De 10 trends en ontwikkelingen in eventmarketing en live communicatie

10 DE

BELANGRIJKSTE TRENDS VOOR

2016

Trends en ontwikkelingen. Het zal de meest gebruikte woordencombinatie zijn in het gemiddelde vakblad. Een lijst met vaak open deuren en soms onduidelijke benamingen.

Toch biedt het een prettige houvast om de ontwikkelingen van een vak te duiden. Zo ook in de eventbranche. EventBranche Magazine heeft de 10 belangrijkste ontwikkelingen en trends voor 2016 op een rij gezet. Gedestilleerd uit diverse nationale en internationale onderzoeken en al onze gesprekken en interviews. Maar wel praktisch gemaakt: daar waar mogelijk geven we advies over hoe de trend of ontwikkeling in de praktijk te brengen (of hoe juist niet)?

57

1. Het event als hoofdrolspeler Steeds meer marketing- en communicatiemixen hebben een nieuwe hoofdrolspeler: het live moment! De online en crossmediale marketeers, de traditionele communicatieprofessionals, de reclamebureaus, de PR-bureaus, ze komen allemaal uw kant op. Complete campagnes en trajecten gebruiken de content van het evenement als contentmotor voor het traject of strategie.

To do: - Durf strategisch te denken en te handelen.

Eventbedrijven hebben lange tijd een bijrol gespeeld en zaten veelal te laag in de organisatie om de hoofdrol op te eisen. Zorg dat u met kennis en inhoud kunt uitleggen wat de kracht van het evenement is als contentmotor voor multimediale campagnes. Dus uw kennis moet verder gaan dat het organiseren van een evenement.

2. Geef de gast/bezoeker de eindregie Crowdsourcing. Crowdshaping. Het zijn mooie termen die samen te vatten zijn in het lef van een organisator of opdrachtgevend bedrijf om de invulling van het evenement te laten bepalen door de gast.

Er wordt al langer over gesproken, maar de ontwikkelingen in de samenleving gaan zo hard dat 2016 de definitieve doorbrak wordt. Zet de gast centraal en geef hem of haar deels de eindregie qua invulling van het event. Het zijn even simpele als logische vragen: wanneer is voor u het evenement geslaagd? Wat is voor u een eventuele meerwaarde van uw bezoek? Wat zoekt u?

Wie wilt u ontmoeten? Durf het en uw event wordt effectiever.

To do: - Draaf niet door. De praktijk heeft al wel uitgewezen dat u als organisator/opdrachtgever niet de complete regie uit handen moet geven.

Stel zelf de kaders waarbinnen u verzekerd bent dat de doelstelling behaald wordt. Laat binnen die kaders uw gast/relatie/bezoeker meebeslissen, sturen en invullen.

3. Leg het effect en de meerwaarde bloot

4. De krachtige combinatie van live en digitaal Een mooie voorzet, maar geen doelpunt. Effect nul. Gemiste kans. Dat gevoel zou er inmiddels kunnen ontstaan als een evenement los van de digitale versterking wordt neergezet.

In zowel voor- als natraject, maar zeker ook tijdens het event, bieden de digitale mogelijkheden grote kansen om het effect van het live moment vele malen krachtiger te maken. Het is niet voor niets dat Amerikaans onderzoek concludeerde dat de afgelopen jaren binnen de marketingbudgetten alleen digital- en eventmarketing constant groeien.

- Live communicatie en eventmarketing zijn meer dan samenkomen. Denk eens vanuit de digitale kansen. Dan blijkt opeens dat een evenement ook ingericht kan worden voor dat ene fotomoment, voor de viral content of voor de online interactie.

5. De doorbraak van sociale technology In het enorme aanbod van app’s en tools is het ontzettend moeilijk om de juiste app of tool te vinden en op een effectieve manier met toegevoegde waarde in te zetten. In 2015 werd de doorbraak al voorspeld, maar bleef de ontwikkeling in de praktijk achter. Toch zal 2016 het jaar zijn van de doorbraak. Vooral omdat we in een aantal maanden tijd de drempel over zijn. Op evenementengebied gaan vooral de tools doorbreken die het netwerken en het ontmoeten effectiever maken. Daarom is 2016 het jaar van de sociale app’s en tools. Mooie bijkomstigheid: ze zijn er al in ruim aanbod.

To do:

En nu is het afgelopen: we kunnen niet meer aankomen zetten met een goed gevoel, een mooie dag of een creatief concept. Dat kan wel, maar dan wel in combinatie met de impact en het effect van het evenement blootgelegd. Leg uit waarom het evenement de doelstelling(en) gaat behalen en op welke manier. Onderbouw het. Nu het event als marketing- en communicatiemiddel steeds hoger op de ladder komt, moeten we zelfs in multimediale campagnes wel kunnen uitleggen waarom een event of live moment zo krachtig is, ook ten opzichten van de andere middelen. Kom met een nulmeting, meet, of op zijn minst enquêteer of de doelstelling behaald wordt.

- J a, vrijwel iedereen heeft een smartphone. Ja, app’s en tools zijn gemeengoed. Nee, het gebruik op een event of congres gaat niet vanzelf. Zorg er als opdrachtgever/organisator voor dat u het gebruik aanmoedigt of zelfs verplicht, zonder dat het als een verplichting voelt. Leg de meerwaarde uit en neem uw gast mee de app/ tool in. Let daarbij goed op de doelgroep en kies daar de juiste applicatie bij. Dat is echt nodig.

To do: - Blijf vooral gebruik maken van ons ultieme bestaansrecht: de creativiteit, maar laat de creativiteit het effect versterken en geen doel op zich zijn. Ga de pitch in met een rond verhaal: dit is uw doelstelling, dit is ons creatieve, slimme en onderscheidende concept en daarmee bereiken we op de volgende manier uw doelstelling. Het zal u geen windeieren leggen.

58

To do:

59

6. Locatie organisatiespil / bureau adviseur Een definitieve verschuiving in oude systemen en eigenlijk zelfs het vertrappen van een heilig huisje. Daar waar locaties lange tijd hun handen niet wilden branden aan het werk van bureaus, want bureaus waren immers ook hun opdrachtgever, gebeurt het nu organisch en waarschijnlijk definitief: de opdrachtgever gaat er vanuit dat de locatie de spil is in het organiseren. Dat betekent niet dat er geen bestaansrecht is voor bureaus. Zeker de strategische adviesrol van bureaus is de toekomst, maar ook de creatieve conceptbedenkers en de perfecte organisatoren houden bestaansrecht. Ze ontzorgen. Maar meer en meer staat de opdrachtgever op de stoep bij de locatie (of zelfs de toeleverancier) met een wensenlijst. Niet erg, maar wel een andere manier van denken voor de branche zelf.

To do: - S egmenteer, kies positie, maak duidelijk waar je goed in bent: Locaties: is de expertise en de slagkracht er niet om zelf te organiseren val dan terug op de kwalitatieve bureaus Bureaus: positioneer jezelf. Ben je de strategische adviseur? Ben je de handjes die perfect kunnen organiseren? Ben je de creatieve conceptbedenker? Of ben je alles? Maak dat duidelijk, benoem het. Het bureau dat haar meerwaarde kan aantonen in transparante prijsstelling heeft de toekomst.

7. Hybride evenementen Toen die term een jaar of 5 de trendlijsten binnenkwam, riep de oude garde in de eventbranche: dat deden we 15 jaar geleden al. Daar is geen woord aangelogen, maar het hybride maken van uw evenement (naast het live moment, ook online live content bieden) zal in 2016 laagdrempeliger worden dan ooit. Dat begint bij het slim gebruik maken van tools als Periscope of Meerkat en eindigt bij complete online events als sideprogramma van het event zelf.

To do:

- Bepaal vooral eerst of een hybride aanvulling van uw live moment lonend is. Aan de hand van de meerwaarde bepaalt u in welke mate u budget investeert in de hybride variant. Nogmaals, het kan inmiddels vrijwel kostenloos (Periscope), maar of het nou lowbudget gaat of in een complete productie: bedenk goed wat uw wilt bereiken en voer dus een duidelijke regie.

8. Steeds meer events op kantoor

9. Korte concentratieboog De concentratieboog van uw gast, uw bezoeker wordt steeds korter. Er is zelfs een onderzoek dat zegt dat onze aandachtsboog korter is dan die van een goudvis. Dat is een gegeven feit ĂŠn iets waar u uw evenement ook op aan zou moeten passen. Korte krachtige touchpoints. Geen ellenlange zendverhalen, geen te lange plenaire sessie, maar dynamiek, impact en effect.

- D e kunst voor organisatoren en opdrachtgevers blijft in onze ogen om het wel in een kort en bondig programma aan te durven om wĂŠl dat inspirerende zendverhaal er tussen te zetten. Want wat kan het mooi zijn dat een zaal een half uur ademloos luistert naar een spreker die u, door contact met uw gasten in het voortraject, perfect gekozen heeft.

10. De acceptatie van de eventapp Ook hier een herhaling van de aankondiging tot doorbraak, maar ook hier zijn alle voortekenen er: 2016 zullen meer en meer organisatoren gebruik maken van de organisatietools die er in overvloed zijn en tegelijkertijd zal de bezoekers de eventapp als gemeengoed gaan zien. Apps die het bezoek aan evenement of congres effectiever kunnen maken hebben vanaf nu echt de toekoms (zie ook trend 5).

Het bedrijfspand. De parkeerplaats. De kantine. Meer en meer kiezen bedrijven en organisaties hun eigen terrein als locatie voor het interne evenement. Een ontwikkeling die een causaal verband heeft met de werkkostenregeling. Binnen die regeling vallen dergelijke evenementen namelijk buiten de regeling en dus voordeliger qua belasting. De inschatting is dat interne evenementen (die binnen de regeling vallen, of binnen een schemergebied) in 2016 op regelmatige basis op kantoor gehouden worden.

To do: - H ier moeten we als branche op inspelen. Lastig voor locaties, maar voor bureaus, toeleveranciers en cateraars toch wel een aardige kans.

Concepten en invulling voor dergelijke non-eventlocaties hebben in ieder geval komend jaar waarschijnlijk een geheel eigen markt.

60

To do:

To do: Laat u adviseren, verken en zorg dat u door de appbomen het appbos nog ziet. Het is namelijk essentieel om met de juiste app en de juiste partij in zee te gaan. DĂŠ directory is de Event App Bible, simpel te vinden via Google.

61