ACCIONES que cuentan Informe de gesti贸n y cuenta 2008
Asociaci贸n Civil Valle Arriba Athletic Club 1
Comisiones Junta Directiva Francisco Acevedo Presidente José Luis Colmenter Vicepresidente Roberto Dardik Secretario Andrés B. Capriles Tesorero Carolina Kuhn Vocal Jesús Evelio Flores Vocal Jaime Pereira Vocal Luis Enrique Cifuentes Comisario Ricardo Enrique Velásquez Flores Suplente
Miembros Comisión de Natación Oscar Huen Carmen Palomo Jenny Fuentes Carolina Fernández María Carla Jugo Jorge Lei Jacqueline Serra Hernández Miembros Comisión de Gimnasio Rosalvina Jaimes Julio Rodríguez Carlos Uzcátegui Gianfranco Mazziotti Miembros Comisión de Tenis | Squash David Unda Ricardo Hoyos Eduardo Ortega Daniel Aloisio Miembros Comisión de Casa Danielle Rodríguez Moisés Ramos
CONVOCATORIA
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Dando cumplimiento al mandato establecido en los estatutos vigentes, en nombre de la Junta Directiva sometemos a consideración de esta Asamblea Extraordinaria el siguiente informe, con el cual se resumen las actividades ejecutadas en el ejercicio económico comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre del año 2008, todas alineadas con los propósitos de nuestra Visión y Misión que es convertirnos en el mejor club privado de Caracas dedicado a la recreación y al bienestar integral de sus socios y familiares.
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GERENCIA de operaciones
La inversión en actualización y mejoramiento de las instalaciones del club fue una constante en la gestión del Valle Arriba Athletic Club durante el año 2008. He aquí los logros más resaltantes: 1. Recuperación de áreas verdes: se invirtió en mejoras de la redoma de la piscina; jardineras en canchas de tenis; setos de palma al lado de la caminería que va de la gerencia al Gym; arborización del talud detrás de las canchas de tenis y cambio de las materas gigantes de la entrada al Gym por una “cola de pescado” más vistosa y con mayor aguante en áreas de poca luz. Con estas mejoras, mantenemos nuestro aporte ecológico a la comunidad tanto de socios como de la urbanización, como consecución del acuerdo establecido con la Alcaldía de mantener en perfectas condiciones el área verde que se encuentra frente a la fachada del club. 2. Instalación de toldos en las canchas de tenis: se instalaron toldos tipo “C” con un diseño inspirado en canchas europeas para tener un área de espera y observación adecuada a los requerimientos de socios entusiastas de esta disciplina deportiva.
3. Instalación de sillas de árbitro para competencias de tenis: se adquirieron estos equipos que favorecen la realización de competencias en este espacio deportivo del club. 4. Instalación de tableros de Basketball: igualmente la adquisición de estos equipos respondió a la necesidad de optimizar el espacio para la realización de competencias de esta disciplina en las instalaciones del club. 5. Compra de nuevas sombrillas para mobiliario de piscina: en el espíritu de mantener el alto estándar del mobiliario de las instalaciones, se compraron las nuevas sombrillas con el mismo modelo marca Tropitone.
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6. Compra de nuevo vehiculo de transporte interno VaacMóvil: se adquirió una camioneta silverado 4x4 modelo 2009, la cual fue modificada a un diseño tipo club con capacidad para trasladar cómodamente a 10 socios y así mejorar el servicio de transporte interno. 7. Instalación del piso de madera tipo flotante al nuevo restaurante Abattia: se cambió la antigua alfombra por este nuevo piso acorde con el cambio en la oferta gastronómica del restaurant ubicado en el Nivel Tierra de la Casa Club. 8. Mejoras en zona de servicios para los trabajadores: se mejoraron las instalaciones de los baños de damas; se creó una nueva área de uso común y se aprovechó un espacio al aire libre para crear un ambiente para descanso. 9. Aumento de la capacidad de lockers en baños de damas y caballeros de piscina: se compraron 80 lockers nuevos que permitieron a más socios guardar sus pertenencias a la hora de entrenar.
11. Compra de mesas de ping-pong y de futbolito: respondiendo a la petición de los socios de contar con un nuevo espacio deportivo y recreativo, se adquirieron dos mesas de futbolito y dos de tenis de mesa que están colocadas en el área común de las canchas de squash. 12. Inversiones en materia de IT: se actualizaron computadoras, licencias de programas y completaron los servicios del Cyber. 13. Cambio de la acometida de gas: se instalaron nuevos medidores y tuberías del tipo PPM que es el material normado por Covenin y PDVSA gas. Además se preparó una nueva ruta subterránea para dar seguridad a las tuberías y hacer más accesible los medidores y válvulas de regulación.
10. Compra de cornetas para el nivel de pesas: se amplió el sistema de sonido del gimnasio para que los socios que se ejercitan en el nivel de pesas también disfruten del hilo musical.
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14. Modernización de la recepción: se restauraron y modificaron los muebles de la entrada al Gimnasio y se recuperó el piso de granito para mantener la vistosidad de nuestra entrada. 15. Instalación de enfriadores de agua: se instalaron bebederos en el área de la piscina y uno en el área de Squash. 16. Nuevas papeleras para áreas de estacionamiento y tenis: se instalaron papeleras en los estacionamientos techados y área de tenis. 17. Remodelaciones de áreas para concesionarios: se efectuaron remodelaciones para ampliar y modernizar espacios en el área de Peluquería y el Skye Sushi Bar.
Obras y Activos nuevos Aportados por Desarrollos Valle Arriba: 18. Ampliación del deck de la piscina infantil: esta obra se ejecutó con la intención de ampliar nuestras instalaciones y ofrecer mayor capacidad de servicios en el área de la piscina infantil. 19. Mudanza y ampliación del parque infantil: se adquirió un módulo de juegos de plástico, para complementar las instalaciones de disfrute de nuestros niños, y dar mayor colorido al área. Por otro lado, se realizó el mantenimiento de las piezas del parque de madera. 20. Reparación de las filtraciones de la piscina de adultos. Se restauró el espacio con una técnica similar a la utilizada por el Metro de Caracas, proporcionando una solución definitiva a este problema. 21. Compra de nuevo mobiliario de Café Olé: con el objetivo de mantener el confortable y moderno ambiente de nuestras instalaciones de alimentos y bebidas, fue adquirido un nuevo mobiliario y se aumentó la capacidad del espacio a 80 comensales. El mobiliario anterior de madera fue trasladado a la piscina donde se ganaron 60 puestos más.
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MANTENIMIENTO general
Buscando la constante excelencia de nuestras instalaciones, se lograron mejoras en los siguientes sistemas de mantenimiento: Se lograron mejoras en los siguientes sistemas de mantenimiento: 22. Se desarroll贸 el plan de mantenimiento del taller de carpinter铆a formando los almacenes de insumos y puestos de trabajo: lijado, pintura y secado. 23. Se cre贸 el plan de pintura del club y se establecieron los tiempos del ciclo de trabajo en cada edificio: estacionamiento, casa club y gimnasio. 24. Equipamiento de los talleres de herrer铆a y pintura con nuevos com-presores, esmeriles de banco y mobiliario.
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8jed a^b^iVYd RECREACIÓN Y BIENESTAR INTEGRAL
ATENCIÓN al socio
El Valle Arriba Athletic Club abocó sus esfuerzos durante el año para multiplicar cada vez más las actividades de corte social y familiar que le brindaran al socio el espacio para entretenerse en compañía de sus seres queridos en las instalaciones del Club, creando comunidad. • Presentación de la obra Club de Caballeros en el Salón Valle Arriba | 6 de marzo de 2008. • Cena exclusiva con el Chef Edgar Leal en el Restaurant Gaia | 31 de mayo de 2008. • Curso de comida japonesa | 14 de junio de 2008. • Acto de fin de curso de Fusión Coreográfica | 27 de junio de 2008. • La Noche del Stand Up Comedy en el Club, con la presentación de ¿Quién se quiere ir? A cargo de George Harris y sus invitadas Mariela Celis y Beatriz Rivas | 10 de julio de 2008.
• Conferencia El Poder del Pensamiento Flexible, con el psicólogo y autor del libro del mismo nombre, Walter Riso | 29 de agosto de 2008. • Presentación del Mago Pitt Rey en el Salón Valle Arriba | 9 de noviembre de 2008. • Presentación de la obra La culpa es de mi bautizo en el Salón Valle Arriba | 14 de noviembre de 2008. • Risoterapia con el risólogo Menahem Belity en el Salón Valle Arriba | 26 de noviembre de 2008. • Bazar Navideño para socios e invitados en el Salón Valle Arriba | 30 de noviembre de 2008.
• Fiesta de fin de clases para adolescentes en el Salón Valle Arriba | 18 de julio de 2008. • Feria de juegos en la celebración del día del niño, Terraza Césped | 20 de julio de 2008.
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Noches VAAC: • Obra teatral Tal para cual, con Julie Restifo y Javier Vidal | 29 de mayo de 2008. • No eres tú, soy yo, monólogo de Luis Fernández en las instalaciones del Salón Valle Arriba | 25 de junio de 2008. • El Show del Humor con Emilio Lovera y su banda en el Salón Valle Arriba | 17 de julio de 2008. Mes Aniversario: • Fiesta de inicio de clases para adolescentes en el Salón Valle Arriba | 3 de octubre de 2008. • Presentación de El Mimo y los inventos en el Salón Valle Arriba | 5 de octubre de 2008. • Show del humor de Laureano Márquez y Wilmer Ramírez en el Salón Valle Arriba | 9 de octubre de 2008.
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• Fiesta Retro, décimo aniversario del VAAC en el Salón Valle Arriba | 18 de octubre de 2008. • Fiesta de Halloween para adolescentes en el Salón Valle Arriba | 24 de octubre de 2008. • Concurso de disfraces para niños del club, Terraza Césped | 31 de octubre de 2008. Actividades de apoyo a la lucha contra el cáncer de mama, en alianza con las organizaciones Unicam y Senosayuda: • Charla sobre la importancia de someterse periódicamente a examen médico para despistar el cáncer de mama en los Salones de Juego | 22 de octubre de 2008. • Despistaje gratuito de cáncer de mama para socias del club en el Consultorio de Medicina Deportiva del VAAC | 25 de octubre de 2008. • Presentación de Pechos de Seda, monólogo de Belén Santaella, a beneficio de las organizaciones Unicam y Senosayuda, en el Salón Valle Arriba | 6 de noviembre de 2008.
Ciclo de Conferencias Abriendo Visiones: • Pre estreno del documental venezolano “Más allá de la cumbre”, Salón Valle Arriba | 17 de enero de 2008. • Del sedentarismo al hábito deportivo, una reflexión sobre los beneficios personales y profesionales de cambiar el sillón por la caminadora. Ponentes Ricardo Javornik y representantes de Mercer, empresa multinacional dedicada a brindar asesoría en programas de optimización del capital humano | 11 de junio de 2008.
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• Construyendo marca a través de la pasión, con Carlos Silva, gerente de Ventas de Ferrari-Maserati para Venezuela y Latinoamerica. La conferencia incluyó además la exhibición y prueba de manejo de un Maserati Quattroporte | 2 de agosto de 2008. • Verdades y mentiras de por qué invertir en Panamá con la empre a Cima Sol | 10 de octubre de 2008. • Escenarios Políticos y económicos de la actualidad venezolana, con Luis Vicente León, director de Datanálisis | 13 de noviembre de 2008.
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Deportivas: • 1era copa infantil de natación | 28 de junio de 2008. • Duatlón en el club: una competencia compuesta por un circuito de 5 kilómetros en las trotadoras y 500 metros en la piscina semiolímpica | 29 de junio de 2008. • Súper Clases combinadas de aerobics | 4 de octubre de 2008. • Traslado de nuestros socios a la Carrera 10kms Caracas Rock | 5 de octubre de 2008.
• Torneo de dominó para socios | 26 de octubre de 2008. • Competencia de Natación padres e hijos | 26 de octubre de 2008. • Carrera caminata Stanford– VAAC, a beneficio de la Fundación migos del Niño con Cáncer y de la Fundación Venezolana contra la Parálisis Infantil | 9 de noviembre de 2008.
• Torneo individual femenino y masculino de tenis de campo en las canchas de tenis del club | 12 y 18 de octubre de 2008. • Torneo de natación interclubes realizado en el área de piscina del Club | 18 de octubre de 2008. • Torneo de fútbol de mesa | 19 de octubre de 2008. • Torneo de natación infantil interclubes | 25 de octubre de 2008. • Competencias de relevos en trotadoras en el gimnasio VAAC | 26 de octubre de 2008.
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ESTADÍSTICAS eventos Vaac
Cuenta de MES SALÓN
Bar Skye
MESES CATEGORÍA Corporativo Cultural Deportivo Social
Total Bar Skye Bar Skye / Taiko Total Bar Skye / Taiko Piscina Total Piscina Restaurant Abattia
Ene
Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep 1
6 6
2 3
1
1 2
2
2
3
7 10
3
7 7
1 4
1 1
1
3 5
3 4
Oct
Nov
2
1
1 1 4
1 2
Corporativo Social
Social
1 1
6 6
3 3
3 3
2 2
10 10
4 4
2 2
6 6
9 9
8 8
Corporativo Social
Total Restaurant Abattia Restaurant Gaia
Corporativo Interno VAAC Social
Total Restaurant Gaia Restaurant Oz Social Total Restaurant Oz Corporativo Cultural Salón de Juegos Interno VAAC Social Total Salón de Juegos Corporativo Salón Summit Interno VAAC Total Salón Summit Corporativo Cultural Deportivo Salón Valle Arriba Entretenimiento Interno VAAC Social Total Salón Valle Arriba Corporativo Terraza Césped Social Total Terraza Césped TOTAL GENERAL
2
3
2
4
2
2
2 4
Total General 14 2 1 32 49 2 4
6
6
5 5 1 2
59 59 1 2
3
3
2
17 1 30
Dic
2
2
1
3
4
2
1
1 5
2
2
3
6
6
6
3
6
8
4
2
48
2 2 2
3
1
4
2
3
7
7
4 1
8
8 2
4 1
2
1
1
53 4 4 1
6
4
1 4
4
2
4
2
3
7
7
5
9
10
5
62
6
9
3
6
8
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8
9
5
11
4
6
9 1
4 1 5 2 1 1
3 3
6 5
8 3 3
12 3
8 2 1
9
5 5 1
11 3 1
4 7 2
1
2
1
2
2
2 3 1
4
1 1
1 1 3
1
2 1
1 2
3
4
2
1 1 3
85 1 86 34 11 2 12 9 25
4
4
6
8
8
9
9
6
3
14
8
14
93
2
3
2
4
1 8
4
4
2
4
9
3 3
4 45
2
3
2
4
9
4
4
2
4
9
6
49
25
31
22
27
43
47
46
35
53
52
45
457
2 1
31
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CAPITAL humano
Este informe presenta un balance de las principales actividades desarrolladas en el transcurso del 2008 tendientes a la óptima administración, funcionamiento y bienestar del Capital Humano de nuestra Organización. En cuanto al cumplimiento de obligaciones gubernamentales en materia de Seguridad y Salud Laboral se pueden mencionar: • Creación y registro del Comité de Seguridad y Salud Laboral. • Creación de la brigada de emergencia. Adiestramiento: • Entrenamiento de integrantes del Comité de Seguridad y Salud Laboral. • Entrenamiento de los integrantes de la Brigada de Emergencia. • Curso de Seguridad Básica. • Curso de Primeros Auxilios y RCP.
• Dotación de mobiliario adaptado a exigencias de LOPCYMAT, entre las cuales se encuentran sillas, escritorios, iluminación de oficinas, entre otras. • Instalación de barandas en las áreas de las escaleras del Gimnasio. • Incremento en el número de lámparas de emergencia y extintores en diferentes áreas del Club. • Incorporación de señalizaciones de áreas, materiales, salidas de emergencia, y otras zonas que signifiquen riesgos para nuestro personal. • Inicio de adecuación de áreas de comedor y sanitarios para empleados. • Dotación de uniformes para el personal.
Dentro de las obras concebidas durante el período 2008 en materia de Higiene y Seguridad Laboral, se pueden señalar: • Dotación de Equipos de Seguridad al personal de servicio técnico y de limpieza.
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Durante el año 2008 sólo se reportaron dos accidentes, cifra que evidencia la reducción del riesgo laboral en las instalaciones del club y el disfrute de nuestro personal de unas condiciones de trabajo favorables, basadas en una cultura de prevención, salud y seguridad. En cuanto al cumplimiento de obligaciones gubernamentales en general, se ha adecuado la data existente a las siguientes exigencias y cambios de Ley: • Actualización de empleados en el Sistema del IVSS: En este sentido la ACVAAC, prosiguió con el proceso de auditoría de los empleados en el sistema del IVSS, apuntando a sincerar la data para luego adecuarla a las nuevas exigencias tecnológicas del mencionado ente. Esto abarcó el chequeo de los datos de cada trabajador, tanto activo como inactivo, con la finalidad de limpiar la información y actualizar el estatus de cada uno de ellos.
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• Inicio del proceso de inscripción y migración de AC VAAC al Sistema Tiuna establecido por el Instituto Venezolano de Seguro Social: En este sentido se llevó a cabo el inicio de la migración de toda la data de los empleados activos de AC VAAC al Sistema automatizado Tiuna, esto abarcó actualización de registros, adecuación de la data a las exigencias del Sistema, de manera de cumplir con los plazos establecidos por el Ente regulador de este proceso. • Actualización de Empleados en el Sistema de Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (Banavih), con la finalidad de sincerar la data existente y seguir cumpliendo con el compromiso, así como vigilar el correcto, íntegro y oportuno pago del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV).
Área de Sistemas y Tecnología de Información: Durante el 2008 de la mano con el Departamento de Tecnología del Club, Capital Humano llevó a cabo la adecuación y migración de toda la data existente del personal al nuevo sistema Perfect Club, el cual nos daría apertura a la administración más idónea de la data de nuestro Recurso Humano, permitiéndonos de este modo optimizar los registros, los tiempos de respuesta, la solución de situaciones de índole laboral, sincerar los históricos del personal, generar reportes y estadísticas importantes para la gestión, entre otros procesos. Con la finalidad de brindar una mejor atención cada día, durante el año 2008 se decidió gestionar el área de Cyber del Club con personal propio, quien cuenta con las competencias necesarias en materia de informática y servicios audiovisuales, apoyando en el desarrollo de todas las áreas del club, redundando en beneficios para los socios, sus eventos y servicios en general.
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Adiestramiento y capacitación de personal: La ACVAAC, el tren Directivo y Gerencial de la mano del departamento de Capital Humano y la Empresa GAL Producciones Integrales, siempre con miras a optimizar la calidad de servicio brindada a nuestros socios, hicieron posible la consolidación del programa “Pasión por Atender”, el cual tuvo como premisa la creación de un modelo de atención efectiva basado, principalmente, en generar relaciones fuertes, simples y poderosas con los clientes tanto internos como externos. Este programa fue concebido en varias etapas netamente vivenciales, en las que el recurso humano que integra todos los niveles de la Organización participaron en forma directa en talleres y mediante el modelaje en prácticas diarias, las cuales fortalecieron el vínculo con los socios. En consecuencia y dado los resultados obtenidos, los cuales se tradujeron en una mayor integración con las funciones, la concientización por parte de nuestros equipos de la importancia que tiene el brindar un servicio de calidad.
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En este mismo orden de ideas y con la finalidad de mantener al personal capacitado y actualizado, se incluyeron dentro del programa de Adiestramiento cursos relativos a: • Actualización en materia impositiva. • Cursos de Supervisión. • Actualización en materia laboral, cumplimiento con las leyes. • Curso de Nómina. • Curso de Gestión. • Seguridad Industrial en Clubes. • Actualización de sistemas de agua de piscinas. • Primera etapa de adecuación al Sistema de Gestión de Calidad: ISO 9001:2000.
Actividades de bienestar y reconocimiento del personal: En este sentido, la ACVAAC ha garantizado y potenciado con el apoyo de nuestra comunidad de socios, actividades que motiven e integren a nuestro recurso humano.Un ejemplo de ello fue la Fiesta de Fin de Año, en la cual por primera vez pudimos contar con un día completo para el disfrute de la gran familia VAAC. Este evento fue realizado en Casa de Tejas en el Hatillo. Todo el personal pudo disfrutar y compartir actividades recreativas y deportivas; participaron en rifas, concursos, bailes y diferentes actividades generadoras de integración y compañerismo. Se aprovechó esta valiosa oportunidad para hacer reconocimientos a los empleados por sus años de servicio; se otorgaron reconocimientos mediante votaciones previas de los mismos compañeros a rubros como el compañero más alegre, más proactivo, más bromista, el más popular, entre otros.
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ADMINISTRACIÓN
El equipo de administración estuvo abocado durante el 2008 a la óptima inversión de los recursos del club, en beneficio de la recreación y bienestar integral de nuestros socios. • Sistema Perfect Club: con el fin de brindar a nuestros socios información confiable, se realizaron actualizaciones que permiten ejecutar de forma dinámica los procesos administrativos y tomar dediciones sobre bases reales y de control presupuestario. • Actualizaciones de la Base de datos: Se realizaron operativos permanentes de actualización de base de datos, los cuales permiten mantener una mejor comunicación con los socios. • Venta de créditos fiscales: la Asociación Civil realizo la venta de los créditos fiscales los cuales ascendieron a Bs. 268.703,85, parte de este dinero se dispuso para la adquisición del vehiculo de transporte interno “VAAC Móvil” y otras inversiones importantes.
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• Tarjeta Privada BNC – VAAC: Se dio inicio a la I fase del sistema de crédito y control de acceso “Tarjeta Privada”, entre el BNC y ACVAAC, este importante servicio estará operativo en el 2009. • Contratación Firma de Auditoria: Partiendo de un proceso abierto de licitación en el año 2008, se decidió contratar a la Firma de auditoria KPMG, por ser una de las principales firmas del país, con un equipo humano y tecnológico que garantiza el profesionalismo y resultados altamente confiables.
• Normas VEN NIIF: Con el fin de brindar información actualizada en proceso de adaptación a las Normas NIIF el club comenzó los trabajos de avaluó e identificación de sus activos, se tomo como base para la valoración los activos presentes en los estados financieros reexpresados. • Adquisición de impresoras Fiscales: Adoptando la normativa establecida por el Seniat, el club adquirió dos (02) impresoras fiscales para la facturación y de esta forma cumplir con la providencia 0591. • Consolidación del departamento de compras: Con el fin de optimizar los recursos en la adquisición, control y seguimiento de bienes y servicios, en el año 2008 se consolido la estructura y las funciones del Departamento de compras. • Sistema de control telefónico: Se implemento a través de claves de acceso un control para realizar llamadas y reportes por extensión, esto con el fin de tener un registro detallado de los consumos, lo cual permitió un ahorro del 25% con respecto al año 2007.
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COMISARIO
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Asociaci贸n Civil Valle Arriba Athletic Club Estados Financieros e Informaci贸n Suplementaria 31 de Diciembre de 2008 y 2007
Con el Informe de los Contadores P煤blicos Independientes
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AUDITORES
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RIF J-30515306-0
www.vaac.com.ve