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SMARTBOARD BEST PRACTICE Mit dem Whiteboard effizienter brainstormen, visualisieren und präsentieren So holen Anwender mehr aus ihrem Smartboard heraus

Smartboard Best Practice

INHALT Seite Einleitung 4 Erweitertes Brainstorming

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Visualisieren kann jeder

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Präsentieren mit Interaktion

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Fazit ?

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EINLEITUNG Vielen Dank, dass Sie sich für ein SMART kapp oder SMART kapp iQ interessieren. In Unternehmen, die in Kollaborations-Technologien und -Kultur investieren, ist die Zusammenarbeit deutlich gereift und Entscheidungen werden dreimal so schnell getroffen.

Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen praktische Tipps an die Hand geben, wie Sie mithilfe dieser Technologie Ihr Brainstorming erweitern, Inhalte einfach visualisieren und bei Präsentationen das Publikum interaktiv miteinbeziehen. Sie können bereits Ihre erste Idee auf Ihrem Gerät entwerfen und dann bis zur fertigen Version reifen lassen.

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ERWEITERTES BRAINSTROMING

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Was ist anders?

Neue Projekte beginnen zumeist mit einer Brainstorming-Phase, um im Team erst einmal Ideen zu sammeln. Ein häufiges Problem dabei ist, dass Mitarbeiter und Kollegen zu einem längeren Meeting einbestellt werden und dann auf Knopfdruck ihre Gedanken abliefern sollen. Nicht jeder ist jedoch gerade zu diesem Zeitpunkt in einer kreativen Phase und spontan produktiv. Und auch nicht jeder möchte in einer großen Runde seine Ideen allen mitteilen. Erfolgreiches Brainstorming benötigt heute deshalb erweiterte Kollaborationsmöglichkeiten.

ʹʹUnser

Tipp: Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern und Kollegen, orts- und zeitunabhängig zu brainstormen.

Zusammenarbeit im Team ist wichtig. Allerdings müssen dazu heute nicht mehr alle gleichzeitig um einen Tisch sitzen. Nutzen Sie Ihr interaktives Whiteboard, um Brainstorming-Sessions virtuell anzustoßen.

Starten Sie den Kick-off, indem Sie erste Gedanken auf Ihrem SMART kapp iQ festhalten und geben Sie dann Ihren Kollegen die Möglichkeit, sich über eigene Geräte – auch mobile Endgeräte – mit der SMART kapp App zu beteiligen. Wenn Sie dafür einen Zeitrahmen von einigen Tagen vorgeben, hat jeder die Chance, Ideen einzubringen, wenn er gerade in einer kreativen Phase ist oder eine gute Idee hat. Denn jeder hat einen eigenen Arbeitsrhythmus und ist zu einem unterschiedlichen Zeitpunkt hochkonzentriert und produktiv. Außerdem trauen sich so auch eher introvertierte Mitarbeiter, ihre Ideen beizusteuern.

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So funktioniert Ihr kollektives Brainstorming: ⊲⊲ Machen Sie Ihrem Team klar, dass jede Idee erwünscht ist – schlechte Ideen gibt es nicht. So hat niemand Angst, auf seine Idee negative Kommentare zu erhalten. ⊲⊲ Platz für alle: Nur weil bereits zehn Ideen gesammelt wurden, heißt das nicht, dass nicht noch eine elfte hinzugefügt werden kann. Beim Brainstorming gibt es kein Limit – und Ihr elektronisches Whiteboard hat genügend Speicherkapazität. ⊲⊲ Wer einmal keine Ideen hat, kann auch gerne über die Ideen der Kollegen nachdenken und diese weiterentwickeln. Auch das ist ein wertvoller Beitrag. ⊲⊲ Lassen Sie Ihrem Team Freiraum: Warum zum Brainstorming nicht einfach mal einen kleinen Spaziergang machen oder eine Runde in den Park gehen? Mobile Geräte lassen sich heutzutage überall mithinnehmen. So wird der Kopf frei und klingelnde Telefone oder Fragen von Kollegen lenken nicht ab. ⊲⊲ Beziehen Sie Fachkräfte aus verschiedenen Bereichen, aus anderen Ländern oder anderen Standorten mit ein. Dadurch bekommen Sie mehr Vielfahrt und Expertise und können darüber hinaus auch noch von anderen etwas lernen.

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VISUALISIEREN KANN JEDER

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Die Brainstorming-Runde ist abgeschlossen, und Sie stehen nun vor einem Board voller Ideen. Gemeinsam mit Ihrem Team wollen Sie diese Ideen jetzt strukturieren und auswerten. Mit einem interaktiven Whiteboard oder Display können Sie direkt in der Vorlage weiterarbeiten und müssen die Inhalte nicht erst noch auf ein anderes Medium übertragen.

Sie haben die beste Idee herausgepickt. Wie entwickeln Sie diese nun weiter und finden die perfekte Darstellungsform, die auch für eine spätere Präsentation geeignet ist?

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Keine Angst vor schlechten Zeichnungen

Das spontane und grobe Entstehen von handgezeichneten Bildern spricht viele Zuhörer während Präsentationen mehr an als das Einblenden fertiger Grafiken. ʹʹ

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Inhalte sollten deshalb nicht mit langen Texten sondern visuell aufbereitet werden. Viele denken, dass sie nicht zeichnen können und haben deshalb Angst, Ideen auf dem Whiteboard zu skizzieren. Großes künstlerisches Talent ist jedoch gar nicht notwendig. Denn mit Sicherheit können Sie Formen wie Kreise, Quadrate und Dreiecke sowie Linien und Pfeile und einfache Smileys, Strichmännchen und Würfel oder ähnliches zeichnen, oder? Mehr müssen Sie gar nicht können.

Das spontane und grobe Entstehen von handgezeichneten Bildern spricht viele Zuhörer während Präsentationen mehr an als das Einblenden fertiger Grafiken. Der Vorteil von Selbstgezeichnetem ist außerdem, dass die Skizze im Diskussionsverlauf einfach abgeändert oder weiterentwickelt werden kann.

So visualisieren Sie Ihre Ideen Bevor Sie den Stift in die Hand nehmen und loslegen können, müssen Sie sich mit dem Bild, das Sie im Kopf haben, auseinandersetzen. Was ist Ihr Ziel, was wollen Sie Ihren Zuhörern zeigen? Sortieren Sie Ihre Gedanken und fragen Sie sich:

Unser Tipp: Probieren Sie es einfach aus. Nichts wird in Stein gemeißelt. Auf dem Whiteboard lässt sich alles korrigieren. Oder fertigen Sie vorher eine kleine Übungsskizze auf einem Blatt Papier an. ʹʹ

Wen oder was wollen Sie darstellen?

Wie viel davon?

Wo spielt es sich ab?

Wann und wie lange dauert es?

Wie funktioniert es?

Warum ist das so?

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Dann wählen Sie die passende Visualisierung aus:

Wer oder Was? Porträt

Wie? Flussdiagramm

Mit einem Porträt visualisieren Sie Personen und Dinge qualitativ.

Mit Strukturbildern oder Flussdiagrammen stellen Sie Ursache-Wirkungsbeziehungen anschaulich Dar.

Wie viele? Diagramm

Warum? Portfolio-Abbildung

Die Menge stellen Sie durch Diagramme quantitativ dar.

Ableitungen und Prognosen lassen sich durch Portfolio-Abbildungen zeichnen.

Wo? Karte Mit einer Karte, egal ob Landkarte, Organigramm oder ähnliches, stellen Sie räumliche Verknüpfungen dar.

Wann? Timeline Reihenfolgen, Abläufe und Zeitpläne visualisieren Sie mit einer Timeline.

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INTERAKTIVE PRÄSENTATION

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Ihre Ideen, Skizzen und Grafiken sind ausgereift. Nun möchten Sie diese dem entscheidenden Personenkreis vorstellen.

1. Einfach „einfach“ halten Achten Sie bei der Präsentation darauf, vor wem Sie sprechen. Möchten Sie dem Vorstand ein neues Projekt vorstellen, wählen Sie einfachere Darstellungsformen aus als wenn Sie mit Experten fachsimpeln. Hier müssen Sie schon bei der Vorbereitung Ihre Inhalte für die Zielgruppe passend aufbauen.

Wie bereits im vorherigen Kapitel beschrieben, verstehen Zuhörer visuelle Darstellungen besser als reinen Text. Noch besser sogar, wenn Sie nicht sofort eine ganze Grafik oder ein ganzes Bild einblenden, sondern es nach und nach aufbauen und so den Gedankengang visuell entwickeln. Dann kann auch Ihr Publikum Schritt für Schritt mitdenken. Ein interaktives Display oder elektronisches Whiteboard gibt Ihnen hierfür die notwendige Flexibilität, die eine fertige Power-Point-Präsentation nicht bieten kann. Das gilt auch für die direkte Einarbeitung von Feedback.

2. Interaktivität: Zuhörer einbinden Nutzen Sie Ihr interaktives Display, um Kommentare und Diskussionen direkt in Ihre Präsentation zu integrieren. Veranschaulichen Sie Fragestellungen, Antworten oder Erklärungen mit einer kleinen Skizze.

So geht kein wertvoller Gedanke verloren und Sie geben Ihren Zuhörer das Gefühl, sie direkt miteinzubeziehen. Geben Sie ruhig den Zeichenstift auch mal an andere Teilnehmer ab. Dann wird die Zusammenarbeit richtig effektiv.

3. Haltung wahren Wer eine Präsentation an einem interaktiven Display oder Whiteboard abhält, läuft Gefahr, sich selbst zu sehr dem Whiteboard zuzudrehen und von seinem Publikum abzuwenden. Vor allem wenn skizziert oder geschrieben wird, stehen die meisten typischerweise mit dem Rücken zu den Anwesenden. Versuchen Sie diese Haltung zu vermeiden oder zumindest in dem Moment nicht zu sprechen. Denn wenn Sie sprechen, sollten Sie dabei immer in Blickkontakt mit Ihrem Gegenüber stehen

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Wir können seit dem Einsatz des Smart kapp iQ eine Veränderung der Meeting-Kultur in unserem Unternehmen erkennen: Kollegen nutzen vermehrt das Angebot der Kollaborationslösung. Ideen aus Meetings und auch die Ergebnisse werden jetzt viel einfacher und besser festgehalten. Wir wollen auf jeden Fall mehr und mehr Kollegen, auch aus anderen Abteilungen, an das Gerät heranführen, sagt Dirk Krohberger, xxx bei der AvD GmbH.

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FAZIT

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Mit diesen Tipps und Tricks holen Sie nicht nur den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer SMART-Lösung heraus, sondern Sie machen sich auch auf eine einfache Art verständlich gegenüber Kollegen und Kunden und wirken dabei professionell.

Für einen erfolgreichen Einsatz von elektronischen Whiteboards und interaktiven Displays ist eine bereits etablierte „Collaboration Culture“ in Ihrem Unternehmen erforderlich. Nur dann tragen diese Technologien zur Steigerung der Effektivität, Produktivität und Kreativität bei und geben dabei jedem Einzelnen genügend Raum und Flexibilität. Gelingt das, kommen Sie strukturierter ans Ziel und heben Ihre Teamarbeit auf ein zeitgemäßes Level.

Wenn Sie weitere Ideen und Einsatzbeispiele für Ihr Smart kapp oder Smart kapp iQ haben, dann schreiben Sie bitte an info@germany.smarttech.com.

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