Das Münster-Konzept by Erich Schmidt Verlag

INGO KETT • STEFAN BECKER

Das Münster-Konzept Vom Business-Problem zur Management-Entscheidung

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Weitere Informationen zu diesem Titel finden Sie im Internet unter ESV.info/978 3 503 18126 1

Gedrucktes Werk: ISBN 978 3 503 18125 4 eBook: ISBN 978 3 503 18126 1 Alle Rechte vorbehalten © Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin 2018 www.ESV.info Ergeben sich zwischen der Version dieses eBooks und dem gedruckten Werk Abweichungen, ist der Inhalt des gedruckten Werkes verbindlich. Satz: L101 Mediengestaltung, Fürstenwalde

Vorwort

Das Grundgerüst unseres Buchs DAS MÜNSTER-KONZEPT bietet das Handwerkszeug für jeden Professional. Wir zeigen Ihnen, wie Sie beim Analysieren und Bearbeiten von Business-Problemen, beim Aufbereiten und Kommunizieren von Lösungen und beim Verstehen und Überzeugen von Zielgruppen rasch und wirkungsvoll vorgehen können. Als Manager und Berater sowohl großer, international tätiger Unternehmen, als auch mittelständischer Betriebe kommen wir aus der Praxis. Für dieses Buch haben wir über die letzten 20 Jahre umfassendes Material und Praxiserfahrungen systematisch zusammengetragen und ständig aktualisiert. Unsere Ansätze konnten wir im Rahmen unserer Tätigkeit an der Universität Münster im Feldversuch testen. So haben wir zum Beispiel Fälle von Teams lösen lassen, die homogen zusammengesetzt waren, versus Teams mit gemischten Arbeitsstilen. Im Ergebnis lieferten die gemischten Teams durchweg signifikant bessere Ergebnisse ab, was unsere Hypothese zu „high performance“-Teams voll unterstützt. Interessant war auch ein Vergleich von Präsentationen durch Kandidaten, die unser Training durchlaufen hatten, zu denen von Unternehmensgründern, die ihre Idee vor Investoren präsentieren sollten. Trotz zu erwartender inhaltlicher Stärken der Gründer konnten die trainierten Kandidaten durchweg besser punkten, da sie die für Entscheider relevanten Informationen besser kommunizieren konnten. Warum heißt das Buch DAS MÜNSTER-KONZEPT, werden Sie vielleicht fragen, geht es doch um Management-Techniken. Die Antwort ist ganz einfach: Beide Autoren sind Dozenten an der Universität Münster und haben dort auch als wissenschaftliche Mitarbeiter geforscht. Münster ist sozusagen die intellektuelle Wiege der in diesem Buch vermittelten Methodik.

Vorwort Besonderer Dank gilt den vielen Kollegen von Accenture und den wissenschaftlichen Mitarbeitern des Lehrstuhls von Prof. Dr. Gerhard Schewe, die uns in den letzten 14 Jahren bei unserem Hauptseminar „Cases & Presentation“ unterstützt haben. Ein herzliches Dankeschön sagen wir an Sven-Olaf Gerdt für die grundlegende Modernisierung des Skripts. Nicht zuletzt danken wir den Hunderten von Studierenden der Universität Münster und den externen Teilnehmern, die an unseren Seminaren teilgenommen haben. Ihren Anstrengungen bei der Bearbeitung der Fälle und ihren kritischen Beiträgen ist es zu verdanken, dass wir große Fortschritte beim Wissenstransfer gemacht haben. Lieben Dank sagen wir auch an Boris Lemke, der uns ermutigt hat, mit unseren Erzählungen zu unserem Protagonisten Leo Lamberti neue Wege bei der Vermittlung methodischer Ansätze zu beschreiten. Ähnlichkeiten von Leos Erlebnissen zu tatsächlichen Begebenheiten aus unserem Beraterleben sind nicht ganz zufällig. Die Namen der handelnden Personen sind frei erfunden. Bedanken möchten wir uns bei Felicitas Arenhold-Kett für die redaktionelle Unterstützung und bei Christina Semptner für die Unterstützung unserer Seminare und Meetings. Ganz besonders danken wir unserer Lektorin Claudia Splittgerber für die professionelle und stets motivierende Manuskriptbetreuung. Münster, Juli 2018

Ingo Kett und Stefan Becker

Inhaltsverzeichnis

A. Leos Showdown . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 B. Karriereturbo Kommunikation . . . . . . . . . . . . . . 1. Warum viele Präsentationen ihre Wirkung verfehlen . 2. Wie Kommunikation hilft, erfolgreicher zu sein . . . . . 3. 10 Schritte zur Management-Entscheidung . . . . . . . .

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7 7 8 11

C. Immer schön logisch bleiben — Entscheidungsorientierte Problemlösung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 D. Die Aufgabe definieren — eine starke Schlüsselfrage . . . . . . . 17 E. Auf heißer Spur — Tatort Münster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 F. Die Aufgabe strukturieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 1. Der Entscheidungsbaum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2. Planung der Analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 G. Die Lösung generieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 1. Mit Kreativitätstechniken, Erfahrung und Zufall Optionen generieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 2. Alternativen formen und auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 3. Abgesang auf das Scoring-Modell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

H. Die Lösung darstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 1. Das Prinzip der Pyramide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 2. Top-down versus bottom-up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 3. Logische Gruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

I. Leos Projekt — Fallstudie P eoplebank . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Inhaltsverzeichnis J. Die Geschichte erzählen . 1. Eine gewinnende Einleitung . 2. Das Storyboard . . . . . . . . . . 3. Aussagekräftige Taglines . . . .

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75 75 78 83

K. Leo hilft aus — CRM in der Autoindustrie . . . . . . . . . . . . . . . 87 L. Die Zielgruppe verstehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 1. 2. 3. 4. 5.

Perception is Reality — die Wahrnehmung entscheidet . . . . . . . . . . . Soziale Stile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Selbsttest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Umgang mit sozialen Typen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ausweichverhalten und Variationsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

93 95 103 107 113

M. Leos Kultur-Schock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 N. Als Team wachsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 1. Forming, Storming, Norming, Performing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 2. Zur Höchstleistung durch Vielfalt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

O. Die Lösung visualisieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Das perfekte Layout . . . . . . . . . . . . . . . Textseiten ganz einfach? . . . . . . . . . . . . Tabellen — immer eine Herausforderung . . Die Wahl des richtigen Charts . . . . . . . . Visuals — die Königsdisziplin . . . . . . . . . . Professioneller Look . . . . . . . . . . . . . . .

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128 132 135 137 155 163

P. Persönliche Wirkung entfalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. Die Kommunikationsstrategie entwickeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Think, Prepare, Rehearse — Vorbereitung der Präsentation . . . . . . . . 3. Persönliche Wirkung — die Body Language . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

175 175 180 185

Q. Überleben bei Präsentationen — Behandlung von Einwänden . . . . 193 1. Grundtechnik PREP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 2. Techniken im Einzelnen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 3. Umgang mit unfairer Dialektik und Störungen . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

R. Privatdetektiv Wilsberg — Der Münsteraner Netzwerker . . . . 205

Inhaltsverzeichnis

S. Netzwerke richtig nutzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 1. Power Mapping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 2. Erfolgreich Netzwerken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 T. Leo lässt seine Beziehungen spielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 Berater-Sprüche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Abbildungsverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 Bildquellennachweis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Weiterführende Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Die Autoren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

A. Leos Showdown

LEO Lamberti steht auf seinem Firmenausweis, den er für alle sichtbar an einem silbergrauen Schlüsselband um den Hals trägt. LEO ist in Großbuchstaben neben das Firmenlogo „BC“ von Bigtime Consulting gedruckt – so groß, dass jeder sofort seinen Vornamen lesen kann. Bei BC duzen sich alle. „Wie cool“, denkt Leo, ganz wie an der Uni. Leo hatte bereits auf der Schule davon geträumt, in einer der großen internationalen Unternehmensberatungen zu arbeiten. „Work hard, play hard“, sei bei BC das ungeschriebene Gesetz, hatte ihm Dr. Habicht im letzten von zahlreichen Bewerbungs-Interviews gesagt. „Wenn Du weiterkommen willst, musst Du smarter und härter sein als andere.“ Mit leicht gesenkter Stimme und einem Lächeln hatte er hinzugefügt „dafür gibt es bei uns die besten Partys.“ Leo strebt mit einem freundlichen „Guten Morgen!“ am Empfang vorbei zum Aufzug und fährt in die sechste Etage. „Geschäftsführung“ steht auf der Glastür. Dr. Habicht hatte ihm angeboten, im ersten halben Jahr als Assistent für ihn zu arbeiten. Leo hatte nicht lange gezögert und das Angebot angenommen. Dr. Gerhard Habicht ist der Country Managing Director. Ein freundlicher Mann, der sein Netzwerk offenbar bis in den letzten Winkel von Bigtime Consulting spinnt. Das hatte Leo bereits in den ersten Tagen herausgefunden. Dr. Habichts persönliche Assistentin ist so früh am Morgen noch nicht im Büro. Also klopft Leo der Form halber an Dr. Habichts immer offene Tür. „Hallo Gerhard.“ „Morgen Leo. Ach komm doch mal gerade her. Wir brauchen ein neues Personalbeurteilungssystem. In zwei Wochen findet das nächste Operations Committee statt. Da sollten wir einen ersten Draft haben. Entwirf mal ein Konzept“, meint Dr. Habicht. „Und Leo, sprich doch 1 Aus: Kett/Becker: Das Münster-Konzept © 2018 Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin

A. Leos Showdown mal mit Alexa Jüdefelder. Sie ist unser Managing Director für Banking. Ihre Leute haben wohl schon eine Idee.“ „Alles klar, Gerhard. Ich kümmere mich darum“, sagt Leo. Er ist sehr glücklich, seinen ersten Auftrag erhalten zu haben. Und dann noch zu so einem wichtigen Thema für die Firma. Es ist 9:15 Uhr und Moni, Dr. Habichts persönliche Assistentin, tritt beschwingt durch die Glastür. „Hallo Moni. Hast Du Zugriff auf Alexas Terminkalender? Gerhard möchte, dass ich mit ihr zum Thema neues Personalbeurteilungssystem spreche.“ Es dauert eine ganz Woche, bis Leo einen Zeit-Slot von 20 Minuten mit Alexa Jüdefelder bekommt. Leo nutzt die Zeit, um bis spät in die Nacht Recherchen zu betreiben. Er entwickelt die ersten fünf Seiten PowerPoint und schickt sie am Abend vor dem Meeting per E-Mail an alexa.mueller@bigtime.com. „Hallo Leo. Du bist der neue Assi vom Gerhard, nicht wahr.“ Leo nickt. „Na ja, ich hatte Gerhard eigentlich vorgeschlagen, Dich direkt auf meine Projekte zu stecken. Wir brauchen so einen. Aber nun sollst Du erstmal an dem People-Zeug arbeiten.“ Alexa sitzt an einem riesigen Besprechungstisch in ihrem Büro mit Blick über das Hafenbecken. Sie blättert auf ihrem iPad durch Leos E-Mail. „Ich habe Deine Präsentation gesehen. Hier sind mal ein paar Seiten, die meine Leute mir dazu gegeben haben. Kannst Du das einarbeiten?“ Alexa schiebt ihm ein paar zusammenkopierte Seiten über dem Tisch. „Ja, kein Problem“, antwortete Leo. „Na dann mach mal“, sagt Alexa und wartet schon ungeduldig, bis Leo die Tasse Kaffee, die ihm Moni noch rasch hingestellt hatte, austrinkt. „Irgendwie ein total unangenehmer Mensch“ denkt Leo und hofft, dass sein aufgesetztes Lächeln echt wirkt. Er hatte insgeheim gehofft, dass alle Managing Directors bei Bigtime Consulting so nett sind wie Dr. Habicht. *** Der große Tag ist da. Die neuen Budapester drückten noch ein wenig, als Leo ungeduldig vor dem Raum „Bullenkopp“ auf der Meeting-Etage steht. Es ist bereits 11:47 Uhr. Seine Präsentation über das neue Personalbeurteilungssystem war für 10:30 Uhr auf der Agenda gewesen. Leo kann Geläch2 Aus: Kett/Becker: Das Münster-Konzept © 2018 Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin

Leos Showdown A.

ter durch die matte Doppelglastür hören. Moni hatte ihn bereits über den BC-Messenger informiert, dass sein Slot sich etwas nach hinten verschieben werde. Leo kann seinen Puls im linken Ohr rauschen hören. „Jetzt ganz cool bleiben!“ sagt er leise vor sich hin. Leo hatte die letzten zwei Wochen hart an seinem Thema gearbeitet. Fast jeden Abend hatte er sein Holland-Rad erst gegen halb zehn bestiegen, um nach Hause zu fahren. Leider fand niemand mehr Zeit, seine Präsentation mit ihm abzustimmen. Er schnipst seinen Firmenausweis nervös hin und her. Dann geht die Tür auf und Dr. Habicht lächelt ihm freundlich entgegen. „Leo, jetzt bist Du dran!“ Leo tritt in den Raum „Bullenkopp“ ein und stellt sich vorne vor den großen Bildschirm. Er stöpselt seinen Laptop an das Verbindungskabel. „Hält der Akku durch? – Hauptsache Bildschirm und Laptop vertragen sich“, geht es durch seinen Kopf. Er schaute in den Kreis der Teilnehmer und erkennt Alexa, die entspannt rechts von Leo an der Mitte des Konferenztisches sitzt. Dr. Habicht nimmt ihr gegenüber seinen Platz ein. Dahinter sitzen Moni, die offenbar das Protokoll führt, und Conny vom Controlling, die Leo beim Mittagessen in einem der zahlreichen Restaurants gegenüber vom Büro kennengelernt hat. Vor den beiden Managing Directors wippen drei Vice Presidents in den Konferenzsesseln. Die VPs, wie sie im BC-Jargon heißen, hatte Leo bisher nur kurz auf dem Flur gesehen. „Dann mal los, Leo!“, ermuntert ihn Dr. Habicht. „Guten Morgen liebe Kolleginnen und Kollegen. Ich freue mich euch heute das neue Mitarbeiterbeurteilungssystem vorstellen zu dürfen“, beginnt Leo. „Halt, Leo!“, wirft Dr. Habicht in ungewohnt scharfem Ton ein. „Leo meint natürlich, eine erste Ideensammlung zu einem Talent Management“, kommentiert er zu Alexa und den VPs gewandt. „Ja, genau – ein guter Einwand. Ich habe alle verfügbaren Quellen in diesem Konzept verarbeitet und zahlreiche Aufsätze in mein Modell einfließen lassen. Außerdem hat Alexa Jüdefelder mir eine Unterlage zur Verfügung gestellt, die ebenfalls ihren Eingang gefunden hat. Dies sind nun die neun Bereiche, in denen wir künftig unsere Mitarbeiter beurteilen sollten.“ Leo hat ein Modell mit neun Faktoren auf einer PowerPoint-Seite dargestellt und erläutert diese nun Faktor für Faktor. Nach der Erklärung des zweiten Faktors unterbricht Alexa Leo energisch: „Das hat mit unserem Ge3 Aus: Kett/Becker: Das Münster-Konzept © 2018 Erich Schmidt Verlag GmbH & Co. KG, Berlin

A. Leos Showdown schäft so gar nichts zu tun, Leo. Das Modell kann vielleicht in einem Industriebetrieb passen, aber nicht in einer Management-Beratung. Ich denke, wir brechen die Sache hier ab. Das Ganze ist ein Scherbenhaufen.“ Leos Puls schießt auf über 180 Schläge pro Minute. Er fühlt, wie sein Körper Adrenalin freisetzt. Ihm wird heiß und leicht schwarz vor Augen. War das das Ende seiner jungen Karriere? „Ein Scherbenhaufen“, hatte Alexa Jüdefelder gesagt. „Ein Scherbenhaufen!“ pocht es in seinem Kopf. Leo hatte zwei Wochen lang Tag und Nacht an dem Thema gearbeitet. „Ok“, sagt Dr. Habicht, „dann war es das eben noch nicht. War ja auch nur ein Konzept.“ Und zu Leo gewandt: „Da müssen wir dann wohl nochmal ran. Danke Leo.“ *** Leo kommt am nächsten Morgen gewohnt früh ins Büro. Er sitzt am Schreibtisch und versucht sich auf seine E-Mails zu konzentrieren. Da ruft Moni an: „Hi Leo, kannst Du mal kurz bei Gerhard vorbeischauen?“ „Ja, kein Pro blem. Ich komme sofort rüber.“ Dr. Habicht schaut belustigt über seinen Brillenrand. „Mensch Leo, da ist noch Potential nach oben. Ich habe uns heute Morgen mal ein halbe Stunde geblockt, um Dir die wichtigsten Regeln für eine erfolgreiche Präsentation zu erläutern. Setz Dich bitte.“ Dr. Habicht stellt sich an sein Whiteboard und schreibt: Die Aufgabe definieren „Bevor Du anfängst, definiere das Problem und stimme die Problemdefinition mit den Entscheidern ab. Konzentriere das Problem auf eine einzige Kernfrage.“ Die Aufgabe strukturieren „Teile das Problem in überschneidungsfreie Teilprobleme. Die Lösungen der Teilprobleme müssen die Kernfrage beantworten – nicht mehr und nicht weniger.“

Leos Showdown A.

Die Lösung generieren „Denke nach, bevor Du PowerPoint benutzt. Sei kreativ bei der Entwicklung von Optionen und bau Dir daraus Alternativen zusammen. Die priorisierst Du anschließend anhand klarer, abgestimmter Kriterien.“ Die Lösung darstellen „Bau Dir eine Pyramide von Ergebnissen. Daraus kannst Du Deine Argumentation sowohl top-down als auch bottom-up entwickeln.“ Die Geschichte erzählen „Entwickle aus den Argumenten eine Geschichte, die fließt. Beachte immer, welche Typen Du vor Dir sitzen hast. Einige brauchen sofort ein Ergebnis, andere zuerst Fakten.“ Die Zielgruppe verstehen „Analysiere das soziale Verhalten von Teilnehmern und Entscheidern.“ Die Lösung visualisieren „Botschaften und Grafiken müssen von Zuhörer rasch und einfach zu verstehen sein.“ Persönliche Wirkung entfalten „Probe die Story mit freundlichen und mit kritischen Zuhörern, am besten auch mit wichtigen Entscheidern, bevor Du sie präsentiert.“ Leo notiert alle Punkte eifrig mit. „So Leo, wenn Du das drauf hast, dann kann aus Dir noch ein ordentlicher Berater werden. Ich habe mit Alexa gesprochen. Am nächsten Montag startet bei einem ihrer Klienten ein neues Projekt ‚Talent Management‘. Sie möchte Dich gerne drei Tage die Woche auf dem Team haben.“ Dr. Habicht kann sich ein breites Grinsen nicht verkneifen.

Wer andere überzeugen will, muss Themen klar und ohne Umwege an seine Zielgruppen kommunizieren. Nur wer eine Aufgabe auf den Punkt bringt, Lösungen sauber strukturiert, das soziale Verhalten seiner Adressaten analysiert und Argumente in eine Story einbindet, wird erfolgreich sein. Und auch nach einer Präsentation kann das Kräfteverhältnis der Entscheidungsträger über geschicktes Netzwerken beeinflusst werden. Wie Sie Top-Entscheider mit klaren Botschaften für sich gewinnen, zeigt das aus realen Kommunikations-Szenarien abgeleitete Konzept der beiden erfahrenen Unternehmensberater Ingo Kett und Stefan Becker – mit einer kurzweiligen Mischung aus Problemlösungs-Methodik, Präsentations-Techniken und Kurzgeschichten rund um die kommunikativen Höhen und Tiefen des jungen Beraters Leo Lamberti.

Das Münster-Konzept richtet sich an alle, die intern und extern erfolgreich präsentieren, Kunden überzeugen und effektiv Geschäftsprobleme lösen wollen. Eine aufschlussreiche Anleitung für Führungskräfte, Projektschaffende, Unternehmensberater, Unternehmensgründer, Studierende und alle weiteren »Überzeugungstäter«.

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