Plan anticorrupcion 2014 final[1] by eesekennedy Hospital Occidente de Kennedy

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL

PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCION AL CIUDADANO 2014

JUAN ERNESTO OVIEDO HERNANDEZ Gerente

Noviembre 2013

Plan Anti Corrupción 2014

JUNTA DIRECTIVA

COMITÉ DIRECTIVO

AMPARO RAMIREZ GAITÁN. JUAN ERNESTO OVIEDO HERNÁNDEZ Representante Asociaciones Científicas GERENTE WILSON DARIO BUSTOS GUARIN MIGUEL ALFONSO GORDO GRANADOS SUB GERENTE DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Representante Alcaldía Mayor de Bogotá RODRIGO GOMEZ OCAMPO SUB GERENTE ADMINISTRATIVO ORLANDO GALEANO MONTAÑA LUCIA CARLINA FAJARDO TORRES SUB GERENTE FINANCIERO Representante de la Secretaria Distrital de Salud ANGELICA CAMARGO RAMIREZ JEFE DE OFICINA DE CALIDAD BARBARA PRISCILA PARRA ORTIZ Representante de los Gremios sin ASTRID FORTICH PÉREZ ánimo de lucro JEFE DE CONTROL INTERNO CLAUDIA PATRICIA PEDREROS CASTELLANOS JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA IVAN JAIRT GUARIN MUÑOZ JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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EQUIPO DE TRABAJO Mónica Aguirre Ruiz Diana Cañón Caldas Ligia Salamanca Aldana Derly Rodríguez Villarreal

COLABORADORES Yulls Ortiz Nancy Bautista Peña Elizabeth Bustos Sandra Jinet Tafur Giovanni Beltrán Martha Elena Guarnizo Mónica Aguirre Derly Rodríguez V. Néstor Alberto Romero Angélica Camargo Julián Felipe Rocha O. Astrid Fortich Rodolfo Duarte Mayten Nayibe Ortiz Blanca Arango Víctor Raúl Venegas Claudia Pedreros C. Stewart Cruz F. Luís Martín Contreras Wilson Darío Bustos Rodrigo Gómez Enrique Mancilla

Enfermería Farmacia Planeación Planeación Planeación Planeación Atención al Usuario Control Interno Planeación Jefe Calidad Planeación Jefe Control Interno Jefe Urgencias Urgencias Jefe Laboratorio Clínico Jefe Gestión Humana Jefe Oficina Jurídica Jefe Servicios Generales Sistemas Subgerente Prestación de servicios Subgerente Administrativo Jefe Recursos Físicos

Fernando Peñaloza Elsa María Torralba Sandra Gómez Melida Zarta Zarta Carlos Enrique Ríos Mery Yazmin Castro Ruby Borbón Myriam López Andrés Almanzar Luz Mireya Núñez Reina Pacheco Alexander Tunaros Diana pilar Cañón C Ivan Jairt Guarín M

Gastroenterólogo Atención al usuario Rehabilitación Gestión Documental Jefe mantenimiento Radiología Jefe salud Ocupacional Jefe salas de Cirugía Jefe Medicina Interna Jefe Costos Jefe Control I. Disciplinario Jefe Consulta Externa Jefe OF. Asesora Planeación

PARTICIPANTES Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1

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José Darío Zapata Daniel Zambrano Carlos Barrera Fabiola Delgado Nubia Leyva García Consuelo López Angie Paola Prieto Rosalía Sandoval Jairo A. Moreno Ricardo Martínez Emma Cecilia Rojas Bernardo Pamplona L. Rosalía Cantor Linares

Comité seguimiento Comité seguimiento Pacto transparencia Asuken Copaco Kennedy Asuken Asuken Copaco Kennedy Asuken Asuken Copaco Pacto transparencia Asociación de Usuarios

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CONTENIDO 1 PRESENTACION................................................................................................................................................. 8 2 CARACTERIZACION DEL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL ESE.........................................................13 2.1 IDENTIFICACIÓN DEL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY ESE.........................................................................................13 2.2 UBICACIÓN DEL HOSPITAL DE KENNEDY ESE...............................................................................................................14 2.3 PLATAFORMA ESTRATÉGICA.....................................................................................................................................14 2.3.1 Formulación de la Misión - Visión................................................................................................................15 2.3.2 Valores Institucionales.................................................................................................................................15 2.3.3 Principios Institucionales.............................................................................................................................16 3 PRIMER COMPONENTE: METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS DE CORRUPCION Y ACCIONES PARA SU MANEJO.............................................................................................................................................. 17 3.1 METODOLOGÍA..................................................................................................................................................... 17 3.2 IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO Y PROCEDIMIENTOS.......................................................................................................19 3.3 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN.............................................................................................................23 3.4 RIESGOS PRIORIZADOS Y ACCIONES DE MITIGACIÓN PROPUESTA......................................................................................35 4 SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES..................................................................................46 4.1 METODOLOGÍA..................................................................................................................................................... 46 4.2 DIAGNÓSTICO DE TRÁMITES A INTERVENIR..................................................................................................................46 5 TERCER COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS............................................................................................. 57 5.1 METODOLOGÍA..................................................................................................................................................... 58 5.2 INSUMOS............................................................................................................................................................. 59 5.2.1 Diagnóstico de Procesos Anteriores............................................................................................................59 5.2.2 Marco Normativo de la Rendición de Cuentas............................................................................................60 5.2.3 Mapa de Actores..........................................................................................................................................62 5.2.4 Necesidades de Información........................................................................................................................63

5.2.4.1 Control evaluativo o del plan................................................................................................................................64 5.2.4.2 Control ejecutivo o de gestión .............................................................................................................................64 5.2.4.3 Control verificativo o auditorio.............................................................................................................................69 5.2.4.4 Control garantía de la calidad ..............................................................................................................................70

5.2.5 Incentivos y sanciones..................................................................................................................................70 6 CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO...................................72 6.1 METODOLOGÍA..................................................................................................................................................... 72 6.2 RESULTADOS.........................................................................................................................................................72

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Índice de Tablas TABLA 1 IDENTIFICACIÓN DE LA HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY ESE............................................................13 TABLA 2 ESTRUCTURA GENERAL DEL MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS...................................................20 TABLA 3 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS POR PROCESO, PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN ANTI CORRUPCIÓN. . .22 TABLA 4 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN.....................................................................................35 TABLA 5 INVENTARIO GENERAL DE TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS EXTERNOS...................................................47 TABLA 6 CLASIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS CRÍTICOS..........................................................48 TABLA 7 DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN.................................................................49 TABLA 8 INVENTARIO GENERAL DE TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS ...................................................51 TABLA 9 CLASIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS CRÍTICOS..........................................................52 TABLA 10DESCRIPCIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN................................................................54 TABLA 11 MARCO NORMATIVO DE LA RENDICIÓN DE CUANTAS.........................................................................60 TABLA 12 TIPOS DE CONTROL Y NECESIDADES DE INFORMACIÓN.......................................................................64 TABLA 13 INVENTARIO DE PUNTOS DE CONTROL PARA LA EVALUACIÓN DE GESTIÓN.........................................65

Índice de Ilustraciones

ILUSTRACIÓN 1 UBICACIÓN DE LA RED SUR OCCIDENTAL EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ D.C...................................14 ILUSTRACIÓN 2 PLATAFORMA ESTRATÉGICA: MISIÓN - VISIÓN...........................................................................15 ILUSTRACIÓN 3 VALORES INSTITUCIONALES....................................................................................................... 16 ILUSTRACIÓN 4 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES.................................................................................................... 16 ILUSTRACIÓN 5 PROCESO DE ELABORACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN........................................17 ILUSTRACIÓN 6 FOTO 2: TALLER DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN.............................................18 ILUSTRACIÓN 7 FOTO 3: TALLER DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN.............................................19 ILUSTRACIÓN 8 MAPA DE PROCESOS 2013......................................................................................................... 20 ILUSTRACIÓN 9 COMPONENTES DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS.........................................................................58 ILUSTRACIÓN 10 RUTA DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS.......................................................................................59

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ILUSTRACIÓN 11 MODELO DEL DEFINICIÓN DE PUNTOS DE CONTROL E INDICADORES PARA EL CONTROL EJECUTIVO O DE GESTIÓN.................................................................................................................................. 65

Anexo 1 Plan Anti Corrupción Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE Anexo 2 Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE

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PRESENTACION

El artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, ordena a todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, en donde se incluya el mapa de riesgos de corrupción de la entidad, las medidas concretas para mitigar los riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. El Hospital Occidente de Kennedy, en cumplimiento de este mandato y bajo la firme convicción de la necesidad de enfrentar la corrupción con medidas claras y contundentes, desde el mes de Marzo ha iniciado el proceso de construcción del Plan, utilizando metodologías participativas. El presente documento contiene elementos de la estrategia anticorrupción trabajados en la vigencia 2013, e integra nuevos componentes que retroalimentan la propuesta anticorrupción para el año 2014, dentro de los cuales se sitúa la evaluación de los riesgos primeramente identificados, y por consiguiente la actual priorización de dichos riesgos para la próxima vigencia. Para El Hospital Occidente de Kennedy III nivel ESE, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano es una herramienta que le facilita los procesos de planeación y le mejora la eficacia en la acciones, de tal suerte que es interpretado como un instrumento permanente, que evolución y se transforma con la dinámica misma de la institución y del medio ambiente. Este primer documento de formulación del Plan, será sometido a un estricto proceso de retroalimentación y ajuste, para incorporarle las mejoras que le sean propuestas. La corrupción es un flagelo que ha quebrado la credibilidad e imagen de las instituciones públicas, deslegitimando la acción institucional, generando la pérdida de confianza del ciudadano en el Estado y en la Democracia y permitiendo la pérdida de cuantiosos recursos que deberían estar al servicio de los ciudadanos. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano se organiza a partir de los cuatro componentes que básicamente orientan hacia: 1. Tener como premisa el que un acto de corrupción en nuestra entidad deber ser inaceptable desde todo punto de vista y que esa concepción deberá ser asumida por todos los integrantes de la misma. 2. Se deberá además combatir los excesivos trámites en los procesos y procedimientos que al interior de nuestra entidad se adelantan, a fin de mitigar la disconformidad que frente a ello tiene la ciudadanía en general 3. En tercer lugar que frente a las actuaciones administrativas puede desarrollarse la democracia participativa como la máxima fortaleza para que la ciudadanía en general puede participar activamente en el control de quien tiene la responsabilidad de administrar recursos públicos. Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1

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4. En cuarto lugar es importante diseñar mecanismos e implementar acciones para que el ciudadano de a pie conozca acerca de los procesos y procedimientos que de una u otra forma puede ser atacados por la corrupción pero que con su participación podrá evitarlos y así generarse una pacífica convivencia que se contra ponga totalmente a la descomposición social que genera la corrupción como unos de los flagelos más grandes de nuestro país. Cada uno de estos aspectos se ha trabajo como componente del plan y se ha desarrollado de manera independiente pero articulada; esto explica por qué cada capítulo inicia con una breve exposición de la metodología utilizada para su formulación. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano está organizado de la siguiente forma: • • • • •

CARACTERIZACION DE LA ENTIDAD: Una breve descripción de la entidad, identificando los aspectos formales, la plataforma estratégica, PRIMER COMPONENTE: METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS DE CORRUPCION Y ACCIONES PARA SU MANEJO SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES TERCER COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

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Ilustración 2 Foto 2: Coordinadores Médicos, coordinadores de áreas Administrativas en compañía de la Veeduría Distrital, Formulando el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

Ilustración 3 Foto 3: Coordinadores Médicos, coordinadores de áreas Administrativas en compañía de la Veeduría Distrital, Formulando el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

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Foto: Taller realizado el 26 de Noviembre de 2013 ESE HOK.

La metodología utilizada permitió la participación de todas las personas que hacen parte de nuestra Institución siendo efectiva y de gran importancia para nosotros conocer las sugerencias de nuestros usuarios como asociaciones participativas, siendo su compromiso y pertenencia con el Hospital el fortalecimiento, crecimiento y mejoramiento continuo para nuestra Institución. De acuerdo a la propuesta metodológica establecida a principios del año 2013, el hospital Occidente de Kennedy realizó nuevamente un taller participativo con los líderes de los diferentes procesos, para realizar la evaluación del seguimiento que se realizó ante los riesgos primeramente establecidos, seguido del análisis de nuevos posibles riesgos junto a las acciones correctivas a emplear para la vigencia 2014. Cabe agregar que estos riesgos fueron socializados al interior del grupo, con el fin de retroalimentar el ejercicio de identificación y así dar cumpliendo al objetivo del taller; es importante señalar que el ejercicio se desarrolló bajo la participación de representantes del ente regulador Veeduría Distrital. El taller realizado con las asociaciones que representan la comunidad kennyana y en compañía de la Veeduría Distrital, fue retroalimentado con las sugerencias e inquietudes presentadas por los representantes de la comunidad, en donde surgen ideas y objetivos claros que permitan el mejoramiento continuo de las falencias que se presentan en la Institución. Para la Institución es de vital importancia el compromiso que estas como asociaciones se identifican con su participación ciudadana en todos los campos en los que surge su reconocimiento. Foto: Taller realizado el 28 de Noviembre de 2013 ESE HOK. Asociaciones y Veeduría Distrital Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1

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Foto: Taller realizado el 28 de Noviembre de 2013 ESE HOK. Asociaciones y Veeduría Distrital

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2 2.1

CARACTERIZACION DEL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY III NIVEL ESE Identificación del Hospital Occidente de Kennedy ESE

El Hospital Occidente de Kennedy III nivel ESE, es una organización prestadora de servicios de salud de alta complejidad, organizada en la categoría especial de Empresa Social del Estado y adscrita a la Secretaría Distrital de Salud de la ciudad de Bogotá D.C. El área de influencia directa o mercado proximal de la entidad se encuentra definido por las localidades de Kennedy, Bosa, Fontibón y Puente Aranda, para la a tención a la población afiliada al régimen subsidiado y la población pobre no afiliada y toda la ciudad para la atención de urgencias y servicios especializados sin importar el régimen de afiliación. A continuación se presenta un resumen de los principales datos de identificación de la entidad: Tabla 1 Identificación de la Hospital Occidente de Kennedy ESE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY NIT: 800196939-3 Dependencia Terr. SDS Dirección Transversal 74 F No 40 B 54 Nivel de Atención III NIVEL Empresa Social del Estado, entendida como una categoría especial de la entidad pública descentralizada del Orden Distrital, dotada de personería jurídica, patrimonio propio y Tipo de institución autonomía administrativa, adscrita a la Secretaría Distrital de salud y sometida al régimen jurídico previsto en el capítulo III, artículos 194, 195, y 197 de la Ley 100 de 1993. (Artículo 3° del Acuerdo 17 de 1997 del Concejo de BogotáServicios de Salud de Alta Complejidad con énfasis en oftalmología, oncología, cuidado crítico, pediatría, UCIN, ortopedia. Servicios de docencia para la formación de profesionales y especialistas en ciencias de la salud. Servicios que ofrece Servicios de investigación médica aplicada. Realización de eventos científicos Servicios de diseño e implementación de modelos de atención para patologías de alta complejidad, guías, vías y rutas clínicas. Servicios de soporte para la formulación de política pública del distrito, la región y el país. Creación del Creado mediante Acuerdo No. 20 de 1.990 como hospital Distrital, se encuentra adscrito a Hospital la Secretaria Distrital de Salud de Bogotá. Transformación en El Hospital se transforma en Empresa Social del Estado, mediante Acuerdo No. 17 del ESE 19/12/1997, suscrito por el Consejo Distrital Situación Actual La Junta Directiva está conformada de manera tripartita por 6 miembros, de la siguiente Junta Directiva forma: 1. El Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. o su delegado o representante quien la presidirá 2. El Secretario Distrital de Salud o su Delegado. 3. Un representante de Estamento Científico de la Institución, elegido mediante voto secreto por y entre los funcionarios de la ESE que tengan título profesional en área de la salud, cualquiera sea su disciplina. 4. Un representante de Estamento Científico del área de influencia geográfica de la ESE designado por el Secretario Distrital de Salud, entre las ternas propuestas por Nombre

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cada una de las Asociaciones Científicas de las diferentes profesiones de la salud que operan dentro de dicha área, o en su defecto, por el personal profesional de la salud existente en el Distrito Capital. Este representante será elegido de acuerdo con sus calidades científicas y administrativas. 5. Dos (2) representantes de la Comunidad, elegidos así: Un (1) representante elegido por las Alianzas o Asociaciones de Usuarios legalmente establecidas, mediante convocatoria realizada por la Dirección Distrital de Salud. Un (1) representante elegido por los gremios de la producción del área de influencia de la ESE. El Secretario Distrital de Salud solicitará la coordinación a la Cámara de Comercio de Bogotá, para la organización de la elección correspondiente Aprobados mediante Acuerdo No 089 de 1998 de la Junta Directiva de la ESE. El actual Gerente es el Dr. JUAN ERNESTO OVIEDO HERNANDEZ nombrado mediante Decreto No 211 del 08 de MAYO de 2012 emanado de la Alcaldía Mayor de Bogotá

Estatutos Gerencia

Proceso de Resolución 10956 de 1993 del Ministerio de Salud, mediante la cual se certifica al Distrito Descentralización en Capital como Ente descentralizado en salud Salud Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

2.2

Ubicación del Hospital de Kennedy ESE

EL Hospital de Kennedy se encuentra ubicado al sur occidente de la ciudad de Bogotá, en la localidad N.8 Ciudad Kennedy. Su área de influencia corresponde a la zona sur accidental en donde se localizan adicionalmente las localidades No. 7 Bosa, No. 9 Fontibón y No. 16 Puente Aranda. La sede principal del Hospital se encuentra sobre la avenida Primero de Mayo (Transversal74 F No 40 B 54) Ilustración 1 Ubicación de la Red Sur Occidental en la Ciudad de Bogotá D.C.

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

2.3

Plataforma Estratégica Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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2.3.1

Formulación de la Misión - Visión Ilustración 2 Plataforma estratégica: Misión - Visión

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

Declaración de los valores y principios institucionales 2.3.2

Valores Institucionales

En el trabajo colectivo, los servidores e invitados de la institución lograron el acuerdo en torno a la declaración de los siguientes valores institucionales como el eje del comportamiento individual y colectivo,

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Ilustración 3 Valores Institucionales

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

2.3.3

Principios Institucionales

Los principios institucionales son una serie de declaraciones que orientan el comportamiento personal de los servidores y que surgen del acuerdo realizado en el ejerció de planeación. Ilustración 4 Principios Institucionales

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

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3.1

PRIMER COMPONENTE: METODOLOGIA PARA LA IDENTIFICACION DE RIESGOS DE CORRUPCION Y ACCIONES PARA SU MANEJO. Metodología

Debido a la importancia del Plan anticorrupción y Atención al ciudadano el hospital contó con la colaboración de todas las personas que interactúan en cada unos de los procesos para lograr el objetivo de contar con una herramienta eficiente y eficaz. La metodología utilizada para este proceso se organizó a partir de cinco pasos a saber: 1. Identificación de procesos, procedimientos, objetivos y características de la organización 2. Identificación de riesgos de corrupción por proceso 3. Priorización de riesgos de corrupción para el Plan 4. Definición de acciones preventivas y correctivas 5. Elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción

Ilustración 5 Proceso de elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción

Fuente: Oficina de Planeación HOK.

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Para garantizar la efectiva participación del mayor número de colaboradores en el proceso se diseñaron varias técnicas de trabajo en grupo que van desde las reuniones por áreas hasta la realización de talleres en donde interactúan los colaboradores de las distintas áreas tanto misionales como de apoyo. Esta dinámica de trabajo permite la formulación de un plan realista y posible, genera sentidos de pertenencia y apropiación de los colaboradores con las propuestas y las acciones que finalmente facilita y adelanta el proceso de socialización del Plan. Ilustración 6 Foto 2: Taller de identificación de Riesgos de Corrupción

Foto: Momento de clasificación y priorización de riesgos de corrupción. Taller realizado el 26 de noviembre de 2013 ESE HOK. Para la formulación del Plan se realizaron varios talleres en donde se sistematizaron y expusieron en común los adelantos de cada una de las áreas. El taller se realizó utilizando metodologías que garantizan la participación de todos los asistentes a partir de trabajo individual y genera los espacios de socialización y negociación en busca de acuerdos y consensos grupales. Los productos del taller son elaborados por cada uno de los asistentes y posteriormente son sometidos al debate grupal de tal suerte que de forma rápida se pueden encontrar las coincidencias y las diferencias en las distintas comprensiones de la vida que tiene los asistentes. Esta metodología impide el aislamiento de los colaboradores que bien sea por su personalidad o por un estado de apatía o conflicto con el grupo o la organización, de tal suerte que incluyendo estas posiciones se puedan desarrollar diálogos constructivos y se tenga al final productos suficientes y de buena calidad para cumplir con los objetivos de la actividad. Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1

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La metodología permitió el logro del objetivo propuesto para el avance del desarrollo de la implementación del Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano, dejando expectativas para seguir el camino de la buena gestión administrativa. Ilustración 7 Foto 3: Taller de identificación de Riesgos de Corrupción

Foto: Momento de clasificación y priorización de riesgos de corrupción. Taller realizado el 26 de noviembre de 2013 ESE HOK

3.2

Identificación del Proceso y procedimientos

La identificación de procesos y procedimientos se realizó en paralelo con la discusión sobre los objetivos de cada proceso. Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1

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El Modelo de Operación por Procesos fue establecido para el Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE mediante acuerdo de Junta Directiva No. 001 de 2013. El patrón organizacional que soporta la operación de la institución, armoniza con enfoque sistémico la misión y visión institucional, orientan hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la institución. El mapa de procesos parte de la identificación de cuatro macro procesos: • • • •

Macro proceso Estratégico Macro proceso Misional Macro proceso de Apoyo Macro proceso del Control Institucional

Que luego se despliegan en 12 procesos: Ilustración 8 Mapa de procesos 2013

Fuente: Oficina Asesora de Planeación Hospital Occidente de Kennedy ESE

Y finalmente en 42 procedimientos: Tabla 2 Estructura general del Modelo de operación por procesos No . 1

Macro Proceso Estratégico

Proceso 1

Gestión Desempeño.

Procedimiento del

1 2 3

Calidad y Mejoramiento Continuo Planeación Mercadeo

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No .

Macro Proceso

Proceso

Gestión de admisión, remisión y egreso

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Gestión de diagnóstico terapéutico

Misional

Apoyo

Gestión de formación, investigación y asesoría técnica Gestión de la atención al usuario y la participación social Gestión recursos

Gestión de compras y contratación

5 Control

apoyo y

Procedimiento

los

4 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 1 2 3 1

Comunicación Referencia y Contra referencia Admisiones Egreso Hospitalización Urgencias Hospitalización día : Unidad renal y Oncología Quirúrgicos Salsas de Parto Consulta externa Salud Mental Vigilancia epidemiológica Nutrición Rehabilitación Imágenes y radiología intervencionista Laboratorio clínico y unidad Transfusional Patología Farmacia Docencia Investigación Asistencia Técnica Sistema de Atención Usuario

Participación social

1 2 3

Financiero Talento humano Recursos Físicos Contratación de Insumos, dotación, equipos y medicamentos Contratación de personal Contratación de servicios y outsorcing Mantenimiento Hotelería Gestión ambiental Sistema de Información TICS Gestión Documental Asistencia Jurídica Defensa Judicial Control Interno Disciplinario Control Interno

2 3 1 Gestión del bienestar 2 3 1 Gestión de la 2 inteligencia de negocio 3 1 Gestión legal 2 3 Gestión de la 1

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No .

Macro Proceso Institucional

Proceso

Procedimiento

evaluación

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción. El resultado de esta parte del taller fue la puesta en común de las características de los procesos y la documentación de un objetivo construido colectivamente por los actores de cada proceso y sometido a tensión frente a los actores de los otros procesos. El resultado por proceso se presenta a continuación: Tabla 3 Formulación de objetivos por proceso, para la elaboración del Plan anti corrupción Macro proceso Estratégico

Proceso Gestión desempeño

Objetivo del

Gestión de admisión, remisión y egreso Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico Gestión de formación, investigación y asesoría técnica Gestión de la atención al usuario y la participación social

Apoyo

Gestión recursos

los

Gestión de compras y contratación

Desarrollar e implementar las políticas Institucionales para garantizar el cumplimiento de la plataforma estratégica impactando a todos los componentes del sector Brindar al paciente un cuidado integral, humanizado con calidad, calidez y seguridad de manera ágil, oportuna, pertinente teniendo en cuenta su entorno social y familia Brindar apoyo técnico científico para el diagnóstico y la intervención a usuarios del HOK procurando la resolución eficiente y eficaz de la patología de los mismos adhiriéndonos a las guías y protocolos de atención de la Institución. Realizar exámenes y procedimientos de apoyo diagnóstico, entrega de medicamentos y dispositivos médicos, servicios de soporte nutricional y Rehabilitación, sirviendo como apoyo diagnóstico en la definición de las conductas médicas, en los programas de Promoción y prevención en la vigilancia epidemiológica Desarrollo de los procesos de docencia e investigación con mira a la Constitución del Hospital Universitario para la formación en salud del talento humano y el impulso de la investigación científica Brindar respuesta oportuna a las solicitudes de los usuarios y de la comunidad organizada, realizando seguimiento a las mismas con el fin de establecer acciones que se traduzcan en la satisfacción de los usuarios Lograr financieramente la auto sostenibilidad financiera a través del manejo planificado, organizado y controlado de los recursos, con el fin de apoyar al Macro proceso misional del Hospital y se obtenga satisfacer las necesidades del usuario. Gestionar, los procesos de contratación en sus etapas precontractual y post contractual, de insumos y personal, de

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Macro proceso

Proceso

Objetivo

Gestión bienestar

del

Gestión de inteligencia negocio

la de

Gestión legal

Control

Gestión de evaluación

acuerdo al manual interno de contratación y demás reglamentación legal vigente, con el fin de satisfacer las necesidades de nuestros usuario Mantener todos los aspectos que tienen que ver con el ambiente físico para brindar las condiciones adecuadas al cliente interno como externo Lograr a nivel Institucional se cuente y se utilice de manera optima de las herramientas tecnológicas y sistemas de información (TICS) para la sistematización de los diferentes procesos llevados a cabo en la institución asegurando oportunidad, integridad, Garantizar la defensa judicial de la Entidad y la adecuada toma de decisiones administrativas mediante el análisis jurídico legal de los casos y actuaciones sometidas a su conocimiento, relacionado con el objeto social directo o indirecto del Hospital Acompañar, evaluar y hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos institucionales dentro de los procesos y procedimientos del HOK bajo un Marco Normativo

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.

3.3

Identificación de Riesgos de Corrupción

Se realizó un taller con los líderes de procesos para la identificación de los posibles nuevos riesgos, los cuales fueron socializados a los demás grupos, con el fin de retroalimentar el ejercicio de identificación y así dar cumpliendo al objetivo del taller; cabe agregar que el ejercicio se desarrolló bajo la participación de representantes del ente regulador Veeduría Distrital. La metodología empleada para el taller consistió en una breve presentación por parte de la representante de la Veeduría Distrital sobre el manejo del riesgo, seguidamente se procedió a la consolidación de grupos por procesos, para la evaluación del seguimiento de los riesgos anteriormente establecidos, y posterior a ello la identificación de nuevos posibles riesgos. Así mismo de forma lúdica los grupos ilustraron los riesgos que se presentan en cada proceso. Este trabajo permitió la identificación de al menos 59 riesgos que fueron sometidos a procesos de clasificación sistematización que arroja como resultado final:

Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Actividad

PROPUESTA

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Misional

Falta de compromiso de las personas involucradas a los procesos y se debe Gestión de admisión remisión y tener en cuenta logrando anteponer egreso el bienestar institucional antes de particular

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

La falta de compromiso c con la Institución para evitar recibir cualquier tipo de prenda particular

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

El no socializar implicaciones legales de término y parcialidad en las decisiones

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

El no tener el conocimiento para los procesos claros para establecer criterios objetivos para la evaluación de proveedores

Macro Proceso

Proceso

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Riesgo

No realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisciplinario que tenga la competencia pertinente

Iniciar un proceso de concientización e intervención Anteponer el de la cultura a bienestar nivel general de institucional la Institución antes del respecto al particular cumplimiento y adherencia a los procesos instaurados. Realizar supervisión Se evidenció constante a los retiro de procesos y al personal que desempeño de recibía dádivas los funcionarios para evitar hechos ilegales. Realizar Socializar capacitaciones implicaciones permanentes legales de acerca de las término y implicaciones parcialidad en legales de las decisiones términos. Realizar Establecer capacitaciones y criterios establecer objetivos para la conceptos claros evaluación de para la proveedores evaluación a proveedores Actividad

PROPUESTA

Realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisciplinario que tenga la competencia pertinente

Realizar capacitaciones acerca de los criterios a tener en cuenta en la evaluación a proveedores y que la Institución establezca dicho procedimiento.

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Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Macro Proceso

Proceso

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Falta de capacitación a los funcionarios designados para las supervisiones

Capacitación respectiva

Crear conciencia de Falta de compromiso Institucional consecuencias y que permita crear conciencia de responsabilidade consecuencias y responsabilidades s legales que se legales que se pueden presentar al puedan no hacer la supervisión presentar al no correctamente. hacer la supervisión correctamente. Designar a los supervisores de Falta de de estudio de perfiles para contratos acorde las personas que se designan como con las supervisores de contratos acorde con funciones las funciones desempeñadas y el desempeñadas y conocimiento repetido para hacerlo el conocimiento repetido para hacerlo Capacitar al personal para Falta de capacitación al personal para realizar realizar adecuada supervisión adecuada supervisión Riesgo

Actividad

Iniciar capacitación a los funcionarios designados para la supervisión de contratos. Iniciar capacitaciones para crear conciencia respecto a las responsabilidade s dadas legales en la supervisión de los contratos. Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados. Capacitar al personal designado para las supervisiones. PROPUESTA

Carencia de conocimiento de la norma que permita crear conciencia de consecuencias legales de un mala supervisiones de un contrato

Crear conciencia de consecuencias legales de una mala supervisión de contrato

Promover el estudio de normar para el supervisor de contratos.

No recargar con tantas supervisiones de contratos a un asola persona

No recargar con tantas supervisiones de contrato a una sola persona

Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados.

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Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Falta de seguimiento y auditoria médica concurrente de historias clínicas para verificar la interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico vrs/patología

Auditoria médica concurrente de historias clínicas para verificar la interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico vs/patología

Realizar auditorías concurrentes al personal médico acerca de la interpretación de los resultados diagnósticos vs/patología

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Supervisión del inventario de medicamentos y Falta de realización de auditorías que dispositivos permitan el seguimiento médicos periódicamente el inventario de los mediante medicamentos y dispositivos médicos conteos aleatorios de los mismos en la farmacia

Continuar con la supervisión del uso de los medicamentos y dispositivos médicos en todos los servicios de atención del Hospital, no solamente en la farmacia.

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Macro Proceso

Proceso

Misional

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo Apoyo

Gestión de Bienestar Gestión de compras y contratación

Realizar obras sin el cumplimiento de la normatividad para favorecer a un tercero. Compra de insumos hoteleros de mala calidad y n o aceptar con la norma de acuerdo a estándares. El funcionario que b busca mecanismos para ausentarse del trabajo, simulando afecciones físicas. Riesgo Las personas que adquieren enfermedades profesionales en otras entidades y los hacen visibles o electivos en nuestro Hospital. Desconocimiento y no aplicabilidad de las normas inherentes al proceso Falta de supervisión efectiva a los contratos Soborno al personal con el propósito de conseguir beneficios Robo de insumos Existencias de tráfico de influencias

Actividad

PROPUESTA

Seleccionar objetivamente al proponente

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Gestión de compras y contratación

Evitar que los estudios, términos e invitaciones se ajusten al interés y/o conveniencia de un particular

Apoyo

Gestión de compras y contratación

Falta de estudios previos, términos e invitaciones idóneos y ajustados a la nueva contratación estatal, términos de referencia amañados y dirigidos a favorecer a un proponente.

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Falta de capacitación a los funcionarios designados para las supervisiones

Macro Proceso

Proceso

Apoyo

Riesgo

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Contratar profesionales que cumplan con el perfil requerido

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Falta de concertación de las actividades establecidas en la OPS con el líder del proceso

conforme a los términos de referencia. Implementar un nuevo manual de contratación con el fin de establecer procedimientos claros y precisos en los aspectos técnico, jurídico y financiero. Implementar un nuevo manual de contratación con el fin de establecer procedimientos claros y precisos en los aspectos técnico, jurídico y financiero. Se participa en los procesos de inducción y re inducción con el tema del MECI Actividad

PROPUESTA

Se realiza los requerimientos con base a los perfiles requeridos por el área. Se envía requerimientos de actividades específicas abiertas a modificación de acuerdo a necesidades del servicio.

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Mal direccionamiento de oficios para realizar investigación que no son de nuestras competencias.

Reenvío de oficios al área competente Capacitaciones del MECI Desconocimientos de los usuarios continuas donde internos de las funciones de la oficina se genere e de control Interno identifique las funciones de la Oficina. Realizar evaluación de proveedores a No realizar evaluación de través de un proveedores a través de un equipo equipo interdisciplinarios que tenga la interdisclinario competencia pertinente que tenga la competencia pertinente

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Misional

Gestión de formación, investigación y asesoría técnica

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Seleccionar los mejores propuestas a conveniencia del Hospital Occidente de Kennedy

Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Identificar que la Inversión sea lo que el Hospital requiere con las calidades y especificaciones técnicas que mejoren la operación del Hospital

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Identificar necesidades tecnológicas

Actividad

PROPUESTA

Realizar etapas contractuales identificando la mejor alternativa para el Hospital Capacitación al personal en tecnología Buen uso de la tecnología: Eficiencia, eficacia, confidencialidad a la información.

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Apoyo

Gestión de los Recursos

Se está verificando los La falta de análisis y verificación de antecedentes y antecedentes las acreditaciones académicas Se están aplicando entre La no realización de pruebas visitas y pruebas especificas de conocimientos de ejecución a los candidatos Si están definidos las La no adecuada selección de personal competencias y teniendo en cuenta requisitos claros y actividades para verificables para el cargo planta y OPS en manuales y requerimientos

Apoyo

Gestión de los Recursos

Inadecuados controles a los procesos financieros

NO se han implementado mecanismos de información en línea que integren datos con consistencia.

Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Actividad

Apoyo

Gestión de los Recursos

No se han establecido y El no denunciar al que ofrece y recibe divulgado pautas soborno prácticas para detectar y denunciar

Apoyo

Gestión de los Recursos

Carencia en el proceso de selección que permita la adecuada gestión en talento humano

Se están aplicando entrevistas y pruebas de ejecución a candidatos

Estratégico

Gestión del Desempeño

Amiguismo y clientelismo en la negociación y contratación de los servicios de salud

Elaborar plan global de mercadeo

No porque su funcionamiento es estable y eficaz No porque su funcionamiento es estable y eficaz No porque su funcionamiento es estable y eficaz Montar un mecanismo y sistema de información que recolecte toda la información en línea que permita validar fuentes. PROPUESTA Promover puntos de control en los procesos para prevenir distorsiones. No porque su funcionamiento es estable y eficaz y crear un comité financiero y periódico.

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Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Macro Proceso

Proceso

Deficiencias de los canales de comunicación

Riesgo

Estratégico

Gestión del Desempeño

Concentración de autocontrol o exceso de poder

Estratégico

Gestión del Desempeño

Extralimitación de funciones

Estratégico

Gestión del Desempeño

Concertación en red para la negociación de servicios Definir directrices de negociación desde el Comité directivo, fortalecer la participación en la negociación y contratación con las EAPB. Socialización de los canales de comunicación disponibles Actualizar los recursos existentes y mejorar y / o aumentar las herramientas de comunicación en los servicios asistenciales y administrativos. Actividad

PROPUESTA

Mantener los objetivos estratégicos en la Junta directiva. Adherencia a los procesos institucionales teniendo en claro el alcance de los mismos Toma de decisiones basado en hechos y datos validados en Comité

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Directivo.

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Macro Proceso

Proceso

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Tráfico de influencias en el triage

Riesgo

Programación seguimiento y control de la realización de Comité Directivos Acuerdos d gestión del equipo Directivo Desarrollar campañas y talleres para cambio cultural. Todos los pacientes deben pasar obligatoriament e por un triage Actividad

Se realiza seguimiento a los medicamentos Control de Insumos por parte del personal asistencial y de área de farmacia. Realizar seguimiento y agilizar el proceso de Personas que realizan venta de aperturas de puestos para citas médicas agendas para evitar venta de turnos en las filas. Controlar el Tráfico de influencias por parte de los ingreso de los visitadores médicos para formular los visitadores al medicamentos Hospital.

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos PROPUESTA

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

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Misional

La realización de entrevistas Gestión de la atención al usuario aleatorias al personal causa y la participación social traumatismos en la gestión de los procesos

Misional

Gestión de la atención al usuario Carencia de talleres de buen trato y y la participación social humanización

Misional

Gestión de la atención al usuario El no funcionamiento y aplicación y la participación social efectiva del digiturno

Macro Proceso

Misional

Proceso

Riesgo

No se han realizado las entrevistas que tiene planeado para el 2014 Se realizaron capacitaciones en humanización por instituciones externas como Universidad del Rosario y alcaldía Mayor

Realizar el estudio de clima laboral a todos los colaboradores Programa Institucional y presentación de resultados

Se organice el punto de Se instaló información, es digiturno con muy pequeño y mayor capacidad unificar procesos a la demanda de de facturación usuarios en todos los servicios de consulta externa Actividad

Se reintegra colaboradora incapacitada a la Gestión de la atención al usuario Implementación del CalllCenter actividad de y la participación social línea telefónica de asignación de citas Se entrega informe trimestral -PQRS Gestión de la atención al usuario Falta de Seguimiento a las acciones y a los líderes de y la participación social de mejora del servicio los servicios para que realicen los planes de mejora Gestión de la atención al usuario Realizar un seguimiento al número de Desde atención y la participación social quejas de un mismo colaborador al usuario se informa a el área de talento humano sobre los funcionarios que obtienen mayor número de

PROPUESTA Que esta colaboradora realice solo las actividades de asignar citas telefónicas. Encuestas de satisfacción, control interno realice las auditorías internas Taller de sensibilización desde el área de gestión humana

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requerimientos

Misional

Gestión de la atención al usuario No llevar una Organización de y la participación social agendas médicas

Identificar que la Inversión sea lo que Gestión de la atención al usuario el Hospital requiere con las calidades y la participación social y especificaciones técnicas.

Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Apoyo

Gestión legal

Vencimiento de términos en la defensa judicial de la entidad como consecuencia de la aceptación de dádivas o prebendas para obtener resultados desfavorables para la entidad. (No contestación de demandas, acciones de tutela, derechos de petición, actuaciones administrativas, etc.)

Apoyo

Gestión legal

Litigar en contra de la entidad por personal vinculado en el área.

Actividad

Ampliar agendas de las diferentes especialidades criticas

PROPUESTA

Realizar seguimiento a los controles establecidos por el área a través de instrumentos como formato para actualización de procesos judiciales y conciliaciones y seguimiento a expedientes en siprojweb. Incorporar en las OPS, cláusula que prohíba litigar a sus contratistas contra la entidad a la cual presta sus servicios.

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Realizar el seguimiento a las actividades asignadas a los abogados para verificar cumplimiento en los términos de ley. Realizar revisión y actualización de los procesos y procedimientos del área.

Apoyo

Gestión legal

Dilatar la gestión de cobro para que ocurra prescripción o caducidad de las obligaciones a favor del Hospital a cambio de dádivas o prebendas.

Apoyo

Gestión legal

Dejar vencer términos dentro del proceso de cobro coactivo con el fin de favorecer al deudor.

Macro Proceso

Proceso

Riesgo

Actividad

Gestión legal

Resolver favorablemente los recursos que se interpongan o se tramiten valiéndose de interpretaciones jurídicas o sin la observancia de los requisitos de ley a cambio de dádivas o prebendas.

En casos de difícil análisis, realizar mesas jurídicas para contar con diversas opiniones sobre el tema

Apoyo

PROPUESTA

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Tabla 4 Identificación de Riesgos de Corrupción Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.

3.4

Riesgos priorizados y acciones de mitigación propuesta

Los riesgos identificados se sometieron a un proceso de priorización en donde cada uno de los participantes selecciono los que consideraba más importantes, bien sea por su inminencia o por su impacto en los servicios o por su impacto en las finanzas de la organización. El resultado de este trabajo permitió la priorización de 59 riesgos que deberán ser incluidos en el Plan de este año y con los cuales se realizó la parte final del taller. Una vez priorizados los riesgos, cada grupo de trabajo, que corresponde a cada uno de los procesos, elaboró una serie de propuestas de acciones concretas para mitigar o prevenir el riesgo. Esta formulación se realizó de manera colectiva y se entregó como el último producto concreto de la jornada de trabajo. En el siguiente cuadro se presentan los riesgos priorizados y las actividades propuestas. Macro Proceso Misional

Proceso

Riesgo

Gestión de admisión remisión y egreso

Falta de compromiso de las personas involucradas a los procesos y se debe tener en cuenta logrando anteponer el bienestar institucional antes de particular

Actividad Anteponer el bienestar institucional antes del particular

PROPUESTA Iniciar un proceso de concientización e intervención de la cultura a nivel general de la Institución respecto al cumplimiento y adherencia a los

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procesos instaurados.

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Realizar supervisión La falta de compromiso c Se evidenció constante a los con la Institución para evitar retiro de personal procesos y al recibir cualquier tipo de que recibía desempeño de los prenda particular dádivas funcionarios para evitar hechos ilegales. Socializar implicaciones El no socializar implicaciones legales de legales de término y Realizar término y parcialidad en las decisiones parcialidad en las capacitaciones permanentes decisiones acerca de las implicaciones legales de términos.

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

El no tener el conocimiento para los procesos claros para establecer criterios objetivos para la evaluación de proveedores

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Realizar evaluación de No realizar evaluación de proveedores a proveedores a través de un través de un equipo interdisciplinario que equipo tenga la competencia interdisciplinario pertinente que tenga la competencia pertinente

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Falta de capacitación a los funcionarios designados para las supervisiones

Misional

Establecer criterios objetivos para la evaluación de proveedores

Capacitación respectiva

Realizar capacitaciones y establecer conceptos claros para la evaluación a proveedores Realizar capacitaciones acerca de los criterios a tener en cuenta en la evaluación a proveedores y que la Institución establezca dicho procedimiento. Iniciar capacitación a los funcionarios designados para la supervisión de contratos.

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Crear conciencia de consecuencias y responsabilidades legales que se puedan presentar al no hacer la supervisión correctamente. Designar a los supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñadas y el conocimiento repetido para hacerlo Capacitar al personal para realizar adecuada supervisión

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Falta de compromiso Institucional que permita crear conciencia de consecuencias y responsabilidades legales que se pueden presentar al no hacer la supervisión correctamente.

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Falta de de estudio de perfiles para las personas que se designan como supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñadas y el conocimiento repetido para hacerlo

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Falta de capacitación al personal para realizar adecuada supervisión

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Carencia de conocimiento de la norma que permita crear conciencia de consecuencias legales de un mala supervisiones de un contrato

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

No recargar con No recargar con tantas tantas supervisiones de contratos a supervisiones de un asola persona contrato a una sola persona

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Falta de seguimiento y auditoria médica concurrente de historias clínicas para verificar la interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico vrs/patología

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Crear conciencia de consecuencias legales de una mala supervisión de contrato

Auditoria médica concurrente de historias clínicas para verificar la interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico vs/patología Falta de realización de Supervisión del auditorías que permitan el inventario de seguimiento periódicamente medicamentos y el inventario de los dispositivos medicamentos y dispositivos médicos médicos mediante conteos

Iniciar capacitaciones para crear conciencia respecto a la responsabilidad dada legales en la supervisión de los contratos. Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados. Capacitar al personal designado para las supervisiones. Promover el estudio de normar para el supervisor de contratos. Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados. Realizar auditorías concurrentes al personal médico acerca de la interpretación de los resultados diagnósticos vs/patología Continuar con la supervisión del uso de los medicamentos y dispositivos médicos en todos los servicios de

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aleatorios de los mismos en la farmacia

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

atención del Hospital, no solamente en la farmacia.

Realizar obras sin el cumplimiento de la normatividad para favorecer a un tercero. Compra de insumos hoteleros de mala calidad y n o aceptar con la norma de acuerdo a estándares. El funcionario que busca mecanismos para ausentarse del trabajo, simulando afecciones físicas. Las personas que adquieren enfermedades profesionales en otras entidades y los hacen visibles o electivos en nuestro Hospital. Desconocimiento y no aplicabilidad de las normas inherentes al proceso Falta de supervisión efectiva a los contratos Soborno al personal con el propósito de conseguir beneficios Robo de insumos

Gestión de compras y contratación

Existencias de tráfico de influencias

Gestión de compras y contratación

Evitar que los estudios, términos e invitaciones se ajusten al interés y/o conveniencia de un particular

Seleccionar objetivamente al proponente conforme a los términos de referencia. Implementar un nuevo manual de contratación con el fin de establecer procedimientos claros y precisos en los aspectos técnico, jurídico y financiero.

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Apoyo

Gestión de compras y contratación

Falta de estudios previos, términos e invitaciones idóneos y ajustados a la n nueva contratación estatal, términos de referencia amañados y dirigidos a favorecer a un proponente.

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Falta de capacitación a los funcionarios designados para las supervisiones

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Contratar profesionales que cumplan con el perfil requerido

Gestión de Evaluación

Falta de concertación de las actividades establecidas en la OPS con el líder del proceso

Gestión de Evaluación

Mal direccionamiento de oficios para realizar investigación que no son de nuestras competencias.

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Desconocimientos de los usuarios internos de las funciones de la oficina de control Interno No realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisciplinarios que tenga la competencia pertinente

Implementar un nuevo manual de contratación con el fin de establecer procedimientos claros y precisos en los aspectos técnico, jurídico y financiero. Se participa en los procesos de inducción y re inducción con el tema del MECI Se realiza los requerimientos con base a los perfiles requeridos por el área. Se envía requerimientos de actividades específicas abiertas a modificación de acuerdo a necesidades del servicio. Reenvío de oficios al área competente Capacitaciones del MECI continuas donde se genere e identifique las funciones de la Oficina. Realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisclinario que tenga la competencia

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pertinente

Misional Apoyo

Gestión de formación, investigación y asesoría técnica Gestión de la inteligencia de negocio

Seleccionar los mejores propuestas a conveniencia del Hospital Occidente de Kennedy Identificar que la Inversión sea lo que el Hospital requiere con las calidades y especificaciones técnicas que mejoren la operación del Hospital

Identificar necesidades tecnológicas Realizar etapas contractuales identificando la mejor alternativa para el Hospital

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Capacitación al personal en tecnología

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Buen uso de la tecnología: Eficiencia, eficacia, confidencialidad a la información.

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Gestión de los Recursos

La falta de análisis y verificación de antecedentes

Apoyo

Gestión de los Recursos

La no realización de pruebas especificas de conocimientos

Apoyo

Gestión de los Recursos

La no adecuada selección de personal teniendo en cuenta requisitos claros y verificables para el cargo

Apoyo

Gestión de los Recursos

Inadecuados controles a los procesos financieros

Se está verificando los antecedentes y las acreditaciones académicas Se están aplicando entre visitas y pruebas de ejecución a los candidatos Si están definidos las competencias y actividades para planta y OPS en manuales y requerimientos NO se han implementado mecanismos de información en línea que integren datos

No porque su funcionamiento es estable y eficaz No porque su funcionamiento es estable y eficaz

No porque su funcionamiento es estable y eficaz Montar un mecanismo y sistema de información que recolecte toda la información en

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con consistencia.

Apoyo

Gestión de los Recursos

Apoyo

Gestión de los Recursos

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

No se han establecido y El no denunciar al que divulgado pautas ofrece y recibe soborno prácticas para detectar y denunciar Se están Carencia en el proceso de aplicando selección que permita la entrevistas y adecuada gestión en talento pruebas de humano ejecución a candidatos Amiguismo y clientelismo en Elaborar plan la negociación y global de contratación de los servicios mercadeo de salud Concertación en red para la negociación de servicios Definir directrices de negociación desde el Comité directivo, fortalecer la participación en la negociación y contratación con las EAPB. Socialización de Deficiencias de los canales los canales de de comunicación comunicación disponibles Actualizar los recursos existentes y mejorar y / o aumentar las herramientas de comunicación en los servicios asistenciales y administrativos.

línea que permita validar fuentes. Promover puntos de control en los procesos para prevenir distorsiones. No porque su funcionamiento es estable y eficaz y crear un comité financiero y periódico.

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Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Mantener los objetivos estratégicos en la Junta directiva. Adherencia a los procesos institucionales Extralimitación de funciones teniendo en claro el alcance de los mismos Toma de decisiones basado en hechos y datos validados en Comité Directivo. Programación seguimiento y control de la realización de Comité Directivos Acuerdos d gestión del equipo Directivo Desarrollar campañas y talleres para cambio cultural. Todos los pacientes deben Tráfico de influencias en el pasar triage obligatoriamente por un triage Se realiza seguimiento a los medicamentos Control de Insumos por parte del personal asistencial y de área de farmacia. Realizar seguimiento y agilizar el proceso Personales que realizan de aperturas de venta de puestos para citas agendas para médicas evitar venta de turnos en las filas. Concentración de autocontrol o exceso de poder

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

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Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Tráfico de influencias por parte de los visitadores médicos para formular los medicamentos

Controlar el ingreso de los visitadores al Hospital. No se han La realización de entrevistas realizado las aleatorias al personal causa entrevistas que traumatismos en la gestión tiene planeado de los procesos para el 2014 Se realizaron capacitaciones en humanización por Carencia de talleres de buen instituciones trato y humanización externas como Universidad del Rosario y alcaldía Mayor

El no funcionamiento y aplicación efectiva del digiturno

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Implementación del CalllCenter

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Falta de Seguimiento a las acciones de mejora del servicio

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Realizar un seguimiento al número de quejas de un mismo colaborador

Misional

Se instaló digiturno con mayor capacidad a la demanda de usuarios Se reintegra colaboradora incapacitada a la actividad de línea telefónica de asignación de citas Se entrega informe trimestral -PQRS y a los líderes de los servicios para que realicen los planes de mejora Desde atención al usuario se informa a el área de talento humano sobre los funcionarios que obtienen mayor número de requerimientos

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos Realizar el estudio de clima laboral a todos los colaboradores

Programa Institucional y presentación de resultados Se organice el punto de información, es muy pequeño y unificar procesos de facturación en todos los servicios de consulta externa Que esta colaboradora realice solo las actividades de asignar citas telefónicas. Encuestas de satisfacción, control interno realice las auditorías internas

Taller de sensibilización desde el área de gestión humana

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Gestión de la atención al usuario y la participación social

No llevar una Organización de agendas médicas

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Identificar que la Inversión sea lo que el Hospital requiere con las calidades y especificaciones técnicas.

Apoyo

Gestión legal

Apoyo

Gestión legal

Litigar en contra de la entidad por personal vinculado en el área.

Gestión legal

Dilatar la gestión de cobro para que ocurra prescripción o caducidad de las obligaciones a favor del Hospital a cambio de dádivas o prebendas.

Misional

Apoyo

Se realiza programación por consulta de especialidades por días a la semana Documentar necesidades institucionales con el fin de establecer ventajas competitivas y evaluar por comités los documentos Realizar seguimiento a los controles establecidos por el área a través de instrumentos como formato para actualización de procesos judiciales y conciliaciones y seguimiento a expedientes en siprojweb. Incorporar en las OPS, cláusula que prohíba litigar a sus contratistas contra la entidad a la cual presta sus servicios. Realizar el seguimiento a las actividades asignadas a los abogados para verificar cumplimiento en los términos de ley.

Ampliar agendas de las diferentes especialidades criticas

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Apoyo

Gestión legal

Dejar vencer términos dentro del proceso de cobro coactivo con el fin de favorecer al deudor.

Realizar revisión y actualización de los procesos y procedimientos del área.

Gestión legal

Resolver favorablemente los recursos que se interpongan o se tramiten valiéndose de interpretaciones jurídicas o sin la observancia de los requisitos de ley a cambio de dádivas o prebendas.

En casos de difícil análisis, realizar mesas jurídicas para contar con diversas opiniones sobre el tema

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.

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SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTI TRÁMITES

4.1

Metodología

La herramienta “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” es un instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión. Su metodología incluye cuatro componentes autónomos e independientes. El diseño de la metodología para la elaboración del Segundo Componente llamado “Estrategias Anti trámites”, en donde se explican los parámetros generales para la racionalización de trámites en entidades públicas Liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, el cual busca facilitar el acceso a los servicios que brinda la administración pública. El Hospital Occidente de Kennedy, en cabeza del área de Planeación y con la colaboración de la Oficina de Control Interno, en cumplimiento del Artículo 73 de la ley 1474 de 2011, ha diseñado una metodología para elaborar la estrategia de Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano:

4.2

•

Reunión con los líderes de los procesos.

•

Ilustración e inducción sobre el componente “Estrategia Anti trámites”.

•

Conformación de mesas de trabajo con líderes de procesos y procedimientos afines.

•

Revisión de los procesos, Objetivos y características del mismo.

•

Identificación de Trámites, (revisión de los procesos, análisis normativo).

•

Priorización de trámites a intervenir, (diagnóstico de los trámites a intervenir, factores internos, factores externos).

•

Racionalización de trámites, (simplificación, estandarización, eliminación, optimización, automatización).

•

Interoperabilidad.

•

Selección de los trámites por procesos

•

Resultados

Diagnóstico de Trámites a intervenir

El Hospital Occidente de Kennedy ha venido trabajando en conjunto con la Alcaldía Mayor de Bogotá en el desarrollo de la orientación y supervisión de los canales de atención al ciudadano que realiza la Dirección Distrital de Servicio al ciudadano de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., contemplada en el artículo 1 del Decreto Distrital No. 335 de 2006. Se han implementado acciones como la actualización de la página web del Hospital para garantizar la oportunidad de información que consultan los ciudadanos y que allí reposa en materia de servicios, Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1

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horarios de acceso y trámites que realizan los usuarios. El objetivo es informar de manera oportuna y veraz al usuario sobre los cambios y modificaciones que en los servicios se presenten. Se ha informado de manera oportuna y veraz a las personas sobre: los cambios en la prestación de los servicios, horarios y puntos de atención a través de la herramienta virtual: Guía de Trámites y mapa callejero. A su vez se ha recibido capacitación por parte del DAFP para el manejo de la plataforma S.U.I.T 3.0 la cual “sirve para consultar de manera ágil y rápida la forma como se ejecuta un trámite”. El gestor de contenidos del Hospital asiste a capacitaciones periódicas con la Alcaldía Mayor de Bogotá, en la oficina de Dirección Distrital del Servicio al Ciudadano, para la actualización oportuna de los trámites y servicios en la Guía de trámites, fomentando la información participativa y la ágil respuesta a las inquietudes ciudadanas. En la página web se publican las estrategias anticorrupción y los talleres realizados con la comunidad hospitalaria y la comunidad en general para evidenciar el trabajo realizado durante el año en materia de acciones anticorrupción y medición de los posibles riesgos. El Hospital cuenta con Inventarios iniciales de trámites siguiendo los criterios: • • • •

Identificar todos los trámites o servicios en los que interviene directamente el usuario de salud Identificar todos los trámites internos de la entidad para el cumplimiento de sus funciones misionales Excluir los trámites de los usuarios ante otras entidades como la SDS o las EPS que desbordan la capacidad de la entidad para actuar Excluir los procedimientos administrativos internos

El resultado de este trabajo se presenta a continuación: Tabla 5 Inventario general de trámites y procedimientos externos Descripción del trámite o procedimiento Peticiones, Quejas y Reclamos Solicitud de Oxigeno Solicitud/Asignación de Citas Médicas Para Consulta Externa Servicio de Ambulancias Apoyo Diagnostico y Terapéutico Radiología E Imágenes Diagnosticas Servicio Cirugía Servicios de Ginecoobstetricia Servicios de Hospitalización Procedimientos Especializados Programas Institucionales Servicios de Urgencias Apoyo Diagnostico y Terapéutico Toma de Muestras de Laboratorio

Tramite o procedimiento T P

Genera Ineficiencia X X

Genera Corrupción X X

P P P P P P

X X X X X

X X X X X X

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Tramite o procedimiento P P P P T P

Descripción del trámite o procedimiento Atención al Usuario y Defensor del Ciudadano Consulta Externa de Nutrición y Dietética Salud Oral y Maxilofacial Servicio de Vacunación Solicitud de Historia Clínica Servicio de Psicología

Genera Ineficiencia

Genera Corrupción X X X X X X

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción. Tabla 6 Clasificación de los trámites y procedimientos críticos

Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción.

Mayor contribución al gasto de la institución 1

Peticiones, Quejas y Reclamos Solicitud de Oxigeno Solicitud/Asignación de Citas Médicas Para Consulta Externa Servicio de Ambulancias

Mayor contacto con el público

Afecta derechos de los ciudadanos

x x

x x x

Salud Oral y Maxilofacial Servicio de Vacunación

x x

7 4

x x

5 7 3 8 3 4

x x x

x x

3 3 4 9

x x x

x x

Solicitud de Historia Clínica

x x

Servicios de Hospitalización Programas Institucionales Apoyo Diagnostico y Terapéutico Toma de Muestras de Laboratorio Apoyo Diagnostico y Terapéutico Radiología E Imágenes Diagnosticas Atención al Usuario y Defensor del Ciudadano Consulta Externa de Nutrición y Dietética

Procedimientos Especializados

Servicio Cirugía Servicios de Ginecoobstetricia

Valor total en punto s

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Mayor contribución al gasto de la institución

Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción.

Servicio de Psicología

Mayor contacto con el público

Afecta derechos de los ciudadanos

Valor total en punto s

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción. Tabla 7 Descripción y valoración de riesgos de corrupción ELEMENTO DE TRATAMIENTOS O PROCEDIMIENTOS CON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS

RIESGO

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

(Anexo 1) 1

Cobro por realización del tramite

Servicio Cirugía Servicios de Ginecoobstetricia Servicios de Hospitalización Procedimientos Especializados Programas Institucionales

Obsolescencia tecnológica Tráfico de influencias. Soborno. Falta de información sobre el estado del proceso del trámite al interior de la entidad Tráfico de Influencias, (amiguismo, persona influyente) Tráfico de Influencias, (amiguismo, persona influyente) Falta de información sobre el trámite o procedimiento tanto

Daño EnconóDaño a la mico Administración

Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones Solicitud/Asignación claras sobre la forma de de Citas Médicas adelantarlos. Para Consulta Externa Cobro por realización del tramite Servicio de Ambulancias

(Anexo 2) TRAMITES Daño Social

Peticiones, Quejas y Cobro por realización del Reclamos tramite Solicitud de Oxigeno

POSIBLES CONSECUENCIAS

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x x

TOT AL PUN TOS

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TRATAMIENTOS O PROCEDIMIENTOS CON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS

ELEMENTO DE RIESGO

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

(Anexo 2) TRAMITES Daño Social

(Anexo 1) 1

del usuario como de los Apoyo Diagnostico y Discrecionalidad de los Terapéutico Toma funcionarios que ejecutan el de Muestras de trámite o procedimiento Laboratorio Cobro por realización del tramite Atención al Usuario Manejo informal de trámites o y Defensor del procedimientos: Ausencia de Ciudadano manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos. Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de Consulta Externa de conciencia del servicio Nutrición y Dietética público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de Salud Oral y conciencia del servicio Maxilofacial público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de Servicio de conciencia del servicio Vacunación público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado Complejidad del trámite o procedimiento: Poca claridad Solicitud de Historia y transparencia, demasiados Clínica pasos e instancias administrativas, excesivo tiempo de ejecución. Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de Servicio de conciencia del servicio Psicología público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado

POSIBLES CONSECUENCIAS

Daño EnconóDaño a la mico Administración 1 2 3 1 2 3

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TOT AL PUN TOS

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ELEMENTO DE TRATAMIENTOS O PROCEDIMIENTOS CON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS

RIESGO

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

POSIBLES CONSECUENCIAS (Anexo 2) TRAMITES Daño Social

(Anexo 1)

Apoyo Diagnostico y Terapéutico Discrecionalidad de los Radiología E funcionarios que ejecutan el Imágenes trámite o procedimiento Diagnosticas

Daño EnconóDaño a la mico Administración

3 x

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. Resultados del Taller de elaboración del Plan Anticorrupción.

Tabla 8 inventario general de trámites y procedimientos Internos No . 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13

14 15

Descripción del trámite o procedimiento Proceso de inducción y re inducción del HOK Publicación, divulgación del Código de Ética Plan de mejoramiento y acreditación Formulación del diagnóstico de necesidades de capacitación, soporte fundamental del Plan de Capacitación Co9nformación de la nueva comisión de personal que inicio labores a mediados de la vigencia Evaluación de desempeño Índice de Transparencia Normo grama Institucional Seguimiento y monitoreo de las políticas públicas e instituciones les, de los planes y proyectos de la Entidad, mediante la formulación y seguimiento a la planeación estratégica Formulación de fichas técnicas de indicadores Consulta al manual de calidad y operaciones de la Entidad Software dinámica gerencial Plan de comunicaciones institucional que busca dar cumplimiento a los ejes temáticos del plan de direccionamiento estratégico, mediante Decreto 516 de 2009 Fortalecimiento de la Oficina de Atención al Usuario frente al procedimiento de quejas y reclamos Procedimiento para realizar el registro en la tabla

Tramite o procedimiento P T P

Genera Ineficiencia X

Genera Corrupción X

P P P

X X X

X X

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TOT AL PUN TOS

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No .

Tramite o procedimiento

Descripción del trámite o procedimiento maestra de documentos del sistema integrado Indicadores reportados con su respectiva ficha de análisis de indicador. Manejo informático del personal de la institución Evaluación independiente del avance MECI Resultados del informe ejecutivo anual, presentados al equipo directivo de la entidad. Programa de auditoría de la oficina de control interno Programa de auditoría de sistema integrado de gestión de calidad Cumplimiento de los POAS, planes de acción, planes de desarrollo, plan de gestión del gerente con seguimiento constante de los Líderes de procesos y retroalimentación

16 17 18 19 20 21 22

Genera Ineficiencia

Genera Corrupción

P P

X X

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. •

En la primera columna se identificaron los trámites y procedimientos tanto de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo o evaluación.

•

En la segunda columna se indican si se trata de un trámite (T) o de un procedimiento (P).

•

En la tercera y cuarta columna se señalan los trámites y procedimientos proclives a la ineficiencia, a la corrupción o a las dos.

•

Los tramites o procedimientos que acusen riesgo de ineficiencia deben ser tratados directamente por la institución mediante un programa de mejoramiento interno, los identificados con riesgo de corrupción serán el objeto de estudio en las etapas siguientes. Tabla 9 Clasificación de los trámites y procedimientos críticos

Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción.

Publicación, divulgación del Código de Ética Conformación de la nueva comisión de personal que inicio labores a mediados de la vigencia Evaluación de desempeño Índice de Transparencia

Mayor contribución al gasto de la institución 1 2 3 X

Mayor contacto con el público 1 X

X X

Valor total en puntos 5

X X

7 9

X X

Afecta derechos de los ciudadanos 1 2 3 X

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Trámites y procedimientos con riesgo de corrupción. Seguimiento y monitoreo de las políticas públicas e institucionales, de los planes y proyectos de la Entidad, mediante la formulación y seguimiento a la planeación estratégica Formulación de fichas técnicas de indicadores Software dinámica gerencial Plan de comunicaciones institucional que busca dar cumplimiento a los ejes temáticos del plan de direccionamiento estratégico, mediante Decreto 516 de 2009 Procedimiento para realizar el registro en la tabla maestra de documentos del sistema integrado Indicadores reportados con su respectiva ficha de análisis de indicador. Manejo informático del personal de la institución Evaluación independiente del avance MECI Resultados del informe ejecutivo anual, presentados al equipo directivo de la entidad. Programa de auditoría de la oficina de control interno Programa de auditoría de sistema integrado de gestión de calidad Cumplimiento de los POAS, planes de acción, planes de desarrollo, plan de gestión del gerente con seguimiento constante de los Líderes de procesos y retroalimentación

Mayor contribución al gasto de la institución

Mayor contacto con el público

Afecta derechos de los ciudadanos

X X

Valor total en puntos

Fuente: Oficina Asesora de Planeación HOK. •

En la primera columna se identifican los trámites y procedimientos identificados en el formulario 1 con riesgo de corrupción.

•

En las siguientes columnas se indican las variables sugeridas para valorar la incidencia de cada trámite o procedimiento en una escala de 1 a 3, donde: 1 grado bajo, 2 grado medio, y 3 grado alto. Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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•

En la columna final se totalizan las valoraciones asignadas a cada trámite o procedimiento. El puntaje total servirá para priorizarlos y determinar los más críticos (>6). Estos últimos serán utilizados en la siguiente etapa para identificar los elementos de riesgo y el levantamiento del mapa. Tabla 10Descripción y valoración de riesgos de corrupción

O PROCEDIMIENTOSCON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS

ELEMENTO DE RIESGO (Anexo 1)

Formulación de fichas técnicas de indicadores

Deficiencia en la incorporación y manejo de la información: Inexactitud y falsedad

Procedimiento para realizar el registro en la tabla maestra de documentos del sistema integrado

Deficiencia en la incorporación y manejo de la información: Inexactitud y falsedad

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA 1

Publicación, divulgación del Código de Ética Software dinámica gerencial Plan de comunicaciones institucional que busca dar cumplimiento a los ejes temáticos del plan de direccionamiento estratégico, mediante Decreto 516 de 2009

POSIBLES CONSECUENCIAS (Anexo 2) TRAMITES Daño Daño a la Daño EnconóAdministra Social mico ción 1 2 3 1 2 3 1 2 3

Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos. Obsolescencia tecnológica

TOTAL PUNTO S

Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos.

Actitudes y aptitudes: Falta de compromiso y sentido de pertenencia, carencia de conciencia del servicio público, actitud pasiva y adaptable, ineficiencia, personal no calificado

Seguimiento y monitoreo de las políticas públicas e institucionales, de los planes y proyectos de la Entidad, mediante la formulación y seguimiento a la planeación estratégica

Falta de información sobre el trámite o procedimiento tanto del usuario como de los funcionarios

Índice de Transparencia

Condiciones del entorno: Presiones políticas, regionales y de agremiaciones

Manejo informático personal de la institución

del

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PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

POSIBLES CONSECUENCIAS (Anexo 2) TRAMITES Daño Daño a la Daño EnconóAdministra Social mico ción 1 2 3 1 2 3 1 2 3

TOTAL PUNTO S

O PROCEDIMIENTOSCON RIESGO DE CORRUPCIÓN ORDENADOS

ELEMENTO DE RIESGO (Anexo 1)

Evaluación independiente del avance MECI

Falta de información sobre el trámite o procedimiento tanto del usuario como de los funcionarios

Resultados del informe ejecutivo anual, presentados al equipo directivo de la entidad.

Discrecionalidad de los funcionarios que ejecutan el trámite o procedimiento

Programa de auditoría de la oficina de control interno

Programa de auditoría de sistema integrado de gestión de calidad Cumplimiento de los POAS, planes de acción, planes de desarrollo, plan de gestión del gerente con seguimiento constante de los Líderes de procesos y retroalimentación

• • • • • • • • •

Complejidad del trámite o procedimiento: Poca claridad y transparencia, demasiados pasos e instancias administrativas, excesivo tiempo de ejecución. Complejidad del trámite o procedimiento: Poca claridad y transparencia, demasiados pasos e instancias administrativas, excesivo tiempo de ejecución. Manejo informal de trámites o procedimientos: Ausencia de manuales o instrucciones claras sobre la forma de adelantarlos.

En la primera columna se presentan los trámites y procedimientos ordenados de acuerdo con el puntaje obtenido en el formulario 2 anterior. En la segunda columna se indicará los elementos de riesgo. Para apoyar esta labor se entrega como guía un listado de elementos (Anexo 1). En la tercera columna se determina el grado de probabilidad de ocurrencia de los elementos de riesgo identificados, calificando en una escala de 1 a 3 así: 1 Baja, 2 Media y 3 Alta. En la cuarta columna se clasifica el daño posible causado dentro de tres categorías: S= Daño Social o daño efectivos al ciudadano. E= Daño económico o fiscal. L= Daño a la administración o de legitimidad. Para tal efecto se propone, una lista de posibles daños que puede ser variada a juicio del grupo o de la institución (Anexo 2). Valorar el daño en una escala de 1 a 3 dependiendo de su intensidad, así: Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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• • •

1 Baja, 2 Media y 3 Alta. Totalizar las valoraciones asignadas a cada trámite y procedimiento en probabilidad de ocurrencia de los elementos de riesgo y en daño. Importante: Los mayores puntajes permitirán identificar los trámites y los procedimientos que deben ser objeto de atención y tratamiento inmediato.

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TERCER COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS

Desde una perspectiva formal la rendición de cuentas responde a una obligación legal descrita de la siguientes forma: “En su acepción general la rendición de cuentas es la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado.” 1

Sin embargo, la rendición de cuenta es una herramienta fundamental para la gestión democrática y el buen gobierno de las entidades públicas. La gobernanza, entendida como la forma del ejercicio de gobierno, puede ser o no democrática y puede parecer o no democrática. Una “Buena Gobernanza” se refiere a un estilo de gobierno ampliamente participativo, y comunicativo con la sociedad y con los servidores de la entidad. La buena gobernanza es y parece democrática. Este es el fundamento teórico mediante el cual se establece la rendición de cuentas como un proceso permanente de comunicación, en doble vía, entre los administradores de una organización y todos los actores internos o externos que se involucran en los procesos de la organización. La participación social en los servicios de salud es fundamental entendiendo que buena parte de los procesos de promoción, prevención, terapéutica y recuperación de la salud, están determinados socialmente y es posible mejorarlos con una intervención clara y precisa de las entidad y de las comunidades. Estos principios básicos para los servicios de baja complejidad, propios de los hospitales de primer nivel de atención, se aplica de manera idéntica, con algunas precisiones técnicas en los servicios de alta complejidad. Por estas razones para la ESE Hospital de Kennedy la rendición de cuentas, va más allá de una obligación legal, es una forma de administrar la entidad. En concreto se trata de la forma como la organización se comunica y retroalimenta con todos y todas su usuarios y usuarias, internos o externos y como genera mecanismos para que esa comunicación sea cada día más productiva para la entidad y la satisfacción de las necesidades de los usuarios. Para la realización de la Estrategia de Rendición de cuentas se asumió la conceptualización y propuesta por el Departamento Nacional de Planeación, formalizada mediante el documento CONPES No.3654 de 2012 y la metodología aportada en la cartilla “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” elaborada por DNP, DAFP, UNODC, STPR. En las metodologías propuestas se establecen inicialmente tres componente para la elaboración de la estrategia:

República de Colombia, Documento CONPES 3654 DE 2010. Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los Ciudadanos Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1

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Ilustración 9 Componentes de la Rendición de Cuentas

Fuente: CONPES 3654 de 2010 Información. Es la ilustración del proceso. La información para que sea útil debe contener todos los atributos de calidad: oportunidad, claridad, veracidad, confiabilidad, acotable y comparable. El acceso a la información debe ser expedito y sin complicaciones tecnológicas que debiliten las posibilidades de los actores para realizar juicios y recomendaciones. Desde la perspectiva de la rendición de cuentas, el tema de la información implica, por una parte, el establecimiento de los derechos de acceso a la información y a la documentación pública por parte de ciudadanos, organizaciones y medios de comunicación, así como por parte de las otras ramas del poder y de los órganos de control. Diálogo. Implican la posibilidad de una relación de doble vía con retroalimentación, constituyéndose en la base de la respuesta que deben dar los servidores públicos sobre sus acciones. En la rendición de cuentas se establece una relación bidireccional: “el actor que rinde cuentas es tan responsable como el que debe exigirlas, y tiene que existir la posibilidad de interacción, pregunta – respuesta y aclaraciones sobre las expectativas mutuas de la relación”. 2

Incentivos: Los incentivos no premian o estimulan los comportamientos sobresalientes o por fuera del deber ser, que logran impactos significativos o se constituyen en acciones ejemplifican tes. No se trata de promover una gestión pública basada en el chantaje, se trata de mantener herramientas que permita aprovechar todas las iniciativas que los colaboradores desarrollen

5.1

Metodología

Para el diseño de la estrategia se implemento el siguiente algoritmo:

Ibíd.

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Ilustraciรณn 10 Ruta de la Rendiciรณn de Cuentas

Fuente: Estrategias para la construcciรณn del Plan Anticorrupciรณn y de Atenciรณn al Ciudadano. DNP, DAFP, UNODC, STPR. Cada uno de los pasos se fue desarrollado por un equipo de colaboradores y el resultado se presenta a continuaciรณn.

5.2

Insumos

5.2.1

Diagnรณstico de Procesos Anteriores

La rendiciรณn de cuentas es un proceso que se desarrolla en las entidades de manera automรกtica y que ya tiene los instrumentos oficializados para realizarla. Es una rendiciรณn de cuentas formal, que cumple con la norma de manera automรกtica pero que genera muy poco valor a los procesos de la entidad. Entre los mecanismos de rendiciรณn de cuentas de la entidad se destacan los siguientes: 1. Informes periรณdicos y extraordinarios: El Hospital reporta todos los informes que tanto las leyes como las instituciones solicitan: reporte Decreto 2193/04, circular รบnica de la Superintendencia Nacional de Salud, SIVICOF y todos los informes de las entidades de control. 2. Publicaciรณn en pรกgina web de los instrumentos de planeaciรณn como el Plan de Desarrollo Institucional, Plan Operativo Anual y Plan de Acciรณn. 3. Publicaciรณn anual del informe de gestiรณn institucional. 4. Implementaciรณn del Sistema de Peticiones Quejas y Reclamos. Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 โ 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Cรณdigo: 05-80107-41-V1

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5. Permanente interacción con los representantes comunitarios a través de comités, asociaciones y representantes en la Junta Directiva. El sistema funciona de manera mecánica y se logra el cumplimiento de los requisitos y los plazos legales para el reporte o publicación de la información, sin embargo el proceso señala varias deficiencias que es necesario entrar a corregir: •

No existe un plan organizado que permita controlar garantizar el cumplimiento de los objetivos de la rendición de cuentas y de la información.

•

El nivel de retroalimentación es mínimo, los distintos actores reciben la información, pero los mecanismos de retroalimentación son muy pobres.

•

El proceso de rendición de cuentas no se utiliza como insumo para los procesos de planeación ni para establecer los planes de mejora de la entidad.

•

No se sistematiza el proceso de rendición de cuentas, lo que ocasiona la perdida d control sobre el proceso y múltiples errores o confusiones por la información entregada en distintos formatos y con distintos objetivos.

•

No existe ningún incentivo que promueva un mejoramiento del proceso en la entidad, las tareas se hacen de manera rutinaria y mecánica.

5.2.2

Marco Normativo de la Rendición de Cuentas

La rendición de cuentas incluye una serie de actividades que están reglamentadas desde la Constitución Política de Colombia, hasta decretos y resoluciones pasando por leyes de todo orden, en los niveles Nacional y territorial. A continuación se presenta un resumen de la reglamentación relacionada con la rendición de cuentas y sus mecanismos de operación.

Tabla 11 Marco Normativo de la Rendición de Cuantas Norma

Constitución Nacional

Política

Decreto 1 de 1984: Código Contencioso Administrativo

Descripción Artículo 23: “El derecho de petición permite a las personas acceder en forma oportuna a la información y documentos públicos. Obliga a la entidad a facilitar la información y el acceso a documentos que no son de reserva legal” Artículo 74: “derecho de las personas y organizaciones a acceder a los documentos públicos”. Artículo 209: “obligación de cumplir con el principio de publicidad de la administración – dejar ver lo público”. Regula el derecho de petición en interés general, en interés particular y de petición de informaciones.

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Norma Ley 57 de 1985

Ley 131 de 1994

Ley 136 de 1994. Artículo 5 (literal c y e) y 91, literal e)

Ley 152 de 1994: Ley 190 de 1995:

Ley 489 de 1998:

Ley 617 de 2000

Ley 715 de 2001, artículo 90

Ley 734 de 2002: código disciplinario

Descripción Contiene las principales disposiciones en materia de publicidad y acceso a los documentos públicos. Es la única norma que recopila de alguna manera estos temas Correspondiente a la ley estatutaria mediante la cual se reglamenta lo relativo al voto programático y la correspondiente posibilidad de los ciudadanos de revocar el mandato de sus gobernantes, si éstos incumplen con lo planteado en los programas de gobierno que presentaron como candidatos (en particular, de los Alcaldes y Gobernadores). “Funciones de los alcaldes con relación a la Ciudadanía: 1) Informar sobre el desarrollo de su gestión a la ciudadanía de la siguiente manera: En los municipios de 3a, 4a, 5a y 6a categoría, a través de bandos y medios de comunicación local de que dispongan. En los municipios de la categoría 1a, 2ª y Especial, a través de las oficinas de prensa de la Alcaldía; 2) Convocar por lo menos dos veces al año a ediles, a las organizaciones sociales y veedurías ciudadanas, para presentar los informes de gestión y de los más importantes proyectos que serán desarrollados por la administración; 3) Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadanía en general; 4) Facilitar la participación ciudadana en la elaboración del plan de desarrollo municipal”. Ley orgánica del Plan Nacional de Desarrollo. Considera obligaciones de producción y presentación de información de la rama ejecutiva, especialmente parafinas de rendición de cuentas interna, planeación y seguimiento y establece un Consejo Nacional de Planeación, que incluye participantes de organizaciones sociales El estatuto anticorrupción tiene aspectos de publicidad, atención al ciudadano, difusión y sanciones para quienes nieguen la información al público. Sobre estructura de la administración pública, incluye la obligación de fortalecer los sistemas de información del sector público, divulgar la información y apoyar el control social. Artículos 32 y 33. “todas las entidades y organismos de la administración tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de la democracia participativa y la democratización de la gestión”; de igual forma podrán convocar audiencias públicas para discutir lo relacionado con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo de la entidad”. Considera el “Control social a la gestión pública territorial. El Departamento Nacional de Planeación publicará en medios de amplia circulación nacional con la periodicidad que señale el reglamento y por lo menos una vez al año, los resultados de la evaluación de la gestión de todas las entidades territoriales, incluidos sus organismos de control, según la metodología que se establezca para tal efecto” (art. 79). “Las Secretarías de Planeación Departamental o quien haga sus veces, deberán elaborar un informe semestral de evaluación de la gestión y la eficiencia, con indicadores de resultado y de impacto de la actividad local, cuya copia ser emitirá al Departamento Nacional de Planeación y deberá ser informado a la comunidad por medios masivos de comunicación. El contenido de los informes deberá determinarlo cada departamento, garantizando como mínimo una evaluación de la gestión financiera, administrativa y social, en consideración al cumplimiento de las disposiciones legales y a la obtención de resultados, conforme a los lineamientos que expida el Departamento Nacional de Planeación”. Se establecen los deberes de los servidores públicos. En particular, respecto de la información se precisan las siguientes obligaciones: custodia, uso de los sistemas de

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Norma

Ley 850 de 2003: ley estatutaria de veedurías ciudadanas

Ley 962 de 2005 (antitrámites):

Decreto 3622 de 2005:

Decreto 3851 de 2006:

Decreto 028 de 2008:

Descripción información disponibles, publicación mensualmente los informes que se generen sobre la gestión y respuesta a los requerimientos de los ciudadanos. Contiene disposiciones sobre su funcionamiento y su derecho a la información. Así mismo, establece que las autoridades deben apoyar a estos mecanismos de control social. Establece que “todos los organismos y entidades de la Administración Pública deberán tener a disposición del público, a través de medios impresos o electrónicos de que dispongan, o por medio telefónico o por correo, información actualizada sobre normas básicas que determinan su competencia, funciones servicios; trámites y actuaciones para que el ciudadano adelante su labor de evaluación de la gestión pública y así intervenir en forma argumentada en los procesos de rendición de cuentas.” (Art. 8). La política de Democratización de la Administración Pública (SISTEDA), “Dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad”. Sobre información oficial básica: define la información oficial básica, promueve su generación, adecuada administración y establece la creación de un portal de difusión. Monitoreo, seguimiento y control al gasto con recursos del Sistema General de Participaciones. Arts. 17, 18, 19, 20 precisan responsabilidades de las administraciones municipales y departamentales en relación con el control social. El artículo 18 establece la realización (al menos una vez al año) de ejercicios de rendición de cuentas sobre los resultados del monitoreo, auditorias y evaluaciones por parte de las entidades nacionales. En desarrollo de esta disposición, los veedores ciudadanos, vocales de control o cualquier ciudadano podrán acceder a la revisión de los contratos y ejecuciones presupuestales donde se inviertan recursos públicos.

Fuente: Oficina de Planeación HOK 5.2.3

Mapa de Actores

Para el diseño de la estrategia de Rendición de Cuentas se definieron claramente los actores interesados e involucrados en los distintos procesos de la institución.

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ACTORES INTERNOS Funcionarios, Contratistas Sindicatos Estudiantes de Pre y Pos grado

Fuente: Oficina de Planeación HOK

5.2.4

Necesidades de Información

Cada uno de estos actores requiere una información que debe ser entregada en forma oportuna y con los requisitos técnicos exigidos por las normas. Alguna de esta información no está reglamentada, sin embargo es necesario entregarla de manera comprensible. La metodología utilizada para la clasificación de las necesidades de información parte de una definición de los tipos y procesos de control que cada uno de los actores realiza. Esta clasificación se presenta a continuación.

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Tabla 12 Tipos de Control y Necesidades de Información TIPO DE CONTROL Control EVALUATIVO o del PLAN Control EJECUTIVO o de GESTIÓN

Instrumentos

Plan estratégico Plan de Mejoramiento Plan Operativo Anual Sistema de INDICADORES de control Manuales de procesos y Control procedimientos VERIFICATIVO administrativos y o AUDITORIA clínicos (protocolos)

Método

Político

Social

Auditoría

De Gestión

Combinación de formas

Sistema de Información Gerencial “VER y OIR” AUDITORIA (Medica de cuentas) Auto Control Estándares de Calidad evaluaciónGARANTIA DE en Salud (mínimos y Combinación LA CALIDAD Superiores) de formas Fuente: Oficina asesora de Planeación HOK. 5.2.4.1

Control evaluativo o del plan

Corresponde a la publicación de todos los instrumentos de planeación, que debieron ser construidos de manera participativa y que responden a formatos oficiales de las entidades. Para el caso de una ESE los instrumentos que deben ser publicados son los siguientes: • • • •

Plan De Desarrollo Institucional, que incluya la Plataforma Estratégica Plan de Acción para el periodo Plan Operativo Anual Plan de Gestión del Gerente para el Periodo

Estos informes están reglamentados y se deben presentar en fechas espaciales, con las autorizaciones previas por los entes de dirección como Junta Directiva. 5.2.4.2

Control ejecutivo o de gestión

Corresponde a la evaluación y seguimiento de la ejecución de los planes. Este tipo de control se realiza implementando un modelo de identificación de puntos de control a través del despliego de cada uno de los procedimientos de la organización, como se muestra en la siguiente figura.

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Ilustración 11 Modelo del Definición de Puntos de control e indicadores para el control ejecutivo o de gestión

Fuente: Oficina asesora de Planeación HOK. La aplicación del método en la ESE Hospital de Kennedy nos arroja como resultado el siguiente listado de puntos de control que debe ser desplegado en indicadores. Tabla 13 Inventario de Puntos de Control para la evaluación de gestión 1 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3 3.1 3.1.1 3.1.1.1 3.1.1.2 3.1.2

EVALUACION DE GESTION DEL GERENTE GESTIÓN DE PLANEACIÓN Planeación Estratégica Proyectos de inversión Gestión Mercadeo Comunicaciones Gestión Estadísticas GESTIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD Sistema Referencia y Contra Referencia Consulta externa, urgencias y hospitalización Análisis Descriptivo Del Indicador Plan De Mejora Oportunidad en la remisión de urgencias Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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3.1.2.1 3.1.2.2 3.1.3 3.1.3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.3.1 3.3.3.2 3.3.3.3 3.3.4 3.3.4.1 3.3.5 3.3.6 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.5 4 4.1 4.2 5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3

Análisis descriptivo del indicador Plan de mejora Ubicación de pacientes en proceso de referencia Análisis descriptivo del indicador Servicios Ambulatorios de Urgencias y Hospitalización Consulta Externa Servicios de Urgencias Servicio de Hospitalización Servicio de Salud Oral Servicio de apoyo diagnostico y terapéutico Servicio de Cirugías Servicio de Partos y Cesáreas Laboratorio clínico Producción del servicio Programa de 5s (cinco eses) Rendimiento bacterióloga Servicio transfusional Facturación por aplicación de hemocomponentes Imágenes diagnosticas Servicio de Rehabilitación - Terapias Indicadores de Calidad Cobertura de Vacunación Partos en Adolecentes Comité de Infecciones 2012 Informe de Mortalidad Materna y Perinatal Mortalidad Evitable Servicio farmacéutico GESTION DOCENTE Y DE INVESTIGACION Instituciones de Educación superior con las que se tiene convenio vigente: Escuelas de Auxiliares de Enfermería con las que se tiene convenio: INFORME DE GESTIÓN FINANCIERA Área tesorería Bancos Cuentas por pagar: Área presupuesto Presupuesto de ingresos Conceptos de recaudo registrado: Comparativo 2012 frente al 2011 Presupuesto de gastos Área facturación Área cartera Recaudo Consolidado 2012: Gestión Oficina Jurídica: Gestión y cobro de pagares Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.6 6 6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.3.1.1 6.4 6.5 6.5.1 6.5.1.1 6.5.1.1.1 6.5.1.1.2 6.5.1.1.3 6.5.1.1.4 6.5.1.1.5 6.5.2 6.5.3 6.5.4 6.6 6.6.1 6.6.2 6.6.3 6.7 6.7.1 6.7.1.1 6.7.1.2 6.7.1.3 6.7.1.4 6.7.1.5 6.7.1.6 6.8 6.9 6.10 7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3

Área glosas Actualización de procedimientos Sistemas de información Cierre vigencia 2012 Área contabilidad INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Recursos físicos Ejecución Presupuestal Gestión talento humano Módulo de nómina (dinámica. net versión 3.5) Resumen del avance: Gestión documental del área Salud ocupacional Análisis de la accidentalidad Indicadores Índice de Frecuencia de Accidente de Trabajo Índice de Frecuencia de Accidentes de Trabajo con Incapacidad Proporción de Accidentes de Trabajo con Incapacidad Índice de Severidad de Accidentes de Trabajo Índice de Lesiones Incapacitantes de Accidentes de Trabajo Plan de bienestar Plan de capacitación Conciliación situado fiscal y sistema general de participaciones Gestión de mantenimiento Mantenimiento del equipo biomedico Mantenimiento del equipo industrial de uso hospitalario Mantenimiento de muebles Sistemas de información Informe del centro de cómputo y de los racks cableados Del hospital Rack de comunicaciones Rack de la ETB para la conexión de fibra óptica (canales de datos) Rack de servidores. Almacenamiento Comunicaciones y redes. Segmentación de la red Gestión Documental Almacén Servicios generales GESTIÓN PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA CALIDAD Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Único de Habilitación (SUH) Sistema de Información Auditoria para el mejoramiento de calidad en salud Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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7.1.4 7.1.4.1 7.1.4.2 7.1.4.3 7.1.4.4 7.1.4.5 7.1.4.6 7.2 7.3 7.4 7.4.1 7.4.2 7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.6 7.6.1 7.6.2 7.7 7.7.1 7.7.2 7.7.3 7.8 7.9 7.9.1 7.9.2 7.9.3 7.9.4 7.9.5 7.9.6 8 8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 9 9.1 9.2

Sistema Único de Acreditación (SUA) Diagnostico del SUA Capacitación Reestructuración equipos de implementación del SUA Trabajo desarrollado equipos de implementación del SUA Actualización de herramientas y difusión de orientaciones del SUA Plan de implementación del SUA Sistema Integrado de Gestión Administración documentación del Sistema de gestión de Calidad Atención a auditorías externas y soporte en la estructuración de planes de mejoramiento Atención auditorías externas Soporte en la Estructuración de planes de mejoramiento Gestión Ambiental Atención y respuesta a entidades de control Revisión del PIGA (Plan institucional de Gestión Ambiental) Revisión de PGHIR (Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios) Proyectos en Desarrollo para la Gestión Ambiental Programas de Seguridad Programa de Seguridad del paciente Programa de Tecnovigilancia Proyectos y Programas (de intervención por la oficina de calidad) Red de Trasplantes Red materna perinatal Campaña institucional “YO SOY KENNEDY” Atención al Usuario Trabajo Social Participación en espacios institucionales locales. Participación Social Gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Seguimiento y trámite de respuesta a tutelas 6.5 Sistema de identificación de barreras de acceso 2012 SIDBA Gestión de atención al usuario y participación social por medio de la actualización documental del proceso. INFORME GESTIÓN JURÍDICA PROCESO CONTRACTUAL 2012 INFORMES Mensualmente Trimestralmente Según petición: OFICINA DE CONTROL INTERNO Impacto de la OCI Seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la contraloría de Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co

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9.2.1 9.2.2 10 10.1 10.2 10.3

Bogotá Programa de auditoria Tabla de retención documental – oficina de control interno COMITÉ DE CONCILIACIÓN Casos conciliados e en comité de conciliación y su estado actual: Acciones de repetición: Análisis y P0oliticas del Comité de Conciliación.

Fuente: Oficina asesora de Planeación HOK. 5.2.4.3

Control verificativo o auditorio

Corresponde con los procesos de auditoria 1. Consolidación de estadísticas asistenciales de producción, capacidad instalada e indicadores de calidad de la institución ( Decreto 2193/2004, se reporta mensualmente a la Secretaria Distrital de Salud y trimestralmente al Ministerio de la Protección Social) 2. Consolidar Indicadores de Calidad decreto 2193/2004 este formato se reporta semestralmente al Ministerio de la Protección Social) 3. Consolidación de estadísticas asistenciales de producción, Circular 049/2008 (se reporta semestralmente a Superintendencia de Salud). 4. Consolidación de estadísticas asistenciales de producción y oportunidad Circular 056 /2009 Alerta Temprana (re reporta mensualmente a las EPS-S con las que se tiene contrato con la institución) 5. Consolidación estadísticas asistenciales de producción e indicadores de calidad Presupuesto Orientado a Resultados POR se reporta trimestralmente formato enviado por la entidad Secretaria de Hacienda 6. Presupuesto Orientado a Resultados ( se reporta trimestralmente a la Contraloría por medio de SIVICOF) 7. Consolidación de estadísticas de indicadores de oportunidad y servicios de consulta externa Circular 035/2008 Alcaldía Mayor de Bogotá ( se reporta trimestralmente 8. Consolidación estadísticas asistenciales de producción (se reporta mensualmente a control Interno que a su las envía a la Contraloría). 9. Anexo 8 Indicadores de Seguimiento a la Prestación de Servicios contrato vigente entre el FFDS y ESE para la atención de población no cubierta por subsidios a la demanda en el DC este informe se realiza trimestralmente y se reporta a la firma auditora Universidad de Antioquia. 10. Informe Veeduría se reporta anualmente 11. Circular 007/2009 Agenda estratégica se reporta mensualmente a la Secretaria Distrital de Salud. 12. Informe de gestión y consolidación de indicadores totales para la plantación estratégica y rendición de cuentas, este informe se envía trimestralmente, semestralmente y anualmente o cuando lo requieran de manera extraordinaria. 13. Y demás informes relacionados con las estadistas del Hospital Occidente de Kennedy por entes internos y externos.

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5.2.4.4

Control garantía de la calidad

Se refiere a los planes y programas inscritos en el Plan de Auditoria de Mejoramiento Continuo. La ESE se encuentra avanzando hacia la acreditación y por lo tanto se implementan todos los planes de mejoramiento requeridos. 5.2.5

Incentivos y sanciones

Los incentivos que se van a usar son de dos tipos, positivos y negativos; los primeros se materializan a través de premios y los segundos de sanciones, el equilibrio adecuado de estos redundará en que los colaboradores tengan una clara preferencia por evitar las acciones de corrupción. Los premios deben ser planeados por el cumplimiento de las acciones que eviten y controlen los posibles riesgos de corrupción, así cada área y responsable por prevenir la ocurrencia de los actos de corrupción deben ser reconocidos por el eficaz cumplimiento de las medidas de mitigación. Los premios que se proponen para garantizar el cumplimiento en su mayoría son de reconocimiento social, toda vez que la corrupción es ampliamente sancionada por la comunidad. Sin embargo el cumplimiento prolongado de las acciones debe ser premiado con incentivos en especie. Así las cosas los incentivos positivos serán de dos tipos: 1) Reconocimiento social, a través de la condecoración de las oficinas con el sello “Protegemos el erario”, este reconocimiento se refrenda con la revisión periódica que se haga del cumplimiento del plan anticorrupción que la oficina de cada responsable ejecuté. 2) Incentivos en especie, una oficina que mantenga las más altas calificaciones a través de un periodo de tiempo en el cumplimiento del plan anticorrupción será premiada con un incentivo que pueda ser aprovechado por la totalidad del personal de cada oficina participante. Con la implementación de estos premios se garantizará que los colaboradores prefieran en cualquier ocasión actuar de acuerdo a los parámetros establecidos en el plan anticorrupción, de forma coherente con la ética y la moral y en consonancia con los valores del Hospital occidente de Kennedy, ya que combina los intereses personales con los colectivos y contempla la dimensión social del humano. Sin embargo se deben plantear los incentivos negativos o sanciones que deben ser de estricto cumplimiento, ya que de esto depende que sirvan para disuadir cualquier duda en el actuar ante un posible hecho de corrupción. Los incentivos a diferencia de los premios no involucran el reconocimiento social. Las sanciones deben estar alineadas con la legislación colombiana por cuanto la duda de la ocurrencia de hechos relacionados con la corrupción será investigada por control interno disciplinario y se remitirán copias a los entes de control que de acuerdo al acto en cuestión tengan competencia.

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El hospital adelantará por propia cuenta la investigación sobre el hecho y determinará los responsables y los delitos en que se incurrió aplicando en cada caso las sanciones tanto administrativas como fiscales en concordancia con el delito probado. La sanción aunque recaerá con más fuerza sobre el responsable de evitar el evento y sobre aquel que fuera responsable del hecho ocurrido, también impactará al grupo de trabajo que hubiese podido evitar la ocurrencia del hecho. La sanción del grupo será la perdida inmediata del sello “Protegemos el erario”. Se planea que la fuerza y estricta aplicación de las sanciones combinada con los premios redunde en un accionar correcto por parte de todos los colaboradores, de una supervisión y control eficiente por parte de los responsables y líderes y de una auditoria eficiente y constante por parte de la oficina de control interno.

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CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCION AL CIUDADANO

La oficina de Atención al Usuario y Participación Social del Hospital Occidente de Kennedy de acuerdo con su Plataforma Estratégica en su Misión “brindar información y orientación oportuna en cuanto al Sistema General de Seguridad, Social, dar respuesta a los requerimientos de los usuarios, entes de control en términos de calidad amabilidad, oportunidad y promover la participación ciudadana y el control social a través de los mecanismos: como la Asociación de Usuarios, comité de ética, Comité de transparencia Es importante tomar conciencia que la labor desempeñada está dirigida a satisfacer necesidades de un grupo social, en uno de los sectores en los cuales la ciudadanía es objeto de mayor vulneración como es el sector de la salud. El objetivo de La oficina de Atención al Usuario y Participación Social es Garantizar el derecho a la salud y la participación social mediante el servicio al ciudadano y el trabajo permanente con las formas de participación existentes en el Hospital, que permita a los ciudadanos la exigibilidad de los derechos en salud, a través de la información y capacitación brindada a los usuarios de los servicios y la atención oportuna a sus solicitudes.

6.1

Metodología

Las estrategias utilizadas por la oficina de atención al usuario para la identificación y la construcción de acciones encaminadas a dar respuesta al plan anticorrupción fueron: 1. Realización de reuniones interdisciplinaria con los líderes de procesos como facturación, admisiones, Tesorería, Enfermería, subgerencia de Prestación de servicios, en las cuales se establecieron acciones con el único objetivo de mejorar la satisfacción de los usuarios. 2. Realización de reuniones mensuales con los integrantes del equipo de atención al Usuario profesionales de trabajo social y auxiliares administrativos por medio de las cuales se identificaron situaciones que generan barreras de atención a los usuarios. 3. Realización de reuniones con los mecanismos de participación social, en las cuales se presentan problemáticas de atención a los usuarios y mejorar el servicio. 4. Informes trimestrales de PQRS, BARRERA DE ACCESO y ENCUESTAS DE SATISFACCION, los cuales son una oportunidad de mejora para implementar acciones preventivas y que den respuesta positiva a las solicitudes de los usuarios .

6.2

Resultados

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DESARROLLAR ACCIONES DE CAPACITACION CON EL PERSONAL ENCARGADO DE BRINDAR INFORMACION Y ORIENTACION A LOS USUARIOS. Uno de las sugerencias de los usuarios detectadas a través de las encuestas de satisfacción es la falta de información y de conocimientos de los colaboradores de facturación por lo cual se programaran capacitaciones que amplíen los conocimientos de las personas de primer contacto con el público en temas de aseguramiento en Salud. Igualmente se extenderán las capacitaciones para el personal de la oficina de Atención al UsuarioTrabajo Social. Las oficinas de Facturación y Atención al usuario informan debidamente al paciente y familiares sobre los dineros que deben pagar por la prestación de los servicios de salud desde su ingreso a cualquiera de los servicios del Hospital. IDENTIFICAR BARRERAS DE ACCESO A LOS SERVICIOS DE SALUD A través de los puntos de Atención al Usuario- Trabajo Social, defensor del Ciudadano se identifican los principales motivos de orientación y barreras de acceso a los servicios que presta el Hospital Occidente de Kennedy, se realiza informe trimestral se socializa con el grupo Directivo del Hospital se establecerán acciones de mejora en los servicios en los cuales se esté afectado la prestación de los servicios.

MEJORAR EL PROCESO DE TRÁMITE DE PQRS DANDO RESPUESTA CON OPORTUNIDAD A LOS USUARIOS QUEJOSOS. Se establecerán acciones para dar respuesta en 10 hábiles a los usuarios que interpusieron requerimientos ante la Institución. Se dará cumplimiento de al procedimiento de Tramite de respuesta a PQRS. Las respuestas a los usuarios siempre se enmarcaran en términos respeto, amabilidad, Calidez y agradecimientos. ENTREGAR RESPUESTA DE REQUERIMIENTOS DE USUARIOS AL ÁREA DE CORRESPONDENCIA PARA EL ENVIÓ POR CORREO CERTIFICO Entregar diariamente a correspondencia el envío de respuesta a usuarios, de manera oportuna. Llamar el segundo y último viernes de cada mes a los usuarios que han interpuesto requerimientos al Hospital de Kennedy para verificar si recibieron la respuesta y si están de acuerdo con la misma VENTANILLA PARA ATENCION A POBLACION PRIORITARIA Transversal 74 F No. 40 - 54 sur PBX: 4480030 – 4480700 www.hospitaloccidentekennedy.gov.co Código: 05-80107-41-V1

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Vigilar que el personal encargado de la ventanilla para atención preferencial a la población con discapacidad, adulto Mayor, Gestante, y Niños menores de 5 años, cumpla con su objeto. REALIZAR INFORME DE QUEJAS Y RECLAMOS Se realizara un informe trimestral de PQRS, el cual se socializara con el comité directivo, entes de control y líderes de proceso, para que se establezcan acciones de mejora en cada servicio MEDIR LA SATISFACCION DE LOS USURIOS DE LOS SERVICIOS DE SALUD DEL HOSPITAL DE KENNEDY Se Aplicaran encuestas de satisfacción a los usuarios de los servicios de salud del Hospital occidente de Kennedy se realizara la tabulación y análisis de las mismas y se presentara informe trimestral al comité directivo y líderes de proceso para implementación de acciones de mejora.

CONOVAR A LA COMUNIDAD A FORTALECER LAS FORMAS DE PARTICIPACION SOCIAL EXISTENTES EN EL HOSPITAL Por medio de la oficina de participación Social y comunicaciones se realizara invitación permanente a los usuarios de los servicios de salud para que se integren al comité de Usuarios del Hospital Occidente de Kennedy. ASESORAR A LAS FORMAS DE PARTICIPACION SOCIAL PARA QUE REALICEN CONTROL SOCIAL EN LOS PROYECTOS DE INVERSION SOCIAL. La oficina de participación social programara reuniones con el fin de brindar aseria Técnica a los integrantes de las formas, para que realicen control social de los proyectos de inversión Social con dineros públicos. PRESTAR ASESORIA A LAS FORMAS DE PARTICIPACION SOCIAL PARA QUE VIGILIEN EL CUMPLIMIENTO EN DERECHOS Y DEBERES DE LOS USUARIOS Y PACIENTES Se realizara asistencia Técnica para la elaboración del Plan de Acción de las formas de Participación Social. Se Evaluara el cumplimiento de las actividades del plan de Acción de las formas de Participación Social

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Anexo 1 Mapa de Riesgo de Corrupción Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE MACRO PROCESO

PROCESO

Misional

Gestión de admisión remisión y egreso

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

RIESGO

ACTIVIDAD

PROPUESTA

PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIÓN Probable (Casi seguro)

Iniciar un proceso de concientización e intervención de la cultura a nivel Anteponer el general de la bienestar Institución Probable institucional antes respecto al del particular cumplimiento y adherencia a los procesos instaurados. Realizar La falta de supervisión compromiso con la constante a los Se evidenció retiro Institución para procesos y al de personal que Probable evitar recibir desempeño de los reciba dádivas cualquier tipo de funcionarios para prenda particular evitar hechos ilegales. Realizar El no socializar Socializar capacitaciones implicaciones implicaciones permanentes legales de término y legales de término y acerca de las Probable parcialidad en las parcialidad en las implicaciones decisiones decisiones legales de términos. Falta de compromiso de las personas involucradas a los procesos y se debe tener en cuenta logrando anteponer el bienestar institucional antes de particular

VALORACION TIPO DE CONTROL Preventivo (Correctivo)

Correctivo

ADMINISTRACION DEL RIESGO Reducir (Evitar)

Evitar

preventivo Evitar

preventivo

Reducir

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Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

El no tener el conocimiento para los procesos claros para establecer criterios objetivos para la evaluación de proveedores

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

No realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisciplinario que tenga la competencia pertinente

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Establecer criterios objetivos para la evaluación de proveedores

Realizar capacitaciones y establecer conceptos claros para la evaluación a proveedores

Realizar capacitaciones Realizar evaluación acerca de los de proveedores a criterios a tener en través de un equipo cuenta en la interdisciplinario que evaluación a tenga la proveedores y que competencia la Institución pertinente establezca dicho procedimiento. Iniciar Falta de capacitación a los capacitación a los Capacitación funcionarios funcionarios respectiva designados para designados para las la supervisión de supervisiones contratos. Falta de compromiso Iniciar Institucional que Crear conciencia de capacitaciones permita crear consecuencias y para crear conciencia de responsabilidades conciencia consecuencias y legales que se respecto a la responsabilidades puedan presentar al responsabilidad legales que se no hacer la dada legales en la pueden presentar al supervisión supervisión de los no hacer la correctamente. contratos. supervisión correctamente.

preventivo Probable

Evitar Preventivo Probable

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Correctivo

Reducir

Preventivo

Reducir

Probable

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Evitar

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Falta de de estudio de perfiles para las personas que se designan como supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñadas y el conocimiento repetido para hacerlo Falta de capacitación al personal para realizar adecuada supervisión Carencia de conocimiento de la norma que permita crear conciencia de consecuencias legales de un mala supervisiones de un contrato

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Misional

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

No recargar con tantas supervisiones de contratos a una sola persona

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Falta de seguimiento y auditoria médica concurrente de historias clínicas para verificar la

Misional

Designar a los supervisores de contratos acorde con las funciones desempeñadas y el conocimiento repetido para hacerlo

Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados.

Capacitar al personal para realizar adecuada supervisión

Capacitar al personal designado para las supervisiones.

Crear conciencia de consecuencias legales de una mala supervisión de contrato

Promover el estudio de normar para el supervisor de contratos.

Identificar los perfiles de los responsables de la supervisión designados y capacitados. Auditoria médica Realizar concurrente de auditorías historias clínicas concurrentes al para verificar la personal médico interpretación de los acerca de la resultados de apoyo interpretación de No recargar con tantas supervisiones de contrato a una sola persona

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Evitar

Correctivo

Reducir

Probable

Preventivo

Probable

Evitar

Correctivo

Evitar

Correctivo

Evitar

Probable

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Correctivo

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interpretación de los resultados de apoyo diagnóstico diagnóstico vs/patología vrs/patología

Misional

Apoyo

Gestión de apoyo diagnóstico y terapéutico

Gestión de Bienestar

los resultados diagnósticos vs/patología

Continuar con la supervisión del Falta de realización Supervisión del uso de los de auditorías que inventario de medicamentos y permitan el medicamentos y dispositivos seguimiento dispositivos médicos médicos en todos periódicamente el mediante conteos los servicios de inventario de los aleatorios de los atención del medicamentos y mismos en la Hospital, no dispositivos médicos farmacia solamente en la farmacia. Realizar obras sin el cumplimiento de la normatividad para favorecer a un tercero. Compra de insumos hoteleros de mala calidad y no aceptar con la norma de acuerdo a estándares. El funcionario que busca mecanismos para ausentarse del trabajo, simulando afecciones físicas.

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Evitar

preventivo

Evitar

preventivo

Evitar

Preventivo

Evitar

Probable

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Preventivo

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Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de Bienestar

Apoyo

Gestión de compras y contratación

Las personas que adquiere enfermedades profesionales en otras entidades y los hacen visibles o electivos en nuestro Hospital. Desconocimiento y no aplicabilidad de las normas inherentes al proceso Falta de supervisión efectiva a los contratos Soborno al personal con el propósito de conseguir beneficios Robo de insumos

Evitar

preventivo

evitar

preventivo

evitar

Preventivo

evitar

preventivo

Evitar

preventivo

Evitar

preventivo

Evitar

Probable

Probable Casi seguro

Seleccionar objetivamente al Existencias de proponente tráfico de influencias conforme a los términos de referencia. Implementar un nuevo manual de Evitar que los contratación con el estudios, términos e fin de establecer invitaciones se procedimientos ajusten al interés y/o claros y precisos en conveniencia de un los aspectos particular técnico, jurídico y financiero.

Casi seguro

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preventivo

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Apoyo

Control Institucional

Gestión de compras y contratación

Gestión de Evaluación

Falta de estudios previos, términos e invitaciones idóneos y ajustados a la nueva contratación estatal, términos de referencia amañados y dirigidos a favorecer a un proponente. Falta de capacitación a los funcionarios designados para las supervisiones

Implementar un nuevo manual de contratación con el fin de establecer procedimientos claros y precisos en los aspectos técnico, jurídico y financiero.

Se participa en los procesos de inducción y re inducción con el tema del MECI Se realiza los Contratar requerimientos con profesionales que base a los perfiles cumplan con el perfil requeridos por el requerido área. Se envío Falta de requerimientos de concertación de las actividades actividades específicas abiertas establecidas en la a modificación de OPS con el líder del acuerdo a proceso necesidades del servicio. Mal direccionamiento de oficios para realizar Reenvió de oficios investigación que no al área competente son de nuestras competencias.

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Evitar

correctivo

reducir

preventivo

Evitar

correctivo

Reducir

correctivo

Evitar

Casi seguro

Probable

Casi seguro

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preventivo

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Control Institucional

Gestión de Evaluación

Control Institucional

Gestión de Evaluación

Misional

Gestión de formación, investigación y asesoría técnica

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Capacitaciones del MECI continuas donde se genere e identifique las funciones de la Oficina. Realizar evaluación de proveedores a través de un equipo interdisclinario que tenga la competencia pertinente

Correctivo/preventivo Reducir/Evitar Casi seguro

Identificar necesidades tecnológicas

Probable

Realizar etapas contra actuales identificando la mejor alternativa para el Hospital

Probable

Capacitación al personal en tecnología

Probable

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evitar

preventivo

Evitar

preventivo

evitar

preventivo

evitar

correctivo

Reducir

Probable

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preventivo

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Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Gestión de la inteligencia de negocio

Apoyo

Gestión de los Recursos

Apoyo

Gestión de los Recursos

Reducir

Buen uso de la tecnología: Eficiencia, eficacia, confidencialidad a la información.

correctivo Probable

Se está verificando La falta de análisis y los antecedentes y verificación de las acreditaciones antecedentes académicas Se están aplicando La no realización de entre visitas y pruebas especificas pruebas de de conocimientos ejecución a los candidatos La no adecuada Si están definidos selección de las competencias y personal teniendo actividades para en cuenta requisitos planta y OPS en claros y verificables manuales y para el cargo requerimientos NO se han implementado Inadecuados mecanismos de controles a los información en línea procesos financieros que integren datos con consistencia. El no denunciar al que ofrece y recibe soborno

No se han establecido y divulgado pautas

No porque su funcionamiento es estable y eficaz

Reducir

correctivo

reducir

No porque su funcionamiento es estable y eficaz

Preventivo

evitar

Preventivo

Evitar

No porque su funcionamiento es estable y eficaz Montar un mecanismo y sistema de información que recolecte toda la información en línea que permita validar fuentes. Promover puntos de control en los procesos para

correctivo

Reducir

correctivo

Evitar

Probable

Casi seguro

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correctivo Probable

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prácticas para prevenir detectar y denunciar distorsiones.

Apoyo

Gestión de los Recursos

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Carencia en el proceso de selección que permita la adecuada gestión en talento humano Amiguismo y clientelismo en la negociación y contratación de los servicios de salud

Deficiencias de los canales de comunicación

Se están aplicando entrevistas y pruebas de ejecución a candidatos Elaborar plan global de mercadeo Concertación en red para la negociación de servicios Definir directrices de negociación desde el Comité directivo, fortalecer la participación en la negociación y contratación con las EAPB. Socialización de los canales de comunicación disponibles Actualizar los recursos existentes y mejorar y / o aumentar las herramientas de comunicación en los

No porque su funcionamiento es estable y eficaz y crear un comité financiero y periódico.

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Evitar

preventivo

Evitar

Preventivo

Evitar

preventivo

Evitar

correctivo

Reducir

correctivo

Reducir

Probable

Probable Probable

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correctivo

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Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Estratégico

Gestión del Desempeño

Misional

servicios asistenciales y administrativos. Mantener los Concentración de objetivos autocontrol o exceso estratégicos en la de poder Junta directiva. Adherencia a los procesos Extralimitación de institucionales funciones teniendo en claro el alcance de los mismos Toma de decisiones basado en hechos y datos validados en Comité Directivo. Programación seguimiento y control de la realización de Comité Directivos

Gestión Tráfico de hospitalaria, de influencias en el urgencias y triage ambulatoria

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preventivo

Evitar

preventivo

Evitar

Probable

Probable Evitar preventivo Probable preventivo

Evitar

Preventivo

Evitar

correctivo

Reducir

Probable

Probable Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

Probable

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Evitar

Probable

Acuerdos d gestión del equipo Directivo Desarrollar campañas y talleres para cambio cultural. Todos los pacientes deben pasar obligatoriamente por un triage

preventivo

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Misional

Gestión hospitalaria, de Control de Insumos urgencias y ambulatoria

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Misional

Gestión hospitalaria, de urgencias y ambulatoria

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Personales que realizan venta de puestos para citas médicas Tráfico de influencias por parte de los visitadores médicos para formular los medicamentos La realización de entrevistas aleatorias al personal causa traumatismos en la gestión de los procesos

Carencia de talleres de buen trato y humanización

Se realiza seguimiento a los medicamentos por parte del personal asistencial y de área de farmacia. Realizar seguimiento y agilizar el proceso de aperturas de agendas para evitar venta de turnos en las filas. Controlar el ingreso de los visitadores al Hospital.

No se han realizado las entrevistas que tiene planeado para el 2014 Se realizaron capacitaciones en humanización por instituciones externas como Universidad del Rosario y alcaldía Mayor

preventivo Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

Probable

Correctivo/preventivo Reducir/evitar Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

Crear un comité anticorrupción para minimizar riesgos

Realizar el estudio de clima laboral a todos los colaboradores

Programa Institucional y presentación de resultados

Probable

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preventivo

Evitar

preventivo

Evitar

correctivo

Reducir

Probable

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Evitar

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Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Se instaló digiturno con mayor capacidad a la demanda de usuarios

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Implementación del Call Center

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Falta de Seguimiento a las acciones de mejora del servicio

El no funcionamiento y aplicación efectiva del digiturno

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Realizar un seguimiento al número de quejas de un mismo colaborador

Misional

Gestión de la atención al usuario y la participación social

No llevar una Organización de agendas médicas

Se reintegra colaboradora incapacitada a la actividad de línea telefónica de asignación de citas Se entrega informe trimestral -PQRS y a los líderes de los servicios para que realicen los planes de mejora Desde atención al usuario se informa a el área de talento humano sobre los funcionarios que obtienen mayor número de requerimientos Se realiza programación por consulta de especialidades por días a la semana

Se organice el punto de información, es muy pequeño y unificar procesos de facturación en todos los servicios de consulta externa Que esta colaboradora realice solo las actividades de asignar citas telefónicas. Encuestas de satisfacción, control interno realice las auditorías internas

Taller de sensibilización desde el área de gestión humana

Ampliar agendas de las diferentes especialidades criticas

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Reducir

correctivo

Evitar

Correctivo

Reducir

preventivo

Evitar

preventivo

Evitar

Probable

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correctivo

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Apoyo

Documentar necesidades institucionales con el fin de establecer ventajas competitivas y evaluar por comités los documentos

Gestión de la atención al usuario y la participación social

Identificar que la Inversión sea lo que el Hospital requiere con las calidades y especificaciones técnicas.

Gestión legal

Incorporar en las Litigar en contra de OPS, cláusula que la entidad por prohíba litigar a sus personal vinculado contratistas contra en el área. la entidad a la cual presta sus servicios.

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Evitar

preventivo

evitar

preventivo

Evitar

Probable

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Apoyo

Gestión legal

Dilatar la gestión de cobro para que ocurra prescripción o caducidad de las obligaciones a favor del Hospital a cambio de dádivas o prebendas. Dejar vencer términos dentro del proceso de cobro coactivo con el fin de favorecer al deudor. Resolver favorablemente los recursos que se interpongan o se tramiten valiéndose de interpretaciones jurídicas o sin la observancia de los requisitos de ley a cambio de dádivas o prebendas.

Realizar el seguimiento a las actividades asignadas a los abogados para verificar cumplimiento en los términos de ley. Realizar revisión y actualización de los procesos y procedimientos del área.

En casos de difícil análisis, realizar mesas jurídicas para contar con diversas opiniones sobre el tema

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Evitar

preventivo

Evitar

Preventivo

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Probable

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Anexo No. 2 Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano Hospital Occidente de Kennedy III Nivel ESE PLAN DE TRASPARENCIA ATENCION AL USUARIO Cronograma OBJETIVO

ACCIONES EN FE MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC

Desarrollar acciones de * Capacitar al personal de Atención al capacitación con el personal Usuario en temas de Aseguramiento encargado de brindar información *Capacitar al personal de Facturación de y orientación a los usuarios Temas de Aseguramiento

Identificar Barreras de Acceso a Ingresar al Aplicativo SIDBA todas las motivos que generen barreras de Acceso los servicios de salud x

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Mejorar el proceso de trámite de PQRS dando respuesta con la *Realizar seguimiento a las Respuestas de oportunidad a los usuarios PQRS quejosos. *Proyectar las respuestas a PQRS y emitir respuesta en 10 días Hábiles.

Revisar que las respuestas emitidas cumplan con los atributos de calidez amabilidad, y pertinencia.

Ventanilla para la atención de Verificar que el personal encargado de la Ventanilla de Atención para población población de Atención prioritaria

Prioritaria cumpla con sus actividades. Capacitar a los orientadores de consulta Externa en temas de aseguramiento y humanización x

Entregar respuesta de Entregar diariamente a correspondencia el requerimientos de usuarios al envío de respuesta a usuarios, de manera área de correspondencia para el oportuna. envió por correo certifico Llamar el segundo y último viernes de cada mes a los usuarios que han interpuesto requerimientos al Hospital de Kennedy para verificar si recibieron la respuesta y si están de acuerdo con la misma

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Plan Anti Corrupción 2014

Realizar informe reclamos

quejas

y Presentar informe trimestral de quejas y reclamos.

Socializar informe líderes de proceso.

comité

directivo, x

Medir la satisfacción de los Aplicar encuestas de satisfacción a los usuarios de los servicios de salud usuarios de los servicios de salud del h. occidente de Kennedy. del Hospital de Kennedy Presentar informe satisfacción de

trimestral de la los usuarios.

Socializar informe al comité directivo y lideres de proceso para implementar acciones de mejora

Convocar a la comunidad a Realizar invitación a la comunidad para que fortalecer las formas de haga parte de la Asociación de Usuarios Participación Social existentes en del Hospital de Kennedy el Hospital

Asesorar a las formas de Realizar reuniones de Control Social con la Participación Social para que comunidad realicen control Social en los Gestionar reuniones entre el Comité Proyectos de Inversión Social Directivo del Hospital y las formas de Participación Social.

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Plan Anti Corrupción 2014

*Realizar asistencia Técnica para la Prestar Asesoría a las Formas de elaboración del Plan de Acción de las Participación Social para que formas de Participación Social. vigilen el cumplimiento en *Evaluar el cumplimiento del las actividades derechos y deberes de los del plan de Acción de las formas de usuarios y pacientes

Participación Social

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