Offre d'emploi - Project Manager

Offre d’emploi Fiche de fonction Project Manager Date version : 5 octobre 2013

Tables des matières 1.

ORGANIGRAMME D’EVENTATTITUDE ............................................................................................. 3

2.

FONCTIONS DE VENTE ET DE GESTION DE PROJETS ....................................................................... 7 2.1.

3.

4.

Project Manager ...................................................................................................................... 7

COMPÉTENCES ................................................................................................................................ 9 3.1.

Profil ........................................................................................................................................ 9

3.2.

Compétences spécifiques ........................................................................................................ 9

3.3.

Compétences génériques ...................................................................................................... 10

A PROPOS D’EVENTATTITUDE ....................................................................................................... 11

Eventattitude – Organigramme et fiches de fonctions

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1. ORGANIGRAMME D’EVENTATTITUDE Eventattitude est organisée selon 6 grandes branches fonctionnelles1 : 3 branches opérationnelles (Account & Project Management, Production et Field) et 3 branches de support (Création, Office Management et General Management).

1

Les dénominations des départements et des fonctions sont par convention en anglais.

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ACCOUNT & PROJECT MANAGEMENT : gestion des clients, du développement commercial et des projets.

PRODUCTION : il s’agit du nom générique des quatre départements qui préparent, construisent et mettent au point les dispositifs proposés aux clients : GRAPHICS, VIDEO, SOFTWARE, FURNITURE & HARDWARE. Certains d’entre eux peuvent intervenir également après la prestation (ce qu’on appelle la post-production), pour finaliser le produit fini à livrer au client (montage de film, traitement de photos, production de CD ou DVD, etc.).

Graphics : infographie et retouche photo.

Vidéo : captation et montage de films vidéo, et développement d’expériences vidéo.

Software : développement d’applications interactives.

Furniture & Hardware : design, construction, assemblage et maintenance de dispositifs complets, y-compris l’équipement informatique et électronique.

FIELD : gestion des prestations de terrain.

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Ces trois branches gèrent donc tout ce que l’entreprise produit pour ses clients. Autour d’eux, venant en support de leur activité, on trouve :

CREATION : département création où l’on trouve essentiellement le Creative Director. Nous savons qu’un bon projet, c’est une bonne idée, un bon concept créatif. Pour cette raison, nous cherchons obstinément à être créatifs dans tout ce que nous produisons, et cette créativité n’est pas limitée au département créa, elle est l’affaire de chacun dans l’entreprise. Sachant qu’un bon concept créatif n’est d’aucune utilité s'il n'est pas cohérent et s'il n'est pas consistant, le Creative Director jouera là un rôle d’encadrement.

OFFICE MANAGEMENT : département qui prend en charge le support administratif à l’ensemble de l’activité de l’entreprise.

MANAGEMENT : représenté par le Managing Director et le Board (comité de pilotage).

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L’organigramme de l’entreprise est donné ci-dessous. Les cadres en pointillés indiquent qu’il s’agit de ressources externes à l’entreprise.

Managing Director

Account Director

Project Manager

Manager Graphics

Office Manager

Creative director

Manager Video

Manager Software

Graphic Designer

Video Producer

Pool photographers

Pool video

Manager Furniture & Hardware

Developer

Field Manager

Industrial Designer

Supervisor Field

Stock Manager

Field Operator

Project Assistant

Electronics The EA Squad

Account & Project Management

4 Production departments

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Field Management

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2. FONCTIONS DE VENTE ET DE GESTION DE PROJETS 2.1.

Project Manager

Département : ACCOUNT & PROJECT MANAGEMENT Rapporte à : Account Director

Mission Le Project Manager travaille en étroite collaboration avec l’Account Director et le Project Assistant. Il intervient dans la foulée du travail commercial effectué par l’Account Director et dispatche les projets selon leur niveau de difficulté aux Project Assistants. Il est le référant du Project Assistant en cas de besoin et se tient au courant de l’avancée de leurs projets.

Le PM gère les projets de plus grande envergure, qui demandent plus d’expérience. Il prend en charge la gestion commerciale et opérationnelle de ses projets, en relation étroite avec le responsable du projet chez son client. A ce titre, le Project Manager est le seul et unique patron des projets qu’il gère. Il est le lien principal entre le client et l’entreprise.

Le Project Manager est fondamentalement un gestionnaire, qui coordonne l’ensemble des acteurs qui interviennent dans ses projets, et qui maîtrise l’ensemble des facteurs qui en conditionnent le succès : planning, budget, qualité, relation avec le client, priorités, administration. Il a aussi une fibre commerciale bien développée, puisqu’il est impliqué dans la présentation des offres aux clients, la négociation, et la recherche d’un accord.

Tâches principales Axe 1 : gestion de projets en phase commerciale 

Assister l’Account Director à prendre en charge les opportunités commerciales qu’il gère.

Prendre lui-même en charge certaines tâches commerciales à la demande de son Account Director en (ré)activation de clients existants.



Gérer en détails la relation avec le client : synchronisation des agendas, préparation des réunions (établir et envoyer l’ordre du jour), reporting (établir et envoyer le PV, quand c’est opportun).



Conseiller le client, enrichir la réflexion, proposer des alternatives et des options.



Effectuer, le cas échéant, des visites de sites et des repérages avec le client.



Coordonner la phase créative et budgétaire en interne, en ayant recours prioritairement au Creative Director, puis éventuellement aux départements de PRODUCTION si nécessaire, jusqu’à la fixation du concept à proposer et du budget.



Etablir le budget du projet, et produire l’offre (avec ou sans reco, dépendant du cas). Présenter l’offre et le budget au client et obtenir son accord.



Inscrire le projet au planning, et pré-booker les ressources nécessaire, tant internes que freelances (cette réservation se fait en direct ou via le Field Manager selon le type de ressource).



Négocier le budget détaillé avec le client, l’adapter en fonction de ses attentes et obtenir son accord sur la version finale.



Archiver le bon de commande officiel du client.

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Axe 2 : gestion de projets après la commande 

Adapter les informations liées au projet dans les systèmes d’information de l’entreprise.



Se renseigner auprès du client concernant la procédure de facturation (facturation directe ou soumise à PO, purchase order) et obtenir tous les détails pratiques qui permettront de clôturer le plus rapidement possible la facturation du projet.



Le cas échéant, établir la facture d’acompte et la présenter au client pour paiement.



Pour les projets en Segment 2, organiser la réunion de coordination interne.



Se rendre au repérage éventuellement organisé. Selon la complexité technique, s’y rendre éventuellement accompagné d’une ressource technique.



Produire les documents de gestion détaillée du projet : briefings internes et ordre de mission.



Informer en permanence l’ensemble des équipes impliquées sur l’évolution du projet.



Tenir le client informé en permanence des évolutions budgétaires. Garder un contact régulier avec le client.



Organiser le montage à blanc du dispositif, avec ou sans le client.



Etre présent lors du montage, prendre soin du client s’il est présent.



Etre présent lors de l’opération. Briefer et motiver les équipes sur place. Assumer la responsabilité de la qualité de la prestation.



Coordonner les travaux de post-production, jusqu’à la livraison au client. S’assurer de la bonne réception et de son niveau de satisfaction.



Préparer la facture de solde en intégrant tous les suppléments et/ou les réductions par rapport au budget accepté par le client. Lui présenter la facture de solde et obtenir son accord.



Gérer et traiter les litiges avec les clients.



Intervenir auprès des clients en cas de factures échues.



Faire un feedback à tous les acteurs externes sur la qualité de leur travail (photographes, vidéastes, régisseurs, infographistes, promoboy, etc.), et les recadrer si nécessaire. Valider leurs factures ou notes de frais.

Axe 3 : gestion d’équipe. 

Coordonner et coacher l’équipe de Project Assistants. Assurer leur formation continue. Faire la pédagogie de l’organisation interne, veiller à développer leurs compétences, pour en faire à terme des Project Managers.



Les affecter aux nouveaux projets, en fonction du contenu et de leur niveau de maîtrise.



Superviser la gestion de leurs projets, faire régulièrement des points de contrôle sur l’avancement, le respect des procédures internes, la qualité de ce qui est produit.

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3. COMPÉTENCES 3.1.

Profil



Parfaite connaissance du néerlandais et du français



Bonne connaissance de l'anglais



Parfaite orthographe et bonnes capacités rédactionnelles



Expérience en agence de c° événementielle / brand activation / field marketing / social media



Sens des responsabilités, rigueur, détermination, résistance au stress et 'drive' client



Capacités managériales et gestion d'équipe



Compréhension au niveau des flux, process et questions techniques



Flexibilité au niveau des horaires (prestations en soirée et le w-e)



Passion pour la communication hors-média, le marketing expérientiel, les réseaux sociaux, ...



Attrait pour le design, la photographie, les nouvelles technologies, ...



...

3.2.

Compétences spécifiques



Parfaite connaissance d'Outlook, Word, Excel et Powerpoint



Des notions en graphisme ou photographie sont un plus.

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3.3.

Compétences génériques

Nos valeurs sont au cœur de notre fonctionnement au quotidien, elles sont également six compétences génériques attendues de tout collaborateur d’Eventattitude, un préalable à tout engagement et un incontournable de l’entretien annuel d’évaluation.

Correction/Honnêteté

Efficacité

Fiabilité

Créativité

Souci du détail

Enthousiasme communicatif



Tout en étant focalisés sur le résultat et la performance, nous restons toujours honnêtes, avec nos collègues, clients et fournisseurs.



Nous assumons la pleine responsabilité de nos actes. Nous assumons aussi nos erreurs.



Nous réfléchissons et analysons avant d’agir.



Nous savons que notre propre efficacité peut impacter directement celle des autres.



Nous ne laissons aucune place à l’improvisation ni au hasard. Nous anticipons, prévoyons et vérifions notre travail avec minutie.



Nous sommes conscients que nos clients nous choisissent parce qu’ils nous perçoivent comme les plus fiables sur le marché. Nous faisons le maximum pour mériter leur confiance.



Nous recherchons obstinément à être créatifs dans tout ce que nous produisons. Nous voulons de l’excitant, de l’original, de l’innovant, tout en ayant à cœur d’être cohérents dans le concept proposé.



Nous sommes curieux de tout, ouverts d’esprit. Nous avons soif de nouveauté.



Nous tentons de dépasser les attentes du client, nous sommes perfectionnistes.



Nous allons jusqu’au bout des choses, nous sommes attentifs aux derniers pourcents qui font l’excellence.



Nous rayonnons naturellement de l’énergie et de la passion pour ce que nous faisons.



Nous privilégions une vision positive des choses, singulièrement en situation difficile. Nous considérons que derrière un problème ou une contrainte se trouve une opportunité.

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4. A PROPOS D’EVENTATTITUDE Lorsque deux personnes entament une conversation, la plupart du temps, il leur faut un bon prétexte : le temps qu'il fait, les vêtements qu'ils portent ou les dernières nouvelles...

Quand une marque souhaite démarrer une conversation avec un consommateur dans le cadre d'un événement ou d'une opération de field-marketing, les choses ne sont pas aussi simples.

C'est là qu'intervient Eventattitude !

Avec nos "Conversation Starters Tools", nous déclenchons des conversations réelles entre les consommateurs et les marques.

Découvrez nos dernières réalisations sur www.facebook.com/eventattitude

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