Plan anticorrup 2016 by eesekennedy Hospital Occidente de Kennedy

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL

PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO 2016

JUAN ERNESTO OVIEDO HERNANDEZ Gerente

Diciembre 2015

Plan Anti Corrupción 2016

JUNTA DIRECTIVA

COMITÉ DIRECTIVO

JUAN ERNESTO OVIEDO HERNÁNDEZ Gerente

AMPARO DE LAS MERCEDES RAMIREZ GAITAN

WILSON DARIO BUSTOS GUARIN Sub Gerente de Prestación de Servicios

Representante Asociaciones Científicas

RODRIGO JOSE GOMEZ OCAMPO Sub Gerente Administrativo

MIGUEL ALFONSO GORDO GRANADOS Representante Alcaldía Mayor de Bogotá

ORLANDO GALEANO MONTAÑA Sub Gerente Financiero

FABIO ELIODORO MARTINEZ PACHECO

BLANCA INES ARANGO MENDEZ Jefe Oficina de Calidad y Atención al Usuario

Representante del Estamento Científico de la Institución FABIO HERNAN PARDO OROZCO Representante de la Comunidad BARBARA PRISCILA PARRA ORTIZ Representante Gremios de la Producción

MONICA AMPARO VARON AGUIRRE Jefe Oficina de Control Interno CLAUDIA PATRICIA PEDREROS CASTELLANOS Jefe Oficina de Control interno Disciplinario

LILIANA CEPEDA Representante de la Secretaria Distrital de Salud

IVAN JAIRT GUARIN MUÑOZ Jefe Oficina Asesora de Planeación JHON ALEXANDER LOPEZ MARTINEZ Jefe Oficina Asesora Jurídica

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EQUIPO DE TRABAJO

Geovanni Beltrán Silvestre Liz Angélica Ramos López Mónica Aguirre Ruiz Ligia Salamanca Aldana Martha Elena Álvarez Sánchez

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CONTENIDO 1 _______________________________________________________________________ PRESENTACION ________________________________________________________________________________________________ 7 2

CARACTERIZACION DEL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY ESE, III NIVEL DE ATENCION_______________ 12 2.1 FICHA TÉCNICA ___________________________________________________________________________ 12 2.2 UBICACIÓN DEL HOSPITAL DE KENNEDY ESE _______________________________________________________ 13 2.3 PLATAFORMA ESTRATÉGICA __________________________________________________________________ 14 2.3.1 Formulación de la Misión - Visión _______________________________________________________ 14 2.3.2 Valores Institucionales ________________________________________________________________ 15 2.3.3 Principios Institucionales_______________________________________________________________ 16

3 PRIMER COMPONENTE: METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS DE CORRUPCION Y ACCIONES PARA SU MANEJO. _____________________________________________________________________ 17 3.1 3.2 3.3 3.4 4

METODOLOGÍA ___________________________________________________________________________ 17 IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO Y PROCEDIMIENTOS __________________________________________________ 20 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ______________________________________________________ 24 RIESGOS PRIORIZADOS Y ACCIONES DE MITIGACIÓN PROPUESTA __________________________________________ 31

SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES___________________________________________ 42 4.1 4.2

METODOLOGÍA ___________________________________________________________________________ 42 DIAGNÓSTICO DE TRÁMITES A INTERVENIR ________________________________________________________ 42

TERCER COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS ________________________________________________ 54 5.1 METODOLOGÍA ___________________________________________________________________________ 56 5.2 INSUMOS _______________________________________________________________________________ 56 5.2.1 Diagnóstico de Procesos Anteriores ______________________________________________________ 56 5.2.2 Marco Normativo de la Rendición de Cuentas _____________________________________________ 58 5.2.3 Mapa de Actores _____________________________________________________________________ 61 5.2.4 Necesidades de Información____________________________________________________________ 62 5.2.4.1 5.2.4.2 5.2.4.3 5.2.4.4

5.2.5 6

Control evaluativo o del plan ______________________________________________________________ Control ejecutivo o de gestión _____________________________________________________________ Control verificativo o auditorio ____________________________________________________________ Control garantía de la calidad______________________________________________________________

62 63 67 68

Incentivos y sanciones _________________________________________________________________ 69

CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO ________________ 71 6.1 METODOLOGÍA ___________________________________________________________________________ 71 6.2 RESULTADOS ____________________________________________________________________________ 72 6.2.1 DESARROLLAR ACCIONES DE CAPACITACION CON EL PERSONAL ENCARGADO DE BRINDAR INFORMACION Y ORIENTACION A LOS USUARIOS. _________________________________________________ 72 6.2.2 IDENTIFICAR BARRERAS DE ACCESO A LOS SERVICIOS DE SALUD ______________________________ 72 6.2.3 MEJORAR EL PROCESO DE TRÁMITE DE PQRS DANDO RESPUESTA CON OPORTUNIDAD A LOS USUARIOS QUEJOSOS. _______________________________________________________________________ 72

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6.2.4

ENTREGAR RESPUESTA DE REQUERIMIENTOS DE USUARIOS AL ÁREA DE CORRESPONDENCIA PARA EL 72 6.2.5 ENVIÓ POR CORREO CERTIFICADO _______________________________________________________ 72 6.2.6 VENTANILLA PARA ATENCION A POBLACION PRIORITARIA ___________________________________ 73 6.2.7 REALIZAR INFORME DE QUEJAS Y RECLAMOS _____________________________________________ 73 6.2.8 CONOVAR A LA COMUNIDAD A FORTALECER LAS FORMAS DE PARTICIPACION SOCIAL EXISTENTES EN EL HOSPITAL________________________________________________________________________________ 73 6.2.9 ASESORAR A LAS FORMAS DE PARTICIPACION SOCIAL PARA QUE REALICEN CONTROL SOCIAL EN LOS PROYECTOS DE INVERSION SOCIAL. _____________________________________________________________ 73 6.2.10 PRESTAR ASESORIA A LAS FORMAS DE PARTICIPACION SOCIAL PARA QUE VIGILIEN EL CUMPLIMIENTO EN DERECHOS Y DEBERES DE LOS USUARIOS Y PACIENTES ____________________________ 73 7

QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN _______ 74 7.1 7.2

LINEAMIENTOS DE TRANSPARENCIA ACTIVA _______________________________________________________ 74 LINEAMIENTOS DE TRANSPARENCIA PASIVA _______________________________________________________ 75

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Índice de Tablas TABLA 1 IDENTIFICACIÓN DEL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY ESE ______________________________________________ 12 TABLA 2 ESTRUCTURA GENERAL DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS _________________________________________ 21 TABLA 3 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS POR PROCESO, PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANTI CORRUPCIÓN_____________________ 22 TABLA 4 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN_________________________________________________________ 24 TABLA 6 INVENTARIO GENERAL DE TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS EXTERNOS __________________________________________ 43 TABLA 7 CLASIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS CRÍTICOS _____________________________________________ 44 TABLA 8 DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ________________________________________________ 45 TABLA 9 INVENTARIO GENERAL DE TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS __________________________________________ 47 TABLA 10 CLASIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS CRÍTICOS ____________________________________________ 49 TABLA 11DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN _______________________________________________ 51 TABLA 12 MARCO NORMATIVO DE LA RENDICIÓN DE CUANTAS __________________________________________________ 58 TABLA 13 TIPOS DE CONTROL Y NECESIDADES DE INFORMACIÓN __________________________________________________ 62 TABLA 14 INVENTARIO DE PUNTOS DE CONTROL PARA LA EVALUACIÓN DE GESTIÓN _____________________________________ 63

Índice de Ilustraciones

ILUSTRACIÓN 2 UBICACIÓN DE LA RED SUR OCCIDENTAL EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ D.C._________________________________ 14 ILUSTRACIÓN 3 PLATAFORMA ESTRATÉGICA: MISIÓN - VISIÓN ____________________________________________________ 14 ILUSTRACIÓN 4 VALORES INSTITUCIONALES _________________________________________________________________ 15 ILUSTRACIÓN 5 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES _______________________________________________________________ 16 ILUSTRACIÓN 6 PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ____________________________________ 17 ILUSTRACIÓN 7 FOTO 2: TALLER DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ______________________________________ 18 ILUSTRACIÓN 8 FOTO 3: TALLER DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN ______________________________________ 19 ILUSTRACIÓN 9 MAPA DE PROCESOS 2013 _________________________________________________________________ 20 ILUSTRACIÓN 10 COMPONENTES DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS __________________________________________________ 55 ILUSTRACIÓN 11 RUTA DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS _________________________________________________________ 56 ILUSTRACIÓN 12 MODELO DEL DEFINICIÓN DE PUNTOS DE CONTROL E INDICADORES PARA EL CONTROL EJECUTIVO O DE GESTIÓN _____ 63

Anexo 1 Plan Anti Corrupción Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE Anexo 2 Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE

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PRESENTACION

En el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”, se ordena a todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, en donde se incluya el mapa de riesgos de corrupción de la entidad, las medidas concretas para mitigar los riesgos, las estrategias anti trámites, los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y las medidas de la ley de transparencia y de acceso a la información. En el Hospital Occidente de Kennedy, ESE, III Nivel de Atención bajo la firme convicción de la necesidad de enfrentar el flagelo de la corrupción con medidas claras y contundentes, desde el mes de marzo de 2013 inició el proceso de construcción del Plan, utilizando metodologías tendientes a la implementación de estrategias de participación con el fin de mitigar y eliminar los posibles tendencias de corrupción en la presente y posteriores vigencias, utilizando como referencia la metodología establecida por la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la República, el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP y el Departamento Nacional de Planeación - DNP. La corrupción es un flagelo que ha quebrado la credibilidad e imagen de las instituciones públicas, deslegitimando la acción institucional, generando la pérdida de confianza del ciudadano en el Estado y en la Democracia permitiendo la pérdida de cuantiosos recursos que deberían estar al servicio de los ciudadanos, es por ello que este documento se constituye en una herramienta que permite y facilita la planeación de los procesos mejorando la eficacia en la planeación y ejecución de sus procesos generando la dinámica institucional y del medio ambiente en procura del ejercicio del legítimo deber ser del funcionario público. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se organiza a partir de cinco componentes que básicamente orientan hacia: 1. Tener como premisa el que un acto de corrupción en nuestra entidad deber ser inaceptable desde todo punto de vista y que esa concepción deberá ser asumida por todos los integrantes de la misma. 2. Combatir los excesivos trámites en los procesos y procedimientos que al interior de nuestra entidad se adelantan, a fin de mitigar la disconformidad que frente a ello tiene la ciudadanía en general 3. Frente a las actuaciones administrativas puede desarrollarse la democracia participativa como la máxima fortaleza para que la ciudadanía en general puede participar activamente en el control de quien tiene la responsabilidad de administrar recursos públicos.

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4. Diseñar mecanismos e implementar acciones para que el ciudadano de a pie conozca acerca de los procesos y procedimientos que pueden ser atacados por la corrupción pero que con su participación podrá evitarlos y así generarse una pacífica convivencia que se contra ponga totalmente a la descomposición social que genera la corrupción como unos de los flagelos más grandes de nuestro país. 5. Incluir Mecanismos de Transparencia y el Acceso a la Información conforme a los preceptos contemplados en la ley 1712 de 2014 y normas de participación e información social.

Ilustración 1 Foto 2: Formulación y seguimiento a Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2016

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Ilustración 2 Foto 2: Coordinadores Médicos, coordinadores de áreas Administrativas en compañía de la Veeduría Distrital, Formulando el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Ilustración 3 Foto 3: Coordinadores Médicos, coordinadores de áreas Administrativas en compañía de la Veeduría Distrital, Formulando el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

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A partir del año 2013 con la participación activa de los miembros de los diferentes macroprocesos, procesos y procedimientos que integran la plataforma institucional se obtuvieron aportes e insumos imprescindibles para la elaboración del Plan Anticorrupción y de Acceso a la Información De acuerdo a la propuesta metodológica establecida, en el hospital Occidente de Kennedy adicional al taller de diseño del Plan Anticorrupción, se realizaron capacitaciones dirigidas a los líderes de los diferentes procesos y colaboradores con el fin de realizar la evaluación y seguimiento a los riesgos identificados y priorizados durante la vigencias 2014 y 2015, con el fin de lograr su actualización y la generación de las nuevas estrategias para la vigencia 2016. Los riesgos fueron socializados al interior del grupo, con el fin de retroalimentar el ejercicio de evaluación y seguimiento bajo la participación de representantes del ente regulador Veeduría Distrital en su identificación y formulación. El taller realizado con las asociaciones que representan la comunidad de Kennedy en compañía de la Veeduría Distrital, fue retroalimentado con las sugerencias e inquietudes presentadas por los representantes de la comunidad, de donde surgieron ideas y objetivos claros que permitieron el mejoramiento continuo de las falencias que se presentan en la Institución

Foto: Taller realizado el 28 de Noviembre de 2013 ESE HOK. Asociaciones Veeduría Distrital

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Foto: Taller realizado el 28 de Noviembre de 2013 ESE HOK. Asociaciones y Veeduría Distrital

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CARACTERIZACION DEL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY ESE, III NIVEL DE ATENCION

2.1

Ficha Técnica

El Hospital Occidente de Kennedy III nivel ESE, es una organización prestadora de servicios de salud de alta complejidad, organizada en la categoría especial de Empresa Social del Estado y adscrita a la Secretaría Distrital de Salud de la ciudad de Bogotá D.C. El área de influencia directa o mercado proximal de la entidad se encuentra definido por las localidades de Kennedy, Bosa, Fontibón y Puente Aranda, para la a tención a la población afiliada al régimen subsidiado y la población pobre no afiliada y toda la ciudad para la atención de urgencias y servicios especializados sin importar el régimen de afiliación. A continuación se presenta un resumen de los principales datos de identificación de la entidad: Tabla 1 Identificación del Hospital Occidente de Kennedy ESE Nombre Dependencia Terr. Dirección Nivel de Atención

Tipo de institución

Servicios que ofrece

Creación del Hospital Transformación en ESE

Situación Actual Junta Directiva

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY NIT: 800196939-3 SDS Transversal 74 F No 40 B 54 III NIVEL Empresa Social del Estado, entendida como una categoría especial de la entidad pública descentralizada del Orden Distrital, dotada de personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, adscrita a la Secretaría Distrital de salud y sometida al régimen jurídico previsto en el capítulo III, artículos 194, 195, y 197 de la Ley 100 de 1993. (Artículo 3° del Acuerdo 17 de 1997 del Concejo de BogotáServicios de Salud de Alta Complejidad con énfasis en oftalmología, oncología, cuidado crítico, pediatría, UCIN, ortopedia. Servicios de docencia para la formación de profesionales y especialistas en ciencias de la salud. Servicios de investigación médica aplicada. Realización de eventos científicos Servicios de diseño e implementación de modelos de atención para patologías de alta complejidad, guías, vías y rutas clínicas. Servicios de soporte para la formulación de política pública del distrito, la región y el país. Creado mediante Acuerdo No. 20 de 1.990 como hospital Distrital, se encuentra adscrito a la Secretaria Distrital de Salud de Bogotá. El Hospital se transforma en Empresa Social del Estado, mediante Acuerdo No. 17 del 19/12/1997, suscrito por el Consejo Distrital La Junta Directiva está conformada de manera tripartita por 6 miembros, de la siguiente forma: 1. El Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. o su delegado o representante quien la presidirá 2. El Secretario Distrital de Salud o su Delegado. 3. Un representante de Estamento Científico de la Institución, elegido mediante voto secreto por y entre los funcionarios de la ESE que tengan título profesional

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Estatutos Gerencia

en área de la salud, cualquiera sea su disciplina. 4. Un representante de Estamento Científico del área de influencia geográfica de la ESE designado por el Secretario Distrital de Salud, entre las ternas propuestas por cada una de las Asociaciones Científicas de las diferentes profesiones de la salud que operan dentro de dicha área, o en su defecto, por el personal profesional de la salud existente en el Distrito Capital. Este representante será elegido de acuerdo con sus calidades científicas y administrativas. 5. Dos (2) representantes de la Comunidad, elegidos así: Un (1) representante elegido por las Alianzas o Asociaciones de Usuarios legalmente establecidas, mediante convocatoria realizada por la Dirección Distrital de Salud. Un (1) representante elegido por los gremios de la producción del área de influencia de la ESE. El Secretario Distrital de Salud solicitará la coordinación a la Cámara de Comercio de Bogotá, para la organización de la elección correspondiente Aprobados mediante Acuerdo No 089 de 1998 de la Junta Directiva de la ESE. El actual Gerente es el Dr. JUAN ERNESTO OVIEDO HERNANDEZ nombrado mediante Decreto No 211 del 08 de MAYO de 2012 emanado de la Alcaldía Mayor de Bogotá

Proceso de Resolución 10956 de 1993 del Ministerio de Salud, mediante la cual se certifica al Distrito Descentralización en Capital como Ente descentralizado en salud Salud Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

2.2

Ubicación del Hospital de Kennedy ESE

EL Hospital de Kennedy se encuentra ubicado al sur occidente de la ciudad de Bogotá, en la localidad N.8 Ciudad Kennedy. Su área de influencia corresponde a la zona sur accidental en donde se ubican adicionalmente las localidades No. 7 Bosa, No. 9 Fontibón y No. 16 Puente Aranda. La sede principal del Hospital se encuentra sobre la avenida Primero de Mayo (Transversal74 F No 40 B 54)

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Ilustración 1 Ubicación de la Red Sur Occidental en la Ciudad de Bogotá D.C.

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

2.3 2.3.1

Plataforma Estratégica Formulación de la Misión - Visión Ilustración 2 Plataforma estratégica: Misión - Visión

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Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

2.3.2

Valores Institucionales

En el trabajo colectivo, los servidores e invitados de la institución lograron el acuerdo en torno a la declaración de los siguientes valores institucionales como el eje del comportamiento individual y colectivo, Ilustración 3 Valores Institucionales

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

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2.3.3

Principios Institucionales

Los principios institucionales son una serie de declaraciones que orientan el comportamiento personal de los servidores y que surgen del acuerdo realizado en el ejerció de planeación.

Ilustración 4 Principios Institucionales

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

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3.1

PRIMER COMPONENTE: METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS DE CORRUPCION Y ACCIONES PARA SU MANEJO. Metodología

Debido a la importancia del Plan anticorrupción y Atención al ciudadano el hospital contó con la colaboración de todas las personas que interactúan en cada uno de los procesos para lograr el objetivo de contar con una herramienta eficiente y eficaz. La metodología utilizada para este proceso se organizó a partir de cinco pasos a saber: 1. Identificación de procesos, procedimientos, objetivos y características de la organización 2. Identificación de riesgos de corrupción por proceso 3. Priorización de riesgos de corrupción para el Plan 4. Definición de acciones preventivas y correctivas 5. Elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción

Ilustración 5 Proceso de elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción

Fuente: Oficina de Planeación HOK.

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Para garantizar la participación activa de los colaboradores en el proceso del diseño del plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se implementaron técnicas grupales que comprendieron reuniones por áreas, talleres, capacitaciones, foros entre otras. Esta dinámica permitió la sensibilización del tema y la formulación de un plan realista, creando un gran sentido de pertenencia y apropiación de los colaboradores a las propuestas y las acciones que finalmente facilitan y adelantan el proceso de socialización del Plan. Ilustración 6 Foto 2: Taller de identificación de Riesgos de Corrupción

Foto. Momento de clasificación y priorización de riesgos de corrupción. Taller realizado el 26 de Noviembre de 2013 en la E.S.E Hospital Occidente de Kennedy Para la formulación del Plan se realizaron talleres en donde se expusieron en común los adelantos de cada una de los procesos. Los talleres se realizaron utilizando metodologías que garantizan la participación de todos los asistentes a partir de trabajo individual y genera los espacios de socialización y negociación en busca de acuerdos y consensos grupales. Los productos del taller fueron elaborados por cada uno de los asistentes y posteriormente fueron sometidos al debate grupal de tal suerte que de forma rápida se pudieran encontrar las coincidencias y las diferencias en las distintas comprensiones de la vida que tiene los asistentes.

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Esta metodología facilitó la participación de todos los colaboradores, de tal suerte que todas las posiciones se expusieron en diálogos constructivos y se obtuvieron los productos suficientes para cumplir con los objetivos de la actividad. La metodología permitió el logro del objetivo propuesto para el avance del desarrollo de la implementación del Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano y posterior seguimiento y evaluación dejando expectativas para seguir el camino de la buena gestión administrativa. Ilustración 7 Foto 3: Taller de identificación de Riesgos de Corrupción

Foto. Momento de clasificación y priorización de riesgos de corrupción. Taller realizado el 26de noviembre de 2013 ESE. HOK El proceso de Elaboración del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano fue acompañado de la estrategia interna Definida dentro del PREMI “Reflejamos lo que Somos”, tendiente a la generación de una cultura integral de respeto y seguimiento de los valores y principios institucionales en el cual el hospital Occidente de Kennedy ocupo el tercer lugar

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3.2

Identificación del Proceso y procedimientos

La identificación de procesos y procedimientos se realizó en paralelo con la discusión sobre los objetivos de cada proceso. El Modelo de Operación por Procesos fue establecido para el Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE mediante acuerdo de Junta Directiva No. 001 de 2013. El patrón organizacional que soporta la operación de la institución, armoniza con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientan hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la institución. El mapa de procesos parte de la identificación de cuatro macro procesos: • • • •

Macro proceso Estratégico Macro proceso Misional Macro proceso de Apoyo Macro proceso del Control Institucional

Que luego se despliegan en 12 procesos: Ilustración 8 Mapa de procesos 2013

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

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Y finalmente en 42 procedimientos: Tabla 2 Estructura general del Modelo de operación por procesos No.

Macro Proceso Estratégico

Proceso

Gestión del Desempeño.

Gestión de admisión, remisión y egreso

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Gestión de diagnóstico terapéutico

Misional

1 3

Componente

Apoyo 2

apoyo y

1 2 3 4 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 1 2 3 1

Gestión de formación, investigación y asesoría técnica Gestión de la atención al usuario y la participación 2 social 1 Gestión de los recursos 2 3

Calidad y Mejoramiento Continuo Planeación Mercadeo Comunicación Referencia y Contra referencia Admisiones Egreso Hospitalización Urgencias Hospitalización día : Unidad renal y Oncología Quirúrgicos Salas de Partos Consulta externa Salud Mental Vigilancia epidemiológica Nutrición Rehabilitación Imágenes y radiología intervencionista Laboratorio clínico y unidad Transfusional Patología Farmacia Docencia Investigación Asistencia Técnica Sistema de Atención Usuario Participación social

Financiero Talento humano Recursos Físicos Contratación de Insumos, dotación, equipos y 1 medicamentos Gestión de compras y contratación 2 Contratación de personal 3 Contratación de servicios y Outsourcing

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Macro Proceso

No.

Proceso 3

5 4

Control Institucional

Componente

1 2 3 1 Gestión de la 2 inteligencia de negocio 3 1 Gestión legal 2 3 Gestión del bienestar

Gestión de la evaluación

Mantenimiento Hotelería Gestión ambiental Sistema de Información TICS Gestión Documental Asistencia Jurídica Defensa Judicial Control Interno Disciplinario

1 Control Interno

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción. El resultado de esta parte del taller fue la puesta en común de las características de los procesos y la documentación de un objetivo construido colectivamente por los actores de cada proceso y sometido a tensión frente a los actores de los otros procesos. El resultado por proceso se presenta a continuación: Tabla 3 Formulación de objetivos por proceso, para la elaboración del Plan anti corrupción Macro proceso Estratégico

Proceso Gestión desempeño

Objetivo del

Gestión de admisión, remisión y egreso

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Desarrollar e implementar las políticas Institucionales para garantizar el cumplimiento de la plataforma estratégica impactando a todos los componentes del sector Brindar al paciente un cuidado integral, humanizado con calidad, calidez y seguridad de manera ágil, oportuna, pertinente teniendo en cuenta su entorno social y familia Brindar apoyo técnico científico para el diagnóstico y la intervención a usuarios del HOK procurando la resolución eficiente y eficaz de la patología de los mismos adhiriéndonos a las guías y protocolos de atención de la Institución. Realizar exámenes y procedimientos de apoyo diagnóstico, entrega de medicamentos y dispositivos médicos, servicios de soporte nutricional y Rehabilitación, sirviendo como apoyo diagnóstico en la definición de las conductas médicas, en los programas de Promoción y prevención en la vigilancia epidemiológica

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Plan Anti Corrupción 2016

Macro proceso

Proceso

Objetivo

Gestión de formación, investigación y asesoría técnica Gestión de la atención al usuario y la participación social

Desarrollo de los procesos de docencia e investigación con mira a la Constitución del Hospital Universitario para la formación en salud del talento humano y el impulso de la investigación científica Brindar respuesta oportuna a las solicitudes de los usuarios y de la comunidad organizada, realizando seguimiento a las mismas con el fin de establecer acciones que se traduzcan en la satisfacción de los usuarios Lograr financieramente la auto sostenibilidad financiera a través del manejo planificado, organizado y controlado de los recursos, con el fin de apoyar al Macro proceso misional del Hospital y se obtenga satisfacer las necesidades del usuario. Gestionar, los procesos de contratación en sus etapas precontractual y post contractual, de insumos y personal, de acuerdo al manual interno de contratación y demás reglamentación legal vigente, con el fin de satisfacer las necesidades de nuestros usuario Mantener todos los aspectos que tienen que ver con el ambiente físico para brindar las condiciones adecuadas al cliente interno como externo Lograr a nivel Institucional se cuente y se utilice de manera óptima de las herramientas tecnológicas y sistemas de información (TICS) para la sistematización de los diferentes procesos llevados a cabo en la institución asegurando oportunidad, integridad, Garantizar la defensa judicial de la Entidad y la adecuada toma de decisiones administrativas mediante el análisis jurídico legal de los casos y actuaciones sometidas a su conocimiento, relacionado con el objeto social directo o indirecto del Hospital Acompañar, evaluar y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos institucionales dentro de los procesos y procedimientos del HOK bajo un Marco Normativo

Gestión recursos

los

Gestión de compras y contratación

Apoyo

Gestión bienestar

del

Gestión de inteligencia negocio

la de

Gestión legal

Control

Gestión de evaluación

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.

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3.3

Identificación de Riesgos de Corrupción

Luego de realizar un taller con los líderes de procesos para la identificación de los posibles nuevos riesgos, estos fueron socializados a los demás grupos, con el fin de retroalimentar el ejercicio de identificación y así dar cumpliendo al objetivo del taller; el ejercicio se desarrolló con la participación de representantes de la Veeduría Distrital. La metodología empleada para el taller consistió en una breve presentación por parte de la representante de la Veeduría Distrital sobre el manejo del riesgo, seguidamente se procedió a la consolidación de grupos por procesos, para la evaluación del seguimiento de los riesgos anteriormente establecidos, y posterior a ello la identificación de nuevos posibles riesgos. Así mismo de forma lúdica los grupos ilustraron los riesgos que se presentan en cada proceso. Este trabajo permitió la identificación de riesgos que fueron sometidos a procesos de clasificación sistematización que arroja como resultado final: Tabla 4 Identificación de Riesgos de Corrupción Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Misional

Falta de compromiso de las personas involucradas a los Gestión de procesos y se debe tener en admisión remisión cuenta logrando anteponer el y egreso bienestar institucional antes de particular

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Actividad

Anteponer el bienestar institucional antes del particular

La falta de compromiso c con la Se evidenció retiro de Institución para evitar recibir personal que recibía cualquier tipo de prenda particular dádivas Socializar implicaciones El no socializar implicaciones legales de término y legales de término y parcialidad en parcialidad en las las decisiones decisiones El no tener el conocimiento para Establecer criterios los procesos claros para establecer objetivos para la criterios objetivos para la evaluación de evaluación de proveedores proveedores Realizar evaluación de No realizar evaluación de proveedores a través de proveedores a través de un equipo un equipo interdisciplinario que tenga la interdisciplinario que competencia pertinente tenga la competencia pertinente

PROPUESTA Iniciar un proceso de concientización e intervención de la cultura a nivel general de la Institución respecto al cumplimiento y adherencia a los procesos instaurados. Realizar supervisión constante a los procesos y al desempeño de los funcionarios para evitar hechos ilegales. Realizar capacitaciones permanentes acerca de las implicaciones legales de términos. Realizar capacitaciones y establecer conceptos claros para la evaluación a proveedores Realizar capacitaciones acerca de los criterios a tener en cuenta en la evaluación a proveedores y que la Institución establezca dicho procedimiento.

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Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Falta de capacitación a los funcionarios designados para las supervisiones Falta de compromiso Institucional que permita crear conciencia de consecuencias y responsabilidades legales que se pueden presentar al no hacer la supervisión correctamente. Falta de estudio de perfiles para las personas que se designan como supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñadas y el conocimiento repetido para hacerlo

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Actividad Capacitación respectiva

Crear conciencia de consecuencias y responsabilidades legales que se puedan presentar al no hacer la supervisión correctamente. Designar a los supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñadas y el conocimiento repetido para hacerlo Capacitar al personal para Falta de capacitación al personal realizar adecuada para realizar adecuada supervisión supervisión Carencia de conocimiento de la Crear conciencia de norma que permita crear consecuencias legales de conciencia de consecuencias una mala supervisión de legales de un mala supervisiones contrato de un contrato No recargar con tantas No recargar con tantas supervisiones de contratos a un supervisiones de contrato asola persona a una sola persona Auditoria médica Falta de seguimiento y auditoria concurrente de historias médica concurrente de historias clínicas para verificar la clínicas para verificar la interpretación de los interpretación de los resultados de resultados de apoyo apoyo diagnóstico vrs/patología diagnóstico vs/patología Supervisión del inventario Falta de realización de auditorías de medicamentos y que permitan el seguimiento dispositivos médicos periódicamente el inventario de mediante conteos los medicamentos y dispositivos aleatorios de los mismos médicos en la farmacia Realizar obras sin el cumplimiento de la normatividad para favorecer a un tercero. Compra de insumos hoteleros de mala calidad y n o aceptar con la norma de acuerdo a estándares.

PROPUESTA Iniciar capacitación a los funcionarios designados para la supervisión de contratos. Iniciar capacitaciones para crear conciencia respecto a las responsabilidades dadas legales en la supervisión de los contratos.

Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados. Capacitar al personal designado para las supervisiones.

Promover el estudio de normar para el supervisor de contratos. Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados. Realizar auditorías concurrentes al personal médico acerca de la interpretación de los resultados diagnósticos vs/patología Continuar con la supervisión del uso de los medicamentos y dispositivos médicos en todos los servicios de atención del Hospital, no solamente en la farmacia.

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Macro Proceso

Proceso

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo Apoyo Apoyo

Gestión de Bienestar Gestión de Bienestar Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de compras y contratación

Apoyo

Gestión de compras y contratación

Apoyo

Gestión de compras y contratación

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Riesgo

Actividad

PROPUESTA

El funcionario que b busca mecanismos para ausentarse del trabajo, simulando afecciones físicas. Las personas que adquieren enfermedades profesionales en otras entidades y los hacen visibles o electivos en nuestro Hospital. Desconocimiento y no aplicabilidad de las normas inherentes al proceso Falta de supervisión efectiva a los contratos Soborno al personal con el propósito de conseguir beneficios Robo de insumos Seleccionar objetivamente al Existencias de tráfico de proponente conforme a influencias los términos de referencia. Implementar un nuevo manual de contratación Evitar que los estudios, términos e con el fin de establecer invitaciones se ajusten al interés procedimientos claros y y/o conveniencia de un particular precisos en los aspectos técnico, jurídico y financiero. Implementar un nuevo Falta de estudios previos, términos manual de contratación e invitaciones idóneos y ajustados con el fin de establecer a la nueva contratación estatal, procedimientos claros y términos de referencia amañados precisos en los aspectos y dirigidos a favorecer a un técnico, jurídico y proponente. financiero. Se participa en los Falta de capacitación a los procesos de inducción y funcionarios designados para las re inducción con el tema supervisiones del MECI Se realiza los Contratar profesionales que requerimientos con base cumplan con el perfil requerido a los perfiles requeridos por el área.

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Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Actividad

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Falta de concertación de las actividades establecidas en la OPS con el líder del proceso

Se envía requerimientos de actividades específicas abiertas a modificación de acuerdo a necesidades del servicio.

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Mal direccionamiento de oficios para realizar investigación que no son de nuestras competencias.

Reenvío de oficios al área competente

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Desconocimientos de los usuarios internos de las funciones de la oficina de control Interno

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Misional

Gestión de formación, investigación y asesoría técnica

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Seleccionar los mejores propuestas a conveniencia del Hospital Occidente de Kennedy

Identificar necesidades tecnológicas

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Identificar que la Inversión sea lo que el Hospital requiere con las calidades y especificaciones técnicas que mejoren la operación del Hospital

Realizar etapas contractuales identificando la mejor alternativa para el Hospital

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Capacitación al personal en tecnología

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Buen uso de la tecnología: Eficiencia, eficacia, confidencialidad a la información.

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Gestión de los Recursos

PROPUESTA

Capacitaciones del MECI continuas donde se genere e identifique las funciones de la Oficina. Realizar evaluación de No realizar evaluación de proveedores a través de proveedores a través de un equipo un equipo interdisciplinarios que tenga la interdisciplinario que competencia pertinente tenga la competencia pertinente

Se está verificando los La falta de análisis y verificación de antecedentes y las antecedentes acreditaciones académicas

No porque su funcionamiento es estable y eficaz

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Macro Proceso

Proceso

Apoyo

Gestión de los Recursos

Apoyo

Gestión de los Recursos

Apoyo

Gestión de los Recursos

Apoyo

Gestión de los Recursos

Apoyo

Gestión de los Recursos

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Riesgo

Actividad

Se están aplicando entre visitas y pruebas de ejecución a los candidatos Si están definidos las La no adecuada selección de competencias y personal teniendo en cuenta actividades para planta y requisitos claros y verificables para OPS en manuales y el cargo requerimientos NO se han implementado mecanismos de Inadecuados controles a los información en línea que procesos financieros integren datos con consistencia. No se han establecido y El no denunciar al que ofrece y divulgado pautas recibe soborno prácticas para detectar y denunciar Carencia en el proceso de Se están aplicando selección que permita la adecuada entrevistas y pruebas de gestión en talento humano ejecución a candidatos Amiguismo y clientelismo en la Elaborar plan global de negociación y contratación de los mercadeo servicios de salud Concertación en red para la negociación de servicios Definir directrices de negociación desde el Comité directivo, fortalecer la participación en la negociación y contratación con las EAPB. Socialización de los Deficiencias de los canales de canales de comunicación comunicación disponibles Actualizar los recursos existentes y mejorar y / o aumentar las herramientas de comunicación en los servicios asistenciales y administrativos. Mantener los objetivos Concentración de autocontrol o estratégicos en la Junta exceso de poder directiva. La no realización de pruebas específicas de conocimientos

PROPUESTA No porque su funcionamiento es estable y eficaz

No porque su funcionamiento es estable y eficaz

Montar un mecanismo y sistema de información que recolecte toda la información en línea que permita validar fuentes. Promover puntos de control en los procesos para prevenir distorsiones. No porque su funcionamiento es estable y eficaz y crear un comité financiero y periódico.

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Macro Proceso

Proceso

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Tráfico de influencias en el triage

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Control de Insumos

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Personas que realizan venta de puestos para citas médicas

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria Gestión de la atención al usuario y la participación social

Riesgo

Extralimitación de funciones

Actividad Adherencia a los procesos institucionales teniendo en claro el alcance de los mismos Toma de decisiones basado en hechos y datos validados en Comité Directivo. Programación seguimiento y control de la realización de Comité Directivos Acuerdos d gestión del equipo Directivo Desarrollar campañas y talleres para cambio cultural. Todos los pacientes deben pasar obligatoriamente por un triage Se realiza seguimiento a los medicamentos por parte del personal asistencial y de área de farmacia. Realizar seguimiento y agilizar el proceso de aperturas de agendas para evitar venta de turnos en las filas.

PROPUESTA

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

Tráfico de influencias por parte de los visitadores médicos para formular los medicamentos

Controlar el ingreso de los Crear un comité anticorrupción visitadores al Hospital. para minimizar riesgos

La realización de entrevistas aleatorias al personal causa traumatismos en la gestión de los procesos

No se han realizado las entrevistas que tiene planeado para el 2014

Realizar el estudio de clima laboral a todos los colaboradores

Se realizaron capacitaciones en humanización por instituciones externas como Universidad del Rosario y alcaldía Mayor

Programa Institucional y presentación de resultados

Gestión de la atención al usuario Carencia de talleres de buen trato y la participación y humanización social

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Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Misional

Gestión de la atención al usuario El no funcionamiento y aplicación y la participación efectiva del digiturno social

Misional

Gestión de la atención al usuario Implementación del Call Center y la participación social

Misional

Gestión de la atención al usuario Falta de Seguimiento a las y la participación acciones de mejora del servicio social

Misional

Gestión de la Realizar un seguimiento al número atención al usuario de quejas de un mismo y la participación colaborador social

Misional

Gestión de la atención al usuario No llevar una Organización de y la participación agendas médicas social Gestión de la atención al usuario y la participación social

Identificar que la Inversión sea lo que el Hospital requiere con las calidades y especificaciones técnicas.

Apoyo

Gestión legal

Vencimiento de términos en la defensa judicial de la entidad como consecuencia de la aceptación de dádivas o prebendas para obtener resultados desfavorables para la entidad. (No contestación de demandas, acciones de tutela, derechos de petición, actuaciones administrativas, etc.)

Apoyo

Gestión legal

Litigar en contra de la entidad por personal vinculado en el área.

Actividad Se instaló digiturno con mayor capacidad a la demanda de usuarios Se reintegra colaboradora incapacitada a la actividad de línea telefónica de asignación de citas Se entrega informe trimestral -PQRS y a los líderes de los servicios para que realicen los planes de mejora Desde atención al usuario se informa a el área de talento humano sobre los funcionarios que obtienen mayor número de requerimientos Se realiza programación por consulta de especialidades por días a la semana Documentar necesidades institucionales con el fin de establecer ventajas competitivas y evaluar por comités los documentos Realizar seguimiento a los controles establecidos por el área a través de instrumentos como formato para actualización de procesos judiciales y conciliaciones y seguimiento a expedientes en sitio web. Incorporar en las OPS, cláusula que prohíba litigar a sus contratistas contra la entidad a la cual presta sus servicios.

PROPUESTA Se organice el punto de información, es muy pequeño y unificar procesos de facturación en todos los servicios de consulta externa Que esta colaboradora realice solo las actividades de asignar citas telefónicas. Encuestas de satisfacción, control interno realice las auditorías internas

Taller de sensibilización desde el área de gestión humana

Ampliar agendas de las diferentes especialidades criticas

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Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Apoyo

Gestión legal

Dilatar la gestión de cobro para que ocurra prescripción o caducidad de las obligaciones a favor del Hospital a cambio de dádivas o prebendas.

Apoyo

Gestión legal

Apoyo

Gestión legal

Actividad

PROPUESTA

Realizar el seguimiento a las actividades asignadas a los abogados para verificar cumplimiento en los términos de ley. Realizar revisión y Dejar vencer términos dentro actualización de los del proceso de cobro coactivo procesos y con el fin de favorecer al procedimientos del deudor. área. Resolver favorablemente los recursos que se interpongan o se tramiten valiéndose de interpretaciones jurídicas o sin la observancia de los requisitos de ley a cambio de dádivas o prebendas.

En casos de difícil análisis, realizar mesas jurídicas para contar con diversas opiniones sobre el tema

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.

3.4

Riesgos priorizados y acciones de mitigación propuesta

Los riesgos identificados se sometieron a un proceso de priorización en donde cada uno de los participantes selecciono los que consideraba más importantes conforme a su inminencia o por su impacto operativo y/o financiero en la organización. El resultado de este trabajo permitió la priorización de los riesgos que inicialmente se incluyeron en el Plan y con los cuales se realizó la parte final del taller. Una vez priorizados los riesgos, cada grupo de trabajo organizado por procesos, elaboró una serie de propuestas y de acciones concretas para mitigar o prevenir el riesgo. Esta formulación se realizó de manera colectiva y se entregó como el último producto concreto de la jornada de trabajo. En el siguiente cuadro se presentan los riesgos priorizados y las actividades propuestas. Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Misional

Gestión de admisión remisión y egreso

Falta de compromiso de las personas involucradas a los procesos y se debe tener en cuenta logrando anteponer el bienestar institucional antes de particular

Actividad Anteponer el bienestar institucional antes del particular

PROPUESTA Iniciar un proceso de concientización e intervención de la cultura a nivel general de la Institución respecto al cumplimiento y adherencia a los procesos instaurados.

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Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico

La falta de compromiso c Se evidenció retiro con la Institución para evitar de personal que recibir cualquier tipo de recibía dádivas prenda particular

Realizar supervisión constante a los procesos y al desempeño de los funcionarios para evitar hechos ilegales.

Socializar El no socializar implicaciones implicaciones legales legales de término y de término y parcialidad en las decisiones parcialidad en las decisiones El no tener el conocimiento Establecer criterios para los procesos claros objetivos para la para establecer criterios evaluación de objetivos para la evaluación proveedores de proveedores Realizar evaluación No realizar evaluación de de proveedores a proveedores a través de un través de un equipo equipo interdisciplinario que interdisciplinario que tenga la competencia tenga la competencia pertinente pertinente

Realizar capacitaciones permanentes acerca de las implicaciones legales de términos.

Falta de capacitación a los funcionarios designados para las supervisiones

Capacitación respectiva

Iniciar capacitación a los funcionarios designados para la supervisión de contratos.

Falta de compromiso Institucional que permita crear conciencia de consecuencias y responsabilidades legales que se pueden presentar al no hacer la supervisión correctamente. Falta de estudio de perfiles para las personas que se designan como supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñadas y el conocimiento repetido para hacerlo Falta de capacitación al personal para realizar adecuada supervisión

Realizar capacitaciones y establecer conceptos claros para la evaluación a proveedores Realizar capacitaciones acerca de los criterios a tener en cuenta en la evaluación a proveedores y que la Institución establezca dicho procedimiento.

Iniciar capacitaciones para crear conciencia respecto a la responsabilidad dada legales en la supervisión de los contratos.

Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados.

Capacitar al personal designado para las supervisiones.

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y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Carencia de conocimiento de la norma que permita crear conciencia de consecuencias legales de un mala supervisiones de un contrato

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

No recargar con No recargar con tantas tantas supervisiones supervisiones de contratos a de contrato a una un asola persona sola persona

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Falta de seguimiento y auditoria médica concurrente de historias clínicas para verificar la interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico vrs/patología

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Crear conciencia de consecuencias legales de una mala supervisión de contrato

Auditoria médica concurrente de historias clínicas para verificar la interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico vs/patología Supervisión del Falta de realización de inventario de auditorías que permitan el medicamentos y seguimiento periódicamente dispositivos médicos el inventario de los mediante conteos medicamentos y dispositivos aleatorios de los médicos mismos en la farmacia Realizar obras sin el cumplimiento de la normatividad para favorecer a un tercero. Compra de insumos hoteleros de mala calidad y n o aceptar con la norma de acuerdo a estándares. El funcionario que busca mecanismos para ausentarse del trabajo, simulando afecciones físicas.

Promover el estudio de normar para el supervisor de contratos.

Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados.

Realizar auditorías concurrentes al personal médico acerca de la interpretación de los resultados diagnósticos vs/patología

Continuar con la supervisión del uso de los medicamentos y dispositivos médicos en todos los servicios de atención del Hospital, no solamente en la farmacia.

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Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Las personas que adquieren enfermedades profesionales en otras entidades y los hacen visibles o electivos en nuestro Hospital. Desconocimiento y no aplicabilidad de las normas inherentes al proceso Falta de supervisión efectiva a los contratos Soborno al personal con el propósito de conseguir beneficios Robo de insumos

Apoyo

Gestión de Existencias de tráfico de compras y influencias contratación

Apoyo

Evitar que los estudios, Gestión de términos e invitaciones se compras y ajusten al interés y/o contratación conveniencia de un particular

Apoyo

Falta de estudios previos, términos e invitaciones Gestión de idóneos y ajustados a la n compras y nueva contratación estatal, contratación términos de referencia amañados y dirigidos a favorecer a un proponente.

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Falta de capacitación a los funcionarios designados para las supervisiones

Seleccionar objetivamente al proponente conforme a los términos de referencia. Implementar un nuevo manual de contratación con el fin de establecer procedimientos claros y precisos en los aspectos técnico, jurídico y financiero. Implementar un nuevo manual de contratación con el fin de establecer procedimientos claros y precisos en los aspectos técnico, jurídico y financiero. Se participa en los procesos de inducción y re inducción con el tema del MECI

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Control Institucional

Gestión de Evaluación

Contratar profesionales que cumplan con el perfil requerido

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Falta de concertación de las actividades establecidas en la OPS con el líder del proceso

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Mal direccionamiento de oficios para realizar investigación que no son de nuestras competencias.

Gestión de Evaluación

Desconocimientos de los usuarios internos de las funciones de la oficina de control Interno

Gestión de Evaluación

No realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisciplinarios que tenga la competencia pertinente

Control Institucional

Misional

Apoyo

Gestión de formación, investigación y asesoría técnica Gestión de la inteligencia de negocio Gestión de la inteligencia de negocio

Seleccionar los mejores propuestas a conveniencia del Hospital Occidente de Kennedy Identificar que la Inversión sea lo que el Hospital requiere con las calidades y especificaciones técnicas que mejoren la operación del Hospital

Se realiza los requerimientos con base a los perfiles requeridos por el área. Se envía requerimientos de actividades específicas abiertas a modificación de acuerdo a necesidades del servicio. Reenvío de oficios al área competente Capacitaciones del MECI continuas donde se genere e identifique las funciones de la Oficina. Realizar evaluación de proveedores a través de un equipo multidisciplinario que tenga la competencia pertinente

Identificar necesidades tecnológicas Realizar etapas contractuales identificando la mejor alternativa para el Hospital

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Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Capacitación al personal en tecnología

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Buen uso de la tecnología: Eficiencia, eficacia, confidencialidad a la información.

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Se está verificando Gestión de La falta de análisis y los antecedentes y los Recursos verificación de antecedentes las acreditaciones académicas Se están aplicando La no realización de pruebas Gestión de entre visitas y específicas de los Recursos pruebas de ejecución conocimientos a los candidatos Si están definidos las La no adecuada selección de competencias y Gestión de personal teniendo en cuenta actividades para los Recursos requisitos claros y planta y OPS en verificables para el cargo manuales y requerimientos NO se han implementado Gestión de Inadecuados controles a los mecanismos de los Recursos procesos financieros información en línea que integren datos con consistencia. No se han establecido y Gestión de El no denunciar al que divulgado pautas los Recursos ofrece y recibe soborno prácticas para detectar y denunciar Carencia en el proceso de Se están aplicando Gestión de selección que permita la entrevistas y pruebas los Recursos adecuada gestión en talento de ejecución a humano candidatos

No porque su funcionamiento es estable y eficaz

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Estratégico

Amiguismo y clientelismo en Gestión del la negociación y Elaborar plan global Desempeño contratación de los servicios de mercadeo de salud Concertación en red Gestión del para la negociación Desempeño de servicios Definir directrices de negociación desde el Comité directivo, Gestión del fortalecer la Desempeño participación en la negociación y contratación con las EAPB. Socialización de los Gestión del Deficiencias de los canales canales de Desempeño de comunicación comunicación disponibles Actualizar los recursos existentes y mejorar y / o Gestión del aumentar las Desempeño herramientas de comunicación en los servicios asistenciales y administrativos. Mantener los Concentración de Gestión del objetivos autocontrol o exceso de Desempeño estratégicos en la poder Junta directiva. Adherencia a los procesos Gestión del institucionales Extralimitación de funciones Desempeño teniendo en claro el alcance de los mismos Toma de decisiones Gestión del basado en hechos y Desempeño datos validados en Comité Directivo. Programación Gestión del seguimiento y control Desempeño de la realización de

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Comité Directivos

Estratégico

Gestión del Desempeño

Acuerdos d gestión del equipo Directivo

Estratégico

Gestión del Desempeño

Desarrollar campañas y talleres para cambio cultural.

Misional

Gestión hospitalaria, Tráfico de influencias en el de urgencias Triage y ambulatoria

Todos los pacientes Crear un comité deben pasar anticorrupción para minimizar obligatoriamente por riesgos un Triage

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias Control de Insumos y ambulatoria

Misional

Gestión hospitalaria, Personales que realizan de urgencias venta de puestos para citas y médicas ambulatoria

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria Gestión de la atención al usuario y la participación social

Se realiza seguimiento a los medicamentos por parte del personal asistencial y de área de farmacia. Realizar seguimiento y agilizar el proceso de aperturas de agendas para evitar venta de turnos en las filas.

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

Tráfico de influencias por parte de los visitadores médicos para formular los medicamentos

Controlar el ingreso de los visitadores al Hospital.

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

La realización de entrevistas aleatorias al personal causa traumatismos en la gestión de los procesos

No se han realizado las entrevistas que tiene planeado para el 2014

Realizar el estudio de clima laboral a todos los colaboradores

Se realizaron capacitaciones en humanización por instituciones externas como Universidad del Rosario y alcaldía

Programa Institucional y presentación de resultados

Gestión de la atención al usuario y Carencia de talleres de buen la trato y humanización participación social

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Mayor

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social Gestión de la atención al usuario y la participación social Gestión de la atención al usuario y la participación social

El no funcionamiento y aplicación efectiva del digiturno

Implementación del Call Center

Falta de Seguimiento a las acciones de mejora del servicio

Se organice el punto de Se instaló digiturno información, es muy pequeño con mayor capacidad y unificar procesos de a la demanda de facturación en todos los usuarios servicios de consulta externa Se reintegra colaboradora incapacitada a la actividad de línea telefónica de asignación de citas Se entrega informe trimestral -PQRS y a los líderes de los servicios para que realicen los planes de mejora Desde atención al usuario se informa a el área de talento humano sobre los funcionarios que obtienen mayor número de requerimientos

Misional

Gestión de la atención Realizar un seguimiento al al usuario y número de quejas de un la mismo colaborador participación social

Misional

Gestión de la atención al usuario y No llevar una Organización la de agendas médicas participación social

Se realiza programación por consulta de especialidades por días a la semana

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Documentar necesidades institucionales con el fin de establecer ventajas competitivas y evaluar por comités los documentos

Identificar que la Inversión sea lo que el Hospital requiere con las calidades y especificaciones técnicas.

Que esta colaboradora realice solo las actividades de asignar citas telefónicas.

Encuestas de satisfacción, control interno realice las auditorías internas

Taller de sensibilización desde el área de gestión humana

Ampliar agendas de las diferentes especialidades criticas

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Apoyo

Vencimiento de términos en la defensa judicial de la entidad como consecuencia de la aceptación de dádivas o prebendas para obtener Gestión legal resultados desfavorables para la entidad. (No contestación de demandas, acciones de tutela, derechos de petición, actuaciones administrativas, etc.)

Apoyo

Litigar en contra de la Gestión legal entidad por personal vinculado en el área.

Apoyo

Dilatar la gestión de cobro para que ocurra prescripción o caducidad Gestión legal de las obligaciones a favor del Hospital a cambio de dádivas o prebendas.

Apoyo

Dejar vencer términos dentro del proceso de Gestión legal cobro coactivo con el fin de favorecer al deudor.

Apoyo

Resolver favorablemente los recursos que se interpongan o se tramiten valiéndose de Gestión legal interpretaciones jurídicas o sin la observancia de los requisitos de ley a cambio de dádivas o prebendas.

Realizar seguimiento a los controles establecidos por el área a través de instrumentos como formato para actualización de procesos judiciales y conciliaciones y seguimiento a expedientes en sitio web. Incorporar en las OPS, cláusula que prohíba litigar a sus contratistas contra la entidad a la cual presta sus servicios. Realizar el seguimiento a las actividades asignadas a los abogados para verificar cumplimiento en los términos de ley. Realizar revisión y actualización de los procesos y procedimientos del área. En casos de difícil análisis, realizar mesas jurídicas para contar con diversas opiniones sobre el tema

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.

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Con el fin de apoyar el proceso de anticorrupción se conformó el EQUIPO FUNCIONAL DE CONTROL SOCIAL, que aportará con lo siguiente:     

Presentar informe en las rendiciones de cuentas que realice la Institución de las acciones realizadas por la comunidad en el ejercicio de control social. Coadyuvar a la convocatoria de las mesas temáticas y nodos de la Red Anticorrupción, Participación y Control Social y facilitar el apoyo logístico para el cumplimiento de los objetivos desarrollados por las mesas. Facilitar el ejercicio de control social apoyando la conformación de grupos de veeduría con las poblaciones beneficiadas o afectadas por el programa, plan, proyecto o servicio que presten. Facilitar los formatos de registro de las veedurías de control social con el fin de mantener el proceso documentado. Elaborar informe trimestral de control social que deberé ser entregado a la Dirección de Participación Social y Servicio al Ciudadano de la Secretaría Distrital de Salud

Cabe anotar que el seguimiento, validación y actualización de la matriz de riesgos fue realizada por cada uno de los líderes en compañía de sus equipos dando como resultado la matriz actualizada demarcada en este documento como anexo 1.

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SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES

4.1

Metodología

La herramienta “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” es un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión. Su metodología incluye cuatro componentes autónomos e independientes. El diseño de la metodología para la elaboración del Segundo Componente llamado “Estrategias Anti trámites”, en donde se explican los parámetros generales para la racionalización de trámites en entidades públicas Liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, el cual busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública. El Hospital Occidente de Kennedy, en cabeza del área de Planeación y con la colaboración de la Oficina de Control Interno, en cumplimiento del Artículo 73 de la ley 1474 de 2011, ha diseñado una metodología para elaborar la estrategia de Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano:

4.2

•

Reunión con los líderes de los procesos.

•

Ilustración e inducción sobre el componente “Estrategia Anti trámites”.

•

Conformación de mesas de trabajo con líderes de procesos y procedimientos afines.

•

Revisión de los procesos, Objetivos y características del mismo.

•

Identificación de Trámites, (revisión de los procesos, análisis normativo).

•

Priorización de trámites a intervenir, (diagnóstico de los trámites a intervenir, factores internos, factores externos).

•

Racionalización de trámites, (simplificación, estandarización, eliminación, optimización, automatización).

•

Interoperabilidad.

•

Selección de los trámites por procesos

•

Resultados

Diagnóstico de Trámites a intervenir

El Hospital Occidente de Kennedy ha venido trabajando en conjunto con la Alcaldía Mayor de Bogotá en el desarrollo de la orientación y supervisión de los canales de atención al ciudadano que realiza la Dirección Distrital de Servicio al ciudadano de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., contemplada en el artículo 1 del Decreto Distrital No. 335 de 2006.

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Se han implementado acciones tendientes a generar la actualización de la página web del Hospital garantizando la oportunidad de la información que consultan los ciudadanos y que allí reposa en materia de servicios, horarios de acceso y trámites que realizan los usuarios. El objetivo es informar de manera oportuna y veraz al usuario sobre los cambios y modificaciones que en los servicios se presenten dando cumplimiento a la ley de transparencia y de acceso a la información. Se ha informado de manera oportuna y veraz a las personas sobre: los cambios en la prestación de los servicios, horarios y puntos de atención a través de la herramienta virtual: Guía de Trámites y mapa callejero. A su vez se ha recibido capacitación por parte del DAFP para el manejo de la plataforma S.U.I.T 3.0 la cual “sirve para consultar de manera ágil y rápida la forma como se ejecuta un trámite”. El gestor de contenidos del Hospital asiste a capacitaciones periódicas con la Alcaldía Mayor de Bogotá, en la oficina de Dirección Distrital del Servicio al Ciudadano, para la actualización oportuna de los trámites y servicios en la Guía de trámites, fomentando la información participativa y la ágil respuesta a las inquietudes ciudadanas. En la página web se publican las estrategias anticorrupción y los talleres realizados con la comunidad hospitalaria y la comunidad en general para evidenciar el trabajo realizado durante el año en materia de acciones anticorrupción y medición de los posibles riesgos. El Hospital cuenta con Inventarios iniciales de trámites siguiendo los criterios:    

Identificar todos los trámites o servicios en los que interviene directamente el usuario de salud Identificar todos los trámites internos de la entidad para el cumplimiento de sus funciones misionales Excluir los trámites de los usuarios ante otras entidades como la SDS o las EPS que desbordan la capacidad de la entidad para actuar Excluir los procedimientos administrativos internos

El resultado de este trabajo se presenta a continuación: Tabla 5 Inventario general de trámites y procedimientos externos Descripción del trámite o procedimiento Peticiones, Quejas y Reclamos Solicitud de Oxigeno Solicitud/Asignación de Citas Médicas Para Consulta Externa Servicio de Ambulancias Apoyo Diagnostico y Terapéutico Radiología E Imágenes Diagnosticas Servicio Cirugía

Tramite o procedimiento T P

Genera Ineficiencia X X

Genera Corrupción X X

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Descripción del trámite o procedimiento Servicios de Ginecoobstetricia Servicios de Hospitalización Procedimientos Especializados Programas Institucionales Servicios de Urgencias Apoyo Diagnostico y Terapéutico Toma de Muestras de Laboratorio Atención al Usuario y Defensor del Ciudadano Consulta Externa de Nutrición y Dietética Salud Oral y Maxilofacial Servicio de Vacunación Solicitud de Historia Clínica Servicio de Psicología

Tramite o procedimiento P P P P P

Genera Ineficiencia X X X X

Genera Corrupción X X X X X

X X X X X X

P P P P T P

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción. Tabla 6 Clasificación de los trámites y procedimientos críticos

Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción.

Peticiones, Quejas y Reclamos Solicitud de Oxigeno Solicitud/Asignación de Citas Médicas Para Consulta Externa Servicio de Ambulancias

Mayor contribución al gasto de la institución

Mayor contacto con el público

Afecta derechos de los ciudadanos

x x

x x x

x x

Apoyo Diagnostico y Terapéutico Toma de

7 4

x x

Servicios de Hospitalización Programas Institucionales

Procedimientos Especializados

Servicio Cirugía Servicios de Ginecoobstetricia

x x

Valor total en punto s

5 7 3 8 3 4 7

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Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción. Muestras de Laboratorio Apoyo Diagnostico y Terapéutico Radiología E Imágenes Diagnosticas Atención al Usuario y Defensor del Ciudadano Consulta Externa de Nutrición y Dietética Salud Oral y Maxilofacial Servicio de Vacunación

Mayor contribución al gasto de la institución

x x x x

3 3 4 9

x x x

Solicitud de Historia Clínica Servicio de Psicología

x x x

Valor total en punto s

Afecta derechos de los ciudadanos

Mayor contacto con el público

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción. Tabla 7 Descripción y valoración de riesgos de corrupción ELEMENTO DE TRATAMIENTOS O PROCEDIMIENTOS CON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS

RIESGO

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

POSIBLES CONSECUENCIAS (Anexo 2) TRAMITES Daño Social

(Anexo 1) 1

Peticiones, Quejas y Reclamos

Cobro por realización del tramite

Solicitud de Oxigeno

Cobro por realización del tramite

Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones Solicitud/Asignación claras sobre la forma de de Citas Médicas adelantarlos. Para Consulta Externa Cobro por realización del tramite

Daño Enconómico

Daño a la Administración 1

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TOT AL PUN TOS

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ELEMENTO DE

TRATAMIENTOS O PROCEDIMIENTOS CON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS

Servicio de Ambulancias Servicio Cirugía Servicios de Ginecoobstetricia Servicios de Hospitalización Procedimientos Especializados Programas Institucionales

RIESGO

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

Tráfico de influencias. Soborno. Falta de información sobre el estado del proceso del trámite al interior de la entidad Tráfico de Influencias, (amiguismo, persona influyente) Tráfico de Influencias, (amiguismo, persona influyente) Falta de información sobre el trámite o procedimiento tanto del usuario como de los funcionarios

Apoyo Diagnostico y Discrecionalidad de los Terapéutico Toma funcionarios que ejecutan el de Muestras de trámite o procedimiento Laboratorio Cobro por realización del tramite Atención al Usuario Manejo informal de trámites o y Defensor del procedimientos: Ausencia de Ciudadano manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos. Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de Consulta Externa de conciencia del servicio Nutrición y Dietética público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de Salud Oral y pertenencia, carencia de Maxilofacial conciencia del servicio público, actitud pasiva y

(Anexo 2) TRAMITES Daño Social

(Anexo 1)

Obsolescencia tecnológica

POSIBLES CONSECUENCIAS

Daño Enconómico 1 2 3

Daño a la Administración 1 2 3

x x

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ELEMENTO DE

TRATAMIENTOS O PROCEDIMIENTOS CON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS

Servicio de Vacunación

Solicitud de Historia Clínica

Servicio de Psicología

RIESGO

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

Apoyo Diagnostico y Terapéutico Discrecionalidad de los Radiología E funcionarios que ejecutan el Imágenes trámite o procedimiento Diagnosticas

(Anexo 2) TRAMITES Daño Social

(Anexo 1)

adaptable, ineficiencia, personal no calificado Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de conciencia del servicio público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado Complejidad del trámite o procedimiento: Poca claridad y transparencia, demasiados pasos e instancias administrativas, excesivo tiempo de ejecución. Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de conciencia del servicio público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado

POSIBLES CONSECUENCIAS

Daño Enconómico 1 2 3

Daño a la Administración 1 2 3

Tabla 8 inventario general de trámites y procedimientos Internos

1 2 3

Descripción del trámite o procedimiento Proceso de inducción y re inducción del HOK Publicación, divulgación del Código de Ética Plan de mejoramiento y acreditación

Tramite o Genera procedimiento Ineficiencia P X T P X

Genera Corrupción X

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Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.

No.

TOT AL PUN TOS

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No. 4

5 6 7 8 9

10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20 21 22

Descripción del trámite o procedimiento Formulación del diagnóstico de necesidades de capacitación, soporte fundamental del Plan de Capacitación Co9nformación de la nueva comisión de personal que inicio labores a mediados de la vigencia Evaluación de desempeño Índice de Transparencia Normo grama Institucional Seguimiento y monitoreo de las políticas públicas e instituciones les, de los planes y proyectos de la Entidad, mediante la formulación y seguimiento a la planeación estratégica Formulación de fichas técnicas de indicadores Consulta al manual de calidad y operaciones de la Entidad Software dinámica gerencial Plan de comunicaciones institucional que busca dar cumplimiento a los ejes temáticos del plan de direccionamiento estratégico, mediante Decreto 516 de 2009 Fortalecimiento de la Oficina de Atención al Usuario frente al procedimiento de quejas y reclamos Procedimiento para realizar el registro en la tabla maestra de documentos del sistema integrado Indicadores reportados con su respectiva ficha de análisis de indicador. Manejo informático del personal de la institución Evaluación independiente del avance MECI Resultados del informe ejecutivo anual, presentados al equipo directivo de la entidad. Programa de auditoría de la oficina de control interno Programa de auditoría de sistema integrado de gestión de calidad Cumplimiento de los POAS, planes de acción, planes de desarrollo, plan de gestión del gerente con seguimiento constante de los Líderes de procesos y retroalimentación

Tramite o Genera procedimiento Ineficiencia T

Genera Corrupción

P P P

X X X

X X

P P P

X X

X X X

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Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. 

En la primera columna se identificaron los trámites y procedimientos tanto de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo o evaluación.



En la segunda columna se indican si se trata de un trámite (T) o de un procedimiento (P).



En la tercera y cuarta columna se señalan los trámites y procedimientos proclives a la ineficiencia, a la corrupción o a las dos.



Los tramites o procedimientos que acusen riesgo de ineficiencia deben ser tratados directamente por la institución mediante un programa de mejoramiento interno, los identificados con riesgo de corrupción serán el objeto de estudio en las etapas siguientes. Tabla 9 Clasificación de los trámites y procedimientos críticos

Mayor Trámites y procedimientos con riesgo de contribución corrupción. al gasto de la institución 1 2 3 Publicación, divulgación del Código de Ética X Conformación de la nueva comisión de personal que inicio labores a mediados de X la vigencia Evaluación de desempeño X Índice de Transparencia X Seguimiento y monitoreo de las políticas públicas e institucionales, de los planes y proyectos de la Entidad, mediante la X formulación y seguimiento a la planeación estratégica Formulación de fichas técnicas de X indicadores Software dinámica gerencial X Plan de comunicaciones institucional que busca dar cumplimiento a los ejes X temáticos del plan de direccionamiento estratégico, mediante Decreto 516 de 2009 Procedimiento para realizar el registro en X la tabla maestra de documentos del

Mayor contacto con el público 1 X

Afecta derechos de los ciudadanos 1 2 3 X

Valor total en puntos 5

X X

7 9

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Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción. sistema integrado Indicadores reportados con su respectiva ficha de análisis de indicador. Manejo informático del personal de la institución Evaluación independiente del avance MECI Resultados del informe ejecutivo anual, presentados al equipo directivo de la entidad. Programa de auditoría de la oficina de control interno Programa de auditoría de sistema integrado de gestión de calidad Cumplimiento de los POAS, planes de acción, planes de desarrollo, plan de gestión del gerente con seguimiento constante de los Líderes de procesos y retroalimentación

Mayor contribución al gasto de la institución X

Mayor contacto con el público

Afecta derechos de los ciudadanos

Valor total en puntos

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. •

En la primera columna se identifican los trámites y procedimientos identificados en el formulario 1 con riesgo de corrupción.

•

En las siguientes columnas se indican las variables sugeridas para valorar la incidencia de cada trámite o procedimiento en una escala de 1 a 3, donde: 1 grado bajo, 2 grado medio, y 3 grado alto.

•

En la columna final se totalizan las valoraciones asignadas a cada trámite o procedimiento. El puntaje total servirá para priorizarlos y determinar los más críticos (>6). Estos últimos serán utilizados en la siguiente etapa para identificar los elementos de riesgo y el levantamiento del mapa.

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Tabla 10Descripción y valoración de riesgos de corrupción

O PROCEDIMIENTOSCON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS

ELEMENTO DE RIESGO (Anexo 1)

Formulación de fichas técnicas de indicadores

Deficiencia en la incorporación y manejo de la información: Inexactitud y falsedad

Procedimiento para realizar el registro en la tabla maestra de documentos del sistema integrado

Deficiencia en la incorporación y manejo de la información: Inexactitud y falsedad

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA 1

Publicación, divulgación del Código de Ética Software dinámica gerencial Plan de comunicaciones institucional que busca dar cumplimiento a los ejes temáticos del plan de direccionamiento estratégico, mediante Decreto 516 de 2009

Manejo informático personal de la institución

del

Seguimiento y monitoreo de las políticas públicas e institucionales, de los planes y proyectos de la Entidad, mediante la formulación y seguimiento a la planeación estratégica Índice de Transparencia Evaluación independiente del

POSIBLES CONSECUENCIAS (Anexo 2) TRAMITES Daño Daño a la Daño EnconóAdministra Social mico ción 1 2 3 1 2 3 1 2 3

Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos. Obsolescencia tecnológica

Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos.

Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de conciencia del servicio público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado

Falta de información sobre el trámite o procedimiento tanto del usuario como de los funcionarios

Condiciones del entorno: Presiones políticas, regionales y de agremiaciones Falta de información sobre el

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TOTAL PUNT OS

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O PROCEDIMIENTOSCON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS

ELEMENTO DE RIESGO (Anexo 1)

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA 1

avance MECI

Resultados del informe ejecutivo anual, presentados al equipo directivo de la entidad.

Programa de auditoría de la oficina de control interno

Programa de auditoría de sistema integrado de gestión de calidad Cumplimiento de los POAS, planes de acción, planes de desarrollo, plan de gestión del gerente con seguimiento constante de los Líderes de procesos y retroalimentación

      

POSIBLES CONSECUENCIAS (Anexo 2) TRAMITES Daño Daño a la Daño EnconóAdministra Social mico ción 1 2 3 1 2 3 1 2 3

TOTAL PUNT OS

trámite o procedimiento tanto del usuario como de los funcionarios Discrecionalidad de los funcionarios que ejecutan el trámite o procedimiento Complejidad del trámite o procedimiento: Poca claridad y transparencia, demasiados pasos e instancias administrativas, excesivo tiempo de ejecución. Complejidad del trámite o procedimiento: Poca claridad y transparencia, demasiados pasos e instancias administrativas, excesivo tiempo de ejecución. Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos.

En la primera columna se presentan los trámites y procedimientos ordenados de acuerdo con el puntaje obtenido en el formulario 2 anterior. En la segunda columna se indicará los elementos de riesgo. Para apoyar esta labor se entrega como guía un listado de elementos (Anexo 1). En la tercera columna se determina el grado de probabilidad de ocurrencia de los elementos de riesgo identificados, calificando en una escala de 1 a 3 así: 1 Baja, 2 Media y 3 Alta. En la cuarta columna se clasifica el daño posible causado dentro de tres categorías: S= Daño Social o daño efectivos al ciudadano. E= Daño económico o fiscal. L= Daño a la administración o de legitimidad.

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    

Para tal efecto se propone, una lista de posibles daños que puede ser variada a juicio del grupo o de la institución (Anexo 2). Valorar el daño en una escala de 1 a 3 dependiendo de su intensidad, así: 1 Baja, 2 Media y 3 Alta. Totalizar las valoraciones asignadas a cada trámite y procedimiento en probabilidad de ocurrencia de los elementos de riesgo y en daño. Importante: Los mayores puntajes permitirán identificar los trámites y los procedimientos que deben ser objeto de atención y tratamiento inmediato.

Con el fin de apoyar esta metodología dentro de la página web se incluyó el link Estrategia Anticorrupción en donde constantemente se están efectuado las actualizaciones, modificaciones y nuevos procesos anti trámites.

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TERCER COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS

Desde una perspectiva formal la rendición de cuentas responde a una obligación legal descrita de la siguientes forma: “En su acepción general la rendición de cuentas es la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado.” 1 Sin embargo, la rendición de cuenta es una herramienta fundamental para la gestión democrática y el buen gobierno de las entidades públicas. La gobernanza, entendida como la forma del ejercicio de gobierno, puede ser o no democrática y puede parecer o no democrática. Una “Buena Gobernanza” se refiere a un estilo de gobierno ampliamente participativo, y comunicativo con la sociedad y con los servidores de la entidad. La buena gobernanza es y parece democrática. Este es el fundamento teórico mediante el cual se establece la rendición de cuentas como un proceso permanente de comunicación, en doble vía, entre los administradores de una organización y todos los actores internos o externos que se involucran en los procesos de la organización. La participación social en los servicios de salud es fundamental entendiendo que buena parte de los procesos de promoción, prevención, terapéutica y recuperación de la salud, están determinados socialmente y es posible mejorarlos con una intervención clara y precisa de las entidad y de las comunidades. Estos principios básicos para los servicios de baja complejidad, propios de los hospitales de primer nivel de atención, se aplica de manera idéntica, con algunas precisiones técnicas en los servicios de alta complejidad. Por estas razones para la ESE Hospital de Kennedy la rendición de cuentas, va más allá de una obligación legal, es una forma de administrar la entidad. En concreto se trata de la forma como la organización se comunica y retroalimenta con todos y todas su usuarios y usuarias, internos o externos y como genera mecanismos para que esa comunicación sea cada día más productiva para la entidad y la satisfacción de las necesidades de los usuarios. Para la realización de la Estrategia de Rendición de cuentas se asumió la conceptualización y propuesta por el Departamento Nacional de Planeación, formalizada mediante el documento CONPES No.3654 de 2012 y la metodología aportada en la cartilla “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” elaborada por DNP, DAFP, UNODC, STPR.

República de Colombia, Documento CONPES 3654 DE 2010. Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los Ciudadanos

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En las metodologías propuestas se establecen inicialmente tres componente para la elaboración de la estrategia: Ilustración 9 Componentes de la Rendición de Cuentas

Fuente: CONPES 3654 de 2010 Información. Es la ilustración del proceso. La información para que sea útil debe contener todos los atributos de calidad: oportunidad, claridad, veracidad, confiabilidad, acotable y comparable. El acceso a la información debe ser expedito y sin complicaciones tecnológicas que debiliten las posibilidades de los actores para realizar juicios y recomendaciones. Desde la perspectiva de la rendición de cuentas, el tema de la información implica, por una parte, el establecimiento de los derechos de acceso a la información y a la documentación pública por parte de ciudadanos, organizaciones y medios de comunicación, así como por parte de las otras ramas del poder y de los órganos de control. Diálogo. Implican la posibilidad de una relación de doble vía con retroalimentación, constituyéndose en la base de la respuesta que deben dar los servidores públicos sobre sus acciones. En la rendición de cuentas se establece una relación bidireccional: “el actor que rinde cuentas es tan responsable como el que debe exigirlas, y tiene que existir la posibilidad de interacción, pregunta – respuesta y aclaraciones sobre las expectativas mutuas de la relación”.2

Ibíd.

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Incentivos: Los incentivos no premian o estimulan los comportamientos sobresalientes o por fuera del deber ser, que logran impactos significativos o se constituyen en acciones ejemplifican tes. No se trata de promover una gestión pública basada en el chantaje, se trata de mantener herramientas que permita aprovechar todas las iniciativas que los colaboradores desarrollen

5.1

Metodología

Para el diseño de la estrategia se implementó el siguiente algoritmo: Ilustración 10 Ruta de la Rendición de Cuentas

Fuente: Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. DNP, DAFP, UNODC, STPR. Cada uno de los pasos se fue desarrollado por un equipo de colaboradores y el resultado se presenta a continuación.

5.2 5.2.1

Insumos Diagnóstico de Procesos Anteriores

La rendición de cuentas es un proceso continuo que se desarrolla de manera permanente y que cuenta con los instrumentos, mecanismos y canales para su realización; da cumplimento a la norma de manera

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específica generando valor a los procesos, evaluación y cumplimiento de las metas de la entidad. Entre los mecanismos de rendición de cuentas se destacan los siguientes: 1. Informes periódicos y extraordinarios: El Hospital reporta informes de carácter normativo y extraordinario conforme a los cronogramas, solicitudes establecidas (Reporte Decreto 2193/04, circular única de la Superintendencia Nacional de Salud, SIVICOF, SECOP) y todos los informes de las entidades de control. 2. Publicación en página web de informes, instrumentos de planeación, Plan de Desarrollo Institucional, Plan Operativo Anual, Plan de Acción entre otros. 3. Publicación anual del informe de gestión institucional. 4. Implementación del Sistema de Peticiones Quejas y Reclamos. 5. Permanente interacción con los representantes comunitarios a través de comités, asociaciones y representantes en la Junta Directiva. 6. Audiencia pública anual en la cual se presenta a la comunidad y entes de control el desarrollo de la gestión del gerente y hospital, los proyectos ejecutados y en desarrollo, permitiendo la oportunidad de participación a las mismas. El proceso se articula de manera lógica buscando entre otros el cumplimiento de los requisitos, plazos y propiciar: a. Generar un proceso que permite controlar y garantizar el cumplimiento de los objetivos de la rendición de cuentas y de la información. b. Permitir la retroalimentación y la participación de los diferentes actores en su ejecución. c. Utilizarse como insumo para los procesos de planeación y establecimiento de planes de mejora de la entidad. d. Estimular la generación de incentivos que promueven el autocontrol, el mejoramiento continuo y la actualización de la información.

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5.2.2

Marco Normativo de la Rendición de Cuentas

La rendición de cuentas incluye una serie de actividades que están reglamentadas desde la Constitución Política de Colombia, hasta decretos y resoluciones pasando por leyes de todo orden, en los niveles Nacional y territorial. A continuación se presenta un resumen de la reglamentación relacionada con la rendición de cuentas y sus mecanismos de operación.

Tabla 11 Marco Normativo de la Rendición de Cuantas Norma

Constitución Nacional

Política

Decreto 1 de 1984: Código Contencioso Administrativo Ley 57 de 1985

Ley 131 de 1994

Ley 136 de 1994. Artículo 5 (literal c y e) y 91, literal e)

Ley 152 de 1994: Ley 190 de 1995:

Descripción Artículo 23: “El derecho de petición permite a las personas acceder en forma oportuna a la información y documentos públicos. Obliga a la entidad a facilitar la información y el acceso a documentos que no son de reserva legal” Artículo 74: “derecho de las personas y organizaciones a acceder a los documentos públicos”. Artículo 209: “obligación de cumplir con el principio de publicidad de la administración – dejar ver lo público”. Regula el derecho de petición en interés general, en interés particular y de petición de informaciones. Contiene las principales disposiciones en materia de publicidad y acceso a los documentos públicos. Es la única norma que recopila de alguna manera estos temas Correspondiente a la ley estatutaria mediante la cual se reglamenta lo relativo al voto programático y la correspondiente posibilidad de los ciudadanos de revocar el mandato de sus gobernantes, si éstos incumplen con lo planteado en los programas de gobierno que presentaron como candidatos (en particular, de los Alcaldes y Gobernadores). “Funciones de los alcaldes con relación a la Ciudadanía: 1) Informar sobre el desarrollo de su gestión a la ciudadanía de la siguiente manera: En los municipios de 3a, 4a, 5a y 6a categoría, a través de bandos y medios de comunicación local de que dispongan. En los municipios de la categoría 1a, 2ª y Especial, a través de las oficinas de prensa de la Alcaldía; 2) Convocar por lo menos dos veces al año a ediles, a las organizaciones sociales y veedurías ciudadanas, para presentar los informes de gestión y de los más importantes proyectos que serán desarrollados por la administración; 3) Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadanía en general; 4) Facilitar la participación ciudadana en la elaboración del plan de desarrollo municipal”. Ley orgánica del Plan Nacional de Desarrollo. Considera obligaciones de producción y presentación de información de la rama ejecutiva, especialmente parafinas de rendición de cuentas interna, planeación y seguimiento y establece un Consejo Nacional de Planeación, que incluye participantes de organizaciones sociales El estatuto anticorrupción tiene aspectos de publicidad, atención al ciudadano,

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Norma

Ley 489 de 1998:

Ley 617 de 2000

Ley 715 de 2001, artículo 90

Ley 734 de 2002: código disciplinario Ley 850 de 2003: ley estatutaria de veedurías ciudadanas

Ley 962 de 2005 (antitrámites):

Decreto 3622 de 2005:

Descripción difusión y sanciones para quienes nieguen la información al público. Sobre estructura de la administración pública, incluye la obligación de fortalecer los sistemas de información del sector público, divulgar la información y apoyar el control social. Artículos 32 y 33. “todas las entidades y organismos de la administración tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de la democracia participativa y la democratización de la gestión”; de igual forma podrán convocar audiencias públicas para discutir lo relacionado con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad”. Considera el “Control social a la gestión pública territorial. El Departamento Nacional de Planeación publicará en medios de amplia circulación nacional con la periodicidad que señale el reglamento y por lo menos una vez al año, los resultados de la evaluación de la gestión de todas las entidades territoriales, incluidos sus organismos de control, según la metodología que se establezca para tal efecto” (art. 79). “Las Secretarías de Planeación Departamental o quien haga sus veces, deberán elaborar un informe semestral de evaluación de la gestión y la eficiencia, con indicadores de resultado y de impacto de la actividad local, cuya copia ser emitirá al Departamento Nacional de Planeación y deberá ser informado a la comunidad por medios masivos de comunicación. El contenido de los informes deberá determinarlo cada departamento, garantizando como mínimo una evaluación de la gestión financiera, administrativa y social, en consideración al cumplimiento de las disposiciones legales y a la obtención de resultados, conforme a los lineamientos que expida el Departamento Nacional de Planeación”. Se establecen los deberes de los servidores públicos. En particular, respecto de la información se precisan las siguientes obligaciones: custodia, uso de los sistemas de información disponibles, publicación mensualmente los informes que se generen sobre la gestión y respuesta a los requerimientos de los ciudadanos. Contiene disposiciones sobre su funcionamiento y su derecho a la información. Así mismo, establece que las autoridades deben apoyar a estos mecanismos de control social. Establece que “todos los organismos y entidades de la Administración Pública deberán tener a disposición del público, a través de medios impresos o electrónicos de que dispongan, o por medio telefónico o por correo, información actualizada sobre normas básicas que determinan su competencia, funciones servicios; trámites y actuaciones para que el ciudadano adelante su labor de evaluación de la gestión pública y así intervenir en forma argumentada en los procesos de rendición de cuentas.” (Art. 8). La política de Democratización de la Administración Pública (SISTEDA), “Dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad”.

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Norma Decreto 3851 de 2006:

Decreto 028 de 2008:

Descripción Sobre información oficial básica: define la información oficial básica, promueve su generación, adecuada administración y establece la creación de un portal de difusión. Monitoreo, seguimiento y control al gasto con recursos del Sistema General de Participaciones. Arts. 17, 18, 19, 20 precisan responsabilidades de las administraciones municipales y departamentales en relación con el control social. El artículo 18 establece la realización (al menos una vez al año) de ejercicios de rendición de cuentas sobre los resultados del monitoreo, auditorias y evaluaciones por parte de las entidades nacionales. En desarrollo de esta disposición, los veedores ciudadanos, vocales de control o cualquier ciudadano podrán acceder a la revisión de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos públicos.

Fuente: Oficina de Planeación HOK

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5.2.3

Mapa de Actores

Para el diseño de la estrategia de Rendición de Cuentas se definieron claramente los actores interesados e involucrados en los distintos procesos de la institución.

ACTORES INTERNOS Funcionarios, Colaboradores Sindicatos Estudiantes de Pre y Pos grado

Fuente: Oficina de Planeación HOK

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5.2.4

Necesidades de Información

Cada uno de estos actores requiere una información que debe ser entregada en forma oportuna y con los requisitos técnicos exigidos por las normas. Alguna de esta información no está reglamentada, sin embargo es necesario entregarla de manera comprensible. La metodología utilizada para la clasificación de las necesidades de información parte de una definición de los tipos y procesos de control que cada uno de los actores realiza. Esta clasificación se presenta a continuación. Tabla 12 Tipos de Control y Necesidades de Información TIPO DE CONTROL Control EVALUATIVO o del PLAN Control EJECUTIVO o de GESTIÓN

Instrumentos

Plan estratégico Plan de Mejoramiento Plan Operativo Anual Sistema de INDICADORES de control Manuales de procesos y Control procedimientos VERIFICATIVO administrativos y o AUDITORIA clínicos (protocolos)

Método

Político

Social

Auditoría

De Gestión

Combinación de formas

Sistema de Información Gerencial “VER y OIR” AUDITORIA (Medica de cuentas) Auto Control Estándares de Calidad evaluaciónGARANTIA DE en Salud (mínimos y Combinación LA CALIDAD Superiores) de formas Fuente: Oficina asesora de Planeación HOK. 5.2.4.1 Control evaluativo o del plan

Corresponde a la publicación de todos los instrumentos de planeación, que debieron ser construidos de manera participativa y que responden a formatos oficiales de las entidades. Para el caso de una ESE los instrumentos que deben ser publicados son los siguientes:    

Plan De Desarrollo Institucional, que incluya la Plataforma Estratégica Plan de Acción para el periodo Plan Operativo Anual Plan de Gestión del Gerente para el Periodo

Estos informes están reglamentados y se deben presentar en fechas espaciales, con las autorizaciones previas por los entes de dirección como Junta Directiva.

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5.2.4.2 Control ejecutivo o de gestión

Corresponde a la evaluación y seguimiento de la ejecución de los planes. Este tipo de control se realiza implementando un modelo de identificación de puntos de control a través del despliego de cada uno de los procedimientos de la organización, como se muestra en la siguiente figura. Ilustración 11 Modelo del Definición de Puntos de control e indicadores para el control ejecutivo o de gestión

Fuente: Oficina asesora de Planeación HOK. La aplicación del método en la ESE Hospital de Kennedy nos arrojó como resultado el siguiente listado de puntos de control que fue desplegado y monitoreado a través de los indicadores generados. Tabla 13 Inventario de Puntos de Control para la evaluación de gestión 1 2 2.1 2.2

EVALUACION DE GESTION DEL GERENTE GESTIÓN DE PLANEACIÓN Planeación Estratégica Proyectos de inversión

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2.3 2.4 2.5 3 3.1 3.1.1 3.1.1.1 3.1.1.2 3.1.2 3.1.2.1 3.1.2.2 3.1.3 3.1.3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.3.1 3.3.3.2 3.3.3.3 3.3.4 3.3.4.1 3.3.5 3.3.6 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.5 4 4.1 4.2

Gestión Mercadeo Comunicaciones Gestión Estadísticas GESTIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD Sistema Referencia y Contra Referencia Consulta externa, urgencias y hospitalización Análisis Descriptivo Del Indicador Plan De Mejora Oportunidad en la remisión de urgencias Análisis descriptivo del indicador Plan de mejora Ubicación de pacientes en proceso de referencia Análisis descriptivo del indicador Servicios Ambulatorios de Urgencias y Hospitalización Consulta Externa Servicios de Urgencias Servicio de Hospitalización Servicio de Salud Oral Servicio de apoyo diagnostico y terapéutico Servicio de Cirugías Servicio de Partos y Cesáreas Laboratorio clínico Producción del servicio Programa de 5s (cinco eses) Rendimiento bacterióloga Servicio transfusional Facturación por aplicación de hemocomponentes Imágenes diagnosticas Servicio de Rehabilitación - Terapias Indicadores de Calidad Cobertura de Vacunación Partos en Adolecentes Comité de Infecciones 2012 Informe de Mortalidad Materna y Perinatal Mortalidad Evitable Servicio farmacéutico GESTION DOCENTE Y DE INVESTIGACION Instituciones de Educación superior con las que se tiene convenio vigente: Escuelas de Auxiliares de Enfermería con las que se tiene convenio:

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5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.1.1 6.4 6.5 6.5.1 6.5.1.1 6.5.1.1.1 6.5.1.1.2 6.5.1.1.3 6.5.1.1.4 6.5.1.1.5 6.5.2 6.5.3 6.5.4 6.6 6.6.1 6.6.2

INFORME DE GESTIÓN FINANCIERA Área tesorería Bancos Cuentas por pagar: Área presupuesto Presupuesto de ingresos Conceptos de recaudo registrado: Comparativo 2012 frente al 2011 Presupuesto de gastos Área facturación Área cartera Recaudo Consolidado 2012: Gestión Oficina Jurídica: Gestión y cobro de pagares Área glosas Actualización de procedimientos Sistemas de información Cierre vigencia 2012 Área contabilidad INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Recursos físicos Ejecución Presupuestal Gestión talento humano Módulo de nómina (dinámica. net versión 3.5) Resumen del avance: Gestión documental del área Salud ocupacional Análisis de la accidentalidad Indicadores Índice de Frecuencia de Accidente de Trabajo Índice de Frecuencia de Accidentes de Trabajo con Incapacidad Proporción de Accidentes de Trabajo con Incapacidad Índice de Severidad de Accidentes de Trabajo Índice de Lesiones Incapacitantes de Accidentes de Trabajo Plan de bienestar Plan de capacitación Conciliación situado fiscal y sistema general de participaciones Gestión de mantenimiento Mantenimiento del equipo biomedico Mantenimiento del equipo industrial de uso hospitalario

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6.6.3 6.7 6.7.1 6.7.1.1 6.7.1.2 6.7.1.3 6.7.1.4 6.7.1.5 6.7.1.6 6.8 6.9 6.10 7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.4.1 7.1.4.2 7.1.4.3 7.1.4.4 7.1.4.5 7.1.4.6 7.2 7.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.6 7.6.1 7.6.2 7.7

Mantenimiento de muebles Sistemas de información Informe del centro de cómputo y de los racks cableados Del hospital Rack de comunicaciones Rack de la ETB para la conexión de fibra óptica (canales de datos) Rack de servidores. Almacenamiento Comunicaciones y redes. Segmentación de la red Gestión Documental Almacén Servicios generales GESTIÓN PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Único de Habilitación (SUH) Sistema de Información Auditoria para el mejoramiento de calidad en salud Sistema Único de Acreditación (SUA) Diagnostico del SUA Capacitación Reestructuración equipos de implementación del SUA Trabajo desarrollado equipos de implementación del SUA Actualización de herramientas y difusión de orientaciones del SUA Plan de implementación del SUA Sistema Integrado de Gestión Administración documentación del Sistema de gestión de Calidad Atención a auditorías externas y soporte en la estructuración de planes de mejoramiento Atención auditorías externas Soporte en la Estructuración de planes de mejoramiento Gestión Ambiental Atención y respuesta a entidades de control Revisión del PIGA (Plan institucional de Gestión Ambiental) Revisión de PGHIR (Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios) Proyectos en Desarrollo para la Gestión Ambiental Programas de Seguridad Programa de Seguridad del paciente Programa de Tecnovigilancia Proyectos y Programas (de intervención por la oficina de calidad)

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7.7.1 7.7.2 7.7.3 7.8 7.9 7.9.1 7.9.2 7.9.3 7.9.4 7.9.5 7.9.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 9 9.1 9.2 9.2.1 9.2.2 10 10.1 10.2 10.3

Red de Trasplantes Red materna perinatal Campaña institucional “YO SOY KENNEDY” Atención al Usuario Trabajo Social Participación en espacios institucionales locales. Participación Social Gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Seguimiento y trámite de respuesta a tutelas 6.5 Sistema de identificación de barreras de acceso 2012 SIDBA Gestión de atención al usuario y participación social por medio de la actualización documental del proceso. INFORME GESTIÓN JURÍDICA PROCESO CONTRACTUAL 2012 INFORMES Mensualmente Trimestralmente Según petición: OFICINA DE CONTROL INTERNO Impacto de la OCI Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la contraloría de Bogotá Programa de auditoria Tabla de retención documental – oficina de control interno COMITÉ DE CONCILIACIÓN Casos conciliados e en comité de conciliación y su estado actual: Acciones de repetición: Análisis y P0oliticas del Comité de Conciliación.

Fuente: Oficina asesora de Planeación HOK. 5.2.4.3 Control verificativo o auditorio

Corresponde con los procesos de auditoria 1. Consolidación de estadísticas asistenciales de producción, capacidad instalada e indicadores de calidad de la institución ( Decreto 2193/2004, se reporta mensualmente a la Secretaria Distrital de Salud y trimestralmente al Ministerio de la Protección Social) 2. Consolidar Indicadores de Calidad decreto 2193/2004 este formato se reporta semestralmente al Ministerio de la Protección Social)

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3. Consolidación de estadísticas asistenciales de producción, Circular 049/2008 (se reporta semestralmente a Superintendencia de Salud). 4. Consolidación de estadísticas asistenciales de producción y oportunidad Circular 056 /2009 Alerta Temprana (re reporta mensualmente a las EPS-S con las que se tiene contrato con la institución) 5. Consolidación estadísticas asistenciales de producción e indicadores de calidad Presupuesto Orientado a Resultados POR se reporta trimestralmente formato enviado por la entidad Secretaria de Hacienda 6. Presupuesto Orientado a Resultados ( se reporta trimestralmente a la Contraloría por medio de SIVICOF) 7. Consolidación de estadísticas de indicadores de oportunidad y servicios de consulta externa Circular 035/2008 Alcaldía Mayor de Bogotá ( se reporta trimestralmente 8. Consolidación estadísticas asistenciales de producción (se reporta mensualmente a control Interno que a su las envía a la Contraloría). 9. Anexo 8 Indicadores de Seguimiento a la Prestación de Servicios contrato vigente entre el FFDS y ESE para la atención de población no cubierta por subsidios a la demanda en el DC este informe se realiza trimestralmente y se reporta a la firma auditora Universidad de Antioquia. 10. Informe Veeduría se reporta anualmente 11. Circular 007/2009 Agenda estratégica se reporta mensualmente a la Secretaria Distrital de Salud. 12. Informe de gestión y consolidación de indicadores totales para la plantación estratégica y rendición de cuentas, este informe se envía trimestralmente, semestralmente y anualmente o cuando lo requieran de manera extraordinaria. 13. Y demás informes relacionados con las estadistas del Hospital Occidente de Kennedy por entes internos y externos. 5.2.4.4 Control garantía de la calidad

Se refiere a los planes y programas inscritos en el Plan de Auditoria de Mejoramiento Continuo. La ESE se encuentra avanzando hacia la acreditación y por lo tanto se implementan todos los planes de mejoramiento requeridos. Con base en la metodología descrita, el 14 de marzo de 2015 se llevó a cabo la audiencia pública de rendición de cuentas del Hospital Occidente de Kennedy en el Teatro del Colegio John F Kennedy, contando con la participación de la comunidad, estamentos de control, organizaciones de control social y de la comunidad en general, brindándoles la información correspondiente y permitiendo la generación de preguntas que fueron resultas en plenaria, abarcando temas diversos como el de los proyectos de inversión del hospital y elección de los veedores para los proyectos priorizados; según la evaluación del evento se obtuvo un nivel de satisfacción del evento del 71,78% (BUENO), adicionalmente el hospital mantiene una participación activa en los CODVES, reuniones con la comunidad, reuniones del comité de seguimiento al pacto de transparencia y en general con las diferentes intuiciones que ejercen el control social y veedurías, así como con las instituciones que ejercen la vigilancia y el control.

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El Hospital Occidente de Kennedy, realizó reuniones con los veedores elegidos con el fin de brindarles las especificaciones de los proyectos en desarrollo.

Dentro de los proyectos priorizados los veedores pudieron ejercer el control social y seguimiento a proyectos tales como el de dotación del Hospital el Tintal, que requirió de visitas junto con los veedores de las Asociaciones de Usuarios del Hospital de Kennedy, la Asociación Nacional de Usuarios ASUKEN, la Asociación de Usuarios del Hospital del Sur. Se gestiona con la Oficina de Planeación lo correspondiente la entrega de documentos pertinentes a los proyectos de inversión, solicitados por los veedores Se realizaron reuniones de los veedores con el Constructor y el Interventor del Contrato "Proyecto Obras de Ampliación Provisional de Urgencias. Adicionalmente se realizan dos visitas al Servicio de Urgencias como parte de la veeduría asignada al "Proyecto Obras de Ampliación Provisional de Urgencias" con los veedores de la Asociación de Usuarios y el Comité de Seguimiento al Pacto de Transparencia Los veedores y los representantes de las formas de participación social fueron invitados a la entrega del Hospital el Tintal y contantemente se realizan reuniones de la Asociación de Usuarios con la Gerencia en donde sus representantes presentan las situaciones e inquietudes detectadas en sus veedurías en los diferentes servicios y áreas del hospital y se establecen las acciones de mejora correspondientes Dentro del ámbito del proceso de rendición de cuentas y cultura de transparencia, mensualmente se sesiona el Comité de Seguimiento al Pacto de Transparencia en el que se hace seguimiento al pacto de transparencia y a las diferentes áreas y servicios del Hospital.

5.2.5

Incentivos y sanciones

Los incentivos a adoptar son de tipo positivo materializados a través de premios y estímulos y negativos a través de comparendos y sanciones buscando siempre el equilibrio tendiente a reducir la materialización de los riesgos de corrupción y fomento de la cultura de prevención de estas tipologías. Los premios deben estar encaminados al cumplimiento de las acciones que eviten y controlen los posibles riesgos de corrupción, así cada área y responsable por prevenir la ocurrencia de los actos de corrupción deben ser reconocidos por el eficaz cumplimiento de las medidas de mitigación.

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Los premios propuestos en su mayoría son de reconocimiento social, toda vez que la corrupción es ampliamente sancionada por la comunidad. Sin embargo el cumplimiento prolongado de las acciones debe ser premiado con incentivos en especie. Así las cosas los incentivos positivos serán de dos tipos: a) De reconocimiento social, otorgados a través de la condecoración a las oficinas con el sello “Protegemos el erario”, este reconocimiento se refrenda con la revisión periódica que se haga del cumplimiento del plan anticorrupción que la oficina de cada responsable ejecuté. b) En especie, una oficina que mantenga las más altas calificaciones a través de un periodo de tiempo en el cumplimiento del plan anticorrupción será premiada con un incentivo que pueda ser aprovechado por la totalidad del personal de cada oficina participante. Con la implementación de estos estímulos se garantizará que los colaboradores prefieran en cualquier ocasión actuar de acuerdo a los parámetros establecidos en el plan anticorrupción, de forma coherente con la ética y la moral y en consonancia con los valores del Hospital occidente de Kennedy, ya que combina los intereses personales con los colectivos y contempla la dimensión social del humano. . Cabe anotar que un sistema acertado de motivación ha sido la generación de capacitaciones de forma presencial y ahora el proceso de inducción y reinducción de manera virtual que ha despertado el entusiasmo y participación activa de nuestros colaboradores Las sanciones deben estar alineadas con la legislación colombiana por cuanto la duda de la ocurrencia de hechos relacionados con la corrupción será investigada por control interno disciplinario y se remitirán copias a los entes de control que de acuerdo al acto en cuestión tengan competencia. El hospital adelantará por propia cuenta la investigación sobre el hecho y determinará los responsables y los delitos en que se incurrió aplicando en cada caso las sanciones tanto administrativas como fiscales en concordancia con el delito probado. La sanción aunque recaerá con más fuerza sobre el responsable de evitar el evento y sobre aquel que fuera responsable del hecho ocurrido, también impactará al grupo de trabajo que hubiese podido evitar la ocurrencia del hecho. La sanción del grupo será la perdida inmediata del sello “Protegemos el erario”. Se planea que la fuerza y estricta aplicación de las sanciones combinada con los premios redunde en un accionar correcto por parte de todos los colaboradores, de una supervisión y control eficiente por parte de los responsables y líderes y de una auditoria eficiente y constante por parte de la oficina de control interno.

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CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

La oficina de Atención al Usuario y Participación Social del Hospital Occidente de Kennedy de acuerdo con su Plataforma Estratégica en su Misión “brindar información y orientación oportuna en cuanto al Sistema General de Seguridad, Social, dar respuesta a los requerimientos de los usuarios, entes de control en términos de calidad amabilidad, oportunidad y promover la participación ciudadana y el control social a través de los mecanismos: como la Asociación de Usuarios, comité de ética, Comité de transparencia Es importante tomar conciencia que la labor desempeñada está dirigida a satisfacer necesidades de un grupo social, en uno de los sectores en los cuales la ciudadanía es objeto de mayor vulneración como es el sector de la salud. El objetivo de La oficina de Atención al Usuario y Participación Social es identificar las necesidades del usuario, su familia y la comunidad con el fin de generar acciones orientadas a la satisfacción en la prestación del servicio y al fortalecimiento de las formas de Participación Social brindando a los usuarios de los servicios de salud una atención oportuna a sus solicitudes.

6.1

Metodología

Las estrategias utilizadas por la oficina de atención al usuario para la continuidad e identificación de nuevas acciones encaminadas a dar respuesta al plan anticorrupción fueron: 1. Realización de reuniones interdisciplinarias con los líderes de los procesos con mayores índices de insatisfacción estableciendo acciones tendientes al mejoramiento de los servicios. 2. Reuniones trimestrales con los líderes de proceso para establecer acciones de fortalecimiento en las líneas de atención en los cuales se identifique los niveles más altos de insatisfacción, y mayor número de PQRS 3. Realización de reuniones con los mecanismos de participación social, con el fin de conocer sus observaciones y sugerencias para prevenir o corregir posibles actos de corrupción. 4. Informes trimestrales de PQRS, BARRERA DE ACCESO y ENCUESTAS DE SATISFACCION, los cuales son una oportunidad de mejora para implementar acciones preventivas y que den respuesta positiva a las solicitudes de los usuarios.

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6.2 6.2.1

Resultados DESARROLLAR ACCIONES DE CAPACITACION CON EL PERSONAL ENCARGADO DE BRINDAR INFORMACION Y ORIENTACION A LOS USUARIOS.

Se programaran Capacitaciones que amplíen los conocimientos de las personas de primer contacto con el público en temas de aseguramiento en Salud. Las oficinas de Facturación y Atención al usuario informan debidamente al paciente y familiares sobre los dineros que deben pagar por la prestación de los servicios de salud desde su ingreso a cualquiera de los servicios del Hospital. 6.2.2

IDENTIFICAR BARRERAS DE ACCESO A LOS SERVICIOS DE SALUD

A través de los puntos de Atención al Usuario- Trabajo Social, defensor del Ciudadano se identifican los principales motivos de orientación y barreras de acceso a los servicios que presta el Hospital Occidente de Kennedy, se realiza informe trimestral se socializa con el grupo Directivo del Hospital se establecerán acciones de mejora en los servicios en los cuales se esté afectado la prestación de los servicios. 6.2.3

MEJORAR EL PROCESO DE TRÁMITE DE PQRS DANDO RESPUESTA CON OPORTUNIDAD A LOS USUARIOS QUEJOSOS.

Se establecerán acciones para dar respuesta a los requerimientos interpuestos por los usuarios ante la Institución, en los tiempos establecidos por ley, se enmarcaran en términos respeto, amabilidad, Calidez y agradecimiento. 6.2.4

ENTREGAR RESPUESTA DE REQUERIMIENTOS DE USUARIOS AL ÁREA DE CORRESPONDENCIA PARA EL

6.2.5

ENVIÓ POR CORREO CERTIFICADO

Entregar diariamente a correspondencia las respuestas emitidas a usuarios, que interpusieron requerimientos al Hospital para que de manera oportuna entreguen en el domicilio del Usuario. Verificar mensualmente mediante llamada telefónica la satisfacción del usuario al proceso de trámite y respuesta a Peticiones, quejas y reclamos interpuestos ante el Hospital.

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6.2.6

VENTANILLA PARA ATENCION A POBLACION PRIORITARIA

Hacer seguimiento al manejo del digiturno preferencial para la atención a la población en condición de discapacidad, adulto mayor, gestante, y niños menores de 5 años. 6.2.7

REALIZAR INFORME DE QUEJAS Y RECLAMOS

Se realizara un informe trimestral de PQRS, el cual se socializara con el comité directivo, entes de control y líderes de proceso, para que se establezcan acciones de mejora en cada servicio MEDIR LA SATISFACCION DE LOS USURIOS DE LOS SERVICIOS DE SALUD DEL HOSPITAL DE KENNEDY Se aplicaran encuestas de satisfacción a los usuarios de los servicios de salud del Hospital Occidente de Kennedy, se realizara la tabulación y análisis de las mismas y se presentara informe trimestral al comité directivo y líderes de proceso para implementación de acciones de mejora. 6.2.8

CONOVAR A LA COMUNIDAD A FORTALECER LAS FORMAS DE PARTICIPACION SOCIAL EXISTENTES EN EL HOSPITAL

Por medio de la oficina de Participación Social y Comunicaciones se realizara invitación periódicamente a los usuarios de los servicios de salud para que se integren a las Asociaciones de Usuarios existentes en el Hospital Occidente de Kennedy. 6.2.9

ASESORAR A LAS FORMAS DE PARTICIPACION SOCIAL PARA QUE REALICEN CONTROL SOCIAL EN LOS PROYECTOS DE INVERSION SOCIAL.

La oficina de participación social programara reuniones con el fin de brindar accesoria técnica a los integrantes de las formas de participación social existentes en el hospital, para que realicen control social a los proyectos de inversión de la Institución. 6.2.10 PRESTAR ASESORIA A LAS FORMAS DE PARTICIPACION SOCIAL PARA QUE VIGILIEN EL CUMPLIMIENTO EN DERECHOS Y DEBERES DE LOS USUARIOS Y PACIENTES Se realizara asistencia técnica para la elaboración del Plan de Acción de las formas de Participación Social existentes en el hospital, haciendo énfasis en las actividades de control social. Se evaluara el cumplimiento de las actividades del plan de acción de las Formas de Participación Social.

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QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

La Secretaría de Transparencia en coordinación con el Ministerio de Tecnología de la Información y Comunicaciones, la Función Pública, el DNP, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), con base en las acciones para la implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a Información Pública Nacional 1712 de 2014 y los lineamientos del primer objetivo del CONPES 167 de 2013 “Estrategia para el mejoramiento del acceso y la calidad de la información pública” están a cargo del diseño, implementación y seguimiento de este componente , manteniendo la equidad y conservando el principio del derecho de acceso a la información pública regulado por la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Reglamentario 1081 de 2015 garantizando que toda persona pueda acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos obligados de la ley, lo cual implica que los planes anticorrupción incluyan acciones encaminadas al fortalecimiento del derecho de acceso a la información pública, garantizando la obligación de divulgar proactivamente la información pública, responder de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, obligando a producir o capturar la información pública, generando una cultura de transparencia al interior de las organizaciones, cumpliendo con los criterios de calidad, veracidad, accesibilidad y oportunidad.

7.1

Lineamientos de Transparencia Activa

La transparencia activa implica la disponibilidad de información a través de medios físicos y electrónicos. Los sujetos obligados deben publicar una información mínima en los sitios web oficiales, de acuerdo con los parámetros establecidos por la ley en su artículo 9º y por la Estrategia de Gobierno en Línea. Esta información mínima debe estar disponible en el sitio web de la entidad en la sección ‘Transparencia y acceso a la información pública’. En caso de publicarse en una sección diferente o en un sistema de información del Estado, los sujetos obligados deben identificar la información y habilitar los enlaces para permitir el acceso a la misma. Las entidades deben implementar acciones de publicación y/o divulgación de información, así: • Publicación de información mínima obligatoria sobre la estructura. • Publicación de información mínima obligatoria de procedimientos, servicios y funcionamiento. • Divulgación de datos abiertos. • Publicación de información sobre contratación pública.

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• Publicación y divulgación de información establecida en la Estrategia de Gobierno en Línea. La garantía del derecho de acceso a la información pública requiere que las entidades vayan más allá de la publicidad de la información mínima obligatoria, y determinen en su accionar cotidiano, qué otra información es útil para los ciudadanos. También hace referencia a todas aquellas actividades que desde la administración se generan para que el ciudadano con el acceso a la información tome mejores decisiones, controle la actuación de las entidades públicas, participe en la gestión de lo público y se garanticen otros derechos. En estas estrategias también se recomienda incluir actividades encaminadas a mejorar la calidad de la información (contenido, forma y la satisfacción de las necesidades del usuario de la información) con la que cuenta la entidad y la que entrega al ciudadano. Lo anterior se relaciona con la necesidad de articular sistemas de información, actualización y verificación de datos, y demás actividades que permitan garantizar altos estándares en la información.

7.2

Lineamientos de Transparencia Pasiva

La transparencia pasiva se refiere a la obligación de responder las solicitudes de acceso a la información en los términos establecidos en la Ley. Para este propósito se debe garantizar una adecuada gestión de las solicitudes de información siguiendo los lineamientos del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano establecidos en el Cuarto Componente.

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Página Web – Oficina Asesora de Planeación Conforme a lo solicitado en el artículo 74 de la 1474 de 2011 (Ley Anticorrupción) y Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y Acceso a la Información), la institución al 100% con las exigencias, publicando en las fecha establecidas los Planes Operativos, Informes de Gestión, Planes Anticorrupción de la Institución, los trámites y servicios ofrecidos por la institución. Con el fin de lograr una adherencia a los diferentes temas relacionados con las Ley Anticorrupción y de Transparencia y Acceso a la información, la Oficina Asesora de Planeación ha venido profundizando en temas relacionados con la información de los trámites, los servicios, campañas, puntos de atención y demás información de relevante de interés para la ciudadanía, con el fin de hacerla pública en las diferentes herramientas virtuales tales como: la guía de trámites y servicios, mapa callejero y la Plataforma S.U.I.T 3.0., siendo transmitida a través de los diferentes canales de divulgación administrados por la Dirección Distrital de Servicio al ciudadano de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

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Mediante la Resolución 472 del 19 de Diciembre de 2013 el Comité Anti-trámites, el cual tiene como objetivo racionalizar los trámites y procedimientos administrativos y facilitar a la ciudadanía la consulta de la información por medios electrónicos, garantizando la transparencia y eficiencia en los procesos. Una de las estrategias para garantizar esta consulta es la implementación de la Plataforma S.U.I.T 3.0, a través del desarrollo del siguiente esquema: Se realizó una reunión para la revisión de los diferentes procesos que se efectúan en el Hospital frente a su marco normativo; los líderes de proceso realizaron el levantamiento de información en las diferentes áreas y servicios del Hospital, luego de un análisis de elaboró un inventario de trámites y servicios, luego la subgerencia de Prestación de Servicios de Salud realizo su priorización con la respectiva revisión de la Oficina Jurídica para culminar con el proceso efectuado por la Oficina Asesora de Planeación consistente en subir los diferentes tramites priorizados para el usuario en la herramienta virtual S.U.I.T 3.0.

A la fecha se han subido los siguientes trámites: Certificado de Nacido Vivo Atención inicial de Urgencia Radiología e imágenes Diagnósticas Certificado de defunción Historia Clínica Dispensación de medicamentos y dispositivos médicos Examen de laboratorio clínico

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Página web – herramienta de formación e información La página web institucional se ha constituido en una herramienta informativa y formativa mediante la cual los usuarios identifican y hacen efectivos sus Derechos y Deberes como pacientes, contando con un link para fortalecer el sistema de P.Q.R.s y consultas de acceso a los diferentes servicios, también se publica Información de interés general como informes de control, informes de Gestión, información financiera que permite y motiva a las diferentes formas de participación y de control saber acerca de la gestión institucional.

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ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Nombre de la entidad

HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL E.S.E

Sector Salud y Protección Social Administrativo

Orden Territorial

Departamento Bogotá D.C : Municipio:

Año Vigencia:

2016

CUNDINAMARCA

PLANEACION DE LA ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN FECHA REALIZACIÓN

N°

NOMBRE DEL ACCIÓN TRÁMITE, ESPECÍFICA TIPO DE PROCESO O RACIONALIZAC DE PROCEDIMIENT IÓN RACIONALIZ O ACIÓN

SITUACIÓN ACTUAL

Para la autorizacion de medicament os y Dispositivos medicos para los pacientes AUTORIZACIÓN DE ambulatorios MEDICAMENTO el Servicio Extensión de SY farmaceutico Administrativas horarios de DISPOSITIVOS atiende de atención MÉDICOS PARA lunes a PACIENTES jueves de AMBULATORIOS 7.00 am a 1:00pm y de 2:00 pm a 5:00 pm y los viernes de 7.00 am a 1:00pm y de 2:00 pm a 4:00 pm

DESCRIPCIÓN DE LA BENEFICIO DEPENDENCI MEJORA A REALIZAR AL AL A INICIO TRÁMITE, PROCESO O CIUDADANO RESPONSAB dd/mm/aa PROCEDIMIENTO Y/O ENTIDAD LE

se observa que entre las horas 1:00 pm a 2:00 pm llegan muchos pacientes a solicitar Medicamentos y Dispositivos medicos

Los pacientes ambulatorios se beneficiaran Servicio en cuanto 15/06/2016 15/07/2016 Farmaceutico habra mayor disponibilida d en los horarios de atencion

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FIN dd/mm/aa

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PLANEACION DE LA ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN FECHA REALIZACIÓN

N°

NOMBRE DEL ACCIÓN TRÁMITE, ESPECÍFICA TIPO DE PROCESO O RACIONALIZAC DE PROCEDIMIENT IÓN RACIONALIZ O ACIÓN

ASIGNACIÓN DE CITAS MÉDICAS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN SALUD

Tecnologicas

SITUACIÓN ACTUAL

Actualmente el proceso de Disponer de asignacion mecanismos de citas se de realiza seguimiento conforme al al estado del documento trámite/OPA M1-03246-05V4

DESCRIPCIÓN DE LA BENEFICIO DEPENDENCI MEJORA A REALIZAR AL AL A INICIO TRÁMITE, PROCESO O CIUDADANO RESPONSAB dd/mm/aa PROCEDIMIENTO Y/O ENTIDAD LE

se proyecta la implementacion del call center para el mes de marzo de 2016 dezplazando de manera gradual el uso dela linea 195 y optimizando los tiempos de repeusta del usuario, se colocaran en marcha 6 abonados telefonicos o estaciones tra trabajo con 9 horasde atencion con tinua y dos estaciones con atencion 12 horas cubriendo desde las 6 am hasta las 7+30 pmm de igual manera se realizara agendamiento presencial en las ventanillas defindas para este procedim iento en las diversas sedes que tenga el hospital, adicional se mantine como medios el uso de plataforme mep de la secretaria de salud y americas bussines services para el envio masivo de mensajes de texto a celulares y correos electronicos recordatorios de cita medica especializada, asi mismo se continua con el uso de plataforma w eb chat para usuarios con limitacion visual y/o auditiva, en este mismo periodo trancisional (marzo junio) se ira desmontado la asignacion de citas en horario nocturno.

FIN dd/mm/aa

agendamient o continuo, apertura de citas medicas según normativa 1552 365 dias del año con agenda disponible, menor volumen de consulta usuarios en externa / lider 01/01/2016 31/12/2016 solicitud de de proceso citas y optimizacion real de espacios para atenbcion eficiente de pacientes en sala de espera de atenion medica.

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PLANEACION DE LA ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN FECHA REALIZACIÓN

N°

NOMBRE DEL ACCIÓN TRÁMITE, ESPECÍFICA TIPO DE PROCESO O RACIONALIZAC DE PROCEDIMIENT IÓN RACIONALIZ O ACIÓN

SITUACIÓN ACTUAL

ENTREGA DE RESULTADOS DE PATOLOGÍA Ampliación Se entrega A PACIENTES de canales personal en PARTICULARES Administrativas de obtención el Servicio de Y RESULTADOS del resultado Patologia DE AUTOPSIAS, CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA BENEFICIO DEPENDENCI MEJORA A REALIZAR AL AL A INICIO TRÁMITE, PROCESO O CIUDADANO RESPONSAB dd/mm/aa PROCEDIMIENTO Y/O ENTIDAD LE

Envio de resultados via correo electronico

Disminución de costo y tiempo para la entidad y al ciudadano

Patologia

FIN dd/mm/aa

01/06/2016 31/12/2016

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PLANEACION DE LA ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN FECHA REALIZACIÓN

N°

NOMBRE DEL ACCIÓN TRÁMITE, ESPECÍFICA TIPO DE PROCESO O RACIONALIZAC DE PROCEDIMIENT IÓN RACIONALIZ O ACIÓN

ENTREGA DE RESULTADOS DE EXAMENES DE LABORATORIO POR CONSULTA EXTERNA

SITUACIÓN ACTUAL

DESCRIPCIÓN DE LA BENEFICIO DEPENDENCI MEJORA A REALIZAR AL AL A INICIO TRÁMITE, PROCESO O CIUDADANO RESPONSAB dd/mm/aa PROCEDIMIENTO Y/O ENTIDAD LE

Tecnologicas

Disminucion en el tiempo de oportunidad Entrega de para la reportes en Fortalecer el obtención de físico , procedimiento de envio los ocasionalme de resultados de Envío de resultados documentos nte via exámenes de laboratorio para el electrónicos electrónica a vía electrónica a través de paciente/ través de correo electrónico del PolÍtica de correo usuario ahorro de electrónico papel Hospital verde en la institución

Tecnologicas

No se cuenta con Historia Clínica sistematizad a ,el paciente debe dirigirse al laboratorio clínico para reclamar los resultados de los Envío de exámenes documentos que han sido electrónicos pedidos por consulta externa y luego llevarlos al médico al momento de asistir a su cita respectiva de consulta externa.

FIN dd/mm/aa

Oficina de sistemas institucional conexión y 01/04/2016 31/12/2016 disponibilida d de internet/ Laboratorio Clinico

El contar con una Historia Clínica sistematizada, Alta permitiría la interconexión Reduccion direccion/ del laboratorio clínico con de tiempos Oficina de los diferentes servicios y para el sistemas consultorios, usuario, ya institucional posibilitando el cargue que no 01/04/2016 31/12/2016 conexión y directo de los resultados necesita disponibilida emitidos por el desplazarse d de internet/ laboratorio facilitando la a recoger Laboratorio atención del paciente ya exámenes Clinico que se simplifican los pasos para el usuario

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N°

NOMBRE DEL ACCIÓN TRÁMITE, ESPECÍFICA TIPO DE PROCESO O RACIONALIZAC DE PROCEDIMIENT IÓN RACIONALIZ O ACIÓN

ATENCIÓN INICIAL DE URGENCIAS

Administrativas

SITUACIÓN ACTUAL

DESCRIPCIÓN DE LA BENEFICIO DEPENDENCI MEJORA A REALIZAR AL AL A INICIO TRÁMITE, PROCESO O CIUDADANO RESPONSAB dd/mm/aa PROCEDIMIENTO Y/O ENTIDAD LE

Actualmente el usuario no requiere ningún trámite para la atención del médico de Urgencias, ya que no se solicita ni documento de identificación, ni carné de seguridad social. Al trámite registrado no Despues de se le hara intervención la valoración de Triage, si el paciente es clasificado I y II procede a abrir la Historia Clínica, en la cual es el área de Admisiones la que solicita los documentos.

Servicio de Urgencias

FIN dd/mm/aa

01/04/2016 31/12/2016

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N°

NOMBRE DEL ACCIÓN TRÁMITE, ESPECÍFICA TIPO DE PROCESO O RACIONALIZAC DE PROCEDIMIENT IÓN RACIONALIZ O ACIÓN

COPIA HISTORIA CLÍNICA

CERTIFICADO NACIDO VIVO

Tecnologicas

SITUACIÓN ACTUAL

Actualmente esta designado un funcionario que recibe la solicitud del usuario y escanea la Historia clínica para entregar una copia, despues de buscarla en el archivo de Gestión Documental. Se espera la sistematizaci ón de la Historia Clínica Actualmente se le entrega a la mamá luego de salir de sala de partos y en la habitación de hospitalizació n, se espera la sistematizaci ón de la Historia clínica

DESCRIPCIÓN DE LA BENEFICIO DEPENDENCI MEJORA A REALIZAR AL AL A INICIO TRÁMITE, PROCESO O CIUDADANO RESPONSAB dd/mm/aa PROCEDIMIENTO Y/O ENTIDAD LE

Al trámite registrado no se le hara intervención

Reducción de tiempos para el usuario

FIN dd/mm/aa

Jefe de Gestión 01/04/2016 31/12/2016 Documental

Jefe de Ginecología y 01/04/2016 31/12/2016 Sala de Partos

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PLANEACION DE LA ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN FECHA REALIZACIÓN

N°

NOMBRE DEL ACCIÓN TRÁMITE, ESPECÍFICA TIPO DE PROCESO O RACIONALIZAC DE PROCEDIMIENT IÓN RACIONALIZ O ACIÓN

CERTIFICADO DE PAZ Y SALVO

Tecnologicas

SITUACIÓN ACTUAL

Se entrega en el piso correspondie nte a la Hospitalizaci ón.

DESCRIPCIÓN DE LA BENEFICIO DEPENDENCI MEJORA A REALIZAR AL AL A INICIO TRÁMITE, PROCESO O CIUDADANO RESPONSAB dd/mm/aa PROCEDIMIENTO Y/O ENTIDAD LE

Al trámite registrado no se le hara intervención

FIN dd/mm/aa

Jefe Oficina 01/04/2016 31/12/2016 de Tesoreria

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN (CADENAS DE TRÁMITES - VENTANILLAS ÚNICAS) 1 2 3 4 5

Nombre del responsable:

IVAN JAIRT GUARÍN MUÑOZ / Jefe Oficina Asesora de Planeación

Correo electrónico:

planeacion.hok@gmail.com

Número de teléfono:

Fecha aprobación del plan:

555 0950

31/12/2015

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Anexo 1 Mapa de Riesgo de Corrupción PROBABILID AD DE MATERIALIZ ACIÓN

VALORACIO N TIPO DE CONTROL

ADMINIST RACION DEL RIESGO

Probable

Preventivo

Reducir

(Casi seguro)

(Correctivo)

(Evitar)

Anteponer el bienestar institucional antes del particular

Iniciar un proceso de concientización e intervención de la cultura a nivel general de Probable la Institución respecto al cumplimiento y adherencia a los procesos instaurados.

Correctivo

Evitar

Misional

La falta de compromiso Gestión de con la apoyo Institución para diagnóstico y evitar recibir terapéutico cualquier tipo de prenda particular

Se evidenció retiro de personal que reciba dádivas

Realizar supervisión constante a los procesos y al desempeño de Probable los funcionarios para evitar hechos ilegales.

preventivo

Evitar

Misional

El no socializar Gestión de implicaciones apoyo legales de diagnóstico y término y terapéutico parcialidad en las decisiones

Socializar implicaciones legales de término y parcialidad en las decisiones

Realizar capacitaciones permanentes acerca de las implicaciones legales de términos.

Probable

preventivo

Reducir

Misional

El no tener el conocimiento para los Gestión de procesos claros apoyo para establecer diagnóstico y criterios terapéutico objetivos para la evaluación de proveedores

Establecer criterios objetivos para la evaluación de proveedores

Realizar capacitaciones y establecer conceptos claros para la evaluación a proveedores

Probable

preventivo

Evitar

MACRO PROCESO

Misional

PROCESO

Gestión de admisión remisión y egreso

RIESGO

Falta de compromiso de las personas involucradas a los procesos y se debe tener en cuenta logrando anteponer el bienestar institucional antes de particular

ACTIVIDAD

PROPUESTA

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Misional

No realizar evaluación de proveedores a Gestión de través de un apoyo equipo diagnóstico y interdisciplinari terapéutico o que tenga la competencia pertinente

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Falta de compromiso Institucional que permita crear conciencia de Gestión de consecuencias apoyo y diagnóstico y responsabilidad terapéutico es legales que se pueden presentar al no hacer la supervisión correctamente.

Realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisciplina rio que tenga la competencia pertinente

Falta de capacitación a los funcionarios Capacitación designados respectiva para las supervisiones Crear conciencia de consecuencia sy responsabilid ades legales que se puedan presentar al no hacer la supervisión correctament e.

Realizar capacitaciones acerca de los criterios a tener en cuenta en la evaluación a Probable proveedores y que la Institución establezca dicho procedimiento. Iniciar capacitación a los funcionarios designados Probable para la supervisión de contratos.

Iniciar capacitaciones para crear conciencia respecto a la Probable responsabilidad dada legales en la supervisión de los contratos.

Preventivo

Evitar

Correctivo

Reducir

Preventivo

Reducir

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Falta de estudio de perfiles para las personas que se designan como Gestión de supervisores de apoyo contratos diagnóstico y acorde con las terapéutico funciones desempeñadas y el conocimiento repetido para hacerlo Falta de Gestión de capacitación al apoyo personal para diagnóstico y realizar terapéutico adecuada supervisión

Designar a los supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñada s y el conocimiento repetido para hacerlo

Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados.

Capacitar al personal para realizar adecuada supervisión

Capacitar al personal designado para las supervisiones.

Misional

Carencia de conocimiento de la norma que permita Gestión de crear apoyo conciencia de diagnóstico y consecuencias terapéutico legales de un mala supervisiones de un contrato

Crear conciencia de consecuencia s legales de una mala supervisión de contrato

Promover el estudio de normar para el supervisor de contratos.

Misional

No recargar Gestión de con tantas apoyo supervisiones diagnóstico y de contratos a terapéutico una sola persona

No recargar con tantas supervisiones de contrato a una sola persona

Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados.

Misional

Probable

Correctivo

Evitar

Correctivo

Reducir

Probable

Preventivo

Evitar

Probable

Correctivo

Evitar

Probable

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Misional

Falta de seguimiento y auditoria médica concurrente de Gestión de historias apoyo clínicas para diagnóstico y verificar la terapéutico interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico vrs/patología

Auditoria médica concurrente de historias clínicas para verificar la interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico vs/patología

Realizar auditorías concurrentes al personal médico acerca de la Probable interpretación de los resultados diagnósticos vs/patología

Correctivo

Evitar

Misional

Falta de realización de auditorías que permitan el Gestión de seguimiento apoyo periódicamente diagnóstico y el inventario de terapéutico los medicamentos y dispositivos médicos

Supervisión del inventario de medicamento sy dispositivos médicos mediante conteos aleatorios de los mismos en la farmacia

Continuar con la supervisión del uso de los medicamentos y dispositivos médicos en Probable todos los servicios de atención del Hospital, no solamente en la farmacia.

Preventivo

Evitar

Gestión de Bienestar

Realizar obras sin el cumplimiento de la normatividad para favorecer a un tercero.

Probable

preventivo

Evitar

Gestión de Bienestar

El funcionario que busca mecanismos para ausentarse del trabajo, simulando afecciones físicas.

Probable

Preventivo

Apoyo

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Evitar

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Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de compras y contratación

Apoyo

Gestión de compras y contratación

Apoyo

Gestión de compras y contratación

Las personas que adquiere enfermedades profesionales en otras entidades y los hacen visibles o electivos en nuestro Hospital. Falta de supervisión efectiva a los contratos Seleccionar objetivamente Existencias de al proponente tráfico de conforme a influencias los términos de referencia. Implementar un nuevo manual de Evitar que los contratación estudios, con el fin de términos e establecer invitaciones se procedimiento ajusten al s claros y interés y/o precisos en conveniencia los aspectos de un particular técnico, jurídico y financiero. Implementar Falta de estudios un nuevo previos, términos manual de e invitaciones contratación idóneos y con el fin de ajustados a la establecer nueva contratación procedimiento estatal, términos s claros y de referencia precisos en amañados y los aspectos dirigidos a técnico, favorecer a un jurídico y proponente. financiero.

Probable

preventivo

Evitar

Probable

preventivo

evitar

Casi seguro

preventivo

Evitar

Casi seguro

preventivo

Evitar

Casi seguro

preventivo

Evitar

Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1

Fecha de emisión: 06-11-08

Plan Anti Corrupción 2016

Equipo multidisciplin Falsedad en el ario para ejercicio de las prevenir y/o auditorías para evitar falta de ocultar objetividad detrimentos o en los malos manejos informes de auditoría .

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Misional

Gestión de formación, investigación y asesoría técnica

Apoyo

No denunciar hechos de corrupción

Una vez realizada la auditoria e identificados hechos de corrupción dar traslado al ente competente

"Recibir dadivas para ajustar los informes de auditoría a los intereses de los responsables del proceso Auditado"

Realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisciplina rio que tenga la competencia pertinente

Seleccionar los mejores Gestión de la propuestas a Identificar inteligencia conveniencia necesidades de negocio del Hospital tecnológicas Occidente de Kennedy

Contar con el equipo interdisciplinari o para prevenir Probable y/o evitar falta de objetividad en los informes de auditoría

preventivo

Evitar

Informes de auditorías con presuntas faltas disciplinarias trasladas al ente competente

probable

preventivo

Evitar

Carpetas de auditorías con Soportes documentales foliados

Probable

preventivo

evitar

preventivo

Evitar

preventivo

evitar

Probable

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Plan Anti Corrupción 2016

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Gestión de los Recursos

Apoyo

Gestión de los Recursos

Apoyo

Gestión de los Recursos

Realizar etapas contra actuales identificando Identificar que la mejor la Inversión sea alternativa lo que el para el Hospital Hospital requiere con las calidades y Capacitación especificacione al personal en s técnicas que tecnología mejoren la Buen uso de operación del la tecnología: Hospital Eficiencia, eficacia, confidencialid ad a la información. Se está verificando La falta de los análisis y antecedentes verificación de y las antecedentes acreditacione s académicas Se están La no aplicando realización de entre visitas y pruebas pruebas de específicas de ejecución a conocimientos los candidatos La no Si están adecuada definidos las selección de competencias personal y actividades teniendo en para planta y cuenta OPS en requisitos manuales y claros y requerimiento verificables s para el cargo

Probable

preventivo

No porque su funcionamiento Probable es estable y eficaz

correctivo

reducir

No porque su funcionamiento Probable es estable y eficaz

Preventivo

evitar

No porque su funcionamiento Probable es estable y eficaz

Preventivo

Evitar

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evitar

Plan Anti Corrupción 2016

Apoyo

Inadecuados Gestión de controles a los los Recursos procesos financieros

NO se han implementado mecanismos de información en línea que integren datos con consistencia.

No se han establecido y El no denunciar divulgado Gestión de al que ofrece y pautas los Recursos recibe soborno prácticas para detectar y denunciar Carencia en el Se están proceso de aplicando selección que Gestión de entrevistas y permita la los Recursos pruebas de adecuada ejecución a gestión en candidatos talento humano

Montar un mecanismo y sistema de información que recolecte toda la información en línea que permita validar fuentes.

Probable

correctivo

Reducir

Promover puntos de control en los procesos para prevenir distorsiones.

Casi seguro

correctivo

Evitar

correctivo

Evitar

No porque su funcionamiento es estable y eficaz y crear Probable un comité financiero y periódico.

Elaborar plan global de mercadeo

Estratégico

Gestión del Desempeño

Concertación en red para la negociación Amiguismo y de servicios clientelismo en Definir la negociación directrices de y contratación negociación de los servicios desde el de salud Comité directivo, fortalecer la participación en la negociación y contratación con las EAPB.

Probable

preventivo

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Evitar

Plan Anti Corrupción 2016

Actualizar los recursos existentes y mejorar y / o aumentar las herramientas de comunicación en los servicios asistenciales y administrativo s. Mantener los objetivos estratégicos en la Junta directiva. Toma de decisiones basado en hechos y datos validados en Comité Directivo. Estratégico

Gestión del Desempeño

Concentración de autocontrol o exceso de poder

Programación seguimiento y control de la realización de Comité Directivos

Probable

preventivo

Acuerdos d gestión del equipo Directivo Desarrollar campañas y talleres para cambio cultural.

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Evitar

Plan Anti Corrupción 2016

Estratégico

Misional

Aplicar los controles establecido en los procedimiento s relacionados a la compra de bienes y Adquirir un bien servicios Gestión del o servicio sin la Verificar que Desempeño debida las diligencia característica so especificacion es técnicas del bien o servicio no difieran de las necesidades de la entidad. Todos los pacientes Gestión Tráfico de hospitalaria, de deben pasar influencias en urgencias y obligatoriame el triage ambulatoria nte por un triage Se realiza seguimiento a los Gestión medicamento hospitalaria, Control de s por parte de urgencias Insumos del personal y ambulatoria asistencial y de área de farmacia. Realizar seguimiento y Personales que agilizar el Gestión realizan venta proceso de hospitalaria, de puestos aperturas de de urgencias para citas agendas para y ambulatoria médicas evitar venta de turnos en las filas.

Realizar seguimiento al comité de compras

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

Probable

Preventivo

Evitar

correctivo

Reducir

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

Probable

preventivo

Evitar

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

Probable

Correctivo

Reducir

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Misional

Apoyo

Tráfico de influencias por Gestión parte de los hospitalaria, visitadores de urgencias médicos para y ambulatoria formular los medicamentos Trafico de influencias para Gestión de la priorizar la atención al atención o usuario y la respuesta de participación solicitud o social requerimiento favoreciendo a un usuario Vencimiento de términos en la defensa judicial de la entidad como consecuencia de la aceptación de dádivas o prebendas para obtener resultados Gestión legal desfavorables para la entidad. (No contestación de demandas, acciones de tutela, derechos de petición, actuaciones administrativas, etc.) Litigar en contra de la entidad por Gestión legal personal vinculado en el área.

Crear un Controlar el comité ingreso de los anticorrupción visitadores al para minimizar Hospital. riesgos

Probable

preventivo

Evitar

Capacitar al personal de atención al usuario en la Ley 1474 de 2011 estatuto de anticorrupción

Probable

Correctivo

Evitar

Probable

preventivo

evitar

Incorporar en las OPS, cláusula que prohíba litigar a sus contratistas contra la

Probable

preventivo

Evitar

Seguimiento a la oportunidad de respuesta de los requerimiento s

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entidad a la cual presta sus servicios.

Apoyo

Dilatar la gestión de cobro para que ocurra prescripción o caducidad de Gestión legal las obligaciones a favor del Hospital a cambio de dádivas o prebendas. Dejar vencer términos dentro del proceso de Gestión legal cobro coactivo con el fin de favorecer al deudor. Resolver favorablemente los recursos que se interpongan o se tramiten valiéndose de Gestión legal interpretacione s jurídicas o sin la observancia de los requisitos de ley a cambio de dádivas o prebendas.

Realizar el seguimiento a las actividades asignadas a los abogados para verificar cumplimiento en los términos de ley.

Probable

preventivo

Evitar

Realizar revisión y actualización de los procesos y procedimiento s del área.

Probable

preventivo

Evitar

En casos de difícil análisis, realizar mesas jurídicas para contar con diversas opiniones sobre el tema

Probable

Preventivo

evitar

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Apoyo

Manejo controlado de los expedientes solo por el personal autorizado, Perdida o para los manipulación trámites de expedientes correspondien por permitirse tes. Solo los Gestión legal acceso al sujetos despacho de procesales personal ajeno dentro de la a la actuación Dependencia procesal tendrán acceso a los expedientes en las condiciones de ley. Aplicabilidad Incumplimiento al principio a la norma que de reserva ampara la sumarial , Gestión legal reserva como lo Sumarial de la establece la acción Ley 734 de disciplinaria. 2002 art. 95 C.D.U Manejo irregular de documentos dentro de los expedientes y Gestión legal direccionamient o de providencias a cambio de dádivas o beneficios.

Contar con el equipo interdisciplina rio para prevenir y/o evitar falta de objetividad en los informes de auditoría

Probable

Preventivo

evitar

Probable

Preventivo

evitar

Probable

Preventivo

evitar

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Anexo No. 2 Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano

PLAN DE TRASPARENCIA ATENCION AL USUARIO

OBJETIVO

Cronograma

ACCIONES EN

Realizar proceso de sensibilizacion con el personal encargado de brindar informacion y orientacion a los usuarios

Identificar Barreras de Acceso en los servicios de salud

Mejorar el proceso de tramite de PQRS dando respuesta con la oportunidiad a los usuarios quejosos.

Realizar informe PQRS

Identificar la satisfaccion de los usurios de los servicios de salud del Hospital de Kennedy

FE MAR ABR MAY JUN

JUL AGOS SEP

OCT NOV DIC

* Socializar al personal de Atencion al Usuario las novedades del Sistema de Aseguramiento x Ingresar al Aplicativo SIDBA las motivos que generen barreras de Acceso; presentados por los usuarios en la ventanilla de atencion al usuario y en los diferentes servicios

*Realizar seguimiento a la satisfaccion de los usuarios en cuanto a las Respuestas emitidas a las PQRS x Presentar informe trimestral de quejas y reclamos. Socializar informe al comité directivo, lideres de proceso.

aplicar encuestas de satisfacción a los usuarios de los servicios de salud del Hospital Occidente de Kennedy. Presentar informe trimestral de las satisfaccion de los usuriarios Socializar informe al comité directivo y lideres de proceso para implementar acciones de mejora

Realizar invitacion a la comunidad para que haga Conovar a la comunidad a fortalecer las formas parte de la Asociacion de Usuarios del Hospital de de Participacion Social existentes en el Hospital Kennedy Realizar reuniones con los integrantes del comite de Asesorar a las formas de Participacion Social Control Social de la comunidad. para que realicen control Social en los Proyectos Gestionar reuniones entre el Comité Directivo del de Inversion Social Hospital y las formas de Participacion Social. X *Realizar asistencia Tecnica para la elaboracion del Prestar Asesoria a las Formas de Participacion Plan de Accion de las formas de Participacion Social para que vigilien el cumplimiento en Social. derechos y deberes de los usuarios y pacientes *Evaluar el cumplimiento del las actividades del plan de Accion de las formas de Paticipacion Social *Convocar a la comunidad a participar en las asambleas de eleccion de los veedores comunitarios. Realizar las asambleas para elegir los veedores *Establecer con la oficina de Planeacion los comunitarios a los Proyectos de inversion social proyectos de inversion social a los cuales se les realizara seguimiento por parte de las veedurias Realizar seguimiento a las actividades de Vigilancia realizadas por los veedores a los proyectos de control Social

Realizar reunion con los veedores de los proyectos de inversion social, identificando avances o barreras en el proceso de vigilancia.

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