistema de información del laboratorio instaladas en los servicios de Urgencias Adultos y Pediatría, en las cuales pueden consultarse en tiempo real los resultados emitidos por el laboratorio Clínico una vez estos han sido validados. Ilustración 17 Seguimiento a incidentes, riesgos y/o eventos adversos INCIDENTES, RIESGOS Y/O EVENTOS ADVERSOS RELACIONADOS CON ENTREGA EQUIVOCADA DE PARACLINICOS COMPARATIVO AÑOS 2011-2012

2011

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2012

Fe b

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3.5 3.0 2.5 2.0 1.5 1.0 0.5 0.0

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

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En el año 2012 se presentaron dos casos de entrega equivocadas de paraclìnicos respecto a un total de 561.358 exámenes solicitados, comparado con el año 2011 en el cual se presentaron 6 casos respecto de un total de 552.275 exámenes solicitados. Si se tiene en cuenta en cuenta que la meta establecida es tener como máximo 1 evento de entrega equivocada de paraclìnicos por cada 50.000 exámenes de laboratorio clínico solicitados, quiere decir que en el año 2012 la meta se cumplió. Es importante anotar, que los eventos presentados se clasificaron como incidentes y no afectaron la salud o integridad en la atención de los pacientes, debido a que existieron barreras de seguridad que mitigaron el riesgo. Ilustración 18 Seguimiento a incidentes, riesgos y/o eventos adversos

INCIDENTES, RIESGOS Y/O EVENTOS ADVERSOS RELACIONADOS CON MUESTRAS MAL IDENTIFICADAS AÑOS 2011-2012

2011

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2012

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3.000% 2.500% 2.000% 1.500% 1.000% 0.500% 0.000%

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

En el año 2012 se presentaron 260 casos de muestras mal identificadas, en un total de 129.451 ordenes médicas, es decir un promedio de 0,2%, comparado con 172 casos presentados en el año 2011 frente a un total de 120.139 ordenes médicas recibidas para un promedio de 0,14%. Se ha establecido como meta en el año 2012, tener como máximo un 1% de muestras mal marcadas lo cual evidencia el cumplimiento de la meta en el período de tiempo descrito. Es importante aclarar, que cuando se han presentado los casos de muestras mal identificadas, el Laboratorio Clínico ha aplicado los correctivos al respecto ,cumpliendo los protocolos establecidos para tal fin los cuales consisten en no procesar las muestras primarias mal identificadas y/o tomadas por el riesgo que se genera para el paciente y se ha notificado al servicio de atención correspondiente la no conformidad para que se realice una nueva toma de muestra, lo cual se deja como evidencia en el registro de control que el laboratorio clínico tiene establecido para tal fin; adicionalmente se coloca la observación de la irregularidad presentada en el comentario del resultado generado . Sin embargo, por la criticidad que significa este riesgo en la seguridad de los pacientes, se seguirán Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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desarrollando estrategias de mejora por parte del laboratorio clínico, que apunten a la minimización del mismo. Ilustración 19 Tolerancia médica admisible

2012

100% 80% 60% 40% 20% 0% t pt o iem br e O c tu N o bre vie m br Di e c ie m br e To ta l

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2011

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

Durante el año 2012 se observa un 93% de cumplimiento del indicador de tolerancia médica admisible, frente a una meta del 100% de desempeño individual por analito respecto a los criterios de precisión y exactitud obtenidos en el control de calidad analítico interno y la evaluación externa de calidad. Sin embargo, es importante aclarar que los resultados obtenidos en el presente indicador no han tenido relevancia clínica significativa en los resultados emitidos por el laboratorio clínico, debido a que ninguno de los analitos ha superado el error total establecido por variabilidad biológica. No se comparar los resultados con la vigencia 2011, debido a que para el año 2012 se cambiaron las metas individuales por analito.

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Ilustración 20 Porcentaje de satisfacción respecto del proceso de atención 92 90 88 86 84 2011

82 80

2012

78 76

pr om ed io

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74 72

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

El resultado de satisfacción obtenido en el año 2012, presenta una evaluación promedio de 84%, comparado contra un 86% obtenido en el año 2011 ; sin alcanzarse la meta establecida por el laboratorio clínico que se tiene de mínimo 86%. los aspectos mas bajos de la calificación están relacionados con los tiempos de espera, la facilidad para el pago y el trato brindado por el personal del punto de facturación para el pago de los procedimientos del laboratorio clínico, donde se han obtenido calificaciones inferiores a 3.9, lo cual denota la criticidad para la intervención de los aspectos en mención. También se evidencia tiempos de espera muy largos en el proceso de atención de toma de muestras, que está relacionado con la capacidad instalada, la cual es insuficiente para la demanda de pacientes que se presenta. Ilustración 21 Peticiones quejas y reclamos 2011 - 2012 0.0100% 0.0090% 0.0080% 0.0070% 0.0060%

2011

0.0050%

2012

0.0040% 0.0030% 0.0020%

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0.0000%

Ag os to Se pt ie m br e O ct ub re N ov ie m br e D ic ie m br e

0.0010%

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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En el año 2012, se presentaron en promedio 15 quejas y/o reclamos respecto al proceso de atención del laboratorio clínico en 51.642 pacientes atendidos, información que se obtiene a partir de los medios que se tienen dispuestos en la institución para tal fin en el año 2011 en el mismo período de tiempo, se presentaron 3 casos sobre un total de 56.737 pacientes atendidos es importante anotar que aunque se observa un aumento de quejas y reclamos en el año 2012 respecto a la vigencia anterior, la meta se cumplió, debido a que se tiene determinado por el laboratorio tener como máximo dos casos de quejas y/o reclamos por cada 5000 pacientes atendidos. También es importante aclarar, que las quejas y/o reclamos presentados se han intervenido a través de acciones correctivas y/o preventivas por el servicio. 3.3.3.2 Programa de 5s (cinco eses) Tabla 12 Programa 5 s

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

En el año 2012 se observa un 92% de cumplimiento en las actividades establecidas en el programa de 5S en el Laboratorio Clínico y el Servicio Transfusional, comparado con un resultado similar obtenido en el año 2011.La meta establecida por el servicio es obtener como mínimo 90% de cumplimiento, por lo tanto ésta se logró en el periodo evaluado. El área con menor calificación fue el Star y Dormitorio con un 88,5% de cumplimiento. La ESE de menor evaluación fue disciplina con 83,7% de cumplimiento lo cual se presenta por falta de adherencia del recurso humano al cumplimiento de todas las actividades establecidas en el programa.

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3.3.3.3 Rendimiento bacterióloga Ilustración 22 Rendimiento bacteriología 30.0 25.0 20.0 2111 15.0

2012 META

10.0 5.0

DI C PR OM ED IO

V NO

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SE P

AG OS

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JU NI O

AY O M

AB RI L

AR ZO M

BR ER O FE

EN ER O

0.0

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

El indicador general de rendimiento del personal profesional del Laboratorio Clínico, se encuentra en un promedio de 23 exámenes hora bacterióloga en el año 2012, comparado con un valor de 22, obtenido en el mismo período del año 2011. La meta establecida es realizar entre 20 y 25 exámenes hora bacterióloga. PORCENTAJE DE FACTURACIÒN POR TIPO DE PAGADOR AÑO FFD (PROCEDIMIENTOS EN PAQUETE) OTROS PAGADORES (PROCEDIMIENTOS POR EVENTO) AÑO 2011 FFD (PROCEDIMIENTOS EN PAQUETE) OTROS PAGADORES (PROCEDIMIENTOS POR EVENTO)

2012 29% 71% 40% 60%

Lo anterior en cumplimiento de lo ordenado en la resolución 1438 de 2011.

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Ilustración 23 Laboratorio clínico 2006 - 2012 COMPORATIVO LABORATORIO CLINICO AÑOS 2006-2007-2008-2009-2010-2011-2012

850.000 758.231 750.000

740.401 745.373

742.480

692.375

y = 32249x + 56325

642.333 650.000 524.533 550.000 450.000 350.000 250.000 150.000 TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

Fuente: Oficina de Planeación HOK

Es importante resaltar el aumento periódico que representan los laboratorios clínicos respecto con el numero de egresos, en la actualidad se ha mantenido un indicador de aproximadamente 3.5 -4 laboratorios por paciente hospitalizado. El servicio que mas laboratorio realiza es la Unidad Renal por cuanto mensualmente debe realizar un numero de 11-12 laboratorios y controles, mensuales, trimestrales, anuales de los pacientes a los cuales se les realizan diálisis, lo que genera un incremento justificado en el numero de laboratorio año. 3.3.4

Servicio transfusional Ilustración 24 Porcentaje de transfusiones efectivas

100.0% 90.0% 80.0% 70.0% 60.0%

2011

50.0%

2012

40.0%

meta

30% 20% 10%

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Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

El porcentaje de bolsas vacías retornadas al Servicio Transfusional fue del 94.2% en promedio en el año 2.012, frente a un resultado de 93.8% obtenido en el año 2.011. Es importante anotar que la meta debe ser del 100%, con el fin de asegurar la adecuada eliminación de estos desechos. Ilustración 29 Proceso de auditoría medicina transfusional historia clínica 100% 90% 80% 70% 60% 2011

50%

2012

40% 30% 20% 10%

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Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK de salud Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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El comportamiento por servicios en el 2012 fue el siguiente: UCIS 95.4%, CX 97%, SP 87.7%, Urg-A. 92.5%, Urg-P 92.8%, RN 94.9%, MI 87.5%, Unidad Renal 100%, Esp. 95%, 4to piso 90.7%, Maternidad 94%, Recuperación 97.5%, Pediatra 99.6%. En el año 2012, se obtuvo un 84% de adherencia a los procedimientos de medicina transfusional en hallazgos evidenciados en la historia clínica en forma aleatoria, respecto a un 80% obtenido en el año 2011. Al revisar la adherencia por servicios de atención clínica se observan los siguientes resultados: UCIA 69.5%, Cirugía 75%, Recién Nacidos100%, Quirúrgicas 79%, Sala de Partos 93.5%, Medicina Interna 85%, Maternidad 78%, UCI Pediatría 86%, Urgencias 87.6%, Ortopedia 75%. Ilustración 30 Proceso de auditoría medicina transfusional en traslado y entrega de hemocomponentes

2011

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2012

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100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

En el año 2012, se obtuvo un 95% de adherencia a los procedimientos de entrega y traslado de hemocomponentes desde el Servicio Transfusional hasta los servicios de atención clínica respecto a un 93% obtenido en el año 2011, según evaluaciones en forma aleatoria realizadas.

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Tabla 16 Proceso de capacitación proceso transfusional y programa especial año 2012

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

3.3.5

Imágenes diagnosticas

El número de imágenes diagnosticas presentó un incremento del 2% pasando de 75.688 exámenes en el periodo de 2011 a 77.521 exámenes en el mismo periodo 2012. El incremento de los exámenes se debe al aumento en el número de consultas externas y hospitalización pasando 17.234 en 2011 a 19.307en el 2.012 siendo la tomografía axial computarizada la más solicitada pasando de 11.045 solicitudes en el periodo anterior a 14.426 en le mismo periodo del año 2012 seguida de las ecografías obstétricas pasando de 6.083 en el 2011 a 7.599 en el 2012 esto debido al aumento de los partos y cesáreas

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Ilustración 31 Imágenes diagnosticas 2006 -2012 COMPORATIVO IMÁGENES DIAGNOSTICAS AÑOS 2006 -2007- 2008-2009-2010-2011-2012 100.000

90.000

82.024 80.000

76.413 69.911

70.000

60.000

77.521

75.972

65.835

y = 3028,x + 60149

58.177

50.000

40.000 TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

Fuente: Oficina de Planeación HOK

3.3.6

Servicio de Rehabilitación - Terapias

El comportamiento de las terapias se evidencia un incremento del 2.7% pasando de 116.979 en el 2011 a 120.181 en el 2012 este aumento de nota en las sesiones de terapias respiratoria que se presento en los meses de marzo a junio donde se evidencio el periodo invernal. En cuantos a las otra terapias como lenguaje, ocupacional y física hubo una disminución del 38.8% esto debido que a partir del mes de octubre se cancelaron las sesiones por consulta externa y únicamente se realizan sesiones en hospitalización, ya que este servicio corresponde a Instituciones de I nivel de complejidad.

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Ilustración 32 Comparativos terapias 2006 2012 COMPORATIVO TERAPIAS AÑOS 2006 -2007-2008-2009-2010-2011-2012 160.000 149.696

143.280 140.000

135.197

120.181 116.979

116.679 114.981

120.000

y = -2743,x + 13911 100.000

80.000

60.000 TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

Fuente: Oficina de Planeación HOK

3.4

Indicadores de Calidad

Se observa una disminución del 15.6%, como se observa en la grafica en el año 2011 se tenia una oportunidad de 8.5 días y paso a 7.2 días en año 2012 mejorando la oportunidad en Ginecoobtetricia de 5.8 días en el 2011 a 3.4 en el 2012, Medicina Interna de 25.8 en el 2011 a 12.7 en 2012 esto se debe a un mayor control en la citas y a la contratación de especialistas y horas especialistas.

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Ilustración 33 Oportunidad 2006 - 2012 OPORTUNIDAD ENERO - DICIEMBRE 2012 - 2006

11,0

9,1

9,2

8,8

8,5

8,2

8,4

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2006

9,0

7,2 7,0

5,0

3,0

1,0 TOTAL AÑO 2012

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2008

Fuente: Oficina de Planeación HOK

3.4.1

Cobertura de Vacunación Tabla 17 Cobertura de vacunación TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

3.763 3.756 3.760 0 0 0

4.574 4.573 4.572 719 250 179

3.985 3.985 3.985 0 100 226

4.283 4.450 2.903 0 0 376

3.942 4.009 0 51 163 302

3.933 3.990 0 78 284 252

4.001 4.071 0 143 346 291

CALIDAD

BCG HEPATITIS B RN ANTIPOLIO RN RUBIOLA Y SARAMPION INFLUENZA TD TETANICO POLIO INYECTALBE Y ORAL. 2,4 Y 6 MESES NEUMOCOCO PENTAVALENTE TRIPLE VIRAL ROTAVIRUS DPT HEPATITIS A CELTURA (AH1N1)

INFLUENZA ADULTOS NEUMOCOCO ADULTOS TRITARIIZ IBERIZ FIEBRE AMARILLA ANTIRRABICA HUMANA TOTAL

251

1.160

1.266

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 11.279

69 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 14.940

99 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12.385

4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 12.017

203 192 31 188 28 16 397 113 55 64 64 0 0 10.348

958 1.041 196 788 115 197 0 585 212 0 0 163 0 13.952

1.029 1.072 273 799 194 215 0 291 102 0 0 159 7 14.259

Fuente: Oficina de Planeación HOK

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La cobertura de vacunación de la aplicación de las dosis biológicas que se realizan en el Hospital se hace énfasis en los nacidos vivos a término, permite evidenciar un 100% de cumplimiento en el esquema para este grupo poblacional, es decir niño que nace en la institución es vacunado con BCG y Hepatitis B, las demás dosis se aplican a los niños menores de 5 años. 3.4.2

Partos en Adolecentes

El aumento en los partos de adolecentes de 15 a 19 años han tenido un crecimiento alarmante del 98.6% que significa un aumento de 581 partos mas que el año 2011, dentro las causas del aumento obedece a la falta de adherencia a la consejería y opción de métodos de regulación de la fecundidad ofertados desde el primer nivel de atención comprometiendo al resto de niveles y las actividades inherentes a prevención y promoción. Tabla 18 Partos en Adolecentes HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ESTADÍSTICAS PARTOS ADOLECENTES ( 15 - 19 AÑOS ) AÑO 2012 PRODUCCIÓN

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

TOTAL AÑO

2007

602

2008

520

2009

594

2010

531

2011

589

2012

119

113

129

107

111

124

1170

Fuente: Oficina de Planeación HOK

El aumento en los partos de 10 a 14 años se ha incrementado en un 46.4% que significa un aumento de 13 casos más que el año 2011, es de aclarar que algunos de estos corresponden a violación o acceso carnal violento.

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Tabla 19 Partos entre los 10 y 14 años ESTADÍSTICAS PARTOS ENTRE LOS 10 Y 14 AÑOS PRODUCCIÓN

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre

2008

2009

2010

2011

2012

Diciembre TOTAL AÑO

Fuente: Oficina de Planeación HOK

3.4.3

Comité de Infecciones 2012

El índice global de IACS en el Hospital Occidente de Kennedy evidencia una tendencia a la disminución en el año 2011 la medida del indicador se ubico en un 1.9 incrementándose en el 2012 cuando se obtiene una medida de 1.8% año en el que el indicador durante los últimos años ha sido el más bajo. Las variaciones en el número de infecciones con tendencia a la disminución está relacionada con el compromiso de la parte directiva para el mantenimiento de los insumos necesarios para el lavado de manos limpieza y desinfección dispositivos médicos y antibióticos el proceso de capacitación y entrenamiento al personal en el sitio de trabajo sobre los procesos prioritarios para la prevención. Ilustración 34 Tendencia índice global de IACS, años 2011-2012

2,5

1,5

0,5

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

1,8

1,76

2,06

1,94

1,78

1,72

1,86

1,91

Noviembr e 1,84

Diciembre

2,65

Septiembr e 1,85

Octubre

2011

2012

1,74

2,18

2,55

2,37

2,57

1,91

1,81

1,77

1,73

1,87

0,00

Fuente: Base de datos Vigilancia Epidemiologia 2011-2012, HOK. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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3.4.4

Informe de Mortalidad Materna y Perinatal

En cuanto a la Mortalidad Materna se presentaron tres casos en la institución de las cuales un solo caso ingresa las estadísticas de Mortalidad Materna a nivel Distrital, el otro caso fue procedente del Huila, y el tercer caso fue una mortalidad tardía con causa indirecta. Tabla 20 Mortalidad Materna y Perinatal 2008 -2012 TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

NUMERO MUERTES MATERNAS

NÚMERO MUERTES PERINATALES

113

CALIDAD

Fuente: Base de datos Vigilancia Epidemiologia 2011-2012, HOK. En cuanto a las Mortalidades Perinatales se evidencia un crecimiento en el número de casos del 265% debido a que el protocolo exige el reporte de todas las muertes fetales y neonatales a partir de 500 gramos en adelante, 22 semanas de Gestación y después del nacimiento hasta 28 días. 3.4.5

Mortalidad Evitable

En la mortalidad de menores de 5 años se presenta un aumento del 150% en el número de los casos por Enfermedad Respiratoria Aguda, se notificaron 15 de los cuales 14 se presentaron en el primer semestre del año, se evidencio la circulación virus sincitial respiratorio, seguido del adenovirus lo cual concuerda con el periodo invernal presentado en los meses de marzo a junio del año 2012. Tabla 21 Mortalidad por ERA 2006 - 2012 TOTAL AÑO 2006

TOTAL AÑO 2007

TOTAL AÑO 2008

TOTAL AÑO 2009

TOTAL AÑO 2010

TOTAL AÑO 2011

TOTAL AÑO 2012

0 0

18 0

33 1

13 1

6 3

6 0

15 2

CALIDAD

MUERTES POR ERA < 5 AÑOS MUERTES POR EDA < 5 AÑOS

Fuente: Base de datos Vigilancia Epidemiologia 2011-2012, HOK. En cuanto a las mortalidades por EDA se presentaron dos casos en el 2012 evidenciando demoras en la atención de prestación de servicio en los primeros niveles donde fueron atendidos. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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3.5

Servicio farmacéutico

Para la actual vigencia se fortaleció el servicio farmacéutico con el sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitaria, garantizando la seguridad del paciente, a su vez es el método que utiliza más efectivamente los recursos profesionales, siendo el objetivo primordial el de mantener disponible en el lugar apropiado y en forma oportuna para su aplicación al paciente, el ó los medicamentos prescritos por su médico tratante en las dosis y formas farmacéuticas por éste señaladas, racionalizando la distribución de medicamentos y la terapéutica farmacológica; disminuyendo los errores de medicación; procurar la correcta administración de los medicamentos al paciente e integra al farmacéutico al equipo asistencial en la atención al paciente. A la fecha se encuentra implementado este proceso en 09 servicios del Hospital (Unidad de Cuidados Intensiva Adultos, Intermedia, Pediátrica y de Recién Nacidos, Pediatría, Medicina Interna, Oncología, Hospital Día y Salas de Cirugía). Es de anotar que el número de adecuaciones disminuyó con respecto al año 2011 en un 74%, debido a que fue impuesta medida sanitaria por parte del INVIMA por no estar Certificados, y solo se están preparando Nutriciones Parenterales y no adecuación de Medicamentos; es de resaltar que a la fecha se encuentra en proceso las adecuaciones físicas del área y la contratación del personal faltante requerido para ejecutar las actividades propias de la Central de Mezclas y así poder obtener Para la obtención de la Certificación en BPM, se realizaron las solicitudes a las áreas correspondientes con el fin de dar cumplimiento a todos los requerimientos exigidos por el INVIMA, Resolución 444 de 2008, como son adecuación de áreas, calibración de equipos, señalización requerida, entre otras Es de resaltar que a pesar de haber disminuido el número de adecuaciones y preparaciones realizadas se ha mantenido la oportunidad en el servicio y las ganancias por recuperación de insumos superaron a las del año 2011. Al realizar todas estas acciones se ha fortalecido el sistema de distribución de medicamentos en por dosis unitaria que ofrece la oportunidad para efectuar un adecuado seguimiento a la terapia medicamentosa del paciente, permitiendo intervenir en forma oportuna, desde el punto de vista fármaco terapéutico, antes de la aplicación del medicamento al paciente, utilizando más efectivamente los recursos profesionales racionalizando la distribución de medicamentos y la terapéutica farmacológica; disminuyendo los errores de medicación; procurar la correcta administración de los medicamentos al paciente e integra al farmacéutico al equipo asistencial en la atención al paciente. Otros programas han sido desarrollados son la detección de errores en el programa de garantía de calidad, la definición de criterios de calidad para las preparaciones estériles, la detección de interacciones entre medicamentos y entre medicamentos y alimentos, así como Programas de atención farmacéutica.

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Para esto se tomo un tamaño de muestra del 10%, revisando en el mes de julio 2.359 formulas médicas, encontrándose en esta muestra 163 prescripciones con errores, que corresponden al 7%, discriminadas estos de la siguiente forma: Tabla 22 Clasificación de los prescripciones con errores Julio 2012

FORMULAS REVISADAS

NUMERO DE ERRORES PUNTO DE DETECTADOS CONTROL

DOSIFICACIÓN

PRESCRIPCIÓN

2395

163

ALISTAMIENTO

CANTIDAD

CATEGORIA

A= 15

A= 20

B=5

B=10

IMPACTO De los 20 casos detectados 15 casos fueron de circunstancias detectadas por el quimico farmaceutico antes de que ocurriera el error, y 5 casos fueron detectados despues del error pero no alcanzaron al paciente.

De los 30 casos, 20 fueron por letra ilegible y 10 fueron por errores en frecuencia del medicamento y errores en la prescripcion frente al diagnostico. los 113 casos fueron detectados luego de que ocurriera el error pero gracias a la intervencion del quimico farmaceutico se logro que no alcanzara al paceinte.

113

En el mes de agosto se revisaron 2326 formulas médicas, encontrándose en esta muestra 151 prescripciones con errores, que corresponden al 6%, discriminadas estos de la siguiente forma Tabla 23 Clasificación de los prescripciones con errores Agosto 2012

FORMULAS REVISADAS

NUMERO DE ERRORES PUNTO DE DETECTADOS CONTROL

DOSIFICACIÓN PRESCRIPCIÓN 2326

151

ALISTAMIENTO

CANTIDAD

25 29 97

CATEGORIA

A= 14 A= 22

B=11 B=7

IMPACTO De los 25 casos detectados 14 casos fueron de circunstancias detectadas por el quimico farmaceutico antes de que ocurriera el error, y 11 casos fueron detectados despues del error pero no alcanzaron al paciente. De los 29 casos, 22 fueron por letra ilegible y 7 fueron por errores en frecuencia del medicamento y errores en la prescripcion frente al diagnostico. los 97 casos fueron detectados luego de que ocurriera el error pero gracias a la intervencion del quimico farmaceutico se logro que no alcanzara al paceinte.

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Con este seguimiento del tratamiento fármaco terapéutico, contribuyendo con el médico tratante y otros profesionales del área de la salud en la consecución de los resultados previstos para mejorar su calidad de vida. Con el programa de Errores de medicación, se establecieron en el Servicio Farmacéutico las estrategias necesarias para verificar el correcto desarrollo de todas las actividades desarrolladas en beneficio de la farmacoterapia de los pacientes y de la misma forma concertar de acuerdo a los errores evidenciados y la manera de como se detectaron dichos errores cual es la mejor forma de servirle al mejoramiento de los procesos establecidos. Por medio del Programa de Antibióticos se integro grupos de trabajo como el Laboratorio Clínico y los informes generados mensualmente por el Comité de infecciones para realizar antibiogramas, para evitar el uso excesivo e indiscriminado de antibióticos, lo que puede repercutir en el aumento de la resistencia a los antimicrobianos y el número de medicamentos que dejan de ser eficaces para combatir las enfermedades infecciosas. Este programa constó de los siguientes actividades que se empezaron a llevar a cabo desde el mes de Noviembre del 2011, Recolección de los datos demográficos del paciente, recolectados de las historias clínicas de los pacientes. 

Información de los antibióticos prescritos por el personal médico, en la UNIDAD DE CUIDADOS INTENSIVOS INTERMEDIO.



Identificación de posibles interacciones entre antibióticos prescritos, y eventos adversos que se puedan presentar.



Análisis del tratamiento antibacteriano, utilizando herramientas como antibiogramas, reportados por el laboratorio.



Ajuste de la dosis individualizada para cada paciente, utilizando la formula dosis diaria definida.



Estudio del antibiótico prescrito a los pacientes.



Prevalencia de las bacterias aisladas, más frecuentes presentadas en la unidad de cuidados intensivos intermedia.

HERRAMIENTAS DE RECOLECCION DE LA INFORMACIÓN FORMATO DE RECOLECCION DE INFORMACION 

Datos demográficos del paciente Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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                 

Médico tratante Cama Antibióticos prescritos Dosis Concentración Frecuencia Días de tratamiento Diagnostico general Patologías asociadas tratamiento Empírico Profiláctico Dirigido Fecha de inicio del tratamiento Causas de prescripción del antibiótico Causas se suspensión del antibiótico Antibiograma Observaciones

Con el programa de atención farmacéutica que si bien es cierto no se generó completamente como lo define ese programa, con lo que se trabajó durante este periodo se pudo visualizar la importancia que tiene dicho programa en la institución con las intervenciones realizadas por el Químico Farmacéutico encargado de dicha actividad y el impacto que genera en cada paciente que un profesional mas, esté interesado y sea diestro en darle información respecto a su farmacoterapia y sientan que en su día a día es importante que se definan pautas o concejos necesarios para la toma de sus medicamentos. Además de dar cumplimiento a los procesos generales, participar en grupos interdisciplinarios; información, educación al paciente y a la comunidad sobre uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos; destrucción o desnaturalización de medicamentos y dispositivos médicos; en los procesos específicos de: Atención farmacéutica, Farmacovigilancia; preparaciones magistrales, extemporáneas, estériles, nutriciones parenterales, mezcla de medicamentos oncológicos, adecuación y ajuste de concentraciones para cumplir con las dosis prescritas, re empaque, participación en programas relacionados con medicamentos y dispositivos médicos; realización o participación en estudios sobre el uso de medicamentos y dispositivos médicos, demanda insatisfecha, Fármaco epidemiología, fármaco economía, uso de antibióticos, farmacia clínica y cualquier tema relacionado de interés para el paciente; investigación clínica, preparación de guías para la aceptación de donaciones y muestras medicas de medicamentos y dispositivos médicos.

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Para efectuar todo esto se han realizado reuniones de seguimiento, actualizaciones de procesos, capacitaciones continuas y seguimiento a las mismas en diferentes servicios, como el seguimiento fármaco terapéutico a pacientes y fármaco vigilancia activa entre otros.

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GESTION DOCENTE Y DE INVESTIGACION

Durante el año 2012, se llevaron a cabo las siguientes actividades:

4.1



Cumplimiento de la normatividad vigente (Decreto 2376/10) con todas las instituciones de educación en salud con las que se tiene convenio docencia servicio.



Se llevaron a cabo con cada una de las instituciones de educación superior (Universidades) y escuelas de enfermería, los comités docencia servicio (trimestralmente), exigiendo la documentación necesaria en lo referente a vigencia del convenio, pólizas de responsabilidad civil y de accidentes biológicos, planes de práctica formativa, bienestar estudiantil y reconocimiento académico a docentes del hospital.

Instituciones de Educación superior con las que se tiene convenio vigente:

Universidad Colegio Mayor de Nuestra Señora del Rosario, Universidad El Bosque, Universidad La Sabana, Universidad Nacional De Colombia, Universidad Militar Nueva Granada, Fundación Universitaria Ciencias de la Salud, Pontificia Universidad Javeriana, Universidad Norte de Barranquilla, Universidad del Magdalena, Fundación Universitaria San Martín, Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales, Universidad Antonio Nariño, Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca, Fundación Universitaria del Área Andina, Universidad Libre de Barranquilla.

4.2

Escuelas de Auxiliares de Enfermería con las que se tiene convenio:

Escuela San Pedro Claver, ESAE, ESAF, Medised, Campoalto, INCAP, CENCADENT. Autoevaluación de los convenios y escenarios de prácticas, por parte de los participantes, como son: directivos de las dos instituciones, docentes, alumnos y usuarios: CALIFICACION DE EXCELENTE ESCENARIO DE PRÁCTICA. Tabla 24 Convenios docencia servicio: Facultades de la salud por universidad: INSTITUCION FACULTAD UNIVERSIDAD DEL ROSARIO

Medicina pregrado, postgrados base del hospital: Cirugía General, Anestesiología, Psiquiatría y Ortopedia. Otros postgrados: Medicina Interna, ginecoobtetricia.

UNIVERSIDAD EL BOSQUE

Medicina pregrado y postgrado. Enfermería e Instrumentación

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INSTITUCION

FACULTAD Quirúrgica. Postgrado base del hospital: Fellow de Cirugía Vascular.

UNIVERSIDAD DE LA SABANA Medicina pregrado y postgrado base del hospital: Especialidad de Neurología. UNIVERSIDAD NACIONAL DE Medicina de pregrado y postgrado: Nefrología y postgrado base del COLOMBIA hospital: Especialidad de Neurocirugía. UNIVERSIDAD NUEVA GRANADA

MILITAR Medicina pregrado y postgrado base de Pediatría.

FUNDACION.UNIVERSITARIA Medicina de postgrado: UCI, ginecoobstetricia. CIENCIAS DE LA SALUD- FUCS Enfermería. PONTIFICIA JAVERIANA

UNIVERSIDAD Pregrado de Maxilofacial.

FUNDACION UNIVERSITARIA Medicina de pregrado. DEL NORTE UNIVERSIDAD MAGDALENA

DEL Medicina de pregrado.

FUNDACION UNIVERSITARIA Medicina de pregrado y postgrado de Maxilofacial, Cirugía Plástica, SAN MARTIN Medicina Interna, Cirugía General. U.D.C.A.-UNIV. DE CIENCIAS Medicina de pregrado. APLICADAS Y AMBIENTALES UNIVERSIDAD NARIÑO

ANTONIO Medicina de pregrado.

CORPORACION UNIVERSIDAD Medicina de pregrado. LIBRE DE BARRANQUILLA FUNDACION UIVERSITARIA Técnicos en Radiología, Auxiliares de enfermería, Terapia DEL AREA ANDINA Respiratoria, Optometría, Instrumentación Quirúrgica. COLEGIO MAYOR CUNDINAMARCA

DE Bacteriología.

Fuente: Subgerencia de prestación de servicios HOK

Inducción a estudiantes, tanto de medicina como de enfermería, auxiliares de enfermería, instrumentación quirúrgica, etc. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Cumpliendo con el Decreto 2376 de 2010, todo estudiante que venga a rotar a nuestra institución debe recibir inducción en los temas de normatividad del sistema general de salud de Colombia, reglamento interno, normas de vigilancia epidemiológica, normas de calidad, normas de referencia y contrareferencia, Lavado de manos, principios y valores éticos en salud. En el año 2012, se implementó que esta inducción se realizara a través de la página web del hospital, de acuerdo a lo solicitado por la Secretaría Distrital de Salud. En lo referente a bienestar durante el 2012 se realizo, el mantenimiento tanto preventivo como correctivo de casilleros de estudiantes y áreas de bienestar (sábanas, almohadas y colchones). Aumento en el número de casilleros para estudiantes. En construcción: área de bienestar, cafetería, biblioteca. Proceso enseñanza aprendizaje. 

Tecnología: Adquisición de 5 equipos de video proyección, 10 equipos de cómputo (portátiles y de escritorio) con los programas de office y adquisición de 4 telones de proyección.  Adquisición de una impresora multifuncional para el área de enfermería.  Salones: Mantenimiento preventivo y correctivo a los salones disponibles para la docencia. Adquisición de telones de proyección, para los salones de UCI, Lactancia Materna, Medicina Interna y Sala de juntas de la Gerencia. Tableros para el área de ginecobstetricia y medicina interna.  Formación Docente: Especialización en Docencia Universitaria a 20 profesionales de la salud, del área de la medicina, enfermería, bacteriología, maxilofacial, instrumentación quirúrgica y química farmacéutica en convenio con la Universidad El Bosque. Mejoras hechas en 2012  Curso de Excel para el medio hospitalario: Dictado a 50 funcionarios del hospital en convenio con la Universidad del Rosario.  Diplomado de Investigación: Dictado a 20 funcionarios del hospital del área de la salud, en convenio con la Universidad del Rosario.  Adquisición de equipo de cómputo (de escritorio) para el área de la biblioteca en convenio con la Universidad del Rosario.  Adquisición de libros actualizados de las diferentes especialidades para la biblioteca.  Capacitación a estudiantes y docentes. Invitación de conferencistas externos, cursos de reanimación a funcionarios del área de urgencias y de la comunidad.  Publicación Científica de artículos originales e investigación, en la revista virtual "Dovela Científica del Hospital Occidente de Kennedy - III Nivel - Empresa Social del Estado". Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Tabla 25 Ingresos por concepto Convenios docente asistenciales: AÑO TOTAL $

2008 479’884.585

2009

2010

1.130’648.789

1.048’294.466

2011 1. 300'000.000

2012 1.465.930.642

Fuente: Información entregada por el Área de Facturación del Hospital Occidente de Kennedy.

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INFORME DE GESTIÓN FINANCIERA

5.1

Área tesorería

Esta área se encarga de los procesos relacionados con el registro y control de los recursos que ingresan a la Institución a través de caja y bancos, al igual, que del pago de las diferentes obligaciones, de acuerdo a la misión social. 5.1.1

Bancos

La Institución maneja sus recursos a través del Banco BBVA, Davivienda y Popular, cuentas que se encuentran debidamente conciliadas tanto con el banco como con las áreas encargadas del registro y control de estos recursos. 5.1.2

Cuentas por pagar:

La Tesorería se encarga de la causación y pago de las obligaciones que adquiere el Hospital, las cuales realiza de acuerdo a los procedimientos establecidos en el área, teniendo en cuenta las políticas de pago, el flujo de caja y la prioridad de las obligaciones. Durante la vigencia 2012 se realizó proceso de circularizaciòn de saldos con el 100% de los terceros, con el fin de verificar los saldos de las dos entidades y así dar cumplimiento a los procesos de depuración y control de las cuentas por pagar. A continuación se presenta la gestión de causación y pagos a proveedores: Tabla 26 Gestión de causación y pagos a proveedores 2012 VR. NETO FACTURAS

IVA

NETO PAGADO + RTIVA+RTFTE+RTICA

ene-12

3.796.106.603

98.002.688

2.155.535.746

1.738.573.545 45%

feb-12

4.494.617.797

139.741.587

1.348.213.975

3.286.145.409 71%

mar-12

8.034.257.749

142.071.763

3.094.992.855

5.081.336.657 62%

abr-12

4.042.617.634

106.641.739

2.510.523.030

1.638.736.343 39%

may-12

3.322.858.190

66.763.244

1.472.088.145

1.917.533.289 57%

jun-12

1.659.519.697

43.943.009

335.276.159

1.368.186.547 80%

jul-12

2.217.056.890

53.831.634

1.399.260.549

871.627.975 38%

Período

Déficit de Pagado VS Déficit % Causado

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VR. NETO FACTURAS

IVA

NETO PAGADO + RTIVA+RTFTE+RTICA

ago-12

2.009.576.533

68.787.075

3.038.295.651

(959.932.043) -46%

sep-12

1.882.940.317

52.406.243

1.294.265.011

641.081.549 33%

oct-12

2.509.054.076

47.303.368

1.888.783.243

667.574.201 26%

nov-12

2.237.963.726

38.383.952

2.504.606.333

(228.258.655) -10%

dic-12

3.610.433.187

111.150.922

4.644.466.535

(922.882.426) -25%

TOTALES 39.817.002.399 969.027.224 Fuente: Sub gerencia financiera HOK

25.686.307.232

Período

Déficit de Pagado VS Déficit % Causado

15.099.722.391

Ilustración 35 Causa VS pagado a proveedores

CAUSADO VS PAGADO A PROVEEDORES AÑO 2012 9.000.000.000 VR. NETO FACTURAS

8.000.000.000 7.000.000.000 6.000.000.000

IVA

5.000.000.000 4.000.000.000 3.000.000.000

NETO PAGADO + RTIVA+RTFT E+RTICA

2.000.000.000 1.000.000.000

en e12 fe b1 m 2 ar -1 2 ab r1 m 2 ay -1 2 ju n12 ju l- 1 ag 2 o1 se 2 p12 oc t -1 no 2 v12 di c12

Fuente: Sub gerencia financiera HOK

El análisis muestra una acumulación en el saldo total consolidado de las cuentas por pagar a proveedores por valor de $15.099 millones, debido a la insuficiencia de recursos para amortizar y principalmente a la facturación represada de períodos anteriores. Dicho evento se frefleja significativamente en los meses de febrero y marzo de 2012 con 8.635 millones de pesos, Sin embargo, en dos períodos es favorable: Agosto y Diciembre. A partir de Junio se muestra una tendencia favorable de la gestión de giros. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Tabla 27 Comparativo de vencimientos por rangos de edades 2011 VS 2012 Mill de pesos. NO AÑO VENCIDA

0 A 30 31 A 60 61 A 90 91-180 DIAS DIAS DIAS D

181-270 D

271-360 D

> DE 360 D TOTAL

2011 $2,063

$1,255

$1,878

$1,956

$5,538

$4,138

$2,642

$790

$20,261

2012 $2,976

$1,484

$1,686

$1,380

$3,999

$6,971

$3,392

$5,598

$27,486

Var

$228

-$193

-$576

-$1,539

$2,834

$750

$4,808

$7,225

% 44% 18% -10% Fuente Sub gerencia financiera HOK

-29%

-28%

68%

28%

609%

36%

$912

Ilustración 36 Grafico comparativo de edades 2011 vs 2012

GRÁFICO COMPARATIVO POR EDADES 2011 VS 2012 30.000.000.000

25.000.000.000

20.000.000.000

15.000.000.000

10.000.000.000

MÁS DE 360 DIAS

271 A 360 DIAS

181 A 270 DIAS

91 A 180 DIAS

61 A 90 DIAS

31 A 60 DIAS

0 A 30 DIAS

NO VENCIDAS

TOTAL

5.000.000.000

EDADES DE VENCIMIENTO AÑO 2011

AÑO 2012

Fuente: Sub gerencia financiera HOK

El comportamiento comparativo global con un crecimiento del 36%, se explica en su totalidad al déficit acumulado que se registra en el Anexo I. No obstante, observando el comportamiento por rangos de edades, se nota un crecimiento representativo en los saldos con vencimientos mayores a 360 días y de 181 a 270 días. Estos indicadores, marcan tendencias que pueden determinar las estrategias de pago para equilibrar en el año 2013 la distribución de saldos por edades. De la Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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vigencia 2011 se pagaron 13.873 millones, para quedar de esa vigencia un saldo total por pagar de 5.598 millones de pesos.

5.2

Área presupuesto

El presupuesto del Occidente de Kennedy para la vigencia fiscal de 2012 fue aprobado inicialmente por $119.924 millones, a diciembre 31 de 2012, se adicionaron recursos por $6.806 millones, de los cuales $3.806 millones provenientes de los excedentes financieros al cierre de la vigencia 2011 y $.3000 millones del Convenio 2125 de 2012, para un total de presupuesto definitivo de $126.730 millones al cierre de la vigencia. 5.2.1

Presupuesto de ingresos Tabla 28 Ejecución de Ingresos 2012 vs. 2011 Cifras en millones %EJEC VS variación PPTO % APROBADO recaudo 2012 vs 2011 2012 2011 2012

PRESUPUESTO TOTAL VIGENTE RECAUDO

CONCEPTO

2011 DISPONIBILIDAD INICIAL FFDS - (Vinculados -con situación de Fdos. -- APH) FFDS Vinculados -con situación de Fdos, Convenios FFDS Convenios Fondo Desarrollo local Convenio docente asistenciales Otros pagadores diferentes al Fondo Financiero CUENTAS POR COBRAR

2012

2011

2.976

3.806

2.976

3.806

100%

28%

43.27

35.37

34.12

15.39

79%

-55%

7.157

7.838

7.157

7.838

100%

10%

9.382

6.7

9.524

11.34

102%

169%

19%

1.112

743

742

503

1.125

30.546

53.9

22.6

31.64

30.803

19.02

19.5

17.64

63%

93%

-10%

184

0 0

Otros Ingresos No tributarios RECURSOS DE CAPITAL

100

TOTAL RECAUDO

125.33

126.7

97.12

89.73

77%

71%

-8%

Fuente: Sub gerencia financiera HOK

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A 31 diciembre de 2012 el presupuesto de ingresos presenta una ejecución acumulada por $89.732 millones con un porcentaje de ejecución frente al presupuesto aprobado del 71%, con un saldo por ejecutar por $36.998 millones. El recaudo para la vigencia 2012 se redujo en $7.387 millones frente al recado de la vigencia 2011, con una variación porcentual del -8%. En análisis a nivel desagregado de los principales items del recaudo muestran que los mas afectados en el 2012 frente al 2011 fueron FFDS- atención Vinculados con una reducción por $18.728 millones; las cuentas por cobrar de otras vigencia en $1.863 millones y los copagos en $686 millones; sin embargo, se vio favorecido el recaudo del Régimen Contributivo con un aumento equivalente a $789 millones y el Subsidiado con $10.866 más frente a lo recaudado en el 2011, como se registra en el siguiente cuadro: Tabla 29 Composición del Recaudo Cifras en millones CONCEPTO DEL INGRESO

DISPONIBILIDAD INICIAL FFDS Atención a vinculados FFDS Venta de servicios sin situación de fondos EPS – CONTRIBUTIVO EPS- SUBSIDIADO SOAT COPAGOS OTROS ( Entes territoriales, particulares -otros) CUENTAS POR COBRAR Otros no tributarios Convenios Docente Asistenciales Convenios FFDS Localidades Total Fuente Sub gerencia financiera HOK

5.2.2

2011 2.976 34.117 7.157 1.440 14.960 1.230 2.686 2.282 19.499 503 9.524 743 97.118

2012 3.806 15.390 7.838 2.229 25.826 1.273 2.001 315 17.636 215 1.125 11.336 742 89.732

DIFERNCIA -830 18.728 -681 -789 -10.866 -43 686 1.967 1.863 -215 -622 -1.812 2 7.387

Conceptos de recaudo registrado: Comparativo 2012 frente al 2011

El presenta recaudo por los siguientes conceptos: facturación de la vigencia, cuentas por cobrar de vigencias anteriores, convenios con el Fondo Financiero, disponibilidad inicial, convenios docente asistenciales, otros ingresos no ligados a la venta de servicios como se registra en el siguiente cuadro:

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Tabla 30 Conceptos de recaudo registrado: Comparativo 2012 frente al 2011 Cifras en millones Concepto de Recaudo por facturación de la vigencia 2011 2012 DIFERENCIA Atención Vinculados con y sin situación de fondos 41.274 23.228 18.046 Recaudo por facturación otros pagadores vigencia 22.599 31.643 -9.044 total 63.873 54.871 9.002 Fuente Sub gerencia financiera HOK

En cuadro anterior se observa que el recaudó $54.871 en el 2012 por concepto de facturación de la vigencia, con mayor gestión de otros pagadores por $9.044 frente a la vigencia anterior, y una reducción por $18.046 en vinculados, reducción que obedece a la entrada en vigencia de la Ley 1438 de 2011. Tabla 31v Cuentas por cobrar cifras en millones PAGADOR

PRESUPUESTO VIGENTE 2011 2012 4.409 2.5 3 2.985 19.11 9.165 682 581

FFDS – Atención vinculados EPS – Contributivo EPS – Subsidiado SOAT OTROS ( Entes territoriales, 3.602 particulares -otros) TOTAL 30.8 Fuente: Sub gerencia financiera HOK

%EJEC VS PPTO APROBADO 2011 2012 2009 2010 5.138 3.059 117% 122% 1.312 1.75 44% 0% 8.118 10.19 42% 111% 467 511 68% 88%

-40% 33% 25% 9%

3.786

4.464

2.131

124%

56%

-52%

19.02

19.5

17.64

63%

93%

-10%

RECAUDO

Variación % recaudo 2010 vs. 2009

Tabla 32 Recaudo diferente a la venta de servicios de salud Cifras en millones Convenios

Fondo Financiero Distrital de Salud Localidades Docente Asistencial TOTAL

2011

2012

diferencia

9.524 743 503 10.771

11.336 742 1.125 13.203

-1.812 2 -622 -2.433

Fuente: Sub gerencia financiera HOK

Para la vigencia 2012 el recaudo $13.203 millones por conceptos diferentes a la venta de servicios de salud, lo cual representa un mayor por $2.433 con respecto a la vigencia 2011.

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Tabla 33 Participación % de los diferentes conceptos en el total de recaudo para la vigencia 2012 por $89.732 CONCEPTO 2012 Anticipación % Disponibilidad inicial 3.806 4% Facturación vigencia 54.871 FFDS - Atención vinculados 23.228 26% Otros Pagadores 31.643 35% Cuentas por cobrar 17.636 20% Otros Convenios 1.867 2% Convenio FFDS 11.336 13% Otros no tributarios 215 0% TOTAL 89.732 100% Fuente: Sub gerencia financiera

El recaudo para la vigencia 2012 por $89.732 millones, presenta una participación del 35% correspondiente a otros pagadores, 26% FFDS, cuentas por cobrar vigencias anteriores 20%, convenios con el FFDS 13%, disponibilidad inicial 4% y otros convenios 2%. Es de anotar, que para la vigencia 2012 los otros pagadores representaron la mayor participación. 5.2.3

Presupuesto de gastos Tabla 34 Ejecución de Gastos a diciembre 31 de 2012 Vs 2011

CONCEPTO

Presupuesto definitivo 2011 2012

GASTOS DE FUNCIONAMEINTO Y OPERACIÓN

124.06 126.29

Nomina servicios personales asociados a la nomina

32.541 35.031 32.541 35.031

28%

Servicios Indirectos

28.248

19%

-15%

9.56

29%

21.247 23.703 21.247 23.667

19%

11%

Gastos Generales

7.478

Materiales y Suministros Asistenciales

Total compromisos 2011 2012

Participac Var% ión % ejecució comprom n 2012 123.8 124.65 isos 2012 vs 2011

24.84 28.182 24.071 9.72

Adquisición de otros servicios de operación

1.751

1.746

Cuentas Vigencias anteriores

32.79 31.131 32.778 30.573

25%

-7%

GASTOS DE INVERSION

1.269

-94%

100%

TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS Fuente: Sub gerencia financiera HOK

1.869

7.388

436

1.666

1.156

125.33 126.73 124.96 124.72

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A 31 de diciembre de 2012, el cerró la ejecución de gastos con un total de compromisos acumulados por $124.719 millones, con un porcentaje de ejecución del 98.41 frente a lo presupuestado, con una reducción del -0.19% frente a la vigencia anterior. La participación % de los diferentes concepto de gasto frente al total de compromisos se clasifican nomina con 28%, Cuentas por pagar con el 25%, Servicios personales indirectos y materiales y suministros asistenciales con el 18% cada uno, gastos generales con el 8% y otros gastos de operación con el 1% Tabla 35 Ejecución de giros presupuestales Cifras en millones CONCEPTO GASTOS DE FUNCIONAMEINTO Y OPERACIÓN Nomina servicios personales asociados a la nomina Servicios Indirectos Gastos Generales Materiales y Suministros Asistenciales Adquisición de otros servicios de operación Cuentas Vigencias anteriores GASTOS DE INVERSION TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS Fuente: Sub gerencia financiera HOK

Total compromisos Total giros 2011 2012 2011 2012 123.802 124.648 93.094 85.792 32.541 35.031 32.540 35.031 28.182 24.071 23.451 20.406 7.388 9.560 4.609 4.416 21.247 23.667 4.902 5.769 1.666 1.746 600 368 32.778 30.573 26.993 19.803 1.156 70 440 65 124.958 124.719 93.534 85.858

Cuentas por pagar 2011 2012 30.708 38.856 1 0 4.731 3.665 2.778 5.144 16.345 17.899 1.067 1.378 5.786 10.771 715 5 31.423 38.861

Los giros presupuestales para la vigencia 2012 ascendieron a $85.858 millones, con un porcentaje del 68.4% frente al total de compromisos acumulados con un saldo por girar de $ 38.861 millones valor constituido como cuentas por pagar, al cierre de la vigencia. Para la vigencia 2011, el presentó una ejecución de gastos al cierre de la vigencia por $124.958 millones con un porcentaje de ejecución frente al presupuesto aprobado del 100%, un total de giros por $93.534 millones con un porcentaje del 74.8% frente al total de compromisos unas cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia 2011 por $31.423 millones, con un incremento frente a las constituidas a 31 de diciembre de 2012 por $7.438 millones.

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5.3

Área facturación

El Hospital durante la vigencia 2012 facturo $ 117.171 millones y presento una variación creciente del 21,2% con respecto a la vigencia del 2011, la cual presentó un valor de $92.357 millones. Ilustración 37 Comparativo facturación generada 2012 vs 2011

Fuente: Sub gerencia financiera HOK

El contrato con la Secretaria de Salud para la atención vinculada se genera a tarifa SOAT según el anexo 4 del contrato sin embargo se presenta a tarifa Pago Fijo Global Prospectivo, teniendo en cuenta lo anterior si trasladamos el valor facturado al FFDS a PFGP el total facturado en el Hospital de enero a diciembre de 2012 disminuye a $ 107.307 millones. Ilustración 38 Relación facturación generada 2012

Fuente: Sub gerencia Financiera HOK Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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La tarifa contratada por la Secretaria Distrital a PFGP influye en la facturación de la institución y en general de la Red Pública de Bogotá, e impacta con mayor énfasis en el III Nivel, donde la relación del costo, el incremento y las frecuencias de uso de tecnologías en salud para el manejo de las diferentes patologías no es equivalente a los datos con que fue creado el estudio aplicado para estas tarifas que se podría considerar obsoleto ya que fue una metodología analizada con datos del año 1997, es cierto que se han realizado análisis a través de los años sin embargo no es relacionado con los costos en salud del tipo de atenciones que se realizan en un tercer nivel, esto implica que la Secretaria debe establecer tarifas que incluyan lo descrito, más los cambios epidemiológicos y el avance en la medicina basada en la evidencia para el manejo de la morbilidad de la población a atender. Otro punto a tener en cuenta es que las tarifas de las actividades finales del FFDS no se incrementan desde mayo de 2011. La diferencia entre facturación SOAT y PFGP corresponde a $9.863 millones. La participación por pagador en la facturación generada en la vigencia 2012 se representa así: En primer lugar está Régimen subsidiado con el 57%, en segundo lugar Fondo Financiero Distrital de Salud 33 %, tercer lugar Régimen contributivo 5,4%, Otros pagadores 2,8% este pagador agrupa aseguradoras de vida y accidente de tránsito, ECAT, régimen especial, riesgos profesionales y particulares y por último Entes Territoriales con 1,4%. Es importante denotar que si calculamos la participación con la tarifa a PFGP, el régimen subsidiado participa con el 66%, el FFDS con el 27,4% y el régimen contributivo con el 6%. Ilustración 39 participación por pagador en la facturación generada en la vigencia 2012

Fuente: Sub gerencia financiera HOK

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Son factores importantes de analizar los impactos generados por los cambios en el Acuerdo 029 de 2011 que amplía la cobertura en servicios del POS, el Acuerdo 32 de 2012 que aumenta la cobertura de la población dada la unificación del plan obligatorio de salud del régimen subsidiado a nivel nacional para las personas de dieciocho a cincuenta y nueve años, lo que influye en el comportamiento de la facturación y la variación del año 2012 vs 2011, presentándose un aumento en el año 2012 de la facturación del Régimen Subsidiado de 17% y con PFGP aumenta a 22%, en Régimen Contributivo de 1.39%, una disminución del 14.20% en la facturación del FFDS a PFGP y de 2.74% de la facturación de Entes Territoriales Es de anotar que la circular 27 de 2012 que implica que los procedimientos y/o tecnologías en salud ordenados a la población en transición previo a la cobertura del acuerdo 032 dada a partir del 1 de julio de 2012 se facturarían al Ente Territorial que le corresponda, impacta en que no se presente una disminución mayor en la facturación al FFDS. Es prudente contemplar el panorama referente a la liquidación de Empresas del régimen subsidiado y al retiro de EPS con cobertura en Bogotá, que ha impactado en una disminución de procedimientos autorizados, evidenciando que la participación del régimen subsidiado aunque es con tendencia al aumento no tiene el impacto que da la nueva cobertura del POS, adicionalmente disminuye la oportunidad requerida por el usuario para su atención dada por el incumplimiento de los tiempos para las autorizaciones electivas establecidos por la resolución 3047 de 2008 y el Decreto ley 019 de 2012 (ley anti trámites). Al analizar la facturación sin la participación de lo correspondiente al FFDS el valor se disminuye a $ 77.953 millones.

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Ilustración 40 Total Facturación comparativo con FFDS- sin FFDS

Fuente: Sub gerencia financiera HOK

5.4

Área cartera

Con corte a 31 de diciembre de 2012, los saldos de cartera se encuentran consolidados así: Tabla 36 Cartera por Tipo de Pagador Total por Cobrar con CONCEPTO Facturación Radicada CONTRIBUTIVO 9.152.733 SUBSIDIDADO 52.505.606 SOAT - ECAT 5.816.616 FONDO FINANCIERO DISTRITAL DE SALUD 8.510.277 ENTES TERRITORIALES 2.033.025 OTROS 2.500.758 LETRAS Y PAGARES 11.700.297 TOTAL 92.219.314

% PARTICIPACION 9,92 56,94 6,31 9,23 2,20 2,71 12,69 100

Fuente: Sub gerencia financiera HOK

Como se puede observar el total de la cartera a cobrar a 31 de diciembre de 2012 es $92.219.314.824 (Se anexa en seis (06) folios informe del 2193/2004). En ella se evidencia que el mayor porcentaje de participación lo tienen las EPS-S con el 56.94% seguido de pagarés con el 12.69%. Se siguen realizando conciliaciones con todas las entidades, circularizaciones de saldos a

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cargo de las entidades y gestión telefónica a fin de obtener los recaudos respectivos por la prestación de servicios del Hospital. Con el fin de mejorar el proceso de glosa el Hospital retomo la respuesta y conciliación medica para lo cual creo el área de glosas quienes se encuentran realizando conciliaciones de glosa, sin embargo se han tenido inconvenientes con entidades como Humana Vivir con esta entidad se está trabajando la conciliación medica y se está verificando la facturación una a una, Con Solsalud se esta terminando el proceso de la vigencia 2011 hacia atrás, se está soportando la glosa a fin de lograr firmar las actas y poder obtener los recursos por este concepto. Con Ecoopsos se ha dilatado el proceso ya que la entidad retiro el personal a cargo de las conciliaciones y se está retomando nuevamente para lo cual se tiene programada cita para el día 20 de enero de 2013. Se siguen teniendo inconvenientes con los diferentes pagadores en la entrega rápida y oportuna de las autorizaciones que solicita el HOK por los servicios prestados para la facturación y radicación dentro del mes de servicio. En este punto se ha informado en varias oportunidades que las entidades no están reportando a tiempo esta autorizaciones y muchas veces la plataforma utilizada se encuentra muy congestionada lo que no permite recibir el soporte de la autorización a tiempo, teniendo que radicar la cuentas sin este documento, sin embargo se envían todas las gestiones y copias de las colillas de fax, se reimprimen los e-mails enviados que es lo que establece el Decreto 4747 de la Resolución 3047/2007 donde exige que se realice los tres envíos para que se de cómo autorizada la estancia o urgencia del paciente, algunas entidades devuelven la radicación completa por ausencia de este soporte, dilatando el pago de la cuenta. Casos Solsalud, Grupo Saludcoop, Colsubsidio y Humana se realizan acercamientos con estas entidades a fin de mejorar el proceso. En el año 2012 se realizaron circularizaciones y de estas se han remitido estados de cartera por correo electrónico a las entidades con el fin de que realicen los cruces contables y podamos iniciar la conciliación de la glosa, mensualmente se reporta al Ministerio de Protección Social la radicación realizada lo que ha permitido que el flujo de recaudo mejore por cuanto el Ministerio viene realizando los giros durante los primeros diez días de cada mes. En el mes de diciembre se realizaron conciliaciones medicas con Solsalud, Humana Vivir, Ecoopsos, Salud Total, Grupo Saludcoop, Famisanar, Salud Total, Convida, Asmet Salud, Compensar, Secretaria de Salud de Cundinamarca, etc., se realizara seguimiento a fin de que se cancelen iniciando el año 2013. Igualmente se ha realizado acercamientos con entidades como Humana vivir, Capital Salud, Solsalud y Grupo Saludcoop, con el fin de mejorar los procesos al interior del Hospital en temas como autorizaciones y medicamentos No Pos. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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5.4.1

Recaudo Consolidado 2012:

Se cierra con un recaudo acumulado de $86.487 millones en donde la meta presupuestal es de $116.124 millones que frente al recaudo recibido se obtiene un valor de cumplimiento del 74.4 %,, frente a la vigencia anterior cuya meta es $19.017 millones se cumple el 96% y frente a la vigencia 2012 meta $97.107 millones se cumple el 70%. Tabla 37 Recaudo 2012 Vigencia Entidad Vigencias Ant. VIG.2012 EPS SUBSIDIADO 10.185.140.179 25.825.718.477 EPS SUBSIDIADO(CAPITADO) 0 0 EPS CONTRIBUTIVO 1.750.195.125 2.228.974.202 S.O.A.T. 511.360.840 1.273.188.657 F.F.D.S. 3.058.672.177 15.218.833.156 CUOTAS DE RECUPERACION 0 2.000.624.682 A.P.H. 0 170.709.209 LINEA 123 0 0 F.F.D.S. CONVENIOS 389.000.000 10.947.027.551 ARP 90.496.769 23.897.672 ASEGURADORAS 700 0 ENTES 1.774.201.791 268.018.382 IPS 2.159.239 0 ESE 0 0 REGIMEN ESPECIAL 21.606.648 11.443.271 LIQUIDADA 158.607.177 0 FONDO DESARROLLO LOCAL 55.800.000 685.991.460 CONVENIO DOCENTE ASISTENCIAL 265.914.179 859.388.885 OTROS 0 106.914 TOTAL 18.263.154.824 59.513.922.518 RECAUDO SIN SITUACION DE FONDOS HOSPITAL MEISSEN TOTAL GENERAL 18.263.154.824 59.513.922.518

Total cartera 36.010.858.656 0 3.979.169.327 1.784.549.497 18.277.505.333 2.000.624.682 170.709.209 0 11.336.027.551 114.394.441 700 2.042.220.173 2.159.239 0 33.049.919 158.607.177 741.791.460 1.125.303.064 106.914 77.777.077.342 7.837.923.420 872.869.902 86.487.870.664

Fuente: Sub gerencia financiera HOK

El comportamiento del recaudo durante el año 2012 fue similar ya que de acuerdo a las directrices tomadas desde del Ministerio de Protección Social en el pago del 50% de la radicación realizada, la cual es reportada por el Hospital mensualmente, adicionalmente las entidades pagadoras se han quedado con este porcentaje de cumplimiento ya que no realizan abonos con recursos propios, si Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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no que programan también giros a través de la Secretaria Distrital de Salud y es así como en el mes de diciembre/2012, se esperaba mayor recaudo pero se tuvieron incumplimientos ya que entidades como Capital Salud, Colsubsidio, Caprecom, Humana Vivir realizaron programación de pagos por Secretaria Distrital de Salud, a pesar de realizar los acercamientos con el ente no se logro el recaudo en cuantía de $1.546 millones. Con corte a diciembre 31/2012 el inventario presenta un saldo de 15.646 millones, valor que se viene depurando con todos los pagadores y que el mayor valor corresponde a conciliaciones de glosa, sin embargo, es necesario reiterar la problemática que se viene presentando con algunas entidades como Humana Vivir, Solsalud, Grupo Saludcoop, Nueva EPS, entre otras con la cuales el proceso de conciliación se ha visto afectado por factores externos como son la falta de asignación de citas y de información consistente, a pesar de la gestión adelantada ante cada una de las entidades, razón por la cual se ve afectado el respectivo proceso para este inventario. De igual forma no se han tenido avances con Humana Vivir, Solsalud, Nueva EPS, Convida, Saludcoop, Ecoopsos, entidades que son reiterativas en el envío de la glosa evidenciando glosa injustificada con el tema de las autorizaciones ya que manejan una plataforma en la cual demoran en la entrega de las autorizaciones. Con Ecoopsos se ha presentado un alto volumen de devoluciones de facturas en muchas ocasiones estas no son justificadas, así como la demora en la asignación de citas de conciliaciones de cuentas medicas con el fin de no reconocer los servicios prestados a sus afiliados. Adicionalmente se encuentran motivos como el de tarifas pactadas caso Capital Salud, Salud Total, las cuales no han quedado bien parametrizadas en el sistema lo que origina glosa por este concepto, se han realizado reuniones al interior de las áreas involucradas a fin de que se corrija esta situación. Adicionalmente se verificaron los contratos con los pagadores y el Hospital determino que estos se habían prorrogado automáticamente realizando cambios en el sistema al estar facturando a tarifa Soat pleno que frente a las tarifas pactadas en el contrato el Hospital debe aceptar estos valores como mayor valor cobrado. 5.4.2

Gestión Oficina Jurídica:

En vista de la demora en pago de entidades se entrego a jurídica el cobro de conciliaciones médicas y saldos sin reporte de glosa con el fin de que se realizará el trámite de pago con estas entidades así: Entidad Caprecom EPS Caprecom Caldas

Conciliación Soporte cuenta y gestiones Medica

Fecha 2011 04/06/2012

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Valor reconocido 109.347.673 2.348.374

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Entidad

Conciliación

Caprecom Quindío Famisanar Caprecom amazonas Caprecom Antioquia Caprecom Arauca Caprecom Atlántico Caprecom Bolívar Caprecom Boyacá Caprecom Caldas Caprecom Caquetá Caprecom Casanare Caprecom Cauca Caprecom Cesar Caprecom Choco Caprecom Córdoba Caprecom Fusa Caprecom Guainía Caprecom Guajira Caprecom Guaviare Caprecom Huila Caprecom Magdalena Caprecom Meta Caprecom Nariño Caprecom Putumayo Caprecom Quindío Caprecom Risaralda Caprecom San Andrés Caprecom Santander Caprecom Sucre Caprecom Tolima Caprecom Valle Caprecom Vaupés Caprecom Bogotá - IMPEC Humana vivir EPS Humana vivir EPS S Ecoopsos Salud Cóndor Salud Total

Medica Medica Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Contable Medica y contable Medica

Cruz Blanca

Medica

Fecha 25/06/2012 10/07/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 27/03/2012 07/09/2012 19/09/2012 19/09/2012 17/09/2012 29/08/2012 30/03/2012 18/07/2012 y 14/08/2012

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Valor reconocido 153.616 206.372.542 840.346 21.623.767 6.087.905 54.843.224 3.796.994 109.326.361 5.887.499 76.129.687 6.938.497 30.300 3.789.541 12.610.158 3.937.348 61.800 10.308.125 1.065.394 292.442.403 9.553.019 4.443.346 17.499.909 133.594 7.623.321 7.866.996 1.707.263 1.489.781 17.063.019 4.573.058 197.619.904 12.470.613 236.239 1.384.973.428 247.233.678 782.599.597 104.853.720 1.805.541.957 637.232.354 205.205.486

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Entidad

Conciliación

Café Salud

Medica

Saludcoop

Medica

Saludcoop

Medica

Famisanar Pijaos salud S.s. Tolima Coosalud Santander Comfacor Cajacopi Asmet Salud Salud vida EPS-S Nueva EPS Unión temporal del norte Famisanar Previmedic Convida

Medica Medica Estado cartera Estado cartera Estado cartera Estado cartera Estado cartera Estado cartera Estado cartera Estado cartera Estado cartera Estado cartera Medica Total Fuente: Sub gerencia financiera HOK

Fecha 18/07/2012 y 14/08/2012 18/07/2012 y 14/08/2012 18/07/2012 y 14/08/2012 09/08/2012 13/08/2012 Corte sep/2012

Soportado 01/11/2012

Valor reconocido 247.283.156 189.044.647 202.544.934 3.740.239 5.514.592 311.239.215 94.655.806 54.491.450 167.982.986 195.913.709 342.025.434 292.304.726 56.696.811 265.492.146 18.430.728 644.600.023 9.469.822.438

De esta cartera se logro el recaudo de las conciliaciones médicas de Famisanar, Cruz Blanca, Cafesalud y el 50% de la de Saludcoop, Salud Total, Pijaos Salud. Con el área de jurídica se han realizado visitas a estas entidades realizando la gestión de cobro y así lograr el recaudo efectivo que esperamos se de en el primer trimestre del año 2013. Esta cartera cobrada es catalogada como de difícil cobro en razón a la situación particular del deudor, por lo que en adelante se continuara la gestión de cobro en conjunto por las áreas y se trazara un plan de trabajo respecto a la cartera total adeudada por las EPS-S, EPS-C, Entes Territoriales y otros con el fin de lograr a través del recaudo la sostenibilidad financiera del Hospital. 5.4.3

Gestión y cobro de pagares

Esta cartera por su origen y las características de los deudores es prácticamente incobrable, sin embargo se han realizado procesos masivos de circularización y cobro telefónico logrando, unos pocos pagos, siendo una cifra importante con un saldo a Diciembre 31 de 2012 de $11.700 millones. Adicionalmente se solicito a la Secretaria Distrital de Salud el reconocimiento de pagares Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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por cuentas del F.F.D.S, ya que son deudas originadas en servicios prestados a población vinculada, a lo cual le ordenó a la Universidad de Antioquia, realizar la auditoria a los correspondientes de la vigencias 2010 a mayo de 2012, aprobando un valor a pagar al Hospital de $1.984.045.612, sin embargo a pesar de realizar las gestiones de cobro con la Secretaria Distrital de Salud, manifestado que están realizando las consultas respectivas para realizar los giros por este concepto. Es importante dejar constancia, que se ha hecho la gestión para lograr un mayor recaudo, pero por las diferentes artimañas de las EPS, no han permitido. En el primer trimestre de la vigencia 2013, se espera castigar el valor de los pagares de vigencia antiguas, así como poder castigarlos valores que adeudan las diferentes entidades liquidadas.

5.5

Área glosas

Un problema grave encontrado en el , al iniciar la administración actual, fue la inconsistencia de los saldos de la cartera toda vez que no se tenia un inventario de la facturación glosada por todos los pagadores, proceso que estaba a cargo de una firma externa hasta el mes de mayo de 20012, el cual al retomarlo nuevamente el se ha establecido que los valores reflejados al cierre de la vigencia 2011, no son los reales, toda que se ha encontrado durante todo el año 2012 inconsistencias y gran cantidad de facturación no radicada así como glosa no reportada desde el año 1999 al 2011, tal como se puede observar en el resumen y el comparativo de las vigencias 2011 y 2012. Además por el gran volumen de facturas que han sido glosadas sin contestar o que no fueron objeto de conciliación en periodos anteriores y la forma como las EPSS, están atendiendo el proceso de conciliación al contar con un solo auditor para atender este `proceso y además la demora para dar las citas (solo dan dos por mes) la conciliación una a una de las facturas, ha entrabado demasiado la gestión y por consiguiente la mora para la recuperación de la cartera, casos como Humana Vivir, Solsalud, Ecoopsos, Caprecom, Salucoop y su grupo, Salud Cóndor que son los mayores deudores por ende con altos valores de glosas y sin conciliar. Otra dificultad y de un importante impacto sobre la respuesta a objeciones radica en la falta de soportes de las vigencias anteriores en lo relacionado a autorizaciones, resultados de imágenes diagnosticas y exámenes de laboratorio, dando lugar a un alto porcentaje de aceptación de la glosa generando perdidas para la Institución. Según los estados financieros a 31 de 2001, se refleja un saldo de $3.943.574.980 de glosa cifra que no es real, por cuanto al llegar la nueva administración se encontró que del año 1999 a 2011 Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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existían aproximadamente $14.000 millones que no fueron incorporados, lo cual genero una distorsión de las cifras y que además el saldo a 31 de diciembre de 2012 llego a $15.646.369.425, generando dificultades para agilizar el recaudo de la cartera. Esta situación se tiene planteado resolver en el primer semestre del año 2013, así $4.000 millones en el mes de enero y lo restante a 30 de junio paralelamente responder oportunamente la glosa inicial dentro de los términos de Ley, así como agilizar las conciliaciones. El comportamiento de la glosa y reglosa recibida a partir del mes de junio de 2012, fecha en la cual el retomo el proceso es el siguiente. Tabla 38 comportamiento de la glosa Vr glosa recibida Vr glosa inicial Vr. glosa inicial Mes y reglosa contestada aceptada Respuesta JUNIO 6.711.354 0 0 JULIO 4.491.954 274.179 620 AGOSTO 1.191.703 481.694 840 SEPTIEMBRE 2.541.431 $173.831 37 OCTUBRE 4.870.480 234.255 5.055 NOVIEMBRE 1.424.088 171.358 136 DICIEMBRE 916.451 73.248 151 TOTAL 22.147.463 1.408.567 $ 6.842 Fuente: Sub gerencia financiera HOK

Vr glosa conciliada 2.501 294.818 1.440.984 2.064.127 625.605 0 1.548.567 7.832.943

Vr glosa aceptada conciliación $0 88.445 450.549 565.485 197.180 534.574 538.973 2.375.209

El saldo comparativo conciliado a 31 de diciembre es el siguiente: Tabla 39 Comportamiento de la glosa 2012 -2011 CONCEPTO REGIMEN CONTRIBUTIVO REGIMEN SUBSIDIADO - EPS-S MEDICINA PREPAGADA ASEGURADORAS (OTROS SERVICIOS) IPS PRIVADAS ENTES TERRITORIALES IPS PUBLICAS EMPRESAS REGIMEN ESPECIAL ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES ASEGURADORAS SOAT TOTAL GLOSAS Fuente: Sub gerencia financiera HOK

2012 642.938.455 12.999.793.509 186.385 17.631.769 10.925.649 74.944.877 28.402.617 21.890.537 20.994.651 1.828.660.976 15.646.369.425

2011 599.591.843 2.256.758.993 186.385 0 12.653.746 70.620.576 0 3.899.760 13.655.504 986.208.173 3.943.574.980

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VARIACION 43.346.612 10.743.034.516 0 17.631.769 -1.728.097 4.324.301 28.402.617 17.990.777 7.339.147 842.452.803 11.702.794.445

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Los datos correspondientes al cierre de la vigencia 2012 sobre el comportamiento de las objeciones a la facturación son: Tabla 40 cierre de la vigencia 2012 Concepto Registros FACTURACION 5168 TARIFAS 4208 SOPORTES 4156 AUTORIZACIONES 1773 COBERTURA 584 PERTINENCIA 3033 DEVOLUCIONES 2047

% 24% 19% 19% 8% 3% 14% 9%

Fuente: Sub gerencia financiera HOK

Se infiere que el principal motivo de objeciones se da por Facturación con el 24% del total objetado, en su orden le siguen Tarifas y Soportes. 5.5.1

Actualización de procedimientos

Teniendo en cuenta la complejidad del registro y control de los movimientos de glosa se hace necesario realizar una actualización y modificación de los siguientes procedimientos: a) Para Recepción de Objeciones b) Para la respuesta de objeciones c) Para radicación de respuestas a objeciones 5.5.2

Sistemas de información

Se inició el proceso de registro y control de la información de glosas en el Módulo Dinámica Gerencial, para ello se realizó capacitación en los procesos de recepción y respuesta de objeciones. Consolidación en reportes de la información para generar informes a los entes internos y externos. 5.5.3

Cierre vigencia 2012

Para optimizar el proceso de respuesta de glosa y mejorar los tiempos de la misma, se aplicaron las siguientes estrategias:

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Sensibilización de todas las personas de la institución que intervienen en el proceso de facturación de servicios de salud al 100% mediante la socialización de los motivos de glosa. Se diseño cuadro de control sobre recepción y respuesta a objeciones.

5.6

Área contabilidad

El área de Contabilidad del Occidente de Kennedy III Nivel, está conformada por un Profesional Universitario quien se encarga de liderar el proceso contable, un Profesional Universitario y un Asistente Administrativo, quienes conjuntamente desarrollan las actividades necesarias para la obtención de Estados Financieros que representen la realidad económica y financiera de la Institución. Para el registro y comparación en el tiempo, la información reportada en los Estados Contables a 31 de Diciembre de 2012, se aplicaron mediciones apropiadas a las características y circunstancias que dieron origen a las diferentes transacciones y operaciones de la Entidad. El registro adecuado y la aplicación correcta de los principios y normas técnicas de contabilidad pública, determinan el grado de confiabilidad y la utilidad de la información. Para el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de sus estados contables, se está aplicando el marco conceptual de la Contabilidad Pública y el catálogo general de cuentas a nivel de documento fuente. Así mismo, las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de los libros y preparación de los documentos soporte. Con el fin de obtener una información contable clara, veraz, oportuna, razonable y con altos niveles de calidad, permanentemente se evalúan los procedimientos contables de la Institución, con el fin de verificar la aplicación del sistema general de contabilidad pública, especialmente en lo relacionado con los principios de causación, registros de vigencias anteriores, depuración permanente de la información contable y aplicación de las diferentes normas. El proceso contable de la Empresa Social del Estado de Occidente Kennedy III Nivel, se está viendo afectado, entre otras, por las siguientes situaciones: Teniendo como objetivo institucional la obtención de información financiera razonable, veraz, oportuna y con altos niveles de calidad, la Institución inicio en la vigencia 2006 la implementación del Programa Dinámica Gerencial, con aplicación en las áreas asistenciales y financieras. Se tiene proyectado finalizar la implementación del sistema Dinámica Gerencial versión Punto Net en la vigencia 2013, de tal manera que la información correspondiente a movimientos contables Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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originados en las diferentes áreas de la Entidad, se registre en forma inmediata. La implementación no finalizó en la vigencia 2012, en razón a que el cambio de la versión, hizo que fuera necesario realizar procesos de capacitación, parametrizaciòn técnica y contable, pruebas y puesta en marcha. En la vigencia 2012, el área de contabilidad registro todos los movimientos de los hechos financieros y económicos de la Institución, con base en planillas generadas por el sistema de información Dinámica Gerencial y algunos casos en Excel o sigma, las cuales envían los responsables de cada área, generando inconvenientes en el registro de la información contable ya que los reportes elaborados en Excel se pueden modificar y no reportar estos cambios a contabilidad. Esto pone en riesgo la veracidad de la información, ya que se corre un alto riesgo de que la misma no se ajuste a la realidad o no se incorpore en estas planillas la información total que genera cada una de las áreas. Esta situación ocasiona inconvenientes para la realización de procesos de autocontrol, al igual que la verificación de la misma, ya que en procesos como el de facturación no es posible determinar si en los informes presentados al área de contabilidad se están reportando la totalidad de movimientos. Contabilidad registra los copagos por el sistema de caja, en razón a que no ha finalizado el proceso de implementación del Sistema Dinámica Gerencial, por lo tanto, estos movimientos se registran con base en el boletín diario de Tesorería. Así mismo, no le es posible llevar un adecuado control de los registros de particulares ya que los mismos se reportan en forma global y en muchas ocasiones se reciben títulos valores transitorios, hasta el momento en que se recibe la autorización de la entidad a la cual se encuentra afiliado el paciente A lo anterior, se le agrega que la información que deben remitir las diferentes áreas no es suministrada oportunamente, lo cual dificulta el proceso de registro, análisis y verificación de los procesos contables. Se tiene como meta la optimización del sistema contable de la Institución, una vez finalice la implementación del Sistema Dinámica Gerencial. De otra parte existen saldos antiguos pendientes de depurar en la cuenta Deudores Servicios de Salud, por lo tanto la Institución continuará con el proceso de depuración contable, en la vigencia 2013, teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la Circular No. 001 Octubre 20 de 2010, emitida por el Contador Distrital. Para el desarrollo de esta actividad se diseño Plan de Depuración contable el cual incluye la totalidad de cuentas y terceros en proceso de depuración, al igual, que las actividades a realizar para cada entidad. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Dentro de las actividades incluidas en el plan de depuración de cartera, se encuentra la obtención y verificación de la evidencia documental, conciliación con cada tercero, conciliación con las áreas de la Institución que intervienen en el proceso de generación de cartera y recaudo de la misma, conceptos jurídicos y elaboración de expedientes con las respectivas recomendaciones. Así mismo, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución No. 421 de 2011 de la Contaduría General de la Nación, se reclasificaron los saldos de la cuenta Deudores Servicios de Salud, así: Facturación pendiente por radicar al cierre de la vigencia 2011 y facturación radicada, de acuerdo a las cuentas diseñadas por la CGN para tal fin. Sin embargo, el registro y control de la facturación generada, de la facturación pendiente por radicar, de la cartera y la glosa, se ve afectado por la ausencia de un adecuado sistema de información que permita el registro y control de estos conceptos de manera adecuada. El análisis financiero y los resultados de los Estados Financieros se presentan en el informe contable que se entregará a todos los entes de control interno y externo el día 15 de febrero de 2013, de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente.

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INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

6.1

Recursos físicos

Durante la vigencia 2012 se realizaron las visitas a diferentes servicios de conformidad con el plan operativo, con el fin de verificar el uso racional de los insumos realizando 14 visitas conjuntamente con el área de Almacén. 

Se analizaron en promedio 40 elementos entre medicamentos y médico quirúrgicos con el fin de realizar el seguimiento sobre el consumo que cada uno de ellos está presentando, así como su variación.



Se adelantaron 394 solicitudes de contrato con la siguiente distribución o o o o

Solicitudes adiciones mayor cuantía Solicitudes adiciones menor cuantía Solicitudes contrato mayor cuantía Solicitudes contrato menor cuantía

106 101 70 111

La contratación se adelanto teniendo como base la normatividad vigente establecida en el manual vigente de contratación. Esto permitió atender las necesidades de los diferentes servicios tanto asistenciales como administrativos, con base en el lineamiento Institucional. 

Se cuenta con una base de datos sobre la contratación realizada por el Hospital por proveedor correspondiente a los años 2006, 2007, 2.008, 2009, 2010 y 2.012, que muestra el valor total contratado por proveedor para los periodos descritos, rubro presupuestal, valor total contratado, número de contrato, fecha de radicación de contrato, numero de adiciones del contrato y/o ordenes de suministro si las tiene, muestra si el proceso se realizo por compra directa o por negociación conjunta.



Se actualizo la base de datos de todos los Proveedores que participaron en el proceso de Negociación Conjunta 2007, la cual puede ser consultada por Proveedor, por elemento, y contiene la información del Proveedor, especificaciones de los elementos, valor unitario entre otros.



Se realizo junto con la Oficina de calidad la revisión a todos los procesos del área quedando aprobados por la Gerencia, alcanzando el 100%. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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

Por negociación conjunta, se ha adquirido medicamentos y Material Medico Quirúrgico AAA, Soluciones Parenterales. Los insumos que no se adquirieron por negociación conjunta, fueron consultados en el mercado y las compras se ejecutaron mediante invitación pública.



Por invitación pública se adquirieron medicamentos y materiales medico quirúrgicos, que no estaban contemplados en la negociación conjunta tales como: AMPICILINA SULBACTAN 1,5 GRAMOS; AMPICILINA X 1 GRAMO; CISATRACURIO X 10 MG/5 ML; HEPARINA DE BAJO PESO MOLECULAR DE 20; 30 MG/40 y 60 MG: PENICILINA CRISTALINA X 1 MILLON y 5 MILLONES; PIPERACILINA TAZOBACTAN INY 4,5 GR; REMIFENTANYL 2 MG ; REACTIVOS PARA LABORATORIO CLINICO; MEDICAMENTOS AMBULATORIOS; OCTEOTRIDE 20 MG; TOXINA BUTOLINICA TIPO A 100 U; AGUJAS DESECHABLES No. SURTIDOS; ALGODÓN X LIBRA; APLICADORES DE MADERA CON PUNTA DE ALGODÓN X 1.000 UDAD; ACEITE MINERAL X 3.750; ALCOHOL ANTISEPTICO X 750 CC; BAJALENGUAS DE MADERA X 500 UDAD; ELECTRODO PARA MONITOREO PEDIATRICO, ADULTO Y NEONATAL; GUANTE ESTERIL Y DE EXAMEN EN TODAS LAS S; JERINGA DESECHABLE TODAS LA REFERENCIA; MANGUERA CORRUGADA X 30 MTSREFERENCIA; INHALOCAMARAS DESECHABLES ADULTO/PEDIATRICAS; INCENTIVOS RESPIRATORIO; NEBULIZADOR CON ESTRADA DE AIRE; STOQUINETA DE 3,4 y 5”; SISTEMA DE DRENAJE X 1.000,1500 y 3000 ML; SISTEMA DE SUCCION POS-OPERATORIA X ¼,1/8,3/16; TUBO TRAMPA PARA SPECIMEN; TUBO ENDOTRAQUEAL REFERENCIA SURTIDAS CON Y SIN BALON; FACTOR ANTIHEMOFILICO FACTOR VIII POLVO PARA INYECCION 500 U.I. X10ML; INMUNOGLOBULINAS HUMANAS HIPERINMUNES INMUNOGLOBULINA HUMANA; SURFACTANTE PULMONAR SOLUCION INYECTABLE; RETROVIRALES TANTO ORALES COMO INYECTABLES Y SUSPENSION



Adicional a esta contratación se realizaron por el mismo proceso de invitaciones la siguiente contratación: MATERIAL PARA NEUROCIRUGIA; LECHES PARA SERVICIO DE NUTRICION; ALIMENTOS PARA PACIENTES (PLAZA, GRANOS, CARNES, PAN); MATERIAL DE OSTEOSINTESIS; INSUMOS PARA PATOLOGIA; INSUMOS PARA LABORATORIO CLINICO entre otros



La contratación para los servicios de Laboratorio Clínico y Radiología en un porcentaje por encima del 95% se adelanta con base en contratos de apoyo tecnológico.

En el siguiente cuadro se analiza comparativo entre las solicitudes realizadas de la vigencia 2.011 respecto a la vigencia 2.012 Tabla 41 Solicitudes realizadas 2011 - 2012 Solicitudes realizadas 2011 Solicitudes adiciones mayor cuantía 40

2012 106

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Solicitudes realizadas Solicitudes adiciones menor cuantía Solicitudes contrato mayor cuantía Solicitudes contrato menor cuantía Total Solicitudes del año

2011 83 74 145 342

2012 101 70 111 388

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

Lo anterior permite ver que el proceso de contratación en la vigencia 2012 se realizó 388 solicitudes de contrato realizando 46 solicitudes más que la vigencia del 2011 debido a que al final del año 2012 se ejecutaron dos adiciones al presupuesto que género este aumento. Se evidencia una disminución en las solicitudes de contrato de menor cuantía y que a pesar que las solicitudes de mayor cuantía no aumentan en cantidad se puede analizar que los montos de mayor cuantía fueron superiores. De la misma forma las adiciones de mayor cuantía tuvieron un incremento importante pasando de 40 solicitudes del 2011 a 106 para el 2012 que refleja una alta ejecución por mayor cuantía.

6.2

Ejecución Presupuestal

En la Tabla No. 37 se ilustra el presupuesto asignado vs el presupuesto ejecutado de los rubros presupuestales de responsabilidad de Recursos Físicos a saber : Material Medico Quirúrgico, Medicamentos, Materiales y suministros, Suministro de Alimentos, Impresos y Publicaciones, Gastos de cómputo y Dotación para la Vigencia 2.012. La asignación también se visualiza en la grafica No 1 Tabla 42 Presupuesto asignado vs presupuesto ejecutado por rubro presupuestal vigencia 2012 Presupuesto Presupuesto RUBRO % Asignado 2.012 Ejecutado 2.012 MATERIAL MEDICO QUIRURGICO 13.977.000.000 13.952.037.660 99,82 MEDICAMENTOS 9.725.553.539 9.695.306.405 99,68 MATERIALES Y SUMINISTROS 506.124.240 499.922.219 98,77 SUMINTROS DE ALIMENTOS 452.000.000 452.000.000 100 IMPRESOS Y PUBLICACIONES 402.000.000 399.172.752 99,30 GASTOS COMPUTO 248.136.610 182.728.150 73,64 DOTACION 98.000.000 97.912.581 99,91 Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

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Ilustración 41 Ejecución presupuestal 2012

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

La ejecución de los rubros presupuestales de responsabilidad de Recursos Físicos en general alcanzo una ejecución del 95,88% , donde todos los rubros presupuestales alcanzaron una ejecución por encima del 99.30% con excepción del rubro de gastos de computo que solo alcanzo una ejecución del 73.64% . La ejecución del rubro de material médico quirúrgico y medicamentos no alcanzo la ejecución del 100% debido a que los proveedores recogieron las respectivas minutas (amarey nova medical un contrato de medicamentos por $25.000.000.oo y nucleotec Ltda una adición de médico quirúrgico por valor de $18.000.000) no los alcanzaron a legalizar. El rubro de gastos de computo solo alcanzo una ejecución del 78.64% debido a que se requirió una disponibilidad por parte del área de Sistemas por valor de $65 millones para el mantenimiento del programa de Dinámica gerencial la cual no se ejecuto. Los rubros presupuestales de mayor asignación y ejecución presupuestal fueron el de Material Médico Quirúrgico y el de Medicamentos conforme al cumplimiento del objeto social de la Institución, lo que permitió atender las necesidades en general de los diferentes servicios asistenciales. Los demás rubros presupuestales tuvieron una ejecución acorde a las necesidades de servicios asistenciales y administrativos buscando la satisfacción del usuario. En la Grafica No. 2 se analiza el comportamiento del presupuesto ejecutado en el 2.012, evidenciándose que los rubros de mayor ejecución en el año, son el de Material Médico Quirúrgico Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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con un 99.82%, medicamentos con el 99.68%, suministro de alimentos con un 100%, el de Dotación con un 99.91%. Tabla 43 Análisis comparativo presupuesto asignado 2011 vs presupuesto asignado 2012 RUBRO DOTACION MEDICAMENTOS MATERIALES Y SUMINISTROS ADMON. MATERIAL MEDICO QUIRURGICO SUMINTROS DE ALIMENTOS GASTOS COMPUTO IMPRESOS Y PUBLICACIONES Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

Presupuesto Asignado 2011 14.241.128 8.601.071.014 658.865.473 12.645.978.509 469.000.000 357.697.821 410.800.000

Presupuesto Asignado 2012 98.000.000 9.725.553.539 506.124.240 13.977.000.000 452.000.000 248.136.610 402.000.000

% 588,1 13,1 -23,2 10,5 -3,6 -30,6 -2,1

La siguiente gráfica muestra un incremento porcentual en términos absolutos para el rubro de medicamentos del 13.15%, material médico quirúrgico un 10.5%; que permitió mejorar en teoría las condiciones de disponibilidad de insumos con respecto a la vigencia anterior en términos de tiempo y cantidad a pesar del incremento de los precios que pudo generar la contratación que en general no sobrepaso en general el índice de precios aprobado por el gobierno para la vigencia 2012. Adicional a estos se realizaron adiciones de contratos y ordenes de suministros por unos montos importantes de la vigencia anterior, que permitió en teoría ahorrarnos su incremento de precios, pero igualmente logrando dar una mayor cobertura en la disponibilidad de estos elementos si tenemos en cuenta que los precios no subieron en general por encima del índice de inflación calculado para la vigencia 2012. El Rubro de dotación de funcionarios presenta un incremento importante si tenemos en cuenta que la ejecución de la vigencia anterior fue de $14.241 millones. Esto se debió a que en la vigencia 2011 se reintegro al presupuesto aproximadamente un monto de $40 millones debido a que a pesar de realizar invitaciones publicas a cotizar no se recibieron ofertas; para esta vigencia del 2012 se puede observar una asignación de $98 millones con una ejecución del 99,91% que permite cubrir la dotación para el personal de planta con derecho a ella casi en su totalidad hasta la tercera dotación del 2012.

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Ilustración 42 Presupuesto asignado 2011 - 2012 16.000.000.000 14.000.000.000 12.000.000.000 10.000.000.000 8.000.000.000 6.000.000.000 4.000.000.000 2.000.000.000 0

Serie1

IMPRESOS Y PUBLICACIONES

GASTOS COMPUTO

SUMINTROS DE ALIMENTOS

MATERIAL MEDICO QUIRURGICO

MATERIALES Y SUMINISTROS ADMON.

MEDICAMENTOS

DOTACION

Serie2

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

Los rubros de materiales Administrativos y gastos de computo presenta un disminución importante del 23,2% y 30,6% respectivamente que pudo representar una Medicamentos una disminución del 24.55%, Materiales y Suministros Administrativos una menor cobertura de las necesidades a los diferentes servicios asistenciales como administrativos especialmente en elementos de aseo y canecas donde el suministro fue limitado. Se puede ver la mala ejecución y por ende la mala gestión por parte del área de sistemas de información en el rubro de gastos de computo que a pesar de tener una disminución del 30.6% de recursos con respecto al año anterior se dejan de ejecutar aproximadamente$65 millones que se pudo haber utilizado en otros rubros presupuestales. En cuanto a los rubros presupuestales de suministro de alimentos e impresos y publicaciones tuvieron una disminución del 3,6% y 2% respectivamente donde la repercusión negativa pudo presentarse en la variación de precios. Para la ejecución de los diferentes rubros presupuestales la oficina de Recursos Físicos siempre está en la búsqueda de las mejores alternativas de negociación en el mercado que permitan la optimización de la ejecución del presupuesto en aras de buscar una mayor disponibilidad de insumos tanto en tiempo como en cantidad en pro de nuestros usuarios. La ejecución del presupuesto para el 2.012, por los dos rubros más representativos en el presupuesto es como se detalla a continuación.

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Tabla 44 Ejecución presupuesto Asignado 2012.Rubro: material médico quirúrgico ASIGNADO OSTROS INSUMOS MAT. MAXILOFACIAL MAT. NEUROCIRUGIA SUTURA MAT. OSTEOSINTESIS UNIDAD RENAL LABORATORIO CLINICO INSUMOS MEDICO QX GENERALES Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

13.977.000.000 160.000.000 70.000.000 455.000.000 355.000.000 1.860.000.000 2.170.000.000 3.186.000.000 5.721.000.000

1,1 0,5 3,3 2,5 13,3 15,5 22,8 40,9

Ilustración 43 Distribución del presupuesto de material médico quirúrgico

1% 1%3%3% 13%

OSTROS INSUMOS MAT. MAXILOFACIAL MAT. NEUROCIRUGIA

40%

SUTURA MAT. OSTEOSINTESIS 16%

UNIDAD RENAL LABORATORIO CLINICO INSUMOS GENERALES

23%

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

En la gráfica No.03 - Ejecución del rubro Material Médico Quirúrgico - se muestra que los servicios de laboratorio clínico, Unidad renal material de osteosíntesis representan un 51.63% que es muy representativo dentro del presupuesto, el porcentaje restante del 48,32% se ejecuta en la adquisición de insumos medico quirúrgicos en general para atender igualmente las necesidades de los diferentes servicios asistenciales entre otros sutura, insumos para patología, radiología , salud oral, neurocirugía, máxilofacial e insumos MQ en general (Jeringas, guantes quirúrgico y de examen, material de curación, insumos para central de esterilización etc). Con respecto a la vigencia inmediatamente anterior el comportamiento de los rubros es como se detalla a continuación donde se observa que los grupos de insumos de maxilo y sutura son los que porcentualmente tienen una disminución en la asignación-ejecución menor para el año 2012, Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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debido seguramente que a finales de la vigencia del año 2011 se tenían contratos de estos elementos con saldos por ejecutar que permitió atender necesidades de los primeros meses del año 2012. los saldos por ejecutar en los contratos . Los recursos asignados-ejecutados para Insumos de Unidad renal y laboratorios clínico tienen un leve descenso del 5.02% y 3.12% respectivamente que a pesar que porcentualmente no son significativos, en valores si son representativos teniendo, teniendo en cuenta que los montos asignados para los dos son muy altos. Tabla 45 Ejecución presupuesto Asignado Rubro: material médico quirúrgico Concepto RUBRO: MATERIAL MEDICO QUIRURGICO OSTROS INSUMOS MAT. MAXILOFACIAL MAT. NEUROCIRUGIA SUTURA MAT. OSTEOSINTESIS UNIDAD RENAL LABORATORIO CLINICO INSUMOS GENERALES Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

2011 12.645.978.509 0 130.000.000 302.000.000 501.002.815 1.120.000.000 2.284.600.000 3.288.666.000 5.019.709.694

2012 13.977.000.000 160.000.000 70.000.000 455.000.000 355.000.000 1.860.000.000 2.170.000.000 3.186.000.000 5.721.000.000

-46,15 50,66 -29,14 66,07 -5,02 -3,12 13,97

Con respecto a los insumos para osteosíntesis, material para neurocirugía e insumos medico quirúrgicos en general se da un incremento porcentual y en valores muy importante que permitió dar un cubrimiento mayor de estos insumos al área asistencial. Tabla 46 Análisis distribución rubro presupuesta de medicamentos vigencia 2012 Ejecución presupuesto Asignado Medicamentos SOLUCIONES PARENTERALES GASES MEDICINALES MEDICAMENTOS AMBULATORIOS OXIGENO DOMICILIARIO MEDICAMENTOS EN GENERAL Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

2012 9.725.553.539 415.000.000 1.203.000.000 318.000.000 210.000.000 7.579.553.539

% 4,27 12,37 3,27 2,16 77,93 100

En la ejecución de este rubro para la vigencia 2012 se muestra que las soluciones parenterales, oxigeno domiciliario, medicamentos ambulatorios y gases medicinales representan un 22.07%, el porcentaje restante de su ejecución (77.93%), se realiza en medicamentos de uso general como antibióticos, analgésico, retrovirales, antimicóticos etc. Que ha permitido a la fecha ofrecer un cubrimiento por encima del 80% de la necesidad de los servicios asistenciales Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Tabla 47 Ejecución presupuesto asignado rubro: material medico quirúrgico Concepto MATERIAL MEDICO QUIRURGICO SOLUCIONES PARENTERALES GASES MEDICINALES MEDICAMENTOS AMBULATORIOS OXIGENO DOMICILIARIO MEDICAMENTOS EN GENERAL Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

2011 8.601.056.162 500.000.000 601.000.000 690.000.000 710.000.000 6.100.071.014

2012 9.725.553.539 415.000.000 1.203.000.000 318.000.000 210.000.000 7.579.553.539

% 13.07 -17,00 100,17 -53,91 -70,42 24,25

Con respecto a la vigencia 2011 el rubro de medicamentos tuvo un incremento del 31,07% , donde en su distribución se observa que los grupos de gases medicinales domiciliarios y medicamentos ambulatorios tienen una disminución porcentual y en valor muy importante del 70,42% y 53.91% respectivamente debido al cambio de la normatividad en el suministro de estos medicamentos; una disminución porcentual del 17% en soluciones parenterales debido a que a finales de la vigencia 2011 se contaban con contratos en ejecución con saldos por ejecutar. Se nota un incremento del 100.17% en gases medicinales con respecto a la vigencia anterior pasando de $601 millón a 1.203 millones que presupuestamente representa un incrementos muy importante que el área de mantenimiento debe tener la justificación de su incremento. Los medicamentos en general tienen un incremento respecto de la vigencia anterior del 24.25% que representa un incremento de $1.479.5 millones de pesos que se vio reflejado en una mayor cobertura en la disponibilidad de medicamentos en la Institución. La mayor disponibilidad de recursos en este rubro, entre otros se da por la menor utilización de recursos para los pacientes ambulatorios tanto de oxigeno como de medicamentos. De la ejecución en general de estos dos rubros material médico quirúrgico y medicamentos se destaca que un valor de de $5.970 se realizo a través de adiciones de contrato y/o ordenes de suministros que representa un 25.18% del total de los dos grupos logrando un ahorro del incremento de precios de una vigencia a otra, lo mismo que optimizando los tramites administrativos. De igual forma en la ejecución de estos dos rubros su adquisición se realizo tomando como base también la negociación conjunta del año 2.007 donde algunos proveedores han sostenido las mismas condiciones llegando su ejecución a un valor de $2.747.millones aproximadamente para este año que representa un 11.59% del total de los dos grupos logrando un ahorro del incremento de precios de vigencias anteriores, lo mismo que optimizando los tramites administrativos. Para esta vigencia 2012 también se adelanto la negociación conjunta de soluciones parenterales con la Red Suroccidente donde se realizo una contratación de $90 millones de estos insumos. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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6.3

Gestión talento humano

6.3.1

Módulo de nómina (dinámica. net versión 3.5)

Dentro de las metas establecidas referente a la implementación del módulo de nómina en el programa Dinámica Versión. Net, se había proyectado para la vigencia 2012 por parte de Gestión Humana, arrancar en una empresa nueva que implicaba: a. Diligenciar toda la base de datos del personal activo en la hoja de vida, en la cual se incluyen datos básicos de los funcionarios. b. Subir saldos iniciales mes a mes de los devengados y deducidos desde el mes de junio de 2011 hasta el mes de mayo de 2012 para cada uno de los grupos en los cuales se encuentra organizado el sistema. c. Subir saldos y cuotas de libranzas, al igual que los descuentos de ahorro, embargos y cuotas sindicales con corte a junio de 2012. d. Hacer pruebas de verificación para que sistemas realizara el ajuste y programación de las fórmulas que implican la correcta liquidación de salarios y prestaciones. e. Correr proceso definitivo de nómina, impresión de reportes e interfaces contables. 6.3.1.1 Resumen del avance: De acuerdo con lo relacionado en las actas de trabajo y el informe periódico de la persona encargada de la alimentación y apoyo en el proceso de puesta en marcha del módulo, y a cierre de la vigencia 2012, se realizaron las siguientes actividades: a. Quedó debidamente documentado lo relacionado con la hoja de vida de los funcionarios, incluyendo la actualización de los centros de costo de conformidad con las normas actuales. b. Se subieron saldos con corte a junio de 2012 de acumulados de pagos y deducciones. c. Se realizaron pruebas de liquidación pero no se avanzó más allá del mes de junio puesto que la fórmula de prima semestral no estaba funcionando, al igual que conceptos como la retención en la fuente, la prima de vacaciones y vacaciones, entre otras, debiendo ajustarlas el ingeniero Martín. d. Se realizaron pruebas de ensayo y error durante el segundo semestre de 2012, con el fin de ajustar tanto formulación como faltantes en los datos digitados inicialmente. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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e. Finalmente a cierre de año, se realizaron nuevas pruebas debiendo ajustar conceptos como prima de antigüedad, retención en la fuente, Bonificación por servicios entre otros. f.

En términos generales, y teniendo en cuenta que únicamente se han realizado pruebas respecto a la liquidación de conceptos habituales de la nómina, se considera que el avance del módulo quedó en un 50% de efectividad.

g. No se han probado los informes de reportes de cooperativas, juzgados, totales de nómina, listados para pago de banco, autoliquidación, parafiscales, provisiones de primas, interfaces contables, liquidación de cesantías e intereses de cesantías, prima de navidad y la efectividad de las vacaciones una vez se encuentra el funcionario haciendo uso de las mismas.

6.4

Gestión documental del área

Con respecto a este tema, de conformidad con el Acta de entrega de la doctora GLORIA HERNANDEZ PARRA, Profesional Especializada, quien estuvo a cargo del área hasta el mes de septiembre de 2012, se trató de implementar un software que permitiera un control mas efectivo de la correspondencia que ingresa a Gestión Humana, se adecuó un archivo en hoja electrónica de Excel, donde se registra de manera consecutiva el direccionamiento de la misma. De igual manera, y con el fin de evacuar archivo de vigencias anteriores se procedió a dar disposición y custodia de los mismos al archivo central del Hospital. Aunque se realizó depuración de los documentos de las Historias Laborales de los funcionarios y exfuncionarios, y se trató de actualizarlas, al momento de realizar una verificación con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno, se evidenció que muchas de ellas se encuentran sin algunos soportes y sin la debida foliada de documentos. El área se ha visto limitada al proceder a dar contestación a muchos derechos de petición por cuanto los soportes son difíciles de conseguir, y más cuando algunos de ellos debieron reposar en las Historias Laborales. A partir del mes de agosto de 2012, se dio inicio a la verificación de títulos de lo cual fueron radicados a las diferentes Instituciones educativas 40 solicitudes, de las cuales se han recibido 13 respuestas.

6.5

Salud ocupacional

El objetivo específico del área de salud ocupacional era la de dar cumplimiento al 100% del plan de salud ocupacional con el acompañamiento de la ARP y elaborar el plan de intervención por áreas. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Durante la vigencia de 2012, se dio cumplimiento a la meta propuesta referente a la actualización del plan de salud ocupacional de conformidad con las actividades enmarcadas en la normatividad vigente. Se socializó la política de salud ocupacional a 361 funcionarios, logrando una efectividad del 90.2% referente a la meta propuesta para la vigencia. Se socializó el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial logrando capacitar a 361 funcionarios, con un logro del 80% de la meta propuesta para la vigencia. Se actualizó el panorama de riesgos incluyendo las áreas que se encuentran en construcción y las inspecciones realizadas durante la vigencia, logrando un 100% de efectividad en el cumplimiento de las metas propuestas. Se realizaron durante la vigencia las reuniones habituales del COPASO, en las cuales se dio capacitación a los integrantes en temas relacionados con inspección y seguimiento a los riesgos identificados en el Hospital entre otras, logrando un 66.6% de cumplimiento en la meta propuesta, teniendo en cuenta que se convoco a integrar el nuevo COPASO, y ello implicó un cambio temporal mientras se realizaron los empalmes entre el COPASO anterior y el nuevo. Se realizaron capacitaciones acerca de los riesgos existentes en las áreas del Hospital logrando un 83.3 % de las capacitaciones propuestas. Se ha concientizado y capacitado al personal en un 90% logrando bajar la accidentalidad por riesgo biológico en un 58% con respecto al año anterior, observando el cambio de comportamiento en los colaboradores. El reporte de accidentes laborales se ejecutó en un 100% ante la ARP, y estuvo representado de la siguiente manera: Tabla 48 Accidentalidad Año 2012 Clase de accidentes Numero Porcentaje BIOMECANICO 55 53.39 % BIOLOGICO 38 36.89 % VIOLENTO 9 8.73 % DEPORTIVO 1 1% TOTAL 103 100% Fuente: Sub gerencia administrativa HOK

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NUMERO DE ACCIDENTES

Ilustración 44 Grafico de relación entre clase de accidentes y porcentaje

50 40

NUMERO

20 10

9 1

TI VO

TO D

O R

LE N VI O

LO BI O

BI O

M EC

G IC

CLASE DE ACCIDENTE Fuente: Base de datos Hospital Occidente de Kennedy 2012

Tabla 49 Relación Entre Mes Y Número De Accidentes MES Nº DE ACCIDENTES PORCENTAJE ENERO 7 6.79 % FEBRERO 4 3.88 % MARZO 12 11.65 % ABRIL 8 7.77 % MAYO 8 7.77 % JUNIO 5 4.85 % JULIO 11 10.6 % AGOSTO 6 5.82 % SEPTIEMBRE 11 10.6 % OCTUBRE 13 12.62 % NOVIEMBRE 5 4.85 % DICIEMBRE 13 12.62 % TOTAL 103 100% Fuente: Sub gerencia administrativa HOK Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Ilustración 45 Relación de accidentes por mes

ENERO

DICIEMBRE ; 13; 12% NOVIEMBRE ; 5; 5% OCTUBRE ; 13; 12% SEPTIEMBRE ; 11; 11% AGOSTO ; 6; 6%

FEBRERO ENERO; 7; 7% FEBRERO; 4; 4% MARZO; 12; 11% ABRIL; 8; 8% MAYO; 8; 8% JUNIO; 5; 5% JULIO ; 11; 11%

MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

Fuente: Sub gerencia administrativa HOK

Tabla 50 Tabla de clasificación de cargos vs % de accidentes laborales CARGO Nº DE TRABAJADORES PORCENTAJE AUXILIAR ADMINISTRATIVO 7 6.79% ASISTENTE ADMINISTRATIVO 1 0.97% AUXILIAR DE ENFERMERIA 53 51.4% BACTERIOLOGA 1 0.97% AUXILIAR DE MANTENIMIENTO 1 0.97% AUX. DE NUTRICIÒN 3 2.91% AUX DE INFORMACIÒN 2 1.94% AUX. DE LABORATORIO 3 2.91% CAMILLERO 2 1.94% ENFERMERO 9 8.73% ESTUDIANTES (enf, medicina , instruí 6 5.82% INSTRUMENTADORA 3 2.91% MEDICO GENERAL 2 1.94% MEDICO ESPECIALISTA 1 0.97% PROFESIONAL UNIVERSITARIO 1 0.97% Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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CARGO RESIDENTES (Nqx y Ortopedia ) SECRETARIA TECNOLOGO DE RX TERAPEUTA RESPIRATORIA TRABAJADORA SOCIAL TOTAL

Nº DE TRABAJADORES 2 2 2 1 1 103

PORCENTAJE 1.94% 1.94% 1.94% 0.97% 0.97% 100%

Fuente: Sub gerencia administrativa HOK

Ilustración 46 Grafico de relación entre accidentes y cargo ACCIDENTES POR CARGO 60

50 40 30

Serie1

20 10

9 7 6

3 3 3 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1

U X A

U X

N F D ER M I N ME IS RI A U TR A X A M E . NU TIV D O T IC O RIC A ( U X E IÒ N .IN sp FO , G R r al M ) A S EC CI TE R ÒN C ET N AR O B LO IA A TE C G P TE O R R O A R R PE FE IO X S L U O TA IO G N AL A R E SP U IR NIV A TO R IA

Fuente: Base de datos Hospital Occidente de Kennedy 2012

Tabla 51 Tipo De Vinculación TIPO DE VINCULACIÒN Nº DE PERSONAS % DE PERSONAS ESTUDIANTES 9 9% CONTRATO 59 57% PLANTA 35 34% TOTAL 103 100% Fuente: Base de datos Hospital Occidente de Kennedy 2012 Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Ilustración 47 relación entre tipo de vinculación y numero de accidentes A C C I D EN T A L I D A D P OR VI N C U L A C I ON

ESTUDIANTES; 9; 9% PLANTA ; 35; 34%

ESTUDIANTES CONTRATO CONTRATO ; 59;

PLANTA

57%

Fuente: Base de datos Hospital Occidente de Kennedy 2012

6.5.1

Análisis de la accidentalidad

Analizando los gráficos anteriores podemos observar tomando en cuenta la nueva clasificación de riesgos de la norma GTC 45 aprobada por Ministerio de la Protección Social ,el cual se refiere a la parte ergonómica y las lesiones osteomusculares, el riesgo biomecánico con el mayor número de accidentes se presentó por desplazamientos en los pasillos húmedos pues no se respeto la señalización , también por falta de precaución al movilizar los pacientes o algunos elementos del ambiente laboral el total de estos fue de 53.3% de 103 Accidentes de trabajo durante el año 2013 , le sigue con un 36.89% el riesgo biológico por el mal manejo del material cortopunzante , ya que no toman en cuenta la política “ Del guardián a la aguja” y la falta de precaución al manejar los residuos líquidos contaminados , no utilizan adecuadamente los elementos de protección personal y también por falta de pericia al realizar procedimientos quirúrgicos como en el caso de los estudiantes de medicina , enfermería e instrumentación , le sigue con un 8.73% los accidentes por violencia que se presentaron de agresiones de familiares de pacientes en estado de embriaguez después de eventos deportivos y de pacientes de enfermedades mentales al personal asistencial, cuando les están prestando la atención .Lo que nos indica que debemos continuar capacitando e insistiendo en el autocuidado y el seguimiento de prácticas seguras y con 1% los Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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accidentes deportivos que se presentan durante los entrenamientos ya que la Secretaria de Salud aplazo los campeonatos para este año. En cuanto a los meses que más se presentó accidentalidad fue en los meses de Octubre y Diciembre por el aumento de usuarios solicitando el servicio puesto que se incrementan las consultas por las celebraciones que se presentan en estos meses, le sigue el mes de Marzo con 11.65 % por no tomar en cuenta las normas de bioseguridad y practicas de trabajo seguro,, luego Septiembre y Julio con un 10.6% donde se incrementa el riesgo biomecánico por la alta rotación del personal y la sobrecarga laboral, con un 7.77% Abril y Mayo donde se observa que sale más personal a vacaciones por la Semana Santa y se realizan horarios adicionales aumentando la accidentalidad, en los meses en los que observamos que baja la accidentalidad son : con un 6.79% el mes de Enero , Agosto con un 5.82% , Junio y Noviembre con un 4.85% y con el menor numero de accidentes Febrero con un 3.88% , por tomar en cuenta las recomendaciones hechas durante las capacitaciones en los diferentes temas de los Sub-programas de Salud Ocupacional y también por que el personal ha tomado descansos y ha bajado su ritmo de vida por las vacaciones escolares y las actividades de estos meses . El personal que más se accidentó de acuerdo al cargo continúan siendo las Auxiliares de Enfermería con un 51.4 % del total de 103 accidentes durante el año 2012 especialmente en la parte de riesgo biomecánico al movilizar los pacientes , le sigue con un 8.73% el personal de Enfermería Superior en el cual todos los casos fueron por riesgo biológico al no tomar en cuenta las normas de bioseguridad , con un 6.79% los auxiliares administrativos al manejar mal las cargas movilizando documentos, y no tomando en cuanta la Higiene Postural , con un 5.82% los estudiantes de Medicina , Enfermería e Instrumentación todos los casos por riesgo biológico al realizar procedimientos riesgosos con prisa , por no tomar en cuenta las normas de bioseguridad y el autocuidado , con un 2.91% Aux. de Nutrición, de laboratorio e instrumentadora, con un 1.94 camilleros, residentes de Nqx y ortopedia por riesgo biológico, también en este 1.94% medico general, técnicos de Rx al sufrir accidentes de violencia al ser agredidos por los usuarios durante su atención , con un 1.94% secretarias ,y auxiliares de información por riesgo biomecánico, y con un 0.97 % asistente administrativo , bacterióloga. Auxiliar de mantenimiento, médico especialista, terapeuta respiratoria por riesgo biológico al realizar procedimientos de rutina en la áreas sin el uso adecuado de los Elementos de Protección Personal , el profesional universitario y trabajadora social sufren accidentes biomecánicos al desplazarse por la parte locativa de la institución en especial las escaleras las cuales no tiene cinta antideslizante y desplazarse , llamando la atención el caso del Auxiliar de enfermería que presenta fractura de diáfisis al caer la cabecera de la camilla sobre su brazo al acomodar la paciente y el de la instrumentadora que sufre accidente al ser atropellada con un intensificador de radiología cuando se encontraba en una cirugía . De acuerdo al tipo de vinculación el que más prevalece es el de contratación con un 57% del total de 103 accidentes, durante año, porque es el número más alto de personal en la institución, le Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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sigue el personal de planta con un 34 % en especial el personal de la parte asistencial, 9% los estudiantes de medicina, enfermería e instrumentación. Quienes a pesar de dárseles inducción en el momento de iniciar sus prácticas no toman en cuentas las normas de bioseguridad y todos los accidentes fueron por riesgo biológico.. 6.5.1.1 Indicadores Para realizar el análisis de accidentalidad laboral del año 2012 se calcularon aproximadamente 2.391.750 HHT/AÑO horas hombre trabajadas, por lo tanto los indicadores son: 6.5.1.1.1 Índice de Frecuencia de Accidente de Trabajo Es la relación entre el número total de accidentes de trabajo, con y sin incapacidad, registrados en un período y el total de horas hombre trabajadas durante el período considerado multiplicado por K. Esta constante es igual a 1000 resulta de usar la metodología ANZI. El resultado se interpretará como el número de accidentes de trabajo ocurridos durante el último año por cada 1`000.000 de horas hombre trabajadas. IF AT= No. total de AT en el año x K No. HHT año IF AT=

103_AT*1.000.000___ = 43.06 2.391.750 HHT/AÑO

6.5.1.1.2 Índice de Frecuencia de Accidentes de Trabajo con Incapacidad Es la relación entre el número de accidentes con incapacidad en un período y el total de las horas hombre trabajadas (HHT) durante el periodo considerado, multiplicado por K. Expresa el total de accidentes de trabajo incapacitantes ocurridos durante el último año por cada 1`000.000 de horas hombre trabajadas. Si no se tienen registros, el número de horas hombre trabajadas (No. HHT) se obtiene mediante la sumatoria de las horas que cada trabajador efectivamente laboró durante el período evaluado, incluyendo horas extras y cualquier otro tiempo suplementario. IFI AT= No. total de AT incapacitantes en el año x K No. HHT año IFI AT=

10 AT*1.000.000___ = 4.18 Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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2.391.750 HHT/AÑO 6.5.1.1.3 Proporción de Accidentes de Trabajo con Incapacidad Expresa la relación porcentual existente entre los accidentes de trabajo con incapacidad y el total de accidentalidad de la empresa. % IFI AT = No. de AT con incapacidad en el año x 100 No. total de AT en el año % IFI AT = 10*100 = 9.70 103 6.5.1.1.4 Índice de Severidad de Accidentes de Trabajo Se define como la relación entre el número de días perdidos y cargados por los accidentes durante un período y el total de horas hombre Trabajadas durante el período considerado, multiplicado por K. IS AT = No. de días perdidos y cargados por AT en el año x K No. HHT año IS AT = 100 *1.000.000 = 41.8 2.391.750 Expresa el número de días perdidos y cargados por accidentes de trabajo durante el último año por cada 1.000.000 horas hombre trabajadas. Días cargados, corresponde a los días equivalentes según los porcentajes de pérdida de capacidad laboral (Norma ANSI) Z 16. 6.5.1.1.5 Índice de Lesiones Incapacitantes de Accidentes de Trabajo Corresponde a la relación entre los índices de frecuencia y severidad de Accidentes de Trabajo con incapacidad. Es un índice global del comportamiento de lesiones incapacitantes, que no tiene unidades. Su utilidad radica en la comparación entre diferentes secciones de la misma empresa, con ella misma en diferentes períodos, con diferentes empresas o con el sector económico al que pertenece. ILI AT =

IFI AT x IS AT Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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1000 ILI AT = 9.70 * 41.8= 0.45 1000 6.5.2

Plan de bienestar

De acuerdo al PLAN INSTITUCIONAL DEL AÑO 2012 se relacional las actividades realizadas durante el año 2012 a continuación: 

Durante el periodo 2012 se publicó en cartelera la conmemoración a cada una de las profesiones u oficios de acuerdo al calendario.



Entrega de tortas de Cumpleaños a funcionarios y publicación en las carteleras mes a mes de cada colaborador.



Reuniones con el comité de Bienestar e Incentivos.



Conmemoración al día de la Mujer y el Hombre.



Conmemoración al día de la secretaria.



Celebración –Almuerzo al día de la enfermara.



Celebración de profesiones y oficios – conmemoración a los pensionados (Entrega de diplomas).



Celebración día de los niños: En el Parque la Amistad se realizó Match con una asistencia promedio de 250 niños.



Concurso de disfraces para los colaboradores de la entidad: La participación de los colaboradores fue activa y de gran aceptación.



Premiación del concurso de disfraces (Pasadía Lago sol – Almuerzo – Onces)



Celebración de la semana cultural articulándola con actividades de la semana de la salud.



Celebración día del médico (Desayuno – Almuerzo – Cena).



Actividad de fin de año para los hijos de los colaboradores de la institución. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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

Cena de cierre de fin de año.



Programación y realización de las novenas de navidad.



Compra de los Bonos de Navidad de los funcionarios de la entidad.

6.5.3

Plan de capacitación

El plan de Capacitación Institucional se ejecutó en un 100% contando con acciones de mejora, y con especial énfasis en los temas relacionados con Inducción y Reinducción, al igual que el aprovechamiento de aulas virtuales; como en vigencias anteriores, la participación del área de Laboratorio Clínico en los temas de capacitación se vio reflejada como uno de los mas activos en las horas de dedicación durante toda la vigencia, sin desmeritar las demás áreas como enfermería, alcanzando una cobertura incluso al personal que labora en la jornada nocturna. El indicador de la Gestión de capacitación se representa en el siguiente gráfico: Tabla 52 Plan de capacitación Orden

1 2

Temas

Fecha de actividad

Curso Virtual: 10 - Enero- 2012 Curso Básico de Inscripciones Medicina Transfunsional Evaluación Desempeño

01 - Marzo. 2012

Diplomado Sistema 12 al 21 Marzo Integrado de Gestión 2012 Inscripciones Virtual

Actualización en Tuberculosis Planes de Mejoramiento y Evaluación Del Desempeño Capacitación Capacitadores Inducción y Re inducción Institucional Inducción y Re inducción Institucional

6 7 8

Horario Horario Horario Total Total Promedio mañana tarde noche horas asistentes asistentes

8:30 a 11:30

8:00 a 12:00

27 - Abril . 2012 25 de may de 12 6 de jun de 12 20 de 2012 21 de jun de 12

09:00: a 11:30 7:30 a 11:30 7:30 a 11:30

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18 20 20

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Orden 9

12 13

14 15 16 17

18 19 20 21 22 23

Temas

Fecha de actividad

Horario Horario Horario Total Total Promedio mañana tarde noche horas asistentes asistentes

Inducción y Re inducción 7:30 a 22 de jun de 12 Institucional 11:30 Sub Total asistencia Inducción Re inducción Institucional

21 59

Programa de Re inducción Nuevo Código 11 de jul de 12 de Procedimiento Administrativo Programa de Re inducción Nuevo Código 13 de jul de 12 de Procedimiento Administrativo Reunión Equipo 9:00 a 17 de jul de 12 Capacitadores 11:30 Inducción y Re inducción 7:30 a Institucional Equipo 25 de jul de 12 11:30 Directivo Inducción y Re inducción 1:00 a 24 de jul de 12 Institucional 5:00 Inducción y Re inducción 1:00 a 25 de jul de 12 Institucional 5:00 Inducción y Re inducción 1:00 a 26 de jul de 12 Institucional 5:00 Inducción y Re inducción 1:00 a 1 de ago de 12 Institucional 5:00 Sub Total asistencia Inducción Re inducción Institucional Inducción y Re inducción 8 de ago de 12 Institucional Inducción y Re inducción 10 de ago de 12 Institucional Inducción y Re inducción 12 de ago de 12 Institucional Inducción y Re inducción 14 de ago de 12 Institucional Inducción y Re inducción 16 de ago de 12 Institucional Inducción y Re inducción 18 de ago de 12 Institucional Sub Total asistencia Inducción Reinducción Institucional

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6 4 5 7 3 20 7:00 a 11:30 7:00 a 11:30 7:00 a 11:30 7:00 a 11:30 7:00 a 11:30 7:00 a 11:30

Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

52 56 49 52 55 52 48 312

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Orden 24 25 26

27 28 29 30 31 32

Temas

Fecha de actividad

Horario Horario Horario Total Total Promedio mañana tarde noche horas asistentes asistentes

Inducción y Re inducción 7:30 a 28 de ago de 12 Institucional 11:30 Inducción y Re inducción 7:30 a 29 de ago de 12 Institucional 11:30 Inducción y Re inducción 7:30 a 30 de ago de 12 Institucional 11:30 Sub Total asistencia Inducción Reinducción Institucional Inducción y Re inducción 3 de sep de 12 Institucional Inducción y Re inducción 5 de sep de 12 Institucional Inducción y Re inducción 7 de sep de 12 Institucional Inducción y Re inducción 9 de sep de 12 Institucional Inducción y Re inducción 11 de sep de 12 Institucional Inducción y Re inducción 13 de sep de 12 Institucional Sub Total asistencia Inducción Reinducción Institucional

5 6 6 17 7:00 a 11:30 7:00 a 11:30 7:00 a 11:30 7:00 a 11:30 7:00 a 11:30 7:00 a 11:30

44 45 45 46 44 47 48 273

Diplomados Virtuales: - Servicio Humanizado en Salud - Derechos Humanos Inscripciones hasta - Gestión de Riesgo y el Contratación de Bienes y 16 - sep- 2012 Servicios Informáticos - Sistema Integrado de Gestión Total Promedio asistentes a capacitación

202

Total Asistentes a Capacitación en : Inducción y Reinducción Institucional año 2012

688

115

Total Asistentes a otras Capacitaciones año 2012

66 734

TOTAL ASISTENTES A TODAS LAS CAPACITACIONES AÑO 2012 Fuente: Sub gerencia administrativa HOK

Con respecto a Evaluación del desempeño, se incluyeron capacitaciones tanto para el personal ya inscrito en carrera administrativa, como para los que ingresaron en periodo de prueba durante la Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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vigencia 2012, como consecuencia del Concurso de méritos de la Convocatoria 001 de 2005 de la Comisión Nacional del Servicio Civil. De igual manera se programaron capacitaciones para el personal directivo de la administración saliente y entrante. Únicamente existieron algunos casos aislados por calificación tardía para funcionarios que se encontraban en situación de incapacidad laboral derivados de enfermedad general. 6.5.4

Conciliación situado fiscal y sistema general de participaciones

La Gestión referente al tema de conciliación con los distintos fondos de pensiones y cesantías, E.P.S. y ARP, ah tenido un gran avance, teniendo en cuenta que inicialmente estaba una sola persona dedicada a esta tarea, pero se reforzó con la asignación de un funcionario mas, lo que permitió establecer bases de datos en lo referente a cesantías que era donde mayor atraso se presentaba por no contar en muchas casos con los soportes de las vigencias anteriores; sin embargo con corte a diciembre de 2012 el estado de conciliación con los fondos es el siguiente: Del total de 18 E.P.S., se encuentran conciliadas y en proceso de recaudo y traslado de fondos 15; Fondos de pensiones: Total 8, conciliados 2; Fondos de cesantías: Total 7; conciliados 1; Con la ARP Colpatria ya se terminó la conciliación y está pendiente la firma de las Actas respectivas para direccionar los saldos a favor del hospital a la cuenta de cesantías retroactivas, donde se presenta un déficit grande, puesto que no se cuenta con recursos suficientes para cubrir las cesantías de los funcionarios, la cual presenta un valor neto con corte a diciembre de 2012 de alrededor de $10.400.000.000. Algunas de las gestiones realizadas y derivadas de las conciliaciones, permitió que se trasladaran recursos de saldos de E.P.S., por valor aproximado de $250.000.000 y que permitió mitigar en cierta manera el acumulado de solicitudes de cesantías parciales en el último mes del año.

6.6

Gestión de mantenimiento

Se ejecuto del rubro de mantenimiento, la suma de $1,652,153,175, resaltándose lo siguiente. 

Se realizaron las obras del plan de contingencia para el traslado de Urgencias y entregar el área al contratista que adelanta la construcción para el reforzamiento.



Se realizaron labores de pintura en las áreas de gerencia, unidad renal, partos, recién nacidos, laboratorio, contratación, recuperación, medicina interna, ortopedia, UNEF, urgencias, UCI intermedia, unidad renal, urgencias, cirugía, UCI intermedia, farmacia, servicios generales, calidad, lactancia materna, tesorería, UCI adultos, UNEF, salud oral. Se entregaron las áreas de Urgencias, parte de radiología y patología. para poder empezar avanzar las obras de reforzamiento estructural.



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       6.6.1   6.6.2       6.6.3  

Se ha realizado mantenimiento a la impermeabilización de las terrazas de cirugía, partos, uci adultos y UNEF. Se sigue con el control de insumos de ferretería, para el cual se tiene el 100% de los inventarios de bodega sistematizados. Se atendieron 4994 solicitudes de mantenimiento de la infraestructura provenientes de las diferentes áreas. Se realizaron 931 mantenimientos a la red eléctrica del hospital y telefónica Se realizaron 850 mantenimientos a la red hidráulica y sanitaria del hospital Se realizaron 952 mantenimientos varios a diferentes áreas del hospital Se hizo mantenimiento a 810 m2 de terrazas. Mantenimiento del equipo biomedico Se realizó el cronograma de mantenimiento preventivo de los equipos biomédicos Se realizaron 3588 mantenimientos preventivos y correctivos al equipo biomédico Mantenimiento del equipo industrial de uso hospitalario Se realizaron 184 mantenimientos al equipo industrial de uso hospitalario de los 150 que estaban programados con una ejecución del 113% Con el personal de mantenimiento se inspección diaria a las bombas de vacío, compresores de aire, calderas y plantas de emergencia Se compró el tanque de agua caliente del hospital Se le hizo mantenimiento a la red de vapor en el área de calderas Se hizo mantenimiento a las calderas Se instaló la transferencia eléctrica de la planta de emergencia marca Siemens. Mantenimiento de muebles Se han realizado 537 mantenimientos de carpintería metálica del hospital Se han realizado 724 mantenimientos de carpintería de madera del hospital

Adicionalmente se colaboró con las auto evaluaciones de los estándares de medio ambiente y tecnología., al igual que se hicieron las ordenes de trabajo que tuvieron que ver con el plan de mejoramiento de la contraloría

6.7

Sistemas de información

Ejecución de los siguientes contratos: Sistemas y Asesorías de Colombia contrato 121-11, su ejecución fue hasta el 8 de octubre, fecha en la cual se realizó la terminación bilateral de este, Este contrato tenía por objeto “Prestación del Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Servicio de mantenimiento del aplicativo Dinámica Gerencial hospitalaria Versión .Net para SQL Server”. Se ejecuto Contrato 047-11 ETB , que tenía como fecha de finalización el 31 de Julio, se realizaron las siguientes adiciones: Adición 01, para los meses de Agosto y Septiembre, adición 02 para los meses de Octubre y Noviembre, en Diciembre se suscribió la OPS, No. 195 para los meses de Diciembre del 2012, Enero y Febrero del 2013. Se ejecuto con XOREX contrato 116-11en el cual se recibieron a satisfacción los elementos. Objeto del contrato: Adquisición de equipos de cómputo para el área de sistemas de información de la Empresa. Tabla 53 Contrato 116-11 Numero Contrato 121-11

47-11-

Proveedor

Objeto

Valor

Terminación

SISTEMAS Y Prestación del Servicio de mantenimiento 29 de ASESORIA del aplicativo Dinámica Gerencial $89.320.000 Diciembre DE hospitalaria Versión .Net para SQL Server, de 2012. COLOMBIA Prestación del servicio de comunicaciones que le permita a la empresa acceder a la red internet con un ancho de banda de 3 31 de Julio Mb, y un Canal dedicado con la Secretaria 2012.Distrital de Salud, por el cual se realiza la Adiciones 1 y conexión con el call center (línea 195) con ETB $59.274.784 2 hasta el un ancho de banda de 1.5 Mb, y un mes de Firewall que funciona entre la red local y Noviembre la red internet, brindando seguridad para de 2012. evitar que los intrusos puedan acceder a información confidencial de los servidores de la Empresa

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK Se viabilizó el proyecto de Inversión Denominado “DOTACION PARA EL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY DE HERRAMIENTAS OFIMATICAS Y COMPUTACIONALES QUE PERMITAN UNA ATENCION OPORTUNA EFICIENTE Y EFICAZ DEL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO” por valor de $180.000.000,oo. en la Secretaria Distrital de Salud, el área de sistemas realizó la parte técnica para la invitación que se publico en Diciembre 20 de 2012.

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Se instalo el nuevo servidor y la unidad de almacenamiento en el centro de computo, quedando el Hospital con 7 Tb, espacio disponible para guardar la información institucional y el servidor de última tecnología para la instalación del aplicativo Dinámica Gerencial. El área de sistemas instalo la versión 3.5 NET en el servidor adquirido en el mes de Diciembre. Las Impresoras adquiridas se instalaron en las áreas de Planeación, Facturación y Consulta Externa. La expansión de los equipos de computo en el hospital se ha venido soportando con la ampliación de la red Inhalambrica, por lo cual la sede administrativa se encuentra trabajando bajo esa tecnología. A partir del mes de Octubre del año 2012, en diferentes reuniones efectuadas con la sub gerencia administrativa y la sub gerencia Financiera, se acordó arrancar nuevamente el aplicativo Dinámica Gerencial en una nueva empresa; para la realización de esta actividad se definieron tareas como: Parametrización de los archivos maestros de los módulos, que componen el aplicativo Dinámica Gerencial por parte de cada uno de los usuarios en la nueva empresa . Realizar la depuración de la información que se identifico por parte de los usuarios y de sistemas que iba a ser migrada de la actual empresa a la nueva empresa, en el aplicativo Dinámica Gerencial. Esta actividad debía ser realizada por parte de cada uno de los usuarios de los módulos quién es la persona que cuenta con la experticia necesaria para validar la información contenida en cada uno de los archivos. Cierre de Ingresos abiertos en la actual empresa a 31 de Diciembre de 2012. Cierre de cuentas de los pacientes hospitalizados a 31 de Diciembre. Para el cierre de la vigencia 2012, aún no se habían depurado por parte de los usuarios los archivos que requerían ser migrados, por tal razón el área de sistemas tomo la decisión de migrarlos en las condiciones técnicas que se encontraban en la actual empresa, de igual manera se determino que había maestros que no se habían digitado en su totalidad, los ingresos abiertos de facturación no se habían cerrado totalmente. A partir de las cuentas por cobrar que tiene el hospital con las universidades, se logro contratar el diseño y elaboración de una nueva página WEB, que se rija por las directrices de la comisión Distrital de Sistemas y cumpla con toda la normatividad de gobierno en línea. El área de sistemas del Hospital Occidente de Kennedy, está participando junto con los Hospitales de Engativa, Simón Bolívar y la Secretaria Distrital de Salud en la evaluación para la escogencia de Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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una solución informática de historia clínica digital para la Red Adscrita y el montaje de la infraestructura tecnológica requerida para el montaje de este tipo de solución. Este proyecto está avalado por el Secretario de Salud, a quién ya se le han presentado los avances en este sentido. Se adquirió licenciamiento en Calc de Windows, con el fin de vincular más equipos de computo a los servicios de red del Hospital en beneficio de los colaboradores de la institución. Se realizaron los mantenimientos preventivos correspondientes a los servidores institucionales con el fin de evitar fallos en los mismos manteniendo la operación del sistema de información sin ningún problema. Se realizaron los mantenimientos preventivos a los equipos de computo institucionales, con el fin de mantener en condiciones técnicas adecuadas cada uno de ellos. Se gestiono contrato de repuestos con la firma SOPORTEC, para realizar mantenimientos correctivos a los equipos de computo de la institución. 6.7.1

Informe del centro de cómputo y de los racks cableados Del hospital

El área de sistemas administra en forma permanente el centro de cómputo del Hospital Occidente de Kennedy, tiene un área aproximada de 10 metros cuadrados, está ubicado en la oficina de Sistemas en el segundo piso de las instalaciones del hospital. Las principales características del centro de cómputo son las siguientes:      

Piso falso tipo americano en fibra celulósica con recubrimiento micarta. Techo falso en fibra mineral. Puertas en vidrio de cristal templado incoloro de 6mm, con un sistema de seguridad de control de acceso con una lectora biométrica huella digital. Un sistema de seguridad de alarma contra incendios, extintor, sensores contra incendio. Aire acondicionado. Acabado en pintura electrostática.

Los equipos que se encuentran ubicados en el centro de cómputo están distribuidos de la siguiente forma:   

Rack de Comunicaciones (Rack 2). Rack de la ETB para la conexión de fibra óptica. Rack de Servidores. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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6.7.1.1 Rack de comunicaciones El rack de comunicaciones (Rack 2) del centro de cómputo está conformado por los siguientes Switches: Rack centro de computo (RACK 2) Tabla 54 Rack centro de computo (RACK 2)

SWITCH 1 2 3 4 5 6

MARCA 3COM 5500 3COM 4210 3COM 4210 3COM 4210 3COM 4210 3COM 5500 TOTAL

PUERTOS OCUPADOS 22 44 21 23 20 22 152 90.5%

PUERTOS TOTALES 24 48 24 24 24 24 168 100%

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK 6.7.1.2 Rack de la ETB para la conexión de fibra óptica (canales de datos) El canal de datos y el canal de internet están contratados con la ETB a partir del mes de Mayo del 2011. El hospital tiene en la actualidad 2 canales de datos, un canal dedicado entre la secretaria distrital de salud y el hospital de 1.5 Mbps y el canal de internet de 3 Mbps. El rack de la ETB comunica el Hospital Occidente de Kennedy con la central telefónica de la ETB por medio de una conexión de fibra óptica. 6.7.1.3 Rack de servidores. Los servidores del Hospital para la vigencia 2012, quedaron configurados de la siguiente manera: Tabla 55 Configuración de los servidores del Hospital para la vigencia 2012 Servidor

Nombre

Disco Duro

Procesador

Memori a

IBM x3550

WEBSERV ER

190.25.249.19 5

Centros 5 server

146G

XEON 3.0 GHZ 4G /133MHZ

IBM x3550

SRVVIRTU AL1HK

172.16.0.32

VMware ESXi Hypervisor, Debian 4 y

146G

XEON 3.0 GHZ 4G /133MHZ

Aplicación Este servidor se designo exclusivamente para la ubicación del sitio Web del Hospital, con el fin de tener una mayor administración del sitio. El VMware ESXi es un Hypervisor, o plataforma de virtualización de libre uso, que permite la interacción de la

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Servidor

Nombre

Disco Duro

Procesador

Memori a

Windows Server 2003 y que soportan los servicios de proxy, compartición de archivos (Comprobador de Derechos) e Intranet del Hospital. Y el aplicativo del Triage IBM x3550

SRVHOKN ET

IBM x306 MAIL

172.16.0.33

Windows 2003

172.16.0.10

Suse 9

Server

Maquina Virtuales VM, directamente con el Hardware del equipo. Esto permite la optimización de los recursos. Actualmente se tiene en producción sobre este equipo los servidores srvproxy1hk y srvproxy2hk.

146G

XEON 3.0 GHZ 4G /133MHZ

73.4G

3,2 GHZ/800MH Z

IBM x306

PROXYNE W

172.16.0.8

Centos 5.5 server

73.4G

3,2 GHZ/800MH Z

IBM Xseries 236

SRVDC1H K

172.16.0.1

Windows 2003

274 G

XEON GHz

IBM Xseries 260

SRVNODO 172.16.0.15 2HK

Centos 5.5 server

73.4G

XEON 3.0GHz

20G

IBM Xseries 260

SRVNODO 172.16.0.6 1HK

Windows 2003

Server

73.4G

XEON 3.0GHz

20G

IBM x3400

SRVSIRCH KOLD

Windows 2003

Server

300G

XEON 2.33GHz

172.16.0.65

Server

Aplicación

3.2

Este servidor se designo para instalar el sitio del modulo de citas medicas en punto Net y la empresa 28 de Contabilidad. Sobre este servidor se tiene implementada toda la infraestructura de correo electrónico institucional (hokennedy.gov.co). Los usuarios se administran a través de una BD LDAP. Actualmente solo se tiene acceso al correo electrónico a través del protocolo POP3, y con el uso de un cliente de correo electrónico. En este servidor se designo para la configuración del proxy el cual permite la salida a internet a equipos del hospital.

Controlador de Dominio principal. En este servidor se va a implementar un sistema de archivos para que las distintas áreas puedan almacenar y manejar parte de la información. Este servidor contiene la base da datos de Dinámica en su versión FOX. El manejo de esta se hace por medio de SQL Server 2005. Servidor con destinación específica para el proyecto SIRC de la SDS. Se instalo Webservice. Queda

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Servidor

Nombre

Disco Duro

Procesador

Memori a

Aplicación pendiente la generación de la consulta que alimenta la BD del SIRC. La documentación para la generación de dicha consulta se encuentra en Documentación Técnica - SIRC. En su momento este servidor tuvo la aplicación y la base de datos de la aplicación de dinámica net.

PSERIES 630 IMB

SIGMA

172.16.0.16

AIX

HP Starpup BladSys c3000

SRVSIRCH K

172.16.0.20

Windows 2003

Server

HP PROLIAN ML150G 6

WINGQ0VX0M 172.16.1.41 ME90

Windows 2008

Server

HP PROXYAV COMPAQ ANZADO dc5750

HP COMPAQ IPCOP d530

172.16.0.50

172.16.0.8

Centros 5.5 server

IPCOP

300G

XEON 2.33GHz

500G

2 XEON 2.53GHz de 6 32G núcleos cada uno.

233G

1 XEON 2,00GHz de 4 4G núcleos.

230G

ADM Athlon 64X2 Dual 3G Core

80G

Intel(R) Pentium(R) 4 1G CPU 2.66GHz

Servidor de SIGMA Este servidor contiene la base da datos de Dinámica en su versión NET. El manejo de esta se hace por medio de SQL Server 2005. Este servidor contiene la aplicación iQ-WEBX el cual permite ver las imágenes diagnósticas de radiología. En este servidor se designo para la configuración del proxy el cual permite la salida a internet a equipos del hospital, tratando de no recargar todo en un solo servidor. Este equipo de escritorio tiene instalado el Firewall del hospital el cual es el que nos brinda la seguridad con la nube.

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK 6.7.1.4 Almacenamiento En el momento se cuentan con 2 SAN (red de área de almacenamiento - storage area network) en las cuales se realiza el almacenamiento de la información importante del área y de la institución.

Tabla 56 SAN en las cuales se realiza el almacenamiento de la información no. 1 2

Marca IBM TOTALSTORAGE DS400 HP STORAGEWORKS P2000

Espacio total 1 TB 7 TB

Espacio Disponible 819 GB 4.558 TB

Servidor SRVNODO1HK SRVSIRCHK

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

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No. de Disco 13 16

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6.7.1.5 Comunicaciones y redes. Para la vigencia 2012, el Área de sistemas definió la siguiente topología de Red que utiliza como Core un Switch 3COM 5500, ubicado en el Rack 2, y desde el cual se conectan a través de Fibra Óptica los Rack 1 y Rack 3. En estos últimos tenemos ubicados, para cada Rack, como Switch de borde un 3COM 4210 de 48PTOS como podemos observar en la imagen. Ilustración 48 topología de Red OHK

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK A continuación se especifica los Switches que se encuentran en el rack 1 y en el rack 3.

Tabla 57 RACK 1 – UPS Y RACK 3 Patología

RACK 1 - UPS

SWITCH 1 2 3 4 5

MARCA 3COM 5500 3COM 4210 3COM 4210 3COM 4210 3COM 4210

TOTAL

RACK 3 PATOLOGIA

1 2 6

3COM 4210 3COM 4210 3COM 5500

TOTAL

PUERTOS OCUPADOS 30 26 12 17 13 98 58.4% 25 20 11 56 58.4%

PUERTOS LIBRES 48 48 24 24 24 168 100% 48 24 24 96 100%

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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6.7.1.6 Segmentación de la red En el hospital se define una segmentación lógica basada en el agrupamiento de equipos, según el área a la cual corresponda. A continuación vemos cada una de las VLANS que se definieron y cada una de sus características. Tabla 58 Segmentación VLANS

Fuente: Sub Gerencia administrativa HOK

6.8

Gestión Documental

Se realizaron en total 23 transferencias al archivo Central de las áreas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Gestión Documental Sistemas Servicios Generales Jurídica Subgerencia Administrativa Planeación Subgerencia Financiera Calidad Trabajo social

Adicionalmente se realizaron las siguientes actividades: 

Se dicto capacitación en gestión y manejo de la documentación a los funcionarios de Subgerencia Administrativa, Facturación, Calidad y atención al Usuario, Servicios Generales, Subgerencia Financiera y todo el personal de Gestión Humana

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

Se realizo la organización del fondo documental de la Subgerencia Administrativa en 29 cajas



Se realizo la revisión de los procedimientos de gestión documental, evidenciando que no tienen modificación alguna por lo que se deja el registro de fecha 27 de agosto de 2012.



Instructivo para la Transferencia de historias clínicas del archivo de gestión al archivo central



Procedimiento de diseño e implementación de las Tablas de Retención Documental



Instructivo Manejo y control de la clasificación, organización, foliación e inventario del archivo de Gestión



Procedimiento de clasificación, organización, foliación e inventario de archivos de gestión.



Procedimiento de Transferencia de documentación al archivo central institucional



Se dio inicio a la centralización del recibo de correspondencia tanto interna como externa, en razón a que el mayor porcentaje se venía radicando en la Gerencia del Hospital, cuenta con los libros y sistema radicador correspondiente así como los casilleros por dependencia. Este proceso continua en ajuste para el año 2013.



Se realizaron las actividades propias del Convenio Interadministrativo celebrado con el archivo de Bogotá, 2215100-005-2009 para la liquidación del mismo certificándose el cumplimiento de las obligaciones.



Se continua con la participación de las reuniones con el Archivo de Bogota para todo lo relacionado con Gestión Documental, a finales del año se retoma la revisión , elaboración de las Tablas de retención documental con sus respectivos procesos, procedimientos, series, subseries y tipos documentales:



Se realizan las reuniones de Comité de Gestión Documental y archivos y el Comité de Historias Clínicas.



Se realiza el traslado de las Historias Clínicas que se encontraban en los depósitos de consulta externa y Gestión, a la bodega de Carvajal tomada en arrendamiento, en razón a la remodelación que se viene realizando en el Hospital.



De la historia 1 a la 497915



De la historia 660462 a la 729905



Se continúo con la organización consecutiva de estas Historias Clínicas adelantándose un 40% quedando pendiente para el presente año el otro 60%.

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

Se continúo con la organización de las historias clínicas por documento de identidad de los años 1988 hacia atrás, levantando el inventario y custodiándolo en 300 cajas RX 200.



A diciembre 31 se depuro la base de préstamos de historias clínicas, de un total de 5838 registros que se tenía quedaron pendientes 854 registros.



A diciembre 31 se revisaron los registros de atención paciente de los últimos 4 meses a fin de depurar la base y permitir al 1º. De enero de 2013 se inicie con la nueva empresa en dinámica gerencial mas depurada en lo relacionado con la identificación del paciente.



Se Adquirió durante la vigencia 2012 la estantería requerida para el montaje de las historias clínicas del deposito de Carvajal, permanente suministro de carpetas y stickers



Durante el año 2012 se realizo el préstamo de historias clínicas para el área de facturación con un promedio mensual de 2000 historias clínicas, Se incremento el numero de usuarios para solicitar copia de su historia clínica y se llevaron los indicadores correspondientes al préstamo y recibo de Historias clínicas. El préstamo de historias clínicas para el año 2012 fue de 284.493.

6.9

Almacén 

Se cumplió al 100% la meta en la presentación de los distintos informes al área Financiera, en los tiempos establecidos, lo que garantizó la oportuna respuesta de la institución. Dichos informes son: Radicación de comprobantes de Entrada a la Oficina Cuentas por Pagar, Cuenta Fiscal a Contabilidad, Informe de Centros de Costos a la Oficina de Costos y comprobantes devolutivos a la oficina de Activos Fijos.



Se realizaron tres (3) auditorias durante la vigencia a las diferentes áreas asistenciales, en abril trece (13), en Junio quince (15) y septiembre ocho (8) para un total de 36 visitas como se puede evidenciar en las correspondientes actas; cuyo objeto es controlar el uso racional de los elementos médico-quirúrgicos.



Se lleva conciliada la información con el área Contable de préstamos interinstitucionales con los diferentes hospitales del Distrito.



Con el fin de evitar el desperdicio del anestésico SEVOFLURANO, se realizaron 15 actas de destrucción de dichos frascos.



Se realizo el control de ejecución de todos los contratos y órdenes de suministros, con el fin de garantizar su vigencia.



Se realizo la conciliación de prestamos con distintos proveedores de la institución: Biocientifica, Biocol, Alfamed, Biogen, Representaciones Bunch, Analyticos, Pharmaetical, Velez Lab en el mes de Junio para un total de $43.559.683,00 y en el mes de Diciembre se Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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concilio con LM Instruments, Tintoreria Iris y Abbott para un total de $ 1.116.906,18 para un gran total de $44.676.589.18. 

Se envió el informe de Medicamentos e Insumos recibidos por la Institución correspondiente a los contratos de los años 2011 y 2012 cada trimestre información requerida por la Secretaria Distrital de Salud.



Se envió información de la Circular 02/07 (SISMED) a la Secretaria Distrital de Salud correspondientes a los años 2010, 2011 y 2012 cada trimestre.



La Contraloría realizo visitas a esta área levantando Actas Fiscales referentes al manejo de inventarios en los meses de Marzo, Abril, Junio y Julio, para un total de nueve (9) actas.



El cuadro de mando en cuanto a continuidad en la radicación de las solicitudes de los servicios a tiempo en el almacén es del 94% estando dentro de una calificación de alto 2652/2505 (Numero de solicitudes de pedido entregados a tiempo / total de solicitudes de pedido).



El cuadro de mando en cuanto a la oportunidad de pedidos entregados en el periodo analizado arroja una periodicidad dentro de una calificación de alto con un 95% 2652/2505 ( Numero de pedidos entregados en el rango establecido / total de pedidos entregados )

6.10 Servicios generales Para el año 2012 se contó con los recursos necesarios, garantizando al 100% la prestación de los servicios mencionados. Recursos discriminados así: 1. Para el servicio de VIGILANCIA se elaboro adición y prorroga No 02 al Contrato 033/11 por $129.495.789; Se adelanto el contrato No 016-2012 con la firma SERVISION DE COLOMBIA Y CIA LTDA. Y a este mismo contrato se efectúo las adiciones y prorrogas No 01 y 02 estos tres procesos sumaron $1.406.450.738 ascendiendo la contratación para este servicio de $1.535.946.527. 2. Para el servicio de ASEO se elaboro adiciones y prorrogas No 01 y 02 al Contrato 050/11 por $505.211.678; Se adelanto el contrato No 069-2012 con la firma LIMPIEZA INSTITUCIONAL L.A.S.U. – S.A.S. y a este mismo contrato se efectúo las adiciones y prorrogas No 01 y 02 estos tres procesos sumaron $1.325.401.649; ascendiendo la contratación para este servicio de $1.830.613.327. Cabe resaltar que en este contrato se incluyeron todos los suministros y elementos de aseo contando de esta manera con los insumos de aseo en forma regular lo que redunda en oportunidad en la atención. 3. El servicio de LAVANDERIA se elaboro adición y prorroga No 02 al contrato No 037/11 por $250.000.000 ; Se adelanto el contrato No 096-2012 con la firma LAVANDERIA OMEGA LTDA por $150.000.000 estos dos procesos sumaron $400.000.000 y se procesaron la Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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cantidad de 298.055 kilos de ropa lavada y planchada. (ver cuadro anexo indicador de productividad) 4. En ROPERIA se elaboro adición y prorroga No 01 al contrato No 24/11 con la firma RUDITEX LTDA por valor de $165.000.000 se adquirieron 3.717 prendas para cirugía y para hospitalización 3.823 prendas para un total en el año de 7.540 prendas. Es de anotar que entre la cantidad de ropa para hospitalización se suministraron 600 colchas dando así una mejor presentación en el tendido de la cama hospitalaria. 5. Para la prestación del servicio de TRANSPORTE para funcionarios se adelanto la adición 01 a la OPS No 217/11 por $26.700.000 y se adelanto el contrato No 039/12 con la firma TRANSMENSALUD LTDA. y a este mismo contrato se efectúo las adiciones y prorrogas No 01 y 02 estos tres procesos sumaron $180.000.000; Se efectuaron la OPS No 116/12 y adiciones Nos 01 y 02 estos tres procesos sumaron $56.000.000 en esta se incluyo la atención de los Usuarios de la Unidad Renal y el contrato No 099/12 con adición No 01 estos dos procesos sumaron $96.000.000 ascendiendo la contratación para este servicio de $358.700.000. Se prestaron 14.826 horas de servicio 6. Para la UNIDAD RENAL se elaboro adición y prorroga No 1 a la O.P.S No 185/2011 por $21.000.000 y se adelanto la O.P.S No 028/12 mas tres adiciones que sumaron $40.950.000 y el contrato No 098/12 con la firma HERNANDO SABOGAL MORENO. Por valor de $38.000.000 Estos procesos ascendieron a $99.950.000 para atender los compromisos para la atención de los usuarios y usuarias que requieren de este servicio. 7. Para el PARQUE AUTOMOTOR se adelanto MANTENIMIENTO con adición No 01 a la O:M 206/11por $10.000.000. La O.M mas adicion No 01 con la firma GENER LUQUE RODRIGUEZ por $50,000,000; La O.M 049/12 con la firma NAVITRANS LTDA por la suma de $9.999.700 y La orden de mantenimiento No 154/12 con la firma AUTO EXPRESS MORATO S.A por $28.000.000 ascendiendo la contratación para este servicio la suma de $97.999.700 8. Para COMBUSTIBLES O.S No 061/1 por valor de $26, 000,000 con la firma PETROCOM S.A 9. Durante año 2012 para el Servicio de FOTOCOPIADO se realizo el contrato No 019/12 mas cuatro adiciones; con la firma SERVIEQUIPOS Y SUMINISTROS EU. Ascendiendo la contratación para este servicio de $240.000.000. Se tomaron un total 4.380.074 fotocopias y 917.070 formatos por duplicadora, garantizando al 100% la prestación de los servicios de fotocopiado. (Ver cuadro anexo indicador de productividad) 10. Contrato de concesión No 062/12 con COORSERPARK S A S donde se transfiere un espacio físico, con un ingreso mensual al Hospital de $700.000 para la prestación del Servicio exequial dentro de las Instalaciones del Hospital para los familiares de los pacientes que fallecen dentro de la Hospital.

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11. Contrato de concesión No 033/12 con MARCELA MORA PUENTES donde se transfiere un espacio físico en consulta externa para la comercialización de bebidas calientes y frías, alimentos comestibles, comidas rápidas y demás para los usuarios, funcionarios, contratistas, estudiantes y visitantes que concurren al Hospital con un ingreso mensual al Hospital de $1.350.000 12. Orden de Prestación de Servicios No 102/12 con ECOLOGIA Y ENTORNO S.A ESP por una cuantía de $14.000.000 para la prestación de servicios para la recolección. Transporte, tratamiento y/o disposición final de Residuos Peligrosos de sustancias químicas y residuos de aparatos eléctricos y electrónicos – RAEES, generados por el Hospital. Esto para realizar la gestión externa de los residuos peligros reglamentado por normatividad. 13. Orden de Prestación de Servicios No 204/12 con el contratista JAIME YEBRAID MORENO NIETO ; por un monto de $6.850.000 cuyo objeto es la prestación de servicios de lavado de vidrios de la fachada externa del Hospital incluyendo la estructura metálica de la entrada principal como el domo ubicado el consulta externa del Hospital

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GESTIÓN PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD

La oficina de calidad y atención al usuario en el año 2012 enfocó sus esfuerzos a la mejora de la gestión interna institucional a través del sostenimiento del sistema de calidad y atención permanente a las solicitudes de los usuarios, familias y comunidad, trabajo representado en las siguientes líneas de operación: 1. Sistema de Gestión de la Calidad: en él se Incluye Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en la atención en salud (SOGCS), implementación Sistema Único de Acreditación, Sistema Integrado de Gestión y administración documentación del sistema de gestión documental 2. Atención a auditorías externas y soporte en la estructuración de planes de mejoramiento 3. Gestión Ambiental 4. Programa de Seguridad del Paciente 5. Proyectos y programas (de intervención por la oficina de calidad) 6. Atención al Usuario ( en el se incluye las actividades de Trabajo Social , atención a peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones y participación social A continuación se describe por cada línea las actividades desarrolladas por el equipo humano que conforma la oficina de Calidad y Atención al Usuario en el año 2012

7.1

Sistema de Gestión de Calidad

El sistema de gestión del Hospital Occidente de Kennedy se enmarca en el Decreto 1011 de 2006 Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en la Atención en salud , el cual se desagrega en cuatro componentes: Sistema Único de Habilitación, Sistema de Información, Auditoria para el mejoramiento de la calidad en Salud y Sistema Único de Acreditación; lo que obliga en el manejo de este sistema establecer para cada uno de los componentes un esquema de seguimiento y sostenimiento especifico, pues si bien se interrelacionan los componentes, cada uno tiene su propia reglamentación i y métodos de aplicación diferentes, razón por la cual se reorganizo el equipo de calidad con la finalidad de tener referentes para cada componente.

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7.1.1

Sistema de Único de Habilitación (SUH)

En el año 2012 se establece como objetivo dar sostenimiento a este sistema, por lo que en junio del año 2012 se inicia un ciclo de auditoría y de mejora el cual se desagrega en las siguientes actividades: 

Auditoría Interna (evaluación frente a la resolución 1043 de 2006)

En total se verificó las condiciones de habilitación a 79 servicios de los 113 habilitados, actualmente se continúa con la ejecución de auditorías para dar total cobertura a los servicios, cabe mencionar que las auditorías realizadas han sido ejecutadas por el grupo interdisciplinario de la oficina de calidad bajo la orientación del referente de habilitación. Para el año 2012 se elaboro un Plan de ejecución de auditorías de habilitación para los servicios con una periodicidad de ejecución semanal. El hospital se encuentra en un proceso de autoevaluación para la habilitación, por lo cual se está revisando el funcionamiento en general de la unidad renal, para mejorar la atención que allí se brinda a los usuarios 

Diagnostico del SUH e Informes de Auditorias

En el mes de Junio se dio a conocer el diagnostico general de la situación del Hospital frente al cumplimiento de las condiciones de habilitación en la que de manera general se encontraron hallazgos referidos al Estándar 1 Talento Humano en lo relacionado a la verificación de títulos, Estándar 2 Infraestructura correspondiente a la adecuaciones de algunas áreas (Urgencias, Sala de partos y Salas de cirugía) , Estándar 3 Dotación y Mantenimiento: falta de mantenimiento general de las instalaciones , Estándar 4 Medicamentos y dispositivos médicos falta de control en las fechas de vencimiento , falta de certificación de la central de mezclas , mantenimiento de la red de gases medicinales y equipo de producción de gases medicinales conforme a normatividad. Además del diagnostico inicial, se presento informes de las auditorias de habilitación que fueron ejecutadas de acuerdo al Plan de ejecución de auditorías de habilitación, dichos informes se han dado a conocer a líderes de los servicios que fueron auditados y al Subgerencia de prestación de servicios para que se tomen los correctivos del caso. 

Elaboración plan de mejoramiento SUH

En el mes de agosto del año 2012 se definió el plan de mejoramiento producto de los resultados tanto de las auditorías internas realizadas como las observaciones de la comisión de habilitación del SDS, en el cual la oficina de calidad asesoro y apoyo su elaboración, así como la elaboración de los planes de mejoramiento solicitado por la SDS en el mejoramiento del servicio de Urgencias

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

Seguimiento plan de mejoramiento SUH

A partir de la generación del plan de mejoramiento se ha realizado seguimientos periódicos, en los cuales el referente de habilitación ha verificado en conjunto con los responsables de las acciones el cumplimiento de las mismas y se ha dado apoyo a los servicios u áreas en las situaciones en la que se ha presentado dificultad en cumplir el plan de mejoramiento. En la actualidad el plan de mejoramiento tiene un cumplimiento de 32 % , no se ha logrado la ejecución del 100% de las acciones debido a que se presentan demoras en elaboración y ejecución de los contratos correspondiente a mantenimiento y adecuación de instalaciones que abarca la mayoría de las acciones descritas en el plan, certificación de la central de mezclas, certificación del servicio de nutrición, verificación de títulos y soporte de los esquemas de vacunación del personal vinculado a las actividades de aseo , por otro lado se han logrado realizar las acciones de auditorías del cruce de contaminación, auditorias a adherencias a guías medicas, señalización y ruta sanitaria. 

Asistencia visita de verificación de condiciones de habilitación realizada por la SDS

En la visita realizada en el mes de Julio por la Comisión del la SDS en la verificación de las condiciones de habilitación de acuerdo al cumplimiento de la circular 05 de 2012 la oficina de calidad dio asistencia y actuó en rol de facilitador entre la comisión y los lideres de servicios y áreas en las que intervinieron y representando a la institución en las diferentes mesas de verificación que se realizaron posteriormente a la visita 

Asesoramiento a la institución en el cumplimiento de estándares de habilitación

En el año 2012 se brindó asesoría permanente en el cumplimiento de las condiciones de habilitación a todas las solicitudes realizadas a la oficina que se relacionaron en su mayoría en verificación del personal asistencial que ingresa a la institución para dar cumplimiento a los requerimiento del estándar 2 de talento humano, adecuaciones de las instalaciones físicas, manejo de adherencia a guías y procedimientos y compra de equipos 

Reporte y actualización de Novedades ante las Secretaria Distrital de Salud

En el año se realizaron 8 novedades de habilitación en las que se encuentran: cambio de Representante legal, cierre y apertura de ambulancias, apertura de la especialidad de oftalmología, cierre y apertura de camas en pediatría, adultos, obstetricia, cuidado intermedio neonatal y cuidado Intensivo neonatal, cuidado intensivo e Intermedio pediátrico, cuidado intensivo e intermedio adultos

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7.1.2

Sistema de Información

La oficina de calidad y atención al usuario empezó en este año a manejar el monitoreo del sistema de información el hospital occidente de Kennedy basado en la información emitida por el área de planeación, puesto que ellos hacen la tabulación de los indicadores y los reporta a los diferentes entes de control, se encuentra en construcción una matriz que facilite el monitoreo e identificación de las variaciones de los indicadores que hacen parte del sistema de información. 7.1.3

Auditoria para el mejoramiento de calidad en salud

El componente de Auditoria para el mejoramiento de calidad en salud se refleja en la aplicación del Programa de Auditoria para el Mejoramiento Continuo de la Calidad de la Atención en Salud PAMEC en el que para nuestra institución la calidad esperada se refleja en el cumplimiento d los estándares de acreditación. En el año 2012 se realizaron seguimientos de los planes de mejoramiento de acreditación en el mes de abril y noviembre del 2012, los cuales tuvieron un nivel de cumplimiento del 28% razón por la cual se tomaron medidas que institucionalicen la aplicación y cierres de de planes de mejoramiento y se incluye para la aplicación del nuevo ciclo de preparación cambios en la manera de elaborar e identificar las actividades que se describirán en los planes de mejoramiento del año 2012. 7.1.4

Sistema Único de Acreditación (SUA)

El sistema único de acreditación es un componente que se encuentra bajo la orientación, estructuración y dirección de la oficina de calidad quien se encuentra trabajando la fase de preparación, y durante este periodo ha desarrollado las siguientes actividades       

Diagnostico del SUA Capacitación Reestructuración equipos de implementación del SUA Trabajo desarrollado equipos de implementación del SUA Actualización de herramientas y difusión de orientaciones del SUA Plan de implementación del SUA Desarrollo convenio inter administrativo Secretaria de Salud y Hospital Pablo Sexto Bosa

7.1.4.1 Diagnostico del SUA La oficina de calidad atendió en el año 2012 tres visitas de entidades externas que tenían como objetivo realizar el Diagnostico del proceso de la Implementación del SUA, estos diagnósticos fueron realizados por la Secretaria Distrital de Salud, Universidad de la Sabana (institución Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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contratada por la Secretaria Distrital de Salud) y el Hospital Pablo Sexto Bosa en el marco del desarrollo del convenio interadministrativo 1650-SDS , los aspectos que se revisaron fue conformación equipos de acreditación, aplicación metodología de Autoevaluación, ejecución planes de mejoramiento, programa de humanización y programa de seguridad del paciente, con base en la información suministrada por estas entidades a la oficina de calidad se estableció la reorganización de los equipos de acreditación, reforzamiento de la metodología de implementación del SUA y la conformación de equipos de trabajo que orientaran la actualización de la política de seguridad del paciente y la definición de la política de humanización 7.1.4.2 Capacitación Para la implementación del SUA se hace necesario la capacitación periódica de los actores que participan en los diferentes procesos institucionales, en el año 2012 se realizo capacitación en los siguientes temas:     

Ciclo de preparación Sistema Único de Acreditación Resolución 123 de 2012 Herramientas de Análisis causal Instrucción para la realización del ciclo de auto evaluación del HOK Introducción a grupo Directivo

Dentro de las capacitaciones se incluyeron talleres de simulación sobre ejercicios de auto evaluación y desarrollo de fichas de análisis causal 7.1.4.3 Reestructuración equipos de implementación del SUA En el año 2012 se reestructuro la orientación para la implementación del Sistema Único de Acreditación y la conformación de los grupos, con el objetivo de empoderar a todos los colaboradores y líderes de la institución en este proceso. Para lo anterior la oficina de calidad presento la estructura estratégica y operativa de los grupos que trabajaron en las actividades concernientes a la implementación del SUA, dicha estructura se presenta a continuación:     

Equipo Líder de acreditación (estratégica) Equipo orientador de acreditación (estratégica) Equipo operativo de ciclos de evaluación (operativa) Equipo líneas de intervención (operativa) Equipo gestor del SUA (operativa)

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Ilustración 49 Equipos de implementación SUA

Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK Para cada uno de los grupos definidos se definió un plan de trabajo orientado a la capacitación, manejo y aplicación de herramientas que nos preparen para la solicitud de la visita de certificación, en el siguiente cuadro se resume el trabajo realizado con cada grupo en el año 2012 7.1.4.4 Trabajo desarrollado equipos de implementación del SUA Tabla 59 Trabajo desarrollado equipos de implementación del SUA Equipo Equipo Líder de acreditación Equipo Orientar de acreditación

Equipo líneas de intervención

Equipos operativos ciclos de

Tema Tratados Capacitación Desarrollo de Auto evaluación Desarrollo de las actividades relacionadas a la acreditación Preparación de capacitaciones Material de trabajo Planeación y logística ciclo de evaluación Programación y evaluación plan de trabajo SUA Definición de las líneas de intervención (Mejora, Sg. del paciente, Humanización y comunicación) Conformación de grupos Definición política de Seguridad del paciente Definición Política de Humanización Definición procedimiento planes de mejoramiento Ajuste plan de comunicaciones institucional Atención Visita Pablo Sexto Bosa Auto evaluación estándares de acreditación Priorización oportunidades de mejora Desarrollo de ficha de análisis causal de

Forma de desarrollo de los temas tratados Se desarrollo a través de reuniones se incluyeron dentro de las reuniones que se realizan de comité Directivo En la oficina de calidad se tiene un referente para la orientación de los tema tratados , por lo que permanente se abren las reuniones para enfatizar y desarrollar otros temas. Se desarrollo a través de reuniones convocadas y dirigidas por la oficina de calidad y los integrantes de cada línea de intervención en total se realizaron 14 mesas de trabajo realizadas a partir del mes de septiembre a Diciembre de 2012 Los temas tratados se desarrollan a través de mesas de trabajo dirigidas por el quipo de la oficina de calidad y atención al usuario en

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Equipo Tema Tratados Forma de desarrollo de los temas tratados evaluación oportunidades priorizadas. total se destinaron 96 horas de sesiones Equipo Se tiene previsto para el año 2013 iniciar con el plan de trabajo para el grupo gestor, ya que se gestores del espera la consolidación de los planes de trabajos de las líneas de intervención para desplegar los SUA objetivos y estrategias en las que se deberá concentrar este grupo.

Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK 7.1.4.5 Actualización de herramientas y difusión de orientaciones del SUA En el mes de agosto se actualizo el Instructivo de Preparación para la acreditación para el Hospital Occidente de Kennedy en donde se dan las orientaciones de la aplicación de la Metodología de auto evaluación, priorización y cierres de planes de mejoramiento, Conformación de equipos del SUA y definición de roles dentro de los equipo del SUA, lo anterior fue socializado a lideres y participantes de mesas de trabajos del ciclo de Evaluación del SUA 2012 7.1.4.6 Plan de implementación del SUA Plan de trabajo Acreditación 2012. La oficina de calidad estableció el plan de trabajo del SUA para el año 2012 el cual tuvo una ejecución del 95,4 % en el que se desarrollaron actividades concernientes al cuarto ciclo de evaluación, seguimiento planes de mejora, capacitación, sostenimiento Sistema Único de Acreditación, desarrollo convenio Pablo Sexto Bosa, formación y plan equipos de trabajo líneas de intervención del SUA las cuales están definidas en Mejora, Comunicación, seguridad del Paciente y Humanización Plan general de implementación SUA. La oficina de calidad viene trabajando el plan de de implementación general del SUA que contempla desde la preparación hasta la solicitud de la certificación considerando el cumplimiento de la misión de ser un Hospital Acreditado para el año 2016, este plan fue presentado ante la junta Directiva en el Mes de Diciembre de 2012, a principios del año 2013 se trabajara en ajustar la estimación presupuestal que implica la aplicación de este proyecto

7.2

Sistema Integrado de Gestión

Dando cumplimiento a la aplicación del Decreto 651 de 2011: Por medio del cual se crea el Sistema Integrado de Gestión -SIGD- y la comisión intersectorial del SIGD y se dictan otras disposiciones y del Decreto 652 de 2011: Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos Distritales , la oficina de Calidad ha participado en las actividades determinadas por la Dirección de Desarrollo Institucional de la alcaldía Mayor de Bogotá para este fin, las cuales se relacionan a continuación: 

Lanzamiento del SIGD, Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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  

7.3

Aplicación de la herramienta Diagnostico de la institución frente al cumplimiento de la norma. Asesoramiento del diligenciamiento del diagnostico Participación Taller estudio de la norma (en dicho taller la oficina de calidad convoco a un grupo interdisciplinario de la institución)

Administración documentación del Sistema de gestión de Calidad

La oficina de calidad tiene a su cargo la administración de la documentación del sistema de gestión de calidad en cuanto a la validación del documento antes de su aprobación y control de versiones para lo cual lleva registro de las actualización y novedades que reportan los servicios y áreas en relación a manuales, procedimientos, instructivos, protocolos, guía y formatos a través de la actualización de la tabla maestra de documentos y la tabla maestra de formatos, también se dio en el año 2012 permanente asesoría sobre como realizar el levantamiento de procedimientos, manuales y demás documentos relacionados de acuerdo a las solicitudes que realizaron los diferentes servicios y áreas. La oficina de calidad también inició en este periodo las gestiones correspondientes para la selección de un sistema que facilitara la administración y consultas de estos documentos para todos los colaboradores de la institución en el momento se encuentra en etapa de contratación para dar inicio a la implementación del programa.

7.4 7.4.1

Atención a auditorías externas y soporte en la estructuración de planes de mejoramiento Atención auditorías externas

Dentro de las actividades que desarrolla la oficina de calidad está la de la atención de visitas de entidades de control y EPS en el año 2012 se atendieron un total de 38 visitas las cuales se relacionan a continuación. Tabla 60 Visitas a entidades de control atendidas Nº de vistas

Entidad Capital Salud

Universidad Antioquia

Objetivo de la auditoria Evaluar y controlar estándares de cumplimiento de las condiciones de calidad en la red de prestadores en cuanto la oportunidad, suficiencia y accesibilidad y condiciones tecnológica y científicas atención a los afiliados Realizar tramite al proceso de trámite y gestión de quejas y demás manifestaciones de los usuarios Verificación de actividades de PyP Revisión del programa de oxigeno Recolección de información de la oportunidad de consulta externa Medición de la oportunidad de la entrega de medicamentos ambulatorios

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Nº de vistas

Entidad

Colsubsidio

Solsalud

Unicajas 1 Secretaria Distrital 8 de Salud Total visitas 38 atendidas

Objetivo de la auditoria Revisión proceso de facturación para determinar la oportunidad de la liquidación de cuentas del paciente Verificación de cumplimiento de condiciones de habilitación salas de cirugía Revisar proceso de referencia y contrarreferencia Uso del comprobador del Derechos Seguimiento al servicio de urgencias y medición del tiempo en el Triage Revisión de cumplimiento matriz de Py D (plan canguro, PyP gestantes) Cumplimiento de planes de mejoramiento Evaluar la calidad de los servicios prestados a los usuarios de la EPS´S Colsubsidio en el Hospital Occidente de Kennedy a la Unidad Renal Y Psiquiatría. Evaluar la calidad de los servicios prestados a los usuarios de la EPS´S Colsubsidio en el Hospital Occidente de Kennedy Verificar el cumplimiento de los requisitos de habitación , en lo que respecta a la organización del SOGCS, auditoria para el mejoramiento para la calidad, atención al usuario, Historias clínicas, vigilancia epidemiológica, comités, indicadores de gestión y cumplimiento de atención de SOLSALUD EPS S.A Vista de calidad- seguimiento a SOGCS Verificación de hechos relaciona a requerimientos instaurados en la SDS por usuarios del Hospital de Kennedy

Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK Además de las auditorias mencionadas, la oficina de calidad participo en las reuniones programadas por la Secretaria Distrital de Salud con el fin de analizar el plan de mejoramiento del servicio de urgencias, fortaleciendo la calidad de la atención prestada a los usuarios. 7.4.2

Soporte en la Estructuración de planes de mejoramiento

Posterior a la identificación de un hallazgo en una determinada situación y/o proceso, la oficina de calidad apoya a los líderes de procesos en la formulación de planes de mejoramiento, para ello se reviso y se estableció el uso del formato de planes de mejoramiento, el levantamiento del procedimiento de creación, seguimiento y cierre de planes de mejora, el cual se encuentra en etapa de unificación con la oficina de control interno , el formato de planes de mejoramiento fue entregado a los líderes de cada servicio dando al tiempo la asesoría y respuesta a dudas e inquietudes sobre el mismo. Posteriormente se estableció la herramienta institucional de análisis de causal para lo cual se elaboro un instructivo para el diligenciamiento del formato y se realizo un taller de cómo se debe aplicar a los participantes de las mesas de acreditación y lideres de procesos.

7.5

Gestión Ambiental Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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La oficina de Calidad y Atención al Usuario tiene a su cargo las actividades relacionadas documentación, implementación, verificación y evaluación de las medidas de prevención, minimización, corrección y compensación de los aspectos e impactos ambientales derivados de las actividades que se desarrollan en el Hospital. Las actividades desarrolladas en el año 2012 son:       

Auditoría Interna a la gestión ambiental Capacitación en Materia Ambiental Acciones de mejora relacionadas con movimiento interno de residuos, manejo de sustancias peligrosas y Salud Ocupacional Organización de archivo de gestión ambiental Evaluación de las condiciones sanitarias de las instalaciones físicas Atención y respuesta a entidades de control Revisión para actualización y ejecución del PIGA (Plan institucional de Gestión Ambiental) y Revisión del PGHIR (Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios

Desarrollo de auditorías internas (5 en total) relacionadas al manejo de residuos Hospitalarios a los diferentes servicios, en dichas auditorias se evaluaron aspectos como segregación de residuos, almacenamiento de los residuos hospitalarios, limpieza y desinfección de áreas y superficies de los cuartos de residuos de almacenamiento temporales y central del Hospital, y medidas de higiene y seguridad industrial; de acuerdo a los resultados de la auditoria se identificaron cinco aspecto a tratar: Movimiento Interno de residuos, manejo de sustancia peligrosas, salud ocupacional al personal de servicios generales y capacitación a colaboradores, se llevaron ajustes en la gestión de los procesos inmersos de la gestión de residuos al interior de la institución Capacitación en Materia Ambiental: se realizo por parte de la oficina de calidad capacitaciones a los colaboradores de los diferentes servicios en el tema de manejo de acuerdo al tipo de residuos generados en cada servicio Acciones de mejora relacionadas con movimiento interno de residuos, manejo de sustancias peligrosas y Salud Ocupacional 

En movimiento interno: se ajustaron las rutas sanitarias, suministro de insumos para la gestión de residuos (canecas, bolsas), gestión para el arreglo, mantenimiento y adecuación del cuarto central y cuartos temporales, rotulación de los cuartos, diseño y elaboración de los rótulos para la identificación de las canecas



Manejo de sustancias peligrosas: se realizo la identificación, almacenamiento, registro y contratación del gestor externo para su tratamiento y gestión final

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

Salud Ocupacional: revisión y seguimiento al programa de salud ocupacional del personal de servicios generales en referencia a esquemas de vacunación, actualización de hojas de vida, verificación de la entrega y usos de los elementos de protección personal, elaboración del documento guía del manejo del cuarto central de residuos Hospitalarios

Evaluación de las condiciones sanitarias de las instalaciones físicas y elementos para adelantar las actividades de limpieza y desinfección, verificando el cumplimiento del protocolo de limpieza y desinfección de la institución la cual se llevo a cabo en el mes de Mayo de 2012 a la totalidad de pocetas y carro porta elementos de la institución , en el mes de diciembre se realizo este seguimiento a la Unidad Renal, también se debe mencionar que estos aspectos también se evalúan dentro de las auditorias que se realizan de habilitación. Organización de archivo de gestión ambiental Teniendo en cuenta que la institución no contó con referente ambiental en el último semestre del año 2011 y Enero del año 2012 se realizo levantamiento y organización del archivo completo del área de gestión ambiental, digitalización del archivo 2011 en relación a los recibos de luz, agua, aseo y recolección de residuos de riesgo biológico, como insumo para elaboración de informes ambientales 7.5.1

Atención y respuesta a entidades de control

Por otro lado, en el año 2012, se atendió y dio respuesta con los respectivos soportes a todos los requerimientos del grupo auditor de la Contraloría de Bogotá D.C, en cumplimiento a la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular vigencia 2011 con su respectivo informe de gestión, como también se dio respuesta al cumplimiento de los hallazgos del plan de mejoramiento año 2010 Se dio respuesta mediante la elaboración de planes de mejoramiento, a los hallazgos encontrados en las visitas técnicas por parte de las autoridades ambientales, con el fin fortalecer la gestión ambiental y cumplimiento legal Se elaboro y se entrego el informe anual a la Contraloría Distrital ; los informes de Gestión de Residuos Peligros semestral y anual a la Secretaria Distrital de Ambiente vigencia 2011 y los informes del SIRHO vigencia semestrales del año 2011 y 2012 de la Secretaria de Salud. En atención a los requerimientos realizados por la Secretaria Distrital de Salud como resultado de la visita de habilitación realizada en el mes de Julio se llevaron a cabo las siguientes acciones: Se apoyo a la Subgerencia de Servicios en Salud, para coordinar con el FOPAE, la limpieza y desinfección de los Hospitales de campaña, el 10 de Octubre de 2012. Así mismo se entregó a las áreas de Servicios Generales, Urgencias, Subgerencia Administrativa, Empresa de aseo LASU, Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Vigilancia Epidemiológica y a la Subgerencia de Servicios en Salud, los lineamientos entregados por el FOPAE para realizar la limpieza y desinfección de los hospitales de campaña. 7.5.2

Revisión del PIGA (Plan institucional de Gestión Ambiental)

En cuanto a los programas PIGA, se realizó la revisión del registro histórico en digital de la información de los recibos de energía, agua, aseo y recolección de residuos peligrosos, para el seguimiento y control a los programas del PIGA, como también se realizaron las estadísticas de los consumos. En cuanto a los programas de agua y energía, en coordinación con el proceso de gestión de la comunicación se continuó las campañas de sensibilización orientadas al uso eficiente y ahorro de agua y energía, mediante la colocación de fondos de pantalla, publicación en cartelera institucional y envió de mensajes por el popup. En referencia a que el Hospital Occidente de Kennedy III Nivel E.S.E, se encuentra en la constante búsqueda del fortalecimiento de la gestión ambiental del Hospital, en el primer semestre del año 2012 en coordinación con estudiantes de la Universidad de la Salle se adelantaron los proyectos titulados “Diagnostico de la contaminación auditiva soportada por los empleados de la institución hospitalaria de Occidente Kennedy III Nivel E.S.E” y “Diagnostico de niveles de presión sonora generados a las afueras del Hospital Occidente de Kennedy por medio de la metodología de la resolución 0627 del 2006” , con el fin de conocer las condiciones actuales en niveles de presión sonora a nivel ocupacional y ambiental, a los cuales se encuentra expuesto el Hospital, herramientas claves para el diagnostico y toma de decisiones. Por otro lado, Se dio acompañamiento y asesoría a las estudiantes de la Universidad de La Salle , para el desarrollo del proyecto de grado “Evaluación de los riesgos físicos presentados en el Hospital Occidente de Kennedy”, con su articulación entre las áreas de Gestión Humana, Mantenimiento y Salud Ocupacional. Se apoyó en la parte contractual, en la ejecución y seguimiento de los contratos de control de plagas desde la planeación, cronograma, tipo de intervención según área (desinsectación, desinfección ambiental y control de roedores), productos a emplear, y todas aquellas medidas de bioseguridad, sanitarias, higiene y seguridad industrial. Se apoyo en la fase precontractual para la contratación de la toma de análisis microbiológicos en el servicio de nutrición, en la Farmacia central de mezclas. Como también se apoyo en la parte precontractual de la contratación del gestor externo para el recolección, transporte, tratamiento y disposición final de los residuos peligrosos generados en la institución. En el momento se está actualizando el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA. Se revisa la política ambiental, ya que por la nueva plataforma se requiere actualizar y ampliar.

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7.5.3

Revisión de PGHIR (Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios)

Se está revisando el Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios – PGIRH, El Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA y Plan de saneamiento Básico. Para la actualización del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios de residuos sólidos se adelantaron y desarrollaron actividades en referencia a: 

              

Se dio llevó a cabo la revisión y el seguimiento al diligenciamiento de los formatos RH1 y RH2 para el registro de los residuos hospitalarios, por parte del personal de servicios generales. Mediante la revisión, comparación y análisis de los soportes en físicos de los RH1, Rh2 y manifiestos de recolección. Los cuales, permitieron identificar hallazgos importantes que requirieron tomar medidas inmediatas. Se llevó seguimiento con el área de oncología, en la generación de residuos citotóxicos. Se ajustó horarios ruta sanitaria para manejo de residuos anatomopatológicos. Se realizó y digitalizó en plano la ruta sanitaria. Se rotuló los cuartos de almacenamiento temporales y central de residuos hospitalarios. Se diseñó los rótulos para las canecas de residuos. Se realizó seguimiento y articulación para mejorar la gestión en referencia a suministro de bolsas y marcadores por parte de servicios generales, identificación de las situaciones del gasto de bolsas en la institución. Seguimiento al uso de la dotación completa al 100% del personal de servicios generales suministrada por parte de la empresa de aseo LASU. Verificación de la implementación del programa de capacitación de inducción y de reinducción al personal de servicios generales por parte de la empresa LASU. Se realizó, validó y ajusto el documento para el manejo del cuarto central de residuos hospitalarios, en cuanto a las medidas de bioseguridad, manejo de residuos, pesaje, reporte de novedades, acceso restringido, señalización, etc Se coordinó las actividades del pesaje de los residuos. Se entregó y socializó uso, cuidado, registro de residuos al personal de ruta sanitaria y supervisor de empresa de aseo. Se identificó y socializó la necesidad de contar con una persona exclusiva para el pesaje de residuo en el cuarto central. Se gestionó el candado en la puerta central del cuarto central de residuos, para lograr el acceso restringido al área. Se solicito el arreglo y mantenimiento de la cortinas metálicas del cuarto central de residuos. Se solicito la recarga de los extintores al área de mantenimiento del cuarto central de residuos. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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    

7.5.4

Con la asociación de recicladores se realizo la identificación de los materiales específicos, que se reciclaran en la institución con registro fotográfico. Se coordinó, planeo y ejecutó con la jefe de servicio de nutrición el manejo de los residuos de comida en los servicios. Se llevo a cabo la auditoria al gestor externo para la recolección, tratamiento y disposición final de los residuos peligrosos – ECOCAPITAL S.A E.S.P., ECOENTORNO S.A. Se está adelantando la elaboración Plan de Saneamiento Básico para el servicio de Nutrición, el Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios – PGIRH. Se apoyo al área de patología en la Visita adelantada por la Fiscalía general de la Nación, donde se establecieron las pautas para dar de baja los elementos de prueba y evidencia física y su respectivo manejo con residuos hospitalarios, para lo cual se elaboro el protocolo para la disposición final de los EMP Y EF”, con el área de Patología y se entrego las especificaciones técnicas del cuarto de custodia. Proyectos en Desarrollo para la Gestión Ambiental

Desde el segundo ciclo de 2012 se viene trabajando el proyecto de hospital verde el cual se evidencia como uno de los objetivos de la plataforma estratégica realizada en el año 2012, por lo cual se viene trabajando en el desarrollo del plan de trabajo y presupuesto para este proyecto.

7.6 7.6.1

Programas de Seguridad Programa de Seguridad del paciente

En el año 2012 se asignó el recurso humano para el programa de seguridad y se constituyó como uno de los ejes de preparación para acreditación, se realizaron reuniones semanales con el grupo de acreditación para articular las actividades de seguridad del paciente. El Hospital de Kennedy participó en la investigación realizada por el Invima y la Universidad Nacional en Tecnovigilancia y análisis de eventos según el modelo AMFE (análisis de modo de falla). Se llevo a cabo la consolidación de los sucesos reportados en la institución mes tras mes, el cual un incremento respecto al año anterior de 7,18% de los cuales fueron gestionados 82 eventos que equivale a 16,6% del total, en aumento respecto al año anterior, en que los seguimientos fueron de 31 eventos que equivale a un 9,4% del total de evento reportados en el año 2011 En este año se elaboro una ficha de seguimiento por evento la cual fue aplicada por el equipo de calidad orientado a la seguridad del paciente, en el análisis del evento intervino tanto el referente de seguridad como el personal asistencial involucrado en el evento Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Se realizaron en el año 2012, 8 rondas de seguridad del paciente para promover la cultura del reporte y el aumento del mismo, el buen trato con los pacientes y la detección de situaciones que pueden derivar un evento adverso por lo que se gestiono en conjunto con mantenimiento la colocación de cinta antideslizante en los baños en urgencias pediatría y urgencias adultos y la solicitud de arreglo de camillas Se trabajo en la actualización del protocolo de riesgo de caídas y la modificación de la política de seguridad del paciente las cuales están en revisión para se presentadas en el año 2013 7.6.2

Programa de Tecnovigilancia

Dentro de las rondas realizadas de seguridad del paciente se verifico tecnología, equipos biomédicos al igual su estado, funcionamiento, requerimientos donde se pudieron establecer las falencias en materia de tecnología biomédica relacionado en un informe que sirve de insumo para desarrollo del plan de mejora para cada una de las diferentes servicios del Hospital Se dio apoyo a la subgerencia administrativa con conceptos de viabilidad de adquisición de tecnología, alquiler y justificación de necesidades requeridas por el área de mantenimiento presentadas en la institución entre los que encontramos concepto de viabilidad alquiler equipos de gastroenterología, concepto de viabilidad de compra de insumos y accesorios para maquinas de anestesias ubicadas en la institución marca Draguer, viabilidad para la compra de accesorios de equipos monitores de signos, viabilidad para contratar empresa para reparación de equipos de rayos x, compra de instrumental de equipos de salas de cirugías, concepto de viabilidad alquiler equipos biomédicos. Se realizo informe del estado del área de central de aire, central de vació, producción de aire y producción de vació presente en la institución, entregando plan a seguir para el cambio de estado del la unidad así como el mejoramiento de la atención en la prestación del servicio de Central de producción de gases medicinales donde se entregaron lineamientos básicos de la unidad. Se verifican formatos de hojas de vidas de equipos biomédicos, cronogramas de mantenimientos preventivos, reportes de servicios generados por la empresa Soporte Vital así como la entrega de papelerías con sus inventarios de cada uno de los equipos presentes en el hospital. Se realizo levantamiento de información de equipamiento biomédico de áreas de: Radiología, laboratorio Clínico, Unidad Renal, Oftalmología, Neumología, Oncológica, medicina interna, y demás outsorsing presentes en el institución para así poder entregar proyectos de renovación tecnología, lo que se refleja en el proyecto del plan Bienal para equipamiento biomédico, del hospital y servicios contratados

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Se realizo capacitación de prueba piloto de catéter central donde se inscribió la institución como sede para estudio del catéter central al igual la capacitación por parte de la universidad Nacional donde se verificaron el proceso de AMFE de equipos como Bombas de infusión y catéter central. Revisión de Manual de tecno-vigilancia elaborado en el año 2010 junto con el proceso que tiene la institución adoptada en su manual. Se puede evidenciar la gestión realizada por la oficina de calidad en relación a estos programas pese a que en los meses comprendidos entre Enero a Junio del presente año no se contaba con un referente de seguridad del paciente en la institución que liderara la definición y ejecución del programa de Seguridad del paciente, y la contratación de un referente para el programa de tecnovigilancia fue posible en el último trimestre del año.

7.7 7.7.1

Proyectos y Programas (de intervención por la oficina de calidad) Red de Trasplantes

El hospital occidente de Kennedy está inscrito al programa de la red de donación y trasplante de órganos con la SDS y la coordinación regional Nº 1, donde se realiza la notificación de posibles donantes y así ayudar a otros usuarios a ser trasplantados. La oficina de calidad, ha participado en las reuniones con la colaboración de la SDS y el referente del Hospital; se elaboro el flujograma de procesos de notificación de posibles donantes, con el objetivo y conocer y aplicar adecuadamente los procesos relacionados. Realizaron una capacitación donde participo la oficina de calidad del hospital, dicha capacitación trato el programa de garantía de la calidad de donación de órganos y tejidos. 7.7.2

Red materna perinatal

En cuanto a la ruta materno perinatal según sentencia 355 del año 2006 y el convenio 1259 del año 2011 se realizo en el año 2012 de forma continua auditoria a la adherencia a las guías: adaptación neonatal, reanimación neonatal, preparación para el curso la maternidad y paternidad, y programa plan canguro. Se hace auditoria a la mayor parte de las guías, se envía información trimestral con su respectivo análisis al área de planeación. Además de esto se asiste a las reuniones a la red de materno perinatal allí se trata de cómo está el cumplimiento a la guía que hemos fallado, que mejoramos y como lo vamos hacer, es trabajo tiene como objetivo brindar un servicio de atención con calidad, y humanización a la madre gestante, hijo y familia. 7.7.3

Campaña institucional “YO SOY KENNEDY”

La oficina de calidad coordina la ejecución de la campaña “YO SOY KENNEDY” que tiene por objetivo mejorar la cultura organizacional a través del fomento del compromiso hacia la Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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institución reflejado en el comportamiento de los colaboradores y las personas que interactúan en el hospital, campaña que fue elaborada y orientada por dos auxiliares de enfermería de la institución que tuvieron esta iniciativa. Las actividades desarrolladas para esta campaña fueron:         

Conformación grupo de trabajo Gestión de los recursos publicitarios de la campaña Reuniones para desarrollar los temas logísticos y objetivos de la campaña Desarrollo campaña de expectativa Selección de padrinos Lanzamiento de la campaña Entrega de material y dinámica de la campaña a colaboradores (dinámica con el rompecabezas, aplicación de la encuesta, entrega del esfero y el botón, explicación del sentido del proyecto “Yo soy Kennedy Ceremonia firma acta de compromiso (pendón) (por parte del Dr. Oviedo, padrinos del proyecto “Yo soy Kennedy y colaboradores) Entrega de vaso institucional a colaboradores

La programación de las actividades se ajusto a las necesidades de tiempo de los colaboradores para tener cobertura de todos los turnos y noches.

7.8

Atención al Usuario

La oficina atención al usuario cuenta con un equipo de profesionales en el área de trabajo social identificados y asume la función de Defensor de los usuarios en cabeza de la Jefe de Calidad y Atención al Usuario. En cada servicio de hospitalización, urgencias y consulta externa como unidad de apoyo en la atención en salud, se resuelven los problemas propios de aseguramiento en salud o igualmente determinar los factores de riesgo social que intervienen en la condición de salud de los mismos. Promueve y garantiza los mecanismos de participación social establecidos por la ley a través del sistema de quejas y reclamos y los buzones ubicados en cada uno de los servicios, socialización de deberes y derechos de los usuarios

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Ilustración 50 Procesos que intervienen

Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK

7.9

Trabajo Social

Trabajo social resuelven los problemas propios de aseguramiento en salud e igualmente determinan los factores de riesgo social que intervienen en la condición de salud de los usuarios que acuden al HOK. La gestión desarrollada durante el periodo 2012 de acuerdo a las acciones propias de las actividades de trabajo social, están divididas en actividades asistenciales y administrativas obteniendo un total de 62.375 actividades desarrolladas por trabajo social, correspondiendo el 98.5% (61442 de actividades) dirigidas a la parte asistenciales y el 1.5% (933 de actividades) dirigidas a la parte administrativa que son el diligenciamiento de instrumento provisional y ECAT. 1

Datos parciales hasta noviembre de 2012 Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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Tabla 61 Total actividades de trabajo social 2012 Actividades Revista social con el fin de identificar la patología social a fin de brindar oportuna orientación e información a los usuarios de los servicios hospitalarios y urgencias. Interconsulta por patología social Consulta social por no patología social Recién nacido en abandonado Maltrato infantil Adolescente gestante Gestantes con alto riesgo Adulto mayor abandonado con patología crónica Adulto mayor institucionalizado Adulto mayor que reintegro a su grupo familiar Desplazado, reinsertado, desmovilizado Habitante de calle Indígena Intento de suicidio Violencia sexual – intrafamiliar Identificación de n n Pacientes que viven con vih Visita domiciliaria Diligenciamiento instrumentos provisionales Diligenciamiento ecat Total Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK

Total 56.836 4.329 1.728 84 19 983 1.154 128 54 72 271 315 19 88 123 40 307 136 747 261 62.375

Dentro de las actividades administrativas se dio cumplimiento del 100% al contrato con el Fondo Financiero Distrital en la elaboración de los Instrumentos provisionales a la población no asegurada y en el diligenciamiento del formato ECAT para la población especial desplazada, en las actividades asistenciales se desarrollo la atención a pacientes con patología social dando cubrimiento al 100% de las ínterconsultas solicitadas por los diferentes especialistas al área de trabajo social. 7.9.1

Participación en espacios institucionales locales.

Consejo Local de la Persona Mayor. Se ha desarrollado acompañamiento en el CDC Kennedy, al funcionario Felipe Ramírez Rangel Secretario Técnico del Concejo Local de personas mayores. El primer miércoles de cada mes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Donde se ha realizado socialización de la Política Publica de Vejez y Envejecimiento. Dentro de las metas propuestas en el consejo se ha tenido en cuenta que dentro de los servicios en los que se manejan adultos mayores se garantice la atención en salud y atención con un alto nivel de calidad humana. Comité Local Operativo de Envejecimiento y Vejez. Se ha desarrollado acompañamiento en el CDC Kennedy, al funcionario Felipe Ramírez Rangel Secretario Técnico del Concejo Local de personas mayores. El primer martes de cada mes de 2:00 p.m. a 5:00 p.m. Donde se ha venido desarrollando la construcción de un diagnostico de la localidad de Kennedy, en el que se han tenido en cuenta los siguientes aspectos:      

              

Las enfermedades más presentadas en la persona mayor Violencia en la persona mayor Diversidad de la persona mayor Territorializacion de la persona mayor Oferta de servicios a la persona mayor Construcción de Plan de Acción Local para la persona mayor 1. Metas 2. Acciones transectoriales 3. Acciones sectoriales 4. Tiempos 5. Responsables Línea de base Encuesta de demografía y salud Encuesta bienal de cultura Encuesta multipropósitos Forensis Lectura de realidades Sistemas de Información Líneas de acción Derechos en el marco de la Política Publica Social de Envejecimiento y Vejez Metodología para recopilar la información Consolidar la oferta institucional Humanización en las Instituciones Prestadoras de Salud Contratos de la Empresas Promotora de Salud Subsidiada Ruta de Servicios y Atención Programas que atiende la Secretaria Distrital de Integración Social

Consejo Local de Atención a Víctimas de Violencia Intrafamiliar. Violencia de Género, Violencia y Explotación Sexual. Se ha realizado acompañamiento en este espacio de participación, el comité Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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fue creado por el Decreto Local 015 de 17 de septiembre de 2010, realiza las sesiones los últimos lunes de cada mes en la Alcaldía Local, implementa diagnósticos locales de las problemáticas y sus consecuencias sociales, económicas, jurídicas y políticas 7.9.2

Participación Social

La participación es el ejercicio del poder de cada uno y cada una, para transformar la esfera de lo público en función del bien común. En este marco, la participación social en salud es la posibilidad de que los sujetos construyan calidad de vida Tabla 62 Mecanismos de participación ACTIVIDAD REALIZADAS-2012 Coordinación y asistencia a dieciocho reuniones con la Junta Directiva de la Asociación de Usuarios del Hospital Occidente de Kennedy. Coordinación y asistencia a cuatro reuniones de la Asociación de Usuarios con el Gerente y/o el Subgerente de Prestación de Servicios del Hospital Occidente de Kennedy III Nivel. Coordinación y asistencia a dos reuniones de la Junta Directiva de la Asociación de Usuarios con la Oficina de Planeación HOK Apoyo al proyecto de capacitación de la Asociación de Usuarios del Hospital Occidente de Kennedy. Acompañamiento a diez reuniones del grupo veedor del Proyecto de Reforzamiento, Reestructuración y Ampliación del Hospital con el Constructor, el Interventor, la SDS y el Hospital. Coordinación y asistencia a dos reuniones de la Junta Directiva de la Asociación Nacional de Usuarios ASUKEN con la Gerencia y su equipo de trabajo. Coordinación y asistencia a dos reuniones de la Junta Directiva de la Asociación Nacional de Usuarios ASUKEN Acompañamiento a la Asamblea de elección del grupo veedor de la Asociación Nacional de Usuarios ASUKEN para que realicen control social al Convenio 208-2011

LOGROS Articulación adecuada del trabajo entre la forma de participación y la Oficina de Participación Social, del Hospital, que permitió el acompañamiento a las actividades programadas en el plan de acción de la organización. Se establecen compromisos y se hace seguimiento a las situaciones detectadas por la Asociación de Usuarios en los diferentes servicios. Se da a conocer la Junta Directiva y el plan de acción de la Organización a la actual administración. Se socializo el Convenio 208 de 2011 y la organización manifestó sus inquietudes y desacuerdos frente al convenio y al manejo de los medios de comunicación. Se capacitan 19 personas de la comunidad en el tema primeros auxilios. Con una intensidad horaria de ciento cincuenta horas. Seguimiento a la obra, planteamiento de las inquietudes de la comunidad a través del grupo veedor y cumplimiento de compromisos de las partes. Se dio a conocer la Organización y algunas de sus inquietudes y situaciones detectadas en los servicios y frente al convenio 208 de 2011. Se realizaron los ajustes al plan de acción de la organización y se diseño el plan operativo. Se realizo trabajo coordinado con la Oficina de Planeación HOK para la presentación del convenio 208-2011 y la elección de los veedores.

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ACTIVIDAD REALIZADAS-2012 Coordinación y asistencia a dos reuniones del grupo veedor del Convenio 208-2011 con la Oficina de Planeación HOK. Coordinación del proceso de elección del representante del equipo médico y del personal de enfermería en el Comité de Ética Hospitalaria – Bioética

LOGROS Se realizo trabajo coordinado con la Oficina de Planeación HOK, presentando los componentes del convenio 208-2011 y se resolvieron inquietudes del grupo veedor. Se realizo el proceso de elección y mediante Resolución 417 de Agosto 13 de 2012 quedo conformado el comité para el periodo 2012-2015

Articulación adecuada del trabajo entre la forma de Coordinación y asistencia a diez reuniones del participación y la Oficina de Participación Social. Asistencia Comité de Bioética. permanente de los representantes de los funcionarios y de la delegada del COPACO en las reuniones de Comité. Trabajo constante del Comité coordinado por el Hospital de Kennedy. Con la colaboración de la Secretaría Distrital de Coordinación y asistencia a ocho reuniones del Salud se logro la participación de sus miembros en los Comité Bioético Clínico Red Distrital. Debates de Ética de Investigación en Salud, realizados con la Universidad El Bosque, durante cinco sesiones de 8 horas cada una. Participación activa en la realización del plan de acción de Asistencia a seis reuniones del Comité de este espacio y en el desarrollo de dos retomas al parque, Derechos Humanos de la Personería Local realizadas por el comité, en donde se ubico un stand del Hospital y se dio a conocer su portafolio de servicios. Se realizo gestión consiguiendo el espacio y los equipos Coordinación y asistencia a las reuniones de necesarios para la realización de la mesa de control social a control social planes programas y proyectos coordinada por la SDS. Coordinación de las Asambleas Generales con las Se cumplió con el proceso de elección de los dos Asociaciones de Usuarios, en donde se realizo la representantes de las Asociaciones de Usuarios y se realizo elección de los representantes de las acompañamiento al COPACO para la elección de sus organizaciones al Comité de Seguimiento al representantes ante este Comité. Pacto de Transparencia y Contra la Corrupción. Coordinación y asistencia a tres reuniones del Se coordino con la Oficina de Planeación HOK la realización Comité de Seguimiento al Pacto de de la convocatoria y temas de las reuniones para dar inicio al Transparencia y Contra la Corrupción trabajo del comité. Asistencia a las reuniones de las oficinas de Se cuenta con la información y lineamientos de la Dirección Participación Social y Servicios al Ciudadano y a de Participación Social y Servicio al ciudadano de la SDS las reuniones de Red Sur Occidente de oficinas oportunamente coordinada por la SDS Elaboración de las diferentes actas y Sistematización de la información. comunicadosCoordinación y convocatoria a la comunidad Participación de los representantes de las Asociaciones de para que asista a los diferentes eventos Usuarios en los eventos convocados. convocados por la Secretaria Distrital de Salud Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Tabla 63 Participación social general Actividad realizada

Beneficios adquiridos Participación de los delegados de las formas de Socialización de información enviada por la participación en los diferentes eventos convocados por la Secretaria Distrital de Salud SDS. Se logro participar en el 100% de las actividades realizadas, Apoyo y acompañamiento a cada mecanismo de por los mecanismos de participación social, brindando el participación del Hospital. apoyo y acompañamiento necesario para el logro de los objetivos. Participación en los eventos convocados, que permite la Asistencia a los eventos de Participación Social actualización y conocimiento de los nuevos lineamientos del convocados por la Secretaria Distrital de Salud Ente Rector, en el tema de participación social. Coordinación de la apertura de buzones de sugerencias, seguimiento a las quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones encontradas, Las respuestas a las peticiones se dan sin exceder los proyección de respuestas y envío de las mismas tiempos establecidos legalmente. a los usuarios o publicación mediante edicto en cartelera institucional. Elaboración de informes trimestrales de gestión e informes trimestrales de peticiones Consolidación de la información. encontradas en los buzones de sugerencias. Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK

7.9.3

Gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

A continuación se presenta la relación de la gestión realizada en materia de PQRS2 Tabla 64 Gestiones realizadas en PQRS 2012 Tipo de requerimiento I Trim 2012 II Trim 2012 III Trimestre IV Trimestre Queja 70 63 49 66 Reclamo 86 77 79 76 Derecho de petición 73 64 56 37 Solicitud 15 32 14 9 Sugerencia 18 24 11 11 Felicitaciones 26 23 19 21 No aplica 1 1 1 0 TOTAL 289 284 229 220 Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK

datos parciales hasta septiembre de 2012 Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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total 248 318 230 70 64 89 3 1022

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En el año 2012 se atendieron y se canalizaron un total de 1022 requerimientos, distribuidos en 318 reclamos, 230 derechos de peticiones, 248 quejas, 89 felicitaciones, 70 solicitudes, 64 sugerencias. Dando respuesta en su totalidad en un 100% a todos los requerimientos ingresados en el aplicativo de la Alcaldía Mayor de Bogotá SQS Tabla 65 Indicadores de calidad 2012 Atributo de calidad

I TRIM

II TRIM

III TRIM

IV TRIM

2012

Accesibilidad Continuidad

Oportunidad

122

111

407

Seguridad y pertinencia

Calidez

342

Felicitaciones

N.A

284

229

220

1022

Total 289 Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK

Con relación al año 2011 disminuyó en un 22.62 % pasando de 1240 a 1022 requerimientos. Tabla 66 Atención al usuario TIPO DE REQUERIMIENTO QUEJA RECLAMO DERECHO DE PETICION SOLICITUD SUGERENCIA FELICITACIONES No Aplica TOTAL Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK

7.9.4

TOTAL 2011 270 482 265 147 24 52 0 1240

TOTAL 2012 248 318 230 70 64 89 3 1022

Seguimiento y trámite de respuesta a tutelas

Desde la oficina de calidad y Atención al Usuario se tramitaron Tutelas, ofreciendo a través de estas servicios oportunos y de calidad brindándoles a cada uno de nuestros usuarios una respuesta basadas en el compromiso institucional, por eso desarrollamos solicitudes (sol), cumplimiento fallo tutela (CFT), Seguimiento fallo de tutela (SFT), cumplimiento medida provisional (CMP), Incidentes de Desacato (IDFT), Solicitudes-cumplimento medida provisional (Sol-CMP). Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Tabla 67 Seguimiento y trámite de respuesta a tutelas 2012 TIPO DE REQUERIMIENTO TOTAL 2012 SOLICITUDES 156 CUMPLIMIENTO FALLO DE TUTELA 334 SEGUIMIENTO A FALLOS DE TUTELA 153 CUMPLIMIENTO DE MEDIDAS PROVISIONALES 26 INCIDENTES DE DESACATO FALLO DE TUTELA 63 SOLICITUDES-CUMPLIMIENTO DE MEDIDA PROVISIONAL 43 TOTAL 775 Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK

Tabla 68 Encuestas de satisfacción 2012 Factor I TRIM II TRIM III TRIM IV TRIM 1. Proceso de atención 81,25 79,69 78,75 82.81 2. Admisión 79,38 78,75 80,00 82.19 3. Instalaciones 83,75 82,50 83,40 83.75 4. Atención del personal medico 86,25 84,06 87,80 87.19 5. Atención del personal de enfermería 86,88 83,75 85,61 86.88 6. Horarios y tramites 80,63 79,06 80,26 82.50 7. Proceso de facturación 77,57 78,68 76,10 80.15 8. Proceso de pago 77,57 78,31 75,74 81.25 9. percepción general del servicio 84,07 85,31 85,30 85.00 10. Lealtad 86,25 87,19 87,19 88.44 82,00 82,36 81,73 84 MEDIA

TOTAL 80.6 80.0 83.3 86.3 85.7 80.6 78.1 78.2 84.9 87.2 82.5

Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK

80.00 81.25 81.88 80.63 79.38 83.13 80.00 78.75 79.35 77.50 00.00 74.38 79.53 59.8 79.6

81.88 79.38 78.13 78.13 79.38

83.75 82.50 82.50 80.00 86.88 79.38 80.00 81.88 81.88 00.00 78.75 81.35 60.93 82.50 81.02

80.00 78.75 81.88 78.75 79,8

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Unidad renal

Oncología

Urgencias

Uci intermedios

81.88 85.63 81.25 92.19 95.31 90.63 75.63 80.01 83.75 83.13 85.63 81.88 87.50 89.06 90.63 74.38 80.00 81.88 83.75 85.00 80.63 95.31 98.44 96.88 74.93 81.25 80.03 85.00 86.25 00.00 75.00 76.56 78.13 70.0 00.00 77.50 83,44 85,62 61,19 87.5 89,8 89.06 73.73 60.31 80,79

Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK

Código:

Uci niños

Uci adultos

Salud mental

Recién nacidos

Pediatría

Ortopedia

Medicina interna

Maternidad

Especialidades

Cirugía general

80.63 80.00 79.38 78.38 79.59

Salud oral

81.25 81.88 81.25 00.00 61.09

Rehabilitación

Laboratorio

74.38 77.50 72.50 76.88 75.31

Radiología

Hospital día

I II III IV Año

Consulta externa

Periodo

Tabla 69 Encuestas de satisfacción por servicio 2012

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7.9.5

Sistema de identificación de barreras de acceso 2012 SIDBA Tabla 70 Barreras de acceso 2012

BARRERAS DE ACCESO 1- Atención deshumanizada, o extralimitación y abuso de responsabilidades. 2- Casos especiales con demora inicio tratamientos prioritarios, ó de alto costo, ó tutelas. 3- Cobros indebidos 4- Deficiencias en cumplimiento de acciones de apoyo administrativo, por falta de recursos logísticos. 5- Dificultad acceso a servicios por inconsistencias en Base de Datos. 6- Dificultad acceso servicios por inadecuada referenciacontrarreferencia. 7- Dificultad para Prestaciones Excepcionales de Salud-PES. 8- Dificultad para prestación servicios POS. 9- Fallas en la prestación de servicios que no cumplen con estándares de calidad. 10- Inadecuada orientación sobre derechos, deberes, trámites a realizar. 11- No capacidad para pago de servicios, medicamentos, hospitalizaciones, exámenes. 12- No cumplimiento horario fijado para atender a usuario, por el servicio programado. 13- No facilitación acceso, dando atención con enfoque diferencialgénero-religión-etnia-discapacidad. 14- No oportunidad atención de urgencias. 15- No oportunidad autorización servicios, por parte de otros Entes Territoriales. 16- No oportunidad suministro de medicamentos NO INCLUIDOS en el POS. 17- No oportunidad en el suministro de medicamentos POS. 18- No oportunidad en programación de citas de baja complejidad. 19- No oportunidad en programación de citas de especialistas. 20- No oportunidad en realizar acciones del Plan de Intervenciones Colectivas-PIC. 21- No suministro oportuno de ambulancias. 22- Prestación de servicios en lugares retirados de donde reside usuario. 23 Felicitaciones No Aplica TOTAL

I TRIM

II TRIM

III TRIM

IV TRIM

TOTAL

257

311

0 1

1 0

0 1

0 0

1 2

21 1 1

9 0 4

6 2 2

4 0 6

40 3 13

26 12 289

23 9 284

19 6 229

21 7 220

89 34 1022

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Fuente: Oficina de Planeación HOK ESE HOK En el año 2012 se identificaron barreras de acceso a través del aplicativo de Internet de la Secretaria Distrital de Salud en los diferentes puntos de atención como son Urgencias, Consulta Externa y hospitalización. 7.9.6

Gestión de atención al usuario y participación social por medio de la actualización documental del proceso.

Actividades concernientes a la operación, seguimiento y evaluación del proceso de gestión de atención al usuario y participación social por medio de la actualización documental del proceso 



  

Se actualizaron siete procedimientos del área de Trabajo Social con el apoyó de las profesionales de los servicios de urgencias y Hospitalización debido a los cambios normativos y de atención a determinada población con patología social pendiente revisión y codificación. Se establece el decálogo de deberes y derechos con el acto administrativo resolución 096 del 27 de Marzo del 2012. El formato de encuesta de conocimiento en deberes y derechos se socializo a los líderes de proceso para su implementación al interior de las áreas. El procedimiento de quejas y reclamos también se actualizo el alcance de este, igualmente se actualizo el folleto de deberes y derechos con relación al decálogo. Fue actualizado el procedimiento de Peticiones, Quejas y Reclamos última versión septiembre de 2012. Se estableció un formato para la identificación de usuarios en riesgo de estancia prolongada que será diligenciado por las Trabajadora Sociales en los servicios hospitalarios y urgencias y entregado al área de Tesorería para su correspondiente seguimiento. Mensualmente se realizaron reuniones del área de Atención al Usuario que favorecen el accionar de los colaboradores, reforzando el ámbito conceptual.

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INFORME GESTIÓN JURÍDICA

El plan operativo anual de la Oficina Asesora Jurídica de la Empresa Social del Estado Hospital Occidente de Kennedy III Nivel trazó los objetivos a cumplir durante la vigencia 2012 considerando los macroprocesos y planes estratégicos institucionales. Conforme a ello, el lineamiento del documento interno apuntó a centrar sus actividades en aspectos sensibles y de gran importancia para el cliente interno y externo de la entidad; derivando en: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Respuestas a derechos de petición Respuestas a acciones de tutela Evaluaciones jurídicas realizadas a propuestas para contratar 4.Liquidación de contratos Presentación de informes internos y externos en cumplimiento de la normatividad vigente Seguimiento y control a procesos judiciales Gestión para el recaudo de cartera vencida a través de cobro persuasivo y coactivo Registro de información judicial en el Sistema de Procesos Judiciales y Conciliaciones SIPROJWEB administrado por la Alcaldía Mayor de Bogotá Sustanciación de procesos disciplinarios en sede de apelación Conceptos jurídicos expedidos Estudios sobre procedencia de conciliación ante convocatorias, para presentación al comité de conciliación institucional Número de contratos realizados Número de registros presupuestales utilizados para contratación Número de novedades contractuales realizadas, y 15. Conceptos médicos emitidos a través de acción de tutela.

Se pretende así realizar, un diagnóstico de las causas que generan problemática institucional y se develan en las actividades jurídicas legales de la oficina, para de allí proponer políticas institucionales que en la medida de lo posible, tiendan a minimizar su ocurrencia. De las actividades reseñadas, se presenta informe mensual, haciendo énfasis en aquellas que revisten especial atención. A continuación se presentará la información de procesos y conciliaciones en los que fue parte el Hospital Occidente de Kennedy III Nivel E.S.E.

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

Estadísticas

Durante la vigencia del año dos mil doce 2.012, se radicaron cuarenta y dos (42) procesos entre reparaciones directas, nulidades y restablecimientos del derecho, querellas laborales y otros. Respecto de conciliaciones, se recibieron treinta y ocho (38) expedientes nuevos. Tabla 71 Número de Procesos Jurídico y su estado 2012 En tramite Radicados Archivados Mes P C P C P C Enero 94 5 10 1 1 3 Febrero 98 5 4 2 0 2 Marzo 105 16 10 11 3 0 Abril 108 17 3 2 0 1 Mayo 106 21 2 5 4 1 Junio 102 19 0 2 4 4 Julio 104 15 2 2 0 6 Agosto 104 16 1 6 3 6 Septiembre 103 11 2 1 2 6 Octubre 104 8 3 1 2 4 Noviembre 103 7 0 1 1 2 Diciembre 108 9 5 3 0 1 3 Promedio y/o total 103,25 12,4 42 37 20 36 P = Proceso R=Reparación Directa Co= Acción Contractual Q = Querella Laboral Adm.

C= Conciliación NR = Nulidad y Restablecimiento O = Ordinario Laboral

E= Ejecutivo N.A. = No Aplica PP = Proceso Penal

En promedio, durante el año se ejerció defensa técnica en 103,25 procesos judiciales y administrativos, en tanto que el ejercicio jurídico legal para conciliaciones extrajudiciales corresponde a 12,4 trámites. 

Inclusión de Procesos

Durante la vigencia dos mil doce (2012) se incluyeron cuarenta y dos (42) procesos y se archivaron veinte (20) como a continuación sigue:

En el índice de registro de conciliaciones, se anotan 40 expedientes. No obstante, un número fue anulado (33), el otro se encuentra duplicado (27 y 31) y el siguiente, se reportó en el informe del mes de enero de la vigencia 2013. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Tabla 72 Inclusión de Procesos 2012 INCLUIDOS TIPO DE PROCESOS Activa Pasiva Reparación Directa 6 Nulidad y Restablecimiento 11 Ordinario Laboral Ejecutivos 4 3 Querella Laboral Administrativa 3 Reintegro Sindical Acción de Tutela Administrativa 3 Acciones Populares Acciones de Repetición Procesos Penales 3 9 Subtotal TOTAL 42

ARCHIVADOS Activa Pasiva 10 4 1 1 1 3 20

Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK 

Fallos proferidos

Durante la vigencia dos mil doce (2012) se profirieron siete (7) fallos ejecutoriados favorables y siete (7) fallos ejecutoriados desfavorables así: Tabla 73 Fallos proferidos

Proceso Reparación Directa Ejecutivo Singular Ordinario laboral Reintegro sindical Acción de nulidad y Reparación Acción Popular TOTAL Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK

Fallos favorables E 1.901.870.155 14.381.536 115.000.000 34.242.133 2.065.493.824

Fallos desfavorables E 383.723.318 181.124.106 28.496.617 593.344.041

Adicional a lo anterior, se profieren los siguientes fallos NO ejecutoriados (o de primera instancia), favorables y desfavorables al HOK Tabla 74 Fallos NO ejecutoriados

Proceso Reparación Directa Ejecutivo Singular Ordinario laboral

Fallos favorables 5 -

Fallos desfavorables 1 -

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Proceso Fallos favorables Acción Popular Acción de nulidad y R. TOTAL 5 Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK

Fallos desfavorables 1

Económicamente, los fallos desfavorables ejecutoriados al Hospital Occidente de Kennedy representan durante la vigencia dos mil doce (2012) el pago de quinientos noventa y tres millones trescientos cuarenta y cuatro mil cuarenta y un pesos ($ 593.344.041) correspondientes a siete (7) procesos judiciales. Los fallos ejecutoriados favorables al Hospital durante la vigencia dos mil doce (2012) representan condenas absueltas por un total de dos mil sesenta y cinco millones cuatrocientos noventa y tres mil ochocientos veinticuatro pesos ($ 2.065.493.824) Tabla 75 resumen de fallos 2012

Valor Condenas $ 593.344.041 Valor Absoluciones $ 2.065.493.824 Porcentaje del valor de las condenas sobre El valor de las condenas representa el 3,04% del total de pretensiones a 31/12/2012 valor total de las pretensiones a diciembre de 2012 Porcentaje del valor de las absoluciones El valor de las absoluciones representa el 10,60 % del sobre total de pretensiones a 31/12/2012 valor total de las pretensiones a diciembre de 2012 Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK 

Dinámica de Conciliaciones

En el año dos mil doce 2012 se radicaron treinta y siete (37) y archivaron treinta y seis (36) conciliaciones así: Tabla 76 Conciliaciones 2012

Tema de conciliación Falla en el servicio médico Pago de Honorarios Pagos a proveedores Compensatorios Reintegro acto legislativo Nulidad Acto Administrativo y reintegro Contrato Realidad TOTAL

Incluidos Activa Pasiva 16 14 3 1 3 37

Archivados Activa Pasiva 18 11 3 1 3 36

Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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

Procesos y pretensiones

Durante la vigencia dos mil doce (2012), la Oficina Asesora Jurídica, en ejercicio de la defensa judicial de la Empresa Social del Estado Hospital Occidente de Kennedy III Nivel, realizó contestación de demandas, propuso excepciones, presentó llamamientos en garantía, incidentes, nulidades, participó en las etapas probatorias, presentó alegatos de conclusión, y radicó recursos contra los fallos desfavorables proferidos en primera instancia. Como parte activa en la litis, la entidad ejerce defensa judicial en acciones de repetición, procesos penales, y acciones de tutela para garantía de derechos fundamentales de tipo administrativo que acaece a personas jurídicas. A continuación se presenta un reporte estadístico de los procesos judiciales en los cuales se promedia el número de procesos existentes durante el año así como la cuantía de sus pretensiones: Tabla 77 Procesos judiciales 2012

Procesos Judiciales Reparación Directa Nulidad y Restablecimiento Ordinario Laboral Ejecutivos Contractuales y singulares Querella Laboral Administrativa Acción de Tutela Administrativa Acción Popular Acciones de Repetición Procesos Penales TOTAL

2,6 ----4,8 --0,4 ---2 1 10,8

Activa $ 67.972.939 ----$ 74.255.087 ------$ 693.332.897 $ 100.000 $ 842.769.364

47 23.3 4 3,5 0,3 ---

Pasiva $ 16.878.875.687 $ 1.196.768.967 $ 272.000.000 $ 223.007.524 -----

----54,8

----$18.570.652.1784

Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK



Reparaciones Directas.

Durante la vigencia del año dos mil doce (2012), se tramitaron judicialmente en promedio 49 acciones de reparación directa (reparaciones pasivas más activas) cuyas pretensiones según el extremo de la litis en que participa el Hospital, se definen a continuación:

Mes

Tabla 78 Reparaciones Directas Activa Procesos Pretensiones Procesos

Pasiva Pretensiones

El valor de las pretensiones de los procesos en contra del Hospital Occidente de Kennedy, difiere del reportado en pasivo estimado, como quiera que en éste último informe, se incluye también los valores de las conciliaciones Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

2 2 3 3 2 2 2 2 2 2 2 2

$ 67.972.939 $ 67.972.939 $ 67.972.939 $ 67.972.939 $ 67.972.939 $ 67.972.939 $ 67.972.939 $ 67.972.939 $ 67.972.939 $ 67.972.939 $ 67.972.939 $ 67.972.939

48 50 50 50 50 50 45 45 46 43 43 45

$ 16.454.903.179 $ 16.729.470.198 $ 17.425.144.912 $ 17.425.144.912 $ 17.425.144.912 $ 17.425.144.912 $ 16.015.165.047 $ 16.015.165.047 $ 16.331.859.961 $ 16.835.099.891 $ 16.835.099.891 $ 17.629.165.385

Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK



Acciones de Nulidad y Restablecimiento del Derecho.

Durante vigencia dos mil doce (2012), se tramitaron judicialmente en promedio doce (12) acciones de Nulidad y Restablecimiento del Derecho mensuales, cuyas pretensiones según el extremo de la litis en que participa el Hospital, se definen a continuación:

Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre PROMEDIO

Tabla 79 Nulidades y restablecimientos del derecho Activa Pasiva Procesos Pretensiones Procesos Pretensiones 17 $ 1.052.650.540 18 $ 1.073.884.080 24 $ 1.137.584.700 25 $ 1.253.578.623 25 $ 1.253.578.623 25 $ 1.253.578.623 25 $ 1.253.578.623 25 $ 1.253.578.623 24 $ 1.237.667.523 24 $ 1.237.667.523 24 $ 1.237.667.523 24 $ 1.116.212.610 23.33 $ 1.196.768.967

Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK



Ordinarios laborales. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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Durante la vigencia del año dos mil doce (2012) se tramitaron judicialmente en promedio cuatro punto ocho (4,8) procesos ordinarios laborales cuyas pretensiones según el extremo de la litis en que participa el Hospital, se definen a continuación: Tabla 80 Ordinarios Laborales Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre PROMEDIO Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK



Procesos ---

Activa Pretensiones ---

Procesos 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

Pasiva Pretensiones $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000 $ 272.000.000

Ejecutivos Singulares y Contractuales.

En el primer semestre del año dos mil doce (2012) se tramitaron judicialmente en promedio dos punto ocho (2.8) procesos ordinarios laborales cuyas pretensiones según el extremo de la litis en que participa el Hospital, se definen a continuación: Tabla 81 Ejecutivos Singulares y Contractuales Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre

Activa Procesos Pretensiones 4 $ 73.809.254 4 $ 73.809.254 5 $ 74.344.254 5 $ 74.344.254 5 $ 74.344.254 5 $ 74.344.254 5 $ 74.344.254 5 $ 74.344.254 5 $ 74.344.254 5 $ 74.344.254 5 $ 74.344.254

Pasiva Procesos Pretensiones 2 $ 150.501.556 2 $ 150.501.556 3 $ 164.883.092 3 $ 164.883.092 3 $ 164.883.092 3 $ 164.883.092 3 $ 164.883.092 3 $ 164.883.092 5 $ 613.758.265 5 $ 238.105.263 5 $ 238.105.263

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Diciembre PROMEDIO Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK



5 4.8

$ 74.344.254 $74.255.087

6 3.5

$295.819.843 $ 223.007.524

Querellas Laborales Administrativas

Durante la vigencia dos mil doce (2012) se convocó a la Empresa Social del Estado Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ante el Ministerio de Protección Social en cuatro (4) oportunidades. El promedio de citación anual es de cero punto tres veces y el objeto trató la discusión de temas de carácter laboral, sin que existiesen pretensiones económicas. Tabla 82 Querellas Laborales Administrativas Activa Pasiva Procesos Pretensiones Procesos Pretensiones

Mes Enero Febrero Marzo a Diciembre PROMEDIO

3 1 0,3

Fuente: Oficina Jurídica ESE HOK



Acciones Populares

Durante la vigencia dos mil doce (2012) se continuó el ejercicio de defensa judicial en una (1) acción popular en contra del Hospital, cuya pretensión es de cuatro millones novecientos noventa y siete mil pesos ($ 4.997.000). Durante la anualidad no se radicaron mas acciones populares. 

Denuncias Penales

En el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de dos mil doce (012) se dio trámite a dos denuncias penales instauradas por el Hospital cuyas pretensiones económicas aun no son determinables Debido al mejoramiento de los controles ejercidos por las diferentes áreas del Hospital Occidente de Kennedy ESE III NIVEL, sobre las funciones y actividades que ejercen tanto contratistas como personal de planta, se ha logrado que las conductas delictivas disminuyan al mínimo. Las conductas delictivas se deben a causas externas al personal de la entidad, por lo que su ocurrencia escapa al control de la institución.

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Conclusiones: Del informe correspondiente al año dos mil doce (2012) se concluye que la tasa de éxito procesal se encuentra en ochenta y nueve punto tres por ciento (89,3%), como quiera que de sesenta y cinco punto seis (65,6) procesos mensuales tramitados se profirió fallo desfavorable en siete (7) expedientes. El valor de las condenas en contra del HOK representan el tres punto cuatro por ciento (3.4%) del valor total de las pretensiones solicitadas por los presuntos afectados, con las actividades desarrolladas, por la Empresa Social del Estado Hospital Occidente de Kennedy III Nivel. 

Acciones de Tutela

En el periodo comprendido desde el primero (1) de enero y hasta el treinta y uno (31) de diciembre de 2.012, se realizaron actividades jurídicas respecto de doscientos seis (206) acciones de tutelas, en las cuales se nos ha vinculado directa e indirectamente. Se notificaron ciento sesenta y seis (166) fallos favorables, nueve (09) fallos desfavorables, diecinueve (19) aun sin notificar y se emitieron ocho conceptos médicos. Se realizaron cuatro (4) fallos desfavorables por tutelas iniciadas por el Hospital Occidente de Kennedy ESE III NIVEL. La siguiente información demuestra cuales son los derechos que más se invocan ante los jueces de la república y que vinculan a esta entidad: Tabla 83 derechos que más se invocan ante los jueces Derecho solicitado Numero de acciones 5 177 Derechos a la salud Pago cesantías 3 Derecho de petición 11 Derecho a la igualdad 1 Derecho al debido proceso y violación de derechos fundamentales 3 Cambio régimen de pensiones 1 Violación vías de hecho 1 Reintegro Lista de Elegibles. 1 Conceptos médicos 8 Total 206 Fuente: Oficina asesora jurídica HOK

En el derecho fundamental a la salud se encuentran los temas relacionados con tratamiento integral, medicamentos, cirugías, dispositivos médico quirúrgicos, citas médicas y otros. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Con las anteriores estadísticas encontramos un porcentaje de acciones favorables equivalentes al ochenta punto cincuenta y ocho (80.58%) con lo cual superamos la meta fijada por el distrito equivalente al setenta y cinco por ciento (75%) de acciones ganadas. Tabla 84 acciones de tutela tramitadas por mes MES No. Enero 20 Febrero 17 Marzo 20 Abril 19 Mayo 14 Junio 17 Julio 21 Agosto 19 Septiembre 16 Octubre 11 Noviembre 10 Diciembre 14 Conceptos Médicos 8 TOTAL 206 Fuente: Oficina asesora jurídica HOK

Por último, el anterior cuadro nos permite saber el número de tutelas radicadas por mes apreciando las fechas en que se presenta mayor demanda de la jurisdicción constitucional. 

Reporte en las centrales de información de la contraloría de Bogotá D.C.

Durante la vigencia dos mil doce (2012) se presentó mensualmente el informe de contratación de acuerdo a los parámetros establecidos por la Contraloría de Bogotá DC., en los formatos CB 201, CB 202 y CB 205. Adicionalmente se presentaron los informes internos correspondientes a procesos judiciales, conciliaciones, pasivo estimado, y externos a la Alcaldía Mayor de Bogotá referentes a la Defensa Judicial. 

Seguimiento legal ante los despachos judiciales

Durante el año 2012 se realizó seguimiento a la notificación de las actuaciones en los despachos judiciales con el fin de mantener un control frecuente y periódico a cada uno de los procesos que se lleva por parte de la oficina asesora jurídica para evitar que el Hospital Occidente de Kennedy se Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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vea avocado a sanciones por vencimiento de términos o pérdida de oportunidad en el derecho de contradicción. No se notificó ningún fallo desfavorable a la entidad como consecuencia de falta de defensa judicial por omisiones en contestación de demanda, llamamiento en garantía, falta de ejercicio probatorio u otra circunstancia similar. 

Registro de actuaciones en siprojweb

En la plataforma virtual SIPROJWEB administrada por la Alcaldía Mayor de Bogotá, se registraron las actuaciones judiciales surtidas durante la vigencia dos mil doce (2.012) que corresponden a procesos, conciliaciones, y acciones de tutela logrando un control permanente de los estados procesales lo que brinda a la entidad y al distrito, seguridad jurídica y confiabilidad en la base de datos necesaria para garantizar la provisión de recursos de la administración central para el pago de litigios que representen alto riesgo. 

Recursos de apelación resueltos en segunda instancia correspondiente a procesos disciplinarios

Durante la vigencia del año dos mil doce (2.012) no se sustanciaron procesos disciplinarios como quiera que la Oficina de Control Disciplinario Interno, no reportó expedientes que culminaran con sanción en primera instancia, y, hubieren sido objeto de apelación. 

Conceptos jurídicos emitidos

Durante la vigencia dos mil doce (2012) se emitieron siete (7) conceptos jurídicos sobre temas relacionados con gestión humana, facturación y procedimientos generales. Los conceptos jurídicos emitidos fueron expedidos así:

Enero Febrero Marzo Abril

1 0 0 1

Tabla 85 conceptos jurídicos emitidos Mayo 1 Septiembre Junio 1 Octubre Julio 1 Noviembre Agosto 0 Diciembre

1 1 0 0

Fuente: Oficina asesora jurídica HOK

La tendencia histórica se mantiene, ya que cada año disminuyen las solicitudes de conceptos en razón al proceso natural de afianzamiento y conocimiento del cargo y su correspondiente ejercicio de función pública y administrativa. 

Derechos de petición Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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Durante la vigencia del año dos mil doce (2012) se contestaron cuarenta y uno (41) derechos de petición, sobre temas relacionados con la prestación del servicio, el cumplimiento del objeto de la entidad, proceso contractual, prestaciones sociales y ejercicio de función pública y administrativa. El recuento histórico muestra la siguiente actividad:

Enero Febrero Marzo Abril

Tabla 86 Derechos de petición 2 Mayo 3 Septiembre 2 Junio 1 Octubre 8 Julio 11 Noviembre 0 Agosto 2 Diciembre

6 0 3 3

Fuente: Oficina asesora jurídica

8.1

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

PROCESO CONTRACTUAL 2012

ACTIVIDAD Ordenes de prestación de servicios Ordenes de insumos hospitalarios (menor cuantía) Contratos de insumos hospitalarios Adiciones Adiciones - Prorroga Oficios consecutivos Solicitudes de Registros presupuestales de ordenes de prestación de servicios, insumos hospitalarios, contratos y adiciones Oficios aprobaciones pólizas de contratos y ordenes de insumos cuando a ello hay lugar. Prorrogas Oficios designación supervisores contratos y ordenes de insumos hospitalarios. Actas terminaciones bilaterales Actas de suspensión Actas de reinicio Otrosí Convenio Acta de Cesión Certificaciones de Actividades Contratistas Concesión Oficios verificación de Títulos

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CANTIDAD 5562 205 119 421 141 390 6730 77 583

133 17 17 194 1 1 700 2 254

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

Actas de liquidación

En la vigencia dos mil doce (2012) se realizaron ciento trece (113) actas de liquidación con el fin de dar por terminado en debida forma cada uno de los negocios contractuales que conforme al estatuto interno de contratación, requieren de este procedimiento jurídico para su terminación. La gestión se adelantaba por la Oficina Asesora Jurídica en razón al cumplimiento del plan de mejoramiento concertado con la Contraloría de Bogotá, para la adecuada terminación del proceso contractual. No obstante, la distribución interna de competencias señala que el proceso se encuentra liderado por la Subgerencia Financiera, motivo por el que en el segundo semestre de la vigencia, el área lo reasumió. Por el motivo expresado, para la vigencia 2013 el indicador y procedimiento no se registrara más en el plan operativo anual de la Oficina Asesora Jurídica. 

Evaluaciones jurídicas a propuestas para firma de contratos

Durante la vigencia del año dos mil doce (2012) se realizaron ochenta y dos (82) evaluaciones jurídicas a propuestas de contrato, con el fin de verificar el cumplimiento de requisitos jurídicos por cada uno de los proponentes interesados en acceder a la oferta dada por la Empresa Social del Estado Hospital Occidente de Kennedy III Nivel, a través del sistema de contratación. Las evaluaciones jurídicas realizadas se reportan como a continuación sigue: Tabla 87 Evaluaciones jurídicas Mes vigencia 2012 Cantidad evaluaciones jurídicas Enero 6 Febrero 23 Marzo 20 Abril 0 Mayo 4 Junio 2 Julio 3 Agosto 2 Septiembre 5 Octubre 6 Noviembre 11 Diciembre TOTAL 82 Fuente: Oficina Asesora Jurídica HOK Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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8.2

INFORMES

8.2.1 No. 1 2 3 4 5

8.2.2

Mensualmente INFORME DESTINATARIO Contratación tanto de prestación de servicios como insumos Contraloría hospitalarios, de conformidad con la resolución No. 023-05. Oficina de Control Contratación de prestación de servicios Cantidades y valores Interno-Contraloría Relación contratación Ordenes de Prestación de Servicios Secretaria Distrital de Salud SIGIA Servicio Civil Contratación tanto de prestación de servicios como insumos Personería hospitalarios Trimestralmente

No. INFORME DESTINATARIO 1 Contratación de conformidad con el Decreto 2193. Ministerio de la Protección Social 8.2.3

Según petición: No. 1. 2

        

Derecho de petición Consecutivo Oficios Respuestas Solicitudes, requerimientos, etc. Concejo de Bogotá Externo

Cantidad otros

16 129

Actualización base de datos. Atención público tanto interno como externo, personal y telefónicamente. Dinámica Gerencial-Crear proveedores para pagos. Capacitación: Manejo aplicativo de información de talento humano; Socialización Directiva 001 de 2011 Secretaria Distrital Desarrollo Económico; Daño Antijurídico y Capacitación de Implementación de Formato del Reporte de Contratación a la Secretaria de Salud. Plan de mejoramiento verificación de títulos al personal contratista antiguo asistencial y administrativo. Certificación de Actividades Asistencia apertura de urnas de invitaciones públicas. Evaluaciones Jurídicas invitaciones públicas. Participación ARL. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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OFICINA DE CONTROL INTERNO

En cumplimiento de la Ley 951 de 2005, la Circular 11 de 2005 y la Resolución orgánica 5674 de la Contraloría General se presenta el Informe de Gestión de la Oficina de Control Interno del Hospital Occidente de Kennedy III Nivel E.S.E. por el periodo 2012 En la vigencia 2012, la Oficina de Control Interno cumplió con la programación prevista en el Plan Operativo Anual y Programa de Auditoria de la vigencia. Mediante acta de Comité de Control Interno de fecha 31 de Octubre de 2012 se aprobó la modificación al programa de Auditoria en cuya acta quedo plasmada la motivación del cambio Se actualizó el mejoramiento de la evaluación del MECI, previendo los cambios que realizaría el DAFP, situación por la cual a través del formato elaborado por esta Oficina se pudo valorar el MECI, en sus elementos y productos exigidos para el cumplimiento y sostenibilidad del mismo. De la anterior situación se pudo generar en el link de documentos oficina de control interno, de la Intranet la evidencia de ciertos productos MECI, según el formato aplicado para tal fin, situación que ha generado mejor entendimiento por los funcionarios involucrados en los procesos. Con respecto a la evaluación del sistema de control interno, se observa, que los planes de mejoramiento individual nuevamente es uno de los elementos que no avanza, por situación de calificaciones altas, a su vez se observo desconocimiento de los calificadores que no generan este instrumento, aclarando que se realizaron capacitaciones al respecto. Otra de las situaciones fue mejorar el programa de auditoría para que tuviera en cuenta los planes de auditoría focalizados para la evaluación de diferentes aspectos relevantes y de mayor impacto. Los requerimientos allegados por los entes de Control a esta oficina han sido tramitados en un 100%.

9.1

Impacto de la OCI

Volver a contar con una Oficina asesora que tenga claridad en los cinco roles que debe cumplir como son: Valoración del riesgo, fomentar la cultura del autocontrol, evaluación y seguimiento, acompañamiento y asesoría, y relación con entes externos. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Tabla 88 Informes radicados FEC HA

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FORTALEZA ENCONTRADA

OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

01/04 /2012

GESTION FINANCIE RA PRESUPU ESTO

Verificar el comportamiento de los rubos de ejecución presupuestal de ingresos y gastos del primer trimestre de los años 2011 /2012

Existe conocimiento y manejo de los procedimientos realizados en el área por parte de los funcionarios que hacen parte del área, organización de trabajo y profesionalismo en las acciones realizadas.

Se evidenció una variación en los ingresos de acuerdo al análisis realizado mes a mes (enero marzo) en la ejecución presupuestal 2011 y 2012 de los siguientes rubros: cuentas por cobrar, venta de bienes servicios y productos, fondo financiero distrital de salud, régimen subsidiado, régimen contributivo.

Se deben tener en cuenta el comportamiento de los rubros analizados en la auditoria.

01/04 /2012

GESTION FINANCIE RA FACTURA CION

Revisión a nivel general de todo el proceso que se efectúa en el área. Evaluación del sistema de Control interno contable. Revisión de la Facturación sin radicar con corte al mes anterior a la fecha de visita, facturación del mes anulada, comportamiento de la facturación.

El área cuenta con espacio físico debidamente identificado y reconocido, con un personal de 58 Contratistas ubicados estratégicamente en todos los servicios.

No se encuentran actualizados, clasificados y depurados los procedimientos del área. Las conciliaciones se continúan realizando de manera manual, se encuentran facturas que no cumplen con la codificación de acuerdo a la estructura, no se evidenció informe por centro de costo, el HOK no cuenta con sistema de información que permita establecer la rentabilidad por centro de costo.

Se debe tener personal suficiente calificado para el buen funcionamiento del área. Se deben actualizar en su totalidad los procesos y procedimientos del área, se debe crear un programa de capacitación para mejorar el rendimiento del área, la liquidación, generación, cobro y expedición de paz y salno no puede estar en cabeza de una sola persona.

11/04 /2012

GESTION DE CONSULT A EXTERNA

La oficina de Control Interno realizó visita de observación al servicio de Consulta Externa, para analizar el tiempo de espera de los usuarios para la asignación de una cita.

El servicio de Consulta Externa asigna un aproximado de 300 turnos diarios para atención de pacientes. La fila de información cuenta con una orientadora que depura la documentación de cada usuario. El líder del proceso consulta externa capacita y orienta.

Informar a los usuarios los horarios de atención por los diferentes medios de comunicación, haciendo énfasis que se atiende también en horas de la tarde para disminuir los tiempos de espera.

El tiempo de espera por usuario antes de la asignación de la cita medica es de tres horas. El espacio asignado para la atención y espera de pacientes, en el servicio de Consulta Externa es considerado insuficiente para la cantidad de usuarios que ingresa.

26/04 /2012

CUMPLIMI ENTO DE HORARIO DE PROGRA MACION DE TURNOS

Visita realizada el sábado 26 de mayo de 2012 al servicio de salas de cirugía, salas de partos y UCI del HOK.

La coordinación de enfermería realiza la programación de turnos y concertación de actividades de su personal a cargo la cual tiene lideres por servicio que se encargan de la verificación del cumplimiento de actividad por día, cada servicio realiza la programación.

Debe reposar en la Subgerencia de prestación de servicios HOK copia de los turnos y concertación de actividades, con los respectivos cambios de personal.

Existe coordinación de enfermería que lidera las programaciones mensuales.

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FORTALEZA ENCONTRADA

OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

03/06 /2012

GESTION DE SERVICIO DE ORTOPED IA

Vista al servicio de Ortopedia el 03/06/2012 a fin de presenciar cambio de turno del personal

Visible en el servicio la programación de distribución de auxiliares y jefes enfermeras, se encuentra en orden el lugar donde reposan las historias clínicas de todos los pacientes del servicio, existe un control de vigilancia para el servicio

Consecución de repisas en el cuarto donde reposan los medicamentos y carro de paro por habilitación.

Los hallazgos presentan una relación directamente proporcional con la generación de glosas en el momento del cierre y radicación de la cuenta, no se esta llevando a cabo el debido proceso en la transcripción de la solicitud de los medicamentos en las tarjetas.

25/06 /2012

GESTION FINANCIE RA / GLOSAS

Evaluación de cada uno de los procesos desde la admisión del paciente hasta su salida, para estudiar debilidades del proceso, evaluar el sistema de Control Interno contable del Hospital para determinar su estado

Se cuenta con espacio físico identificado y reconocido con los equipos y elementos para la ejecución de las funciones, se cuenta con un personal de 64 contratistas que permiten desarrollar las labores en el área de facturación.

Actualizar los procedimientos de las diferentes áreas, contar con personal suficiente y calificado, plan de contingencia para el cierre de ingresos abiertos. Inducción general.

Concientizar a todos los actores del proceso la importancia del autocontrol, se deben actualizar en su totalidad los procedimientos de las diferentes áreas de acuerdo a los procesos que se requieren para el logro del objetivo, se requiere realizar un plan de contingencia en el cual se preceda al cierre de los ingresos abiertos, los liquidadores deben entregar a diario a los revisores de cuenta las facturas generadas, no permitir que existan las facturas de meses anteriores sin radicar.

28/06 /2012

GESTION DE MEDICINA INTERNA

Identificación del personal médico especializado según programación de turnos del 28 de junio de 2012

Presencia los funcionarios encargados del área y la Secretaria del servicio de Educación Medica -Medicina Interna.

Establecer programación de descansos y llevar una programación interna de los servicios donde se encuentre los especialistas.

El especialista encargado no se encontró en ninguno de los servicios de la entidad hasta que finalizo la visita de la auditoria.

30/06 /2012

GESTION DE FINANCIE RA / CAJA URGENCI AS

Identificar los procesos, procedimientos y actividades realizados a la cajera responsable

Presencia, disposición por parte de la funcionaria encargada, conocimiento pertinente sobre la entidad.

Entregar y socializar el código de ética y el mapa de riesgos de la gestión financiera, socializar los procedimientos referentes a pagares. Adecuar los espacios y que los elementos sean acordes para la seguridad del dinero

No fue evidente un proceso o procedimiento detallado en la inducción frente a los pagares, no se hizo entrega formal de las funciones a cumplir, no se entrega el código de ética del área, se requiere mayor seguridad para el resguardo del dinero recaudado.

30/06 /2012

GESTION DE FINANCIE RA / CAJA 2 PISO

identificar los procesos, procedimientos y actividades realizados en la caja del segundo piso

Presencia del funcionario responsable, apoyo en el direccionamiento frente a los procesos realizados y los procedimientos establecidos.

Socializar Manuales e instructivos, realizar una malla de turnos alterna como contingencia para eventos como vacaciones, compensatorios e incapacidades, entre otros.

No es claro para los cajeros el debido proceso y desarrollo referente a los pagares, no hay evidencia sobre quien recae la responsabilidad de los pagares.

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OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

01/07 /2012

GESTION PRESTACI ON DE SERVICIO S/ LABORAT ORIO

Identificar los procedimientos efectuados en la solicitud, elaboración y entrega de los exámenes de laboratorio.

Presencia y colaboración y disposición de la coordinadora del laboratorio clínico, capacidad para realizar los exámenes solicitados según orden médica de los diferentes servicios de atención en la entidad.

Contar con la historia clínica sistematizada que permita verificar solicitudes de exámenes, implementar y verificar guías de adherencia de practicas clínicas.

Se debe crear un mecanismo para el control de las solicitudes de laboratorio clínico donde no exista ambigüedad en los requerimientos, crear un grupo auditor medico para la autorización de los exámenes clínicos donde normalice la utilización de los mismos

01/07 /2012

GESTION SUBGERE NCIA DE PRESTACI ON DE SERVICIO S

Realizar acompañamiento en la visita de inspección vigilancia y control sobre productos ( gases medicinales) de acuerdo a lo establecido con las resoluciones 4410 de 2009

Se contó con la presencia de los funcionarios encargados

Crear una bitácora de seguimiento diario para control de vencimiento de los cilindros, cumplir con los protocolos de los manuales de procesos.

Se debe establecer una conducta constante para la verificación de la producción de gases y que se tengan con excelente mantenimiento actualizado y clasificado referente a los vencimientos de la maquinaria empleada para la producción de los mismos.

01/07 /2012

GESTION DE FINANCIE RA / CAJA SEGUNDO PISO ( SALA DE PARTOS)

Identificar las facturas realizadas y sin entregar al revisor correspondiente.

Presencia, disposición por parte del liquidador de turno, conocimiento frente a las facturas sin entregar por espera de soportes

Establecer listas de chequeó soportes faltantes, socializar los procesos.

No se encontraron facturas de fechas anteriores al 02 de julio y las facturas que no se han entregado al revisor es por la falta de los soportes de los exámenes.

12/07 /2012

GESTION PRESTACI ON DE SERVICIO S / SALAS DE CIRUGIA

Presenciar la apertura de los 7 locker no identificados en el servicio de salas de cirugía

Se conto con el acompañamiento y direccionamiento de los funcionarios encargados del proceso.

Tener un control de las llaves de los locker y que sean entregadas a la coordinación o a un lugar específico donde se registre el préstamo de las mismas.

Se identificaron elementos tales como bebidas alcohólicas, gaseosas, prendas devolutivas en la visita de apertura de locker en el servicio de salas de cirugía.

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OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

12/07 /2012

GESTION FINANCIE RA / CARTERA

Auditoria cubrió el periodo comprendido entre el 1 de mayo al 30 junio de 2012, a entrevistas y análisis de informes financieros.

Los ingresos propios provienen de los cobros por concepto de servicios médicos hospitalarios prestados a los pacientes, se identifican fondos adicionales asignados por la Secretaria de Salud para reducir el déficit presupuestal del hospital, se tienen identificados.

Registro de radicados de facturación en base de datos de cartera, depuración y saneamiento contable. Solicitud de recurso humano.

El área de facturación debe dar cumplimiento al proceso de entrega de la información contable del periodo inmediatamente anterior, dentro de los primeros 5 días de cada mes, los reportes entregados por facturación deben coincidir con los valores conciliados

17/07 /2012

GESTION SUBGERE NCIA DE PRESTACI ON DE SERVICIO S / VISTA NOCTURN A 14/04/2012

Colaboración por parte de los servicios de Ortopedia, Maternidad, Medicina Interna y radio, sugerencias por parte de los funcionarios.

Actualizara y revisar la malla de turnos y/o concertación de actividades tanto del personal médico como de enfermería para no causar traumatismo en los servicios ya que también se puede evidenciar que falta recurso humano. Cumplimiento de la malla de turno por los funcionarios asignados , en caso de eventualidades tener un plan de cobertura par cubrir incapacidades o ausencias que se presenten.

Falta de requerimientos para el personal de enfermería de auxiliares y jefes, falta de personal asistencial como camilleros para turnos de la noche, no existen notificaciones de novedades en los cambios de especialistas médicos, no existen actualizaciones constantes a las mallas de turnos.

Generar comunicación con el grupo de profesionales médicos para el correcto diligenciamiento de las órdenes médicas y así dar oportunidad en la prestación del servicio. Estricto control de calidad y cantidad de exámenes solicitados, clasificación, actualización y depuración de los sistemas de información de laboratorio con las diferentes áreas.

Se está llevando control sobre toda orden médica solicitada por exámenes de laboratorio clínico con los criterios de cálida en su diligenciamiento como se encuentra establecido en el manual de toma, transporte, remisión y manejo de incidentes. Al verificar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la administración, se puedo evidenciar que el servicio de laboratorio clínico únicamente da ingreso a las órdenes médicas con solicitud de examen que cumplen con los criterios de calidad, además se creó un mecanismo para el control de las solicitudes de laboratorio clínico donde no exista ambigüedad en los requerimientos.

18/07 /2012

GESTION DE PRESTACI ON DE SERVICIO S/ LABORAT ORIO

Identificar en los diferentes servicios el personal asistente y el cumplimiento de la malla de turnos y concertación de actividades autorizadas para el mes de julio

Identificar los procedimientos efectuados en la solicitud, elaboración y entrega de los exámenes de laboratorio y su correcto diligenciamiento.

Presencia, colaboración y disposición de escucha por parte de la coordinadora de laboratorio clínico, conocimiento frente a las normas establecidas en la solicitud y entrega de exámenes de laboratorio, control sobre solicitudes realizadas por estudiantes.

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OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

01/08 /2012

OFICINA DE CALIDAD Y ATENCIÓ N AL USUARIO

Se realizara revisión aleatoria de peticiones, quejas o solicitudes para compararlas con el registro en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones

Ubicación Estratégica de la dependencia encargada del trámite de quejas y reclamos, que facilita en acceso de la comunidad, el suministro de respuestas es coherente con el objeto de la petición, el proceso de quejas y reclamos interactúa con los procesos misionales. Para las tutelas existe oportunidad de tiempo y calidad en la respuesta. m A través del link de la Veeduría se evidencia participación del funcionario delegado para la participación en las reuniones citadas por este ente de control.

Fortalecimiento de la transparencia y en la prevención de la corrupción a través del mejoramiento de los procesos de atención al ciudadano, sistemas de información, atención de las peticiones y quejas. El POA de atención al usuario se encuentra incluido en el POA de Calidad siendo dos procesos diferentes, el mapa de riesgos de Atención al Usuario se encuentra incluido en el Mapa de Riesgos de calidad, el informe de quejas y reclamos no se encuentra incluido en el informe de gestión anual del HOK.

El HOK cuenta con personal suficiente y calificado en el proceso de atención al usuario el cuan está siendo constantemente capacitado por el HOK , la Veeduría Distrital, Secretaria Distrital de Salud y Dirección de Participación Social y Servicio al Ciudadano.

01/08 /2012

SUBGERE NCIA DE PRESTACI ON DE SERVICIO S (MEDICIN A INTERNA)

Identificación del personal Medico Especializado según programación de turnos del 29 agosto 2012

Colaboración de los funcionarios durante la visita efectuada por la Secretaria de Educación Medica-Medicina Interna.

Los Médicos Internistas realizan rondas por los servicios pero deben llevar una programación interna de los mismos para poderlos ubicar.

Se observo participación de los médicos especialistas

01/08 /2012

GESTION SUBGERE NCIA DE PRESTACI ON DE SERVICIO S

Colaboración del personal de enfermería, manejo adecuado y correcto de las historias clínicas,

Socializar el procedimiento para la entrega y recepción de medicamentos. Crear plan de contingencia frente a eventos adversos. Para evaluar y mejorar la calidad de la atención de salas en el servicio es importante cumplir con 5 aspectos: accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertenencia y continuidad. Socializar el equipo de trabajo el procedimiento establecido , crear un plan de contingencia frente a eventos adversos.

No cumplimiento al procedimiento de recibo, solicitud y entrega de medicamentos a los pacientes.

Identificar en los diferentes procesos realizados la recepción y tramite de los medicamentos formulados a los pacientes

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OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

01/08 /2012

GESTION SUBGERE NCIA DE PRESTACI ON DE SERVICIO S

Identificar en los diferentes procesos realizados para la entrega del cadáver de la Sra. María fidedigna Sánchez de Sánchez

Presencia y colaboración del personal de archivo, patología, enfermería y facturación, según revisión de la HC 481374 las notas de enfermería y de evolución son correctas.

Inconsistencia reportada en el Certificado de Defunción, buen diligenciamiento por parte del personal Médico de los antecedentes en el Aplicativo del Ministerio de la Protección Social.

Se deduce que la demora del proceso son de responsabilidad administrativa

01/08 /2012

GESTION SUBGERE NCIA DE PRESTACI ON DE SERVICIO S. Vista Nocturna servicio Pediatria

Colaboración permanente en el grupo de enfermería, apropiación de las debilidades encontradas frente a capacitaciones sobre MECI. Se encontraba presente todo el personal asignado por malla de turnos.

No hay claridad y conocimiento sobre el Código de Ética, ninguno de los contratistas conoce el Mapa de Riesgos del servicio, no recordaron el significado de MECI y sus principios, no están los protocolos del servicio actualizados y en un lugar de fácil acceso, no hay evidencia de reuniones ni socializaciones para puesta de oportunidades de mejora frente a los servicios internos del servicio de pediatría. no todo el personal nocturno puede asistir a las capacitaciones programadas por la Entidad.

No hay conocimiento del mapa de riesgos del servicio de Pediatría por parte del personal de enfermería, no hay apropiación y conocimiento estratégico frente al MECI.

Durante la implementación del cuestionario de control y verificación de los diferentes procesos y procedimientos. apoyo constante en la elaboración de los diferentes casos y resolución de eventos adversos por parte del jefe del área.

No hay conocimiento del Código de Ética, frente al Mapa de Riesgos, Manuales de Procedimientos . No existe conocimiento frente al mapa de riesgos, se debe realizar actualización frente al proceso de liquidación de nómina, aportes parafiscales de los funcionarios de planta del HOK, dentro del protocolo de pagos de nómina se deben actualizar las fechas a las cuales se ejecutan los diferentes pagos de nómina , frente a un plan de contingencia no hay Manual estipulado en caso de presentarse un evento adverso.

Se considera que los cambios del recurso humano son determinantes para toda la gestión institucional. Ejecutar las actualizaciones pertinentes en el proceso de la liquidación de la nómina. En el desarrollo del trabajo del Técnico de nómina, en ocasiones se ve saturado el trabajo por falta de apoyo.

21/08 /2012

GESTIÓN ADMINIST RATIVA / GESTIÓN HUMANA

identificar en el servicio de Pediatría el cumplimiento de la malla de turnos de enfermería y realizar preguntas aleatorias sobre el mapa de riesgos del servicio y conocimiento frente al MECI.

La auditoria cubrió el tiempo planeado en el mes de Julio de 2012, los aspectos examinados retoman participaciones entre los funcionarios.

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FORTALEZA ENCONTRADA

OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

01/09 /2012

PROCESO DE ATENCIO N AL USUARIO

Analizar que los informes trimestrales (enero - marzo / abril - junio de 2012) de QSR del proceso atención al usuario cumplan con lo que se estipula en la norma correspondiente (ley 1474 de 2011 Art. 76).

En concordancia con la ley 1474 de 2011 en su articulo 76, el proceso de atención al usuario realizaron dos informes trimestrales sobre el comportamiento de las quejas y solicitudes a través de los diferentes canales de recepción. Existe en la página WEB del HOK un link de quejas, sugerencias y reclamos de acceso a los ciudadanos y las respuestas a los usuarios que publican en cartera, vía WEB y por correo.

Los Líderes de los diferentes procesos del Hospital dan respuesta a los requerimientos en un plazo máximo de 3 días hábiles, para que el proceso de Atención al Usuario logre presentar las respuestas de forma clara y oportuna en el plazo que determina la norma.

Los informes trimestrales que presento el proceso de Atención al Usuario conforme a lo establecido por la ley 1474 de 2011 en su articulo 76, cumple con lo requerido.

01/09 /2012

PROCESO DE MANTENI MIETNOS PREVENTI VOS DEL HOK

Aplica a todos los equipos que necesitan mantenimiento preventivo, que deban ser realizadas por el personal de mantenimiento.

Conocimiento del evento por parte del Líder del proceso de mantenimiento preventivo

Elaborar plan de mantenimiento con presupuesto y responsables. Capacitar el personal en el manejo del tablero de acceso a la planta para dar solución en caso de fallas. Agilizar el trámite a las solicitudes de mantenimiento y en especial a los equipos de los cuales dependen áreas vitales del Hospital.

Se debe procurar que el trámite de los contratos de mantenimiento de equipos vitales para el hospital sea oportuno. Se deben asignar un responsable para la realización de pruebas aleatorias en el funcionamiento de los equipos.

FARMACI A

Verificar que se cumpla en su totalidad el plan de mejoramiento presentado a la Contraloría de Bogotá, en visita efectuada el 17 de Julio de 2012..

Se generó Resolución No 553 que ajustó la resolución No. 001 de 2001 la cual genera responsabilidad administrativa. Se evidencia profesionalismo en el manejo del área, existen actualizaciones adecuadas de los procesos de mejora.

Solicitan por parte de la Oficina de Calidad los manuales de procesos y procedimientos elaborados y actualizados. Se designó un estante específico para los medicamentos e insumos médicos.

Se debe agilizar la contratación de los Regentes de farmacia, realizar capacitación para llevar el inventario. La prueba selectiva que se lleva para el control de medicamentos e insumos debe ir consignada en el sistema y acompañada de un registro sistematizado revisado por la Jefe del área.

01/09 /2012

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26/09 /2012

AREA

GESTION SUBGERE NCIA ADMINIST RATIVA Y FINANCIE RA

ALCANCE

FORTALEZA ENCONTRADA

Identificar los diferentes procesos realizados entre la recepción y tramite de causación para pago de contratistas de prestación de servicios.

El manejo de archivo hoja de vida de contratista tiene fácil acceso, se hacen auditorias periódicas por parte de la universidad de Antioquia ( aportes a seguridad social).

OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

Elaborar el procedimiento para la causación y pago de contratistas, notificar a los interventores de contrato la importancia de certificar a los contratistas dentro de los plazos establecidos, establecer puntos de control para el adecuado pago y causación de contratistas.

No existe procedimiento de causación y pago de trabajadores independientes (OPS) ordenes de prestación de servicio, no hay adecuado control de pagos de trabajadores independientes (OPS) esto se evidencia a razón de que se están realizando pagos sin la respectiva causación de contratistas, no se encuentran todos los contratos archivados en el área de contratación donde reposan las hojas de vida debidamente archivados y las certificaciones como soporte del contrato.

27/09 /2012

GESTION ADMINIST RATIVA, FINANCIE RA, PRESUPU ESTO

Verficiación del estado actual de los contratistas de prestación de servicios, con verificación de hojas de vida según prueba selectiva.

La oficina de contratación tiene fácil acceso a las hojas de vida, ya que se encuentran en la oficina y están debidamente actualizadas.

Verificar los datos reportados en las certificaciones con las bases de contratos, causar las certificaciones en los periodos correspondientes, verificar los aportes a seguridad social y el adecuado archivo de los documentos.

Se debe establecer puntos de control, con las áreas que intervienen en el proceso de causación y pago de contratistas; es decir, que deben realizar conciliaciones entre presupuesto, tesorería, contabilidad y el área responsable de las causaciones (Subgerencia Administrativa). Además se deben registrar los costos y gastos en el periodo correspondiente en cumplimiento al numeral 117 devengo o causación del Plan General de Contabilidad Pública, lo anterior con el fin de evitar inconsistencias en el proceso.

28/09 /2012

LABORAT ORIO CLINICO/P ROCESO DE RESERVA DE SANGRE

Aplica a todas las áreas involucradas en el proceso de reserva de sangre, entrega y trasfusión que deben ser realizadas por el personal de dicha área.

Existe un protocolo para realizar las reservas de sangre. Se lleva libro de entrega de turno por las bacteriólogas. Se cuenta con manual de procedimientos. Se cuenta con un listado de verificación de ingreso de pacientes a salas de cirugía en donde se registra la solicitud de la reserva de sangre.

Tiene que designarse un responsable de la cadena de información respecto a las reservas de sangre. actualización de los procesos y procedimientos para la solicitud de la reserva de sangre. Adherencia al proceso de reserva de sangre por las áreas involucradas para garantizar cumplimiento del protocolo.

Se debe garantizar la adherencia al proceso de reserva de sangre. Verificar cumplimiento adecuado de la cadena del proceso en los funcionarios involucrados al mismo.

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01/10 /2012

AREA

ALCANCE

FORTALEZA ENCONTRADA

OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

GESTION HUMANA

Seguimiento a los Planes de Mejoramiento Individuales producto de la evaluación de desempeño. Verificar que se cumpla con la aplicación del plan de mejoramiento individual propuesto en la evaluación de desempeño.

La responsable del área ha tramitado oportunamente los Proyectos de Resolución: “Adopción del Sistema de Evaluación del Desempeño Laboral de los Funcionarios de Carrera Administrativa y en Período de Prueba del Hospital Occidente de Kennedy III Nivel de Atención.

La comisión de personal debe dar respuesta oportuna a los requerimientos de la Oficina de Gestión Humana para revisión y ajustes para adecuar las Resoluciones a la EDL del HOK, Genera la formalización de los Proyectos de Resolución para implementar la EDL. Es importante programar nueva capacitación con asistencia obligatoria orientada a los Líderes de los procesos en EDL.

• Se implemento la resolución de Mejoramiento individual en el formato de Evaluación de Desempeño Laboral para los funcionarios de carrera Administrativa sin la debida aprobación por parte de la Comisión de Personal del HOK. • Se adecuo el nuevo formato. Los funcionarios del HOK no asistieron conforme a lo convocado para la capacitación del EDL.

FARMACI A

Verificar que se cumpla en su totalidad el plan de mejoramiento presentado a la Contraloría de Bogotá, en visita efectuada el 17 de julio de 2012.

Solicitan por parte de la Oficina de Calidad los manuales de procesos y procedimientos elaborados y actualizados. Se designó un estante específico para los medicamentos e insumos médicos.

GESTION HUMANA

Realizar acompañamiento en la entrega de las historias laborales en el proceso de Gestión Humana. Verificación a la entrega de las historias laborales de los funcionarios activos e inactivos del HOK que se encuentran depositadas en el archivo del proceso

Las historias laborales se distribuyen en el archivo en funcionarios activos e inactivos por orden alfabético.

Organizar las carpetas para evitar documentación sin foliar, incluir en su totalidad las EDL. Seguimiento a la documentación soporte de estudios realizados.

Pese a la existencia del archivo en el que están ubicadas todas las historias laborales de los funcionarios del HOK, no se ha desarrollado un proceso de verificación sobre si se encuentra documentación completa por cada funcionario.

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01/10 /2012

16/10 /2012

AREA

ALCANCE

FORTALEZA ENCONTRADA

OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONTRAT OS DE PRESTACI ÓN DE SERVICIO S

Verificar que existan procedimientos, manuales, instructivos y formatos actualizados formalizados y socializados acordes con la normatividad vigente, corroborar la documentación soporte de la etapa precontractual y verificar los mecanismos utilizados para la entidad para el ejerció del control social y participación ciudadana en los procesos de contratación.

Se cuenta con Manuales de procesos y procedimientos, instructivos, circulares informativas y manual de contratación formalizado. Generan mecanismos para mejorar los procesos. Cuenta con página WEB donde realiza en forma adecuada la publicación de la invitación, garantizando a la ciudadanía y a cualquier Veeduría acercarse a conocer el estado del proceso.

Actualizar y revisar los Manuales de procedimientos e instructivos manejados en el área. Generar capacitación a los funcionarios encargados de la etapa precontractual y contractual para agilizar la contratación. Carpetas de contratista que cuentan con los certificados de estudios y actas de grado, fotocopia de cédula de ciudadanía, tarjeta profesional, antecedentes disciplinarios, etc.

GESTION DOCUME NTAL

Se realizara una revisión del proceso de Gestión Documental (archivo), cumplimiento de la normatividad vigente visitando las áreas destinadas para el archivo de la institución como también el proceso que lleva el área en cuanto a la correspondencia interna y externa y la manera en que se le da la correspondiente inducción y/o capacitación al personal nuevo.

1. Cuenta con manuales, procedimientos, instructivos y formatos para adelantar la toma física, traslados y baja de documentación, el cual ha sido socializado y se tiene la adherencia a este por parte del equipo que lo conforma. En cuanto al proceso de Entrega y Recibo de correspondencia, se cuenta con dos libros radicadores con su respectivo numero de radicado, fecha, hora, procedencia, asunto, destino y nombre de quien retira el documento.

Solicitar un espacio más amplio para la correspondencia y Gestión Documental debido al hacinamiento que se observa. Los soportes de las capacitaciones deben permanecer en una carpeta de fácil acceso. El personal que maneja la documentación y papelería deben contar con elementos de protección como guantes y tapabocas para su seguridad. Solicitar a quien corresponda la adquisición de unas escaleras para facilitar la búsqueda de documentos en los estantes que se encuentran en el archivo central y por ende salvaguardar la integridad física del personal que labora en esa área.

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CONCLUSIONES

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El Hospital cuenta con personal, calificado e idóneo en el proceso de Gestión Documental el cual esta siendo permanentemente capacitado. Los procesos son conocidos y aplicados por los contratistas y funcionarios del área, lo conlleva a dar un mejor servicio a los clientes internos y externos de la Entidad. La ubicación de la Oficina de Correspondencia es estratégica puesto que permite su ubicación de manera facil y rápida.

INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS AÑO 2012

FEC HA

24/10 /2012

01/11 /2012

AREA

ALCANCE

FORTALEZA ENCONTRADA

OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

Continuar con las capacitaciones a los funcionarios sobre la política ambiental PIGA Y PGIHR. Generar cultura a los funciones y contratistas de la Institución de la importancia del Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA. Hacer seguimiento a los programas ambientales diseñados y de los cuales destacan el uso eficiente de los servicios públicos (agua y energía), calidad de aire (orientado a mantenimiento de calderas) calidad de agua (lavado de tanques) y uso adecuado de materiales (reciclaje). En coordinación con el área de Mantenimiento como responsable de realizar o ejecutar dichos análisis. Dar cumplimiento a los compromisos pactados mediante actas de seguimiento al PIGRH y plan de mejoramiento de la Contraloría Distrital elaboradas por la Oficina de Calidad y atención al usuario referente Ambiental, por parte de servicios generales y mantenimiento.

La evaluación de la gestión ambiental se adelantó de acuerdo al Plan de Mejoramiento 2010, 2011 y seguimiento al cumplimiento al PGIRH adelantado por la referente ambiental de la institución en el 2012. El PIGA establece los programas ambientales y metas frente al tema ambiental y está enfocado con una serie de programas orientados a plan de Gestión del Distrito, vale la pena aclarar que se debe presentar actualización del documento PIGA y generar informes correspondientes a la vigencia 2009 - 2012 a la Secretaria Distrital del Medio Ambiente. Se debe seguir adelantando el proceso de seguimiento y control con el fin de no dejar caer el proceso, ya que de acuerdo a informes generados por la Oficina de Calidad Referente Ambiental, se ha venido adelantando seguimiento y mejorando muchos puntos del Plan de Mejoramiento de la Contrataría.

Cumplir con los procesos establecidos para la compra de suministros, crear mecanismo de control para el consumo de los bienes adquiridos por orden se suministro y asignar un responsable para la verificación constante del control de insumos.

Se debe crear el Manual de procesos y procedimientos en el área de MantenimientoBodega, cumplir con la cadena de procesos establecidos para la compra de suministros,

GESTION DEL AMBIENT E FÍSICO

Verificar la adopción y aplicación del PIGA en el Hospital.

Se contó con la presencia y colaboración del personal de la Oficina de Calidad y Atención al Usuario Ingeniera Ambiental, Supervisor de la Empresa de Aseo LASU, Gerente de la Empresa LASU y Jefe del proceso de Servicios Generales. El área de Calidad a través de la referente ambiental ha venido adelantando seguimiento para el cumplimiento del PGIHR mediante Actas de compromiso para el mejoramiento continuo de manejo de residuos, proceso iniciado a partir del 5 de septiembre de 2012.

MANTENI MIENTO

Realizar seguimiento a la Orden de Suministro No. 095-2012, en cuanto a los materiales entregados y utilizados a la fecha en la Bodega

Se diligencian las órdenes de suministros, el personal que recibe los insumos es calificado.

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FEC HA

09/11 /2012

05/12 /2012

19/12 /2012

AREA

ALCANCE

FORTALEZA ENCONTRADA

OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

Mejorar la iluminación de la bodega de Carvajal. Evaluar con Salud Ocupacional las condiciones de movilidad, seguridad y elementos de protección necesarios en la bodega. Arreglo de los estantes y los carros que los movilizan. Dotación de línea telefónica y computador para agilizar el trabajo de los encargados del alistamiento de las historias clínicas, concertar brigada de aseo al área.

Las instalaciones no cumplen con los requisitos requeridos para la conservación, custodia, confidencialidad y transporte de las historias clínicas. El aseo del área es deficiente. El traslado de las historias clínicas es demorado ocasionando retraso en la consulta, la no existencia de consecutivo en el almacenamiento retrasa la búsqueda, el archivo de H.C. se encuentra desbordado por la proliferación de documentos generados en la práctica asistencial, por lo que las instalaciones son obsoletas para el archivo.

GESTION DOCUME NTAL

Verificación del estado del archivo de historias clínicas en el HOK.

El responsable de la Bodega del Restrepo mantiene en orden el archivo y el consecutivo de las historias clínicas. Los responsables de la Bodega de Carvajal se encuentran organizando el archivo según consecutivo de historias clínicas.

ACTIVOS FIJOS

Verificación del estado actual de inventarios, hojas de vida de los equipos y responsables de los inventarios.

Las áreas auditadas cuenta con inventario valorizado y soportado, disposición de los responsables del inventario para implementar mejoras. El servicio de Patología cuenta con inventario organizado y con hojas de vida de los equipos actualizados.

Unificar el inventario del HOK, se requiere evaluar equipos que se encuentran en los diferentes servicios para ser dados de baja. Incluir equipos que estén por fuera del inventario.

No hay unificación del inventario, existen elementos y equipos fuera del inventario. Existen elementos y equipos sin placa de inventario, existen elementos y equipos con 2 placas de inventarios.

Se hace un acompañamiento al proceso de inventario final o cierre fiscal vigencia 2012, realizando pruebas selectivas de los medicamentos e insumos que maneja el área de farmacia tanto de Salas de cirugías, como la de Urgencias, Salud Mental y Farmacia Central o Suministro.

Se puede evidenciar el conocimiento de sus tareas, funciones, medicamentos y la ubicación de estos en los diferentes lugares de la farmacia. La manera en que se dispuso la realización del inventario fue muy acertada hecho que se evidencio por el orden y organización en el desarrollo del mismo. No se presento traumatismos en el servicio pese a que se cerraron las farmacias que se encontraban en inventario , funciono bastante bien los stock que se habilitaban para estos efectos.

Hay algunos medicamentos que presentan diferencias con la existencia o con el kardex; estas diferencias son positivas (sobrantes) o negativas (faltantes) por lo que esta Oficina le solicita de manera respetuosa se verifiquen las tarjetas kardex en compañía de un funcionario de Control Interno.

En el proceso de Inventario Final o de Cierre Fiscal vigencia 2012, se evidencio un trabajo organizado, preparado con anticipación en el cual las personas sabían o conocían de sus funciones hecho que facilito en gran manera la tarea. Hay un conocimiento total del lugar y de la ubicación de los medicamentos e insumos que manejan en el area. Se detecta sentido de pertenencia e identidad con la Entidad

FARMACI A

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FEC HA

AREA

ALCANCE

FORTALEZA ENCONTRADA

OPORTUNIDADES DE MEJORA

CONCLUSIONES

21/12 /2012

GESTIÓN DE COMPRAS Y ALMACEN AMIENTO

La auditoria se realizará conforme a los lineamientos de la Veeduría Distrital.

La oficina de Recursos Físicos cuenta con manuales de procesos y procedimientos, instructivos y manual de contratación que permite tener conocimiento adecuado del proceso que debe llevarse. Se posee actualizado el informe de contratación que se envía a la Oficina de Planeación HOK para ser enviado a la Contraloría de Bogotá. El referente de contratación cuenta con una lista de chequeo para verificar la documentación soporte de la etapa precontractual.

Actualizar los manuales de procesos y procedimientos e instructivos que se manejan en el a´rea, es importante actualizar, clasificar y depurar el Manual de procesos y procedimientos para el manejo de la urna, en cuanto a la apertura y cierre de la urna, seguridades al cierre y apertura de la misma. Reglamentar el comité de adjudicaciones en cabeza del Jefe de Recursos Físicos con la respectiva aprobación de la Gerencia.

Existe coordinación entre las diferentes áreas involucradas en el proceso de contratación, la compra de medicamentos e insumos médicos manejados entre la oficina de recursos físicos, Subgerencia Administrativa y la Oficina de Contratación es un proceso ágil en cuanto a tiempo de contratación, se debe reglamentar el manual de procesos y procedimientos para el Comité de contratación con sus respectivas actas de asistencia.

27/09 /2012

PLAN DE MEJORAM IENTO DE LA CONTRAL ORÍA

Realizar seguimiento a las acciones correctivas, respecto a los hallazgos encontrados por la Contraloría Distrital Vigencias 2010-2011

Se puede evidenciar el conocimiento de sus compromisos adquiridos mediante Plan de Mejoramiento, razón por la cual ha permitido generar un autocontrol.

Hacer continuo seguimiento a los diferentes hallazgos reportados en el Plan de Mejoramiento con el fin de tener autocontrol en cada área, disminuyendo los hallazgos y teniendo oportunidad de mejora a nivel Institucional

Se debe verificar que las áreas responsables de las acciones correctivas cumplan con claridad los hallazgos identificados en el proceso.

Fuente: Oficina de Control Interno Gestión

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9.2

Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la contraloría de Bogotá

9.2.1

Programa de auditoria Tabla 89 Programa de auditoria

PROCESO

JUSTIFICACIÓN DE AUDITORIA

ALCANCE

RESPONSABLE

Verificar que las áreas responsables de las acciones correctivas cumplan con celeridad a los hallazgos identificados en cada proceso del HOK.

Equipo de trabajo Control Interno

Bimensual.

% de Cumplimiento

Evaluar los diferentes ítems establecidos en la encuesta de Transparencia del HOK.

Jefe de Oficina Control Interno

Febrero de 2012 Febrero de 2013

% de Cumplimiento

Evaluar las actividades establecidas en el PIGA

*Verificar la correcta segregación de residuos *Verificar las condiciones de aseo de algunos servicios del Hospital

Profesional Administrativo

Septiembre y Octubre de 2012

Informe de Auditoria

Se verificara la socialización de la Política Ambiental.

*Verificar que los funcionarios del Hospital conozcan y estén comprometidos con la Política Ambiental del HOK

Profesional Administrativo

Septiembre Y Octubre de 2012

Informe de Auditoria

Evaluar el control de los Inventarios físicos de los Activos Fijos del HOK.

Evaluar el inventarios de propiedad planta y equipo.

* Establecer concordancia entre los activos fijos físicos de acuerdo a la muestra realizada.

Técnico Administrativo

Octubre

# de elementos verificados y procesos, Procedimiento Verificado y Póliza.

Evaluacion y seguimiento del plan de Compras

Evaluar el comportamiento y cumplimiento del plan de compras

Profesional en el área Jurídica

Octubre

Informe de Auditoria

Se requiere verificar la implementación de políticas de bienestar y capacitación continuada a los

Seguimiento a los Planes de Mejoramiento Individuales producto de la evaluación de desempeño.

Octubre de 2012

Informe de Auditoria

PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORÍA

Cumplir exigencias legales mejoramiento de la Institución

TRANSPARENCIA

Verificar las situaciones administrativas de transparencia al interior del HOK.

GESTIÓN DEL AMBIENTE FISICO

GESTIÓN DEL RECURSO FISICO

GESTIÓN HUMANA

Realizar seguimiento bimensual a las acciones correctivas respecto de los hallazgos encontrados por la Contraloría Distrital vigencias 2010 y 2011. Aplicar el modelo de encuesta establecido por la Contraloría Distrital y adoptado por el HOK.

VERIFICACIÓN

Se requiere verificar la aplicación y Adopción del PIGA en el Hospital.

Verificar que el Plan de compras se cumpla de acuerdo a los procedimientos establecidos y ajustada a la normatividad vigente Verificación de los Planes de Mejoramiento Individuales producto de las Evaluaciones de Desempeño de los Funcionarios del HOK.

Profesional Universitario

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FECHA DE EJECUCIÓN

OBJETIVO DE AUDITORIA

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PROCESO

ALCANCE

OBJETIVO DE AUDITORIA

RESPONSABLE

FECHA DE EJECUCIÓN

En cumplimiento del decreto 371 de 2010 se realizara auditoria a los procesos de participación ciudadana y control social.

Se efectuara la auditoria conforme a los lineamientos dados por la Veeduría Distrital.

Verificar que en las invitaciones públicas se convoque a las personas o veedurías ciudadanas interesadas en realizar control social sobre los procesos de contratación.

Auditor Administrativo

Octubre de 2012

Informe de Auditoria

Verificar la custodia de la seguridad informática y la prestación del servicio frente a los procesos del área

Realizar auditoria al manejo pertinente de los procesos en curso y verificación de seguridad y servicios informáticos

Evaluar gestión de seguridad informática y gestión de servicios informáticos

Noviembre

Informe de Auditoria

Cumplir con la completa verificación del manejo documental incluyendo la correspondencia de la Entidad

Validar con gestión documental procesos de capacitación e inducción para todo el personal institucional

Evaluar el proceso de gestión documental y de correspondencia

Octubre de 2012

Informe de Auditoria

Octubre

Informe de Auditoria

En cada Auditoria

Cuando se requiera

En las Auditorias que se requiera elaborar plan de Mejoramiento

JUSTIFICACIÓN DE AUDITORIA

VERIFICACIÓN

funcionarios y colaboradores del HOK, así como la debida generación de los Planes de Mejoramiento Individuales. ATENCIÓN USUARIO

GESTION DE LA COMUNICACIÓN INFORMACIÓN Y ARCHIVO

Verificar los diferentes procesos con el fin de minimizar los riesgos Institucionales e incentivar la cultura del autocontrol.

Elaborar cronograma de seguimiento para cada proceso, verificando la aplicación del manual e instructivo en el manejo de riesgos.

Líder o responsable del proceso de cada área y Oficina de Control Interno

1.Incluir en el programa de auditoria de control interno la verificación y cumplimiento de las políticas de operación del área auditada.

Verificar y hacer seguimiento a la acciones de mejora, socializando el resultado de las auditorías realizadas.

Se incluirá en el proceso auditor la socialización del informe de auditoría del procedimiento realizado.

Socializar con el líder y responsable del proceso el resultado de la auditoria.

Se requiere darle cumplimiento al programa de auditoría establecido.

Cumplir programa aprobado.

Dar cumplimiento al programa aprobado y en caso de requerir modificación se hará el acta de comité de control interno correspondiente.

Líder o responsable del proceso de cada área y Oficina de Control Interno Líder o responsable del proceso de cada área y Oficina de Control Interno Líder o responsable del proceso de cada área y Oficina de Control Interno

Con el fin de hacer seguimiento y verificación de los compromisos adquiridos como resultado de cada auditoria que requiera plan de mejoramiento, para dar

La realización de plan de mejoramiento se hará de acuerdo al informe de auditoría realizado, donde se requiere actividades de control y verificación para minimizar riesgos..

Realizar Plan de Mejoramiento como resultado a las auditorías internas realizadas, si de esta auditoria se requiere el Plan de Mejoramiento.

Líder o responsable del proceso de cada área y Oficina de Control Interno

Verificar el cumplimiento de las políticas de operación de las diferentes áreas. SISTEMAS DEL CONTROL INTERNO

Desde el Inicio del proceso y/o procedimiento debidamente documentado hasta finalización del proceso con la incorporación del manejo de Riesgo La aplicación se dará conforme a los lineamientos entregados por cada área en las políticas de operación establecidas.

Profesional Universitario Asistente Administrativo Profesional Universitario Asistente Administrativo

auditoría

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PROCESO

GESTIÓN

LEGAL

GESTIÓN HUMANA GESTIÓN DE COMPRAS Y ALMACENAMIENTO

GESTIÓN FINANCIERA

JUSTIFICACIÓN DE AUDITORIA cumplimiento a la mejora continua. En cumplimiento del Decreto 371 de 2010, se efectuara Auditoria al Proceso de Contratación del Hospital, con el fin de establecer que la realización del proceso de contratación garantice el cumplimiento de los principios que rigen la contratación estatal y refleje el compromiso de la Entidad en la lucha contra la corrupción y que permitan la participación ciudadana y el ejercicio del control social. Validar previa verificación el proceso de selección de personal para contratistas en documentación requerida, debido proceso institucional. El Sistema de Costos del Hospital requiere un monitoreo, ya que esta es una herramienta para la toma de decisiones de la Gerencia.

OBJETIVO DE AUDITORIA

RESPONSABLE

La Auditoria se realizara conforme a los lineamientos de la Veeduría Distrital.

*Verificar que existan procedimientos, manuales, instructivos y formatos actualizados, formalizados y socializados, acordes con la normatividad vigente. *Corroborar la documentación soporte de la etapa precontractual. *Verificar los mecanismos utilizados por la entidad u hospital para facilitar el ejercicio de control social y de participación de la ciudadanía en los procesos contratación.

Auditor Administrativo

Todos los servicios incluyendo los administrativos donde se presente la prestación del servicio por el personal seleccionado

Controlar y verificar el proceso de selección del personal incluyendo la OPS

Profesional Universitario

Octubre de 2012

Informe de Auditoria

Se realizara una evaluación al Sistema de Costos del Hospital de forma Semestral.

*Verificar la Implementación de Sistema de Costos en el Hospital. *Analizar su correcta distribución.

Auditor Financiero

Noviembre

Informe de Auditoria

Fuente: Oficina de control interno gestión

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FECHA DE EJECUCIÓN

ALCANCE

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Noviembre 2012

VERIFICACIÓN

% de Cumplimiento de Listas de Chequeo

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9.2.2

Tabla de retención documental – oficina de control interno Tabla 90 Tabla de retención documental Control interno

Fuente: Oficina de control interno gestión.

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10 COMITÉ DE CONCILIACIÓN

Por medio del presente me permito presentar informe relacionado con la Gestión realizada por el Comité de Conciliación correspondiente al año 2012 en los siguientes términos.

10.1 Casos conciliados e en comité de conciliación y su estado actual: a- UNION TEMPORAL MALLACOL Y KATERIN GORMET 100% SAS El presente caso fue estudiado mediante Comité de Conciliación suscrito el 23 de marzo de 2012 según Acta No. 04. Objeto: El Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE es deudora de la contratista Catering Gourmet 100 % SAS y a su vez es acreedora de la contratista Unión Temporal Mallacol Ltda... como quiera que estas dos personas jurídicas contratistas se encuentran representadas legalmente por la misma persona natural señor Jorge Augusto Silva Rueda, le asiste interés a las partes compensar obligaciones. Por iniciativa de la entidad el caso se llevo al Comité de Conciliación allí se decidió conciliar en el sentido de que se extinguieran las obligaciones entre las partes y se expidiera el correspondiente paz y salvo pero debido al cambio de administración el caso no se llevo a audiencia en la Procuraduría. UNION TEMPORAL MALLACOL Y CATERIN GOURMET 100% SAS Acta No. 013 del 02 de octubre de 2012. En esta oportunidad la convocante solicito a la Procuraduría audiencia de conciliación y pese a haberse tomado igualmente la decisión en el Comité de Conciliación de conciliar compensándose las Obligaciones y quedando las partes a paz y salvo por todo concepto, la Conciliación fue rechazada por parte del Procurador 139 Administrativo por cuanto no se puede compensar. Estado Actual:

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En el Comité del 30 de enero del presente año se estudio nuevamente el caso de la firma UNION TEMPORAL INVERSIONES MALLACOL LTDA Y MANUEL ANTONIO RUEDA ESCALLON decidiendo el Comité proponer fórmula de arreglo celebrando un contrato de transacción como acción para precaver un litigio supeditando la validez del mismo (contrato de transacción sujeto a la aprobación que imparta el Procurador y Juez del conocimiento). b- SECIPED SAS: Acta No. 04 Comité del 23 de Marzo de 2012. Objeto: Se pretende el pago de los servicios médicos especializados prestados para la atención de la Unidad de Cuidados Intensivos Pediátricos desde el 09-01 de 2012 hasta el 16-02-2012. CUANTIA: Sesenta y cinco millones quinientos noventa y ocho mil pesos ($65.598.000). Estado Actual: Se encuentra en el Tribunal Administrativo de Cundinamarca en sede de apelación para resolver la impugnación contra auto que improbó la conciliación. c- LA INSTRUMENTADORA SAS Acta No. 006 del 17 de abril de 2012 Pago De facturas por elementos suministrados al hospital. El Juez la rechazo la conciliación por improcedencia de la acción. dDR. IMÁGENES LTDA.Procuraduría 12 Judicial Administrativa- Acta No 009 del 28 y 29 de junio de 2012 - Pago de servicios de radiología prestados al hospital. Se declaró fallida, pues si bien el Comité de Conciliación dispuso conciliar el expediente fue retirado en su oportunidad por la parte convocante, sin que ni siquiera se llevara a cabo audiencia de conciliación por incongruencia de los hechos fácticos presentados por el convocante y analizados por la convocada. e-MINERVA MEDICAL SAS:- Acta No, 012 de del 29 de agosto de 2012 Se pretende conciliar el pago de valores adeudados. Cuantía: $86.308.200 Estado Actual: No se ha aprobado la conciliación judicial ordenada por el Comité de Conciliación, una vez se analice la documentación por el despacho se procederá mediante auto a lo pertinente. f- EQUIMEDICA PHARMA: Acta No 014 del 22 de octubre de 2012. Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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Pago de servicios prestados a la entidad. CUANTIA: Noventa y dos millones ciento veintidós mil quinientos cincuenta pesos ($92.122.550). Estado Actual: Se está requiriendo a las partes para aprobar conciliación ante el Juzgado 33 Administrativo de Bogotá. Casos no conciliados: Una vez estudiados los diferentes casos previo concepto del apoderado No se con conciliaron 30 casos en el año 2012.

10.2 Acciones de repetición Primer semestre: -Caso Favidi (Foncep). Estudiado el caso en Comité del 31 de marzo de 2012 según Acta No. 04 el Comité decidió iniciar la acción de repetición. (Se anexa estudio del caso). -Caso Secretaria de Salud del Meta. El apoderado del caso recomienda no iniciar acción de repetición, el Comité de Conciliación acoge la recomendación. (Se anexa el estudio del caso). - G & C Medicals. El Comité de Conciliación estudiado el caso previo concepto jurídico del apoderado decide no ejercitar la acción de repetición. (se anexa el estudio del caso). Segundo semestre: - Fabio Heliodoro Martínez Pacheco Acta No. 11 del 27-08-12 - Miguel Ángel Quelal-Acta No. 15 del 13 de noviembre de 2012 - Adriana Roció Borda Vargas, Acta No 16 del 6 de diciembre de 2012. Recomendación del apoderado. Para un total de seis (06) estudios de Acción de repetición en el año 2012.

10.3 Análisis y Políticas del Comité de Conciliación. a- El 23 03 de 2012 se estudio el caso de análisis de políticas y pago de compensatorios por dominicales y festivos laborados de lo cual se concluyó lo siguiente: Avenida Primera de Mayo No 75 A 19 Sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código:

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“El Comité concluye que la administración reconocerá y otorgará compensatorios por dominical y festivo laborado, dentro de la jornada ordinaria laboral que es de lunes a sábado para el personal asistencial, sin distinción de turno programado. No obstante, debido al tránsito de legislación se solicitó concepto jurídico sobre el particular a los diferentes actores del sector salud para que se clarifique si debe entenderse que con el decreto 1347 de 2010, solamente tiene derecho a compensatorios, el personal señalado en esta normativa. La anterior política se adopta sin perjuicio de que posteriormente deba ser modificada en atención a los conceptos que se emitan por los entes rectores de la cabeza del sector salud y la jurisprudencia como presente jurisprudencial que debe ser atendido de acuerdo a la normatividad vigente”. b-Según Comité de Conciliación del 28 de mayo de 2010 se adopto la política Institucional sobre llamamiento en garantía con fines de repetición en procesos instaurados contra el Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE. (se anexa acta). c. Según Comité de Conciliación del 02 de marzo de 2011 se estudio el caso de políticas de prevención del daño antijurídico en materia de responsabilidad médica. (Se anexa Acta). Otros: a- En cuanto a las EPS-S autorizadas las conciliaciones en el Comité del 15 de noviembre de 2012 se le hizo seguimiento encontrando lo siguiente: Caprecom regional Bogotá, se presento fórmula de arreglo por $115.612.813. Humana Vivir se acudió a conciliación sin presentar fórmula de arreglo. Ecoopsos, no se presento el apoderado de la EPS a diligencia de conciliación. b- Estudio realizado sobre las Investigación Administrativas Nos. 682 de 2010, 460 de 2011 y 580 de 2011 y las respectivas sanciones realizadas por la Dirección de Desarrollo de la Secretaria Distrital de Salud. Proceso a cargo del Dr. Enrique Quecan Garzón asesor de la Gerencia de esta entidad. El doctor ENRIQUE QUECAN GARZON manifiesta que las sanciones emitidas por la Dirección de Desarrollo de Prestación de Servicios de la Secretaria Distrital de Salud últimamente han llegado demasiado altas por lo cual se envió comunicación al Secretario Distrital de Salud manifestando estas inconformidades.

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INFORME DE GESTIÓN Y RESULTADOS AÑO 2012

Así mismo manifiesta que las sanciones relacionadas fueron producto de investigaciones administrativas adelantadas por esta Dirección las cuales se inician con base en quejas presentadas por los pacientes debido a inconformidades en la prestación del servicio. La Secretaria Distrital de Salud adelanta la respectiva investigación en la mayoría de los casos envía una comisión interdisciplinaria la cual revisa la historia clínica realiza inspecciones oculares y verifica si los hechos que generaron la queja son ciertos o no; posteriormente se pronuncia sobre las situaciones encontradas que no se ajustan a la calidad de la prestación de los servicios, formulando si es el caso pliego de cargos y posteriormente emite el acto administrativo sancionando al hospital. Por propuesta del doctor Wilson Bustos Subgerente de Prestación de Servicios de la entidad, se acordó que el doctor Enrique Quecan asesor de la Gerencia trabajará conjuntamente por lo que se estableció que una vez en la semana se reunieran en esta subgerencia para estudiar cada caso. Así mismo se acuerda que se debe trabajar en la revisión de la historia clínica con el fin de obtener buenos argumentos en la defensa de cada uno de los casos.

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