Offre d'emploi - Planning Manager

Offre d’emploi Fiche de fonction Planning Manager Date version : 1 dÊcembre 2014 Document confidentiel - Ne pas diffuser

Tables des matières 1.

ORGANIGRAMME D’EVENTATTITUDE ............................................................................................. 3

2.

LE FONCTIONNEMENT DU DÉPARTEMENT FIELD ........................................................................... 7

3.

LA FONCTION DE PLANNING MANAGER EN DÉTAIL ....................................................................... 9

4.

COMPÉTENCES .............................................................................................................................. 11

5.

4.1.

Profil ...................................................................................................................................... 11

4.2.

Compétences spécifiques ...................................................................................................... 11

4.3.

Compétences génériques ...................................................................................................... 12

A PROPOS D’EVENTATTITUDE ....................................................................................................... 13

Eventattitude – Organigramme et fiches de fonctions

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1. ORGANIGRAMME D’EVENTATTITUDE Eventattitude est organisée selon 6 grandes branches fonctionnelles1 : 3 branches opérationnelles (Account & Project Management, Production et Field) et 3 branches de support (Création, Office Management et General Management).

1

Les dénominations des départements et des fonctions sont par convention en anglais.

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ACCOUNT & PROJECT MANAGEMENT : gestion des clients, du développement commercial et des projets.

PRODUCTION : il s’agit du nom générique des quatre départements qui préparent, construisent et mettent au point les dispositifs proposés aux clients : GRAPHICS, VIDEO, SOFTWARE, FURNITURE & HARDWARE. Certains d’entre eux peuvent intervenir également après la prestation (ce qu’on appelle la postproduction), pour finaliser le produit fini à livrer au client (montage de film, traitement de photos, production de CD ou DVD, etc.).

Graphics : infographie et retouche photo.

Video : captation et montage de films vidéo, et développement d’expériences vidéo.

Software : développement d’applications interactives.

Furniture & Hardware : design, construction, assemblage et maintenance de dispositifs complets, y-compris l’équipement informatique et électronique.

FIELD : gestion des prestations de terrain.

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Ces trois branches gèrent donc tout ce que l’entreprise produit pour ses clients. Autour d’eux, venant en support de leur activité, on trouve :

CREATION : département création où l’on trouve essentiellement le Creative Director. Nous savons qu’un bon projet, c’est une bonne idée, un bon concept créatif. Pour cette raison, nous cherchons obstinément à être créatifs dans tout ce que nous produisons, et cette créativité n’est pas limitée au département créa, elle est l’affaire de chacun dans l’entreprise. Sachant qu’un bon concept créatif n’est d’aucune utilité s'il n'est pas cohérent et s'il n'est pas consistant, le Creative Director jouera là un rôle d’encadrement.

OFFICE MANAGEMENT : département qui prend en charge le support administratif à l’ensemble de l’activité de l’entreprise.

MANAGEMENT : représenté par le Managing Director et le Board (comité de pilotage).

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L’organigramme de l’entreprise est donné ci-dessous. Les cadres en pointillés indiquent qu’il s’agit de ressources externes à l’entreprise.

Managing Director

Managing Director Raphaël

Office Support Manager

Creative director

Éric Thery Office Manager Sandrine

Creative director Raphaël

Sales Freelancer France Laure

Director Director Director Manager Graphics Account Director Account Manager GraphicsAccount Manager Video Account Manager Software Gauthier Sören Emmanuel Gaëlle

Project Manager Florence

Business Developer & Sales support Antoine

Project Assistant

Project Manager Ines

Project Manager Nadège

Project Manager Annick

Project Manager Séverine

Graphic Designer Project Assistant

Project Manager Quentin G.

Video Producer

Manager Furniture Manager Software Maxime & Hardware

Manager Video Delphine

Graphic Designer Romain

Graphic Designer Éloïse

Video Producer (senior) Vincent

Video Producer

C. DeveloperRaphaël recrutement

Manager Furniture & Hardware Gaëtan

Field Manager

Developer Jean-Benoît

Industrial Designer Zoé

Developer

Stock Manager

Developer Jeremy

IT Coordinator Saulo

Industrial Designer Jonathan Renaud

Field Manager Arnaud

Planning Manager  recrutement

Field Supervisor Christophe

Field Operator

Supervisor Field(senior) Amaury

 recrutement Graphic Designer Quentin B.

Pool photographers

Pool video

Project Assistant

Pool video producers freelances

Developer

Pool photographers freelances

Yves Manager Stock (part-time)

Developer Antoine M. (freelance part-time)

Developer Simon

Electronics

(freelance part-time)

Electronics Laurent L.

Field Operator Thierry

Field Operator Field Operator Antoine t’S.

Field Operator Stefan

Field Operator Charles

The EA Squad

The EA Squad

Account & Project Management

4 Production departments

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Field Management

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2. LE FONCTIONNEMENT DU DÉPARTEMENT FIELD La gestion du FIELD est assurée par un trio constitué de trois fonctions : 

Le Field Manager, qui assume la responsabilité finale de tout ce qui se déroule sur le terrain, et qui coordonne les ressources internes (Field Supervisor et Field Operators) et externes (Squad).



Le Planning Manager, qui assiste le Field Manager en prenant en charge tous les aspects liés à la planification des prestations, des collaborateurs internes/externes et des équipements (mobilier, matériel et véhicules) ainsi que le recrutement permanent au sein du Squad.



Le Field Supervisor, qui assiste le Field Manager en prenant en charge tous les aspects liés à la formation et l’assistance des collaborateurs internes/externes au niveau technique ainsi qu’au bon déroulement des opérations sur le terrain.

Ce trio est en relation avec le reste de l’entreprise selon le schéma suivant :

Encadre et forme

Coordonne et forme

SQUAD FIELD MANAGER Recrute, anime, administre (déclarations et paiements)

Binôme de gestion du FIELD

Binôme de gestion du FIELD

S’informe

Informe

PLANNING MANAGER

FIELD SUPERVISOR

Encadre et forme

Transmet le planning

S’informe

PROJECT PROJECT MANAGERS MANAGERS

Coordonne et forme Recrute

FIELD OPERATORS

Administre (congés, récup)

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S’informe

DEPARTEMENTS PROJECT PRODUCTION MANAGERS

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Le Field Manager a pour mission de coordonner toutes les tâches qui sont réalisées sur le terrain, ou en prévision d’une prestation de terrain (préparations de matériel, remises en état avant/après prestations, montages à blanc). A cet égard, il est le responsable de tout ce qui va se passer sur le terrain, et arrive en fin de chaîne dans un projet, au moment où il faut monter le dispositif prévu sur site et le faire fonctionner selon les engagements pris envers le client.

Il assume la responsabilité que le personnel de terrain soit techniquement capable d’effectuer sa mission. Il est le coordinateur des ressources qui interviendront sur le terrain, tant internes (Field Supervisor et Field Operators) qu’externes (Squad).

Il est le référant interne pour tous les aspects liés aux prestations sur le terrain (préparation, transport, montage, gestion, démontage, retour de matériel et backups), et fournit son support technique et méthodologique aux autres départements.

Le Field Supervisor a pour mission principale d’être lui-même Field Operator, mais d’assumer en plus un rôle de référant technique pour l’équipe de Field Operators (internes ou Squad). Par son expérience du terrain, il encadre les Field Operators sur le plan technique, pour leur permettre de mener à bien leurs prestations et développer leur expertise.

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3. LA FONCTION DE PLANNING MANAGER EN DÉTAIL Département : FIELD Rapporte à : Field Manager

Mission Le Planning Manager a pour mission d’assister le FIELD Manager dans la planification de l’ensemble des ressources, humaines et matérielles, qui interviennent dans les différents projets : préparations, montages à blanc, prestations, départs et retours de matériel.

Il utilise et exploite le planning global de l’agence, et dispatche ce planning sur celui des différentes ressources de l’entreprise : ressources internes, externes, équipements, véhicules.

Il est le référent interne pour toute question relative au planning.

Tâches principales Axe 1 : tenue du planning 

Avoir une vue en continu sur le planning global des projets, enrichi par les Project Managers.

Interpréter ce planning, repérer les risques, les conflits, s’informer auprès des Project Managers en cas d’incertitude.



Tenir le planning de l’équipe de terrain interne (Supervisor Field et Field Operators) et de l’équipe externe (Squad). Gérer l’allocation de ces ressources sur les différentes prestations, en tenant compte des multiples dimensions qui rentrent en ligne de compte : o la recherche d’une solution qui présente le moins de risques possibles – aussi bien au niveau technique qu’au niveau des contacts humains - par rapport au projet (de par les compétences de la ressource assignée, par exemple). o la recherche d’une solution qui soit la plus efficace possible pour l’entreprise (qu’une même personne fasse toutes les actions d’un même projet, par exemple). o la recherche d’une solution qui maximalise la rentabilité de l’entreprise (en préférant – à compétences égales - une ressource interne à une ressource externe ou en privilégiant les ressources externes qui bénéficient du statut étudiant, par exemple). o la recherche d’une solution qui intègre des éléments de nature à favoriser le bien-être des équipes (respecter le fait qu’ils soient parfois indisponibles ou qu’il faille prévoir une journée de récup après une prestation avec de gros horaires, par exemple) tout en permettant au Field Manager de continuer d’affirmer ses qualités de leader.



Tenir le planning des véhicules et du matériel de terrain. Au besoin, louer des véhicules ou du matériel supplémentaire (sur base des recommandations du Field Manager et du Manager Furniture & Hardware).



Tenir le planning des permanences techniques en soirée et week-end (rotation entre le Field Manager, le Supervisor et éventuellement les Field Operators).



Informer les équipes de vente sur l’état du planning et les conflits éventuels. Proposer des mesures de correction le cas échéant.

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

Valider les horaires définitifs des prestations de certaines ressources externes (monteurs, démonteurs et transporteurs du Squad) et les transmettre à l’Office Manager.

Axe 2 : gestion du Squad 

Gérer les recrutements dans le Squad, ainsi que les canaux de communication externes (page Facebook notamment).



Gérer les fins de collaboration dans le Squad.



Gérer le textile promotionnel, les badges, codes alarme et cartes essence Squad.



Planifier les formations à faire suivre aux équipiers du Squad.



Gérer les aspects administratifs liés aux prestations du Squad (décompte des heures et envoi pour paiement des salaires).



Effectuer les évaluations périodiques, en binôme avec le Field Manager.



Veiller à l’animation et à la motivation ainsi qu’à l’entretien d’un bon esprit d’équipe.

Axe 3 : administration interne 

Rédiger et tenir à jour la documentation sur les procédures de gestion interne.



Etre une force de proposition au Field Manager et au Managing Director pour l’amélioration continue de l’outil de planification.



Gérer les congés de l’équipe interne, les absences, les récupérations, etc.

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4. COMPÉTENCES 4.1.

Profil

 Expérience en planification (en agence d’hôtesse ou autre)  Contact facile avec les gens  Flexibilité au niveau des horaires (soirée et le w-e)  Parfaite connaissance du français et du néerlandais  Une bonne connaissance de l'anglais est un plus  Parfaite maitrise d’Excel. Maitrise du reste de la suite Office.  Aisance avec la technique  Connaissances de base en photographe, graphisme et informatique  Aisance avec la technique

4.2.

Compétences spécifiques

 Rigueur et bon sens  Capacités organisationnelles et logistiques  Sens des responsabilités et détermination hors norme  Résistance au stress et faculté à gérer l’imprévu

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4.3.

Compétences génériques

Nos valeurs sont au cœur de notre fonctionnement au quotidien, elles sont également six compétences génériques attendues de tout collaborateur d’Eventattitude, un préalable à tout engagement et un incontournable de l’entretien annuel d’évaluation.

Correction/Honnêteté

Efficacité

Fiabilité

Créativité

Souci du détail

Enthousiasme communicatif



Tout en étant focalisés sur le résultat et la performance, nous restons toujours honnêtes, avec nos collègues, clients et fournisseurs.



Nous assumons la pleine responsabilité de nos actes. Nous assumons aussi nos erreurs.



Nous réfléchissons et analysons avant d’agir.



Nous savons que notre propre efficacité peut impacter directement celle des autres.



Nous ne laissons aucune place à l’improvisation ni au hasard. Nous anticipons, prévoyons et vérifions notre travail avec minutie.



Nous sommes conscients que nos clients nous choisissent parce qu’ils nous perçoivent comme les plus fiables sur le marché. Nous faisons le maximum pour mériter leur confiance.



Nous recherchons obstinément à être créatifs dans tout ce que nous produisons. Nous voulons de l’excitant, de l’original, de l’innovant, tout en ayant à cœur d’être cohérents dans le concept proposé.



Nous sommes curieux de tout, ouverts d’esprit. Nous avons soif de nouveauté.



Nous tentons de dépasser les attentes du client, nous sommes perfectionnistes.



Nous allons jusqu’au bout des choses, nous sommes attentifs aux derniers pourcents qui font l’excellence.



Nous rayonnons naturellement de l’énergie et de la passion pour ce que nous faisons.



Nous privilégions une vision positive des choses, singulièrement en situation difficile. Nous considérons que derrière un problème ou une contrainte se trouve une opportunité.

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5. A PROPOS D’EVENTATTITUDE Lorsque deux personnes entament une conversation, la plupart du temps, il leur faut un bon prétexte : le temps qu'il fait, les vêtements qu'ils portent ou les dernières nouvelles...

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